Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Dac Office 2000 cere NT Service Pack, putei ncerca s-l preluai accesnd
adresa http://support.microsoft.com/support/ntserver/Content/ServicePacks/
9 Cunoate elementele fundamentale legate de Windows 95, 98 sau NT
(depinde pe care l folosii).
9 Dori s lucrai cu baze de date create de alte persoane.
9 Dori s folosii i s creai interogri, rapoarte i machete ocazionale.
9 Dori s creai propria baz de date.
9 Fi utilizat alte versiuni ale Access (dei aceasta nu este o cerin n ceea ce
v privete).
Vestea cea bun este c pentru a determina Access 2000 s lucreze pentru dvs.
nu trebuie s tii mai nimic (sau s v preocupai) despre proiectarea tabelelor,
tipurile cmpurilor, bazele de date relaionale sau alte elemente legate de bazele
de date; tot ceea ce trebuie s tii se afl n aceast carte care abia ateapt s
fie citit.
Introducere ___________________________________________________
mai avea ce date s mai hruii. Acest parte v ofer informaiile de care avei
nevoie pentru a proiecta, alctui, utiliza , modifica i n general a coexista n
aceeai camer cu tabelele Access 2000.
Introducere ___________________________________________________
Dac credei c mouse-ul ar trebui s stea doar n guri, putei utiliza literele
subliniate ca taste de comenzi rapide pentru a deine controlul asupra Access
2000, cu ajutorul tastaturii. Pentru a utiliza combinaiile rapide de tastele, inei
apsat tasta Alt i apsai literele subliniate. In exemplul anterior, combinaia
rapid de taste este Alt + F, O, dar s nu cumva s apsai i virgula - am
folosit-o doar pentru ca dvs. s putei citi mai uor comanda.
T
FA
Sfaturile sunt de fapt nite cuvinte pline de nelepciune care v sunt de ajutor,
promindu-v reducerea risipei de timp, energie i poate chiar ceva pr.
Aadar, de fiecare dat cnd vedei un sfat, acordai-i o secund pentru a-l citi.
Pictograma Nu uita! evideniaz acele lucruri care sunt prea importante
pentru a fi uitate.
Uneori, cnd n latura mea ntunecat de tocilar i strecor prin carte i cteva
prostioare tehnice. Pictograma Chestiuni tehnice v protejeaz de detaliile
obscure prin prezentarea unor faciliti de evitare a acestora. Dac v tii o fire
aventuroas, citii chestiunile tehnice; s-ar putea s le considerai interesante.
Pictograma Atenie! spune totul prin ea nsi: Sntatea datelor dvs. poate fi
pus n pericol n cazul n care nu luai n considerare informaiile respective.
Aadar, este bine s acordai atenie i s luai n considerare aceste pictograme
pentru a v pstra bazele de date intacte i fericite.
Rotia noului IntelliMouse de la Microsoft aduce cteva inovaii interesante
Access-ului 2000. Aceast pictogram marcheaz de fapt sfaturi privind
economisirea timpului sub forma celor mai noi elemente adugate la mulimea
de mecherii ce se pot realiza cu mouse-ul.
Partea I
de Rich Tennant
n aceast parte
Capitolul 1
Lansarea programului
O baz de date bun nseamn mai mult dect doar cteva tabele
Solicitarea ajutorului
Salvarea schimbrilor
Deoarece cel mai potrivit mod de a ptrunde n Access 2000 este s l accesai
practic, acest capitol v ia ntr-un tur de for slbatic i galopant al softwareului, prezentndu-v elementele pe care probabil c dvs. i Access le facei
zilnic. Acest capitol este ceva de genul O zi din viaa, proiectat s v
prezinte chestiunile importante i s v indice alte pri i seciuni ale crii n
care putei gsi informaii mult mai detaliate referitoare la respectiva problem.
Dac suntei nceptor n privina Access 2000, acest capitol este cel mai indicat
pentru a porni. Dac suntei deja familiarizat cu versiunile anterioare ale
10
Fig. 1-1:
Pentru un
program
detept,
Access
2000 nu
i-a ales
prea bine
ascunztoarea.
Fig. 1-2:
n sfrit
avem
succes Access
2000
merge.
11
12
Fig. 1-3:
Uneori,
Access
2000 v
pune la
cutri
ceva mai
dificile.
Fiierele tip baz de date se mpart n dou categorii distincte: unele care deja
exist i altele care nu exist. ansele de succes i ctig sunt n favoarea dvs.
dac lucrai cu o baz de date deja creat (n fond, alctuii o baz de date o
singur date dar o utilizai pentru totdeauna). Dac este aa cum am spus pn
acum, citi continuare- aceast seciune v este dedicat. Dac suntei ntr-o
pas turcoaz i dorii s creai o baz de date nou, consultai Capitolul pentru
a primi ajutor referitor la proiectarea i crearea bazelor de date.
T
FA
Dac tocmai ai pornit Access 2000 i ecranul dvs. arat ca n figura 1-2, putei
deschide o baz de date ntr-o clipit. Dac baza de date pe care dorii s o
deschidei se afl n partea inferioar a casetei de dialog, dai dublu-clic pe
numele su.
13
Dac baza de date pe care dorii s o utilizai nu este afiat nici n caseta de
dialog Open nseamn c aceasta se afl n alt dosar. Pentru a beneficia de
ajutor referitor la localizarea bazei de date dorite pe hard disk sau n reea,
trecei direct la Capitolul 6 (mai precis la seciunea intitulat Compania Bo
Peep avea nevoie de opiunea Find File).
Dac ai lucrat ceva vreme cu Access (ai imprimat rapoarte, ai verificat o
machet sau dou i v-ai ocupat timpul cu asemenea lucruri, n general), iar
acum dorii s deschidei o alt baz de date, urmai paii:
1. Alegei File Open Database sau facei clic pe butonul Open Database
de pe bara de instrumente.
Efectul acestor comenzi va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Open (cea
care este prezent n Figura 1-4 pentru a v ncnta privirea).
2. Dai dublu-clic pe numele bazei de date pe care dorii s o utilizai.
Dac respectiva baz de date nu este afiat, s-ar putea s fie nevoie s
pornii ntr-o urmrire pentru a o vna pe mititica. Pentru a obine mai
multe informaii ajuttoare referitoare la funciile casetei de dialog Open
(funcii de cutare a bazelor de date), trecei direct la seciunea Compania
Bo Peep avea nevoie de opiunea Find File din Capitolul 6.
14
Fig. 1-4:
Caseta de
dialog
Open, n
toat
gloria sa.
T
FA
15
Dac s-a gsit vreun suflet cumsecade care s-i fi investit timpul pentru a v
face viaa mai uoar, atunci cnd vei deschide baza de date va aprea automat
un ecran de ntmpinare (denumit i tablou de comand) asemeni celui din
Figura 1-6. Nu intrai n panic: acesta este un lucru favorabil! Ceea ce nu este
prea mbucurtor este faptul c probabil acest tablou este particularizat pentru
compania dvs. i deci nu v pot da mai multe detalii referitoare la opiunile
respective (mi pare tare ru, dar globul meu magic de cristal s-a spart cu ceva
vreme n urm). n acest caz trebuie s gsii persoana responsabil pentru
crearea sau/i ntreinerea tabloului de comand i s-i oferii nite prjiturele n
schimbul unor informaii ajuttoare.
Fig. 1-5:
Va aprea
o baz de
date
normal.
Fig. 1-6:
O baz de
date care
are drept
faad
un ecran
foarte
modern tip
tablou de
comand.
16
17
Fig. 1-7:
Caseta de
dialog Find
and
Relpace,
la ordinele
dvs.
18
Fig. 1-8:
Pregtit
pentru a
cuta o
nregistrare.
T
FA
n mod automat, Access 2000 ncearc s gseasc un cmp din tabel care
conine exact i numai ceea ce ai introdus dvs. ca element de cutat. Aadar, n
cazul n care ai introdus Kaufeld n caseta de dialog Find, Access 2000 nu va
gsi o nregistrare care conine spre exemplu Kaufeld School of Creative
Writing. De ce? Ei bine, deoarece acea nregistrare nu se potrivete exact cu
elementul cutat, adic cu Kaufeld potrivirea este doar parial!
(Uneori calculatoarele sunt att de meticuloase !) Pentru a face ca Access 2000
s accepte att potrivirile pariale ct i cele totale, schimbai setarea seciunii
Match din cadrul casetei de dialog Find and Replace de la Whole Field la Any
Part of Field.
Fig. 1-9:
Uraaa clientul
Nelson a
fost
localizat!
19
20
n oricare din aceste dou cazuri, datele dvs. sunt agate pe ecran i
arat grozav.
2. Dai clic n cadrul cmpului unde dorii s facei modificarea.
Efectul va fi apariia unui beior care clipete (cursorul) n cadrul
cmpului i modificarea formei pointerului n I-beam (Beior).
3. Realizai modificrile necesare.
Atunci cnd modificai nregistrrile n Access 2000, toate tastele de
editare standard funcioneaz normal (adic tastele Home, End Backspace
i Delete). Pentru detalii de la tast la tast, consultai Capitolul 6.
4. Atunci cnd cmpul arat exact aa cum dorii, apsai Return pentru
a salva modificrile realizate.
De ndat ce apsai Return, datele sunt salvate i vorbesc serios cnd
spun salvate. Dac imediat dup aceasta v decidei c ai fi preferat
vechea form a datelor, apsai combinaia de taste Ctrl+Z sau alegei Edit
Undo Typing.
Raportarea rezultatelor
Includerea tuturor acelor minunate detalii n tabelele dvs. este un lucru minunat,
dar i mai minunat este contemplarea tuturor nregistrrilor unei foi imprimate
i aici intervine sistemul de rapoarte al Access 2000.
T
FA
Cu Access 2000 este foarte simplu s facei astfel nct baza dvs. de date s
arate grozav. Programul are tot felul de opiuni pentru rapoarte i n plus l mai
conine pe Vrjitorul Raport care v ajut s rzbii prin toat chestiunea asta
dificil cu rapoartele. Pentru mai multe informaii referitoare la toate facilitile
cu adevrat grozave ale rapoartelor, parcurgei Partea IV.
Deoarece imprimarea unui raport este unul dintre cele mai comune lucruri pe
care le realizeaz oamenii cu Access 2000 (cine a spus c datorit calculatorului
se va putea trece la birourile care nu mai necesit hrtie?), urmtorii pai v
ndrum n aceast privin:
21
Fig. 1-10:
Un singur
clic este
de ajuns
pentru a
afia toate
rapoartele
curente.
22
Fig. 1-11:
Viola un
meniu
Print
instantaneu.
T
FA
23
24
calculatorul nu este altceva dect istorie, trecut. (Cu siguran c asta sun ca
definiia mea pentru o zi proast.)
T
FA
n cazul n care nu dorii s spunei adio afacerii dvs., avei nevoie de un plan
serios pentru realizarea copiilor de siguran. Chiar dac suntei doar dvs. i
calculatorul personal, scriei cteva notie despre modul n care funcioneaz
procesul de realizare a copiilor de siguran- aceste notie trebuie s cuprind
anumite chestiuni cum ar fi:
9 Ct de des sunt realizate copiile de siguran? Putei pune aceast
ntrebare altfel, mult mai bine i anume: Ct de multe informaii v putei
permite s pierdei?. Dac informaiile dvs. se schimb zilnic (de exemplu
aa cum este cazul unui sistem de contabilitate), trebuie s facei aceste
copii o dat pe zi sau o dat la dou zile. Dac folosii calculatorul n
principal pentru a rula jocuri de aventur i folosii Access-ul ct de rar
posibil, operaiunea este necesar doar o dat pe sptmn sau o dat la
dou sptmni. Bineneles c nici o regul universal nu este pe placul
tuturor.
9 Unde sunt depozitate discurile sau benzile copiilor de siguran? n
cazul unui incendiu, acestea vor fi distruse foarte comod mpreun cu
calculatorul, dac sunt pstrate chiar n apropierea sa. Aadar, dac este
posibil, pstrai-v copiile de siguran n alt cldire sau mcar n alt
camer.
9 Cum putei s realizai copii de siguran ale datelor? Alctuii o
procedur n mai muli pai mpreun cu o metod prin care s v dai
seama ce band sau disc vei stabili pentru a o (l) utiliza n acest proces.
9 Cum putei restaura datele? Alctuii din nou un proces cu mai muli
pai. Este bine ca paii s fie simpli i uor de neles, deoarece mintea dvs.
nu va mai fi foarte clar n cazul unei tragedii dup care trebuie s
restaurai datele distruse.
25
Cum s realizai o ieire triumftoare
Capitolul 2
Familiarizarea cu elementele
nconjurtoare, asemenea
unei persoane primitive
n acest capitol
Ce este cu aceast interfa?
Haidei s aruncm o privire la simpaticele ferestre!
S vedem ce-i cu barele de instrumente
Cum s dai ordine direct din meniuri
Cum s facei diferite trucuri folosind butonul dreapta al mouse-ului
tunci cnd vizitai un ora necunoscut totul nu este altceva dect emoie,
distracie i totodat furstrare. Vizitarea diferitelor locuri, recunoaterea
unor atracii turistice faimoase i descoperirea unor locuri noi n vederea
folosirii crii dvs. de credit face ca totul s fie distractiv, iar dac v rtcii dea binelea dar totui v-ai ntlnit cu un vecin care era prin trecere, ei bine,
putei spune c totul devine emoionant. Oricum, n oricare din aceste cazuri
este foarte frustrant s nu fii capabili s putei gsi drumul de ntoarcere.
Dac v-ai simit comfortabil atunci cnd ai lucrat cu versiunile anterioare ale
Access, ndrumarea mouse-ului dvs. prin Access 2000 va fi asemenea
conducerii unui automobil prin oraul dvs. natal, numai c douzeci de ani mai
trziu. Locurile v par familiare, darapar cteva surprize ca de exemplu: Unde
au mutat oare acel element al meniului? Era chiar deasupra, ... oh, ia te uit:
jumtate din meniu a disprut nu, stai, iat-l. Mmm mai vreau cafea.
Cunosc prea bine aceast senzaie. Nimic nu poate fi mai ru dect s vedei
cum cantitatea de munc sporete n timp ce descifrai alt program. Acest
28
Bara de titlu
Meniul principal
Fig. 2-1:
Access
2000, n
toat
gloria sa.
Butoane utilitare
29
30
Accesss 2000 nseamn mult mai multe dect o simpl fereastr mare.
Programul este nesat cu ferestre micue i utile pentru orice necesitate i
ocazie. Aceast seciune v prezint patru dintre cele mai obiniute ferestre:
fereastra baz de date, fereastra foaie de date, fereastra machet i fereastra
interogare (ai ghicit-o).
T
FA
Bara Objects
Bara de instrumente
a ferestrei baz de date
31
Fig. 2-2:
Ei bine,
aceasta
este o alt
baz de
date
artoas
pe care am
deschis-o.
Baza dumneavoastr de date s-ar putea s arate la nceput aa cum este ilustrat
n Figura 2-3, ns nu v lsai pclii de simpatica figur, dei aceast
fereastr este doar o masc, o faad mai modern a bazei de date din
Figura 2-2. Dac vedei ceva asemntor acestei ferestre este un indiciu care v
dezvluie faptul c lucrai cu o aplicaie formal a Access 2000. Macheta poate
fi una creat cu ajutorul Vrjitorului (aa cum este cea din Figura 2-3), sau
poate c a fost alctuit special pentru dumneavoastr de unul dintre tocilarii
casei. Aceast machet special este denumit tablou de comand.
32
Fig. 2-3:
Un tablou
de
comand
creat cu
ajutorul
Vrjitorului.
Fig. 2-4:
Tabela
Items care
arat ca o
foaie de
calcul
tabelar.
Butoane de navigare
Date
Bare de defilare
33
n partea dreapt, mai precis colul din dreapta jos se afl o pereche de bare de
defilare care v ofer posibilitatea ca deplasarea n interiorul tabelului s vi se
par nimic altceva dect o briz plcut. Butoanele de navigare sunt atrnate
n partea inferioar stng a ferestrei. De fapt, acestea sunt mai degrab ca un
fel de butoane de control ale unui CD player sau unui VCR (unui video
recorder). Butoanele care au desenate pe ele sgei ndreptate ctre o bar v
ajut s v deplasai la prima sau la ultima nregistrare a tabelului
respectiv.Cele care au desenate doar sgei v ajut s v deplasai la
nregistrarea ulterioar sau anterioar. Efectuarea unui clic pe butonul cu
sgeat i asterix are ca efect adugarea unei noi n tabel.
T
FA
Access 2000 are acum o facilitate nou a ferestrei baz de date pe care o putei
folosi pentru toate tabelele dvs. relaionale (consultai Capitolul 4 i 5 pentru
detalii referitoare la construirea relaiilor i schimburilor calitativ superioare
ntre tabele). Atunci cnd deschidei un tebel care are legturi cu alte tabele din
baza dvs. de date, Access 2000 afieaz o coloan alctuit din mai multe
semne plus (+) la stnga primului cmp al tabelului. n ciuda aspectului
neatrgtor i comun,aceast coloan poate fi nominalizat cu siguran pentru
un premiu de genul Tehnologie super grozav care este ntr-adevr
folositoare.
Cnd efectuai clic pe semnul plus care urmeaz unei nregistrri anume,
Access 2000 urmrete legtura relaional ctre o alt tabel a bazei
dumneavoastr de date i apoi afieaz datele din acea tabel, date relaionate
cu nregistrarea de la care s-a pornit. De exemplu, putei executa clic pe semnul
plus care urmeaz unui produs din tabela dumneavoastr intitulat Catalog cu
scopul de a afia toate comenzile pentru un produs. Si, ceea ce este cel mai
bine: procesul se desfoar automat Access se descurc de unul singur cu
toat treaba pe care i-o dai.
Fereastra machet
Vizualizarea tip machet este cealalt metod preferat pentru a putea vedea i
analiza tabelele Access 2000. Cu ajutorul machetelor, datele arat mai
tradiional dac se poate spune aa nu aduce ctui de puin cu acea chestiune
n stilul fandosit al foilor de calcul tabelar. De regul, o machet prezint datele
34
Fig. 2-5:
Baza de Cmpuri
date Items
aprut Bara de titlu
sub forma
unei Butoane de navigare
machete.
n cazul n care machetele v-au trezit interesul i dorii s aflai mai multe
detalii despre acest subiect, consultai Capitolul 22.
Fereastra interogare
Inima oricrui program de baze de date este capacitatea sa de a cuta diverse
informaii. Particulariznd, n cazul Access 2000 aceast inim este chiar
sistemul de interogare, iar la rndul su acest sistem are i el o inim care este
reprezentat de fereastra interogare, ilustrat n cel mai adorabil mod n
Figura 2-6.
Bara de titlu
Fig. 2-6:
Detectivul
Tabele
digital
Sherlock
Holmes Criteriul de interogare
este la
dispoziia Bare de defilare
dvs.
35
36
37
Cu toate acestea, exist unele lucruri care rmn neschimbate pe veci. Iat n
continuare o prezentare pe scurt a truismelor despre meniuri n general:
T
FA
Fig. 2-8:
Prea de
tot: un
meniu
instantaneu!
39
Testai i dvs. butonul dreapta mouse! Dai clic-dreapta pe tot ce v iese n cale
i ateptai s vedei ce se ntmpl. Nu v ngrijorai n privina faptului c ai
putea afecta n vreun fel sistemul dac acionai butonul n cauz, deoarece
practic nici nu se poate s stricai ceva i s rmn astfel, s dureze. S vedem
ce putei face dumneavoastr!
Capitolul 3
42
Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________
43
mai muli pai pentru ca dvs. s tii cum s utilizai aceast minunie a
tehnologiei moderne pentru a-i pune Asistentului o anumit ntrebare.
1. Facei clic pe fereastra Asistentului Office sau apsai tasta F1.
n urma acestei aciuni va aprea caseta de dialog a Asistentului (despre
care a putea aduga c pare destul de vioaie).
2. Introducei ntrebarea pe care dorii s i-o punei Asistentului simplu
i clar n caseta aflat n partea inferioar a ferestrei, aa cum apare i
n figura 3-2.
Ai citit corect: simplu i clar. V vine s credei? Un program care chiar
v nelegedar cine tie la ce poate duce aceast aciune periculoas?
Fig. 3-2:
Fr
jargoane
i/sau
chestii
complicate
direct o
ntrebare
clar,
simpl.
44
Fig. 3-3:
Efectuai
un clic pe
subiectul
din Help
care vi se
pare cel
mai
potrivit
pentru a
v oferi
rspunsul
dorit.
n cazul n care nici dup ce ai citit mai multe subiecte Help nu suntei
satisfcui, nchidei fereastra Help i reluai ntreg procesul de la Pasul 1
pentru a-i pune Asistentului o alt ntrebare.
T
FA
Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________
45
Fig. 3-4:
Sistemul
Help este
gata s v
serveasc.
46
T
FA
Fig. 3-5:
Iat
informaia
de care am
nevoie!
Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________
47
48
Fig. 3-6:
n cele din
urm am
gsit
subiectul
care m
interesa.
Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________
49
Fig. 3-7:
Putei citi
toat
ziulica
despre
Asistentul
Office.
Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________
51
Tabel 3-1
Sistemul
America
Online
Comanda de acces
Cuvntul cheie: PCApplications
CompuServe
go MSACCESS
Newsgroup
comp.databases.
World Wide http://www.microsoft.com/Support/
Web
Note
Cutai MSAccess Q&A n
cadrul casetelor de mesaje, sub
Database Use i Development
Intreaga zon este destinat
Access-ului, aadar multe
chestiuni de calitate;
Presupune s avei acces la
Presupune s avei acces la
Web
52
totui care este aceast modalitate? (Tobele, v rog!) este SfatulRapid, adic
sistemul informaional automatizat Microsoft.
SfaturileRapide ofer rspunsuri nregistrate pentru ntrebrile obinuite i
documente de la biblioteca cu materiale pentru asisten tehnic a Microsoft.
Pentru a utiliza aceast parte a sistemului, avei nevoie de un telefon cu taste.
Pentru a primi documentele, avei nevoie i de un fax.
Sistemul SfaturilorRapide este disponibil douzeci i patru de ore pe zi, apte
zile pe saptmn. Este bine s tii c funcioneaz chiar i n weekend-uri i n
zilele de srbatoare, exact aa cum fac uneori i persoanele adevrate ca
dumneavoastr. De aceea este bine s tii c exist acest serviciu al
SfaturilorRapide; el este disponibil n acele momente din noapte i zi cnd se
ivesc termenele limit care v preseaz i nu avei unde i la cine s cerei
ajutor.
Iat cum putei obine SfaturileRapide:
1. Luai o hrtie i un creion i inspirai adnc de cteva ori pentru a v
relaxa.
Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________
53
54
Partea a II-a
Tabele cu adevrat
tentante
Al 5lea val
de Rich Tennant
n aceast parte
Capitolul 4
cesta ar putea fi cel mai important capitol al acestei cri. De ce? Pentru c
bazele de date cu adevrat folositoare iau natere pe baza unor planuri
analizate cu mare grij i interes. Problema este c nu exist niciodat cineva
care s explice pe ndelete chestiuni legate de modul n care poate fi strns o
mulime de tabele pentru ca pe baza acestora s se poat realiza o tabel. Din
motive necunoscute, ei cred c dumneavoastr tii deja lucruri de genul acesta
(probabil din instinct), aa cum de pild este foarte bine tiut faptul c psrile
pleac spre sud pentru a sta acolo pe perioada iernii, sau cum soia mea gsete
cele mai avantajoase ieftiniri n centrul comercial.
n cazul n care nu v-ai nscut atotcunosctor, murmurnd nc de cnd ai ieit
din pntecele mamei numerele de telefon i codurile potale sunt considerate
ca text chiar dac sunt alctuite din numere, acest capitol v este destinat.
