Aplicatii FM

Cuprins
1 APLICATII DE FM – PREZENTARE GENERALA...............................................................4
2 CAPABILITATI DE BUSINESS - MODULE ARCHIBUS.....................................................6
3 CAPABILITATI TEHNICE........................................................................................................8
3.1 APLICATIE WEB........................................................................................................................................9
3.2 INTEGRAREA CU CAD & BIM...................................................................................................................9
3.3 INTEGRAREA CU GIS.................................................................................................................................9
3.4 CONECTORI ARCHIBUS.........................................................................................................................10
3.5 APLICATIA MOBILA ARCHIBUS.............................................................................................................10
3.6 SMART CLIENT.........................................................................................................................................11
3.7 FACILITATI DE CONFIGURARE..................................................................................................................12
3.8 CAPABILITATI DE CUSTOMIZARE.............................................................................................................12
4 PREZENTARE APLICATII ARCHIBUS...............................................................................13
4.1 SPACE INVENTORY & PERFORMANCE.....................................................................................................13
4.1.1 Clasificarea spatiilor in raport cu standardele internationale.....................................................14
4.1.2 Date de baza pentru managementul spatiului...............................................................................17
4.1.3 Categorii, tipuri si alte clasificari ale spatiilor.............................................................................19
4.1.4 Determinarea suprafetelor inchiriabile.........................................................................................24
4.1.5 Rapoarte.........................................................................................................................................26
4.2 ON DEMAND WORK.................................................................................................................................27
4.2.1 Configurare SLA in ARCHIBUS....................................................................................................29
4.2.2 Prioritatea SLA-urilor...................................................................................................................32
4.2.3 Creare WR.....................................................................................................................................33
4.2.4 Aprobare WR.................................................................................................................................34
4.2.5 Dispecerizare WR..........................................................................................................................35
4.2.6 Estimare costuri si resurse WR......................................................................................................36
4.2.7 Aprobare1 costuri si resurse WR...................................................................................................37
4.2.8 Aprobare2 costuri si resurse WR...................................................................................................38
4.2.9 Planificare resurse WR..................................................................................................................39
4.2.10 Alocare WR-uri la WO nou............................................................................................................40
4.2.11 Alocare WR-uri la WO existent.....................................................................................................41
4.2.12 Darea WO in lucru........................................................................................................................42
4.2.13 Actualizare informatii WR/WO......................................................................................................43
4.2.14 Finalizare WR/WO.........................................................................................................................44
4.2.15 Verificare si inchidere WR/WO.....................................................................................................45
4.3 CARTEA TEHNICA A CLADIRII (CONSTRUCTION LOG BOOK)..................................................................46
4.3.1 Structura Cartii Tehnice in aplicatie.............................................................................................47
4.3.2 Locatia fizica vs locatia digitala....................................................................................................50
4.3.3 Alerte si notificari..........................................................................................................................53
4.3.4 Vizualizarea statusului incarcarii documentelor...........................................................................55
4.3.5 Filtrare extinsa..............................................................................................................................56
 4.3.6 Flexibilitatea aplicatiei..................................................................................................................57
4.3.7 Formulare, modele, liste de acte necesare....................................................................................58
4.3.8 Fluxuri de lucru automate.............................................................................................................59
5 BIBLIOGRAFIE.........................................................................................................................61
1 Aplicatii de FM – prezentare generala

Multe departamente din cadrul unei organizatii isi creaza propria baza de date, ceea ce
genereaza incoerenta a bunurilor si probleme in raportare, vezi Fig. 1. Solutia este
utilizarea unui IWMS (Integrated Workplace Management System), cu rol integrator, vezi
Fig. 2.

Un mare beneficiu al solutiei integrate este corelarea datelor in interiorul sistemului. Ea

ofera un singur punct de contact pentru toate serviciile, cu SLA-uri clare, transparenta a
costurilor si servicii imbunatatite calitativ.

Fig. 1 Departamentele dintr-o organizatie si aplicatiile folosite

 Fig. 2 IWMS - Solutia integrata

ARCHIBUS este un IWMS (Integrated Workplace Management System). El ofera o unica

solutie, integrata de management al proprietatilor imobiliare (real estate) care adreseaza
toate ariile operationale ale celor cinci arii functionale de baza: Operations and
Maintenance, Real Estate Management, Capital Project Management, Sustainability and
Energy Management. Inainte ca IWMS-ul sa fie dezvoltat a fost folosit sistemul CAFM,
care este definit ca o combinatie de Computer-Aided Design (CAD) si softuri de baze de
date relationale cu abilitati specifice pentru Facilities Management (FM).
2 Capabilitati de business - Module ARCHIBUS

In Fig. 3 este prezentata arhitectura de business a aplicatiei ARCHIBUS. Folosind aceasta

structura, clientii pot identifica serviciile de business si valoarea livrata de catre aplicatia
ARCHIBUS. Prin insusirea structurii ca intreg, organizatiile mari isi pot alinia multiplele
niveluri de management precum si toate rolurile din organizatie la schimbari. Pentru
organizatiile de mici dimensiuni exista varianta folosirii uneia sau a mai multor aplicatii
pentru a atinge rezultatele dorite.

Cu ajutorul aplicatiei, in cadrul managementului strategic poate fi aleasa directia

financiara pentru urmatorul trimestru, pot fi stabilite tinte si KPI pe care organizatia sa
se concentreze. Managerii de divizie pot initia programe de schimbare pentru a se alinia
la misiunea organizatiei. Astfel managerii imobiliari care se ocupa cu proiecte de mutare
pot cunoaste proprietatile imobiliare pe care le au in portofoliu si toate costurile
relevante. Managerii operationali pot initia programe de eficienta. Managerii de
departament pot automatiza diverse procese de business specifice prin care isi realizeaza
obiectivele. Spre exemplu ei pot folosi aplicatiile de Portfolio si de Lease Management
pentru a urmari performanta proprietatilor imobiliare.

In interiorul fiecarei aplicatii, ARCHIBUS furnizeaza o interfata bazata pe rol. Astfel

responsabilii proceselor de business (business process owners) pot alege dintr-un meniu
larg de fluxuri, formulare, rapoarte si analize. Participantii la fluxuri de lucru se pot misca
rapid in interiorul fluxului, utilizatorii care se ocupa cu analiza pot folosi rapoarte pentru
a analiza rezultatele. Si clientii independenti pot utiliza aceste servicii.
Fig. 3 Arhitectura de business a aplicatiei ARCHIBUS, sursa imaginii: help-ul ARCHIBUS -
https://www.archibus.net/ai/abizfiles/v22.1_help/archibus_help/system/sysman.htm#w
elcome/Welcome_to_System_Manager_Help.htm%3FTocPath%3D_____1
3 Capabilitati tehnice

ARCHIBUS este o aplicatie multi-nivel (multi-tiered), web 100%.

Nivelul client (Client Tier)
Aplicatia furnizeaza interfete web intuitive, cum ar fi interfete bazate pe rol, pentru
utilizatorii de fluxuri de lucru (workflow), ecrane de distribuie a sarcinilor, utilizate de
sefii de echipa, autorii de procese dispun de interfete prin care pot modifica fluxul de
lucru si SLA-ul dintr-un proces.
Nivelul aplicatiei (Application Tier)
La nivel de aplicatie, ARCHIBUS functioneaza pe un server de aplicatie Tomcat, WebLogis
sau altele, dupa cum se poate observa si in Fig. 4.
Nivelul bazei de date (Database Tier)
Aici este folosita tehnlogia bazelor de date relationale.
Dupa cum se vede din Fig. 4, pot fi folosite atat servicii web cat si servcii internet.
(Serviciul web poate fi folosit de diverse aplicatii ARCHIBUS iar serviciul internet poate fi
folosit numai de browsere web.) In functie de tipul de retea protocoalele folosite pot fi
http/https sau, pentru retele GSM, EDGE, 3G si 4G.
ARCHIBUS se poate conecta direct cu alte servere sau sisteme, cum ar fi sistemul de
harti GIS sau sistemul de gestiune ERP.
 Fig. 4 Arhitectura tehnica a aplicatiei ARCHIBUS, sursa imaginii: help-ul ARCHIBUS -
https://www.archibus.net/ai/abizfiles/v22.1_help/archibus_help/system/sysman.htm#w
elcome/Welcome_to_System_Manager_Help.htm%3FTocPath%3D_____1

3.1 Aplicatie WEB

Dupa cum spuneam, ARCHIBUS WebCentral este o aplicatie 100% web, care poate
functiona atat in reteaua locala cat si in internet.
Din punct de vedere al clientului si al licentelor pe care trebuie sa le aiba pentru a putea
utiliza ARCHIBUS, putem avea cele trei solutii prezentate in Fig. 5, Software On
Premises, Software Hosted si Software as a Service.
In cazul aplicatiilor On Cloud, serviciul de cloud (gazduire si intretinere servere de
aplicatie si servere de baze de date) este realizat de o anumita companie (ARCHIBUS
sau alta companie dedicata). Deasemenea licentele sunt detinute de catre compania care
ofera Cloud-ul.

Fig. 5 Solutii de utilizare a aplicatiei

3.2 Integrarea cu CAD & BIM

Specialistii CAD sau BIM vor utiliza aplicatia (extensia ARCHIBUS) SmartClient pentru
AutoCAD sau Revit sau editorul DWG din SmartClient. Astfel ei pot sa creeze si sa
editeze planuri CAD de etaje, site-uri si alte planuri CAD.

