ELABORAREA DOCUMENTELOR DE CORESPONDENA

OFICIAL
ELABORAREA MESAJULUI SCRIS
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i
experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie:
s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect razele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
!ecisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i
stilul" ci i orma" structura i mai ales coninutul. #n coninut neadecvat" erorile de
adresare" greelile gramaticale" tonul" impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre
elementele care pot crea o imagine neavorabil att celui care scrie scrisoarea" ct i
irmei pe care o reprezint.
Se cunoate aptul c orice scrisoare ec$ivaleaz cu o %carte de vizit& a celui ce o
expediaz. ' scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr(un
loc unde nu putem participa" s ne apere interesele" atunci cnd din motive obiective nu o
putem ace personal.
)edactarea scrisorilor de aaceri constituie un element esenial n cadrul unei
tranzacii" iar modalitile de realizare a acestora s(au mbuntit i ampliicat de(a
lungul anilor" devenind dup unii autori" aproape o tiin.
*ulte scrisori de aaceri se dicteaz sau se scriu direct" r prea multe pregtiri.
+xperiena ndelungat ace" adesea" inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. ,entru
rspunsurile la scrisorile de rutin" se va nota pe margine sau sub textul expeditorului
indicaiile necesare. ,entru a ctiga timp pot i olosite ca model copiile altor scrisori
trimise.
-u trebuie pierdut din vedere aptul c" datorit te$nicilor de comunicare" pe de o
parte" ct si ampliicrii sc$imburilor la nivel mondial" pe de alt parte" au aprut i
modaliti noi i rapide de transmitere a mesa.elor" dar n ciuda existenei telegraului i a
teleonului" a telexului i teleaxului" scrisorile oiciale continu s(i pstreze locul i
importana lor.
/n apt" abstracie cnd de costul ridicat al mi.loacelor moderne de comunicare"
ma.oritatea mesa.elor transmise prin telegra sau teleon" trebuie conirmate n scris; n
plus" c$iar redactarea sau decodiicarea unei telegrame sau a unui telex presupune din
partea expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n te$nicile de
redactare a corespondenei n orma sa clasic.
,entru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie
deosebit" este necesar o pregtire temeinic a acestora.
ETAPELE NTOCMIRII UNEI SCRISORI
+tapele ntocmirii unei scrisori sunt:
01 Stabilirea sco!l!i 2ce dorim cu aceast scrisoare1;
31Doc!"e#tarea const n culegerea inormaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
inormaiile se pot obine prin:
studiul corespondenei de.a existente;
olosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care ac
obiectul mesa.ului respectiv;
olosirea .urnalului sau a agendei.
4ceste inormai nu sunt introduse ca atare n text" ci sunt supuse unui proces de selecie"
modiicare prin operaiile de analiz" sintez etc.
51Siste"ati$area "aterial!l!i de.a cules sub orma unei sc$ie care poate i simpl sau
dezvoltat;
61Scrierea cior#ei. #neori pot i scrise mai multe ciorne pn la obinerea ormei inale.
/n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii 2care constituie cartea de vizit a
textului1 cuprinsului 2care trebuie s se deruleze logic1 i ncheierii 2care sintetizeaz
mesa.ul textului" reprezentnd %ultima impresie& cu care rmne destinatarul1.
71Re%i$!irea &i corectarea ' nu reprezint o etap ormal. 8extul este citit de mai multe
ori din perspectiva ansamblului i pe ragmente mai mari sau mai mici" veriicnd
organizarea textului 2structura" ierar$izarea i adunarea ideilor1" controlnd i corectnd
greelile gramaticale" de punctuaie i stngciile lingvistice.
91Dactilo(ra)ierea : scrierea cu a.utorul calculatorului sau a mainii de scris" apoi
)or"atarea i e*itarea 2scoaterea la imprimant1.
FORMA +RAFIC ,I ESTETIC A SCRISORILOR
4a cum am mai spus orice scrisoare ec$ivaleaz cu o %carte de vizit& a celui
care o expediaz. 4cest apt este de o deosebit importan pentru corespondena de
aaceri" unde mesa.ul scris poate i considerat drept reprezentant al irmei care(l trimite"
un mesager interesat n crearea climatului avorabil pentru buna desurare a unei
tranzacii. !e aceea" are importan nu numai corectitudinea redactrii textului" ci i
prezentarea lui din punct de vedere graic i estetic. ;olosirea pe scar tot mai larg a
calculatorului determin uneori pericolul ca orma s predomine asupra coninutului.
