Sunteți pe pagina 1din 426

Introducere

n c suntei fiine umane, c avei ceva de lucru; de Avnd n vedere dumneavoastr sau chiarbnuiescacestea fiind ngrmdite fapt, s-ar putea s avei chiar multe de fcut, stngaci biroul pe Internet, i de asemenea s-ar putea ca cineva, spre exemplu eful dvs (sau n cazul n care lucrai acas: egoul dvs.) s v fi sugerat cum c Access 2000 v-ar putea ajuta s rezolvai mai multe probleme ntr-un timp mai scurt, s scpai de acele grmezi amintite anterior i n general s-l facei fericit pe inspectorul dumneavoastr. Aadar, ai luat Access 2000 i iat-v! Dac suntei dezorientat n loc s fii organizat, nucit n loc de productiv, sau pur i simplu pierdut n toat tevatura cu bazele de date, este clar c avei nevoie de Access 2000 pentru Windows pentru aMICI. Aceast carte are scopul de a v explica Access 2000 pe ndelete, fr a v transforma neaprat ntr-un tocilar i la urma urmei, ce v-ai putea dori mai mult? (Ei bine, ai putea dori ciocolat, dar cei de la Marketing au spus c nu pot mpacheta i buturi rcoritoare sau ngheate mpreun cu aceast carte).

Nu trebuie s fii neaprat tocilari pentru a utiliza aceast carte


De fapt, nici nu se pune problema s v transformai n tocilari; tot ceea ce avei nevoie este s cunoatei cteva lucruri despre calculatoare i despre Windows pentru a obine tot ceea ce este mai bun de la Access 2000 pentru Windows pentru aMICI. n paginile care urmeaz, presupun c vei: Avea Microsoft Windows 98, 95 sau NT 4 i Access 2000 pentru Windows instalate pe calculatorul dvs. (dac avei ntregul Office 2000, cu att mai bine). Pentru a instala Office 2000 pe sistemul dvs. Windows NT, acesta din urm trebuie s aib instalate Service Pack 3 sau 4. n cazul n care Access 2000 funcioneaz deja, nu mai trebuie s v facei griji: suntei gata de decolare!

_________________________ Access 2000 pentru Windows pentru aMICI

Dac Office 2000 cere NT Service Pack, putei ncerca s-l preluai accesnd adresa http://support.microsoft.com/support/ntserver/Content/ServicePacks/ Cunoate elementele fundamentale legate de Windows 95, 98 sau NT (depinde pe care l folosii). Dori s lucrai cu baze de date create de alte persoane. Dori s folosii i s creai interogri, rapoarte i machete ocazionale. Dori s creai propria baz de date. Fi utilizat alte versiuni ale Access (dei aceasta nu este o cerin n ceea ce v privete). Vestea cea bun este c pentru a determina Access 2000 s lucreze pentru dvs. nu trebuie s tii mai nimic (sau s v preocupai) despre proiectarea tabelelor, tipurile cmpurilor, bazele de date relaionale sau alte elemente legate de bazele de date; tot ceea ce trebuie s tii se afl n aceast carte care abia ateapt s fie citit.

S aruncm o privire la ceea ce va urma


Pentru a v face o idee aproximativ referitoare la ceea ce va urma, am alctuit o prezentare sumar a celor ase pri ale crii. Important de meninut este faptul c fiecare parte acoperi un subiect din Access 2000, iar capitolele fiecrei pri reprezint o analiz n detaliu.

Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?


Chiar de la nceput, aceast carte v rspunde la ntrebarea liric: Este o ce de date? - o baz de date, evident. Aceast carte v ofer informaiile necesare pentru a nelege conceptul de baz de date, prin prezentarea nc de la bun nceput a unei treceri n revist a conceptului de baze de date n general i n cazul particular al Access 2000. De asemenea, aceast parte conine i sugestii referitoare la rezolvarea problemelor cu (sau chiar fr) Access 2000. Dac suntei pe cale de a proiecta o nou baz de date Access 2000 pentru a rezolva vreo problem care v nelinitete, citii aceast seciune n primul i n primul rnd (deoarece s-ar putea s v rzgndii).

Partea II: Tabele cu adevrat tentante


n mod discutabil, tabelele (n cadrul crora triesc datele) sunt miezul acestei imposibile nvlmeli a bazelor de date i de fapt fr tabele nici n-ai

Introducere ___________________________________________________

mai avea ce date s mai hruii. Acest parte v ofer informaiile de care avei nevoie pentru a proiecta, alctui, utiliza , modifica i n general a coexista n aceeai camer cu tabelele Access 2000.

Partea III: Gsirea unui rspuns final la orice problem (Ei, i dumneavoastr acum, nu chiar orice problem !)
Dac tebelele se afl n centrul universului Access, atunci interogrile reprezint primul inel al planetelor. n Access, interogrile adreseaz ntrebrile cheie; practic, ele scot la iveal acele rspunsuri pe care dvs. le bnuii a fi ascunse undeva n cadrul datelor respective. Pe lng acoprirea acestui subiect (legat de interogri), n aceast parte se explic de asemenea modul n care trebuie s rspundei unor probleme (ntrebri) mai nesemnificative, utiliznd opiunile Find, Filter i Sort- fraii mai mici ai interogrii.

Partea IV: Transformarea tebelului dvs. ntr-o carte


Uneori nu este suficient s vizualizai datele doar pe ecran i dorii s le imprimai, pentru ca munca dvs. s strluceasc ntr-adevr. Partea a IV a prezint sistemul rapoartelor Access, o parte a software-ului dedicat n ntregime i n egal msur obinerii informaiilor dorite pe pagina imprimat precum i aducerii dvs. n pragul nebuniei.

Partea V: Vrjitori, Machete i alte chestii mistice


n anumite momente, tehnologia atinge cote magice (dovada o putei obine aruncnd o singur privire la panoul de comand al modernelor cuptoare cu microunde). Aceast parte prezint unele arii mistice ale Access, ajutndu-v s rezolvai problemele mai rapid i mai eficient, s solicitai ajutor vrjitorilor, i chiar s v aventurai un pic n programare. Avnd n vedere faptul c posibilitile nelimitate ale Internet-ului pot afecta online anumite elemente, v recomand s citii cu atenie aceast parte pentru informaii referitoare la noile faciliti ale conexiunii Web n Access 2000 - sunt ntr-adevr uimitoare!

_________________________ Access 2000 pentru Windows pentru aMICI

Partea VI: Partea zecilor


Imediat ce auzii c este o carte pentru Amici, v gndii probabil la necuviincioasa Parte a zecilor, seciune care prezint o mulime de sfaturi i idei grozave pe i sper c i n capul dumneavoastr. Aici putei gsi cte pun din toate elementele prezentate pn n acel moment, inclusiv sfaturi legate de salvare i soluii pentru cele mai comune probleme care v ateapt n Access 2000.

Semnificaia textului haios


Din cnd n cnd, trebuie s-i poruncii Access-ului s fac un lucru sau altul; de asemenea, exist momente n care programul v trimite propriile mesaje i comentarii (aa c purtai-v frumos - comunicarea este asemenea unei strzi cu dou sensuri). Pentru a v ajuta s difereniai cele dou tipuri de mesaje cele de la om la calculator i viceversa - le-am formatat diferit. Avei n continuare cele dou tipuri de mesaje formatate aa cum apar i pe parcursul crii. This is something you type into the computer. This is how the computer responds to your command. Avnd n vedere c acesta este un progam Windows, nu vei fi nevoii s introducei date toat ziulica va trebui s folosii i mouse-ul. Dei nu folosesc un font prea grozav pentru aciunile la care va trebui s utilizai mouse-ul, sper c dvs. cunoatei deja elementele de baz; pentru orice eventualitate, ns, avei prezentate n continuare mutrile pe care le putei face cu mouse-ul pentru ca Access 2000 s funcioneze (i de asemenea orice alt program Windows): Clic: Poziionai vrful pointerului mouse-ului (vrful sgeii) pe elementul din meniu, pe buton, caset de validare sau orice altceva dorii i apoi apsai i eliberai rapid butonul stng al mouse-ului. Dublu-clic: Poziionai pointerul mouse-ului ca i cnd ai dori s dai executai, dar pclii-l n ultimul moment, dnd clic de dou ori succesiv i rapid. Clic i tragei (evideniere): Poziionai vrful pointerului mouse-ului la locul n care dorii s ncepei evidenierea i apoi apsai i inei apsat butonul stng al mouse-ului. n timp ce meninei apsat butonul mouseului, tragei pointerul peste ceea ce dorii, iar atunci cnd ai ajuns la acesta, eliberai butonul. Clic-dreapta: Clic-ul dreapta funcioneaz similar clic-ului, exeptnd faptul c dvs. exersai lucrul cu butonul dreapta n loc de cel stnga.

Introducere ___________________________________________________

Bineneles c i meniul Access 2000 vi se va prea la ndemn. Atunci cnd doresc ca dvs. s alegei un element din bara de meniuri, instruciunea va aprea de genul: Choose FileOpen Database Dac credei c mouse-ul ar trebui s stea doar n guri, putei utiliza literele subliniate ca taste de comenzi rapide pentru a deine controlul asupra Access 2000, cu ajutorul tastaturii. Pentru a utiliza combinaiile rapide de tastele, inei apsat tasta Alt i apsai literele subliniate. In exemplul anterior, combinaia rapid de taste este Alt + F, O, dar s nu cumva s apsai i virgula - am folosit-o doar pentru ca dvs. s putei citi mai uor comanda.
S

T FA

Dac nu suntei nc familiar cu gimnastica efectuat cu roztoarea, sau dac dorii s nvai mai multe despre Windows n general, procurai-v un exemplar din numeroasele titluri Windows For Dummies (fiecare versiune de Windows a beneficiat de unul), de la IDG Books Worldwide.

Localizarea punctelor de atracie


Pentru a fi sigur c anumite informaii cu adevrat preioase din cadrul acestei cri vor iei eviden, am recurs la o alt modalitate de prezentare a acestora, mai precis: am utilizat aceste grozave pictograme pentru a marca textul care merit ntr-adevr atenia dvs.(dintr-un motiv sau altul).
S

T FA

Sfaturile sunt de fapt nite cuvinte pline de nelepciune care v sunt de ajutor, promindu-v reducerea risipei de timp, energie i poate chiar ceva pr. Aadar, de fiecare dat cnd vedei un sfat, acordai-i o secund pentru a-l citi. Pictograma Nu uita! evideniaz acele lucruri care sunt prea importante pentru a fi uitate. Uneori, cnd n latura mea ntunecat de tocilar i strecor prin carte i cteva prostioare tehnice. Pictograma Chestiuni tehnice v protejeaz de detaliile obscure prin prezentarea unor faciliti de evitare a acestora. Dac v tii o fire aventuroas, citii chestiunile tehnice; s-ar putea s le considerai interesante. Pictograma Atenie! spune totul prin ea nsi: Sntatea datelor dvs. poate fi pus n pericol n cazul n care nu luai n considerare informaiile respective. Aadar, este bine s acordai atenie i s luai n considerare aceste pictograme pentru a v pstra bazele de date intacte i fericite. Rotia noului IntelliMouse de la Microsoft aduce cteva inovaii interesante Access-ului 2000. Aceast pictogram marcheaz de fapt sfaturi privind

_________________________ Access 2000 pentru Windows pentru aMICI

economisirea timpului sub forma celor mai noi elemente adugate la mulimea de mecherii ce se pot realiza cu mouse-ul.

Stabilirea direciei de navigare a voiajului


Acum, nu a mai rmas nimic care s v rein s experimentai minunile Access-ului 2000. Astfe, croii-v drum ctre Access 2000 For Windows For Dummies, aruncai manualele Microsoft ntr-o gaur neagr i plonjai n Access 2000. Dac suntei nceptor n privina programului i nu tii ce drum s alegei, ncepei cu parcurgerea prezentrii generale din Capitolul 1. Dac avei intenia s realizai o baz de date v salut i v recomand s parcurgei Capitolul 4 pentru a afla sfaturi de proiectare i dezvoltare. Cutai ceva anume? Incercai la Cuprins sau Index, sau pur i simplu cutai prin toat cartea pn gsii ceea ceva interesant. Drum bun!

Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele ?


Al 5lea val de Rich Tennant

Partea I

OH, DA; I NCEARC S NU INTRODUCI O PAROL GREIT.

n aceast parte

otul are un nceput. Aa este n natur, n tiin i tot la fel se ntmpl i cu perioarele care se rostogolesc pe cravata dvs. Aadar, nu exist alternativ mai potrivit la a ncepe aceast carte cu o privire general asupra locului n care se ivete ideea unei baze de date - este de fapt sclipirea din mintea unei persoane.

Aceast parte ncepe cu o privire eretic asupra rezolvrii problemei i se continu pentru a acoperi toate aspectele noului program Access 2000. Un pic mai ncolo n aceast parte vei descoperi secretele unei bune organizri a datelor i ndrumri referitoare la locul n care putei apela la ajutor n cazul n care lumea Access- ului 2000 v-a dobort. Acestea fiind zise, consider c aceast parte este un punct de pornire potrivit n cazul n care nu tii mai nimic despre conceptul de baz de date sau doar despre Access 2000. In oricare din aceste cazuri, bun venit la bord!

Capitolul 1

O privire general n doar 37 de minute


n acest capitol Lansarea programului Deschiderea unei baze de date daja existente O baz de date bun nseamn mai mult dect doar cteva tabele Localizarea unei nregistrri Modificarea unei nregistrri Imprimarea unui raport Solicitarea ajutorului Salvarea schimbrilor Cum s nchidei programul atunci cnd ai terminat de realizat cele dorite

ste timpul spovedaniei. Probabil c vor fi necesare mai mult de 37 de minute pentru a citi toat chestia asta de la nceput pn la sfrit, dar la fel de bine sar putea s v ia mai puin timp n cazul n care suntei deja familiarizat cu programul sau dac suntei un cititor de mare vitez. n orice caz, acest capitol v ofer o privire general asupra Access 2000 de la nceput pn la sfrit (i nu glumesc deloc).

Deoarece cel mai potrivit mod de a ptrunde n Access 2000 este s l accesai practic, acest capitol v ia ntr-un tur de for slbatic i galopant al softwareului, prezentndu-v elementele pe care probabil c dvs. i Access le facei zilnic. Acest capitol este ceva de genul O zi din viaa, proiectat s v prezinte chestiunile importante i s v indice alte pri i seciuni ale crii n care putei gsi informaii mult mai detaliate referitoare la respectiva problem. Dac suntei nceptor n privina Access 2000, acest capitol este cel mai indicat pentru a porni. Dac suntei deja familiarizat cu versiunile anterioare ale

10

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Access, v recomand totui s frunzrii acest capitol pentru a vedea cum au evoluat lucrurile. Bucurai-v de cltorie!

La nceput era Access 2000 (dar nc nu mergea)


Mainria este tcut, ecranul este ntunecat i lipsit de imagini iar dvs. nu prea terminai treaba de fcut. Plcut cum este, situaia nu mai poate continua aaeste timpul s pornii Access 2000. Spre deosebire de vremurile trecute (napoi pn n anii 80) cnd putea fi deosebit de complicat s v trezii calculatorul i s rulai un program de baze de date, acum este extraordinar de uor s pornii Access 2000. Iat paii de urmat: 1. Pregtii-v psihic pentru sarcina care o avei de realizat. Dac este nainte de prnz, bei o ceac de cafea. Dac este dup prnz, ncercai o ciocolat. 2. Facei clic pe butonul Start i apoi pe Programs din meniul derulant. Pn aici, totul este n regul, dar acum intervine sarcina dificil: s localizai chiar programul Access 2000. 3. Dac meniul Programs conine Access 2000 (ca n Figura 1-1), facei clic pe acesta pentru a porni programul. Atunci cnd pornii programul, apare reclama Microsoft, logo-ul su, urmat la scurt timp de caseta de dialog din figura 1-2. Dac vedei aceast caset de dialog pe ecran, nseamn c Access merge cu succes i deci putei trece la urmtoarea seciune. Dac nu putei gsi pictograma Access 2000 n meniul Programs nseamn c este posibil ca persoanele din compania dvs. care utilizeaz calculatorul s fi ascuns pictograma altundeva n meniu. In acest caz, cutai un meniu special sub meniul Start, intitulat ceva de genul Applications sau Microsoft Office (aa cum se poate observa n Figura 1-3). Dac nici astfel nu putei gsi Access 2000, sau dac programul nu pornete, investii-v banii ntro cutie cu prjiturele cu ciocolat i nuci i apoi, pentru a primi ajutor mituii-v guru-ul dvs. preferat n materie de calculatoare.

Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

11

Fig. 1-1: Pentru un program detept, Access 2000 nu i-a ales prea bine ascunztoarea.

Fig. 1-2: n sfrit avem succes Access 2000 merge.

12

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Fig. 1-3: Uneori, Access 2000 v pune la cutri ceva mai dificile.

Deschiderea unei baze de date deja existente


Aducerea la via a programului este un nceput promitor dar nu consituie scopul final. n orice caz, Access 2000 fr o baz de date este asemenea unui CD player care nu conine un CD: plcut de privit, dar pe care nu-l putei folosi pentru a dansa pe muzica sa. ncrcarea bazei de date este urmtoarea aciune de pe lista succeselor. Fiierele tip baz de date se mpart n dou categorii distincte: unele care deja exist i altele care nu exist. ansele de succes i ctig sunt n favoarea dvs. dac lucrai cu o baz de date deja creat (n fond, alctuii o baz de date o singur date dar o utilizai pentru totdeauna). Dac este aa cum am spus pn acum, citi continuare- aceast seciune v este dedicat. Dac suntei ntr-o pas turcoaz i dorii s creai o baz de date nou, consultai Capitolul pentru a primi ajutor referitor la proiectarea i crearea bazelor de date.
S

T FA

Dac tocmai ai pornit Access 2000 i ecranul dvs. arat ca n figura 1-2, putei deschide o baz de date ntr-o clipit. Dac baza de date pe care dorii s o deschidei se afl n partea inferioar a casetei de dialog, dai dublu-clic pe numele su.

Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

13

Dac baza de date pe care o dorii nu se afl n caseta de dialog care introductiv, urmai paii: 1. Dai dublu-clic pe opiunea More Files a casetei de dialog introductive pentru a vizualiza o list a bazelor de date ale dosarului curent. n urma acestei aciuni va aprea caseta de dialog Open, aa cum putei observa n Figura 1-4. 2. Dai dublu-clic pe baza de date care v intereseaz. Dup un moment, baza de date va deschide Access i vei putea ncepe s lucrai.
S

T FA

Dac baza de date pe care dorii s o utilizai nu este afiat nici n caseta de dialog Open nseamn c aceasta se afl n alt dosar. Pentru a beneficia de ajutor referitor la localizarea bazei de date dorite pe hard disk sau n reea, trecei direct la Capitolul 6 (mai precis la seciunea intitulat Compania Bo Peep avea nevoie de opiunea Find File). Dac ai lucrat ceva vreme cu Access (ai imprimat rapoarte, ai verificat o machet sau dou i v-ai ocupat timpul cu asemenea lucruri, n general), iar acum dorii s deschidei o alt baz de date, urmai paii: 1. Alegei File Open Database sau facei clic pe butonul Open Database de pe bara de instrumente. Efectul acestor comenzi va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Open (cea care este prezent n Figura 1-4 pentru a v ncnta privirea). 2. Dai dublu-clic pe numele bazei de date pe care dorii s o utilizai. Dac respectiva baz de date nu este afiat, s-ar putea s fie nevoie s pornii ntr-o urmrire pentru a o vna pe mititica. Pentru a obine mai multe informaii ajuttoare referitoare la funciile casetei de dialog Open (funcii de cutare a bazelor de date), trecei direct la seciunea Compania Bo Peep avea nevoie de opiunea Find File din Capitolul 6.

14

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Fig. 1-4: Caseta de dialog Open, n toat gloria sa.

S dm un ocol ferestrei bazei de date


De obicei, atunci cnd se deschide o baz de date, aceasta apare pe ecran aa cum se poate observa i n Figura 1-5. Dac dorii s vizualizai diferite pri (n limbajul Access 2000 acestea se numesc de fapt obiecte) ale bazei de date ca de exemplu tabele, interogri, machete etc., tot ceea ce trebuie s facei este s executai clic pe unul din butoanele aflate n partea stng a ferestrei respective, mai precis sub bara Objects. Rezulatul obinut n urma acestei aciuni va fi afiarea obiectelor selectate n restul ferestrei. Dup deschiderea bazei de date, putei jongla cu elementele sale: Pentru a deschide o tabel, executai clic pe butonul Tables i dai dubluclic pe cea pe care dorii s o vizualizai. Pentru a rula un raport, o interogare sau o machet, executai clic pe butonul corespunztor i apoi dai dublu-clic pe elementul cu care dorii s lucrai. Atunci cnd v-ai sturat de aceast baz de date, nchidei-o prin efectuarea unui clic pe butonul Close Window (acea caset aflat n colul din dreapta sus cu i care are semnul X) sau prin alegerea FileClose. Dac ns suntei un fan al tastaturii, combinaia de taste Ctrl+W face treaba complet, fr a deranja ctui de puin mouse-ul. n cazul n care dorii s aflai mai multe datalii referitoare la lucrul cu extraordinara interfa Access 2000 (alturi de toate metodele posibile pe care le putei folosi pentru a v juca cu ea), consultai Capitolul 2.

Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

15

T FA

Dac s-a gsit vreun suflet cumsecade care s-i fi investit timpul pentru a v face viaa mai uoar, atunci cnd vei deschide baza de date va aprea automat un ecran de ntmpinare (denumit i tablou de comand) asemeni celui din Figura 1-6. Nu intrai n panic: acesta este un lucru favorabil! Ceea ce nu este prea mbucurtor este faptul c probabil acest tablou este particularizat pentru compania dvs. i deci nu v pot da mai multe detalii referitoare la opiunile respective (mi pare tare ru, dar globul meu magic de cristal s-a spart cu ceva vreme n urm). n acest caz trebuie s gsii persoana responsabil pentru crearea sau/i ntreinerea tabloului de comand i s-i oferii nite prjiturele n schimbul unor informaii ajuttoare.

Fig. 1-5: Va aprea o baz de date normal.

Fig. 1-6: O baz de date care are drept faad un ecran foarte modern tip tablou de comand.

Dac ecranul dvs. de ntmpinare conine opiunile ilustrate n Figura 1-6, v putei considera norocoi. Chiar eu v pot ajuta s nelegei acest ecran deoarece a fost creat utiliznd chiar unul dintre numeroasele modele ale

16

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Vrjitorului Baz de date. Pentru a afla mai multe amnunte referitoare la ecranul de ntmpinare i la modul n care a fost realizat toat treaba, consultai Capitolul 4.

Cum s gsii bomboane pe parcelele cu iarb


Nu neleg de ce se face atta tam tam pe tema modului n care copiii pot fi determinai s mnnce diferite feluri. De exemplu, dac dorii ca precolarii s mnnce ceva, lsai-i s ia respectiva mncare afar i s o scape mai nti n grdin de preferat imediat dup ce ai utilizat maina de tiat iarb pe pajitea dvs. n mod cu totul i cu totul inexplicabil, acoperirea mncrii cu iarb proaspt tiat pare s fac totul mai apetisant n ochii celor mai tineri. Localizarea unor nregistrri anume n tabela dumneavoastr Access pare a fi o metod copilreasc de cutare a bomboanei prin iarba lipicioas. Indiferent dac dorii s gsii nume, prenume, cifre din cadrul unor numere sau coduri potale, Access 2000 face ca localizarea intelor dvs. s fie mult mai simpl i infinit mai puin confuz. Iat o modalitate de a localiza nregistrrile: 1. Deschidei tabela n care dorii s se realizeze cutarea. Dac nu tii cum s deschidei o tabel, citii seciunea precedent. 2. Facei clic pe cmpul dup care dorii s se realizeze cutarea. Efectul va fi acela c beiorul care clipete (cursorul) va sri n interiorul cmpului respectiv, artndu-v astfel c ntr-adevr, Access 2000 v-a auzit (mcar de aceast dat). 3. Alegei Edit Find sau facei clic pe butonul Find de pe bara de instrumente. Efectula va fi apariia casetei de dialog Find and Replace (Figura 1-7). Access 2000 afieaz numele cmpului curent n seciunea intitulat Look in a casetei de dialog. Pentru a cuta n interiorul altui cmp, trebuie s executai clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl imediat n dreapta numelui cmpului i apoi s alegei cmpul dorit din lista autoderulant. 4. Introducei textul pe care dorii s-l gsii n caseta de text corespunztoare intitulat Find What (Figura 1-8).

Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

17

Trebuie s fii foarte ateni la ortografiere deoarece Access 2000 caut exact ceea ce a introdus dvs! 5. Apsai tasta Enter sau facei clic pe butonul Find Next pentru a ncepe cutarea Cutarea ncepe i probabil se va termina nainte ca dvs. s v dai seama. n cazul n care Access 2000 gsete o nregistrare care corespunde, o va evidenia aa cum putei observa i dvs. n Figura 1-9. Dac nici o nregistrare nu corespunde criteriilor de cutare, apare o caset de dialog mare i extrem de amabil care v informeaz c Microsoft Access a teriminat de efectuat cutarea nregistrrilor fr a gsi vreuna care s se potriveasc. (Dac Asistentul Office se afl pe ecran, el va fi cel care v va informa n oapt n legtur cu rezultatele cutrii, scutindu-v de lovitura care v-ar fi pricinuit-o imensa caset de dialog.) n cazul n care apare acest mesaj, facei clic pe OK i zmbii n timp ce dispare caseta de dialog, apoi verificai nc o dat ceea ce ai introdus n caseta de text Find What deoarece probabil c ai tastat ceva greit. Dac aceasta este cauza, reparai-v greeala i ncercai din nou s cutai ceea ce ai dorit.

Fig. 1-7: Caseta de dialog Find and Relpace, la ordinele dvs.

18

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Fig. 1-8: Pregtit pentru a cuta o nregistrare.


T FA

n mod automat, Access 2000 ncearc s gseasc un cmp din tabel care conine exact i numai ceea ce ai introdus dvs. ca element de cutat. Aadar, n cazul n care ai introdus Kaufeld n caseta de dialog Find, Access 2000 nu va gsi o nregistrare care conine spre exemplu Kaufeld School of Creative Writing. De ce? Ei bine, deoarece acea nregistrare nu se potrivete exact cu elementul cutat, adic cu Kaufeld potrivirea este doar parial! (Uneori calculatoarele sunt att de meticuloase !) Pentru a face ca Access 2000 s accepte att potrivirile pariale ct i cele totale, schimbai setarea seciunii Match din cadrul casetei de dialog Find and Replace de la Whole Field la Any Part of Field.

Fig. 1-9: Uraaa clientul Nelson a fost localizat!

Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

19

Dac nici astfel nu putei gsi nregistrarea, fie trebuie s consultai Capitolul 10 pentru a afla mai multe detalii legate de caseta de dialog Find, fie cutai un guru (prin mprejurimi) care s v acorde asisten personal. 6. Atunci cnd ai terminat, facei clic pe Close sau apsai tasta Esc pentru a nchide caseta de dialog Find. Putei face mult mai multe mecherii cu comanda Find, aa c asigurai-v c ai citit Capitolul 10 nainte de a v impresiona colegii de servici. Butonul dreapta al mouse-ului ofer i el cteva modaliti complexe de localizare a nregistrrilor, dar voi pstra aceste trucuri pentru Capitolul 10.

Realizarea unor schimbri


Din pcate pentru cultivatorii de fructe i fermierii care cresc vacil de lapte, viaa nu ofer mereu doar piersici i smntn. Clienii dvs. se mut, numrul de telefon al companieie dvs. i modific prefixul, iar disfuncionalitile digitale v dau peste cap abilitile de tastare. Oricare ar fi motivul, probabil c sarcinile slujbei dvs. includ rezolvarea variatelor probleme legate de baza de date suntei un norocos! Nu este deloc dificil s schimbai datele introduse n tabele. De fapt, este chiar uor s efectuai modificri. n lista care urmeaz, am evideniat paii strici pe care trebuie s-i urmai. Reinei c schimbrile fcute de dvs. sunt salvate automat. Atunci cnd ai terminat de lucrat la o nregistrare, Access modific chiar n acel moment informaia din baza de date. Dac ai fcut o greeal, apsai imediat Ctrl+Z pentru a anula modificrile efectuate s nu cumva s amnai aceast aciune pe mai trziu! Iat o remarc istea din partea Asociaiei celor venic nervoi : fii foarte ateni atunci cnd efectuai modificri asupra nregistrrilor din baza de date deoarece realizarea unor schimbri este facil dar revenireala forma iniial a nregistrrilor poate fi cu adevrat dificil. Access 2000 v poate ajuta s anulai numai ultima modificare efectuat. Dac suntei pregtii s aducei modificri unei nregistrri, urmai paii: 1. Trecei la vizualizarea tabelului pe ecran ca foaie de date sau ca machet.

20

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

n oricare din aceste dou cazuri, datele dvs. sunt agate pe ecran i arat grozav. 2. Dai clic n cadrul cmpului unde dorii s facei modificarea. Efectul va fi apariia unui beior care clipete (cursorul) n cadrul cmpului i modificarea formei pointerului n I-beam (Beior). 3. Realizai modificrile necesare. Atunci cnd modificai nregistrrile n Access 2000, toate tastele de editare standard funcioneaz normal (adic tastele Home, End Backspace i Delete). Pentru detalii de la tast la tast, consultai Capitolul 6. 4. Atunci cnd cmpul arat exact aa cum dorii, apsai Return pentru a salva modificrile realizate. De ndat ce apsai Return, datele sunt salvate i vorbesc serios cnd spun salvate. Dac imediat dup aceasta v decidei c ai fi preferat vechea form a datelor, apsai combinaia de taste Ctrl+Z sau alegei Edit Undo Typing.

Raportarea rezultatelor
Includerea tuturor acelor minunate detalii n tabelele dvs. este un lucru minunat, dar i mai minunat este contemplarea tuturor nregistrrilor unei foi imprimate i aici intervine sistemul de rapoarte al Access 2000.
T FA

Cu Access 2000 este foarte simplu s facei astfel nct baza dvs. de date s arate grozav. Programul are tot felul de opiuni pentru rapoarte i n plus l mai conine pe Vrjitorul Raport care v ajut s rzbii prin toat chestiunea asta dificil cu rapoartele. Pentru mai multe informaii referitoare la toate facilitile cu adevrat grozave ale rapoartelor, parcurgei Partea IV. Deoarece imprimarea unui raport este unul dintre cele mai comune lucruri pe care le realizeaz oamenii cu Access 2000 (cine a spus c datorit calculatorului se va putea trece la birourile care nu mai necesit hrtie?), urmtorii pai v ndrum n aceast privin:

Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

21

1. n cazul n care afiarea bazei de date arat ca n Figura 1-10, facei clic pe butonul Reports. Dac lucrai cu o machet particularizat sau cu o aplicaie particularizat ncorporat Access care este specific companiei dvs., executai clic pe opiunea Reports (sau pe orice alt opiune care sun ca aceasta) i urmai instruciunile sistemului. Nu v pot oferi mai multe detalii deoarece sistemele variaz foarte mult de la o companie la alta. Imi pare ru! 2. Executai clic-dreapta pe raportul pe care dorii s-l imprimai. n locul n care este poziionat mouse-ul dvs., va aprea un meniu. 3. Din meniul derulant alegei Print (Figura 1-11). Access 2000 afieaz o caset de dialog mititic n mijlocul ecranului pentru a v comunica cum evolueaz imprimarea. Atunci cnd aceasta a luat sfrit, caseta de dialog dispare fr urm. Dac v rzgndii n timp ce raportul este n curs de imprimare i dorii s oprii procesul, facei clic pe Cancel din cadrul casetei de dialog so-howsthe-print-job-going?

Fig. 1-10: Un singur clic este de ajuns pentru a afia toate rapoartele curente.

22

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Fig. 1-11: Viola un meniu Print instantaneu.

T FA

Ajutorul se afl la deprtare de numai cteva clic-uri


Oriunde v-ai afla n Access 2000, ajutorul se afl ntotdeauna prin apropiere. Dei Capitolul 3 prezint n detaliu opiunile ajutorului, iat pentru nceput una dintre acestea. Dac suntei n dilem i nu v tii ce s facei n continuare, apsai F1 n partea superioar a tastaturii, adic cea care este tasta de ajutor universal Windows. Tasta F1 face s apar fie venic-sftuitorul Asistent Office, fie o caset de dialog plin pn la refuz cu subiecte de ajutor de la trecerea n revist a celor mai noi i grozave chestiuni legate de Access 2000 i pn la incredibil de trivialele explorri ale macrocomen-zilor. Dac nu avei chef s cutai singuri, punei ntrebarea dorit Asistentului Office sau facei clic pe eticheta Find din partea superioar a ferestrei i cutai subiectul care v intereseaz. n orice caz, rspunsul se afl la deprtare de numai o clip!

Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

23

Cum s salvai ceea ce ai trudit din greu


De fapt, nu ar fi pres multe de spus legat de subiectul acesta Access 2000 salveaz efortul depus de dvs., iar aceast caracteristic a sa este benefic i totodat, ei bine, nu att de bun. Caracteristica de salvare automat Access 2000 este benefic deoarece este un element n minus la mulimea care v perturb viaa. Fie c ai introdus o mulime de noi nregistrri, fie c ai refcut vreo dou care erau puin greite, munca dvs. este salvat automat. Pe de alt parte, aceast caracteristic nu este chiar att de bun deoarece Access 2000 nu acord nici un pic de atenie informaiilor pe care le salveaz pur i simplu salveaz tot. Dac ai ters din ntmplare 237 de nregistrri i apoi ai executat vreo dou clic-uri rzlee, putei spune adio nregistrrilor i bine v-am gsit copiilor de siguran. Am amintit acestea ntr-o seciune anterioar, dar merit s le repet: atunci cnd modificai nregistrrile din tabele, v rog s avei grij: ruinarea unei nregistrri nu dureaz mai mult de o secund. Nu lsai s vi se ntmple o astfel de tragedie. (Acesta a fost un anun al autorului din partea serviciului public.)

Vasta discuie despre copiile de siguran


Bnuiesc c ai mai auzit chestiunile astea, dar tocilarul n materie de calculatoare personale care zace n mine nu mi-a permis s las ca acest capitol s se ncheie fr a aminti cteva cuvinte despre realizarea unor copii de siguran pentru bazele dvs. de date. Chiar dac glumesc pe aceast tem, realizarea unor astfel de copii este o parte vital a utilizrii Access 2000 (sau, de fapt a oricrui alt program). De ce sunt aceste copii de siguran att de importante? Imaginai-v, pentru numai o clip, cum ar fi viaa fr calculatorul dvs. i nu v lsai copleii de amintirile despre afacerile din Indeprtatele vremuri bune ale anilor 70 ci gndii-v la ce s-ar ntmpla dac ntr-o diminea ai ajunge la locul de munc i v-ai da seama c nu exist nici un calculator care s v atepte acolo. Nici unul. Zero barat. Biroul este gol nici o scrisoare de afaceri, nimic altceva de primit, nici o list cu clieni, absolut nimic.Toate erau pe calculator, dar acum

24
S

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

calculatorul nu este altceva dect istorie, trecut. (Cu siguran c asta sun ca definiia mea pentru o zi proast.)
T FA

n cazul n care nu dorii s spunei adio afacerii dvs., avei nevoie de un plan serios pentru realizarea copiilor de siguran. Chiar dac suntei doar dvs. i calculatorul personal, scriei cteva notie despre modul n care funcioneaz procesul de realizare a copiilor de siguran- aceste notie trebuie s cuprind anumite chestiuni cum ar fi: Ct de des sunt realizate copiile de siguran? Putei pune aceast ntrebare altfel, mult mai bine i anume: Ct de multe informaii v putei permite s pierdei?. Dac informaiile dvs. se schimb zilnic (de exemplu aa cum este cazul unui sistem de contabilitate), trebuie s facei aceste copii o dat pe zi sau o dat la dou zile. Dac folosii calculatorul n principal pentru a rula jocuri de aventur i folosii Access-ul ct de rar posibil, operaiunea este necesar doar o dat pe sptmn sau o dat la dou sptmni. Bineneles c nici o regul universal nu este pe placul tuturor. Unde sunt depozitate discurile sau benzile copiilor de siguran? n cazul unui incendiu, acestea vor fi distruse foarte comod mpreun cu calculatorul, dac sunt pstrate chiar n apropierea sa. Aadar, dac este posibil, pstrai-v copiile de siguran n alt cldire sau mcar n alt camer. Cum putei s realizai copii de siguran ale datelor? Alctuii o procedur n mai muli pai mpreun cu o metod prin care s v dai seama ce band sau disc vei stabili pentru a o (l) utiliza n acest proces. Cum putei restaura datele? Alctuii din nou un proces cu mai muli pai. Este bine ca paii s fie simpli i uor de neles, deoarece mintea dvs. nu va mai fi foarte clar n cazul unei tragedii dup care trebuie s restaurai datele distruse. Dup ce ai stabilit schema de realizare a acestor copii, facei o prob i ncercai s restaurai datele, pentru a v asigura c sistemul dvs. funcioneaz. Este mult mai bine s aflai acest lucru nainte ca discul s v moar dect dup ce s-ar ntmpla una ca asta. Rezervai-v vreo dou ore pentru a v asigura c eforturile dvs. v vor fi rspltite din plin n acea zi crucial cnd v va muri drive-ul discului. Vei vedea dvs. c mi vei mulumi mai trziu.

T FA

Dac v aflai n mediu unei corporaii, este posibil ca persoanele de la Departamentul de informatic s v realizeze n mod automat copii de siguran. Pentru a ti acest lucru cu certitudine, telefonai-le i ntrebai-i acest lucru.

Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

25 Cum s realizai o ieire triumftoare


Dac a venit vremea s terminai pe ziua de azi, facei-o aa cum trebuie: 1. Dac avei deschis vreo baz de date, alegei FileClose sau facei clic pe butonul Windows-ului 95/98 Close Window din colul dreapta sus al ferestrei bazei de date. Eu sunt de mod veche i nu am ncredere n program ca el s nchid toate aplicaiile de unul singur fr a strica ceva. De cte ori este posibil, nchid toate fiierele manual nainte de a nchide programul. 2. nchidei Access 2000 prin alegerea FileExit. Dac ai terminat cu totul pentru o zi, putei continua i nchide i Windows-ul 95/98. Pentru a realiza aceasta, facei clic pe butonul Start i apoi pe Shut Down. Atunci cnd Windows v ntreab dac suntei siguri c vrei acest lucru, executai clic pe Yes. Dup ce Windows 95/98 face tot ceea ce este necesar s fac un soft nainte de a se duce la culcare, nchidei calculatorul i evadai ctre trmul libertii.

Capitolul 2

Familiarizarea cu elementele nconjurtoare, asemenea unei persoane primitive


n acest capitol Ce este cu aceast interfa? Haidei s aruncm o privire la simpaticele ferestre! S vedem ce-i cu barele de instrumente Cum s dai ordine direct din meniuri Cum s facei diferite trucuri folosind butonul dreapta al mouse-ului

tunci cnd vizitai un ora necunoscut totul nu este altceva dect emoie, distracie i totodat furstrare. Vizitarea diferitelor locuri, recunoaterea unor atracii turistice faimoase i descoperirea unor locuri noi n vederea folosirii crii dvs. de credit face ca totul s fie distractiv, iar dac v rtcii dea binelea dar totui v-ai ntlnit cu un vecin care era prin trecere, ei bine, putei spune c totul devine emoionant. Oricum, n oricare din aceste cazuri este foarte frustrant s nu fii capabili s putei gsi drumul de ntoarcere. Dac v-ai simit comfortabil atunci cnd ai lucrat cu versiunile anterioare ale Access, ndrumarea mouse-ului dvs. prin Access 2000 va fi asemenea conducerii unui automobil prin oraul dvs. natal, numai c douzeci de ani mai trziu. Locurile v par familiare, darapar cteva surprize ca de exemplu: Unde au mutat oare acel element al meniului? Era chiar deasupra, ... oh, ia te uit: jumtate din meniu a disprut nu, stai, iat-l. Mmm mai vreau cafea. Cunosc prea bine aceast senzaie. Nimic nu poate fi mai ru dect s vedei cum cantitatea de munc sporete n timp ce descifrai alt program. Acest

28

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

capitol v ajut s nu cdei n aceast capcan prezentndu-v un tur prin mprejurimile Access-ului 2000, acoperind toate aciunile obinuite pe care le vedei i cu care avei de-a face pe ecran, de la fereastra principal pn la bara de instrumente i chiar i dincolo de aceasta. Mituii pe cine trebuie i bucuraiv de cltorie deoarece este ntr-adevr o ocazie nemaipomenit de a v relaxa cu Access 2000.

Este timpul s nelegei elementele pe care le vedei


Avnd n vedere faptul c Access 2000 rmne totui un program Windows 95/98, prima oprire a acestei cltorii ilustrate i voioase este fereastra principal a programului. Figura 2-1 ilustreaz o apariie obinuit a Accessului 2000, mai precis fereastra baz de date (care va fi discutat ulterior n cadrul acestui capitol). Butonul Control Menu Bara de titlu Meniul principal Fereastra baz de date Bara de instrumente Butoane utilitare

Fig. 2-1: Access 2000, n toat gloria sa.

Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele nconjurtoare __________________

29

Pentru a realiza majoritatea lucrurilor n Access trebuie s fii familiarizai cu nou pri ale ferestrei principale. n paragrafele care urmeaz voi descrie pe scurt fiecare dintre aceste pri. Dac suntei chiar nceptor n ceea ce privte Windows 95/98, ar trebui s avei n vedere faptul c va trebui s luai un exemplar al crii Windows 98 pentru aMICI de Andy Rathbone (publicat de Editura Tehnic). Chiar eu v promit c traiul dvs. cu Windows 95/98 va fi mult mai plcut i mai puin complicat dac v vei procura aceast carte. Butonul Control Menu: Pentru a deschide meniul Control, facei clic pe cheia Access. Sincer vorbind, acest meniu este de baz n ceea ce privete realizarea unor lucruri care sunt de nasul tocilarilor. Totui, datorit faptului c prin dublu-clic putei face ca Access 2000 s dispar, cred c n ciuda tendinelor sale de tocilaracest buton are totodat i ceva respect pentru restul persoanelor - adic noi. Dac pe vremea Windows-ului 3.1 acest buton avea imaginea unei cutii cu o bar orizontal n interior, n zilele noastre butonul arat mult mai elaborat. Bara de titlu: Fiecare fereastr care apare are de-a lungul prii superioare un spaiu destinat titlului. Acest are i un al doilea rol: el i schimb culoarea pentru a v ntiina pe dumneavoastr cu privire la programul care este activ n Windows n momentul respectiv. Meniul principal: ntre bara de titlu i bara de instrumente se afl meniul principal, adic Cel care menine pacea digital. Pe lng rolul de a preveni eventualele lupte dintre cele dou bare, acest meniu este de asemenea i popasul dumneavoastr principal n ceea ce privete comenzile i funciile Access 2000. Bara de instrumente: Gndii-v la bara de instrumente ca la o versiune electronic a lui Lon Chaney, omul cu o mie de fee. Aceast Bar cu o mie de butoane se modific de fiecare dat cnd lucrai n Access 2000, astfel nct s v pun la dispoziie instrumentele de care avei nevoie. Despre aceast personaj schimbtor putei afla mai multe spre sfritul acestui capitol. Butonele utilitare: Aceste trei butoane apar n cadrul fiecrei ferestre. Prezentarea lor de la stnga la dreapta ar putea fi urmtoarea: primul dintre ele reduce programul curent la un singur buton pe bara de activiti Windows, utilizarea celui de-al doilea buton are ca rezultat fie reducerea programului curent astfel nct s ncap ntr-o fereastr, fie s ocupe ntreg ecranul (un buton cu dou misiuni grozav, nu-i aa?), iar cel deal treilea buton este cel de nchidere al ferestrei curente. Bara de stare: Access 2000 este un sistem guraliv, care are aprecieri i vorbe nelepte referitoare la orice lucru ct de mic i insignifiant. De fiecare dat cnd Access dorete s v comunice ceva, o va face printr-un mesaj pe bara de stare. n partea dreapt a acestei bare se afl indicatorii pentru setrile tastaturii aa cum este de exemplu Caps Lock. Fereastra baz de date: n mijlocul acesteia se gsete fereastra unei baze de date linitite, explicat pe larg n cadrul urmtoarei seciuni.

30

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Bara de activiti Windows: De-a lungul prii inferioare a ecranului se afl bara de activiti Windows 95/98, cel mai rapid i simplu instrument care poate fi folosit pentru a schimba programele ntre ele. Pe aceast bar exist cte un buton pentru fiecare program deschis (n funciune), iar tot ceea ce avei de fcut pentru a trece la alt program este s executai un simplu clic pe butonul care-i corespunde. Asistentul Office: Acest amic serviabil, binevoitor este cel care apare n toate produsele Office 2000 i deci implicit i n Access 2000. Atunci cnd avei o ntrebare sau dorii s primii ajutor, executai un clic i punei-i ntrebarea direct (iar atunci cnd v plictisii dai clic-dreapta pe Asistent i alegei Animate pentru a v amuza un pic).

S trguim tot felul de ferestre pentru a ne amuza i a le nelege mai bine


Accesss 2000 nseamn mult mai multe dect o simpl fereastr mare. Programul este nesat cu ferestre micue i utile pentru orice necesitate i ocazie. Aceast seciune v prezint patru dintre cele mai obiniute ferestre: fereastra baz de date, fereastra foaie de date, fereastra machet i fereastra interogare (ai ghicit-o).
T FA

Pentru detalii referitoare la modul de funcionare al acestor ferestre, la ceea ce putei face cu ele i la motivul pentru care v-ar psa ctui de puin, hoinrii n continuare prin aceast carte. Bazele de date i sursele de date sunt prezentate n Partea aII a, interogrile n Partea aIII a, iar machetele constituie elementele de baz n Partea aV a.

Fereastra baz de date


De cele mai multe ori cnd deschidei o baz de date, aceasta apare ntr-o fereastr aa ca n Figura 2-2. Aceast fereastr v ofer acces liber la toate componentele grozave ale bazei de date, la instrumente cu ajutorul crora putei schimba diferite lucruri sau/i crea noi elemente i n general v ajut s v gestionai chestiunile bazei de date i ntr-adevr arat nemaipomenit. Cine i-ar putea dori mai mult?

Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele nconjurtoare __________________

31

Bara Objects Bara de instrumente a ferestrei baz de date

Scurtturile noilor obiecte Lista obiectelor Bara de titlu

Fig. 2-2: Ei bine, aceasta este o alt baz de date artoas pe care am deschis-o.

Butoanele barei Objects aflate n partea stng a ferestrei fac posibil schimbarea ntre listele de obiecte (tabele, interogri, rapoarte .a.m.d) care alctuiesc baza de date. De-a lungul prii superioare din stnga exist patru butoane ale barei de instrumente a ferestrei baz de date care pot fi folosite pentru a lucra cu obiectele bazei de date: Butonul Open afieaz obiectul curent, Design v permite s modificai obiectul, New v ofer posibilitatea crerii unui nou obiect, iar marele i rul X terge obiectul curent (luai-v rmas bun de la tabel!). Celelalte butoane din dreapta marelui X modific modul n care Access 2000 listeaz obiectele coninute de baza dvs. de date. Dorinele dumneavoastr pot transforma imensa baz de date cu pictograme colorate i prietenoase n mini dosare detaliate. Simii-v liberi i ncercai chiar dumneavoastr setrile respective deoarece putei avea sigurana c nu putei face nici o pagub! (asigurai-v ns c nu vei da clic pe X, din greeal, OK?)
S

T FA

Baza dumneavoastr de date s-ar putea s arate la nceput aa cum este ilustrat n Figura 2-3, ns nu v lsai pclii de simpatica figur, dei aceast fereastr este doar o masc, o faad mai modern a bazei de date din Figura 2-2. Dac vedei ceva asemntor acestei ferestre este un indiciu care v dezvluie faptul c lucrai cu o aplicaie formal a Access 2000. Macheta poate fi una creat cu ajutorul Vrjitorului (aa cum este cea din Figura 2-3), sau poate c a fost alctuit special pentru dumneavoastr de unul dintre tocilarii casei. Aceast machet special este denumit tablou de comand.

32

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Fig. 2-3: Un tablou de comand creat cu ajutorul Vrjitorului.

Fereastra foaie de date


Ce este aceasta: o tabel sau o foaie de calcul tabelar? Doar proprietarul su tie cu siguran ! Acesta este genul de traume al bazelor de date moderne. Pentru numele Domnului, s greeti din cauza unei foi de calcul tabelar! ncotro se ndreapt lumea? Dac privii Figura 2-4 este foarte simplu s v dai seama de ce este posibil ca persoanele s fac confuzie ntre cele dou. Da. Este ntr-adevr o tabel. Arat mai mult ca o foaie de calcul tabelar, nu-i aa? n modul de vizualizare foaie de date, o tabel Access 2000 apare (i se comport) ca o simpl foaie de calcul tabelar.Asemnarea este doar de suprafa, aceast tabel fiind un animlu chiar foarte diferit. Cmpuri Numele tabelului

Fig. 2-4: Tabela Items care arat ca o foaie de calcul tabelar.

Butoane de navigare

Date

Bare de defilare

Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele nconjurtoare __________________

33

Exact aa cum ar i trebui s fie, n partea superioar a fereastrei foaie de date se afl numele tabelului, iar chiar sub acesta, de-a lungul ferestrei sunt nirate cmpurile tabelului. nregistrrile tabelului sunt aezate pe rnduri. Nu v ngrijorai dac nu suntei siguri c putei face diferena ntre o nregistrare i un cmp, deoarece Capitolul 4 conine toate detaliile legate de aceast problem. n partea dreapt, mai precis colul din dreapta jos se afl o pereche de bare de defilare care v ofer posibilitatea ca deplasarea n interiorul tabelului s vi se par nimic altceva dect o briz plcut. Butoanele de navigare sunt atrnate n partea inferioar stng a ferestrei. De fapt, acestea sunt mai degrab ca un fel de butoane de control ale unui CD player sau unui VCR (unui video recorder). Butoanele care au desenate pe ele sgei ndreptate ctre o bar v ajut s v deplasai la prima sau la ultima nregistrare a tabelului respectiv.Cele care au desenate doar sgei v ajut s v deplasai la nregistrarea ulterioar sau anterioar. Efectuarea unui clic pe butonul cu sgeat i asterix are ca efect adugarea unei noi n tabel.
T FA

Access 2000 are acum o facilitate nou a ferestrei baz de date pe care o putei folosi pentru toate tabelele dvs. relaionale (consultai Capitolul 4 i 5 pentru detalii referitoare la construirea relaiilor i schimburilor calitativ superioare ntre tabele). Atunci cnd deschidei un tebel care are legturi cu alte tabele din baza dvs. de date, Access 2000 afieaz o coloan alctuit din mai multe semne plus (+) la stnga primului cmp al tabelului. n ciuda aspectului neatrgtor i comun,aceast coloan poate fi nominalizat cu siguran pentru un premiu de genul Tehnologie super grozav care este ntr-adevr folositoare. Cnd efectuai clic pe semnul plus care urmeaz unei nregistrri anume, Access 2000 urmrete legtura relaional ctre o alt tabel a bazei dumneavoastr de date i apoi afieaz datele din acea tabel, date relaionate cu nregistrarea de la care s-a pornit. De exemplu, putei executa clic pe semnul plus care urmeaz unui produs din tabela dumneavoastr intitulat Catalog cu scopul de a afia toate comenzile pentru un produs. Si, ceea ce este cel mai bine: procesul se desfoar automat Access se descurc de unul singur cu toat treaba pe care i-o dai.

Fereastra machet
Vizualizarea tip machet este cealalt metod preferat pentru a putea vedea i analiza tabelele Access 2000. Cu ajutorul machetelor, datele arat mai tradiional dac se poate spune aa nu aduce ctui de puin cu acea chestiune n stilul fandosit al foilor de calcul tabelar. De regul, o machet prezint datele

34

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

unei tabele rnd pe rnd, adic la insesizabila rat de o nregistrare pe ecran, exact aa cum lucrau fraierii anilor 70 cu datele, utiliznd calculatoare de milioane de dolari care aveau inteligena cuptoarelor cu microunde din ziua de astzi. Figura 2-5 este un exemplu foarte simplu dar clasic de machet Access 2000. De-a lungul prii superioare se afl nelipsita bar de titlu, cmpurile tabelului ocup tot mijlocul machetei, iar n colul din stnga jos se afl aceleai butoane de navigare pe care le-ai vzut i fit n cadrul ferestrei foaie de date.

Fig. 2-5: Baza de Cmpuri date Items aprut Bara de titlu sub forma unei Butoane de navigare machete.

n cazul n care machetele v-au trezit interesul i dorii s aflai mai multe detalii despre acest subiect, consultai Capitolul 22.

Fereastra interogare
Inima oricrui program de baze de date este capacitatea sa de a cuta diverse informaii. Particulariznd, n cazul Access 2000 aceast inim este chiar sistemul de interogare, iar la rndul su acest sistem are i el o inim care este reprezentat de fereastra interogare, ilustrat n cel mai adorabil mod n Figura 2-6.
Fig. 2-6: Detectivul Tabele digital Sherlock Holmes Criteriul de interogare este la dispoziia Bare de defilare dvs.

Bara de titlu

Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele nconjurtoare __________________

35

n partea superioar a ferestrei se afl bara de titlu, reprezentnd numele interogrii (nume dat de dvs.). Prima jumtate a ferestrei prezint tabelele implicate n interogare. n cazul n care pentru interogare sunt folosite mai multe tabele, aceast seciune v prezint de asemenea i modul n care sunt legate ntre ele acestea. Cea de-a doua jumtate conine criteriile interogrii, adic instruciunile care fac s funcioneze interogarea propriu zis. Fereastra mai conine de asemenea cteva bare de defilare care v ajut s vedei totul ct de clar posibil, aceasta din pricina faptului c toat chestiunea aceasta cu interogarea poate deveni din ce n ce mai mare i mai complicat.
S

T FA

De obicei atunci cnd utilizai o interogare, Access 2000 afieaz rezultatele sub forma unei foi de date.

Crmii ctre bara de instrumente, aMICI!


n limbajul Office 2000, barele de instrumente sunt echivalentul feliilor de pine adic au aceeai utilitate; sunt la fel de folositoare. Access 2000 nu este o excepie i conine deci o mulime de astfel de bare, de altfel fiind chiar imposibil s existe vreo situaie n care s fii singuri, s nu avei mprejur vreo bar de instrumente care s v fie de folos. Aadar, ce este aceea o bar de instrumente? Ei bine, este acea niruire de butoane extraordinare situate chiar sub meniul aflat n partea superioar a ecranului. Figura 2-7 ilustreaz bara de instrumente n aciune (de fapt att de activ pe ct se poate vorbi despre orice obiect neanimat).
Fig. 2-7: Bara de instrumente Database, stnd pur i simplu nemicat.

Barele de instrumente v ofer posibilitatea accesrii rapide a celor mai bune faciliti Access 2000 printr-un simplu clic de mouse. Special pentru dumneavoastr, inginerii au proiectat barele de instrumente astfel nct s conin cele mai comune funcii de care avei nevoie atunci cnd lucrai cu datele. De exemplu, bara de instrumente Datasheet conine trei butoane care

36

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

dein controlul asupra instrumentelor pentru filtrare (instrumente care v ajut s localizai diferite elemente n baza dvs. de date). Astfel, n loc s v chinuii s gsii aceste instrumente pentru filtrare prin vreun meniu, este mult mai bine s le avei chiar n faa ochilor dvs., la deprtare de un singur clic. Din pricina faptului c barele de instrumente exist i sunt folositoare pentru chiar orice ocazie, le voi descrie pe parcurs. S nu cumva s v ngrijorai dac nu v putei aminti ceea ce fac toate butoanele, deoarece v spun un secret: nici chiar eu nu pot s-mi amintesc chiar totul despre ele. n cazul n care suntei un mptimit al butoanelor, v recomand s citii seciunea imediat urmtoare pentru o cuvntare util referitoare la SfaturileEcran, mai precis la sistemul ncorporat tip aid-memoire pentru butoanele barelor de instrumente, sistem al programului Access 2000.
S

T FA

Quick ce face acest buton de fapt?


Access 2000 are 29 de bare de instrumente diferite. (n regul, este o statistic puin cam tmpiic, dar cu aceasta urmresc eu ceva credei-m.) Fiecare bar de instrumente are mmm o mulime de butoane. Aadar, este aproape imposibil ca cineva (nici chiar programatorii) s-i poat aminti ce rol au toate aceste Sbutoane. De fapt, cine ar dori mcar s ncerce? Din pcate, barele de instrumente se dovedesc a fi aproape nefolositoare dac nu tii ce pot face acele butoane. Pentru a rezolva aceast problem, Microsoft a venit cu ideea SfaturilorEcran descrieri sumare care apar atunci cnd poziionai pointerul mouse-ului pe un buton al barei de instrumente. Pentru a vedea SfatulEcran al unui buton, trebuie doar s meninei pointerul mouse-ului pe butonul n cauz. Ateptai o secund i (buf!) apare SfatulEcran. Dac cumva poziionai pointerul mouse-ului, ateptai cuminei i tot nu se ntmple nimic, s-ar putea ca SfatulEcran s fie nchis. Pentru a le deschide, dai clic-dreapta oriunde pe bara de instrumente i apoi selectai Customize din meniul care apare. Atunci cnd apare caseta de dialog Customize, facei clic pe eticheta Options. Asigurai-v c la rubrica Show ScreenTips de pe bara de instrumente apare semnul de validare. Pentru a face s dispar caseta de dialog, facei clic pe Close.

Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele nconjurtoare __________________


T FA

37

n cazul n care avei probleme referitoare la vizualizarea micuelor imagini de pe fiecare buton, nu v jenai i spunei-i Access-ului s le mreasc. Pentru a realiza acest lucru, dai clic-dreapta pe orice bar de instrumente i apoi selectai Customize din meniul derulant care apare. Dup ce apare caseta de dialog Customize, facei clic pe eticheta Options. n partea inferioar a paginii Options, executai clic pe caseta de validare Large Icons i vei observa c Access 2000 va mri imediat pictogramele de aproximativ patru ori fa de dimensiunea anterioar. Dac v hotri c era totui mai bine nainte cnd erau mai mici, tot ceea ce trebuie s facei pentru a le readuce la acea dimensiune este s deselectai caseta de validare. Facei clic pe butonul Close din partea inferioar a ferestrei pentru a termina treaba.

Meniuri, meniuri peste tot (alturi de combinaii de taste rapide care funcioneaz la fel de bine)
Dac este s spun adevrul, trebuie s recunosc faptul c nu sunt prea multe de spus despre meniurile din Access 2000. Principalul lucru pe care l vei observa cu siguran este faptul c acestea se vor schimba de fiecare dat cnd facei ceva nou, deoarece au apus acele vremuri cnd exista un singur program cu un singur meniu. n prezent dispunem de meniuri contextuale care au opiuni diferite n funcie de ceea ce facei la momentul respectiv. Cu toate acestea, exist unele lucruri care rmn neschimbate pe veci. Iat n continuare o prezentare pe scurt a truismelor despre meniuri n general:
T FA

n cazul n care mouse-ul dvs. nu mai funcioneaz, putei accesa elementele meniurilor folosind de acum banala tastatur. Pur i simplu apsai tasta Alt i litera subliniat asociat elementului dorit din meniu. De exemplu, apsai Alt+F pentru a deschide meniul File. Unele elemente ale meniurilor au asociate anumite taste. Comanda Copy (Edit Copy din meniu) poate fi folosit i altfel dect din meniu, adic prin apsarea simultan a combinaiei de taste rapide Ctrl+C. Dac un element are un echivalent care poate fi folosit de la tastatur, Access afieaz acea combinaie de taste n cadrul meniului autoderulant, chiar n dreapta elementului respectiv.

38 _____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele? Este timpul s v jucai i cu cellalt buton al mouse-ului
Dup ce au supravieuit ani de-a rndul indiferenei i neglijenei, acum butoanele dreapta ale mouse-urilor dein propriul rol n Windows 95/98. n cele din urm, s-a gsit ceva de fcut i pentru acest buton. Hei, voi, butoane dreapta mouse, bucurai-v i srbtorii! n Access 2000, la fel ca n cazul marii majoriti a aplicaiilor pentru Windows 95/98, acest buton scoate la iveal o list de lucruri pe care le putei face cu elementul care se afl n acel moment pe ecran. n figura 2-8, se poate observa efectul executrii unui clic pe tabela intitulat Customers. Dup cum se poate observa, Access 2000 este prezent acolo unde este nevoie, oferind o list de lucruri obinuite care se pot face cu tabelele. Astfel, n loc s vslii prin meniul principal pentru a copia tabela curent, putei de exemplu s dai clicdreapta i s selectai Copy din meniul derulant dac tot vorbim despre economisirea timpului.

Fig. 2-8:

Prea de tot: un meniu instantaneu!

Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele nconjurtoare __________________

39

Testai i dvs. butonul dreapta mouse! Dai clic-dreapta pe tot ce v iese n cale i ateptai s vedei ce se ntmpl. Nu v ngrijorai n privina faptului c ai putea afecta n vreun fel sistemul dac acionai butonul n cauz, deoarece practic nici nu se poate s stricai ceva i s rmn astfel, s dureze. S vedem ce putei face dumneavoastr!

Capitolul 3

Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele


n acest capitol Prezentarea Asistentului Office S aruncm o privire asupra tab-urilor Contents, Answer i Index Utilizarea opiunii de meniu Whats this? Utilizarea modem-ului n vederea obinerii ajutorului Cum putei beneficia de SfaturileRapide Cum putei interoga persoane n carne i oase

neori se dovedete a fi foarte simplu s v asumai responsabiliti care v depesc. De exemplu, munii vi se par mult mai nali dup ce ncepei s urcai dect atunci cnd i-ai privit de jos. In plus, echipamentul dvs. nu pare s dea semne de slbiciune deloc atunci cnd l mpachetai, ns s tii c de fapt ateapt pn n momentul n care v aflai n mijlocul neantului, legnndu-v periculos pe marginea sfrmicioas a unei creste stncoase i n acel moment (numai i numai atunci). De aici reiese la ce sunt de folos St. Bernard-ii. Atunci cnd v-ai rtcit prin slbticiile alpine i suntei nfrigurai, uzi i singuri gndul c avei un St. Bernard cu dvs. poate reprezenta o asigurare i poate fi chiar reconfortant. Numi este foarte clar ce ar putea face totui un cine St Bernard n momentul n care v-ar gsi, dar n acel moment eu sigur a opta s-l am ca tovar. Astfel i Access 2000 are propriul St. Bernard ncorporat, dei atunci cnd apare pe ecran seamn mai mult unei casete de dialog i nu unui cine husky. Acest capitol v prezint cteva modaliti diferite de a obine rspunsuri la ntrebrile dvs. Access 2000. A ti unde s cutai informaia este la fel de important ca a

42

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

cunoate efectiv informaia, aa c ai face bine s rsfoii acest capitol i s descoperii opiunile pe care le avei.

Dac nu suntei pe deplin siguri, apsai tasta F1


Indiferent unde v aflai n Access 2000, ajutorul este disponibil prin simpla apsare a unei taste: apsai F1 i mndrul Asistent Office intr n aciune (Figura 3-1). Asistentul, o nou facilitate Office apare n cadrul tuturor aplicaiilor Office 2000 i tot el este de fapt personajul care l nlocuiete pe vechiul Vrjitor Rspuns, simplificnd totodat i mai mult procesul de oferire i de obinere a ajutorului. Asistentul Office este cel care poate face diferite acrobaii n momentele sale animate distractive, fr s v pretind vreo sum de bani n plus.
Fig. 3-1: Asistentul Office v raporteaz n legtur cu tot ceea ce-i cerei (dar s nu exagerai i dvs. cerndu-i cafea).

Cnd l solicitai pe Asistent, acesta se strduiete s i dea seama ce dorii s realizai n Access 2000 i v sugereaz 10 subiecte de ajutor pe care le consider relevante. Dac cumva una dintre acestea 10 se potrivete cu ceea ce v intereseaz pe dvs. (i din proprie experien v spun c aa se ntmpl de cele mai multe ori), facei clic pe butonul aflat lng subiectul respectiv i Asistentul v va prezenta informaiile. Asistentul este un ghicitor destul de bun, dar nu ofer chiar ntotdeauna subiectele potrivite. Pentru astfel de momente, acest personaj uimitor este dotat cu o caset n care v putei formula singuri ntrebarea, caset aflat n partea inferioar a ferestrei. In continuare voi prezenta o procedur alctuit din

Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________

43

mai muli pai pentru ca dvs. s tii cum s utilizai aceast minunie a tehnologiei moderne pentru a-i pune Asistentului o anumit ntrebare. 1. Facei clic pe fereastra Asistentului Office sau apsai tasta F1. n urma acestei aciuni va aprea caseta de dialog a Asistentului (despre care a putea aduga c pare destul de vioaie). 2. Introducei ntrebarea pe care dorii s i-o punei Asistentului simplu i clar n caseta aflat n partea inferioar a ferestrei, aa cum apare i n figura 3-2. Ai citit corect: simplu i clar. V vine s credei? Un program care chiar v nelegedar cine tie la ce poate duce aceast aciune periculoas?

Fig. 3-2: Fr jargoane i/sau chestii complicate direct o ntrebare clar, simpl.

3. Dup ce ai terminat de introdus ntrebarea facei clic pe Search sau apsai Enter. Rezultatul acestei aciuni este acela c Asistentul i vede de treaba lui i afieaz o list de subiecte de ajutor despre care crede c ar putea constitui rspunsul la ntrebrile dvs. (Figura 3-3). Dac nici un subiect nu se potrivete ntocmai cu elementele la care v-ai gndit, reformulai-v ntrebarea i mai dai-i o ans.

44
Fig. 3-3: Efectuai un clic pe subiectul din Help care vi se pare cel mai potrivit pentru a v oferi rspunsul dorit.

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

4. Facei clic pe subiectul de ajutor care vi se pare c se potrivete cel mai bine. n cazul n care nici dup ce ai citit mai multe subiecte Help nu suntei satisfcui, nchidei fereastra Help i reluai ntreg procesul de la Pasul 1 pentru a-i pune Asistentului o alt ntrebare.
S
T FA

Personajul implicit care l ntruchipeaz pe Asistentul Office este acea agraf de hrtie care se numete Clippit (nu, stai linitii nu inventez toate acesteachiar a existat cineva care a botezat aceast agraf de hrtie animat). Access 2000 are mai multe personaje, mai muli Asisteni Office i astfel, dac v-ai sturat de Clippit i nici mcar nu se potrivete stilului dvs. de munc, schimbai-l. Pentru a face acest lucru, executai clic-dreapta pe Asistent i apoi selectai Choose Assistant din meniul derulant. Access 2000 v prezint o ntreag galerie de opiuni de la obinuitul logo Office i pn la simpatica versiune animat a lui Albert Einstein. Facei clic pe Next i Back pentru a trece de la un Asistent la altul. n momentul n care l-ai gsit exact pe acela care vi se potrivete, facei clic pe OK. Pentru a instala noul asistent Office, va trebui s avei la ndemn CD-ul Office 2000 sau discul Access 2000. Fiierele de ajutor tradiionale se afl ascunse n spatele Asistentului Office, iar dup ce acesta v indic un anumit subiect de ajutor, sistemul de Help normal este cel care preia sarcina n continuare. Dac v era mai bine cu stilul n care lucra ajutorul n Access pentru Windows 95/98, nu v ngrijorai deoarece vechiul sistem de ajutor cu care erai obinuii i pe care l adorai este nc disponibil i n Access 2000.

Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________

45

Pentru a stabili funcionarea sistemului tradiional de ajutor trebuie mai nti s renunai la Asistentul Office (s-l nchidei). Dai clic-dreapta pe Asistent i apoi alegei Options din meniul derulant. Rezultatul va fi apariia unei ferestre cu mult prea multe casete de validare, iar dvs. o vei deselecta prin efectuarea unui clic pe aceea dintre ele care se numete Use of Office Assistant. Dai apoi clic pe butonul OK i prin aceasta l-ai nchis cu succes pe Asistent pn n momentul n care vei selecta din nou caseta de validare n cauz. n continuare alegei HelpMicrosoft Access Help de pe bara de meniuri. Va apare fereastra Help care arat ca n Figura 3-4 i care este mprit n dou subferestre, n cea din stnga fiind prezentate subiectele de ajutor, iar n cea din dreapta informaiile detaliate cu privire la subiectul selectat. Cele trei tab-uri din partea stng v ofer diferite posibiliti de a gsi rspunsurile dorite. Astfel, exist o metod pentru fiecare, n funcie de cum dorii s facei cutarea. Seciunile care urmeaz v prezint fiecare dintre aceste trei tab-uri de obinere a ajutorului, n ordinea utilitii: Contents, Answer Wizard i Index.

Fig. 3-4: Sistemul Help este gata s v serveasc.

Haidei s cutm prin cuprins!


Eticheta Contents este destinat celor care caut ocazional sau persoanelor crora le place s sape n Cuprinsul unei cri, cutnd un anumit lucru. Iat cum trebuie s-l folosii:

46
S
T FA

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

1. Facei clic pe eticheta Contents. Fereastra Help v afieaz toate subiectele de ajutor disponibile, lng fiecare dosar cu astfel de subiecte aflndu-se o pictogram bej. Pictograma reprezentnd o carte semnific faptul c la rndul su, acel dosar duce la alte subiecte de ajutor sau la documente Help specifice. 2. Gsii un subiect Help care pare interesant i dai dublu-clic pe el. n acel moment, sistemul deschide subiectul de ajutor ales, schimb pictograma bej din dosar nchis n dosar deschis (ce drgu!) i v prezint o list anume a documentelor de ajutor (a se vedea Figura 3-5).

Fig. 3-5: Iat informaia de care am nevoie!

Documentele de ajutor sunt reprezentate printr-o pictogram a unei pagini cu linii (dar probabil c v-ai imaginat c le-ai fcut chiar dvs.). Dac alegei un subiect greit, dai nc o dat dublu-clic pe numele subiectului respectiv pentru a-l face s dispar. Dac executai clic pe semnul plus (+) care se afl chiar naintea pictogramei bej se va deschide sau nchide dosarul respectiv. 3. Repetai pasul 2 pn cnd gsii ceea ce cutai.
S
T FA

Dup ce ai terminat de citit un astfel de document, executai clic pe butonul Help Topics pentru a putea revedea pagina Contents.

Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________

47

Formulai ntrebri destinate Vrjitorului Rspuns


Urmtorul tab de ajutor este Answer Wizard. Acesta este o versiune mbuntit i foarte necesar a anticei opiuni Find, care era absolut arhaic. Datorit cuceririlor uluitoare ale tehnologiei moderne, Vrjitorul Rspuns reuete ca numai pe baza cuvintelor cheie introduse de dvs.s fac s apar informaiile pe care le dorii. Pentru a-l face pe Vrjitor s intre n aciune, urmai paii: 1. Facei clic pe eticheta Answer Wizard. Aa cum probabil v ateptai, pe ecran va apare Vrjitorul Rspuns
S
T FA

Dac utilizai ajutorul pentru prima dat, sistemul v comunic faptul c trebuie s alctuiasc mai nti o list nainte ca dvs. s putei ncepe cutarea. ncercai s urmai cu mult calm prompterele care apar i dac reuii aceasta nseamn c foarte curnd vei fi pregtii pentru a trece la pasul 2. 2. n cadrul casetei din partea superioar a ferestrei introducei cteva cuvinte cheie care descriu cel mai bine ceea ce cutai. Dup ce ai terminat de introdus ceea cele dorite, facei clic pe Search sau apsai tasta Enter. Vrjitorul va cuta subiectele care se potrivesc cu elementele dvs. i afieaz o list cu identificri posibile n partea inferioar a ecranului. 3. Defilai prin lista aflat n partea inferioar a ferestrei pn gsii ceva care seamn cu subiectul dumneavoastr. Atunci cnd (i dac) ai gsit un subiect care v intereseaz (Figura 3-6), executai clic pe acesta pentru a putea vedea documentul respectiv.

Cum putei examina index-ul


Dac preferai s v scufundai n index dect s facei un tur de for zgomotos de-a lungul cuprinsului, facei clic pe eticheta Index. Acesta funcioneaz asemenea unui index obinuit al unei cri, numai c este automat. Iat cum se folosete index-ul:

48

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

1. Facei clic pe eticheta Index. Pe ecran va aprea pagina Index. 2. Introducei n caseta din partea superioar a ferestrei elementul pe care dorii s-l gsii. Pe msur ce introducei elementul, Access 2000 v sugereaz o list alfabetic a termenilor cunoscui din subiectele de ajutor existente, list care apare n mijlocul ferestrei. In orice moment putei s v oprii cu introducerea frazei dorite i s efectuai dublu-clic pe un cuvnt din list, iar Access 2000 va face ca acela s apar n caseta dumneavoastr de cuvinte cheie.

Fig. 3-6: n cele din urm am gsit subiectul care m interesa.

n acelai timp, asemenea unui politician abil care se pregtete pentru o dezbatere televizat, Access 2000 v ofer n partea inferioar a ferestrei o list de rspunsuri sau subiecte de ajutor pe care le consider cele mai potrivite pentru cuvintele cheie introduse de dumneavoastr n caseta din partea superioar a ferestrei. Access 2000 v informeaz de cte ori s-a ntlnit fraza cheie sau cuvintele cheie n cadrul subiectelor de ajutor (exemplu n Figura 3-7).

Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________

49

3. Atunci cnd gsii subiectul pe care l cutai, facei clic pentru a vedea documentul respectiv. n cazul n care exist mai multe elemente care se potrivesc subiectului dumneavoastr, sistemul Help afieaz o caset de dialog aa ca n Figura 3-7. Dac se ntmpl acest lucru, facei dublu-clic pe elementul dorit pentru a-l putea vedea.
T FA

Fereastra Windows 2000 Help funcioneaz asemenea unui navigator de web i aceasta se datoreaz n principal faptului c Office 2000 este realizat cu pri ale unui naivgator de web (mai ales Microsoft Internet Explorer 5.0). Dac ai cutat ceva timp prin Windows 2000 Help i acum dorii s v ntoarcei la un subiect care se afl cu cteva pagini n urm i peste care ai trecut, facei clic pe sgeata ndreptat spre stnga care se afl pe bara de instrumente de ajutor pentru a v rentoarce la subiectul de ajutor anterior. De fiecare dat cnd apsai acea sgeat, vei ajunge din nou la subiectul anterior. De asemenea, putei face clic pe sgeata ndreptat spre dreapta de pe bara de instrumente pentru a reveni la pagina la care ai fost nainte.

Fig. 3-7: Putei citi toat ziulica despre Asistentul Office.

50 _____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele? Opiunea Whatzis (Whats this?)
Dei Whatzis nu este termenul tehnic pentru acest element al meniului, eu cred totui c ar trebui s fie (uneori, programatorii tia ar trebui s fie mai creativi atunci cnd dau denumiri diferitelor lucruri). Elementul n discuie este de fapt opiunea Whats This? din meniu (Help Whats This), adic care are desenat un pointer de mouse cu unsemn de ntrebare peste el. Eu i spun elementul Whatzis iar ele este de fapt instrumentul dumneavoastr rapid care v ajut s aflai ce face n cadrul Access 2000 orice element al meniului i/sau orice buton. Iat cum funcioneaz micuul: 1. Alegei HelpWhats This? Efectul va fi apariia unui semn de ntrebare mai mare ntr-o parte a pointerului mouse-ului, iar cu aceasta Access 2000 dorete s v comunice c suntei n modul Whatzis. 2. Selectai elementul din meniu sau facei clic pe butonul despre care dorii s tii mai multe. Access 2000 va afia un ecran de ajutor cu numele elementului respectiv i cu o descriere sumar despre ceea ce face butonul. 3. Dac dorii s dispar micuul ecran de ajutor, facei clic nc o dat Rspunsuri rapide i simple pentru acele momente din via n care lipsusurile i spun cuvntul-chiar c nu se poate mai bine de att!

Modem-ul dumneavoastr tie mai multe dect v putei imagina


S tii c serviciile online sunt ntr-adevr valoroase! Dac avei cumva acces la Internet (sper c nu v-a deranjat gluma mea) sau avei cont pe America Online, CompuServe sau Prodigy, nseamn c modem-ul dumneavoastr abia ateapt s v ofere o mulime de rspunsuri.

Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________

51

Microsoft are mai multe zone de asisten tehnic pe majoritatea serviciilor online, i n plus o pagin complet World Wide Web pentru Internet. O ntreag armat de zone cu ntrebri i rspunsuri informale pentru toate produsele Microsoft. Tabelul 3-1 v explic cum putei gsi zonele de asisten tehnic ale fiecrui sistem.

Tabel 3-1
Sistemul America Online CompuServe

Zone de asisten tehnic Microsoft disponibile online


Comanda de acces Cuvntul cheie: PCApplications Note Cutai MSAccess Q&A n cadrul casetelor de mesaje, sub Database Use i Development Intreaga zon este destinat Access-ului, aadar multe chestiuni de calitate; Presupune s avei acces la Presupune s avei acces la Web

go MSACCESS

Newsgroup comp.databases. World Wide http://www.microsoft.com/Support/ Web

Dac avei adres e-mail pe Internet i v place s avei csua potal electronic plin, putei s v nscriei pe lista de mesaje electronice Access. Pentru mai multe detalii, consultai seciunea Racordarea la izvorul nesecat al listelor de mesaje electronice
T FA

O parte a crilor For Dummies sunt disponibile tocmai pentru a v ajuta s navigai prin lumea online. Printre acestea se afl i ediia a cincea a crii America Online For Dummies (scris de subsemnatul), ediia a treia a crii CompuServe For Dummies (de Wallace Wang) i ediia a asea a crii The Internet For Dummies (de la John Levine, Carol Baroudi i Margaret Levine Young). Bineneles c cea care v ofer toate aceste cri este IDG Worldwide Inc., sponsorul programului de astzi.

Sunt informaii pe care fax-ul abia ateapt s vi le furnizeze


Iat cea mai simpl i mai puin costisitoare modalitate de a obine informaii despre Access 2000 (de fapt informaii despre orice produs Microsoft). Credeim: aceast modalitate nu se taxeaz i n plus este rapid i nedureroas. i

52

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

totui care este aceast modalitate? (Tobele, v rog!) este SfatulRapid, adic sistemul informaional automatizat Microsoft. SfaturileRapide ofer rspunsuri nregistrate pentru ntrebrile obinuite i documente de la biblioteca cu materiale pentru asisten tehnic a Microsoft. Pentru a utiliza aceast parte a sistemului, avei nevoie de un telefon cu taste. Pentru a primi documentele, avei nevoie i de un fax. Sistemul SfaturilorRapide este disponibil douzeci i patru de ore pe zi, apte zile pe saptmn. Este bine s tii c funcioneaz chiar i n weekend-uri i n zilele de srbatoare, exact aa cum fac uneori i persoanele adevrate ca dumneavoastr. De aceea este bine s tii c exist acest serviciu al SfaturilorRapide; el este disponibil n acele momente din noapte i zi cnd se ivesc termenele limit care v preseaz i nu avei unde i la cine s cerei ajutor. Iat cum putei obine SfaturileRapide: 1. Luai o hrtie i un creion i inspirai adnc de cteva ori pentru a v relaxa. Suntei pe punctul de a avea de-a face cu un sistem dirijat prin meniuri cu rspuns vocal, deci este foarte important s avei starea de spirit adecvat.
S
T FA

Dac dorii s v fie oferite nite documente, asigurai-v c avei numrul de fax la ndemn. 2. Formai 1-800-936-4100 pe un telefon cu taste. Dac dorii s primii documente prin fax, nu trebuie s sunai de pe fax ci doar s tii numrul de fax. 3. Ascultai cu rbdare primul meniu i apoi selectai opiunea pentru Access. Access-ul este opiunea 4 din meniul principal, dar cu timpul, lucrurile de acest gen se pot schimba. Dac au schimbat acest numr, scriei noul numr n aceast carte pentru a-l avea urmtoarea dat cnd sunai.

Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________

53

Racordarea la izvorul nesecat al listelor de mesaje electronice


Dac compania dumneavoastr are e-mail pe Internet, gndii-v la nscrierea pe lista de mesaje electronice Access pentru a lua parte la o discuie interminabil despre Access, discuie ce se poate purta la toate nivelele, de la novici la tocilari. n loc de a v umple csua potal electronic cu mesaje care par importante, aceast list v ofer o modalitate de a obine rspunsuri rapide n orice moment. Pentru a v nscrie pe list, trimitei un mesaj la LISTERV@peach.ease.lsoft.com. Ca subiect al mesajului putei trece orice (calculatorului de la cellalt capt al firului nu-i pas). n corpul mesajului, introducei SUBSCRIBE ACCESS-L urmat de numele dumneavoastr real i nu de adresa de email. Calculatorul cu lista de mesaje electronice ia automat adresa de e-mail chiar din mesaj. Dup ce v nscriei, primul mesaj v explic cum funcioneaz lista, cum s-i trimitei mesaje i cum s renunai de a mai fi pe list n momentul n care v credei c v-a ajuns. Acordai-i o ans deoarece listele de pot electronic sunt nite instrumente grozave.

4. Urmai ndrumrile meniurilor pentru a obine informaiile pe care le dorii.


T FA

Prima dat cnd apelai SfaturileRapide este recomandabil s cerei o map sau un catalog. Meniul conine opiuni formale pentru a solicita aceste elemente. Navigarea prin SfaturileRapide este asemenea conducerii unui automobil ctre Cleveland, diferena fiind c nu avei main. Bineneles, cltoria este mai simpl dac tii unde mergei i ce urmrii, ce cutai. nainte de a ncerca s facei lucruri mree cu SfaturileRapide este bine s obinei o map a sistemului i un catalog pentru o recapitulare. Dac solicitai un fax, nu v ngrijorai dac acesta nu sosete n 10 sau 15 minute. Cnd sistemul este ocupat, s-ar putea s fie necesar s ateptai ceva mai mult. Stai calmi i valorificai timpul lund o pauz.

Cum putei discuta cu o persoan


Exist momente cnd suntei stui pn peste cap de calculatoare i de automatizri, n general. n acel moment tot ceea ce dorii este s discutai cu o fiin uman orice fiin uman care v poate ajuta s rezolvai problema.

54

_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

Microsoft v ofer o multitudine de numere de telefon pentru ocazii de aceste gen. Dac telefonai la unul dintre aceste numere vei plti conversaia, dar primele dou rspunsuri sunt gratuite. Pentru a accesa serviciul telefonic de asisten tehnic Access 2000, formai 425-635-7050 (dac sunai din Statele Unite ale Americii). La acest numr fiinele umane sunt disponibile de luni pn vineri de la ase dimineaa pn la ase seara, ora Pacificului (cu excepia srbtorilor legale). n Canada, numrul pentru asisten tehnic gratuit este 905-568-2294. Personalul avizat lucreaz la linia canadian de luni pn vineri, de la ora opt dimineaa pn la opt seara, ora estului. Dup dou apeluri, cursa gratuit se termin i este timpul s folosii cartea dumneavoastr de credit i s facei adiionale. Pentru a obine rspunsuri rapide la ntrebrile dumneavoastr legate de Access la orice or din noapte sau din zi, sunai la 800-936-5500 (dac telefonai din Canada sau Statele Unite ale Americii). Soluiile oferite la acest numr de telefon cost 55$ pe incident, cu excepia cazului n care compania dumneavoastr are un contract anual cu Microsoft. Aadar, ce este un incident? Conform opiniilor Microsoft, un incident este alctuit din toate telefoanele care se refer la aceeai problem (sau ceva de genul acesta). Surprinztor este faptul c dac sunai de mai multe ori pentru a rezolva o problem, pltii pentru un singur telefon i ceea ce este i mai drgu legat de plata asistenei tehnice este faptul c exist personal care s v rezolve problemele 24 de ore pe zi. Sper c vei obine ntr-adevr acele informaii pentru care ai pltit. Dac dorii s punei o ntrebare simpl, banal cum ar fi de exemplu Care este numrul versiuniiactuale a Microsoft Access? (sau Cum este vremea n Redmond, Washington?), sunai la Departamentul de vnzri al Microsoft care are numrul de telefon 800-426-9400. Personalul avizat abia ateapt telefonul dumneavoastr de luni pn vineri, de la 6:30 dimineaa pn la 5:30 seara, ora Pacificului. Dac suntei surzi sau avei probleme cu auzul i avei un modem TT sau TDD, sunai la 206-635-4948 de luni pn vineri ntre orele 6:00 dimineaa i 6:00 seara, ora Pacificului. Acest numr poate fi folosit pentru toate produsele Microsoft. (Word, Excel, PowerPoint i altele).

Partea a II-a

Tabele cu adevrat tentante


Al 5lea val
de Rich Tennant

Baza dumneavoastr de date a fost reparat, dar nainte de a v face recomandrile noastre legate de copiile de siguran, a dori s v pun o ntrebare: Cte liste index credei c vor ncpea pe pereii camerei dumneavoastr n care avei calculatorul?

u Access 2000 vei avea o via plin de sortri, gestionri i organizri ale datelor (Apropo, bun venit la noul stil de via! Sper s v bucurai de edere.) Dac sperai c vei putea face ceva astfel nct datele dumneavoastr s fac mecherii i avei n vedere faptul c datele sunt organizate sub forma unor tabele, trebuie s tii tot ce se poate ti despre tabele. Aceast parte are rolul de a v ajuta s v acomodai cu rolul de Comandant al tuturor tabelelor prin prezentarea elementelor de baz. Dup crearea tabelelor vei trece mai departe la utilizarea tabelelor i apoi la meninerea i repararea lor. Dac nu vei avea grij, ns, v-ai putea gsi n situaia ca la sfritul Capitolululi 9 s tbri pe masa din sufragerie.

n aceast parte

Capitolul 4

Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dumneavoastr


n acest capitol Cmpuri, cmpuri, peste tot numai cmpuri Cmpuri mostr care v fac ziua mai uoar Descoperii fiierele simple i bazele de date relaionale Proiectarea tabelelor dumneavoastr Crearea bazei de date Realizarea unei tabele cu ajutorul Vrjitorului Tabel Asamblarea manual a unei tabele

cesta ar putea fi cel mai important capitol al acestei cri. De ce? Pentru c bazele de date cu adevrat folositoare iau natere pe baza unor planuri analizate cu mare grij i interes. Problema este c nu exist niciodat cineva care s explice pe ndelete chestiuni legate de modul n care poate fi strns o mulime de tabele pentru ca pe baza acestora s se poat realiza o tabel. Din motive necunoscute, ei cred c dumneavoastr tii deja lucruri de genul acesta (probabil din instinct), aa cum de pild este foarte bine tiut faptul c psrile pleac spre sud pentru a sta acolo pe perioada iernii, sau cum soia mea gsete cele mai avantajoase ieftiniri n centrul comercial. n cazul n care nu v-ai nscut atotcunosctor, murmurnd nc de cnd ai ieit din pntecele mamei numerele de telefon i codurile potale sunt considerate ca text chiar dac sunt alctuite din numere, acest capitol v este destinat.

58

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Paginile care urmeaz v vor divulga secretele legate de cmpuri, tabele i baze de date n toat gloria lor. Capitolul conine totul despre termenii legai de bazele de date pe care trebuie s-i cunoatei, sfaturi pentru a proiecta tabele i a putea alege cmpurile dorite precum i detalii legate de asamblarea diferitelor elemente pentru realizarea unor baze de date grozave.
S

T FA

Dei de obicei nu-mi place s fac mare caz de terminologia tehnologiei de vrf, de data aceasta este absolut necesar. Spre binele dumneavoastr, v rog s luai foarte n serios informaiile din prima seciune a acestui capitol. Termenii bazei de date descrii n aceast seciune apar peste tot n Access 2000. Oricnd realizai o interogare, proiectai o machet sau realizai un raport, termenii abia ateapt, gata s-i zpceasc i s nu-i bage n seam pe cei care nu sunt destul de bine pregtii. Pregtii-v pentru atacul lor petrecnd mai mult timp n seciunea cu termeni care se gsete n cadrul acestui capitol (bineneles c i restul capitolului este important, aadar simii-v liberi de a citi n continuare dup ce devenii experi n terminologia bazelor de date).

