Sunteți pe pagina 1din 26

Academia de Studii Economice

Bucureşti, 2008

Sisteme Informatice Economice


- Proiect -

Componenţa echipei:

Ionescu Dan Alexandru


Ionescu Ioana
Ionescu - Petre Silvia
Meleancă Raluca - Cristina
Cunoaşterea mediului economic

I. Descrierea firmei

Denumire: S.C. TOPOEXIM S.R.L.

Sediu central: Bucureşti, str. Vidra, nr. 31, sector 6

Obiect de activitate:
- proiectare şi prestare de servicii în domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului,
cartografiei şi fotogrammetriei;
- consultanţă şi asistenţă tehnică, programe soft în domeniul geodeziei, topografiei,
cadastrului, cartografiei şi fotogrammetriei;
- distribuţie aparatură de specialitate - TOPCON

Statut juridic: S.R.L.

Misiune şi valori:

Misiune: Misiunea pe care ne-am propus-o este de a deveni cei mai buni în domeniul
prestării lucrărilor de cadastru, geodezie şi topografie şi de a susţine dezvoltarea
sistemului de recunoaştere a proprietăţii private în ţara noastră, prin calitate şi dezvoltarea
afacerilor în mod responsabil din punct de vedere etic, social şi legal.

Valori:
• dorinţa şi voinţa de a fi cei mai buni
• inventivitate, tenacitate, receptivitate, profesionalism

Număr de angajaţi:

În ultimele 12 luni, numărul mediu de personal angajat a fost de 45, din care personalul de
specialitate a fost în număr de 28 angajaţi.
Societatea are un număr de 10 angajaţi care sunt autorizaţi de către O.C.P.I. să execute
lucrări de specialitate în domeniul cadastrului, geodeziei şi topografiei.

Preşedintele firmei:
Păunescu Cornel, Director General - inginer geodez, doctor in geodezie, profesor
universitar

Cifra de afaceri pe ultimii 3 ani:

AN RON EURO
2005 1.912.106 520.003
2006 5.079.505 1.502.056
2007 14.630.409 4.052.520

2 / 26
Capitalul social:

Valoare Totală (RON) subscris şi vărsat


101.640

Istoricul şi profilul actual al S.C. TOPOEXIM S.R.L.:

Societatea TOPOEXIM SRL a luat fiinţă în august 1994.

Obiectul principal de activitate îl constituie “proiectare şi prestări servicii în domeniul


geodeziei, topografiei, cadastrului, cartografiei şi fotogrammetriei”, precum şi “consultanţă
şi asistenţă tehnică, programe soft în domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului,
cartografiei şi fotogrammetriei”.
Societatea a avut contracte cu beneficiari importanţi: Aeroporturile Internaţionale Otopeni,
Băneasa, Timişoara, Arad, Kogălniceanu, Termoelectrica Turceni şi Rovinari, CFR,
Distrigaz Sud, PETROM sucursala Craiova, BRD Bucureşti, Consiliile locale din Petroşani,
Târgu Cărbuneşti, Sighetu Marmaţiei, Oficiile de cadastru din Gorj, Dolj, Ialomiţa, Călăraşi
etc, toţi fiind mulţumiţi de rezultatele colaborării.
Dintre cei mai importanţi furnizori cu care societatea a colaborat amintim Leica, Topcon,
Nikon, HP, Intel, Zeiss s.a.

II. Structura organizatorică

Societatea este cu capital integral privat, acţiunile fiind deţinute de către doi acţionari după
cum urmează:

Numele acţionarilor (proprietarilor) şi procentul din capital deţinut:


Nr. Nume Capital deţinut (%)
1 Cornel Păunescu 50%
2 Dina Elena 50%

Durata de activitate a societăţii este nelimitată.

Scopul şi obiectul de activitate sunt înscrise în mod detaliat în actul constitutiv al societăţii,
principale fiind proiectarea şi prestarea de servicii în domeniul geodezic, topografic şi
cadastral.

A.G.A. - Adunarea generalã a acţionarilor este organul de conducere al societăţii care


decide asupra activităţii acesteia şi asigurã politica economico-fiscală şi comercială.

Conform actului de constituire, activitatea de aprovizionare, desfacere, evidenţă financiar-


contabilă, asigurarea portofoliului de comenzi, activitatea de resurse umane, PSI şi pază
este asigurată de S.C.TOPOEXIM S.R.L. prin compartimentele din structura sa
organizatorică şi de către directori: director general şi director tehnic.

Structura organizatoricã funcţională are în componenţă compartimentele funcţionale:

3 / 26
servicii, birouri, compartimente destinate a executa activităţile de conducere pentru
atingerea scopului pentru care este constituită unitatea, adică realizarea de profit pentru
relansarea şi continuarea ciclului de realizare a lucrărilor şi satisfacerea nevoilor
salariaţilor.

