Excel 2000

Introducere
venit n Excel 2000 pentru aMICI, o Bunn aceast carte, putei gsiWindowsopentru necesareunlucrarealcomplet, scris pentru cei ce nu doresc sub nici form s devin guru foilor de lucru. toate informaiile pentru a v pstra pe linia de plutire, ndeplinind sarcinile zilnice cu ajutorul programului Excel. Intenia acestei cri este s prezinte lucrurile ntr-un mod simplu i s nu v plictiseasc cu multe detalii tehnice care, fie nu v sunt necesare, fie nu v intereseaz. Pe ct posibil, cartea intenioneaz s v prezinte elementele fundamentale, fr prea multe alte detalii inutile, informndu-v totodat cu privire la cele necesare pentru a realiza sarcinile folosind Excel. Lucrarea prezint toate tehnicile fundamentale de care avei nevoie pentru a putea crea, edita, formata i imprima foile dumneavoastr de lucru. Pe lnga rolul de ndrumtor n gestionarea foilor de lucru, aceast carte prezint i principalele elemente despre diagrame, baze de date, foi de lucru incluse n pagini WEB i altele. Reinei totui, c v sunt oferite cele mai simple modaliti de a v rezolva problemele cu ajutorul acestor componente Excel i n consecin nu se ncearc o acoperire total a bazelor de date, diagramelor, paginilor Web etc. Aceast carte se concentreaz asupra foilor de lucru deoarece majoritatea persoanelor folosesc Excel tocmai pentru a realiza astfel de foi.
Despre aceast carte

Aceast carte nu a fost scris pentru a fi citit din scoar n scoar. Capitolele ei au o oarecare autonomie i sunt organizate ntr-o anumit ordine, s-i spunem logic (progresnd aa cum poate ai face-o n timpul studierii Excel-ului n sala de curs), fiecare subiect al unui capitol putnd fi abordat separat. Fiecare discuie despre un subiect rspunde rapid la ntrebarea: La ce folosete aceasta?, nainte de prezentarea modului su de utilizare. n Excel, la fel ca i n alte programe complicate, exist mai multe moduri de a rezolva o cerin, dar innd cont de importana sntii dvs. i nedorind a v suprasolicita, am limitat aceste posibiliti la cele mai eficiente n rezolvarea unei cerine. Mai trziu, dac suntei tentai, putei s experimentai i alte moduri de realizare a unei cerine, dar pentru moment, sfatul meu este s v concentrai s rezolvai cerina exact aa cum este descris.
__________________________ Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI
Pe ct posibil am ncercat s nu v solicit s v amintii unele lucruri nvate n capitolele anterioare, dar vei ntlni totui uneori i referine ncruciate (elemente care se refer la alte seciuni din carte). n cea mai mare parte, aceste referine sunt menite s v ajute s v completai informaiile despre subiectul respectiv, dac avei timp sau suntei interesai; dac nu, putei s le ignorai.
Cum s folosii aceast carte

Aceast carte este ca o referin unde ncepei prin cutarea subiectului despre care dorii informaii (fie n cuprins, fie n index) i apoi continuai s citii direct. Multe subiecte sunt explicate n mod convenional (ca i cnd ai sta n spatele clasei unde putei trage linitit un pui de somn). Uneori, ns, mentalitatea mea de comandant de regiment preia controlul i v prezint paii pe care trebuie s-i urmai pentru a ajunge la un anumit rezultat.
Ceea ce putei ignora fr a avea probleme

Cnd ntlnii o seciune n care se enumer paii de urmat pentru rezolvarea unor cerine, putei ignora fr probleme textul ce nsoete paii (textul ce nu este scris cu litere aldine) n cazul n care nu avei nici timpul nici dispoziia pentru a citi mai mult material legat de acea problem. De asemenea, de cte ori a fost posibil, am ncercat s separ fondul sau informaiile de tip note, de partea esenial, prin delimitarea cu o bar lateral. Aceste seciuni sunt pline de pictograme care vor arta ce tip de informaie vei ntlni acolo. Putei cu uurin s nu luai n considerare textul marcat astfel. (pictogramele ntlnite n aceast carte sunt prezentate mai trziu).
Presupuneri copilreti
Voi face doar o presupunere n ceea ce v privete (s vedem ct de aproape de realitate este ea): avei acces la un PC (mcar cteva ore) care are WINDOWS95/98 sau WINDOWS NT i Excel 2000 instalate pe el (i poate c aproape nu prea mai avei loc pe hard pentru altceva), dar nu m voi hazarda s fac nici o presupunere n legtur cu faptul c poate ai lansat vreodat n execuie Excel-ul 2000, sau c ai lucrat cndva ceva n el. Aceast carte a fost scris pentru utilizatori de Excel 2000. Dac avei o versiune anterioar a Excel-ului pentru WINDOWS (spre exemplu Excel 97)
Introducere ___________________________________________________
ce lucreaz sub o versiune anterioar de WINDOWS (versiunea 3.1) v rog s lsai de o parte aceast carte i luai ediia a II-a Excel 97 For Dummies sau More Excel 97, amndou publicate de IDG Books Worldwide Inc. Dac avei o versiune a Excel-ului pentru Macintosh, de asemenea, trebuie s lsai deoparte aceast carte i s mergei la seciunea Macintosh a magazinului preferat pentru a cumpra un exemplar din Excel 98 For Macs For Dummies. Dac folosii Excel97 For WINDOWS (fie pentru c nu ai simit nevoia s instalai o versiune superioar, fie pentru c aceasta cost prea mult pentru buzunarul dumneavoastr, sau nu ai avea spaiu pe disc pentru Excel 2000), putei folosi aceast carte pentru a nelege Excel 97, cu condiia s fii ateni la pictogramele din Excel 2000 de pe marginea stng. Cnd le vedei nseamn c ele sunt noi n Excel, adic sunt special creeate pentru Excel 2000 (n versiunea dvs. nu erau nc inventate). Nu vreau s primesc scrisori nveninate de la voi spunnd c n carte se gsesc o serie de greeli legate de anumite trsturi ce nu apar n versiunea dvs. de Excel. Dac se va ntmpla acest lucru, ar trebui s v rspund la scrisoare i s v spun c nu ai fost ateni la pictogramele din Excel 2000. S v fie ruine!
Modul de organizare al acestei cri

Cartea aceasta este organizat n 6 pri (care v dau n sfrit ansa de a vedea cel puin 6 din grozavele desene ale lui Rich Tennant). Fiecare parte cuprinde 2 sau mai multe capitole (ca s fac editorii fericii), ce se leag ntre ele mai mult sau mai puin (pentru a v face pe dvs. fericii). Fiecare capitol este mai departe mprit n general, n seciuni relativ legate ntre ele, ce acoper elementele de baz ale subiectelor. Nu trebuie s v strduii prea tare s urmai ntocmai structura din carte, de fapt nici nu conteaz dac nvai mai nti s editai foile de lucru nainte s nvati s le formatai sau dac nvai s le tiprii nainte de nva s le editai. Important este s gsii informaia i s o nelegei cnd o gsii, cnd avei nevoie s rezolvai o cerin. n cazul n care v intereseaz, urmeaz o sintez a ceea ce ntlnii n fiecare parte:
Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

Precum i este i numele, partea I acoper elementele fundamentale: cum s ncepei un program, cum s identificai pri ale ecranului, cum s introducei informaii n foaia de lucru, cum s salvai un document etc.
Dac nu avei nici un fel de cunotine n domeniul foilor de lucru, vei dori categoric s aruncai o privire peste informaiile din Capitolul 1 i s descoperii la ce este bun programul nainte de a crea noi foi de lucru n Capitolul 2.
Partea a II-a: Editarea fr probleme

Partea a II-a v arat cum s editai foi de lucru, s le facei s arate bine, s realizai schimburi de editare majore fr a produce dezastre. Ne referim la Capitolul 3 unde avei nevoie de informaii pentru formatarea datelor, pentru mbuntirea modului de apariie a datelor pe foaia de lucru. Consultai Capitolul 4 pentru: reaezri, tergeri, sau inserri de noi informaii n foaia de lucru. Consultai Capitolul 5 pentru tiprirea produsului final.
Partea a III-a: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Partea a III-a v pune la dispoziie toate informaiile de care avei nevoie pentru a v menine n top cu introducerea datelor n foaia de lucru. Capitolul 6 este plin de idei bune n legtur cu urmrirea i organizarea datelor ntr-o singur foaie de lucru. Capitolul 7 v pune la curent cu intrrile i ieirile de date n diferite foi de lucru din aceeai carte, i v dau informaii despre transferul datelor ntre foi din diferite registre de lucru.
Partea a IV-a: Viaa de dincolo de foile de calcul

n partea a IV-a sunt explorate i alte aspecte ale Excel-ului diferite de foile de lucru. n Capitolul 8 aflai ct de ridicol de uor este s creai grafice utiliznd datele din foaia de lucru. n Capitolul 9 descoperii ct de folositoare sunt capacitile bazei de date Excel, cum trebuie s urmrii i s organizai o mare cantitate de informaii. n Capitolul 10, aflai despre adugarea hiperlegturilor pentru a ajunge (sri) n alte pri ale foilor de lucru, n noi documente i chiar n pagini de WEB, precum i cum s convertii foile de lucru, n pagini de WEB statice i interactive pentru site-ul(urile) WEB al companiei dumneavoastr.
Introducere ___________________________________________________
Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

Partea a V-a arat cum s particularizai modul de lucru cu Excel-ul. n Capitolul 11 nvai cum s nregistrai i s rulai macrocomenzi i instruciuni automate. n Capitolul 12 v obinuii cu lucrul cu bara de instrumente i chiar nvai s adugai instrumente create de voi n bara de instrumente.
Partea a VI-a: Partea zecilor

Este o tradiie ca n crile pentru aMICI, ultima parte s conin un top al primelor zece cele mai folositoare sfaturi, sugestii i factori.
Convenii folosite n aceast carte

Urmtoarele informaii v dau o idee despre cum se desfoar lucrurile n aceast carte - editorii le numescConveniile Crii (nu include: campanii, stegulee fluturnd, denumiri sau indicaii artate cu degetul).
Tastatura i mouse-ul
Excel 2000 este un program sofisticat cu multe casete (de dialog, text etc.) moderne, multe bare i mai multe meniuri dect putei numra dumneavoastr. n Capitolul 1 se explic totul despre aceste trsturi i despre modul n care s le folosii. Chiar dac folosii mouse-ul sau combinaiile rapide de taste pentru a v poziiona n foaia de lucru, n afara ei i/sau pe lng ea, trebuie s avei timp s introducei datele ca s putei s le mutai i s operai cu ele mai apoi, n eventualitatea n care trebuie s o facei. De aceea, rareori aceast carte v ncurajeaz s introducei ceva anume ntr-o celul anume din foaia de lucru. Desigur, putei oricnd s alegei s nu urmai instruciunile. Cnd v spun c trebuie s introducei o anumit funcie, de obicei acea parte apare scris cu caractere aldine. De exemplu, =SUM(A2:B2) nseamn c trebuie s introducei exact ceea ce vedei: semnul egal, cuvntul SUM, o parantez deschis, textul A2:B2 i o parantez nchis. Desigur c dup aceea dumneavoastr trebuie s apsai Enter pentru a o finaliza.
Cnd Excel nu dialogheaz cu dumneavoastr prin intermediul casetelor de mesaje, afieaz mesaje informaionale de nivel nalt pe bara de stare din partea inferioar a ecranului. De asemenea, n aceast carte sunt prezentate diferite mesaje pe care dvs. le putei vedea pe ecran sub forma: =SUM(A2:B2) Ocazional, s-ar putea s v rog s utilizai o anumit combinaie de taste (de exemplu: Ctrl+S) pentru a ndeplini o anume cerin. Semnul + este folosit pentru ca dvs. s tii c trebuie s apsai simultan tastele Ctrl i S, i sunt contient c acest (uneori chiar dur) tip de aerobic a degetelor poate necesita ceva practic. Cnd trebuie s rzbatei prin unul sau mai multe meniuri, pentru a ajunge la comanda dorit, uneori (dei nu rar) am folosit sgeile de comand pentru a v conduce de la meniul iniial la submeniu i aa mai departe pn la comanda final dorit. De exemplu, trebuie s deschidei mai nti meniul File pentru a ajunge la comanda Open i deci acest lucru l gsii scris astfel: FileOpen. Observai literele subliniate din paragraful precedent? Aceste litere- numite taste de acces rapid - reprezint comenzi pe care putei s le activai simplu, apsnd mai nti tasta Alt i apoi apsnd succesiv tastele subliniate. De exemplu, dac ntlnii FileOpen, nseamn c putei s apsai tasta Alt i apoi F i O.
Simboluri folosite n aceast carte

Urmtoarele pictograme le gsii plasate strategic pe margini pentru a indica lucrurile pe care vei dori sau nu s le citii. Aceast pictogram v atrage atenia asupra discuiilor dintre tocilari peste care ai dori s trecei fr a le citi (sau s le citii cnd nimeni nu este prin preajm).
S
T FA
Aceast pictogram, v atrage atenia asupra scurtturilor sau a altor sugestii de valoare legate de subiectul abordat. Aceast pictogram v atrage atenia n privina reinerii anumitor informaii n cazul n care dorii s avei ceva succes n realizarea problemelor de rezolvat.
Introducere ___________________________________________________
Aceast pictogram v atenioneaz asupra informaiilor pe care trebuie s le reinei pentru a evita pericolele. Aceast pictogram v atenioneaz c avei de a face cu particulariti ale Excel-ului 2000 nemaintlnite anterior.
Unde mergem mai departe

Dac nu ai lucrat niciodat cu foi de lucru pe computer, v sugerez ca imediat dup ce ai rs de pictogramele speciale anterioare, s trecei direct la Capitolul 1 i s aflai cu ce elemente vei lucra. Dac suntei deja familiarizai cu nregistrrile foilor de calcul tabelar dar nu tii nimic despre crearea foilor de lucru Excel, trecei la Capitolul 2, unde putei afla cum s introducei date i formule. Apoi, pentru c apar nevoi specifice (precum Cum copiez o formul? sau Cum tipresc doar o anume seciune a foii de lucru?) putei merge la cuprins sau la index pentru a vedea care este seciunea potrivit i s mergei direct la acea seciune pentru rspunsuri.
Intrnd pe terenul de lucru

Al 5lea val de Rich Tennant
Partea I
STII DOMNULE DUNT, POINTERUL NU SE MIC PENTRU C AVEI MNA PE BURETELE DE TERS CRETA I NU PE MOUSE.
n aceast parte
singur privire asupra ecranului Excel 2000 (cu toate casetele, butoanele i etichetele) i vei realiza c se ntmpl multe lucruri aici. Aceasta se ntmpl fr ndoial datorit adugrilor din bara de activiti Windows (deja redesenat, aproape) de pe ecranul de lucru Excel 2000 i cu extindere n bara de comenzi rapide Office 2000. Bine, nu v ngrijorai: menirea Capitolului 1 este de a v arta prile componente ale ferestrei din Excel 2000 i de a v lmuri n legtur cu marea cantitate de pictograme, butoane i csue pe care le vei folosi zi dup zi.
Sigur, nu este de ajuns s stai pe scaun i s v explice cineva despre ce este vorba, precum fac eu n aceast carte. Pentru a reui, n Excel trebuie s nvai s folosii toi aceti clopoei i aceste sunete (sau butoane i casete n acest caz), iar aici intervine Capitolul 2 care v explic cum s folosii butoanele proeminente de pe ecran i casetele pentru a introduce datele. De la acest nceput uor, este doar un pas rapid spre a deveni maetri n folosirea ntregului ecran.
Capitolul 1
Ce reprezint toate chestiile astea?

n acest capitol Decidei cum putei folosi Excel-ul O privire asupra elementelor de baz ale celulelor Deschiderea Excel-ului n multe moduri interesante S ne lmurim n ceea ce privete ecranul Excel-ului 2000 Explicarea barelor de instrumente din Excel Rsfoirea registrului de lucru Excel Selectarea comenzilor din meniurile autoderulante Selectarea comenzilor din meniul de comenzi rapide Primim ajutor de la asistentul Office Ieind n sfrit din Excel
oar pentru c ntinderile de foi electronice precum Excel 2000 au devenit aproape la fel de comune azi ntr-un computer precum procesoarele de texte sau jocurile, nu nseamn c sunt bine nelese, sau bine folosite. De fapt am ntlnit muli utilizatori de diferite nivele, inclusiv din aceia care cunosc foarte bine Word-ul dar nu au nici cea mai mic idee despre ce ar putea s fac n Excel. Este pcat c exist aceast superficialitate mai ales n zilele noastre, cnd Office 2000, pare s fie singurul soft existent pe aproape toate calculatoarele (probabil pentru c mpreun, Windows 95 i 98, Office 2000 ocup atta spaiu pe hard nct nu mai exist spaiu pentru a instala i soft-uri ale altor companii). Dac eti unul din indivizii ce au Office 2000 pe computer, dar nu tii diferena ntre o foaie de lucru i un cearceaf de pat, aceasta nseamn c Excel 2000 st acolo n calculator degeaba ocupnd doar mult spaiu pe hard. Ei bine, este timpul s schimbai asta!
12 ________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru Ce pot face cu Excel-ul?

Excel-ul este un grozav organizator pentru toate tipurile de date, fie ele numerice, alfanumerice sau altele. Pentru c programul are ncrcate multe posibiliti de calcul, mult lume apeleaz la Excel cnd trebuie s realizeze foi de calcul financiare. Aceste foi au tendina s fie umplute pn la refuz cu formule de calcul: totaluri de vnzri, profituri nete i pierderi, procentul creterii. De asemenea, foarte populare sunt i capacitile grafice ale Excel-ului, care v permit s realizai o serie de grafice pornind de la datele introduse n foaia de lucru. Excel face foarte uor ca rnduri i coloane de numere n culori alb-negru s se transforme n grafice colorate. Putei apoi s folosii aceste grafice n rapoarte scrise (precum cele scrise cu Word 2000) sau s realizai nceputuri de prezentri n afaceri (ca acelea realizate n Power Point). Acum, chiar dac slujba dvs. nu presupune realizarea de foi de lucru pentru date financiare i nici crearea de grafice, sunt sigur c avei destul nevoie s folosii Excel-ul. De exemplu, s-ar putea s trebuiasc s pstrai liste de informaii sau poate chiar s combinai datele i informaiile necesare pentru activitatea curent. Excel este un grozav nomenclator de liste (chiar dac tindem s ne referim la liste ce sunt baze de date n Excel) i un grozav creator de tabele. De aceea, putei folosi Excel oricnd avei nevoie s ineti evidena produselor vndute, clienilor deservii, angajailor supravegheai, sau orice altceva.
Casetue, casetue
Exist un motiv destul de bun pentru care Excel este un adevrat magician al calculelor financiare prin utilizarea formulelor i al pstrrii listelor i organizrii informaiilor n tabele. Privii orice foaie de lucru liber din Excel (cea din Figura 1-1 este perfect) i spunei ce vedei? Cutiue, multe cutiue mici, asta vedei! Acestea (i sunt milioane pe fiecare foaie de lucru) se numesc de fapt celule n jargonul foilor de lucru. i fiecare informaie (un nume, o adres, diagrama vnzrilor lunare, chiar i data de natere a mtuii Sully) are celula ei proprie n foaia de lucru pe care o realizai.
Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________
13
Figura 1-1: Casetue, casetue i toate arat la fel!
Dac suntei nvai cu procesarea de texte, ideea introducerii diferitelor informaii n minusculele csue vi se va prea ciudat i greu de adaptat la ea. Dac gndii n termenii procesorului de texte, trebuie s vedei procesul de construire a unei foi de lucru n Excel ca fiind asemntor cu realizarea tabelelor cu informaii n Word i nu cu scrierea unei scrisori sau a unui raport.
Trimite-l pe adresa celulei mele

Dup cum putei observa n Figura 1-1, foaia de lucru din Excel conine un cadru ce eticheteaz coloanele i rndurile. Coloanelor le sunt atribuite litere ale alfabetului iar rndurile sunt numerotate. Ele trebuie s fie numerotate pentru c foaia de lucru n Excel este enorm (Figura 1-1 prezint doar o parte mic din ntreaga foaie de lucru). Etichetele coloanelor i rndurilor funcioneaz precum semnele strzilor n ora te pot ajuta s identifici adresa ta curent, chiar dac nu te mpiedic s te rtceti.
14
________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru
De ce programele bazate pe foi de calcul realizeaz doar foi de lucru

Programele de acest gen, precum Excel 2000 vd foile lor electronice ca foi de lucru n loc de foi de calcul. i, dei este perfect acceptabil (chiar preferabil) s numim foile electronice, foi de lucru, niciodat nu v referii la Excel ca program bazat pe foi de lucru; el este mereu denumit ca program bazat pe foi de calcul. Deci putei s vedei n Excel un program de foi de calcul ce lucreaz cu foi de lucru i nu invers (pe de alt parte, deseori m voi referi la foile de lucru ca foi de calcul i putei s o facei i dvs).
Aa cum se observ n Figura 1-2, Excel v indic n permanen poziia curent pe foaia de lucru n 3 moduri diferite:
Referina celulei curente
Indicatorul de celul
Figura 1-2: Excel v arat unde suntei pe foaia de lucru cu ajutorul indicatorului de celul, cu ajutorul casetei de nume (referinei celulei curente) i a stilului aldin n cazul literei coloanei i a numrului rndului de pe foaia de lucru.
15
Celulele-crmizile necesare pentru construirea oricrei foi de lucru

Celulele n Excel se formeaz prin intersectarea coloanelor i a rndurilor . Din punct de vedere tehnic, un astfel de aranjament se numete arie. O arie urmrete diferite informaii stocate n ea referindu-se la poziia pe rnd i coloan (ceva ce vei vedea mai clar cnd subiectul R1C1 al sistemului de referin a celulelor este discutat n seciunea Celula A1 cunoscut i sub denumirea de celula R1C1, n cadrul acestui capitol). Aceasta nseamn c pentru a v desfura datele din foaia de lucru n gril i n formatul tabelar, Excel citete doar rndul i coloana asociat cu datele pe care le-ai introdus acolo.
Deasupra foii de lucru, la nceputul barei de formule este prezentat lista Excel-ului cu locaia curent n funcie de referinele de coloan i rnd, ca de exemplu D5, atunci cnd celula este la intersecia coloanei D cu rndul 5 (aa numitul A1 sistem de referin al sistemului). n foaia de lucru, indicatorul de celul (a se vedea Figura 1-2) figurat printr-o margine ngroat, apare n celula curent selectat. n cadrul foii de lucru, litera coloanei i numrul rndului coninnd indicatorul celulei, apar ngroate (aldine). Aceast parte a cadrului are umbre, fcnd s apar ca sculptat. V ntrebai de ce Excel-ul face atta caz de celula curent din foaia de lucru? Este o ntrebare bun i rspunsul este important: n foaia de lucru putei introduce sau edita informaii numai n celula curent. Repercursiunile nelurii n considerare a acestei mici propoziii sunt enorme: nseamn c dac acordai mai mult atenie la ce trebuie s introducei n foaia de lucru dect n celul, putei s v trezii c nlocuii ceva ce ai introdus deja. nseamn, de asemenea, c nu putei edita o anume intrare ntr-o celul dac nu ai selectat n prealabil celula pentru a o face curent.
Despre cte celule vorbim noi aici?

Nu exagerez cnd spun c fiecare foaie de lucru conine milioane de celule, fiecare putnd fi umplut cu informaii. Fiecare foaie are 256 de coloane din care primele 10 sau 11 (A pn la J sau K) sunt vizibile ntr-o nou foaie de lucru si 65536 rnduri din care 15 sau 20 sunt normal vizibile. Dac nmulii
16
256 cu 65536 ajungei la un total de 16777216 celule goale n fiecare foaie de lucru pe care o folosii (sunt peste 16 milioane de astfel de fraiere). i, de parc nu ar fi de ajuns, fiecare registru nou de lucru pe care l ncepei, vine cu 3 astfel de foi de lucru, fiecare cu cte 16777216 celule libere. Aceasta v d un mare total de 50331648 celule la disopoziia dvs. n orice fiier Excel deschis. i n cazul n care acest numr se dovedete a fi prea mic (da, sigur!!!) putei aduga mai multe foi de lucru (fiecare cu 16777216 celule) la registrul de lucru.
Atribuind 26 de litere la 256 de coloane

Pentru etichetarea celor 256 de coloane dintr-o foaie de lucru, cele 26 de litere ale alfabetului se dovedesc a nu fi suficiente. Pentru a recupera diferena, Excel dubleaz literele celulelor n coloana de referin i astfel, coloana AA urmeaz coloanei Z; aceasta este urmat de AB, AC pn la AZ. Dup AZ ntlnii coloana BA apoi BB etc. Urmnd acest sistem de dublare ajungem la coloana 256 care este ultima i care este coloana IV. Ultima celul din foaie este IV65536.
Ce ar trebui s tii despre Excel n acest moment

Pn acum tii (sau ar trebui s tii) urmtoarele lucruri despre Excel: Fiecare fiier Excel se refer la un registru de lucru Fiecare registru deschis are 3 foi de lucru goale
Celula A1 denumit i celula R1C1

Sistemul referinei celulei A1 este o motenire de la VisiCalc (acesta fiind un strbunic al programelor de foi de calcul pentru PC). n plus de sistemul A1, Excel are un suport mai btrn dar mult mai corect din punct de vedere tehnic i anume, sistemul de referin al celulelor numit sistemul R1C1. n acest sistem amndou i rndurile i coloanele sunt numerotate, iar numrul rndului precede numrului coloanei. De exemplu, n acest sistem celula A1 este R1C1 (rnd 1, coloan 1), celula A2 este R2C1 (rnd 2, coloan 1) i celula B1 este R1C2 (rnd 1, coloan 2).
17
Fiecare foaie de lucru dintr-un registru este mprit n peste 16 milioane de celule (16777216 de fapt) create de intersecia a 256 coloane cu 65536 rnduri. Fiecare foaie de lucru este nconjurat pe lng i la nceput de o ram ce conine etichetele coloanelor cu litere ale alfabetului i rndurile cu numere. Coloanele ce-i urmeaz lui Z i dubleaz literele astfel: AA, AB, etc.
Ce mai trebuie nc s tii despre Excel

narmai doar cu informaiile precedente, ai putea uor s v formai ideea greit cum c un program Excel nu e mai mult dect un procesor de texte (o gril) Word, ce v foreaz s introducei informaia n mici celule individuale ce v ofer lrgimea unei pagini ntregi. Ei bine, sunt aici pentru a v spune c Bill Gates nu a devenit milionar vnznd numai un procesor de texte (voi, toi utilizatorii de Microsoft Word v rog inei-v gura!). Marea diferen dintre celulele unei foi de lucru i paginile unui procesor de texte este c fiecare celul ofer putere de calcul pe lng editare de text i capaciti de formatare. Aceast putere de calcul ia forma formulelor pe care le creai n variatele celule ale foii de lucru.
Mai multe banaliti despre dimensiunile foii de lucru

Dac ar fi s reproducei ntreaga foaie de lucru pe hrtie, v-ar trebui o foaie de hrtie lat de aproximativ 21 picioare i lung de 1365 picioare! Pe un ecran de 14 inch nu putei vedea mai mult de 20-25 rnduri din ntreaga foaie. Cu coloane de circa 1 inch largi i rnduri de inch nlime, 10 coloane reprezint 3,9% din toat foaia n timp ce 20 rnduri reprezint 0,03% din lungimea ei total. Acestea ar trebui s v formeze o idee despre ct de puin din totalul foii de lucru, este vizibil pe ecran i de ct de mult spaiu mai exist. Toate informaiile foii se regsesc n celule. Oricum, putei introduce informaii n celula curent (ce este selectat cu indicatorul de celul). Excel arat care din cele peste 16 milioane celule este cea activ (curent) prin prezentarea referinelor celulei pe bara de formule i prin indicatorul de celul poziionat pe ea (a se vedea Figura 1-2). Sistemul de referina a celulelor n foaia de lucru-aa numitul sistem A1 - combin litera sau literele coloanelor cu numerele rndurilor.
18
Total diferit de o foaie de hrtie ce conine numai valori calculate n alt parte, o foaie electronic de lucru poate stoca att formulele ct i valorile calculate redate de formule. Chiar mai bine dect att, formulele voastre pot utiliza valori din alte celule ale foii de lucru. Excel v d automat rspunsul calculat de o formul oricnd schimbai valorile din foaia de lucru. Capacitile de calcul ale Excel, combinate cu cele de formatare i editare, fac programul apt pentru a genera orice fel de document ce folosete intrri alfanumerice i numerice i care necesit calcule. Pentru c putei s dinamizai formulele - astfel nct schimbnd datele din celulele foii de lucru calculele s fie automat actualizate-vei gsi c este mult mai uor s realizai calcule n foaia de lucru pentru c vor fi: curente i corecte.
Urnind lucrul din loc

Dac suntei familiarizai puin cu Windows 95/98 nu vei avea un oc aflnd c sunt o groaz de moduri de a iniia Excel-ul din momentul n care programul a fost instalat pe hard (de fapt sunt 5 i voi vorbi despre toate). De ajuns este s spunem c toate metodele de a iniia Excel-ul, v cer s avei instalat pe calculator Windows 95/98. Dup aceea, trebuie doar s deschidei calculatorul nainte de a folosi toate acele metode de pornire a Excel-ului 2000.
Lansarea Excel 2000 din meniul Programs sau de pe bara de comenzi rapide Office 2000
Deschiderea Excel-ului 2000 de pe bara de comenzi rapide Office 2000, este cea mai uoar metod de a porni programul. Singura problem cu aceast metod este c nu o putei aplica dac nu avei instalat bara de comenzi rapide Office 2000 sau meniul Programs sau bara de instrumente Desktop Office 2000 (care s conin butonul Microsoft Excel). Pentru a afia pe ecran bara de comenzi rapide Office 2000 urmai paii: 1. Apsai butonul Start de pe bara de activiti Windows pentru a deschide meniul Start. 2. Selectai opiunea Programs din meniul Start. 3. Selectai opiunea Office Tools din meniul Programs. 4. Facei clic pe opiunea Microsoft Office Shortcut Bar din submeniul Office Tools.
19
Pentru a selecta Programs sau bara de instrumente Desktop Office 2000, facei clic-dreapta apoi selectai Programs sau Desktop din meniul derulant. Presupunnd c Programs sau bara de instrumente Desktop Office este afiat pe ecran, ca s iniiai Excel 2000, tot ceea ce trebuie s facei este s facei clic pe butonul de iniiere a Microsoft Excel (a se vedea Figura 1-3 pentru a identifica pictogramele Microsoft Excel).
Deschiznd Excel 2000 din meniul Start Windows 95/98

Chiar dac nu dorii s pornii Excel 2000 cu ajutorul pictogramelor din bara de comenzi rapide, (pentru c, dintr-un oarecare motiv, vrei ca totul s fie ct mai diversificat), putei totui s deschidei Excel 2000 folosind meniul Start Windows 95/98 (Hei, nu-i aa c vi se pare confuz - cum de altfel mi se pare i mie - toat treaba asta legat de aceti ani?).
Figura 1-3: Pentru a deschide Excel 2000 din Programs sau de pe bara de comenzi rapide Office, facei clic pe pictograma Microsoft Excel.
20
Ca s pornii Excel 2000 din meniul Start, urmai aceti pai simpli: 1. Facei clic pe butonul Start din bara de activiti Windows 95/98 pentru a deschide meniul Start. 2. Selectai Programs din partea inferioar a meniului Start. 3. Facei clic pe opiunea Microsoft Excel din meniul Programs. De ndat ce ajungei la pasul 3, Windows 95/98 deschide Excel 2000. n timp ce programul se ncarc, vedei ecranul de deschidere al Microsoft Excel 2000. Cnd programul termin ncrcarea, vei vedea un ecran ca cel din Figurile 1-1 i 1-2, coninnd un nou registru de lucru unde putei ncepe activitatea.
Pornind Excel 2000 din Windows Explorer

Nu suntei mulumii de modurile anterioare de deschidere a Excel-ului 2000? Bine, iat altul folosind Windows Explorer! Motivul pentru care aceast metod este att de valoroas este c, cu o mic variaie, putei s-l folosii s deschidei registrul din Excel cnd trebuie s lucrai n el simultan cu lansarea n execuie a programului. n primul rnd, iat paii de urmat pentru a porni Excel-ul din Explorer cu un nou registru: 1. Deschidei Windows 95/98 Explorer. Facei clic pe butonul Start de pe bara de activiti Windows, selectai Programs din meniul Start i apoi facei clic pe Windows Explorer. 2. Facei clic pe pictograma dosarului Program Files din caseta tip list All Folders din fereastra Exploring - C:\, pentru a fi afiat coninutul su n fereastra Contents aflat n partea dreapt. 3. Localizai i apoi facei dublu-clic pe pictograma Microsoft Office din Explorer Contents Pane. 4. Facei dublu-clic pe pictograma dosarului Office din subfereastra Explorers Contents. 5. Localizai i apoi facei dublu-clic pe pictograma programului Excel din subfereastra Explorers Contents. Acum avei destul de multe informaii pentru a reui ceea ce v propunei, mai ales dac acest lucru reprezint deschiderea unui nou registru de lucru n Excel2000. Dac folosii Windows Explorer pentru a gsi registrul de lucru Excel dorit, tot ceea ce avei de fcut este s-l localizai n caseta tip list
21
Contents i s facei dublu-clic pe el; n urma acestei opiuni, Windows pornete Excel-ul 2000 i, deschide registrul respectiv.
Cum s creai o scurttur pentru Excel 2000

Dac nu dorii s fie afiat bara de comenzi rapide Office 2000 pe ecran, v recomand cu ncredere s creai o scurttur pentru Excel, pentru a putea porni programul executnd dublu-clic pe pictograma Excel-ului. Pentru a crea o scurttur pentru Excel, urmai paii: 1. Facei clic pe butonul Windows Start de pe bara de activiti Windows. 2. Selectai Find din meniul Start i facei clic pe Files or Folders din continuarea meniului Find. 3. Introducei Excel.exe n dreptul numelui casetei de text din cadrul casetei de dialog All Files i apoi apsai Enter sau butonul Find Now. Excel.exe este numele fiierului programului ce ruleaz Excel 2000. 4. Cnd Windows termin de localizat fiierul numit Excel. exede pe hard, defilai n jos pn ce ntlnii un fiier denumit Excel (extensia .exe rmne de obicei ascuns n cadrul listelor Windows 95/98) al crui tip este afiat ca fiind Application (aceasta arat c de fapt numele real este Excel.exe i nu doar Excel) 5. Chiar dac pictograma Excel este deja selectat, facei clic pe ea cu al doilea buton de mouse (acesta este butonul dreapta mouse pentru dreptaci). Fcnd astfel deschidei meniul de comenzi rapide. 6. Din meniul de comenzi rapide apsai butonul Create shortcut. Windows 95/98 prezint pe ecran caseta de avertizare care v previne c Windows nu poate crea o scurttur n caseta de dialog Find, ntrebndu-v dac nu dorii ca scurttura s v apar pe suprafaa de lucru. 7. Apsai Enter sau facei clic pe butonul Yes. 8. Apsai pe butonul Close (cel ce se prezint printr-un X) din caseta de dialog Find ca s scpai de ea. Cnd Windows 95/98 nchide caseta de dialog, vei gsi pictograma nou denumit Shortcut to Excel pe suprafaa de lucru. Dac, dorii putei redenumi pictograma cu ceva mai puin evident precum Excel
22
2000 sau cu cuvinte ce au acest efect, urmnd pasul 9. Altfel, dac suntei satisfcui de numele deja existent, atunci ai terminat. 9. Facei clic-dreapta mouse pe pictograma Shortcut to Excel i apoi clic pe Rename din meniul de comenzi rapide. Putei apoi s nlocuii numele original prin introducerea unui nou nume (precum Excel 2000) sub pictogram i apsarea tastei Enter cnd ai terminat. Pentru a porni Excel 2000 cu noua scurttur, facei dublu-clic pe pictogram. Excel se va deschide cu un nou registru de lucru, la fel cum se deschide i atunci cnd pornii programul cu ajutorul barei de comenzi rapide Office 2000 sau cu ajutorul meniului Start.
Pornirea automat a programului Excel de fiecare dat cnd pornii calculatorul

Acest ultim mod de a porni Excel 2000 este indicat doar celor care sunt nevoii s foloseasc Excel-ul aproape ntotdeauna cnd folosesc calculatorul. Dac v numrai printre acetia, putei face ca de fiecare dat cnd deschidei calculatorul, Windows s porneasc automat Excel 2000, imediat ce Windows 95/98 se ncarc. Astfel, tot ceea ce trebuie s facei este s pornii calculatorul (stii unde este butonul de pornire al calculatorului, nu-i aa?) i n doar cteva momente, putei s v apucai de treab n Excel 2000. Pentru ca Windows 95/98 s porneasc automat Excel de fiecare dat cnd pornii calculatorul, trebuie s instalai o copie a scurtturii Excel 2000 (descris n seciunea precedent) n dosarul Startup. Putei realiza acest truc urmnd paii de mai jos: 1. Facei clic pe butonul Windows Start de pe bara de activiti Windows, selectai Settings din meniul Start i facei clic pe Taskbar din meniul Settings. 2. Facei clic pe eticheta Start Menu Programs din meniul Start care se afl n caseta de dialog Taskbar Properties. 3. Facei clic pe butonul Advanced (nu v speriai de nume) din eticheta Start Menu Programs. 4. Facei clic pe semnul plus (+) din faa pictogramei Programs. Putei gsi pictograma Programs sub pictograma dosarului Start Menu n lista All Folders pentru a deschide dosarul Programs. 5. Executai clic pe dosarul Startup de la sfritul listei All Folders.
23
Cnd executai clic aici, Windows afieaz coninutul dosarului Startup n caseta Contents of list din partea dreapt a ferestrei Exploring. 6. Dac este nevoie, tragei fereastra Exploring i caseta de dialog Taskbar Properties (utiliznd barele de titlu) pn cnd putei vedea scurttura Excel 2000 de pe zona de lucru. 7. inei apsat tasta CTRL i apoi executai clic i tragei pictograma scurtturii Excel 2000 de pe suprafaa de lucru n caseta Contents of list din fereastra Exploring. Cnd executai acest pas, asigurai-v c inei apsat tasta CTRL pe tot parcursul operaiei. Dac executai aa cum trebuie, vei vedea un mic semn plus n caseta de dedesubtul indicatorului de mouse. Nu eliberai butonul mouse-ului pn nu vedei conturul pictogramei scurtturii Excel 2000 aprnd n caseta Contents of list. Dup aceea, eliberai butonul mouse-ului i apoi tasta CTRL. Imediat ce le eliberai, pictograma scurtturii Excel 2000 va apare la sfritul casetei Contents of list din fereastra Exploring (din partea dreapt a ferestrei). Dac nu vedei aceast pictogram a scurtturii, mi pare ru dar trebuie s parcurgei din nou paii 6 i 7 nainte de a trece la pasul 8. 8. Executai clic pe butonul Close din fereastra Exploring pentru a o nchide. Butonul de nchidere este acela marcat cu un X. 9. Executai clic pe butonul OK din cutia de dialog Taskbar Properties pentru a o nchide. Dup plasarea unei copii a scurtturii Excel 2000 n dosarul Startup, Excel 2000 se va deschide automat data viitoare cnd vei porni Windows-ul. Putei testa acest lucru prin apsarea butonului Start i apoi executnd clic pe Shut Down din meniul Start. Dup aceea, apsai butonul Restart din caseta de dialog Shut down Windows nainte de a executa clic pe butonul Yes sau de a apsa Enter. Dac ulterior decidei c nu mai vrei sau c nu mai avei nevoie ca Excel-ul s porneasc automat de fiecare dat cnd deschidei claculatorul, putei rezolva aceast problem prin nlturarea scurtturii Excel 2000 din dosarul Startup: 1-5. Urmai primii cinci pai din lista precedent. 6. Executai clic pe pictograma scurtturii Excel 2000 din caseta cu lista coninutului Startup (gemuleul din partea dreapt a ferestrei). 7. Apsai tasta Delete. 8. Executai clic pe butonul Yes.
24
Sau putei apsa Enter ca rspuns la mesajul casetei de dialog Confirmare tergere Fiier care v ntreab dac suntei sigur c dorii s trimitei scurttura Excel 2000 n Recycle Bin. 9. Executai clic pe butonul de Close din fereastra Explore pentru a o nchide. Butonul de nchidere este cel marcat cu X. 10. Executai clic pe OK sau pe butonul Close din caseta de dialog Taskbar Properties pentru a o nchide.
Lucrul cu mouse-ul
Chiar dac majoritatea operaiior din Excel se pot efectua cu ajutorul tastaturii, n multe cazuri mouse-ul este cel mai eficient mod de a selecta o comand sau de a efectua o anumit procedur. Dac doar din acest motiv avei nevoie s utilizai Excel-ul frecvent, merit s nvai diferitele tehnici de folosire a mouse-ului.
Preocupndu-v de manierele mouse-ului dumneavoastr

Programele Windows-ului, cum ar fi Excel-ul, utilizeaz trei tehnici de baz ale mouse-ului pentru a selecta i manipula diferite obiecte din program i ferestrele document: Executare clic pe un buton: Poziionarea pointer-ului pe un anumit element i apoi apsarea i eliberarea imediat a primului buton (butonul stng pentru dreptaci sau cel drept pentru stngaci), sau mai rar, al celui de-al doilea (butonul drept pentru dreptaci i cel stng pentru stngaci) buton al mouse-ului. Dublu-clic pe un obiect: Poziionarea pointer-ului pe un anumit element i apoi apsarea i eliberarea imediat a primului buton, de dou ori succesiv. Tragere obiect: Poziionarea pointer-ului pe ceva i apoi apsarea i meninerea primului buton al mouse-ului, mutndu-l n direcia n care dorii s mutai obiectul. Cnd l-ai poziionat n locaia dorit de pe ecran, eliberai butonul mouse-ului. Cnd executai clic pe un obiect pentru a-l selecta, trebuie s v asigurai mai nti c vrful pointer-ului mouse-ului atinge obiectul pe care dorii s-l selectai. Pentru a evita eventuala mutare a sgeii nainte de a da clic, strngei
25
cele dou pri ale mouse-ului ntre degetul mare (pe de o parte) i inelar i degetul mic (pe de alt parte) i apoi executai clic pe primul buton cu indexul. Dac nu mai avei loc s mutai mouse-ul pe suprafaa de lucru, ridicai-l i repoziionai-l pe birou (acest lucru nu afecteaz indicatorul).
Forma pointerului mouse-ului

Forma sgeii mouse-ului nu este stabil n Excel. Pe msur ce mutai pointerul mouse-ului n diferite pri ale ecranului, acesta i schimb forma pentru o modificare n curs de derulare. Tabelul 1-1 v prezint diferitele forme ale pointerului mouse-ului, ct i utilitatea fiecreia dintre acestea.
Cnd un singur clic este la fel de util ca dou clic-uri

Nu uitai c atunci cnd folosii Windows 95 sau Windows 98 cu Windows Desktop Update, avei posibilitatea de a modifica modul de deschidere al pictogramelor din zona de lucru a Windows-ului. Dac folosii opiunea Web style sau opiunea Custom Folder, putei deschide programe ca Excel 2000, mpreun cu oricare din dosarele acestuia, i fiiere pe zona de lucru i n ferestrele My Computer i Explorer printr-un singur clic executat pe pictogramele lor. Dac calculatorul dvs. este astfel setat, zilele de dublu-clic s-au terminat!
Tabelul 1-1
Forme ale pointer-ului mouse-ului n Excel

Semnificaia Aceast form (cea a unei cruci albe i groase) apare pe msur ce mutai pointerul n celulele din foaia de lucru curent i o putei folosi pentru a selecta celulele cu care dorii s lucrai, acestea fiind apoi conturate de indicatorul celulei. Aceast form - Sgeat apare atunci cnd poziionai pointerul pe bara de instrumente, pe bara de meniuri a Excel-ului, sau pe una din marginile zonei de lucru pe care l-ai selectat. Utilizai aceast form pentru a selecta comenzi din Excel sau pentru a muta sau copia o zon de date folosind tehnica tragerii i plasrii. Indicatorul Beisor (I beam) apare cnd executai clic pe caseta pentru introducerea numelui sau pe bara de formule, cnd executai dublu-clic pe o celul, sau cnd
Forma pointerului mouse-ului
26
apsai tasta F2 pentru editarea unei nregistrri dintr-o celul. Utilizai aceast form a pointerului pentru a stabili poziia dorit atunci cnd editai o nregistrare fie direct n celul, fie pe bara de formule. Ghidajul de umplere (subirelul, crucea neagr) apare doar atunci cnd poziionai pointerul n indicatorul celulei (colul din dreapta jos al celulei) i l putei folosi pentru a crea o serie succesiv de nregistrri ntr-o zon sau pentru a copia o nregistrare sau o formul ntr-o zon de celule. Forma Help apare atunci cnd selectai HelpWhats this? de pe bara de meniuri sau cnd apsai Shift+F1. Folosii acest indicator pentru a efectua clic pe meniul de comenzi sau uneltele de pe bara de instrumente despre care dorii informaii descriptive. Forma Sgeat bidirecional apare atunci cnd ai mutat pointerul deasupra unor obiecte care pot fi redimensionate. Folosii acest indicator pentru a mri sau micora mrimea obiectului (fie acesta o coloan, un rnd, sau o caset de text). Forma Sgeat bidirecional desprit apare atunci cnd poziionai indicatorul deasupra casetei despritoare orizontal sau vertical sau barei despritoare (a se vedea Imprirea foilor de lucru din Capitolul 6). Folosii acest indicator pentru a despri fereastra de lucru n diferite gemulee sau pentru a mri sau micora mrimea barei de derulare orizontal. Forma Sgeata - cruce bidirecional apare atunci cnd alegei Move din meniul Control sau cnd apsai CTRL+F7 atunci cnd o foaie de lucru nu este la dimensiunea maxim. Folosii acest indicator pentru a trage fereastra de lucru ntr-o nou locaie aflat n zona dintre bara de formule i cea de stare.
T FA
Nu confundai pointerul mouse-ului cu indicatorul celulei. Pointer-ul mouse-ului i schimb forma pe msur ce-l mutai pe ecran. Indicatorul celulei are ntotdeauna aceeai form a unui contur n jurul celulei curente sau a seleciei de celule (la care se extinde pentru a cuprinde toate celulele selectate). Pointer-ul mouse-ului rspunde la orice modificare a acestuia i se mic ntotdeauna independent de indicatorul celulei. Putei folosi pointer-ul
27
mouse-ului pentru a repoziiona indicatorul celulei. Acest lucru se realizeaz prin poziionarea indicatorului gros, n form de cruce alb n celula n care dorii indicatorul celulei i apoi apsai primul buton (cel din stnga pentru dreptaci) al mouse-ului.
n concluzie, ce rol au toate aceste butoane?

Figura 1-4 identific diferitele pri ale ferestrei Excel care apar la deschiderea programului (presupunnd c nu ai selectat un registru de lucru anume care s se deschid automat la nceperea programului). Dup cum putei vedea, fereastra Excel este plin de tot felul de lucruri folositoare, dei puin confuze!
Deschiznd bara de titlu

Prima bar din Excel poart denumirea de bar de titlu deoarece arat numele programului care ruleaz n fereastr (Microsoft Excel). Cnd zona de lucru (fereastra document) este la dimensiune maxim (aa cum este n Figura 1-4), numele fiierului curent este scris dup Microsoft Excel, ca n exemplu: Microsoft Excel-Book 1 n stnga programului i a numelui fiierului pe bara de titlu, putei vedea pictograma XL. Dac executai clic pe aceasta, meniul Control al programului se deschide cu toate comenzile care v permit modificarea dimensiunii i mutarea ferestrei Excel. Dac alegei comanda Close din acest meniu (sau dac apsai tastele ALT+F4), ieii din Excel i v ntoarcei n zona de lucru. Butoanele din partea dreapt a barei de titlu sunt butoane de dimensionare. Dac apsai butonul Minimize (cel subliniat), fereastra Excel se micoreaz la un buton pe bara de stare a Windows-ului. Dac executai clic pe butonul Restore (cel cu imaginea a dou ferestre mici), fereastra Excel va avea o dimensiune mai mic, iar butonul Restore devine butonul Maximize (cel cu o singur fereastr, ntreag), pe care-l putei folosi pentru a readuce fereastra la dimensiunea ei iniial. Dac executai clic pe butonul Close (cel cu X), cu siguran vei iei din Excel (la fel de bine putei alege Close din meniul Control sau s apsai tastele ALT+F4).
28
________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru Bara de formule Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Bara de titlu Bara de comenzi rapide Office 2000 Bara de meniuri Butonul Close Butonul Restore Butonul Minimize
Figura 1-4: Fereastra programului Excel conine o veritabil gam de butoane i instrumente. Fereastra document cu un registru de lucru nou Bara de activiti Windows 98 Bara de defilare orizontal cu selectorii de foi Bara de defilare vertical cu barele despritoare
Bara de stare
Lucrnd cu bara de meniuri
Cea de-a doua bar din fereastra Excel este bara de meniuri. Aceasta conine meniurile autoderulante din Excel, de la File pn la Help, meniuri pe care le folosii pentru a selecta comenzile din Excel de care avei nevoie (a se vedea seciunea Alegnd comenzi direct din meniuri pentru mai multe informaii despre selectarea comenzilor). n stnga acestor meniuri autoderulante putei vedea o pictogram fiier a Excel-ului; dac executai clic pe ea, se deschide meniul Control al fiierului (asemntor meniului Control al programului), artndu-v toate comenzile care v permit redimensionarea i mutarea registrului de lucru din fereastra Excel (care se potrivete n fereastra programului Excel), iar dac alegei
29
comanda Close din acest meniu (sau dac apsai tastele CTRL+W sau CTRL+F4), registrul de lucru curent se va nchide, fr a iei din programul Excel. Butoanele de dimensionare din partea dreapt a barei de meniu acioneaz asupra foii de lucru curente n acelai mod n care o fac butoanele de pe bara de titlu a ferestrei Excel. Dac executai clic pe butonul Minimize, fereastra de lucru se micoreaz la o mic bar de titlu la sfritul zonei de lucru; dac apsai butonul Restore, fereastra de lucru curent ia o dimensiune mai mic n zona de lucru; pictograma XL, numele fiierului i butoanele de dimensionare se mut pe aceast bar de titlu a acestei ferestre mai mici; i butonul Restore se modific n butonul Maximize pe care-l putei folosi pentru a reface dimensiunea iniial a ferestrei. Dac executai clic pe butonul nchidere (cel cu X), nchidei registrul de lucru curent (acelai lucru s-ar fi ntmplat dac alegeai nchidere din meniul Control al fiierului sau dac apsai CTRL+W sau CTRL+F4). Excel 2000 adaug automat un buton pe bara de activiti a Windows-ului pentru fiecare registru de lucru pe care l deschidei n Excel 2000. Aceast nou facilitate face foarte simplu schimbul ntre registrele de lucru. Cnd minimizai programul Excel cu butonul Minimize, un buton care arat numele registrului de lucru curent este adugat pe bara de activiti.
Aruncnd o privire asupra barelor de instrumente Standard i Formatting

A treia bar din Excel 2000 conine cele mai populare bare de instrumente din Excel: bara Standard i bara Formatting, una lng alta. Acestea dou conin butoane (cunoscute drept instrumente), care execut cele mai utilizate activiti din Excel. Instrumentele din bara Standard sunt cele folosite pentru executarea lucrurilor de baz, cum ar fi: creare, salvare, deschidere i imprimare de foi de lucru. Instrumentele de pe bara de Formatting execut operaii de selectare a unui nou tip sau mrime de liter i adugarea unor efecte, cum ar fi: ngroat, subliniat i italic unor texte din foaia de lucru. Pentru a identifica funciile oricrui instrument de pe aceste dou (sau oricare altele) bare de instrumente, pur i simplu se poziioneaz pointer-ul (indicatorul sgeat) al mouse-ului peste buton pn cnd o mic csu cu un text (numit SfatEcran Screen Tip) apare sub indicatorul mouse-ului. Pentru ca Excel s execute comanda asociat unui anumit instrument, facei clic pe butonul de sub pointer-ul mouse-ului.
30
Deoarece att bara Standard ct i cea de Formatting conin fiecare cte o ntreag serie de instrumente, nu toate butoanele din oricare din cele dou bare pot fi expuse mpreun pe cea de-a treia bar din ecranul Excel-ului. Acesta este motivul pentru care ultimul buton de pe fiecare bar de instrumente este o unealt pentru More Buttons (indicat prin >> peste o sgeat cu vrful ndreptat n jos). Cnd executai clic pe instrumentul More Buttons, Excel prezint o palet cu mai multe unelte care nu ncap pe bara de instrumente cnd este alturat altui tip de astfel de bar. La sfritul acestei palete gsii o unealt pentru Adugare sau nlturare butoane.
ngrmdii-le !
Dac preferai s avei acces imediat i n orice moment la toate butoanele de pe barele de instrumente Standard i Formatting, putei realiza acest lucru foarte simplu prin ngrmdirea celor dou bare una peste alta n locul alturrii lor (Acesta este modul n care cele dou bare apar n toate cele trei versiuni anterioare ale Excel-ului pentru Windows). Pentru a realiza acest schimbare, facei clic-dreapta oriunde pe bara de meniuri sau pe cea de-a treia bar care le conine pe celelalte dou, apoi selectai comanda Cusotmize de la sfritul meniului pentru comenzi rapide care apare. Astfel se deschide caseta de dialog Customize din care selectai Options. Executai clic pe prima caset din Options, intitulat Standard and Formatting toolbars share one row pentru a o deselecta i v promit c nu vei mai avea nevoie vreodat de mai multe butoane.
Cnd selectai butoanele Add sau Remove, Excel afieaz un meniu cu toate butoanele asociate barei de instrumente. Toate butoanele expuse n acel moment pe bara de instrumente sunt precedate de semnul bifat. Pentru a aduga butoane barei de instrumente din acest meniu, facei clic pe instrumentul respectiv pentru a-l preceda de semnul bifat, iar pentru a nltura temporar unul din butoanele de pe bara de instrumente executai clic pe buton pentru a nltura semnul bifat (pentru informaii asupra particularizrii butoanelor de pe barele de instrumente din Excel, a se vedea Capitolul 12). Tabelul 1-2 v prezint numele i funcia fiecrui instrument care se gsete pe bara de instrumente Standard cnd instalai prima oar Excel 2000. Tabelul 1-3 v prezint numele i funcia fiecrui instrument de pe bara Formatting. Nu v
31
ngrijorai n cazul n care nu le cunoatei pe toate, deoarece le vei nva pe msur ce vei dobndi experien n ceea ce privete lucrul cu Excel.
Tabelul 1-2
New Open Save E-Mail Print
Grozavele instrumente ale barei Standard

Efectul selectrii instrumentului Deschide un nou registru de lucru cu trei foi de lucru. Deschide un registru de lucru Excel existent. Salveaz modificrile din registrul de lucru activ. Deschide un mesaj e-mail pentru a trimite prin Internet foaia de lucru. Imprim registrul de lucru. Examinare anterioar imprimrii foilor de lucru. Verific ortografia textului din foaia de lucru. Decupeaz selecia curent i o mut n Clipboard. Copiaz selecia curent n Clipboard. Lipete coninutul curent al Clipboard-ului n foaia de lucru. Aplic toate formatele folosite n celula curent oricrei alte celule alese de dvs. Anuleaz ultima aciune. Repet ultima aciune. Permite inserarea unei hiperlegturi unui alt fiier, unei adrese Internet sau unei anumite locaii din alt document (informaii referitoare la hiperlegturi n Capitlolul 10). Adaug o serie de valori funciei SUM. Permite utilizarea uneia dintre numeroasele funcii ncorporate ale Excel (detalii n Capitolul 2). Sorteaz datele selectate n ordine alfabetic i/sau numeric, n funcie de tipul acestora. Sorteaz datele selectate n ordine alfabetic i/sau numeric invers, n funcie de tipul acestora.
Instrument Nume instrument
Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink
Autosum Paste Function Sort Ascending Sort Descending
32
Chart Wizard Drawing
V trece prin paii realizrii unui grafic n foaia de lucru curent (detalii n Capitolul 8). Arat i ascunde bara de instrumente Drawing, care v permite desenarea diferitelor forme i sgei (detalii n Capitoul 8).
Microsoft Excel Help l activeaz pe Clippit, prietenosul Asistent Office care v d sfaturi referitoare la modul n care trebuie s utilizai Excel i care v ofer posibilitatea de a-i pune tot felul de ntrebri (detalii n seciunea Sftuindu-v cu Asistentul Office). More Buttons Zoom Prezint o palet cu toate instrumentele care nu pot fi expuse n mod curent pe bara de instrumente.
Schimb nivelul de mrire sau micorare al datelor din foaia de lucru. Add / Remove Buttons Afieaz un meniu care v permite particularizarea barei de instrumente prin adugarea i/sau nlturarea de butoane.
Tabelul 1-3
Font Font Size Bold Italic Underline
Instrumentele barei Formatting

Efectul selectrii instrumentului Aplic un nou tip de font nregistrrilor din celulele selectate. Aplic o nou dimensiune literelor din celulele selectate. ngroa sau nu nregistrrile din celulele selectate. Aplic formatul italic celulelor selectate sau l nltur, dup caz. Subliniaz coninutul din celulele selectate, dac celulele sunt deja subliniate i selectate, prin clic-ul executat asupra acestui buton se nltur acest efect. Afieaz o palet cu toate uneltele care pot fi curent etalate pe bara de instrumente. Aliniaz la stnga intrrile dintr-o zon de date. Centreaz intrrile din celula activ. Aliniaz la dreapta intrrile dintr-o selecie de celule.
Instrument Nume Instrument
More Buttons Align Left Center Align Right
33
Merge and Center Currency Style
Centreaz coninutul celulei rezultate prin mbinarea celulelor selectate n una singur. Aplic numerelor din celulele selectate formatul simbol monetar, pentru afiarea tuturor valorilor cu semnul dolar, cu virgule ntre mii i cu dou zecimale. Aplic numerelor din celulele selectate formatul procent. Valorile sunt multiplicate cu 100 i afiate cu un semn de procent i fr zecimale. Aplic numerelor din celulele selectate formatul separator mii, pentru a afia virgule care separ miile i adaug dou zecimale. Adaug o zecimal numerelor din selecia de celule de fiecare dat cnd executai clic pe acest instrument. Reduce numrul de zecimale cnd apsai tasta SHIFT i innd-o apsat executai clic pe acest instrument. Reduce cu o zecimal numerele din selecia de celule de fiecare dat cnd apsai acest pictogram. Apsarea i meninerea apsat a tastei SHIFT urmat de clic pe pictogram duce la creterea cu o zecimal a numerelor. Reduce indentarea la stnga n celula curent cu limea unui caracter al unui font standard. Extinde indentarea la dreapta n celula curent cu limea unui caracter al unui font standard. Selecteaz un tip de bordur pentru selecia de celule din paleta cu diferite tipuri de borduri. Selecteaz o nou culoare pentru fondul celulelor selectate, dintr-o palet de culori.
Percent Style
Comma Style
Increase Decimal
Decrease Decimal
Decrease Indent Increase Indent Borders Fill Color Font Color
Selecteaz o nou culoare dintr-o palet de culori pentru textul din celulele selectate. Add / Remove Buttons Afieaz un meniu care v permite s particularizai bara de instrumente prin adugarea / ndeprtarea de butoane, prin selectarea sau deselectarea casetei de validare aflat naintea pictogramei butonului.
34
Bare de instrumente flexibile

S nu v obinuii prea mult cu modul de aranjare al butoanelor pe care l-ai folosit prima dat cnd ai utilizat barele de instrumente Standard i Formating, deoarece Excel 2000 este caracterizat de o nou facilitate prin care programul menine automat ultimul buton folosit, pe o poziie mai nalt pe bara de instrumente. Aceasta nseamn, c dac folosii de exemplu un buton din paleta More Buttons, acesta este imediat adugat pe bara de instrumente, prin nlturarea unui buton nefolosit care apare spre sfritul barei de instrumente pe paleta More Buttons. Rezultatul final este bara de instrumente muzical n care nu putei fi siguri niciodat unde va apare un buton de care avei nevoie (sau nu va apare dac a fost exilat temporar n paleta More Buttons). Din nefericire, Excel 2000 nu v ofer posibilitatea de a fixa poziia butoanelor de pe bara de instrumente pentru a ti ntotdeauna unde apare un buton. Oricum, putei reface aranjamentul iniial al butoanelor de pe bara de instrumente (la fel ca i cu comenzile din meniu) prin executarea unui clic-dreapta oriunde pe bara de meniuri sau pe cea cu barele de instrumente Standard i Formating i apoi selectarea comenzii Customize din meniul de comenzi rapide care apare. Astfel se deschide caseta de dialog Customize din care selectai eticheta Options, n cadrul cruia executai clic pe butonul numit Reset my usage Data. Excel va afia o caset de avertizare care indic faptul c nregistrarea comenzilor pe care le-ai selectat n Excel este pe cale de a fi tears. Selectai butonul Yes i efectul va fi revenirea la ordinea anterioar a butoanelor de pe barele de instrumente (i la comenzile din aceste meniuri).
Utilizarea barei de formule

Bara de formule afieaz adresa celulei i coninutul celulei curente. Aceast bar este mprit n trei seciuni: prima, cea mai din stnga (denumit Name Box), conine adresa celulei curente, cu un buton mai jos n dreapta ei; a doua seciune, seciunea mijlocie este ascuns i arat un singur buton cu semnul egal (numit butonul de Edit Formula); i cea de-a treia seciune, seciunea cea mai din dreapta este acea zon alb care conine restul barei de formule. Dac celula curent este liber, cea de-a treia seciune de pe bara de formule este goal. Imediat ce ncepei nregistrarea unor date sau construirea unei formule, seciunile doi i trei de pe bara de formule prind via. Cnd introducei un caracter, butoanele Cancel i Enter apar n a doua seciune (a se vedea Figura 1-5) ntre butonul de jos al casetei Name Box i butonul Edit Formula (informaii referitoare la utilizarea acestor butoane n Capitolul 2).
35
Butonul Cancel Butonul Enter Caseta de nume Butonul Edit Formula
Figura 1-5: De ndat ce se ncepe introducerea datelor, butoanele Cancel i Enter apar pe bara de formule, n partea stng a butonului Edit Formula.
Dup aceast niruire de butoane, putei vedea caracterele pe care le-ai introdus n seciunea a treia a barei de formule, ilustrndu-le pe cele care apar n celula foii de lucru. Dup ce ai terminat introducerea datelor n celul apsnd butonul Enter de pe bara de formule - Excel afieaz ntreaga nregistrare sau formul din bara de formule iar irul de butoane dispare din seciunea central a acesteia. Coninutul acelei formule apare pe bara de formule de fiecare dat cnd pointerul mouse-ului este poziionat pe ea.
Strecurndu-v pe fereastra documentului

Atunci cnd deschidei programul pentru prima dat, apare un registru de lucru nou n fereastra document de sub bara de formule (presupunnd c nu-l deschidei printr-un dublu-clic pe o pictogram Excel). Dup cum putei vedea
36
n Figura 1-6, cnd fereastra nu este la dimensiunea maxim, dar mai larg dect o bar de titlu minimizat, aceasta are propriul meniu Control (care apare prin efectuarea unui clic pe pictograma XL), propria bar de titlu i butoane de dimensionare. Bara de titlu afieaz i numele foii de lucru (Acesta apare ca un nume temporar, cum ar fi Book1, Book2 - pentru al doilea registru de lucru deschis .a.m.d., pn n momentul n care salvai fiierul pentru prima dat).
Butonul Workbook Close Bara de titlu a registrului de lucru Meniul Control Butonul Workbook Maximize Butonul Workbook Minimize
Figura. 1-6: Fiecare fereastr document din Excel conine propriul meniu Control i propriile butoane de dimensionare, dup cum putei observa n aceast figur. Selector de foaie Foaia de lucru activ Butoane de navigare Bare despritoare Sgei de navigare Buton de dimensionare
n partea inferioar a ferestrei document, putei vedea butoanele de navigare, apoi selectorii de foi pentru activarea diferitelor foi de lucru (amintii-v c sunt trei foi), urmate de bara de defilare pe care o putei folosi pentru a vizualiza noi coloane ale foii de lucru curente. n partea dreapt a ferestrei,
37
putei vedea o bar de defilare vertical utilizat pentru vizualizarea de noi rnduri ale foii de lucru curente (nu uitai c dvs. putei vedea doar o mic parte din totalul rndurilor i coloanelor dintr-o foaie de lucru). La intersecia barelor de defilare orizontal i vertical, n colul din dreapta jos gsii o caset de dimensionare, pe care o putei folosi pentru a modifica manual dimensiunea i forma ferestrei de lucru mai mic dect varianta maxim. Cnd pornii Excel, putei ncepe imediat s creai o foaie extins n Foaia1 (Sheet 1) a Registrului 1 (Book 1) care apare n fereastra maximizat de lucru. Dac separai bara de titlu a crii de lucru, meniul Control i butoanele de dimensionare din bara de meniuri Excel, apsai butonul Restore de pe bara de meniuri. Fcnd acest lucru vei reduce fereastra de lucru ntr-att nct s putei scpa de toate acestea din meniu (dup cum este artat n Figura 1-6). Manipularea ferestrei de aplicaii Cnd lucrai cu o fereastr care nu se gsete la dimensiune maxim (ca cea prezentat n Figura 1-6) putei dimensiona i muta fereastra manual cu ajutorul casetei de dimensionare care apare n colul din dreapta jos la intersecia barelor de defilare orizontal i vertical. Pentru a manipula dimensiunea unei ferestre de lucru, poziionai pointerul mouse-ului pe caseta de dimensionare, i apoi, atunci cnd acesta i schimb forma ntr-o sgeat bidirecional, tragei mouse-ul pentru a ajusta mrimea ferestrei n una sau n ambele pri ale acesteia. Fii ateni, deoarece pointerul mouse-ului nu-i schimb forma ntr-o sgeat bidirecional dect dac l poziionai pe marginea ferestrei (aceasta este undeva n col). n timp ce indicatorul este poziionat n interiorul casetei i menine forma de sgeat. Dac poziionai indicatorul n partea de jos a ferestrei i apoi l tragei n sus, fereastra de aplicaii va deveni mai scurt. Dac-l tragei n jos, fereastra va deveni mai lung. Dac poziionai indicatorul n partea dreapt a ferestrei i apoi l tragei ctre stnga, fereastra de aplicaii devine mai ngust; dac l tragei ctre dreapta, fereastra devine mai larg. Dac poziionai indicatorul n colul din dreapta jos al ferestrei i apoi l tragei pe diagonal ctre colul din stnga sus, fereastra de aplicaii devine att mai scurt ct i mai ngust; dac l tragei pe diagonal departe de colul stnga sus atunci devine mai lung i mai larg. Cnd fereastra de aplicaii capt dimensiunea dorit eliberai primul buton al mouse-ului i Excel reface fereastra de lucru la noua dimensiune.
38
Dup ce ai utilizat butoanele de dimensionare pentru a modifica dimensiunile i forma ferestrei, trebuie s le folosii din nou i s reducei fereastra de aplicaii manual la forma i dimensiunile ei iniiale. Nu exist, din pcate, nici un buton magic Restaurare care s refac automat fereastra de lucru pe care ai modificat-o. Pe lng redimensionarea ferestrei de lucru, putei de asemenea, s le mutai n suprafaa cuprins ntre bara de formule i bara de stare din fereastra programului Excel. Pentru a muta o fereastr de aplicaii: 1. Apucai-o pur i simplu de ceaf - care n acest caz corespunde barei de titlu a ferestrei. 2. Dup aceea tragei-o n poziia dorit i eliberai primul buton al mouse-ului. Dac avei probleme n tragerea obiectelor cu mouse-ul, putei muta o fereastr i urmnd aceti pai: 1. Executai clic pe pictograma fiier XL de pe bara de titlu a ferestrei de lucru pentru a deschide meniul Control i selectai comanda Move sau apsai CTRL+F7. Pointerul mouse-ului i va schimba forma din crucea alb, groas n dou sgei ncruciate. 2. Tragei fereastra cu acest indicator sau apsai tastele direcionale pentru a muta fereastra de lucru n poziia dorit. 3. Apsai Enter pentru a fixa fereastra n poziia dorit. Pointerul mouse-ului i reia forma iniial, adic cea a unei cruci albe, groase. Rsfoirea foilor de lucru La sfritul ferestrei de aplicaii Excel, care conine bara de derulare orizontal, putei observa butoanele de navigare urmate de selectorii de foi ai celor trei foi de lucru din document. Excel arat ce foaie de lucru este activ prin afiarea cu alb a selectorului foi n partea de sus a acesteia (mai degrab dect s aparin foilor de lucru nevzute de dedesubt). Pentru a activa o nou foaie de lucru (astfel o aducei n partea de sus i i afiai informaiile n fereastra de lucru), executai clic pe selectorul de foaie al acesteia. Dac mai adugai selectori de foi documentului (a se vedea Capitolul 7 pentru detalii privind adugarea unor noi foi de lucru n document) i selectorul de foi
39
al foii de lucru de care avei nevoie nu este afiat, putei folosi butoanele de navigare pentru a vizualiza foaia de lucru. Executai clic pe butoanele cu triunghiuri ndreptate n partea stng i n partea dreapt pentru a rsfoi cte o foaie de lucru n ambele direcii (stnga pentru rsfoire n partea stng i dreapta pentru rsfoire n partea dreapt). Executai clic pe aceleai butoane situate pe vertical pentru a rsfoi foile astfel nct selectorii primei i ultimei foi de lucru s fie afiai n partea de jos.
Totul despre bara de stare

Ultima bar din Excel, situat n partea inferioar a ecranului este bara de stare. Se numete astfel deoarece afieaz informaii despre starea curent a Excel-ului. Partea dreapt a barei de stare afieaz mesaje indicnd starea activitii desfurate. Cnd deschidei Excel-ul, mesajul Ready este afiat n aceast zon (a se vedea Figura 1-7), atrgndu-v atenia c programul este pregtit s v accepte intrrile sau comenzile.
Figura 1-7: Indicatorul AutoCalculate afieaz automat suma valorilor din celulele selectate (evideniate) din foaia de lucru. Indicatorul AutoCalculate
40
Partea dreapt a barei de stare conine casete care afieaz diferii indicatori spunndu-v cnd ai adus Excel-ul ntr-o anumit stare care v afecteaz munca cu acesta. De exemplu, n mod normal, cnd pornii Excel-ul, indicatorul Num Lock arat NUM n aceast parte a barei de stare. Calcularea automat a totalurilor Cea mai larg caset (a doua din stnga) a barei de stare conine indicatorul AutoCalculate. Putei folosi acest indicator pentru a nsuma orice grup de valori din foaia de lucru. (Consultai nceputul Capitolului 3 dac avei nevoie de informaii despre selectarea unui grup de celule din foaia de lucru). De exemplu, Figura1-7 arat o foaie de lucru tipic n care au fost selectate o parte din celulele unei coloane, majoritatea coninnd valori. Totalul acestor valori din celulele selectate apar automat n indicatorul AutoCalculate de pe bara de stare. Acest indicator nu v calculeaz numai suma valorilor din celulele selectate, ci v poate calcula i media acestora. Pentru a numra toate celulele care conin valori (celulele care conin text nu sunt numrate), executai clic-dreapta pe indicatorul AutoCalculate i selectai Count din meniul cu comenzi rapide al acestuia. Pentru afiarea mediei valorilor din celulele selectate, executai clicdreapta pe AutoCalculate i selectai Average din meniul cu comenzi rapide. Pentru a-i relua funcia de total, executai clic-dreapta i alegei SUM din meniul cu comenzi rapide al indicatorului. Indicatorul NumLock i minitastatura numeric Apariia lui NUM ca indicator Num Lock, v informeaz c putei folosi minitastatura pentru a introduce valori n foaia de lucru. Cnd apsai tasta NumLock, Num dispare, ceea ce nseamn c putei folosi tastele direcionale de pe minitastatura numeric. n acest ultim caz, de exemplu, apsarea tastei 6 are ca efect mutarea indicatorului celulei spre dreapta.
Trebuie s m scoatei din aceast celul!

Excel v pune la dispoziie cteva metode pentru a v mica n imensele foi de lucru din registrul dvs. de lucru. Una dintre cele mai uoare metode este cea de executare clic pe selectorul foi cu care dorii s lucrai i apoi folosirea barelor de defilare din fereastra registru de lucru pentru a vizualiza noi pri ale foii de lucru. Mai mult dect att, programul v pune la dispoziie o serie larg de taste
41
pe care le putei utiliza nu numai pentru a vizualiza o nou parte a foii de lucru, ci i pentru a activa o nou celul prin plasarea indicatorului de celul n ea.
Secretele defilrii
Pentru a nelege cum funioneaz defilarea n Excel, imaginai-v foaia de lucru ca un enorm papirus cruia i ataai dou role, una pe partea dreapt i una pe cea stng. Pentru a vizualiza o nou seciune din partea dreapt a foii de lucru tip papirus, executai clic pe rola stng pn cnd apare seciunea cu celulele pe care dorii s le vedei. La fel se poate vizualiza partea stng a unui document prin apsarea rolei drepte. Vizualizarea unor coloane cu ajutorul barei de defilare orizontal Putei folosi bara de defilare orizontal pentru a defila nainte i napoi prin coloanele unei foi de lucru. Pentru a vizualiza noi coloane din partea dreapt executai clic pe butonul de defilare sgeat-dreapta de pe bara de defilare orizontal. Pentru a vizualiza noi coloane din partea stng (ntotdeauna, exceptnd cazul n care coloana A este prima afiat) executai clic pe butonul de defilare sgeat-stnga. Pentru a defila foarte repede ntr-o direcie sau n cealalt, executai clic pe butonul de derulare sgeat de pe bara de defilare i inei apsat butonul mouse-ului pn cnd coloanele pe care dorii s le vedei apar pe ecran. n timp ce v deplasai spre dreapta n acest mod, caseta de defilare orizontal (acea caset mare, umbrit, care se gsete ntre butoanele de defilare sgeatdreapta i sgeat-stnga de pe bara de defilare) se micoreaz din ce n ce mai mult-ajungnd chiar mic dac v ndeprtai mult spre dreapta. Dac apsai i tinei apsat butonul sgeat-stnga pentru a defila rapid spre celulele din stnga, vei observa c acea caset de derulare orizontal va deveni din ce n ce mai mare, pn ce va ocupa aproape toat bara de derulare i va fi afiat din nou coloana A.
T FA
Putei folosi caseta de defilare a barei de defilare orizontal pentru a realiza ample deplasri n partea stng i n cea dreapt a coloaneleor din foaia de lucru - tot ceea ce trebuie s facei este s tragei caseta n direcia dorit, de-a lungul barei. Pe msur ce realizai acest lucru, litera coloanei care va apare ca cea mai din stnga coloan a foii de lucru (trebuie ca apoi s eliberai butonul mouse-ului) este afiat deasupra barei de defilare orizontale (aceast facilitate de a v arta ct de departe ai derulat este cunoscut drept SfatDerulare). Putei folosi litera coloanei afiat de ctre SfatulDerulare, pentru a vedea cnd s eliberai butonul mouse-ului pentru a opri defilarea orizontal.
42
Vizualizarea unor noi rnduri cu ajutorul barei de defilare vertical Putei folosi bara de defilare vertical pentru a v deplasa n jos sau n sus pe rndurile unei foi de lucru. Pentru a v deplasa n cadrul unor noi rnduri de dedesubtul celor vizualizate n mod curent, executai clic pe butonul de defilare sgeat-jos de pe bara de defilare vertical. Pentru a v deplasa napoi n celulele de deasupra celor care nu se mai vd (ntotdeauna, exceptnd cazul n care rndul 1 este primul afiat), executai clic pe butonul de defilare sgeat-sus. Pentru a v deplasa foarte repede printre rnduri ntr-o direcie sau n cealalt, executai clic i tinei apsat butonul de defilare sgeat din bara de defilare vertical, la fel ca i n cazul barei de defilare orizontal.Pe msur ce v deplasai n josul rndurilor cu butonul de defilare sgeat-jos, castea de defilare vertical (acea caset mare, umbrit, dintre butoanele de defilare sgeat-sus i sgeat-jos de pe bara de defilare) se micoreaz din ce n ce mai mult - ajunge foarte mic dac v deplasai n jos cu 100 de rnduri sau mai mult. Dac executai clic i inei apsat butonul de defilare sgeat-sus pentru a v deplasa repede n sus, vei observa c, caseta de defilare vertical va deveni din ce n ce mai mare, pn cnd va ocupa aproape ntreaga bar de defilare cnd va fi afiat din nou rndul 1. Putei folosi caseta de defilare vertical pentru a v deplasa rapid n sus sau n jos pe coloanele din foaia de lucru prin tragerea casetei n direcia dorit de-a lungul barei. Pe msur ce tragei, numrul rndului care va apare n seciunea din partea de sus a foii de lucru (trebuie s eliberai butonul mouse-ului chiar n acel moment) este afiat n partea stng a barei de defilare vertical. Putei folosi acest numr al rndului afiat n sfatul de defilare vertical pentru a ti cnd s eliberai butonul mouse-ului pentru a opri defilarea vertical. Defilnd de la un ecran la altul Putei folosi barele de defilare orizontal i vertical pentru a v deplasa prin coloanele i rndurile din foaia de lucru, vizualiznd cte un ecran. Pentru a face acest lucru, executai clic pe suprafaa de culoare gri deschis din bara de defilare, suprafa care nu este ocupat nici de caseta de defilare i nici de butoanele de defilare sgeat. De exemplu, pentru v deplasa n partea dreapt cu un ecran de coloane, atunci cnd caseta de defilare este confortabil poziionat lng butonul de defilare sgeat-stnga, executai pur i simplu clic pe suprafaa gri deschis din bara de defilare din spatele casetei, ntre aceasta i butonul de defilare sgeat-dreapta. Apoi pentru a v deplasa napoi n stnga cu un ecran de coloane, executai clic pe suprafaa gri deschis din faa casetei de defilare, ntre aceasta i butonul de defilare sgeat-stnga.
43
n acelai mod, pentru a v deplasa n susul i n josul rndurilor dintr-o foaie de lucru cu un ecran, executai clic pe suprafaa gri deschis fie deasupra, fie dedesubtul casetei de defilare vertical, ntre aceasta i butonul de defilare sgeat potrivit.
Defilarea cu ajutorul IntelliMouse-ului

Microsoft a inventat un nou tip de mouse numit IntelliMouse, proiectat special pentru deplasarea prin documentele Office i prin listele diverse din Windows 95 i 98. n cazul acestui tip de mouse, ntre cele dou butoane existente n mod obinuit, putei observa o mic roti. n Excel se poate folosi aceast roti n locul barelor de defilare pentru deplasarea ntr-o alt zon a foii de lucru dup cum urmeaz: Se mic rotia mouse-ului n sus i n jos pentru a defila pe rndurile de celule, cte trei odat. Cnd se rotete n jos vei defila n jos pe rndurile foii de lucru. Cnd se rotete n sus vei urca pe rndurile foii de lucru. Se apas rotia pentru a v putea deplasa n toate cele patru direcii (sus, jos, stnga, dreapta). Cnd se apas, pointer-ul mouse-ului devine o sgeat cu patru capete. Pentru a defila ntr-o anumit direcie pur i simplu se mut mouse-ul (fr a apsa pe vreun buton al su), n direcia n care se dorete. Cnd partea din foaia de lucru pe care o dorii apare pe ecran, selectai una dintre celulele din zona de interes pentru a opri defilarea i pentru a readuce pointerul la forma sa normal de lucru, o cruce alb. De reinut c se poate modifica numrul coloanelor i rndurilor prin care se defileaz la o apsare a rotiei mouse-ului precum i viteza de defilare, atunci cnd micai pointer-ul mouse-ului. Aceast modificare se poate realiza urmnd paii de mai jos: 1. Deschidei caseta de dialog Control Panel apsnd butonul Start de pe bara Windows 95/98, i apoi alegei Settings Control Panel din meniul afiat. 2. Deschidei caseta de dialog Mouse Properties prin dublu-clic pe pictograma Mouse din caseta de dialog Control Panel. 3. Facei clic pe eticheta Wheel din caseta de dialog Mouse Properties. 4. Pentru a schimba numrul de rnduri/coloane care sunt rulate odat, deschidei caseta de dialog Settings for Wheel - aceasta se
44
face prin clic pe butonul Settings din seciunea Wheel a casetei de dialog Mouse Properties, dup care nlocuii 3 cu o nou valoare n caseta de validare Scroll 3 lines at a time i apoi executai clic pe OK sau apsai Enter. Dup aceste operaii, caseta de dialog Settings for Wheel este nchis i se revine n caseta de dialog Mouse Properties. 5. Pentru a modifica viteza de defilare cnd se apas rotia mouseului, deschidei caseta de dialog Settings for Wheel Button- aceasta se execut prin clic pe butonul Settings din seciunea Wheel Button a casetei de dialog Mouse Properties, apoi ajustai viteza cu ajutorul tastelor direcionale i ( pentru a defila mai ncet i pentru a defila mai repede), nainte de a apsa Enter sau de a executa clic pe OK. Dup aceste operaii, caseta de dialog Settings for Wheel a fost nchis i s-a revenit n caseta de dialog Mouse Proprerties. 6. Facei clic pe butonul OK din caseta de dialog Mouse Properties pentru a o nchide. 7. Facei clic pe butonul Close din caseta de dialog Control Panel pentru a o nchide.
Tastele utilizate pentru deplasarea indicatorului de celul

Singurul dezavantaj al folosirii barelor de defilare pentru rularea foii de lucru este c bara de derulare afieaz doar noi pri din foaia de lucru i nu schimb poziia indicatorului de celul. Aceasta nseamn c dac vrei s introducei date n celulele afiate, va trebui s v amintii s selectai celulele adic s efectuai nainte un clic n zona unde vrei s introducei date. Acest lucru nu este att de greu, dar dac uitai i v apucai s facei modificri, v ntoarcei automat la locul unde ai lucrat ultima dat. Excel ofer o mare varietate de combinaii de taste pentru a deplasa indicatorul dintr-o celul la o nou celul. Programul mut pointerul i automat afieaz zona n care acesta se afl dac este cazul, bineneles.Tabelul 1-4 prezint aceste combinaii de taste i ct de mult mut fiecare indicatorul de celul de la poziia sa iniial. Reineti c n cazul combinaiilor de taste prezentate n Tabelul 1-4, ce folosesc tastele direcionale (, , , ) pot fi folosite att cele consacrate de pe tastatur, ct i cele de pe minitastatura numeric cu condiia ca Num Lock s
45
fie dezactivat. Dac se ncearc folosirea acestor taste pentru deplasarea n cadrul foii de lucru, cnd Num Lock este activat (semnalizat prin apariia NUM pe bara de stare), se vor introduce numere n celula curent sau nu se va ntmpla nimic (i n acest caz m vei nvinui!).
Tabelul 1-4 Combinaii de taste pentru deplasarea indicatorului celulei

Combinaia de taste sau Tab sau Shift+Tab Home Ctrl+Home Ctrl+End sau End, Home Unde se mut indicatorul celulei Celula imediat n dreapta Celula imediat n stnga Celula cu un rnd mai sus Celula cu un rnd mai jos Celula din coloana A a rndului curent Prima celul (A1) a foii de lucru Celula de pe foaia de lucru aflat la intersecia ultimei coloane care conine date i a ultimului rnd care conine date (aceasta este ultima celul din aa numita zon activ a foii de lucru). Celula aflat pe aceeai coloan, dar cu un ecran mai sus Celula aflat pe aceeai coloan, dar cu un ecran mai jos Prima celul ocupat din dreapta, aflat pe acelai rnd, care este precedat sau urmat de o celul goal. Prima celul ocupat din stnga aflat pe acelai rnd care este precedat sau urmat de o celul goal. Prima celul ocupat aflat deasupra pe aceeai coloan, care este precedat sau urmat de o celul goal. Prima celul ocupat aflat dedesubt pe aceeai coloan, care este precedat sau urmat de o celul goal. Ultima celul ocupat din foaia de lucru urmtoare a registrului de lucru deschis. Ultima celul ocupat din foaia de lucru precedent din registrul de lucru deschis.
PgUp PgDn Ctrl+ sau End, Ctrl+ sau End, Ctrl+ sau End, Ctrl+ sau End, Ctrl+PgDn Ctrl+PgUp
Deplasarea blocurilor de celule

Combinaiile de taste care se folosesc Ctrl sau End, cu una din tastele direcionale (, , , ) listate n Tabelul 1-4 sunt printre cele mai folositoare pentru deplasarea rapid dintr-un loc n altul n tabele de dimensiuni mai mari sau pentru deplasarea rapid ntre tabelele unor foi de lucru ce conin multe blocuri de celule.
46
Dac indicatorul celulei este poziionat ntr-o celul goal undeva n stnga unui tabel de date ce se dorete a fi vizualizat, se apas Ctrl+ pentru a deplasa indicatorul celulei n prima celul din stnga tabelului (pstrnd acelai rnd, bineneles). Cnd se apas Ctrl+ din nou, indicatorul celulei se mut n ultima celul din partea dreapt a tabelului (dac nu exist celule goale n rndul tabelului). Dac schimbm direcia i se apas Ctrl+, Excel deplaseaz indicatorul n ultima celul aflat n partea dreapt superioar a tabelului (din nou, dac nu exist celule goale n jos n coloana respectiv a acelui tabel). Dac, atunci cnd indicatorul celulei se afl la captul de sus al tabelului, se apas Ctrl+ din nou, Excel deplaseaz indicatorul n prima celul a tabelului situat sub cel curent (n cazul n care nu exist alte celule care conin date deasupra acestui tabel pe aceast coloan). Dac se apas Ctrl sau End sau combinaiile cu tastele direcionale, i nu mai sunt celule ocupate n direcia tastei direcionale selectat, Excel aduce indicatorul de celul n celula din marginea extrem a foii de lucru pe acea direcie. Dac indicatorul de celul este localizat n C15, i nu mai sunt ocupate celule n rndul 15, cnd se apas Ctrl+, Excel mut indicatorul celulei n celula IV la extrema dreapt a foii de lucru. Dac indicatorul celulei este poziionat n C15 i nu mai sunt date n coloana C, i se apas Ctrl+, Excel deplaseaz indicatorul n celula C65536, la extremitatea inferioar a foii de lucru. Cnd se folosete Ctrl i o tast direcional pentru a muta indicatorul de celul dintr-o margine a tabelului la alta sau ntre tabele pe o foaie de lucru, trebuie inut apsat pe tasta Ctrl att timp ct se apas una din cele patru taste direcionale (aceast operaie este indicat de semnul + n combinaiile de taste aa cum este de exemplu Ctrl+ ). Cnd se folosete End mpreun cu o tast direcional, trebuie apsat i apoi eliberat tasta End naintea apsrii tastei direcionale (indicat n combinaiile de taste printr-o virgul, aa cum este de exemplu End, ). Apsarea i eliberarea tastei End provoac apariia indicatorului END pe bara de stare. Acesta este semnul c Excel este pregtit pentru ca dvs. s apsai una din cele patru taste direcionale.
S
T FA
Deoarece se poate ca tasta Ctrl s nu fie apsat n timp ce se apas diferitele taste direcionale, metoda Ctrl-plus-tast-direcional este mai rapid pentru deplasarea prin blocuri de celule dect metoda End-plus-tast-direcional.
47
Dac vrei s ajungei la acea celul chiar acum...

