LUCRAREA DE LABORATOR NR.

12
Tema: Importul/exportul datelor în MS Office 2010 (Access, Excel)

Scopul lucrării: De a obţine deprinderi practice şi cunoştinţe referitoare la exportarea şi

importarea datelor în mediul Access.

Utilizatorii aplicaţiilor Office sunt nevoiţi frecvent să prelucreze informaţii provenite din
diferite surse, ceea ce implică necesitatea de a importa şi a exporta date. Totodată, este necesar a ţine
cont că transferul datelor dintr-un format în altul urmează a fi efectuat fără erori şi pierderi de
informaţii importante.
În lucrul cu datele, pentru comoditate, informaţia se păstrează şi se prelucrează în tabele.
Aplicaţiile de bază Microsoft Office 2010 permit lucrul cu tabelele. Fiecare aplicaţie are
posibilităţile sale particulare, astfel, este mult mai comod de reînsărcinat executarea anumitelor
probleme unei anumite aplicaţii. De exemplu, calculele tabelare se execută destul de comod şi uşor
în Excel. Prin urmare, va fi necesară exportarea datelor din Access în Excel.
În aplicaţiile MS Office pentru schimbul datelor sunt prevăzute trei tipuri de acţiuni [12]:
1) exportul (trimiterea datelor);
2) importul (primirea din extern a datelor);
3) legătura.
În cazul acţiunilor de import şi export, rezultatul obţinut nu este legat de datele iniţiale, dar
este o copie (adică, toate modificările ulterioare asupra datelor în aplicaţia-sursă nu vor conduce la
modificarea datelor în aplicaţia-receptor).
Doar acţiunea de legare a datelor permite păstrarea lor în documentul-sursă (modificarea
datelor în aplicaţia-sursă duce la modificarea datelor în aplicţia-receptor şi invers). Astfel, în lucrul
cu o sursă de date, legătura permite să utilizăm posibilităţile diferitelor aplicaţii.

Formularea subproblemei:
De formulat probleme pentru exportarea/importarea datelor din/în BD multitabelară pentru
unitatea economică Omega (ca bază pentru soluţionarea subproblemei pot servi exemplele de mai
jos).

1
 12.1. EXPORTUL DATELOR DIN ACCESS ÎN EXCEL

Cât de comodă şi productivă ar fi prelucrarea datelor în BD Access, totuşi, mijloacele lui de

calcul sunt mult mai restrânse decât în Excel.
Exportul datelor din Access în Excel îl vom prezenta în baza exemplului 1.
Exemplul 1. Pentru a calcula datoriile abonaţilor şi avansul achitat de abonaţi pentru luna martie, se
va proceda în următorul mod:
1. Prin intermediul interogării Crearea_tabelului_info2 de tip Make Table se crează
tabelul Info2, destinat colectării informaţiei de achitare pentru luna martie (vezi Figura 12.1).

Figura 12.1. Interogarea Crearea_tabelei_info2 în regim Design

2. Informaţia în tabelul Info2 se adaugă cu ajutorul interogării

Adaugarea_datelor_la_tabelul_Info2 de tip Append. (vezi Figura 12.2).

2
 Figura 12.2. Interogarea Adaugarea_datelor_la_tabelul_info2 în regim Design
3. În urma acţiunilor întreprinse, tabelul info2 va include informaţia prezentată pe
Figura 12.3.

Figura 12.3. Tabelul Info2

4. Interogarea Informatii_abonati (Figura 12.4) se creează pentru a calcula suma

achitată de abonaţi.

3
 Figura 12.4. Interogarea Informatii_abonati

5. Informaţia obţinută cu ajutorul interogării Informatii_abonati se foloseşte pentru

calcularea avansului depus de către abonaţi şi a datoriilor abonaţilor. Calculele sunt efectuate în
Excel. Pentru a îndeplini exportul datelor se selectează interogarea Informatii_abonati şi se apasă
butonul Export to Excel spreadsheet din tab-ul External Data (vezi Figura 12.5).

Figura 12.5. Instrucţiunile necesare pentru exportarea datelor

6. În urma acţiunilor întreprinse, MS Access salvează interogarea în formă de document

MS Excel (.xlsx). Fişierul Excel are acelaşi nume ca şi interogarea Informatii_abonati şi se
păstrează în directoriul de lucru curent (implicit C:\My Documents).

4
 7. Se deschide fişierul Informatii_abonati.xlsx. Conţinutul fişierului este prezentat în
Figura 12.6.

