Microsoft Excel – Calcul Tabelar

Aplicaţiile de calcul tabelar folosesc date ce sunt prezentate sub formă de

tabele. Informaţia este astfel organizată pe linii şi coloane. Elementele tabelului se
numesc celule şi acestea sunt unic determinate de identificatorul de coloană şi
identificatorul de linie (asemănător tabelei de şah).

Aplicaţiile soft de calcul tabelar folosesc noţiunea de spreadsheet sau sheet

pentru foaia de calcul. Acesta reprezintă un tabel de dimensiuni mari în care
fiecare celulă poate conţine informaţie numerică, data calendaristică, şir de
caractere dar şi formule matematice care au ca argumente valori numerice din
alte celule. De asemenea un utilitar de calcul tabelar prezintă o bibliotecă de
funcţii matematice, statistice, economice ce ajută utilizatorul minimizând efortul
depus în crearea formulelor dorite. Pentru a întregi şi finaliza lucrul în acest
domeniu astfel de programe prezintă şi utilitare de creare de grafice pentru a
reprezenta clar şi elegant datele obţinute.

1
 Caracteristici ale calcului tabelar:

Permite crearea de formule matematice într-un mod facil, având în ajutor biblioteci
de funcţii predefinite.

Modificarea unei date într-un domeniu care este folosit ca argument pentru o
funcţie duce automat la actualizarea rezultatului calculat de funcţia respectivă.

Conţine facilităţi de reprezentare grafică. Asemănător actualizării formulelor şi
graficele se refac odată cu modificarea valorilor numerice din celulele utilizate ca
domeniu.

Se permit operaţii asemănătoare softurilor dedicate lucrului cu baze de date:
Operaţii de inserare de date, ştergere, căutare, ordonare, înlocuire automată.

Se pot aplica evident, facilităţi de tehnoredactare.
O foaie de calcul poate conţine maxim 256 coloane notate după cum urmează: A, B,
C, … , Z, AA, AB, … ,AZ, BA……… , IA, …..IV. Numărul maxim de linii este de 65536
şi se numerotează de la 1 la 65536. O celulă poate conţine maxim 32000 de caractere
(alfabetice, numerice).

Un fişier de calcul tabelar conţine una sau mai multe foi de calcul, care sunt implicit
denumite sheet1, sheet2,… . Utilizatorul poate redenumi foaia de calcul afişându-i
meniul contextual (clic mouse dreapta) şi alegerea opţiunii rename.

FEREASTRA PRINCIPALĂ
PRINCIPALĂ

Bară de titlu Buton activare

(implicit Book1) bibliotecă funcţii

Buton activare
Bară de unelte creare grafic
(tools)

Bară de instrumente pentru

aranjare în pagină Buton activare
sortare
Bară de formule

Foaia de calcul activă

2
 FORMELE PROMPTERULUI DE MOUSE
Formă Tip indicator Descriere
formă de cruce albă Apare în momentul trecerii pe deasupra celulelor
foii de calcul. În această situaţie pot fi selectate
celulele dorite.
formă de cruce Apare când se atinge colţul din dreapta jos a
neagră selecţiei. Se foloseşte pentru a umple celulele
folosind sursa prin ,,drag and drop”. Astfel se
pot copia şi formule.
formă de săgeată Este specifică poziţionării pe bara de meniu,
 sau de unelte, sau pe conturul selecţiei. Se
foloseşte pentru a lansa în execuţie o comandă sau
a muta blocul respectiv.
formă de I (mare) Apare în momentul poziţionării pe bara de
I formule sau se intră în editarea celulei respective
(dublu clic).
indicatoare cu formă Se folosesc pentru redimensionarea pe
sau: de săgeată dublă orizontală respectiv verticală (după direcţia
săgeţii), a coloanelor respectiv rândurilor. Apare
în momentul suprapunerii prompterului de mouse
pe barele gri indicatoare.
săgeată pe diagonală Indică posibilitatea de redimensionare a
obiectului grafic selectat în momentul respectiv.