Cu ajutorul ARCHIBUS pot fi relationate planurile CAD la baza de date ARCHIBUS. Pentru
detalii in ceea ce priveste legarea desenelor la baza de date, vezi capitolul 4.1 Space
Inventory & Performance.

3.3 Integrarea cu GIS

In zilele noastre forta de munca a devenit mobila si ca urmare managementul
portofoliului si al spatiului intr-o organizatie au devenit mai complexe si cu schimbari ce
apar foarte des.

Cu ajutorul capabilitatilor oferite de hartile GIS pot fi localizate un numar mare de

puncte cheie in FM:cladiri, proiecte, cereri de lucru, rezervari, inchirieri si altele.

Integrarea cu GIS permite optimizarea operatiilor la nivel de campus, regional, national

si global.
3.4 Conectori ARCHIBUS
Conectorii ARCHIBUS sunt folositi in integrarea ARCHIBUS cu alte sisteme enterprise.
Acesti conectori ARCHIBUS pot realiza atat importul cat si exportul de date.
Cu ajutorul conectorilor, ARCHIBUS poate furniza date in timp real pentru organizatii de
dimensiuni mari sau mici.
Un exemplu de aplicare a conectorilor ar fi cel al utilizarii informatiilor specifice
resurselor umane din softuri ca SAP sau PeopleSoft pentru a actualiza informatiile
referitoare la angajati din ARCHIBUS, astfel incat datele din ambele sisteme sa fie
sincronizate.
Administratorii pot privi conectorii ca functii care pot rula la cerere sau pe baza unei
programari. Fiecare conector are un numar de optiuni configurabile cu ajutorul carora se
controleaza felul cum conectorul manipuleaza datele carora le este asociat. Astfel
administratorul poate controla cum datele sunt curatate, validate si transformate atunci
cand conectorul ruleaza, asigurandu-se astfel ca datele sunt in formatul si de
dimensiunea corecta. Odata cu rularea conectorului este furnizata si informatia daca
datele au fost transferate sau nu cu succes.
Utilizari uzuale ale conectorilor pot fi:
Importul datelor referitoare la resurse umane din aplicatii de tip ERP;
Incarcarea sumelor facturate in zona imobiliara din ARCHIBUS in aplicatii de gestiune
contabila;
Actualizarea locatiilor unde se afla angajatii in sistemul ERP;
Actualizarea informatiilor privind locatia echipamentelor, activelor si deprecirea.

3.5 Aplicatia mobila ARCHIBUS

Avand in vedere faptul ca forta de munca a devenit mobila, in ARCHIBUS a fost adugata
extensia pentru aplicatii mobile. Ea este compatibila cu terminale mobile cum ar fi
iPhone, Blackberry, Smart-Phones, tablete etc.

Aplicatia mobila este gandita sa functioneze offline. La initializare (deschidere) ea se

conecteaza si isi actualizeaza datele. Deasemenea la fiecare actiune de sync ea
functioneaza online.
 Fig. 6 Aplicatiile mobile disponibile in ARCHIBUS, sursa imaginii: help-ul ARCHIBUS -
https://www.archibus.net/ai/abizfiles/v23_help/archibus_help/user_en/archibus.htm

3.6 Smart Client

Aplicatia ARCHIBUS SmartClient permite statiilor de lucru din diverse departamente sa
se conecteza direct la serverele de aplicatie si la cele de baze de date, in acelasi fel cum
o face si ARCHIBUS Web Central.

Aplicatiile Smart Client sunt:

Smart Client – aplicatie de windows, care contine un grid pentru vizualizarea si analiza
datelor si o interfata web, care include partea grafica, liste de selectie si o consola
performanta de cautare, vezi Fig. 7.

Interfete pentru aplicatia Web Central – spre exemplu aplicatii pentru domeniile
Asset Management si Space Planning &Management.

Extensia Smart Client pentru AutoCAD sau Revit – aceste aplicatii furnizeaza
facilitati pentru manipularea datelor CAD si BIM, folosind un set de unelte bazate pe
interfata utilizator Microsoft® Office's Fluent™.
 Fig. 7 Grid-ul de afisare a datelor din aplicatia Smart Client sursa imaginii: help-ul ARCHIBUS -
https://www.archibus.net/ai/abizfiles/v23_help/archibus_help/user_en/archibus.htm

3.7 Facilitati de configurare

ARCHIBUS ofera instrumente cu ajutorul carora se pot realiza anumite configurari, fara
interventie in codul aplicatiei, cum ar fi:
- definire SLA (Service Level Agreement)
- wizard pentru definirea rapoartelor
- GWE (Graphical Workflow Engine) – furnizeaza instrumente de reprezentare grafica a
fluxurilor de lucru cu ajutorul carora se implementeaza procese in ARCHIBUS fara a fi
nevoie de customizare (scriere de cod).

3.8 Capabilitati de customizare

Daca posibiltatile de configurare sunt depasite, atunci aplicatia se poate customiza, cu
ajutorul programarii.
Si in acest caz sunt oferite rutine si diverse instrumente ce vin in ajutorul
programatorului precum si un help online cuprinzator[ CITATION ARCH_HelpTehn \l
2057 ].
4 Prezentare aplicatii ARCHIBUS

ARCHIBUS are o structura ierarhica, organizata astfel: Domenii (Subdomenii) >>

Aplicatii >> Procese >> Taskuri.

In Fig. 8 sunt prezentate domeniile si subdomeniile ARCHIBUS.

Fig. 8 Domeniile si subdomeniile ARCHIBUS, sursa imaginii: help-ul ARCHIBUS -

https://www.archibus.net/ai/abizfiles/v23_help/archibus_help/user_en/archibus.htm

In capitolele ce urmeaza, in care sunt prezentate unele aplicatii, doar sunt punctate
anumite aspecte importante, nu este urmarita pas cu pas ordinea operatiilor ca intr-un
manual de utilizare. Daca se doreste acest lucru poate fi consultat help-ul ARCHIBUS
[ CITATION ARCH_HLP \l 2057 ].

4.1 Space Inventory & Performance

Aplicatia Space Inventory & Performance face parte din domeniul Space Planning &
Management. Toate aplicatiile continute de acesta sunt:

 Space Inventory & Performance

 Space Chargeback
 Personnel & Occupancy
 Strategic Space Planning

O lista cu suprafetele si localizarea lor in cadrul planurilor cladirii este baza oricarui
sistem de management al spatiului. O lista cu categoriile de spatii, cum ar fi, birouri, sali
de conferinta, sali de curs, bucatarii, laboratoare, zone de receptie si asa mai departe,
precum si spatiile de servicii si de circulatie verticala reprezinta sursa de informatii
pentru mai multe departamente: comunicatii, intretinere, resurse umane, personal.

Aplicatia de Space Inventory & Performance se ocupa in principal cu clasificarea spatiilor

si determinarea suprafetelor inchiriabile, fiind baza de plecare pentru celelalte aplicatii de
space management.
Aplicatia de Space Chargeback se ocupa cu repartizarea costurilor pe
departamente/chiriasi in cadrul unei locatii. Exista o abordare tranzactionala a spatiului
si o abordare non-tranzactionala a spatiului. In cazul primeia departamentele vor fi
facturate pentru procentul din spatiile pe care le detin si pentru procentul ce le revine din
spatiile comune. In zilele noastre, in special in zona telecomunicatiilor, sunt permise
programe de lucru flexibile, astfel incat, spre exemplu, un angajat poate utiliza un birou
trei zile din saptamana iar un alt angajat poate utiliza acelasi birou restul de doua zile ale
saptamanii. Daca cei doi angajati apartin unor departamente diferite, utilizarea biroului
trebuie repartizata celor doua departamente proportional cu timpul cat a fost folosit.
Similar, angajati din departamente diferite pot imparti o camera de lucru, spre exemplu
un departament 30% din spatiul camerei iar celalalt 70% din spatiu. Costul camerei va
trebui distribuit corespunzator cu suprafata ocupata celor doua departamente.

Aplicatia Personnel & Occupancy, foloseste la realizarea de planuri de ocupare, la

evidenta angajatilor in cadrul site-urilor sau cladirilor. Aceste informatii sunt vitale
pentru localizarea birourilor vacante, ajuta la vizualizarea si intelegerea repartizarii
angajatilor pe departamente si pe etaje. Evidenta cat mai precisa al personalului ajuta
managerii de spatiu sa optimizeze utilizarea spatiului si sa planifice viitoare cresteri sau
scaderi ale acestuia.

Aplicatia Strategic Space Planning se ocupa cu planificarea spatiului. Atat cei care
planifica spatiul cat si cei care planifica portofoliul au ca sarcina optimizarea utilizarii
spatiului si planificarea lui cat mai eficienta in viitor. Cei care planifica spatiul au in
responsabilitate sa se asigure ca nevoia de spatiu a organizatiei este satisfacuta, atat in
prezent cat si in viitor, la nivel de cladire sau la nivel de site. Cei care se ocupa cu
planificarea portofoliului indeplinesc aceleasi sarcini dar la nivel de portofoliu si stabilesc
astfel daca trebuie sa renunte la unele contracte de inchiriere sau sa incheie altele noi,
daca trebuie sa achizitioneze noi proprietati sau sa investeasca in construirea de noi
cladiri. Aplicatia Strategic Space Planning poate lucra cu mai multe scenarii ce folosesc
diferite alocari ale spatiului, scenariile putand fi comparate intre ele.

