PROCEDURA

IDENTIFICAREA SI ANALIZA CERINTELOR CLIENTILOR

PS-06-R0

1. Scop:
Prezenta procedura prezinta regulile si responsabilitatile referitoare la procesul de
identificare. Cerintele clientilor pe piata si referitoare la analiza cerintelor acestora în
scopul stabilirii capabilitatii facultatii de a îndeplini cerintele definite.

2. Domeniul de aplicare
Prezenta procedura se aplica în cadrul Universitatii din Craiova, Facultatea de
Electromecanica si Facultatea de Horticultura de catre personalul desemnat de conducerea
fiecarei facultati.

3. Documente de referinta
3.1. S.R. EN. ISO 9001:2001- Sisteme de management al calitatii – Cerinte
3.2. S.R. EN. ISO 9000:2001- Sisteme de management al calitatii – Principii ale
M.C. si Terminologie
3.3. S.R. EN. ISO 9004:2001 -Sisteme SMQ – Minidirectoare
3.4. H.G. ce prevede implementarea SMC in MEC
3.5. Procedura de acreditare

4. Documente conexe
- Documente interne emise de M.E.C.

5. Terminologie si abrevieri
5.1. Client (din STANDARD 9001)
(S.R. EN. ISO 9000:2001, 3.3.5.): organizatia sau persoana care primeste un
produs.
În cadrul Universitatii din Craiova, Facultatea de Electromecanica si Facultatea de
Horticultura, se defineste clientul astfel:
a) studentul
b) candidatul
c) agentul economic

5.2. Parte interesata

(S.R. EN. ISO 9000:2001, 3.3.7): persoane sau grup care au un interes
În cadrul Universitatii din Craiova, Facultatea de Electromecanica si Facultatea de
Horticultura, se defineste partea interesata astfel:
a) personal propriu unitatii de învatamânt superior ;
b) M.E.C.(Ministerul Educatiei si Cercetarii).

5.3. Capabilitate
(S.R. EN. ISO 9000:2001, 3.1.5)

5.4. Abrevieri
5.4.1. M.E.C. – Ministerul Educatiei si Cercetarii
5.4.2. S.D.E. – Statiuni didactice experimentale
5.4.3. C.M.C. – Comitet de Management al Calitatii

1
 6. Reguli de procedura
Activitatile si responsabilitatile aferente acestora sunt descrise în logigrama de mai
jos:
CUM? CE? CUM?
(Responsabilitati) (Activitati) (Inregistrare)
Raport de analiza anual
Decan 6.1. Identificarea cerintelor pe Chestionar de identificarea
piata cerintelor potentialilor
candidati.
PS-06-F1-R0

Decan,
Secretar sef Univ., 6.2. Identificarea cerintelor Documente reprezentând.
Secretar sef Facultate, legale în raport cu MEC Cerintele legale
Sef catedra

Chestionare de identificare a
Consiliul Profesoral, cerintelor studentilor PS-06-
Prodecan Caliate, 6.3. Identificarea cerintelor F2-R0
Decan, Secretar sef Univ., Raport de analiza a cerintelor
studentilor studentilor PS-06-F3-R0
Director Calitate/Imagine,
Decan de an Registrul anal. Cerintelor
studentilor PS-06-F4-R0

Raport de analiza CMC.

Decan,
Decan de an, 6.4. Analiza capabilitatii Autorizatia de functionare
Facultatii de a satisface Chestionar PS-06-F2-R0
Prodecan Calitate,
Chestionar PS-06-F3-R0
Consiliul Profesoral cerintele Procesul Verbal lunar al
Consiliului Profesoral

Decan,
Prodecan Calitate, 6.5. Lansarea în executie si Decizie, Proces Verbal al
Sef catedra, urmarirea realizarii masurilor Consiliului Profesoral
Secretar Consiliu de satisfacere a cerintelor
Profesoral

6.6. Evaluarea rezultatelor

6.1. Identificarea cerintelor pe piata

6.1.1. Identificarea directiilor de dezvoltare la nivel local, national, UE pe baza:

- analizei ADR
- analizei Programulor guvernamentale de dezvoltare pe termen mediu si lung
- analizei Programulor de decizie din cadrul C.E.
Înregistrarile se regasesc în Raportul de analiza anual.
Responsabilitate : Decan
6.1.2. Identificarea anuala a cerintelor potentialilor candidati prin:

2
 - analiza statistica a elevilor liceelor tehnologice din zona Olteniei;
- vizite la liceele tehnologice în cursul anului , sondaje utilizând formularul „cod
PS-06-F1-R0”;
- vizite din zona Oltenia la liceele tehnologice, ‘ziua portilor deschise” ale
Facultatilor realizata anual
- sondaje pe baza de chestionare de identificare a cerintelor
Responsabilitate: Decan – Raport anual
Chestionar formalizat
Înregistrarile se regasesc în Raportul de analiza.