-oile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de
simple scrisori.
/n ceea ce privete orma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate
urmtoarele cerine:
: plasarea ec$ilibrat a textului dactilograiat pe coala de $rtie n uncie de acesta;
: pstrarea unei margini ixe n partea stng a colii de $rtie 25(5"71;
: alinierea capetelor de rnd n partea dreapt" ct mai uniorm posibil 23(3"71;
,e lng motivaia de ordin estetic" marginile oer cititorului un moment de
respiro. -imic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s
economisim $rtia. !e asemenea" marginile sunt comode pentru destinatar" pentru a putea
ace adnotri sau pentru ndosariere.
: evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului 2pe ct posibil1;
: dispunerea textului n paragrae" lsnd ntre acestea un interval suplimentar a de
rndurile din text" dac scriem la un rnd;
: continuarea textului pe o il nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;
: distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre
pe pagina respectiv" ct i de scopul scrisorii;
: alegerea din multitudinea de onturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. ,entru
corespondena de aaceri se recomand onturi cu mrime de 03(06;
: scrierea cu caractere italice" bol*!it sau subliniere" pentru scoaterea n eviden a unor
cuvinte sau poriuni de text;
: structurarea enumerrilor n mod dierit:
: prin liniue;
< prin puncte de enumerare 2cu aceeai mrime de ont ca i textul1;
0. prin cire;
a1 prin litere mici;
: textul trebuie s ie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor" graicelor" igurilor
2dac este cazul1;
: eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente %anexe& 2liste de preuri" brouri
etc.1 cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraul corespondenei 2n partea stng
.os1;
: evitarea ,.S. 2post(scriptum1 care poate crea destinatarului impresia unei negli.ene din
partea expeditorului.
/n uzana internaional exist dou orme de aran.are a textului n pagin:
: orma bloc : preerat de irmele americane;
: orma dantelat olosit n special de irmele europene" iar ca variante ale lor: orma
semi(bloc i orma bloc modiicat.
n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. /ntre
paragrae se las spaiu dublu a de spaiul dintre rnduri. ,aragraele nu sunt indentate.
n forma dantelat 2numit i orma indentat1" primul rnd al iecrui paragra
nou va i retras cu =(0> intervale de la linia marginal stng" iar rndurile constituind
adresa interioar" ormula de nc$eiere i semntura se vor dactilograia retrase cu 5(6
intervale a de rndul superior.
Forma semi-bloc : textul propriu(zis al scrisorii se dactilograiaz n orma
dantelat" rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga" iar ormula de
nc$eiere i semntura plasate la dreapta" se scriu n orma bloc.
/n orma bloc modificat textul se dactilograiaz integral n orma bloc" iar data
i rndurile ce constituie ormula de nc$eiere i semntura sunt deplasate la dreapta.
-ici una din ormele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ" iecare
irm i poate alege orma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
;ormele de prezentare graic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de
evideniere i diereniere a ideilor principale de alte idei" olosesc la separarea clar a
unor idei de altele i" n general" a.ut ca textul s ie neles cu uurin de ctre cel
cruia i este destinat. /n acest sens" la prezentarea textelor se utilizeaz :
: orme speciice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers
2ordine" decizii" rapoarte etc1;
: orme comune de evideniere a corespondenei.
Forme specifice de prezentare.
?a actele i documentele cu ntindere mare" cu coninut bogat i variat" se
olosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole" avnd titluri i subtitluri distincte;
olosirea paragraelor" a citatelor" a ""trimiterilor& cu note de trimitere" prezentarea
bibliograiilor.
mprirea textului n capitole i subcapitole. /n cazul unui text cu ntindere mare"
n care sunt prezentate mai multe idei" se mparte textul n capitole i acestea n
subcapitole.
Capitolele si subcapitolele au titluri" respectiv subtitluri" indexate cu cire sau litere.
8itlurile i subtitlurile rezum ntr(un cuvnd" propoziie sau raz scurt" coninutul
poriunii de text ce urmeaz. 8itlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea
textului" ceea ce ace ca olosirea lor s ie recvent indicat.
8itlurile i subtitlurile aerente capitolelor trebuie s ie" de asemenea" ec$ilibrate" cele de
aceeai importan s ie prezentate n acelai el" dierenierea realizndu(se c$iar r
indici.