Director General
• defineşte şi aprobă politica şi obiectivele în domeniul calităţii
• desemnează reprezentantul conducerii la nivelul cel mai înalt pentru Sistemul de
Management al Calităţii
• aprobă Programul Strategic CERT 9000 pentru implementarea şi certificarea SMC
• aprobă documentele SMC la nivelul MC, proceduri de sistem, proceduri
operaţionale şi dispune implementarea acestora
• aprobă accesul clienţilor la documentaţia SMC
• aprobă şi dispune aplicarea Programelor de acţiuni corective/preventive şi măsuri
de prevenire stabilite la nivelul Direcţiei tehnice şi a SMC
• aprobă Planurile şi Programele Anuale de Audituri Interne şi Programele de acţiuni
corective/ preventive
• răspunde de livrarea produsului conform cu cerinţele specificate şi are autoritate
de-a opri pe fluxul de realizare şi de la livrare produsul neconform
• se asigură că:
o responsabilităţile şi autorităţile din cadrul organizaţiei sunt definite şi
comunicate
o procesele necesare Sistemului de Management al Calităţii sunt stabilite,
implementate şi menţinute
o este promovată în cadrul organizaţiei conştientizarea referitoare la cerinţele
clientului

Director Tehnic (subordonat Directorului General)


• răspunde de controlul calităţii lucrărilor executate
• răspunde de utilizarea cât mai eficientă şi raţională a mijloacelor fixe din dotare
• răspunde de implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea Sistemului de
Management al Calităţii în activitatea pe care o coordonează
• răspunde de conformarea cu cerinţele legale şi reglementărilor în vigoare aplicabile
• răspunde de proiectarea lucrărilor de geodezie, topografie şi cadastru
• răspunde de conformitatea lucrării cu cerinţele specificate şi de emiterea Declaraţiei
de Conformitate

Şef Serviciu Administrativ (subordonat Directorului General)

• răspunde de gestionarea procesului de instruire , conştientizare si evaluare a


personalului implicat în activităţi ce influenţează calitatea serviciilor prestate
• răspunde de gestionarea procesului de definire a sarcinilor , responsabilităţilor şi
autorităţilor în acord cu cerinţele activităţilor desfăşurate şi a cerinţelor Sistemului
de Management al Calităţii
• răspunde de verificarea si aprobarea comenzilor de aprovizionare şi de recepţia
calitativă şi cantitativă a produselor / serviciilor aprovizionate
• răspunde de coordonarea activităţilor de secretariat şi administrative

4 / 26
( transporturi , întreţinere , echipamente, infrastructură , utilităţi )
• răspunde de implementarea , menţinerea şi îmbunătăţirea Sistemului de
Management al Calităţii in activităţile pe care le coordonează
• răspunde de asigurarea verificării metrologice/calibrării dispozitivelor de
monitorizare si măsurare
• asigura executarea lucrărilor de verificare / etalonare a aparaturii topo-geodezice si
menţine înregistrările privind stadiul verificărilor

Şef echipă (subordonat Directorului General)


• răspunde de relaţia cu beneficiarul pe fluxul prestării lucrării
• răspunde de calitatea lucrărilor executate
• răspunde de respectarea instrucţiunilor tehnice, de calitatea lucrărilor, de termenele
de predare ale lucrărilor
• răspunde de întreţinerea şi utilizarea cât mai eficientă şi raţională a mijloacelor fixe
din dotare
• răspunde de planificarea eficientă a resursei de personal şi a resurselor financiare
necesare efectuării lucrărilor
• răspunde de implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea Sistemului de
Management al Calităţii în activitatea pe care o coordonează
• asigură funcţionarea, la parametrii tehnici proiectaţi, a aparaturii topo-geodezice
din dotare
• asigură executarea lucrărilor de întreţinere a aparaturii topo-geodezice din dotare şi
menţine înregistrările privind evidenţa lucrărilor de întreţinere
• răspunde de executarea lucrării conform cerinţelor specificate de client şi a celor
specificate prin proiectare

Departamentul de Proiectare
Pentru planificarea, controlul proiectării şi dezvoltării lucrării, organizaţia trebuie:
• să stabilească etapele proiectării şi dezvoltării
• să aibă în vedere existenţa la fiecare etapă de proiectare şi dezvoltare a
procesului de analiză, verificare şi validare adecvate

Determinarea datelor de intrare ale proiectării lucrării se face de către Director General
sau Director Tehnic, pe baza caietului de sarcini/cererii de oferta şi pe baza datelor din
formularul „Analiza cerinţelor clientului” cod PS-03-F02. Datele de intrare cuprind datele
necesare execuţiei lucrării conform caietului de sarcini şi date stabilite de Directorul
General. Datele de ieşire trebuie verificate în raport cu datele de intrare şi înainte de
emitere trebuie aprobate.

Analiza proiectării şi dezvoltării evaluează capabilitatea rezultatelor proiectării şi dezvoltării


de a satisface cerinţele şi identifică orice problemă şi propune acţiuni necesare.
În urma verificării organizaţiei se asigură că datele de ieşire ale proiectării şi dezvoltării au
satisfăcut cerinţele cuprinse în datele de intrare ale proiectării şi dezvoltării. Trebuie
menţinute înregistrările rezultatelor verificării.
Validarea proiectării şi dezvoltării asigură că lucrarea rezultată este capabilă să satisfacă
cerinţele. Validarea trebuie finalizată înainte de livrarea lucrării către clienţi.

5 / 26
Departamentul de Controlul Calităţii
• coordonează activitatea de control al calităţii serviciului şi a lucrărilor la nivelul
întregii organizaţii
• planifică activitatea de control al lucrărilor pe fluxul de execuţie şi înainte de livrare
• participă la analiza cererilor de oferte, a ofertelor şi contractelor
• participă la evaluarea furnizorilor
• verifică conformitatea lucrărilor pe fluxul de prestare şi înainte de livrare
• asigură conformitatea lucrărilor livrate cu condiţiile specificate
• are autoritatea de a opri, de la livrare, lucrările neconforme
• verifică periodic condiţiile de manipulare, păstrare, arhivare, livrare şi de transport a
lucrărilor livrate
• analizează cauzele rebuturilor, ale reclamaţiilor şi reverifică conformitatea lucrării
neconforme tratate, cu condiţiile specificate
• informează operativ pe directorul general în cazul în care constată abateri de la
condiţiile specificate sau de la reglementările în vigoare
• răspunde de controlul calităţii lucrărilor la nivelul întregii organizaţii şi are autoritate
prin delegare de la Directorul General să semneze şi să elibereze documentele de
certificare a calităţii înainte de livrare a lucrării

