Procesul de comunicare şi sistemul informational

1. Definirea procesului de comunicare şi elementele ei

2. Procesul de comunicare
3. Barierele procesului de comunicare
4. Sistemul informaţional: definirea
5. Elementele sistemului informaţional.

1. Comunicarea - reprezintă procesul de transmitere a informaţiei sub

forma de mesaj, printr-un canal, unui receptor de informaţie.
(comunicarea este schimbul de informaţie dintre 2 sau mai multe
persoane).
Tipuri de comunicare:

1. După caracterul comunicării.

a)Cu caracter informativ.
b)Cu caracter dispozitiv.
c)Comunicare de control.
d)Comunicare de colaborare şi coordonare

2. După direcţia de transmitere:

a)Comunicare verticală.
- comunicare ascendentă.
- comunicare descendentă.
b)Comunicare orizontală.
c)Oblica

3. După frecvență:
a)Periodică
b)Permanentă
4. După nivelul de formalizare:
a)Comunicare formală
b)Comunicare informală

6.După mijlocul de transmitere(modul):

a)Scrisă.
b)Verbală.
c)Nonverbală

Avantaje Dezavantaje

1
 Comunicarea scrisă
1. oferă timp de gândire 1. consumă mai mult timp
2. nu necesită disponibilitatea necesară 2. depersonalizarea comunicării
3. se realizează fără perturbări din partea 3. lipsesc gesturile care ajută interpretarea
celorlalţi 4. feed-back-ul este inexistent sau întârziat
4. mai bună pentru mesaje dificile sau 5. nu poţi fi sigur nici o dată că mesajul va
complicate fi citit
5. utilă când o înregistrare scrisă este 6. cost relativ ridicat
cerută pentru referiri ulterioare

Comunicarea verbală
1. relaţii directe 1. mai dificil să gândeşti cum vorbeşti
2. flexibilitatea exprimării 2. prezenţa simultană
3. recepţie sporită 3. transmiterea ierarhică a informaţiei –
4. valorificare rapidă dificilă şi cu pierderi
5. mai bună pentru a comunica sentimente 4. oamenii pot să pară a vă asculta, dar de
şi emoţii fapt nu recepţionează ce spuneţi

Schimbul de informaţii sau comunicarea are loc printr-un proces în care sunt
implicate 4 elemente:
1.Emițătorul- persoana care generează ideea,culege şi transmite informaţia.
2.Mesajul- Informaţia codificată prin diferite simboluri.
3.Canalul- Mijlocul de transmitere a informaţiei(verbal, scris, nonverbal).
4.Destinatarul / Receptorul - persoana căreia este destinată informaţia şi care o
interpretează.
În cadrul procesului de comunicare se parcurg câteva etape. Sarcina lor este de a
forma(crea), informaţia şi utiliza canalul în aşa fel încât destinatarul şi emiţătorul să
se înţeleagă.

2. Procesul de comunicare

Etapele procesului de comunicare:

1. Formularea ideii-emitentul generează ideea.
2.Codificarea şi selectarea canalului - adică până a fi transmisa ideea cu ajutorul
diferitor simboluri ea se codifică, utilizând diferite cuvinte, intonaţii şi gesturi etc.
Codificarea transformă ideea în mesaj. Canalul este selectat în funcţie de
simbolurile cu care a fost codificată ideea.
3.Transmiterea- consta în transportarea fizică a mesajului codat către receptor.
4.Decodificarea- transformarea simbolurilor emitentului în gânduri ale
destinatarului.

Procesul de comunicare.

2
 Emitent Codificarea Mesajul selectare Canal transmiterea Destinătar
Generează Diferite Vorbirea, scrisul, Decodifică
ideea simboluri tehnica, etc. simbolurile
perturbaţii

Conexiunea inversă (feedback )

Comunicarea va fi eficientă dacă va fi conexiunea inversă. În conexiunea

inversă emitentul şi destinatarul se schimbă cu locul şi se realizează în scopul de
verificare a corectitudinii de percepere a informaţiei. Feedback-ul este o reacţie a
destinatarului la cele auzite.

