INFINITY BUSINESS SOLUTIONS

Manual suport
Primavera P6 PPM
Alina Ivanovic
4/22/2021
``

Cuprins
1. LECTIA 1 .............................................................................................................................................. 3
1.1. NOTIUNI INTRODUCTIVE DE PROJECT MANAGEMENT ................................................................. 3
1.2. INITIERE IN PRIMAVERA P6 EPPM ................................................................................................. 6
1.2.1. Ce este Primavera P6 ................................................................................................................. 6
1.2.2. Logarea in Primavera P6 ............................................................................................................ 7
1.2.3. Prezentare generala a ferestrelor.............................................................................................. 8
1.2.4. Date globale vs. date specifice proiectului ............................................................................. 11
1.3. ENTERPRISE PROJECT STRUCTURE & ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE ............. 12
1.3.1. Crearea EPS .............................................................................................................................. 13
1.3.2. Crearea OBS............................................................................................................................. 14
1.4. CREAREA UNUI NOU PROIECT...................................................................................................... 15
1.5. SELECTAREA MONEDEI ................................................................................................................ 16
1.6. CREAREA UNUI CALENDAR DE PROIECT ..................................................................................... 17
1.7. CREAREA STRUCTURII WBS (Work Breakdown Structure)......................................................... 18
2. LECTIA 2 ............................................................................................................................................ 21
2.1. DEFINIREA LISTEI DE ACTIVITATI ................................................................................................. 21
2.2. SUCCESIUNEA ACTIVITATILOR..................................................................................................... 25
2.3. CALCULUL DE PROIECT ................................................................................................................ 28
3. LECTIA 3 ............................................................................................................................................ 31
3.1. DEFINIREA SI ATRIBUIREA ROLURILOR ....................................................................................... 31
3.1.1. Definirea rolurilor ...................................................................................................................... 31
3.1.2. Atribuirea rolurilor ..................................................................................................................... 32
3.2. DEFINIREA SI ATRIBUIREA RESURSELOR ................................................................................... 33
3.2.1. Definirea resurselor .................................................................................................................. 33
3.2.2. Atribuirea resurselor ................................................................................................................. 34
3.3. CREAREA ELEMENTELOR DE TIP EXPENSE ................................................................................ 36
3.4. SALVAREA PLANULUI DE REFERINTA (BASELINE) ...................................................................... 36
3.5. ACTUALIZAREA PROGRESULUI ..................................................................................................... 38
4 LECTIA 4 ............................................................................................................................................ 42
4.1 SALVAREA UNUI LAYOUT .............................................................................................................. 42
4.2 ACTIVITY CODES – CREAREA UNEI STRUCTURI ALTERNATIVE DE WBS .................................... 43
4.3 CREAREA CAMPURILOR CUSTOMIZABILE (UDF) ......................................................................... 44
4.4 WPs & DOCS ................................................................................................................................. 46
4.5 RISKS............................................................................................................................................. 46
4.6 PREFERINTELE UTILIZATORULUI.................................................................................................. 47

1
``

Prefata
Documentul are scopul de a sustine desfasurarea cursului de instruire in Primavera P6 PPM si de
a surprinde modul de a lucra in acesta aplicatie, de la initierea pana la finalizarea unui proiect.
Se urmareste logica recomandata de PMBoK pentru derularea unei planificari si management al
unui proiect, Primavera P6 PPM nelimitand cu nimic ordinea de desfasurare a activitatilor. Pentru
o mai buna intelegere sunt incluse diverse notiuni de management al proiectelor, dar instruirea
in managementul proiectelor nu face parte din scopul acestui curs, limitandu-se strict la folosirea
aplicatiei.

Primavera P6 PPM este un produs complex, cu multe caracteristici ce pot parea coplesitoare
pentru un utilizator nou. Acest manual a fost conceput pentru a reprezenta o introducere in soft,
fiecare capitol referindu-se la una sau mai multe caracteristici de baza si fiecare dintre aceste
caracteristici pot fi explorate la un nivel mai avansat. Este recomandat sa se aprofundeze folosind
P6 Professional Help si participand la cursuri avansate de Primavera P6.

Conventii
In acest manual se vor gasi mai multe stiluri de text, pentru a distinge intre diferitele tipuri de
informatii.

Text normal Notiuni de Primavera P6 PPM sau de managementul proiectelor aplicabile in orice
organizatie
Text italic Sfaturi si trucuri

Text Mod de lucru si bune practici

2
``

1. LECTIA 1
1.1. NOTIUNI INTRODUCTIVE DE PROJECT MANAGEMENT

Un proiect reprezinta un efort temporar intreprins pentru a crea un produs, serviciu sau rezultat
unic si de durata, spre desosebire de operare, care reprezinta munca necesara pentru a sustine
afacerea si de obicei, incepe dupa finalizarea proiectului.

Finalul proiectului este atins atunci cand:

• obiectivele proiectului au fost indeplinite

• proiectul este anulat, deoarece obiectivele sale nu vor sau nu pot fi indeplinite
• nevoia pentru proiect nu mai exista

Atributele proiectului sunt:

• scop unic
• este temporar
• necesita resurse, din diferite domenii
• are un client principal sau sponsor (care asigura directia si finantarea proiectului)
• implica un anumit grad de incertitudine

Partile implicate (stakeholders) reprezinta toate

persoanele implicate in proiect sau afectate de
activitatile desfasurate in proiect, precum sponsor,
manager proiect, echipa de proiect, personalul de
suport (IT, resurse umane etc.), client, utilizatori,
furnizori, comunitate, autoritati.

Gradul de incertitudine al unui proiect poate fi redus, prin:

• Documentarea si implementarea asteptarile partilor implicate la initierea proiectului

• Identificarea din timp a riscurilor si incorporarea lor in planificare

Managementul proiectelor reprezinta aplicarea in activitatile proiectului a cunostintelor,

abilitatilor, instrumentelor si tehnicilor necesare pentru a satisface cerintele proiectului (timp,
cost, scop).

Tripla constrangere

Fiecare proiect este constrans in moduri diferite de:

• Scop – ce munca va fi realizata?

• Timp – cat ar trebui sa dureze?

3
``

• Cost – cat ar trebui sa coste?

Mentinerea echilibrului intre cele 3 reprezinta adevarata provocare pentru managerii de proiect.

Ciclul de viata al unui proiect

1.Initiere

5.
Monitorizare
4.Inchidere 2.Planificare
si control

3.Executie

4
``

Procesele necesare pentru a realiza Planul de Management al Proiectului:

Notiuni fundamentale de planificare

Scopul unui grafic de lucrari este de a supraveghea timpul, costul si resursele necesare pentru a
indeplini scopul unui proiect.

Este format dintr-o lista de activitati, cu durate estimate si corelate intre ele intr-un mod logic
pentru a determina durata totala a proiectului.

Un grafic bine monitorizat va va informa la ce data va incepe o anumita activitate si nu vice-versa.

Critical Path (drumul critic) reprezinta cel mai lung drum posibil in reteaua de activitati. Orice
intarziere sau accelerare a unei activitati de pe acest drum va avea un efect asupra sfarsitului
proiectului.

Total Float reprezinta cantitatea de timp in care o activitate poate fi intarziata fara a intarzia
intregul proiect (astfel activitatile aflate pe drumul critic vor avea Total Float egal cu 0).