58
Paginile care urmeaz v vor divulga secretele legate de cmpuri, tabele i baze
de date n toat gloria lor. Capitolul conine totul despre termenii legai de
bazele de date pe care trebuie s-i cunoatei, sfaturi pentru a proiecta tabele i a
putea alege cmpurile dorite precum i detalii legate de asamblarea diferitelor
elemente pentru realizarea unor baze de date grozave.
T
FA
Dei de obicei nu-mi place s fac mare caz de terminologia tehnologiei de vrf,
de data aceasta este absolut necesar. Spre binele dumneavoastr, v rog s luai
foarte n serios informaiile din prima seciune a acestui capitol. Termenii bazei
de date descrii n aceast seciune apar peste tot n Access 2000. Oricnd
realizai o interogare, proiectai o machet sau realizai un raport, termenii abia
ateapt, gata s-i zpceasc i s nu-i bage n seam pe cei care nu sunt destul
de bine pregtii. Pregtii-v pentru atacul lor petrecnd mai mult timp n
seciunea cu termeni care se gsete n cadrul acestui capitol (bineneles c i
restul capitolului este important, aadar simii-v liberi de a citi n continuare
dup ce devenii experi n terminologia bazelor de date).
59
60
61
contabile. n orice caz, o singur tabel nu ar putea face fa simultan cardurilor de baseball i informaiilor contabile. Combinarea celor dou ar da
natere unui nou concept (i ar putea face astfel nct contabilitatea s devin
distractiv), dar nu va merge cu siguran n Access 2000.
9 n principiu, Paradox i FoxPro sunt de acord cu semnificaia dat
tabelelor de ctre Access 2000. (Ce drgu din partea lor!)
9 dBASE are propriile sale idei cu privire la toat chestiunea aceasta cu
tabelele i de aceea prefer termenul de fiier de baze de date.
9 Ai observat c am spus la un moment dat c colecia card-urilorde
baseball ar putea ncpea ntr-o singur tabel? Nu m voi mai nvrti n
jurul acestei idei deoarece nici eu nu cred c fizic este posibil ca o singur
tabel s poat nmagazina nregistrri despre toate card-urile
dumneavoastr. Pentru a rezolva totui aceast problem a nmagazinrii
datelor, putei s utilizai tabele relaionale. Pentru moment, asta este tot
ceea ce trebuie s tii, dar v sftuiesc s inei seam de faptul c este
foarte important s nelegei acest subiect. Pentru a-l citi pe larg, aruncai
o privire i la seciunea Fiierele simple fa-n fa cu bazele de date
relaionale: s nceap disputa!.
63
64
65
Tipul
cmpului
Text
Dimensiune
a cmpului
4
Coninutul
cmpului
Doamn, Domnioar, Domnule
Text
Text
15
4
Nume
Ocupaie
Companie
Adres 1,
Adres 2
Text
Text
Text
Text
20
25
25
30
Ora
Stat,
Provincie
Cod Potal
Text
Text
20
4
Text
10
Tara
Text
15
Numrul
telefonului
de la
servici
Numrul
de fax
Numrul
telefonului
de la
domiciliu
Numr
telefon
mobil
Adres de
e-mail
Site de
Web
Telex
Text
12
Prenumele persoanei
Iniiala tatlui persoanei; permite
nregistrarea a dou iniiale i a semnelor de
punctuaie
Numele persoanei
Ocupaia sau funcia
Numele companiei la care lucreaz
Conine dou cmpuri deoarece n zilele
noastre, adresele unor firme sunt chiar dificil
de localizat.
Numele oraului
Statul sau provincia; nscriei numele potrivit
datelor pe care dorii s le stocai.
Codul potal; reinei c acesta este reinut
ca text i nu ca un numr.
Nu este necesar dac lucrai ntr-o singur
ar.
Numrul de telefon de la servici; dac dorii
s folosii i prefix, putei mri dimensiunea
la 17.
Text
12
Numrul de fax
Text
12
Text
12
Text
30
Hiperleg
tur
Text
*
12
SSN
Text
11
66
Toate mostrele de mai sus sunt cmpuri text, chiar i cele pentru numerele de
telefon i aceasta din pricina faptului c Access 2000. Nu uitai faptul c exist
o diferen evident ntre un numr i un ir de caractere, mai ales dac acest ir
reprezint un numr de telefon sau un numr de identificare guvernamental.
67
Fiierele simple fa-n fa cu bazele de
date relaionale: s nceap disputa!
O baz de date este fie un fiier simplu, fie relaional i niciodat amndou
simultan.
68
numerele de telefon. Datorit acestui lucru, persoana mitic care are trei linii
telefonice apare o singur dat n tabela cu numele clienilor (n fond, este o
singur persoan) dar are trei nregistrri distincte n tabela cu numerele de
telefon (cte unul pentru fiecare linie telefonic). Utiliznd o baz de date
relaional, sistemul stocheaz informaiile personale ale clienilor o singur
dat, fcd astfel o economie de spaiu pe disc.
Cheia ctre aceast tehnologie avansat este denumit de fapt chiar aa: cmpul
cheie (sau cmpul legtur). Toate tabelele dintr-o baz de date relaional
conin acest cmp special. Datele acestuia se unesc i totodat ele corespund
nregistrrilor din cadrul diferitelor tabele. Cmpul cheie este asemenea unui
bon pentru ridicarea comenzii pe care l primii atunci cnd dai un film la un
magazin local pentru a fi procesat. Pentru a intra din nou n posesia filmului,
dumneavoastr i artai bonul respectivului angajat, bon ce are nscris i
numrul comenzii. Acel numr reprezint conexiunea (legtura) ntre
dumneavoastr i filmul dumneavoastr, pentru ca angajatul magazinului s-l
poat identifica. De asemenea, n cartea de telefoane de exemplu, probabil c
fiecare client are un numr de identificare unic. Tabela numere de telefon
conine numrul de identificare al clientului cu numrul de telefon
corespunztor. Pentru a ti cine (ce persoan) are un anumit numr de telefon,
tot ceea ce trebuie s facei este s cutai numrul de identificare respectiv n
tabela care conine numele clienilor. Fr ndoial c pentru a afla numrul de
telefon al unei anumite persoane pe aceast cale trebuie urmai mai muli pai
dect ar fi fost necesar n cazul sistemului simplu, dar sistemul relaional
economisete spaiu pe disc (neacceptd nume care s apar de dou ori, adic
dubluri) i n acelai timp reduce ansele de apariie a erorilor.
T
FA
69
71
Nu trebuie s srii acest pas chiar dac v-ai gndit s utilizai Vrjitorul
Baz de date atunci cnd realizai tabela. Cu toate c aceti Vrjitori
stabilesc automat dimensiunea i numele cmpului, avei totui
posibilitatea s particularizai cmpurile dup cum dorii.
5. Organizai-v cmpurile n unul sau mai multe tabele.
Ultimul pas este i cel mai dificil, dar o dat cu exersarea lui v va prea mai
uor. Pentru a cpta experien, creai cteva baze de date de prob cu ajutorul
Vrjitorului Baz de date i fii ateni la modul cum se potrivesc. Alegei un
domeniu la care v pricepei (contabilitate, programarea evenimentelor
importante sau, n cazul n care v asemnai cu mine, colecionarea C.D.urilor) i uitai-v la modul n care l-au realizat profesionitii de la Microsoft.
Deschidei diferitele tabele n modul de vizualizare Design (n cadrul ferestrei
baz de date, facei clic-dreapta pe numele tabelului, apoi selectai Design din
cadrul meniului derulant. Ce cmpuri au intrat n fiecare tabel? De ce au
organizat lucrurile astfel? De asemenea, aruncai o privire i reinei i modul n
care interacioneaz tabelele n cadrul bazei de date. Pentru aceasta, facei clic
pe butonul Relationship de pe bara de instrumente (Figura 4-1). Access 2000 va
afia fereastra Relationships, care v prezint grafic legturile existente ntre
tabelele din baza de date. Pentru a desfiina legturile, urmai liniile dintre
tabele.
72
Fig. 4-1:
Facei clic
pe butonul
Relationships
pentru a
putea
vizualiza
relaiile
dintre
tabelele
unei baze
de date.
T
FA
73
citii din nou seciunea precedent intitulat Termeni legai de bazele de date
cu care avei de-a face i pe care trebuie s-i tii.
Fr a mai face atta tevatur, iat cum s creai o baz de date:
1. Pornii Access 2000, aceasta n cazul n care nu este pornit deja.
tiu, tiu c tii, dar tot trebuie s menionez chestiunea asta, deoarece este
de datoria autorului.
2. Alegei FileNew din cadrul meniului principal (Figura 4-2) sau facei
clic pe butonul barei de instrumente New Object.
Fig. 4-2:
Pentru a
crea o
baz de
date este
necesar un
singur clic.
74
Fig. 4-3:
Fereastra
New
Database
care v
ofer att
de multe
modele
de-ale
Vrjitorului,
ntr-un
timp att
de scurt.
T
FA
Dac abia ai pornit Access 2000, ecranul dumneavoastr arat ca n Figura 4-4.
n acest caz, facei clic pe butonul radio Access database wizards, pages, and
projects i apoi i apoi facei clic pe OK pentru a aprea fereastra New
Database care v ofer ajutorul pe care-l ofer modelele Vrjitorului Baz de
date pe care vi le ofer Access 2000.
Fig. 4-4:
Dac
tocmai ai
pornit
Access
2000,
realizarea
unei baze
de date
este chiar
i mai
uoar.
Pentru a realiza manual o baz de date nou, facei clic pe butonul radio
Blank Access database.
4. Defilai prin list pn cnd gsii un model al Vrjitorului Baz de
date care se aseamn cel mai mult cu ceea ce dorii s facei
dumneavoastr i apoi facei dublu-clic pe acesta.
75
Fig. 4-5:
O nou
baz de
date este
pe cale s
apar.
Pentru a stoca baza de date n alt dosar dact n cel implicit (de obicei n
dosarul My Documents), alegei un dosar diferit prin efectuarea unui clic pe
sgeata ndreptat n jos care se afl alturi de Save in i cutai prin
structura arborescent a dosarelor pn-l gsii pe acela care v intereseaz
(pe care-l cutai).
V-a apucat cumva durerea de cap din cauza acestei discuii despre dosare,
structuri arborescente i alte asemenea elemente? n acest caz, crile
Windows 95 For Dummies, Windows 98 For Dummies i Windows NT For
Dummies, toate avndu-l ca autor pe Andy Rathbone constituie remediul
perfect. Citii-le o dat nainte de culcare i chiar i n timpul zilei, dup caz.
Dac v apare o caset de dialog i v ntreab dac dorii sau nu s nlocuii
un fiier existent, Access 2000 v anun c pe disc exist deja o baz de
date cu numele dat de dumneavoastr. Dac acest lucru constituie o noutate
pentru dumneavoastr, facei clic pe No i ncercai s gsii alt nume pentru
baza dumneavoastr de date. Pe de alt parte, dac ai intenionat s nlocuii
vechea baz de date cu cea nou, facei clic pe Yes i continuai.
76
Fig. 4-6:
Da, este
goal aa
cum i
trebuie.
7. Dac dorii s adugai sau s nlturai unele fiiere standard din baza
de date pe care o realizeaz pentru dumneavoastr nsui vrjitorul,
luai-v inima-n dini i facei acest pas n cadrul casetei de dialog Fields
(Figura 4-7). i apoi facei clic pe Next.
Dac nu inei neaprat s facei vreo modificare, lsai caseta goal i facei
clic pe Next.
8. Acum c ai trecut de partea dificil, Vrjitorul v va solicita prerea
n legtur cu nite aspecte estetice. n primul rnd, Vrjitorul v va
cere prerea n legtur cu stilul dorit pentru afiajele pe ecran ale
bazei dumneavoastr de date. Facei clic pe opiuni pentru a vedea care
sunt disponibile i apoi dublu-clic pe cea pe care o dorii.
Dei soia m va acuza c m amestec din nou, v recomand s pstrai
opiunea Standard. i celelalte sunt sunt simpatice, dar v vor lua mai mult
timp pentru a fi ncrcate. Dac trebuie s adugai cteva elemente de
diversitate bazei dumneavoastr de date, ncercai opiunile International,
Sumi Painting sau Stone care nu v vor ncetini deloc ritmul de lucru.
77
Fig. 4-7:
Cmpurile
mi par a fi
noi i
artoase.
78
Fig. 4-8:
Vrjitorul
la lucrubaza dvs.
de date se
afl la
deprtare
de doar
cteva
momente.
Fig. 4-9:
Ptiu, ia
privii: o
baz de
date
realizat
instantaneu!
79
Fig. 4-10:
Descotorosii-v de
tabloul de
comand
i
vizualizai
baza de
date.
Dac vedei cumva o form ciudat n loc de fereastra baz de date (cea
din figura 4-10), facei clic pe butonul Windows Close pentru a nchide
macheta i apoi facei clic pe butonul Restore (al treilea din dreapta) al
ferestrei baz de date care se ascunde n colul din stnga jos al
ecranului. Acum, baza dumneavoastr de date este gata i v ateapt.
80
2.
Facei clic pe eticheta Tables care se afl sub bara Objects a ferestrei
Database i apoi facei dublu-clic pe Create table by using wizard
pentru a ncepe procesul de creaie.
Dac totul merge aa cum trebuie, va apare pe ecran caseta de dialog Table
Wizard (ca n Figura 4-11). Dac apare cumva alt fereastr bizar,
nchidei acea fereastr i facei din nou acest pas.
Fig. 4-11:
S-l
salutm cu
toii pe
grandiosul
Vrjitor
Tabel!
3.
4.
81
Dac v plac (i v trebuie) toate cmpurile unei anume tabele, facei clic
pe butonul >>. Acest buton copiaz ntregul set de cmpuri al tabelului.
Pentru a nltura un cmp pe care l-ai ales din greeal, facei clic pe
numele cmpului i apoi pe butonul <. Pentru a nltura toate cmpurile i
pentru a ncepe din nou alegerea lor, facei clic pe butonul <<.
Dac nu v place numele actual al unui cmp din noua dumneavoastr
tabel, facei clic pe numele acestuia i apoi pe Rename Field. Introducei
noul nume al cmpului n caseta de dialog i facei clic pe OK pentru a
definitiva schimbarea. Prea simplu, nu-i aa?
5.
6.
Fig. 4-12:
Dup
ce ai
rearanjat
cmpurile
dup
dorin,
este
timpul s
continua
ceea ce ai
nceput.
82
8.
Dac aceast tabel are legturi cu oricare dintre celelalte tabele ale
bazei de date, facei clic pe butonul Relationships i explicai n ce fel
sunt legate tabelele unul de cellalt i apoi facei clic pe Next.
Vrjitorul Tabel este chiar inteligent la chestiunile acestea care in de
relaii ntre tabele. De fapt, Vrjitorul depisteaz cmpurile care ar putea
lega aceast tabel nou de cele deja existente n baza de date i v
comunic rezultatele acestei aciuni n cadrul casetei de dialog.
Dac ai crezut cumva c ar exista o relaie, dar Vrjitorul nu a depistato, facei clic pe nregistrarea tabelului care are acea legtur n cadrul
casetei de dialog i apoi facei clic pe Relationship. In continuare urmrii
prompterele care apar pe ecran pentru a v explica cum funcioneaz
legtura.
T
FA
n Capitolul 5 gsii mult mai multe detalii legate de relaiile dintre tabele.
In cazul n care nu v este foarte clar cum se realizeaz legturile dintre
tabele i motivele pentru care se fac aceste legturi, consultai Capitolul 5.
9.
T
FA
83
Fig. 4-13:
Iat noua
tabel:
chestia
asta chiar
a mers!
84
T
FA
2.
85
Fig. 4-14:
O foaie de
date nounou,
ateptnd
cu
nerbdare
instruciunile dvs.
T
FA
3.
4.
86
Fig. 4-15:
Putei
selecta
oricare
dintre
tipurile de
cmpuri
(date)
disponibile
6.
7.
8.
87
Fig. 7-7:
Cmpurile
sunt toate
la locurile
lor,
aadar
este
timpul s
supunem
tabela unui
test de
rezisten
la stress.
9.
Capitolul 5
n fiecare an lucrurile se repet iar i iar: facei ct mai mult folosind ct mai
puine elemente; lucrai ct mai inteligent i nu din greu. De fapt, acestea nu
sunt probleme ele constituie nite oportuniti pentru a realiza ceva. V ntrebai
de ce scriu astfel de gnduri minunate ntr-o carte haioas ca aceasta? Deoarece
acest capitol este un leac parial (considerai-l mcar att) pentru aceste fraze
care v ntristeaz.
Trebuie s facei ct mai multe ntr-un timp ct mai scurt, corect? Dac v aflai
n aceast situaie, citii totul despre facilitatea oferit de indexuri n Access
2000. Aceast facilitate va face ca interogrile dumneavoastr s zboare,
sortrile s cnte,iar prul dumneavoastr s stea n poziia actual ca i cum ar
fi dat cu fixativ. Suntei cumva invadai de oportuniti din pricina redundanei
datelor care v-a infestat tabelele? Eliminai aceste probleme cu ajutorul unui
cmp cheie poziionat strategic. O astfel de cheie v asigur c nregistrrile
apar o singur dat (i numai una) n tabel.
i cu treaba aceea legat de baza de date relaional cum rmne? Este posibil
ca ntre tabele s existe relaii n adevratul sens al cuvntului, sau acestea sunt
doar platonice? Datorit minunilor instrumentului Relationships n Access 2000
tabelele dumneavoastrconlucreaz mai bine ca niciodat. Bineneles c
90
91
92
T
FA
93
Fig. 5-1:
Cheia
primar
este
creat (iar
nregistrrile se
bucur).
94
9 Cmpurile care vor fi legate ntre ele trebuie s conin acelai tip de date.
De asemenea, reinei: cmpurile de acelai fel se ngrmdesc mpreun
n lumea cea ciudat a bazelor de date. ncercai s spunei chestia asta de
trei ori la rnd i repede.
Atunci cnd legai dou tabele, ntre ele va exista o legtur care este de un
anumit din cele patru existente. Dei aceste informaii in de latura tehnic, s
tii c Access 2000 este ndrgostit de acei termeni, i n consecin v rog
s v oprii un moment pentru a le citi.
9 Relaiile una-la-una: sunt cele mai simple, dar nu se ntlnesc prea des.
Iat cum ar fi o astfel de relaie: o nregistrare din prima tabel are legtur
cu o singur nregistrare din cea de-a doua tabel. ntorcndu-ne la
exemplul anterior, dac un client are un singur (unul i numai unul) cont
de credit nregistrat, atunci ntre tabelele de credite i clieni exist o
legtur de tip unu-la-unu.
9 Relaiile una-la-mai multe este un gen de relaie mai des ntlnit. n cazul
acestui tip de relaie, o nregistrare din prima tabel are legturi cu mai
multe tabele din cea de-a doua tabel. Este posibil ca de exemplu un
anume cumprtor s se aprovizioneze de mai multe ori de la magazin, i,
n consecin o nregistrare client este legat de mai multe nregistrri de
vnzri din tabela cu tranzacii.
9 Relaiile de tip mai multe-la-una sunt inversul celor anterioare (una-la-mai
multe). Multe tranzacii sunt legate de un singur client (un client care
dorim s fie fericit).
9 Relaiile Mai multe-la-mai multe sunt foarte complicate (exact aa cum
este i n via). n acest caz, mai multe nregistrri dintr-o tabel au
legturi cu mai multe nregistrri din alt tabel. ntr-un magazin oarecare,
fiecare vnztor vinde mai multe produse diferite i la rndul su, fiecare
produs este vndut de mai muli vnztori diferii. Pentru a putea avea
mcar sperana c vei nelege ceva din toate aceste legturi, mai avei
nevoie de nc o tabel la mijloc, pentru a juca rolul de poliist n circulaia
rutier. n acest exemplu, tabela aflat n rolul poliistului de circulaie ar
conine nregistrri ale vnzrilor efectuate care s coreleze un numr de
identificare al vztorului cu un numr de identificare al produsului. Sun
nucitor, nu? Credei-m, de fapt aa i este. Crearea i utilizarea tabelelor
n cazul unei relaii mai multe-la-mai multe aparin strict domeniului
specialitilor n baze de date (i nici chiar acestora nu le plac).
Primele trei tipuri de relaii sunt foarte obinuite, mai ales n cazul n care lucrai
pentru o corporaie. Dac suntei un ntreprinztor particular simpatic, dac avei
un trei bun i urmai calea cea dreapt i ngust, s sperm c nu vei ntlni
niciodat o relaie mai multe-la-mai multe. ns, dac ntlnii una, cred c va
fi cazul s v facei rezerve de mncare proast i s lsai deoparte acel cuvnt
prin care ai defini un tehnofil nfometat care tie Access 2000.
95
2.
96
Fig. 5-2:
Trei din
cele patru
tabele ale
mele, n
momentul
efecturii
antrenam
entului
legat de
relaii.
4.
5.
6.
97
Fig. 5-3:
Cu ajutorul
unui plan
bine
realizat i
a unei
mini
ferme
poate
ncepe o
relaie
care
utilizeaz
AuctionsID
8.
98
Fig. 5-4:
Aceast
relaie are
deja un
nceput
promitor.
T
FA
Dac numele tabelelor sau ale cmpurilor listate n caseta de dialog sunt
greite, facei clic pe Cancel i repetai paii de la 5 la 7.
Pentru ca dumneavoastr s observai c tabelele sunt legate, va apare o
linie (ca n Figura 5-5).
Fig. 5-5:
Potrivirea
a fost
realizat
iar
Auctions
i Items
sunt de
acum
mpreun.
9.
99
Fig. 5-6:
Cu astfel
de relaii,
s-ar putea
crede c
este o
oper
romantic.
Fig. 5-7:
Aa este
mai
ngrijit,
mai
ordonat ca
s nu mai
spun c
este i mai
uor de
neles.
101
2.
3.
Facei clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a lista opiunile indexului dumneavoastr. Alegei tipul de index pe care-l dorii din lista
care apare (Figura 5-8).
De cele mai multe ori, alegei Yes (Duplicates OK), iar n cazurile speciale
cnd dorii ca fiecare nregistrare s aibe o valoare unic n acest cmp
(ca de exemplu numerele de identificare ale clienilor din tabela
dumneavoastr cu clieni), alegei Yes (No Duplicates).
4.
102
Fig. 5-8:
Realizarea
unui index
este o
operaie
care
const
ntr-un
singur clic.
T
FA
Capitolul 6
Fig. 6-1:
Este
cumva
prea la
ndemn,
sau ce?
Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________
105
Fig. 6-2:
Iat baza
de date pe
care o
cutam.
2.
106
T
FA
3.
Fig. 6-3:
Pe ecran
se
deschide
o baz de
date
obinuit.
T
FA
4.
Facei clic pe butonul Tables de sub bara Objects, asta n cazul n care
acesta nu este deja selectat.
Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________
107
Alegei Insert New Record sau facei clic pe butonul New Record
din partea inferioar a ferestrei foaie de date.
Access 2000 v rspunde prin deschiderea unei nregistrri goale n tabela
dumneavoastr i mutarea cursorului n acel loc. (privii Figura 6-4)
Fig. 6-4:
i astfel
a luat
fiin o
nou
nregistrare.
108
n cadrul multor baze de date, primul cmp este unul de tip AutoNumber,
deoarece acesta face o treab foarte bun atribuind clienilor numere de
identificare unice, numere de participare sau orice alt tip de numr la care
v gndii. n acest moment al procesului este normal ca un cmp
AutoNumber s stea pur i simplu i s se holbeze la dumneavoastr,
deoarece acest cmp nu ncepe s lucreze dect la pasul urmtor.
2.
Dac primul cmp este de tip AutoNumber, apsai tasta Tab i ncepei s
introducei n cel de-al doilea cmp. De ndat ce ncepei s introducei,
cmpul AutoNumber genereaz un numr nou i l afieaz n cadrul
cmpului.
