GRAFICE IN EXCEL: INTRODUCERE

Vreau sa iti prezint cel mai popular mod prin care oamenii creaza grafice in Excel. Dupa
ani de studii riguroase impreuna cu cercetatorii britanici am identificat 4 pasi comuni:
1. Fac un tabel in care pun datele pentru grafic
2. Selectez tot tabelul
3. Accesez functia insert chart
4. Sper ca graficul sa arate exact cum vreau
Hai sa luam un exemplu
In imaginea de mai jos poti vedea un raport de vanzari pentru o firma cu expunere
nationala in care datele sunt impartite pe 4 regiuni.

Ce vrem sa facem?
Am primit sarcina ca sa facem un grafic care arata evolutia vanzarilor totale sub firma
unui column chart simplu. Inaintea noastra au mai fost inca 4 persoane care au fost date
afara pentru ca nu au reusit sa duca la bun sfarsit aceasta sarcina foarte complexa :).
Presiunea apasa greu pe umerii nostrii.
Hai sa vedem cum procedam.
Pasul 1: creaza un grafic gol
Stai Radu putin, cum adica sa creez un grafic gol? Ai auzit bine, sugestia mea e sa te
asiguri ca nu ai selectat graficul, dupa care sa mergi in tab-ul de insert si apoi sa adaugi
un grafic de tip column.

i-am spus sa creezi un grafic nou pentru ca vreau sa iti arat cum adaugi date manual la
acel grafic. In acest fel poti sa creezi grafice care sa arate exact cum vrei, blogul se
numeste pana la urma excelninja.ro si nu excelpeautomat.ro
1
 Pasul 2: Adaugam date
Acum ca avem un grafic nou e nevoie sa ii spunem de unde sa isi ia datele. Facem asta
folosind optiunea de SELECT DATA din CHART TOOLS, dupa ce dam un click plini de
incredere ne va aparea urmatoarea fereastra:

oai da acum e devine complicat… NU, lucrurile sunt de fapt relativ simple, dupa ce am
ajuns aici vom accesa singurul buton care functioneaza din aceasta fereastra, Add din
stanga.
Dupa ce intram aici ne va intreba 2 lucruri:
1. care este numele seriei de date?
2. care sunt valorile?

In cazul nostru numele seriei de date (optional) este de Total / luna, valoare pe care o am
in celula B8. Valorile sunt cele din randul de total, de la C8 la H8.
Dupa ce am dat OK vad ca graficul meu arata ca in imaginea de mai jos. Cam asta
voiam doar ca parca as vrea ca in loc de 1,2,3 … sa scrie Ianuarie, Febriarie, etc.
Mergem la pasul 3.

2
Pasul 3: Editare AXIS LABELS (nu ma incumet sa traduc in Romana)
Adica in locul cifrelor pe care le vedem in imagine sa avem lunile anului. Vedeti, daca ne
bazam pe metoda selecteaza si spera atunci cand creem un grafic probabil ca aceasta
situatie ne cam pune in dificultate.
Eu spun totus ca lucrurile nu sunt chiar atat de complicate. Ca sa adaugam lunile anului,
dupa ce dam un click pe grafic si mergem la select data ajungem din nou la acest ecran.

Daca prima data ne-am uitat in stanga, de data aceasta ne uitam in dreapta, si folosim cu
incredere butonul de la Edit de sub Horisontal (Category) Axis Labels.
Si selectam efectiv in setul de date pe care il avem lunile anului, am facut si o poza.

3
 Si
cam atat, dupa ce am dat un ENTER vedem graficul in forma finala:

De
sigur ca sunt multe lucruri pe care putem sa le mai modificam la acest grafic, totusi
articolul e lung destul nu vreau sa scriu o carte. Cum graficele sunt un subiect generos
sigur ca vor mai urma si alte articole.

4
QUICK TIP: CUM SA ALINIEZI UN GRAFIC CU CELULELE DIN EXCEL
articolul de saptamana asta e unul scurt, e legat de grafice si trateaza “problema critica
de aliniere a graficelor”.

Poate
ai facut si tu la un moment dat un raport care avea un grafic atasat, ca in imaginea de
mai jos.

In
cazul meu am vrut ca graficul sa aiba aceeasi inaltime ca si Pivotul din partea stanga si
sa fie aliniat cum trebuie, nici mai sus, nici mai jos decat Pivotul.
Bataie de cap
Daca ai incercat si tu asta, probabil ca ai observat ca e o bataie de cap. Motivul e ca
Excel nu are o functie de tip “SNAP” care sa ma ajute la alinieri cum am de exemplu in
Photoshop.
Dar totusi
Exista totusi o speranta si pentru noi, cei mai chitibusari, atunci cand vrei sa muti un
grafic sau vrei sa faci resize, tine apasata tasta de mai jos.

