Sunteți pe pagina 1din 61

Ursan-Mihalcea Rǎzvan

Project 2003
Concepte şi Lecţii ilustrate
Cuprins

1. DESPRE ACEASTǍ CARTE............................................................................................................ 1


2. ICONIŢE FOLOSITE ÎN ACEASTǍ CARTE................................................................................ 1
3. INTRODUCERE ................................................................................................................................ 2
3.1. PROIECTE CARE POT FI REALIZATE CU PROJECT ........................................................................... 2
3.2. NOŢIUNI DE BAZǍ ........................................................................................................................ 2
3.3. PAŞII REALIZǍRII ŞI FINALIZǍRII UNUI PROIECT ............................................................................ 3
4. LECŢIA 1 – O INTRODUCERE ÎN MEDIUL PROJECT ............................................................ 3
5. LECŢIA 2 – DEFINIREA PROIECTULUI ŞI A TASK-URILOR ACESTUIA.......................... 5
5.1. INTRODUCEREA DATELOR ............................................................................................................ 5
5.2. STABILIREA DATEI DE ÎNCEPERE A PROIECTULUI .......................................................................... 6
5.3. STABILIREA DURATELOR FIECARUI TASK ŞI SUBTASK .................................................................. 7
5.4. EVIDENŢIEREA TASK-URILOR STRUCTURATE ............................................................................... 8
6. LECŢIA 3 – CONCEPTUL DE LEGǍTURǍ ÎNTRE DOUǍ ACTIVITǍŢI .............................. 9
6.1. LEGǍTURI ÎNTRE ACTIVITǍŢILE UNUI PROIECT ............................................................................. 9
6.2. NUMEROTAREA TASK-URILOR ŞI A SUBTASK-URILOR................................................................. 10
7. LECŢIA 4 – STRUCTURA IERARHICǍ A PROIECTULUI .................................................... 11
8. LECŢIA 5 – CREAREA LEGǍTURILOR ÎNTRE TASK-URI.................................................. 12
9. LECŢIA 6 – DRUMUL CRITIC AL PROIECTULUI ................................................................. 15
10. LECŢIA 7 – SENSIBILITATEA UNUI PROIECT.................................................................. 16
11. LECŢIA 8 – ÎNTÂRZIERI ÎNTRE ACTIVITǍŢI................................................................... 17
12. LECŢIA 9 – DIAGRAMA REŢEA ............................................................................................ 18
13. LECŢIA 10 – RESURSELE PROIECTULUI........................................................................... 20
13.1. TIPURI DE RESURSE .................................................................................................................... 20
13.2. CREAREA STOCULUI DE RESURSE ............................................................................................... 20
13.3. ALOCAREA RESURSELOR PENTRU FIECARE ACTIVITATE ............................................................. 21
14. LECŢIA 11 – TASK-URI EVENIMENT .................................................................................. 24
15. LECŢIA 12 – DEFINIREA VACANŢELOR ŞI A SǍRBǍTORILOR .................................. 26
16. LECŢIA 13 – TEHNICI DE PRINTARE A PROIECTULUI ................................................. 28
16.1. PRINTAREA DIAGRAMEI REŢEA................................................................................................... 28
16.2. PRINTAREA DIAGRAMEI GANTT ŞI/SAU A TABELULUI DE TASK-URI ............................................ 29
16.3. SETAREA ANTETULUI ŞI A SUBSOLULUI UNEI PAGINI .................................................................. 30
17. LECŢIA 14 – SCHIMBAREA TIPULUI DE TASK FOLOSIT.............................................. 31
18. LECŢIA 15 – RESURSE SUPRAALOCATE ........................................................................... 32
18.1. MODURI DE DETERMINARE A RESURSELOR SUPRAALOCATE ....................................................... 32
18.2. REZOLVAREA PROBLEMEI DE SUPRAALOCARE ........................................................................... 34
19. LECŢIA 16 – DETALIILE FINANCIARE ALE RESURSELOR.......................................... 35
19.1. INTRODUCEREA DATELOR FINANCIARE PENTRU FIECARE RESURSǍ ............................................ 35
19.2. DETERMINAREA COSTULUI FIECǍRUI TASK ŞI A COSTULUI TOTAL .............................................. 36
20. LECŢIA 17 – GENERAREA RAPOARTELOR ...................................................................... 37
21. LECŢIA 18 – TASK-URI RECURENTE .................................................................................. 38
22. LECŢIA 19 – SORTAREA, GRUPAREA ŞI FILTRAREA INFORMAŢIILOR ................. 40
22.1. SORTAREA INFORMAŢIILOR ........................................................................................................ 40
22.2. GRUPAREA INFORMAŢIILOR ....................................................................................................... 40
22.3. FILTRAREA INFORMAŢIILOR ....................................................................................................... 42
23. LECŢIA 20 – MAI MULTǍ INFORMAŢIE ............................................................................ 44
23.1. MODUL DUAL DE VIZUALIZARE .................................................................................................. 44
23.2. MODIFICAREA UNITǍŢII DE TIMP FOLOSITǍ ÎN DIAGRAMA GANTT ............................................. 46
23.3. INSERAREA UNEI ALTE COLOANE DE INFORMAŢII ÎN TABELUL DE TASK-URI ............................... 47
23.4. NOTIŢE DESPRE TASK-URI .......................................................................................................... 48
23.5. TASK-URI CU REFERINŢE ............................................................................................................ 48
23.6. PERSONALIZAREA ASPECTULUI TASK-URILOR ............................................................................ 49
23.7. MAI MULTE DESPRE RESURSE ..................................................................................................... 50
24. LECŢIA 21 – PROIECTE STRUCTURATE............................................................................ 51
25. LECŢIA 22 – ANALIZA PROGRESULUI ÎNTR-UN PROIECT .......................................... 53
25.1. SALVAREA LINIEI DE BAZǍ A PROIECTULUI ................................................................................ 53
25.2. ACTUALIZAREA PROGRESULUI ................................................................................................... 53
25.3. COMPARAREA PROGRESULUI FAŢǍ DE LINIA DE BAZǍ ............................................................... 55
25.4. INFORMAŢII STATISTICE DESPRE PROIECT................................................................................... 56
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 1

1. Despre aceastǎ carte

De acum încolo voi presupune cǎ ştii sǎ foloseşti un computer, cum sǎ lucrezi în


mediul Windows şi voi presupune de asemenea cǎ ştii sǎ lucrezi cu anumite produse din
pachetul Office©, şi cǎ nu ţi-e fricǎ sǎ umbli la setǎrile produselor respective.
Aceastǎ carte nu va acoperi teoria managementului de proiecte (pentru aceasta
existând materiale dedicate), însǎ voi reaminti pe parcurs anumite concepte de bazǎ din
teoria managementului de proiecte.

Am organizat cartea pe Lecţii, care pe parcurs vor deveni mai complicate, dar nu
imposibile. Dacǎ ai deja ceva experienţǎ în folosirea produsului Project, poţi sǎri lecţiile
pe care le cunoşti deja, însǎ, dacǎ e prima oarǎ când lucrezi cu Project, te sfǎtuiesc sǎ
parcurgi lecţiile pe rând fǎrǎ a trece la altǎ lecţie pânǎ nu ai înţeles perfect lecţia
anterioarǎ.

Chiar dacǎ în aceastǎ carte am folosit Project 2003 pentru a prezenta


modul de lucru cu produsul Project, majoritatea tehnicilor prezentate aici
pot fi realizate şi în alte versiuni anterioare de Project (XP, 2000).

2. Iconiţe folosite în aceastǎ carte

Aceastǎ iconiţǎ marcheazǎ idei, metode sau detalii care trebuiesc reţinute pe
viitor. Pe scurt, cand vezi iconiţa aceasta cu creionul înseamnǎ cǎ trebuie sǎ
reţii ce scrie in dreptul ei (nu şi în cazul acesta).

Informaţiile din dreptul acestei iconiţe nu sunt obligatoriu de reţinut, dar dacǎ
vrei sǎ le reţii, cu atât mai bine!

Cu aceastǎ iconiţǎ vin detaliile foarte importante, la care trebuie sǎ ai mare


grijǎ, şi evident sǎ le reţii!
2 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

3. Introducere

Dacǎ ai fost vreodatǎ responsabil de coordonarea unor activitǎţi specifice care


trebuiesc finalizate într-o perioadǎ anume (sau pânǎ la un anumit termen limitǎ) şi pentru
o anumitǎ valoare de bani, sau dacǎ eşti pur şi simplu un manager de proiect, aceastǎ
carte este pentru tine. Chiar dacǎ nu ne dǎm seama, noi toţi aplicǎm teoria
managementului în viaţa de zi cu zi. Când ? Când ne ducem la şcoalǎ sau la muncǎ,
înainte sǎ mâncǎm, când lucrǎm, şi în orice facem în fiecare moment al vieţii noastre.
Cum aşa ? Pǎi, de exemplu, înainte sǎ mâncǎm (unii din noi) ne gândim ce mâncǎruri
putem pregǎti sau ce mâncǎruri avem deja, şi alegem mâncarea care ne satisface cel mai
bine în funcţie de anumite criterii. Aşadar, înainte sǎ mâncǎm, ne gândim la toate
variantele de mâncǎruri, iar apoi luǎm o decizie care reprezintǎ varianta cea mai potrivitǎ
(în funcţie de cât de foame ne este, de ce orǎ este, ş.a.m.d.).

3.1. Proiecte care pot fi realizate cu Project


Iatǎ câteva exemple de proiecte care se realizeazǎ zilnic:
• Realizarea unui produs software
• Publicarea unui ziar sau revistǎ
• Implementarea unui program de antrenament
• Pregǎtirea unei petreceri
Aşadar, cum ne poate ajuta Project în cazul realizǎrii unui proiect ? Project ne ajutǎ sǎ
realizǎm un plan de acţiune, ne dǎ posibilitatea introducerii şi organizǎrii informaţiilor şi
detaliilor care definesc activitǎţile ce trebuiesc terminate pentru a atinge obiectivul
propus. Project te ajutǎ începând cu definirea proiectului şi detaliilor acestuia, continuând
apoi cu definirea activitǎţilor şi resurselor care alcǎtuiesc proiectul, pregǎtirea pentru
publicarea acestuia, urmǎrirea progresului şi al stadiului în care se aflǎ, analiza costurilor,
a calitǎţii proiectului, ş.a.m.d.

3.2. Noţiuni de bazǎ


Înainte de a începe prima lecţie, voi reaminti trei termeni foarte folosiţi în teoria
managementului proiectelor (pe scurt, teoria managementului), şi pe care îi voi folosi
destul de des şi în aceastǎ carte.

• Task (activitate, sarcinǎ) – este o diviziune a întregii munci necesare pentru a


realiza obiectivul proiectului.
• Scop – scopul oricǎrui proiect este o combinaţie a tuturor task-urilor si a
obiectivelor acestora.
• Resurse – pot fi oameni, echipamente, materiale sau servicii necesare pentru
finalizarea anumitor task-uri. Ca o observaţie, cantitatea de resurse afecteazǎ
scopul şi timpul de realizare al unui proiect.
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 3

3.3. Paşii realizǎrii şi finalizǎrii unui proiect


Înainte de a începe un proiect, trebuie sǎ ţi cont de urmǎtorii paşi care apar în
realizarea unui proiect:

1. Conceptualizeazǎ şi identificǎ scopul proiectului


2. Defineşte obiectivele proiectului
3. Finalizeazǎ scopul proiectului
4. Identificǎ activitǎţile proiectului
5. Asociazǎ la fiecare activitate resursele necesare
6. Determinǎ o estimare a duratei şi costului proiectului
7. Identificǎ factorii ce ar putea afecta durata şi costul proiectului
8. Discutǎ scenariile posibile şi întocmeşte un plan de remediere

Microsoft Project nu te va putea ajuta cu paşii (1), (2), (7) şi (8), însǎ te poate ajuta
foarte bine la ceilalţi paşi, uşurându-ţi munca foarte mult.

4. Lecţia 1 – O introducere în mediul Project

În aceastǎ lecţie te voi introduce mediului de lucru din Project. Dupǎ ce deschidem
Project 2003, iatǎ ce vom vedea:
4 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

În stânga ferestrei este panoul de pornire (Getting Started), unde putem ori sǎ
deschidem un proiect existent, ori sǎ creem unul. La dreapta acestui panou se aflǎ panoul
de vizualizare al proiectului format din mai multe iconiţe care ne vor ajuta sǎ schimbǎm
modul de vizualizare al proiectului în funcţie de cerinţe. Mai la dreapta acestui panou este
modul de vizualizare Gantt Chart format dintr-un formular tabelar (aşa cum putem vedea
şi în Excel) şi zona de reprezentare a diagramei Gantt, ambele zone fiind despǎrţite
printr-o barǎ mobilǎ cu care se poate stabili procentul de spatiu vizibil din fiecare zonǎ.
Dupǎ cum poţi vedea în panoul de vizualizare (cel cu mai multe iconiţe), a doua iconiţa
de sus este selectatǎ (Gantt Chart), fapt ce ne spune cǎ ne aflǎm în modul de vizualizare
al diagramei Gantt.
Formularul tabelar din modul de vizualizare Gantt Chart este alcǎtuit din mai multe
coloane, printre care şi Task Name unde vom introduce task-urile care alcǎtuiesc
proiectul, durata acestora, ş.a.m.d. Diagrama Gantt din dreapta formularului este alcǎtuitǎ
şi ea dintr-un antet care ne permite sǎ observǎm relaţiile şi durata task-urilor, subtask-
urilor, şi chiar a proiectului.

