E-Factura Manual de Operare v3 0

Moldova E-Factura (Factura Electronic)
Manual de Operare
Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.
Page 1 of 73
Cuprins:
1 2 3
DESPRE SISTEMUL MOLDOVA E-FACTURA ............................................................ 4 CUI SE ADRESEAZ ACEST MANUAL ......................................................................... 7 GESTIONAREA CONTENTULUI E-FACTURA ............................................................ 7 3.1 PROCEDURA DE AUTENTIFICARE/DECONECTARE (LOGIN/LOGOUT) ........................................... 7 Cum se Efectueaz Operaiunea de Autentificare (Login) .................................... 7 Cum se Efectueaz Operaiunea de Deconectare (Logout) .................................. 9
3.1.1 3.1.2 4
INTERFAA DE ADMINISTRARE. ELEMENTELE INTERFEEI DE ADMINISTRARE ..... 12 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 CE ESTE PROFILUL? ................................................................................................ 12 CE ESTE LISTA CU DATE? ......................................................................................... 12 CE ESTE FILTRUL? CUM SE EFECTUEAZ FILTRAREA? ......................................................... 13 CE ESTE SORTAREA? CUM SE EFECTUEAZ SORTAREA? ...................................................... 14 CE ESTE O FORM? ................................................................................................ 15 Cmpurile i gruparea lor ............................................................................. 15
4.5.1 5
FURNIZOR: ETAPELE PROCESRII FACTURILOR FISCALE I FACTURILOR LA
FURNIZOR .................................................................................................................... 19 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 CUM SE EFECTUEAZ CREAREA/EMITEREA FACTURII FISCALE ELECTRONICE .............................. 19 CUM SE EFECTUEAZ CREAREA/EMITEREA FACTURII .......................................................... 22 CUM SE EFECTUEAZ SEMNAREA FACTURILOR FISCALE I FACTURILOR LA FURNIZOR .................... 24 CUM SE VIZUALIZEAZ STAREA NREGISTRRII PRIVIND FACTURA FISCAL /FACTURA .................. 32 CUM SE EFECTUEAZ DESCRCAREA NREGISTRRILOR PRIVIND FACTURILE FISCALE/FACTURILE N
FIIERELE XML ............................................................................................................... 33 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 CUM SE EFECTUEAZ TRIMITEREA FACTURII FISCALE/ FACTURII LA CUMPRTOR ........................ 34 MICAREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR LA CUMPRTOR REFLECTAT LA FURNIZOR ............. 36 CUM SE EFECTUEAZ ANULAREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR ....................................... 36 CUM SE EFECTUEAZ ANULAREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR RESPINSE ........................... 37 CUM SE EFECTUEAZ REDESCHIDEREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR ANULATE..................... 38 CUM SE EFECTUEAZ CREAREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR PRIN INTERMEDIUL FUNCIONALITII
NCARC XML .............................................................................................................. 41 5.12 6 CE REPREZINT ARHIVA NREGISTRRILOR PRIVIND FACTURI FISCALE/FACTURI ......................... 44
CUMPRTOR: ETAPELE PROCESRII FACTURILOR FISCALE I FACTURILOR LA
CUMPRTOR ............................................................................................................... 45
Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL. Page 2 of 73
6.1 6.2 6.3 6.4 7
CUM SE EFECTUEAZ ACCEPTAREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR DIN PARTEA CUMPRTORULUI 45 CUM SE EFECTUEAZ SEMNAREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR DE CUMPRTOR .................. 48 CUM SE EFECTUEAZ RESPINGEREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR DE CUMPRTOR ............... 49 CUM SE DESCARC FORMA TVAFACT (ANEXA LA DECLARAIA PRIVIND TVA) ........................... 52
TRANSPORTATOR: ETAPELE PROCESRII FACTURILOR FISCALE /FACTURILOR LA
TRANSPORTATOR ......................................................................................................... 55 7.1 7.2 8 PROFILUL TRANSPORTATORULUI .................................................................................. 55 CUM SE EFECTUEAZ SEMNAREA FACTURILOR FISCALE/FACTURILOR LA TRANSPORTATOR............... 55
MENIUL SETRILE. ADMINISTRAREA SETRILOR LA NIVEL DE AGENTUL
ECONOMIC .................................................................................................................... 58 8.1 CLASIFICATORI. INTERFEELE CLASIFICATORUL MEU SI CLASIFICATORUL COMPANIEI .............. 58 Cum se Efectueaz Crearea Clasificatorului Nou .............................................. 58
8.1.1 9 10 11 11.1 11.2 11.3 11.4 12
MENIUL MESAJE. VIZUALIZAREA MESAJELOR DIN CADRUL SISTEMULUI ........... 61 MENIUL REGISTRU EVENIMENTE. VIZUALIZAREA EVENIMENTELOR ............... 63 LEGTURA INVERS. URMRIREA INCIDENTELOR DIN CADRUL E-FACTURA ...... 66 CUM SE CREEAZ INCIDENTUL.................................................................................... 66 CUM SE CREEAZ INCIDENTUL DIN PROFILUL LEGTURA INVERS ........................................ 67 TIPURILE I CARACTERUL INCIDENTELOR ....................................................................... 69 VIZUALIZAREA INCIDENTELOR. MENIUL LEGTURA INVERS .............................................. 69 LISTA FIGURILOR ............................................................................................... 72
Page 3 of 73
1 Despre Sistemul Moldova E-Factura

Sistemul Moldova E-Factura reprezint portalul electronic care este elaborat pentru asigurarea Inspectoratului Fiscal Principal de Stat cu o soluie informaional capabil de a nlocuii mecanismul tradiional de pstrarea a Facturilor Fiscale i a Facturilor pe mijloace de hrtie cu mecanismul modern bazat pe tehnologiile informaionale. E-Factura de asemenea ndeplinete validarea Facturilor Fiscale Electronice i Facturilor cu scopul de a stabili corectitudinea completrii acestora, ceea ce reduce riscul legat de tranzacie economic. Obiectivele principale ale sistemului snt urmtoarele: Mrirea operativitii nregistrrii datelor privind tranzacii, eliminnd necesitatea adresrii permanente la sursele informaionale pe mijloace de hrtie. Reducerea riscului falsificrii formularelor fiscale, bazat pe nregistrarea imediat, acceptarea, respingerea sau anularea, precum i asigurarea accesului spre serviciile de obinerea datelor referitor de facturile Fiscale i Facturilor de ctre persoanele autorizate prin intermediul serviciilor WEB sau mesajelor SMS. Reducerea evaziunii fiscale cu ajutorul identificrii Facturilor Fiscale care nu se bazeaz pe operaiile economice reale. Majorarea productivitii de lucru, Agenii Economici fiind protejai de la
inconvenienele precum: Submiterea solicitrilor spre Serviciul Fiscal de Stat, obinerea formularelor, deoarece facturile electronice snt disponibile n orice perioad de timp prin intermediul accesului portalului E-Factura Reducerea cheltuielilor legate de tiparul Facturilor Fiscale sau Facturilor, legate de faptul pierderii necesitii tiparului pe mijloacele speciale de hrtie. Evitarea lacunelor i erorilor efectuate de pltitorii de taxe n urma emiterii Facturilor Fiscale i Facturilor Excluderea riscului pierderii formularelor Facturilor Fiscale i Facturilor, deoarece toat informaia privind aceste formulare ale agentului economic se pstreaz att n sistemul contabil al contribuabilului precum i n sistemul E-Factura. Reducerea costurilor rezultate: utilizarea facturilor electronice reduce cheltuieli de procurarea formularelor de hrtie, reducerea cheltuielilor legate de ntreinerea personalului responsabil de completarea facturilor, reducerea cheltuielilor de ntreinerea facturilor (cheltuieli de arhiv, depozitare, transportare, etc.) Sistemul E-Factura este menit pentru asigurarea pstrrii nregistrrilor privind operaiunile economice cu Facturi Fiscale i Facturi. Sistemul este elaborat pentru a fi utilizat de ctre agenii economici din Republica Moldova. ntre funciile tehnice ale sistemului pot fi enumerate urmtoarele: Autentificarea utilizatorilor;
Page 4 of 73
Divizarea utilizatorilor n baz de rolurile oferite n cadrul sistemului Acordarea unui spaiu personal de lucru al utilizatorului n cadrul sistemului n baza de rolul obinut;
Notificarea utilizatorilor la apariia unor nouti din domeniul; Prezentarea interfeelor electronice pentru evidena facturilor fiscale i facturilor Divizarea interfeei de lucru al agentului econom ic (utilizator) n trei sub-categorii: furnizor, cumprtor i transportator n dependen de latura de participare la tranzacie economic.
Ca unitate operaional n cadrul Registrului este considerat factura fiscal i factura. Facturile fiscale/facturile ale agentului economic-furnizor al bunurilor/serviciilor se grupeaz ntre ele n dependen de etapa actual a procesrii lor: Facturile fiscale nou create Facturile fiscale semnate de agentul economic (semnate de sine) Facturile fiscale trimise la cumprtor Facturile fiscale la semnarea cumprtorului Facturile fiscale finisate Facturile fiscale arhivate Facturile fiscale nevalide (respinse de cumprtor sau anulate)
Grafic succesiunea etapelor de prelucrare a facturilor fiscale/facturilor n cadrul ntreprinderii este artat schema de mai jos (vezi Figura 1). De asemenea sistemul acord posibilitatea vizualizrii i separrii evidenei facturilor i Facturilor n dependen de rolul agentului economic n tranzacie: Furnizor Cumprtor Transportator
n cadrul acestui ghid vor fi descrise i explicate momentele de baz de lucru n cadrul portalului. Utilizatorii portalului pot adresa la acest ghid n cazul apariiei unor ntrebri referitor la funcionarea sistemului.
Page 5 of 73
Figura 1 Schema etapelor de procesare a facturilor fiscale/facturilor n sistemul Moldova E-Factura Numrul de ordine a etapei de procesare
Denumirea etapei de procesare
Page 6 of 73
2 Cui se Adreseaz Acest Manual

Acest manual se adreseaz personalului informatic n cadrul agenilor economici care se ocup cu evidena facturilor fiscale precum i Facturilor ale ntreprinderii (contabili, economiti, managerii financiari) nsrcinat cu administrarea/gestionarea portalului i a serviciilor oferite de acesta. Informaiile cuprinse n acest manual descriu modul de operare a interfeelor de lucru n cadrul portalului al personalului informatic al agentului economic, bazndu-se pe latura de participare n tranzacie: furnizor, cumprtor sau transportator. Dup parcurgerea acestui manual membrii personalului informatic vor fi capabili s opereze n cadrul portalului n numele agentului economic, efectund operaiile asupra facturilor fiscale i Facturilor n msura rolului i autoritii.
3 Gestionarea Contentului E-Factura

