ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

 
 

Faza pregătitoare

Elaborarea conceptului expoziției

Stabilirea cerințelor organizatorice principale (datele proiectului, dimensiunile
bugetului, intenția curatorilor).
Anumite aspecte trebuie determinate cât mai devreme: durata expoziției, perioada
de instalare, data vernisajului, dimensiunile estimative ale bugetului. Prin
includerea acestor repere organizatorice în planificarea timpurie a proiectului se
evită multe dintre dificultățile ce pot apărea mai târziu.

Începutul – Prezentarea
Împreună cu curatorii se determină cerințele de bază ale proiectului. Elaborarea
prezentării presupune formularea intențiilor planificate.

Faza de Planificare

Principii fundamentale
Organizarea proiectului determină dificultatea cu care se realizează o expoziție în
limitele sale de conținut, timp și buget. Pentru expozițiile mai mici, această
responsabilitate poate fi asumată de un membru al echipei (în plus față de
expertiza lor de specialitate). Pentru proiectele mari se recomandă angajarea unui
„manager de proiect”. Principalele cerințe pentru organizare sunt: coordonarea
permanentă a tuturor secțiunilor și schimbul de informații dintre toate persoanele
implicate.

Costuri
Respectarea bugetului calculat și controlul cheltuielilor este cea mai importantă
responsabilitate pentru organizator, deoarece fiecare decizie luată pentru
pregătirea expoziției are consecințe financiare.

Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană

 
 ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

Calcularea costurilor
Calcularea costurilor este cel mai important element în administrarea și controlarea
proiectului. În această fază trebuie prevăzute toate posibilile cheltuieli. Realizarea
bugetului este în același timp prima ocazie de a pune împreună toate secțiunile și
de a contura o primă formă a proiectului. Toate componentele trebuie luate în
considerare, de la începutul până la sfârșitul proiectului. În general, costurile nu
sunt depășite din cauza dezvoltărilor ulterioare acestui moment, ci mai degrabă din
cauza unor calcule inexacte sau incomplete, sau din cauza unor așteptări
nerealiste.

Finanțarea
Calcularea costurilor și finanțarea sunt într-o continuă interacțiune în această fază.
Calcularea costurilor asigură baza pentru negocierile financiare. Trebuie stabilită și
limita minimă, fără de care proiectul nu poate fi realizat.

Structura proiectului
Determinarea timpurie a condițiilor principale pentru organizare și structură:
E nevoie de mai mulți colegi? Sunt îndeplinite condițiile de spațialitate? Constituirea
echipei

Calendarul
Determinarea datelor principale pentru:
Încheierea fazei pregătitoare
Începerea achizițiilor
Încheierea achizițiilor
Sfârșitul comisionărilor (pentru serviciile externalizate)
Începerea publicitării
Deadline-ul pentru intrarea în tipar a catalogului
Datele de publicare a anunțurilor în presă
Începerea transportului
Începerea construcțiilor
Date de livrare (obiecte/lucrări, diverse alte componente de producție
expozițională)
Perioada de instalare
Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană
 
 ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

 
Deschidere
Dezinstalare
Încheiere proiect

Staff-ul
Abordarea și integrarea membrilor principali ai staff-ului. Determinarea întregii
structuri necesare.

Informarea
Obținerea din timp a cât mai multor informații specifice proiectului ușurează munca
de pe parcursul realizării acestuia: schimbul de experiență între colegi,
investigarea unor proiecte similare și documentarea asupra aspectelor noi,
specifice pentru proiect.

Faza de Pregătire

Negocieri, contracte, comisionări

Intențiile schițate anterior trebuie să se concretizeze în contracte și înțelegeri.
Întocmirea cât mai exact posibil a listelor de obligații, poate evita viitoarele
neînțelegeri și conflicte. Urmăriți transmiterea informațiilor esențiale cu privire la
comisionări, către toți participanții. Forma înțelegerilor/contractelor este mai puțin
importantă decât clarificarea condițiilor. Totuși cele mai importante înțelegeri
trebuie făcute în scris pentru că se clarifică și sarcinile părților.
Cele mai importante contracte: Transportul, producția catalogului, construcțiile
temporare, serviciile de grafică, proiectele artistice (producție lucrări sau
împrumuturi), retururi.

Performanța / Calitatea serviciilor

Externalizarea serviciilor poate mări un buget, însă scade efortul de organizare.
Pentru a evita surprizele „livrării” trebuie stabilite foarte clar calificările
furnizorului și mai apoi obligațiile pe care trebuie să le îndeplinească (publicarea
catalogului de către o editură, construcțiile temporare – constructor,
corespondența – o firmă de curierat, etc.)

Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană

 
 ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

Comunicarea
Între timp, toți cei implicați în proiect trebuie să fie conectați prin intermediul unei
rețele de informare și comunicare foarte clar stabilită, pentru ca schimbul de
informații să aibă loc în permanență.