Acum dacǎ vom face click în panoul de pornire pe


ultimul element (Create a new project…) vom vedea
panoul New Project.
Acesta este panoul unde putem crea un proiect nou
de la zero, putem crea un proiect bazat pe un altul
existent, sau putem crea un proiect folosind şabloanele
oferite de Office (cele deja instalate sau cele aflate pe
internet). Printre şabloanele existente se numǎrǎ cele de
construţie, de mutare a locuinţei, de creare a unui nou
produs sau firmǎ, ş.a.m.d. Dacǎ vrei sǎ-ţi faci o idee
despre cum aratǎ un proiect realizat în Project te
sfǎtuiesc sǎ navighezi printre şabloanele deja instalate
în Office.

Pe lângǎ şabloane, Project deţine şi experţi de proiect care automatizeazǎ crearea unui
proiect prin anumiţi paşi impuşi de Project. Aceşti experţi se aflǎ chiar deasupra panoului
de pornire în bara de instrumente:
Apǎsând pe sǎgetuţa din dreapta
butoanelor puse la dispoziţie, putem
accesa experţii de creare a task-urilor şi proiectului, de identificare a resurselor, putem
urmǎri progresul proiectului, putem întocmi rapoarte, şi multe altele. Primul buton din
stânga este folosit pentru a afişa/ascunde panoul de experţi.
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 5

5. Lecţia 2 – Definirea proiectului şi a task-urilor acestuia

5.1. Introducerea datelor


Sǎ presupunem cǎ am întocmit o schemǎ a proiectului şi a task-urilor acestuia iar
acum trebuie sǎ introducem informaţiile în Project. Vom introduce toate datele în ordinea
apariţiei acestora în cadrul schemei în coloana Task Name astfel:

Pe prima linie a tabelului avem numele proiectului, în cazul acesta un Sistem Mobil
de raportare (un fel de aparat mobil – precum un telefon mobil). Fiind un proiect
software, trebuiesc întocmite cerinţele de performanţǎ a sistemului pe care se va instala
(ce componente fizice îl vor alcǎtui încât sǎ fie atât performant cât şi ieftin), însǎ pentru
acest lucru trebuie sǎ aflǎm care sisteme se folosesc cel mai mult. Pentru a afla acest
lucru, trebuie sa intervievam utilizatorii (potenţialii cumpǎrǎtori ai acestui produs),
dupǎ care putem defini cerinţele de performanţǎ (determinǎm exact ce componente ne
trebuiesc). Fiind un sistem software, trebuie sǎ realizǎm o logicǎ a design-ului acestui
software (logicǎ adicǎ planul programului încât sǎ fie cât mai uşor şi cât mai optim de
implementat), design-ul bazei de date (structura bazei de date care va fi accesatǎ din
cadrul programului), mai trebuie sǎ implementǎm codul de program A (o bucatǎ de cod
care va forma programul final) care va fi realizat de o echipǎ şi respectiv codul B realizat
de altǎ echipǎ. Pentru acest software trebuie sǎ cumpǎrǎm componentele (resursele)
6 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

hardware (adicǎ acele componente fizice care fac sistemul funcţional) necesare
funcţionǎrii acestuia, iar apoi sǎ le asamblǎm. Dupǎ aceasta, pentru a obţine un prototip
al proiectului, va trebui sǎ integrǎm partea software (programul) în partea hardware
(aparatul).

5.2. Stabilirea datei de începere a proiectului


Acum cǎ am introdus task-urile care alcǎtuiesc proiectul, trebuie sǎ definim la fiecare
task durata desfǎşurǎrii acestuia.

Anumite task-uri sunt alcǎtuite din mai multe subtask-uri. La aceste task-
uri nu se va defini durata de desfǎşurare aceasta fiind calculatǎ automat de
Project dupa definirea duratelor fiecarui subtask ce alcǎtuieşte acel task.
Aşadar, la task-urile alcǎtuite din mai multe subtask-uri se va defini
durata de desfǎşurare doar a subtask-urilor!

Înainte însǎ de a defini duratele de desfǎşurare a task-urilor şi subtask-urilor, trebuie


sǎ definim perioada de început a proiectului. Pentru acest lucru selectǎm din meniul
Project ultimul element, Project Information şi va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:

Aici vom alege 15.04.06 ca datǎ de început a proiectului (Start date) sau orice altǎ
datǎ acesta fiind doar un exemplu.

Proiectului nu i se va da data de finalizare, aceasta fiind calculatǎ în funcţie


de mai multe criterii. Dacǎ selectam de la Schedule from din fereastra
Project Information opţiunea Project Finish Date, durata proiectului ar fi
fost calculatǎ de la sfǎrşirea acestuia, iar proiectului i s-ar fi putut defini
doar data de sfârşire, însǎ nu ne intereseazǎ acest caz.
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 7

5.3. Stabilirea duratelor fiecarui task şi subtask


Dupǎ ce am setat data de începere a proiectului, putem defini durata task-urilor şi
subtask-urilor ca în imaginea urmǎtoare:

Durata task-urilor o aflǎm în funcţie de experienţele anterioare sau dupǎ


ce vorbim cu experţii care vor desfǎşura task-urile, ca aceştia sǎ ne
estimeze durata de desfǎşurare a task-ului respectiv.

În imaginea de mai sus am definit durata doar la task-urile care sunt simple (nu sunt
alcǎtuite din mai multe subtask-uri), cât şi la subtask-urile task-urilor pe care încǎ nu le-
am evidenţiat. Task-urile care conţin subtask-uri sunt task-uri structurate. În acest proiect
avem 5 astfel de task-uri structurate. Primul task structurat este de fapt chiar primul nivel
din proiect, Sistem mobil de raportare, iar la acesta nu definim durata (fapt pentru care
apare 1day? în loc de 1day). Acel semn de întrebare reprezintǎ faptul cǎ nu a fost
specificatǎ o duratǎ pentru task-ul respectiv.

Nu este absolut necesar ca primul nivel sǎ fie un task structurat, acest


lucru depinzând de modul de organizare al proiectului.

Project poate memora durata atât în zile, cât şi în ore (la duratǎ scrii 1h de
exemplu), minute (1m), sǎptǎmâni (1w), ş.a.m.d., însǎ sfatul meu este sǎ
foloseşti aceeaşi mǎsurǎ de timp pentru fiecare task şi subtask.

Urmǎtoarele patru task-uri structurate sunt Cerinte de performanţǎ, Software,


Hardware şi Prototip. Evident, nici la acestea nu s-a stabilit o duratǎ, aceasta fiind
calculatǎ mai încolo de cǎtre Project, dupǎ ce evidenţiem task-urile structurate.
8 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

5.4. Evidenţierea task-urilor structurate


Pentru a evidenţia faptul cǎ primul nivel din tabel este un task structurat, cǎutǎm în
bara de instrumente butonul (indentare la dreapta) şi îl apǎsǎm dupǎ ce selectǎm toate
subtask-urile care vor aparţine task-ului structurat de pe primul nivel ca mai jos (selecţia
se face ca şi în Excel, facând click pe al doilea task, apoi ţinând apǎsatǎ tasta Shift şi
fǎcând click pe ultimul task):

Dupǎ ce apǎsǎm butonul de indentare la dreapta va trebui sǎ obţinem rezultatul


imaginii urmǎtoare (primul nivel va avea un minus în stânga lui, fapt ce denotǎ cǎ este un
task structurat):
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 9

La fel procedǎm pentru urmǎtoarele task-urile strucurate: selectǎm cele 2 subtask-uri


(urmǎtoarele 2) ale cerinţelor de performanţǎ şi le indentǎm la dreapta, la fel cu software
şi urmǎtoarele patru subtask-uri ale sale, task-ul hardware cu urmǎtoarele 2 subtask-uri
ale sale, şi task-ul prototip cu singurul subtask ramas. Rezultatul trebuie sǎ arate astfel:

Şi astfel am structurat proiectul pe 3 nivele ierarhice, şi dupǎ cum se poate vedea,


Project a calculat automat durata task-urilor structurate în funcţie de subtask-urile
acestora.

Aşa cum indentǎm (mutǎm) anumite task-uri mai la dreapta pentru a le


transforma în subtask-uri, le putem indenta şi la stânga (în caz cǎ greşim
undeva sau se modificǎ structura proiectului).

6. Lecţia 3 – Conceptul de legǎturǎ între douǎ activitǎţi


6.1. Legǎturi între activitǎţile unui proiect
Sǎ presupunem cǎ avem mai multe activitǎţi ce vor fi desfǎşurate. Acestea nu se vor
desfǎşura neapǎrat simultan, ci unele dintre ele pot fi dependente de altele. Sǎ
presupunem cǎ avem un proiect de management pentru organizarea unei petreceri. Printre
activitǎţile ce se vor desfǎşura se numǎrǎ crearea unei liste cu persoanele invitate,
crearea şi distribuirea invitaţiilor, cumpǎrarea alimentelor şi sucurilor pentru petrecere,
stabilirea datei şi orei de începere a petrecerii, ş.a.m.d. Aşadar, nu putem în cazul acesta
sǎ cumpǎrǎm alimentele şi sucurile pentru invitaţi fiindcǎ nu ştim câţi invitaţi vor fi, nu
putem stabili când începe petrecerea exact fiindcǎ nu ştim cât va dura crearea invitaţiilor,
distribuirea acestora, cumpǎrarea alimentelor şi sucurilor, ş.a.m.d. Dupǎ cum vezi, existǎ
activitǎţi care sunt dependente de altele, adicǎ anumite activitǎţi nu pot fi începute pânǎ
nu se terminǎ altele. Aici apare noţiunea de legǎturǎ între activitǎţi (sau task-uri). Existǎ 4
tipuri de legǎturi ce pot apǎrea între 2 activitǎţi:
10 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Diagrama
Legǎturǎ Cod Descriere
Gantt
Predecesorul se terminǎ şi
Finish-Start FS
începe urmǎtorul

Start-Start SS Activitǎţile încep simultan

Finish-Finish FF Activitǎţile se terminǎ simultan

Activitatea care începe


Start-Finish SF determinǎ momentul terminǎrii
predecesorului

6.2. Numerotarea task-urilor şi a subtask-urilor


Pentru a ataşa numere de identificare a task-urilor şi subtask-urilor alegem din meniul
Tools, elementul Options şi va apǎrea
fereastra de opţiuni unde vom bifa opţiunea
Show outline number ca în imaginea
alǎturatǎ dupǎ care dǎm ok şi ne vor apǎrea
task-urile numerotate în mod unic pentru
fiecare din ele ca în imaginea de mai jos:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 11

7. Lecţia 4 – Structura ierarhicǎ a proiectului


Pentru a întocmi structura ierarhicǎ a proiectului aş recomanda folosirea acelor notiţe
galbene pe care le poţi lipi pe un anumit suport. Pe fiecare notiţǎ vei scrie subtask-urile
doar, fiindcǎ acestea se executǎ de fapt, nu task-urile strucurate. Dupǎ ce scrii fiecare
subtask pe o notiţǎ, poţi sǎ lipeşti pe o coalǎ albǎ în ordinea execuţiei fiecǎrui subtask, dar
începând de la ultimul subtask pânǎ la primul, dupǎ care vei putea trasa cu un marker
sǎgeţile de legǎturǎ în ierarhia subtask-urilor. Mai jos este ierarhia proiectului nostru:

Acum sǎ explic cum am ajuns la structura ierarhicǎ de mai sus. Gândind logic (de la
ultimul subtask pânǎ la primul), pentru a integra software/hardware in cazul Sistemului
mobil de raportare, trebuie sa asamblam componentele hardware, însǎ pentru aceasta e
nevoie sǎ cumpǎrǎm componentele hardware pentru a avea ce asambla. În ce priveşte
integrarea software, ne trebuie codul programului care a fost împǎrţit în douǎ module
pentru câte o echipǎ de programatori. Aşadar, pentru integrarea software ne trebuie
Codul program A şi Codul program B, însǎ codul acesta nu se poate realiza fǎrǎ o
bazǎ de date, iar baza de date nu poate fi realizatǎ fǎrǎ a gândi logica design-ului
software-ului (fiindcǎ trebuie sǎ existe logicǎ în orice program sau bazǎ de date). Dar,
pentru ca toţi aceşti paşi sǎ poatǎ fi realizaţi, trebuie sǎ ştim care sunt cerinţele de
performanţǎ ale utilizatorilor, iar pentru a şti acest lucru trebuie sǎ intervievǎm
utilizatorii. Şi iatǎ structura ierarhicǎ a proiectului nostru.
12 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

8. Lecţia 5 – Crearea legǎturilor între task-uri


Între activitǎţi pot exista 4 tipuri de legǎturi, care le-am enumerat la Lecţia 3, însǎ cel
mai folosit tip de legǎturǎ este cel Finish-Start, adicǎ o activitate va începe imediat ce se
terminǎ o altǎ activitate. De asemeni, foarte folositǎ este şi legǎtura Start-Start, unde
douǎ activitǎţi pot începe simultan. Celelalte douǎ legǎturi rǎmase, Start-Finish şi
Finish-Finish sunt de fapt cazuri particulare la primele douǎ. Aşadar, în proiectul nostru
mutǎm bara dintre tabel şi diagrama Gantt spre dreapta pânǎ putem vedea coloana
Predecessors în tabel, ca mai jos:

Dupǎ cum putem vedea, Project asociazǎ fiecǎrui task şi subtask un cod de
identificare în prima coloanǎ a tabelului. Aceste coduri vor putea fi folosite pentru a
marca un predecesor în coloana Predecessors. Aşadar, întorcându-ne la proiectul nostru,
ştim din structura ierarhicǎ pe care am fǎcut-o mai devreme cǎ Definirea cerinţelor de
performanţǎ se poate face abia dupǎ ce intervievǎm utilizatorii. Aşadar, pe linia
subtask-ului definirea cerinţelor de performanţǎ vom scrie în coloana predecesorilor
codul liniei unde se aflǎ subtask-ul intervievare utilizatori, adicǎ 3 în cazul nostru. Iatǎ
mai jos cum va arǎta tabelul:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 13

Observǎm de altfel cǎ imediat ce am introdus predecesorul subtask-ului de definire a


cerinţelor de performanţǎ, diagrama Gantt s-a modificat punând automat acest subtask-ul
mai la dreapta, pentru a marca faptul cǎ definirea cerinţelor de performanţǎ se poate
realiza decât dupǎ ce intervievǎm utilizatorii. În continuare, ştim cǎ subtask-ul logica
design-ului va putea fi executat abia dupǎ ce s-au definit cerinţele de performanţǎ, aşadar
predecesorul acestui subtask va fi 4 şi vom obţine o legǎturǎ Finish-Start. Dupǎ cum
putem vedea în structura ierarhicǎ întocmitǎ mai devreme, dupǎ ce definim cerinţele de
performanţǎ putem trece la subtask-ul cumpǎrarea componentelor hardware, acesta
având ca predecesor, evident, tot 4. Aici se realizeazǎ prima noastrǎ legǎturǎ Start-Start,
fiindcǎ logica design-ului poate fi realizatǎ în timpul cumpǎrǎrii componentelor
hardware. Mai departe, subtask-ul design-ul bazei de date poate fi realizat dupǎ ce se
întocmeşte logica design-ului, aşadar predecesorul pentru acest subtask este 6. Dupǎ ce se
realizeaza design-ul bazei de date, se poate trece la crearea codului de program. Acesta
însǎ este împǎrţit pe douǎ echipe, minimizând astfel durata creǎrii codului de program.
Aşadar, Codul program A se va realiza în acelaşi timp cu Codul program B, ambele
având acelaşi predecesor 7. Asamblarea hardware se va realiza dupǎ ce se vor cumpǎra
componentele hardware, deci va avea ca predecesor 11. Şi în cele din urmǎ, integrarea
software/hardware se va putea realiza abia dupǎ ce se asambleazǎ hardware-ul şi dupǎ
ce se creazǎ codul program. Aşadar, aici vom avea 3 predecesori, 12, 8, şi 9 pe care îi
vom scrie separaţi prin “;”. Iatǎ cum va arǎta tabelul final şi diagrama Gantt:
14 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Dupǎ ce am determinat şi introdus predecesorii subtask-urilor, şi dupǎ ce am obţinut


diagrama Gantt, putem vedea şi durata de desfǎşurare a proiectului în prima linie din
tabel, în cazul nostru fiind 16 zile. Bineînţeles, aceastǎ duratǎ ar putea fi afectatǎ de mai
mulţi factori, printre care lipsa de resurse, întârzieri apǎrute pe parcursul desfǎşurǎrii
subtask-urilor, ş.a.m.d.

Barele negre din diagrama Gantt reprezintǎ durata task-urilor structurate,


iar benzile albastre sunt subtask-urile. În acest mod putem vedea zilele
sau lunile în care se incep/termin anumite activitǎţi.
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 15

9. Lecţia 6 – Drumul critic al proiectului


Drumul critic dintr-un proiect este alcǎtuit din toate activitǎţile care nu pot avea
întârzieri, iar orice întârziere care ar apǎrea în aceste activitǎţi ar duce la prelungirea
termenului de finalizare al proiectului. Project poate sǎ determine care sunt aceste
activitǎţi care formeazǎ drumul critic. Pentru aceasta, selectǎm din meniul Format
opţiunea Gantt Chart Wizard care va deschide un expert ce ne va ghida în determinarea
drumului critic. În acest expert apǎsǎm Next şi va apǎrea urmǎtoarea fereastra:

Aici vom bifa Critical path dupǎ care apǎsǎm Next. În fereastra care ne-a apǎrut
acum suntem întrebaţi ce informaţii sǎ afişǎm în diagrama Gantt (resurse, date, etc).
Bifǎm None, deoarece deocamdatǎ nu dorim sǎ afişeze nimic, neavând resurse, ş.a.m.d.
Dupǎ ce mai apǎsǎm Next, expertul ne întreabǎ dacǎ dorim sǎ aparǎ legǎturile între task-
uri sau nu. Lǎsǎm bifatǎ opţiunea Yes, apǎsǎm Next, apoi Format it şi în cele din urmǎ
Exit Wizard. Iatǎ cum va arǎta diagrama Gantt:
16 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Aşadar, putem trage de aici concluzia cǎ pot apǎrea întârzieri în realizarea Codului
program B, în cumpǎrarea componentelor hardware şi în asamblarea hardware fǎrǎ
a afecta în vreun fel durata proiectului, însǎ, dacǎ una din aceste activitǎţi dureaza mai
mult decât este disponibil, se va afecta durata proiecctului (despre acest caz voi vorbi în
altǎ lecţie). Restul activitǎţilor sunt critice şi orice întârziere care ar apǎrea în
desfǎşurarea acestora poate afecta durata desfǎşurǎrii proiectului (poate decât sǎ se
prelungeascǎ, fiindcǎ durata calculatǎ de Project pentru proiectul nostru este cea minimǎ).

10. Lecţia 7 – Sensibilitatea unui proiect


Una din marile probleme ale managementului unui proiect este sensibilitatea unui
proiect, adicǎ probabilitatea ca drumul critic al proiectului sǎ se schimbe, sau cu alte
cuvinte, probabilitatea ca proiectul sǎ dureze mai mult decât a fost plǎnuit. Pentru a
determina sensibilitatea unui proiect, trebuie sǎ ne punem o întrebare: avem mai mult de
un singur drum critic în proiect ? Dacǎ avem mai mult de un drum critic, creşte
posibilitatea ca dacǎ unul din drumuri dureazǎ mai mult, celelalte sǎ devinǎ non-critice.
În cadrul proiectului nostru putem vedea cǎ existǎ un singur drum critic dominant, aşadar
avem de-a face cu o sensibilitate scǎzutǎ. Apoi mai trebuie sǎ ne punem o întrebare: cum
rǎmâne cu activitǎţile non-critice ? Care e probabilitatea ca dacǎ acestea ar dura mai mult
sau ar începe mai târziu decât a fost plǎnuit sǎ devinǎ critice ? Pentru a rǎspunde la
aceastǎ întrebare trebuie sǎ aflǎm care este rezerva de timp (timp extra) care acestea o au
la dispoziţie pentru a se desfǎşura. Acest lucru îl aflǎm ducându-ne în meniu la View,
apoi din submeniul Table: Entry sǎ selectǎm Schedule. Acum vom muta la dreapta bara
care desparte tabelul de diagrama pânǎ vom vedea toate coloanele ca mai jos:

Coloanele care ne intereseazǎ sunt Free Slack şi Total Slack. Se observǎ cǎ toate
task-urile critice (adicǎ cele care formeazǎ drumul critic) au valoarea 0 în aceste coloane.
Coloana Free Slack reprezintǎ cu cât poate fi întârziat un task fǎrǎ a întârzia task-urile
succesoare (care depind de acesta) iar Total Slack reprezintǎ cu cât poate fi întârziat un
task fǎrǎ a întârzia proiectul. Aşadar, putem demonstra cǎ acest proiect nu este foarte
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 17

sensibil (adicǎ sunt mici şansele ca drumul critic sǎ se schimbe) luând urmǎtoarele cazuri
particulare:
• Codul program B (9) este estimat a dura 3 zile, şi putem vedea cǎ poate avea
o întârziere de 2 zile, adicǎ mai mult de 60%.
• Asamblarea hardware (12) este estimatǎ a dura o zi, şi poate întârzia 7 zile!

11. Lecţia 8 – Întârzieri între activitǎţi


Un alt caz posibil este apariţia (sau impunerea) unei întârzieri între douǎ activitǎţi
consecutive (Finish-Start). Sǎ presupunem cǎ poate apǎrea o întârziere între
cumpǎrarea componentelor hardware şi asamblarea hardware. Pentru a realiza acest
lucru în Project, facem dublu click pe numele task-ului care va avea întârziere (în cazul
nostru succesorul, fiindcǎ avem legǎturǎ Finish-Start), adicǎ pe asamblare hardware, şi
vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

Putem vedea în cǎsuţa din colţul din stânga al ferestrei cu numele task-ului, durata
mai la dreapta, iar sub aceste cǎsuţe putem vedea lista activitǎţilor de care depinde
(predecesorii), în acest caz cumpararea componentelor hardware. În aceastǎ listǎ vom
selecta coloana Lag şi vom introduce durata întârzierii dintre aceste douǎ activitǎţi, adicǎ
3d (3 zile). De asemeni, în acestǎ listǎ putem modifica şi tipul legǎturii dintre activitǎţi în
coloana Type selectând unul din cele patru tipuri puse la dispoziţie şi definite în Lecţia 3.
Apǎsǎm OK şi vom vedea în diagrama Gantt cum subtask-ul asamblare hardware s-a
mutat mai la dreapta cu 3 zile.
18 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

12. Lecţia 9 – Diagrama reţea


În aceastǎ lecţie vom putea vedea cum Project poate genera structura ierarhicǎ pe care
am creat-o noi în Lecţia 4. Pentru a face acest lucru, în meniul View selectǎm Network
Diagram şi vom vedea urmǎtoarea imagine:

Putem vedea acum o parte din schema ierarhicǎ fǎcutǎ de noi, doar cǎ aici fiecare
“notiţǎ” conţine şi detaliile activitǎţii respective. Pentru a vedea toate activitǎţile, putem
derula zona de vizualizare cu sǎgeţile de pe marginea ferestrei. Bineînţeles, şi aici
cǎsuţele roşii reprezintǎ drumul critic, iar cele albastre drumul non-critic. Pentru a vedea
întreaga reţea, ne putem duce în meniu la View şi selectǎm Zoom, iar în fereastra ce va
apǎrea vom selecta opţiunea Entire Project dupǎ care apǎsǎm Ok. Iatǎ rezultatul:

Putem vedea în stânga cǎsuţele care nu au legǎturi între ele, acestea fiind task-urile
structurate, iar cele cu legǎturi între ele sunt, evident, subtask-rile. Evident, nu putem
înţelege mare lucru fiindcǎ Project a micşorat foarte mult cǎsuţele datǎ fiind mǎrimea
structurii. Existǎ însǎ o şmecherie: punând cursorul mouse-ului deasupra unei cǎsuţe,
acea cǎsuţǎ se va mǎri pentru a putea vedea detaliile (ca mai jos), iar dupǎ ce mutǎm
cursorul mouse-ului în altǎ parte acea cǎsuţǎ se va micşora înapoi.
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 19

Sǎ zicem cǎ nu avem nevoie de cǎsuţele care reprezintǎ task-urile structurate. Pentru a


scǎpa de ele, alegem Options din meniul Tools, şi debifǎm opţiunea Show summary
task dupǎ care apǎsǎm Ok. Vom vedea cǎ toate cǎsuţele din stânga care nu aveau legǎturi
între ele dispar din diagrama.
Un alt lucru pe care l-am mai dori este sǎ putem muta cǎsuţele cum vrem noi. Dacǎ
încercǎm acest lucru, vom vedea cǎ în loc sǎ se mişte, apare o nouǎ cǎsuţǎ, fiindcǎ
Project considerǎ cǎ am vrut sǎ creez un subtask nou dependent de acela.

Dacǎ faci o greşealǎ, sau se întâmplǎ ceva neprevǎzut în cadrul


proiectului dintr-o manevrǎ greşitǎ, poţi corecta apǎsând Ctrl+Z, sau
selectând din meniul Edit opţiunea Undo.

Pentru a permite mutarea cǎsuţelor, vom alege Layout din meniul Format. În
fereastra care ne apare, sus avem douǎ opţiuni, Automatically position all boxes
(poziţioneazǎ automat toate cǎsuţele) şi Allow manual box positioning (permite
poziţionarea manualǎ a cǎsuţelor). Vom bifa a doua opţiune şi vom apǎsa Ok. Acum
poziţionǎm mouse-ul pe marginea unei cǎsuţe (va trebui sǎ se schimbe cursorul mouse-
ului într-un fel de sǎgetuţe negre), dupǎ care putem muta cǎsuţa.
Un alt lucru care s-ar putea sǎ nu ne placǎ sunt sǎgeţile de legǎturǎ între cǎsuţe,
fiindcǎ se suprapun. Pentru a schimba acest lucru, ne ducem iar la Layout din meniul
Format şi bifǎm opţiunea Straight. Acum vom vedea diagrama exact cum trebuie: cu
legǎturile nesuprapuse, exact ca in structura ierarhicǎ pe care am fǎcut-o şi noi.
20 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

13. Lecţia 10 – Resursele proiectului


13.1. Tipuri de resurse
Odatǎ ce ai nevoie sǎ incluzi resurse în cadrul proiectului, trebuie sǎ îţi rǎspunzi la
urmǎtoarele întrebǎri:
• De ce tipuri de resurse ai nevoie ?
• De câte resurse ai nevoie ?
• De unde poţi lua aceste resurse ?
• Cum determini costul proiectului ?