Departamentul pentru Managementul Calităţii


• planificarea şi îmbunătăţirea calităţii, asigurarea calităţii, activităţi care sunt
realizate în cadrul S.C. TOPOEXIM S.R.L., sub directa coordonare a conducerii la
cel mai înalt nivel din S.C. TOPOEXIM S.R.L. prin reprezentantul acesteia pentru
Sistemul de Management al calităţii.
Conducerea la cel mai înalt nivel a desemnat reprezentantul acesteia pentru Sistemul de
Management al Calităţii, în persoana care ocupa postul de Responsabil cu Managementul
Calităţii. Reprezentantul conducerii la cel mai înalt nivel pentru Sistemul de Management
al calităţii asigură interfaţa cu clienţii în chestiuni referitoare la Sistemul de Management al
Calităţii.

Departamentul Administrativ
• planifică şi asigură achiziţionarea şi distribuirea echipamentelor de protecţia muncii
şi PSI
• întocmeşte documentaţii pentru obţinerea diverselor autorizaţii
• răspunde de coordonarea activităţilor de secretariat şi administrative (transporturi-
parc auto, întreţinere, infrastructură, utilităţi

Departamentul de Resurse Umane


Departamentul de Resurse Umane este departamentul din cadrul organizaţiei însărcinat
cu desfăşurarea efectiva a activităţilor legate de gestionarea resurselor umane; asigură
managementul de resurse umane necesare companiei, precum şi utilizarea integrală şi
eficientă acestora în paralel cu dezvoltarea şi motivarea lor. Acest departament realizează
operaţii ca: angajare, concediere, schimbarea locului de muncă, promovarea,
pensionarea. Pe lângă activităţile specifice, are rol de consiliere pentru managementul

6 / 26
firmei sau pentru celelalte departamente de producţie. Departamentul de personal este cel
mai bun cunoscător al personalului firmei şi cel mai în măsură de a furniza sfaturi
preţioase referitor la resursa umana.

• coordonează activităţile de gestionare, instruire şi conştientizare a personalului


asigură identificarea funcţiilor şi a posturilor din interiorul organizaţiei
• elaborează FDF (fişa de descriere a funcţiei) si FP (fişa de descriere a postului)
• coordonează activităţile de instruire a personalului în domeniul PSI şi protecţia
muncii (inspector de protecţia muncii, dr. medicina muncii etc)
evidenţa salarială, pontaj, contracte de muncă (inspector resurse umane)
• ţine evidenţa personalului din cadrul organizaţiei: angajări, promovări, transferuri
etc.
• răspunde de gestionarea procesului de instruire, conştientizare şi evaluare a
personalului implicat în activităţi ce influenţează calitatea serviciilor

Departamentul Financiar- Contabil


• colectează documentele financiar contabile
• răspunde de înregistrările financiar contabile
• emite şi înregistrează facturile către beneficiari
• răspunde de realizarea indicatorilor economici ai organizaţiei
• realizează evidenţa mijloacelor fixe si de inventar
• propune bvc (buget de venituri si cheltuieli)
• realizează cash–flow–uri
• efectuează plăţi către furnizori

Departamentul de Facturare
• coordonează activitatea de emitere a facturilor
• colaborează cu Departamentul Financiar-Contabil în activităţile legate de
centralizarea datelor despre facturile emise de firmă
• intermediază comunicarea între firmă şi clienţi în ceea ce priveşte termenii
contractelor încheiate şi livrarea serviciilor firmei

Departamentul de Aprovizionare
• coordonează activitatea de aprovizionare materiale / servicii şi de recepţie calitativă
şi cantitativă a produselor / serviciilor aprovizionate
• analizează şi aprobă comenzile de aprovizionare
• asigură evaluarea şi selecţia furnizorilor
• asigură actualizarea listei furnizorilor

Organizaţia trebuie să se asigure că produsul aprovizionat este conform cu cerinţele de


aprovizionare specificate.
Necesarele de echipamente de tip birotică, echipamente de specialitate, software şi
autoturisme, materiale şi piese de tip: piese auto, hârtie copiator şi imprimantă, hârtie
plotter, cartuş imprimantă şi copiator, cartuş plotter sunt centralizate şi comparate cu
stocurile existente în magazie. Evaluarea şi selecţionarea furnizorilor se face pe baza
abilităţii acestora de a furniza un produs în concordanţă cu cerinţele organizaţiei. Se

7 / 26
stabilesc criterii de selecţie, de evaluare şi reevaluare.
Organizaţia trebuie să se asigure că cerinţele de aprovizionare sunt adecvate înainte de
comunicarea lor către furnizor.
Produsele aprovizionate sunt verificate calitativ şi cantitativ pentru a ne asigura că satisfac
cerinţele de aprovizionare specificate.

Organigrama:

III. Activitatea departamentului Financiar - Contabil

Departamentul financiar-contabil este considerat un departament administrativ, menit să


realizeze raportările către diverse categorii de utilizatori de informaţie, să gestioneze
impozitele şi taxele, trezoreria şi din când în când o verificare de fond a activităţii societăţii
din partea auditorilor financiari.

Departamentul financiar-contabil are multe responsabilităţi, şi bunul mers al firmei depinde


de buna îndeplinire a acestor responsabilităţi.