6.1.3. Identificarea anuala a directiilor de dezvoltare a agentilor economici prin:

- discutii directe cu conducerea agentilor economici.
Înregistrarile se regasesc în Raportul de analiza anual.
Responsabilitate: Decan

6.2. Identificarea cerintelor legale în raport cu MEC

6.2.1. Cerintele legale transmise de catre MEC sunt:

- Legi
- Hotarâri de Guvern
- Ordonante
- Ordine MEC
Acestea sunt identificate în cadrul Universitatii din Craiova prin intermediul
Secretariatului Universitatii si comunicate dupa caz catre Facultati (copii pe suport de
hârtie însotite de o adresa cu nr. de înregistrare) .
Responsabilitate: Secretar stiintific

6.2.2. Documentele reprezentând cerintele 6.2.1. sunt primite la Secretariatul

Facultatii, sunt analizate si distribuite catedrelor.
Responsabil: Decanul, Secretar sef Universitate, Secretar sef facultate

6.2.3. Pastrarea documentelor se asigura la nivelul fiecarui Secretariat al Facultatii

si la nivelul fiecarei catedre astfel incat sa fie accesibile personalului didactic.
Responsabilitate: Secretar sef facultate, Sef catedra

6.3. Identificarea cerintelor studentului

6.3.1. Categoriile de cerinte care sunt stabilite a fi identificate cu relatia cu

studentul pe parcursul procesului de învatamânt universitar sunt:
• cerinte referitoare la pregatirea profesionala la nivelul cerintelor pietelor
fortei de munca;
• cerinte referitoare la materiale didactice calitative si cantitative adecvate
Programelor analitice si Planului calendaristic;
• cerinte referitoare la formarea deprinderilor si aptitudinilor adecvate
profesiei pentru care se pregateste;
• cerinte referitoare la sistemul de evaluare a studentilor;
• cerinte referitoare la programul de derulare a procesului de invatamant
universitar;
• cerinte referitoare la accesul continuu la informatii;
• cerintele referitoare la infrastructura respective:

3
 - spatii de curs, seminar, laborator, documentare, S.D.E.;
- echipamente de laborator;
- echipamente de birotica si comunicare;
- spatii sociale (camin, cantina).
• cerintele referitoare la recunoasterea internationala a diplomei;
• cerintele referitoare la criteriile de acordare a burselor sociale, de stud iu, de
merit, de performante si de mobilitati;
• cerintele referitoare la accesul la informatiile M.E.C.;
• cerintele referitoare la accesul la informatiile senatului si la procesul de
decizie in cadrul Senatului Universitatii din Craiova;
• cerintele referitoare la modul de desfasurare al C,S,L,Pr;
• cerintele referitoare la profilul moral al cadrului didactic.
Responsabilitatea identificarii: Consiliul Profesoral(Facultatii)

Categoriile de cerinte stabilite.

6.3.2. Categoriile de cerinte stabilite sunt identificate in relatia cu studentul prin:
6.3.2.1. – Utilizarea chestionarului de identificare a cerintelor studentului (PS-06-
F2-R0)
Chestionarul este utilizat semestrial si individual. Rezultatele obtinute in urma
sondajului sunt de analiza a cerintelor studentului – faza1 (cod PS-06-F3-R0,faza1)
Responsabilitate : Decan de an ,
Prodecan calitate .
6.3.2.2. - Prin participarea lunara a reprezentatilor studentilor fiecarei sectii a
facultatii in Consiliu Profesoral al Facultatii
Inregistrarea cerintelor studentilor transmise pe aceasta cale se regaseste in
Procesul Verbal lunar al sedintei Consiliului Profesoral la capitolul “Cerinte ale
studentilor” .
Responsabilitate: Decan
6.3.2.3. - Prin participare a cel putin un reprezentant al studentilor fiecarei facultati
in Senatul Universitatii.
Inregistrarea cerintelor studentilor transmise pe aceasta cale se regaseste in
Procesul Verbal al Sedintei Senatului Universitatii la capitolul “Cerinte ale studentilor”
Responsabilitate : Secretar Sef al Universitatii din Craiova
Director Calitate-Imagine .

6.3.2.4. - Prin intermediul decanului de an ori de cate ori este nevoie

Cerintele identificate pe aceasta cale sunt inregistrate in Registrul cerintelor
studentilor (PS-06-F4-R0)
- Chestionar de identificare a cerintelor potentialului candidat PS-06-F1-R0;
- Chestionar de identificare a cerintelor studentului PS-06-F2-R0;
- Raport de analiza a cerintelor studentului PS-06-F3-R0;
- Registru al cerintelor studentilor PS-06-F4-R0.
Responsabilitate: Decan de an

6.4. Analiza capabilitatii Facultatii de a satisface cerintele.

6.4.1. Analiza capabilitatii facultatii de a satisface cerintele identificate pe piata.

Rapoartele de analiza anuale care contin informatii referitoare la cerintele pietei în
domeniul învatamântului universitar si în special în domeniul electromecanicii si

4
horticulturii sunt analizate de catre Comitetul de Management al Calitatii în cadrul
analizei planificate a Sistemului de Management al Calitatii.
Analiza cerintelor identificate pe piata poate conduce la:
- modificarea/actualizarea Politicii în domeniul calitatii si a obiectivelor calitatii;
- adaptarea continutului disciplinelor;
- adaptarea planurilor de învatamânt;
- introducerea de noi cursuri postuniversitare
modificari care sunt analizate si în Consiliul Profesoral. Înregistrarile se regasesc în
Raportul de analiza a CMC.
Responsabilitate: Comitet de Management al Calitatii, Consiliul Profesoral.