Resursele sunt de douǎ tipuri:


• Resurse de muncǎ – acestea terminǎ activitǎţile în decursul timpului. Deobicei
aici intrǎ oamenii şi echipamentele.
• Resurse materiale – acestea sunt stocuri şi costuri de care este nevoie pentru a
termina proiectul.

În Project, ca şi în realitate, oamenilor care alcǎtuiesc resursele de muncǎ


li se pot atribui un program corespunzǎtor cu ore libere sau vacanţe. De
asemeni, Project poate determina resursele suprasolicitate (cele cǎrora li
s-au atribuit prea multe activitǎţi, sau prea puţin timp de desfǎşurare).

13.2. Crearea stocului de resurse


Stocul de resurse reprezintǎ totalitatea resurselor disponibile care pot fi alocate unei
activitǎţi. Pentru a edita stocul de resurse, vom selecta din meniul View opţiunea
Resource Sheet şi vom vedea urmǎtorul tabel:

Voi încerca sǎ menţin lucrurile cât mai simple, aşadar, în acest tabel, pe coloana
Resource Name vom introduce 2 resurse: Inginer de design şi Inginer Software.
Tabelul nostru va trebui sǎ arate astfel:

Aşa cum se poate vedea în tabelul anterior, Project mǎsoarǎ o resursǎ în


procente (vezi coloana Max. Units).
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 21

Ca o interpretare în tabelul nostru de resurse, putem spune, de exemplu, cǎ un singur


inginer de design îşi poate aloca activitǎţilor asociate 100% din timpul sǎu. Dacǎ am fi
dorit sǎ avem 3 ingineri de design, am fi introdus la coloana Max. Units valoarea 300%.
Dacǎ, de exemplu, avem 2 ingineri software din care unul lucreazǎ part-time (cu jumǎtate
de normǎ), atunci am introduce valoarea 150% în coloana Max. Units.
De asemenea, putem atribui fiecǎrei resurse o iniţialǎ pentru o identificare mai uşoarǎ
introducând în coloana Initials iniţiala doritǎ, ca mai jos:

În cadrul proiectului nostru, dacǎ avem 3 ingineri de design, aceştia pot executa
aceleaşi activitǎţi în acelaşi timp, aşadar nu îi putem diferenţia. Pentru a-i putea
diferenţia, putem introduce în loc de inginer de design numele unuia din ei, şi pentru
ceilalţi la fel, vom introduce câte un nume pentru fiecare în cadrul coloanei Resource
name. Aşadar, sǎ zicem cǎ mai adaugǎm 2 resurse în proiectul nostru, Ionescu şi Teodor
şi vom obţine:

Astfel putem specifica ce resursǎ lucreazǎ part-time şi ce resursǎ lucreazǎ full-time.


În cazul nostru, Teodor lucreazǎ part-time, iar Ionescu full-time. Dupǎ cum poţi vedea în
coloana Group am asociat un grup fiecǎruia, ID de la Inginer de Design. Aşadar îi putem
identifica o resursǎ şi dupǎ grupul din care face parte, nu numai dupǎ iniţiale sau nume.

Acum însǎ, pentru proiectul nostru vom şterge ultimele 2 resurse, şi le vom lǎsa doar
pe primele. Cum putem şterge o resursǎ ? Facem click dreapta pe numǎrul unic asociat
acesteia (valoarea din prima coloanǎ a tabelului) şi selectǎm Delete Resource.
Stocul nostru de resurse va trebui sǎ arate astfel:

Dupǎ cum poţi vedea, am ales 3 ingineri de design fiecare fiind plǎtit cu 50 lei/orǎ iar
orele extra se vor plǎti cu 1,5 lei/orǎ. Mai avem 3 ingineri software care sunt plǎtiţi cu
100 lei/orǎ, fǎrǎ bonusuri pentru orele extra.

13.3. Alocarea resurselor pentru fiecare activitate


Acum ne vom întoarce la modul de vizualizare al diagramei Gantt ori fǎcând click pe
a doua iconiţǎ de sus din panoul de vizualizare, ori selectând din meniul View opţiunea
22 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Gantt Chart. Vom selecta primul subtask (intervievare utilizatori) cǎruia îi vom atribui
o resursǎ şi vom apǎsa în bara de instrumente butonul care are ca imagine doi oameni.

Dacǎ nu gǎseşti acel buton, poţi selecta din meniul Tools opţiunea Assign Resources. Va
apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:

Avem aici lista resurselor disponibile alcǎtuitǎ din coloana cu numele resurselor, şi
coloana Units unde vom introduce numǎrul de resurse alocate subtask-ului ales de noi. În
cazul nostru vom asocia 2 ingineri de design pentru a intervieva utilizatorii, aşadar scriem
în coloana Units valoarea 200% (sau mai simplu, 200). Dupǎ aceasta apǎsǎm butonul
Assign. Dacǎ se întâmplǎ sǎ greşeşti sau sǎ nu mai vrei sǎ fie alocatǎ o resursǎ unui
subtask, poţi selecta în aceastǎ fereastrǎ resursa pe care vrei sǎ o retragi şi apeşi butonul
Remove.
Acum, cu aceastǎ fereastrǎ încǎ deschisǎ, facem click în tabelul de task-uri pe
urmǎtorul subtask cǎruia îi vom aloca o resursǎ, în cazul nostru Definirea cerinţelor de
performanţǎ. Dupǎ cum putem vedea din lista de resurse a fereastrei de mai sus a dispǎrut
valoarea unitǎţilor de resurse alocate de noi mai devreme. De ce ? Fiindcǎ ne-am mutat la
un alt subtask care nu are nici o resursǎ asociatǎ. Dacǎ facem înapoi click pe subtask-ul
intervievare utilizatori, vom vedea cǎ apare din nou valoarea 200 la inginer de design.
Revenind la subtask-ul Definirea cerinţelor de performanţǎ, acestuia îi vom da 3 ingineri
de design (adicǎ toţi, fiindcǎ doar trei avem în stocul de resurse). Mai departe vom aloca
subtask-urilor urmǎtoarele resurse:

Logica design-ului 300% Inginer de design


200% Inginer de design,
Design-ul Bazei de date
200% Inginer software
Codul program A 200% Inginer software
Codul program B 200% Inginer software
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 23

Cumpǎrǎ componentele
100% Inginer de design
hardware
Asamblare hardware 200% Inginer de design
Integrare Sw/Hw 200% Inginer de design

Acum putem închide fereastra de alocare a resurselor apǎsând Close. Dacǎ tragem
bara despǎrţitoare dintre tabel şi diagrama Gantt la dreapta pânǎ vedem toate coloanele,
iatǎ care va fi rezultatul:

Putem vedea în ultima coloanǎ (Resource Names) numele resurselor alocate fiecǎrui
subtask cât şi unitǎţile alocate din fiecare resursǎ. Se poate observa la subtask-ul cumpǎrǎ
componente hardware cǎ nu apare numǎrul de unitǎţi alocate din resursa respectivǎ.
Acest lucru se întâmplǎ fiindcǎ am alocat decât un singur inginer de design (100%)
acestui subtask.
Acum sǎ presupunem cǎ mai e nevoie de încǎ 2 ingineri de software la ultimul
subtask de integrare software/hardware, aşadar facem click pe butonul de alocare a
resurselor şi introducem 200 la resursa inginer software. Iatǎ rezultatul:

Cu siguranţǎ nu cred cǎ ai observat cǎ durata ultimului subtask acum a scǎzut de la o


zi la o jumǎtate de zi (comparǎ ultimele 2 imagini de pe aceastǎ paginǎ şi vei vedea). De
asemeni, ce nu ai mai observat este cǎ dupǎ ce alocǎm resurse anumitor subtask-uri, şi
durata de desfǎşurare a proiectului scade, lucru normal de altfel, fiindcǎ am alocat destule
24 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

resurse încât sǎ scurtǎm durata proiectului. Una e când o activitate este realizatǎ de o
persoanǎ, şi alta e când este realizatǎ de mai multe persoane. Însǎ acest lucru nu este
mereu valabil, chiar dacǎ Project aşa presupune! Dacǎ ştim cǎ durata unui task va rǎmâne
aceeaşi indiferent de câte resurse îi alocǎm, putem sǎ modificǎm în tabel durata task-ului
ignorând calculele fǎcute de Project. În cazul nostru vom scrie în loc de 0,5 days, 1d.
Aşadar, trebuie sǎ ai mereu grijǎ de douǎ aspecte când aloci resurse anumitor activitǎţi:
• durata activitǎţilor sǎ fie corectǎ
• unitǎţile de resurse alocate sǎ fie corect introduse

Dupǎ cum putem vedea, duratele task-urilor şi a subtask-urilor s-au modificat în


proiectul nostru, şi vrem sǎ nu se modifice. Modificǎ şi tu acum duratele task-urilor pe
baza imaginii de mai jos (aceastǎ imagine este dintr-o lecţie anterioarǎ):

14. Lecţia 11 – Task-uri eveniment


Ce este un task eveniment ? Este un subtask care are ca duratǎ valoarea 0, şi care
marcheazǎ finalizarea unui task. Acest task eveniment este reprezentat cu un romb în
diagrama Gantt, şi poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri aşa cum legǎm şi
activitǎţile între ele. În proiectul nostru, de exemplu, un astfel de task eveniment este
terminarea subtask-ului definirea cerinţelor de performanţǎ. Pentru a introduce un astfel
de task eveniment în proiectul nostru, selectǎm celula care urmeazǎ dupǎ subtask-ul care
finalizeazǎ task-ul structurat. În cazul nostru, task-ul eveniment va fi introdus dupǎ
subtask-ul definirea cerinţelor de performanţǎ, fiindcǎ la finalizarea acestui subtask se
finalizeazǎ şi task-ul structurat Cerinţe de performanţǎ. Aşadar, pentru a putea introduce
task-ul eveniment, selectǎm celula care urmeazǎ dupǎ definirea cerinţelor de
performanţǎ, în cazul nostru aceastǎ celulǎ fiind task-ul structurat Software, şi ori
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 25

apǎsǎm tasta Ins de la tastaturǎ, ori alegem din meniul Insert opţiunea New Task. Iatǎ
cum va arǎta tabelul:

În celula nou introdusǎ vom scrie la numele task-ului Finalizare cerinţe de


performanţǎ, iar în coloana de duratǎ a task-ului vom scrie 0 iar la coloana Start vom
selecta data de începere a proiectului (cea de pe primul nivel). Rezultatul va trebui sǎ
arate astfel:

Dupǎ cum poţi vedea în diagrama Gantt, a apǎrut rombul care reprezintǎ task-ul
eveniment tocmai creat care încǎ nu este legat de nici o activitate. Cum legǎm acest task
eveniment de ultimul subtask care finalizeazǎ task-ul structurat Cerinţe de performanţǎ ?
Ştim cǎ, fiind un eveniment, trebuie sǎ aparǎ dupǎ ce se finalizeazǎ ultimul subtask
(definirea cerinţelor de performanţǎ), aşadar predecesorul task-ului eveniment va fi 4.
Iatǎ cum va arǎta diagrama Gantt dupǎ crearea legǎturii:
26 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

De asemenea, subtask-urile care erau înainte legate de predecesorul 4 acum vor fi


legate de 5 (adicǎ de task-ul eveniment) ca în imaginea de mai jos:

15. Lecţia 12 – Definirea vacanţelor şi a sǎrbǎtorilor


Evident, ca şi în viaţa realǎ, trebuie sǎ asociem resurselor de muncǎ (oamenii)
anumite zile în care vor fi liberi (zile de sǎrbǎtori, de vacanţǎ, etc). Pentru a face acest
lucru, selectǎm din meniul Tools opţiunea Change Working Time şi vom vedea
urmǎtoarea fereastrǎ:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 27

Putem vedea o listǎ ascunsǎ sus în fereastrǎ unde este selectat implicit calendarul
standard de proiect, în care se presupune cǎ oamenii lucreazǎ de luni pânǎ vineri, de la
8:00 dimineaţa pânǎ la 12:00 dupǎ-amiaza, şi de la 13:00 pânǎ la 17:00 seara. Aşadar, sǎ
luǎm un exemplu de zi liberǎ în care se presupune cǎ nu se va lucra: 1 Mai, Ziua Muncii.
Apǎsǎm pe sǎgeata de jos din bara de derulare a calendarului pentru a ne muta în calendar
la luna Mai, selectǎm ziua de 1, iar în dreapta ferestrei putem vedea 3 opţiuni de unde
vom alege pe cea din mijloc, Nonworking time spunând astfel lui Project cǎ de 1 Mai nu
se va lucra în cadrul proiectului nostru:
28 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

La fel putem da liber de 25 Decembrie, de Crǎciun, ş.a.m.d, dupǎ care apǎsǎm Ok.

