GHID eForms

pentru autorități/entități contractante

Pagina 1 din 24
 CUPRINS
1 Termeni cheie utilizați ...................................................................................................................................... 4
1.1 eForms ..................................................................................................................................................... 4
1.2 TED ........................................................................................................................................................... 4
1.3 JOUE ......................................................................................................................................................... 4
1.4 eNotices2 ................................................................................................................................................. 4
1.5 Data trecerii la eForms ............................................................................................................................. 4
1.6 Downtime SEAP eForms ........................................................................................................................... 4
1.7 E0, E1 sau E2 ............................................................................................................................................ 4
2 Context și ipoteză de lucru ............................................................................................................................... 5
3 M1 Măsuri privind alinierea la formatul și la nomenclatoarele eForms a datelor din profil (E0/E1/E2) ......... 5
3.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E0/E1/E2) ...................................................................................................... 5
3.2 Ce trebuie să facă utilizatorul (E0) ........................................................................................................... 6
4 Măsuri privind tranziția anunțurilor (E2) ......................................................................................................... 6
4.1 M2 Anunțuri de intenție (E2) ................................................................................................................... 6
4.2 M3 Eratele la anunțurile de intenție (E2) ................................................................................................. 6
4.3 Anunțuri de inițiere a procedurii de achiziție (E2) ................................................................................... 6
4.3.1 Modul de lucru în contextul eForms ................................................................................................ 6
4.3.1.1 Anunțuri de inițiere care vor fi transmise spre publicare în TED în noul format eForms ............ 6
4.3.1.2 Publicare modificări la anunțul de inițiere al procedurii de atribuire/Fișa de date a achiziției
(E2) 6
4.3.1.2.1 Excepții: .................................................................................................................................. 9
4.3.2 M4 Măsuri privind anunțurile de inițiere aflate în așteptare transmitere la JOUE la data trecerii la
eForms (E1) ....................................................................................................................................................10
4.3.2.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1) ...................................................................................................10
4.3.3 M5 Măsuri privind documentațiile de atribuire aflate ”în așteptare selecție” sau ”în așteptare
validare CTE” în perioada de downtime SEAP (E1/E2) ...................................................................................10
4.3.3.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1) ...................................................................................................10
4.3.3.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2) .......................................................................10
4.3.4 M6 Măsuri privind documentațiile de atribuire acceptate (publicate) înainte de data trecerii la
eForms dar fără anunțuri publicate în SEAP (E1/E2) ......................................................................................11
4.3.4.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1) ...................................................................................................11
4.3.4.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2) .......................................................................11
4.3.5 M7. Măsuri privind documentațiile de atribuire în așteptare validare ANAP sau respinse de ANAP
sau de CTE înainte de data trecerii la eForms (E1).........................................................................................11
4.3.5.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1) ...................................................................................................11

Pagina 2 din 24
 4.3.5.1.1 Dacă există deja clonă făcută ...............................................................................................11
4.3.5.1.2 Dacă nu există clonă.............................................................................................................12
4.3.5.1.3 Dacă documentațiile sunt în așteptare validare ANAP ........................................................12
4.3.5.1.4 Dacă documentațiile sunt respinse de CTE ..........................................................................12
4.3.5.1.5 Dacă documentațiile sunt acceptate de ANAP ....................................................................12
4.3.5.1.6 Dacă documentațiile sunt acceptate de CTE........................................................................12
4.3.5.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2) .......................................................................12
4.4 M8 Măsuri privind extinderea termenelor la proceduri inițiate prin documentații de atribuire
transmise spre publicare înainte de data trecerii la eForms (E2) ......................................................................13
4.4.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E2) .......................................................................................................13
4.4.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2) ...........................................................................13
4.5 M9 Măsuri privind eratele în definire și în așteptare validare aferente anunțurilor de inițiere (E1/E2)
14
4.5.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1) .......................................................................................................14
4.5.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2) ...........................................................................15
4.6 M10 Măsuri privind anunțurile de atribuire fără publicare prealabilă (E2) ...........................................15
4.7 M11 Măsuri privind anunțurile de atribuire a căror anunțuri de inițiere au fost transmise la JOUE în
formatul vechi (E2) .............................................................................................................................................15
4.7.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E2) .......................................................................................................15
4.7.1.1 Pentru anunțurile de atribuire care îndeplinesc cumulativ condițiile:.......................................15
4.7.1.2 Dacă anunțul de atribuire îndeplinește cumulativ condițiile: ....................................................15
4.7.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2) ...........................................................................16
5 Măsuri privind tranziția procedurilor de achiziție (E1) ..................................................................................16
5.1 M12 Solicitări de clarificare pentru care se așteaptă răspuns în perioada de downtime eForms (E1) .16
5.2 M13 Proceduri de achiziție cu termenele de depunere în perioada de downtime (E1)........................16
5.3 M14 Licitații cu termenul de finalizare în perioada de downtime (E1) ..................................................17
6 DUAE integrat în documentația de atribuire - Modificări privind motive de excludere/criterii selecție (E2)
17
6.1 DUAE integrat în documentația de atribuire - Modificări privind motive de excludere .......................17
6.2 DUAE integrat în documentația de atribuire - Modificări privind criterii de selecție ...........................18
7 Erori afișate la pre validarea documentației de atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de
identificare și remediere ........................................................................................................................................21
8 Perioadă Downtime SEAP eforms ..................................................................................................................23
9 Calendar etape activități în contextul trecerii la eForms ...............................................................................23

Pagina 3 din 24
1 Termeni cheie utilizați
1.1 eForms
Termen prin care se identifică noile formulare electronice care trebuie transmise spre publicare în JOUE
(Jurnalul Oficial al Uniunii Europene) potrivit Regulamentului de punere în aplicare (UE) 2019/1780 al Comisiei
din 23 septembrie 2019 de stabilire a formularelor standard pentru publicarea anunțurilor în domeniul
achizițiilor publice și de abrogare a Regulamentului de punere în aplicare (UE) 2015/1986 .