Termeni legai de bazele de date cu care avei de-a face i pe care trebuie s-i tii
Un moment, nu srii peste seciunea asta numai din cauz c este legat de terminologie! Am ncercat s reduc la minimum posibil prerile i aprecierile mele legate de tehnologie, dar pur i simplu trebuie s tii mcar cteva cuvinte nesuferite dar magice nainte de a face o incursiune n elementele legate de dezvoltarea bazelor de date. n cazul n care vi s-a fcut ru deoarece nu v-ai dat seama c ceea ce facei dumneavoastr este s dezvoltai o baz de date, lsai deoparte cartea pentru un moment, inspirai adnc de cteva ori i nu uitai c nu este altceva dect un simplu calculator i nu ceva ntr-adevr important cum ar fi de exemplu putii, zmeurile sau crema de ciocolat. Cei civa termeni pe care trebuie s-i tii apar n seciunile urmtoare. Vei gsi de asemenea i cte o explicaie sumar a fiecruia, i n plus un ghid de traduceri pentru persoanele care trec de la baze de date Windows importante cum ar fi dBASE, FoxPro i Paradox la Access 2000. Termenii apar n ordinea fireasc, adic de la cea mai mic parte a unei baze de date pn la cea mai mare. Tocmai din acest motiv s-ar putea spune c este un fel de versiune nu foarte reuit a cntecului pe care l cnt n unele zile fr ntrerupere copiii mei puricele de pe negul de pe broasca de pe nodul de pe

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

59

buteanul din gaura de pe fundul mrii. Definiiile se bazeaz una pe cealalt, a c ntr-adevr, are sens s ncepei cu datele i s v croii drum, s naintai spre baza de date.

Datele (informaiile dumneavoastr)


Datele sunt informaiile pe care le stocheaz, le ncurc i le stivuiete Access special pentru dumneavoastr. De fiecare dat cnd v scriei numele pe o machet (ncepnd cu numele i nu cu prenumele, bineneles) se spune c furnizai date. n cadrul abordrii alambicate a lumii de ctre un program de baze de date, numele dumneavoastr poate fi stocat ca o simpl dat (numele ntreg cu sau fr iniiala tatlui), ca dou date (prenume i nume) sau chiar ca mai multe date (titlu, prenume, iniiala tatlui, nume i sufix). Detaliile depind de modul n care persoana care proiecteaz baza de date stabilete cmpurile acesteia (nu v ngrijorai cu privire la acestea deoarece vor fi discutate pe larg n seciunea imediat urmtoare. dBASE, FoxPro, Paradox i aproape toate celelalte programe de baze de date sunt de acord n privina faptului c datele ar trebui s se numeasc pur i simplu date. S nu v ateptai ca aceast cooperare s continue i mai departe de termenul nregistrare pentru c la acesta se i termin de altfel. Programele de baze de date interpreteaz datele diferit fa de oamenii obinuii ca dumneavoastr sau ca mine. Dac vedei undeva scris 16773, tii cu siguran c este un numr, deoarece aceast recunoatere ine i de intuiie. Access 2000 precum i alte programe de baze de date interpreteaz aceast informaie fie ca un numr, fie ca un grup de caractere (depinde de tipul cmpului n care este stocat informaia). n cadrul acestui capitol, la seciunea Zburdnd printre cmpuri vei ntlni mai multe detalii referitoare la acest comportament ciudat. Spre binele sntii dumneavoastr, v rog s v asigurai c putei s suportai aceast ciudenie deoarece uneori v poate determina s v prindei urechile n problemele care apar.

Cmpurile (cmruele care adpostesc datele dumneavoastr)


Datorit faptului c nimeni nu dorete ca datele s nu aib un loc n care s fie depozitate, vrjitorii tehnicii au creat cmpurile care nu sunt altceva dect locuri unde pot locui datele dumneavoastr. Fiecare cmp conine un anumit tip de date. De exemplu, pentru a obine informaii despre o colecie de card-uri de baseball, cmpurile dumneavoastr pot conine: fabricantul, numele juctorului, poziia n clasament, anul, echipa la care joac, starea fizic i aa mai departe.

60

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Fiecare dintre aceste elemente constituie un cmp unic n cadrul bazei dumneavoastr de date. Aa cum toate programele ca dBASE, FoxPro i Paradox sunt de acord n privina semnificaiei termenului date, la fel se ntmpl i n cazul semnificaiei termenului cmp. Programele ncep s nu mai fie de acord atunci cnd este vorba despre tipurile speciale de cmpuri disponibile. Doar pentru faptul c obinuiai s lucrai ntr-un anumit fel n Paradox nu nseamn neaprat c aceeai metod va funciona i n Access 2000. Pentru mai multe detalii, rulai cu mare vitez spre seciunea Zburdnd printre cmpuri care se afl la deprtare de numai dou pagini.

nregistrrile (camerele unei locuine)


Dac dispunei de cmpuri este un nceput foarte bun, dar dac v oprii la acestea cum putei ti care nume i corespunde crui prenume? Trebuie s existe ceva care s fac legea printre aceste cmpuri dezordonate, iar ceva este o nregistrare. Toate cmpurile despre un card de baseball din colecia dumneavoastr, o singur nregistrare contabil, sau o (un) ce o fi aceea (acela) creia(cruia) dorii s-i inei evidena cu ajutorul Access 2000 sunt toate cunoscute ca fiind o nregistrare. n cazul n care avei dou card-uri de baseball n colecia dumneavoastr, nseamn c avei dou nregistrri n baza dumneavoastr de date , adic una pentru fiecare card (Bineneles, asta nseamn totodat i c avei o colecie foarte redus, dar de fapt asta se subnelegea). ntr-un final, ca urmare a similitudinii dintre dBASE, FoxPro i Paradox, s-a czut de acord n privina termenului nregistrare (ns bucuria se termin aici). Fiecare nregistrare dintr-o tabel are exact aceleai cmpuri, dar (de obicei) acestea conin date diferite. Apropo, cuvntul tabel mi-a scpat n ultima propoziie deoarece acesta este urmtorul termen pe care trebuie sl tii (i n plus mi place nespus de mult s scriu proz n care s se mai furieze i termeni noi).

Tabelele (locuinele din mprejurimi)


O tabel este o colecie de nregistrri care descriu date asemntoare. Cuvintele cheie pe care trebuie s le reinei din ultima fraz sunt: date asemntoare. Toate nregistrrile unei tabele conin cmpuri cu date asemntoare. Informaiile despre colecia de card-uri de baseball s-ar putea s ncap ntr-o singur tabel. Acelai lucru s-ar putea ntmpla i cu informaiile

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

61

contabile. n orice caz, o singur tabel nu ar putea face fa simultan cardurilor de baseball i informaiilor contabile. Combinarea celor dou ar da natere unui nou concept (i ar putea face astfel nct contabilitatea s devin distractiv), dar nu va merge cu siguran n Access 2000. n principiu, Paradox i FoxPro sunt de acord cu semnificaia dat tabelelor de ctre Access 2000. (Ce drgu din partea lor!) dBASE are propriile sale idei cu privire la toat chestiunea aceasta cu tabelele i de aceea prefer termenul de fiier de baze de date. Ai observat c am spus la un moment dat c colecia card-urilorde baseball ar putea ncpea ntr-o singur tabel? Nu m voi mai nvrti n jurul acestei idei deoarece nici eu nu cred c fizic este posibil ca o singur tabel s poat nmagazina nregistrri despre toate card-urile dumneavoastr. Pentru a rezolva totui aceast problem a nmagazinrii datelor, putei s utilizai tabele relaionale. Pentru moment, asta este tot ceea ce trebuie s tii, dar v sftuiesc s inei seam de faptul c este foarte important s nelegei acest subiect. Pentru a-l citi pe larg, aruncai o privire i la seciunea Fiierele simple fa-n fa cu bazele de date relaionale: s nceap disputa!.

Baza de date (comunitatea)


O baz de date Access 2000 (sau un fiier de baze de date termenii pot fi interschimbai) este o colecie a tuturor elementelor care au legtur cu un anumit set de informaii. O baz de date conine toate tabelele, interogrile, rapoartele, machetele i alte chestiuni cu care Access 2000 v vine n ajutor pentru a v putea gestiona datele. Astfel, n loc s stocai separat fiecare dintre aceste elemente pe disc, unde se pot pierde, pot fi poziionate greit sau chiar terse accidental, ele sunt grupate ntr-un singur fiier colector. dBASE i FoxPro o numesc catalog. Din punct de vedere conceptual, cataloagele sunt asemenea bazelor de date, cu singura diferen c catalogul reprezint un fiier separat care tot ceea ce face este s listeze fiierele despre care dumneavoastr spunei c sunt relaionale. n Access 2000 o baz de date chiar conine tabele, rapoarte i altele i face deci mai mult dect s le organizeze. Paradox nu are nimic asemntor cu nici un fiier de baze de date din Access 2000. Cel mai apropiat de acest concept este un subdosar care conine toate tabelele, interogrile, rapoartele i machetele.

62 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante Zburdnd printre cmpuri


V mai amintii? Cmpul este locul unde locuiesc datele dumneavoastr; un cmp conine o singur informaie. n cazul n care stocai informaii despre o colecie de cri, s-ar putea ca fiierul dumneavoastr de baze de date s foloseasc cmpuri ca: titlu, autor, data obinerii dreptului de tiprire, editura, ediia, preul i aa mai departe. Fiecare dintre aceste elemente reprezint un cmp unic. Tinnd cont de multitudinea tipurilor de date existente n lume, Access 2000v ofer o varietate de tipuri de cmpuri pentru a v stoca datele. De fapt, Access 2000 v pune la dispoziie zece tipuri de cmpuri diferite. La prima vedere cele zece posibiliti nu par s ofere prea mult flexibilitate, dar credei-m c nu este aa! i dac toate acestea nu au fost suficiente pentru extraordinarul atottiutor al bazelor de date, Access 2000 v pune la dispoziie un cmp care poate fi accesat cu ajutorul Vrjitorului Cutare n cadrul cruia putei specifica coninutul posibil al cmpului, iar datorit opiunilor cmpurilor putei particulariza de asemenea i cmpurile pentru a se potrivi ntocmai cu nevoile dumneavoastr. Toate acestea i altele v pot oferi chiar i floricele de porumb; probabil la aceasta lucreaz i inginerii de la Microsoft.
S

T FA

Fiecare cmp v ofer un anumit numr de opiuni pentru a face particularizarea incredibil de folositoare. De asemenea, putei solicita informaii, putei testa o nregistrare pentru a vedea dac este ntr-adevr ceea ce dorii i dup aceea putei formata automat cmpul aa cum dorii dumneavoastr. n Capitolul 7 gsii tot ceea ce dorii s tii despre aceast chestiune grozav. Toate tipurile de cmpuri le gsii n urmtoarea list, iar ordinea de apariie este aceeai cu cea care apare pe ecran n Access 2000. Eu v sftuiesc s nu v strduii s nelegei care este motivul pentru care cineva dorete s foloseasc un tip sau altul. Tot ceea ce trebuie s facei este s v concentrai pe acelea de care avei dumneavoastr nevoie, facei o not referitoare la celelalte tipuri pe care s-o pstrai n minte i continuai-v lucrul. Text: Acest cmp conine text litere, numere i orice combinaie de acest fel (care s nu aib mai mult de 255 de caractere). Ceea ce nu trebuie s uitai este faptul c numerele dintr-un cmp text nu mai sunt de fapt simple numere; ele sunt doar o grmad de caractere adunate ntr-un cmp. Trebuie s avei foarte mare grij la acest aspect atunci cnd proiectai tabele n baza dumneavoastr de date. Totui mai exist nc o setare despre care trebuie s tii cte ceva i anume dimensiunea. Atunci cnd creai un cmp text, Access 2000 dorete s tie cte caractere va trebui s conin cmpul. Acest element se numete dimensiunea cmpului. Dac creai un cmp intitulat Prenumei stabilii ca dimensiunea acestuia s fie 6, Joseph va putea fi coninut de

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

63

acest cmp, ns Jennifer nu va ncpea, tocmai din cauza dimensiunii. Aceasta ar putea fi o problem. O regul de aur este de a-i atribui cmpului o dimensiune mai mare dect credei iniial c v-ar trebui. Este simplu s lrgii cmpul chiar mai mult dect v trebuie, dar este foarte periculos s-l micorai. Apropo, realizarea operaiilor chirurgicale asupra cmpurilor este descris pe larg n Capitolul 9. Memo: Acesta este un cmp text cu adevrat mare. Acest tip de cmp este extraordinar de bun n cazul n care dorii s-l folosii pentru notie, descrieri detaliate i orice altceva care necesit spaiu mult. Cmpurile memo, pot conine informaii de pn la 64000 de caractere, adic aproape 18 pagini de text. Number: Aa cum probabil ai intuit deja, acest cmp conine numere adevrate. Cu ajutorul acestor cmpuri putei aduga sau scdea anumite elemente i putei chiar s calculai calea dumneavoastr ctre celebritate i mbogire. Cmpurile simbol monetar sunt un tip aparte al cmpurilor numerice. Dac lucrai cu dolari i ceni (sau lire i pence), utilizai un cmp simbol monetar. Dac avei alte nevoi legate de numere, ncercai s folosii un cmp numeric. Date/Time: Timpul nu st s atepte pe nimeni (iar n cazul n care ntrziai la ntlnire, s-ar putea ca nici prietenul(a) s nu v mai atepte). Utilizai un astfel de cmp pentru a evidenia momentele importante ale vieii. Aceste cmpuri memoreaz timpul, data sau o combinaie a celor dou, depinde de formatul pe care l folosii. Cam inconsecvent, nu-i aa? Currency: n cadrul unei baze de date Access 2000, acesta este locul n care se opresc verziorii, iar dac tot este vorba de asta, trebuie s menionez c la fel se ntmpl i cu lirele, mrcile i yenii. Utilizai acest cmp pentru a ine evidena banilor, a preurilor, a sumelor creditelor i a altora. Dac dorii s introducei numere care reprezint altceva dect cele enumerate mai sus, utilizai cmpul Number. AutoNumber: Dac ar fi s spun care este acea facilitate care face ca Access 2000 s fie un produs cu adevrat grozav, a numi-o chiar pe aceasta. Cmpul AutoNumber face exact dup cum spune i numele su: de fiecare dat cnd introducei o nou nregistrare, acesta ia o valoare egal cu un numr generat automat. Imaginai-v: de cte ori introducei un client nou n tabela dumneavoastr, Access 2000 genereaz automat numrul clientului. Acest tip de cmp constituie un avantaj real pentru persoanele ca mine sau ca dumneavoastr deoarece n trecut, trebuia s fi avut un atestat de programator pentru a realiza un astfel de cmp. Cu Access 2000 ns, totul se reduce la executarea unui clic de mouse. Yes/No: Cnd avei nevoie de un simplu Da sau Nu, acesta este cmpul pe care trebuie s-l utilizai. In funcie de formatul pe care l alegei, acest cmp conine variantele: Yes/No, True/False sau On/Off.

64

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

OLE object: Probabil c nu vei utiliza niciodat acest tip de cmp deoarece este una dintre acele faciliti ale Access 2000. OLE (care se pronun O-Ley) provine de la Object Linking and Embedding (legarea i obiectului) i este o tehnologie foarte puternic. Dac trebuie neaprat s tii mai multe despre cmpul OLE object, ntrebai-l pe Asistentul Office sau procurai-v un exemplar din cartea Access 2000 Bible care-i are ca autori pe Cary Prague i Michael Irwin. Hyperlink: n cazul n care utilizai Access 2000 n cadrul reelei companiei dumneavoastr sau utilizai Internetul foarte intens, acest tip de cmp v este destinat. Datorit acestui tip de cmp (i ntr-o msur mai mic magiei reelei asigurat de Microsoft Internet Explorer 5.0), Access 2000 nelege i reine limbajul legturilor speciale care face ca Internetul s fie un loc att de grozav. Pentru mai multe detalii legate de acest nou tip de cmp i pentru multe altele legate de mecheriile Internet Access 2000 consultai Capitolul 21. Lookup Wizard: Una dintre cele mai puternice faciliti ale unui program de baze de date este tocmai cea de cutare (lookup). Astfel, introducerea datelor se face mai rapid (i cu mult mai puine greeli a aduga eu) datorit faptului c valoarea corect a unui cmp este aleas de dumneavoastr dintr-o list prestabilit. Nimic de tastat, nici o grij, nici o problem; mi se pare un truc ntr-adevr folositor. In unele programe de baze de date, adugarea acestei opiuni este un lucru cu adevrat dificil. Din fericire, Vrjitorul Cutare al Access 2000 face ca procesul s fie ct mai puin dureros. Pentru detalii referitoare la acest Vrjitor, ntrebai-l pe Asistentul Office.

Pentru nceput haidei s trecem peste cmpuri ca gtele prin ap


Pentru a v da un start bun n cursa bazelor de date, Tabelul 4-1 v prezint cteva dintre cele mai obinuite cmpuri care sunt deja nelipsite n cadrul bazelor de date de pe ntreg mapamondul. n aceast tabel vei gsi unele cmpuri vechi dar folositoare precum i ceva exemple special adaptate la elementele noului mileniu.

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

65

Tabel 4-1 Un cmp pentru fiecare ocazie


Numele cmpului Formula de adresare Prenume Iniiala tatlui Nume Ocupaie Companie Adres 1, Adres 2 Ora Stat, Provincie Cod Potal Tara Numrul telefonului de la servici Numrul de fax Numrul telefonului de la domiciliu Numr telefon mobil Adres de e-mail Site de Web Telex SSN Tipul cmpului Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Dimensiune a cmpului 4 15 4 20 25 25 30 20 4 10 15 12 Coninutul cmpului Doamn, Domnioar, Domnule Prenumele persoanei Iniiala tatlui persoanei; permite nregistrarea a dou iniiale i a semnelor de punctuaie Numele persoanei Ocupaia sau funcia Numele companiei la care lucreaz Conine dou cmpuri deoarece n zilele noastre, adresele unor firme sunt chiar dificil de localizat. Numele oraului Statul sau provincia; nscriei numele potrivit datelor pe care dorii s le stocai. Codul potal; reinei c acesta este reinut ca text i nu ca un numr. Nu este necesar dac lucrai ntr-o singur ar. Numrul de telefon de la servici; dac dorii s folosii i prefix, putei mri dimensiunea la 17. Numrul de fax Numrul de telefon de la domiciliu (numai pentru persoanele care mai triesc) Numrul de telefon mobil sau cel de la main Adresa de e-mail de pe Internet Adresa paginii de Web; acest cmp este dimensionat automat. Numrul standard al telex-ului; dac avei inclus i serviciul de primire al rspunsurilor, folosii dimensiunea de 22. U.S. Social Security Number (codul numrului unde persoanele se pot nscrie la asisten social)

Text Text

12 12

Text Text Hiperleg tur Text Text

12 30 * 12 11

66

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

S nceap jocul numelui cmpului!


Dintre toate programelede baze de date Windows, cred c Access 2000 are cele mai simple reguli de denumire a cmpurilor. Reinei urmtoarele trei chestiuni i numele cmpurilor dumneavoastr vor fi mereu n cea mai bun stare. n primul rnd, ncepei cu o liter sau cu o cifr. Dup introducerea primului caracter, putei utiliza orice liter sau numr i, de asemenea, putei introduce i spaii. n al doilea rnd, avei grij ca numele cmpului s fie scurt i uor de neles. Dei sunt rezervate 64 de caractere pentru numele cmpului, s nu ndrznii nici mcar v gndii la utilizarea ntregului spaiu. Acum s nu fii suprcioi i s dai nume precum N1 sua AZ773 dect n cazul n care ar avea vreo semnificaie pentru compania sau organizaia la care lucrai. n cele din urm, n cadrul numelui cpului dumneavoastr putei s utilizai litere, numere i ocazional chiar i cte un spaiu. Chiar dac Access 2000 v permite s folosii tot felul de semne de punctuaie ciudate, eu v sftuiesc s nu o facei. Aadar, axai-v pe denumiri simple pentru ca lucrrile pe care le realizai cu ajutorul Access 2000 s nu devin ele nsele probleme.

Toate mostrele de mai sus sunt cmpuri text, chiar i cele pentru numerele de telefon i aceasta din pricina faptului c Access 2000. Nu uitai faptul c exist o diferen evident ntre un numr i un ir de caractere, mai ales dac acest ir reprezint un numr de telefon sau un numr de identificare guvernamental. Urmtoarele sfaturi rapide ar trebui s v menin pe calea cea dreapt pentru crearea unor cmpuri fr cusur:
S

T FA

Exist o modalitate destul de simpl de a v da seama cnd este cazul s introducei un numr ntr-un cmp text n loc s-l introducei ntr-un cmp numeric. Aadar, facei un test i ntrebai-v: Voi face vreodat operaii matematice cu acest numr?. Dac rspunsul este da, trebuie s-l introducei ntr-un cmp numeric, iar n caz contrar, ntr-un cmp text. Vrjitorul Tabel conine cmpuri deja realizate pentru tabelele dumneavoastr. Pentru mai multe detalii legate de acest subiect, consultai seciunea intitulat Crearea de tabele printr-o simpl atingere a baghetei magice din cadrul acestui capitol.

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

67 Fiierele simple fa-n fa cu bazele de date relaionale: s nceap disputa!


Spre deosebire de ngheate, maini i zilele de var, tabelele din baza dumneavoastr de date se gsesc ntr-o gam mai restrns de variante: tabele simple i relaionale. Acestea dou v explic modul n care tabelele dvs. stocheaz informaiile n baza de date. i abia acum vine partea interesant: atunci cnd alctuii o baz de date nou trebuie s alegei ce stil de organizare folosete baza dumneavoastr de date. Nu o lsai s v necjeasc, chiar dac decizia nu v aparine n totalitate. Urmtorul paragraf v povestete pe scurt despre fiecare tip de organizare (Capitolul 5 conine i el o mulime de detalii referitoare la acest subiect).

T FA

O baz de date este fie un fiier simplu, fie relaional i niciodat amndou simultan.

Fiiere simple: rspunsuri simple pentru nevoi simple


n cadrul unui sistem simplu (cunoscut i sub denumirea de fiier simplu), toate datele sunt ngrmdite mpreun ntr-o singur tabel. Un folder care conine numere de telefon este un exemplu ct se poate de bun de fiier simplu. Numele, adresele i numerele de telefon, cu alte cuvinte toate datele sunt nghesuite ntr-un singur loc (ntr-o baz de date). S-ar putea s apar i dubluri; de exemplu n cazul n care o persoan are trei linii telefonice acas, numele i adresa acesteia sunt listate de trei ori n cadrul folder-ului respectiv, dar asta nu constituie o problem prea important. n general, baza de date funcioneaz aa cum trebuie.

Baze de date relaionale: soluii complexe pentru probleme complicate


Pe cealalt parte a monedei se afl sistemul relaional (sau baza de date relaional). Bazele de date relaionale ncearc s utilizeze ct mai puin spaiu posibil prin eliminarea informaiilor care apar de dou ori n aceeeai baz de date (tocilarii le numesc informaii redundante). Pentru a realiza acest lucru, bazele de date relaionale mpart datele dumneavoastr n cteva tabele, fiecare dintre acestea coninnd o parte din toate datele. Relund exemplul anterior cu agenda telefonic, o tabel dintr-o baz de date relaional poate conine numele clientului i adresa iar alt tabel poate conine

68

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

numerele de telefon. Datorit acestui lucru, persoana mitic care are trei linii telefonice apare o singur dat n tabela cu numele clienilor (n fond, este o singur persoan) dar are trei nregistrri distincte n tabela cu numerele de telefon (cte unul pentru fiecare linie telefonic). Utiliznd o baz de date relaional, sistemul stocheaz informaiile personale ale clienilor o singur dat, fcd astfel o economie de spaiu pe disc. Cheia ctre aceast tehnologie avansat este denumit de fapt chiar aa: cmpul cheie (sau cmpul legtur). Toate tabelele dintr-o baz de date relaional conin acest cmp special. Datele acestuia se unesc i totodat ele corespund nregistrrilor din cadrul diferitelor tabele. Cmpul cheie este asemenea unui bon pentru ridicarea comenzii pe care l primii atunci cnd dai un film la un magazin local pentru a fi procesat. Pentru a intra din nou n posesia filmului, dumneavoastr i artai bonul respectivului angajat, bon ce are nscris i numrul comenzii. Acel numr reprezint conexiunea (legtura) ntre dumneavoastr i filmul dumneavoastr, pentru ca angajatul magazinului s-l poat identifica. De asemenea, n cartea de telefoane de exemplu, probabil c fiecare client are un numr de identificare unic. Tabela numere de telefon conine numrul de identificare al clientului cu numrul de telefon corespunztor. Pentru a ti cine (ce persoan) are un anumit numr de telefon, tot ceea ce trebuie s facei este s cutai numrul de identificare respectiv n tabela care conine numele clienilor. Fr ndoial c pentru a afla numrul de telefon al unei anumite persoane pe aceast cale trebuie urmai mai muli pai dect ar fi fost necesar n cazul sistemului simplu, dar sistemul relaional economisete spaiu pe disc (neacceptd nume care s apar de dou ori, adic dubluri) i n acelai timp reduce ansele de apariie a erorilor.
S
T FA

Nu disperai, chiar dac procesul v pare complicat, deoarece bazele relaionale chiar sunt complicate. Acesta este i motivul pentru care Capitolul 5 explic pe larg acest concept, avnd chiar i exemple referitoare la modul n care se desfoar procesul i diferite avertismente pentru ca nu cumva dumneavoastr s v transformai ntr-un tocilar specializat n baze de date. Spre binele dumneavoastr, fii ngduitori atunci cnd v luptai cu bazele de date. Atunci cnd este cazul, nu este o ruine s solicitai ajutor vecinului dumneavoastr care este specialist n calculatoare.

n concluzie, ce semnificaie au toate acestea pentru dumneavoastr?


n acest moment sper c avei idee care este diferena ntre un fiier simplu i o baz de date relaional. Ei, bine acum tii, dar v pas ctui de puin? Da, bineneles. Fiecare dintre acestea are propriile avantaje i dezavantaje n ceea ce privete baza dumneavoastr de date.

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

69

Sistemele simple sunt uor de realizat i de ntreinut (o foaie de lucru Microsoft Excel poate fi un exemplu bun.) i sunt excelente pentru lucruri simple ca de exemplu. Liste de pot electronic, agende telefonice i colecii video. Cu alte cuvinte, fiierele simple sunt de fapt soluii simple pentru probleme simple. Sistemele relaionale sunt cu adevrat folositoare i chiar strlucesc n cazul unor probleme importante de afaceri cum ar fi de exemplu inerea contabilitii unei firme, inventarierea i realizarea chitanelor. Dac avei de rezolvat o problem nesemnificativ (de genul unei liste de pot electronic sau a unei baze de date care conine membrii unei organizaii), s-ar putea ca acest mod de abordare s fie mai complicat de ct v-ar trebui de fapt. Oricine poate alctui un sistem de baze de date simplu i cnd spun oricine, nseamn chiar oricine. Pentru a realiza o baz de date relaional solid este nevoie de dibcie i antrenament (i n unele ri chiar i licene de tocilari). n orice caz, dac avei dubii, nu v sfiii i ntrebai un specialist n baze de date care v poate ajuta! Probabil c firma dumneavoastr (sau cea la care lucrai) are o mulime de informaii stocate n baze de date relaionale. Pentru dumneavoastr este foarte important s nelegei i s cunoatei modul n care putei utiliza sistemele relaionale i de aceea, elemente legate de acest subiect putei gsi pe parcursul ntregii cri i n special n Capitolul 5, unde putei afla cum s tratai relaiile dintre tabele. Pe de alt parte, nu v recomand s ncepei s construii un sistem de baze de date relaionale de unul singur. Dac suntei siguri c avei nevoie de o astfel de baz de date lsai-v ajutai de Vrjitorul Baz de date sau de un guru prietenos pentru a v ajuta s dai via bazei de date. Sunt multe de priceput cu privire la modul n care conlucreaz cmpurile pentru a forma relaii (imaginai-v o conexiune ntre biologie i prima dumneavoastr or de informatic). Prima dat lsai-v ndrumai i abia apoi ncercai s realizai singuri un astfel de sistem. Apropo, chiar dac Access 2000 este un program de baze de date relaionale, realizeaz sisteme simple chiar bunicele. Oricum, Access 2000 este programul potrivit, fie c dorii un sistem simplu, fie c dorii unul relaional.

70 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante Tabelele grozave se realizeaz pornind de la proiectri grozave
Suntei pe punctul de a deschide calculatorul i de a porni Access 2000. Am spus suntei pe punctul i nu c suntei pregtii pe deplin. Pentru a realiza efectiv acest lucru, mai trebuie s facei ceva i anume s proiectai tabelele pentru baza dumneavoastr de date. Stiu prea bine c pare a fi necesar mult scribologeal, dar este absolut necesar s alctuii baze de date de calitate. Atunci cnd creez sisteme pentru clienii mei, aceasta este metoda pe care o urmez ntocmai (Ei bine, am omis s v spun c mai este un pas pe care l fac, pas care const n faptul c eu mi iau liber dup-amiaza deoarece uneori, proiectarea poate da dureri de cap; n rest, metoda este aceeai). 1. Luai o map cu foi de hrtie i ceva cu care s scriei. n ciuda minunilor care se pot realiza cu ajutorul calculatoarelor i a Windows-ului, unele lucruri se pot face mult mai bine pe hrtie. Pe lng acest aspect, n cazul n care proiectarea bazei de date nu prea merge aa cum ar trebui, n orice moment avei posibilitatea de a mzgli ceva pe foaia de hrtie. 2. Alctuii descrieri sumare ale rapoartelor, listelor i a altor lucruri pe care dorii s le realizeze sistemul. La prima vedere, aceast metod pare a fi bazat pe principiul viitor-trecut. De ce s se nceap cu chestiunile care rezult din sistem? Deoarece aceste rapoarte i alte asemenea lucruri sunt adevratul motiv pentru care realizai baza de date. Dac nu putei s obinei cea ce dorii, care este rostul unui asemenea sistem? Nu v ngrijorai dac nu putei face o list perfect i complet; strduii-v s alctuii o list care s conin aproape toate elementele dorite, pentru c putei reveni oricnd asupra celor scrise i putei aduga tot ceea ce mai dorii. 3. Pe alt foaie de hrtie schiai nite exemple de rapoarte, liste i alte asemenea chestiuni pe care le-ai niruit la pasul 2. n acest moment, scopul nu este acela de a crea proiecte detaliate ale rapoartelor, ci de a v da seama care sunt informaiile de care avei nevoie pentru a realiza chestiunile acelea care vor rezulta din baza de date (rapoartele, listele, etichetele potale i orice altceva). Gndii-v bine la cum ai dori s arate cele mai importante rapoarte i scriei pe hrtie ce ai vrea s conin ele. Aceast list devine harta ctre cmpurile bazei de date (n fond, nu putei imprima o etichet potal dac baza dumneavoastr de

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

71

date nu stocheaz adresele undeva). Iar acum c avei o imagine a direciei spre care v ndreptai, este timpul s completai nite detalii. 4. Pentru fiecare cmp din lista dumneavoastr scriei un nume, tipul cmpului, iar n cazul cmpurilor text, specificai i dimensiunea.
S

T FA

Nu trebuie s srii acest pas chiar dac v-ai gndit s utilizai Vrjitorul Baz de date atunci cnd realizai tabela. Cu toate c aceti Vrjitori stabilesc automat dimensiunea i numele cmpului, avei totui posibilitatea s particularizai cmpurile dup cum dorii. 5. Organizai-v cmpurile n unul sau mai multe tabele. Cutai datele care se potrivesc aa cum ar fi de exemplu nume, adrese i numere de telefon pentru o baz de date de contacte, sau numrul de identificare al produselor, descrierea, distribuitorul, costul i preul de vnzare pentru un sistem de inventariere. Dac avei multe cmpuri sau dac nu mai avei nici o idee de a le armoniza, solicitai ajutor prietenosului dumneavoastr guru.

T FA

Ultimul pas este i cel mai dificil, dar o dat cu exersarea lui v va prea mai uor. Pentru a cpta experien, creai cteva baze de date de prob cu ajutorul Vrjitorului Baz de date i fii ateni la modul cum se potrivesc. Alegei un domeniu la care v pricepei (contabilitate, programarea evenimentelor importante sau, n cazul n care v asemnai cu mine, colecionarea C.D.urilor) i uitai-v la modul n care l-au realizat profesionitii de la Microsoft. Deschidei diferitele tabele n modul de vizualizare Design (n cadrul ferestrei baz de date, facei clic-dreapta pe numele tabelului, apoi selectai Design din cadrul meniului derulant. Ce cmpuri au intrat n fiecare tabel? De ce au organizat lucrurile astfel? De asemenea, aruncai o privire i reinei i modul n care interacioneaz tabelele n cadrul bazei de date. Pentru aceasta, facei clic pe butonul Relationship de pe bara de instrumente (Figura 4-1). Access 2000 va afia fereastra Relationships, care v prezint grafic legturile existente ntre tabelele din baza de date. Pentru a desfiina legturile, urmai liniile dintre tabele.

72

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Fig. 4-1: Facei clic pe butonul Relationships pentru a putea vizualiza relaiile dintre tabelele unei baze de date.

T FA

Pentru mai multe detalii legate de modul de vizualizare Design, consultai seciunea Realizarea manual a tabelelor, aa cum fceam n trecut care va urma n cadrul acestui capitol (Butonul Relationships este explicat pe larg n cadrul Capitolului 5).

n sfrit este timpul s realizai o baz de date


Dup citirea acestei cri din scoar-n scoar, dup ce ai umplut topuri ntregi de hrtie cu diferite notie i dup ce ai nfulecat dou-trei farfurii cu floricele de porumb, a sosit i momentul cel mare: este timpul s realizai baza de date! Acesta este i pasul la care realizai fiierul master care v susine tabelele, rapoartele, machetele i alte asemenea chestiuni. n plus, dac utilizai Vrjitorul Baz de date, avei avantajul c n cadrul acestui pas se creaz toate tabelele, rapoartele i machetele dumneavoastr, aadar, este o situaie asemntoare cazului n care ai face toate cumprturile dintr-un singur loc. Dac n trecut ai lucrat cu alt program de baze de date, s-ar putea ca n mintea dumneavoastr, termenul baz de date s aib semnificaia de loc n care se stocheaz datele dumneavoastr. n Access 2000, acest loc poart denumirea de tabel. Tabelele convieuiesc n cadrul bazei de date, alturi de alte elemente diferite pe care dumneavoastr le creai pentru a v face treaba. Dac nici dup aceste precizri nu avei o idee clar cu privire la termenii amintii,

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

73

citii din nou seciunea precedent intitulat Termeni legai de bazele de date cu care avei de-a face i pe care trebuie s-i tii. Fr a mai face atta tevatur, iat cum s creai o baz de date: 1. Pornii Access 2000, aceasta n cazul n care nu este pornit deja. tiu, tiu c tii, dar tot trebuie s menionez chestiunea asta, deoarece este de datoria autorului. 2. Alegei FileNew din cadrul meniului principal (Figura 4-2) sau facei clic pe butonul barei de instrumente New Object.

Fig. 4-2: Pentru a crea o baz de date este necesar un singur clic.

3. Cnd apare caseta de dialog New, facei clic pe eticheta Databases. Fereastra New Database apare pe ecran, prezentndu-v un ir artos al modelelor Vrjitorului Baz de date care sunt gata s v asiste.

74
Fig. 4-3: Fereastra New Database care v ofer att de multe modele de-ale Vrjitorului, ntr-un timp att de scurt.

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

T FA

Dac abia ai pornit Access 2000, ecranul dumneavoastr arat ca n Figura 4-4. n acest caz, facei clic pe butonul radio Access database wizards, pages, and projects i apoi i apoi facei clic pe OK pentru a aprea fereastra New Database care v ofer ajutorul pe care-l ofer modelele Vrjitorului Baz de date pe care vi le ofer Access 2000.

Fig. 4-4: Dac tocmai ai pornit Access 2000, realizarea unei baze de date este chiar i mai uoar.

Pentru a realiza manual o baz de date nou, facei clic pe butonul radio Blank Access database. 4. Defilai prin list pn cnd gsii un model al Vrjitorului Baz de date care se aseamn cel mai mult cu ceea ce dorii s facei dumneavoastr i apoi facei dublu-clic pe acesta.

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

75

Pentru a crea manual o baz de date, facei clic pe eticheta General al ferestrei New Database i facei dublu-clic pe pictograma Database aflat n colul din stnga-sus al ferestrei. n orice caz, efectul va fi apariia casetei de dialog New Database. 5. Introducei un nume pentru baza dumneavoastr de date i apoi facei clic pe Create (Figura 4-5).

Fig. 4-5: O nou baz de date este pe cale s apar.

Pentru a stoca baza de date n alt dosar dact n cel implicit (de obicei n dosarul My Documents), alegei un dosar diferit prin efectuarea unui clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl alturi de Save in i cutai prin structura arborescent a dosarelor pn-l gsii pe acela care v intereseaz (pe care-l cutai). V-a apucat cumva durerea de cap din cauza acestei discuii despre dosare, structuri arborescente i alte asemenea elemente? n acest caz, crile Windows 95 For Dummies, Windows 98 For Dummies i Windows NT For Dummies, toate avndu-l ca autor pe Andy Rathbone constituie remediul perfect. Citii-le o dat nainte de culcare i chiar i n timpul zilei, dup caz. Dac v apare o caset de dialog i v ntreab dac dorii sau nu s nlocuii un fiier existent, Access 2000 v anun c pe disc exist deja o baz de date cu numele dat de dumneavoastr. Dac acest lucru constituie o noutate pentru dumneavoastr, facei clic pe No i ncercai s gsii alt nume pentru baza dumneavoastr de date. Pe de alt parte, dac ai intenionat s nlocuii vechea baz de date cu cea nou, facei clic pe Yes i continuai.

76

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

6. Smntnii descrierile sumare de tipul sunt pe cale s din fereastra care a aprut pentru a vedea ce are de spus Vrjitorul i apoi facei clic pe Next pentru a continua. Dac alegei opiunea Database vedei o baz de date goal (Figura 4-6). Pentru a crea tabele pentru noua dumneavoastr baz de date, trecei la seciunea urmtoare a acestui capitol.

Fig. 4-6: Da, este goal aa cum i trebuie.

7. Dac dorii s adugai sau s nlturai unele fiiere standard din baza de date pe care o realizeaz pentru dumneavoastr nsui vrjitorul, luai-v inima-n dini i facei acest pas n cadrul casetei de dialog Fields (Figura 4-7). i apoi facei clic pe Next. Dac nu inei neaprat s facei vreo modificare, lsai caseta goal i facei clic pe Next. 8. Acum c ai trecut de partea dificil, Vrjitorul v va solicita prerea n legtur cu nite aspecte estetice. n primul rnd, Vrjitorul v va cere prerea n legtur cu stilul dorit pentru afiajele pe ecran ale bazei dumneavoastr de date. Facei clic pe opiuni pentru a vedea care sunt disponibile i apoi dublu-clic pe cea pe care o dorii. Dei soia m va acuza c m amestec din nou, v recomand s pstrai opiunea Standard. i celelalte sunt sunt simpatice, dar v vor lua mai mult timp pentru a fi ncrcate. Dac trebuie s adugai cteva elemente de diversitate bazei dumneavoastr de date, ncercai opiunile International, Sumi Painting sau Stone care nu v vor ncetini deloc ritmul de lucru.

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

77

Fig. 4-7: Cmpurile mi par a fi noi i artoase.

9. Alegei stilul pentru rapoartele dumneavoastr ( n sfrit) i facei clic pe Next. Ca i n pagina anterioar, facei clic pe opiuni pentru a vedea caer sunt disponibile. Pentru acest pas nu am de fcut nici o recomandare prea grozav, doar aceea c ar trebui s o alegei pe aceea care v place i s trecei la urmtorul pas. 10. Denumii-v capodopera i facei clic pe Next. Vrjitorul v ofer cu amabilitate un nume implicit dat de el, dar avei libertatea de a alege altul prin introducerea unui nume nou n caseta din partea superioar a ferestrei. 11. Dac v intereseaz graficele, spunei-i Vrjitorului Baz de date s adauge i o ilustraie rapoartelor dumneavoastr. Pentru a alege o imagine, facei clic pe caseta de validare Yes Id like to include a picture i apoi facei clic pe butonul Picture pentru a alege graficul care dorii s apar n rapoartele bazei de date. 12. Facei clic pe butonul Finish pentru a finaliza realizarea bazei de date. Vrjitorul va scoate nite sunete ciudate un timp, inndu-v la curent cu stadiul de realizare al bazei de date. (aa cum este ilustrat n Figura 4-8). Vrjitorul Baz de date v permite s creai un ecran tip tablou de comand foarte prietenos, de genul celui pe care eu l folosesc pentru a ine evidena coleciei mele de cri (Figura 4-9). Acum c baza de date este gata, frunzrii capitolele 6 i 7 pentru a citi informaii referitoare la introducerea datelor, particularizarea tabelelor i acomodarea cu noul element adugat.

78
Fig. 4-8: Vrjitorul la lucrubaza dvs. de date se afl la deprtare de doar cteva momente.

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Fig. 4-9: Ptiu, ia privii: o baz de date realizat instantaneu!

Crearea de tabele printr-o simpl atingere a baghetei magice


Adugarea unei tabele nou la o baz de date existent se poate realiza uor cu ajutorul Vrjitorului Tabel Access 2000. Acesta v ofer o gam larg de cmpuri prefabricate din care putei alege ce dorii, iar n plus, tot el este cel care face n culise toat treaba murdar legat de crearea tabelelor, pentru ca dumneavoastr s v putei concentra pe lucruri mult mai importante (ca de exemplu s v ntrebai cnd se termin programul de lucru pentru ziua respectiv). Cu ajutorul Vrjitorului, dumneavoastr mai mult asamblai o tabel dect s-l construii efectiv. Vrjitorul v prezint mulimi nsemnate de piese i pri componente, iar dumneavoastr nu trebuie dect s alegei ceea ce dorii i s mergei mai departe.

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

79

Aceast prezentare v ajut n cazul n care nu tiai nimic despre realizarea tabelelor. n acest moment, n loc s v mai ngrijoreze detaliile cum ar fi tipurile cmpurilor i dimensiunile acestora, v ngrijoreaz chestiunile mai importante ca de exemplu denumirile cmpurilor i scopurile pentru care sunt folosite acestea. Dup realizarea ctorva tabele, probabil c nu vei mai folosi Vrjitorul Tabel. In acest caz, acesta v incomodeaz, practic el stnd n calea dumneavoastr i aceasta deoarece tii deja ce cmpuri dorii i cum s le realizai. Si totui Vrjitorul are i puncte slabe. S sperm c Persoanele Importante care realizeaz Software-ul vor mbunti aceste elemente care trebuie perfecionate nainte ca Access 2000 s ajung n librrii i pe la standurile de vnzare cu amnuntul. Dar, deoarece nu pot fi sigur c vor rezolva cu adevrat problemele, paii care urmeaz conin note pentru a v proteja genunchii digitali de zgrieturi i scrijeleli n zonele problematice. Fr a mai face prea mult tevatur, iat ce trebuie s facei pentru a-i cere Vrjitorului s v ajute s realizai o tabel: 1. Alegei FileOpen sau facei clic pe butonul Open Database de pe bare de instrumente pentru a deschide fiierul baz de date care necesit o nou tabel. Baza de date va aprea n fereastra sa de pe ecran.
S

T FA

Dac vedei cumva o form ciudat n loc de fereastra baz de date (cea din figura 4-10), facei clic pe butonul Windows Close pentru a nchide macheta i apoi facei clic pe butonul Restore (al treilea din dreapta) al ferestrei baz de date care se ascunde n colul din stnga jos al ecranului. Acum, baza dumneavoastr de date este gata i v ateapt.

Fig. 4-10: Descotorosii-v de tabloul de comand i vizualizai baza de date.

80

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

2.

Facei clic pe eticheta Tables care se afl sub bara Objects a ferestrei Database i apoi facei dublu-clic pe Create table by using wizard pentru a ncepe procesul de creaie. Dac totul merge aa cum trebuie, va apare pe ecran caseta de dialog Table Wizard (ca n Figura 4-11). Dac apare cumva alt fereastr bizar, nchidei acea fereastr i facei din nou acest pas.

Fig. 4-11: S-l salutm cu toii pe grandiosul Vrjitor Tabel!

3.

Facei clic pe un model de tabel pentru a fi afiate cmpurile disponibile. V mai amintii de acele puncte slabe pe care le-am menionat mai devreme? Lista Sample Tables este una lung; de fapt este un talmebalme. Tabelele sunt ngrmdite n list fr ns a se gsi ntr-o anumit ordine, iar lista nu conine nici o descriere a cmpurilor i a ceea ce fac ele de fapt. Dac vei cuta n dicionar termenul user friendly (uor de utilizat i de neles), aceast caset de dialog n-o vei gsi printre exemple. Pentru a v nelege mai bine cu aceast caset de dialog, citii seciunea urmtoare i care se intituleaz Elementele evideniate ale modelelor de tabele. Aceasta conine cteva sfaturi care s v ghideze prin mlatina de date care bolborosete. Vrjitorul Tabel v ofer tot felul de cmpuri prefabricate pentru a le asambla ntr-o tabel.

4.

Facei dublu-clic pe cmpurile pe care le dorii n tabel. Atunci cnd facei dublu- clic, numele cmpului sare n coloana Fields in my new table. Selectai cmpurile n ordinea n care dorii s apar n tabel. Nu v ngrijorai dac ai greit ordinea unuia (sau ordinea a dou cmpuri) deoarece este foarte simplu s rezolvai aceast problem ulterior

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

81

(n Capitolul 9 gsii amnunte referitoare la modul n care putei face acest lucru).
S
T FA

Dac v plac (i v trebuie) toate cmpurile unei anume tabele, facei clic pe butonul >>. Acest buton copiaz ntregul set de cmpuri al tabelului. Pentru a nltura un cmp pe care l-ai ales din greeal, facei clic pe numele cmpului i apoi pe butonul <. Pentru a nltura toate cmpurile i pentru a ncepe din nou alegerea lor, facei clic pe butonul <<. Dac nu v place numele actual al unui cmp din noua dumneavoastr tabel, facei clic pe numele acestuia i apoi pe Rename Field. Introducei noul nume al cmpului n caseta de dialog i facei clic pe OK pentru a definitiva schimbarea. Prea simplu, nu-i aa? 5. Repetai paii 4 i 5 pn cnd tabela dumneavoastr este populat cu cmpuri (ca de exemplu n Figura 4-12).

Fig. 4-12: Dup ce ai rearanjat cmpurile dup dorin, este timpul s continua ceea ce ai nceput.

6.

Dup ce ai terminat de ales cmpurile, facei clic pe Next, pentru a continua. Pn aici, totul este n ordine; acum trecei la lucruri simple. Pe ecran, informaiile despre cmpuri dispare deoarece Vrjitorul vrea s tie cteva chestiuni generale despre tabel.

7.

Introducei un nume pentru tabel i facei clic pe Next atunci cnd ai terminat. Informaia referitoare la numele tabelului dispare, pentru a fi nlocuit cu ecranul relaiilor tabelului. Pentru moment nu fii preocupai de setrile cheilor primare deoarece despre acestea se va discuta mai trziu (n Capitolul 5).

82

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

8.

Dac aceast tabel are legturi cu oricare dintre celelalte tabele ale bazei de date, facei clic pe butonul Relationships i explicai n ce fel sunt legate tabelele unul de cellalt i apoi facei clic pe Next. Vrjitorul Tabel este chiar inteligent la chestiunile acestea care in de relaii ntre tabele. De fapt, Vrjitorul depisteaz cmpurile care ar putea lega aceast tabel nou de cele deja existente n baza de date i v comunic rezultatele acestei aciuni n cadrul casetei de dialog. Dac ai crezut cumva c ar exista o relaie, dar Vrjitorul nu a depistato, facei clic pe nregistrarea tabelului care are acea legtur n cadrul casetei de dialog i apoi facei clic pe Relationship. In continuare urmrii prompterele care apar pe ecran pentru a v explica cum funcioneaz legtura. n Capitolul 5 gsii mult mai multe detalii legate de relaiile dintre tabele. In cazul n care nu v este foarte clar cum se realizeaz legturile dintre tabele i motivele pentru care se fac aceste legturi, consultai Capitolul 5.

T FA

Elementele evideniate ale modelelor de tabele


n sperana c voi reui s fac astfel nct Vrjitorul Tabel s fie mai folositor, v sunt prezentate mai jos cteva descrieri sumare ale ale modelelor de tabele. Aceast list nu prezint toate modelele, ci doar pe acelea despre care cred eu c sunt cele mai folositoare. Multe dintre aceste tabele sunt unite ntre ele (conin legturi), pentru a forma baze de date relaionale. De exemplu, Telefoane, Contacte, Tipuri de contacte i De realizat funcioneaz mpreun ca un singur sistem. Nu v mai deranjai s punei la un loc toate piesele cu Vrjitorul Tabel pentru a face un ntreg i utilizai n schimb Vrjitorul Baz de date; credei-m, este mult mai uor. Mailing List: Informaii generale (nume, adres, i aa mai departe) mai ales despre participanii la seminarii Contacts: O tabel care conine toate informaiile despre clieni; stocheaz detalii despre clienii dumneavoastr Customers: Ai ghicit: este o list complet cu informaii despre clieni, care conine i un cmp pentru adresa de e-mail. Employees: O tabel cu informaii consistente despre angajai; un exemplu bun pentru gradul de detaliere pe care-l poate avea o singur tabel Events: Este nemaipomenit pentru a ntlni persoane care fac planificri i care pregtesc personalul, stabilindu-i singure informaiile de care au nevoie. Orders: Tine evidena datelor despre comenzile clienilor Order Details: Conine elementele fiecrui ordin de livrare. Products: Informaii generale despre produse, pentru un sistem de vnzari i pentru un catalog Reservations: Gestioneaz rezervrile la diferite evenimente i chitanele pltite n avans Service Records: Un exemplu grozav de tabel care gestioneaz informaiile despre apelurile unui service. Tasks: Tine evidena lucrurilor care trebuie realizate. Chiar ai terminat!

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

83

9.
T FA

ntr-adevr ai terminat; facei clic pe Finish pentru a finaliza treaba i a realiza noua tabel. Fereastra final v ofer alte cteva opiuni interesante care v ajut s economisii timpul i pe care ar trebui s le luai n considerare nainte de a v repezi la butonul Finish. Pentru ca dup nchiderea Vrjitorului proiectul tabelului s fie direct n modul Design, facei clic pe butonul radio Modify the table design i apoi facei clic pe butonul Finish. Pentru ca Vrjitorul s v prezinte o machet de introducere rapid a datelor, facei clic pe butonul radio cu urmtorul nume interminabil: Enter data into the table using a form the wizard creates for me, apoi inspirai adnc de cteva ori i facei clic pe Finish. Uf, ai reuit! Tabela i ocup locul n baza dumneavoastr de date (Figura 4-13).

Fig. 4-13: Iat noua tabel: chestia asta chiar a mers!

Realizarea manual a tabelelor, aa cum fceam n trecut


Dei automatizarea este n general un lucru extraordinar, uneori parc ne st n drum. De exemplu, apreciez faptul c folosind o anumit chestiune automat pot opri televizorul printr-o simpl btaie din palme. Aceast facilitate devine ns o adevrat problem cnd mi umplu timpul ascultnd cntecul meu preferat i zpcesc televizorul din greeal. De asemenea, Vrjitorul Tabel v face viaa mai uoar la nceput, dar n curnd ajungei s tii mai multe dect acesta despre ceea ce dorii s facei. Nu v ngrijorai; cnd suntei pregtii pentru a fi independeni, Access 2000 v va dovedi c are o cale direct pentru a realiza tabele manual.

84
S

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

T FA

De fapt, avei dou posibiliti simple de a realiza o tabel fr a apela la Vrjitorul Tabel. Cea mai simpl cale de a realiza acest lucru este modul de vizualizare Datasheet, n care Access 2000 afieaz o foaie de date goal i dumneavoastr trebuie doar s ncepei s introducei date. Dup ce ai terminat de introdus tot ceea ce dorii, Access 2000 asociaz nregistrrilor dumneavoastr diferite tipuri de cmpuri, n funcie de datele respective. Singura problem este c Access 2000 interpreteaz greit datele i v las pe dumneavoastr s atribuii manual tipurile cmpurilor. Nu v recomand s utilizai modul de vizualizare Datasheet dac vrei s realizai ceva mai complicat dect o tabel simpl. Pare o idee simpatic la nceput, dar n cele din urm v vei pierde rbdrile i de aceea v sftuiesc s utilizai modul de vizualizare Design. Modul de vizualizare Design constituie modalitatea formal, aproape plictisitoare de a realiza baze de date noi. n acest mod, deinei control deplin aspura cmpurilor noii tabele. Nu v speriai numai pentru c ecranul arat complicat ci naintai ncet, urmai informaiile scrise n pai i totul va fi bine (n aceast privin credei-m). Pentru a crea manual o tabel nou, facei o croazier printre aceti pai: 1. Alegei FileOpen de pe bara de meniuri, apoi facei dublu-clic pe baza de date care necesit o tabel nou. Efectul acestor aciuni va fi apariia pe ecran a fiierului baz de date. Dac n locul acesteia se ivete o machet artoas i dorii s dispar, facei clic pe butonul Windows Close care se afl n colul din dreapta sus, apoi pe butonul Restore al ferestrei bazei de date pentru ca partea central s apar pe ecran. De asemenea, putei face clic pe butonul Open Database de pe bara de instrumente (de fapt, asta o tiai deja). 2. Facei clic pe butonul Tables care se afl n partea stng a ferestrei Database i apoi dublu-clic pe Create table in Design view. Access 2000 afieaz pe ecran o machet goal de proiectare a tabelului care arat ca cea din Figura 4-14.

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

85

Fig. 4-14: O foaie de date nounou, ateptnd cu nerbdare instruciunile dvs.

T FA

V mai amintii de meniunea mea anterioar despre realizarea tabelelor n modul de vizualizare Datasheet? Dac avei ntr-adevr dureri teribile, suntei n plin agonie i facei lucrurile n modul cel mai complicat, facei dublu-clic pe opiunea Datasheet View i utilizai-o pentru a realiza tabela cea nou. De asemenea, dac dorii sfaturi extraordinare referitoare la lucrul cu o foaie de date, consultai Capitolul 8 (credei-m avei nevoie de tot ajutorul pe care-l putei obine). 3. Introducei numele cmpului i apoi apsai tasta Tab pentru a continua. Cursorul se mut n coloana Data Type. Vedei, chestiunile astea manuale nu sunt chiar aa de nesuferite, nu-i aa? 4. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a fi listate toate tipurile de cmpuri disponibile, executai clic pe tipul pe care dorii (Figura 4-15) i apoi apsai Tab pentru a continua.

86

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Fig. 4-15: Putei selecta oricare dintre tipurile de cmpuri (date) disponibile

Cursorul se mut n cmpul Description.


S

T FA

n cazul n care creai un cmp Text, trebuie s ajustai dimensiunea acestuia (cea implicit este 50, ceea ce nseamn prea mult aproape pentru oricine). Facei clic n caseta Field Size aflat n pe ecran n stnga-jos nainte de a nainta cu Tab, apoi introducei dimensiunea corect a cmpului. 5. Introducei o descriere clar i concis a ceea ce conine acest cmp i apoi apsai nc odat Tab pentru a muta cursorul napoi n coloana Field Name. Acest pas este ntr-adevr important! Informaia Description apare pe bara de stare, n partea inferioar a ecranului i este un text de ajutor automat. V rog insistent s v rupei din timpul dumneavoastr i s scriei o descriere a cmpului, deoarece aceasta va face ca tabelele s fie att de uor de utilizat nct nu v va veni s credei. 6. Repetai paii de la 4 la 6 pn cnd toate cmpurile sunt la locul lor (Figura 4-16). Ce sentiment de realizare! Tabela dumneavoastr cea nou este aproape gata pentru lucru. 7. 8. Selectai FileSave pentru a pstra tabela pe disc sau facei clic pe butonul Save de pe bara de instrumente. n cadrul casetei de dialog, introducei numele pe care dorii s-l utilizai pentru tabel i apsai pe tasta Enter.

Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

87

Drept rspuns, este posibil ca Access 2000 s v trimit o caset de dialog prin care s se plng c Nu este specificat nici o cheie primar (There is no primary key defined). Prin intermediul acestui mesaj vrea s v comunice faptul c tabela dumneavoastr nu va avea nici o ordine anume (n mod automat). Facei clic pe Yes n cadrul casetei de dialog pentru a crea un cmp cheie i apoi consultai Capitolul 5 pentru a afla mai multe despre toat treaba asta cu cmpul cheie.

Fig. 7-7: Cmpurile sunt toate la locurile lor, aadar este timpul s supunem tabela unui test de rezisten la stress.

9.

Bucurai-v de noua dumneavoastr tabel! Nu este ru deloc, mai ales c ai realizat totul fr intervenii automatizate! Felicitri pentru o treab bine fcut.

Capitolul 5

Relaii, chei i indexuri (i motivele pentru care v-ar interesa cu adevrat)


n acest capitol Cum s v organizai cu ajutorul unei chei primare Despre legturi Cum s realizai legturi ntre tabelele dumneavoastr Indexurii v pot ajuta s v micai mai repede

n fiecare an lucrurile se repet iar i iar: facei ct mai mult folosind ct mai puine elemente; lucrai ct mai inteligent i nu din greu. De fapt, acestea nu sunt probleme ele constituie nite oportuniti pentru a realiza ceva. V ntrebai de ce scriu astfel de gnduri minunate ntr-o carte haioas ca aceasta? Deoarece acest capitol este un leac parial (considerai-l mcar att) pentru aceste fraze care v ntristeaz. Trebuie s facei ct mai multe ntr-un timp ct mai scurt, corect? Dac v aflai n aceast situaie, citii totul despre facilitatea oferit de indexuri n Access 2000. Aceast facilitate va face ca interogrile dumneavoastr s zboare, sortrile s cnte,iar prul dumneavoastr s stea n poziia actual ca i cum ar fi dat cu fixativ. Suntei cumva invadai de oportuniti din pricina redundanei datelor care v-a infestat tabelele? Eliminai aceste probleme cu ajutorul unui cmp cheie poziionat strategic. O astfel de cheie v asigur c nregistrrile apar o singur dat (i numai una) n tabel. i cu treaba aceea legat de baza de date relaional cum rmne? Este posibil ca ntre tabele s existe relaii n adevratul sens al cuvntului, sau acestea sunt doar platonice? Datorit minunilor instrumentului Relationships n Access 2000 tabelele dumneavoastrconlucreaz mai bine ca niciodat. Bineneles c

90

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

efortul depus pentru a realiza potrivirea ntre tabele care s se transforme ulterior ntr-o relaie de succes nu este deloc mai mic dect n cazul persoanelor, dar oricum, nu trebuie s v ngrijorai. Datorit sfaturilor din acest capitol, vei deveni n scurt timp ???

Bucuria (i necesitatea) unei chei primare


Cheia primar a unei tabele este un cmp special n cadrul tabelelor dumneavoastr i trebuie s reinei c aproape orice tabel pe care o creai ar trebui s aib o cheie primar. De ce? Deoarece v menine datele mai organizate i deoarece muli tocilari (i nu avem nevoie de mai multe. Trebuie s tii cteva lucruri despre cheia primar nainte de a v repezi s creai una: n primul rnd, o tabel poate avea o singur cheie primar. O singur tabel poate avea multe indexuri, dar numai o cheie primar. Access 2000 indexeaz automat cmpul cheii primare (acesta este i unul din motivele pentru care o cheie primar face ca baza dumneavoastr de date s lucreze puin mai rapid). Dac dorii s aflai mai multe informaii despre indexuri, inclusiv motivele pentru care sunt considerai cel mai bun lucru de la apariia brnzeturilor ambalate individual consultai ultima seciune a acestui capitol intitulat Cum s realizai un index al drumului dumneavoastr spre celebritate, mbogire i interogri vizibil mai rapide. Dac creai o tabel nou fr o cheie primar, Access 2000 v ntreab automat dac vrei s adugai una. Dac spunei Da (Yes), programul v creeaz cu mult plcere un cmp AutoNumber la nceputul tabelului dumneavoastr i o stabilete ca fiind cheie primar. Dac se ntmpl cumva ca primul cmp s aib tipul AutoNumber, Access 2000 desemneaz acest cmp ca fiind cheia primar, fr a mai aduga ceva la tabel (da, ntradevr, acesta este un motiv destul de bun pentru a pune ca prim cmp ntr-o tabel, unul de tip AutoNumber). n cea mai mare parte a timpului, cheia primar este reprezentat de un singur cmp, dar n situaii, mprejurri speciale, poate fi reprezentat i de dou sau mai multe cmpuri. n terminologia tehnic, acest tip este cunoscut sub denumirea de cheie multicmp. Marele neajuns al acestei chei este simplul fapt c este un chin s o folosii. Dac avei vreodat dorina de a crea o cheie multicmp, oprii-v pentru un moment i ncercai s v autoconvingei s nu facei acest pas. Dac i dup ce ai fcut ce v-am ndemnat tot suntei ferm convini c o astfel de cheie este rspunsul la problemele dumneavoastr, prindei-l cu lasoul pe guru-ul

Capitolul 5: Relaii, chei i indexuri _________________________________

91

dumneavoastr local i ntrebai-l ce prere are cu privire la problema respectiv. Numai anumite tipuri de cmpuri pot fi chei primare. Toate cmpurile care sunt de tip Text, Number, Date/Time, Currency, Yes/No i AutoNumber pot fi chei primare, de unde rezult i faptul c cele de tip Hyperlink, OLE i Memo nu pot fi chei primare. Cheia primar sorteaz automat nregistrrile dintr-o tabel. Aceast facilitate este o parte a chestiunii organizatorice pe care am menionat-o mai devreme, adic v pstreaz elementele din tabel curate i bine rnduite. n mod implicit, valorile din cmpul cheii primare trebuie s fie unice. In fond, dac nu sunt unice, cum putei spera s gsii vreun element? Spre deosebire de multe alte programe de baze de date, Access 2000 nu ine cont de locul unde este poziionat cmpul cheii primare n cadrul tabelului. Acesta poate fi primul cmp, ultimul cmp sau vreun cmp din mijloc. Decizia de poziionare a acestuia v aparine n totalitate. Spre bunstarea sntii dumneavoastre, v recomand s punei primul cmp din tabel ca fiind cel al cheii. De fapt, ar fi bine s v facei un obicei din acest lucru. Toate cheile primare trebuie s aib un nume, exact aa cum i cmpul are un nume. Ceea ce urmeaz s v spun ar putea fi ca un oc pentru dumneavoastr, aa c v recomand s stai jos i s nu v ridicai: Access 2000 denumete automat toate cheile primare PrimaryKey. Nu m ntrebai de ce ai dori ca n primul rnd s denumii cheia primar. Poate c programatorilor de la Microsoft le era fric de faptul c cheia primar ar putea face o criz de identitate din cauza faptului c aceast cheie era mereu identificat dup numele cmpului. Dei cmpul Yes/No poate fi un pretendent posibil pentru statutul de cheie primar, suntei limitai de faptul c putei avea maximum dou nregistrri (Yes i No) n tabela dumneavoastr. Cred c nici nu mai are rost s spun c mai mult ca probabil c nu vei dori s utilizai un cmp Yes/No ca cheie primar n orice tabel. Pentru a nominaliza un cmp pentru rolul de cheie primar, urmai paii: 1. Deschidei tabela n modul de vizualizare Design. Dac nu suntei obinuii cu acest pas, probabil c nu ar trebui s v amestecai n problema cheilor primare. V recomand s mai citii Capitolele 1 i 4 nainte de a trece la urmrirea problemei legate de cheia primar.

92
S

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

T FA

Alegerea cmpului corespuztor este o problem cheie


Ce anume face ca un cmp cheie s fie bun? Cum l gsii pe cel potrivit, corespunztor? Acestea sunt ntr-adevr nite ntrebri bune; de fapt, sunt cele dou cele mai importante ntrebri despre o cheie primar. Criteriul de vrf pentru determinarea unui cmp cheie care s fie bun este unicitatea. Valorile unui cmp cheie trebuie s fie unice. Access 2000 nu tolereaz valori redundante ale cheilor. Fiecare nregistrare care se face ntr-un cmp trebuie s fie singura de acel fel. Dac v gndii c n viitor vei face mult munc de creaie legat de tabele, atunci ar trebui ca pe unul din pereii biroului dumneavoastr s pironii fraza Gndete original. Avnd cuvntul unic ntiprit bine de tot n mintea dumneavoastr este timpul s cutai un cmp cheie n tabela dumneavoastr. Avei vreun cmp care nu conine date redundante? Dac avei o cheie natural, este grozav. Folosii-o! Dac nu avei, creai un cmp unic adugnd tabelului dumneavoastr un cmp AutoNumber. Acest tip de cmp insereaz automat un numr nou, unic n fiecare nregistrare a tabelului dumneavoastr. AutoNumber ine chiar i evidena numerelor pe care le tergei pentru ca Access s nu le mai utilizeze. Access are grij de toate detaliile pentru ca dumneavoastr s nu v preocupai de programarea propriu-zis i de alte mecherii care fac programele s mearg aa cum trebuie. Aadar, cmpul AutoNumber se preocup de aceste aspecte n locul dumneavoastr.

2. Facei clic-dreapta pe butonul de lng cmpul pe care l-ai ales drept cheie primar. Efectul va fi apariia pe ecran a unuia dintre acele meniuri derulante nemaipomenite. Dac dorii s aflai cteva lucruri referitoare la cum s alegei cmpul potrivit pentru a fi cheie primar, consultai seciunea alturat intitulat Alegerea cmpului corespuztor este o problem cheie. 3. Din meniul care apare alegei Primary Key (Figura 5-1). Pe buton va aprea simbolul unei chei micue. Acum prima cheie este stabilit!

Capitolul 5: Relaii, chei i indexuri _________________________________

93

Fig. 5-1: Cheia primar este creat (iar nregistrrile se bucur).

Divulgarea secretelor unei relaii fructuoase


n Capitolul 4 v-am prezentat subiectul bazelor de date relaionale. Ca o scurt recapitulare, v spun c bazele de date sunt de dou feluri. n cazul fiierului simplu toate datele sunt ngrmdite ntr-un singur fiier mare. Motivul pentru care se numete fiier simplu este c din punct de vedere organizatoric, este simplu; exact ca n cazul unei companii cu o singur poziie pentru nomenclatorul de meserii. La polul opus se afl bazele de date relaionale, n cazul crora datele sunt mprite n dou sau mai multe tabele. Access 2000 folosete un cmp de legatur pentru a lega tabelele relaionale ntre ele. De exemplu, o singur tabel poate conine numele clienilor i adresele n timp ce alt tabel conine evidena plilor n timp ale clienilor. Informaiile legate de credite sunt legate de adresa clienilor printr-un cmp de legtur care n acest exemplu probabil c este un fel de numr de nregistrare al clientului respectiv. De obicei, cmpul de legtur este cheia primar a primei tabele, n timp ce pentru cea de-a doua tabel reprezint un cmp fr prea mult importan i prost crescut. De exemplu, probabil c tabela cu clieni (din exemplul anterior) este aranjat n dup numrul clientului, n timp ce datele despre credite sunt organizate dup numrul de plat. Tabelele nu ncep n mod misterios i magic s aib diferite relaii doar pentru c sunt coninute n cadrul aceleiai baze de date, ci trebuie ca dumneavoastr s-i explicai Access-ului 2000 care este treaba cu relaiile, ar acesta se va ocupa de detalii. Instruciuni referitoare la modul cum putei face acest lucru (chiar acest lucru) gsii n seciunea urmtoare.

94

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Cmpurile care vor fi legate ntre ele trebuie s conin acelai tip de date. De asemenea, reinei: cmpurile de acelai fel se ngrmdesc mpreun n lumea cea ciudat a bazelor de date. ncercai s spunei chestia asta de trei ori la rnd i repede. Atunci cnd legai dou tabele, ntre ele va exista o legtur care este de un anumit din cele patru existente. Dei aceste informaii in de latura tehnic, s tii c Access 2000 este ndrgostit de acei termeni, i n consecin v rog s v oprii un moment pentru a le citi. Relaiile una-la-una: sunt cele mai simple, dar nu se ntlnesc prea des. Iat cum ar fi o astfel de relaie: o nregistrare din prima tabel are legtur cu o singur nregistrare din cea de-a doua tabel. ntorcndu-ne la exemplul anterior, dac un client are un singur (unul i numai unul) cont de credit nregistrat, atunci ntre tabelele de credite i clieni exist o legtur de tip unu-la-unu. Relaiile una-la-mai multe este un gen de relaie mai des ntlnit. n cazul acestui tip de relaie, o nregistrare din prima tabel are legturi cu mai multe tabele din cea de-a doua tabel. Este posibil ca de exemplu un anume cumprtor s se aprovizioneze de mai multe ori de la magazin, i, n consecin o nregistrare client este legat de mai multe nregistrri de vnzri din tabela cu tranzacii. Relaiile de tip mai multe-la-una sunt inversul celor anterioare (una-la-mai multe). Multe tranzacii sunt legate de un singur client (un client care dorim s fie fericit). Relaiile Mai multe-la-mai multe sunt foarte complicate (exact aa cum este i n via). n acest caz, mai multe nregistrri dintr-o tabel au legturi cu mai multe nregistrri din alt tabel. ntr-un magazin oarecare, fiecare vnztor vinde mai multe produse diferite i la rndul su, fiecare produs este vndut de mai muli vnztori diferii. Pentru a putea avea mcar sperana c vei nelege ceva din toate aceste legturi, mai avei nevoie de nc o tabel la mijloc, pentru a juca rolul de poliist n circulaia rutier. n acest exemplu, tabela aflat n rolul poliistului de circulaie ar conine nregistrri ale vnzrilor efectuate care s coreleze un numr de identificare al vztorului cu un numr de identificare al produsului. Sun nucitor, nu? Credei-m, de fapt aa i este. Crearea i utilizarea tabelelor n cazul unei relaii mai multe-la-mai multe aparin strict domeniului specialitilor n baze de date (i nici chiar acestora nu le plac). Primele trei tipuri de relaii sunt foarte obinuite, mai ales n cazul n care lucrai pentru o corporaie. Dac suntei un ntreprinztor particular simpatic, dac avei un trei bun i urmai calea cea dreapt i ngust, s sperm c nu vei ntlni niciodat o relaie mai multe-la-mai multe. ns, dac ntlnii una, cred c va fi cazul s v facei rezerve de mncare proast i s lsai deoparte acel cuvnt prin care ai defini un tehnofil nfometat care tie Access 2000.

Capitolul 5: Relaii, chei i indexuri _________________________________

95

Cum s stabilii diferite relaii ntre tabelele dumneavoastr cu ajutorul facilitii de creare a legturilor
n Access 2000, procedurile prin care se realizeaz legturile ntre tabele se pot vedea. Aadar, n cazul Access 2000 nu vei ntlni situaii ca n cazul Paradoxului unde totul se face pe ascuns, (mai precis prin spatele datelor dumneavoastr) sau ca n cazul FoxPro-ului unde exist acel dans prenupial tehnic. n Access 2000 putei privi tabelele, putei trasa linii i ocupai-v de afacerea dumneavoastr. Ursc s spun chestiunea asta, dar realizarea legturilor dintre tabele este de fapt un lucru amuzant. Reinei urmtoarele trei limitri: Putei face legturi numai ntre tabele care aparin aceleiai baze de date. mi pare ru, dar aa se deruleaz viaa n marele ora. Dei putei realiza legturi i ntre interogri i tabele, acest lucru iese totui din tiparele obinuite. Pentru a afla mai multe detalii referitoare la acest aspect, consultai cartea Access 2000 Bible (de la IDG Books Worldwide, Inc.). Spre deosebire de Paradox i FoxPro dumneavoastr trebuie s-i precizai foarte clar Access 2000 cum sunt legate tabelele ntre ele. Trebuie s tii c aceast precizare nu poate fi fcut pe fug deoarece realizarea legturilor este un ntreg proces formal n Access 2000 (un fel de dans la un mare Bal). Iat ce trebuie s facei (i cum s facei) dac suntei gata s stabilii nite relaii formale ntre tabelele dumneavoastr nepasionate: 1. n cadrul fereastrei baz de date alegei ToolsRelationships sau facei clic pe butonul Relationships de pe bara de instrumente. Efectul va fi apariia ferestrei Relationships care probabil c n acel moment va fi goal. Dac unele sunt deja listate n acea fereastr, nseamn c cineva (sau vreun Vrjitor) a stabilit deja relaiile acelei baze de date. Dac lucrai ntr-o corporaie, v rog insistent s v oprii n acest stadiu i s solicitai asisten colegilor dumneavoastr care lucreaz la Serviciul de Sisteme Informatice, nainte de v mai chinui cu baza de date. 2. Alegei RelationshipsShow Table din meniu sau facei clic pe butonul Show Table de pe bara de instrumente.

96

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Efectul va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Show Table care conine tabelele bazei de date curente. 3. Facei clic pe prima tabel implicat n aceast relaie n devenire i apoi facei clic pe Add. Repetai procesul i pentru celelalte tabele pe care le dorii. Pe msur ce adugai tabele, pe ecran apare o cte fereastr mic pentru fiecare tabel, fereastr care conine cmpurile respectivei tabele. Aceste ferestre le putei vedea lng caseta de dialog Show Table din Figura 5-2.

Fig. 5-2: Trei din cele patru tabele ale mele, n momentul efecturii antrenam entului legat de relaii.

4.

Cnd ai terminat de adugat tabelele, facei clic pe Close. Acum, c avei tabelele n cadrul ferestrei, suntei gata s ncepei stabilirea relaiilor! (Deja simii c va fi o adevrat btlie?)

5.

Stabilii cele dou ferestre care dorii s aib legturi. n continuare, defilai prin lista cu cmpuri din cadrul fereastrei fiecrei tabele pn n momentul n care pe ecran sunt vizibile cele dou cmpuri de legtur. n Access 2000, pentru a putea realiza o relaie trebuie ca n prealabil s vedei pe ecran cele dou cmpuri de legtur.

6.

Poziionai pointer-ul mouse-ului pe unul din cmpurile ntre care dorii s existe o legtur i meninei apsat butonul mouse-ului. V-am spus c aceleai persoane care au fcut i dezvoltat vechiul joc Twister au proiectat i programul care realizeaz relaiile ntre bazele de

Capitolul 5: Relaii, chei i indexuri _________________________________

97

date. Nu? Mmm, trebuie s-mi fi scpat. Ei bine, citii n continuare, oricum vei descoperi aceste lucruri destul de curnd. 7. n timp ce meninei apsat butonul mouse-ului, trecei mouse-ul de la un cmp de legtur la altul. Efectul va fi faptul c pointerul mouse-ului se va transforma ntr-un dreptunghi. n momentul n care acesta se afl lng cmpul de legtur (ca n Figura 5-3), eliberai butonul mouse-ului. n acest moment, pe ecran apare o caset de dialog n care sunt detailate relaiile care se vor realiza n curnd. Access 2000 este foarte pretenios la acest pas i de aceea trebuie s poziionai vrful mouse-ului chiar lng cmpul cu care realizai legtura. n figura 5-3 am vrut s realizez o legtur ntre cmpul AuctionID din tabela Auctions i cmpul cu acelai nume din tabela Items. Am fcut clic pe AuctionID din tabela Auctions, apoi am meninut apsat butonul mouse-ului i am pus pointerul cel dreptunghiular al mouse-ului chiar lng cmpul AuctionID al tabelului Items. n acest moment, tot ceea ce trebuie s fac este s eliberez butonul mouse-ului i relaia este realizat.

Fig. 5-3: Cu ajutorul unui plan bine realizat i a unei mini ferme poate ncepe o relaie care utilizeaz AuctionsID

8.

Asigurai-v c numele tabelelor i ale cmpurilor din caseta de dialog sunt corecte. Cnd sunte siguri c acestea sunt corecte, facei clic pe butonul Create (Figura 5-4).

98

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Fig. 5-4: Aceast relaie are deja un nceput promitor.

T FA

Dac numele tabelelor sau ale cmpurilor listate n caseta de dialog sunt greite, facei clic pe Cancel i repetai paii de la 5 la 7. Pentru ca dumneavoastr s observai c tabelele sunt legate, va apare o linie (ca n Figura 5-5).

Fig. 5-5: Potrivirea a fost realizat iar Auctions i Items sunt de acum mpreun.

9.

Pentru a realiza o legtur ntre alte dou tabele, ntoarcei-v la pasul 4 i luai-o de la capt. Cnd ai terminat, s-ar putea ca fereastra Windows s arate puin cam dezordonat, cam cum este cea din figura 5-6. Pentru a face puin ordine,

Capitolul 5: Relaii, chei i indexuri _________________________________

99

poziionai pointerul mouse-ului pe bara de titlu a ferestrei unei tabele i apoi facei clic i tragei aceast fereastr n alt parte a ecranului (Figura 5-7). Acest proces nu schimb nimic n cadrul relaiei ci doar mut fereastra i astfel, lucrurile ncep s arate mai ngrijite i mai elegante.

Fig. 5-6: Cu astfel de relaii, s-ar putea crede c este o oper romantic.

Fig. 5-7: Aa este mai ngrijit, mai ordonat ca s nu mai spun c este i mai uor de neles.

100 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante Cum s realizai un index al drumului dumneavoastr spre celebritate, mbogire i interogri vizibil mai rapide
Pssst dumneavoastr cu cartea. Da, dumneavoastr. Venii aici pentru un moment. Dorii s alfai cteva informaii referitoare la software-ul dumneavoastr? tiu un sfat bomb care v va da peste cap! Sfatul meu are nite efecte uluitoare: face ca interogrile dumneavoastr s mearg mai repede, sortrile s poat fi fcute ct ai clipi i previne manifestarea redundanei n cadrul tabelelor dumneavoastr. Nemaipomenit, nu-i aa? Aha, deci suntei interesai, nu? OK, n cazul acesta, iat care este tirea. Facilitatea cea grozav i aproape secret n cauz este un index. Un index Access 2000 funcioneaz asemenea unui index obinuit din cri. Atunci cnd dorii s gsii ceva ntr-o carte, este foarte rapid i uor s srii direct la index, s descoperii faptul c informaia se gsete la pagina 731 i apoi s v ntoarcei imediat la pagina respectiv. Utilizarea index-ului este mult mai rapid dect cutarea pasajului corect (dorit) prin ntoarcerea paginilor una dup alta ntr-o cutare fr speran. Un index Access 2000 funcioneaz asemenea unui index al unei cri cu singura diferen c n loc s fie afiate numerele paginilor, index-ul ine evidena numerelor nregistrrilor. Cnd sortai sau interogai o tabel utiliznd un cmp indexat, index-ul este cel care face cea mai mare parte a lucrului. Acesta este i motivul pentru care indexurii mresc uluitor viteza interogrilor i a sortrilor; index-ul permite interogrii s obin informaia pe care o caut fr a fi nevoie s cercetai toat tabela pentru a o gsi. Iat cteva idei aleatoare despre indexuri:
S

T FA

Majoritatea tipurilor de cmpuri (text, number, yes/no, i aa mai departe) pot fi utilizate mpreun cu indexurii. n orice caz, nu putei indexa un cmp de tip hiperlegtur, memo i OLE. Fiecare cmp a unei tabele poate fi indexat. La fel ca i n cazul cheii primare, un index poate avea un nume unic care este diferit de numele cmpului. Cmpurile cheie primare sunt indexate automat (consultai seciunea anterioar pentru a afla mai multe detalii despre chei i cmpuri cheie). Dei indexurii fac astfel nct sortrile, indexrile i interogrile s fie mai rapide, realizarea prea multor indexuri pentru o singur tabel ncetinete

Capitolul 5: Relaii, chei i indexuri _________________________________

101

mersul lucrurilor, de fapt. Astfel, adugarea unor nregistrri noi la o tabel cu mai multe indexuri dureaz puin mai multe dect adugarea la o tabel complet neindexat. n primul caz, Access 2000 are nevoie de acel timp n plus pentru a actualiza toi acele indexuri din culise. Indexurii fie c permit apariia redundanei n tabela dumneavoastr, fie c o previn. Alegerea v aparine; dar cum facei ca ea s fie potrivit pentru tabela dumneavoastr? n majoritatea cazurilor vei dori s permitei manifestarea redundanei; marea excepie este cazul cmpurilor cheie primare. Access 2000 indexeaz mereu cmpurile cheie primare ca fiind No duplicates; n fond, sunt sigur c nu dorii s avei doi clieni cu acelai numr de identificare. Setarea No duplicates i comunic Access-ului 2000 s se asigure c nu exist dou nregistrri care s conin aceeai valoare n cmpul indexat. Pentru a afia indexurii tabelelor, deschidei tabela n vizualizarea Design i facei clic pe butonul Indexes aflat pe bara de instrumente. Programatorii de la Microsoft au fcut astfel nct crearea index-ului s fie o operaie destul de simpl. Iat cum funcioneaz: 1. Dup ce ai deschis tabela n vizualizarea Design, facei clic pe numele cmpului pe care dorii s-l indexai. Cursorul intermitent va ateriza n numele cmpului. 2. Facei clic pe caseta Indexed a etichetei General din Field Properties. Cursorul, cel care dorete mereu s v mulumeasc sare n caseta Indexed. Efectul va fi apariia unei sgei ndreptate n jos n dreapta casetei. Dac n Indexed nu exist nici o nregistrare, atunci nseamn c acest cmp nu lucreaz cu indexuri. Orict de mult ai dori s indexai un cmp memo, OLE sau hiperlegtur, nu este posibil. 3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a lista opiunile indexului dumneavoastr. Alegei tipul de index pe care-l dorii din lista care apare (Figura 5-8). De cele mai multe ori, alegei Yes (Duplicates OK), iar n cazurile speciale cnd dorii ca fiecare nregistrare s aibe o valoare unic n acest cmp (ca de exemplu numerele de identificare ale clienilor din tabela dumneavoastr cu clieni), alegei Yes (No Duplicates). 4. Pentru ca schimbarea s fie definitiv, facei clic pe butonul Save de pe bara de instrumente sau alegei FileSave.

102

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

n funcie de dimensiunea tabelului dumneavoastr, s-ar putea ca realizarea tabelului dumneavoastr s dureze o ceva. S nu fii surpsini dac va trebui s ateptai cteva momente pn ce Access 2000 termin de fcut treaba.

Fig. 5-8: Realizarea unui index este o operaie care const ntr-un singur clic.

T FA

Pentru a nltura un index, urmai paii anteriori. La pasul 3, alegei No din meniul autoderulant. Access 2000 va terge index-ul cmpului fr a mai scoate vreun sunet sau a mai comenta ceva.

Capitolul 6

Date noi, date vechi i date care necesit returi


n acest capitol Deschiderea bazelor de date i a tabelelor Adugarea noilor nregistrri Modificarea unei nregistrri tergerea nregistrrilor care nu au nici un sens Ce s facei dup ce spunei oops!

entenabilitatea este un cost substanial care se ntlnete n cazul tuturor lucrurilor care merit s fie pstrate pe aceast planet. Despre orice astfel de lucruri ai vorbi: o cas,o main, un radiocasetofon, un televizor, un copil, un animal de cas sau orice altceva plin de importan, pstrarea lucrurilor de mare pre n bun stare de funcionare cost mai mult dect credem noi c ar costa atunci cnd le obinem. Oricum, datele dumneavoastr sunt o excepie a acestei reguli i datorit instrumentelor din Access 2000, mentenabilitatea datelor este simpl, relativ nedureroas i v cost mai puin dect v ateptai. De fapt, actualizarea datelor dumneavoastr este unul dintre scopurile principale ale programului. Acest capitol v prezint elemente de baz legate de mentenabilitatea datelor:adugarea unor nregistrri noi, tergerea unor nregistrri vechi i remedierea celor care au probleme. Dac dorii s aflai cteva sfaturi referitoare la mentenabilitatea tabelelor (cum ar fi adugarea de coloane noi, redenumirea cmpurilor i aa mai departe), consultai Capitolul 9.

104 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante Cum s tragei tabela dumneavoastr n atelierul digital
Din cauza faptului c nregistrrile se ngrmdesc n tabele, trebuie ca mai nainte de a v ngrijora n privina acestora s deschidei tabela respectiv. La fel ca i nregistrrile, i tabelele prefer s aib companie i astfel ele convieiuiesc n cadrul bazelor de date. Bazelor de date nu le pas nici de cum de altceva dect de ele nsele, aa c le-ai putea gsi hoinrind prin vreun dosar, clocind pe vreo dischet sau inndu-se scai pe vreun drive de reea. Acea concentrare de fore moderne semnific pur i simplu faptul c primul pas pe calea spre mentenabilitatea nregistrrilor este deschiderea bazei de date. Avei la dispoziie cteva modaliti diferite de a deschide o baz de date, dar n cele din urm vei descoperi c toate funcioneaz la fel. Dac tocmai ai deschis Access 2000, programul afieaz o caset de dialog imens (Figura 6-1) care v ofer posibilitatea de a crea baze de date noi, de a o redeschidei pe cea cu care ai lucrat recent, sau de a pribegi ntr-o alt caset de dialog pentru a deschide orice baz de date care v zgndrete imaginaia.

Fig. 6-1: Este cumva prea la ndemn, sau ce?

Pentru a utiliza una dintre bazele de date listate n partea inferioar a casetei de dialog, facei dublu-clic pe numele su i Access 2000 deschide automat baza de date. Dac baza de date pe care o dorii nu se afl printre cele de pe list, facei dublu-clic pe opiunea More Files pentru a deschide caseta de dialog Open. Aceast caset v ofer acces liber la toate tabelele din dosarul curent. Cum? Baza de date pe care o dorii nu este nici acolo? n acest caz, consultai seciunea Compania Bo Beep avea nevoie de opiunea Find

Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________

105

File pentru a afla cteva sfaturi referitoare la uluitoarele faciliti de localizare a fiierelor, faciliti care se gsesc n meniul Tools al casetei de dialog Open. Dac avei chef s creai o tabel nou, trebuie s citii alt capitol. Trecei la Capitolul 4, unde se afl toate chestiunile legate de crearea unei tabele. Toate aceste sugestii sunt bune i frumoase dac Access 2000 abia a vzut lumina zilei, ns ce se ntmpl dac acest program este deja pornit? n acest caz, modalitatea de deschidere a bazei dumneavoastr de date este total diferit. Iat cum funcioneaz: 1. Alegei FileOpen Database sau facei clic pe butonul Open Database de pe bara de instrumente. Efectul va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Open.

Fig. 6-2: Iat baza de date pe care o cutam.

2.

Defilai prin list pn gsii baza de date pe care o cutai. Dac baza de date pe care o dorii nu este n cadrul listei, aceasta se ntmpl probabil din cauza faptului c poate se afl pe alt drive sau n cadrul reelei locale. Pentru a o cuta, facei clic pe sgeata ndreptat n jos din caseta Look in (de-a lungul casetei de dialog Open) pentru a vedea o list a driver-elor locale i cele de reea. Facei clic pe drive-ul pe care dorii s cutai, iar Access 2000 va afia o list a tuturor bazelor de date i a dosarelor din directorul curent al drive-ului respectiv.

106
S

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

T FA

Pentru a simplifica lucrurile, adugai cteva scurtturi listei dumneavoastr Favorites; printre acestea trecei i cele mai des utilizate arii de reea, dosare de pe hard disc sau orice alt suport (de exemplu datele plictisitoare ale companiei dumneavoastre) pe care stocai fiierele Access. Pentru mai multe amnunte legate de scurtturi consultai una dintre urmtoarele cri ale autorului Andy Rathbone: Windows 95 For Dummies (ediia a doua), Windows 98 For Dummies, sau Windows NT 4 For Dummies ( de la IDG Books WorldWide. Inc.). 3. Cnd gsii baza de date, deschidei-o prin efectuarea dublu-clic pe numele su. Baza de date se deschide ornat ca n Figura 6-3. Aceast fereastr v prezint modul n care se comport o baz de date normal i manierat atunci cnd este ntr-o o companie civilizat. Restul capitolului este scris avnd n vedere acest lucru (c bazele de date se comport civilizat).

Fig. 6-3: Pe ecran se deschide o baz de date obinuit.

T FA

n locul unei casete de dialog etichetate poate aprea un anumit ecran introductiv (cunoscut sub numele de tablou de comand). Access v comunic faptul c baza dumneavoastr de date fie c conine ceva programare particularizat, fie c a fost creat cu Vrjitorul Baz de date. Probabil c dumneavoastr avei nite machete speciale care v ajut s interacionai cu informaiile din baza de date. Din pcate, nu v pot spune mai mult de de att, deoarece posibilitile sunt nesfrite. Cea mai bun sugestie pe care v-o pot oferi este s solicitai ndrumri tocilarului dumneavoastr preferat care tie baze de date. 4. Facei clic pe butonul Tables de sub bara Objects, asta n cazul n care acesta nu este deja selectat.

Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________

107

Butonul Tables al barei Objects va afia tabelele bazei dumneavoastr de date. 5. Facei dublu-clic pe tabela pe care dorii s o editai. Ecranul se va umple cu datele dumneavoastr, afiate fluent n vizualizarea Datasheet.

Adugarea acelui ceva


Unele sarcini sunt mai frustrante dect situaia n care ai face bagajele pentru a pleca n vacan i apoi ai v-ai da seama c ai uitat s punei ceva (i mereu se ntmpl s fie ceva important). n realitate, aceast descoperire este de fapt un comar care se repet, ns n lumea digital a Access-ului 2000, adugarea unui articol i chiar adugarea unei sute de articole n plus la baza dumneavoastr de date este foarte simpl de fcut. De fapt, pentru a aduga o alt nregistrare ntr-o tabel nu trebuie dect s urmai civa pai. Urmtoarele instruciuni presupun faptul c dumneavoastr ai deschis deja fiierul baz de date i c ai selectat tabela cu care dorii s lucrai (dac nu ai fcut acestea, urmai instruciunile din seciunea anterioar). Iat cum putei aduga o nregistrare nou n tabela dumneavoastr: 1. Alegei Insert New Record sau facei clic pe butonul New Record din partea inferioar a ferestrei foaie de date. Access 2000 v rspunde prin deschiderea unei nregistrri goale n tabela dumneavoastr i mutarea cursorului n acel loc. (privii Figura 6-4)

Fig. 6-4: i astfel a luat fiin o nou nregistrare.