Folosirea paragrafelor. ,aragraele sunt pri de text desprite printr(un alineat
nou. ,rimul cuvnt al paragraului se scrie la o distan oarecare : spre dreapta : de
marginea stng a textului.
Folosirea citatelor. #neori" n cadrul textelor" se ace apel la reproducerea unei
pri de text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin olosirea
g$ilimelelor. 4cestea se amplaseaz ie la nceputul i sritul textului reprodus" ie la
nceputul iecrui rnd al citatului. ,entru un citat reprodus n cuprinsul textului se
olosete prima soluie" iar cnd citatul se d ca alineat separat" se olosete" n general" a
doua soluie.
Citatele trebuie s ie oarte exacte. )eerinele la citate se plaseaz ie la sritul
citatului" ie ca o ""trimitere& la o not n subsolul paginii. !e obicei" ""trimiterea& se
olosete cnd reerina la citat trebuie s ie detaliat" adic s indice sursa: autorul"
lucrara" editura" iar n unele cazuri" c$iar alineatul din care s(a citat. /n cazul cnd din
citatul olosit" o parte din text poate lipsi : neiind util scopului citrii" atunci n locul
textului din citat care nu se olosete" se introduce un numr de puncte.
Forme comune de evideniere
Sublinierea const n trasarea sub cuvintele" razele sau prile de text ce trebuie
evideniate" a unor linii. 4buzul de sublinieri nu este recomandat" deoarece ace s se
piard eectul de evideniere i deci trebuie evitat. Se subliniaz cteva cuvine" o raz" o
porine de text.
Folosirea majusculelor constituie o orm pregnant de evideniere. Const n scrierea
prii ce trebuie evideniat" cu litere mari.
Spaierea literelor const n scrierea cuvintelor textului ce urmeaz a i evideniat"
lsndu(se ntre litere spaii mai mari dect cele normale.
Amplasarea unei frae n centrul paginii const n scrierea razei respective la un numr
convenabil de spaii ndeprtate de marginile textului.
!etragerea unei pri din text de la marginea textului este olosit mai ales la enumerri"
pentru c n acest el toate punctele pot i evideniate. ?a aran.area n pagin cu retrageri
este obligatoriu ca toate punctele enumerrii" avnd aceeai valoare" s nceap din punct
de vedere gramatical cu aceeai parte de cuvnt" ie printr(un verb" ie printr(un
substantiv etc.
Aranjarea n acolad const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni" pronind de la
general ctre particular" cu a.utorul semnelor de parantez grupate n acolade.
Aranjarea n scheme const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue" legate
ntre ele prin linii. Ca i la acolade" se pornete de la general la particular" de la ansamblu
spre detaliu.
!e asemenea" un rol important pentru impresia scrisorii l are $rtia i plicul. ,entru
scrisorile oiciale se olosesc coli de $rtie cu dimensiuni standardizate 46. Cel mai des
este olosit $rtia de culoare alb 2se mai olosete i cea colorat mai mult pentru copii
i numai n interiorul irmei1. ,aleta de sortimente de $rtie se ntinde de la $rtia simpl"
reciclabil pn la $rtia satinat" marmorat sau lucrat manual. ?a alegerea $rtiei
trebuie s inem seama" de exemplu" c $rtia lucioas este oarte greu ncrcat de multe
aparate i se a.unge de multe ori s se bloc$eze n aparat; acelai lucru este valabil i
pentru greutatea $rtiei. #nele imprimante" n special cele cu laser ncarc numai $rtia
pn la 0>> gr. !e asemenea" ,ota )omn percepe tax pentru greutatea scrisorii.
)espectarea anumitor poziii pe $rtia de coresponden este" n unele cazuri" mai mult
dect necesar" n uncie de aceasta se orienteaz poziia erestrei n cazul plicului cu
ereastr.
Plicul
,licul olosit pentru expedierea corespondenei trebuie s ie conecionat dintr(o
$rtie de calitate" iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil" ca s
aciliteze identiicarea destinatarului.
+xist mai multe tipuri de plicuri:
: plicuri standard de coresponden : plicuri adaptate pentru coli 46 mpturite n dou;
: plicuri de cabinet : plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;
: plicuri dosar : pentru coli 46 nempturite.