6.4.2. Analiza capabilitatii facultatii de a satisface cerintele MEC.

Capabilitatea facultatii de a satisface cerintele legale si reglementarile în domeniul
învatamântului universitar, în relatiile cu MEC este analizata pe baza procedurii de
acreditare periodica.
Responsabilitate: Decan.

6.4.3. Analiza capabilitatii facultatii de a satisface cerintele studentului identificate

prin chestionarul PS-06-F2-R0

6.4.3.1. Chestionarele completate la nivelul fiecarui student sunt analizate si

cerintele sunt cumulate si grupate pe categorii de cerinte.
Responsabil: Decan de an.

6.4.3.2. Criteriile de ierarhizare a cerintelor identificate sunt:

- ponderea (frecventa) în totalul cerintelor pe categorie de cerinte;
- impactul cerintei identificate în procesul de îmbunatatire a calitatii
învatamântului superior (eficacitate);
- fezabilitate;
- costuri (eficienta).
care sunt evaluate pe o scala de la 1 la 5
1 2 3 4 5 pentru fiecare criteriu.
Responsabil: Consiliul Profesoral.

6.4.3.3. Fiecare cerinta identificata este analizata prin prisma celor 4 criterii si
obtin un punctaj total.
Cerintele sunt ierarhizate în ordinea descrescatoare a punctajului.
Responsabil: Prodecan calitate, Decan de an.

6.4.3.4. Rezultatele analizei cerintelor sunt prezentate în Consiliul Profesoral.

Consiliul Profesoral stabileste cerintele în ordinea ierarhiei lor pe care facultatea
este capabila sa le satisfaca în functie de resursele disponibile.
Capabilitatea se materializeaza într-o serie de masuri de satisfacere a cerintelor
acceptate.
Înregistrarile se regasesc în Raportul de analiza a cerintelor studentilor PS-06-F3-
R0, faza a III-a.
Responsabil: Consiliul Profesoral

5
 6.4.3.5. Rezultatele obtinute ca urmare a analizei capabilitatii facultatii de a
respecta cerintele identificate prin chestionar sunt prezentate si sustinute date de intrare în
analiza planificata a Sistemului de Management al Calitatii.
Responsabil: Secretar CMC.

6.4.4. Analiza capabilitatii facultatii de a satisface cerintele studentului identificate

în Consiliul Profesoral si în Senat si de catre Decanul de an.
6.4.4.1. Cerintele documentate în Registrul Cerintelor studentilor, cod PS-06-F4-
R0, în Procesul Verbal al Consiliului Profesoral si respectiv al Senatului Universitatii sunt
analizate în Consiliul Profesoral d.p.d.v. al capabilitatii facultatii de a satisface aceste
cerinte.
Criteriile pe baza carora se face analiza sunt:
- impactul cerintei în procesul de îmbunatatire al calitatii învatamântului
superior;
- existenta resurselor necesare si se valideaza pe loc, prin vot simplu,
satisfacerea cerintei.
Se stabilesc în Consiliul Profesoral masurile prin care este satisfacuta cerinta si
se înregistreaza în Procesul Verbal al Consiliului Profesoral la capitolul „Satisfacerea
cerintelor clientului”.
Responsabil: Consiliul Profesoral

6.4.4.2. Rezultatele obtinute ca urmare a analizei capabilitatii de a satisface

cerintele studentului sunt prezentate si constituie date de intrare în analiza planificata a
SMC.
Responsabil: Secretar CMC.

6.5. Lansarea în executie si urmarirea realizarii masurilor de satisfacere a

cerintelor.
6.5.1. Lansarea în executie a masurilor de satisfacere a cerintelor se face de catre
Decan prin decizie. În decizie se stabilesc responsabilitatile realizarii masurilor stabilite.
Responsabil: Decan.

6.5.2. Stadiul de realizare al masurilor stabilite si rezultatul final sunt raportate în

Consiliul Profesoral si înregistrate în Procesul Verbal al Consiliului Profesoral.
Responsabil: Sef catedra, Secretar Consiliul Profesoral, Prodecan Calitate.

6.6. Evaluarea rezultatelor obtinute ca urmare a satisfacerii cerintelor

6.6.1. Evaluarea rezultatelor obtinute ca urmare a satisfacerii cerintelor pe piata se
realizare prin:
6.6.1.1. – analiza planificata a Sistemelor de organizare al Calitatii. Se urmareste
realizarea obiectivelor calitatii la indicatorii stabiliti.
Responsabil: Prodecan calitate.
6.6.1.2. – masurarea satisfacerii agentilor economici privind calitatea pregatirii
obiectivelor. Conform regulilor percepute în procedura „Comunicarea cu clientul si
masurarea satisfacerii acestora” cod PS-08-R0
Responsabil: Prodecan calitate.