Deplasarea în cadrul foii de calcul

Sunt situaţii în care cantitatea de informaţie depăşeşte fereastra activă de
prezentare. Pentru a ajunge să vizualizăm orice subdomeniu al foii de calcul se
vor folosi comenzile următoare.
Tastele săgeţi ne deplasează în direcţia dorită (sus, jos, dreapta, stânga)
trecând prin fiecare celulă.
Se pot folosi barele orizontală respectiv verticală. Prin metoda drag and
drop acestea vor indica coloana respectiv rândul care vor deveni vizibile în
fereastra activă.
 PgDn / PgUp permit deplasarea spre începutul documentului respectiv
spre sfârşitul lui cu câte o pagină de afişare.
 Alt+PgDn / PgUp deplasează la dreapta respectiv la stânga fereastra de
afişare cu câte o pagină.
 Ctrl+Home / Ctrl+End poziţionează la începutul respectiv la sfârşitul foii de
calcul.
 Ctrl+săgeată permite poziţionarea pe marginile maxime ale foii de calcul.
 Ctrl+PgUp / Ctrl+PgDn duc la schimbarea foii de calcul active.
Tot pentru poziţionare în cadrul foii de calcul se poate folosi şi funcţia
GoTo care se află în meniul Edit sau se poate lansa tastând Ctrl+G. În căsuţa
text Reference (referinţa dorită), se vor introduce coloana respectiv rândul celulei
destinaţie. De exemplu introducând A200 ne vom poziţiona pe coloana A rândul
200.

3
 Formatarea celulelor

Definirea caracteristicilor ce ţin de tipul

de dată, aliniere, font, chenar, tip haşură
realizează formatul celulei. Pentru a
activa fereastra corespunzătoare există
două metode: 1 – meniu Format + Cells;
2 – Activarea meniului contextual şi
alegerea opţiunii format cells.

Formatarea textului dintr-un grup de

celule ajută mult utilizatorul la
introducerea datelor sau la prezentările
finale unde se cere un aspect deosebit.
Formatarea celulei cuprinde caracteristici
grupate în mai multe pagini de
prezentare. Din grupul number pot fi
alese 12 opţiuni ce sunt descrise în
continuare.

General – Nu există un specific pentru acest format. Acceptă şi scrierea cu

zecimale dar nu mai mult de 15 numere după virgulă. Afişarea se face totuşi numai
pe 9 numere. Este forma implicită, prestabilită la instalarea programului.

Number – Prezintă o opţiune de delimitare a miilor (pentru specificul USA acesta

este ‘,’), se poate defini numărul de zecimale (implicit două), se poate alege una din
cele 4 forme de afişare a numerelor negative.

Currency (valuta) – Conţine diferite simboluri monetare specifice fiecărei ţări. Se

poate seta numărul de zecimale folosit cât şi forma de prezentare a numerelor
negative la fel ca la tipul numeric. Implicit simbolul monetar este $ (există şi simbolul
monetar Lei folosit în România).

Accounting (contabilitate)– Este asemănător tipului Currency. Diferenţa constă

în faptul că alinierea este făcută cu distanţare între numărul respectiv şi tipul valutei
folosite. Nu permite setări pentru numere negative.

Dates – Conţine setări necesare lucrului cu date calendaristice. Sunt 12 variante

puse la dispoziţie. Se pot afişa luna, ziua, anul (cu 2 sau 4 caractere) şi chiar ora şi
minutul (Day(), Mount(), Year(), Now()).

Time – Timpul poate fi afişat în 8 formate prestabilite. Pot fi afişate şi secundele

şi chiar ziua, luna şi anul.

4
 Percentage – Se foloseşte pentru a specifica caracteristicile datelor introduse
sub formă de procente. Numărul de zecimale se poate impune de utilizator (este
opţional). Valoarea trebuie să fie între 0 şi 1.