5
``

1.2. INITIERE IN PRIMAVERA P6 EPPM

1.2.1. Ce este Primavera P6

Primavera P6 PPM vs Primavera P6 EPPM

Primavera P6 PPM (Portfolio Project Management)

• folosit pentru a construi, planifica si urmari proiecte complexe (100.000 activitati)

• este instalat ca versiune client pe un calculator cu sistem de operare Windows si se
conecteaza la o baza de date
• poate functiona atat ca versiune stand alone (instaland clientul si baza de date pe un
singur calculator), fie implementat intr-o organizatie unde baza de date este instalata
pe un server comun (astfel mai multi utilizatori pot avea acces la baza de date sau
portiuni din aceasta, in functie de preferinte)

Primavera P6 EPPM (Enterprise Portfolio Project Management)

• ofera 2 moduri de a accesa baza de date, atat prin traditionalul P6 PPM, cat si prin
Primavera Web (practic printr-o adresa de internet, ce nu necesita instalarea softului)
• adauga un nou set de functionalitati, in general vizualizarea datelor intr-un mod
imbogatit grafic (diagrame, grafice, tabele, tablouri de bord)

6
``

1.2.2. Logarea in Primavera P6

Pentru accesarea soft-ului se introduc numele utilizatorului si parola acordate de administratorul

bazei:

In multe situatii, username-ul si parola sunt cele folosite pentru logarea in Windows. Dupa
introducerea parolei, se poate deschide o anumita fereastra, in functie de preferintele
utilizatorului. In cazul in care aplicatia este instalata Stand Alone, username-ul si parola sunt, de
obicei, admin.

Setarile de start-up se fac din meniul Edit – optiunea User Preferances – tab-ul Application – de
unde se alege una dintre ferestre (Activities, Project Issues, Project Thresholds, Projects, Reports,
Resource Assignments, Resources, Tracking, Work Breakdown Structure, Work Products and
Documents) si/sau o fereastra de intampinare.

7
 ``

1.2.3. Prezentare generala a ferestrelor

B
.

A
.

C E
. .

D
.

A. Bara directoare (Directory Bar) contine urmatoarele ferestre:

• New – Crearea unui nou proiect

8
``

• Open – deschiderea unuia sau mai multor proiecte

• Close All – inchiderea tutror proiectelor deschise
• Projects – folosita pentru a crea si edita proiectele organizatiei
• Resources – folosita pentru a crea si edita resursele organizatiei intr-o structura de
defalcare ce permite o organizare mai buna; resursele includ personal, echipamente
(bazate intotdeauna pe timp) si materiale (carora li se specifica o unitate de masura)
si pot avea atribuite preturi unitare, calendare specifice, limite de disponibilitate
• Reports – folosita pentru a crea, rula, edita si sterge rapoarte. In baza de date exista
deja o lista de rapoarte standard
• Tracking – asista in realizarea unor analize de timp, cost si resurse prin manipularea
datelor proiectului/proiectelor intr-o varietate de formate

Urmatoarele ferestre sunt folosite pentru a accesa date specifice proiectului - daca niciun
proiect nu este deschis, ferestrele nu vor fi accesibile. Pentru a deschide un proiect se revine
in fereastra Projects, click dreapta pe un proiect – Open Project:

• Activities – folosita pentru a edita, crea si sterge activitatile din cadrul proiectelor
deschise
• WBS (Work Breakdown Structure) – folosita pentru a crea si edita pachete de lucrari,
adica livrabile si lucrari impartite in pachete mai mici si mai usor de gestionat. Fiecare
proiect are propria ierarhie WBS cu elementul de nivel superior egala cu cea din fiecare
nod EPS sau proiect. Fiecare element WBS poate contine niveluri mai detaliate de
WBS, activitati sau ambele
• Resource Assignments – fereastra de vizualizare a resurselor alocate proiectelor
deschise

9
``

• WPs & Docs – folosita pentru a cataloga si urmari documentele si livrabilele proiectelor
• Expenses – editarea, adaugarea, stregerea elementelor de tip expense – costuri
asociate proiectului ce nu au legatura cu resursele si apar de obicei o singura data in
ciclul de viata al unui proiect (ex.: training, cheltuieli de calatorie, taxe)

Mai pot fi adaugate urmatoarele ferestre:

• Thresholds – adaugarea, editarea, stergerea limitelor stabilite pentru poiecte, folosita

ca tehnica de project management pentru o urmarire mai rapida a variatiilor
• Issues – urmarirea probelemelor proiectelului care necesita o atentie deosebita si
actiuni corective
• Assign Baselines – atribuirea planului/planurilor de baza unui proiect
• Maintain Baselines – crearea planului/planurilor de baza

B. Bara de instrumente (Toolbar Buttons) este folosita pentru a accesa rapid unele comenzi.
Cele mai importante sunt prezentate mai jos:

Print

Print Preview
Table Vizualizarea tabelului de activitati
Gantt Chart Vizualizarea graficului Gantt, alaturi de tabelul de activitati

Activity Network Vizualizarea retelei de activitati

Relationship lines Vizualizarea legaturilor intre activitati in graficul Gantt

Details Vizualizarea detaliilor activitatilor/proiectelor (ex.: status,

resurse, relationari, expenses, documente etc.)
Activity Usage Vizualizarea datelor activitatilor sub forma de foaie de calcul
Spreadsheet
Activity Usage Vizualizarea costurilor si unitatilor de resurse alocate
Profile activitatilor, distribuite in timp, sub forma grafica
Resource Usage Analiza resurselor si costurilor alocate lor, sub forma de foaie
Spreadsheet de calcul
Resource Usage Analiza resurselor si costurilor alocate lor, sub forma grafica
Profile
Trace Logic Permite plimbarea inainte si inapoi intr-o succesiune de
activitati, pentru analiza predeceserilor si succesorilor
Bars Definirea barelor (culoare, text etc) din graficul Gantt
Columns Personalizarea coloanelor ce apar pe ecran

Timescale Personalizarea intervalului de timp

Filter by Definirea filtrelor, ce limiteaza temporar proiectele sau
activitatile care apar pe ecran , in functie de criteriile stabilite.

Group and Sort by Gruparea si sortarea datelor, in functie de criteriile stabilite

Line Numbers Numerotarea liniilor din tabelul de activitati

Visualizer Accesarea Primavera Visualizer

10
``

Schedule Calculul de proiect folosind metoda Critical Path Method

Level Resources Nivelarea resurselor in mod automat in momentul in care se

realizeaza calculul de proiect
Progress Spotlight Evidentiaza activitatile care ar fi trebuit incepute sau
finalizate in cursul unei anumite perioade de timp

Progress Line Afisarea unei linii progres in graficul Gantt ce permite o

vizualizare rapida a progresului activitatii

Zoom in/Zoom out

Local Help
Online Help

C. In functie de meniul deschis (din bara directoare), poate fi tabelul:

• de proiecte
• de resurse
• de activitati
• rapoarte, expenses, structura WBS etc.

Coloanele din acest tabel pot fi customizate, iar o anumita vedere poate fi salvata pentru folosiri
ulterioare. Aceasta notiune va face parte dintr-un capitol separat.

D. In functie de meniul deschis (din bara directoare), pot fi detalii cu privire la:
• proiecte
• resurse
• activitati
• rapoarte, expenses, structura WBS etc.

E. In functie de optiunea aleasa din bara directoare, poate fi:

• graficul Gantt (optiunea )

• reteaua de activitati (optiunea )

1.2.4. Date globale vs. date specifice proiectului

Datele proiectului sunt stocate la nivel de companie (denumite date globale) sau la nivel de
proiect:

• Datele globale sunt definite la nivel de companie si sunt disponibile tuturor proiectelor
(ex.: structura de organizare a proiectelor -EPS, structura organizationala a companiei
- OBS, resursele, rolurile, coduri de proiect, coduri de resurse, preferinte administrative)

Administratorul bazei de date poate restrictiona accesul la anumite parti din datele globale, in
principiu pentru a evita modificari realizate de un utilizator ce pot afecta inconstient alte proiecte.

11
``

• Datele specifice proiectului sunt definite la nivel de proiect si sunt disponibile doar
proiectului (ex:. activitati, pachete de lucrari, documente, riscuri, relatii, planuri de baza
– baseline, elemente de tip expense)

Daca nu este deschis niciun proiect vor aparea active doar meniurile legate de datele globale.