Gestionarea contentului portalului se efectueaz de utilizatorii acestuia. n cadrul prezentului manual sub utilizator va fi neles reprezentantul personalului informatic al agentului economic care opereaz n Moldova E-Factura. Toi utilizatorii pot opera n cadrul sistemului n acord cu rolul atribuit n procesul de nregistrare. Un rol poate fi caracterizat ca un set de funcionaliti i permisiuni acordate utilizatorului n urma procesului de nregistrare. Roluri n cadrul Registrului General al Facturilor Fiscale sunt prezentate prin urmtoare list: Administrator rolul atribuit persoanelor care vor cpta dreptul de administrarea sistemului. Utilizatorii de acest rol posed de accesul nelimitat la toate compartimentele n cadrul sistemului pentru a efectua o dirijare deplin a portalului. Agentul Economic rolul atribuit persoanelor-reprezentai ale agentului economic care posed de dreptul de prelucrare a facturilor fiscale n dependent de latura de participare la tranzacie economic: furnizor, cumprtor sau transportator.
3.1 Procedura de Autentificare/Deconectare (Login/Logout)

nainte de a ncepe lucrul n cadrul portalului, Dvs., ca utilizatorul, vei fi nevoii s trecei procedura de autentificare. Efectund procedura dat sistemul v va acorda dreptul de acces n acord cu rolul i permisiunile Dvs. ca utilizatorul sistemului. La terminarea lucrului cu sistem n scopuri de siguran i securitate vei fi nevoii s trecei procedura de logout.
3.1.1 Cum se Efectueaz Operaiunea de Autentificare (Login)

Pentru a efectua procedura de autenti ficate efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina electronica a portalului Serviciilor Fiscale Electronice la adresa
http://servicii.fisc.md
Page 7 of 73
2. n partea de sus a interfeei portalului folosii butonul formularul de autentificare (vezi Figura 2, Figura 4)
pentru a deschide
3. Introducei loginul (adresa e-mail) i parola Dvs. n formularul de autentificare (vezi Figura 2, Figura 4). 4. Apsai butonul .
Not: n cazul dac dorii ca sistemul s in minte datele Dvs. introduse n procesul de logare (autentificare) bifai cmpul ine-m minte situat sub casetele de autentificare. Not: n cazul n care ai uitat Numele de utilizator sau parola Dvs. folosii link(ul) Ai uitat parola? n partea de jos a formularului de login. Figura 2 Formularul de autentificare de pe portalul serviciilor fiscale electronice
1) Introducei numele de utilizator (adresa e-mail) 2) Introducei parola 3) Bifai acest cmp n cazul dac dorii ca sistemul s tin minte datele Dvs.
4) Apsai aici pentru a autentifica (loga) portalul serviciilor fiscale 5. n bara Servicii Oferite gsii i selectai serviciul E-Factura Figura 3 Bara Servicii Oferite din cadrul portalului serviciilor fiscale electronice 2)Apsai denumirea serviciului selectat pentru a accesa interfaa acestuia
1) Folosii indicatorii de navigare pentru a se deplasa spre serviciul fiscal necesar
Page 8 of 73
6. Vei fi transferai spre pagina principal E-Factura care va conine profilul Locului de Lucru (din partea stng) i listele de date n acord cu elementul profilului selectat (din partea dreapt) (vezi Figura 5).
3.1.2 Cum se Efectueaz Operaiunea de Deconectare (Logout)

Odat cu ce ai terminat sesiunea Dvs. de lucru n cadrul sistemului n scopuri de meninerea securitii locului de lucru Dvs. efectuai procedura de Logout. n profilul Dvs. de lucru apsai butonul n partea dreapt de sus a ecranului (vezi Figura 5). n rezultatul operaiunii
efectuate vei iei din sistem, sesiunea de lucru Dvs. va fi stopat, iar datele vor fi protejate de la accese nesancionate din partea persoanelor strine.
Page 9 of 73
Figura 4 Pagina principal a portalului serviciilor fiscale electronice cu formularul de autentificare 1) Apsai aici pentru a deschide formularul de autentificare 2) Completai partea stng a formularului
Formularul/blocul de autentificare
3) Apsai aici pentru a accesa sistemul

Page 10 of 73
Figura 5 Pagina Principal al E-Factura. Elementul Facturi Noi Folosii indicatorii limbii pentru a schima limba interfeei sistemului Folosii acest buton pentru a efectua procedura de deconectare Indicatorul paginii principale Numele utilizatorului autentificat
Bar de meniu al listei cu date
Filtrul de cutare al listei cu date
Lista cu date (grid) al elementului selectat din profil Profilul Locul de Lucru n cadrul Paginii principale
4 Interfaa de Administrare. Elementele Interfeei de Administrare

Interfaa de Administrare al E-Factura reprezint interfaa cu ajutorul creia se efectueaz lucrul de baz asupra facturilor fiscale i Facturilor n cadrul portalului. Aceast interfa reprezint pagin principal al portalului (vezi Figura 5) i este alctuit din profilul Locul de Lucru pentru utilizatorul autentificat i lista cu date artat n acord cu elementul selectat din cadrul profilului.
4.1 Ce este profilul?

Profilul reprezint un set de elemente de lucru o rganizat n forma unui arbore vertical. Profilul poate fi compus din mai multe niveluri. Pentru a desfura/minimiza elementele de un grad mai jos din cadrul profilului folosii indicatorii Figura 6 Profilul minimizat i desfurat lng denumirea elementului de gradul mai sus.
Apsai aici pentru a desf elementele profilului de gradul mai jos
Profilul de lucru minimizat Apsai aici pentru a minimiza elementele profilului de gradul mai jos Profilul de lucru desfurat
Indicatorii profilurilor asociate n cadrul profilului complex: apsai pe indicatorul profilului pentru a vizualiza coninutul lui
4.2 Ce este Lista cu Date?

Lista cu date reprezint un tabel electronic n care se reflect coninutul elementului selectat n cadrul profilului n forma unor nregistrri. Fiecare nregistrare n cadrul listei reprezint o descriere prescurtat privind o unitate informaional aparte (n cazul dat n calitate de unitate informaional servete factura fiscal electronic). O list de date este dotat cu bara cu sgeile de navigare situat n partea de jos a listei. Tot aici se afl indicatorul paginii curente, precum i indicatorul numrului total de nregistrri n list (vezi Figura 7).
Page 12 of 73
De asemenea o list este aprovizionat cu bar de meniu situat n partea de sus a listei, care permite efectuarea unor operaiuni asupra nregistrrilor n cadrul listei. Fiecare nregistrare n cadrul listei poate fi deschis ntr -o form aparte n care pot fi vizualizate datele detaliate privind nregistrare. Pentru a deschide forma nregistrrii efectuai dublu -clic pe nregistrare n list.
4.3 Ce Este Filtrul? Cum se Efectueaz Filtrarea?

n mod opional o list cu date poate fi dotat cu filtrul de cutare. Filtrul de cutare se gsete de asupra listei i reprezint un set de casete i cmpuri cu ajutorul crora se efectueaz cutarea nregistrrilor n list. Pentru a efectua cutarea/filtrarea nregistrrilor conform parametrilor dorii procedai paii urmtori: 1. n casetele filtrului indicai parametrii de cutare care v intereseaz. 2. Apsai butonul situat sub blocul cu casetele de cutare. Rezultatele care
corespund parametrilor de cutare indicai vor fi artate n list. 3. Pentru a renuna de la rezultatele de cutare apsai butonul .
Figura 7 Lista cu date i elementele ei
Filtrul de cutare i elementele lui
Bar de meniu al listei
List cu date
Informaia privind numrul total de nregistrri n list i pe pagin
Indicatorul paginii curente cu sgeile de navigare
Page 13 of 73
4.4 Ce Este Sortarea? Cum se Efectueaz Sortarea?

Sortarea nregistrrilor servete pentru reflectarea mai comod a rezultatelor filtrrii n lista de date. nregistrrile pot fi sortate dup coloanele din care este compus lista lor. Pentru a efectua sortarea se apas denumirea coloanei conform crei e necesar de sortat nregistrri (vezi Figura 8). Figura 8 conine un exemplu al sortrii obiectelor fiscale dup coloana Cod Fiscal. Figura 8 Exemplul sortrii nregistrrilor Pentru a efectua sortarea efectuai un clic pe denumirea coloanei Sortarea efectuat dup coloana Numrul
Indicatorul n forma sgeii lng denumirea coloanei arat ordinea cresctoare descresctoare cresctoare i descresctoare a nregistrrilor din list (vezi Figura 9) Figura 9 Sortarea n ordine descresctoare i cresctoare a nregistrrilor din list
sau
a sortrii. Pentru o demonstrare mai evident se poate de comparat sortare
Sortarea descresctoare
Sortarea cresctoare
Sortarea obiectelor n list poate fi executat concomitent i dup dou sau mai multe coloane. Pentru a efectua o astfel de sortare inei apsat tast Shift pe claviatur i efectuai clicul consecutiv pe denumirile coloanelor dup care dorii s efectuai sortarea . Figura 10 Exemplul sortrii avansate a nregistrrilor dup cteva coloane
Page 14 of 73
4.5 Ce Este o Form?

nregistrrile privind facturile fiscale i Facturile n cadrul unei liste pot fi vzute n mod detaliat cu ajutorul unei forme (vezi Figura 11). Pentru a deschide o form selectai nregistrare din list i efectuai dublu-clic pe ea. O Form reprezint o fereastr (un formular) pentru introducerea, salvarea, redactarea i vizualizarea nregistrrilor din liste. Deci, pentru ca datele s fie introduse n sistem este nevoie de un numr stabilit de forme. Toate formele snt compuse din mai multe cmpuri. Cmpurile au un caracter diferit i pot fi grupate dup cteva criterii
4.5.1 Cmpurile i gruparea lor