Procesul de comunicare este influenţat de o serie de factori perturbatori care

deteriorează sau influenţează negativ asupra procesului de transmitere a informaţiei,
ceea ce în final denaturează sensul informaţiei. Aceşti factori sunt de natură
obiectivă(calitatea mijloacelor tehnice) cât şi subiectiva (neatenţia, nivelul de
pregătire,etc)

3. Barierele procesului de comunicare.

Procesul de comunicare poate fi analizat sub 2 aspecte:
1.Comunicarea interpersonală- este comunicarea între indivizi.
3
2.Comunicarea organizațională – comunicarea între compartimente, subdiviziuni.
Barierele comunicării interpersonale:
1.Barierele legate de percepere - când oamenii reacţionează nu la fenomenele ce
real se petrec, dar la ceea cum ei înţeleg fenomenele şi lucrurile care se petrec,
adică una şi aceeaşi informaţie oamenii o înţeleg şi interpretează în diferite moduri.
Perceperea diferită poate avea următoarele cauze:
a)Conflict între sfere de activitate şi postul ocupat.
b)Relaţii umane şi dispoziţii.
c)Experienţa de viață.
d)Aşteptări.

2.Barierele semantice - când acelaşi cuvânt are sensuri diferite. Destinatarul pune
un sens în cuvântul dat iar emitentul alt sens.

3.Bariere non-verbale. La comunicarea non-verbală se utilizează diverse

simboluri în afară de cuvinte. Deseori această comunicare se face concomitent cu
cea verbală ceea ce poate amplifica sau modifica sensul cuvintelor. Cercetările
atestă că 55% din informaţie este percepută prin limbajul corpului, 38% prin
intonaţie şi numai 7% prin sensul cuvintelor. La aceste bariere non-verbale se
referă:
- privirea
-
- mimica şi expresia feței.
- gesturile
- poziţia corpului
- manipulările
- intonaţia.
4. Legătura inversă proasta. Când nu putem verifica dacă informaţia a fost
înţeleasă corect.
5. Incapacitatea de a asculta

Barierele comunicării organizaţionale:

1.Denaturarea informaţiei în mişcarea de sus in jos ori invers:
a)Denaturarea neintenţionată a informaţiei din cauza dificultăţii contactelor
interpersonale.
b)Denaturarea intenţionată a informației (când cel care nu este de acord cu
mesajul îl modifică în favoarea lui).
c)Denaturarea în rezultatul filtrării.

2.Supraincarcarea informaţională.

4
3.Structura insatisfăcătoare a organizaţiei. În organizaţiile cu multe niveluri creşte
probabilitatea denaturării informaţiei deoarece fiecare nivel corectează şi filtrează
mesajele.
4.Lipsa legăturii inverse.

Perfecţionarea comunicării organizaţionale:

1.Reglarea fluxurilor informaţionale - adică dozarea şi direcţionarea corectă a
informațiilor.
2.Practicarea întâlnirilor cu subalterni.
3.Sisteme de colectare a propunerilor.
4.Buletinele informaţionale(sistemul de radio intern).
5.Stabilirea legăturii inverse.

4. Sistemul informaţional
Sistemul informaţional (S.I.) reprezintă totalitatea metodelor, procedurilor şi
mijloacelor folosite în procesul informaţional, care reprezintă ansamblul
operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a datelor, sistematizare, analiză,
păstrare şi valorificare a informaţiilor.
Rolul sistemului informaţional constă în acordarea informaţiei, necesare
diagnosticului situaţiei din organizaţie şi reprezintă o premiza a deciziilor ce trebuie
adoptate: reprezintă instrument de întărire a disciplinei şi sporirii a responsabilităţii.