108

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

n cadrul multor baze de date, primul cmp este unul de tip AutoNumber, deoarece acesta face o treab foarte bun atribuind clienilor numere de identificare unice, numere de participare sau orice alt tip de numr la care v gndii. n acest moment al procesului este normal ca un cmp AutoNumber s stea pur i simplu i s se holbeze la dumneavoastr, deoarece acest cmp nu ncepe s lucreze dect la pasul urmtor. 2. Putei ncepe s introducei informaiile dumneavoastr. Dac primul cmp este de tip AutoNumber, apsai tasta Tab i ncepei s introducei n cel de-al doilea cmp. De ndat ce ncepei s introducei, cmpul AutoNumber genereaz un numr nou i l afieaz n cadrul cmpului.
S
T FA

Dac vi se pare c AutoNumber (cmpul AutoNumber) a srit un numr atunci cnd a creat o intrare pentru nregistrarea dumneavoastr cea nou (aa cum este n Figura 6-5), nu v panicai, deoarece cmpul i aduce aminte ultimul numr pe care l-a atribuit i insereaz n mod automat numrul care urmeaz. Atunci cnd un cmp AutoNumber sare peste un numr, nseamn c ai introdus (sau mcar ai nceput s introducei) o nregistrare i apoi ai ters-o. 3. Cnd ai terminat, apsai tasta Tab pentru a aduga o alt nregistrare sau, dac ai dorit s adugai o singur nregistrare, continuai-v treaba. n afar de acestea nu mai avei nimic altceva de fcut, deoarece Access 2000 salveaz automat noua nregistrare n timp ce o introducei. Este super, nu?

Fig. 6-5: nregistrarea se contureaz imediat, n ciuda numerotaiei ciudate.

Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________
S

T FA

109

Compania Bo Peep avea nevoie de opiunea Find File


Referindu-m la responsabilitile companiei Bo Beep, trebuie s precizez faptul c acestea nu au fost prea mari n acest caz. Tot ceea ce trebuia s fac era s urmreasc cteva animale i s se asigure c ele stteau aproximativ n acelai loc (vorbind din punct de vedere geografic). Imaginai-v ce haos! Indivizii cei simpatici care au creat Access 2000 cunosc prea bine faptul c bazele de date au tendina de a fugi i a se rtci din cnd n cnd, asemenea unor oi rtcitoare, i de aceea au inclus opiunea Find File n meniul Tools aflat n partea superioar a casetei de dialog Open. Prin alegerea Tools Find, va apare caseta de dialog Find care conine o groaz de opiuni de cutare extraordinare, dar dintre toate opiunile disponibile, cutarea File Name este cea mai folositoare (se pare c i programatorii de la Microsoft au fost de acord cu acest lucru deoarece au facut astfel nct aceast opiune s fie cea implicit). Dac tii mcar o parte din numele fiierului baz de date, introducei-o n caseta Value din colul din dreapta jos al ferestrei. Access 2000 afieaz toate bazele de date din dosarul curent care se potrivesc cu textul cutat. Pentru a face ca Access 2000 s lucreze din greu (i s v ajute mai mult), spunei-i s caute i n subdosarele dosarului curent. Putei face acest lucru executnd clic pe caseta de validare Search Subfolders aflat chiar sub caseta Value. Access 2000 cutreier prin dosarul curent i subdosarele acestuia, cutnd bazele dumneavoastr de date rtcite. Adevrata for a sistemului Find File este dezvluit abia atunci cnd i spunei Accessului s caute pe un drive ntreg. Facei clic pe sgeata Down n cadrul casetei Look in (aflat n colul din stnga jos al ferestrei Find) i alegei un drive local sau de reea din meniul autoderulant. Aproape imediat, calculatorul dumneavoastr ncepe s se rostogoleasc prin dosarele de pe drive, cutnd aici, acolo i peste tot fiierele care se potrivesc specificaiilor dumneavoastr.

T FA

Dac v rzgndii i dorii s distrugei noua nregistrare adugat, alegei EditUndo Saved Record sau apsai Ctrl+Z i apoi, cnd Access 2000 v ntreab n legtur cu tergerea nregistrarii facei clic pe Yes. Dac opiunea Undo Saved Record din meniu nu este disponibil, facei clic pe nregistrarea pe care tocmai ai adugat-o i apoi alegei EditDelete Record. Ca i mai nainte, atunci cnd suntei ntrebai dac suntei siguri n legtur cu tergerea respectiv facei clic pe Yes.

110 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante Cum putei efectua modificri asupra datelor deja existente
Chiar dac informaiile dumneavoastr sunt nghesuite ntr-o tabel, este foarte simplu i uor s ajungei la ele i s facei diferite modificri. De fapt, editarea datelor dumneavoastr este att de simpl nct nici eu nu tiu dac acesta este un aspect pozitiv sau unul negativ. Ori de cte ori defliai ntr-o tabel, v rog s fii ateni i s avei grij, deoarece Access 2000 nu v avertizeaz nainte de a salva modificrile efectuate asupra unei nregistrri, chiar dac acestea sunt accidentale, ntmpltoare. (Dac a fi unul dintre acei autori care in predici nesfrite, a fi realizat o parte important i scris cu mult responsabilitate despre modul n care aceast facilitatea a Access-ului 2000 poate face s mearg copiile de siguran regulare. Din fericire nu sunt un astfel de autor, aa c nici mcar nu voi meniona acest subiect.). Pentru a face o modificare n cadrul unei nregistrri, n primul rnd trebuie s cutai nregistrarea dorit prin tabel pn o gsii. Facei clic pe cmpul pe care dorii s-l modificai i cursorul ca o scobitoare care clipete se va muta n cmpul respectiv. Dac avei IntelliMouse-ul Microsoft, folosii rotia acestuia pentru a v deplasa rapid prin tabel. Dac dorii s aflai mai multe detalii referitoare la cum putei defila printre datele dumneavoastr cu ajutorul rspunsului dat de Microsoft Roii celei mari, adic IntelliMouse-ul, consultai Capitolul 8. Ceea ce facei n continuare depinde de modificrile pe care dorii s le facei asupra cmpului: Dac dorii s nlocuii ntregul cmp, apsai tasta F2 pentru a evidenia datele i mai apoi pentru a introduce noua informaie. Noua intrare o nlocuiete n totalitate pe cea veche. Pentru a repara o parte a datelor dintr-un cmp, facei clic pe cmp i folosii tastele direcionale sgeat stnga i dreapta pentru a poziiona cursorul scobitoare exact acolo unde dorii s facei schimbarea. Apsai tasta Backspace pentru a nltura caracterele aflate n stnga cursorului i Delete pentru a le nltura pe cele aflate n dreapta. Introducei noile caractere dorite prin tastarea lor. Dac suntei n cadrul unui cmp tip Time/Date i dorii s inserai data curent, apsai Ctrl+; (punct i virgul). Pentru a insera timpul curent, apsai Ctrl+: (dou puncte).

Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________

111

T FA

Cnd ai terminat cu nregistrarea, apsai Enter pentru ca schimbrile dumneavoastr s fie salvate. Dac v rzgndii i dorii s revenii la datele originale apsai esc sau Ctrl+Z pentru a anula editrile efectuate. Dac utilizai un telefon cu disc, v rog s ateptai operatorul de reea (mmm, poate c am dat prea multe telefoane n ultimul timp). Nu apsai pe Enter pn cnd suntei absolut siguri cu privire la modificrile pe care le-ai introdus. Dup ce le-ai salvat, datele vechi se duc pe apa smbetei i deci nu mai putei reveni asupra lor, nu mai putei s le aducei napoi.

Cum s scpai de nregistrrile nedorite


Nu are nici un sens s tot plngei pe lng nregistrrile nedorite. Atunci cnd vine vremea s v luai rmas bun de la acestea, facei-o repede i fr prea mult osteneal. Iat cum putei s face acest lucru: 1. Avnd tabela deschis, facei clic-dreapta pe butonul din stnga nregistrrii pe care dorii s o tergei. Efectul va fi afiarea meniului derulant standard care apare atunci cnd facei clic-dreapta pe un element. Asigurai-v c facei clic-dreapta pe nregistrarea corect nainte de a trece la urmtorul pas. Dac descoperii greeala n acest moment este mult mai puin dureros dect s v dai seama mai trziu. 2. Alegei Delete Record din meniul derulant. Access 2000 face un efect-ecran extraordinar i nghite pe viu nregistrarea veche. 3. Cnd Access 2000 afieaz caseta de dialog din Figura 6-6, luai o pauz scurt i reflectai nc o dat la problema tergerii nregistrrii.

Fig. 6-6: Access 2000 v pune ntrebarea crucial: Suntei siguri?

112

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Dac suntei siguri, facei clic pe Yes i dai-o uitrii. Dac nu suntei ctui de puin siguri n aceast privin, facei clic pe No i mai gndii-v ceva timp nainte de a mai exersa comanda Delete Record pe orice alt element din tabela dumneavoastr. n locul casetei de dialog Are you sure, s-ar putea ca Access 2000 s afieze o caset de dialog ca n Figura 6-7. Acest mesaj semnific faptul c orict de mult ai dori s tergei nregistrarea respectiv, nu o vei putea face. n acest caz, lucrai cu o tabel care are legturi cu alte tabele (tabele relaionale). Access 2000 nu v va permite s nlturai nregistrarea deoarece n cealalt tabel exist alte nregistrri care sunt legate de cea pe care dorii s o omori. mi pare nespus da ru, dar nu putei scpa de aceasta. Dac dorii cu tot dinadinsul s tergei nregistrarea, solicitai ajutor unui uciga de date (sau specialistului dumneavoastr local n calculatoare) s fac pentru dumneavoastr toat aceast treab murdar deoarece aceast problem este mult mai complicat dect se poate vedea cu ochiul liber.
Fig. 7-7: Aceast nregistrare nu pleac nicieri.

Cum s refacei o editare nereuit


Am de fcut doar dou sugestii n legtur cu nlturarea unor pri ale unei editri nereuite. Din pcate, nici una dintre acestea nu este un elixir supergrozav care s v napoieze n mod magic datele pierdute. A fi vrut ca n ncheierea capitolului s am veti mai bune s v dau, dar tocmai am intrat n criz de titluri. Prima sugestie este ca nainte de a salva orice modificare fcut, s o verificai de dou ori. Dac modificarea este important, facei triplu-clic pe ea. Dac nu suntei siguri c este corect, apsai tasta Enter i facei modificrile dorite n tabel. Dac nu suntei siguri n privina datelor, nu salvai modificrile fcute. Este preferabil ca n primul rnd s primii rspunsuri la ntrebrile pe care le avei i apoi s v simii liberi de a edita nregistrarea. Cea de-a doua sugestie este de a avei i s pstrai o copie de siguran bun pentru a recupera rapid datele care v lipsesc i pentru a v putea continua

Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________

113

lucrul. S tii de la mine c copiile de siguran bune sunt fr pereche. Dac avei astfel de copii, se ntmpl o serie de lucruri pozitive: probabilitatea de a pierde datele este redus considerabil, eful dumneavoastr v va promova n funcie, camaradul de via i va dedica necondiionat ntreaga existen dumneavoastr i n plus ai putea ctiga chiar i la loterie (Dac este s spun adevrul, copiile de siguran fac doar unul dintre aceste lucruri, dar, dup cum bine tii, intenia conteaz).

114

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Capitolul 7

Cum putei determina tabelele dumneavoastr s gndeasc cu ajutorul formaturilor, mtilor i al validrilor
n acest capitol S aflm unde locuiesc setrile Formaturi mai bune pentru date mai simpatice Cum v putei folosi de mtile de introducere pentru a ine la distan datele incorecte Cum putei folosi validrile pentru a face testri detaliate

amenii de tiin au detaliat incredibil de mult explicaiile interminabile referitoare la ce nseamn verbul a gndi, dar definiia dat de mine este mult mai simpl. Aadar, dac vedei dragoni n nori, dac v mirai de aventurile ntlnite n joaca unui copil, sau dac v ntrebai cum cresc florile nseamn c gndii. Indiferent dac utilizai definiia dat de mine sau una dintre cele ale experilor, un lucru este cert: tabelele Access 2000 nu gndesc. Dac avei cumva viziuni de comar cum c ai citi acest capitol i apoi ai elibera din greeal Tabela care i devoreaz pe rivalii Microsoft, nu v temei; aa ceva nu se va ntmpla (n orice caz, nu credei c dac un astfel de scenariu ar putea deveni realitate, Microsoft ar fi intervenit pn acum?). Acest capitol v explic cum s catalogai ajutorul pe subiecte al tabelului dumneavoastr i cum s prevenii ptrunderea unor date greite n tabela dumneavoastr. Capitolul se concentreaz pe trei instrumente diferite:

116
S

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

formaturi, mti i reguli de validare. Aceste trei instrumente pot suna cam tehnic, dar credei-m c le putei face fa.
T FA

Fiecrui instrument i-am dedicat cte o seciune; aadar, n cazul n care cutai o informaie anume, simii-v liberi de a trece direct la partea n care gsii acea informaie (i nu v sinchisii de acele calculatoare din col care discut filozofie).

Cum s gsii locul n care s facei modificrile


Prima prticic de cunotine pe care trebuie s o avei pentru a face toate aceste modificri nemaipomenite n tabela dumneavoastr este s tii unde anume s le facei. Din fericire, toate cele trei opiuni se gsesc n acelai loc, mai precis n eticheta General a ferestrei Table Design. Pentru a trece tabela n vizualizarea Design, urmai paii de mai jos i apoi, pentru detalii legate de utilizarea unui format, de introducerea mtilor sau de validarea unui cmp din tabela dumneavoastr, consultai seciunea potrivit din capitol. 1. Dup ce ai deschis baza de date, facei clic pe tabela pe care dorii s o modificai i apoi facei clic pe Design (Figura 7-1).

Fig. 7-1: Pregtiiv pentru o munc de proiectare serioas.

Tabela trece n vizualizarea Design, artndu-i punctele vulnerabile i plictisitoare lumii ntregi.

Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

117

Apropo, dac tabela dorit se afl deja n vizualizarea Datasheet, pentru a trece la vizualizarea Design trebuie s facei doar clic pe butonul Design aflat n partea stng a barei de instrumente. 2. Facei clic pe numele cmpului cu care dorii s lucrai. Eticheta General din seciunea Field Properties (aflat n partea inferioar a ferestrei) afieaz detaliile cmpului curent, ca n figura 7-2. Acum suntei pregtii s ncepei lucrul! 3. Facei clic n caseta potrivit a seciunii Field Properties (de-a lungul prii inferioare a ferestrei) i introducei modificrile dorite. Fiecare dintre urmtoarele trei elemente: Format, Input Mask i Validation Rule are cte o caset proprie (chiar i Validation Text are caseta proprie, dar pentru a afla mai multe detalii despre aceasta trebuie s consultai seciunea despre validri care se afl tot n cadrul acestui capitol; n acest moment, aceste informaii sunt nc secrete).

Fig. 7-2: Pregtiiv pentru c avei de lucru cu cmpul Quantity.

4.
T FA

Dac dorii s lucrai cu alte cmpuri, revenii la pasul 2 i reluai procesul. Unui cmp i putei aduga simultan una, dou sau trei elemente de inteligen. Atunci cnd facei clic pe alt cmp, Access 2000 salveaz automat modificrile efectuate.

5.

Cnd ai terminat, nchidei tabela pentru a salva modificrile efectuate.

Este clar c utilizarea formaturilor, a mtilor i a validrilor presupune mult mai multe detalii, dar paii pe care trebuie s-i urmai pentru a ncepe lucrul

118

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

sunt aceiai, indiferent de instrumentul pe care l utilizai. Seciunile urmtoare trateaz separat fiecare instrument , deci putei continua cu cititul pentru a afla discuiile despre punctele forte ale instrumentelor.

A formata poate nsemna a vedea mai bine


Formaturile modific numai modul n care vedei datele pe ecran, nu i modul n care sunt stocate acestea n tabela dumneavoastr. Dei formatrile nu le vin de hac erorilor dumneavoastr, totui ele fac ca informaiile s arate pur i simplu minunat (i acest aspect valoreaz ceva n zilele noastre). Trebuie s tii c fiecare tip de cmp are propriul set de formaturi i trebuie s acordai o atenie deosebit tipului de cmp cu care lucrai. Folosirea unui format greit este ceva frustrant i fr sens (i Cel de Sus tie c exist destule aspecte frustrante i fr sens, fr a mai vorbi despre altele) deoarece datele dumneavoastr nu vor arta niciodat aa cum trebuie, indiferent de ct de mult vei ncerca. Pentru a preveni aceast greeal, urmtoarele informaii despre formatri sunt organizate dup tipul cmpului. n funcie de tipul cmpului cu care lucrai consultai seciunea potrivit pentru opiunile de formatare disponibile. Apropo, dac comanda dumneavoastr de formatare nu merge de prima dat (aa mi se ntmpl i mie), facei dublu-clic pe tipul cmpului i apoi mai analizai nc o dat comenzile de formatare i vei vedea c vei putea descoperi problema ntrun timp foarte scurt.

Cmpurile text i memo


n acest caz avei patru posibiliti. Din pcate, spre deosebire de alte tipuri de cmpuri, n caseta de text Format nu exist exemple alctuite dinainte. Bnuiesc c acest lucru nseamn c aceste dou tipuri de cmpuri sunt mari i tari i prin urmare nu au nevoie de ajutor. Iat cele patru opiuni de formatare pe care le avei pentru cmpurile text i memo: Simbolul mai mare (>) face ca tot textul din cmpul respectiv s scris cu majuscule, indiferent de tipul literelor introduse. Astfel, dei Access 2000 stocheaz datele aa cum au fost introduse, ele vor aprea scrise doar cu litere mari. Pentru a utiliza aceast opiune tot ceea ce trebuie s facei este s punei semnul mai mare n caseta de text Format.

Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

119

Simbolul mai mic (<) face exact inversul semnului mai mare. Simbolul mai mic v prezint tot textul cu litere mici. Dac ai introdus textul i cu litere mici i cu litere mari, Access 2000 l afieaz numai cu litere mici. Ca i n cazul semnului mai mare, numai datele afiate suport schimbrile pentru a-i proteja pe inoceni; n rest, datele sunt stocate tot ca text cu litere mici i mari. Aplicai acest format introducnd simbolul mai mic (unul singur) n caseta de text Format. Semnul coad de maimu (a rond, adic @) determin Access-ul s afieze n cadrul cmpului fie un caracter, fie un spaiu. n cazul n care datele cmpului sunt mai mici dect formatul, Access 2000 adaug nite spaii n plus pentru a se potrivi lungimii formatului. De exemplu, dac un cmp utilizeaz ca format @@@@@@, dar datele acestuia au lungimea de doar trei caractere (cum ar fi Tim sau now), Access 2000 afieaz trei spaii i apoi datele. Dac ns datele cmpului au lungimea de patru caractere, formatul nceputul nregistrrii cu dou spaii. Vedei cum funcioneaz semnul coad de maimu? (Destul de ciudat, nu-i aa?) Semnul i (&) este formatul implicit i nseamn afieaz un caracter dac este vreunul de afiat; dac nu este nici unul, nu ntreprinde nimic. De ce s mai creez un format special pentru aceast opiune cnd este de fapt opiunea implicit a Access 2000? Momentan nu tiu; rmne un mister pentru mine. Apropo, spre deosebire de situaiile semnelor mai mare i mai mic care solicit un singur simbol pentru ntregul cmp, aici trebuie s includei cte un semn coad de maimu sau i pentru fiecare caracter din cmp.
S

T FA

Hei Access, pstreaz-mi locul!


Acest sfat este catalogat ca fiind un Sfat de Tocilar, dar este att de folositor nct a trebuit s ncerc i s v spun despre ce este vorba. Uneori cnd introducei datele trebuie s srii peste un cmp text deoarece nu avei la ndemn informaia respectiv. Nu ar fi nemaipomenit dac Access 2000 ar marca automat cmpul ca fiind alb pentru a v reaminti s revenii mai trziu i s completai informaiile. Pentru a v reui acest truc nu este necesar s fii un magician extraordinar deoarece Access 2000 poate crea pentru dumneavoastr un astfel de format de text particularizat. Iat cum putei face acest lucru: introducei @; Unknown [Red] n caseta de text Format n cazul n care cmpul nu conine o valoare, aceast notaie ciudat afieaz cuvntul Unknown cu rou. Trebuie s introducei comanda exact aa cum este exemplul (ghilimele, paranteze drepte, cemai, tot), pentru c altfel nu va funciona. Putei nlocui cuvntul Unknown cu orice alt cuvnt pe carel dorii deoarece comanda nu ine cont de cuvntul pe care-l scriei ntre paranteze.

120

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Cmpurile number i currency


Indivizii cei simpatici de la Microsoft au fcut tot ceea ce era mai dificil legat de cmpurile number i currency. Ei au realizat ase cele mai obinuite formaturi i le-au aezat ntr-un meniu autoderulant care se afl chiar n caseta de text Format. Pentru a stabili un cmp number sau currency, facei clic pe caseta de text Format i apoi pe sgeata ndreptat n jos care apare n partea dreapt a casetei. Figura 7-3 ilustreaz meniul autoderulant ncrcat cu variantele dumneavoastr.

Fig. 7-3: Alegei formatul visurilor dumneavo astr direct din meniu.

Fiecare nume al fiecrui format se afl n partea stng a meniului. Cealalt parte v prezint o mostr a modului n care funcioneaz formatul. Iat o analiz detaliat a celor mai obinuite variante: General Number: Acesta este formatul implicit al Access 2000. El afieaz exact ceea ce introducei dumneavoastr n cmp fr a mai face nici o modificare editorial. Currency: Acest format face ca un cmp number standard s arate asemenea unui cmp currency (simbol monetar). Prezint datele cu dou zecimale, nlocuindu-le cu zerouri n cazul n care nu exist. Acest format este i cel care adaug simbolul monetar respectiv, precum i punctuaia, conform setrilor Regional Settings din Windows Control Panel. Fixed: Acest format afieaz datele cmpului sub forma unui numr precis de zecimale. n mod implicit, acest format rotunjete numerele la dou zecimale. Pentru a preciza un alt numr de zecimale, folosii setrile Decimal Places aflate imediat sub setarea Format. Standard: Acest format face acelai lucru ca i Fixed i n plus adaug un separator pentru mii. Modificai numrul decimalelor schimbnd setarea Decimal Places. Percent: Acest format este folosit n special pentru procentaje. Returneaz un procentaj cu numr obinuit de zecimale cum ar fi de exemplu transformarea lui .97 n 97%. S nu uitai s introducei datele respective ca zecimale (.97 n loc de 97); altfel, Access 2000 afieaz nite procentaje

Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

121

cu adevrat uluitoare, remarcabil. Pentru a gsi o soluie n cazul n care este afiat 0.00% sau 1.00%, consultai paragraful urmtor.
S
T FA

Dac numerele introduse de dumneavoastr sunt rotunjite la cel mai apropiat numr ntreg i sunt mereu afiate cu zerouri n locul zecimalelor, modificai setarea Field Size (cea care se afl imediat deasupra casetei de text Format) de la Long Integer la Single. Aceast setare i comunic Access-ului 2000 s nu uite de partea zecimal a numrului. Pe msur ce introducei numrul, Access 2000 l rotunjete n mod implicit la unul ntreg. (Calculatoare idioate!)

Cmpurile date/time
Asemenea opiunilor de formatare Number i Currency, i cmpurile data/time au un set de formaturi ncorporate disponibile din meniul autoderulant. Facei clic pe caseta de text Format i apoi pe sgeata ndreptat n jos aflat n partea dreapt a casetei; supusul meniu din Figura 7-4 se va ivi imediat, gata s v serveasc. Alternativele sunt destul de uor de neles, dar doresc s v dau vreo dou sfaturi: Atunci cnd utilizai una dintre formaturile mai mari precum General Date sau Long Date, asigurai-v c coloana datelor este destul de larg pentru a afia datele n ntregime. Altfel, datele chipee nu au nici un sens, deoarece lipsete o bun parte a lor. Dac baza de date este utilizat de mai mult de o singur persoan, este preferabil alegerea unui format care ofer mai multe informaii unuia care ofer mai puine informaii. Formatul meu preferat este Medium Date deoarece ofer luna i ziua. Altfel, o dat cum este 3/7/99 ar putea provoca confuzie pentru c persoanele din diferite ri interpreteaz acest format diferit.
Fig. 7-4: Un format pentru fiecare dat, i o dat pentru fiecare format.

122

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Cmpurile Yes/No
Cam att se poate spune despre un cmp cu trei opiuni. Aa cum ilustreaz i Figura 7-5, alternativele de formatare prezente ale dumneavoastr sunt limitate. n mod implicit, cmpurile Yes/No sunt setate pentru formatarea Yes/No (uneori programatorii sunt att de detepi nct nici nu ne vine s credem). Simii-v liberi s ncercai i alte opiuni, mai ales dac au mai mult sens n tabela dumneavoastr dect cmpurile Yes i No.

Fig. 7-5: Lcaul formatului este cam ... gol.

Ce reprezint de fapt datele mascate?


Dei au o denumire hazlie, mtile de introducere reprezint nite filtre care v permit s introducei numai anumite date n cmpul respectiv. n cazul n care acestea sunt asociate i cu anumite validri (discutate pe larg mai departe n acest capitol) nseamn c cmpurile tabelului dumneavoastr sunt foarte bine protejate mpotriva informaiilor necorespunztoare. O masc de introducere este de fapt o serie de caractere care i comunic lui Access 2000 la ce fel de date s se atepte a fi introduse n acest cmp. Dac dorii ca un anumit cmp s conin numai numere i nici mcar o liter, o

T FA

Pentru a fi afiate propriile dumneavoastr alternative n loc de plictisitoarele Yes i No, trebuie s introducei un format particularizat. Aceast procedur funcioneaz foarte asemntor cu formatul text particularizat descris anterior n acest capitol. Un exemplu bun de format este ceva de genul: ;In stock [Green];REORDER[Red]. Dac elementul respectiv se afl n stoc, textul In stock apare scris cu verde; dac nu, apare un avertisment REORDER scris cu rou. Dac dorii, nlocuii aceste cuvinte cu unele pe care le dorii, deoarece Access 2000 afieaz orice scriei dumneavoastr ntre ghilimele, fr s ia vreo decizie editorial cu privire la coninut. Asigurai-v c Display Control de sub eticheta Lookup (de lng eticheta General) este setat pe Text Box deoarece n caz contrar, s-ar putea ca n cmpul dumneavoastr s apar casete de validare

Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

123

masc de introducere este cea care v poate ajuta n acest sens i cea care poate realiza efectiv acest lucru. O masc poate rezolva i situaia invers (numai litere i nici un numr) i aproape toate combinaiile ntre acestea. Mtile de introducere sunt stocate n zona Input Mask a etichetei General a cmpului, mpreun cu restul elementelor descrise n acest capitol. Mai mult de jumtate din cmpurile unei tabele Access 2000 pot avea propriile lor mti de introducere. nainte de a crea masca trebuie s tii exact cum art datele cmpului. n cazul n care scopul dumneavoastr este de a stoca adrese, crearea unei mti care s permit introducerea exclusiv a literelor ntr-un cmp nu este de nici un folos. Trebuie s cunoatei datele respective ndeaproape nainte de a v prosti cu mtile de introducere.
S

T FA

Mtile de introducere funcioneaz cel mai bine cu date scurte i foarte consecvente. Toate numerele i combinaiile de numere i litere care seamn sunt nite candidai exceleni pentru un astfel de rol. Numerele care reprezint un cod pentru piesele de schimb, unitile de msur pentru stocuri, codurile potale, numerele de telefon i numerele de la asisten social pur i simplu v implor s folosii mti pentru a v asigura c n cmp vor fi introduse datele corecte. Putei crea o masc de introducere n unul din urmtoarele dou moduri: putei introduce manual masca sau i putei cere ajutor Vrjitorului Masc. Si, ca i cum ar avea noroc, Vrijtorul Masc de introducere nu este nici foarte strlucit; cu alte cuvinte se poate spune c acesta cunoate numai elemente legate de cmpurile text i dat i chiar i n aceast situaie Vrjitorul nu v ofer dect cteva opiuni pentru a v face via mai uoar. Pentru a realiza mai mult de att trebuie s v trosnii articulaiile i s o facei manual.

Utilizarea Vrjitorului Masc de introducere


S

T FA

Dac realizai o masc pentru un numr de telefon, un numr al asistenei sociale, un cod potal al Statelor Unite ale Americii sau pur i simplu pentru un cmp date and time, Vrjitorul Masc de introducere v va ajuta cu mare bucurie. Vrjitorul Masc de introducere nu se pricepe la altceva n afar de aceste cmpuri, aa c nu-i cerei ajutor dac avei alte probleme care nu sunt legate de cmpurile de tip time/date sau text. Pentru a solicita ajutor Vrjitorului, urmai paii: 1. Dup ce avei fiierul baz de date deschis, facei clic pe tabela cu care dorii s lucrai i apoi pe Design.

124

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Efectul va fi trecerea tabelului n modul de vizualizare Design. 2. Facei clic pe numele cmpului pe care dorii s-l modificai. Eticheta General a seciunii Field Properties (jumtatea inferioar a ferestrei) afieaz detaliile cmpului curent. 3. Facei clic pe caseta Input Mask.

Cursorul sare pur i simplu n caseta Input Mask, iar la dreapta acesteia apare un buton mic cu trei puncte care este de fapt butonul Build care intr n aciune n cadrul pasului urmtor. 4. Facei clic pe butonul Build din partea dreapt a casetei de text Input Mask. Efectul va fi apariia Vrjitorului, care va avea o descindere spectaculoas cum este ilustrar i n Figura 7-6.

Fig. 7-6: Vrjitorul Masc de introducere nu face prea multe, dar se strduiete din greu.

Putei folosi Vrjitorul numai cu cmpuri de tip date i text. Avei grij i nu-l nfuriai pe Vrjtor incitdu-l s lucreze cu un alt tip de cmp. Dac Access 2000 se plnge de faptul c Vrjitorul nu este instalat nseamn c nu ai fcut opiunile corespunztoare atunci cnd ai instalat Access 2000 (nu v necjii dac primii acest mesaj de eroare; i eu am pit la fel). Pentru a rezolva problema, luai CD-ROM-ul original Access 2000 sau Office 2000 i punei-l n drive-ul dumneavoastr de CD-ROM. Inchidei Access 2000 i apoi alegei StartSettingsControl Panel. In fereastra Control Panel facei dublu-clic pe Add/Remove Programs i urmai ntocmai prompterele care apar pentru a instala instrumentele de

Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

125

dezvoltare Access 2000. Dac v aflai n cadrul unei corporaii i nu avei CD-ROM-ul master original, luai legtura cu colegii de la Departamentul de informatic pentru a primi ajutor. 5. Facei clic pe varianta dorit i apoi pe Next. Caseta de dialog afieaz codul meschin din spatele mtii i pe lng acesta i alte cteva informaii (Figura 7-7).

Fig. 7-7: Iat ce spune Vrjitorul c avei nevoie.

Dac alegei opiunea Password (Figura 7-6) nu v mai rmne de fcut nimic altceva, aa c putei face clic pe Finish. 6. Dac vrei s v jucai cu masca de introducere i s vedei dac face ntr-adevr ceea ce dorii dumneavoastr, facei clic pe zona Try It din partea inferioar a casetei de dialog. Cnd ai terminat, facei clic pe Finish pentru a utiliza masca cu cmpul dumneavoastr. Efectul va fi apariia mtii n zona Input Mask pe ecranul proiectrii tabelului (putei face clic pe Cancel pentru a renuna la treaba cu masca cea meschin i pentru a-l face pe Vrjitor s dispar). Dac facei clic pe Next n loc s facei clic pe Finish, Vrjitorul v ofer o alternativ secret legat de stocarea caracterelor mpreun cu datele dumneavoastr. Vrjitorul vrea s tie dac dorii ca ghilimelele, slash-urile i parantezele pe care le afieaz masca de introducere a datelor s fie stocate n tabela dumneavoastr mpreun cu datele introduse. Opiunea implicit n acest caz este No i v recomand s o lsai aa. Pentru a finaliza procesul, facei clic pe Finish.

126

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Realizarea manual a unei mti


Unele proiecte sunt mai satisfctoare dect dac ai face chiar dumneavoastr ceva. Realizarea unei mti de introducere a datelor cu propriile dumneavoastr mnue, cu nervi tari i cu ajutorul acestor instruciuni v-ar putea da acelai sentiment de reuit (Dac se ntmpl aa, v rog s solicitai n cel mai scurt timp ajutor profesional deoarece v aflai n pericolul de a deveni un tehnoid). Treaba pe care o fac mtile de introducere a datelor nu este extraordinar de complicat, dar adesea se ntmpl ca o masc s par complicat dup ce a fost realizat. Chiar i n acest caz nu trebuie s v ngrijorai. Dup ce v familiarizai cu aceste elemente, realizarea mtilor de introducere puternice vi se va prea foarte simpl. Prietenii mi-au spus acelai lucru despre ski-ul acvatic, dar pe parcursul primei mele lecii am bnuit c ei ncercau ntr-adevr s m nece i s fac astfel nct s par un accident nevinovat al sporturilor pe ap. Avei cuvntul meu de onoare c realizarea mtilor de introducere a datelor n Access 2000 nu aduce nimic cu situaia anterioar (n afar de aceasta, cum v putei neca n faa unui calculator?). Dispunnd de o introducere ncurajatoare, pregtii-v s v suflecai mnecile i repezii-v asupra goop-ului alfabetic al mtilor de introducere. Pentru proiectarea i utilizarea unei mti de introducere a datelor trebuie s urmai doar civa pai: 1. Luai o foaie de hrtie i scriei un exemplu de date a cror introducere n tabel ar fi permis de ctre masc. Aa cum am amintit mai devreme n acest capitol, primul pas din procesul mtilor de introducere este cunoaterea datelor.
S
T FA

Dac informaiile pe care le stocai au variaii uoare (cum este cazul codurilor pentru piesele de schimb care se termin fie cu o combinaie liter/numr, fie cu una liter/liter), luai i exemple ale diferitelor posibiliti pentru ca masca dumneavoastr de introducere a datelor s le accepte pe toate. 2. Facei o descriere simpl a datelor n care s apar i specificarea elementelor care sunt obligatorii i care sunt opionale. Dac mostra dumneavoastr este un cod pentru piese de schimb asemntor lui 728816ABC7, scriei ase numere, trei litere, un numr deoarece toate aceste pri sunt obligatorii. Dac avei vreo variaie, nu uitai s permitei introducerea acestora. Diferena ntre un numr i o liter sau un numr poate fi decisiv, vital.

Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

127

Informaiile obligatorii trebuie s fie introduse n cmp (asemenea unui numr de telefon). Elementele opionale nu sunt mai mult de att: sunt pur i simplu opionale (cum ar fi de exemplu un cod pentru zon sau un numr de anex). Access 2000 utilizeaz coduri diferite pentru datele obligatorii i opionale aa c trebuie s facei deosebire ntre ele. 3. Creai o masc de introducere pentru datele dumneavoastr utiliznd codurile din Tabelul 7-1. Croirea drumului prin tabel i realizarea mtii sunt lucruri simple deoarece dumneavoastr tii ce tip de date stocai (numere, litere, sau altele), tii de cte caractere avei nevoie.i dac fiecare dintre acestea este obligatoriu sau opional.
S
T FA

Pentru a include ghilimele, un salsh sau o parantez n masc dumneavoastr punei un backslash n faa acesteia. Pentru a include mai multe caractere, punei ghilimele nainte i dup ele. De exemplu, masca pentru un numr de telefon cu cod pentru zon este! \(999) 000\-000. Pentru a ncadra ntre paranteze codul ariei i pentru a pune nc un spaiu ntre codul ariei i numrul de telefon, aceast masc utilizeaz i backslash-ul i ghilimelele (pentru a afla care este motivul pentru care am folosit semnul de exclamare n acest exemplu consultai seciunea Semnul exclamrii: l ndrgii de ndat ce-l cunoatei). Iat o ntrebare-fulger aa, pentru a vedea dac suntei ateni: Codul de arie din exemplul anterior este obligatoriu sau opional? Dar numrul de telefon? De ce? Scriei un rspuns lung i detaliat pe o foaie de hrtie foarte mic, apoi rupei-o n bucele mici i aruncai-o n aer precum confettiile. Ce este aa amuzant? 4. n cazul n care cmpul dumneavoastr conine litere i dorii ca acestea s fie scrise mereu numai cu litere mari, adugai simbolul mai mare (>) la nceputul mtii dumneavoastr. Pentru a fi scrise mereu numai cu litere mici, folosii semnul mai mic (<) n loc de semnul mai mare. Acum suntei pregtii s-i spunei lui Access 2000 despre masca dumneavoastr de introducere. 5. Urmai paii de la nceputul capitolului (Cum s gsii locul n care s facei modificrile); cnd ajungei la pasul 3, facei clic pe caseta Input Mask. Cursorul scobitoare care clipete sare pur i simplu n aceast caset, fiind pregtit pentru a ncepe aciunea.

T FA

128

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

6.

Introducei cu mare grij masca dumneavoastr n zona Input Mask a seciunii Field Properties (privii Figura 7-8).

Fig. 7-8: Introducerea unei mti pentru cmpul Code.

Nu v speriai dac masca arat ca o versiune literar a monstrului Frankenstein; frumuseea este un element opional n lumea tehnologiei. 7. La sfritul mtii adugai ;;_ (dou semne punct i virgul i o liniu de subliniere) Aceste trei caractere i comunic lui Access 2000 s afieze o liniu de subliniere acolo unde dorii s apar fiecare liter. Acest pas nu este obligatoriu, dar cred c mtile de introducere au mai mult sens dac au i aceast opiune. Bineneles c avantajele i beneficiile dumneavoastr pot varia. 8. Facei clic pe butonul Table View de pa bara de instrumente pentru a verifica munca dumneavoastr. ncercai s introducei ceva n cmpul cu masca tocmai realizat. Aceasta ar trebui s previn situaiile n care s-ar ncerca introducerea unor informaii incorecte. Dac nu funcioneaz, trecei tabela din nou n modul de vizualizare Design (facei clic pe butonul Design View aflat n partea stng a barei de instrumente) i facei cteva rectificri. Dac adugai o masc unei tabele existente, aceasta nu poate descoperi datele incorecte care sunt deja introduse n tabel. Pentru a verifica aceste date trebuie s facei clic pe fiecare intrare din cmpul cu masc (da, ai neles corect: aceasta nseamn c va trebui s facei clic pe fiecare nregistrare a cmpului respectiv din tabel). Dac este ceva n neregul, Access 2000 v comunic ns numai dup ce facei clic.

Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

129

Tabel 7-1

Coduri pentru masca de introducere


Codul obligatoriu 0(zero) Nu este disponibil L A & (i) Codul opional 9 # (semnul american pentru pound) ? (semnul ntrebrii) a (trebuie s fie liter mic) C

Tipul caracterelor Numai cifre (de la 0 la 9) Cifre i semnele +/Numai litere (de la A la Z) Numai litere sau cifre Orice caracter sau spaiu
S

T FA

Semnul exclamrii: l ndrgii de ndat ce-l cunoatei


Mie mi-a luat ceva timp s m obinuiesc cu semnul exclamrii, dar n orice caz mtile mele de introducere au fost foarte fericite i fr acest semn. Nici chiar explicaiile fiierului de ajutor online al lui Access 2000 nu m-au fcut s-mi schimb prerea (Bnuiesc c n cazul n care explicaiile acestui fiier ar fi avut sens, ar fi existat o ans s m influeneze). n timp ce m jucam cu exemplul numrului de telefon mi-am dat seama n cele din urm ce rol are semnul exclamrii i de ce este att de folositor. Acest semn i comunic lui Access 2000 c trebuie s umple cmpul cu informaii ncepnd din dreapta i nu din stnga. Dei aceast noiune poate suna asemenea unor blbieli incoerente ale unui tocilar supra cofeinizat, constituie de fapt un lucru important; lsai-m s v art de ce. n cazul exemplului cu numrul de telefon, codul zonei este opional, dar numrul n sine este obligatoriu. Dac nu include i semnul de exclamare n masc, Access 2000 m las s sar peste codul zonei i s introduc un numr de telefon n spaiile pentru numrul de telefon. Totul pare a fi n regul, ns aceasta se ntmpl pn aps pe Enter. Dup ce fac aceast aciune, numrul meu de telefon de apte cifre este afiat ca fiind (555) 121-2. nu este exact ceea ce m gndeam eu i aceasta deoarece Access 2000 a introdus numerele din stnga, ncepnd cu numerele opionale din codul zonei (numerele pe care nu le-am introdus). Prin adugarea semnului exclamrii la masca de introducere, Access 2000 ncepe umplerea mtii cu date de la dreapta. De aceast dat, numrul de telefon apare pe ecran ca fiind ( ) 555-1212, care reprezint exact ceea ce mi-am dorit dintotdeauna. Apropo, semnul exclamrii poate fi introdus oriunde n cadrul mtii, dar ar fi bine s ncercai s v obinuii s-l punei la nceput sau la sfrit. V sugerez s facei astfel nct semnul exclamrii s fie primul caracter din masc din simplu motiv c aflndu-se n aceast poziie va fi imposibil s-l uitai.

130 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante Validrile: Testul digital de alcoolemie
Cel de-al treilea instrument (i poate cel mai puternic) al Rzboiului mpotriva datelor incorecte este validarea. Cu o validare, Access 2000 testeaz ntr-adevr datele primite pentru a se asigura c sunt ceea ce ai dorit dumneavoastr n tabel. Dac datele nu sunt corecte, validarea afieaz un mesaj de eroare (nu avei ncotro; trebuie s v strduii s nelegei ce spune) i v foreaz practic s introducei datele din nou. Ca i celelalte opiuni din acest capitol, validrile se afl n cadrul etichetei General a zonei Field Properties. Dou elemente se refer la validri: Validation Rule i Validation Text. Regula este chiar validarea respectiv. Textul este mesajul de eroare pe care dorii s-l afieze Access 2000 atunci cnd sunt introduse date care nu se supun validrii.
S

T FA

Validrile funcioneaz cel mai bine cu cmpuri de tip number, currency i date. Realizarea unei validri pentru un text este posibil, ns trebuie s tii c validrile devin foarte complicate ntr-un timp foarte scurt. Pentru a v proteja sntatea i a v pstra coafura intact, Tabelul 7-2 v prezint cteva validri gata realizate care acoper cele mai obinuite necesiti. Acestea sunt organizate dup tipul cmpului i prin urmare, este foarte simplu s gsii regula de validare care se potrivete cel mai bine scopului dumneavoastr. Am inclus diferite tipuri de exemple pentru a v atrage atenia asupra puterii operatorilor logici pe care i folosesc validrile. Simii-v ndrituii de a combina i a potrivi operatorii n funcie de necesitate i dorin. Jucai-v cu acestea i s vedem ce putei realiza! Atunci cnd utilizai AND, nu uitai c pentru a fi respectat regula trebuie s fie adevrate ambele pri ale validrii. n cazul lui OR, numai una dintre pri trebuie s fie adevrat pentru ca ntreaga regul s fie respectat. Avei mare grij atunci cnd combinai exemplele >= i <= pentru c este foarte simplu s apar accidental o situaie care nu va fi adevrat niciodat (cum ar fi <=0 AND >=100).

T FA

Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

131

Tabelul 7-2
Tipul cmpului Numr Numr Numr Numr Numr Dat Dat Dat Dat

Validri pentru multe situaii


Definiie Trebuie s fie mai mare ca zero Nu poate fi zero (trebuie s fie diferit de zero) > 0 i < 100 Trebuie s fie ntre 0 i 100 (exclusiv) >= 0 i <= 100 Trebuie s fie ntre 0 i 100 (inclusiv) <= 0 sau >= 100 Trebuie s fie mai mic dect 0 sau mai mare dect 100 (inclusiv) >= dat ( ) Trebuie s fie data de astzi sau o dat ulterioar >= dat ( ) sau Is Null Trebuie s fie data de astzi, o dat viitoare sau s rmn gol < dat ( ) Trebuie s fie o dat anterioar celei de astzi >= #1/1/90# i Trebuie s fie o dat ntre 1 ianuarie 1990 <=dat ( ) i astzi (inclusiv) Regula de validare >0 <> 0

132

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Capitolul 8

Cum s facei astfel nct foile dumneavoastr de date s danseze


n acest capitol nvrtindu-v n jurul foii de date Ajustarea lrgimii coloanelor, a nlimii rndurilor i multe altele Vizualizarea foii de date cu un font total diferit Schimbarea fundalului

ste cam plictisitor s avei o foaie de date nou care s arate i s funcioneze asemenea oricrei alte foi de date existente. Unde este creativitatea n acest caz? Unde este unicitatea? Unde sunt viaa, libertatea i urmrirea, cutarea ultimelor nouti extraordinare? n mod sigur Access 2000 este un program de baze de date i bazele de date nu sunt cunoscute n general ca fiind sufletul petrecerii, dar aceasta nu nseamn c suntei prins ntr-o lume monoton a foilor de date care arat la fel. Acest capitol examineaz instrumentele pe care le avei la dispoziie pentru a transforma chiar i cea mai sumbr foaie de date ntr-o prezentare grozav i uoar de parcurs a datelor dumneavoastr.
T FA

Paginile care urmeaz se concentreaz pe subiectul trucurilor foilor de date, adic lucruri pe care s le facei atunci cnd lucrai cu informaii ntr-o foaie de date. Aceste trucuri funcineaz i cu foi de date din tabele i cu foi de date din dynasets; aadar utilizai-le pentru a hoinri prin foile de date i pentru a mbunti, s perfecionai toate foile de date pe care le ntlnii. Dac nu ai auzit pn acum de dynasets nu v ngrijorai deoarece sunt dezbtute pe larg n Partea a IIIa.

134

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Rtcind din loc n loc


Atunci cnd apare o tabel n modul de vizualizare Datasheet, Access 2000 v ofer o fereastr cu datele dumneavoastr. Acea fereastr afieaz un anumit numr de rnduri i coloane, dar ceea ce vedei dumneavoastr cu siguran c nu este ntregul matrapazlc (asta n cazul n care nu avei o tabel cu adevrat mic). Pentru a putea vedea mai mult trebuie s v deplasai prin tabel, ceea ce nseamn s mutai fereastra pentru a vedea ce altceva se mai afl pe acolo. Access 2000 v ofer cteva modaliti de a hoinri printr-o foaie de date. Alegerea uneia dintre acestea depinde de ct de departe dorii s ajungei: Pentru a v deplasa de la un cmp la altul: folosii sgeile direcionale dreapta i stnga (). Acelai efect l putei obine executnd clic cu mouse-ul pe sgeile barelor de defilare orizontale. Pentru a v deplasa ntre nregistrri: ncercai sgeile direcionale sus i jos ( ). Dac suntei un mptimit al mouse-ului, facei clic pe sgeile de la sfritul barei de defilare verticale. Pentru a afiata o nou pagin de date: Tastele PgUp i PgDn (n funcie de tastatura pe care o avei dumneavoastr aceste taste pot fi denumite Page Up i Page Down). PgUp i PgDn ajut la defilarea vertical prin foaia de date, iar Ctrl+PgUp i Ctrl+PgDn v ajut la defilarea orizontal. Acelai efect l putei obine prin efectuarea unui clic pe barele de defilare.

Tabelul 8-1 ofer o imagine asupra acestui proces dintr-un punct de vedere gen o combinaie de taste dup alta. n acest moment, parcurgnd sfaturile de deplasare anterioare i tabelul care urmeaz, cunoatei cam toate modalitile de a v deplasa printr-o foaie de date Access 2000.

Capitolul 8: Cum s facei astfel nct foile dvs. de date s danseze__________

135

Tabel 8-1

Deplasarea ntr-o tabel

Combinaia de taste sau tasta Ce se ntmpl de control Ctrl+End Se deplaseaz la ultimul cmp al ultimei nregistrri din tabel Ctrl+Home Se deplaseaz la primul cmp al primei nregistrri din tabel Ctrl+PgDn Defileaz un ecran la dreapta Ctrl+PgUp Defileaz un ecran la stnga Trece cu o nregistrare mai jos n tabel End Se deplaseaz la ultimul cmp al nregistrrii curente Home Se deplaseaz la primul cmp al nregistrrii curente Bara de defilare orizontal Defileaz o fereastr mai la dreapta sau mai la stnga n cadrul tabelului Se deplaseaz cu un cmp mai la stnga n cadrul nregistrrii curente Rotia IntelliMouse Rotii rotia pentru a defila prin tabel mai sus sau mai jos cu trei nregistrri deodat (aceast facilitate este disponibil numai cu mouse-ul IntelliPoint i cu software-ul de driver.) Butonul roti IntelliMouse Apsai rotia asemenea unui buton i aceasta va deveni o super tast direcional; defilai un rnd sau o coloan deodat prin tabel (aceast facilitate este disponibil numai cu mouse-ul IntelliPoint i cu software-ul de driver.) PgDn Defileaz un ecran mai jos PgUp Defileaz un ecran mai sus Se deplaseaz mai la dreapta cu un cmp n cadrul nregistrrii curente Se deplaseaz mai sus cu o nregistrare n cadrul tabelului Bara de defilare vertical Defileaz mai sus sau mai jos cu o fereastr n cadrul tabelului

136 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante Cum putei vedea mai mult sau mai puin din datele dumneavoastr
Primul element de pe lista de adaptare a foii de date este s v pierdei vremea cu aspectul foii dumneavoastr de date i credei-m c avei destule chestiuni cu care s v ocupai timpul. La prima vedere, foaia dumneavoastr de date pare destul de pmnteasc, asemntoare celei din Figura 8-1. Pentru a o dichisi un pic, putei modifica lrgimea coloanei, nlimea rndului i ordinea coloanelor i de asemenea mai putei s ancorai o coloan n timp ce restul coloanelor defileaz mprejur. La naiba, putei chiar s facei astfel nct coloanele s dispar temporar.

Fig. 8-1: Ambele coloane ItemName i Description sunt ngustate brutal.

Fiecare dintre urmtoarele seciuni examineaz cte o tehnic de modificare a modului cum arat datele dumneavoastr. Putei utiliza o opiune (cum ar fi lrgimea coloanei) sau mai multe opiuni; dumneavoastr decidei. Fiecare ajustare este independent de celelalte i, n plus, aceste schimbri nu afecteaz cu nimic datele dumneavoastr; tot ceea ce fac ele este s determine apariia diferit a datelor pe ecran. Majoritatea comenzilor pot fi accesate cu ajutorul mosue-ului, dar unele dintre ele v trimit napoi la bara de meniuri. Dac o comand se gsete n ambele locuri, s tii c funcioneaz la fel, indiferent de unde o accesai.

Capitolul 8: Cum s facei astfel nct foile dvs. de date s danseze__________

137

IntelliMouse-ul: O nou modalitate de a v deplasa din loc n loc


Dac ai fost binecuvntai cu un IntelliMouse Microsoft nou i cu softwareul su special de drive IntelliPoint nseamn c avei un instrument n plus pentru a defila printre foile de date Access 2000. Intre cele dou butoane obinuite, IntelliMouse-ul se mndrete cu o roti care se comport ca un al treilea buton. Acionarea rotiei are ca efect defilarea a cte trei linii deodat n sus i n jos n cadrul foii dumneavoastr de date. Efectul executrii unui clic pe roti i al tragerii este mutarea ferestrei prin foaia de date n direcia n care micai mouse-ul (Aceast manevr funcioneaz ntocmai unei metode clic i tragere cu singura diferen c n locul butonului stnga mouse folosii rotia mouse-ului.). Dac petrecei o bun parte din timp cu Access 2000 sau srind de la o aplicaie Office 2000 la alta, v sugerez s testai mouse-ul dumneavoastr. Fiecare program utilizeaz rotia mouse-ului puine diferit, dar toate programele (chiar i Windows-ul nsui) o utilizeaz pentru a v face viaa mai uoar.

Dup ce ai fcut oricare dintre aceste modificri tabelului dumneavoastr nu uitai s-i spunei lui Access 2000 s salveze aceste schimbri ale tabelului pentru c n caz contrar toat munca dumneavoastr cea dificil este pierdut pe vecie. Pentru a-l ateniona pe Access 2000 fie c alegei FileSave din bara de meniuri, fie c nchidei pur i simplu fereastra, caz n care Access 2000 v ndeamn s salvai noua formatare.

Modificarea limii coloanei


Cu toate c Access 2000 este destul de inteligent, are probleme atunci cnd vine vremea s-i dea seama ct de larg trebuie s fie o coloan. De fapt, Access 2000 renun la a se mai gndi att i seteaz toate coloanele la aceeai lrgime i astfel unele fiind mult prea largi pentru informaiile coninute, iar altele mult prea nguste. Mie mi se pare c aceast soluie este cam slbu pentru un program puternic cum este Access 2000. Stabilirea unei lrgimi noi a unei coloane este o operaie rapid; iat ce avei de fcut:

138

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

1.

Dac avei tabela n modul de vizualizare Datasheet, punei pointer-ul mouse-ului pe bara vertical aflat n dreapta cmpului nume (Figura 8-2). Pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o bar cu sgei mplntate pe fiecare parte.

2.

Facei clic i inei apsat butonul stnga mouse n timp ce micai corespunztor mouse-ul. Pentru a lrgi coloana micai mouse-ul la dreapta iar pentru a o ngusta micai mouse-ul la stnga.

Fig. 8-2: Gata pregtit pentru a lrgi coloana.

3.

Atunci cnd lrgimea este cea dorit, eliberai butonul mouse-ului. Precum arat i Figura 8-3, coloana cu noua sa dimensiune este ancorat.

Fig. 8-3: Aa arat mult mai bine!

Capitolul 8: Cum s facei astfel nct foile dvs. de date s danseze__________

139

Modificarea nlimii rndului


Access 2000 se descurc ceva mai bine n aceast problem a nlimii rdurilor dect n problema lrgimii coloanelor. Aadar, acesta las n mod automat destul spaiu pentru a separa rndurile simultan cu afiarea pe ecran a unor informaii ndestultoare. Si totui Access 2000 mai are destule elemente de mbuntit deoarece dumneavoastr nu putei vedea toate datele din cmpurile cele mai lungi ale tabelului. Modificarea nlimii rndului rezolv aceast problem prin afiarea mai multor date n fiecare cmp, numrul coloanelor afiate pe ecran rmnnd acelai. Ca i n cazul modificrii limii unei coloane, i n cazul ajustrii nlimii rndului pentru a obine rezultatul dorit sunt necesare doar cteva clic-uri: 1. n timpul vizualizrii tabelului dumneavoastr n modul Datasheet poziionai pointer-ul mouse-ului n partea stng a ferestrei pe linia dintre oricare dou rnduri ale foii dumneavoastr tabelare (Figura 8-4).

Fig. 8-4: Va aprea (sau va disprea?) un rnd mai nalt.

Pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o bar orizontal cu sgei mplntate vetical. 2. Facei clic i inei apsat butonul stnga mouse apoi micai mouse-ul pentru a modifica nlimea rndului. Pentru a mri nlimea rndului micai mouse-ul n jos. Micai mouse-ul n sus pentru a micora nlimea rndului i a-i pune amprenta asupra datelor din cmpul respectiv.

140

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

3.

Atunci cnd nlimea cmpului este cea dorit, eliberai butonul mouse-ului. Access 2000 reafieaz tabela care are acum o nou nlime pentru rndul respectiv (privii Figura 8-5).

Reorganizarea coloanelor
Atunci cnd aranjai tabela nu v gndii prea mult la modul n care se succed cmpurile i implicit coloanele (care cmp urmeaz crui alt cmp). De cele mai mult ori datele apar pe ecran exact aa cum dorii dumneavoastr ns uneori este necesar s facei puin agitaie.

Fig. 8-5: Datele umplu automat noul spaiu al cmpului.

Pentru a muta un cmp ntr-o poziie diferit n cadrul foii de date utilizai paii urmtori: 1. Facei clic pe numele cmpului coloanei pe care dorii s o mutai apoi facei clic i inei apsat butonul stnga mouse. ntreaga coloan se ntunec i pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o sgeat cu o caset mic la baz (privii Figura 8-6). 2. Tragei coloana la destinaia nou. n timp ce micai mouse-ul apare i o bar ntunecat care se mic ntre coloane, artndu-v unde va ateriza coloana atunci cnd eliberai butonul mouse-ului. Dac eliberari butonul mouse-ului din greeal nainte de apariia barei ntunecate, Access 2000 nu va muta coloana. n

Capitolul 8: Cum s facei astfel nct foile dvs. de date s danseze__________

141

acest caz reluai procedura de la pasul 1 (i inei mouse-ul strns de aceast dat).

Fig. 8-6: Suntei pregtii pentru a muta acea coloan.

3.

Cnd coloana este n poziia dorit eliberai butonul mouse-ului. Coloana, datele i toate cele se mut n noul loc (privii Figura 8-7).

Fig. 8-7: Aducerea i poziionarea coloanei n vederea unei aterizri lente i plcute.

Cum s ascundei o coloan


Ascunderea unei coloane este una dintre acele faciliti care par complet neimportante pn n momentul n care avei nevoie de ele i atunci ele valoreaz ct greutatea lor n aur. Dac dorii ca o anumit coloan s nu fie afiat temporar pe ecran, pur i simplu ascundei-o pe micu. Datele sunt nc n tabel dar nu apar pe ecran. Prea grozav, nu-i aa?

142

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Pentru a ascunde o coloan, urmai paii: 1. Avnd tabela n modul de vizualizare Datasheet, facei clic-dreapta pe numele coloanei pe care dorii s-o ascundei. ntreaga coloan se ntunec i apare un meniu derulant. 2. Alegei Hide Columns din meniu (privii Figura 8-8). {Uff!} Coloana dispare.
S

T FA

Pentru a ascunde mai multe coloane deodat, facei clic i tragei peste numele coloanelor pe care dorii s le facei s dispar i apoi alegei FormatHide Columns.

Fig. 7-7: Jocul de-a v-ai ascunselea cu coloanele.

Cnd suntei pregtii pentru a aduce napoi coloanele afectate temporar, urmai paii: 1. Alegei FormatUnhide Columns. Efectul va fi apariia unei casete de dialog mici n care sunt listate toate cmpurile tabelului curent. Cmpurile care au un semn de selectare n caseta de lng ele sunt deja afiate. 2. Facei clic pe oricare dintre casetele de validare neselectate care se afl chiar lng coloana respectiv pe care dorii s o vedei din nou pe ecran i apoi facei clic pe butonul Close (privii Figura 8-9).

Capitolul 8: Cum s facei astfel nct foile dvs. de date s danseze__________

143

Fig. 8-9: Aha, am descoperit locul n care se ascunde!

n funcie de numrul de cmpuri din list, s-ar putea s fie necesar s defilai ceva pentru a gsi toate cmpurile.

Efectuarea unor modificri de proiectare n modul de vizualizare Datasheet; pericol, Will Robinson!
Pn n acest moment, toate elementele discutate n acest capitol modific numai modul n care arat foaia dumneavoastr de date, fr a exista i modificri asupra tabelului de sub aceasta. Mutarea sau ascunderea coloanelor, schimbarea lrgimii coloanelor i ajustarea nlimii rndurilor, toate acestea sunt setri inofensive care fac pur i simplu ca lumea dumneavoastr digital s fie un loc mai plcut. Povestea ia ns o alt ntorstur cnd vine vorba de opiunile Rename Column, Insert Column, Lookup Column i Delete Column care se afl n cadrul meniului derulant care apare prin executarea unui clic-drepta mouse. De fapt aceste opiuni modific structura tabelului dumneavoastr, aa c luai-o ncet i tratai-le cu grij! Opiunea Rename Column schimb numele cmpului, iar opiunea Insert Column adaug o coloan nou n foaia de date ceea ce se traduce de fapt ntr-un cmp nou din tabel. Opiunea Lookup Column pornete Vrjitorul Cutare i v ajut s inserai o coloan pentru datele extrase dintr-o alt tabel, iar opiunea Delete Column sugereaz ceea ce face prin chiar numele su, adic terge o coloan (reamintii-v c Access 2000 anuleaz numai ultima aciune efectuat de dumneavoastr, a c v recomand s nu tergei nimic pn n momentul n care suntei absolut siguri c acesta este lucrul pe care trebuie s-l facei, adic s distrugei respectivul element). Aadar, cu ajutorul acestor opiuni putei modifica structura tabelului. Dac dorii s aflai mai multe amnunte despre aceste opiuni i despre modul n care trebuie s acionai pentru a le utiliza n siguran, consultai Capitolul 9 (este foarte important).

144

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

nghearea unei coloane


Dac avei mai multe cmpuri ntr-o tabel, probabil c nu ncap toate n fereastr. Pe msur ce defilai dintr-o parte n alta a tabelului, cmpurile apar constant ntr-o parte a ferestrei i dispar din cealalt parte. Ce se ntmpl ns dac dorii s v uitai la o coloan care se afl tocmai ntr-o parte a tabelului n timp ce v uitai la cmpurile aflate n cealalt parte? Secretul const n nghearea coloanei la locul su. Aceast aciune ancoreaz o coloan n partea stng a ferestrei astfel nct ea s rmn n acelai loc n timp ce dumneavoastr defilai fericii nainte i napoi prin tabel. Bineneles c exist i un pas de dezgheare; doar nu vrei ca tabelele dumneavoastr s rceasc, aa-i? Iat paii pe care trebuie s-i urmai pentru a nghea o coloan: 1. Facei clic-dreapta pe numele coloanei pe care dorii s-o ngheai. Coloana se ntunec i apare de acum ateptatul meniul derulant. 2. Din meniul derulant alegei Freeze Columns. Acum coloana este ancorat la locul su i putei defila cu impunitate nainte i napoi prin tabela dumneavoastr (i nu avei nici restricii). Dac dorii s ngheai mai mult de o coloan selectai coloanele prin inerea apsat a tastei Shift i prin efectuarea unui clic pe numele coloanelor. Meninerea apsat a tastei Shift i executarea clic-ului pe numele coloanelor formeaz grania de coloane pe care dorii s le ngheai. Facei clic pe numele primei coloane, inei apsat tasta Shift i apoi facei clic pe numele celei de-a doua coloane pentru a evidenia toate coloanele dintre acestea. Atunci cnd toate coloanele pe care dorii s le ngheai sunt evideniate, alegei FormatFreeze Columns din bara de meniuri i imediat toate coloanele sunt ancorate pe locul respectiv. Cnd dorii s dezgheai coloanele, alegei FormatUnfreeze All Columns.

T FA

Capitolul 8: Cum s facei astfel nct foile dvs. de date s danseze__________

145

Jucnd-v cu fonturile n tabela dumneavoastr


Access 2000 fiind programul dumneavoastr de baz nclinat spre afaceri v afieaz tabela cu un font de baz nclinat spre afaceri. Cu toate acestea, acest lucru nu nseamn c suntei obligai s meninei acel font pe vecie (acesta este un lucru bun deoarece acel font iniial este plictisitor). Dumneavoastr deinei controlul asupra fontului, stilurilor i chiar i asupra culorii cu care v apar datele. Decizia v aparine, aa c de ce s nu v trii viaa la maxim i s nu ncercai s dai un nou look tabelului dumneavoastr? Aceste setri se aplic ntregii tabele i nu doar unui anumit rnd sau unei anumite coloane. Pentru a schimba fontul, stilul sau culoarea tabelului dumneavoastr, urmai paii: 1. Avnd tabela n vizualizarea Datasheet, alegei FormatFont. Efectul va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Font. 2. Facei clic pe opiunea dumneavoastr din lista Font aflat n partea stng a casetei (privii Figura 8-10).

Fig. 8-10: Acest font este grozav, dar oare va arta bine n tabel?

Access 2000 v prezint o previzualizare a fontului respeciv n caseta Sample aflat n partea dreapt a casetei de dialog.

146
S

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

T FA

Cel mai bine este s alegei un font True Type dect oricare alt opiune. Fonturile True Type au ca simbol un dublu T, simbol aflat n list chiar lng ele. 3. Facei clic pe stilul preferat din lista Font style. S-ar putea ca unele fonturi s nu aib toate opiunile stilului obinuit (normal, bold adic aldin, italic adic cursiv i bold italic adic aldin cursiv). Opiunile pe care le avei depind de modul n care au fost instalate fonturile pe sistemul dumneavoastr. Pentru mai multe detalii referitoare la fonturi i fiiere de fonturi consultai crile urmtoare: Windows 95 For Dummies (ediia a doua), Windows 98 For Dummies sau Windows NT 4 For Dummies care-l au ca autor pe Andy Rathbone (IDG Books Worldwide, Inc.). 4. Pentru a alege o alt dimensiune a fontului facei clic pe un numr din lista Size. Ca i n cazul stilului, exist i fonturi care nu sunt disponibile n toate mrimile. Dac alegei un font True Type la pasul 2, stabilirea dimensiunii nu este o problem deoarece fonturile True Type pot fi dimensionate dup dorin (Windows le d orice mrime necesar). Dac la pasul 2 ai fcut clic pe un font de imprimat (acelea care au alturi o pictogram a unei imprimante), alegerea mrimii fontului poate fi limitat doar la cteva dimensiuni.

Morala povetii este s folosii fonturile True Type ct mai intens posibil. 5.
T FA

Dac dorii o culoare nou, facei clic pe sgeata de lng caseta Color i alegei culoarea preferat din meniul autoderulant care apare. Aproape ai terminat; acum este timpul s v uitai la caseta Sample i s vedei dac opiunile dumneavoastr arat bine mpreun. Dac nu arat bine, facei clic pe Cancel i reluai toat procedura de la pasul 1.

6.

Pentru a seleciunile dumneavoastr de font facei clic pe OK. Acum, foaia de date afieaz tabela dumneavoastr cu noul su look rafinat (privii Figura 8-11).

Capitolul 8: Cum s facei astfel nct foile dvs. de date s danseze__________

147

Fig. 8-11: napoi la paleta de desenat fonturi.

Cum s facei astfel nct datele dumneavoastr s arate tridimensional


Aceast modificare de final este pur cosmetic, dar s tii c chiar i tabelelor le place s se simt confortabil n ceea ce privete modul n care arat. Access 2000 v ofer cteva opiuni tridimensionale i care arat grozav pentru foaia dumneavoastr de date. Dac exist cumva vreo soluie la problema legat de foile de date care sunt plictisitoare din cauza modului n care arat, 3-D (dimensiunea tridimensional) este aceea (deoarece opiunile tridimensionale servesc tocmai acestui scop). Pentru a v transforma foaia de date ntr-o oper de art grozav, urmai paii: 1. Din bara de meniuri alegei FormatDatasheet. Efectul va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Datasheet Formatting. 2. Pentru a obine un look grozav tridimensional facei clic pe unul din butoanele radio Raised sau Sunken din aria Cell Efect (privii Figura 8-12). n caseta Sample putei previzualiza seleciunea dumneavoastr (eu cred c Raised arat bestial i este o opiune cu care este foarte simplu de lucrat, dar bineneles c asta este prerea mea, este preferina mea).
S
T FA

Dac nu dorii ca liniile de gril (adic liniile care separ rndurile i coloanele) s v umple fr sens foaia de date, lsai opiunea Flat la Cell Efect i facei clic pe casetele de validare Gridelines Shown pentru a rmne goale.

148

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

3.

Cnd ai terminat, facei clic pe OK. Foaia de date se schimb n conformitate cu seleciile dumneavoastr, exact cum este ilustrat n Figura 8-13.

Fig. 8-12: Alegerea este fcut; s vedem ce am realizat.

Fig. 8-13: Mmda, mi convine!

Dac nu suntei cu adevrat valoroi n privina combinaiilor de culori, lsai de-o parte setrile culorilor. In cazul meu, din cauza faptului c n mod regulat am tendina de a purta mbrcminte cu linii i ecosez, l las pe Access 2000 s se descurce singur cu aceast opiune.

Capitolul 9

Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dumneavoastr mnue


n acest capitol Negarea standard a fenomenului autor ngrijorat Adugarea unui cmp la tabelul dumneavoastr ndeprtarea unui cmp de care nu mai avei nevoie Schimbarea numelui unui tabel

chimbrile fac parte din via, cel puin n cazul n care suntei proprietarul unei case. O pat de vopsea colo, un perete nou dincolo i n scurt timp casa dumneavoastr devine un talme-balme din cauza faptului c treburile nu prea se termin niciodat. De exemplu, soia mea a renunat s mai spere n legtur cu modernizarea prizelor electrice din casa noastr cea veche. Am lucrat la acestea vreo trei ani sau ceva de genul sta i n final am reuit s termin de aranjat opt prize, alte opt au rmas de rezolvat,dar nu a rmas nimeni care s aib grij i de acestea. Am reparat cam o priz pe trimestru, i aceasta s-a ntmplat de obicei pentru c eram impulsionat de faptul c trebuia s bag n priz ceva care nu se potrivea cu priza veche. Pe de alt parte, bazele mele de date au o poveste cu totul diferit. In acest caz sunt un Bob Vila digital cu toate elementele bine organizate i actualizate. Cnd m apuc s modific un tabel termin treaba chiar acolo i n acel moment. Soia mea spune c aceast diferena are de-a face cu aversiunea mea fa de munca fizic, dar adevratul motiv sunt de fapt instrumentele pe care le ofer Access 2000 pentru a fi rezlovate toate treburile (asta i n plus faptul c ciocanele pur i simplu nu m simpatizeaz).

150

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Fie c adugai un cmp nou, c nlturai unul vechi sau c facei alte modificri subtile care afecteaz tabelul dumneavoastr sau datele din acesta, trebuie s tii c acest capitol v ghidez prin ntreg procesul. Asigurai-v c citii prima seciune a capitolului nainte de a ncerca s practicai chirurgia pe tabelele dumneavoastr. Acolo v ateapt cteva capcane nendurtoare pe care doresc s le ratai cu siguran. Chiar dac putei realiza unele probleme din acest capitol n vizualizarea Datasheet, n general nu v recomand aceast abordare. In cazul vizualizrii Datasheet, dac exist ceva care nu merge aa cum trebuie, o simpl modificare fcut n aceast vizualizare se poate transforma rapid ntr-un dezastru de date inimaginabil. Aadar, n loc s lucrai n vizualizarea Datasheet, mai bine operai modificrile necesare n vizualizarea Design, unde avei control deplin asupra procesului. Paii acestui capitol v poart prin multitudinea de asemenea modificri realizate n vizualizarea Design.

Acest capitol poate pune n pericol design-ul tabelului dumneavoastr


Sunt ntru totul de acord cu a v face un comentariu plcut, dar acum chiar nu este momentul. Pentru a crea o atmosfer ct mai adecvat acestui capitol am vrut s ncep cu imagini mari i foarte colorate ale unor elemente care de obicei i n mod implicit au desenat pe ele semnul pericol- nu atingei, aa cum sunt de pild aligatorii agili, leii care rag i caseta Accept s m verificai de pe formularul dumneavoastr de nregistrare a impozitului pe venitul global. Redactorul meu mi-a sugerat s folosesc mai bine o pictogram de avertizare. n numele compromisului (i din cauza faptului c n zilele de astzi este foarte dificil s gseti redactori buni) am fost de acord cu propunerea sa. V rog ca pe parcursul acestui capitol s pii n vrful degetelor i aceasta deoarece v jucai cu infrastructura ntregului dumneavoastr sistem de baze de date. O singur greeal (i n special cele ce in de tergere) poate cauza cderi masive de pr, frustrri puternice i modificri pe scar larg ale datelor dumneavoastr. Pe scurt: este grav.

Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mnue _______

151

Adugarea unui cmp nou chiar lng pian


Indiferent de ct de bine v plnuii treburile, uneori pur i simplu uitai s includei un anumit cmp atunci cnd proiectai tabelul dumneavoastr. Sau, se mai poate ntmpla ca dup ce utilizai tabelul o vreme s descoperii nite date neprevzute care necesit un adpost. Fr a ine cont de circumstane, Access 2000 nu face mare caz din problema adugrii unui cmp nou. Adugarea unui cmp nou n tabelul dumneavoastr nu dureaz dect un moment. nainte de a ncepe aceast aciune, asigurai-v c cunoatei urmtoarele informaii. Aceast presupune un proiect bun n hrtie i creion, aa c nfcai-v instrumentele i gndii-v la urmtoarele elemente: Exemple tipice ale datelor care vor fi coninute n cmpul respectiv Tipul cmpului (text, number, yes/no, i aa mai departe) Dimensiunea necesar a cmpului pentru a putea cuprinde datele respective (dac este cazul) Numele pe care v gndii s-l dai cmpului respectiv Care anume este locul cmpului n cadrul design-ului tabelului

O coloan este acelai lucru cu un cmp?


Rspunsul la aceast ntrebare liric (o coloan este acelai lucru cu un cmp?) este da. In jargonul programului Access 2000, coloanele i cmpurile sunt de fapt unul i acelai lucru. Cnd suntei n modul de vizualizare Datasheet i inserai o coloan ntr-un tabel, dumneavoastr adugai de fapt cte un cmp nou fiecrei nregistrri. Dac alctuii un cmp n vizualizarea Design, ceea ce facei nu este altceva dect s creai o coloan nou pentru foaia de date. Oricum ai spune-o (sau ai realiza-o), obinei acelai rezultat. Aadar, cnd se deosebete un cmp de o coloan? Acestea difer atunci cnd editai datele dintr-o nregistrare anume. Dac modificai codul potal al unei persoane ntr-un tabel de adrese, nu modificai ntreaga coloan ci schimbai numai valoarea cmpului acelei nregistrri. Iat un sfat care v va ajuta s facei diferena ntre cei doi termeni: atunci cnd Access 2000 v vorbete despre coloane nseamn c se refer la un cmp anume al fiecrei nregistrri din tabel. Atunci cnd programul se refer la un cmp, nseamn c se raporteaz la datele unei pri a unei nregistrri anume.

152

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Avnd aceste informaii la ndemn, suntei pregtii s alctuii un cmp nou. Pentru a aduga cmpul n modul de vizualizare Design, urmai paii: 1. Avnd fiierul baz de date deschis, facei clic-dreapta pe tabelul cu care dorii s lucrai i alegei Design View din meniul derulant care apare. Efectul va fi apariia structurii tabelului n modul de vizualizare Design. 2. Evideniai rndul unde dorii s inserai cmpul dumneavoastr cel nou prin executarea unui clic pe butonul rndului aflat la stnga coloanei Field Name. La prima vedere unele lucruri par simple, dar dificil de explicat; iar acest pas face parte din acest gen de lucruri. Acestea fiind zise, aruncai o privire la Figura 9-1 pentru a v ajuta s nelegei mai bine aceast manevr. Un singur clic micu selecteaz tot rndul; grozav, nu-i aa? 3. Din meniul principal alegei InsertRows. Access 2000 insereaz un rnd drgu, gol exact acolo unde ai fcut clic. Tot ceea ce exist sub acel rnd se mut mai jos cu un rnd pentru a face loc pentru noul sosit.
S

T FA

Nu v ngrijorai n legtur cu datele dumneavoastr; Access 2000 are grij de efortul depus. Inserarea unui rnd nou nu afecteaz cu nimic nici un element din tabel. Stergerea unui rnd (descris pe larg n seciunea urmtoare a acestui capitol) este o alt poveste, dar abia mai trziu vei afla mai multe amnunte referitoare la aceast problem. 4. Facei clic pe zona Field Name a noului rnd i apoi introducei numele noului cmp. Numele cmpului se revars uor n zona text.

Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mnue _______

153

Fig. 9-1: Pentru a selecta un rnd ntreg facei clic pe butonul din stnga.

5. Apsai Tab pentru a v muta n coloana Data Type i apoi facei clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a alege tipul de date al cmpului din lista autoderulant (privii Figura 9-2).

Fig. 9-2: Alegei un tip de date din list.

Dac nu suntei siguri ce tip de dat se potrivete cel mai bine pentru acest cmp, ntoarcei-v la Capitolul 4. 6. Apsai tasta Tab pentru a trece n zona Description i apoi introducei o descriere sumar a chestiunilor pe care le conine acest cmp. Dei acest pas este opional, v recomand cu ardoare s adugai i o descriere; credei-m pe cuvnt!

154

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

7. Salvai modificrile efectuate prin alegerea FileSave sau prin efectuarea unui clic pe butonul Save aflat pe bara de instrumente. Felicitri, tiam eu c putei s o facei!

Cum s v luai la revedere de la un cmp (i de la toate datele acestuia)


Vremurile se schimb i acelai lucru se ntmpl i cu necesitile locurilor de stocare a datelor dumneavoastr. Atunci cnd unuia din cmpurile dumneavoastr i-a trecut vremea, trimitei-l la Tabelul Cel De Sus din Ceruri prin tergerea lui din proiectul dumneavoastr. Atunci cnd scpai de un cmp, scpai de asemenea i de toate datele din cmpul respectiv. Probabil c deja tii acest lucru, ns chestiunea este att de important nct doresc s m asigur n aceast privin. Distrugerea unui cmp terge toate datele acestuia. Avei cu grij! Dac datele din tabel sunt importante pentru dumneavoastr facei o copie de siguran nainte de a terge oricare dintre cmpurile tabelului, deoarece ntotdeauna este mai simplu s facei astfel copii de siguran. i astfel, cnd s-a dus, este bun dus. Dac datele din cmp nu sunt importante, de ce s v mai deranjai cu acest pas? Mai bine ducei-v i facei ceva amuzant! Iat cum s tergei un cmp din tabelul dumneavoastr: 1. Avnd baza de date deschis, facei clic-dreapta pe tabelul pe care intenionai s-l modificai i apoi, din meniul derulant alegei DesignView. Efectul va fi apariia pe ecran a ferestrei Design, plin pn la refuz cu proiectul tabelului dumneavoastr. 2. Facei clic pe butonul gri aflat n partea stng a zonei Field Name pe care intenionai s o tergei. Acest pas are ca efect evidenierea cmpului condamnat astfel nct toate celelalte cmpuri s tie ce se va ntmpla i care este victima. 3. Din meniul principal alegei EditDelete Rows. Efectul va fi apariia pe ecran a Dialogului Condamnrii care v va ntreba dac dorii ntr-adevr s facei aceast fapt (privii Figura 9-3). Dac

Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mnue _______

155

Asistentul Office v ajut n permanen cu Access 2000, nseamn c v ofer o versiune un pic mai prietenoas a Dialogului Condamnrii, dar ntrebarea rmne aceeai. 4.
T FA

Pentru a terge cmpul facei clic pe Yes, iar dac v rzgndii, facei clic pe No. Dac tergei cmpul i imediat dup aceea ai fi dorit s nu o fi fcut, apsai Ctrl+Z sau alegei EditUndo Delete (privii Figura 9-4) i cmpul dumneavoastr revine imediat din lumea de dincolo.

Fig. 9-3: Nu facei clic pe acest buton dect dac suntei absolut siguri c dorii acel lucru.

Fig. 9-4: V-ai rzgndit? Pentru a aduce cmpul napoi facei clic aici.

5.

Pentru ca tergerea s fie definitiv, alegei FileSave sau facei clic pe butonul Save de pe bara de instrumente. Cuvntul cheie al acestui pas este definitiv, ca i atunci cnd se spune de care nu vom mai auzi si cu care nu ne vom mai intlni vreodat. Dup efectuarea acestui pas nu mai putei reveni la ce a fost nainte; ceea ce s-a dus s-a dus.

156 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante Un cmp cu orice alt nume conine n continuare aceleai chestiuni
Lui Access 2000 nu-i pas deloc cum denumii cmpurile tabelului dumneavoastr. Cu siguran c exist nite reguli tehnice conform crora un nume de cmp legal trebuie s arate ntr-un anumit fel, dar vorbind din punct de vedere editorial, programul las toat aceast chestiune la latitudinea dumneavoastr. La urma urmelor, numele cmpurilor sunt un element cu adevrat uman (umanoizi prostui, alergm mereu pentru a denumi diferite lucruri). Access 2000 v ofer dou posibiliti de a schimba numele unui cmp: Reintroducerea numelui cmpului n modul de vizualizare Design (aceasta constituie modalitatea oficial, conform Tocilarilor pe care i cunosc) Clic-dreapta pe numele cmpului n vizualizarea Datasheet (modalitatea intuitiv). Seciunile urmtoare explic ambele metode. V recomand s urmai acea metod pe care o nelegei mai bine.

Modificarea numelui unui cmp n modul de vizualizare Design


Iat cum putei schimba numele unui cmp utiliznd vizualizarea Design, versiunea lui Access 2000 pentru o caset de reglare digital pentru tabelele dumneavoastr: 1. Facei clic-dreapta pe tabelul pe care dorii s-l modificai i apoi, din meniul derulant alegei Design View. Efectul va fi apariia tabelului, ridicat cu menghina pentru a fi reparat n vizualizarea Design View (Mai mult dect sigur c fiecare secven de pai din acest capitol ncepe cu acest pas, dar tot trebuie s ncepei de undeva, corect?). 2. Facei clic pe cmpul pe care intenionai s-l redenumii i apoi apsai tasta F2 pentru a-l evidenia (privii Figura 9-5).

Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mnue _______

157

Fig. 9-5: Numele cmpului este evideniat i este pregtit pentru o schimbare.

Numele cmpului tremur dinainte la privelitea urmtorului pas al dumneavoastr. 3. Introducei un nume nou pentru cmpul respectiv. Din cauza faptului c ai evideniat numele cmpului nainte de a introduce ceva, Access 2000 scrie automat noul nume peste cel vechi, ntocmai cum este ilustrat n Figura 9-6. 4. Pentru a salva modificrile efectuate, alegei FileSave sau facei clic pe butonul Save de pe bara de instrumente. Acum, procesul este desvrit!

Fig. 9-6: Noul nume i ocup graios locul din tabel.

158

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Modificarea numelui unui cmp n modul de vizualizare Datasheet


Redenumirea unui cmp n cazul vizualizrii Datasheet necesit cam tot acelai numr de pai dar unele persoane cred c aceast metod este mai simpl. n numele diversitii v prezint n continuare paii pe care trebuie s-i urmai pentru a schimba numele unui cmp n modul de vizualizare Datasheet: 1. Avnd tabelul deschis, facei dublu-clic pe tabelul pe care dorii s-l modificai. Surpriz; n acest caz, primul pas este diferit fa de tot restul pailor! Dup ce ai supravieuit ocului apariiei unui set nou de instruciuni, observai c tabelul apare pe ecran n vizualizarea Datasheet. 2. Facei clic-dreapta pe numele cmpului pe care dorii s-l schimbai (aflat n partea superioar a ferestrei Datasheet). Coloana este evideniat pe neateptate i apare un meniu derulant. 3. Din meniul derulant aprut, alegei Rename Column (Figura 9-7). Numele coloanei se lumineaz, adunndu-i toate forele pentru schimbarea iminent. 4. Introducei numele nou i apoi apsai tasta Enter. Chiar dac realizai schimbarea n vizualizarea Datasheet, Access 2000 modific de fapt design-ul tabelului. 5. Pentru ca schimbarea s fie definitiv, facei clic pe butonul Save aflat pe bara de instrumente sau alegei FileSave. Si un alt cmp i gsete fericirea i semnificaia ntr-un nume nou i stilat. Felicitri; ai terminat!

Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mnue _______

159

Fig. 9-7: Cerei i vi se va da, ns n acest caz, pentru a redenumi o coloan trebuie s facei clicdreapta.

160

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

Partea a III-a

Gsirea rspunsului final pentru orice problem (ei bine, nu chiar orice)
Al 5lea val
Ei bine, este evident c unul dintre cmpurile tabelului navigabil este corupt.

de Rich Tennant

ste plcut s adunai electronic toate datele ntr-un singur loc, dar dac tot ceea ce facei cu acestea este s le ngrmdii pe hard-disc n loc s le rspndii prin biroul dumneavoastr, ce-ai ctigat? (n afar de un birou mai puin dezordonat?) Cu riscul de a suna asemenea unei brouri publicitare trebuie s v spun c una dintre cele mai grozave faciliti ale Access 2000 este posibilitatea de a interaciona cu datele dumneavoastr. Din cauza faptului c acesta este un produs pentru calculatoare, nu putei s spunei pur i simplu c dumneavoastr interacionai sau chestionai datele; nu, asta ar fi prea uor. n jargonul bazelor de date, se spune c interogai tabelele. Chiar dac sun mai bine atunci cnd spunei c vei interoga ceva, dect dac ai spune c suntei pe punctul de a pune o ntrebare, conceptul de baz este acelai. Aceast parte dezbate pe larg ntregul concept de interogare, ncepnd cu ntrebri simple i continund cu prevestiri din ce n ce mai complexe. in s v spun c toate acestea sunt chestiuni zemoase, aa c nainte de a ncepe s spai aceste probleme ar fi bine s avei un apetit considerabil.

n aceast parte

Capitolul 10

Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort


n acest capitol Utilizarea comenzii Find Sortarea bazei dumneavoastr de date Utilizarea facilitii Filter by selection Utilizarea facilitii Filter by form

robabil c nu este nevoie s v spun eu ce fac bazele de date: v ajut s stocai i s organizai informaiile care sunt importante n lumea dumneavoastr. M ndoiesc c acesta este un concept nou pentru dumneavoastr, cu toate c i indexurile 3 x 5 fac acelai lucru (i pariez c nu ai cheltuit niciodat 600$ pentru a-i face upgrade casetei dumneavoastr de card-uri). Pentru a fi justificate toate pagubele adic timpul pierdut, trauma suferit precum i cderea de pr abundent, bazele de date realizeaz ceva cenici mcar un ntreg vraf de produse din hrtie nu ar putea s realizeze lucruri de genul examinrii unei ntregi grmezi de date ntr-o singur clipit i gsirii imediate a acelei informaii misterioase. Datorit magiei comenzilor Find, Sort i Filter, Access 2000 ine evidena i reorganizeaz chestiunile din tabelele dumneavoastr mai rapid ca niciodat. Cnd avei nevoie de un rspuns rapid la o ntrebare simpl, aceste trei comenzi sunt gata s v sar n ajutor. Acesta capitol v prezint aceste comenzi n ordinea dat adic ncepnd cu opiunea cea rapid intitulat Find, continund cu facilitatea flexibil numit Filter i terminnd cu opiunea de organizare Sort.
S

T FA

Facilitile Find, Filter i Sort sunt foarte folositoare n cazul n care dorii s vi se rspund la ntrebri scurte i nesemnificative (cum ar fi Cine este acel client din Tucumcari?). Pentru a obine rspunsuri la ntrebri stufoase,

164

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

importante, de dimensiuni apreciabile i hairy (cum ar fi Cte persoane din Seattle au cumprat pulovere de ln n weekend-urile anului trecut?), nu avei ncotro i trebuie s apelai tot la o interogare complet. Nu v ngrijorai din cauza acestei ameninri deoarece capitolul urmtor v explic pe ndelete care este toat treaba cu interogrile, oferindu-v detalii simple i atractive (OK, poate c este ntr-adevr i plin de detalii vagi, dar v promit c este amuzant, totui).

Cum s gsii diferite chestiuni n tabelul dumneavoastr


Cnd dorii s urmrii o anumit nregistrare chiar n acel moment, realizarea unei interogri speciale adecvate acestei situaii este deja prea mult. Din fericire, Access 2000 are o modalitate rapid i murdar de a gsi o anumit informaie din cadrul tabelelor proiectelor i a machetelor dumneavoastr; mai concret, comanda Find. Opiunea Find este disponibil att pe bara de instrumente ct i n meniul principal (alegei EditFind sau, pentru persoanele care prefer tastatura apsai Ctrl+F). Lui Access 2000 nu-i pas n ce mod alertai comanda Find deoarece pe orice drum ai lua-o, ea funcioneaz la fel.
S
T FA

Dei utilizarea comenzii Find ca atare este destul de simpl, dac tii n plus i cteva trucuri face ca opiunea Find s dea tot ceea ce are ea mai bun. Dup ce cunoatei elementele de baz legate de opiunea Find (cele descrise n seciunea urmtoare), i dorii s putei adapta comanda Find dup dorin, aruncai o privire i asupra sfaturilor care se afl n seciunea intitulat Cum s adaptai o cutare pentru a se realiza rapid i cu acuratee ridicat. Seciunea respectiv puric setrile opiunii Find pentru n vederea unor misiuni de cutare mult mai detaliate.

Gsirea primelor lucruri n primul rnd (i a urmtoarelor mai apoi)


Utilizarea comenzii Find este o sarcin destul de uoar. Iat cum funcioneaz: 1. Deschidei tabelul sau macheta n cadrul creia dorii s cutai.

Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________

165

Da, ntr-adevr, opiunea Find funcioneaz i n vizualizarea Datasheet i n cazul machetelor Access. Pentru mai multe detalii referitoare la machete, trecei direct la Capitolul 22. 2. Facei clic pe cmpul n cadrul cruia dorii s facei cutarea. Comanda Search caut n cmpul curent al tuturor nregistrrilor din tabel, aadar asigurai-v c facei clic pe cmpul corect nainte de a porni procesul de cutare. Lui Access 2000 nu-i pas pe care nregistrare facei clic; atta timp ct cmpul este corect, Access 2000 este fericit (i nu uitai c este foarte important ca software-ul dumneavoastr s fie fericit!). 3. Pornii comanda Find fie prin executarea unui clic pe butonul Find de bara de instrumente, fie alegnd EditFind. Efectul este intrarea n aciune a casetei de dialog Find. 4.
S
T FA

n caseta Find What introducei textul pe care l cutai (Figura 10-1). nainte de a ncepe cutarea oprii-v un moment pentru a v verifica ortografia. Access 2000 nu nu este destul de iste pentru a-i da seama c atunci cnd scriei trei vroiai de fapt s fie grei.

Fig. 10-1: Caseta de dialog Find se pregtete pentru o cutare muzical.

5.

Pentru a ncepe cutarea, facei clic pe Find Next. Pn s numrai dumneavoastr pn la unu din optime n optime, comanda Find gsete nregistrarea dorit, mut cursorul acolo i evideniaz textul respectiv. Dac comanda Find nu gsete nimic care s se potriveasc, se lamenteaz n cadrul unei casete de dialog micue n legtur cu insuccesul su. n acest caz, facei clic pe OK pentru a disprea caseta de dialog i apoi asigurai-v c ai fcut clic pe cmpul corect i dac ai ortografiat totul

166

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

corect n caseta Find What. De asemenea, putei dori s consultai opiunile speciale ale facilitii Find care se afl n seciunea urmtoare pentru a vedea dac vreuna dintre acestea const n zpcirea cutrii dumneavoastr.
S

T FA

Ce facei ns dac se ntmpl ca prima nregistrare gsit de Access 2000 nu este cea pe care o cutai dumneavoastr? S presupunem c l-ai cutat pe al doilea, pe al treilea sau pe al paisprezecelea John Smith din tabel; nici o problem acesta este i motivul pentru care caseta de dialog Find are un buton intitulat Find Next. Facei clic pe Find Next pn cnd Access 2000 fie c se va ndrepta ctre nregistrarea dorit, fie v comunic faptul c renun la cutare.

Cum s adaptai o cutare pentru a se realiza rapid i cu acuratee ridicat


Uneori, nu este suficient s v fie oferite informaii numai n caseta Find What, deoarece fie c gsii prea multe nregistrri, fie c cele localizate i care s-au potrivit nu sunt cele dorite de dumneavoastr. Cea mai bun modalitate de a reduce numrul nregistrrilor care se nu se potrivesc ntru totul dorinelor dumneavoastr este de a adug mai multe detalii la cutarea dumneavoastr. Mai trebuie s tii c o potrivire exact face ca cutarea s fie mult mai rapid. Access 2000 v ofer cteva instrumente diferite pentru a adapta ct mai fin o cutare Find. Iat o list sumar a opiunilor variate i modul lor de utilizare. Toate aceste descrieri presupun faptul c dvs. ai deschis deja caseta de dialof Find fie prin executarea unui clic pe butonul Find de pe bara de instrumente, fie prin alegerea EditFind. Primele dou setri discutate n continuare (Look in i Match) se afl chiar n cadrul casetei de dialog Find. Celelalte setri (Search, Match Case i Search Files As Formatted) nu le putei vedea direct deoarece sunt ascunse implicit, sunt adunate ntr-un colior nevzut al casetei de dialog. Totui, pentru a le vedea facei clic pe butonul More aflat n partea inferioar a casetei de dialog Find. Look In: n mod implicit, Access 2000 caut numai n cadrul cmpului curent (care este de fapt cmpul pe care ai fcut clic nainte de a porni comanda Find). Pentru a-l determina pe Access 2000 s caute prin tot tabelul, modificai setarea Look in de la field la table, aa cum se poate observa i din Figura 10-2. Match: Access 2000 face nite presupuneri ridicule i aceast opiune constituie un exemplu foarte bun pentru aceast problem. n mod implicit, Match este setat la opiunea Whole Field, ceea ce presupune c dumneavoastr dorii s gsii numai cmpurile care se potrivesc n

Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________

167

ntregime cu textul respectiv. Setarea Whole Field nseamn c dac dorii s gsii numele Sam, comanda nu va localiza i acele cmpuri care conin Samuel, Samantha sau Mosam. Nu este prea iste pentru un program att de costisitor, nu-i aa? Totui, dumneavoastr i putei influena comportamentul prin setarea opiunii Any Part of Field n cazul facilitii Match, care va permite gsirea tuturor cmpurilor a cror poriune se potrivete cu textul cutat (caz n care v gsi i numele Samuel sau new sample product) sau prin setarea opiunii Start of Field care recunoate numai nregistrrile care se potrivesc i pornesc de la nceputul cmpului. Pentru a modifica aceast setare, facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat chiar lng opiunea respectiv i apoi alegei varianta dorit din meniul autoderulant aa cum putei observa n Figura 10-3. Search: Dac gsii prea multe nregistrri care se potrivesc, ncercai s limitai cutarea la o singur parte a unui tabel, folosindu-v de opiunea Search. Aceasta i comunic comenzii Find s verifice toate nregistrrile din tabel (All the records in the table, care este setarea implicit) sau mcar s caute mai sus sau mai jos pornind de la nregistrarea curent (setrile Up or Down from the current record). Dac facei clic pe o nregistrare de pe la jumtatea tabelului i apoi i comunicai lui Access 2000 s caute de acolo n jos, duce la limitarea cutrii de la acea nregistrare pn la sfritul tabelului. Pentru a vedea opiunea Search, facei clic pe butonul More care se afl n caseta de dialog Find. Adaptai-v setrile Search prin executarea unui clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl imediat lng caseta Search i alegei varianta potrivit din meniul autoderulant. Match Case: Aceast setare este destinat specialitilor de mare valoare care se afl n public. Dintre toate opiunile, Match Case este de departe cea mai restrictiv i nu numai c valoarea n discuie trebuie s respecte criteriul opiunilor precedente, dar trebuie s se potriveasc ntru totul i cu tipul literelor textului cutat (litere mici sau majuscule). Dac aceast opiune este n funciune, cutarea numelui McNally nu va avea ca rezultat i gsirea aceluiai nume scris nsa cu majuscule diferite, adic Mcnally sau MCNALLY. Aceast setare se afl ntr-o zon secret a casetei de dialog, aa c facei clic pe More pentru a funciona potrivirea literelor (Match Case). Pentru a aciona aceast setare, facei clic pe caseta de validare Match Case pentru a o selecta. Dac facei clic din nou, efectul va fi dezactivarea setrii. Executarea mai multor clic-uri d un aer indecis casetei de validare dar este o ocupaie relaxant cu care v putei ndeletnici n cursul dup-amiezii. Search Fields As Formatted: De cele mai multe ori, aceast opiune nu v afecteaz prea mult viaa. De fapt, probabil c singurul moment n care v pas ct de ct de opiunea Find este atunci cnd cutai cmpuri cu foarte multe formatri. Opiunea Search Fields As Formatted l instruiete pe Access 2000 s cerceteze versiunea formatat a cmpului n loc s caute datele introduse ca atare. Limitarea aceasta este foarte folositoare atunci cnd cutai date, numere de identificare ale cantitilor de stocuri pstrate, sau a oricrui alt cmp cu formatare ceva mai special. Putei vedea

168

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

setarea prin executarea unui clic pe butonul More aflat n partea inferioar a casetei de dialog Find. Putei activa opiunea Search Fields As Formatted prin selectarea casetei de validare care se afl lng aceasta, dar nu exist posibilitatea ca i setarea Match Case s fie simultan activat. Aadar, cnd setarea Match Case este activat, Search Fields as Formatted este inhibat. n acest caz trebuie s deselectai Match Case pentru a putea activa Search Fields as Formatted.

Fig. 10-2: Dac dorii s aruncai o privire rapid prin tot tabelul, schimbai setarea Look in.

Fig. 10-3: Prin modificarea opiunii Match putei gsi elemente care s se potriveasc cu orice poriune din cmp.

T FA

Dac comanda Find nu funcioneaz aa cum credei dumneavoastr c ar trebui, verificai opiunile din din lista anterioar. Toate ciudeniile ar trebui s provin de la una sau mai multe opiuni care nu sunt setate corespunztor.

Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________

Selectarea vieii pe Terra

169

Foarte puine baze de date sunt organizate de la nceput sub forma unor liste alfabetice plcute i convenabile. Aadar, ce vei face atunci cnd efa dumneavoastr v va solicita ca ntr-o or s-i prezentai pe birou ntreaga lume sortat impecabil? Bineneles c soluia este comanda Sort care este chiar uor de utilizat. Aceast comand se afl n cadrul meniului Records i de asemenea se mai gsete pe cele dou butoane (Sort Ascending sau Sort Descending). Butonul Sort Ascending realizeaz o sortare alfabetic de sus n jos, aa nct nregistrrile care ncep cu A sunt la nceput iar cele care ncep cu Z se afl la sfrit. Butonul Sort Descending face exact operaiunea invers astfel nct nregistrrile care ncep cu Z sunt la nceput, iar cele care ncep cu A sunt la sfrit.
S

T FA

Comanda Sort se descurc cu datele i numerele la fel de uor. Butonul Sort Ascending organizeaz numerele de la cel mai mic la cel mai mare i datele de la cele mai vechi la cele mai recente. Butonul Sort Descending poziioneaz numerele cele mai mari sau datele cele mai recente la nceputul listei. Pentru a utiliza comanda Sort, facei clic pe cmpul pe care dorii s-l sortai i apoi pe unul din butoanele Sort Ascending sau Sort Descending. Efectul va fi modificarea ordinii nregistrrilor dumneavoastrr astfel nct cmpul selectat s fie organizat n ordine numeric sau alfabetic. Figura 10-4 ilustreaz lista clienilor de la licitaie sortat dup cmpul Last Name.

Fig. 10-4: Dac dorii s v organizai datele dup o categorie anume, facei clic pe acea categorie nainte de a ncepe lucrul.

170

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Tot ceea ce este att de interesant trebuie s aib neaprat un comportament ciudat. Aa cum m i ateptam de altfel, comanda Sort are ciudeniile sale atunci cnd lucreaz cu numere n cadrul unui cmp de tip text. Atunci cnd sortai un cmp care are numere amestecate cu spaii i litere (aa cum ar fi adresele strzilor), Access 2000 pune n ordine numerele ca i cnd ar fi litere i nu numere. Din pcate, aceasta nseamn c Access 2000 va pune 10608 W. Vermont nainte de 119 Spring Mill (iar aceasta deoarece cifra 0 aflat pe poziia a doua a primului numr este mai mic dect 1de pe poziia a doua a celui de-al doilea numr). Ei bine, presupun c doar la att v putei atepta din partea unui program. Aa este viaa pe crrile digitale!

Filtrarea nregistrrilor care au elemente comune


Uneori trebuie s vedei un grup de nregistrri care au aceeai valoare ntr-un cmp (toate afieaz un ora anume, o anumit meserie sau un anumit gen de cri, iar Access 2000, acest program care este gata oricnd s v sar n ajutor dispune de un instrument special pentru acest scop i anume comanda Filter. Filtrul folosete criteriile dumneavoastr i afieaz toate nregistrrile care se potrivesc, deci care ndeplinesc criteriile, realiznd un mini-tabel care conine doar acele nregistrri care se potrivesc cerinelor dumneavoastr. Este asemenea unei interogri instante, cu toat munca suplimentar, cu toat tevatura i cu tot ceea ce se mai afl pe lng acestea (i bineneles c fr o putere extraordinar). Comenzile Filter se afl n cadrul meniului Records i pe bara de instrumente. Access 2000 v ofer patru comenzi unice de filtrare: Filter by Selection, Filter by Form, Filter Excluding Selection i Advanced Filter/Sort. Fiecare comand are aceleai funcii de baz dar care sunt particularizate cu anumite elemente care sunt ataate (de genul clopoei i fluierturi). Seciunile care urmeaz descriu primele trei opiuni. In cazul n care dorii detalii despre facilitatea Advanced Filter/Sort putei consulta Capitolul 11.
S
T FA

Filtrele funcioneaz n cadrul tabelelor, machetelor i interogrilor. Dei putei folosi un filtru i pentru un raport, realizarea acestui lucru este cu totul i cu totul diferit (i nu n sensul fericit al cuvntului). Fiecare seciune dintre cele care urmeaz se concentreaz pe aplicarea filtrelor n tabele, dar aceleai concepte se folosesc i atunci cnd lucrai cu interogri sau machete.

Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________

171

Opiunea Filter by Selection


Comanda Filter by Selection este cea mai simpl dintre cele trei comenzi de filtrare pe care le putei folosi. Aceasta presupune c dumneavoastr ai gsit deja o nregistrare care se potrivete. Utilizarea acestei opiuni seamn ntr-o oarecare msur cu nharea unei persoane dintr-o mulime i strigarea urmtoarei propoziii n regul, toi cei care sunt ca el s se adune aici. Pentru a folosi opiunea Filter by Selection, facei clic pe cmpul n care se afl informaia care dorii s fie ntlnit pentru ca nregistrrile s fie considerate ca fiind potrivite. De exemplu, s presupunem c dumneavoastr cutai doar acele elemente care au o ofert de exact 30.00 $ (nici mai mult, nici mai puin, deoarece filtrele nu neleg conceptele de genul greather than(mai mare dect). Atunci cnd gsii un element care ndeplinete condiia, facei clic pe cmpul Minimum Bid (pe numele cmpului, oricare al fi acela) i apoi pe butonul Filter by Selection de pe bara de instrumente. Access 2000 afieaz imediat un tabel care conine numai elementele care au o ofert minim de exact 30.00$ (privii Figura 10-5). Bineneles c n loc de a utiliza butonul de pe bara de instrumente putei selecta RecordsFilterFilter by Selection din meniul principal, dar n acest caz, butonul de pe bara de instrumente funcioneaz puin mai rapid.

Fig. 10-5: Opiunea Filter by Selection gsete nregistrrile care se potrivesc cu criteriul evideniat.

Cnd ai terminat de utilizat filtrul, facei clic pe butonul Remove Filter de pe bara de instrumente pentru ca tabelul sau macheta dumneavoastr s revin la afiarea sa obinuit.

172
S

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

T FA

Odat ajuni n acest moment al jocului, s-ar putea s dorii s salvai cu toate elementele care respect condiiile filtrului dumneavoastr. Din pcate, nu putei; simplitatea opiunii Filter i uurina utilizrii sale reapar i v urmresc. Pentru a pstra pentru totdeauna cutarea dumneavoastr filtrat, trebuie s creai o interogare (consultai Capitolul 11).

Opiunea Filter by Form


Putei restrnge o cutare prin utilizarea unor filtre adiionale cu scopul de a scpa de potrivirile nedorite, dar trebuie s tii c aceasta presupune o ton de efort n plus. Dac dorii o modalitate mai simpl de a izola un grup de nregistrri care se bazeaz pe valorile mai multor cmpuri, v sftuiesc s revenii la facilitatea Filter by Form (ncercai s spunei asta de trei ori la rnd). Dei putei limita o cutare prin utilizarea unor filtre adiionale care s nu permit accesul elementelor care se potrivesc dar pe care nu le dorii, acest lucru solicit un efort n plus. Pentru a izola mai uor un grupde nregistrri care se bazeaz pe valorile mai multor cmpuri, folosii opiunea Filter by Form (ncercai s spunei acest lucru repede, de trei ori consecutiv). Opiunea Filter by Form folosete mai multe criterii simultan pentru a filtra nregistrrile (ntr-un fel, este asemenea unei interogri simple. De fapt, este att de asemntor nct putei chiar s salvai criteriul aplicrii acestei opiuni ca fiind o interogare complet). De exemplu, s spunem c avei nevoie de o list care s conin toi clienii de la licitaie care au venit din statele Illinois sau Indiana. Ei bine, pentru a alctui lista putei s facei cutri cu ajutorul opiunii Filter by Selection i s scriei rezultatele fiecreia dintre acestea, sau putei s facei o singur cutare utiliznd Filter by Form i astfel s vedei toate nregistrrile n cadrul unui singur pas. Pentru a utiliza facilitatea Filter by Form, putei alege RecordsFilterFilter by Form sau putei face clic pe butonul Filter by Form de pe bara de instrumente. Efectul va fi apariia pe ecran a unei copii a tabelului dumneavoastr similar cu cea ilustrat n Figura 10-6.

Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________

173

Fig. 10-6: Tabelul Filter by Form v d posibilitatea de a specifica anumite instruciuni detaliate referitoare la elementele care trebuie s fie cutate printre datele dvs.

Observai faptul c n cmpul Customer ID din tabelul ilustrat n Figura 10-6 exist un buton sgeat. Acest buton sgeat se afl acolo deoarece acel cmp a fost activ atunci cnd a fost selectat comanda Filter by Form. Sgeata este folositoare n cazul n care dorii s facei o filtrare dup numrul de identificare al clienilor dar v intereseaz numai acele statele care reprezint domiciliul acestora. Defilai la dreapta i facei clic pe coloana State/Province i vei vedea c acea sgeat micu sare binevoitoare n acea coloan. Dup aceasta putei s facei clic pe sgeat pentru a deschide o caset tip list care v prezint toate intrrile pentru acel cmp din baza dumneavoastr de date, aa cum este ilustra n Figura 10-7.

Fig. 10-7: Sgeata cea micu deschide o caset tip list n care sunt listate toate nregistrri le acelui cmp.

174

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

n colul din stnga jos al tabelului se afl o etichet denumit Look For. In momentul n care eticheta este evideniat, putei face clic pe intrare, pentru a o desemna ca fiind criteriul primar de cutare. Aadar, vei face clic pe abrevierea IL din lista autoderulant a casetei tip list State/Province, iar acesta o va muta n coloana State/Province. O clip! Ce se ntmpl ns cu nregistrrile care au numele statului introdus ca fiind Illinois? Nu v ngrijorai, deoarece opiunea Filter by Form face exact ceea ce trebuie n privina valorilor multiple. Aruncai o privire din nou la colul stnga jos al tabelului. Chiar lng eticheta Look For se afl alt etichet intitulat Or. Facei clic pe Or i apoi deschidei din nou caseta tip list. Putei face clic pe orice alt intrare (de exemplu pe Illinois) i programul Access 2000 va cuta acea intrare la fel cum o face i n cazul nregistrrii IL. Repetai procesul ori de cte ori avei nevoie i utilizai-l pentru orice cmp avei nevoie. Ori de cte ori facei clic pe eticheta Or, apare din senin o nou etichet Or astfel nct s putei aduga cutrii dumneavoastr mai multe criterii. Figura 10-8 ilustreaz modul n care arat tabelul Filter by Form avnd o nou etichet Or.

Fig. 10-8: Pentru a v defini complet criteriul putei utiliza ct de multe iteraii Or dorii.

Cnd ai terminat de introdus toate criteriile filtrului, facei clic pe butonul Apply Filter i Access 2000 se ocup de restul. Rezultatele sunt prezentate n Figura 10-9.

Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________

175

Fig. 10-9: Access 2000 a filtrat cu succes tabelul dvs., ntocmai cu macheta solicitat.

i acum, iat cteva sfaturi de final referitoare la facilitatea Filter by Form: Dei putei s fii n pas cu moda prin adugarea unor cutri de tipul Or coninutului inimii dumneavoastr, n scurt timp s-ar putea ca inerea evidenei creaiei dumneavoastr s devin dur. nainte de a realiza filtrul care a identificat detalii incredibile ale cartierelor Manhattanului, aducei-v aminte c atunci cnd ntrebrile sunt complexe, interogrile funcioneaz mai bine dect filtrele. Dac dorii s citii o detaliere a elementelor despre interogri, consultai Capitolul 11. Dar dac pierdei o groaz de timp pentru a realiza un filtru util detaliat i uluitor? Credei c putei s transformai toat munca ntr-o interogare adevrat i s v ndreptai spre nlimi i mai uluitoare ale succesului manipulrii datelor? Da, bineneles c putei ! (Imi pare ru, uneori m emoionez cam tare n legtur cu aceste chestiuni). Convertii- v creaia dumneavoastr grozav Filter by Form ntr-o interogare complet prin executarea unui clic pe butonul Save As Query care se afl pe bara de instrumente Programul Access 2000 reface cu sfinenie munca dumneavoastr cuprinzd-o ntr-o interogare i apoi adugnd-o n lista Query din baza dumneavoastr de date. Cnd ai renunat s v mai pierdei timpul cu filtrul dumneavoastr, facei clic pe butonul Remove Filter by Form care se afl pe bara de instrumente. n acest moment, tabelul dumneavoastr revine la normal (sau mcar att de normal ct pot fi tabelele).

ndeprtarea greelilor dumneavoastr (sau cum este posibil ca criteriile bune s nu mai funcioneze)
Ce facei atunci cnd introducei un criteriu din greeal sau cnd v hotri c de fapt nu dorii s includei i statul Ohio n filtrul dumneavoastr, iar acest lucru se ntmpl imediat dup ce ai fcut clic, ei? Nici o problem; butonul Clear Grid este cel care v va salva!

176
S

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Atunci cnd facei clic pe butonul Clear Grid, programul Access 2000 se descotorisete de toate intrrile pundu-le n rastrul Filter by Form i v ofer posibilitatea de a relua procesul n cadrul unui ecran simpatic i curat.
T FA

Dac dorii s scpai doar de o singur etichet Or i nu s tergei tot rastrul, facei clic pe eticheta respectiv i apoi alegei EditDelete Tab.

Capitolul 11

Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri


n acest capitol Definirea unei interogri Cum s rspundei la ntrebrile simple folosindu-v de filtrarea sau sortarea avansat Cum s spai n adncuri cu ajutorul interogrilor Chemai-l pe Vrjitorul Interogare simpl

dat, cineva mult mai detept dect mine a observat c cele mai interesante lucruri din via nu apar din rspunsurile pe care ni le ofer viaa ci din ntrebrile pe care le punem de-a lungul timpului. ntr-un fel sau altul, tot ceea ce tim, adic fiecare dram de informaie pe care o cunoatem provine din ntrebrile pe care le puneam cu voce tare, ponderat de tare sau chiar le opteam pe furi studentului sau elevului din banca alturat n sperana c poate acesta i va asuma riscul de a aborda problema n clas, n locul nostru. Bazele de date se supun n destul de mare msur acestei reguli a vieii. Nu este deloc uor s adunai toate informaiile ntr-o baz de date i nici aceast colectarea n sine nu face ca datele s fie mai uor de utilizat (n fond, cnd ai terminat, tot ceea ce avei este o grmad electronic alctuit din aceleai chestiuni care nainte locuiau n dulapuri). Adevrata putere a unei baze de date provine din ntrebrile pe care le punei dumneavoastr i din rspunsurile pe care vi le ofer. Access 2000 (i n general toate bazele de date) folosete propria terminologie pentru ntrebrile puse bazei dumneavoastr de date i le denumete (pe aceste ntrebri) interogri care sunt de fapt animale tehnologice foarte viclene care sunt cuprinse n acest capitol.

178

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Capitolul ncepe cu o introducere a nobilei (i deseori misterioasei) arte de a pune ntrebri referitoare la informaiile bazei dumneavoastr de date. In continuare, capitolul trateaz elementele fundamentale ale celei mai simple interogri, care este att de uoar nct programatorii i-au dat un nume derutant, mai precis Advanced Filter/Sort cu scopul de a menine atmosfera neclar. Din acel punct, capitolul v cluzete i mai adnc ctre jungla datelor unde descoperii adevrata putere a lui Access 2000, adic interogarea Select.
T FA

Dac primele dumneavoastr cteva interogri dau rezultate ciudate, nu v ngrijorai; aa ncep ele n cazul tuturor (chiar i n cazul meu). Nu este uor s stpnii interogri, ns rsplata primit n final este imens. Luai-o ncet, avei rbdare cu voi niv i binedispunei-v cu gndul c au existat i alii care au bttorit aceast cale naintea dumneavoastr; cale numit Mmm, acesta nu este rspunsul la ntrebarea pe care am crezut c am pus-o.

Interogarea bazei dumneavoastr de date este distractiv i aductoare de profit


Dintre toate facilitile grozave ale lui Access 2000, interogrile primesc medaliile ca fiind eroii ai Btliei pentru sporirea performanei la locul de munc. Interogrile v ajut s nelegei toate datele pe care dumneavoastr, colegii dumneavoastr de servici i o mulime de mii de alte persoane le-ai / le-au introdus orbete de-a lungul prea multor ore, zile, luni, ani, migraiilor bianuale ale psrilor i mai ales de-a lungul prea multor zboruri cosmice ale sateliilor. Aa cum tabelele v pregtesc datele de lucru prin alinierea tuturor informaiilor n rnduri i coloane ordonate, i interogrile ncep s pun la treab datele prin ndeprtarea detaliilor neeseniale i evidenierea misterelor sumbre. Cnd utilizai interogrile, datele dumneavoastr ncep s v rsplteasc pentru toat munca depus. Toate aceste elemente legate de interogri sun grozav i totui mai rmne o ntrebare: Ce naiba este o interogare?. Dac este s dau un rspuns simplu, pot spune c o interogare este o ntrebare despre datele unuia sau mai multor tabele din baza dumneavoastr de date. Interogrile alctuiesc liste, numr nregistrrile i chiar realizeaz calcule bazate pe datele ce se ascund n baza de date.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

179

Interogrile descoper chestiuni cum ar fi de exemplu numrul mosoarelor de fire de mtase rou-nchis care se afl n depozitul dumneavoastr, ce clieni au cumprat crema cu cactui pentru fa (n ambele sortimente: cu sau fr epi) i modul n care vremea afecteaz vnzrile de pizza la domiciliu. Pe scurt, interogrile concentreaz toat fora n spatele datelor dumneavoastr din Access 2000. n mod magic, interogrile nu se rezum doar la a rspunde la ntrebri; acelea dintre ele care sunt mai avansate pot aduga sau terge nregistrri din tabelele dumneavoastr, pot calcula numere intermediar, pot face analize statistice, iar cu ajutorul unor sfaturi potrivite de la Microsoft ar putea probabil s v spele i cinele.
S
T FA

Acest capitol nu este destul de mare pentru a conine totul despre interogri dar v ofer un nceput promitor Pentru a afla toate detaliile legate de interogri, cutai i prin celelalte capitole ale acestei pri.

Pornii la drum cu o interogare simpl (filtrarea/sortarea avansat)!


La prima vedere poate v ntrebai care este motivul pentru care mi pierd atta timp discutspre interogri cnd de fapt primul element tehnic din acest capitol este un filtru. Credei-m, aceste lucruri nu sunt att de lipsite de noim precum par. Cei care au creat Access 2000 stiu foarte bine faptul c diferitele cautri solicit tehnici variate n care exist cutri diferite, aceste include dou instrumente software de cutare: filtrele i interogrile. Filtrele cel mai simplu instrument dintre cele dou amintite mai sus caut rapid datele dorite de dumneavoastr (oricare ar fi acestea) ntr-un singur tabel. Filtrele sunt nite instrumente rapide, dar nu extraordinar de detepte sau flexibile. De exemplu n cauzul n care dorii s vedei rapid o list a tuturor nregistrrilor care conin persoanele care triesc n statul Nevada, un filtru este perfect. Dac dorii mai mult de att, atunci un filtru este insuficient. Capitolul anterior prezint filtrele n toat gloria lor scurt dar folositoare. Interogrile depesc cu mult filtrele din toate punctele de vedere, dar pentru a ajunge la acest statut, ele conin mai multe elemente complexe. n fond, mersul pe biciclet poate fi foarte simplu (cel puin aa este pentru unii oameni; n cazul meu, numai Bunul Dumnezeu tie ct m-am chinuit s reuesc) i totui

180

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

bicicleta nu va merge la fel de departe i de repede ca un avion imens. Cu toate acestea, pentru toat puterea sa, avionul este puintel mai dificil de condus dect mobilul dumneavoastr cu dou roi. La fel se ntmpl i n cazul interogrilor. Acestea funcioneaz cu ajutorul unuia sau mai multor tabele, v permit s cutai unul sau mai multe cmpul i v ofer chiar i opiunea de a salva rezultatele obinute pentru cazul n care dorii s le mai utilizai n continuare i n alte analize. Tinnd cont de faptul c diferenele nu sunt prea mari, trebuie s v spun c n realitate, cel mai avansat filtru este de fapt interogarea simpl, afirmaie care nu are prea mult logic, dar aa este. Primul pas al dumneavoastr n lumea interogrilor este i ultimul n domeniul filtrelor. Bine ai venit n lumea filtrrii i sortrii avansate, super-filtrul programului Access 2000, care se d drept o interogare nu foarte elaborat. Dup cum reiese i din numele su, opiunea Advanced Filter/Sort este mult mai puternic dect un filtru mediocru. De fapt, filtrul este att de puternic nct reprezint o interogare simpl. Aadar, pentru a realiza un filtru sau o sortare avansat trebuie s urmai exact aceiai pai pe care-i fceai pentru a realiza o interogare, iar rezultatele seamn i ele ct de ct. Cu toate c facilitatea Advanced Filter/Sort arat, se poart i se comport asemenea unei interogri, n adncul sufletului ea rmne totui un filtru, chiar dac este constrns de limitele acestuia. Restriciile opiunii Advanced Filter/Sort include urmtoarele aspecte: Funcioneaz cu un singur tabel sau machet la un moment dat, aa c dumneavoastr nu putei folosi aceast opiune simultan pentru o mulime de tabele legate ntre ele. Cu ajutorul filtrului putei pune doar ntrebri simple. Spre deosebire de aceste filtre, interogrile adevrate, clare i simple fac mult mai mult dect primele (motiv pentru care o bun parte a acestei cri este destinat interogrilor). Filtrul afieaz toate coloanele pentru fiecare nregistrare din tabel, pe cnd n cazul interogrii, dumneavoastr suntei cei care alegeai coloanele pe care le dorii afiate la rezultate. Dac nu dorii o coloan anume, excludei-o din interogare. Filtrele nu sunt destul de strlucite pentru a putea realiza aa ceva. Chiar i cu toate aceste restricii, se poate afirma c opiunea Advanced Filter/Sort este un fel de teren de antrenamente pe care putei s v exersai abilitile dumneavoastr de construire a interogrilor.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

181

Dei aceast n aceast seciune se discut numai despre aplicarea filtrelor la tabele, trebuie s v spun c putei filtra i o interogare. Motivul pentru care ai putea dori s facei acest lucru este mai presus de mine i n consecin v spun c este de preferat s-i lsai pe tocilari s se preocupe de aceast facilitate, pentru c la urma urmei este una dintre acele faciliti care se afl sub egida Facilitilor pentru persoanele care au prea mult timp la dispoziie.

Haidei s tragem cu ochiul la fereastra filtru!


Fereastra Filter este mprit n dou seciuni distincte. Jumtatea superioar a ferestrei conine lista cmpurilor, care afieaz toate cmpurile tabelului sau machetei curent(e). Deocamdat nu v ngrijorai cu privire la aceast parte a ferestrei; partea superioar intr n rol n momentul n care ncepei s lucrai cu interogri pline i complete. Partea inferioar a ecranului conine o interogare goal n care sunt stocate detaliile filtrului dumneavoastr. Chiar dac dumneavoastr realizai un filtru, Access 2000 denumete zona din partea inferioar a ecranului grilajul interogrii. Cu acelai grilaj v vei ntlni mai trziu n acest capitol, n cadrul seciunii despre realizarea interogrilor reale. Tot ceea ce trebuie s facei pentru a construi un filtru este s completai spaiile grilajului interogrii din partea inferioar a ferestrei, aa cum este prezentat n Figura 11-1. De-a lungul procesului, programul Access 2000 v ajut prin intermediul meniurilor autoderulante i a rndurilor care ndeplinesc anumite sarcini. Seciunea urmtoare descrie mult mai detaliat fiecare bucic a grilajului interogrii.

Fig. 11-1: Fereastra Advanced Filter/Sort arat mai mult ca o interogare obinuit.

182 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Realizarea unei interogri simple, , de fapt a unui filtru
ncepei-v aventura filtrului cu aarea instrumentului de baz al programului Access 2000, Advanced Filter/Sort. Iat cum putei face acest lucru: 1. Deschidei tabelul pe care dorii s-l interogai. Cu puin noroc i cu nite adieri din Est, tabelul dumneavoastr apare brusc pe ecran.
S
T FA

Instrumentul Advanced Filter/Sort funcioneaz i n cazul machetelor. Dac v credei mari aventurieri (sau dac folosii datele dumneavoastr n machete gata-realizate) dai-i o ans filtrului pentru a-i dovedi utilitatea. Filtrarea unei machete este aproape exact acelai lucru cu filtrarea unui tabel i prin urmare, tot ceea ce trebuie s facei este s urmai paii de mai jos: 2. Stabilii ce ntrebare dorii s punei i care sunt cmpurile implicate. S-ar putea s dorii o list a produselor care se afl n inventar de mai mult de 60 de zile, a clienilor care locuiesc n oraele Munchen sau Amsterdam, a crilor scrise de autorul dumneavoastr preferat sau a reetelor care conin spanac i se pot pregti n mai puin de o or. Orice ai dori, descoperii care este cmpul din tabelul dumneavoastr care conine rspunsul la ntrebarea pus i stabilii cu exactitate care este ntrebarea. Dac ntrebarea dumneavoastr conine mai multe cmpuri (aa cum este problema reetelor de mai sus) sau mai multe opiuni (aa cum este exemplul anterior referitor la oraul de reedin al clientului), nu avei nici un motiv s v ngrijorai, deoarece filtrele i la fel de bine i interogrile pot face fa ntrebrilor cu mai multe cmpuri sau celor cu mai multe opiuni. 3. Selectai RecordsFilterAdvanced Filter/Sort din meniul principal. Fereastra Filter nu este nimic altceva dect o fereastr interogare simplificat. Filtrul arat, se comport i acioneaz foarte mult asemenea unei interogri reale. Pentru a nu complica lucrurile, fereastra Filter dispune de mai puine surle i trmbie ca oricare alt fereastr

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

183

interogare. Mai multe detalii legate de interogrile complete putei afla ulterior n cadrul acestui capitol, aa c n cazul n care este absolut nevoie putei trece direct la seciunea urmtoare. 4. Facei clic pe prima caset a rndului Field i apoi pe sgeata ndreptat n jos care apare n partea dreapt a casetei Field. Meniul autoderulant listeaz toate cmpurile tabelului dumneavoastr. 5. Facei clic pe primul cmp pe care l-ai identificat la pasul 2. Amabil ca ntotdeauna, programul Access 2000 trece numele cmpului n caseta Field n cadrul grilajului interogrii. Pn aici, totul este n regul. 6. Pentru a sorta rezultatele filtru dup acest cmp anume, facei clic pe caseta Sort i apoi pe sgeata care apare i care este ndreptat n jos. Selectai Ascending sau Descending din meniul autoderulant. Dac dorii s vedei rezultatele n aceeai ordine n care apar datele dumneavoastr, nu trebuie s parcurgei acest pas deloc. Aadar, trecei peste el.
T FA

Ordine ascendent nseamn o aezare de la cel mai mic la cel mai mare, n timp ce ordinea descendent nseamn o aezare de la cel mai mare la cel mai mic (Din anumite motive, niciodat n-am putut s fac deosebirea ntre aceastea dou). 7. Facei clic pe caseta Criteria care se afl sub cmpul dumneavoastr. Introducei ntrebarea la care trebuie s rspund filtrul. Setarea criteriului este partea cea mai complex a realizrii interogrii, aadar este elementul decisiv al ntregului proces. Criteriul constituie de fapt ntrebarea dumneavoastr formatat ntr-un mod pe care s-l neleag Access 2000. Realizarea unei interogri cu criteriul corespunztor poate implica luarea n considerare a numeroase chestiuni, ns tabelul 11-1 v ofer o introducere rapid n acest proces. Dac dorii s ptrundei n adncurile lumii logicii Booleane, limbajul criteriilor programului Access trecei la Capitolul 13.

184

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Tabel 11-1
Denumirea Equals

Operatori de comparaie
Simbol Nici unul Semnificaia Filtrul afieaz toate nregistrrile care se potrivesc exact cu ceea ce introducei dumneavoastr. Exemplu: pentru a gsi toate elementele de la clientul 37 mai departe, introducei numrul 37 n rndul Criteria. Acest operator listeaz toate valorile care sunt mai mici dect criteriul dumneavoastr. Exemplu: introducerea >30 n cmpul MinimumBid identific toate ofertele care tind de la 29.99$ spre infinit. Acest operator listeaz toate valorile din cmp care sunt mai mari dect criteriul dumneavoastr. Exemplu: >30 scris n cmpul MinimumBid identific toate ofertele care sunt mai mari dect 30$ (adic ncepnd de la 30.01$). Acest operator funcioneaz ca i operatorul Greather Than, cu singura deosebire c primul include i toate intrrile care sunt egale cu criteriul ales de dumneavoastr. Exemplu: introducerea >=30 localizeaz toate valorile de la 30 la infinit. Dac adugai semnul = criteriului Less Than, interogarea dumneavoastr va conine toate nregistrrile care au valori mai mici sau egale cu valoarea criteriului. Exemplu: <=30 nu conine doar acele nregistrri care au valori mai mici dect 30, ci i pe cele a cror valoare este chiar 30. Acest operator localizeaz toate intrrile care nu ndeplinesc criteriul. Exemplu: Dac dorii o list a tuturor nregistrrilor n afara acelora a cror valoare este 30, introducei <> 30.

Less Than

<

Greather Than

>

Greather Than or Equal To Less Than or Equal To

>=

<=

Not Equal To

<>

8.

Dac ntrebarea dumneavoastr conine mai multe valori posibile pentru acest cmp, facei clic pe caseta Or i introducei criteriul urmtor. Referitor la opiunile Or, trebuie s v precizez c putei include ct de multe dorii, numai s avei grij s derulai n jos pentru a putea vizualiza rndul nou destinat criteriului dumneavoastr.

T FA

Dac introducei o mulime de linii Or, vi se pare c primele intrri dispar; s tii de la mine c acest fapt nu trebuie s v ngrijoreze, deoarece ceea ce se observ nu nseamn neaprat c ai ncurcat lucrurile. Motivul acestei ntmplri este faptul c Access 2000 derulat puin tabelul pentru a face loc criteriului nou. Facei clic pe sgeata ndreptat n sus de pe bara de derulare pentru a putea vedea din nou intrrile dumneavoastr originale.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

185

9.

n cazul n care ntrebarea dumneavoastr implic mai multe cmpuri repetai de la pasul 4 pn la pasul 8. Avnd toate criteriile la locul lor, este timpul s v supunei filtrul la o curs de prob.

10. Dac dorii s pornii filtrul, selectai FilterApply Filter/Sort de pe bara de meniuri sau facei clic pe butonul Apply Filter de pe bara de instrumente. Dup un moment de meditaie (sau, m rog, ceea ce face Access 2000 atunci cnd calculeaz ceva), vizualizarea tabelului dumneavoastr se modific i sunt afiate pe ecran numai nregistrrile care ndeplinesc criteriul ales (privii Figura 11-2). Destul de grozav, nu?
Fig. 11-2: Ta da! Datele dvs. filtrate mrluiesc mndre pe ecran.

T FA

Pentru a vedea din nou toate datele, facei clic pe butonul Apply Filter nc o dat. nregistrrile filtrate se altur suratelor lor nefiltrate, fiind martorii unui moment emoionant de rentoarcere digital la plaiurile strbune (mi pare ru, acesta este romanticul care slluiete n mine). Dac-l iubii cu adevrat (pe acest filtru) i vrei s-l mai utilizai n viitor, facei clic pe butonul Save As Query care se afl pe bara de instrumente (i care are pictograma unui disc cu o plnie deasupra). Programul Access 2000 afieaz o caset de dialog n care v ntreaba cum dorii s denumii interogarea. Introducei un nume i apoi facei clic pe OK. De ndat, Access 2000 v salveaz filtrul ca interogare, incluzndu-l i pe acesta mpreun cu celelalte de acelai fel pe pagina Queries a ferestrei baz de date.

186 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Suntei torturai de ntrebrile dificile? ncercai o interogare de calibru industrial!
Uneori nu avei nevoie dect de informaii care se obin simplu i rapid; cu alte cuvinte, dorii s punei ntrebarea, s primii rspunsul i apoi s v continuai viaa. Cu toate acestea, n alte momente, v sunt necesare analizele, introspecia, precum i ideile stabilite de comun acord; cu alte cuvinte, informaiile dumneavoastr v solicit ceva munc. Datorit instrumentelor Access 2000, aceast munc se poate realiza mult mai simplu. Instrumentul de interogare de baz, realizat pentru a v face viaa mai uoar este Select Query. De cnd informaticienii i folosesc toat creativitatea n timp ce scriu programe, au tendina de a-i denumi operele n funcie de lucrurile pe care le realizeaz software-ul i deci o interogare Select, n acest caz. Aceste interogri aleg nregistrrile care se potrivesc din cadrul bazei dumneavoastr de date i afieaz rezultatele n conformitate cu instrucunile dumneavoastr. Spre deosebire de predecesorul su din acest capitol, o interogare Select ofer tot felul de opiuni utile i puternice. Aceste opiuni v ofer posibilitatea s: Utilizai mai multe tabele ntr-o singur interogare. Datorit faptului c interogrile Select neleg latura relaional a programului Access 2000, acest tip de interogare poate coordona date din mai multe tabele. Ca la obinerea rezultatelor s fie afiate numai cmpurile dorite de dumneavoastr. Nu avei nevoie de toate cmpurile din tabel n cadrul rspunsului dumneavoastr? Nici o problem! Interogrile Select conin bine cunoscuta setare Show care i transmite programului Access 2000 care sunt cmpurile pe care dorii s le vedei. Aranjai cmpurile n ordinea n care dorii s apar la afiarea rezultatelor. Organizai-v rspunsurile cu ajutorul cmpurilor unde dorii s apar, fr a modifica nimic n tabelul dumneavoastr original. Listai att de multe intrri (care ndeplinesc condiiile) cte avei nevoie, iar acest lucru este posibil datorit opiunii Top Value pe care v-o pune la dispoziie interogarea Select. Dac avei nevoie doar de primele cinci, 25 sau 100 de nregistrri, sau chiar de un procentaj ca 5% sau 25%, programul Access 2000 v satisface dorina cu ajutorul setrii Top Value.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______


T FA

187

Seciunea urmtoare cuprinde elementele de baz legate de realizarea unei interogri Select cu un singur tabel, dar celelalte capitole ale acestei pri v prezint buntile menionate mai sus cu lux de amnunte.

Realizai o interogare mai bun i rspunsurile vor bttori calea spre monitorul dumneavoastr
Crearea unei interogri Select seamn foarte bine cu proiectarea unor chestiuni precum filtrul sau sortarea avansat, ns interogarea de fa conine n plus cteva butoane i manete interesante. Pai urmtori parcurg procesul i v ofer cteva sfaturi despre diferite chestiuni avansate, sfaturi pe care nu ai dori s le scpai: 1. Deschidei baza de date pe care dorii s-o interogai i apoi facei clic pe butonul Queries care se afl n partea stng a ecranului. Access listeaz toate interogrile existente (presupunnd c avei ceva) i, n plus, v ofer o mulme de opiuni pentru alctuirea interogrii. 2. Stabilii ce ntrebare utilizai pentru interogare, ce cmpuri trebuie s v furnizeze rspunsurile i care sunt cmpurile pe care le dorii la rezultatele dumneavoastr. Din cauza faptului c interogrile Select v ofer posibilitatea s alegei ntre diferite setri detaliate, dumneavoastr trebuie s avei n vedere mai multe opiuni dect n cazul facilitii Advanced Filter/Sort. Cu toate acestea, pas de baz este acelai. Care sunt cmpurile care conin datele pe care le dorii? Care sunt cmpurile de care avei nevoie la oferirea soluiei? Gndii-v bine i cu grij deoarece aceste decizii alctuiesc de fapt baza important a interogrii dumneavoastr. 3. Facei dublu-clic pe Create query in Design view. Ecranul se modific i dumneavoastr obinei dou ferestre noi: un ecran gol Select Query i o caset de dialog mai mic intitulat Show Table. 4. n cadrul casetei de dialog Show Table, facei clic pe tabelul pe care dorii s-l folosii i apoi pe Add. Pentru a scpa de caseta de dialog Show Table, executai clic pe Close.

188

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

n partea superioar a ferestrei Select Query, programul Access 2000 afieaz o fereastr mic n care sunt listate toate cmpurile tabelului, aa cum este ilustrat i n Figura 11-3.

Fig. 11-3: n fereastra interogri apare tabelul dvs. cu o strlucire distins.

5.

Selectai primul cmp pe care-l dorii pentru interogarea dumneavoastr prin executarea unui clic pe sgeata ndreptat n jos din caseta Field i apoi prin executarea unui nou clic pe numele cmpului din meniul autoderulant. Access 2000 pune numele tabelului n caseta Table n mod automat i presupune faptul c dumneavoastr dorii s includei cmpul n razultatele, presupunere care se materializeaz prin selectarea casetei Show.

T FA

De asemenea, putei defila prin lista de cmpuri din fereastra mic (fereastra care se afl n partea superioar a ferestrei interogare) i facei dublu-clic pe fiecare cmp care dorii s fie n interogare. Pe msur ce executai dublu-clic, programul Access trece numele cmpurilor n grila interogrii. n ceea ce m privete, v pot spune c prefer acest mod de lucru n general, dar mai ales atunci cnd ncep s lucrez cu interogri cu mai multe tabele (situaie care este descris pe larg n capitolul urmtor). 6. Repetai de la pasul 5 mai departe pn n momentul n care toate cmpurile dorite se afl n gril. Acum suntei gata pentru a modifica opiunile de sortare.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

189

7.

Pentru a sorta rezultatele interogrii dup un cmp anume, facei clic pe caseta Sort a cmpului, apoi pe sgeata ndreptat n jos i apoi selectai Ascending sau Descending din meniul autoderulant. Ca i n cazul filtrrii sau sortrii avansate, programul Access 2000 v ofer opiunile pe care le ndrgii de la mic la mare i de la mare la mic.

T FA

Dac-i spunei lui Access 2000 s sorteze dup mai multe cmpuri, acesta ncepe cu cmpul care este cel mai aproape de partea stng a grilei interogrii i abia apoi sorteaz i celelalte cmpuri, n cazul n care ntlnete nregistrri care au primul cmp identic. Pentru a afla mai multe amnunte despre modul n care putei ine sub control sortrile, consultai seciunea intitulat Aezai totul n ordinea dorit de dumneavoastr. 8. Dac dorii ca un anumit cmp s nu apar n cadrul rezultatelor, deselectai caseta Search a cmpului respectiv. Odat ce ai redus numrul cmpurilor care fac parte din rspunsul cel important, continuai cu pasul urmtor care ine de criterii. 9. Introducei criteriul pentrru fiecare cmp care face parte din ntrebare. Interogrile Select folosesc aceleai reguli ca i cele prezente n cazul facilitii Advanced Filter/ Sort, inclusiv toi operatorii prezentai n Tabelul 11-1 (anterior n cadrul acestui capitol). Dac avei nevoie de un criteriu Or (de exemplu pentru clienii din statul Indiana sau Illinois), folosii liniile Or din gril (aa cum este ilustrat n Figura 11-4).

Fig. 11-4: Cnd avei nevoie de mai multe criterii pentru un singur cmp, folosii linia Or.

190
S

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

T FA

Aezai totul n ordinea dorit de dumneavoastr


Access 2000 dispune de un instrument pentru sortarea rezultatelor dintr-o interogare. n fond, interogrile nu presupun nici mai mult nici mai puin dect exectuarea unui clic pe caseta cea micu intitulat Sort i apoi specificarea uneia dintre opiunile Ascending sau Descending, n funcie de moda din sezonul respectiv. Singura problem a acestui aranjament este c programul Access 2000 sorteaz automat rezultatele de la stnga la dreapta. Aadar, dac dorii o singur sortare, nseamn c aceast ordine nu conteaz prea mult. Dac dorii ns dou sortri (de exemplu dac dorii s organizai rezultatele i dup cmpul Customer ID i dup cel intitulat Item ID), coloana care este cea mai apropiat de partea stng a interogrii devine automat sortarea primar, n rolul celui de-al doilea (sau de-al treilea) cmp de sortare aflndu-se oricare alt cmp. Preluarea controlului asupra ordinii de sortare nu este dificil, dar nu este nici evident. Din cauza faptului c programul Access 2000 privete grila interogrii i face sortrile de la stnga la dreapta, trucul pe care-l putei face const n a muta coloana care dorii s fie prima (i care este folosit pentru instruciunea de sortare principal) n partea stng a grilei (numai un specialist n calculatoare poate avea o soluie ca aceasta, nu?). Pentru a muta o coloan n gril, poziionai vrful pointer-ului mouse-ului n caseta gri mignon care se afl chiar deasupra numelui cmpului din cadrul grilei interogrii. Cnd mouse-ul se transform ntr-o sgeat ndreptat n jos facei clic o singur dat. Dintr-o dat, cmpul ales este evideniat special pentru dumneavoastr (S nu v fie team; evidenierea cmpului a fost cea mai dificil parte a ntregului proces). Avnd pointer-ul mouse-ului ndreptat spre acceai zon gri aflat chiar deasupra numelui cmpului, face clic i tragei cmpul la noua sa poziie din cadrul grilei. Pe msur ce mutai mouse-ul, o bar neagr se mut prin gril, artndu-v unde va fi poziionat cmpul atunci cnd vei elibera butonul mouse-ului. Informaia cmpului apare din nou pe ecran stnd n noua sa cas i fiind fericit i ferit de orice pericole. Pe lng modificarea ordinii de sortare a interogrii dumneavoastr, cu ajutorul acestui truc de mutare se modific i ordinea pe care o au cmpurile la afiarea rezultatelor interogrii. Avei libertatea deplin de a muta elementele aici, acolo sau oriunde, n funcie de necesitile dumneavoastr. Chestiunea asta reprezint de fapt o flexibilitate sporit, nu?

T FA

Datorit puterii lor superioare, interogrile Select au nite operatori speciali n plus n cadrul seciunii Criteria, operatori care se adaug celor din tabel. Dac dorii s aflai mai multe detalii referitoare la operatorii mai mult dect grozavi scoi din ntreaga colecie a Domnului Boole, trecei la Capitolul 13. 10. Aruncai o ultim privire la toat capodopera, inspirai adnc i facei clic pe butonul Run. Dup cteva (sau poate dup multe) momente n care a programul a ronit i a meditat, rezultatele interogrii dumneavoastr apar dintr-o dat pe ecran, artnd ca n Figura 11-5. Dac ceea ce vedei nu este ntocmai ceea ce ai crezut c ai solicitat (nu aa se ntmpl n cazul calculatoarelor?), verificai de dou ori instruciunile interogrii dumneavoastr. Problemele obinuite sunt legate de ncurcarea semnelor mai mare (>) cu semnul mai mic (<), omiterea semnului egal (=) n cazul condiiilor n care se folosesc semnele mai mare sau egal sau pur simplu greeli de ortografie survenite n cazul denumirii unei regiuni, a unui stat sau a unui cod potal.

Fig. 11-5: Iat-le; sunt rezultatele pe care doream!

T FA

Dac ndrgii aceast interogare Select (ntr-un mod prietenos i util), facei clic pe butonul Save de pe bara de instrumente (care arat ca o dischet). Access 2000 va face s apar din senin o caset de dialog micu n care v ntreab cum dorii s v denumii interogarea. Introducei un nume i apoi facei clic pe OK. Access 2000 stocheaz interogarea alturi de celelalte surate n zona Queries a bazei dumneavoastr de date.

Toto, crezi c ne poate ajuta Vrjitorul?


Pe lng interogrile Advanced Filter/Sort i Select Query, putei s v bazai pe Vrjitorul Simple Query. De asemenea, dac tii cum s realizai interogri manuale cu ajutorul funciei New Query, Vrjitorul Simple Query este o nimica toat. Asemenea tuturor celorlali vrjitori din Access 2000, i

192

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

acesta v preia sarcina de a avea grij de munca din spatele cortinei, dar trebuie ca dumneavoastr s introducei informaiile despre criteriile de cutare i despre sortare (dar pot mcar s visez). Urmtoarea dat cnd facei clic pe comanda New din cadrul etichetei Query, alegei Simple Query Wizard n loc de New Query. Cnd facei aceste lucruri apare vrjitorul cu surle i trmbie, aa cum este ilustrat i n Figura 11-6.
Fig. 11-6: Vrjitorul Interogare simpl al lui Access aranjeaz datele pe care le dorii ntr-o singur interogare.

Vrjitorul v cere s i furnizai trei seturi de informaii: Prima, Tables/Queries v permite s selectai tabelele care dorii s fie utilizate n aceast interogare. Facei clic pe sgeat pentru a vedea lista autoderulant i alegei alegei ceea ce dorii dintre variantele disponibile. Nu v ngrijorai; Vrjitorul este inteligent i pune toate interogrile i tabelele bazei de date curente. Dup ce ai ales tabelele care s fie utilizate, caseta Available Fields v prezintt cmpurile disponibile ale tabelului. Trecei aceste cmpuri n caseta Selected Fields prin selectarea cmpurilor dorite i executarea unui clic pe butonul >. In cazul n care tii c dorii s utilizai toate cmpurile bazei de date facei clic pe butonul > pentru a vedea transferul tuturor acestora. Dac v hotri c nu mai dorii un anumit cmp pe care deja l-ai transferat, selecta acel cmp din caseta Selected Fields i facei clic pe butonul <. Dac vrei s ndeprtai toate cmpurile selectate facei clic pe butonul <<. Cnd ai terminat s-i spunei vrjitorului ce cmpuri c foloseasc facei clic pe butonul Next. Vrjitorul se gndete o clip i apoi v ntreab dac dorii multe detalii-Detail (adic s vedei fiecare cmp al fiecrei nregistrri) sau dac dorii s vedei numai un sumar-Summary (care adun automat toate

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

193

cmpurile numerice din tabelul dumneavoastr). Alegei opiunea dorit i facei clic pe Next. Pasul final, ilustrat n Figura 11-7 v roag s v denumii interogarea. Dac dorii s dichisii puin interogarea i s adugai nite elemente adiionale grozave selectai butonul radio Modify the query design care-i comunic vrjitorului s v trimit interogarea nou creat n atelier pentru a mai lucra la ea. Pe de alt parte, dac suntei mulumii de opiunile dumneavoastr pn n acest moment selectai butonul Open the query to view information pentru a vedea vizualizarea Datasheet.

Fig. 11-7: Vrjitorul v solicit s introducei numele interogrii i se ofer s v ajute mai mult.

Ultima caset de validare a acestui ecran (Display Help on working with the query?) deschide automat un fiier Help care v explic cum v putei particulariza interogarea. Dup ce alegei ceea ce dorii suntei pregtii pentru a face clic pe butonul Finish pentru a vedea ce ai realizat manual.

Capitolul 12

Cutarea simultan n mai multe tabele


n acest capitol Setarea interogrilor cu mai multe tabele Folosirea ajutorului oferit de Vrjitorul Interogare Realizarea interogrilor cu mai multe tabele, n vizualizarea Design

nterogarea unui singure tabele la un moment dat se situeaz sub ateptrile unui program de baze de date relaionale. In fond, programele de baze de date relaionale, aa cum pretinde c este i programul Access 2000, i folosesc tot timpul i toat energia ncurajndu-v s v organizai datele n mai multe tabele. Dar de ce ar face una ca asta dac nu au inclus o modalitate de a lega mpreun tabele diferite i nici o modalitate de a v pune ntrebri inteligente? (Da, ar putea s fac acest lucru numai pentru a fi enervante, dar s presupunem c aici nu va fi cazul.) n concordan cu calitatea de membru al Clubului aplicaiilor de bazelor de date relaionale din America, programul Access 2000 conine ntr-adevr instrumente nentru interogarea mai multor tabele. Din cauza faptului c acest proces face parte din acelea misterioase, capitolul se concentreaz pe apelarea la Vrjitorul Interogare pentru a v ajuta s parcurgei procesul cu bine. Pentru persoanele care au o nclinaie spre latura tehnic, trebuie s menionez c n acest capitol este prezentat modalitatea cu ajutorul creia putei realiza manual o interogare cu mai multe tabele.
S

T FA

Nu este nici o ruine s utilizai ajutorul oferit de vrjitor atunci cnd realizai o interogare cu mai multe tabele. Procesul nu este simplu; nu uitai faptul c unele persoane urmeaz o facultate pentru a studia bazele de date; totui, Vrjitorul Interogare face pentru dumneavoastr tot ceea ce este mai dificil.

196 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Cteva idei generale despre interogrile cu mai multe tabele
S-ar putea ca pentru a folosi datele dumneavoastr la maxim s fie nevoie s consultai informaiile dintr-o mulime de tabele (de fapt, dac lucrai n cadrul unei organizaii, este de la sine neles c trebuie s combinai date din mai multe tabele). Din fericire, programul Access 2000 este cunoscut mai ales sub denumirea de baz de date relaional datorit faptului c v permite s stabilii relaii ntre diferite tabele cu care lucrai. Aceast facilitate relev faptul c interogrile programului Access 2000 pot analiza datele din dou sau mai multe tabele i (cu ajutorul i ndrumarea dumneavoastr) poate recunoate informaiile care se potrivesc. De cele mai multe ori, o interogare cu mai multe tabele funconeaz asemenea unei interogri cu o singur tabel. Tot ceea ce trebuie s facei este pur i simplu s-i comunicai lui Access 2000 c utilizai informaii din mai multe tabele i restul treburilor le face programul.
S

T FA

Programul Access 2000 pstreaz legturile dintre tabele bazei dumneavoastr de date. De obicei (dumneavoastr sau persoanele din cadrul Departamentului sistemelor informatice), dumneavoastr realizai aceast legtur cnd proiectai pentru prima dat baza de date. Atunci cnd construii tabelele i i le organizai cu ajutorul unor cmpuri cheie speciale, ceea ce facei dumneavoastr de fapt este s pregtii tabelele pentru a funcona mpreun cu interogrile. Cmpurile cheie reprezint lipiciul care unete tabelele din Access 2000. Interogrile utilizeaz aceste legturi pentru a realiza perechi formate din nregistrri care se potrivesc. De exemplu, in Figura 12-1, casa de licitaii consider c persoanele care ofer obiecte pentru a fi licitate sunt clienii lor. De asemenea, casa de licitaii trebuie s in evidena clienilor si (care sunt de fapt vnztorii), pentru a se cunoate persoanele crora trebuie trimii banii obinui din vnzarea obiectelor licitate. Pentru a putea ine evidena clienilor, casa de licitaii are nevoie de o tabel intitulat Customers. Aceast tabel este realizat, iar din cauza faptului c fiecare obiect are un alt vnztor (sau cum se mai spune, un alt client al casei de licitai), tabela Items are un cmp intitulat Seller ID n care este stocat o valoare care-i corespunde unei nregistrri unice din tabela Customers. Cmpul SellerID din tabela Items i comunic programuui Access 2000 cine este vnztorul obiectului respectiv(cunoscut i sub denumirea de client al casei de licitaii). Cmpul SellerID nu reprezint un cmp cheie n tabela Items din cauza faptului c scopul principal pentru care a fost creat acesta este s in evidena obiectelor

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

197

care sunt vndute. Totusi, si pentru tabela Items exista un cmp cheie care este denumit ItemID. Acest cmp cheie este unic i este i foarte necesar, deoarece, n fond casa de licitaii nu poate vinde acelai obiect de dou ori. Pentru cazul n care sunt necesare mai multe informaii despre vnztor, casa de licitaii dispune de tabela Customers care conine cmpul CustomersID i care este unic din cauza faptului c nu este dorit prezena redundant a informaiilor despre client n cadrul tabelului Customers.
Fig. 12-1: n cadrul unei interogri cu mai multe tabele, acestea sunt lega-te pentru a putea partaja datele.

nainte de a construi o mulime de interogri cu mai multe tabele, trebuie s nelegei cum funcioneaz tabelele din baza dumneavoastr de date. Cu alte cuvinte, trebuie s tii care sunt cmpurile pe care le utilizeaz aceste tabele pentru a lega datele ntre ele. Dac nu tii, nseamn c o cutai cu lumnarea (i necazul se arat n cadrul machetelor interogrilor care nu v comunic nimic util). Pentru a afla mai multe detalii despre relaii (n general) i despre instrumentele de realizare a relaiilor pe care vi le pune la dispoziie programul Access 2000, consultai Capitolul 5.

Apelai la Vrjitorul Interogare!


Vrjitorul Interogare nu ar mai putea fi considerat un vrjitor n adevratul sens al cuvtului dac tot ceea ce ar putea face ar fi s creeze interogri cu o singur tabel. Din fericire, este un vrjitor pe cinste, iar asta datorit faptului c nelege i detaliile interogrilor cu mai multe tabele. Pentru a crea o interogare cu mai multe tabele, urmai paii:

198

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

1.

n cadrul ferestrei baz de date, facei clic pe butonul Queries care se afl sub bara Objects aflat n partea stng a ferestrei. Fereastra baz de date listeaz toate interogrile care convieuiesc n cadrul bazei de date.

2.

Pentru a porni Vrjitorul Interogare simpl, facei dublu-clic pe Create query by using wizard. Efectul este apariia ferestrei Simple Query Wizard. n cazul n care fereastra v pare cunoscut, nu v mirai, deoarece ntr-adevr, ea este cea pe care ai utilizat-o la crearea interogrilor cu o singur tabel. i totui, acesta poate realiza i interogri cu mai multe tabele, la o simpl btaie din palme (i bineneles i cu un clic de mouse).

3.

Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl chiar lng caseta Tables/Queries, aa cum este ilustrat n fugura 12- 2 i apoi facei clic pe numele primei tabele pe care dorii s-l includei n aceast interogare. Lista Available Fields se modific i afieaz cmpurile disponibile din tabel (probabil c dumneavoastr v-ai dat seama deja de acest lucru).

4.

Facei dublu-clic pe fiecare cmp pe care dorii s-l includei n interogare. Dac ai fcut clic pe un cmp pe care nu trebuia, tot ceea ce trebuie s face pentru a repara greeala este s facei dublu clic pe lista Selected Fields i cmpul sare imediat napoi n seciunea Available Fields din cadrul ferestrei.

5.

Cnd ai terminat de adugat cmpuri din tabela respectiv, repetai pasul 3 i 4 pentru a putea prelua cmpurile dorite i din urmtoarea tabel pe care dorii s-l folosii n interogare. Dup ce listai toate cmpurile dorite n cadrul zonei Selected Fields, trecei la pasul urmtor.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

199

Fig. 12-2: Apelai la ajutorul oferit de Vrjitorul Interogare simpl pentru a a realiza interogri cu mai multe tabele.

6.

Facei clic pe Next pentru a continua procesul de realizare a interogrii. Efectul poate fi apariia unui ecran care seamn uimitor de mult cu cel din Figura 12-3. n cazul n care nu se ntmpl aa, nu intrai n panic! Dac n loc de acest lucru programul Access 2000 v solicit s atribuii un nume interogrii, trecei mai departe la pasul 8.

Fig. 12-3: n cazul n care vrjitorul realizeaz o interogare cu mai multe tabele, are nevoie de mult mai multe informaii din partea dvs.

200
S
T FA

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Dac includei cmpuri din dou tabele care nu au legturi, n momentul n care facei clic pe Next apare Asistentul Office al programului Access 2000. Acesta v reamintete faptul c tabelele trebuie s fie relaionale i v sugereaz s rezolvai aceast problem nainte de a v continua procesul. De fapt, dac spun c Asistentul v sugereaz nu este chiar corect, deoarece ceea ce face acesta este s v roage politicos s rezolvai problema legat de acele relaii nainte de a ncerca s realizai interogarea. Dac apare aceast eroare, facei clic pe butonul OK care se afl n cadrul mesajului Asistentului Office, pentru a trece direct n fereastra Relationships. Rezolvai problema relaiilor i apoi pornii Vrjitorul Interogare pentru a rencepe procesul. Dac dorii s aflai mai multe detalii legate de relaii, consultai Capitolele 4 i 5. 7. Dac Vrjitorul v spune s alegei ntre o interogare Detail i una Summary, facei clic pe butonul care se afl imediat lng opiunea dorit de dumneavoastr i apoi facei clic pe OK. Dac alegei opiunea Detail, aceasta creaz o foaie de date care listeaz toate nregistrrile care se potrivesc cu interogarea. Aa cum reiese i din numele acestei opiuni, putei fi siguri c vei obine toate detaliile posibile. n cazul n care alegei Summary, acesta i comunic vrjitorului c nu dorii s vedei fiecare nregistrare, ci dorii s vedei numai un sumar al informaiilor. Dac dorii s facei vreo modificare anume, facei clic pe caseta de dialog Summary Options care est ilustrat n figura 12-4. Alegei opiunile de sumar pe care le dorii din lista respectiv i apoi facei clic pe OK.

Fig. 12-4: Nu sunt prea multe opiuni de sumar, dar cele pe care le avei la dispoziie sunt utile.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

201

8.

Introducei un titlu pentru interogarea dumneavoastr n caseta de text i apoi facei clic pe Finish. Interogarea se gndete bine de tot, iar Access 2000 afieaz rezultatele pe ecran, aa cum este ilustrat i in Figura 12-5. Felicitri, ai reuit!

Fig. 12-5: Vizualizarea Datasheet a sumarului interogrii cu mai multe tabele.

Suflecai-v mnecile pentru a realiza interogarea manual


Trebuie s tii c utilizarea unui Vrjitor pentru realizarea interogrilor cu mai multe tabele nu constituie ntotdeauna cea mai bun soluie. Poate v aflai n situaia n care interogarea este prea complex sau necesit un sumar mai special (sau poate c pur i simplu n acel moment nu v simii n stare s v mai batei capul cu Vrjitorul Interogare). Ei bine, tocmai pentru acele momente n care realizarea manual a unei interogri este cea mai bun soluie exist vizualizarea Design pe care v recomand s-o folosii. Dei uneori aceast vizualizare (Design) pare complicat, nu avei de ce s v temei. Ba chiar, a putea paria c dup ce v vei obiui cu acest mod de lucru v vei da seama c de fapt preferai s realizai interogri n acest fel (ce gnd teribil!).

202
S

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

T FA

Un crd de gte, ???


Oare exist vreun nume comun pentru un grup de Vrjitori? Dac nu exist, s tii c ar trebui, deoarece programul Access 2000 este nesat pn la refuz cu o ntreag pleiad de asisteni magici. Capitolul 11 vi-l prezint pe Vrjitorul Interogare simpl, cel mai util vrjitor pentru ceea ce avei nevoie dumneavoastr n mod obinuit n legtur cu programul Access 2000. Cu toate acestea, irul de vrjitori nu se termin aici, deoarece Access 2000 mai are nc trei vrjitori care ateapt cu nerbdare chemarea dumneavoastr: Crosstab Query Wizard, Find Duplicates Query Wizard i Find Unmatched Query Wizard. Din pcate, nu toi vrjitorii sunt aa direci cum este Vrjitorul Interogare simpl. Aadar, din cei patru care mai rmn, Vrjitorul ncruciare este singurul pe care l utilizez n mod curent oamenii obinuii. Dac dorii s aflai mai multe detalii legate de Vrjitorul ncruciare, consultai Capitolul 14. Cei doi vrjitori care au mai rmas (Find Duplicates Query i Find Unmatched Query Wizard) sunt att de ciudai nct este mai bine s nici nu v pese de ei.

n continuare iat cteva gnduri de nceput pentru a v nsenina ziua un pic nainte de a intra n detaliile vizualizrii Design:
S

T FA

Nu este o idee prea bun s realizai relaii ntre tabelele dumneavoastr nainte de terminarea proiectrii i de construirii bazei dumneavoastr de date. Trebuie neaprat s v spun c este mult mai bine s realizai relaiile n cadrul interogrii, pentru c pe viitor vei putea modifica design-ul tabelului dumneavoastr fr a mai fi nevoie s tergei i relaiile dintre bazele de date. Din momentul n care proiectarea i realizarea bazei de date sunt gata, realizarea relaiilor pentru bazele de date poate fi poate fi chiar foarte util pentru actualizrile automate ntre tabele. Dac dorii s aflai mai multe despre realizarea legturilor ntre tabele, consultai Capitolul 5. Dac tii cum s realizai interogri cu o singur tabel, nseamn c suntei deja pe drumul cel bun n privina creeri interogrilor cu mai multe tabele, datorit faptului c procesul este aproape acelai. Pentru a realiza manual o interogare cu mai multe tabele n vizualizarea Design (aa cum cu puin noroc i buni obinuia s le fac), urmai paii: 1. Facei clic pe butonul Queries care se afl imediat sub bara Objects, aflat la rndul ei n partea stng a ferestrei baz de date.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

203

Fereastra baz de date listeaz toate interogrile dumneavoastr, dnd semne c este pregtit. nainte de a ncepe aventura cu o interogare cu mai multe tabele, asiguraiv c acestea sunt relaionale. Dac nu suntei foarte siguri n aceast privin, revenii la fereastra baz de date i facei clic pe butonul Relationships care se afl pe bara de instrumente. Dac dorii s aflai mai multe amnunte legate de relaiile dintre tabele, consultai Capitolul 5. 2. Facei dublu-clic pe Create a query in Design view. Dup o secund, apare caseta de dialog Show Table, iar n spatele acesteia vei vedea o fereastr interogare goal n care mai trziu se va contura interogarea respectiv. 3. Facei dublu-clic pe numele primei tabele pe care dorii s-l includei n interogare. Efectul este apariia unei ferestre micue pentru tabel n fereastra interogare (privii Figura 12-6). 4. Repetai pasul 3 pentru fiecare tabel pe care dorii s o adugai. Atunci cnd ai terminat, facei clic pe Close pentru a face s dispar caseta de dialog Show Table. n cazul n care apar nite linii ntre tabelele, n cadrul interogrii dumneavoastr, nu este cazul s v speriai (privii Figura 12-7), pentru c acesta este realmente un lucru bun care arat c programul Access 2000 tie ntr-adevr s lege dou tabele.

Fig. 12-6: Prima tabel i ocup locul cuvenit n interogare.

204

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Fig. 12-7: Programul Access 2000 tie cum s lege tabela Auctions de Auctioneers.

Dac ai terminat de adugat tabele la interogarea dumneavoastr, dar nu exist nici mcar o linie ntre acestea, Access 2000 v comunic faptul c nu are nici cea mai mic idee cum ar putea s relizeze o legtur nre acele tabele. In acest caz, cea mai bun soluie este s renunai la interogarea respectiv prin nchiderea ferestrei interogrii i apoi s utilizai butonul Relationships, n vederea realizrii unor relaii. 5. Adugai cmpuri n cadrul grilei interogrii prin executarea dubluclic pe acestea n casetele de dialog ale tabelelor (aa cum este ilustrat n Figura 12-8). Repetai acest pas pentru fiecare cmp pe care dorii s-l adugai n interogare. Alegei cmpurile n ordinea n care dorii s apar n cadrul rezultatelor interogrii. Trebuie neaprat s v spun c putei alege cmpuri din toate tabelele (deci din orice tabel) din partea superioar a ferestrei interogare. In fond, acesta este i motivul pentru care ai inclus toate acele tabele la nceputul interogrii.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

205

Fig. 12-8: Putei aduna laolalt, ntr-o singur interogare cmpuri din mai multe tabele.

Dac ai ales din greeal un anumit cmp, putei redresa foarte uor acest lucru, prin executarea unui clic pe intrarea numelui cmpului, aflat n grila interogrii, i apoi prin selectarea EditDelete Column (aceast opiune ciudat) de pe bara de meniuri. Efectul obinut este dispariia intrrii incorecte a cmpului respectiv (mai precis a coloanei acestuia). 6. Avnd cmpurile bine poziionate, oprii-v un moment pentru a stabili ordinea de sortare, bineneles, numai n cazul n care dorii una. Dac dorii ca sortarea s se fac dup un cmp anume, facei clic pe caseta Sort, care se afl sub numele cmpului i apoi facei clic pe sgeata ndreptat n jos care apare la marginea casetei Sort. Facei clic fie pe Ascending, fie pe Descending (figura 12-9). Dac dorii ca sortarea s se fac dup mai multe cmpuri, repetai acest pas.

Fig. 12-9: Sortarea A nseamn c parcurgerea se va face ascendent.

206

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

7.

Pentru fiecare cmp, n cadrul casetei Criteria stabilii informaiile de selectare ale interogrii. Chiar dac aceasta este o interogare cu mai multe tabele, dumneavoastr stabilii criteriile n acelai mod n care fceai i n cazul interogrilor cu o singur tabel. Dac dorii s primii ajutor suplimentar, consultai Capitolul 11.

8.

Dac dorii s includei n interogare un cmp, dar nu dorii ca acesta s apar n cadrul rezultatelor finale, deselectai opiunea Show corespunztoare cmpului respectiv. Probabil c nu vei avea nevoie niciodat de acest pas, dar tocilarul care zace n mine mi cere s v spun i aceste lucruri.

9.

Revedei nc o dat rezultatele muncii dumneavoastr, iar dac suntei absolut siguri c arat aa cum trebuie, salvai interogarea prin alegerea FileSave.

10. n cadrul casetei de dialog Save As, introducei un nume pentru interogare i apoi facei clic pe OK. Doar nu dorii ca toat munca dumneavoastr dificil s se duc pe apa Smbetei doar pentru c nu salvai interogarea respectiv! 11. Rugai-v s ias bine i apoi alegei QueryRun (sau facei clic pe butonul Run) pnetru a rula interogarea. Ei, cum a mers? Ai obinut rspunsul la care ai sperat? Dac nu, trecei interogarea n vizualizarea Design pentru a o mai cizela un pic. 12. Alegei ViewDesign View (sau facei clic pe butonul Design). Tinei-o tot aa pn cnd interogarea dumneavoastr arat aa cum trebuie i nu cumv s uitai s salvai modificrile efectuate, prin alegerea FileSave.

Capitolul 13

Lei I uri SAU tigri? Oh, Doamne!


n acest capitol Clarificarea diferenei care exist ntre funciile AND (i) i OR (sau) Utilizarea funciei AND Utilizarea funciei OR Utilizarea funciilor AND i OR n cadrul aceleai interogri

u ct lucrai mai mult cu programul Access 2000, cu att ntrebrile dumneavoastr adresate datelor dumneavoastr vor fi mai complexe. Si astfel, treptat treptat, sortarea ascendent sau descendent, de la stnga la dreapta sau de la dreapta la stnga, precum i filtrarea repetat, toate acestea nu mai sunt de ajuns deoarece acum dorii ca datele s mrluiasc n cadrul aranjamentului stabilit, n timp ce dumneavoastr imitai diferite animale (Ei bine, dintotdeauna v-ai stabilit eluri nalte.) Interogrile programului Access 2000 v pot determina datele s fac tot genul de trucuri, dar chiar i acestea au nevoie de ajutor pentru a putea realiza cele mai uluitoare prestidigitaii. Ei bine, n acest moment apare Dr. Boole mpreun cu asistenii si. Folosind priceperea nemaintlnit a asistenilor Booleani, interogrile dumneavoastr pot escalada nlimi uluitoare, pot face acrobaii uluitoare i v pot amuza i amei pe dumneavoastr i colegii dumneavoastr. S-ar putea s-l uimeasc chiar i pe eful dvs.! Acest capitol se concentreaz pe prezentarea celor doi mari operatori ai programului Access 2000, i anume AND i OR. Aadar, n acest capitol vi se explic ce fac aceti operatori, cum fac ceea ce fac i (cel mai important lucru) de ce v-ar psa de aceti operatori. Pregtii-v pentru a merge ntr-o cltorie

208

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

slbatic prin lumea logicii, iar n privina datelor dumneavoastr, fixai-le bine centurile de siguran!

Haidei s comparm operatorul AND cu OR!


AND i OR sunt stelele cerului Boolean. n limbajul scris i vorbit, conjuncia i (AND) leag frazele ntre ele, alctuind un tot unitar, n timp ce conjuncia sau (OR) v pune la dispoziie o mulme de opiuni din care putei alege pe aceea pe care o dorii. n lumea bazelor de date, aceste dou conjuncii au cam aceleai funcii. De exemplu, dac pdurile sunt pline de lei i tigrii, v putei atepta ca ambele rase s anticipeze venirea dumneavoastr. Pe de alt parte, dac pdurile sunt pline de lei sau tigrii, atunci tii cu siguran c unul sau altul se afl acolo, dar nu v ateptai n nic un caz s le vedei pe amndou. n terminologia folosit n cazul bazelor de date, AND nseamn ambele, n timp ce OR nseamn unul din ele (Pe legea mea, asta seamn cu o or de gramatic!). Iat n continuare o regul care v va ajuta s nu ncurcai aceti operatori niciodat: AND v limiteaz interogarea, fcdu-o mai restirctiv. OR pune la dispoziie ntreaga interogare, deci vor exista mai multe nregistrri care se vor potrivi. Dac ncepei s cutai o persoan cu ochi albatri i pr rocat i care s fie mai nalt de 1,82 metri i s fie de sex masculin, avei un grup destul de restrns de candidai (iar eu, cu siguran c nu m aflu printre ei). Pe de alt parte, dac dorii s gsii persoane cu ochi albatri sau pr rocat sau care s fie mai nalte de 1,82 metri sau care s fie de sex masculin, ar nsemna c s-ar potrivi jumtate dintre persoanele care au lucrat la aceast carte, inclusiv cinele meu.

Cum putei gsi elemente care se afl ntre statul Kansas i Oz


Una dintre cele mai obinuite interogri se refer la listarea elementelor care se ncadreaz ntre dou valori bine determinate. De exemplu, s-ar putea s dorii

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

209

s gsii toate nregistrrile care au fost introduse dup 1 ianuarie 1999 i nainte de 1 ianuarie 2000. Pentru a realiza acest lucru, putei utiliza un criteriu de tip AND. Utilizarea unui astfel de criteriu nu este complicat deloc. Punei cele dou condiii pe aceeai linie i separai-le printr-un AND. Figura 13-1 v ilustreaz ecranul interogare, n cadrul cruia cmpul DateIn din tabela Items al bazei de date Auctions este restricionat la date din anul 1999. Apropo, nu v ngrijorai n privina semnelor diez; Access 2000 pune aceste semne n mod automat doar pentru a simi c a contribuit i el ntr-un mod ct se poate de util la reaizarea interogrii dumneavoastr. Stai un pic! De cnd se pun semne diez lng date? Numii-l un efect secundar al apei potabile din Redmond care a fcut ca inginerii s aib astfel de idei ciudate; oricum, din anumite motive, diez-urile trebuie introduse numai n cazul datelor. Privii atent formula din interogare. Access 2000 ncepe procesarea interogrii prin examinarea minuioas a nregistrrilor din tabel i formularea primei ntrebri a criteriului de validare Inregistrarea a fost introdus pe 1 ianuarie 1999 sau dup aceast dat? In cazul n care nregistrarea a fost introdus nainte de aceast dat, programul Access 2000 o ignoreaz i trece mai departe, la urmtoarea. Dac nregistrarea a fost introdus dup 1 ianuarie 1999, Access 2000 pune a doua ntrebare: Inregistrarea a fost introdus nainte de 1 ianuarie 2000?. Dac rspunsul este da, programul include i aceast nregistrarea n cadrul rezultatelor. Dac nu, nregistrarea este respins i Access 2000 trece mai departe, la urmtoarea. Reinei c comparaia folosete semnele mai mare sau egal cu pentru prima dat (1 ianuarie 1999), deoarece dumneavoastr dorii s includei nregistrrile care au fost introduse n prima zi a anului. Acest tip de instruciune, adic ntre, poate fi folosit pentru orice tip de date. Putei lista valori numerice care se afl ntre dou numere, nume care au anumite litere, sau date care se ncadreaz ntr-o anumit perioad din calendar. Programului Access 2000 nici c-i pas ce fel de date testai! Cnd realizai o interogare de tip ntre, asigurai-v c combinai ct de corect posibil operatorii mai mare dect i mai mic dect cu criteriile care trebuie. Dac le ncurcai, interogarea dumneavoastr nu va funciona deloc! De exemplu, nici o nregistrare nu a putut fi creat simultan nainte de 1 ianuarie 1999 i dup 1 ianuarie 2000. nregistrarea a putut fi introdus ntre aceste date (cum era n exemplul anterior), dar nu poate ndeplini simultan cele dou condiii. Dac schimbai ns operatorul AND cu OR, interogarea poate funciona chiar foarte bine, datorit faptului c o singur nregistrare poate fi realizat nainte de prima sau dup cea de-a doua.

210
Fig. 13-1: Funcia AND localizeaz toate datele ntre 1 ianuarie 1999 i 1 ianuarie 2000.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Folosii mai muli operatori AND: i apoi ce se va ntmpla?


Una dintre caracteristicile cele mai bune ale programului Access 2000 (ca s nu mai vorbim de aceast carte) este flexibilitatea sporit. n general, n cadrul unei interogri, Access 2000 v ofer posibilitatea de a face tot ceea ce v poftete inimioara. De exemplu, Access 2000 nu v oblig s folosii un singur criteriu pe fiecare linie a interogrii; nu, la naiba! Putei include attea criterii cte dorii. Programul Access 2000 interpreteaz criteriul ca i cnd ai fi introdus cte un operator AND ntre fiecare dou dintre ele. Interogrile cu mai multe criterii sunt complicate. Fiecare criteriu pe care dori s-l adugai trebuie s fie poziionat pe acelai rnd. Cnd rulai interogarea, programul Access 2000 mai nti verific fiecare nregistrare pentru a se asigura c ndeplinete toate condiiile expresiilor rndului cu criterii din interogare, i abia apoi trece nregistrarea n tabela cu rezultate. Figura 13-2 ilustreaz o interogare care are trei criterii. Din cauza faptului c toate trei se afl pe acelai rnd, Access 2000 le trateaz ca cnd ar face parte dintr-o expresie enorm de tip AND. Aceast interogare returneaz ca rezultat doar acele nregistrri care sunt legate de licitaiile care au avut loc la The Ranch i care au avut ca obiect de adjudecare diferite mrfuri oferite de clientul cu numele Donati i care pentru care oferta a fost de maxim 25$, adic pentru care s-a licitat o sum de maxim 25$. Atunci cnd avei o baz de date mare i dorii s limitai rezultatele obinute la un anumit numr minim de nregistrri, cel mai eficient mod de a realiza acest lucru este combinarea ctorva criterii.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

211

T FA

Trebuie s reducei rezultatele chiar mai mult de att? (Wow, eful dumneavoastr este chiar dur!) Datorit faptului c Access 2000 afieaz rezultatele n vizualizarea Datasheet, toate instrumentele grozave ale acestei vizualizri funcioneaz mpreun cu interogarea; instrumente cum ar fi de exemplu vechiul dumneavoastr prieten, filtrul. Pentru a limita i a friciona un pic rezultatele interogrii dumneavoastr, tot ceea ce avei de fcut este s utilizai oricare dintre comenzile de filtrare (alegnd RecordsFilter). Dac avei nevoie de o rememorare rapid cu privire la filtre, revenii la Capitolul 10.

Fig. 13-2: Localizarea nregistrrii dvs. care ndeplinete toate condiiile impuse.

Suntei o vrjitoare bun, sau una rea?


Deseori dorii s gsii un grup de nregistrri care ndeplinesc una dintre numeroasele condiii (cum ar fi de exemplu identificarea persoanelor care locuiesc n Frana sau Belgia sau n Statele Unite ale Americii). Acest tip de cutare cere un criteriu de tip OR, care este maestrul opiunilor numeroase. Programul Access 2000 face ca utilizarea unui criteriu de tip OR s fie chiar prea simpl, avnd n vedere c nu trebuie s utilizai dect cuvinte. Nu trebuie s introducei deosebit, nu trebuie s cumprai nimic, i nici nu va fi nici un vnztor care s strige dup dumneavoastr. De fapt, opiunea OR se afl chiar n caseta de dialog a interogrii Access i ateapt ordinele dumneavoastr. Pentru a putea altura mai multe criterii i a le include n aceeai expresie imens de tip OR, trebuie s scriei fiecare criteriu pe cte o linie aflat n partea inferioar a interogrii. Fiecare linie poate conine criterii pentru orice cmp dorii dumneavoastr, chiar i n cazul n care exist o alt linie cu alt criteriu care se adreseaz aceluiai cmp.(Credei-m pe cuvnt, n realitate

212

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

este mult mai simplu dect pare.) Exemplul ilustrat n figura 13-3 are trei criterii n acelai cmp, adic n cmpul Animals. Prin poziionarea acestora pe linii diferite, interogarea caut nregistrri care conin lei sau uri sau tigri.
Fig. 13-3: Comanda ncorporat OR v permite s gsii toate bestiile nfricoetoare din pdure.

Bineneles c putei pune criteriile i pe coloane diferite. De exemplu, figura 13-4 ilustreaz tabela Items al bazei de date Auctions, urmrindu-se obiectele care au fost aduse de familia Donati sau care au n cmpul MinimumBid o sum mai mic sau egal cu 30$.

Fig. 13-4: Putei realiza un criteriu de tip OR i prin poziionarea condiiilor n cmpuri diferite.

De remarcat faptul c fiecare criteriu se afl pe o linie separat. Dac criteriile s- ar fi aflat pe aceeai linie, ar fi trebuit s realizai o operaie de tip AND, i ar fi aprut ca rezultate finale numai nregistrrile care ar fi ndeplinit ambele condiii. Figura 13-5 v prezint rezultatele interogrii, iar meniunile din dreapta v indic motivul pentru care a fost acceptat fiecare nregistrare. Reinei c avei cteva nregistrri care ndeplinesc una dintre condiii i cteva nregistrri care

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

213

ndeplinesc ambele condiii. Dac ai fi realizat aceast interogare ca fiind una de tip AND, v-ar fi fost returnate numai acele nregistrri care ar fi ndeplinit ambele condiii.

Fig. 13-5: Analiznd rezultatele interogrii.

Cnd folosii AND i OR i cnd AND sau OR?


Uneori, utilizarea unuia dintre operatorii AND i OR nu este de ajuns, deoarece trebuie s punei o ntrebare referitoare la cteva grupuri de nregistri diferite. Astfel, o parte a ntrebrii implic limitarea accesului grupurilor de nregistrri n cadrul rezultatelor finale (limitare care se realizeaz cu ajutorul criteriului AND), iar alte pri permit accesul liber al nregistrilor care se bazeaz pe criterii diferite (ceea ce se realizeaz cu ajutorul criteriului OR). Avei mare grij cu aceste criterii, deoarece n scurt timp devin foarte capricioase. Aadar, n cazul n care o interogare ajunge n punctul n care suntei zpcii de toat treaba asta cu condiiile i nu mai tii care criteriu And a fost influenat de ultimul criteriu Or, nseamn c v-ai mpotmolit de tot. n acest caz trebuie fie s reluai totul de la capt, fie s cerei ajutor unui specialist n baze de date. Cel mai important lucru pe care trebuie s-l reinei este acela c fiecare linie OR (fiecare linie care conine un criteriu) este evaluat separat. Dac dorii s combinai mai multe criterii diferite, trebuie s v asigurai c fiecare linie OR reprezint un aspect clar a ceea ce facei dumneavoastr. De exemplu, n cazul bazei de date Auctions, ar fi extrem de util de tiut care obiecte vor fi adjudecate pentru sume mai mici de 30$ sau care pentru vor fi adjudecate pentru sume mai mari de 100$, n cadrul unei singure licitaii. Identificarea obiectelor care s se gseasc n aceste plaje de preuri nseamn

214

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

utilizarea unei condiii de tip OR. (Dac ai fi ncercat s gsii obiecte scoase la licitaie care s aib n cadrul cmpului MinimumBid o sum cuprins ntre 30$ i 100$, ai fi utilizat un criteriu de tip AND n locul criteriului OR.) Utilizarea unei condiii OR implic faptul c criteriile sunt poziionate pe linii separate. n orice caz, limitarea nu este suficient, deoarece dumneavoastr nu dorii dect acele obiecte care sunt sunt scoase la licitaie ntr-un singur loc (n exemplul de fa, locul este The Ranch). Pentru ca aceast interogare s funcioneze, trebuie s repetai locul unde are loc licitaia pe fiecare linie care conine o condiie OR. Felicitri, avei un puiu de interogare cu combinaii AND/OR ct se poate de sntos i viguros! Pentru a organiza aa cum trebuie aceast interogare, trebuie s avei o linie cu dou criterii. Unul dintre criterii va solicita acele obiecte de licitaie care cost mai puin de 30$ i care sunt scoase la vnzare la prima cas de licitaii, n timp ce al doilea criteriu cheam la raport nregistrrile care reprezint obiecte ce cost peste 100$ i care sunt scoase la vnzare la prima cas de licitaii. Din cauza faptului c criteriile se afl pe dou linii diferite, programul Access 2000 le interpreteaz ca o condiie de tip OR. Figura 13-6 ilustreaz cele dou condiii AND una OR. (A putea s fac aici o glum despre treaba asta cu o linie care i ofer un AND de ajutor altei linii, dar ar nsemna s sar calul. Sunt sigur c-mi vei mulumi mai trziu pentru acest lucru.)
Fig. 13-6: Toate criteriile aflate pe aceeai linie sunt funcii AND i limiteaz cutarea. Criteriile de pe linii diferite sunt funcii OR i extind cutarea.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

215

Atunci cnd revizuii criteriile, privii fiecare linie separat, pentru a v asigura c acea linie reprezint un grup care dorii s fie inclus n cadrul rspunsului final. Dup aceasta, verificai dac liniile individuale conlucreaz tr-adevr pentru a obine rspunsul dorit de dumneavoastr: Criteriile AND se amplaseaz toate pe acelai linie i sunt evaluate mpreun. Criteriile OR se amplaseaz pe linii separate, fiecare linie fiind evaluat separat. Dac avei criterii pe care dorii s le utilizai n cadrul unei condiii de tip OR, trebuie s inei cont de faptul c ele trebuie s se repete pe fiecare dintre liniile separate. Ca i n cazul celorlalte interogri, nici n acest caz nu trebuie s utilizai aceleai cmpuri pe fiecare linie care conine un OR. De fapt, fiecare rnd poate fi de sine stttor. De exemplu, Figura 13-7 ilustreaz un criteriu prin intermediul cruia se dorete s fie identificate acele obiecte care sunt vndute de familia Donati la prima cas de licitaii sau obiectelecare au fost vndute pentru mai puin de 100$ la cea de-a doua cas de licitaii. Observai faptul c ambele rnduri folosesc locaia casei de licitaii (a locului respectiv), dat obiectele care sunt combinate cu aceste informaii sunt diferite i se afl i pe rnduri diferite.