Fractions – Pentru afişarea numerelor sub formă de fracţie utilizatorul are de

ales dintre 9 posibilităţi de prezentare. Astfel se pot rotunji respectivele valori
numerice.

Scientific – Forma ştiinţifică este des utilizată pentru afişarea numerelor mari, în
notaţie exponenţială. Se permite setarea numărului de zecimale. Spre exemplu
numărul 12 200 000 000 se poate scrie în forma ştiinţifică 1.22E+10 adică :
1.22 *1010.

Text – Acest format interpretează toate datele ca fiind de tip text.

Special – Din acest format fac parte codurile ZIP, numerele de telefon evident
intr-o formă standard.

Custom – Sunt puse la dispoziţie 41 de formate dar se pot crea şi tipuri noi
specifice necesare utilizatorului.

Exemple de formatări personalizate

Caractere speciale:
# (semn pentru afişare de numere) afişează valorile numerice calculate fără a
impune un număr de zerouri nesemnificative.
0 (zero) impune afişarea valorilor numerice nesemnificative.
? Semn folosit pentru alinirea datelor la punctul zecimal sau la semnul de
fracţie.

Exemple
Valoare format afiş
afişare
1232456.123456 #,###.#### 1,232,456.1235

1232456.123456 #.###00000 1232456.12345600

1232456.12 #.###00000 1232456.1200000
10 #.###00000 10.00000

10.1 ?.??? 10.1

123.234 ?.??? 123.234
10 ?.??? 10.

5
 Funcţ
Funcţia AutoFill
Aceasta ajută la completarea celulelor cu date deduse din informaţia conţinută în
celulele sursă. Să presupunem că avem de completat coloana denumită ,,Nr. crt.” a
unui tabel de 100 de pacienţi. Este o operaţie simplă dar foarte plictisitoare prin
completare pas cu pas de utilizator. Metodă de lucru:
– Se introduc în primele două celule valorile de plecare a seriei. Pentru cazul
nostru se vor introduce valorile 1 şi 2 în celulele A1 respectiv A2.
– Se selectează cele două celule.
– Se poziţionează mouse-ul în colţul dreapta jos a selecţiei, moment în care
prompterul se transformă în cruce neagră.
– Prin metoda Drag and Drop din această poziţie se aplică clic stânga mouse şi
se marchează destinaţia. Destinaţia nu poate fi decât pe linie sau coloană după cum
au fost selectate primele două celule. În exemplul nostru se va trage din coloana A
până la celula A100. Astfel computerul va completa automat numărătoarea
continuând cu 3 şi ajungând la 100.
Funcţia AutoFill lucrează pe direcţia unei coloane sau a unui rând. Totuşi pot fi
completate în acelaşi timp mai multe coloane dacă în primele 2 celule din coloane se
scriu corect primele 2 elemente de plecare a seriei. Dacă selectăm o singură celulă
atunci comanda se transformă într-o simplă copiere pe linia sau coloana respectivă.
Se prezintă în continuare un tabel cu datele introduse în celulele denumite sursă şi
completările liniare realizate cu funcţia AutoFill.

Exemple pentru funcţ

funcţia AutoFill

Date introduse Completare cu AutoFill

1,2 3, 4, 5, 6, 7, …

5, 15 25, 35, 45, …

a1, a2 a3, a4, a5, a6, …

q1, q2 q3, q4, q5, …

21:00, 22:00 (introducere 23:00, 0:00, 1:00, …

de oră)

Monday, Tuesday Wednesday, Thursday,Friday,…

10/10/2000, 10/11/2000 10/12/2000, 10/13/2000,… (date

calendaristice în formă lună/zi/an)

5, 4.5 4, 3.5, 3, 2.5, 2, 1.5, 1, 0.5, 0, -0.5, …..