1.3. ENTERPRISE PROJECT STRUCTURE & ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE

La cearea unui nou proiect este recomandata alegerea unei structuri de organizare a proiectelor
din care face parte si o persoana responsabila. Pentru acest lucru trebuie definite urmatoarele
elemente:

• Enterprise Project Structure (EPS) - Structura ierarhica de organizare si sumarizare a

proiectelor companiei
o Ajuta la bugetare de sus in jos, analiza de resurse si de cost, precum si la
stabilirea unor proprietati ale proiectului
• Organizational Breakdown Structure (OBS) - Reflecta structura manageriala a
companiei, adica managerii responsabili la nivel de EPS/Proiect/WBS (pachete de
lucrari), fiecare fiind asociat zonei respective
o Ajuta si la acordarea drepturilor de acces la nivel de proiecte si WBS

EPS si OBS se creeaza de catre administratorul bazei de date:

12
``

1.3.1. Crearea EPS

Pentru a crea EPS, alegeti meniul Enterprise/Enterprise Project Structure:

• Creati un nod apasand butonul Add si folositi sagetile (stanga, dreapata, sus, jos)
pentru a le organiza pe niveluri.
• Dupa realizarea structurii dorite, se apasa butonul Close

13
``

1.3.2. Crearea OBS

Pentru a crea OBS, alegeti meniul Enetrprise/ OBS:

• Creati un element OBS apasand Add, folositi sagetile pentru a organiza pe niveluri

Se poate crea doar o singura radacina.

Structura OBS este realizata si actualizata de catre administratorul bazei de date. Poate fi o
oglinda ultimului nivel al structurii EPS, acest lucru ajutand la acordarea drepturilor de acces al
userilor. Ca exemplu, pentru proiectele din locatia Africa, se poate crea nivelul de structura OBS -
Africa, unde Project Managerul este adaugat ca utilizator cu drepturi depline, iar restul
utilizatorilor adaugati cu drepturi de vizualizare.

14
``

1.4. CREAREA UNUI NOU PROIECT

Primavera P6 ofera mai multe modalitati de adaugare a unui nou proiect, noi activitati, structuri,
resurse etc. In acest manual va fi prezentata o anumita modalitate, ramanad la latitudinea
utilizatorului sa aleaga cea mai buna varianta dupa obisnuirea cu utilizarea soft-ului.

Pentru a crea un nou proiect, se alege meniul File – optiunea New. In acest mod se va deschide
un meniu ajutator unde trebuie selectat:

• Nivelul de EPS sub care va fi creat (Select EPS)

• ID (cod unic de identificare) si numele proiectului (Project ID si Project Name)

Codul unic de identificare (Project ID) poate fi reprezentat de numarul contractului.

15
``

• Data planificata de start (Planned Start) – poate fi modificata ulterior

• Daca exista o constrangere de terminare a proiectului, se completeaza campul Must
Finish by
• Managerul responsabil la nivel de proiect (Responsible Manager) – definit anterior in
structura OBS

Proiectul apare acum in structura de proiecte, iar apasand butonul Projects pot fi vizualizate si
modificate anumite proprietati ale lui, printre care:

• General: numele, ID-ul, managerul responsabil

• Dates: data de sart, data constransa de finalizare, data de raportare (data date)
• Defaults: date implicite pentru activitati (tipul de durata, de masurare a progresului,
tipul de activitate, calendarul activitatii, modul de incrementare a ID-urilor activitatilor)

Pentru a deschide proiectul, se selecteaza, click dreapta mouse – Open Project.

Implicit, dupa creare, proiectul va fi deschis. Pentru a deschide mai multe proiecte in acelasi timp,
se selecteaza toate tinand tasta CTRL apasata, click dreapta mouse – Open Project.

1.5. SELECTAREA MONEDEI

Se recomanda, la crearea unui nou proiect, alegerea monedei in care costurile vor fi calculate –
euro, dolar etc. Primavera foloseste implicit dolarul (la prima deschidere a softului), iar daca pe
parcursul dezvoltarii graficului de lucrari se va schimba moneda in euro, costurile vor fi recalculate
pe baza unei rate de schimb predefinite. Pentru a evita acest lucru, se selecteaza moneda dorita
de la bun inceput din meniul Edit/User Preferances – tab-ul Currency:

16
``

Daca se doreste totusi o analiza a costurilor si in euro si in dolari, rata de schimb poate fi definita
din meniul Admin/Currencies si printr-un click in coloana Exchange Rate corespunzatoare
monedei, aceasta poate fi editata.

1.6. CREAREA UNUI CALENDAR DE PROIECT

Se pot crea si atirbui calendare fiecarui proiect, activitati, resurse. Aceste calendare definesc
orele de munca disponibile in fiecare zi, zilele libere nationale, zile de concediu, zile
lucratoare/nelucratoare specifice proiectului. Exista 3 categorii de calendare dintre care se poate
alege:

• Global: calendare disponibile tuturor proiectelor

• Resources: calendare disponibile resurselor
• Projects: calendare disponibile proiectului

Activitatile, respectiv resursele pot avea atribuite calendare atat globale, cat si specifice
proiectului/resursei.

17
``

Crearea unui calendar specific proiectului

Pentru a crea un calendar, se alege meniul Enterprise – optiunea Calendar. Pentru a crea un
calendar specific proiectului, optati pentru Project, apasati Add si alegeti un calendar global ca
model. Introduceti numele si apasand butonul Modify, faceti toate modificarile necesare
(saptamana de lucru (Workweek), ore/zi (Work hours/day), sarbatori legale (selectati ziua libera
legala si apasati Nonwork)

Acest calendar poate fi acum setat ca si calendar implicit pentru noile activitati ce vor fi introduse
(apasand butonul Projects, selectati proiectul si mergeti in tab-ul Defaults). Calendarul unei
activitati poate fi modificat si ulterior.

1.7. CREAREA STRUCTURII WBS (Work Breakdown Structure)

Work Breakdown Structure reprezinta pachete de lucrari, adica livrabile si lucrari impartite in
pachete mai mici si mai usor de gestionat. Fiecare proiect are propria ierarhie WBS cu elementul
de nivel superior egala cu cea din fiecare nod EPS sau proiect. Fiecare element WBS poate contine
niveluri mai detaliate de WBS, activitati sau ambele.

La crearea unui proiect, managerul de proiect dezvolta, de obicei, in primul rand WBS-ul si apoi
defineste activitatile pentru executarea lucrarilor. La nivel de WBS se poate atribui un calendar,

18
``

se pot face setari specifice de calcul pentru analiza earned value si se poate atribui un responsabil
pentru munca inclusa in acel pachet de lucrari.

Pentru a crea structura WBS se acceseaza fereastra WBS ( )din bara directoare. Pentru a
adauga un nou element WBS, se apasa butonul Add ( )din partea dreapta si se introduce un
nume si un ID (Primavera introduce automat un ID). Se folosesc sagetile pentru organizarea
ierarhica.

Add inseamna ‘adauga’, deci acest buton va fi disponibil oriunde avem posibilitatea de a adauga
noi elemente. In cazul structurilor ierarhice vor fi disponibile si sagetile (stanga, dreapta, sus, jos)
pentru organizare.

Pentru a vizualiza structura WBS ca o diagrama se apasa Chart View din bara de
instrumente. Pentru a vizualiza sub forma de tabel se apasa Table View , iar pentru a
vizualiza graficul Gantt, se apasa Gantt Chart

La crearea unui proiect, Project Manager-ul, impreuna cu Site Manager, Unit Manager si Project
Planner dezvolta in primul rand WBS-ul (bazat pe definirea scopului) si apoi defineste activitatile
pentru executarea lucrarilor. Project Manager-ul este responsabil cu intocmirea acestuia si
explicarea lui intregii echipe de proiect, printr-o sedinta de initiere.