Opiunea Go To din Excel ofer o metod uoar pentru deplasarea direct la o celul ndeprtat din foaia de lucru. Pentru a folosi aceast opiune, trebuie afiat caseta de dialog Go To prin selectarea comenzii Go To din meniul Edit sau prin apsarea Ctrl+G sau a tastei F5. Apoi, n caseta de dialog Go To, putei introduce adresa celulei n care se urmrete mutarea n caseta Reference i apoi selecta OK sau apsa tasta Enter. Cnd se introduce adresa celulei n caseta de text Reference, se poate introduce litera sau literele coloanei cu majuscule sau cu minuscule, dup cum dorii. Cnd se utilizeaz opiunea Go To pentru a muta indicatorul celulei, Excel pstreaz adresele ultimelor patru celule vizitate. Aceste referine de celule apar n caseta tip list Go To. Important este faptul c adresa ultimei celule n care ai lucrat poate fi regsit n caseta de text Reference. Aceasta face posibil deplasarea rapid ntre poziia curent i cea precedent prin apsarea tastei F5 i a tastei Enter (dac s-a folosit opiunea Go To pentru modificarea poziiei curente).
Avei noroc c exist tasta Scroll Lock

Se poate folosi tasta Scroll Lock pentru a nghea poziia indicatorului de celul n foaia de lucru pentru a vizualiza noi zone din foaia de lucru cu combinaiile de taste ca PgUp sau PgDn, fr schimbarea poziiei indicatorului de celul (n esen, fcnd aceste combinaii de taste s lucreze n aceeai manier ca si bara de derulare). Dup activarea Scroll Lock, cnd defilai prin foaia de lucru cu ajutorul tastaturii, Excel nu selecteaz o nou celul n noua seciune afiat. Pentru a dezghea indicatorul de celul cnd se defileaz, trebuie doar apsat din nou tasta Scroll Lock.
Alegnd comenzi direct din meniuri

Pentru anumite ocazii cnd bara de instrumente Standard sau Formatting nu furnizeaz un instrument gata realizat pentru o anumit operaie, trebuie s apelai la sistemul de comenzi din meniuri. Excel v ofer mai multe meniuri dect v vor trebui vreodat, prin faptul c, pe lng meniurile derulante din
48
bara de meniuri, exist i un sistem paralel de comenzi rapide (denumite i meniuri contextuale). Scurtturile ofer un acces rapid la comenzile din meniuri utilizate de obicei n legtura cu un anume obiect (cum sunt de pild barele de instrumente, fereastra de aplicaii sau celula foii de lucru). Astfel, scurtturile pot reuni comenzi care se gsesc de fapt pe diferite meniuri autoderulante de pe bara de meniuri.
Utilizarea meniurilor autoderulante

Ca i n cazul mutrii indicatorului de celul n foaia de lucru, Excel ofer posibilitatea alegerii folosirii mouse-ului sau a tastaturii pentru a selecta comenzile de pe bara de meniuri. Pentru a accesa un meniu autoderulant cu mouse-ul, trebuie efectuat un simplu clic pe numele meniului de pe bara de comenzi. Pentru a accesa un meniu cu ajutorul tastaturii, trebuie inut apsat tasta Alt i litera care este subliniat n numele meniului (cunoscut i ca liter de comand). De exemplu, dac se apas Alt i n acelai timp litera E (abreviat prin Alt+E), Excel va deschide meniul Edit deoarece E este subliniat n Edit. Alternativ, se poate folosi tasta funcional F10 pentru a accesa bara de meniuri, i apoi se poate apsa tasta direcional , pn cnd se evideniaz meniul ce se dorete a fi deschis. Atunci, pentru a deschide meniul, trebuie apsat tasta direcional . Dup ce se deschide meniul autoderulant, se poate selecta oricare din comenzile coninute, prin clic pe comanda respectiv cu mouse-ul, apsarea literei subliniate din numele comenzii, sau apsnd tasta pn se evideniaz comanda dorit dup care se apas Enter. Pe msur ce nvai comenzile n Excel, se pot combina deschiderea unui meniu cu selectarea unei comenzi din acesta. Cu mouse-ul se poate realiza clic pe meniul respectiv, i trage n jos pn cnd se ncadreaz comanda dorit, dup care se elibereaz butonul mouse-ului. Se poate realiza acelai lucru cu ajutorul tastaturii, apsnd simultan tasta Alt i literele de comand pentru meniul i comanda respectiv. De exemplu, pentru a nchide fereastra activ de lucru alegnd comanda Close din meniul File, trebuie apsat Alt, i apoi FC. Unele comenzi din meniurile autoderulante din Excel au atribuite combinaii de taste (prezentate dup comand, n meniu), care se pot utiliza pentru a selecta comanda dorit fr a avea nevoie de meniuri. De exemplu, pentru a salva schimbrile din foaia de lucru, se poate apsa combinaia de taste Ctrl+S, care este echivalentul selectrii comenzii Save din meniul autoderulant File. Multe comenzi din meniurile autoderulante determin apariia pe ecran a unei casete de dialog n care se afl opiuni i comenzi suplimentare (a se vedea
49
Descoperirea casetelor de dialog, n cadrul acestui capitol). Dac numele unei comenzi este urmat de 3 puncte (cunoscute sub denumirea de puncte de suspensie), nseamn c va fi afiat o caset de dialog n urma apelrii ocmenzii respective. De exemplu, se poate ti c selectnd comanda FileSave As din meniul autoderulant File se deschide o caset de dialog deoarece comanda este prezentat ca Save As n meniul File. De asemenea este de reinut faptul c comenzile din meniurile autoderulante nu sunt ntotdeauna disponibile. Se poate ca o comand s nu fie disponibil (s fie inhibat) atunci cnd numele ei este colorat n gri deschis (sau ters) n meniul autoderulant. O comand din meniurile autoderulante rmne inhibat att timp ct exist condiiile de dezactivare n documentul respectiv. De exemplu comanda Paste din meniul Edit este inhibat att timp ct Clipboard-ul este gol. Dar de ndat ce se mut sau se copiaz informaii n Clipboard cu comenzile Cut sau Copy, acesta va apare scris normal atunci cnd se deschide meniul Edit, ca disponibil pentru a fi utilizat.
Uite-le, nu-s!
Meniurile autoderulante n Excel 2000 nu apar ntotdeauna n acelai fel ori de cte ori sunt apelate. Datorit unei alte realizri fr sens a celor de la Microsoft, de multe ori cnd este apelat un meniu acesta apare ntr-o form trunchiat, unele opiuni lipsind. Aceast form trunchiat de meniu se presupune a conine doar acele comenzi recent utilizate, lsnd la o parte comenzile pe care nu le-ai mai folosit de ceva timp. Se poate ti cnd un meniu a fost trunchiat, dup apariia unui buton de continuare (marcat de dou v-uri pe vertical ce formeaz un fel de vrf de sgeat) n partea de jos. Dac avei rbdarea i timpul s ateptai cteva secunde, Excel v va rsplti nlocuind automat meniul trunchiat cu unul complet (netrunchiat). Dac nu, putei face ca Excel s afieze ntregul meniu printr-un clic pe butonul de continuare de la baza listei meniului.
T FA
Cnd apare ntregul meniu, elementele care lipseau, vor fi afiate pe un fond gri mai deschis dect celelalte (asemenea unor butoane neapsate). Ce nu putei afla uor ns, este poziia comenzilor care erau afiate nainte, i care formeaz att meniul trunchiat ct i cel desfurat (deoarece multe din ele sunt repoziionate prin afiarea celor noi). Ca s nu v jucai totui de-a v-ai-ascunselea cu meniurile autoderulante, putei dezactiva aceast opiune mecher urmrind paii:
50
1. Facei clic-dreapta pe bara de meniuri sau pe barele Standard i Formatting pentru a deschide meniul de comenzi rapide. 2. Alegei comanda Customize pentru a deschide caseta de dialog Customize. 3. Selectai seciunea Options din caseta de dialog Customize. 4. Deselectai caseta de validare Menus show recently used comands first. 5. Facei clic pe butonul Close din caseta de dialog Customize pentru a o nchide.
T FA
Dac utilizai Excel de puin timp, v sugerez s dezactivai aceast opiune pentru a nu pierde elementele din meniu pe care le utilizai din cauza faptului c cele pe care nu le folosii sunt afiate abia dup o anumit perioad de timp. De reinut c, dac v place totui jocul de-a v-ai-ascunselea cu meniurile autoderulante, dar nu v intereseaz meniul complet, apariia acestuia dup cteva secunde poate fi dezactivat din caseta de dialog numit Show full menus after a short delay (aceast caset de validare se afl imediat sub Menus show recently used commands first, fiind operaional doar atunci cnd acest opiune este selectat). Cnd n Excel 2000 se schimb aceste opiuni pentru meniuri i bare de instrumente din seciunea Options a casetei de dialog Customize, trebuie reinut faptul c sunt afectate n mod egal i meniurile autoderulante i barele de instrumente din orice program Office 2000 instalat, ca Word 2000 sau Power Point 2000.
nelegnd meniurile de comenzi rapide

Spre deosebire de meniurile autoderulante, care se pot selecta fie cu mouse-ul, fie cu tastatura, trebuie s folosii mouse-ul pentru a deschide meniurile de comenzi rapide i a alege comenzile acestora. Deoarece meniurile de comenzi rapide sunt ataate unor anumite obiecte pe ecran precum o fereastr de lucru, bar de instrumente sau celul dintr-o foaie de lucru - Excel utilizeaz un al doilea buton de mouse (acesta este butonul din dreapta pentru dreptaci i cel din stnga pentru stngaci) pentru a deschide meniurile de comenzi rapide. (i din cauz c dreptacii sunt mult mai numeroi dect stngacii, aceast tehnic s-a numit tehnica apsrii butonului drept).
51
Figura 1-8 prezint meniul de comenzi rapide ataat la bara de instrumente Excel. Pentru a deschide acest meniu trebuie s se poziioneze pointerul mouse-ului pe bara de instrumente i s se dea un clic pe cel de-al doilea buton al mouse-ului. Asigurai-v c apsai pe butonul potrivit i nu cel din stanga, pentru c altfel vei activa instrumentul pe care v-ai poziionat! Dup ce se deschide meniul de comenzi rapide al barei de instrumente, l putei utiliza pentru a afia sau a ascunde orice bar de meniuri deja existent, sau a particulariza o bar de meniuri (detalii n Capitolul 12). Figura 1-9 prezint meniul de comenzi rapide ataat oricrei celule dintr-o foaie de lucru. Pentru a deschide acest meniu, trebuie poziionat pointerul n oricare dintre celule i efectuat clic pe butonul din dreapta al mouse-ului. Trebuie reinut faprul c se pot deschide astfel de meniuri i se pot aplica comenzile lor i la un grup de celule selectate. (n Capitolul 3 putei afla cum se face selectarea grupului de celule).
Figura 1-8: Meniul de comenzi rapide ataat barei de instrumente.
52
Figura 1-9: Meniul de comenzi rapide al celulei din foaia de lucru.
Deoarece comenzile din meniurile de comenzi rapide conin litere de comand, se poate selecta una din aceste comenzi prin tragerea pointerului pn la comand i selectarea sa cu butonul principal sau secundar al mouse-ului, sau tastnd litera subliniat pentru a o selecta. Altfel, se pot folosi tastele sau pn cnd se evideniaz comanda i apoi se apsa Enter pentru a o selecta.
T FA
Unul dintre meniurile de comenzi rapide ce se poate accesa cu ajutorul tastaturii este meniul ataat celulelor din foaia de lucru. Pentru a deschide acest meniu n colul din dreapta sus al celulei curente, trebuie folosit combinaia de taste Shift+F10. De reinut c aceast combinaie de taste este valabil pentru orice tip de foaie de lucru cu excepia celei pentru grafice la care nu exist un astfel de meniu ataat.
53
Descoperirea casetelor de dialog

Multor comenzi n Excel le sunt ataate casete de dialog ce prezint o mare varietate de opiuni pe care le putei aplica unei comenzi. Figurile 1-10 i 1-11 prezint casetele de dialog SaveAs i Options. ntre aceste dou casete de dialog se pot gsi aproape toate tipurile diferite de butoane, tabele i casete folosite n Excel n Tabelul 1-5.
Figura 1-10: Caseta de dialog Save As include casete de text, casete tip list, liste derulante i butoane de comenzi.
Figura 1-11: Caseta de dialog Options conine o mare varietate de etichete, casete de validare, butoane radio i butoane de comand.
54
Tabelul 1-5
Butonul sau caseta n discuie Tab
Prile unei casete de dialog
Descriere Ofer posibilitatea de a afia un anumit set de opiuni ntr-o caset de dialog complex ca Options (Figura 1-11) prezentnd mpreun mai multe tipuri de setri de program ce pot fi schimbate. Caseta de text sau de editare Reprezint un loc pentru a scrie o nou intrare. Multe dintre acestea conin intrri prestabilite care pot fi modificate sau nlocuite n totalitate. Caseta tip list Prezint o list de opiuni dintre care se poate alege una. Dac aceasta conine mai multe opiuni dect pot fi afiate n acea fereastr atunci aceasta conine i o bar de defilare care poate fi folosit pentru a afia alte opiuni. Unele dintre aceste casete list sunt ataate la o caset de text facilitnd introducerea unei intrri n caseta de text alegnd-o fie prin scrierea ei, fie prin selectarea opiunii din lista afiat. Caseta tip list autoderulant i Reprezint o versiune condensat a casetei tip list standard, Derulant folosit pentru a afia doar cteva opiuni din acea list, respectiv cele curente (care la nceput sunt opiuni implicite). Pentru a deschide caseta tip list i a afia alte opiuni, trebuie apsat butonul de autoderulare care nsoete caseta. Odat lista afiat se poate selecta o nou opiune. Caseta de validare Prezint o opiune care poate fi activat sau dezactivat. Cnd caseta de validare este selectat, opiunea este activat, iar cnd este deselectat, opiunea nu este activat. Butonul radio Selectarea unui astfel de buton presupune excluderea altora n paralel. Un astfel de buton este reprezentat de un cerc urmat de denumirea opiunii pe care o activeaz. Butoanele radio sunt ntotdeauna aranjate n grup i numai unul poate fi accesat la un moment dat. Excel arat care anume este selectat prin plasarea unui punct n mijlocul acestui cerc (cnd este selectat arat ca un buton de la un radio de mod veche, de aici i denumirea). Butonul de rotire Butoanele de rotire apar sub forma unei perechi de casete suprapuse. Butonul de deasupra are o sgeat ndreptat n sus pe cnd cel de dedesubt este ndreptat n jos. Se utilizeaz pentru a defila printre opiunile stabilite din care se selecteaz cea dorit. Buton de comanda Iniiaz o aciune. Este n general un buton dreptunghiular cu numele comenzii. Dac numele unei comenzi este urmat de semne de suspensie () atunci Excel va afia o alt caset de dialog ce conine mai multe opiuni.
55
Not: Dei se poate muta o anumit caset din dreptul unor date de pe foaia de lucru, nu se poate modifica mrimea acesteia sau forma acesteia - aceste dimeniuni fiind permanent stabilite de ctre program. Multe casete de dialog conin opiuni implicite care sunt automat selectate dac nu facei schimbri nainte de a nchide caseta de dialog. pentru a nchide o caset de dialog i a pune n aplicare seleciile, trebuie s facei clic pe OK sau Close (unele nu au buton OK). dac butonul de OK este ncadrat de o bordur ntunecat, cum este cazul de cele mai multe ori, se poate apsa Enter pentru a pune n aplicare modificrile. pentru a nchide o caset de dialog fr a pune n funciune seleciile trebuie selectat butonul Cancel sau Close (acela cu semnul X) din caseta de dialog sau pur i smplu trebuie apsat tasta Esc. Majoritatea casetelor de dialog grupeaz opiunile asemntoare (aceasta se realizeaz adesea plasnd o caset n jurul opiunilor). Cnd se face o modificare ntr-o caset de dialog, trebuie doar s facei cliccu mouse-ul pe selecia ce se dorete a fi modificat sau, n cazul introducerii de text, facei clic pentru a stabili poziia cursorului n vederea modificrii elementelor introduse. Cnd se fac selecii cu ajutorul tastaturii, mai nti trebuie activat elementul nainte de a putea selecta o opiune. Se apas tasta Tab pn cnd se activeaz una din opiuni (Shift+Tab o reactiveaz pe cea precedent). Cnd se apas Tab (sau Shift+Tab), Excel indic care opiune este activat prin selectarea intrrii sau plasnd o linie punctat n jurul numelui opiunii. Dup ce se activeaz o opiune, se poate schimba setarea prin apsarea sau (acestea funcioneaz cu seturi de butoane radio sau opiuni din caseta list sau list desfurat), apsnd spaiu (pentru a selecta sau deselecta casetele de validare), sau scriind o nou intrare (n casetele de text). Se poate de asemenea selecta o opiune prin apsarea Alt i scrierea literei de comand subliniate la numele elementului sau opiunii respective. Apsnd Alt i scriind litera de comand a unei opiuni de caset de text, se poate selecta intrarea n acea caset de text (care poate fi nlocuit apoi prin simpla scrierea unei noi intrri).
56
Apsnd Alt i scriind litera de comand a unei opiuni din caseta de verificare, se poate activa sau dezactiva opiunea respectiv (prin adugarea sau tergere a semnului). Apsnd Alt i scriind litera de comand a unui buton radio, se poate selecta opiunea, n acelai timp deselectndu-se butonul anterior apelat. Apsnd Alt i scriind litera de comand a unui buton de comand, se poate fie s se iniieze comanda, fie s se afieze alt caset de dialog. Se poate selecta de asemenea un element din list prin scrierea primelor caractere din numele su imediat ce ncepe scrierea, Excel deschide o caset de editare ce conine aceste caractere i face un salt la prima opiune al crui nume ncepe cu literele tastate. Pe lng casetele de dialog prezentate n Figurile 1-10 i 1-11, se pot ntlni i tipuri mai simple de casete-respectiv cele de avertizare, folosite pentru a afia mesaje sau avertismente. Multe casete de acest tip conin doar un buton: OK, prin a crui apsare se nchide caseta respectiv.
T FA
Consultarea Help-ului
Se poate consulta Help-ul din Excel oricnd este necesar n timpul rulrii unui program. Singura problem cu sistemul de Help tradiional este c acesta este cu adevrat de ajutor doar atunci cnd suntei obinuii cu jargonul Excel. Dac nu cunoatei modul n care Excel denumete o anumit opiune, vor fi probleme la localizarea ei n subiectele din Help (ca i cum ai cuta n dicionar un cuvnt care nu tii cum se scrie). Pentru a uura aceast problem Excel face posibil utilizarea unui asistent Office care v ofer posibilitatea de a pune ntrebri, exprimndu-v n propriul limbaj, despre cum se poate face ceva n Excel. Acest asistent Office ncearc s interpreteze aceast ntrebare, scris ntr-o englez perfect, n babilonia sa de termeni Excel, pentru a v putea afia subiectele Help de care avei nevoie.
Sftuindu-v cu asistentul Office

Asistentul Office personalizeaz sistemul Help, i n acelai timp d posibilitatea de a pune ntrebri despre folosirea Excel, n engleza uzual. Cnd se apeleaz pentru prima dat asistentul Office, acesta apare sub forma unui clip animat numit Clippit. De reinut c acesta este un obiect grafic separat de
57
fereastra foii de lucru Excel. l putei muta pe Clippit oriunde, prin tragerea acestuia ntr-o nou zon a ecranului. Pentru a-l chema i a-i pune ntrebri despre folosirea Excel, se urmeaz paii: 1 Facei clic pe Microsoft Excel Help de pe bara de instrumente standard sau apsai tasta funcional F1. Dac Clippit nu este deja afiat, el va apare nsoit de o fereastra de interogare n care ntreab ce se dorete (a se vedea Figura 1-12). Dac acesta este deja afiat pe ecran, va apare doar fereastra de interogare cnd se face acest pas. 2 Introducei ntrebarea referitoare la Excel, n engleza uzual, i apsai apoi unul dintre butoanele Search sau Enter. n timp ce se scrie ntrebarea, Clippit apare ca scriind-o n agenda sa. Dup ce selectai Search, Clippit caut subiecte asemntoare, i apoi afieaz rezultatele pe puncte ntr-o nou fereastr de interogare. Cnd sunt mai multe subiecte Help indicate dect ar ncpea n fereastr, la sfritul listei pe puncte apare un buton triunghiular numit See more (ca n Figura 1-13). Pentru a vedea mai multe se apas pe acest buton.
58
Figura 1-12: Iat-l pe Clippit, asistentul dvs. Office, care este gata s v rspund oricrei ntrebri referitoare la Excel.
Figura 1-13: Primind ajutor de la asistentul Office, cu privire la adugarea fiierului de Web la lista dvs. Favorites.
59
3. Facei clic pe subiectul din Help care intereseaz cel mai mult din lista deschis pentru a deschide o nou fereastr Help cu sintaxa selectat. Cnd se selecteaz un subiect din Help, Excel deschide o fereastr separat de Help care apare n dreapta ferestrei de program Excel. Pentru a face loc acesteia, fereastra de program Excel este redimensionat iar Clippit se mut n stnga acoperind o parte din aceast fereastr (dup cum se poate observa n Figura 1-13). 4. Se citesc informaiile din fereastra Help. Dac se dorete imprimarea informaiilor, facei clic pe butonul Print din partea de sus a ferestrei Microsoft Help, dup care selectai butonul OK din caseta de dialog Print. Dac se urmrete consultarea unui alt subiect cu ajutorul lui Clippit, pentru a primi rspuns la alt ntrebare, trebuie apelat o nou sintax n fereastra de interogare Clippit. Informaia nou, selectat, va nlocui vechile informaii din fereastra Help. 5. Cnd terminai de consultat sintaxa din Help Clippit, se nchide fereastra Microsoft Help. Cnd fereastra Help dispare, fereastra programului Excel va reveni la mrimea normal. Ce putei face atunci cnd Clippit nu v nelege ntrebrile Dac Clippit nu poate s v rspund pentru c nu tie unde i ce s caute deoarece ntrebarea pus nu se potrivete cu subiectele deinute i este ambigu (de genul When will I win the lottery? - Cnd voi ctiga la loterie?), va apare mesajul: I dont know what you mean. Please rephrase your question. (Nu neleg ceea ce dorii. V rog, reformulai ntrebarea.) care este un mod al su de a spune N-am nici cea mai mic idee despre ce-mi ceri ! Dac Clippit nu gsete nimic pe aceast tem, este poate din cauz c s-a pus ntr-adevr o ntrebare ambigu, cel puin n comparaie cu posibilitile vocabularului su tehnic, i va afia mesajul:
60
There are several Help topics that may be related to your request .If you dont see a toipc that looks helpful, please rephrase your question. (Exist cteva subiecte Help care ar putea fi apropiate de ceea ce dorii dvs. Dac totui nu gsii un subiect care s v foloseasc, v rog s reformulai ntrebarea.) Pentru a evita ca Clippit s v pun la dispoziie informaii generale de care dispune, ar trebui s se dea ct mai multe informaii detaliate atunci cnd formulai ntrebarea. Dac vrei s aflai de exemplu dac Excel poate calcula ratele dobnzii compuse pentru o investiie, fii sigur c ai inclus printre cuvintele cheie ale ntrebrii compound interest i investment (Spre deosebire de profesorul de engleza de la coal i de Alex Trebek din Jeopardy lui Clippit nu i pas deloc dac cerina are forma unei ntrebri sau dac nu se folosete gramatica corect.) Poziionarea lui Clippit napoi la locul su Dup ce se consult Clippit, se poate nchide fereastra de interogare, pstrndu-l ns pe asistentul Office pe ecran. Pentru a nchide fereastra de interogare se apas Esc sau se execut clic pe pictograma Clippit. Dac dorii ca Clippit s nu se mai plimbe pe ecran, i s ocupe spaiul ecranului degeaba, facei clic-dreapta pe Clippit i selectai Hide din meniul de comenzi rapide. (Se poate apela din nou la Clippit prin clic pe butonul Microsoft Excel Help de pe bara de instrumente standard sau pe tasta F1.)
T FA
Chiar dac nu v trebuie prea mult ajutor (n special din partea unei agrafe proaste de hrtie), se poate pstra Clippit, cel puin pn se nva modul de funcionare n Excel. (i nu doar din cauz c Clippit este aa de antrenant dei face plcere a fi privit, cel puin prima dat.) Se poate vedea cum Clippit rspunde unor comenzi de baz, cum ar fi salvarea prii lucrate sau imprimarea unei foi de lucru, ntr-o form animat care las de neles c comanda este executat. De exemplu Clippit se nfoar n jurul unei foi de hrtie lsnd s se neleag c fiierul este salvat sau este trecut printre dou role, cnd tiprii ceva la imprimant. Acest mod de comunicare poate fi foarte eficient i, n special dac nu suntei siguri de folosirea comenzilor de baz Excel. Alegnd un nou personaj ca Asistent Office Clippit este doar unul dintre diferitele personaliti pe care le poate avea asistentul Office. n plus, fa de Clippit, galeria de Office Assistant v mai las s alegei ntre: The Dot (Punctul): O minge sltrea cu o fa zmbitoare (de toate felurile).
61
F1: un robot de forma unui aspirator de care doar un R2D2 s-ar putea ndrgosti. The Genius (Genialul): Un Albert Einstein tridimensional. Office Logo (Sigla Office): O emblem Microsoft Office care se nvrtete cu cele 4 culori mbinate. Mother Nature (Mama natur): O planet Pmnt animat care se transform ntr-o floare i apoi revine la forma iniial. Links: O pisic mic care se distreaz cu mouse-ul. Rocky: Un mic cine iste, un asistent loial att ct se poate. Fiecare personalitate din galeria de Office Assistant vine cu propria sa animaie i sonorizare (unii mai glgioi ca alii). Pentru a selecta un nou persoanaj de Office Assistant se urmeaz paii: 1. Dac nu ai fcut-o nc, facei clic pe butonul Microsoft Excel Help de pe bara de meniuri Standard sau apsai tasta F1 pentru a deschide fereastra Office Assistant. 2. Facei clic pe butonul Options din partea inferioar a ferestrei de interogare pentru a deschide o caset de dialog Office Assistant. 3. Facei clic pe eticheta Gallery din caseta de dialog Office Assistant. 4. Facei clic pe butonul Back pn cnd va fi afiat asistentul Office pe care vrei s-l folosii. 5. Facei clic pe butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Office Assistant i a pentru a-l nlocui pe Clippit cu un nou personaj n fereastra Office Assistant.
T FA
De reinut c dac v plictisii de forma veche a asistentului Office, l putei face (sau o putei lua dac folosii Mother Nature sau Links) s danseze (sau cel puin s devin ceva mai animat) alegnd comanda Animate! din meniul de comenzi rapide Office Assistant (ce se poate deschide cu clic-dreapta pe Office Assistant). Cum s obinei sfaturi de la Asistentul Office La crearea i editarea propriei foi de lucru n Excel, asistentul Office, ca un spion din umbr, analizeaz discret orice se face, dac se selecteaz comenzi i se apas butoane, i ncearc s gseasc sfaturi i sugestii legate de ceea ce s-a fcut. Se poate ti cnd asistentul Office a gsit astfel de noi sfaturi deoarece apare desenul unui bec aprins deasupra capului personajului, atunci cnd fereastra de interogare nu este afiat. Cnd se deschide fereastra de interogare
62
(cu F1), se va vedea lista de sfaturi individuale (indicat cu beculee luminoase folosite n dreptul fiecrui sfat). Pentru a vedea sfaturile pe care le-a gsit asistentul Office, trebuie doar s facei clic pe beculeul cu ideea care v intereseaz n fereastra de interogare. Cnd v-ai plictisit de sfaturile sale i dorii nchiderea ferestrei de sfaturi Help i ascunderea fereastrei de interogare, facei clic pe butonul Close din fereastra Help.
Obinerea ajutorului contextual

Help-ul se poate accesa prin alegerea HelpWhats This? din meniurile autoderulante sau apsnd Shift+F1. Cnd se alege una dintre acestea, Excel va schimba pointerul mouse-ului prin adugarea unui semn de ntrebare la acesta. Pentru a obine ajutor pentru o anumit comand sau o parte din foaia de lucru Excel, se poate utiliza acest pointer pentru a o selecta. De exemplu, dac vrei s v amintii cum se folosete AutoSum de pe bara de instrumente pentru a face un total la o coloan de numere, trebuie s apsai butonul AutoSum, cu mouse-ul. n acest moment, programul afieaz caseta de text AutoSum ce conine informaii despre folosirea opiunii AutoSum. De asemenea se poate folosi acest Help contextual pentru a afla informaii despre orice comand din meniurile autoderulante. S presupunem, de exemplu, c vrei s aflai ceva despre alegerea comenzii Full Screen din meniul autoderulant View. Pentru a obine informaii despre ceea ce face aceast comand i cum se folosete, se alege HelpWhats This? sau se apas Shift+F1 i apoi se execut clic pe meniul View cu mouse-ul nsoit de semnul de ntrebare, iar cnd se deschide meniul se d clic pe comanda Full Screen. Procednd astfel se deschide caseta de dialog Full Screen (View Menu) cu un paragraf de informaii despre utilizarea acestei comenzi de afiare pentru vizualizarea unui numr maxim de celule pe ecran.
Abordnd sintaxa din Help

n afar de utilizarea asistentului Office pentru a primi rspunsuri directe la ntrebrile legate de Excel, sau ajutorul contextual pentru a primi rapid informaii referitoare la folosirea barelor de instrumente i a meniurilor autoderulante, se poate ncerca, dac toate au dat gre, subiectele de ajutor existente n fereastra Microsoft Help. Urmai paii de mai jos: 1. Dac nu este deja pe ecran, facei astfel nct s apar asistentul Office pe ecran prin clic pe Microsoft Excel Help sau apsnd F1.
63
2. Facei clicunul dintre subiectele Help Office Assistant pentru a deschide fereastra Microsoft Help la dreapta (nu conteaz care subiect). Dac este necesar, se introduce o ntrebare simpl pentru a fi cutat n fereastra Clippit i se apas Enter, dac nu este n mod curent nici un subiect afiat. 3. Facei clic pe butonul Show din partea de sus a ferestrei Microsoft Help pentru a mri fereastra n aa fel nct s includ partea din stng coninnd seciunile Contens, Answer Wizard i Index. Selectai seciunea Contens pentru a obine informaii referitoare la tehnicile eseniale de creare, imprimare sau salvare a unei foi de lucru. Se selecteaz Answer Wizard dac se urmrete s se pun ntrebri de ajutor n acelai fel n care se pun ntrebri asistentului Office. Se selecteaz Index pentru a afla informaii referitoare la un anumit termen ca de exemplu: current cell, data entry sau fonts. Pentru a alege un subiect n seciunea Contents, facei clic pe el i apoi pe pagina care dorii a fi afiat n fereastra Help din dreapta. Pentru a localiza i a selecta un subiect din anexa Index, se scriu primele cteva caractere din numele elementului sau termenului despre care se cer informaii n caseta de text Type keywords sau dublu-clic pe un anumit subiect din caseta Or choose keyword din lista afiat. Apoi, n caseta cu lista Choose a help topics, facei dublu-clic pe subiectul care v intereseaz, pentru a afia informaiile n fereastra din dreapta. Cnd ai citit un subiect din Help, poate ai observat c unii termeni sunt subliniai (sau colorai albastru pentru monitoarele color). Un asemenea termen subliniat cu o linie continu se numete hiperlegtur. Cnd se d clic pe acesta, Help imediat trece la subiectul (informaia) respectiv. Dac dorii s imprimai informaiile oferite, facei clic pe butonul Print din partea de sus a ferestrei Microsoft Help.
Cum s ieii din program

Dac ai terminat munca i suntei pe punctul de a nchide Excel, putei alege din cele cteva posibiliti de a face acest lucru: Clic pe butonul Close din fereastra Microsoft Excel. Alegei FileExit din meniurile autoderulante.
64
Dublu-clic n meniul Control din fereastra de program Excel (cel cu pictograma XL din colul din dreapta sus al ecranului). Apsai Alt+F4. Dac ncercai s ieii din Excel dup ce ai lucrat la un registru de lucru fr s salvai ultimele schimbri, programul v atenioneaz prin afiarea unei casete de avertizare, care v ntreab dac dorii salvarea schimbrilor. Dac se ntmpl ca asistentul Office s fie deschis cnd urmeaz s se fac acest tip de ieire, el (sau ea, dac este Mother Nature) va face tot felul de figuri, ntrebnd ntr-o fereastr de interogare dac vrei s salvai schimbrile. Pentru a salva schimbrile nainte de a iei, facei clic pe butonul de comand Yes (pentru informaii detaliate privind salvarea documentelor a se vedea Capitolul 2). Dac nu se consider important foaia de lucru i nu se dorete salvarea schimbrilor, se poate abandona documentul alegnd butonul No.
S
T FA
De reinut c acest Clippit, asistentul Office, este ultimul care dispare cnd se nchide Excel 2000. Dup ce fereastra de program Excel s-a nchis, Clippit se transform ntr-o biciclet ce pedaleaz ctre apus. (De fapt, Clippit pedaleaz nainte i napoi pe foaia sa de hrtie, care dispare dup el.)
Capitolul 2
Realizarea unei foi de lucru

n acest capitol Crearea unui nou registru de lucru Introducerea celor trei tipuri de date ntr-o foaie de lucru Cum s facei astfel ca Excel s pun punctul zecimal n locul dvs. Crearea manual de formule simple Remedierea problemelor de introducere a datelor Folosirea facilitii AutoCorrect nelegerea facilitii AutoComplete Folosirea facilitii AutoFill pentru a completa o serie de nregistrri din celule Restricionarea introducerii datelor la o anumit zon de lucru Introducerea aceluiai lucru n mai multe celule n acelai timp Introducerea funciilor predefinite n cadrul formulelor cu ajutorul butonului de Paste Editarea unei formule cu ajutorul butonului Edit Formula Aflarea totalurilor pe coloane i celule cu ajutorul butonului AutoSum Salvarea precis a muncii dvs
dat ce ai reuit s pornii Excel-ul, e timpul s aflai cum s dai de necaz prin folosirea lui. n acest capitol vei vedea cum s introducei tot felul de informaii n acele mici, albe celule ale foii de lucru descrise n Capitolul 1. Aici vei afla despre funciile AutoCorrect i AutoComplete i cum v pot ajuta ele s diminuai erorile i s v uurai munca. De asemenea, vi se vor arta i alte ci fundamentale pentru a minimiza corvoada introducerii de date, cum ar
66
fi completarea unei serii de nregistrri cu ajutorul caracteristicii AutoFill i introducerea simultan a aceluiai lucru n mai multe celule. i dup ce vei descoperi cum s umplei o foaie de lucru cu toate aceste date, vei afla i care este cea mai important lecie dintre toate i anume cum s salvai informaiile pe disc astfel nct s nu mai fii nevoii s introducei din nou ntreaga chestie.
Ce avei de gnd s introducei n noul dumneavoastr registru de lucru?

Cnd pornii Excel-ul fr a specifica un document deschis, cum ar fi cnd pornii programul apsnd butonul Microsoft Excel de pe bara Office 2000 (a se vedea Capitolul 1), vei obine o foaie de lucru goal ntr-o nou fereastr a unui registru de lucru. Acest registru, denumit temporar Registru1 (Book1) conine trei foi de lucru goale (denumite Sheet1, Sheet2, Sheet3). Pentru a ncepe s lucrai la o nou foaie de lucru, pur i simplu introducei informaii n prima foaie de lucru a registrului de lucru Book1.
Detalii legate de introducerea datelor

Aici sunt expuse cteve elemente cluzitoare (un fel de norme de introducere a datelor, dac dorii) pe care trebuie s le avei n vedere atunci cnd ncepei crearea unei foi de calcul n foaia de lucru (Sheet1) din cadrul registrului de lucru: Ori de cte ori putei, organizai-v informaiile n tabele de date ce folosesc coloane i rnduri adiacente. Atunci cnd este posibil, ncepei tabelele din colul din stnga sus al foii de lucru i ndreptai-v n josul foii de lucru, mai degrab dect de-a curmeziul. Cnd este mai practic, separai fiecare tabel printr-o singur linie sau coloan - nu mai multe. Cnd stabilii aceste tabele, nu srii coloane sau rnduri doar pentru a "aerisi" informaia. n Capitolul 3, vei vedea cum s inserai ct de mult spaiu dorii ntre informaiile din coloane sau rnduri adiacente prin lrgirea coloanelor, nlarea rndurilor i schimbarea aliniamentului. Rezervai o singur coloan n marginea din stnga a tabelului pentru titlurile rndurilor din tabel. Rezervai un singur rnd n partea de sus a tabelului pentru titlurile coloanelor din tabel.
Capitolul 2: Realizarea unei foi de lucru____________________________
67
Dac tabelul necesit un titlu punei titlul pe rndul de deasupra titlurilor coloanelor. Punei titlul pe aceeai coloan cu titlurile rndurilor. Vei vedea cum se centreaz acest titlu de-a lungul coloanelor din tabel n Capitolul 3. V putei ntreba de ce dup ce s-a fcut atta caz n legtur cu capacitatea de stocare a fiecrei foi de lucru din cadrul unui registru, anterior n Capitolul 1, acum vin s pledez s nu folosii tot acel spaiu pentru a mprtia datele stocate n el. La urma urmei fiind stabilite posibilitile cu care este nzestrat fiecare foaie de lucru, vei gndi c economisirea spaiului ar fi unul din ultimele lucruri care ar trebui s v preocupe. i ai avea dreptate n proporie de 100% cu excepia unui aparent insignifiant aspect: Economisirea spaiului dintr-o foaie de lucru este sinonim cu economisirea de memorie. Ei bine, pe msur ce un tabel de date crete n dimensiuni i se extinde n coloane i rnduri pe noi suprafee de lucru, Excel decide c ar fi mai bine s pstreze o anumit cantitate din memoria calculatorului i s o rein numai pentru cazul n care ai lua-o razna i ai umple ntreaga suprafa cu nregistrri de celule. Aceasta nseamn c dac srii coloane i rnduri, i acest lucru nu este neaprat necesar (numai pentru a reduce din dezordinea datelor), sfrii prin a irosi memoria calculatorului care ar fi putut fi utilizat n alt mod pentru a stoca mai mult informaie n foaia de lucru.
Trebuie s reinei c ...

Acum tii: capacitatea disponibil a memoriei calculatorului e cea care determin dimensiunea final a foii de lucru pe care o putei construi i nu numrul total de celule coninute de foile de lucru din cadrul registrului de lucru. Cnd rmnei fr memorie, n acel moment suntei efectiv lipsii de spaiu - indiferent cte coloane sau rnduri mai pot fi umplute. Pentru a maximiza informaia pe care o putei obine dintr-o foaie de lucru ntotdeauna adoptai metoda "cruei cu coviltir" n proiectarea foilor de lucru pstrnd laolalt datele strns legate.
Realizarea nregistrrii
ncepei prin recitarea (la unison) a regulii de baz a introducerii datelor. i acum cu toii:
68
Pentru a introduce date ntr-o foaie de lucru, poziionai indicatorul de celule n celula n care dorii datele i ncepei s introducei respectiva nregistrare. Observai c nainte de a poziiona indicatorul de celule n celula unde dorii s se afle datele, Excel trece de la modul Ready la modul Enter (Enter nlocuind Ready pe bara de stare). Dac nu v aflai n modul Ready ncercai s apsai tasta Esc. n modul Enter, pe msur ce le introducei, caracterele apar att n celula de pe suprafaa foii de lucru ct i pe bara de formule din partea superioar a ecranului. Tastarea unor informaii are ca destinaie final celula curent, totodat atrgnd modificarea n bara de formule deoarece apar dou noi casete: Cancel i Enter ntre numele celulei (ce conine adresa celulei curente) i butonul Edit Formula. Pe msur ce continuai s tastai cele dorite, Excel afieaz evoluia produs att pe bara de formule ct i n interiorul celulei active din foaia de lucru, dar cursorul (bara vertical care clipete) apare numai la sfritul irului de caractere afiat n celul. Dup ce ai terminat de tastat nregistrarea mai trebuie s v asigurai c va rmne acolo unde ai plasat-o. De asemenea, n acest fel vei schimba i modul de programare trecnd de la modul Enter la modul Ready astfel c vei putea muta indicatorul de celule la o alt celul i probabil introduce sau edita acolo datele. Pentru a definitiva nregistrarea i n acelai timp pentru a realiza trecerea de la modul Enter napoi la modul Ready, putei fie apsa pe butonul Enter sau tasta Enter fie putei apsa pe una din tastele direcionale , , sau pentru a v muta la o alt locaie.
T FA
69
Figura 2-1: Ceea ce introducei apare att n celula curent ct i pe bara de formule
Cu toate c fiecare dintre aceste alternative realizeaz introducerea textului n celule, fiecare o face ntr-un mod puin diferit aa c luai aminte: Dac facei clic pe butonul Enter de pe bara de formule, textul va trece n celul iar indicatorul celulei rmne pe cea care conine noua nregistrare introdus. Dac apsai tasta Enter, textul trece n celul iar indicatorul celulei se mut mai jos la celula aflat dedesubt, pe rndul urmtor. Dac apsai pe vreuna din tastele direcionale, textul trece ntr-o celul iar indicatorul de celul se mut la urmtoarea celul n direcia sgeii. Dac apsai indicatorul de celule se mut mai dedesubt pe urmtorul rnd la fel ca i cum ai fi terminat introducerea datelor n celule prin apsarea tastei Enter. Oricum ar fi, dac apsai , indicatorul celulei se mut la dreapta celulei pe urmtoarea celul; dac apsai , indicatorul celulei se mut pe urmtoarea coloan din stnga celulei; dac apsai , indicatorul celulei se mut mai jos cu un rnd iar dac apsai , indicatorul celulei se mut mai sus pe rndul de deasupra. Indiferent care dintre metode ai ales-o pentru fixarea unei nregistrri ntr-o celul pe msur ce definitivai introducerea datelor n celula curent, Excel dezactiveaz bara de formule prin ndeprtarea butoanelor Cancel i Enter. De aceea, datele pe care le-ai introdus continu s apar n celula din foaia de lucru (cu anumite excepii pe care le voi discuta mai trziu n acest capitol) i de fiecare dat cnd vei poziiona indicatorul de celule informaia va reapare pe bara de formule la fel de bine. Dac, n timp ce intorducei sau dup ce ai terminat de introdus nregistrarea dar nainte de a o definitiva, v dai seama c suntei pe punctul de a fixa respectivele informaii ntr-o celul greit, putei terge i dezactiva bara de
70
formule prin apsarea butonului Cancel (cea cu un x) sau prin apsarea tastei Esc. Dac, s spunem c nu ai observat faptul c ai ntrebuinat o celul greit pentru introducerea datelor i ai finalizat nregistrarea, va trebui fie s o mutai n celula curent (vei afla cum se face n Capitolul 4) sau s tergei nregistrarea (a se vedea Capitolul 4) i s reintroducei informaia n celula corect.
Cum se poate folosi tasta Enter pentru a poziiona indicatorul celulei acolo unde se dorete
Excel avanseaz n mod automat indicatorul de celule la urmtoarea celul mai jos de fiecare dat cnd apsm tasta Enter pentru a definitiva introducerea datelor. Dac dorii s particularizai Excel-ul n aa fel nct atunci cnd apsai tasta Enter s nu se mute indicatorul de celule, sau s se mute pe urmtoarea celul mai sus, mai la stnga, sau mai la dreapta selectai Tools Options de pe bara de meniuri, iar apoi selectai eticheta de editare din caseta de dialog Options. Pentru a preveni ca indicatorul de celule s nu se mite deloc alegei caseta de validare Move selection after Enter i verificai s nu fie validat. Pentru a face s se mite indicatorul de celule ntr-o alt direcie alegei din lista derulant de direcie ce se afl chiar dedesubt i apoi selectai noua direcie pe care dorii s o folosii (Dreapta, Sus sau Stnga). Cnd ai terminat setrile facei clic pe butonul OK sau apsai tasta Enter.
Accept toate tipurile

Necunoscut pentru voi ce suntei fericii s introducei datele n foile de lucru este faptul c Excel analizeaz n mod constant elementele introduse de dvs. i le clasific n trei categorii posibile de date: text, o valoare sau o formul. Dac Excel consider c nregistrarea reprezint o formul, programul calculeaz automat formula i afieaz rezultatul calculat n celula foii de lucru (cu toate acestea, dvs. continuai s vizualizai formula pe bara de formule). Dac Excel e convins c nregistrarea nu se ncadreaz n categoria formulelor (v voi oferi definiia pentru o formul veritabil puin mai ncolo n acest capitol), programul va determina dac nregistrarea reprezint o frntur de text sau o valoare.
71
Excel face distincia dintre text i valori astfel c tie cum s alinieze nregistrrile din foaia de lucru. De asemenea, datorit faptului c formulele se pun n practic numai dac le sunt furnizate valori prin diferenierea textului de valori programul tie care vor funciona i care nu n formulele pe care le construii. E de ajuns de spus c putei strica formulele bune dac se refer la nite celule ce conin text acolo unde Excel se atepta s gseasc valori.
Semnele care trdeaz textul

O nregistrare text este pur i simplu o nregistrare pe care Excel nu o poate identifica nici ca valoare i nici ca formul. Aceasta face ca textul s fie categoria magazie a tipurilor de date Excel. Ca o regul practic, majoritatea nregistrrilor text (cunoscute i sub numele de etichete) sunt o combinaie de litere i semne de punctuaie sau litere i numere. Textul e folosit mai ales pentru titluri, subtitluri i note n cadrul foii de lucru. Putei spune imediat dac Excel a acceptat o nregistrare ca fiind text deoarece nregistrrile de tip text sunt aliniate automat la marginea din stnga a celulelor respective. Dac textul introdus e mai lung dect poate afia celula, datele se vor suprapune pe celula sau celulele nvecinate n dreapta, atta timp ct aceste celule rmn goale (a se vedea Figura 2-2). Aceasta nseamn c dac ceva mai trziu vei introduce date ntr-o celul ce a fost suprapus de o celul din stnga sa, Excel va scurta din afiarea nregistrrii textului lung (a se vedea Figura 2-3). Nu v ngrijorai ns cci Excel nu terge efectiv aceste caractere din nregistrarea celulei - ci i va scurta afiarea pentru a face loc pentru noua nregistrare. Pentru a reafia poriunea disprut subit din nregistrarea textului lung, va trebui s lrgii coloana ce conine celula unde este introdus textul (pentru a afla cum se realizeaz asta consultai Capitolul 3).
Figura. 2-2: nregistrrile lungi de tip text se suprapun peste celule goale nvecinate.
72
Figura. 2-3: Coninutul celulelor din dreapta scurteaz din revrsarea textului.
Modul n care Excel evalueaz valorile sale

Valorile reprezint elementele din care sunt construite majoritatea formulelor pe care le creai n Excel. Dup cum urmeaz, valorile se mpart n dou categorii: numere care reprezint cantiti (cum ar fi 14 magazine sau $140.000 de dolari) i numere ce reprezint date calendaristice (cum ar fi 30 iunie 1995) sau timpul (cum ar fi ora 2:00 PM).
Pentru Excel, textul nu reprezint altceva dect un mare zero

Putei folosi indicatorul de AutoCalculate pentru a v dovedi c Excel asociaz tuturor nregistrrilor de tip text valoarea 0. Introducei un numr precum 10 ntr-o celul iar apoi o bucat aberant de text cum ar fi Excel este ca o cutie de bomboane de ciocolat n celula imediat dedesubt. Apoi tragei n sus astfel nct ambele celule (cea cu 10 i cea cu textul s fie evideniate). Aruncai o privire la indicatorul AutoCalculate de pe bara de stare i vei vedea ca afieaz Sum=10, dovedind c textul nu a adugat nimic la valoarea total a celor 2 celule.
Putei s v dai seama dac Excel a acceptat nregistrarea voastr ca valoare deoarece valorile sunt aliniate la marginea din dreapta a celulei respective. Dac valoarea pe care ai introdus-o este mai ntins dect poate afia coloana ce conine celula respectiv, Excel convertete automat valoarea (tuturor) n notaie tiinific (spre exemplu 6E+08 indic faptul c 6 este urmat de opt zerouri adic 600 de milioane). Pentru a reface valoarea ce a fost convertit
73
ntr-o chestie ciudat notat tiinific napoi la un numr obinuit este de ajuns s mrii numai limea coloanei acelei celule (Capitolul 3 v va arta cum). Cum s v asigurai c Excel a neles numrul dorit de dvs. Cnd construii o nou foaie de lucru probabil vei petrece o bun perioad de timp introducnd numere, reprezentnd tot felul de cantiti de la sume de bani pe care le-ai ctigat (sau pierdut) i pn la procentul din buget destinat cafelelor i gogoilor (Vrei s spunei c nu primii gogoi?). Pentru a introduce o valoare numeric ce reprezint o cantitate pozitiv cum ar fi o sum de bani pe care ai ctigat-o anul trecut este necesar s selectai o celul, s tastai cifrele - spre exemplu 459600 i s definitivai nregistrarea n celul printr-un clic pe butonul Enter, apsnd tasta Enter i aa mai departe. Pentru ca s introducei o valoare numeric ce reprezint o cantitate negativ cum ar fi suma de bani cheltuit de birou pe cafea i gogoi anul trecut, ncepei introducerea prin semnul minus (-) sau liniu nainte de a tasta cifrele - spre exemplu, -175 (nu e prea mult s cheltuieti pe gogoi i cafele innd cont c tocmai ai ctigat $495.600). Dac avei o anumit pregtire n contabilitate putei ncadra numrul negativ (fiind cheltuieli pentru voi) n paranteze ca n (175). Observai c dac parcurgei tot acest drum nclcit pentru a utiliza parantezele pentru numerele negative (cheltuieli) Excel merge mai departe i convertete automat numrul astfel nct s nceap cu un semn de minus), aceasta nsemnnd c dac introducei (175) n celula cheltuielilor cu gogoi i cafele Excel va returna -175. (Nu v facei griji, vei afla cum s obinei ndrgitele paranteze pentru cheltuieli n foaia de lucru n Capitolul 3). La valorile numerice ce reprezint sume de dolari, cum ar fi suma de bani ctigat anul trecut putei aduga simbolul dolar ($) i virgule (,), aa cum apar n hrtiile tiprite sau scrise de mn la care lucrai. Fii ns contieni c atunci cnd introducei un numr cu virgule Excel ataeaz un format numeric valorii care se potrivete utilizrii voastre a virgulei (mai multe informaii referitoare la formatele numerice i modul cum se folosesc, n Capitolul 3). n acest fel atunci cnd prevedei un numr financiar cu un semn de dolar, Excel ataeaz automat un format numeric de dolar apropiat valorii (una care insereaz automat virgule ntre mii). Cnd introducei valori numerice cu zecimale, folosii punctul ortografic ca punct zecimal. Cnd introducei valori zecimale programul adaug automat un zero dup punctul zecimal (Excel insereaz 0.34 ntr-o celul n care ai
74
introdus .34) i anuleaz zerourile care atrn dup punctul zecimal (Excel afieaz 12.5 n celul cnd introducei 12.50). Dac nu cunoatei echivalentul zecimal al unei valori ce conine o fracie, putei introduce acea valoare cu fracia ei. Spre exemplu dac nu tii c 2.1875 este echivalentul zecimal pentru 2 i 3/16, tastai numai 2 3/16 (asigurndu-v s lsai spaiu ntre 2 i 3) n celul. Dup ce ai definitivat nregistrarea, cnd poziionai indicatorul de celule pe celula respectiv, vei vedea 2 3/16 n celul ns n bara de formule va apare 2.1875. Dup cum vei vedea n Capitolul 3, este o mic mecherie pentru a stabili afiarea lui 2,1875 n loc de 2 3/16 astfel nct s coincid cu ceea ce se afieaz n bara de formule. Observai c dac trebuie s introducei fracii simple cum ar fi sau trebuie s le introducei ca un numr compus precedat de zero; de exemplu, introducei 0 3/4 sau 0 1/2 (avei grij s lsai un spaiu ntre zero i fracie). Altfel Excel se va ncurca i va crede c introducei date 4 Martie sau 2 Ianuarie. Cnd introducei ntr-o celul o valoare ce reprezint un procentaj (proporia la sut) va trebui s alegei: Putei fie s mprii numrul la 100 i s introducei echivalentul decimal (prin mutarea punctului zecimal peste dou cifre mai n stnga, aa cum va nvat profesorul vostru; de exemplu, introducei .12 n loc de 12 procente). Putei introduce numrul cu simbolul procent (de exemplu, introducei 12%). Oricum ar fi, Excel stocheaz valoarea zecimal din celul (0.12 n acest caz). Dac folosii simbolul procent, Excel asociaz un format numeric procentual valorii din foaia de lucru care apare ca 12%. Cum s fixai numrul de zecimale (cnd nici mcar nu tii dac numerele sunt rotunjite) Dac trebuie s introducei o ntreag serie de numere care folosesc acelai numr de zecimale, putei apela la setrile Fixed Decimal ale Excel-ului i apoi s lsai programul s introduc zecimalele pentru dumneavoastr. Aceast modalitate devine practic cnd avei de introdus sute de cifre financiare care folosesc toate dou zecimale (de exemplu, pentru numrul de ceni). Pentru a fixa numrul de zecimale ale unei intrri numerice, urmai paii: 1. Alegei ToolsOptions de pe bara de meniu.
75
Caseta de dialog Options se deschide. 2. Alegei eticheta Edit din caseta de dialog Options. 3. Selectai caseta de validare Fixed Decimal. Din start, Excel fixeaz numrul de zecimale la dou zecimale la stnga numrului pe care l introducei. Pentru a schimba setarea, continuai cu pasul 4, altfel continuai cu pasul 5. 4. Introducei un nou numr n csua de text Places sau folosii butoanele pentru a schimba valoarea. 5. Apsai OK sau Enter. Excel afieaz indicatorul de stare Fix pe bara de stare pentru a va aduce la cunotin c trstura Fixed Decimal este activat.
Fixarea zecimalelor
Cnd setarea Fixed Decimal este activ, Excel adaug un punct zecimal pentru orice valoare numeric introdus. Oricum, dac vrei s introducei un numr fr punct zecimal sau un numr cu un punct zecimal ntr-o poziie diferit fa de cea stabilit anterior, va trebui s v amintii s introducei de unul singur punctul zecimal. Spre exemplu, pentru a introduce numrul 1099 n loc de 10.99, atunci cnd punctul zecimal este fixat la 2, introducei 1099. n celul. i, n numele Domnului, v rugm s nu cumva s uitai s dezactivai facilitatea Fixed Decimal nainte de a ncepe s lucrai cu o alt foaie de lucru sau s ieii din Excel. Altfel, cnd intenionai s introducei valori cum ar fi 20, v vei trezi cu 0.2 i habar nu vei avea despre ceea ce se ntmpl.
Dup fixarea zecimalelor pentru valorile numerice, Excel adaug automat punctul zecimal dup orice valoare numeric pe care o introducei - tot ce trebuie s facei este s tastai cifrele, completnd intrarea n celul. De exemplu, pentru a introduce valoarea numeric 100.99 ntr-o celul dup fixarea punctului zecimal la 2 cifre, introducei 10099. Cnd completai intrarea n celul, Excel insereaz automat un punct zecimal la dou cifre din dreapta numrului pe care l tastai, rezultnd 100.99 n celul. Cnd dorii s revenii la intrarea iniial de date pentru valori numerice (unde introducei de unul singur punctul zecimal), deschidei caseta de dialog Options, alegei din nou eticheta Edit, deselectai caseta de validare Fixed Decimal, i apsai OK sau Enter. Excel ndeprteaz indicatorul Fix de pe bara de stare.
76
Folosind blocul de taste numerice Putei face s mearg mai bine facilitatea Fixed Decimal prin selectarea grupului de celule n care dorii s introducei numerele (a se vedea Introduceri de date n zonele de lucru, mai trziu n acest capitol) i apoi s apsai Num Lock astfel nct s introducei toate datele de la tastatura numeric (ca la maina de marcat cu 10 taste). Folosind aceast modalitate, tot ce trebuie s facei pentru a introduce valorile n fiecare celul este s tastai cifrele numrului i s apsai Enter de la tastatura numeric - Excel va introduce automat punctul zecimal n locul potrivit pe msur ce mut pointerul mouse-ului n jos spre urmtoarea celul. Chiar mai bine dect att, cnd terminai de introdus ultima valoare ntr-o coloan, apsnd Enter, cursorul se mut pe prima celul de sus din urmtoarea coloan a seleciei. Figurile 2-4 i 2-5 ilustreaz cum putei face s mearg metoda cu 10 taste pentru dumneavoastr. n Figura 2-4, facilitatea Fixed Decimal a fost activat (folosind setarea iniial cu dou zecimale), i blocul de celule din B3 pn la D9 a fost selectat. De asemenea vedei c ase intrri au fost deja fcute n celulele B3 pn la B8 i a aptea, 30834.63, este n curs de completare n celula B9. Pentru a realiza aceast intrare cnd trstura Fixed Decimal a fost activat, tastai pur i simplu 3083463 de la tastatura numeric. Figura 2-5 v prezint ceea ce se ntmpl cnd apsai Enter (de la tastatura normal sau de la cea numeric). Dup cum vedei, Excel nu adaug doar punctul zecimal la valoarea din celula B9, dar mut de asemenea pointerul mouse-ului n sus la celula C3, unde putei continua introducerea valorilor pentru aceast coloan.
Figura. 2-4: Pentru a nregistra valoarea 30834.63 n celula B9, nu introducei dect 3083463 i apsai Enter.
77
Figura. 2-5: Cnd apsai Enter pentru a introduce 30834.63 n celula B9, programul mut automat cursorul n celula C3.
Introducerea datelor fr prea multe discuii La prima vedere, v poate prea puin ciudat faptul c datele i ora nu sunt introduse ca text n celulele unei foi de lucru, ci ca valori. Motivul este chiar simplu: data i ora introduse ca valori pot fi folosite n formule de calcul, n timp ce data i ora introduse ca text n-ar putea fi folosite. Spre exemplu, dac introducei dou date ca valori, putei apoi s realizai o formul care face scderea ntre data mai recent i data mai veche i returneaz numrul de zile dintre acestea. Aceasta practic nu s-ar fi putut ntmpla dac ai fi introdus cele dou date ca intrri de text. Excel determin dac data sau ora tiprit este introdus ca valoare sau ca text dup formatul pe care l folosii. Dac folosii un format de dat sau de or ncorporat al Excel, programul recunoate data sau ora ca o valoare. Dac nu folosii unul din formatele ncorporate, programul introduce data sau ora ca o intrare de text - este chiar simplu. Excel recunoate urmtoarele formate de or: 3:21 PM 3:21:04 PM 15:21 15:21:04 Excel cunoate urmtoarele formate de dat. (de reinut c ntotdeauna abrevierile pentru lun folosesc primele trei litere din numele lunii, ca n Jan, Feb)
78
November 24, 1999 or November 24, 99 11/24/99 sau 11-24-99 24-Nov-99 sau 24/Nov/99 sau 24Nov99 24-Nov sau 24/Nov sau 24Nov Nov-99 sau Nov/99 sau Nov99 Datele anului 2000 Probabil c v ntrebai ce se ntmpl dac introducei o dat din anul 2000 ntr-o celul a foii de lucru. Ei bine, n ciuda tuturor materialelor nspimnttoare despre virusul Y2K (prescurtare pentru anul 2000 de care sigur ai auzit), introducnd o dat cndva n secolul urmtor al noului mileniu n foaia dumneavoastr de lucru nu va produce o devastare a calculatorului personal sau nu va cauza o pierdere n diagrama profitului companiei.
Jocul datelor
Datele sunt stocate ca numere seriale care indic numrul de zile scurse de la o anumit dat de nceput; orele sunt stocate ca fracii zecimale, indicnd partea scurs din cele 24 de ore. Excel suport dou sisteme de date: sistemul de date 1900 folosit de Excel pentru Windows, unde 1 Ianuarie 1900 este data de nceput (numrul de serie 1) i sistemul 1904 folosit de Excel pentru Macintosh, unde data de nceput este 2 Ianuarie 1904. Dac vreodat avei de-a face cu un registru de lucru creat cu Excel pentru Macintosh care conine date ce apar devastate cnd deschidei fiierul, putei rectifica aceast problem prin alegerea ToolsOptions de pe bara de meniuri, selectnd eticheta Calculation din caseta de dialog Options i apoi selectnd caseta de validare 1904 date system din Workbook options nainte de a apsa OK.
Contrar a ceea ce ai putea crede, cnd introducei date n secolul 21, trebuie s introducei doar ultimele dou cifre ale anului. Astfel, pentru a introduce data 6 ianuarie 2000 ntr-o foaie de lucru, introducei 1/6/00 n celul. De asemenea, pentru a introduce data 15 februarie 2010 ntr-o foaie de lucru, introducei 2/15/10 n celul. Reinei c acest sistem care necesit doar ultimele dou cifre ale datei n secolul 21 funcioneaz doar pentru primele trei decenii ale noului secol (din
79
2000 pn n 2029). Pentru a introduce date ale anilor de dup 2030, trebuie s introducei toate cifrele anului. Aceasta nseamn de asemenea, oricum, pentru a pune datele pentru primele trei decenii ale secolului 20 (din 1900 pn n 1929), trebuie s introduceti toate patru cifre ale anului. De exemplu, pentru a pune data 21 iulie 1925, trebuie s introducei 7/30/1925 n celul. Altfel, dac introducei doar ultimele dou cifre (25) ale anului parte a datei, Excel va introduce o dat pentru anul 2025 i nu pentru 1925! Chiar i atunci cnd introducei toate cele patru cifre ale anului, Excel accept totul cu excepia penultimelor dou cifre. Acesta nseamn c data 30 July 2025 i cea de 30 July 1925 apar astfel 7/30/25 n celulele lor. Din pcate, singura modalitate de a spune separat este fie s punei indicatorul de celul n celula lor i s citii ce apare n bara de formule (7/30/1925 ca opus lui 7/30/2025) sau s aplicai un format al datei n celula lor care afieaz toate patru cifre ale anului. (detalii n paragraful Folosind Caseta de Dialog a Formatrii Celulelor din Capitolul 3).
Realiznd acele fabuloase formule

Ca toate intrrile din Excel, formulele sunt adevarata munc a unei pagini de lucru. Dac stabilii corect o formul, v calculeaz rspunsul corect cnd o introducei pentru prima dat ntr-o celul. De aici ncolo, se menine singur la mod, recalculnd rezultatele oricnd modificai orice valoare pe care formula o utilizeaz. Pentru ca Excel s tie c urmeaz s introducei o formul (mai degrab dect un text sau o valoare) n celula curent, ncepei formula cu semnul egal (=). Cele mai simple formule urmeaz semnului egal, construite ca de exemplu SUM sau AVERAGE. (mai multe informaii n ceea ce privete utilizarea funciilor n formule, n paragraful Inserarea unei funcii ntr-o formul cu Paste Function i Formula Palette din acest capitol.) Alte formule simple utilizeaz o serie de valori i celule indicatoare care conin valori separate de unul sau mai muli operatori matematici dintre urmtorii:
80
+ (semnul plus) pentru adugare - (semnul minus sau liniua) pentru scdere * (asterisk) pentru multiplicare / (slash) pentru mprire ^ (cciula) pentru a ridica un numr la o putere De exemplu, pentru a crea o formul n celula C2 care multiplic o valoare introdus n celula A2 cu o valoare din celula B2, introducei urmtoarea formul n celula C2: =A2*B2 Pentru a introduce aceast formul n celula C2, parcurgei urmtorii pai: 1. Selectai celula C2. 2. Tastai ntreaga formul =A2*B2 n celul. 3. Apsai Enter. Sau 1. Selectai celula C2. 2. Introducei = (semnul egal). 3. Selectai celula A2 n foaia de lucru folosind mouse-ul sau tastatura. Aceasta are ca efect apariia referinei celulei A2 n formul.(cum se poate observa i n Figura 2-6). 4. Introducei * . Asterisk-ul este folosit pentru multiplicare, n locul semnului X pe care l-ai folosit n timpul colii. 5. Selectai celula B2 n foaia de lucru folosind mouse-ul sau tastatura. Aceast aciune poziioneaz referina celulei B2 n formul (cum se prezint n Figura 2-7).
81
Figura. 2-6: Pentru a ncepe introducerea formulei, introducei = i apoi selectai celula A2.
Figura. 2-7: Pentru a completa i partea a doua a formulei, introducei * i selectai celula B2.
6. Facei clic n caseta Enter pentru a finaliza introducerea formulei, meninnd concomitent indicatorul celulei n celula C2. Excel afieaz rspunsul calculat n celula C2 i formula =A2*B2 n bara de formule (aa cum se prezint n Figura 2-8).
82
Cnd terminai de introdus formula =A2*B2 n celula C2 a unei foi de lucru, Excel afieaz rezultatul calculat n funcie de valorile curente introduse n celulele A2 i B2. Puterea major a foii electronice rezid n capacitatea formulelor de a modifica automat rezultatele calculate pentru a armoniza schimbrile intervenite n celulele folosite n formule. Acum vine partea amuzant: dup crearea unei formule ca cea precedent care se refer la valori din anumite celule (i deci nu conine ea nsi numerele respective), putei schimba valorile n acele celule, iar Excel va recalcula automat formula, folosind aceste noi valori i afind noul rezultat n foaia de lucru! Folosind exemplele din Figura 2-8, s presupunem c vrei s modificai valoarea din celula B2 de la 100 la 50. n momentul n care ai fcut aceast schimbare n celula B2, Excel recalculeaz formula i afieaz noul rezultat, adic 1000, n celula C2.
Figura. 2-8: Cnd facei clic n caseta Enter, Excel afieaz rezultatul n celula C2 n timp ce formula apare n bara de formule de deasupra.
83
Dac vrei ceva, doar indicai care este acel lucru!

Metoda de selectare a celulelor pe care le folosii ntr-o formul, mai degrab dect s tastai referinele celulei, este cunoscut ca pointing. Pointing nu este doar mai rapid dect tiprirea referinelor de celule, de asemenea reduce i riscul de a tipri referina de celul greit. Cnd tastai o referin de celul, putei foarte uor s tastai litera greit a coloanei sau numrul greit al liniei i s nu realizai greeala doar uitndu-v la rezultatul calculat returnat n celul. Dac selectai celula pe care dorii s o folosii ntr-o formul, fie apsnd pe ea, fie mutnd indicatorul celulei n ea, este mai mic ansa c vei introduce referina de celul greit.
Schimbarea ordinii naturale a operaiilor

Multe formule pe care le creai folosesc mai mult de o operaie matematic. Excel execut fiecare operaie, parcurgnd de la stnga la dreapta, n conformitate cu o anumit ordine strict (ordinea natural a operaiilor aritmetice). n aceast ordine, nmulirea i mprirea au mai mare importan decat adunarea i scderea i de aceea sunt executate primele, chiar dac aceste operaii nu apar primele n formul (n citirea de la stnga la dreapta). Considerm seria de operaii din formula urmtoare: =A2+B2*C2 Dac celula A2 conine numrul 5, B2 conine numrul 10, i C2 conine numrul 2, Excel evalueaz formula dup cum urmeaz: 5+10*2 n aceast formul, Excel nmulete 10 cu 2 (egal 20) i apoi adun acest rezultat cu 5 i obine rezultatul 25. Dac dorii ca Excel s execute adunarea dintre valorile din celula A2 i B2 nainte ca programul s nmuleasc rezultatul cu valoarea din celula C2, introduceti operaia de adunare ntre paranteze dup cum urmeaz: =(A2+B2)*C2
84
Parantezele din jurul adunrii i comunic Excel-ului c dorii aceast operaie executat nainte de nmulire. Dac celula A2 conine numrul 5, B2 conine numrul 10, i C2 conine numrul 2, Excel adun 5 la 10 (care este egal cu 15) i apoi nmultete acest rezultat cu 2 i se obine rezultatul 30. n formule mai ciudate, va fi necesar s adugai mai mult de un set de paranteze (ca ppuile de lemn ruseti care sunt introduse una n cealalt), una n interiorul alteia pentru a indica ordinea n care dorii s aib loc calculele. Cnd introducei parantezele, Excel calculeaz n primul rnd ceea ce este coninut n perechea de paranteze din centru i apoi utilizeaz acest rezultat n calculele urmtoare. De exemplu, considerai urmtoarea formul: =(A4+(B4-C4))*D4 Excel scade mai nti valoarea din celula C4 din valoarea celulei B4, apoi adun diferena la valoarea celulei A4, i n cele din urm nmulete suma cu valoarea din D4. Fr utilizarea parantezelor, Excel va nmuli mai nti valoarea celulei C4 cu cea din D4, va aduna valoarea din A4 la cea din B4, apoi va executa scderea.
S
T FA
Nu v facei prea multe griji cnd introducei paranteze ntr-o formul dac nu le mperecheai corect adic dac nu avei o parantez nchis pentru fiecare parantez deschis din formul. Daca nu introducei o parantez nchis pentru fiecare paranteza deschis, Excel afieaz o caset de dialog de alert care sugereaz corecia care se impune s fie fcut pentru a echilibra formula. Dac suntei de acord cu corecia sugerat de program, pur i simplu selectai butonul Yes.
Jonglnd cu formulele
n situaii concrete, chiar i cea mai bun formul poate apare ca fiind greit odat ce o introducei n foaia de lucru. Putei spune imediat c o formul este aberant pentru c n locul valorii frumos calculate pe care v ateptai s o vedei n celul, obtinei un ciudat, incomprehensibil mesaj ncepnd cu semnul numrului (#) i sfrindu-se cu un semn de exclamatie (!) sau, n unele cazuri, un semn de intrebare (?). Aceast ciudenie este cunoscut ca o valoare eronat. (error value). Scopul ei este de a v informa despre faptul c unele elemente - fie chiar din formul sau dintr-o referin de celul ctre o formul avertizeaz Excel-ul de returnarea valorii calculate anticipat. Cel mai ngrijortor lucru n privina valorilor eronate este c ele pot contamina i alte formule din foaia de lucru. Dac o formul returneaz o
85
valoare eronat ntr-o celul i o a doua formul n alt celul se refer la valoarea calculat cu prima formul, cea de-a doua formul returneaz aceeai valoare eronat i aa mai departe. Dac ntr-o celul v apare o valoare eronat, trebuie s descoperii cauza i s editai din nou formula n foaia de lucru. Tabelul 2-1 v prezint cteva valori eronate pe care este posibil s le ntlnii n cadrul foilor de lucru, i explic cele mai obinuite cauze care pot provoca aceste erori.
Tabelul 2-1
Erori pe care le putei ntlni n formule greite

Ce se ntampl? Apare atunci cnd n formul exist o mprire la o celul ce conine valoarea zero sau care, n cele mai multe cazuri, este goal. mprirea la 0 nu este acceptat de matematica noastr. Apare atunci cnd formula se refer la un argument (a se vedea Capitolul 6 pentru informaii referitoare la argumente) care nu exist n foaia de lucru. Acest cod de eroare apare cnd introducei greit numele argumentului sau nu introducei ntre ghilimele textul utilizat n formul, ceea ce determin interpretarea textului drept argument. Apare cel mai adesea cnd inserai un spaiu (unde ar fi trebuit sa utilizai virgula) pentru separarea referinelor de celule folosite ca argumente pentru funcii. Apare atunci cand Excel constat o problem cu un numr din formul, cum ar fi un tip greit de argument ntr-o funcie din Excel sau un calcul n urma cruia se obine un numr prea mare sau prea mic pentru a fi reprezentat n foaia de lucru. Apare atunci cnd Excel ntlnete o referina de celul nevalid, ca atunci cnd tergei o celul la care se face referire n formul sau copiai celule peste cele la care se face referire n formul. Apare cnd folosii un tip greit de argument sau operator pentru o funcie sau cnd introducei o operaie matematic pentru celule ce conin text.
Ceea ce apare n celul #DIV/0!
#NAME?
#NULL! #NUM!
#REF!
#VALUE!
86 ________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru ndreptarea erorilor de introducere a datelor

Cu toii ne dorim sa fim perfeci, dar din pcate cum foarte puini dintre noi sunt, este mai bine s fim pregatii pentru acele momente inevitabile cnd greim. Cnd introducei cantiti mari de date, este foarte uor ca acele mici greeli de tiprire s se strecoare n munca dvs. n ncercarea dumneavoastr de a realiza o foaie de lucru perfect, sunt cteva lucruri pe care le putei face: n primul rnd, folosii Excel pentru a corecta automat anumite erori de tiprire pe msur ce introducei datele folosind facilitatea AutoCorrect; apoi corectai manual orice greeal care rmne, fie n timpul introducerii datelor, fie dup ce ai terminat de introdus.
Excel, chiar poi corecta automat pentru noi?

AutoCorrect este o minune pentru aceia care tind s fac mereu aceleai greeli de tiprire. Folosind AutoCorrect putei adapta Excel 2000 la greelile dumneavoastr personale i indica programului cum s le corecteze. Cnd instalai Excel pentru prima dat, acesta tie deja s corecteze automat primele dou majuscule la nceputul unui cuvnt (prin transformarea celei de-a doua litere n liter min), s scrie cu majuscule zilele sptmanii, s nlocuiasc anumite texte i greeli cu forma corect a acestora. Oricnd dorii i utilizai Excel putei aduga ceva la lista de texte pentru nlocuire. Textele de nlocuire pot fi de 2 tipuri: greeli de tiprire pe care le facei frecvent, care vor fi nlocuite cu forma corect a lor i abrevieri sau acronime pe care le folosii mereu, care vor fi inlocuite cu forma lor ntreag. Pentru a aduga textele de nlocuire: 1. 2. 3. 4. 5. Alegei ToolsAutoCorrect de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog AutoCorrect. Introducei textul greit sau prescurtarea n caseta Replace. Introducei corectura sau forma ntreag n caseta With. Apsai butonul Add sau Enter pentru a aduga noile corecturi n lista AutoCorrect. Apsai butonul OK pentru a prsi caseta de dialog AutoCorrect.
87
Figura 2-9 prezint caseta de dialog AutoCorrect dup ce ai introdus mge n caseta Replace text i Mother Goose Enterprises n caseta With text. Dup apsarea butonului Add pentru a aduga aceste abrevieri la lista i dup nchiderea casetei de dialog AutoCorrect, nu mai trebuie s pierdem timpul s introducem Mother Goose Enterprises in nici o foaie de lucru pe care o crem pentru c facilitatea AutoCorrect va transforma mge in Mother Goose Enterprises de ndat ce l tiprim.
Figura 2-9: Introducerea acronimului i a coreciei automate cu care s-l nlocuiasc Excel.
Editarea celulei
n ciuda ajutorului oferit de AutoCorrect, cteva greeli nu vor vrea s dispar. Modul n care le corectai depinde de momentul n care le sesizai, nainte sau dup completarea celulei. Dac sesizai greeala nainte de a completa celula, o putei terge apsnd Backspace (tasta de deasupra tastei Enter) pn cnd nlturai toate caracterele incorecte din celul. Apoi putei rescrie restul textului sau formula nainte de a finaliza introducerea de date n celul. Dac nu descoperii greeala dect dup ce ai terminat de introdus n celul, avei de ales ntre a nlocui ntregul coninut sau doar a edita greelile. Atunci cnd este vorba de intrri de dimensiuni mici vei prefera s schimbai ntreg coninutul. Pentru a nlocui coninutul unei celule trebuie s v poziionai cu pointer-ul pe celul, s introducei textul, iar apoi s finalizai nlocuirea executnd clic pe Enter sau apsnd Enter sau tastele direcionale.
88
Cnd greeala este uor de corectat i coninutul este de dimensiuni mari, vei prefera s editai celula dect s nlocuii ntreg coninutul. Pentru a edita celula facei dublu-clic pe celul sau apsai F2. Oricare dintre cele dou modaliti reactiveaz bara de formule afind casetele Enter i Cancel, poziionnd punctul de inserare n celul. (Punctul de inserare se va plasa acolo unde ai fcut dublu-clic, sau dup ultimul caracter al celulei dac ai apsat F2). Observai de asemenea c indicatorul trece n modul Edit. Ct se gsete n acest mod putei folosi mouse-ul sau tastele direcionale pentru a poziiona punctul de inserare n celula n care realizm modificrile. Tabelul 2-2 prezint tastele pe care le putei utiliza pentru a repoziiona punctul de inserare i a terge greelile. Dac dorii s introducei noi caractere pur i simplu ncepei tastarea lor. Dac dorii s tergei vechile caractere pe msura introducerii noilor caractere, apsai Insert pentru a trece din modul normal de inserare la modul de suprascriere (overtype). Pentru a reveni la modalitatea normal de inserare apsai Insert a doua oar. Cnd ai terminat de fcut modificri n celul trebuie s finalizai editarea apsnd Enter nainte ca Excel s actualizeze modificrile. Ct timp Excel este n modul de editare, trebuie s reintroduceti coninutul celulelor editate fie prin clic pe Enter fie apsnd tasta Enter. Putei folosi sgeile pentru a finaliza o intrare doar dac programul este n modul Enter. Cnd suntei n modul de editare, sgeile mut punctul de inserare n cadrul celulei i nu de la o celul la alta.
Tabelul 2-2
Tasta Delete Backspace End sau Home Ctrl + Ctrl + Insert
Taste pentru a repara greelile de tiprire

Ce face tasta? terge caracterul din dreapta punctului de inserare terge caracterul din stinga punctului de inserare Poziioneaz punctul de inserare cu un caracter spre stanga Poziioneaz punctul de inserare cu un caracter spre dreapta Poziioneaz punctul de inserare, cand se afl la sfaritul unei intrri, la poziia anterior ctre stanga Mut punctul de inserare dup ultimul caracter al intrrii Mut punctul de inserare in faa primului caracter al celulei Poziioneaz punctul de inserare n faa urmtorului cuvant din intrare Poziioneaz punctul de inserare n faa cuvaintului anterior al intrrii Schimb ntre ele modurile inserare i suprascriere
89
Povestea a doua editri: editarea n celul vs. editarea cu bara de formule

Excel v ofer pentru editarea coninutului unei celule posibilitatea alegerii ntre editarea n celula i editarea cu bara de formule. Dei, de cele mai multe ori, editarea celul este bun, cnd avem de-a face cu intrri foarte mari de date (precum formule imense care nu se mai termin sau texte coninnd paragrafe dup paragrafe), vei prefera bara de formule. Aceasta pentru c Excel extinde bara de formule pentru attea rnduri ct este nevoie pentru a afia ntreg coninutul celulei, dei n afiarea foii de lucru, coninuturile celulei pot disprea de pe ecran. Pentru a edita coninutul n bara de formule, trebuie s poziionai pointer-ul mouse-ului n celul i s efectuai dublu-clic oriunde (de obicei n primul loc unde e necesar o schimbare) n celul sau n bara de formule.
Eliminarea greutilor de introducere a datelor

nainte de a finaliza subiectul introducerilor de date, s amintim nite comenzi rapide care v ajut s simplificai aceast munc plictisitoare i laborioas. Aceste sugestii includ folosirea facilitilor AutoComplete i AutoFill, precum i realizarea de intrri de date ntr-o zon preselectat de celule precum i introducerea acelorai date ntr-un grup de celule n acelai timp.
Nu sunt ntreg fr tine!

Facilitatea AutoComplete din Excel 2000 nu este ceva cu care s putei face orice, ci este ceva de care trebuie s inei seama cnd introducei date. n ncercarea lor de a reduce cantitatea de date de introdus, inginerii notri de le Microsoft v vin n ajutor cu opiunea AutoComplete. AutoComplete este un fel de ghicitor al gndurilor dvs., care anticipeaz ceea ce dorii s introducei n continuare, bazndu-se pe ceea ce ai introdus deja. Aceasta caracteristic intr n aciune atunci cnd intoducei o coloan de nregistrri de text (Nu este activ cnd introducei valori, formule sau rnduri de text). Pentru o astfel de coloan de text, AutoComplete ine cont de
90
nregistrrile deja introduse n rndurile anterioare de pe acea coloan i n momentul n care noua intrare ncepe cu aceeai liter cu a unei negistrri deja existente, realizeaz un duplicat n rndurile care urmeaz. De exemplu, s spunem c eu introduc Jack Sprat Diet Centers (una din companiile deinute i gestionate de Mother Goose Enterprises) n celula A3 i apoi mut pointer-ul jos la celula A4 n linia de mai jos i aps J (indiferent dac este minuscul sau majuscul) AutoComplete insereaz imediat ack Sprat Diet Centers n aceast celul dup litera J, ca n Figura 2-10.
Figura. 2-10: Opiunea AutoComplete realizeaz un duplicat al nregistrrii anterioare dac ncepei o nou intrare de date cu aceeai liter, pe aceeai coloan.
Acest lucru este minunat dac se ntmpl s avei nevoie de Jack Sprat Diet Centers drept titlu de rnd pentru celulele A3 i A4. Anticipnd c s-ar putea ca noua intrare de text, dei diferit, s nceap cu aceeai liter ca nregistrarea de deasupra, AutoComplete selecteaz automat tot ceea ce se gsete dup prima liter din introducerea duplicat (de la ack, n acest exemplu). Aceasta v d posibilitaea de a nlocui varianta oferita de AutoComplete doar prin continuarea introducerii de date (ceea ce am fcut dup realizarea Figurii 2-10 pentru c aveam nevoie s introduc Jack and Jill Trauma Centers - alta companie a mother Goose Enterprises - n celula A4). Dac nlturai varianta oferit de AutoComplete tiprind un text personal (n exemplu - schimbarea lui Jack Sprat Diet Centers n Jack and Jill Trauma Centers din celula A4), practic dezactivai abilitatea de a mai oferi duplicate pentru acea liter. Deci, dac, de exemplu, dup schimbarea lui Jack Sprat Diet Centers in Jack and Jill Trauma Centers in celula A4, AutoComplete nu va mai face nimic dac eu tipresc apoi J n celula A5. Cu alte cuvinte suntei pe cont propriu dac nu acceptai sugestiile lui AutoComplete.
91
Umplei folosind opiunea AutoFill

Multe din foile de lucru pe care le creai n Excel cer introducerea unor serii secveniale de date sau de numere. De exemplu, ntr-o foaie de lucru poate dorii s intitulai coloanele cu cele 12 luni de la ianuarie la decembrie sau s numerotai rndurile de la 1 la 100. Caracteristica AutoFill din Excel micoreaz efortul pentru acest gen de munc repetitiv. Tot ceea ce trebuie s introducei este valoarea de nceput a seriei. n cele mai multe cazuri AutoFill este suficient de inteligent s-i dea seama cum dorii s extindei seria cnd tragei ghidajul de umplere ctre dreapta (pentru a extinde seria de-a lungul coloanelor ctre dreapta) sau n jos (pentru a extinde seria pe rndurile inferioare).
T FA
Nu omitei faptul c AutoFill arat astfel: "+" i apare doar atunci cnd poziionai pointer-ul mouse-ului n colul dreapta-jos al celulei (sau n ultima celul dac ai selectat o zon de date). inei minte c dac tragei o selecie, iar pointer-ul mouse-ului arat ca o cruce alb i nu ca un plus negru, Excel doar va extinde selecia de celule la acele celule prin care defilai (a se vedea Capitolul 4). Cnd creai serii prin umplere, putei trage doar ntr-o direcie la un moment dat. De exemplu, putei extinde seria sau umple poziia din stnga sau din dreapta celulei care conine valorile iniiale sau putei extinde seria sau umple poziia de deasupra sau de sub celula ce conine valorile iniiale. Nu putei extinde seria sau umple poziile n 2 direcii diferite n acelai timp (cum ar fi n jos i la dreapta trgnd ghidajul de umplere pe diagonal). Pe msur ce tragei mouse-ul, programul v informeaz despre orice intrare care va fi introdus n ultima celul selectat afind-o lng pointer-ul mouse-ului. Dup ce eliberai butonul mouse-ului, Excel fie creeaz o serie n toate celulele pe care le-ai selectat, fie umple ntregul rnd cu valoarea iniial. Figurile 2-11 i 2-12 ilustreaz modul de folosire a opiunii AutoFill pentru a introduce un rnd care s conin lunile, ncepnd cu ianuarie n celula B2 i sfrind cu iulie n G2. Pentru a face acest lucru, nu trebuie dect s introducei January n celula B2 i apoi s poziionai pointer-ul n colul dreapta jos al celulei nainte de a trage spre dreapta pn n celula G2 (ca n Figura 2-11). Cnd eliberai butonul mouse-ului, Excel umple cu numele restul lunilor (February - June) n celulele selectate (ca n Figura 2-12). inei seama c Excel menine selectate celulele cu seria de luni dndu-v posibilitatea s o mai modificai. (Dac ai mers prea departe, putei trage ghidajul de umplere spre
92
Figura 2-11: Pentru a crea o serie de luni, introducei January n prima celul i apoi folosii ghidajul de umplere pentru a selecta celulele n care vor fi introduse lunile.
stnga pentru a mai elimina de pe list lunile; dac nu ai mers destul de departe, putei trage spre dreapta pentru a mai extinde lista lunilor).
Figura 2-12: Cnd eliberai butonul mouse-ului, Excel umple selecia celulelor cu restul lunilor.
Tabelul 2-3 prezint nite valori iniiale pe care AutoFill le poate folosi i tipul seriilor pe care Excel le poate crea cu ele. Lucrul cu seriile spaiate AutoFill folosete valorile iniiale selectate (data, ora, ziua, anul .a.m.d.) pentru a realiza seria. Toate exemplele de serii prezentate n Tabelul 2-3 se schimb cu un factor de 1 (o zi, o lun, un numr). Putei cere lui AutoFill s creeze o serie care s se schimbe cu un alt factor: introducei dou valori n celule nvecinate care descriu schimbrile pe care le dorii ntre valorile seriei. Realizai selecia iniial cu aceste 2 valori i apoi le extindei cu ghidajul de umplere.
93
De exemplu, pentru a ncepe o serie cu smbt i a introduce orice alt zi pe linie, introducei Saturday n prima celul i Monday n celula de alturi. Dup selectarea ambelor celule, tragei ghidajul de umplere de-a lungul celulelor la dreapta att ct este necesar pentru a mri seria. Cnd eliberai butonul mouse-ului, Excel urmeaz exemplul dat n primele 2 celule introducnd fiecare zi altfel (miercuri la dreapta lui luni, vineri la dreapta lui miercuri etc).
Tabelul 2-3
Taste pentru a repara greelile de tiprire
Valoarea introdus n Seria extinsa creat de AutoFill n urmtoarele trei prima celul celule June July, August, September Jun Jul, Aug, Sep Tuesday Wednesday, Thursday, Friday Tue Wed,Thu, Fri 4/1/99 4/2/99, 4/3/99, 4/4/99 Jan-00 Feb-00, Mar-00, Apr-00 15-Feb 16-Feb, 17-Feb, 18-Feb 10:00 PM 11:00 PM, 12:00 PM, 1:00 PM 8:01 9:01, 10:01, 11:01 Quarter 1 Quarter2, Quarter3, Quarter4 Qtr1 Qtr2, Qtr3, Qtr4 Q1 Q2, Q3, Q4 Product1 Product2, Product3, Product4 1-st product 2nd product, 3rd product, 4th product Copierea cu ajutorul opiunii AutoFill Putei folosi AutoFill pentru a copia un text ntr-o zon de date (n loc s realizai o serie cu valori relaionate). Pentru a copia un text ntr-o zon de celule, trebuie s meninei apsat Ctrl n timp ce facei clic i tragei ghidajul de umplere. Un semn plus va aprea n dreapta indicatorului de umplere - semn c AutoFill va copia textul n celula activ n loc s creeze o zon folosindu-l (putei sesiza acest lucru i pentru c textul care apare lang pointer-ul mouse-ului pe msur ce tragei conine acelai text ca celula iniial). Dac meninei apsat Ctrl pe msur ce tragei ghidajul de umplere copiai un text, exact invers se va ntampla dac lucrai cu valori! Dac introducei un numr - 17, ntr-o celul i apoi tragei ghidajul de umplere pe linie, Excel copiaz exact numrul 17 n celulele selectate. Dac apsai Ctrl i tragei ghidajul de umplere, Excel umple seria (17, 18, 19 etc).
94
Crearea de liste personalizate pentru AutoFill Pe lng seriile pe care le folosete Auto Fill, putei crea propriile dumneavoastr serii. De exemplu, n legtur cu Mother Goose Enterprises, vei gsi urmtoarele companii: Jack Sprat Diet Centers Jack and Jill Trauma Centers Mother Hubbard Dog Goodies Rub-a-Dub-Dub Hot Tubs and Spas Georgie Porgie Pudding Pies Hickory, Dickory, Dock Clock Repair Little Bo Peep Pet Detectives Dect s introducei aceast list n celulele fiecrei noi foi de lucru (sau chiar s le copiai dintr-o foaie deja existent), mai bine creai o serie personalizat care reproduce ntreaga list de companii prin introducerea Jack Sprat Diet Centers n prima celul i apoi tragnd ghidajul de umplere n celulele goale pn la locul unde restul companiilor ar trebui s apar. Pentru a crea aceast serie personalizat, urmai paii: 1) Alegei Tools Options de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Options. 2) Alegei Custom Lists pentru afiarea casetelor de dialog Custom lists i List entries. Dac deja ai ntmpinat greuti la tiprirea unei liste personale, mergei la pasul 3a. Dac nu ai tiprit nc seria ntr-o foaie de lucru deeschis, mergei la pasul 3b. 3a) Facei clic pe ImportList din lista de texte i apoi tragei caseta de dialog pentru a vedea lista dumneavoastr i a selecta grupul de celule (detalii n Capitolul 3). Dup selectarea celulelor, facei clic pe butonul Import pentru a copia acest list n caseta List entries i srii la pasul 5. 3b) Alegei caseta List entries i apoi introducei fiecare intrare (n ordinea dorit) asigurndu-v c ai apsat Enter dup fiecare intrare. Cnd toate intrrile din lista personalizat apar n lista casetei List entries n ordinea pe care o dorii trecei la pasul 4.
95
4) Alegei butonul Add pentru a aduga lista n caseta Custom lists. Finalizai introducerea tuturor listelor personale de care avei nevoie urmnd paii anteriori. Dup ce ai terminat, trecei la pasul 5.
Figura 2-13: Crearea unei liste personalizate cu companii, folosind nregistrrile foii de lucru.
5) Alegei OK sau apsi Enter pentru a nchide caseta de dialog Options i a reveni la foaia de lucru curent a registrului activ. Dup adugarea unei liste personalizate n Excel ar trebui doar s introducei prima intrare ntr-o celul i apoi s folosii ghidajul de umplere n celulele de mai jos sau din dreapta.
T FA
Dac nu dorii s mai introducei nici prima intrare, folosii facilitatea AutoCorrect la care ne-am referit mai devreme n capitolul Excel, chiar poi corecta automat pentru noi ? pentru a crea o intrare care se va completa de ndat ce introducei acronimul dumneavoastr (de exemplu jsdc pentru Jack Sprat Diet Centers).
96
Realizarea introducerilor de date ntr-o zon de celule

Dac dorii s introducei un tabel cu informaii ntr-o nou foaie de lucru, putei s simplificai munca de introducere a datelor selectnd toate celulele goale n care dorii s introducei aceste date nainte de a ncepe s introducei orice informaie. Trebuie doar s poziionai pointer-ul n prima celul a ceea ce urmeaz s devin tabelul de date i apoi selectai toate celulele din coloanele i rndurile consecutive (pentru informaii despre cum trebuie selectate grupurile de celule, consultai Capitolul 3). Dup selectarea grupului de celule, putei ncepe introducerea primei intrri. Cnd selectai o zon de celule nainte de a ncepe introducera informaiilor, Excel restricioneaz intrrile de date dup cum urmeaz: Indicatorul celulei se deplaseaz automat n urmtoarea celul a zonei, n momentul n care facei clic pe caseta Enter sau pe tasta Enter pentru a completa fiecare celul. ntr-o zon de celule care conine cteva rnduri i coloane, pe msur ce terminai de introdus nregistrrile, Excel avanseaz indicatorul celulei n josul fiecrui rnd al coloanei. Cnd acesta ajunge pe ultimul rnd selectat al unei coloane, avanseaz n primul rnd selectat din urmtoarea coloan din dreapta. Dac urmtoarea zon de celule are un singur rnd, Excel avanseaz indicatorul celulei de la stnga la dreapta, de-a lungul rndului. Cnd terminai de introdus intrrile de date n ultima celul din zona respectiv, Excel poziioneaz indicatorul n prima celul a tabelului de date nou completat. Pentru a deselecta zona de celule, facei clic pe pointer-ul mouse-ului ntr-una din celulele foii de lucru (nuntru sau n afara zonei de celule, nu are importan) sau apsai una din tastele direcionale. Asigurai-v c nu apsai o sgeat pentru a completa o intrare ntr-un grup de celule preselectate n loc s facei clic pe Enter sau s apsai Enter. Apsnd o sgeat deselectai grupul de celule pentru c Excel mut pointer-ul. Pentru a muta pointer-ul n cadrul unui grup de celule fr a-l deselecta ncercai urmtoarele metode: Apsai Enter pentru a avansa la celula de pe urmtorul rnd, i apoi de-a lungul fiecrei coloane din zon. Apsai Shift+Enter pentru a v muta la celula anterioar Apsai Tab pentru a avansa la urmtoarea celul n coloana din dreapta i apoi n josul fiecrui rnd al zonei. Apsai Shift +Tab pentru a v muta n stnga, la celula anterioar
97
Apsai Ctrl+.(punct) pentru a v muta dintr-un col al zonei n altul.
Introduceri rapide de date