Fig. 13-7: Rndurile dvs. OR pot fi situate n cmpuri diferite.

Pentru a aduga nc o condiie OR, tot ceea ce trebuie s facei este s completai un alt rnd. De ndat ce apsai tasta Enter, putei utiliza barele de defilare aflate n partea dreapt a ecranului pentru a vedea i alte rnduri ale interogrii. Acestea, chiar dac nu sunt etichetate, toate funcioneaz ca rnduri separate ale unei condiii de tip OR.

Capitolul 14

Cum s le nvai pe interogri s gndeasc i s numere


n acest capitol Utilizarea rndului Totals Cum putei grupa intrrile Funciile Count i Sum pe nelesul dumneavoastr Utilizarea interogrilor pe mai multe tabele Alegerea celor mai bune valori Utilizarea altor funcii variate

ste foarte plcut s primii rspunsuri rapide la ntrebri simple legate de elementele din cadrul bazei dumneavoastr de date, ns n via exist lucruri mult mai importante i mai frumoase dect aflarea cu exactitate a numrului de persoane din oraele Montreal i Bombay care au cumprat perii pastelat colorate, pentru masaj ntre lunile ianuarie i mai ale anului anterior. Dar ce se ntmpl dac dorii s tii care este suma total de bani cheltuit de aceste persoane pentru achiziionarea periilor pentru masaj? Si dac dorii s tii care a fost numrul comenzilor fcute de acetia? Sau poate c ai dorit s vedei care sunt cele 25 de orae n care s-au cumprat cele mai multe perii? Aa cum ai i nceput probabil s v obinuii, Access 2000 vine i v scoate din ncurctur. Ei bine, din punct de vedere tehnic ceea ce v salveaz ntr-adevr sunt calculele interogrii i instrumentele de msurare ale programului Access 2000. Calculele interogrii realizeaz elemente de matematic simpl, numr nregistrrile pereche i fac alte cteva tipuri de trucuri, ns toate acestea pot avea loc numai n condiiile n care dumneavoastr tii cum s le solicitai

218

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

ajutorul acestor bijuterii ale programului Access 2000. Instrumentul programului Access 2000 intitulat Top Values v ajut simplu i rapid s v concentrai asupra nregistrrilor care se potrivesc cel mai bine criteriilor dumneavoastr. Acest capitol v explic mecanismele interne ale acestor funcii utile. Citii n continuare i punei interogrile la treab!

Cum s totalizai tot ceea ce v iese n cale


Pe lng faptul c rspund la ntrebrile puse de dumneavoastr, interogrile Select mai pot face i calcule uoare cu date din tabelele dumneavoastr. De exemplu, dac-i transmitei programului Access 2000 s listeze toi clienii din Germania, acesta poate ca pe lng listare s fac i altceva cum ar fi s-i numere pe aceti clieni, operaie care nu v cost nimic n plus. Grozav afacere! Primul pas pe care trebuie s-l facei pentru a introduce un total n cadrul interogrii dumneavoastr este s adugai rndul Total n grila acesteia (programul Access 2000 are setat implicit opiunea de a nu afia acest rnd, aceasta de dragul de a pstra interogrile ct mai simple posibil). n timp ce interogarea se afl pe ecran, selectai ViewTotals din meniul principal sau facei clic pe butonul Totals. Figura- 14-1 ilustreaz ecranul Select Query care are rndul Totals deja adugat.

Fig. 14-1: Rndul Total se afl ntre rndul Table i rndul Sort.

Simbolul care se afl pe butonul Totals reprezint litera greceasc sigma, care nseamn a aduna totul. Acest simbol este utilizat de matematicieni, ingineri i alte persoane cu dificulti de comunicare interpersonal atunci cnd acetia au nevoie de un total.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

219

Pentru a utiliza rndul Total, mai nti trebuie s alctuii o interogare obinuit Select, aa cum facei dumneavoastr de obicei. Si astfel, pe msur ce adugai cmpuri n gril, rndul Total se umple automat cu intrarea Group By. Aceasta i comunic programului Access 2000 s organizeze rezultatele interogrii n grupuri, n funcie de cmpul respectiv. In plus, funcia Group By previne manifestarea redundanei n cadrul rezultatelor dumneavoastr. De exemplu, o interogare normal care conine numai cmpul DateIn listeaz toate datele la care au sosit obiectele la licitaie. In acest caz, dac exist patru obiecte care au sosit la aceeai dat, aceasta apare de patru ori n list. Dac activai ns opiunea Group By, programul Access 2000 genereaz o list unic care conine toate datele la care au fost adugate obiecte noi pentru licitaie (aa cum este ilustrat i n Figura 14-2), n care nu se ntlnete deloc redundana. Si astfel, dei este posibil ca unele obiecte s fi sosit n aceeai zi(ceea ce nseamn c n baza de date exist cteva nregistrri care au aceeai dat), nici o dat nu apare de mai multe ori. Dac nu ai utiliza instruciunea Group By, interogarea ar lista data respectiv ori de cte ori ar ntlni-o n baza de date.
Fig. 14-2: Instruciunea By Group listeaz fiecare intrare a cmpului o singur dat.

Dac avei mai multe cmpuri care apar cu opiunea Group By, rezultatele interogrii prezint fiecare combinaie unic a celor dou cmpuri. De exemplu, Figura 14-3 ilustreaz o interogare care conine instruciunea Group By n fiecare din cmpurile Item Name i DateIn, iar Figura 14-4 v prezint rezultatele interogrii.
Fig. 14-3: Interogrile listeaz toate elementele i perechile lor care tocmai sosesc, n timp ce sunt sortate dup dat.

220
Fig. 14-4: Interogarea listeaz elementele n ordine, n funcie de cmpul Dateln.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

n Figura 14-4, fiecare nregistrare prezint fiecare obiect care a fost adugat i data la care a sosit. De observat este faptul c pentru date cum este de exemplu 2 februarie, cteva obiecte diferite sunt listate ca fiind aduse pentru a fi vndute la licitaie. Pe de alt parte, atunci cnd sunt aduse mai multe obiecte de acelai tip (aa cum este de exemplu obiectul Asst hardback books care a fost adus la data de 18 ianuarie), apariia acelui tip de obiect are loc o singur dat, din cauza faptului c numele de identificare al acestuia a fost acelai pentru fiecare dintre acele nregistrri n parte. Trebuie neaprat s v sftuiesc ca atunci cnd folosii Group By s pii cu mare grij deoarece acesta este un instrument foarte puternic, dar n acelai timp exist i pericolul ca din greeal s abuzai de el sau s-l utilizai greit (de fapt adevrul este c m trec fiorii cnd m gndesc de cte ori am ncurcat rezultatele din cauza acestui lucru). Cu ct utilizai mai multe cmpuri alturi de o interogare Total, cu att vor fi mai bune rezultatele dumneavoastr. Uneori, dac avei doar dou sau trei cmpuri n interogare, rezultatele devin ciudate (aa cum putei observa i din nota anterioar referitoare la acele volume de cri).

Cum s realizai o numrtoare ntr-adevr valid


Dei este foarte util s listai intrrile unui cmp fr a se manifesta redundana, trebuie s tii c rndul Total poate face mult mai multe lucruri. Aadar, o alt opiune foarte util este instruciunea Count care, dup cum i spune i numele, numr nregistrrile pereche din tabela dumneavoastr i afieaz totalul n cadrul rezultatelor interogrii. Pentru a putea utiliza instruciunea Count, trebuie ca n interogarea dumneavoastr s existe cel puin dou intrri: una care s creeze grupurile (cu

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

221

ajutorul opiunii Group By prezent n rndul Totals), iar cealalt s numere (cu ajutorul opiunii Count prezent n rndul Totals). Selectai funcia Count prin executarea unui clic pe celula rndului Total n cadrul cmpului unde dorii s fie efectuat numrtoarea. Dup ce facei clic, apare un buton cu o sgeat ndreptat n jos. Pentru a vedea o list autoderulant cu toate funciile, facei clic pe acel buton i vei observa c una dintre funcii este chiar Count, cea de care avei nevoie dumneavoastr. Cea mai dificil parte a acestei operaiuni este alegerea cmpului unde dorii s fie efectuat numrtoarea. Dac dorii s numrai fiecare nregistrare care se potrivete, trebuie s fii absolut siguri c cmpul pe care-l utilizai are o intrare unic pentru fiecare nregistrare n parte. De exemplu, Figura 14-5 ilustreaz interogarea pe care o folosete Dorothy pentru a afla numrul membrilor din fiecare tagm.
Fig. 14-5: Programul Access 2000 calculeaz numrul membrilor din fiecare tagm.

n cadrul rndului Total al cmpului Guild, Dorothy utilizeaz instruciunea Group By, iar pentru cellalt cmp al ei din aceast interogare folosete LastName. Pentru a face aritmetic, ea introduce instruciunea Count n rndul Total al cmpului LastName. Opiunea Group By i comunic programului Access 2000 s grupeze nregistrrile n funcie de intrarea din cmpul Guild, iar Count i comunic s numere nregistrrile fiecrui grup (tagm), numrtoarea crescnd cu unu de fiecare dat cnd este ntlnit o nregistrare care are specificat i numele de familie. Din cauza faptului c toi mnccioii au nume de familie, aceast instruciune semnific faptul c programul Access 2000 contorizeaz numrul mnccioilor din fiecare tagm. Figura 14-6 ilustreaz rezultatele cutrii lui Dorothy.

222
Fig. 14-6: Faimoasa numrtoare a membrilor tagmei este gata.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Cum putei realiza numrtoarea cu ajutorul ncrucirilor pe mai multe tabele


Unele tipuri de informaii se preteaz n mod obinuit la a fi grupate pe dou categorii. De exemplu, n cazul voturilor se utilizeaz destul de des gruparea pe sexe (care n mod tradiional se face n funcie de dou opiuni) cu scopul de a mpri i a analiza rezultatele obinute la fiecare ntrebare n parte. Bineneles c i dumneavoastr putei realiza o astfel de analiz detaliat n cadrul programului Access 2000, cu ajutorul unei interogri pe mai multe tabele (sau intertabelar). Figura 14-7 v prezint modul n care arat rezultatele unei ncruciri. Dei poate nu tii sau nu ai mai ntlnit n acest context cuvntul ncruciare, mai mult ca sigur c vei recunoate modul n care funcioneaz. Aceast ncruciare reprezint o analiz detaliat a informaiilor de la licitaie, n funcie de statele n care domiciliaz clienii i de locul (casa de licitaii) n care au fost vndute obiectele lor. Fiecare rnd reprezint un stat diferit, iar fiecare coloan reprezint cte o casa de licitaii. Fiecare caset din tabel conine numrul clienilor din acel stat care au vndut obiecte n cadrul acelei case de licitaii.
Fig. 14-7: Vizualizarea Datasheet a unei interogri pe mai multe tabele.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

223

Grilajul interogrii pe mai multe tabele conine dou rnduri, mai precis Total i Crosstab (aa cum se poate observa i n Figura 14-8). Interogrile pe mai multe tabele conin ntotdeauna trei cmpuri. Row Heading este folosit pentru definirea categoriilor rndului, Column Heading i comunic programului Access 2000 unde poate gsi categoria coloanei, iar cel de-al treilea cmp i comunic de unde provin valorile ncrucierii.
Fig. 14-8: n cadrul unei interogri pe mai multe tabele, un cmp devine Row Heading, alt cmp devine Column Heading, iar altul devine Value.

T FA

Ambele cmpuri folosite ca titluri conin instruciunea Group By pe rndul Total. Cmpul care este utilizat pentru valoare conine funcia (de obicei aceasta este Count, Sum sau Avg) care este utilizat n scopul calculrii valorilor pentru tabel. De asemenea, putei utiliza unul sau mai multe criterii pentru a include n sumar numai acele nregistrri care dorii dumneavoastr. Ca i n cazul celorlalte interogri din acest capitol, putei realiza acest lucru prin adugarea unor criterii unui cmp care a fost utilizat deja. Cea mai simpl modalitate de a realiza acest lucru este s adugai un alt cmp la interogare, folosind instruciunea Where (astfel nct cmpul s nu apar n cadrul rezultatelor) i apoi s-i adugai criteriile dorite.

T FA

Bineneles c nu trebuie s facei manual toate aceste lucruri. Vrjitorul Interogare pe mai multe tabele v cluzete paii pe care trebuie s-i parcurgei pentru a realiza o interogare obinuit pe mai multe tabele. V sftuiesc s profitai de aceast ocazie, pentru c n caz contrar, vrjitorul ncepe s se simt singur. Pentru a porni Vrjitorul Incruciare, deschidei baza dumneavoastr de date i apoi facei clic pe butonul barei Queries Options (pn aici, nimic deosebit). n cadrul ferestrei baz de date, facei clic pe butonul New i apoi facei dublu-clic pe Vrjitorul Interogare pe mai multe

224

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

tabele. Pentru a avea succes n privina ncrucirilor v sftuiesc s urmai ndeaproape sfaturile vrjitorului.

Chiar adun tot?


Pe rndul Total, n locul funciilor Count, Where sau Group By putei utiliza i alte funcii. Una dintre cele mai utilizate funcii este Sum, care totalizeaz datele din unul sau mai multe cmpuri numerice ale tabelului dumneavoastr. De exemplu, putei utiliza doar funcia Sum i cmpul MinimumBid din tabela Items al bazei de date Auction. Pentru a crea o interogare care realizeaz un total, adugai cmpul MinimumBid grilei interogrii dumneavoastr i utilizai instruciunea Sum pe rndul Total. Restul grilei lsai-o goal. Inregistrrile sunt grupate i apoi valorile cmpului MinimunBid sunt adunate pentru a se realiza suma respectiv. Prin rularea interogrii dumneavoastr vei obine suma total a tuturor ofertelor minime, aa cum se poate observa i din Figura 14-9.
Fig. 14-9: Insumai toate valorile dintr-un cmp folosind funcia Sum!

Ca i n cazul funciei Count, i n cazul funciei Sum putei realiza o combinare a acesteia cu alte instruciuni (sau cu nite criterii), tot n cadrul rndului Total. De exemplu, ai putea dori s aflai care este totalul pentru fiecare numr Seller ID (numr de identificare al fiecrui vnztor). Pentru a realiza acest lucru, tot ceea ce trebuie s facei este s adugai cmpul Seller ID, cu o instruciune Group By n interogarea dumneavoastr, aa cum este ilustrat n Figura 14-10.
Fig. 14-10: Cnd utilizai rndul Total, fiecare cmp trebuie s conin o intrare. n cazul de fa, calculez totalul ofertelor minime pentru fiecare vnztor n parte.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

225

Cnd vei rula interogarea vei observa rezultatele aa cum sunt prezentate i n Figura 14-11; mai precis spus: fiecare numr de identificare al clientului este listat separat, avnd ataat i totalul ofertelor sale minime.
Fig. 14-11: Dac combinai cmpul Seller ID cu Group By, obinei valoarea total a ofertelor minime pentru fiecare vnztor n parte.

Dac dorii ca n locul numrului de identificare al vnztorului s fie afiat numele acestuia, tot ceea ce trebuie s facei este s realizai o interogare cu mai multe tabele a cror legtur cu tabela Customers se face prin intermediul numrului de identificare (ID). Pentru a finaliza procesul (n cazul considerat drept exemplu), la opiunea Group By utilizai cmpul LastName n locul cmpului SellerID, aa cum este ilustrat i n Figura 14-12. i astfel, atunci cnd rulai interogarea, n locul unei listri obinuite a numerelor de identificare ale vztorilor, infromaiile sunt organizate dup numele de familie, nume alturi de care se afl i totalul ofertelor minime ale fiecrei persoane.
Fig. 14-12: Utiliznd tabela Customer putei s v organizai interogarea mai bine n funcie de numele vnztorului dect n funcie de numrul de identificare.

226
S

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

T FA

Iat i o delicates de la coala programului Access 2000 intitulat Dac tot ai ajuns pn aici: Mai am o sugestie, n plus fa de cele anterioare: putei activa funcia Sort i astfel s obinei lista respectiv ordonat descresctor (de la cel mai mare la cel mai mic), n funcie de orice cmp din interogarea dumneavoastr. Pentru a realiza acest lucru trebuie s introducei instruciunea Descending pe linia Sort, chiar sub cmpul pe care dorii s-l sortai. Figura 14-13 ilustreaz interogarea Auction n cadrul creia se va realiza o sortare descresctoare n cmpul MinimunBid. Rezultatele interogrii sunt prezentate n Figura 14-14. Pentru a afla mai multe elemente referitoare la rndul Sort consultai Capitolul 11. Dac suntei curioi n legtur cu sortarea (n general), revenii la Capitolul 10.

Fig. 14-13: Este foate simplu s-l punem pe Access 2000 s sorteze ofertele cele mai mici n ordine descresctoare.

Fig. 14-14: Rezultatele se afl toate la un loc, i n ordine descresctoare, de la cel mai mare la cel mai mic.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

227

n via exist mult mai multe lucruri n afar de funciile Sum i Count
S nu cumva s rmnei cu ideea c lumea intrerogrilor ncepe se termin cu funcile Sum i Count. Programul Access 2000 conine multe alte funcii care pot fi folosite pentru a organiza a evalua i, n general pentru a v da seama ce vor s spun datele dumneavoastr. Cteva dintre cele mai cunoscute i mai utile funcii sunt listate n Tabelul 14-1. Fiecare intrare din tabel conine numele funciei i o descriere sumar a modului n care acioneaz. Fiecare funcie poate fi aleas din lista autoderulant de pe linia Total. Tabelul 14-1 Funcia Group By Sum Avg Min Max Count First Last Expression Funciile programului Access i modul n care acioneaz Efectul utilizrii Organizeaz rezultatele interogrii din cmpul respectiv Insumeaz toate valorile din cmpul respectiv Calculeaz media valorilor din cmpul respectiv V comunic cea mai mic valoare identificat de interogare. V informeaz care este cea mai mare valoare identificat de interogare. V comunic numrul inregistrrilor care ndeplinesc criteriile interogrii dumneavoastr Returneaz prima nregistrare pe care programul Access 2000 o descoper c ndeplinete criteriile interogrii Returneaz ultima nregistrare care se potrivete i pe care o gsete Access 2000; cu alte cuvinte, este opusul funciei First Ii comunic programului Access 2000 c dumneavoastr dorii s avei un cmp calculat (pentru mai multe detalii consultai Capitolul 15) Ii comunic lui Access 2000 s considere i s utilizeze acest cmp ca parte a criteriilor interogrii.

Where

Capitolul 15

Cum s v facei calculele pentru a gsi calea spre celebritate i mbogire


n acest capitol Cum putei dezvolta o expresie Relizarea unor calcule mai mai complexe Calcularea cmpurilor text Utilizarea facilitatea Expression Builder

na dintre cele mai importante reguli ale realizrii bazelor de date este aceea conform creia o tabel ar trebui s conin ct mai puine cmpuri cu putin. Tabelele de dimensiuni mai mici se ncarc mai repede, sunt mai uor de ntreinut i de urmrit i mai mult dect att, ocup mult mai puin spaiu pe disc.Un cmp n plus nu reprezint mare lucru, considerat aa, de unul singur, dar n momentul n care tabela dumneavoastr conine cteva sute de mii de nregistrri, prezena acestui cmp se simte din plin. Si deci ce fac profesionitii pentru a avea i a-i menine tabelele ct mai puin voluminoase? Ei bine, rspunsul este c acetia reuesc acest lucru prin pstrarea informaiilor strict necesare i prin utilizarea calculelor pentru pentru a obine tot ceea ce mai doresc. De exemplu, dac tabela dumneavoastr conine preul de vnzare en-gros i cel de vnzare en-detail al unui obiect, atunci de ce v-ai mai obosi s inei i rata profitului? Atunci cnd avei nevoie de ea folosii un cmp calculat pentru a obine aceast rat a profitului ntr-o clipit. Un cmp calculat preia informaii din alt cmp din baza de date i face cteva calcule aritmetice pentru a v oferi informai noi. De fapt, un cmp calculat poate prelua date din mai multe cmpuri pentru a combina informaile i a crea

230

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

un cmp cu totul i cu totul nou, bineneles, aceasta numzi n cazul n care este ceea ce dorii dumneavoastr. Acest capitol v arat cum s realizai tot felul de calcule, n cadrul interogrilor. Aadar, aici gsii tot ceea ce dorii, de la sume simple i pn la ecuaii complexe.
T FA

Dei exemplele din acest capitol se refer la cmpuri calcultate din interogri, aceeai idee general se aplic i n cazul cmpurilor calculate din cadrul rapoartelor. Dac dorii s aflai cteva sfaturi despre calcularea cmpurilor i a rapoartelor, trecei direct la Capitolul 20.

Calcule simple
Atunci cnd dorii s creai un cmp calculat n cadrul unei interogri, trebuie ca mai nti s v dai seama care sunt cmpurile de care avei nevoie pentru calcul, i abia apoi s identificai tabelele care conin acele cmpuri. Interogarea trebuie s conin toate tabelele de pe lista dumneavoastr. Dac cmpurile convieuiesc n aceeai tabel, trebuie s includei o singur tabel n interogare (Figura 15-1). n cazul n care cmpurile se gsesc n mai multe tabele, asigurai-v c nu uitai s trecei n partea superioar a ecranului interogare toate tabelele care conin acele cmpuri pe care dorii s le utilizai n calcule. In caz contrar, programul Access 2000 nu poate face calculele (chiar dac uneori face nite ghiduii uluitoare, Access 2000 rmne tot un biet program care nu este extraordinar de inteligent i care devine confuz foarte uor).
Fig. 15-1: Pentru a calcula preul ateptat pentru un obiect anume, avei nevoie doar de cmpurile MinimumBid i ItemName (pentru a ti ce obiect este).

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

231

ncepei realizarea cmpului calculat prin exectarea unui clic n caseta de nume goal a cmpului coloanei n care dorii s apar rezultatele. In loc s selectai un cmp existent, introducei calculele pe care dorii s le execute Access 2000. Aa cum probabil bnuii deja, programul Access 2000 folosete o sintax special pentru a construi cmpurile calculate. Aadar, nu putei s introducei pur i simplu add these together and display the result (adaug toate aceste mpreun i afieaz rezultatul), deoarece este prea simplu i de neneles.
T FA

n fond, dumneavoastr introducei calculele aa cum ai face-o n cazul unui calculator de buzunar, cu diferena c n locul ctorva numere avei numele cmpurilor. Cheia ntregului proces este semnul parantezei drepte ([]). Pentru a-l face pe Access 2000 s neleag care parte a calculelor o reprezint cmpurile, punei paranteze drepte nainte i dup numele cmpurilor. Access 2000 recunoate n mod miraculos faptul c toate intrrile se refer la cmpurile din tabela dumneavoastr. Aadar, toate elementele pe care le mai gsete programul Access 2000 n cadrul calculelor (cum ar fi de exemplu numerele) sunt interpretate ca fiind constante (acest termen preluat din limbajul tocilarilor matematicieni nseamn de fapt este ceea ce afirm c este). Folosind exemplul cu licitaia, s presupunem c n urma analizelor efectuate reiese faptul c majoritatea obiectelor se vnd n medie cu 47% mai mult dect oferta minim; n acest caz, pentru a calcula preul estimativ trebuie s adugai 47% la valoarea cmpului MinimumBid. Pentru a realiza acest lucru, formula este: [MinimumBid] + ([MinimumBid]*.47) Parantezele drepte care sunt nainte i dup cmpul MinimumBid i ntiineaz pe Access 2000 c acesta este un cmp din tabel nu doar o poriune de text care face parte din calcul. Din cauza faptului c .47 care se afl la sfritul expresiei nu are paranteze drepte nainte dup, Access 2000 presupune c v referii la valoarea numeric .47. Aadar, dat fiind faptul c programul Access 2000 nu este att de inteligent nct s recunoasc semnul de procentaj, este absolut necesar s transformai procentele n zecimale (deci 47% devine 0.47). Calculele sunt poziionate pe linia Field, oriunde n interogarea dumneavoastr. Figura 15-2 ilustreaz calculele n devenire, calcule care se afl n caseta goal Field, chiar lng cmpul MinimumBid. Figura 15-3 v prezint cu mndrie formula final.

232
Fig. 15-2: Utilizarea parantezelor drepte l face pe Access 2000 s priceap c este vorba de un cmp. Fig. 15-3: Iat i formula final pentru preul estimativ pentru obiectele dvs. de vnzare.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

T FA

Trebuie s introducei manual n formul numele fiecrui cmp, deoarece nu putei s tragei pur i simplu numele cmpului din lista tabelului; n cazul n care ai face acest lucru, Access 2000 ar considera c dorii ca acela s fie adugat ca un cmp de sine stttor (ceea ce nu este ntocmai ceea ce ai avut n minte). n cazul n care interogarea dumneavoastr trece de marginea casetei Field, nu trebuie s v facei probleme deoarece Access 2000 nu uit nici un element, chiar dac acesta nu apare pe ecran. Dac dorii un sfat rapid referitor la ajustarea grilei interogrii pentru a face un pic de loc n plus, citii seciunea urmtoare intitulat Nu vi se pare c acea caset este nencptoare?. Pentru a include cmpuri din mai multe tabele ntr-un singur calcul, comunicai-i lui Access 2000 numele tabelului pentru fiecare cmp din interogare n parte. Tinei-v bine pentru c detaliile devin destul de ciudate. Pentru a include numele tabelului mpreun cu cmpul n calcule, introduce acest nume n paranteze drepte, apoi un semn de exclamare i apoi numele cmpului, i acesta ntre paranteze drepte. Aadar, n final, va arta ceva de genul: [table]![field] ([tabel]![cmp]). Da, aa este; pare a fi un ritual de nfrire tare ciudat. Cnd rulai o interogare care conine un calcul, programul Access 2000 realizeaz o foaie de date n care v prezint cmpurile pe care le-ai precizat, i n plus mai adaug o coloan pentru cmpul calculat. Figura 15-4 ilustreaz

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

233

foaia de date cu numele obiectelor, cu oferta minim i cu cmpul calculat care conine preul estimativ pentru fiecare obiect n parte.

Fig. 15-4: Calculul chiar merge!

T FA

Nu vi se pare c acea caset este nencptoare?


S-ar putea s nu fie afiate toate calculele dumneavoastr deodat din pricina faptului c caseta cmpului din grila interogrii este prea mic. Asta este, nu v putei atepta la mai mult; n fond, nu aa se comport un calculator? Dei interogarea stocheaz toate calculele dumneavoastr, s-ar putea ca programul Access 2000 s nu fie n stare s afiieze toate elementele n acelai timp. Dac v trezii nytr-o astfel de situaie, avei la dispoziie dou modaliti de a trece mai departe: fie c introducei datele n continuare, avnd ncredere n faptul c acestea sunt stocate n cadrul cmpului respectiv, fie c lrgii cmpul pn n momentul n care devine destul de larg pentru a afia toat formula. De pild eu, dei sunt o fire foarte ncreztoare, obinuiesc s rediemnsionez grila interogrii deoarece mi place s m asigur n privina faptului c calculele interogrii mele sunt corecte. Pentru a mri dimensiunea cmpului, mutai pointer-ul mouse-ului n caseta gri aflat deasupra numelui cmpului apoi facei clic i tragei marginea din dreapta a casetei. Pointerul mouse-ului se transform ntr-o linie modern bidirecional care reprezint cursorul de redimensionare oficial al sistemului de operare Windows. Tragei mouse-ul spre dreapta att ct este nevoie i vei vedea c n timp ce facei acest luccru, caseta se lrgete. In momentul n caseta este destul de mare, eliberai butonul mouse-ului.

234

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Observai faptul c coloana destinat afirii preului estimativ este etichetat un pic cam ciudat. Aadar, lsndu-l pe Access 2000 cu ale lui, acesta a venit cu denumirea inteeligent Expr1 care nseamn Expression 1. Expr1 este numele implicit dat primei expresii (sau primei formule) din calcul. Modificarea titlului expresiei este uor de realizat. Dac mai aruncai o privire la grila interogarii dup ce ai creat o expresie, vei observa c programul Access 2000 a introdus numele de cmp implicit, adic Expr1 nainte de calculul respectiv. Pentru a atribui cmpului respectiv alt nume trebuie pur i simplu s selectai Expr 1 i s introducei ceea ce dorii dumneavoastr (aa cum este ilustrat n Figura 15-5).
Fig. 15-5: Cuvintele introduse naintea expresiei constituie de fapt eticheta calculului terminat.

S-ar putea ca pe lng schimbarea numelui cmpului s dorii i modificarea formatului acestuia. Pentru a modifica formatul cmpului, facei clic-dreapta pe cmpul din grila interogrii i selectai opiunea Properties din meniul derulant. n cadrul casetei de dialog Field Properties (ilustrat n Figura 15-6) facei clic pe linia Format i apoi pe butonul care apare n partea dreapt a cmpului (cea sgeata ndreptat n jos).
Fig. 15-6: Pentru a modifica formatarea cmpurilor dvs., utilizai caseta de dialog Field Properties.

Din lista autoderulant care apare, selectai tipul formatului pe care dorii s-l utilizai pentru cmpul respectiv. Pentru exemplu nostru, alegei Currency. Figura 15-7 ilustreaz tabela care rezult dup ce ai schimbat numele cmpului

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

235

din Expr1 n Expected Price i dup ce ai ales formatul Currency pentru toate valorile.
Fig. 15-7: Cu ajutorul seciunii Format a casetei de dialog Field Properties putei stabili un format anume pentru orice cmp.

Calcule mai mari, mai bune (i mult mai dificile)


Dup ce ai prins gustul calculelor simple, putei s v lrgii repertoriul cu operaii mult mai puternice, cum ar fi utilizarea calculelor multiple i realizarea expresiilor care preiau valori din alte calcule din cadrul aceleiai interogri. Bineineles c toate aceste chestiuni se adaug la atuurile deja amintite ale programului Access 2000, adic la flexibilitate i la potenialul real al interogrilor.

Mai adugai un calcul; haidei, mai adugai dou!


Programul Access 2000 face ca introducerea mai multor calcule n cadrul aceleiai interogri s fie destul de simpl. Aadar, dup ce realizai primul calcul, repetai procesul n cadrul urmtoarei casete goale Field. Introducei calcule n grila interogrii pn nu mai putei;Access 2000 este foarte voios i v v permite s continuai att ct dorii. Figura 15-8 v prezint modul n care arat mai multe calcule n cadrul grilei interogrii. Interogarea conine trei calcule etichetate Expr1 Expr2 i Expr3. Si Expr2 i Expr3 utilizeaz cmpul MinimumBid (Expr 3 mai folosete i

236
S

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

valoarea din cel de-al doilea calcul, dar acest lucru este prezentat pe larg n seciunea urmtoare).
T FA

Utilizarea aceluiai cmp n mai multe calcule este ct se poate de legal. Programul Access 2000 nu se supr deloc (De fapt, probabil c acesta se i bucur de proces ntr-un mod digital ciudat).

Fig. 15-8: Aceast interogare folosete trei expresii diferite.

Cum putei utiliza aceeai expresie pentru a rezolva diferite probleme


Una dintre cele mai tari trucuri ale cmpurilor calculate presupune folosirea soluiei obinute n cmpul calculat ca parte a altui calcul din aceeai interogare. Aadar, calculul nu numai c creeaz un cmp nou n cadrul rezultatelor interogrii ci n plus furnizeaz date i altor calcule din aceeai interogare, ca i cum n ar fi exista nc un cmp adevrat n tabel. Dei detaliile nu sunt complicate, tehnica aceasta se nvecineaz cu regatul magic al tehnologiei de vrf. Eu v sftuiesc s pii cu mare grij deoarece o greeal mic fcut ntr-un calcul se poate transforma foarte rapid ntr-o greeal uria n momentul n care alte calcule utilizeaz un numr certat cu ordinea. Fiecare calcul primete un nume (textul care se gsete naintea acestuia n cadrul grilei interogrii), care fie c este cel implicit, adic Expr1, fie c este unul mult mai colorat cum ar fi de exemplu DaysInStock. Pentru a folosi rezultatele unor calcule ca elemente ale altor calcule, tot ceea ce trebuie s face este s introducei numele primului calcul ntre paranteze drepte. Pe scurt, trebuie s tratai primul calcul ca i cum ar fi un cmp al tabelului dumneavoastr. Interogarea din Figura 15-8 v arat cum este aplicat aceast tehnic. Rezultatul celui de-al doilea calcul (etichetat ca Expr2) face parte din cel de-al treilea calcul (Expr3). De reinut este faptul c arat ca un cmp obinuit din interogare; adic programul Access 2000 nu percepe diferit acest cmp.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______


T FA

237

Dei aceste formule dau rezultate corecte, cmpurile ar fi mult mai bine organizate i mai curate dac ar avea nume mai sugestive i formaturi mai logice. Figura 15-9 ilustreaz grila interogrii dup ce numele cmpurilor au fost schimbate n DaysToSell, AmountAbove i Increase. Observai faptul c dac modificai numele celui de-al doilea cmp (cel care face scderea ntre preul de vnzare actual i oferta minim de la licitaie) trebuie s modificai i referina cmpului din cea de-a treia formul, n exemplul de fa trebuie s schimbai Expr2 cu AmountAbove.

Fig. 15-9: Asiguraiv c referinele din cmpurile calculate sunt puse ca la carte.

T FA

Ca n majoritatea cazurilor, exist mai multe modaliti de a realiza calculele. Dup ce vei privi un moment Figura 15-9 v vei putea da seama c afiarea elementului AmountAbove nu este neaprat necesar; putei doar s includei inforamiile pentru cmpul respectiv direct n formula cmpului Increase. Aadar, n acest caz n loc s avei AmountAbove, formula va fi: ([Actual Price]-[MinimumBid]) / [MinimumBid] Modalitatea pe care o alegei depinde de dumneavoastr. Figura 15-10 prezint rezultatele interogrii dup utilizarea acestor formula. Putei observa destul de uor c n loc s afieze toate elementele, lista conine le conine doar pe acelea care au fost vndute (i deci cele care au cmpurile ActualPrice i DateOut). n Capitolul 11 se discut pe larg problema stabilirii acestui gen de criterii, dar pentru a v remprospta memoria voi meniona i aici faptul c tot ceea ce trebuie s face este s adugai cmpul Status i s introducei cuvntul Sold pe rndul Criteria.

238
Fig. 15-10: Iat rezultatele calculelor dumneavoa str pentru elementele care s-au vndut deja la licitaie.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Cum s-l facei pe Access 2000 s v solicite nite detalii


Uneori s-ar putea s dorii s folosii n formule o valoare care nu se afl n baza dumneavoastr de date. Dac ti deja care este valoarea respectiv, putei s o introducei pur i simplu n formul, aa cum ai folosi de exemplu .47 n loc de 47 (scris ca procent); consultai seciunea Calcule simple din acest capitol. Totui, dac preferai s introducei valoarea n timp ce rulai interogarea, pot s v spun c i acest lucru este uor de realizat. Trebuie doar s creai un nume de cmp pe care s-l folosii n formula dumneavoastr. De exemplu, putei opta pentru calcularea cmpului ExpectedPrice prin utilizarea unui procent pe care v planificai s-l introducei atunci cnd rulai interogarea. Imaginai-v c acest cmp este denumit PercentIncrease. Dumneavoastr vei crea cmpul calculat folosind formula: [MinimumBid] +(MinimumBid]*[PercentIncrease]) Atunci cnd rulai interogarea, Access 2000 afieaz o caset de dialog ca cea prezentat n Figura 15-11. Aceast caset de dialog v permite s introducei o valoare pentru creterea pe care o ateptai.
Fig. 15-11: Access 2000 v solicit s dai o valoare pentru calculul dvs.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

239

Atunci cnd apare caseta de dialog, introducei pur i simplu valoarea creterii ateptate (sub forma unei valori zecimale) i vei vedea c Access 2000 este cel care face totul n continuare. Aceast opiune nseamn c putei folosi aceeai interogare cu diferite valori pentru a vedea modul n care sunt afectate rezultatele dumneavoastr de modificarea acestor valori.

Cum s folosii cuvintele


Cmpurile numerice nu sunt singurele pe care le putei utiliza pentru calcule. DE fapt, deseori se dovedete ca realizarea unui calcul n care este utilizat un cmp text s fie mai util. Figura 15-12 prezint una dintre cele mai obinuite formule de baze de date care este utilizat pentru a combina cmpurile FirstName i LastName cu scopul de a v oferi numele complet.
Fig. 15-12: Putei transforma un nume ntr-un cmp de calcul.

Aceast formul este aclctuit din cmpul FirstNAme, un simbol pentru i, apoi un spaiu ntre ghilimele urmat de alt simbol i, iar apoi cmpul LastName: [FirstName]& &[LastNAme] Cnd rulai interogarea, Access 2000 preia informaiile din cele dou cmpuri i le transform ntr-un tot unitar, insernd un spaiu ntre ele. Rezultatele acestei interogri sunt prezentate n Figura 15-13.

Fig. 15-13: Iar acum, numele este din nou complet.

240

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Reinei faptul c fiecare nume apare ca i cum ar fi ntr-o etichet a unei liste de pot electronic. Acest gen de calcul cu cmp text ca preluarea informaiilor din baza de date i transformarea lor ntr-un format mult mai lizibil s fie mult mai simpl.

i iat-l pe salvatorul Expression Builder!


Realizarea cmpurilor calculate prezint dou probleme: n primul rnd, trebuie ca dumneavoastr s v nchipuii cam cum ar trebui s arate formula i cam ce ar trebui s exprime i apoi s tii cum s o introducei astfel nct s o recunoasc i programul Access 2000. Din pcate, Access 2000 nu v poate ajuta n privina primei probleme, dar v poate ajuta n privina celei de-a doua. Pentru a primi ajutor n privina crerii unui cmp calculat aa cum dorete Access 2000, trebuie doar s facei clic pe butonul Build i s-l dai la iveal pe Expression Builder. Expression Builder are mai multe pri, aa cum putei observa n Figura 15-14. Partea superioar este zona n care putei crea expresia, iar imediat sub aceasta se afl operatorii pe care-i putei folosi pentru a lucra cu informaile n cadrul expresiei dumneavoastr. Primul grup de operatori rezolv operaii matematice simple: adunri, scderi, nmuliri i mpriri. Urmtorul operator , adic simbolul pentru i(&) are aceeai funcie pe care o ndeplinete pentru combinarea a dou cmpuri. Acestea sunt instrumentele dumneavoastr Expresiile sunt adunate laolalt chiar aici.

Fig. 15-14: Facilitatea Expression builder adun la un loc tot ceea ce trebuie, astfel nct dvs. s nu mai fii nevoii s facei acest lucru.

n aceast zon sunt nscrise detalii ale unor elemente Acestea sunt elementele dosarelor dumneavoastr Aceste dosare conin o parte din bazele dumneavoastr de date.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

241

Urmtoarele dou grupuri de operatori efectueaza comparatii logice. Acesti operattori construiesc expresii similare formulelor folosite in cimpul Criteria. i returneaza valoarea logic True (adevarat) sau False (fals). Trebuie mentionat faptul ca ultimele doua butoane ale acestor grupuri va permit sa introduceti i paranteze (de asemenea puteti introduce aceste simboluri chiar de la tastatura, ceea ce de multe ori se dovedeste a fi mult mai usor de realizat). Partea inferioara a casetei de dialog este alcatuita din trei ferestre. Fereastra din stinga contine dosarele unor parti diferite ale programului Access 2000, inclusiv toate informatiile din tabelele dumneavoastr. Pentru a adauga un cmp din tabelele dumneavoastr trebuie sa deschideti dosarul Tables i apoi sa deschideti dosarul care contine tabelul pe care doriti sa-l utilizati dumneavoastr .Efectul va fi apariia unei liste care contine toate cimpurile acelui tabel, n mijlocul ferestrei. Dac dorii ca n cadrul unei expresii sa adaugati un cmp, tot ceea ce trebuie s facei este s executai dublu-clic pe acesta (pe cmp). Figura 15-15 ilustreaz Expression Builder-ul avand deschis dosarul Items, iar elementul Minimum Bid fiind deja adaugat in cadrul expresiei.
Fig. 15-14: Putei gsi un cmp n partea inferioar a Builder-ului i-l putei aduga executnd dublu clic pe el.

Retinei faptul c atunci cnd utilizai Expression builder-ul pentru a adauga un cmp va aparea i numele tabelului n faa numelui cmpului, ntre cele dou existnd semnul exclamarii. Asadar, va aparea: [Table Name] ![ Field Name] Celelalte dosare afisate n partea stng a ferestrei conin mult mai multe informatii. Uneori, informaiile sunt organizate pe categorii n cadrul dosarului respectiv. De exemplu,dosarul Functions, conine o mare varietate de funcii predefinite, unele dintre acestea fiind, poate, folosite, definite fiind i de dumneavoastra n cadrul bazei dumneavoastr. Aceste funcii pot fi utilizate pentru a efectua calcule cu informaii preluate din baza de date.

242

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Pentru a uliliza una din functiile ncorporate, trebuie doar s deschidei dosarul Functions, s selectai o categorie de funcii dintre cele aprute n fereastra din mijloc i apoi s consultai lista care apare fereastra din dreapt pn cnd intlnii functia pe care dorii s o utilizai. Figura 15-16 ilustreaz dosarul Build In Functions deschis, avnd afiate funciile Financial (financiare) n fereastra din dreapta. Pentru a selecta o categorie de funcii, tot ceea ce trebuie s facei este s executai clic pe numele categoriei care se afl n fereastra din mijloc. Dac dorii s selectai o funcie, facei dublu clic pe aceasta, fereastra din dreapta.

Fig. 15-16: n stnga jos, putei vedea o prezentare general a funciei pe care ai selectat-o.

Celelalte dosare conin i ele numeroase bunturi. Dosarul Constante conine constante care sunt definite pentru a fi utilizate n cadrul comparaiilor , inclusiv valorile logice True i False, i altele care pot fi, de fapt, cmpuri goale. Dosarul Operator conine simboluri utilizate pentru crearea expresiilor. Categoria Arithmetic (aflat n dosarul Operators) conine patru operatori care sunt disponibili i sub forma butoanelor. De asemenea, mai conine simbolul accentului circumflex (^), care este utilizat n cazul exponenilor (pentru ridicrile la putere); M O D, care este utilizat pentru a returna valoarea restului rezultat n urma rezultatului unei operaii de imprire; i backslash-ul care este utilizat pentru returnarea prii intregi a ctului mpririlor. Aadar, dac se folosee aceast ultim facilitate, rezultatul mpririi lui 5 la 2 (5/2) va aprea ca fiind 2, iar dac se folosete 5MOD 2, rezultatul returnat va fi 1, adic restul mpririi. n cele din urm, Common Expressions v permite s introducei diferite elemente obinuite. Acestea sunt cele mai utile pentru cazul n care dorii s creai un raport, i tocmai din acest motiv vor fi dezbtute pe larg n Capitolul 20.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______


T FA

243

Dac dorii s aflai mai multe detalii despre operaii i alte instrumente practice diferite ale Expression Builder-ului, alertai-l pe Asistentul Office prin executarea unui clic pe Help din fereastra Expression builder. Asistentul Office v ofer sfaturi, v pune la dispoziie diferite explicaii i mostre ale tuturor lucrurilor pe care Expression builder-ul tie s le fac. Unul dintre avantajele utilizrii acestei faciliti este aceea c v ajut s v reamintii ceea ce avei de fcut. De exemplu, atunci cnd realizai o expresie, Expression builder-ul nu v va permite s poziionai dou cmpuri unul lng cellalt aa, pur i simplu. Figura 15-17 v arat ce s-ar ntmpla dac ai face dublu-clic pe cmpurile DateOut i DateIn, unul dup cellalt.

Fig. 15-17: Expression Builder-ul v informeaz cnd trebuie s introducei un operator n cadrul unei expresii.

Observai parantezele n form de unghi (cele dou semne mai mic dect, poziionate unul dup altul), Expr i din nou acele paranteze, de data aceasta sub forma unor semne mai mare dect .. <<Expr> care apar ntre cele dou cmpuri. Ei bine, toate acestea v aduc aminte c trebuie s introducei o expresie ntre cele dou cmpuri. Dac facei clic pe <<Expr>, ntregul text va fi evideniat i apoi, n continuare putei efectua clic pe unul dintre operatori pentru a-l insera ntre cele dou cmpuri (de exemplu semnul minus).

Capitolul 16

Arta simpl de a crea diagrame


n acest capitol Suferinzi din cauza procesului Inlocuirea datelor deja introduse Stergerea datelor Actualizarea datelor

pot spune cu mna pe inim c n cazul unei tabele Access 2000 este extraordinar de simplu s ndreptai o greeal de introducere a datelor, deoarece totul se rezum la vreo dou clic-uri, la ceva introducere de date i la gata, problema s-a rezolvat! Ce se ntmpl ns dac trebuie s modificai 26281 de nregistrri? Ei bine, asta nseamn c foarte brusc acea chestiune simpl s-a transformat ntr-o mulime de clic-uri i introducere de date, clic-uri i iar introducere de date i aa mai departe. Aadar, editarea unei tabele ntregi nu mi se pare a fi doar o trebuoar (aa cum era cazul anterior, cnd discutam doar despre o nregistrare), ci mai degrab seamn cu o ncercare de a spla o mulime de elefani cu o singur periu de dini. Din fericire, programul Access 2000 dispune de o mulime de instrumente destinate editrii i organizrii la scar larg. Aceste instrumente v permit s aducei modificri semnificative bazei dumneavoastr de date, fr s v obosii prea tare degetele pentru a realiza acest lucru. Acest capitol v prezint instrumentele programului Access 2000 i v ofer i exemple referitoare la modul de utilizare al acestora n vederea rezolvrii problemelor reale cu care v confruntai n viaa real i care seamn cu problema mulimii de elefani.

246 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Mai nti de toate, iat un sfat de la naul nostru cel grijuliu
V rog, da, v rog chiar cu mare patos s citii cu mare atenie acest capitol. Interogrile prezentate n cadrul acestuia sunt nite instrumente minunate, dar care se pot transforma la fel de bine n nite sbii incredibile cu dou tiuri. Dac le folosii aa cum trebuie, aceste instrumente de editare automat v ajut s economisii o groaz de timp. Din pcate, dac exist ceva care nu merge bine, printr-un singur clic se poate ntmpla ca micile imperfeciuni s provoace neplceri imense i deci s v strice tabela. Lund n considerare aceste elemente, v sftuiesc ca ori de cte ori intenionai s tergei, s modificai sau s adugai date n cadrul tabelelor dumneavoastr cu ajutorul vreunei interogri prezentate n carte, s v facei totui puin timp i s realizai o copie de siguran a ntregii baze de date, sau mcar a tabelei respective.
T FA

Pentru a realiza o copie de siguran a tabelei deschidei fiierul baz de date, facei clic pe butonul Tables aflat n partea stng i apoi facei clic-dreapta pe tabela pe care intenionai s-o editai, urmnd ca mai apoi s selectai opiunea Copy din meniul derulant. Facei clic- dreapta oriunde n fereastra bazei de date i selectai opiunea Paste din meniul derulant. Aceasta are ca efect apariia casetei de dialog Paste Table As. Introducei numele pe care dorii s-l dai noii tabele (cum ar fi de exemplu Copie de siguran a tabelei Customer) i apoi facei clic pe OK. Nu trebuie s v facei probleme n legtur cu ordinea butoanelor radio din caseta de dialog, deoarece setrile implicite funcioneaz chiar bine.

Cel mai simplu mod de a v ndrepta greelile este nlocuirea acestora


Interogrile pentru editare automat sunt un arsenal extraordinar, dar nainte de a da la iveal cele mai mari i importante arme, v prezint o tehnic folositoare n cazul editrii la scar redus. S-ar putea ca tehnica s vi se par banal, dar este foarte la ndemn, aa c v sftuiesc s nu v lsai pclii de simplitatea acesteia. Poate v-ai i dat seama c tehnica despre care v relatez este de fapt comanda Replace, cea care reuete s transforme o greeal din tabela dumneavoastr ntr-o nou valoare (care sper s fie corect). Atunci cnd deschidei o tabel n

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

247

modul de vizualizare Datasheet i dorii s fie afiat caseta de dialog prezentat n Figura 16-1, putei alege comanda Replace din meniul Edit.
Fig. 16-1: Caseta de dialog Replace v permite s corectai informaiile greite.

n cadrul acestei casete de dialog, putei introduce informaiile care se afl n baza dumneavoastr de date (cuvntul greit) n caseta Find What i introducei informaia corect n caseta Replace. Dup ce ai introdus textul respectiv n cele dou cmpuri, butoanele aflate pe partea dreapt devin active; putei utiliza aceste butoane pentru a defila prin datele dumneavoastr, modificnd elementele dorite pe msur ce parcurgei datele.
T FA

Dac n cadrul datelor dumneavoastr scrieti greit cuvntul mnccios (ursc momentele cnd mi se ntmpl aa ceva) i trebuie s-l modificai (corectai) peste tot unde apare, tot ceea ce trebuie s facei este s scriei forma greit n caseta Find What, forma corect n caseta Replace With i s facei clic pe butonul Replace All. Calculatorul dumneavoastr pornete n mare grab i ndeplinete porunca, nlocuind fiecare apariie a cuvntului specificat n caseta Find What cu cuvntul precizat n caseta Replace With. Access v permite s inei procesul sub control i ca atare, comanda Replace are n plus i alte opiuni fa de cele pe care le cunoatei deja de la comanda Find (discutat pe larg n cadrul Capitolului 10): Dac facei clic pe opiunea Match Whole Field care poate fi accesat cu ajutorul sgeii ndreptate n jos, Access nelege s caute doar acele cazuri n care infformaiile din caseta Find What se potrivesc n ntregime cu o intrare dintr-o tabel. Aadar, dac datele din tabela dumneavoastr conin i alte caractere n cadrul cpului respectiv (chiar i o singur liter n plus), opunea Match Whole Field i spune programului Access 2000 s sar peste acea nregistrare, nelund-o n considerare. Butonul Find Next evideniaz urmtorul element care se potrivete i care se afl n tabela dumneavoastr, schimbnd astfel elementul selectat la momentul respectiv. Opunea Find Next este foarte uor de utilizat i este foarte la ndemn n cazul n care dorii s modificai doar anumite date, fr a le afecta pe celelalte.

248

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Butonul Replace i comunic programului Access c trebuie s modifice elementul selectat n momentul respectiv i apoi s treac la urmtorul care se potrivete. Replace All este aa-zisul buton Marele Kahuna al casetei de dialog. Acesta i d mn liber programului Access s opereze modificrile dorite de dumneavoastr, fr s v mai ntrebe nimic n plus.
S
T FA

Dac editarea nu v reuete, amintii-v de minunata opiune Undo pe care o avei la dispoziie i pentru apelarea creia nu trebuie dect s selectai EditUndo din meniul principal sau s apsai combinaia de taste Ctrl+Z.

Diverse interogri pentru diferite treburi


Dei interogrile Select ndeplinesc majoritatea poruncilor n cadrul programului Access, ele nu sunt singurele din universul Access. Interogrile Select reprezint doar un tip din cele cteva tipuri de interogri puse la dispoziia dumneavoastr pentru a v amuza i a le utiliza. Putei schimba tipul de interogare pe care-l vei folosi, prin selectarea unei opuni noi din meniul Query (care se gsete n vizualizarea Query Design) sau prin utilizarea butonului Query Type aflat pe bara de instrumente Query Design View). Cnd facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat n partea dreapt a butonului Query Type, apare o list de tipuri de interogri, aa cum se poate observa i din Figura 16-2.

Fig. 16-2: Iat un veritabil platou plin cu tipuri de interogri, care a aprut datorit butonului Query Type.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

249

Ultimele patru tipuri de interogri (Make-Table, Update, Append i Delete) sunt reprezentate cu un semn de exclamare, iar aceasta tocmai pentru a v reaminti c aceste tipuri de interogri modific cu adevrat modul n care sunt organizate informaiile dumneavoastr. Cnd lucrai cu aceste patru tipuri de interogri, putei folosi butonul Query View pentru a previzualiza nregistrrile asupra crora va opera interogarea. V recomand din suflet s realizai aceast previzualizare nainte de a utiliza orice interogare (dintre cele menionate anterior), deoarece acesta este singurul mod n care v putei asigura c modificrile pe care le facei sunt tr-adevr cele pe care intenionai s le facei. n cazul celor mai multe tipuri de interogri, diferena ntre utilizarea butonului Run i a butonului Query este insignifiant, dar n momentul n care folosii interogarea Delete sau interogarea Update aceast diferen este de-a dreptul vital. Cnd utilizai butonul Query View mpreun cu aceste dou funcii, putei vizualiza rezultatele fr a modifica de fapt baza dumneavoastr de date; dac ns utilizai butonul Run, informaiile este modificat pentru totdeauna (ei bine, aceasta numai n cazul n care nu avei o copie de siguran, care, fie vorba ntre noi ai i fcut-o deja, nu-i aa?).

V aflai la: Delete Query


Trebuie neaprat s tii c cea mai simpl interogare este Delete Query. Din pcate, aceasta este i una dintre cele mai periculoase (M ntreb oare de ce n cazul programelor de calculator cuvintele simplu i periculos se potrivesc de minune?). Realizarea unei interogri Query este similar realizrii unei interogri Select. De fapt, ele sunt identice, excepie fcnd modul n care se fac setrile cu privire la tipul interogrii. Inainte de a realiza o interogare Delete, creai mai nti o interogare Select pentru a testa criteriile dumneavoastr i pentru a v asigura c interogarea va localiza nregistrrile pe care le dorii ntradevr. De ndat ce tii c criteriile funcioneaz aa cum trebuie, transformai interogarea Select ntr-una Delete folosindu-v de setarea Query Type de care am amintit mai devreme. n continuare v voi prezenta pas cu pas modul de realizare a unei interogri Delete. 1. Creai o interogare normal Select. 2. Stabilii criteriile dorite de dumneavoastr pentru a gsi nregistrrile pe care dorii s le tergei. 3. Rulai interogarea Select pentru a v asigura c aceasta localizez ntr-adevr doar nregistrrile cu care dorii s se lucreze. Dac

250

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

interogarea Select localizeaz i alte nregistrri, modificai criteriul astfel nct nregistrrile n plus s nu mai fie localizate de interogarea dumneavoastr. 4. Revenii la vizualizarea Design i folosii-v de lista autoderulant Query Type pentru a alege interogarea Query sau alegei Delete din meniul Query. Cnd trecei la interogarea Delete, numele aflat n bara Title se modific i linia Sort devine linia Delete. Figura 16-3 ilustreaz un ecran tipic Delete Query. Acesta terge toate nregistrrile din tabelul Customers (Clieni) pentru care numele de familie ncepe cu litera H. De reinut este faptul c informaiile necesare pentru localizarea registrrilor se afl deja n interogare deoarece a fost convertit din interogarea iniial Select pe care am folosit-o cu scopul de a evidenia aceste nregistrri.

Fig. 16-3: Fereastra Delete Query terge datele nedorite de dvs.

5. Pornii interogarea. Programul Access afieaz un mesaj prin care v ntreab dac suntei siguri c vrei s tergei nregistrrile i v reamintete c dup ce vei face acest pas, nu vei mai putea recupera datele. Scrnii cu putere din dini, amintii-v c avei o copie de siguran a datelor din tabelele dumneavoastr (deoarece ai realizat aceast copie nainte de a porni procesul), copie care se va dovedi foarte folositoare n cazul n care nu v merge treaba i apoi facei clic pe Yes. Dac v dai seama c totul nu este altceva dect un vis urt i de fapt dorii cu tot dinadinsul s pstrai acele nregistrri n tabela dumneavoastr, facei clic cu mare grij pe No.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

251

6. Interogarea se afl n aciune i i vede de treaba ei. Dac ai fcut clic pe Yes, programul Access pornete n cutarea nregistrri lor care se potrivesc cu criteriul ales (adic acelea care ndeplinesc condiia impus) i le terge din tabel. Asta este tot ceea ce trebuie s facei. Este foarte important s tii c nu putei anula modificrile realizate cu interogarea Delete. Dup ce tergei aceste nregistrri, ele dispar-punct. Asta nseamn c dispar pe vecie i c nu se va mai auzi de ele niciodata. Ei bine, suntei siguri c acesta este rezultatul pe care ai dorit s-l obinei? Putei crea interogri Delete care folosesc mai multe tabele pentru a gsi informaiile dorite. In orice caz, dac urmai aceast cale trebuie s fii foarte ateni deoarece numrul modificrilor pe care le facei poate crete incredibil de mult, dac lucrurile nu merg aa cum ar trebui. V sftuiesc nc o dat s facei o copie de siguran a bazei dumneavoastr de date s facei mai nti o interogare Select pentru a evidenia nregistrrile pe care dorii s le tergei. Atunci cnd dorii s tergei nregistrri care se afl n mai multe tabele, realizarea acestor modificri devine puin mai complicat. Programul Access este capabil doar s bnuiasc, s ghiceasc cnd este cazul s tearg nregistrrile care sunt legate ntre ele, cu alte cuvinte, fiecare nregistrare este legat de o singur nregistrare din alt tabel. Cnd v uitai la grila de relaii aflat n partea superioar a ecranului Query, legturile de tip una-la-una au n dreptul lor cte un punct. Legturile de tip una-la-mai multe sunt indicate printro sgeat groas de culoare neagr , i sunt acelea care apar n cazul n care avei nevoie de o prim interogare pentru a terge toate nregistrrile care se potrivesc i care se afl n prima tabel, iar de o a doua interogare pentru a terge nregistrarea care se afl la cellalt capt al legturii. n funcie de setrile bazei de date, programul Access ar putea chiar s nu v permit s tergei nregistrrile. Eliminrile de tip una-la-mai multe se gsesc ntr-o zon foarte tehnic i susceptibil intitulat integritatea referinelor, ceea ce s-ar traduce cam n modul urmtor: nregistrrile trebuie s figureze ntr-o tabel deoarece nregistrrile care se potrivesc depind de cele din alte tabele. Integritatea referinelor face ca viaa s devin ciudat, ns multe baze de date ncorporate folosesc acest concept deoarece ne asigur asupra faptului c greelile uriae nu sunt accidentale. Dac lucrai la o companie important i credei c trebuie s tergei date, dar n urma acestei aciuni apar tot soiul de erori legate de integritatea referinelor, luai legtura cu colegii dumneavoastr

252

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

de la Departamentul Sistemelor Informaionale i acetia v vor ajuta n legtur cu problema sesizat, de ndat ce-i vor stpni respiraia accelerat.

Realizarea modificrilor de amploare


n viaa fiecrei baze de date exist un moment n care sunt necesare nite modificri. Din fericire, putei face automat tot felul de modificri, utiliznd o interogare Update. O astfel de interogare v permite s o utilizai pentru a selecta nregistrrile i apoi s folosii instruciunile pentru a modifica informaiile. La fel ca i n cazul celorlalte tipuri de interogri care modific datele dumneavoastr, i este vorba n special de interogarea Delete despre care am relatat pe larg mai devreme n cadrul acestui capitol, este vital s v asigurai n privina faptului c interogarea dumneavoastr funcioneaz numai cu nregistrrile pe care dorii s le modificai. De asemenea, setarea i testarea criteriilor cu ajutorul unei interogri Select nainte de a porni ntr-adevr interogarea este oricnd o idee binevenit. Cnd selectai interogarea Update, fie c realizai acest lucru prin alegerea opunii Update Query din meniul Query, fie prin alegerea interogrii Update din lista Query Type, grila interogrii dumneavoastr se va modifica astfel nct s semene cu cea din Figura 16-4.
Fig. 16-4: Vizualizarea Design a interogrii Update Query v ofer un cmp pe care-l putei folosi pentru a actualiza intrrile criteriului selectat.

Dei n ansamblu interogarea arat destul de normal, aceast gril conine o nou linie intitulat Update To. Putei folosi orice criteriu pentru a selecta nregistrrile dumneavoastr, exact ca n cazul unei interogri Select normale. De exemplu, ai putea dori s selectai toate nregistrrile din baza de date a

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

253

licitaiei care aparin familiei Allen-Brown. Ei bine, pentru a face acest lucru trebuie s stabilii criteriul dumneavoastr ca fiinc cmpul LastName i s introducei n cadrul liniei Criteria Line Allen-Brown. De asemenea, ai putea dori s includei cmpurile ItemName i MinimunBid pentru a fi siguri c vei gsi nregistrrile dorite. Cnd pornii interogarea Select, grila dumneavoastr seamn cu cea ilustrat n Figura 16-5.
Fig. 16-5: Fereastra Select Query v prezint articolele cu care a contribuit familia AllenBrown.

Cnd pornii aceast interogare, observai c de fapt dumneavoastr obinei doar nregistrrile ce corespund articolelor oferite de familia Allen-Brown, adic patru casete cu diferite cri. Familia Allen-Brown a decis s mreasc preul crilor pe care le ofer la licitaie. In acest caz, ai putea s parcurgei pur i simplu baza de date i s modificai manual fiecare nregistrare; i totui utilizarea unei interogri Update este mult mai simpl. Familia Allen-Brown a stabilit un pre minim de pornire de 35,00$. Aadar, ecraul interogrii dumneavoastr Update arat ca cel ilustrat n Figura 16-6. Observai c pentru cmpul MinimumBid, noua valoare se afl pe rndul Update To.

Fig. 16-6: Interogarea Update v permite s modificai valorile tuturor articolelor unui cmp care corespund criteriilor dvs.

254

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Cnd rulai interogarea, primii un mesaj de avertizare care v comunic c suntei pe cale de a actualiza nregistrrile. Dac dorii s continuai i s operai modificrile de rigoare, facei cic pe Yes. Putei face i modificri care se bazeaz pe o valoare existent ntr-un cmp. Pentru a realiza acest lucru, trebuie s folosii un calcul (o formul de calcul) similar celor prezentate n cadrul Capitolului 15. Cel mai simplu mod de rezolvare a acestei probleme este s utilizai facilitatea Expression Builder (care a fost discutat n cadrul Capitolului 15) pentru a obine o formul de calcul de actualizare. Figura 16-7 ilustreaz un exemplu luat din baza de date a licitaiei. In acest caz, compania hotrte s ofere o reducere de 10% tuturor articolelor care au preul minim de pornire mai mare de 100$. Formula de calcul face ca preul minim de pornire s fie egal cu rezultatul nmulirii fiecrui pre minim de pornire cu 0.9, ajungndu-se astfel la 90% din preul actual. Cnd rulai aceast interogare, programul Access ncearc s actualizeze 20 de nregistrri Auction prin micorarea valorii existente n cmpul MinimumBid la 90% din valoarea iniial, dar aceasta numai pentru cazurile n care MinimumBid conine o valoare mai mare de 100,00$.

Fig. 16-7: Formula utilizat pentru actualizarea valorilor unui cmp se poate baza pe coninutul curent al cmpului.

Pentru a combina i alte tabele i criterii, s-ar putea s dorii s actualizai preul minim de pornire pentru toate articolele care se vor afla la una din casele de licitaii, iar acest lucru l putei realiza folosind o gril similar celei din Figura 16-8.

Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

255

Fig. 16-8: Putei actualiza cmpurile utiliznd criterii din mai multe tabele.

n Figura 16-8, criteriul utilizat este codul pentru licitaie AuctionID, astfel nct preul minim de pornire (MinimumBid) este actualizat din nou, n acest caz mrindu-se preul articolelor cu 10 procente (adic se nmulete preul anterior cu 1.1).

Partea a IV-a

Transformarea tabelei dumneavoastr ntr-un veritabil registru


Al 5lea val de Rich Tennant

EI BINE, D-I DRUMU, VORBETE ODAT! ACEAST DIAGRAM N FORM DE VNT ESTE LA FEL DE NECLAR I NUCITOARE CA I DIAGRAMA TIP PAST DE NUCI I CA CEA TIP TRTCU. TU CHIAR NU POI S FACI O DIAGRAM TIP STRUCTUR RADIALA (CEA N FORM DE PLCINT), AA CUM FACE TOAT LUMEA?

Cineva spunea c revoluia calculatoarelor va duce la inutilitatea hrtiei i nici nu mai are rost s spun c acea persoan s-a nelat amarnic (Ultima noutate pe care am auzit-o este c acea persoan realizeaz pagina prediciilor psihice anuale, n cadrul unui ziar de scandal american). Pn acum, aceast carte v-a artat cum s introducei datele acolo unde dorii dumneavoastr i apoi s le amestecai un pic. Acum este momentul s le scoatem din acele locuri, s le curm un pic i apoi s le imprimm pentru totdeauna pe o foaie de hrtie. Programul Access 2000 dispune de nite instrumente foarte performante pentru rapoarte, astfel nct rapoartele dumneavoastr de sute de mii de pagini s arate super super bine. Ba mai mult dect att, programul v ofer instrumente nemaipomenite pentru realizarea sumarelor, astfel nct dumneavoastr s putei face ca acele rapoarte de sute de mii de pagini s aparin trecutului, aa c citii cu atenie aceast parte i s vedem ce putei descoperi!

n aceast parte

Capitolul 17

AutoReport: ca i n cazul Model-T, aceast facilitate este glgioas, dar funcioneaz


n acest capitol S alegem ntre rapoartele automate Columnar i Tabular Crearea unui AutoReport Examinarea raportului dumneavoastr cu ajutorul facilitii PrintPreview Cum s particularizai raportul dumneavoastr folosind facilitatea Page Layout

e facei n cazul n care cineva (s spunem c eful dumneavoastr) dorete s vad toate descoperirile pe care le-ai fcut dumneavoastr folosindu-v de foile de date, de tabele i interogri? i apoi, ce facei dac eful dumneavoastr dorete s mprteasc descoperirile menionate mai sus tuturor angajaiolor companiei.? Este foarte probabil ca ntreaga echip de management s nu doreasc s se nghesuie n jurul monitorului dumneavoastr i s studieze mii de nregistrri i o groaz de mulimi de interogri (i n plus, cred c nici biroul dumneavoastr nu este att de ncptor). Din fericire pentru dumneavoastr, programul Access 2000 dispune de instrumente care folosesc la crearea i imprimarea rapoartelor. De fapt, Access nelege i vede" realizarea rapoartelor ca fiind o alt parte din care se compune ntreaga experien a bazei de date. Rapoartele preiau informaiile din baza dumneavoastr de date (mai precis, rapoartele pot prinde contur cu ajutorul tabelelor sau interogrilor) i pot organiza aceste informaii respectnd instruciunile date de dumneavoastr. Chiar mai mult dect att, pentru a rspunde cerinelor dumneavoastr, programul Access 2000 conine chiar i

260

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

vrjitori rapoarte pentru a v cluzi pe drumul care presupune parcurgerea pailor de proiectare a unui raport. Probabil c ai abordat acest capitol din cauza faptului c eful dumneavoastr dorete un raport chiar n acest moment, aa c paginile care urmeaz v conduc la Fabrica AutoReport, unde un grup mic de spiridui digitali abia ateapt s creeze un raport rapid pentru dumneavoastr. Dac eful dumneavoastr v impune un timp limit, ultima seciune a acestui capitol (i celelalte capitole din aceast parte) v ajut s mai aranjai un pic raportul realizat, transformnd-l astfel ntr-o frumusee, acesta fiind nc un atribut pe lng cel de obiect al adevrului.

Elementele de baz ale facilitii AutoReport pentru obinerea informailor n timp util
Gndii-v la facilitatea AutoREport ca la linia dumneavoastr personal de asamblare a informaiilor. Instrumentele AutoReport exceleaz n realizarea anumitor lucruri. AutoReport construiete un raport tip tabel simplu n conformitate cu specificaiile date de dumneavoastr. ncurajai software-ul, spunei-i ceea ce dorii i raportul dumneavoastr este ca i gata. Dei AutoReport lucreaz cu o singur tabel la un moment dat, totui v ofer mai multe variante i construiete dou tipuri de rapoarte: Columnar i Tabular, ambele organiznd aceleai date ns n moduri diferite: Rapoartele automate Tabular pun toate informaile pentru fiecare nregistrare pe un singur rnd, fiecare cmp avnd coloana sa. Formatul tabular poziioneaz numele cmpurilor deaspura fiecrei coloane (deseori aranjndu-le astfel nct nici dumneavoastr nu mai tii care este nceputul, care este sfritul i ce reprezint acela) i ngrmdete toate coloanele pentru ca totul s se ncadreze aa cum trebuie n plan orizontal pe o singur pagin. Rapoartele automate Columnar organizeaz fiecare ntregistrare n plan vertical pe pagin, n dou coloane - una pentru numele cmpurilor i alta pentru coninuturile cmpurilor. Trebuie precizat faptul c n general, fiecare ntregistrare ncepe de pe propria sa pagin.
S

T FA

Nu am un rspuns foarte nelept pentru cazul n care m-ai ntreba cnd s utilizai primul tip de raport automat i cnd s-l folosi pe al doilea. Alegerea este mai mult o chestiune ce ne de preferinele i gusturile dumneavoastr i

Capitolul 9: Cum s facei fa unei baze de date _____________________

261

de estetic. Singurele informaii pe care vi le pot oferi sunt acelea c formatul Tabular este n general mult mai folositor dac raportul dumneavoastr are o mulme de nregistrri cu cmpuri mici, n timp ce formatul Columnar este n general de preferat n cazul rapoartelor cu cmpuri de dimensiuni mari dar care au mai puine nregistrri. Fie c alegei formatul Columnar, fie c Tabular, simii-v n largul dumneavoastr i modificai creaia rapoartelor automate aa cum dorii dumneavoastr. Folosii raportul deja realizat ca punct de plecare i apoi adugai titluri, antete, subsoluri, formatri de tot soiul i multe altele. Din cauza faptului c AutoReport realizeaz doar un raport normal Access 2000, o excursie rapid n modul Design care v pune la dispoziie toate instrumentele de formatare i dezvoltare a unui raport ar fi binevenit. Dac dorii s aflai mai mult informai referitoare la formatri, antete i alte elemente mecherii nemaipomenite disponibile n cadrul sistemului raport, trecei la Capitolele 19 i 20.

Cum s punei n micare roile progresului informaional


Chiar dac facilitatea AutoReport conine instrumente distincte pentru construirea rapoartelor Columnar i Tabular, vestea bun este c ambele sisteme funcioneaz exact la fel. Singura diferen ntre aceste dou stiluri este modul de organizarea a datelor n cadrul raportului final. De asemenea, din punct de vedere al modului de funcionare sunt identice. Pentru a crea un raport automat Columnar sau Tabular parcurgei urmtorii pai: 1. Facei clic pe butonul Reports de pe bara Objects aflat n cadrul ferestrei baz de date i apoi facei clic pe New. Efectul este aparitia pe ecran a casetei de dialog New Report care prezint toate tipurile de rapoarte care v stau la dispoziie. 2. n funcie de necesitile dumneavoastr informaonale, facei clic pe AutoReport: Columnar sau AutoReport:Tabular.
S

T FA

Dup ce ai fcut clic pe opunea AutoREport dorit din lista prezentat, graficul ferestrei New Report se transform intr-o imagine n miniatura a aspectului raportului (aa cum este ilustrat i in Figura 17-1). Nu-i aa c-i

262
Fig. 17-1: Facei clic pe opunea dorit: Columnar sau Tabular i privii i modificarea suferit de mostra n miniatur.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

drgu? (Da, aa este: uneori pare c programatorii au nevoie s-i diversifice activitile.)

T FA

Avantajul interogrii
Faptul c programul Access 2000 v permite s realizai raportul folosind date dintr-o interogare este cu adevrat minunat. Cnd realizai un raport folosind o tabel, obinei un raport care conine fiecare nregistrare din tabel. Ce se ntmpl ns dac dorii s folosii doar unele nregistrri? Ei bine, Access face ca aceast dorin s fie uor de ndeplinit. Creai o interogare i apoi folosii informaiile din aceasta n raportul dumneavoastr. Si, surpriza: avantajele nu se opresc aici! Dac creai o interogare care se bazeaz pe tabele multiple, programul Access are mare grij de rezultatele dumneavoastr, organizndu-le sub forma unei singure foi de date. Dac interogarea v ofer n cadrul foii de date infromaiile dorite de dumneavoastr, nseamn c un raport bazat pe rezultatele acelei interogri organizeaz i prezint informaiile n modul dorit. (Dac dorii s aflai mai multe informaii referitoare la crearea interogrilor folosind mai multe tabele, consulta Capitolul 12.)

3. Pentru a alege tabela sau interogarea pe care dorii s-l (s-o) utilizai trebuie s facei clic pe lista autoderulant aflat n partea inferioar a casetei de dialog. Defilai prin opiunile listate pn gsii tabela sau interogarea pe care dorii s se bazeze raportul dumneavoastr. Nu uitai c fiecare raport automat se poate baza doar pe o interogare sau un tabel. 4. Facei clic pe OK. Dup cteva clipe de glgie, programul Access afieaz raportul dumneavoastr finisat pe ecran n modul Print Preview (ca n Figura 17-2), care n limbajul programatorilor nseamn ceva de genul Aa va arta raportul dumneavoastr dac l vei tipri. Print Preview conine o mulime de instrumente care de care mai grozave, aa c ar fi bine s citii n continuare (seciunea urmtoare) dac dorii s aflai mai multe despre acestea.
S

T FA

Chiar dac Access crede c despre un raport se pot face numai aprecieri de bine (deoarece programul se afl in unul din acele momente n care prinii sunt mndri), de obicei acesta (raportul) are un look pe care numai un printe digital l-ar putea ndrgi. Probabil c nainte de a trimite raportul n lumea cea rece i crud ar trebui s-l trecei n modul de vizualizare Design i s-l costumai ct de ct. Pentru a afla mai multe detalii legate de modul n care putei spilcui un raport automat tmpiel i neprezentabil, trecei la paginile urmtoare. Pentru a renuna la Print Preview, facei clic aici. Pentru a ncepe imprimarea, facei clic aici. V sftuiesc ca deocamdat s nu ncercai acest buton.

Fig. 17-2: n cadrul ferestrei Print Preview, programul Access v ofer o imagine a modului n care arat raportul dvs. pe hrtie.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

265

Previzualizarea capodoperei informaionale create de dumneavoastr


Cnd v aflati n modul Print Preview, nu putei face prea multe cu raportul dumneavoastr, ci doar s-l tiprii. Totui, Print Preview v ofer posibilitatea s examinai ndeaproape modul n care arat documentul dumneavoastr. Tabelul 17-1 prezint instrumentele pe care vi le pune la dispoziie Print Preview pentru a v ajuta s inspectai situaia.

Tabel 17-1
Instrument

Instrumentele Print Preview


Rolul acestuia Pentru a trece de la Print Preview la vizualizarea Design, facei clic pe acest instrument. Pictograma butonului se schimb n DEsign View (butonul care arat asemenea unei pagini cu o lup deasupra, care ar trebui s v aminteasc de modul Print Preview), dar acest lucru nu trebuie s v ngrijoreze. Facei clic pe butonul Print i imprimanta dumneavoastr ncepe s scuipe raportul. Destul de simplu, nu? facei clic pe butonul Zoom pentru a trece de la

266

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

vizualizarea ntregii pagini pe ecran la vizualizarea paginii la mrimea 100%. Cu ajutorul acestui instrument putei vedea pe ecran, la un moment dat o singur pagin a raportului dumneavoastr. Cu ajutorul acestui instrument putei vedea pe ecran, la un moment dat doupagini ale raportului dumneavoastr, una lng cealalt. Selectai numrul paginilor care va putea fi vizualizat (acest numr trebuie s fie de la 1 la 6) i cerei sfatul oftalmologului dumneavoastr nainte de a folosi excesiv aceast opune. Selectai o mrime prestabilit Zoom din lista autoderulant sau introducei propria dumneavoastr setare. Inchide fereastra Print Preview i v trimite raportul n vechea sa locaie, adic n fereastra baz de date. Trimite raportul n Microsoft Word sau Excel (bineneles, aceasta presupunnd c cele dou programe: Word i Excel sunt instalate pe calculatorul dumneavoastr).

Folosii facilitatea Zoom pentru a vizualiza raportul aa cum dorii


n Figura 17-2, pagina nu este vizibil n ntregime. Prile care se vd arat destul de bine, dar nu putei vedea nici mcar ntreaga nregistrare, ce s mai vorbim de ntreaga pagin. In aceast figur, programul Access prezint raportul la mrimea real, exact aa cum arat el pe pagina tiprit. Ce se ntmpl ns dac trebuie s vedei i s tii cum arat ntreaga pagin? Facei clic pe butonul Zoom modificai setarea alegnd Fit. Aceast opiune permite vizualizarea ntregii pagini, aa cum se poate observa i n Figura 17-3. Programul Access denumete vizualizarea pagin-ntreag The Fit view deoarece pagina se ncadreaz perfect pe ecran. Fit View constituie o modalitate bun de a v forma o prere cu privire la imaginea de ansamblu. Nu vei putea citi textul, dar vei putea vedea cum arat acesta pe pagin. Dac dorii s revenii la vizualizarea 100%, facei clic pe butonul Zoom din nou i programul Access 2000 face cu mare plcere acest lucru pentru dumneavoastr. Care este situaia ns dac dumneavoastr dorii s vedei un raport care se ncadreaz mai bine n fereastra Print Preview dect n cazul setrii mrimii acesteia la 100% i care pe deasupra mai este i lizibil (spre deosebire de Fit View)? Ei bine, nici o problem; tot ceea ce trebuie s facei este s alegei una dintre opiunile de procentaj prezente n Zoom Control. Aceste procentaje

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

267

seteaz mrimea la care va putea fi vizualizat pagina dumneavoastr. Facei clic pe una dintre mrimile disponibile i observai modificarea. Dac nici una dintre opunile existente nu este pe placul dumneavoastr, introducei procentul dorit direct n Zoom Control i apoi apsai Enter pentru a vedea rezultatele.

Fig. 17-3: Cnd vizualizai ntreaga pagin, materialul de imprimat este prea micu pentru a putea fi citit.
S

T FA

Cnd mutai pointer-ul mouse-ului pe previzualizarea raportului dumneavoastr, acesta (pointer-ul) se transform ntr-o lup. Utilizai aceast lup pentru a v uita mai ndeaproape la raport i pentru a verifica diferite seciuni. Tot ceea ce trebuie s facei este s executai clic acolo unde dorii s vedei n detaliu, iar Access se npustete asupra poriunii respective, mrind acea parte a raportului pentru ca dumneavoastr s putei vedea mai bine. Dac facei clic din nou, vizualizarea revine la setarea anterioar. Reinei c executarea unui clic pe oricare dintre butoanele care arat numrul de pagini de afiat (o pagin, dou pagini, mai multe pagini) aduce vizualizarea Zoom la setrile Fit View. Cnd avei afiate dou pagini, pagina impar se afl ntoteauna n partea stng, spre deosebire de modul de publicare a crilor n care pagina impar se afl n partea dreapt (iar n partea stng doar accidental, n cazul n care cei de la departamentul de producie au avut o zi foarte proast.) Dac selectai View Pages din meniul principal, programul Access 2000 v ofer chiar seleciunea opiunilor de vizualizarea a paginii, dup cum putei observa i n Figura 17-4. Alegei o singur pagin, dou pagini, sau dousprezece pagini minuscule i aiurite pentru a fi afiate pe un singur ecran.

268

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Executarea unui clic pe una dintre opunile de vizualizarea a paginii dumneavoastr duce la modificarea vizualizrii i anume duce la afiarea unui aranjament nou care are mai multe pagini. De exemplu, Figura 17-5 ilustreaz configuraia cu dousprezece pagini.

Fig. 17-4: Putei previzualiza simultan cel mult 12 pagini ale aceluiai raport.

Fig. 17-5: Chiar dac nu putei citi o boab din datele dvs., previzualizarea simultan a mai multor pagini arat grozav.

Apelarea meniului derulant

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

269

Pentru a v clti privirea cu un meniu derulant care v ofer posibilitatea de a schimba opiunea Zoom sau de a vizualiza un anumit numr de pagini, pute face clic-dreapta oriunde n cadrul ecranului Print Preview. De ndat ce selectai comanda Zoom, apare un submeniu care are aceleai opuni care apar n Zoom Control. De asemenea, cnd facei clic pe ecranul Print Preview mai exist nc dou comenzi: Save As/Export: Alegei aceast comand pentru a salva raportul Access 2000 tr-un format utilizat de alt program. Send: Alegei aceast comanda pentru a face o copie a raportului Access 2000 i pentru a o trimite ca mesaj de de pot electronic.

Adevrul nseamn frumusee; prin urmare, facei rapoartele dumneavoastr s arate extraordinar
Dup ce ai analizat raportul n fereastra Print Preview, trebuie s luai o decizie. Dac suntei mulumii de modul n care arat raportul dumneavoastr este minunat! Trecei mai departe i tiprii documentul! Oricum, cteva minute de munc n plus pot face minuni chiar i n cazul celor mai simple rapoarte. V sftuiesc s ncepei cu elementele de baz n caseta de dialog Page Setup a programului Access 2000. Pentru a ajunge la aceast caset selectai FilePage Setup din orice vizualizare Report a programului Access 2000. Aceast caset de dialog v ofer trei etichete cu opiuni pentru a v asigura c raportul dumneavoastr este pe ct posibil eficient i atractiv.

Eticheta Margins
n acest caz nu avem nici o surpriz: eticheta Margins a casetei de dialog Page Setup deine controlul asupra dimensiunii marginilor raportului dumneavoastr. Figura 17-6 ilustreaz opiunile pe care le avei la dispoziie.

270
Fig. 17-6: Eticheta Margins deine controlul asupra spaiului dintre marginea paginii i rndul de la care apar datele dvs.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Setarea marginilor este chiar foarte simpl. Pagina are patru margini i prin urmare caseta de dialog conine cte o setare pentru fiecare (Left, Right, Top i Bottom). Pentru a modifica una din margini, facei dublu-clic pe caseta corespunztoare i introducei ceea ce dorii dumneavoastr. Programul Access folosete automat acel element pe care Windows l denumete unitate de msur (inci, centimetri, sau orice altceva cu care msurai dumneavoastr). n partea dreapt a casetei de dialog, Access afieaz o imagine exemplu care v prezint modul n care aratr pagina dumneavoastr dup folosirea respectivelor setri ale marginilor. Facei toate modificrile dorite n cadrul formei finale a raportului apoi facei clic pe butonul OK aflat n partea inferioar a casetei de dialog. Trecei raportul din nou n modul Print Preview pentru a vedea n primul rnd care a fost impactul modificrilor efectuate, iar dac trebuie s mai schimbai cte ceva pe ici pe colo, ntorcei-v pur i simplu la Page Setup i jucai-v cu opiunile respective pn n momentul n care totul arat aa cum trebuie. Ultimul element din cadrul etichetei Margins este caseta de validare Print Data Only. Cred c motivul pentru care aceast caset este amplasat n acest loc este acela c programatorii de la Microsoft nu s-au gndit la alt loc, deoarece v spun sincer c ea nu are nici in clin nici in maneca cu setrile marginilor.(Este ca i cnd ati pune butoanele prajitorului de paine n frigider deoarece ,din ntmplare se afl unul lng altul.) Dac selectai aceast opiune(acest lucru este evideniat prin marcarea casetei), Access 2000 tiprete doar datele din nregistrrile dumneavoastr; asta nseamn c titlurile cmpurilor nu vor aprea nu vor aprea n cadrul documentului imprimat. V sftuiesc s utilizai opiunea Print Data Only doar dac intenionai s utilizai machete imprimate dinainte. In caz contrar, mai bine uitai de aceasta deoarece raportul dumneavoastr arat destul de ciudat fr etichele cmpurilor.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

271

Eticheta Tab
Eticheta Tab il informeaz pe Access 2000 in legtur cu foaia de hrtie pe care v vei tipri raportul; aceasta nseamn c informaile oferite se refer la dimensiunea, hrtiei, forma acesteia i imprimanta n care inei hrtia respectiv i care va fi folosit pentru lucrul propus. n cadrul etichetei Page a casetei de dialog Page Setup dumneavoastr vei lua cteva decizii fundamentale legate de modul n care va arta raportul dumneavoastr (Figura 17-7).

Fig. 17-7: Caseta de dialog Page Setup este cea care pregtete terenul pentru un raport pe deplin folositor.

Caseta Orientation seteaz direcia n care va fi imprimat pe hrtie raportul dumneavoastr. Opiunea implicit este Portrait (este forma n care este scris aceast carte i n care apar majoritatea revistelor). Alternativa pe care o avei la dispoziie este Landscape, a crui nume provine de la faptul c atunci cnd este pictat un anumit peisaj, cel care realizeaz acest lucru (deci pictorul) trebuie s-i ntoarc pnza pe orizontal pentru a se ncadra toate elementele. De asemenea, paginile raportului Landscape sunt pe orizontal, oferindu-v mai mult spaiu pe aceast direcie, dar mai puin spaiu pe vertical.
T FA

Alegerea ntre Portrait i Landscape este mult mai important dect credei dumneavoastr. Pentru rapoartele de tip Tabular, orientarea Landscape afieaz mai multe informaii n fiecare cmp datorit faptului c coloanele sunt mai largi. Din pcate, de-a lungul procesului coloanele devin mai nguste (n fond, foaia de hrtie este doar att de mare ct este; mai mare nu poate fi). Rapoartele Columnar nu se potrivesc aproape de loc cu orientarea Landscape deoarece de obicei ele necesit mai mult spaiu pe vertical dect pe orizontal.

272

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Celelalte opiuni pe care le avei la dispoziie n cadrul etichetei Page sunt determinate de particularitile (respectiv de capacitatea) imprimantei dumneavoastr. Cele dou liste autoderulante ale seciunii Paper din eticheta mai sus amintit v permit s alegei dimensiunea (Size) hrtiei pe care dorii so utilizai (Figura 17-7). Lista autoderulant Source v ofer opunea de a folosi sursa dumneavoastr obinuit de alimentare cu hrtie (varianta AutoSelect Tray), alt surs automat sau de a alimenta manual imprimanta cu hrtie. Ultima parte a etichetei Page v permite s alegei o imprimant anume pentru acest raport. Putei utiliza fie imprimanta implicit -Default Printer (Access va folosi imprimanta pe care-I spune Windows-ul s o foloseasc, indiferent care este aceasta), fie una anume opiunea Use Specific Printer (n care alegei chiar dumneavoastr imprimanta). De cele mai multe ori, putei lsa de o parte aceast setare; ea este folositoare numai atunci cnd dorii s forai raportul s fie tiprit la o imprimant anume indicat de dumneavoastr. Dac facei clic pe butonul radio Use Specific Printer, butonul Printer prinde via. Facei clic pe acesta i alege o imprimant dintre cele disponibile.

Eticheta Columns
Dup ce a terminat cu eticheta Page nseamn c suntei gata s facei clic pe eticheta Columns (Figura 17-8). Abia acum ncepe distracia!

Fig. 17-8: Eticheta Columns din cadrul casetei de dialog Page Setup v permite s reproiectai raportul.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

273

Eticheta Columns a casetei de dialog Page Setup este mprit n trei seciuni: Grid Settings: Tine controlul numrului de coloane pe care le folosete raportul dumneavoastr i al distanei la care se vor afla diferite elemente (unele de altele). Column Size: Ajusteaz nlimea i limea coloanelor dumneavoastr. Column Layout: Determin modul n care Access 2000 amplaseaz datele n coloane (i folosete un grafic uor de neles pentru a v ilustra situaia respectiv). Setarea implicit a seciunii Grid Settings este de o coloan pe pagin, dar putei schimba foarte uor setarea pentru a o adapta raportului dumneavoastr. Tot ceea ce trebuie s reinei este c dac raportul dumneavoastr are mai multe coloane v va arta mai puine informaii pentru fiecare nregistrare. Dac vei dori s folosii att de multe coloane nct unele informaii nici s nu mai aib loc, vei vedea un avertisment asemntor cu cel ilustrat n Figura 17-9.
Fig. 14-9: Este posibil s nu putei ncadra mai multe coloane pe o singur pagin.