6.6.2. Evaluarea rezultatelor d.p.d.v. al eficacitatii obtinute ca urmare a satisfacerii

cerintelor MEC, se efectueaza anual si se înregistreaza în Procesul Verbal al Consiliului
Profesoral.

6
 Responsabil: Decan.

6.6.3. Evaluarea rezultatelor obtinute ca urmare a satisfacerii cerintelor

studentului.
Se evalueaza eficacitatea procesului de învatamânt pe baza rezultatelor obtinute ca
urmare a satisfacerii cerintelor studentilor, în raport cu indicatorii aferenti obiectivelor
calitatii.
Se evalueaza eficienta masurilor realizate pe baza evidentei costurilor.
Se masoara satisfacerea studentilor privind îndeplinirea cerintelor conform
regulilor din procedura PS-08-R0.
Responsabil: Decan, Prodecan calitate.

1. Chestionar de identificare a cerintelor potentialilor candidati PS-06-F1-R0.

2. Chestionar de identificare a cerintelor studentilor: PS-06-F2-R0.
3. Raport de analiza a cerintelor studentului: PS-06-F3-R0.
4. Registru al cerintelor studentilor: PS-06-F4-R0.

7
 PROCEDURA DE SISTEM

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Exemplarul
nr.1
APROBAT VERFICAT ELABORAT
Functia: Functia: Functia:

Nume: Nume: Nume:

Semnatura: Semnatura:
Semnatura:

Data: Data:
Data:

Copierea documentelor aprobate se efectueaza in regim controlat

8
 1.SCOP
Prezenta procedura stabileste regulile si responsabilitatile aferente procesului de
control al documentelor cerute de Sistemul de Management al Calitatii.
Regulile privind controlul documentelor SMC se refera la:
- Aprobarea documentelor inainte de emitere in ceea ce priveste
adecvarea acestora;
- Analiza, actualizarea, si reaprobarea documentelor;
- Identificarea modificarilor si a reviziilor curente ale documentelor;
- Disponibilitatea documentelor la punctele de utilizare;
- Asigurarea integritatii documentelor;
- Identificarea si distributia controlata a documentelor de provenienta
externa;
- Identificarea unica a documentelor in timpul utilizarii si pe
perioada pastrarii.

2.DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplica de catre personalul din cadrul Facultatii de
Electromecanica si Horticultura, precum din cadrul Universitatii din
Craiova implicat in elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, difuzarea,
modificarea, retragerea si pastrarea documentelor SMC.

3.DOCUMENTE DE REFERINTÃ SI CONEXE

3.1 Documente de referintã

3.1.1 SR EN ISO 9000:2001 Sisteme de Managementul Calitatii-

Principii fundamentale si Vocabular;
3.1.2 SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de Managementul Calitatii-
Cerinte
3.1.3 SR EN ISO 9004:2001 Sisteme de Managementul Calitatii-
Linii directoare pentru imbunatatirea
performantei organizatiei
3.2 Documente conexe
3.2.1 Documente interne al MEC.

4. TERMINOLOGIE SI ABREVIERI

4.1 Terminologie

4.1.1. Procedura- mod specificat de desfasurare a unei activitati sau a

unui proces ( 2.16.5-SR EN ISO 9000:2001);
4.1.2. Document- informatie impreuna cu mediul sau suport;

9
 4.1.3. Inregistrare- document care declara rezultatele obtinute sau
furnizeaza dovezi ale activitatii realizate;
4.1.4. Procedura de Sistem- procedura scrisa care se refera la o
activitate generala asociata unei cerinte a standardului SR
EN ISO 9001:2001;
4.1.5. Procedura Specifica- procedura scrisa care se refera la o
activitate specifica asociata unei cerinte a standardului SR EN
ISO 9001:2001;
4.1.6. Instructiune de Lucru- procedura scrisa care se refera la o
activitate punctiforma din cadrul procesului de prestare a
serviciului furnizat clientului;
4.1.7. Formular- document cu un numar de ‘cimpuri’ ce urmeaza a fi
completate cu date ca urmare a efectuarii unei activitati descrise
in procedura si care, in acest fel, devine inregistrare;
4.1.8. Document extern- standarde, reglementari legale interne si
internationale, ,orice alt tip de document primit oficial de la un
client, furnizor sau colaborator extern;
4.1.9. Elaborator- persoana sau echipa desemnata prin decizie pentru
elaborarea documentelor SMC.

