Page |1

Comportamentul n relaiile directe cu oamenii

1.Cum sa te comporti la o intalnire de afaceri?

n ceea ce priveste apropierea oamenilor de afaceri,ca consecinta in urma globalizarii business-ului, una din cheile succesului poate fi respectul pentru cultura diversificata. Eticheta Maniere Comportamentul intercultural

Comportamentul la intalnirile de afaceri este de fapt bunul simt etica in afaceri, insa cere putina practica inainte. Daca intalnirea este in vederea unei discutii despre un plan de afaceri, vei fi pregatit si vei sti cum sa faci fata. Poti afla cum sa organizezi, sa planifici si sa participi la o conferinta. Desigur, poti identifica ce anume sa nu faci atunci cand planifici si/sau participi la o intalnire, dar de multe ori ceea ce iti este necesar cu adevarat este un set de orientari sau reguli de eticheta cu privire la modul de a face acest lucru cu succes. Iata cateva sfaturi pentru a-ti imbunatati eticheta de afaceri.

Participarea la o intalnire de afaceri

1.Fii punctual. Trebuie sa ajungi intotdeauna cu cateva minute inainte de timpul prevazut pentru intalniri. Acest lucru indica respectul pentru persoana planificatoare si arata faptul ce esti organizat. 2.Fii pregatit. Inainte de intalnirii de afaceri, ai grija sa citesti materialele printate si sa-ti reimprospatezi subiectele si procedurile care vor fi discutate. Acest lucru iti va asigura capacitatea de a avea o contributie valoroasa in cadrul intalnirii. 3.Ia cu tine un carnetel si ceva de scris. Este o dovada de maniere sa-i oferi vorbitorului toata atentia ta. Chiar daca nu-ti iei nici macar o singura notita, acest lucru va arata ca esti interesat de agenda de lucru si faptul ca-ti iei in serios rolul la aceste intalniri. 4.Participa. Cand presedintele cere un rezumat si simti ca ai ceva cu care poti contribui, nu ezita. De asemenea, pune intrebari. 5.Fii politicos si atent. Nu intrerupe niciodata o conversatie deja inceputa si fii politicos cu persoana care are cuvantul. Asculta ce se spune si rezista tentatiei de a intra in contradictoriu cu cineva. 6.Comporta-te cu profesionalism. Sedintele sau intalnirile de afaceri sunt grozave pentru ca poti arata faptul ca esti serios si ca ai ceva de oferit. Daca afisezi un comportament adecvat si maniere, fii sigur ca acest mesaj va fi transmis. Foloseste aceste situatii pentru a-ti demonstra cunostintele si intelegerea. 7.Multumeste presedintelui (persoana care a condus sedinta sau intalnirea de afaceri). Este un lucru marunt dar multumindu-i, nu dai dovada doar de bun simt, ci si de respect

Desfasurarea unei conferinte

1.Planuieste totul din timp. Daca esti responsabil cu planuirea unei conferinte, planuieste totul inainte de a trimite notificarile. Asigurata-te ca toate partile interesate sunt invitate. 2.Fa o lista clara cu lucrurile ce se vor discuta. In invitatia intalnirii, specifica foarte clar ordinea de zi a acesteia. Fa o lista cu subiectele de discutie si cere participantilor sa vina pregatiti sa abordeze acele probleme. Ataseaza documentatia aferenta. 3.Stabileste o limita de timp. In mediul afacerilor din ziua de azi, timpul este un lucru foarte pretios. Prin stabilirea unei limite de timp, arati faptul ca intelegi nevoia de gestionare a timpului colegilor tai, precum si al tau.