1.2 TED
Portal al UE unde se publică electronic anunțurile curente din JOUE precum și anunțurile în format eForms.

https://ted.europa.eu/TED/browse/browseByMap.do

1.3 JOUE
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

1.4 eNotices2
Aplicație a TED pusă la dispoziție autorităților contractante cu ajutorul căreia se pot completa și publica
anunțuri în format eForms în JOUE.

https://enotices2.ted.europa.eu/home

1.5 Data trecerii la eForms

Reprezintă data și ora preconizată la care versiunea compatibilă eForms a SEAP este pornită în mediul de
producție după instalare: 04.12.2023 08:00.

1.6 Downtime SEAP eForms

Perioada de timp în care sistemul SEAP nu va fi accesibil utilizatorilor întrucât se desfășoară activitățile de
trecere la eForms, inclusiv instalarea noii versiuni a SEAP.

Se preconizează a fi în perioada: 30.11.2023 00:00 (joi), data oprire SEAP – 04.12.2023 08:00 (luni), reluare
acces utilizatori în sistem.

1.7 E0, E1 sau E2

Reprezintă etapa în care se aplică măsurile descrise în acest capitol. A se vedea și capitolul Calendar etape
activități premergătoare trecerii la eForms .

E0 – înainte de oprirea SEAP

E1 – perioada de oprire (downtime) a SEAP pentru implementare eForms

E2 – perioada după implementarea eForms și repornirea SEAP

Pagina 4 din 24
2 Context și ipoteză de lucru
Prezentul document se bazează pe prevederea din regulamentul european eForms conform căreia din
25.10.2023 nu mai este permisă transmiterea anunțurilor curente la JOUE și trebuie transmise noile anunțuri în
format eForms.

Anunțurile pentru care există obligativitatea publicării la nivel european vor fi transmise spre publicare la
JOUE către noua interfața eForms, în noul format. A se vedea și capitolul 4.3Anunțuri de inițiere a procedurii
de achiziție.

Având în vedere disponibilitatea TED de a menține vechea platformă (interfață) în producție până în 31 Ianuarie
2024, SEAP va continua să transmită anunțurile de intenție și eratele acestora precum și anunțurile de atribuire
fără publicare prealabilă către vechea interfață.

În acest sens măsurile M2, M3 privind anunțurile de intenție/eratele la anunțurile de intenție și M10 privind
anunțurile de atribuire fără publicare prealabilă din prezentul Ghid se impun.

3 M1 Măsuri privind alinierea la formatul și la nomenclatoarele eForms a datelor din profil (E0/E1/E21)
3.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E0/E1/E2)
Următoarele date din profilul entităților care lucrează cu SEAP trebuie aliniate la regulile JOUE:

- Adresele de email ale utilizatorilor autorităților contractante2:

o acestea trebuie să aibă format valid
o trebuie să fie o singură adresă de email
- Adresele de email de contact ale ofertanților3:
o acestea trebuie să aibă format valid
o trebuie să fie o singură adresă de email
- Adresele URL înscrise în profil SEAP:
o trebuie să respecte formatul acceptat de JOUE, obligatoriu să înceapă cu https://... sau
http://...
- Tipul de activitate al autorității contractante
o Trebuie aleasă o valoare dintre cele acceptate de eForms
- Tipul de autoritate contractantă
o Trebuie aleasă o valoare dintre cele acceptate de eForms
- Tipul juridic al cumpărătorului (autoritate/entitate contractantă)
o Câmp nou, trebuie completat deoarece este obligatoriu la S I.1 din documentația de atribuire –
altfel va trebui completat în documentație

1
Reprezintă etapa în care se aplică măsurile descrise în acest capitol. A se vedea și capitolul 6 Calendar etape activități
premergătoare trecerii la eForms .
2
Au fost transmise notificări prin sistem către autoritățile contractante organizatoare de proceduri de achiziție care au
utilizatori ale căror adrese de email nu respectă formatul, adresă de emai unică. Se implementează în sistem pentru o
singură adresă de email.
3
Au fost transmise notificări prin sistem către ofertanții participanți la proceduri de achiziție ale căror adrese de email nu
respectă formatul, adresă de emai unică.

Pagina 5 din 24
La salvarea oricăror date din profil SEAP va verifica și conformitatea acestora și nu va permite salvarea dacă nu
sunt valide.

3.2 Ce trebuie să facă utilizatorul (E0)

Să verifice, să modifice aceste date în profil și să le completeze astfel încât să fie valide.

4 Măsuri privind tranziția anunțurilor (E2)

4.1 M2 Anunțuri de intenție (E2)
Având în vedere disponibilitatea TED de a menține platforma actuală în producție până în 31 Ianuarie 2024,
anunțurile de intenție vor fi trimise către vechea platformă. Din perspectiva utilizatorilor SEAP nu va exista nici
o schimbare.

4.2 M3 Eratele la anunțurile de intenție (E2)

Având în vedere disponibilitatea TED de a menține platforma actuală în producție până în 31 Ianuarie 2024,
anunțurile de intenție vor fi trimise către vechea platformă. Din perspectiva utilizatorilor SEAP nu va exista nici
o schimbare.

4.3 Anunțuri de inițiere a procedurii de achiziție (E2)

4.3.1 Modul de lucru în contextul eForms
4.3.1.1 Anunțuri de inițiere care vor fi transmise spre publicare în TED în noul format eForms

Anunțurile de inițiere a procedurilor de achiziție și anume:

- Anunțuri de participare (contractare) in domeniul achizițiilor non sectoriale

- Anunțuri de participare (contractare) in domeniul achizițiilor sectoriale
- Anunțuri de participare (contractare) in domeniul achizițiilor din apărare
- Anunțurile de concesionare
- Anunțurile de concurs de proiecte

vor fi transmise automat de SEAP în format eForms către TED în vederea publicării în JOUE, dacă acestea
îndeplinesc condițiile (depășesc pragurile sau este decizie a autorității contractante).