Atribuţiile departamentului sunt:

A. Contabilitatea: realizarea evidenţei contabile a societăţii; organizarea contabilităţii


societăţii în conformitate cu dispoziţiile legale şi asigurarea efectuării la timp a
înregistrărilor

• emiterea şi înregistrarea facturilor către beneficiari


• înregistrarea cronologică a tuturor documentele primare
• întocmirea registrului jurnal, a registrului inventar, a registrului de evidenţă fiscală şi
8 / 26
a jurnalelor de TVA
• întocmirea balanţelor de verificare lunare
• stabilirea obligaţiile de plată lunare şi trimestriale şi întocmirea documentelor pentru
plata acestora
• întocmirea şi depunerea declaraţiilor privind taxele şi impozitele
• întocmirea şi depunerea bilanţului contabil

B. Expertiza contabilă:

• verificarea şi aprecierea modului de organizare şi conducere a activităţii


economico-financiare şi de contabilitate
• verificarea legalităţii întocmirii situaţiilor financiare

C. Consultanţa financiar-contabilă şi fiscală:

• realizarea bugetului de venituri şi cheltuieli


• elaborarea documentaţiei necesare pentru obţinerea de credite
• analiza situaţiilor creanţelor şi datoriilor
• analiza economico-financiară şi fiscală

Departamentul Financiar-Contabil trebuie să întocmească următoarele documente:

1. Registrul facturi emise: document în care sunt înregistrate informaţii despre


facturile emise de departament (număr curent, număr factura, data emiterii,
numele compărătorului, valoarea facturii şi valoarea TVA); acest registru se
întocmeşte lunar, într-un singur exemplar.

2. Registrul facturi primite: document în care sunt înregistrate informaţii despre


facturile primite (număr curent, număr factura, data primirii, numele furnizorului,
valoarea facturii şi valoarea TVA); acest registru se întocmeşte lunar într-un
singur exemplar

3. Registrul jurnal încasări – plăţi prin bancă: în acest registru se înregistrează nu


numai operaţiunile în numerar, ci şi cele efectuate prin contul curent de la bancă;
se înregistrează informaţii despre tipul, numărul şi data documentului, precum şi
sumele încasate sau plătite; se întocmeşte lunar într-un singur exemplar

4. Registrul de casă: document de înregistrare operativă a încasărilor şi a plăţilor în


numerar efectuate prin casieria unităţii, pe baza documentelor justificative; se
întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii; se semnează de către
casier pentru confirmarea înregistrării operaţiilor efectuate şi de către persoana
din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2
şi a actelor justificative anexate

5. Registrul jurnal sintetic: document contabil obligatoriu în care se înregistrează


prin articole contabile, în mod cronologic, operaţiile patrimoniale prin respectarea
succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în
unitate; se reţin informaţii despre tipul documentului, numărul şi data acestuia,

9 / 26
simbolul contului creditor şi simbolul contului debitor, precum şi sumele
creditoare sau debitoare aferente; se întocmeşte lunar într-un singur exemplar

6. Evidenţa active imobilizate: după cum îi spune numele, acest document e folosit
pentru ţinerea evidenţei activelor imobilizate ale societăţii; în el se înregistrează
informaţii privind: numărul de inventar al activului, denumirea, valoarea de intrare
şi data achiziţiei acestuia, amortizarea lunară, amortizarea cumulată precum şi
valoarea neamortizată a sa; se întocmeşte lunar într-un singur exemplar

7. Balanţa de verificare: document contabil care serveşte pentru întocmirea


bilanţului contabil; în balanţa sunt grupate conturile cu înscrierea sumelor dintr-o
perioadă de referinţă şi a soldurilor, la o dată determinată; cuprinde toate
conturile unităţii patrimoniale, în ordinea din planul de conturi, soldurile iniţiale,
debitoare şi creditoare, rulajele debitoare şi creditoare, totalul sumelor debitoare
si creditoare; serveşte ca mijloc de verificare a corectitudinii înregistrărilor în
conturi, sub raportul egalităţii, rezultate prin principiul dublei înregistrări; se
întocmeşte lunar în 2 exemplare

8. Facturi emise: document justificativ în care se înscriu datele amănunţite privind


produsele vândute şi executarea unor lucrări sau prestarea de servicii; se reţin
informaţii despre denumirea produsului sau a serviciului prestat, dată, numele
plătitorului, unitatea monetara, cantitatea, preţul unitar fără TVA, valoarea şi
valoarea fără TVA

9. Facturi primite: document justificativ în care se înscriu datele amănunţite privind


marfa cumpărată, a lucrărilor sau serviciilor primite; se reţin informaţii despre
denumirea produsului achiziţionat sau a serviciului primit, dată, numele
furnizorului, unitatea monetară, cantitatea, preţul unitar fără TVA, valoarea şi
valoarea fără TVA

10. Ordin de plată: modalitate de plată simplă, prin care un titular de cont bancar
dispune ca banca să plătească o anumita suma unui beneficiar; se înregistrează
informaţii despre: sumă, plătitor, IBAN plătitor, beneficiar, IBAN beneficiar şi
despre tipul transferului

11. Extras de cont: înscris bancar care reflectă situaţia operaţiilor efectuate în contul
bancar, în ordine cronologică, cuprinzând operaţiile efectuate de bancă într-o
perioadă de timp determinată

IV. Conducerea departamentului (responsabilităţile liderului)

Liderul departamentului financiar-contabil se ocupă cu organizarea întregii activităţi a


departamentului, cu gestionarea actelor contabile şi cu supervizarea activităţii tuturor
persoanelor din cadrul departamentului financiar-contabil.

