Control intern

Seminar 5

Fișa de standard: Activități necesare/Documente sau elemente semnificative

Fișa de standard cuprinde cerințele generale ale standardului, activități necesare în vederea
respectării cerințelor, precum și documentele/elementele justificative prin care se demonstrează
derularea efectivă a activităților respective.

Standardul 1 – Etica și integritatea

Activități necesare / Documente sau elemente justificative (exemplificări)
1.Elaborarea și postarea pe site-ul entității a Codului de conduită / Codul de conduită, Site și Intranet.
Dacă nu entitatea nu dispune de site, se va proceda la aducerea la cunoștința salariaților a Codului
de conduită, întocmindu-se Proces verbal de luare la cunoștință
2. Crearea unei comisii de etică sau desemnarea unui consilier de etică la nivelul entității / Decizie de
constituire sau de numire.
3. În cazul în cazul entităților publice în care activează funcționari publici și personal contractual, este
necesară Luarea la cunoștință de către personal a Codului de conduită a funcționarilor publici și Codului
de conduită a personalului contractual / Proces verbal de instruire a personalului.
4. Elaborarea unei proceduri de sistem, PS – Procedura privind semnalarea neregularităților la nivelul
entității / Documentul este chiar procedura elaborată.
5. Aducerea la cunoștința personalului a procedurii / Proces verbal de instruire
6. Întocmirea unor rapoarte la anumite intervale de timp (lunar, trimestrial, semestrial) privind repectarea
normelor de conduită / Raport de monitorizare.
7. Aplicarea măsurilor ce se impun, cu respectarea prevederilor legale, în situația în care sunt constate de
către conducătorul compartimentului neregularități / Proces verbal de constatare a neregulilor și luarea de
măsuri
8.Asigurarea transparenței în execitarea funcțiilor publice / Procedura/Ghid/Instrucțiuni privind
declarararea averilor și interselor, Declarația de avere, Declarația de interese.
9. Constituirea unei Comisii de disciplină prin act administrativ al conducătorului entității / Decizie
privind constituirea comisiei

Standardul 2 – Atribuții, funcții, sarcini

Activități necesare / Documente sau elemente justificative (exemplificări)
1. Prezentarea, postarea, aducerea la cunoștință a actului normativ de organizare și funcționare a entității
/ Act normativ de organizare și funcționare
2. Elaborarea Regulamentului de Organizare și Funcționare și a Regulamentului de Ordine Interioară la
nivelul entității având în vedere organigrama acesteia / ROF și ROI
3. Aprobarea ROF și ROI / Decizie sau ordin sau hotărâre de aprobare
4. Aducerea la cunoștință personalului a prevederilor ROF și ROI și postarea acestora pe site-ul entității
/ Proces verbal de luare la cunoștință a ROF și ROI, Site-ul entității
5. Elaborarea și, după caz, actualizarea documentelor privind misiunea entității, a compartimentelor și a
atribuțiilor acestora, stabilirea obiectivelor generale și a celor specifice / Plan strategic instituțional pe
termen mediu, Plan operațional, Lista obiective, Program activități sau orice alt document de
management agreat la nivelul entității
6. Întocmirea Fișelor de post și luarea la cunoștință de către personalul entității, cu stabilirea atribuțiilor
asociate posturilor în concordanță cu competențele și abilitățile deținute de salariați / Fișe de post
(elaborate, actualizate, semnate)
7. Elaborarea unei proceduri de sistem privind funcțiile sensibile, inclusiv a celor expuse la corupție /
Lista funcții sensibile la nivelul compartimentului; Lista funcții sensibile le nivelul entității; Registrul
salariaților care ocupă funcții sensibile; Plan pentru asigurarea diminuării riscurilor asociate funcțiilor
sensibile; Procedură de sistem (PS) privind funcțiile sensibile.

1
Standardul 3- Competența, performanța
Activități necesare / Documente sau elemente justificative (exemplificări)
1. Elaborarea unei proceduri de sistem privind angajarea personalului, astfel încât să se asigure ca
ocuparea posturilor să se facă prin concursuri obiective, personalul angajat să dețină cunoștințele,
abilitățile și experiența necesareă ocupării postului espectiv / Plan de ocupare a posturilor; PS – angajarea
personalului
2.Aducerea la cunoștința personalului a procedurii, postarea acesteia pe site-ul unității / Formular
distribuire procedură; Proves verbal de luare la cunoștință; Site intranet
3 Analiza periodică a necesarului privind posturile și stabilirea cunoștințelor, abilităților, competenmțelor
necesare pentru fiecare loc de muncă / Referat de necesitate ocupare posturi; Fișa de post
4. Elaborarea documentelor privind ocuparea a posturilor / Stat de funcții
5. Asigurarea pregătirii profesionale continue, precum și estimarea nevoilor financiare pentru cursurile
de formare / Referat de identificare a nevoilor de pregătire profesională; Plan de pregătire profesională;
Rapoarte de evaluare a performanțelor individuale; PS – formarea profesională a personalului entității
publice
6. Aducerea la cunoștința salariaților a tuturor documentelor elaborate prin organizarea unor întâlniri
ți/sau prin postarea pe site / Proces verbal de instruire sau de luare la cunoștință; Site-ul intranet
7. Asigurarea și punerea la dispoziție a logisticii necesare pentru realizarea obiectivelor și activităților /
Proves verbal de predare primire a logisticii specifice activității compartimentului.
8.Participarea la cursuri de pregătire corespunzător planului/programului aprobat, actualizarea dosarului
profesional al personalului cu documentele de participare la cursuri / Certificat sau diplomă de participare
la curs; Dosar profesional salariat

Standardul 4 - Structura organizatorică

Fișa de standard
Activități necesare / Documente sau elemente justificative (exemplificări)
1.Elaborarea organigramei structurii organizatorice a entității în concordanță cu actul normativ de
organizare și funcționare și aprobarea acesteia / Organigrama aprobată
2. Aducerea la cunoștința personalului a organigramei, postarea documentelor aferente structurii
organizatorice pe site-ul intranet sau internet al aentității / Proces verbal de luare la cunoștință; Site
intranet sau internet
3. Evaluarea gradului de adecvare a structurii organizatorice în raport cu obiectivele și schimbările
survenite / Raport privind evaluarea periodică a implementării obiectivelor cuprinse în documentele de
management organizațional; Raport privind analiza implementării sistemului de control intern managerial
(SCIM se poate modifica în funcție de cerințele legale, de exemplu).
4. Realizarea delegării de atribuții potrivit ROF, Fișe de post și ebalorarea unei proceduri de sistem în
acest scop / Ordin sau decizie sau hotărîâre privind delegarea; PS privind delegarea atribuțiilor și
competențelor
5. Aducerea la cunoștința personalului a documentelor elaborare și aprobate / Proces verbal de luare la
cunoștință; Site-ul entității
6. Respectarea raportului dintre complexitatea atribuțiilor delegate și cunoștințele, experiența și
capacitatea necesare, precum și repartizarea atribuțiilor în funcțiede gradul de încărcare a personbalului
delegat să le realizare / Raport privind analiza volumului de muncă pe entitate; Decizie sau ordin sau
hotărâre privind delegarea
7. Aducerea la cunoștința salariatului respectiv a tuturor informațiilor în legătură cu atribuțiile delegate și
confirmarea prin semnătură de către acesta / Fișa de post; Decizie sau ordin sau hotărâre privind delegarea.
8. Asigurarea evidenței privind realizarea atribuțiilor delegate / Lista documentele realizate de persoanele
delegate