In acest capitol va fi prezentata in detaliu numai aplicatia Space Inventory &

Performance.

In cadrul acestei aplicatii:

1. se poate realiza clasificarea spatiilor in raport cu destinatiile definite in
standardele internationale;
2. clasificarea spatiilor in raport cu categoriile si tipurile de spatii definite la nivel de
organizatii de referinta in domeniu sau la nivel de firma, precum si clasificarea
spatiilor in raport cu alte atribute;
3. determinarea suprafetelor inchiriabile in acord cu diverse metode de calcul;
4. rapoarte privind spatiile din cladiri;
5. aplicatia furnizeaza date de baza pentru celelalte aplicatii de space management.

4.1.1 Clasificarea spatiilor in raport cu standardele internationale

Spatiile din cladiri pot fi clasificate in acord cu standardele internationale BOMA (Building
Owners and Managers Association) [CITATION BOMA \l 2057 ] sau IFMA (International
Facility Management Association)[CITATION IFMA \l 2057 ], EN 15221-6 [ CITATION
EN15221_6 \l 2057 ] si altele. Aplicatia ARCHIBUS este dezvoltata pentru metodele de
calcul ale standardului BOMA dar poate fi aplicata si pentru standardul EN15221-6. In
comparatie cu BOMA, standardul european nu este destinat proprietarilor de cladire, el
este folosit ca metoda de clasificare a spatiilor, nu ca metoda de calcul a suprafetelor
inchiriabile. Metodele de calcul ale suprafetelor inchiriabile in acord cu BOMA sunt
aplicate si in Europa[CITATION KSB \l 2057 ].

Standardul BOMA [ CITATION BOMA \l 2057 ] poate fi folosit pentru masurarea spatiilor
in cladirile de birouri (office buildings), atat noi cat si existente. In acord cu acest
standard, o cladire de birouri se defineste ca fiind una cu destinatie principala de birouri
si auxiliara comerciala (retail), parcare, depozitare asociata ocupantilor si alte destinatii
auxiliare similare. Acest standard nu poate sa fie aplicat cladirilor comerciale, industriale
sau rezidentiale. Pentru cladirile cu destinatie mixta standardul poate fi aplicat dar numai
pentru zona de birouri.

Pentru cladirile care nu au destinatia de birouri, in acord cu [ CITATION BOMA \l 2057 ],

in cazul in care nu este disponibil niciun standard privind calculul ariei inchiriabile, atunci
este recomandabil ca, in primul rand, sa fie consultate contractele de inchiriere si in al
doilea rand sa fie consultat un specialist imobiliar care sa determine care sunt practicile
de calcul si masurare locala a suprafetelor inchiriabile.

In acord cu BOMA [ CITATION BOMA \l 2057 ] avem urmatoarele categorii de spatii:

1. Major vertical penetrations & voids (lifturi, scari, goluri s.a.)
2. Base building circulation & Extended circulations
3. Occupant areas
4. Building amenity areas
5. Building service areas (holuri de acces, receptie s.a.)
6. Floor service areas (toalete s.a.)
7. Floor amenity areas
8. Parking
9. Occupant Storage

Aceste spatii se regasesc in interiorul IGA (Interior Gross Area), care la randul ei se
determina in acord cu regulile din standard. La nivel de detaliu regulile sunt destul de
complexe dar pentru o intelegere a conceptului, IGA se defineste ca aria interioara
construita din care se exclud golurile, spatiile interstitiale, spatiile de circulatie exterioare
si altele.
 Fig. 9 Exemple de categorii de spatii in acord cu standardul BOMA [ CITATION BOMA \l 2057 ]

In Fig. 9 este prezentat un exemplu de plan al unui etaj in care spatiile sunt clasificate in
acord cu categoriile din standardul BOMA [ CITATION BOMA \l 2057 ].

In standardul BOMA exista doua metode de calcul a ariei inchiriabile (rentable area):
METODA A (Legacy Method)
METODA B (Single Load Factor Method)

In Metoda A, aria utilizabila (Usable Area) este definita ca aria inchiriabila (Rentable
Area) minus aria de servicii (Service Area). Se defineste un factor de incarcare (load
factor) R/U ratio, ca raport intre aria inchiriabila si aria utilizabila. Acest lucru se
realizeza in Metoda A la nivel de etaj.
In Metoda B, apare notiunea de arie de circulatie comuna tuturor etajelor (base building
circulation) iar R/U se defineste la nivel de cladire, fiind deci acelasi pentru intreaga
cladire.
Standardul EN 15221-6 [ CITATION EN15221_6 \l 2057 ] defineste o structura ierarhica
a suprefetelor, aceasta este prezentata in Fig. 10.
 Fig. 10 Ierarhia suprafetelor cladirii, la nivel de etaj in acord cu EN15221-6

In LA intra tot (la nivelul finisajului peretelui). Din ea se scad NLA (atriumuri, goluri) si
rezulta GFA. „Mergand” pe la interiorul elementelor de inchidere perimetrale, din GFA
rezulta IFA.
In interior putem avea pereti interiori construiti (in general elemente interioare
construite) ICA si pereti de partitie PWA. Astfel sunt definite: NFA=IFA-ICA si NRA=NFA-
PWA. Deci NRA reprezinta suma suprafetelor interioare ale tuturor camerelor.
Exemple pe planurile etajelor pentru toate aceste suprafete se pot gasi in [ CITATION
EN15221_6 \l 2057 ], in Fig. 11 este prezentat un exemplu de determinare a NFA.
 Fig. 11 Exemplu de determinare a NFA in acord cu [ CITATION EN15221_6 \l 2057 ]

NRA poate contine suprafete tehnice (mecanice: camere ale lifturilor si camere ale
instalatiilor, aparate de racire si incalzire, AHU; electrice: generatoare si conductori
electrici, sisteme fotovoltaice, camere de comunicatii; altele: diverse tipuri de instalatii si
conducte), suprafete de circulatie (orizontale si verticale), suprafete de servicii/amenity
area (dusuri, vestiare, toalete, camere de curatenie), suprafete principale (birouri,
productie, comerciale, de educatie, spitale, rezidentiale si altele: receptii, sali de
conferinte, restaurante etc.).
IFA este la nivelul IGA din standardul BOMA. Merita totusi amintita si existenta, in
legislatia Romaneasca a suprafetei utile, definita in [ CITATION STAS4908 \l 2057 ]. Ea
este la acelasi nivel cu cele doua anterior mentionate.
Din aceasta prezentare se observa ca in standardul european, in comparatie cu
standardul BOMA, se pune accentul mai mult pe definirea diverselor tipuri de suprafete
decat pe stabilirea destinatiilor lor.

4.1.2 Date de baza pentru managementul spatiului

Aplicatia Space Inventory & Performance, ca si alte aplicatii ARCHIBUS este impartita in
procese (Background Data, Building Performance, Group Inventory, Room Inventory,
Department Manager, Space Manager), vezi Fig. 12. Fiecare proces este impartit la
randul lui in mai multe task-uri.
In acest capitol este prezentat procesul Background Data. Cum scopul acestui curs nu
este o prezentare completa a aplicatiei ci doar descrierea anumitor aspecte importante,
in capitolele urmatoare nu vor fi prezentate in intregime restul de procese. Daca se
doreste cunoasterea fiecarul proces>>task atunci poate fi consultat help-ul
aplicatiei[ CITATION ARCH_HLP \l 2057 ].
 Fig. 12 Procesele aplicatiei Space Inventory & Performance

In Fig. 13 se pot observa task-urile asociate procesului Background Data. Acestea sunt,
Define Geographical Locations, Define Locations, Define Organizations, Define Division
and Department Highlight Patterns, Edit Standard Space Plan Types si alte task-uri
corespunzatoare actiunii de EXPORT.
In Fig. 14 este prezentat task-ul de definire/editare a locatiilor. In cadrul acestuia este
prezentat ecranul de editare a etajului unei cladiri. Cu ajutorul acestui task mai pot fi
definite si site-urile si cladirile. Etajele unei cladiri pot fi definite atat in ARCHIBUS cat si
in softul CAD asociat, vezi Fig. 15.

Fig. 13 Task-urile asociate procesului Background Data

 Fig. 14 Definirea de etaje ale unei cladiri (Space Inventory & Performance>>Background Data>>Define
Locations)

4.1.3 Categorii, tipuri si alte clasificari ale spatiilor

In ARCHIBUS pot fi realizate clasificari organizationale ale spatiilor, cum ar fi alocarea
acestora la unitatatea de business, divizie si departament precum si clasificari
functionale ale spatiilor, cum ar fi impartirea lor pe categorii si tipuri. Camerele mai pot fi
clasificate si dupa “room standard”. Acesta defineste capacitatea proiectata a unei
camere si reprezinta o cerinta de business. Spre exemplu, OFF-B poate fi o camera
proiectata pentru doi sau mai multi anagajati, in timp ce OFF-A este o camera mica,
proiectata pentru un singur angajat.