S
T FA
Putei economisi mult timp i energie atunci cnd dorii ca aceeai nregistrare (text, valoare sau formul) s apar n mai multe celule ale foii de lucru; realiznd acest lucru, printr-o singur operaie. Mai nti selectai zona de celule n care dorii informaia (Excel v permite s selectai chiar mai mult de o zon de celule - a se vedea Capitolul 3), apoi introducei informaiile dorite n bara de formule i apsai Ctrl+Enter pentru a completa intrarea respectiv n toate zonele selectate. Cheia pentru a realiza cu succes aceast operaie este s meninei apsat tasta Ctrl n timp de apsai Enter pentru ca Excel s insereze intrarea din bara de formule n toate celulele selectate. Dac uitai s apsai Ctrl i apsai doar Enter, Excel poziioneaz intrarea doar n prima celul a grupului de celule selectat. Putei accelera introducerea de date ntr-o list care include formule asigurndu-v c n eticheta Edit a casetei de dialog Options, caseta de validare: Extended list formats and formulas este selectat. (pentru aceasta alegei ToolsOptions de pe bara de meniuri). Dac aceast caset este selectat, Excel formateaz automat noile date pe care le introducei n ultimul rnd, n stilul celor din rndurile precedente i de asemenea copiaz formulele care apar n acestea. Trebuie s avei n vedere c pentru ca aceast caracteristic s fie activ, trebuie s fi introdus manual formulele i s fi formatat intrrile n cel puin 3 rnduri anterioare liniei noi.
Cum s facei ca formulele dvs. s funcioneze i mai bine

n acest capitol am prezentat cum s creai formule care efectueaz o serie de operaii matematice simple sum ar fi adunarea, scderea, nmulirea i mprirea. n loc s creai formule mai complexe din combinarea complicat a acestor operaii, putei gsi o funcie Excel care s fac acest lucru. O funcie este o formul predefinit care efectueaz un anumit tip de calcul. Tot ceea ce trebuie s facei pentru a utiliza o funcie este s specificai valorile pe care aceasta le utilizeaz (n vocabularul unui guru al foilor de lucru, acestea sunt numite argumente ale funciei). Ca i n cazul formulelor simple,
98
argumentele pentru cele mai multe funcii sunt numerice (exemplu 22 sau -4,56) sau sunt referine de celule (de exemplu B10) sau ale unei zone de date (de exemplu C3:F3). Ca n cazul formulei pe care o construii dumneavoastr, i n cazul fiecrei funcii pe care o folosii trebuie s ncepei cu semnul egal (=) pentru ca Excel s introduc funcia ca o formul i nu ca un text. Dup semnul =, introducei numele funciei (cu minuscule sau majuscule, nu are importan dac nu scriei numele greit). Dup numele funciei introducei argumentele necesare efecturii calculelor. Toate argumentele funciei sunt introduse ntre paranteze. Dac tastai o funcie direct ntr-o celul, avei grij s nu introducei spaii ntre semnul egal, numele functiei i argumentele din paranteze. Unele funcii folosesc mai mult de o valoare cnd realizeaz calculele destinate. n acest caz, separai fiecare funcie cu o virgul (nu cu spaiu). Dup de ai introdus semnul =, numele funciei i paranteza stng care marcheaz nceputul argumentelor pentru funcie, putei s v poziionai pe orice celul sau zon de date pe care dorii s le folosii ca prim argument n loc s tiprii referina celulei. Cnd funcia folosete mai mult de un argument, putei s v poziionai pe celulele sau selecia de celule pe care dorii s le utilizai ca al 2-lea argument al funciei imediat dup de ai tiprit, (virgul) pentru a completa primul argument. Dup de ai terminat de introdus ultimul argument, introducei o parantez n dreapta pentru a marca sfritul listei de argumente i apoi facei clic pe caseta Enter, apsai Enter sau o sgeat pentru a insera funcia n celul i pentru ca Excel s calculeze rspunsul.
Inserarea unei funcii intr-o formul cu ajutorul paletei de formule i a opiunii Paste Function
Chiar dac putei introduce o funcie tiprind-o direct in celul, Excel ofer un buton pe bara standard care afieaz caseta de dialog cu lista funciilor dintre care o selectai pe cea dorit de dvs. Dup ce ai selectat funcia, Excel deschide paleta de formule sub bara de formule. Aceast palet de formule v permite s specificai argumentele funciei. Adevrata greutate intervine atunci cnd v jucai cu funcii necunoscute sau mai complexe (unele din ele pot fi foarte complicate) i deschidei paleta de formule cnd Clippit, asistentul Office, este activ (a se vedea Sftuindu-v cu asistentul Office - Capitolul 1). n aceste
99
condiii, Clippit este gata s v ajute foarte mult n completarea argumentelor prezentate n paleta de formule, inand seama de toate argumentele de care avei nevoie i se asigur c nu ai greit la folosirea parantezelor i a virgulelor care separ lista argumentelor. Pentru a deschide caseta de dialog Paste Function selectai celula unde dorii introducerea formulei i apoi facei clic pe butonul de alipire (marcat fx) de pe bara Standard. Cnd apsai butonul de alipire, apare caseta de dialog Paste Function, similar cu cea din Figura 2-14. Caseta de dialog Paste Function conine alte dou casete cu liste: categoria funciei (Function category) i numele funciei (Function name). Cnd deschidei aceast caset de dialog, Excel selecteaz automat cea mai recent utilizat funcie din lista Function category i afieaz funciile pe care le folosii de obicei n caseta Function name. Dac funcia dumneavoastr nu se afl printre cele mai recente, trebuie s selectai din caseta Function category categoria potrivit (dac nu tii categoria alegei All - toate). Dup aceea, bineneles trebuie s alegei o funcie particular din caseta Function name.
Figura 2-14: Selectai funcia pe care dorii s o utilizai in caseta de dialog Paste Function.
Cnd selectai o funcie n caseta de dialog Function name, Excel afieaz argumentele necesare funciei n josul acestei casete i insereaz numele
100
funciei (mpreun cu parantelzele obligatorii ) n celula curent. De exemplu, s presupunem c ai selectat funcia SUM (bijuteria coroanei celor mai folosite funcii) n lista din caseta Function list. De ndat de ai procedat astfel, programul pune un semn egal n celul (i pe bara de formule) i arat argumentele astfel: SUM (number1, number2, number3) n josul casetei de dialog a primei funci lipite. Pentru a continua i a completa argumentele pentru funcia SUM apasati butonul OK sau Enter. De ndat ce ai realizat aceast operaie, Excel insereaz SUM( ) n celula curent i pe bara de formule (dup semnul =), iar paleta de formule cu argumentele sumei apar sub bara de formule (ca n Figura 2-15). Aici adugai argumentele pentru funcia SUM.
Figura 2-15: Specificarea argumentelor folosite n funcia selectat din paleta de formule.
Dup cum arat paleta de formule din Figura 2-15, putei selecta pn la 30 de numere pentru a fi nsumate. Ceea ce nu se poate observa (exist mereu o mecherie, nu-i aa?) este c aceste numere nu trebuie s se afle n celule separate. De fapt, de cele mai multe ori vei selecta o ntreag suit de numere din celule adiacente (dintr-o selecie multipl de celule) pe care vei vrea s le nsumai. Pentru a selecta primul argument numeric din caseta de dialog, facei clic pe celul (sau tragei cu mouse-ul peste zona de celule) n foaia de lucru, fiind ateni ca cursorul s se afle n caseta Number 1. Excel afieaz apoi adresa celulei (sau a zonei de celule) n aceast caset, valoarea din celul (celule) - n partea dreapt i totalul calculat - n partea inferioar a paletei de formule, dup cuvintele Formula result = .
101
Nu uitai c atunci cnd selectai celulele, putei minimiza caset de dialog pentru argumente, pe ecran rmnnd doar coninutul casetei de text Number 1. Dup minimizarea casetei astfel nct s putei selecta celulele care vor fi folosite ca prim argument, o putei extinde din nou apsnd butonul de maximizare (singurul aflat n dreapta). Dac nu dorii s minimizai caseta, mai putei s o mutai temporar executnd clic oriunde pe ea i apoi trgand-o pn la noua destinaie de pe ecran. Dac dorii s adunai mai multe celule dintr-o foaie de lucru, apsai Tab sau facei clic pe caseta de text Number 2 pentru a muta cursorul n locul dorit (Excel va prezenta o extindere a listei cu o nou caset de text intitulat Number 3), dup care putei specifica a doua celul dorit (sau zon de celule) care trebuie adunat la cea afiat n caseta de text Number1. Dup ce facei clic pe celul sau selectai a doua zon de celule, programul afieaz adresele celulelor, cu numrul/numerele n dreapta i totalul n partea inferioar a paletei de formule, ca rezultat al formulei (ca n Figura 2-16). n cazul n care caseta acoper celulele pe care vrei s le selectai, nu uitai c avei posibilitatea de a minimiza ntreaga caset de argumente i a afia doar coninutul casetei de dialog cu care lucrai (Number1, Number2, Number3) i butonul de maximizare.
Figura 2-16: Dac dorii s adugai i alte argumente funciei din paleta de formule, apsai tasta Tab pentru a extinde lista argumentelor.
Cnd ai terminat selectarea celulelor (zonelor de celule) pentru nsumare, apsai butonul OK pentru a nchide paleta de formule i a introduce funcia SUM n celula curent.
102
Editarea unei funcii cu butonul Edit Formula

Butonul Edit Formula v permite s editai formule (n special acelea cu funcii) direct de pe bara de formule. Pentru a-l folosi, selectai celula cu formula care trebuie editat i apoi apsai butonul EditFormula (acela care apare imediat naintea semnului egal care la rndul su se afl naintea nregistrrii din celula curent). Efectele executrii clic-ului pe butonul Edit sunt urmtoarele: Afiarea formulei aflate la nceputul listei celor mai recent utilizate funcii n caseta de nume din partea stng a barei de formule (aceast formul apare n loc de adresa celulei curente). Cnd facei clic pe butonul autoderulant din dreapta casetei de nume, Excel afieaz o list coninnd toate funciile recent utilizate. Apariia unei casete de dialog n care apare rezultatul formulei din celula curent n colul din stnga sus al ferestrei de lucru. Dac aceast formul folosete o funcie, paleta de formule reapare, afind argumentele curente ale funciei (similar celor prezentate anterior n Figurile 2-15 i 2-16). Putei edita formula dup cum dorii; de exemplu, pentru a nlocui o funcie care este utilizat n formul, selectai numele funciei de pe bara de formule (prin evideniere), apoi apsai butonul autoderulant din caseta Name i selectai noua funcie care trebuie s o nlocuiasc pe cea selectat (pentru a avea acces la mai multe funcii dect cele din categoria celor mai recent utilizate, facei clic pe More functions din partea inferioar a casetei tip list i Excel va afia caseta de dialog Paste Function, ca cea din Figura 2-14). Pentru a edita doar argumentele funciei, selectai referinele de celule din caseta de text potrivit argumentului (Number1, Number2, Number3) i apoi fie modificai acele referine, fie selectai o nou zon de celule. Trebuie s reinei c Excel va aduga automat orice celul sau zon de celule pe care le-ai selectat n foaia curent la argumentul curent. Dac vrei s nlocuii argumentul curent, va trebui s-l selectai i apoi s nlturai adresele celulelor apsnd Delete nainte de a selecta noua celul sau zon de celule. (De asemenea, mai reinei c putei oricnd s minimizai caseta de dialog sau s o mutai, n cazul n care acoper celulele pe care trebuie s le selectai). Cnd terminai de editat formula, facei clic pe butonul OK sau apsai Enter din caseta de dialog pentru a o nchide, a actualiza formula i a readuce la normal caseta Name de pe bara de formule (astfel nct aceasta s afieze
103
referina celulei curente n loc de numele primei funci din lista celor mai recent utilizate funcii).
A fi ca i pierdut fr AutoSum
nainte de a prsi aceast discuie fascinant despre introducerea funciilor, s ne ocupm de instrumentul AutoSum de pe bara Standard (cel cu ). Acesta este un instrument care valoreaz ct greutatea sa n aur, deoarece nu numai c introduce funcia SUM, dar i selecteaz grupul de celule din coloana sau linia curent pe care este cel mai probabil c le vei totaliza i le introduce automat ca argumente. i, n nou cazuri din zece Excel selecteaz celulele corect. Pentru acel al 10-lea caz, putei corecta manual grupul de celule prin simpla defilare a pointer-ului prin blocul de celule ce trebuie nsumat. Figura 2-17 arat cum s folosii AutoSum pentru a totaliza vnzrile lui Jack Sprat Diet Centers n linia 3. Pentru a totaliza vnzrile n aceast coloan, poziionai pointer-ul n celula E3, unde apare totalul pe primul trimestru i apsai AutoSum. Excel insereaz funcia AutoSum (cu semnul = i ceea ce urmeaz) pe bara de formule, plaseaz un marcaj (linia punctat mobil) n jurul celulelor B3, C3 i D3 i folosete selecia B3:D3 ca argument pentru funcia SUM.
Figura 2-17: Folosirea butonului AutoSum pentru a totaliza vnzrile lui Jack Sprat Diet Centers de pe linia 3.
Figura 2-18 ilustreaz foaia de lucru dup ce ai inserat funcia n celula E3. Totalul calculat apare n celula E3 n timp ce urmtoarea formul pentru sum apare n bara de formule. =SUM(B3:D3)
104
Figura 2-18: Foaia de lucru cu totalul primului trimestru pentru compania Jack Sprat Diet Centers.
Dup introducerea funciei pentru totalizarea vnzrilor lui Jack Sprat Diet Centers, putei copia aceast formul pentru a totaliza vnzrile pentru restul companiilor, folosindu-v de ghidajul de umplere din josul coloanei E pn cnd grupul de celule E3:E9 este selectat. Figura ilustreaz cum putei folosi AutoSum pentru a totaliza vnzrile pe ianuarie pentru toate ntreprinderile Mother Goose Enterprises n coloana B. Poziionai pointer-ul n celula B10 unde vrei s apar totalul. Cnd facei clic pe AutoSum, Excel plaseaz marcajul n jurul celulelor B3 pan la B9 i introduce corect grupul B3:B9 drept argument al funciei SUM.
Figura 2-19: Folosirea butonului AutoSum pentru a aduna vanzrile pe luna ianuarie n coloana B.
Figura 2-20 arat foaia de lucru dup inserarea funciei n celula B10 i folosirea lui AutoFill pentru a copia formulele n celulele C10, D10 i E10 ctre dreapta (pentru a utiliza AutoFill tragei ghidajul de umplere prin celule la dreapta pn ajungei la celula E10 i apoi eliberai butonul mouse-ului).
105
Figura 2-20: Foaia de lucru dup ce ai copiat formulele sumei.
Asigurai-v c datele sunt n deplin siguran

ntreaga munc pe care o realizai n foaia de lucru se gsete n pericol pn ce nu ai salvat-o ca un fiier. Se poate ntmpla s se ntrerup curentul sau calculatorul s se defecteze dintr-un motiv oarecare nainte de a salva documentul i atunci avei ghinion. Trebuie s refacei fiecare caracter - o munc grea i att de inutil. Pentru a evita aceaste neplceri, adoptai aceast regul: salvai-v lucrarea de fiecare dat cnd ai introdus mai multe informaii dect ai putea suporta s pierdei. Pentru a v ncuraja s salvai frecvent, Excel v pune la dispoziie un buton Save pe bara de instrumente Standard (butonul cu desenul dischetei, al treilea din dreapta). Nici mcar nu v trebuie timp i efort pentru a alege comanda Save din meniul File (sau s apsai Ctrl+S); putei doar s facei clic pe acest instrument oricnd vrei s salvai date pe disc. Prima dat cnd apsai Save, Excel afieaz caseta de dialog SaveAs (Figura 2-21). Putei folosi aceast castet de dialog pentru a nlocui numele temporar al documentului (Book1, Book2, .a.m.d.) cu un nume de fiier mai sugestiv i pentru a selecta un nou fiier nainte de a salva foaia de lucru ca fiier pe disc.
106
________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru Butonul Search ther Web Butonul Up One Level Butonul Back Butonul Delete Butonul Create New Folder Butonul View
Figura 2-21: Caseta de dialog Save As.
Pentru a redenumi registrul de lucru, introducei numele n caseta File name. Cnd deschidei prima dat caseta de dialog SaveAs, este selectat numele de fiier, cum este de exemplu: Book1; astfel c putei s introducei direct noul nume. Pentru a schimba discul pe care va fi salvat registrul de lucru, facei clic pe butonul Save in i apoi alegei-l pe cel dorit, cum ar fi Hard Disc-ul (C:) sau Floppy (A:) n caseta tip list autoderulant. Pentru a schimba dosarul n care e salvat registrul de lucru, selectai dac e necesar disc-ul (dup procedura descris mai sus) i apoi facei clic pe dosarul dorit. Dac vrei s salvai registrul de lucru ntr-un dosar care se afl la rndul su ntr-un dosar din lista afiat, facei dublu-clic pe el. Dup toate acestea, ar trebui ca n caseta de text Save in s apar numele dosarului n care va fi salvat registrul de lucru respectiv. Dac vrei s salvai fiierul ntr-un dosar nou, facei clic pe butonul Create New Folder i introducei numele acestuia n caseta de dialog New Folder nainte de a alege OK sau a apsa Enter.
107
Caseta de dialog SaveAs din Excel 2000 conine cinci butoane noi: History, My documents, Desktop, Favorites, Web Folders. Putei folosi aceste butoane pentru a selecta urmtoarele directoare n care s salvai noul fiier. Facei clic pe butonul History pentru a salva documentul dumneavoastr n dosarul Recent localizat n dosarul Office din dosarul Microsoft din dosarul Application Data din dosarul Windows de pe hard disc. Facei clic pe butonul My documents dac vrei s salvai registrul de lucru n dosarul My Documents. Facei clic pe butonul Desktop dac vrei s salvai registrul de lucru pe desktop. Facei clic pe butonul Favorites pentru a salva documentul n dosarul Favorites din dosarul Windows de pe hard disc. Facei clic pe butonul Web Folders pentru a salva registrul de lucru n unul dintre directoarele Web de pe server-ul companiei dumneavoastr. Acest buton este folositor n special cnd vrei s publicai un document Excel ca pagin Web pe site-ul companiei dumneavoastr sau pe Intranet (a se vedea Capitolul 10 pentru detalii despre crearea directoarelor Web i salvarea documentelor dumneavoastr ca pagini Web). Sub Windows 95/98, fiierele dumneavoastr pot conine spaii i pot avea maxim 255 caractere (chiar vrei s v denumii fiierul printr-un ntreg paragraf, nu-i aa?). Acestea sunt nouti foarte bune mai ales dac ai fost utilizatori de Dos sau de Windows 3.1 care au suferit de restricia celor 8 caractere pentru numele fiierului. Avei grij atunci cnd v denumii registrele de lucru pentru c dac le transferai pe un calculator care nu are Windows 95 sau 98, numele fiierului va apare foarte prescurtat i va fi urmat de extensia Excel .XLS (care se refer la fiierele create n Excel 2000, dar pe care Windows 95/98 are bunul sim s o ascund). Cnd ai terminat de fcut modificrile n caseta de dialog Save As, apsai butonul Save sau apsai Enter pentru ca Excel 2000 s v salveze munca. Cnd Excel 2000 v salveaz documentul, programul salveaz toat informaia din fiecare foaie de lucru din document (inclusiv ultima poziie a pointer-ului celulei) n fiierul dorit sau pe disk. Nu va trebui s folosii caseta de dialog Save As din nou dect dac dorii s v redenumii documentul sau s salvai o copie a lui ntr-un alt director. Dac dorii s facei unul din aceste lucruri, va trebui s alegei comanda Save As din meniul File mai curnd dect s facei clic pe Save sau s apsati Ctrl+S.
108
Partea a II-a
Editarea fr probleme
Al 5lea val
de Rich Tennant
umea afacerilor n-ar fi nici pe jumtate att de rea dac exact n momentul n care ncepei s stpnii slujba dumneavoastr, n-ar veni cineva i v-ar schimba-o. Cnd viaa dumneavoastr trebuie s fie ntotdeauna flexibil, schimbarea mecanismelor i mersul n btaia vntului pot cu adevrat clca o persoan pe nervi. Tristul adevr este c o mare parte a lucrului cu Excel 2000 modific materialul la care ai trudit din greu s-l introducei pe suprafaa foii n primul rnd. Partea a II-a mparte editarea materialului n trei faze: formatarea datelor, rearanjarea datelor formatate i/sau n unele cazuri, tergerea lor i n final, materializarea datelor formatate i editate prin imprimare. S tii de la mine, c o dat ce vei cunoate propriul mod de editare a foii de calcul (prezentat n aceast parte a crii), suntei mai mult dect familiarizat cu Excel 2000.
n aceast parte
Capitolul 3
Facei astfel nct totul s arate bine

n acest capitol Selectarea celulelor pentru formatare Formatarea unui tabel de date cu ajutorul opiunii AutoFormat Utilizarea formatrii numerelor n celule ce conin valori Crearea unor formate numerice particularizate pentru foaia de lucru Ajustarea limii coloanelor ntr-o foaie de lucru Ajustarea nlimii rndurilor ntr-o foaie de lucru Ascunderea coloanelor i rndurilor n foaia de lucru Modificarea fontului i a mrimii acestuia Modificarea aliniamentului intrrilor ntr-o celul selectat Adugarea de borduri, umbre i culori la o celul selectat Formatarea celulelor cu ajutorul stilurilor Formatarea celulelor cu Conditional Formatting
n foaia de calcul a programelor precum Excel, n mod normal nu trebuie s v facei griji n legtur cu forma final a materialului dect dup ce introducei toate datele n foile de lucru ale documentului dumneavoastr i salvai totul fr nici o problem (a se vedea Capitolele 1 i 2). Abia atunci este timpul s aranjai totul pentru a fi mai clar i mai uor de citit. Dup ce v decidei asupra modelelor de formatare pe care vrei s le aplicai unei poriuni a documentului dumneavoastr, selectai toate celulele i apoi
112
_______________________________ Partea a II-a: Editarea fr probleme
apsai instrumentul potrivit de pe bara de instrumente sau alegei comanda din meniu pentru a aplica acele formatri celulelor. Aceasta nseamn c nainte de a descoperi aceste nemaipomenite posibiliti de formatare pe care putei s le folosii pentru a nfrumusea celulele, n primul rnd, trebuie s tii cum s selectai grupul de celule cruia vrei s-i aplicai formatul - un proces cunoscut drept selectarea celulelor sau alternativ, realizarea unei selecii de celule. Fii de asemenea contieni de faptul c introducerea datelor ntr-o celul i formatarea acestora sunt lucruri complet diferite n Excel. Deoarece sunt lucruri diferite, putei schimba intrarea ntr-o celul formatat i noua intrare va lua forma celulei formatate. Acest lucru v permite s formatai celule goale ntr-o foaie de lucru, tiind c atunci cnd vrei s introducei date n acele celule, intrrile vor adopta formatarea celulelor.
Alegerea unui grup de celule selectate

Fiind dat natura rectangular monoton a foii de lucru i componentele sale, nu ar trebui s v surprind dac descoperii c toate celulele pe care le-ai selectat n foaia de lucru au aceeai form cubic. Totui, foile de lucru nu sunt dect blocuri de celule cu numr diferit de coloane i rnduri. Selecia de celule (de asemenea cunoscut ca zon de celule) este orice colecie de celule apropiate pe care le alegei pentru formatare sau editare. Cea mai mic selecie posibil de celule ntr-o foaie de lucru este de o singur celul (aa zisa celul activ). Cea mai mare selecie posibil de celule ntr-o foaie de lucru este aceea a tuturor celulelor din foaia de lucru (ntreaga enciclopedie, s spunem). Majoritatea celulelor selectate de care avei nevoie pentru formatare unei foi de lucru vor fi probabil undeva n nterior, coninnd celule n diferite coloane i rnduri. Excel evideniaz o selecie de celule n foaia de lucru prin ascunderea blocului de celule (Figura 3-1 prezint cteva selecii de celule de diferite mrimi i forme).
Capitolul 3: Facei astfel nct totul s arate bine ____________________
113
Figura 3-1: Diferite selectri de celule care au mrimi i forme variate.
n Excel putei selecta mai mult de o selecie de celule la un anumit moment (un fenomen destul de obscur denumit selecie neadiacent sau ndeprtat). De fapt, dei am considerat Figura 3-1 ca avnd mai multe selecii de celule, este doar una mare, o selecie de celule cu celula D12 (cea activ) ca fiind ultima selectat.
Selecii de date prin indicare i efectuare clic

Folosirea mouse-ului pentru selectarea unui grup de celule este ceva normal. Trebuie doar s poziionai pointer-ul mouse-ului (n forma sa groas, de cruce alb) pe prima celul i tragei n direcia n care dorii s extindei selecia. Pentru a extinde selecia celulelor spre coloanele din dreapta, tragei spre dreapta, evideniind celulele pe msur ce naintai. Pentru a extinde selecia spre rndurile de jos, tragei n jos. Pentru a extinde selecia n jos i spre dreapta n acelai timp, tragei n diagonala spre celula din colul drept de jos al blocului evideniat.
114
Selectarea celulelor cu ajutorul tastei Shift Pentru a grbi vechea procedur de selectare a celulelor, putei s folosii vechea metoda Shift+clic, care funcioneaz dup cum urmeaz: 1. Activai prima celul din selecie. Aceast aciune duce la selectarea celulei. 2. Poziionai pointer-ul mouse-ului pe ultima celul a seleciei. Acesta este colul de la prima celul din blocul rectangular selectat. 3. Apsai tasta Shift i inei-o apsat n timp ce apsai din nou pe butonul mouse-ului. Cnd apsai butonul mouse-ului a doua oar, Excel selecteaz toate celulele din coloanele i rndurile dintre prima i ultima celul. Tasta Shift funcioneaz mpreun cu mouse-ul ca un buton extins pentru a lrgi selecia de la primul obiect pe care l selectai cu ajutorul lui i pn la al doilea obiect pe care l selectai (A se vedea seciunea Extinderea seleciei de celule n acest capitol). Tasta Shift v permite s selectai prima i ultima celul la fel ca toate celulele care se afl ntr-o foaie de lucru sau toate numele de documente dintr-o caset de dialog de tip list. Dac, atunci cnd selectai o celul cu mouse-ul, observai c ai inclus celule care nu v erau necesare, nainte de a elibera butonul mouse-ului, putei deselecta celulele i redimensiona selecia prin micarea punctului de inserie n direcia opus. Dac deja ai eliberat butonul mouse-ului, facei clic pe prima celul din rndul evideniat pentru a selecta doar acea celul (i deselectai toate celelalte celule) i apoi ncepei din nou procesul de selectare. Seleciile de celule neadiacente Pentru a realiza o selecie de celule neadiacente format din mai multe zone de celule, tragei spre primul rnd de celule i apoi inei apsat tasta Ctrl n timp ce facei clic pe prima celul a celui de-al doilea rnd i tragei pointer-ul spre celulele din acest rnd. Atta timp ct inei apsat tasta Ctrl n timp ce selectai rndurile care urmeaz, Excel nu deselecteaz nici unul din irurile de celule selectate anterior. Tasta Ctrl funcioneaz cu mouse-ul ca un buton adugat pentru a include obiectele nefamiliarizate n Excel. A se vedea Realizarea seleciilor de celule cu ajutorul tastaturii, mai trziu n acest capitol. Cu Ctrl putei s adugai la celulele selectate dintr-o foaie de lucru sau la document nume ntr-o caset de dialog fr a fi nevoie s le deselectai pe cele deja selectate.
115
Inaintnd spre marile selecii de celule Putei selecta celulele din toate coloanele, rndurile sau chiar toate celulele din foaia de lucru prin aplicarea urmtoarelor tehnici de apsare i tragere asupra marginii foii de lucru: Pentru a selecta toate celulele dintr-o coloan anume, facei clic pe litera coloanei pe marginea de sus a ferestrei documentului din foaia de lucru. Pentru a selecta toate celulele dintr-un rnd anume, facei clic pe numrul rndului pe marginea din stnga a ferestrei documentului. Pentru a selecta un ir ntreg de coloane i rnduri, tragei pointer-ul peste literele coloanei sau numerele rndurilor pe marginea ce nconjoar documentul. Pentru a selecta coloanele sau irurile care nu sunt adiacente (acel material care prezint discontinuitate), apsai i inei apsat tasta Ctrl n timp ce facei clic pe literele coloanelor sau numerele rndurilor pe care vrei s le adaugai la selecie.
S
T FA
Pentru a selecta fiecare celul dintr-o foaie de lucru, facei clic pe butonul Select All care este butonul nemarcat din colul stng de sus al cadrului documentului, format la intersecia dintre rnd cu literele coloanei i dintre coloana cu numerele rndurilor. Selectarea celulelor dintr-un tabel de date cu ajutorul opiunii Auto Select Excel v ofer o modalitate cu adevrat rapid (denumit AutoSelect) pentru a selecta toate celulele dintr-un tabel de date introduse ca un singur bloc de informaii. (Nu ncercai acest lucru cnd avei nevoie s selectai celule goale sau dintr-o tabel de date care are celule libere n prima coloan sau n primul rnd. Pentru a folosi AutoSelect, urmai paii: 1. Facei clic pe prima celul a tabelului pentru a o selecta. Este aceea din colul stnga sus al tabelului. 2. inei apsat tasta Shift n timp ce facei dublu-clic fie pe colul drept fie pe cel din marginea de jos al celulei selectate cu pointerul mouse-ului n form de sgeat (a se vedea Figura 3-2).
116
Figura 3-2: Poziionai pointer-ul mouse-ului pe marginea de jos a primei celule pentru a selecta celulele din prima coloan a bazei de date cu Auto Select.
Dac facei dublu-clic pe colul de jos al celulei, selecia de celule se extinde la acea celul din ultimul rnd al primei coloane (aa cum este prezentat n Figura 3-3). Dac facei dublu-clic pe colul dreapta al celulei, selecia de celule se extinde ctre celula din ultima coloan a primului rnd.
Figura 3-3: Dnd dubluclic pe colul de jos al celulelor selectate n timp ce inei apsat tasta Shift se selecteaz prima coloan a tabelului de date.
3a. Facei dublu-clic undeva pe colul din dreapta al seleciei de celule (a se vedea Figura 3-3) dac selecia conine acum prima coloan a tabelului. Aceasta selecteaz toate rndurile rmase ale tabelei de date (aa cum este artat n Figura 3-4).
Capitolul 3: Facei astfel nct totul s arate bine ____________________ Figura 3-4: Dnd dubluclic pe colul din dreapta al seleciei curente de coloane n timp ce tasta Shift este apsat se selecteaz restul coloanelor din tabelul de date.
117
3b. Facei dublu-clic undeva pe colul de jos al seleciei curente de celule dac selecia cuprinde acum primul rnd al tabelei. Aceasta selecteaz toate rndurile rmase din tabel.
S
T FA
Dei paii precedeni fac s par c trebuie s selectai prima celul a tabelului cnd folosii opiunea Auto Select, putei de fapt s selectai orice celul din cele patru coluri ale tabelei. Apoi, extinznd selecia celulelor din tabel cu ajutorul butonului Shift, putei s alegei orice direcie dorii (stnga, apsnd pe partea stng; dreapta, apsnd pe marginea din dreapta; sus, apsnd pe marginea de sus; sau jos, apsnd pe marginea de jos) pentru a selecta primul/ultimul rnd al tabelului sau prima/ultima coloan. Dup extinderea seleciei de celule pentru a include fie primul, fie ultimul rnd sau prima sau ultima coloan, trebuie s facei clic n orice parte a seleciei astfel nct s includ toate rndurile sau coloanele rmase din tabel.
Selecia celulelor cu ajutorul tastelor

Dac nu suntei prea ncntat s folosii mouse-ul, putei s folosii tastatura pentru a selecta celulele dorite. n legtur cu metoda Shift + clic (pentru a selecta celule), cea mai uoar metod de a selecta celule cu tastatura este s combinai tasta Shift cu alte taste care mut indicatorul celulei. (Capitolul 1 listeaz aceste tastri). ncepei prin a poziiona indicatorul celulei n prima celul a seleciei i apoi inei apsat tasta Shift n timp ce apsai butonul corespunztor pentru mutarea punctului de inserie. Cnd inei apsat butonul Shift n timp ce apsai tastele direcionale(,,,), PgUp sau PgDown, Excel poziioneaz selecia pe celula curent i, nu numai c mut indicatorul celulei, dar realizeaz i o evideniere a celulelor peste care defileaz.
118
Obinnd o selecie de celule n acest mod, putei continua s schimbai mrimea i forma celulei cu ajutorul butoanelor pentru micarea indicatorului de celule att timp ct nu eliberai butonul Shift. Dup ce eliberai tasta Shift, apsnd orice buton pentru micarea indicatorului de celul obinei o restrngere a seleciei la celula n care se afl indicatorul celulei. Extinderea seleciei de celule Dac este prea obositor s inei apsat tasta Shift n timp ce mutai cursorul, putei trece Excel-ul n modul Extend prin apsarea (i eliberarea imediat) tastei F8 nainte de apsarea oricrei taste utilizate pentru micarea indicatorului celulei. Excel afieaz EXT (de la extindere) pe bara de stare - semn c programul va selecta toate celulele prin care ai defilat (ca i cum ai ine apsat butonul Shift). Dup ce ai evideniat toate celulele pe care le dorii selectate, apsai din nou butonul F8 pentru a renuna la modul Extend. Indicatorul EXT dispare de pe bara de stare i putei din nou s mutai indicatorul de celul cu ajutorul tastelor, fr a evidenia toate celulele prin care s-a defilat. De fapt, cnd mutai pentru prima oar indicatorul celulei, toate celulele selectate anterior sunt deselectate. Activarea opiunii Autoselect folosind tastatura Echivalentul utilizrii opiunii Autoselect i a mouse-ului (referire la seciunea acestui capitol, Selectarea celulelor dintr-un tabel de date cu ajutorul opiunii Auto Select), este folosirea tastei F8 (varianta extins) sau a tastei Shift cu Ctrl + tastele direcionale sau End + tastele direcionale pentru a muta indicatorul celulei de la un capt al blocului de celule la cellalt, selectnd toate celulele parcurse. Pentru a selecta un tabel ntreg folosind tastatura pentru opiunea Autoselect urmai paii: 1. Pozitionai indicatorul celulei n prima celul. Aceasta este celula din colul stnga sus al tabelului. 2. Apsai tasta F8 (sau inei apsat tasta Shift) i apoi apsai Ctrl+ (sau End, dac preferai) pentru a extinde selecia spre celulele coloanelor din dreapta. 3. Apsai apoi Ctrl+(sau End, dac preferai) pentru a extinde selecia spre celulele din rndurile de dedesubt.
Nu uitai c elementele din paii tocmai prezentai sunt arbitrare - putei de asemenea s apsai Ctrl+ (sau End, ) nainte s apsai Ctrl+(sau End,).
119
Asigurai-v (dac folosii butonul Shift n loc de F8) s nu eliberai tasta Shift pn terminai de executat aceste dou manevre direcionale. De asemenea, dac ai apsat F8 pentru a introduce programul n modelul Extend, nu uitai s apsai din nou acest buton pentru a iei din modelul Extend dup ce celulele tabelei sunt toate selectate (sau vei sfri prin a selecta celulele pe care nu le vrei incluse cnd mutai cursorul). Realizarea seleciilor de celule cu ajutorul tastaturii Selectarea mai multor zone de celule este puin mai complicat de realizat cu tastatura dect cu mouse-ul. Cnd folosii tastatura, trebuie s alternai ancorarea (meninerea) indicatorului celulei cu micarea lui pentru a selecta celulele i cu repoziionarea sa la nceputul urmtoarei zone de celule. Pentru a renuna la ancorarea indicatorului astfel nct s-l putei muta n poziia necesar pentru selectarea unei alte selecii, apsai Shift+F8. Aceasta v trece la modul ADD, n care v putei muta n prima celul a urmtoarei selecii fr a selecta alte celule. Excel v arat c indicatorul nu este ancorat prin apariia indicatorului ADD pe bara de stare. Pentru a selecta mai multe zone de celule folosind tastatura, urmai paii: 1. Mutai indicatorul n prima celul a primului rnd pe care vrei s-l selectai. 2. Apsai F8 pentru a trece la modul Extend. Mutai indicatorul pentru a selecta celulele din primul rnd. Opional, inei apsat tasta Shift n timp ce mutai indicatorul. 3. Apsai Shift + F8 pentru a schimba cu modul ADD. Indicatorul ADD apare pe bara de stare. 4. Mutai indicatorul n prima celul a urmtoarei zone neadiacente pe care dorii s o selectai. 5. Apsai F8 din nou pentru a reveni la modul Extend i apoi mutai indicatorul celulei pentru a selecta toate celulele din noua zon. 6. Dac avei i alte zone de selectat repetai paii 3, 4 i 5 pn ai selectat i adugat toate zonele de celule pe care vrei s le folosii. Selecii de celule la Go To Dac dorii s selectai o zon ntins de celule care ar lua mult timp s fie selectat prin apsarea diferitelor taste folosite pentru mutarea indicatorului celulei, folosii metoda Go To pentru a extinde selecia la o celul ndeprtat. Tot ce trebuie s facei este s urmai paii:
120
1. Poziionai indicatorul celulei n prima celul a rndului; apsai F8 pentru a-l ancora i a ptrunde n modul Extend. 2. Apsai tasta F5 pentru a deschide caseta de dialog Go To, introducei adresa ultimei celule (cea aflat pe diagonal) i apoi apsai Enter. Deoarece Excel este n modul Extend n momentul n care folosii Go To pentru a sri ntr-o alt celul, programul nu numai c mic indicatorul la adresa celulei specificate, ci simultan selecteaz toate celulele ntlnite. Dup selectarea celulelor cu metoda Go To, apsai tasta F8 (varianta extins) pentru ca programul s nu ncurce selecia prin adugarea de noi celule la urmtoarea mutare a indicatorului.
Utilizarea facilitii AutoFormat pentru aranjarea tabelelor

Aceasta este o tehnic de formatare care nu necesit nici o selectare anterioar. De fapt, opiunea de autoformatare este att de automat, dac se poate spune aa, nct indicatorul celulei trebuie s fie automat undeva n tabelul de date nainte de a alege comanda AutoFormat din meniul Formatting. De ndat ce ai deschis caseta de dialog Autoformat, Excel selecteaz automat toate celulele din tabel (iar dac dvs. alegei comanda cnd indicatorul celulei nu se afl n tabel sau ntr-una din celulele ce nconjoar tabelul, va fi afiat un mesaj ntr-o caset de avertizare). Putei reduce munca de formatare a unui tabel de date prin alegerea unuia din cele 16 formaturi urmnd paii: 1. Alegei Format Autoformat pentru a deschide caseta de dialog Autoformat. 2. Facei clic pe exemplul de format din lista casetei pentru a selecta formatul pe care vrei s-l aplicai tabelei de date din foaia de lucru (a se vedea Figura 3-5). Dac este necesar, cutai prin list toate formatele de tabele posibile. Cnd selectai un exemplu de format din lista casetei, Excel pune un chenar negru n jurul acestuia, indicnd c acest format este cel selectat. 3. Facei clic pe OK sau apsai Enter pentru a nchide caseta de dialog i a aplica formatarea selectat tabelei de date din foaia de lucru.
121
Cnd suntei suficient de familiarizai cu formatele tabelului, pentru a stabili pe care vrei s-l folosii, putei economisi timp dnd dublu-clic pe mostra de format dorit din lista casetei de dialog AutoFormat att pentru a nchide caseta de dialog ct i pentru a aduga formatarea la tabelului selectat.
T FA
Dac greii i selectai un format de tabel care nu v place, de ndat ce-l vedei n foaia de lucru, alegei Edit Undo AutoFormat din bara de meniuri (sau apsai Ctrl + Z) nainte de a face orice altceva; Excel readuce tabelul la forma sa iniial (pentru a ti mai mult despre cum s ieii dintr-o ncurctur cu metoda Undo, consultai Capitolul 4). Dac decidei c nu vrei nici o formatare automat putei s scpai de toate (chiar i atunci cnd este prea trziu s folosii Undo) prin deschiderea casetei de dialog AutoFormat i alegerea None din caseta tip list Table format (localizat la sfritul listei) nainte de a da clic pe OK sau a apsa Enter. Oricare din formatele oferite de facilitatea AutoFormat nu este altceva dect o combinaie anume de diferite tipuri de formatri de celule i date pe care Excel le aplic seleciei de celule printr-o singur operaiune (aceasta economisete mult timp). Figura 3-5 prezint caseta de dialog AutoFormat cu formatul de tabel Simple selectat chiar nainte, pentru a aduga acest format la vnzrile primului trimestru din 2000 pentru compania Mother Goose Enterprises (a se vedea Capitolul 2 pentru o introducere formal). Figura 3-6 prezint tabele de vnzri crora le-a fost aplicat formatul Simple. Autoformatarea a avut ca efect nu numai aplicarea stilului aldin titlurilor foii de lucru i primelor dou rnduri i trasarea chenarelor pentru a separa aceste titluri de restul tabelului de date, dar a i centrat titlul Mother Goose Enterprise - 2000 sales de la coloanele A pn la E i titlurile n celulele B2 pn la E2. Oricum, formatul tabelului Simple nu intervine pentru a modifica sumele n dolari din tabel.
Figura 3-5: Selectarea formatului Simple pentru tabelul vnzrilor din primul trimestru al companiei Mother Goose Enterprises.
122
Figura 3-6: Tabelul cu vnzrile companiei Mother Goose Enterprise dup aplicarea formatului Simple.
Figura 3-7 prezint tabelul dup redeschiderea casetei de dialog AutoFormat, de aceast dat alegnd formatul Accounting 1 pentru aceeai zon de date. Dup selectarea acestui format Excel formateaz valorile din primul i ultimul rnd cu stilul Simbol Monetar (Currency - indicat prin simbolul dolar) i restul valorilor cu formatul de tipul Separator Mii (Comma - indicat prin virgulele dintre mii). Acest tip de format de tabel adaug linii pentru a separa rndurile cu titlurile i rndurile cu totalurile lunare din restul datelor.
Figura 3-7: Tabelul vnzrilor din primul trimestru al companiei Mother Goose dup aplicarea formatului Accounting 1.
T FA
De cte ori formatai un tabel al crui titlu a fost centrat ntr-o celul cu butonul Merge and Center de pe bara de instrumente, trebuie s selectai o alt celul a tabelei dect cea cu titlul anterior i centrat pentru a alege Format AutoFormat. Alegnd aceast comand atunci cnd indicatorul celulei este poziionat ntr-o astfel de celul, Excel o selecteaz doar pe aceea pentru formatare. Pentru ca programul s selecteze toate celulele din tabel, plasai indicatorul n orice celul care nu este centrat, apoi selectai Format AutoFormat.
123 Aranjarea celulelor cu ajutorul barei de instrumente Formatting

Unele foi de lucru necesit o formatare diferit dect cea oferit de autoformatare. De exemplu, putei avea un tabel n care singurele modificri pe care vrei s le facei sunt ngroarea titlurilor coloanelor i n sublinierea rndurilor totalurilor de la sfrit (realizate prin trasarea unui chenar de-a lungul prii inferioare a celulelor). Cu instrumentele de pe bara Formatting, care apare chiar lng bara Standard, sub bara de meniuri, putei realiza majoritatea formatrilor tabelor i celulelor fr s v aventurai n meniurile de comenzi rapide, ca s nu mai vorbesc, Doamne ferete de cazul n care ai apela la meniurile autoderulante. Putei s folosii instrumentele de pe bara Formatting pentru a aplica noi fonturi i formate celulelor, pentru a schimba alinierea coninutului lor sau pentru a aduga borduri, modele i culori (a se vedea Tabelele 1-3 pentru o explicaie complet a modului de utilizare a fiecrui instrument).
Barele de instrumente flotante

n mod normal, barele de instrumente Standard i Formatting apar una lng alta ntr-o poziie staionar, considerndu-le politicos ca fiind ancorate. Dei Excel afieaz automat aceste bare de instrumente mpreun n partea superioar a ecranului, suntei liberi s le mutai (ca orice bar de instrumente pe care o deschidei - vedei Capitolul 12 pentru detalii privind utilizarea i specificarea altor bare) prin tragerea lor n alte poziii. Cnd mutai bara Standard sau Formatting n foaia de lucru, bara apare ntr-o fereastra mic separat de cea care conine bara Formatting prezentat n Figura 3-8. Aceste bare sunt cunoscute ca fiind bare de instrumente flotante, deoarece ele se mic asemenea unor nori pe suprafaa foii de lucru (ce poetic!). i nu numai c putei s micai aceste mici drglenii, dar putei s le i redimensionai.
124
Figura 3-8: Bara Formatting micndu-se pe suprafaa foii de lucru.
Putei s mutai o nou bar de instrumente ntr-o nou poziie pe suprafaa foii de lucru prin tragerea de titlul barei. Putei s redimensionai o bar de instrumente flotant prin tragerea de una din pri. Ateptai ca pointer-ul mouse-ului s devin o sgeat dubl, nainte de a trage. n timp ce tragei o parte a barei, aceasta ia o nou form pentru a se potrivi cu aranjamentul prestabilit al instrumentelor. Cnd limitele barei au forma pe care o dorii, eliberai butonul mouse-ului i Excel va redesena bara. Pentru a nchide o bar de instrumente cnd nu o mai vrei n fereastra documentului, facei clic pe butonul de nchidere (caseta mic din colul drept din partea de sus a ferestrei).
Bara de meniuri - i ea o bar flotant

Barele de instrumente ca Standard sau Formatting nu sunt singurele din Excel care se pot deplasa. Putei muta chiar bara de meniuri coninnd toate meniurile autoderulante (acesta este deci motivul pentru care apare bara dubl n partea superioar a ecranului chiar sub bara de titlu a ferestrei Excel). Cnd selectai un meniu de pe o bar de instrumente flotant, comenzile pot apare deasupra barei, chiar lng numele meniului i nu sub bar (aa cum este normal), depinznd de ct de mult loc este ntre bar i partea inferioar a ecranului.
125
T FA
Pentru a trage o bar de instrumente ntr-o nou poziie pe ecran, tragei de bara gri vertical afiat chiar la nceputul brei de instrumente. Pentru a reveni la poziia iniial a unei bare de instrumente e de ajuns s facei dublu-clic pe bara de titlu a respectivei bare de instrumente.
Manevre de ancorare a barelor de instrumente

Haidei s recunoatem c uneori o bar de instrumente flotant poate fi un adevrat chin deoarece va trebui s o mutai tot timpul din faa dvs cnd adugai sau editai datele din foaia de lucru. Pentru a muta o bar de instrumente astfel nct s nu mai mpiedice vizualizarea celulelor, e de ajuns s o ancorai acolo unde dorii. Exist patru astfel de zone de ancorare n Excel: marginea de sus a ecranului de deasupra barei de formule, marginea cea mai din stnga a ecranului, marginea cea mai din dreapta a ecranului, sau marginea de jos a ecranului, chiar de sub bara de stare. Figura 3-9 prezint barele de instrumente Drawing i de Reviewing dup ce au fost ancorate una lng alta n partea inferioar a zonei de lucru.
Figura 3-9: Barele de instrumente Drawing i Reviewing ancorate n partea inferioar a zonei de lucru.
126
Pentru a ancora o bar de instrumente ntr-una din cele patru zone, tragei de bara de titlu ct mai mult posibil n acea parte a ferestrei i eliberai butonul mouse-ului cnd chenarul barei de instrumente se potrivete unei coloane (cnd e poziionat la stnga sau la dreapta) sau unui rnd (cnd e poziionat sus sau jos). Barele de instrumente pe care le ancorai la stnga sau la dreapta ferestrei documentului i repoziioneaz instrumentele pe vertical.
T FA
Anumite bare de instrumente cum ar fi Standard, Formatting i Web au un buton care folosete o caset de text de tip derulant. Observai c atunci cnd ancorai o bar de instrumente cu acest tip de buton pe vertical n partea din stnga sau din dreapta ecranului, bara de instrumente nu mai afieaz casete de text. Pentru a o menine activ va trebui s o poziionai orizontal fie n partea superioar fie n partea inferioar a ecranului. Observai de asemenea, c atunci cnd poziionai multiple bare de instrumente una lng alta pe aceeai bar a ecranului Excel, programul stabilete n mod automat cum s dimensioneze ct mai bine barele de instrumente i ce instrumente s fie afiate pe bar i ce instrumente s fie afiate pe paleta ce se deschide dac apsai pe butonul More buttons. Dac dorii, putei alege mrimea relativ a barelor ce se afl una lng alta trgnd de bara vertical de culoare gri de la nceputul oricrei bare de instrumente n partea stng sau dreapt (n stnga pentru a mri bara de instrumente iar n dreapta pentru a o micora).
Folosirea casetei de dialog Format Cells

Comanda FormatCells de pe bara de meniuri (sau combinaia Ctrl+1) este floare la ureche pentru formatarea unei selecii de celule. Caseta de dialog Format Cell pe care aceast comand o apeleaz conine ase etichete: Number, Alignment, Font, Border, Patterns i Protection. n acest capitol v voi arta cum s utilizai aceste etichete din caseta de dialog Format Cells pentru a aplica noi tipuri de formate de numere i fonturi celulelor dvs i cum s schimbai aliniamentul, marginile sau modelele. Pentru informaii referitoare la modul n care putei utiliza opiunile etichetei Protection consultai Capitolul 6.
S
T FA
ntr-adevr, combinaia de taste Ctrl+1 care deschide caseta de dialog Format Cells merit s fie cunoscut de dvs. Muli vor apela la formatare aproape la fel de des pe ct de multe date vor introduce ntr-o foaie de lucru. Nu uitai ns combinaia cheie care este Ctrl plus tasta 1 i nu tasta F1. n continuare, va trebui s folosii tasta 1 de pe rndul de sus de pe o tastatur obinuit i nu cea de pe blocul de taste numerice. Apsarea combinaiei de taste Ctrl plus tasta 1 de pe blocul de taste numerice are efectul scontat, spre deosebire de apsarea altei combinaii de taste, ca de exemplu Ctrl+F1.
127
S cunoatem formatele numerice

Dup cum se explic n Capitolul 2, modul n care introducei valori ntr-o foaie de lucru determin tipul formatului lor numeric. Iat cteva exemple: Dac introducei o valoare financiar ce conine semnul $ i dou zecimale, Excel asociaz celulei editate formatul Currency. Dac introducei o valoare reprezentnd un procent, ca un numr urmat de semnul % fr zecimale, Excel asociaz celulei editate formatul numeric Percentage, acest format fiind evideniat o dat cu introducerea datelor n celul. Dac introducei o dat (i datele reprezint valori) care coincide cu unul dintre formatele standard de dat din Excel precum 02/19/97 sau 19-Feb97, programul asociaz celulei formatul Date, acest format fiind evideniat o dat cu introducerea datelor n celul. Dei este bine s formatai valorile n acest fel pe msur ce le editai (i acest lucru este chiar necesar n cazul datelor calendaristice), nu este obligatoriu s procedai n maniera amintit. Putei oricnd s asociai un format numeric unui grup de valori: nainte sau dup ce le introducei. De fapt, formatarea numerelor dup ce au fost introduse este adesea cel mai eficient mod de a lucra deoarece este o procedur cu numai doi pai: 1. Selectai toate celulele ce necesit formatare. 2. Selectai formatul numeric pe care l dorii, fie din bara de instrumente Formatting fie din caseta de dialog Format Cells. De multe ori, putei folosi una din comenzile barei de instrumente Formatting sau putei selecta un format numeric din eticheta Number aflat n caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1). Chiar dac suntei un dactilograf foarte bun i preferai s introducei fiecare valoare aa cum vrei s apar n foaia de lucru, tot va fi necesar s recurgei la folosirea formatelor numerice pentru a face ca valorile care sunt calculate dup formule s se potriveasc cu celelalte valori introduse. Aceasta, din cauz c Excel aplic formatul numeric General (aa cum se explic n caseta de dialog Format Cells - celulele care au formatul General nu au un format numeric anume) pentru toate valorile calculate de el, la fel ca i pentru orice valoare pe care o introducei i nu are stabilit unul din celelalte formate numerice. Cel mai mare inconvenient al formatului General este acela c elimin zerourile iniiale i finale din valorile introduse. Acest lucru face foarte dificil alinierea datelor dintr-o coloan dup zecimale. Figura 3-10 prezint acest inconvenient, prezentnd o foaie de lucru cu vnzrile din primul trimestru al anului 2000 pentru ntreprinderea Mother
128
Goose, nainte ca oricare dintre valori s fi fost formatate. Observai cum fluctueaz cifrele din coloanele cu vnzrile lunare? Aceasta este numai vina formatului numeric General; singurul remediu posibil fiind formatarea valorilor cu un alt format numeric mai potrivit. Formatarea celulelor cu stilul Currency Dat fiind natura financiar a majoritii foilor de lucru, probabil folosii stilul Currency (Simbol Monetar) mai mult dect pe oricare altul. Acesta este un format uor de aplicat deoarece bara de instrumente Formatting conine opiunea Currency style care adaug simbolul $, virgule ntre mii de dolari i dou zecimale pentru orice valoare aflat ntr-o zon selectat. Dac una din valorile selectate este negativ, stilul Currency le afieaz ntre paranteze (n modul preferat de contabili).
Figura 3-10: Vnzrile pe primul trimestru variaz ntre coloanele B i E.
n Figura 3-11, doar celulele reprezentnd totalurile au stilul Currency (zonele de date E3:E10 i B10:D10). Aceast selecie de celule a fost apoi formatat cu acest stil prin simpla apsare a butonului Currency style de pe bara de instrumente Formatting (bineneles, pictograma cu semnul $). Not: Dei putei pune toate valorile din tabel n formatul Currency pentru a alinia zecimalele, aceasta va crea o abunden de semne $ ntr-un tabel nencptor. n acest exemplu, am decis ca doar totalurile lunare i trimestriale s fie formatate cu stilul Currency.
Capitolul 3: Facei astfel nct totul s arate bine ____________________ Figura 3-11: Totalurile vnzrilor n tabelul Mother Goose Sales dup ce s-a fcut clic pe butonul Currency Style de pe bara de Formatting.
129
Uite mam, nu mai exist depiri ale formatului stabilit! Cnd am aplicat stilul Currency seleciei de celule E3:E10 i B10:D10 n tabelul de vnzri din Figura 3-11, Excel nu a adugat numai simbolul $, puncte ce separ miile, un punct zecimal i dou zecimale, dar, n acelai timp, a mrit automat coloanele B, C, D i E suficient pentru a afia acest nou format. n versiunile anterioare ale Excel, ar fi trebuit s mrii aceste coloane dvs. niv, i, n loc de numerele perfect aliniate, v-ai fi confruntat cu coloane de genul ###### n zonele de date E3:E10 i B10:D10. Aceste semne (n locul crora ar fi trebuit s apar valori formatate cu semnul $) servesc drept indicatori de depire a spaiului, traducndu-se altfel prin faptul c orice format ai ataat valorilor din celule, a fost adugat att de mult la valoarea respectiv nct nu mai poate fi afiat n cadrul spaiului (lrgimii) curent(e) al coloanei. Din fericire, Excel elimin indicatorii de depire cnd formatai valorile n celule, mrind automat coloanele n care sunt ncadrate. Singurul moment n care vei mai da peste aceste nesuferite semne ###### n celule va fi atunci cnd vei dori s ngustai singuri coloanele (a se vedea Ajustarea coloanelor mai trziu n acest capitol) suficient de mult nct Excel nu va mai putea afia toate valorile n acel format. Formatarea celulelor cu stilul Comma Formatul Comma (Virgul) ofer o bun alternativ pentru formatul Currency. Precum Currency, formatul Comma insereaz virgule n numere prea mari pentru a separa mii, sute de mii, milioane .a.m.d. Acest format afieaz dou zecimale i pune valorile negative ntre paranteze, n schimb nu afieaz simbolul $. Aceasta l face perfect pentru tabelele n care avei de a face cu dolari i ceni sau cu valori foarte mari care nu au nimic n comun cu banii.
130
Formatul Comma lucreaz bine pentru majoritatea valorilor n exemplul tabelului cu vnzrile din primul sfert al anului. Figura 3-12 prezint acest tabel dup ce au fost formatate cu stilul Comma toate celulele coninnd vnzrile lunare pentru fiecare companie a ntreprinderii Mother Goose. Pentru a face aceasta, selectai seciunea B3:D9 i apsai butonul Comma Style (cel cu pictograma , [virgul], bineneles) de pe bara de instrumente Formatting. Figura 3-12 prezint cum formatul Comma rezolv problema aliniamentului, prezent mai devreme n cifrele cu vnzrile trimestriale. n plus, observai cum stilul de formatare Comma se mbin perfect cu totalurile formatate cu stilul Currency n rndul 10. Dac v uitai mai atent (s-ar putea s avei nevoie de o lup pentru aceasta), vei vedea c aceste valori formatate nu mai depesc marginile corecte ale celulei lor; ele s-au mutat uor spre stnga. Spaiul din dreapta dintre ultima cifr i marginea celulei apare pentru a insera acolo paranteza de nchidere pentru valorile negative, asigurnd alinierea precis a acestora.
Figura 3-12: Vnzrile lunare dup formatarea cu stilul Comma.
Jucndu-v cu stilul Percent Multe foi de lucru folosesc procentele pentru rate, rate de creteri, rata inflaiei .a.m.d. Pentru a introduce un procent n celul vei introduce simbolul % dup numr. Pentru a indica o rat de 12%, de exemplu, introducei 12% n celul. Cnd facei acest lucru, Excel seteaz un format numeric pentru procente i n acelai timp mparte valoarea la 100 (ceea ce-l face procent) i plaseaz rezultatul n celul (0,12 n acest exemplu). Nu toate procentele dintr-un tabel sunt introduse manual n aceast manier. Unele pot fi calculate dup o formul i sunt returnate n celulele corespunztoare ca valori zecimale. n acest caz, ar trebui s adugai un format procentual pentru a transforma zecimalele calculate n procente (realizat prin nmulirea valorii zecimale cu 100 i adugnd simbolul %).
131
Exemplul cu tabelul de vnzri trimestriale s-a ntmplat s aib cteva procente calculate dup formul, n rndul 12, care au nevoie de formatare (aceast formul indic ce procent reprezint totalul lunar din totalul pe trimestru n celula E10). Figura 3-13 prezint aceste valori dup ce le-a fost atribuit formatul Percent. Pentru a realiza acest lucru, selectai pur i simplu celulele i apoi apsai pe butonul Percent Style din bara de instrumente (mai trebuie s precizez c este butonul ce conine simbolul % ?). Stabilind cte zecimale folosim Putei mri sau micora numrul de zecimale folosite ntr-un numr formatat cu stilurile Currency, Comma sau Percent apsnd pur i simplu pe butonul Increase Decimal sau Decrease Decimal, de asemenea localizate pe bara de instrumente Formatting.
Figura 3-13: Procentele vnzrilor lunare n totalul pe trimestru dup formatarea cu stilul Percent number.
De fiecare dat cnd apsai pe butonul Increase Decimal (cel cu sgeata spre stnga), Excel adaug un loc pentru o nou zecimal la formatul numeric folosit. Figura 3-14 arat cum sunt vizualizate procentele n celulele de la B12 la D12 dup ce am mrit numrul zecimalelor plasate n formatul procentual de la nici una la dou (stilul Percent nu folosete nici un loc zecimal). Am realizat acest lucru apsnd butonul Increase Decimal de dou ori consecutiv.
132
Figura 3-14: Procentele vnzrilor lunare n totalul pe trimestru dup adugarea a dou zecimale.
Valorile din spatele formatelor

Pentru a nu v nela n aceast privin, precizm c aceste formate nu fac altceva dect s asigure afiarea valorilor n tabel. Ca un bun iluzionist, un format numeric particular apare de multe ori pentru a transforma n mod magic unele intrri de date, dar n realitate, ele sunt aceleai vechi cifre cu care ai nceput. De exemplu, s presupunem c o formul returneaz urmtoarea valoare: 25.6456 Acum s spunem c ai formatat coninutul celulei ce deine acest valoare cu stilul Currency. Valoarea apare acum astfel: $25.65 Aceast schimbare v-ar putea face s credei c Excel a rotunjit valoarea la dou zecimale. n realitate programul a rotunjit doar afiarea sumei, celula coninnd nc aceeai valoare veche: 25.6456. Dac folosii aceast celul n alt formul din tabel, reinei c Excel folosete valoarea iniial n calculele sale, nu ce a artat n celul. S vedem ce se ntmpl dac vrei ca valorile s se potriveasc aparenelor setate n tabel. Ei bine, Excel poate face acest lucru ntr-un singur pas. Fii prevztor, aceast schimbare nu are cale de ntoarcere. Putei transforma toate valorile pe care le dorii n noul format, selectnd o singur opiune dintr-o caset de validare, dar nu putei reveni asupra acestei setri deselectnd opiunea respectiv. Ei bine, deoarece insistai s cunoatei acest truc iat-l (s nu spunei c nu ai fost avertizat):
133
1. Asigurai-v c toate valorile din foaia de lucru sunt formatate cu numrul corect de zecimale. Trebuie s facei acest pas nainte de a modifica valorile din tabel la forma afiat de pe ecran. 2. Alegei Tools Options de pe bara de meniuri. 3. Apsai eticheta Calculation pentru afiarea opiunilor. 4. Alegei caseta de validare Precision as Displayed, selectai aceast caset i facei clic pe butonul OK. Excel afiaz caseta de avertizare Data will permanently lose accuracy (Datele vor pierde definitiv acurateea). 5. Continuai i apsai OK sau Enter pentru a modifica toate valorile n aa fel nct s corespund celor afiate.
T FA
Dup transformarea tuturor valorilor dintr-un tabel cu opiunea Precision as Displayed, aa cum am descris n paii precedeni, ar fi bine s selectai comanda File Save As i s introducei numele fiierului n spaiul alocat (putei s adugai As Displayed la numele existent al fiierului), nainte de a apsa Save sau Enter. n acest fel, vei avea o copie a registrului de lucru original cu valorile introduse sau calculate de Excel, aceasta putnd fi o copie de siguran a noului tabel.
Despre celelalte formate numerice

Excel suport o mulime de alte formate pentru numere dect cele uzuale cum ar fi Currency, Comma sau Percent. Ca s le putei folosi selectai zona de celule pe care vrei s le formatai, selectai apoi opiunea Format Cells din meniul contextual sau opiunea Cells din meniul Format pentru a deschide caseta de dialog Format Cells. Dup ce s-a deschis caseta de dialog alegei opiunea Number i selectai formatul dorit. Anumite categorii de formate de numere ca Date, Time, Fraction i Special v ofer mai multe opiuni de formatare. Alte formate numerice ca Number i Currency au propriile lor casete de validare care v permit s reeditai formatele lor. Pe msur ce apsai clic pe diferitele formate din aceste liste, Excel v arat ce efect ar avea acest format asupra valorii din prima celul selectat ntr-o zon din fereastra deschis. Cnd eantionul prezentat are formatul pe care l dorii, apsai OK sau Enter pentru a-l aplica ntregii zone selectate.
134
S aruncm o privire asupra formatului Special Excel conine o categorie de formate numerice numit Special. Aceast categorie conine urmtoarele patru formate numerice care v-ar putea interesa: Zip Code: reine zerourile de la nceputul numrului (importante n scrierea codurilor Zip dar fr importan n operaiile aritmetice) ca n 00123. Zip Code + 4: separ automat ultimele patru cifre de primele cinci i pstreaz zerourile iniiale ca n 001235555. Phone Number: include automat primele trei cifre ale numrului n paranteze i separ ultimele patru cifre de cele anterioare cu o linie ca n (999) 5551111. Social Security Number: introduce automat cratime n interiorul numrului pentru a separa cifrele n grupe de trei, dou i patru ca n 666 009999. Aceste formate sunt foarte utile cnd se creeaz baze de date n Excel care lucreaz cu date de tip coduri potale, numere de telefon, i uneori numere de asigurri sociale (a se vedea Capitolul 9 pentru mai multe informaii privind crearea bazelor de date). Crearea de formate personalizate Dac nici unul din formatele numerice descrise anterior nu se potrivesc preferinelor dumneavoastr, putei oricnd s creai un format dup preferina dumneavoastr. Pentru a crea acest format trebuie s alegei opiunea Custom din caseta de dialog Format Cells i apoi selectai codul formatului care este cel mai apropiat de ceea ce dorii, dup care editai acest format n caseta Type. Exist o singur problem cnd facei acest lucru: Excel avea dreptate s le numeasc coduri de formate de numere. Tot ceea ce vedei n lista Type cnd categoria selectat este Custom este o mulime de coduri ciudate compuse din #, 0, ?, D, M i Y. Dect s muncii din greu (sau, Doamne ferete, s facei vreo prostie, de exemplu s ncercai s descifrai aceste semne), facei-v viaa mai uoar i fixai-v atenia pe zona unde se afl eantionul de sub caseta de text Type care se modific pe msur ce selectai diferitele formate din lista cu coduri. Acolo, Excel v prezint cum va arta valoarea din celula activ din zona selectat n formatul selectat. n momentul n care descoperii formatul care v place apsai butonul OK sau Enter. n plus, la alegerea construirii formatului dup diferitele coduri, putei crea propriul dumneavoastr set de coduri fcnd o mic editare ingenioas. Dei trebuie s folosii aceste coduri dificile pentru formatele numerice cnd realizai
135
aceast editare, nu trebuie s fii oameni de tiin ca s v dai seama cum se face (nu spun c a fi om de tiin ar strica!).
S
T FA
Decodificarea formatelor complicate

Dac dumneavoastr chiar vrei s tii ce nseamn diferitele coduri ale formatelor, iat rspunsul: fiecare format numeric poate controla modul n care arat numerele pozitive, negative i oricare altele. Aceste pri sunt separate de ; (orice format care nu este separat astfel, acoper toate celelalte tipuri de intrri de date). 0-ul este un nlocuitor pentru o cifr i este nlocuit de un zero dac valorii i lipsete o cifr n acel loc. #-ul este un nlocuitor pentru o cifr ce nu poate fi nlocuit dac valorii i lipsete o cifr n acel loc. M-ul este folosit pentru luni n date, sau minute n scrierea orei, Dul pentru zile, Y-ul pentru ani, H-ul pentru ore i S-ul pentru secunde.
Dect s v plictisesc cu o grmada de exemple de formate numerice personalizate, cu care i un expert n calculatoare ar avea dificultai n a rmne treaz, vreau doar s v iniiez ntr-un format numeric personalizat pe care l-ai putea gsi foarte la ndemn n lucrrile voastre, unul care ascunde afiarea oricrei intrri n celulele lucrrii dvs. (Putei continua s vedei textul introdus n bara de formule cnd indicatorul celulei se afl n interiorul celulei respective). Putei s folosii formatul ascuns personalizat pentru a ascunde temporar anumite iruri de celule ce nu vrei s fie tiprite sau vizibile pe ecran. Pentru a realiza acest format personalizat ascuns, deschidei caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1), apsai clic pe Custom n lista de categorii a casetei de dialog Format Cells, apoi selectai General n lista Type i nlocuii acest text cu urmtorul cod numeric: ;;; Formatul numeric ascuns personalizat este constituit doar din trei semne punct i virgul, la rnd, fr spaiu ntre ele. Pe ct de ciudat pare, aceste trei semne punct i virgul semnaleaz programului s nu afieze nimic pentru valori pozitive, negative sau orice altceva. Dup ce s-a introdus codul n caseta de dialog Type, facei clic pe butonul OK sau apsai Enter pentru a aplica formatul personalizat seleciei curente de celule. Formatul personalizat este reinut ca fcnd parte din registrul de lucru respectiv atunci cnd salvai documentul (Reinei: nu neglijai butonul Save de pe bara de meniuri Standard). Cnd aplicai formatul ascuns, afiajul din interiorul celulelor dispare din registrul de lucru (coninutul apare ns n bara de formule, atunci cnd o celul
136
este selectat). Pentru a face ca datele ascunse s apar, pur i simplu selectai celulele ascunse, deschidei caseta de dialog Format Cells i selectai unul dintre celelalte formate vizibile (formatul General de exemplu) i apsai Apply.
T FA
De remarcat este faptul c formatele numerice personalizate pe care le creai sunt adugate la sfritul listei Type. Aceasta nseamn c data viitoare cnd vei deschide caseta de dialog Format Cells i vei selecta Custom n lista de categorii, vei fi nevoit s parcurgei lista Type pn la capt nainte de a localiza i selecta codul numeric pentru formatul pe care l-ai creat.
Ajustarea coloanelor
Pentru acele momente cnd Excel 2000 nu ajusteaz automat i satisfctor limea coloanelor, programul face ca acestea s par ceva simplu. Cel mai uor mod de a ajusta o coloan este s realizai o ncadrare optim, folosind opiunea Auto Fit. Cu aceasta metod, Excel determin automat ct poate lrgi sau ngusta coloane pentru a ncadra cea mai lung intrare de date din coloan. Iat cum s folosii Auto Fit pentru a reui ncadrarea optim n coloan: 1. Poziionai pointer-ul mouse-ului n partea dreapt a chenarului casetei de titlu a coloanei care necesit ajustarea. Pointer-ul mouse-ului ia forma unei sgei bidirecionale, care este de fapt un instrument de modificare. 2. Facei dublu-clic. Excel va lrgi sau ngusta coloana pentru a se potrivi celei mai lungi intrri de date. Putei obine cea mai potrivit lungime pentru mai multe coloane concomitent; tot ceea ce avei de fcut este s selectai toate coloanele care necesit ajustare (dac coloanele sunt nvecinate, tragei peste chenarul cu literele corespunzatoare coloanelor; dac nu se nvecineaz, inei apsat tasta Ctrl n timp ce facei clic pe literele corespunztoare coloanelor). Dup ce coloanele sunt selectate, facei dublu-clic pe oricare dintre marginile din dreapta ale chenarului. Best Fit n genul Auto Fit nu realizeaz ntotdeauna rezultatele ateptate. Un titlu lung care se mprtie pe mai multe coloane spre dreapta, sfrete prin a produce o coloan larg incomod cnd folosii Best Fit.

T FA
137
Dac credei c potrivirea automat nu este indicat, tragei marginea din dreapta a coloanei (pe chenar), pn cnd atinge mrimea dorit, n loc de a mai apsa dublu-clic. Aceast tehnic manual pentru ajustarea coloanelor funcioneaz i atunci cnd sunt selectate mai multe coloane. Reinei ns c toate coloanele selectate vor avea mrimea pe care o atinge cea ajustat cu ajutorul mouse-ului. Putei la fel de bine s ajustai mrimea coloanelor din caseta de dialog Column Width. Cnd folosii caseta de dialog, introducei numrul de caractere cruia trebuie s-i corespund lrgimea. Pentru a deschide aceast caset de dialog, alegei comanda Column Width din meniul de comenzi rapide (care se deschide executnd clic cu cel de-al doilea buton al mouse-ului pe orice coloan selectat sau pe litera corespunzatoare coloanei) sau alegei Format ColumnWidth de pe bara de meniuri. Caseta de text Column width din Caseta de dialog Column Width arat cte caractere pot fi cuprinse de lrgimea coloanei standard din foaia de lucru sau n coloana curent, dac tocmai ai ajustat-o. Pentru a schimba dimensiunile tuturor coloanelor selectate din foaia de lucru (excepie fcnd cele deja ajustate manual sau prin potrivirea automat) introducei o nou valoare n caseta de text Column Width, apoi facei clic pe butonul OK. Dac vrei s ajustai coloanele folosind opiunile de pe bara de meniuri, alegei FormatColumnAutoFit Selection. De menionat c putei folosi aceast comand pentru a realiza ncadrarea optim doar pentru celulele selectate. De exemplu, s presupunem c vrei s folosii ncadrarea optim pentru a ajusta o coloan astfel nct s fie destul de larg pentru o zon de titluri ale coloanelor dar care s nu includ titlul tabelului (care se prelungete pe cteva coloane neocupate spre dreapta). Tot ce avei de fcut este s selectai doar celulele care conin titlurile coloanelor tabelului ale cror dimensiuni trebuie ajustate nainte de a alege FormatColumnAutoFit Selection. Dac vrei s aducei o coloan sau o selecie de coloane la dimensiunile standard folosind meniurile din bara de meniuri, alegei Format ColumnStandard Width. Aceast aciune va deschide caseta de dialog Standard Width ce conine valoarea 8,43 (lungimea standard a oricrei coloane). Pentru a reveni la dimensiunile standard ale tuturor coloanelor selectate, apsai butonul OK n aceast caset de dialog, sau pur i simplu apsai Enter.
Rnduri fluctuante
Povestea cu ajustarea dimensiunilor rndurilor este asemntoare celei cu ajustarea coloanelor, excepie fcnd faptul c facei mai puin munc ajustnd rnduri dect coloane. Aceasta deoarece Excel schimb automat nlimea
138
rndurilor pentru a permite afiarea integral a textului la introducere (precum ar fi selectarea unui font mai mare sau ncadrarea textului ntr-o singur celul amndou vor fi explicate n cele ce urmeaz). Cele mai multe ajustri la nlimea rndului se fac atunci cnd vrei s mrii spaiul ntre titlul tabelului i tabelul nsui sau ntre un rnd de capete de tabel i tabelul de informaii, fr a aduga un rnd gol (a se vedea seciunea De sus pn jos de la sfritul acestui capitol pentru detalii). Pentru a mri nlimea unui rnd, tragei marginea de jos a chenarului rndului, pn rndul este suficient de nalt. Pentru a scurta un rnd, facei inversul procesului anterior, trgnd de marginea de jos a chenarului rndului. Pentru a folosi potrivirea automat n scopul realizrii unei ncadrri optime a datelor dintr-un rnd facei dublu-clic pe marginea de jos a chenarului rndului. La fel ca n cazul coloanelor, putei s ajustai nlimea rndurilor selectate cu ajutorul unei casete de dialog. Pentru a deschide caseta de dialog Row Height alegei comanda Row Height din meniul contextual al rndului (deschidei apsnd pe butonul secundar al mouse-ului) sau alegei FormatRowHeight n bara de meniuri. Pentru a seta o nou nlime pentru rndurile selectate introducei numrul de caractere n caseta de text Row Height i apsai butonul OK (nlimea standard a rndurilor este de 12,75 caractere n cazul n care v intereseaz). Pentru a v ntoarce la cea mai bun ajustare pentru un anumit rnd, alegei FormatRowAutoFit din bara de meniuri.
Acum le vezi, acum nu le mai vezi!

Iat un lucru amuzant privitor la ngustarea coloanelor i a rndurilor: v putei lsa dus de val i putei face o coloan att de ngust sau un rnd att de scurt, nct dispare literalmente din foaia de lucru. Este foarte la ndemn atunci cnd nu vrei ca unele pri s fie vizibile. De exemplu, putei avea o foaie de lucru care conine salariile angajailor necesare calculrii cifrelor bugetului departamentului - putei prefera s nu luai n considerare acest lucru n cazul majoritii rapoartelor imprimate i dect s pierdei timp mutnd coloana cu salarii n afara spaiului de imprimare, putei pur i simplu s ascundei coloana pn dup ce ai printat raportul. Ascunderea rndurilor i coloanelor, posibil autoderulante i meniurilor de comenzi rapide datorit meniurilor
Dei putei ascunde coloanele i rndurile unei lucrri pur i simplu reducndu-le la minimum, Excel ofer o metod mai simpl pentru a le ascunde, prin intermediul meniului autoderulant Format sau cu ajutorul meniurilor de comenzi rapide. S presupunem c trebuie s ascundei coloana B din foaia de lucru deoarece conine informaii irelevante sau secrete pe care nu vrei s le imprimai. Pentru a ascunde aceast coloan ai putea urma paii:
139
1. Facei clic oriunde n coloana B pentru a selecta coloana. 2. Alegei FormatColumnHide de pe bara de meniuri. Asta-i tot; coloana B dispare imediat. Toat informaia din coloan dispare din foaia de lucru. Cnd ascundei coloana B rndul literelor corespunztoare coloanelor devin: A, C, D, E, F etc. De remarcat c aceeai coloan putea fi ascuns la fel de bine, executnd clic pe litera corespunztoare coloanei cu butonul secundar al mouse-lui i apoi executnd clic pe Hide din meniul de comenzi rapide. Acum, s presupunem c ai imprimat foaia de lucrul i trebuie s modificai datele introduse n coloana B. Pentru a putea vizualiza coloana, urmai paii: 1. Poziionai pointerul mouse-ului pe chenarul coloanei A i tragei spre dreapta, astfel nct s selectai coloanele A i C. Trebuie s tragei de la A la C astfel nct s includei n selecie i coloana ascuns B nu v folosii de tasta Ctrl pentru c n-o vei include pe B. 2. Alegei FormatColumnUnhide din bara de meniuri. Excel readuce coloana ascuns B pe foaie i toate cele trei coloane A, B, C, sunt selectate. Putei acum s apsai pe orice celul din tabel pentru a deselecta coloanele. Reinei c ai putea de asemenea s readucei coloana B n foaie selectnd coloanele A i C apoi facnd clic pe oricare dintre ele cu butonul secundar al mouse-ului i apoi executnd clic pe comanda Unhide din meniul de comenzi rapide al coloanei. Ascunderea coloanelor i a rndurilor cu ajutorul mouse-ului Nu v mint cnd v spun c ascunderea i reafiarea coloanelor cu mouse-ul v poate pcli, deoarece cere un grad de precizie pe care s-ar putea s nu-l posedai (mai ales dac suntei nceptor). Oricum, dac v considerai un adevrat maestru n mnuirea mouse-ului putei ascunde i reafia coloane foarte simplu dup cum urmeaz: Pentru a ascunde o coloan cu mouse-ul, tragei spre stnga marginea din dreapta pn cnd aceasta se afl deasupra marginii din stnga, apoi eliberai butonul mouse-ului. Pentru a ascunde un rnd cu mouse-ul se trage marginea de jos a acestuia n sus pn cnd se suprapune peste marginea superioar. Pe msur ce mutai o margine, Excel afieaz un SfatEcran coninnd dimensiunile coloanei curent modificate sau nlimea unui rnd ntr-o caset
140
lng pointerul mouse-ului (exact ca atunci cnd apar casete n momentul n care folosii bara de defilare sau ca n cazul ghidajului de umplere atunci cnd folosii opiunea AutoFill aa cum a fost descris n Capitolul 1). Cnd acest indicator de nlime sau lime ajunge la 0,00 trebuie s tii c este timpul s eliberai butonul mouse-lui. Reafiarea unei coloane sau a unui rnd cu ajutorul mouse-lui este reversul procesului de ascundere. De aceast dat tragei marginea coloanei sau a rndului n direcia opus, (dreapta pentru coloane i jos pentru rnduri). Singurul truc este c trebuie s poziionai pointerul mouse-ului chiar pe marginea coloanei sau rndului astfel nct s nu se preschimbe ntr-o sgeat bidirecional, ci ntr-una bidirecional i desprit la mijloc (pentru detalii n legtur cu diferena dintre forma sgeii bidirecionale desprit la mijloc i forma sgeii cu vechiul i obinuitul vrf dublu, n Tabelul 1-1).
S
T FA
Dac vreodat ascundei manual o coloan sau un rnd i apoi observai c nu putei face s apar acea blestemat sgeat desprit la mijloc pentru a le reafia, nu v enervai. n privina coloanelor pur i simplu tragei de la prima la ultima coloan sau, iar cazul rndurilor, ntre acelea care sunt ascunse apoi alegei comanda Unhide din meniul de comenzi rapide al coloanei sau rndului (a se vedea capitolul anterior).
Jonglnd cu fonturile
Cnd ncepei o nou foaie de lucru, Excel stabilete un singur font i mrime pentru toate celulele tabelului. Acest font variaz n funcie de imprimanta pe care o folosii pentru o imprimant laser precum HP Laser Jet sau Apple LaserWriter, Excel folosete un font denumit Arial de mrime 10. Dei acest font este potrivit pentru introducerile normale de date, ai vrea poate s folosii ceva care s se evidenieze mai bine titlurile coloanelor i titlul tabelului.
S
T FA
Dac nu v place foarte mult fontul standard folosit de Excel, l putei modifica alegnd ToolsOptions n bara de meniuri apoi selectai eticheta General. Fcnd acest lucru, vei vedea o opiune numit Standard font lng captul de jos al casetei de dialog. Selectai noul font standard din list. Dac dorii o mrime diferit a fontului, alegei opiunea Size i introducei o nou mrime standard sau selectai-o din lista autoderulant. Cu instrumentele de pe bara de instrumente Formatting putei face majoritatea schimbrilor de font (inclusiv s selectai un nou font sau o nou mrime) fr s apelai la setrile din eticheta Font a casetei de dialog Format Cells (Ctrl+1).
141
Pentru a selecta un font nou pentru o selecie de celule, facei clic pe butonul autoderulant de lng caseta tip list autoderulant Font de pe bara de instrumente Formatting i apoi selectai numele fontului pe care vrei s-l folosii, din list. De reinut faptul c Excel 2000 afieaz acum numele fiecrui font care apare n caseta respectiv scris chiar cu acel font (deci numele devine un exemplu al modului cum arat fontul pe ecran). Dac vrei s schimbai mrimea fontului, facei clic pe butonul cu list autoderulant de lng caseta Font Size de pe bara de instrumente Formatting, apoi selectai noua mrime a fontului. Putei de asemenea s adugai atributele Bold, Italic i Uderline, sau Strikeout la fontul pe care l folosii. Bara de instrumente Formatting conine butoanele Bold, Italic i Uderline, care nu numai c adaug aceste atribute la o selecie de celule dar le i ndeprteaz de asemenea. Dup ce apsai pe unul dintre aceste butoane, culoarea acestuia se va transforma din gri nchis n gri deschis. Excel face aceasta pentru ca butonul s arate ca i cnd ar fi apsat, mpins n interior. Cnd apei pe un buton cu aceast nfiare pentru a ndeprta un atribut, Excel schimb butonul la imaginea iniial astfel nct nu mai apare ca i cum ar fi apsat. Chiar dac vei face cele mai multe schimbri de font folosind barele de instrumente, probabil c vor fi i momente cnd vei gsi mai convenabil s facei aceste schimbri cu Font din caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1). Dup cum vedei n Figura 3-15,aceast opiune Font din caseta de dialog Format Cells aduce laolalt sub acelai acoperi, fonturi, stiluri diferite ale aceluiai font precum Bold sau Italic efecte precum sublinierea i linia de mijloc, precum i schimbri de culoare. Cnd vrei s facei mai multe schimbri legate de font pentru o selecie de celule, opiunea Font ar putea fi cea mai bun alegere pe care o putei face. Unul dintre aspectele pozitive legate de aceast opiune este faptul c ea conine o caset Preview care v indic cum arat schimbrile dvs de font (cel puin pe ecran).
142
Figura 3-15: Folosii eticheta Font a casetei de dialog Format Cells pentru a efectua variate modificri asupra fontului.
Dac schimbai culoarea fontului cu opiunea Color din eticheta Font al casetei de dialog Format Cells sau cu butonul Font Color de pe bara de instrumente Formatting (ultimul buton), i apoi imprimai foaia de lucru la o imprimant alb-negru, Excel red culoarea n nuane de gri. Alegerea din lista de culori a opiunii Automatic face ca programul s preia culoarea setat iniial n Windows. Aceast culoare este negru dac nu o schimbai n eticheta Appearance din caseta de dialog Display Properties, n Windows 95/98 (pentru informaii suplimentare legate de acest subiect, a se vedea Windows 95/98 For Dummies, autor Andy Rathbone).
Modificarea alinierii
Setarea pentru prima dat a alinierii pentru introducerea de date este o simpl funcie a tipului de intrri: toate acestea sunt aliniate la stnga, i toate valorile numerice la dreapta, dar dvs. putei modifica oricnd aceste setri standard. Bara de instrumente Formatting conine trei instrumente normale de aliniere, mai precis butoanele: Align Left, Center i Align Right. Acestea aliniaz seleciile de celule exact aa cum v ateptai s o fac. Dup butonul Align Right, se afl de obicei un buton special de aliniere numit Merge and Center. n ciuda numelui bizar, vei ajunge s vrei s cunoatei aceast comand. O putei folosi pentru a centra un titlu de-a lungul ntregului tabel n cteva secunde (sau chiar mai repede, depinde ce calculator avei). Figurile 3-16 i 3-17 prezint modul n care putei folosi aceast comand. n Figura 3-16 observai c titlul pentru vnzrile anului 2000 este nghesuit n celula A1. Pentru c este un text lung, ptrunde n spaiul celulei goale B1 aflate n dreapta. Pentru a centra acest titlu deasupra ntregului tabel (ceea ce va extinde
143
coloana A pn la E) selectai zona de celule de la A1 la E1 apoi facei clic pe Merge and Center de pe bara de instrumente Formatting. Figura 3-17 prezint rezultatul: celulele din rndul 1 al coloanelor de la A la E s-au unit ntr-o celul, i acum titlul este centrat corespunztor n aceast celul deasupra ntregului tabel.
T FA
Dac avei vreodat nevoie s mprii o celul foarte mare n unele mai mici, putei face acest lucru selectnd celula, deschiznd apoi caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1), apsnd eticheta Alignment i apoi deselectai caseta de validare Merge Cells dup care tot ceea ce va mai trebui s facei va fi s facei clic pe butonul OK sau s apsai Enter.
Figura 3-16: Centrarea titlului foii de lucru n mai multe celule cu opiunea Merge and Center.
Figura 3-17: Titlul foii de lucru dup centrarea lui n celulele A-E.
144
Scopul indentrilor
n Excel 2000 putei indenta coninutul unei selecii de celule apsnd butonul Increase Indent de pe bara de instrumente Formatting (butonul care se afl n mod normal imediat la stnga butonului Borders i are imaginea unei sgei care mpinge liniile textului spre dreapta). De fiecare dat cnd apsai acest buton, Excel indenteaz coninutul seleciei curent de celule la dreapta, cu mrimea unui caracter din fontul standard (a se vedea seciunea Jonglnd cu fonturile dac nu tii ce este fontul standard sau cum s l schimbai). Putei reveni asupra unei indentri n vederea reducerii acesteia, apsnd butonul Decrease Indent din bara de instrumente Formatting (butonul care se afl n mod normal imediat la stnga butonului Increase Indent i care are imaginea unei sgei care mpinge liniile textului spre stnga). De asemenea putei schimba numrul de caractere cu care este redus sau extins indentarea coninutului unei celule: deschidei caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1), selectai eticheta Alignment, apoi modificai valoarea din caseta de text Indent (introducnd o nou valoare n aceast caset).
De sus pn jos
Alinierile la stnga, dreapta i centru se refer toate la introducerea unui text, n funcie de marginile din stnga i din dreapta celulelor din tabel (considerate n plan orizontal). De asemenea, putei, s aliniai vertical o intrare de date n celul fa de marginile de sus i de jos ale celulei. n mod normal toate datele din celule sunt aliniate vertical la marginea de jos a celulei. Putei de asemenea s centrai vertical datele sau s le aliniai la marginea de sus a celulei. Pentru a schimba alinierea vertical a unei poriuni selectate, deschidei caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1), alegei apoi opiunea Alignment i selectai Top, Center, Bottom sau Justify din lista de opiuni Vertical.
145
Figura 3-18: Modificarea alinierii verticale prin selectarea opiunii Center din meniul autoderulant Vertical.
Modificarea modului de ncadrare al textului

Titlurile coloanelor din tabelele foilor de lucru au fost ntotdeauna o problemfie trebuia s le lsai foarte scurte, fie s le abreviai dac doreai s evitai lrgirea tuturor coloanelor mai mult dect necesitau datele n sine. Pentru a depi aceast problem, putei folosi cu mare ncredere opiunea Wrap Text. Figura 3-20 prezint o nou foaie de lucru n care titlurile coloanelor coninnd diferitele companii Mother Goose folosesc procedura de ncadrare a textului pentru a evita lrgirea coloanelor att de mult ct necesit aceste nume lungi ale companiilor.
Figura 3-19: Titlul foii de lucru dup centrarea pe vertical n rndul 1.
146
Figura 3-20: O nou foaie de lucru cu titlurile coloanelor coninnd numele companiilor ntreprinderii Mother Goose formatate cu opiunea Wrap text.
Pentru a obine efectul prezentat n Figura 3-20, selectai celulele care conin titlurile coloanelor (zona de celule B2:H2), apoi selectai opiunea Wrap Text din eticheta Alignment al casetei de dialog Format Cells pentru ncadrarea textului. Prin ncadrarea textului se separ lungile intrri dintr-o selecie (care altfel s-ar mprtia peste spaiul prevzut sau n-ar putea fi afiat) n linii separate. Pentru a integra mai multe linii ntr-o singur celul, programul extinde automat nlimea rndului astfel ca ntregul text ncadrat s fie vizibil. Cnd activai opiunea Wrap Text, Excel continu s foloseasc alinierea vertical sau orizontal setat pentru celula respectiv. De reinut c putei folosi orice opiune de aliniere orizontal, inclusiv Left, Right, Center, Justify sau Center Across Selection. Nu putei utiliza ns opiunea Fill. Selectai opiunea Fill din caseta tip list autoderulant Horizontal doar atunci cnd vrei ca Excel s repete intrarea de date pe toat lungimea celulei. Dac dorii s ncadrai textul n celula sa proprie i totodat vrei ca Excel s alinieze textul fa de marginea din stnga i fa de cea din dreapta, selectai opiunea Justify Fill din meniul derulant Horizontal din eticheta Alignment al casetei de dialog Format Cells.
T FA
Putei mpri un text pe linii separate poziionnd pointer-ul mouse-ului n celul (sau n bara de formule), acolo unde vrei s nceap noua linie i apsnd combinaia Alt+Enter. Excel extinde rndul ce conine celula (i bara de formule de deasupra) atunci cnd ncepe o nou linie. Cnd apsai Enter pentru a valida sau edita datele din celule, Excel separ automat textul din celul, n concordan cu mrimea coloanei n care se afl celula setat i poziia de ntrerupere a liniei.
147
Rearanjarea orientrii
n loc de a ncadra textul introdus n celule, ai putea considera mai potrivit schimbarea orientrii textului. Figura 3-21 prezint o situaie unde schimbarea orientrii titlurilor de tabel deja ncadrarate este mult mai potrivit dect ncadrarea lor n orientarea normal din celule. Acest exemplu prezint acelai formular introdus n Figura 3-20 dup ce s-a schimbat orientarea titlurilor tabelului ale diferitelor companii Mother Goose. De reinut c schimbarea orientrii textului permite coloanelor s fie mai nguste dect atunci cnd sunt afiate n orientarea normal.
Figura 3-21: Foaia de lucru dup rotirea titlurilor companiilor din rndul 2 cu 90 de grade.
Pentru a face aceast schimbare, selectai zona de celule B2:H2, apoi n eticheta Alignment din caseta de dialog Format Cells, apsai pe rombul (care corespunde orei 12) din marginea de sus a seciunii Text Orientation, astfel nct cuvntul Text s se deplaseze n sus, n timp ce n caseta de text de dedesubt va apare scris 90 de grade. Putei schimba orientarea datelor din celule, tastnd numrul de grade n aceast caset text, dac nu vrei s v jucai cu rombul. Apsai Enter sau butonul OK pentru a aplica ncadrarea. De reinut c rmne selectat caseta de text Wrap pentru ca textul s fie simultan rotit i ncadrat (pentru a evita coloanele foarte lungi i subiri).
148
Figura 3-22 prezint aceleai titluri ale companiei dup ce s-a folosit opiunea Text Orientation de pe eticheta Alignment a casetei de dialog Format Cells pentru a le roti doar cu 45 de grade fa de orizontal. Pentru a obine acest efect, s-a fcut clic pe rombul aflat ntre cel din partea de sus a diagramei (corespunztor orei 12) i cel din mijlocul ei (corespunztor orei 3). De observat c s-ar fi putut obine acelai efect prin introducerea numrului 45 n caseta de text Degrees de sub diagrama Orientation.
Figura 3-22: Foaia de lucru dup rotirea titlurilor coloanelor din rndul 2, cu 45 de grade n sus.
T FA
Putei stabili rotaia textului la orice valoare: de la 90 de grade n sus fa de orizontal (+90 n caseta de text Degrees), pn la 90 de grade n jos fa de orizontal (-90 n caseta de text Degrees), fie prin introducerea numrului de grade n caseta de text Degrees, apsnd locul potrivit de pe diagrama semicircular, fie prin tragerea liniei care pornete de la cuvntul Text n diagram spre unghiul dorit. Pentru a seta textul vertical, astfel nct fiecare liter s fie deasupra alteia ntr-o singura coloan, facei clic pe suprafaa diagramei care prezint cuvntul Text aranjat n acest fel (mediat n stnga diagramei care v permite orientarea textului n sus sau n jos fa de poziia orizontal).
149
Potrivirea prin reducere