Descompunerea proiectului in pachete de lucrari implica, in general, urmatoarele activitati:

• Identificarea si analiza livrabilelor

• Structurarea si organizarea WBS-ului
• Descompunerea WBS-ului de nivel superior in componente detaliate de nivel inferior
• Atribuirea unor coduri de identificare specifice
• Verificarea gradului de detaliere ca fiind suficient si necesar

19
``

Pentru realizarea WBS-ului de nivel 1 se poate porni de la identificarea tipurilor de activitati

conform contractului (ex. Instalare, Testare, activitati de management de proiect). Pentru nivelul
2 se poate merge pe analiza componentelor ce trebuie instalate (ex. Unitatea 1, 2 etc).

20
``

2. LECTIA 2

2.1. DEFINIREA LISTEI DE ACTIVITATI

Activitatile reprezinta elementele de lucru fundamentale ale unui proiect. Ele sunt cel mai mic
nivel al unei structuri WBS si, ca atare, reprezinta cea mai mica subdiviziune a unui proiect care
vizeaza direct managerul de proiect.

In acest moment, se pot defini urmatoarele informatii pentru o activitate:

• Codul unic (ID) si numele activitatii

• Tipul activitatii
• Durata activitatii
• Calendarul activitatii

Codul unic si numele activitatii va ajuta sa identificati si sa descrieti activitatea.

Legatura dintre graficul la o anumita raportare si graficul de baza (baseline) se face prin codul
unic de identificare, astfel este recomandat sa nu se schimbe acest ID in timpul raportarilor.

Pentru folosirea in raportari ulterioare pe portofolii de proiecte si pentru o urmarire mai usoara a
legaturilor intre activitati (in cazul in care denumirea unei activitati este repetitiva) este
recomandat ca activitatile sa aiba coduri unice standardizate, in functie de nivelul WBS sub care
se definesc. Astfel, se propune ca prefixul sa fie conform structurii de mai jos:

• Project Management – PM (ex. PM100, PM110 etc.)

• Procurement – PR care la randul lui poate fi:
o Electric (ex.: cabluri, paturi de cabluri) – PRE
o Control & Instrumentatie - PRCI
o Skid – PRSK
o etc.
• Construction – C
o Unit 11 – CU11
• Commissioning – COMM

Activitatile ce reprezinta constrangeri determinate de conditii externe (ex. : fundatie, autorizatie

de constructie) vor avea codul unic de identificare precedat de prefixul EXT.

21
``

Primul Activity ID va intra implicit sub forma A1000 si Primavera va incrementa din 10 in 10
aceste ID-uri. Pentru a modifica ID-urile mai multor activitati se vor selecta, se va apasa click
dreapta pe mouse si se va selecta optiunea Renumber Activity IDs:

Apare o fereastra in care se selecteaza Auto-Number si se stabileste Prefixul, Sufixul si valoarea

cu care se va incrementa ID-ul:

Primul ID o sa apara sub forma CU1110, apoi CU1120, CU1130 si asa mai departe.

22
``

Tipul activitatii

Tipul activitatii controleaza cum vor fi calculate durata si datele de start si finalizare a unei
activitati. Primavera P6 lucreaza cu 6 tipuri de activitati:

• Task Dependent - folosita atunci cand avem de terminat o lucrare intr-un anumit timp,
indiferent de disponibilitatea resurselor alocate (resursele vor fi planificate in functie
de calendarul activitatii). Se foloseste atunci cand mai multe resurse atribuite unei
activitati trebuie sa lucreze impreuna sau cand planificarea resurselor nu este
analizata
• Resource Dependent – durata activitatii este determinata de disponibilitatea
resurselor (activitatea va fi planificata in functie de calendarul resurselor). Se foloseste
atunci cand mai multe resurse sunt atribuite unei activitati, dar pot lucra independent
• Level of Effort - folosita pentru activitati a caror durata depinde de startul si/sau
finalizarea altor activitati (ex: activitati administrative, activitatile de project
management care se pot intinde pe toata durata proiectului)
• Start Milestone - folosita pentru a marca inceputul unei faze, comunicarea unor
livrabile, avand durata zero; nu poate avea asociate resurse
• Finish Milestone - folosita pentru a marca sfarsitul unei faze, comunicarea unor
livrabile, avand durata zero; nu poate avea asociate resurse
• WBS Summary – folosita pentru a sumariza un grup de activitati ce au un nivel de WBS
comun

Durata acivitatii

• Original Duration (Planned) – reprezinta durata activitatii in momentul planificarii, care

poate fi estimata sau calculata, in functie de tipul de activitate selectat (ex.: pentru o
activitate de tipul Task Dependent se va estima o durata de 5 zile, in timp ce pentru o
activitate de tip Level of Effort aceasta va reiesi din legaturile cu alte activitati pe care
i le impun)
• Actual Duration – reprezinta durata consumata din activitate de la data de start pana
la data de raportare (Data Date)
• Remaining Duration – reprezinta durata ramasa din activitate de la data de raportare
(Data Date) pana la sfarsitul activitatii.
• At Completion Duration – reprezinta durata totala a activitatii (Actual
Duration+Remaining Duration)
• Total Float – reprezinta cantitatea de timp in care o activitate poate fi intarziata fara a
intarzia intregul proiect
• Free Float - reprezinta cantitatea de timp in care o activitate poate fi intarziata fara a
intarzia activitatea imediat succesoare

Pentru estimarea duratelor se pot folosi urmatoarele tehnici:

• Judecata de expert - ghidata de informatii istorice, poate oferi informatii cu privire la

estimarile de durata sau poate recomanda o durata maxima din proiecte similare

23
``

• Estimarea similara – baza pentru estimare este reprezentata de un proiect anterior

similar
• Estimarea parametrica – foloseste o legatura parametrica intre datele istorice si alte
variabile (ex.: instalarea cablurilor poate fi estimat prin multiplicarea cantitatii de
cabluri in metri cu numarul de ore necesar pentru instalarea unui metru)
• Estimarea in 3 puncte (cel mai probabil, pesimist si optimist) poate fi folosita pentru a
determina o valoare asteptata folosind o curba de distributie sau o medie ponderata
a celor 3 valori
• Analiza rezervelor – estimarea duratelor poate include rezerve de timp (contingenta)
pentru a asigura faptul ca incertitudinile sunt acoperite. Atunci cand mai multe
informatii devin disponibile, contingenta poate fi folosita, redusa sau eliminata

Pentru a adauga o noua activitate, se apasa butonul Activities. Aici se observa structura de WBS
creata anterior. Fiecare activitate va fi introdusa sub nivelul WBS corespunzator, folosind butonul
Add din partea dreapta.

A aparut o noua linie, unde putem edita ID-ul, numele activitatii, durata originala, durata ramasa
sau durata totala la terminare.

Durata actuala si marginile de timp nu poate fi editate, reprezinta date calculate automat de soft.

Detaliile activitatii apar in partea de jos a ecranului, avand grija ca butonul Activity Details
din bara de instrumente sa fie apasat. Din tab-ul General se alege tipul de activitate si calendarul
activitatii (daca cel implicit nu se aplica activitatii respective).

Adaugarea unor coloane in tabelul de activitati

Pentru adaugarea unor coloane in tabelul de activitati (ex. At Completion Duration) se apasa click
dreapta mouse pe capul de tabel si se alege optiunea Columns. Se va deschide o fereastra cu
toate coloanele disponibile pentru tabelul de activitati. Se selecteaza coloana dorita din partea
stanga si cu sagetile (stanga, dreapta) se muta in partea dreapta.

24
``

Acelasi principiu este valabil oriunde exista un cap de tabel.

