Secretar stenodactilograf operator birotic

Durata: 1080 ore

Nivel de calificare: 3
Nr. maxim de cursanti/gurpa: 14
Conditii de studii pentru participare la curs: Studii liceale
Cod nomenclator: 3431.3.1
Formatori: Iulian Marinescu, Marina Zbirnea
Responsabil curs: Iulian Marinescu
Programa curs
Modul 1 Comunicarea la locul de munca. Uitlizare MS Office Outlook.
Modul 2 Gestionarea documentelor. Utilizare Internet, e-mail.
Modul 3 Redactarea si dactilografierea documentelor. Uitlizare MS Office Word si
Rodactilo.
Modul 4 Utilizarea si intretinerea tehnicii de birou (copiator, fax, imprimanta, scanner,
aparat foto etc.).
Modul 5 Organizarea evenimentelor. Uitlizare MS Office Access & Power Point.
Modul 6 Elemente de contabilitate primara. Uitlizare MS Office Excel.
Modul 7 Antreprenoriat si traduceri in/din limba engleza

Fisa de post Secretar stenodactilograf operator birotica

Nr.

Organizatia: SC . SRL
Denumirea postului: Secretar stenodactilograf operator birotic
Codul COR:
Titularul postului:

Scopul postului ,activitati principale si responsabilitati :

Activiti de secretariat
Efectuarea de traduceri i retroversiuni
ntreinerea relaiilor de protocol
Operare PC
Stenografierea materialelor
Utilizarea aparaturii de birotic
Administraie
Administrarea corespondenei
ntocmirea corespondenei
Competene generale la locul de munc
Aplicarea NPM i NPSI
Comunicarea la locul de munc

Dezvoltarea activitii profesionale

Efectuarea muncii n echip
Planificare
Organizarea deplasrii staff - ului managerial
Organizarea locului de munc
Organizarea edinelor de lucru
Planificarea activitii proprii
Planificarea ntlnirilor

Efectuarea de traduceri i retroversiuni

1. Efectuarea de traduceri i retroversiuni de documente

1.1. Identificarea materialelor i a domeniului de activitate se face prin consultarea
documentaiei de specialitate.
1.2. Traducerile / retroversiunile realizate respecta sensul textului iniial.
1.3. Traducerea corespondenei sau ntocmirea acesteia se realizeaz n concordan cu
respectarea formelor i formulelor de redactare i a

2. Efectuarea translaiei n relaiile de protocol

2.1. Realizarea translaiei n discuiile staff-ului managerial cu partenerii de afaceri strini
se face cu responsabilitate, urmrind pstrarea acurateii textului.
2.2. Uzanele protocolare n relaiile cu partenerii strini sunt respectate conform
normelor de protocol i celor ale firmei.
2.3. Discuiile facilitate n calitate de translator sunt confideniale.

Tipuri de echipamente: reportofon, casetofon, PC.

Cunotine necesare:
- cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional;
- cunoaterea gramaticii limbii romne i a gramaticii limbii strine;

ntreinerea relaiilor de protocol

1. Stabilirea i ntreinerea relaiilor de protocol

1.1.Primirea vizitatorilor se realizeaz manifestnd deferen i atenie, respectnd
normele de comportare civilizat.
1.2. Identificarea scopului vizitei este stabilit funcie de situaia concret, prin ntrebri
politicoase.
1.3. Manifestarea unei atitudini decente i corecte fa de vizitatori este conform
uzanelor protocolare.
1.4. Asigurarea relaiilor de colaborare profesional se face prin schimbul de cri de
vizit.
1.5. Este adoptat o atitudine calm i decent indiferent de poziia ierarhic a
vizitatorului, obiectul vizitei i durata de ateptare.

2.Promovarea imaginii firmei

2.1. Susinerea discuiilor n relaiile de protocol se realizeaz cu profesionalism.
2.2. inuta fizic i aspectul exterior denot decen, ordine i lips de ostentaie.
2.3. Pstrarea secretului de serviciu i loialitatea fa de firm se realizeaz cu
responsabilitate.
2.4. Distribuirea ctre vizitatori a consumabilelor cu sigla firmei, a pliantelor cu
produsele i serviciile oferite de aceasta va avea n vedere promovarea imaginii firmei.