Pentru cazurile n care dorii s prevenii aciunea Excelului de a extinde coloanele astfel nct s se potriveasc cu nregistrrile din celulele sale (cum poate fi cazul atunci cnd trebuie s afiai un ntreg tabel de date pe un singur ecran sau pe o singur pagin scoas la imprimant), putei folosi noua opiune de control Shrink to fit din eticheta Alignment a casetei de dialog Format Cells. Cnd selectai caseta de validare Shrink to fit, Excel reduce dimensiunile fonturilor nregistrrilor din celulele selectate pentru a nu mai schimba limea coloanei curente. Trebuie s avei grij ns atunci cnd folosii aceast opiune de control a textului deoarece, n funcie de lungimea nregistrrilor i de limea coloanei, putei ajunge s avei nite intrri de text care sunt att de mici nct pot fi complet ilizibile.
Utilizarea bordurilor
Liniile de gril inserate de regul n foaia de lucru pentru a separa coloanele i liniile sunt doar nite linii de ghidare pentru a v ajuta s meninei coninutul foii aa cum l-ai dorit. Putei alege s le imprimai sau nu alturi de datele dumneavoastr. Pentru a scoate n eviden seciunile din foaia de lucru sau prile unui anumit tabel, putei aduga borduri sau umbre. Nu confundai bordurile (care sunt linii trasate n jurul unei celule sau zone de celule) pe care le adugai pentru a evidenia o anumit celul selectat cu liniile de gril folosite de obicei pentru a defini marginile unei celule din foaia de lucru bordurile pe care le adugai sunt printate indiferent dac imprimai liniile de gril sau nu. Pentru a vedea mai bine bordurile pe care le adugai la celulele din foaia de lucru, eliminai liniile de gril care apar n foaia de lucru n mod normal, urmnd paii: 1. Alegei Tools Options de pe bara de meniuri i selectai eticheta View. 2. Selectai opiunea Gridlines pentru a elimina semnul de bifare din caseta sa. 3. Facei clic pe OK sau apsai Enter. De reinut este faptul c acea caset de validare Gridlines din caseta de dialog Options stabilete dac liniile vor apare sau nu n foaia de lucru de pe ecran. Pentru a stabili dac grilele apar sau nu la imprimare ca parte integrant a foii de lucru, alegei File Page Setup i apoi selectai eticheta Sheet,dup care selectai sau deselectai caseta de validare Gridlines din cadrul seciunii Print.
150
Pentru a aduga borduri unei celule selectate, deschidei caseta de dialog Format Cells (Ctrl+l) i apoi alegei eticheta Border (prezentat n Figura 3-23). Selectai din zona Style a casetei de dialog, tipul de linie pe care dorii s-l utilizai i apoi selectai din seciunea Border a casetei de dialog, marginea sau marginile pe care dorii s aplicai aceast linie.
Figura 3-23: Selectarea bordurilor pentru o zon de date cu ajutorul etichetei Border din caseta de dialog Format Cells.
La stabilirea locului unde dorii ca liniile de bordur s fie trasate, trebuie s avei n vedere urmatoarele lucruri: Pentru ca Excel s traseze liniile de bordur n jurul ntregii zone de celule, facei clic pe butonul Outline din seciunea Presets. Dac dorii ca liniile de bordur s apar n jurul celor 4 margini ale fiecrei celule a zonei de date, facei clic pe butonul Inside din seciunea Presets.
T FA
Cnd dorii s adugai liniile de bordur unei singure celule sau n jurul unei zone de celule, nici nu trebuie mcar s deschidei caseta de dialog Border ; putei doar s selectai celula sau zona de celule i apoi s facei clic pe butonul Border cu list autoderulant de butoane din bara de instrumente Formating i s selectai ce tip de linii de bordur vei folosi din cele care apar n paleta de linii. Pentru a elimina liniile de bordur, trebuie s selectai celula sau celulele care le conin, s deschidei caseta de dialog Format Cells (Ctrl+l) i s selectai butonul None din seciunea Presets. De reinut este faptul c putei s obinei acelai efect prin apsarea primului buton din meniul derulant Borders (acela care arat doar liniile punctate de jur mprejurul i din interiorul dreptunghiului).
151
Aplicarea unor modele noi

Putei de asemenea s accentuai anumite seciuni din foaia de lucru sau seciuni ale unui tabel din foaia de lucru, prin schimbarea culorii i/sau modelului celulelor sale. Dac folosii o imprimant alb-negru (aa cum fac majoritatea), vei dori s restricionai culorile utilizate, la nuana gri deschis din paleta de culori. De asemenea, vei dori s mai restricionai i folosirea modelelor la doar cteva dintre cele mai utilizate, mai precis acelea cu puine puncte, atunci cnd dorii s mbuntii o selecie de celule care conine orice tip de intrri (altfel, la imprimare informaiile din celule vor fi aproape imposibil de citit). Pentru a alege o nou culoare i/sau model pentru o parte a foii de lucru, selectai celulele pe care dorii s le nfrumuseai i deschidei caseta de dialog Format Cells (Ctrl+l), apoi alegei eticheta Patterns (prezentat n Figura 3-24). Pentru a schimba culoarea celulelor, facei clic pe culoarea dorit din paleta Color afiat sub titlul Cell Shading. Pentru a schimba modelul celulelor facei clic pe butonul derulant Patterns pentru a deschide o palet de culori extins care conine un numr de modele alb-negru din care putei s alegei. Facei clic pe modelul dorit din aceast palet extins i Excel v va prezenta cum va arta opera dvs. din foaia de lucru, n caseta Sample a etichetei Patterns din cadrul casetei de dialog Format Cells.
Figura 3-24: Selectarea unor noi culori i modele din eticheta Patterns a casetei de dialog Format Cells.
Pentru a ndeprta o culoare sau un model de umbr din celule selectai celulele, deschidei caseta de dialog Format Cells (Ctrl+l) i selectai eticheta Patterns, apoi alegei opiunea No Color din partea superioar a paletei de culori. Putei s atribuii seleciei de celule, noi culori (dar nu i noi modele) din paleta Fill Color deschis cu butonul Fill Color (penultimul buton, cel cu gleata de vopsea) de pe bara de instrumente Formatting. Selectai doar celulele care
152
urmeaz a fi colorate, facei clic pe butonul tip list autoderulant Fill Color, i alegei culoarea dorit din paleta de culori care apare. Cu toate c nu putei selecta noi modele (doar culori) cu opiunea Fill Color, putei elimina i culorile i modelele aplicate unei selecii de celule prin selectarea acestora, apsarea butonului Fill Color i apoi alegerea opiunii No Fill din partea superioar a paletei Fill Color care apare. Dac dorii ca textul dintr-o zon de celule s aib o culoare diferit fa de cea de fundal, putei schimba culoarea textului din paleta Font Color prin apsarea pe butonul Font Color din bara de instrumente Formatting (chiar ultimul). Schimbai culoarea textului din celul prin alegerea unei noi culori din paleta Font Color i executarea unui clic pe butonul Font Color de pe bara de instrumente Formatting. Pentru revenirea culorii textului dintr-o celul la negru, selectai celula sau celulele i apoi alegei Automatic din partea superioar a paletei Font Color.
Utilizarea paletelor flotante de borduri

Putei separa paleta Borders (aa cum putei face i cu paletele Fill Color i Font Color) de bara de instrumente Formatting prin tragerea acesteia de bara de titlu, devenind astfel o palet flotant care este disponibil att timp ct dumneavoastr lucrai. Apoi, pentru a nchide paleta flotant atunci cnd vei dori acest lucru, tot ceea ce va trebui s facei va fi s facei clic pe butonul Close din colul din dreapta sus al micuei i drglaei ferestre.
Evidenierea stilurilor
Stilurile celulelor reprezint modul n care Excel poate mbina sub un singur nume un ntreg lot de diferite stiluri de formatare (incluznd formatarea numerelor, a fontului, a aliniatului, a bordurilor, a tiparelor i stabilirea elementelor de securitate). Excel include ase astfel de stiluri de celule ncorporate. pe care le putei folosi n orice foaie de lucru: Comma, Comma [0], Currency, Currency [0], Normal i Percent. i atunci cnd adugai hiperlegturi (precum cele descrise n Capitolul 10), Excel adaug nc dou stiluri integrate: Hyperlink i Followed Hyperlink. Cel mai simplu dintre acestea este stilul Normal. Acesta este folosit automat n formatarea tuturor celulelor dintr-o foaie de lucru nou. Stilurile Comma,
Capitolul 3: Facei astfel nct totul s arate bine ______________________
153
Comma [0], Currency, Currency [0] i Percent sunt folosite pentru a formata celulele selectate care au diferite formatri numerice. (Stilurile Followed Hyperlink i Hyperlink sunt folosite pentru a formata legturile hipertext din foaia de lucru aa cum s-a descris n Capitolul 10). Pentru a aplica oricare din aceste stiluri (sau oricare altele pe care le putei crea dvs.) seleciei curente de celule, trebuie doar s alegei Format Style de pe bara de meniuri i apoi s selectai un nou stil din lista autoderulant Style. Crearea de noi stiluri pentru o foaie de lucru este la fel de simpl ca i realizarea unei configurri. Tot ceea ce trebuie s facei este formatarea coninutului unei celule a foii de lucru folosind toate formatrile pe care le dorii n noul stil (incluznd formatarea numerelor, a fontului, a aliniatului, a marginilor, a modelelor, i a securitii a se vedea Capitolul 6 n cazul n care nu avei nici un indiciu despre acest ultim element amintit). Apoi, cu indicatorul celulei poziionat n mostra celulei formatat, deschidei caseta de dialog Style (prin alegerea Format Style), alegei caseta de text Style name, scriei numele noului dumneavoastra stil nainte s apsai butonul Add, i facei clic pe OK sau apsai Enter. Urmtoarea dat cnd salvai registrul de lucru, Excel salveaz noul stil ca parte a documentului. Pentru a aplica noul stil i altor celule din foaia de lucru, trebuie doar s selectai celulele, s deschidei caseta de dialog Style i s selectai numele stilului din lista autoderulant Style name. Stilurile sunt o modalitate foarte util pentru facilitarea utilizrii formatrii numerice personalizate n foile de lucru. De exemplu, putei crea un stil numeric ascuns folosind formatarea numeric personalizat despre care am discutat mai devreme n acest capitol, care ascunde toate tipurile de informaii coninute de celule. Dup crearea acestui format numeric personalizat (m refer la Realizarea formatelor numerice personalizate din acest capitol pentru detalii), aplicai-l unei celule mostr din foaia de lucru i apoi creai un nou stil numit Hidden n caseta de dialog Style i adugai-l la foaia de lucru. Dup salvarea registrului de lucru cu acest nou stil, putei deci s-l aplicai i altor celule din foaia de lucru chiar din caseta de dialog Style.
S
T FA
Urmai paii enumerai n continuare dac dorii s mbinai n registrul de lucru curent stiluri create pentru alte registre de lucru salvate pe disc: 1. Deschidei registrul de lucru care conine stilurile pe care dorii s le copiai n foaia de lucru curent. 2. Alegei comanda Window i selectai registrul de lucru care trebuie s primeasc aceste stiluri.
154
3. Alegei Format Style de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Style n registrul de lucru care va primi o copie a acestor stiluri de la alt registru. 4. Facei clic pe butonul Merge pentru a deschide caseta de dialog Merge Styles, i facei un dublu-clic pe numele registrului de lucru din care vei copia stilurile n caseta tip list Merge Styles From. 5. Apsai OK pentru a nchide caseta de dialog Style i continuai mbinarea. Dac registrul de lucru curent conine stiluri (altele dect cele ase standard care fac parte din orice nou registru) cu aceleai nume ca i unele din acelea din registrele din care copiai acele stiluri, Excel va face s apar o caset de avertizare ntrebndu-v dac dorii s mbinai stilurile care au acelai nume. Pentru a scrie peste stilurile din registrul de lucru curent apsai butonul Yes. Pentru a mbina doar stilurile cu nume diferite, apsai pe butonul No. Pentru a abandona ntreaga mbinare de stiluri, facei clici pe butonul Cancel.
Jucndu-v cu opiunea Format Painter

Folosirea stilurilor pentru formatarea foii de lucru este cu siguran un mod de lucru care merit folosit atunci cnd avei de aplicat formatul respectiv de mai multe ori n foaia de lucru pe care o creai. Totui, pot exista i situaii cnd dorii doar s refolosii o formatare de celul i s o aplicai unor zone de celule selectate dintr-un singur registru de lucru fr s v mai deranjai s creai un nou stil. Pentru acele situaii cnd simii nevoia s formatai din zbor (ca s ne exprimm n felul acesta), exist descriptorul de formate, adic facilitatea Format Painter (Descriptorul de formate) de pe bara de instrumente Standard (aceea cu pictograma sub forma unei pensule pentru vopsire). Acest micu instrument formidabil v permite s copiai formatul unei anumite celule pe care ai nfrumuseat-o i s o aplicai altor celule din foaia de lucru prin simpla selectare a acelora. Pentru a folosi descriptorul de formate n vederea copierii formatului unei celule n celulele din alte foi de lucru, urmai paii: 1. Formatai o celul sau o zon de celule din registrul de lucru, selectnd orice fonturi, aliniate, margini, modele, i culori pe care dorii s le aplicai.
155
2. Cu indicatorul de celul, ntr-una din celulele tocmai nfrumuseate, apsai pe butonul Format Painter de pe bara de instrumente Standard. 3. Tragei indicatorul pensulei albe n form de cruce (pe scurt indicatorul Format Painter) peste toate celulele pe care dorii s le formatai n acelai fel ca i celula exemplu pe care ai selectat-o prima. Imediat ce eliberai butonul mouse-ului, Excel aplic toate formatrile folosite n celula exemplu la toate celulele pe care tocmai le-ai selectat! Pentru a menine selectat indicatorul Format Painter n aa fel nct s putei formata o mulime de alte celule cu acesta, facei dublu-clic pe butonul Format Painter dup ce ai selectat celula exemplu cu formatul dorit. Pentru a opri formatarea celulelor cu descriptorul de formate este nevoie doar s apsai butonul Format Painter (el rmne activat atunci cnd apsai dublu-clic pe el) nc o dat pentru a reveni la starea sa iniial i rentoarcei indicatorul mouseului la grosimea sa normal, forma de cruce alb. De reinut este faptul c putei folosi descriptorul de formate i pentru a reveni la plictisitorul formatul implicit al unei zone de celule. Pentru a realiza acest lucru, apsai pe o celul goal, neformatat anterior aflat n foaia de lucru, nainte s apsai pe butonul Format Painter i apoi folosii Indicatorul Format Painter pentru a trage peste celulele pe care le dorii revenite la formatul implicit General.
Formatare condiional
Excel 2000 suport un tip special de formatare a celulelor numit formatare condiional, n care formatul specificat este aplicat unei celule sau unei selecii de celule doar cnd ea conine o anumit valoare sau un anumit interval de valori. De exemplu, putei crea o formatare condiional care arat coninutul unei celule la dimensiunea de 14, stilul aldin (n loc de dimensiunea normal de 10, stilul obinuit), doar atunci cnd celula conine o anumit valoare (de exemplu 150000) sau o valoare care se ncadreaz ntr-un interval bine definit (ntre 50000 i 100000). Putei, de asemenea, s afiai coninutul unei celule n rou atunci cnd valoarea sa este negativ (mai mic dect 0). Figura 3-25 prezint un exemplu de formatare condiional a declaraiei ncasrile Estimate pentru anul 2001 ale centrelor companiei Jack Sprat Diet, n celula Veniturilor Nete-Net Earnings (pierderilor-loss) (B28). Aceast celul
156
conine formula care calculeaz Veniturile Nete (sau pierderile n cazul n care exist). n acest exemplu, vom folosi opiunea Condiional Formatting pentru a afia coninutul acestei celule cu text negru ngroat pe un fundal gri deschis, cnd veniturile nete estimate sunt de 500000 $ sau mai mari i, cu text rou aldin pe fundal negru, cnd veniturile nete estimate sunt mai mici dect 500000 $. Pentru a face acest lucru posibil urmai paii: 1. Selectai celula B28 unde va avea loc formatarea condiional. nainte de folosirea opiunii Conditional Formatting trebuie s selectai celulele sau celula creia-i vei aplica aceast formatare.
Figura 3-25: Formatarea celulei Veniturilor nete (pierderi) a declaraiei Incasrilor Estimate, n caseta de dialog Conditional Formatting.
2. Alegei Format Conditional Formating de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Conditional Formatting. 3. Fii siguri c este selectat opiunea Cell Value Is i nu opiunea Formula Is n prima list derulant din aria Condition 1. Cnd creai o formatarea condiional, putei fie s specificai ca celulele s fie formatate atunci cnd conin o anume valoare sau un interval de valori (caz n care trebuie s folosii opiunea Cell Value Is), fie s specificai cnd o formul pe care o introducei pentru formatarea condiional este adevrat (are valoarea True) - caz n care folosii opiunea Formula Is). 4. Schimbai opiunea between din a doua caset de text cu greater than or equal to din a doua list derulant. Cnd folosii opiunea Cell Value Is, putei seta aceast a doua caset de text pentru una din elementele: ntre (between), nu este ntre (not between), egal cu (equal to), diferit de (not equal to), mai mare dect
157
(greater than), mai mic dect (less than), mai mare sau egal cu (greater than or equal to), sau mai mic sau egal cu (less than or), n funcie de situaie. 5. Introducei 500000 n a treia caset de text. 6. Selectai butonul Format din aria Condition 1 pentru a deschide caseta de dialog Format Cells, unde introducei setrile de formatare pentru celulele selectate. Aceast caset de dialog Format Cells conine trei etichete: Font, Border, i Patterns, pe care le putei folosi pentru a formata celulele selectate cnd ndeplinesc prima condiie. 7. Alegei setrile de formatare pentru prima condiie din etichetele Font i Patterns ale casetei de dialog Format Cells, apoi facei clic pe butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Format Cells i pentru a reveni la caseta de dialog Conditional Formatting. Pentru formatarea unei celule, cnd valoarea este mai mare sau egal dect 500000, alegei Bold pentru stilul fontului i Automatic pentru culoare din eticheta Font i gri deschis pentru culoarea de umbrire a celulei n eticheta Patterns. 8. Selectai butonul Add din partea inferioar a casetei de dialog Conditional Formatting pentru a extinde caseta de dialog ctre a doua condiie. Cnd folosii Conditional Formatting , putei stabili mai multe sau mai puine condiii, n funcie de necesitate i dorin. n acest exemplu, avei nevoie doar de stabilirea a dou condiii de formatare: una pentru cazul n care valoarea este de 500000 sau chiar mai mare i alta cnd valoarea este mai mic dect 500000. 9. Introducei elementele celei de-a doua condiii n cel de-al doilea set al casetelor de text. Pentru a doua condiie, am pstrat opiunea Cell Value Is n caseta de text, selectnd less than n a doua caset de text, i introducnd 500000 n a treia caset de text (aa cum este prezentat n Figura 3-25). 10. Selectai butonul Format din aria Condition 2 i utilizai opiunile care apar n etichetele Font, Border, Patterns din caseta de dialog Format Cells pentru a seta formatarea pentru a doua condiie.
158
Pentru formatarea celei de-a doua condiii, alegei stilul aldin, rou pentru culoare, n eticheta Font i negru ca culoare de umbrire din eticheta Patterns. 11. Dup setarea formatrii celei de-a doua condiii, apsai OK n caseta de dialog Format Cells pentru a o nchide, apoi OK din caseta de dialog Conditional Formatting pentru a o nchide i aplica formatarea condiional celulei selectate. Figura 3-26 prezint ceea ce se ntmpl dup nchiderea casetei de dialog Conditional Formatting i aplicarea formatrii la Veniturile Nete (pierderi) celula (B28). Deoarece valoarea curent este mai mare dect 500000 Excel o va formata cu elementele stabilite pentru prima condiie (aldin, text negru pe fundalul gri al unei celule). Figura 3-27 prezint ce se ntmpl cnd schimbi valorile din declaraia ncasrilor estimate precum cazul cnd valoarea din celula (B28) Venituri Nete (pierdere) se afl sub 500000. Cnd se ntmpl acest lucru, Excel alege formatarea pentru a doua condiie (aldin, text rou pe fundalul negru al unei celule) i o aplic celulei Net Earnings (Loss) - Venituri Nete (pierderi).
Figura 3-26: Formatarea pentru cea de-a doua condiie este aplicat celulei Net Earnings (Loss) deoarece valoarea sa este mai mare dect 500000 $.
159
Figura 3-27: Formatarea pentru cea de-a doua condiie este aplicat celulei Net Earnings (Loss) deoarece valoarea sa este acum mai mic dect 500000$.
160
Capitolul 4
S trecem n revist schimbrile

n acest capitol Deschiderea registrelor de lucru pentru editare Corectarea greelilor Mutarea i copierea prin tragere i plasare Copierea formulelor Mutarea i copierea folosind opiunile Cut, Copy i Paste tergerea coninutului celulelor tergerea coloanelor i rndurilor din foaia de lucru Inserarea de noi coloane i rnduri n foaia de lucru Verificarea ortografic a foii de lucru
maginai-v urmtoarea situaie: tocmai ai terminat crearea, formatarea i imprimarea unui proiect important cu Excel o foaie de lucru cu bugetul departamentului pentru un nou an fiscal, iar datorit faptului c ai neles n cele din urm un pic despre modul n care s realizai acest lucru, ai reuit s terminai lucrul la limit. Ai trimis registrul de lucru efului dumneavoastr n aa fel nct s poat verifica cifrele. V ia mult timp pentru a face corecturi de ultim moment v simii stpni pe situaie. Apoi vine palma realitii eful dumneavoastr v trimite documentul napoi, i este extrem de agitat: Ai uitat s includei estimrile pentru orele lucrate peste program; trebuie inserate chiar aici! i, ar mai fi ceva: n timp ce le adugai, putei s aranjai rndurile i coloanele pentru a arta mai bine?
162
Pe msur ce v sugereaz mbuntiri, inima dumneavoastr ncepe s bat mai tare. Aceste modificri sunt de alt tip, deoarece nu se spune clar ceea ce se dorete, ca de exemplu: Schimbai aceste titluri de coloane de la stilul aldin la italic i adugai umbriri la acest rnd de totaluri. E clar c v aflai n faa unei munci mai intense dect ai fost obinuii pn acum. Chiar mai ru, v aflai n faa unor schimbri de structur care v amenin foaia de lucru realizat deja foarte bine. Ca i punctele slabe evideniate anterior, editarea unei foi de lucru se poate face la diferite nivele: Putei face schimbri care afecteaz coninutul celulelor, precum copierea unui rnd cu titluri de coloane sau mutarea unui tabel ntr-o nou zon dintr-o anumit foaie de lucru. Putei face schimbri care afecteaz structura foii de lucru n sine, precum inserarea de noi coloane sau rnduri (n aa fel nct s putei introduce date care au fost anterior omise) sau tergerea de coloane sau de rnduri inutile de la un tabel existent n aa fel nct s nu lsai vreun loc liber. Putei chiar s facei schimbri n legtur cu numrul de foi de lucru dintr-un registru (fie prin adugarea, fie prin tergerea foilor). n acest capitol, vei descoperi cum s facei, pe ndelete toate aceste tipuri de schimbri dintr-un registru. Dup cum vedei, operaiile mecanice de copiere i mutare de date sau inserare i tergere de noi coloane i rnduri sunt uor de fcut, ns impactul pe care-l au aceste aciuni pe foaia de lucru este mai greu de neles. Dar nu v ngrijorai! Putei ntotdeauna s corectai greelile cu ajutorul butonului Undo, pentru a v reveni dup ce ai facut o greeal care face ca o ntreag foaie de lucru s devin nimic altceva dect haos i dezordine.
Deschiderea registrelor de lucru n vederea editrii

Aceste elemente v vor fi prezentate pentru a preveni situaiile n care ai putea face vreo stricciune m refer, desigur la vreo modificare - la un registru de lucru, pe care trebuie s-l deschidei n Excel. Pentru a deschide un registru de lucru, putei da clic pe butonul Open de pe bara de instrumente Standard (de obicei cea de-a doua din stnga, cu o pictogram a unui folder deschizndu-se), putei alege File Open de pe bara de meniuri, sau putei chiar s folosii combinaiile rapide de taste Ctrl+O (sau, dac preferai tastele, funcionale Ctrl+F12).
Capitolul 4: S trecem n revist schimbrile __________________________
163
Oricum o vei deschide. Excel v prezint caseta de dialog Open similar cu cea din Figura 4-1, apoi selectai registrul de lucru la care dorii s lucrai din caseta tip list din mijlocul casetei de dialog Open. Dup apsarea pe numele fiierului din acest csu cu list, o putei deschide prin alegerea butonului Open sau prin apsarea tastei Enter. Dac v vine mai uor cu mouse-ul, executai dubluclic pe numele registrului de lucru din caseta tip list pentru a-l deschide.
Deschiderea simultan a mai multor registre de lucru

Dac tii c vei edita mai mult de o foaie din registrele de lucru din lista casetei Open, putei selecta mai multe fiiere din list i Excel le va deschide (n ordinea n care sunt afiate) cnd apsai pe butonul Open sau tasta Enter.
Butonul Delete Butonul Search the Web Butonul Up One Level Butonul Create New Folder Butonul View Butonul Tools
Figura 4-1: Caseta de dialog Open.
Reinei c pentru a selecta mai multe fiiere afiate secvenial n caseta tip list, trebuie s apsai pe primul nume de fiier, innd apsat tasta Shift n timp ce apsai pe numele ultimului fiier. Pentru a selecta fiierele care nu sunt listate secvenial, trebuie s inei apsat tasta Ctrl pe msur ce selectai diferite nume de fiiere. Dup ce registrele de lucru sunt deschise n Excel, putei accesa i alte registre prin selectarea numelui lor din meniul autoderulant Window. (a se vedea Capitolul 7 pentru detalii despre lucrul cu mai multe foi de lucru n acelai timp).
164
Deschiderea registrelor de lucru recent editate cu ajutorul meniului File

Dac tii c registrul de lucru pe care trebuie s-l editai este unul dintre cele deschise recent, nu trebuie nici mcar s folosii caseta de dialog Open. Pur i simplu deschidei meniul autoderulant File i selectai numele fiierului din partea inferioar a acestuia (Excel are o list autoderulant a ultimelor patru fiiere pe care le-ai deschis). Dac registrul de lucru cu care dorii s lucrai este unul din cele listate n partea inferioar a meniului File, l putei deschide prin efectuarea unui clic pe numele din meniu sau prin introducerea numrului sau (1, 2, 3 sau 4).
T FA
Dac dorii, putei stabili ca Excel s listeze un anumit numr de fiiere n partea inferioar a meniului File. Pentru a schimba numrul fiierelor listate n acest meniu, urmai paii: 1. Alegei Tools Options de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Options. 2. Facei clic pe eticheta General din caseta de dialog Options. 3. Facei clic pe butonul cu sgeat al casetei de text entries (care se afl n continuarea casetei de validare Recently used file list) pentru a mri sau micora numrul din aceast caset. Acelai efect l putei obine introducnd numrul dorit de la tastatur. 4. Facei clic pe OK sau apsai Enter pentru a nchide caseta de dialog Options. De reinut este faptul c dac nu dorii ca fiierele recent utilizate s apar listate n partea inferioar a meniul File, trebuie doar s deselectai caseta de validare Recently used file list a casetei de dialog Options.
Cnd nu tii unde s gsii fiierele

Singura problem pe care o putei ntlni la deschiderea unui document din caseta de dialog Open este localizarea fiierului. Totul este n regul att timp ct putei identifica registrul de lucru dorit n lista cu nume din caseta tip list; problema apare ns atunci cnd un fiier pare s fi migrat ntr-un mod misterios i, n concluzie, nu mai poate fi gsit n list. n acest ultim situaie, trebuie s v ateptai la Cutarea pe ntregul disc Atunci cnd nu putei gsi fiierul dorit, primul lucru pe care trebuie s-l facei este s verificai dac dosarul n care efectuai cutarea este cel potrivit, pentru
165
c dac nu este, cu siguran c nu o s gsii registrul dorit niciodat. Pentru a stabili care dosar este deschis, selectai-l din caseta tip list autoderulant Look in aflat n partea superioar a casetei dialog Open (a se vedea Figura 4-1). Dac dosarul deschis nu este cel care conine registrul de lucru de care avei nevoie, trebuie s-l deschidei pe cel potrivit. n Excel, putei folosi butonul Up one level (a se vedea Figura 4-1) din caseta de dialog Open pentru a schimba nivelele, aceasta pn n momentul n care dosarul dorit apare n caseta tip list. Pentru a-l deschide, facei clic pe pictograma sa din caseta tip list i apoi facei clic pe butonul Open sau Enter (sau putei s dai un dublu-clic pe pictograma sa). Dac registrul de lucru pe care dorii s-l deschidei se afl pe un alt disc, putei folosi butonul Up one level pn cnd apare pictograma driver-ului C: n caseta tip list autoderulant Look in, moment n care trebuie s facei clic pe pictograma sa i apoi alegei butonul Open sau apsai pe Enter (acelai efect l putei obine executnd dublu-clic pe pictogram). Dup ce ai localizat fiierul pe care dorii s-l folosii, cu ajutorul casetei de dialog Open, l putei deschide prin executarea unui clic pe pictograma sa sau prin apsarea butonului Open/tastei Enter (pentru a obine acelai efect, dai dublu-clic pe pictogram). Folosii butoanele din partea stng a casetei de dialog Open (adic butoanele History, My Documents, Desktop, Favorites i Web Folders) pentru a deschide mai uor orice dosar care conine registre de lucru i este asociat unuia dintre aceste butoane: Facei clic pe butonul History pentru a deschide registrele salvate n dosarul Recent (localizat n interiorul dosarului Office, aflat la rndul su n dosarul Microsoft). Facei clic pe butonul My Document pentru a deschide registrele salvate n dosarul Personal din interiorul folderului Windows. (De fapt, pe unele calculatoare, butonul My Document din caseta de dialog Open Excel 2000 este chiar butonul Personal.) Facei clic pe dosarul Desktop pentru a deschide registrele salvate direct pe hard-disc-ul calculatorului dumneavoastr. Facei clic pe butonul Favorites pentru a deschide registrele salvate n Favorites, aflat la rndul su n dosarul Windows. Facei clic pe butonul Web Folders pentru a deschide registrele (n special acelea salvate ca pagini Web) salvate n orice dosar de Web care sunt create pe hard disc-ul dumneavoastr (a se vedea Capitolul 10 pentru detalii despre salvarea registrelor din Excel ca pagini Web i despre dosarele Web de pe calculatorul dumneavoastr).
166
Lucrul cu Favorites Presupunnd c ai localizat cu succes fiierul cutat urmnd procedura descris anterior, trebuie s v spun c prin simpla adugarea a fiierului la dosarul Favorites putei scpa de toat aceast munc, pe viitor, cnd vei avea nevoie s deschidei acest fiier. Pentru a aduga un dosar (sau un anumit fiier) n Favorites, urmai paii: 1. Selectai dosarul sau pictograma fiierului (aa cum a fost descris n seciunea anterioar) din caseta de dialog Open. 2. Selectai Tools Add To Favorites din caseta de dialog Open (a se vedea Figura 4-1). Efectul obinut este adugarea dosarului sau fiierului selectat din caseta de dialog Open n cadrul Favorites. Dup ce ai adugat un fiier sau un dosar n cadrul Favorites, l putei deschide din caseta de dialog Open prin apsarea pe butonul Favorites din partea stng a casetei de dialog, iar apoi prin executarea dublu-clic fie pe dosar, fie pe pictograma fiierului. Acelai rezultat l putei obine prin selectarea fiierului sau a dosarului i efectuarea unui clic pe butonul Open sau apsarea tastei Enter. Joaca de-a v-ai ascunselea cu fiierele Mai nou, caseta de dialog Open are ncorporat facilitatea Find pe care o putei folosi pentru a localiza un fiier din dosarul deschis. Datorit acestei faciliti, n caseta de dialog Open avei posibilitatea de a reduce cutarea numai la acele fiiere care ndeplinesc anumite condiii (cum ar fi condiia: astzi sau sptmna aceasta, ca moment al ultimei modificri) sau numai la acele fiiere care conin o anumit particularitate sau text (cum ar fi cele realizate de un anumit autor sau cele care conin cuvinte cheie). Dac folosii facilitatea Find din caseta de dialog Open, putei preciza exact cum s decurg cutarea, prin specificarea unor criterii precum: Registre de lucru al cror nume conin un anumit text. Registre de lucru de alt tip dect Excel. Registre de lucru care conin un anumit text sau o anumit particularitate cum ar fi titlul, autorul, sau cuvintele cheie introduse n prezentarea pe scurt a fiierului. Registre de lucru create sau modificate la o anumit dat sau ntre anumite date.
167
Pentru a deschide caseta de dialog Find, unde putei specifica criteriul de cutare, alegei ToolsFind din caseta de dialog Open. Figura 4-2 v prezint caseta de dialog Find unde v putei specifica criteriul dorit.
Figura 4-2: Caseta de dialog Fiind.
n mod normal, toate criteriile de cutare pe care le specificai n caseta de dialog Find sunt cumulative, acest lucru nsemnnd c fiierul respectiv va fi gsit de ctre Excel, doar n cazul n care ndeplinete toate condiiile (deoarece butonul radio And este selectat). Dac dorii ca Excel s gseasc un fiier n cazul n care ndeplinete unul dintre criteriile specificate, facei clic pe butonul radio Or din caseta tip list. Implicit, Excel caut numele de fiiere i face potrivirile sale n funcie de coninutul pe care l-ai introdus n caseta de text Value. Dac dorii ca Excel s verifice alte particulariti (precum autorul, coninutul, data crerii, etc.), deschidei caseta autoderulant Property i apoi alegei particularitatea dorit din lista care apare.
Lsai criteriile de cutare pentru alt dat...

Este bine de tiut c putei reine un criteriu de cutare utilizat, pentru a-l folosi i alt dat. Pentru a salva criteriul de cutare care apare n caseta tip list Find files that match these criteria al casetei de dialog Find, selectai butonul Save Search, introducei numele dorit pentru cutarea dumneavoastr (de exemplu: All files on C: with keywords For Eyes Only, sau ceva asemntor), apoi facei clic pe OK. Pentru a reutiliza acel criteriu pentru localizarea unor fiiere n caseta de dialog Open, facei clic pe butonul Open Search din caseta de dialog Find i selectai numele respectiv din caseta de dialog Open Search.
n general, Excel verific dac o anumit valoare sau parte din text este coninut de particularitatea specificat (fie ea numele fiierului, autorul, sau orice altceva). Dac dorii ca fiierele s fie recunoscute ca fiind cele cutate doar n cazul n care particularitile lor ncep sau se termin cu textul sau valoarea respectiv, deschidei caseta tip list autoderulant Conditions i selectai una din opiunile: Begins with / Ends With. Introducei valoarea sau textul care ar trebui s se potrivesc cu cea (cel) din caseta de text Value. De exemplu, dac dorii s gsii toate fiierele al cror cuprins include textul Jack Sprat, introducei Jack Sprat n caseta de text. Dac ns dorii s gsii toate fiierele al cror coninut include numrul 1,251,750, introducei 1251750 n caseta de text Value. Cnd terminai de stabilit criteriile de cutare n zona Define more criteria, le putei aduga n caseta tip list Find files that match these criteria, prin efectuarea unui clic pe butonul Add to List. Dac dorii s se fac distincie ntre literele mici i majuscule (atunci cnd este vorba de text), trebuie s selectai caseta de validare Match exactly. n mod normal, Excel efectueaz cutarea n dosarul curent din lista autoderulant Look in a casetei de dialog Find. Dac dorii, putei schimba dosarele n care se va efectua cutarea, prin deschiderea casetei tip list autoderulant Look in i selectarea unui alt nivel din ierarhia fiierelor. Dac dorii ca Excel s caute n toate dosarele care sunt coninute n cel afiat n caseta autoderulant Look in, selectai caseta de validare Search subfolders. De exemplu, dac dorii ca Excel s caute pe ntreg hard disc-ul, mai precis n toate dosarele de pe acesta, trebuie s selectai Hard disk (C:) din caseta tip list autoderulant Look in i apoi caseta de validare Search subfolders. Dup ce ai adugat toate criteriile dorite pentru cutare, facei clic pe butonul Find Now pentru ca Excel s nceap cutarea fiierelor care ndeplinesc condiiile impuse. n timpul acestei cutri, Excel nchide caseta de dialog Find, lsnd deschis doar caseta de dialog Open. Cnd programul termin cutarea fiierelor, v prezint rezultatele (incluznd poate i registrele pe care dorii s le folosii) n lista din caseta de dialog Open. n cazul n care cutarea se face ntr-o mulime de dosare (de exemplu toate dosarele de pe hard disc), putei chiar s fii nevoii s folosii bara de derulare pentru a putea vizulaliza toate pictogramele fiierelor gsite. Pentru a face o identificare corect n mod normal, Excel afieaz fiierele n caseta de dialog Open sub forma unei liste simple n care se afl pictogramele dosarelor sau fiierelor gsite. Pentru a schimba modul de vizualizare al acestora n caseta de dialog Open, trebuie s selectai una din urmtoarele opiuni care apar n meniul derulant n
169
momentul n care apsai pe butonul View din caseta de dialog Open (a se vedea Figura 4-1): Selectai Details pentru a afia pictograma, numele, dimensiunea n kilobytes i tipul fiierului, alturi de precizarea ultimei date la care a fost modificat (aa cum se poate observa i n Figura 4-3).
Figura 4-3: Caseta de dialog Open dup ce a fost ales modul de vizualizare Details.
Selectai Properties pentru a prezenta pe scurt informaiile despre fiiere alturi de pictograma i numele acestora, n momentul n care selectai fiecare fiier din list (aa cum se poate observa i n Figura 4-4). (Pentru a realiza prezentarea sumar a unui fiier, selectai-l din caseta de dialog Open, apoi alegei Tools Property i apsai pe eticheta Summary din caseta de dialog cu proprieti care se va deschide.) Selectai Preview pentru ca n momentul alegerii unui fiier din list, s poat fi previzualizat n miniatur colul din stnga sus al primei foi de lucru a registrului respectiv, alturi de pictograma fiierului i numele su (aa cum se poate observa i n Figura 4-5).
170
Figura 4-4: Caseta de dialog Open dup ce a fost ales modul de vizualizare Properties
Figura 4-5: Caseta de dialog Open dup ce a fost ales modul de vizualizare Preview
Modaliti speciale de deschidere a fiierelor

Meniul derulant ataat butonului Open din caseta de dialog Open, v permite s deschidei registrul(ele) selectat(e) n diferite feluri. Acestea sunt: Open Read Only: Aceast comand deschide doar n citire fiierele care sunt selectate n caseta de dialog Open, ceea ce nseamn c putei privi dar nu putei face modificri. Pentru a salva modificrile efectuate ntr-un astfel de fiier, trebuie s alegei File Save As de pe bara de meniuri a Excel-ului i s dai un nou nume fiierului respectiv (a se vedea Capitolul 2).
171
Open As Copy: Aceast comand deschide o copie a fiierelor care sunt selectate n caseta de dialog Open, astfel nct, dac cumva amestecai copiile, avei la dispoziie originalele, iar acest lucru este extraordinar. Open in Browser: Aceast comand deschide registrele de lucru salvate ca pagini Web (aa cum este descris n Capitolul 10) pe navigatorul dumneavoastr favorit (care n mod normal ar trebui s fie Microsoft Internet Explorer). Reinei c aceast comand nu este valabil dect dac programul identific fiierul sau fiierele selectat(e) ca fiind salvate drept pagini Web i nu ca fiind simple registre de lucru.
Tot ce se poate cunoate referitor la comanda Undo

nainte de a v apuca s distrugei registrul de lucru pe care tocmai l-ai deschis, ar trebui s cunoatei comanda Undo i modul n care putei s ndreptai multe din lucrurile pe care le-ai greit. Comanda Undo din meniul Edit este o adevarat comand cameleon. Dac tergei coninutul unei celule selectate cu comanda Clear din acelai meniu, Undo se transform n Undo Clear. Dac mutai informaiile unei celule dintr-o parte n alta a foii de lucru cu comenzile Cut and Paste (tot din meniul Edit), comanda Undo se va transforma in Undo Paste. Comanda Undo mai poate fi activat i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Z, sau executarea unui clic pe butonul Undo de pe bara de instrumente Standard (cel cu sageat curbat ndreptat spre stnga).
T FA
Comanda Undo din meniul Edit se schimb cu fiecare aciune pe care o ntreprindei. Deoarece se schimb continuu dup fiecare aciune, dac nu sunt luate msuri n timp util pentru ca foaia de lucru s revin la forma iniial, nainte de a trece la alte aciuni, va trebui consultat meniul butonului Undo de pe bara de instrumente Standard pentru a selecta aciunea care vrei s fie anulat. Pentru a deschide acest meniu, tot ceea ce trebuie s facei este s facei clic pe butonul tip list autoderulant care apare la dreapta pictogramei Undo (cel cu sgeata curbat ndreptat spre stnga). Dup ce se deschide lista autoderulant, facei clic pe aciunea care o dorii anulat. Excel va anula aceast comand i toate comenzile care o preced, comenzi ce vor fi selectate automat.
172
Aciunile afectate de Undo pot fi refcute cu opiunea Redo

Dup alegerea comenzii Undo (prin orice metod considerat mai convenabil), Excel 2000 adaug o nou comand Redo n meniul Edit. Dac tergei datele introduse ntr-o celul cu comenzile EditClearAll de pe bara de meniuri iar dup aceasta alegei Edit Undo Clear (sau fie apsai combinaa de taste Ctrl+Z, fie apsai butonul Undo de pe bara de instrumente), la urmtoarea deschidere a meniului Edit, se poate vedea comanda n partea superioar a listei, chiar sub Undo: RedoClear Ctrl+Y Cnd alegei comanda Redo, Excel repet aciunea pe care tocmai ai anulat-o. De fapt, acest lucru pare mai complicat dect este. Acest lucru nseamn c putei pendula ntre rezultatul unei aciuni i foaia de lucru aa cum arta nainte de aciune pn cnd v hotri ce s facei n privina foii de lucru (sau pn cnd se stinge lumina i este nchis cldirea n care lucrai).
T FA
Retinei c este mult mai uor s apsai butoanele Undo si Redo de pe bara de instrumente dect s alegei aceste comenzi din meniul autoderulant Edit. Butonul Undo este cel cu sgeata ndreptat spre stnga, iar butonul Redo este cel cu imaginea sgeii spre dreapta. Reinei c s-ar putea ca butonul Redo s nu apar pe bara de instrumente Standard prima dat cnd dorii s o folosii. Dac vedei numai butonul Undo pe bara de instrumente trebuie s selectai butonul Redo de pe paleta More Buttons activat printr-un clic pe butonul More Buttons (cea cu pictograma >>). Putei s refacei mai multe aciuni dintr-o foaie de lucru printr-un clic pe butonul autoderulant de la dreapta butonului Redo (sgeata ndreptat spre dreapta) i efectuarea unui clic pe aciunea dorit din meniu. Excel va reface aciunea pe care o selectai si toate celelalte aciuni care o preced n meniu.
Ce remediu exist atunci cnd nu se poate folosi comanda Undo?

Tocmai cnd credei c putei s ncepei s modificai cel mai important registru de lucru al companiei unde lucrai, trebuie s v spun c nu se poate folosi anularea tot timpul. Cu toate c putei reface ultima greeal: tergere neintenionat, micare greit sau copiere nu prea neleapt, nu putei anula ultima salvare imprudent (amintii-v momentul n care ai vrut s alegei Save As din meniul File pentru a salva foaia de lucru editat cu alt nume, dar ai ales Save i ai salvat pn la urm schimbrile ca parte a documentului curent).
173
Din pcate, Excel nu v anun n timp util care este momentul n care suntei pe punctul de a face un pas acolo de unde nu v mai putei ntoarce. Dupa ce ai fcut micarea care nu poate fi anulat i ai deschis meniul Edit, chiar n partea dreapt unde v ateptai s fie comanda Undo, acum vi se transmite: Cant Undo (Nu se poate anula) Chiar mai ru, aceast comand nefolositoare apare n cea indicnd c nu poate fi aleas ca i cnd alegerea ei ar schimba ceva! Exist o singur excepie de la aceast regul - aceea cnd programul v avertizeaz dinainte (pe care ar trebui s o luai n considerare). Cnd alegei o comand care n mod normal nu poate fi anulat, dar n momentul de fa din cauz c nu este destul memorie, sau schimbarea va afecta considerabil foaia de lucru, sau amndou motivele Excel tie c nu poate anula schimbarea dac ar fi s o efectueze, iar programul afieaz o caset de avertizare care v comunic c nu este destul memorie pentru a anula aciunea i v ntreab dac n aceste condiii mai dorii s continuai. Dac activai prin clic pe butonul Yes i terminai editarea, trebuie s tii c facei asta fr posibilitate de revenire asupra aciunii. Dac v dai seama prea trziu c ai ters un rnd cu formule eseniale (de care ai uitat pentru c nu ai putut s le vedei), nu putei s le readucei cu Undo. ntr-un asemenea caz, trebuie s nchidei fiierul, adic s dai File Close fr a salva schimbrile dumneavoastr.
Facilitile oferite de tehnica tragerii i plasrii

Prima tehnic de editare pe care trebuie s o nvai se numete drag and drop-tragere i plasare. Dup cum numele o spune, aceasta implic o tehnic a mouse-ului pe care o putei folosi pentru a lua o selecie de celule i pentru a o plasa ntr-un nou loc pe foaia de lucru. Cu toate c tragerea i plasarea este in primul rnd o tehnic pentru a muta informaiile din celule n foaia de lucru, poate fi adaptat pentru a copia o zon de date. Pentru a folosi tragerea i plasarea cu scopul de a muta o zon de celule (putei muta o singur zon o dat), urmai paii: 1. Selectai zona aa cum ai face-o n mod normal. 2. Poziionai pointer-ul mouse-ului pe marginea zonei selectate. Semnalul c putei ncepe s tragei zona de date n noua ei poziie pe foaia de lucru este modificarea pointer-ului mouse-ului n sgeat. 3. Tragei.
174
Tragei cnd inei apsat butonul principal al mouse-ului de obicei cel din stnga n timp ce micai mouse-ul. n timp ce tragei, de fapt mutai numai chenarul zonei de celule, i Excel v informeaz asupra noii adrese a zonei de celule dac eliberai butonul mouse-ului (ca un fel de SfatTragere i plasare). Tragei chenarul pn cnd este poziionat pe noile celule pe foaia de lucru acolo unde dorii s apar informaiile (aa cum este evideniat de zona de date afiat de SfatulEcran). 4. Eliberai butonul mouse-ului. Informaiile din celule reapar n cadrul acestei zone de ndat ce eliberai butonul mouse-ului. Figurile 4-6 i 4-7 prezint modul n care putei s utilizai tragerea i plasarea pentru a muta o zon de date. n Figura 4-6, zona de date A10:E10 (coninnd totalurile pe trimestre) este selectat i pe cale de a fi mutat pe rndul 12 pentru a face loc cifrelor vnzrilor a dou noi firme: Simple Simon Pie Shoppes i Jack Be Nimble Candlesticks, care nu fuseser achiziionate cnd a fost creat aceast foaie de lucru. n Figura 4-7, vedei foaia de lucru cu vnzrile de la Mother Goose Enterprises 2000 imediat dup ce s-a fcut aceast aciune.
Figura 4-6: Tragerea unei selecii n noua ei poziie pe foaia de lucru.
n Figura 4-7, argumentul funciei SUM din celula B12 nu a inut pasul cu schimbarea - nsumeaz n continuare numai zona B3:B9. Pn la urm aceast zon trebuie extins pentru a include celulele B10 i B11, cifrele vnzrilor din primul trimestru pentru noile companii Simple Simon Pie Shoppes i Jack Be Nimble Candlesticks. (Putei afla cum s facei aceasta n urmtoarea seciune intitulat Formule realizate prin completare automat.)
175
Figura 4-7: Foaia de lucru dup operaiunea de tragere i plasare.
Copii cu ajutorul tragerii i plasrii

Ei bine, n seciunea precedent s-a explicat cum se mut o zon de date cu ajutorul tragerii i plasrii; dar dac dorii s copiai o zon de date? De exemplu trebuie s ncepei un tabel nou pe rndurile aflate n partea inferioar a foii de lucru i dorii s copiai zona de date cu titlurile formatate pentru noul tabel. Pentru aceasta, urmai paii: 1. Selectai zona de date. n cazul Figurilor 4-6 i 4-7, aceasta nseamn zona de date B2:E2. 2. inei apsat tasta Ctrl n timp ce poziionai pointer-ul mouseului pe colul zonei selectate. Pointer-ul se schimb dintr-o cruce groas i umbrit, ntr-un vrf de sgeat cu semnul plus la dreapta. Reinei c semnul plus de lng este semnalul c tragerea i plasarea va copia selecia i nu o va muta. 3. Tragei chenarul seleciei de celule n locul n care dorii s apar copia i eliberai butonul mouse-ului. Dac atunci cnd folosii tragerea i plasarea pentru copiere poziionai chenarul seleciei astfel nct acoper orice parte a celulelor care conin deja nregistrri, Excel afieaz o caset de avertizare cu urmtoarea ntrebare: Do you want to replace contents of the destionation cells? (Dorii s nlocuii coninutul celulelor destinaie?) Pentru a evita nlocuirea nregistrrilor existente i pentru a opri ntreaga misiune de tragere i plasare, acionai prin efectuarea unui clic pe butonul Cancel this alert box. Pentru a continua i extermina micuii, facei clic pe OK sau apsai Enter.
176
Inserri reuite graie tragerii i plasrii

Dup faima klingonienilor din Star Trek, nici foile de lucru din Excel nu iau prizonieri. Cnd poziionai sau mutai o nou nregistrare de date ntr-o celul ocupat, aceasta o nlocuiete complet pe cea veche ca i cum vechea nregistrare nici n-ar fi existat n acea celul. Pentru a insera o zon de date pe care o mutai sau copiai n cadrul unei regiuni populate a foii de lucru fr a terge nregistrri existente, inei apsat tasta Shift n timp ce tragei selecia (Dac copiai, trebuie s fii foarte ambiioi i s apsai simultan tastele Ctrl i Shift!). Cu tasta Shift n timp ce tragei, n loc de un chenar rectangular al zonei de celule, vei avea o un indicator Ibeam (Beior) care arat unde va fi introdus selecia mpreun cu adresa zonei de celule (ca un fel de SfatInserare) dac eliberai butonul mouse-ului. n timp ce mutai forma Beior, putei observa c rndul i coloana spre care o mutai vor fi evideniate. Cnd poziionai forma de la marginea coloanei sau a rndului unde dorii ca zona de date s fie introdus, descrie un chenar umbrit ce contureaz rndurile i coloanele unde va fi copiat selecia. Cnd poziionai indicatorul Beior n locul unde dorii ca selecia s fie introdus,eliberai butonul mouse-ului. Excel insereaz zona de date, mutnd eventualele date existente n celulele respective n cele mai apropiate celule libere. Cnd adugai celule cu ajutorul tragerii i plasarii, ar putea fi de folos s considerai indicatorul Beior ca fiind unul care desparte coloanele sau rndurile n jurul axei lui I. Figurile 4-8 i 4-9 arat cum s folosii acest indicator pentru a muta totalurile trimestriale din coloana E a foii de lucru cu vnzrile de la Mother Goose Enterprises 2000 n coloana B. Cnd tragei zona de date E2:E10 ctre zona de celule B2:B10, putei fi siguri c Excel va introduce aceste totaluri n timp ce mut coloanele coninnd vnzrile la dreapta.
Figura 4-8: Tragerea totalurilor trimestriale din coloana E n coloana B, nenlocuind nregistrri deja existente.
177
Figura 4-9: Foaia de lucru dup ce Excel a introdus zona cu totalul trimestrial n coloana B.
T FA
Dar am apsat tasta Shift ntocmai cum ai spus

Tragerea i plasarea n vederea inserrii este una dintre cele mai nstrunice faciliti. Cteodat facei totul corect i totui apare caseta de avertizare indicnd c Excel se afl pe punctul de a nlocui nregistrrile existente n loc de a le nltura (caz n care este bine s acionai prin executarea unui clic pe butonul Cancel). Din fericire, putei insera elemente folosind comenzile Cut and Insert Paste (a se consulta seciunea Decuparea i lipire, prin stilul digital, mai departe n acest capitol) fr s v facei griji n ce parte se deplaseaz selecia cu ajutorul indicatorului Beior.
Figura 4-8 prezint foaia de lucru dup ce a fost selectat zona de date a valorilor totale trimestriale (E2:E10), meninndu-se apsat tasta Shift i dup ce a fost tras indicatorul Beior pn ce a ajuns la grania dintre coloanele A i B (ntre coloana A care cuprinde companiile Mother Goose i coloana B care cuprinde vnzrile lunii Ianuarie).
T FA
Observai orientarea indicatorului n Figura 4-8: partea lung se afl de-a lungul chenarului coloanei. S reuii s facei ca indicatorul s intuiasc aceast orientare poate fi relativ dificil i neltor. Pentru a v pregti s tragei selecia de celule, poziionai pointer-ul mouse-ului pe una din marginile lungi (ori stnga ori dreapta) ale seleciei. Cnd tragei selecia poziionai pointer-ul mouse-ului puin naintea coloanei dorite (nu pe ea). De asemenea, reinei c n unele cazuri, dup mutarea unei zone de date ntr-o nou poziie n cadrul foii de lucru, n loc s apar datele, vei vedea numai diezi- ########## - n celule (Excel nu lrgete automat noile coloane pentru urmtoarele intrri de date aa cum face cnd formateaz datele). Singurul mod de a scpa de aceti diezi- -######### - este prin lrgirea coloanei respective
178
astfel nct s afieze toate nregistrrile respective, inclusiv formatarea lor, iar aceast lrgire se poate realiza cel mai simplu printr-un dublu-clic pe marginea dreapt a chenarului coloanei.
Formule realizate prin completare automat

Copierea prin tragere i plasare (apsarea tastei Ctrl) este folositoare atunci cnd avei nevoie s copiai mai multe celule nvecinate ntr-o parte nou a foii de lucru. Totui, n mod frecvent, trebuie s copiai numai o singur formul pe care tocmai ai creat-o pentru mai multe celule nvecinate n care vor fi realizate acelai tip de calcule (cum ar fi totalizarea pe coloane a cifrelor). Acest tip de copiere a formulelor, cu toate c este obinuit, nu poate fi realizat prin tragere i plasare, astfel nct se folosete facilitatea AutoFill (prezentat n Capitolul 2) sau comenzile de decupare i lipire (cut and paste - a se vedea Decuparea i lipirea - stilul digital, n acest capitol). Figurile 4-10 i 4-11 prezint modul n care putei folosi opiunea AutoFill pentru a copia o formul ntr-o zon de celule. Figura 4-10 prezint foaia de lucru cu vnzrile de la Mother Goose Enterprises 2000 dup ce au fost adugate la aceast list i companiile Simple Simon Pie Shoppes i Jack Be Nimble Candlesticks. Reinei c aceste firme lipseau din foaia de lucru iniial, aa c le-am fcut loc mutnd Totalul mai jos, pe rndul 12 (putei observa acest lucru n Figura 4-7).
Figura 4-10: Copierea unei formule cu ajutorul opiunii AutoFill.
Din pcate, Excel nu actualizeaz formulele de nsumare pentru a include noile rnduri (funcia SUM folosete tot zona B3:B11, cnd de fapt ar fi trebuit s fie extins astfel nct s includ i rndurile 10 i 11). Pentru ca funcia SUM s includ toate rndurile, poziionai indicatorul celulei n celula B12 i dai cu
179
un clic pe AutoSum de pe bara de instrumente Standard. Excel va sugera noua zon B3:B11 pentru funcia SUM. Figura 4-10 prezint foaia de lucru dup modificarea formulei SUM n celula B12 cu instrumentul de nsumare automat, pentru a include zona extins. A fost tras ghidajul de umplere pentru a selecta zona de celule C12:E12 (unde aceast formul ar fi trebuit copiat). Observai c n aceast figur au fost terse formulele iniiale din zona de celule C12:E12 pentru a se vedea mai uor ce se ntmpl; n mod normal dumneavoastr copiai peste formulele iniiale care nu mai corespund, nlocuindu-le cu cele corecte.
S discutm despre elemente relative

Privii Figura 4-11 pentru a vedea foaia de lucru dup ce formula dintr-o celul a fost copiat n zona de celule C12:E12 i celula C12 care este este activ. Observai modul n care Excel realizeaz copierea formulelor. Formula iniial n celula B12 este urmtoarea: =SUM(B3:B11) Cnd formula iniial este copiat n celula vecin celulei C12, Excel modific formula pentru a arta n felul urmtor: =SUM(C3:C11)
Figura 4-11: Foaia de lucru dup ce a fost copiat formula pentru totalizarea vnzrilor lunare.
Excel modific referina coloanei, schimbndu-o de la B la C, pentru c s-a copiat peste rnduri, de la stnga la dreapta. Cnd copiai o formul ntr-o zon de celule care se extinde pe rnduri, n jos, Excel modific numerele rndurilor n formulele copiate, i nu literele coloanei pentru a se potrivi poziiei fiecrei copii. De exemplu, celula E3 din foaia de
180
lucru cu vnzrile de la Mother Goose Enterprises 2000 conine urmtoarea formul: =SUM(B3:D3) Cnd copiai aceast formul n jos pn la celula E4, Excel modific copia formulei astfel: =SUM(B4:D4) Excel modific referina rndului pentru a o actualiza n funcie de noua poziie a rndului 4. Deoarece Excel modific referin unei celule n cadrul copiilor formulei n funcie de modificrile aprute, aceste referine se numesc referine relative ale celulei.
Referine de celule absolute

Toate formulele noi pe care le creai conin n mod natural referine relative ale celulei doar dac nu specificai altfel. Deoarece majoritatea copiilor formulelor pe care le facei necesit modificri ale referinelor celulei, rareori suntei n poziia de a renuna la acest facilitate. De aceea, din cnd n cnd, vei ntlni cte o excepie care necesit limitarea modificrii referinelor celulelor n cazul copierii acestora. Una dintre cele mai obinuite dintre aceste excepii este atunci cnd dorii s comparai o serie de valori diferite cu o singur valoare. Aceasta se ntmpl cel mai adesea n cazul n care dorii s calculai ce procentaj are fiecare n total. De exemplu, n foaia de lucru cu vnzrile companiei Mother Goose ntlnii aceast situaie la crearea i copierea unei formule care calculeaz ponderea fiecrui total lunar (din zona de celule B14:D14) n totalul trimestrial din celula E12. S presupunem c dorii s introducei aceste formule n rndul 14 al foii de vnzri de la Mother Goose Enterprises 2000, ncepnd cu celula B14. Formula din celula B14 pentru calcularea ponderii vnzrilor din ianuarie n totalul primului trimestru este foarte clar: =B12/E12 Aceast formul mparte totalul vnzrilor din luna Ianuarie aflat n B12 la totalul trimestrial din celula E12 (ce ar putea fi mai uor?). Uitai-v totui la ce s-ar fi ntmplat dac ai fi tras ghidajul de umplere o celul mai la dreapta pentru a copia aceast formul n celula C14: =C12/F12
181
Modificarea referinei primei celule de la B12 la C12 este exact ceea ce a impus doctorul. Totui, modificarea referinei celei de-a doua celule de la E12 la F12 este un dezastru. Nu numai c nu calculai ce pondere au vnzrile din luna Februarie din celula C12 n vnzrile primului trimestru (E12), dar v alegei cu una dintre cele mai nesuferite erori: #DIV/0 n celula C14. Pentru a mpiedica Excel-ul s mai modifice referina unei celule dintr-o formul a oricrei copii pe care o facei, schimbai referina celulei respective de la relativ la absolut. Putei face acest lucru prin apsarea tastei funcionale F4. Excel va indica transformarea referinei celulei de la relativ la absolut prin plasarea semnului dolarului n faa literei coloanei i numrului rndului (exemplu, n Figura 4-12). n aceast figur, celula B14 conine formula corect pentru a fi copiat n zona de celule C14:D14.
Figura 4-12: Copierea formulei pentru calcularea ponderii vnzrilor lunare n cele trimestriale, utilizndu-se o referin absolut a celulei.
Figura 4-13 prezint foaia de lucru dup ce aceast formul este copiat n zona C14:D14 cu ajutorul ghidajului de umplere (i celula C14 este selectat). Reinei c bara de formule arat c aceast celul conine urmtoarea formul: =C12/$E$12
182
Figura 4-13: Foaia de lucru dup copierea formulei cu referin absolut.
Pentru c E12 din formula iniial a fost schimbat n $E$12, toate copiile au aceast referin absolut.
S
T FA
Dac greii i copiai o formul n care una sau mai multe dintre referinele celulei ar fi trebuit s fie absolute, dar le-ai lsat relative, editai formula iniial dup cum urmeaz: 1. Dai dublu-clic pe celula cu formula i apsai butonul Edit Formula de pe bara de formule sau apsai tasta F2 pentru a o edita. 2. Poziionai punctul de inserare n cadrul referinei pe care dorii s o modificai din relativ n absolut. 3. Apsai tasta F4. 4. Cnd ai terminat de editat, facei clic pe butonul Enter de pe bara de formule i apoi copiai formula cu ajutorul ghidajului de umplere n zona de celule aflate n dezordine. Asigurai-v c ai apsat F4 numai ca s schimbai referina celulei din relativ n absolut aa cum a fost descris mai sus. Dac apsai tasta funcional F4 pentru a doua oar, vei obine o aa-numit referin mixt unde numai rndul are referina absolut, iar coloana este relativ (ca i n cazul E$12). Dac apsai din nou tasta F4, Excel activeaz un alt tip de referin mixt unde doar coloana este absolut, iar rndul este relativ (ca de exemplu n $E12). Dac continuai i apsai nc o dat F4, Excel schimb referina celulei napoi n relativ att n privina rndului ct i a coloanei (ca de exemplu E12). ntorcndu-v de unde ai pornit putei continua s folsii F4 pentru a reface acelai ciclu de de referine de celule nc o dat.
183
Decuparea i lipirea - stilul digital

n loc de tragere i plasare sau introducere automat, putei folosi vechile comenzi Cut, Copy i Paste pentru a muta sau copia informaii pe o foaie de lucru. Aceste comenzi folosesc Clipboard-ul care este un fel de cas electronic aflat la mijlocul traseului unde sunt depozitate informaiile pe care le decupai sau copiai pn n momentul n care decidei s le lipii undeva. Datorit acestui aranjament Clipboard, putei folosi aceste comenzi pentru a muta sau copia informaii n orice alt foaie de lucru deschis n Excel sau chiar ntr-un alt program activat din Windows (de exemplu un document Word). Pentru a muta o selecie de celule prin decupare i lipire, urmai paii: 1. Selectai celulele pe care dorii s le mutai. 2. Facei clic pe butonul Cut de pe bara de instrumente Standard (butonul cu pictograma foarfecii). Sau, dac preferai, putei alege Cut din meniul de comenzi rapide al celulei sau EditCut de pe bara de meniuri. Putei s nu utilizai toate aceste butoane i meniuri i doar s apsai combinaia de taste Ctrl+X. De fiecare dat cnd alegei comanda Cut din Excel, programul contureaz selecia de celule cu un marcator (o linie punctat care se mic n jurul chenarului celulelor) i afieaz urmtorul mesaj pe bara de stare: Select destination and press ENTER or choose Paste. (Selectai destinaia i apsai Enter sau alegei Paste). 3. Mutai indicatorul celulei sau selectai celula din colul stnga sus a noii zone n care vrei s mutai informaia. 4. Apsai Enter pentru a termina operaiunea de mutare. Dac suntei ambiioi ncercai una din variantele: facei clic pe butonul Paste de pe bara de instrumente Standard, sau alegei Paste din meniul de comenzi rapide, sau alegei Edit Paste de pe bara de meniuri, sau folosii combinaia de taste Ctrl+V (nu credei c sunt destule alternative de lipire n Excel?). Reinei c atunci cnd indicai zona de destinaie nu trebuie s selectai o zon de celule goale care are exact forma i mrimea seleciei de celule pe care dorii s o mutai. Excel trebuie s cunoasc numai adresa celulei din colul din stnga sus a zonei de destinaie pentru a-i da seama unde s poziioneze restul celulelor. De fapt v putei ncurca dac selectai mai mult de prima celul a zonei destinaie i zona selectat nu corespunde exact mrimii i formei seleciei pe
184
care o mutai. Cnd apsai Enter, Excel afieaz o caset de avertizare cu urmtorul mesaj: The information cannot be pasted because the cut area and the paste area are not the same size and shape. Try one of the following: * Click a single cell, then paste. * Select a rectangle thats the same size and shape, and then paste (Informaia nu poate fi lipit pentru c zona din care a fost decupat informaia nu are aceeai form si dimensiuni cu zona destinaie. Pentru remediere, ncercai una din urmtoarele opiuni: * Dai clic ntr-o singur celul, apoi lipii; * Selectai un dreptunghi de aceleai dimensiuni i dup aceea lipii.) Dac apsai butonul OK pentru pentru a nltura caseta de dialog trebuie s corectai dimensiunile zonei destinaie pentru a duce operaia la capt cu succes. Copierea unei selecii de celule folosind comenzile Copy i Paste este similar folosirii comenzilor Cut and Paste. Dup ce a fost selectat zona care urmeaz a fi copiat, exist numeroase posibiliti de transferare a informaiei pe Clipboard. n loc s se execute clic pe butonul Copy de pe bara de instrumente Standard sau s se aleag Copy din meniul de comenzi rapide al celulei sau din meniul Edit, se pot apsa simultan tastele Ctrl+C.
Lipete din nou, Sam!

Cnd se copiaz o selecie cu comenzile Copy i Paste n Clipboard, informaia poate fi lipit de mai multe ori. Dar avei grij ca n loc s apsai tasta Enter la sfritul primei operaiuni de copiere s apsai butonul Paste de pe bara de instrumente Standard, sau s alegei comanda Paste din meniul Edit (Ctrl+V). Cnd folosii comanda Paste pentru a ncheia o operaiune de copiere, Excel copiaz selecia n zona de destinaie fr a ndeprta marcajul seleciei respective. Acest lucru arat c poate fi selectat i o alt zona de destinaie (n acelai document sau n altul). Dup selectarea primei celule din urmtoarea zon de destinaie unde se dorete copiat selecia, alegei comanda Paste nc o dat. n acest fel, putei s lipii documentul de cte ori dorii. Cnd facei ultima copiere, apsai tasta Enter n loc s alegei comanda Paste. Dac uitai acest lucru i alegei Paste, nlturai dup copiere marcajul existent cu tasta Esc. Spre deosebire de versiunile mai vechi ale Office, programele Office 2000 pot memora mai multe decupri sau copieri n Clipboard (mai precis 12). Acest lucru nseamn c se poate lipi informaie ntr-un registru de lucru i n
185
continuare, chiar i dup ce s-a fcut prima copiere sau mutare (acest lucru se poate face i dup folosirea tastei Enter la sfritul operaiei n loc de utilizarea comenzii Paste). Pentru a lipi elemente din Clipboard pe o foaie de lucru, alta dect cea pe care s-a fcut iniial copierea sau lipirea, trebuie deschis bara de instrumente Clipboard urmnd paii urmtori: 1. Alegei View Toolbars Clipboard din meniurile autoderulante Excel sau dai clic-dreapta pe bara de meniuri i alegei Clipboard. Aceasta are ca efect apariia unei bare de instrumente flotante intitulat Clipboard, similar celei prezentate n Figura 4 14. De remarcat c aceast bar de instrumente conine pictograme ale paginilor XL, reprezentnd fiecare grup de date care a fost decupat sau copiat separat n Clipboard. 2. Pentru a putea vizualiza o list cu informaiile din fiecare element din Clipboard, poziionai pointer-ul mouse-ului pe pictograma paginii XL pn n momentul n care apare o llist pe post de SfatEcran. 3. Pentru a lipi datele dintr-o anume selecie din Clipboard ntr-o foaie de lucru, dai clic stnga pe pictograma respectiv XL. Remarcai c putei lipi toate seleciile memorate n Clipboard ntr-o foaie de lucru curent apsnd butonul Paste All care se afl n partea superioar a acestei bare de instrumente. inei cont de faptul c atunci cnd lipii mai mult de 12 elemente n Clipboard, Excel nlocuiete coninutul primului element cu datele din ultima selecie copiat.
186
Figura 4-14: Foaie de lucru cu bara de instrumente Clipboard afiat.
i deci, ce este att de special legat de opiunea Paste Special?

n mod normal, Excel copiaz toate informaiile din zona selectat: formatrile ct i formulele, textele, i alte date introduse. Dac dorii putei specifica s fie copiate doar nregistrrile (fr formatri) sau doar formatrile (fr nregistrri). Putei face n aa fel nct Excel s copieze doar valorile introduse n selecia de date, acesta nsemnnd c vor fi copiate doar nregistrrile ca valori i/sau text, ns fr formatri sau formule. Cnd facei lipirea, toate formulele din selecia de celule vor fi nlturate, copiate fiind doar valorile calculate aceste valori vor apare n zona destinaie ca i cum ar fi fost introduse de la tastatur. Pentru a lipi anumite pri a unei selecii de celule, alegei EditPaste Special de pe bara de meniuri. Cnd alegei comanda Paste Special n loc de Paste, Excel afieaz caseta de dialog Paste Special aa cum se poate vedea n Figura 415. n aceast caset se poate preciza care pri ale seleciei curente de celule vor fi folosite, prin alegerea butoanelor radio corespunztoare dup cum urmeaz:
187
Figura 4-15: Caseta de dialog Paste Special.
n mod normal, Excel selecteaz toate butoanele radio din cadrul seciunii Paste, n aa fel nct s copieze tot ceea ce se afl n interiorul celulelor (formule, formatri, etc). Facei clic pe butonul radio Formulas din cadrul seciunii Paste, dac dorii s fie copiate toate valorile, numerele, formulele i tot textul fr a se ine cont de formatrile aplicate. Facei clic pe butonul radio Values din cadrul seciunii Paste pentru a transforma formulele n valori calculate ale nregistrrilor. Facei clic pe butonul radio Formats din cadrul seciunii Paste pentru a lipi doar formatrile seleciei curente; nu i nregistrrile coninute. Facei clic pe butonul radio Comments din cadrul seciunii Paste pentru a fi lipite doar notiele ataate celulelor (un fel de notie electronice - pentru mai multe detalii, consultai Capitolul 6). Facei clic pe butonul Validation din cadrul seciunii Paste pentru a fi lipite doar regulile de validare care au fost puse n acea zon de date prin comanda cea nou Data Validation (care permite stabilirea unei plaje de valori sau a unor valori permise n anumite celule sau zone de celule). Facei clic pe butonul radio All except borders din cadrul seciunii pentru a se lipi tot ceea ce se afl n cadrul seleciei, mai puin marginile. Facei clic pe butonul radio Column widths din cadrul seciunii Paste, pentru a se urmri ca limea coloanelor din zona de destinaie s corespund cu cea a coloanelor ce vor fi lipite din Clipboard. n mod normal, butonul None din seciunea Operation a casetei de dialog Paste Special este selectat i arat c Excel nu va face nici o operaiune ntre datele din Clipboard i zona destinaie. Facei clic pe butonul Add din cadrul seciunii Operation pentru a aduga n zona destinaie att datele copiate sau decupate ct i noile intrri de date.
188
Facei clic pe butonul radio Substract din cadrul seciunii Operation pentru a scdea datele decupate sau copiate din Clipboard din nregistrrile de date ale zonei destinaie. Facei clic pe butonul radio Multiply din cadrul seciunii Operation pentru ca datele copiate sau decupate din Clipboard s fie multiplicate cu nregistrrile de date din zona destinaie. Facei clic pe butonul radio Divide din cadrul seciunii Operation, pentru ca datele din Clipboard s fie mprite la nregistrrile de date din celulele zonei destinaie. Alegei caseta de validare Skip Blanks atunci cnd dorii ca Excel s lipeasc oriunde, mai puin n zona liber a seleciei. Cu alte cuvinte, o celul goal s nu poate fi suprapus unei nregistrri existente. Alegei caseta de validare Transpose atunci cnd dorii o schimbare a orientrii celulelor decupate (de exemplu, dup lipire, celulele de pe rndurile corespunztoare unei coloane vor fi dispuse pe un singur rnd, de-a lungul coloanelor). Facei clic pe butonul Paste Link atunci cnd copiai date, pentru a stabili o legtur ntre datele originale i cele copiate, astfel nct atunci cnd se modific datele originale, s se modifice automat i cele copiate.
Haidei s clarificm elementele legate de tergerea datelor!

Nici o discuie legat de editarea n Excel nu ar fi complet fr o seciune despre modul n care putei scpa de nregistrrile din celule. Astfel, putei avea dou opiuni de tergere ntr-o foaie de lucru: Golirea unei celule: terge sau golete celula de coninut, fr a ndeprta celula din foaia de lucru, lucru care ar modifica dispunerea celulelor adiacente. tergerea unei celule: terge att coninutul ct i structura i formatrile. Excel trebuie s mute celulele nconjurtoare astfel nct s umple spaiile libere aprute n urma tergerii.
Pe larg despre tergere

Pentru a scpa doar de coninutul unei selecii de celule i nu de celule mpreun cu coninutul lor, selectai zona de celule ce urmeaz a fi golite i apsai tasta Delete sau selectai EditClearContent de pe bara de meniuri.
189
Dac dorii s tergei mai mult de coninutul unei selecii de celule, alegei Edit Clear iar apoi alegei una din urmtoarele comenzi din submeniu: Alegei All pentru a terge formatrile, notiele i coninuturile celulelor selectate. Alegei Formats pentru a terge doar formatrile din zona de selecie, fr a v atinge de altceva. Alegei Comments pentru a terge doar notiele ataate seleciei de celule.
Scpai de aceste celule!

Pentru a terge o selecie de celule (i nu doar coninutul acesteia), selectai zona de celule, iar apoi alegei comanda Delete din meniul Edit sau din meniul de comenzi rapide. Excel afieaz caseta de dialog Delete aa cum se poate observa i n Figura 4 16. Folosii butoanele radio ale acestei casete de dialog pentru a indica cum ar trebui s mute Excel celulele pentru a umple golurile cauzate de celulele terse.
Figura 4-16: Caseta de dialog Delete.
n mod normal, butonul radio Shift cells left este selectat, semnificnd faptul c Excel mut ctre stnga nregistrrile din celulele coloanei adiacente din dreapta, pentru a umple spaiul gol creat prin tergerea unor selecii de celule (tergere realizat prin executarea unui clic pe OK sau apsarea tastei Enter). Dac dorii ca Excel s mute n sus celulele adiacente din partea inferioar, selectai butonul radio Shift cells up. Dac dorii tergerea tuturor rndurilor seleciei curente, selectai butonul radio Entire row din caseta de dialog Delete. Dac dorii tergerea tuturor coloanelor seleciei curente, facei clic pe butonul radio Entire column. Dac tii dinainte c trebuie s tergei un rnd ntreg sau o coloana ntreag, selectai chenarul rndului sau coloanei din fereastra document, iar apoi alegei comanda Delete din meniul de comenzi rapide al rndului sau coloanei, sau
190
alegei EditDelete din meniu. n acest fel pot fi nlturate mai multe rnduri sau coloane deodat. tergerea rndurilor sau coloanelor este o afacere riscant dac nu suntei siguri c informaiile coninute de acestea nu au nici o valoare pentru dumneavoastr Reinei c atunci cnd stergei un rnd ntreg, tergei informaiile din coloanele A pn la IV (n mod obinuit nu se pot vedea toate coloanele de pe un rnd). n acelai fel, atunci cnd stergei o coloan, tergei de fapt informaiile din rndurile 1 pn la 65,536 din acea coloan.
V rugm s facei loc

Pentru acele momente inevitabile cnd este nevoie s introducei noi nregistrari ntr-o zon deja completat poate fi preferabil s inserai celule noi dect s v apucai s le rearanjai pe cele deja existente. Pentru a insera celule noi, selectai celulele n locul crora dorii s apar noile celule i selectai Insert din meniul de comenzi rapide sau Insert Cells de pe bara de meniuri. Aceste comenzi au ca rezultat apariia casetei de dialog Insert, care conine urmtoarele butoane radio: Facei clic pe butonul radio Shift cells right nainte de a alege OK sau de a apsa tasta Enter, dac dorii mutarea celulelor existente cu o coloan la dreapta pentru a face loc celulelor noi pe care vrei s le adugai. Pentru a determina programul s mute celulele mai jos, folosii butonul radio Move cells down, nainte de a alege OK sau de a apsa tasta Enter. Ca i n cazul tergerii celulelor i atunci cnd inserai celule cu ajutorul casetei de dialog Insert, putei insera rnduri sau coloane ntregi, prin executarea unui simplu clic pe butoanele radio Entire row sau Entire column. nainte de alegerea comenzii Insert, poate fi selectat numrul rndului sau litera coloanei. Se mai pot introduce rnduri i coloane ntr-o foaie de lucru i prin alegerea opiunilor Rows sau Columns din meniul Insert fr a mai deschide caseta de dialog. Reinei c la fel ca la tergerea unui rnd ntreg sau unei coloane ntregi, inserarea afecteaz toat foaia de lucru, nu doar partea care poate fi vizualizat; de aceea, este indicat defilarea sus-jos, stnga- dreapta prin registrul de lucru, pentru a nu exista modificri surpriz - poate un sabotaj, ceva formule, sau cine tie?
191
Detectarea greelilor de ortografie

Dac suntei la fel de buni la ortografie ca i mine, vei fi fericit s auzii c Excel 2000 are un verificator ortografic ncorporat, care poate detecta i elimina acele jenante greeli de ortografie. tiind aceasta, nu mai suntei nevoii s editai rapoarte cu greeli de ortografie n cadrul titlurilor. Pentru a verifica ortografia ntr-o foaie de lucru, alegei Tools Spelling de pe bara de meniuri sau apsai butonul Spelling (cel cu semnul de verificare sub literele ABC) de pe bara de instrumente Standard, sau apsai tasta F7. Orice modalitate vei alege din cele trei existente, Excel ncepe verificarea tuturor textelor introduse n foaia de lucru. Cnd programul ntlnete un cuvnt necunoscut, deschide caseta de dialog Spelling, similar cu cea din Figura 4-17.
Figura 4-17: Verificarea ortografiei n caseta de dialog Spelling.
Excel sugereaz nlocuitori pentru cuvintele necunoscute n caseta tip list Suggestions, care apare n caseta Change to. Dac nlocuitorul este incorect, putei defila prin lista de nlocuitori pentru cuvntul corect i s dai clic n momentul n care ai gsit cuvntul potrivit . Folosii opiunile casetei de dialog Spelling dup cum urmeaz: Pentru nlocuirea cuvintelor listate n prompterul Not in Dictionary cu un cuvnt din caseta tip list Change to, facei clic pe butonul Change. Pentru a schimba un cuvnt ortografiat greit din foaia de lucru cu un cuvnt din caseta tip list Change to, facei clic pe butonul Change All. Dac dorii s adugai un cuvnt nou (aa cum ar fi de exemplu numele dumneavoastr) ntr-un dicionar, pentru a nu mai fi anunat ca fiind un cuvnt necunoscut cnd l vei folosi n viitor i vei avea activat verificatorul ortografic, facei clic pe butonul Add. Dac dorii s consultai un alt dicionar (ca de exemplu United Kingdom English dictionary sau French dictionary atunci cnd dorii corectarea unei
192
foi de lucru care conine termeni n mai multe limbi strine), facei clic pe butonul autoderulant al prompterului Dictionary Language i alegei limba dorit din lista prezentat. Dac dorii ca Excel s nceap corectarea automat din acel moment, prezentnd sugestiile sale n caseta de text Change to atunci cnd va fi cazul (pentru detalii referitoare la adugarea sugestiilor la caseta de dialog AutoCorrect, consultai Capitolul 2), facei clic pe AutoCorrect. Dac suntei siguri de corectitudinea ortografiei cuvntului respectiv, facei clic pe butonul Ignore (sau pe butonul Ignore All dac dorii s nu mai apar acest cuvnt ca fiind greit). Remarcai c verificatorul ortografic din Excel depisteaz att cuvintele nemantlnite sau necunoscute de dicionarul ncorporat ct i cuvintele dublate ntr-o singur celul (cum ar fi de exemplu total total, sau cele n care majusculele au fost folosite ntr-un mod ciudat (ca de exemplu NEw York n loc de New York). Retinei c putei verifica numai ortografia unei zone de celule prin selectarea acesteia nainte de a alege Tools Spelling de pe bara de meniuri, de a executa clic pe butonul Spelling de pe bara de meinuri Standard, sau de a apsa tasta F7.
Capitolul 5
Imprimarea Capodoperei
n acest capitol: Examinarea paginilor naintea imprimrii Folosirea butonului Print aflat pe bara de instrumente Standard a foii de lucru curente Imprimarea tuturor foilor de lucru ntr-un registru de lucru Imprimarea anumitor celule dintr-o foaie de lucru Schimbarea orientarii imprimrii Imprimarea ntregii foi de lucru pe o singur pagin Schimbarea marginilor pentru un raport Adugarea antetului i subsolului la un raport Imprimarea unor titluri de coloan sau rnd ca titluri imprimate pe fiecare pagin a raportului Introducerea unor sfrituri de pagin n raport Imprimarea unor formule pe foaia de lucru
despre lipsa de hrtie din birou este inutil). Toate datele de intrare, toate formatrile, toate verificrile formulelor, tot ceea ce facei pentru pregtirea foii de lucru, sunt de fapt pregtiri pentru imprimarea informaiilor. n acest capitol vei afla ct de uor este s tiprii un document cu ajutorul lui Excel 2000.
persoanelor, cnd totul este gata, Pentru majoritatea constituie acelai lucru cu foile de zis i fcut, scrierea datelor pe hrtie lucru (toat discuia
194
i vei descoperi c doar urmnd cteva indicaii simple vei putea realiza rapoarte prima dat cnd trimitei documentul spre imprimare (nu a doua sau chiar a treia oar). Singurul truc pentru a imprima o foaie de lucru este s v obinuii cu schema de paginare i s nvai s-o controlai. Multe foi de lucru create cu ajutorul Excel sunt nu doar mai lungi dect o pagin de tipar, ci chiar i mai late. Spre deosebire de un procesor de texte aa cum este Word 2000, care pagineaz documentele doar vertical (pentru c nu v ofer posibilitatea crerii unui document mai lat dect mrimea paginii folosite), programele precum Excel adesea trebuie s separe paginile att vertical ct i orizontal pentru a tipri documentele (un fel de mprire/stratificare a documentului, dac dorii). La separarea unui document n pagini, Excel va pagina documentul vertical, de-a lungul rndurilor din primele coloane ale zonei de imprimat (asemenea procesrii Word). Dup paginarea primelor coloane, programul va continua paginarea cu rndurile celui de-al doilea set de coloane i aa mai departe pn cnd ntregul document din zona de imprimat (care poate include ntreaga foaie de lucru sau doar seciuni) este paginat. Cnd Excel pagineaz o foaie de lucru, nu uitai c Excel nu v separ informaiile aflate pe rnduri sau coloane. Dac toate informaiile unei coloane nu au ncput la finalul paginii, programul va muta ntregul rnd n pagina urmtoare. Similar, dac toate informaiile dintr-o coloan nu s-au potrivit cu marginea din dreapta a paginii, programul va muta ntreaga coloan pe o nou pagin. Putei rezolva problemele paginrii n diferite feluri i n acest capitol le vei afla pe toate! Dup ce toate problemele paginrii vor fi rezolvate, tiprirea rmne doar o proverbial floare la ureche.
Incepnd spectacolul cu facilitatea Print Preview

Folosii butonul Print Preview nainte de a imprima orice foaie de lucru, seciune a foii de lucru sau chiar a registrului de lucru. Din cauza particularitilor n paginarea datelor din foaia de lucru este recomandabil s verificai ntreruperile de pagini pentru orice raport a crui imprimare necesit mai mult de o pagin. Modul Print Preview nu v arat exact doar cum sunt paginate datele cnd le vei imprima, ci v d i posibilitatea s modificai marginile, s schimbai iniializrile paginii, i chiar s imprimai raportul cnd totul pare n regul.
Capitolul 5: Imprimarea Capodoperei ______________________________
195
Pentru a trece la modul Print Preview, apsai butonul Print Preview din bara de instrumente Standard, sau alegei File Print Preview de pe bara de meniuri. Excel poate prezenta toate informaiile primei pagini a raportului ntr-o fereastr separat cu propria ei bar de instrumente. Pointer-ul mouse-ului devine o lup. Figura 5-1 prezint fereastra Print Preview coninnd prima pagin dintr-un raport de trei pagini. Atunci cnd Excel prezint o pagin ntreag n fereastra Print Preview, abia dac poate fi citit tot coninutul; mrii vizualizarea la mrimea real dac vrei s verificai cteva informaii. Mrii la 100 %, executnd clic cu pointer-ul mouse-ului pe pagina examinat sau pe butonul Zoom de la nceputul ferestrei Print Preview sau prin apsarea tastei Enter. Figura 5-2 prezint prima pagin dintr-un raport de trei pagini, dup mrire, prin apsarea butonului Zoom (cu pictograma Print Preview) din partea superioar a zonei centrale a paginii. Dup ce pagina are mrimea normal, folosii barele de defilare pentru a putea vizualiza noi pri ale paginii n fereastra Print Preview. n cazul n care dorii s folosii tastatura apsai tastele direcionale i sau tasta PgUp i tasta PgDn pentru a defila n sus i n jos pe pagina respectiv; apsai i , sau tasta Ctrl+ PgUp i Ctrl+PgDn pentru a v mica la stnga sau la dreapta.
Figura 5-1: Prima pagin a unui raport cu trei pagini.
196
Figura 5-2: Prima pagin a unui raport previzualizat, dup panoramare a prii superioare a primei pagini.
Pentru a v ntoarce la vizualizarea ntregii pagini, apsai clic din nou pe mouse oriunde pe pagin, sau pe butonul Zoom de pe bara de instrumente Print Preview sau apsai din nou tasta Enter. Excel va indica numrul de pagini ale raportului n bara de stare a ferestrei Print Preview. Dac raportul dumneavoastr are mai mult de o pagin, putei vizualiza celelalte pagini care urmeaz, prin executarea unui clic pe comanda Next din partea superioar a ferestrei. Pentru a revedea o pagin, accesai pagina anterioar prin apsarea butonului Previous. Putei de asemenea s avansai ctre pagina urmtoare prin apsarea PgDn sau tasta direcional sau s v ntoarcei la pagina anterioar prin apsarea PgUp sau a tastei cnd pagina vizualizat este o pagin ntreag n raport cu mrimea actual. Cnd ai terminat de examinat raportul, avei urmtoarele opiuni: Dac paginile sunt n regul, putei apsa butonul Print pentru a afia caseta de dialog Print i a ncepe imprimarea chiar din acel moment (a se vedea Imprimarea particularizat, n cadrul acestui capitol). Dac ai observat probleme legate de paginaie pe care le-ai putea rezolva prin alegerea unei noi dimensiuni a paginii, unei noi ordini a paginii, orientri sau unor noi margini, sau dac observai vreo problem referitoare la antet sau subsol, la partea superioar sau inferioar a paginii, putei apsa butonul Setup i rezolva aceste probleme cu ajutorul casetei de dialog Page Setup.
197
Dac ai observat ceva probleme ale paginaiei pe care le-ai putea rezolva prin modificarea sfriturilor de pagin, facei clic pe butonul Page Break Preview. Acesta v va trimite napoi la registrul de lucru, cu o vizualizare redus a foii de lucru unde vei putea schimba sfriturile de pagin prin tragerea bordurilor cu ajutorul mouse-ului. Dup rearanjarea bordurilor aa cum ai dorit, v putei ntoarce la vizualizarea normal prin alegerea View Normal aflat n bara de meniuri Excel. Putei apoi tipri raportul prin alegerea File i a butonului Print de pe bara de meniu sau fcnd clic pe butonul Print aflat n bara de instrumente Standard. Dac observai ceva probleme la margini sau referitoare la limea coloanelor i dorii s le ajustai n modul Print Preview, facei clic pe butonul Margins i tragei de margini la locul dorit (a se vedea Ajustarea marginilor, mai trziu n acest capitol). Dac observai orice alt problem, asemenea uneia referitoare la tipul antetului sau a unei valori greite din celule, apsai clic pe butonul Close pentru a v ntoarce n fereastra normal a foii de lucru a registrului, nu vei putea face vreo modificare privind editarea textului n fereastra PrintPreview. Dupa ce ai fcut coreciile necesare foii de lucru, putei tipri raportul din fereastra documentului normal, alegnd FilePrint din bara de meniuri (sau prin apsarea Ctrl+P). Alternativ, v putei ntoarce la modul Print Preview pentru a face ultimele verificri i apsai butonul Print sau folosii butonul Print de pe bara de instrumente Standard (a patra din stnga, cu pictograma imprimantei pe el).
Pagina se termin aici ...