5
6
GRAFIC PARETO IN EXCEL
In caz ca nu stiti cine este acest Pareto, dati-mi voie sa fac putina lumina. E persoana
care a enuntat principiul cu acelasi nume, cunoscut si ca si legea 80/20 sau a
distributiilor inegale.
Nu intru in detalii, va recomand sa gugaliti putin daca vreti sa aflati mai multe, scopul
acestui articol nu este sa vorbesc despre Pareto, site-ul nu se numbeste paretoninja.ro ci
ca sa va arat cum puteti face un grafic pareto in Excel, unul care sa arate ca si cel de
mai jos.

E
adevarat ca oamenii care lucreaza in calitate il pomenesc mai des pe omul mentionat
mai sus, totusi acest articol nu e doar pentru ei, e pentru oricine vrea sa faca un grafic
mai complex in Excel cu date pe 2 axe.
Exemplul nostru
Maricica, managerul de calitate ai intreprinderii de sculerie matriterie tocmai a facut o
analiza asupra principalelor cauze pentru care produsele au defecte majore, a ajuns la
urmatoarea lista:

* % cumulat reprezinta procentajul cumulat al cauzelor

* coloana de cutoff e creata ca sa putem trasa o linie orizontala la 80%
7
Maricica vrea sa faca un grafic pe care sa il prezinte conducerii cu scopul de a justifica
costul achizitionarii MS Office si de a remedia problemele, hai sa o ajutam.
Grafic simplu de tip column
Pentru inceput facem un grafic simplu de tip column care sa contina doar coloanele
de probleme si frecventa. Daca esti nou in ce priveste graficele iti recomand sa citesti
si articolul meu introductiv despre grafice. Graficul ar trebui sa arate asa:

Ok, poate sa fie si verde sau portocaliu, daca tineti neaparat.

Coloana %Cumulat pe axa secundara
Mai departe faceti o chestie mai ciudata, copiati coloana de %Cumulat si dati paste peste
grafic (trebuie dupa ce ati selectat graficul). O sa vedeti ca apare si a doua coloana.
Dupa asta, e nevoie sa selectati setul de date, eu m-am chinuit putin cu asta, asa ca va
dau un pont:

8
Dupa ce am selectat al doilea set de date, vom selecta optiunea care ne permite sa il
desenam pe a doua axa sau axa secundara.

Graficul atata deocamdata asa:

C
oloana %Cumulat e trasata cu portocaliu, vrem totusi sa fie trasata ca si linie si nu ca si
coloana. Nici o problema, o facem si pe asta, dupa un click dreapta pe portocaliu vedem
optiunea urmatoare:

9
Setam coloana de %Cumulat ca sa fie de tip line si vedem progrese:

Coloana Cutoff
Fiindca e imperios necesar sa avem si linia orizontala la 80%, o copiem si ii dam paste
peste grafic, o sa vedem ca apare ca prin minune :). Am mai lucrat putin la formatare ca
sa fie linie punctata si mai subtire si am setat la axa secundara sa fie de la 0% la 100% si
am ajuns la forma finala a graficului:

10
CENTRALIZAREA DATELOR DIN MAI MULTE SHEET-URI IN EXCEL
n acest articol, ma refer la centralizare unor pachete de date cu aceiasi structura (acelasi
cap de tabel) dar cu dimensiuni si date diferite, situate in foi diferite sau chiar in fisiere
diferite. Pentru astfel de cazuri am identificat doua moduri de abordare a acestei
probleme in functie de situatie.
Cazul I. Proiect nou
Daca necesitatea centralizarii unor pachete de date de acelasi tip apare intr-un proiect
dezvoltat de dumneavoastra solutia este simpla, refaceti proiectul. Excel va pune la
dispozitie o mare varietate de functii si metode prin care puteti filtra si extrage datele in
functie de orice criteriu, doar prin cateva click-uri.
Prin urmare nu aveti nici un motiv sa fragmentati datele pe care veti lucra, inregistrandu-
le in foi separate. Daca veti alege inregistrarea datelor in foi separate in functie de luna
calendaristica, de exemplu incasarile din ianuarie in foaia „ianuarie”, cele din februarie in
foaia „februarie” si asa mai departe, solicitarea sefului de ai prezenta o situatie mai
atipica pe intergul an o sa va strice ziua rau de tot.
Excel este construit pentru a manipula pachete compacte de date, daca le fragmentati
practic va restrictionati singur accesul la aceste resurse. Pentru prelucrari intr-o baza de
date astfel fragmentata va raman foarte putine solutii.
O parte dintre ele voi incerca sa le abordez in partea a treia a articolului. In concluzie, in
orice proiect pe care il dezvoltati in Excel, cautati un mod de abordare in care sa pastrati
datele de acelasi tip intr-o forma compacta, in aceiasi foaie, fara linii sau coloane goale
intercalate, fara subtotaluri sau cap de tabel intre linii, fara celule unite, aranjate intr-o
forma asemanatoare cu cea dintr-o baza de date.
Adica o linie reprezinta o inregistrare, o coloana un camp – caracteristica comuna tuturor
inregistrarilor. Nu incercati sa „infrumusetati ” baza de date. In orice fisier care se
respecta aceasta va fi ascunsa iar accesul utilizatorilor la ea va fi restrictionat si
conditionat. Orice dashboard, grafic sau gadget care va incanta privirea are undeva
in spatele lui, cel putin, o mica baza de date aranjata dupa criteriile de mai sus.
Cazul II. Situatiile in care nu se pot aplica cele descrise mai sus
Daca sunteti nevoit sa lucrati pe un fisier conceput chiar de seful si nu il puteti ofensa
prin refacerea integrala sau din orice alte motive trebuie sa reuniti mai multe pachete de
date cu aceiasi structura intr-o baza de date unica, care sa fie conectata la surse si sa se
actualizeze odata cu modificarea sursei (adaugare, modificare valori, stergerea unei linii),
inseamna ca aveti o problema.