Dac numrul coloanelor selectate de dumneavoastr se ncadreaz n totalitate (sau dac suntei dornici s nu vedei o parte din informaiile unor cmpuri), facei clic pe OK pentru a vedea o imagine a modului n cae va arta documentul dumneavoastr cu mai multe coloane. Seciunea Grid Settings din cadrul etichetei Columns ajusteaz i ea spaierea rndurilor i a coloanelor: Row Spacing: Pentru a ajusta spaiul (msurat ntr-o anumit unitate de msur) ntre rndurile orizontale, facei clic pe caseta Row Spacing i introducei mrimea (spaiului) care dorii s apar ntre fiecare dou rnduri. V mai precizez o dat c aceast setare este o chestiune ce ine de preferinele personale. Column Spacing: Ajustai lrgimea coloanelor dumneavoastr. Dac o micorai, creai mai mult spaiu, dar intrrile dumneavoastr vor fi mai dificil de citit.

274

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Seciunea intitulat Column Layout care se afl n partea inferioar a etichetei Columns v permite s stabilii modul n care vor fi organizate coloanele n cadrul paginii. Aici avei dou opiuni: Down, then Across: Access 2000 ncepe o nou nregistrare n aceeai coloan (dac nregistrarea anterioar nu a ocupat ntreaga pagin). DE exemplu, pe o pagin, intregistrarea 13 incepe dup inregistrarea 12 (cu condiia s existe spaiu suficient), iar nregistrrile 14 i 15 vor aprea n cea de-a doua coloan. Across, then Down: Access ncepe nregistrarea 13 dup nregistrarea 12 i apoi pune nregistrarea 14 sub 12, i 15 sub 13 i aa mai departe.

Capitolul 18

Pentru realizarea etichetelor, a diagramelor i a rapoartelor multinivel beneficiai de ajutorul Vrjitorilor


n acest capitol Imprimarea etichetelor cu ajutorul facilitii Label Wizard Adugarea graficelor cu ajutorul facilitii Chart Wizard Organizarea raportului dumneavoastr Utilizarea facilitii Report Wizard Crearea nivelelor grupate Adugarea sumarelor

apoartele automate, discutate n capitolul anterior reprezint doar vrful, partea vizibil a iceberg-ului rapoartelor Access. Dac avei nclinaie spre aa ceva putei folosi programul Access 2000 pentru a genera rapoarte mult mai complexe. Ba mai mult dect att, putei crea diferite materiale tiprite cum ar fi etichetele pentru pot diagramele - la care nu v-ai gndit niciodat ca la nite rapoarte. Nu cumva s v descurajai - Access v ofer ajutorul unor Vrjitori amabili i manierai care v vor cluzi de-a lungul cltoriei dumneavoastr de creare a rapoartelor.

276 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Crearea etichetelor
Cnd se ntmpl ca expedierea unui mare volum de scrisori s devin o chestiune presant, nimic nu se compar cu un teanc de etichete potale care fac ca ziua dumneavoastr s fie bun. In astfel de momente, programul Access 2000 v vine n ajutor cu Label Wizard (Vrjitorul Etichet), unul dintre vrjitorii programului Access. Label Wizard formateaz datele dumneavoastr pentru a putea fi utilizate n cazul oricrui tip de etichet cu orice dimensiune. As vrea s v amintesc cteva tipuri de etichete: etichete potale, etichete de fiier, etichete de livrare, etichete de nume - i lista poate continua la nesfrit. Cea mai grozav chestie este c Label Wizard face pentru dumneavoastr tot ceea ce este mai greu, iar aceasta la simpla unduire a baghetei magice.
S

T FA

n trecut, unul dintre cele mai dificile aspecte legate de realizarea etichetelor era s faci astfel nct software-ul s neleag care era aspectul final dorit al etichetelor. Este foarte clar c la un moment dat chiar inginerii de la Microsoft s-au confruntat cu aceast situaie i au suportat aceast grea suferin, deoarece ulterior ei au reunit descrierile detaliate ale sutelor de etichete de la cei mai cunoscui productori de astfel de articole n cadrul facilitii intitulate Label Wizard. Dac ai folosit etichete de la Avery, Herma, Zweckform sau oricare alt productor de astfel de articole, amintit in lista vrjitorului, tot ceea ce trebuie s facei este s-I comunicai acestuia numrul produsului de la fabricantul respectiv. Vrjitorul stabilete dimensiunile raportului dumneavoastr n conformitate cu specificaiile productorului. Asta este cam tot ceea ce se poate face pentru uurarea muncii dumneavoastr; mai mult de att nu se prea poate. nainte de a apela la Label Wizard, gndii-v cam ce informaii dorii s fie prezente pe etichete. In cazul n care nu dorii o etichet cu toate informaiile din tabel, trebuie s creai o interogare care s aleag elementele potrivite i corecte din tabelul dumneavoastr, care s le sorteze i, n general care s le pregteasc pentru cltoria ctre hrtia lipicioas pe verso. Pentru mai multe informaii referitoare la acest aspect revenii la seciunile legate de interogri care au fost prezentate n cadrul acestei cri n Partea III. Avnd la dispoziie tabelul sau interogarea respectiv() putei realiza cu siguran etichetele dorite. Pentru a v crea raportul Label dorit, parcurgei paii urmtori: 1. n cadrul ferestrei baz de date facei clic pe butonul Reports aflat pe bara Objects.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

277

Access afieaz rapoartele existente n baza dumneavoastr de date.(S-ar putea ca Access s spere n tcere c dumneavoastr vei crea un raport nou care va fi adugat la lista existent, dar adevrul este c nimeni nu tie care sunt gndurile intime i visurile programelor din ziua de azi.) 2. Pentru a crea un raport nou, facei clic pe New. Efectul este apariia casetei de dialog New Report care v prezint toate tipurile de rapoarte disponibile, inclusiv pe foarte importantul Label Wizard. 3. n cadrul listei cu tipuri de rapoarte, facei clic pe Label Wizard. Imaginea micu din stnga listei se transform intr-o pagin de etichete care dovedete c programul Access 2000 v-a neles corect doleanele (aa cum este ilustrat i n Figura 18-1).

Fig. 18-1: Programul Access 2000 se pregtete s v ofere sfaturi vrjitoreti despre etichete.

4. n continuare, facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat n partea inferioar a casetei de dialog. n cadrul listei autoderulante, facei clic pe interogarea sau tabelul pe care dorii s-o (s-l) folosii mpreun cu etichetele. Vrjitorul este gata, iar datele ateapt, aa c este timpul s creai nite etichete! 5. Inspirai adnc i apoi facei clic pe Ok pentru a lansa Label Wizard. n urma unei activiti intense i glgioase a discului, Vrjitorul face prima sa scamatorie i afieaz caseta de dialog din Figura 18-2.

278

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

6. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl lng caseta Filter by manufacturer i apoi cutai productorul etichetelor dumneavoastr n lista autoderulant. Programul Access 2000 face tot posibilul ca crearea etichetelor s nu fie dureroas, dar bineneles c acest lucru este valabil cu condiia ca dumneavoastr s folosii etichete de la o companie cunoscut de ctre dezvoltatorii de programe de la Microsoft. Dac productorul etichetelor pe care le folosii dumneavoastr se afl pe lista Label Wizard, facei clic pe numele companieie respective. Access afieaz toate etichetele companiei respective ordonate dupa numrul produsului n partea superioar a ferestrei Label Wizard. Defilai prin list pn ce gsii numrul care se potrivete cu cel de pe cutia dumneavoastr de etichete. Cnd l-ai gsit, trecei cu mare bucurie direct la pasul 8 (ferice de voi!). Dac numrul respectiv nu se afl pe list, trecei la pasul urmtor. Dac productorul dumneavoastr de etichete nu se afl pe lista Label Wizard, mai inti aruncai nc o privire la cutia cu etichete. Din cauza faptului c firma Avery are o cot de pia foarte mare, se ntmpl deseori ca ceilali productori s treac pe produsele lor echivalentul numerelor de cod Avery, de obicei ntlnindu-se notaia like Avery xxxx labels, unde partea xxxx este un numr de cod Avery. Dac vedei o astfel de notaie pe cutia dumneavoastr de etichete, selectai firma Avery ca fiind productorul etichetelor i apoi cutai n list numrul de etichet corect. Dac-l gsii, trecei direct la pasul 8; dac nici acum nu-l gsii, trecei la pasul urmtor.

Fig. 18-2: Prima caset de dialog Label Wizard stabilete mrimea etichetelor dvs.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

279

T FA

7. Dac Label Wizard nu cunoate detaliile etichetelor dumneavoastr, facei clic pe Customize pentru a le aduga la repertoriul deja existent al Vrjitorului. Nu este foarte dificil, dar nici floare la ureche s realizai o intrare de etichet particularizat. Dac dorii s aflai mai multe detalii legate de acest proces frunzrii seciunea S tii c este o etichet foarte special!. 8. Dac ai identificat eticheta pe care doriti s-o utilizai, facei clic pe aceasta n cadrul listei de etichete i apoi din nou clic pe Next. Avnd n vedere c marea dilem a dimensiunii etichetei a fost rezolvat, n continuare putei s v gndii la modul n care ar putea arta eticheta la final. Label Wizard v ofer o mulime de variante pentru font n urmtoarea fereastr ilustrat n Figura 18-3.

S tii c este o etichet foarte special!


Poate c aveau reduceri, sau poate c Departamentul Aprovizionare a fcut o afacere ntr- adevr grozav cu ele; oricare ar fi motivul, etichetele din faa dumneavoastr i au rdcinile n arborele genealogic al unei familii de care Label Wizard nu a auzit n viaa sa. Cu toate acestea, nu trebuie s intrai n panic, deoarece tipii istei de la Microsoft au anticipat chiar aceast problem i acesta este i motivul pentru care Label Wizard conine butonul Customize. Butonul Customize v conduce ctre o serie ntreag de ecrane dedicate unui singur scop: adugarea setrilor pentru etichetele ciudate, am vrut s spun speciale de care au nevoie proiectele dumneavoastr. Pentru a realiza o serie de setri pentru etichetele aparte trebuie s cunoatei o mulime de detalii de dimensionare despre etichetele pe care le avei. Deseori, cutia cu etichete are i o foaie care conine toate dimensiunile acestora. Dac nu avei o astfel de foaie, nu avei altceva de fcut dect s v procurai o linie i s o mnuii pentru a face msurtorile de rigoare. Access face ca particularizarea s fie destul de simpl prin ilustrarea grafic a tuturor dimensiunilor necesare. Cu toate c Label Wizard v cluzete destul de bine de-a lungul procesului, eu cred c este necesar s inei ochii larg deschii pe parcurs. Pentru a crea noua etichet facei clic pe butonul Customize din Label Wizard. Apoi, n caseta de dialog New Label Size facei clic pe New. Acest clic are ca efect deschiderea ferestrei New Label care este de fapt locul in care ncepe toat distracia. Printre altele, v sftuiesc ca pe parcursul introducerii datelor s verificai cu atenie dimensiunile etichetei. Asigurai-v c opiunea Label Type este setat pe Sheet Feed (dac avei o rol (un sul) de etichete i o imprimant cu ace matriciale trebuie ca setarea s fie Continuous). De asemenea, v sftuiesc s verificai setarea Number Across deoarece ansele ca etichetele dumneavoastr s sunt foarte mari . Dup toate acestea este cazul ca noile setri de etichet s primeasc un nume, aa c atribuii-le un nume memorabil! (dar simpatic!) Dup ce ai terminat, facei clic pe OK pentru a termina cu setrile i apoi facei clic pe Close pentru a face s dispar caseta de dialog New Label Size. Cnd revenii la Label Wizard, acesta afieaz cu mndrie noua dumneavoastr etichet n fereastra principal. Oprii-v pentru cteva clipe pentru a zmbi la eticheta bine realizat i apoi continuai-v proiectul de etichetare. Dac vedei c setrile noii etichete nu funcioneaz aa cum ar trebui, revenii la butonul Customize, facei clic pe numele etichetei dumneavoas-tr i apoi facei clic pe Edit. Aceast aciune v ntoarce la minunata fereastr cu dimensiunile etichetei, n cadrul creia putei modifica ceea ce a este greit. Succes!

280

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Fig. 18-3: Alegei (cu isteime) fontul care dorii s fie folosit pentru ntreaga etichet.

9. Alegei font-ul, dimensiunea, grosimea i culoarea textului de pe eticheta dumneavoastr i apoi facei clic pe Next. Putei alege orice font disponibil n Windows: putei s modificai dimensiunea textului, grosimea acestuia (font weight, cum i se spune n termeni tehnici) i chiar s adugai litere italice, subliniate sau o nou culoare de text. (Pentru aceasta avei nevoie de o imprimant color, deoarece n caz contrar v vei alege cu setarea la Henry Ford, adic Putei alege orice culoare dorii, numai negru s fie.) Pe msur ce facei modificrile dorite, textul mostr aflat n partea stng a ferestrei reflect schimbrile intervenite, adic setrile curente.
T FA

Din pcate, formatrile alese de dumneavoastr se aplic la tot textul de pe fiecare etichet. Dac adugai litere italice, atunci ntreaga etichet i fiecare etichet- va suferi aceast schimbare. Prin urmare, v sftuiesc s fii foarte ateni cnd adugai formatrile speciale i s fii mai zgrcii n a le folosi deoarece chestiunile mici afecteaz multe elemente. 10. Alegei datele care dorii s apar pe eticheta dumneavoastr i introducei orice alt text care mai trebuie s apar. n acest moment, dumneavoastr trebuie s-I spunei Vrjitorului care sunt datele din tabel sau din interogare care dorii s fie trecute pe etichet i unde s fie trecute. Ei bine, dumneavoastr ai mai fcut chestia asta: selectai cmpurile dorite din lista Available Fields din stnga facei clic pe butonul > pentru a transfera cmpul n caseta

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

281

Prototype Label care se afl n partea dreapt. In orice caz, aceast procedur are o dificultate destul de sczut. Label Wizard tiprete cmpurile exact aa cum I-ai spus dumneavoastr, iar acest lucru se poate observa i in Figura 18-4.

Fig. 18-4: n sfrit, este timpul s trecei buntile pe etichet!

Dac dorii ca cmpurile s se afle pe rnduri separate, apsai Enter sau folosii o tast direcional pentru a trece la rndul urmtor. Cnd facei dublu-clic pe un cmp (sau facei clic pe butonul >), acela trece ntotdeauna pe linia evideniat n caseta Prototype Label. Programul Access 2000 estimeaz numrul de linii care poate fi tiprit pe eticheta dumneavoastr n funcie de dimensiunea acesteia i de cea a font-ului pe care-l utilizai.
T FA

Dac dorii s imprimai un caracter anume, un cuvnt sau alt mesaj text pe fiecare etichet, facei clic n locul n care dorii s apar i apoi introducei textl dumneavoastr. De exemplu, pentru a introduce o virgul ntre oraul, statul sau provincia de pe etichetele dumneavoastr potale, selectai cmpul City, introducei virgula, apsai tasta pentru spaiu i apoi selectai cmpul StateorProvince. Astfel, n momentul n care Access tiprete fiecare etichet, el pune numele oraului, adaug o virgul apoi trece restul informaiilor. 11. n momentul n care cmpurile arat pur i simplu minunat (sau mcar destul de drgu), facei clic pe Next. Cnd forma este gata, Label Wizard i concentreaz atenia pe problema sortrii etichetelor. 12. Alegei cmpul dup care Access va sorta etichetele (aa cum este ilustrat n Figura 18-5) i apoi facei clic pe Next.

282

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Singurul pas care a mai rmas de fcut este denumirea raportului i salvarea sa pentru generaiile viitoare. 13. Introducei un nume pentru raportul etichet i apoi facei clic pe Finish pentru a v vedea creaia n aciune. S sperm c etichetele arat minunat i funcioneaz perfect. Dac etichetele sunt aproape de ceea ce ar trebui s fie, dar tot mai sunt necesare cteva retuuri, facei clic pe butonul Design view care se afl pe bara de instrumente(cea care arat asemenea unui triunghi cu un creion lng el) i modificai design-ul aa cum dorii.

Fig. 18-5: Alegei cmpul pe care-l va folosi Access pentru a v sorta etichetele.

Utilizarea facilitii Chart Wizard n cadrul raportului dumneavoastr


n general, rapoartele reprezint doar o colecie de cuvinte i numere organizat ntr-un anumit fel pentru a v permite s nelegei corect informaile respective. Cu toate acestea, uneori cuvintele i numerele nu pot oferi o imagine foarte clar i o descriere foarte sugestiv a povetii respective. n astfel de momente, antidotul perfect este o diagram, aceasta fiind ingredientul care umple capetele, cozile i alte pri ale imaginii informaionale ale raportului dumneavoastr, asemenea ingredientelor care se ndeas n curcani de Thanksgiving Day. Dup cum bine se tie, vorbele zboar i ceea ce rmne este doar imaginea care valoreaz o mie de cuvinte (aa c v sftuiesc s adugai cteva diagrame care, dac v gndii mai bine v dai seama c vor duce i la cruarea ctorva copaci).

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

283

Programul Access 2000 conine un Vrjitor nemaipomenit de potrivit n astfel de ocazii. Salutai-l pe Chart Wizard creatorul penultimelor diagrame tip structur radial, a minunatelor diagrame tip bar i a delicioaselor linii i toate acestea prin simpla unduire a baghetei magice (la care se adaug cteva clic-uri de mouse).
S

T FA

n cadrul programului Access 2000, Chart Wizard este una dintre facilitile de genul instaleaz-o cnd ai nevoie de ea. Aadar, nu fii surprini dac imediat dup pasul trei programul de instalare Office 2000 prinde via i solicit CD-ul de instalare Office 2000. Dac lucrai la o companie important solicitai ajutorul colegilor dumneavoastr de la departamentul Sisteme Informatice (dac lucrai pe cont propriu, aruncai o privire prin biroul dumneavoastr - CD-ul respectiv trebuie s fie pe acolo pe undeva). Pentru a construi o diagram (sau grafic, cci putem folosi i acest termen din moment ce cuvintele sunt sinonime n sensul dat de programul Access) trebuie s avei cel puin dou cmpuri (dar nu mai mult de ase). Un cmp conine numerele care vor fi sursa realizrii barelor , a liniilor, a bucilor de plcint (adic a prilor structurii radiale) sau a altor reprezentri grafice din diagrama dumneavoastr, iar cellalt (cel de-al doilea) trebuie s contin etichetele identificate prin diferite numere (n caz contrar, diagrama dumneavoastr pare voluminoas dar nu spune nimic). Trebuie precizat faptul c toate cmpurile trebuie s provin dintr-o tabel simpl sau dintr-o interogare. Datorit faptului c Vrjitorul comunic fluent n cazul diferitelor tipuri de diagrame, este foarte simplu s identificai forma care se potrivete perfect datelor dumneavoastr. Vrjitorul v ofer cinci tipuri principale de diagrame i anume: Area charts: Aceste diagrame care sunt de fapt o combinaie intre cele de tip linie i diagramele tip structur radial ilustreaz modul n care se modific totalul unui grup de figuri de-a lungul timpului. Este tipul de diagram care se potrivete perfect situaiilor n care dorii s evideniai grafic modul n care se totalizeaz costurile i profiturile n calculul venitului total, de-a lungul mai multor trimestre. Bar, Cone, and Column charts: Aceste diagrame, care reprezint de fapt variaiuni pe tema diagramelor linie utilizeaz bare orizontale i verticale pentru a afia datele dumneavoastr. Sunt foarte potrivite pentru cazurile n care dorii s comparai diferite grupuri de date ntre ele (cum ar fi de exemplu vnzrile trimestriale de-a lungul mai multor ani). Line charts: Acum, diagrama clasic de la orele de Geometrie (v mai aducei aminte?) revine n for sub form electronic n lumea digital i v pot asigura c este foarte potrivit pentru ilustrarea i urmrirea trendurilor (tendinelor) de-a lungul timpului.

284

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Pie and Donut charts: Aceste diagrame preiau o serie de numere i le afieaz ca procent din total. Este tipul de diagram potrivit n situaiile n care dorii s evideniai cu ct a contribuit o anumit divizie la profitul total al corporaiei, cte persoane din diferite ri au cumprat un anumit produs i orice altceva care se potrivesc abordrii o felie din ntreaga plcint. (bineneles c ele ar aduce un plus de savoare micului dejun, mai ales dac lng ele s-ar afla i un cappuccino aburind sau o ceac grozav de ciocolat cald). XY and Bubble charts: Aceste diagrame sunt ca un fel de unchi i veriori ciudai de gradul trei ai familiei de diagrame Access. Din punct de vedere tehnic, ele evideniaz dou serii de date fa de o a treia (cum ar fi de exemplu afiarea numrului femeilor care au vizitat clubul n fiecare lun n funcie de grupa veniturilor). Mai pe romnete spus, nu v ncurcai cu astfel de diagrame dect n cazul n care avei un motiv extrem bine ntemeiat.. Aceste diagrame sunt nemaipomenite pentru ingineri, economiti, statisticieni, oricine altcineva care nu au ce face n timpul liber. Datorit asistenei competente i utile oferite de Vrjitor, construirea diagramei inimii dumneavoastr nu v ia dect cteva minute. Iat cum funcioneaz treaba: 1. Facei clic pe butonul Reports n cadrul ecranului baz de date i apoi facei clic pe New. Si astfel apare caseta de dialog New Report, afind cu mndrie opiunile raportului dumneavoastr. 2. n cadrul listei care apare facei clic pe Chart Wizard. Pan n acest moment totul este n regul, adic Access 2000 crede c doriti o diagram (i n cadrul pasului urmtor i vei i confirma suspiciunea). 3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl lng caseta de text Choose the table or query i apoi alegei tabela sau interogarea necesar diagramei dumneavoastr. Cnd ai terminat, facei clic pe OK. Ei bine, la comanda dumneavoastr, Access deschide tabela sau interogarea selectat de dumneavoastr, arunc o privire nuntru i apoi afieaz cmpurile disponibile pentru diagrama dumneavoastr. 4. Selectai cpurile numerice i text necesare pentru diagrama dumneavoastr, apoi facei clic pe Next.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

285

De cnd lumea i pmntul, aceast fereastr care conine o mulime de cmpuri seamn foarte bine cu oricare dintre suratele ei de acelai tip din acest program. Pentru a aduga i/sau a ndeprta cmpuri din lista respectiv folosii semnele mai mare (>) i mai mic (<) sau butoanele >> i << care au aceeai funcie dar mut toate cmpurile disponibile. Dup ce ai terminat, facei clic pe Next pentru a v continua aventura grafic. 5. Access afieaz mostre din fiecare grafic pe care tie s-l realizeze. Facei clic pe imaginea tipului de grafic dorit i apoi facei clic pe Next.
T FA

n momentul n care dumneavoastr facei clic pe fiecare diagram (aa cum este ilustrat n Figura 18-6), Vrjitorul v prezint o scurt descriere a aceleia i v ofer cteva sfaturi tehnice referitoare la modul su de funcionare. 6. Vrjitorul v explic cum s afiai datele n diagrama dumneavoastr, dar pn la urm v permite s facei toate modificrile dorite. n momentul n care diagrama arat aa cum dorii dumneavoastr (adic se potrivete tuturor ateptrilor, dorinelor i speranelor dumneavoastr sau pur i simplu n momentul n care v-ai sturat de toat chestiunea asta) facei clic pe Next. Dei Vrjitorul acoper cam tot ce se poate spune despre diagramele respective n cadrul acestei ferestre, dumneavoastr putei modifica tot ceea ce vedei. Tragei i plasai cmpuri din coloana din stnga ferestrei n poziii diferite n cadrul graficului, facei dublu-clic pe elementele acestuia pentru a modifica opiunile lor sumare i tot ceea ce mai dorii dumneavoastr. Facei clic pe buto-nul Preview Chart (cel care st tcut n colul din stnga sus al ferestrei, aa cum este ilustrat i n Figura 18-7) pentru a vedea cum arat diagrama pn n acest moment.

286

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Fig. 18-6: Access prezint i descrie diagramele disponibile asemenea unei mini galerii de art.

Fig. 18-7: Facei modificrile dorite apoi previzualizai diagrama-n curs de realizare cu ajutorul acestui buton care este la ndemn.

Fiecare tip de grafic v ofer cam aceleai opiuni (adic ele sunt uor diferite), i prin urmare v sftuiesc s v oprii pentru o clip i s meditai la posibilitile pe care le avei la dispoziie. In sfrit, dac exist ceva care merge neateptat de prost facei clic pe Cancel i refacei graficul (nu-i aa c uneori calculatoarele sunt chiar de mare ajutor?). 7. n cadrul acestui ecran final introducei un nume pentru graficul dumneavoastr cel nou, apoi facei clic pe Finish pentru a vedea rezultatul muncii dumneavoastr.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________


T FA

287

Pentru a aduga sau a ndeprta legenda, pentru a vizualiza graficul sau pentru a-l trece n modul Design View n vederea efecturii unor operaii chirurgicale utilizai butoanele radio care apar n cadrul acestui ecran. Programul Access va aduga graficul n paginia Reports a bazei dumneavoastr de date. De ce face acest lucru? Pai drept s v spun nici eu nu prea tiu; dar cine credei c tie? Ei, ce mai, Access este doar un program soft, asta titi i dumneavoastr!

S S

Dac dorii s aflai mai multe informaii referitoare la diagrame i la modul n care le putei utiliza cel mai bine v sftuiesc s v procurai o carte bun care trateaz subiectul discuiilor libere sau al realizrii prezentrilor tehnice. De obicei aceste cri conin o seciune referitoare la tot soiul de diagrame, la modul n care s le proiectai, la datele de care avei nevoie pentru a le realiza (pentru fiecare n parte) i la stilul care se potrivete cel mai bine cu informaiile respective.

Crearea unor rapoarte mai evoluate


AutoReport Wizard (despre care s-a discutat anterior n Capitolul 17) realizeaz rapid rapoarte simple dintr-o singur tabel sau dintr-o singur interogare. Cnd avei nevoie (dumneavoastr sau mai degrab eful dumneavoastr) de ceva foarte urgent, AutoREport Wizard se dovedete a fi instrumentul perfect. Uneori rapoartele dumneavoastr trebuie s apeleze la mai multe elemente, detalii, tipuri de organizare sau pur i simlu la mai multe date. In cazul acestor rapoarte mai complexe v sftuiesc s apelai la Report Wizard care v poate oferi o mn de ajutor. Acest maestru al prezentrilor informaionale v permite s adugai cmpuri din ct de multe tabele dorii i s le organizai pe ct de multe nivele dorii dumneavoastr. Fiecare nivel nou va avea o seciune particularizat n cadrul raportului, precum i un antet i un subsol special. Aadar, v asigur c dup o rund cu Report Wizard, datele dumneavoastr nu vor mai dori s plece n alt parte.
T FA

Crearea unor rapoarte complexe presupune parcurgerea unui numr mai mare de pai dect era necesar n cazul rapoartelor simple, dar v asigur c rezultatele pe care le vei obine merit efortul suplimentar pe care va trebui s-l depunei. Din cauza faptului c rapoartele complexe include mult mai multe opiuni, paii care trebuie parcuri pentru a obine raportul dorit sunt mprii n mai multe seciuni n conformitate cu tema respectiv, iar fiecare seciune conne cteva

288

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

explicaii referitoare la ceea ce realizeaz setrile i la modul n care trebuie folosite.

Primul pas: Lansarea Vrjitorului i alegerea unor cmpuri


La sfrit, un raport multi nivel arat diferit fa de forma sa iniial, dar ambele pornesc de la aceeai situaie iniial, aa c ncepei-v cltoria dumneavoastr de creare a raportului cu urmtorii pai: 1. Facei clic pe butonul Raports care se afl sub bara Objects, n partea stng a ecranului principal baz de date. Ca de obicei, Access afieaz rapoartele din baza dumneavoastr de date. 2. Pentru a crea un raport nou, facei clic pe New. Efectul este apariia casetei de dialog New Report care v prezint toate tipurile de rapoarte care v stau la dispoziie. (Deja v-ai plictisit? Nu v facei probleme; chestiile grozave sunt pe cale s apar!) 3. Facei clic pe Report Wizard (care se afl n cadrul listei respective) i apoi pe OK. Dup o clip va aprea caseta de dialog care este ilustrat n Figura 18-8. Este foarte posibil ca aceasta s v par cunoscut deoarece este aproape identic cu prima caset de dialog a lui Simple Query Wizard din Capitolul 12. (mcar avei avantajul c nu trebuie ntotdeauna s v luptai cu aspecte diferite ale casetelor de dialog)
T FA

n cazul lui AutoReport Wizard, acesta era momentul n care trebuia s alegei o tabel sau o interogare pentru a o utiliza n raportul dumneavoastr; n cazul lui Report Wizard, aceast mutare se execut abia la pasul urmtor.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

289

Fig. 18-8: Vrjitorul Raport v permite s adugai cmpuri din orice tabel sau interogare n baza dvs de date.

4. Alegei prima tabel sau interogare care conine cmpurile de care avei nevoie pentru raportul dumneavoastr din lista autoderulant Tables/Queries. Cnd selectai tabela sau interogarea, lista Available Fields este actualizat n vederea prezentrii tuturor componentelor pe care le conine elementul selectat. 5. Selectai cmpurile pe care le dorii n cadrul raportului prin dublu-clic pe numele cmpului sau prin executarea unui singur clic, utiliznd butoanele cu semnele mai mare dect(>, >>) sau mai mic dect (<, <<). Butoanele cu semnul mai mare mut cmpurile n lista Selected Fields, iar butoanele cu semnul mai mic dect ndeprteaz cmpurile din lista respectiv.
T FA

Dei tiu c este foarte distractiv s tot facei clic pe butoane, trebuie s v spun c cel mai simplu mod de a muta un cmp dintr-o parte n alte este cel care const n executarea unui dublu-clic. Indiferent de partea n care se afl cmpul iniial, executarea unuie dublu-clic are ca efect mutarea cmpului n partea opus, adic n lista opus. 6. Dup mutarea tuturor cmpurilor dorite n partea Selected Fields din cadrul casetei de dialog revenii la Pasul 4 i reluai procesul pentru urmtoarea tabel care conine cmpuri de care avei nevoie n raportul dumneavoastr. Dup ce sunt listate toate

290

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

cmpurile n partea Selected Fields a casetei de dialog, facei clic pe Next. Efectul va fi apariia ferestrei ilustrate n Figura 18-9. Dac nu vedei aceast fereastr (cea ilustrat n Figura 18-9, nu trebuie s disperai. Aadar, dac suntei n aceast situaie trecei la sectiunea urmtoare. Acest ecran apare numai dac Report Wizard consider c trebuie s-l vedei i dumneavoastr, iar n cazul n care apare acesta v permite s alegei cmpul pe care-l utilizai pentru a organiza raportul. DE asemenea, ecranul afiez o pagin de prob care se bazeaz pe analiza amnunit a datelor dumneavoastr de ctre Report Wizard (da, asta chiar nseamn c Vrjitorul a ghicit!)

Fig. 18-9: Acest ecran v permite s alegei modul n care dorii s fie grupate informaiile.

Programul Access 2000poate face o estimare corect sau incorect a modului n care dorii s apar datele (totui, nu trebuie s uitai c este doar un program), aa c v sftuiesc s fi ateni s analizai atent fiecare opiune de organizare a raportului i s decidei care dintre acestea realizeaz o afiare a informaiei n cel mai eficient mod posibil. Pentru a vedea un mod de organizare diferit, trebuie doar s facei clic pe una din opunile .aflate n partea stng a casetei de dialog (opiunile by). Cnd facei clic pe una dintre aceste opiuni, acel cmp se separ de celelalte cmpuri i apare n partea de sus a paginii afiate ca exemplu, ca mostr (privii Figura 18-9). Prin urmare, toate informaile din seciunea Details a raportului dumneavoastr (partea principal) vor fi organizate dup valorile acelui cmp.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________


T FA

291

Dac nu dorii ca nregistrrile s fie sortate pe grupuri, este n regul. Tot ceea ce trebuie s facei este s executai un clic pe ultima intrare a listei by (n cazul de fa este vorba despre intrarea by Customers). Din motive pe care eu nu le pricep deloc (dar care probabil c au un anumit sens pentru vreun programator lunatic de nu tiu unde), aceast aciune face ca programul Access 2000 s ngrmdeasc toate nregistrrile la un loc, afindu-le fr a le sorta pe grupuri.

Vrem mai multe grupuri! Vrem mai multe grupuri!


Pn n acest moment, toi paii care trebuie parcuri sunt aceiai, indiferent c dorii s construii un raport cu un singur nivel sau un raport multinivel. Facei clic pentur a aprea ecranul ilustrat in Figura 18-10.

Fig. 18-10: Report Wizard ia o turnur interesant.

Access 2000 avanseaz n ceea ce privete organizarea, prin adaugarea mai multor opuni de grupare adic mai multe grupuri bazate pe mai multe cmpuri diferite fa de cel specificat de dumneavoastr n ultima seciune. Caseta de dialog din Figura 18-10 listeaz cmpurile disponibile n partea stng a ferestrei. Alegei ct de multe sau ct de puine dorii i apoi. Pentru a aduga un grup nou bazat pe un cmp anume, facei clic pe numele cpului i apoi pe butonul > (cel cu semnul mai mare). Vrjitorul va modifica pagina exemplu pentru a v ilustra cum arat raportul dumneavoastr acum, cnd mai are un grup n plus. De altfel, un asemenea exemplu este ilustrat i in Figura 18-11.

292
Fig. 18-11: Adugai mai multe grupuri pentru a face ca din punct de vedere al organizrii, totul s devin mai ngust.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

T FA

Ce facei ns n situaia n care dorii ntr-adevr s v organiza raportul dup numele de familie si apoi n cadrul gruprii LastName dup locaie? Ei bine, n acest caz tot ceea ce trebuie s facei este s rearanjai cmpurile cu ajutorul butoanelor Priority (aa cum este ilustrat n Figura 18-11). Dac evidenai un cmp i facei clic pe butonul Priority cu sgeata ndreptat n sus, cmpul se mut cu un nivel mai sus (n cadrul organizrii existente). Dac facei clic pe butonul cu sgeata ndreptat n jos, cpul evideniat se mut cu un nivel mai jos (se mut la nivelul inferior). Dac evideniai mai multe cmpuri, cmpul de la cel mai nalt nivel se va muta dac vei face clic pe butonul cu sgeata ndreptat n sus; iar cmpul de la nivelul inferior se va muta dac vei face clic pe butonul cu sgaeta ndreptat n jos. Apoi, dac repetai aciunea i facei clic din noupe acelai buton, cel care se va muta conform regulii de mai sus este urmtorul cmp. CU aceast facilitate v putei juca orict dorii dumneavoastr, mai precis pn n momentul n care raportul este organizat aa cum dorii dumneavoastr. Fiecare cmp pe care l-ai selectat pentru a v organiza raportul d natere unei seciuni, iar fiecare dintre aceste seciuni are propria sa zon de antet subsol care poate conine informaii din baza dumneavoastr de date sau informaii pe care le adugai direct la raportul dumneavoastr cu ajutorul lui Design View dup ce Vrjitorul i termin treaba.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

293

Selecionarea detaliilor
Dup alegerea cmpurilor pentru grupurile raportului dumneavoastr facei clic pe Next pentru a continua cu setrile ordinii de sortare, aa cum este ilustrat i n Figura 18-12.

Fig. 18-12: Stabilii ordinea de sortare a raportului dvs. cu numai cteva clic-uri rapide.

Cmpurile care nu sunt grupate sunt denumite de ctre Programul Access 2000 ca fiind Detail records. Ecranul ilustrat n Figura 18-12 v permite s sortai nregistrrile respective n funcie de cmpurile rmase pe care le putei organiza ascendent sau descendent. Dac doriti ntr-adevr s facei acest lucru, trebuie doar s selectai cmpul dorit din lista autoderulant i apoi s facei clic pe butonul din dreapta pentru a modifica ordinea de sortare de la ascendent (n cazul creia literele pornesc de la A se termin la Z) la cea descendent (de la Z la A). S nu m ntrebai de ce nu este posibil ca aceast trecere de la ascendent la descendent s fie fcut de ctre sgeat (sortarea mai multor cmpuri este discutat pe larg n cadrul Capitolului 10). Se poate observa c n jumtatea inferioar a acestei casete de dialog se afl un buton denumit Summary Options. Dac dorii s apar caseta de dialog ilustrat n Figura 18-13, trebuie doar s facei clic pe acest buton (daca pe ecran nu observai nici un buton intitulat Summary Options nseamn c raportul dumneavoastr nu conine cmpuri numerice). Aceast caset de dialog v permite s-i comunicai programului Access 2000 c dorii ca el s nsumeze datele dumneavoastr cu ajutorul unor instrumente statistice, acest lucru nsemnnd inclusiv realizarea unor totaluri (Sum), medii (Avg), minimuri (Min) i maximuri (Max). Aadar, analizai cu atenie casetele aflate lng operaiile care dorii s fie executate asupra cmpurilor din raportul dumneavoastr.

294

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

n Figura 18-13 este ilustrat situaia conform creia compania de licitaii dorete ca programul Access 2000 s adune toate preurile minime de pornire pe fiecare grup (acesta este scopul pentru care apare semnul de validare la opiunea Sum) i s afieze media preului minim de pornire a fiecrui grup (care este de fapt scopul lui Avg).
Fig. 18-13: Access 2000 poate face calcule statistice cu datele din raportul dvs. Pot spune c le face chiar mai bine dect mine.

n partea dreapt a casetei de dialog Summary Options exist o opune intitulat Show. Dac dorii s vedei i datele sumarul, facei clic pe butonul radio Detail and Summary. Dac dorii s vedei doar informaiile sumarizate facei clic pe butonul radio Summary Only. Ultima caset de validare din cadrul acestei casete de dialog este Calculate percent of total for sums, iar dac facei clic pe acest buton, programul Access 2000 calculeaz totalul cmpului respectiv i v comunic procentul cu care particip fiecare nregistrare la totalul calculat.

Modificri ca la mama acas!


Dup ce ai terminat cu Summary Options i v-a ntors la Report Wizard, facei clic pe Next pentru a lucra la aspectul final al raportului (ilustrat n Figura 18-14). Fereastra Layout a lui Report Wizard v ofer o serie ntreag de aspecte pagin gata de utilizat, tocmai pentru ca raportul dumneavoastr s arate grozav i n acelai timp s fie i uor de citit. Aadar, facei clic pe stilurile respective din cadrul casetei Layout i apoi contemplai exemplul aspectului pagin ilustrat n partea stnga a ecranului. Aici, opiunile dumneavoastr variaz n funcie de datele raportului dumneavoastr.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________


T FA

295

Pagina Orientation v permite s decidei dac raportul dumneavoastr va fi tiprit cu orientarea Portrait (cu latura lung n plan vertical) sau Landscape (cu latura lung n plan orizontal). Este momentul s v repet c aceast opiune depinde de preferinele dumneavoastr i de mprejurrile respective. In general, dac avei o mulime de cmpuri mici sau cteva cmpuri mari, orientarea Landscape este cea mai potrivit. n cazul n care avei mai pune cmpuri, indiferent de form sau mrime v sftuiesc s optai pentru orientarea Portrait. Trebuie neprat s v spun c caseta de validare intitulat Adjust field width so all fields fit on the page are un rol foarte important. Dac aceasta caset este selectat (ceea ce apare ca opune implicit), programul Access 2000 potrivete forat toate cmpurile dumneavoastr pe pagin, i aceasta chiar dac pentru ndeplinirea acestei cerine trebuie s cam storcoeasc unele cmpuri. DE fapt aceasta este o opiune de nalt clas, dar are i ea un neajuns mic i nensemnat vis-a-vis de care trebuie s fii nelegtori. Neajunsul const n faptul c n timpul procesului super-tiinific de strivire a cmpurilor, acestea pot deveni prea mici pentru a afia datele pe care le conine. De exemplu, este posibil ca un cmp care conine numele Harriet Isa Finkelmeier s poat afia numai Harriet Isa Fink n urma procesului de potrivire, adic dup storcoire. Cu siguran c restul numelui nu s-a pierdut pe drum, dar nici nu apare n raport. Dac nu selectai caseta de validare, prpogramul Access 2000 pune pe pagin attea cmpuri cte pot ncpea fr a modifica dimensiunea vreunuia dintre acestea. Ca urmare a acestui fapt, cmpurile care nu se ncadrez pe pagin nu apar deloc, dar cmpurile care apar sunt tiprite la dimensiunea lor normal, adic la dimensiunea lor glorioas.

Fig. 18-14: Programul Access 2000 v ofer cteva opiuni pentru aspectul final al raportului dvs.

296

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Pentru a aprea i a vedea o caset de dialog care v permite s alegei pentru raportul dumneavoastr unul dintre cele ase stiluri predefinite trebuie s mai facei o dat clic pe butonul Next. Fereastra din stnga v ofer o imagine pentru a v face o idee despre modul n care arat raportul care are stilul respectiv. Aici este din nou cazul s v precizez ca este o chestiune care ine de gusturi, de preferine i nu de ceea ce credei c este corect. A adar, v sftuiesc s o alegei pe cea care v place cel mai mult s continuai ceeaa ce avei de fcut. n cele din urm, suntei gata de a face clic pe butonul Next pentru ultima dat. In cadrul ecranului final v vei denumi raportul, aciune prin care obiectul muncii dumneavoastr (raportul) va fi salvat i va primi numele pe care i l-ai dat. Dac dorii s modificai design-ul raportului dumneavoastr, nainte de a face clic pe Finish putei face clic pe butonul Modifiy reports design. Dac urmai aceast procedur, programul Access 2000 deschide vizualizarea Design a raportului i de aici n colo putei zpci raportul dup dorina inimii dumneavoastr. n Capitolul 19 vi se explic pe larg modul n care putei modifica i formata rapoartele dumneavoastr pentru a crea propriul dumneavoastr look.

Fig. 18-15: Wow, n sfrit am realizat un raport profesionist!

Capitolul 19

Este uimitor ce poate face o formatare ct de mic!


n acest capitol Trecerea la vizualizarea Design Lucrul cu seciunile unui raport Marcarea casetelor de text i a etichetelor Previzualizarea muncii dumneavoastr Cum s punei facilitatea AutoFormat s lucreze pentru dumneavoastr Desenarea liniilor i a casetelor Cum putei aduga diagrame la rapoartele dumneavoastr Exportarea rapoartelor ctre Microsoft Word i Excel

ot spune c n cadrul programului Access 2000, Report Wizard este un prieten grozav. Dup o serie rapid de 20 de ntrebri electronice, el realizeaz un raport informativ i artos, special pentru dumneavoastr. Ei bine, mcar raportu este informativ, deoarece n ceea ce privete cealalt latur, cea a proiectrii, acum fie vorba nttre noi, Vrjitorului I-ar prinde chiar bine nite cursuri de proiectare. Dei Vrjitorul Raport din programul Access 2000 face tot ceea ce poate, rezultatele nu sunt chiar ntotdeauna cele de care avei neovie dumneavoastr. Ei bine, inginerii inteligeni de la compania Microsoft au anticipat aceast probelm i au lsat deschis o porti special pentru dumneavoastr. Aceasta este denumit Design view, iar n cadrul acestei vizualizri putei modifica orice dorii, iar cnd spun orice nseamn chiar orice care ine de schia raportului dumneavoastr. Aadar, suntei liberi s reorganizai casetele de text,

298

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

s adugai textul dorit, s evideniai anumite casete de text cu ajutorul unor borduri i linii i n fine, tot ceea ce v mai dorete inimioara. Acest capitol v cluzete paii de-a lungul unui ir de tehnici de ajustare i reglare foarte accesibile i apreciate, specifice vizualizrii Design. Avnd aceste informaii, rapoartele dumneavoastr vor deveni n scurt timp motiv de invidie pentru restul persoanelor din birou (i credei-m c pentru a v ncepe ziua liber cu bine nu exist nimic mai bun dect un raport foarte invidiat).

Ducei imediat raportul la atelierul de reparaii i mbuntiri al vizualizrii Design!


Prima oprire pe care o vei face n expediia dumneavoastr care ai dori s se ncheie cu gsirea unei infiri mai plcute a raportului dumneavoastr-va fi chiar la vizualizarea Design. n orice caz, nu putei face nici o modificare asupra raportului dumneavoastr att timp ct acesta nu este ridicat cu cricul i pus pe ramp n cadrul vizualizrii Design. Din fericire, programul Access v ofer cteva modalitai simple de a v remorca raportul pentru acea reglare att de necesar. Modul concret n care putei realiza acest lucru depinde de stadiuli locul n care v aflai n acel moment n programul Access 2000: Dup crearea unui raport cu Report Wizard, Vrjitorul v ntreab dac dorii s previzualizai ceea ce ai realizat sau dac dorii s modificai schia acestuia (chiar i Vrjitorul tie c abilitile sale de proiectare au cteva deficiene ce ar putea fi mbuntite!). Dac dorii s trimitei capodopera realizat de Vrjitor direct n vizualizarea Design facei clic pe butonul radio Modify the reports design. Dac raportul este deja previzualizat pe ecran putei trece la vizualizarea Design prin executarea unui clic pe butonul Design View, buton care se afl pe bara de instrumente. Dac v aflai n fereastra Database i dorii s trecei la vizualizarea Design trebuie s facei clic pe butonul Reports care se afl sub bara Objects i apoi s facei din nou clic pe numele raportului asupra cruia dorii s facei modificri. Pentru a deschide raportul n vizualizarea Design, facei clic pe butonul Design (care se afl chiar deasupra listei raportului din cadrul ferestrei Database).

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

299

Indiferent de metoda utilizat, programul Access 2000 v trimite (pe dumneavoastr i pe raportul dumneavoastr) la ecranul vizualizrii Design care seamn foarte mult cu Figura 19-1. Acum suntei gata s v reparai raportul acela!

Fig. 19-1: Vizualizarea Design v pune la dispoziie toate instrumentele necesare pentru a modifica rapoartele dvs.

S cnte Ceata lui Piigoi! (mpreun cu marcatorii)


Dac privii un raport n vizualizarea Design vei remarca c programul Access 2000 afieaz o mulime de marcatori care nu sunt grupai ntr-o singur ceat, ci n mai multe (ceat sau seciune, cum li se spune n limbajul specific programului Access 2000). Marcatorii v arat unde plnuiete programul Access 2000 s poziioneze casetele de text i textul care va aprea n raportul dumneavoastr final. De asemenea, marcatorii v ofer o idee asupra modului n care programul are de gnd s fac formatarea tuturor elementelor. Access 2000 dispune de dou tipuri de marcatori, pe care-i utilizeaz n funcie de informaiile pe care le conine raportul:

300

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Text boxes: Casetele de text sunt cele care afieaz datele unui anumit cmp din raportul dumneavoastr. Trebuie s v spun c n cadrul vizualizrii Design fiecrui cmp care dorii s apar n raportul final i corespunde o caset de text. De asemenea, trebuie s tii c n cazul n care raportul nu conine vreuna din casetele de text corespunztoare unuia dintre cmpurile tabelei dumneavoastr nseamn c datele acelui cmp nu vor fi prezente n raportul final. Labels: Etichetele sunt de fapt marcatori de text obinuii care afieaz n cadrul raportului un fel de mesaj text. Uneori, acestea sunt singurele care apar n cadrul raportului (cum ar fi de exemplu Informaiile acestui raport sunt confideniale.S fie clar!); alteori, ns, ele nsoesc o caset de text pentru a informa persoanele care citesc raportul asupra datelor pe care le analizeaz (de exemplu Customer ID sau Right Shoe Size). Marcatorii sunt organizai n seciuni care corespund diferitelor pri ale raportului dumneavoastr. Seciunile sunt cele care stabilesc unde i ct de des se va repeta un anumit cmp sau mesaj text n cadrul raportului dumneavoastr. Raportul proiectat n Figura 19-2 afieaz cele trei cele mai obinuite seciuni: Report Header, Page Header i Detail. Sgeile aflate n stnga numelor seciunilor v arat care sunt marcatorii pe care-i conine fiecare seciune.

Fig. 19-2: Fiecare raport are trei seciuni de baz: Report Header, Page Header i Detail.

Aceste seciuni lucreaz n echipe care se ntind i acoper toat zona Detail. Cred c este destul de uor s v imaginai care sunt echipele (de exemplu: Report Header lucrez cu Report Footer i Page Header lucreaz cu Page Footer). n Figura 19-3 sunt prezentai colegii de servici ai seciunii ilustrate n Figura 19-2.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________ Fig. 19-3: Page Footer i Report Footer i oglindesc anteturile.

301

Iat cum funcioneaz cele mai obinuite seciuni (asta include i detalii importante cum sunt de pild locul frecvena apariiei seciunilor n cadrul raportului tiprit): Report Header: Tot ceea ce apare n antetul raportului este tiprit chiar la nceputul acestuia. Informaile sunt tiprite o singur dat i apar n partea superioar a primei pagini. Page Header: Informaiile din antetul paginii sunt tiprite n partea superioar a fiecrei pagini, iar singura excepie este chiar prima pagin a raportului, pe care Access 2000 va tipri mai nti antetul raportului i abia apoi antetul paginii. Detail: Trupul raportului, deci chestiunea cuprins n seciunea Detail este cel (cea) care acoper aproape integral fiecare pagin a raportului. Trebuie menionat faptul c seciunea Detail se repet pentru fiecare nregistrare din raport. Page Footer: Cnd fiecare pagin este aproape plin, programul Access o finiseaz prin imprimarea subsolului de pagin n partea inferioar a acesteia. Report Footer: n partea de jos a ultimei pagini, chiar sub subsolul de pagin se afl subsolul raportului.
T FA

S tii c chiar dac suntei obinuii, ai auzit des de ei sau i cunoatei pe Glenn Miller, Claude Bolling sau John Philip Sousa, aceste lucruri nu v vor fi de nici un folos atunci cnd vine vorba de o ceat (sau seciune, hai treacmearg) sau mai multe din programul Access 2000 (mi pare ru, dar nu m-am putut abine s menionez termenul ceat fr s fac o aluzie ct de mic la muzic). Din cauza faptului c noi tim c ntrebrile legate de o ceat sau de mai multe (sau haidei s le spunem totui seciuni, dac aa preferai dumneavoastr) sunt foarte importante pentru rapoartele dumneavoastr, ne-am gndit s v venim n ajutor i astfel v pot spune c n Capitolul 20 se discut aceste probleme pe larg. Capitolul 20 conine informaii referitaore la inserarea i modificarea seciunilor, precum i la modul n care le putei convinge s fac tot felul de calcule automate.

302 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Formatarea acestui, acelui, acestor i acelor elemente
Trebuie neprat s itii c cu ajutorul barei de instrumente Formatting ilustrat n Figura 19-4 putei mbunti cu dibcie aproape orice ine de design-ul unui raport. Fie c dorii s schimbai culoarea textului, fie c dorii s modificai dimensiunea fontului, sau efectele vizuale din jurul casetei de text, pot s v asigur c aceast bar de instrumente conine toate buntile de care avei nevoie.

Cmpul Go to Fontul Dimensiunea fontului Aldin Italic Subliniat Aliniat la stnga Centrat
Fig. 14-9: Imediat ce selectai o Culoarea de fundal caset de text intr n Culoarea Fontului aciune instrumen- Culoarea liniei sau a bordurii tele pentru formatarea Grosimea liniei sau a bordurii caracteristicilor Efecte speciale raportului dvs. Bara de instrumente Formatting

Aliniat la dreapta

Caseta de text selectat

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

303

Pentru a ajusta diferite elemente din raportul dumneavoastr cu ajutorul instrumentelor din bara de instrumente Formatting, parcurgei urmtorii pai: 1. Facei clic pe elementul pe care dorii s-l formatai. n primul rnd vreau s v asigur c Access formateaz n egal msur orice caset de text, etichet sau caset. De ndat ce facei clic pe ceva apare o grmjoar de casete mici i negre, cam aa cum este ilustrat n Figura 19-5 (Nu v fie team: casetele mici i negre sunt un semn bun!).

Fig. 19-5: Rezultatul este selectarea marcatorului de cmp pentru informaiile etichetei.

2. Pentru a obine formatarea dorit facei clic pe butonul barei de instrumente care realizeaz ceea ce dorii dumneavoastr. n cazul majoritii instrumentelor de formatare formatul cel nou apare i poate fi observat imediat. Unele instrumente (cum ar fi cele pentru culoare, borduri i efecte tridimensionale - 3D, de exemplu) v ofer n plus i o list de opuni autoderulant. Aceste opiuni vor fi prezentate detaliat mai trziu, n cadrul acestui capitol, aa c momentan nu trebuie s v facei griji n privina lor. 3. Repetai paii 1 i 2 pentru toate casetele text pe care dorii s le modificai.
S

T FA

Dac facei o greeal n timpul formatrii i dorii s-o ndreptai, alegei Edit Undo Property Setting. Uff! n sfrit Access ndeprteaz ultima formatare aplicat de dumneavoastr.

304

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Seciunile urmtoare v prezint unele dintre cele mai obinuite sarcini de formatare care v vor reveni vreodat. Tot ceea ce trebuie s facei este s urmai instruciuniel i vei vedea c n cel mai scurt timp raportul dumneavoastr va arta ca o combinaie ntre Mona Lisa i un formular pentru impozitul global (cred c acesta este un compliment, i totui, pentru asta va trebui s m ntorc dup revan).

Cum s preluai controlul asupra raportului dumneavoastr


Pe lng buntile obinuite pe care le ntlnii n fiecare zi i la fiecare pas n programul Access (cum ar fi ethichetele i casetele de text), mai putei aduga raportlui dumneavoastr tot felul de elemente fascinante denumite elemente de control. Aceste elemente pot fi adugate la raportul dumneavoastr utiliznd caseta de instrumente a vizualizrii Design (insula flotant plin cu butoane care se afl pe undeva pe ecranul dumneavoastr). Unele elemente de control funcioneaz numai pentru anumite i cu anumite tipuri de cmpuri. De exemplu, o caset de validare poate afia grafic valoarea unui cmp de tip Yes/No (ca s nu mai vorbim de ct de bine arat elementele de control pe paginasuper!). Ei bine, dar orice lucru care pare att de simplu trebuie s aib i ceva (mcar ct de puin) complicat i bineneles c elementele de control se ridic la nlimea acestor ateptri i ca atare nu fac excepie de la aceast constatare. Programul Access 2000 conine civa Vrjitori ai elementelor de control tocmai pentru a elimina partea neplcut i dureroas a ntregului proces. Asemenea friorilor lor din orice parte a programului, i aceti Vrjitori v cluzesc paii pentru ca dumneavoastr s putei crea linitii elementele de control dorite, n binecunoscuta manier pas-cu-pas. De obicei, dup ce dumneavoastr ai pus un element de control n raportul respectiv Vrjitorii elementelor de control revin la via automat. Dac creai un element de control nou i vedei c Vrjitorul respectiv nu apare s v dea o mn de ajutor, mai verificai o dat dac butonul Wizard este activ (acest buton se afl n partea superioar a casetei de instrumente i este mpodobit cu pictograma unei baghete magice). Dac butonul este activ, arat ca i cum l-ar fi mpins cineva puin mai nuntru. Dac nu suntei siguri care este situaia precis, facei clic pe buton de cteva ori pentru a sesiza diferena. Unele elemente de control (n special Line, Rectangle, Page Break i elementele de control ale imaginii) sunt prezentate mai trziu n cadrul acestui capitol. Urmtorul capitol conine sfaturi referitoare la utilizarea elementelor de control pentru crearea sumarelor n cadrul raporatelor dumneavoastr

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

305

Colorai-v raportul!
S tii c nimic nu nvioreaz i nu face dintr-un raport plictisitor i tmpiel un raport mai luminos dect o pat de culoare. Programul Access 2000 face ca colorarea s devin mult mai simplu de realizat datorit butoanelor Font/Fore Color i Fill/Back Color. Acestea se gsesc pe prietenoasa noastr bar de instrumente Formatting (pn aici nici o surpriz). Ambele butoane schimb culoarea marcatorilor de text din raportul dumneavoastr, dar se difereniaz ntre ele prin modul concret n care realizeaz aceast schimbare: Butonul Font/Fore Color schimb culoarea textului dintr-o caset de text sau culoarea marcatorului etichet. Butonul Fill/Back color modific culoarea de fundal a marcatorului dar nu afecteaz cu nimic culoarea textului. Pentru a selecta culoarea pe care dorii s-o utilizai facei clic pe sgeata din dreapta butonului Font/Fore Color sau Fill/Back Color. Dup apariia meniului culorilor facei clic pe culoarea pe care dorii s-o folosii. De remarcat este faptul c culoarea petnru care ai optat apare i de-a lungul butonului de pe bara de instrumente. Pentru a schimba culoarea unei casete de text sau a unei etichetei din cadrul raportului dumneavoastr, facei clic pe marcatorul cu care dorii s lucrai. Pentru a schimba culoarea fontului facei clic pe butonul Font/Fore Color, iar pentru a modifica culoarea fundalului facei clic pe butonul Fill/Back Color i vei observa c setrile sunt aplicate i vor putea fi vizualizate pe ecran n doar cteva clipe, asemenea etichetei din Figura 19-6 care poart cu mndrie strai nou de srbtoare de culoare gri (fundalul).
Fig. 19-6: Putei colora fundalul oricrui element din raportul dvs.

Pentru a schimba culoarea textului dintr-o caset de text sau a textului unei etichete putei utiliza i butonul Font/Fore Color. Aa cum putei observa i n Figura 19-7 n care a fost folosit un text alb care plutete pe un fundal negru,

306
Fig. 19-7: Pentru a realiza exact efectul dorit de dvs., combinai i amestecai culorile!

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

este foarte simplu s creai efecte speciale alegnd culori contrastante pentru elementele de deasupra (textul) i fundal.

Trebuie s fii foarte ateni cnd alegei culorile deoarece dac alegei acceai culoare i pentru text i pentru fundal, va prea c textul a disprut pur i simplu! Totui, dac vi se ntmpl aa ceva, tot ceea ce trebuie s facei este s alegei Edit Undo Property Setting pentru a reveni la setrile iniiale ale culorilor totul va fi ca nainte.

Cum s v jucai cu lucrurile


Simii nevoia s facei puin curenie? Pai ce s v spun, este foarte simplu s mutai aproape orice element din raportul dumneavoastr(caset de text, etichet, linie, i alte astfel de elemente). De fapt, mutarea lucrurilor este att de simpl nct trebuie s lucrai foarte ncet i s fii foarte ateni pentru a nu muta i elemente al cror loc nu trebuie schimbat. Dac dorii s mutai o linie, o caset, o etichet sau o caset text, executati paii urmtori: 1. Facei clic pe elementul pe care dorii s-l mutai. n acest moment apar o mulime de ptrele negre care-l nconjoar, acesta fiind modul prin care programul Access 2000 v comunic faptul c elementul este selectat.
S

T FA

Dac avei probleme legate de selectarea unei linii, ncercai s facei clic la sfritul acesteia. Astfel de probleme se mai ntmpl din cauza faptului c din anumite motive, programului Access 2000 i trebuie ceva timp de gndire pn s-i dea seama care sunt inteniile dumneavoastr, respectiv c dorii s selectai linia. Adar, se pare c executarea unui clic la sfritul liniei l ajut pe program s-i imagineze cam ce dorii de la el.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

307

2. Mutai pointer-ul mouse-ului la unul din capetele elementeului selectat. Cnd executai acest pas, pointer-ul mouse-ului se transpform ntr-o mnu. Nu-i aa c-i haios? 3. Apsai i inei apsat butonul stnga mouse i apoi tragei elementul n noua sa poziie. Pe msur ce mutai mouse-ul, mnua traseaz conturul obiectului selectat de dumneavoastr-oricare ar fi acesta. (n funcie de placa video a calculatorului dumneavoastr, mnua ofer fie posibilitatea vizualizrii modului n care se face mutarea obiectului ca atare, fie doar a conturului acestuia care hoinrete pe ecran.) 4. n momentul n care elementul planeaz deasupra noii sale locaii, eliberai butonul mouse-ului.
T FA

Dac ceva nu merge aa cum ar trebui i dorii s anulai mutarea respectiv, alegei EditUndo Property Setting sau apsai combinaia de taste Ctrl+Z (tasta universal de anulare -Undo). Ei bine, ave noroc, deoarece Access 2000 este foarte ierttor cnd este vorba de astfel de lucrurui.

n unele rapoarte Access 2000 (i cnd spun unele m refer n primul rnd la cele create de Columnar Report Wizard), caseta de text i eticheta fiecrui cmp din raport sunt lipite unele de altele, acest lucru nsemnnd c la mutarea uneia se mut i cealalt automat. In acest caz, dac dorii s o mutai pe una dintre ele iar cealalt s rmn nemicat trebuie s modificai un pic procedura de mai sus. Aadar, dac v aflai n aceast situaie urmaii paii anteriori, numai c n loc s mutai cursorul la unul dintre capetele marcatorului, mutai-l pe unul dintre ghidajele mari (n form de ptrat) prezentate n Figura 19-8.
Fig. 19-8: Pentru a muta separat o etichet sau o caset de text folosii ghidajele mari.

Mut eticheta Mut cmpul

308

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Ghidajul din stnga are rolul de a muta eticheta. Ghidajul aflat n mijlocul celor doi marcatori are rolul de a muta caseta de text. n momentul n care pointer-ul mouse-ului este poziionat pe ghidaj, cursorul se transform ntr-un deget arttor, iar acesta este semnul c putei trece la pasul 3, adic s apsai i s inei apsat butonul mlouse-ului i apoi putei s face mutarea dorit. Dup ce ai poziionat caseta de text n locul dorit trebuie s eliberai butonlu mouse-ului. Dac pointer-ul mouse-ului se transform ntr-o sgeat bidirecional (care are rolul de a redimensiona elementul respectiv i nu de a-l muta) n loc s se transforme ntr-un deget, ncercai s pozionai pointer-ul mouse-ului pe ghidajul cel mare nc o dat. Celelalte tipuri de rapoarte (de exemplu Tabular Reports sau Labels) nu combin cele dou elemente-eticheta i caseta de text- aa cum se ntmpl n cazul rapoartelor de tip Columnar. In cazul unor astfel de rapoarte, fie c nu apare nici o etichet, fie c apare o singur dat, n cadrul seciunii Page Header. Pentru cazul n care etichetele nu sunt legate de casetele text corespunztoare trebuie menionat faptul c ele apar separat, fr a avea fiecare ghidaje mari ca cele din Figura 19-8. Pentru a redimensiona caseta de text dorit utilizai ghidajele mici aflate la marginile acesteia. De exemplu, dac v dai seama ca informaile unei casete de text nu sunt vizibile n ntregime, facei clic pe aceasta i folosii ghidajele mici pentur a mai lrgi un pic caseta respectiv. Dac caseta conine multe informaii putei s o facei mai nalt; caz n care programul Access rearanjeaz informaile pe mai multe rnduri. Mrimea spaiului dintre marcatori determin spaul care va aprea ntre elementele respective atunci cnd vei tipri raportul. Mrirea acestui spaiu ofer raportului dumneavoastr un aspect mai degajat, iar micorarea acestuia v permite s avei un volum mai mare de informaii pe fiecare pagin.

Apropiai-v de ceea ce este mai frumos!


Din punct de vedere organizatoric, liniile i bordurile marcator realizeaz nite lucruri minunate pentru raportul dumneavoastr. Concret, ele atrag ochii cititorilor ctre anumite pri ale paginii, ctre anumite seciuni .ale raportului dumneavoastr i n general mbuntesc o pagin care altfel ar fi fost searbd. Bara de instrumente conine trei butoane folositoare pentru a ataa cu mare vitez diverse linii i borduri: butonul Line/Border Color, butonul Line/Border Width i binecunoscutul buton Special Effects.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

309

Cum putei colora liniile i bordurile


Butonul Line/Border Color v ajut s schimbai culoarea liniilor care marcheaz bordura unei casete de text i liniilor trasate n cadrul raportului dumneavoastr cu instrumentul Line. Acest buton funcioneaz exact ca butoanele Back Color i Font/Fore Color (acestea dou n cazul textului), aa c presupun c tii deja multe lucruri despre utilizarea lor (Este ceva comfortant, nu-i aa?). Dac dorii s schimbai culoarea unei linii sau a bordurii unui marcator urmai paii: 1. Pentru a selecta o linie sau un marcator trebuie s facei clic pe ea (el). Nu uitai c pentru a selecata o linie trebuie s facei clic la sfritul acesteia deoarece n sens contrar nu vei reui dect s facei clic i iar clic degeaba (adic fr a reui vreodat s o selectai). 2. Facei clic pe sgeata care se afl lng butonul Line/Border Color. Efectul este apariia pe ecran a unei palete de culori autoderulant care conine(ca n Figura 19-9).
Fig. 19-9: Alegei tot ceea ce v dorete inimioara din ntreaga palet de culori.

3. Facei clic pe varianta aleas din curcubeul de opiuni care v este oferit.

Cum s modificai grosimea liniilor i a bordurilor dumneavoastr


Pe lng faptul c pute colora linii i borduri, mai putei s stabilii i grosimea acestora:

310

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

1. Facei clic pe linia sau pe marcatorul de text cu care dorii s lucrai. 2. Pentru a fi afiate opiunile privind stabilirea grosimii liniilor i bordurilor facei clic pe butonul Line/Border Width. Toate opiunile pentru dimensionarea liniilor i bordurilor sunt prezentate ca numr de puncte-points (unde cuvntul point, care este un cuvnt tmpiel, reprezint de fapt inci). Meniul respectiv ofer opuni cum ar fi: linie subire (jumtate de punct),linie cu grosimea de un punct, de dou puncte, de trei puncte, de patru puncte, de cinci puncte i chiar i Linia Monstru cu grosimea de 6 puncte care a devorat ntreg oraul Toronto (O linie de 6 puncte msoar inci grosime, dar dac o vei folosi n cadrul unui raport v asigur c va prea chiar grosu.). 3. Facei clic pe orice tip de opiune Line/ border width pe care o dorii. Pentru chestiunea n discuie pot spune c asta-i cam tot! Bineneles c la fel ca i n cazurile anterioare, dac ai greit ceva legat de subiectul n cauz l putei repara prin alegerea instruciunilor EditUndo Property Setting. Asadar, ncercai toate opiunile ct de mult i de des dorii!

Cum s adugai efecte speciale liniilor i bordurilor dumneavoastr


Putei modifica stilul bordurii unui marcator folosindu-v de butonul Special Effects. n spatele acestui buton se ascund ase opiuni, aa cum se poate observa i n Figura 19-10. Drept Afundat Umbrit

Fig. 19-10: Iat i cele ase opiuni de bordur Special Effects.

Gravat Ridicat

Sculptat

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

311

Opiunile Sunken i Raised schimb de fapt culorile a dou laturi ale casetei de text , iar efectul obinut este un look tridimensional al casetei. Selectarea unei bvorduri afundate face ca eticheta sau caseta de text s par ca i cum ar fi mpins ctre text; iar o bordur ridicat creaz impresia c caseta dumneavoastr rsare din text. Figura 19-11 v ofer un exemplu de bordur ridicat i unul de bordur afundat. Diferena este izbitoare, nu-i aa? (bineneles c glumesc!)
Fig. 19-11: Ei bine, putei spune care este diferena dintre cele dou?

n timp ce opiunea Chiseled v d impresia c porunea inferioar a bordurii casetei dumneavoastr de text este ridicat, opiunea Etched d impresia c bordura este gravat n fundalul din jurul casetei de text. Culorile casetei dumneavoastr de text i ale fundalului raportului afecteazmodul n care vor arta aceste borduri. Figura 19-12 ilustreaz exemple ale celor dou tipuri de borduri.
Fig. 19-12: Cu siguran c nu putei s facei abstracie de deosebirea dintre aceste dou efecte!

Folosirea opiunii Shadow duce la adugarea unei umbre n partea din dreapta jos a casetei de text. Opiunea Flat adaug o bordur tip linie simpl, adic o bordur standard de jur-mprejurul casetei. Dac dorii s adugai efecte speciale la bordurile marcatorilor urmai aceiai pai de baz pe care i-ai fi parcurs pentru a modifica dimensiunea sau culoarea unei borduri, adic: 1. Facei clic pe marcatorul a crui bordur dorii s o modificai

312

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

2. Pentru a fi afiate cele ase opiuni pe care le avei la dispoziie trebuie s facei clic pe sgeata care se afl lng butonul Special Effects. 3. Facei clic pe efectul special pe care dorii s-l adugai.
S

T FA

Dac nu putei accesa toate butoanele din lista autoderulant Special Effects, putei trage lista n afara barei de meniuri. Pentru aceasta trebuie doar s facei clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a afi lista i apoi s facei clic pe bara aflat n partea superioar a zonei de afiaare. Cnd tragei pointer-ul n jos spre stnga, (n afara bordurii listei) va aprea un dreptunghi punctat, de aceeai dimensiune i form ca i lista respectiv care v va nsoi pe parcursul cltoriei. n momentul n care putei vedea ntregul dreptunghi eliberai butonul mouse-ului. Ta daaaa! Doamnelor i domnilor, am onoarea s v prezint bara de instrumente flotant care afieaz opiunile Special Efefects.

Cum s modelai textul


Instrumentele aflate n partea stng a barei de instrumente modific stilul textului din caseta selectat de dumneavoastr. Putei alege fontul (forma actual a caracterleor folosite pentru a afia textul de fa) i dimensiunea acestuia i mai putei opta ca textul s fie aldin, italic sau subliniat. Tot ceea ce trebuie s facei pentru a obtine toate acestea este s utilizai butoanele pentru formatare pe care le putei vedea i n Figura 19-13. Afieaz modul n care arat literele
Fig. 19-13: Aceste instrumente modific look-ul textului dvs.

Caseta de control a dimensiunii literelor Face ca textul s fie aldin

Subliniaz textul Face ca textul s fie italic

Pentru a modifica fontul sau dimensiunea acestuia trebuie doar s facei clic pe sgeata care se afl n partea dreapt a casetei tip list Font sau Font Size i apoi s selectai ceea ce dorii din lista autoderulant care apare. Pentru a activa sau dezactiva caracteristicile bold, italic sau underlined selectai textul respectiv i facei clic pe butonul corespunztor. n cazul n care facilitatea aleas este activ, atunci cnd facei clic pe ea aceasta devinde inactiv, adic practic

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

313

dumneavoastr o dezactivai. n momentul n care aceste faciliti de formatare sunt active, butonul pare a fi mpins cu for pe suprafaa barei de instrumente. De asemenea, dumneavoastr putei decide modul n care s fie aranjat textul n cadrul etichetelor i al casetelor de text. Pentru a modifica modul de aranjare al textului pentru o etichet sau o caset de text trebuie doar s selectai marcatorul dorit i s facei clic pe unul dintre cele trei butoane pentru aliniere care se afl pe bara de instrumente. Aliniaz textul la stnga Aliniaz textul la dreapta Centreaz textul n Figura 19-14 ambele etichete din stnga-sus sunt aliniate la stnga, dar casetele de text variaz puintel. Cea din dreapta-sus este aliniat la dreapta, dar cea de dedesubtul acesteia este aliniat la stnga. Dup cum putei vedea, casetele de text care nu sunt aliniate aa cum trebuie sunt puintel cam deranjante. Pentru a putea realiza raportul cel mai artos posibil trebuie s fii ateni la detaliile minore cum ar fi de exemplu etichetele, i modul de aliniere a datelor. Efortul dumneavoastr s-ar putea materializa n ceva care s fac o distincie clar ntre un raport dificil de citit i un obiect al cosmeticii informaionale.
Fig. 19-14: Putei modifica aliniamentul textului dvs. pentru casetele de text i etichete. Aliniere stnga Aliniere dreapta

ActualPrice ItemID

$475,00

16

Haidei s ne uitm pe furi!


Dup ce v-ai fit ndeajuns prin vizualizarea Design, vei ajunge la un moment dat n punctul n care vei dori mai degrab s vedei raportul final dect s contemplai magia tehnic care a fost folosit pentru a crea produsul final. Orict de mult imaginaie ai avea, v spun foarte clar c este foarte

314

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

dificil s vizualizai modul n care va arta practic totul, adic modul n care se vor ncadra toate elementele cnd vei tipri raportul. Pentru a v veni n ajutor, programul Access 2000 v pune la dispoziie dou instrumente diferite pentru a v previzualiza raportul. Layout Preview: Atunci cnd alegei Layout Preview, programul Access 2000 ia o parte din datele dumneavoastr i le aranjeaz pentru a v da o idee despre modul n care vor aprea datele n raportul final.Previzualizarea ilustreaz numai o parte a datelor (ca un fel de mostr), fr a face calcule finale pe care dumneavoastr le-ai menionat. Ideea este de a vedea cum arat raportul i nu de a revedea calculele pe care le conine, nu? Pentru a vedea Layout Preview facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat lng butonul Report View i apoi selectai Layout Preview din lista autoderulant care apare, aa cum este prezentat i n Figura 19-15. Print Preview: Dac dorii s v fie oferit o previzualizare a ntregului raport, adic una care s conin calcule finisate i toate datele selectai Print Preview prin executarea unui clic pe butonul Print Preview (sau putei urma o cale mai lung, adic s facei o plimbare prin mprejurimi, s facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat lng butonul Report View i apoi s selectai Print Preview din lista autoderulant prezentat n Figura 19-15).

Indiferent de modul de abordare, vei vedea un ecran Print Preview asemntor celui din Figura 19-16. Diferitele elemente ale raportului dumneavoastr apar aa cum vor aprea atunci cnd vei tipri raportul. Dac ajungei la aceast faz i dorii s modificai ceva din ceea ce vedei pe ecran, putei folosi elementele de control aflate n partea superioar a ferestrei Print Preview.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

315

Fig. 19-15: Dac dorii s vedei cum va arta raportul dvs. alegei Layout Preview; dac dorii s vedei ntreg raportul alegei Print Preview.

Fig. 19-16: Opinea Print Preview v prezint exact modul n care va arta raportul dvs. cnd l vei tipri.
T FA

Dac dorii s aflai mai multe informaii legate de utilizarea facilitii Print Preview i Layout Preview consultai Capitolul 17.

316 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Cum putei utiliza facilitatea AutoFormat pentru a obine un raport artos
Dac dorii s modificai modul n care arat raportul dumneavoastr (ntregul raport) prin executarea unui singur clic sau prin executarea a dou clic-uri simple simplue utilizai butonul AutoFormat. n momentul n care facei clic pe acest buton, programul Access 2000 v ofer cteva pachete de formatri diferite care reseteaz totul ncepnd de la fontul titlului i pn la culoarea liniilor care despart elementele raportului dumneavoastr. Pentru a utiliza facilitatea AutoFormat parcurgei paii urmtori: 1. Facei clic pe aria gri goal de sub Report Footer. Aceast aciune ar putea suna puin ciudat avnd n vedere c este vorba de primul pas, dar v asigur c exist un motiv care i pe mine m depete (sau mcar de aceast dat). Executarea unui clic n aceast zon reprezint cel mai simplu mod de a a-I comunica programului Access 2000 c nu dorii s selectai doar anumite pri (seciuni) ale raportului dumneavoastr. Dac se ntmpl s selectai numai o anumita seciune a raportului i s utilizai comanda AutoFormat, efectul const doar n modificarea coninutului aceleia. Dei uneori o asemenea precizie poate fi binevenit, n majoritatea cazurilor vei dori ca AutoFormat s refac i deci s acioneze asupra ntregului raport. 2. Facei clic pe butonul AutoFormat de pe bara de insturmente. Efectul este apariia casetei de dialog care listeaz variatele seturi de opiuni pentru formatare pe care le avei la dispoziie. 3. Facei clic pe numele formatului dorit i apoi facei clic pe OK (ca n Figura 19-17). Programul Access 2000 actualizeaz toate elementele din raportul dumneavoastr conform noului look selectat. Dac se modific numai cteva casete de text dintr-o secune, iar majoritatea raportului rmne neschimbat revenii la pasul 1 relua pasul acela legat de executarea unui clic n zona gri. Snsele ca dumneavoastr s fi selectat o

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

317

singur secune atunci cnd ai fcut clic pe opiunea AutoFormat sunt destul de mari.

Fig. 19-17: Alegei look-ul care v place i aplicai-l ntregului raport.

T FA

Pentru a crea propriile dumneavoastr formatri putei utiliza butonul Customize si putei fi siguri c programul Access 2000 le va salva pe pagina AutoFormat, n vederea unei utilizri n viitoar. Aadar, trebuie doar s formatai raportul folosindu-v de un set de fonturi, de culori i borduri pentru toate elementele acestuia, apoi s facei clic pe AutoFormat. In cadrul casetei de dialog AutoFormat, facei clic pe Customize. Dup ce ai ajuns n acest punct putei opta pentru adugarea noii formatri create de dumneavoastr n lista existent sau pentru nlocuirea unei formatri mai vechi cu cea nou. V sftuiesc s nu redefinii nici una dintre formatrile implicite, ci, n cazul n care dorii s adugai nou dumneavoastr format n lista respectiv s creai o nou intrare AutoFormat. Denumi-v formatarea apoi facei clic pe Close ca s scpai de caseta de dialog.

Cum s aranjai totul n cel mai scurt timp


Trebuie s v spun c atunci cnd ncepei s tot mutai diferite elemente din raportul dumneavoastr este foarte simplu s v jucai cu el, dar numai dac nu arat aa cum trebuie din punct de vedere al aspectului, al alinierii, etc. De exemplu, poate c ai poziionat titlurile coloanelor n Page Header i informaiile prezente n cadrul aceleiai pagini, dar mai jos, n cadrul unei linii Detail. Bineneles c ai dori ca anteturile s fie aliniate cu casetele de text, dar este foarte posibil ca simpla mutare manual a elementelor n diferite locuri din pagin i aprecierea ochiometric s nu v fie de nici un folos.

318

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Liniile de gril de pe fundalul ecranului v pot fi de mare ajutor n ceea ce privete pozionarea elementelor pe ecran prin alinierea lor paralel cu liniile verticale sau cu diferite puncte de pe ecranul Design. Cnd mutai un obiect n cadrul unui raport putei alege FormatSnap to Grid pentru a vedea dac obiectul respectiv st aliniat fa de aceste puncte sau dac putei muta obiectul printre puncte aa cum dorii dumneavoastr. ntotdeauna cnd mutai un obiect i opiunea Snap to Grid este activat vei observa c colul din stnga sus al obiectului este aliniat fa de un anumit punct al grilei. Dac alegei aceast comand cnd redimensionai obiectul respectiv, prile laterale ale obiectului mutat vor fi aliniate fa de punctele grilei. Figura 19-18 v prezint cteva obiecte pe care le-am mutat pe anumite poziii pe ecran. Am poziionat elementele n coloana din stnga cu ajutorul comenzii Snap to Grid i am mai poziionat elementele n coloana din dreapta cu propriile mele mnue, adic fr ajutorul comenzii Snap to Grid. De reinut este faptul c marcatorii etichete din coloana din stnga sunt aliniai foarte bine, n timp ce casetele de text din partea dreapt sunt mprtiate pe toat pagina. i m-am ostenit att de mult pentru ndeplinirea visului meu de a deveni chirurg!
Fig. 19-18: Facilitatea Snap to Grid v ajut s v pstrai rapoartele bine organizate i curate fr a abuza de nervii dvs.

Celelalte comenzi ale meniului Format pe care le-ai putea considera utile pentru aranjarea obiectelor n cadrul raportului dumneavoastr sunt: Align: Putei alege dou sau mai multe obiecte i le putei alinia ntre ele (unul fa de altul) sau fa de liniile de gril. Selectarea opiunilor Left, Right, Top sau Bottom duce la alinierea unei pri (partea stng, dreapt, de sus dau de jos) a elementelor selectate. De exemplu, dac selectai trei obiecte i alegei FormatAlignLeft, acestea (obiectele)vor fi mutate astfel inct marginile lor din stnga s fie perfect aliniate. n mod implicit,

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

319

programul Access 2000 mut obiectele astfel nct s fie aliniate cu obiectul din extremitatea stng. Size: Putei modifica dimensiunea unui grup de obiecte prin simpla selectare a obiectelor i apoi prin alegerea unei opiuni din submeniul Size. De exemp[lu, puteti alege Sizeto Fit, care are ca efect ajustarea dimensiunii elementelor de control astfel nct fiecare dintre acestea s fie destul de mare pentru a putea pstra informaile connute. Alegei Size to Grid pentru a ajusta elementele de control astfel nct toate colurile acestora s fie pozionate pe punctele grilei. De asemenea, mai putei ajusta elementele de control unele fa de altele. Dac alegei Sizeto Tallest, Sizeto Shortest, Sizeto Widest sau Sizeto Narrowest, fiecare caset din grupul selectat va fi ajustat conform caracteristicii respective. Cu a lte cuvinte, dac selectai un grup de elemente de control i apoi alegei Sizeto Tallest, fiecare element de control selectat va fi redimensionat astfel nct s aib nlimea egal cu cea a celui mai inalt element de control din grupul selectat. Horizontal Spacing, Vertical Spacing: Folisii aceste comenzi pentru a distana uniform un grup de obiecte care a fost selectat. Aceast facilitate poate fi foarte util dac dorii s separai elementele din titlul unui raport. Tot ceea ce trebuie s facei pentru ca Access 2000 s realizeze o distanre uniform este s selectai elementele grupului respectiv i apoi s alegei FormatVertical SpacingMake Equal. n Figura 19-19 sunt ilustrate patru etichete i casete de text care apar n partea superioar a imaginii i care sunt cam amestecate i mai sunt ilustrate n partea inferioar a paginii nc patru etichete i casete de text, elemente care au fost amplasate cu ajutorul comenzii Make Equal.

Fig. 19-19: Comanda Make Equal realizeaz o amplasare uniform a marcatorilor pe pagin.

320 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Cum s desenai propriile dumneavoastr linii
Pentru a face ca raportul dumneavoastr s fie puin mai uor de citit putei alege o cale foarte simpl i anume aceea de a aduga linii care s delimiteze diferitele seciuni. Pentru a aduga astfel de linii n raportul dumneavoastr parcurgei paii urmtori: 1. Deschidei caseta cu instrumente prin executarea unui clic pe butonul intitulat Toolbox care se afl pe bara de instrumente. Pariez c nu putei spune asta de cinci ori consecutiv rapid! 2. n cadrul casetei cu instrumente facei clic pe Line. Cnd selectai instrumentul Line, cursorul calculatorului dumneavoastr se transform ntr-o cruce nsoit de o linie nclinat spre dreapta-jos. 3. Facei clic n locul din care dorii s porneasc linia, trage ctre locul unde dorii s se termine i apoi eliberai butonul mouseului. Access va aduga o linie de-a lungul caii indicate de dumneavoastr. Dac dorii s mai dichisii liniile create putei folosi diferitele butoane de pe bara de instrumente (deja prezentate n cadrul acestui capitol). De exemplu, dac dorii s schimbai culoarea unei linii, grosimea acesteia i look-ul su folosii butoanele Line/Border Color, Line/Border Width, i Special Effects. Pentru a desena casete n jurul unor elemente (n jurul fiecrui element n parte) din raportul dumneavoastr putei utiliza instrumentul Box. Aadar facei clic pe punctul n care dorii s fie pozionat colul din stnga-sus al casetei dumneavoastr i tragei forma respectiv n jos pn la colul din dreapta-jos. Si iat c dup ce eliberai butonul mouse-ului, caseta este gata!

Inserarea ntreruperilor de pagin


De cele mai multe ori, ntreruperile de pagin nu ocup o poziie prea nalt n clasamentul de prioriti al rapoartelor. n schimb, pe dumneavoastr v preocup lucruri cum ar fi alinierea datelor i aranjarea lor pe linii i coloane,

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

321

realizarea unor sumaruri care s funcioneze i alegerea nuanei potrivite a culorii mov (sau acea culoare aducea mai mult cu un roz-maroniu?) care s poat fi aplicat liniilor i bordurilor etichetelor dumneavoastr. i totui, cteodat poate c dorii cu adevrat s-I comunicai programului Access 2000 care credei dumneavoastr c este locul unde ar trebui s se termine o pagin a raportului. Ei da, poate c dorii ca fiecare pagin s se ncheie cu executarea unui anumit calcul, sau pur i simplu s avei nite informaii care s stea grupate pe aceeai pagin. Oricare ar fi motivul, inserarea unei ntreruperi de pagin este la fel de uor i de rapid de realizat cum este i executarea unui clic. Dac dorii s inserai o ntrerupere de pagin n raportul dumneavoastr Access 2000, urmaii paii: 1. Facei clic pe butonul Page Break aflat n caseta cu instrumente. Pointer-ul mouse-ului se transform ntr-o cruce subiric nsoit de o pagin, ceea ce semnific faptul c suntei pe cale de a face ceva care implic utilizarea unei anumite pagini (A dori ca la un moment dat n viitor s fiu angajat pentru a proiecta pointere de mouse pentru programele Windows. V putei imagina punndu-v n locul dirigintelui clasei din care face parte copilul dumneavoastr i fcnd o descriere a ceea ce nseamn s realizezi ceea ce am spus mai sus, adic n ce const o asemenea munc?). 2. Poziionai crucea cea subiric acolo unde dorii s se afle ntreruperea de pagin i apoi facei clic pe butonul stnga mouse. Efectul este apariia ctorva semne mici i negre n. partea stng a raportului. Credei sau nu, eu tot trebuie s v spun c aceast notaie mrunt reprezint de fapt chiar marcatorul ntreruperii de pagin. De acum ncolo acesta este locul de unde va ncepe o nou pagin.
S

T FA

Dac dorii s nlturai o ntrerupere de pagin pe care ai adugat-o cu atta grij facei clic pe marcatorul acesteia i apoi apsai tasta Delete. Iat c a disprut cu totul! Dac dorii s mutai ntreruperea de pagin facei clic pe ea, apsai i inei apsat butonul mouse-ului i apoi tragei marcatorul n noua locaie. n momentul n care ntreruperea de pagin planeaz deasupra punctului de aterizare, eliberai butonul mouse-ului pentru a poziiona corect ntreruperea.

322 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Dichisii un pic mprejurimile cu ajutorul ctorva imagini
Dac dorii s v dichisii un pic raportul v pot spune c adugarea unei imagini reprezint una dintre modalitile cele mai sigure. Pentru a crea un cadru n care s putei copia o imagine din colecia dumneavoastr clip art putei utiliza butonul Image din caseta de instrumente.
S

T FA

Imaginile sunt grozave, dar v sftuiesc s adugai imagini numai n zona Report Header sau Page Header. Dac introducei o imagine n seciunea Detail (de exemplu), este foarte posibil ca aceasta s se repete de att de multe ori nct raportul s arate ca i cum dumneavoastr ai fi dorit ca acesta s conin multe imagini i doar cteva informaii n loc ca acesta s conin doar cteva imagini care s mai ncing atmosfera creat de datele prezentate. Dac nu avei o imagine pe care s dorii s-o utilizai dar avei una pe cale de a se finaliza i a prinde via v putei aduga un obiectul OLE folosidu-v de opiunea Unbound Object Frame. OLE (abreviere care provine de la object linking and embedding) v permite s introducei pe pagin un obiect, n acelai timp pstrndu-se legtura acestuia cu fiierul original. Aadar, orice modificri aduse fiierului original se vor reflecta i asupra obiectului din raportul dumneavoastr. Legtura poate fi fcut cu o imagine sau orice tip de fiier care accept tehnologia OLE. Cnd facei clic pe orice imagine sau pe instrumentul intitulat Unbounded Object Frame v alegei cu un pointer sub forma semnului plus, butonul imaginii aflndu-se n dreapta-jos. Ei bine, odat ajuni aici, putei folosi acest instrument pentru a desena o caset pe ecran. Dac folosii instrumentul Image: Programul Access 2000 deschide caseta de dialog Picture pe care o putei folosi pentru a localiza imaginea pe care dorii s-o inserai. Dac folosii instrumentul Unbounded Object Frame: Access 2000 deschide caseta de dialog Insert Object astfel nct dumneavoastr s putei alege tipul obiectului de inserat. Aceast opiune v permite s inserai obiecte de diferite tipuri, de la imagini grafice la fiiere de sunet digital; putei s inserai chiar i o foaie de lucru Excel (m refer la ntreaga foaie de lucru!). Dac dorii s aflai mai multe informaii referitoare la magia tehnologiei OLE, consultai cartea OLE For Dummies, autori John Mueller i Wallace Wang.)

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________


T FA

323

Mai putei aduga imagini raportuli dumneavoastr i prin decuparea sau copierea acestora din alt program, memorndu-le n Clipboard i apoi lipindu-le n locul dorit. Aceast tehnic este cea mai simpl i de fapt i singura care este simpl i cu ajutorul creia putei insera doar o anumit parte a imaginii dintrun fier.