Dac vi se pare c AutoNumber (cmpul AutoNumber) a srit un numr
atunci cnd a creat o intrare pentru nregistrarea dumneavoastr cea nou
(aa cum este n Figura 6-5), nu v panicai, deoarece cmpul i aduce
aminte ultimul numr pe care l-a atribuit i insereaz n mod automat
numrul care urmeaz. Atunci cnd un cmp AutoNumber sare peste un
numr, nseamn c ai introdus (sau mcar ai nceput s introducei) o
nregistrare i apoi ai ters-o.
T
FA
3.
Fig. 6-5:
nregistrarea se
contureaz
imediat,
n ciuda
numerotaiei
ciudate.
Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________
T
FA
109
T
FA
Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________
T
FA
111
2.
3.
Fig. 6-6:
Access
2000 v
pune
ntrebarea
crucial:
Suntei
siguri?
Cnd Access 2000 afieaz caseta de dialog din Figura 6-6, luai o
pauz scurt i reflectai nc o dat la problema tergerii
nregistrrii.
112
Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________
113
114
Capitolul 7
116
formaturi, mti i reguli de validare. Aceste trei instrumente pot suna cam
tehnic, dar credei-m c le putei face fa.
T
FA
Fig. 7-1:
Pregtiiv pentru
o munc
de
proiectare
serioas.
117
3.
Fig. 7-2:
Pregtiiv pentru
c avei de
lucru cu
cmpul
Quantity.
4.
T
FA
5.
118
119
9 Simbolul mai mic (<) face exact inversul semnului mai mare. Simbolul mai
mic v prezint tot textul cu litere mici. Dac ai introdus textul i cu litere
mici i cu litere mari, Access 2000 l afieaz numai cu litere mici. Ca i n
cazul semnului mai mare, numai datele afiate suport schimbrile pentru
a-i proteja pe inoceni; n rest, datele sunt stocate tot ca text cu litere mici
i mari. Aplicai acest format introducnd simbolul mai mic (unul
singur) n caseta de text Format.
9 Semnul coad de maimu (a rond, adic @) determin Access-ul s
afieze n cadrul cmpului fie un caracter, fie un spaiu. n cazul n care
datele cmpului sunt mai mici dect formatul, Access 2000 adaug nite
spaii n plus pentru a se potrivi lungimii formatului. De exemplu, dac un
cmp utilizeaz ca format @@@@@@, dar datele acestuia au lungimea
de doar trei caractere (cum ar fi Tim sau now), Access 2000 afieaz trei
spaii i apoi datele. Dac ns datele cmpului au lungimea de patru
caractere, formatul nceputul nregistrrii cu dou spaii. Vedei cum
funcioneaz semnul coad de maimu? (Destul de ciudat, nu-i aa?)
9 Semnul i (&) este formatul implicit i nseamn afieaz un caracter dac
este vreunul de afiat; dac nu este nici unul, nu ntreprinde nimic. De ce
s mai creez un format special pentru aceast opiune cnd este de fapt
opiunea implicit a Access 2000? Momentan nu tiu; rmne un mister
pentru mine.
Apropo, spre deosebire de situaiile semnelor mai mare i mai mic care
solicit un singur simbol pentru ntregul cmp, aici trebuie s includei cte
un semn coad de maimu sau i pentru fiecare caracter din cmp.
T
FA
120
Fig. 7-3:
Alegei
formatul
visurilor
dumneavo
astr
direct din
meniu.
121
Cmpurile date/time
Asemenea opiunilor de formatare Number i Currency, i cmpurile data/time
au un set de formaturi ncorporate disponibile din meniul autoderulant. Facei
clic pe caseta de text Format i apoi pe sgeata ndreptat n jos aflat n partea
dreapt a casetei; supusul meniu din Figura 7-4 se va ivi imediat, gata s v
serveasc.
Alternativele sunt destul de uor de neles, dar doresc s v dau vreo dou
sfaturi:
9 Atunci cnd utilizai una dintre formaturile mai mari precum General Date
sau Long Date, asigurai-v c coloana datelor este destul de larg pentru a
afia datele n ntregime. Altfel, datele chipee nu au nici un sens, deoarece
lipsete o bun parte a lor.
9 Dac baza de date este utilizat de mai mult de o singur persoan, este
preferabil alegerea unui format care ofer mai multe informaii unuia care
ofer mai puine informaii. Formatul meu preferat este Medium Date
deoarece ofer luna i ziua. Altfel, o dat cum este 3/7/99 ar putea provoca
confuzie pentru c persoanele din diferite ri interpreteaz acest format
diferit.
Fig. 7-4:
Un format
pentru
fiecare
dat, i o
dat
pentru
fiecare
format.
122
Cmpurile Yes/No
Cam att se poate spune despre un cmp cu trei opiuni. Aa cum ilustreaz i
Figura 7-5, alternativele de formatare prezente ale dumneavoastr sunt limitate.
n mod implicit, cmpurile Yes/No sunt setate pentru formatarea Yes/No
(uneori programatorii sunt att de detepi nct nici nu ne vine s credem).
Simii-v liberi s ncercai i alte opiuni, mai ales dac au mai mult sens n
tabela dumneavoastr dect cmpurile Yes i No.
Fig. 7-5:
Lcaul
formatului
este cam
... gol.
T
FA
123
masc de introducere este cea care v poate ajuta n acest sens i cea care poate
realiza efectiv acest lucru. O masc poate rezolva i situaia invers (numai
litere i nici un numr) i aproape toate combinaiile ntre acestea. Mtile de
introducere sunt stocate n zona Input Mask a etichetei General a cmpului,
mpreun cu restul elementelor descrise n acest capitol.
Mai mult de jumtate din cmpurile unei tabele Access 2000 pot avea propriile
lor mti de introducere. nainte de a crea masca trebuie s tii exact cum art
datele cmpului. n cazul n care scopul dumneavoastr este de a stoca adrese,
crearea unei mti care s permit introducerea exclusiv a literelor ntr-un
cmp nu este de nici un folos. Trebuie s cunoatei datele respective
ndeaproape nainte de a v prosti cu mtile de introducere.
T
FA
Dup ce avei fiierul baz de date deschis, facei clic pe tabela cu care
dorii s lucrai i apoi pe Design.
124
3.
Cursorul sare pur i simplu n caseta Input Mask, iar la dreapta acesteia apare
un buton mic cu trei puncte care este de fapt butonul Build care intr n aciune
n cadrul pasului urmtor.
4.
Facei clic pe butonul Build din partea dreapt a casetei de text Input
Mask.
Efectul va fi apariia Vrjitorului, care va avea o descindere
spectaculoas cum este ilustrar i n Figura 7-6.
Fig. 7-6:
Vrjitorul
Masc de
introducere
nu face
prea multe,
dar se
strduiete
din greu.
Putei folosi Vrjitorul numai cu cmpuri de tip date i text. Avei grij
i nu-l nfuriai pe Vrjtor incitdu-l s lucreze cu un alt tip de cmp.
Dac Access 2000 se plnge de faptul c Vrjitorul nu este instalat
nseamn c nu ai fcut opiunile corespunztoare atunci cnd ai instalat
Access 2000 (nu v necjii dac primii acest mesaj de eroare; i eu am
pit la fel). Pentru a rezolva problema, luai CD-ROM-ul original Access
2000 sau Office 2000 i punei-l n drive-ul dumneavoastr de CD-ROM.
Inchidei Access 2000 i apoi alegei StartSettingsControl Panel. In
fereastra Control Panel facei dublu-clic pe Add/Remove Programs i
urmai ntocmai prompterele care apar pentru a instala instrumentele de
125
Fig. 7-7:
Iat ce
spune
Vrjitorul
c avei
nevoie.
126
Aa cum am amintit mai devreme n acest capitol, primul pas din procesul
mtilor de introducere este cunoaterea datelor.
Dac informaiile pe care le stocai au variaii uoare (cum este cazul
codurilor pentru piesele de schimb care se termin fie cu o combinaie
liter/numr, fie cu una liter/liter), luai i exemple ale diferitelor
posibiliti pentru ca masca dumneavoastr de introducere a datelor s le
accepte pe toate.
T
FA
2.
127
T
FA
Iat o ntrebare-fulger aa, pentru a vedea dac suntei ateni: Codul de arie
din exemplul anterior este obligatoriu sau opional? Dar numrul de
telefon? De ce? Scriei un rspuns lung i detaliat pe o foaie de hrtie
foarte mic, apoi rupei-o n bucele mici i aruncai-o n aer precum
confettiile. Ce este aa amuzant?
4.
T
FA
Acum suntei pregtii s-i spunei lui Access 2000 despre masca
dumneavoastr de introducere.
5.
128
6.
Fig. 7-8:
Introducerea unei
mti
pentru
cmpul
Code.
8.
Tabel 7-1
Tipul caracterelor
Numai cifre (de la 0 la 9)
Cifre i semnele +/Numai litere (de la A la Z)
Numai litere sau cifre
Orice caracter sau spaiu
S
129
Codul obligatoriu
0(zero)
Nu este disponibil
L
A
& (i)
Codul opional
9
# (semnul american pentru pound)
? (semnul ntrebrii)
a (trebuie s fie liter mic)
C
T
FA
T
FA
Validrile funcioneaz cel mai bine cu cmpuri de tip number, currency i date.
Realizarea unei validri pentru un text este posibil, ns trebuie s tii c
validrile devin foarte complicate ntr-un timp foarte scurt. Pentru a v proteja
sntatea i a v pstra coafura intact, Tabelul 7-2 v prezint cteva validri
gata realizate care acoper cele mai obinuite necesiti. Acestea sunt organizate
dup tipul cmpului i prin urmare, este foarte simplu s gsii regula de
validare care se potrivete cel mai bine scopului dumneavoastr.
Am inclus diferite tipuri de exemple pentru a v atrage atenia asupra puterii
operatorilor logici pe care i folosesc validrile. Simii-v ndrituii de a
combina i a potrivi operatorii n funcie de necesitate i dorin. Jucai-v cu
acestea i s vedem ce putei realiza!
9 Atunci cnd utilizai AND, nu uitai c pentru a fi respectat regula trebuie
s fie adevrate ambele pri ale validrii.
9 n cazul lui OR, numai una dintre pri trebuie s fie adevrat pentru ca
ntreaga regul s fie respectat.
9 Avei mare grij atunci cnd combinai exemplele >= i <= pentru c este
foarte simplu s apar accidental o situaie care nu va fi adevrat
niciodat (cum ar fi <=0 AND >=100).
Tabelul 7-2
Tipul cmpului
Numr
Numr
Regula de validare
>0
<> 0
Numr
Numr
Numr
Dat
Dat
Dat
Dat
131
Definiie
Trebuie s fie mai mare ca zero
Nu poate fi zero (trebuie s fie diferit de
zero)
> 0 i < 100
Trebuie s fie ntre 0 i 100 (exclusiv)
>= 0 i <= 100
Trebuie s fie ntre 0 i 100 (inclusiv)
<= 0 sau >= 100
Trebuie s fie mai mic dect 0 sau mai
mare dect 100 (inclusiv)
>= dat ( )
Trebuie s fie data de astzi sau o dat
ulterioar
>= dat ( ) sau Is Null Trebuie s fie data de astzi, o dat
viitoare sau s rmn gol
< dat ( )
Trebuie s fie o dat anterioar celei de
astzi
>= #1/1/90# i Trebuie s fie o dat ntre 1 ianuarie 1990
<=dat ( )
i astzi (inclusiv)
132
Capitolul 8
n mod sigur Access 2000 este un program de baze de date i bazele de date nu
sunt cunoscute n general ca fiind sufletul petrecerii, dar aceasta nu nseamn c
suntei prins ntr-o lume monoton a foilor de date care arat la fel. Acest
capitol examineaz instrumentele pe care le avei la dispoziie pentru a
transforma chiar i cea mai sumbr foaie de date ntr-o prezentare grozav i
uoar de parcurs a datelor dumneavoastr.
T
FA
134
Tabelul 8-1 ofer o imagine asupra acestui proces dintr-un punct de vedere gen
o combinaie de taste dup alta. n acest moment, parcurgnd sfaturile de
deplasare anterioare i tabelul care urmeaz, cunoatei cam toate modalitile
de a v deplasa printr-o foaie de date Access 2000.
Tabel 8-1
135
Fig. 8-1:
Ambele
coloane
ItemName
i
Description
sunt
ngustate
brutal.
137
138
1.
2.
Fig. 8-2:
Gata
pregtit
pentru a
lrgi
coloana.
3.
Fig. 8-3:
Aa arat
mult mai
bine!
139
Fig. 8-4:
Va aprea
(sau va
disprea?)
un rnd
mai nalt.
Facei clic i inei apsat butonul stnga mouse apoi micai mouse-ul
pentru a modifica nlimea rndului.
Pentru a mri nlimea rndului micai mouse-ul n jos. Micai mouse-ul
n sus pentru a micora nlimea rndului i a-i pune amprenta asupra
datelor din cmpul respectiv.
140
3.
Reorganizarea coloanelor
Atunci cnd aranjai tabela nu v gndii prea mult la modul n care se succed
cmpurile i implicit coloanele (care cmp urmeaz crui alt cmp). De cele
mai mult ori datele apar pe ecran exact aa cum dorii dumneavoastr ns
uneori este necesar s facei puin agitaie.
Fig. 8-5:
Datele
umplu
automat
noul spaiu
al
cmpului.
Pentru a muta un cmp ntr-o poziie diferit n cadrul foii de date utilizai paii
urmtori:
1.
2.
141
Fig. 8-6:
Suntei
pregtii
pentru a
muta acea
coloan.
3.
Fig. 8-7:
Aducerea
i
poziionarea coloanei n
vederea
unei
aterizri
lente i
plcute.
142
2.
Pentru a ascunde mai multe coloane deodat, facei clic i tragei peste numele
coloanelor pe care dorii s le facei s dispar i apoi alegei FormatHide
Columns.
Fig. 7-7:
Jocul de-a
v-ai
ascunselea
cu
coloanele.
Cnd suntei pregtii pentru a aduce napoi coloanele afectate temporar, urmai
paii:
1.
2.
143
Fig. 8-9:
Aha, am
descoperit
locul n
care se
ascunde!
144
2.
T
FA
Dac dorii s ngheai mai mult de o coloan selectai coloanele prin inerea
apsat a tastei Shift i prin efectuarea unui clic pe numele coloanelor.
Meninerea apsat a tastei Shift i executarea clic-ului pe numele coloanelor
formeaz grania de coloane pe care dorii s le ngheai. Facei clic pe
numele primei coloane, inei apsat tasta Shift i apoi facei clic pe numele
celei de-a doua coloane pentru a evidenia toate coloanele dintre acestea. Atunci
cnd toate coloanele pe care dorii s le ngheai sunt evideniate, alegei
FormatFreeze Columns din bara de meniuri i imediat toate coloanele sunt
ancorate pe locul respectiv.
Cnd dorii s dezgheai coloanele, alegei FormatUnfreeze All Columns.
145
2.
Fig. 8-10:
Acest font
este
grozav,
dar oare
va arta
bine n
tabel?
T
FA
Cel mai bine este s alegei un font True Type dect oricare alt opiune.
Fonturile True Type au ca simbol un dublu T, simbol aflat n list chiar
lng ele.
3.
4.
Morala povetii este s folosii fonturile True Type ct mai intens posibil.
5.
146
T
FA
Dac dorii o culoare nou, facei clic pe sgeata de lng caseta Color
i alegei culoarea preferat din meniul autoderulant care apare.
Aproape ai terminat; acum este timpul s v uitai la caseta Sample i s
vedei dac opiunile dumneavoastr arat bine mpreun. Dac nu arat
bine, facei clic pe Cancel i reluai toat procedura de la pasul 1.
6.
147
Fig. 8-11:
napoi
la paleta
de desenat
fonturi.
2.
148
3.
Fig. 8-12:
Alegerea
este
fcut; s
vedem ce
am
realizat.
Fig. 8-13:
Mmda, mi
convine!
Capitolul 9
chimbrile fac parte din via, cel puin n cazul n care suntei proprietarul
unei case. O pat de vopsea colo, un perete nou dincolo i n scurt timp casa
dumneavoastr devine un talme-balme din cauza faptului c treburile nu prea
se termin niciodat. De exemplu, soia mea a renunat s mai spere n legtur
cu modernizarea prizelor electrice din casa noastr cea veche. Am lucrat la
acestea vreo trei ani sau ceva de genul sta i n final am reuit s termin de
aranjat opt prize, alte opt au rmas de rezolvat,dar nu a rmas nimeni care s
aib grij i de acestea. Am reparat cam o priz pe trimestru, i aceasta s-a
ntmplat de obicei pentru c eram impulsionat de faptul c trebuia s bag n
priz ceva care nu se potrivea cu priza veche.
Pe de alt parte, bazele mele de date au o poveste cu totul diferit. In acest caz
sunt un Bob Vila digital cu toate elementele bine organizate i actualizate. Cnd
m apuc s modific un tabel termin treaba chiar acolo i n acel moment. Soia
mea spune c aceast diferena are de-a face cu aversiunea mea fa de munca
fizic, dar adevratul motiv sunt de fapt instrumentele pe care le ofer Access
2000 pentru a fi rezlovate toate treburile (asta i n plus faptul c ciocanele pur
i simplu nu m simpatizeaz).
150
Fie c adugai un cmp nou, c nlturai unul vechi sau c facei alte
modificri subtile care afecteaz tabelul dumneavoastr sau datele din acesta,
trebuie s tii c acest capitol v ghidez prin ntreg procesul. Asigurai-v c
citii prima seciune a capitolului nainte de a ncerca s practicai chirurgia pe
tabelele dumneavoastr. Acolo v ateapt cteva capcane nendurtoare pe
care doresc s le ratai cu siguran.
Chiar dac putei realiza unele probleme din acest capitol n vizualizarea
Datasheet, n general nu v recomand aceast abordare. In cazul vizualizrii
Datasheet, dac exist ceva care nu merge aa cum trebuie, o simpl modificare
fcut n aceast vizualizare se poate transforma rapid ntr-un dezastru de date
inimaginabil. Aadar, n loc s lucrai n vizualizarea Datasheet, mai bine
operai modificrile necesare n vizualizarea Design, unde avei control deplin
asupra procesului. Paii acestui capitol v poart prin multitudinea de asemenea
modificri realizate n vizualizarea Design.
151
152
Access 2000 insereaz un rnd drgu, gol exact acolo unde ai fcut clic.
Tot ceea ce exist sub acel rnd se mut mai jos cu un rnd pentru a face
loc pentru noul sosit.
T
FA
153
Fig. 9-1:
Pentru a
selecta un
rnd ntreg
facei clic
pe butonul
din stnga.
5. Apsai Tab pentru a v muta n coloana Data Type i apoi facei clic
pe sgeata ndreptat n jos pentru a alege tipul de date al cmpului
din lista autoderulant (privii Figura 9-2).
Fig. 9-2:
Alegei un
tip de date
din list.
Dac nu suntei siguri ce tip de dat se potrivete cel mai bine pentru acest
cmp, ntoarcei-v la Capitolul 4.
6. Apsai tasta Tab pentru a trece n zona Description i apoi
introducei o descriere sumar a chestiunilor pe care le conine acest
cmp.
Dei acest pas este opional, v recomand cu ardoare s adugai i o
descriere; credei-m pe cuvnt!
154
2.
Facei clic pe butonul gri aflat n partea stng a zonei Field Name pe
care intenionai s o tergei.
Acest pas are ca efect evidenierea cmpului condamnat astfel nct toate
celelalte cmpuri s tie ce se va ntmpla i care este victima.
3.
155
4.
T
FA
Pentru a terge cmpul facei clic pe Yes, iar dac v rzgndii, facei
clic pe No.
Dac tergei cmpul i imediat dup aceea ai fi dorit s nu o fi fcut,
apsai Ctrl+Z sau alegei EditUndo Delete (privii Figura 9-4) i
cmpul dumneavoastr revine imediat din lumea de dincolo.
Fig. 9-3:
Nu facei
clic pe
acest
buton
dect dac
suntei
absolut
siguri c
dorii acel
lucru.
Fig. 9-4:
V-ai
rzgndit?
Pentru a
aduce
cmpul
napoi
facei clic
aici.
5.
2.
157
Fig. 9-5:
Numele
cmpului
este
evideniat
i este
pregtit
pentru o
schimbare.
4.
Fig. 9-6:
Noul nume
i ocup
graios
locul din
tabel.
158
2.
3.
4.
5.
Fig. 9-7:
Cerei i vi
se va da,
ns n
acest caz,
pentru a
redenumi o
coloan
trebuie s
facei clicdreapta.
159
160
Partea a III-a
de Rich Tennant
n aceast parte
Capitolul 10
Datorit magiei comenzilor Find, Sort i Filter, Access 2000 ine evidena i
reorganizeaz chestiunile din tabelele dumneavoastr mai rapid ca niciodat.
Cnd avei nevoie de un rspuns rapid la o ntrebare simpl, aceste trei comenzi
sunt gata s v sar n ajutor. Acesta capitol v prezint aceste comenzi n
ordinea dat adic ncepnd cu opiunea cea rapid intitulat Find, continund
cu facilitatea flexibil numit Filter i terminnd cu opiunea de organizare Sort.
T
FA
Facilitile Find, Filter i Sort sunt foarte folositoare n cazul n care dorii s vi
se rspund la ntrebri scurte i nesemnificative (cum ar fi Cine este acel
client din Tucumcari?). Pentru a obine rspunsuri la ntrebri stufoase,
164
Dei utilizarea comenzii Find ca atare este destul de simpl, dac tii n plus i
cteva trucuri face ca opiunea Find s dea tot ceea ce are ea mai bun. Dup ce
cunoatei elementele de baz legate de opiunea Find (cele descrise n
seciunea urmtoare), i dorii s putei adapta comanda Find dup dorin,
aruncai o privire i asupra sfaturilor care se afl n seciunea intitulat Cum s
adaptai o cutare pentru a se realiza rapid i cu acuratee ridicat. Seciunea
respectiv puric setrile opiunii Find pentru n vederea unor misiuni de
cutare mult mai detaliate.
Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________
165
3.
Pornii comanda Find fie prin executarea unui clic pe butonul Find de
bara de instrumente, fie alegnd EditFind.
Efectul este intrarea n aciune a casetei de dialog Find.
4.
T
FA
Fig. 10-1:
Caseta de
dialog Find
se
pregtete
pentru o
cutare
muzical.
5.
166
Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________
167
168
setarea prin executarea unui clic pe butonul More aflat n partea inferioar
a casetei de dialog Find. Putei activa opiunea Search Fields As Formatted
prin selectarea casetei de validare care se afl lng aceasta, dar nu exist
posibilitatea ca i setarea Match Case s fie simultan activat. Aadar,
cnd setarea Match Case este activat, Search Fields as Formatted este
inhibat. n acest caz trebuie s deselectai Match Case pentru a putea
activa Search Fields as Formatted.
Fig. 10-2:
Dac dorii
s
aruncai o
privire
rapid prin
tot tabelul,
schimbai
setarea
Look in.
Fig. 10-3:
Prin
modificarea
opiunii
Match
putei gsi
elemente
care s se
potriveasc
cu orice
poriune din
cmp.
T
FA
Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________
169
Foarte puine baze de date sunt organizate de la nceput sub forma unor liste
alfabetice plcute i convenabile. Aadar, ce vei face atunci cnd efa
dumneavoastr v va solicita ca ntr-o or s-i prezentai pe birou ntreaga lume
sortat impecabil?
Bineneles c soluia este comanda Sort care este chiar uor de utilizat. Aceast
comand se afl n cadrul meniului Records i de asemenea se mai gsete pe
cele dou butoane (Sort Ascending sau Sort Descending).
Fig. 10-4:
Dac dorii
s v
organizai
datele
dup o
categorie
anume,
facei clic
pe acea
categorie
nainte de
a ncepe
lucrul.
170
Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________
171
Fig. 10-5:
Opiunea
Filter by
Selection
gsete
nregistrrile care se
potrivesc
cu criteriul
evideniat.