SCHIPOR MIRABELA MARA ,CIG,GRUPA 17

Page |2
4.Imbraca-te profesional. Vrei sa fii luat in serios, iar aspectul este important. Chiar daca s-a decretat faptul ca vineri imbracamintea poate fi lejera, poarta imbracaminte de afaceri corespunzatoare. 5.Incurajeaza punctualitatea. Niciodata sa nu intarzii la intalniri pe care tu le organizezi. Ofera un exemplu si fii in sala cu cateva minute inainte de inceperea sedintei. 6.Condu sedinta. Ramaneti la ordinea de zi si fii atent la timp. Descurajeaza politicos divagarile si asigura-te ca toata lumea are posibilitatea de a vorbi. Mergi mai departe cu subiectele din ordinea de zi, dar nu prea repede Daca vezi ca se pierd din punctele-cheie. Daca se departeaza de subiect, aminteste grupului scopul intalnirii si sugereaza ca alte probleme vor fi abordate data viitoare. 7.Evita conversatiile in contradictoriu si/sau argumentele. Ramai calm si diplomat, oricat de tare s-ar aprinde discutiile. Acest lucru va portretiza bunele tale maniere in cadrul grupului. 8.Fa un rezumat. La finalul intalnirii fa un rezumat al subiectelor si, daca este necesar, solicita o alta sedinta. 9.Continua. Odata ce sedinta este incheiata, trimite o lista participantilor cu subiectele si problemele ramase deschise. Apoi, multumeste-le oamenilor pentru participare si pentru faptul ca au venit pregatiti. Intr-un mediu de afaceri in continua dezvoltare vor exista mereu lucruri de invatat. Succesul nu depinde numai de abilitatea de a distinge ocaziile si oportunitatile, ci si de a lasa o carte de vizita care echivaleaza cu buna impresie si consolideaza relatii de afaceri pe termen lung. Un studiu realizat in aceasta vara de publicatia Reader's Digest semnala o situatie care nu face onoare Romaniei si capitalei, in special. Potrivit reporterilor acestei publicatii, al carei tiraj face inconjurul lumii in sute de mii de exemplare, bucurestenii sunt cei mai nepoliticosi europeni. Studiul, realizat in 35 de mari orase din lume, a plasat capitala Romaniei pe penultimul loc pe plan mondial, inainte de Mumbai (India), si pe ultimul loc in Europa. Trecand peste aprecierile mai mult sau mai putin fondate ale studiului, ramane certitudinea ca regulile comportamentului politicos si adecvat sunt esentiale pentru existenta in societate. Iar in lumea afacerilor regulile sunt cu atat mai pretentioase. Eticheta in business este o deprindere ce se formeaza in timp. Contrar a ceea ce s-ar crede, ea lipseste uneori chiar si la cele mai inalte nivele si in tari cu o traditie corporatista solida. Paul Nuber, director general la Nestle Romania, isi aminteste de o situatie jenanta petrecuta chiar in inima capitalismului Statele Unite. "Este o scena de care nu-mi face placere sa-mi amintesc", spune el. "Eram intr-o delegatie si luam pranzul cu un coleg. Am fost consternat sa vad ca isi indesa mancarea cu mana in furculita si vorbea cu gura plina. Asta s-a intamplat cu aproape 15 ani in urma. intre timp a ajuns sa lucreze in Europa. Sper ca a invatat intre timp manierele la masa. Chiar si asa, eu nu as mai lua niciodata masa cu el". In Romania, oamenii de afaceri recunosc ca exista inca lacune de comportament, dar spun ca semnalele sunt bune. "In ultimii ani am constatat o evolutie pozitiva a comportamentului in afaceri din Romania", spune Obie Moore, partener la firma de avocatura Salans. "Este un lucru firesc, pe fondul globalizarii. Oamenii incep sa inteleaga ca nu pot avea o afacere pe termen lung daca nu isi respecta partenerii". Paul Nuber considera ca este de datoria lui sa atraga atentia asupra regulilor de politete ori de cate ori este cazul. "Odata, intr-un magazin, am atras atentia vanzatoarei ca nu este politicos sa ma lase sa astept in timp ce ea isi numara banii. De atunci, ori de cate ori m-a servit, a facut-o intr-un mod foarte politicos". Gerd Tritschler, director de vanzari si marketing la JW Marriott Bucharest Grand Hotel, adauga: "Sunt aici de un an si jumatate si am vazut multe schimbari pozitive. Noi avem succes aici tocmai datorita angajatilor. Cam 99% dintre ei sunt romani, la care se adauga sase expati - trei bucatari sefi si trei directori". Bogdan Baltazar, senior partner si president la Baltazar CHECK, pune mare accent pe valorile morale. "O afacere trebuie sa fie construita si consolidata in timp. Este foarte important sa ai demnitate, atat ca fiinta umana cat si ca om de afaceri. Civismul trebuie reconsiderat si reconstruit in Romania". in opinia sa, lipsa de educatie are reminiscente in cei aproape 50 de ani de comunism. "Comunismul a creat multi monstrii", spune el. "Saracia, lipsa informarii si a libertatii au omorat cultura si au incurajat coruptia. Faptul ca romanii au trait atata vreme intr-o minciuna totala, i-a facut sa devina duplicitari. Nu exista educatie, nu exista respect pentru spatiul public".