Excel va arta automat ntreruperea paginilor n fereastra normal a documentului dup ce ai examinat documentul. Sfriturile de pagin vor apare pe ecran ca linii punctate ntre rndurile i coloanele care vor tiprite pe diferite pagini. Pentru a elimina sfriturile de pagin din fereastra documentului, alegei Tools Options de pe bara de meniuri, alegei eticheta View, deselectai caseta de validare Page break i facei clic pe OK sau apsai Enter.
Imprimarea imediat
Atta vreme ct vei dori s folosii iniializrile implicite din Excel pentru a tipri toate celulele din foaia de lucru curent, tiprirea n Excel 2000 va fi simpl. Facei clic pe butonul Print al barei de instrumente Standard (butonul
198
cu pictograma imprimantei). Programul imprim o copie a tuturor informaiilor din registrul de lucru curent, incluznd cteva diagrame i grafice dar exceptnd comentariile adugate n celule. (a se vedea Capitolul 6 pentru detalii despre adugarea comentariilor la registrul de lucru i Capitolul 8 pentru diagrame i grafice.) Dup ce ai apsat butonul Print, Excel trimite documentul de tiprit la irul pentru imprimare al Windows-ului care joac rolul unui intermediar n trimiterea ctre imprimant. n timp ce Excel trimite documentul la irul de imprimat, Excel deschide o caset de dialog intitulat Printing n care v va ine la curent asupra procesului. Dup dispariia acestei casete de dialog v putei ntoarce s lucrai n Excel (fii ateni c s-ar putea ca Excel s mearg greoi pn ce documentul este ntr-adevr imprimat). Pentru a putea renuna la imprimarea lansat, n timp ce documentul este trimis la irul pentru imprimare apsai butonul Cancel aflat n caseta de dialog Printing deschis anterior. Dac dorii s renunai la imprimare dup ce Excel reuete s o expedieze la irul de imprimat (aceasta nsemnnd momentul n care caseta de dialog Printing apare pe ecran) trebuie s deschidei caseta de dialog a imprimantei i s anulai tiprirea de acolo. Pentru renunarea la imprimarea documentului cu ajutorul casetei de dialog a imprimantei urmai paii: 1. Facei clic pe pictograma imprimantei din dreapta barei de activiti Windows 95/98 cu ajutorul celui deal doilea buton al mouse-ului pentru a deschide meniul de comenzi rapide. Aceast pictogram a imprimantei afieaz un SfatEcran, 1 document n timpul... etc. (de exemplu, cnd imprim, acest mesaj va fi 1 document destinat lui Greg) cnd pointer-ul mouse-ului se afl deasupra lui. 2. Alegei comanda Open Active Printers aflat n meniul de comenzi rapide al pictogramei imprimantei. Aceasta deschide o caset de dialog pentru imprimant, care conine documentul de imprimat n cadrul irului de imprimat (dup cum a fost descris sub Document heading din caseta tip list). 3. Selectai documentul de imprimat pe care dorii s-l anulai (s nu mai fie imprimat) din caseta tip list a casetei de dialog a imprimantei dumneavoastr. 4. Alegei Document Cancel Printing de pe bara de meniuri. 5. Ateptai ca documentul s dispar din irul casetei de dialog al imprimantei, iar apoi apsai butonul Close pentru a nu mai imprima i a v ntoarce n Excel.
199
Imprimarea particularizat
Imprimarea cu ajutorul butonului Print aflat pe bara de instrumente Standard este bun dac dorii o singur copie a informaiilor din foaia de lucru curent . Dar dac dorii mai multe copii, mai multe sau mai puine date (cum ar fi toate foile de lucru din registrul de lucru sau doar o zon de date din cadrul unei anumite foi de lucru) sau dorii s schimbai cteva din setrile paginii (cum ar fi mrimea paginii sau orientarea imprimrii pe pagin), atunci va trebui s imprimai folosind caseta de dialog Print (prezentat n Figura 5-3).
Figura 5-3: Caseta de dialog Print.
Excel v ofer posibilitatea deschiderii casetei de dialog Print n mai multe moduri: Apsai Ctrl+P. Alegei File Print de pe bara de meniuri. Apsai Ctrl+Shift+F12. Imprimarea n detaliu n interiorul casetei de dialog Print se gsesc seciunile Print range i Print what areas, unde putei selecta informaia pe care o dorii a fi imprimat i de asemenea seciunea Copies area, unde putei modifica numrul de copii de imprimat. Aceste seciuni se folosesc dup cum urmeaz: All: Selectarea butonul radio All din seciunea Page range are ca efect imprimarea tuturor paginilor documentului. Deoarece este o setare implicit, nu este nevoie decat s l selectai dup ce ai imprimat doar o poriune din document, folosind butonul radio Pages. Pages: n mod normal, Excel tiprete toate paginile pe care le dorii pentru a furniza informaiile din zonele registrului de lucru pe care dorii
200
s l imprimai. Cteodat, totui, se poate s avei nevoie s retiprii doar o pagin sau o zon de date pe care ulterior le-ai modificat n cadrul acestei seciuni. Pentru a retipri o singur pagin, introducei numrul ei att n caseta From ct i n caseta To din seciunea Page Range sau selectai numrul paginilor cu ajutorul butoanelor. Pentru a retipri mai multe pagini, introducei numrul primei pagini n caseta From i numrul ultimei pagini n caseta To (Excel deselecteaz automat butonul All i selecteaz butonul Pages n seciunea Page Range imediat ce ncepei s scriei n casetele de text From sau To). Selection: Alegei acest buton din seciunea Print What pentru a imprima din Excel doar celulele pe care le-ai selectat n mod curent n registrul de lucru. (ntr-adevr, trebuie s v amintii s selectai aceste celule nainte de a deschide caseta de dialog i s alegei acest buton radio). Active sheet(s): Excel afieaz i selecteaz automat acest buton si tiprete informaiile aflate n orice foaie de lucru activ n acel moment n registrul de lucru. Normal, aceasta nseamn doar tiprirea datelor aflate n foaia de lucru curent. Pentru a tipri i alte foi de lucru cnd acest buton radio este ales, inei apsat tasta Ctrl cnd facei clic pe selectorul foii. Pentru a include toate paginile dintre doi selectori ai foii facei clic pe primul i inei apsat tasta Shift n timp ce facei clic pe al doilea selector (Excel selecteaz toate etichetele dintre ele). Entire workbook: Selectai acest buton radio aflat n seciunea Print What pentru a tipri datele din fiecare foaie de lucru a registrului. Number of copies: Pentru a tipri mai multe copii ale unui raport, introducei numrul de copii pe care dorii s le imprimai n caseta de text Number of copies din seciunea Copies - sau folosii butoanele pentru a selecta numrul dorit. Collate: Cnd asamblai paginile, trebuie doar s realizai diferite teancuri ale rapoartelor, mai degrab dect s tiprii toate copiile primei pagini, apoi celei de-a doua i aa mai departe. Pentru a realiza o asamblare Excel pentru fiecare copie a raportului, selectai caseta de validare Collate aflat n seciunea Copies. Dup alegerea unor noi opiuni ale imprimrii, putei trimite documentul spre imprimant apsnd O.K. sau Enter. Pentru a folosi o alt imprimant care a fost instalat pe Windows 95 (Excel afieaz imprimanta curent n caseta de text Name i toate imprimantele instalate pe Windows n lista autoderulant Name) selectai o nou imprimant din meniul Name din cadrul seciunii Printer de la nceputul casetei de dialog nainte de a ncepe imprimarea.
201
Stabilirea i golirea zonei de imprimat Excel include o caracteristic special de imprimare intitulat Print Area. Putei folosi comanda FilePrint AreaSet print area pentru a stabili orice zon de date a foii de lucru ca fiind zona de imprimat. Dup ce aceasta este definit, Excel va tipri aceast zon de date atunci cnd vei imprima foaia de lucru (fie cu butonul Print de pe bara de instrumente Standard fie cu ajutorul casetei de dialog Print, folosind comanda FilePrint sau o comand rapid). Oricnd v jucai cu Print Area, trebuie s nu uitai c o dat stabilit, zona de date este singura pe care putei s o imprimai (indiferent ce opiuni ai selectat n caseta de dialog Print) pn ce se restabilete zona de imprimat. Pentru a goli zona de imprimat (iar pentru aceasta v ntoarcei la opiunile de imprimare stabilite n caseta de dialog Print - a se vedea Imprimarea n detaliu, care precede aceast seciune) trebuie doar s selectai FilePrint Area Clear Print Area aflat de pe bara de meniuri.
T FA
Putei de asemenea s stabilii i s golii Print Area cu ajutorul etichetei Sheet aflat n caseta de dialog Page Setup. Pentru a realiza acest lucru poziionai cursorul n caseta de text Print Area din eticheta Sheet i apoi selectai zona de date din foaia de lucru (reinei c putei reduce caseta de dialog Page Setup chiar la aceast caseta de text executnd clic pe caseta de minimizare). Pentru a goli Print Area din aceast caset de dialog, selectai adresele de celule din caseta de text Print i apsai tasta Delete.
Pagina mea a fost iniializat!

Dup cum am amintit la nceputul acestui capitol, printre singurele lucruri mai puin complexe legate de tiprirea unei foi de lucru se afl aranjarea paginilor. Din fericire, opiunile aflate n caseta de dialog Page Setup ofer un control deosebit asupra a ceea ce se ntmpl n fiecare pagin. Pentru a deschide caseta de dialog Page Setup alegei File Page Setup aflat pe bara de meniuri sau apsai clic pe butonul Setup dac este deschis fereastra Print Preview. Caseta de dialog Page Setup conine patru etichete: Page, Margins, Header/Footer i Sheet. Opiunile detaliate aflate n eticheta Page din caseta de dialog Page Setup pot varia puin n funcie de tipul de imprimant pe care l folosii. Figura 5-4 prezint caseta de dialog n cazul n care imprimanta curent este Apple Laser Writer (aceste opiuni pe care le vedei aici sunt de asemenea prezente atunci cnd se folosesc alte imprimante cu laser precum imprimanta HP Laser Jet).
202
Figura 5-4: Caseta de dialog Page Setup.
Pentru cele mai multe tipuri de imprimante, eticheta Page din caseta de dialog Page Setup include opiuni de schimbare a orientrii, de scalare a imprimrii, de alegere a unei noi dimensiuni a hrtiei precum i a calitii imprimrii: Orientation: Orientarea Portrait poziioneaz hrtia astfel ca partea scurt s se afle la nceputul i la sfritul paginii, n timp ce orientarea Landscape poziioneaza foaia cu partea lung a hrtiei la nceputul i la sfritul paginii (a se vedea Alegerea tipului Landscape). Adjust to: V permite s mrii sau s micorai mrimea imprimrii prin folosirea procentajului (asemeni folosirii caracteristicii Zoom pentru a vizualiza datele foii de lucru mai mici sau mai mari pe ecran). Cnd introducei valori n caseta Adjust to, inei cont c 100 % reprezint mrimea real i c orice procentaj mai mic reduce mrimea imprimrii (i afieaz mai mult pe fiecare pagin) n timp ce orice procent peste 100% duce la mrirea imprimrii (i pune mai puin pe fiecare pagin). Fit to: Permite ca ntregul document s ncap ntr-o pagin sau pe un numr de pagini stabilit de dumneavoastr n funcie de nlimea paginilor (a se vedea Regsirea pe o singur pagin, mai trziu n acest capitol). Paper size: V permite s schimbai dimensiunea hrtiei prin selectarea unei noi mrimi din lista autoderulant (aceast list conine doar acele dimensiuni ale hrtiei care se potrivesc cu imprimanta dumneavoastr). Print quality: Unele imprimante (cum ar fi cele matriceale) v las s schimbai calitatea imprimrii dup cum realizai prima schi la un proiect sau o imprimare final. First page number: V permite s schimbai numrul paginii de nceput dac dorii ca numrul primei pagini s fie mai mare dect 1. Alegei aceast numerotare doar atunci cnd imprimai numrul paginilor n antet i subsol (a se vedea De la antet la subsol, n cadrul acestui capitol).
203
Options: Deschidei o caset de dialog Properties pentru o imprimant anume pe care ai selectat-o dumneavoastr. Aceast caset de dialog poate avea etichete ca Paper, Graphics, Device i PostScript, depinznd de modelul i tipul de imprimant pe care l folosii. Opiunile acestor etichete v permit s corectai anumite setri cum ar fi tipul de hrtie folosit, calitatea grafic, formatul produsului PostScript i altele.
Alegerea orientrii Landscape

Pentru majoritatea imprimantelor (incluznd majoritatea celor matriceale, laser i cele cu jet de cerneal) eticheta Page din caseta de dialog Page Setup include seciunea Orientation pentru schimbarea imprimrii din modul normal Portrait tip portret (n care imprimarea merge paralel cu marginea scurt a foii) la orientarea Landscape tip vedere (n care imprimarea se face paralel cu marginea lung a foii). Cu aceste dou tipuri de imprimante putei folosi de regul opiunile Adjust sau Fit to (a se vedea seciunea Cuprinderea ntregului material pe o singur pagin, n continuare) pentru a msura mrimea imprimrii, fcnd posibil mrirea sau reducerea imprimrii printr-un procentaj anume sau incluznd forat toat informaia pe o singur pagin sau pe un numr de pagini stabilit. Deoarece multe foi de lucru sunt mai mult late dect lungi (precum tabelele de bugete sau vnzri care urmresc cheltuielile pe 12 luni), dac imprimanta dumneavoastr accept schimbarea orientrii paginii, putei gsi un mod care s fac foile s arate mai bine dac schimbai orientarea din modul normal portret n orientarea tip vedere (care aranjeaz mai puine coloane pe pagin deoarece imprimarea merge paralel cu marginea scurt a foii). Figura 5-5 prezint fereastra Print Preview, cu prima pagin a unui raport pe orientarea tip vedere. Pentru acest raport, Excel va putea introduce nc trei coloane de informaii n aceast pagin n acest mod fa de cel portret. Dezavantajul provine din faptul c la orientarea tip vedere, numrul de rnduri este mai mic i de aceea n loc de dou pagini n orientarea portret vor fi patru n cea vedere.
Cuprinderea ntregului material pe o singur pagin

Dac imprimanta prezint opiunile de msurare, suntei norocoi. ntotdeauna putei face o foaie de lucru s ncap pe singur pagin, prin simpla apsare a butonului radio Fit. La apsarea acestui buton, Excel tie ct de mult trebuie s fie redus mrimea informaiilor pe care le imprimai pentru a ncpea pe o singur pagin.
204
Dac n urma unei examinri naintea imprimrii acestei pagini vei constata c textul este mult prea mic pentru a putea fi citit normal, redeschidei eticheta Page din caseta de dialog Page Setup i schimbai numrul de pagini n caseta Page(s) wide by tall (imediat n dreapta butonului radio Fit). Adic n loc s ncercai s ndesai totul ntr-o pagin, ncercai s vedei cum arat n dou pagini:
Figura 5-5: Prezentarea unui raport cu orientarea tip vedere (landscape) n cadrul ferestrei Print Preview.
Introducei 2 n caseta de text Pages wide by i lsai 1 n caseta de text Pages tall. Alternativ, vedei cum arat foaia de lucru pe dou pagini: lsai 1 n caseta de text Pages wide by i introducei 2 n caseta de text Pages tall by.
T FA
Dup folosirea opiunii Fit to, s-ar putea s considerai c nu dorii s msurai imprimarea. Renunai la msurare prin clic pe butonul radio Adjust to aflat chiar deasupra butonului Fit to i introducei mrimea normal de 100% n caseta de text (sau selectai 100 cu ajutorul butoanelor).
Ajustarea marginilor
Excel folosete o margine superioar i una inferioar standard de 1 inch pe fiecare pagin a raportului i o margine standard stnga i dreapta de 0,25 inch.
205
Frecvent vei descoperi c putei strecura ultima coloan sau cteva rnduri cu datele foii de lucru pe care le imprimai pe o pagin doar modificnd marginile. Pentru a introduce mai multe coloane putei modifica marginea din stnga sau dreapta. Pentru a introduce mai multe rnduri se pot modifica marginile de sus sau de jos Putei modifica marginile n dou moduri: Deschidei caseta de dialog Page Setup (sau alegei FilePage Setup de pe bara de meniuri sau prin clic pe butonul Setup din fereastra Print Preview) i apoi selectai eticheta Margins (a se vedea Figura 5-6) i activai noile iniializri din casetele de text Top, Bottom, Left i Right, sau selectai noile iniializri de pagin cu butoanele respective. Deschidei fereastra Print Preview, apoi facei clic pe butonul Margins, i tragei de margini la noua poziie dorit (a se vedea Figura 5-7).
Figura 5-6: Eticheta Margins a casetei de dialog Page Setup.
T FA
Putei folosi opiunile Center on page din eticheta Margins a casetei de dialog Page Setup pentru a centra o selecie de date (care includ mai puin dect o pagin ntreag) ntre iniializrile de margini curente. Selectai caseta de validare Horizontally pentru a centra datele ntre marginea stng i cea dreapt. Selectai caseta de validare Vertically pentru a centra datele ntre marginile de sus i de jos. Dac folosii butonul Margins din fereastra Print Preview pentru a schimba setrile paginilor putei modifica limea coloanelor asemenea marginilor (Figura 5-7 prezint marcatorii de margine i de coloan care apar atunci cnd facei clic pe butonul Margins din fereastra Print Preview). Pentru a modifica una dintre margini, pozitionai pointer-ul mouse-ului pe marcatorul de margine dorit (forma pointer-ului se schimb ntr-o sgeat cu dou capete), tragei n direcia dorit, innd butonul apsat. La eliberare, Excel va reface pagina folosind noile iniializri ale marginilor. Putei ctiga sau pierde coloane sau
206
rnduri - depinde ce fel de ajustri ai fcut. Acelai lucru se ntmpl i la modificarea coloanelor: tragei de marcatorul de coloane la stnga i la dreapta pentru a mri sau micora limea unei anumite coloane.
Marcajul marginii de antet Marcajul marginii de sus Marcajul marginii din dreapta
Marcaje de coloan
Figura 5-7: Fereastra Print Preview dup efectuarea unui clic pe butonul Margins. Marcajul marginii de jos Marcajul marginii din stnga Marcajul marginii de subsol
De la Antet la Subsol
Headers i Footers (Antetul i Subsolul) sunt pur i simplu texte care apar pe fiecare pagin a raportului. Antetul se afl n partea superioar a paginii i Subsolul - ai ghicit - n partea inferioar. Ambele sunt centrate vertical la margini. Dac nu se specific, Excel nu va aduga Antet sau Subsol la un nou registru de lucru.
S
T FA
Putei folosi antetul i subsolul ntr-un raport pentru a identifica documentul folosit la realizarea sa i pentru a afia numrul de pagini, data i timpul imprimrii.
207
Rezolvarea unei probleme standard Pentru a aduga un antet sau un subsol la un registru de lucru deschidei eticheta Header/Footer din caseta de dialog Page Setup i specificai informaiile referitoare la antet i subsol n lista autoderulant Header and/or Footer (a se vedea Figura 5-8). Acestea conin un numr mare de de informaii despre Header i Footer inclusiv numele foilor de lucru (preluate din eticheta Sheet - a se vedea Capitolul 6 pentru a nva cum s redenumii selectorul foii),persoana care pregtete foile de lucru (din opiunea User name din eticheta General a casetei de dialog Options), numrul paginii, numele registrului de lucru, sau combinaii diverse ale acestor informaii.
Figura 5-8: Eticheta Header and Footer a casetei de dialog Page Setup dup alegerea unui anumit antet i subsol.
Figura 5-8 prezint eticheta Header and Footer din caseta de dialog Page Setup dup alegerea mind over media, INC Confidential, Sheet 1, page 1 n lista autoderulant a antetului (mind over media este o companie la care este Excel nregistrat [acest nume este acelai cu cel afiat ca utilizator nregistrat n caseta de dialog About Microsoft Excel], Sales 2000 este numele registrului de lucru, iar Pagina 1 este desigur numrul paginii curente) i de asemenea alegerea Page 1 of ? n caseta cu lista autoderulant a subsolului (care completeaz numrul paginii curente mpreun cu numrul total de pagini n raport). Putei alege aceste opiuni de paginare n oricare list autoderulant a antetului sau subsolului. Figura 5-9 prezint prima pagin a raportului n modul Print Preview. Aici vei putea vedea antetul i subsolul aa cum vor fi imprimate (din fericire, putei
208
verifica n fereastra Print Preview faptul c informaiile antetului nu se vor tipri n toate foile aa cum apar n zona previzualizrii antetului n caseta de dialog Page Setup. Putei vedea, de asemenea care este efectul opiunii Page 1 of ? n cadrul subsolului: Pe prima pagin putei vedea subsolul centrat, Page 1 of 4; pe pagina a doua vei vedea subsolul centrat, Page 2 of 4.
T FA
Dac dup alegerea unor teancuri de informaii referitoare la antet sau subsol, decidei c nu mai avei nevoie s imprimai antetul sau subsolul n raport, deschidei eticheta Header/Footer din caseta de dialog Page Setup i optai pentru varianta None (nimic) din partea superioar a listelor autoderulante Header and Footer. Realizarea unor elemente particularizate n majoritatea cazurilor teancurile de informaii disponibile aflate n casetele autoderulante la Header i Footer sunt suficiente pentru a satisface nevoile existente. n orice caz, poate dorii s introducei informaii care nu sunt disponibile n aceste casete autoderulante sau ntr-o aranjare care nu este oferit de teancurile de antete si subsoluri.
Figura 5-9: Prima pagin a unui raport, cu antet i subsol aa cum ar apare la imprimare.
Pentru aceste cazuri, este necesar s v rentoarcei la butoanele Custom Header i Custom Footer din eticheta Header/Footer ale casetei de dialog Page Setup,
209
s creai antetul i subsolul dumneavoastr prin introducerea informaiilor proprii. Figura 5 10 prezint caseta de dialog Header, care apare cnd facei clic pe butonul Custom Header dup selectarea unui numr de antete prezentate n Figura 5-8.
Total Page Page Font Figura 5-10: Realizarea unui antet particularizat n cadrul casetei de dialog Header. Filename Time Date Sheet Tab
Observai c n caseta de dialog Custom Header, antetul este divizat n trei seciuni: Left Section, Center Section i Right Section. Orice text introdus n seciunea din stnga a acestei casete de dialog va apare n marginea din stnga a raportului, orice text introdus n partea central va apare n centrul raportului, i - ai ghicit - orice text antet introdus n partea din dreapta va apare n marginea din dreapta a raportului. Putei folosi tasta Tab pentru a avansa da la o seciune la alta n cadrul antetului i pentru a selecta coninutul acelei seciuni sau putei folosi tasta Alt plus litera corespunztoare (Alt+L seciunea din stnga, Alt+C pentru seciunea din centru i Alt+R pentru seciunea din dreapta). Dac dorii s mprii textul antet n mai multe seciuni apsai tasta Enter pentru a ncepe o noua linie. Dac dorii s eliberai coninutul unei seciuni, selectai-o si apsai tasta Delete. Dup cum arat Figura 5-10, Excel adaug cteva coduri destul de ciudate cu o mulime de semne & (&[Tab] Page&[Page]) n seciunea central i n cea din dreapta. Cnd creai un antet sau subsol particularizat, putei aduga coduri ciudate alturi de textul standard (precum For eyes only etc.). Pentru a insera ciudatele coduri & ntr-o seciune a antetului (sau subsolului), facei clic pe butoanele: Page button: introduce codul & [Page] care completeaz numrul paginii curente.
210
Total page button: introduce &codul [Pages] care completeaz numrul total de pagini. Astfel putei folosi afiarea Excel a Paginii 1 n patru moduri: putei tasta cuvntul Page i apsa tasta Space, apsnd butonul Page, apsnd tasta Space din nou, tastnd ok, apsnd tasta Space din nou, i, n final, apsnd butonul Total page pentru inserarea Page& [Page] of & [Pages] n antetul sau subsolul particularizat. Data button: introduce codul & [Date] care completeaz data. Time button: introduce codul & [Time] care completeaz timpul curent. Filename button: introduce numele registrului de lucru. Sheet tab button: introduce codul & [Tab] care completeaz numele foii de lucru aa cum apare n selectorul foii respective. Dup introducerea codurilor n antetul sau subsolul particularizat putei selecta un nou font, mrime a fontului, atribut al fontului, sau oricare din atributele sale pentru oricare din seciuni, prin clic pe butonul Font. La apsarea butonului Font, Excel va deschide o caset de dialog de unde vei putea alege un nou font, stil, marime sau efecte speciale (precum Strikethrough - textul este tiat cu o linie, Superscript-exponent sau Subscript-indice). Cnd ai terminat crearea antetului sau subsolului particularizat, facei clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Header sau Footer i a v ntoarce la eticheta Header sau Footer din caseta de dialog Page Setup (unde putei vedea roadele muncii dumneavoastr n casetea mostr).
Sortarea setrilor foii de lucru

Eticheta Sheet aflat n caseta de dialog Page Setup (identic cu cea prezentat n seciunea urmtoare, n Figura 5-11), conine o varietate de opiuni de imprimare care pot aprea dac dorii: Print area: Aceast caset de text prezint celulele zonei de imprimat pe care ai selectat-o cu comanda FilePrint Area Set Print Area aflat pe bara de meniuri. Folosii aceast caset de text pentru a face schimbri privind celule pe care dorii s le imprimai. Pentru a modifica zona de date pantru imprimat, selectai aceast caset de text, apoi tragei peste zona de date dorit din foaia de lucru sau introducei referinele celulelor sau numele zonei de date (detalii n Capitolul 6). Separai prin virgule diferitele zone (de exemplu: A1:G72, K50:M75) dac nu sunt alturate. Pentru selectarea zonei de date, putei reduce caseta de dialog Page Setup la caseta de text Print area executnd clic pe butonul de restrngere al dialogului dac considerai c este necesar. Folosii opiunile Print Area dac registrul de lucru conine o seciune pe care dorii s o imprimai de
211
fiecare dat, pentru a nu selecta locul i apoi alege butonul Selection din caseta de dialog Print de fiecare dat cnd o imprimai. Rows to repeat at top: Folosii aceast opiunie pentru a desemna rndurile unei foi de lucru ca titluri de imprimat care s apar la nceputul fiecrei pagini a raportului (a se vedea nscrierea imprimrilor titluri care urmeaz acestei seciuni). Selectai aceast caset de text i tragei rndurile sau referinele de rnd (precum 2:3). Dac n selectarea rndurilor pe care le vom folosi ca imprimare titluri considerai c este necesar, putei reduce caseta de dialog Page Setup la doar caseta de text Rows to repeat at top executnd clic pe butonul de restrngere al dialogului. Columns to repeat at left: Folosii aceste opiuni pentru a desemna coloanele foii de lucru ca imprimare titluri care s apar n marginea din stnga a fiecarei pagini a raportului (a se vedea nscriere imprimri titluri, care urmeaz acestei seciuni). Selectai aceast caset de text i apoi tragei coloanele sau introducei referinele coloanei (precum A:B). Dac n selectarea coloanelor folosite ca imprimare titluri considerai necesar, putei reduce caseta de dialog Page Setup la doar caseta de text Columns to repeat at left executnd clic pe butonul de restrngere al dialogului. Gridlines: Ascunde sau arat liniile de gril n raportul imprimat (Ne referim la Figura 5-5 pentru a vedea o pagin a raportului n Print Preview dup schimbarea semnului de validare din caseta de validare Gridlines). Black and white: Cnd selectai aceast caset de validare, Excel afieaz diferite culori pentru a desemna locul celulei n alb i negru. Selectai aceast opiune cnd folosii culori pentru texte i grafice ntr-un registru de lucru pe un monitor color, dar dorii s le imprimai monocrom, pe o imprimant alb-negru (altfel, ele devin nuane de gri la o imprimant albnegru). Draft quality: Cnd selectai aceast caset de validare, Excel nu imprim liniile de gril (indiferent de starea casetei de validare Gridlines) i omite cteva grafice de la imprimarea final. Selectai aceast opiune cnd dorii s obinei o copie rapid i oarecare a raportului i suntei preocupai doar de verificarea textului i a numerelor. Rows and columns headings: Cnd selectai aceast caset de validare, Excel nscrie n cadrul foii de lucru literele coloanelor i numerele rndurilor pe fiecare pagin a raportului. Selectai aceast opiune cnd dorii s fii capabili de a localiza informaia imprimat. (a se vedea, de exemplu, Afiarea permanent a formulelor n celule, mai trziu n acest capitol). Comments: Cnd selectai opiunile At end of sheet sau As displayed on sheet din meniul derulant Comments, Excel tiprete textul cu
212
comentariile ataate celulelor care sunt incluse n raport. Cnd selectai opiunea At end of sheet, programul imprim toate observaiile una dup alta la finalul raportului. Cnd selectai As displayed on sheet, programul imprim doar observaiile care sunt afiate n mod curent n foaia de lucru (a se vedea Capitolul 6 pentru detalii). Down, then over: n mod normal, Excel selecteaz acest buton radio care i arat programului cum s numeroteze i s pagineze un raport de mai multe pagini trecnd rndurile jos i apoi de-a lungul coloanelor care se vor imprima. Over, then down: Selectai acest buton radio pentru a schimba modul n care este numerotat i paginat un raport. Cnd selectai aceast opiune, Excel trece la numerotarea i paginarea de-a lungul coloanelor i apoi n josul rndurilor care se vor imprima.
Cum s stabilii imprimrile titluri

Seciunea Print titles de pe eticheta Sheet din caseta de dialog Page Setup v d posibilitatea s imprimai titluri particularizate pentru coloane sau rnduri, pe fiecare pagin a raportului. Excel consider aceste titluri de coloan i rnduri dintr-un raport imprimat drept imprimare titluri. Nu confundai imprimrile titluri cu antetul raportului. Dei ambele sunt imprimate pe fiecare pagin, informaiile antetului se afl n marginea de sus a raportului n timp ce imprimrile titluri apar ntotdeauna n coninutul raportului - la nceput n cazul n care rndurile sunt utilizate ca imprimri titluri i la stnga n cazul coloanelor. Pentru a desemna imprimrile titluri pentru un raport urmai paii: 1. Deschidei caseta de dialog Page Setup, alegnd FilePage Setup de pe bara de meniuri, aciune n urma creia va apare caseta de dialog PageSetup, ca n Figura 5-11. 2. Selectai eticheta Sheet. Pentru a desemna rndurile foii drept imprimri titluri trecei la pasul 3a. Pentru a desemna coloanele foii de lucru ca imprimri titluri trecei la pasul 3b. 3a. Selectai caseta de text Rows to repeat at top i apoi tragei peste rndurile ale cror informaii trebuie s apar la nceputul fiecrei pagini. Dac credei c este necesar, putei reduce caseta de dialog Page Setup la caseta de text Rows to repeat at top executnd clic pe butonul restrngere dialog din caseta de text, n timpul selectrii rndurilor.
213
n exemplul prezentat n Figura 5-11, s-a fcut clic pe butonul minimizare asociat casetei de text Rows to repeat at top, apoi s-au tras rndurile 1 i 2 n coloana A din foaia de lucru Bo Peep Pet Detectives Client List, iar programul a introdus zona de rnduri $1:$2 n caseta de text Rows to repeat at top.
Figura 5-11: Setarea titlurilor de imprimat pentru o mostr de document.
De remarcat faptul c Excel indic rndurile cu titlurile de imprimat afind o linie punctat pe marginea dintre titluri i informaiile din document. 3b. Selectai Columns to repeat n caseta de text din stnga i apoi tragei-le peste coloanele ale cror informaii trebuie s apar n marginea stng a fiecrei pagini a documentului imprimat, n foaia de lucru urmtoare. n selectarea coloanelor, dac considerai necesar, putei reduce caseta de dialog Page Setup numai la Columns to repeat din fereastra de text din stnga, executnd clic pe butonul de restrngere a dialogului. Observai faptul c Excel indic titlurile coloanelor de imprimat din foaia de calcul marcndu-le cu o linie punctat (care se mic precum un marcator) pe marginea dintre titluri i informaia cuprins n textul raportului. 4. Facei clic pe OK sau apsai Enter. Dup nchiderea ferestrei de dialog Page Setup, linia punctat care arat marginea titlurilor rndurilor sau/i coloanelor dispare de pe foaia de lucru. n Figura 5-11, rndurile 1 i 2 coninnd titlul foii de lucru i titlul coloanei pentru baza de date Bo Beep Pet Detectives Clients desemneaz titlurile imprimate ale documentului. Figura 5-12 arat fereastra Print Preview a celei de-a doua pagini a documentului. n aceast figur putei observa cum apar titlurile imprimate pe toate paginile documentului.
214
Pentru a terge titlurile imprimate dintr-un document, dac nu mai avei nevoie de ele, selectai eticheta Sheet a ferestrei de dialog Page Setup i apoi tergei rndurile i coloanele din Rows to repeat at top i Columns to repeat at left nainte de a da clic pe OK sau de a apsa tasta Enter.
Figura 5-12: Previzualizare a celei de-a doua pagini a raportului luat ca exemplu, avnd titlurile de imprimat definite n cadrul Figurii 5-11.
Cnd inserm o ntrerupere?

Uneori, cnd examinai un document, putei observa c Excel a repartizat pe diferite pagini informaii care ar fi trebuit s apar pe aceeai pagin. n Figura 5-13 se poate vedea o foaie de lucru n (Page Break Preview) cu o ntrerupere vertical nepotrivit care poate fi remediat modificnd ntreruperea dintre paginile 2 i 3. Fiind date mrimea paginii, orientarea i marginile documentului, Excel ntrerupe pagina ntre coloanele L i M. Aceast ntrerupere separ cifrele vnzrilor din iulie, august i septembrie din coloanele J, K i L de Totalul trimestrului 3 din coloana M. Pentru a pstra pe aceeai pagin toate coloanele trimestrului al treilea, trebuie s mutai ntreruperea de pagin spre stnga astfel nct ntreruperea dintre paginile 2 i 3 s fie ntre coloanele I i J. Astfel, toate vnzrile trimestrului al treilea (pentru iulie, august i septembrie) vor fi imprimate mpreun cu totalurile trimestrului al treilea pe pagina 3 a documentului. Figura 5-13 arat
215
cum putei crea o ntrerupere vertical n Page Break Preview respectnd urmtorii pai:
Figura 5-13: Efectul alegerii Insert Page Break, pentru a insera manual o ntrerupere de pagin ntre coloanele I i J.
1. Selectai ViewPage Break Preview de pe bara de meniuri. Astfel, se deschide fereastra Page Break Preview care arat datele de pe foaia de lucru la o dimensiune redus (60% din normal n Figura 5-13) cu numrul paginii afiat evideniat i cu ntreruperile dintre pagini cu linii ngroate ntre coloanele i rndurile foii de lucru. 2. Facei clic pe OK sau apsai Enter pentru a face s dispar caseta de dialog Welcome to Page Break Preview, care apare atunci cnd deschidei pentru prima oar fereastra de examinare a sfritului de pagin. 3. Poziionai pointer-ul mouse-ului undeva pe indicatorul de ntrerupere (una din liniile ngroate ce nconjoar reprezentarea paginii) pe care dorii s-l modificai; cnd pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o sgeat dubl, tragei indicatorul de ntrerupere la coloana sau linia dorit i eliberai butonul mouse-ului. Pentru exemplul ilustrat n Figura 5-13, tragei indicatorul de ntrerupere dintre paginile 2 i 3 la stnga astfel nct s fie poziionat ntre coloanele Q i R (care adaug o pagin 4 la document). Tragei apoi indicatorul de ntrerupere al acestei pagini la stnga astfel nct s
216
se afle ntre coloanele M i N (astfel nct toate vnzrile trimestrului al patrulea s fie grupate pe pagina a patra cu totalul trimestrului al patrulea i totalul anual, aa cum se vede n Figura 5-14).
Figura 5-14: Foaia de lucru dup introducerea ntreruperii manuale de pagin ntre coloanele I i J.
4. Dup ce ai terminat de ajustat ntreruperile n Page Break Preview (i, presupunnd, imprimarea documentului), selectai ViewNormal de pe bara de meniuri pentru a reveni la vizualizarea obinuit a datelor din foaia de lucru. Nu uitai c ntreruperile de pagin se pot modifica i alegnd InsertPage Break de pe bara de meniuri n vizualizarea normal a foii de lucru. (Aceast comand nu poate fi accesat atunci cnd foaia de lucru este deschis n modul examinare sfrit de pagin). Cnd inserai manual o ntrerupere cu aceast comand folosii marginile de sus i din stnga ale indicatorului de celule pentru a determina locul unde plasm ntreruperea manual de pagin. Marginea de sus a indicatorului de celule determin ntreruperea orizontal a paginii; marginea stng a indicatorului de celule determin ntreruperea vertical a paginii. Apoi, dup plasarea indicatorului de celule, selectai InsertPage Break iar Excel va insera linii punctate ntre coloanele i rndurile care indic limitele noii ntreruperi a paginii.
217
Pentru a nltura o ntrerupere manual dintr-o foaie de lucru, poziionai indicatorul de celule undeva pe rndul de sub limita orizontal a paginii sau oriunde n coloana din dreapta limitei verticale a paginii. (ntreruperile manuale sunt evideniate n foaia de lucru prin linii punctate care nu se deosebesc de cele inserate automat.) Apoi selectai InsertRemove Page Break de pe bara de meniuri. (Comanda Page Break se schimb n comanda Remove Page Break din meniul Insert, n funcie de locul n care plasai indicatorul de celule.) Dac ai inserat att o ntrerupere vertical ct i una orizontal n acelai timp, trebuie s pozitionai indicatorul de celule n aceeai celul pe care ai folosit-o pentru crearea celor dou ntreruperi pentru a le nltura pe amndou printr-o singur operaie.
Afiarea permanent a formulelor n celule

nc o tehnic de imprimare de baz de care s-ar putea s avei nevoie din cnd n cnd este listarea/imprimarea formulelor foii de lucru n locul listrii rezultatelor calculate ale acestora. Putei verifica vizualizarea formulelor din foaia de lucru, nainte de a distribui foaia de lucru n companie, pentru a fi siguri c nu ai fcut vreo greeal cum ar fi nlocuirea unei formule cu un numr sau folosirea n formul a unor adrese greite de celule. nainte de a imprima formulele dintr-o foaie de lucru, va trebui s afiai n celule formulele n loc de rezultatele lor. 1. Selectai ToolsOptions de pe bara de meniuri. 2. Selectai eticheta View. 3. Selectai opiunea Formulas din fereastra de opiuni. 4. Facei clic pe OK sau apsai tasta Enter. Urmrirea acestor pai are ca efect afiarea coninutului fiecrei celule din foaia de lucru aa cum apare doar n bara de formule sau cnd l editai n celule. Intrrile de valori i pierd formatul de numere, aprnd n locul lor formule (Excel adapteaz lrgimea coloanelor pentru o ct mai bun ncadrare, astfel nct s apar n ntregime), i intrrile lungi de text nu vor mai fi distribuite n celulele libere vecine.
T FA
Excel permite schimbul ntre afiajul normal al celulelor i afiarea formulelor prin apsarea combinaiei de taste Ctrl+` (apsarea tastei Ctrl i a tastei cu tilda). Aceast tast - aflat, de obicei, n colul din stnga sus al tastaturii - are o dubl funcie, de tilda i de accent grav `. (Nu confundai accentul grav cu apostroful care se afl pe aceeai tast cu ghilimelele!)
218
Dup ce Excel afieaz formulele n foaia de lucru, aceasta este gata de imprimare ca oricare alt document pe care ai dori s-l listai. Putei include literele coloanelor din foaia de lucru i numerele rndurilor ca titluri n vizualizare astfel nct, dac reperm o greeal, s putem puncta adresa celulei imediat. Pentru a include titlurile rndurilor i coloanelor n vizualizare, dm clic pe Row and Columns headings din eticheta Sheet a ferestrei de dialog Page Setup nainte de a trimite documentul la imprimant. Dup ce imprimai foaia de lucru cu formule, revenii la modul normal deschiznd caseta de dialog Options i selectnd eticheta View i deselectnd apoi Formulas nainte de a da OK sau de a apsa Enter, sau selectnd doar Ctrl+`.
Partea a III-a
Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

n aceast parte
n lumea de afaceri contemporan, tim cu toii ct de important este s fim organizai, dar i ct de greu este acest lucru. Nu mai e nevoie s menionm c a ine n ordine foile create n Excel 2000 nu este mai puin important, i n unele cazuri nu mai puin dificil. Partea a treia v ajut la abordarea acestei probleme oferindu-v indicii despre cum s meninem o ordine n toate datele din fiecare foaie de lucru creat sau editat. Nu numai c vei descoperi n Capitolul 6 cum s obinei indicii ale informaiilor dintr-o foaie de lucru, dar n Capitolul 7 de asemenea, cum s jonglai cu informaiile dintr-o foaie de lucru n alta i chiar dintr-un document n altul.
Capitolul 6
Oh, ce foaie de lucru ncurcat avem!

n acest capitol Mrirea i micorarea unei foi de lucru mprirea ferestrei documentului n 2 sau 4 subferestre nghearea pe ecran a coloanelor i rndurilor dup titlurile foii de lucru Ataarea de comentarii celulelor Denumirea celulelor Gsirea i nlocuirea datelor n foaia de lucru Controlul recalculrii foii de lucru Protejarea foilor de lucru
tii deja c fiecare foaie de lucru Excel ofer un loc foarte mare n care s nmagazineze informaiile (i c fiecare document deschis ne ofer trei astfel de foi de lucru). Din cauz c monitorul calculatorului nu permite vizualizarea, dect ntr-o foarte mic msur a oricrei foi de lucru n orice moment, problema meninerii unei ordini n informaii nu este una mic. Dei foile de lucru Excel angajeaz un sistem coerent de coordonare a celulelor pe care l putei folosi pentru a ajunge oriunde n foaia de lucru, trebuie s recunoatei c aceti A1, B2 - dei foarte logici - rmn de neptruns pentru gndirea uman. (Adic, spunnd "Du-te la celula IV88" nu are acelai impact ca i cum ai spune "Du-te n colul Hollywood and Vine.") Gndii-v pentru o clip ct este de greu s gseti o asociere plin de neles ntre programul de depreciere din 1998 i adresa sa n ordinea de celule AC50:AN75 astfel nct s-i aminteti unde l poi gsi.
222
_____________ Partea a III-a: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel
n acest capitol vei nva cteva dintre cele mai eficiente tehnici de inere a unei ordini a informaiilor. Vei nva cum s schimbai perspectiva pe o foaie de lucru mrind sau micornd informaiile, cum s mprii fereastra documentului n subferestre separate astfel nct s putem afia diferite seciuni ale foii de lucru simultan, i cum s meninei diferite rnduri i coloane pe ecran tot timpul. i ca i cum acestea nu ar fi de ajuns, vei mai vedea i cum se ataeaz comentarii celulelor, repartizarea de titluri englezeti descriptive rndurilor de celule (cum ar fi Hollywood and Vine!), i utilizarea comenzilor Find i Replace pentru a localiza i dac este necesar, pentru a nlocui intrrile oriunde n foaia de lucru. n final, vei vedea cum s controlai n timp ce Excel recalculeaz foaia de lucru i cum s limitai locurile n care pot fi fcute modificri.
Mrirea i micorarea textului

Ce v facei dac eful nu va dori acel monitor de 21 de inch pentru computerul vostru? Toat ziua se pare c ori v vei ncorda ochii pentru a citi toate informaiile din acele celule mici i nguste, ori v vei nvrti prin documente ncercnd s localizai un tabel pe care se pare ca nu-l vei gsi astzi. Niciodat s nu v facei griji cci Excel are acea caracteristic Zoom. Putei utiliza Zoom-ul ca o lup pentru a mri sau micora pri ale foii de lucru. Figura 6-1 arat o mrire/expandare a foii de lucru de 200% (de dou ori mrimea normal). Pentru a mri o foaie de lucru la aceast dimensiune, facei clic pe opiunea 200% din vrful meniului butonului Zoom de pe bara de instrumente. (Putei face acelai lucru selectnd ViewZoom de pe bara de meniuri i apoi apsnd butonul 200% din caseta de dialog Zoom, dac inei neaprat s procedai astfel.) Un lucru e sigur, nu trebuie s v punei ochelari pentru a citi numele din acele celule. Singura problem cu vizualizarea la 200% este c nu putei vedea dect o parte din celule. Figura 6-2 arat aceeai foaie de lucru de data aceasta vizualizat la 25% (un sfert din mrimea normal). Pentru a reduce afiarea la aceste dimensiuni, facei clic pe opiunea 25% din meniul butonului Zoom de pe bara de instrumente (doar dac nu vrei cu orice pre s deschidei caseta de dialog Zoom pentru a selecta butonul de 25%). La 25% din mrimea normal, singurul lucru de care putei fi siguri este c nu putei citi mai nimic. Oricum cu aceast vizualizare pentru un ochi de vultur putei vedea dintr-o privire pn unde se extind datele din foaia de lucru.
Capitolul 6: Oh, ce foaie de lucru avem! ____________________________
223
Figura 6-1: Mrirea dimensiunii: o mostr a foii de lucru mrit la 200% din mrimea iniial.
Figura 6-2: Micorarea dimensiunilor: o mostr a foii de lucru la 25% din mrimea iniial.
224
Meniul i caseta de dialog Zoom ofer cinci mrimi precise (200%, 100% [mrimea normal a ecranului], 75%, 50%, 25%). Pentru a folosi i alte procente n afar de acestea, trebuie s folosii opiunile: Dac dorii s utilizai alte procente cuprinse ntre cele cinci procente prestabilite (cum ar fi 150% sau 85%) sau mai mari sau mai mici dect cel mai mare sau cel mai mic procent prestabilit (cum ar fi 400% sau 10%) selectai caseta text a butonului Zoom de pe bara de instrumente Standard, introducei noul procent i apsai Enter. (Putei face acelai lucru deschiznd caseta de dialog Zoom i introducnd procentul n caseta text Custom.) Dac nu tii ce procent s introducei pentru a afia o anumit zon de celule pe ecran, selectai zona, alegei opiunea Selection, ultima opiune a meniului butonului Zoom, sau deschidei caseta de dialog Zoom, selectai butonul radio Fit Selection, i apoi facei clic pe OK sau apsai Enter. Excel stabilete singur procentul necesar pentru a umple ecranul doar cu zona selectat.
T FA
Putei folosi caracteristica Zoom pentru a v localiza i muta la o nou zon n foaia de lucru. Mai nti selectai o dimensiune mic, cum ar fi 50%, apoi localizai rndul de celule la care vrei s v mutai i selectai Zoom pentru a v ntoarce la 100%. Cnd Excel revine cu afiajul la dimensiunea normal, celula selectat i cele din jurul ei apar pe ecran.
mprirea foilor de lucru

Dei mrirea i micorarea foii de lucru v poate ajuta s v poziionai, nu poate aduce mpreun dou seciuni separate astfel nct s putei compara datele lor pe ecran (cel puin nu la dimensiunea normal n care chiar putei citi informaiile). Pentru a face aceasta, mprii fereastra document n subferestre separate i apoi foaia de lucru din fiecare dintre acestea astfel nct s afieze prile pe care dorii s le comparai. mprirea ferestrei este simpl. Figura 6-3 ilustreaz o declaraie planificat a veniturilor pentru Jack Sprat Diet Centers dup ce fereastra foii de lucru a fost mprit pe orizontal n dou ferestre i rndurile 12 pn la 17 au fost grupate n a doua fereastr. Fiecare subfereastr are bara sa vertical de derulare, care v ajut s aducei la vedere diferite pri ale foii de lucru. Pentru a mpri o foaie de lucru n dou ferestre orizontale (cea de sus i cea de jos), putei trage bara de separare aflat chiar deasupra sgeii de derulare n
225
vrful barei verticale de derulare, n jos pn cnd fereastra e mprit dup cum dorii. Urmai paii:
Bare despritoare
Figura 6-3: Foaia de lucru prezentat ntr-o fereastr document mprit n dou subferestre orizontale, dup parcurgerea veniturilor n subfereastra inferioar.
1. Facei clic pe bara vertical de separare i inei apsat butonul din stnga al mouse-ului. Pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o sgeat dubl cu o despritur n mijloc (ca cea folosit pentru a afia rndurile ascunse). 2. Tragei n jos pn cnd ajungei la rndul la care dorii s fie mprit fereastra. n timp ce tragei n jos o linie gri de separare apare n fereastra document indicnd unde va fi mprit fereastra document. 3. Eliberai butonul mouse-ului. Excel mparte fereastra document n subferestre acolo unde se afl indicatorul i adaug o bar vertical de derulare noii ferestre. Putei de asemenea mpri fereastra document n dou subferestre verticale (stng i dreapt) urmnd paii:
226
1. Facei clic pe bara de separare aflat n marginea dreapt a barei orizontale de derulare. 2. Tragei la stnga pn ajungei la coloana la care dorii s fie mprit fereastra document. 3. Eliberai butonul mouse-ului. Excel mparte fereastra la coloana respectiv i adaug o bar orizontal de derulare noii subferestre. Nu confundai bara de separare a tabulatorilor din stnga barei orizontale de derulare cu bara orizontal de separare din dreapta sa. Tragei de bara de separare a tabulatorilor pentru a mri sau micora numrul de tabulatori ai foii afiai n partea de jos a ferestrei document; folosii bara de separare orizontal pentru a divide fereastra document n dou ferestre verticale.
S
T FA
Este preferabil s eliminai subferestrele din fereastra document executnd dublu-clic oriunde pe bara de separare care divide fereastra, dect trgnd bara de separare pn la una din marginile ferestrei pe care nu o mai dorii. n loc s tragei bara de separare, putei divide fereastra document cu comanda WindowSplit de pe bara de meniuri. Cnd alegei aceast comand, Excel folosete poziionarea indicatorului de celule pentru a determina unde s mpart fereastra document n subferestre. Programul mparte fereastra vertical la stnga indicatorului i orizontal deasupra acestuia. Dac dorii ca fereastra s fie mprit doar n dou ferestre orizontale procedai astfel: Folosind linia orizontal de mprire a indicatorului de celule poziionai indicatorul de celule n prima coloan a rndului dorit care este afiat pe ecran. Dac dorii ca fereastra s fie mprit doar n dou ferestre verticale procedai astfel: folosind marginea stng a indicatorului de celule ca linie de desprire, poziionai indicatorul de celule n primul rnd al coloanei dorite afiate pe ecran. Cnd marginea stng a indicatorului de celule se afl n partea opus a marginii din stnga a ferestrei document (ca atunci cnd indicatorul se afl n oricare celul din prima coloana afiat pe ecran), programul nu mparte fereastra vertical ci orizontal deasupra indicatorului de celule. Cnd marginea de sus a indicatorului se afl n partea opus a marginii de sus a ferestrei document (ca atunci cnd indicatorul se afl ntr-o celul din primul rnd afiat pe ecran), programul nu mparte fereastra orizontal ci vertical n stnga indicatorului de celule. Dac poziionai indicatorul de celule undeva n mijlocul celulelor afiate pe ecran, atunci cnd alegei comanda WindowSplit, Excel mparte fereastra n patru subferestre deasupra i n stnga indicatorului de celule. De exemplu,
227
dac poziionai indicatorul de celule n celula C6 a foii de lucru Mother Goose Enterprises 2000 Sales i apoi selectai WindowSplit, fereastra document se mparte n patru subferestre: o despritur orizontal apare ntre rndurile 5 i 6 i una vertical ntre coloanele B i C (ca n Figura 6-4). Dup ce fereastra a fost mprit, putei muta indicatorul mouse-ului n oricare din subferestre executnd clic pe una din celulele ei sau apsnd Shift+F6 (care mut indicatorul la ultima celul ocupat sau la celula din stnga sus din fiecare fereastr din fereastra document n direcia acelor de ceas). Pentru a nltura ferestrele alegei WindowRemove Split de pe bara de meniuri.
Figura 6-4: Fereastra document mprit n patru subferestre, cu indicatorul celulei poziionat n celula C.
Meninerea titlurilor prin nghearea subferestrelor

Subferestrele permit vizualizarea diferitelor pri ale aceleiai foi de lucru care n mod normal nu pot fi vizualizate simultan. Putei de asemenea folosi ferestrele pentru a nghea titlurile din rndurile de sus i din primele coloane astfel nct titlurile s fie afiate tot timpul, indiferent cum v deplasai prin foaia de lucru. Titlurile ngheate sunt de mare ajutor atunci cnd lucrai cu un tabel care conine informaii ce se extind dincolo de rndurile i coloanele afiate pe ecran.
228
Figura 6-5 ilustreaz un astfel de tabel. Foaia de lucru cu lista clienilor conine mai multe rnduri dect cele care sunt afiate (doar dac nu micorai la 25% folosind Zoom-ul, ceea ce face datele prea mici pentru a fi citite). De fapt, aceast foaie de lucru se extinde pn la rndul 34.
Figura 6-5: Pentru ca titlurile coloanelor i numele clienilor s fie vizibile tot timpul pe ecran, subferestrele au fost ngheate.
mprind fereastra document n dou subferestre orizontale ntre rndurile 2 i 3 i apoi nghend subfereastra superioar, putei menine titlurile coloanelor n rndul 2 care identific pe ecran fiecare coloan de informaii n timp ce derulai fereastra de lucru n sus i n jos pentru a revedea informaiile despre diferii angajai. Dac mprii mai departe fereastra n subferestre verticale ntre coloanele B i C, putei menine numerele cazurilor i numele de familie pe ecran n timp ce derulai fereastra de lucru n stnga i n dreapta. Figura 6-5 ilustreaz lista angajailor dup ce fereastra a fost mprit n patru subferestre ngheate. Pentru a crea i a nghea aceste ferestre urmai paii: 1. Poziionai indicatorul de celule n celula C3. 2. Alegei WindowFreeze Panes de pe bara de meniuri. n acest exemplu, Excel nghea ferestrele de deasupra rndului al treilea i din stnga coloanei C.
229
Cnd Excel stabilete subferestrele ngheate, marginile acestora sunt reprezentate de o singur linie i nu de o bar subire ca n cazul ferestrelor nengheate. Figura 6-6 prezint ce se ntmpl atunci cnd derulai foaia de lucru n sus dup ce ai ngheat ferestrele. n aceast figur, foaia de lucru e derulat n sus astfel nct rndurile de la 18 la 34 s apar sub rndurile 1 i 2. Deoarece subfereastra vertical cu titlurile foii de lucru i titlurile coloanelor e ngheat, rmne pe ecran. (n mod normal, rndurile 1 i 2 ar fi fost primele care ar fi disprut dac ai fi derulat fereastra n sus.) Figura 6-7 arat ce se ntmpl cnd derulai foaia de lucru la stnga. n aceast figur derulai foaia de lucru astfel nct datele din coloana E pn la L s apar dup datele din coloanele A i B. Deoarece primele dou coloane sunt ngheate, ele rmn pe ecran, ajutndu-v s identificai cui aparin informaiile. Pentru a dezghea subferestrele dintr-o foaie de lucru, alegei comanda WindowUnfreeze Panes. Selectnd aceste comenzi se nltur ferestrele, indicnd c Excel le-a dezgheat.
Figura 6-6: Lista clienilor Bo Peep, derulat pentru a prezenta ultimele rnduri din baza de date.
230
Figura 6-7: Lista clienilor Bo Peep, derulat la stnga pentru a putea vizualiza coloanele de la E la L.
Notie electronice
Excel permite adugarea comentariilor de text anumitor celule dintr-o foaie de lucru. Comentariile sunt un fel de versiuni electronice ale bileelelor autocolante cu notie. Spre exemplu, putei aduga un comentariu pentru a verifica o anumit caracteristic nainte de a imprima foaia de lucru sau pentru a v aminti c o anumit valoare este doar o estimaie (sau chiar s v amintii c e ziua voastr de natere i s cumprai ceva n drum spre cas!).
S
T FA
n plus la utilizarea notielor pentru a ne aminti ceva ce ai fcut sau avei de fcut, putei de asemenea folosi o not pentru a marca locul curent ntr-o foaie de lucru. Putei apoi folosi locaia respectiv pentru a gsi repede locul de nceput data viitoare cnd lucrai cu foaia de lucru.
Ataarea de comentarii celulelor

Pentru a ataa un comentariu la o celul urmai aceti pai: 1. Selectai celula creia dorii s-i ataai un comentariu. 2. Alegei InsertComment de pe bara de meniuri.
231
Apare o nou caset de text (similar cu cea din Figura 6-8). Aceast caset de text conine numele utilizatorului aa cum apare n caseta text User Name din eticheta General a ferestrei de dialog Options, i cursorul localizat la nceputul unei noi linii chiar sub numele utilizatorului. 3. Introduce comentariul dorit n caseta de text. 4. Cnd ai terminat de introdus textul comentariului, dai clic undeva n afara casetei de text. Excel marcheaz locaia comentariului dintr-o celul prin adugarea unui triunghi mic n colul din dreapta sus al celulei. (Acest indicator triunghiular de not apare n rou pe un monitor color.) 5. Pentru a afia comentariul dintr-o celul, poziionai indicatorul mouse-ului sub form de cruce alb subire n celula cu indicatorul de not.
Vizualizarea comentariilor
Cnd avei un document ale crui foi de lucru conin o mulime de comentarii, nu vei dori probabil s poziionai indicatorul mouse-ului pe fiecare celul pentru a putea citi fiecare comentariu. Pentru acele
Figura 6-8: Adugarea unui comentariu la o celul, ntr-o nou caset text.
232
_____________ Partea a III-a: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Show/Hide Comment Next Comment Show All Comments Delete Comment Create Microsoft Outlook Task Upade File Send to Mail Recipient
Previous Comment New Comment Butonul Add or Remove
Figura 6-9: Bara de instrumente Reviewing.
momente, putei alege ViewComments de pe bara de meniuri. Cnd selectai aceast comand, Excel afieaz toate comentariile din document afind n acelai timp i bara de instrumente Reviewing (prezentat n Figura 6-9). Cu bara de instrumente Reviewing deschis putei s v mutai nainte sau napoi de la un comentariu la altul executnd clic pe Next Comment sau pe Previous Comment. Cnd ai ajuns la ultimul comentariu din document va apare o caset de alert n care suntei ntrebai dac nu dorii s revedei comentariile de la nceput (ceea ce putei face apsnd butonul OK). Dup ce ai terminat de revzut comentariile le putei ascunde executnd clic pe butonul Show All Comments de pe bara de revizualizare (sau alegnd din nou ViewComments de pe bara de meniuri, dac bara de instrumente Reviewing toolbar nu mai este deschis).
233
Introducerea comentariilor ntr-o foaie de lucru

Sunt dou metode diferite pentru a introduce coninutul unui comentariu, n funcie dac comentariul este sau nu deja afiat pe ecran. Dac comentariul este afiat n foaia de lucru, i putei edita coninutul executnd clic cu indicatorul mouse-ului sub form de I n caseta text a acestuia. Executnd clic cu indicatorul Beior localizai cursorul n timp ce selectai caseta de text a comentariului (indicat prin apariia unei linii subiri haurate n jurul casetei de text). Dup ce ai inserat modificrile, dai clic undeva n afara casetei de text pentru a deselecta comentariul. Dac comentariul nu este afiat n foaia de lucru, trebuie s-i selectai celula. Dup ce indicatorul de celule se afl n celula al crei comentariu trebuie introdus, putei alege comanda InsertEdit Comments din meniul de comenzi rapide al celulei (deschis dnd clic-dreapta pe celul). Pentru a modifica locul unui comentariu, selectai comentariul executnd clic undeva pe el i apoi poziionnd indicatorul mouse-ului pe una din marginile casetei text. Cnd apare o sgeat cu patru capete n vrful indicatorului mouse-ului, putei trage caseta text ntr-un alt loc din foaia de lucru. Atunci cnd eliberai butonul mouse-ului, Excel redeseneaz sgeata ce conecteaz caseta de text a comentariului i indicatorul de not din colul din dreapta sus al celulei. Pentru a modifica dimensiunile unei casete de text de comentariu, selectai comentariul i apoi poziionai indicatorul mouse-ului pe una din margini i apoi tragei n direcia dorit (departe de centrul casetei pentru a o mri sau spre centru pentru a o micora). Cnd eliberai butonul mouse-ului, Excel redeseneaz caseta de text a comentariului cu noua form i dimensiune. Pentru a schimba fontul textului unui comentariu, trebuie s selectai comentariul i s alegei FormatComment de pe bara de meniuri (sau putei apsa Ctrl+1 ca atunci cnd deschidei caseta de dialog Format Cells). Atunci, Excel deschide caseta de dialog Format Cells ce conine o lung list de fonturi (cu aceleai opiuni ca i lista de fonturi din caseta de dialog Format Cells din Figura 3-15). Putei utiliza opiunile din lista de fonturi pentru a schimba fontul, stilul, dimensiunea textului comentariului sau culoarea acestuia.
S
T FA
Pentru a terge un comentariu trebuie s selectai celula i apoi s alegei EditClearComments de pe bara de meniuri sau selectnd Delete Comment
234
din meniul de comenzi rapide al celulei. Excel nltur comentariul, mpreun cu indicatorul de not al celulei selectate. Putei schimba culoarea de fond a unei casete de text de comentariu sau selecta o nou form sau umbr pentru cutia de text folosind butoanele de pe bara Drawing. Informaiile despre cum s identificai i s folosii aceste butoane, le gsii n Capitolul 8 Totul despre caseta de text.
Apariia comentariilor n documentul imprimat

Cnd se tiprete o foaie de lucru, putei imprima i comentariile mpreun cu datele din foaia dorit, selectnd caseta de validare Comments din eticheta Sheet a casetei de dialog Page Setup (a se vedea Sortarea setrilor de pagin din Capitolul 5 pentru detalii referitoare la alegerea opiunilor At end of sheet i As displayed on sheet prezente la setrile de pagin).
Jocul numelui celulei

Atribuind nume descriptive celulelor i zonelor de date, putei rezolva problema pstrrii informaiilor importante pe primul loc n foaia de lucru. n loc s asociai coordonatele celulelor cu informaiile respective, mai comod ar fi s reinei un nume, iar ulterior denumirii unei celule sau zone de celule este preferabil utilizarea acelui nume n combinaie cu facilitatea Go To.
Dac a avea un nume

Cnd atribuii nume celulelor i zonelor de date, trebuie s fie respectate anumite reguli: Numele de identificare trebuie s nceap cu o liter, nu cu un numr. De exemplu, n loc de 01 Profit, se utilizeaz Profit 01. Numele nu trebuie s conin spaii libere. n loc de spaiu se utilizeaz linia de subliniere pentru a lega prile numelui. De exemplu, n loc de Profit 01, se utilizeaz Profit_01. Numele atribuite nu pot corespunde coordonatelor celulei din foaia de lucru. De exemplu, nu se poate denumi o celul Q1 pentru c aceasta este o coordonat de celul. n locul ei se poate utiliza Q1_sales.
235
Pentru a denumi o celul sau o zon de date ntr-o foaie de lucru, urmai paii: 1. Selectai celula sau irul de celule pe care dorii s le denumii. 2. Facei clic pe adresa celulei n caseta Name Box de pe bara de formule. Excel selecteaz adresa celulei din caseta de nume. 3. Introducei numele pentru celula sau zona de date selectate n caseta de nume. Cnd se introduce numele, trebuie s se respecte conveniile de denumire din Excel (a se vedea elementele listei anterioare). 4. Se apas Enter. Pentru a selecta celula sau zona de date denumit ntr-o foaie de lucru, facei clic pe nume n lista autoderulant Name Box. Pentru a deschide lista autoderulant, se apas sgeata care apare n dreapta adresei celulei, pe bara de formule. Putei realiza acelai lucru apsnd tasta F5 sau alegnd Edit Go To de pe bara de meniuri, aciune n urma creia apare caseta de dialog Go To (a se vedea Figura 6-10). Dai dublu-clic pe numele dorit din caseta tip list Go To (sau selectai numele i facei clic pe OK sau apsai Enter), iar Excel va muta indicatorul celulei direct pe celula numit.
Figura 6-10: Selectarea unei celule prin alegerea numelui su n caseta de dialog Go To.
Utilizarea numelor zonelor de date n formule

Numele celulelor nu sunt numai o modalitate de a identifica i a gsi celulele sau zonele de date, ci i o modalitate de a contura rezultatul formulelor. De exemplu, s presupunem c avei o formul simpl n celula K3 care calculeaz datoria total multiplicnd orele pe care le-ai prestat pentru un client (n celula
236
I3) cu rata orar a clientului (n celula J3). n mod normal, formula ar apare n celula K3 ca fiind: =I3*J3 Dac ns se atribuie numele Ore celulei I3 i numele Rat celulei J3, se poate introduce formula din celula K3 ca fiind: =Ore*Rat Nu cred c exist cineva care s spun despre formula =Ore*Rat c nu este mai uor de neles dect =I3*J3. Pentru a introduce formula folosind numele de celul, se urmeaz paii (a se vedea Capitolul 2 pentru detalii referitoare la crearea formulelor): 1. Denumii celula n maniera descris anterior. De exemplu, se atribuie celulei I3 numele Ore i celulei J3 numele Rat. 2. Plasai indicatorul celulei n celula n care trebuie s apar formula. De exemplu, se plaseaz indicatorul n celula K3. 3. Introducei = (semnul egal) pentru a ncepe formula. 4. Selectai prima celul la care se face referire n formul (fie executnd clic, fie mutnd indicatorul celulei pe celul). De exemplu, se selecteaz celula Ore selectnd celula I3. 5. Introducei operatorul aritmetic folosit n formul. De pild, se introduce * (asterix) pentru multiplicare (a se vedea Capitolul 2 pentru a consulta lista operatorilor aritmetici). 6. Selectai a doua celul necesar n formul. Identic cu pasul 4. De exemplu, se selecteaz celula Rat, apelnd celula J3. 7. Dai clic n caseta Enter sau apsai Enter pentru a finaliza formula. n acest exemplu, Excel introduce n celula K3 formula = Ore*Rat. Nu se poate utiliza ghidajul de umplere pentru a copia o formul ce utilizeaz nume de celul n alte celule ale unui rnd sau ale unei coloane (a se vedea Formule realizate prin completare automat, n Capitolul 4). Cnd se copiaz o formul care conine nume, Excel copiaz formula original fr s modifice
237
referinele celulei fa de noile rnduri sau coloane. Consultai seciunea Denumirea formulelor cu ajutorul titlurilor tabelelor de date n cadrul acestui capitol, pentru a afla o modalitate de a folosi titlul coloanei sau rndului pentru a identifica referinele celulei n copii, i n formula original din care provin copiile.
Denumirea formulelor cu ajutorul titlurilor tabelelor de date

n Excel 2000, cnd lucrai cu un tabel tradiional de date care conine titluri de rnduri sau coloane (ca cel din Figura 6-11), putei folosi aceste titluri n locul adreselor pentru a identifica celulele folosite n formule. Aceast caracteristic nu numai c elimin necesitatea de a atribui nume celulelor, ci chiar asigur apariia etichetelor potrivite ale titlurilor rndurilor i coloanelor n cadrul copiilor realizate! Figurile 6-11 i 6-12 ilustreaz ct de uor i folositor este s creai o formul descriptiv folosind titlurile de rnduri i coloane din tabelele de date i apoi s copiai formula. Figura 6-11 prezint un tabel de date simplu, care calculeaz preurile de vnzare pentru un numr de plcinte vndute de compania Georgie Porgie Pudding Pies. Prima coloan a tabelului conine titlurile rndurilor cu ajutorul crora sunt identificate tipurile de plcinte care urmeaz s fie vndute. A doua coloan conine preurile de vnzare cu amnuntul pentru fiecare tip de plcint, iar a treia coloan conine procentele de reducere. A patra coloan conine preurile de vnzare al fiecrui tip de plcint. Pentru a calcula preurile de vnzare trebuie s se creeze o formul care scade din preul de vnzare cu amnuntul, produsul dintre procentul de reducere i preul de vnzare cu amnuntul.
Figura 6-11: Crearea unei formule care folosete titlurile rndurilor i coloanelor din tabelul de date.
238
Pentru a crea formula primului pre de vnzare n celula D5 folosind titlurile rndurilor i coloanelor, trebuie introdus ntreaga formul (prin indicarea etichetelor din tabelul de date s-ar reui doar selectarea unor adrese ale celulelor). n locul adresei celulei coninnd preul de vnzare cu amnuntul (celula B5, de exemplu) i al celulei coninnd procentul de reducere (C5) se introduce titlul coloanei urmat de titlul rndului pentru fiecare celul dup cum urmeaz: = Retail price Berry Pie (Retail Price Berry Pie * Discount Berry Pie) De reinut c la fel ai fi putut preceda titlul coloanei pentru fiecare celul de cel al rndului dup cum urmeaz: = Berry Pie Retail Price (Berry Pie Retail Price * Berry Pie Discount) Figura 6-12 prezint tabelul de date dup copierea formulei originale pentru calcularea preurilor de vnzare n D5 pentru poziiile D6:D8 i apoi selectarea celulei D6. Coninutul formulei copiat n D6 este aadar: = Retail Price Cherry Pie (Retail Price Cherry Pie * Discount Cherry Pie)
Figura 6-12: Copierea unei formule care folosete titlurile rndurilor i coloanelor dintr-un tabel de date.
Cnd se creeaz o formul folosind titlurile de rnd sau coloan dintr-un tabel de date, aceste titluri sunt copiate i automat actualizate pentru a se potrivi celulelor utilizate n noua formul. Iat, deci, o metod facil de a crea formule descriptive (att n original ct i copii) fr a fi necesar s apelm la problema denumirii formale a celulelor!
Caut i vei gsi
239
Cnd toate celelelalte elemente nu v ajut, putei utiliza opiunea Find a Excel-ului pentru a localiza informaiile n foaia de lucru. Cnd alegei Edit Find, sau apsai combinaia de taste Ctrl+F sau Shift+F5, Excel deschide caseta de dialog Find (a se vedea Figura 6-13). n aceast caset de dialog se introduce textul sau valoarea care trebuie localizat i apoi se apas butonul Find Next sau Enter pentru a ncepe cutarea.
Figura 6-13: Caseta de dialog Fiind.
Cnd introducei textul sau valoarea de cutat n caseta Find, este necesar s inei cont de faptul c elementul cutat poate fi de sine stttor sau poate face parte din alt cuvnt sau valoare. De exemplu, dac literele ca se gsesc n caseta Find What i caseta de validare Find entire cells only nu este selectat, Excel va gsi: Numele cmpului Ca n Case No celula A2 Codul statului California (CA) n celulele F8, F9 i F11 Grupul ca ce apare n numele Rebecca din celula C31 Dac ai selectat caseta de validare Find entire cells only nainte de a ncepe cutarea, Excel nu va considera grupul Ca din Case No sau din Rebecca ca fiind o potrivire cu elementul cutat deoarece n ambele cazuri exist alte texte n jurul textului cutat. Cnd se caut un text, se poate specifica dac se dorete sau nu ca Excel s identifice stilul cu majuscule sau cu litere mici pentru textul introdus n caseta de text Find what. Datorit setrilor implicite, Excel ignor diferenele dintre literele mici i majuscule ale textului din celulele foii de lucru i cele ale textului pe care l introducei n caseta Find what. Pentru a se face ns diferena ntre acestea, trebuie s selectai caseta de validare Match case. Cnd se caut valori n foaia de lucru, trebuie realizat diferena dintre formule i valori. De exemplu, celula K24 din lista cu clieni Bo Peep (a se vedea Figura
240
6-7) conine valoarea 15,000 $. Dac introducei 15000 n caseta Find what i apsai Enter pentru a cuta aceast valoare, Excel va afia mesajul: Cannot find matching data (Nu pot gsi date care se potrivesc) n loc de a identifica valoarea 15000 $ din celula K24, iar aceasta se ntmpl deoarece valoarea din aceast celula se calculeaz prin formula: =I24*J24 i nicieri n formul nu apare 15000. Pentru a determina Excel s gseasc 15000, trebuie aleas opiunea Values din meniul derulant Look-in al casetei de dialog Find, n locul opiunii Formulas folosite n mod normal.
S
T FA
Dac dorii s restricionai cutarea doar la textele sau valorile din comentariile foii de lucru, este necesar s activai opiunea Comments din lista autoderulant. Dac nu cunoatei ortografierea corect a numelui sau cuvntului, valoarea precis sau formula pe care o cutai, se utilizeaz metacaracterele, care constituie simboluri care nlocuiesc textele lips sau necunoscute. Utilizai semnul ntrebrii (?) pentru a identifica un singur caracter lips i asterix-ul (*) pentru orice caractere sau numere lips. S presupunem c introducei urmtoarele n caseta Find what i c alegei opiunea Values din meniul Look-in: 7*4 Excel se oprete la celulele care conin 74, 704 i 7,5234 i gsete chiar 782 4th Street. Dac dorii s cutai un asterix n foaia de lucru, atunci utilizai asterix-ul ca metacaracter, precedat de o tilda (), dup cum urmeaz: *4 Acest aranjament permite cutarea n cadrul foii de lucru a formulelor care utilizeaz nmulirea cu 4 (Excel utilizeaz asterix-ul drept semn de multiplicare). Urmtoarea intrare n caseta de text Find what gsete celulele care conin Jan, January, June, Janet, i aa mai departe. J?n*
241
n mod normal, Excel caut doar n foile de lucru curente. Dac vrei ca programul s caute n toate foile registrului de lucru, selectai foile nainte de a introduce textul de cutat n caseta de dialog Find i nainte de a ncepe cutarea. Pentru a selecta toate foile din registrul de lucru, dai clic-dreapta pe una din etichetele ferestrei documentului i alegei Select All Sheets din meniul de comenzi rapide care apare (pentru a afla mai multe despre lucrul cu mai mult de o foaie din registrul de lucru, a se vedea Capitolul 7). Cnd Excel localizeaz o celul n cadrul foii de lucru care conine textul sau valorile cutate, selecteaz celula respectiv n timp ce se deschide caseta Find (aceasta poate fi mutat dac nu permite vizualizarea celulei). Pentru a cuta urmtoarea apariie sau valoare a textului, apsai pe butonul Find Next sau pe tasta Enter. n mod normal, Excel caut parcurgnd foaia de lucru de sus n jos, pe rnduri. Pentru a cuta mai nti pe coloane, alegei opiunea By Columns din lista autoderulant intitulat Search. Pentru a inversa direcia de cutare i pentru a revedea apariiile anterioare ale nregistrrilor din celule, apsai tasta Shift simultan cu apsarea butonului Find next al casetei de dialog Find.
Poi fi nlocuit!
Dac scopul dumneavoastr de a gsi celule cu un anumit coninut este de a schimba elementul respectiv, putei automatiza acest proces alegnd de pe bara de meniuri Edit Replace n loc de Edit Find (Ctrl+H). Dup ce introducei n caseta de text Find what textul sau valoarea pe care dorii s o nlocuii, introducei textul sau valoarea cu care dorii s fie fcut nlocuirea, n caseta Replace. Textul din caseta Replace trebuie s fie introdus exact aa cum se dorete a apare n celule. Cu alte cuvinte, dac vrei s nlocuii cuvntul Jan n foaia de lucru cu January, introducei-l pe cel din urm n caseta Replace ca fiind: January Asigurai-v c ai folosit majuscula J n caseta Replace with, chiar dac putei introduce n caseta Find what textul (n caz c nu selectai caseta de validare Match case): jan
242
Dup ce ai specificat ce dorii s nlocuii i cu ce, putei lsa programul Excel s fac nlocuirea pe rnd sau global. Pentru a nlocui toate apariiile printr-o singur operaie, facei clic pe butonul Replace All. Avei grij cu cutrile i nlocuirile globale, deoarece pot strica o foaie de lucru rapid dac din neatenie nlocuii valori din formule sau caractere i titluri pe care nu ai intenionat s le schimbai. Acestea fiind spuse, inei cont ntotdeauna de urmtoarea regul: Nu riscai o operaie de cutare i nlocuire global n cadrul unei foi de lucru nesalvat. De asemenea, nainte de a ncepe, verificai dac este selectat caseta de validare Find entire cells only. Putei sfri prin a realiza o serie de nlocuiri nedorite dac aceast caset nu este selectat, cnd de fapt vrei s nlocuii doar nregistrrile complete din celule (dect s identificai pri ale celulelor care s-ar potrivi). Dac greii i v ncurcai, alegei Edit Undo (Ctrl + Z) pentru a restaura foaia de lucru. Pentru a vedea fiecare apariie nainte de a o nlocui, facei clic pe butonul Find Next sau apsai Enter. Excel selecteaz celula urmtoare cu textul sau valoarea care a fost introdus n caseta Find. Pentru ca programul s nlocuiasc textul selectat, se apas butonul Replace. Pentru a sri peste aceast apariie se d clic pe butonul Find Next pentru a continua cutarea. Cnd s-a ncheiat nlocuirea apariiilor, se apas butonul Close pentru a nchide caseta de dialog Replace.
Excel, poi s calculezi att de bine!

Localizarea informaiilor ntr-o foaie de lucru - dei extrem de important - este doar o parte a numeroaselor elemente necesare meninerii informaiei n foaia de lucru. n registrele cu adevrat mari care conin multe foi de lucru completate, este posibil s dorii s trecei la recalculare manual, astfel nct s putei controla calcularea formulelor din foile de lucru. Avei nevoie de acest lucru atunci cnd recalcularea formulelor (de fiecare dat cnd introducei sau modificai informaii) a ncetinit considerabil timpii de rspuns ai programului. Amnarea recalculrilor pn n momentul n care suntei gata s salvai sau s imprimai documentul, duce la constatarea faptului c Excel lucreaz fr ntrzieri interminabile.
243
Pentru a comuta pe recalculare manual, alegei ToolsOptions de pe bara de meniuri i facei clic pe eticheta Calculation, apoi selectai butonul radio Manual din seciunea Calculations. Cnd facei acest lucru, probabil c nu vei dori s ndeprtai marcajul de selectare din caseta de validare Recalculate before save (nu ntotdeauna o idee inteligent), aa nct Excel tot va calcula automat formulele nainte de a salva registrul de lucru. Pstrnd aceast setare activ, putei fi siguri c ai salvat doar valorile actualizate automat. Dup ce ai comutat recalcularea manual, Excel afieaz mesajul: Calculate pe bara de stare oricnd facei o modificare care afecteaz valorile curente din formule.Atunci cnd vedei c apare Calculate pe bara de stare, este un semn c trebuie s actualizai formulele nainte de a salva registrul de lucru (aa cum ai face nainte de a imprima foile de lucru). Pentru a recalcula formulele dintr-un registru de lucru cnd calcularea este setat manual, se apas F9 sau Ctrl+= (semnul egal) sau se d clic pe butonul Calc Now din eticheta Calculation aflat n caseta de dialog Options. Excel recalculeaz apoi formulele din toate foile de lucru ale registrului. Dac ai efectuat modificri numai n foaia de lucru curent i nu dorii s ateptai ca Excel s recalculeze pentru toate foile registrului, este posibil limitarea recalculrii numai la foaia de lucru curent, executnd clic pe butonul Calc Sheet de pe eticheta Calculation situat n caseta de dialog Options, sau apsnd Shift+F9.
Activarea proteciei
Dup finalizarea verificrii formulelor i a textului, adesea se dorete protejarea documentului mpotriva schimbrilor neprevzute. Fiecare celul a foii de lucru poate fi blocat sau deblocat. n mod implicit, Excel blocheaz toate celulele unei foi de lucru astfel astfel nct, dac urmai paii enumerai mai jos, Excel blocheaz foarte sigur toate informaiile: 1. Alegei ToolsProtectionProtect Sheet de pe bara de meniuri. Excel deschide caseta de dialog Protect Sheet unde casetele de validare Contents, Objects i Scenarios sunt toate selectate.
244
2. Dac vrei s stabilii o parol care trebuie introdus nainte de a putea ndeprta protecia foii de lucru, introducei parola n caseta de text Password (opional). 3. Facei clic pe OK sau apsai Enter. n cazul n care ai introdus o parol n caseta de text Password (opional), Excel deschide caseta de dialog Confirm Password. Reintroducei parola exact aa cum a fost tastat n caseta de text Password din caseta de dialog Protect Sheet i facei clic pe OK sau apsai Enter. n cazul n care dorii protejarea ntregului registru de lucru, urmai paii: 1. Alegei ToolsProtection Protect Workbook de pe bara de meniuri. Excel va deschide caseta de dialog Protect Workbook unde caseta de validare Structure este deja selectat, dar caseta Windows nu este selectat. Avnd opiunea Structure activat, nu este permis tergerea sau rearanjarea foilor n registrul de lucru. Dac dorii s protejai o fereastr (aa cum este descris n Capitolul 7 n seciuneaDeschiderea ferestrelor n foaia de lucru), este necesar s selectai i caseta de validare Windows. 2. Dac dorii s atribuii o parol nainte de a nltura protecia, se introduce parola n caseta de text Password (opional). 3. Facei clic pe OK sau apsai Enter. Dac ai introdus o parol n caseta de text Password, Excel deschide caseta de dialog Confirm Protection. Se reintroduce parola exact cum a fost tiprit n caseta de text Password din caseta de dialog Protect Sheet i se d clic pe OK sau se apas Enter. Selectnd comanda Protect Sheet, devine imposibil s modificai coninutul oricrei celule blocate din foaia de lucru. Selectnd comanda Protect Workbook, devine imposibil efectuarea schimbrilor n foile existente ale registrului de lucru. Dac ncercai s editai sau s nlocuii o nregistrare dintr-o celul blocat, Excel afieaz o caset de avertizare care conine urmtorul mesaj:
245
The cell or chart you are trying to change is protected and therefore read-only. To modify a protected cell or chart, remove protection using the Unprotect Sheet command (Tools menu, Protection submenu). You may be prompted for a password. (Celula sau diagrama pe care ncercai s o modificai este protejat i deci, nu poate fi dect citit. Pentru a modifica celula sau diagrama protejat, mai nti ndeprtai protecia utiliznd comanda Unprotect Sheet (submeniul Protection din meniul Tools). Este posibil s vi se solicite o parol). De obicei, intenia de a proteja o foaie de lucru sau ntregul registru nu este de a preveni toate schimbrile, ci modificrile care pot surveni n anumite zone din registrul de lucru. De exemplu, ntr-o foaie care conine un buget, se poate dori protejarea celulelor care conin titluri i formule, dar se pot realiza modificri n celulele care redau sumele. n acest mod, se evit eliminarea unui titlu sau a unei formule, prin simpla introducere a unei valori ntr-un rnd sau o coloan greit. Pentru a lsa anumite celule deblocate, astfel nct s poat fi efectuate modificri dup protejarea foii de lucru sau a registrului de lucru, urmai paii: 1. Selectai celulele care dorii s rmn deblocate n registrul sau foaia de lucru protejat(). 2. Deschidei caseta de dialog Format Cells, alegnd Format Cells de pe bara de meniuri (sau combinaia de taste Ctrl+I); apoi alegei eticheta Protection. 3. Deselectai caseta de validare Locked din eticheta Protection situat n caseta de dialog Format Cells, apoi facei clic pe OK sau apsai Enter. 4. Activai protecia foii de lucru alegnd ToolsProtectionProtect Sheet de pe bara de meniuri i facei clic pe OK sau apsai Enter n caseta de dialog Protect Sheet. Pentru a nltura protecia din foaia de lucru curent sau din registrul curent astfel nct s putei efectua din nou modificri n celule (blocate sau deblocate), selectai: ToolsProtection i alegei fie Unprotect Sheet, fie Unprotect Workbook. Dac anterior s-a stabilit o parol, trebuie s reintroducei ulterior parola, exact aa cum a fost tiprit n caseta de text Password din cadrul casetelor de dialog Unprotect Sheet sau Unprotect Workbook.
246
A proteja i a partaja
Dac creai un registru de lucru al crui coninut va fi actualizat de civa utilizatori din reea, se poate utiliza comanda Protect And Share Workbook accesat prin Tools Protection. Aceast comand determin Excel-ul s urmreasc toate schimbrile realizate i s v asigure n privina faptului c nici un utilizator nu poate, intenionat sau nu, s ndeprteze urmrirea modificrilor realizate n fiier. Pentru aceasta, trebuie doar s selectai caseta de validare Sharing with tracked changes din caseta de dialog Protected Shared Workbook care apare dup alegerea comenzii. Dup selectarea casetei de validare este posibil, bineneles, numai dac dorii, s adugai o parol n caseta de text Password a crei introducere s fie necesar nainte ca fiecare utilizator s poat deschide registrul de lucru pentru a efectua modificri.
Capitolul 7
Meninerea mai multor foi de lucru

n acest capitol Deplasarea de la o foaie de lucru la alta Adugarea foilor de lucru la un registru tergerea foilor de lucru dintr-un registru Selectarea unui grup de foi pentru a le edita ca grup Denumirea foilor de lucru, alta dect Sheet1, Sheet2 i aa mai departe Aranjarea foilor ntr-o ordine diferit de cea normal Afiarea pe acelai ecran a unor pri din foi de lucru diferite Copierea i mutarea foilor de la un registru la altul Crearea de formule care se refer la valori din diferite foi de lucru ale unui registru
ac nu ai mai lucrat pna acum cu foi de lucru vei avea destule probleme chiar i la inerea evidenei unei singure foi ca s nu mai vorbim de trei i chiar gndul de a lucra cu mai multe foi de lucru v sperie. Oricum, de ndat ce vei avea puin experien, v vei de seama c lucrul cu mai multe foi nu este mai complicat dect lucrul cu una singur. A nu se confunda termenul registru de lucru cu foaie de lucru. Registrul de lucru reprezint documentul (fiierul) pe care l deschidei i l salvai pe msur ce lucrai. Fiecare fiier conine n mod normal trei foi de lucru goale. Aceste foi de lucru sunt ca nite pagini dintr-un carnet care se pot detaa, n care se pot aduga informaii sau din care pot fi terse informaii. Pentru a v ajuta s inei evidena acestor foi de lucru i s navigai ntre ele, Excel v pune la dispoziie selectorii pentru foile de lucru (de la pagina 1 pn la pagina 3) care sunt ca selectorii de pagin dintr-un carnet.
248 _____________ Partea a III-a: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Organizarea foilor de lucru
Trebuie s nvai cum s lucrai cu mai multe foi de lucru n cadrul unui registru de lucru, dar este la fel de important s tii de ce ai dori s facei un lucru att de neobinuit. Cea mai de ntlnit situaie este desigur aceea cnd avei un teanc de foi de lucru care au ct de ct legtur unele cu altele i, din aceast cauz, aparin unui registru de lucru. De exemplu, luai cazul Mother Goose Entreprises cu diferitele ei companii: Jack Sprat Diet Centers, Jack and Jill Trauma Centers, Mother Hubbard Dog Goodies, Rub-a-Dub-Dub Hot Tubs and Spas, Georgie Porgie Pudding Pies, Hickory, Dickory, Dock Clock Repair, Little Bo Peep Pet Detectives, Simple Simon Pie Shopper i Jack Be Nimble Candlesticks. Pentru a ine evidena vnzrilor anuale ale acestor companii, putei crea un fiier care conine o foaie de lucru pentru ficare companie din cele nou prezentate mai sus. Prin pstrarea vnzrilor anuale pentru fiecare companie pe o foaie de lucru diferit, avei urmtoarele beneficii: Putei s introducei personalul necesar pentru toate companiile n toate foile de lucru (dac sunt selectai selectorii foilor) tiprind doar o singur dat n prima foaie de lucru (a se vedea Editarea simultan a mai multor foi de lucru, spre sfritul acestui capitol). Pentru a v ajuta s creai foaia de lucru pentru vnzrile realizate de prima companie putei ataa macrocomenzi registrului curent, pentru ca acestea s fie disponibile cnd vei crea foile de lucru pentru alte companii (o macrocomand reprezint o secven de aciuni repetate, frecvent realizate i calcule pe care le nregistrai pentru o rulare uor de realizat - a se vedea Capitolul 11 pentru detalii cu privire la nregistrarea macrocomenzilor n fiierele curente). Putei compara rapid vnzrile unei companii cu ale alteia (a se vedea Deschiderea ferestrelor n foaia de lucru, n cadrul acestui capitol). Putei imprima printr-o singur operaie, toate informaiile despre vnzrile fiecrei companii ca un raport separat (a se vedea Capitolul 5 pentru elemente specifice legate de imprimarea unui ntreg registru de lucru sau a unor foi de lucru separate din cadrul unui registru). Putei crea uor grafice pentru a compara diferitele date despre vnzri din cadrul unor foi de lucru (a se vedea Capitolul 8). Putei realiza foarte uor o foaie de lucru care s conin formule ce calculeaz totalul vnzrilor trimestriale i anuale ale celor nou companii (a se vedea Realizarea unor totaluri n cadrul acestui capitol).
Capitolul 7: Meninerea mai multor foi de lucru ______________________
249
Trecnd de la o foaie de lucru la alta

Fiecare fiier pe care l creai conine trei foi de lucru, denumite Sheet1, Sheet2, Sheet3. n Excel, aceste nume apar pe selectorii de foi, situai n partea inferioar a fereastrei document. Pentru a trece de la o foaie de lucru la alta, facei clic pe selectorul care conine numele foii de lucru la care dorii s ajungei. Excel poziioneaz foaia de lucru respectiv deasupra celorlalte (din punct de vedere al vizualizrii), afind infomaia n fereastra document. Putei ti ntotdeauna care foaie de lucru este cea selectat (curent) deoarece numele ei este cu litere aldine pe selectorul foii care la rndul su apare fr nici o linie de separare, prnd ca o extindere a foii de lucru curente. Singura problem care apare n cadrul trecerii de la o foaie de lucru la alta cu ajutorul mouse-ului este c s-ar putea s existe prea multe foi de lucru (aa cum este descris n capitolul acesta n cadrul seciunii Nu m strmtora n privina foilor de lucru) astfel nct s nu poat fi vizualizate toate n acelai timp, iar unii selectori de foi chiar s nu poat fi vizualizai. Pentru a rezolva aceast problem, Excel furnizeaz butoanele de navigare (a se vedea Figura 7-1) pe care le putei utiliza pentru a putea vizualiza noi selectori de foi.
Figura 7-1: Folosind butoanele de navigare pentru a vizualiza noi selectori de foi. Selectorul foii active Butoane de navigare
250
Facei clic pe butonul de navigare cu triunghiul ndreptat spre dreapta pentru a urmtorul selector de foaie din dreapta celei active. Facei clic pe butonul de navigare cu triunghiul ndreptat spre stnga pentru a putea vizualiza urmtorul selector de foaie din stnga foii active. Facei clic pe butonul de navigare cu triunghiul ndreptat spre bara vertical din dreapta pentru a putea vizualiza ultimul grup de selectori, incluznd chiar i ultimul selector. Facei clic pe butonul de navigare cu triunghiul ndreptat spre bara vertical din stnga pentru a putea vizualiza primul grup de selectori, incluznd primul dintre selectori. Nu uitai c utiliznd butonul de navigare pentru a vizualiza foaia de lucru dorit, nu este acelai lucru cu selectarea foii respective (pentru selectare trebuie s dai un clic pe selectorul foii pe care dorii s o accesai). Pentru a face mai uoar identificarea selectorului de pagin dorit fr a fi nevoii s facei un numr excesiv de mare de navigri, putei trage bara separatoare pe care se afl ordonai selectorii (a se vedea Figura 7-2) ctre dreapta pentru a vedea mai muli tabulatori (concomitent, bara orizontal de navigare se micoreaz). Dac nu vrei s utilizai bara de navigare, putei s maximizai numrul de tabulatori vizualizai, eliminnd bara de navigare. Pentru a face acest lucru, trebuie s tragei bara separatoare care ordoneaz selectorii ctre dreapta pn ajunge la bara vertical, ceea ce v d posibilitatea de a vizualiza simultan aproximativ 12 selectori (pe un monitor standard de 14-inch cu o rezoluie de 640 x 480 pixeli). Cnd v decidei c vrei s restaurai bara orizontal de navigare la lungimea ei normal, fie tragei manual ctre stnga, bara separatoare cu selectorii ordonai, fie dai dublu-clic pe aceasta.
S
T FA
Trecnd de la o foaie de lucru la alta cu ajutorul tastaturii

Putei uita totul despre butoanele de navigare i de selectorii de foi i v putei ntoarce sau nainta n cadrul registrului de lucru cu ajutorul tastaturii. Pentru a trece la urmtoarea foaie de lucru dintr-un fiier apsai combinaia de taste Ctrl+PgDn. Pentru a trece la foaia de lucru anterioar, apsai Ctrl+PgUp. Partea amuzant a acestor comenzi rapide de la tastatur este c funcioneaz chiar dac foaia urmtoare sau anterioar apare sau nu n registrul de lucru activ.
251
Figura 7-2: Folosind bara de separare a selectorilor de foi pentru a afia mai muli selectori, prin scurtarea barei de navigare orizontal. Bara de separare a selectorilor de foi
Editarea simultan a mai multor foi de lucru

De fiecare dat cnd facei clic pe un selector de foaie, selectai acea foaie de lucru i o activai, putnd astfel s facei schimbrile dorite n celulele foii de lucru respective. ns, este posibil s selectai un grup de foi de lucru i s vrei s facei schimbri pentru toate simultan. Cnd sunt selectate mai multe foi de lucru, orice schimbare pe care o facei n foaia de lucru curent, cum ar fi introducerea de informaii n celule sau tergerea de informaii din celule, afecteaz similar aceleai celule din toate foile selectate. Cu alte cuvinte, s presupunem c ai avea nevoie s realizai trei foi de lucru n cadrul unui registru, toate coninnd numele a 12 luni n rndul 3 ncepnd cu coloana B. Mai nti de toate, trebuie s introducei January n celula B3, apoi, utiliznd opiunea de autoumplere, s introducei celelalte 11 luni de-a lungul rndului 3 i s grupai (selectai) toate cele 3 foi de lucru. n acest fel, Excel va insera numele celor 12 luni n rndul 3 pentru toate cel 3 foi grupate, dumneavoastr introducndu-le o singur dat n rndul al treilea de pe prima foaie (profesional treab, nu?).
252
S presupunem c lucrai cu un registru din care vrei s eliminai foile 2 i 3. n loc s facei clic pe foaia 2 i s alegei EditDelete Sheet, i apoi s facei clic pe foaia 3 i s repetai pasul EditDelete Sheet, putei selecta i elimina ambele foi de lucru din structur, folosind o singur dat comanda EditDelete. n vederea gruprii foilor de lucru dintr-un registru, avei urmtoarele opiuni: Pentru a grupa foi de lucru consecutive, facei clic pe selectorul primei foi i apoi navigai pn ce vizualizai selectorul ultimei foi de lucru pe care o dorii. inei apsat tasta Shift n timp ce facei clic pe selectorul ultimei foi, pentru a selecta toate foile intermediare. Pentru a grupa foi de lucru care nu se nvecineaz, facei clic pe selectorul primei foi i inei apsat tasta Ctrl n timp ce facei clic pe selectorii celorlalte foi care v intereseaz. Excel v prezint foile grupate marcndu-le selectorii cu alb (dei numai foaia activ apare scris cu litere aldine) i afind [Group] dup numele registrului de lucru de pe bara de titlu a fereastrei Excel.
T FA
Pentru a degrupa foile de lucru, facei clic pe selectorul unei foi neselectate (care este gri). O alt metod const n apsarea tastei Shift concomitent cu executarea unui clic pe selectorul foii active sau folosind comanda Ungroup Sheet din meniul de comenzi rapide ataat selectorului foii de lucru active.
Nu m strmtora n privina foilor de lucru!