172
T
FA
Odat ajuni n acest moment al jocului, s-ar putea s dorii s salvai cu toate
elementele care respect condiiile filtrului dumneavoastr. Din pcate, nu
putei; simplitatea opiunii Filter i uurina utilizrii sale reapar i v urmresc.
Pentru a pstra pentru totdeauna cutarea dumneavoastr filtrat, trebuie s
creai o interogare (consultai Capitolul 11).
Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________
173
Fig. 10-6:
Tabelul Filter
by Form v
d
posibilitatea
de a
specifica
anumite
instruciuni
detaliate
referitoare la
elementele
care trebuie
s fie
cutate
printre
datele dvs.
Fig. 10-7:
Sgeata
cea micu
deschide o
caset tip
list n
care sunt
listate
toate
nregistrri
le acelui
cmp.
174
n colul din stnga jos al tabelului se afl o etichet denumit Look For. In
momentul n care eticheta este evideniat, putei face clic pe intrare, pentru a o
desemna ca fiind criteriul primar de cutare. Aadar, vei face clic pe abrevierea
IL din lista autoderulant a casetei tip list State/Province, iar acesta o va muta
n coloana State/Province.
O clip! Ce se ntmpl ns cu nregistrrile care au numele statului introdus ca
fiind Illinois? Nu v ngrijorai, deoarece opiunea Filter by Form face exact
ceea ce trebuie n privina valorilor multiple. Aruncai o privire din nou la colul
stnga jos al tabelului. Chiar lng eticheta Look For se afl alt etichet
intitulat Or. Facei clic pe Or i apoi deschidei din nou caseta tip list. Putei
face clic pe orice alt intrare (de exemplu pe Illinois) i programul Access 2000
va cuta acea intrare la fel cum o face i n cazul nregistrrii IL.
Repetai procesul ori de cte ori avei nevoie i utilizai-l pentru orice cmp
avei nevoie. Ori de cte ori facei clic pe eticheta Or, apare din senin o nou
etichet Or astfel nct s putei aduga cutrii dumneavoastr mai multe
criterii. Figura 10-8 ilustreaz modul n care arat tabelul Filter by Form avnd
o nou etichet Or.
Fig. 10-8:
Pentru a
v defini
complet
criteriul
putei
utiliza ct
de multe
iteraii Or
dorii.
Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________
175
Fig. 10-9:
Access 2000
a filtrat cu
succes tabelul
dvs., ntocmai
cu macheta
solicitat.
176
Atunci cnd facei clic pe butonul Clear Grid, programul Access 2000 se
descotorisete de toate intrrile pundu-le n rastrul Filter by Form i v ofer
posibilitatea de a relua procesul n cadrul unui ecran simpatic i curat.
T
FA
Capitolul 11
dat, cineva mult mai detept dect mine a observat c cele mai interesante
lucruri din via nu apar din rspunsurile pe care ni le ofer viaa ci din
ntrebrile pe care le punem de-a lungul timpului. ntr-un fel sau altul, tot ceea
ce tim, adic fiecare dram de informaie pe care o cunoatem provine din
ntrebrile pe care le puneam cu voce tare, ponderat de tare sau chiar le opteam
pe furi studentului sau elevului din banca alturat n sperana c poate acesta
i va asuma riscul de a aborda problema n clas, n locul nostru.
Bazele de date se supun n destul de mare msur acestei reguli a vieii. Nu este
deloc uor s adunai toate informaiile ntr-o baz de date i nici aceast
colectarea n sine nu face ca datele s fie mai uor de utilizat (n fond, cnd ai
terminat, tot ceea ce avei este o grmad electronic alctuit din aceleai
chestiuni care nainte locuiau n dulapuri). Adevrata putere a unei baze de
date provine din ntrebrile pe care le punei dumneavoastr i din rspunsurile
pe care vi le ofer.
Access 2000 (i n general toate bazele de date) folosete propria terminologie
pentru ntrebrile puse bazei dumneavoastr de date i le denumete (pe aceste
ntrebri) interogri care sunt de fapt animale tehnologice foarte viclene care
sunt cuprinse n acest capitol.
178
179
Acest capitol nu este destul de mare pentru a conine totul despre interogri dar
v ofer un nceput promitor Pentru a afla toate detaliile legate de interogri,
cutai i prin celelalte capitole ale acestei pri.
180
181
Fig. 11-1:
Fereastra
Advanced
Filter/Sort
arat mai
mult ca o
interogare
obinuit.
T
FA
2.
3.
183
5.
6.
Pentru a sorta rezultatele filtru dup acest cmp anume, facei clic pe
caseta Sort i apoi pe sgeata care apare i care este ndreptat n jos.
Selectai Ascending sau Descending din meniul autoderulant.
T
FA
7.
184
Tabel 11-1
Operatori de comparaie
Denumirea
Equals
Simbol
Nici unul
Less Than
<
Greather
Than
>
Greather
Than or
Equal To
>=
Less Than
or Equal To
<=
Not Equal
To
<>
8.
Semnificaia
Filtrul afieaz toate nregistrrile care se potrivesc exact cu
ceea ce introducei dumneavoastr. Exemplu: pentru a gsi toate
elementele de la clientul 37 mai departe, introducei numrul 37
n rndul Criteria.
Acest operator listeaz toate valorile care sunt mai mici dect
criteriul dumneavoastr. Exemplu: introducerea >30 n cmpul
MinimumBid identific toate ofertele care tind de la 29.99$ spre
infinit.
Acest operator listeaz toate valorile din cmp care sunt mai mari
dect criteriul dumneavoastr. Exemplu: >30 scris n cmpul
MinimumBid identific toate ofertele care sunt mai mari dect
30$ (adic ncepnd de la 30.01$).
Acest operator funcioneaz ca i operatorul Greather Than, cu
singura deosebire c primul include i toate intrrile care sunt
egale cu criteriul ales de dumneavoastr. Exemplu: introducerea
>=30 localizeaz toate valorile de la 30 la infinit.
Dac adugai semnul = criteriului Less Than, interogarea
dumneavoastr va conine toate nregistrrile care au valori mai
mici sau egale cu valoarea criteriului. Exemplu: <=30 nu conine
doar acele nregistrri care au valori mai mici dect 30, ci i pe
cele a cror valoare este chiar 30.
Acest operator localizeaz toate intrrile care nu ndeplinesc
criteriul. Exemplu: Dac dorii o list a tuturor nregistrrilor n
afara acelora a cror valoare este 30, introducei <> 30.
9.
185
Fig. 11-2:
Ta da!
Datele
dvs.
filtrate
mrluiesc
mndre pe
ecran.
T
FA
Pentru a vedea din nou toate datele, facei clic pe butonul Apply Filter nc
o dat. nregistrrile filtrate se altur suratelor lor nefiltrate, fiind martorii
unui moment emoionant de rentoarcere digital la plaiurile strbune (mi
pare ru, acesta este romanticul care slluiete n mine).
Dac-l iubii cu adevrat (pe acest filtru) i vrei s-l mai utilizai n viitor,
facei clic pe butonul Save As Query care se afl pe bara de instrumente (i care
are pictograma unui disc cu o plnie deasupra). Programul Access 2000
afieaz o caset de dialog n care v ntreaba cum dorii s denumii
interogarea. Introducei un nume i apoi facei clic pe OK. De ndat, Access
2000 v salveaz filtrul ca interogare, incluzndu-l i pe acesta mpreun cu
celelalte de acelai fel pe pagina Queries a ferestrei baz de date.
187
Deschidei baza de date pe care dorii s-o interogai i apoi facei clic
pe butonul Queries care se afl n partea stng a ecranului.
Access listeaz toate interogrile existente (presupunnd c avei ceva) i,
n plus, v ofer o mulme de opiuni pentru alctuirea interogrii.
2.
3.
4.
188
Fig. 11-3:
n fereastra interogri apare
tabelul
dvs. cu o
strlucire
distins.
5.
T
FA
6.
7.
189
T
FA
8.
9.
Fig. 11-4:
Cnd avei
nevoie de
mai multe
criterii
pentru un
singur
cmp,
folosii
linia Or.
190
T
FA
T
FA
Fig. 11-5:
Iat-le;
sunt
rezultatele
pe care
doream!
T
FA
Dac ndrgii aceast interogare Select (ntr-un mod prietenos i util), facei
clic pe butonul Save de pe bara de instrumente (care arat ca o dischet).
Access 2000 va face s apar din senin o caset de dialog micu n care v
ntreab cum dorii s v denumii interogarea. Introducei un nume i apoi
facei clic pe OK. Access 2000 stocheaz interogarea alturi de celelalte
surate n zona Queries a bazei dumneavoastr de date.
192
acesta v preia sarcina de a avea grij de munca din spatele cortinei, dar
trebuie ca dumneavoastr s introducei informaiile despre criteriile de cutare
i despre sortare (dar pot mcar s visez).
Urmtoarea dat cnd facei clic pe comanda New din cadrul etichetei Query,
alegei Simple Query Wizard n loc de New Query. Cnd facei aceste lucruri
apare vrjitorul cu surle i trmbie, aa cum este ilustrat i n Figura 11-6.
Fig. 11-6:
Vrjitorul
Interogare
simpl al
lui Access
aranjeaz
datele pe
care le
dorii ntr-o
singur
interogare.
193
Fig. 11-7:
Vrjitorul
v solicit
s
introducei
numele
interogrii
i se ofer
s v ajute
mai mult.
Ultima caset de validare a acestui ecran (Display Help on working with the
query?) deschide automat un fiier Help care v explic cum v putei
particulariza interogarea. Dup ce alegei ceea ce dorii suntei pregtii pentru a
face clic pe butonul Finish pentru a vedea ce ai realizat manual.
Capitolul 12
Cutarea simultan n
mai multe tabele
n acest capitol
Setarea interogrilor cu mai multe tabele
Folosirea ajutorului oferit de Vrjitorul Interogare
Realizarea interogrilor cu mai multe tabele, n vizualizarea Design
Nu este nici o ruine s utilizai ajutorul oferit de vrjitor atunci cnd realizai
o interogare cu mai multe tabele. Procesul nu este simplu; nu uitai faptul c
unele persoane urmeaz o facultate pentru a studia bazele de date; totui,
Vrjitorul Interogare face pentru dumneavoastr tot ceea ce este mai dificil.
De cele mai multe ori, o interogare cu mai multe tabele funconeaz asemenea
unei interogri cu o singur tabel. Tot ceea ce trebuie s facei este pur i
simplu s-i comunicai lui Access 2000 c utilizai informaii din mai multe
tabele i restul treburilor le face programul.
T
FA
197
care sunt vndute. Totusi, si pentru tabela Items exista un cmp cheie care este
denumit ItemID. Acest cmp cheie este unic i este i foarte necesar, deoarece,
n fond casa de licitaii nu poate vinde acelai obiect de dou ori. Pentru cazul
n care sunt necesare mai multe informaii despre vnztor, casa de licitaii
dispune de tabela Customers care conine cmpul CustomersID i care este unic
din cauza faptului c nu este dorit prezena redundant a informaiilor despre
client n cadrul tabelului Customers.
Fig. 12-1:
n cadrul
unei interogri cu mai
multe tabele, acestea
sunt lega-te
pentru a
putea partaja datele.
198
1.
2.
3.
Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl chiar lng caseta
Tables/Queries, aa cum este ilustrat n fugura 12- 2 i apoi facei clic
pe numele primei tabele pe care dorii s-l includei n aceast
interogare.
Lista Available Fields se modific i afieaz cmpurile disponibile din
tabel (probabil c dumneavoastr v-ai dat seama deja de acest lucru).
4.
5.
199
Fig. 12-2:
Apelai la
ajutorul
oferit de
Vrjitorul
Interogare
simpl
pentru a a
realiza
interogri
cu mai
multe
tabele.
6.
Fig. 12-3:
n cazul n
care
vrjitorul
realizeaz
o interogare cu mai
multe
tabele, are
nevoie de
mult mai
multe
informaii
din partea
dvs.
200
T
FA
7.
Fig. 12-4:
Nu sunt
prea multe
opiuni de
sumar, dar
cele pe
care le
avei la
dispoziie
sunt utile.
8.
201
Fig. 12-5:
Vizualizarea
Datasheet a
sumarului
interogrii
cu mai
multe
tabele.
202
T
FA
T
FA
Facei clic pe butonul Queries care se afl imediat sub bara Objects,
aflat la rndul ei n partea stng a ferestrei baz de date.
203
3.
4.
Fig. 12-6:
Prima
tabel i
ocup
locul
cuvenit n
interogare.
204
Fig. 12-7:
Programul
Access
2000 tie
cum s lege
tabela
Auctions de
Auctioneers.
Adugai cmpuri n cadrul grilei interogrii prin executarea dubluclic pe acestea n casetele de dialog ale tabelelor (aa cum este ilustrat
n Figura 12-8). Repetai acest pas pentru fiecare cmp pe care dorii
s-l adugai n interogare.
Alegei cmpurile n ordinea n care dorii s apar n cadrul rezultatelor
interogrii. Trebuie neaprat s v spun c putei alege cmpuri din toate
tabelele (deci din orice tabel) din partea superioar a ferestrei interogare.
In fond, acesta este i motivul pentru care ai inclus toate acele tabele la
nceputul interogrii.
205
Fig. 12-8:
Putei
aduna
laolalt,
ntr-o
singur
interogare
cmpuri
din mai
multe
tabele.
Dac ai ales din greeal un anumit cmp, putei redresa foarte uor acest
lucru, prin executarea unui clic pe intrarea numelui cmpului, aflat n grila
interogrii, i apoi prin selectarea EditDelete Column (aceast opiune
ciudat) de pe bara de meniuri. Efectul obinut este dispariia intrrii
incorecte a cmpului respectiv (mai precis a coloanei acestuia).
6.
Fig. 12-9:
Sortarea A
nseamn
c
parcurgerea se va
face
ascendent.
206
7.
8.
9.
Capitolul 13
208
slbatic prin lumea logicii, iar n privina datelor dumneavoastr, fixai-le bine
centurile de siguran!
209
210
Fig. 13-1:
Funcia
AND
localizeaz
toate
datele
ntre 1
ianuarie
1999 i 1
ianuarie
2000.
T
FA
211
Fig. 13-2:
Localizarea
nregistrrii
dvs. care
ndeplinete toate
condiiile
impuse.
212
este mult mai simplu dect pare.) Exemplul ilustrat n figura 13-3 are trei
criterii n acelai cmp, adic n cmpul Animals. Prin poziionarea acestora pe
linii diferite, interogarea caut nregistrri care conin lei sau uri sau tigri.
Fig. 13-3:
Comanda
ncorporat
OR v
permite s
gsii toate
bestiile
nfricoetoare din
pdure.
Fig. 13-4:
Putei
realiza un
criteriu de
tip OR i
prin
poziionarea
condiiilor
n cmpuri
diferite.
213
Fig. 13-5:
Analiznd
rezultatele
interogrii.
214
utilizarea unei condiii de tip OR. (Dac ai fi ncercat s gsii obiecte scoase la
licitaie care s aib n cadrul cmpului MinimumBid o sum cuprins ntre 30$
i 100$, ai fi utilizat un criteriu de tip AND n locul criteriului OR.) Utilizarea
unei condiii OR implic faptul c criteriile sunt poziionate pe linii separate.
n orice caz, limitarea nu este suficient, deoarece dumneavoastr nu dorii
dect acele obiecte care sunt sunt scoase la licitaie ntr-un singur loc (n
exemplul de fa, locul este The Ranch). Pentru ca aceast interogare s
funcioneze, trebuie s repetai locul unde are loc licitaia pe fiecare linie care
conine o condiie OR. Felicitri, avei un puiu de interogare cu combinaii
AND/OR ct se poate de sntos i viguros!
Pentru a organiza aa cum trebuie aceast interogare, trebuie s avei o linie cu
dou criterii. Unul dintre criterii va solicita acele obiecte de licitaie care cost
mai puin de 30$ i care sunt scoase la vnzare la prima cas de licitaii, n timp
ce al doilea criteriu cheam la raport nregistrrile care reprezint obiecte ce
cost peste 100$ i care sunt scoase la vnzare la prima cas de licitaii. Din
cauza faptului c criteriile se afl pe dou linii diferite, programul Access 2000
le interpreteaz ca o condiie de tip OR. Figura 13-6 ilustreaz cele dou
condiii AND una OR. (A putea s fac aici o glum despre treaba asta cu o
linie care i ofer un AND de ajutor altei linii, dar ar nsemna s sar calul.
Sunt sigur c-mi vei mulumi mai trziu pentru acest lucru.)
Fig. 13-6:
Toate
criteriile
aflate pe
aceeai
linie sunt
funcii
AND i
limiteaz
cutarea.
Criteriile
de pe linii
diferite
sunt
funcii OR
i extind
cutarea.
215
Atunci cnd revizuii criteriile, privii fiecare linie separat, pentru a v asigura
c acea linie reprezint un grup care dorii s fie inclus n cadrul rspunsului
final. Dup aceasta, verificai dac liniile individuale conlucreaz tr-adevr
pentru a obine rspunsul dorit de dumneavoastr:
9 Criteriile AND se amplaseaz toate pe acelai linie i sunt evaluate
mpreun.
9 Criteriile OR se amplaseaz pe linii separate, fiecare linie fiind evaluat
separat.
9 Dac avei criterii pe care dorii s le utilizai n cadrul unei condiii de tip
OR, trebuie s inei cont de faptul c ele trebuie s se repete pe fiecare
dintre liniile separate.
Ca i n cazul celorlalte interogri, nici n acest caz nu trebuie s utilizai
aceleai cmpuri pe fiecare linie care conine un OR. De fapt, fiecare rnd poate
fi de sine stttor. De exemplu, Figura 13-7 ilustreaz un criteriu prin
intermediul cruia se dorete s fie identificate acele obiecte care sunt vndute
de familia Donati la prima cas de licitaii sau obiectelecare au fost vndute
pentru mai puin de 100$ la cea de-a doua cas de licitaii. Observai faptul c
ambele rnduri folosesc locaia casei de licitaii (a locului respectiv), dat
obiectele care sunt combinate cu aceste informaii sunt diferite i se afl i pe
rnduri diferite.
Fig. 13-7:
Rndurile
dvs. OR
pot fi
situate n
cmpuri
diferite.
Capitolul 14
218
Fig. 14-1:
Rndul
Total se
afl ntre
rndul
Table i
rndul
Sort.
Simbolul care se afl pe butonul Totals reprezint litera greceasc sigma, care
nseamn a aduna totul. Acest simbol este utilizat de matematicieni, ingineri i
alte persoane cu dificulti de comunicare interpersonal atunci cnd acetia au
nevoie de un total.
219
Pentru a utiliza rndul Total, mai nti trebuie s alctuii o interogare obinuit
Select, aa cum facei dumneavoastr de obicei. Si astfel, pe msur ce adugai
cmpuri n gril, rndul Total se umple automat cu intrarea Group By. Aceasta
i comunic programului Access 2000 s organizeze rezultatele interogrii n
grupuri, n funcie de cmpul respectiv. In plus, funcia Group By previne
manifestarea redundanei n cadrul rezultatelor dumneavoastr. De exemplu, o
interogare normal care conine numai cmpul DateIn listeaz toate datele la
care au sosit obiectele la licitaie. In acest caz, dac exist patru obiecte care au
sosit la aceeai dat, aceasta apare de patru ori n list. Dac activai ns
opiunea Group By, programul Access 2000 genereaz o list unic care conine
toate datele la care au fost adugate obiecte noi pentru licitaie (aa cum este
ilustrat i n Figura 14-2), n care nu se ntlnete deloc redundana.
Si astfel, dei este posibil ca unele obiecte s fi sosit n aceeai zi(ceea ce
nseamn c n baza de date exist cteva nregistrri care au aceeai dat), nici
o dat nu apare de mai multe ori. Dac nu ai utiliza instruciunea Group By,
interogarea ar lista data respectiv ori de cte ori ar ntlni-o n baza de date.
Fig. 14-2:
Instruciunea By
Group
listeaz
fiecare
intrare a
cmpului o
singur
dat.
Dac avei mai multe cmpuri care apar cu opiunea Group By, rezultatele
interogrii prezint fiecare combinaie unic a celor dou cmpuri. De exemplu,
Figura 14-3 ilustreaz o interogare care conine instruciunea Group By n
fiecare din cmpurile Item Name i DateIn, iar Figura 14-4 v prezint
rezultatele interogrii.
Fig. 14-3:
Interogrile
listeaz
toate
elementele
i perechile
lor care tocmai sosesc,
n timp ce
sunt sortate dup
dat.
220
Fig. 14-4:
Interogarea
listeaz
elementele
n ordine,
n funcie
de cmpul
Dateln.
n Figura 14-4, fiecare nregistrare prezint fiecare obiect care a fost adugat i
data la care a sosit. De observat este faptul c pentru date cum este de exemplu
2 februarie, cteva obiecte diferite sunt listate ca fiind aduse pentru a fi vndute
la licitaie. Pe de alt parte, atunci cnd sunt aduse mai multe obiecte de acelai
tip (aa cum este de exemplu obiectul Asst hardback books care a fost adus la
data de 18 ianuarie), apariia acelui tip de obiect are loc o singur dat, din
cauza faptului c numele de identificare al acestuia a fost acelai pentru fiecare
dintre acele nregistrri n parte.
Trebuie neaprat s v sftuiesc ca atunci cnd folosii Group By s pii cu
mare grij deoarece acesta este un instrument foarte puternic, dar n acelai timp
exist i pericolul ca din greeal s abuzai de el sau s-l utilizai greit (de fapt
adevrul este c m trec fiorii cnd m gndesc de cte ori am ncurcat
rezultatele din cauza acestui lucru). Cu ct utilizai mai multe cmpuri alturi de
o interogare Total, cu att vor fi mai bune rezultatele dumneavoastr. Uneori,
dac avei doar dou sau trei cmpuri n interogare, rezultatele devin ciudate
(aa cum putei observa i din nota anterioar referitoare la acele volume de
cri).
221
ajutorul opiunii Group By prezent n rndul Totals), iar cealalt s numere (cu
ajutorul opiunii Count prezent n rndul Totals).
Selectai funcia Count prin executarea unui clic pe celula rndului Total n
cadrul cmpului unde dorii s fie efectuat numrtoarea. Dup ce facei clic,
apare un buton cu o sgeat ndreptat n jos. Pentru a vedea o list
autoderulant cu toate funciile, facei clic pe acel buton i vei observa c una
dintre funcii este chiar Count, cea de care avei nevoie dumneavoastr.
Cea mai dificil parte a acestei operaiuni este alegerea cmpului unde dorii s
fie efectuat numrtoarea. Dac dorii s numrai fiecare nregistrare care se
potrivete, trebuie s fii absolut siguri c cmpul pe care-l utilizai are o intrare
unic pentru fiecare nregistrare n parte. De exemplu, Figura 14-5 ilustreaz
interogarea pe care o folosete Dorothy pentru a afla numrul membrilor din
fiecare tagm.
Fig. 14-5:
Programul
Access
2000
calculeaz
numrul
membrilor
din fiecare
tagm.
222
Fig. 14-6:
Faimoasa
numrtoare a
membrilor
tagmei
este gata.
223
Grilajul interogrii pe mai multe tabele conine dou rnduri, mai precis Total
i Crosstab (aa cum se poate observa i n Figura 14-8). Interogrile pe mai
multe tabele conin ntotdeauna trei cmpuri. Row Heading este folosit pentru
definirea categoriilor rndului, Column Heading i comunic programului
Access 2000 unde poate gsi categoria coloanei, iar cel de-al treilea cmp i
comunic de unde provin valorile ncrucierii.
Fig. 14-8:
n cadrul
unei interogri pe mai
multe tabele, un cmp
devine Row
Heading, alt
cmp devine
Column
Heading, iar
altul devine
Value.