Trimitei rapoartele dumneavoastr spre rezolvare diferitelor programe din (Microsoft) Office
V spun cu toat sinceritatea de care pot da dovad c putei face o groaz de chestii cu programul Access 2000, dar n unele situai se poate ntmpla ca alte programe s poat rezolva un anumit lucru mai bine dect programul de fa i astfel s poat s v fac viaa mai uoar. Inginerii de la compania Microsoft au nzestrat programul Access 2000 cu capacitatea de a trimite direct informaii altor programe Microsoft. Trebuie s v spun (nu-i aa?) c elementul cheie al acestei mecherii este succesiunea ToolsOffice Links (mai precis opiunea Office Links) care se acceseaz pornind de la meniul principal. Acesta conine trei opiuni: dou pentru trimiterea raportului dumneavoastr n Microsoft Word i una pentru expulzarea ctre Excel.

De la Access la Word
Opiunea Word i spune progarmului Access 2000 c trebuie s converteasc diferitele elemente din raportul dumneavoastr n diferite forme pe care le nelege Word-ul i apoi s construiasc produsul final sub forma unui document nou de tip Word. De fapt programul Access deschide automat documentul n Word (i asta special pentru dumneavoastr). Bineneles c aceasta se poate ntmpla numai n cazul n care avei o copie n Word iar calculatorul dumneavoastr are destul de mult memorie pentru a rula simultan ambele programe, respectiv Word i Access.
S
T FA

Probabil c dac avei o carte despre Word, aceasta se intituleaz Word 2000 pentru Windows pentru aMICI, autor Dan Gookin (Editura Tehnic). Am presupus corect? Ei, aa-i?

324

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

De la Access la Excel
Opiunea Analize It with MS Excel preia raportul dumneavoastr (sau orice informaii la care lucrai n Access 2000) creaz o foaie de date i apoi formateaz datele asemenea unei foi de lucru Excel. Fiecare linie a raportului are propriul su rnd, iar informaiile care alctuiesc coloanele n raportul dumneavoastr Access 2000 devin coloane separate pe foaia de lucru Excel. Asta nseamn c calclatorul dumneavoastr ruleaz programul Excel i afieaz cea mai nou creaie a dumneavoastr. Aadar, putei folosi orice instrument Excel (inclusiv diagramele) pentru a analiza, a interpreta i n general pentru a abuza de datele dumneavoastr

T FA

Dac dorii s aflai mai multe informaii referitoare la modul n care putei determina programul Excel 2000 s fac nite mecherii impresionante la care dumneavoastr poate c nici nu v-ai fi gndit procurai-v un exemplar al crii Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI!, autor Greg Harvey (Editura Tehnic).

De la Access la Mail Merge


Butonul Merge It este disponibil numai atunci cnd lucrai cu o tabel sau cu o interogare. Spre deosebire de alte butoane care v fur informaiile i fug cu ele, executarea unui clic pe butonul Merge It (sau alegerea comenzii Merge It) duce la pornirea lui Mail Merge Wizard. Acest Vrjitor v cluzete paii pe drumul pe care trebuie s-l parcurgei pentru a lega baza dumneavoastr de date de un document Word Mail Merge.

Capitolul 20

Anteturi i subsoluri pentru grupuri, pagini ba chiar i pentru rapoarte ntregi (pe legea mea!)
n acest capitol Cum s ajungei la coninutul seciunilor Gruparea i sortarea nregistrrilor dumneavoastr Ajustarea dimensiunii seciunilor Modificarea aspectului final al raportului dumneavoastr Cum s deinei controlul asupra anteturilor i subsolurilor Cum s introducei expresii n cadrul subsolurilor Adugarea datelor i numerotarea paginilor

rjitorii sunt ct se poate de folositori n ceea ce privete realizarea raportelor, dar asta este cam tot ceea ce pot face ei pentru dumneavoastr. Aadar, chiar dac suntei ajutai de un Vrjitor, tot trebuie s tii cte ceva despre modul n care putei grupa cmpurile raportului dumneavoastr cu scopul de a obine cele mai bune rezultate. De asemenea, este foarte posibil ca dup o anumit perioad dup ce ai terminat raportul s fie nevoie s facei ceva modificri n ceea ce privete modul de organizare sau s modificai diferitele sale componente pentru a v satisface necesitile care se afl ntr-o schimbare permanent. Pentru a rezaliza tot felul de astfel de modificri asupra raportului dumneavoastr trebuie s trecei n vizualizarea Design i s realizai manual schimbrile dorite. Nu intrai n panica! Acest capitol a fost gndit astfel nct s v vin n ajutor i s putei rezolva aceste probleme epoase. n cadrul acestui capitol v voi explica concret care este logica care se ascunde n spatele gruprii cmpurilor unui raport i v voi prezenta cteva dintre opiunile pe care le avei la

326

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

dispoziie pentru grupurile dumneavoastr. De asemenea, v voi cluzi paii prin pdurea vizualizrii Design care este o zon periculoas; asta n cazul n care a existat vreodat o asemenea pdure.

Fiecare lucruor la locul lui


Secretul unei organizri de succes a unui raport rezid n modul n care realizai poziionarea marcatorilor (care n limbajul curent al programatorilor sunt cunoscui sub denumirea de elemente de control) pentru etichetele i cmpurile din proiectul raportului respectiv. Fiecare parte a proiectului raportului este mprit n seciuni (n alte programe de baze de date fiecare seciune poart denumirea de ceat-tii, doar am mai discutat asta i n Capitolul 19, nu?) care reprezint de fapt diferite pri ale raportului dumneavoastr. Faptul c o anumit parte a raportului se afl n nu-siu-ce seciune depinde de aspectul final al raportului: Columnar: n cazul unui raport obinuit de tip Columnar (Figura 20-1), descrierile cmpurilor apar pentru datele fiecrei nregistrri. Acest aspect arat n acest fel tocmai din cauza faptului c att descrierile cmpurilor ct i zonele de date se afl n aceeai seciune a raportului i anume n cea intitulat Detail. De asemenea, din cauza faptului c titlul raportului se afl n seciunea Report Header, va fi tiprit o singur dat, adic chiar la nceputul raportului. Tabular: n cazul acestui tip de raport, setrile sunt diferite fa de cel anterior, iar aceste cuvinte sunt susinute i de ilustrarea din Figura 20-2. Aadar, n acest caz titlul este tiprit la nceputul raportului, ca i n cazul rapoartelor de tip Columnar, dar asta este cam tot ceea ce au n comun cele dou tipuri de rapoarte. n continuare, n loc ca descrierile cmpurilor s hoinreasc mpreun cu datele dumneavoastr, ele sunt mutate n seciunea Page Header.Prin urmare, n loc ca ele s fie tiprite pentru fiecare nregistrare n parte ele vor fi tiprite o singur dat pe pagin. Bineneles c zonele de date se afl n seciunea Detail i sunt singure singurele (fr a mai avea amabila companie a descrierilor pentru cmpuri). nelegerea pe deplin a conceptului de seciune este o condiie de baz pentru realizarea oricrei intervenii chirurgicale dificile asupra raportului dumneavoastr sau pentru a porni n grab i a realiza un raport de la nceputul nceputului. n caz contrar, gruprile raportului dumneavoastr nu vor funciona aa cum ar trebui, cmpurile nu vor fi la locul lor i viaa alturi de programul Access 2000 vi se va prea mult mai puin satisfctoare dect poate fi.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

327

Cel mai important element legat de seciuni pe care trebuie s-l nelegei este acela c coninutul fiecrei seciuni este tiprit numai n anumite cazuri (adic cnd se ntmpl anumite evenimente). De exemplu, informaiile coninute n Page Header apar i se repet n partea superioar a fiecrei pagini, n timp ce informaiile coninute in seciunea Report Header sunt tiprite numai pe prima pagin.
Fig. 20-1: Seciunile raportului n vizualizarea Design. n cazul unui raport Columnar, etichetele se afl n stnga cmpurilor i se repet pentru fiecare nregistrare n parte. Fig. 20-2: n cazul unui raport Tabular, etichetele sunt folosite ca titluri de coloan pentru cmpuri i apar o singur dat.

V spun cu toat sinceritatea c atunci cnd analizai cele mai tinuite seciuni ale raportului dumneavoastr i v conducei aciunile n consecin este foarte simplu s inei sub control toate seciunile; deci:

328

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Details: Poate ai i observat deja c n centrul fiecrui raport se afl seciunea Detail. Access tiprete elemente acestei seciuni de fiecare dat cnd trece la o nou nregistrare. Aadar, raportul dumneavoastr va conine cte o copie a seciunii Details pentru fiecare nregistrare din tabel. Group headers and footers: Dup ce trecei de seciunea Details este foarte posibil s ntlnii marcatori pentru unul sau mai multe seciuni de grup. n Figura 20-3, informaiile din raport sint grupate dup cmpul AuctionID i apoi dup cmpul LastName (acest lucru l putei deduce din faptul c barele seciunilor sunt intitulate AuctionID Header i LastName Header-aa c barele secunilor v informeaz care este cmpul utilizat pentru grupare).

Fig. 20-3: Gruparea nregistrrilor dup cmpul AuctionID i apoi dup cmpul LastName.

Seciunile de grup se vor gsi ntotdeauna sub forma unor perechi: antetul grupului i subsolul grupului. n cadrul design-ului raportului seciunea Header se afl deasupra seciunii Details, iar seciunea Footer se afl ntotdeauna sub cea intitulat Details. Informaiile din aceste seciuni se repet pentru fiecare valoare a cmpului grupului. De exemplu, n cazul raportului din Figura 20-3 informaiile din seciunea AuctionId Header vor fi tiprite pentru fiecare numr de identificare n parte. n cadrul seciunii fiecrei licitaii, programul Access va repeta informaiile din seciunea LastName Header pentru fiecare client n parte. Page Header and Page Footer: Deasupra i dedesubtul seciunilor de grup vei gsi Page Header i Page Footer. Acestea apar n partea de sus i n partea de jos a fiecrei pagini i se numr printre acele cteva seciuni

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

329

care nu depind de (n sensul c nu sunt supuse) coninutul nregistrrilor dumneavoastr. Informaiile din secunile intitulate Page Footer i Page Footer pot fi utilizate pentru a gsi anumite pagini ale raportului dumneavoastr. Report Header and Footer: Seciunile care se afl la extremitile raportului dumneavoastr sunt Report Header i Report Footer. Primul dintre acestea apare la nceputul raportului dumneavoastr, iar cel de-al doilea (n ordinea enumerrii) apare la sfritul raportului. Spre deosebire de alte seciuni care se ntlnesc de mai multe ori n cadrul aceluiai raport, Report Header i Report Footer nu apar n raportul dumneavoastr dect o singur dat. Aadar, ce face programul Access 2000 cu toate seciunile astea cnd realizeaz un raport; la ce-i folosesc? Pi, procesul este ceva de genul: 1. Access ncepe cu tiprirea seciunii Report Header n partea superioar a primei pagini. 2. n continuare va fi tiprit seciunea Page Header, asta n cazul n care ai optat pentru apariia coninutului acestei seciuni pe prima pagin (n caz contrar, programul Access 2000 tiprete coninutul respectiv n partea superioar a fiecrei pagini, n afar de prima) 3. n cazul n care raportul dumneavoastr conine i grupuri, i va face apariia i seciunea Group Headers pentru primul set de nregistrri. 4. Programul Access 2000 tiprete rndurile Detail pentru fiecare nregistrare din primul grup abia n momentul n care fiecare antet s-a aezat i st cuminel la locul lui. 5. Dup ce a terminat cu toate rndurile Detail pentru primul grup, programul Access 2000 tiprete subsolul su. 6. Dac avei mai multe grupuri, Access reia procesul de la nceput i pornete la drum cu tiprirea antetului grupului care urmeaz pentru ca mai apoi s tipreasc rndurile Detail ale acelui grup i n final s tipreasc subsolul corespunztor. 7. Programul Access 2000 tiprete seciunea Page Footer la sfritul fiecrei pagini. 8. Cnd a terminat i cu ultimul grup, Access tiprete seciunea Report Footer care, asemenea seciunii Report Header apare o singur dat n cadrul unui raport.

330

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Da, ntr-adevr, este grozav s avei la dispoziie toate aceste anteturi i subsoluri, dar se pune ntrebarea ce putei face cu toate acestea? De obicei seciunea Report Header ofer informaii generale despre raport. Aceast seciune este foarte potrivit pentru introducerea titlului raportului, pentru tiprirea datei calendaristice i a informailor referitoare la versiunea respectiv. Seciunea Page Header conine informaiile care dorii s apar la nceputul fiecrei pagini (cum ar fi data calendaristic, sigla companiei la care lucrai sau orice altceva). De obicei antetul fiecrui grup face o scurt descriere a coninutului acelui grup i o trecere n revist a denumirilor pe care le au cmpurile lor. n general, subsolul fiecrui grup conine informai precise i la obiect cum ar fi calculele i numrtorile. In exemplul nostru, subsolul grupului AuctionID poate conine un calcul care nsumeaz elementele gsite la Minimum Bids. Seciunea Page Footer (care apare la sfritul fiecrei pagini) conine numrul paginii i cmpuri cu data calendaristic a rapoartelor. Dac considerai c informaiile sunt foarte importante pentru compania dumneavoastr, cred c n cadrul subsolului ar trebui s scriei ceva de genul Strict secret (ei, nu credei c avocaii companiei dumneavoastr ar fi mndrii de dumneavoastr?) V pot spune cu siguran c atunci cnd va veni vremea s tiprii seciunea Report Footer, singurele informaii rmase neamintite pn atunci vor reprezenta de fapt un sumar al celor ntmplate n cadrul raportului. De asemenea, n cadrul acestei seciuni mai putei include i informaii legate de persoanele de contact. (pe cine trebuie s sune solicitanii pentru a putea pune ntrebri despre raport).

Gruparea nregistrrilor
n cazul n care proiectai un raport de la bun nceput i dorii s creai grupuri originale cu mnuele dumneavoastr i s deinei controlul asupra lor putei utiliza caseta de dialog Sorting and Grouping. n orice caz, poate c mult mai important este faptul c chiar dac v folosii de un Vrjitor pentru a v crea raportul dumneavoastr tot putei utiliza aceasta caset de dilaog pentru a deine controlul asupra modului n care se va comporta raportul si a locului n care apar informaiile.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

331

Atunci cnd Report Wizard realizeaz un raport pentru dumneavoastr, el va introduce automat cte un antet un subsol pentru fiecare grup dorit de dumneavoastr. Aadar, dac vei dori ca Report Wizard s grupeze datele dup cmpul AuctionID, acesta va crea automat seciunile AuctionID Header i AuctionID Footer. Bineneles c nu v poate impune nimeni s v limitai doar la ceea ce face Vrjitorul, a c dac suntei un aventurier (sau cel puin v credei unul) putei aduga i mai multe la munca Vrjitorului, realiznd propriile dumneavoastr seciuni de grupuri. Trebuie s tii c dac dorii s creai astfel de seciuni proprii trebuie s inei cont de elementul cheie care este caseta de dialog Sorting and Grouping, ilustrat n Figura 20-4. Aceasta dirijeaz modul n care se va face organizarea nregistrrilor n raportul dumneavoastr. Fiecare seciune de grup din raportul respectiv este introdus automat n lista de sortare grupare (indiferent dac seciunea a fost creat de dumneavoastr sau de Vrjitor). De asemenea, putei avea i intrri n plus care sorteaz nregistrrile, chiar dac acestea (intrrile) nu duc la crearea propriilor anteturi. Acest semn arat c se face o grupare Proprieti

Fig. 20-4: Putei modifica modul de organizare al raportului dvs. fr a mai face o vizit Vrjitorului (din OZ).

Pentru a realiza propriile dumneavoastr grupri parcurgei paii urmtori: 1. Alegei ViewSorting and Grouping Efectul este apariia casetei de dialog Sorting and Grouping. 2. Facei clic pe o linie goal care se afl sub Field /Expression. Vei vedea c n acel loc va aprea cursorul cel subirel care licrete i va mai aprea butonul sgeat ndreptat in jos. 3. Pentru a fi afiat o list cu cmpurile pe care le putei utiliza pentru grupare trebuie s facei clic pe sgeata ndreptat n jos, apoi s facei clic pe cmpul dorit.

332

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Programul Access 2000 va aduga o linie nou pentru acel cmp n lista Sorting and Grouping. n mod implicit, Access ii propune s fac o sortare ascendent (de la cel mai mic la cel mai mare) a datelor din cmpul respectiv. 4. Pentru a-i spune programului Access 2000 c de fapt dumneavoastr dorii ca intrarea s fie un grup desvrit trebuie s facei clic pe zona Group Header care se afl n partea inferioar a casetei de dialog. Aadar, facei clic pe sgeata indreptat n jos care apare n caset i apoi selectai Yes din meniul autoderulant care apare. n culise, programul Access 2000 adaug la design-ul raportului dumneavoastr o nou seciune de grup. Dac dorii s adugai i un subsol noului dumneavoastr grup trebuie s repetai acest pas n zona Group Footer a casetei de dialog. 5. Dup ce ai terminat, nchidei caseta de dialog. Asta este tot; grupul dumneavoastr cel nou se afl la locul lui!
S
T FA

Dac dorii s ndeprtai un grup facei clic pe butonul gri aflat lng linia grupului intitulat Field/Expression i apoi apsai pe Delete. Apoi, n momentul n care Access v ntreab cu disperare dac dorii ntr-adevr s tergei grupul, facei clic pe Yes. (Ha, ha, ha, i-ai fcut-o!) Observai c primele dou intrri din Figura 20-4 au lng ele un simbol aparte. Acesta indic faptul c celelalte grupuri sunt sortate sau organizate n cadrul acestuia (se face sortarea unui grup, apoi se face sortarea up alt criteriu/cmp, dar n cadrul primului grup, adic dup prima sortare etc.). Dac grupai nregistrrile dup mai multe cmpuri (aa cum este i cazul raportului), simbolul se va repeta n lista respectiv pentru fiecare cmp al gruprii respective. Dac vrei s schimbai ordinea diferitelor grupuri, tot ceea ce trebuie s facei este s revenii la caseta de dialog Sorting and Grouping (pentru a ajunge la aceasta trebuie s alegei ViewSorting and Grouping). n continuare facei clic pe butonul gri care se afl lng grupul pe care dorii s-l mutai, apoi facei clic i tragei grupul ctre noua sa locaie. Vei observa c programul Access 2000 va modifica design-ul raportului conform celor mai recente opiuni exprimate de dumneavoastr. Cnd schimbai ordinea grupurilor trebuie s fii foarte precaui! Este foarte simplu s facei o modificare care la prima vedere nu prea prea important i

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

333

apoi s v dai seama c de fapt, n raportul dumneavoastr nimic nu mai este la locul lui i nu mai are ordinea dorit. Aadar, v sftuiesc printete ca nainte de a face cine tie ce modificri de amploare (care s v afecteze raportul) s v rezervai cteva momente si s salvai raportul (alegei FileSave). Dac vei face acest lucru vei vedea c n cazul n care ceva nu merge aa cum trebuie i raportul ajunge s fie desfigurat, puteti s nchidei raportul fr a salva modificrile efectuate (prin selectarea FileClose). Ahhhh, ce bine! Raportul original este n siguran, este nevtmat!Uraaa! n partea inferioar a casetei de dialog Sorting and Grouping apar proprietile grupului care este selectat n acel moment. Primele dou proprieti, adic Group Header i Group Footer se refer la opiunea dumneavoastr conform creia dorii sau nu ca grupul respectiv s conin o seciune Group Header, o secune Group Footer sau ambele seciuni. Opiunea Group On se refer la modul n care programul Access 2000 creaz grupurile pentru acea valoare. Dac dorii s aflai mai multe amnunte referitoare la acest aspect citii seciunea imediat urmtoare intitulat Tmpielule, grupeaz o dat!. Ultima proprietate intitulat Keep Together decide dac informaiile grupului respectiv trebuie imprimate pe aceeai pagin, stabilete dac prima linie Detail i titlurile grupului respectiv trebuie tiprite pe aceeai pagin sau dac programul Access 2000 poate mpri informaiile oricum dorete, avnd n vedere faptul c n orice caz informaile vor aprea pe o pagin sau pe alta. Sub proprietatea Keep Together exist trei opiuni: No: i comunic lui Access 2000 c poate face tot ceea ce dorete. Whole Group: i comunic programului c trebuie s tipreasc tot grupul pe aceeai pagin (de la Header la Footer). With first detail: i comunic lui Access c trebuie s tipreasc pe aceeai pagin toate informaiile ncepnd de la antetul grupului i pn la seciunea Detail a primei intrri a grupului (inclusiv). Dac dorii s v asigurai c fiecare pagin va ncepe cu un set de titluri trebuie s alegei aceast opiune.

334
S

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

T FA

Haide domle, grupeaz o dat!


Grupurile reprezint una dintre facilitile mult prea grozave pentru a fi ludate i care fac ca rapoartele programului Access 2000 s fie att de flexibile. Dar stai! De fapt, grupurile mai au i alte puteri magice neexploatate care se ascund n spatele setrii Group On, aflat n cadrul casetei de dialog Sorting and Grouping. Aceast setare i comunic programului Access cnd este cazul s creeze un nou grup de nregistrri n cadrul raportului. Caseta de dialog v pune la dispoziie dou opiuni Each Value i Interval, care au menirea de a v satisface plcerea de a grupa. Pentru Access, alegerea opiunii Each Value semnific faptul c intrrile identice trebuie s fie grupate la un loc. In cazul n care exist o diferen ct de mic ntre valorile cmpului respectiv, programul Access 2000 va aciona n consecin i le va repartiza n grupe diferite. Setarea Each Value este foarte potrivit n cazul n care dorii s facei o grupare n funcie de numerele de identificare ale clienilor, de numerele de identificare ale agenilor comerciali, sau alte numere de identificare. Dac dumneavoastr lucrai cu nume, v pot spune c alegerea acestei setri nu este deloc indicat. Aceast contraindicaie rezult din simplul fapt c n cazul unor variaii ct de mici (cum ar fi Kaufield n loc de Kaufeld) numele respective vor face parte din propriul lor grup-adic fiecare nume va reprezenta un grup. Opiunea Interval funcioneaz diferit fa de opiunea anterioar. Aadar, aceasta i comunic programului Access 2000 dac v intereseaz s organizai elementele pe intervale. In cazul n care rspunsul este afirmativ, programul intr n aciune. Modul concret n care este privit i interpretat aceast opiune (Interval) de ctre Access depinde de cmpul de grupare, respectiv de tipul acestuia: numeric sau text. Dac dorii s grupai un cmp numeric folosind opiunea Interval, programul Access 2000 va executa numrtoarea n funcie de setarea respectiv i va reui s fac grupurile dorite de dumneavoastr. De exemplu, dac intervalul specificat de dumneavoastr este 10 Access va grupa toate nregistrrile care au valoarea cuprins ntre 0 9, ntre 10 i 19, ntre 20 i 29 i a mai departe. Pentru a nelege mai bine cum funcioneaz toat chestiunea asta cu intervalele n general i cum funcioneaz setarea Interval n cazul unui cmp de tip text trebuie s v ntoarcei n timp (cam pn la vrsta cnd erai n coala general) i s v gndii cum v explica doamna nvtoare toat treaba aia cu alfabetul i cu succesiunea cuvintelor n ordine alfabetic. Aadar, cred c v amintii c primele erau a-urile i apoi urmau b-urile, iar n cazul n care erau dou cuvinte care ncepeau cu A, pentru a le aranja corect trebuia s luai n considerare i cea de-a doua liter, nu? n contiunare, dac i cea dea doua liter a celor dou cuvinte coincidea, dumneavoastr trebuia s ncercai cu cea de-a treia i a mai departe pn n momentul n care lista avea ordinea dorit sau expira timpul. Dar ce legtur au minunatele amintiri ale leciilor de gramatic din copilrie cu opunea Interval i cu cmpurile text? Pe scurt, aceast opiune (Interval) reprezint numrul caracterelor din fiecare nregistrare pe care le citete programul Access 2000 atunci cnd face gruparea. Dac intervalul specificat este unu, Access 2000 va grupa intrrile doar dup prima liter; dac intervalul specificat este doi, programul va lua n considerare att prima ct i a doua liter a fiecrui cuvnt. De exemplu, dac alegei ca interval 1, 2 sau 3, cuvintele adineauri i adiere vor ateriza n aceeai grup din cauza faptului c primele trei litere sunt comune. Pentru ca aceste dou cuvinte s fie repartizate n grupuri diferite ar trebui s specificai ca interval numrul 4 sau un numr i mai mare.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

335

Cum putei modifica dimensiunea unei seciuni


Este foarte posibil ca n decursul proiectrii rapoartelor dumneavoastr s apar o problem legat de stabilirea dimensiunii spaiului fiecrei seciuni n parte. De obicei cnd tiprii o seciune, fie ea Page Header, Section Header sau Detail, spaiul ocupat este identic cu cel prezentat pe ecranul Design. De cele mai multe ori (n general) dumneavoastr dorii ca spaiul irosit pe orice pagin s fie ct mai puin, iar pentru aceasta procedai la nghesuirea grupurilor. Totui, trebuie s inei cont de faptul c seciunile dumneavoastr trebuie s fie destul de mari pentru a putea include toate elementele dorite, adic marcatorii i celelalte elemente. Dac dorii s aflai cum s creai seciuni care-i pot modifica dimensiunea n funcie de informaiile coninute, trecei direct la seciunea urmtoare intitulat Modificarea aspectului final. Din fericire, modificarea dimensiunii seciunilor se poate face destul de uor. Figura 20-5 ilustreaz cursorul de redimensionare care apare atunci cnd poziionai pointer-ul mouse-ului deasupra prii de sus a barei care corespunde seciunii respective. Acest truc de redimensionare funcioneaz un pic cam aiurea, n sensul c bara pe care o mutai mrete sau micoreaz dimensiunea secunii anterioare i nu a seciunii n dreptul creia se afla cursorul.

Fig. 20-5: Cursorul de redimensionare v permite s modificai dimensiune a antetului, a subsolului i a seciunilor de detaliu.

Cursorul de redimensionare

Modificarea aspectului final


Majoritatea elementelor cu care v putei stpni raportul le putei obine prin stabilirea proprietilor raportului. Dei setarea proprietilor este un subiect care ine mai mult de formatare, trebuie s tii c acesta devine util numai dup ce v-ai mprit raportul n seciuni.

336

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Cum s facei s arate bine ntregul raport


Pentru a ajusta formatarea ntregului raport facei dublu-clic pe caseta mititic din colul din stnga sus al ferestrei raportului (cnd acesta este n vizualizarea Design) i vei vedea c va aprea caseta de dialog ilustrat n Figura 20-6.

Jucai-v cu titlurile paginilor!


n cadrul casetei de dialog Report, o importan aparte o au elementele de control ale etichetei Format care stabilesc n ce caz vor fi imprimate seciunile Page Header i Page Footer. Setarea implicit pentru Page Header i Page Footer este All Pages, ceea ce nseamn c Access va imprima cte un antet cte un subsol pe fiecare pagin a raportului. Dac dorii ca pe prima i pe ultima pagin (unde sunt tiprite Report Header i REport Footer) s nu fie tiprite seciunile Page Header i Page Footer, alegei Not with Rpt Hdr, sau Not with Rprt Ftr-n cazul subsolului. In acest caz, seciunea Page Header va fi tiprit pe toate celelalte pagini.
Fig. 20-6: Dac v aflai n vizualizarea Design i facei dublu-clic pe butonul Properties, efectul pe care-l vei obine va fi deschiderea casetei de dialog Report.

Butonul Properties

La rndul ei, i seciunea Page Header v pune la dispoziie o groaz de opiuni. Pentru a aprea caseta de dialog Page Header facei dublu-clic pe Page Header. Probabil c caseta de dialog arat la fel cu cea din Figura 20-7.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________ Fig. 20-7: Dvs. putei stabili modul n care va arta antetul paginii cu ajutorul casetei de dialog Page Header properties.

337

Visible: Aceast caset de dialog v permite s stabilii dac antetul de pagin trebuie s apar sau nu. Height: Pe msur ce facei clic i tragei antetul n sus sau n jos pe ecran, Access stabilete automat aceast proprietate (proprietatea Height). Pentru a preciza o dimensiune exact (de exemplu dac suntei siguri c dorii ca zona antetului s aib 4 centimetri n nlime), introducei-o n aceast seciune i vei vedea c Access va folosi automat unitile de msur pe care le-ai ales chiar pentru Windows. Back Color: Dei la prima vedere vi se va prea c este foarte simplu s setai aceast proprietate, fii siguri c programul Access 2000 nu v-ar putea lsa s scpai doar cu introducerea cuvntului albastru ca culoare aleas. Nu, nu asta deoarece programul dorete un numr tehnic care s descrie culoarea oferind detalii neplcute prestabilite. Din fericire, generarea acestui numr este foarte simpl. Dac dorii s schimbai culoarea unei anumite seciuni facei clic pe aceast caset i apoi pe butonul micu i gri care apare la dreapta intrrii respective. Acest buton aduce la via o palet de culori. In continuare, facei clic pe opunea dorit, iar de aici ncolo lsai-l pe Access 2000 s se ocupe de nesuferitul la de numr al culorii respective a crui destinaie final va fi caseta Back Color.
S
T FA

Dei cu ajutorul casetei de dialog Report properties putei modifica i culoarea fundalului seciunii Page Header, eu consider c acelai lucru il putei obine i printr-o modalitate mult mai simpl care const n executarea unui clic pe seciunea respectiv (cnd suntei n vizualizarea Design) i apoi n utilizarea listelor autoderulante de pe bara de instrumemnte Formatting. Special Effect: Aceast proprietate modific efectul vizual al antetului, adic cam cum face butonul Special Effect n cazul marcatorilor din

338

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

raport. Cu toate acestea, n acest caz opiunile dumneavoastr sunt limitate. Facei clic pe caseta Special Effects i apoi pe sgeata ndreptat n jos care apare, pentru a vedea lista care v st la dispoziie. Alegei Flat (care este setarea implicit), Raised sau Sunken.

Cum s pstrai laolalt tot ceea ce este bun


Opiunea Grp Keep Together din cadrul etichetei Format a casetei de dialog Report properites va influena i valoarea liniei Keep Together pe care ai setato cnd a fost vorba de alt caset de dialog i anume Sortiong and Grouping (consultai partea Gruparea nregistrrlior care se gsete n acest capitol). Dac dorii s aplicai criteriul Keep Together pentru toate paginile raportului dumneavoastr trebuie s alegei Per Page. n cazul n care raportul dumneavoastr are mai multe coloane i dorii s aplicai criteriul amintit mai sus tuturor coloanelor, alegei Per Column.

Formatarea anumitor seciuni ale raportului dumneavoastr


Care este ns situaia n cazul n care nu dorii s schimbai formatarea ntregului raport ci doar a unei seciuni a acestuia (de exemplu antetul pentru un singur grup)? Pai, foarte simplu! Cnd suntei n vizualizarea Design facei clic pe Group Header pentru a chema la datorie caseta de dialog prezentat n Figura 20-8.
Fig. 20-8: Aceast caset de dialog v permite s v pierdei vremea cu o singur seciune a raportului dvs.

Cu ajutorul opiunii Force New Page dumneavoastr putei stabili dac modificarea grupului respectiv face ca informaia s treac automat pe o nou pagin. Cnd setai aceast opune putei stabili i dac treruperea de pagin va fi numai ainte de antet, numai dup subsol sau n ambele locuri. n acelai

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

339

mod, dumneavoastr putei controla modul in care se opereaz cu nceputurile i sfriturile de seciune n cazul rapoartelor cu mai multe coloane (cum ar fi de exemplul ca un grup s nceap ntotdeauna de la o alt coloan). Ca i n cazul casetelor de dialog anterioare, dumneavoastr stabilii dac grupul se pstreaz compact sau nu i dac seciunea va fi vizibil sau nu. Poate c n cadrul acestei casete de dialog cele mai importante setri sunt Can Grow, Can Shrink i Repeat Section. Dac opiunea Can Grow este activat, seciunea se va lrgi att ct este nevoie, adic innd cont de datele pe care le conine. Opiunea Can Grow este util mai ales atunci cnd imprimai un raport care conine cmpuri Memo. n acest caz vei stabili dimensiunea cmpului astfel nct s corespund doleanelor dumneavoastr, apoi vei putea utiliza proprietatea Can Grow pentru a-i permite lui Access 2000 s ajusteze nlimea n funcie de informaile coninute. n cazul n care opiunea Can Shrink este activat, nseamn c seciunea poate cpta i dimensiuni mai reduse, cum ar fi de exemplu cazul n care unele cmpuri sunt goale. Pentru a utiliza opiunile Can Grow i Can Shrink, trebuie s le avei n vedere att n ceea ce privete seciunea respectiv ct i n ceea ce privete elementele din cadrul acesteia, elemente care trebuie s aib dimensiuni ce pot fi i ele mrite sau micoarate. Opiunea Repeat Section poate fi folosit pentru a vedea dac n cazul divizrii unui grup pe mai multe pagini sau coloane diferite, programul Access 2000 repet titlul pe paginia nou (sau paginile noi, asta n cazul n care seciunea este att de mare nct se ntinde pe mai mult de dou pagini).

T FA

Modificai elementele unul cte unul


Trebuie neaprat s v spun c dublu-clic-ul nu este folosit doar n cazul seciunilor. Dac dorii s modificai formatarea unui element din raportul dumneavoastr, fie el un cmp, o etichet sau orice altceva ce ai mai adugat n el, tot ceea ce trebuie s facei este s executai dublu-clic pe element cnd acesta se afl n vizualizarea Design. Dup aceasta vei vedea c programul Access 2000 v va conduce ctre o caset de dialog nemaipomenit cu ajutorul creia vei putea cuta tot soiul de noduri n papur (din punct de vedere tehnic, bineneles).

340 ________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel Completarea seciunilor
Dei programul Access 2000 conine i cteva setri implicite pentru anteturi i subsoluri, acestea nu sunt particularizate i nici prea ingenioase. Aadar, prerea mea este c dumneavoastr putei realiza mult mai multe lucruri cu anteturile subsolurile dect simpla afiare a etichetelor pentru datele pe care le avei. n cadrul acestor seciuni putei crea expresii i mai putei insera text care s fie de fapt o prezentare a datelor dumneavoastr sau care s fie un rezumat al acestora. Si acum sunt sigur c putei spune c acest tip de antet i subsol v va impresiona prietenii, va avea o anumit influen asupra colegilor dumneavoastr cu care lucrai i-l va convinge pe eful dumneavoastr c meritai tot sprijinul i toat aprecierea sa.

naintea grupului
Modul n care poziionai etichetele n cadrul seciunilor raportului (i aici m refer la seciunile Header) determin modul n care va arta i va funciona acesta, aa c va trebui s v punei mintea la contribuie atunci cnd vei umple anteturile cu acel ceva. De asemenea, sunt sigur c dumneavoastr dorii s fii siguri c toate titlurile raportului sunt uor de neles i c reprezint nite informaii cu adevrat utile (adic chiar dac ai umplut antetul cu ele, nu sunt nite informaii de umplutur). Trebuie s tii c atunci cnd organizai un raport ntr-un anumit mod putei s v jucai i s manevrai diferitele tipuri de anteturi ct de mult dorii. ncercai i dumneavoastr toate opiunile pe care le avei la dispoziie i vedei cam care este treaba. i nc ceva: este foarte posibil s v surprind modul n care se vor repeta informaiile n cadrul raportului. De exemplu, n Figura 20-9 este ilustrat o configuraie de antet n vizualizarea Design, configuraie care este foarte obinuit. Figura 20-10 v prezint acelai raport, cu deosebirea c de aceast dat este n acune. n acest caz, titlurile coloanelor apar deasupra denumirii casei de licitaii (care este The Ranch). Descrierile titlurilor coloanelor apar n partea superioar a fiecrei pagini deoarece aparin seciunii Page Header. Bineeles c nu se poate spune c acest exemplu are un aspect defectuos (ci din contr), dar ceea ce v pot spune eu cu certitudine este c putei obine aceleai rezultate i n alte moduri.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

341

Fig. 20-9: Raportul Auctions n vizualizarea Design.

Figurile 20-11 i 20-12 ilustreaz un aranjament diferit (de cel din Figurile 20-9 i 20-10) al aceluiai raport. In acest caz, titlurile DateIn, Minimum Bid i Item Name apar de fiecare dat cnd este tiprit antetul LastNAme. Acest aranjament este puin mai uor de citit dect versiunea din Figura 20-10 datorit faptului c descrierile coloanelor sunt chiar deasupra coloanelor corespunztoare.

Fig. 20-10: Iat cum arat de fapt raportul Auctions! Fig. 20-11: Alt aranjament pentru acelai raport, adic pentru cel intitulat Auctions. De remarcat este poziia anteturilor.

342
Fig. 20-12: Aa arat noul aranjament n modul Print Preview. Comparai acest raport cu cel din Figura 20-10.

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Cnd comparai imaginile s-ar putea s observai c unele etichete (cum ar fi LastName) au fost mutate, iar diferitele seciuni au fost redimensionate. n plus, liniile folosite pentru a marca nceputul i sfritul seciunii Page Header au fost mutate pentru a ncadra perfect spaiul total final.

n subsoluri putei include toate informaiile dorite!


De cele mai multe ori subsolurile sunt utilizate pentru a realiza statistici sumare i pentru a prezenta informaii generale despre subiectul respectiv. Figura 20-13 ilustreaz marcatorii care apar n mod obinuit ntr-un raport simplu Access 2000. Unele expresii nu sunt simple deloc!
Fig. 20-13: Putei alege ceea ce dorii dintr-o groaz de subsoluri!

De cele mai multe ori, marcatorii din subsol nu fac altceva dect s tipreasc numrul paginii sau un alt text, dar asta nu nseamn c nu putei include i chestiuni mai complexe. Fii foarte ateni la Figura 20-13 i mai ales la primul cmp al fiecrui subsol. Aceste cmpuri conin formule care arat tare ciudat i complicat! Fiecare dintre aceste formule este de fapt o combinaie de text i valoarea actual a cmpului din raport, iar aceast combinaie servete la

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

343

realizarea unei note informative pentru raport. Figura 20-14 ilustreaz rezultatele acestor bucele complicate de magie automat.
Aceste propoziii au fost realizate graie calculelor complexe.

Fig. 20-14: Iat care sunt rezultatele muncii depuse (ilustrate n Figura 20-13).

n exemplul dat, respectivul nume de familie este introdus mpreun cu un text standard (Summary for), iar pentru a numra nregistrrile grupului respectiv se folosete o anumit funcie. Partea final a expresiei este folosit doar pentru a v informa dac propoziia se termin cu cuvntul record sau records. Pentru a v ajuta s nelegei mai bine formula folosit pentru a realiza aceast ultim bucic de magie, Figura 20-15 v prezint expresia chiar n cadrul lui Expression Builder.

Fig. 20-15: Iat i cteva expresii pe care sunt sigur c nu dorii s le alctuii singuri singurei.

Reinei faptul c numele dintre parantezele drepte reprezint de fapt cmpuri ale bazei de date. Ultima parte a expresiei, adic cea de dup If este cea care observ dac propoziia se termin cu forma pentru singular, adic detail record sau cu forma pentru plural Detail records. Programul poate face aceast difereniere deoarece numr nregistrrile i dac suma acestora este unu nseamn c va tipri forma pentru singular; dac suma este orice alt numr mai mare dect 1, programului i este foarte clar c va tipri forma pentru

344

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

plural. Dac nu ar fi existat nici o nregistrare, seciunea n-ar mai fi fost tiprit deloc, i nu ar mai fi aprut nici sumarul seciunii.

Aceste chestiuni de baz au fost fcute special pentru nsumare


Programul Access 2000 conine multe funcii, dar cele prezentate n Tabelul 20-1 ctig premiul pentru Cele mai utilizate ntr-un raport al unui om normal. Aceste funcii realizeaz diferite nsumri ale cmpurilor din raportul dumneavoastr.

Tabel 20-1
Funcia Sum Maximum Minimum Average Count

Funcii rezumat
Descrierea funciei Insumeaz toate valorile cmpului Identific cea mai mare valoare din lista valorilor cmpului din aceast seciune Identific cea mai mic valoare din lista valorilor cmpului din aceast seciune Calculeaz media tuturor valorilor cmpului listate n seciunea respectov Numr cte valori sunt listate pentru cmpul respectiv n seciunea cu pricina Exemplu Sum(MinimumBid) Max([MinimumBid ]) Min ([MinimumBid]) Avg([MinimumBid]) Count([MinimumBid])

Dac facei dublu-clic pe un cmp calculat din raport nseamn c deschidei caseta de dialog Properties, caset care arat ca cea din Figura 20-16. Dac dorii s alegei un format pentru a v afia informaiile putei folosi prima linie a etichetei Format Aceste element de control eset cel mai util pentru a stabili care va fi look-ul raportului dumneavoastr. De asemenea, avei la dispoziie diferite opiuni pentru a stabili dac dorii ca dublurile unui cmp s fie afiate sau nu i pentru a mai stabili dac n cazul n care toate intrrile pentru acelai cmp au aceeai valoare se vor afia toate sau vor fi lsate i spaii libere. Aceste opiuni sunt foarte folositoare n seciunea Detail, unde s-ar putea s dorii (de fapt mai mult ca sigur) s fie afiat numai prima nregistrare din mai multe cu aceeai valoare pentru cmpul respectiv.

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

345

Fig. 20-16: Caseta de dialog Properties v permite s stabilii mai multe elemente dect ai fi crezut vreodat.

Eticheta Data conine patru intrri dintre care una este Control Source care v ofer informai despre calcule. Cea mai simpl modalitate de a ajunge la aceast pagin este executarea unui dublu-clic chiar pe cmpul respectiv i apoi, dup apariia casetei de dialog Properties, executarea unui clic pe eticheta Data. n partea inferioar a etichetei Data se afl o opiune unde trebuie s precizai dac intrarea este sau nu este o sum care se actualizeaz mereu. Acest element i spune programului Access 2000 dac trebuie ca de fiecare dat cnd apare antetul corespunztor s porneasc iar cu totalul de la zero sau dac trebuie doar s adune ntr-una pn cnd realizeaz un total imens. Dac setarea este No, nseamn c de fiecare dat cnd este tiprit antetul grupului (adic de fiecare dat cnd se modific intrrile cmpului de grupare), totalul redevine 0.
S
T FA

Dac Running Sum este setat pe Over Group sau Over All, atunci valoarea din grupul anterior este adunat cu cea a celorlalte grupuri. Aceast setare se poate dovedi foarte folositoare n cazul n care v este necesar un total mare sau o medie mare a unui grup de nregistrri. V recomand s folosii aceast opiune pentru a realiza calcule cum ar fi aflarea mediei unor regiuni n cadrul unui raport care prezint informaii pe scurt despre regiuni. Cu ajutorul opiunii Over Group calculul poate continua pentru toate grupurile acelei seciuni (i cnd spun seciune m refer la orice seciune care se afl ntre antetul grupului i subsolul grupului). Cu Over All, calculul poate contiuna indiferent de modul n care se modifi grupul.

Numerele paginilor i datele calendaristice


Dac dumneavoastr dorii, Access poate insera n cadrul anteturilor i subsolurilor anumite informaii. Dintre toate, cel mai important lucru (deci care merit s fie reiunut) este acela c Access poate insera numrul paginii i data calendaristic respectiv folosind comenzile Page Number i Data and Time care se afl sub meniul Insert.

346

________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel

Hei, ce pagin este aceasta?


Caseta de dialog din Figura 20-17 va aprea numai dup ce vei alege Insert Page Number.
Fig. 20-17: n cadrul acestei casete de dialog dvs. putei modifica modul n care va aprea numrul paginilor raportului respectiv.

n cadrul acestei casete de dialog avei la dispoziie cteva opiuni pentru a v satisface plcerea de numerotare a paginilor: Format: Dac dorii ca Access 2000 s tipreasc i cuvntul Page nainte de numrul paginii alegei Page N; dac dorii ca Access s calculeze numrul total de pagini i s precizeze acest lucru i n cadrul fiecrei pagini, dup specificarea numrului acesteia, alegei opune Page N of M. (i v va afia spre exemplu Page 2 of 15, adic Pagina 2 din 15.) Position: Aceast opune l informeaz pe Access cu privire la seciunea n care trebuie s fie imprimat numrul paginii, adic dac seciunea este Page Header sau Page Footer. Alignment: Aceast opiune v permite s stabilii poziia pe care o va avea numrul paginii. Facei clic pe sgeata din extremitatea dreapt a casetei tip list i defilai printre opiuni. Drum bun! Show Number on First Page: Dac dorii ca numrul paginii s fie afiat i pe prima pagin a raportului dumneavoastr trebuie s selectai aceast caset de validare. n schimb, dac dorii ca prima pagin s rmn imaculat i s nu fie numerotat, trebuie s v asigurai c aceast caset de validare este deselectat. Dac dorii s modificai modul n care este realizat numerotarea paginilor raportului dumneavoastr, n primul rnd trebuie s tergei manual cmpul numr de pagin prin executarea unui clic pe acesta apoi prin apsarea tastei

Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

347

Delete. Dup ce numrul a disprut i dac mai dorii n continuare s inserai alte numere de pagini alegei InsertPage Numbers.

Cnd spui c ai imprimat raportul?


Dac alegei InsertDate and Time va fi afiat caseta de dialog prezentat n Figura 20-18. n cadrul acestei casete de dialog, cele mai importante opiuni pe care trebuie s le luai n seam sunt Include Date i Include Time.
Fig. 20-18: Putei s v confesai programului Access i n legtur cu preferin-ele dvs. referitoare la modul de afiare al datei pe raport.

Dup aceasta putei alege formatul dorit pentru dat i or.Trebuie s v spun c pentru aceasta avei la dispoziie un numr de variante limitat.
S
T FA

Dumneavoastr nu putei fi cel (cea) care alege locul n care vor aprea data i ora deoarece programul Access 2000 le va pune ntotdeauna n cadrul seciunii Page Header. Totui, dac v tii mai mecheros v dau un sfat: folosii comenzile Cut i Paste pentru a muta marcatorii datei i orei n cadrul seciunii dorite, Ok?

Partea a V-a

Vrjitori, machete i alte chestiuni magice


Al 5lea val de Rich Tennant

PRIETENA MEA A FCUT O ANALIZ A VIEII MELE CU AJUTORUL UNEI FOI DE CALCUL I A REZULTAT DIAGRAMA ASTA. DUP CUM I POI DA SEAMA, CEA MAI MARE SPERAN A MEA ESTE CA EA S TREAC DE LA SPECIALIZAREA AUTOMATIC LA SPECIALIZAREA TERAPIE RECUPERATORIE.

n aceast parte
artea a Va v prezint elemente care sunt mult mai presus dect nite explicaii raionale (Oare cum i-ar sta frazei steia pe post de concluzie final?). Cele patru capitole ale sale v prezint o mare varietate de chestiuni care sunt foarte utile dac sunt folosite fiecare n parte dar care mpreun nu fac nici doi bani deoarece nu au legtur unele cu altele. Cnd v vei apuca s le citii vei vedea c singurul lucru pe care il au n comun aceste elemente este acela c ele nu au legtur cu nimic altceva. Capitolul 21 (destul de potrivit zilelor noastre) v face s simii c v aflai cu adevrat n secolul 21 (att dumneavoastr ct i datele dumneavoastr) i reuete acest lucru prin nglobarea Internet-ului una dintre cele mai faimoase faciliti ale lui Access 2000. De asemenea, v sftuiesc s consultai neaprat Capitolul 22 pentru a afla totul despre machetele programului Access 2000 (Of Doamne, tocilarul din mine ncepe s-i fac simit prezena!). Machetele sunt cu adevrat puternice i flexibile, iar creerea lor este cu adevrat distractiv! DA, ai citit binedistractiv! Capitolul 23 v poart ctre minunata lume a importului i exportului de date. Acest capitol v arat cum s analizai tot ceea ce se poate din tabelele dumneavoastr(Poate c ar fi bine ca dumneavoastr s ncepei s citii aceste capitole i ntre timp eu s ncerc s-mi ascund latura de tocilar nainte s fie prea trziu.)

Capitolul 21

Trimiterea datelor pe Web


n acest capitol Ce tie Access 2000 despre Internet Introducerea i folosirea hiperlegturilor Cum putei s v publicai creaiile pe Web Elemente complexe care v pot provoca cderea prului (Avei grij s nu chelii!)

a, este ct se poate de adevrat: nu am fost n stare s creez singur aa ceva. Ieri, programul Access era doar o baz de date, un instrument n plus cu care s v manipulai datele i s le vehiculai pe hard-disc-ul dumneavoastr sau n cadrul reelei locale. Astzi, Access 2000 reprezint o surs a informailor de pe Internet i intranet. Dac avei o dorin nebun de a v altura revoluiei online, sau dac tnjii dup distracia i profitul de pe autostrada electronic, sunt absolut sigur i v pot spune i dumneavoastr c programul Access 2000 (ca de altfel i restul de programe din pachetul Office 2000) este gata s v ofere toate acestea. Acest capitol arunc o privire scurt asupra tehnologiei care se ascunde n spatele noilor posibiliti online ale programului Access 2000 i apoi prezint cteva detalii despre hiperlegturi i despre publicarea bazelor de date on line. Capitolul se ncheie cu cteva subiecte de discuie complexe menite s v satisfac plcerea de a descoperi i alte lucruri (Si v rog s m credei c aceste elemente complexe au nite standarde att de nalte nct depesc i vechea scal de valori a tehnotocilarilor). Chiar de la nceput, acest capitol v prezint impetuos lucruri cum ar fi Internetul, intranet-urile corporaiilor i World Wide Web. Dac toi termenii tia v duc cu gndul la o teorie a unei conspiraii bazate pe tehnologie, este un semn ct se poate de clar c trebuie s v relaxai puin (n fond, doar nu credei c ar putea fi angajate attea fore pentru a pune mna doar pe dumneavoastr). Dup ce v-ai odihnit puin i suntei binedispus, procurai-v un exemplar al crii The Internet For Dummies, ediia a 6-a, de John Levine, Carol Baroudi i Margaret Levine Young (publicat de IDG Books WorldWide, Inc.) i citii ct

352

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

de mult putei. Dac dorii s ncercai Internet-ul ntr-o atmosfer plcut i fr pic de stres, procurai-v cartea America Online For Dummies, ediia a 5-a, scris chiar de subsemnatul i pregti-v de distracie! n orice caz, trebuie s petrecei ceva timp descoperind mai multe secrete legate de lumea online, deoarece informaiile sale sunt vitale pentru urmtorii ani ai carierei dumneavoastr (Acest lucru este foarte important!).

Programul Access 2000 i Internet-ul: O pereche made in Redmond


n prezent, se pare c toi productorii de software i promoveaz produsele pe Internet. Nimeni nu poate spune dac acesta este cursul natural al lucrurilor sau doar echivalentul marketingului pentru o situaie cum ar fi o cstorie cu fora, oricum cert este c toat lumea d iama n spaiul cibernetic. Din fericire, armonizarea Internet-ului cu programul Access 2000 este perfect, iar dac ar fi s lum in considerare o scal pentru a aprecia aceast potrivire, nivelul atins ar fi cel mai inalt posibil. BAzele de date reprezint o completare fireasc (mai bine zis perfect) a cunoscutului sistem informaional al Net-ului, World Wide Web-ul. Acesta ofer ntotdeauna mult interactivitate i un mediu de prezentare foarte flexibil. Totui, pn n prezent, publicarea unei baze de date pe Web era un proces complex care v solicita mult timp, efort i o voin nemaipomenit de a v smulge cu veselie prul de pe cap cu tot cu rdcin! Pentru ca acest proces de publicare a datelor s fie puin mai simplu i s nu v solicite att de intens podoaba capilar, compania Microsoft a venit cu o soluie pentru a ngloba Net-ul direct n programul Access 2000. Cheia magiei din culisele scenei este o nou tehnologie Microsoft intitulat ActiveX. De fapt, ActiveX constituie rspunsul companiei Microsoft la o alt inovaie Internet foarte cunoscut: Java. Deocamdat nu trebuie s fii stresai de tehnologie deoarece am s v dau nite veti bune: dac dorii s-l determinai pe Access 2000 s cnte dueturi cu Internet-ul sau cu intranet-ul companiei dumneavoastr, nu trebuie s tii nici mcar o boab tehnic despre ActiveX sau Java. Tot ceea ce trebuie s facei este s reinei c Active X este o versiune extra-super a tehnologiei OLE (Object Linking and Embedding), tehnologie care v permite s stocai o baz de date Access ntr-un document Microsoft Word i s realizai i alte numere de magie tehnologic. ActiveX are faciliti care le ntrec cu mult pe cele ale tehnologiei OLE, deoarece el tie si fac treaba cu precizie i n cadrul reelelor, nefiind limitat doar la executarea diferitelor lucruri legate de hard drive-ul calculatorului dumneavoastr.

Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________


T FA

353

Dac v ntreab cineva care v este prerea despre ActiveX sau despre Java, spunei i dumneavoastr ceva de genul Att ActiveX ct i Java sunt nite tehnologii redutabile i foarte promitoare. S nu cumva s v prind c n formularea rspunsului dumneavoastr omitei cuvntul redutabil deoarece acesta face parte dintre acele cuvinte-cheie tip slogan pe care nu-l nelege nimeni dar cu care toi sunt de acord. Puterea de Internet a programului Access 2000 provine direct de la Internet Explorer, navigatorul Microsoft Web i este transmis printr-o conduct nemaipomenit intitulat ActiveX. Cnd vei lucra cu hiperlegturi, cnd vei naviga pe Net cu ajutorul unei machete sau cnd vei cuta intranet-ul companiei dumneavoastr vei vedea c Internet Explorer este cel care face toat munca din spatele cortinei. Chiar i atunci cnd pare c programul Access 2000 este foarte preocupat de toate lucrurile, s tii i dumneavoastr c informaiile Internet provin direct de la Internet Explorer. A, i nc ceva: tehnologia ActiveX face ca totul s par impecabil. Pentru a-l determina pe Access 2000 s fac tot felul de scamatorii cu Internetul trebuie s instalai Internet Explorer 5.0 (bineneles c i versiunile mai noi sunt binevenite; n definitiv, numai Cel de Sus poate ti cte versiuni noi mai creaz cei de la Microsoft pn la momentul n care vei citi dumneavoastr aceast carte). Pe lng aceast instalare mai trebuie s fii conectai i la Internet (sau la intranet-ul companiei dumneavoastr), iar conexiunea trebuie s foloseasc fiierul intitulat Winsock (pe 32 bii), care este incorporat n Windows (Internet Explorer 5.0 nu merge cu Winsock pe 16 bii- imi pare ru pentru dumneavoastr, dar asta este viaa!). Aadar, Winsock reprezint nc o pies care face parte din codul Windows i care le ajut pe aplicaii s converseze cu Internet-ul. Dac nu cunoatei toate detaliile tehnice referitoare la conectarea la Internet a calculatorului dumneavoastr, nu este nici o problem, dar absolut nici una deoarece avei voie s punei ntrebri. n acest caz, v sugerez ca nainte de a merge mai departe s-i consultai pe specialitii n IT din compania dumneavoastr. Dac suntei pe cont propriu i nu avei la ndemn un departament de specialiti din cadrul organizaiei la care lucrai, ncercai s apelai la provider-ul dumneavoastr de Internet i s s-i solicitai ajutorul, deoarece la urma urmei i pltii i pentru aa ceva, nu?

Hiperlegturile astea chiar nu pot lua o pastil pentru a se mai calma puin?
Chiar n centrul discuiei despre Internet se afl nimeni altul dect cuvntul hiperlegtur. Dei aceasta sun mai degrab ca i cum ar fi un fel de prezentatoare a vreunui joc televizat cu audien mare, hiperlegturile sunt de

354

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

fapt nite compartimente speciale de stocare a elementelor cu care dorii s obinei diferite legturi. De asemenea, trebuie s tii c hiperlegturile v pot conecta la o mulme de locaii Internet i intranet, aa cum se prezint i n Tabelul 21-2.

Tabelul 21-1
Legtura file:// ftp:// Gopher:// http:// mailto News

Hiperlegturile din Access 2000


Descriere Deschide un fiier local sau unul de pe reea File Transfer Protocol (standard Internet utilizat pentru transmiterea de fiiere de pe un calculator pe altul); face legtura cu un server FTP. Face legtura cu un server Gopher din reea sau cu Internet-ul. Hypertext Transfer Protocol (protocol specializat pe transmisia documentelor de tip hypertext); deschide o pagin World Wide Web. Trimite e-mail-uri ctre o adres Internet sau ctre o adres din reeaua local. Deschide un grup de tiri Internet(newsgroup-conferine pe reeaua USENET organizate n mai multe grupuri ce includ comp, soc i alt)

Tabelul 21-1 conine cei mai cunoscui i obinuii marcatori care sunt utilizai n prezent. Dac dorii s vedeti o list complet a marcatorilor care-i sunt cunoscui lui Access 2000 apsai tasta F1 pentru a deschide sistemul de Help al programului i apoi cutai cuvntul hyperlink. Dac navigai cu regularitate Wolrd Wide Web-ul, muli dintre marcatorii afiai vi se vor prea familiari. Dei majoritatea acestora sunt adaptate la aplicaiile pentru Internet/ intranet, programul Access 2000 poate utiliza hiperlegturile i pentru a identifica documentele Microsoft Office stocate n interiorul firmei. Aadar, v spun clar c aceast tehnologie este att de flexibil nct nici nu are limite; sau, ba da are, dar limita este cerul.

Cum s adugai un cmp de tip hiperlegtur la tabela dumneavoastr


Sunt sigur c nu putei fi att de haini inct s lsai hiperlegturile s tot hoinreasc fr a avea o locuin stabil, nu? i uite asa programul Access 2000 mai dispune i de un nou tip de cmp creat special pentru astfel de date.Probabil c dumneavoastr ai i ghicit c acest cmp de care vorbesc se intituleaz cmpul tip hiperlegtur. Figura 21-1 v prezint structura unei tabele care conine i un cmp de tip hiperlegtur. Se poate observa c acest cmp seamn aproape n totalitate cu celelalte cmpuri care-l nconjoar.

Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________

355

Nu se poate spune c pentru a aduga un cmp de tip hiperlegtur la o tabel de-a dumneavoastr exist cine tie ce pai speciali, deoarece chiar nu exist! Aadar, tot ceea ce trebuie s facei este s urmai aceiai pai pe care i-ai urma dac ai dori s adugai orice alt tip de cmp la tabela respectiv. 1. Deschidei tabela n vizualizarea Design. Vei observa c pe ecran va aprea o fereastr cu sturctura tabelei. 2. n continuare, facei clic pe punctul n care dorii s apar noul cmp i apoi alegei din meniul principal InsertRows. Efectul acestor acuni ntreprinse de dumneavoastr va fi apariia unui rnd liber(gol) n cadrul structurii tabelei dumneavoastr, aa cum este ilustrat i n Figura 21-2. 3. Introducei un nume pentru cmpul respectiv i apoi apsai pe Tab sau poziionai cursorul n coloana Data Type. Cmpurile de tip hiperlegtur au i ele nume, la fel cum se ntmpl i n cazul celorlalte tipuri de cmpuri. Acum, ce Dumnezeu, doar nu vrei s se simt ale nimnui! 4. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl n coloana Dat Type, alegei Hyperlink din meniul autoderulant i apoi, dup ce ai terminat apsai pe Tab. Asta a fost cam toat magia- trebuie s urmai aceiai pai ca i n cazul oricrui alt tip de cmp (Asadar, chiar dac sunt puin mai speciale, cmpurile de tip hiperlegtur se comport ca i celelalte cmpuri ale din vizualizarea Design.). 5. Introducei o scurt descriere a cmpului, bineneles numai in cazul n care dorii s o facei. 6. Pentru a salva modificrile efectuate, alegei din meniul principal FileSave. Ei i uite aa noul cmp tip hiperlegtur i ocup locul n tabel, cu mndrie (aa cum este ilustrat i n Figura 21-3).

356

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

Fig. 21-1: Acest tabel conine un cmp de tip hiperlegtur.

Fig. 21-2: Iat cum se creaz un spaiu nou pentru un cmp nou!

Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________

357

Fig. 21-3: Adugareaa unei hiperlegturi se face la fel cu adugarea oricrui alt tip de cmp.

Introducerea hiperlegturilor (i folosirea lor, bineneles)


n definitiv, hiperlegturile sunt tot date, aa c nu trebuie s ntreprindei nimic aparte pentru a le convinge s fac parte din tabelele dumneavoastr. De fapt, tot ceea ce trebuie dumneavoastr s facei este s butonai tastatura! ntr-adevr, recunosc c hiperlegturile arat puin altfel dect datele normale (a se vedea Figura 21-4), dar nu este nimic ru n asta; totul este OK. De cele mai multe ori, hiperlegturile sunt asemenea cmpurilor obinuite; trebuie s se distreze i ele un picut.

Fig. 21-4: Hiperlegturile sunt echipate automat cu formatri speciale.

358

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

Dei majoritatea hiperlegturilor stocheaz adrese World Wide Web sau alte adrese Internet, de fapt ele pot face legtura cu orice element din lumea asta. Datorit marcatorilor flexibili, hiperlegturile identific i nteleg totul despre paginile Web, despre serverele intranet, despre obiectele bazelor de date (rapoarte, machete i alte asemenea), ba chiar mai mult, hiperlegturile neleg chiar i documentele Microsoft Office aflate pe calculatorul dumneavoastr personal sau pe alt calculator din reea. Avnd n vedere toate informaiile de mai sus, v pot spune c utilizarea hiperlegtuilor este i ea foarte simpl. Concret, iat care sunt paii: 1. Conectai-v la reeaua local sau la Internet. nainte de a consimi s-i fac apariia, Internet Explorer trebuie s tie cu siguran c totul este n regul i funcioneaz. (Ce software de prima mn i totodat copilros!) 2. Deschidei baza de date Access 2000 pe care dori s-o utilizai i apoi deschidei tabelul care conine acele hiperelegturi minunate. De-abia acum ncepe distracia! 3. Facei clic pe hiperlegtura dorit. Dup cteva momente de gndire profund, Internet Explorer apare pe ecran, afind site-ul Web gsit la destinaia aleas de dumneavoastr, cum putei vedea i n Figura 21-5. Dac destinaia legturii este alta dect un site Web, Windows deschide automat programul corespunztor necesar pentru a se putea descurca cu marfa pe care o are de oferit legtura respectiv (Nu-i aa c atunci cnd funcioneaz, tehnologia este uluitoare?).

Fig. 21-5: i iat c site-ul Web apare ct ai face clic!

Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________


S

T FA

359

Cteva cuvinte despre World Wide Web (i motivele pentru care v-ar psa de WWW)
Dei toat chestiunea asta lelgat de hiperlegturi v poate prea i suna ca fiind ceva care face reclam tehnologiei de vrf, v spun cu mna pe inim c de fapt este foarte important. Din ce n ce mai multe afaceri i expun informaiile pe World Wide Web. De asemenea, din ce n ce mai multe companii ii creaz intranet-uri (servere de Web particularizate care ofer informaii tuturor angajailor conectai la reeaua respectiv). Noile faciliti ale programului Access 2000 l poziioneaz pe acesta n mijlocul agitaiei Web i intranet, iar acest lucru reprezint o oportunitate extraordinar pentru dumneavoastr. Tot ceea ce se tie despre Web i tehnologia intranet este att de nou nct se situeaz n afara granielor organizatorice. Astfel, sarcinile care n trecut reveneau n mod obinuit unor specialiti n calculatoare, n prezent aterizeaz n donemiul artelor grafice, n marketing i aproape oriunde altundeva. De asemenea, se remarc apariia peste noapte a unor posturi noi, apariie cauzat de lupta continu care se d ntre companii i noile i puternicele faciliti de comunicare ale Web-ului. Poate v sun cam haotic chestia asta, dar chiar aa este! Dac suntei interesai ca viaa dumneavoastr profesional, cariera dumneavoastr s urmeze un nou curs n firma n care lucrai, este posibil ca tocmai cunoaterea elementelor legate de Web s constituie modalitatea de obtinere a celor dorite. Aadar, fie c v reorientai spre dezvoltarea site-urilor Web, spre managementul informaiei sau c v facei propria firm de consultan Web, sunt sigur c va fi o alegere extraordinar, care v va oferi posibiliti inedite. Cu alte cuvinte: plonjai direct n miezul probelmei i descoperii elementele care v ateapt!

Cum putei trimite datele dumneavoastr pe Web


Acum cnd Access 2000 conine cele mai grozave informaii, de ce s nu mprtii aceast bucurie i celorlali colegi ai dumneavoastr, sau chiar s le publicai astfel nct s le vad toat lumea? Fie c realizai un site comercial n care avei n vedere satisfacerea dorinelor de obinere a faimei i pe ctigarea de premii on line, fie c realizai un internet care s funcioneze ntre departamente i care s determine o schimbare major n compania dumneavoastr, programul Access 2000 conine toate instrumentele de care avei nevoie pentru a trimite datele direct pe Web (aadar, obinei forma dorit n doar cteva momente!).

360
S
T FA

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

Dei pentru a construi pagini Web cu ajutorul programului Access 2000 nu trebuie s tii nimic despre HTML, probabil c pn s terminai proiectul, tot vei ti cte ceva. Dac dorii s nvai treptat elementele legate de HTML i s evitai o trecere prea brusc care s-ar putea dovedi dureroas, v sftuiesc s citii cartea HTML 4 For Dummies de Ed Tittel i Steve James sau s v procurai un exemplar al crii Creating Cool HTML4 Web Pages de Dave Taylor (ambele cri au fost publicate de IDG Books WorldWide, Inc.). Cu ajutorul programului Access 2000 v putei publica datele n dou moduri: static i dinamic. Alegerea variantei pe care o vei folosi pentru proiectul dumneavoastr se face n funcie de echipamentul, scopurile i cunotinele pe care le avei la ndemn. Iat o scurt comparaie a celor dou opiuni: Static: Aceast opiune convertete ceea ce dorii dumneavoastr din Access 2000 n HTML. Numele acestei opiuni reflect faptul c chestiunea pe care o convertii nu se modific de-a lungul timpului; deci are loc un fel de fotografiere a datelor dumneavoastr. Dac adugai mai multe nregistrri n tabel i dorii s fie incluse i aceastea n chestiunea pentru Web va trebui s realizai nc o dat toate paginile Web. Conversiunea static reprezint o opiune nemaipomenit pentru listele de adrese i cataloagele care nu se modific prea des. De asemenea, aceast opiune constituie un punct de plecare foarte potrivit atunci cnd analizai posibilitile i facilitile oferite de Web. Selectnd FileExport putei converti aproape orice obiect Access 2000 (tabel, interogare, machet i raport) ntr-o pagin Web static (Pentru mai multe amnunte referitoare la exportarea fiierelor consultai secunea urmtoare.). Dynamic: n loc s creeze o pagin HTML simpl care conine toate datele dumneavoastr, opiunea Dynamic realizeaz o delicates nemaipomenit pe care Access 2000 o denumete pagin de accesare a datelor. Aceasta reprezint o pagin HTML care ofer oamenilor posibilitatea de a accesa datele dumneavoastr, astfel nct acetia s poat vedea (i chiar s i modifice) informaiile respective prin reeaua companiei sau de pe Web. Paginile de accesare a datelor pot fi combinate numai cu tabele i interogri Access. Datorit lui Data Access Page Wizard, realizarea unei pagini de accesare a datelor nu este dificil deloc. Si totusi, din cauza faptului c toat magia asta tehnic solicit o cooperare serioas i fructuoas ntre serverul Web, programul Access 2000 i baza dumneavoastr de date, nu se poate spune c implementarea noii pagini de accesare a datelor este chiar o treab pentru nceptori. Pentru mai multe informatii referitoare la aceast problem consultai seciunea intitulat Ce-i i cu aceast pagin de accesare a datelor? (tot n cadrul acestui capitol).

Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________

361

Chiar dac detaliile care v sunt necesare pentru a face s funcioneze o pagin de accesare a datelor pot solicita i intervenia unei persoane cu pregtire n acest domeniu(care poate fi i cheal; ca i mine de altfel), practic oricine poate crea o astfel de pagin dac este ajutat de Vrjitor. Procesul se desfoar asemntor cu Form Wizard sau Report Wizard. Iat detaliile pas cu pas: 1. Deschidei baza de date care conine datele destinate intranet-ului sau Web-ului. Iat c fereastra baz de date a i srit pe ecran! 2. Facei clic pe butonul Pages de pe bara Objects aflat n partea stng a ferestrei. Fereastra baz de date se modific i afieaz trei opiuni legate de paginile de accesare a datelor. 3. Facei dublu-clic pe opiunea Create data access page by using wizard (aa cum este ilustrat i n Figura 21-6) Dup o activitate intens gratuit a hard drive-ului i face apariia i Data Access Page Wiazaard (n sfrit!).

Fig. 21-6: Pentru a-l chema la datorie pe Data Access Page Wizard trebuie s facei clic chiar aici!

4. Pentru a fi afiat o list cu tabelele i interogrile bazei de date curente trebuie s facei clic pe steata ndreptat n jos care se afl in caseta Tables/Queries. Facei clic pe cea pe care o dorii n cadrul paginii de accesare a datelor. Fereastra Available Fields v prezint toate cmpurile tabelei sau interogrii selectate. S v spun un secret: draguele cmpuri ateapt cu nerbdare s trecei la pasul 5.

362

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

5. Pentru fiecare cmp pe care dorii s-l introducei n pagina de accesare a datelor trebuie s executai aceleai micri, adic s facei clic pe numele acestuia i apoi din nou clic pe butonul care are inscriponat semnul mai mare (>). Cmpurile selectate sar bucuroase n lista Selected Fields.
S
T FA

Pentru a selecta toate cmpurile posibile n lista Selected fields trebuie s facei clic pe butonul >> (cel pe care semnul mai mare apare de dou ori). Dac dorii s ndeprtai un cmp, facei clic pe intrarea sa din lista Selected Fields i apoi din nou clic pe butonul < (cel care are semnul mai mic). Dac dorii s tergei toat lista i s ncepei totul de la capt, facei clic pe butonul << (cel pe care semnul mai mic apare de dou ori). 6. Repetai paii 4 i 5 pentntru fiecare tebel i interogare pe care dori s o includei. Dup ce ai terminat cu toate cmpurile, facei clic pe Next. Datorit faptului c paginile de accesare a datelor sunt foarte detepte i neleg pe deplin ce nseamn s existe mai multe tabele relaionale i neleg i modul de funconare al acestora putei insera n aceeai pagin de accesare chiar i cmpuri din mai multe tabele. Dac dorii s aflai mai multe detalii legate de relaiile, legturile dintre date este cazul s revenii la Capitolul 5. Dac dorii sfaturi referitoare la alte tipuri de relaii v sftuiesc s consultai un consilier specializat. 7. Dac dorii ca datele dumneavoastr s apar pe grupuri n cadrul noii pagini de accesare a datelor trebuie s facei clci pe cmpurile cu ajutorul crora dorii s realizai subgrupuri ale nregistrrilor i apoi s executai clic pe butonul > (cel cu semnul mai mare)-i astfel grupurile vor fi adugate. Dup ce ai terminat, facei clic pe Next. Dup ce s-a realizat gruparea, programul Access 2000 trece mai departe la sortarea informaiilor i la realizarea unui sumar al acestora.

T FA

Grupurile unei pagini de accesare a datelor au acelai rol i pot fi utilizate n acelai mod n care pot fi utilizate i grupurile din cadrul unui raport.Pentru mai multe detalii despre gruparea datelor revenii la Capitolul 18. 8. Pentru a sorta i mai mult nregistrrile selectai un cmp de pe pagina Sort order and summary information. Dup ce ai terminat facei clic pe Next.

Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________

363

De cele mai multe ori nu este nevoie s aranjai datele nc o dat deoarece pn n acest moment ele au fost deja tiate i spnzurate de cteva ori datorit opiunilor de grupare. Dac chiar avei gnduri negre pentru datele dumneavoastr, s tii c avei libertatea de a aduga nc maxim patru niveluri de sortare i sumarizare. 9. La sfrit, programul Access 2000 v va solicita s atibuii un titlu paginii respective. Asadar, introducei titlul dorit i apoi facei clic pe Finish. Vrjitorul face glgie mare, se rotete, se-nvrtete ce mai: face puin parad! Dup perioada de ateptare care este destul de mare pentru a demonstra c intregul proces este incredibil de complex, Vrjitorul v livreaz pagina de accesare n forma sa final, aa cum se poate observa i n Figura 21-7.

Fig. 21-7: Iat pagina de accesare a datelor n forma sa final! (trebuie s recunoatei c arat grozav i pare folositoare)

10. V sftuiesc s testai noua pagin. Acest lucru se poate realiza prin pornirea navigatorului dumneavoastr Web i ncrcarea paginii, cu scopul de a arunca o privire rapid (aa cum este ilustrat n Figura 21-8). Dac dorii ca aceast pagin s fac parte dintr-un site comercial de o dimensiune impresionant v sftuiesc s vizualizai pagina cu mai multe navigatoare. S-ar putea s fie nevoie s modificai puin fiierul pentru ca aceasta s arate bine (sau mcar acceptabil) atunci cnd este vizualizat cu diferite navigatoare.

364
S

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

T FA

Ce-i i cu aceast pagin de accesare a datelor?


Paginile de accesare a datelor sunt destul de grozave deoarece ele ofer date de ultim or (mai bine zis de ultim secund) prin intermediul celui mai cunoscut sistem informaional al Internet-ului. M ntreb foarte sincer ce altceva v-ai mai putea dori? Ei bine, la fel de sincer vorbind, ai putea spune c ai dori ca procesul implementrii s fie mai puin complex. Pentru ca dinamicele pagini Web s funcioneze este necesar ca o ntreag armat de produse Microsoft s lucreze mpreun i n perfect armonie n spatele cortinei. Chiar dac credei c acum tii i avei ceea ce v trebuie pentru a realiza cele dorite (i aici m refer la faptul c tii Access 2000), v anun c aceasta este numai o treime din povestea pe care trebuie s-o cunoatei. Urmtorul articol de pe lista cu cele trei elemente este nsui server-ul dumneavoastr de Web. Sistemul cel voluminos (de exemplu un server Web conectat direct la Internet) necesit un server Microsoft Windows NT pe care s funconeze produsul Microsoft Internet Information Server (n cazul n care credei c toat chestia asta complicat sun foarte preios i super tehnic trebuie s recunosc c avei dreptate.). Exist anse foarte mari ca dumneavoastr s vei nevoie de ajutor pentru asamblarea, rsucirea i n general pentru a-l face pe sistem s vi se supun. Totui, n cazul n care intele dumneavoastr nu sunt att de nalte este posibil s putei s v descurcai i singuri. Asadar, n cazul unui server Web de dimensiuni reduse i care funcioneaz n cadrul unei reele locale, putei ncera s utilizai produsul Microsoft Personal Web Server. Acesta utilizeaz pe post server Web multi funcional un simplu calculator Windows conectat la reea. Totui, trebuie s avei n vedere faptul c este acesta este doar un produs de volum redus destinat reelor locale i prin urmare s nu v ateptai la cine tie ce performane (S nu cumva s credei c putei accesa Internet-ul de pe un astfel de server!). Vestea bun este c dac dumneavoastr ai cumprat deja un CD cu Microsoft Office 2000 este posibil s avei chiar acest software de care tocmai v-am vorbit. Dac dorii s aflai mai multe detalii despre una dintre aceste opiuni apsai tasta F1 sau facei clic pe Asistenul Office, introducei numele server-ului Web i apoi apsai Enter.

Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________

365

Fig. 21-8: Iat o treab destul de bunicic avnd n vedere faptul c a rezultat dintr-un software cam slbu!

Elemente complexe pentru acele momente n care v simii nite veritaibili tocilari
Dac simii c problemele discutate pn acum n acest capitol v limiteaz i v inhib pornirile tewhnologice nu trebuie s v ngrijorai deoarece inutul din care se trag aceste informaii este foare bogat i prin urmare mai sunt destule subiecte de discutat. Iat cteva idei care sper c v vor trezi interesul, v vor menine tonusul ridicat, vor duce la perfecionarea paginilor Web i v vor ajuta s reuii s avei nite machete Access 2000 care s arate grozav. Trebuie s tii c fiecare element are o descriere sumar, iar pentru ca Asistenul Office s v ofere toate detaliile pe care le ateptai, trenbuie s specificai cel puin un cuvnt. Export to HTML: acestea sunt cuvintele pe care trebuie s le introducei dac dorii s aflai c: Exportarea bazelor de date, a raportelor i a machetelor direct ca pagini HTML statice se face prin alegerea FileExport. Pentru a v converi datele ntr-o pagin Web care nu poate fi clintit sub nici o form (adic care este static) trebuie s executai doar un clic sau vreo dou clic-uri

366

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

rapide. Aceast opiune este grozav n cazul n care tii foarte bine HTML i dorii s realizai rapid cteva pagini cu informaii pregtite pentru scamatorii manuale. Cutai: export to HTML. Introducei hiperlegturile dorite direct n rapoartele i machetele dumneavoastr! Programul Access 2000 v permite s atasai hiperlegturi direct butoanelor de comenzi, etichetelor sau imaginilor. Dac v intereseaz aa ceva v sftuiesc s cutai dup cuvintele cheie: add hyperlink to form. Creai fiiere ablon HTML pentru ca tabelele dumneavoastr pe care le exportai s arate, s se comporte i s fie echipate la fel. Dac creai mama tuturor site-urilor Web de baze de date, v asigur c cu ajutorul fiierelor ablon vei economisi o groaz de timp. n plus, aceastea fac ca site-ul dumneavoastr s arate profesionist i bine (din punct de vedere al dotrii). Cutai: HTML template files. Adugai un navigator Web oricrei machete Access 2000. Aadar, vei putea naviga prin documentele Web accesndu-le direct dintr-o machet (fra a mai fi necesar s trecei de la Access 2000 la navigatorul Web). Aceast facilitate v ofer nite posibiliti incredibile n ceea ce privete intranet-urile organizaiilor i Internet-ul. Cutai dup cuvintele cheie: Web page on a form.
T FA

Aceste faciliti reprezint doar faada (partea vizibil) a tuturor posibilitlor pe care vi le pune la dispoziie progarmul Access 2000. Pe lng faptul c lucreaz cu Net-ul, Access 2000 coopereaz foarte fructuos i cu ceilali membrii ai pachetului de programe Microsoft Office 2000. Exist att de multe lucruri referitoare la acest subiect (referitoare la programele care interacioneaz ntre ele) care merit s fie cunoscute nct Microsoft a realizat chiar un fiier imens pe aceast tem. Uimitor este faptul c fiierul poate fi consultat gratis pe Internet. Dac dorii s obinei mai multe detalii referitoare la aceste lucruri v sftuiesc s-i solicitai ajutor Asistentului Office care v poae oferi informaii despre kit-ul Office 2000.

Capitolul 22

Realizarea machetelor care arat superb i funcioneaz extraordinar


n acest capitol S aruncm o privire asupra machetelor programului Access 2000 Cum s realizai o machet utiliznd facilitatea Form Wizard Cum s realizai machete simple cu ajutorul AutoForm Wizard

achetele de hrtie sunt sufletul oricrei ntreprinderi. Dac ele n-ar fi existat, probabil c viaa ar fi fost mai simpl i am fi avut mai muli copaci, dar acest comentariu se abate de la subiect, aa c trec mai departe. Din cauza faptului c viaa real este oglinda n care se uit cu atenie i pe care o analizeaz inginerii de sistem (i de multe ori aceast imagine i descurajeaz) atunci cnd proiecteaz diferite programe, programul Access 2000 dispune de posibilitatea dorit dintotdeauna de a vizualiza i a lucra cu machete. Cu toate acestea, dumneavoastr nu trebuie s v fie team, deoarece machetele electronice sunt de nenumrate ori mai prietenoase dect suratele lor mai demodate, i m refer aici la ngrozitoarele PBF-uri (machete bazate pe hrtie). De fapt, s-ar putea chiar s v dai seama c v place s v jucai cu machete n Access 2000 (Dac vi se ntmpl aa ceva, s nu mai spunei nimnui!). Acest capitol prezint lucrurile pe care le pot face machetele n folosul dumneavoastr, cteva modaliti diferie de a realiza machetele i de asemenea, v ofer cteva sfaturi pentru a v particulariza machetele astfel nct s se potriveasc ntocmai cerinelor i dorinelor dumneavoastr.

____________________________________________ Introducere n

369

Machetele de taxe i cele de date sunt animale foarte diferite


Toate machetele sunt diferite, adic nu sunt realizate la fel. Machetele din hrtie se pot transforma ntr-o clipit n veritabile avioane de hrtie, ocup mult spaiu, sunt greu de actualizat, i (n funcie de numrul machetelor implicate) pot constitui chiar un adevrat pericol iminent pentru securitatea dumneavoastr n cazul n care se strng att de multe nct sunt aezate sub forma unui teanc de hrtii. Pe de alt parte, machetele programului Access 2000 se pot actualiza ntr-un mod foarte simplu, sunt uor de memorat nici nu prea se ntmpl s constituie un risc n ceea ce privete securitatea dumneavoastr (dei proiectarea unei machete v poate pune n pericol productivitatea, deoarece este distractiv). n Access 2000, machetele sunt un fel de versiune digital a suratelor lor de hrtie, dar asemnarea dintre cele dou se oprete la numele lor; de aici ncolo, totul este diferit. Machetele programului Access 2000 au diferite avantaje fa de machetele de hrtie care au devenit demodate, i v vor termina dac suntei obinuii s defilai printre datele dumneavoastr n vizulizarea Datasheet. n continuare va voi prezenta cteva exemple referitoare la modul n care machetele Access 2000 v pot ajuta s vizualizai datele mai uor. Scpai din ghearele vizualizrii Datasheet: n loc s defilai nainte i inapoi prin foaia de date, concentrai-v la un moment dat pe o singur nregistrare ale crui date se ntind pe un singur ecran. Facei modificri dup dorin: n momentul n care nevoile dumneavoastr se modific, deschidei macheta n vizualizarea Design i actualizai-o. Avantajul este c, spre deorsebire de utilizarea suratele lor de hrtie, n acest caz nu trebuie s v facei griji n privina reciclrii celor 10000 de copii rmase din vechea machet. Vizualizai datele aa cum dorii dumneavoastr: Programul Access 2000 v permite s luai un set de date i s-l prezentai n attea tipuri de machete diferite cte dorii dumneavoastr, fr a fi necesar s introducei din nou datele. Creai o machet special pentru tipii care introduc datele, alt machet pentru analitii dumneavoastr, i o a treia chiar pentru dumneavoastr. Machetele bine proiectate au avantajul inegalabil c ofer informaiile corecte persoanelor care trebuie, fr a oferi i date de care acetia nu au nevoie. Vizualizai intrrile dintr-un tabel sau rezultatele unei interogri: Machetelor le este la fel de uor s extrag date din tabele sau din

370

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

interogri. Machetele bazate pe interogri sunt extraordinar de flexibile deoarece afieaz ntotdeauna cele mai noi informaii. Combinai date din tabele ntre care exist legturi: O machet poate afia date din mai multe tabele relaionale. De asemenea, mai trebuie s tii c machetele utilizeaz automat relaiile care exist n cadrul bazei dumneavoastr de date. Asemenea rapoartelor i interogrilor, i machetele sunt stocate n fiierul baz de date i se gsesc n spatele butonului lor particularizat, aa cum este ilustrat i in Figura 22-1. Machetele sunt obiecte Access 2000 desvrite , astfel nct dumneavoastr putei face tot felul de mecherii cu ele.

Fig. 22-1: Este foarte relaxant s tiu c machetele se afl acolo unde le-am lsat.

n funcie de necesitile dumneavoastr, putei urma orice modalitate de a realiza machete. Dac mergei pe varianta Form Wizard, trebuie s tii c aceasta v ofer o abordare foarte tacticoas prin care suntei luai de mnu, purtai printr-un lan de ntrebri i abia apoi vei putea beneficia de vizualizarea nou produsei machete care, sincer s fiu nu prea are nici sare, nici piper. Cele trei instrumente AutoForm realizeaz aceleai machete ca i Form Wizard, dar spre deosebire de cea din urm, nu v ntreab nimic. n cele din urm, n cadrul abordrii manuale, programul Access 2000 stabilete un tip de machet goal, v pune la dispoziie o caset de instrumente plin cu bunti care in de machete, d noroc cu dumneavoastr i apoi dispare pentru a face ceva hazliu n timp ce dumneavoastr realizai o machet da capo al fine.
S
T FA

Eu sunt adeptul lucrurilor simple i prin urmare acest capitol v explic pe larg cum s v folosii de facilitile Form Wizard i AutoForm n vederea realizrii unor machete de baz pentru dumneavoastr. Capitolul se ncheie cu niruirea unor sfaturi i mecherii pentru a transforma aceste Capodopere de Vanilie n Machete cu adevrat nemaipomenite.

____________________________________________ Introducere n

371

Cum s creai o machet printr-o singur atingere a baghetei magice


n cazul machetelor proiectate pe calculator (v rog s sesizai c nu am spus machete uluitoare sau machete incredibil de utile), cea mai simpl cale spre cel mai bun rezultat este utilizarea facilitii FormWizard. Ca i n cazul celorlali vrjitori ai programului Access 2000, FormWizard v ndrum prin procesul de creaie, bombardndu-v cu ntrebri ntr-o asemenea msur nct, uneori, dumneavoastr ai vrea s-i spunei s mai creasc odat i s mai hotrasc i singur, fr a v mai sci att! Pentru a folosi facilitatea FormWizard i pentru a o face s funcioneze, urmai paii: 1. Deschidei fiierul baz de date i facei clic pe butonul Forms de pe bara Objects aflat n partea stng a ferestrei. Programul Access 2000 afieaz o list a machetelor aflate n baza dumneavoastr de date. Dac lista respectiv este goal nu trebuie v panicai, deoarece tocmai suntei pe cale de a schimba ceva n aceast privin. 2. Facei clic pe New. n urma acestei aciuni va aprea caseta de dialog New Form.
S
T FA

Data viitoare cnd vei dori s creai o machet, n loc de utilizarea lui New putei s facei dublu-clic pe Create form, astfel utiliznd opiunea vrjitorului. Gndii-v la aceast opiune ca la un fel de scurttur ctre brlogul vrjitorului. 3. Facei dublu-clic pe Form Wizard din cadrul casetei de dialog (ilustrat n Figura 22-2). n acest moment, hard-disc-ul calculatorului scoate nite sunete ca i cum s-ar lupta cu el nsui. Dup ce nu se mai aud aceste zgomote, Vrjitorul Form pornete n aciune. 4. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos n cadrul casetei Tables/Queries pentru a lista tabelele i interogrile din baza dumneavoastr de date i apoi selectai acela care conine cmpurile pe care dorii s le vizualizai cu aceste machete.

372

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

Vrjitorul Form listeaz cmpurile disponibile. Acum spunei-i vrjitorului c dorii s fie afiat macheta. 5. Facei dublu- clic pe un nume al unui cmp din lista Available Fields pentru a include a fi inclus n macheta dumneavoastr.
T FA

Dac dorii s vedei toate cmpurile, facei clic pe butonul >> aflat n mijlocul ecranului. Pentru a ndeprta un cmp ales din greeal, facei dublu-clic pe numele su n lista Selected Fields i vei vedea cum cmpul revine n acea parte a casetei de dialog intitulat Available Fields.

Fig. 22-2: Amintindu-i Vrjitorului Form despre

6. Repetai procesul pentru fiecare cmp destinat machetei. Dup ce ai terminat cu toate cpurile, facei clic pe Next (ca n Figura 22-3).

Fig. 22-3: Cmpurile sunt gata, aa c este timpul s mergem mai departe.

____________________________________________ Introducere n
7. Dac selectai cmpuri din mai multe tabele, Vrjitorul Form se oprete pentru un moment pentru a v ntreba cum dorii s fie organizate datele n cadrul machetei dumneavoastr. Facei clic pe opiunea dorit din lista aflat lng numele cmpului din partea stng a casetei de dialog i apoi facei clic pe Next. Dac n acest momentVrjitorul Form v pune vreo ntrebare referitoare la aspectul machetei, trecei la pasul urmtor. 8. n continuare, Vrjitorul Form dorete s tie cum dorii s fie afiate datele n cadrul machetei. Pstrai opiunea Columnar (sau Datasheet, dac aceasta este opiunea implicit pe ecranul dumneavoastr) i apoi facei clic pe Next. Acesta este nc un caz care face parte din acelea n care programul Access 2000 are att de multe opiuni cte sunt necesare pentru o bun funcionare. Dac ai vzut deja caseta de dialog despre care v-am vorbit la pasul 7, probabil c ecranul dumneavoastr nu v prezint dect dou opiuni: Tabular i Datasheet. Pe de alt parte, dac ai srit peste pasul 7 i ai trecut direct la pasul 8, ar trebui s v apar pe ecran patru opiuni anume: Columnar, Tabular, Datasheet i Justified. Vrjitorul v ofer doar acele opiuni pe care el le consider cele mai potrivite pentru datele dumneavoastr (bineneles c uneori, acest gen de ajutor mai ru v ncurc i tocmai acesta este motivul pentru care scriu eu aceste cri. Microsoft ine-o tot aa!). Celelalte dou, adic Tabular i Justified sunt interesante, dar ele realizeaz machete cu adevrat complicate cu care nu se lucreaz prea uor i care pot fi particularizate mai greu. Pe viitor, dac se ntmpl vreodat s fii prini cu munca i s dorii s petrecei momente mai intime cu programul Access 2000, ncercai i un alt format. 9. Pentru a dichisi o machet simpl, vrjitorul folosete pentru afiarea datelor dumneavoastr culori i stiluri de fundal foarte interesante Pentru moment, facei clic pe opunea Standard (ilustrat n Figura 22-4) i facei clic pe Next pentru a continua.