,licurile sunt dierite ca mrime" greutate i culoare. #nele au sigla irmei 2instituiei1
imprimate : cele mai utilizate sunt tipurile cu %ereastr& prin care se vede numele i
adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. ,e plic se ac urmtoarele meniuni:
: adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. 4ceasta trebuie s ie complet
2numele persoanei i@sau al irmei" strada" localitatea" codul potal" eventual ara" 2atunci
cnd corespondena se expediaz n alte ri1. ,ot exista ca i n scrisoare" indicaii de
transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. +x: %/n
ateniaAA.&;
:adresa expeditorului : poate i plasat n colul din stnga sus sau pe verso. #nele irme
expeditoare au de.a antet tiprit pe plic;
: indicaii speciale de atenionare 2se reer la caracterul corespondenei1: personal"
conidenial" urgent etc." care se scriu n colul din stnga sus 2n cazul n care adresa
expeditorului se al pe verso1 sau n stnga .os;
: indicaii pentru pot 2se reer la categoria sau tariul potal" ie la modul de trimitere a
corespondenei1. ,utem ntlni una din meniunile: par(avion" prin curier" recomandat"
post(restant etc. 2acestea sunt scrise ie de expeditor" ie de ctre serviciile potale" la
cererea expeditorului1.
ELEMENTELE COMPONENTE ALE SCRISORII
Conorm uzanelor internaionale scrisoarea oicial are urmtoarea structur:
< antet;
< numrul i data;
< reerinele;
< adresa destinatarului;
< ormula de salut@de adresare;
< obiectul scrisorii;
< coninutul;
< ormula de nc$eiere@de salut;
< semntura;
< anexe.
ANTETUL
/n general" $rtia olosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat"
plasat n partea superioar" pe mi.loc sau n partea stng a paginii. #neori apar
completri ale antetului n subsolul paginii. /n lipsa unui antet tiprit acesta este
dactilograiat.
;orma i graica antetelor este extrem de variat" dar el trebuie s ie simplu i cu aspect
plcut" r elemente ornamentale inutile" ndeplinind" pe lng uncia de identificare i
inormare i pe cea de publicitate.
4ntetul cuprinde:
: elementul graic 2sigla sau logo(ul. -umai pentru antetele instituiilor centrale de stat"
sunt olosite n antet tricolorul i stema rii.1;
: denumirea societii;
: orma sa .uridic;
: adresa i sediul central 2se indic strada" numrul" localitatea" codul potal" ara1;
: numrul de nregistrare la )egistrul Comerului;
: codul iscal;
: contul bancar i banca unde societatea are desc$is contul respectiv;
: numrul de teleon" precedat de preixul oraului" eventual i cel al rii 2n cazul
corespondenei cu partenerii strini1;
: numrul de ax;
: e(mail(ul.
' $rtie de coresponden coninnd toate inormaiile de la adres pn la contul bancar
nu este indicat n orice situaie. !e exemplu" pentru corespondena protocolar" pe
invitaii la dineuri i recepii" pentru elicitri" se recomand crearea unui alt model de
antet 2cu numele irmei i eventual numele celui care semneaz1.
!e menionat" aptul c irmele care au relaii de aaceri cu ri din spaiul vorbitor de
limb englez" adresa din antet trebuie s ie aproape identic cu cea care se cere n
)omnia din punct de vedere potal 2este important ca potaul s neleag unde s duc
corespondena1.
,entru toate cazurile n care nu dispunem de $rtie oicial de coresponden 2un cetean
care se adreseaz unei autoriti publice1" obiceiul este de a aduga inormaii privind
autorul scrisorii" titlul i adresa sa" dup semntur" sau scrise sus n partea dreapt -u
trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee: %!omnul& sau %!oamna&.
+xemplu de antet:
S.C. !+SB-C S)?
*i$ai Dravu nr. 3" Ducureti" Sector 0
-r. nregistrare la )egistrul Comerului E@7>=3@0FF0
Cod iscal , 0755730
Cont 76353G9=3 DC)(sector 0
8el@;ax: 356GGGG" e(mail: desingHx.ro
+xemplu de adres internaional a unei irme romneti de export:
B*,+I S)?
Str. ,rieteniei" 67
Ducureti G>>>
)'*J-B4
8elep$one: 2>>6>01 : 96GG56>
;acsimile: 2>>6>01 : GGGGGG7
NUMRUL ,I DATA
-umrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. +le
determin identitatea scrisorii" momentul de la care curg obligaii 2de a rspunde la o
scrisoare" de a executa o lucrare" de a pune n aplicare un ordin etc.1 i st la baza clasrii
numerice i cronologice.
-umrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar ace parte din acesta sau n
dreapta lucrrii" n partea opus antetului" n dreptul rndului al doilea al acestuia.
!enumirea lunii se scrie n litere 233 octombrie 3>>31. ,entru a evita conuziile" trebuie
s inem seama c data se scrie dierit n alte limbi. ;orma britanic este asemntoare
celei romneti: mai nti ziua i apoi luna 209
t$
.anuarK1. /n S#4 i n unele pri ale
4siei se scrie mai nti luna i apoi ziua 2.anuarK 09" 3>>31. *odul standard internaional
este anul" luna" ziua.
!e asemenea" n cazul unor documente" pe lng dat se indic i locul emiterii acestora.
?ocul de emitere se plaseaz naintea datei" data se separ de numele localitii prin
virgul. -umele locului de expediie este" de obicei" numele din antetul tiprit. +xcepie
ac" de exemplu" cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al irmei
care se al n alt ora. /n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data
devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de $rtie sau n acelai rnd cu data"
n partea dreapt. )eerinele sunt incluse n scrisoare n scopul identiicrii cu mai mare
uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. )eerina se noteaz
prin abrevierea %)e.& i include iniialele anga.atului care a redactat scrisoarea 2persoana
care se ocup de problem care ace obiectul scrisorii1" precum i dierite numere de
ordine emise de secretariat sau registratur" numrul de dosar al contractului etc.
+xemplu:
)e.: L-@=33@0.I.3>>3.
+xist uzana includerii n scrisoare nu numai a reerinelor irmei expeditoare" 2our )e1
dar i cele ale irmei destinatare 2Kour )e1 n scopul identiicrii cu uurin a
corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz ie n partea stng a colii de $rtie 2pentru orma bloc1" ie n partea
dreapt 2pentru orma semi(bloc1 i se scrie dup sistemul bloc.
4ceasta cuprinde:
denumirea unitii 2inclusiv biroul" direcia creia i este destinat scrisoare1;
adresa 2localitatea precedat de codul potal" str. i nr." .udeul" sectorul 2pentru
Ducureti1" ara 2pentru strintate1. 4dresa poate i precedat de cuvntul %ctre& 2dup
care nu se pune virgul1.
Cele mai utilizate ormule de adresare sunt:
01 unei persoane din irm sau instituie ne adresm cu numele su complet. -umele va i
precedat de ormula de politee %!omnului&" %!oamnei& precum i de unciile oiciale
sau onoriice ale persoanei respective. +xemplu: !omnului ,roesor *i$ai ,opescu :
!irector 4SB)'* S.4.
31 unui uncionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii" ne adresm denumind uncia acestuia sau serviciul. 4ceast indicaie poate i
scris i la sritul adresei interioare cu dou rnduri mai .os" precedat de cuvintele: %/n
atenia !irectorului Ceneral @ Serviciului Bmport : +xport&;
51 unei instituii" irme" ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.
Bat dou exemple des ntlnite n coresponden:
Do"#!l!i Nicolae Nicesc!- Ma#a(er
SC DISIN+ SRL
,os. Mi/ai Bra%! 01
B!c!re&ti- Ro"2#ia
Sau
S.". #$S$%& S!'
(os. )ihai *ra+u ,-. sector /
*ucureti. !om0nia
n atenia #irectorului &eneral sau
n atenia Ser+iciului 1xport
FORMULA DE SALUT 3 DE ADRESARE4
,lasat de la margine sau de la alineat" ormula de adresare se scrie pe rnd
separat. Cu ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se al mai sus pe scara
ierar$ic" cu att aceast inscripie va i mai evident a de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. !up ormula de salut se
pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din ormula de salut. *odul n care
o exprimm depinde de ormula pe care am olosit(o anterior.
;ormula cea mai uzitat este %!omnule A& sau %!oamn A&" dac destinatarul
exercit o responsabilitate vom aduga: %!omnule primar&" %!omnule director&"
%!omnule *inistru& etc. +xist uncii care cer un alt apelativ" de exemplu %Sire&
sau %*a.estate&.