Calendarul
Trebuie stabilite termene limită și urmărită în permanență respectarea acestora:
construcții, instalare, producție catalog, publicitate, împrumuturi.

Flexibilitatea
În ciuda planificărilor exacte, variabilele rezonabile trebuie incluse în toate planurile
(buget, secvențele de timp, calendar). Acestea trebuie să fie parțial confidențiale
pentru a nu se profita de această dispoziție pentru flexibilitate.

Negocierile pentru împrumuturi și achiziții

Un element central pentru orice expoziție. Nu poate începe nici prea devreme, însă
trebuie să aibă loc în această fază. Trebuie prevăzute liste alternative de
împrumuturi pentru cazul anulării unor înțelegeri preliminare. Lista de obiecte,
contractele de împrumut și condițiile de împrumut trebuie întotdeauna trimise în
ultima lor variantă către conservator, tehnicieni, firmele de transport și asiguratori.

Reducerea costurilor
În această fază încă se mai pot face ajustări de costuri. Aceste ajustări vor fi din ce
în ce mai greu de făcut pe măsură ce proiectul se desfășoară. Necesitatea
reducerilor de cheltuieli este de obicei evidentă în această fază. Reducerea
exclusivă a sumelor necesare pentru sectorul de personal, trebuie evitată.

Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană

 
 ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

Faza de producție

Probleme, Conflicte și Compromisuri

Acesta este momentul în care se observă erorile de planificare sau eficiența
acesteia. Începerea fazei de producție marchează sfârșitul pregătirilor și de foarte
multe ori începe foarte/prea târziu. Acum, organizatorii trebuie să insiste ca
lucrurile să fie gata. Apar primele conflicte (Cine pe cine așteaptă, cine trebuie să
ia o anumită decizie?)

Implementarea planului
În cazul planificărilor corecte, organizatorul ar trebui să se limiteze în această fază
la coordonarea și controlarea activității celorlalți. Problemele practice de
implementare necesită decizii din partea organizatorului și al coordonatorului
artistic (ex. Împrumuturile finale schimbă necesitățile spațiale)

Punctul în care nu mai este cale de întoarcere

Toți cei implicați trebuie să fie anunțați câ în anumite privințe nu mai sunt posibile
schimbările. Orice solicitare ulterioară trebuie refuzată.

Întârzieri și amânări
Principalele motive de conflict în această fază: textele pentru catalog nu sunt gata,
lista obiectelor nu este completă, artiștii nu-și trimit propunerile/conceptele,
organizatorii retransmit informațiile prea târziu, etc. Majoritatea pot fi evitate
printr-o planificare clară și printr-o informare adecvată.

Producția din tipar

De obicei cauzează cel mai mare stres pentru că toată lumea e implicată în alte
sarcini. Catalogul ar trebui lucrat de o echipa separată.

Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană

 
 ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

Cazările/călătoriile
Pot deveni foarte ușor probleme, din cauza schimbărilor constante. Ar trebui
delegate fie unui angajat care să se ocupe în mod special de aceste rezervări, fie
unei agenții de turism.

Pregătirea pentru instalare

Planificarea instalării trebuie să aibă loc cu participarea tuturor celor implicați. La
modul ideal, toți cei care lucrează în mod separat ar trebui să se întâlnească
personal, înainte de începerea acestei operațiuni. Trebuie stabilite secvențe de timp
foarte sctricte pentru: constructorul amenajărilor temporare, livrarea obiectelor,
înregistrarea acestora, panotare.

Rezolvarea problemelor
Fiți întotdeauna dispuși să rezolvați probleme surpriză și să interveniți în cazuri de
urgență.

Construcții, panotare, instalare

Ordinea principalelor operațiuni

Construcție (arhitectură, iluminat)
Curățenie
Livrare obiecte (de preferat treptat)
Înregistrare / condition reports
Pregătirea pentru panotare
Instalare
Etichete
Orientarea finală a luminilor
Curățenia finală
Secvențele stricte de timp pentru munca necesară în această fază determină o mai
bună protejare a lucrărilor de artă și o stare de lucru fără prea multă tensiune.
Dacă munca simultană nu poate fi evitată, atunci trebuie avută grijă la separările de
spații. În niciun caz nu trebuie permisă realizarea construcțiilor în același spațiu în
care se află opere de artă.
Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană
 
 ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

Participarea artiștilor
Este recomandat ca fiecare artist să aibă un asistent personal care să nu mai aibă
și alte sarcini.