Principala schimbare în modul de lucru al autorităților contractante constă în faptul că documentațiile de

atribuire corespunzătoare acestor tipuri de anunțuri (indiferent dacă anunțul va fi sau nu transmis efectiv la
TED pentru publicare în JOUE) vor fi verificate înainte de transmiterea spre publicare în SEAP utilizând
sistemul de validarea al JOUE. Practic aceste documentații nu vor putea trece de ”transmiterea spre publicare”
dacă nu sunt valide conform regulilor JOUE, reguli care derivă din regulamentul UE 2019/1780 din 23
Septembrie 2019.

Documentațiile de atribuire aferente anunțurilor din SEAP care nu au corespondență cu cele standard ale JOUE
(spre exemplu invitație de participare) nu sunt supuse acestor verificări.

4.3.1.2 Publicare modificări la anunțul de inițiere al procedurii de atribuire/Fișa de date a achiziției (E2)

În ceea ce privește eratele, acestea sunt înlocuite în eForms cu ”anunțul de schimbare” prin care anunțul inițial
este schimbat cu unul modificat și în care autoritatea contractantă indică motivul schimbării.

Pagina 6 din 24
În vederea completării și publicării modificărilor dorite la un anunț de inițiere/fișa de date a achiziției
autoritatea contractantă accesează documentația de atribuire din SEAP (cu excepția situației extinderii de
termene):

SAU

Pentru a iniția procesul de modificare a unor informații din anunț/fișa de date a achiziției, la nivelul
documentației, utilizatorul accesează opțiunea MODIFICA, editează câmpurile dorite din documentația de
atribuire/DUAE și salvează fiecare secțiune modificată.

Pagina 7 din 24
Astfel, utilizatorul va putea face modificări direct în oricare din câmpurile modificabile din secțiunile I-VI sau în
secțiunile DUAE aferente documentației de atribuire (imaginea exemplificativă de mai jos).

Documentul care conține câmpurile modificabile în documentația de atribuire și limitele permise poate fi accesat
aici.

Dacă documentația este una a unui anunț cu corespondență la JOUE aceasta va fi pre validată cu ajutorul
validatorului JOUE înainte de transmiterea spre publicare a schimbărilor. Dacă anunțul nu este cu publicare la
JOUE, aceasta nu va fi pre validată.

Acțiunea de pre validare se efectuează de către autoritatea contractantă în pasul final de verificare a
documentației de atribuire, înaintea publicării în sistem, prin accesarea butonului VERIFICA de la nivelul
documentatiei de atribuire, iar dacă sunt omisiuni în completarea noilor câmpuri specifice eForms, sistemul de
validare al aplicației europene transmite și sunt afișate în SEAP erorile traduse în limba română.

Instrucțiuni privind pașii de identificare a câmpurilor și secțiunilor din documentația de atribuire care
corespund eventualelor erori afișate de sistemul de validare al JOUE privind omisiunea în completare a unor
câmpuri noi, specifice eForms, se regăsesc în capitolul 7 Erori afișate la pre validarea documentației de
atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de identificare și remediere.

După remedierea omisiunilor de completare a documentației de atribuire și publicarea acesteia, SEAP va

genera ”clarificare/erată din oficiu automată” care conține schimbările efectuate și motivul.

Pentru situația în care anunțul inițial a fost transmis la JOUE, SEAP va genera automat și va transmite și un
anunț de schimbare către JOUE, anunț de schimbare care va fi publicat și în SEAP.

În cazul unui anunț de inițiere care nu se transmite la JOUE, fiind publicat doar la nivel național, în SEAP,
fluxul de inițiere/anunțare a modificărilor este același, diferența fiind că nu se efectuează pre validarea cu
aplicația JOUE, iar modificările la anunțul de inițiere/fișa de date a achiziției vor fi anunțate în SEAP prin
generarea/publicarea ”clarificării/eratei din oficiu automată”.

Pagina 8 din 24
Eratele curente, în formatul vechi, anterior eForms, nu vor mai putea fi adăugate de autoritățile contractante.

4.3.1.2.1 Excepții:
1. În cazul modificărilor de termene (depunere oferte/solicitări de participare, termen de valabilitate a
ofertei, termen evaluare) autoritatea contractantă va putea iniția modificările dorite - conform fluxului
existent înainte de trecerea la eForms, din pagina Vizualizare procedură/Vizualizare lot, după caz, și
publica anunțul de schimbare, ca în imaginea exemplificativă de mai jos:

În această situație se va genera în primă fază ”clarificare/erată din oficiu automată” și, în situația în care anunțul
inițial a fost transmis la JOUE, SEAP va genera automat și va transmite și un anunț de schimbare către JOUE cu
noile termene, anunț de schimbare care va fi publicat și în SEAP.

2. Pentru publicarea unor modificări ale informațiilor din documentele atașate ca fișiere de autoritatea
contractantă la documentația de atribuire (exemplu: Caiet de sarcini) este disponibil în continuare
mecanismul curent din secțiunea CLARIFICĂRI din pagina anunțului de inițiere al procedurii, prin care
autoritatea contractantă poate publica o clarificare din oficiu, accesând noua optiune:

ATENȚIE: JOUE nu mai permite inițierea unui set nou de schimbări sau extinderi de termene până nu publică
anunțul de schimbare deja transmis, chiar dacă schimbările/extinderile se referă la alte loturi/secțiuni ale
aceluiași/aceleiași anunș/fișă de date a achiziției.

A se vedea în acest sens și capitolul 4.4 M8 Măsuri privind extinderea termenelor la proceduri inițiate prin
documentații de atribuire transmise spre publicare înainte de data trecerii la eForms (E2), situație în care
autoritatea va trebui să parcurgă în prealabil și din timp procesul de transformare a documentației în format

Pagina 9 din 24
eForms în urma căruia se va transmite la JOUE un anunț de schimbare în acest sens și doar după aceasta se va
putea proceda la extinderea de termene de depunere dacă survine această necesitate.

