Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Scrisorile de Afaceri
Scrisorile de Afaceri
Scrisorile de afaceri sunt documente redactate conform cerinelor stilului oficialadministrativ. Acest stil constituie o varietate funcional stilistic a limbii romne, fiind
condiionat de factori extralingvistici i conturat de surse ale limbii, selectate i organizate n
raport cu cerinele de baz ale acestei varieti funcionale. Stilul oficial-administrativ deservete
o realitate polivalent. i de aceea are o structur neomogen. n ultimul timp, capt amploare
delimitarea acestui stil, printre celelalte stiluri funcionale ale limbii romne, ca un stil al
comunicrii n sfera economic, juridic i diplomatic, precum i n sfera relaiilor oficiale ntre
diveri parteneri de afaceri i diverse organizaii.
Dup cum se menioneaz n literatura de specialitate [Capitole de stilistic, p. 375-381],
n cadrul stilului oficial-administrativ se disting trei substiluri n funcie de cele trei sfere de
activitate: juridic, diplomatic i administrativ. Se vor deosebi, respectiv, trei substiluri n
cadrul stilului oficial-administrativ: substilul juridic, substilul diplomatic i substilul cancelresc
sau administrativ. La rndul lor, aceste substiluri i organizeaz textul dup genuri i specii.
Acestea se deosebesc printr-un specific de organizare compoziional a materialului de limb,
printr-un principiu constructiv unic. Datorit acestui fapt, unele genuri capt o compoziie i o
exprimare standardizat, ceea ce permite ca ele s circule pe formulare, pe blanchete speciale.
Majoritatea documentelor ce in de stilul oficial-administrativ au pri compoziionale
comune. Pentru documentele diplomatice, de exemplu, sunt specifice urmtoarele pri
componente: formule protocolare introductive i de ncheiere, mesajul propriu-zis, care conine
partea argumentativ i expunerea faptelor. Aceste componente nu sunt specifice numai
documentelor diplomatice. Dup acelai principiu sunt alctuite i scrisorile de afaceri, i diferite
documente administrative. n genere, e de notat c aproape toate documentele oficialadministrative sunt scrise dup un anumit tipar, plan. Acest lucru nlesnete mult constituirea lor.
Cerinele de baz ale stilului oficial-administrativ, impuse tuturor tipurilor de documente,
sunt urmtoarele: exactitatea i accesibilitatea mesajelor, caracterul impersonal, logic i laconic
al exprimrii.
Scrisorile de afaceri in de substilul administrativ care deservete relaiile administrative
i comerciale. Sfera de comunicare a acestui substil sunt afacerile. Principalele documente
redactate conform cerinelor acestui substil sunt: scrisorile comerciale, de afaceri, cererile,
certificatele, demersul, nota explicativ, invitaia, procesul-verbal, raportul de activitate,
documentele necesare pentru angajarea n cmpul muncii, cum ar fi curriculum vitae, scrisoarea
de intenie etc.
n cele ce urmeaz, vom ncerca s descriem particularitile limbajului scrisorilor de
afaceri. Articolul se bazeaz, n mare parte, pe materia predat la cursul Corespondena
economic i comunicarea de afaceri studenilor de la Facultatea de tiine Economice.
Scrisorile de afaceri sunt nite documente care au un scop funcional distinct i o valoare
economic i juridic aparte. Exist cteva tipuri de scrisori comerciale conforme cu situaiile
reale care apar n procesul de comunicare ntre agenii economici. Se cunosc urmtoarele tipuri
de scrisori de afaceri: cererea de ofert, oferta, comanda, confirmarea de comand
caracteristice pentru etapa precontractual i reclamaia i remedierea rspuns la reclamaie,
scrisori de revenire caracteristice pentru etapa postcontractual. ntr-o scrisoare de afaceri,
selectarea i organizarea mijloacelor de limb sunt conforme cu scopul comunicativ al fiecrui
tip de scrisoare n parte, dar pot fi relevate i particulariti comune limbajului corespondenial.
Printre acestea se numr: utilizarea lexicului comun, neutru; prevalarea substantivelor
deverbale, folosirea unor mbinri de cuvinte specifice; terminologie adecvat, lipsa arhaismelor,
regionalismelor i a cuvintelor dialectale, folosirea pe scar larg a cuvintelor mprumutate din
alte limbi, lipsa conotaiei, folosirea unor formule standardizate etc.
Astfel, corespondena de afaceri se deosebete de cea obinuit n sensul c se supune
unor reguli mai stricte. Ea poate servi o prob sau dovad n justiie, ceea ce nu se face n cazul
unor simple scrisori sau convorbiri telefonice. Din cauza aceasta, copiile scrisorilor de afaceri
trebuie pstrate timp de 10 ani n arhiva organizaiei.