T
FA
De asemenea, putei utiliza unul sau mai multe criterii pentru a include n sumar
numai acele nregistrri care dorii dumneavoastr. Ca i n cazul celorlalte
interogri din acest capitol, putei realiza acest lucru prin adugarea unor criterii
unui cmp care a fost utilizat deja. Cea mai simpl modalitate de a realiza acest
lucru este s adugai un alt cmp la interogare, folosind instruciunea Where
(astfel nct cmpul s nu apar n cadrul rezultatelor) i apoi s-i adugai
criteriile dorite.
T
FA
224
225
Cnd vei rula interogarea vei observa rezultatele aa cum sunt prezentate i n
Figura 14-11; mai precis spus: fiecare numr de identificare al clientului este
listat separat, avnd ataat i totalul ofertelor sale minime.
Fig. 14-11:
Dac combinai cmpul Seller
ID cu Group
By, obinei
valoarea total a ofertelor minime pentru
fiecare vnztor n
parte.
226
T
FA
Fig. 14-13:
Este foate
simplu s-l
punem pe
Access
2000 s
sorteze
ofertele
cele mai
mici n
ordine
descresctoare.
Fig. 14-14:
Rezultatele
se afl toate la un loc,
i n ordine
descresctoare, de la
cel mai
mare la cel
mai mic.
227
Where
Capitolul 15
na dintre cele mai importante reguli ale realizrii bazelor de date este
aceea conform creia o tabel ar trebui s conin ct mai puine cmpuri
cu putin. Tabelele de dimensiuni mai mici se ncarc mai repede, sunt mai
uor de ntreinut i de urmrit i mai mult dect att, ocup mult mai puin
spaiu pe disc.Un cmp n plus nu reprezint mare lucru, considerat aa, de unul
singur, dar n momentul n care tabela dumneavoastr conine cteva sute de mii
de nregistrri, prezena acestui cmp se simte din plin.
Si deci ce fac profesionitii pentru a avea i a-i menine tabelele ct mai puin
voluminoase? Ei bine, rspunsul este c acetia reuesc acest lucru prin
pstrarea informaiilor strict necesare i prin utilizarea calculelor pentru pentru
a obine tot ceea ce mai doresc. De exemplu, dac tabela dumneavoastr conine
preul de vnzare en-gros i cel de vnzare en-detail al unui obiect, atunci de ce
v-ai mai obosi s inei i rata profitului? Atunci cnd avei nevoie de ea
folosii un cmp calculat pentru a obine aceast rat a profitului ntr-o clipit.
Un cmp calculat preia informaii din alt cmp din baza de date i face cteva
calcule aritmetice pentru a v oferi informai noi. De fapt, un cmp calculat
poate prelua date din mai multe cmpuri pentru a combina informaile i a crea
230
un cmp cu totul i cu totul nou, bineneles, aceasta numzi n cazul n care este
ceea ce dorii dumneavoastr.
Dei exemplele din acest capitol se refer la cmpuri calcultate din interogri,
aceeai idee general se aplic i n cazul cmpurilor calculate din cadrul
rapoartelor. Dac dorii s aflai cteva sfaturi despre calcularea cmpurilor i a
rapoartelor, trecei direct la Capitolul 20.
Calcule simple
Atunci cnd dorii s creai un cmp calculat n cadrul unei interogri, trebuie
ca mai nti s v dai seama care sunt cmpurile de care avei nevoie pentru
calcul, i abia apoi s identificai tabelele care conin acele cmpuri. Interogarea
trebuie s conin toate tabelele de pe lista dumneavoastr. Dac cmpurile
convieuiesc n aceeai tabel, trebuie s includei o singur tabel n interogare
(Figura 15-1). n cazul n care cmpurile se gsesc n mai multe tabele,
asigurai-v c nu uitai s trecei n partea superioar a ecranului interogare
toate tabelele care conin acele cmpuri pe care dorii s le utilizai n calcule. In
caz contrar, programul Access 2000 nu poate face calculele (chiar dac uneori
face nite ghiduii uluitoare, Access 2000 rmne tot un biet program care nu
este extraordinar de inteligent i care devine confuz foarte uor).
Fig. 15-1:
Pentru a
calcula preul ateptat
pentru un
obiect anume, avei
nevoie doar
de cmpurile MinimumBid i
ItemName
(pentru a ti
ce obiect
este).
231
ncepei realizarea cmpului calculat prin exectarea unui clic n caseta de nume
goal a cmpului coloanei n care dorii s apar rezultatele. In loc s selectai
un cmp existent, introducei calculele pe care dorii s le execute Access 2000.
232
Fig. 15-2:
Utilizarea
parantezelor
drepte l
face pe
Access
2000 s priceap c
este vorba
de un cmp.
Fig. 15-3:
Iat i formula final
pentru preul estimativ pentru
obiectele
dvs. de
vnzare.
T
FA
233
Fig. 15-4:
Calculul
chiar
merge!
T
FA
234
Din lista autoderulant care apare, selectai tipul formatului pe care dorii s-l
utilizai pentru cmpul respectiv. Pentru exemplu nostru, alegei Currency.
Figura 15-7 ilustreaz tabela care rezult dup ce ai schimbat numele cmpului
235
din Expr1 n Expected Price i dup ce ai ales formatul Currency pentru toate
valorile.
Fig. 15-7:
Cu ajutorul
seciunii
Format a
casetei de
dialog Field
Properties
putei stabili un format anume
pentru
orice cmp.
236
valoarea din cel de-al doilea calcul, dar acest lucru este prezentat pe larg n
seciunea urmtoare).
T
FA
Fig. 15-8:
Aceast
interogare
folosete
trei expresii
diferite.
T
FA
237
Dei aceste formule dau rezultate corecte, cmpurile ar fi mult mai bine
organizate i mai curate dac ar avea nume mai sugestive i formaturi mai
logice. Figura 15-9 ilustreaz grila interogrii dup ce numele cmpurilor au
fost schimbate n DaysToSell, AmountAbove i Increase. Observai faptul c
dac modificai numele celui de-al doilea cmp (cel care face scderea ntre
preul de vnzare actual i oferta minim de la licitaie) trebuie s modificai i
referina cmpului din cea de-a treia formul, n exemplul de fa trebuie s
schimbai Expr2 cu AmountAbove.
Fig. 15-9:
Asiguraiv c referinele din
cmpurile
calculate
sunt puse
ca la
carte.
T
FA
238
Fig. 15-10:
Iat
rezultatele
calculelor
dumneavoa
str pentru
elementele
care s-au
vndut deja
la licitaie.
239
Atunci cnd apare caseta de dialog, introducei pur i simplu valoarea creterii
ateptate (sub forma unei valori zecimale) i vei vedea c Access 2000 este cel
care face totul n continuare. Aceast opiune nseamn c putei folosi aceeai
interogare cu diferite valori pentru a vedea modul n care sunt afectate
rezultatele dumneavoastr de modificarea acestor valori.
Fig. 15-13:
Iar acum,
numele
este din
nou
complet.
240
Reinei faptul c fiecare nume apare ca i cum ar fi ntr-o etichet a unei liste
de pot electronic. Acest gen de calcul cu cmp text ca preluarea informaiilor
din baza de date i transformarea lor ntr-un format mult mai lizibil s fie mult
mai simpl.
Fig. 15-14:
Facilitatea
Expression
builder
adun la un
loc tot ceea
ce trebuie,
astfel nct
dvs. s nu
mai fii
nevoii s
facei acest
lucru.
241
242
Pentru a uliliza una din functiile ncorporate, trebuie doar s deschidei dosarul
Functions, s selectai o categorie de funcii dintre cele aprute n fereastra din
mijloc i apoi s consultai lista care apare fereastra din dreapt pn cnd
intlnii functia pe care dorii s o utilizai. Figura 15-16 ilustreaz dosarul
Build In Functions deschis, avnd afiate funciile Financial (financiare) n
fereastra din dreapta. Pentru a selecta o categorie de funcii, tot ceea ce trebuie
s facei este s executai clic pe numele categoriei care se afl n fereastra din
mijloc. Dac dorii s selectai o funcie, facei dublu clic pe aceasta, fereastra
din dreapta.
Fig. 15-16:
n stnga
jos, putei
vedea o
prezentare
general a
funciei pe
care ai
selectat-o.
243
Dac dorii s aflai mai multe detalii despre operaii i alte instrumente practice
diferite ale Expression Builder-ului, alertai-l pe Asistentul Office prin
executarea unui clic pe Help din fereastra Expression builder. Asistentul Office
v ofer sfaturi, v pune la dispoziie diferite explicaii i mostre ale tuturor
lucrurilor pe care Expression builder-ul tie s le fac.
Unul dintre avantajele utilizrii acestei faciliti este aceea c v ajut s v
reamintii ceea ce avei de fcut. De exemplu, atunci cnd realizai o expresie,
Expression builder-ul nu v va permite s poziionai dou cmpuri unul lng
cellalt aa, pur i simplu. Figura 15-17 v arat ce s-ar ntmpla dac ai face
dublu-clic pe cmpurile DateOut i DateIn, unul dup cellalt.
Fig. 15-17:
Expression
Builder-ul
v informeaz cnd
trebuie s
introducei
un operator
n cadrul
unei
expresii.
Observai parantezele n form de unghi (cele dou semne mai mic dect,
poziionate unul dup altul), Expr i din nou acele paranteze, de data aceasta sub
forma unor semne mai mare dect ..
<<Expr>
care apar ntre cele dou cmpuri. Ei bine, toate acestea v aduc aminte c
trebuie s introducei o expresie ntre cele dou cmpuri. Dac facei clic pe
<<Expr>, ntregul text va fi evideniat i apoi, n continuare putei efectua clic
pe unul dintre operatori pentru a-l insera ntre cele dou cmpuri (de exemplu
semnul minus).
Capitolul 16
pot spune cu mna pe inim c n cazul unei tabele Access 2000 este
extraordinar de simplu s ndreptai o greeal de introducere a datelor,
deoarece totul se rezum la vreo dou clic-uri, la ceva introducere de date i la
gata, problema s-a rezolvat!
Ce se ntmpl ns dac trebuie s modificai 26281 de nregistrri? Ei bine,
asta nseamn c foarte brusc acea chestiune simpl s-a transformat ntr-o
mulime de clic-uri i introducere de date, clic-uri i iar introducere de date i
aa mai departe. Aadar, editarea unei tabele ntregi nu mi se pare a fi doar o
trebuoar (aa cum era cazul anterior, cnd discutam doar despre o
nregistrare), ci mai degrab seamn cu o ncercare de a spla o mulime de
elefani cu o singur periu de dini.
Din fericire, programul Access 2000 dispune de o mulime de instrumente
destinate editrii i organizrii la scar larg. Aceste instrumente v permit s
aducei modificri semnificative bazei dumneavoastr de date, fr s v obosii
prea tare degetele pentru a realiza acest lucru. Acest capitol v prezint
instrumentele programului Access 2000 i v ofer i exemple referitoare la
modul de utilizare al acestora n vederea rezolvrii problemelor reale cu care v
confruntai n viaa real i care seamn cu problema mulimii de elefani.
247
248
Fig. 16-2:
Iat un
veritabil
platou plin
cu tipuri de
interogri,
care a
aprut
datorit
butonului
Query
Type.
249
250
Fig. 16-3:
Fereastra
Delete
Query
terge
datele
nedorite
de dvs.
5. Pornii interogarea.
Programul Access afieaz un mesaj prin care v ntreab dac suntei
siguri c vrei s tergei nregistrrile i v reamintete c dup ce vei
face acest pas, nu vei mai putea recupera datele. Scrnii cu putere
din dini, amintii-v c avei o copie de siguran a datelor din tabelele
dumneavoastr (deoarece ai realizat aceast copie nainte de a porni
procesul), copie care se va dovedi foarte folositoare n cazul n care nu
v merge treaba i apoi facei clic pe Yes. Dac v dai seama c totul
nu este altceva dect un vis urt i de fapt dorii cu tot dinadinsul s
pstrai acele nregistrri n tabela dumneavoastr, facei clic cu mare
grij pe No.
251
252
253
licitaiei care aparin familiei Allen-Brown. Ei bine, pentru a face acest lucru
trebuie s stabilii criteriul dumneavoastr ca fiinc cmpul LastName i s
introducei n cadrul liniei Criteria Line Allen-Brown. De asemenea, ai putea
dori s includei cmpurile ItemName i MinimunBid pentru a fi siguri c vei
gsi nregistrrile dorite. Cnd pornii interogarea Select, grila dumneavoastr
seamn cu cea ilustrat n Figura 16-5.
Fig. 16-5:
Fereastra
Select
Query v
prezint
articolele
cu care a
contribuit
familia
AllenBrown.
Fig. 16-6:
Interogarea
Update v
permite s
modificai
valorile tuturor articolelor unui
cmp care
corespund
criteriilor
dvs.
254
Fig. 16-7:
Formula
utilizat
pentru
actualizarea
valorilor
unui cmp
se poate
baza pe
coninutul
curent al
cmpului.
Pentru a combina i alte tabele i criterii, s-ar putea s dorii s actualizai preul
minim de pornire pentru toate articolele care se vor afla la una din casele de
licitaii, iar acest lucru l putei realiza folosind o gril similar celei din
Figura 16-8.
255
Fig. 16-8:
Putei
actualiza
cmpurile
utiliznd
criterii din
mai multe
tabele.
n Figura 16-8, criteriul utilizat este codul pentru licitaie AuctionID, astfel
nct preul minim de pornire (MinimumBid) este actualizat din nou, n acest
caz mrindu-se preul articolelor cu 10 procente (adic se nmulete preul
anterior cu 1.1).
Partea a IV-a
Transformarea tabelei
dumneavoastr
ntr-un veritabil registru
Al 5lea val
de Rich Tennant
n aceast parte
Capitolul 17
AutoReport: ca i n cazul
Model-T, aceast facilitate este
glgioas, dar funcioneaz
n acest capitol
S alegem ntre rapoartele automate Columnar i Tabular
Crearea unui AutoReport
Examinarea raportului dumneavoastr cu ajutorul facilitii PrintPreview
Cum s particularizai raportul dumneavoastr folosind facilitatea Page Layout
260
261
262
Fig. 17-1:
Facei clic
pe opunea
dorit:
Columnar
sau Tabular
i privii i
modificarea
suferit de
mostra n
miniatur.
T
FA
Avantajul interogrii
Faptul c programul Access 2000 v
permite s realizai raportul folosind
date dintr-o interogare este cu adevrat
minunat. Cnd realizai un raport
folosind o tabel, obinei un raport
care conine fiecare nregistrare din
tabel. Ce se ntmpl ns dac dorii
s folosii doar unele nregistrri? Ei
bine, Access face ca aceast dorin s
fie uor de ndeplinit. Creai o
interogare i apoi folosii informaiile
din aceasta n raportul dumneavoastr.
Si, surpriza: avantajele nu se opresc
aici! Dac creai o interogare care se
bazeaz pe tabele multiple, programul
Access are mare grij de rezultatele
dumneavoastr, organizndu-le sub
forma unei singure foi de date. Dac
interogarea v ofer n cadrul foii de
date infromaiile dorite de dumneavoastr, nseamn c un raport bazat
pe rezultatele acelei interogri
Chiar dac Access crede c despre un raport se pot face numai aprecieri de bine
(deoarece programul se afl in unul din acele momente n care prinii sunt
mndri), de obicei acesta (raportul) are un look pe care numai un printe digital
l-ar putea ndrgi. Probabil c nainte de a trimite raportul n lumea cea rece i
crud ar trebui s-l trecei n modul de vizualizare Design i s-l costumai ct
de ct. Pentru a afla mai multe detalii legate de modul n care putei spilcui un
raport automat tmpiel i neprezentabil, trecei la paginile urmtoare.
Pentru a renuna la Print Preview, facei clic aici.
Pentru a ncepe imprimarea,
facei clic aici.
V sftuiesc ca deocamdat
s nu ncercai acest buton.
Fig. 17-2:
n cadrul
ferestrei
Print
Preview,
programul
Access v
ofer o
imagine a
modului n
care arat
raportul
dvs. pe
hrtie.
265
Previzualizarea capodoperei
informaionale create de dumneavoastr
Cnd v aflati n modul Print Preview, nu putei face prea multe cu raportul
dumneavoastr, ci doar s-l tiprii. Totui, Print Preview v ofer posibilitatea
s examinai ndeaproape modul n care arat documentul dumneavoastr.
Tabelul 17-1 prezint instrumentele pe care vi le pune la dispoziie Print
Preview pentru a v ajuta s inspectai situaia.
Tabel 17-1
Instrument
Rolul acestuia
Pentru a trece de la Print Preview la vizualizarea Design,
facei clic pe acest instrument. Pictograma butonului se
schimb n DEsign View (butonul care arat asemenea
unei pagini cu o lup deasupra, care ar trebui s v
aminteasc de modul Print Preview), dar acest lucru nu
trebuie s v ngrijoreze.
Facei clic pe butonul Print i imprimanta dumneavoastr
ncepe s scuipe raportul. Destul de simplu, nu?
facei clic pe butonul Zoom pentru a trece de la
266
267
Fig. 17-3:
Cnd
vizualizai
ntreaga
pagin,
materialul
de imprimat
este prea
micu
pentru a
putea fi
citit.
T
FA
268
Fig. 17-4:
Putei
previzualiza
simultan
cel mult 12
pagini ale
aceluiai
raport.
Fig. 17-5:
Chiar dac
nu putei
citi o boab
din datele
dvs., previzualizarea
simultan a
mai multor
pagini arat
grozav.
269
Eticheta Margins
n acest caz nu avem nici o surpriz: eticheta Margins a casetei de dialog Page
Setup deine controlul asupra dimensiunii marginilor raportului dumneavoastr.
Figura 17-6 ilustreaz opiunile pe care le avei la dispoziie.
270
Fig. 17-6:
Eticheta
Margins
deine
controlul
asupra
spaiului
dintre
marginea
paginii i
rndul de la
care apar
datele dvs.
Setarea marginilor este chiar foarte simpl. Pagina are patru margini i prin
urmare caseta de dialog conine cte o setare pentru fiecare (Left, Right, Top i
Bottom). Pentru a modifica una din margini, facei dublu-clic pe caseta
corespunztoare i introducei ceea ce dorii dumneavoastr. Programul Access
folosete automat acel element pe care Windows l denumete unitate de msur
(inci, centimetri, sau orice altceva cu care msurai dumneavoastr). n partea
dreapt a casetei de dialog, Access afieaz o imagine exemplu care v prezint
modul n care aratr pagina dumneavoastr dup folosirea respectivelor setri
ale marginilor.
Facei toate modificrile dorite n cadrul formei finale a raportului apoi facei
clic pe butonul OK aflat n partea inferioar a casetei de dialog. Trecei raportul
din nou n modul Print Preview pentru a vedea n primul rnd care a fost
impactul modificrilor efectuate, iar dac trebuie s mai schimbai cte ceva pe
ici pe colo, ntorcei-v pur i simplu la Page Setup i jucai-v cu opiunile
respective pn n momentul n care totul arat aa cum trebuie.
Ultimul element din cadrul etichetei Margins este caseta de validare Print Data
Only. Cred c motivul pentru care aceast caset este amplasat n acest loc este
acela c programatorii de la Microsoft nu s-au gndit la alt loc, deoarece v
spun sincer c ea nu are nici in clin nici in maneca cu setrile marginilor.(Este
ca i cnd ati pune butoanele prajitorului de paine n frigider deoarece ,din
ntmplare se afl unul lng altul.) Dac selectai aceast opiune(acest lucru
este evideniat prin marcarea casetei), Access 2000 tiprete doar datele din
nregistrrile dumneavoastr; asta nseamn c titlurile cmpurilor nu vor
aprea nu vor aprea n cadrul documentului imprimat. V sftuiesc s utilizai
opiunea Print Data Only doar dac intenionai s utilizai machete imprimate
dinainte. In caz contrar, mai bine uitai de aceasta deoarece raportul
dumneavoastr arat destul de ciudat fr etichele cmpurilor.
271
Eticheta Tab
Eticheta Tab il informeaz pe Access 2000 in legtur cu foaia de hrtie pe care
v vei tipri raportul; aceasta nseamn c informaile oferite se refer la
dimensiunea, hrtiei, forma acesteia i imprimanta n care inei hrtia
respectiv i care va fi folosit pentru lucrul propus. n cadrul etichetei Page a
casetei de dialog Page Setup dumneavoastr vei lua cteva decizii
fundamentale legate de modul n care va arta raportul dumneavoastr
(Figura 17-7).
Fig. 17-7:
Caseta de
dialog Page
Setup este
cea care
pregtete
terenul
pentru un
raport pe
deplin
folositor.
Alegerea ntre Portrait i Landscape este mult mai important dect credei
dumneavoastr. Pentru rapoartele de tip Tabular, orientarea Landscape afieaz
mai multe informaii n fiecare cmp datorit faptului c coloanele sunt mai
largi. Din pcate, de-a lungul procesului coloanele devin mai nguste (n fond,
foaia de hrtie este doar att de mare ct este; mai mare nu poate fi). Rapoartele
Columnar nu se potrivesc aproape de loc cu orientarea Landscape deoarece de
obicei ele necesit mai mult spaiu pe vertical dect pe orizontal.
272
Eticheta Columns
Dup ce a terminat cu eticheta Page nseamn c suntei gata s facei clic pe
eticheta Columns (Figura 17-8). Abia acum ncepe distracia!
Fig. 17-8:
Eticheta
Columns
din cadrul
casetei de
dialog Page
Setup v
permite s
reproiectai
raportul.
273
Eticheta Columns a casetei de dialog Page Setup este mprit n trei seciuni:
9 Grid Settings: Tine controlul numrului de coloane pe care le folosete
raportul dumneavoastr i al distanei la care se vor afla diferite elemente
(unele de altele).
9 Column Size: Ajusteaz nlimea i limea coloanelor dumneavoastr.
9 Column Layout: Determin modul n care Access 2000 amplaseaz
datele n coloane (i folosete un grafic uor de neles pentru a v ilustra
situaia respectiv).
Setarea implicit a seciunii Grid Settings este de o coloan pe pagin, dar
putei schimba foarte uor setarea pentru a o adapta raportului dumneavoastr.
Tot ceea ce trebuie s reinei este c dac raportul dumneavoastr are mai
multe coloane v va arta mai puine informaii pentru fiecare nregistrare. Dac
vei dori s folosii att de multe coloane nct unele informaii nici s nu mai
aib loc, vei vedea un avertisment asemntor cu cel ilustrat n Figura 17-9.
Fig. 14-9:
Este posibil
s nu putei
ncadra mai
multe coloane pe o singur pagin.
274
Capitolul 18
n trecut, unul dintre cele mai dificile aspecte legate de realizarea etichetelor era
s faci astfel nct software-ul s neleag care era aspectul final dorit al
etichetelor. Este foarte clar c la un moment dat chiar inginerii de la Microsoft
s-au confruntat cu aceast situaie i au suportat aceast grea suferin, deoarece
ulterior ei au reunit descrierile detaliate ale sutelor de etichete de la cei mai
cunoscui productori de astfel de articole n cadrul facilitii intitulate Label
Wizard. Dac ai folosit etichete de la Avery, Herma, Zweckform sau oricare alt
productor de astfel de articole, amintit in lista vrjitorului, tot ceea ce trebuie
s facei este s-I comunicai acestuia numrul produsului de la fabricantul
respectiv. Vrjitorul stabilete dimensiunile raportului dumneavoastr n
conformitate cu specificaiile productorului. Asta este cam tot ceea ce se poate
face pentru uurarea muncii dumneavoastr; mai mult de att nu se prea poate.
nainte de a apela la Label Wizard, gndii-v cam ce informaii dorii s fie
prezente pe etichete. In cazul n care nu dorii o etichet cu toate informaiile
din tabel, trebuie s creai o interogare care s aleag elementele potrivite i
corecte din tabelul dumneavoastr, care s le sorteze i, n general care s le
pregteasc pentru cltoria ctre hrtia lipicioas pe verso. Pentru mai multe
informaii referitoare la acest aspect revenii la seciunile legate de interogri
care au fost prezentate n cadrul acestei cri n Partea III.