4.3.2 M4 Măsuri privind anunțurile de inițiere aflate în așteptare transmitere la JOUE la data trecerii la
eForms (E1)
4.3.2.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1)
Anunțurile de inițiere care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

1. Au starea ”în așteptare transmitere la JOUE”

2. Data stării este înainte de data trecerii la eForms

vor fi transmise la JOUE în perioada de DownTime, utilizând vechea funcționalitate a SEAP, către vechea
interfață a JOUE. Numai după transmiterea cu succes a acestora se va începe instalarea noi versiuni a SEAP care
va comunica cu interfața eForms.

4.3.3 M5 Măsuri privind documentațiile de atribuire aflate ”în așteptare selecție” sau ”în așteptare validare
CTE” în perioada de downtime SEAP (E1/E2)
4.3.3.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1)
Documentațiile de atribuire care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

1. Sunt în starea ”în așteptare selecție” sau ”în așteptare validare CTE” la intrarea în perioada de
”downtime SEAP”.
2. Se referă la anunțuri SEAP pentru care există un sub tip corespondent de anunț eForms la JOUE (adică
anunțurile de participare, concesionare și concurs de soluții)

vor fi respinse automat de SEAP cu o stare nouă ”Respinsă administrativ”.

Măsura se aplică indiferent dacă valorile estimate sunt sau nu peste prag (adică necesită trimitere le JOUE) -
deoarece utilizatorul poate bifa opțiunea de ”transmitere la JOUE la nivelul anunțului.

4.3.3.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2)

Autoritatea contractantă va accesa documentația respinsă administrativ de SEAP, va face o copie a acesteia și o
va revalida.

Va urmări rezultatul verificărilor SEAP și ale JOUE și va completa și modifica datele pentru ca aceasta să fie în
conformitate cu regulile de validare ale JOUE.

Instrucțiuni privind pașii de identificare a câmpurilor și secțiunilor din documentația de atribuire care
corespund eventualelor erori afișate de sistemul de validare al JOUE privind omisiunea în completare a unor
câmpuri noi, specifice eForms, se regăsesc în capitolul 7 Erori afișate la pre validarea documentației de
atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de identificare și remediere.

Va proceda la transmiterea spre publicare a acestei copii.

Pagina 10 din 24
4.3.4 M6 Măsuri privind documentațiile de atribuire acceptate (publicate) înainte de data trecerii la eForms
dar fără anunțuri publicate în SEAP (E1/E2)
4.3.4.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1)
Documentațiile de atribuire care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

1. Sunt în starea ”acceptată” la intrarea în perioada de ”downtime SEAP” (Data acceptării este înainte de
data trecerii la eForms)
2. Nu au anunț definit sau au anunț definit dar care nu a fost încă transmis spre publicare
3. Se referă la anunțuri SEAP pentru care există un sub tip corespondent de anunț eForms la JOUE (adică
anunțurile de participare, concesionare și concurs de soluții)

vor fi respinse automat de SEAP cu starea ”Respinsă administrativ” iar eventualele anunțuri ale acestora aflate
în definire vor avea starea RESPINS.

Măsura de aplică indiferent dacă au fost sau nu cu validare ANAP și indiferent dacă valorile estimate sunt sau
nu peste prag (necesită trimitere le JOUE) - deoarece utilizatorul poate bifa opțiunea de ”transmitere la JOUE la
nivelul anunțului.

4.3.4.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2)

Autoritatea contractantă va accesa documentația respinsă administrativ de SEAP, va face o copie a acesteia și o
va revalida.

Va urmări rezultatul verificărilor SEAP și ale JOUE și va completa și modifica datele pentru ca aceasta să fie în
conformitate cu regulile de validare ale JOUE.

Instrucțiuni privind pașii de identificare a câmpurilor și secțiunilor din documentația de atribuire care
corespund eventualelor erori afișate de sistemul de validare al JOUE privind omisiunea în completare a unor
câmpuri noi, specifice eForms, se regăsesc în capitolul 7 Erori afișate la pre validarea documentației de
atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de identificare și remediere.

Va proceda la transmiterea spre publicare a acestei copii.

4.3.5 M7. Măsuri privind documentațiile de atribuire în așteptare validare ANAP sau respinse de ANAP sau
de CTE înainte de data trecerii la eForms (E1)
4.3.5.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1)
4.3.5.1.1 Dacă există deja clonă făcută
Documentațiile de atribuire care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

1. Au primit aviz conform condiționat

2. Data transmiterii spre publicare este înainte de data trecerii la eForms
3. Există clonă a documentației încă nepublicată
4. Se referă la anunțuri SEAP pentru care există un sub tip corespondent de anunț eForms la JOUE (adică
anunțurile de participare, concesionare și concurs de soluții)

Vor fi trecute în starea de dinaintea clonării și clona va fi ștearsă.

Măsura de aplică indiferent dacă au fost sau nu cu validare ANAP și indiferent dacă valorile estimate sunt sau
nu peste prag (necesită trimitere le JOUE) - deoarece utilizatorul poate bifa opțiunea de ”transmitere la JOUE
la nivelul anunțului.

Pagina 11 din 24
4.3.5.1.2 Dacă nu există clonă
Dacă autoritatea nu a clonat încă documentația, clona creată după data trecerii la eForms va trece prin validare
Eforms și ar putea sau nu să fie validă. SEAP nu va întreprinde nici o acțiune. În cazul în care trebuie modificate
alte date decât cele de la secțiunile respinse, acest lucru se va face prin deblocarea secțiunilor în urma apelării
la serviciul de suport SEAP.

4.3.5.1.3 Dacă documentațiile sunt în așteptare validare ANAP

Pentru documentațiile de atribuire care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

1. Au starea ”în așteptare validare ANAP”

2. Data transmiterii spre publicare este înainte de data trecerii la eForms
3. Se referă la anunțuri SEAP pentru care există un sub tip corespondent de anunț eForms la JOUE (adică
anunțurile de participare, concesionare și concurs de soluții)

SEAP nu va întreprinde nici o acțiune.