;ormula de politee cuplat cu titlul unciei nu trebuie urmat i de nume. ,rimarului
unui ora nu i se scrie: %!omnule primar ,opescu&" ci %!omnule primar&; o personalitate
poate acumula mai multe responsabiliti care i coner tot attea titluri" poate deine
dierite grade universitare sau onoriice. Ce vom alegeM ?e vom olosi pe cele care
.ustiic scrisoarea. 4tunci cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o
campanie de inanare pentru un organism de ntra.utorare i corespondena se reer la
acest campanie" titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector" iar destinatarul va
nelege natura textului pe care l va citi.
/ntr(o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierar$ic i care
se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu(zis i %Stimate coleg& 2%!omnule
rector i stimate coleg&1.
4lte ormule olosite %Stimate !omnule A& sau %Stimat !oamn& 2urmate ie de
numele lor" ie de uncie" dup cum ne(am adresat1.
+xist cuvinte a cror orm de eminin este marcat doar prin titluri de politee:
%!oamna *inistru&" %!oamna Eudector&" etc. 2atenie la orma de eminin atunci cnd
trimitem o scrisoare n ;rana sau 4nglia" S#4" politeea ne oblig s ne inormm n
prealabil i s respectm opiunea iecruia1.
!ac ne adresm unei irme sau instituii n general" ormula de salut va i %Stimai
!omni&" %Stimate !oamne& 2pentru irmele despre care se tie c sunt conduse de emei1.
/n corespondena redactat de instituii i irme din S#4 ormula de salut este
%!omnilor&
OBIECTUL SCRISORII
&Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup ormula de adresare" precedat de cuvintele
%)eeritor la A& sau %)e.&" rolul su este de a prezenta succint problema tratat n
scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei.
Bncluderea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate i emis n cazul n care
problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragra al ei.
CONINUTUL SAU TE5TUL PROPRIU67IS AL SCRISORII
)eprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit
atenie.
Cuprinde:
( paragraul de introducere;
( mesa.ul 2sau cuprinsul1;
( nc$eierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr(un spaiu dublu a de
distana dintre rnduri la care este scris textul.
1.$%2!3#4"1!1A
+ste strns legat de obiectul scrisorii la care ace reerire sau pe care l conine"
de exemplu: conirmarea primirii unei corespondene" mruri" documente" ormularea
unui rspuns la o scrisoare anterioar etc.
/n corespondena comercial" introducerea const n ormule tip" dar care nu trebuie s ie
lipsite de politee i de un anumit caracter personal 2n uncie de destinatar1.
+xemple:
01 ,entru scrisorile iniiale
56rin preenta + informm c 778
+ aducem la cunotin c 7
56entru confirmarea dumnea+oastr + comunicm c 78
5A+em plcerea de a + informa c 78
a + aduce la cunotin c 78
5Suntem nc0ntai9bucuroi9fericii s + informm c 78
5%e folosim de acest prilej pentru 78
53biectul scrisorii noastre este:
< s + informm despre 7
< s + anunm 7
< s + a+ertim de 7
< s + atragem atenia n legtur cu 7
31 ,entru scrisorile de rspuns :
5"a rspuns la scrisoare dumnea+oastr nr. 7 din data de 78
5%e-a fcut plcere s primim scrisoarea dumnea+oast din 78
5!eferitor la scrisoarea dumnea+oastr nr. 7 din data de 78
5Folosim acest prilej pentru a + mulumi pentru scrisoarea dumnea+oastr nr. 7 din
data de 78
51 ,entru scrisorile de revenire :
5!e+enim la scrisoarea noastr nr. 7 din data de 78
5ntruc0t nici p0n asti nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. 7.8
;.)1SA<4' ="46!$%S4'>
Conine punctul de vedere al expeditorului a de problemele tratate" de aceea
ideile mesa.ului trebuie exprimate ct mai clar" ntr(o nlnuire logic olosind un
vocabular adecvat i un ton corespunztor. +ste indicat olosirea razelor scurte" iecare
idee distinct cnd obiectul unui paragra separat.
*esa.ul poate s cuprind o motivare i o concluzie. !ac problema cuprins n
scrisoare nu necesit explicaii 2motivarea1" coninutul scrisorii se concretizeaz n c$iar
concluzia acestuia.