Trebuie reţinut cǎ aceste modificǎri în cadrul calendarului nu vor fi


aceleaşi în fiecare an, aşadar, dacǎ doreşti sǎ dai liber de Crǎciun în fiecare
an, va trebui sǎ derulezi în jos calendarul şi sǎ specifici ca va fi liber în
fiecare Decembrie a urmǎtorilor ani fǎcând modificǎrile anterioare.

Poţi modifica pânǎ şi intervalul de ore în care se va lucra în anumite zile,


editând pur şi simplu orele din dreapta ferestrei. La fel poţi seta ca
anumite sâmbete sǎ se lucreze, ş.a.m.d.

Dacǎ doreşti sǎ dai liber în toate zilele de vineri din cadrul unei luni, poţi
selecta coloana cu iniţiala zilei (F de la Friday în cazul acesta), şi poţi
schimba sǎ fie zi liberǎ, aplicându-se pentru fiecare zi de vineri. De
asemeni, poţi selecta mai multe zile ţinând apǎsatǎ tasta Ctrl.

16. Lecţia 13 – Tehnici de printare a proiectului


16.1. Printarea diagramei reţea
Project are tendinţa sǎ printeze mai multe pagini decât este nevoie, aşa cǎ îţi voi arǎta
cum sǎ printezi mai eficient şi mai pe înţelesul tuturor. De exemplu, sǎ zicem cǎ vrei sǎ
printezi diagrama reţea a proiectului (cea micşoratǎ de noi cu cǎsuţele acelea care le
fǎcusem sǎ le putem mişca). Selectǎm aşadar din meniul View opţiunea Network
Diagram dupǎ care vom selecta din meniul File opţiunea Print Preview pentru a vedea
câte pagini vor fi printate din diagrama noastrǎ. Ne va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 29

Dupǎ cum observǎm din bara de stare (cea din josul ferestrei), ce vedem noi este
prima paginǎ dintr-un total de 3 pagini care vor fi printate. Nu ne convine, aşa cǎ apǎsǎm
pe butonul Page Setup aflat sus în fereastrǎ, şi ne va apǎrea fereastra de setǎri ale paginii
unde în campul Adjust to vom alege 55% pentru a micşora totul dupǎ care apǎsǎm
butonul Print Preview şi iatǎ rezultatul:

Acum ne-au rǎmas decât douǎ pagini, una cu diagrama reţea, iar cealaltǎ cu legenda. În
loc sǎ fi modificat acea valoare, puteam mult mai simplu sǎ bifǎm a doua opţiune din
fereastra Page Setup, adicǎ opţiunea Fit to, unde lǎsam valorile implicite (1 şi 1), şi am
fi obţinut o încadrare perfectǎ într-o paginǎ a diagramei. Aşadar, metoda a doua este cea
mai potrivitǎ pentru încadrare perfectǎ în paginǎ.

16.2. Printarea diagramei Gantt şi/sau a tabelului de task-uri


Pentru a printa atât tabelul de task-uri cât şi diagrama Gantt, vom selecta Print
Preview din meniul File şi vom vedea rezultatul printǎrii într-o altǎ fereastrǎ. Dacǎ însǎ
dorim sǎ printǎm decât tabelul de task-uri, vom trage bara despǎrţitoare dintre tabel şi
diagrama la dreapta exact pânǎ în bara de derulare verticalǎ pentru a nu mai vedea deloc
diagrama Gantt, dupǎ care vom da iar Print Preview şi vom vedea cǎ în fereastra cu
rezultatul printǎrii se aflǎ doar tabelul de task-uri. Dacǎ vrem însǎ sǎ printǎm diagrama
Gantt şi task-urile proiectului, tragem acea barǎ despǎrţitoare exact la capǎtul drept al
coloanei Task Name, iar în fereastra Print Preview vom obţine exact ce am dorit. Dar,
tot mai e o micǎ problemǎ: legenda ne apare pe o altǎ paginǎ, iar noi dorim ca legenda sǎ
aparǎ pe aceeaşi paginǎ cu diagrama. Pentru a face acest lucru, apǎsǎm butonul Print
Preview, alegem eticheta Legend din partea de sus a ferestrei, şi vom bifa opţiunea
Every page din secţiunea Legend on a ferestrei. Dacǎ dǎm Ok, vom vedea cǎ acum
legenda apare pe aceeaşi paginǎ cu diagrama, şi totul este doar pe o singurǎ paginǎ,
aşadar am fǎcut atât economie de foaie, cât şi de tuş.
30 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Întotdeauna sǎ verifici rezultatul printǎrii din meniul File –> Print


Preview înainte de a începe sǎ printezi.

16.3. Setarea antetului şi a subsolului unei pagini


Cel mai indicat este ca orice paginǎ printatǎ sǎ aibǎ un text de antet şi subsol. Pentru a
seta aceste texte, ne ducem la Page Setup din meniul File, iar în partea de sus a ferestrei
care apare vom vedea nişte etichete (mai multe butoane alǎturate) ca în imaginea de mai
jos:

Vom selecta eticheta Header pentru a seta antetul, iar al doilea câmp de text putem
introduce textul care va apǎrea în fiecare antet al paginilor printate. Mai mult de atât,
putem seta textul din mijlocul antetului selectând eticheta Center, apoi selectând eticheta
Left vom putea seta textul din stânga antetului, şi la fel putem seta şi in dreapta antetului.
De exemplu, am putea scrie în stânga antetului numǎrul de paginǎ (selectând eticheta
Left dupǎ care apeşi butonul Add din dreptul listei ascunse cu Page Number), iar în
mijlocul antetului putem scrie numele proiectului (selectând eticheta Center şi scriind
numele proiectului în câmpul de editare). Iatǎ cum va arǎta fereastra dupǎ ce vom face
aceste lucruri:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 31

În câmpul Preview putem vedea rezultatul la printare, şi aşa cum ne aşteptam, în stânga
paginii apare numǎrul paginii (1), iar pe mijloc numele proiectului. Vom proceda în
acelaşi mod pentru setarea textului din subsolul paginii, doar cǎ va trebui sǎ selectǎm
eticheta Footer. De asemeni, în cadrul acestei ferestre avem butonul Print Preview care
ne va arǎta pagina întreagǎ dupǎ printare.

17. Lecţia 14 – Schimbarea tipului de task folosit


Project oferǎ trei tipuri de task-uri cu care poate calcula mai exact durata proiectului
în funcţie de resursele asociate. Aceste trei tipuri sunt:
• Unitǎţi fixe (Fixed Units)
• Muncǎ fixǎ (Fixed Work)
• Duratǎ fixǎ (Fixed Duration)
Pentru primul tip de task Project va recalcula munca şi durata de fiecare datǎ când
este necesar, însǎ unitǎţile de muncǎ vor rǎmâne fixe. Asemǎnǎtor, în task-urile cu duratǎ
fixǎ, dacǎ unitǎţile sunt schimbate, munca va fi recalculatǎ corespunzǎtor. Tipul implicit
de task este cel cu unitǎţi fixe.
Pentru a schimba tipul de task folosit într-un proiect, selectǎm Options din meniul
Tools, iar în fereastra ce va apǎrea vom selecta eticheta Schedule. În ultima listǎ ascunsǎ
(Default task type) vom selecta tipul de task ce va fi folosit în proiect.
32 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

18. Lecţia 15 – Resurse supraalocate


18.1. Moduri de determinare a resurselor supraalocate
Dupǎ ce alocǎm resurse unui proiect, este bine sǎ verificǎm dacǎ existǎ anumite
resurse supraalocate. Ce înseamnǎ cǎ o resursǎ este supraalocatǎ ? Înseamnǎ cǎ acesteia i
s-a atribuit mai multǎ muncǎ decât poate executa, a fost atribuitǎ la prea multe activitǎţi,
ş.a.m.d.
Pentru a vedea care resurse sunt supraalocate, vom selecta Resource Sheet din
meniul View pentru a vedea stocul de resurse. Iatǎ care va fi rezultatul în cazul
proiectului nostru:

Ambele tipuri de resurse sunt marcate cu roşu spunându-ne astfel cǎ aceste resurse
sunt supraalocate. Pentru a afla mai multe detalii, vom alege Resource Graph din meniul
View şi iatǎ ce vom vedea:

Aici putem vedea pentru fiecare tip de resursǎ când este supraalocatǎ. În imaginea de mai
sus putem observa cǎ între 17 aprilile 2006 şi 21 aprilile 2006 este nevoie decât de 2
inginerii de design. Însǎ pe 25 aprilie 2006 este nevoie de încǎ un inginer de design, iar în
ziua urmǎtoare este nevoie de încǎ 2 ingineri de design, resurse de care nu dispunem,
ş.a.m.d. Pentru a vedea graficul de supraalocare pentru inginerii de software, facem click
pe sǎgeata din dreapta a panoului din stânga, cel cu legenda, şi iatǎ rezultatul:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 33

În cazul inginerilor de software, putem vedea cǎ în perioada 2 mai 2006 – 4 mai 2006 mai
este nevoie de câte un inginer de software, ş.a.m.d.
Mai existǎ un alt mod de vizualizare al resurselor supraalocate mult mai detaliat.
Pentru acesta vom selecta din meniul View opţiunea Resource Usage.

Aici nu numai cǎ putem vedea şi activitǎţile, dar putem vedea exact timpul de lucru
(valorile negre), timpul de care mai este nevoie (valorile rosii), şi putem de asemenea sǎ
34 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

vedem ce resurse sunt asociate fiecǎrui task. Acest mod de vizualizare este cel mai util în
caz cǎ dorim mai multe detalii. Dacǎ vrem sǎ determinǎm rapid ce resurse sunt
supraalocate, putem opta la varianta a doua, cea cu graficul de alocare al resurselor.

Pentru a rezolva probelma supraalocǎrii avem 3 opţiuni: ori întârziem un


task, ori împǎrţim un task pe mai multe zile sau resurse, ori în cel mai rǎu
caz (din punct de vedere al costului) facem rost de noi resurse pentru a le
aloca proiectului.

18.2. Rezolvarea problemei de supraalocare


Metoda cea mai automatizatǎ de rezolvare a acestei probleme este metoda nivelǎrii.
Nivelarea se poate face in douǎ variante: nivelare fǎrǎ a extinderii duratei proiectului, şi
nivelare cu extindere a duratei. Pentru prima variantǎ selectǎm Level Resources din
meniul Tools, şi vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

Aici avem mai multe opţiuni, iar pe noi ne intereseazǎ momentan sǎ putem rezolva
supraalocarea fǎrǎ a extinde durata proiectului, aşadar bifǎm prima opţiune din cele 4 de
jos, Level only within available slack, adicǎ nivelarea va produce eventuale întârzieri
ale task-ului încât sǎ nu fie depǎşitǎ rezerva de timp disponibilǎ, şi deci fǎrǎ a întârzia
proiectul. Apoi apǎsǎm butonul Level Now dupǎ care vom fi întrebaţi dacǎ nivelǎm
întregul stoc de resurse, sau doar resursele selectate. Pe noi ne intereseazǎ întregul stoc,
aşadar lǎsǎm prima opţiune bifatǎ, şi dǎm OK. Dupǎ cum vom observa, proiectul nu mai
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 35

are acum resurse supraalocate, acestea fiind distribuite optim încât sǎ nu fie întârziat
proiectul. Dacǎ însǎ ar fi fost imposibil sǎ nivelǎm resursele fǎrǎ sǎ întârziem proiectul,
am fi primit o eroare cum cǎ nu se poate, şi am fi apǎsat în fereastra acelei erori butonul
Skip All, şi am fi observat eventual o nivelare slabǎ, adicǎ nu toate resursele ar fi fost
nivelate. În acest caz, fiindcǎ am fi rǎmas cu resurse supraalocate, am fi deschis fereastra
de mai sus încǎ odatǎ, am fi debifat prima opţiune din cele 4, şi am fi apǎsat din nou
butonul Level Now, dupǎ care am fi observat cǎ nivelarea a avut succes însǎ proiectul ar
fi avut o duratǎ de desfǎşurare mai mare.
Aşadar, dacǎ durata proiectului este criticǎ vom folosi nivelarea fǎrǎ extinderea
duratei proiectului, dacǎ ar fi fost posibilǎ, iar dacǎ nu, am fi recurs la a doua variantǎ.
Dacǎ însǎ ne-am fi permis o extindere a duratei proiectului, am fi putut alege de la
început varianta a doua. De asemeni, am fi putut rezolva problema supraalocǎrii manual,
alocând noi resurse activitǎţilor la care ar fi fost nevoie, însǎ cu costuri suplimentare.
Decizia îţi aparţine, fiindcǎ în asta constǎ managementul proiectelor: în decizii.

19. Lecţia 16 – Detaliile financiare ale resurselor


19.1. Introducerea datelor financiare pentru fiecare resursǎ
Pentru a atribui un anumit salariu şi un anumit mod de platǎ al salariului, şi alte
detalii de genul, va trebui sǎ editǎm stocul de resurse. Aşadar, selectǎm Resource Sheet
din meniul View, şi va apǎrea stocul de resurse.