Staff-ul
Pentru a aduce împreună o echipă de instalare a lucrărilor, dincolo de calificările
necesare, trebuie ținut cont de omogenitatea echipei, pentru a evita conflictele.
Această echipă trebuie să aibă o persoană de contact cu autoritate decizională. Dați
informații clare și stabiliți ordinea lucrărilor. Toate persoanele care lucrează în
spațiul expozițional trebuie să primească un instructaj de bază referitor la cele mai
importante reguli în manipularea operelor de artă.

Pregătirea vernisajului
Trebuie avut grijă, prin consultarea cu toate persoanele implicate, ca nicio invitație
pentru deschidere să nu fie uitată: împrumutătorii, participanții, sponsorii, artiștii,
ajutoarele/voluntarii, politicienii, colegii, furnizorii de servicii nu trebuie uitați sub
nicio formă.

Primirea invitaților
O bună planificare și o grijă atentă pentru invitați produce consecințe pe termen
lung. De aceea e nevoie de persoane libere care să se ocupe doar de acest aspect.
Materiale adecvate pot fi trimise împreună cu invitația, pentru a evita aglomerația
de la zonele de informare.

Controlul cheltuielilor
În săptămânile dinaintea deschiderii, bugetul poate fi depășit cu ușurință deoarece
nu mai este timp pentru căutarea alternativelor. În general, suma totală a micilor
decizii se ridică foarte rapid. O informare clară și o comunicare structurată poate fi
menținută chiar și în aceste momente de stres excesiv. Evitați deciziile aparent
imediate și „de ne-evitat” care au ca rezultat costuri foarte mari și supravegheați
zilnic starea lucrurilor, pe toate nivelurile.

Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană

 
 ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

Deschiderea / Vernisajul
O bună instruire a personalului și minimizarea riscurilor de securitate permite o
mai mare concentrare asupra îndatoririlor sociale. Anunțarea celor implicați,
întreținerea invitaților, comunicarea invitaților a unor recepții programate.

Expoziția
În cazul proiectelor complexe și epuizante, tendința este de a considera expoziția
terminată odată cu deschiderea acesteia. Însă mai sunt unele lucruri importante de
rezolvat, în special în cazul expozițiilor temporare sau care au loc în alte locații
decât instituțiile cu infrastructură.
Trebuie acordată atenție următoarelor aspecte:

Motivarea și informarea personalului

Personalul implicat permanent în expoziții reprezintă cea mai importantă sursă de
informare pentru public. Se recomandă instruirea personalului de supraveghere
astfel încât să poată da publicului informații minimale legate de expoziție.

Casieria
Adeseori subestimată, persoana care vinde bilete este cea care face prima
impresie vizitatorului. În acest loc important trebuie să se regăsească informații
adecvate și persoane prietenoase.

Recepția
Uneori pot fi combinate mai multe servicii pentru public: garderobă, casierie,
magazin, librărie. Trebuie menținute standardele pe tot parcursul expoziției.

Informare / mediere
În cazul expozițiilor de artă modernă și contemporană vizitatorii se plâng adeseori
de lipsa de informații sau mediere. Măsurile de mediere trebuie pregătite din timp
împreună cu curatorul dar și cu cei de la PR.

Copiii și tineretul
Grupuri subestimate. Necesită un tip special de mediere. Adeseori adulții devin
interesați de expoziții prin intermediul ofertelor făcute copiilor.

Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană

 
 ORGANIZARE PROIECT – CHECKLIST

 
Statistici
Înregistrarea exactă a numărului de vizitatori și chestionarul pentru public oferă
informații pentru evaluarea proiectului și argumente pentru cele uterioare.

Dezinstalare, re-evaluare

Dezinstalarea
Verificați cu acuratețe acordurile privind standardele de conservare și securitate
(pentru operațiunile de dezinstalare, ambalare). De obicei lumea se concentrează
pe urmatorul proiect

Decontul final
Balanța contabilă finală trebuie să fie comparabilă cu devizul estimat. Recuperarea
banilor de la sponsori și achitarea tuturor facturilor accelerează evaluarea finală.

Degradările
Anunțați imediat eventualele degradări și interveniți propmpt pentru a limita
pagubele. Această atitudini ajută la menținerea bunelor relații cu artiștii și
împrumutătorii/colecționarii. Cooperarea constantă cu o firmă de asigurări pentru a
găsi soluțiile cele mai bune.

Procedura de returnare
Aceasta ar trebui să fie foarte clar stabilită prin contractul de împrumut. O amânare
a datei returului de lucrări trebuie anunțată din timp firmei de asigurare pentru
prelungirea poliței.

Re-evaluare / Analiză
Balanța de conturi trebuie să fie inclusă în raportul final și ar putea conține o
descriere a experienței din timpul derulării proiectului precum și recomandări
pentru eventualele îmbunătățiri. De experiența celor implicați ar trebui să
beneficieze și următoarele proiecte.

Raluca Velisar, Șef Secție Curatoriat-Cercetare, Muzeul Național de Artă Contemporană