Aplicatia Space Inventory & Performance se integreaza cu aplicatiile CAD. Astfel se

disting urmatoarele etape:

1. Atasare – in care desenul este atasat la baza de date ARCHIBUS

2. Link-are – in care polilinii din desen sunt atasate la baza de date ARCHIBUS

3. Publicare – sunt create fisiere cu extensii specifice care sunt afisate direct in
ARCHIBUS

Facility Managerul lucreaza impreuna cu specialistul CAD. Acesta defineste in mediul CAD
contururi (polylines), ce pot reprezenta suprafata utila, suprafetele camerelor pe
categorii (spre exemplu: meeting, office, openplan, vezi Fig. 18) si alte. Aceste informatii
sunt transmise catre aplicatia web ARCHIBUS, care le foloseste si actualizeaza cu noi
detalii.

Managerii de spatiu pot obtine rapoarte utile privind suprafetele cladirilor si camerelor
acestora atat in format grafic, cat si tabelar.

Aceste informatii sunt folosite si in celelalte aplicatii de planificare si management al

spatiului Space Chargeback, Personnel & Occupancy, Strategic Space Planning.
Suplimentar pot fi folosite si de aplicatiile mobile Space Book si Space & Occupancy
Survey.

In Fig. 15 este prezentata definirea, in AutoCAD, a unui nou etaj, folosind tehnologia
implementata de catre ARCHIBUS. Asocierea unui contur (polilinie) cu Gross Area este
prezentata in Fig. 16.
 Fig. 15 Definirea unui nou etaj in softul AutoCAD

Fig. 16 Asocierea de Gross Area unui contur (polilinie)

 Fig. 17 Contur (polilinie) cu date asociate ce reprezinta Gross Area

In Fig. 17 este prezentat conturul initial desenat, caruia, dupa cum se vede, i s-au atasat
date cu privire la numarul etajului, tipul conturului si suprafata calculata asociata.
Trebuie acordata atentie la corespondenta unitatilor de masura din aplicatia AutoCAD si
aplicatia ARCHIBUS, se recomanda stabilirea in ambele aplicatii a aceluiasi sistem de
unitati de masura.
In Fig. 18 este prezentata asocierea de camere la contururi (polilinii) si completarea de
atribute referitoare la acestea.

Fig. 18 Asocierea de camere la contururi (polilinii)

 Fig. 19 Publicarea desenului (transmitea lui catre ARCHIBUS)

Dupa ce au fost delimitate toate suprafetele si completate atributele referitoare la ele se

va realiza „publicarea lor” catre ARCHIBUS, vezi Fig. 19. In Fig. 20 este prezentata
imaginea etajului studiat in softul ARCHIBUS. Aici suprafetele sunt evidentiate dupa
categorii si tipuri.

Fig. 20 Camerele evidentiate dupa categorii si tipuri - imagine din ARCHIBUS

 Fig. 21 Asocierea de categorii si tipuri la camere (Space Inventory & Performance>> Room Inventory>>
Assign Categories and Types to Rooms)

Pentru o camera pot fi completate mai multe atribute. Unele dintre acestea pot fi
introduse direct in AutocCAD, dupa cum se vede din Fig. 18 sau pot fi stabilite in
ARCHIBUS.

In Fig. 21 este prezentata atribuirea de categorii si tipuri la camere prin metoda rapida
de drag and drop din lista din parte stanga a ecranului direct in planul desenului etajului.
Definirea locatiilor pana la nivel de camera poate fi facuta, dupa cum se vede din Fig. 22
din procesul de Room Inventory.

Fig. 22 Definirea de camere in cadrul etajului unei cladiri (Space Inventory & Performance>>Room
Inventory>>Define Rooms)

Si un etaj poate fi definit manual in ARCHIBUS, in cadrul procesului de Background Data,

vezi Fig. 14. Se remarca ca definirea locatiilor pana la nivel de etaj, prezentata in Fig. 14
poate fi realizata si in alt task-ul de definire a locatiilor pana la nivel de camera, vezi Fig.
22.
In cazul modificarii manuale a datelor deja importate dintr-o aplicatie CAD, prioritare vor
fi cele intoduse manual.

4.1.4 Determinarea suprafetelor inchiriabile

Dupa cum se arata in 4.1.1 Clasificarea spatiilor in raport cu standardele internationale,
in standardul BOMA[ CITATION BOMA \l 2057 ] exista doua metode de calcul a ariei
inchiriabile (rentable area).

In Tab. 1 si Tab. 2 sunt prezentate formulele de calcul folosite in softul ARCHIBUS pentru
calculul suprafetei inchiriabile in acord cu standardul BOMA. Cum termenii referitori la
suprafetele de calcul sunt termeni consacrati atat in documentatia ARCHIBUS cat si in
standardul BOMA, a fost pastrata denumirea lor in engleza.

Tab. 1 Calculul suprafetei inchiriabile - Metoda A din BOMA [ CITATION BOMA \l 2057 ]
BOMA 2010 Term ARCHIBUS Term ARCHIBUS Calculation
Preliminary Floor Area Rentable Area Int. Gross Area – Total Vert. Pen. Area
Suma ariilor tuturor camerelor unde
Occupant Area Total Occup. Area pentru categoria asociata camerei
atributul Occupiable? este “Yes”
Suma ariilor tuturor camerelor unde
Service Area, Prorated super categoria atasata categoriei
Building Service Areas
to Building asociate camerei este “Service Area”
si Prorata camerei este “BUILDING”.
Suma ariilor tuturor camerelor unde
Floor Service and Service Area, Prorated super categoria atasata categoriei
Amenity Areas to Floor asociate camerei este “Service Area”
si Prorata camerei este “FLOOR”.
Rentable Area – Service Area (=
Rentable Area – Suma ariilor tuturor
Usable Area Usable Area camerelor unde super categoria
atasata categoriei asociate camerei
este “Service Area”)
(Usable Area + Service Area, ce au
R/U Ratio BOMA 2010 R/U Ratio
Prorata “FLOOR”) / Usable Area
Occupant + Allocated BOMA 2010 Occupant Total Occup. Area * BOMA 2010 R/U
Area plus Allocated Area Ratio
(Rentable Area for Building) / (BOMA
R/O Ratio BOMA 2010 R/O Ratio 2010 Occupant plus Allocated Area for
Building)
BOMA 2010 Method A (BOMA 2010 Occupant plus Allocated
Rentable Area
Rentable Area Area) * (BOMA 2010 R/O Ratio)

Tab. 2 Calculul suprafetei inchiriabile - Metoda B din BOMA [1]

BOMA 2010 Term ARCHIBUS Term ARCHIBUS Calculation
Preliminary Floor Area Rentable Area Int. Gross Area – Total Vert. Pen. Area
Base Building Base Building Circulation Suma ariilor tuturor camerelor unde
Circulation Service Area super categoria atasata categoriei
asociate camerei este “Service Area”
si categoria asociata camerei este
 “BASE BL CIRC”.
Service and Amenity Other Service Area Suma ariilor tuturor camerelor unde
Areas super categoria atasata categoriei
asociate camerei este “Service Area”
si categoria asociata camerei este
diferita de “BASE BL CIRC”.
Occupant Area Usable Area Rentable Area – Service Area (=
Rentable Area – Suma ariilor tuturor
camerelor unde super categoria
atasata categoriei asociate camerei
este “Service Area”)
Load Factor B Building R/U Ratio Rentable area for Building / Usable
Area for Building
Rentable Area BOMA 2010 Method B Usable Area * Building R/U Ratio
Rentable Area

In ARCHIBUS sunt definite trei tipuri de Super Categori: Vertical Penetration, Service
Area si Usable Area. Doar de aceste super categorii, nu de fiecare categorie in parte, se
tine cont in calcule.
Pentru fiecare camera se poate seta atributul Prorate. El se refera la repartitia diverselor
suprafete in calculul suprafetei inchiriabile. Astfel pentru Prorate putem alege dintre
valorile: NONE, FLOOR, BUILDING, SITE.

Fig. 23 Atribuirea de super categorii categoriilor (Space Inventory & Performance>>Room Inventory>> Define
Room Categories and Types)

In Fig. 24 este sunt prezentate rezultatele calculului ariei inchiriabile in acord cu BOMA -
Methoda B, pentru o anumita cladire, numita HQ. Dupa cum se observa din imagine,
aplicatia furnizeaza valori atat pentru intreaga cladire, vezi panelul Building
Performance: HQ cat si la nivelul fiecarui etaj, vezi panelul ce a rezultat in urma alegerii
butonului BOMA 2010 Method B.
 Fig. 24 Calculul ariei inchiriabile in acord cu BOMA - Methoda B (Space Inventory & Performance>>Building
Performance>>View Building Performance Analysis)

4.1.5 Rapoarte
O mare parte din rapoarte sunt destinate celor doua procese, Department Manager si
Space Manager, vezi Fig. 12. Astfel in Fig. 25 este prezentata o imagine cu camerele ce
apartin unui anumit departament (din care face parte Managerul de departament care
este logat ca utilizator in aplicatie). Ele sunt evidentiate cu o anumita culoare pe planul
etajului selectat.