4.2 Abrevieri

AQ Asigurarea Calitatii
MMC Manualul de Management al Calitatii
SMC Sistem de Management al Calitatii
PS Procedura de Sistem
PSP Procedura Specifica
IL Instructiuni de lucru
R Responsabilitate

5. REGULI DE PROCEDURA

5.1. Masuri prealabile elaborarii documentelor SMC

5.1.1. Stabilirea si descrierea capitolelor procedurilor SMC

5.1.1.1 Scop- defineste obiectul activitatii descrise in document

5.1.1.2. Domeniul de aplicare- defineste limitele de aplicare ale
documentului ( d.p.d.v. timp, spatiu, eventuale restrictii in aplicare)
5.1.1.3. Documente de referinta- stau la baza elaborarii documentelor SMC
(standarde, legi, regulamente, alte documente legale, alte proceduri);

10
5.1.1.4. Documente conexe- documente cu grad de aplicare mai restrins decat
al procedurii ce urmeaza a fi elaborata si care sunt necesare pentru
aplicarea procedurii;
5.1.1.5. Terminologie si Abrevieri- termeni specifici activitatii procedurate
pe baza definitiilor din SR EN ISO 9000:2001 sau altor standarde
coneze, DEX si prescurtarile utilizate in textul procedurii;
5.1.1.6. Reguli de Procedura- se descriu in succesiunea logica si rationala,
clar, complet si concis etapele de desfasurare a procesului procedurat
insotite de responsabilitati si autoritati;
5.1.1.7. Responsabilitati si Autoritati- se descriu sub forma de material pe
categorii de functii conform prevederilor din textul procedurii;
5.1.1.8. Masuri de Asigurarea Calitatii- se precizeaza responsabilitatea
implementarii regulilor prevazute in procedura si responsabilitatile
privind asigurarea resurselor;
5.1.1.9. Inregistrari- se enumera formularele proiectate si se ataseaza in
forma lor utilizabila in activitatea procedurata. In cazul in care se
constata necesitatea explicitarii cimpurilor formularului in cauza, se
stabilesc reguli in acest sens in subsolul paginii sau pe verso
formularului;
5.1.1.10.Anexe- se ataseaza formularele proiectate in forma lor utilizabila in
activitatea procedurata.

5.1.2. In cazul instructiunilor de lucru se vor trata numai capitolele

considerate necesare pentru procedurarea activitatii respective.

5.1.3. Sistemul de codificare al procedurilor

Codurile acordate procedurilor sunt inregistrate in Registrul de
evidenta al procedurilor, cod PS-01-F03-R0.
Acordarea codurilor se face pe baza planificarii elaborarii
procedurilor din Programul Strategic CERT 9000.
R: Prodecan Calitate.

5.1.4.Sistemul de codificare pentru proceduri

a1a2(a3)-b1b2-Rx1 unde:
a1a2(a3)= PS- procedura de sistem
PSP- procedura specifica
IL- instructiune de lucru
MMC- manualul de management al calitatii
b1b2 = numarul de ordine al procedurii respective
b1- 0-9
b2- 1-9
Rx1 = unde R de la revizie
x1 – 0-9

11
 R: Resp. AQ.

5.1.5. Sistem de codificare pentru formulare:

a1a2(a3)-b1b2-Fc1c2-Rx1 unde
a1a2(a3)= idem punctul 5.1.4.
b1b2 =idem punctul 5.1.4.
Rx1 =idem punctul 5.1.4.
Fc1c2 = F de la formular
c1c2- nr. curent de la 1 la 99
R: Prodecan Calitate.

5.1.6.Sistem de codificare pentru etichete

a1a2(a3)-b1b2-Ed1d2-Rx1 unde:
a1a2(a3)= idem punctul 5.1.4.
b1b2 =idem punctul 5.1.4.
Rx1 =idem punctul 5.1.4.
Ed1d2 =E de la eticheta
d1d2 nr. curent de la 1 la 99
R: Prodecan Calitate.

5.1.7. Reguli de redactare

5.1.7.1. Procedura se redacteaza in formatul:

-Pagina de garda –formular cod PS-01-F01-R0
-Pagina de procedura-formular cod PS-01-F02-R0
Ordinea este:
-Pagina de garda –prima pagina
-Continutul procedurii -conform punctului 5.1.1. redactat pe
pagina de procedura;
R: Prodecan Calitate, Elaborator

5.1.7.2. Stilul exprimarii trebuie sa fie clar si concis. Continutul

capitolelor se structureaza pe subcapitole si/sau paragrafe notate in
ordine in mod corespunzator. Paragrafele vor fi astfel elaborate
astfel incit sa se poata atribui o responsabilitate unica pentru
actiunile descrise.
R: Prodecan calitate, Elaborator

5.1.8.Planificarea formularelor necesare redactarii si difuzarii

procedurii.

Formularele necesare redactarii si difuzarii procedurilor sunt:

1.Pagina de garda procedura PS-01-F01-R0

12
 2.Pagina de procedura PS-01-F02-R0
3.Registru de evidenta proceduri PS-01-F03-R0
4.Lista de difuzare documente PS-01-F04-R0
5.Matricea de aplicare a cerintelor SR EN ISO 9001 PS-01-
F05-R0
6.Lista documentelor aplicabile in zona PS-01-F06-R0
R: Resp. AQ.

5.1.9. Desemnarea elaboratorului de procedura

Elaboratorul de procedura este desemnat de Decan la nivelul

facultatii.
R: Prodecan calitate.