SCHIPOR MIRABELA MARA ,CIG,GRUPA 17

Page |3
Reguli de comportament
Codul bunelor maniere in afaceri include reguli pentru fiecare situatie si moment al relatiei cu partenerul de afaceri. O scurta trecere in revista arata ca sunt intotdeauna zeci de detalii de luat in calcul si o multime de situatii neprevazute. Totul porneste de la prima impresie, care implica si punctualitatea . "A sosi la timp la intalnire reprezinta pana la urma respect de sine", arata Gerd Tritschler. "Cea mai frecventa scuza pentru intarzieri este traficul din Bucuresti - ceea ce este de inteles pana la un anumit punct. Dar daca stii ca poti intarzia, trebuie sa iti iei o marja de eroare". Bogdan Baltazar este de acord. "O intalnire trebuie sa fie eficienta. Nu ai voie sa pierzi timpul omului. De aceea, eu plec intotdeauna din timp la o intalnire, tocmai pentru ca traficul este imprevizibil. Daca se intampla sa ajung prea devreme, ma plimb prin zona cateva minute si incerc sa fiu la locul intalnirii cu doua minute inainte". Paul Nuber isi aminteste de un partener de afaceri care a intarziat la intalnire. "I-am explicat ca m-a deranjat foarte tare gestul si cred ca m-am facut foarte bine inteles, pentru ca la urmatoarea intalnire - care a avut loc dupa un an - a venit cu 45 de minute mai devreme". Prima impresie se completeaza cu aspectul si comportamentul persoanei. "Pentru a-ti impresiona placut partenerul de afaceri, intotdeauna strange-i mana respectuos, zambeste si fii imbracat adecvat", spune Helen Stevens, account manager la Emerald Media, o companie de consultanta in PR din Marea Britanie. A fi imbracat adecvat depinde in mare masura de domeniul in care lucrezi, considera Obie Moore. "Daca lucrezi in vanzari, marketing sau avocatura atunci trebuie sa ai tinuta business. Dar daca esti regizor, fotograf sau lucrezi intr-un domeniu artistic, atunci oricine va intelege o tinuta casual". Hainele adecvate trebuie sa faca front comun cu restul tinutei. La femei conteaza machiajul si parfumul discret. in acelasi timp, barbatii trebuie sa se barbiereasca dimineata, dupa cum arata Baltazar: "Sa fii imbracat la costum, cu cravata si sa fii proaspat barbierit tine de niste reguli elementare de decenta si bun gust". Pentru Tritschler este mult mai important ce sta in spatele hainelor. "Este important ca eu sa simt ca sunt imbracat adecvat la o intalnire, dar nu conteaza daca interlocutorul este imbracat business. Un interlocutor bine imbracat nu este neaparat si un partener bun de afaceri". Asta arata ca intalnirea de afaceri nu se termina odata cu prima impresie, din contra. Modul de prezentare in timpul intalnirii reprezinta de fapt proba de foc. O performanta de nota zece presupune inainte de toate o pregatire anterioara serioasa. "Trebuie sa stii despre ce e vorba in intalnirea respectiva - care sunt obiectivele tale, ce vrei sa obtii de acolo", spune Tritschler. "Totodata trebuie sa fii foarte bine documentat asupra persoanei cu care te intalnesti, tocmai pentru a interactiona mai bine cu ea - de ce are nevoie, care este afacerea sa, ce este important pentru ea". Baltazar isi aminteste o situatie neplacuta de pe vremea cand era presedinte la BRD-Groupe Societe Generale. "Nu pot sa uit intalnirea cu un comerciant important care dorea sa obtina de la banca finantare pentru o achizitie de petrol. Mi-a spus ca proiectul trebuie prezentat unui comitet ONU, adaugand ca eu nu stiu ce e aia 'comitet ONU' si ca nu e cazul sa-mi explice. Daca s-ar fi informat inainte de intalnire ar fi stiut ca am lucrat in New York, pentru ONU, mai bine de zece ani." Pe parcursul discutiei, conteaza limbajul. Un discurs manierat contine intotdeauna marcile politetii - "te rog" si "multumesc". Conteaza insa si ceea ce spui - mesajul transmis, care vorbeste despre tine si despre ceea ce reprezinti. Abilitatea de interlocutor este extrem de importanta in cadrul discutiilor tensionate. "Cand te confrunti cu o criza trebuie sa intelegi mai intai problema", spune Tritschler. "Asculta si pune intrebari de clarificare. Trebuie sa fii in permanenta politicos, indiferent de reactia partenerului de afaceri. Cand el este furios si irational, trebuie sa continui conversatia pe un ton calm, incercand sa gasesti cauzele altercatiei si solutii, calmand totodata interlocutorul. Eventual, intreaba-l pe el ce ar vrea sa faci pentru a solutiona problema. si fii mereu cat se poate de sincer".