De asemenea, răspunde de realizarea indicatorilor economici ai organizaţiei, asigură


îndeplinirea obligaţiilor societăţii către bugetul de stat, unităţi bancare, furnizori,
organizează contabilitatea societăţii în conformitate cu dispoziţiile legale şi asigură
10 / 26
efectuarea la timp a înregistrărilor.

Directorul departamentului angajează societatea prin semnătură alături de directorul


general în toate operaţiile patrimoniale, exercită controlul financiar preventiv şi asigură
identificarea la timp a fenomenelor negative, a deficienţelor de gestionare a activităţii
unităţii, luând măsurile cu caracter preventiv pentru asigurarea bunului mers al activităţii
economico-financiare.

Împreună cu directorul general, directorul departamentului financiar-contabil analizează şi


propune măsuri pentru creşterea rentabilităţii; responsabilitatea sa este de a informa ori de
câte ori este nevoie directorul general al societăţii asupra tuturor aspectelor din sfera sa de
activitate şi de a propune măsurile ce se impun.

Activitatea conducătorului departamentului se leagă foarte mult de întreaga activitate a


departamentului. Astfel, directorul departamentului are rolul de a acorda asistenţă pentru
organizarea departamentului financiar-contabil, a circuitului documentelor şi a politicilor
financiar-contabile.

Principale atribuţii şi responsabilităţi ale conducerii departamentului Financiar - Contabil:

• asigură buna gestionare a patrimoniului societăţii


• asigură respectarea legislaţiei fiscale la nivel de firma: organizează
contabilitatea societăţii în conformitate cu dispoziţiile legale şi asigură efectuarea la
timp a înregistrărilor
• conduce şi organizează activitatea departamentului financiar – contabil:
exercită controlul financiar preventiv
• întocmeşte bugetul general al societăţii, informează şi face propuneri de
corecţie: asigură întocmirea la timp şi în conformitate cu dispoziţiile legale a
balanţelor de verificare, bilanţurilor semestriale şi anuale, precum şi a situaţiilor
lunare privind principalii indicatori economico-financiari
• raportează rezultatele financiare ale firmei: analizează şi propune măsuri
pentru creşterea rentabilităţii
• elaborează şi implementează sistemul general de evidenţă a gestiunii firmei
• răspunde pentru toate registrele, situaţiile, raportările şi declaraţiile periodice
ce trebuie întocmite şi depuse către autorităţi, manageri, acţionari.
• controlează operaţiunile contabile efectuate la nivelul societăţii, procedeele
de prelucrare utilizate precum şi exactitatea datelor contabile furnizate
• asigură relaţiile cu băncile şi alte instituţii financiare, propune măsuri corecte
pentru înlăturarea unor situaţii financiare nefavorabile
• oferă consultanţă privind salarizarea

Rolul departamentului financiar-contabil şi directorului departamentului este, aşadar,


extrem de complex şi cu mare importanţă în cadrul societăţii, de buna funcţionare a
activităţilor financiar-contabile depinzând succesul activităţii la nivelul întregii companii.

11 / 26
B. Descrierea sistemului informaţional actual
I. Machetele documentelor

I.1. Machetele documentelor interne

M01 - Registru facturi emise


Nr. crt. Nr. factură Dată factură Cumpărător Valoare TVA

I01 I02

M02 - Registru facturi primite


Nr. crt. Nr. factură Dată factură Furnizor Valoare TVA

I03 I04

M03 - Registru jurnal de încasări – plăţi prin bancă


Nr. crt. Document Nr. document Dată document Încasări Plăţi

I05 I06

M04 - Registru de casă


Nr. crt. Nr. act de casă Nr. anexă Explicaţii Încasări Plăţi

I07 I08

M05 - Registru jurnal sintetic


Nr. crt. Data Document Explicaţii Simbol Simbol Sume Sume
înregistrării (fel, nr, cont cont debitoare creditoare
dată) debitor creditor

I09 I10

M06 - Evidenţă active imobilizate


Nr. crt. Nr. inventar Denumire Valoare Dată Amortizare Amortizare Valoare
activ intrare achiziţie lunară cumulată neamortizat
ă

I11 I12 I13

M07 - Balanţa de verificare


Sume finale luna Rulaj in luna Sume finale Sold final
Simbol Denumire precedenta
cont cont
Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit

I14 I15 I09 I10 I16 I17 I18 I19

12 / 26
I.2. Machetele documentelor externe

M08 - Facturi emise


Nr. crt. Denumire Data Plătitor U.M. Cantitate Preţ unitar Valoarea Valoarea
produse (fără TVA) TVA
sau
servicii

I20 I21 I01 I02

M09 - Facturi primite


Nr. crt. Denumire Data Furnizor U.M Cantitate Preţ unitar Valoarea Valoarea
produse (fără TVA) TVA
sau
servicii

I22 I23 I03 I04

M10 - Ordin de plată


Nr. crt. Sumă Plătitor IBAN Plătitor Beneficiar IBAN Beneficiar Tip Transfer

I24

M11 - Extras de cont


Dată Descriere Debit Credit

I05 I06

II. Fişele documentelor

M01- Registru facturi emise


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se întocmeşte lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I01 - se preia din M08 [Facturi emise], elaborat de Departamentul de Facturare
I02 - se preia din M08 [Facturi emise], elaborat de Departamentul de Facturare

M02 - Registru facturi primite


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se întocmeşte lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I03 - se preia din M09 [Facturi primite], elaborat de Departamentul de
Aprovizionare
I04 - se preia din M09 [Facturi primite], elaborat de Departamentul de
13 / 26
Aprovizionare

M03 - Registru jurnal de încasări – plăţi prin bancă


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se întocmeşte lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I05 - se preia din M11 [Extras de cont], elaborat de Bancă
I06 - se preia din M11 [Extras de cont], elaborat de Bancă