Cunotinele necesare:
- noiuni de psihologie i comportament n relaiile publice (inter-umane)
- uzanele protocolare;
- cunotine de etic profesional.

Operare PC

1. Configureaz i adapteaz resursele hardware i software

1.1. Necesarul de pachete de programe se stabilete n funcie de specificul locului de
munc.
1.2. Resursele hardware sunt configurate i verificate systematic asigurndu-se o bun
funcionare.
2. Structureaz informaiile pe probleme
2.1. Informaiile se structureaz concis i ordonat ntr-un sistem de fiiere i directoare
astfel nct s asigure o accesare rapid a informaiilor solicitate.
2.2. Fiierele sunt create pe probleme.
2.3. Fiierele sunt create ntr-un mod ct mai accesibil, pentru a permite folosirea lor ct
mai rapid i mai sigur.

3. Gestioneaz informaia cuprins n fiiere i directoare

3.1. Sistemul de operare folosit se alege funcie de cerinele locului de munc i de
resursele hardware astfel nct s se asigure i adaptarea la progresul software din
domeniu.
3.2. Suportul de memorie pe care se execut salvarea informaiilor se stabilete n
concordan cu aplicaia respectiv i dotarea existent.

3.3. Salvarea fiierelor se execut periodic asigurndu-se copiile necesare n cazul unor
defeciuni ale sistemului de calcul.
3.4. Gestiunea informaiei cuprins n fiiere i directoare se face prin metodele
specificate n documentaia aplicaiilor.

4. Arhiveaz informaia
4.1. Alegerea programului de arhivare folosit se face n funcie de dimensiunea fiierelor
ce urmeaz a fi prelucrate.
4.2. Arhivele create sunt pstrate pe diverse suporturi de memorie astfel nct s se
asigure accesul rapid i eficient la informaia compactat.

Cunotinele necesare:
- tipuri de echipament: PC, imprimante, scanner, kitt-uri de instalare.
- cunotine de operare (creare, accesare i gestionare a informaiei)
- configurarea sistemelor de calcul funcie de aplicaiile utilizate.

Stenografierea materialelor

1. ntocmirea stenogramei
1.1. Utilizarea stenogramei n activitatea administrativ se realizeaz n funcie de natura
lucrrilor.
1.2. ntocmirea stenogramei este realizat cu atenie i responsabilitate pstrnd sensul
real al discuiilor.

2. Transcrierea i verificarea stenogramei

2.1. Transcrierea stenogramei se realizeaz cu atenie pentru evitarea echivocurilor i
pstrarea acurateii textului original.

2.2. Transcrierea stenogramei se realizeaz cu respectarea normelor ortografice, ortoepice

i de punctuaie i ordinea logic a frazelor.
2.3. Verificarea transcrierii stenogramei se realizeaz cu responsabilitate i atenie.

Cunotinele necesare:
- metoda de scriere rapid prin stenografiere.

Utilizarea aparaturii de birotic

1. Tehnoredactarea documentelor
1.1. Identificarea modului de tehnoredactare a documentelor se face funcie de
complexitatea lucrrii i posibilitile reale de realizare.
1.2. Tehnoredactarea documentelor se face n formatul solicitat.
1.3. Tehnoredactarea documentelor se realizeaz cu respectarea normelor de estetic i a
normelor gramaticale.
1.4. Tehnoredactarea documentelor se face ntr-un format specific tipului de document.

2. Multiplicarea documentelor
2.1. Stabilirea modului de realizare a copiei documentului este identificat n funcie de
cerine i aparatura existent.
2.2. Selectarea parametrilor tehnici de realizare a copiilor se realizeaz conform cerinei.

3. Realizarea comunicrii utiliznd aparatura de birotic

3.1. Identificarea modului de comunicare se realizeaz funcie de aparatura existent a
interlocutorilor.
3.2. Comunicarea se realizeaz cu verificarea transmisiei i recepiei corecte a datelor.