373

374

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

Fig. 22-4: Dei opiunile sunt atrgtoare, v sftuiesc ca la nceput s fii adepii simplitii.

Majoritatea culorilor i a combinaiilor de fundal ncetinesc viteza machetelor dumneavoastr i reduc performanele acestora. Dac trebuie chiar neaprat s fie ceva culoare n machetele dumneavoastr, utilizai setrile Colorful of Stone. Acestea v ofer culori vii fr ca acest lucru s afecteze performanele machetelor dumneavoastr. 10. Introducei un titlu sugestiv pentru macheta dumneavoastr n caseta What title do you want for your form? care se afl n partea superioar a ecranului Form Wizard. n mod implicit, Vrjitorul Form v propune ca nume pe cel al tabelei din care ai preluat datele pentru macheta dumneavoastr, dar eu v rog insistent s introducei un alt nume mai sugestiv dect acela. 11. Dup ce ai terminat, facei clic pe Finish. Dup cteva momente (sau cteva minute, n cazul n care avei un calculator mai puin performant), noua dumneavoastr machet apare pe ecran, gata de aciune (Figura 22-5).

____________________________________________ Introducere n

375

Fig. 22-5: Noua machet nu este chiar Mona Lisa, dar nici nu este o mzglitur oarecare.

T FA

Vrjitorul Form salveaz automat macheta ca fiind o parte a procesului de creaie, aa c nu trebuie s o salvai manual i s o denumii.

Producia de mas n cea mai bun form: Machete scoase la Fabrica automat
De cnd eram copil m-a fascinat lumea afacerilor i modul de funcionare al acesteia. Practic, trecerea de la produsele manufacturizate la liniile de asamblare automat ale lui Henry Ford m-a uluit total (Da, eram un pic mai diferit fa de alii, dar de ce v intereseaz asta?). Linia de asamblare automat avea punctele sale forte i slabe, dar pentru mine, citatul care intotdeauna a reprezentat de fapt definiia liniilor automate alte lui Ford era: Putei alege orice culoare dorii, numai negru s fie. Lund n considerare acest citat, permitei-mi s v urez Bun venit! la Fabrica AutoForm. Motto-ul nostru este: Putei alege orice machet dorii, numai s fie una din cele trei pe care le realizm. Ah, iat i bucuriile oferite de managmentul produciei flexibile Programul Access 2000 susine c machetele automate sunt de fapt vrjitori, ns din moment ce ele sunt att de limitate-, am vrut s spun axate pe un

376

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

anumit element-eu cred c nu pot fi considerate ca fiind adevrai magicieni. Lsnd la o parte faptul c au aceeai denumire, fiecare din cele trei machete realizeaz un alt tip de machet: Opiunea Columnar realizeaz o machet clasic, de genul o registrare pe fiecare pagin Opiunea Tabular realizeaz o machet destul de grozav, de tip mai multe nregistrri pe pagin, dar pregtii-v s facei cteva operaii estetice pentru a scpa de colurile dure pentru a face ca macheta s fie tr-adevr util (Figura 22-6). Datasheet creaz (acum inei-v bine:) o machet care arat, se comport, miroase i simte asemenea unei foi de date clasice. Pentru a v convinge i singuri privii Figura 22-7. Dar exist vreo persoan care s aib nevoie de o machet care se crede a fi o foaie de date? (Eu cred c nu, dar oricum cei de la Microsoft nu m ntreab aa ceva niciodat.)

Fig. 22-6: Machetele de tip Tabular sunt ultramoderne, dar acele titluri sunt mai mare ncurctura.

Utilizarea machetelor automate este un proces rapid. n ciuda presupuselor statuturi de Vrjitori, machetele automate seamn mai mult cu angajaii temporari din birouri: trebuie doar s le artai datele, s v retragei, i, nainte de a v da seama, macheta este gata. Iat detaliile procesului: 1. Avnd baza de date deschis, facei clic pe butonul Form aflat pe bara Objects din partea stng a ferestrei bazei de date i apoi facei clic pe New. Efectul este apariia pe ecran a casetei de dialog New Form, care este gata s v ajute.

____________________________________________ Introducere n

377

Fig. 22-7: Aceasta este chiar o foaie de date sau doar o machet care se d drept foaie de date? Numai proprietile tiu acest lucru.

2. n funcie de look-ul pe care l dorii, facei clic pe AutoForm: Columnar, AutoForm: Tabular, AutoForm: Datasheet. Programul Access 2000 evideniaz numele mini-Vrjitorului potrivit. 3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl lng caseta de text Choose the table, sub lista Wizard. Efectul este apariia unei liste de tabele i interogri autoderulante a bazei de date. 4. n cadrul listei autoderulante, facei clic pe tabela sau interogarea care dorii s ofere informaii machetei. Dup ce ai terminat, facei clic pe OK. Respectivul mini vrjitor ii incepe treaba bine precizat i macheta dumneavoastr cea nou apare pe ecran n doar cteva minute. 5. Dac v place macheta, pstrai-o pentru eternitate alegnd FileSave sau fcnd clic pe butonul Save aflat pe bara de instrumente. In momentul n care apare caseta de dialog Save As, introducei un nume pentru machet i apoi facei clic pe OK. Spre deosebire de Vrjitorul Form, machetele automate nu salveaz automat machetele pe care le creeaz, aa c va trebui s salvai macheta manual. Aceasta va fi adugat bazei dumneavoastr de date pe butonul Forms.

378 ______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor Cum s dai ultima strlucire folosindu-v de chirurgia plastic
Am o ntrebare pentru dumneavoastr, i v rog s-mi spunei adevrul golgolu, chiar dac doare, bine? Nu dai napoi tocmai acum, deoarece v solicit prerea dumneavoastr just n legtur cu acest lucru! Suntei gata? Ei bine, ai opta fr ezitare s muncii din greu n cadrul atelierului de introducere de date din Figura 22-8, sau ai opta ca ntre 2 seturi de tenis s facei s apar cteva nregistrri n Figura 22-9?. Avei tot timpul s rspundei.

Fig. 22-8: nainte: O machet plictisitoare creat de automatizare software indiferent i monoton.

Fig. 22-9: Dup: Aceeai machet recuperat din adncurile disperrii digitale datorit chirurgiei plastice.

Chiar dac v vine s credei sau nu, aceste imagini reprezint de fapt acelai tip de machet. Mda, este foarte adevrat! Imaginea nainte din Figura 22-8 ilustreaz o machet tip coloan standard, ieit direct din Fabrica AutoForm

____________________________________________ Introducere n
a seciunii anterioare. Imaginea Dupa, din Figura 22-9, i ea o machet tip coloan standard apare ca fiind mult mai echilibrat, pus la punct, frumoas i uor de utilizat dup o singur vizit la Scoala Doctorului John pentru Machete incompetente din punct de vedere operaional. Pentru a realiza transformarea, am mutat cmpurile, am adugat nite elemente grafice pentru a mpri macheta i am schimbat ordinea tabulatorilor pentru a face ca introducerea datelor s se poat realiza intuitiv. Din cauza faptului c coala este o instituie privat i mic, ea nu dispune de spaiu suficient pentru miile de mii de machete care necesit cu disperare acest gen de tratament. Aadar, n loc de a trimite machetele dumneavoastr la coala mea, voi trimite coala mea la dumneavoastr. Aceast seciune v echipeaz cu kit-ul cu instrumente de baz utilizat de chirurgi fruntai ai machetelor recunoscui n toat ara. i astfel, n doar cteva cilpe, machetele dumneavoastr cele demodate se vor transforma n mainrii performante de introducere a datelor, utile din punct de vedere funcional i plcute la vedere.

379

Trecerea unei machete n vizualizarea Design


nainte de a putea face oricare dintre modificrile amintite mai sus trebuie ca macheta s fie n vizualizarea Design. Programul Access v ofer dou modaliti simple de a ajunge la acest mod de vizualizare, n funcie de locul n care se ntmpl s v aflai n momentul respectiv: Dac v aflai n fereastra baz de date facei clic pe butonul Forms de pe bara Objects pentru a lista machetele disponibile i apoi facei clic pe macheta pe care dorii s-o modificai, terminnd prin efectuarea unui alt clic pe Design. Dac v aflai n fereastra machet, facei clic pe butonul Design aflat pe bata de instrumente sau alegei ViewForm Design din meniu.

S nu cumva s-i permitei vizualizrii Design s v streseze! Pare mai complicat dect viaa de zi cu zi, dar nu este nici o problem, deoarece nu este chiar aa. Aadar, dac ceva nu merge aa cum ar trebui, iar dumneavoastr stricai macheta, din greeal, tot ceea ce trebuie s facei pentru a remedia situaia este s alegei FileClose din meniu. Cnd programul Access 2000 v ntreab dac dorii s salvai modificrile efectuate, fii amabili i facei clic pe No. Acest pas face s dispar toate modificrile oribile pe care le-ai adus machetei. Dup aceasta inspirai adnc de cteva ori pentru a v calma nervii i apoi reluai de la nceput procesul de proiectare.

380

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

Mutarea cmpurilor
Pentru a muta un cmp n cadrul vizualizrii Design, urmai paii: 1. Poziionai pointer-ul mouse-ului oriunde n cadul cmpului pe care dorii s-l mutai. Putei face poziionarea pe numele cmpului sau pe caseta unde va ajunge valoarea cmpului. V asigur c oricare dintre acestea este la fel de potrivit pentru ceea ce facei dumneavoastr.
T FA

Dac cmpul este deja selectat (adic dac numele acestuia este ncadrat de o caset decorat cu ptrele micue i mate), facei clic pe orice spaiu liber al machetei dumneavoastr pentru a deselecta cmpul, apoi ncepei cu pasul 1. Dac nu facei aa cum v-am spus, programul Access se zpcete i crede c dorii s facei altceva nu doar s mutai cmpul. 2. Apsai i inei apsat butonul stnga-mouse. Efectul obinut este acela c pointer-ul mouse-ului se transform ntr-o mnu care reprezint de fapt modalitatea folosit de programul Access 2000 pentru a v spune c este pregtit s mute ceea ce dorii dumneavoastr. Ciudat rspuns, nu-i aa? 3. Tragei cmpul n noua sa locaie. Pe msur ce mutai cmpul, dou casete se mut i ele de-a lungul cursorului pentru a v arta exact unde va ateriza cmpul. 4. n momentul n care cmpul se afl n poziia dorit, eliberai butonul mouse-ului. i astfel, cpul este poziionat n locul dorit. Dac nu v place locul n care a aterizat cmpul, l putei muta din nou sau putei apsa combinaia de taste Ctrl+Z pentru a anula mutarea i a relua totul de la nceput.

Adugarea liniilor i a casetelor


Cele dou butoane aflate n apropierea prii inferioare a vizualizrii Design v permit s facei urmtoarele:

____________________________________________ Introducere n

381

S creai linii n macheta dumneavoastr. S creai casete (sau margini) n macheta dumneavoastr. Iat cum putei folosi aceste instrumente: 1. Facei clic pe instrumentul dorit. Pentru a v arta c instrumentul a fost selectat, acesta va fi impins inauntru, ca n cazul unui buton de control. 2. Poziionai pointer-ul mouse-ului acolo unde dorii s ncepei linia sau acolo unde dorii s fie colul unei casete, apoi apsai i inei apsat butonul stnga-mouse. inta este important, dar este foarte important s tii c n orice moment putei anula sau muta graficul dac proiectul nu merge aa cum trebuie. 3. Mutai cursorul n punctul n care se va termina linia sau la colul opus al casetei dumneavoastr, n funcie de elementul pe care dorii s-l adugai i apoi eliberai butonul mouse-ului. Efectul este apariia pe ecran a linei sau a casetei respective.
S
T FA

Cnd adugai o linie sau grafice caset, nu uitai c sunt disponibile i cteva efecte speciale, n funcie de elementul adugat: Liniile pot fi drepte sau curbe. Chiar dac i celelalte opiuni par a fi disponibile, cnd lucrai cu o linie, ele arat asemenea celor curbe. Casetele beneficiaz de toate opiunile referitoare la efecte speciale, aa cum putei observa i n Figura 22-10. Pentru a utiliza aceste efecte speciale, desenai linia i caseta dumneavoastr i apoi facei clic dreapta pe ea (dac este o linie, facei clic dreapta la sfritul acesteia). Alegei Special Effects din meniul derulant i apoi facei clic pe efectul care v place cel mai mult.

382

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

Fig. 22-10: Casetele sunt de departe, cel mai stilizat element grafic.

Dac dorii s v particularizai i mai mult linia sau caseta dumneavoastr, ncercai setrile Border. ncepei cu deschiderea casetei de dialog Special Effects aa cum am descris anterior i apoi facei clic pe butonul Format. Border Style modific modul n care arat linie, avnd opiuni care variaz de la linie solid pn la linie punctat. Border Color modific culoarea liniei. Border Width permite modificarea liniei de la o linie subiric la o linie groas i lbrat de 6 puncte. Facei experimente cu setrile pentru a veni cu cele mai bune combinaii pentru. dumneavoastr. Ca i n cazul setrilor efectelor speciale, dup ce ai terminat, facei clic pe butonul X pentru a nchide caseta Properties.

Modificarea ordinii de succesiune a cmpurilor


Modificarea ordinii de succesiune a cmpurilor nu este att de simpl si amuzant ca celelalte opiuni ale acestei seciuni, dar cu siguran v va aduce satisfacie. Dac mutai cmpurile n cadrul machetei i apoi ncercai s folosii macheta, imediat ce v mutai de la un cmp la urmtorul cu ajutorul tastei Tab descoperii c acestea (cmpurile) i amintesc vechea ordine. Pentru a rezolva aceast problem trebuie s modificai proprietatea Tab Index (proprietate a cmpurilor).

____________________________________________ Introducere n
Modificarea ordinii cmpurilor este o sarcin puin mai tehnic dect desenarea casetelor, dar totui nu se poate spune nici c este superioar (din punct de vedere al dificultaii) pilotrii unei aeronave Boeing 747. Acum, dac tot am pus lucrurile la punct, s v spun cum pute modifica ordinea de succesiune a cmpurilor: 1. Avnd macheta deschis n vizualizarea Design, alegei View Tab Order. n urma acestei aciuni se va deschide caseta de dialog Tab Order, afind cmpurile n ordinea curent. 2. Facei clic pe butonul mic aflat n stnga cmpului cu care dorii s lucrai (aa cum este ilustrat i n Figura 22-11).

383

Fig. 22-11: Cmpul HomePhone este gata de decolare!

Ca rspuns la clic-ul dumneavoastr, cmpul este evideniat (Nu-i aa c este ceva deosebit?).
T FA

Pentru ca programul Access 2000 s stabileasc automat ordinea de succesiune pentru toate cmpurile din machet, facei clic pe butonul Auto Order aflat n partea inferioar a casetei de dialog Tab Order. Programul Access 2000 stabilete ordinea innd cont de locul n care se afl cmpul n cadrul machetei. Pornete de sus din partea stng a machetei si o parcurge pn la cellalt capt, trecnd apoi mai jos cu o linie i relund procesul. Cmpurile au o anumit ordin de succesiune pe orizontal (cmpuri pe linia unu, cmpuri pe linia doi, i asa mai departe). 3. Facei clic i tragei cmpul n noua sa poziie pe care o va avea n ordinea de succesiune. Pe msur ce tragei cmpul se mic i o bar de culoare gri nchis, indicnd locul n care va fi poziionat acesta n cadrul ordinii de

384

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

succesiune. Cnd bara este la locul potrivit, eliberati butonul mouseului. Access este foarte asculttor si mut cmpul n noua sa pozie n cadrul ordinii sale de succesiune. 4. Repetai paii 2 i 3 pentru orice alte cpuri pe care dorii s le modificai. Programului Access nu-I pas ct de mult lucrai la modificarea ordinii de succesiune a cpurilor; prin urmare, juca-v ct v poftete inimioara. 5. Dup ce ai terminat de modificat ordinea de succesiune, facei clic pe OK. Caseta de dialog Tab Order dispare n acel loc n care-i duc existena toate casetele de dialog cnd nu sunt pe ecran. 6. Facei clic pe butonul Form View de pe bara de instrumente i testai-v munca. Dac mai exist cmpuri care nu funcioneaz aa cum ar trebui, inei minte care sunt i apoi parcurgei din nou paii anteriori pentru a rezolva problema.

Capitolul 23

Dac dragostea se afl pretutindeni, de ce nu pot s export datele ctre aceasta?


n acest capitol Trecerea datelor n Access 2000 Cum s stabilii cnd este cazul s importai date i cnd s realizai legturi ntre ele Vorbind n diversele limbi strine ale datelor Cum putei trimite datele dumneavoastr lipsite de orice grij n lumea exterioar cea crud i rece

n ziua de azi, dac dorii s avei un succes real nu este suficient s tii s vorbii numai limba matern. Astfel, pentru a putea atinge culmile reuitei, dumneavoastr trebuie s cunoatei cteva limbi strine. Ca exemplu v pot spune c eu vorbesc fluent engleza american, limb pe care englezii get beget o consider ca fiind un substitut jalnic care este folosit pentru a zngni bnuii. Avnd n vedere munca mea, trebuie s v spun c am fost nevoit s studiez i alte cteva variante de limbi strine ale indigenului Tocilar, variante cum ar fi: Windows, DOS, limba strin $%@&#! folosit pentru depanare, i dialectul ezoteric Macintosh (care este deosebit de antrenant i totodat dificil deoarece toate cuvintele sale arat i se comport la fel). Programul Access 2000 este i el poliglot datorit faptului c numrul limbilor strine din lumea sa electronic este cu mult mai mare dect numrul limbilor strine care se pot ntlni n cazul unei adunri generale a Naiunilor Unite. Pentru a v simplifica viaa, programul Access 2000 se ocup de foi de calcul, de cteva baze de date concurente chiar de fiiere de text vechi. Datorit acestei facilita, dumneavoastr putei interschimba date cu orice surs de date dintre cele enumerate mai sus. Trebuie neaprat s v mai fac o dezvluire:

386

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

programul Access 2000 este unul dintre cele mai flexibile programe pe care leam vzut vreodat. (i credei-m c am vzut o groaz de programe!) Acest capitol v prezint posibilitile programului Access 2000 de a importa i exporta date, modul n care funcioneaz acestea i multitudinea de utilizri pe care le putei da acestora. n cazul n care dumneavoastr lucrai cu programul Access 2000 sau cu orice alt program (aproape cu oricare) v pot spune cu siguran c acest capitol v va fi de folos deoarece la un anumit moment (i asta va fi ct de curnd) vei remarca c unele date nu sunt la locul potrivit, i atunci oare cine va trebui s le mute? Pai da, chiar dumneavoastr!

Cum s importai numai cele mai bune informaii pentru bazele dumneavoastr de date
Programul Access 2000 dispune de dou modaliti pe care le utilizeaz pentru a prinde datele n ghearele sale lacome. Una dintre aceste modaliti este importul de date care presupune traducerea datelor dintr-un format strin n formatul fiierelor baze de date Access 2000 (n opinia celor de la Microsoft, toate datele de pe mapamond ar trebui stocate n acest format al bazelor de date Access.). Cealalt modalitate este legarea datelor, modalitate care const n construirea unui pod, a unei puni de legtur ntre datele externe i Access 2000.
S
T FA

Dac ai lucrat cu versiuni mai vechi ale programului Access, probabil tii c legarea era denumit ataare. Dei conceptul este acelai, s-a modificat doar numele, i aceasta tocmai pentru a-i deruta pe cei inofensivi i nevinovai.

Descrierea formaturilor fiierelor


Indiferent dac dumneavoastr importai date sau facei legturi ntre acestea, programul Access 2000 nu pricepe dect anumite formaturi ale datelor. Tabelul 23-1 v prezint cele mai des folosite i mai obinuite tipuri de fiiere cu care interacioneaz Access. V vine s credei sau nu, intrrile acestui tabel acoper majoritatea tipurilor de date stocate pe calculatoarele persoanale din lumea ntreag.

____________________________________________ Introducere n

387

Tabel 23-1
Program Access

Lista limbilor strine pe care le pricepe programul Access 2000


Extensia fiierului .MDB Versiuni 2.0, 7.0, 97 Caracteristici Chiar dac acestea au acelai nume, versiunile folosesc formaturi de fiiere uor diferite fa de Access 2000. Acesta este unul dintre cele mai cunoscute formaturi existente; foarte multe programe folosesc formatul dBASE.

dBASE

.DBF

III, III+, IV, V

FoxPro

.DBF

2.0, 2.5, 2.6, Acesta este cellalt program baz de date 3.0 al lui Microsoft; uneori nu este direct compatibil cu dBASE. 3.x, 4.x, 5.x O baz de date de la Borland- rivala celorlalte.

Paradox Excel

.DB .XLS

2.0, 3.0, 4.0, Dei este o biat foaie de calcul, multe 5.0, 7.0, 8.0 persoane folosesc Excel-ul ca un simplu manager al bazelor de date cu fiiere simple. 1.x, 2.x, 3.x, 4.x Fost cndva cea mai cunoscut foaie de calcul din mprejurimi. N/A Acesta este formatul parafrazat dac toate celelalte variante au euat. Programul Access 2000 accept i nelege att fiierele text cu dimensiuni prestabilite ct i cele Acesta este un format foarte potrivit i foarte bun pentru multe procesoare de text deoarece ofer posibilitatea folosirii unei game mult mai largi de formatri dect n cazul fiierelor de tip text. Acesta este un limbaj special pentru serverul Internet Information al lui Microsoft care-I comunic acestuia ce trebuie s fac pentru a genera HTML-uri.

Lotus 1-2-3

.WKS, .WK1, .WK3 .TXT

Text

Rich Text Format

.RTF

N/A

Active Server Pages HTML

.ASP

N/A

.HTM, .HTML

Mult mai multe Codurile paginilor Web care fac ca o dect v putei pagin web s fie o pagin web. imagina

388
S
T FA

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

Dei programul Access 2000 se descurc destul de bine cu procesul de traducere din alte limbi strine, dumneavoastr trebuie s fii ateni la anumite ciudenii care pot aprea. In continuare v voi prezenta cteva sfaturi pe care ar trebui s le memorai i s le avei n minte ntotdeauna cnd jucai jocul Renumitul salvator al datelor i care ar trebui s v ajute s facei astfel nct chiar i informaiilor aflate n primejdie s le putei oferi o nou via lipsit de griji n Access 2000: V sftuiesc ca atunci cnd lucrai cu fiiere dBASE i FoxPro s inei o eviden ct se poate de strict a fiierelor index (fiiere care-i sunt necesare programului Access 2000 pentru a putea lucra cu tabelele respective) care-i duc zilele pe lng bazele de date. n cazul n care Access nu gsete fiierul index sau dac l gsete dar acesta este corupt, ncercai s revocai mesajul prin care sistemul v solicit fiierul index i verificai dac importul de date a funcionat aa cum trebuia. De asemenea, trebuie s v informez c programul Access 2000 nu poate realiza legturi cu tabele Paradox care nu au chei primare i nu poate face nici modificri n cazul acestor tabele. Dac dorii s rezolvai aceste probleme trebuie s folosii programul Paradox pentru a crea o cheie primar n tabela respectiv i apoi trebuie s realizai legtura ntre tabel si Access 2000. Este bine s nu uitai c datele din tabelele Paradox nu sunt stocate ntr-un singur fiier. Un lucru foarte obinuit este ca pe lng fiecare fiier .DB s miune i cte un fiier .PX (indexul primar) i unul .MB (date de tip memo M vine de la memo, dar chiar n-am idee de la ce ar putea veni litera B?). Dac copiai o tabel Paradox de pe un calculator pe altul, v sftuiesc s avei mare grij i s v asigurai c ai copiat toate fiierele care nsoesc fiierul de baz (adic tovarii si de drum). Pentru a fi siguri c informaiile care provin din alte programe bazate pe foi de calcul sunt complete i stabile, v sftuiesc s le verificai de dou ori. i cel mai important dintre toate, asigurai-v c toate intrrile din fiecare coloan (cmp) sunt de acelai tip (sunt toate numere, text sau ce or fi ele, numai la fel s fie!). n caz contrar, importul nu va funciona aa cum trebuie (i tii voi prea bine ct de ingduitoare sunt programele n cazul unor scpri nesemnificative ca acestea!). Dac avei probleme cu importarea unui anumit format ai putea ncerca s folosii vechiul program de baze de date pentru a deschide fiierul respectiv, i apoi s exportai tabelele bazei de date ca fiiere text (da, sigur: de fapt programatorii folosesc denumirea formal care este ASCII).

____________________________________________ Introducere n
Este posibil ca textul s fie cam dificil de manevrat dar avantajul este c acesta este tipul de date cel mai cunoscut oamenilor (sau calculatoarelor, m rog). Nu uitai ca ntotdeauna inainte de a importa date,de a exporta date sau de a pleca ntr-o scurt vacan s facei nite copii de siguran. V spun din proprie experient c sfatul specialistului n calculatoare ncepe cam aa Ei bine, ar trebui ca totul s funcioneze corect, dar persoanele inteligente vor fi pregtite mereu pentru ceea ce este mai ru. Iat i concluzia final: nainte de a ncerca vreuna din tehnicile prezentate n acest captiol facei copii ale bazelo dumneavoastr de date.

389

Importarea sau legarea fiierelor dumneavoastr


Detaliile referitoare la importul fiierelor i la legarea acestora difer (foarte mult) de la caz la caz i depind de tipul de fier pe care-l importai. Totui, eu sunt un gentelman i v prezint n continuare metodologia (paii) general pe care trebuie s-o urmai i s-o respectai pentru a porni de la nceput n direcia corect. Dei instruciunile enumerate se refer n principal la import, ele conin i note ajuttoare referitoare la legarea fiierelor. Suntei gata s facei o piruet pe ritmul polcii importului de date? Ateniencepe! 1. Deschidei baza de date Access 2000 n care dorii s atragei datele. Dac nu suntei obinuii cu acest pas, nu trecei mai departe ci opriiv aici! nainte de a ncerca s importai ceva, revenii la Capitolul 1 pentru a petrece ceva timp i a v obinui cu programul Access 2000. 2. Alegei File Get External Data Import. Efectul acestei alegeri este aparia casetei de dialog din Figura 23-1. 3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos din caseta Files of type (cea amplasat n partea inferioar a ferestrei) i apoi executai un nou clic pe tipul de dat pe care dorii s-l importai. Dac este necesar putei s utilizai caseta tip list Look in pentru a naviga ctre fiierele dorite. Caseta de dialog afieaz fiierele care corespund cerinelor dumneavoastr. Asigurai-v c ai ales tipul de fier corect, deoarece

390

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

n caz contrar programul Access 2000 nu va lista fiierul pe care-l cutai n caseta de dialog. Dac baza dumneavoastr de date are o extensie bizar (cum ar fi .FOO, .DTA, sau .XXX) la sfritul numelui de fiier, este posibil ca programul Access 2000 s nu poat face nimic cu acesta. n acest caz, tot ceea ce putei face este s solicitai ajutor celor de la serviciul de asisten tehnic sau informaticianului din zona respectiv.

Fig. 23-1: Asiguraiv c alegei tipul de dat corespunztor!

4. Facei dublu-clic pe fiierul pe care dorii s-l importai. Acesta este momentul n care procesul o ia n direcii diferite n funcie de formatul fiierului pe care dorii s-l importai i n funcie de aciunea pe care dorii s-o intreprindei: s importai date sau s realizai o legtur. n concluzie, singurul sfat inteligent pe care vi-l pot oferi este s inei degetele ncruciate, s urmai instruciunile de pe ecran cu mare atenie, s inei cont de sfaturile pe care vi le-am dat mai inainte, s fii optimiti i s v relaxai tiind c ai fcut copii de siguran nainte de a ncepe acest proces sordid (S nu cumva s aud c nu ai realizat copii de siguran!).
S
T FA

Iat i un ultim gnd asternut pe hartie: Dac importati ceva i procesul dureaz o venicie, nseamn c este foarte posibil ca programul Access s se lupte cu erorile aprute n cazul datelor aflate la grani. Apsai combinaia de taste Ctrl+Break pentru a opri procesul aflat n derulare (importul) i verificai erorile evidente ale datelor importate (poate fi vorba despre date incorecte sau corupte, date din foi de calcul prost organizate, index-uri stlciate i aa mai departe).

____________________________________________ Introducere n

391

nvai cum s trimitei datele ntr-o cltorie lung i fr ntoarcere


Urmtoarea explicaie va fi foarte scurt deoarece doresc s stai treji, nu s adormii: exportul de date seamn foarte bine cu importul, fiind diferit numai acolo unde nu seamn. Hmm, dac m gndesc mai bine, cred totui c explicaia a fost mult prea scurt. Exportarea unei tabele presupune jreorganizarea datelor pe care le conine sub un alt format. La fel ca i n cazul importlui de date, dac dumneavoastr considerai c este necesar l putei pune pe Access 2000 s joace rolul translatorului i v asigur c programul v poate poate traduce datele ntr-o mulime de limbi strine. Lista principal a formaturilor este aceeai cu cea amintit n cazul importurilor (n acest capitol). Problema principal pe care trebuie s-o avei n vedere atunci cnd exportai date este c ele se pot pierde pe drum. Trebuie s v spun c formaturile de stocare nu sunt toate la fel (n fond, nu sunt toate realizate de Microsoft, iar asta poate fi considerat o chestie pozitiv). Aadar, dac datele dumneavoastr artau bine (chiar nfloritoare) n tabela dumneavoastr Access 2000, asta nu nseamn c la destinaie (s spunem n Paradox sau FoxPro) datele vor fi cazate n csute confortabile i pe msura dimensiunii lor. Tipurile speciale de date Access 2000 cum ar fi autoNumber, Yes/No, Memo i OLE v vor crea probleme mai mult ca sigur. Deci va trebui s fii pregtii s rezolvai nite probleme originale pentru a determina datele s funcioneze aa cum dorii dumneavoastr i nu cum doresc ele. De asemenea, probleme v pot crea i numele cmpurilor. Programul Access 2000 este foarte ngduitor n ceea ce privete denumirea pe care o putei da unui cmp. Pe de alt parte, programul dBASE este foarte despotic n ceea ce privete denumirile cmpurilor. Aceast atitudine poate duce la existena mai multor cmpuri care au acelai nume; frustrant problem (i cu o uoar tent umoristic), nu? De exemplu, este posibil ca n cazul n care dumneavoastr exportai o tabel Access 2000 care conine mai multe cmpuri intitulate Projected2000Sales, Projected2000Net i Projected2000Overhead, s v trezii cu neplcuta situaie n care denumirile finale ale cmpurilor (adic la destinaie) s fie toate la fel. Asadar, fii pregtii s petrecei ceva timp reglnd exportul astfel inct n final s se desfoare aa cum ai dorit i ai crezut dumneavoastr.

392
S

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

T FA

Iat dilema: import sau legtur? - ei bine, depinde de la caz la caz


Din cauza faptului c programul Access 2000 v pune la dispoziie dou modaliti diferite de a obine datele se nate urmtoarea ntrebare: Ce metod ar trebui s folosesc? Ei bine, avnd n vedere faptul c toat chestiunea asta se realizeaz cu ajutorul unui calculator, rspunsul este foarte simplu: depinde. Rspunsul depinde In cea mai mare msur de cellalt program i de norocul pe care-l are acesta n privina acomodrii cu modul de organizare. Inc mai utilizai cellalt program pentru a actualiza datele? Exist i alte persoane care folosesc programul pentru a accesa datele? Dac rspunsul este afirmativ nseamn c este cazul s realizai o legtur cu Access 2000. Aceast opiune v permite s v jucai cu datele,dar n acelai timp le pstreaz i n formatul original astfel nct s fie posibil utilizarea lor i de ctre alte persoane. Pe de alt parte, dac cealalt aplicaie a fost pus la naftalin, iar dumneavoastr trebuie s jucai rolul eroului salvator, v sftuiesc s importai datele pentru totdeauna i s Ie oferii un adpost nou i confortabil. Ideea este c nu are nici o logic s pstrai un format de date care a fost dat utirii i de care nu-I mai pas nimnui.

Paii pe care trebuie s-i executai pentru a exporta o tabel sunt mult mai simpli dect cei pentru a importa o tabel. Asadar, iat paii: 1. Dup ce ai deschis baza de date facei clic pe tabela pe care dorii s-o exportai. Asa cum probabil c v i ateptai, numele tabelei este evideniat astfel nct s-l vad toat lumea. 2. Alegei File Export din meniul principal. Caseta de dialog Export Table apare pe ecran foarte bucuroas. 3. Facei clic pe sgeata ndereptat n jos aflat n caseta Save as type pentru a fi listate formaturile de exportare disponibile, apoi facei clic pe formatul dorit (ca n Figura 23-2).

____________________________________________ Introducere n
Fig. 23-2: Cred c o foaie de lucru Excel 2000 ar fi chiar foarte potrivit pentru prietenii mei mai comozi care nu s-au mai obosit s nvee i Access 2000.

393

T FA

Dac formatul cutat de dumneavoastr se afl n Tabelul 23-1, dar nu se afl n lista de pe ecran, rulai programul de instalare a lui Access 2000 nc o dat (oh, ce bucurie, ce ncntare!) i instalai formatul respectiv pe sistemul dumneavoastr. Este posibil ca pentru realizarea acestei proceduri s fie nevoie s solicitai ajutorul colegilor dumneavoastr de la Departamentul de sisteme informaonale, dar acest lucru depinde de fapt de locul n care este inut copia programului Access 2000 i de identitatea persoanei care tine sub cheie discurile de instalare. Ce se ntmpl ns dac dumneavoastr urmai aceti pai i programul Access 2000 tot nu nelege ce este cu acel fiier de date? Iat un ultim truc pe care-l putei ncerca, dar v atrag atenia c acesta este chiar ultimul ultimul truc. Revenii la programul dumneavoastr mai vechi (cel n care ai creat aceste fiiere de date iniial) i cutai s vedei dac acesta are vreo opiune de exportare. Dac are, ncercai s exportai datele n unul din formaturile pe care le nelege Access 2000 (dac dorii o list complet a acestora revenii la Tabelul 23-1, tot n cadrul acestui capitol). Aceast situaie este foarte primejdioas, i astfel, de cte ori exportai i importai date exist riscul s le zpcii i s nu mai obinei pe deplin rezultatul dorit. Avnd n vedere faptul c procesul prin care importai / exportai nu este perfect i are i el hibele sale, va trebui s fii foarte ateni la tot ceea ce intreprindei, deci s pii cu mare grij (i nainte de a v apuca de treab s facei i cteva copii de siguran ale fiierelor originale).

394

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

4. Dac dorii ca denumirea tabelei respective s fie alta, facei clic pe caseta tip list File name, evideniai numele curent al tabelei i apoi introducei un nume nou. Dac tabela provine din lumea antic DOS sau Windows 3.x, nu uitai c trebuie s v limitai la opt caractere (litere, cifre sau diferite combinaii ale acestora). Nu trebuie s v facei absolut nici o grij n ceea ce privete extensia corespunztoare(partea care este alctuit din trei caractere i care urmeaz dup punctul de dup denumirea fierului) deoarece de aceasta se va ocupa automat chiar programul Access 2000 n persoan. 5. Dac dorii s salvai fiierul proaspt exportat ntr-un dosar diferit de cel curent va trebui s folosii caseta tip list Save in aflat n partea superioar a ferestrei pentru a-I explica lui Access 2000 care va fi noua destinaie a fiierlui. Dac dorii ca fiierul s rmn n continuare n dosarul n care v aflai la momentul respectiv, srii peste acest pas i trecei mai departe. 6. Adunai-v toate forele i facei clic pe Save (Figura 23-3).

Fig. 23-3: i ncruciarea degetelor v poate aduce noroc.

Dac procesul va fi un succes nu vei obine nici un rspuns din partea lui Access 2000, dar acest lucru este ntr-un acord perfect cu adevratul stil al calculatoarelor. Dumneavoastr vei auzi acel ceva numai in cazul n care exist vreun element care merge ngrozitor de prost. Din fericire, exist cteva asemenea lucruri care merg prost de fiecare dat cnd se fac exporturi, aa c probabil c calculatorul v privete arogant chiar n acest moment cnd citii aceste rnduri.

Capitolul 24

Diagnosticianul: o combinaie ntre Dr. Freud, Dr. Watson i Dr. Jekyll destinat datelor dumneavoastr
n acest capitol Realizai legturi i elemente relaionale cu ajutorul facilitii Table Analyzer Cum s ajutai bazele de date s se documenteze singure Cum s v ferii de Performance Analyzer

ac nu a fi tiut cum stau lucrurile, a fi intitulat acest capitol Oh, desigur, asta face el! (i a fi spus-o cu un sarcasm diabolic). n fond, Diagnosticianul se angajeaz s fac cele trei lucruri care se afl foarte aproape de inima unei persoane, de dorinele acesteia: s converteasc automat fiierele simple n baze de date relaionale, s ofere informaile necesare bazelor de date i diferitelor pri ale acestora (adic tabelelor, interogrilor, machetelor, rapartelor i altora), i s analizeze structura tabelelor dumneavoastr pentru a fi sigur c totul este aranjat n cel mai bun mod posibil. Dec pe lng toate acestea Diagnosticianul ar ti s i gteasc (sau mcar s comande pizza), ar fi foarte posibil ca un tocilar miop pasionat de calculatoare s se ndrgosteasc de Diagnostician (bineneles c din greeal)! Cu toate c n ultimii ani tehnologia a parcurs o distan impresionant, eu cred c tot nu a ajuns la nivelul la care v-ai fi ateptat dumneavoastr. Aceast situaie se ntlnete i n cazul Diagnosticianului el promite mai multe dect poate realiza efectiv. Dac privim aspectul pozitiv al situaiei se poate spune c Diagnosticianul face o mulime de lucruri deosebite i prin urmare merit s existe un capitol care s-I fie destinat, un capitol n care s se vorbeasc numai despre el, adic un loc unde s fie ridicate n slvi cele dou virtui ale sale dar

396

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

n care s fie amintite printre picturi i neajunsurile sale (Cred c din cele trei, numai una este bun.).

El taie, spnzur i construiete baze de date relaionale


Unii afirm c cea mai mare promisiune a Diagnosticianului se ascunde n spatele comenzilor ToolsAnalyzeTable. Acest program (m refer la Diagnostician) pretinde c poate transforma un fiier simplu ntr-o baz de date relaional cu intervenie minim din partea persoanleor i n acelai timp mai poate verifica erorile de ortografiere a datelor. Dac trebuie s spun adevrul, chestiunea este c Diagnosticianul ncearc din greu s converteasc fieirul simplu ntr-o baz de date relaional, dar din cauza faptului c el nu este dect un simplu program, se ntmpl (cum li se ntmpl i altor programe) ca uneori s se zpceasc i s se ndrepte n direcia greit. Totui, eu v recomand s-i dai o ans Diagnosticianului i asta deoarece este foarte posibil ca n cazul tabelei dumneavoastr s funcioneze aa cum trebuie, iar n acest caz nseamn c ai economisit o ton de timp i de efort.
S
T FA

Diagnosticianul lucreaz cel mai bine n cazul n care avei un fiier simplu care conine mult informaii care se repet. De exemplu, imaginai-v un fier simplu n care sunt stocate informaii referitoare la nchirieri de casete video. n acest caz, fiecare nregistrare conine informaii despre clientul respectiv i informaii despre caseta nchiriat. Dac exist un client care nchiriaz simultan ase casete nseamn ctabela va avea ase nregistrri separate care conin numele clientului, adresa acestuia i alte informaii, toate acestea aprnd n cazul fiecreia dintre cele ase casete. Dac nmulii tot ce v-am spus cu 100 (de clieni) vei ajunge la acel fier simplu care nu mai este deloc simplu n sensul c devine o nvlmjeal pe care nu o mai poate descurca dect Diagnosticianul. Avnd n vedere acest exemplu, iat ce pai trebuie s urmai pentru a-l chinui, am vrut s spun pentru a-l chema pe Vrjitorul diagnostician (Table Analyzer Wizard): 1. Dup ce deschidei baza de date, alegei succesiunea Tools Analyze Table din meniul principal. Vei vedea c dup o perioad de gndire ntrerupt de activitatea harddiscului apare pe ecarn i caseta de dialog Table Analyzer Wizard (ca n Figura 24-1).

____________________________________________ Introducere n
2. Primele dou ecrane sunt interesante, dar au caracter exclusiv educativ. In orice caz, v recomand s le citii numai dac dorii i apoi s facei clic pe Next. Facei clic pe Next pn v apare ecranul din Figura 24-29 (care ar trebui s se gseasc la deprtare de exact dou clic-uri de pasul 1) i apoi oprii-v. 3. Facei clic pe numele fiierului simplu care vrei s fie obiectul supus magiei relaionale i apoi executai un nou clic pe Next.
S

397

T FA

Dei unii spun c nu este dect o superstiie, eu cred cu trie c n astfel de mprejurri ncruciarea degetelor mi poate aduce noroc. 4. Vrjitorul diagnostician dorete s tie dac trebuie s analizeze tabelul i s v ofere sugestii referitoare la modul n care ar trebui s funcioneze tabela. Facei clic pe butonul radio Yes (n cazul n care acesta este deja selectat, nu trebuie s mai facei clic) i apoi nc un clic pe Next. Acest pas este cel mai important din ntregul proces. Aadar, vrjitorul diagnostician pornete n aciune i afieaz cteva diagrame de tip bar orizontal pentru a v arta cum avanseaz proiectul. Dup ce bara Analysis Stage (Fazele analizei) parcurge tot drumul pn la final, nseamn c Vrjitorul diagnostician si-a terminat treaba. Odat terminat analiza, i aceasta fiind complet, se poate spune c rezultatele vor arta cam ca cele din Figura 24-3.

Fig. 24-1: Pn acum totul este n regul, adic apare diagnosticianul.

398

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

Fig. 24-2: Pregtinduv s trecei la aciune i s facei ceea cetrebuie s faceti.

Fig. 24-4: Rezultatele sunt un pic cam ciudate, dar nu e ru, mai ales c nu este vorba dect de un hardware (echipament) amrt.

5. Dac v place ideea pe care v-a oferit-o Vrjitorului diagnostician, denumii tabelele respective prin executarea unui clic pe fiecare dintre ele i apoi mai facei un clic pe butonul Name Table (cel care are pictograma unui creion care scrie ceva pe tabel). Dup ce ai terminat, facei clic pe Next.

____________________________________________ Introducere n

399

T FA

n cazul n care nu suntei siguri ce vrea s fac Vrjitorul diagnostician, sau vi se pare c planul su nu are nici o logic (i asta chiar se poate ntmpla uneori, chiar dac v vine s credei sau nu), facei clic pe Cancel i solicitai ajutor unei fiine umane (consultai seciunea Dac avei dubii, apelai la o fiin uman). Dac Vrjitorul diagnostician v recomand s nu mprii tabela, facei clic cu mare grij pe butonul Cancel i apoi bucurai-v c ai fcut o treab bun, deoarece acesta este modul n care Vrjitorul diagnostician v comunic faptul c tabelul dumneavoastr arat bine aa cum este n prezent. 6. Vrjitorul diagnostician dorete s-i artai care sunt cmpurile cheie pentru tabele. Pentru a indica un cmp cheie facei un clic pe un cmp din tabwel i apoi un nou clic pe butonul Key.

T FA

Acest pas v permite s nlocuii multe dintre acele intrri cu numr de nregistrare unic generate automat de Vrjitor. V sftuiesc ca nainte de a trece la paii urmtori s v asigurai c fiecare tabel are un cmp cheie. 7. Avnd in vedere faptul c structura este aproape complet, Vrjitorul diagnostician i va ndrepta acum atenia ctre erorile de introducere a datelor (de ortografie) din baza de date. Asadar, n cazul n care acesta va gsi nregistrri care par s fie corecte, cu excepia unor neconcordane nesemnificative, v va solicita ajutorul pentru a soluiona problema aprut (ca n Figura 24-4). Pentru a face reparaiile necesare, urmai instruciunile de pe ecran.

400

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

Fig. 24-4: V vei convinge singuri c tocmai problema care pare s dea de furc se rezolv uor.

V spun de la bun nceput c s-ar putea s avei de corectat multe nregistrri (acest lucru depinde de starea fizic i psihic a datelor dumneavoastr). Avei rbdare, Vrjitorul diagnostician v ajut a cum poate el mai bine! 8. Dup ce ai terminat cu corectarea, Vrjitorul diagnostician se ofer s va ajute s creai o interogare care arat i se comport ca tabela dumneavoastr original. Dac avei rapoarte i machete care merg mpreun cu fiierul simplu, lsai-l pe Vrjitor s creeze interogarea n locul dumneavoastr (care este specificat ca fiind aciunea implicit). n caz contrar, facei clic pe butonul radio No. Dup ce ai terminat facei clic pe Finish.

____________________________________________ Introducere n

401

Dac avei dubii, apelai la o fiin uman


Este foarte posibil ca Diagnosticianul tabelei dumneavoastr s nu nteleag o iot din aceasta i s se mpotmoleasc n mod uimitor, chiar dac de fiecare dat se strduiete din greu. i astfel, n cazul n care se ntmpl aa ceva nseamn c mingea este din nou n terenul dumneavoastr, ceea ce v oblig s rezolvai singuri proiectul. Dac dorii s transformai un fiier simplu ntr-o baz de date relaional i nu tii de unde s ncepei v sftuiesc s ncepei de la raionul de gustri rapide al supermarket-ului din zon. Asadar, cumprai ceva bunturi (de preferin ciocolat) i mituii-l pe specialistul n baze de date care tii dumneavoastr c ar putea s v ajute. i, n cazul n care baza de date este foarte important pentru afacerile dumneavoastr sau pentru viata dumneavoastr n general (i ar trebui s fie, pentru ca altfel nu cred c v-ai mai fi trguit att), cred c pentru a reui s v ndeplinii sarcinile merit efortul de a beneficia de ajutorul unor fiine umane.

Documentarea ingredientul de nelipsit pentru tocilarul din dumneavoastr


Scuzai-m un pic deoarece trebuie s-mi pun jobenul de specialist i ochelarii de tocilar. Sunt sigur de un lucru: lumea are nevoie de mult mai mult documentare(de fapt, niciodat nu se poate spune c este ndestultoare). i astfel, precis lucrurile ar sta altfel dac n via am fi mai bine informai. (V mulumesc pentru ntelegerea acordat i drept rsplat mi scot costumaia de specialist.) De fapt, cred c documentarea i documentaia sunt ultimele lucruri la care v-ai gndi n momentul de fa i totui eu v spun cu certitudine c ambele sunt foarte importante, mai ales n cazul n care dorii s facei ceva pentru afacerea dumneavoastr. Eu tiu c dumneavoastr abia dac avei timp s facei baza de date s funcioneze i s o testai, dar v spun cu toat sinceritatea c trebuie neaprat s v i documentai n legtur cu toate lucrurile pe care le facei. Stiu c atunci cnd este vorba de a v documenta pentru treaba pe care trebuie s o facei se ntmpl la fel ca n majoritatea cazurilor, adic are loc un fel de cntrire a situaiei: nevoia arztoare versus lipsa de timp. Asadar, ce ar trebui s fac persoana respectiv n aceast situaie? Chemai Bibliotecarul!

402

______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

Aceast a doua bucat a Diagnosticianului navigheaz prin toate elementele bazei dumneavoastr de date (i cnd spun totul nseamn chiar totul) i v furnizeaz la documente de nu v vedei! Acest personaj adun informaii att de ascunse, ba chiar secrete (pentru unii), nct cred c unele dintre ele ar constitui chiar elemente de noutate pentru programatori. Partea bun este c Bibliotecarul lucreaz pe cont propriu. Pe bune! Dac vrei s v convingei nu trebuie dect s-l pornii, s-i orientai spre o baz de date i s plecai s ciugulii cte ceva. Cnd v vei ntoarce vei vedea c raportul Bibliotecarului este gata i v ateapt. (Uff!) n sfrit am dat de documentare rapid! Iat ce trebuie sfacei pentru al pune pe Bibliotecar s lucreze la baza dumneavoastr de date: 1. Dup ce ai deschis baza de date alegei Tools Analyze Documentor (din meniul principal). i uite-asa apare pe ecran Database Documentor (care pn atunci a slluit pe hard disc) asemenea unei psri Phoenix digitale (Bine, bine, tiu c am nite porniri poetice extraordinare, dar asta doar din cauza faptului c deocamdat m ncnt gndul c programul ar putea s realizeze documentarea n locul meu). 2. Cnd v aflai n caseta de dialog Documenter, facei clic pe eticheta All Object Types i apoi din nou clic pe butonul Select All pentru a v fi oferite toate documentele pe care le conine baza dumneavoastr de date (ca n Figura 24-5). Dup ce ai trecut de aceast faz, facei clic pe OK pentru a ncepe procesul.

Fig. 24-5: Un clic v garanteaz c va fi inclus absolut tot ceea ce dorii.

____________________________________________ Introducere n
Bibliotecarul ncepe s examineze toate obiectele bazei de date, ncepnd de la tabele, continund cu interogri, machete i rapoarte i terminnd cu alte astfel de elemente. Nu trebuie s v speriai dac vedei c machetele dumneavoastr apar pe ecran n timpul procesului (numai pentru cteva momente) deoarece aa este normal s se ntmple. Trebuie s v spun de la bun nceput c de cele mai multe ori procesul dureaz destul de mult, aa c ar fi foarte potrivit ca n acest timp dumneavoastr s luai masa de prnz sau s bei o cafea. Dup ce termin, Bibliotecarul v ofer un raport plin cu informaii despre baza de date (cum se poate observa i n Figura 24-6.) 3. Pentru a obine rezultatele pe hrtie, facei clic pe butonul Print aflat pe bara de instrumente sau alegei File Print. Dac dorii s pstrai raportul pentru posteritate, alegei File Save as Table i apoi denumii-v tabela.

403

Fig. 24-6: Informaiile sunt aici, scrise negru pe alb, iar dumneavoastr abia dac ai ridicat un deget ca s obinei toate acestea.

404 ______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor Lsai-l pe Diagnosticianul de performan s fac experimente cu tabelele altcuiva
De obicei nu vin aa, pur i simplu s v dau sfaturi n care s nu m implic deloc i s las totul n seama dumneavoastr, dar mi-e team c Diagnosticianul de performan merit s fie excepia care confirm regula. Nu a vrea s m nelegei greit, dar sunt absolut sigur c aceast facilitate promite mult. In fond, cui nu i-ar plcea o chestiune care pretinde c poate spa i cerceta tabelele dumneavoastr, c poate descoperi mecheriile tehnice care se dovedesc a fi cheile care conduc la o performan superioar i pe lng toate acestea c mai poate s le i implementeze? Hai, v rog, mcar acum lsai de-o parte tentaia de a v bga coada i lsai pe altcineva (preferabil s fie o persoan pe care nu o agreai) s apeleze la Diagnosticianul de performan i s vedei care este rezultatul asupra datelor acelei persoane. Trebuie s v mrturisesc c de cte ori am ncercat, Diagnosticianul a avut nite idei cam slbue, cum ar fi schimbarea tipului cmpului care conine codul potal din text n ntreg (tip integer)-sugestie pe care o ntlnesc mai mereu. Sincer vorbind, lA ct de detepte se presupune c sunt calculatoarele, eu cred c ar trebui s ne ofere nite sugestii mult mai bune i impresionante (n sensul bun). Este adevrat c am ncercat de mai multe ori cteva combinaii posibile oferite de program (inclusiv cele ce vizau problemele legate de tipul cmpului), ns am remarcat c per total, facilitatea Performance Analyzer nu a avut de spus niciodat ceva folositor. Eu zic s depozitai informaiile despre aceast facilitate ntr-un cotlon al minii dumneavoastr i s o ncercai n mileniul urmtor cnd va aprea pe pia produsul informatic Access 3000.

Partea a VI-a

Partea zecilor
Al 5lea val de Rich Tennant
SFATUL CHEIE AL CELUI DE-AL CINCILEA VAL: PENTRU A SPORI VITEZA APLICAIEI, LOVII CU PUTERE, RAPID I N MOD REPETAT TASTA ASOCIAT COMENZII RESPECTIVE. CALCULATORUL VA SESIZA NERBDAREA DUMNEAVOASTR I VA OPERA CU DATELE RESPECTIVE MULT MAI REPEDE DECT DAC AI FI FOST N SITUAIA N CARE STTEAI I ATEPTAI. SFAT: ACEST PROCEDEU MAI POATE FI FOLOSIT N CAZUL BUTOANELOR DE LA LIFT I AL SEMNALELOR DE LA SEMAFOR.

e acum tradiionala Parte a Zecilor, furnizorul informaiilor organizate numeric, paznicul numrtorii sacre de la 1 la zece i nu n ultimul rnd partizanul tradiiei seriei de cri pentru aMICI. Oricare dintre crile pentru aMICI se termin cu o Parte a Zecilor, despre care cred c este un fel de deznodmnt al fiecrei cri din aceast serie. n orice caz, partea final a acestei cri conine nite chestiuni pe care le putei folosi astzi, de care s-ar putea s avei nevoie mine i chestiuni destinate meninerii dumneavoastr pe aceast lungime de und. Am ncercat ca n aceast parte s fie cte ceva pentru fiecare; n consecin, citii cu atenie fiecare capitol i uitai-v dac gsii chestiunea pe care am scris-o pentru dumneavoastr. Apropo, nici un animal nu a fost rnit, folosit sau consultat n vederea transmiterii acestor informaii ctre dumneavoastr; cu alte cuvinte, am vrut s tii c pentru testarea acestui produs nu s-au fcut experiene pe animale (dei, din cnd n cnd, pe parcursul realizrii acestui proiect mi-am adus aminte s-mi hrnesc cinele). Cu toate acestea, a existat un specialist care sa suprat puin, dar sunt sigur c-i va trece.

n aceast parte

Capitolul 25

Zece combinaii rapide de taste pentru economisirea timpului


n acest capitol Taste de comenzi rapide care v ajut s economisii timp, energie i nervi

oar pentru c Windows 95/98 este considerat a fi cel mai nou sistem de operare pentru utilizatori nu nseamn c de acum ncolo nu vei mai avea nevoie de tastatur. De fapt, programul Access 2000 dispune de cteva taste de comenzi rapide care sunt de fapt elemente secrete pe care le putei folosi atunci cnd vei avea nevoie i pe care le gsii numai n cadrul acestei oferte speciale al crui element de baz este tastatura. Acest capitol pune accent pe zece combinaii rapide de taste grozave realizate pentru a v face viaa puin mai uoar. Unele dintre acestea introduc datele automat, altele realizeaz o editare mai rapid, iar altele sunt numai pentru amuzament.

Pentru selectarea ntregului cmp folosii tasta F2


Aceasta este la ndemn atunci cnd dorii s inlocuii o adres lung sau un cmp care conine o descriere. Aadar, n acest caz, dect s v luptai cu mouse-ul pentru a v asigura c ai selectat tot ceea ce se afla n cmp, mai bine apsai tasta F2 i problema este rezolvat de la sine. Aceast tast o putei folosi att n vizualizarea Datasheet ct i n vizualizarea Form.

408 ______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor Dac dorii s inserai data curent folosii Ctrl+; (punct i virgul)
Aceast combinaie rapid de taste i cea care va urma nu numai c v ajut s econimisii timpul, dar v ajut i n privina acurateii. Ai greit vreodat introducerea unei date calendaristice dn cauza faptului c v grbeai sau din cauza faptului c tastatura nu a putut s-o scrie corect? Ei bine, Combinaia de taste Ctrl+; rezolv complet aceast problem, realiznd totul pentru dumneavoastr. Pentru a executa aceast comand ca la carte, prima dat apsai tasta Ctrl, inei-o apsat i n acest timp apsai tasta pe care se afl punctul i virgula. Este important de tiut c aceast combinaie rapid de taste poate fi utilizat att n vizualizarea Datasheet ct i n vizualizrea Form.

Dac dorii s inserai ora curent, folosii combinaia rapid de taste Ctrl+: (dou puncte)
Aceasta este o alt cale de a obine o acuratee sporit. Aadar, pentru a insera ora curent, tot ceea ce trebuie s facei este s apsai mai nti tastele Ctrl i Shift, iar n timp ce le inei apsate s apsai tasta cu simbolul dou puncte. Dei aceast combinaie rapid de taste este folosit pentru a introduce semnul dou puncte, trebuie s apsai i de acum obinuita Shift+; (punct i virgul). Trebuie s mai precizez faptul c aceast combinaie poate fi utilizat att n vizualizarea Datasheet ct i n vizualizarea Form.

Pentru ca valoarea inserat a cmpului curent s fie aceeai cu cea din nregistrarea anterioar, utilizai combinaia de taste Ctrl+ (apsotrof)
Deseori se ntmpl ca atunci cnd introducei date s ntlnii o mulime de nregistrri care conin aceleai informaii; de exemplu, persoane din acelai ora i acelai stat. n loc s introducei informaia redundant n fiecare nregistrare n parte, mai bine folosii combinaia rapid de taste Ctrl+ (apostrof) care tiprete informaia respectiv foarte rapid. Aceast combinaie

Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________

409

poate fi folosit att n cazul vizualizrii Datasheet ct i n cazul vizualizrii Form. Cu toate acestea, combinaia Ctrl+ (apostrof) nu se laud cu puteri supranaturale; de fapt, aproape c spune Ei bine, vd c v aflai n cmpul City. In cadrul ultimei nregistrri, oraul a fost Tucumcari i prin urmare pariez c dorii ca i aceast nregistrare s conin acelai lucru. Dup accea, valoarea din ultima nregistrare va fi copiat de ndat n nregistrarea curent (bineneles c aceast chestiune funcioneaz pentru orice cmp i nu doar pentru informaiile din adrese).

Pentru a insera un sfrit de linie folosii combinaia Ctrl+Enter


Atunci cnd o intrare lung dintr-un cmp text sau memo pare s nu mai aib sfrit, ntrerupei aceast monotonie prin inserarea unui sfrit de linie. Trebuie menionat faptul c sfriturile de linie bine poziionate fac ca datele dumneavoastr s fie mai lizibile. Aceast combinaie poate fi utilizat att n vizualizarea From ct i n vizualizarea Datasheet.

Pentru a aduga o nou nregistrare folosii combinaia Ctrl++ (semnul plus)


Dei aceast combinaie rapid de taste pare haioas (dumneavoastr cum ai scrie semnul +, fr a-l pronuna), ea v ajut s v continuai lucrul atunci cnd suntei ntr-un mod de editare mai dificil. Datorit faptului c nu mai suntei nevoii s v mprii ntre tastatur i mouse, viteza dumneavoastr de lucru va crete i acelai lucru se va ntmpla i cu acurateea datelor introduse. S-ar putea ca aceast combinaie de taste s vi se par ciudat dar ea poate fi folosit i sub urmtoarea form Ctrl+= (semnul egal). Bnuiesc c acei guru ai programului Access 2000 i-au nchipuit c datorit faptului c n cazul majoritii tastaturilor semnele + i = se afl pe aceeai tast, este mult mai uor s v amintii c + nseamn s adugai ceva, de exemplu o nregistrare i c semnul = i are rostul abia dup acesta. Cred c nu mai avei nici un dubiu n privina faptului c acest combinaie rapid de taste poate fi utilizat att n vizualizarea Datasheet ct i n vizualizarea Form.

410 ______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor Dac dorii s tergei nregistrarea curent, folosii combinaia Ctrl+(semnul minus)
Avei i nregistrri inutile, respingtoare i enervante n cadrul tabelului dumneavoastr? Ei bine, combinaia rapid de taste Ctrl+- ndeprteaz nregistrrile pe care dorii s le tergei, fr a provoca prea mult suferin. Ca i surata ei, combinaia Ctrl++, i aceasta poate fi folosit n vizualizrile Datasheet i Form.

Pentru a salva o nregistrare, folosii Shift+Enter


Dup o editare lung i dificil, este indicat s v asigurai c nregistrarea este salvat printr-o combinaie rapid ca Shift+Enter. Aceasta l atenioneaz pe Access 2000 c ai terminat ntr-adevr lucrul i c suntei gata pentru a pstra pentru posteritate tot ceea ce ai realizat. Programul execut indicaia preioas i v salveaz imediat modificrile. Utilizai aceast formaie de taste n vizualizarea Datasheet sau Form. Credei-m, este o combinaie care v ajut s economisii timp!

Pentru a anula ultimele modificri efectuate, folosii combinaia de taste Ctrl+Z


Toat lumea ar trebui s rein acest lucru. Facilitatea Undo este una ce are o oarecare vechime n utilizare, dar care este i foarte valoroas. Lund n considerare tendina programului Access 2000 de a v salva munca automat atunci cnd trecei la altceva, trebuie s v spun c poate face chiar mai mult de att pentru dumneavoastr: v poate ajuta s nu avei eecuri. Adar, dac lucrurile nu merg aa cum trebuie, s nu cumva s v panicai! Facei doar att: ncercai combinaia rapid de taste Ctrl+Z. Aceasta poate fi utilizat aproape oriunde n cadrul programului Access 2000 i chiar mai mult dect att, adic n cadrul multor aplicaii Windows.

Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________

411

Dac dorii s deschidei obiectul selectat n vizualizarea Design, folosii tastele Ctrl+Enter
Hei, ce-i asta? n Access 2000 combinaia Ctrl+Enter face dou lucruri simultan? Da, avei perfect dreptate! Atunci cnd editai un tabel n vizualizarea Datasheet sau Form, combinaia Ctrl+Enter insereaz un sfrit de linie. Spre deosebire de aceste dou situaii, n cazul n care v aflai n vizualizarea Database, putei folosi aceeai combinaie rapid de taste pentru a deschide brusc un obiect n vizualizarea Design. Lsai mouse-ul pentru persoanele obinuite, iar dumneavoastr folosii tastatura!

Capitolul 26

Zece crize obinuite i sfaturi utile pentru a le putea depi


n acest capitol Rezolvarea unor probleme obinuite care v pun n dificultate Tabele plasate greit Cum s modificai numerele n mod misterios Cum s facei s dispar fiierele i nregistrrile ntrebri neformulate

colo unde sunt calculatoare exist i software, deoarece un calculator nu nseamn nimic fr software. Acolo unde este software exist i probleme, deoarece software-ul care nu creaz probleme este evident nvechit i fr ndoial c trebuie nlocuit. Problemele fac parte din via. Atunci cnd problemele afecteaz direct sau indirect datele dumneavoastr preioase, ele par i mai nfricoetoare. Acest capitol prezint doar zece probleme pe care le-ai putea ntlni n timpul utilizrii lui Access 2000. Dac problema dumneavoastr se afl printre acestea, ncercai soluia pe care v-am prezentat-o. Dac nu se afl printre acestea zece consultai Capitolul 3 n cadrul cruia vei gsi alte sfaturi privind obinerea ajutorului. nc ceva: Succes! (S tii c vorbesc serios!)

414 ______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor Dac realizai mai multe tabele punei-le n baze de date diferite
Plasarea greit a tabelelor dumneavoastr este o greeal uor de fcut la nceput, mai ales dac ai mai lucrat i cu alte programe de baze de date cum ar fi Paradox sau FoxPro. Aceste sisteme stocheaz fiecare tabel ntr-un fiier separat. Avnd aceast experien, este normal s ncepei s creai baze de date la stnga i la dreapta, fiecare coninnd cte un tabel. Bineneles c tabelele separate fac pentru dumneavoastr o groaz de munc n plus n Access 2000 deoarece acest program nucit nu i poate da seama ce ncercai s realizai. Aadar, dect s stabilii tot felul de legturi ntre o mulime de baze de date diferite mai bine trecei toate tabelele ntr-o singur baze de date, ceea ce reprezint modul n care Access 2000 este proiectat s lucreze cu tabelele. Pentru a realiza acest lucru deschideti un fiier baz de date Access, facei clicdreapta pe tabelul pe care dorii s l mutai i apoi, din meniul derulant care apare selectai Copy. Acum deschidei baza de date n care dorii s mutai tabelul. Facei clic pe butonul Tables Objects, facei clic-dreapta n lista Table i apoi selectai comanda Paste din meniul derulant. Efectul va fi saltul tabelului n baza de date. Pentru toate celelalte tabele orfane care fac trboi n propriile fiiere baz de date Access, repetai procesul. Dac credei c suntei nite aventurieri adevrai i nite persoane cu adevrat turbulente, ncercai s v folosii noua baz de date ca hran pentru grandiosul Diagnostician al programului Access 2000. Pentru a afla mai multe despre Diagnosticianul lui Access 2000, consultai Capitolul 24.

Dumneavoastr tastai 73.725, iar Access 2000 l trece automat ca fiind 74


Rotunjirea automat v poate frustra foarte tare, ns rezolvarea acestei probleme este chiar simpl. n mod implicit Access 2000 seteaz toate cmpurile numerice astfel nct s accepte numerele ntregi lungi, adic numerele fr zecimale. Aadar, trebuie s schimbai setarea la single, care este prescurtarea de la short precision number, i nu de la hei, tu cmpule text care oscilezi, haide s dm o petrecere mpreun cu machetele!

Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________

415

Pentru a rezolva problema deschidei tabelul n vizualizarea Design i apoi facei clic pe cmpul care v produce istericale. Facei clic pe caseta Field Size care se afl n partea inferioar a zonei Properties din eticheta General. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care apare la sfritul casetei i apoi selectai opiunea single din meniul autoderulant. Salvai tabelul i (voil!) gata, problema dumneavoastr de rotunjire automat este rezolvat.

Suntei aproape absolut siguri c aceasta nu este ntrebarea pe care ai formulat-o


V mai amintii vechea zical Copiii spun cele mai trznite lucruri?; ei bine, aceast problem s-ar putea transpune sub titlul Interogrile returneaz cele mai trznite rezultate Aadar, din cnd n cnd, una dintre interogrile dumneavoastr v ofer cele mai fascinante rspunsuri. De fapt, ele sunt att de fascinante nct cepei s v ntrebai chiar i ce culoare o avea oare cerul n lumea interogrilor i aceasta deoarece este evident c lumea lor este total diferit de cea n care trii dumneavoastr. Din pricina faptului c aceast situaie ar putea fi generat de o groaz de lucruri, aceast problem nu are o soluie experimentat i validat, ns v pot oferi nite pai care s v ndrume n direcia corect: 1. Asigurai-v c n interogare n-au rmas caractere rtcite. O singur combinaie de taste greit l poate face pe Access 2000 s porneasc ntr-o cutare de date aiurea. Punei lucrurile n ordine i apoi ncercai s utilizai interogarea nc o dat. Dac primii n continuare rezultate neobiuite, trecei la pasul urmtor. 2. Verificai de dou ori logica interogrii. Suntei absolut siguri c punei ntrebarea pe care credei c o punei? ntotdeauna Access 2000 este cel care se strduiete din greu s neleag ntrebarea aa cum trebuie, ns dac se ntmpl cumva s neleag greit ntrebarea, toat munca sa este n zadar. Dac alctuii o interogare incredibil de complex, ncercai s o mprii n mai multe interogri simple care se bazeaz una pe cealalt. 3. ncercai s nchidei interogarea i s o realizai din nou de la nceput.

416

______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor

Din cnd n cnd se ntmpl ca interogrile s rmn blocate (n fond nu este vorba dect despre un calculator). Dac se pare c nu exist alt soluie care s v vin n ajutor, facei o copie de siguran a datelor dumneavoastr i chemai-l pe vecinul dumneavoastr prietenos care este i un guru al calculatoarelor. Dac interogarea nu funcioneaz corespunztor nici dup ce luai aceste msuri, rugai-l pe tocilarul dumneavoastr local s v ofere o consultaie rapid. S-ar putea ca elementul care nu este n regul n cadrul interogrii sau n cadrul tabelelor dumneavoastr (porcriile alea!) s fie ceva foarte subtil.

Cnd v-ai uitat nc o dat, nregistrarea dispruse


nregistrarea era aici; chiar aici. Cuvntul cheie al propoziiei anterioare este verbul, deoarece acesta evideniaz clar faptul c acum, nregistrarea nu se mai afl acolo. Locul exact n care se afl nregistrarea constituie o adevrat dilem, deoarece acest lucru nu l cunoate dect calculatorul i n general aparatura are un anumit cod al secretelor, cod referitor la aceste detalii (iar n cadrul acestui cod, una dintre seciuni duce la apariia situaiei n care toate xerox-urile se stric n acelai moment). n primul rnd nu intrase n panic. Oamenii panicoi fac lucruri ciudate iar dumneavoastr nu trebuie s vi se ntmple acste lucru, deoarece n urmtoarele minute va fii necesar s gndii limpede. Aadar vei putea s intrai n panic, dar numai dup ce se limpezete situaia. nainte de a face ceva tehnice cu ajutorul programului Access 2000 (sau de a lovi calculatorul cu bastonul de baseball), apsai Ctrl+Z. Aceast combinaie de taste reprezint de fapt comanda Undo. Dac nregistrarea revine, nseamn c ai terminat. n acest caz, nchidei tabelul i panicai-v n timpul pauzei. Dac tasta Undo nu v-a fost de folos, nseamn c s-ar putea spune c avei ceva probleme. Urmtoarea cea mai bun soluie este s copiai nregistrarea dintr-o copie de siguran a fiierului baz de date. Aceast soluie o putei folosi numai n cazul n care a existat vreun moment n care ai realizat o copie de siguran a bazei de date. Dac avei o copie pe hrtie a datelor dumneavoastr, le putei introduce manual n baza de date n orice moment. In cazul n care acea nregistrare era singura copie a informaiilor respective, ridicai minile, privii calculatorul i luai-v adio, pentru c ce-ai avut ai pierdut (v comptimesc sincer).

Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________

417

V rog, oh v rog s facei copii de siguran ale informaiilor dumneavoastr, deoarece nu tii niciodat cnd se ivesc ntmplrile nefaste (n acest moment punei muzic de org).

Validarea care nu a existat niciodat


Validrile sunt unele dintre facilitile mele preferate ale lui Access 2000, dar, ca orice altceva, n cazul n care nu sunt utilizate corect, pot determina apariia unor probleme. Cea mai mare grij o vei avea n cazul n care localizrii unei reguli de validare care nu poate fi valid. De exemplu, s presupunem c cineva (bineneles c nu eu sau dumneavoastr, ci acel cineva) dorete s restricioneze un cmp anume, astfel nct acesta s accepte numai intrri ntre 0 i 100. Pentru a realiza acest lucru, persoana respectiv realizeaz o validare care spune <0 And >100. Din nefericire, aceast regul nu va funciona n veci! Motivul este c persoana a ncurcat simbolurile i a creat o regul care accept numai numere care sunt simultan mai mici dect 0 i mai mari dect 100. Conform spuselor profesorului meu de matematic, pe lumea asta nu exist prea multe numere de acest gen.
S
T FA

S nu cumva s permitei s se ntmple una ca asta validrilor dumneavoastr! Pentru a aviza asemenea crize, scriei-v regula pe o hrtie i apoi testai-o cu alte date de prob. Pentru a v asigura c regula funcioneaz aa cum ar trebui, nu uitai s includei exemple de intrri corespunztoare i necorespuntoare.

Meniurile care acum apar, acum dispar


Datorit cuiva din Divizia noii faciliti grozave din punct de vedere conceptual dar frustrant din punct de vedere funcional a companiei Microsoft, meniurile programului Access 2000 (i toate suratele acestora din Office 2000) nu afieaz automat toate elementele disponibile ale acestora. In schimb, acestea ele afieaz cele mai utilizate elemente i o tres ndreptat n jos care se afl n partea inferioar a meniului (Da, ar trebui s v fac viaa mai uoar. Nu-i aa c este plcut s tii acest lucru?). Tresa micu este cheia dumneavoastr spre meniul complet. Cnd facei clic pe aceasta, meniul se extinde n mod miraculos i ajunge la dimensiunea sa maxim, afind cu mndrie toate opiunile sale disponibile. n acest moment, facei clic pe elementul din meniu pe care dorii. Dup ce facei clic pe tres i selectai elementul dorit din meniul complet, Access 2000 adaug automat acest element la versiunea trunchiat a meniului.

T FA

418 ______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor Nu putei realiza o legtur cu un tabel FoxPro sau unul dBASE
n cadrul acestui pariu legat de legtura nereuit, partea favorit care este cel mai probabil c va ctiga este un fiier index necorespunztor. Access 2000 are o problem proprie care ine de realizarea unei legturi cu tabele din FoxPro sau dBASE care au indexuri necorespunztoare. nainte de a fi frustrai i chiar nainte de a v panica, revenii la programul original, realizai din nou index-ul i apoi ncercai legtura nc o dat. De cele mai multe ori, aceast procedur rezolv problema. Dac se ntmpl ca aceast problem s fie acea una la 10000 n care elementul vinovat nu este index-ul, cumprai-v o pung de chips-uri de la magazinul universal i invitai-l pe guru pentru a lua o gustare i a v face ceva reparaii. Avei mare grij cnd actualizai un fiier FoxPro sau dBASE prin intermediul lui Access 2000. Asigurai-v c ataai i index-ul, deoarece n caz contrar nseamn c o cutai cu lumnarea.

Cnd importai un tabel v putei confrunta cu o nclcare a regulilor cheilor


Chiar dac n timp ce importai un tabel apare o nclcare a regulilor cheii, Access 2000 face tot posibilul s duc la bun sfrit sarcinile sale; problema ns este c datele pe care le importai conin o valoare cheie care apare de dou ori. Din cauza faptului c Access 2000 nu poate modifica arbitrar datele n cauz, trebuie s facei o reparaie. Revenii la programul original, gsii nregistrrile care v supr i realizai o cheie corespunztoare care s o nlocuiasc pe cea redundant. Dup ce suntei siguri c valorile cheie sunt unice, ncercai i iar ncercai din nou.

Fie ce-o fi, programul nu va porni


Dup ce ai ales Access 2000 din meniul Start, ecranul de ntmpinare att de grozav al acestui program (acea imagine haioas care v ine companie atunci cnd programului i trebuie prea mult timp pentru a se ncrca) apare lin pe

Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________

419

ecran i apoi, dintr-o dat, momentul linitit dispare pe msur ce apare caseta de atenionare, care v anun c Windows Cant find ODD_ESOTERIC_FILE.MDB (Nu poate gsi ODD_ESOTERIC_FILE.MDB). Ecranul de ntmpinare al lui Access 2000 dispare i dumneavoastr rmnei din nou cu ochii pironii la ecranul Windows 95/98. Aceast succesiune a evenimentelor se petrece din cnd n cnd, dar sincer vorbind, acestea fac parte din convieuirea cu calculatoarele. La cursul de depanare eu predau un imn simplu care acoper n totalitate aceast problem: Este un fiier. Fiierele se stric uor. Datorit faptului c mesajul de eroare a fost att de cumsecade i v-a oferit un nume de fiier (nu toate mesajele de eroare sunt att de generoase) utilizai Explorer pentru a cuta fiierul. Dac se afl acolo, cel mai probabil este ca fiierul s fie corupt. Dac fiierul nu se afl acolo, ei bine, n acest caz mcar tii care este motivul pentru care Access 2000 nu l-a gsit. n orice caz, trebuie s nlocuii fiierul cu o versiune sntoas de pe discurile originale cu programul Access 2000. Dac avei o copie pe CD-ROM a programului Access 2000, operaiunea este simpl; tot ceea ce trebuie s facei este s utilizai Windows Explorer la instalarea CD-ROM-ului, s gsii fiierul i s s-l copiai n subdosarul Access 2000. Dac Access 2000 se afl pe reeaua companiei dumneavoastr, luai legtura cu prietenii dumneavoastr (asisteni) de la Sisteme Informatice pentru a v ndruma. n acest caz, problema nu prea mai depinde de dumneavoastr. Urai-le noroc acelor guru n calculatoare i apoi luai o pauz de cafea n timp ce ei rezolv problema.

Vrjitorul nu-i va prsi castelul


Aceasta este o versiune mai punctual a problemei precedente care era c programul Access 2000 nu vroia s porneasc. Acum problema este localizat la nivelul unui vrjitor anume. Soluia este aceeai: cutai fiierul disprut, nlocuii-l de pe discurile originale i apoi vedei dac aceast msur luat rezolv problema. n cazul n care toate soluiile eueaz (ceea ce s-ar putea ntmpla), luai o pung de chips-uri i chemai-l pe tocilarul dumneavoastr preferat pentru a v ajuta. n mod implicit, meniurile i alte casete de dialog ale programului Access 2000 afieaz toate opiunile posibile i nu doar opiunile instalate pe calculatorul dumneavoastr. Aceasta nseamn c pe msur ce utilizai programul Access 2000 v-ar putea spune periodic c o opiune din meniu pe care ai

420

______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor

selectat-o nu exist pe calculatorul dumneavoastr. n acest caz, scoatei CD-ROM-ul cu programul Access 2000 i instalai-l. Dac calculatorul dumneavoastr face parte din reeaua companiei luai legtura cu personalul de la asisten n calculatoare deoarece s-ar putea ca acetia (cei care sunt de la asisten) s fie cei care trebuie (sau care doresc) s se descurce singuri cu instarea.

Capitolul 27

Zece sfaturi de la tocilarii bazelor de date


n acest capitol Idei grozave oferite de cele mai groaznice specimene

ndiferent c-i iubii sau i uri, experii tehnici sunt ntotdeauna cu dumneavoastr. In orice parte v-ai ntoarce vedei pe cineva care ar putea s tie despre tehnologie mai multe dect dumneavoastr. Mai mult ca sigur c uneori, astfel de persoane arat haios, deseori se poarta ciudat i din cnd n cnd par a fi cu totul rupte de realitate (tiu toate aceste lucruri din cauza faptului c sunt unul dintre acetia i deseori mi se ntmpl ca prietenii mei smi nregistreze comportamentul n loc s-o fac eu. Nu-i aa c este extraordinar s fii iubit?). Cu toate acestea, n momentele lor de luciditate experii tehnici au nite adevrai bulgri de inteligen incredibili. Acest capitol reprezint o distilare a tuturor sfaturilor valoroase pe care le-am adunat de-a lungul anilor. Unele pri ale capitolului sunt foarte concentrate n timp ce altele sunt complet filozofice; ce s-i facei; aa este viaa cu experii tia tehnici (dar dumneavoastr tii deja asta).

Notai totul ntr-un document ca i cum propria dumneavoastr via ar depinde de acest lucru
ntr-adevr, este o osteneal. Da, este un necaz. Da, i eu fac acelai lucru (este destul de nfricotor cnd un tip chiar ascult de propriile sfaturi). Dac

422

______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor

construii o baza de date, asigurai-v c notai fiecare detaliu ct de mic. Iat o list de elemente cu care s ncepei: Informaii generale despre baza de date: Include locaiile fiierului, o explicaie a ceea ce face o baz de date i informaii despre modul n care funcioneaz. Aspectele tabelelor, inclusiv numele cmpurilor, dimensiunile acestora i coninuturile zonelor mostr: Dac unele date provin din surse ezoterice sau temporare (cum ar fi raportul de expediere a mrfurilor pe care l-ai rupt n buci chiar imediat dup introducerea datelor pe calculator), facei aceast meniune n documentaie pentru ca i alte persoane s tie aceste lucruri. Numele rapoartelor, o explicaie a informaiilor prezente n raport i liste cu persoanele care primesc o copie a raportului atunci cnd acesta este tiprit: Dac trebuie s facei cteva interogri nainte de a alctui raportul, notai-v totul n legtur cu acest proces (sau mai bine dect att, luai un tocilar care s v ajute s automatizai toat treaba aceasta). De asemenea, trebuie s tii c notarea persoanelor care primesc raportul este foarte important. Notai repede n documentaie funcia i persoana curent care ocup postul respectiv. Interogrile i logica acestora: Pentru fiecare interogare n parte alctuii o explicare detaliat a ntregului mod de funcionare al acesteia mai ales dac interogarea implic tabele multiple sau surse de date din alt parte dect din Access (cum ar fi tabelele SQL sau alte zone foarte importante de stocare a informaiei). Rspundei la ntrebarea De ce?: Pe msur ce notai totul despre baza dumneavoastr de date De ce interogrile utilizeaz acele tabele speciale? De ce sunt trimise rapoartele tocmai acelor persoane? Mai mult ca sigur c n cazul n care lucrai ntr-o corporaie s-ar putea s nu tii motivele pentru care unele lucruri se ntmpl aa cum se ntmpl i nu altfel, dar nu stric niciodat s v informai n legtur cu acele elemente. Detalii diferite: v sftuiesc s avei i informaii referitoare la diferite elemente cum ar fi: procesul de realizare i lista copiilor de siguran, locul de depozitare al benzilor care conin copiile de siguran (cci facei copii de siguran, corect?), i la ceea ce ar trebui s facei n cazul n care caculatorul dumneavoastr nu ar funciona. In cazul n care baza dumneavoastr de date are o funcie de afaceri deosebit de important cum ar fi spre exemplu contabilitatea, inventarierea, inerea evidenei unui punct de desfacere sau a unor comenzi, asigurai-v c exist i funcioneaz i vreun proces manual de acest gen pentru ca afacerea s nu fie afectat n cazul avarierii calculatorului; i nu uitai s inei evidena ntregului proces!

Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________

423

Un ultim gnd: Actualizai n permanen documentaia; o dat la 6 pn la 12 luni revizuii-v documentaia pentru a sunt necesare ceva actualizri. Documentaia este folositoare numai n cazul n care este de actualitate i dac o mai poate nelege i altcineva n afar de dumneavoastr. De asemenea, asigurai-v (dumneavoastr sau persoana care v nlocuiete n cadrul departamentului) c tii cu siguran unde este pstrat documentaia. Dac avei o versiune electronic a acesteia, facei-i i o copie de siguran precum i un exemplar tiprit care s v fie la ndemn.

Nu v supradimensionai cmpurile
Atunci cnd realizai un tabel, oprii-v un moment pentru a atribui cmpurilor text dimensiunea potrivit pentru datele pe care le pstrai n acele cmpuri. n mod implicit, Access 2000 seteaz dimensiunea cmpurilor text la 50 de caractere (o setare destul de generoas mai ales n cazul n care se ntmpl ca cmpul s conin o abreviere de numai dou litere a unui stat oarecare). Bineneles c 48 de spaii pentru caractere nu nseamn ceva prea grozav, dar dac nmulii acest spaiu cu un tabel care conine 100000 de adrese ale clienilor ajungei la un total de 4.8 MB de spaiu de stocare care nu conin nimic; absolut nimic.
S
T FA

Modificai dimensiunea cmpului folosindu-v de setarea Field Size aflat n eticheta General a vizualizrii Design.

Numerele reale utilizeaz cmpuri de tip number


Utilizai cmpurile de tip numr pentru numere i nu pentru texte care se dau drept numere. Calculatoarele observ diferena dintre codul potal 47201 i numrul 47,201. Codul potal este stocat ca o serie de cinci caractere care din ntmplare sunt cifre, n timp ce numrul este stocat ca unul ce poate fi folosit la matematic i la tot soiul de alte chestiuni numerice amuzante (ncercai i dumneavoastr o dat aceast chestiune cu un cmp de cod potal). Atunci cnd alegei tipul pentru cmpul cel nou care conine numere, punei-v o ntrebare simpl: Vei face vreodat vreun calcul sau orice altceva care are legtur cu matematica cu acel cmp? Dac rspunsul este da, utilizai tipul number; dac rspunsul este nu, stocai cmpul respectiv ca text i continuai-v viaa.

424 ______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor Validrile mai bune conduc la date mai bune
Validrile lucreaz mn n mn cu mtile cu scopul de a mpiedica datele necorespunztoare s se apropie de tabelele dumneavoastr. Validrile sunt uor de realizat, rapid de pus n funciune i mereu vigilente (chiar i atunci cnd suntei att de obosii c nici nu mai vedei bine). Dac nu utilizai nc validri pentru a v proteja integritatea bazelor de date, trebuie s menionez faptul c ar trebui s ncepei chiar din acest moment. Trecei la Capitolul 7 i aruncai o privire la subiectul dezbtut.

Folosii nume sugestive


Cnd realizai un tabel sau creai o baz de date, gndii-v la numele pe care le folosii. Oare peste trei luni v vei mai aminti ce nseamn ele? Dar peste ase luni? Oare sunt aceste nume destul de sugestive astfel nct peste ceva vreme cnd cariera dumneavoastr va fi fost accelerat de ctre cunotinele n Access 2000 o persoan s se uite la tabel i s-i dea seama ce realizeaz acesta? Acum c Windows 95/98 v ofer n sfrit posibilitatea de a alege nume mari pentru fiiere, v rog s profitai din plin de ea. Nu este necesar s v extaziai, dar este necesar s tii c acum nu mai avei nici o scuz pentru fiiere denumite 99Q1bdg5. Utilizarea denumirii Q1 1999 Budget Rev 5 este mult mai pe nelesul tuturor persoanelor implicate.

Avei mare grij cnd tergei ceva


Atunci cnd tergei valori ale cmpurilor dintr-un tabel, asigurai-v c distrugei valorile din nregistrarea care trebuie, verificai nc o dat i abia cnd suntei absolut siguri tergei originalul; i chiar i atunci mai putei apsa repid combinaia de taste Ctrl+Z pentru a recupera insectua cea mic. Ce tot attea verificri i reverificri? Aceasta deoarece dup ce tergei o valoare dintr-un cmp i mai facei orice altceva n tabel, Access 2000 uit complet de valoarea veche. Acea valoare este pierdut pe vecie, ca i cnd nici nu ar fi existat. Dac tergei o nregistrare din tabel, atunci aceasta este cu adevrat pierdut pentru totdeauna deoarece nu exist opiunea Undo pentru o nregistrare ntreag. Dac se ntmpl cumva ca acea nregistrare s fie important i s nu avei nici un fiier cu copii de siguran, nseamn c suntei nite ghinioniti. Imi pare sincer ru!

Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000 _______________

425

Pstrai n permanen copii de siguran


Nu exist nici un alt element care s poat nlocui copia de siguran curent pentru datele dumneavoastr, mai ales n cazul n care acestea sunt vitale pentru companie. Deseori, meninerea copiilor de siguran ntr-un loc diferit de documentul original pentru situaia n care un dezastru ar distruge lucrul dumneavoastr constituie un avantaj al strategiilor eficiente. Nu m credei? Gndii-v pentru un moment la expresia nici o remunerare. Ei, acum ce prere avei despre copiile de sigurna? M-am gndit eu c pn la urm vei vedea lucrurile n acelai mod ca mine.

nainte de a face ceva gndii-v o dat i nc o dat


Respectai aceast regul n cadrul oricrui pas din Access 2000 care conine cuvntul tergere sau reproiectare. Gndii-v la ceea ce facei i apoi mai gndii-v nc o dat. Software-ul face ca manipularea cantitilor mari de date s fie mai uoar ca nainte, dar n acelai timp v ofer i instrumente cu care putei s nimicii datele dumneavoastr ntr-un mod nemaintlnit de pe vremea lui P.T. Barnum. Cel mai bine a zis-o Thomas Watson senior, preedinte ani de-a rndul la compania IBM: Gndii!.

Organizai-v i nu v complicai inutil


Dei la prima vedere aceste dou sfaturi pot prea diferite, de fapt ele se ntreptrund pentru a promova valorile tocilarilor clasici cum ar fi un loc pentru fiecare instrument ct de mic i interogarea mea a funcionat mai repede dect a ta; sunt convins. Dac meninei calculatorul n ordine i dac v organizai ntregul spaiu de lucru, nseamn c avei la ndemn tot ceea ce v trebuie. Procurai-v un Barcalounger i luai o telecommand i nu va mai fi nevoie s ieii din nou din birou.
S
T FA

Da, ntr-adevr, putei deveni prea organizai. De fapt, este chiar foarte simplu s realizai acest lucru. Domolii-v dorina de organizare cu pasiunea de a realiza treburile din ct mai puini pai. Reducei numrul dosarelor i subdosarelor pe care le utilizai pe calculator; un maxim de cinci nivele de dosare este mai mult dect suficient pentru aproape oricine. Dac trecei cu

426

______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor

mult de cinci nivele, organizarea dumneavoastr ncepe s-i pun amprenta asupra productivitii (i nimnui nu-i place ideea unei scderi a productivitii, cu att mai puin ideea tuturor acelor persoane care apar cu acele sloganuri micue i tmpiele pentru a respecta afiele legate de meninerea bunei dispoziii n cadrul corporaiei).

Este bine s tii cnd este momentul s solicitai ajutor


Dac avei probleme, lsai-v deoparte orgoliul i vanitatea i cerei ajutor. Nu este nici o ruine s spunei nu tiu i apoi s ncercai s aflai elementele necunoscute. Aceast regul este deosebit de important atunci cnd suntei jocheul miilor de nregistrri dintr-o baz de date i trebuie s avei controlul asupra acestora. Civa pai mici greii i problema dumneavoastr insignifiant se amplific i multiplic rapid, transformndu-se ntr-o criz uria. n concluzie, cerei ajutor nainte ca situaia s devin nfricotoare.