M04 - Registru de casă


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se întocmeşte zilnic, in 2 exemplare
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I07 - se preia din actul de casă
I08 - se preia din actul de casă

M05 - Registru jurnal sintetic


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se întocmeşte lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I09 - se preia din M01 [Registru facturi emise], M02 [Registru facturi primite], M03
[Registru jurnal de încasări – plăţi prin bancă], M04 [Registru de casă] sau alte
registre, toate elaborate de Departamentul Financiar - Contabil
I10 - se preia din M01 [Registru facturi emise], M02 [Registru facturi primite], M03
[Registru jurnal de încasări – plăţi prin bancă], M04 [Registru de casă] sau alte
registre, toate elaborate de Departamentul Financiar - Contabil

M06 - Evidenţă active imobilizate


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se întocmeşte lunar, intr-un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I11 - se calculează în funcţie de tipul amortizării :
Metoda liniară
CL = 100%/D
Aa = Vu*CL
CL - coeficient liniar
Aa – amortizarea anuala
Vu – valoare utilaj
Metoda degresivă
CD = K*CL
K= 1,5 dacă D ∈ (1,5]; 2 dacă D ∈ (5,10]; 2,5 dacă D>10.
CD – coeficient degresiv

14 / 26
Aa=VRa*CD
VRa – valoarea rămasă de amortizat
Metoda accelerată
Aa1 = 50% * Vu
Aa1 = amortizarea anuală in primul an
Aa2,3… -> RL = VRa/DRa
RL - regimul liniar
DRa - durata rămasă de amortizat
I12 - se calculează ca sumă a I11
I13 - se calculează ca I03-I12, unde I03 se preia din M02 [Registru facturi
primite], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil

M07 – Balanţa de verificare


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se întocmeşte lunar, in 2 exemplare
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I14 - se preia din balanţa de verificare din luna precedentă
I15 - se preia din balanţa de verificare din luna precedentă
I09 - se preia din M05 [Registru jurnal sintetic], elaborat de Departamentul
Financiar - Contabil
I10 - se preia din M05 [Registru jurnal sintetic], elaborat de Departamentul
Financiar - Contabil
I16 - se calculează ca I14+I09, unde I09 se preia din M05 [Registru jurnal
sintetic], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil
I17 - se calculează ca I15+I10, unde I10 se preia din M05 [Registru jurnal
sintetic], elaborat de Departamentul Financiar - Contabil
I18, I19 - se stabileşte maximul dintre I16 si I17; din valoarea maximă se scade
cealaltă valoare, rezultând, în funcţie de caz, I18 sau I19

M08 - Facturi emise


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: dacă exista un contract, facturile se emit la dată fixă, stabilită în
contract; altfel, acestea se emit aleatoriu, in 2 exemplare
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I01 - se calculează ca produs între I20 şi I21
I02 - se calculează ca fiind 19% din I01
I20, I21 - apar în momentul emiterii facturii

M09 – Facturi primite


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: dacă exista un contract, facturile se înregistrează la dată fixă, stabilită
în contract; altfel, acestea se emit aleator, se primeşte un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:

15 / 26
I03 - se calculează ca produs intre I22 si I23
I04 - se calculează ca fiind 19% din I03
I22, I23 - apar în momentul emiterii facturii

M10 – Ordin de plată


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: se emite aleator, se primeşte un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I24 – se calculează ca I03+I04

M11 – Extras de cont


1. Beneficiari: Departamentul Financiar - Contabil
2. Periodicitate: zilnic, se primeşte un exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor:
I05, I06 – datele din cont

III. Matricea informaţională a documentelor


S1 - Departamentul Financiar - Contabil
S2 - Departamentul de Aprovizionare
S3 - Departamentul de Facturare
E1 - Banca

Staţia S1 S2 S3 E1
S1 M01, M02, M03,
M04, M05, M06,
M07
S2 M08
S3 M09
E1 M10, M11

IV. Lista documentelor proprii

Codul
documentelor
Cod document Denumire Furnizor
care participă la
formare
Registru facturi
M01 Dep. Financiar -Contabil M08
emise
Registru facturi
M02 Dep. Financiar -Contabil M09
primite
M03 Registru jurnal Dep. Financiar -Contabil M11
de încasări –

16 / 26
plăţi prin bancă
M04 Registru de casă Dep. Financiar - Contabil
Registru jurnal M01, M02, M03,
M05 Dep. Financiar - Contabil
sintetic M04
Evidenţă active
M06 Dep. Financiar - Contabil M02
imobilizate
Balanţa de M05, M07
M07 Dep. Financiar - Contabil
verificare precedent

V. Lista documentelor externe

Cod document Denumire Furnizor


M08 Facturi emise Departamentul de Facturare
Departamentul de
M09 Facturi primite
Aprovizionare
M10 Ordin de plată Banca
M11 Extras de cont Banca

VI. Lista beneficiarilor

Codul staţiei Denumirea staţiei


S1 Departamentul Financiar - Contabil

VII. Lista furnizorilor

Codul staţiei Denumirea staţiei


S1 Departamentul Financiar - Contabil
S2 Departamentul de Aprovizionare
S3 Departamentul de Facturare
E1 Banca

VIII. Lista spaţiului informaţional

Tipul staţiei
Cod Denumire
Beneficiar Furnizor
Departamentul
S1 * *
Financiar - Contabil
Departamentul de
S2 *
Aprovizionare
Departamentul de
S3 *
Facturare
E1 Banca *