Atunci când autoritatea va primi răspunsul ANAP și va decide să cloneze documentație, clona creată după data
trecerii la eForms va trece prin validare Eforms și ar putea sau nu să fie validă. În cazul în care în urma pre
validării cu sistemul de verificare al JOUE sunt afișate erori pentru care trebuie modificate alte date decât cele
de la secțiunile respinse, acest lucru se va face prin deblocarea secțiunilor respective în urma apelării la
serviciul de suport SEAP. După deblocarea acestor secțiuni, autoritatea contractantă va putea corecta erorile
afișate prin completarea câmpurilor aferente.

4.3.5.1.4 Dacă documentațiile sunt respinse de CTE

Se aplică aceleași reguli ca la respingerea ANAP – au clonă, aceasta va fi ștearsă, nu au clonă nu se va
întreprinde nici o acțiune.

4.3.5.1.5 Dacă documentațiile sunt acceptate de ANAP

Documentațiile care au primit aviz conform necondiționat vor ajunge în starea ”ACCEPTAT” - se aplică măsura
de a fi respinse automat în SEAP.

4.3.5.1.6 Dacă documentațiile sunt acceptate de CTE

Documentațiile avizate de CTE vor ajunge în starea ”în așteptare selecție”. Se aplică măsura de a fi respinse
automat în SEAP.

În cazul în care acceptarea de către ANAP ar trebui dată după data de trecere la eForms, iar documentația a
fost creată înainte de data trecerii la eForms, atunci ANAP va respinge aceste documentații din considerente
administrative cu deblocarea secțiunii 1 și un mesaj care să indice că este necesară alinierea la formatul
eForms (a se vedea subcapitolul următor).

4.3.5.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2)

Autoritatea contractantă va accesa documentația la care s-a primit aviz conform condiționat și pentru care
clona a fost ștearsă, va crea o nouă clonă și va completa secțiunile indicate de ANAP apoi va încerca să o
publice.

În cazurile în care autoritatea nu clonase încă documentația atunci va crea clonă – clona creată după trecerea la
eForms va fi validată de validatorul JOUE și ar putea sau nu să fie validă (depinde de date).

Pagina 12 din 24
În cazul în care se primesc erori de pre-validare de la JOUE autoritatea contractantă va apela la suport SEAP
pentru a fi deblocate și alte secțiuni de date astfel încât să poată fi corectate erorile în vederea obținerii unei
documentații valide.

În cazul documentațiilor respinse automat în SEAP, autoritatea contractantă va accesa documentația respinsă
administrativ de SEAP, va face o copie a acesteia și o va revalida.

Va urmări rezultatul verificărilor SEAP și ale JOUE și va completa și modifica datele pentru ca aceasta să fie în
conformitate cu regulile de validare ale JOUE.

Instrucțiuni privind pașii de identificare a câmpurilor și secțiunilor din documentația de atribuire care
corespund eventualelor erori afișate de sistemul de validare al JOUE privind omisiunea în completare a unor
câmpuri noi, specifice eForms, se regăsesc în capitolul 7 Erori afișate la pre validarea documentației de
atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de identificare și remediere.

Va proceda la transmiterea spre publicare a acestei copii.

4.4 M8 Măsuri privind extinderea termenelor la proceduri inițiate prin documentații de atribuire transmise
spre publicare înainte de data trecerii la eForms (E2)
4.4.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E2)
La încercarea de extindere a termenelor într-o procedură inițiată printr-o documentație transmisă spre
publicare înainte de data trecerii la eForms, dacă anunțul a fost transmis la JOUE, SEAP nu va permite inițierea
procesului și va invita autoritatea contractantă să modifice documentația de atribuire pentru a fi validă conform
JOUE și să publice aceste modificări după care să revină și să extindă termenele.

4.4.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2)

Autoritatea contractantă va accesa documentația de atribuire aferentă anunțului, va apăsa butonul ”Modifică”
și apoi va apăsa butonul validează.

Va urmări mesajele de eroare ale JOUE și va modifica, completa datele din secțiunile/câmpurile care sunt
afișate în fereastra cu erorile afișate, astfel încât aceasta să devină validă.

Instrucțiuni privind pașii de identificare a câmpurilor și secțiunilor din documentația de atribuire care
corespund eventualelor erori afișate de sistemul de validare al JOUE privind omisiunea în completare a unor
câmpuri noi, specifice eForms, se regăsesc în capitolul 7 Erori afișate la pre validarea documentației de
atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de identificare și remediere.

Va transmite spre publicare modificările. (SEAP va genera un anunț de schimbare pe care îl va transmite spre
publicare la JOUE)

După publicarea la JOUE a anunțului de schimbare autoritatea contractantă va putea să extindă termenele.

Pagina 13 din 24
4.5 M9 Măsuri privind eratele în definire și în așteptare validare aferente anunțurilor de inițiere (E1/E2)
4.5.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E1)
Eratele care sunt în definire la data trecerii la eForms nu vor mai putea fi trimise spre publicare iar la încercarea
de transmitere spre publicare utilizatorul va primi mesajul de mai jos (în mod similar același mesaj va fi afișat la
încercarea de adăugare a unei noi erate):

Eratele publicate în SEAP înainte de data trecerii la eForms, care sunt în așteptare validare după data de
trecere la eForms, vor fi respinse de ANAP cu mesaj specific prin care se indică autorității contractante să
procedeze la modificarea documentației (a se vedea subcapitolul următor).

Pagina 14 din 24
4.5.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2)
Autoritatea contractantă va accesa documentația de atribuire aferentă anunțului, va acționa butonul
”Modifică”, situație în care documentația va intra în stare IN MODIFICARE, iar utilizatorul va modifica datele pe
care dorea să le modifice prin erata în definire sau prin erata în așteptare validare care a fost respinsă între timp
de ANAP.