In Fig. 26 este prezentata repartizarea spatiilor pe departamente - grafic de tip "Stack

Plan". In cadrul etajelor unei cladiri spatiile detinute de catre diversele departamente
sunt figurate cu culori diferite in acord cu shema de culori definita.
 Fig. 25 Evidentierea camerelor apartinad unui anumit departament in cadrul etajului ales (Space Inventory &
Performance>>Department Manager>>Highlight Department Rooms per Floor)

Fig. 26 Repartizarea spatiilor pe departamente - grafic de tip "Stack Plan" (Space Inventory &
Performance>>Space Manager>>Show Departmental Stack Plan)

4.2 On Demand Work

Aplicatia On demand Work face parte din domeniul Building Operations. Aplicatiile
continute de acesta sunt:

 Preventive Maintenance
 On Demand Work
 Condition Assessment

Mentenanta corectiva (On demand Work) reprezinta activitati ce se efectueaza o singura

data, cum ar fi urgente, intreruperi ale anumitor facilitati, in general orice necesita
munca corectiva: repararea unui acoperis, instalarea unui nou echipament, zugravirea
unui tavan si altele.
Aplicatia ARCHIBUS On Demand Work furnizeaza instrumente automate pentru toate
procesele de mentenanta corectiva ale unei organizatii, de la cererea de mentenanta, la
aprobare, planificare, darea in lucru si pana la finalizarea procesului de mentenanta.

In acest capitol va fi prezentat un proces (fluxul de lucru) pentru un tichet de

mentenanta corectiva. In aplicatia ARCHIBUS pot fi configurate diverse tipuri de procese
de mentenanta corectiva.

In Fig. 27 este prezentat procesul de business in reprezentare BPMN.

Cu ajutorul BPMN (Business Process Model and Notation) se reprezinta grafic procese de
business specifice. BPMN este un standard pentru modelarea proceselor de business,
care furnizeaza un set limitat de elemente grafice ce sunt folosite intr-o BPD (Business
Process Diagram).

Faptul ca notatiile BPMN sunt similare cu cele din diagramele de flux/flowchart face ca
acesta sa fie familiar cunoscatorilor de business. BPMN are avantajul anumitor
caracteristici in plus fata de flowchart. Fiecare simbol are o semnificatie precisa, cu reguli
despre ce si cum se poate face conectarea la el si ce anume reprezinta aceste conexiuni.
Aceste reguli fac ca diagramele BPMN sa poata fi intelese de oricine care cunoaste
semnificatia simbolurilor. Pentru mai multe informatii despre BPMN consultati cartea
BPMN Method and Style [ CITATION BPM \l 2057 ].

Intregul flux, pasii prin care trece tichetul in diferite status-uri si rolurile implicate, poate
fi configurat in ARCHIBUS cu ajutorul SLA (Service Level Agreement), vezi capitolul 4.2.1
Configurare SLA in ARCHIBUS.

Fig. 27 Flux de mentenanta corectiva - reprezentare BPMN

PROCES
OnDemandWork.svg
In Fig. 28 este prezentat schematic acelasi flux. Aici accentul nu este pus pe
rol/status/activitate, ci se doreste clarificarea conceptelor de Work Request (WR) si Work
Worder (WO).

Fig. 28 Flux de mentenanta corectiva - WR si WO

In subcapitolele urmatoare vor fi prezentate pe rand activitatile fluxului din Fig. 28.

4.2.1 Configurare SLA in ARCHIBUS

In ARCHIBUS, SLA nu inseamna numai timpi de raspuns si de finalizare ci si definirea
fluxului de lucru, ceea ce este foarte important.
Pentru a putea configura SLA-uri, Service Desk Manager-ul va accesa calea: On Demand
Work>>Service Desk Manager>> Manage Service Level Agreements.
Dupa cum spuneam in introducerea acestui capitol, fluxul de lucru, pasii prin care trece
tichetul in diferite status-uri si rolurile implicate, pot fi configurate in ARCHIBUS cu
ajutorul SLA (Service Level Agreement).
Administratorul aplicatiei configureaza SLA-ul in 3 etape:
1 – Requests, ce cuprinde informatii generale despre tichet, vezi Fig. 29;
2 – Workflow, definirea fluxului de lucru, vezi Fig. 30;
3 – Service Level, ce contine caracteristici specifice la nivel de serviciu, vezi Fig. 31.
In Fig. 29, sunt prezentate date generale despre tichet grupate pe categorii:
Location – locatia unde s-a semnalat problema;
Person – persoana/angajatul care face reclamatia;
Issue – informatii despre ceea ce se reclama: tipul de problema, echipamentul, nivelul
de prioritate.
Dupa cum se vede si din Fig. 29, SLA-ul poate fi definit pentru mai multe niveluri de
prioritate. Acestea sunt fluxuri distincte de lucru pe care le va parcurge tichetul in cazul
alegerii uneia dintre prioritati. In exemplul prezentat sunt configurate doua niveluri de
prioritate, normal si urgent.

Fig. 29 Configurare SLA - Informatii generale

In Fig. 30 este prezentata configurarea efectiva a fluxului de lucru in cazul prioritatii

normale. In diverse status-uri prin care trece tichetul avem diverse optiuni sau
posibilitatea de a adauga diversi pasi.
In general un flux de lucru este gandit ca fiind compus din status-uri (Requested,
Approves, Assigned to Work Order si altele), fiecare status putand fi la randul lui fi
compus din unul sau mai multi pasi (Approval, Estimation, Notification si altele). Acest
lucru se vede si din shema fluxului reprezentata in BPMN din Fig. 27.
Pe langa optiunile de pasi din cadrul fiecarui status pe care-i propune aplicatia exista si
posibilitatea de definire de noi pasi. Acest lucru nu face subiectul prezentului curs
deoarece nu este necesara abordarea la un astfel de nivel de detaliu.
Astfel, in configurarea fluxului din exemplu, avem in statusul Requested configurata o
aprobare, in statusul Approved, tichetul este trimis unui dispecer care va realiza
dispecerizarea. Pasii optionali adaugati in status-ul Approved sunt: Dispatch
(dispecerizare), Estimation (estimare), Estimation Approval (aprobare a estimarii) de
Facility Manager si Managerul Financiar si Scheduling (planificare). In status-urile
Assigned to Work Order si Issued nu au fost adaugate optiuni sau pasi suplimentari,
ramanand doar cei pe care-i are aplicatia implicit. In status-ul Completed a fost adaugat
un pas de Verification (verificare) iar in status-ul Close nu a fost adaugat nimic.
 Fig. 30 Configurare SLA - Fluxul de lucru

Ultima etapa in configurarea SLA-ului este definirea de caracteristici specifice la nivel de

serviciu. Aici poate fi definit intervalul orar si zilele saptamanii in care se lucreaza. Pentru
SLA-urile urgente exista si optiunile de lucru 24 ore din 24 precum si lucrul in zilele de
sarbatoare. Aici se definesc si perioadele de timp in care trebuie sa se raspunda (Time to
Respond) si in care lucrarea se va finaliza (Time to Complete). Se mai stabileste si care
este angajatul care va indeplini rolul de Service Desk Manager.
 Fig. 31 Configurare SLA - Caracteristici specifice la nivel de serviciu

4.2.2 Prioritatea SLA-urilor

Pentru a determina prioritatea SLA-urilor, Service Desk Manager-ul va accesa calea: On
Demand Work>>Service Desk Manager>>Determine Ordering Sequence of Service
Level Agreements.
In momentul in care se creaza un tichet, aplicatia ARCHIBUS decide care dintre SLA-urile
definite in aplicatie va fi urmat.
Dupa cum se vede si in Fig. 32, SLA-urile au un numar de ordine. Aplicatia evalueaza
SLA-urile incepand de la numerele de ordine mari si terminand cu cele mici. Le
evalueaza dupa parametrii (informatiile generale) tichetului. Cand, in evaluarea listei,
este intalnit primul SLA care corespunde informatiilor de crearea ale tichetului (de
exemplu tip de problema si cladire), acela va fi urmat.
Din aceasta cauza primele in lista (cu numar mare de ordine) este bine sa fie puse
tichetele cat mai specifice (spre exemplu care sa contina tip problema, cladire, etaj,
camera, echipament etc.) iar ultimele in lista trebuie sa fie lasate cele cu un grad mai
mare de generalitate (spre exemplu care sa contina doar tip problema si cladire). Daca
am face invers, daca am pune SLA-ul cu grad de generalitate mai mare mai sus in lista
decat cel cu grad de generalitate mai mic, cel mai specific (cu grad de generalitate mai
mic) nu ar mai fi urmat niciodata. Evaluare s-ar opri la cel cu gradul de generalitate mai
mare.
 Fig. 32 Ordinea de evaluare a SLA-urilor

4.2.3 Creare WR

Requestor-ul acceseaza calea: On Demand Work>>Client>> Report Problem.

Sunt furnizate informatii cu privire la solicitant (Requestor), problema, data de
solutionare a problemei si altele.
 Fig. 33 Crearea unui tichet (raportarea unei probleme) de mentenanta corectiva

4.2.4 Aprobare WR

Business Manager-ul acceseaza calea: On Demand Work>>Client>> Building Operations

Console.
WR-ul poate fi aprobat, respins sau trimis catre alt aprobator.
 Fig. 34 Aprobarea Work Request-ului (Cererii de lucru)

Fig. 35 Ecranul de aprobare a WR-ului

4.2.5 Dispecerizare WR

Dispecerul acceseaza calea: On Demand Work>>Dispecer>>Building Operations

Console.
Tichetul ales din lista pentru a fi dispecerizat, poate fi trimis catre o echipa sau un
supervisor sau poate fi si respins.
 Fig. 36 Dispecerizarea WR-ului

Fig. 37 Ecranul de dispecerizare

4.2.6 Estimare costuri si resurse WR

Seful de echipa va accesa calea: On Demand Work>>Craftsperson>>Building

Operations Console.
Aici va alege tichetul dorit spre a fi estimat. Un tichet pentru care nu s-a realizat inca
estimarea are simbolul rosu in partea dreapta.
 Fig. 38 Estimarea WR-ului

Pot fi estimate meserii/calificari (Trades), piese (Parts) si alte resurse: administrare,

transport, general. Fiecare dintre acestea poate avea costuri asociate estimate.