Dup posibilitatea administrrii datelor cmpurile pot fi: Cmpuri pentru editare - sunt toate cmpuri n care pot fi introduse datele prin diferite mijloace: introducerea manual, alegerea din list sau alegerea prin intermediul unei ferestre de dialog.
Cmpuri fixe (n format numai citire) - sunt cmpuri inactive, completarea crora de ctre utilizator este imposibil, deoarece informaia coninut n aceste cmpuri se completeaz de ctre sistem. Utilizatorul poate numai s vizioneze astfel de cmpuri i nu poate s efectueze modificri de date coninute n ele
Dup rolul n cadrul formei n Registrul General al Facturilor Fiscale se ntlnesc urmtoarele cmpuri: Cmpuri simple denumirea lor este marcat cu culoarea neagr. Sunt cmpuri ordinare, completarea crora cu date nu e este obligatorie
Cmpuri de completare obligatorie - denumirea lor este marcat cu culoarea roie. Sunt cmpuri, completarea crora cu date este obligatorie. n caz cnd un a stfel de cmp rmne necompletat, sistemul nu va permite salvarea datelor introduse n form
Dup funcionalitatea lor: Cmpuri Text-box - sunt toate cmpurile n care pot fi introduse datele manual (prin intermediul tastaturii). Aceste cmpuri pot avea unele restricii permind introducerea doar literelor sau doar cifrelor (reieind din context
Page 15 of 73
Cmpuri Pick-list sau Drop-down list - cmpuri care sunt destinate pentru alegerea datelor incluse ntr-o list care se deschide apsnd butonul partea dreapt a cmpului. aflat n
Cmpuri Look Up - sunt cmpuri, care deschid Lookup Grid: o list de date prezentate n forma unei ferestre, de unde se selecteaz o valoare necesar pentru cmp. Apsnd butonul n partea dreapt a cmpului se va deschide o fereastr
(Lookup Grid) din unde se selecteaz o valoare pentru cmpul respectiv. Astfel de ferestre sunt necesare pentru o cutare i selectare mai uoar a unor date particulare, care mai apoi se nscriu automatic n cmpul corespunztor Apsai aici pentru a deschide fereastr de tip LookUp
Fereastr de tip LookUp
Cmpuri Calendar sunt cmpuri pentru introducerea datelor calendaristice. Astfel de cmpuri sunt aprovizionate cu un calendar (butonul cmpului), care permite o selectare mai rapid i uoar a datei. n partea dreapt a
Page 16 of 73
Valoarea de tip dat poate fi introdus n cmp n mod manual sau apsnd butonul calendarului : cmpul va deveni completat automat. Pentru selectarea datei
necesare urmrii-v paii: a. Apsai butonul din partea dreapt a cmpului
b. Apsai marcarea anului pentru a alege an i luna dorit c. Gsii i apsai data necesar d. Valoarea (data) selectat va aprea n cmp Apsai aici pentru a selecta luna precedent Apsai marcarea anului pentru a alege anul i luna. Apsai aici pentru a selecta luna urmtoare Apsai data necesar pentru alegerea ei Dat curent
Apsai aici pentru a trece n formatul selectrii anilor
Apsai aici pentru a alege anul precedent
Apsai aici pentru a alege anul urmtor
Apsai aici pentru a alege luna
Apsai aici pentru a alege 15 ani precedeni
Apsai aici pentru a alege 15 ani urmtori
Cmpuri Check Box snt cmpuri n care selecia valorii se efectueaz prin bifarea ei. De obicei cmpul poate accepta dou semnificaii Da (bifat) sau Nu (nu este bifat)
Page 17 of 73
Page 18 of 73
5 Furnizor: Etapele Procesrii Facturilor Fiscale i Facturilor la Furnizor

Dup cum a fost menionat mai sus sistemul E-Factura acord posibilitatea prelucrrii facturilor fiscale i a Facturilor n dependen de rolul agentului economic n tranzacie: furnizor, cumprtor sau transportator. Din tranzacie la alt rolul/locul agentului economic poate s varieze, de aceea locul de lucru este elaborat cu prevederea variantelor de participare la tranzacii. Facturile Fiscale i Facturile parcurg o succesiune prestabilit de etape de prelucrare care se stabilete de latura agentului economic n tranzacie. n cazul cnd agentul economic acioneaz n calitate de furnizor, el este responsabil pentru emiterea facturilor i Facturilor pentru bunurile furnizate, semnarea lor i trimiterea ulterioar a documentelor enumerate spre cumprtor. Mai detaliat aceste etape vor fi descrise mai jos n cadrul acestui capitol.
5.1 Cum se Efectueaz Crearea/Emiterea Facturii Fiscale Electronice

Pentru a crea o factur fiscal electronic efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului Facturi Noi. dup ce trecei n
3. n bar de meniu al listei care va fi vizualizat din partea stng (vezi Figura 5) apsai butonul Creeaz factura fiscal.
4. n formularul care se va deschide introducei datele privind cumprtorul participant l a tranzacie, denumirea, cantitatea i valoarea bunurilor/serviciilor furnizate (vezi Figura 11). Not1: partea de sus a formularului prezint datele Dvs. ca agentul economic -furnizor n regimnumai citire. Not2: pentru a aduga agentul economic participant la tranzacie n calitate de cumprtor, introducei numrul IDNO n cmpul corespunztor, dup ce sistemul va efectua validarea automat a codului IDNO introdus, i n caz dac el a fost introdus corect; va vizualiza denumirea i adresa cumprtorului. Not3: pentru a aduga agentul economic participant la tranzacie n calitate de transportator, introducei numrul IDNO n cmpul corespunztor, dup ce sistemul va efectua validarea automat a codului IDNO introdus, i n caz dac el a fost introdus corect; va vizualiza denumirea i adresa transportatorului.
Page 19 of 73
Not5: Concomitent cu validarea cumprtorului/transportatorului sistemul va determina gradul de ncredere pentru agentul respectiv (procedura de analiza riscurilor). n ca z dac agentul economic prezint un risc ore-care vei vizualiza mesajul corespunztor:
Not4: pentru a enumera bunurile/serviciile participante la tranzacie folosii partea de jos a formularului, prezentat n forma unei liste redactabile, unde nregistrrile privind bunurile/serviciile furnizare pot fi att adugare nct i eliminate (terse). 5. Apsai butonul pentru a salva datele concomitent cu nchiderea formei. Facturi Noi. din lista nregistrrilor
nregistrarea facturii va aprea n lista interfeei elementului n caz dac dorii s vizualizai nregistrarea facturii/ Facturii existente, selectai nregistrarea i apsai butonul listei. nregistrarea va fi deschis n formularul ei.
Deschide n bar de meniu al
Page 20 of 73
Figura 11 Formularul facturii fiscale Datele ale agentului economic furnizor al bunurilor i serviciilor se prezint n regim numai citire Introducei IDNO Cumprtorului: sistemul va efectua identificarea codului introdus i va vizualiza denumirea i adresa cumprtorului
Apsai aici pentru a desfura/minimiza detaliile despre cumprtor
Partea de jos a formularului reprezint lista cu enumerarea bunurilor furnizate de agentul economic-furnizor
Pentru a efectua tergerea nregistrrii din list apsai acest buton la sfritul rndului
Introducei informaii privind bunurile furnizate folosind cmpurile propuse
Pentru a efectua adugarea nregistrrii n list apsai acest buton
Page 21 of 73
5.2 Cum se Efectueaz Crearea/Emiterea Facturii

Pentru a crea o Factura electronic efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului Facturi Noi. dup ce trecei n
3. n bar de meniu al listei care va fi vizualizat din partea stng (vezi Figura 5) apsai butonul Creeaz factura.
4. n formularul care se va deschide introducei datele privind cumprtorul participant la tranzacie, denumirea, cantitatea i valoarea bunurilor/serviciilor furnizate (vezi Figura 12). Not1: partea de sus a formularului prezint datele Dvs. ca agentul economic -furnizor n regimnumai citire. Not2: pentru a aduga agentul economic participant la tranzacie n calitate de cumprtor, introducei numrul IDNO n cmpul corespunztor, dup ce sistemul va efectua validarea automat a codului IDNO introdus, i n caz dac el a fost introdus corect; va vizualiza denumirea i adresa cumprtorului. Not3: pentru a aduga agentul economic participant la tranzacie n calitate de transportator, introducei numrul IDNO n cmpul corespunztor, dup ce sistemul va efectua validarea automat a codului IDNO introdus, i n caz dac el a fost introdus corect; va vizualiza denumirea i adresa transportatorului. Not5: Concomitent cu validarea cumprtorului/transportatorului sistemul va determina gradul de ncredere pentru agentul respectiv (procedura de analiza riscurilor). n caz dac agentul economic prezint un risc ore-care vei vizualiza mesajul corespunztor:
Not4: pentru a enumera bunurile/serviciile participante la tranzacie folosii partea de jos a formularului, prezentat n forma unei liste redactabile, unde nregistrrile privind bunurile/serviciile furnizare pot fi att adugare nct i eliminate (terse). 5. Apsai butonul pentru a salva datele concomitent cu nchiderea formei. Facturi Noi.
nregistrarea facturii va aprea n lista interfeei elementului
Page 22 of 73
Figura 12 Formularul crerii Facturii Datele ale agentului economic furnizor al bunurilor i serviciilor se prezint n regim numai citire Introducei IDNO Cumprtorului: sistemul va efectua identificarea codului introdus i va vizualiza denumirea i adresa cumprtorului Introducei IDNO Transportatorului: sistemul va efectua identificarea codului introdus i va vizua liza denumirea i adresa transportatorului
Apsai aici pentru a desfura/minimiza detaliile despre cumprtor
Partea de jos a formularului reprezint lista cu enumerarea bunurilor furnizate de agentul economic-furnizor
Pentru a efectua tergerea nregistrrii din list apsai acest buton la sfritul rndului
Introducei informaii privind bunurile furnizate folosind cmpurile propuse
Pentru a efectua adugarea nregistrrii n list apsai acest buton
Page 23 of 73
5.3 Cum se Efectueaz Semnarea Facturilor Fiscale i Facturilor la Furnizor