În acest tabel ne intereseazǎ coloanele de la Std. Rate pânǎ la ultima. Sǎ le explic pe


rând:
• Std. Rate – aici se va introduce salariul. Dacǎ acesta este calculat pe orǎ de
lucru, se introduce xx/hr iar dacǎ este calculat pe an, se introduce xx/yr.
• Ovt. Rate – cu cât va fi plǎtitǎ resursa de muncǎ pentru orele lucrate în plus.
La fel, valoarea poate fi exprimatǎ în ore, zile, etc.
• Cost/Use – în caz cǎ o resursǎ de muncǎ oferǎ şi servicii de constulanţǎ, sau
alte servicii de genul, aici specificǎm cât cere acea persoanǎ pentru acele
servicii (deobicei se lasǎ 0 aici).
• Accrue At – tipul de platǎ. Se poate alege Start (plata la început), End (plata
la sfârşit) sau Prorated (plata pe mai multe rate).
• Base Calendar – tipul de calendar al resursei. Poate fi cel standard, unul
definit de noi, ş.a.m.d. Vezi Lecţia 12 pentru mai multe detalii.
Aşadar, în proiectul nostru vom atribui resurselor valorile din imaginea de mai sus
pentru fiecare coloanǎ descrisǎ anterior.
36 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

19.2. Determinarea costului fiecǎrui task şi a costului total


Pentru a afla costurile de realizare ale fiecǎrui task, subtask, şi chiar costul total al
proiectului, vom selecta din submeniul Table al meniul View opţiunea Summary. Iatǎ
rezultatul pentru proiectul nostru:

Aşadar, pentru terminarea proiectului putem vedea cǎ este acum nevoie de 17 zile
(fiindcǎ am schimbat programul de lucru la o resursǎ) şi va avea un cost total de
19.661,54 lei.
Pentru a afla costul total pentru utilizarea resurselor, vom selecta Resource Sheet din
meniul View, iar apoi din acelaşi meniu vom selecta opţiunea Cost din submeniul Table.
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 37

20. Lecţia 17 – Generarea rapoartelor


Pentru a genera un raport, selectǎm Reports din meniul View, şi vom vedea
urmǎtoarea fereastrǎ:

Aici sunt enumerate câteva din cele mai folosite tipuri de rapoarte, iar pentru mai multe
tipuri de rapoarte vei selecta iconiţa Custom. Printre rapoartele cele mai folosite sunt cele
de date generale, de activitǎţile unui proiect, costurile proiectului, resursele proiectului,
ş.a.m.d. Deocamdatǎ sǎ selectǎm iconiţa Costs, fiindcǎ vrem un raport cu detaliile despre
costurile activitǎţilor şi a proiectului, şi apǎsǎm butonul Select. Ne va apǎrea încǎ o listǎ
de iconiţe cu mai multe subtipuri de rapoarte referitoare la costuri, din care o vom alege
pe prima, Cash Flow şi apǎsǎm Select. Iatǎ cum va arǎta raportul:

Putem vedea în acest raport atât activitǎţile proiectului, cât şi costurile necesare pentru
fiecare task grupate pe sǎptǎmâni. În ultima coloanǎ putem vedea totalurile task-urilor
structurate, iar pe ultimul rând din ultima coloanǎ se aflǎ costul total al proiectului.
38 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Dacǎ proiectul însǎ ar fi durat mai mult decât 5 sǎptǎmâni, poate cǎ nu ne-am dori sǎ
vedem costurile sǎptǎmânale, ci lunare, de exemplu. Pentru a schimba acest lucru, vom
apǎsa Close în fereastra cu raportul, dupǎ care ne va apǎrea din nou fereastra de alegere a
tipului de raport. De data aceasta vom alege iconiţa Custom, apǎsǎm Select, şi va apǎrea
o nouǎ fereastrǎ cu o listǎ a tuturor rapoartelor. Din aceastǎ listǎ vom selecta Cash Flow,
apoi apǎsǎm butonul Edit şi se va deschide fereastra de mai jos:

Aici putem vedea cǎ putem schimba unitatea de timp implicitǎ selectând Months în
loc de Weeks. Putem, de asemenea, sǎ sortǎm elementele raportului în funţie de anumite
criterii, şi multe altele. Dupǎ ce am schimbat unitatea de timp pentru raport, apǎsǎm OK,
vom reveni la fereastra cu lista rapoartelor în care apǎsǎm Preview şi vom vedea noul
raport dar cu costurile pe luni.

21. Lecţia 18 – Task-uri recurente


La fel cum introducem un task simplu putem introduce de asemenea şi un task
recurent. Ce este un task recurent ? Este un task care se repetǎ la un anumit interval în
timpul desfǎşurǎrii proiectului. De exemplu, la o firmǎ de construcţii care lucreazǎ la un
proiect de dimensiuni mari este nevoie de foarte mult beton. Acest beton, evident, nu se
va aduce tot deodatǎ, ci cate puţin în mod repetat, sǎ zicem odatǎ pe zi. Acesta este un
task recurent! Evident, şi acesta poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri, fiindcǎ, de
exemplu, acea firmǎ de construcţii ar avea nevoie de beton abia dupǎ terminarea unui
anumit task, aşadar, dupǎ ce se va termina acel task, va incepe transportul zilnic de beton.
Sǎ presupunem cǎ în exemplul nostru cu sistemul mobil de raportare vom avea
nevoie de vizita unui constultant expert în sisteme software odatǎ la trei zile pentru a
verifica proiectul şi stadiul în care s-a ajuns. Aşadar, vom introduce un task recurent
Contultanţǎ care se va repeta odatǎ la trei zile. Pentru a face acest lucru, selectǎm task-ul
structurat Cerinţe de performanţǎ şi selectǎm Recurring Task din meniul Insert
moment în care ne va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 39

Aici vom introduce informaţiile referitoare la task-ul recurent. În primul rând va avea
numele Consultanţǎ, durata de o zi fiind o vizita la 3 zile. Alegem în stânga opţiunea
Daily, iar în lista ascunsǎ ce urmeazǎ mai la dreapta selectǎm Every 3rd şi vom bifa
opţiunea Workday din dreapta listei ascunse. De ce ? Fiindcǎ vrem ca acesta sǎ vinǎ doar
în zilele lucrǎtoare. Dacǎ bifam opţiunea Day, s-ar fi presupus cǎ acea persoanǎ venea
chiar mai des decât odatǎ la 3 zile pentru a recupera zilele de weekend în care nu se
lucreazǎ în cadrul proiectului nostru. Apǎsǎm OK şi iatǎ rezultatul:

Evident cǎ acel consultant cere bani pentru vizitele fǎcute şi pentru informaţiile pe care
le-ar putea da cu privire la proiect şi progresul proiectului. Aşadar trebuie sǎ alocǎm o
resursǎ nouǎ special pentru acest task. Nu voi face acest lucru, fiindcǎ se procedeazǎ la
fel ca în Lecţia 10.

Când introduci un task recurent în proiect trebuie sǎ ai grijǎ ca acest task sǎ


fie executat în funcţie de calendarul resurselor, asta dacǎ aşa impune
proiectul.
40 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

22. Lecţia 19 – Sortarea, gruparea şi filtrarea informaţiilor


Pentru fiecare tip de vizualizare pus la dispoziţie, Project ne oferǎ încǎ o modalitate
de a organiza informaţiile: sortarea, gruparea şi filtrarea. Dacǎ ni se va cere sǎ printǎm un
raport cu structura de task-uri a proiectului ordonatǎ crescǎtor dupǎ cost, vom face o
sortare. Dacǎ ni se va cere sǎ printǎm toate task-urile în funcţie de prioritatea acestora,
vom face o grupare, iar dacǎ ni se vor cere doar task-urile critice cu diagrama Gantt, vom
face o filtrare. Iar fiecare dintre aceste trei funcţii se pot aplica la aproape toate modurile
de vizualizare ale proiectului.

22.1. Sortarea informaţiilor


În cazul proiectului nostru sǎ presupunem cǎ ni se cere sǎ afişǎm structura task-urilor
ordonatǎ dupǎ cost. Ne asigurǎm cǎ suntem în modul de vizualizare al diagramei Gantt, şi
ne ducem în meniul Project, alegem submeniul Sort şi selectǎm opţiunea by Cost. Vom
vedea cǎ tabelul de task-uri s-a ordonat dupǎ cost, chiar dacǎ nu putem vedea costul
fiecǎrui task. Pentru a vedea costul ne ducem la meniul View în submeniul Table şi
alegem Cost. Vom observa cǎ sortarea s-a fǎcut descrescǎtor dupǎ cost. Dacǎ dorim sǎ fie
crescǎtor, alegem din meniul Project –> Sort opţiunea Sort by şi ne va apǎrea o fereastrǎ
cu trei liste ascunse şi câte douǎ opţiuni pentru fiecare.

Selectǎm în prima listǎ Cost şi bifǎm opţiunea Ascending dupǎ care apǎsǎm OK. Acum
vom vedea task-urile în ordine crescǎtoare dupǎ cost.
Alte opţiuni de sortare puse la dispoziţie sunt dupǎ Data de începere a unui task,
Data de sfârşire a unui task, dupǎ prioritatea unui task, ş.a.m.d. Dar pentru sortǎri mai
avansate, vom folosi opţiunea Sort by pentru a edita în fereastra de mai sus exact dupǎ ce
vrem sǎ sortǎm şi cum.

22.2. Gruparea informaţiilor


Pentru a grupa task-urile în task-uri critice şi non-critice, fiind încǎ în modul de
vizualizare Gantt, alegem din Project –> Group by opţiunea Critical şi iatǎ rezultatul
grupǎrii:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 41

Ca şi la sortare, avem şi aici mai multe opţiuni implicite de grupare (dupǎ duratǎ,
duratǎ şi prioritate, task-uri eveniment, etc.), însǎ pentru o mai complexǎ grupare, vom
alege din meniul Project –> Group by opţiunea Customize Group, şi vom vedea
urmǎtoarea fereastrǎ:
42 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Aici putem introduce toate criteriile dupǎ care se va face gruparea. Ca un exemplu, în
fereastra de mai sus am introdus sǎ se facǎ o grupare dupǎ task-urile critice şi non-critice,
iar pentru fiecare tip de task, o altǎ grupare dupǎ cost, sortat crescǎtor. Iatǎ rezultatul:

Putem vedea cǎ bara galbenǎ indicǎ cele douǎ grupuri de task-uri, critice şi non-critice,
iar bara gri indicǎ grupurile de task-uri care au un anumit cost (400 lei, 800 lei, etc).

22.3. Filtrarea informaţiilor


Ce înseamnǎ filtrare ? Filtrarea presupune eliminarea informaţiilor care nu aparţin
anumitor criterii. De exemplu, putem face o filtrare dupǎ task-urile critice, obţinând astfel
o listǎ doar cu task-urile critice, cele non-critice fiind eliminate (nu şi fizic, ci doar
temporar). Aşadar, în proiectul nostru dezactivǎm gruparea selectând din meniul Project
–> Group by opţiunea No Group, revenind la modul de vizualizare Gantt. Acum vom
selecta din meniul Project –> Filter for opţiunea Critical. Iatǎ rezultatul:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 43

Putem vedea cǎ au dispǎrut task-urile non-critice doar privind diagrama Gantt, care ne
aratǎ doar task-urile critice. Pentru a elimina filtrul, selectǎm din acelaşi meniu Project –
> Filter for opţiunea All Tasks reafişând toate task-urile. Prin opţiunile de filtrare
implicite putem gǎsi filtrarea dupǎ task-uri evenimente, filtrarea task-urilor care încep şi
se terminǎ într-un anumit interval, care folosesc anumite resurse, ş.a.m.d. Şi aici putem,
evident, sǎ alcǎtuim filtrele noastre personalizate. Pentru a face acest lucru, selectǎm din
meniul Project –> Filter for opţiunea More filters şi va apǎrea o fereastrǎ cu o listǎ
mǎricicǎ de filtre disponibile. Pentru a crea un nou filtru, apǎsǎm butonul New, şi va
apǎrea o fereastrǎ ca mai jos:

Nu voi insista pe implementarea unui filtru, ci voi explica ce filtru am creat şi cum în
fereastra anterioarǎ. Mai sus am introdus un nume de filtru care va descrie filtrul nostru,
44 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

am bifat Show in menu pentru a introduce acest filtru în lista de filtre implicite din
cadrul submeniului Filter for, iar în tabelul de mai jos am introdus douǎ linii astfel:
• Am selectat din prima lista ascunsǎ elementul Critical şi am specificat ca acesta
sǎ fie egal cu Yes selectând opţiunea equals, fǎcând astfel sǎ afişǎm toate task-
urile critice.
• Apoi am selectat And din prima coloanǎ fiindcǎ mai impunem o condiţie: task-
urile sǎ se execute dupǎ o anumitǎ datǎ. Aşadar, am selectat Created din coloana
Field Name pentru cǎ ne intereseazǎ când a fost creat task-ul, în coloana Test am
ales is greater than or equal to (adicǎ mai mare sau egal) pentru cǎ dorim ca
task-ul sǎ inceapǎ dupǎ o anumitǎ datǎ, iar în ultima coloanǎ am introdus o
valoare parametrizatǎ. Aceastǎ valoare parametrizatǎ ne permite sǎ afişǎm o
fereastrǎ la selectarea filtrului, în care utilizatorul poate introduce o valoare. În
cazul nostru am specificat între ghilimele ce mesaj sǎ aparǎ utilizatorului în acea
fereastrǎ şi dupǎ ghilimele am specificat operatorul ? pentru ca Project sǎ ştie cǎ
este o valoare parametrizatǎ. Apǎsǎm OK, Close la fereastra de filtre, iar din
meniul Project –> Filter for vom alege filtrul tocmai creat de noi, Critice dupǎ o
anumitǎ perioadǎ, şi vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

În aceastǎ fereastrǎ vom introduce o datǎ dupǎ care vrem sǎ vedem task-urile critice,
dupǎ care apǎsǎm OK şi dacǎ am introdus bine data, vom vedea task-urile critice care au
început dupǎ acea datǎ introdusǎ.
Dupǎ cum am spus, nu insist pe aceastǎ parte a filtrelor (mai ales fiindcǎ avem deja
destule la dispoziţie în lista de filtre disponibile din fereastra More filters).