Figura 12.6. Tabelul Excel Informatii_abonati

8. În continuare, se redenumeşte coloana SumOfsuma în suma. În tabel se adăugâ trei

coloane noi: datorii, avans, dе lucru (vezi Figura 12.8). În coloanele dе lucru, datorii, avans se
includ formulele prezentate în Figura 12.7 şi se copie până la rândul şase inclusiv. Valorile coloanei
dе lucru vor fi utilizate pentru calcularea avansului şi datoriilor. Valorile negative din această
coloană denotă faptul că abonatul a plătit mai mult decât costul pachetului (avans); 0 - că pachetul
este achitat în întregime; numărul pozitiv exprimă suma datoriei (abonatul fie că n-a achitat sau a
achitat parţial).
9. Fişierul Informatii_abonati se salvează şi se închide.

Figura 12.7. Tabelul în regim de formule

Figura 12.8. Tabelul obţinut în Excel cu modificările ulterioare

5
 12.2. IMPORTAREA ŞI LEGAREA DATELOR ÎN ACCESS

Transferul informaţiei în Access este posibil cu ajutorul importului sau prin stabilirea
legăturii cu datele-sursă.
Importul datelor din Excel în Access este prezentat în baza exemplului 2.

Exemplul 2. Pentru a importa în BD data2.accdb datele din fişierul Excel Informatii_abonati.xlsx se

va proceda în următorul mod:
1. Se accesează butonul Import Excel spreadsheet din tab-ul External Data (vezi Figura
12.9).

Figura 12.9. Instrucţiunile necesare pentru importarea datelor

2. În fereastra de dialog Get external Data- Excel spreadsheet (vezi Figura 12.10) se
apasă butonul Browse, pentru selectarea fişierul-sursă, în cazul nostru Informatii_abonati.xlsx şi se
acţionează butonul Open (Figura 12.11), apoi butonul OK (Figura 12.10) .

6
 Figura 12.10. Fereastra Get external Data- Excel spreadsheet

Figura 12.11. Fereastra File Open

3. După aceste acţiuni lucrul este continuat de programul Wizard, care permite
importarea în Access a conţinutului foii de lucru Excel. Se vor urma instrucţiunile programului
Wizard (Figura 12.12-12.16.).

Figura 12.12. Fereastra Import Spreadsheet Wizard la pasul 1

7
Figura 12.13. Fereastra Import Spreadsheet Wizard la pasul 2

Figura 12.14. Fereastra Import Spreadsheet Wizard la pasul 3

8
 Figura 12.15. Fereastra Import Spreadsheet Wizard la pasul 4

Figura 12.16. Fereastra Import Spreadsheet Wizard la pasul 5

4. Tabelul nou se salvează cu numele Informatii_abonati_martie, care va apărea pe

panoul de navigare.

Exemplul 3. Pentru a stabili legătura BD data2.accdb cu fişierul Excel Informatii_abonati.xlsx se va

proceda în următorul mod:
1. Se face o copie a fişierului Informatii_abonati.xlsx şi se redenumeşte
Informatii_abonati2.xlsx.

9
 2. Se apasă butonul Import Excel spreadsheet de pe tab-ul External Data.
3. În fereastra de dialog Get external Data - Excel spreadsheet se alege opţiunea Link to
the data source by creating a linked table (vezi Figura 12.17), în continuare se apasă butonul
Browse. După selectarea fişierul-sursă Informatii_abonati2.xlsx se apasă butoanele Open şi OK.

Figura 12.17. Fereastra Get external Data- Excel spreadsheet

4. Ca urmare a acţiunilor întreprinse se lansează programul Link Spreadsheet Wizard,
paşii căruia sunt analogii cu acţiunile Import Spreadsheet Wizard. La ultimul pas se indică numele
tabelului - Informatii_abonati2. Ca rezultat va fi stabilită legătura dinamică cu datele din Excel, iar
pe panoul de navigare a BD va apărea tabelul Informatii_abonati2, însemnat cu o pictogramă în
formă de săgeată (Figura 12.18), care indică că tabelul dat este legat.

Figura 12.18. Panoul de navigare BD data2

10
 Notă. După stabilirea legăturii, datele ce sunt păstrate în tabelul legat pot fi prelucrate atât în
Excel cât şi în Access.
Dacă în continuare fişierul-sursă va fi redenumit sau transferat în altă mapă, atunci legătura
va fi întreruptă. Pentru restabilirea legăturii va fi necesar de indicat amplasarea nouă a fişierului-
sursă cu ajutorul butonului Linked Table Manager (Figura 12.19).

Figura 12.19. Tab-ul Externel Data

11