3.3. nlturarea eventualelor erori de transmisie se face prin identificarea defeciunii i

stabilirea modului de remediere a acestora.

Tipuri de echipamente: PC, maini de scris, copiatoare, fax, centrale telefonice, scanner,
imprimante.

Cunotinele necesare:
- modaliti de tehnoredactare: dactilografiere, procesare pe P.C., scanare;
- parametri tehnici pentru realizarea copiilor: fa / verso, mrime pagin, nr. copii,
contrast, alb-negru / color etc.
- moduri de comunicare: telefon / fax, P.C. (E-mail), INTERNET.

Administrarea corespondenei

1. Primirea corespondenei
1.1. Primirea corespondenei se realizeaz n funcie de mijlocul de comunicare utilizat de
expeditor.
1.2. Verificarea corespondenei se efectueaz cu atenie nainte de semnarea de primire.
1.3. Deschiderea i trierea corespondenei se face n funcie de meniunile speciale
cuprinse pe plic.

2. nregistrarea corespondenei
2.1. nregistrarea corespondenei se face n registre speciale n funcie de tipul acesteia.
2.2. Consemnarea corespondenei se realizeaz cu atenie i promptitudine, zilnic.

3. Sortarea i distribuirea corespondenei

3.1. Sortarea corespondenei se realizeaz n funcie de obiectul scrisorii i destinatar.

3.2. Distribuirea corespondenei se realizat dup consemnarea n condica de expediie.

4. Expedierea corespondenei
4.1. Stabilirea modului de expediere a corespondenei se realizeaz n funcie de mijlocul
de comunicare cel mai convenabil i posibilitile concrete de receptare ale destinatarului.
4.2. Expedierea se realizeaz cu promptitudine pentru ncadrarea n timpul prestabilit.

5. Clasarea corespondenei
5.1. Identificarea tipului de clasare a corespondenei se face n funcie de specificul
firmei.
5.2. Clasarea se realizeaz cu discernmnt pentru a asigura un acces rapid la documente.

ntocmirea corespondenei

1. ntocmirea corespondenei simple, de rutin

1.1. Identificarea corespondenei care este de competena secretariatului se face cu atenie
i responsabilitate.
1.2. ntocmirea corespondenei se realizeaz n conformitate cu datele concrete existente.
1.3.Corespondena este redactat ntr-un stil clar i concis.

2. Redacteaz corespondena pe baza indicaiilor primite .

2.1. Indicaiile primite pentru redactare sunt consemnate cu atenie i corectitudine.
2.2. Redactarea corespondenei se realizeaz cu respectarea formelor i formulelor
oficiale.

2.3. Corespondena ntocmit este prezentat conducerii pentru consemnarea eventualelor

modificri.

Aplicarea NPM i NPSI

1. Aplicarea NPM
1.1. Legislaia i normele de protecia muncii sunt nsuite n conformitate cu specificul
muncii.
1.2. Defeciunile ivite la instalaia electric, aparate electrice se anun cu promptitudine
electricianului de serviciu.
1.3. Aparatura de birotic este verificat zilnic nainte de nceperea lucrului i este
deconectat de la sursa de curent la ncheierea activitii zilnice.
1.4. nsuirea clar i corect a procedurilor de protecia muncii este realizat prin
participare la instructajul periodic.
1.5. Msurile de prim ajutor sunt nsuite cu corectitudine prin instructaje,

2. Aplicarea NPSI
2.1. Lucrul este efectuat n condiii de securitate pentru conformitate cu NPSI.
2.2. Procedurile PSI sunt nsuite prin instructaje periodice.
2.3. Echipamentele de stingere a incendiilor sunt localizate i utilizate cu rapiditate i
competen.

3. Raportarea pericolelor care apar la locul de munc

3.1. Pericolele sunt identificate cu promtitudine i sunt raportate persoanelor abilitate,
conform procedurii specifice locului de munc.
3.2. Starea echipamentelor de stingere a incendiilor este verificat i raportat
persoanelor abilitate, conform procedurilor specifice locului de munc.