Este bine de ştiut cǎ toate aceste trei operaţii (sortare, grupare şi filtrare)
pot fi combinate în funcţie de cerinţe. Aşadar putem face o sortare a unor
grupǎri asupra datelor obţinute dintr-un filtru.

23. Lecţia 20 – Mai multǎ informaţie


23.1. Modul dual de vizualizare
Avem în Project o opţiune de a putea vedea tabelul de task-uri cu diagrama Gantt şi
informaţiile despre resursele alocate fiecǎrui task. Vom face click dreapta pe diagrama
Gantt (într-o zonǎ neocupatǎ de vreun task) şi vom alege din meniu ultima opţiune, Split.
Vom vedea urmǎtoarea schimbare:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 45

Putem vedea cǎ fereastra a fost împǎrţitǎ în douǎ, sus având modul de vizualizare Gantt
iar jos modul de vizualizare al Resurselor şi predecesorilor acestora. Fǎcând click pe un
subtask putem vedea cum se modificǎ informaţiile din panoul de jos. În fereastra de mai
sus am fǎcut click pe subtask-ul definirea cerinţelor de performanţǎ, şi putem vedea jos
ce resurse au fost alocate acestui subtask in lista din stânga, iar în lista din dreapta putem
vedea subtask-urile predecesoare, de care depinde subtask-ul selectat.
Pe lângǎ faptul cǎ putem vedea mai multe informaţii deodatǎ, putem de asemenea sǎ
modificǎm resursele alocate cât şi legǎturile acestui subtask (predecesorul, tipul legǎturii,
cu cât va întârzia).
Fǎcând click dreapta pe partea gri din partea dreaptǎ a celei de-a doua liste, vom
vedea un meniu de unde putem alege tipul de vizualizare al resurselor task-urilor
selectate. În imaginea de mai sus ne aflǎm în modul de vizualizare Resources &
Predecessors. Putem alege, de asemenea, sǎ vedem orarul resurselor alocate task-ului
(Resource Schedule), costul acestora (Resources Cost), ş.a.m.d.
Dacǎ facem click pe partea inferioarǎ (în zona gri din dreapta) vom face din acest
panou inferior, panoul curent. La ce bun ? Pǎi acum putem selecta din meniul View tipul
de vizualizare din panoul inferior. Selectând Resource Graph putem vedea graficul de
lucru al resurselor asociate doar task-ului selectat din tabel, ca în imaginea urmǎtoare:
46 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Cum facem sǎ scǎpǎm de panoul inferior ? Simplu: la fel cum am fǎcut ca acesta sǎ
aparǎ. Facem click dreapta pe diagrama Gantt şi vom alege Remove Split. Dacǎ însǎ nu
te afli în modul de vizualizare al diagramei Gantt, te poţi folosi de meniul Window unde
ai aceleaşi opţiuni: Split sau Remove Split.

23.2. Modificarea unitǎţii de timp folositǎ în diagrama Gantt


Am vǎzut cum putem modifica unitatea de timp într-un raport, dar cum putem
modifica unitatea de timp a diagramei Gantt ? Avem douǎ motive pentru care am dori
modificarea unitǎţii de timp: dorim sǎ vedem întreaga diagramǎ a proiectului fǎrǎ a o
derula, sau avem nevoie de mai multe detalii (sau mai puţine).
Dacǎ avem un proiect de dimensiuni considerabile, am putea încadra întreaga
diagrama în acea micǎ fereastrǎ a diagramei. Cum ? Vom face click dreapta pe bara
unitǎţii de timp a diagramei (cea cu iniţialele zilei, etc.) şi vom alege Zoom. Din fereastra
care va apǎrea vom bifa opţiunea Entire Project dupǎ care apǎsǎm OK. Rezultatul ?
Unitatea de timp de afişare a diagramei se va mǎri (sau micşora) aşa încât sǎ putem vedea
întreaga diagrama.
Pentru a schimba unitatea de timp folositǎ în afişarea diagramei, ori facem click
dreapta pe bara unitǎţii de timp şi alegem Timescale, ori selectǎm opţiunea cu acelaşi
nume din meniul Format. Ne va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 47

În prima listǎ ascunsǎ (Units) din aceastǎ fereastrǎ putem stabili care va fi unitatea de
timp implicitǎ care se va folosi în diagramǎ. Putem schimba sǎ afişǎm pe luni, pe
trimestre, pe semestre, zile, ore, minute, etc. În urmǎtoarea listǎ (Label) putem alege
modul de afişare al datei în funţie de preferinţele fiecǎruia, putem de altfel sǎ o şi aliniem
la stânga, dreapta sau pe mijloc (în lista de dedesubt), iar în lista Show putem alege pe
câte nivele va fi reprezentatǎ unitatea de timp.

23.3. Inserarea unei alte coloane de informaţii în tabelul de task-uri


Dacǎ vrem sǎ afişǎm mai multe informaţii în tabelul de task-uri al modului de
vizualizare Gantt, nu trebuie decât sǎ facem click dreapta pe capul de tabel pe una din
coloane şi sǎ alegem Insert Column, sau selectând din meniul Insert opţiunea cu acelaşi
nume. Aşadar, sǎ presupunem cǎ vrem sǎ inserǎm în tabel coloana Cost pentru a putea
vedea costul fiecǎrui task fǎrǎ a schimba modul de vizualizare. Dupǎ ce selectǎm Insert
Column, vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:
Aici vom alege din prima listǎ
ascunsǎ coloana pe care vrem sǎ
o includem în tabel, în cazul
nostru fiind Cost, specificǎm
titlul coloanei (titlul din capul de
tabel) sau lǎsǎm gol iar titlul va fi
cel din prima listǎ ascunsǎ. Apoi
putem sǎ alegem alinierea titlului
cât şi a valorilor din coloanǎ,
dupǎ care apǎsǎm OK şi iatǎ care
va fi rezultatul:
48 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

23.4. Notiţe despre task-uri


Oricǎrui task i se pot asocia anumite notiţe care nu pot fi descrise în altǎ parte. La ce
ne folosesc astfel de notiţe ? Poate cǎ vom da acest proiect realizat în Project unei alte
persoane care va analiza proiectul, şi aceasta va avea nevoie de anumite informaţii la
fiecare task pentru a şti exact ce reprezintǎ acel task. Sǎ zicem cǎ o astfel persoanǎ nu ar
înţelege ce e cu task-urile Codul program A şi Codul program B. Vom selecta unul din
aceste douǎ subtask-uri, vom face click dreapta pe el şi vom selecta Task Notes din
meniu. Ne va apǎrea fereastra de informaţii ale task-ului, însǎ cu eticheta Notes selectatǎ.
Aici vom introduce un text descriptiv despre acest task, gen “Codul program este împǎrţit
în douǎ module A şi B fiind realizat de douǎ echipe”. Apǎsǎm OK şi vom vedea cǎ în
prima coloanǎ în dreptul subtask-ului a apǎrut o imagine cu o notiţǎ galbenǎ. Vǎzând
acea imagine, vom şti cǎ task-ul respectiv are anumite informaţii, şi pentru a accesa acele
informaţii procedǎm la fel: click dreapta pe task şi selectǎm Task Notes.

23.5. Task-uri cu referinţe


Pe lângǎ notiţe, task-urile pot reţine şi adrese de internet, scurtǎturi la modurile de
vizualizare, ş.a.m.d. Sǎ zicem cǎ echipa A care realizeazǎ codul program A are un site pe
internet şi dorim sǎ putem accesa siteul cu ajutorul lui Project. Vom face click dreapta pe
codul program A şi vom alege ultima opţiune, Hyperlink. Ne va apǎrea urmǎtoarea
fereastrǎ:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 49

În aceastǎ fereastrǎ putem asocia subtask-ului o referinţǎ la un fişier extern sau o adresǎ
de internet, la un mod de vizualizare Project, putem crea un nou document Project sau
putem asocia o adresǎ de e-mail. Deocamdatǎ vom introduce în câmpul de text de jos la
Address o adresǎ de internet, sǎ zicem http://www.echipaA.ro. Apǎsǎm OK şi vom vedea
cǎ în prima coloanǎ în dreptul subtask-ului a apǎrut o imagine care ne spune cǎ acest
subtask are o referinţǎ la ceva. Acum, dacǎ facem click pe acea imagine ni se va deschide
browser-ul de internet la site-ul introdus de noi.
Acum sǎ alegem alt task sau subtask, sǎ zicem asamblare hardware. Vrem sǎ îi
asociem o referinţǎ la modul de vizualizare Resource Graph pentru a vedea graficul
resurselor alocate. Facem click dreapta pe subtask, alegem Hyperlink şi în panoul din
stânga vom selecta Place in This Document, adicǎ al doilea buton de sus. Ne va apǎrea o
listǎ cu toate modurile de vizualizare, din care noi vom alege Resource Graph şi apǎsǎm
OK. Acum, dacǎ vom face click pe imaginea din dreptul subtask-ului, vom vedea cǎ se
schimbǎ modul de vizualizare exact aşa cum am dorit. La fel putem proceda şi cu
celelalte douǎ tipuri de referinţe.

23.6. Personalizarea aspectului task-urilor


Oricǎrui task sau subtask îi putem modifica aspectul. Cum ? Schimbând fontul,
culoarea, mǎrimea textului, ş.a.m.d. De ce am face acest lucru ? Poate cǎ vrem sǎ
scoatem în evidenţǎ un anumit task/subtask. Pentru a face acest lucru, facem click dreapta
pe task-ul dorit, şi alegem Font. Ca sǎ scoatem în evidenţǎ acel task, sǎ zicem cǎ trebuie
sǎ mǎrim dimensiunea fontului şi culoarea acestuia. Schimbând aceste setǎri, iatǎ ce
rezultat am putea obţine:
50 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

23.7. Mai multe despre resurse


La fel cum adǎugǎm o notiţǎ unui task, putem adǎuga şi la resurse. Pentru a face acest
lucru, ne ducem în modul de vizualizare al stocului de resurse (Resource Sheet), şi
facem click-dreapta pe o resursǎ, şi selectǎm Resource Notes. Aici însǎ nu vom mai
vedea vreo imagine cu o notiţǎ galbenǎ în dreptul resurselor. Cum facem sǎ aflǎm ce
resursǎ are o notiţǎ asociatǎ în caz cǎ avem de-a face cu un stoc mare de resurse ?
Selectǎm modul de vizualizare Resource Usage, unde putem vedea exact ce resursǎ are o
notiţǎ asociatǎ, ca în imaginea de mai jos:

Pe lângǎ notiţe, unei resurse îi putem asocia chiar şi o legǎturǎ externǎ, la fel cum am
fǎcut la task-uri. Unei resurse îi pot fi asociate aceleaşi tipuri de legǎturi externe ca şi la
task-uri!
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 51

Un lucru important la resurse este cǎ putem edita pentru fiecare resursǎ în parte orarul
acesteia (când va lucra, când nu va lucra, etc.). Pe lângǎ orarul acesteia putem defini chiar
şi un interval de timp în care aceasta va fi disponibilǎ, tipul resursei (de muncǎ sau
materialǎ), detaliile referitoare la cost, ş.a.m.d.