IX. Fluxurile informaţionale la nivel fizic


17 / 26
C. Analiza şi reprezentarea sistemului informaţional actual

C1. Matricea document - document


Lista spaţiului informaţional
I
II
CDP
M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 S1 S2 S3 E1
M01 0 0 0 0 1 0 0 ±1
M02 0 0 0 0 1 1 0 ±1
M03 0 0 0 0 1 0 0 ±1
M04 0 0 0 0 1 0 0 ±1
M05 0 0 0 0 0 0 1 ±1
M06 0 0 0 0 0 0 0 ±1
M07 0 0 0 0 0 0 0 ±1
CDE III IV
M08 1 0 0 0 0 0 0 1 0 -1 0
M09 0 1 0 0 0 0 0 1 -1 0 0
M10 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 -1
M11 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 -1

18 / 26
C2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii

C3. Lista identificatorilor


Simbol Denumire
I01 Valoare (factură emisă)
I02 TVA (factură emisă)
I03 Valoare (factură primită)
I04 TVA (factură primită)
I05 Încasări (prin Bancă)
I06 Plăţi (prin Bancă)
I07 Încasări (Casă)
I08 Plăţi (Casă)
I09 Sume debitoare
I10 Sume creditoare
I11 Amortizare lunară

19 / 26
I12 Amortizare cumulată
I13 Valoare neamortizată
I14 Debit (sume finale luna precedentă)
I15 Credit (sume finale luna precedentă)
I16 Debit (sume finale)
I17 Credit (sume finale)
I18 Debit (sold final)
I19 Credit (sold final)
I20 Cantitate (din facturi emise)
I21 Preţ unitar (din facturi emise)
I22 Cantitate (din facturi primite)
I23 Preţ unitar (din facturi primite)
I24 Sumă

C4. Lista indicatorilor


Codul
documentului Mod de formare al
Indicator N O F T S U care conţine indicatorului
indicatorul
se calculează ca
Valoare (factură momentul produs/
I01 emisă)
bani calcul
actual serviciu
valoric M01 produs între I20 şi
I21
TVA (factură momentul produs/ se calculează ca
I02 emisă)
bani calcul
actual serviciu
valoric M01
fiind 19% din I04
se calculează ca
Valoare (factură momentul produs/ M02
I03 primită)
bani calcul
actual serviciu
valoric produs între I22 şi
I23
TVA (factură momentul produs/ se calculează ca
I04 primită)
bani calcul
actual serviciu
valoric M02
fiind 19% din I04
Încasări (prin
I05 Bancă)
bani calcul lunar unit. ec. valoric M03 M11

I06 Plăţi (prin Bancă) bani calcul lunar unit. ec. valoric M03 M11
se preia din actul
I07 Încasări (Casă) bani calcul zilnic unit. ec. valoric M04
de casă
se preia din actul
I08 Plăţi (casă) bani calcul zilnic unit. ec. valoric M04
de casă
I09 Sume debitoare bani calcul lunar unit. ec. valoric M05 M01,M02,M03,M04
I10 Sume creditoare bani calcul lunar unit. ec. valoric M05 M01,M02,M03,M04
se calculează în
funcţie de tipul
amortizării:
L: CL = 100%/D
Aa = Vu*CL
D: CD = K*CL;
k=1,5 daca
D∈(1,5];
I11 Amortizare lunară bani calcul lunar unit. ec. valoric M06
k=2 daca
D∈(5,10];
k= 2,5 daca D>10.
Aa=VRa*CD
Acc: Aa1=50% *
Vu
Aa2,3...-> RL=Ra/DRa
Amortizare se calculează ca
I12 cumulată
bani calcul lunar unit. ec. valoric M06
sumă a I11
Valoare se calculează ca
I13 neamortizată
bani calcul lunar unit. ec. valoric M06
I03-I12
se preia din
Debit (sume
balanţa de
I14 finale luna bani calcul lunar unit. ec. valoric M07
verificare din luna
precedentă)
precedentă
I15 Credit (sume bani calcul lunar unit. ec. valoric M07 se preia din
finale luna balanţa de

20 / 26
verificare din luna
precedentă)
precedentă
Debit (sume se calculează ca
I16 finale)
bani calcul lunar unit. ec. valoric M07
I14+I09
Credit (sume se calculează ca
I17 finale)
bani calcul lunar unit. ec. valoric M07
I15+I10
se stabileşte
maximul dintre
I16 si I17; din
valoarea maximă
I18 Debit (sold final) bani calcul lunar unit. ec. valoric M07 se scade cealaltă
valoare,
rezultând, în
funcţie de caz, I18
sau I19

se stabileşte
maximul dintre
I16 si I17; din
valoarea maximă
I19 Credit (sold final) bani calcul lunar unit. ec. valoric M07 se scade cealaltă
valoare,
rezultând, în
funcţie de caz, I18
sau I19
Cantitate (din momentul produs/ apar în momentul
I20 facturi emise)
bani calcul
actual serviciu
valoric M08
emiterii facturii
Preţ unitar (din momentul produs/ apar în momentul
I21 facturi emise)
bani calcul
actual serviciu
numeric M08
emiterii facturii
Cantitate (din momentul produs/ apar în momentul
I22 facturi primite)
bani calcul
actual serviciu
numeric M09
emiterii facturii
Preţ unitar (din momentul produs/ apar în momentul
I23 facturi primite)
bani calcul
actual serviciu
valoric M09
emiterii facturii

momentul produs/ se calculează ca


I24 Sumă bani calcul
actual serviciu
valoric M10 I03+I04

C5. Realizarea matricei indicator – document


I II
Indicator
Cod document propriu Cod document extern
i proprii
M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09 M10 M11
I01 0 0 0 0 0 0 0
I02 0 0 0 0 0 0 0
I03 0 0 0 0 0 0 0
I04 0 0 0 0 0 0 0
I05 0 0 0 0 0 0 0
I06 0 0 0 0 0 0 0
I07 0 0 0 0 0 0 0
I08 0 0 0 0 0 0 0
I09 0 0 0 0 1 0 0
I10 0 0 0 0 1 0 0
I11 0 0 0 0 0 1 0
I12 0 0 0 0 0 1 0
I13 0 0 0 0 0 1 0
I14 0 0 0 0 0 0 1
I15 0 0 0 0 0 0 1
I16 0 0 0 0 0 0 1
I17 0 0 0 0 0 0 1
I18 0 0 0 0 0 0 1