4. Respectarea procedurilor de urgen si evacuare

4.1. Accidentul aprut este semnalat prin contactarea prompt a personalului din
serviciile abilitate.
4.2. Msurile de urgen i de evacuare sunt aplicate corect, rapid i lucid, respectnd
procedurile specifice locului de munc.
4.3. Primul ajutor este acordat rapid n conformitate cu tipul

Cunotinele necesare:
- NPM i PSI generale
- NPM i PSI specifice locului de munc
- caracteristicile toxice, inflamabile ale materialelor utilizate
- sistemele de avertizare, de amplasare a hidranilor si a punctelor PSI
- msuri de acordare a primului ajutor.

Comunicarea la locul de munc

1. Primete i transmite informaii

1.1. Metoda de comunicare este utilizat corespunztor situaiei date pentru transmiterea
i primirea corect i rapid a informaiilor.
1.2. Transmiterea i primirea informaiilor este efectuat permanent cu respectarea
raporturilor ierarhice i funcionale.
1.3. Limbajul utilizat este specific locului de munc pentru primirea i transmiterea
informaiilor cu corectitudine.
1.4. Modul de adresare utilizat este concis i politicos.
1.5. Formele de comunicare sunt utilizate n funcie de activitatea desfurat.

1.6. ntrebrile utilizate sunt pertinente i logice pentru obinerea de

2. Particip la discuii n grup n vederea obinerii soluiilor optime.

2.1. Atribuiile sunt preluate n funcie de indicaiile efului direct.
2.2. Sunt interpretate corect i precis deciziile, dispoziiile i ordinele conducerii.
2.3. Sugestiile sunt comunicate sau redactate cu claritate, concizie, cu respectarea
raporturilor ierarhice i funcionale.
2.4. Participarea la discuii n grup este efectuat prin sprijinirea i respectarea opiniilor i
drepturilor celorlali colegi.
2.5. Problemele sunt discutate i rezolvate cnd este posibil, printr-un proces agreat i
acceptat de toi membrii grupului.
2.6. Divergenele aprute sunt comunicate deschis efului direct pentru rezolvarea cu
promptitudine a acestora n scopul desfurrii fluente a

Efectuarea muncii n echip

1. Creeaz, dezvolt i menine relaii de munc eficiente cu colegii

1.1. Rolurile sunt identificate n conformitate cu informaiile despre lucrare.
1.2. Sarcinile de serviciu sunt rezolvate printr-un proces agreat i acceptat de toi colegii.
1.3. Dezvoltarea i meninerea unor relaii de munc eficiente cu colegii se realizeaz
prin colaborare i sprijin n activitate.

2. Creeaz, dezvolt i menine relaii de munc eficiente n contactele cu ceilalti

2.1. Relaiile de munc create cu partenerii externi respect raporturile funcionale i
ierarhice.
2.2. Dezvoltarea i meninerea relaiilor de munc se realizeaz prin respectarea regulilor
de comportare civilizat i utilizarea lor n activitate profesional.

Organizarea deplasrii staff - ului managerial

1. Realizarea aranjamentelor de cltorie i / sau mas

1.1. Identificarea posibilitilor de deplasare i / sau cazare optime n funcie de condiiile
concrete (rut).
1.2. Asigurarea aranjamentului de cltorie (rezervarea biletelor) funcie de posibiliti i
opiunea staff-ului managerial.

2. Monitorizarea aranjamentului de calatorie

2.1. Reconfirmarea rezervrilor (mijloace de transport, cazare / mas)
2.2. ntocmirea documentaiei necesare deplasrii (ordin de deplasare), corect i complet,
conform normelor interne ale companiei.
2.3. Asigurarea materialelor necesare staff-ului managerial n cltorie (lucrri specifice,
situaii statistice, grafice, materiale publicitare etc.) n funcie de scopul deplasrii.
2.4. ntocmirea documentaiei necesare decontrii dup ntoarcerea staff- ului managerial,
corect i complet; conform normelor interne ale companiei.