Limba n care un om de afaceri discut cu partenerul su este instrumentul principal folosit n
derularea afacerilor. Limbajul afacerilor este foarte complex i stpnirea lui are efect pozitiv
asupra interlocutorului. Fr a vorbi corect limba riscm s nu fim nelei n diferite chestiuni
eseniale att n comunicarea fa n fa, ct i n cea prin intermediul corespondenei.
Stilul corespondenei de afaceri se caracterizeaz prin anumite caliti.
Prima calitate, sau mai bine zis, cerin este ca scrisoarea elaborat s dovedeasc prin ea
nsi profesionalism n domeniul n care se ncadreaz afacerea respectiv.
Simplitatea care se refer la expunerea ideilor ntr-o form simpl, fr expresii greoaie,
ntortocheate, dar trebuie s avem grij s nu exagerm nici n sens invers, adic s folosim
forme ablonarde, seci.
Concizia se refer la faptul ca scrisoarea s conin ct mai multe idei exprimate n ct mai
puine cuvinte. n acest sens se utilizeaz termenii de specialitate si expresii uzuale care s
exprime ideile fr s duneze claritii scrisorii. Concizia este o lege suprem a corespondenei
oficiale ntruct acest tip de scrisori sunt destinate unor oameni de afaceri care de regul sunt
foarte grbii i iau unele decizii din mers. De aceea o scrisoare de afaceri trebuie s fie scurt.
Exactitatea. O scrisoare de afaceri trebuie s fie exact. Inexactitatea, minciuna pot duce
la pierderea ncrederii clientelei. Dac anunai c o marf livrat este de calitate superioar, n
timp ce aceasta este de o alt calitate, fie ea i apropiat de cea superioar, riscai s pierdei
clientela. De aceea este contraindicat enunul: Ca rspuns la ultima dvs. scrisoare, ci trebuie
indicat precis numrul i data scrisorii la care rspundei. Aceasta pentru c s-ar putea ca din
cauza ntrzierilor de la pot clientul respectiv s nu fi primit nc scrisoarea la care se face
referirea. De asemenea, nu trebuie formulat o idee important astfel: Condiiile noastre sunt
aceleai ca i pentru precedentele comenzi, referitoare la acelai articol. Spunnd aa, partenerul
este pus n situaia s caute i s reciteasc scrisorile anterioare, ceea ce l agaseaz, mai ales
dac nu poate gsi repede documentul respectiv. Trebuie s fie repetate condiiile, pentru a nu-l
pune pe partener n situaia s caut e n arhiv scrisoarea precedent. [Vivien, Arne, p.13]
Deferena se refer la modul de exprimare, la tonul folosit care trebuie s fie ct mai
politicos i binevoitor, ct mai amiabil. Chiar dac atitudinea partenerului de afaceri las mult de
dorit, trebuie s ne comportm cu bun-cuviin.
Nu trebuie trimis imediat o scrisoare, dac suntem nc sub efectul nemulumirii. Iat un
exemplu, citat de Dale Carnegie: George Rona a fost mult vreme avocat la Viena, dar (...) s-a
refugiat n Suedia. Era fr bani i avea mare nevoie de un loc de munc. Putnd s vorbeasc i
s scrie n mai multe limbi, a sperat s gseasc un rost de corespondent pentru o firm de export
sau import. Cele mai multe firme i-au rspuns c nu aveau nevoie de asemenea servicii, dar i vor
pstra oferta...i aa mai departe. Totui, una din scrisori primite de George Rona a fost puin
diferit. Scria acolo: Ceea ce i imaginezi tu despre afacerea mea nu este adevrat. Te neli i
eti prost. Nu am nevoie de nici un corespondent. i chiar dac a avea, nu te-a angaja pe tine,
pentru c nu eti n stare s scrii corect nici mcar n suedez. Scrisoarea ta e plin de greeli.
Cnd George Rona a citit aceast scrisoare, s-a nfuriat ca Donald Roiul. Ce zicea suedezul
acesta c nu scrie corect! Pi scrisoarea suedezului era plin de greeli. Aa c Rona a scris o
scrisoare menit s-l fac praf pe omul acela. Apoi s-a oprit i i-a spus: Stai o clip. De unde
tiu eu c omul nu are dreptate? Am studiat eu suedeza, dar nu e limba mea matern, aa c poate
fac greeli de care nu sunt contient. i dac aa e situaia, cu siguran trebuie s studiez mai
mult, dac vreau s capt o slujb. Poate c omul mi-a fcut un serviciu, chiar dac nu asta i-a
fost intenia. Simplul fapt c s-a exprimat n termeni dezagreabili, nu nseamn c i sunt dator.