Dup ce factura fiscal sau factura a fost emis (creat), furnizorul procedeaz la semnarea lor. Pentru a semna factura fiscal sau Factura efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului Facturi Noi (vezi Figura 5). dup ce trecei n
3. n lista facturilor fiscale/facturilor vizualizat n partea dreapt selectai nregistrrile pe care dorii s semnai Not: pentru a efectua selecia nregistrrilor necesare, bifai cmpul checkbox situat la nceputul nregistrrii 2) Apsai butonul Semneaz
1) Bifai nregistrrile pe care dorii s semnai 4. n bar de meniu apsai butonul Semneaz.
5. n formularul de dialog care va aprea pe ecranul Dvs. confirmai intenia Dvs. apsnd butonul
6. Vei fi transferai n interfaa pentru semnarea facturilor fiscale/facturilor (vezi Figura 13). Selectai modul n care dorii s efectuai semnarea: prin intermediul num rului de telefon mobil sau; n caz dac posedai de cartela MoldSign, prin intermediul semnturii Dvs. electronice.
Page 24 of 73
n caz cnd apelai la semnarea prin intermediul telefonului mobil introducei numrul telefonului mobil Dvs. n caseta propus, dup ce apsai butonul
7. n interfaa nou care va aprea pe ecranul Dvs. verificai codul vizualizat pe ecran cu codul de verificare primit prin intermediul sms (vezi Figura 14). Ateptai pn cnd vei vizualiza mesajul de confirmare (vezi Figura 15) 8. Apsai OK: interfaa de semnare va fi nchis, iar Dvs. vei fi transferai n locul de lucru Dvs. Factura semnat va aprea n lista interfeei Figura 16) 9. Pentru a continua procesul de semnare trecei n interfaa Aplicat prima semntur Aplicat prima semntur (vezi
(vezi Figura 16). Din list vizualizat pe ecranul Dvs. selectai nregistrarea/nregistrrile facturilor/facturilor fiscale pe care dorii s semnai a doua oar. n bar de meniu apsai butonul Semneaz
10. n formularul de dialog care va aprea pe ecranul Dvs. confirmai intenia Dvs. de semna factura/facturile apsnd butonul
11. Vei fi transferai din nou n interfaa pentru semnarea facturilor fiscale/facturilor (vezi Figura 13). Selectai modul n care dorii s efectuai semnarea: prin intermediul numrului de telefon mobil sau; n caz dac posedai de cartela MoldSign, prin intermediul semnturii Dvs. electronice. n caz cnd apelai la semnarea prin intermediul telefonului mobil introducei numrul telefonului mobil Dvs. n caseta propus, dup ce apsai butonul 12. n interfaa nou care va aprea pe ecranul Dvs. verificai codul vizualiza t pe ecran cu codul de verificare primit prin intermediul sms (vezi Figura 14). Ateptai pn cnd vei vizualiza mesajul de confirmare (vezi Figura 15) 13. Apsai OK: interfaa de semnare va fi nchis, iar Dvs. vei fi transferai n locul de lucru Dvs. Factura/facturile semnate vor aprea n lista interfeei semntur (vezi Figura 17) Not: n unele cazuri procesul semnrii poate s dureze o perioad ore -care de timp (din cauza momentelor tehnice, sau din cauza legturii electronice, sau din cauza procesrii
Aplicat a dou
Page 25 of 73
unui volum mare de nregistrri). n astfel de situaii facturile semnate pot fi gsite n lista elementului n procesul semnrii
Page 26 of 73
Figura 13 Interfaa pentru semnarea facturilor fiscale /facturilor: selectarea modalitii de semnare
1) Introducei numrul telefonului mobil Dvs 2) Apsai butonul Expediaz pentru a primi sms cu codul de verificare
Page 27 of 73
Figura 14 Interfaa pentru semnarea facturilor fiscale /facturilor: introducerea codului de verificare obinut prin sms
Verificai codul de verificare pe ecran cu codul primit prin intermediul sms. Ateptai pentru a vizualiza mesajul privind confirmarea validitii
Page 28 of 73
Figura 15 Interfaa pentru semnarea facturilor fiscale /facturilor: vizualizarea mesajului de confirmare
Apsai OK pentru a termina procedura semnrii i pentru a se ntoarce n interfaa paginii principale
Page 29 of 73
Figura 16 Profilul Furnizorului. Interfaa Aplicat prima semntura 2) Apsai butonul Semneaz
1) Selectai (bifai) facturile pe care dorii sa semnai
3) nregistrrile semnate vor aprea n profilul furnizorului n map Aplicat a doua semntur
Page 30 of 73
Figura 17 Profilul Furnizorului. Interfaa Aplicat a dou semntura 2) Apsai butonul Trimite la cumprtor
1) Selectai (bifai) facturile pe care dorii sa trimitei la cumprtor
3) nregistrrile trimise vor aprea n profilul furnizorului n map Trimise la cumprtor

Page 31 of 73
5.4 Cum se Vizualizeaz Starea nregistrrii Privind Factura Fiscal /Factura

Pentru a obine informaia privind micrile facturilor fiscale/facturilor n sistem Dvs. putei s folosii funcionalitatea Vizualizai starea cu care este dotat bar de meniu ai mai multor vor fi
liste de nregistrri. Datele cu privire la modificrile statului facturii fiscale/facturii vizualizate cu ajutorul fisei (formularului electronic) care va ap rea pe ecranul Dvs. Pentru a vizualiza fisa cu modificarea strii facturii/Facturii efectuai paii urmtori:
1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul n lista crui se afl nregistrarea facturii/Facturii , pentru care dorii s deschidei fisa de urmrire. 3. Selectai nregistrarea n list (un clic pe nregistrare pentru selecie). n bar de meniu al listei apsai n plus -> Vizualizai starea (vezi Figura 18)
4. Pe ecranul Dvs. va fi deschis fisa urmririi strii cu enumerarea tuturor modificrilor n statutul fisei care au avut loc (vezi Figura 19) Figura 18 Vizualizarea strii pentru nregistrarea selectat 2) Apsai n plus Vizualizai starea
1) Selectai nregistrarea din list Figura 19 Fisa urmririi strii facturii/facturii fiscale
Enumerarea modificrilor n stare care au avut loc
Apsai aici pentru a nchide fisa
Page 32 of 73
5.5 Cum se Efectueaz Descrcarea nregistrrilor Privind Facturile Fiscale/Facturile n Fiierele XML
Atunci cnd exist necesitatea de a salva factura fiscal/Factura ntr-un document aparte poate fi utilizat funcionalitatea sistemului Descrcai XML. O astfel de posibilitatea deschide/salveaz
o nregistrarea sau un grup de nregistrri selectate n forma unui document XML. Folosind funcionalitatea dat se poate de efectuat exportul comod i rapid al nregistrrilor privind facturi fiscale/facturi din sistem n documentele XML. Pentru a efectua procedura de descrcare efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul n lista crui se afl
nregistrarea/nregistrrile facturii/facturilor pe care dorii s descrcai n formatul XML. 3. Selectai nregistrarea/nregistrrile n list. n bar de meniu al listei apsai n plus -> Descrcai XML (vezi Figura 20) Not: pentru a efectua selecia nregistrrilor necesare, bifai cmpul checkbox situat la nceputul nregistrrii. 4. n fereastr de dialog care va aprea bifai cmpul checkbox n caz dac dorii s efectuai descrcarea mpreun cu semntura electronic dup ce apsai butonul (vezi Figura 21). 5. n bar cu dialogul de deschidere/salvare care va aprea n partea de jos a interfeei sistemului selectai aciunea potrivit pentru a salva/deschide fiierul XML ( Figura 22): Apsai butonul n caz dac dorii sa vizualizai fiierul descrcat n formatul
XML pe ecranul Dvs. fr salvarea preliminar. Fiierul va fi deschis cu ajutorul redactorului de texte MS Word Apsai butonul n caz dac dorii sa salvai fiierul descrcat pe spaiul al
hard-discului la calculatorul Dvs. Figura 20 Descrcarea nregistrrilor n formatul XML 2) Apsai n plus Descrcai XML
1) Bifai nregistrrile pe care dorii s descrcai
Page 33 of 73
Figura 21 Dialogul de descrcare
Bifai acest cmp dac dorii se efectuai descrcarea mpreun cu semntura electronic Figura 22 Dialogul de salvare a fiierului descrcat
5.6 Cum se Efectueaz Trimiterea Facturii Fiscale/ Facturii la Cumprtor

Dup ce facturile fiscale/facturile au fost emise i semnate de furnizor, procesarea lor continu cu trimiterea lor la agentul economic cumprtor. Pentru a efectua trimiterea facturilor fiscale la cumprtor efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului dup ce trecei n
Aplicat a doua semntur (vezi Figura 5Figura 17).
3. n lista facturilor fiscale/facturilor vizualizat n partea dreapt selectai nregistrrile pe care dorii s trimitei la cumprtor Not: pentru a efectua selecia nregistrrilor necesare, bifai cmpul checkbox situat la nceputul nregistrrii 4. n bar de meniu al listei apsai butonul 5. n formularul de dialog care va aprea confirmai intenia Dvs. i apsai butonul Trimite. nregistrrile selectate vor fi trimise la cumprtor, iar din partea Trimise la cumprtor. Trimite la cumprtor.
furnizorului ele vor putea fi vizualizate n lista
Page 34 of 73
Figura 23 Profilul furnizorului. Interfaa Finisate
Page 35 of 73
5.7 Micarea Facturilor Fiscale/Facturilor la Cumprtor Reflectat la Furnizor

Atunci cnd Furnizorul trimite facturile fiscale/facturile la agentul economic Cumprtor, el ateapt acceptarea i semnarea lor de ctre cumprtor. Facturile acceptate i semnate de cumprtor apar n profilul furnizorului n lista elementului Finisate (vezi Figura 23). Atunci cnd facturile fiscale/facturile se afl n procesul semnrii la cumprtor, furnizorul este la curent privind acest fapt, deoarece astfel de facturi fiscale/facturi se arat n profilul furnizorului n lista elementului Atunci cnd cumprtorul efectueaz La semnarea cumprtorului. facturilor fiscale/ facturilor
respingerea
ntreprinderea-furnizor vizualizeaz lista nregistrrilor respinse n interfaa elementului Respinse n profilul Furnizorului.
5.8 Cum se Efectueaz Anularea Facturilor Fiscale/Facturilor

n unele cazuri agenii economici utilizatori ai sistemului pot ntlni necesitate a de a anula facturile fiscale/facturile create. Anularea nregistrrilor poate fi efectuat doar de agentul economic furnizor, cu alte cuvinte anularea nregistrrilor se execut doar de ntreprinderea care a emis (creat) facturile fiscale/facturile. Pentru a efectua anularea facturilor fiscale/facturilor efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul anulai. 3. Selectai nregistrarea/nregistrrile n list. n bar de meniu al listei apsai n plus -> Anuleaz (vezi Figura 24) Not: pentru a efectua selecia nregistrrilor necesare, bifai cmpul checkbox situat la nceputul nregistrrii. 4. n formularul de anulare care va aprea pe ecranul Dvs. introducei textul care clarific motivul anulrii n cmpul text-box prevzut (vezi Figura 25). Apsai Formularul anulrii va fi nchis, iar nregistrarea facturii fiscale/facturii facturilor Anulate. va fi mutat n lista dup ce trecei n
elementul n lista crui se afl nregistrarea/nregistrrile facturii/facturilor pe care dorii s
Page 36 of 73
Figura 24 Anularea nregistrrilor 2) Apsai n plus Anuleaz
1) Bifai nregistrrile pe care dorii s anulai Figura 25 Formularul de anulare
1) Introducei clarificare, cauza anulrii
2) Apsai Anuleaz factura
5.9 Cum se Efectueaz Anularea Facturilor Fiscale/Facturilor Respinse

Respingerea facturilor fiscale/facturilor se efectueaz de ntreprinderea-cumprtor. Furnizor vizualizeaz astfel de facturi fiscale/facturi n lista elementului Respinse. Facturile
Fiscale/Facturile respinse la rndul lor necesit s fie supuse procesului de anulare, deoarece factura respins presupune anularea ei fizic. Pentru a efectua anularea facturilor fiscale/facturilor respinse efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul elementul Respinse (vezi Figura 26) dup ce trecei n
3. Selectai nregistrarea/nregistrrile n list pe care dorii s anulai. Not: pentru a efectua selecia nregistrrilor necesare, bifai cmpul checkbox situat la nceputul nregistrrii. 4. n bara de meniu al listei apsai butonul Anuleaz
Page 37 of 73
5. n formularul de anulare care va aprea pe ecranul Dvs. introducei textul care clarific motivul anulrii n cmpul text-box prevzut (vezi Figura 25). Apsai Formularul anulrii va fi nchis, iar nregistrarea facturii fiscale/facturilor va fi mutat n lista facturilor Anulate.
5.10 Cum se Efectueaz Redeschiderea Facturilor Fiscale/Facturilor Anulate

