Instruirea personalului n domeniul calitaii

De multe ori, n viaa organizaional, se ntampl una din urmtoarele situaii : s ai foarte multe de lucru si s nu dispui de timp suficient ; s fii nevoit s justifici sau s acoperi o greala fcut de unul din angajai ; s fii mereu ntrerupt de angajai care-i pun ntrebri nesemnificative ; s pieryi o promovare pentru c nici unul din angajai nu e capabil sa-i preia postul. Dac aceste lucruri de ntampl, nseamn c angajaii au nevoie de instruire. Dar instruirea nu e necesar doar atunci cnd ceva nu merge bine. Cnd un angajat a finalizat un proiect sau a gsit o soluie la o problem, instruirea l va ajuta s progreseze n continuare. Instruire nseamn, printre altele: Asisten acordat angajailor pentru a-i ajuta s invee din sarcinile curente, Un proces contient, intenionat, care adaug valoare experienei profesionale a personajului, astfel nct o experien de zece ani s nsemne mult mai mult dect o experien de un an, repetat de zece ori; Un proces absolut normal necesar pentru ca angajaii, cel puin s-i menin nivelul existent al performanelor, i cu att mai mult s-l mbunteasc. Ar fi excelent ca rezultatele bune s fie la fel de previzibile ca, spre exemplu, efectul direct al unei munci fizice.Din pcate problemele care necesit instruire au cauze de suprafa i cauze ascunse.

Pe de alt parte, instruirea nu nseamn : Cursuri sau pregatire formal ; Feedback-ul realizat de obicei de conducere ( cu toate c este neprotocolar, activitatea de instruire are un cuvnt mult mai premeditat i mai contient;

Instruirea este procesul de schimbare sistematic a comportamentului i atitudinii angajailor, cu scopul de a crete eficiena lor n cadrul organizaiei.Principalele funcii pe care le ndeplinete instruirea sunt : Este o parte a procesului de aciune corectiv necesar atunci cand nu se ating standardele de performan; Este un puternic instrument de motivare a angajailor (este o form de asigurare a sntii i siguranei angajailor la locul de munc) ;

Instruirea este folosit , in primul rnd, pentru a soluiona problemele legate de performanele angajailor. Ori de cte ori exist o diferena ntre ceea ce face i ceea ce ar trebui s fac un angajat la locul de munc, se poate modifica aceasta diferen prin activitatea de instruire. Dar
1

instruirea nu urmarete doar repararea unor perfornane ci i creterea potenialului de performan organizaional, astfel nct prin instruire, sistemul de management anticipeaz ceea ce dorete de la angajaii si pe termen lung i i pregatete ca atare. Instruirea este strns legat de alte activiti de resurse umane, ce urnaresc dezvoltarea i perfecionarea omului organizaional: Instruirea i planificarea personalului- identificarea unor nevoi de personal conduce fie la aducerea n organizaie a noi angajai, fie la dezvoltare prin instruire a capacitii celor prezeni. Instruirea poate fi vzut, aadar, ca o alternativ la selecia angajailor. Resursele necesare gsirii unui personal calificat n exterior sunt redirecionate ctre instruirea personalului propriu. Aceasta permite ocuparea posturilor vacante prin promovri din interior. Instruirea i evaluarea performanelor evaluarea performanei faciliteaz depistarea unor discrepane ce pot fi micorate prin intermendiul unor programe de instruire. Instruirea i dezvoltarea o distincie este facut adesea ntre instruirea i dezvoltarea angajailor.Intr-un anume sens, distincia i are n vedere pe participanii la astfel de programe ( se spune c managerii se dezvolt, iar angajaii se instruiesc).

