Proces - verbal

Incheiat astazi 29.06.2005, in cadrul sedintei Comitetului pentru Audit Public Intern,
care s-a desfasurat la sediul Ministerul Finantelor Publice, sala 315, cu incepere de la ora
14,30.
La sedinta au fost prezenti urmatorii membrii CAPI:
1. Dl. Ion Mihailescu;
2. Dl. Horia Neamtu;
3. Dl. Florian Bercea;
4. Dna. Alberta Georgeta Chitu;
5. Dl. Mircea Poenaru;
6. Dl. Florin Gheorghe;
7. Dna. Lucia Uta;
8. Dna. Magdalena Magetz;
9. Dl. Ion Pereş;
10. Dl. Mihai Sprânceana.

In sala au fost prezenti in calitate de invitati doamna Camelia Burcea, sef Birou audit
intern din cadrul Ministerului Afacerilor Externe, domnii Ion Preda, director economic si
Razvan Septilici, coordonator Compartiment audit public intern din cadrul Administratiei
Nationale a Rezervelor de Stat, doamna Lenuta Bancila, sef serviciu: Serviciul coordonare,
evaluare si raportare si domnul Tiberiu Tudoran, sef serviciu Serviciul operational de audit
intern - UCAAPI.
Presedintele CAPI, domnul Horia Neamtu, a deschis lucrarile sedintei prezentand
ordinea de zi. Dansul face aprecierea ca materialele ce vor fi analizate in aceasta sedinta sunt
foarte documentate si bine elaborate. Neexistand alte propuneri de modificare si completare a
ordinii de zi, domnul Horia Neamtu propune participantilor sa se inceapa discutiile, conform
orarului cu Raportul de evaluare a controlului financiar preventiv si al mediului de control la
Administratia Nationala a Rezervelor de Stat (ANRS).
Domnul Mihai Spranceana a punctat faptul ca a fost randul acestei institutii de a-i
analiza capacitatea in desfasurarea activitatii de gestionare a banului public fara ingerinte
externe, activitate care sa fie in responsabilitatea managementului acestei institutii.
Domnul Florian Bercea solicita invitatilor de la ANRS prezentarea pe scurt a acestei
institutii.
Domnul Ion Preda, director economic, Directia economica, financiar-contabilitate,
administrativ din cadrul ANRS face urmatoarele precizari:
- ANRS asigura politica de interventie operativa a Guvernului pentru protectia populatiei,
economiei si apararea tarii in situatii exceptionale determinate de calamitati naturale,
epidemii, accidente industriale, conjuncturi externe s.a. Pentru aceasta ANRS cumuleaza
si administreaza rezervele de stat;
- ANRS are in subordine unitati teritoriale care au ca obiect de activitate contractarea, plata,
primirea, receptia, asigurarea integritatii cantitative si calitative a produselor pe timpul
pastrarii indelungate, precum si improspatarea si livrarea cu operativitate a acestora in caz
de necesitate;
- acumularea produselor pentru constituirea si reintregirea stocurilor rezerve de stat se
realizeaza pe baza unui program anual, elaborat de ANRS pe surse de finantare si aprobat
de Guvern;
- produsele ajunse la limita termenului de pastrare sau care prezinta pericol de depreciere
calitativa se improspateaza pe baza programului anual;
- ANRS desfasoara activitati cu caracter comercial si pentru valorificarea produselor care se
scot din nomenclator si a celor care devin disponibile ca urmare a actualizarii periodice a
structurii sortimentale;
- finantarea cheltuielilor necesare acumularii de produse in rezervele de stat, administrarii
acestora, precum si dezvoltarea activitatii se asigura integral din bugetul de stat.
Domnul Florian Bercea multumeste invitatului pentru informatiile furnizate si
recomanda echipei de auditori care au desfarurat misiunea la ANRS si au finalizat raportul,
completari suplimentare privind veniturile proprii si o prezentare mai detaliata a bunurilor ce
au facut obiectul contractelor de achizitii publice.

Concluzia echipei de auditori din cadrul UCAAPI, concretizata si prin acordul dat de
membri CAPI, a fost ca exercitiul controlului financiar preventiv efectuat de catre controlorul
delegat poate fi transferat integral structurii de control financiar preventiv propriu, cu conditia
existentei unei monitorizari si indrumari din partea acestuia. De asemenea, controlorul delegat
va elabora trimestrial (timp de 6 luni) un raport de evaluare a calitatii procesului de acordare a
vizei de control financiar preventiv propriu, bazat pe examinarea unui esantion semnificativ al
operatiunilor efectuate.