Funcţiile sistemului informaţional:

1.Funcția de documentare,(de informare) - se înregistrează şi vehiculează astfel
de informaţii care servesc îmbogăţirii cunoştinţelor personalului şi pot fi folosite
ulterior.
2.Funcția decizională, - adică asigura componentele organizaţiei cu ansamblul
informaţiilor necesare pentru iniţierea, fundamentarea şi adoptarea deciziilor de
conducere cu elementele necesare luării deciziei.
3.Funcția operaţională - de facilitare a procesului de activitate, asigurarea
personalului cu ansamblul de informaţii necesare realizării acţiunilor implicate de
executarea sarcinilor.
Forme de sisteme informaţionale:
1. S.I. tradiţional – când organele umane de simţ sunt utilizate pentru primirea
semnalelor din exterior, şi transformarea lor în informaţie necesară la
adoptarea deciziilor. Astfel fiecare om poate fi privit ca un S.I. tradiţional.
2. S.I pe purtători de hârtie – permit păstrarea informaţiei, accesul la ea şi
posibilitatea de a urmări deplasarea ei.
3. S.I. computerizate (sistem informatic)– când se utilizează mijloace
electronice de culegere, prelucrare şi stocare.
În raport cu funcţiile executate avem astfel de tipuri de sisteme informatice:
5
A) Sisteme informatice operaţionale care asigură desfăşurarea curentă a
operaţiunilor (tranzacţiilor) şi adoptarea deciziilor de către managerii de nivel
inferior. Ele prelucrează datele generate de tranzacţiile efectuate.
1. sisteme de prelucrare a tranzacţiilor - înregisrează şi prelucrează toate
operaţiile curente cum ar fi evidenţa vânzărilor, achiziţiile de la furnizori,
rezervele la depozit, plata salariilor la angajaţi. Aceste sisteme acumulează
datele iniţiale şi generează documentaţia necesară.
2. sisteme de control asupra procesului de producţie – presupune
monitorizarea şi controlul procesului de transformare a resurselor în
bunuri.
3. sisteme automate de oficiu - care au menirea de a transforma pe suporţi
electronici procedurile manuale (poşta electronică, evidenţa plăţilor,
sistemele de editură de oficiu etc)
B)Sisteme informatice de management - sisteme computerizate ce asigură
informaţia necesară pentru luarea deciziilor de conducere:
1. sisteme informaţionale de raportare – asigură managerii cu rapoarte
necesare pentru adoptarea deciziilor cotidiene.
2. sisteme de susţinere a procesului de adoptate a deciziilor - SI
computerizate interactive în care se utilizează diferite modele de adoptare a
deciziilor ce permit utilizatorilor de a primi răspuns la întrebarea: „ce vom
obţine dacă vom întreprinde ....”
3. sisteme informaţionale de gestiune executivă – facilitează adoptarea
deciziilor la nivelul superior. Aceste sisteme permit conducătorilor accesul
la baze de date complexe.
C)Sisteme informaţionale de cunoştinţe sau sisteme de expert - sunt sisteme a
căror funcţionare încearcă să imite procesul de gândire uman. Sunt sisteme îngust
specializate într-un domeniu.

5. Elementele sistemului informaţional

Principalele componente ale sistemului informaţional:

1.Data - descrierea cifrica sau letrica a unor acţiuni, fapte, procese şi fenomene
referitoare la firmă.
2.Informația- sunt acele date care aduce beneficiarului un spor de cunoştinţe
referitor la organizaţie şi mediul ei şi care oferă elemente de noutate.
3.Circuitul informaţional este traiectoriul parcurs de date şi informaţii de la
emiţător la receptor.
4.Fluxul informaţional este cantitatea de informaţie vehiculata între 2 elemente
ale sistemului. Fluxul se caracterizează prin viteză, frecvență, formă sau
configuraţie.

6
5.Purtatorii de informaţii sunt mijloace cu ajutorul cărora sunt vehiculate şi
păstrate informaţiile(documente primare, de evidență tehnico-operativă, discurile)
6.Mijloacele tehnice care se grupează:
a)De colectare a datelor(contoare, maşini de fixat).
b)De prelucrare a datelor(calculatoare).
c)De transmitere a informaţiei.
7.Operații pot fi:
a)Manuale
b)Mecanizate.
c)Automatizate.