21 / 26
I19 0 0 0 0 0 0 1
III IV
I20 1 0 0 0
I21 1 0 0 0
I22 0 1 0 0
I23 0 1 0 0
I24 0 0 1 0

D. Elaborarea fluxurilor informaţionale la nivel conceptual


D1 . Matricea informaţională indicator – indicator
I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 I19
IP
1
I01
I02 1 1
I03
I04
I05
I06
I07
I08
I09 1
I10 1
I11 1
I12 1
I13
I14 1
I15 1
I16 1 1
I17 1 1
I18
I19

I20 1
I21 1
I22 1
I23 1
I24

D2 . Matricea informaţională indicator – decizie

Indicator D1 D2 D3 D4
I01 1
I02 1
I03 1 1
I04 1 1
I05 1 1 1
I06 1 1 1
I07
I08
I09
I10
I11 1
I12 1

22 / 26
I13 1 1
I14
I15
I16
I17
I18 1 1
I19 1 1
I20 1
I21 1
I22 1
I23 1
I24

Notaţie:
D1 - Diminuarea cheltuielilor
D2 - Creşterea veniturilor
D3 - Alegerea ritmului de amortizare
D4 - Achiziţionarea de active imobilizate

E. Analiza fluxurilor informaţionale la nivel logic

E1. Matricea cerinţei externe de informaţii


Indicator
i S1 S2 S3 E1
proprii
I01 1 -1
I02 1 -1
I03 1 -1
I04 1 -1
I05 1
I06 1
I07 1
I08 1
I09 1
I10 1
I11 1
I12 1
I13 1
I14 1
I15 1
I16 1
I17 1
I18 1
I19 1
IE\S S1 S2 S3 E1
I20 1 -1
I21 1 -1
23 / 26
I22 1 -1
I23 1 -1
I24 1 -1

E2. Matricea modului de utilizare a indicatorilor


Indicator SP SC CE ANALIZA
I01 1 1 U
I02 1 U
I03 1 1 U
I04 1 U
I05 1 U
I06 1 U
I07 I
I08 I
I09 1 R
I10 1 R
I11 1 1 U
I12 1 1 U
I13 1 U
I14 1 C
I15 1 C
I16 1 C
I17 1 C
I18 1 U
I19 1 U
I20 1 1 U
I21 1 1 U
I22 1 1 U
I23 1 1 U
I24 I

F. Evaluarea şi reproiectarea sistemului informaţional

1. Evaluarea
Structura proiectului

Cod element care


Cod element Denumire element participă la
formare
1 Organigrama -
2 Machetele documentelor -
3 Fişele documentelor -
4 Lista documentelor proprii 2,3
5 Lista documentelor externe 3
24 / 26
6 Lista beneficiarilor 1,3
7 Lista furnizorilor 1,3
8 Lista spaţiului informaţional 6,7
9 Schema fluxurilor la nivel fizic 5,8
10 Matricea document - document 4,5,8
Schema fluxurilor de formare a documentelor
11 3,5,8
proprii
12 Lista indicatorilor 2,3
13 Matricea indicator - document 4,5,12
14 Matricea indicator - indicator 12
15 Matricea indicator - decizii 2,3,1
16 Matricea cerinţei externe 3,5,12
17 Matricea modului de utilizare a indicatorilor 14,15,16

Matricea proiectului

1
elem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 17
6
1 1 1
2 1 1 1
3 1 1 1 1 1 1 1 1
4 1 1
5 1 1 1 1 1
6 1
7 1
8 1 1 1
9
10
11
12 1 1 1 1
13
14 1
15 1
16 1
17

2. Reproiectarea

Indicatorii I07, I08 şi I24 sunt inutili. De aici rezultă că documentele din care provin
aceşti indicatori, M04 - Registrul de casă (pentru indicatorii I07, I08), respectiv M10 -
Ordin de plată (pentru I24) ar putea fi eliminate din sistem în condiţiile în care acestea
nu mai participă la formarea altor indicatori doar dacă acest lucru este permis ţinând

25 / 26
cont de reglementările financiar-contabile in vigoare. Aceste două documente nu pot fi
însă eliminate întrucât este necesar ca ele să rămână în arhiva companiei, pentru a fi
prezentate la o eventuală inspecţie (în cazul Registrului de casă) şi ca o baza legală
care atestă efectuarea plăţilor (în cazul Ordinului de plată).

Indicatorii I09 şi I10, aparţinând documentului intern M05 - Registru jurnal sintetic, sunt
redundanţi, deoarece ei apar de mai multe ori la beneficiar (Departamentul Financiar -
Contabil): o dată în M05 şi o dată în M07 (Balanţa de verificare). Deşi aceşti indicatori
ar putea lipsi, calculul lor uşurează munca pentru întocmirea altor documente contabile
mai elaborate, astfel justificându-se păstrarea acestora, în condiţiile reproiectării
sistemului informaţional actual.

26 / 26