Fig. 39 Ecranul de estimare

4.2.7 Aprobare1 costuri si resurse WR

Anumite Roluri/Utilizatori pot realiza aprobarea estimarii. In cazul prezentat avem doua
aprobari ale estimarii, una de catre Facility Manager si alta de catre Manager-ul
Financiar.
Utilizatorul Facility Manager acceseaza calea: On Demand Work>> Facility Manager>>
Building Operations Console.
 Fig. 40 Aprobarea WR-ului

Resursele si costurile estimtate pot fi aprobate sau respinse. Deasemenea tichetul poate
fi trimis catre un alt aprobator.

Fig. 41 Ecranul de aprobare

4.2.8 Aprobare2 costuri si resurse WR

Acest subcapitol este similar cu ce am prezentat anterior in subcapitolul 4.2.7 Aprobare1

costuri si resurse WR. Singura diferenta este ca acum difera utilizatorul.
Utilizatorul Manager Financiar acceseaza calea: On Demand Work>> Manager Financiar
>>Building Operations Console.
4.2.9 Planificare resurse WR

Seful de echipa la care a fost dispecerizat tichetul sau seful echipei la care a fost
dispecerizat tichetul va realiza planificarea (Schedule) lui. Seful de echipa va accesa
calea: On Demand Work>>Sef echipa>>Building Operations Console.

Fig. 42 Planificarea (Schedule) WR-ului

Pot fi programati tehnicieni (Craftsperson) si unelte (Tools). De retinut ca atunci cand se

calculeaza costurile estimate cu munca, costurile pentru Craftsperson sunt prioritare
celor pentru Trade.
 Fig. 43 Ecranul de planificare

In aceasta etapa de estimare, pentru un Craftsperson se pot planifica data si ora precum
si numarul de ore ce ar urma sa fie lucrate.

Fig. 44 Detalii in ceea ce priveste planificarea tehnicianului (Craftsperson)

4.2.10Alocare WR-uri la WO nou

Unul sau mai multe WR-uri pot fi atasate/alocate la un WO.

Pentru aceasta Seful de echipa acceseaza calea: On Demand
Work>>Craftsperson>>Building Operations Console.

Fig. 45 Alocarea WR la WO (Work Order)

Daca se doreste alocarea WR-ului la un nou WO atunci se va accesa tab-ul Assign to

New Work Order. Un nou WO va fi generat in acest caz.
 Fig. 46 Ecranul de alocare a WR-ului la un nou WO

4.2.11Alocare WR-uri la WO existent

Daca se doreste alocarea WR-ului la un WO existent atunci Seful de echipa va accesa

tab-ul Assign to Existing Work Worder, de unde se va alege WO-ul existent dorit.

Fig. 47 Ecranul de alocare a WR-ului la un WO existent

4.2.12Darea WO in lucru

Pentru ca tehnicianul caruia ii este adresat tichetul sa poata efectua munca respectiva
trebuie ca tichetul sa fie dat in lucru (Issue).
In acest scop Seful de echipa acceseaza calea: On Demand
Work>>Craftsperson>>Building Operations Console.

Fig. 48 Darea WR-ului in lucru (Issue)

4.2.13Actualizare informatii WR/WO

Dupa ce lucrarea de mentenanta a fost efectuata, informatiile de pe tichet pot fi

actualizate de catre tehnicianul caruia i-a fost repartizat tichetul sau de catre seful
echipei.
In acest caz Tehnicianul acceseaza calea: On Demand Work>>Craftsperson>>Building
Operations Console.
 Fig. 49 Actualizarea informatiilor WR-ului (Update)

Pot fi actualizate mai multe informatii, cum ar fi cele despre piese, tehnicieni, unelte.
 Fig. 50 Ecranul de actualizare a informatiilor

4.2.14Finalizare WR/WO

Dupa ce lucrul efectiv si actualizarea informatiilor au fost realizate, tichetul poate fi

finalizat (Complete).
Pentru aceasta Tehnicianul acceseaza calea: On Demand
Work>>Craftsperson>>Building Operations Console.

Fig. 51 Finalizarea WR-ului

4.2.15Verificare si inchidere WR/WO

Pentru aceasta Seful de echipa acceseaza calea: On Demand

Work>>Craftsperson>>Building Operations Console.
 Fig. 52 Verificarea WR-ului

In cazul in care interventia la care se refera in tichetul este una foarte importanta se
recomanda adaugarea unui pas de verificare, cineva care sa confirme ca a realizat
verificarea acestora.

Fig. 53 Verificarea WR-urilor

Dupa verificare va fi posibila inchiderea tichetului, arhivarea WR/WO realizandu-se

automat de catre aplicatie.

Fig. 54 Inchiderea tichetului

4.3 Cartea Tehnica a Cladirii (Construction Log Book)

Cartea Tehnica a Cladirii se compune din ansamblul de documente referitoare la

proiectarea, executia, receptia, exploatarea, intretinerea, repararea si urmarirea in timp
a constructiei.
Aplicatia este dezvoltata de ASC Romania si a fost initiata in contextul aparitiei
Regulamentul privind recepţia construcţiilor [ CITATION RegReceptie \l 2057 ].
In etapele de dezvoltare ale aplicatiei Construction Log Book, componenta Cartii Tehnice
a constructiei a fost studiata pana la cel mai mic nivel de detaliu in structura ierarhica
din care este constituita. Astfel, spre exemplu, pentru a vedea care sunt toate
documentele referitoare la Autorizatia de Construire, ne putem referi la Normele
Metodologice de aplicare ale legii 50 [ CITATION NormeLege50 \l 2057 ] si la legile
referitoare la urbanism [ CITATION Leg221Urbanism \l 2057 ] - [ CITATION
NorMet350Urb \l 2057 ]. Documentele referitoare la Inspectoratul pentru Situatii de
Urgenta (ISU) sunt [ CITATION Hot1739ISU \l 2057 ][ CITATION Hot571ISU \l 2057 ]
[ CITATION Leg307ISU \l 2057 ]. Petru Devizul General avem referinte la [ CITATION
Hot28Deviz \l 2057 ] si [ CITATION Hot44Deviz \l 2057 ] iar pentru calitatea in
constructii [ CITATION Leg163CalitConstr \l 2057 ] si [ CITATION Leg177CalitConstr \l
2057 ]. Actele legislative studiate referitoare la categoria de importanta a constructiei
sunt [ CITATION Hot766CatImp \l 2057 ] si [ CITATION RegCateImp \l 2057 ].

4.3.1 Structura Cartii Tehnice in aplicatie

Biblioteca virtuala de documente pentru Cartea Tehnica a
Cladirii: Aplicatia web Cartea Cladirii dezvoltata de ARCHIBUS
Romania va ofera posibilitatea de a administra toata
documentatia cladirii, asa cum este ceruta de lege. Documentele
fizice (autorizatii, avize, planuri etc.) vor fi scanate si arhivate in
aplicatie putand fi ulterior gasite cu usurinta. Cartea Tehnica a
Cladirii cuprinde cele 4 capitole cerute de lege:

- Capitolul A: PROIECTAREA
- Capitolul B: EXECUTIA
- Capitolul C: RECEPTIA
- Capitolul D: EXPLOATAREA

precum si un folder in care pot fi puse documentele neincluse in Cartea Tehnica a

Cladirii.

In imaginea din Fig. 55 se poate observa structura arborescenta a Cartii Tehnice, cu cele
patru capitole, precum si folderul numit DOCUMENTE DIVERSE.
 Fig. 55 Structura arborescenta a Cartii Tehnice

Fiecare director din Cartea Tehnica poate cuprinde documente sau alte subfoldere.
Ordinea documentelor si a subfolderelor (inclusiv ordonarea relativa document-
subfolder) din cadrul folderelor este realizata in acord cu legislatia in domeniu
Regulament privind receptia constructiilor,[ CITATION RegReceptie \l 2057 ].
In Fig. 56 este prezentata structura ordonata de subfoldere si documente din cadrul CAP
A – PROIECTAREA. (Cu bold sunt evidentiate subfolderele capitolului.)