24. Lecţia 21 – Proiecte structurate


De multe ori avem de-a face cu proiecte mult mai complexe, mai vaste, proiecte
dependente chiar de alte proiecte. Microsft Project ne vine în ajutor chiar şi în acest caz!
Putem spune cǎ un proiect care conţine un alt proiect la rândul lui este ca un proiect
care conţine un task strucurat, dar cu anumite diferenţe. Aşa cum un proiect poate avea
mai multe task-uri strucurate, el poate avea mai multe proiecte în el, fiecare din acele
proiecte putând avea la rândul lor alte proiecte în ele. Putem crea o întreagǎ ierarhie
continuând aşa, însǎ ne vom limita în acest capitol doar la un proiect care conţine un alt
proiect simplu în el.
Sǎ presupunem în exemplul nostru cǎ, înainte de a trece la începerea proiectului,
avem nevoie de resurse, adicǎ de angajati pe posturile de inginer de design şi inginer
software. Pentru aceasta am întocmit urmǎtorul proiect:

În acest proiect am definit pe prima linie titlul proiectului (Colectare resurse), unde
avem douǎ task strucurate care se ocupǎ de angajarea inginerilor software şi inginerilor
de design, iar dupǎ angajare putem întocmi lista de resurse pentru a putea continua
proiectul implicit, Sistemul mobil de raportare. Pentru a angaja ingineri software avem
nevoie sǎ publicǎm anunţuri de angajare, task ce va dura 5 zile estimat (publicare şi
primirea de rǎspunsuri). Pentru a seta o duratǎ estimatǎ unui task scriem pur şi simplu
valoarea urmǎtǎ de ?, ca de exemplu 5?. Apoi, dupǎ ce vom primi rǎspunsuri la anunţuri,
vom putea intervieva persoanele ce doresc postul respectiv. Dupǎ interviul care va dura
o zi, vom da o testare celor intervievaţi pentru a pǎstra persoanele cele mai potrivite.
Pentru a angaja ingineri de design trebuie doar sǎ publicǎm anunţurile, şi sǎ îi
intervievǎm. Dupǎ toate acestea putem întocmi lista de angajaţi, moment în care se va
putea începe proiectul nostru. În stocul de resurse vom avea nevoie doar de 2 manageri,
iar fiecǎrui task simplu îi vom aloca o singurǎ resursǎ manager, cei doi manageri fiind
distribuiţi automat task-urilor acestui proiect.
Cum facem sǎ includem şi sǎ legǎm acest proiect de angajare în proiectul nostru ?
Facem click in proiect pe task-ul care va depinde de data finalizǎrii angajǎrii
personalului, şi din meniul Insert alegem Project şi ne va apǎrea fereastra de deschidere
52 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

a unui proiect existent. Alegem proiectul de angajare şi iatǎ cum va apǎrea în proiectul
nostru:

Putem observa cǎ subproiectul de angajare are fontul îngroşat pentru a scoate în evidenţǎ
cǎ este un subproiect. Putem vedea exact structura şi diagrama Gantt întocmitǎ mai
devreme pentru acest subproiect. Mai mult, acum vom modifica predecesorul task-ului
Intervievare utilizatori şi introducem valoarea de pe prima coloanǎ a liniei unde apare
subproiectul, în cazul nostru fiind 2. Atenţie însǎ, fiindcǎ dacǎ ne uitǎm mai bine în prima
coloanǎ apar de douǎ ori numerele de la 1 la 9, fiindcǎ avem de-a face cu un subproiect în
care numerotarea începe tot de la 1. Nu putem sǎ legǎm un task din proiect cu un task
dintr-un subproiect exact din aceastǎ cauzǎ, dar putem lega un task din proiect de acel
subproiect. Putem observa cǎ s-a modificat şi drumul critic, şi deci, şi durata proiectului,
iar din drumul critic fac parte chiar şi task-urile din subproiect. Datoritǎ task-urilor cu
durata estimatǎ în cadrul subproiectului putem vedea, de asemenea, cǎ proiectul nostru
are o duratǎ tot estimatǎ, lucru normal, de altfel, fiindcǎ nu ştim cât va dura pânǎ se
primesc rǎspunsuri la anunţurile de angajare.

Aşa cum adǎugǎm o notiţǎ unui task, la fel putem adǎuga notiţe şi
subproiectelor.
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 53

25. Lecţia 22 – Analiza progresului într-un proiect


25.1. Salvarea liniei de bazǎ a proiectului
De fiecare datǎ când termini de realizat un proiect în Project, trebuie sǎ salvezi o linie
de bazǎ (o copie a proiectului), aceasta fiind folositǎ pentru a observa cât a durat de fapt
proiectul faţǎ de cum ai plǎnuit iniţial sau care este costul proiectului într-un anumit
stadiu, putând astfel sǎ evaluezi calitatea proiectului.
Project nu ne ajutǎ doar sǎ facem estimǎri, ci ne ajutǎ chiar şi în timpul desfǎşurǎrii
proiectului. Putem, de exemplu, sǎ precizǎm la fiecare subtask cât la sutǎ s-a realizat, şi
putem vedea costurile pânǎ în acel moment, etc. Dar sǎ trecem la fapte, luând ca exemplu
proiectul nostru, Sistemul mobil de raportare.
Sǎ presupunem cǎ am terminat de realizat proiectul în Project. Pentru a salva linia de
bazǎ, apǎsǎm pe sǎgetuţa din dreptul
butonului Track din bara de
instrumente şi selectǎm primul element, Save a baseline plan to compare with later
versions. Va apǎrea un nou panou în stânga cu titlul Save Baseline unde putem vedea o
listǎ, nişte opţiuni, ş.a.m.d. Din acea listǎ selectǎ primul element, Save a new baseline,
lǎsǎm bifatǎ opţiunea The entire project pentru a crea o linie de bazǎ pentru întreg
proiectul nu pentru task-uri individuale din moment ce ne va interesa progresul
proiectului, apǎsǎm pe butonul Save Baseline, iar apoi apǎsǎm pe Done. Iatǎ cum putem
sǎ salvǎm o linie de bazǎ.

25.2. Actualizarea progresului


Dupǎ ce salvǎm linia de bazǎ putem începe editarea progresului fiecǎrui task al
proiectului. Sǎ presupunem cǎ am ajuns aproape de sfârşitul proiectului. Ce înseamnǎ
asta ? Pǎi proiectul nostru a început pe 26 aprilie 2006, şi se va sfârşi pe 1 iunie 2006.
Deci sǎ presupunem cǎ data curentǎ este 25 mai 2006. Selectǎm Project Information din
meniul Project şi la câmpul Status Date alegem data de 25.05.2006, iar la Current Date
alegem aceeaşi datǎ. Acum vom alege din submeniul Table al meniului View opţiunea
Tracking. Iatǎ ce vom vedea:

Vom introduce pe coloana % Comp. la subtaskul Intervievare utilizatori valoarea


100, aceastǎ valoare având semnificaţia cǎ subtask-ul a fost finalizat. Sǎ presupunem cǎ a
54 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

durat 6 zile, nu 5 cum plǎnuisem. Vom introduce la acelaşi subtask pe coloana Act.Dur.
valoarea 6. La fel vom preciza cǎ subtask-ul Definirea cerintelor de performanţǎ a fost
finalizat în procent de 100%, dar în loc de o zi a durat 2. La task-ul eveniment Finalizare
cerinţe de performanţǎ vom completa progresul cu valoarea 100, iar la subtask-ul Logica
design-ului vom completa cu 25% precizând astfel cǎ s-a realizat doar un sfert din acest
subtask. Dupǎ cum putem vedea în coloana Act.Dur., Project a calculat cǎ 25% din acest
subtask se realizeazǎ în jumǎtate de zi, de aceea şi valoarea 0.5 days. Iniţial am stabilit cǎ
va dura 2 zile acest subtask, motiv pentru care putem vedea valoarea 1.5 days în coloana
Rem.Dur., adicǎ timpul rǎmas pentru a finaliza subtask-ul. Este şi logic: dacǎ 100%
reprezintǎ 2 zile, 25% reprezintǎ o jumǎtate de zi. Dar sǎ presupunem în cazul nostru cǎ a
durat o zi sǎ se realizeze subtask-ul în proporţie de 25%. Vom introduce în coloana
Act.Dur. valoarea 1, dar vom vedea cǎ se schimbǎ automat valoarea de 25% în 50%,
fiindcǎ o zi din douǎ reprezintǎ jumǎtate. Dar noi vrem sǎ îi spunem lui Project cǎ într-o
singurǎ zi am realizat doar 25%. Pentru a face acest lucru, modificǎm valoarea din
coloana Rem.Dur. cu 3, fiindcǎ o zi din patru (1+3) reprezintǎ un sfert, adicǎ 25%. Ce
putem vedea pânǎ acum ? Pǎi sǎ ne uitǎm la imaginea urmǎtoare:

Putem vedea costul asociat progresului pânǎ în momentul de faţǎ, putem vedea câte ore
de lucru au fost efectuate de fapt, iar în diagrama Gantt putem vedea nişte linii negre în
interiorul benzilor colorate. Ce sunt aceste linii negre ? Aceste linii negre ne aratǎ pe
diagramǎ cât la sutǎ a fost efectuat din subtask-urile respective. Putem vedea cǎ pe
primele douǎ bare albastre apare o linie neagrǎ lungǎ cât bara, iar pe cea roşie putem
vedea cǎ subtask-ul nu a fost complet finalizat.

Este foarte important sǎ te uiţi bine peste toate informaţiile completate ca


acestea sǎ fie exact cât ai vrut iniţial, fiindcǎ Project le modificǎ automat
uneori, aşa cum ai putut vedea mai sus.

Un alt lucru interesant pe care îl putem face în acest moment este sǎ vedem dacǎ am
depǎşit sau nu suma disponibilǎ pentru realizarea acestui proiect, şi chiar cu cât am
depǎşit-o sau cât am economisit. Pentru a face acest lucru, selectǎm din meniul View
opţiunea Reports iar din fereastra de rapoarte alegem categoria Costs iar apoi
subcategoria Earned Value. Vom vedea urmǎtorul raport:
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 55

Acum ne uitǎm la coloana CV (Cost Variance) şi putem vedea cǎ am reuşit sǎ


economisim 2.600 lei pânǎ la data curentǎ, iar în coloana SV putem vedea cât de în urmǎ
suntem cu proiectul, dar în termeni de cost. Coloana ACWP (Actual Cost on Work
Performed) ne aratǎ cât am plǎtit deja pentru acest proiect pânǎ la data curentǎ. Aceastǎ
sumǎ o putem vedea şi în modul de vizualizare Tracking folosit mai devreme, la coloana
Act.Cost.
Un alt mod de a vedea aceste informaţii este cu ajutorul tabelelor. Vom selecta din
submeniul Table al meniului View opţiunea More tables, iar în fereastra care va apǎrea
vom selecta Earned Value din listǎ. Vom vedea în cadrul proiectului un nou mod de
vizualizare care ne aratǎ aceleaşi coloane ca şi în raportul generat mai sus.

25.3. Compararea progresului faţǎ de linia de bazǎ


Am vǎzut în subcapitolul anterior cum putem interpreta progresul proiectului în
termeni de cost. Dar cum facem sǎ interpretǎm pe înţelesul tuturor ? Vom selecta din
submeniul Table al meniului View opţiunea Variance şi vom vedea urmǎtorul tabel:

În acest tabel putem coloanele Baseline Start (data de începere a task-ului în linia de
bazǎ) şi Baseline Finish (data de terminare a task-ului în linia de bazǎ). Aceste douǎ
56 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

coloane ne ajutǎ sǎ comparǎm progresul proiectului cu linia de bazǎ, pentru a putea spune
cu cât suntem în urmǎ sau dacǎ proiectul a decurs conform planului. Pentru acest lucru ne
uitǎm la ultimele douǎ coloane: Start Var. şi Finish Var. Dacǎ ne uitǎm pe tabelul de
mai sus, iatǎ care este interpretarea: subproiectul de angajare a început la timp (0 în
penultima coloana), şi s-a terminat la timp (0 în ultima coloanǎ). Intervievarea
utilizatorilor a început dupǎ 15 zile (cât a durat realizarea subproiectului de angajare), dar
a durat cu o zi mai mult decât am plǎnuit (16 în ultima coloanǎ). Definirea cerinţelor de
performanţǎ a început cu o zi mai târziu decât a fost plǎnuit (16 în penultima coloanǎ), şi
a durat cu o zi mai mult. Dacǎ ne uitǎm la Codul Program B putem vedea cǎ a început
chiar dupǎ ce s-a finalizat subproiectul de angajare, şi a durat cât am plǎnuit (valorile de
pe ultimele 2 coloane sunt egale). Acum, pe prima linie putem vedea cǎ proiectul nostru a
fost plǎnuit sǎ înceapǎ pe 17.04.06 dar a început pe 26.04.06, lucru confirmat de
penultima coloanǎ de pe prima linie fiindcǎ proiectul a început cu o întârziere de 7 zile.
În ultima coloanǎ putem vedea cǎ proiectul nostru va dura 10 zile în plus (diferenţa între
ultimele douǎ coloane). Dar acest lucru este deocamdatǎ relativ, fiindcǎ nu s-au terminat
toate subtask-urile iar Project presupune implicit cǎ acestea vor respecta planul de
desfǎşurare fǎrǎ a avea întârzieri. Dar dacǎ vor apǎrea întârzieri, evident cǎ şi proiectul
nostru ar putea dura cu mai mult decât 10 zile în plus.

25.4. Informaţii statistice despre proiect


Pentru a vedea detaliile pe scurt despre un proiect, vom selecta Project Information
din meniul Project şi în fereastra care va apǎrea vom apǎsa butonul Statistics. Vom
vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

În panoul de sus putem vedea informaţiile legate de datele de începere şi terminare ale
proiectului fǎcându-se referinţǎ şi la linia de bazǎ. Putem vedea chiar şi cu cât mai târziu
începe proiectul, şi cu câte zile în plus se terminǎ. Apoi, în panoul de jos putem vedea cât
dureazǎ proiectul, câtǎ muncǎ s-a depus, cât costǎ proiectul, cât mai a rǎmas din proiect
de finalizat, la fel cu referinţe la linia de bazǎ, ş.a.m.d. În stânga jos putem vedea chiar şi
progresul proiectului.
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 57

Acum nu pot decât sǎ-ţi urez spor la lucru, şi bafta la proiecte! Şi încǎ odatǎ: verificǎ
de douǎ ori datele introduse, fiindca Project mai face anumite ajustǎri care poate cǎ nu-ţi
vor conveni.