Domnul Horia Neamtu propune trecerea la punctele doi al Ordinei de zi: Raportul de
evaluare a activitatii de audit intern la Ministerul afacerilor Externe.
Domnul Mihai Spranceana prezinta foarte succint si la obiect raportul incheiat in urma
evaluarii activitatii de audit intern ce se desfasoara la nivelul MAE, punctand pentru fiecare
obiectiv in parte constatarile si recomandarile formulate de echipa de auditori din cadrul
UCAAPI, care a intreprins aceasta misiune. S-a punctat faptul ca urmarind modul de
defasurare a activitatii structurii de audit evaluate s-a constatat un progres in privinta
intelegerii conceptelor cu care opereaza auditul public intern, a rolului si sferei de competenta
a acestuia si a gradului de stapanire a metodologiei, a tehnicilor si instrumentelor de audit. In
perioada evaluata s-a trecut de etapa de inceput a preponderentei auditurilor de regularitate in
care s-a pus un accent deosebit pe verificarea conformitatii operatiunilor, si in care rolul
auditului nu a fost clar delimitat de activitatea de control.
Concluzia finala si totalizatoare este prezentata in finalul raportului sub forma unei
grile. Domnul Mihai Spranceana aprecieaza ca nivelele de implementare acordate pentru
fiecare obiectiv analizat sunt superioare celor acordate entitatilor publice evaluate de
UCAAPI pana in prezent.
Domnul Horia Neamtu ii solicita doamnei Burcea Camelia, sef Birou audit intern –
MAE, punctul de vedere vis-a-vis de desfasurarea si finalizarea misiunii de evaluare a
structurii pe care o conduce.
Doamna Burcea Camelia isi prezinta punctul de vedere:
Structura de audit public intern din cadrul MAE si-a insusit recomandarile echipei de
evaluare, care sunt toate de luat in calcul, dar trebuie structurate si corelate cu situatia
concreta existenta in entitate.
Volumul activitatii de audit intern din acest minister corelat cu numarul redus de
posturi, este necesar sa fie raportat la :
- din volumul fondurilor publice gestionate 70 % sunt alocate serviciului exterior ;
- efectuarea de misiuni de audit orientate catre principalele activitati , si in cadrul acestora
pe procese si subsisteme ale domeniilor de activitate ale ministerului, in vederea
asigurarii unei abordari unitare si desprinderii unor concluzii si recomandari la intregul
lant operational (centrala si serviciul exterior), prin identificarea aspectelor esentiale de
functionalitate optima si care sa conduca la imbunatatirea sistemului pe ansamblu ;
- dispersarea regionala a serviciului exterior al MAE format din ambasade, consulate
generale, misiuni permanente, institute culturale, in conditiile in care acestea au fila de
buget proprie, conturi deschise la banci si acopera toate fazele executiei bugetare, iar sefii
acestor misiuni au calitatea de ordonatori de credite;
- obligativitatea auditarii activitatilor prevazute in Legea 672/2002, desfasurate de MAE
intr-un orizont de timp de maxim trei ani.
Analiza amanuntita a riscurilor asociate tuturor activitatilor din cadrul ministerului,
care ar putea determina o redimensionare a numarului de posturi din cadrul structurii de audit
intern, nu este in masura sa rezolve problema de cultura a managementului asociata
problematicii abordata de auditul public intern.
Desi standardizarea realizata prin normele metodologice generale este de natura sa
ofere conditii de crestere a eficientei auditului intern, ea se manifesta prin supraincarcarea
auditorilor.
Referitor la obiectivul 2 - Sistemul de management al activitatii de audit intern – se
precizeaza ca Program de asigurare si imbunatatire a calitatii activitatii de audit intern exista,
dar nu formalizat intr-un document. Tot aici se sublinieaza ca functia de supervizare, efectuata
doar prin semnatura, a fost exercitata de catre un auditor implicat in misiune, respectiv seful
de compartiment, datorita numarului redus de auditori, respectiv 4 (inclusiv seful de
compartiment). Formalizarea in documente a acestei proceduri poate constitui o recomandare
de imbunatatire a activitatii, in conditiile in care Normele metodologice generale privind
exercitarea auditului public intern nu prevad acest lucru.