Pentru unii utilizatori cele trei foi de lucru existente automat ntr-un registru de lucru, pot fi suficiente. Pentru alii, rareori s-ar putea s le satisfac necesitile (de exemplu, o companie care opereaz n zece zone diferite sau care, n mod constant dispune de bugete pentru 20 de departamente diverse sau care vrea s urmreasc cheltuielile a 40 de reprezentane). Excel ofer posibilitatea inserrii unor noi foi de lucru sau eliminarea altora. Pentru a introduce o nou foaie de lucru n registru, trebuie s urmai paii: 1. Alegei selectorul foii unde dorii ca Excel s insereze noua foaie de lucru.
253
2. Alegei InsertWorksheet de pe bara de meniuri sau alegei opiunea Insert din meniul de comenzi rapide, apsnd butonul drept al mouse-ului. Dac alegei InsertWorksheet, Excel insereaz o nou foaie de lucru i i acord urmtorul nume disponibil (de exemplu, Sheet4). Dac alegei opiunea Insert din meniul comenzi rapide al selectorilor de foi, Excel deschide caseta de dialog Insert unde se poate specifica tipul foii pe care dorii s o inserai (Worksheet, Chart, MS Excel 4.0 Macro sau MS Excel 5.0) i trebuie s trecei mai departe la pasul 3. 3. Asigurai-v c pictograma foii de lucru (Worksheet) din eticheta General a casetei de dialog Insert este selectat i facei clic pe OK sau apsai Enter. Pentru a insera un nou grup de foi de lucru deodat, alegei un grup cu numrul de selectori de foi egal cu numrul noilor foi de lucru pe care vrei s le adugai, i asigurai-v c ncepe cu selectorul unde trebuie inserate noile foi. Alegei apoi InsertWorksheet de pe bara de meniuri sau comanda Insert din meniul de comenzi rapide. n final, apsai OK n caseta de dialog Insert sau apasai Enter. Pentru a terge o foaie de lucru dintr-un registru urmai paii: 1. Facei clic pe selectorul foii pe care dorii s o tergei. 2. Alegei EditDelete Sheet din meniul Edit sau opiunea Delete din meniul de comenzi rapide. Excel va afia un mesaj ntr-o caset de avertizare, atenionndu-v c tergerea foilor selectate va fi definitiv. 3. Facei clic pe butonul OK sau apsai Enter dac suntei siguri c vrei s eliminai ntreaga foaie. Trebuie reinut c aceasta este una dintre situaiile n care Undo nu are puterea s restaureze foile terse din registru. Pentru a terge un grup de foi de lucru dintr-un registru, grupai foile de lucru pe care dorii s le tergei i alegei EditDelete Sheet de pe bara de meniuri sau alegei opiunea Delete din meniul de comenzi rapide. Apoi, dac suntei siguri c nu lipsete nici o foaie din cele dorite a fi terse, facei clic pe OK sau apsai Enter cnd apare caseta de dialog de alert.
S
T FA
Dac v aflai n situaia n care numrul de foi cu care lucrai variaz, fie prin adugarea de noi foi sau prin tergerea unui grup de foi, putei schimba numrul de foi prezente n mod implicit ntr-un registru. Pentru a modifica numrul implicit al foilor dintr-un registru de lucru, alegei ToolsOptions pentru a deschide caseta de dialog Options i selectai eticheta General, apoi introducei
254
un nou numr de la 1 la 255 n caseta de text existent sau selectai un alt numr cu ajutorul butoanelor sgei, i apoi facei clic pe OK.
O foaie cu orice alt nume

Numele pe care Excel le atribuie foilor de lucru dintr-un registru sunt, ca s zicem aa, nu foarte originale - Sheet1, Sheet2 , i cu siguran, nu foarte sugestive pentru rolul jucat de ele! Din fericire, se poate redenumi cu uurin selectorul foii de lucru, alegndu-se orice alt nume (de remarcat c numele nu trebuie s depeasc 31 caractere). Pentru a redenumi selectorul unei foi de lucru, urmai paii: 1. Dai dublu-clic pe selectorul foii sau clic-dreapta i apoi alegei comanda Rename din meniul de comenzi rapide. Aceasta are ca efect selectarea numelui curent al foii de lucru. 2. nlocuii numele curent de pe selectorul foii, introducnd noul nume peste acesta. 3. Apsai Enter. Excel afieaz numele noii foi pe selectorul su, n partea inferioar a ferestrei document.
Denumiri scurte, haioase i la obiect

Dei Excel permite ca numele unei foi s cuprind 31 de caracter incluznd spaiile, este de dorit ca numele s fie scurte, din dou motive: Mai nti, cu ct numele este mai lung, cu att va fi i selectorul foii respective. Cu ct acesta este mai lung, cu att mai puini selectori vor fi afiai. Cu ct vor fi afiai mai puini selectori, cu att mai greu va fi s navigai ntre selectori pentru a selecta foile cu care dorii s lucrai. n al doilea rnd, dac dorii s creai formule care folosesc celule aflate n foi de lucru diferite (a se vedea Realizarea unor totaluri, n cadrul acestui capitol), trebuie s aflai c Excel folosete numele foii ca parte a referinei celulei din formul (cum altfel ar putea Excel s disting valoarea celulei C1 din foaia 1 de valoarea celulei C1 din foaia 2!). Deci, dac numele foilor este lung vei sfri prin a lucra cu formule incomode att n celule ct i pe bara de formule, chiar i atunci cnd lucrai cu formule simple care se refer doar la cteva foi de lucru. Deci, de reinut, ca o regul general: cu ct numele unei foi are mai puine caractere cu att este mai bine.
255
Aranjarea foilor
Uneori, este posibil s fie necesar schimbarea ordinii n care foile apar n registrul de lucru. Excel ofer aceast posibilitate prin tragerea selectorului foii pe care vrei s o aranjai n cadrul registrului de lucru pentru a o plasa acolo unde dorii s fie inserat. n timp ce tragei selectorul, pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o pictogram sub form de foaie, cu un vrf de sgeat deasupra (a se vedea Figurile 7-3 i 7-4). Cnd eliberai butonului mouse-ului, Excel rearanjeaz foile de lucru insernd foaia respectiv n locul unde eliberai selectorul.
T FA
Dac inei apsat tasta Ctrl n timp ce tragei selectorul, Excel insereaz o copie a foii de lucru n locul unde eliberai butonul mouse-ului. Mai degrab putei spune c Excel copiaz foaia dect c o mut n registru, deoarece pointer-ul indic un plus pe pictograma foii coninnd vrful de sgeat. Cnd eliberai butonul mouse-ului Excel insereaz o copie n registrul de lucru, care este desemnat prin adugarea caracterelor (2) dup numele selectorului. De exemplu, dac vei copia Sheet 5 n alt loc n registru, selectorul foii reprezentnd copia va fi denumit Sheet 5 (2). Dup aceasta, putei redenumi mai sugestiv selectorul (a se vedea O foaie cu orice alt nume , n acest capitol).
Figura 7-3: Rearanjarea foilor registrului de lucru MGEProjected Income 2001 prin tragerea foii Total Income deasupra celorlalte foi de lucru.
256
Figura 7-4: Fereastra document dup ce foaia de lucru Total income a fost mutat la nceputul registrului.
Deschiderea ferestrelor n foaia de lucru

Putei vizualiza mai multe foi de lucru ale aceluiai registru n ferestre separate pe ecran, n acelai mod n care putei despri n dou o foaie de lucru pentru a vizualiza i compara diferite zone ale acesteia. Pentru a afia foile de lucru de comparat n ferestre diferite, deschidei noi ferestre document (n plus fa de cea care apare automat atunci cnd deschidei registrul de lucru) i apoi selectai foaia dorit n noua fereastr. Putei realiza aceasta urmnd paii: 1. Alegei: WindowNew Window de pe bara de meniuri pentru a crea a doua fereastr; facei clic pe selectorul foii de lucru pe care o dorii afiat n aceast a doua fereastr (indicat prin adugarea :2 la fritul numelui fiierului de pe bara de titlu). 2. Alegei WindowNew Window pentru a crea o a treia fereastr; facei clic pe selectorul foii de lucru pe care o dorii afiat n aceast a treia fereastr (indicat de adugarea :3 la sfritul numelui fiierului de pe bara de titlu). 3. Alegei WindowNew Window pentru a crea o nou fereastr. Pentru fiecare foaie de lucru pe care dorii s o comparai,
257
executai clic pe selectorul foii de lucru pentru a fi vizualizat n noua fereastr. 4. Alegei Window Arrange i selectai una din opiunile comenzi Arrange, apoi facei clic pe OK sau apsai tasta Enter.
Cnd deschidei caseta de dialog Arrange Windows, avei opiunile: Buton radio Tiled: Excel aranjeaz i redimensioneaz ferestrele pentru a ncpea toate pe ecran n ordinea deschiderii lor. (Figura 7-5 ilustreaz ecranul cu trei ferestre ale foilor de lucru, dup selectarea casetei de validare Windows of active workbook i alegerea butonului radio Tiled).
Figura 7-5: Ferestrele foilor de lucru dup aranjarea lor cu ajutorul butonului radio Tiled.
Butonul radio Horizontal: Excel dimensioneaz egal ferestrele i le plaseaz una deasupra celeilalte. (Figura 7-6 prezint ecranul dup selectarea casetei de validare Windows of active workbook i alegerea butonului Horizontal). Butonul radio Vertical: Excel dimensioneaz egal ferestrele i le plaseaz una lng cealalt (Figura 7-7 prezint ecranul dup selectarea
258
casetei de validare Windows of active workbook i alegerea butonuluiVertical). Butonul radio Cascade: Excel suprapune ferestrele, barele de titlu fiind ns vizibile. (Figura 7-8 prezint ecranul dup selectarea casetei de validare Windows of active workbook i selectarea butonului Cascade). Caseta de validare The Windows of active workbook: Excel va afia numai acele ferestre pe care le-ai deschis n registrul de lucru curent (altfel, programul va afia i ferestrele celorlalte registre deschise da, da, nu v mirai: dac computerul dumneavoastr are suficient memorie, iar dumneavoastr destul vigoare i rbdare pentru a face fa unei avalane de informaii, este posibil s fie deschise mai multe registre deodat, precum i mai multe ferestre n cadrul fiecruia dintre acestea.
Figura 7-6: Ferestrele foilor de lucru dup aranjarea lor cu butonul radio Horizontal.
259
Figura 7-7: Ferestrele foilor de lucru dup aranjarea lor cu butonul radio Vertical.
Figura 7-8: Ferestrele foilor de lucru dup aranjarea lor cu butonul radio Cascade.
260
Dup ce ferestrele au fost aranjate n unul din modurile amintite anterior, o putei activa pe cea pe care vrei s o folosii (dac nu este deja selectat) efectund clic pe ea (n cazul aranjamentului n cascad trebuie s facei clic pe bara de titlu) sau executnd clic pe butonul su de pe bara de activiti Windows (n cazul n care butonul este prea mic pentru a putea vizualiza numrul ferestrei respective, apelai la SfatulEcran care apare atunci cnd poziionai pointer-ul mouse-ului pe buton). n momentul n care facei clic pe o fereastr care a fost aranjat cu ajutorul butoanelor Tiled, Horizontal sau Vertical, Excel semnaleaz c fereastra respectiv este selectat prin evidenierea barei de titlu i prin adugarea unor bare de derulare. Cnd facei clic pe bara de titlu a ferestrei foii de lucru aranjat cu butonul Cascade, programul va afia prima fereastr din succesiune, evideniind bara de titlu i adugnd barele de derulare. Putei mri, temporar, fereastra, executnd clic pe butonul Maximize de pe bara de titlu a ferestrei. Dup ce ai terminat de efectuat modificrile dorite, putei reveni la aranjamentul iniial executnd clic pe butonul Restore.
T FA
Pentru a afia fereastra urmtoare din aranjamentul n cascad sau pentru a o selecta dintre celelalte tipuri de aranjamente, cu ajutorul tastaturii, apsai combinaia de taste Ctrl+F6. Pentru aceleai elemente, referitoare ns la fereastra anterioar, apsai Ctrl+Shift+F6. Aceste combinaii de taste au acelai efect i pentru cazul n care ferestrele sunt maximizate. Dac ai nchis una din ferestre cu ajutorul butonului Close sau apsnd Ctrl+W, Excel nu va rearanja n mod automat celelalte ferestre. Asemntor, dac ai creat alt fereastr prin alegerea Window New Window, Excel nu o va aranja automat la fel cu celelalte (o va plasa deasupra celorlalte ferestre deschise). Pentru a umple golul creat prin nchiderea unei ferestre sau pentru a integra noua fereastr creat n aranjamentul curent, deschidei caseta de dialog Arrange Windows i facei clic pe butonul OK sau apsai Enter. (Butonul selectat anterior este n continuare activat; dac dorii s alegei un nou aranjament, facei clic pe butonul respectiv nainte de a da clic pe OK). Nu ncercai s nchidei fereastra unei anumite foi de lucru prin alegerea FileClose de pe bara de meniu, pentru c n acest fel vei nchide ntreg registrul de lucru, pierznd astfel i toate celelalte ferestrele create. Cnd salvai registrul, Excel salveaz aranjamentul curent al ferestrelor mpreun cu tot restul modificrilor din fiier. Dac nu dorii ca aranjamentul
261
curent s fie salvat, nchidei toate ferestrele cu excepia uneia (executnd dublu-clic pe bara de titlu a aceleia sau selectnd ferestrele i apoi apsnd Ctrl+W). nainte de a salva fiierul, facei clic pe butonul Maximize al ultimei ferestre i alegei selectorul foii de lucru care dorii s fie afiat data viitoare cnd deschidei registrul.
Mutarea foilor de lucru

n unele situaii vei avea nevoie s mutai sau s copiai o anumit foaie de lucru dintr-un registru n altul. Putei realiza acest lucru urmnd paii: 1. Deschidei ambele registre de lucru: cel ce conine foi de mutat sau copiat (surs) i cel unde vor fi mutate sau copiate acestea (destinaie). Folosii Open de pe bara de instrumente Standard sau alegei File Open (Ctrl+O) pentru a deschide registrele. 2. Selectai registrul surs. Pentru a selecta acest registru alegei-i numele din meniul autoderulant Window. 3. Selectai foile de lucru pe care dorii s le mutai sau s le copiai. Pentru a alege o singur foaie, facei clic pe selectorul ei. Pentru a alege un grup de foi consecutive, facei clic pe primul selector i apoi inei apsat tasta Shift n timp ce facei clic pe ultimul selector. Pentru a selecta foi de lucru neadiacente, facei clic pe primul selector i inei apsat tasta Ctrl n timp ce facei clic pe fiecare selector al foilor dorite. 4. Alegei Edit Move or Copy Sheet de pe bara de meniuri, sau una dintre comenzile Move or Copy din meniul de comenzi rapide al selectorului. Excel va deschide caseta de dialog Move or Copy (similar cu cea ilustrat n Figura 7-9), n care vei preciza dac dorii s mutai sau s copiai foaia (foile) selectat(e) i unde.
262
Figura 7-9: Caseta de dialog Move sau Copy, n cadrul creia selectai registrul destinaie.
5. n caseta tip list autoderulant To book, selectai numele registrului destinaie. Dac dorii s mutai sau s copiai foile selectate ntr-un registru nou i nu ntr-unul deja existent, selectai (new book) - primul element al listei autoderulante. 6. n caseta tip list Before Sheet, selectai numele foii de lucru care ar trebui precedat de foile ce vor fi mutate sau copiate. 7. Selectai caseta de validare Create a copy pentru a copia foile selectate n registrul precizat. 8. Facei clic pe butonul OK sau apsai pe Enter pentru a termina operaia de mutare sau copiere. Dac preferai o abordare mai direct, putei muta sau copia foile prin tragerea selectorilor de foi dintr-o fereastr document n cealalt (din cea a registrului surs n cea a registrului destinaie). Aceast metod se poate folosi la fel de bine pentru un grup de foi i pentru o singur foaie selectat, ns trebuie s v asigurai c ai ales toi selectorii foilor nainte de a ncepe procedura de tragere i plasare. Pentru a trage o foaie dintr-un registru n altul, trebuie s deschidei ambele registre i apoi s selectai Window Arrange de pe bara de meniuri i un aranjament (de exemplu: Horizontal - pentru a plasa ferestrele una deasupra celeilalte sau Vertical - pentru a plasa ferestrele una lng cealalt). nainte de a nchide caseta de dialog Arrange Windows, asigurai-v de faptul c n caseta de validare Windows of active workbook nu este prezent semnul de selectare. Dup ce ai aranjat ferestrele document, tragei selectorii de foi dintr-un registru n altul. Dac dorii s copiai foaia, apsai tasta Ctrl n timp ce tragei pictograma foii. Pentru stabilirea poziiei acesteia n noul registru, plasai triunghiul orientat n jos, care se mut odat cu imaginea foii, naintea selectorului foii unde dorii s o inserai i apoi eliberai butonul mouse-ului.
263
Figurile 7-10 i 7-11 ilustreaz ct de uor este s mutai sau s copiai o foaie de lucru dintr-un registru n altul, folosind metoda tragerii i plasrii. n Figura 7-10 putei observa ferestrele celor dou registre MGE 2000 YTD Sales, n partea stng i MGE - Projected Sales 2001 n partea dreapt (aranjate folosind opiunea Vertical din caseta de dialog Arrange Windows). Pentru a copia foile Sprat Diet Ctr i J&J Trauma Ctr din registrul MGE Prejected Sales 2001 n registrul MGE 2000 YTD, alegei selectorii celor dou foi i apoi inei apsat tasta Ctrl, n timp ce facei clic pe selectorul foii Sprat Diet i le tragei n noua poziie nainte de Foaia 2 (Sheet 2) a registrului MGE 2000 YTD Sales.
Figura 7-10: Copierea foilor Sprat Diet Ctr i J&J Trauma Ctr n registrul MGE 2000 YTD Sales prin metoda tragerii i plasrii.
Figura 7-11 ilustreaz registrele dup eliberarea butonului mouse-lui. Dup cum putei observa, Excel insereaz copia celor dou foi (Sprat Diet Ctr i J&J Trauma Ctr) n registru MGE 2000 YTD Sales, n poziia indicat de triunghiul ce nsoete pictograma foii.
Realizarea unor totaluri

Cel mai bun mod de a v arta cum se creeaz o foaie de lucru rezumat (care totalizeaz valorile dintr-un mnunchi de foi de lucru ale unui registru), este printr-un exemplu concret. Voi crea foaia rezumat intitulat Total Income
264
pentru registrul MGE Prejected Sales 2001, foaie care va totaliza veniturile i cheltuielile previzionate pentru toate companiile deinute de Mother Goose Enterprises.
Figura 7-11: Ecranul dup inserarea unei copii a foilor Sprat Diet Ctr i J&J Trauma Ctr ntre foile 1 i 2 din registrul Mge2000 YTD Sales.
Crearea foii rezumat va fi destul de simpl, avnd n vedere c registrul MGE Projected Sales 2001 conine deja nou foi care au acelai aranjament, fiecare incluznd cheltuielile i veniturile previzionate ale respectivei companii pentru anul 2001. 1. Voi ncepe prin inserea unei noi foi naintea celorlalte n registrul MGE Projected Sales 2001 i prin redenumirea selectorului ei din Sheet 1 n Total Income. Pentru a afla detalii legate de inserarea unei noi foi de lucru, consultai seciunea Nu m strmtora n privina foilor de lucru!. Pentru a afla cum putei redenumi selectorul unei foi de lucru, revedei seciunea O foaie cu orice alt nume). 2. n continuare, introduc titlul foii, mai precis: Mother Goose Enterprises Projected Income 2001 n celula A1. Aceasta se realizeaz prin selectarea celulei A1 i apoi introducerea textului.
265
3. n cele din urm copiez restul titlurilor de rnd aflate n coloana A (acestea conin tipurile de cheltuieli i venituri) din foaia de lucru Sprat Diet Ctr n foaia Total Income. Pentru aceasta selectez celula A3 din foaia de lucru Total Income, dau clic pe selectorul foii Sprat Diet Ctr i apoi selectez zona de date A3:A22 din aceast foaie nainte de a apsa Ctrl+C, de a da iar clic pe selectorul foii Total Income i de a apsa Enter. n etapele urmtoare vei vedea cum se creeaz formula care totalizeaz veniturile celor nou companii, n celula D3 din foaia Total Income: 1. Pentru nceput, facei clic pe celula D3 i apoi pe AutoSum de pe bara de instrumente Standard. Excel va scrie =SUM( ) n celul, avnd cursorul plasat ntre paranteze. 2. Facei clic pe selectorul foii Sprat Diet Ctr i apoi pe celula D3 pentru a selecta veniturile previzionate pentru Jack Sprat Diet Center. Dup ce ai selectat aceast celul, pe bara de formule va apare =SUM(Sprat Diet Ctr!B3). 3. Introducei, (virgula introduce un nou argument), facei clic pe selectorul foii J&J Trauma Center i apoi pe celula D3 din cadrul acesteia, pentru a selecta veniturile previzionate pentru Jack and Jill Trauma Centers. Pe bara de formule va fi apare =SUM(Sprat Diet Ctr!B3, J&J Trauma Ctr!D3). 4. Continuai n acelai fel, introducnd virgula i apoi selectnd celula D3 cu veniturile previzionate pentru toate celelalte companii din urmtoarele apte foi. La sfritul acestei proceduri, bara de formule va arta ca n Figura 7-12.
266
Figura 7-12: Foaia de lucru Total Income dup crearea formulei Sum n celula D3, care totalizeaz veniturile previzionate pentru toate cele nou companii ale Mother Groose Entreprises.
5. Pentru a termina introducerea formulei Sum n celula D3 a foii Total Income, facei clic pe caseta Enter din bara de formule sau apsai tasta Enter. Figura 7-12 v arat rezultatul obinut dup ce ai folosit opiunea Autofit pentru a lrgi coloana B. Dup cum se vede pe bara de formule, formula Sum returneaz valoarea 6,681,450.78 n celula D3 a foii de lucru Total Income, prin nsumarea valorilor D3 din toate cele nou foi de lucru. Tot ce a rmas de fcut acum este s folosii Autofill pentru a copia formula din celula D3 n jos pn la rndul 22, dup cum urmeaz: 1. Avnd celula D3 nc selectat, tragei de ghidajul de umplere din colul din dreapta jos al indicatorului de celul, pn la celula D22 pentru a copia formula. 2. tergei formulele cu sume din celulele D4, D12, D14, D15 i D19 (toate au valoarea zero deoarece nu conin venituri sau cheltuieli de totalizat). n Figura 7-13 putei vedea prima seciune din foaia de lucru rezumat (coninnd totalurile veniturilor previzionate) dup copierea formulei create n
267
celula D3 i dup tergerea formulelor din celulele goale (ce conin 0 n coloana D).
Figura 7-13: Prima parte a foii de lucru Total Income dup copierea formulei Sum din celula B3 n josul foii i dup tergerea formulei copiate ce returneaz 0.
268
Partea a IV-a
Viaa de dincolo de foile de calcul

Bill Gates viseaz...

ntr-adevr, doarme cu ochelarii pe nas.
EXACT, DOAMN BIGAMAN, A ADUNAT O NTREAG AVERE DE LA PERSOANELE DE PE TERRA I TOTUI NU PUTEM FACE NIMIC CARE S SCHIMBE ACEAST SITUAIE.
u v lsai pclit de nimeni: foile de lucru sunt cele mai importante componente ale Excel 2000 (de fapt, sunt pinea i untul Excel-ului 2000), iar pentru muli dintre dumneavoastr, crearea, editarea i imprimarea foilor de lucru reprezint tot ceea ce se poate cunoate n privina Excel-ului, i chiar aa: cine ar pretinde mai mult ? Dar, v rog s nu v facei o impresie greit. Doar pentru c Excel este un magician al foilor de lucru tabelare nu nseamn c acesta este singurul lucru pe care l poate face, i doar pentru c lucrul cu astfel de foi este singura ocupaie la locul dumneavoastr de munc prezent, nu nseamn c ntr-o bun zi nu v vei schimba locul de munc cu unul unde ar trebui s facei grafice, s creai i s meninei baze de date Excel sau chiar s publicai foile de lucru pe Web. Partea a IV-a a aprut tocmai din aceast necesitate: pentru a iei din montonia tabelelor i a intra ntr-o zon puin mai exotic cum este cea a graficelor, a imaginilor, a crerii, sortrii i filtrrii bazelor de date sau a publicrii foilor de lucru realizate cu Excel pe Internet sau n interiorul companiei, pe Intranet. Dup studierea Capitolului 8 n care gsii informaii despre lucrul cu graficele, a Capitolului 9 (ceva mai practic) referitor la bazele de date i a metodelor de creare a hiperlegturilor i transformare a tabelelor n documente HTML, vei fi mai mult dect pregtii ca atunci cnd va fi necesar, s depii faza realizrii unei simple foi de lucru n Excel. n aceast parte vei afla lucruri noi i interesante, foarte folositoare dumneavoastr, n viitorul apropiat. Vei nva cum s creai diagrame i s adugai imagini grafice, cum s creai, sortai i s filtrai baze de date, cum s publicai foi de lucru pe Internet sau n Intranet i multe altele.
n aceast parte
Capitolul 8
Arta simpl de a crea diagrame

n acest capitol Crearea diagramelor cu ajutorul facilitii Chart Wizard Modificarea diagramelor cu bara de instrumente Chart Formatarea axelor diagramei Adugarea casetelor de text i a sgeilor la o diagram Schimbarea orientrii pentru diagramele 3-D Inserarea de Clipart-uri n foaia dumneavoastr de lucru Folosirea instrumentelor de desenat pentru adugarea unor elemente grafice n diagrame i foi de lucru Imprimarea diagramei fr imprimarea restului foii de lucru
a cum spunea Confucius, O imagine este mai bun dect o mie de cuvinte (sau, n cazul de fa, numere). Prin adugarea de diagrame n foile de lucru, vei reui nu numai s facei lucrarea dumneavoastr mai interesant, dar vei reui s ilustrai tendinele i anomaliile ce nu pot fi sesizate prim simpla comparare a valorilor ca atare. Datorit faptului c lucrul cu diagramele este att de uor n Excel, putei ncerca diferite tipuri de diagrame, pn n momentul n care l vei gsi pe cel mai potrivit pentru lucrarea dumneavoastr. Probabil c nu v mai amintii foarte bine ce ai nvat n coala, la algebr, despre desenarea unui grafic, despre axele X i Y, .a.m.d, deoarece erai prea ocupai cu alte lucruri mai importante (cum ar fi: mainile performante i rockn roll-ul) pentru a mai acorda atenie la cele spuse de o profesoar de cele mai multe ori nu tnr. De asemenea, probabil c gndeai: Oricum nu o s am
272
_______________________ Partea a IV-a: Viaa de dincolo de foile de calcul
nevoie de prostiile astea dup ce termin coala i obin un loc de munc. Ei bine, nu se tie niciodat; iar ca argument, v pot spune c i n Excel 2000 trebuie s tii care este diferena ntre axa x i y, pentru c altfel, diagrama dorit s-ar putea s arate diferit fa de ceea ce v-ai imaginat. Doar pentru a v mprospta memoria: axa X este cea orizontal, iar axa Y este cea vertical. n majoritatea diagramelor care folosesc aceste dou axe, Excel plaseaz argumentele, categoriile pe axa X (n partea de jos), iar valorile lor relative pe axa Y (n partea din stnga). Axa X este denumit uneori i axa timpului, deoarece, adesea, de-a lungul ei sunt reprezentate perioadele diferite de timp: luni, trimestre, ani, etc.
Crearea diagramelor cu ajutorul facilitii Chart Wizard

Este foarte uor s creai diagrame n Excel, cu ajutorul Vrjitorului Diagram (Chart Wizard). Acesta v va purta printr-o procedur n patru etape, la sfritul creia vei obine o diagram nou-nou i complet. nainte de a porni lucrul cu Vrjitorul Diagram, trebuie s selectai zona de celule care conine informaiile de inclus n diagram. Acestea trebuie s fie ntr-un format standard tabelar, deoarece astfel vei putea s selectai toate datele ca o singur zon.
Figura 8-1: Selectarea informaiilor pentru diagram.
Dac creai o diagram cu axele X i Y (de obicei marea majoritate), Vrjitorul Diagram va folosi titlurile de coloane pe axa X. Dac tabelul are titluri de rnd, acestea vor fi folosite ca titluri n legenda diagramei (care apare
Capitolul 8: Arta simpl de a crea diagrame_________________________
273
doar dac dorii). Legenda identific (caracterizeaz) fiecare punct, coloan sau linie din diagram, ce reprezint valorile din tabel. Dup ce ai selectat informaiile dorite, urmai etapele: 1. Facei clic pe butonul Chart Wizard de pe bara de instrumente Standard, pentru a deschide caseta de dialog Chart Wizard-Step 1 of 4-Chart Type. Butonul Chart Wizard este reprezentat de o imagine a unei diagrame cu coloane. Cnd facei clic pe el (aa cum este descris n pasul 1), Excel deschide caseta de dialog Chart Wizard-Step 1 of 4-Chart Type, ilustrat n Figura 8-2.
Figura 8-2: Caseta de dialog Chart Wizard Step 1 of 4 Chart Type.
2. Dac dorii s folosii un alt tip de diagram dect cea implicit aleas (Clustered Column), selectai un tip nou sau un subtip din etichetele de diagrame (standard sau particularizate), din caseta de dialog. Pentru a selecta un alt tip de diagram, facei clic pe imaginea sa din caseta tip list Chart type. Pentru a alege un subtip, facei clic pe reprezentarea lui din caseta de dialog Chart sub-type. Dac dorii s vedei o mostr din modul n care va arta diagrama dumneavoastr folosind datele respective, facei clic pe butonul Press and Hold to View Sample din dreapta jos. 3. Facei clic pe butonul Next sau apsai pe Enter, pentru a trece caseta de dialog The Chart Wizard- Step 2 of 4-Chart Source Data. Caseta de dialog Chart Wizard- Step 2 of 4-Chart Source Data (similar cu cea din Figura 8-3) v permite s schimbai zona de date
274
ce va fi reprezentat n diagram (sau s o selectai, dac nu ai fcut deja acest lucru) i s definii seriile de date.
Figura 8-3: Caseta de dialog Chart Wizard- Step 2 of 4-Chart Source Data.
Cnd aceast caset de dialog a fost afiat, zona de celule selectat nainte de alegerea Chart Wizard este nconjurat de un marcaj, n foaia de lucru i specificat n formul (mpreun cu referinele absolute de celule) n caseta de text Data range. Pentru a modifica aceast zon (de exemplu dac dorii s includei titlurile coloanelor sau rndurilor), fie reselectai zona cu mouse-ul, fie editai referinele celulelor n caseta de text Data range. Dac aceast caset de dialog (Chart Wizard- Step 2 of 4-Chart Source Data) acoper zona de date de selectat, putei s o micorai doar la caseta de text i bara de titlu, executnd clic pe butonul casetei de dialog Collapse Dialog. Pentru a reveni la dimensiunile normale, facei clic pe butonul Expand Dialog ce va nlocui butonul Collaps Dialog. 4. Verificai zona de date din caseta de text Data Range i, dac este necesar ajustai adresa zonei (fie prin introducerea, fie prin selectarea celulelor din foaia de lucru). n mod normal, Vrjitorul Diagram va reprezenta fiecare coloan de date a tabelului din foaia de lucru, ntr-o zon de date separat n diagram. Prin intermediul legendei, (acea zon de forma unei casete cu mostre de culori sau simboluri folosite n diagram), se poate identifica fiecare zon de date din diagram. Pentru exemplul nostru n care datele selectate sunt vnzrile primului trimestru din 2000 ale companiei Mother Goose Enterprises (Figura
275
8-1), Excel folosete fiecare coloan din diagram pentru a reprezenta vnzrile unei luni diferite i le grupeaz dup cele nou companii diferite. Dac dorii, putei schimba seriile de date din coloane n rnduri, executnd clic pe butonul radio Rows. Alegnd acest buton, vnzrile fiecreia din cele nou companii va fi reprezentat printr-o bar i vor fi apoi grupate dup lun. Cnd diagrama formeaz seriile de date dup coloane, Chart Wizard folosete valorile din prima coloan (titlurile de rnduri A3:A11) pentru a fi reprezentate pe axa X (a categoriilor), iar valorile din primul rnd (titlurile coloanelor B2:D2) ca titluri n legend. 5. Dac dorii ca Vrjitorul Diagram s foloseasc rndurile din zona de date selectat ca serii de date n diagram, facei clic pe butonul radio Rows de dup titlul Series in. Dac avei nevoie s modificai numele sau celulele folosite n seriile de date, facei clic pe eticheta Series n caseta de dialog Chart Wizard Step 2 of 4 - Chart Source Data. 6. Facei clic pe butonul Next sau apsai Enter pentru a deschide caseta de dialog Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options. Aceast caset de dialog (Figura 8-4) v permite s stabilii mai multe opiuni ca: titlurile ce vor apare n diagram, dac apar sau nu liniile de gril, locul unde va fi afiat legenda, dac apar sau nu etichetele de date lng seriile de date i dac va fi afiat i tabelul cu datele din diagram.
Figura 8-4: Caseta de dialog Chart Wizard- Step 3 of 4- Chart Options.
7. Selectai unul din etichetele Titles, Axes, Gridlines, Legend, Data Labels, Data Table avnd n vedere opiunile pe care vrei s le schimbai i apoi efectuai modificrile dorite (a se vedea Modificarea opiunilor diagramei, n cadrul acestui capitol).
276
8. Facei clic pe butonul Next din caseta de dialog sau apsai pe Enter pentru a deschide caseta de dialog Chart Wizard Step 4 of 4 - Chart Location. Aceast caset (a se vedea Figura 8-5) v permite s plasai noua diagram fie pe foaia de lucru din registru, fie ca un nou obiect grafic ntr-una din foile de lucru din registru.
Figura 8-5: Caseta de dialog Chart Location a lui Chart Wizard pasul 4 din 4.
9a. Pentru plasarea diagramei n propria foaie, facei clic pe butonul radio As new sheet; apoi dac dorii, introducei numele nou pentru foaie (altul dect Chart1, 2, etc.) n caseta de text din dreapta. 9b. Pentru plasarea diagramei n una din foile de lucru din registru, facei clic pe butonul radio As object in i apoi selectai numele foii din lista autoderulant din dreapta. 10. Facei clic pe butonul Finish sau apsai pe Enter pentru a nchide ultima caset de dialog a Vrjitorului Diagram. Dac ai selectat opiunea As new sheet, diagrama va apare n propria foaie, iar bara flotant de instrumente Chart apare n fereastra document. Dac ai selectat butonul As object in , diagrama va apare ca un grafic selectat n foaia de lucru respectiv, mpreun cu bara flotant de instrumente Chart (similar celei din Figura 8-7, care ilustreaz diagrama cu vnzrile pe primul trimestru din 2000 ale companiei Mother Goose Enterprise).
S
T FA
Diagrame instant
Dac nu avei timp s parcurgei cele 4 etape ale Vrjitorului Diagram, putei crea o diagram tip coloan ca obiect grafic al foii de lucru, prin selectarea etichetelor i valorilor de reprezentat n diagram, executnd clic pe butonul Chart Wizard de pe bara de instrumente Standard, iar apoi clic pe butonul Finish din caseta de dialog Chart Wizard Step 1 of 4-Chart Type.
Pentru a crea o diagram complet pe propria ei pagin, selectai etichetele i valorile pentru diagram i apoi apsai F11. Excel va crea o nou diagram tip coloan folosind aceste date, ntr-o foaie nou (Chart1), care va precede toate celelalte foi din registru.
Figura 8-6: Diagrama tip coloan reprezentnd vnzrile din primul trimestru, aa cum apare n foaia de lucru.
Mutarea i redimensionarea diagramei n foaia de lucru

Dup crearea unei diagrame ca obiect grafic ntr-o foaie de lucru, putei, cu uurin, muta sau redimensiona diagrama, imediat dup creare, deoarece este nc selectat. (Atunci cnd o diagram este selectat putei vedea ghidajele de selecie pe marginea obiectului.) Imediat dup crearea diagramei, bara flotant de instrumente Chart apare n fereastra document. Pentru a muta diagrama, poziionai pointer-ul mouse-ului undeva n interiorul ei i tragei diagrama n noua locaie. Pentru a redimensiona diagrama, poziionai pointer-ul mouse-ului pe unul din ghidajele de selecie. Cnd acesta se schimb din vrf de sgeat n sgeat bidirecional, tragei marginea sau colul (n funcie de ghidajul ales) pentru a mri sau micora diagrama.
278
Cnd diagrama este corect dimensionat i poziionat n foaia de lucru, ancorai-o n noua locaie prin deselectarea ei (dai clic cu mouse-ul n orice celul n afara diagramei). Pentru a reselecta diagrama (n scopul editrii, dimensionrii sau deplasrii acesteia), executai clic oriunde n interiorul diagramei utiliznd butonul stng al mouse-ului.
Modificarea diagramei folosind bara de instrumente Chart

Dup ce realizai o diagram, putei folosi butoanele de pe bara de instrumente pentru diagrame n vederea unor modificri (a se vedea Figura 8-7).
Data Table Legend Chart Type Format Selected Object Chart Objects Butonul Add or Remove By Row By Column Anngle Text Downward Anngle Text Upward
Figura 8-7: Bara de instrumente Chart.
279
Butoanele puse la dispoziia dumneavoastr n vederea efecturii unor modificri la diagramele realizate sunt: Chart Objects: Pentru a selecta partea diagramei pe care dorii s o modificai, din lista autoderulant a cmpului Chart Objects alegei numele obiectului sau executai clic pe obiectul respectiv direct n diagram. Cnd selectai un nou obiect al diagramei, numele acestuia apare automat n caseta de text Chart Objects. Format Object: Pentru a modifica formatarea obiectului selectat (al crui nume este afiat n caseta de text Chart Objects), executai clic pe butonul Format pentru a deschide o fereastr de dialog cu opiunile de formatare ce pot fi modificate. Observai c numele acestui buton, aa cum este prezentat prin intermediul Sfatului Ecran, se schimb pentru a se potrivi cu obiectul selectat din diagram, astfel nct, dac n caseta de text Chart Objects apare denumirea Chart Area, butonul se numete Format Chart Area. De asemenea, dac legenda apare ca fiind obiectul selectat n aceast caset de text, atunci numele butonului se schimb n Format legend. Chart Type: Pentru a schimba tipul diagramei, facei clic pe butonul Chart Type i apoi alegei noul tip de diagram din lista autoderulant afiat. Legend: Facei clic pe butonul Legend pentru a ascunde sau pentru a afia legenda diagramei. Data table: Facei clic pe butonul Data table pentru a aduga sau pentru a nltura un tabel de date ce conine valorile care sunt reprezentate prin graficele din diagram (Figura 8-8 prezint un exemplu de tabel de date adugat la diagrama de tip Column (Coloan) grupate corespunztor foii de lucru Sales 2000).
280
Figura 8-8: Diagram tip Coloan alturi de un tabel de date ce conine cifrele pentru vnzrile din primul trimestru.
By Rows: Facei clic pe butonul By Rows pentru ca seriile de date din diagram s reprezinte rndurile selectate. By Columns: Facei clic pe butonul By Columns pentru ca seriile de date din diagram s reprezinte coloanele selectate. Angle Text Downward: Facei clic pe butonul Angle Text Downward atunci cnd este selectat unul din obiectele Category Axis sau Value Axis pentru ca textul etichetei lor s fie nclinat n jos cu 45o aa cum arat nscrisul (ab-ul) ce apare pe acest buton. Angle Text Upward: Facei clic pe butonul Angle Text Upward atunci cnd este selectat unul din obiectele Category Axis sau Value Axis pentru ca textul etichetei lor sa fie nclinat n sus cu 45o aa cum arat ab-ul ce apare pe acest buton.
Editarea diagramei direct n foaia de lucru

n unele cazuri s-ar putea s dorii s facei o serie de modificri pentru anumite pri ale diagramei (de exemplu, s selectai un nou font pentru titluri sau s repoziionai legenda). Pentru a face astfel de modificri, trebuie s dai dublu-clic pe respectivul obiect (cum ar fi titlul, legenda, suprafaa reprezentrii grafice, i aa mai departe). Atunci cnd dai dublu-clic pe un obiect din
281
diagram, Excel l selecteaz i afieaz o fereastr de dialog pentru formatare, specific prii din diagram pe care ai selectat-o. De exemplu, dac dai dublu-clic undeva n legenda unei diagrame, apare caseta de dialog Format legend cu cele trei etichete ale sale (Patterns, Font i Placement), aa cum este prezentat n Figura 8-9. Apoi putei folosi opiunile oricreia dintre cele trei etichete pentru a mbunti aspectul diagramei. Reinei c, de asemenea, putei realiza editarea unei diagrame i prin selectarea prii pe care dorii s o modificai, dup cum urmeaz: Pentru a selecta unul dintre obiectele diagramei, dai un clic pe el. Folosii SfatulEcran care apare pentru a identifica obiectul diagramei nainte de a-i da clic pentru a-l selecta. V putei da seama cnd un obiect este selectat ntruct n jurul su apare un chenar de selectare. (n Figura 8-9 chenarul de selectare este prezent n jurul legendei.) n cazul unor obiecte, putei folosi chenarul de selectare pentru a redimensiona sau pentru a reorienta respectivul obiect. Dup selectarea anumitor obiecte, le putei deplasa n interiorul diagramei poziionnd vrful pointer-ului n mijlocul lor i apoi trgndu-le. Pentru a afia meniul de comenzi rapide al unui obiect din diagram, facei clic pe obiect cu butonul drept al mouse-ului i apoi tragei pointer-ul pe comanda dorit din meniu sau facei clic pe aceasta cu butonul din stnga al mouse-ului. Pentru a nltura partea selectat din diagram, apsai tasta Del.
282
Figura 8-9: Caseta de dialog Format legend apare atunci cnd dai dubluclic oriunde n legenda diagramei.
T FA
Dup ce selectai unul dintre obiectele diagramei executnd clic pe el, v putei deplasa n interiorul diagramei i selecta celelalte obiecte ale acesteia apsnd tastele direcionale i . Apsnd selectai urmtorul obiect; iar apsnd tasta direcional selectai obiectul precedent. Toate prile pe care le putei selecta n fereastra unei diagrame au ataate meniuri de comenzi rapide. Dac dorii s alegei o comand din meniul de comenzi rapide imediat ce selectai o parte a diagramei, putei selecta obiectul i deschide meniul n acelai timp executnd dublu-clic cu butonul drept al mouse-ului pe obiectul respectiv. (Nu mai trebuie s dai clic cu butonul din stnga al mouse-ului pentru a selecta obiectul i apoi cu butonul din dreapta pentru a deschide meniul.)
T FA
Reinei c putei deplasa titlul diagramei trgndu-l ntr-o nou poziie n interiorul diagramei. Pe lng faptul c titlul poate fi deplasat, putei, de asemenea, s-l fragmentai astfel nct s fie vizualizat pe mai multe linii. Apoi, dac dorii, putei folosi opiunile din eticheta Alignment a ferestrei de dialog Format Chart Title pentru a modifica alinierea textului dispus pe mai multe linii.
283
Pentru a deplasa o parte a titlului pe o nou linie, plasai cursorul n locul n care dorii scindarea. Dup poziionarea punctului de inserie n titlu, apsai Enter pentru a trece pe o linie nou. n afara faptului c poate fi modificat modul de afiare al titlurilor n diagram, putei modifica i modul n care sunt afiate seria de date, legenda i axele de coordonate, deschiznd meniurile de comenzi rapide ale acestora i selectnd comenzile corespunztoare.
Modificarea opiunilor diagramei

Dac trebuie s efectuai modificri majore la diagrama realizat, putei deschide caseta de dialog Chart Options (care conine aceleai pagini i opiuni pe care le-ai putut observa n Chart Wizard-Step 3 of 4-caseta de dialog Chart Wizard de la crearea diagramei a se vedea Figura 8-4). Putei deschide aceast fereastr de dialog selectnd suprafaa diagramei i alegnd ChartChart Options din bara de meniuri sau alegnd Chart Options din meniul de comenzi rapide. Caseta de dialog Chart Options poate conine pn la ase pagini (n funcie de tipul de diagram pe care l-ai selectat pentru diagrama Pie Charts (Structur radial), spre exemplu, sunt prezente doar primele trei pagini) ce conin urmtoarele elemente: Titles: Putei folosi opiunile etichetei Titles pentru a aduga sau pentru a modifica titlul diagramei (care apare n partea superioar a diagramei), titlul axei Category - Categorie (care apare sub axa x) sau titlul axei Value - Valoare (care apare la stnga axei y). Axes: Putei folosi opiunile din eticheta Axes pentru a ascunde sau pentru a afia semnele i etichetele de-a lungul axelor Categorie (x) sau Valoare (y). Gridelines: Putei folosi opiunile acestei etichete pentru a ascunde sau pentru a afia liniile de gril principale i secundare care apar de-a lungul axelor Category (x) sau Value (y). Legend: Putei folosi opiunile acestei etichete pentru a ascunde sau afia legenda sau pentru a schimba locul acesteia fa de suprafaa diagramei (selectnd caseta de validare pentru una din opiunile Bottom, Corner, Top, Right sau Left). Data Labels: Putei folosi opiunile din cadrul acestei etichete pentru a ascunde sau pentru a afia etichetele (text sau valori) care identific fiecare zon de date din diagram. Putei alege, de asemenea, modul de prezentare
284
al etichetei de date (selectnd una din opiunile None, Show value, Show percent, Show label, Show label and percent sau Show bubble size). Date Table: Putei folosi opiunile acestei etichete pentru a aduga sau pentru a nltura un tabel de date care arat valorile din foaia de lucru care sunt folosite pentru realizarea diagramei (a se vedea Figura 8-8 ca exemplu de diagram cu tabel de date).
Se poate spune tot ceea ce dorii cu ajutorul unei casete de text

Figura 8-10 prezint o serie de alte cteva modificri ce pot fi realizate cu uurin n cadrul unei diagrame. n aceast figur, putei observa diagrama pentru vnzrile din primul trimestru al anului 2000 pentru ntreprinderea Mother Goose (sub forma unei diagrame Stacked Chart-tip Stratificat) dup adugarea unei casete de text cu o sgeat care arat ct de mari au fost vnzrile pentru magazinele Hickory, Dickory, Dock Clock Repairs n acest trimestru, i dup formatarea valorilor de pe axa y folosind formatul numeric Currency. Pentru a aduga o caset de text la o diagram, deschidei bara de instrumente Drawing (prezentat n Figura 8-11) executnd clic pe butonul Drawing de pe bara de instrumente Standard. Dup cum putei observa n Figura 8-10, bara de instrumente Drawing este afiat automat n partea de jos a ferestrei ce conine foile de lucru. Facei clic pe butonul Text Box. Cnd facei acest lucru, Excel schimb pointer-ul mouse-ului ntr-o linie vertical cu o cruce micu n partea de jos a acesteia, pe care o putei plasa acolo unde dorii s apar caseta de text sau o putei folosi pentru a desena caseta de text fie n interiorul diagramei, fie n foaia de lucru, trasnd chenarul acesteia. Atunci cnd dai clic cu acest pointer, Excel deseneaz o caset de text n form de ptrat. n momentul n care eliberai butonul mouse-ului dup ce trasai chenarul, Excel deseneaz o caset de text avnd forma i dimensiunea chenarului.
285
Figura 8-10: Diagram tip Stratificat dup adugarea unei casete de text cu sgeat i dup formatarea valorilor de pe axa y folosind formatul numeric Currency.
Draw Select Objects Figura 8-11: Bara de instrumente Drawing. Free Rotate Auto Shapes
Rectangle Text Box
Fill Color
Line Style
Line Color Arrow Style
3-D Shadow Dash Style Font Color
Line
Oval
ClipArt WordArt
Arrow
Dup crearea unei casete de text, programul poziioneaz cursorul n partea de sus a acesteia, dup care putei introduce textul care dorii s apar n interiorul ei. Textul pe care l introducei apare n caseta de text i se ncadreaz pe o nou linie atunci cnd atinge marginea dreapt a casetei. (Reinei: Putei apsa tasta Enter dac dorii ca textul s treac pe un nou rnd.) Cnd ai terminat de introdus mesajul ce va apare n caseta de text, dai clic oriunde n afara acesteia pentru a o deselecta.
286
Dup adugarea unei casete de text ntr-o diagram ncorporat (sau ntr-o foaie de lucru), putei efectua urmtoarele operaiuni: Putei muta caseta de text intr-un alt loc din diagram prin tragere. Putei redimensiona caseta de text prin tragerea marginii corespunztoare dup selectarea casetei. Putei modifica sau nltura bordura (chenarul) din jurul casetei de text din caseta de dialog Format Text Box. Pentru a deschide aceast fereastr de dialog, facei clic pe bordura casetei de text fie nainte selectnd FormatText Box (Ctrl+1), fie alegnd comanda Format Text Box din meniul de comenzi rapide al casetei de text i apoi eticheta Colors and Lines din caseta de dialog. Pentru a nltura toate bordurile casetei de text, selectai No line din meniul autoderulant Line de sub titlul Color. Pentru a aduga efectul de umbrire, selectai caseta de text i apoi facei clic pe butonul Shadow de pe bara de instrumente Drawing (butonul cu imaginea unui ptrat cu umbr), i selectai tipul de umbr pe care dorii s-l aplicai din paleta de opiuni. Pentru a realiza o caset de text tridimensional, selectai caseta de text, apoi facei clic pe butonul 3-D de pe bara de instrumente Drawing (ultimul buton, cu un ptrat 3-D) i selectai forma 3-D a casetei pe care dorii s o aplicai din paleta de opiuni. Atunci cnd facei clic pentru prima dat pe o caset de text pentru editare, chenarul care apare n jurul acesteia este format dintr-o serie de diagonale ntr-o singur direcie. Atunci cnd o caset de text prezint acest tip de chenar, putei realiza editarea casetei sau a coninutului ei, dar nu o putei terge. Pentru a terge o caset de text, aceasta trebuie s prezinte un chenar format din ambele diagonale ncruciate (care apare pe ecranul unui computer mai mult sub forma unei borduri vagi) nainte de a apsa tasta Delete. Pentru a schimba chenarul unei casete de text format dintr-o singur diagonal ntr-unul format din diagonale ncruciate, trebuie s facei clic pe caset pentru a doua oar (ceea ce nu trebuie confundat cu un dublu-clic care va deschide caseta de dialog Format Text Box). Atunci cnd creai o caset de text, putei s adugai o sgeat care s indice exact obiectul sau partea din diagram la care se refer aceasta. Pentru a aduga o sgeat, facei clic pe butonul Arrow de pe bara de instrumente Drawing i apoi tragei crucea din punctul de sfrit al sgeii (cel fr vrful sgeii) i pn n locul n care dorii s nceap sgeata (acolo unde apare vrful sgeii), dup care eliberai butonul mouse-ului.
287
Apoi Excel deseneaz o nou sgeat care rmne selectat (cu mnere de selecie la nceputul i la sfritul sgeii), dup care putei modifica sgeata dupa cum urmeaz: Pentru a muta sgeata, trebuie s o tragei n noua poziie. Pentru a schimba lungimea sgeii, trebuie s tragei de unul dintre ghidajele de selectare. Aa cum modificai lungimea, putei modifica i direcia sgeii orientnd pointer-ul mouse-ului n jurul unui mner de selectare staionar. Dac dorii s modificai forma vrfului de sgeat sau grosimea tijei sale, selectai sgeata din foaia de lucru si apoi facei clic pe butonul Arrow Style de pe bara de instrumente Drawing (butonul cu trei sgei) i selectai tipul de vrf de sgeat pe care dorii s-l aplicai din meniul autoderulant. Dac dorii s schimbai culoarea sgeii, grosimea sau stilul liniei, sau dac dorii s creai o sgeat particularizat, alegei comanda More Arrows din partea de jos a meniului autoderulant pentru a deschide caseta de dialog Format AutoShape. (Putei deschide aceast fereastr de dialog i alegnd FormatAutoShape de pe bara de meniuri sau cu ajutorul combinaiei de taste Ctrl+1.)
Formatarea axelor de coordonate

Atunci cnd realizai o diagram pentru un grup de valori, Excel nu acord o importan prea mare formatrii valorilor care apar pe axa y (sau pe axa x atunci cnd folosii anumite tipuri de diagrame cum ar fi 3-D Column (Coloane 3-D) sau XY Scatter( XY prin puncte). Dac nu suntei mulumii de modul n care valorile apar pe una dintre cele dou axe de coordonate, putei modifica formatarea dup cum urmeaz: 1. Dai dublu-clic pe una dintre cele dou axe de coordonate n cadrul diagramei sau facei clic pe ax i alegei apoi FormatSelected Axis de pe bara de meniuri (sau folosind combinaia de taste Ctrl+1). Excel deschide caseta de dialog Format Axis coninnd urmtoarele etichete: Patterns, Scale, Font, Numberr i Alignment. 2. Pentru a modifica modul n care apar semnele de-a lungul axelor, schimbai opiunile din eticheta Patterns (care este selectat automat atunci cnd deschidei pentru prima dat caseta de dialog Formatar Axis) n funcie de dorina dumneavoastr. 3. Pentru a modifica scala axei selectate, facei clic pe eticheta Scale i schimbai opiunile scalei n funcie de dorina dumneavoastr.
288
4. Pentru a modifica fontul etichetelor care apar n dreptul semnelor de pe axa selectat, facei clic pe eticheta Font i schimbai opiunile fontului obinndu-l astfel pe cel dorit. 5. Pentru a modifica formatarea valorilor care apar n dreptul semnelor de pe axa selectat, facei clic pe eticheta Number; apoi alegei opiunea corespunztoare din lista Category, din caseta de text Decimal Places i din meniul autoderulant Symbol. De exemplu, pentru a selecta formatul Currency fr zecimale, alegei Currency din lista Category; apoi introducei valoarea 0 n caseta de text Decimal Places sau selectai 0 cu ajutorul butoanelor cu sgei. 6. Pentru a modifica modul n care este formatat orientarea etichetelor care apar n dreptul semnelor de pe axa selectat, facei clic pe eticheta Alignment; apoi indicai noua orientare selectnd-o n caseta de text Sample sau introducnd numrul de grade (ntre 90 i -90) n caseta de text Degrees (sau selectnd acest numr cu ajutorul butoanelor cu sgei). 7. Facei clic pe butonul OK sau tastai Enter pentru a nchide caseta de dialog Format Axis. Imediat dup ce nchidei caseta de dialog Format Axis, Excel redeseneaz axele diagramei corespunztor noilor setri. De exemplu, dac alegei un nou format pentru numerele dintr-o anumit diagram, Excel formateaz imediat toate numerele care apar de-a lungul axei selectate n stilul ales de dumneavoastr
Modificarea valorilor nseamn actualizarea diagramelor

Imediat dup ce terminai de modificat obiectele dintr-o diagram, putei deselecta obiectul grafic al diagramei, etichetele i valorile acesteia, i v putei ntoarce la foaia de lucru i la celulele acesteia dac dai clic oriunde n afara diagramei. Dup deselectarea diagramei, putei deplasa din nou indicatorul de celul oriunde n foaia de lucru. Reinei ns faptul c dac folosii tastele direcionale pentru a deplasa indicatorul celulei, acesta dispare atunci cnd este mutat ntr-o celul din foaia de lucru care este ascuns n spatele diagramei (bineneles, dac vei ncerca s selectai o celul acoperit de diagram executnd clic pe aceasta cu mouse-ul, nu vei reui dect s selectai nsi diagrama).
289
Reinei faptul c acele valori din foaia de lucru reprezentate grafic n diagram rmn n legtur dinamic cu diagrama, astfel nct, dac facei o modificare la una sau mai multe dintre aceste valori, Excel va actualiza n mod automat diagrama pentru a corespunde acestor modificri.
Schimbarea perspectivelor
Figura 8-12 prezint graficul ntr-o fereastr de diagram i ntr-o alt nfaiare: de aceast dat, sub forma unei diagrame tip Stratificat 3-D. Atunci cnd selectai acest tip de diagram (sau una din diagramele de tip Coloan 3-D, Linie 3-D, Suprafa 3-D), Excel realizeaz diagrama ntr-o vedere de perspectiv, adugnd o a treia ax acesteia. Acum exist axa categoriei (x) de-a lungul creia sunt niruite companiile, axa seriei de date (y) de-a lungul creia sunt niruite lunile i axa valorilor (z) de-a lungul creia sunt niruite sumele n dolari. Aceste trei axe formeaz un fel de cutie deschis cu axele categoriei i seriei pe cele dou laturi ale podelei i cu axa valorilor pe partea stng a peretelui cutiei. Putei modifica vederea n perspectiv a acestui tip de diagram 3-D prin rotirea cutiei, adic prin schimbarea unghiurilor de vedere asupra podelei i a pereilor si. Pentru a face acest lucru, facei clic pe diagram (dublu-clic dac diagrama se afl pe o foaie de lucru i nu singur pe o foaie proprie); apoi selectai cadrul diagramei 3-D executnd un clic ntr-unul din colurile sale i innd butonul mouse-ului apsat. (V putei da seama cnd suntei pe cale de a selecta un col ntruct cuvntul Corners apare sub forma unui SfatEcran deasupra pointer-ului, iar acesta se schimb dintr-un vrf de sgeat n cruce.) Dup selectarea unui col, presupunnd c nu ai eliberat prea devreme butonul mouse-ului i c ai selectat ntr-adevr unul din colurile cadrului i nu una dintre seriile de date din interiorul acestuia, totul dispare din diagrama 3-D, exceptnd firul cadrului care reprezint orientarea acestuia (a se vedea Figura 8-13).
290
Figura 8-12: Informaii referitoare la vnzri sub forma unei diagrame tip Stratificat 3-D aflat n propria sa foaie.
Figura 8-13: Modificarea unghiurilor de vedere asupra diagramei tip Stratificat 3-D prin rotirea firuluicadru al cutiei.
291
Putei apoi s tragei colul firului-cadru al cutiei pentru a reorienta ntreaga diagram 3-D. Atunci cnd firul-cadru al cutiei este poziionat aa cum dorii s apar diagrama 3-D, eliberai butonul mouse-ului. Excel deseneaz diagrama 3-D folosind noile unghiuri. Figura 8-13 prezint firul-cadru al unei diagrame tip Stratificat 3-D dup rotirea colului din dreapta-jos, n jos i spre stnga nainte de a elibera butonul mouse-ului i de a redesena diagrama. Figura 8-14 prezint noul aspect al diagramei, dup eliberarea butonului mouse-ului. Observai cum aceast modificare a orientrii diagramei determin Excel-ul s mute categoria de etichete cu numele companiilor din partea de jos a diagramei n partea dreapt a acesteia.
Punei-v imaginaia la lucru!

Diagramele nu sunt singurele tipuri de grafice pe care le putei aduga unei foi de lucru. ntr-adevr, Excel v permite s mbogii o foaie de lucru cu desene, casete de text, i chiar imagini grafice importate din alte surse, cum ar fi imagini scanate sau desene create n alte programe de grafic sau preluate de pe Internet.
Figura 8-14: Diagram tip Stratificat 3-D dup rotirea ei.
292
Pentru a aduce un clip inclus n Office 2000, alegei InsertPictureClipArt de pe bara de meniuri i selectai imaginea din etichetal Pictures al fereastrei ClipArt (similar cu cea prezentat n Figura 8-15). Pentru a selecta o imagine tip clip, mai nti facei clic pe categoria de imagini n fereastr si apoi selectai clipul pe care dorii s-l inserai. Excel afieaz apoi un meniu autoderulant cu patru opiuni, dintre care prima este Insert clip. Facei clic pe aceast opiune din meniul autoderulant pentru a insera imaginea n foaia de lucru, la poziia indicatorului de celul. Dac dorii s aducei o imagine grafic creat ntr-un alt program i salvat ntr-un fiier de grafice propriu acestuia, alegei InsertPictureFrom File i apoi selectai fiierul de grafice din caseta de dialog Insert Picture (care funcioneaz la fel ca deschiderea unei foi de lucru din Excel 2000 n caseta de dialog Open). Dac dorii s inserai o imagine grafic creat ntr-un alt program de grafice care nu este salvat n propriul fiier, selectai graficul n programul respectiv i apoi copiai-l n Clipboard (folosind combinaia Ctrl+C sau comanda EditCopy de pe bara de meniuri) nainte de a v ntoarce n foaia de lucru din Excel. Dup ce v-ai ntors n foaia de lucru, plasai cursorul acolo unde dorii s apar imaginea i lipii-o n locul respectiv (folosind combinaia de taste Ctrl+V sau comanda EditPaste).
Figura 8-15: Fereastra Insert ClipArt cu eticheta Pictures selectat.
293
Inserarea clipurilor online

Dac nu gsii imaginea pe care dorii s o folosii n galeriile disponibile din pagina Pictures i dac computerul dumneavoastr are acces la Internet, putei accesa site-ul Microsoft Web i prelua de acolo imaginile dorite. Pentru a prelua un clip online, parcurgei urmtorii pai: 1. Alegei InsertPictureClipArt de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Insert ClipArt. 2. Selectai butonul Clips Online din caseta de dialog Insert ClipArt. ndat ce selectai butonul Clips Online, apare o caset de dialog Connect to Web for More ClipArt, photos care v informeaz c dac vei face clic pe butonul OK v vei conecta la o pagin special de Web de unde clipurile selectate sunt automat adugate la Galeria dumneavoastr de clipuri. 3. Facei clic pe butonul OK. ndat ce facei clic pe butonul OK, Excel lanseaz navigatorul Web care v conecteaz la Internet i deschide o pagin Web intitulat Microsoft Clip Gallery Live EULA. 4. Facei clic pe butonul Accept i, n cazul n care apare o caset de avertizare, facei clic pe butonul Yes din acea caset pentru a deschide pagina Web numit Microsoft Clip Gallery Live. 5. Facei clic pe legtura corespunztoare categoriei de clipuri care v intereseaz (cum ar fi This Months New Clips) pentru a putea vedea clipurile disponibile online. 6. Dup ce ai gsit un clip pe care dorii s-l inserai, dai clic n caseta de validare a imaginii pentru a aduga clipul n cadrul elementului Selection Basket. Pentru a prelua o singur imagine, facei clic pe pictograma de preluare a acesteia (caseta care are n partea superioar o sgeat ndreptat n jos) n loc s dai clic n caseta de validare. 7. Continuai s marcai toate clipurile pe care dorii s le inserai prin selectarea casetelor lor de validare. 8. Dup ce ai selectat toate clipurile pe care le dorii, facei clic pe hiperlegtura Selection Basket din partea superioar a ferestrei pentru a afia o nou fereastr care s conin doar imaginile selectate.
294
Dac v hotri c nu vrei s preluai una din imagini, putei s o nlturai printr-un clic n caseta ei de validare pentru a nltura semnul de selectare. 9. Facei clic pe hiperlegtura Download din partea superioar a ferestrei ce prezint imaginile selectate pentru a ncepe procesul de inserare. Atunci cnd facei clic pe hiperlegtura Download, navigatorul Web ncarc o nou pagin care indic cte imagini dorii s preluai, mpreun cu dimensiunea total a acestora i cu timpul estimat pentru descrcarea lor. 10. Facei clic pe hiperlegtura Download Now! pentru a insera imaginile n ClipArt. Atunci cnd navigatorul Web termin de inserat clipurile selectate, acestea apar ntr-o fereastr de dialog Insert ClipArt. 11. Dai clic n caseta Close din navigatorul Web pentru a v rentoarce n foaia de lucru Excel. 12. (Opional) Pentru a aduga un clip preluat de pe Internet la una din categoriile din galeria Clip, facei clic pe imagine, i apoi facei clic pe butonul Addclip to Favorites sau alt categorie (al treilea n jos de pe lista meniului autoderulant). Fcnd acest lucru, v mrii meniul autoderulant astfel nct putei selecta categoria dorit din Add clip n urmtoarea caset cu list autoderulant de categorii (Favorites este alegerea n mod automat) nainte de a da clic pe butonul Add. 13. Pentru a insera n foaia de lucru un clip preluat de pe Internet, facei clic pe imagine i apoi pe butonul Insert clip din meniul autoderulant (primul dintre butoane).
Realizarea propriilor desene

n plus fa de graficele deja realizate i de imaginile desenate n alte programe de grafice, v putei folosi de bara de instrumente Drawing pentru a realiza propriile dumneavoastr grafice n Excel. Aceasta conine toate tipurile de instrumente pentru desenare pe care le putei folosi pentru a realiza forme schiate sau pline cum ar fi linii, dreptunghiuri, ptrate i ovale. Alturi de aceste instrumente pentru desenarea tradiionalelor linii i forme geometrice, bara de instrumente Drawing conine un buton nou intitulat AutoShapes care v permite accesul la un grup de linii i forme speciale, deja
295
realizate. Pentru a selecta una dintre aceste linii sau forme, facei clic pe paleta specific autoderulant care se deschide imediat ce evideniai unul din elementele Lines, Connectors, Basic Shapes, Arrows, Flowchart, Stars and Banners sau Callouts din meniul autoderulant care apare atunci cnd facei clic pe butonul AutoShapes. Facei clic pe More Autoshapes din meniul autoderulant al butonului AutoShapes pentru a deschide o fereastr care v ofer un grup de desene adiionale, i chiar cteva forme foarte deosebite.
Folosirea opiunii WordArt

n cazul n care liniile i formele speciale disponibile datorit butonului AutoShapes nu v ofer suficient varietate pentru a v mbogi foaia de lucru, putei ncerca s adugai cteva texte fanteziste scrise cu ajutorul butonului WordArt de pe bara de instrumente Drawing. Putei aduga acest tip de text foii dumneavoastr de lucru parcurgnd urmtorii pai: 1. Selectai celula de pe zona foii de lucru n care dorii s apar textul WordArt. Deoarece WordArt este creat ca un obiect grafic n foaia de lucru, putei dimensiona i deplasa textul dup ce a fost creat aa cum ai face cu orice alt grafic din foaia de lucru. 2. Facei clic pe butonul WordArt (cel cu imaginea literei A nclinat) de pe bara de instrumente Drawing. Cnd facei clic pe butonul WordArt, Excel afieaz caseta de dialog, aa cum este prezentat n Figura 8-16.
Figura 8-16: Galeria WordArt.
296
3. Facei clic pe imaginea stilului WordArt din caseta de dialog WordArt Gallery pe care dorii s-l folosii i apoi facei clic pe OK sau apsai Enter. Excel deschide caseta de dialog Edit WordArt Text (similar cu cea prezentat n Figura 8-17) unde putei introduce textul care dorii s apar n foaia de lucru i unde putei selecta fontul i dimensiunea acestuia.
Figura 8-17: Caseta de dialog Edit WordArt Text.
4. Introducei textul pe care l dorii afiat n foaia de lucru n caseta Text. Imediat ce ncepei introducerea textului, Excel nlocuiete textul Your text here cu textul care dorii s apar n foaia de lucru. 5. Selectai fontul pe care dorii s-l utilizai din caseta cu lista Font i mrimea fontului din caseta cu lista Size. 6. Facei clic pe butonul OK. Excel red textul dumneavoastr n foaia de lucru ncepnd de la poziia indicatorului de celul i, n acelai timp, afieaz bara de instrumente WordArt (dup cum este prezentat n Figura 8-18). Putei folosi butoanele de pe aceast bar de instrumente pentru a formata stilul de baz WordArt sau pentru editarea textului. 7. Dup realizarea ajustrilor finale, referitoare la mrime, form sau alte elemente de formatare a textului WordArt, facei clic pe o celul din afara acestuia pentru a termina realizarea sa. Atunci cnd dai clic n afara textului WordArt, Excel l deselecteaz, iar bara de instrumente WordArt este ascuns. (Dac dorii ca bara de instrumente s reapar, nu trebuie dect s dai clic oriunde n interiorul textului WordArt.)
297
Figura 8-18: Foaia de lucru imediat dup adugarea textului WordArt. Insert WordArt Edit Text WordArt Character Spacing WordArt Alignment WordArt Vertical Text
WordArt Gallery Format Object WordArt Shape Free Rotate WordArt Same Letter Heights
Una peste alta

n cazul n care nu ai observat, obiectele grafice plutesc deasupra celulelor foii de lucru. Cele mai multe dintre obiecte (inclusiv diagramele) sunt opace, adic ele ascund (fr a nlocui) informaiile din celulele de sub ele. Dac deplasai un grafic opac deasupra altuia, cel de deasupra l ascunde pe cel de dedesubt, aa cum, punnd o foaie de hrtie deasupra alteia, sunt ascunse informaiile din cea de dedesubt. Aceasta nseamn c, n cele mai multe cazuri, trebuie s v asigurai c obiectele grafice nu acoper alte obiecte grafice sau nu acoper celule cu informaii din foaia de lucru pe care dorii s le afiai.
298
Cteodat ns, putei crea nite efecte speciale interesante prin plasarea unui obiect grafic transparent (cum ar fi un cerc) deasupra unuia opac. Singura problem pe care ai putea s o ntmpinai este n cazul n care obiectul opac ajunge deasupra celui transparent. Dac se ntmpl acest lucru, inversai poziia lor executnd clic cu butonul din dreapta al mouse-ului i alegnd apoi comanda OrderBring to Front din meniul de comenzi rapide al obiectului. Cteodat, s-ar putea s fie nevoie s grupai cteva obiecte astfel nct s se comporte ca o unitate (de exemplu, o caset de text mpreun cu sgeata sa). Astfel, putei deplasa sau redimensiona aceste obiecte printr-o singur operaie. Pentru a grupa mai multe obiecte, trebuie s facei clic pe fiecare obiect innd tasta Shift apsat astfel nct s le selectai pe toate, i apoi s dai clic cu butonul drept al mouse-ului pe ultimul obiect pentru a fi afiat meniul de comenzi rapide de unde alegei GroupingGroup. Dup gruparea mai multor obiecte, de cte ori vei da clic n orice parte a mega-obiectului, este selectat fiecare parte a acestuia (iar chenarul de selectare apare doar n jurul perimetrului obiectelor combinate). n cazul n care hotri c trebuie s deplasai sau s redimensionai n mod independent obiectele pe care le-ai grupat, putei s le degrupai executnd clic cu butonul din dreapta al mouse-ului i alegnd apoi GroupUngroup din meniul de comenzi rapide al obiectului.
Ascunderea graficelor
n aceast seciune se gsete ceva ce vei dori s tii despre graficele pe care le adugai la o foaie de lucru i anume: cum s le ascundei. Adugarea de grafice la o foaie de lucru poate s ncetineasc n mod apreciabil apariia rspunsului pe ecran deoarece Excel trebuie s-i acorde un anumit timp pentru redesenarea fiecrei imagini din fereastra document ori de cte ori defilai prin foaia de lucru. Pentru a mpiedica aceast trndvie s v scoat din srite, avei dou opiuni: fie ascundei afiarea tuturor graficelor (inclusiv a diagramelor) att timp ct realizai editarea altor elemente n foaia de lucru, fie le nlocuii temporar cu dreptunghiuri de culoare gri care continu s le marcheze locurile n foaia de lucru, dar nu necesit nici pe departe la fel de mult timp pentru a fi redesenate. Pentru a ascunde toate graficele sau pentru a le nlocui cu dreptunghiuri de culoare gri, alegei ToolsOptions de pe bara de meniuri i apoi selectai eticheta View. Facei clic pe butonul Hide all din seciunea Objects pentru a scpa de afiarea tuturor graficelor. Facei clic pe butonul Show placeholders pentru a nlocui temporar diagramele selectate cu dreptunghiuri umbrite. inei
299
cont de faptul c selectarea acestei ultime amintite opiuni nu are nici un efect asupra graficelor create cu ajutorul instrumentelor de pe bara de instrumente Drawing sau importate n foaia de lucru. nainte de a imprima foaia de lucru, asigurai-v c ai reafiat obiectele grafice: deschidei caseta de dialog Options, selectai pagina View, i apoi facei clic pe butonul radio Show all.
Imprimarea exclusiv a diagramelor

Uneori, s-ar putea s dorii s imprimai doar o anume diagram din foaia de lucru (independent de datele din foaia de lucru pe care le reprezint sau de orice altceva ai adugat). Pentru a face acest lucru, n primul rnd asigurai-v c diagramele ascunse sau colorate n gri sunt afiate n foaia de lucru. Pentru a reafia diagramele ascunse dintr-o foaie de lucru, trebuie s alegei butonul Show all din eticheta View a ferestrei de dialog Options. Pentru a reafia diagramele colorate n gri cu opiunea Afiare nlocuitori, facei clic pe diagram (selectai innd tasta Shift apsat pentru a afia mai multe diagrame). Apoi, alegei FilePrint de pe bara de meniuri (Ctrl+P) sau facei clic pe Print de pe bara de instrumente Standard. Dac alegei comanda FilePrint de pe bara de meniuri n loc s facei clic pe Print, vei observa c butonul radio Selected Chart de sub seciunea Print What este selectat. Implicit, Excel imprim diagrama la ntreaga dimensiune a paginii. Acest lucru poate nsemna c nu toate diagramele pot fi imprimate pe o singur pagin asigurai-v c ai selectat butonul Print Preview pentru a avea certitudinea c ntregul plan ncape ntr-o singur pagin. n cazul n care descoperii c este nevoie s modificai dimensiunea diagramei sau orientarea imprimrii (sau ambele), facei clic pe butonul Setup din caseta Print Preview. Pentru a schimba orientarea imprimrii (sau dimensiunile hrtiei), selectai eticheta Page din caseta de dialog Page Setup i modificai opiunile respective. n momentul n care totul arat aa cum trebuie n fereastra Print Preview, putei ncepe imprimarea diagramei alegnd butonul Print.
300
Capitolul 9
Cum s facei fa unei baze de date

n acest capitol Realizarea unei baze de date n Excel Crearea unei machete de date pentru introducerea i editarea nregistrrilor n baza de date Adugarea de nregistrri cu ajutorul machetei de date Cutarea, editarea i tergerea nregistrrilor n macheta de date Sortarea nregistrrilor n baza de date Filtrarea nregistrrilor n baza de date astfel nct s rmn doar cele pe care dorii s le vedei Stabilirea unui criteriu particularizat pentru filtrarea nregistrrilor
copul tuturor tabelelor din foaia de lucru despre care s-a discutat n alte pri ale crii a fost acela de a executa calcule eseniale (cum ar fi nsumarea cifrelor vnzrilor lunare sau trimestriale) i de a prezenta apoi informaiile ntr-o form inteligibil. Dar se poate crea i un alt tip de tabel n Excel: baza de date. Scopul unei baze de date nu este att de a calcula noi valori, ct acela de a stoca numeroase informaii ntr-o manier concentrat. De exemplu, putei crea o baz de date care conine numele i adresele tuturor clienilor, sau putei crea o baz de date care conine toate datele eseniale referitoare la angajaii dumneavoastr. Crearea unei baze de date se aseamn foarte mult cu crearea unui tabel ntr-o foaie de lucru. Atunci cnd iniializai o baz de date, ncepei prin a introduce un rnd cu capul de tabel (tehnic, cunoscut ca numele cmpurilor, n jargonul bazelor de date) pentru a identifica diferitele tipuri de articole a cror eviden trebuie inut (cum ar fi Numele, Prenumele, Strada, Oraul, Statul, .a.m.d.).
302
Dup ce ai introdus rndul cu capul de tabel, ncepei s introducei informaiile pentru baza de date n coloanele corespunztoare, imediat sub numele cmpurilor. Pe msur ce naintai, observai cum fiecare coloan a bazei de date conine informaii pentru un anume articol a crui eviden vrei s o inei n baza de date, cum ar fi numele companiei clientului sau numrul de telefon al unui angajat. Fiecare coloan este cunoscut i sub denumirea de cmp al bazei de date. Privind n urm la munca dumneavoastr, putei observa c fiecare linie a bazei de date conine informaii complete referitoare la o anumit persoan sau lucru a crui eviden o inei n baza de date, indiferent dac este o companie mare cum ar fi Dorite Drugs sau un anumit salariat cum ar fi Ida Jones. Persoanele sau entitile descrise n rndurile bazei de date se numesc nregistrrile bazei de date. Fiecare nregistrare (rnd) al bazei de date conine mai multe cmpuri (coloane). Meninerea unor mari cantiti de date ntr-un format tabelar este doar un aspect al facilitilor oferite de lucrul cu bazele de date n Excel. Excel pune la dispoziia utilizatorilor cele mai puternice atribute ale sale pentru organizarea datelor i furnizarea rapid a informaiilor dorite. De exemplu, dac ai introdus, ntr-o baz de date, clienii n ordine alfabetic dup numele companiei, iar acum dorii s obinei situaia clienilor listai n ordine alfabetic dup numele companiei i grupai dup state i orae, aceasta nu va fi o problem pentru Excel. Tot ce trebuie fcut este s sortai nregistrrile bazei de date dup urmtoarele cmpuri: Stat, Ora, Companie. S presupunem acum c dorii s lucrai cu clieni care locuiesc n oraul New York i care au deja stabilite linii de credit cu dumneavoastr. Este foarte simplu: alegei DataFilterAutoFilter de pe bara de meniuri pentru a activa filtrul fiecrui cmp din baz mpreun cu lista sa autoderulant. Apoi pentru a fi afiate doar nregistrrile pe care dorii s le vedei, apsai clic pe butonul cu lista autoderulant pentru primul cmp i selectai opiunea dumneavoastr pentru care dorii s fie filtrat baza de date (de exemplu, ar trebui s selectai New York din lista autoderulant a cmpului Orae i Da din lista autoderulant a cmpului Credit). Excel va ascunde toate nregistrrile pe care nu dorii s le vedei, afindu-le doar pe acelea pe care le-ai selectat (dup criteriile de filtrare). n exemplul de mai sus, Excel va afia numai nregistrrile din baza de date pentru care coninutul cmpului Orae este New York i al cmpului Credit este Da.
Capitolul 9: Cum s facei fa unei baze de date _____________________
Crearea machetelor de date
303
Realizarea i gestionarea bazelor de date sunt uor de nfptuit cu ajutorul machetelor de date (data form-instrumente uor de utilizat ale programului Excel). Putei folosi machetele de date pentru a aduga, terge sau edita nregistrri n baza de date. Pentru a crea o machet de date pentru o baz de date nou, introducei mai nti nregistrarea cu denumirile coloanelor folosite ca nume de cmpuri i un exemplu de nregistrare n rndul urmtor (a se vedea baza de date client din Figura 9-1). Urmtorul pas este de a formata fiecare cmp pentru care ai optat, n ordinea n care dorii s apar, avnd de asemenea posibilitate de a mri limea coloanelor astfel nct s apar titlurile n totalitate i textul s fie complet afiat. Plasai apoi pointer-ul mouse-ului n una din celulele celor dou nregistrri i alegei comanda DataForm din bara de meniu. De ndat ce ai ales comanda aceasta de pe bara de meniuri, Excel analizeaz numele cmpurilor aparinnd primei nregistrri i creeaz o machet de date care va lista numele cmpurilor n partea stng a machetei i opiunile pentru prima nregistrare n casetele de text de lng ele. n Figura 9-1 este prezentat macheta de date pentru baza de date ce conine clienii firmei Little Bo Peep Pet Detectives; este asemntoare unei casete de dialog particularizat. Macheta alctuit de Excel cuprinde opiunile pe care le-ai fcut pentru prima nregistrare. Ea mai conine i o serie de butoane n partea dreapt, folositoare pentru a aduga, terge sau gsi anumite nregistrri n baza de date. Deasupra primului buton (New), macheta afieaz numrul nregistrrii curente, urmat de numrul total de nregistrri (1 of 1 atunci cnd creai macheta).
304
Figura 9-1: Macheta de date pentru o baz de date nou cu un rnd coninnd nume de cmpuri urmat de o singur nregistrare de date.
Dac nu formatai nici una din celulele rndului ce conine numele cmpurilor sau din rndul cu opiuni pentru prima nregistrare ntr-un mod specificat, n afar de cel aplicat automat de Excel, programul nu va putea distinge automat ntre rndul cu numele cmpurilor i rndul cu opiunile pentru prima nregistrare, atunci cnd alegei comanda Data-Form. n acest caz, Excel va afia o caset enervant de avertizare indicnd faptul c nu este capabil s determine rndul ce conine numele cmpurilor. Pentru ca Excel s foloseasc primul rnd cu numele cmpurilor, facei clic pe butonul Ok sau alegei Enter.
S
T FA
Pentru a evita aceast caset de avertizare, asigurai-v c ai formatat ntr-un mod particular (specific) una din opiunile din cele dou rnduri (de exemplu, putei alege s centrai opiunile i s le formatai cu caractere aldine).
305
Crearea unei machete de date folosind doar numele cmpurilor

Putei crea o machet de date pentru o baz nou doar prin introducerea numelor de cmpuri i selectarea lor, nainte de a alege DataForm de pe bara de meniuri. Astfel, Excel va afia caseta amintit mai sus. Dai Ok sau Enter pentru a-l determina s aleag acest rnd selectat pentru denumirile cmpurilor. Excel va crea o machet de date goal listnd denumirile cmpurilor n ordinea atribuit de dvs n rndul selectat. Pentru cmpurile ce conin valori calculate este bine s le scriei formula n cmpuri apropiate primului rnd. Selectai apoi rndul cu numele cmpurilor i prima nregistrare a bazei de date ce conine formulele respective, nainte de a alege Form din meniul Data. Excel va ti care cmpuri conin valori calculate i care nu, semnalnd acest lucru prin neafiarea unei casete de text pentru cmpul respectiv.
Adugarea de nregistrri n baza de date

Dup ce ai creat macheta de date cu prima nregistrare, putei folosi macheta pentru a aduga restul de nregistrri la baza de date. Procesul este simplu. Cnd facei clic pe butonul New, Excel afieaz o machet de date goal (marcnd nregistrare Nou n partea dreapt a acesteia), pe care putei s o completai. Dup ce ai introdus informaia pentru primul cmp, apsai tasta Tab pentru a v muta la urmtorul cmp al nregistrrii. Nu apsai tasta Enter pentru a v muta la urmtorul cmp al nregistrrii. n acest caz, vei introduce o nregistrare nou, incomplet n baz. Repetai operaia pentru fiecare cmp. Dac observai c ai comis o eroare i dorii s v mutai la o valoare a unui cmp de care deja ai trecut apsai tastele Shift+Tab. Pentru a nlocui valoarea, pur i simplu tastai ceea ce dorii peste ea. n interiorul cmpului v putei deplasa cu tasta sau cu ajutorul pointer-ului mouse-ului. Cnd introducei informaii ntr-un cmp anume, putei s copiai valoarea cmpului din nregistrarea precedent apsnd tastele Ctrl+ (apostrof). De exemplu, tastai Ctrl+ pentru a avea aceai valoare n cmpul Stat pentru
306
fiecare nregistrare nou, atunci cnd introducei o serie de nregistrri privind persoane ce locuiesc n acelai stat. Cnd introducei date ntr-un cmp de date, folosii un format consistent cunoscut de Excel (de exemplu, 7/21/98). Cnd introducei coduri ce conin zerouri ca prime cifre (de exemplu, 00102), formatai prima valoare a cmpului cu Special Zip Code pentru numere. n cazul altor numere ce folosesc drept prime cifre zerouri, putei aduga un apostrof n faa primului 0. Apostroful va indica programului Excel c trebuie s trateze acel numr ca text, dar nu va apare propriu zis n baza de date (Singurul loc n care putei vedea apostroful este n bara de formule atunci cnd pointer-ul este n celula cu valoare numeric). Tastai cnd ai introdus toate informaiile pentru noua nregistrare. n loc de tasta , putei apsa tasta Enter sau facei clic pe butonul New (a se vedea Figura 9-2). Excel va insera noua nregistrare ca pe ultima nregistrare n baza de date n foaia de lucru i va afia o nou machet de date goal n care v putei introduce urmtoarea nregisrare (a se vedea Figura 9-3).
Figura 9-2: Introducerea de date pentru a doua nregistrare, n machet.
307
Figura 9-3: Baza de date dup introducerea celei de-a doua nregistrri.
Valori calculate ale cmpurilor

Cnd dorii ca Excel s calculeze valorile unui cmp anume dup o formul, trebuie s introducei formula n cmpul respectiv n prima nregistrare a bazei de date. Apoi poziionai pointer-ul fie n rndul denumirilor de cmp, fie n prima nregistrare atunci cnd creai macheta de date, iar Excel va copia formula pentru acest cmp, pentru care introducei valori cu ajutorul machetei de date. n baza de date din exemplul de mai sus (Bo Peep Detectives), cmpul Total Due din celula K3 a primei nregistrri este calculat dup formula =Hours*Rate (celula I3 coninnd numrul de ore lucrate fiind denumit Hours, iar celula J3 cu rata pe or fiind denumit Rate). Aceast formul determin suma datorat de client, prin nmulirea orelor lucrate la un caz cu rata pe or. Excel nu a introdus o caset de text pentru acest cmp, dei a adugat cmpul calculat la macheta de date. Cnd introducei nregistrri suplimentare n baza de date, Excel calculeaz formula pentru cmpul Total Due. Dac reafiai datele pentru aceste nregistrri putei vedea valoarea calculat pentru acest cmp (dei nu vei putea s o schimbai).
308
Cnd ai terminat de introdus nregistrri n baza de date, apsai tasta Esc sau facei clic pe butonul Close de la sfritul casetei de dialog, pentru a nchide macheta. Salvai apoi foaia de lucru prin alegerea FileSave, de pe bara de meniuri sau facei clic pe butonul Save de pe bara de instrumente Standard.
Adugarea de adrese e-mail i web la un cmp de tip hiperlegtur

