UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA FACULTATEA DE DREPT I TIINE SOCIALE ASISTEN MANAGERIAL N SISTEMELE PUBLIC I PRIVAT

MODUL DE LUCRU COLABORATIV (PARTAJAREA DOCUMENTELOR I URMRIREA MODIFICRILOR) I PROTECIA FIIERELOR N WORD

Mai 2012 Alba Iulia

CUPRINS
CUPRINS............................................................................................................................................................................2 1. MODUL DE LUCRU COLABORATIV......................................................................................................................3 1.1. PARTAJAREA DOCUMENTELOR.....................................................................................................................3 1.2. URMRIREA MODIFICRILOR.......................................................................................................................3 2. PROTECIA FIIERELOR N WORD.....................................................................................................................5 2.1. PROTEJAREA INFORMAIEI DIN DOCUMENTE..........................................................................................5 2.2. PROTEJAREA MODIFICRILOR......................................................................................................................5 2.3. ALTE OPIUNI DE SALVARE...........................................................................................................................6 3. N LOC DE CONCLUZII.............................................................................................................................................8 BIBLIOGRAFIE................................................................................................................................................................9

1. MODUL DE LUCRU COLABORATIV

Sistemul de management colaborativ al documentelor este foarte util atunci cnd se dorete s se lucreze pe un document mpreun cu o alt persoan care nu se afl in apropiere. Folosind acest serviciu, fie cel din pachetul Google, fie din alt sistem de lucru colaborativ, se poate modifica i accesa documentul oricnd se dorete, iar modificrile s fie vizibile nu doar de persoana n cauz, ci i de ctre alte persoane.[6] 1.1. PARTAJAREA DOCUMENTELOR Pentru gestionarea eficient a informaiei este nevoie de un mecanism centralizat i securizat, prin care se poate colabora n gestionarea fluxurilor informaionale, stocarea i partajarea documentelor i fiierelor importante.[10] Uneori apare necesitatea de a interveni mai multe persoane pe un anumit document (partajarea documentului), n acest caz exist o serie de instrumente disponibile in Word, care fac acest lucru posibil. Avantajele pot fi: mbuntirea productivitii - mai multe persoane pot lucra n acelai timp la ultima variant a documentului. Soluiile de colaborare i management al documentelor pun la dispoziie site-uri dedicate pentru a facilita coordonarea dezvoltrii documentelor de ctre mai multe persoane. La nivelul fiecrui document se asigur versionare, auditare i opiuni de check-in i check-out.1 Simplificarea schimbului de informaii - dac pn acum csua e-mail era sufocat de ataamentele trimise pentru verificare i aprobare, prin soluii de colaborare pe documente se pot separa partea de comunicare de procesele de creare a documentelor; Lucrezi unde i cnd doreti - totul se ntmpl online, fapt pentru care se va avea acces la documentele la care se lucreaz de oriunde. [10] 1.2. URMRIREA MODIFICRILOR Microsoft Word pune la dispoziia utilizatorilor mai multe modaliti de urmrire a evoluiei n timp a formei i coninutului unui document. Documentul modificat de ctre un singur sau mai muli utilizatori, poate pstra formele intermediare, astfel nct s se poat vizualiza cu uurin modificrile efectuate. Aceste faciliti sunt utile de exemplu la recenzia unui articol sau a unei lucrri, cnd se pot insera modificrile sau comentariile unui recenzent, iar autorul le poate accepta sau respinge.2 Bara de instrumente Recenzie (Reviewing) ofer o locaie convenabil pentru a lucra cu toate modificrile documentului. Activarea manual de urmrire a modificrilor din meniul Instrumente (Tools) - Urmrire modificri (Track Changes) sau executnd dublu clic pe indicatorul gri TRK de pe bara de stare i salvarea fiierului ntr-o locaie public de unde s poat fi preluat de alte persoane.[8] Aceast comand permite nregistrarea tuturor modificrilor fcute n timp i acceptarea sau respingerea acestora.

http://www.ttonline.ro/sectiuni/cad/cam/cae/pdm/plm/erp/articole/editarea-si-partajarea-documentelor-varianta-peechipa-825; 2 http://blog.it-asistenta.ro/2011/07/urmarirea-modificarilor-track-changes-in-office-word-2003/;