2.2. SUCCESIUNEA ACTIVITATILOR

Succesiunea activitatilor presupune identificarea si documentarea relatiilor dintre acestea. O

relatie reprezinta modul in care o activitate se leaga de inceputul sau finalizarea unei alte
activitati. Astfel se creeaza un drum intre prima activitate si ultima, care impreuna cu duratele
activitatilor vor determina datele de start si finalizare ale proiectului. O activitate poate avea un
numar nelimitat de legaturi, inclusiv legaturi externe (cu activitati din alte proiecte).

Primavera lucreaza cu 4 tipuri de legaturi:

• Finish to Start – startul unei activitati succesoare depinde de finalizarea activitatii

predecesoare

• Finish to Finish – finalizarea unei activitati succesoare depinde de finalizarea activitatii

predecesoare

25
``

• Start to Start – startul unei activitati succesoare depinde de startul activitatii

predecesoare

• Start to Finish – o activitate succesoare nu se poate termina pana cand activitatea

predecesoare nu a inceput

Relatiile se pot adauga din tab-ul Relantionship din detaliile activitatii. Pentru a adauga un
predecesor sau successor se foloseste casuta de dialog Assign corespunzatoare, de unde se
selecteaza activitatea predecesoare, respectiv succesoare. In campul Relationship Type, selectati
tipul de relatie. O relatie se poate sterge folosind Remove. Apasand butonul GoTo se poate sari
la activitatea predecesoare sau succesoare selectata in tab-ul de relatii.

Pentru a vedea legaturile in Graficul Gantt se apasa Relantionship Lines din bara de
instrumente. Pentru a examina legaturile unei activitati se apasa Trace Logic din bara de
instrumente.

Lag

Lag reprezinta o durata aplicata unei legaturi pentru a face succesorul sa inceapa sau sa se
termine mai tarziu sau mai devreme. Spre exemplu, o activitate care necesita o intarziere de 3
zile a datei de start fata de data de finalizare a activitatii predecesoare, va avea un lag de 3 zile.
Lag-urile pot fi atat pozitive, cat si negative. Calendarul unui lag este implicit cel al activitatii
predecesoare, dar se poate modifica din optiunile (Options) instrumentului Schedule .

Se recomanda sa nu fie utilizate, intrucat nu sunt vizibile in grafic si nu pot fi folosite intr-o analiza
probabilistica de risc a graficului. Ele pot fi inlocuite cu activitati care determina aceasta
intarziere. Daca sunt totusi folosite, motivele ar trebui documentate in detaliile activitatii (tab-ul
Notebook).

26
``

Constrangeri

Uneori legaturile dintre activitati nu pot reflecta cu exactitate realitatea, unele activitati trebuie
terminate mai degraba in concordanta cu anumite date fixe, decat cum reiese din legaturile
existente. In cazul acesta se pot folosi constrangerile din Activity Details, tabu-ul Status – Activity
Constraints.

Se recomanda sa nu fie utilizate, intrucat strica dinamica graficului. Acestea pot fi folosite doar
daca reprezinta rezultatul unor dependente externe, asupra careia nu avem nicio influenta.

Activity Steps

Pasii unei activitati furnizeaza o modalitate de a sparge activitati in unitati mai mici si a urmari
finalizarea acestor unitati. Se pot adauga un numar nelimitat de pasi, li se pot atribui ponderi, ce
ajuta la urmarirea progresului unei activitati pe baza numarului de pasi finalizati si se pot crea
sabloane ce pot fi atribuite activitatilor.

Activity Steps se adauga din detaliile activitatii (Activity Details) – tab-ul Steps.

27
``

Definirea activitatilor reprezinta procesul de identificare a actiunilor specifice ce trebuie realizate

pentru a produce livrabilele proiectului. Activitatile reprezinta baza pentru estimare, planificare,
executie, monitorizare si control. Acest proces este realizat de managerul de proiect, site
manager, planner, iar responsabilul de achizitii si inginerie (daca este cazul) sunt consultati.

Construction/Commissioning:

Intr-o planificare initiala (ex: in faza de inginerie) acest pachet poate fi mentinute la un nivel mai
putin detaliat de dezvoltare, dar in timp ce proiectul avanseaza activitatile de
constructie/instalare si commissioning trebuie identificate clar. Pentru o identificare corecta a
activitatilor si a interfetelor, o sedinta cu toti subcontractorii implicati este necesara.

Put in function and Handover:

O perioada de cel putin doua saptamani trebuie alocata pentru inchiderea si predarea proiectului
catre client. In mod normal aceast pachet de lucrari trebuie sa includa:

• Close Open Points

• Initial Run
• Final adjustments
• Operators’ Training
• Handover of the Plant

2.3. CALCULUL DE PROIECT

Calcul de proiect se realizeaza folosind tehnica Critical Path Method (CPM) – o metoda prin care
relatiile dintre activitati si duratele sunt folosite pentru a calcula matematic graficul pentru
intregul proiect. Sunt identificate astfel:

• Drumul critic
• Total Float
• Free Float

Pentru a calcula se apasa Schedule din bara de instrumente, deschizandu-se astfel o

fereastra de dialog:

28
``

• Project(s) to schedule – numarul de proiecte ce vor fi calculate

• Data Date (DD) - reprezinta ultima data la care ati inregistrat progres. Pe parcursul derularii
proiectului, aceasta data se muta catre sfarsitul proiectului, iar in faza de planificare
aceasta este egala cu data planificata de start a proiectului. Atentie! Intotdeauna
presupuneti ca DD reprezinta data de inceput pentru noua perioada de raportare (munca
realizata la DD nu este inclusa)

Daca sunt deschise mai multe proiecte, vor fi toate calculate. Daca au Data Date diferite, veti
primi un mesaj de informare sau butonul Schedule va fi inactiv.

• Din meniul Options se pot edita anumite optiuni cu privire la modul de calcul al proiectului
(ex. ignorarea sau nu a realtiilor cu alte proiecte, calcul automat la fiecare modificare,
calendarul folosit pentru lag-uri)
• Schedule – se apasa pentru a confirma realizarea calcului de proiect cu optiunile si data
de raportare alese

Graficul Gantt

Graficul Gantt reprezinta o afisare grafica a activitatilor proiectului, sub forma unor bare orizontale
desfasurate pe o perioada de timp specificata. Se foloseste in paralel cu tabelul de activitati
pentru o mai buna urmarire a detaliilor acestora.

Modul cum este afisat poate fi personalizat. In exemplul de mai sus, activitatile critice apar sub
forma unei bare rosii, activitatile care nu sunt critice – bara verde.

Un click dreapta pe zona graficului Gantt ne ajuta sa modificam:

• Bars
o Ce tipuri de activitati vrem sa vedem grafic
o Culoarea, grosimea, etichetele asociate unei bare de activitati

Bar chart options

o Afisarea legaturilor si legendei

o Modul de vizualizare a liniei reprezentand Data Date
o Modul de vizualizare a liniilor separatoare de timp
• Timescale
o Intervalul de timp in care se vad afisate grafic activitatile (ora, saptamana, luna,
an)
• Attachments

29
``

o Text asociat graficului (ex.: comentarii referitoare la o anumita activitate)

o Curtain – hasurarea unei anumite perioade de timp

Pentru analiza Drumului Critic, trebuie avut in vedere ca toate activitatile, cu exceptia milestone-
urilor de Start si Finish, trebuie sa aiba relatii de conditionare, altfel, calculul marjei totale va fi
afectat. Pentru o verificare a relatiilor de conditionare, se pot afisa coloanele de
predecesori/succesori, sau se poate folosi “View Log” din meniul Schedule (F9). Dupa ce se
ruleaza calculul de proiect, Tools-Schedule (F9), se vor lua masurile necesare pentru optimizarea
duratelor, conform cu datele impuse (activitati in paralel, adaugare de resurse suplimentare,
reducerea duratei de timp, etc.)