SCHIPOR MIRABELA MARA ,CIG,GRUPA 17

Page |4
ENGLEZII Aspectul (Englezi) Norme de tinuta relaxante dar conservatoare. Costume de culoare inchisa, de obicei, negru, albastru, sau gri, sunt destul de acceptabile. Camasile nu trebuie sa aiba buzunare, sau daca au sa fie goale. Sunt olbigatorii cravatele solide, evitind cravatele cu dungi. Barbatii sa poarte doar pantofi. Femeile de afaceri sunt mai libere in alegerea culorii dar la fel trebuie sa mentine aspectul conservator.

Comportamentul (Englezi) Punctualitatea la maxim Luarea deciziilor este mai lenta decat la americani O stringera de mana este destula atit pentru barbati cat si femei Contactul vizual sa predomina tot timpul Daca doriti ca ceva sa fie pastrat secret atingetiva nasul. Spatiul intim ma mult de 1m. Cadourile de obicei nu sunt acceptate. Business lunch se face intr-un bar si se consuma carne usoara si probabil o halba de bere.

Comunicarea (Englezi) Francezii O nationalitate cu un set de valori omogene si foarte puternice Tin foarte mult la cultura, istoria si limba lor Franta a fost si este liderul in moda, vin, mincare, arta si arhitectura Noile idei sunt acceptate Engleza americana si cea engleza difera semnificativ. Evitati tonul innalt in convorbire. Acoperirea fetei cu palma in semn de ignor este foarte ofensiv. Adresativa Sir si nu Mr.

usor daca sunt elegante Aspectul (Francezi) Francezii sunt foarte atenti la aspectul lor Imbracaminte conservatoare dar adaptata Culorile cele mai acceptabile sunt inchise si evitati culorile aprinse

SCHIPOR MIRABELA MARA ,CIG,GRUPA 17

Page |5
Barbatii sa nu scoata cravata sau jacheta in oficiu Femeile la fel trebuie sa mentina un dress-code conservativ Machiajul este mai liber pentru femeile de afacere in comparatie cu alte tari

Comportamentul (Francezi) Punctualitatea nu este la fel de stricta ca in Anglia, cateva minute intirziere sunt acceptabile Frana este o societate extrem de stratificata, cu definiii puternice i concurena ntre clase Stringerea de mina trebuie sa fie scurta cu privire in ochi Business-ul poate fi negociat la orice masa dar prinzul este cel mai preferat moment Cadoul perfect este o carte sau muzica Evitati bauturile tari sau fumatul in timpul mesei

Comunicarea (Francezi) Spaniolii Spaniolii duc un mod de viata foarte relaxant Valorile familiei sunt foarte importante Restaurantele se deschid dupa 9 si lucreaza pina tirziu Unii din cei mai fumatori din Europa Machismul este present Aspectul (Spaniolii) Spaniolii sunt unii din cei mai atententi la imbracamintea formala unori prea formala Tinutele sunt foarte bine aranjate si accesoriile ca ceasurile sunt asortate cu culoare costumului Comportamentul (Spaniolii) Degetele incrucisate insemna prietenie Familia este cel mai important lucru Punctualitatea nu este ceva la care se atrage atentia. Deadline-ul se ia cu atitudinea de a se face daca este posibil . La fel ca si in Mexic relatiile de prietenie au o importanta foarte innalta Negocierea este haotica, vorbesc mai multi odata Prietenii apropiati se imbratiseaza Negocierele sunt greoaie si lungi Daca nu vorbiti franceza este foarte important sa va cereti scuze pentru aceasta Este foarte apreciata arta conversatiei Francezii des se intrerup unul pe altul in timpul convorbirii pentru a se argumenta