Anularea facturilor fiscale/facturilor de obicei se efectueaz n urma unor greeli emise. Ca rezultat factura fiscal/factura anulat necesit de a fi redeschis din nou. Pentru uurarea acestui proces n interfaa elementului Anulate exist posibilitatea de a redeschide orice
nregistrare pe baza nregistrrii anulate. Factura Fiscal /Factura redeschis va aprea n lista facturilor noi, iar factura anulat pe baza creia a fost efectuat redeschiderea va rmne n lista facturilor anulate. Pentru a efectua redeschiderea facturii fiscale fiscale/facturilor anulate efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului Anulate (vezi Figura 27) dup ce trecei n
3. Selectai nregistrarea pe baza creia dorii s efectuai redeschiderea (un click pe nregistrare din list sau bif la nceputul nregistrrii pentru selecie). 4. n bar de meniu al listei apsai butonul Respinge pe baza facturii anulate.
5. n formularul facturii/Facturii care va fi deschis (vezi Figura 11) verificai datele, corectai greelile, introducei modificrile necesare. 6. Apsai butonul . Factura fiscal/factura redeschis va aprea n lista
Facturi noi. Factura fiscal/factura anulat va rmne n lista facturilor anulate.
Page 38 of 73
Figura 26 Profilul furnizorului. Interfaa Respinse 2) Apsai butonul Anuleaz
1) Selectai (bifai) facturile pe care dorii sa anulai
3) nregistrrile anulate vor aprea n profilul furnizorului n lista Anulate
Page 39 of 73
Figura 27 Profilul furnizorului. Interfaa Anulate 2) Apsai acest buton pentru a redeschide factura/foaie de nsoire
1) Selectai (bifai) factura pe baza creia dorii sa efectuai redeschiderea 3) Factura/foaie de nsoire redeschis va aprea n lista facturilor noi
Page 40 of 73
5.11 Cum se Efectueaz Crearea Facturilor Fiscale/Facturilor prin Intermediul Funcionalitii ncarc XML
n afar de metod simpl de creare a facturilor fiscale/facturilor , descris n paragrafele 5.1 i 5.2, facturile fiscale/facturile pot fi ncrcate/importate, adic create, n sistem prin intermediul funcionalitii Import XML. Utiliznd aceast metod de creare, facturile fiscale/facturile intr
n sistem n forma unor fiiere XML dup ce snt disponibile pentru prelucrarea lor ulterioar n interfaa elementului Facturi noi. Import
Deci, pentru a crea o factur sau un grup de facturi prin intermediul funcionalitii XML efectuai paii urmtori:
1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului Fiierele XML (vezi Figura 31) Import XML dup ce trecei n
3. n bar de meniu al listei vizualizate n partea dreapt apsai butonul
4. n dialogul de ncrcare care va aprea apsai butonul Attach file(vezi Figura 28) 5. n dialogul nou apsai butonul Choose file from the disk pentru a alege fiierul cu facturi fiscale/facturi n format XML de pe calculatorul Dvs. (vezi Figura 29) 6. Denumirea fiierul XML ncrcat va aprea n fereastra dialogului de ncrcat (vezi Figura 30) Not: n caz dac dorii s ncrcai un alt fiier n schimbul fiierului ncrcat, folosii butonul Attach file nc odat (vezi Figura 30) 7. Apsai butonul formularul cu dialogul de ncrcare. Fiierul ncrcat va aprea n lista interfeei corespunztoare vor aprea n lista interfeei Fiierele XML. Iar facturile fiscale/facturile Facturi noi (vezi Figura 5). Pentru a vizualiza Facturi pentru a salva modificri efectuare i pentru a nchide
facturile fiscale/facturile care se refer la fiierul anumit, n filtrul de cutare al listei
noi desfurai cmpul drop-down, alegei denumirea fiierului care v intereseaz i apsai butonul Facturile din fiierul selectat vor fi reflectate n list
2) Apsai pentru a reflecta facturile n list 1) Selectai denumirea fiierului

Figura 28 Dialogul de ncrcare fiierelor XML (primul pas) Apsai aici pentru a ncrca fiierul XML cu facturi fiscale/facturi
Figura 29 Dialogul de ncrcare fiierelor XML (al doilea pas) Apsai aici pentru a selecta fiierul XML de pe calculatorul Dvs.
Figura 30 Dialogul de ncrcare fiierelor XML (al treilea pas) Mesajul informativ privind ncrcarea reuit a fiierului
n cazul dac dorii s ncrcai un alt fiier folosii acest buton
Apsai pentru a salva datele i a nchide formularul
Page 42 of 73
Figura 31 Profilul furnizorului. Interfaa Fiierele XML 2) Apsai acest buton pentru a redeschide factura fiscal/factura
Indicatorul Starea curent reflect dac fisierul este deja ncrcat/importat sau se afl n procesul asteptrii importrii Indicatorul Total documente reflect numr total de documente din fiier
Page 43 of 73
5.12 Ce Reprezint Arhiva nregistrrilor Privind Facturi Fiscale/Facturi

Dup parcurgerea unei perioade de timp stabilite facturile fiscale/facturile cu statut Finisat se mut din lista nregistrrilor Arhiv. n arhiv pot fi gsite toate facturile fiscale/facturile din perioadele de gestiune precedente, care au trecut cu succes toate etapele de prelucrare i au cptat statutul Finisat. Prin intermediul acestei interfee se poate de gsit o factura fiscal/ factura anumit a agentului economic-furnizor, de vizualizat coninutul ei n form, de obinut datele comparative privind numrul facturilor fiscale/facturilor nregistrate pe o perioad stabilit. Finisate din cadrul profilului furnizorului n lista interfeei
Page 44 of 73
6 Cumprtor: Etapele Procesrii Facturilor Fiscale i Facturilor la Cumprtor

Agentul economic, care acioneaz n tranzacie comercial n calitate de cumprtor, reprezint a dou latur principal a tranzaciei, care este responsabil pentru acceptarea bunurilor/serviciilor aprovizionate de furnizor, semnarea facturilor fiscale/facturilor , emise de furnizor, sau respingerea acestor documente din anumite cauze, care se indic n mod neaprat. n dependent de faptul emiterii deciziei cu privire la facturi fiscale/facturi din partea cumprtorului (acceptarea sau respingerea) tranzacia economic va fi considerat finisat sau anulat/respins. n cadrul acestui capitol vor fi descris succesiunea aciunilor principale pe care cumprtorul poate produce n sistemul E-Factura.
6.1 Cum se Efectueaz Acceptarea Facturilor Fiscale/Facturilor din Partea Cumprtorului

Facturile Fiscale/Facturile emise de furnizor, dup semnarea i trimiterea lor la cumprtor, apar n profilul de lucru al cumprtorului unde se efectueaz acceptarea prealabil a acestora. Procesul de acceptare nu este unul obligatoriu, i poate fi omis (atunci cnd ntre furnizor i cumprtor exist un grad nalt de ncredere, sau atunci cnd procesul de transmitere bunurilor/serviciilor coincide cu momentul semnrii facturilor fiscale/facturilor , etc.) Pentru a efectua procesul de acceptare, executai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului Pentru acceptare (vezi Figura 33) dup ce trecei n
3. n dialogul de acceptare care va aprea pe ecranul Dvs. confirmai intenia Dvs. de a accepta nregistrrile selectate apsnd butonul (vezi Figura 32)
Dialogul de acceptare va fi nchis, iar nregi strrile acceptate vor trec n lista elementului Pentru semnare Figura 32 Dialogul de acceptare a facturilor fiscale/facturilor
Apsai pentru a confirma intenia Dvs. de a accepta factura/foaia de nsoire

Figura 33 Profilul Cumprtorului. Interfaa Pentru acceptare 2) Apsai acest buton pentru a accepta facturile fiscale/facturile 2) Apsai acest buton pentru a semna facturile fiscale/facturile selectate
1) Selectai (bifai) facturile pe care dorii s acceptai sau semnai 3) Factura fiscal/factura aceptat va aprea n lista facturilor pentru semnare
Page 46 of 73
Figura 34 Profilul Cumprtorului. Interfaa Pentru semnare 2) Apsai acest buton pentru a semna facturile fiscale/facturile selectate
1) Selectai (bifai) facturile pe care dorii s semnai 3) Factura/factura fiscal aceptat va aprea n lista facturilor pentru semnare
Page 47 of 73
6.2 Cum se Efectueaz Semnarea Facturilor Fiscale/Facturilor de Cumprtor

Procesul de semnare a facturilor fiscale/facturilor la cumprtor este unul care urmeaz dup acceptarea lor, sau are loc fr trecerea acceptrii. De asemenea semnarea facturilor de cumprtor poate fi efectuat n momentul n care a fost efectuat transportarea lor de ctre furnizor. n toate cazurile procesul semnrii petrece n mod identic, numai c se execut din interfee diferite: Din interfaa Pentru acceptare n situaia cnd nregistrrile sunt supuse semnrii
fr trecerea prealabil a procesului de acceptare ; Din interfaa Transportare n situaia cnd semnarea nregistrrilor privind
facturi/facturi fiscale se efectueaz dup ce a fost efectuat transportarea bunurilor de ctre furnizor la cumprtor Din interfaa Pentru semnare n situaia cnd nregistrrile au trecut procesul de Pentru acceptare n lista Pentru semnare.
acceptare i s-au mutat din lista
Pentru a efectua semnarea facturilor fiscale/facturilor din partea cumprtorului efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului: Pentru acceptare (vezi Figura 33) n caz dac dorii s semnai o factur fiscal/factura neacceptat Transportare n caz dac dorii s semnai o factura fiscal pentru marf care a trecut procesul de transportare efectuat de furnizor. Pentru semnare (vezi Figura 34) n caz dac dorii s semnai o factur fiscal/factura acceptat 3. n bara de meniu al listei selectate apsai butonul Semneaz dup ce trecei n
Page 48 of 73
5. Vei fi transferai n interfaa pentru semnarea facturilor fiscale/facturilor (vezi Figura 13). Selectai modul n care dorii s efectuai semnarea: prin intermediul numrului de telefon mobil sau; n caz dac posedai de cartela MoldSign, prin intermediul semnturii Dvs. electronice. n caz cnd apelai la semnarea prin intermediul telefonului mobil introducei numrul telefonului mobil Dvs. n caseta propus, dup ce apsai butonul 6. n interfaa nou care va aprea pe ecranul Dvs. verificai codul vizualizat pe ecran cu codul de verificare primit prin intermediul sms (vezi Figura 14). Ateptai pn cnd vei vizualiza mesajul de confirmare (vezi Figura 15) 7. Apsai OK: procedura semnrii va fi terminat, vei fi transferai n interfaa elementului Facturi Noi (profilul Furnizorul) din cadrul locului de lucru Dvs., iar facturile fiscale/facturile semnate de Dvs. n calitate de cumprtor vor fi transferate n lista elementului Finisate. n profilul furnizorului tranzaciei factura fiscal/factura semnat Finisate
de cumprtor de asemenea va putea fi gsit n lista elementului
Not: n unele cazuri procesul semnrii poate s dureze o perioad ore-care de timp (din cauza momentelor tehnice, sau din cauza legturii electronice, sau din cauza procesrii unui volum mare de nregistrri). n astfel de situaii facturile semnate vor fi transferate n cadrul profilului cumprtorului n lista elementu lui aprea n lista Finisate n mod automat. n procesul semnrii, i vor
6.3 Cum se Efectueaz Respingerea Facturilor Fiscale/Facturilor de Cumprtor