Instruirea e orientat mai ales spre mbuntirea performanei angajailor pentru postul lor actual, n timp ce dezoltarea include orice activitate ( deci i instruirea) care asigur creterea potenialului angajailor pe posturile viitoare. Principalele avantaje pentru angajai sunt : Cu ct oamenii neleg mai bine i realizeaz mai eficient o activitate, cu att o realizeaz cu mai mult plcere. Orice preocupare pentru a-i ajuta pe angajai s obin rezultate mai bune este, n principiu, binevenit, iar instruirea individual poate fi cea mai adecvat metod; Recunoaterea importanei pe care o au oamenii pentru organizaie i sistemul de management; Dezvoltarea abilitilor; Creterea satisfaciei muncii; Creterea interesului pentru realizarea sarcinilor cuvenite; Sporirea independenei i resposabilitii pentru munca efectuat; Dezvoltarea capacitii de a realiza sarcini mai variate, mai interesante i mai dificile; Promovri i sporuri salariale.

Un aspect care nu poate fi neglijat n cadrul procesului de instruire este acela legat de costuri i cheltuieli. Toate activitile pe care se bazeaz procesul instruirii cost : plata instructorilor, finanarea cursurilor externe urmate de angajai, pregtirea materialelor i a locurilor de desfurare a cursurilor interne, cheltuieli administrative ( cazare, mas, transport), ncetarea total sau parial a activitilor productive a participanilor la cursuri.
2

De aceea, costurile ridicate impun de multe ori s se renune la intruducerea unor programe de instruire atunci cnd e mai costisitoare pregtirea unui angajat pentru o poziie superior n organizaie dect recrutarea unei persoane competente din exterior. Se impune, deci, ca instruirea s nu fie fcut de dragul de a fi fcut. Trebuie verificat dac ntr-adevr instruirea corespunde unei nevoi reale a personalului, dac noile cunotine i deprinderi dobndite prin instruire sunt utile si sunt posibil de aplicat n organizaie. Un program de instruire presupune o succesiune de activiti interdependente care, toate, converg spre acelai el, spre atingerea obiectivelor. Prima, dintre activitile care trebuiesc urmate ntr-un proces de instruire, este identificarea nevoilor de instruire ale personalului, formularea obiectivelor i alocarea resurselor. Urmtorul pas presupune alegerea tehnicii i a coninutului instruirii n detaliu:cine va fi instruit, de ctre cine cum cnd. In final procesul cuprinde desfurarea instruirii propriu-zise n termenii i parametrii stabilii, pentru ca aceast activitate complex s fie evaluat n baza unor indici bine definii, care au fost determinai n prealabil, spre a se determina dac obiectivele programului au fost atinse i n ce msur. Instruirea trebuie direcionat ctre ndeplinirea unor obiective ale organizaiei, precum: mbuntirea calitii serviciilor, utilizarea metodelor de lucru mai eficace, eficientizarea activitii. Resursele trebuie alocate doar acelor programe de instruire care contribuie cel mai bine la atingerea acestor obiective i doar dac exist o nevoie definit i explicit a organizaiei. S-ar putea defini nevoile de instruire ca reprezentnd diferene actuale sau viitoare ntre performana dorit i cea obinut, care pot fi remediate eficient printr-un program de instruire. Instruirea nu este, din pcate, rspunsul tuturor problemelor de eficien dintr-o organizaie. Instruirea poate fi considerat o soluie atunci cnd: se constat o lips a abilitilor i nu a motivrii n munc sau a condiiilor de munc adecvate; angajaii au capacitatea i dorina, de a nva; conducerea ncurajeaz dezvoltarea profesional i aplicarea cunotinelor dobndite n instruire. Instruirea poate fi o soluie potenial, dar nu i cea perfect. Devine soluia cea mai bun atunci cnd este i cel mai eficient mijloc sub raport cost-beneficiu de a corecta o problem de organizare. Alte soluii pot viza o reproiectare a postului sau angajarea de personal. De cele mai multe ori ns, instruirea nu este rezultatul unei astfel de analize i planificri atente. Cnd are un caracter informai (sfaturi de lucru, consiliere), instruirea trebuie oferit oricum, presupunndu-se c nevoia de dezvoltare este comun tuturor angajailor. Bibliografie : - Psihologie organizaional de Prof.Univ. Dr. tefan Prun , ProUniversitaria Bucureti, 2007. - http://www.consultanta-certificare.ro/manualul-calitatii/competenta-constientizareinstruire.html
3