30
``

3. LECTIA 3

3.1. DEFINIREA SI ATRIBUIREA ROLURILOR

3.1.1. Definirea rolurilor

Rolurile reprezinta functii sau abilitati necesare pentru a realiza proiectul. Inginer, project
manager, planner reprezinta exemple de posibile roluri. Se poate crea un set standard de roluri,
ce pot fi atribuite activitatilor, definind astfel cerintele de calificare pentru activitatea respectiva.
Se pot defini mai multe preturi pe unitate si limite de timp pentru a planifica cu precizie costurile
si alocarile.

Pentru definirea rolurilor se foloseste meniul Enterprise/Roles. Se poate crea o structura ierarhica
folosind butonul Add si sagetile, pentru o mai buna organizare.

In tab-ul General, se introduc codul unic de identificare (Role ID), numele rolului (Role Name) si o
scurta descriere (Responsibilities).

In tab-ul Prices se introduce pretul pe unitate (implicit reprezinta pretul pe ora).

Se pot introduce mai multe preturi unitare, calculul bugetului de resurse pe proiect realizandu-se
in functie de cel selectat la crearea proiectului. Se poate modifica din Detaiile proiectului, tab-ul
Resources:

31
``

In tab-ul Limits se introduc unitatile/timp (implicit orele/zi) pentru munca peste program – Max
Units/Time - precum si data de la care aceste limite intra in vigoare (Effective Date).

Se pot crea echipe de roluri, din Primavera Web, meniul Resources, tab-ul Role Team.

3.1.2. Atribuirea rolurilor

Rolurile sunt atribuite pe o activitate pentru a analiza necesarul de functii, specialitati, abilitati
necesare intr-un proiect. Pentru a realiza acest lucru se foloseste fereastra Activities din bara
directoare , se selecteaza o activitate si, din tab-ul Resources din detaliile activitatii, se apasa
butonul Add Role:

32
``

Pentru a atribui acelasi rol mai multor activitati, se foloseste butonul Roles din bara

directoare din partea dreapta a ecranului. Similar pentru a atribui resurse sau ,
predecesori , succesori , pasi .

Pentru analiza costurilor estimate, avand atribuite aceste roluri, se pot insera coloanele
corespunzatoare in tabelul de activitati – Budgeted Total Cost (costul total bugetat) si At
Completion Total Cost (costul total la finalizarea proiectului, ce cuprinde costul actual si cel
ramas).

3.2. DEFINIREA SI ATRIBUIREA RESURSELOR

3.2.1. Definirea resurselor

O resursa reprezinta orice element cuantificabil in cantitate limitata si cu o valoare suficient de

mare pentru a justifica urmarirea si atribuirea acestora activitatilor proiectului. Estimarea
resurselor reprezinta procesul de estimare a tipului si cantitatilor de personal, echipamente si
materiale necesare pentru a realiza fiecare activitate. Primavera P6 lucreaza cu 3 tipuri de
resurse:

• Labor – resursa umana, reprezinta o persoana (ex. Ionescu Ana) care:

o poate lucra un anumit numar de ore/zi
o are un pret unitar/zi
o poate avea un calendar asociat,diferit de cel al activitatii, pentru a evidentia, spre
exemplu, zilele de concediu
• Nonlabor – functioneaza dupa acelasi principiu cu resursele umane, dar este folosit pentru
a diferentia oamenii de echipamente (inchiriate) – ex. macara
• Material – reprezinta un material (fier, beton, valva) care:
o are o unitate de masura (kg, m, bucata etc.) care poate fi definita
o are un pret unitar/unitatea de masura

Pentru definirea resurselor se foloseste fereastra Resources din bara directoare. Se poate
crea o structura ierarhica folosind butonul Add si sagetile, pentru o mai buna organizare.

Din detaliile resursei trebuie stabilite urmatoarele setari ale resursei:

• General
o Resource ID – codul unic de identificare
o Resource Name – numele resursei
o Alte detalii (titulatura, adresa e-mail, telefon)
• Details

33
``

o Resource Type - tipul de resursa – personal, echipament, material (in cazul

materialului se selecteaza unitatea de masura)
o Currency and Overtime – moneda in care se calculeaza costurile resursei, precum
si daca se includ costuri aditionale pentru munca suplimentara
o Calendar – se poate atribui un calendar specific resursei, pentru a evidentia
exceptii specifice resursei, un proiectului sau activitatii (spre exemplu zile de
concediu)
o Auto Compute Actuals – se bifeaza pentru a calcula automat cantitatea de munca
conform planificarii, si un folosind Timesheets, prin Progress Reporter
o Calculate Costs from Units – se bifeaza pentru a recalcula costurile atunci cand se
modifica o anumita cantitate pentru o noua atribuire a resursei (cum ar fi durata
ramasa)

• Units & Prices

o Similar rolurilor, se pot introduce mai multe preturi pe unitate (implicit pret/ora),
pentru a evidentia diferente de la o luna la alta, de la un sezon la altul
• Roles
o Rolul/setul de Roluri atribuite unei resurse descriu capabilitatile resursei si
usureaza atribuirea ei unei activitati in functie de rol. Se pot stabili niveluri de
experienta, de la 1 - Master pana la 5 – Inexperienced

3.2.2. Atribuirea resurselor

Resursele sunt atribuite pe o activitate pentru a analiza necesarul de resurse, alocarile acestora,
modul de nivelare pentru a evita supraalocarile si costurile ascoiate. Pentru a atribui o resursa
unei activitati se foloseste fereastra Activities din bara directoare , se selecteaza o activitate
si, din tab-ul Resources din detaliile activitatii, se apasa fie:

• Add Resource – se deschide o fereastra unde se pot vizualiza toate

resursele din baza, selectandu-se cele necesare
• Assign by Role – se deschide o fereastra unde se pot vizualiza numai
resursele ce corespund rolurilor deja atribuite proiectului

Pentru stergerea unui rol sau a unei resurse se foloseste butonul Remove .

Pentru a analiza alocarea unei resurse umane se foloseste Resource Usage Profile din bara
de instrumente, afisandu-se grafic alocarea resursei in timp, in functie de scala de timp aleasa:

34
``

Unde :

• Actual Units – unitatile consumate (implicit ore) din resursa respectiva

• Remaining Early Units – unitatile ramase de consumat din resursa respectiva
• Overallocated Early Units – unitatile supraalocate din resursa respectiva
• Limit – limita maxima pe unitatea de timp

Dupa atribuirea tuturor resurselor, se analizeaza modificarile in costurile estimate (in coloanele
Budgeted Total Cost si At Completion Total Cost).

Pentru simplificare, se pot aborda resursele ca roluri. Astfel, se creaza resursele cu nume generice
(ex. Lacatus, Sudor), iar histograma de resurse va arata necesarul de ore din acea resursa,
distribuit in timp. Impartind la numarul de ore pe care resursa le poate realiza intr-o zi, se poate
face o estimare a numarului de resurse necesar. In acest caz, se ignora supraalocarile.

Intr-o prima faza, pe un proiect, se vor identifica resursele umane, pentru o estimare si urmarire
cat mai precisa a costurilor asociate. Astfel urmatoarele date de intrare sunt necesare:

• Idetificarea resursei umane interne (cu rolurile asociate: Project Manager, Site Manager,
HSE, Lacatus, Sudor etc. )
• Pretul unitar al resursei umane (pret/ora)
• Disponbilitatea resursei (8 ore/zi, 6 ore/zi si calendarul resursei)
• Activitatile pe care resursa respectiva le realizeaza - in cazul Project Manager, Site
Manager, HSE se pot folosi activitatile de tip Level of Effort definite in WBS-ul Project
Management, iar numarul de ore poate fi impartit uniform pe toata durata proiectului/fazei
in care este implicat
• in cazul resurselor de tip Lacatus, Sudor se va identifica o performanta (ex.: ce cantitate
de tubulatura poate suda un Sudor pe zi)

35
``

3.3. CREAREA ELEMENTELOR DE TIP EXPENSE

Elementele de tip Expense reflecta costurile neasociate unei resurse, fiind de obicei o cheltuiala
fixa, specifica proiectului si nu depinde de timp. Cateva exemple ar fi consultanta, training, o
analiza de apa. Pot fi grupate in categorii, pentru o standardizare a lor si o urmarire mai eficienta.
Similar resurselor, ele pot avea un cost bugetat si un cost la finalizarea proiectului (ce cuprinde
valoarea actuala si cea ramasa).