n afar de acceptarea i semnarea, facturile fiscale/facturile primite de la Furnizor, pot fi supuse procesului de respingere. Agentul Economic Cumprtor este mputernicit s resping facturile fiscale n cazuri cnd marfa primit/serviciile prestate nu corespund unor cerine determinate n prealabil, sau din cauza altor motive evidente. Respingerea facturilor fiscale/facturilor poate fi efectuat att n momentul primirii lor de la Furnizor att i dup efectuarea acceptrii. n ambele cazuri procesul acceptrii se petrece n mod identic, numai c se execut din interfee diferite: Din interfaa Pentru acceptare n situaia cnd nregistrrile sunt supuse
respingerii fr trecerea prealabil a procesului de acceptare; Din interfaa Pentru semnare n situaia cnd nregistrrile au trecut procesul de Pentru acceptare n lista Pentru semnare.
acceptare i s-au mutat din lista
Pentru a efectua respingerea facturilor fiscale/facturilor din partea cumprtorului efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1))
Page 49 of 73
2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului:
dup ce trecei n
Pentru acceptare (vezi Figura 33) n caz dac dorii s respingei o factur fiscal/factura neacceptat
Pentru semnare (vezi Figura 34) n caz dac dorii s respingei o factur fiscal/factura acceptat
3. n bara de meniu al listei selectate apsai n plus -> 4. n formularul respingerii care se va deschide
Respinge (vezi Figura 35) indicai cauza respingerii facturii
fiscale/facturii (vezi Figura 36). Apsai butonul Odat cu ce butonul a fost apsat, formularul respingerii va fi nchis, iar nregistrarea facturii/Facturii se va muta n lista elementului Respinse att n cadrul profilul
Cumprtorului, att n cadrul profilul Furnizorului Figura 35 Respingerea facturilor fiscale/facturilor de cumprtor 2) Apsai n plus Respinge
1) Bifai nregistrrile pe care dorii s respingei Figura 36 Formularul de respingere a facturii fiscale/facturii 1)Indicai cauza respingerii n cmpul prevzut pentru acest scop
2) Apsai acest buton pentru a confirma intenia de a respinge nregistrarea selectat
Page 50 of 73
Figura 37 Profilul Cumprtorului. Interfaa Respinse
Page 51 of 73
6.4 Cum se Descarc Forma TVAFACT (Anexa la Declaraia privind TVA)

Profilul cumprtorului n cadrul sistemului E-Factura ofer posibilitatea de a descrca nregistrrile facturilor fiscale/facturilor n formularul TVAFACT forma care servete drept anexa la E-Declaraia privind TVA. Descrcarea facturilor fiscale/facturilor se efectueaz la cumprtor din lista facturilor Finisate.
NOT! Formularul TVAFACT se prezint mpreun cu E-Declaraia privind TVA pentru o perioad de gestiune egal de o lun. De aceea, pentru reflectarea corect a datelor n formular nainte de descrcare se efectueaz n mod neaprat filtrarea lor pentru o lun anumit. Pentru a efectua descrcarea nregistrrilor n formularul TVAFACT efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portal ului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului Finisate (vezi Figura 39). dup ce trecei n
3. Utiliznd filtrul de cutare indicai intervalul de timp, care va coincide cu nceputul i sfritul lunii pentru care dorii s descrcai nregistrrile: nceputul perioadei: selectai prima zi a lunii
Sfritul perioadei: selectai ultima zi a lunii Not: respectarea acestei condiii este una obligatorie. n caz de nerespectare faptului de selectare a lunii formularul TVAFACT va fi considerat ca unul ntocmit incorect fr luarea n considerare perioad de gestiune. 4. Apsai butonul 5. n lista cu rezultatele filtrrii selectai toate nregistrrile: pentru acest scop bifai cmpul n bara cu denumiri ale coloanelor 3) Bifai acest cmp pentru a selecta toate nregistrrile din list
Not: selectarea tuturor nregistrrilor din perioada de gestiune pentru includerea lor n formularul TVAFACT de asemenea reprezint o condiie obligatorie. n caz contrar datele formularului TVAFACT nu vor putea fi considerate ca unele prezentate n mod corect. 6. n bar de meniul al listei apsai butonul .
Page 52 of 73
7. n formularul dialogului de descrcare care va aprea apsai b utonul (vezi Figura 38) Facturile Fiscale/Facturile pentru luna indicat vor fi artate sau salvate pe calculatorul Dvs. (n dependent de aciunea selectat) n formatul XML. n continuare formularul i datele lui obinute n metoda descris mai sus, pot fi utilizate n calitate de anexa la prezentarea Declaraiei Electronice privind TVA. Figura 38 Dialogul de descrcare TVAFACT
Apsai acest buton pentru a efectua descrcarea formularului TVAFACT pentru facturi selectate n formatul XML
Page 53 of 73
Figura 39 Profilul Cumprtorului. Interfaa Finisate
4) Apsai acest buton pentru a efectua descrcarea nregistrrilor n formularul TVAFACT 1) Selectai prima i ultima zi a lunii pentru care dorii s vizualizai formularul TVAFACT
3) Bifai acest cmp pentru a selecta toate nregistrrile din list
2) Apsai acest buton pentru a reflecta n list nregistrrile care corespund criteriului de cutate indicat
Page 54 of 73
7 Transportator: Etapele Procesrii Facturilor Fiscale /Facturilor la Transportator

Transportatorul este agentul economic care efectueaz transportarea bunurilor achiziionate de la furnizor la cumprtor, el fiind a treia latura care particip la tranzacie comercial. Atunci cnd agentul economic particip la tranzacie n calitate de transportator, el se folosete de profilul transportatorului al sistemului E-Factura n care snt pstrate facturile fiscale/facturil e care se refer la agentului economic atunci cnd el ndeplinete rolul de transportator n tranzacie.
7.1 Profilul Transportatorului

Din profilul transportatorului fac parte urmtoarele interfee: Pentru transportare interfaa n care snt afiate facturile fiscale/facturile care ateapt s fie semnate de Transportator. Transportare interfaa n care se reflect facturile/facturile fiscale semnate de transportator si a cror marf se afl n drum de la Furnizor la Transportator Executate aici se arat lista facturilor fiscale/facturilor semnate de Transportator si acceptate de Cumprtor Respinse lista facturilor fiscale/facturilor respinse de agenii economici care au participat la tranzaciile comerciale ale Transportatorului n calitate de Cumprtori Anulate lista facturilor fiscale/facturilor ale Transportatorului anulate de agenii economici participani la tranzacii comerciale n calitate de Furnizori
7.2 Cum se Efectueaz Semnarea Facturilor Fiscale/Facturilor la Transportator

Agentul economic Transportor rspunde de semnarea facturilor fiscale/facturilor la rnd cu ali participai ai tranzaciei. Semnarea facturilor fiscale/facturilor de Transportator se efectueaz n acelai mod precum i semnarea la furnizor i cumprtor i nu are particulariti n petrecerea ei. Deci, pentru a efectua procedura semnrii facturilor fiscale/facturilor la transportator efectuai paii urmtori: 1. Accesai pagina principal al portalului E-Factura n calitate de agentul economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Din profilul paginii principale selectai elementul interfaa elementului Pentru transportare (vezi Figura 40). dup ce trecei n
3. n lista facturilor fiscale/facturilor vizualizat n partea dreapt selectai nregistrrile pe care dorii s semnai
Page 55 of 73
Not: pentru a efectua selecia nregistrrilor necesare, bifai cmpul checkbox situat la nceputul nregistrrii 2) Apsai butonul Semneaz
1) Bifai nregistrrile pe care dorii s semnai 4. n bar de meniu apsai butonul Semneaz.
6. Vei fi transferai n interfaa pentru semnarea facturilor fiscale/facturilor (vezi Figura 13). Selectai modul n care dorii s efectuai semnarea: prin intermediul numrului de telefon mobil sau, n caz dac posedai de cartela MoldSign, prin intermediul semnturii Dvs. electronice. n caz cnd apelai la semnarea prin intermediul telefonului mobil introducei numrul telefonului mobil Dvs. n caseta propus, dup ce apsai butonul 7. n interfaa nou care va aprea pe ecranul Dvs. verificai codul vizualizat pe ecran cu codul de verificare primit prin intermediul sms (vezi Figura 14). Ateptai pn cnd vei vizualiza mesajul de confirmare (vezi Figura 15) 8. Apsai OK: procedura semnrii va fi terminat, interfaa semnrii va fi nchis, iar nregistrarea facturii/facturii fiscale va fi transferat n lista elementului Transportare.
Atunci, cnd marfa/bunurile transportate vor fi primite de cumprtor si el va semna factura transportatorului, factura corespunztoare va fi transferat n locul de lucru transportatorului din lista elementului Transportare n lista elementului Executate.
Not: n unele cazuri procesul semnrii poate s dureze o perioad ore -care de timp (din cauza momentelor tehnice, sau din cauza legturii electronice, sau din cauza procesrii unui volum mare de nregistrri). n astfel de situaii facturile semnate vor fi transferate n cadrul profilului cumprtorului n lista elementului n procesul semnrii.
Page 56 of 73
Figura 40 Profilul Transportatorului. Interfaa Pentru transportare 2) Apsai butonul Semneaz
1) Bifai nregistrrile pe care dorii s semnai
Page 57 of 73
8 Meniul Setrile. Administrarea Setrilor la Nivel de Agentul Economic

Utilizatorii E-Factura din partea agentului economic au acces la compartimentul setrilor n msura competenei lor. Pentru a efectua operaiunile asupra setrilor n interfaa agenilor economici este prevzut meniul Setrile, care conine un profil vast de elemente pentru setare. Pentru a ajunge n profilul setrilor apsai Figura 42) n meniul orizontal din interfaa agentului
economic. Profilul cu elementele de setare va fi vizualizat n partea stng a ecranului (vezi
8.1 Clasificatori. Interfeele Clasificatorul Meu si Clasificatorul Companiei