Dac dorii s tastai adresele de e-mail sau Web site direct n celulele foii de lucru, putei aduga hiperlegturi la orice cmp al bazei dvs de date. Imediat ce ai terminat de introdus adresele de e-mail sau ale paginilor Web n celul, Excel va transforma adresa ntr-o hiperlegtur activ (indicat prin sublinierea textului adresei cu albastru). Desigur, pentru ca Excel s creeze o hiperlegtur activ, trebuie s introducei adresa de e-mail ntr-un format anticipat ca n exemplul de mai jos: John9697@ao1.com De asemenea, trebuie s introducei adresa paginii de Web n formatul ateptat, de exemplu: http :/ /www.dummies.com Orict de mult ar semna adresa de e-mail sau de Web, pe care o introducei, cu o adres real, Excel nu poate ti dac adresa este corect (valid) sau nu. Cu alte cuvinte, doar pentru c Excel v transform textul ntr-o hiperlegtur activ, nu nseamn c va trimite destinatarului dorit un mesaj e-mail sau v va purta oriunde n World Wide Web. Evident, va trebui s tastai cu mare atenie adresa corect (i dup cum tii, acest lucru nu este de loc uor). Dup ce ai introdus adresa de e-mail sau de pagin Web ntr-un cmp de tip hiperlegtur al bazei de date, putei folosi legturile pentru a trimite unei persoane anumite un mesaj nou de e-mail sau s vizitai un anume site Web. Figura 9-4 ilustreaz modul de folosire a unui cmp hiperlegtur ce adaug adrese de e-mail ale clienilor n baza de date a firmei Bo Peep. Deoarece hiperlegturile sunt active, tot ce avei de fcut pentru a trimite un mesaj e-mail unui anume destinatar (mai ales cei care sunt restani cu plata) este s facei clic pe adresa sa de e-mail din baza de date. Atunci Excel va lansa programul dvs de e-mail (Outlook Express 2000) cu un nou mesaj deja adresat.
309
T FA
Adugarea unui cmp hiperlegtur la o baz de date cu adresele site-urilor de Web ale companiilor de la care cumprai de obicei uureaz foarte mult vizitarea acestor site-uri, informarea asupra noilor produse i dac suntei curajoi chiar achiziionarea lor. Adugarea unui cmp de tip hiperlegtur la o baz de date a clienilor cu adrese de e-mail ale contactelor principale face comunicarea mult mai uoar.
Figura 9-4: Baza de date a clienilor ageniei de detectivi Bo Peep cu un cmp adres de e-mail ale crui valori sunt hiperlegturi active
Singura problem n adugarea de elemente la un cmp de tip hiperlegtur este aceea c nu putei face acest lucru direct n Data Form. Cnd adaugai adrese de e-mail sau de pagin de Web la un cmp hiperlegtur n macheta de date, Excel 2000 nu le transform n hiperlegturi active pe care le putei folosi. Dac insistai n adugarea acestor adrese n cmpul de hiperlegtur direct n macheta de date, trebuie s folosii comanda InsertHyperlink (aa cum este descris n detaliu n Capitolul 10) pentru a transforma adresa ntr-o hiperlegtur activ, ceea ce va duce la o cantitate de munc n plus pentru dumneavoastr.
310
Localizarea, modificarea i tergerea nregistrrilor

n momentul n care suntei ocupai cu introducerea de noi nregistrri n baza de date, putei folosi macheta de date pentru a gestiona baza (pentru a efectua modificri de rutin). De exemplu, putei folosi macheta de date pentru a localiza o nregistrare pe care dorii s o modificai i apoi s efectuai schimbrile dorite n cmpurile respective. Putei, de asemenea, s folosii macheta de date, pentru a gsi o anumit nregistrare pe care dorii s o nlocuii i apoi s o tergei din baza de date. Pentru sfaturi privind localizarea unei nregistrri vedei seciunile urmtoare. Pentru a efectua schimbri ntr-un anumit cmp, n nregistrarea curent, poziionai-v n acel cmp prin apsarea tastelor Shift+Tab sau Tab i nlocuii valoarea prin tastarea uneia noi. Putei s apsai pe tastele sau sau s facei clic pe cursorul n form de I pentru a v repoziiona acolo unde dorii s facei schimbri. Pentru a goli un cmp n ntregime, trebuie s-l selectai i apoi s apsai pe Delete. Pentru a terge ntreaga nregistrare din baza de date, facei clic pe butonul Delete. Excel va afia o caset de avertizare cu mesajul urmtor: nregistrarea afiat va fi tears definitiv. Pentru a continua procesul de tergere, facei clic pe OK. Dac dorii s v pstrai nregistrarea, totui, facei clic pe Cancel. Nu trebuie s uitai c nu v vei putea folosi de Undo pentru a reafia o nregistrare pe care ai ters-o cu butonul Delete! Ca o msur de precauie, este bine s salvai o copie de siguran a foii de lucru cu baza de date nainte de a ncepe s tergei nregistrri vechi.
Folosirea barei de defilare

Dup ce ai afiat macheta de date n foaia de lucru (prin poziionarea cursorului oriunde n baza de date i prin alegerea comenzii Form din meniul derulant Data), putei folosi bara de defilare de la dreapta listei cu numele cmpurilor sau diferite taste (a se vedea Tabelul 9-1) pentru a v muta printre nregistrrile bazei pn ai gsit-o pe aceea pe care dorii s o editai.
311
Dac dorii s vedei urmtoarea nregistrare din baz prin intermediul machetei, apsai tasta , tasta Enter sau facei clic pe sgeata de derulare n jos de la sfritul barei de defilare. Pentru a v muta n nregistrarea precedent din macheta de date, apsai tasta sau Shift+Enter sau facei clic pe sgeata de defilare n sus de la nceputul aceleiai bare. Dac dorii s vizualizai prima nregistrare a bazei de date n machet, apsai urmtoarea combinaie de taste: Ctrl+ sau Ctrl+PgUp sau v deplasai cu caseta de defilare la nceputul barei de defilare. Dac dorii s vizualizai ultima nregistrare din baz, apsai: Ctrl+ sau Ctrl+PgDn sau v deplasai cu caseta de defilare la sfritul barei.
Tabelul 9-1
Moduri de a obine o nregistrare particularizat

Efecte Cursorul se va muta la urmtoarea nregistrare din baza de date i va lsa acelai cmp selectat. Cursorul se va muta la nregistrare anterioar din baza de date i las acelai cmp selectat. Cursorul va nainta cu 10 nregistrri n baza de date. Cursorul se va ntoarce cu 10 nregistrri n baza de date. Cursorul se va muta la prima nregistrare din baza de date. Cursorul se va muta la ultima nregistrare din baza de date.
Combinatii de taste sau moduri de folosire ale barei de defilare Apsai sau Enter sau facei clic pe sgeata de derulare n jos sau butonul Gsete Urmtorul (Find Next ). Apsai sau Shift+Enter sau facei clic pe sgeata de derulare n sus sau butonul Gsete Anterior (Find Prev..). Apsai PgDn Apsai PgUp Apsai Ctrl+ sau Ctrl+PgUp sau tragei caseta derulant la nceputul barei de defilare. Apsai Ctrl+ sau Ctrl+PgDn sau tragei caseta derulant la sfritul barei de defilare.
Localizarea nregistrrilor
ntr-o baz de date foarte mare, ncercarea de a gsi o anumit nregistrare, mutnd cursorul de la o nregistrare la alta sau chiar din 10 n 10 cu ajutorul barei de defilare, poate dura ntreaga zi. n loc s procedai aa, putei folosi butonul Criteria din macheta de date pentru a localiza nregistrarea.
312
Cnd facei clic pe butonul Criteria, Excel golete toate valorile cmpurilor din macheta de date (i nlocuiete numrul nregistrrii prin cuvntul Criteria) astfel nct s introducei criteriile de cutare n casetele de text goale. S lum, de exemplu, situaia n care dorii s editai starea (statutul) fiierului unui anumit client. Din nefericire, dosarul lui nu include numrul cazului. Tot ceea ce tii este c acest caz este deschis (nsemnnd c valoarea cmpului Status este mai degrab Active dect Closed), i de asemenea suntei destul de siguri c numele acestui client ncepe cu litera C n loc de K. Pentru a gsi nregistrarea clientului respectiv, putei ngusta plaja de cercetare la toate nregistrrile pentru care numele clienilor ncepe cu litera C i al cror statut este Activ. Pentru a limita plaja n acest fel, deschidei macheta de date pentru baza de date a clienilor, facei clic pe butonul Criteria, i apoi introducei urmtoarele n caseta de text a cmpului Last Name: C* De asemenea, trebuie s introducei cuvntul Activ n caseta de text a cmpului Status.
Figura 9-5: Macheta de date dup selectarea butonului Criteria i dup introducerea criteriilor de cutare n casetele de text goale ale cmpurilor respective.
Active Putei folosi ? i * pentru a introduce criteriile de cutare n casetele goale de text. n Capitolul 6, vei afla cum se utilizeaz aceste metacaractere prin alegerea EditFind de pe bara de meniuri, pentru localizarea celulelor cu anumite valori.
313
Apsai acum butonul Find Next. Excel va afia prima nregistrare din baza de date care ndeplinete condiiile de mai sus. Dup cum vedei i din Figura 9-6, prima nregistrare care ndeplinete condiiile este pentru Eros Cupid. Pentru a gsi nregistrarea clientului nostru, apsai din nou butonul Find Next. n Figura 9-6 putei vedea nregistrarea acestuia. Acum c ai gsit nregistrarea pe care o doreai, putei s editai statutul cazului n caseta de text respectiv. Cnd vei apsa pe butonul Close, Excel va nregistra noul statut n baza de date.
Figura 9-6: Prima nregistrare din baza de date ce ndeplinete criteriile de mai sus.
Figura 9-7: Evrika! nregistrarea dorit este afiat.
Atunci cnd folosii butonul Criteria n macheta de date pentru a localiza nregistrri, putei include urmtorii operatori n criteriile de cutare dorite:
314
Operator = > >= < <= <>
Semnificaie Egal cu Mai mare dect Mai mare dect sau egal cu Mai mic dect Mai mic dect sau egal cu Diferit de
De exemplu, pentru a v afia numai acele nregistrri n care totalul de ncasat de la client este mai mare dect sau egal cu $ 50,000, tastai >=50000 n caseta de text a cmpului Total de ncasat nainte de a alege butonul Gsete Urmtorul (Find Next). Dac specificai criteriile de gsire care se potrivesc mai multor nregistrri, va trebui s dai clic de mai multe ori pe butoanele Find Next sau Find Prev pentru a v localiza nregistrarea dorit. Dac nici o nregistrare nu se potrivete cu criteriile respective, computerul v va avertiza cnd facei clic pe aceste butoane. Pentru a schimba criteriile de cutare, golii mai nti macheta de date, selectnd butonul Criteria din nou i apoi butonul Clear. Apoi selectai casetele de text i eliminai vechile criterii nainte de a le introduce pe cele noi. (Putei nlocui direct criteriile dac folosii aceleai cmpuri.) Pentru a reveni la nregistrarea curent fr a folosi criteriile de cutare pe care le-ai introdus, facei clic pe butonul Form (acest buton nlocuiete butonul Criteria de ndat ce ai fcut clic pe acesta din urm).
Sortarea nregistrrilor
Pentru fiecare baz de date introdus n Excel va avea o ordine de preferat pentru meninerea i vizualizarea nregistrrilor. n funcie de baza de date, s-ar putea s dorii s vedei nregistrrile aranjate n ordine alfabetic dup numele de familie. n cazul unei baze de date a clienilor, se poate ntmpla s dorii s vedei nregistrrile aranjate alfabetic dup numele companiei. n cazul bazei de date a clienilor firmei Little Bo Peep, ordinea preferat este cea numeric dup numrul cazului atribuit fiecrui client, atunci cnd acesta angajeaz compania s-i gseasc animalul pierdut.
315
Cnd introducei nregistrrile iniiale pentru o nou baz de date, putei folosi anumite criterii sau o ordine aleatoare. Oricum ai ncepe, aa cum vei afla n curnd, nu vei putea aduga nregistrri ulterioare n acea ordine preferat. De cte ori adugai o nou nregistrare cu butonul New n macheta de date, Excel adaug aceast nregistrare la sfritul bazei de date ntr-un rnd nou. Aceasta nseamn c dac introducei iniial toate nregistrrile n ordine alfabetic dup companii (de la A la Z) i apoi adugai o nou nregistrare pentru un nou client numit P, Excel pune noua nregistrare la sfritul bazei de date. Aceasta nu este singura problem pe care o putei avea cu ordinea nregistrrilor nou introduse. Chiar dac ordinea nregistrrilor introduse iniial rmne relativ stabil, aceasta nu este ordinea pe care o folosii de obicei. Dar ce se ntmpl n acele cazuri n care dorii s vedei nregistrrile ntr-o ordine anume? De exemplu, dei de obicei lucrai cu baza de date a clienilor n ordinea numeric a cazurilor, s-ar putea s dorii s vedei nregistrrile n ordinea alfabetic a numelor de familie a clienilor pentru a localiza repede un anumit client i pentru a afla suma de ncasat de la acesta. Putei folosi i alte criterii cum ar fi statul sau oraul de reedin. S-ar prea c flexibilitatea este tot ceea ce v dorii de la ordinea nregistrrilor. Acest lucru este rezolvat o dat ce ai neles cum s lucrai cu comanda DataSort. Pentru ca Excel s v sorteze corect nregistrrile din baza de date, trebuie s precizai cmpurile ale cror valori vor determina noua ordine a nregistrrilor. Mai departe, va fi necesar s specificai tipul de ordine dorit. Exist dou posibiliti de ordonare: ordinea ascendent, prin care textele introduse vor fi aranjate n ordine alfabetic de la A la Z iar numerele de la cel mai mic la cel mai mare (ordine numeric); i ordinea descendent, care reprezint exact opusul celei dinti (de la Z la A i de la cel mai mare la cel mai mic). Atunci cnd sortai nregistrrile dintr-o baz de date, putei specifica pn la trei cmpuri dup care s sortai i pentru fiecare alegei ntre ordinea ascendent i cea descendent. Va trebui s folosii mai mult de un cmp atunci cnd primul cmp ales pentru sortare conine valori duplicate i vrei s tii cum sunt aranjate aceste nregistrri. (Dac nu specificai alt cmp de sortare, Excel va lsa nregistrrile n ordinea n care le-ai introdus.) Cel mai comun exemplu este acela n care lucrai cu o baz mare de date i o sortai dup numele de familie. S presupunem c aceast baz conine
316
nregistrrile mai multor persoane care au acelai nume de familie: Smith, Jones sau Zastrow. Dac specificai numele de familie ca fiind singurul cmp de sortare (implicit ascendent), toate valorile duplicate, toi cei cu numele Jones sau Smith sau Zastrow vor fi aezate n ordinea introducerii lor. Pentru o mai bun sortare a acestora putei folosi cmpul First Name ca fiind al doilea cmp de sortare (implicit ascendent), astfel nct nregistrarea lui Ian Smith o va precede pe cea a Sandrei Smith. Urmai aceti pai atunci cnd dorii s sortai o baz de date n Excel: 1. Poziionai cursorul n numele primului cmp al bazei de date. 2. Selectai DataSort din bara de meniu. Excel va selecta toate nregistrrile din baza de date (fr a include primul rnd cu denumirile cmpurilor) i va deschide caseta de dialog Sort a se vedea Figura 9-8. Implicit va apare denumirea primului cmp, n caseta autoderulant Sort by, iar butonul Ascending va fi activat la nceputul casetei de dialog Sort. 3. Selectai primul cmp dup care dorii s se fac sortarea bazei de date, n caseta autoderulant Sort by. Dac dorii ca nregistrrile s fie aranjate n ordine descresctoare, nu uitai s activai butonul Descendent din dreapta. 4. Dac primul cmp conine valori duplicate i vrei s specificai cum sunt sortate aceste nregistrri, selectai al doilea cmp de sortare n caseta autoderulant Then by i selectai unul din butoanele Ascending sau Descending din dreapta. 5. Dac este necesar putei alege un al treilea cmp de sortare, folosind a doua opiune Then by. 6. Facei clic pe OK sau apsai pe Enter. Excel sorteaz nregistrrile selectate. Dac observai c ai sortat baza de date dup un cmp greit sau ntr-o ordine greit, alegei comanda EditUndo Sort din bara de meniu sau apsai Ctrl+Z pentru a reveni la ordinea anterioar.
Capitolul 9: Cum s facei fa unei baze de date _____________________ Figura 9-8: Caseta de dialog pentru sortarea nregistrrilor n ordine alfabetic dup nume i prenume.
317
Figura 9-8 arat caseta de dialog pentru sortare dup cmpul Last Name, n baza de date a clienilor firmei Little Bo Peep, iar apoi dup cmpul First Name n ordine alfabetic (ascendent). Figura 9-9 prezint baza de date imediat dup sortare.
Sortarea ascendent i descendent

Cnd folosii sortarea ascendent a unui cmp cheie care conine mai multe feluri diferite de valori, Excel plaseaz numerele (de la cel mai mic la cel mai mare) naintea nregistrrilor text (ordonate alfabetic), urmate de orice valoare logic (Adevrat sau Fals), valori greite i n final celulele goale. Cnd folosii sortarea descendent, Excel aranjeaz diferitele valori n ordine invers: numerele la nceput, aranjate de la cel mai mare la cel mai mic; textul de la Z la A; valoarea logic False preced valoarea logic True.
318
Figura 9-9: Baza de date a clienilor sortat n ordine alfabetic dup nume i apoi dup prenume.
T FA
Putei folosi instrumentele de sortare ascendent sau descendent de pe bara de instrumente standard pentru sortarea nregistrrilor din baza de date dup un singur cmp. Pentru a sorta baza de date n ordine ascendent dup un anumit cmp, poziionai cursorul n numele acelui cmp la nceputul bazei de date i apoi facei clic pe butonul Sort Ascending, de pe bara de instrumente standard. Pentru a sorta baza de date n ordine descendent dup un anumit cmp, poziionai cursorul n numele acelui cmp la nceputul bazei de date i apoi facei clic pe butonul Sort Descending, de pe bara de instrumente standard.
319 Folosii filtrul automat pentru a vedea doar nregistrrile dorite

Filtrul automat (AutoFilter) este o caracteristic a Excel ce uureaz vizualizarea numai a acelor nregistrri din baza de date pe care le dorii. Tot ce trebuie s facei pentru a filtra baza de date, este s poziionai cursorul n baza de date nainte de a alege DataFilterAutoFilter de pe bara de meniu. Cnd alegei comanda AutoFilter, Excel adaug butoane cu liste autoderulante fiecrei celule coninnd un nume de cmp n acel rnd (aa cum este artat n Figura 9-10).
Figura 9-10: Clienii bazei de date dup filtrarea nregistrrilor cu excepia acelora pentru care valoarea cmpului Stat este AZ.
Pentru a filtra baza de date pentru acele nregistrri care conin o anumit valoare a unui cmp, facei clic pe lista autoderulant a cmpului respectiv i selectai valoarea pe care o vei folosi ca filtru. Excel va afia apoi numai acele nregistrri care conin valoarea respectiv.
320
S
T FA
Sortarea altor elemente

Comanda Sort este folosit nu numai pentru sortarea nregistrrilor din baza de date, dar i pentru sortarea datelor financiare i a titlurilor text. Cnd sortai tabele obinuite din foi de lucru, asigurai-v c toate celulele cu date de sortat sunt selectate, nainte de a alege Sort din meniul autoderulant Data. Excel exclude de la sortare n mod automat primul rnd al seleciei (presupunnd c acesta conine numele cmpurilor ce nu trebuie incluse n sortare). Pentru a include i acest rnd n sortare, selectai butonul No header row din My list has.. nainte de a da clic pe butonul OK i de a ncepe sortarea. Dac dorii s sortai datele din foaia de lucru dup coloane, facei clic pe butonul Options din caseta de dialog Sort. Selectai butoanele de sortare de la stnga la dreapta i alegei OK. Acum putei preciza numrul rndului (sau ale rndurilor) pentru a sorta datele n caseta de dialog mai sus amintit.
De exemplu, n Figura 9-10, am filtrat clienii bazei de date Little Bo Peep pentru a afia numai acele nregistrri n care cmpul Stat conine AZ (de la Arizona) executnd clic pe butonul listei autoderulante a cmpului Stat i apoi pe opiunea AZ din aceasta.
S
T FA
Dup ce ai filtrat baza de date astfel nct sunt afiate nregistrrile cu care dorii s lucrai, le putei copia n alt parte a foii de lucru, la dreapta bazei de date (sau n alt foaie de lucru din registru). Selectai celulele i alegei EditCopy din bara de meniu sau Ctrl+C, mutai cursorul n prima celul unde vor apare nregistrrile copiate i apsai Enter. Dup ce ai copiat nregistrrile filtrate, putei reafia toate nregistrrile n baza de date sau putei aplica un alt filtru. Dac nu suntei mulumii de filtrarea dup un singur cmp, putei continua filtrarea bazei de date dup un al doilea cmp. De exemplu, s spunem c selectai valoarea CA a cmpului Stat i constatai c vor fi sute de nregistrri cu aceast valoare. Pentru a reduce numrul lor, putei alege s le filtrai dup cmpul Ora cu valoarea San Francisco. n continuare, putei schimba aceast valoare din San Francisco n Los Angeles. Cnd dorii s reafiai toate nregistrrile n baza de date, alegei DataFilterShow All din bara de meniu. Putei nltura filtrul dup un anumit cmp, selectnd din lista sa autoderulant, opiunea All.
321
Reinei c, dac ai aplicat filtrul pentru un singur cmp, alegerea opiunii All este echivalent cu comanda DataFilterShow All din bara de meniu.
Vizualizarea primelor 10 nregistrri

Excel conine o opiune a AutoFiltrului numit Top10. Putei folosi aceast opiune pentru un singur cmp de tip numeric pentru a afia numai un anumit numr de nregistrri (de exemplu, primele zece cele mai mari/mici valori ale acelui cmp). Pentru a folosi opiunea Top10 n filtrarea unei baze de date, urmai etapele: 1. Alegei DataFilterAutoFilter de pe bara de meniuri. 2. Dai clic n butonul cu lista autoderulant a cmpului de filtrat. 3. Selectai opiunea Top10 n caseta listei autoderulante. Excel va deschide caseta de dialog Top10 AutoFilter, asemntoare celor din Figura 9-11.
Figura 9-11: Caseta de dialog Top10 AutoFilter.
Implicit, Top10 AutoFilter alege s afieze primele zece valori ale cmpului selectat. Putei schimba aceasta nainte de a filtra baza de date. 4. Pentru a afia numai ultimele zece nregistrri, schimbai Top cu Bottom n caseta tip list autoderulant. 5. Pentru a afia mai mult dect primele sau ultimele 10 nregistrri, introducei noua valoare n caseta de text ce conine implicit valoarea 10 sau selectai o nou valoare din aceasta. 6. Dac vrei s afiai nregistrrile ce se ncadreaz n primele/ ultimele 10 procente, schimbai valoarea Items cu Percent n caseta de text. n Figura 9-12 este afiat baza de date a clienilor firmei Little Bo Peep dup folosirea opiunii Top 10. Sunt afiate numai acele nregistrri ale cror valori pentru cmpul Total de ncasat sunt n primele 10.
322
Afirmarea creativitii dumneavoastr prin crearea de autofiltre definite

Mai mult dect a filtra baza de date pentru nregistrri care conin anumite elemente (ca de exemplu: Newark pentru City sau CA pentru State), putei crea autofiltre definite ce v permit s vizualizai nregistrri dup criterii mai puin exacte (de exemplu: toate numele ce ncep cu litera M sau intervale de valori: salarii ntre 25000$ i 35000$ pe an). Dac dorii s creai un filtru definit pentru un cmp, facei clic pe butonul listei autoderulante i selectai opiunea Custom de la nceputul listei. Excel va afia caseta de dialog a AutoFiltrului Definit, similar celei din Figura 9-13.
Figura 9-12: Baza de date dup utilizarea opiunii Top10 a AutoFiltrului, astfel nct sunt afiate toate nregistrrile ale cror valori pentru cmpul Total Due sunt n primele zece.
Figura 9-13: AutoFiltru definit pentru care Total Due este mai mare sau egal de 25000$ i mai mic sau egal de 50000$.
323
n aceast caset de dialog trebuie mai nti s selectai din cadrul primei liste autoderulante operatorul pe care dorii s-l folosii (a se vedea Tabelul 9-2), apoi trebuie s introducei n caseta de text din dreapta valorile (text sau cifre) care trebuie s ndeplineasc o condiie (s fie mai mari dect, mai mici dect sau egale cu un anumit text sau numr) este foarte important s reinei c putei selecta una din valorile deja existente n lista autoderulant, n loc s introducei o valoare de la tastatur. n continuare, pentru ca filtrul s fie aplicat, mai trebuie doar s facei clic pe OK sau s apsai Enter.
Tabelul 9-2
Operator Equals Does not equal Is greater than
Moduri de a obine o nregistrare definit

Exemple Salariul egal cu 35000 Statul este diferit de NY Codul este mai mare dect 42500 Inregistrrile pe care le caut n baza de date nregistrri pentru care salariul este egal cu 35000$ nregistrri pentru care valoarea cmpului State nu este NY nregistrri pentru care valoarea cmpului cod este mai mare dect 42500 nregistrri pentru care valoarea cmpului cod este mai mare sau egal cu 42500 nregistrri pentru care valoarea cmpului salariu este mai mic de 25000$ pe an nregistrri pentru care valoarea cmpului salariu este mai mic sau egal cu 25000$ pe an nregistrri pentru care numele ncepe cu litera d nregistrri pentru care numele nu ncepe cu litera d nregistrri pentru care numele se termin cu ey nregistrri pentru care numele nu se termin cu ey
Is greater then or equals to Is less than
Codul este mai mare sau egal cu 42500 Salariul este mai mic dect 25000
Is less than or equals to Begins with Does not begin with Ends with Does not end with
Salariul este mai mic sau egal cu 25000 ncepe cu d Nu ncepe cu d Se termin cu ey Nu se termin cu ey
324
Putei folosi opiunea AutoFilter pentru a filtra nregistrrile bazei de date dup cmpuri ale cror valori sunt cuprinse ntr-un interval sau ndeplinesc un anumit criteriu. Pentru a stabili intervalul de valori, selectai primul operator ca fiind is greater than sau is greater than or equal to(de exemplu) i apoi selectai sau introducei valoarea minim (limita inferioar a intervalului). Dup ce ai selectat butonul radio And, continuai cu selectarea operatorului is less than sau is less than nor equal to i introducei sau selectai din lista autoderulant valoarea maxim (limita superioar a intervalului).
Figura 9-14: Baza de date dup aplicarea autofiltrrii definite.
Figurile 9-13 i 9-14 prezint cum se pot filtra nregistrrile n baza de date cu clieni, n aa fel nct s fie afiate pe ecran doar acele nregistrri pentru care valoarea Total Due se ncadreaz ntre $25.000 i $50.000. Aa cum se arat i n Figura 9-13, aceste valori limite se stabilesc ca filtru prin selectarea n primul rnd a operatorului is greather than or equal to i introducerea sau alegerea $25.000 din lista autoderulant ca limit inferioar a intervalului. Apoi, dup ce ai apsat butonul radio And, selectai is less than or equal to ca operator i $50.000 ca limit superioar a intervalului. Figura 9-14 prezint rezultatul folosirii acestui filtru asupra bazei de date cu clieni. Pentru a stabili o condiie sau .../sau ... n caseta de dialog (Custom AutoFilter), n mod normal se alege ntre operatorii eguals sau does not equals (care este mai potrivit) i apoi se introduce sau selecteaz valoarea care trebuie egalat (ntlnit) sau care nu trebuie s fie egalat (ntlnit) apoi se selecteaz
325
butonul Or i se alege oricare operator care este mai potrivit cerinei, dup care se introduce sau selecteaz o a doua valoare care trebuie sau nu s fie egalat. De exemplu, dac dorii s filtrai baza de date n aa fel nct s fie afiate pe ecran doar nregistrrile n care statul este WA (Washington) sau OR (Oregon) trebuie s selectai primul operator egal i s introducei sau s selectai ca valoare WA ca prim intrare. Urmtorul pas este s selectai butonul Or i apoi s selectai egal ca al doilea operator i s introducei sau s selectai OR ca a doua intrare. Apsnd Enter sau butonul OK, baza de date va fi filtrat i Excel va afia pe ecran numai acele nregistrri care au introduse n cmpul Statul codul WA sau OR.
326
Capitolul 10
Despre hiperlegturi i Pagini Web

n acest capitol Crearea unei hiperlegturi ctre un alt document Office, registrul de lucru, registrul de lucru Excel, foaie de lucru sau zon de date Crearea unei hiperlegturi ctre o pagin Web Schimbarea unor stiluri de hiperlegturi Salvarea datelor dintr-o foaie de lucru Excel i a diagramelor ntr-o pagin de Web static Crearea de pagini Web cu date surs i diagrame interactive Editarea de pagini Web cu editorul dumneavoastr preferat de pagini Web sau cu Word 2000 Copierea tabelelor de date dintr-o pagin Web ntr-o foaie de lucru folosind tragerea i plasarea Previzualizarea paginilor Web (create cu Excel) n propriul dumneavoastr navigator de Web Crearea dosarelor Web i a locaiilor FTP (File Transfer Protocol) n care v putei publica paginile Web de Excel Editarea (cu ajutorul editorului dumneavoastr favorit de pagini Web sau cu Word 2000) unor pagini Web care s conin datele i diagramele din foile dumneavoastr de lucru Transmiterea foilor de lucru prin e-mail
cum c toat lumea pare s aib febra Internetului i c World Wide Web a devenit cel mai cunoscut i utilizat lucru de la felia de pine ncoace, nu ar trebui s v surprind s aflai c Excel 2000 ofer o mulime de faciliti foarte interesante legate de Web. Cele mai importante dintre acestea sunt reprezentate
328
de posibilitatea de a aduga hiperlegturi celulelor din foaia de lucru i de a transforma foaia de lucru ntr-o pagin Web pe care o putei publica pe serverul dumneavostr de Web. Printr-un simplu clic pe mouse, hiperlegturile dintr-o foaie de lucru deschid alte documente Office: un anumit registru de lucru, registre i foi de lucru Excel (indiferent dac aceste documente se gsesc pe hard disc, pe serverul din reeaua dumneavoastr LAN (Local Area Network) sau pe pagini Web de pe Internet sau Intranet-ul firmei). De asemenea, putei stabili (seta) hiperlegturi pentru e-mail care s transmit automat mesaje ctre partenerii dumneavoastr cu care corespondai de obicei, la care putei ataa registre de lucru Excel sau alte tipuri de fiiere Office. Paginile Web pe care le creai cu ajutorul foilor de lucru Excel 2000 fac ca Excel s prelucreze date, liste i hri care se gsesc la oricine are un navigator de Web i acces Internet (pe care le are mai toat lumea din afaceri n ziua de azi), fr a conta ce tip de computer folosesc acetia sau dac folosesc sau nu Excel. Cnd salvai n Excel 2000 foi de lucru ca pagini Web, avei acum posibilitatea de a alege ntre a face datele din foaia de lucru statice sau interactive. Cnd salvai o foaie de lucru ca pagin Web static, utilizatorii ei vor fi limitai doar la simpla vizionare a datelor fr a le putea modifica. Cnd salvai o foaie de lucru ca pagin Web interactiv, utilizatorii ei (care folosesc Microsoft Internet Explorer 4.0 sau o versiune mai nou) o pot vedea i chiar modifica . De exemplu, dac salvai un formular care calculeaz subtotaluri i totaluri ca pagin Web interactiv, utilizatorii dumneavoastr pot edita cantitile ordonate i pagina Web va recalcula totalurile automat. Sau , dac salvezi o list baz de date (ca cele descrise n Capitolul 9) ca pagin Web interactiv, utilizatorii dumneavoastr pot sorta i filtra datele n browser-ul lor Web aa cum facei dumneavoastr cu programul Excel 2000!
Adugarea hiperlegturilor la o foaie de lucru

Hiperlegturile pe care le adugai foii de lucru pot fi de urmtoarele tipuri: Hypertext care apare automat n celule ca text albastru subliniat Clip Art i grafice din fiiere pe care le-ai inserat n foaia de lucru Grafice pe care le-ai desenat cu instrumente din bara de instrumente Drawing efectul obinut este transformarea imaginilor grafice n butoane
Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________
329
Cnd creai o hiperlegtur, text sau diagram, putei face legturi ctre alte registre de lucru Excel sau alte tipuri de fiiere Office, ctre adresa unui site Web (folosind adresa URL acea monstruozitate care ncepe cu http://), ctre o anume locaie din acelai registru sau ctre o adresa e-mail. Acea anume locaie poate fi o adres a unei celule sau a unei zone de date (pentru detalii consultai Capitolul 6) dintr-o foaie de lucru specificat. Pentru a crea textul unei celule creia s-i ataai o hiperlegtur, urmai paii: 1. Selectai celula din foaia de lucru a registrului de lucru care dorii s conin hiperlegtura. 2. Introducei textul pentru hiperlegtur n celul; apoi apsai butonul Enter n bara formulei. Pentru a insera o bucat din clip art sau o imagine grafic (nmagazinat n propriul su fiier grafic) n foaia de lucru creia i ataai hiperlegtura urmai paii: 1. Alegei InsertPictureClip Art sau InsertPictureFrom File; apoi selectai bucata de clip art sau fiierul grafic cu imaginea pe care dorii s o folosii pentru hiperlegtur. n momentul n care Excel introduce clip art-ul sau imaginea fiierului grafic n foaia dumneavoastr de lucru, imaginea este selectat (observndu-se prin ghidajele de dimensionare ale casetei care o nconjoar). 2. Folosii ghidajele de dimensionare pentru a stabili dimensiunea imaginii grafice, apoi tragei imaginea n locul de pe foaia de lucru n care dorii s apar imaginea hiperlegturii. Pentru a aduga hiperlegtura unui text sau unei imagini grafice n foaia dumneavoastr de lucru, urmai paii: 1. Selectai celula cu textul sau graficul care dorii s fie interconectat. 2. Alegei InsertHyperlink de pe bara meniului sau facei clic pe butonul Insert Hyperlink (acel buton cu imaginea unei buci de lan n faa unui glob pmntesc) de pe bara de instrumente Standard. Excel deschide caseta de dialog Insert Hyperlink (asemntoare cu cea prezentat n Figura 10-1) unde trebuie s indicai fiierul, adresa Web (URL) sau o anumit locaie din registrul de lucru.
330
Figura 10-1: Realiznd o legtur ctre o pagin Web, n cadrul casetei de dialog Insert Hyperlink.
3a. Pentru ca hiperlegtura s deschid un alt document, o pagin Web de pe Intranet-ul firmei sau un site Web de pe Internet, facei clic pe Existing File sau pe butonul Web Page dac nu este selectat deja, apoi introducei calea ctre dosarul sau URL-ul paginii Web n caseta de dialog Type the file sau Web page name. Dac documentul pe care dorii s-l legai se gsete pe hard disk-ul dumneavoastr sau pe un hard disk pe care computerul dumneavoastr l localizeaz, facei clic pe butonul File i n caseta de dialog Link to File selectai fiierele acestuia (ceea ce se face ca la caseta de dialog Open, care a fost descris n Capitolul 2) nainte de a da clic pe OK. Dac ai deschis recent documentul la care dorii s facei legtura putei s-l selectai din caseta: Or select from list, afiat executnd clic pe butonul Recent Files. Dac documentul la care dorii s facei legtura se gsete pe un site Web i i cunoatei adresa Web (de exemplu: http://www.dummies.com/excel2k.htm), putei s o scriei n caseta de text Type the file sau Web page name).
S
T FA
Dac nu suntei siguri de adresa Web a fiierului la care dorii s facei legtura (i trebuie s o introducei exact aa cum apare n caseta de text Type the file sau Web page name), dar pagina Web este una pe care ai parcurs-o recent sau la care ai mai fcut o conexiune nainte, putei selecta adresa paginii din caseta Or select from list. Pentru a afia pe ecran lista cu titlurile paginilor Web pe care le-ai parcurs recent, facei clic pe butonul Browsed pages. Pentru a afia o list cu URL-uri (Uniform Resource Locator) ale paginilor Web la care ai fcut nainte legturi facei clic pe butonul Inserted Links. Cnd ai apsat acest buton, Excel afieaz o list a celor mai recente legturi adugate sau adresele Web pe care le-ai tiprit n bara Address.
331
3b. Pentru a obine hiperlegtura, mutai indicatorul celulei ntr-o alt celul sau zon de celule n cadrul aceluiai registru de lucru, facei clic pe butonul Place in This Document, apoi introducei adresa celulei sau a zonei de date n caseta de text Type the cell reference sau selectai numele foii dorite sau irul de nume din lista Or select a place n this document (aa cum se vede n Figura 10-2).
Figura 10-2: Realizarea unei legturi ctre o celul (nume de zon sau referina celulei respective) n caseta de dialog Insert Hyperlink.
3c. Pentru a deschide un nou mesaj e-mail, n programul dumneavoastr de e-mail (n cele mai multe cazuri este Outlook Express, care vine odat cu Internet Explorer 5.0 care vine odat cu Office 2000), adresat unui anume destinatar, facei clic pe butonul e-mail address, apoi introducei adresa e-mail a destinatarului n caseta de text E-mail address (aa cum se poate observa n Figura 10-3). De ndat ce ncepei tiprirea adresei e-mail n caseta de text E-mail address, Excel insereaz n faa a ceea ce ai tastat textul mailto: (mailto: este indicatorul HTML HyperText Mark-up Language - care atenioneaz Excel-ul s deschid programul de e-mail, cnd se execut clic pe hiperlegtur).
332
Dac dorii ca hiperlegtura s adauge subiectul mesajului e-mail n programul dumneavoastr de e-mail atunci cnd este deschis un nou mesaj, introducei textul care dorii s apar n caseta de text Subject. Dac adresa destinatarului este deja afiat n lista Recentely used e-mail addresses, putei introduce adresa n caseta de text E-mail address doar printr-o simpl apsare cu mouse-ul pe aceasta n lista din caseta amintit. 4. (Opional) Pentru a schimba textul hiperlegturii care apare n celula foii de lucru (subliniat i de culoare albastr) sau pentru a aduga un text, dac celula este goal, tastai eticheta dorit n caseta text Text to display.
Figura 10-3: Conectarea la o adres de e-mail n caseta de dialog Insert hyperlink.
5. (Opional) Pentru a aduga un SfatEcran hiperlegturii h, care s apar atunci cnd poziionai pointer-ul mouse-ului pe hiperlegtur, facei clic pe butonul SfatEcran (ScreenTip), apoi introducei n caseta de text ScreenTip textul care dorii s apar alturi de pointer-ul mouse-ului i dai OK. 6. Facei clic pe butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Insert Hyperlink.
333
Urmai acele hyperlink-uri la destinaie!

Dup ce ai creat o hiperlegtur n foaia de lucru, putei s-o urmai ctre destinaia pe care i-ai asociat-o. Pentru a urmri o hiperlegtur, poziionai pointer-ul mouse-ului pe textul albastru subliniat (dac ai asociat o hiperlegtur unui text dintr-o celul) sau pe imaginea graficului (pentru hiperlegtura unei diagrame inserate n pagina de lucru). Cnd pointerul mouseului se transform ntr-o mn cu degetul arttor ndreptat n sus, facei clic pe hypertextul sau pe imaginea graficului i Excel 2000 va trece la documentul extern indicat, pagina Web, celula din registrul de lucru respectiv sau mesajul email. Cnd legtura depinde de destinaia hiperlegturii, se ntmpl dup cum urmeaz: Hiperlegtura ctre un document extern: Excel deschide documentul ntr-o fereastr a lui proprie. Dac programul cu care s-a creat documentul (cum ar fi Word 2000 sau PowerPoint 2000) nu este lansat deja, Windows 95/98 lanseaz programul surs al documentului concomitent cu deschiderea documentului. Hiperlegtura ctre o pagina Web: Excel deschide pagina Web n fereastra propriului su navigator de Web. Dac nu suntei conectai la reea n momentul selectrii hiperlegturii, Windows 95/98 va deschide caseta de dialog Connect To n care trebuie s apsai butonul Connect. Dac Internet Explorer nu este deschis n momentul clic-ului pe hyperlink, Windows va lansa acest browser Web nainte de a deschide pagina Web a crei adres URL este coninut n hyperlink. Hiperlegtura ctre adresa unei celule: Excel activeaz foaia de lucru n registrul de lucru curent i selecteaz celula sau celulele ale cror foaie i adres este trecut n hyperlink. Hiperlegtura ctre un e-mail: Excel lanseaz programul dumneavoastr de e-mail, care deschide un nou mesaj e-mail ctre adresa e-mail pe care ai introdus-o cnd ai creat hiperlegtura. Dup ce ai urmrit legtura unui hypertext la destinaia sa, culoarea hypertextului se schimb de la tradiionalul albastru nchis la o nuan nchis de violet (rmnnd tot subliniat). Aceast schimbare de culoare indic faptul c hiperlegtura a fost utilizat. (Not: hiperlegtura grafic nu sufer aceast schimbare de culoare dac este utilizat.) De reinut c Excel va readuce textul subliniat la culoarea iniial de albastru nchis (de hiperlegtur neutilizat) la deschiderea ulterioar a registrului de lucru.
334
Cnd urmrii hiperlegtura n cadrul unei foi de lucru putei folosi butoane de pe bara de instrumente Web. Pentru a afia bara de instrumente Web, alegei din bara de meniuri a Excel-ului ViewToolbarsWeb. Pentru a trece nainte sau napoi ntre celula cu hiperlegturaintern i foaia ei i/sau adresa celulei de destinaie putei folosi butoanele Back i Forward de pe bara de instrumente Web (prezentat n Figura 10-4). Dup ce ai fcut clic pe hiperlegtura dintr-o celul i ai srit la destinaia acesteia, pentru a reveni la celula iniial putei da clic pe butonul napoi (Back) de pe bara de instrumente Web. Odat ajuni napoi la celula iniial putei reveni la destinaia hiperlegturii apsnd pe butonul Forward de pe bara de instrumente Web. Figurile 10-5 pn la 10-7 arat cum putei folosi hiperlegturile pentru a ajunge n diferite pri ale unui registru de lucru. Figura 10-5 prezint o foaie de lucru care conine un cuprins interactiv ctre toate tabelele de date i diagramele Profit and Loss din acest registru de lucru. Aceast cuprins interactiv conine o list de tabele de date i diagrame coninute n registrul de lucru n cauz. A fost adugat cte o legtur hypertext ctre foaia de lucru, ctre zona de date corespunztoare fiecrei intrri din aceast list, n seria de celule B4:B15 (am scos grilele foii de pe aceast foaie pentru a facilita vizualizarea i folosirea acestor hiperlegturi).
More Buttons Back Foreward Stop Current Jump Go Address
Figura 10-4: Bara de instrumente Web apare ori de cte ori utilizai hiperlegturil e pe care leai adugat registrului de lucru.
Refresh Current Page
Favorites Search the Web
Show Only Web Toolbar
Start Page
335
Figura 10-5: Cuprinsul interactiv cu legturi hypertext la foile de lucru care conin date despre Profit i pierdere i grafice de tip structur radial.
Cnd facei clic pe hiperlegtura Mother Goose Enterprise P&L, aa cum apare n Figura 10-5, Excel v duce imediat la celula A1 din foaia de lucru Total Income. n aceast foaie de lucru, imaginea grafic a paginii de pornire (Home page - format dintr-o cas suprapus pe o pagin de hrtie) apare n dreapta titlului paginii de pornire n cadrul celulei A1 a foii de lucru Total Income, dup cum se observ n Figura 10-6. Aceast diagram conine o hiperlegtur care, atunci cnd este apelat, v readuce n celula A1 a foii de lucru cu tabla de materii a registrului (cea din Figura 10-5). Figura 10-7 prezint ce se ntmpl cnd facei clic pe legtura hypertext MGE Projected Expenses Pie Chart. Acest hyperlink este ataat zonei de date numit Exp_Pie. Aceast zon de date este compus din celulele A28:D45 din foaia de lucru Total Income. De reinut c executnd clic pe acest legtur hypertext selectai toate celulele din zona de date amintit, care se ntmpl s fie dedesubtul graficului tridimensional de tip structur radial care indic totalul cheltuielilor anticipate pentru anul 2001. Din cauza faptului c nu se poate ataa o hiperlegtur direct unui grafic dintr-o foaie de lucru, trebuie s recurgei la selectarea celulelor deasupra crora va fi poziionat graficul ataat foii de lucru atunci cnd dorii s vizualizai un anumit grafic al unei foi de lucru cu ajutorul hiperlegturii.
336
Figura 10-6: Realiznd hiperlegtura Mother Goose Enterprise P&L.
Figura 10-7: Rezultatul activrii legturii hypertext MGE Projected Expenses Pie Chart.
337
n dreapta structurii radiale a cheltuielior previzionate pentru ntreprinderile Mother Goose (MGE Projected Expenses), vei vedea imaginea unei explozii ca o stea (pe care am creat-o cu ajutorul barei de instrumente Drawing, folosind opiunea Stars and Banners din meniul derulant AutoShapes. Aceast imagine realizat manual conine aceeai hiperlegtur ca i imaginea din Clip Art a foii de nceput (prezentat n Figura 10-6), aa nct, atunci cnd este apelat, v trimite napoi la celula A1 a foii de lucru care are cuprinsul registrului de lucru.
Editarea i formatarea legturilor hypertext

Coninutul celulor care au legturi hypertext pot fi formatate conform celor dou setri coninute de cele dou stiluri ncorporate ale registrului de lucru: Hyperlink i Followed Hyperlink. Stilul Hyperlink se aplic tuturor legturilor hypertext din foaia de lucru neutilizate pn n momentul respectiv. Stilul Followed Hyperlink este aplicat tuturor legturilor hypertext utilizate. Dac dorii s schimbai forma n care apare hypertextul, utilizat sau neutilizat, n registrul de lucru, trebuie s schimbai formatarea folosit pentru stilurile Hyperlink, respectiv Followed Hyperlink. (Consultai Capitolul 3 pentru informaii privind modificarea stilurilor) Dac avei nevoie s editai coninutul unei celule n care se afl o legtur hypertext trebuie s fii ateni ca, atunci cnd trecei n modul de editare al celulei, s nu folosii din greeal hiperlegtura. Aceasta nseamn c n nici un caz nu trebuie s dai clic cu butonul din stanga (principal) al mouse-ului pe celula cu hypertext deoarece aa vei utiliza hiperlegtura i vei fi dui la destinaia acesteia. Cea mai bun cale de a evita aceast problem, dac suntei obinuii s selectai celulele cu mouse-ul, este s procedai astfel: 1. Facei clic pe urmtoarea csu de lng celula care conine legtura hypertext, presupunnd c respectiva csu nvecinat nu conine la rndul ei o hiperlegtur. 2. Folosii sgeata corespunztoare de pe tastatur pentru a selecta celula cu legtura hypertext pe care dorii s o editai. 3. Apsai F2 pentru a aduce Excel 2000 n modul de editare. 4. Facei modificrile dorite n coninutul hypertext-ului din celul, apoi apsai Enter pentru a termina editarea. Dac dorii s editai destinaia unei legturi hypertext (ca opus al coninutului celulei creia i este ataat hiperlegtura) trebuie s dai clic-dreapta pe celula cu legtura, pentru a deschide meniul de comenzi rapide al celulei (i pentru a
338
evita s activai hiperlegtura ), i apoi s selectai comanda HyperlinkEdit Hyperlink de pe acest meniu. Fcnd aceasta vei deschide caseta de dialog Edit Hyperlink (care, dup ce ai completat-o, seamn cu caseta de dialog Insert Hyperlink, prezentat n Figura 10-1) unde putei schimba textul i/sau locaia hiperlegturii. Pentru a copia un hyperlink dintr-o celul n alta dai clic-dreapta pe celul (fii ateni s nu dai clic cu butonul stng al mouse-ului, deoarece acesta va avea ca rezultat urmrirea hiperlegturii la destinaie) i apoi selectai comanda HyperlinkCopy Hyperlink de pe meniul de comenzi rapide al celulei. Astfel, Excel va marca de jur mprejur celula (va plasa un marcator n jurul celulei) i apoi putei lipi celula copiat ntr-o nou celul selectnd noua celula i apsnd tasta Enter (la fel cum facei cnd copiai coninutul unei celule). De reinut c, atunci cnd copiai un hyperlink ntr-o celul goal din registrul de lucru, calea, adresa URL sau adresa e-mail care reprezint destinaia vor apare n celul. Apoi, cnd introducei datele n acea celul, destinaia hiperlegturii dispare i apar datele de intrare n formatul scrisului din celula cu Hyperlink. Pentru a ndeprta un hyperlink fr a pierde textul introdus n celul dai clic-dreapta pe hiperlegtur i selectai HyperlinkRemove Hyperlink din meniul de comenzi rapide al celulei. Pentru a ndeprta att textul din celul ct i hiperlegtura trebuie s selectai celula i apoi s apsai tasta Delete (ceea ce este echivalent cu alegerea comenzii EditClearAll de pe bara de meniuri).
Editarea i formatarea graficelor cu hiperlegtur

Dac dorii s selectai o imagine grafic creia s i ataai o hiperlegtur, putei s editai acea imagine innd tasta Ctrl apsat n timp ce facei clic pe imaginea respectiv. Fcnd aceasta selectai graficul i apare bara de instrumente pentru imagini: Picture toolbar. Putei alege de pe bara de meniuri FormatPicture (sau apsai Ctrl+l) sau dai clic-dreapta pe imagine i apoi alegei Format Picture din meniul scurt al graficului. Fcnd aceasta, deschidei caseta de dialog Format Picture unde putei modifica diverse i variate proprieti ale imaginii precum: culoarea, modelul de umplere, luminozitatea i contrastul, modul de decupare i dac imaginea se poate mica i modifica sau nu n momentul editrii celulei selectate. Putei de asemenea s folosii instrumentele de pe bara de instrumente Picture toolbar pentru a edita anumite proprieti ale graficului (precum luminozitatea sau contrastul). Dac dorii s redimensionai manual imaginea graficului sau s-l mutai n cadrul foii de lucru trebuie s dai Ctrl+clic pe grafic (innd apsat tasta Ctrl
339
n momentul clic-ului) i apoi s-l directionai cu mouse-ul. Pentru redimensionarea graficului tragei de ghidajul de dimensionare cel mai potrivit al imaginii. Pentru a repoziiona graficul tragei-l (cnd pointerul mouse-ului se transform n sgeat bidirecional n form de cruce) ctre poziia dorit. Pentru a copia un grafic mpreun cu hiperlegtura sa trebuie, innd apsat tasta Ctrl, s facei clic pe imagine i, fr a elibera tasta, s deplasai o copie a graficului n noua locaie. Un alt mod de a realiza acest lucru ar fi s dai clic-dreapta pe imaginea graficului i apoi s o trecei n clipboard alegnd comanda Copy de pe meniul de comenzi rapide al graficului. Dup ce ai copiat graficul i hiperlegtura sa n clipboard putei s-l lipii ntr-o nou locaie cu comanda EditPaste de pe bara de meniuri obinuit a Excel-ului (Ctrl+V) sau apsnd butonul Paste de pe bara de instrumente Standard. Pentru a terge o imagine grafic mpreun cu hiperlegtura sa dai Ctrl+clic pentru a o selecta, apoi apsai tasta Delete. Pentru a terge o hiperlegtur fr a afecta graficul, dai clic-dreapta pe grafic i apoi selectai de pe meniul de comenzi rapide HyperlinkRemove Hyperlink. Pentru a edita destinaia hiperlegturii dai clic-dreapta pe grafic, apoi selectai comanda HyperlinkEdit Hyperlink din meniul de comenzi rapide al imaginii pentru a deschide caseta de dialog Edit Hyperlink, unde vei putea modifica locaia destinaiei.
Foi de lucru pe Web?

Conceptul de a publica foi de lucru cu date pe World Wide Web face multe valuri n mai multe sensuri, att din punctul de vedere al formatului tabelar al foii de lucru ct i al calculelor din cadrul acesteia. Oricine a ncercat s creeze un tabel HTML (HyperText Mark-up Language) v va spune c este unul dintre cele mai ngrozitoare lucruri. Chiar i crearea celui mai simplu table HTML este dificil doarece trebuie s foloseti etichetele <TH> i </TH> pentru a seta capetele coloanelor, alturi de etichetele <TR> i </TR>pentru setarea rndurilor tabelului, precum i etichetele <TD> i </TD> pentru definirea numrului i grosimii coloanelor, ca de altfel i direcionarea datelor n cmpurile destinate lor. Excel 2000 v permite crearea de pagini Web care s reprezinte foi de lucru att n mod static, de genul privete, dar nu atinge, ct i interactive. Cnd creai pagini Web cu foi de lucru statice, utilizatorii dumneavoastr pot vedea datele Excel chiar i doar cu ajutorul browser-ului lor Web. Cnd creai pagini Web cu foi de lucru interactive, utilizatorii dumneavoastr se pot juca cu
340
datele, editndu-le i dndu-le noi valori. Depinznd de natura foii de lucru, utilizatorii dumneavoastr pot chiar s continue calcule i, n cazul listelor cu date, s manipuleze datele sortndu-le i filtrndu-le. S salvai o foaie de lucru Excel ca pagin Web este foarte simplu, trebuie doar s alegei comanda FileSave as Web Page din bara de meniuri a Excel-ului 2000. La selectarea acestei comenzi , Excel 2000 va deschide caseta de dialog Save as, cea din Figura 10-8. Dup cum probabil ai observat versiunea pagin Web a cutiei de dialog Save as are aceleai comenzi de baz ca aceea a unui fiier normal. Versiunea Web-page difer de versiunea unui registru de lucru prin urmtoarele: Entire Workbook or Selection: Sheet: Cnd alegei FileSave as Web Page, Excel 2000 v acord posibilitatea de a alege ntre salvarea tuturor datelor din toate foile de lucru (prin selectarea opiunii Entire Workbook, care este selectat implicit) i salvarea datelor selectate din foaia de lucru curent (cu ajutorul butonului radio Selection). De reinut c dac nici o diagram sau grup de celule nu au fost selectate n prealabil n foaia de lucru curent, aceast opiune apare ca fiind Selection: Sheet, iar cnd selectai acest buton radio, Excel cuprinde toate datele din foaia de lucru curent ntr-o pagina Web nou. Dac ai selectat n foaia de lucru un grafic, opiunea din caseta de dialog va apare ca Selection: Chart (selectare grafic). Cnd ai selectat un grup de celule aceast opiune apare ca Selection: urmat de adresele celulelor selectate. Publish: Folosii butonul radio Publish pentru a deschide caseta de dialog Publish as Web Page (prezentat n Figura 10-9) pentru a alege diverse opiuni de publicare. Aceasta caset de dialog v permite s selectai punctele din registrul de lucru pe care dorii s le introducei n pagina Web, s editai tipul de interactivitate pe care s-o folosii, dac exist vreuna, s scriei numele noii pagini Web sau dac s deschidei sau nu pagina Web cu browser-ul Web de pe calculatorul dumneavoastr. Add interactivity: Dac dorii ca utilizatorii dumneavoastr s poat edita, recalcula sau s filtreze datele din foaia de lucru ori, n cazul bazelor de date, s sorteze i/sau s filtreze ntregistrrile, selectai opiunea Add Interactivity. De reinut c aceast opiune este disponibil doar n cazul n care n caseta de dialog Save as se alege pentru aria de salvare opiunea Selection: Sheet (vedei situaia de la primul punct al acestei liste). Title: Pentru a aduga un titlu unei noi pagini Web folosii butonul Change Title situat n dreapta etichetei pentru titlu i se va deschide caseta de dialog Set Page Title. Titlul pe care l adugai va apare centrat n partea de sus a paginii Web, deasupra ntregului coninut al paginii de lucru. (Nu confundai titlul cu antetul paginii Web care apare n bara de titlu a browser-ului Web al utilizatorilor). Indiferent ce titlu vei alege n
341
caseta de dialog Set Page Title, acesta va apare n caseta de dialog Save As, urmnd etichetei Title cnd apsai OK.
Figura 10-8: Caseta de dialog Save as care apare atunci cnd alegei comanda FileSave as Web Page.
Figura 10-9: Caseta de dialog Publish as Web Page deschis prin efectuarea unui clic pe butonul Publish din caseta de dialog Save As..
Salvarea unei pagini Web statice

Paginile Web statice ofer posibilitatea utilizatorilor dumneavoastr s vizioneze datele, dar nu i s le schimbe n vreun fel. Pentru a crea o pagina Web static, urmai paii: 1. Deschidei registrul de lucru pe care dorii s l salvai ca pagin Web. 2. (Opional) Dac dorii s salvai numai o parte i nu ntregul registru sau foaie de lucru, selectai coninutul celulelor respective.
342
Dac salvai o diagram, facei clic pe aceasta. Dac salvai o zon de date, selectai suprafaa acesteia. Dac tii c dorii s salvai un anumit tabel sau o anumit zon de date ale unei foi de lucru ntr-o nou pagin Web, ar trebui s selectai diagrama dorit nainte de deschiderea casetei de dialog Save As (aa cum este artat la pasul 3). Selectnd nainte graficul, butonul de opiune al seleciei Selection: Sheet se va transforma n opiunea Selection: Chart. n cazul salvrii unei serii de celule butonul cu opiunea selectrii Selection: Sheet se va transforma n Selection: urmat de adresa celulelor selectate. 3. Alegei FileSave as Web Page) de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Save As (prezentat anterior n Figura 10-8). 4. Indicai care parte dorii s o salvai n noua pagina Web. Pentru a salva ntregul coninut al registrului de lucru asigurai-v c butonul opiune Entire Workbook este selectat. Pentru salvarea doar a datelor din foaia de lucru curent alegei a doua opiune: Selection: Sheet. De reinut c dac ai fcut clic pe un grafic n foaia de lucru pe care dorii s o salvai ca pagin Web nainte s deschidei caseta de dialog Save As, al doilea buton de opiune va fi Selection: Chart (care l nlocuiete pe Selection: Sheet). Dac ai selectat o zon de celule va trebui s confirmai opiunea Selection: urmat de adresa zonei de celule selectate. Pentru a salva coninutul unei foi de lucru, alta dect cea curent, facei clic pe butonul Publish, apoi alegei foaia (dup descrierea acesteia; precum :Articol din Foaia 1, Articol din Foaia 2, etc.) din lista care se afl n caseta Choose. Pentru a salva un grafic, pe care nu l-ai selectat nainte de a deschide caseta de dialog Save As, facei clic pe butonul Publish, apoi alegei graficul (dup descrierea acestuia) din lista care se afl n caseta Choose. Pentru a salva o anumit arie de celule pe care nu le-ai selectat nainte de a deschide caseta de dialog Save As, facei clic pe butonul Publish, apoi selectai Range of Cells din lista care defileaz n jos a butonului Choose, urmnd s introducei aria de ntindere a grupului de celule imediat sub aceasta sau s le introducei aria de celule prin selectarea lor n foaia de lucru. 5. Alegei un nume de fiier pentru noua pagin Web.
343
Introducei un nume pentru noua pagin Web n caseta de text File name. Not: Excel va aduga extensia de fiier .htm (care reprezint HyperTextMarkup i indic c fiierul este de tipul text HTML) numelui de fiier pe care l-ai introdus n caseta de text. Dac plnuii s publicai pagina Web pe un server Web UNIX, inei minte c acest sistem de operare face diferena ntre majuscule i literele mici din cadrul numelui fiierului. (Sistemele de operare Macintosh i Windows nu fac aceast difereniere la numele fiierelor.) 6. Specificai locul n care va fi salvat pagina Web Cnd salvai o nou pagin Web pe hard-disk-ul computerului dumneavoastr sau pe un driver din reea, trebuie s specificai driver-ul i dosarul n caseta de text Save in, aa cum procedai i n cazul unui fiier normal de Excel. (A se vedea capitolul 2). Salvarea unei pagini ntr-un dosar se face astfel: Pentru a salva noua pagina Web direct pe site-ul Web al firmei dumneavoastr de pe Internet sau Intranet, facei clic pe butonul Web Folders i deschidei dosarul n care dorii s facei salvarea. Pentru a salva noua pagin pe un site FTP (File Transfer Protocol) pe care administratorul dumneavoastr Web sau specialistul preferat de Internet l-a setat, selectai locaia FTP din lista n cascad a opiunii Save in i apoi deschidei dosarul FTP n care dorii s salvai pagina.
De reinut c n ambele situaii, dumneavoastr (sau persoana specializat n Web) trebuie s fi iniializat deja dosarul Web sau locaia FTP nainte de a ncerca s salvai pagina de lucru acolo. Pentru detalii privind modul de iniializare a unui dosar Web, vedei Crearea directoarelor Web pentru publicarea de pagini Web n cadrul acestui capitol. Pentru detalii despre crearea locaiilor FTP, consultai seciunea Setarea locaiilor FTP pentru publicarea de pagini Web n cadrul acestui capitol. 7. (Opional) Specificai un titlu pentru pagina Web. Dac dorii ca Excel s adauge un titlu (care apare centrat n partea de sus a paginii de lucru, naintea oricrei date sau grafic) facei clic pe butonul Change Title din caseta de dialog Save As, dup care introducei textul titlului n caseta de dialog Set Page Title i dai OK. De reinut c putei edita titlul i cu butonul Change Title din caseta de dialog Publish as Web Page (pe care o putei deschide apsnd butonul Publish din caseta de dialog Save As).
344
8. Salvai pagina Web Pentru a salva noua pagin Web folosind setrile pe care le-ai fcut n paii anteriori, apsai butonul Save din caseta de dialog Save As (a se vedea Figura 10-8). Dac dorii o vedere rapid a paginii Web imediat nainte de salvare, facei clic pe butonul Publish pentru a deschide caseta de dialog Publish as Web Page i apoi selectai opiunea Open published web page in browser nainte de a da Enter sau a apsa butonul Publish. Reinei c n momentul salvrii paginii de lucru n noua pagin Web, Excel creaz automat un dosar (folder) cu acelai nume ca al fiierului cu extensia .htm care conine toate fiierele necesare paginii Web, cum ar fi fiierele de grafic i cu diagramele care nsoesc datele salvate. Aceasta nseamn c dac dorii s mutai pagina Web de pe hard disc pe un server Web va trebui s mutai odat cu aceasta i dosarul cu fiierele ataate ei, pentru ca utilizatorii s poat vedea i utiliza complet ntregul coninut al paginii dumneavoastr.
T FA
Dac ai prefera ca Excel s nu creeze acest dosar separat cu fiiere ataate, putei schimba setarea din caseta de dialog Web Options (pe care o deschidei alegnd ToolsOptions i apoi selectnd butonul Web Options din eticheta General). n caseta de dialog Web Options deselectai caseta de validare Organize supporting files in a folder, care se gsete n cadrul etichetei Files. De reinut, de asemenea c atunci cnd salvai registre de lucru ntregi, cu date i grafice, pe foi de lucru diferite, programul Internet Explorer va pstra aranjamentul iniial al foilor de lucru n format Excel ca rezultat al paginii Web statice, prin adugarea de etichete foilor de lucru n partea de jos a ferestrei. O astfel de situaie se observ n Figura 10-10. n figur este prezentat o pagin Web static n care se gsete un registru de lucru care conine o foaie de lucru cu un tabel de date i un grafic n Chart1. Observai cum Internet Explorer 5 pstreaz acest aranjament adugnd selectori de foi Sheet1 i Chart1 n partea inferioar a ferestrei n care se gsete pagina Web.
345
Figura 10-10: Pagin Web n care selectorii foilor sunt creai prin salvarea datelor i diagramelor n foi de lucru separate.
Salvarea unei pagini Web interactive

Facilitile pentru paginile Web interactive sunt unele dintre cele mai grozave faciliti aduse de Excel 2000; aceasta, deoarece utilizatorii paginilor Web interactive care folosesc Microsoft Internet Explorer (versiunea 4.0 sau mai nou) pot face schimbri n datele din foile de lucru toate acestea fr ca dumneavoastr s nu facei nici o parte de programare sau criptare (Punei toat chestia asta n ceaca dumneavoastr Java i bei-o!). Aceste schimbri pot include oricare din elementele prezentate n acest manual: Tabele de date din foaia de lucru: n tabelele din cadrul foii de lucru interactive putei edita valorile i putei face ca formulele s fie actualizate automat (sau manual). Putei de asemenea s schimbai formatarea cmpurilor de date i oricare din prile foii de lucru care apar n pagina Web. (Consultai Capitolele 3 i 4 pentru instruciuni despre formatarea i editarea datelor i a formulelor). Liste tip baz de date: n listele de tip baz de date interactiv putei sorta i filtra nregistrrile la fel cum o facei i n mod normal cu bazele de date n Excel (pentru detalii consultai Capitolul 9) sau cum le editai i schimbai formatul listelor. Grafice: n graficele interactive putei edita datele pe care se bazeaz graficul i acesta va fi refcut automat n pagina Web. Putei de asemenea
346
s facei schimbri n nsi formatul graficului, inclusiv tipul acestuia, titlul sau alte setri ale sale. Pentru a crea o pagin Web interactiv trebuie s urmai aceiai pai care au fost prezentai n seciunea Salvarea unei pagini Web statice, cu urmtoarele excepii: trebuie s selectai caseta de validare a opiunii Add Interactivity nainte de a termina salvarea sau de a apsa butonul Publish. Reinei c aceast caset este disponibil doar dac ai ales opiunea Selection: din caseta de dialog Save As.
Tabele pivot interactive

Excel pentru Windows 95 a introdus un mic i dichisit raport numit PivotTable (tabel pivot). Tabelele pivot din foile de lucru Excel sunt renumite pentru abilitatea lor de a schimba modul de prezentare al sumarului datelor pe foaie. Windows 2000 transpune nivelul de interactivitate i la nivelul rapoartelor PivotTable pe care le publicai n pagina Web. Subiectul despre rapoartele PivotTable depete aria de interes a acestei lucrri; iar dac dorii s aflai mai multe despre cum s le creai pe acestea va trebui s folosii ajutorul oferit de Asistentul Office. Pentru a crea o pagin Web cu un PivotTable interactiv trebuie doar s selectai acest raport nainte de a face operaiunea de salvare ca pagin Web, deschiznd caseta de dialog Save As prin alegerea FileSave as Web Page (nainte de a salva sau publica pagina, asigurai-v c ai selectat caseta de validare a opiunii Add Interactvity).
T FA
Reinei c atunci cnd creai o pagina Web cu un grafic interactiv trebuie s dai clic doar pe grafic nainte de a deschide caseta de dialog Save As cu comanda FileSave as Web Page. Excel va aduga automat n pagina Web datele de care are nevoie graficul din pagina de lucru (presupunnd c nu ai uitat s selectai caseta de confirmare a opiunii Add Interactvity nainte de a fi salvat sau publicat pagina) odat cu graficul interactiv. Cum manipulai datele din foile de lucru interactive Figura 10-11 prezint o pagin Web nou, care conine primul sfert al unei tabele interactive de vnzri (provenit din registrul de lucru de lucru Mother Goose Enterprises 2000 Sales) aa cum apare cnd deschidei pagina Web cu Microsoft Internet Explorer 5, care vine odat cu Office 2000. Am creat aceast tabel interactiv selectnd grupul de celule A1:E10 nainte de a da comanda
347
FiierSalvare ca pagin Web (FileSave as Web Page) i a selecta opiunea Add Interactivity. Cea mai important facilitate pe care o are pagina de lucru interactiv fa de cea static este bara de instrumente de deasupra foii de date. Putei folosi aceste butoane pentru a edita date sau pentru a influena modul de prezentare al acestora. Putei folosi barele de defilare care apar de-a lungul laturilor din dreapta i/sau de jos ale tabelei pentru a vizualiza partea din tabela care v intereseaz sau putei chiar redimensiona tabela. Putei face aceast ultim aciune trgnd de butonul de dimensionare care apare n colul din dreapta-jos al tabelei. n cazul tabelelor de date de dimensiuni mai mici, precum cea din Figura 10-10, putei mri suprafaa de vedere a tabelei ntr-att nct s dispar barele de defilare din dreapta sau josul tabelei.
About Microsoft Web Components Sort Ascending AutoSum Sort Descending Paste Undo Copy AutoFilter Export to Excel Property Toolbox Help
Cut
Figura 10-11: O parte a unui tabel de vnzri interactiv dintr-o nou pagin Web afiat cu ajutorul Internet Explorer 5.
348
_______________________ Partea a IV-a: Viaa de dincolo de foile de calcul Cum s schimbai coninutul
Pentru a modifica o anume celul de date din foaia de lucru dai dublu-clic pe caseta respectiv pentru a-i selecta coninutul. Dac celula conine o etichet sau o valoare, acest text va fi selectat i l putei nlocui tastnd noua etichet sau valoare. Dac celula conine o formul, rezultatele calculate de aceasta vor fi nlocuite cu noua formul pe care o editai.
T FA
Dac dorii s mpiedicai utilizatorii s intervin asupra unor celule din foaia de lucru, va trebui s protejai tabelul sau foaia de lucru, nainte de a salva datele ca pagin Web. Dac dorii ca utilizatorii s poat interveni doar asupra unor celule (cum ar fi cantitile pe care doresc s le comande), fr a le permite s fac modificri n altele (cum ar fi celulele cu preurile sau cele n care se calculeaz totalurile), va trebui s deblocai respectivele celule, care s poat fi modificate, nainte de a proteja foaia de lucru (care i va mpiedica pe utilizatori s aplice vreo modificare).
Schimbarea modului de afiare a datelor
Caseta de instrumente Spreadsheet Property este locul de unde putei schimba modul de vizualizare al datelor dintr-o foaie de lucru afiat ca pagin interactiv de Web. Pentru afiarea acestei casete, facei clic pe butonul Property Toolbox de pe bara de instrumente situat deasupra datelor din foaia de lucru.(Dac aceast caset nu este afiat, dai clic-dreapta n interiorul tabelului de date i alegei opiunea Property Toolbox din meniul de comenzi rapide). n Figura 10-12 este reprezentat tabelul cu vnzrile din primul semestru, alturi de caseta de instrumente Spreadsheet Property. Dup cum putei observa n figur, aceast caset conine 5 butoane pe care putei da clic pentru a accesa diverse opiuni. n Tabelul 10-1 sunt prezentate opiunile oferite de fiecare buton. Dup cum putei vedea n Tabelul 10-1, o pagin Web cu o foaie de date interactiv v permite un numr mare de posibiliti de editare i formatare. Reinei ns, c orice schimbri pe care le facei n foaia de lucru sunt temporare: nu putei salva schimbrile pe pagina Web. Tot ce putei face este s imprimai pagina Web alegnd FilePrint, obinnd o copie pe hrtie a textului reformatat sau reeditat sau, dac avei Excel 2000, sau s exportai pagina Web ctre un registru de lucru read-only (n care este permis doar citirea), executnd clic pe butonul Export to Excel de pe bara cu instrumente aflat deasupra tabelului de date. (Detalii gsii n seciunea Exportarea unei pagini interactive de Web n Excel, din cadrul acestui capitol.)
349
Figura 10-12: Tabelul interactiv coninnd vnzrile de pe primul semestru, alturi de caseta de instrumente Spreadsheet Property.
Tabelul 10-1 Descrierea instrumentelor din caseta Spreadsheet Property

Butonul General Opiunea Undo Help Text Format Font Size Cell format Column width Row height Horizontal alignment Descriere Anuleaz ultima modificare asupra datelor. V ofer ajutor pentru folosirea diverselor instrumente din caseta de instrumente Spreadsheet Property . Ofer posibilitatea de a scrie (sau nu) cu caractere aldine, italice sau subliniate n celulele selectate, sau de a schimba culoarea textului. Ofer posibilitatea schimbrii fonturilor folosite n celulele selectate. Ofer posibilitatea schimbrii mrimii textului n celulele selectate. Permite schimbarea culorii i bordurilor celulelor selectate i totodat mbinarea sau desprirea lor. Permite setarea unei noi limi (n pixeli) pentru coloana curent, prin introducerea unei noi valori n caseta de text. Permite setarea unei noi nlimi (n pixeli) pentru rndul curent, prin introducerea unei noi valori n caseta de text. Permite schimbarea alinierii orizontale (la stnga, centru, la dreapta) a textului n celulele selectate.
Format
350
Show / Hide
Vertical alignment Number format Toolbar Gridlines Title bar Column headers Row headers Calculate Now Automatic calculation Manual calculation
Calculations
Find
Find Next
Permite schimbarea alinierii verticale (sus , centru, jos) a textului din celulele selectate. Permite selectarea unui nou format pentru numere n celula selectat din meniul derulant . Ascunde sau afieaz bara cu instrumente deasupra tabelului de date din foaia de lucru. Afieaz sau ascunde liniile de gril ale tabelului de date din foaia de lucru Afieaz sau ascunde bara de titlu care identific tabelul de date ca fiind o foaie de calcul Microsoft. Afieaz sau ascunde literele coloanelor tabelului de date din foaia de lucru Afieaz sau ascunde numerele aflate n stnga fiecrui rnd. Alegei acest buton dac dorii recalcularea datelor din tabelul aflat ntr-o foaie de lucru ce a fost trecut la modul manual de recalculare, dup modificarea unor valori folosite de formulele din tabel. Selectai butonul radio Automatic calculation pentru a reveni la modul de calcul automat, dup folosirea anterioar a recalculrii manual. Selectai acest buton pentru a trece la modul manual de recalculare (modul de calcul automat este folosit implicit). Folosii butonul Find Next pentru a gsi urmtoarea apariie a unui ir de caractere pe care-l introducei n caseta de text Find. (Aceast opiune funioneaz identic cu cea din meniul Standard Excel - detalii privind regsirea unui text ntr-o foaie de lucru se afl n Capitolul 6.)
Figura 10-13 ilustreaz pagina de Web cu tabelul vnzrilor de pe primul semestru al anului 2000, dup nlturarea titlurilor de coloan i de rnduri, i a liniilor de gril ale tabelului. Cel mai adesea ns, vei dori s modificai coninutul tabelului i nu nfiarea sa. Figurile 10-14 i 10-15 ilustreaz exact acest tip de schimbare. n Figura 10-14, putei vedea o nou pagin Web, creat pe baza unei foi de lucru Excel ce conine un formular de comand Georgie Porgie Pie Palace. Aceasta conine toate formulele necesare calculrii preului complet pentru toate tipurile de plcint comandate, subtotalurilor, sumei oricrei taxe care se aplic i, n
351
final, totalului sumelor. Figura 10-15 prezint aceeai pagin Web dup introducerea tuturor informaiilor n celulele goale.
Figura 10-13: Pagina Web cu vnzrile pe primul semestru, dup efectuarea unor modificri de formatare ale tabelului.
T FA
Pentru a preveni modificrile nedorite sau neautorizate care pot apare la efectuarea schimbrilor n formularul de comand, exist opiunea ca utilizatorul s poat face schimbri doar asupra celulelor umbrite, ca n figurile 10-14 i 10-15. Acest lucru trebuie realizat nainte de a crea pagina Web, prin deblocarea celulelor umbrite i apoi prin protejarea foii de lucru.(a se vedea Capitolul 6). Lucrul cu o baz de date interactiv Paginile Web ce conin o list interactiv de informaii organizate ca baz de date (a se vedea Capitolul 9) v permit s facei acelai tip de schimbri de coninut i formatare care sunt posibile i n cazul tabelelor de date din foile de lucru. n plus, putei sorta nregistrrile din baza de date i putei folosi o variant uor modificat filtrrii automate, pentru a evidenia doar nregistrrile dorite. Figurile 10-16 i 10-17 ilustreaz modul de utilizare al facilitii de filtrare automat, pe o pagin Web care conine o baz de date interactiv. Figura 10-16 prezint baza de date numit Bo Peep Clients List, dup salvarea sa ntr-o pagin interactiv de Web.
352
Figura 10-14: Pagin de Web coninnd date ale foii de lucru interactive, aranjat sub forma unui formular de comand a plcintelor.
Figura 10-15: Pagin de Web cu formularul completat i totalul de plat calculat.
353
Figura 10-16: Pagin de Web cu baza de date interactiv Bo Peep Client List n care se pot observa butoanele filtrrii automate.
Pentru a sorta aceast baz de date, putei s: Facei clic pe coloana (sau cmpul) dup care dorii s sortai nregistrile i apoi s facei clic pe unul din butoanele Sort Ascending sau Sort Descending aflate pe bara de instrumente. Dai clic-dreapta n baza de date, alegei Sort Ascending sau Sort Descending din meniul de comenzi rapide i apoi alegei numele cmpului dup care dorii s sortai baza de date din lista care apare. Pentru a filtra nregistrrile dintr-o baz de date, este necesar s afiai butoanele derulante AutoFilter, executnd clic pe butonul AutoFilter de pe bara cu instrumente sau apelnd la comanda AutoFilter din meniul de comenzi rapide al bazei de date. Odat afiate, putei sorta nregistrrile selectnd opiunea dorit din listele derulante ale cmpurilor respective. Figura 10-17 ilustreaz lista clienilor companiei Bo Peep, care dup sortare conine doar nregistrrile care au ca stat fie AZ (Arizona), fie CA (California). Pentru a obine acest lucru, facei clic pe butonul AutoFilter corespunztor cmpului State - efectul fiind afiarea listei derulante a statelor, n care caseta de validare a opiunii Show All apare ca fiind selectat (astfel nct sunt
354
selectate i casetele de validare ale tuturor statelor din list). Dup aceasta, dai din nou clic pe opiunea Show All care va duce la deselectarea tuturor statelor din list, i apoi selectai casetele de validare ale statelor AZ i CA. n ncheiere, facei clic pe butonul OK aflat n josul listei.
Figura 10-17: Pagina de Web cu baza de date Bo Beep Client List, dup filtrarea al crui rezultat a fost afiarea nregistrrilor pentru care cmpul State conine AZ sau CA.
T FA
Pentru a reface o baz de date dup ce a fost filtrat, acionai butonul AutoFilter din cmpul (cmpurile) respective i selectai caseta de validare Show All, executnd apoi clic pe OK. Lucrul cu diagramele interactive Paginile Web cu diagrame interactive Excel, afieaz att diagrama ct i foaia de lucru ataat acesteia. Atunci cnd operai schimbri asupra datelor surs din foaia respectiv, diagrama este actualizat automat n pagina Web. n afara acestei modificri, pe care utilizatorul o poate face asupra datelor surs, exist i posibilitatea interveniei directe asupra diagramei (cum ar fi schimbarea tipului diagramei sau editarea titlului diagramei). Figura 10-18 prezint o nou pagin Web cu o diagram interactiv, creat dintr-o diagram tip grup de coloane adugat foii de lucru cu vnzrile lunare ale fiecrei companii Mother Goose pe parcursul primului semestru (lunile ianuarie, februarie i martie) al anului 2000. Dup cum se poate observa n
355
figur, tabelul cu datele surs apare dedesubtul diagramei, mpreun cu bine cunoscuta bar de instrumente.
Figura 10-18: Pagin de Web cu o diagram interactiv tip coloan, prezent alturi de foaia de lucru cu datele surs.
Dac modificai datele surs, diagrama este actualizat n mod automat, ca n Figura 10-19. n aceast figur a fost mrit valoarea vnzrilor din luna februarie pentru compania Jack Sprat Diet Centers de la 59,389.56$ la 259,389.56 $. Pentru a verifica dac diagrama a fost efectiv actualizat n urma acestei schimbri, comparai mrimea grupului de coloane din mijlocul diagramei n Figura 10-19, cu mrimea aceluiai grup de coloane din Figura 10-18.
356
Figura 10-19: Diagram tip grup de coloane actualizat dup modificarea unei date surs din foaia de lucru ataat.
Adugarea unei foi de lucru ntr-o pagin de Web deja creat

Nu e nevoie ntotdeauna s v salvai foaia de lucru ntr-o nou pagin de Web, aa cum s-a discutat pn acum, pentru c mai exist posibilitatea s adugai datele la o pagin Web deja existent. Trebuie ns s nu uitai c atunci cnd efectuai acest lucru, Excel adaug foaia de lucru cu date la sfritul paginii existente. Dac dorii ca aceasta (foaia de lucru) s apar mai sus, trebuie s modificai pagina Web aa cum este descris n seciunea imediat urmtoare, intitulat Editarea paginilor de Web care conin foi de lucru. Pentru a aduga o foaie de lucru Excel la o pagin de Web existent, urmai aceiai pai ca n cazul salvrii sale ntr-o nou pagin de Web, cu singura deosebire c n loc s introducei un nume pentru fiier, introducei (de obicei prin cutare i selectare) numele unui fiier deja existent, n care vor fi adugate datele din foaia de lucru. Dup selectarea numelui fiierului existent la care se adaug datele sau diagrama selectat, Excel afieaz o caset de avertizare care conine trei butoane: Add to file, Replace file i Cancel. Asigurai-v c selectai butonul Add to file i nu Replace file, deoarece n cazul alegerii celui din urm, Excel va nlocui pagin de Web existent cu una
357
nou care conine numai datele sau diagrama selectat, n loc s le adauge la fiierul existent.
Editarea paginilor de Web care conin foi de lucru

S-ar putea s v ntrebai: i cum s facem, dac vrem s adugm date din foi de lucru sau diagrame din Excel ntr-o pagin de Web deja existent, dar nu vrem ca acestea s fie nghesuite n partea inferioar a paginii? Rspunsul este urmtorul: n acest caz, trebuie s editai pagina Web i s mutai zona de date sau diagrama exact acolo unde dorii dumneavoastr. Putei edita noile pagini Web create n Excel sau paginile existente (la care ai adugat foi de lucru cu datele dorite), cu orice program de editare a paginilor de Web sub Windows. Dac nu avei un program de editare preferat, putei folosi Word 2000 care face parte din suita de aplicaii Office 2000 (acesta este suficient de bun i v scutete de detaliile i etichetele limbajului HTML sau de ciudatele script-uri XML). Amintii-v c dublu-clic pe pictograma unui fiier Web din My Computer sau Windows Explorer va avea ca efect deschiderea paginii Web n navigatorul dumneavoastr preferat (unde putei privi, ns, fr a atinge). Pentru a deschide o pagin Web i a o edita, trebuie s lansai mai nti un editor de Web (aa cum sunt de exemplu Word 2000 i Excel 2000) i apoi s alegei File Open. Pentru a edita o pagina Web n Word 2000, urmai paii de mai jos: 1. Lansai Word 2000 Putei lansa Word-ul prin executarea unui clic pe butonul Microsoft Word 2000 de pe bara de instrumente Office 2000 sau prin alegerea StartPrograms Microsoft Word 2000. 2. Alegei FileOpen de pe bara de meniuri Word sau facei clic pe butonul Open de pe bara de instrumente Standard pentru a afia caseta de dialog Open. 3. Selectai dosarul care conine pagina Web pe care dorii s o deschidei, din lista autoderulant Look in aflat n partea superioar a ferestrei, i apoi facei clic pe numele fiierului cu pagina Web care v intereseaz, din caseta tip list. Dup ce ai selectat pagina Web pe care dorii s-o editai, deschidei fiierul n Word 2000 cu butonul Open. Deoarece Office ine evidena programelor cu care au fost create paginile respective de Web
358
(evideniere indicat de faptul c pictogramei paginii normale de Web i este ataat o alt pictogram a programului respectiv), dac pagina de Web pe care ai creat-o este asociat Excel-ului i Word-ului, este preferabil s folosii comanda Open in Microsoft Word dect s executai clic pe butonul Open. 4. Dac deschidei o pagin de Web creat n Excel i care nu a fost editat niciodat n Word, alegei opiunea Open in Microsoft Word din meniul butonului Open. Dac deschidei o pagin Web care a fost editat ultima dat n Word 2000, este suficient s alegei Open sau s apsai Enter. Dup ce ai deschis pagina Web n Word 2000, putei s o editai sau s-i modificai formatrile (n funcie de preferin i necesitate). De exemplu, pentru a muta un tabel de date dintr-o foaie de lucru, sau o diagram care a fost adugat() la sfritul paginii de Web, trebuie nti s le selectai, dup care putei folosi tierea i lipirea sau tragerea i plasarea pentru a le poziiona n locul dorit pe pagina Web. Atunci cnd mutai un tabel de date Excel, nu uitai c: Pentru a selecta un tabel de date cu ntregul su coninut, poziionai pointer-ul mouse-ului oriunde de-a lungul prii superioare a tabelului. n momentul n care pointer-ul ia forma unei sgei ndreptat n jos, facei clic pe mouse i Word va selecta toate celulele corespunztoare. Pentru a muta tabelul selectat, utiliznd metoda tragerii i plasrii, poziionai pointer-ul mouse-ului pe caseta cu cruce dubl care apare n colul stnga-sus al tabelului selectat. Cnd pointer-ul mouse-ului se transform i el n cruce dubl, tragei de chenarul tabelului pentru a-l plasa n locul dorit pe pagina de Web. Eliberai pointer-ul mouse-ului n momentul n care acesta se afl pe linia pe care se va afla primul rnd al tabelului. Pentru a muta o foaie de lucru selectat, utiliznd tierea i lipirea, alegei EditCut (sau Ctrl+X) pentru a transfera tabelul n Clipboard, apoi pozitionai cursorul la nceputul liniei pe care se va afla primul rnd al tabelului i alegei EditPaste (sau Ctrl+V). Pentru a muta o diagram creat n Excel, nu uitai c: Pentru a selecta o diagram din Word, dai clic oriunde n diagram, aa cum ai proceda i n Excel, iar n jurul perimetrului tabelului vor apare ghidajele de selectare i bara de instrumente Picture. Pentru a muta un grafic selectat n Word, utiliznd metoda tragerii i plasrii, poziionai pointer-ul mouse-ului oriunde n diagrama selectat.
359
Cnd acesta devine o sgeat ce are la vrf o caset mic, tragei pn la locul dorit din pagina de Web i apoi eliberai mouse-ul. Pentru a muta o diagram selectat n Word, utiliznd tierea i lipirea, alegei EditCut (sau Ctrl+X) pentru a plasa diagrama Clipboard, apoi poziionai cursorul acolo unde dorii s plasai diagrama i alegei EditPaste (sau Ctrl+V).
Editarea unei pagini de Web n Excel 2000

Nu exist nici o regul care spune c nu putei s deschidei i s modificai o pagin Web n Excel 2000. De fapt, dac dorii doar s modificai ceva ntr-un tabel de date sau s corectai anumite nregistrri dintr-o baz de date din Excel, cea mai bun cale este s deschidei pagina Web direct n Excel (pentru detalii, a se vedea Capitolul 4). Dac pagina respectiv se gsete pe un server ctre care a fost creat o scurttur ntr-un dosar de Web (a se vedea seciunea Crearea dosarelor Web pentru publicarea paginilor de Web), facei clic pe butonul Web Folders din fereastra din stnga a casetei de dialog Open, apoi dublu-clic pe numele dosarului care conine pagina Web. Pentru a deschide pagina Web facei clic pe pictograma sa i alegei butonul Open (sau dublu-clic pe pictograma corespunztoare). Dac pictograma pentru fiierul Web pe care dorii s-l deschidei nu afieaz un XL n partea superioar a paginii alturi de un glob (aa cum ar fi n cazul n care ai editat pagina Web ntr-un alt program dect Excel, adic Word 2000 spre exemplu i ai salvat schimbrile), executarea unui clic pe butonul Open nu va avea ca rezultat deschiderea paginii pentru editare n Excel. n astfel de cazuri, trebuie s facei clic pe butonul derulant ataat lui Open i s selectai opiunea Open in Microsoft Excel. Dup deschiderea paginii i efectuarea modificrilor de editare, putei salva aceste schimbri n fiierul Web (n format standard HTML) alegnd FileSave (sau executnd clic pe butonul Save din meniul Standard sau apsnd CTRL+ S). Dac pagina editat se afl pe un server de Web, Excel va face o legtur LAN sau telefonic ctre Internet i astfel schimbrile vor putea fi salvate direct pe server.
S
T FA
Dac va trebui s facei schimbri de genul: mutarea unui tabel de date sau a unei diagrame (n Excel), schimbarea fundalului pentru pagina de Web sau inserarea de imagini grafice, atunci va fi absolut necesar s utilizai un editor de Web complet, aa cum este Word 2000, deoarece interfaa bazat pe coloane i celule din Excel face aproape imposibile astfel de schimbri.
360
Exportarea unei pagini interactive de Web n Excel

Modificrile pe care le facei ntr-o pagin interactiv de Web, nu pot fi salvate ntr-un navigator de Web. Dac totui v decidei s le salvai, (aa cum facei atunci cnd experimentai diverse scenarii de tipul: oare ce s-ar ntmpla dac) trebuie s exportai pagina Web n Excel i abia apoi s salvai datele actualizate fie ca pagina de Web, fie ca registru de lucru Excel. Pentru a salva schimbrile pe care le facei ntr-un tabel de date interactiv, o baz de date sau un set de date surs ataate unui grafic (din pcate nu putei salva schimbrile de editare aduse diagramei), facei clic pe butonul Export to Excel (cel cu pictograma unui creion aflat dedesubtul unui X verde) de pe bara de instrumente care apare deasupra datelor. Executnd clic pe butonul Export to Excel se deschide Excel 2000, i totodat se deschide i pagina Web modificat (n cazul diagramelor interactive, tabelul cu datele surs apare fr diagrama asociat). Pe bara de titlu Excel, vei vedea c pagina de Web exportat a primit un nume temporar cum ar fi OWCsheet1.htm (Read-Only), OWCsheet2.htm (Read-Only), i tot aa (OWCsheet provine de la Office Web Component sheet). Deoarece Excel 2000 deschide pagina de Web cu baza de date actualizat n modul read-only (doar n citire), singura modalitate prin care putei salva datele actualizate este s alegei FileSave As i s dai un nou nume fiierului Web (dac alegei comanda Save, Excel va afia o caset de avertizare reamintindu-v c fiierul este doar n citire i va deschide automat caseta de dialog Save As dup ce alegei butonul OK al casetei de alert). n mod implicit, Excel salveaz pagina Web n formatul de fiier HTML (HyperText Markup Language). Dac dorii s salvai fiierul cu baza de date actualizat ca un fiier Excel obinuit, trebuie s schimbai setarea Save as type de la Web Page (*.htm, *.html ) la tipul Microsoft Excel Workbook (.xls), i tot atunci s modificai numele fiierului la File name din caseta de dialog Save As.
T FA
Dac nu avei Excel 2000 instalat pe calculator n momentul n care ai editat (n Internet Explorer, de exemplu) pagina de Web interactiv, ncercai s trimitei pagina OWCsheet.htm pe care Internet Explorer o trimite unui coleg care are Excel 2000. Fiierele OWCsheet se gsesc n dosarul Temp din Windows aflat pe hard-discul computerului dumneavoastr. Pentru a trimite fiierul unui coleg, includei-l ntr-un mesaj trimis ctre acesta, prin pota electronic (e-mail).
361
Dac utilizai Windows 98, putei alege care dintre fiierele OWC sheet din dosarul Temp dorii s-l trimitei, prin vizualizarea coninutului su n Windows Explorer: 1. Deschidei dosarul Temp cu ajutorul Windows Explorer. 2. Din meniul View selectai opiunea as Web page. 3. Evideniai rnd pe rnd, fiecare pictogram: n fereastra din stnga vei putea previzualiza o parte a datelor din foaia de lucru.
Opteaz cineva pentru tragerea i plasarea tabelelor de date?