(scade cu 0.5)
test test, test, test, … (rol de copiere)
(o singură celulă)

6
 Celule neconsecutive

Există situaţii când se doreşte ca celulele de completat să se afle la diferite

distanţe între ele (de câteva rânduri sau coloane). Pentru a realiza aceasta se
vor selecta primele 2 celule apoi ţinând apăsată tasta Ctrl se va selecta
destinaţia de completat, chiar dacă aceasta nu e formată din celule consecutive
(dar obligator pe linia sau coloana primelor două celule sursă).

În continuare din meniul Edit se aleg opţiunile: Fill şi Series.

Series Se va activa
aici butonul AutoFill apoi pasul de creştere şi evident OK.OK Iată în acest mod
s-a realizat exemplul de mai jos.

S-a plecat de la valorile 1 şi 2 apoi s-au completat automat celulele

neconsecutive cu valori până la 7.

1 2 3 4 5 6 7

Serii de puteri

Funcţia AutoFill lucrează doar cu serii liniare. Dacă dorim să completăm

anumite celule cu valori ale unei serii de puteri se va proceda astfel:

Se completează primele două celule cu valorile dorite prima respectiv a doua

din cadrul seriei dorite.

Se selectează aceste celule şi menţinând tasta Ctrl apăsată se defineşte
destinaţia. Celulele de completat (destinaţia) pot fi şi neconsecutive dar trebuie să
fie obligator pe linia sau coloana definită de primele două celule.

Din meniul Edit se alege opţiunea Fill apoi Series.
Series

Aici se va activa butonul Growth,
Growth iar în căsuţa text Step value se va introduce
raţia seriei dorite. Ca o facilitate se poate introduce şi o valoare numerică maximă
la care să se oprească încărcarea seriei.
Opţiunea trend ajută la determinarea automată a raţiei seriei.

Mai jos este prezentată o serie de puteri cu raţia 2 completată prin această
metodă.
3 6 12 24 48 96 192 384

7
 Exemple

Crearea de liste personalizate

Dacă se lucrează des cu un anumit tip de date ce se repetă, se pot realiza liste
personale definite de utilizator.

Paşii necesari pentru realizarea unor liste personale:

 Se alege din bara de meniu din grupul Tools elementul Options.

Options
 Se activează pagina logică Custom Lists.
Lists
 În continuare se activează New Lists apoi List Entries.
Entries
 Se introduce lista tastându-se enter după fiecare element.

Noua listă poate fi scrisă într-o foaie de calcul (pe linie sau coloană) şi apoi
importată tot în pagina logică Custom Lists.
Lists

8
 Scrierea unei formule matematice

O altă metodă de a completa automat un set de celule constă în aplicarea

unei formule şi copierea în cadrul destinaţiei dorite (coloană sau rând). Să
presupunem că avem de înmulţit două celule şi rezultatul să-l adunăm cu
valoarea altei celule.
Se va scrie formula de calcul doar în celula D1 apoi va fi copiată în celelalte
celule şi astfel se vor calcula automat valorile funcţiei corespunzător datelor
relative din coloanele A, B şi C.
În celula D1 se va scrie formula: ,,=A2*B2+C2”. Menţionăm că orice
formulă începe cu ,,=”. În final prin copiere se vor obţine rezultatele dorite
prezentate în tabelul următor.

Este important de remarcat faptul că

A B C D
formula din D1 este copiată în D2
păstrându-se relativitatea la celule şi 1 3 5 5 20
anume în D2 formula va fi: ,,=A2*B2+C2
=A2*B2+C2”.
2 4 6 2 26
De fapt este ceea ce doream să 3 6 3 7 25
obţinem. Indicele 2 a fost schimbat
automat de program.