Utilizatorii la nivelul agentului economic au dreptul de crea lista clasificatorilor proprii care corespund tipului de activitate cu care agentul economic se ocup si care n cele de urm vor fi folosite la emiterea facturilor/facturilor fiscale. n profilul setrilor clasificatoare se grupeaz n dou liste: Clasificatorul meu reflect lista clasificatoarelor ale utilizatorul din partea agentului economic pe care el a creat de sine stttor Clasificatorul companie reflect lista clasificatoarelor ale agentului economic creat de toi utilizatori al agentului economic.
8.1.1 Cum se Efectueaz Crearea Clasificatorului Nou

Pentru a aduga un clasificator nou la lista clasificatoarelor de bunuri i servicii care deja exist efectuai paii urmtori: 1. Accesai E-Factura n calitate de utilizator al agentului economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Cu ajutorul meniului orizontal trecei n .
3. Din profilul care va aprea din partea stng selectai unul din elemente Clasificatorul meu sau Clasificatorul companiei. 4. n bara de meniu al listei care va fi vizualizat pe ecranul Dvs. din partea dreapt (vezi Figura 42) apsai butonul 5. n formularul care v aprea pe ecranul Dvs. (vezi Figura 41) indicai datele privind clasificatorul nou: titlu, codul, unitatea de msur, tip de ambalaj, mrimea ratei de TVA aplicat pentru bunul sau serviciu. 6. Apsai butonul . Formularul va fi nchis, iar nregistrarea privind
clasificator va aprea n ambele liste: Clasificatorul meu si Clasificatorul companiei Figura 41 Formularul de creare/redactare clasificatoarelor
Page 59 of 73
Figura 42 Profilul Setrile. Interfaa Clasificatorul meu
Page 60 of 73
9 Meniul Mesaje. Vizualizarea Mesajelor din Cadrul Sistemului

Elementele profilului din cadrul meniului Mesaje servesc pentru colectarea i reflectarea tuturor mesajelor care se genereaz n mod automatic la efectuarea aciunilor oare -care de ctre utilizatorii din partea agenilor economici. Mesajele se transmit n mod automat conform abloanelor elaborate de administratorul sistemului. Profilul meniului Mesaje reflect mesajele interne ale sistemului si este compus din urmtoarele elemente: Inbox n lista acestui element se colecteaz toate mesajele pe care utilizatorii din partea agentului economic primesc din partea sistemului la efectuarea unor aciuni de ctre ali utilizatori (ageni economici sau administratori). Outbox n lista acestui element se colecteaz toate mesajele pe care sistemul transmite spre ali utilizatori (ageni economici sau administratori) atunci cnd utilizatorii agentului economic efectueaz aciuni oare-care Pentru a vizualiza elementele din profilul meniului Mesaje efectuai paii urmtori: 1. Accesai E-Factura n calitate de Administrator (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Cu ajutorul meniului orizontal trecei n .
3. Din profilul care va aprea din partea stng selectai unul din elemente Inbox, Outbox, (vezi Figura 44). 4. n lista mesajelor care va aprea pe ecranul Dvs. n partea dreapt efectuai dublu -clic pe nregistrarea mesajului 5. Formularul cu datele detaliate privind mesajul va aprea pe ecranul Dvs. (vezi Figura 43) Nota: formularul mesajului este prezentat n regim numai citire, ceea ce nseamn c mesajele se prezint automat la petrecerea unor aciuni conform abloanelor prestabilite i nu pot fi modificate cu ajutorul meniului Mesaje. Figura 43 Formularul mesajului Outbox
Page 61 of 73
Figura 44 Profilul Mesaje. Interfaa Outbox
Page 62 of 73
10 Meniul Registru Evenimente. Vizualizarea Evenimentelor

Meniul Registru de Evenimente din cadrul locului de lucru al utilizatorilor din partea agenilor economici servete pentru reflectarea evenimentelor care se petrec n sistemul E -Factura i care reflect modificrile petrecute cu facturi/facturi fiscale i modificrile petrecute cu setrile sistemului. Din cadrul profilului al meniului Registru evenimente fac parte urmtoarele elemente: Sistem n lista acestei interfee se reflect evenimentele care au petrecut cu facturi/facturi fiscale (vezi Figura 45) Aplicaie n lista acestei interfee se reflect evenimentel e care au petrecut la schimbarea setrilor sistemului (vezi Figura 46) nregistrrile privind evenimentele apar n listele corespunztoare n mod automat pe baza tipurilor de loguri stabilite de administratorul sistemului Pentru a vizualiza elementele din profilul meniului Registru evenimente efectuai paii urmtori: 1. Accesai E-Factura n calitate de utilizatorul al agentului economic (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. Cu ajutorul meniului orizontal trecei n .
3. Din profilul care va aprea din partea stng selectai unul din elemente Sistem (vezi Figura 45) sau Aplicaie (vezi Figura 46). Lista evenimentelor selectate va fi vizualizat pe ecranul Dvs. Not: nregistrrile evenimentelor nu pot fi deschise n forme de ctre utilizatorii agenilor economici. Listele de evenimente servesc doar pentru urmrirea acestora.
Page 63 of 73
Figura 45 Profilul Registru Evenimente. Interfaa Sistem
Page 64 of 73
Figura 46 Profilul Registru Evenimente. Interfaa Aplicaie
Page 65 of 73
11 Legtura Invers. Urmrirea Incidentelor din Cadrul E-Factura

Pentru a organiza lucrul n cadrul sistemului E-Factura n mod efectiv i pentru a nltura greelile de implementare care pot aprea pe parcursul exploatrii, n sistem este prevzut compartimentul special de urmrire a incidentelor Legtur Invers. Accesul la astfel de compartiment obine fiecare utiliza tor al sistemului. Legtura Invers prevede de asemenea posibilitatea raportrii despre neajunsurile sistemului chiar din interiorul formularelor (formelor). Astfel de raportri (incidente) se acumuleaz ntr -un loc aparte n cadrul sistemului, dup ce pot fi vizualizate i fixate de ctre administratorii sau implementatorii sistemului.
11.1 Cum se Creeaz Incidentul

Pentru a raporta privind un neajuns care sa descoperit pe parcursul utilizrii sistemului efectuai paii urmtori: 1. Accesai sistemul folosind login(ul) i parola Dvs. obinut de la administrator (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)). 2. Din profilul locului de lucru al Dvs. accesai interfaa i formularul necesar. 3. n parte de sus a formularului deschis apsai butonul deschide formularul incidentului (vezi Figura 47) 4. Completai formularul cu datele necesare: Indicai denumirea i descrierea incidentului care va dezvlui esena problemei Selectai Caracterul incidentului, Prioritatea n care incidentul trebuie s fie rezolvat (joas, medie, nalt), Categoria la care dorii s atribuii incidentul Apsai butonul pentru a selecta de pe calculatorul Dvs. i pentru a ataa (vezi Figura 47). Aceasta va
fiierul cu vizualizarea grafic a problemei fcut n prealabil. Imaginea fiierului va aprea n spaiul cmpului Screenshot de pe formular. Not: luai n considerare c cmpurile marcate cu culoarea roie snt cmpuri de completarea obligatorie. n caz dac cmpul rmne necompletat sistemul nu va permite de efectuat salvarea de succes a datelor in formular. 5. Apsai butonul pentru a salva incidentul i pentru a nchide formularul. Prezentate din cadrul profilului
nregistrarea incidentului va fi trimis n lista interfeei Legtura Invers.
Page 66 of 73
Figura 47 Formularul Incidentului creat din formularul sistemului Apsai aici pentru a deschide formularul incidentului i pentru a raporta despre un neajuns descoperit n formular Apsai aici pentru a selecta caracterul incidentului Introducei denumirea incidentului Introducei descrierea incidentului
Screenshot (fiierul grafic) ncrcat apare n acest cmp
Formularul Incidentului Formularul din care a fost iniiat (creat) Incidentului
Apsai aici pentru a ncrca screenshot (fiierul grafic) care demonstreaz problema aprut
11.2 Cum se Creeaz Incidentul din Profilul Legtura Invers

n afar posibilitii crerii incidentelor din formularele sistemului, incidentele de asemenea pot fi create direct din profilul legturii inverse. Pentru a crea un incident din profilul legturii inverse efectuai paii urmtori: 1. Accesai sistemul folosind login(ul) i parola Dvs. obinut de la administrator (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)). 2. n locul de lucru Dvs. folosii link(ul) situat n partea dreapt de sus ai
ecranului pentru a trece n profilul Legturii inverse (vezi Figura 50) 3. n profilul Legturii inverse trecei n interfaa elementului Prezentate (vezi Figura 50).
4. n bar de meniu al listei care va fi vizualizat din partea dreapt a ecranului apsai butonul
Page 67 of 73
5. n formularul incidentului care va fi vizualizat pe ecranul Dvs. (vezi Figura 48, Figura 49) aprovizionai cmpurile cu informaii corespunztoare privind incidentul: n pagina General (vezi Figura 48) indicai denumirea incidentului n cmpul Request, introducei descrierea clar a incidentului pentru a dezvlui esena problemei, selectai tipul incidentului Figura 48 Formularul incidentului creat din profilul legturii inverse. Pagina General
Trecei n pagina Ataamente (vezi Figura 49). Apsai
pentru a ataa
fiierul cu vizualizarea grafic a problemei, efectuat n prealabil. n caz dac dori s adugai mai multe fiiere grafice apsai butonul atarii fiierului Figura 49 Formularul incidentului creat din profilul legturii inverse. Pagina Ataamente si repetai procedura
Apsai aici pentru a ncrca screenshot (fiierul grafic) care demonstreaz problema aprut Apsai aici pentru a aduga un nou rnd de ataare fiierului nou
4. Apsai butonul aprea n lista interfeei
. Formularul va fi nchis iar nregistrarea incidentului va Prezentate
Page 68 of 73
11.3 Tipurile i Caracterul Incidentelor

La crearea incidentului este important de clasificat corect problema aprut, adic de indicat corect caracterul (tipul) incidentului. Tipul incidentului se selecteaz din lista drop-down
corespunztoare de pe formularul incidentului Deci, incidentele pot purta urmtorul caracter: Bug (Eroare) cazul incidentului descrie o eroare funcional descoperit de utilizatorul sistemului Need support (Necesit suportul) cazul incidentului descrie o situaie care necesit un suport din partea administratorului sau elaboratorilor sistemului Enhancement (mbuntire/Ameliorare) cazul incidentului descrie o rugminte de mbuntire a funcionrii sau organizrii sistemului Feature Request (Cerere particular) cazul incidentului descrie o cerere special sau deosebit cu privire la funcionarea sau organizarea sistemului Misconfiguration (Configurarea greit) cazul incidentului descrie o situaie n care oare-care compartiment al sistemului (o form, un cmp, etc.) are configurare greit Change request (Cerere de modificare) cazul incidentului cuprinde o cerere de introducerea modificrilor n funcionalitatea sistemului Requirement (Cerin) cazul incidentului descrie o cerin (o condiie sau posibilitate precizat) necesar pentru rezolvarea problemei, atingerea scopului sau asigurarea conformitii cu un standard, specificaia, etc.
11.4 Vizualizarea Incidentelor. Meniul Legtura Invers