Excel 2000 v ofer n premier posibilitatea tragerii i plasrii datelor din tabelele de pe pagina Web, direct n celulele unei foi de lucru deschise n Excel. Partea interesant i uimitoare legat de aceast operaiune este c pe lng copierea exact a datelor n zonele dorite, sunt copiate i formatrile nregistrrilor respective din tabele (m refer inclusiv la hiperlegturi). Figura 10-20 ilustreaz ct de uor este s tragei datele de pe o pagina Web ntr-o nou foaie de lucru Excel. n partea superioar a figurii se poate vedea o fereastr Internet Explorer cu prima parte a tabelului cu crile scrise de mine, tabel aflat pe pagina de Web intitulat Greg Harvey Books in Print (aceast pagin este publicata pe site-ul Mind over Media Web). Pentru a o copia, au fost selectate primele trei rnduri de date din acest tabel, prin tragerea pointer-ului mouse-ului peste coloane. n partea inferioar a figurii se vede fereastra Excel cu o nou foaie de lucru. Aceast foaie de lucru conine o copie a tabelului selectat n pagina Web de deasupra. Pentru a copia tabelul de date selectat a fost necesar s fie tras conturul seleciei (corespunztor numrului de coloane i linii selectate) n foaia de lucru Excel, astfel nct colul stnga-sus al tabelului selectat s fie aliniat cu celula A1.
362
Figura 10-20: Tragerea unui tabel de date dintr-o pagin de Web ntr-o nou foaie de lucru Excel.
n Figura 10-20, nu numai c transferul datelor de pe pagina Web pe foaia de lucru Excel a fost fcut ntocmai, dar programul a meninut i hiperlegturile ctre paginile corespunztoare de pe site-ul IDG Dummies, specificate n coloana Title a tabelului de date din pagina Web. Astfel copiate n foaia de lucru, aceste hiperlegturi funcioneaz exact ca n pagina Web, trimindu-v la diferitele pagini al site-ului Dummies, unde putei aduga mcar una din crile mele pe lista dumneavoastr de cumprturi (s o cumprai cu plcere!).
Previzualizarea i publicarea paginilor Web

Dup cum vei constata n curnd (dac nu ai fcut-o deja ) formatarea corect a unui fiier HTML nu este o treab tocmai uor. Adeseori, aranjamentele de text sau diagrame care arat chiar foarte bine n Excel sau Word 2000 (sau n orice alt editor Windows folosit de dumneavoastr), sfresc prin a arta groaznic cnd aceeai pagin este deschis ntr-un navigator de Web (de obicei n Microsoft Internet Explorer 5).
363
Pentru a reduce timpul pe care-l pierdei cu asemenea detalii suprtoare despre formatele invizibile ale paginii de Web, Excel 2000 v ofer posibilitatea de a vizualiza foaia cu datele respective, nainte de a o salva n pagini de Web. Cu toate acestea, n-ar strica s le previzualizai i cu ajutorul unui navigator, nainte de a le face publice n pagina dumneavostr de Web.
Previzualizarea paginilor Web cu ajutorul propriului navigator

Pentru a v forma o idee despre cum vor arta bazele de date i diagramele, ar fi bine s salvai totul sau mcar o parte din ele ntr-o pagin Web, alegnd FileWeb Page Preview, de pe bara de meniuri. Cnd alegei aceast comand, Excel 2000 lanseaz navigator-ul dumneavoastr Web (Microsoft Internet Explorer 5, de obicei) fcnd posibil vizualizarea datelor surs i a diagramelor, aa cum vor apare ele n pagina final de Web. Dac registrul de lucru pe care-l vizualizai conine date i diagrame amplasate pe foi diferite, iar previzualizarea paginii se face cu ajutorul Internet Explorer 5, putei utiliza selectorii foilor aflai n partea inferioar a ferestrei Internet Explorer, pentru a vedea informaiile pe foi separate (aa cum se poate observa n Figura 10-21).
Figura 10-21: Previzualizare a unui registru de lucru din Excel, coninnd date surs i diagrame pe pagini diferite, cu Internet Explorer 5.
364
Dup ce ai terminat previzualizarea paginilor Web n navigator, putei reveni la registrul de lucru din Excel prin simpla nchidere a ferestrei navigatorului (fie printr-un clic pe butonul Close, fie alegnd FileClose de pe bara de meniuri a navigatorului). Odat rentori n Excel, putei salva complet sau parial registrul respectiv ca pagin Web sau, dac credei c este cazul, s efectuai modificri, nainte de a recurge la o nou previzualizare. Dup salvarea registrului de lucru (sau numai a unei pri din acesta) ca pagin Web, probabil c vei dori s vizualizai pagina cu ajutorul navigatorului dumneavoastr de Web pentru a v asigura c totul este n ordine. Aadar, dac ai salvat pagina pe hard disc sau pe orice alt disc local (din cadrul reelei locale Network Neighborhood), putei deschide paginile utiliznd comanda adecvat a navigatorului dumneavoastr, mai precis FileOpen; dac ns ai fcut public pagina de Web ntr-un site de Web, trebuie s introducei adresa URL (Universal Resource Locator) a paginii (sau URL-ul unei pagini care conine o hiperlegtur ctre pagina Web care v intereseaz) n bara de adrese a navigatorului.
T FA
Pentru a face mai uoar deschiderea unor pagini Web pe care le-ai publicat n cadrul unui site Web, trebuie s creai o foaie de lucru care s conin hiperlegturi ctre paginile respective i astfel, oricnd vei dori le vei putea deschide direct din foaia de lucru Excel fr s v mai complicai cu acele nesuferite adrese URL (a se vedea Adugarea hiperlegturilor la o foaie de lucru, din cadrul acestui capitol).
Crearea dosarelor Web n vederea publicrii paginilor de Web

Trebuie neaprat s tii un lucru clar: crearea paginilor Web este diferit de publicarea lor pe un site Web. n Office 2000 s-a introdus posibilitatea folosirii unor scurtturi speciale ctre site-uri Web aflate pe reele Intranet, cunoscute ca dosare Web. Acestea pot fi folosite pentru a publica pagini Web n anumite locaii ale acestor site-uri, la fel de uor ca atunci cnd copiai fiiere obinuite dintr-un dosar n altul. Elementul cheie al dosarelor Web este crearea lor corect. Pentru a crea un nou dosar de Web trebuie s cunoatei adresa URL a site-ului de Web, inclusiv calea ctre dosarul de pe site-ul la care avei nevoie de acces. Paii necesari pentru crearea unui nou dosar Web sunt urmtorii: 1. Deschidei fereastra My Computer n Windows 95/98 sau lansai Windows Explorer din meniul StartPrograms.
365
2. Facei clic pe pictograma Web Folders din fereastra My Computer sau pe pictogramele Web Folders aflate n lista seciunii All folders a ferestrei Windows Explorer. 3. Dai dublu-clic pe pictograma Add Web Folder din dosarul Web Folders, pentru a deschide prima fereastr a Vrjitorului Add a Web Folder, aa cum este prezentat i n Figura 10-22. 4. Introducei adresa URL a dosarului de pe site-ul de Web ctre care dorii s adugai scurtturile n caseta de text Type the location to add, din cadrul casetei de dialog Add Web Folder. Dac avei acces la site-ul de Web, putei s folosii butonul Browse pentru a lansa navigatorul de Web i a vizita efectiv site-ul. Dup deschiderea paginii dorit ca destinaie, putei copia URL-ul din caseta de text Address, n Clipboard (Ctrl+C). Dup ce ai nchis fereastra navigatorului, putei lipi aceast adres URL n caseta de text Type the location to add (Ctrl+V). 5. Selectai butonul Next> pentru a deschide urmtoarea caset de dialog a Vrjitorului. Dac adresa URL din caseta Type the location to add solicit un nume de acces i o parol la prima creare a dosarului Web pe server, urmtoarea caseta de dialog care apare va fi cea intitulat Enter Network Password (aa cum se poate observa i n Figura 10-23). Dac adresa URL nu solicit numele i parola utilizatorului, apare ultima caset de dialog, n care avei posibilitatea de a introduce un nume uor de reinut pentru dosarul Web (a se vedea Figura 10-24). 6. (Opional) Dac apare caseta de dialog Enter Network Password, introducei numele de identificare n caseta User name i parola corespunztoare n caseta Password. 7. Dac dorii, introducei un nume uor de reinut pentru noul dosar Web n caseta de text Enter the name for this Web Folder care apare n ultima caset de dialog a Vrjitorului Add a Web Folder. 8. Facei clic pe butonul Finish sau apsai Enter pentru ca Windows s creeze scurttura ctre adresa URL ca un nou dosar Web de pe calculatorul dumneavoastr.
366
Figura 10-22: Introducerea adresei URL pentru un dosar de Web, n Vrjitorul Add a Web folder.
Figura 10-23: Introducerea numelui de utilizator i a parolei pentru a avea acces la dosarul Web.
Figura 10-24: Introducerea unui nume uor de reinut pentru dosarul Web.
Odat ce ai reuit s creai un dosar Web, putei s-l folosii pentru a deschide fiiere stocate la adresa respectiv sau pentru a salva fiiere noi. Figura 10-26 ilustreaz folosirea unui dosar Web numit Mom Net, pentru a salva o foaie de lucru Excel ca pagin de Web pe reeaua Intranet: Mind over Media Inc. n figur, tocmai se deschide un dosar numit xlwebpg (de la Excel Web Page), care a fost creat anterior pe reeaua Intranet Mom Net. Pentru a deschide acest dosar n caseta de dialog Save As (deschis la rndul ei prin alegerea
367
FileSave as Web Page), dai un clic pe butonul Web Folders din partea stng, i apoi dublu-clic pe pictograma dosarului Mom Net.
Crearea unor locaii FTP pentru publicarea paginilor Web

Dosarele Web nu reprezint singurul mod de a publica pagini Web pe reele Intranet. Dac dorii ca paginile dumneavoastra s fie disponibile mai degrab pentru a fi citite i copiate dect pentru a fi doar rsfoite, iar site-ul companiei dumneavoastr include i un FTP (File Transfer Protocol), putei crea locaii FTP cu ajutorul crora s salvai sau copiai paginile dorite (aa cum procedai i cu dosarele Web).
Figura 10-25: Salvarea unei foi de lucru ca o pagin ntrun nou dosar Web.
Prin crearea unei locaii FTP pentru Excel sau Word 2000, putei deschide paginile Web salvate, direct din casetele de dialog Open sau Save As ale acestor programe. Partea proast este c trebuie s creai separat locaii FTP pentru fiecare program Office 2000 pe care vrei s-l folosii n acest fel. Cu alte cuvinte, crearea unei alocri FTP n Excel 2000, nu implic faptul c ea va fi utilizabil i n Word 2000; pentru a putea deschide sau salva din Word pagini de Web aflate pe site-ul FTP al unui server, va trebui s creai o locaie cu acest program (Word 2000).
368
Paii care trebuie urmai n vederea crerii unei locaii FTP pentru site-ul FTP al companiei, sunt urmtorii: 1. Lansai programul Office 2000 (Excel sau Word) pentru care dorii s creai locaia FTP. 2. Alegei FileOpen pentru a deschide caseta de dialog Open. 3. Facei clic pe butonul cu sgeat ataat listei autoderulante Look in, apoi facei clic pe Add/Modify FTP Locations, aflat la sfritul listei. La efectuarea acestei operaiuni, programul Office deschide o fereastr de dialog intitulat Add/Modify FTP Locations similar cu cea din Figura 10-26. 4. Introducei adresa FTP (de exemplu: ftp.mindovermedia.com) n caseta de text Name of FTP Site. n mod implicit, butonul radio Anonymous din seciunea Log on as a ferestrei de dialog este selectat, deoarece majoritatea utilizatorilor acceseaz site-urile FTP ca persoane anonime, fr a folosi vreo parol. Dac stii c site-ul ctre care vrei s adugai locaia FTP v cere s folosii un nume de identificare i o parol, trebuie s trecei la Pasul 5. 5. (Opional) Dac trebuie s accesai site-ul ca utilizator care are o anumit parol, selectai butonul radio User, apoi introducei numele de utilizator n caseta de text User i parola n caseta Password. 6. Selectai butonul Add pentru a aduga site-ul dumneavoastr n lista de site-uri. 7. Cnd ai terminat de adugat site-urile FTP, executai clic pe butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Add/Modify FTP Location (Adugarea / Modificarea locaiilor FTP).
369
Figura 10-26: Introducerea adresei FTP pentru o nou locaie FTP n caseta de dialog Adugarea / Modificarea locaiilor FTP.
Cnd v rentoarcei la caseta de dialog Open, dup nchiderea casetei de dialog Add / Modify Location, URL-ul site-ului sau site-urilor FTP pe care le-ai adugat, apar n lista central. Pentru a deschide o pagin WEB, care este localizat ntr-o anumit locaie FTP, executai clic pe adresa URL, apoi alegei butonul Open. Excel va deschide atunci caseta de dialog FTP Log On unde putei alege ntre conectarea ca utilizator anonim sau unul anume. Dup ce ai ales OK, presupunnd c avei acces la un site FTP (incluznd dial-up sau acces Intrnet LAN, dac site-ul FTP exist pe un server Internet) - Excel deschide site-ul FTP, prezentnd dosarele sau fiierele din dosarul rdcin. Cnd localizai fiierul pagin WEB pe care dorii s -l deschidei, selectai numele lui i apoi alegei butonul Open aa cum ai face la deschiderea oricrui fiier obinuit Excel sau Word. Dup efectuarea modificrilor la o pagin WEB n Word sau Excel 2000, salvai modificrile n fiier utiliznd FileSave sau dac dorii s redenumii pagina modificat se alege comanda FileSave As. Programul Office va salva atunci modificrile pe care le-ai fcut n fiierul paginii WEB de pe site-ul FTP (presupunnd c nc mai avei acces la serverul site-ului).
S
T FA
Pentru a salva a nou pagin WEB creat n Excel 2000 direct pe serverul site-ului FTP-ului, deschidei locaia FTP a site-ului n Save din lista n care apare i selectai fiierul destinaie pe site n caseta de dialog Save As.
Trimiterea de foi de lucru prin e-Mail

Ultima noutate legat de caracteristicile Internet adugate la Excel 2000 este facilitatea de a trimite foaia de lucru curent unui destinatar e-mail fie ca mesaj
370
nou, fie ca un element ataat. Aceast facilitate face mai uoar trimiterea ctre partenerii de afaceri sau clieni a desenelor financiare, listelor i graficelor. Dac dorii s partajai doar datele cu destinatarul e-mail, trimitei foaia de lucru ca atare, drept mesaj e-mail. Trebuie s fii contieni c fcnd aceasta, singurul loc unde putei s adugai propriul dumneavoastr text este n zona Subject a mesajului e-mail. Dac dorii ca destinatarul dumneavoastr s fie n msur s interacioneze cu datele (ca de exemplu actualizarea anumitor informaii financiare sau adugarea unor date care lipsesc), atunci trebuie s trimitei foaia ca un element ataat e-mail-ului. Cnd facei aceasta, destinatarul primete ntregul registru de lucru, i tastai propriul dumneavoastr mesaj e-mail (completnd cu eventuale notificri sau instruciuni speciale). Trebuie s avei grij c pentru a putea fi n msur s deschid registrul de lucru, persoana care l primete (destinatarul) trebuie s aib acces la Excel 97 sau 2000 (sau Excel 98 pe Macintosh) sau alte programe de tip spreadsheet (foaie de calcul tabelar) care pot deschide fiiere Microsoft Excel 97/2000. Pentru a trimite o foaie de lucru ca mesaj nou , parcurgei urmtorii pai: 1. Deschidei registrul de lucru i selectai foaia de lucru pe care dorii s o trimitei prin e-mail. 2. Executai clic pe butonul E-mail de pe bara de instrumente Standard sau alegei comanda FileSend ToMail Recipient din bara de meniuri. Apoi, dac este necesar executai clic pe butonul Send the current sheet as the message body care apare n balonul de help al Asistentului Office. Excel adaug un antet e-mail cu propria bar de instrumente, cmpurile To:, Cc:, i Subject fiind poziionate n partea superioar a foii de lucru curente (asemntoare cu cea prezentat n Figura 10-27). 3. Tastai adresa de e-mail a destinatarului n cmpul To i selectai adresa din Outlook sau Outlook Express Address book (agenda de adrese - dac avei una). 4. (Opional) Dac dorii s trimitei copii ale foii de lucru la alte adrese(i altor destinatari), introducei adresele n cmpul Cc, separate prin punct i virgul (;) sau utilizai butonul CC: pentru a selecta adresele lor din agenda de adrese Outlook sau Outlook Express. 5. Implicit, Excel introduce numele registrului de lucru curent n cmpul: Subject al mesajului respectiv. Dac dorii, editai cmpul
371
Subject astfel nct s conin ceva mai multe descrieri despre coninutul foii de lucru. 6. Pentru a trimite noul mesaj ce are drept coninut foaia de lucru, executai clic pe butonul Send this sheet de pe bara de instrumente e-mail (a se vedea Figura 10-28). Cnd executai clic pe butonul Send this sheet, Excel trimite mesajul email (dac este nevoie conectndu-v la serverul dumneavoastr de Internet ) concomitent cu nchiderea barei de instrumente e-mail i cu ndeprtarea de pe ecran a cmpurilor To:, Cc: i Subject din partea superioar a foii Excel. Figura 10-28 v ofer o imagine a ceea ce vede destinatarul cnd primete e-mailul cu foaia de lucru pe care o trimitei ca mesaj. n aceast figur vedei mesajul aa cum apare n Inbox din programul de e-mail Outlook Express 2000.
Figura 10-27: Trimiterea unei foi de lucru ca mesaj e-mail.
372
Figura 10-28: Mesajul e-mail coninnd foaia de lucru aa cum apare n Outlook Express 2000.
Pentru a trimite o foaie ca element ataat e-mail-ului, alegei comanda FileSend ToMail Recipient (ca ataare) din bara de meniuri. Alegnd aceast comand se deschide o nou fereastr e-mail (prezentat n Figura 10-29), unde trebuie s completai cmpurile To:,Cc: i Subject i un loc n care se tiprete textul mesajului. De asemenea, Excel ataeaz automat o copie a registrului de lucru curent (incluznd toate foile de lucru) noului mesaj. Acest lucru este pus n eviden prin apariia numelui registrului de lucru i a mrimii acestuia n cmpul Attach care apare chiar deasupra locului n care se introduce mesajul text. Dup completarea cmpurilor To: , Cc: , Subject: i introducerea mesajului text putei trimite acest mesaj destinatarului (i nchide fereastra e-mail totodat) prin executarea unui clic pe butonul Send de pe bara de instrumente a ferestrei sau prin apsarea tastelor Alt+S sau prin alegerea FileSend Message de pe bara de meniuri.
373
Figura 10-29: Trimiterea unei instruciuni ca e-mail ataat.
374
Partea a V-a
Realizarea unor elemente particularizate

CRED C TOATE ACESTEA AU DE-A FACE CU NOUL GEN DE MATEMATIC.
n aceast parte
n caz c nu ai observat, una dintre cele mai mari probleme n privina calculatoarelor este faptul c sunt foarte rigide, n sensul c lucreaz pentru tine numai cnd faci exact ceea ce vor i cnd vor ele s faci. i, chiar dac v place sau nu, programele software ca de exemplu Excel 2000 nu sunt diferite n aceast privin, i n acest sens se pot face referiri la secvenele de comenzi pe care le cer i procedurile inflexibile. Dup ce ai vzut cum Excel 2000 dorete lucrurile fcute, consider c este timpul s ntoarcem crile pe fa i s aflm cum putei determina acest program s lucreze n felul n care dorii dumneavoastr. Partea a cincea se concentreaz asupra tuturor domeniilor pe care le putei particulariza. Aceasta include proceduri de direcionare de rutin cu macrocomenzi n Capitolul 11, i crearea barelor de instrumente particularizate n Capitolul 12.
Capitolul 11
Macrocomenzi ca la mama acas

n acest capitol nregistrarea de macrocomenzi ce utilizeaz elemente obinuite Rularea macrocomenzilor create de dumneavoastr Editarea macrocomenzilor Adugarea macrocomenzilor n barele de instrumente Excel
acrocomenzi! Doar auzind aceste cuvinte poate fi suficient s v fac s dorii s realizai performane ct mai mari. Dar mai degrab dect s v gndii la acest termen ca la o bolboroseal tehnic, ncercai s reinei c macrocomanda se poate prescurta macro i se refer la ceva mare. Un macro (cel puin la nivelul acestei cri) nu este altceva dect un mod de a nregistra aciuni pe care le realizai pentru a executa o anumit cerin (de exemplu introducerea numelui unei companii ntr-o foaie de lucru, salvarea i listarea la imprimant sau formatarea titlului de coloan a unui tabel), iar Excel 2000 va executa aceste lucruri pentru dumneavoastr. Utilizarea unei macrocomenzi pentru a realiza o operaiune obinuit, nlocuind execuia manual a acesteia are reale avantaje. n primul rnd, Excel poate executa cerinele (sarcinile) incluse n macrocomenzi mult mai repede dect putei s o facei dumneavoastr manual (orict de rapid tastai sau orict de familiarizat suntei cu Excel). De asemenea, Excel realizeaz perfect comenzile incluse n macrocomand de fiecare dat (deoarece aceasta execut comenzile aa cum le-ai nregistrat dumneavoastr, grija dumneavoastr fiind doar de a le nregistra corect). Pe lng aceste aspecte, putei executa succesiunea de comenzi coninute de macro prin asocierea unor taste rapide (le mai spunem scurtturi) macrocomenzilor preferate, reducnd astfel operaiile curente care altfel ar fi necesitat o succesiune de civa pai n loc de apsarea a doar dou taste.
378 __________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate nregistrarea macrocomenzilor

Procesul de nregistrare a macrocomenzilor este incredibil de simplu: 1. Deschideti caseta de dialog Record New Macro pentru a porni nregistrarea macrocomenzilor prin alegerea ToolsMacro Record New Macro. 2. Denumii macrocomanda utiliznd n principal aceleai convenii de nume ca la denumirea unei zone de date din Excel (adic numele s nceap cu o liter i linia de subliniere s fie folosit n loc de spaiu) i eventual asociai-i o combinaie de taste. 3. Executai secvena (succesiunea) de aciuni pe care dorii s le nregistrai n macrocomand exact aa cum o facei n mod normal n Excel. Putei alege comenzile din meniul autoderulant sau activarea meniurilor de comenzi rapide, efectund clic pe pictogramele de pe barele de instrumente sau utiliznd tastele rapide. 4. Cnd ai terminat, nchidei nregistrarea macrocomenzii, prin efectuarea unui clic pe butonul Stop Recording ce apare pe bara de instrumente Stop Recording imediat ce se pornete nregistrarea. De asemenea putei nchide nregistrarea macrocomenzii prin alegerea ToolsMacroStop Recording. 5. Executai operaiile ori de cte ori dorii prin efectuarea unui simplu dublu-clic pe numele macrocomenzii din caseta de dialog Macro (deschis prin alegerea ToolsMacroMacros sau apsnd Alt+F8) sau prin selecia numelui macrocomenzii i apoi alegnd butonul Run. Ca alternativ, dac v-ai deranjat s asociai macrocomenzii taste rapide cnd l-ai nregistrat, putei rula macrocomanda prin apsarea tastelor rapide. Vei fi fericii s aflai c atunci cnd nregistrai aciunile dumneavoastr, Excel nu nregistreaz (reine) greelile (ai dori dumneavoastr ca toat lumea s fie aa de ngduitoare nu-i aa ?). Cu alte cuvinte, dac introducei titlul January n macrocomanda dumneavoastr i tastai Janaury fcnd astfel o greeal, i apoi corectnd greeala, Excel nu va nregistra apsarea tastei Backspace pentru a terge caracterele aury i apoi tastarea corect uary. Singurul lucru pe care l nregistreaz macrocomanda este finalul, adic rezultatul corect: January. Pentru a nregistra aciunile dumneavoastr, Excel 2000 utilizeaz un limbaj numit Visual Basic (a propos: un limbaj, despre care nu avei nevoie de prea multe cunotine n vederea crerii i utilizrii macrocomenzilor). Comenzile
Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________
379
Visual Basic sunt nregistrate ntr-o foaie de modul separat. (O foaie de tip modul este doar un nume fantezist pentru o foaie care nu folosete celule i de aceea arat mai mult ca o pagin tipic a unui editor obinuit de texte.)
Consideraii personale
Excel presupune n mod automat c dorii s nregistrai macrocomanda dumneavoastr ca parte a registrului de lucru curent. nregistrnd macrocomanda ca parte a registrului de lucru nseamn c o putei rula doar cnd acesta este deschis. Probabil c dorii s avei acces la unele macrocomenzi pe care le-ai creat, ori de cte ori dorii s folosii Excel-ul, indiferent dac registrul care s-a ntmplat s fie curent cnd ai nregistrat iniial macrocomanda este deschis sau dac creai un registru nou sau editai unul existent. Pentru a nregistra o macrocomand n aa fel nct s fie universal disponibil pentru a fi utilizat oricnd, oriunde n Excel 2000, trebuie s-o nregistrai mai degrab n registrul personal de macrocomenzi (Personal Macro Workbook) dect n registrul curent. Deoarece acest registrul personal se deschide automat atunci cnd lansai Excel-ul (dei el rmne ascuns tot timpul), putei rula oricare din macrocomenzile ce le conine fr s conteze ce registru sau registre sunt deschise n acel moment. Pentru a nregistra o macrocomand n registrul Personal se parcurg urmtorii pai: 1. Alegei ToolsMacroRecord New Macro pentru a deschide caseta de dialog Record Macro. 2. Alegei Personal Macro Workbook din meniul derulant Store macro al casetei de dialog Record Macro. 3. Denumii macrocomanda dumneavoastr i (opional) asociai-i o combinaie de taste rapide nainte de a executa clic pe OK i a porni nregistrarea noii macrocomenzi. Excel 2000 nu creeaz Registrul de macrocomenzi Personal (Personal Macro Workbook) pentru dumneavoastr pn nu v agitai s nregistrai prima dumneavoastr macrocomand n aceea locaie i apoi salvarea ei n acest registru cnd ieii din program (trebuie menionat faptul c nici nu are sens s creai ceva ce nu vei folosi niciodat). Dup crearea primului dumneavoastr macro n registrul dumneavoastr personal i salvarea modificrilor, Excel 2000 creaz un registru numit Personal.xls (dei nu vedei extensia .xls n Excel 2000) n interiorul dosarului XLstart, care este la rndul lui localizat n cadrul dosarului Excel din interiorul dosarului Microsoft din interiorul Application Data n cadrul dosarului Windows de pe hard discul dumneavoastr. Dup
380
__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate
aceasta, Excel deschide automat acest registru PERSONAL.XLS (prin aceasta fcnd disponibile macro comenzile sale) ori de cte ori lansai Excel 2000, n tot acest timp ascunznd registrul respectiv.
O macrocomand pe zi
Cel mai bun mod pentru a vedea ct de uor este nregistrarea i rularea unui macro simplu este s parcurgei paii pentru crearea a dou macrocomenzi. Primul exemplu de acest fel introduce i formateaz numele unei companii ntr-o celul. n aceti pai, se pornete macrocomanda cnd se introduce numele companiei, ca de exemplu Mother Goose Enterprises, i se schimb fonturile la 18, ngroat n stil Comic Sans MS. Dac n momentul n care citii aceti pai i i urmrii la calculatorul dumneavoastr avei grij s adaptai macrocomanda de baz astfel nct s introduc numele companiei dumneavoastra cu caracterele i mrimea pe care le dorii. Primul lucru pe care trebuie s-l facei este s stabilii locul n care dorii s executai aciunile pe care trebuie s le nregistrai n macrocomand. Pentru acest exemplu, deschidei o nou foaie de lucru (dei putei de asemenea s utilizai o celul goal din foaia de lucru existent), apoi urmai urmtorii pai: 1. Poziionai indicatorul celulei n celula n care dorii s introducei numele companiei. Pentru acest exemplu, poziionai selectorul n celula A1 ntr-o foaie de lucru goal din registrul de lucru curent. Dac este necesar, alegei o nou foaie de lucru goal prin execuia unui clic pe selectorul foii respective sau prin apsarea tastelor Ctrl+PgDn. 2. Alegei ToolsMacroRecord New Macro i va apare caseta de dialog Record Macro, ca n Figura 11-1.
Figura 11-1: Caseta de dialog Record Macro.
3. nlocuii numele temporar al macrocomenzii: Macro1, n caseta de text Macro name cu un nume pe care l dorii dumneavoastr i care s descrie ct mai sugestiv operaia pe care o facei. Cnd denumii o macrocomand, urmai aceleai reguli ca i la denumirea zonelor de date (a se vedea Capitolul 6); n acest sens ncepei numele cu o liter (nu cu un numr), nu folosii spaii (legai
381
cuvintele cu liniua de subliniere prin apsarea tastelor Shift+liniu), i nu folosii semne de punctuaie n cadrul numelui. Pentru acest exemplu, n loc de Macro1 tastai Company_Name. 4. (Opional) Pentru a asocia o scurttur pentru rularea macrocomenzii dumneavoastr, dai clic n caseta de text Shortcut key i apoi tastai o liter de la A la z (cu litere mari sau mici). Numrul sau litera pe care ai introdus-o este tasta rapid pe care o folosii (n combinaie cu tasta Ctrl) pentru a rula macrocomanda. ncercai s evitai utilizarea literelor deja folosite i ataate ca taste rapide n utilizarea standard a Excel-ului (precum Ctrl+P pentru afiarea ferestrei de dialog Print sau Ctrl+S pentru a salva registrul, fiierul), deoarece dac facei acest lucru, Excel va dezactiva tastele rapide standard i va executa doar macrocomanda cnd apsai aceste taste. Dac apsai tasta Shift cnd apsai pe liter, Ctrl se va schimba n Ctrl+Shift+ n faa majusculei din caseta de dialog Shortcut key. 5. (Opional) Pentru a stoca macrocomanda n Registrul de macrocomenzi Personal, alegei Personal Macro Workbook din meniul derulant Store macro in. Dac dorii s o salvai ntr-o foaie de lucru dintr-un alt registru (pe care l putei salva dup ce ai nregistrat-o) altul dect n cel curent (n care vei executa aciunile nregistrate n noua macrocomand) sau n Personal Macro Workbook (Registrul de macrocomenzi Personal), alegei New Workbook din meniul derulant Store macro in. 6. (Opional) Editai sau adugai descrierea macrocomenzii n caseta de text Description ce apare dedesubtul casetei de text Macro name. Acesta este un moment potrivit pentru a descrie pe scurt ce i propune s execute macrocomanda pe care o creai. (tii ce ar trebui ea s execute, nu ? Introducerea numelui companiei- asta ar fi!). Figura 11-1 v arat caseta de text Record Macro chiar nainte de nchiderea casetei de text ce permite nregistrarea macro comenzii. Aa cum vedei, tasta rapid (scurttura) va fi Ctrl+Shift+C (de la Company). De asemenea, deoarece numele companiei este att de des adugat n alte registre noi pe care le crem, din caseta de text Store macro se selecteaz Personal Macro Workbook n aa fel nct aceast macrocomandva fi disponibil oricnd n lucrul cu Excel 2000. 7. Dai clic sau apsai Enter pentru a ncepe nregistrarea macrocomenzii. Caseta de dialog Record Macro se va nchide i Excel v va arta c nregistrarea macrocomenzii este activat prin afiarea mesajului Recording n linia de stare i prin afiarea barei de instrumente Stop
382
Recording (care const din doar dou butoane, Stop recording i Relative Reference). 8. Executai operaiile pe care dorii s le nregistrai. Pentru macrocomanda simpl Company_Name, introducei numele companiei n celula A1, apoi, selectai noul font (Comic Sans MS n cazul de fa) din caseta de tip list Font i mrimea fontului (18 puncte) din caseta de tip list, i apoi facei clic pe butonul Bold. 9. Cnd ai terminat de nregistrat toate aciunile pe care vrei ca macrocomanda dumneavoastr s le execute, nchidei nregistrarea sa prin execuia unui clic pe butonul Stop Recording fie din bara de instrumente (a se vedea Figura 11-2) fie prin alegerea Tools Macro Stop Recording.
Relative Reference Stop Recording Stop Recording Tolbar
Figura 11-2: nregistrarea macrocomenzii pentu numele companiei.
Este timpul rulrii macrocomenzii!

Dup ce ai terminat de nregistrat, suntei gata de a o testa. Dac macrocomanda dumneavoastr introduce un text nou sau terge text ca parte a aciunilor sale, fii atent unde facei testul; fii sigur c selectorul este ntr-o
383
poriune a foii de lucru unde nu exist alte informaii scrise n acele celule pe care le-ai putea terge prin rularea macrocomenzii (i ar fi grav!). Cnd suntei gata s testai macrocomanda, putei apela la una din variantele: Cel mai uor mod de a rula o macrocomand este de a apsa tastele rapide (Ctrl+Shift+C n cazul exemplului nostru cu l Company_Name macro), presupunnd c i-ai asociat o scurttur. Putei alege din bara de meniuri ToolsMacroMacros sau apsnd Alt+F8 i executnd dublu-clic pe numele macrocomenzii din caseta de dialog Macro sau selectnd numele i executnd clic pe butonul Run (aceast metod este potrivit pentru orice macrocomand, indiferent dac are asociat sau nu scurtturi).
S
T FA
Dac atunci cnd rulai macrocomanda gsii c rularea decurge aiurea n foaia dumneavoastr, apsai tasta ESC pentru a o opri. Excel va afia o fereastr de dialog de tip eroare, indicnd punctul (poziia) n care s-a fcut ntreruperea. Executai clic pe butonul Halt n aceast fereastr de dialog pentru a nchide macrocomanda. Locul unde Excel salveaz macrocomanda depinde de modul n care ai creat-o, i anume: Dac ai creat-o ca parte a registrului curent, Excel o plaseaz n foaia de modul (programare Visual Basic for Application) ascuns (numit Module1, Module2, i aa mai departe) care este adugat la fiierul registru curent. Pentru a vedea coninutul macrocomenzii din foaia de modul ascuns, trebuie s apsai combinaia de taste ALT+F8 sau alegei ToolsMacroMacros, selectai macrocomanda din caseta de text Macro name i apoi executai clic pe butonul Edit. Dac ai creat macrocomanda ca parte a Personal Macro Workbook, Excel o plaseaz ntr-o foaie de modul ascuns (denumit Module1, Module2, i aa mai departe) ntr-un fiier registru numit PERSONAL.XLS (dei extensia .XLS nu se vede n EXCEL 2000). Pentru a vedea coninutul macrocomenzii din aceast foaie de modul ascuns, trebuie mai nti s alegei WindowsUnhide i apoi s selectai Personal.xls din lista registrelor Unhide nainte de a executa clic pe OK sau Enter. Astfel, registrul de lucru Personal.xls se deschide i este necesar apoi s apsai Alt+F8 sau s alegei ToolsMacroMacros; se selecteaz macrocomanda din caseta de text Macro name i apoi se execut clic pe butonul Edit. Dac ai salvat macrocomanda ca parte a unui nou registru de lucru, Excel pune macrocomanda ntr-o foaie modul ascuns (numit Module1, Module2, i aa mai departe) care este adugat la un nou registru (pe care l denumete temporar Book1, Book2 sau urmtorul nume n ordine
384
disponibil). Pentru a vedea coninutul macro comenzii din foaia de modul ascuns, trebuie s apsai Alt+F8 sau s alegei ToolsMacroMacros, selectai macrocomanda din caseta de text Macro i apoi facei clic pe butonul Edit. Cnd salvai registrul de lucru curent sau noul registru, macrocomenzile din foile modul ascunse sunt salvate ca parte a acestor registre. n cazul registrului personal de macrocomenzi ascuns (Personal Macro Workbook), cnd ieii din Excel, programul v cere dac dorii s salvai modificrile n aceast macrocomand a registrului. Fii siguri c ai apsat butonul Yes, astfel nct s putei folosi n continuare macrocomenzile i data urmtoare cnd lucrai n Excel 2000.
O singur macrocomand pentru toate lunile

Al doilea exemplu legat de macrocomenzi introduce cele 12 luni ale anului (din ianuarie pn n decembrie) de-a lungul unui singur rnd al unei foi de lucru. Aceast macrocomand introduce numele lunilor, le formateaz aldin i italic i apoi ajusteaz coloanele care conin numele lunilor astfel nct s se poat vedea tot textul. Ca i n cazul primei macrocomenzi, mai nti trebuie s gsii un loc ntr-o foaie unde s putei introduce i formata numele lunilor. Pentru exemplul de fa , putei selecta o nou foaie de lucru n registrul de lucru curent sau folosi o zon a unei foi de lucru care are 12 coloane nefolosite astfel nct intrrile de celule existente s nu influeneze mrimea coloanelor. (Se dorete ca lungimea numelor lunilor anului s determine lungimea fiecrei coloane). Figura 11-3 prezint caseta de dialog Record Macro pentru exemplul considerat, numele lui fiind Months_of_the_Year, iar combinaia rapid de taste: Ctrl+M.
Figura 11-3: Caseta de dialog Record Macro.
Pentru a crea aceast macrocomand (sau una similar), parcurgei urmtorii pai:
385
i alegei
1. Poziionai indicatorul celulei n ToolsMacroRecord New Macro.
celula
A1
2. Introducei Months_of_the_Year n caseta de text Macro name din cadrul casetei de dialog Record Macro 3. (Opional) Dai clic n caseta Shorcut key i introducei o liter n caseta de text. n acest exemplu, am asociat macrocomenzii combinaia de taste rapide Ctrl+M. 4. Precizai unde vrei s localizai macrocomanda n caseta de tip list autoderulant Store macro in . Dac dorii ca aceast macrocomand s poat fi utilizat n orice foaie de lucru pe care ai alctuit-o, trebuie s selectai Personal Macro Workbook din lista autoderulant. 5. (Optional) Introducei o descriere a macrocomenzii n caseta de text Description. 6. Facei clic pe OK sau apsai Enter pentru a ncepe nregistrarea. 7. Introducei January n celula A1, facei clic pe butonul Enter din bara de formule i apoi utilizai modalitatea AutoFill i selectai pn la celula L1 (pn cnd apare scris December). Doar n-ai crezut c trebuie s introducei dumneavoastr toate aceste luni, nu ? 8. Facei clic pe pictogramele Bold i Italic de pe bara de instrumente. Aceti pai se vor aplica ntregului domeniu (de la A1 la L1, acest domeniu fiind nc selectat). 9. Cu zona coloanelor coninnd lunile (coloana A pn la L) fiind nc selectat, alegei Format Column AutoFitSelection din bara de meniuri. 10. Selectai prima celul A1 pentru a deselecta domeniul celulelor cu numele lunilor. 11. Facei clic pe butonul Stop Recording de pe bara de instrumente Stop Recording sau alegei ToolsMacroStop Recording din bara meniului principal pentru a opri nregistrarea. Dup terminarea nregistrrii, suntei gata s testai macrocomanda pe care ai denumit-o Months_of_the_Year. Pentru a o testa corect, utilizai alte coloane noi aflate n dreapta celor iniiale. De exemplu, am testat aceast macrocomand pe coloane nefolosite de la N la Y din foaia de lucru Sheet2 prin poziionarea pointerului mouse-ului n celula N1 i apoi apsnd Ctrl+m.
386
Dac rulai aceast macrocomand acolo unde v-am indicat mai nainte, v va apare caseta de dialog Microsoft Visual Basic de tip eroare care va indica c s-a ntmplat: Run time error 1004 Autofill method of Range class failed Aceast caset de dialog a Microsoft Visual Basic de tip eroare v ofer posibilitatea de a alege ntre terminarea rulrii macro comenzii chiar n acel moment prin utilizarea butonului End sau depanarea sa cu butonul Debug. Toate acestea s-au ntmplat pentru c nu am creat aceast macrocomand cnd selectorul era n celula A1 unde a fost nregistrat.
Utilizarea referinelor de celule relative la nregistrarea unei macrocomenzi

S-ar putea s ntrebai care este cauza pentru care macrocomanda Months_of_the_Year nu a mers i chiar mai mult dect att, a afiat o caset de dialog Macro Error cu eroarea Run-time error 1004 atunci cnd ai rulat macrocomanda din celula N1? Capitolul 4 explic diferenele dintre copierea unei formule utiliznd referine de celul relative i copierea unei formule utiliznd referine de celul absolute. n acel capitol, vom explica faptul c Excel adapteaz celulele la copierea unei formule relative la noua poziie, att timp ct nu parcurgei paii pentru a le converti n adresare absolut. Cnd nregistrai o macrocomand, doar opusul este adevrat i anume: cnd selectai o zon de date, Excel nregistreaz referina celulelor ca fiind absolut mai degrab dect relativ. Acesta este motivul pentru care macrocomanda Months_of_the_Year lucreaz corect doar cnd o rulai avnd pointer-ul mouse-ului n celula A1. Excell persist n a cere aplicarea facilitii AutoFill intervalului de celule A1:L1 cnd celula A1 este cea activ. Cnd celula A1 nu este activ, comanda Autofill a limbajului Visual Basic nu poate fi completat i ajungei tot la adorabilul mesajul al casetei de text Microsoft Visual Basic: Run time error 1004 Autofill method of Range class failed
Renregistrarea unei macrocomenzi

Pentru a modifica macrocomanda Months_of_the_Year astfel nct s funcioneze corect din orice celul i nu doar din celula A1, trebuie s o nregistrai din nou, de aceast dat utiliznd referine de celul relative (ceea
387
ce ar fi trebuit fcut cnd macrocomanda a fost iniial nregistrat). Pentru aceasta, parcurgei urmtorii pai: 1. Deschidei o nou foaie de lucru n care s realizai aciunile ce urmeaz a fi nregistrate. 2. Alegei ToolsMacroRecordNew Macro din bara de meniuri. 3. Deschidei caseta de dialog Record Macro n acelai mod n care ai fcut-o cnd ai creat prima dat macrocomanda i apoi facei clic pe OK sau apsai Enter. 4. Facei clic pe butonul Yes cnd Excel v cere s precizai dac dorii s nlocuii macrocomanda existent. 5. Facei clic pe butonul corespunztor referinei de celul relative (Relative reference) din bara de instrumente Stop Recording nainte de a ncepe paii pentru nceperea nregistrrii macro comenzii. 6. Realizai toate aciunile ce urmeaz s fie renregistrate (introducnd January, utiliznd Autofill pentru a genera restul lunilor, aplicnd caracteristicile Bold i Italic pentru domeniul celulelor selectate, i apoi selectnd coloanele lor i ajustndu-le mrimea utiliznd comanda FormatColumnAutoFit Selection aa cum a fost subliniat mai devreme n seciunea numit O singur macrocomand pentru toate lunile. 7. Facei clic pe butonul Stop Recording din bara de instrumente Stop Toolbar sau alegnd ToolsMacroStop Recording din bara de meniuri pentru a opri nregistrarea. De aceast dat, Excel nregistreaz comanda pentru copierea lunilor anului (AutoFilling) prin utilizarea referinelor de celul relative pentru coloan, n aa fel nct AutoFilling (copierea lunilor) este mereu relativ la celula n care se introduce January. Dup oprirea macrocomenzii, testai-o ntr-o nou foaie de lucru, ncepnd dintr-o alt celul dect A1. Acum, nu conteaz unde ai poziionat selectorul cnd rulai macrocomanda. Excel va fi n msur s umple (copieze) lunile cu facilitatea AutoFill fr a mai afia mesajul: Run time error 1, let alone 1004!
388
Capitolul 12
Butonai bara de instrumente!

n acest capitol Particularizarea barelor de instrumente ale Excel-ului Crearea propriilor dumneavoastr bare de instrumente Asocierea macro comenzilor la butoane particularizate din cadrul unei bare de instrumente Asocierea macro comenzilor ca element de meniu Asocierea hiperlegturilor la butoane particularizate de pe o bar de instrumente Ataarea propriilor desene la diferite butoane de pe o bar de instrumente
oate capitolele precedente v-au artat cum s utilizai facilitile diferitelor bare de instrumente implicite ale Excel (ncepnd cu bara de meniuri a unei foi de lucru pn la bara de instrumente specific macrocomenzilor Stop Recording) exact aa cum au fost ele configurate cnd ai instalat pentru prima dat Excel 2000. n acest capitol vei afla cum s v personalizai barele de instrumente existente n aa fel nct s conin doar instrumentele de care avei nevoie, i de asemenea vei descoperi cum s v construii propriile dumneavoastr bare de instrumente. Pe msur ce citii acest capitol vei descoperi c butoanele aflate n barele de instrumente existente n Excel reprezint doar o mic parte a numrului total de butoane existente. Putei aduga unele din aceste butoane neutilizate la oricare din barele din instrumente existente sau s le combinai pentru a creea noi bare de instrumente n funcie de dorina dumneavoastr. Nu numai c putei personaliza barele de instrumente n Excel prin crearea de noi combinaii de butoane, dar de asemenea putei personaliza barele de instrumente prin asocierea unor macrocomenzi pe care le-ai nregistrat (pentru detalii a se vedea Capitolul 11) la unele butoane oferite de Excel 2000. n plus,
390
dac nici unul din desenele utilizate de butoanele particularizate nu v mulumesc pentru macrocomanda pe care o adugai la o bar de instrumente, putei folosi un grafic (desen) creat n alt program (precum imagini din clip-art sau un desen creat de dumneavoastr cu alt program de grafic).
De-a v-ai ascunselea cu barele de instrumente

Aa cum ai aflat n Capitolul 1-11, Excel 2000 vine cu o ntreag serie de bare de instrumente. Fiecare bar conine un grup de butoane la care programatorii ce au conceput Excel-ul s-au gndit c ar fi de mare ajutor n realizarea unor operaii particulare. Barele de instrumente Standard i Formatting care sunt automat (implicit) afiate mpreun n partea superioar a ecranului cnd pornii Excel-ul conin o mare varietate de butoane utile pentru crearea, formatarea i listarea documentelor. Deoarece ambele bare Standard i Formatting se afl pe aceeai linie, nu toate butoanele pot fi afiate n acelai timp. De aceea, fiecare dintre aceste bare conine un buton More Buttons pe care cnd se execut clic apare - cu restul de butoane care n mod curent sunt ascunse. Reinei c, dac utilizai butoane din aceast gam, ele se vor muta n zone cu poziii mai bune din punct de vedere al vizibilitii, de pe barele de instrumente Standard i Formatting. Dei multitudinea butoanelor din majoritatea barelor de instrumente precum Standard i Formatting pot satisface necesitile dumneavoastr, este simplu s modificai aranjamentul oricreia dintre ele. De exemplu, dac sunt pictograme pe care le folosii rar sau niciodat, putei s le nlocuii cu unele mai utile pentru tipul de lucru pe care l efectuai. Pentru a afia o nou bar pe ecran (sau ascunderea uneia care este deja afiat), alegei ViewToolbars i apoi selectai numele barei de instrumente (Chart, Clipboard, Drawing, i aa mai departe) din submeniul care apare. De asemenea, putei scurta acest proces prin execuia unui clic-dreapta pe una din barele de instrumente afiate i apoi executnd clic pe numele barei de instrumente ce dorii s o afiai n meniul cu barele de instrumente. Putei de asemeanea afia (sau ascunde) o bar de instrumente n fereastra Excel din eticheta Toolbars din caseta de dialog Customize. Pentru a deschide aceast caset de dialog (afiat n Figura 12-1), alegei ViewToolbarsCustomize din bara de meniuri sau alegei Customize din una din pictogramele barelor de instrumente. Dup ce eticheta Toolbars este afiat n caseta de dialog Customize, selectai caseta de validare din lista cu barele de instrumente pentru afiarea pe ecran (sau ascunderea barelor, dac caseta de validare este deja selectat).
Capitolul 12: Butonai bara de instrumente _________________________
391
Dac executai clic pe eticheta Options de pe bara de instrumente Customize, vei vedea cteva casete de validare ale cror setri afecteaz toate barele de instrumente afiate n Excel: Standard and Formatting toolbars share one row: n mod normal, Excel 2000 aeaz barele de instrumente Standard i Formatting una lng alta pe linia a doua, chiar dedesubtul liniei barei de meniuri. Dac dorii ca aceste bare de instrumente s fie afiate pe linii separate, una deasupra celeilalte, deselectai aceast caset de validare. Aceasta v permite mai mult spaiu liber pentru lucrul cu foaia Excel, n acelai timp permind Excel-ului s afieze toate butoanele pentru ambele bare Standard i Formatting.
Figura 12-1: Eticheta Toolbars din caseta de dialog Customize.
Large icons: n mod normal, Excel utilizeaz pictograme mici n afiarea butoanelor pe barele de instrumente. Selectai aceast caset de validare pentru a modifica (mri) mrimea pictogramelor i implicit mrimea butoanelor. (Aceast facilitate este util n special cnd rulai Excel-ul pe un computer cu ecran mic, precum laptop-ul). Show ScreenTips on toolbars: De obicei, Excel v afieaz numele fiecrui buton de pe bara de meniuri cnd poziionai pointer-ul mouse-ului pe ele fr a da clic. (Dac nu mai dorii s vedei descrierea acestor butoane putei renuna la ea prin deselectarea butonului Show ScreenTips on toolbars.)
T FA
Dac dorii mai multe aciuni din meniurile autoderulante, selectai una din opiunile de animaie (Random-aleator, Unford-derulant, sau Slide-alunecare tip sertar) din lista autoderulant a meniului Menu din partea inferioar a etichetei Options din caseta de dialog Customize. Dac alegei Random, Excel 2000 alege n mod aleator ntre folosirea caracteristicilor de animaie Unford sau Slide atunci cnd utilizai meniurile autoderulante. Dac alegei Slide, meniurile
392
coboar alunecnd ca nite sertare din bara de meniuri, i submeniurile apar ca nite sertare din care se evideniaz elementele de meniu. De asemenea, reinei c prin deselectarea casetei a doua, adic Menu show recently used commands first (Prezentarea n cadrul meniului n primul rnd a celor mai utilizate comenzi) din caseta de dialog Customize putei mpiedica Excel-ul s rearanjeze elementele din meniurile autoderulante n funcie de utilizare, n timp ce previne simultan trunchierea meniurilor doar la prezentarea celor mai recent utilizate elemente. (Aceasta din urm se ntmpl deoarece deselectnd caseta de validare corespunztoare celor mai recente comenzi utilizate din meniu, automat se deselecteaz caseta de dedesubtul acesteia, adic Show full menu after a short delay - Prezentarea ntregului meniu dup o scurt pauz.)
Particularizarea barelor de instrumente ncorporate

Pentru a modifica coninutul unei anume bare de instrumente din caseta de dialog Customize trebuie fie s avei deja acea bar de instrumente afiat pe ecran, fie s o selectai din eticheta Toolbars a casetei de dialog Customize.Nu uitai c putei selecta cte bare de instrumente dorii din aceasta list, putndu-le modifica n acelai timp. Dup ce ai selectat acele bare de instrumente pe care vrei s le modificai, alegei eticheta Commands din caseta de dialog Customize (prezentat n Figura 12-2).
Figura 12-2: Eticheta Commands a casetei de dialog Customize.

T FA
De fiecare dat cnd deschidei caseta de dialog Customize, Excel va afia automat toate butoanele din casetele Standard i Formatting, poziionndu-le pe rnduri separate, una deasupra celeilalte. Cnd nchidei aceast caset de dialog, programul va poziiona, cele doua bare de instrumente una lng
393
cealalt pe cel de-al doilea rnd (acest lucru artnd c nu ai deselectat anterior caseta de validare Standard and Formatting toolbars share one row, caset localizat n eticheta Options).
Adugarea butoanelor din caseta de dialog Customize

Cnd facei clic pe eticheta Commands a casetei de dialog Customize, Excel afieaz o caset tip list intitulat Categories care conine toate grupele de butoane disponibile ale diferitelor categorii (de la meniului File i pn la New Menu), urmat de o caset tip list intitulat Commands care de fapt prezint fie doar numele comenzilor, fie numele comenzilor nsoite de pictogramele lor, pentru fiecare grup n parte. Pentru a vizualiza un nou grup de comenzi n caseta tip list Commands, trebuie doar s efectuai un clic pe numele categoriei din caseta listei Categories. Dup ce eticheta Commands a casetei de dialog Customize v prezint comenzile pentru o categorie anume, putei selecta comenzile dorite aa cum ai face cu orice obiect grafic din fereastra document. Pentru a aduga una dintre comenzile prezentate n caseta Commands n cadrul unei bare de instrumente aflate pe ecranul Excel 2000, tragei numele comenzii, sau numele comenzii i pictograma din eticheta Commands a casetei de dialog Customize n noua poziie de pe bara de instrumente i eliberai butonul mouse-ului. n timp ce tragei pictograma butonului (reprezentnd comanda selectat), la dreapta vrfului sgeii pointer-ului mouse-ului apare o caset mic. Att timp ct avei pointer-ul mouse-ului poziionat pe o parte a ecranului unde nu putei s adugai butonul pentru comanda selectat, aceast caset conine un x. Cnd n sfrit mutai pointerul ntr-un loc pe bara de instrumente unde putei insera butonul, litera x din caset se va transforma n semnul +, acesta reprezentnd semnalul c bara de instrumente va accepta butonul dac dorii i dac eliberai butonul mouse-ului. Pentru a ti unde va fi inserat noul buton, Excel v va arta un indicator Beior la vrful pointer-ulului mouse-ului, (ca atunci cnd inserai celule ntr-o zon de date existent cu tehnica tragerii i plasrii - pentru mai multe daealii consultai seciunea Facilitile oferite de tehnica tragerii i plasrii din Capitolul 4), pe bara de instrumente. Aceast indicator Beior (I-beam) va indica unde locul n care va fi poziionat butonul pe bara de instrumente pe care l-ai dorit inserat. Cnd aezai noul buton pe bara de instrumente, l putei insera nainte sau dup butoanele deja existente.
394
S
T FA
De reinut c putei afla oricnd ce face o anumit comand alegndu-i numele sau numele + pictograma n caseta tip list Commands i apoi executnd clic pe butonul Description din partea inferioar a casetei de dialog. Cnd apsai acest buton, Excel 2000 afieaz o caset de text cu o descriere sumar a funciei comenzii selectate. Pentru a disprea caseta de text, dai clic oriunde pe aceasta sau pe caseta de dialog Customize.
ndeprtarea butoanelor de pe bara de instrumente

Ct timp caseta de dialog Customize este deschis, putei aduga sau/i ndeprta noi butoane (n cel de-al doilea caz trgndu-le practic de pe bara de instrumente). Pentru a ndeprta un buton de care nu avei nevoie, selectai-l de pe bara de instrumente i apoi tragei pictograma butonului pn o scoatei de pe bara de instrumente nainte de a elibera butonului mouse-ului. Dup ce ai eliberat butonul mouse-ului, butonul dispare, iar Excel acoper spaiul liber creat pe bara de instrumente.
Triumfnd cu ajutorul butoanelor

Atunci cnd particularizai o bar de instrumente putei dori doar s repoziionai butoanele sau s le mutai/copiai n cadrul altor bare de instrumente de pe ecran. Pentru a repoziiona un buton pe aceeai bar de instrumente tragei-i pictograma pn n momentul n care indicatorul Beior este plasat n faa butonului care va fi precedat de cel nou i eliberai butonul mouse-ului. Pentru a muta un buton pe o alt bar de instrumente tragei-i pictograma n poziia dorit pe noua bar de instrumente i eliberai butonul mouse-ului. Pentru a copia un buton pe o alt bar de instrumente, inei apsat tasta Ctrl n timp ce tragei pictograma pe noua bar de instrumente. (Semnul plus va apare n micua caset de lng vrful pointer-ului mouse-ului cnd atunci cnd vei poziiona mouse-ul pe orice bar de instrumente de pe ecran.)
Ce mulime de butoane ciudate!

Poate ai observat felul n care butoanele de pe diferitele bare de instrumente ncorporate, sunt grupate mpreun, cu mici bare gri verticale, aprnd nainte i
395
dup grupul de butoane. Chiar i dumneavoastr putei s le grupai atunci cnd dorii s particularizai o bar de instrumente. Pentru a introduce o bar vertical n dreapta sau stnga butonului cu scopul de a-l separa de celelalte butoane, tragei uor butonul n direcia opus locului unde vrei s apar bara vertical (n dreapta, dac vrei s introducei spaiul n stnga i invers) i eliberai butonul mouse-ului. Excel insereaz bara vertical nainte sau dup butonul tocmai poziionat . Pentru a terge o bara vertical aflat nainte sau dup un buton, astfel nct acesta s ating sau s se suprapun peste butonul alturat, tragei-l n direcia potrivit pna cnd atinge sau ncalec uor pe cel de alturi i apoi eliberai butonul mouse-ului. Excel va redesena bara de instrumente pentru a nlocui spaiul rmas liber.
Nu este implicit !
Cteodat, putei face schimbri n bara de instrumente i apoi s v rzgndii. Nu conteaz ct de importante sau numeroase sunt schimbrile; putei reveni oricnd la forma iniial a barei de instrumente, deschiznd caseta de dialog Customize (alegnd ViewToolbarsCustomize de pe bara de meniuri sau folosind Customize din meniul de comenzi rapide, apoi selectnd numele barei de instrumente din caseta tip list Toolbars i apsnd butonul Reset.
Proiectnd propriile bare de instrumente

n nici un caz nu suntei limitai la barele de instrumente ncorporate ale Excel. V putei crea propriile bare de instrumente pentru a combina oricare din butoanele disponibile: cele folosite de Excel i nu numai. Pentru a crea o bar de instrumente proprie, urmai paii: 1. Alegei ViewToolbarsCustomize de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Customize. 2. Dac nu este deja selectat, alegei eticheta Toolbars din caseta de dialog Customize, apoi facei clic pe butonul New. Caseta de dialog New Toolbar se va deschide pentru ca dumneavoastr s denumii noua bar de instrumente. 3. Introducei un nume pentru noua bar de instrumente n caseta de text Toolbar i apoi facei clic pe OK sau apsai Enter. Excel va nchide caseta de dialog New Toolbar i va aduga numele noii bare de instrumente n partea inferioar a listei Toolbar din caseta de dialog Customize. De asemenea, programul va deschide o bar de
396
instrumente cu loc doar pentru un singur buton i cu prima parte a numelui atribuit de dumneavoastr (Figura 12-3), aceasta doar dac nu atribuii noii dvs. bare de instrumente un nume format din una sau dou litere, caz n care va fi afiat ntregul nume.
Figura 12-3: Noua bar de instrumente intitulat: Gregs cool tools.
4. Selectai eticheta Commands din caseta de dialog Customize. 5. Alegei categoria care conine comanda pentru primul buton pe care dorii s-l adugai noii bare de instrumente din caseta tip list Categories. 6. Tragei pictograma butonului din caseta list Commands din caseta de dialog Customize n caseta de dialog bar de instrumente din colul din stnga sus al ferestrei; apoi eliberai butonul mouse-ului. 7. Repetati paii 5 i 6 pn cnd adugai toate butoanele pe care le dorii. Dup ce butoanele sunt inserate pe noua bar de instrumente, le putei ordona i aranja cum dorii. 8. Facei clic pe butonul Close sau apsai Enter pentru a nchide caseta de dialog Customize. n timp ce adugai butoane noii bare de instrumente, Excel lrgete automat caseta sa de dialog. Cnd caseta este destul de larg, numele desemnat de
397
dumneavoastr noii bare de instrumente va apare pe bara de titlu. Dac caseta de dialog a noii bare de instrumente se mic n cadrul casetei Customize, tragei noua bar de instrumente de titlu pn n momentul n care s-a separat total de caseta Customize. Figurile 12-3 i 12-4 prezint procesul crerii unei noi bare de instrumente (intitulat destul de simplu Gregs Cool Tools). Figura 12-3 prezint caseta de dialog Customize dup denumirea noii bare de instrumente n caseta New Toolbar i adugarea numelui su n partea inferioar a casetei tip list Toolbars. Figura 12-4 ilustreaz lista Gregs Cool Tools dup adugarea urmtoarelor butoane: Merge Cells, Unmerge Cells, Search the Web, Meet Now, Show Only Web Toolbar, Insert Clip Art , Insert Picture From File, Equal Sign, Plus Sign, Minus Sign, Multiplication Sign i Division Sign. De reinut este modul n care a fost folosit bara vertical pentru a crea patru grupe de butoane (merge group-grupul de butoane pentru mbinri, Web groupgrupul de butoane pentruWeb (reea), picture group grupul de butoane pentru desene i formula group-grupul de butoane pentru formule) fiecare grup coninnd butoane care execut funcii nrudite. Dup crearea noii bare de instrumente, o putei afia, ascunde, mica sau redimensiona, exact aa cum ai face cu orice alt bar de instrumente ncorporat. Dac nu dorii s o pstrai, tergei-o deschiznd eticheta Toolbars a casetei de dialog Customize i selectndu-i numele din caseta Toolbars (pentru a apare evideniat). Dupa ce i selectai numele, apsai butonul Delete devenit accesibil. (Acest buton rmne gri nchis i inaccesibil cnd selectai oricare dintre barele de instrumente ncorporate). Cnd apsai Delete, Excel afieaz o caset de avertizare n care putei confirma tergerea prin executarea unui clic pe butonul OK sau prin apsarea tastei Enter.
398
Figura 12-4: Bara de instrumente Gregs cool tools dup adugarea butoanelor dorite.
Adugarea de butoane particularizate pentru rularea macrocomenzilor

Putei asocia macrocomenzi create i nregistrate de dumneavoastr unor instrumente, pe care le putei poziiona ulterior pe barele de instrumente (fie pe una dintre cele ncorporate, fie pe una creat de dumneavoastr). n acest fel putei rula o macrocomand prin simpla apsare a respectivului buton. Aceast facilitate a Excel-ului ofer un ajutor deosebit atunci cnd suntei n situaia de a fi asociat toate cele 26 de litere (de la A la Z) drept combinaii de taste pentru comenzi rapide ntr-o anumit foaie de macrocomenzi. Pentru a asocia o macrocomand unui buton particularizat, urmai paii: 1. Dac macrocomanda pe care vrei s o asociai unui buton din bara de instrumente este ataat unui anumit registru de lucru i nu Registrului personal de macrocomenzi, asigurai-v c registrul de lucru este deschis. Dac nu este deschis, deschidei-l cu Open de pe bara de instrumente Standard sau cu comanda FileOpen de pe bara de meniuri. Reinei c Excel va deschide Registrul de macrocomenzi Personal de fiecare dat cnd pornii programul, fcnd macrocomenzile disponibile oricnd i oriunde n program. Macrocomenzile salvate ca
399
parte a unui anumit registru de lucru sunt disponibile numai atunci cnd acesta este deschis. 2. Alegei ViewToolbarsCustomize de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Customize. 3. Dac bara de instrumente la care vrei s adugai macrocomanda nu este nc afiat, selectai caseta sa de validare din caseta tip list Toolbars a etichetei Toolbars. 4. Selectai eticheta Commands i apoi selectai Macros din lista Categories i -Custom Buton (cel cu pictograma Happy Face) din lista Commands prezentat n Figura 12-5.
Figura 12-5: Eticheta Commands a casetei de dialog Customize , dup selectarea categoriei Macros.
5. Tragei pictograma Happy Face din lista Commands, n locul de pe bara de instrumente unde dorii s apar butonul macrocomenzii, apoi eliberai butonul mouse-ului. 6. (Opional) Pentru atribui un alt nume (care apare ca SfatEcran atunci cnd poziionai pointer-ul mouse-ului pe buton), dai clic-dreapta pe butonul macrocomenzii, apoi alegei Name din meniul de comenzi rapide, introducei noul nume al butonului n caseta de text i apoi apsai Enter. 7. (Opional) Pentru a schimba pictograma astfel nct s difere de Happy Face, dai clic-dreapta pe butonul macrocomenzii, apoi alegei Change Button Image din meniul de comenzi rapide i efectuai clic pe noua pictogram dorit. 8. Pentru a asocia macrocomanda butonului respectiv, dai clic_dreapta pe acesta, apoi alegei Assign Macro din meniul de comenzi rapide; Excel deschide caseta de dialog Assign Macro (a se vedea Figura 12-6).
400
9. Selectai sau nregistrai macrocomanda pe care vrei s o asociai instrumentului. Pentru a asocia o macrocomand existent instrumentului selectat, efectuai dublu-clic pe numele macrocomenzii din lista Macro Name sau selectai numele acesteia i dai OK sau apsai Enter. 10. Repetai paii de la 5 la 9 pentru fiecare macrocomand pe care dorii s o asociai unui buton particularizat. 11. Efectuai clic pe butonul Close sau apsai Enter pentru a nchide caseta de dialog Customize.
Figura 12-6: Caseta de dilaog Assign Macro.
Asocierea unei macrocomenzi unui element al meniului

n loc s atribuii o macrocomand unui buton particularizat de pe una din barele de instrumente, putei stabili ca o macrocomand s fac parte din elementele unui meniu autoderulant. Pentru a aduga un element particularizat la unul din meniurile autoderulante i pentru a asocia una din macrocomenzile existente acelui element, urmai paii: 1. Dac macrocomanda pe care vrei s o asociai elementului dorit este ataat unui registru de lucru anume i nu face parte din Registrul de macrocomenzi Personal, asigurai-v c registrul de
401
lucru respectiv este deschis. Dac nu este, deschidei-l cu Open de pe bara de instrumente Standard sau cu comanda FileOpen din bara de meniuri. n mod normal, vei dori s asociai doar macrocomenzile care se afl n Registrul de macrocomenzi Personal pentru a particulariza elementele meniului. Astfel, elementele meniurilor vor fi disponibile oricnd n timpul rulrii programului Excel 2000. Totui, dac asociai o macrocomand care se afl ntr-un alt registru de lucru unui element din meniu, trebuie s v reamintii faptul c putei folosi acest element de meniu pentru a rula macrocomanda dorit doar atunci cnd respectivul registru de lucru este deschis. 2. Alegei ViewToolbarsCustomize de pe bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Customize. 3. Selectai eticheta Commands i apoi Macros din caseta tip list Categories i Custom Menu Item din caseta Commands. 4. Tragei butonul Custom Menu Item din caseta Commands pn la locul din meniul autoderulant unde dorii s v apar elementul macrocomenzii, apoi eliberai butonul mouse-ului. 5. (Opional) Pentru a denumi elementul care apare n meniu, deschidei meniul autoderulant care l conine; apoi, dai clic-dreapta pe Custom Menu Item i apoi Name din meniul de comenzi rapide, introducei noul nume n caseta sa de text i apsai Enter. 6. Pentru a asocia macrocomand butonului element din meniu, deschidei-i meniul autoderulant i apoi efectuai clic-dreapta pe element dup care alegei Assign Macro din meniul de comenzi rapide. Excel va deschide caseta de dialog Assign Macro (Figura 12-6). 7. Selectai sau nregistrai macrocomanda dumneavoastr pe care vrei s o asociai elementului. Pentru a asocia o macrocomand existent unui instrument selectat, efectuai dublu-clic pe numele macrocomenzii din caseta cu lista Macro Name sau selectai numele acesteia i facei clic pe OK sau apsai Enter. Dup adugarea unui element particularizat i asocierea unei macrocomenzi acestuia, putei rula macrocomanda prin simpla selectare a comenzii care i corespunde, la fel cum ai face n cazul oricrei alte comenzi din bara de meniuri. Pentru a ndeprta un element particularizat din meniu, deschidei caseta de dialog Customize (ViewToolbarsCustomize), apoi deschidei meniul
402
autoderulant care conine elementul respectiv i tragei-l afar din meniu nainte de a elibera butonul mouse-ului.
Asocierea unei hiperlegturi unui buton particularizat

Macrocomenzile nu sunt singurele lucruri pe care le putei asocia butoanelor particularizate ale barelor de instrumente. n Excel 2000, innd cont de noile i evoluatele elemente de Web, putei asocia i o hiperlegtur unui buton particularizat care deschide o anumit pagin de Web pe Internet sau pe Intranet-ul companiei, deschide un fiier anume sau trimite un nou mesaj e-mail unei adrese specificate. De exemplu, pentru a ine pasul cu ultimele informaii despre Office 2000 putei crea un buton particularizat cu hiperlegtur pentru a accesa pagina site-ului Web Microsoft. Pentru a-mi trimite mesaje de e-mail spunndu-mi ct de mult v place aceast carte i cum v-a ajutat chiar i n carier, putei crea un buton particularizat care atunci cnd este selectat, pornete un mesaj nou ctre adresa mea de e-mail (gharvey@mindovermedia.com). Procedura de asociere a unei hiperlegturi este asemntoare cu cea a introducerii macrocomenzii i anume: 1. Alegei ViewToolbarsCustomize din bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Customize. 2. Dac bara de instrumente la care vrei s adugai hiperlegtura nu este deja afiat pe ecran, efectuai un clic pe caseta de validare a casetei Toolbars din eticheta Toolbars. 3. Selectai eticheta Commands i apoi n Macros din lista Categories i Custom Buon (cea cu pictograma Happy Face) din caseta Commands, ca n Figura 12-5. 4. Tragei pictograma Happy Face din caseta Commands n locul n care dorii s apar butonul hiperlegtur, apoi eliberai butonul mouse-ului. 5. (Opional) Pentru a schimba pictograma Happy Face, dai clic-dreapta pe butonul macrocomenzii, apoi alegei Change Button Image din meniul de comenzi rapide i facei clic pe noua pictogram pe care o dorii. 6. Pentru a asocia hiperlegtura butonului macrocomenzii, dai clic-dreapta pe butonul su, apoi alegei Assign HyperlinkOpen din meniul de comenzi rapide. Excel deschide caseta de dialog Assign Hyperlink: Open (Figura 12-7).
403
Figura 12-7: Caseta de dialog Assign Hyperlink: Open.
7. n caseta text Type the file or Web name fie introducei adresa URL, calea fiierului, sau adresele de e-mail, fie selectai unul din elementele enumerate anterior n caseta tip list Or select from . Pentru a selecta fiierul, pagina Web sau adresa de e-mail n caseta Or select from list, facei clic pe butonul corespunztor (butonul Existing File or Web Page) pentru fiiere sau pagini Web i butonul E-mail Address pentru adresele e-mail, n caseta de dialog Assign Hyperlink: Open, apoi facei clic pe calea fiierului, adresa URL-ului sau adresele e-mail din caset. Cnd facei clic pe butonul Existing File or Web Page avei de fcut o alegere suplimentar pentru unul din butoanele: Recent Files: pentru o list de fiiere deschis recent Browsed Pages: pentru o list de pagini Web recent vizitate Inserted Links: pentru o list de fiiere i pagini Web din dosarul Favorites
Pentru a realiza o hiperlegtur ctre un document Office sau Web pe care nca nu l-ai creat, facei clic pe butonul Create New Document apoi specificai numele noului fiier n Name of new document. 8. Pentru a nchide caseta de dialog Assign Hyperlink:Open, facei clic pe butonul OK, apoi facei clic pe Close sau apsai Enter pentru a nchide caseta Customize.
404
Dac calculatorul dumneavoastr nu are o legtur permanent cu World Wide Web prin intermediul unei reele, prin apsarea butonului particularizat cu hiperlegturi ctre paginile de Web de pe Internet vor rezulta erori, doar dac nu cumva modem-ul computerului dumneavoastr este n funciune i gata s se conecteze prin linia telefonic (pentru informaii suplimentare referitoare la hiperlegturi i relizarea chestiilor de calitate legate de Web, consultai Capitolul 10).
Butoane simpatice
Din nefericire, nu suntei tot timpul asaltaide imaginea butoanelor reprezentnd fee zmbitoare, inimioare i cni de cafea. Putei copia imagini ale altor butoane sau, dac suntei artiti (sau mcar v credei artiti) putei folosi Editorul de butoane pentru a crea propria pictogram. Pentru a prelua o pictograma de la un buton la altul, urmai paii: 1. Deschidei caseta de dialog Customize cu View Toolbars Customize din bara de meniuri sau alegei comanda Customize de pe bara de instrumente a meniului de comenzi rapide al unei bare de instrumente. 2. Dac respectiva bar nu este afiat, deschidei bara de instrumente ce conine pictograma butonului pe care dorii s o copiai, selectndu-i caseta de validare din caseta tip list Toolbars a etichetei Toolbars. 3. Dai clic-dreapta pe butonul dorit, apoi folosii Copy Button Image din meniul de comenzi rapide pentru a copia aceast imagine n Clipboard. 4. Dai clic-dreapta pe butonul pe care vrei s copiai imaginea din Clipboard; apoi alegei Paste Button Image din meniul de comenzi rapide Asta-i tot ce avei de fcut. Excel nlocuiete pictograma butonului selectat cu imaginea memorat n Clipboard. Dac dorii s creai propria capodoper n loc s furai una din imaginile existente (care poate fi deja asociat unei anumite aciuni sau comenzi, n cazul n care apare pe o alt bar de instrumente pe care o folosii), putei edita o imagine cu noul Editor de butoane (Button Editor). Pentru a deschide Editorul de butoane (Figura 12-8), deschidei caseta de dialog Customize i dac este necesar, afiai bara de instrumente; dai clic-dreapta pe butonul a crui imagine vrei s o editai i selectai Edit Button Image din meniul de comenzi rapide.
405
Figura 12-8: Particularizarea pictogramei Happy Face n caseta Button Editor.
Pentru a edita pictograma, facei clic pe culoarea pe care dorii s o folosii i apoi pe ptrelele (denumite pixeli) din aria de desen pe care dorii s o colorai. Dac dorii s desenai o imagine n loc s o editai pe cea selectat, trebuie s apsai pe Clear nainte de a ncepe s desenai. Dac dorii s tergei o parte din imagine facei clic pe caseta Erase n zona Erase, apoi facei clic pe pixelii pe care dorii s-i tergei. Figura 12-8 prezint munca mea de artist dup ce am editat acea fa haioas cu ajutorul Editorului de butoane astfel nct s semene mai bine cu prostuul meu cine Spike. Figura 12-9 ilustreaz bara mea de instrumente particularizat dup ce am nlocuit imaginea Happy Face cu imaginea lui Spike i i-am asociat macrocomanda Months_of_the_Year creat n Capitolul 11. Pentru detalii consultai seciunea O macrocomand pentru toate lunile. Reinei c aceast figur afieaz de asemenea SfatulEcran pentru butonul care are pictograma feei nefericite (Unhappy Face) creia i este atribuit hiperlegtura Microsoft Web.
406
Figura 12-9: Bara de instrumente particularizat Gregs Cool Tools dup adugarea butonului Happy Face.
Partea a VI-a
Partea zecilor
DAC BOB DYLAN AR FI ALES O CARIER N DOMENIUL INFORMATICII
PUNE-L N FAA UNUI TERMINAL I TIPUL E UN GENIU, DAR ALTFEL PARC ESTE UN NOU NSCUT, UN BOBOCEL DE GSC I NU VA REUI NICIODAT S FAC CEVA N MANAGEMENT.
n sfrit ai ajuns la partea plcut a acestei cri unde toate capitolele conin liste cu cte zece sfaturi. n omagiul lui David Letterman (fiul favorit din Indiana), vei gsi un capitol cu cele mai noi zece faciliti ale Excel 2000 i de asemenea cele mai importante informaii de baz pentru nceptori. n omagiul lui Cecil B.deMille, Moise i a unei puteri de Sus, am inclus un capitol cu cele zece porunci ale Excel-ului 2000 care, dei nu au fost gravate n piatr, dac sunt urmrite cu atenie vor da rezultate incredibile.
n aceast parte
Capitolul 13
Topul celor 10 noi faciliti ale Excel 2000

ac dorii o trecere n revist a ceea ce este nou n Excel 2000, citii n continuare!!! Aici se afl topul oficial al Celor 10 Noi Faciliti din Excel 2000, iar o scurt privire asupra acestei liste v spune c acestea sunt de tipul f asta i asta, adic sugestii oarecum inteligente, vrjitorii etc. n caz c suntei interesai pentru mai mult dect o descriere a facilitilor Excel 2000, am inclus mai multe referiri ncruciate la fiecare capitol i fraz din carte, adic acolo unde a fost tratat mai pe larg respectiva facilitate. 10. Comenzile folosite recent, primele aprute n meniuri: Excel 2000 ncearc s simplifice sistemul de meniuri Bizantin, ascunznd comenzile pe care le folosii rar, sau aproape niciodat. Aceasta duce la promovarea comenzilor des folosite. (Nu v ngrijorai dac vi se pare suprtor, aa cum mi se pare mie, faptul c meniurile se tot schimb; putei afla cum le putei nchide consultnd seciunea De-a v-ai ascunselea iat-le, nu-s din Capitolul 2.) 9. Ancorarea mai multor bare de instrumente: Excel 2000 v ofer acum posibilitatea de a ancora mai multe bare de instrumente mpreun n oricare din cele patru poziii standard: n partea superioar a ecranului sub bara de meniuri, n partea inferioar a ecranului chiar deasupra barei de stare, n stnga coloanei irului de numere i n dreapta, lng bara de defilare orizontal. De fapt, barele de instrumente Standard i Formating mpart acelai rnd n partea superioar a ecranului. Cnd ancorai mai multe bare de instrumente mpreun, Excel adaug butonul More Buttons fiecrei bare de instrumente care conine butoanele ce nu pot fi vizualizate. (Consultai seciunea Manevre de ancorare a barelor de instrumente, Capitolul 3 pentru o mai bun documentare cu privire la bara de instrumente.) 8. Umbrirea seleciilor de celul: Aceast nou facilitate pentru celule, aplic o umbrire de un albastru-deschis celulelor selectate, fr a afecta culoarea textului coninut. Aceasta face mult mai uor de vizualizat
410
______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor
datele din celulele selectate. (Versiunile de Excel anterioare foloseau o umbrire aproape neagr, ntunecoas afectnd culoarea textului i ngreunnd cititul) - a se vedea Figurile 3-11 i 3-12 pentru a v convinge de lizibilitatea textului n selecia de celulele umbrite prin folosirea unei noi culori de selecie. 7. Extinderi ale formatelor i listelor: Aceasta nou i monden facilitate copiaz formaturile de celule i formulele folosite mai ales n rndurile anterioare ale unei liste de date, fiecrui nou rnd de date pe care l introducei. Este perfect pentru ocaziile cnd avei nevoie s introducei un tabel de date cum ar fi de exemplu un raport de cheltuieli sau o list de preuri n care nu se schimb de la un rnd la altul formulele i formaturile, ci doar numele i numerele. Pentru mai multe detalii despre folosirea extinderii de formaturi i a listelor, putei consulta Introduceri rapide de date din Capitolul 2. 6. Datele anului 2000: ntr-o foaie de lucru Excel 2000, dumneavoastr introducei numai ultimele dou cifre ale anilor, pentru date ntre 2000 i 2029. Pentru datele din secolul 21, de dup 2030 i chiar mai departe, trebuie s introducei toate cele patru cifre ale anului, (chiar dac Excel v afieaz doar ultimele dou cifre n celulele foii de lucru). Pentru mai multe informaii despre introducerea datelor n urmtorul secol sau mileniu consultai Datele anului 2000 din Capitolul 2. 5. Vizualizarea numelor font-urilor scrise chiar cu respectivul font: Fiecare nume de font din caseta tip list ataat seciunii Font de pe bara de instrumente Formatting apare acum n fontul solicitat. Aceasta v ofer posibilitatea unei examinri a felului n care apare textul selectat. 4. Tragerea i plasarea tabelelor din paginile Web n Excel: Toi trgtorii i plasatorii nverunai vor aprecia aceast nou facilitate prin care se pot copia date din tabelele unei pagini Web ntr-o foaie de lucru. Tot ce avei de fcut este s selectai tabelul de date n fereastra browser-ului de Web apoi s o tragei i s o plasai la locul dorit, n fereastra foii de lucru din Excel. Pentru mai multe informaii despre utilizarea acestei noi faciliti folositoare, consultai Se ofer cineva s trag i s plaseze tabele? in Capitolul 10. 3. Previzualizarea paginii Web: acum putei vedea datele i diagramele din foaia de lucru care vor apare ca pagini Web la previzualizare, nainte de a le fi salvat ca HTML (Hypertext Markup Language). Pentru mai multe informaii despre acest subiect consultai seciunea Previzualizarea i publicarea paginilor Web din Capitolul 10. 2. Salvarea i deschiderea paginilor Web n Excel: Salvarea datelor i diagramelor din foile de lucru Excel n pagini Web e simplu: FileSave as Web Page. Chiar mai mult dect att, putei edita datele deschiznd pagina Web n Excel 2000 i apoi putei salva modificrile prin FileSave. (Acest proces de a fi capabil s creeze o pagin Web i s editeze coninutul su cu ajutorul programelor ca Excel sau Word 2000
Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________
411
este cunoscut n limbajul de specialitate drept round-trip HTML.) Pentru detalii despre salvarea foilor de lucru din Excel ca pagini deWeb consultai seciunea Foi de lucru pe Web? din cadrul Capitolului 10. Pentru informaii despre editarea paginilor Web pe care le salvai n Excel, consultai Editarea paginilor de Web care conin foi de lucru, n cadrul aceluiai capitol. 1. Salvarea foilor de lucru ca pagini interactive Web: Cea mai grozav facilitate a Excel 2000 este posibilitatea de a salva datele i diagramele ca pagini interactive de Web. Selectnd caseta de validare Add interactivity atunci cnd salvai o foaie de lucru sau o diagram ca pagin Web, dai utilizatorilor (mcar acelora care acceseaz pagina cu ajutorul Internet Explorer 4.0 sau o versiune mai avansat) posibilitatea s schimbe coninutul i formatele datelor neprotejate. Pentru detalii privind crearea i utilizarea paginilor interactive de Web, consultai Salvarea unei pagini Web interactive n Capitolul 10.
412
Capitolul 14
Topul de baz al nceptorului

ac aceste zece articole sunt toate pe care le vei cunoate foarte bine n Excel 2000, tot vei fi naintea concurenei. Cnd totul e zis i fcut, acest top prezint toate abilitile fundamentale necesare pentru a folosi cu succes Excel 2000. 10. Pentru a deschide Excel 2000 din bara de activiti Windows: facei clic pe butonul Start, alegei Programs i apoi Microsoft Excel. 9. Pentru a lansa automat Excel 2000: simultan cu deschiderea unui registru de lucru care trebuie editat (n Windows Explorer sau n fereastra My Computer), pur i simplu localizai dosarul coninnd registrul de lucru Excel pe care vrei s-l editai i dai dublu-clic pe pictograma sa. 8. Pentru a localiza o parte a foii de lucru pe care nu o putei vedea pe ecran: folosii barele de defilare orizontal i vertical (din dreapta i partea inferioar a ferestrei document) pentru a putea vizualiza noi pri ale foii de lucru. n timpul defilrii cu ajutorul barei orizontale sau verticale, indicatorul SfaturiEcran v arat litera coloanei sau numrul rndului care va apare n colul din stnga sus. 7. Pentru a deschide un nou registru de lucru (coninnd trei foi de lucru goale): alegei New tool din bara de instrumente Standard (sau FileNew din meniul autoderulant sau apsai Ctrl+N). Pentru a insera o nou foaie de lucru ntr-un registru de lucru (dac nu v sunt de ajuns trei), alegei InsertWorksheet din bara de meniuri sau apsai Shift+F11. 6. Pentru a activa un registru de lucru deschis i a-l vizualiza pe ecran (n faa oricror alte registre deschise): deschidei meniul Window i selectai numele sau numrul agendei de lucru dorite. Pentru a gsi o foaie de lucru anume n registrul de lucru activ facei clic pe selectorul de foaie aflat n partea inferioar a ferestrei document. Pentru a vizualiza mai muli selectori de foi, facei clic pe butoanele de navigare aflate n partea stng jos n fereastra document.
414
5. Pentru a introduce date ntr-o foaie de lucru: selectai celula n care ar trebui s apar informaiile; apoi ncepei s introducei datele dorite. Cnd terminai, facei clic pe butonul Enter din bara de formule sau apsai Tab, Enter sau una din tastele direcionale. 4. Pentru a edita ceea ce ai introdus deja ntr-o celul: dai dublu-clic pe celul sau poziionai indicatorul pe celula dorit i apsai F2. Excel va poziiona cursorul la sfritul nregistrrilor din celul. Cnd terminai de corectat facei clic pe Enter din bara de formule sau apsai tasta Tab sau Enter sau una din tastele direcionale. 3. Pentru a alege una din numeroasele comenzi ale meniului autoderulant: alegei numele meniului (de pe bara de meniuri) pentru a-l deschide, iar apoi alegei numele comenzii din meniul autoderulant. Pentru a alege o comand din meniul contextual, facei clic pe obiect (care poate fi: o celul, un selector de foaie, o bar de instrumente, un grafic etc.) cu cel de-al doilea buton al mouse-ului. 2. Pentru a salva o copie a registrului de lucru pe disc pentru prima dat: alegei FileSave As de pe bara de meniuri (sau facei clic pe butonul Save de pe bara de instrumente Standard, sau apsai Ctrl+S), apoi desemnai disc-ul i dosarul unde ar trebui s fie gsit fiierul respectiv n caseta tip list autoderulant Save in i nlocuii numele temporar al fiierului BOOK1.XLS n caseta File name edit cu propriul dumneavoastr nume de fiier (pna la 255 caractere incluznd spaiile), iar apoi apsai Save. Dup aceea, pentru a salva schimbrile din registrul de lucru, facei clic pe Save de pe bara de instrumente Standard (sau alegei FileSave sau Ctrl+S sau Shift+F12). 1. Pentru a iei din Excel cnd ai terminat de lucrat cu programul: alegei FileExit de pe bara de meniuri sau facei clic pe caseta de nchidere a programelor sau Alt+F4. Dac registrul de lucru pe care l-ai deschis conine schimbri nesalvate, Excel 2000 v ntreab dac dorii s salvai registrul de lucru nainte de nchiderea Excel-ului i intoarcerea n Windows. nainte de nchiderea calculatorului asigurai-v c folosii comanda Shut down din Start menu pentru a nchide sistemul de operare Windows.
Capitolul 15
Cele zece porunci ale programului Excel 2000

xersnd n Excel 2000 ai descoperit cci chiar exist unele lucruri pe care dac le facei i altele pe care dac nu le facei putei s lucrai Dumnezeiete de frumos i simplu cu programul. Mai jos gsii urmtoarele Zece Porunci Ale Excel-ului, care urmate ndeaproape v binecuvnteaz munca dumneavoastr: 10. Vei consemna munca dumneavoastr pe disc salvnd regulat modificrile efectuate. (FileSave sau Ctrl+S). Dac descoperii c avei tendina s uitai s salvai ceea ce ai lucrat, atunci va trebui s iniiai opiunea Auto Save add-in (ToolsAdd-Ins, selectai caseta de validare AutoSave add-in) pentru ca programul s salveze automat munca dvs. la un anumit interval de timp stabilit. Vei denumi registerele de lucru atunci cnd le vei salva prima dat ca fiiere cu nu mai mult de 255 caractere incluznd spaiile i toate celelalte simboluri. Astfel vei reui s localizai dosarul n care ai inclus munca dvs i s evitai eroarea ca munca voastr s fie pierdut. Nu vei mprtia datele pe toat suprafaa foii de lucru ci mai de grab vei strnge ct mai aproape tabelele i vei evita s srii rnduri i coloane, lsndu-le goale doar dac este neaprat nevoie pentru a face nelese datele. Acestea se vor face n scopul conservrii memoriei calculatorului. Vei ncepe formulele de calcul n Excel 2000 cu semnul =. Dac suntei membrii ai tribului Lotus 1-2-3, vei fi tratai special i vei putea s ncepei formulele cu semnul + i funciile cu semnul @. Vei selecta mai nti celulele nainte de a efectua vreo modificare, aa cum este normal i cum se ntmpl i cu praful care rmne n urma clreului. Vei folosi Undo (EditUndo sau Ctrl+Z) imediat ce ai comis vreo greeal, pentru c Prea Mritul s ndrepte greeala dumneavoastr.
9.
8.
7.
6.
5.
416
Dac ai uitat s folosii butonul Undo imediat dup comiterea nelegiuirii, vei selecta aciunea pe care o vrei refcut din meniul derulant al butonului Undo pe care l gsii pe bara de instrumente Standard. Luai aminte c orice aciune selectat din meniu, va fi refcut alturi de toate cele care o preced. 4. Nu vei terge sau insera coloane sau rnduri ntr-o foaie de lucru dect dac v-ai asigurat mai nti c nimic din ceea ce avei deja pe foaie nu va fi ters sau nlocuit. Nu vei imprima foaia de lucru dac nu ai examinat-o mai nti cu: FilePrint Preview i dac nu suntei siguri c paginarea este cea potrivit. Vei schimba modul de recalculare al registrelor de lucru din automat n manual (Tools Options eticheta Calculation Manual) doar atunci cnd registrul dumneavoastr este att de vast nct Excel ajunge s lucreze foarte ncet (cu viteza trecerii unei caravane de cmile). De asemenea, trebuie s demarcai caseta de validare Recalculate Before Save atunci cnd iniiai calcularea manual sau trebuie s ignorai mesajul de pe bara de stare i s nu apsai tasta Calculate now (F9) nainte de a imprima oricare dintre registrele dumneavoastr. Vei putea proteja toate registrele i foile de lucru de curiozitatea unora (ToolsProtectionProtect Sheet or Protect Workbook), iar dac dorii s folosii i o parol pentru protejarea registrului, v sftuiesc s avei grij s nu o uitai, pentru c ziua n care vei uita parola este ultima n care vei vedea registrul de lucru.
3.
2.
1.

Excel 2000

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Excel 2000

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Introducere

Despre aceast carte

__________________________ Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI

Cum s folosii aceast carte

Ceea ce putei ignora fr a avea probleme

Modul de organizare al acestei cri

Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

__________________________ Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI

Partea a II-a: Editarea fr probleme

Partea a III-a: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Partea a IV-a: Viaa de dincolo de foile de calcul

Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

Partea a VI-a: Partea zecilor

Convenii folosite n aceast carte

__________________________ Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI

Simboluri folosite n aceast carte

Unde mergem mai departe

__________________________ Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI

Intrnd pe terenul de lucru

Ce reprezint toate chestiile astea?

12 ________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru Ce pot face cu Excel-ul?

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

Figura 1-1: Casetue, casetue i toate arat la fel!

Trimite-l pe adresa celulei mele

________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

De ce programele bazate pe foi de calcul realizeaz doar foi de lucru

Referina celulei curente

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

Celulele-crmizile necesare pentru construirea oricrei foi de lucru

Despre cte celule vorbim noi aici?

________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

Atribuind 26 de litere la 256 de coloane

Ce ar trebui s tii despre Excel n acest moment

Celula A1 denumit i celula R1C1

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

Ce mai trebuie nc s tii despre Excel

Mai multe banaliti despre dimensiunile foii de lucru

________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

Urnind lucrul din loc

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

Deschiznd Excel 2000 din meniul Start Windows 95/98

________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

Pornind Excel 2000 din Windows Explorer

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

Cum s creai o scurttur pentru Excel 2000

________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

Pornirea automat a programului Excel de fiecare dat cnd pornii calculatorul

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

Preocupndu-v de manierele mouse-ului dumneavoastr

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

Forma pointerului mouse-ului

Cnd un singur clic este la fel de util ca dou clic-uri

Forme ale pointer-ului mouse-ului n Excel

Forma pointerului mouse-ului

________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

n concluzie, ce rol au toate aceste butoane?

Deschiznd bara de titlu

Lucrnd cu bara de meniuri

Capitolul 1: Ce reprezint toate chestiile astea? _______________________

Aruncnd o privire asupra barelor de instrumente Standard i Formatting

________________________________ Partea I: Intrnd pe terenul de lucru