5.1.10. Stabilirea zonelor de aplicare a procedurilor.

Se elaboreaza si se aproba Matricea de aplicare a cerintelor
standardului SR EN ISO 9001:2001 si a documentelor SMC aferente.
Se comunica in fiecare zona in care se aplica procedurile SMC.
R: Prodecan calitate.

5.1.11. Se comunica planificarea elaborarii si implementarii

procedurilor din Programul CERT 9000 asociata cu
elaboratorul desemnat.
R: Prodecan calitate.

5.2 Elaborarea Procedurilor

5.2.1. Se solicita codul procedurii de la Responsabil AQ.

Se analizeaza activitatea ce urmeaza a fi procedurata.
Se elaboreaza proiectul de procedura conform.capitolului 5.1.
R:Elaborator
5.2.2. Se proiecteaza si se elaboreaza formularele atasate procedurii.
R:Elaborator
5.2.3. Se verifica conformitatea proiectului de procedura cu cerintele
standardului SR EN ISO 9001:2001sau cu cerintele documentelor de
referinta.
R:Elaborator

5.3 Ancheta Procedurii

5.3.1. Se transmite proiectul procedurii in zonele de aplicare conform

Matricei de aplicare a cerintelor SR EN ISO 9001:2001 pe baza
listei de difuzare

13
 R: Elaborator

5.3.2. Se analizeaza compatibilitatea regulilor de procedura cu practica

existenta in zona de aplicare (catedra, laborator).
R: Sef catedra, Elaborator

5.3.3. Se identifica modificarile si se transmit elaboratorului in

termenul prescris.
R: Sef catedra

5.3.4. Daca procedura are modificari se revine la paragraful 5.2.3.

R:Elaborator

5.4. Verificarea, avizarea si aprobarea procedurii

5.4.1. Se verifica conformitatea procedurii elaborate cu cerintele SR

EN ISO 9001:2001, cu regulile prevazute de prezenta procedura si cu
modificarile communicate.
R:Conform matricei din Tabelul 1

Tabelul 1:
Matricea de Responsabilitati/Autoritati pentru Controlul
Documentelor SMC.
Categoria de documente Elaborare Verificare Aprobare/ Pastrare Analiza Acces
Reaprobare Actualizare
Manualul de Managenet al Prodecan Directoa Rector Prodecan Calitate Utiliza
Calitatii Calitate Utilizator CD CD+ST
Calitate.
Proceduri de Sistem Elaborator conf. Prodecan Decan Utilizator cD Prodecan Calitate Utilizato
CERT 9000 si Calitate CD
deciziilor
Proceduri Specifice Elaborator conf. Prodecan Decan Utilizator CD Prodecan Calitate Utilizato
CERT 9000 Calitate CD
Instructiuni de Lucru Elaborator conf. Sef catedra Decan Utilizator CD Sef catedra Utilizato
CERT 9000 CD+ST
Politica in domeniul Decani, Decani, Rector Utilizator CD Decani, Prodecani Utilizato
Calitatii Prodecani Prodecani CD+ST
Obiectivele Calitatii Decani, Decani, Rector Utilizator CD Decani, Prodecani Utilizato
Prodecani Prodecani CD+ST
Programul Strategic CERT Prodecan Director Decan Utilizator CD Prodecan Utilizato
9000 Calitate CD
Programul de Prodecan Decan Decan Utilizator CD Prodecan Utilizato
Calitate CD
actiuni
corrective/preventi
ve
Documente de organizare si Secretar Prodecan, Decan / Rector Utilizator CD Prodecan Utilizato
personal stiintific Decan CD
Documente de Planificare Sef Catedra Prodecan Consiliul Utilizator CD, Sef catedra, Utilizato
Calitate Profesoral Decanat Prodecan Calitate CD+ST
Documente de certificare a Secretariat CM Secretariat CM Decan, Rector Director Calitate Secretariat CM Director
serviciilor prestate Calitate
Documente de evaluare a Prodecan Decan Decan Prodecan Calitate Prodeca
SMC Calitate - Calitate

14
Documente externe Decan Utilizato
- CD+ST
Suporturi de curs, lucrari de Cadru didactic Secretar Consiliul Cadru didactic si Cadru didactic Utilizato
laborator stiintific Profesoral Biblioteca CD+ST
Documentatie tehnica, Sef catedra, Cadru didactic Utilizato
standarde, reglementari, - - - Biblioteca CD+ST
cerinte legale
Diplome Secretar sef Decan Decan/Rector Sef Comp. - Secretar
Diplome sef,
Absolve

5.4.2. Se avizeaza si se aproba procedura.

Data aprobarii procedurii corespunde cu data de lansare in
implementare.
R:Conform matricei din Tabelul 1

5.4.3. Daca sunt modificari la procedura se revine la punctual 5.3.3..

R:Functiile desemnate pentru avizare/aprobare
conform matricei din Tabelul 1

5.5 Planificarea si Aprobarea documentelor SMC

5.5.1. Categoriile de documente ale SMC sunt definite in Tabelul 1:

Matricea de Responsabilitati/Autoritati pentru Controlul
Documentelor SMC.
Strategia de elaborare si implementare este definita prin
programul CERT 9000.
R: Prodecan calitate.