+xemplu:
56rin preenta. se mputernicete #omnul 7 pentru contractarea fondului de marf pe
semestrul $$ ? ;@@; i concilierea restanelor n li+rri.8
/n redactarea mesa.ului propriu(zis se poate olosi una din cele dou metode:
N metoda direct : motivare : concluzie
%ntruc0t mrfurile nu corespund calitati+. nu le putem recepiona&
N metoda indirect : concluzie : motivare
%%u putem recepiona mrfurile. ntruc0t nu corespund calitati+&
*etoda indirect este considerat i metoda modern. 4vanta.ul acestei metode
const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii" ceea ce l
determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea 2n cazul scrisorilor de
anga.are1.
!e asemenea" organizarea indirect a mesa.elor este indicat" din punctul de
vedere al stilului 2ton i impact1:
< pentru ma.oritatea scrisorilor neutre 2rspunsul la cereri de inormaii" darea de
instruciuni i explicaii1"
< pentru mesa.ele care conin veti bune 2exemplu: aprobarea unor solicitri" cereri"
anunarea promovrii1"
< pentru mesa.ul care exprim bun voin 2elicitri" aprecieri pozitive" etc.1.
-u este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesa.ul este de convingere sau
conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului 2rspuns neavorabil la
o solicitare sau cerere" reuzarea unei convenii etc.1 .
/n cazul acestor mesa.e negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea
destinatarului pentru vestea negativ. 4legerea metodei se ace n uncie de importana
care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se
olosete metoda direct" iar dac motivarea este simpl se olosete metoda indirect.
3.%"A1$1!1A
/nc$eierea mesa.ului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere
cuprins n mesa.. 4ceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni" a unei
dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul" a mulumirilor
pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme" a unor scuze pentru unele erori
etc.
+xemplu:
5Ateptm cu nerbdare rspunsul dumnea+oastr.8
5B mulumim pentru ncrederea 9sprijinul9confirmarea acordat8
%L rugm s primii@acceptai scuzele noastre&
5#orim s tim care este opinia dumnea+oastr n legtur cu propunerea fcut mai
sus i sperm c aceast regretabil eroare nu +a afecta buna noastr cooperare.8
!e asemenea" tot n aceast parte a scrisorii se poate ace reerire la documentele care se
anexeaz:
%4nexm acestei scrisori AAAA&
FORMULA DE NC8EIERE 9 DE SALUT
Se plaseaz la 3(5 rnduri sub text" naintea semnturii.
,entru scrisorile destinate unor oicialiti nalte" cele mai olosite ormule de salut sunt:
5B rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente8
5B rog s bine+oii a agrea9a accepta9 a primi. expresia sentimentelor mele
distinse9celor mai bune sentimente ale mele.8
!e reinut c" pentru a respecta armonia ntre ormula de adresare 2salut1 i
ormula de nc$eiere" aceasta din urm o reia pe prima" plasnd(o ntre virgule.
5B rog s agreai. #omnule )inistru. expresia naltei mele consideraii.8
5B rog s primii. #omnule 6rocuror. cele mai respectuoase sentimente.8
5B rog s primii. #omnule 6reedinte. omagiul celui mai profund respect.8
5B rog s primii. #omnule Ambasador. 1xcelena Boastr. asigurarea ntregii noastre
stime.8
4lte ormule olosite:
5"u stim8. 5"u respect8 ? ormule olosite cnd destinatarul este necunoscut.
5"u cele mai bune sentimente8 ? ormul mai amiliar" olosit de la egal la egal sau pe
o scar ierar$ic superioar.
5"u sentimente alese8 de la urnizor la client" de la uncionar la patron.
5"u sinceritate8
5Al dumnea+oastr8
5"u cele mai alese g0nduri.8
/ntre parteneri de aaceri care se cunosc oarte bine" aceste ormule de
nc$eiere@salut pot i omise.
/n corespondena protocolar i diplomatic ormula inal de salut este obligatorie.
;ormula inal sau de curtoazie constituie ultimul paragra. +a exprim n puine cuvinte
sentimentele de apreciere sau de deeren ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii" ntruct ea este cea care d
autenticitate scrisorii.
/n general" scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a eului
compartimentului care a emis scrisoarea.
4ran.area semnturii n pagin se ace dactilograiind la 5 rnduri de text uncia
semnatarului" urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura ologra"
apoi se dactilograiaz numele i prenumele celui care va semna.
,TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. /n documentele tipizate se aplic pe locul
marcat cu iniialele ?S.
+lementele ocazionale sunt:
< )eniunea 5anexe8 : apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se
scriu sub numele expeditorului principal" n stnga.
< $niialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga .os" desprite prin linie de
racie 2bar1.