Va urmări mesajele de eroare ale JOUE și va modifica, completa datele astfel încât aceasta să devină validă.

Instrucțiuni privind pașii de identificare a câmpurilor și secțiunilor din documentația de atribuire care
corespund eventualelor erori afișate de sistemul de validare al JOUE privind omisiunea în completare a unor
câmpuri noi, specifice eForms, se regăsesc în capitolul 7 Erori afișate la pre validarea documentației de
atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de identificare și remediere.

Va transmite spre publicare modificările. (SEAP va genera în primă fază clarificare/erată din oficiu automată,
precum un anunț de schimbare pe care îl va transmite spre publicare la JOUE dacă anunțul de inițiere a fost
transmis la JOUE).

4.6 M10 Măsuri privind anunțurile de atribuire fără publicare prealabilă (E2)
Având în vedere disponibilitatea TED de a menține platforma actuală în producție până în 31 Ianuarie 2024,
anunțurile de intenție vor fi trimise către vechea platformă. Din perspectiva utilizatorilor SEAP nu va exista nici
o schimbare.

4.7 M11 Măsuri privind anunțurile de atribuire a căror anunțuri de inițiere au fost transmise la JOUE în
formatul vechi (E2)
4.7.1 Ce se va întâmpla în SEAP (E2)
4.7.1.1 Pentru anunțurile de atribuire care îndeplinesc cumulativ condițiile:
1. Anunțul de inițiere din care provin a fost transmis la JOUE în format vechi
2. Sunt la prima versiune sau sunt la o versiune de completare, corecție, modificare

SEAP va oferi funcționalități de editare a anumitor date și anume:

1. Preluarea datelor curente din profilul autorităților contractante sau a operatorilor economici de pe
contracte la comanda autorității contractante.

4.7.1.2 Dacă anunțul de atribuire îndeplinește cumulativ condițiile:

1. Nu este prima versiune
2. Versiunea anterioară a fost transmisă la JOUE în formatul vechi

SEAP va debloca editarea tuturor contractelor deja transmise la JOUE în formatul vechi.

Pagina 15 din 24
4.7.2 Ce trebuie să facă autoritatea contractantă (E2)
Aceste facilități vor permite autorității contractante să depășească validările JOUE datorate dator invalide:

Dacă sunt date care se regăsesc în profil și sunt invalide la pre validare JOUE cum ar fi: emailuri invalide, URL-uri
invalide, nr de telefon/fax invalide sau lipsă informație privind tipul juridic al cumpărătorului precum și eventual
alte date din profil atunci autoritatea contractantă va solicita celor care le au invalide să le corecteze și apoi să
le importe în anunț

Spre exemplu, în situația în care pre-validarea JOUE va respinge anunțul pe motivul că adresa de email a unui
operator economic de pe un contract este invalidă (de exemplu sunt mai multe adrese de email) atunci
autoritatea contractantă va trebui să contacteze acel operator economic și să-i solicite să modifice adresa de
email din profil astfel încât să fie validă conform cerințelor JOUE. După ce acesta modifică va acționa butonul de
preia datele din profil și SEAP va aduce în anunț la toate secțiunile unde sunt adrese datele din profil.

Dacă sunt date în contractele din versiunea anterioară care sunt invalide atunci autoritatea contractantă va
putea să editeze complet acele contracte și să transmită, odată cu noua versiune și datele vechi modificate
pentru a fi în concordanță cu cerințele de validare ale JOUE.

5 Măsuri privind tranziția procedurilor de achiziție (E1)

Următoarele măsuri vor fi pregătite pentru orice eventualitate. Având în vedere măsurile luate, setarea datei
de 30.11.2023 și 01.12.2023 ca ”sărbătoare legală”, aceste spețe ar trebui să nu existe.

5.1 M12 Solicitări de clarificare pentru care se așteaptă răspuns în perioada de downtime eForms (E1)
Solicitările de clarificare care au ca termen de răspuns în perioada de downtime a SEAP vor fi prelungite astfel:

Dacă termenul este în prima zi de downtime SEAP atunci acesta va fi modificat să fie în prima zi lucrătoare de
reluare a funcționării SEAP, la aceeași oră.

În mod similar se va proceda pentru solicitările de clarificare care au ca termen de răspuns a doua zi de
downtime SEAP.

Exemplu: o clarificare cu termen de răspuns joi 30.11.2023 23:59 (prima zi de downtime SEAP) va fi setată cu
termenul 04.12.2023 23:59 (prima zi lucrătoare de reluare a funcționării SEAP)

Dacă downtime-ul se va extinde pe mai mult de 1 zi lucrătoare de exemplu 30.11.2023 00:00 – 04.12.2023
24:00 și va exista o solicitare de clarificare cu termen de răspuns 04.12.2023 23:59 atunci aceasta va fi extinsă
pentru data de 05.12.2023 23:59.

5.2 M13 Proceduri de achiziție cu termenele de depunere în perioada de downtime (E1)

Procedurile de achiziție (loturile) care au termen de depunere candidatură sau de depunere oferte în perioada
de downtime a SEAP vor fi prelungite astfel:

Dacă termenul este în prima zi lucrătoare de downtime eForms atunci acesta va fi modificat să fie în prima zi
lucrătoare de reluare a funcționării SEAP, la aceeași oră. A se vedea exemplul de la răspunsul la clarificări. Dacă
perioada de downtime cuprinde mai multe zile lucrătoare se va aplica aceeași regulă de extindere ca la
clarificări.

Pagina 16 din 24
5.3 M14 Licitații cu termenul de finalizare în perioada de downtime (E1)
A. Licitațiile care au început înainte de perioada de downtime a SEAP dar care au ca termen de finalizare
în perioada de downtime vor fi prelungite astfel:

Dacă termenul de finalizare este în prima zi lucrătoare de downtime eForms atunci acesta va fi
modificat să fie în prima zi lucrătoare de reluare a funcționării SEAP, la aceeași oră. A se vedea exemplul
de la răspunsul la clarificări. Dacă perioada de downtime cuprinde mai multe zile lucrătoare se va aplica
aceeași regulă de extindere ca la clarificări.