SCHIPOR MIRABELA MARA ,CIG,GRUPA 17

Page |6

Comunicarea (Spaniolii) Spaniola, catalana, galiciana, aranceza Negocierea este haotica, vorbesc mai multi odata Majoritatea negocierilor se fac in restaurante si baruri Convorbirile sunt de lunga durata Italienii Italienii sunt un popor cu un temperament enrgic La fel ca si la spanioli valorile familiei sunt foarte importante si aceste in mare parte traiesc intr-o singura casa ajutindu-se reciproc emotional si material Aspectul (Italieni) Aspectul conteaza foarte mult Modul in care te imbraci poate insemna statusul social, statutul familiei si nivelul educatiei Primele impresii sunt ultimele Conceptul bella figura este un element foarte important pentru italieni Hainele conteaza foarte mult Vei fi judecat dupa haine, accesorii, incaltaminte si modul in care ai grija de tine Hainele de marca renumita si scumpe sunt simbolul succesului Barbatii trebuie sa poarte costume scumpe si calitative Camasele trebuie sa fie colorate sau putin deschise si sa se asorteze perfect cu cravata Femeile trebuie sa poarte haine linistite dar elegante si scumpe Comportamentul (Italieni) Timpul este bani nu este fraza perfecta pentru italieni Partenerii straini trebuie sa fie punctuali, in mod contrat persoana cautata poate sa nu fie la locul de munca Stringerea de mina este bine primita de ambele sexe Birocratia in Italia este una din cele mai mari asa ca nu asteptati decizii rapide Este ceva normal de a vorbi concomitent Cadourile sunt bine primite. Florile se dau in numere pare cu exceptia 12 sau 6 Fiti atenti la vinuri Comunicarea (Italieni) Limba oficiala este Italiana dar se intilnesc o multime de dialecte

SCHIPOR MIRABELA MARA ,CIG,GRUPA 17

Page |7
Engleza nu este o limba foarte cunoscuta cu exceptia oamenilor de afacere Temele preferate: fotbal, familie, vin, moda, mincare.

2.Cum se ofer o carte de vizit?

Cel mai corect mod de a oferi o carte de vizita provine de la japonezi. Acest proces formal si inca o data ritualic este unul care transmite un respect extraordinar. Tine cartea de vizita cu ambele maini, cu partea tiparita in sus, prinzand-o cu grija de cele doua colturi cu degetul mare si cel aratator. Ofer-o aplecat inainte, astfel incat cel care o primeste sa nu fie nevoit sa o intoarca pentru a o citi. O varianta mai putin formala de a prezenta o carte de vizita este sa o tii de un colt cu degetul mare si aratatorul si sa o oferi. Retine ca daca observi ca ti se ofera o carte de vizita tinuta de fiecare colt, trebuie sa o primesti in acelasi mod. Daca iti este oferita tinuta doar de un singur colt, este adecvat sa o primesti in acelasi mod, prinzand-o de coltul opus. Fii atent ca degetele sa nu acopere informatiile de pe cartea de vizita, demonstrand astfel lipsa de respect pentru viata cuiva! Nu este ceva neobisnuit sa vezi carti de vizita azvarlite precum jucariile. De multe ori sunt aruncate si pasate de-a lungul mesei de conferinte asemenea unui puc de hochei sau inmanate strainilor cu un dispret total fata de atentia si ceremonia esentiale si necesare. Atitudinea neglijenta fata de propria carte de vizita iti devalorizeaza propria imagine. Retine ca ea reprezinta propria ta prelungire si te prezinti unei persoane cu care speri sa ai o relatie profesionala!

3.Cum se scrie corect un e-mail?

Exista 7 elemente ce trebuie respectate pentru ca un document sau e-mail sa fie corect organizat si alcatuit: 1. Scop: cu ce scop este redactat mesajul, ce urmaresti sa obtii in urma transmiterii lui, cum vei obtine rezultatele pe care ti le doresti 2. Documentare: stii ce stie deja destinatarul?, ce trebuie sa il informez? 3. Organizare: ideile tale trebuie sa aiba o logica si o ordine cronologica 4. Schita mesajului 5. Anticiparea reactiei destinatarului : pune-te in locul sau, cerceteaza daca informatiile transmise sunt corecte, daca s-au omis informatii, daca stilul abordat este concis, clar, complet, politicos 6. Clarificarea: revino asupra tonului, structurii mesajului, a cuvintelor utilizate si modifica ce este necesar 7. Editarea: atentie la punctuatie, scriere, greseli gramaticale.

SCHIPOR MIRABELA MARA ,CIG,GRUPA 17