Aadar, am s-i scriu i am s-i mulumesc pentru ceea ce a fcut. Prin urmare, Rona a rupt
scrisoarea nfierbntat pe care o redactase deja i a scris alta, n care spunea: Ai fost foarte
amabil s v deranjai s-mi scriei, mai ales c nu avei nevoie de un corespondent. mi pare ru
c m-am nelat n privina firmei dvs. Motivul pentru care v-am scris a fost urmtorul: m-am
interesat de firmele care se ocup de import sau export i numele dvs. mi-a fost dat ca fiind unul
dintre liderii n domeniu. Nu am tiut de greelile gramaticale din scrisoarea mea. mi pare ru i
mi este ruine. M voi dedica mai struitor studiului limbii suedeze i voi ncerca s mi
corectez greelile. Vreau s v mulumesc pentru c m-ai ajutat s pornesc pe drumul
autoperfecionrii. Peste cteva zile Rona a primit o scrisoare de la acel om, prin care l ruga s
vin s l vad. Rona s-a dus i a obinut o slujb. Rona a descoperit de unul singur c un rspuns
blnd alung furia. [Dale Carnegie]
Promptitudinea reprezint, de asemenea un act de politee fa de parteneri. Rspunsul
fr ntrzieri contribuie la evitarea aglomerrii de coresponden nerezolvat, ceea ce uureaz
munca i disciplineaz lucrtorii serviciului respectiv.
Concizia se refer la formularea ct succint a ideii exprimate pentru a nu abuza de timpul
partenerului de afaceri. n lucrrile de specialitate s-a menionat c O cerere scurt, redus
numai la ideile eseniale, dar clar redactat, este, de multe ori, mai eficient dect un memoriu pe
pagini ntregi, orict ar fi de documentat.
Corectitudinea se refer la respectarea regulilor gramaticale la redactarea textului, la
efectuarea corect a acordului i folosirea corect a formelor gramaticale. De asemenea,
corectitudinea se refer i la evitarea greelilor lexicale, cunoscute sub numele de tautologie,
pleonasm, echivoc, calchiere, paronimie. [Boia, p.8]
S trecem n revist aceste tipuri de greeli spre a le identifica i evita.
Tautologia este o greeal de stil care const n utilizarea alturat a dou cuvinte care au
aceeai rdcin: scrisoare scris, conductor care conduce, debutantul debuteaz etc.
Pleonasmul este o greeal de stil care const n utilizarea alturat a dou cuvinte cu acelai
sens: avansai nainte, grania hotarului, cobori n jos.
Echivocul const n nelegerea ambigu a unui enun: cizme pentru femei de culoare neagr,
mnui pentru brbai de ln, ambalaj de fructe i legume, confecionm mnui din pielea
clientului etc.
Calchierea const n traducerea mot--mot a unei expresii dintr-o limb n alta:
n nici un caz
Deocamdat
Tocmai acum, chiar acum, acum o clip
Am fcut un compromis
A vinde marfa
A proba hainele
Anumite /unele msuri
Paronimele sunt cuvinte apropiate sub aspect fonetic: se deosebesc printr-o liter:
familiar / familiar; interesant / interesat, original / originar, oral / orar etc.
La redactarea corespondenei de afaceri este nevoie de mult pruden. Nu trebuie
dezvluite secrete care ar putea pricinui daune afacerii. Nu trebuie s divulgai preul real, ci
numai pe cel care ar iniia discuia. Aceasta nu nseamn lips de sinceritate, ci o problem de
tactic. Scrisoarea trebuie s fie conform cu spiritul i politica general a firmei. Cel care
redacteaz scrisoarea i va lua toate precauiile necesare pentru a nu da natere unor procese
nedorite. Astfel, el nu va anuna c se oblig s plteasc la o dat stabilit dac nu este sigur c
i va putea ine angajamentul; nu va promite c va livra un produs la o dat stabilit atunci cnd
acest produs este nc n proces de fabricaie etc. [Vivien, Anre, p 12-14].
Alegerea formulei de adresare este deosebit de important. Titulatura este aleas n
funcie de dou elemente: destinatarul scrisorii i ct de formal este relaia cu el. Exist cteva
reguli de care e bine s se in cont.
1. Este ntotdeauna corect i preferabil unei greeli adresarea Stimate domn sau Stimat
doamn.