Pentru a crea un element de tip Expense se folosesc detaliile activitatii, tab-ul Expense si se apasa
butonul Add:

Este important de introdus:

• Expense Item – numele elementului de tip Expense

• Expense Category – categoria din care face parte, pentru o mai buna organizare si urmarire
a acestor cheltuieli

Categoriile pot fi definite din meniul Admin/Admin Categories, tab-ul Expense Categories.

• Budgeted Cost – costul bugetat (in faza de planificare este egal cu At Completion Total
Cost)

Dupa introducerea acestor elemente, se analizeaza modificarile in costurile estimate (in

coloanele Budgeted Total Cost si At Completion Total Cost).

3.4. SALVAREA PLANULUI DE REFERINTA (BASELINE)

Un plan de referinta (baseline) reprezinta o copie a datelor proiectului la o anumita data. Deoarece
reprezinta o reprezentare statica a unei planificari, poate fi folosit ca referinta pentru a compara
performanta in timp ce proiectul progreseaza.

Inainte de a actualiza un proiect pentru prima oara, trebuie creat un plan de referinta – ce
reprezinta chiar o copie a proiectului. Pentru acest lucru se acceseaza meniul Project/Maintain

36
``

Baseline…, se apasa butonul Add si se selecteaza Save a copy of the current project as a new
baseline, apoi OK.

In acest moment, planul de referinta a fost creat. Pentru a-l atribui proiectului, se acceseaza
meniul Project/Assign Baseline… si se atribuie in campul Project Baseline :

Inainte de a face orice modificare asupra graficului, o copie a graficului trimis in faza de ofertare
(daca s-a realizat) se va salva ca Baseline de tipul Bid Submission pentru a avea un istoric, chiar
daca acest Baseline nu va fi folosit neaparat in raportare.

37
``

3.5. ACTUALIZAREA PROGRESULUI

Inainte de actualizarea progresului, trebuie ales si %Complete Type. Acesta poate fi de tipul:

• Duration – pe baza progresului introdus in tab-ul Status, durata ramasa (Remaining

Duration) va fi recalculata pe baza duratei originale (Original Duration). Trebuie introdus
consumul de resurse si necesarul de resurse manual (Actual Units si Remaining Units)
• Physical – se introduce progresul fizic in tab-ul Status, iar durata ramasa si consumul de
resurse si necesarul de resurse trebuie introduse manual (Remaining Duration, Actual
Units si Remaining Units)
• Units – pe baza consumului si necesarului de resurse introdus in statusul resurselor, se
va calcula acest camp

%Complete Type se alege din Activity Details, tab-ul General, similar cu tipul duratei – vezi mai
jos.

Pentru o analiza corecta a graficului, se recomanda selectarea tipului Physical. Prin aceasta se
asigura ca o analiza Earned Value a graficului poate fi relevanta (ex.: compararea progresului fizic
de 25% cu un consum de resurse de 30% ne poate ridica cateva semne de intrebare.

In timpul derularii proiectului, trebuie actualizate status-ul activitatilor, consumul de resurse si al

elementelor de tip expense.

38
``

1. Statusul activitatilor – se actualizeaza din detaliile activitatii, tab-ul Status

o Started – se marcheaza pentru a indica faptul ca activitatea a inceput; data de start
poate fi editata
o Finished – se marcheaza pentru a indica faptul ca activitatea s-a terminat; data de
finish poate fi editata

Daca activitatea nu este inceputa (desi era planificata sa inceapa), va fi intarziata astfel incat
noua data de start va fi Data Date (data de raportare).

o Expected Finish – data la care se asteapta finalizarea activitatii

o % - procentul de realizare in functie de tipul de progres selectat pentru activitate
(automat pentru tipul durata, unitati si fizic daca s-au folosit pasi, manual pentru
fizic in cazul in care nu s-au folosit pasi)
o Suspend – data la care activitatea a fost suspendata (se poate completa numai
daca activitatea a fost inceputa)
o Resume – data la care activitatea suspendata a fost reluata
o Duration – se introduce durata ramasa (Remaining)

Tipul duratei reprezinta baza pentru estimarea timpului de finalizare a unei activitati. Ea
determina daca fie graficul, disponibilitatea resursei sau costurile sunt mai importante atunci
cand actualizam activitatile. Tipul duratei se aplica doar atunci cand avem cel putin o resursa
atribuita unei activitati. Se va respecta intotdeauna urmatoarea ecuatie:

Duration x Units/Time = Units

Tipul duratei se alege din Activity Details, tab-ul General:

39
``

Daca se doreste completarea rapida a acestui camp pentru mai multe activitati cu aceeasi
valoare, se aduce coloana Duration Type in tabelul de activitati (click dreapta pe capul de tabel
si se selecteaza Columns; in fereastra deschisa se alege coloana dorita din stanga – Available
Options - si se aduce cu ajutorul sagetilor in dreapta – Selected Options). Apoi se alege
valoarea dorita pentru Duration Type direct din tabelul de activitati, se selecteaza activitatile pe
care se doreste aceeasi valoare (folosind tasta CTRL de pe tastatura) si se apasa click dreapta
pe mouse. Apare o fereastra si se selecteaza optiunea Fill Down.

40
``

Avand in vedere ca pe majoritatea proiectelor progresul se va masura pe baza consumului de

resurse umane, este de preferat ca Activity Duration Type sa fie Fixed Duration & Units, pentru a
ma asigura ca Primavera nu va schimba automat Durata sau orele totale bugetate.

2. Statusul resurselor – se actualizeaza din detaliile activitatii, tab-ul Resources

a. Se actualizeaza unitatile actuale (Actual Units) si cele ramase (Remaining Units)
3. Statusul elementelor expense – actualizeaza din detaliile activitatii, tab-ul Expenses
a. Se actualizeaza costul actual (Actual Cost) si ramas (Remaining Cost) sau
unitatile (Actual Units si Remaining Units)

Dupa actualizarea progresului, se comanda calculul de proiect, folosind tasat F9 sau butonul
Schedule din bara de instrumente.

Monitorizarea si controlul reprezinta acele procese necesare pentru a urmari, revizui si adapta
progresul si performanta proiectului, identifica zonele unde este nevoie de modificari si le initiaza.
Acesta este un proces continuu si regulat pentru a identifica variatiile de la planul de baza (in
ceea ce priveste durata, scop, costuri, calitate, riscuri, achizitii). Depinzand de durata toatala si
nevoile partilor implicate, se poate face actualizare si rapoartare zilnic, saptamanal, lunar
stabilindu-se astfel Data Date.

41
``

4 LECTIA 4

4.1 SALVAREA UNUI LAYOUT

Primavera P6 ofera posibilitatea afisarii anumitor informatii specifice proiectului/portofoliului,

folosind Layouts – vederi customizabile. Pentru a personaliza o vedere se poate alege dintr-o
gama larga de informatii, coloane, culori, fonturi, grupari, filtre. Soft-ul va solicita in mod automat
sa salvati o anumita vedere atunci cand o inchideti, permitand definirea unui nume unic pentru a
fi folosit in viitor pe oricare dintre proiecte/portofolii.