B. Licitațiile care au ca termen de început în perioada de downtime a SEAP și au ca termen de finalizare

tot în perioada de downtime vor fi prelungite astfel:

Ambele date vor fi decalate începând cu reluarea funcționării SEAP păstrându-se numărul de zile
lucrătoare dintre acestea.

C. Licitațiile desfășurate în ultima zi de funcționare a SEAP înainte de downtime și care îndeplinesc

condițiile de prelungire automată (vor fi prelungite automat de job-urile SEAP) vor fi decalate pentru
finalizate în prima zi de reluare a funcționării SEAP.

6 DUAE integrat în documentația de atribuire - Modificări privind motive de excludere/criterii selecție (E2)

6.1 DUAE integrat în documentația de atribuire - Modificări privind motive de excludere

Pentru a putea include motivele de excludere în formularele eForms au fost operate următoarele modificări:
1. În cazul unei documentații de atribuire noi, s-au eliminat câmpurile ”INFORMATII SI FORMALITATI
NECESARE PENTRU EVALUAREA RESPECTARII CERINTELOR MENTIONATE” și ”MODALITATI DE
INDEPLINIRE” din modul editare de la motivele de excludere (secțiunile A, B, C).

2. S-a adăugat, pentru fiecare motiv de excludere care nu este bifat automat și anume cele de la secțiunea
”C: Motive legate de insolvență, conflicte de interese sau abateri profesionale”, câte un câmp
”DESCRIERE” în care se pot completa maxim 6000 caractere:

Pagina 17 din 24
 3. Doar în situațiile în care într-o DUAE cerere veche, pentru documentații deja publicate, există aceste
date completate (de la punctul 1) acestea vor fi afișate, dar fără posibilitatea de editare.
4. La copierea sau clonarea unei documentații vechi, dacă aceasta are datele de la punctul 1 completate la
nivel de DUAE cerere atunci acestea se vor copia la nivelul fiecărui motiv de excludere în parte aplicabil
la secțiunea C.
5. Dacă o documentație de atribuire veche intră în modificare și sunt completate date conform punctului
1 atunci sistemul va le va copia automat la nivelul fiecărui motiv de excludere.

6.2 DUAE integrat în documentația de atribuire - Modificări privind criterii de selecție

Pentru a putea include criteriile de selecție în formularele eForms sunt necesare următoarele operațiuni:

1. Dacă autoritatea/entitatea contractantă alege NU la indicația globală privind criteriile de selecție,

deoarece cel puțin un criteriu de selecție trebuie completat în eForms, atunci SEAP va genera 4 criterii
selecție, câte unul pentru fiecare categorie și anume:
Categorie Nume Descriere Indicator
utilizare
A: Capacitatea de a - Criteriile de selecție enunțate în utilizat
corespunde cerințelor documentele achiziției
B: Capacitatea economica si - Criteriile de selecție enunțate în utilizat
financiara documentele achiziției
C: Capacitatea tehnica si - Criteriile de selecție enunțate în utilizat
profesionala documentele achiziției
D: Sisteme de asigurare a - Criteriile de selecție enunțate în utilizat
calității si standarde de documentele achiziției
management de mediu

Aceste criterii vor fi preluate în documentație, la secțiunea III acolo unde este aplicabil și vor fi
transmise la JOUE în cadrul formularului eForms! Nu vor fi afișate la nivelul DUAE.

De asemenea se va afișa textul Datorită restricțiilor eForms această opțiune implică generarea a câte
unui criteriu în cadrul fiecărei categorii cu descrierea ”Criteriile de selecție enunțate în documentele
achiziției”. Vă rugăm verificați fișa de date, secțiunea III.

Pagina 18 din 24
 Această opțiune se utilizează în conformitate cu prevederile legale și presupune enunțarea detaliată a
criteriilor în documente atașate ca fișiere de autoritatea/entitatea contractantă la documentația de
atribuire.

La selectare - Indicația globală privind utilizarea criteriilor NU, va fi afișat un text de avertizare:

Opțiunea NU din DUAE implică generarea automată a câte unui criteriu la fiecare categorie, inclusiv
preluarea în documentația de atribuire și transmiterea acestora la JOUE:

2. Dacă autoritatea/entitatea contractantă alege DA la indicația globală privind criteriile de selecție:

i. În locul câmpurilor ”INFORMATII SI FORMALITATI NECESARE PENTRU EVALUAREA RESPECTARII
CERINTELOR MENTIONATE” și ”MODALITATI DE INDEPLINIRE” din modul editare de la fiecare
criteriu de selecție (sub-secțiunile A, B, C, D) – va exista pentru fiecare criteriu de selecție bifat
un nou câmp - ”DESCRIERE” - în care se pot completa maxim 6000 caractere (completarea se
va face ca și până acum la criteriile alese de autoritate prin bifare).
ii. Doar în situațiile în care într-o DUAE cerere veche, pentru documentații deja publicate, există
aceste date completate (”INFORMATII SI FORMALITATI NECESARE PENTRU EVALUAREA