Avnd la dispoziie tabelul sau interogarea respectiv() putei realiza cu
siguran etichetele dorite. Pentru a v crea raportul Label dorit, parcurgei paii
urmtori:
1. n cadrul ferestrei baz de date facei clic pe butonul Reports aflat
pe bara Objects.
277
Fig. 18-1:
Programul
Access
2000 se
pregtete
s v ofere
sfaturi
vrjitoreti
despre
etichete.
278
Fig. 18-2:
Prima
caset de
dialog Label
Wizard
stabilete
mrimea
etichetelor
dvs.
T
FA
279
7. Dac Label Wizard nu cunoate detaliile etichetelor dumneavoastr, facei clic pe Customize pentru a le aduga la repertoriul deja
existent al Vrjitorului.
Nu este foarte dificil, dar nici floare la ureche s realizai o intrare de
etichet particularizat. Dac dorii s aflai mai multe detalii legate de
acest proces frunzrii seciunea S tii c este o etichet foarte
special!.
8. Dac ai identificat eticheta pe care doriti s-o utilizai, facei clic
pe aceasta n cadrul listei de etichete i apoi din nou clic pe Next.
Avnd n vedere c marea dilem a dimensiunii etichetei a fost
rezolvat, n continuare putei s v gndii la modul n care ar putea
arta eticheta la final. Label Wizard v ofer o mulime de variante
pentru font n urmtoarea fereastr ilustrat n Figura 18-3.
280
Fig. 18-3:
Alegei (cu
isteime)
fontul care
dorii s fie
folosit
pentru
ntreaga
etichet.
281
Fig. 18-4:
n sfrit,
este timpul
s trecei
buntile
pe
etichet!
Dac dorii ca cmpurile s se afle pe rnduri separate, apsai Enter sau folosii
o tast direcional pentru a trece la rndul urmtor. Cnd facei dublu-clic pe
un cmp (sau facei clic pe butonul >), acela trece ntotdeauna pe linia
evideniat n caseta Prototype Label. Programul Access 2000 estimeaz
numrul de linii care poate fi tiprit pe eticheta dumneavoastr n funcie de
dimensiunea acesteia i de cea a font-ului pe care-l utilizai.
T
FA
Dac dorii s imprimai un caracter anume, un cuvnt sau alt mesaj text pe
fiecare etichet, facei clic n locul n care dorii s apar i apoi introducei textl
dumneavoastr. De exemplu, pentru a introduce o virgul ntre oraul, statul sau
provincia de pe etichetele dumneavoastr potale, selectai cmpul City,
introducei virgula, apsai tasta pentru spaiu i apoi selectai cmpul
StateorProvince. Astfel, n momentul n care Access tiprete fiecare etichet, el
pune numele oraului, adaug o virgul apoi trece restul informaiilor.
11. n momentul n care cmpurile arat pur i simplu minunat (sau
mcar destul de drgu), facei clic pe Next.
Cnd forma este gata, Label Wizard i concentreaz atenia pe
problema sortrii etichetelor.
12. Alegei cmpul dup care Access va sorta etichetele (aa cum este
ilustrat n Figura 18-5) i apoi facei clic pe Next.
282
Fig. 18-5:
Alegei
cmpul pe
care-l va
folosi
Access
pentru a v
sorta
etichetele.
283
n cadrul programului Access 2000, Chart Wizard este una dintre facilitile de
genul instaleaz-o cnd ai nevoie de ea. Aadar, nu fii surprini dac imediat
dup pasul trei programul de instalare Office 2000 prinde via i solicit CD-ul
de instalare Office 2000. Dac lucrai la o companie important solicitai
ajutorul colegilor dumneavoastr de la departamentul Sisteme Informatice (dac
lucrai pe cont propriu, aruncai o privire prin biroul dumneavoastr - CD-ul
respectiv trebuie s fie pe acolo pe undeva).
Pentru a construi o diagram (sau grafic, cci putem folosi i acest termen din
moment ce cuvintele sunt sinonime n sensul dat de programul Access) trebuie
s avei cel puin dou cmpuri (dar nu mai mult de ase). Un cmp conine
numerele care vor fi sursa realizrii barelor , a liniilor, a bucilor de plcint
(adic a prilor structurii radiale) sau a altor reprezentri grafice din diagrama
dumneavoastr, iar cellalt (cel de-al doilea) trebuie s contin etichetele
identificate prin diferite numere (n caz contrar, diagrama dumneavoastr pare
voluminoas dar nu spune nimic). Trebuie precizat faptul c toate cmpurile
trebuie s provin dintr-o tabel simpl sau dintr-o interogare.
Datorit faptului c Vrjitorul comunic fluent n cazul diferitelor tipuri de
diagrame, este foarte simplu s identificai forma care se potrivete perfect
datelor dumneavoastr. Vrjitorul v ofer cinci tipuri principale de diagrame
i anume:
9 Area charts: Aceste diagrame care sunt de fapt o combinaie intre cele de
tip linie i diagramele tip structur radial ilustreaz modul n care se
modific totalul unui grup de figuri de-a lungul timpului. Este tipul de
diagram care se potrivete perfect situaiilor n care dorii s evideniai
grafic modul n care se totalizeaz costurile i profiturile n calculul
venitului total, de-a lungul mai multor trimestre.
9 Bar, Cone, and Column charts: Aceste diagrame, care reprezint de fapt
variaiuni pe tema diagramelor linie utilizeaz bare orizontale i verticale
pentru a afia datele dumneavoastr. Sunt foarte potrivite pentru cazurile
n care dorii s comparai diferite grupuri de date ntre ele (cum ar fi de
exemplu vnzrile trimestriale de-a lungul mai multor ani).
9 Line charts: Acum, diagrama clasic de la orele de Geometrie (v mai
aducei aminte?) revine n for sub form electronic n lumea digital i
v pot asigura c este foarte potrivit pentru ilustrarea i urmrirea trendurilor (tendinelor) de-a lungul timpului.
284
285
5. Access afieaz mostre din fiecare grafic pe care tie s-l realizeze.
Facei clic pe imaginea tipului de grafic dorit i apoi facei clic pe
Next.
T
FA
286
Fig. 18-6:
Access
prezint i
descrie
diagramele
disponibile
asemenea
unei mini
galerii de
art.
Fig. 18-7:
Facei
modificrile
dorite
apoi
previzualizai diagrama-n curs
de realizare
cu ajutorul
acestui
buton care
este la
ndemn.
Fiecare tip de grafic v ofer cam aceleai opiuni (adic ele sunt uor diferite),
i prin urmare v sftuiesc s v oprii pentru o clip i s meditai la
posibilitile pe care le avei la dispoziie. In sfrit, dac exist ceva care merge
neateptat de prost facei clic pe Cancel i refacei graficul (nu-i aa c uneori
calculatoarele sunt chiar de mare ajutor?).
7. n cadrul acestui ecran final introducei un nume pentru graficul
dumneavoastr cel nou, apoi facei clic pe Finish pentru a vedea
rezultatul muncii dumneavoastr.
287
Crearea unor rapoarte complexe presupune parcurgerea unui numr mai mare
de pai dect era necesar n cazul rapoartelor simple, dar v asigur c rezultatele
pe care le vei obine merit efortul suplimentar pe care va trebui s-l depunei.
Din cauza faptului c rapoartele complexe include mult mai multe opiuni, paii
care trebuie parcuri pentru a obine raportul dorit sunt mprii n mai multe
seciuni n conformitate cu tema respectiv, iar fiecare seciune conne cteva
288
289
Fig. 18-8:
Vrjitorul
Raport v
permite s
adugai
cmpuri din
orice tabel
sau
interogare
n baza dvs
de date.
Dei tiu c este foarte distractiv s tot facei clic pe butoane, trebuie
s v spun c cel mai simplu mod de a muta un cmp dintr-o parte n
alte este cel care const n executarea unui dublu-clic. Indiferent de
partea n care se afl cmpul iniial, executarea unuie dublu-clic are ca
efect mutarea cmpului n partea opus, adic n lista opus.
6. Dup mutarea tuturor cmpurilor dorite n partea Selected Fields
din cadrul casetei de dialog revenii la Pasul 4 i reluai procesul
pentru urmtoarea tabel care conine cmpuri de care avei
nevoie n raportul dumneavoastr. Dup ce sunt listate toate
290
Fig. 18-9:
Acest
ecran v
permite s
alegei
modul n
care dorii
s fie
grupate
informaiile.
291
Dac nu dorii ca nregistrrile s fie sortate pe grupuri, este n regul. Tot ceea
ce trebuie s facei este s executai un clic pe ultima intrare a listei by (n cazul
de fa este vorba despre intrarea by Customers). Din motive pe care eu nu le
pricep deloc (dar care probabil c au un anumit sens pentru vreun programator
lunatic de nu tiu unde), aceast aciune face ca programul Access 2000 s
ngrmdeasc toate nregistrrile la un loc, afindu-le fr a le sorta pe
grupuri.
Fig. 18-10:
Report
Wizard ia o
turnur
interesant.
292
Fig. 18-11:
Adugai
mai multe
grupuri
pentru a
face ca din
punct de
vedere al
organizrii,
totul s
devin mai
ngust.
T
FA
293
Selecionarea detaliilor
Dup alegerea cmpurilor pentru grupurile raportului dumneavoastr facei clic
pe Next pentru a continua cu setrile ordinii de sortare, aa cum este ilustrat i
n Figura 18-12.
Fig. 18-12:
Stabilii
ordinea de
sortare a
raportului
dvs. cu
numai
cteva
clic-uri
rapide.
Cmpurile care nu sunt grupate sunt denumite de ctre Programul Access 2000
ca fiind Detail records. Ecranul ilustrat n Figura 18-12 v permite s sortai
nregistrrile respective n funcie de cmpurile rmase pe care le putei
organiza ascendent sau descendent. Dac doriti ntr-adevr s facei acest lucru,
trebuie doar s selectai cmpul dorit din lista autoderulant i apoi s facei clic
pe butonul din dreapta pentru a modifica ordinea de sortare de la ascendent (n
cazul creia literele pornesc de la A se termin la Z) la cea descendent (de la
Z la A). S nu m ntrebai de ce nu este posibil ca aceast trecere de la
ascendent la descendent s fie fcut de ctre sgeat (sortarea mai multor
cmpuri este discutat pe larg n cadrul Capitolului 10).
Se poate observa c n jumtatea inferioar a acestei casete de dialog se afl un
buton denumit Summary Options. Dac dorii s apar caseta de dialog ilustrat
n Figura 18-13, trebuie doar s facei clic pe acest buton (daca pe ecran nu
observai nici un buton intitulat Summary Options nseamn c raportul
dumneavoastr nu conine cmpuri numerice). Aceast caset de dialog v
permite s-i comunicai programului Access 2000 c dorii ca el s nsumeze
datele dumneavoastr cu ajutorul unor instrumente statistice, acest lucru
nsemnnd inclusiv realizarea unor totaluri (Sum), medii (Avg), minimuri (Min)
i maximuri (Max). Aadar, analizai cu atenie casetele aflate lng operaiile
care dorii s fie executate asupra cmpurilor din raportul dumneavoastr.
294
295
Fig. 18-14:
Programul
Access
2000 v
ofer
cteva
opiuni
pentru
aspectul
final al
raportului
dvs.
296
Fig. 18-15:
Wow, n
sfrit am
realizat un
raport
profesionist!
Capitolul 19
298
299
Fig. 19-1:
Vizualizarea
Design v
pune la
dispoziie
toate
instrumentele necesare pentru
a modifica
rapoartele
dvs.
300
9 Text boxes: Casetele de text sunt cele care afieaz datele unui anumit
cmp din raportul dumneavoastr. Trebuie s v spun c n cadrul
vizualizrii Design fiecrui cmp care dorii s apar n raportul final i
corespunde o caset de text. De asemenea, trebuie s tii c n cazul n
care raportul nu conine vreuna din casetele de text corespunztoare unuia
dintre cmpurile tabelei dumneavoastr nseamn c datele acelui cmp nu
vor fi prezente n raportul final.
9 Labels: Etichetele sunt de fapt marcatori de text obinuii care afieaz n
cadrul raportului un fel de mesaj text. Uneori, acestea sunt singurele care
apar n cadrul raportului (cum ar fi de exemplu Informaiile acestui raport
sunt confideniale.S fie clar!); alteori, ns, ele nsoesc o caset de text
pentru a informa persoanele care citesc raportul asupra datelor pe care le
analizeaz (de exemplu Customer ID sau Right Shoe Size).
Marcatorii sunt organizai n seciuni care corespund diferitelor pri ale
raportului dumneavoastr. Seciunile sunt cele care stabilesc unde i ct de des
se va repeta un anumit cmp sau mesaj text n cadrul raportului dumneavoastr.
Raportul proiectat n Figura 19-2 afieaz cele trei cele mai obinuite seciuni:
Report Header, Page Header i Detail. Sgeile aflate n stnga numelor
seciunilor v arat care sunt marcatorii pe care-i conine fiecare seciune.
Fig. 19-2:
Fiecare
raport are
trei seciuni
de baz:
Report
Header,
Page
Header i
Detail.
Aceste seciuni lucreaz n echipe care se ntind i acoper toat zona Detail.
Cred c este destul de uor s v imaginai care sunt echipele (de exemplu:
Report Header lucrez cu Report Footer i Page Header lucreaz cu Page
Footer). n Figura 19-3 sunt prezentai colegii de servici ai seciunii ilustrate n
Figura 19-2.
301
Fig. 19-3:
Page
Footer i
Report
Footer i
oglindesc
anteturile.
Iat cum funcioneaz cele mai obinuite seciuni (asta include i detalii
importante cum sunt de pild locul frecvena apariiei seciunilor n cadrul
raportului tiprit):
9 Report Header: Tot ceea ce apare n antetul raportului este tiprit chiar la
nceputul acestuia. Informaile sunt tiprite o singur dat i apar n partea
superioar a primei pagini.
9 Page Header: Informaiile din antetul paginii sunt tiprite n partea
superioar a fiecrei pagini, iar singura excepie este chiar prima pagin a
raportului, pe care Access 2000 va tipri mai nti antetul raportului i abia
apoi antetul paginii.
9 Detail: Trupul raportului, deci chestiunea cuprins n seciunea Detail este
cel (cea) care acoper aproape integral fiecare pagin a raportului. Trebuie
menionat faptul c seciunea Detail se repet pentru fiecare nregistrare
din raport.
9 Page Footer: Cnd fiecare pagin este aproape plin, programul Access o
finiseaz prin imprimarea subsolului de pagin n partea inferioar a
acesteia.
Cmpul Go to
Fontul
Dimensiunea fontului
Aldin
Italic
Subliniat
Aliniat la stnga
Centrat
Aliniat la dreapta
Fig. 14-9:
Imediat ce
selectai o Culoarea de fundal
caset de
text intr n Culoarea Fontului
aciune
instrumen- Culoarea liniei sau a bordurii
tele pentru
formatarea Grosimea liniei sau a bordurii
caracteristicilor Efecte speciale
raportului
dvs. Bara de instrumente Formatting
303
Fig. 19-5:
Rezultatul
este
selectarea
marcatorului de cmp
pentru
informaiile
etichetei.
304
305
Colorai-v raportul!
S tii c nimic nu nvioreaz i nu face dintr-un raport plictisitor i tmpiel
un raport mai luminos dect o pat de culoare. Programul Access 2000 face ca
colorarea s devin mult mai simplu de realizat datorit butoanelor Font/Fore
Color i Fill/Back Color. Acestea se gsesc pe prietenoasa noastr bar de
instrumente Formatting (pn aici nici o surpriz).
Ambele butoane schimb culoarea marcatorilor de text din raportul
dumneavoastr, dar se difereniaz ntre ele prin modul concret n care
realizeaz aceast schimbare:
9 Butonul Font/Fore Color schimb culoarea textului dintr-o caset de text
sau culoarea marcatorului etichet.
9 Butonul Fill/Back color modific culoarea de fundal a marcatorului dar nu
afecteaz cu nimic culoarea textului.
Pentru a selecta culoarea pe care dorii s-o utilizai facei clic pe sgeata din
dreapta butonului Font/Fore Color sau Fill/Back Color. Dup apariia meniului
culorilor facei clic pe culoarea pe care dorii s-o folosii. De remarcat este
faptul c culoarea petnru care ai optat apare i de-a lungul butonului de pe bara
de instrumente.
Pentru a schimba culoarea unei casete de text sau a unei etichetei din cadrul
raportului dumneavoastr, facei clic pe marcatorul cu care dorii s lucrai.
Pentru a schimba culoarea fontului facei clic pe butonul Font/Fore Color, iar
pentru a modifica culoarea fundalului facei clic pe butonul Fill/Back Color i
vei observa c setrile sunt aplicate i vor putea fi vizualizate pe ecran n doar
cteva clipe, asemenea etichetei din Figura 19-6 care poart cu mndrie strai
nou de srbtoare de culoare gri (fundalul).
Fig. 19-6:
Putei colora fundalul
oricrui
element din
raportul
dvs.
Pentru a schimba culoarea textului dintr-o caset de text sau a textului unei
etichete putei utiliza i butonul Font/Fore Color. Aa cum putei observa i n
Figura 19-7 n care a fost folosit un text alb care plutete pe un fundal negru,
306
este foarte simplu s creai efecte speciale alegnd culori contrastante pentru
elementele de deasupra (textul) i fundal.
Fig. 19-7:
Pentru a realiza exact
efectul dorit de dvs.,
combinai
i amestecai culorile!
Trebuie s fii foarte ateni cnd alegei culorile deoarece dac alegei acceai
culoare i pentru text i pentru fundal, va prea c textul a disprut pur i
simplu! Totui, dac vi se ntmpl aa ceva, tot ceea ce trebuie s facei este s
alegei Edit Undo Property Setting pentru a reveni la setrile iniiale ale
culorilor totul va fi ca nainte.
307
n unele rapoarte Access 2000 (i cnd spun unele m refer n primul rnd la
cele create de Columnar Report Wizard), caseta de text i eticheta fiecrui cmp
din raport sunt lipite unele de altele, acest lucru nsemnnd c la mutarea
uneia se mut i cealalt automat. In acest caz, dac dorii s o mutai pe una
dintre ele iar cealalt s rmn nemicat trebuie s modificai un pic
procedura de mai sus. Aadar, dac v aflai n aceast situaie urmaii paii
anteriori, numai c n loc s mutai cursorul la unul dintre capetele
marcatorului, mutai-l pe unul dintre ghidajele mari (n form de ptrat)
prezentate n Figura 19-8.
Fig. 19-8:
Pentru a
muta
separat o
etichet
sau o caset de text
folosii ghidajele mari.
Mut eticheta
Mut cmpul
308
309
310
Fig. 19-10:
Iat i cele
ase
opiuni de
bordur
Special
Effects.
Drept
Afundat
Umbrit
Gravat
Ridicat
Sculptat
311
Opiunile Sunken i Raised schimb de fapt culorile a dou laturi ale casetei de
text , iar efectul obinut este un look tridimensional al casetei. Selectarea unei
bvorduri afundate face ca eticheta sau caseta de text s par ca i cum ar fi
mpins ctre text; iar o bordur ridicat creaz impresia c caseta
dumneavoastr rsare din text. Figura 19-11 v ofer un exemplu de bordur
ridicat i unul de bordur afundat. Diferena este izbitoare, nu-i aa?
(bineneles c glumesc!)
Fig. 19-11:
Ei bine,
putei
spune care
este
diferena
dintre cele
dou?
Folosirea opiunii Shadow duce la adugarea unei umbre n partea din dreapta
jos a casetei de text. Opiunea Flat adaug o bordur tip linie simpl, adic o
bordur standard de jur-mprejurul casetei.
Dac dorii s adugai efecte speciale la bordurile marcatorilor urmai aceiai
pai de baz pe care i-ai fi parcurs pentru a modifica dimensiunea sau culoarea
unei borduri, adic:
1. Facei clic pe marcatorul a crui bordur dorii s o modificai
312
Dac nu putei accesa toate butoanele din lista autoderulant Special Effects,
putei trage lista n afara barei de meniuri. Pentru aceasta trebuie doar s facei
clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a afi lista i apoi s facei clic pe bara
aflat n partea superioar a zonei de afiaare. Cnd tragei pointer-ul n jos spre
stnga, (n afara bordurii listei) va aprea un dreptunghi punctat, de aceeai
dimensiune i form ca i lista respectiv care v va nsoi pe parcursul
cltoriei. n momentul n care putei vedea ntregul dreptunghi eliberai
butonul mouse-ului. Ta daaaa! Doamnelor i domnilor, am onoarea s v
prezint bara de instrumente flotant care afieaz opiunile Special Efefects.
Subliniaz textul
Face ca textul s fie italic
Pentru a modifica fontul sau dimensiunea acestuia trebuie doar s facei clic pe
sgeata care se afl n partea dreapt a casetei tip list Font sau Font Size i apoi
s selectai ceea ce dorii din lista autoderulant care apare. Pentru a activa sau
dezactiva caracteristicile bold, italic sau underlined selectai textul respectiv i
facei clic pe butonul corespunztor. n cazul n care facilitatea aleas este
activ, atunci cnd facei clic pe ea aceasta devinde inactiv, adic practic
313
Aliniere dreapta
Aliniere stnga
$475,00
ActualPrice
ItemID
16
314
dificil s vizualizai modul n care va arta practic totul, adic modul n care se
vor ncadra toate elementele cnd vei tipri raportul. Pentru a v veni n ajutor,
programul Access 2000 v pune la dispoziie dou instrumente diferite pentru a
v previzualiza raportul.
9 Layout Preview: Atunci cnd alegei Layout Preview, programul Access
2000 ia o parte din datele dumneavoastr i le aranjeaz pentru a v da o
idee despre modul n care vor aprea datele n raportul
final.Previzualizarea ilustreaz numai o parte a datelor (ca un fel de
mostr), fr a face calcule finale pe care dumneavoastr le-ai menionat.
Ideea este de a vedea cum arat raportul i nu de a revedea calculele pe
care le conine, nu? Pentru a vedea Layout Preview facei clic pe sgeata
ndreptat n jos aflat lng butonul Report View i apoi selectai Layout
Preview din lista autoderulant care apare, aa cum este prezentat i n
Figura 19-15.
9 Print Preview: Dac dorii s v fie oferit o previzualizare a ntregului
raport, adic una care s conin calcule finisate i toate datele selectai
Print Preview prin executarea unui clic pe butonul Print Preview (sau
putei urma o cale mai lung, adic s facei o plimbare prin mprejurimi,
s facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat lng butonul Report View
i apoi s selectai Print Preview din lista autoderulant prezentat n
Figura 19-15).
315
Fig. 19-15:
Dac dorii
s vedei
cum va
arta
raportul
dvs. alegei
Layout
Preview;
dac dorii
s vedei
ntreg
raportul
alegei
Print
Preview.
Fig. 19-16:
Opinea
Print
Preview v
prezint
exact
modul n
care va
arta
raportul
dvs. cnd l
vei tipri.
T
FA
Dac dorii s aflai mai multe informaii legate de utilizarea facilitii Print
Preview i Layout Preview consultai Capitolul 17.
317
singur secune atunci cnd ai fcut clic pe opiunea AutoFormat sunt destul
de mari.
Fig. 19-17:
Alegei
look-ul care
v place i
aplicai-l
ntregului
raport.