5.5.2. Se stabilesc responsabilitatile si autoritatile pentru elaborarea,

verificarea, avizarea, aprobarea, pastrarea, analizarea,
actualizarea si accesarea documentelor SMC conform Tabelului
1: Matricea de Responsabilitati/Autoritati pentru Controlul
Documentelor SMC.
R: Prodecan calitate.

5.5.3. Se analizeaza necesarul de documente ce trebuiesc elaborate si

de resurse umane si materiale si se aproba acest necesar.
R: Prodecan calitate.

5.5.4. Responsabilitatile si autoritatile referitoare la aprobarea si

reaprobarea documentelor SMC sunt stabilite in Tabelul 1:
Matricea de Responsabilitati/Autoritati pentru Controlul
Documentelor SMC.
R: Decan.

15
 5.6. Difuzarea si Pastrarea documentelor SMC

5.6.1. Se consulta matricea de aplicare a cerintelor SR EN ISO

9001:2001
cod PS-01-F05-R0 si se stabileste numarul de copii ale
documentului ce urmeaza a fi difuzat.
R:, Prodecan Calitate

5.6.2. Se realizeaza numarul de copii necesar si se distribuie in zonele

de aplicare, conform listei de difuzare cod PS-01-F04-R0. Lista
de difuzare insoteste originalul si se pastreaza impreuna cu
acesta la Prodecan Calitate. Exemplarul numarul 1 este
considerat exemplarul original.
R: Prodecan calitate.

5.6.3. Se asigura mijloacele si instruirea, necesare implementarii

documentelor SMC.
R: Prodecan calitate.

5.6.4. Documentele SMC se pastreaza in conditii de mediu care sa

asigure integritatea acestora, sa fie si sa ramina lizibile,
identificabile cu usurinta.
Pastrarea documentelor SMC are in vedere:
- spatii special amenajate, curate, aerisite, uscate, marcate dupa
caz, usor regasibile;
- pastrarea pe categorii de documente;
- pastrarea pe domenii de activitatate sau compartimente pe baza
unei Liste de Documente, aplicabile la nivel de zona, cod PS-
01-F06-R0 .
R: Prodecan, Resp. AQ.

5.6.5 Documentele de provenienta externa, respectiv:

- legi, reglementari legale interne si internationale;
- standarde;
- orice alt tip de document primit oficial de la client, furnizor,
sau colaborator extern, MEC;
circula conform regulilor din procedura ‘ Comunicare interna
‘
cod PS-13-R0 si a Diagramelor de relatii.

16
 Identificarea acestor documente se realizeaza prin indexul dat in
ordine cronologica la registratura facultatii in registrul de
intrari/iesiri.
R: Registratura facultatii

5.7 Actualizarea Documentelor SMC

5.7.1. Documentele SMC se analizeaza si se actualizeaza la doi ani

sau ori de cite ori este necesar ca urmare a necesitatilor de
imbunatatire a procesului procedurat sau a modificarii
conditiilor specificate in documentele de referinta.
R:Conform Tabelul 1: Matricea de
Responsabilitati/Autoritati pentru Controlul
Documentelor SMC.

5.7.2. Analiza si modificarile necesare a fi facute se documenteaza in

scris si se transmit Prodecanului Calitate.
R:Conform Tabelul 1: Matricea de
Responsabilitati/Autoritati pentru Controlul
Documentelor SMC.

5.7.3. Modificarea, verificarea, avizarea si aprobarea documentelor se

realizeaza de catre aceleasi functii care au elaborat, respectiv
aprobat , documentul initial.
R: Prodecan Calitate.

5.7.4. Procedura actualizata primeste numarul de revizie succesiv, se

multiplica, difuzeaza si pastreaza conform regulilor prevazute
anterior. Numarul ultimei revizii se regaseste in codul
procedurii si al formularelor generate de procedura.
R:, Prodecan Calitate.

5.7.5 Se anuleaza procedura scoasa din uz prin bararea cu doua linii

diagonale a paginii de garda si scrierea mentiunii „ Anulat la
Revizia ….”.
R: Prodecan Calitate.

5.8. Retragerea Controlata a Documentelor Perimate

Originalul documentului perimat impreuna cu lista de

difuzare se arhiveaza pe o perioada de 3 ani. Copiile
documentului anulat se distrug prin tocare pe baza de Proces
Verbal aprobat de Decan si comunicat Prodecan Calitate.

17
 R: Decan.

5.9 Verificarea Periodica a Documentelor SMC

Documentele SMC se verifica periodic prin auditurile

interne ale calitatii pentru a identifica:
- disponibilitatea acestora intr-o stare lizibila, identificabile,
acualizate, aprobate;
- adecvanta regulilor prevazute cu practica existenta, cu
cerintele SR EN ISO 9001:2001 si cu Obiectivele Calitatii.
R: Prodecan Calitate.