Referitor la obiectivul 3 - Evaluarea activitatii de planificare a auditului intern,
planurile anuale de audit intern elaborate la nivelul M.A.E. nu au la baza un inventar al tuturor
activitatilor auditabile, specificandu-se structurile din minister care desfasoara activitate
diplomatica si care reprezinta aproximativ 50% din activitatea Centralei. Se precizeaza ca
activitatea diplomatica este dictata de nuantele politicii guvernului, iar auditorul, din pozitia
de functionar public, nu poate stabili eficienta si eficacitatea activitatii politice.
Privind efectuarea misiunilor de audit la reprezentantele diplomatice doamna Burcea
Camelia considera ca sunt utile  urmatoarele mentiuni:
 Auditarea activitatii reprezentantelor diplomatice ale Romaniei din strainatate este
justificata de ponderea mare detinuta de catre acestea in ceea ce priveste atat fondurile
alocate din total buget M.A.E. (peste 70%) cat si in totalul numarului de posturi
( 71%).
 Obiectivele auditabile in serviciul exterior sunt raportate la activitati concrete
desfasurate sau conduse din tara ( respectiv centrala M.A.E).
 Concluzionam ca fiecare reprezentanta diplomatica este o structura distincta, ea
functionand ca o unitate subordonata, in conditiile in care sefii de reprezentante au
calitatea de ordonatori de credite. Mai mult, in activitatea fiecareia exista o serie de
riscuri specifice, care nu pot fi identificate din tara.
Referitor  la fundamentarea constatarilor si calitatea recomandarilor doamna Burcea
Camelia precizeaza ca unele recomandari punctuale s-au prezentat numai in Rapoartele de
audit din serviciul exterior, pentru a veni in sprijinul ordonatorului de credite si pentru
rezolvarea problemelor la fata locului (sediul reprezentantei, aflat la mii de kilometrii de
tara).
Uneori au fost necesare unele recomandari punctuale (,,irelevante’’) dat fiind
specificul acestei entitati in care gradul de fluctuatie a factorului uman (inclusiv al echipelor
manageriale) este foarte mare.
Urmare recomandarilor din Raportul de evaluare a activitatii de audit intern, structura
de audit intern din MAE a prezentat conducerii, planul anual de audit intern - actualizat,
corelat cu necesitatea identificarii riscurilor asociate activitatii diplomatice desfasurata in
cele 22 de structuri din cadrul centralei MAE, actiune care urmeaza a se efectua in perioada
15.07- 16.09.2005.
Domnul Horia Neamtu ii multumeste doamnei Camelia Burcea pentru punctul de
vedere al structurii pe care o reprezinta si totodata pentru informatiile importante furnizate cu
aceasta ocazie, ajutand astfel la limpezirea tuturor constatarilor, concluziilor si recomandarilor
studiate de CAPI prin parcurgerea textului raportului.
Domnul Florin Gheorghe solicita completarea textului raportului la punctul 3.2.,
bulina a patra, cu numarul cocret de misiuni de audit desfasurate la reprezentantele
diplomatice ale Romaniei in strainatate.
Domnul Mircea Poenaru propune ca ultima fraza a celei de a treia recomandari de la
obiectivul 5, sa fie „Auditorii sa abordeze preponderent acele activitati/procese/programe care
prezinta riscuri majore.”, iar prima fraza a recomadarii a cincea sa se finalizeze cu „…
constatari reale.”
Domnul Florian Bercea considera necesara o completare a recomandarii a sasea,
tinand cont de ideea ca „generalul traieste prin particular”, si anume: „…recomandarile
auditorilor trebuie sa fie raportate la realitatile existente, prin care se propun…; auditorul
poate indica actiunile concrete…”. De asemenea, dansul completeaza concluziile cu
recomandarea trecerii la auitul performantei.

Pe textele rapoartelor prezentate pentru dezbatere s-au notat mici modificari de forma,
propuse de membri CAPI, care vor fi operate de secretariatul CAPI, la dosarul sedintei
atasandu-se forma finala a acestora.

Domnul Horia Neamtu inchide lucrarile sedintei propunand ca data pentru urmatoarea
intrunire: 27.07.2005. Pentru ordinea de zi a viitoarei sedintei sunt stabilite urmatoarele:
- Raportul de evaluare a activitatii de audit intern la Societatea Romana de Televiziune;
- Raportul de evaluare al controlului financiar preventiv si al mediului de control la
Societatea Romana de Televiziune.