A formata un document înseamnă a atribui caracteristici(font,
corp, stil, culoarea de afișare, spațiu etc.) entităților din care este alcătuit documentul, pentru a-l face mai estetic și mai ușor de citit. Puteți formata caractere, paragrafe, pagini și secțiuni. O formatare furnizează indicații vizuale referitoare la structura sa. În general formatarea unui document se face prin intermediul casetelor de dialog din meniul Format, cu butoanele de pe bara de instrumente Formatting sau cu combinații de taste. Așa cum ați învățat până acum, atunci când MS Word deschide un nou document consideră ca prestabilită formatarea la nivel de caracter din stilul Normal ( stilul standart pentru text) și va atribui această formatare textului pe care îl veți scrie. Observație. Spre deosebire de aranjarea în pagină a caraterelor și paragrafelor, opțiunile de configurare a paginii afectează întregul document sau o întreagă secțiune.
În cazul când vă satisface cum este formatat un paragraf, aveți
posibilitatea să copiați formatul acestuia și să-l aplicați altui paragraf prin funcția descriptor de formate (Format Painter). Pentru aceasta se ve selecta textul al cărui format se dorește a fi aplicat asupra altui text, se face click pe butonul Format Painter și selectează textul căruia i se va aplica noul format.