11
Asa cum am precizat mai sus, nu exista solutii universal valabile care sa rezolve aceasta
situatie. Voi incerca in continuare sa trec in revista unele solitii cu specificarea limitelor in
care ot fi aplicate.
A. Sinteza valorica
Daca se urmareste doar o sinteza valorica (suma, numar, medie, valoare
maxima/minima, variatia valorilor) puteti folosi metoda Consolidate din meniul Data-Data
Tools. Se aplica doar pentru valorile numerice si doar pentru anumite moduri (ordine) de
aranjare a datelor.
Consolidarea se face doar insotita de una dintre operatiile incluse in meniu (Sum, Count,
Average, etc). Tot in meniu gasiti checkbox-ul „Create links to source data” prin bifarea
caruia se vor mentine actualizate rezultatele consolidarii fata de modificarea valorilor din
sursa. Consolidare nu va adauga automat liniile noi introduse daca au etchete noi („Left
column” diferit).
B. Volum relativ redus
B. Daca datele sursa au un volum relativ redus, de ordinul zecilor sau maxim cateva sute
de linii, intr-un numar determinat de foi, puteti incerca reunirea acestora prin formule.

In exemplul prezentat se presupune ca datele se afla in Sheet1 si Sheet2 coloanele A:D

incepand cu A1 si implica folosirea a cinci coloane ajutatoare care pot fi amplasate intr-o
foaie separata sau pot fi ascunse (vezi fisierul exemplu „CentralizareFormula.xlsx”).
1. Se creaza o lista cu denumirea foilor din care se extrag datele (“Nume foaie”=A2:A3)
2. Se calculeaza numarul liniilor completate in fiecare foaie (“Nr Linii”=B2:B3) cu formula:

= COUNT(INDIRECT("'"&$A2&"'!$A:$A"))+COUNTIF(INDIRECT("'"&$A2&"'!$A:$A");"?
*")-1

3. Se calculeaza pozitia din noua lista pentru fiecare pachet de din datele sursa (“Cumul
Linii”=C2:C3) cu formula:

12
=SUM($B$1:B1)+1

4. Se creaza lista adreselor (incepand cu D2 si E2, formulele se trag in jos astfel incat sa
acopere numarul total de linii din toate sursele).
Pentru D2 si trasa in jos:

=IF(ROW()-1>SUM($B$2:$B$3);"";LOOKUP(ROW()-1;$C$2:$C$3;$A$2:$A$3))

Pentru E2 si trasa in jos:

=IF(D2="";"";ROW()-1-MATCH(D2;$D$2:$D$21;0)+1)

5. Se extrag datele (formula se introduce in G2 si se trage in jos suficient cat sa acopere

toate datele sursa si trasa in dreapta cu numarul corespunzator de coloane din datele
sursa)

=IFERROR(INDIRECT(ADDRESS($E2+1;COLUMNS($A:A);1;TRUE;$D2));"")

C. Volum de date ridicat

C. Daca volumul datelor este mare si utilizarea formulelor conduce la o functionare lenta
a fisierului sau numarul surselor este variabil, unica solutie este folosirea VBA (Visual
Basic for Application).

13
Abordarea difera in functie de conditiile concrete in care sunt aranjate datele sursa, de
cerintele de aranjare a rezultatelor si de modul in care se doreste actualizarea
rezultatelor, de aceea nu veti gasi o solutie universal valabila pentru orice situatie,
acestea fiind de regula adaptate unor conditii concrete, bine definite.

14