Fig. 56 Exemplu de foldere si subfoldere situate la acelasi nivel ierarhic

Documentele sunt indexate in raport cu mai multe atribute. In panelul Documents, in

dreptul inregistrarii corespunzatoare fiecarui document se afla butonul Edit. El deschide
tab-ul de detalii al documentului, cum se vede din Fig. 57.
O parte din campurile in raport cu care este indexat documentul sunt Document
Category, Document Name, Document Author, Document Type si Project Code. Unele
campuri sunt obligatorii, cum ar fi Document Category si Document Name.
Prin selectarea simbolului de langa campul Document, putem deschide fisierul atasat
in aplicatie.
Multe documente contin informatii cum ar fi numarul si data documentului, acestea
putand fi introduse in campurile Document Number si Date Document.
Unele documente pot avea data de expirare sau pot contine informatii privind calcularea
acesteia (cum ar fi perioada de valabilitate), campul folosit este Document Expiration
Date. Alt atribut este etapa (perioada din ciclul de viata al cladirii) cand documentul a
fost emis, Document Expiration Date. Pentru perioada din ciclul de viata al cladirii cand
documentul a fost emis a fost creata o lista din care pot fi alese valori ca: Autorizarea,
Executia constructiei, Receptia la terminarea lucrarilor s.a.
O alta informatie referitoare la document este daca acesta este semnat sau nu. Spre
exemplu un fisier “dwg” este specific unui document ce nu poate fi decat digital si ca
urmare nesemnat.
In Cartea Tehnica a Cladirii un document poate fi sau nu obligatoriu. Spre exemplu
Autorizatia de Construire este un document ce nu trebuie sa lipseasca din Cartea
Tehnica. Acest atribut privind obligativitatea unui document este util si in cazul listelor de
verificare prin care se vede daca documentele obligatorii au sau nu fisier incarcat in
aplicatie.
Pe langa obligativitate, in acord cu legislatia in domeniu, poate fi stabilita ordinea
documentelor. In acest sens, a fost creat atributul Is fixed?, care stabileste daca un
document este fix sau nu (poate sau nu poate fi mutat in structura de documente a unui
folder).

Fig. 57 Atributele in raport cu care este indexat fiecare document

Fisierele atasate diverselor documente pot fi deschise direct din panelul Documents (cel
care contine lista de documente si subfoldere corespunzatoare unui folder). Acest lucru
se poate observa in Fig. 58.
 Fig. 58 Deschiderea fisierului atasat unui documet direct lin lista cu foldere si fisiere

4.3.2 Locatia fizica vs locatia digitala

Identificare locatie fizica de amplasare a
documentelor originale din Cartea Tehnica a Cladirii.
Aplicatia pune la dispozitie functionalitati de localizare a
documentului original: in ce cladire, etaj, camera, zona,
dulap, raft si sertar se afla, astfel incat sa puteti avea acces
la documentul original fara efort de cautare prin
multitudinea de documente.

Task-ul Manage Documents Inventory este special definit pentru acest lucru. El consta in
doua tab-uri Total Documents Inventory, care este dedicat atasarii documentelor la
depozite si Documents by Location, folosit pentru managementul documentelor
depozitate.

In primul tab, in panelul Documents Inventory, miniconsola de filtrare poate fi folosita

pentru a cauta documente in acord cu mai multe campuri. Spre exemplu, dorim sa gasim
documentele a caror categorie contine textul “pud”, vezi Fig. 59.
In acelasi ecran se mai remarca cum un document, -PUD_Plan_1-2000_-.pdf este folosit
in doua proiecte (fiecare proiect are cate o cladire atasata). El este folosit ca Document
in proiectul CT-2018-000001 si ca Referred Document in proiectul CT-2018-000004.
 Fig. 59 Acelasi fisier atast in aplicatie, folosit ca document intr-un proiect si ca document referit in alt proiect

Inainte de a atasa un document la un depozit putem sa filtram ecranul bifand checkbox-

ul Documents without Location (in panelul Documents Inventory). Rezultatul va fi
afisarea numai a documentelor care nu sunt inca atasate unui depozit.
Dupa cum se observa in Fig. 59 depozitul PLAZA 1 a fost definit numai pana la nivel de
cladire. Ca regula, cel mai mic nivel de detaliu pana la care pot fi definite depozitele este
camera.
Dupa cum se vede si in Fig. 60, in panelul Define Document in Storage Location, pot fi
alese etajul, camera, zona, dulapul, raftul si sertarul corespunzator documentelor
selectate.

In al doilea tab, Documents by Location, poate fi gasita o lista cu toate depozitele.

Fig. 60 Stabilirea atributelor pana la nivel de sertar pentru documentele selectate

In cazul selectarii documentelor deja atasate la locatii, efectul va fi evidentierea in

panelul Storage Locations a depozitelor de care apartin.
 Fig. 61 Evidentierea in panelul Storage Locations a depozitelor de care apartin documentele selectate

In panelul al doilea Documents by Location, se afla o lista cu toate depozitele.

Daca se selecteaza linia corespunzatoare unui depozit, atunci in panelul Documents
Inventory vor fi afisate documentele asociate depozitului selectat, cum se poate observa
si in Fig. 62.

Fig. 62 Afisarea in panelul Documents Inventory a documentelor corespunzatoare depozitului selectat

Folosind harta Esri, poate fi vizualizat depozitul selectat in panelul Storage Location sau
pot fi vizualizate locatiile corespunzatoare documentelor selectate din panelul Documents
Inventory, dupa cum se vede in Fig. 63 si Fig. 64. Pe harta depozitele selectate sunt
marcate cu culoare verde iar restul depozitelor (toate depozitele definite in aplicatie)
sunt marcate cu culoare galbena.
 Fig. 63 Harta Esri, in care depozitul selectat este evidentiat cu culoare verde

Fig. 64 Harta Esri, in care sunt evidentiate cu culoare verde depozitele corespunzatoare documentelor selectate

Aplicatia ofera, in panelul Documents Inventory, in miniconsola de filtrare, facilitati

rapide de cautare a documentelor dupa mai multe campuri, inclusiv cele incepand de la
cladire si pana la sertar. Acest lucru se poate observa in Fig. 65.

Fig. 65 Facilitati de cautare in inventarul de documente

4.3.3 Alerte si notificari
Alerte si notificari: Anumite documente pot avea termen de
valabilitate (o data la care expira). Referitor la aceasta data, in
aplicatie pot fi definite alerte pentru orice categorie de documente.
In Fig. 66 este prezentat ecranul de vizualizare a documentelor,
View Document Alerts, in care poate fi observata lista documntelor
care expira intr-un anumit numar de zile (coresunzator unui
interval marcat de o anumita culoare) sau care sunt deja expirate.
De asemenea este prezentat un document, Certificat de Urbanism,
evidentiindu-se faptul ca acest tip de document are data de expirare.

Fig. 66 Ecranul de vizualizare a alertelor de expirare a documentelor

Aceste alerte pot fi cu usurinta definite si configurate in aplicatie.

In Fig. 67, in panelul Alerts, sunt definite alerte pentru patru categorii de documete:
Autorizatie de Construire, Autorizatie ISU, Certificat de Performanta Energetica, Certificat
de Urbanism.
In panelul Configure Alert sunt definiti diversi parametrii pentru un anumit tip de alerta.
Nu intram in detaliu asupra lor, doar vrem sa mentionam ca in aceasta zona sunt
stabilite rolurile sau direct adresele de email ale celor care vor fi notificati in momentul
in care o alerta devine activa. Ecranul prezentat este cel de configurare a alertelor
pentru Autorizatiile de Construire.
Referitor la stabilirea intervalelor de timp fata de data curenta pe care vor fi active
alertele, putem observa panelul Alert Colors. Aici, spre exemplu, alerta de culoare
galbena va fi activa pentru data de expirare situata in intervalul, 30 de zile inainte de
data curenta si 16 zile inainte de data curenta.
 Fig. 67 Ecranul de configurare a alertelor

4.3.4 Vizualizarea statusului incarcarii documentelor

Aplicatia ne ajuta sa vedem documentele care au sau nu fisier atasat in aplicatie. Aici
sunt deja doua liste de documente predefinite: DOCUMENTE NECESARE RECEPTIEI
FINALE si DOCUMENTE NECESARE RECEPTIEI LA TERMINAREA LUCRARILOR. Pot fi
definite si alte liste de categorii de documente, in vederea validarii incarcarii
documentelor.
Dupa cum se vede din Fig. 68 trebuie ales un proiect de Carte Tehnica si selectata o lista
de verificat.
Documentele sunt evidentiate cu culori diferite: cu verde documentele obligatorii care au
fisier atasat, cu rosu documentele obligatorii care nu au fisier atasat si cu alb
documentele care nu sunt obligatorii, indiferent daca au sau nu fisier atasat.

Fig. 68 Verificarea documentelor corespunzatoare unei liste de documente in functie de existenta fisierului
atasat in aplicatie

4.3.5 Filtrare extinsa

Pe langa obisnuitele console de filtrare prezente in ecrane, in care
documentele pot fi cu usurinta gasite, folosind diverse criterii de
cautare, cum ar fi cladirea sau proiectul, categoria de document,
referinta, descrierea, sau alte atribute ale documentului cautat, in aplicatie a fost
dezvoltat si un filtru complex.
Dupa cum se vede si in imaginea din Fig. 69, filtrul complex cuprinde patru zone
principale de filtrare, zona cu campuri specifice documentului, zona cu campuri specifice
depozitului, zona corespunzatoare proiectului/locatiei si zona de campuri ale fluxurilor de
lucru. Cautarea poate fi facuta dupa unul sau mai multe campuri indiferent de numarul
lor. Filtrul nu numai ca este organizat clar in patru zone distincte dar fata de metoda
obisnuita de filtrare, cuprinde si foarte multe campuri dupa care se poate face filtrarea.
Avand in vedere numarul mare de documente din Cartea Tehnica a Cladirii precum si
faptul ca mai multe departamente din cadrul unei organizatii pot fi interesate de acestea,
este important ca documentele sa poata fi cautate dupa mai multe criterii (campuri).
Metoda de filtrare nu impune nicio restrictie, adica la alegerea unei anumite valori intr-
unul din campuri valorile posibile din alte campuri nu sunt afectate. Spre exemplu, daca
aleg un proiect, optiunile posibile de cladiri dupa care se va face filtrarea nu sunt limitate
la cladirea asociata proiectului.
Filtrul complex poate fi accesat din mai multe ecrane, cel de management al
documentelor (Manage Documents Library), ecranul de management al inventarului de
documente (Manage Documents Inventory) si ecranul de management al proiectelor
(Manage Projects). In imagine este prezentata accesarea lui din ecranul de management
al documentelor (Manage Documents Library).
In Fig. 69 filtrul este aplicat pentru cautarea dupa numele fisierului incarcat in aplicatie si
dupa numele cladirii. Daca, in panelul de pornire (din care a fost lansat filtrul), se bifeaza
si Hide directories without documents in arborele din partea stanga va fi afisat doar
proiectul care contine fisierul cautat si doar folderele si subfolderele in care el se afla.