5.10. Accesul la Documentele SMC

5.10.1. Documentele SMC actualizate sunt disponibile in zonele de

aplicare conform Listei Documentelor Aplicabile cod PS-01-
F06-R0 si accesibile personalului din zona.
R: Decan
5.10.2. La cerea furnizorilor colaboratorului extern, agenti economici,
potentiali clienti MEC, se permite accesul la Manualul de
Management al Calitatii sau la alte documente ale SMC numai
cu aprobarea Decanului sau Prodecan calitate.
R: Decan.

LOGIGRAMA PROCESULUI DE CONTROL AL

DOCUMENTELOR SMC

CINE CE CUM
Responsabilitati/Autoritati Activitati Inregistrari

Program Strategic 5.1MASURI PREALABILE ELABORARII

DOCUMENTELOR SMC
CERT 9000,
Resp. AQ.
PS-01-F05-R0
Elaborator
PS-01-R0

Elaborator 5.2. ELABORAREA PROCEDURILOR

Proiect Procedura

18
Elaborator
5.3. ANCHETA PROCEDURII
Proiect Procedura
Prodecan
Decan

Sunt DA
Modficari?

NU

Conf.Tabelul 1
5.4.VERIFICAREA, AVIZAREA SI
Procedura Aprobata
APROBAREA PROCEDURILOR

Sunt Observatii?
DA

NU

5.5. PLANIFICAREA SI APROBAREA

DOCUMETELOR SMC
Program Strategic
CERT 9000

Matricea de Responsabitati
5.6. DIFUZAREA SI PASTRAREA
DOCUMENTELOR SMC

Copii document

5.7. ACTUALIZAREA DOCUMENTELOR

SMC

Document actualizat
5.8. RETRAGEREA CONTROLATA A
DOCUMENTELOR PERIMATE

Proces Verbal
5.9. VERIFICAREA PERIODICA A
DOCUMENTELOR

Raport de Audit 5.10. ACCESUL LA DOCUMENTE

19
 Lista de Difuzare

6. RESPONSABILITATI SI AUTORITATI

6.1. Decan
Ø Aproba documentele SMC;
Ø Desemneaza Elaboratorul de document si stabileste
zonele de aplicare a procedurilor;
Ø Aproba necesarul de resurse umane si materiale
pentru elaborarea documentelor SMC;
Ø Aproba accesul persoanelor sau reprezentantilor
clientilor, furnizorilor, colaboratorilor externi la
documentele SMC;

6.2. Responsabil AQ / Prodecan

Ø Verifica documentele SMC;
Ø Stabileste categoriile de documente ce intra in
componenta SMC;
Ø Stabileste responsablitatile si autoritatile pentru
elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea,
pastrarea, actualizarea, si accesarea documentelor
SMC. Acorda codurile procedurilor conform
prezentei proceduri;
Ø Gestioneaza documentele SMC;
Ø Multiplica si difuzeaza procedurile conform
matricei de aplicare a cerintelor SR EN ISO
9001:2001, cod PS-02-F05-R0;
Ø Gestioneaza procesul de analizare/ actualizare a
documentelor SMC;
6.3. Decan , Prodecan, Sef Catedra
Ø Raspunde de implementarea regulilor cuprinse in
documentele SMC;

20
 Ø Verifica programele de masuri corective,
preventive si documentele structurale;
Ø Analizeaza si actualizeaza Politica in domeniul
calitatii, Programul CERT 9000 si documentele
structurale
Ø Analizeaza compatibilitatea regulilor de procedura
cu practica existenta si transmite elaboratorului
modificarile necesare ;
Ø Asigura mijloacele si instruirea necesara
implementarii procedurilor SMC;
Ø Gestioneaza si asigura accesul la documentele SMC
aplicabile in zona;

6.7. Elaborator
Ø Elaboreaza documentele SMC conform regulilor
prezentei proceduri;
Ø Trimite in ancheta si modifica conform
observatiilor primite documentele elaborate;

7. MASURI DE ASIGURAREA CALITATII

7.1. Prezenta procedura se revizuieste o data la doi ani sau ori

de cite ori se constata necesitatea prin grija Prodecanului
Calitate.

7.2. Asigurarea resurselor necesare implementarii prevederilor

din procedura constituie responsabilitatea Decanului.

7.3. Supravegherea implementarii prevederilor din procedura

constituie responsabilitatea Prodecanului Calitate.

8. INREGISTRARI

1.Pagina de garda PS-01-F01-R0

2.Pagina de procedura PS-01-F02-R0
3.Registru de evidenta coduri PS-01-F03-R0
4.Lista de difuzare PS-01-F04-R0
5.Matricea de aplicare a
cerintelor SR EN ISO 9001 PS-01-F05-R0
6.Lista documentelor aplicabilePS-01-F06-R0

9.ANEXE

21
1.Pagina de garda PS-01-F01-R0
2.Pagina de procedura PS-01-F02-R0
3. Registru de evidenta coduri PS-01-F03-R0
4.Lista de difuzare PS-01-F04-R0
5.Matricea de aplicare a
cerintelor SR EN ISO 9001 PS-01-F05-R0
6.Lista documentelor aplicabile PS-01-F06-R0

22