2. Cnd o persoan are mai multe titluri, alegei-l pe cel mai important: Domnule director,
Domnule Preedinte.
3. Cnd nu se cunoate funcia persoanei, scrisoarea va ncepe cu apelativul Domnule, Doamn,
Domnioar urmat de numele persoanei respective.
Un brbat care scrie altui brbat se va adresa cu Stimate domn sau Drag domnule, dac
l cunoate mai bine. Un brbat care scrie unei femei va spune doar Stimat doamn. Nu se
folosesc adresri de tipul :Dragul meu domn, drag domnule Ionescu, nici Drag doamn sau
Drag doamn Ionescu.
O mare importan pentru scrisorile de afaceri o au formulele de redactare. Exist nite
formule de redactare folosite pe larg n coresponden. Aceste formule sunt grupate dup poziia
pe care o ocup n corpul scrisorii. Astfel se delimiteaz formule de introducere, formule de
ncheiere i formule folosite n corpul scrisorii.
Formulele de introducere se deosebesc dup tipul de scrisori. Astfel:
La scrisorile de iniiativ, din oficiu cea mai frecvent formul de introducere este Prin
prezenta v facem cunoscut (comunicm, informm, confirmm, aducem la cunotin, delegm
etc.) O alt formul larg folosit la acest tip de scrisori este V rugm a aproba( a dispune, a
trimite, a ne comunica, a ne livra, a ne expedia). Tot verbul a ruga, ns n construcie cu
conjunctivul este folosit n formula urmtoare V rugm s luai not de, s confirmai, s
verificai etc. O formul politicoas de introducere este: Avem onoarea a v comunica ( a v a v
face cunoscut, a v informa). Tot din aceast categorie face parte i formula Ne permitem a v
informa ( a v ruga, a v solicita). Se folosete i o formul neutr cum este aceasta V trimitem
(transmitem, remitem, restituim) alturat ...; V-am informat n scrisoarea noastr nr. / din...
La scrisorile de rspuns cea mai rspndit formul de redactare este
Ca rspuns
(rspunznd) la scrisoarea( cererea, adresa) dvs. nr.----/ din---, pentru care v mulumim... Sau
cteva asemntoare: La scrisoarea dvs. nr.---/ din--- v comunicm urmtoarele; Am primit
scrisoarea dvs. nr.---/ din---, prin care ne anunai c...; n posesia scrisorii dvs. nr. ---/ din--Confirmm primirea scrisorii (comenzii, ofertei, facturii, contractului, mrfurilor) dvs. nr. /
din---; Am consultat catalogul dvs. i v rugm s ne trimitei o ofert detailat pentru ...;
Circumstane independente de voina noastr nu ne-au permis de a v rspunde mai curnd.
La scrisorile de revenire i reclamaie se folosesc urmtoarele formule:
Ca urmare la
scrisoarea noastr nr. / din; Ca urmare la convorbirea noastr telefonic avut n ziua de...;
Revenim asupra scrisorii noastre (celor comunicate n scrisoarea noastr) nr. / din referitoare
la...; Pentru precizarea celor comunicate prin scrisoarea nr. / din...; n completarea scrisorii
noastre nr. / din; ntruct pn astzi n-am primit rspuns la comanda(contractul, oferta etc.) v
rugm...
Formule folosite n corpul scrisorii: Considerm necesar de a v prezenta (informa,
anuna, semnala, transmite...); Considerm de datoria noastr de a...;Avnd n vedere
importana problemei, vom face tot posibilul pentru rezolvarea ei ct mai urgent; Vom proceda
la reexaminarea acestei probleme; Problema se afl n curs de rezolvare (studiu, examinare,
cercetare);V asigurm c vom depune toate eforturile (vom face tot posibilul, vom ine seama
de propunerile, sugestiile dvs.);Fa de aceast situaie, v rugm (suntem obligai etc.); V-am
rmne ndatorai dac ne-ai indica...; V trimitem alturat un cont bancar nr. De 1000 de lei
i v-am rmne ndatorai dac ne-ai confirma primirea lui.
Formule de ncheiere sunt aceleai la toate tipurile de scrisori. Cele mai frecvente sunt:
V rugm s primii mulumirile noastre; V mulumim anticipat pentru...; Cu mulumiri
anticipate; Mulumim i ateptm cu interes rspunsul dvs.; Ateptm ct mai urgent rspunsul
BIBLIOGRAFIE
1. Boia Aurel, Coresponden i stenodactilografie, Bucureti, 1996.
2. Borcoman Raisa, Corespondena comercial, Chiinu, 1998.