T
FA
318
Celelalte comenzi ale meniului Format pe care le-ai putea considera utile
pentru aranjarea obiectelor n cadrul raportului dumneavoastr sunt:
9 Align: Putei alege dou sau mai multe obiecte i le putei alinia ntre ele
(unul fa de altul) sau fa de liniile de gril. Selectarea opiunilor Left,
Right, Top sau Bottom duce la alinierea unei pri (partea stng, dreapt,
de sus dau de jos) a elementelor selectate. De exemplu, dac selectai trei
obiecte i alegei FormatAlignLeft, acestea (obiectele)vor fi mutate
astfel inct marginile lor din stnga s fie perfect aliniate. n mod implicit,
319
Fig. 19-19:
Comanda
Make Equal
realizeaz o
amplasare
uniform a
marcatorilor
pe pagin.
321
323
De la Access la Word
Probabil c dac avei o carte despre Word, aceasta se intituleaz Word 2000
pentru Windows pentru aMICI, autor Dan Gookin (Editura Tehnic). Am
presupus corect? Ei, aa-i?
324
De la Access la Excel
Dac dorii s aflai mai multe informaii referitoare la modul n care putei
determina programul Excel 2000 s fac nite mecherii impresionante la care
dumneavoastr poate c nici nu v-ai fi gndit procurai-v un exemplar al crii
Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI!, autor Greg Harvey (Editura
Tehnic).
Capitolul 20
326
327
Cel mai important element legat de seciuni pe care trebuie s-l nelegei este
acela c coninutul fiecrei seciuni este tiprit numai n anumite cazuri (adic
cnd se ntmpl anumite evenimente). De exemplu, informaiile coninute n
Page Header apar i se repet n partea superioar a fiecrei pagini, n timp ce
informaiile coninute in seciunea Report Header sunt tiprite numai pe prima
pagin.
Fig. 20-1:
Seciunile
raportului
n vizualizarea Design.
n cazul
unui raport
Columnar,
etichetele
se afl n
stnga
cmpurilor
i se repet
pentru
fiecare
nregistrare
n parte.
Fig. 20-2:
n cazul
unui raport
Tabular,
etichetele
sunt
folosite ca
titluri de
coloan
pentru
cmpuri i
apar o
singur
dat.
V spun cu toat sinceritatea c atunci cnd analizai cele mai tinuite seciuni
ale raportului dumneavoastr i v conducei aciunile n consecin este foarte
simplu s inei sub control toate seciunile; deci:
328
Fig. 20-3:
Gruparea
nregistrrilor dup
cmpul
AuctionID
i apoi dup
cmpul
LastName.
Seciunile de grup se vor gsi ntotdeauna sub forma unor perechi: antetul
grupului i subsolul grupului. n cadrul design-ului raportului seciunea
Header se afl deasupra seciunii Details, iar seciunea Footer se afl
ntotdeauna sub cea intitulat Details. Informaiile din aceste seciuni se
repet pentru fiecare valoare a cmpului grupului. De exemplu, n cazul
raportului din Figura 20-3 informaiile din seciunea AuctionId Header vor
fi tiprite pentru fiecare numr de identificare n parte. n cadrul seciunii
fiecrei licitaii, programul Access va repeta informaiile din seciunea
LastName Header pentru fiecare client n parte.
9 Page Header and Page Footer: Deasupra i dedesubtul seciunilor de
grup vei gsi Page Header i Page Footer. Acestea apar n partea de sus i
n partea de jos a fiecrei pagini i se numr printre acele cteva seciuni
329
330
Gruparea nregistrrilor
n cazul n care proiectai un raport de la bun nceput i dorii s creai grupuri
originale cu mnuele dumneavoastr i s deinei controlul asupra lor putei
utiliza caseta de dialog Sorting and Grouping. n orice caz, poate c mult mai
important este faptul c chiar dac v folosii de un Vrjitor pentru a v crea
raportul dumneavoastr tot putei utiliza aceasta caset de dilaog pentru a deine
controlul asupra modului n care se va comporta raportul si a locului n care
apar informaiile.
331
Fig. 20-4:
Putei modifica modul
de organizare al raportului dvs.
fr a mai
face o vizit
Vrjitorului
(din OZ).
332
Asta este tot; grupul dumneavoastr cel nou se afl la locul lui!
T
FA
Dac dorii s ndeprtai un grup facei clic pe butonul gri aflat lng linia
grupului intitulat Field/Expression i apoi apsai pe Delete. Apoi, n
momentul n care Access v ntreab cu disperare dac dorii ntr-adevr s
tergei grupul, facei clic pe Yes. (Ha, ha, ha, i-ai fcut-o!)
Observai c primele dou intrri din Figura 20-4 au lng ele un simbol aparte.
Acesta indic faptul c celelalte grupuri sunt sortate sau organizate n cadrul
acestuia (se face sortarea unui grup, apoi se face sortarea up alt criteriu/cmp,
dar n cadrul primului grup, adic dup prima sortare etc.). Dac grupai
nregistrrile dup mai multe cmpuri (aa cum este i cazul raportului),
simbolul se va repeta n lista respectiv pentru fiecare cmp al gruprii
respective.
Dac vrei s schimbai ordinea diferitelor grupuri, tot ceea ce trebuie s facei
este s revenii la caseta de dialog Sorting and Grouping (pentru a ajunge la
aceasta trebuie s alegei ViewSorting and Grouping). n continuare facei
clic pe butonul gri care se afl lng grupul pe care dorii s-l mutai, apoi facei
clic i tragei grupul ctre noua sa locaie. Vei observa c programul Access
2000 va modifica design-ul raportului conform celor mai recente opiuni
exprimate de dumneavoastr.
Cnd schimbai ordinea grupurilor trebuie s fii foarte precaui! Este foarte
simplu s facei o modificare care la prima vedere nu prea prea important i
333
No: i comunic lui Access 2000 c poate face tot ceea ce dorete.
334
T
FA
335
Fig. 20-5:
Cursorul de
redimensionare v
permite s
modificai
dimensiune
a antetului,
a subsolului
i a
seciunilor
de detaliu.
Cursorul de redimensionare
336
Butonul Properties
337
Fig. 20-7:
Dvs. putei
stabili modul n care
va arta
antetul
paginii cu
ajutorul
casetei de
dialog Page
Header
properties.
338
339
T
FA
Opiunea Can Grow este util mai ales atunci cnd imprimai un raport
care conine cmpuri Memo. n acest caz vei stabili dimensiunea
cmpului astfel nct s corespund doleanelor dumneavoastr, apoi vei
putea utiliza proprietatea Can Grow pentru a-i permite lui Access 2000 s
ajusteze nlimea n funcie de informaile coninute.
9 n cazul n care opiunea Can Shrink este activat, nseamn c seciunea
poate cpta i dimensiuni mai reduse, cum ar fi de exemplu cazul n care
unele cmpuri sunt goale. Pentru a utiliza opiunile Can Grow i Can
Shrink, trebuie s le avei n vedere att n ceea ce privete seciunea
respectiv ct i n ceea ce privete elementele din cadrul acesteia,
elemente care trebuie s aib dimensiuni ce pot fi i ele mrite sau
micoarate.
9 Opiunea Repeat Section poate fi folosit pentru a vedea dac n cazul
divizrii unui grup pe mai multe pagini sau coloane diferite, programul
Access 2000 repet titlul pe paginia nou (sau paginile noi, asta n cazul n
care seciunea este att de mare nct se ntinde pe mai mult de dou
pagini).
naintea grupului
Modul n care poziionai etichetele n cadrul seciunilor raportului (i aici m
refer la seciunile Header) determin modul n care va arta i va funciona
acesta, aa c va trebui s v punei mintea la contribuie atunci cnd vei
umple anteturile cu acel ceva. De asemenea, sunt sigur c dumneavoastr
dorii s fii siguri c toate titlurile raportului sunt uor de neles i c
reprezint nite informaii cu adevrat utile (adic chiar dac ai umplut
antetul cu ele, nu sunt nite informaii de umplutur).
Trebuie s tii c atunci cnd organizai un raport ntr-un anumit mod putei s
v jucai i s manevrai diferitele tipuri de anteturi ct de mult dorii. ncercai
i dumneavoastr toate opiunile pe care le avei la dispoziie i vedei cam care
este treaba. i nc ceva: este foarte posibil s v surprind modul n care se vor
repeta informaiile n cadrul raportului.
De exemplu, n Figura 20-9 este ilustrat o configuraie de antet n vizualizarea
Design, configuraie care este foarte obinuit. Figura 20-10 v prezint acelai
raport, cu deosebirea c de aceast dat este n acune. n acest caz, titlurile
coloanelor apar deasupra denumirii casei de licitaii (care este The Ranch).
Descrierile titlurilor coloanelor apar n partea superioar a fiecrei pagini
deoarece aparin seciunii Page Header. Bineeles c nu se poate spune c acest
exemplu are un aspect defectuos (ci din contr), dar ceea ce v pot spune eu cu
certitudine este c putei obine aceleai rezultate i n alte moduri.
341
Fig. 20-9:
Raportul
Auctions n
vizualizarea
Design.
Figurile 20-11 i 20-12 ilustreaz un aranjament diferit (de cel din Figurile 20-9
i 20-10) al aceluiai raport. In acest caz, titlurile DateIn, Minimum Bid i Item
Name apar de fiecare dat cnd este tiprit antetul LastNAme. Acest aranjament
este puin mai uor de citit dect versiunea din Figura 20-10 datorit faptului c
descrierile coloanelor sunt chiar deasupra coloanelor corespunztoare.
Fig. 20-10:
Iat cum
arat de
fapt
raportul
Auctions!
Fig. 20-11:
Alt aranjament pentru acelai
raport, adic pentru
cel intitulat
Auctions.
De remarcat este
poziia
anteturilor.
342
Fig. 20-12:
Aa arat
noul aranjament n modul Print
Preview.
Comparai
acest raport cu cel
din Figura
20-10.
De cele mai multe ori, marcatorii din subsol nu fac altceva dect s tipreasc
numrul paginii sau un alt text, dar asta nu nseamn c nu putei include i
chestiuni mai complexe. Fii foarte ateni la Figura 20-13 i mai ales la primul
cmp al fiecrui subsol. Aceste cmpuri conin formule care arat tare ciudat i
complicat! Fiecare dintre aceste formule este de fapt o combinaie de text i
valoarea actual a cmpului din raport, iar aceast combinaie servete la
343
Fig. 20-14:
Iat care
sunt
rezultatele
muncii
depuse
(ilustrate n
Figura
20-13).
Fig. 20-15:
Iat i
cteva
expresii pe
care sunt
sigur c nu
dorii s le
alctuii
singuri
singurei.
344
plural. Dac nu ar fi existat nici o nregistrare, seciunea n-ar mai fi fost tiprit
deloc, i nu ar mai fi aprut nici sumarul seciunii.
Tabel 20-1
Funcia
Sum
Maximum
Minimum
Average
Count
Funcii rezumat
Descrierea funciei
Insumeaz toate valorile cmpului
Identific cea mai mare valoare din lista
valorilor cmpului din aceast seciune
Identific cea mai mic valoare din lista
valorilor cmpului din aceast seciune
Calculeaz media tuturor valorilor cmpului
listate n seciunea respectov
Numr cte valori sunt listate pentru cmpul
respectiv n seciunea cu pricina
Exemplu
Sum(MinimumBid)
Max([MinimumBid ])
Min ([MinimumBid])
Avg([MinimumBid])
Count([MinimumBid])
345
Fig. 20-16:
Caseta de
dialog
Properties
v permite
s stabilii
mai multe
elemente
dect ai fi
crezut
vreodat.
Eticheta Data conine patru intrri dintre care una este Control Source care v
ofer informai despre calcule. Cea mai simpl modalitate de a ajunge la
aceast pagin este executarea unui dublu-clic chiar pe cmpul respectiv i apoi,
dup apariia casetei de dialog Properties, executarea unui clic pe eticheta Data.
Dac Running Sum este setat pe Over Group sau Over All, atunci valoarea din
grupul anterior este adunat cu cea a celorlalte grupuri. Aceast setare se poate
dovedi foarte folositoare n cazul n care v este necesar un total mare sau o
medie mare a unui grup de nregistrri. V recomand s folosii aceast opiune
pentru a realiza calcule cum ar fi aflarea mediei unor regiuni n cadrul unui
raport care prezint informaii pe scurt despre regiuni.
Cu ajutorul opiunii Over Group calculul poate continua pentru toate grupurile
acelei seciuni (i cnd spun seciune m refer la orice seciune care se afl ntre
antetul grupului i subsolul grupului). Cu Over All, calculul poate contiuna
indiferent de modul n care se modifi grupul.
346
347
Dup aceasta putei alege formatul dorit pentru dat i or.Trebuie s v spun c
pentru aceasta avei la dispoziie un numr de variante limitat.
T
FA
Dumneavoastr nu putei fi cel (cea) care alege locul n care vor aprea data i
ora deoarece programul Access 2000 le va pune ntotdeauna n cadrul seciunii
Page Header. Totui, dac v tii mai mecheros v dau un sfat: folosii
comenzile Cut i Paste pentru a muta marcatorii datei i orei n cadrul seciunii
dorite, Ok?
Partea a V-a
Vrjitori, machete
i alte chestiuni magice
Al 5lea val
de Rich Tennant
n aceast parte
Capitolul 21
Elemente complexe care v pot provoca cderea prului (Avei grij s nu chelii!)
352
353
Dac v ntreab cineva care v este prerea despre ActiveX sau despre Java,
spunei i dumneavoastr ceva de genul Att ActiveX ct i Java sunt nite
tehnologii redutabile i foarte promitoare. S nu cumva s v prind c n
formularea rspunsului dumneavoastr omitei cuvntul redutabil deoarece
acesta face parte dintre acele cuvinte-cheie tip slogan pe care nu-l nelege
nimeni dar cu care toi sunt de acord.
Puterea de Internet a programului Access 2000 provine direct de la Internet
Explorer, navigatorul Microsoft Web i este transmis printr-o conduct
nemaipomenit intitulat ActiveX. Cnd vei lucra cu hiperlegturi, cnd vei
naviga pe Net cu ajutorul unei machete sau cnd vei cuta intranet-ul
companiei dumneavoastr vei vedea c Internet Explorer este cel care face
toat munca din spatele cortinei. Chiar i atunci cnd pare c programul Access
2000 este foarte preocupat de toate lucrurile, s tii i dumneavoastr c
informaiile Internet provin direct de la Internet Explorer. A, i nc ceva:
tehnologia ActiveX face ca totul s par impecabil.
Pentru a-l determina pe Access 2000 s fac tot felul de scamatorii cu Internetul trebuie s instalai Internet Explorer 5.0 (bineneles c i versiunile mai noi
sunt binevenite; n definitiv, numai Cel de Sus poate ti cte versiuni noi mai
creaz cei de la Microsoft pn la momentul n care vei citi dumneavoastr
aceast carte). Pe lng aceast instalare mai trebuie s fii conectai i la
Internet (sau la intranet-ul companiei dumneavoastr), iar conexiunea trebuie s
foloseasc fiierul intitulat Winsock (pe 32 bii), care este incorporat n
Windows (Internet Explorer 5.0 nu merge cu Winsock pe 16 bii- imi pare ru
pentru dumneavoastr, dar asta este viaa!). Aadar, Winsock reprezint nc o
pies care face parte din codul Windows i care le ajut pe aplicaii s
converseze cu Internet-ul.
Dac nu cunoatei toate detaliile tehnice referitoare la conectarea la Internet a
calculatorului dumneavoastr, nu este nici o problem, dar absolut nici una
deoarece avei voie s punei ntrebri. n acest caz, v sugerez ca nainte de a
merge mai departe s-i consultai pe specialitii n IT din compania
dumneavoastr. Dac suntei pe cont propriu i nu avei la ndemn un
departament de specialiti din cadrul organizaiei la care lucrai, ncercai s
apelai la provider-ul dumneavoastr de Internet i s s-i solicitai ajutorul,
deoarece la urma urmei i pltii i pentru aa ceva, nu?
354
Tabelul 21-1
Legtura
file://
ftp://
Gopher://
http://
mailto
News
Tabelul 21-1 conine cei mai cunoscui i obinuii marcatori care sunt utilizai
n prezent. Dac dorii s vedeti o list complet a marcatorilor care-i sunt
cunoscui lui Access 2000 apsai tasta F1 pentru a deschide sistemul de Help al
programului i apoi cutai cuvntul hyperlink.
Dac navigai cu regularitate Wolrd Wide Web-ul, muli dintre marcatorii
afiai vi se vor prea familiari. Dei majoritatea acestora sunt adaptate la
aplicaiile pentru Internet/ intranet, programul Access 2000 poate utiliza
hiperlegturile i pentru a identifica documentele Microsoft Office stocate n
interiorul firmei. Aadar, v spun clar c aceast tehnologie este att de flexibil
nct nici nu are limite; sau, ba da are, dar limita este cerul.
355
356
Fig. 21-1:
Acest tabel
conine un
cmp de tip
hiperlegtur.
Fig. 21-2:
Iat cum se
creaz un
spaiu nou
pentru un
cmp nou!
357
Fig. 21-3:
Adugareaa
unei hiperlegturi se
face la fel
cu adugarea oricrui
alt tip de
cmp.
Fig. 21-4:
Hiperlegturile sunt
echipate
automat cu
formatri
speciale.
358
Dei majoritatea hiperlegturilor stocheaz adrese World Wide Web sau alte
adrese Internet, de fapt ele pot face legtura cu orice element din lumea asta.
Datorit marcatorilor flexibili, hiperlegturile identific i nteleg totul despre
paginile Web, despre serverele intranet, despre obiectele bazelor de date
(rapoarte, machete i alte asemenea), ba chiar mai mult, hiperlegturile neleg
chiar i documentele Microsoft Office aflate pe calculatorul dumneavoastr
personal sau pe alt calculator din reea.
Avnd n vedere toate informaiile de mai sus, v pot spune c utilizarea
hiperlegtuilor este i ea foarte simpl. Concret, iat care sunt paii:
1. Conectai-v la reeaua local sau la Internet.
nainte de a consimi s-i fac apariia, Internet Explorer trebuie s
tie cu siguran c totul este n regul i funcioneaz. (Ce software de
prima mn i totodat copilros!)
2. Deschidei baza de date Access 2000 pe care dori s-o utilizai i
apoi deschidei tabelul care conine acele hiperelegturi minunate.
De-abia acum ncepe distracia!
3. Facei clic pe hiperlegtura dorit.
Dup cteva momente de gndire profund, Internet Explorer apare pe
ecran, afind site-ul Web gsit la destinaia aleas de dumneavoastr,
cum putei vedea i n Figura 21-5. Dac destinaia legturii este alta
dect un site Web, Windows deschide automat programul
corespunztor necesar pentru a se putea descurca cu marfa pe care o
are de oferit legtura respectiv (Nu-i aa c atunci cnd funcioneaz,
tehnologia este uluitoare?).
Fig. 21-5:
i iat c
site-ul Web
apare ct ai
face clic!
359
360
T
FA
361
Chiar dac detaliile care v sunt necesare pentru a face s funcioneze o pagin
de accesare a datelor pot solicita i intervenia unei persoane cu pregtire n
acest domeniu(care poate fi i cheal; ca i mine de altfel), practic oricine poate
crea o astfel de pagin dac este ajutat de Vrjitor. Procesul se desfoar
asemntor cu Form Wizard sau Report Wizard. Iat detaliile pas cu pas:
1. Deschidei baza de date care conine datele destinate intranet-ului
sau Web-ului.
Iat c fereastra baz de date a i srit pe ecran!
2. Facei clic pe butonul Pages de pe bara Objects aflat n partea
stng a ferestrei.
Fereastra baz de date se modific i afieaz trei opiuni legate de
paginile de accesare a datelor.
3. Facei dublu-clic pe opiunea Create data access page by using
wizard (aa cum este ilustrat i n Figura 21-6)
Dup o activitate intens gratuit a hard drive-ului i face apariia i
Data Access Page Wiazaard (n sfrit!).
Fig. 21-6:
Pentru a-l
chema la
datorie pe
Data
Access
Page
Wizard
trebuie s
facei clic
chiar aici!
362
363
Fig. 21-7:
Iat pagina
de accesare
a datelor n
forma sa
final! (trebuie s recunoatei
c arat
grozav i
pare
folositoare)
364
T
FA
365
Fig. 21-8:
Iat o
treab
destul de
bunicic
avnd n
vedere
faptul c a
rezultat
dintr-un
software
cam slbu!
366
rapide. Aceast opiune este grozav n cazul n care tii foarte bine
HTML i dorii s realizai rapid cteva pagini cu informaii pregtite
pentru scamatorii manuale. Cutai: export to HTML.
9 Introducei hiperlegturile dorite direct n rapoartele i machetele
dumneavoastr! Programul Access 2000 v permite s atasai
hiperlegturi direct butoanelor de comenzi, etichetelor sau imaginilor.
Dac v intereseaz aa ceva v sftuiesc s cutai dup cuvintele cheie:
add hyperlink to form.
9 Creai fiiere ablon HTML pentru ca tabelele dumneavoastr pe care le
exportai s arate, s se comporte i s fie echipate la fel. Dac creai
mama tuturor site-urilor Web de baze de date, v asigur c cu ajutorul
fiierelor ablon vei economisi o groaz de timp. n plus, aceastea fac ca
site-ul dumneavoastr s arate profesionist i bine (din punct de vedere al
dotrii). Cutai: HTML template files.
Capitolul 22
Realizarea machetelor
care arat superb
i funcioneaz extraordinar
n acest capitol
____________________________________________ Introducere n
369
370
Fig. 22-1:
Este foarte
relaxant s
tiu c
machetele
se afl
acolo unde
le-am lsat.
Eu sunt adeptul lucrurilor simple i prin urmare acest capitol v explic pe larg
cum s v folosii de facilitile Form Wizard i AutoForm n vederea realizrii
unor machete de baz pentru dumneavoastr. Capitolul se ncheie cu niruirea
unor sfaturi i mecherii pentru a transforma aceste Capodopere de Vanilie n
Machete cu adevrat nemaipomenite.
____________________________________________ Introducere n
Data viitoare cnd vei dori s creai o machet, n loc de utilizarea lui
New putei s facei dublu-clic pe Create form, astfel utiliznd
opiunea vrjitorului. Gndii-v la aceast opiune ca la un fel de
scurttur ctre brlogul vrjitorului.
3. Facei dublu-clic pe Form Wizard din cadrul casetei de dialog
(ilustrat n Figura 22-2).
n acest moment, hard-disc-ul calculatorului scoate nite sunete ca i
cum s-ar lupta cu el nsui. Dup ce nu se mai aud aceste zgomote,
Vrjitorul Form pornete n aciune.
4. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos n cadrul casetei
Tables/Queries pentru a lista tabelele i interogrile din baza
dumneavoastr de date i apoi selectai acela care conine
cmpurile pe care dorii s le vizualizai cu aceste machete.
371
372
Dac dorii s vedei toate cmpurile, facei clic pe butonul >> aflat n
mijlocul ecranului. Pentru a ndeprta un cmp ales din greeal, facei
dublu-clic pe numele su n lista Selected Fields i vei vedea cum
cmpul revine n acea parte a casetei de dialog intitulat Available
Fields.
Fig. 22-2:
Amintindu-i
Vrjitorului Form
despre
Fig. 22-3:
Cmpurile
sunt gata,
aa c este
timpul s
mergem
mai
departe.
____________________________________________ Introducere n
7. Dac selectai cmpuri din mai multe tabele, Vrjitorul Form se
oprete pentru un moment pentru a v ntreba cum dorii s fie
organizate datele n cadrul machetei dumneavoastr. Facei clic pe
opiunea dorit din lista aflat lng numele cmpului din partea
stng a casetei de dialog i apoi facei clic pe Next.
Dac n acest momentVrjitorul Form v pune vreo ntrebare
referitoare la aspectul machetei, trecei la pasul urmtor.
8. n continuare, Vrjitorul Form dorete s tie cum dorii s fie
afiate datele n cadrul machetei. Pstrai opiunea Columnar (sau
Datasheet, dac aceasta este opiunea implicit pe ecranul
dumneavoastr) i apoi facei clic pe Next.