9
 Câteva funcţ
funcţii necesare la utilizarea soft-
soft-urilor de calcul tabelar

După cum s-a menţionat deja o formulă începe cu semnul ,,=” şi poate conţine ca
argumente valori ale celulelor şi chiar alte funcţii. Există implementate în Excel
aproximativ 100 de funcţii grupate după domeniul de activitate. Pentru a folosi
biblioteca de funcţii vom activa butonul Paste Function sau din meniu vom alege
Function Înainte de aceasta vom avea grijă să fim poziţionaţi în celula
Insert şi Function.
dorită.

Dintre funcţiile prezentate în Excel, o importanţă majoră o au cele din domeniul

matematic şi statistic. O parte din acestea folosesc blocuri de date. Blocul de date se
defineşte prin celula de început, caracterul ,,:” şi celula de sfârşit. Un bloc de date
poate conţine celule de pe o linie, de pe o coloană sau un domeniu gen matrice de
date.

Exemple de blocuri de date:

- pe linie: C3:F3 (3 reprezintă rândul, C coloana)

- pe o coloană: D4:D10

- bloc cuprinzând o matrice de date: B2:D7

Calculul mediei datelor: AVERAGE(bloc1, bloc2, ….,bloc max 30)

După cum se prezintă în sintaxă se pot media date din mai multe domenii,
deci celule neconsecutive din foia de calcul. Numărul de blocuri de date maxim
este 30, dar datele dintr-un bloc pot fi in număr mare de zeci de mii. Blocul de
date trebuie să conţină obligatoriu date numerice. Dacă anumite date din grup nu
sunt de tip numeric atunci acestea sunt ignorate. Astfel datele text, logice, sau
celule ce nu conţin informaţie nu vor fi introduse în calcul.
3 E
În celula E10 a fost introdusă formula: =average(E4:E8)
4 1.2
5 2.1 Rezultatul este după cum se vede:
(1.2+2.1+1.82+1.35)/4=1.6175
6 abc
7 1.82 Celula cu textul ,,abc” (E6) a fost ignorată.
8 1.35 Totuşi dacă introducem explicit formula: =average(2,3,f,5)
9 atunci rezultatul anunţă eroare în argumentele funcţiei.
10 1.6175

10
 Determinarea maximului dintr-un şir de date:
MAX(bloc1, bloc2, …..bloc max 30)

Asemănător mediei afişarea maximului foloseşte un număr de maxim 30 blocuri

de date. Dacă în cadrul celulelor intră erori cauzate de alte funcţii atunci şi rezultatul
dedus prin maxim va reprezenta o eroare. Celulele nule, text, valori logice vor fi
ignorate.

A B C D
1 1 2 TRUE 3

Astfel funcţia: =max(A1:D1) , va prezenta valoarea 3.

Calculul minimului unui set de date: MIN(bloc 1, bloc 2, …. bloc max 30)

Dacă celulele din bloc nu conţin numere atunci valoarea 0 va fi dedusă de

funcţie. Aceasta poate să ne ajute sau să ne dezavantajeze funcţie de logica pe
care dorim să o aplicăm.

Contorizarea datelor: COUNT(bloc1, bloc2, …. bloc max 30)

Se ţine cont numai de celulele ce conţin numere, date calendaristice sau text ce
conţine numere care pot fi convertite în tip numeric. Sunt admise maxim 30 de
blocuri. Celulele vide, valorile logice, textele ce nu pot fi convertite în numere, sau
blocurile ce prezintă erori sunt ignorate.

13 C În celula C17 este introdusă valoarea 12 iar tipul

14 1 celulei este text. Aceasta se observă şi după alinierea
15 2 datelor în cadrul celulelor.
16 t
În celula C20 s-a introdus funcţia:
17 12 =count(C14:C18)
18 10/12/1999
19 Rezultatul este 4 deoarece avem două valori
20 4 numerice (C14, C15) o dată tip text (C17) ce poate fi
convertită în tip numeric şi o dată calendaristică
(C18).

11
Exemplu practic:
- calculul mediei aritmetice,
- calculul mediei ponderate .

12