Tipuri de cltorii: interne, externe

Mijloace de transport ce pot fi utilizate: auto, ci ferate, aeriene
Opiuni staff managerial (ex. fumtor, nefumtor, diet / mas)

Organizarea locului de munc

1. Crearea ambianei spaiului de lucru

1.1. Organizarea spaiului de lucru i de ateptare a vizitatorilor se realizeaz cu spirit

estetic i practic, cu asigurarea condiiilor de confort.
1.2. Asigurarea microclimatului se realizeaz printr-o preocupare permanent.
1.3. Amplasarea echipamentelor de specialitate se face cu sim practic n raport cu
condiiile concrete ale locului de munc pentru asigurarea economiei de micri
1.4. Factorii de ambian fizic ai locului de munc asigur un efect

2. Asigurarea condiiilor materiale

2.1. Tipurile de materiale consumabile ce se utilizeaz n executarea lucrrilor sunt
identificate in funcie de tipul acestora.
2.2. Stocul de materiale se verific periodic.
2.3. Materialele primite sunt depozitate n sertare, fiete n funcie de tipul lor.

Organizarea edinelor de lucru

1. Convocarea participanilor
1.1. Lista participanilor este ntocmit n conformitate cu indicaiile primite.
1.2. Convocarea participanilor este efectuat n baza listei ntocmite.
1.3. Formele de confirmare a participrii i modul de reavizare a persoanelor ce nu au
confirmat participarea se fac funcie de tipul comunicrii.
1.4. Reactualizarea listei de participani este finalizat i ataat setului de documente de
edin nainte de nceperea ei.

2. Asigurarea materialelor pentru sedinta.

2.1.Lista materialelor prezentate n edin este ntocmit pe baza indicaiilor staff-ului
managerial.

2.2. Colectarea materialelor si multiplicarea acestora sunt realizate din timp util.
2.3. Mapele de lucru pentru edin sunt completate cu materiale documentare necesare.
2.4. Distribuirea mapelor de lucru este realizat n funcie de lista participanilor.

3. Asigurarea slii pentru desfurarea sedintei

3.1. Necesarul de aparatur este identificat n funcie de complexitatea edinei.
3.2. Condiiile de desfurare sunt verificate n sal n funcie de natura edinei.
3.3. Desemnarea persoanelor care ntocmesc procesul verbal al edinei de lucru se
realizeaz funcie de condiiile concrete.
Planificarea activitii proprii

1. Identificarea obiectivelor i sarcinilor de realizat

1.1. Sarcinile sunt preluate n funcie de indicaiile efului direct.
1.2. Obiectivele propuse pentru realizare se stabilesc n funcie de agenda zilnic de
lucru.
1.3. Problemele sunt identificate n raport cu cerinele locului de munc.

2. Stabilirea etapelor de lucru

2.1. Etapele de lucru sunt respectate pentru a contribui la ncadrareaactivitii n norma
stabilit.
2.2. Identificarea etapelor de lucru se face n concordan cu agenda de lucru la staff-ului
managerial i agenda proprie de lucru.
2.3. Timpul alocat fiecrei probleme este stabilit cu atenie pentru a fi suficient unei
rezolvri eficiente.

3. ntocmirea agendei proprii de lucru

3.1. Sarcinile identificate se consemneaz concis i ordonat n agenda proprie de lucru.

3.2. Raportarea problemelor nerezolvate se realizeaz sistematic

Planificarea ntlnirilor

1. nregistreaz solicitrile pentru audiente

1.1. Solicitrile pentru audiene se identific funcie de cerine.
1.2. Programarea audienelor se realizeaz n raport cu orarul stabilit n prealabil.
1.3. Timpul afectat audienei se stabilete cu atenie n funcie de problema (scopul)
audienei.

2. ntocmirea programului de ntlniri

2.1. Programul de ntlniri de lucru este identificat n funcie de agenda proprie de lucru a
participanilor.
2.2. Stabilirea ntlnirii de lucru se realizeaz ntr-un mod agreat i acceptat de toi
participanii.

Cunotinele necesare:
- noiuni de ntocmire a evidenei audienelor.

CONDIIILE POSTULUI DE MUNC

Program de lucru:
___________________________________________________________________