Odat cu ce incidentul a fost creat, el devine accesibil pentru vizualizarea i rezolvarea lui. Not: Toi utilizatorii sistemului au acces la lista tuturor incidentelor trimise. Utilizatorul din partea agentului economic poate vizualiza incidentele si redacta/anula acele incidente care au fost deschise/create de utilizatorul nsui. Rezolvarea incidentelor (schimbarea statului/strii incidentului) poate fi efectuat doar de utilizatorii cu drept de administrare. Pentru a vizualiza incidentele raportate d e ctre utilizatorii sistemului efectuai paii urmtori: 1. Accesai E-Factura utiliznd numele utilizatorului si parola Dvs. (trecei procedura de autentificare (vezi paragraful 3.1.1)) 2. n locul de lucru Dvs. folosii link(ul) ecranului. 3. Vei fi deplasai n profilul legturii inverse cu mai multe elemente. 4. Selectai elementul necesar din profil pentru a vizualiza lista cu incidente corespunztoare:
situat n partea dreapt de sus ai
Prezentate interfaa acestui element conine lista cu incidente care au fost raportate (prezentate) ns asupra crora nc nu a fost nceput lucrul de nlturare (corectare) Important n aceast interfa snt stocate incidentele prezentate de utilizatori cu un grad nalt de prioritate Redeschis cuprinde lista incidentelor rezolvate dar care au fost redeschise din motive anumite n derulare conine lista incidentelor care se afl n proces de rezolvare Pregtite pentru testare cuprinde lista incidentelor fixare care pot fi supuse testrii n ateptare conine lista incidentelor asupra crora a fost nceput lucrul de rezolvare ns din anumite motive la momentul actual acest lucru nu se efectueaz (adic a fost ntrerupt) Anulate conine lista incidentelor care din anumite motive au fost anulate, adic nu au fost acceptate pentru corectare Rezolvate conine lista incidentelor care au fost rezolvate i testate, adic acelea care pot fi considerate rezolvate n mod complet Toate defectele de programare conine lista tuturor incidentelor care snt prezentate n listele de mai sus 5. Din lista elementului selectat efectuai dublu-clic pe nregistrarea incidentului care v intereseaz. Vei fi transferai n formularul de vizualizare i redactare a incidentului 6. Vizualizai coninutul incidentului. nchidei formularul.
Page 70 of 73
Figura 50 Profilul Legtura invers. Interfaa Prezentate Folosii acest buton din bar de meniu al listei cu incidente pentru a crea incidentului direct din profilul legturii inverse Apsai aici pentru a vizualiza profilul incidentelor
Page 71 of 73
12 Lista Figurilor
Figura 1 Schema etapelor de procesare a facturilor fiscale/facturilor n sistemul Moldova E-Factura ....................................................................................................................................... 6 Figura 2 Formularul de autentificare de pe portalul serviciilor fiscale electronice ........................ 8 Figura 3 Bara Servicii Oferite din cadrul portalului serviciilor fiscale electronice ....................... 8 Figura 4 Pagina principal a portalului serviciilor fiscale electron ice cu formularul de autentificare ..................................................................................................................................... 10 Figura 5 Pagina Principal al E-Factura. Elementul Facturi Noi ............................................ 11 Figura 6 Profilul minimizat i desfurat ............................................................................. 12 Figura 7 Lista cu date i elementele ei ................................................................................ 13 Figura 8 Exemplul sortrii nregistrrilor ............................................................................. 14 Figura 9 Sortarea n ordine descresctoare i cresctoare a nregistrrilor din list .................. 14 Figura 10 Exemplul sortrii avansate a nregistrrilor dup cteva coloane ............................. 14 Figura 11 Formularul facturii fiscale ................................................................................... 21 Figura 12 Formularul crerii Facturii................................................................................... 23 Figura 13 Interfaa pentru semnarea facturilor fiscale/facturilor: selectarea modalitii de semnare ......................................................................................................................... 27 Figura 14 Interfaa pentru semnarea facturilor fiscale/facturilor: introducerea codului de verificare obinut prin sms .............................................................................................................. 28 Figura 15 Interfaa pentru semnarea facturilor fiscale/facturilor: vizualizarea mesajului de confirmare ...................................................................................................................... 29 Figura 16 Profilul Furnizorului. Interfaa Aplicat prima semntura ...................................... 30 Figura 17 Profilul Furnizorului. Interfaa Aplicat a dou semntura .................................... 31 Figura 18 Vizualizarea strii pentru nregistrarea selectat .................................................... 32 Figura 19 Fisa urmririi strii facturii/facturii fiscale ............................................................. 32 Figura 20 Descrcarea nregistrrilor n formatul XML .......................................................... 33 Figura 21 Dialogul de descrcare ....................................................................................... 34 Figura 22 Dialogul de salvare a fiierului descrcat .............................................................. 34 Figura 23 Profilul furnizorului. Interfaa Finisate ................................................................ 35 Figura 24 Anularea nregistrrilor ...................................................................................... 37 Figura 25 Formularul de anulare ........................................................................................ 37 Figura 26 Profilul furnizorului. Interfaa Respinse .............................................................. 39 Figura 27 Profilul furnizorului. Interfaa Anulate ................................................................ 40 Figura 28 Dialogul de ncrcare fiierelor XML (primul pas) ................................................... 42 Figura 29 Dialogul de ncrcare fiierelor XML (al doilea pas) ................................................ 42 Figura 30 Dialogul de ncrcare fiierelor XML (a l treilea pas) ................................................ 42 Figura 31 Profilul furnizorului. Interfaa Fiierele XML ........................................................ 43 Figura 32 Dialogul de acceptare a facturilor fiscale/facturilor ................................................. 45 Figura 33 Profilul Cumprtorului. Interfaa Pentru acceptare ............................................. 46 Figura 34 Profilul Cumprtorului. Interfaa Pentru semnare .............................................. 47 Figura 35 Respingerea facturilor fiscale/facturilor de cumprtor ........................................... 50 Figura 36 Formularul de respingere a facturii fiscale/facturii.................................................. 50 Figura 37 Profilul Cumprtorului. Interfaa Respinse ........................................................ 51 Figura 38 Dialogul de descrcare TVAFAC T ......................................................................... 53 Figura 39 Profilul Cumprtorului. Interfaa Finisate .......................................................... 54 Figura 40 Profilul Transportatorului. Interfaa Pentru transportare ....................................... 57 Figura 41 Formularul de creare/redactare clasificatoarelor .................................................... 58 Figura 42 Profilul Setrile. Interfaa Clasificatorul meu .................................................... 60 Figura 43 Formularul mesajului Outbox ........................................................................... 61
Page 72 of 73
Figura 44 Profilul Mesaje. Interfaa Outbox .................................................................... 62 Figura 45 Profilul Registru Evenimente. Interfaa Sistem ................................................. 64 Figura 46 Profilul Registru Evenimente. Interfaa Aplicaie ............................................... 65 Figura 47 Formularul Incidentului creat din formularul sistemului .......................................... 67 Figura 48 Formularul incidentului creat din profilul legturii inverse. Pagina General.............. 68 Figura 49 Formularul incidentului creat din profilul legturii inverse. Pagina Ataamente ........ 68 Figura 50 Profilul Legtura invers. Interfaa Prezentate ................................................. 71
Page 73 of 73

E-Factura Manual de Operare v3 0

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

E-Factura Manual de Operare v3 0

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Moldova E-Factura (Factura Electronic)

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

FURNIZOR: ETAPELE PROCESRII FACTURILOR FISCALE I FACTURILOR LA

CUMPRTOR: ETAPELE PROCESRII FACTURILOR FISCALE I FACTURILOR LA

6.1 6.2 6.3 6.4 7

TRANSPORTATOR: ETAPELE PROCESRII FACTURILOR FISCALE /FACTURILOR LA

MENIUL SETRILE. ADMINISTRAREA SETRILOR LA NIVEL DE AGENTUL

8.1.1 9 10 11 11.1 11.2 11.3 11.4 12

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

1 Despre Sistemul Moldova E-Factura

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

Denumirea etapei de procesare

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

2 Cui se Adreseaz Acest Manual

3 Gestionarea Contentului E-Factura

3.1 Procedura de Autentificare/Deconectare (Login/Logout)

3.1.1 Cum se Efectueaz Operaiunea de Autentificare (Login)

1) Folosii indicatorii de navigare pentru a se deplasa spre serviciul fiscal necesar

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

3.1.2 Cum se Efectueaz Operaiunea de Deconectare (Logout)

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

3) Apsai aici pentru a accesa sistemul

Bar de meniu al listei cu date

Filtrul de cutare al listei cu date

4 Interfaa de Administrare. Elementele Interfeei de Administrare

4.1 Ce este profilul?

Apsai aici pentru a desf elementele profilului de gradul mai jos

4.2 Ce este Lista cu Date?

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

4.3 Ce Este Filtrul? Cum se Efectueaz Filtrarea?

Figura 7 Lista cu date i elementele ei

Filtrul de cutare i elementele lui

Bar de meniu al listei

Informaia privind numrul total de nregistrri n list i pe pagin

Indicatorul paginii curente cu sgeile de navigare

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

4.4 Ce Este Sortarea? Cum se Efectueaz Sortarea?

a sortrii. Pentru o demonstrare mai evident se poate de comparat sortare

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

4.5 Ce Este o Form?

4.5.1 Cmpurile i gruparea lor

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

Fereastr de tip LookUp

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

necesare urmrii-v paii: a. Apsai butonul din partea dreapt a cmpului

Apsai aici pentru a trece n formatul selectrii anilor

Apsai aici pentru a alege anul precedent

Apsai aici pentru a alege anul urmtor

Apsai aici pentru a alege luna

Apsai aici pentru a alege 15 ani precedeni

Apsai aici pentru a alege 15 ani urmtori

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

5 Furnizor: Etapele Procesrii Facturilor Fiscale i Facturilor la Furnizor

5.1 Cum se Efectueaz Crearea/Emiterea Facturii Fiscale Electronice

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

Deschide n bar de meniu al

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

Apsai aici pentru a desfura/minimiza detaliile despre cumprtor

Introducei informaii privind bunurile furnizate folosind cmpurile propuse

Pentru a efectua adugarea nregistrrii n list apsai acest buton

Moldova E-Factura Manual de Operare v3.0 Elaborat de ALFA-XP, SRL.

5.2 Cum se Efectueaz Crearea/Emiterea Facturii

nregistrarea facturii va aprea n lista interfeei elementului