Pagina 19 din 24
 RESPECTARII CERINTELOR MENTIONATE” și ”MODALITATI DE INDEPLINIRE”) acestea vor fi
afișate
iii. Pentru DUAE cerere dintr-o documentație în definire copiată dintr- documentație întocmită
înainte de implementarea eForms, dacă aceste informații sunt completate (”INFORMATII SI
FORMALITATI NECESARE PENTRU EVALUAREA RESPECTARII CERINTELOR MENTIONATE” și
”MODALITATI DE INDEPLINIRE”), se vor copia din cele 2 câmpuri, comasat, la nivelul fiecărui
nou câmp de tip DESCRIERE – utilizatorii având posibilitatea să le editeze ulterior
(documentația este în definire) și se va recalcula secțiunea III.
iv. La copierea sau clonarea unei documentații vechi, dacă aceasta are datele de la punctul ii.
completat la nivel de DUAE cerere atunci acestea se vor copia din cele 2 câmpuri, comasat, la
nivelul fiecărui câmp de tip DESCRIERE al fiecărui criteriu în parte și se va recalcula secțiunea
III.
v. Propagarea criteriilor din DUAE la secțiunea III din documentația de atribuire se va face criteriu
cu criteriu.
vi. Dacă o documentație de atribuire veche intră în modificare atunci sistemul va avertiza
utilizatorul este necesară recalcularea secțiunilor din DUAE și din secțiunea III conform
descrierii de la punctul 4 și apoi o va face automat (comasare informații din cele 2 câmpuri în
cel nou, ”Descriere” și modificarea secțiunii III conform punctului 5.
vii. Fișa de date imprimabilă va fi modificată să reflecte noua organizare a secțiunii III.

Pentru fiecare criteriu de selecție bifat se va completa un singur câmp – DESCRIERE. Exemplu:

Propagarea la nivelul documentației de atribuire – se elimină numele criteriului din descriere și se afișează după
fiecare cerință în titlu. Exemplu:

Pagina 20 din 24
 3. Generarea anunțului curent din documentație se va face în același mod ca în prezent în ceea ce
privește organizarea secțiunii III.

7 Erori afișate la pre validarea documentației de atribuire de sistemul de validare al JOUE - Modalitate de
identificare și remediere

Una din principalele modificări în modul de lucru al autorităților contractante constă în faptul că documentațiile
de atribuire corespunzătoare tipurilor de anunțuri enumerate la capitolul 4.3.1.1 Anunțuri de inițiere care vor fi
transmise spre publicare în TED în noul format eForms vor fi verificate de către autoritatea contractantă înainte
de transmiterea spre publicare în SEAP a documentației de atribuire, utilizând sistemul de validare al JOUE.
Practic aceste documentații de atribuire nu vor putea trece de ”transmiterea spre publicare” dacă nu sunt valide
conform regulilor JOUE, reguli care derive din Regulamentul UE 2019/1780 din 23 Septembrie 2019.

Astfel, la acționarea butonului VERIFICA de la nivelul documentației de atribuire aflate în una din următoarele
stări:

- fie IN DEFINIRE (in vederea inițierii unei noi proceduri de atribuire)

- fie IN MODIFICARE – în vederea completării și publicării modificărilor dorite la un anunț de inițiere/fișa
de date a achiziției,

dacă utilizatorul a completat eronat/a omis completarea unor câmpuri noi, specifice eForms, din documentație,
sistemul de validare al JOUE transmite și sunt afișate utilizatorului în fereastra „Verificare” erorile de completare,
ca în captura de mai jos exemplificativă:

Pagina 21 din 24
În imaginea mai sus privind eroarea exemplificată, mesajul afișat în coloana ”Mesaj eroare” din tabel semnalează
o condiție care trebuie respectată în câmpul cod BT-50 privind numărul minim de candidați care trebuie să fie
mai mare decât 4.

Pentru a identifica secțiunea și câmpul din documentația de atribuire din SEAP unde trebuie remediată eroarea,
utilizatorul trebuie să introducă codul erorii, în cazul exemplificat cod BT-50, în câmpul de căutare CAUTĂ
SEMNIFICAȚIE CAMP (COD DIN COLOANA MESAJ EROARE)

Codul erorii afișat, BT-50 în cazul exemplificat, va fi introdus manual de utilizator, iar sistemul va afișa într-o listă
derulantă atât codul cât și denumirea, în cazul de față BT-50-Lot, pe care utilizatorul îl va selecta din listă și apoi
va acționa butonul Cauta (a se vedea imaginea de mai jos) .

Pagina 22 din 24
În urma acționării butonului Cauta, în fereastra cu erori vor fi afișate informații referitoare la câmpul și secțiunea
din documentația din SEAP unde trebuie remediată informația care lipsește sau este completată eronat, ca în
imaginea de mai jos, exemplificativă.

În această situație, utilizatorul trebuie să acceseze secțiunea din documentație indicată (în cazul exemplificat,
secțiunea II.2.9) și să completeze/corecteze informația eronată din câmpul indicat la rubrica ”Denumire curentă”
(în cazul exemplificat, este vorba de numărul minim preconizat, care trebuie să fie mai mare decât 4).

8 Perioadă Downtime SEAP eforms

Se preconizează a fi în perioada: 30.11.2023 00:00 (joi), oprire SEAP – 04.12.2023 08:00 (luni), reluare acces
utilizatori în sistem.

9 Calendar etape activități în contextul trecerii la eForms

Nr. crt. Etapa Perioada desfășurare
1. Etapa 0 (E0) – Înainte de oprire SEAP Cuprinsă între 05.09.2023 și preziua
opririi SEAP: 29.11.20234
2. Etapa 1 (E1)– Downtime SEAP (Oprire SEAP – Data oprire SEAP: 30.11.2023 00:00
oprire acces utilizatori și implementare eForms) (joi)
Data pornire SEAP – 04.12.2023 00:00
(luni)

4
În perioada 05.09-29.11.2023 au fost publicate notificări în pagina publică a SEAP, în secțiunea Știri de interes, referitoare
la trecerea la eForms, ghiduri eForms pentru autorități/entități contractante și pentru ofertanți, precum și transmise
notificări prin intermediul sistemului către autoritățile/entitățile organizatoare a procedurilor de atribuire sau către
operatorii economici participanți la proceduri de atribuire privind trecerea la eForms și necesitatea actualizării unor date în
profil.

Pagina 23 din 24
Nr. crt. Etapa Perioada desfășurare
3. Etapa 2 (E2) – Pornire SEAP eForms – trecere la 04.12.2023 00:00-08:00 (luni)
utilizarea eForms:

Reluare acces utilizatori din internet la SEAP 04.12.2023 08:00 (luni)

Pagina 24 din 24