Fig. 69 Filtrul complex disponibil in aplicatie

4.3.6 Flexibilitatea aplicatiei

Flexibilitatea aplicatiei: Aplicatia a fost proiectata astfel incat sa aiba o structura
flexibila, ce permite administatorilor ei sa poata sa adapteze aplicatia la cerintele de
business.
 Astfel, avand in vedere si structura reala a Cartii Tehnice care este partial fixa, partial
flexibila, cu diverse documente ce pot exista sau nu de la o constructie la alta, pot fi
definite oricate categorii de documente.
 Pentru a putea porni de la o structuta arborescenta de capitole si subcapitole,
predefinita in acord cu legislatia, proiectele de Carte Tehnica se incep pe baza unui
sablon. Aplicatia nu numai ca furnizeza un astfel de sablon dar si permite utilizatorului
sa-si defineasca oricate sabloane. Ca exemple de utilitate a acetor sabloane putem sa ne
gandim ca exista proiecte mai mari sau mai mici, ca exista proiecte pentru cladiri noi
care se construiesc sau proiecte pentru cladiri existente care trebuie sa-si intocmeasca
Cartea Tehnica pentru a respecta legislatia.
 Aplicatia contine doua liste predefinite de categorii de documente in vederea stabilirii
statusului de incarcare a documentelor, cu documente necesare receptiei la terminarea
lucrarilor si cu documente necesare receptei finale. Dar pot fi definite oricate astfel de
liste de verificare in functie de necesitati. Pentru fiecare document din aceste liste
utilizatorul poate sa stabileasca anumite atribute, cum ar fi obligativitatea respectivului
document.
 Pot fi definite oricate locatii fizice, cu o structuta ierarhica incepand de la regiune
geografica si pana la nivel de camera. Deasemenea, tot intr-o structura ierarhica pot fi
definite locatii in interiorul camerelor, pana la nivel de sertar.
 Pot fi definite depozite de documente pana la nivel de camera. Dar aplicatia nu este
restrictiva, ne permite sa ne oprim si la nivel de cladire sau etaj.
Atasarea documentelor in depozite este permisa pana la nivel de sertar. Si in acest caz
putem sa ne oprim cu nivelul de detaliere a locatiei unde dorim in intervalul camera -
sertar.

Fig. 70 Structura ierarhica de definire a locatiilor fizice

4.3.7 Formulare, modele, liste de acte necesare

Formulare, modele, liste de acte necesare obtinerii unui anumit document:
Pentru fiecare categorie de documente aplicatia are o functionalitatea ce permite
adaugarea de formulare tip, modele sau informatii privind actele necesare obtinerii
respectivului document.
In cazul in care sunt disponibile, aceste informatii se gasesc in panelul Useful
Informations din ecranul de editare a documentului. Formularele, modelel si listele de
acte necesare se definesc la nivel de categorie de document si sunt valabile pentru toate
documentele din acea categorie. Spre exemplu, putem avea nenumarate certificate de
urbanism in aplicatie dar informatii cum ar fi formularul ce trebuie completat cand se
solicita un certificat, un model deja completat de formular si o lista cu actele necesare
obtinerii unui certificat de urbanism sunt comune tuturor certificatelor.

Fig. 71 Formulare, modele, liste de acte necesare definite la nivel de categorie de document

4.3.8 Fluxuri de lucru automate

Fluxuri de lucru automate in cadrul procesului de Receptie Cladire:
Conform cerintelor legale, la cele doua receptii ale cladirii (Receptia la
terminarea lucrarilor si Receptia finala) sunt prevazute fluxuri de lucru,
cu ajutorul carora se realizeaza notificari ale Comisiilor, generare de
Procese-Verbale de Receptie si altele. Aplicatia Cartea Cladirii
automatizeaza circuitul de informatii si de documente in cadrul acestor
fluxuri si ofera o trasabilitate a parcurgerii acestui process, respectand
cerintele legale curente.
In functie de indeplinirea sau neindeplinirea anumitor conditii aplicatia este proiectata
astfel incat sa poata realiza oricate iteratii in interiorul fluxurilor de lucru, dupa cum se
vede si in imaginea urmatoare.
Fig. 72 Fluxul de lucru de receptie le terminarea lucrarilor definit in aplicatie
5 Bibliografie

1. 1. "ARCHIBUS Computer Software, ARCHIBUS Inc, Boston, MA, Help

tehnic, URL:
https://www.archibus.net/ai/abizfiles/v22.1_help/archibus_help/syste
m/sysman.htm#welcome/Welcome_to_System_Manager_Help.htm
%3FTocPath%3D_____1".

2. 2. ARCHIBUS Computer Software, ARCHIBUS Inc, Boston, MA, Help

utilizator, URL:
https://www.archibus.net/ai/abizfiles/v23_help/archibus_help/user_en
/archibus.htm, [accessed: April 2018].

3. 3. Office Buildings: Standard Methods of Measurement - English Version

(ANSI/BOMA Z65.1—2010).

4. 4. IFMATM, International Facility Management Association, URL:

https://www.ifma.org/about/what-is-facility-management, [accessed:
April 2018].

5. 5. NBN EN 15221-6:2011, Part 6: Area and Space Measurement in

Facility Management, Bureau voor Normalisatie - Birminghamstraat
131 - 1070 Brussel – België.

6. 6. "KSB Ventures LLC, Rentable Area vs. Usable Area: What to Look for
When You’re Leasing an Office Space, URL:
http://www.ksbvent.com/rentable-area-vs-usable-area-leasing-office-
space/, [accessed: April 2018]".

7. 7. "STAS 4908-85, Arii si Volume Conventionale, Standard de Stat, Editie

Oficiala, elaborat de Institutul Central de Cercetare, Proiectare si
Directivare in Constructii".

8. 8. "BPMN Method and Style, Bruce Silver, Published by Cody-Cassidy

Press, Aptos, CA 95003 USA, 2009, ISBN 978-0-9823681-0-7".

9. 9. "Regulament recep., Regulamentul privind recepţia construcţiilor,

publicat in MO, Partea I nr. 406 din 30/05/2017 (anexa la Hotărârea
nr. 343/2017);".

10. 10. "Ordinul Ministerului Dezvoltarii Regionale si Locuintei nr. 839/2009

pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.
50/1991 privind autorizarea lucrarilor de constructii".

11. 11. "Legea nr. 221/2011 pentru modificarea alin. (2) al art. 29 din Legea
nr. 350/2001 privind amenajarea teritoriului și urbanismul".
12. 12. "Norme Metodologice din 26 februarie 2016 de aplicare a Legii nr.
350/2001 privind amenajarea teritoriului şi urbanismul şi de elaborare
şi actualizare a documentaţiilor de urbanism".

[ 13. "Hotarare nr. 1739 din 6 decembrie 2006 pentru aprobarea

1 categoriilor de constructii care se supun avizarii si/sau autorizarii
3 privind securitatea la incendiu.".
]

[ 14. "Hotărârea Guvernului nr. 571/2016 pentru aprobarea categoriilor de

1 construcţii şi amenajări care se supun avizării şi/sau autorizării privind
4 securitatea la incendiu".
]

[ 15. "Legea nr. 307/2006 privind apararea impotriva incendiilor, publicata

1 in MO nr. 633 din 21 iulie 2006".
5
]

[ 16. "Hotararea de Guvern nr. 28/2008 privind aprobarea continutului-

1 cadru al documentatiei tehnico-economice aferente investitiilor publice
6 precum si a structurii si metodologiei de elaborare a devizului general
] pentru obiective de investitii si lucrari de int".

[ 17. "Hotarare nr. 44 din 22 ianuarie 2004 pentru aprobarea Normelor

1 metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal".
7
]

[ 18. "Legea nr. 163/2016 pentru modificarea și completarea Legii nr.

1 10/1995 privind calitatea în construcții, publicata in MO, Partea I, nr.
8 561 din 25 iulie 2016".
]

[ 19. "Legea nr. 177/2015 pentru modificarea si completarea Legii nr.

1 10/1995 privind calitatea in constructii, publicata in MO nr.
9 484/2.07.2015;".
]

[ 20. "Hotarare nr. 766 din 21 noiembrie 1997 (actualizata 10 octombrie

2 2008) pentru aprobarea unor regulamente privind calitatea in
0 constructii, Anexa 3-REGULAMENT privind stabilirea categoriilor de
] importanta a constructiilor".

[ 21. "Regulament Privind Stabilirea categoriei de Importanţă a

2 Construcţiilor Metodologice de Stabilire a Categoriei de Importanţă a
1 Construcţiilor, INCERC, Laborator SCB – BAP, 1996".
]