Modul de alegere a coloanelor disponibile in tabel, precum si personalizarea graficului Gantt au

fost prezentate anterior. In plus mai pot fi incluse intr-un layout si urmatoarele :

Group and Sort

Pentru gruparea si sortarea activitatilor, proiectelor, resurselor etc. (depinzand de meniul in care
se realizeaza) se apasa butonul din bara de instrumente. In meniul Activities, se va realiza
o sortare si grupare a activitatilor, deschizandu-se urmatoarea fereastra de dialog:

• Show Grand Totals – sumarizare in cazul in care sunt deschise doua sau mai multe
proiecte
• Show Summarise Only – se afiseaza proiectul/proiectele doar la nivel de WBS
• Shrink vertical grouping bands – micsorarea benzilor de sumarizare din partea stanga a
tabelului de activitati
• Group by – permite gruparea activitatilor in functie de anumiti indicatori (cost, durata,
variatii etc.), cel mai adesea folosindu-se gruparea dupa structura WBS

Se poate grupa in functie de o structura alternativa de WBS, exercitiu prezentat mai jos in cadrul
lectiei

• Group by Options – utilizata la ascunderea nivelurilor de WBS goale, sortarea acestora

alfabetic, afisarea denumirii WBS-ului sau doar a codului de WBS
• Sort – se apasa butonul Sort din fereastra de dialog pentru a aranja activitatile in functie
de un anumit criteriu (ex. sortare dupa data de start)

42
``

Sortarea se poate face si printr-un simplu click pe coloana in functie de care se doreste sortarea
din tabelul de activitati, sageata in sus sau jos simbolizand sortarea ascendenta sau
descendenta.

Filters

Pentru realizarea unui filtru se apasa butonul din bara de instrumente. Exista 15 filtre
predefinite si se pot crea noi filtre in functie de necesitati, apasand butonul New si introducand
criteriul de filtrare.

Pentru a salva o vedere se acceseaza meniul View – Layouts – Save Layout As, stabilindu-se la
ce nivel va fi salvat (All Users, Another User, Current User, Project) si un nume.

4.2 ACTIVITY CODES – CREAREA UNEI STRUCTURI ALTERNATIVE DE WBS

Codurile de activitati (Activity Codes) sunt folosite pentru a organiza activitatile in concordanta cu
anumite cerinte specifice. Spre exemplu se poate crea o structura alternativa de WBS. Sunt
definite din meniul Enterprise/ Activity Codes.

43
``

Dupa creare, acestea trebuie atribuite fiecarei activitati, astfel incat sa se poata realiza o grupare
a acestora dupa codul de activitate respectiv. Pentru o alocare cat mai usoara, se insereaza in
tabelul de activitati coloana ce reprezinta numele codului.

4.3 CREAREA CAMPURILOR CUSTOMIZABILE (UDF)

Uneori este nevoie de anumite campuri cu anumite proprietati conform necesitatilor companiei,
care nu sunt incluse in cele deje definite in Primavera. In acest caz, se pot adauga aceste campuri
denumite in Primavera User Defined Fields (prescurtat UDF). Acestea pot fi create la nivel de
proiect, WBS, activitate, element de tip expense, pasi de activitate, resursa etc. Nivelul la care
este creat determina posibilitatea de a contine date ce se refera la acel nivel (spre exemplu poate
contine bugetul total, dar nu poate contine pretul pe unitate al unei resurse daca este creat la
nivel de Activities) si poate fi adus in lista de coloane din fereastra respectiva (Activities, nu
Activities Resource Assignments).

Pentru a crea un UDF se acceseaza Enterprise/User Defined Fields….

44
``

Din partea de sus a ecranului se selecteaza unde va fi creat respectivul UDF (in activitati, in
atribuirea resurselor, in Proiecte etc.)

In partea dreapta apare o lista de campuri customizabile deja create, iar pentru a crea unul nou
se apasa butonul Add urmand sa se introduca urmatoarele date:

• User Defined Field – denumirea campului

• Data Type – tipul de date ce vor fi introduse in acest camp
o Text – poate contine pana la 1000 de caractere
o Start Date – permite introducerea unei date de start
o Finish Date – permite introducerea unei date de finalizare
o Cost – permite introducerea unui cost in moneda aleasa de utilizator
o Number – permite introducerea unui numar cu doua zecimale
o Integer – permite introducerea unui numar intreg, pozitiv sau negativ
o Indicator – permite alegerea unui simbol dintr-o lista predefinita

45
``

4.4 WPs & DOCS

Acest meniu este utilizat pentru organizarea si gasirea intr-un mod facil a documentelor ce au o anumita
importanta in cadrul desfasurarii proiectului sau pot ajuta la identificarea sau justificarea unor intarzieri
(ex. procese verbale de predare-primire front de lucru, minute ale unor sedinte). Practic se creaza o
legatura intre un document salvat intr-o locatie privata (calculatorul personal) sau publica (salvate pe un
server) si o anumita activitate sau nivel de WBS. Acest lucru se poate face din meniul WPs and Docs,

apasand butonul Add din partea dreapta sus a ecranului:

In tab-ul General se trec date generale legate de document, iar din tab-ul Files se creaza practic legatura
cu documentul. Din tab-ul Assignments se atribuie activitatii sau WBS-ului careia ii este asociat
documentul respectiv.

4.5 RISKS

Identificarea riscurilor in faza de planificare permite decizii mai bune de selectie a proiectelor, precum si
bugete si grafice de lucrari mai precise. Registrul de risc joaca un rol cheie de urmarire a informatiilor cu
privire la toate riscurile asociate proiectului, iar Primavera ofera posibilitatea crearii unui registru de risc

din meniul Risks. Un nou risc se introduce apasand butonul Add din partea dreapta sus a ecranului.

46
``

cvv

cvv

Din tab-ul General se defineste numele riscului, se stabileste daca riscul este de tip Amenintare (Threat)
sau Oportunitate (Oportunities) si status-ul lui (Deschis, Inchis, Activ etc.).

Din tab-ul Impact se stabileste probabilitatea de aparitie a riscului (selectand una dintre valorile definite
in campul Probability), impactul asupra timpului (Schedule) si costului (Cost). Automat se va calcula un
scor, care imi indica importanta acestui risc pe baza combinatiei dintre probabilitate si impact. Daca se
identifica un plan de raspuns la risc, se documenteaza in campul Response Description si se re-
estimeaza impactul si probabilitatea dupa aplicarea raspunsului la risc (in campurile aferente Post-
Response):

cvv cvv cvv

Din tab-ul Activities riscul se asociaza unei activitati prin apasarea butonului . Pe baza
acestei informatii Primavera va calcula automat, Exposure Start, Exposure Finish, Pre-Response
Exposure Cost si Post-Response Exposure Cost, campuri ce se regasesc in tab-ul general si nu puteau fi
editate.

4.6 PREFERINTELE UTILIZATORULUI

Modul in care anumite date sunt afisate tin de preferintele utilizatorului. Acestea se pot modifica din 2
meniuri: Edit/User Preferances si Admin/Admin Preferances. Depinzand de modul de instalare a softului,

47
``

amandoua pot fi disponibile utilizatorului sau administratorul bazei de date poate limita accesul la
meniul Admin.

Cele mai importante optiuni ar fi:

• Edit/User Preferances:
o Tab-ul Time Units
Units Format se defineste modul in care sunt vizualizate unitatile de resurse
bugetate – in ore, zile, saptamani, etc. (30 de ore sau 3 zile)
Duration Format – similar mai sus
Units/Time Format – ca procent (50%) sau ca unitate/durata (5h/zi)
o Tab-ul Currency – selectarea monedei de calcul a costurilor
• Admin/Admin Preferances
o Tab-ul General – Starting Day of Week – se selecteaza care este prima zi lucratoare a
saptamanii (este important atunci cand se lucreaza cu Perioade Financiare)
o Tab-ul Data Limits – se poate seta un numar maxim de niveluri pentru structurile
ierarhice, precum si numarul maxim de planuri de referinta (baseline) ce se pot crea

48