Acesta este nc un caz care face parte din acelea n care programul
Access 2000 are att de multe opiuni cte sunt necesare pentru o bun
funcionare. Dac ai vzut deja caseta de dialog despre care v-am
vorbit la pasul 7, probabil c ecranul dumneavoastr nu v prezint
dect dou opiuni: Tabular i Datasheet. Pe de alt parte, dac ai srit
peste pasul 7 i ai trecut direct la pasul 8, ar trebui s v apar pe ecran
patru opiuni anume: Columnar, Tabular, Datasheet i Justified.
Vrjitorul v ofer doar acele opiuni pe care el le consider cele mai
potrivite pentru datele dumneavoastr (bineneles c uneori, acest gen
de ajutor mai ru v ncurc i tocmai acesta este motivul pentru care
scriu eu aceste cri. Microsoft ine-o tot aa!).
Celelalte dou, adic Tabular i Justified sunt interesante, dar ele
realizeaz machete cu adevrat complicate cu care nu se lucreaz prea
uor i care pot fi particularizate mai greu. Pe viitor, dac se ntmpl
vreodat s fii prini cu munca i s dorii s petrecei momente mai
intime cu programul Access 2000, ncercai i un alt format.
9. Pentru a dichisi o machet simpl, vrjitorul folosete pentru
afiarea datelor dumneavoastr culori i stiluri de fundal foarte
interesante Pentru moment, facei clic pe opunea Standard
(ilustrat n Figura 22-4) i facei clic pe Next pentru a continua.
373
374
Fig. 22-4:
Dei opiunile sunt
atrgtoare, v
sftuiesc
ca la nceput s fii
adepii
simplitii.
____________________________________________ Introducere n
Fig. 22-5:
Noua
machet nu
este chiar
Mona Lisa,
dar nici nu
este o
mzglitur
oarecare.
T
FA
375
376
Fig. 22-6:
Machetele
de tip
Tabular
sunt ultramoderne,
dar acele
titluri sunt
mai mare
ncurctura.
____________________________________________ Introducere n
Fig. 22-7:
Aceasta
este chiar o
foaie de
date sau
doar o
machet
care se d
drept foaie
de date?
Numai
proprietile tiu
acest lucru.
377
Fig. 22-8:
nainte: O
machet
plictisitoare
creat de
automatizare software
indiferent
i
monoton.
Fig. 22-9:
Dup:
Aceeai
machet
recuperat
din
adncurile
disperrii
digitale
datorit
chirurgiei
plastice.
Chiar dac v vine s credei sau nu, aceste imagini reprezint de fapt acelai
tip de machet. Mda, este foarte adevrat! Imaginea nainte din Figura 22-8
ilustreaz o machet tip coloan standard, ieit direct din Fabrica AutoForm
____________________________________________ Introducere n
a seciunii anterioare. Imaginea Dupa, din Figura 22-9, i ea o machet tip
coloan standard apare ca fiind mult mai echilibrat, pus la punct, frumoas i
uor de utilizat dup o singur vizit la Scoala Doctorului John pentru Machete
incompetente din punct de vedere operaional. Pentru a realiza transformarea,
am mutat cmpurile, am adugat nite elemente grafice pentru a mpri
macheta i am schimbat ordinea tabulatorilor pentru a face ca introducerea
datelor s se poat realiza intuitiv.
Din cauza faptului c coala este o instituie privat i mic, ea nu dispune de
spaiu suficient pentru miile de mii de machete care necesit cu disperare acest
gen de tratament. Aadar, n loc de a trimite machetele dumneavoastr la coala
mea, voi trimite coala mea la dumneavoastr. Aceast seciune v echipeaz cu
kit-ul cu instrumente de baz utilizat de chirurgi fruntai ai machetelor
recunoscui n toat ara. i astfel, n doar cteva cilpe, machetele
dumneavoastr cele demodate se vor transforma n mainrii performante de
introducere a datelor, utile din punct de vedere funcional i plcute la vedere.
379
380
Mutarea cmpurilor
Pentru a muta un cmp n cadrul vizualizrii Design, urmai paii:
1. Poziionai pointer-ul mouse-ului oriunde n cadul cmpului pe
care dorii s-l mutai.
Dac cmpul este deja selectat (adic dac numele acestuia este
ncadrat de o caset decorat cu ptrele micue i mate), facei clic pe
orice spaiu liber al machetei dumneavoastr pentru a deselecta
cmpul, apoi ncepei cu pasul 1. Dac nu facei aa cum v-am spus,
programul Access se zpcete i crede c dorii s facei altceva nu
doar s mutai cmpul.
2. Apsai i inei apsat butonul stnga-mouse.
Efectul obinut este acela c pointer-ul mouse-ului se transform ntr-o
mnu care reprezint de fapt modalitatea folosit de programul
Access 2000 pentru a v spune c este pregtit s mute ceea ce dorii
dumneavoastr. Ciudat rspuns, nu-i aa?
3. Tragei cmpul n noua sa locaie.
Pe msur ce mutai cmpul, dou casete se mut i ele de-a lungul
cursorului pentru a v arta exact unde va ateriza cmpul.
4. n momentul n care cmpul se afl n poziia dorit, eliberai
butonul mouse-ului.
i astfel, cpul este poziionat n locul dorit.
Dac nu v place locul n care a aterizat cmpul, l putei muta din nou
sau putei apsa combinaia de taste Ctrl+Z pentru a anula mutarea i a
relua totul de la nceput.
____________________________________________ Introducere n
Cnd adugai o linie sau grafice caset, nu uitai c sunt disponibile i cteva
efecte speciale, n funcie de elementul adugat:
9 Liniile pot fi drepte sau curbe. Chiar dac i celelalte opiuni par a fi
disponibile, cnd lucrai cu o linie, ele arat asemenea celor curbe.
9 Casetele beneficiaz de toate opiunile referitoare la efecte speciale, aa
cum putei observa i n Figura 22-10.
Pentru a utiliza aceste efecte speciale, desenai linia i caseta dumneavoastr i
apoi facei clic dreapta pe ea (dac este o linie, facei clic dreapta la sfritul
acesteia). Alegei Special Effects din meniul derulant i apoi facei clic pe
efectul care v place cel mai mult.
381
382
Fig. 22-10:
Casetele
sunt de
departe, cel
mai stilizat
element
grafic.
____________________________________________ Introducere n
Modificarea ordinii cmpurilor este o sarcin puin mai tehnic dect desenarea
casetelor, dar totui nu se poate spune nici c este superioar (din punct de
vedere al dificultaii) pilotrii unei aeronave Boeing 747. Acum, dac tot am
pus lucrurile la punct, s v spun cum pute modifica ordinea de succesiune a
cmpurilor:
1. Avnd macheta deschis n vizualizarea Design, alegei View
Tab Order.
n urma acestei aciuni se va deschide caseta de dialog Tab Order,
afind cmpurile n ordinea curent.
2. Facei clic pe butonul mic aflat n stnga cmpului cu care dorii s
lucrai (aa cum este ilustrat i n Figura 22-11).
Fig. 22-11:
Cmpul
HomePhone
este gata
de
decolare!
383
384
succesiune. Cnd bara este la locul potrivit, eliberati butonul mouseului. Access este foarte asculttor si mut cmpul n noua sa pozie n
cadrul ordinii sale de succesiune.
4. Repetai paii 2 i 3 pentru orice alte cpuri pe care dorii s le
modificai.
Programului Access nu-I pas ct de mult lucrai la modificarea ordinii
de succesiune a cpurilor; prin urmare, juca-v ct v poftete
inimioara.
5. Dup ce ai terminat de modificat ordinea de succesiune, facei clic
pe OK.
Caseta de dialog Tab Order dispare n acel loc n care-i duc existena
toate casetele de dialog cnd nu sunt pe ecran.
6. Facei clic pe butonul Form View de pe bara de instrumente i
testai-v munca.
Dac mai exist cmpuri care nu funcioneaz aa cum ar trebui, inei
minte care sunt i apoi parcurgei din nou paii anteriori pentru a
rezolva problema.
Capitolul 23
Cum s stabilii cnd este cazul s importai date i cnd s realizai legturi
ntre ele
Cum putei trimite datele dumneavoastr lipsite de orice grij n lumea exterioar
cea crud i rece
n ziua de azi, dac dorii s avei un succes real nu este suficient s tii s
vorbii numai limba matern. Astfel, pentru a putea atinge culmile reuitei,
dumneavoastr trebuie s cunoatei cteva limbi strine. Ca exemplu v pot
spune c eu vorbesc fluent engleza american, limb pe care englezii get beget
o consider ca fiind un substitut jalnic care este folosit pentru a zngni bnuii.
Avnd n vedere munca mea, trebuie s v spun c am fost nevoit s studiez i
alte cteva variante de limbi strine ale indigenului Tocilar, variante cum ar fi:
Windows, DOS, limba strin $%@&#! folosit pentru depanare, i dialectul
ezoteric Macintosh (care este deosebit de antrenant i totodat dificil deoarece
toate cuvintele sale arat i se comport la fel).
Programul Access 2000 este i el poliglot datorit faptului c numrul limbilor
strine din lumea sa electronic este cu mult mai mare dect numrul limbilor
strine care se pot ntlni n cazul unei adunri generale a Naiunilor Unite.
Pentru a v simplifica viaa, programul Access 2000 se ocup de foi de calcul,
de cteva baze de date concurente chiar de fiiere de text vechi. Datorit
acestei facilita, dumneavoastr putei interschimba date cu orice surs de date
dintre cele enumerate mai sus. Trebuie neaprat s v mai fac o dezvluire:
386
programul Access 2000 este unul dintre cele mai flexibile programe pe care leam vzut vreodat. (i credei-m c am vzut o groaz de programe!)
Acest capitol v prezint posibilitile programului Access 2000 de a importa i
exporta date, modul n care funcioneaz acestea i multitudinea de utilizri pe
care le putei da acestora. n cazul n care dumneavoastr lucrai cu programul
Access 2000 sau cu orice alt program (aproape cu oricare) v pot spune cu
siguran c acest capitol v va fi de folos deoarece la un anumit moment (i
asta va fi ct de curnd) vei remarca c unele date nu sunt la locul potrivit, i
atunci oare cine va trebui s le mute? Pai da, chiar dumneavoastr!
Dac ai lucrat cu versiuni mai vechi ale programului Access, probabil tii c
legarea era denumit ataare. Dei conceptul este acelai, s-a modificat doar
numele, i aceasta tocmai pentru a-i deruta pe cei inofensivi i nevinovai.
____________________________________________ Introducere n
Tabel
23-1
Program
Extensia
fiierului
Versiuni
Caracteristici
Access
.MDB
2.0, 7.0, 97
dBASE
.DBF
FoxPro
.DBF
Paradox
.DB
Excel
.XLS
Lotus 1-2-3
.WKS,
.WK1,
.WK3
1.x, 2.x, 3.x, 4.x Fost cndva cea mai cunoscut foaie de
calcul din mprejurimi.
Text
.TXT
N/A
Rich Text
Format
.RTF
N/A
Active
Server
Pages
.ASP
N/A
HTML
.HTM,
.HTML
387
388
T
FA
____________________________________________ Introducere n
Este posibil ca textul s fie cam dificil de manevrat dar avantajul este c
acesta este tipul de date cel mai cunoscut oamenilor (sau calculatoarelor,
m rog).
Nu uitai ca ntotdeauna inainte de a importa date,de a exporta date sau de a
pleca ntr-o scurt vacan s facei nite copii de siguran. V spun din proprie
experient c sfatul specialistului n calculatoare ncepe cam aa Ei bine, ar
trebui ca totul s funcioneze corect, dar persoanele inteligente vor fi
pregtite mereu pentru ceea ce este mai ru. Iat i concluzia final: nainte de a
ncerca vreuna din tehnicile prezentate n acest captiol facei copii ale bazelo
dumneavoastr de date.
389
390
Fig. 23-1:
Asiguraiv c
alegei tipul
de dat
corespunztor!
Iat i un ultim gnd asternut pe hartie: Dac importati ceva i procesul dureaz
o venicie, nseamn c este foarte posibil ca programul Access s se lupte cu
erorile aprute n cazul datelor aflate la grani. Apsai combinaia de taste
Ctrl+Break pentru a opri procesul aflat n derulare (importul) i verificai erorile
evidente ale datelor importate (poate fi vorba despre date incorecte sau corupte,
date din foi de calcul prost organizate, index-uri stlciate i aa mai departe).
____________________________________________ Introducere n
391
392
T
FA
Paii pe care trebuie s-i executai pentru a exporta o tabel sunt mult mai
simpli dect cei pentru a importa o tabel. Asadar, iat paii:
1. Dup ce ai deschis baza de date facei clic pe tabela pe care dorii
s-o exportai.
Asa cum probabil c v i ateptai, numele tabelei este evideniat
astfel nct s-l vad toat lumea.
2. Alegei File Export din meniul principal.
Caseta de dialog Export Table apare pe ecran foarte bucuroas.
3. Facei clic pe sgeata ndereptat n jos aflat n caseta Save as
type pentru a fi listate formaturile de exportare disponibile, apoi
facei clic pe formatul dorit (ca n Figura 23-2).
____________________________________________ Introducere n
Fig. 23-2:
Cred c o
foaie de
lucru Excel
2000 ar fi
chiar foarte
potrivit
pentru
prietenii
mei mai
comozi care
nu s-au mai
obosit s
nvee i
Access
2000.
T
FA
393
394
Fig. 23-3:
i ncruciarea
degetelor
v poate
aduce
noroc.
Dac procesul va fi un succes nu vei obine nici un rspuns din partea lui Access
2000, dar acest lucru este ntr-un acord perfect cu adevratul stil al
calculatoarelor. Dumneavoastr vei auzi acel ceva numai in cazul n care exist
vreun element care merge ngrozitor de prost. Din fericire, exist cteva
asemenea lucruri care merg prost de fiecare dat cnd se fac exporturi, aa c
probabil c calculatorul v privete arogant chiar n acest moment cnd citii
aceste rnduri.
Capitolul 24
Diagnosticianul: o combinaie
ntre Dr. Freud, Dr. Watson
i Dr. Jekyll destinat
datelor dumneavoastr
n acest capitol
396
n care s fie amintite printre picturi i neajunsurile sale (Cred c din cele trei,
numai una este bun.).
Diagnosticianul lucreaz cel mai bine n cazul n care avei un fiier simplu care
conine mult informaii care se repet. De exemplu, imaginai-v un fier
simplu n care sunt stocate informaii referitoare la nchirieri de casete video. n
acest caz, fiecare nregistrare conine informaii despre clientul respectiv i
informaii despre caseta nchiriat. Dac exist un client care nchiriaz
simultan ase casete nseamn ctabela va avea ase nregistrri separate care
conin numele clientului, adresa acestuia i alte informaii, toate acestea
aprnd n cazul fiecreia dintre cele ase casete. Dac nmulii tot ce v-am
spus cu 100 (de clieni) vei ajunge la acel fier simplu care nu mai este deloc
simplu n sensul c devine o nvlmjeal pe care nu o mai poate descurca dect
Diagnosticianul.
Avnd n vedere acest exemplu, iat ce pai trebuie s urmai pentru a-l
chinui, am vrut s spun pentru a-l chema pe Vrjitorul diagnostician
(Table Analyzer Wizard):
1. Dup ce deschidei baza de date, alegei succesiunea Tools
Analyze Table din meniul principal.
Vei vedea c dup o perioad de gndire ntrerupt de activitatea harddiscului apare pe ecarn i caseta de dialog Table Analyzer Wizard
(ca n Figura 24-1).
____________________________________________ Introducere n
2. Primele dou ecrane sunt interesante, dar au caracter exclusiv
educativ. In orice caz, v recomand s le citii numai dac dorii i
apoi s facei clic pe Next.
Facei clic pe Next pn v apare ecranul din Figura 24-29 (care ar
trebui s se gseasc la deprtare de exact dou clic-uri de pasul 1) i
apoi oprii-v.
Fig. 24-1:
Pn acum
totul este
n regul,
adic apare
diagnosticianul.
397
398
Fig. 24-2:
Pregtinduv s
trecei la
aciune i
s facei
ceea
cetrebuie
s faceti.
Fig. 24-4:
Rezultatele
sunt un pic
cam ciudate, dar nu e
ru, mai
ales c nu
este vorba
dect de un
hardware
(echipament)
amrt.
____________________________________________ Introducere n
T
FA
399
400
Fig. 24-4:
V vei
convinge
singuri c
tocmai
problema
care pare
s dea de
furc se
rezolv
uor.
____________________________________________ Introducere n
401
402
Fig. 24-5:
Un clic v
garanteaz
c va fi
inclus
absolut tot
ceea ce
dorii.
____________________________________________ Introducere n
Bibliotecarul ncepe s examineze toate obiectele bazei de date,
ncepnd de la tabele, continund cu interogri, machete i rapoarte i
terminnd cu alte astfel de elemente. Nu trebuie s v speriai dac
vedei c machetele dumneavoastr apar pe ecran n timpul procesului
(numai pentru cteva momente) deoarece aa este normal s se
ntmple.
Trebuie s v spun de la bun nceput c de cele mai multe ori procesul
dureaz destul de mult, aa c ar fi foarte potrivit ca n acest timp
dumneavoastr s luai masa de prnz sau s bei o cafea.
Dup ce termin, Bibliotecarul v ofer un raport plin cu informaii
despre baza de date (cum se poate observa i n Figura 24-6.)
3. Pentru a obine rezultatele pe hrtie, facei clic pe butonul Print
aflat pe bara de instrumente sau alegei File Print.
Dac dorii s pstrai raportul pentru posteritate, alegei File Save
as Table i apoi denumii-v tabela.
Fig. 24-6:
Informaiile
sunt aici,
scrise
negru pe
alb, iar
dumneavoastr
abia dac
ai ridicat
un deget ca
s obinei
toate
acestea.
403
Partea a VI-a
Partea zecilor
Al 5lea val
de Rich Tennant
n aceast parte
Capitolul 25
oar pentru c Windows 95/98 este considerat a fi cel mai nou sistem de
operare pentru utilizatori nu nseamn c de acum ncolo nu vei mai
avea nevoie de tastatur. De fapt, programul Access 2000 dispune de
cteva taste de comenzi rapide care sunt de fapt elemente secrete pe care le
putei folosi atunci cnd vei avea nevoie i pe care le gsii numai n cadrul
acestei oferte speciale al crui element de baz este tastatura.
Acest capitol pune accent pe zece combinaii rapide de taste grozave realizate
pentru a v face viaa puin mai uoar. Unele dintre acestea introduc datele
automat, altele realizeaz o editare mai rapid, iar altele sunt numai pentru
amuzament.
Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________
409
Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________
411
Capitolul 26
ntrebri neformulate
Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________
415
416
Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________
417
Cea mai mare grij o vei avea n cazul n care localizrii unei reguli de validare
care nu poate fi valid. De exemplu, s presupunem c cineva (bineneles c nu
eu sau dumneavoastr, ci acel cineva) dorete s restricioneze un cmp anume,
astfel nct acesta s accepte numai intrri ntre 0 i 100. Pentru a realiza acest
lucru, persoana respectiv realizeaz o validare care spune <0 And >100. Din
nefericire, aceast regul nu va funciona n veci! Motivul este c persoana a
ncurcat simbolurile i a creat o regul care accept numai numere care sunt
simultan mai mici dect 0 i mai mari dect 100. Conform spuselor profesorului
meu de matematic, pe lumea asta nu exist prea multe numere de acest gen.
T
FA
Datorit cuiva din Divizia noii faciliti grozave din punct de vedere
conceptual dar frustrant din punct de vedere funcional a companiei
Microsoft, meniurile programului Access 2000 (i toate suratele acestora din
Office 2000) nu afieaz automat toate elementele disponibile ale acestora. In
schimb, acestea ele afieaz cele mai utilizate elemente i o tres ndreptat n
jos care se afl n partea inferioar a meniului (Da, ar trebui s v fac viaa mai
uoar. Nu-i aa c este plcut s tii acest lucru?).
T
FA
Tresa micu este cheia dumneavoastr spre meniul complet. Cnd facei clic pe
aceasta, meniul se extinde n mod miraculos i ajunge la dimensiunea sa
maxim, afind cu mndrie toate opiunile sale disponibile. n acest moment,
facei clic pe elementul din meniu pe care dorii.
Dup ce facei clic pe tres i selectai elementul dorit din meniul complet,
Access 2000 adaug automat acest element la versiunea trunchiat a meniului.
Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________
419
ecran i apoi, dintr-o dat, momentul linitit dispare pe msur ce apare caseta
de atenionare, care v anun c Windows Cant find ODD_ESOTERIC_FILE.MDB
(Nu poate gsi ODD_ESOTERIC_FILE.MDB). Ecranul de ntmpinare al lui Access
2000 dispare i dumneavoastr rmnei din nou cu ochii pironii la ecranul
Windows 95/98.
Aceast succesiune a evenimentelor se petrece din cnd n cnd, dar sincer
vorbind, acestea fac parte din convieuirea cu calculatoarele. La cursul de
depanare eu predau un imn simplu care acoper n totalitate aceast
problem: Este un fiier. Fiierele se stric uor.
Datorit faptului c mesajul de eroare a fost att de cumsecade i v-a oferit un
nume de fiier (nu toate mesajele de eroare sunt att de generoase) utilizai
Explorer pentru a cuta fiierul. Dac se afl acolo, cel mai probabil este ca
fiierul s fie corupt. Dac fiierul nu se afl acolo, ei bine, n acest caz mcar
tii care este motivul pentru care Access 2000 nu l-a gsit.
n orice caz, trebuie s nlocuii fiierul cu o versiune sntoas de pe
discurile originale cu programul Access 2000. Dac avei o copie pe CD-ROM
a programului Access 2000, operaiunea este simpl; tot ceea ce trebuie s
facei este s utilizai Windows Explorer la instalarea CD-ROM-ului, s gsii
fiierul i s s-l copiai n subdosarul Access 2000.
Dac Access 2000 se afl pe reeaua companiei dumneavoastr, luai legtura
cu prietenii dumneavoastr (asisteni) de la Sisteme Informatice pentru a v
ndruma. n acest caz, problema nu prea mai depinde de dumneavoastr.
Urai-le noroc acelor guru n calculatoare i apoi luai o pauz de cafea n timp
ce ei rezolv problema.
420
Capitolul 27
422
Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________
423
Nu v supradimensionai cmpurile
Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________
425
Pstrai n permanen
copii de siguran
Nu exist nici un alt element care s poat nlocui copia de siguran curent
pentru datele dumneavoastr, mai ales n cazul n care acestea sunt vitale pentru
companie. Deseori, meninerea copiilor de siguran ntr-un loc diferit de
documentul original pentru situaia n care un dezastru ar distruge lucrul
dumneavoastr constituie un avantaj al strategiilor eficiente. Nu m credei?
Gndii-v pentru un moment la expresia nici o remunerare. Ei, acum ce
prere avei despre copiile de sigurna? M-am gndit eu c pn la urm vei
vedea lucrurile n acelai mod ca mine.
Dei la prima vedere aceste dou sfaturi pot prea diferite, de fapt ele se
ntreptrund pentru a promova valorile tocilarilor clasici cum ar fi un loc
pentru fiecare instrument ct de mic i interogarea mea a funcionat mai
repede dect a ta; sunt convins. Dac meninei calculatorul n ordine i dac
v organizai ntregul spaiu de lucru, nseamn c avei la ndemn tot ceea ce
v trebuie. Procurai-v un Barcalounger i luai o telecommand i nu va mai fi
nevoie s ieii din nou din birou.
T
FA
Da, ntr-adevr, putei deveni prea organizai. De fapt, este chiar foarte simplu
s realizai acest lucru. Domolii-v dorina de organizare cu pasiunea de a
realiza treburile din ct mai puini pai. Reducei numrul dosarelor i
subdosarelor pe care le utilizai pe calculator; un maxim de cinci nivele de
dosare este mai mult dect suficient pentru aproape oricine. Dac trecei cu
426