Orice modificare (de coninut sau de format) este evideniat prin sgei indicatoare i baloane (casete) de text care prezint modificarea, autorul modificrii, data i ora. Vizualizarea/ascunderea acestor informaii (denumite marcaje de urmrire) se face prin comanda Markup (meniul View->Markup). 3 Alte butoane ale barei de instrumente Recenzie (Reviewing) sunt folosite pentru: vizualizarea formei originale sau actuale a documentului, cu sau fr marcajele de urmrire; acceptarea (Accept Change) sau respingerea (Reject Change) unei modificri sau a tuturor modificrilor efectuate; tergerea tuturor comentariilor (tergerea individual a unui comentariu se face din meniul contextual al marcajului de urmrire sau din Panoul de modificri); activarea Panoului de modificri (Reviewing Pane) care prezint modificrile n ordine cronologic, astfel nct observarea lor s fie ct mai facil; filtrarea dup recenzent (utilizator) i tip de modificare (comentarii, inserri/tergeri, formatare).4 La partajarea documentelor este necesar inerea evidenei modificrilor efectuate i a persoanelor care le-au realizat, este recomandat salvarea versiunilor documentelor, din cnd n cnd. Programul Word face ca salvarea versiunilor s decurg automat, prin selectarea secvenei Fiier-Salvare ca i alegerea Instrumente-Salvare versiune. Caseta de dialog Versiuni n Word XP (care este accesibil i prin selectarea secvenei Fiier-Versiuni) permite efectuarea unor comentarii despre fiecare versiune.5
3 4

idem idem 5 http://consilr.info.uaic.ro/uploads_lt4el/resources/pdfromMS_Word_partajare_documente.pdf

2. PROTECIA FIIERELOR N WORD

n unele cazuri este necesar ca documentele cu care se lucreaz s nu poat fi citite sau modificate de alte persoane, astfel exist opiunea de a proteja documentele cu parol. Protejarea se poate realiza pe trei nivele: recomandarea de a deschide documentul doar pentru vizualizare ( Read-only) permite deschiderea documentului pentru citire sau pentru modificare la alegerea utilizatorului; protejarea modificrilor deschiderea doar pentru vizualizare; protejarea vizualizrii deschiderea nu este permis. [4] 2.1. PROTEJAREA INFORMAIEI DIN DOCUMENTE Pentru a ajunge la opiunile de protecie se pate folosi una din variantele urmtoare: se selecteaz comanda Options din meniul Tools, apoi fia Security, efectul este afiarea casetei de dialog Options i a fiei Security. Atunci cnd se vrea ca un anumit document la deschidere s recomande utilizatorului s deschid acel document numai pentru vizualizare trebuie bifat opiunea Read-only recommended.

2.2. PROTEJAREA MODIFICRILOR Atunci cnd se vrea ca anumite documente s nu poat fi modificate, se pot proteja prin parol. Pentru a proteja la modificri un document se insereaz n cmpul Password to modify: o parol. Textul parolei nu apare n clar, ci pentru fiecare caracter tastat este afiat un *. 5

Acele documente pentru care s-a stabilit o parol pentru modificare nu vor mai putea fi modificate dect de persoana care cunoate parola. Ele pot fi deschise pentru vizualizare, iar eventualele modificri vor putea fi salvate doar ntr-un alt document. n cazul n care se vrea ca anumite documente s nu poat fi nici mcar deschise de alte persoane se pot proteja prin parol. Pentru a proteja la vizualizare un document se insereaz n cmpul Password to open: o parol. 6 Documentele pentru care s-a stabilit o parol pentru deschiderea (vizualizarea) lor nu vor mai putea fi deschise dect de persoana (persoanele) care cunoate parola. Protejarea poate fi combinat, att pentru vizualizare ct i pentru modificare. Pentru a proteja astfel un document se tasteaz cte o parol n fiecare din cele dou cmpuri: Password to modify i Password to open.7 Persoanele care cunosc parola de vizualizare a documentului pot deschide documentul doar pentru vizualizare, iar la al doilea mesaj se folosete butonul Read Only. Persoanele care cunosc parola de modificare trebuie s cunoasc i parola de vizualizare. Pentru a deschide un document pentru modificare trebuie dat mai nti parola de vizualizare n caseta primului mesaj, apoi parola de modificare n caseta celui de-al doilea mesaj. 8

2.3. ALTE OPIUNI DE SALVARE Opiunile de salvare se gsesc n fia Save din caseta de dialog Save sau Options. Aceste opiuni sunt valabile pentru toate documentele. 9 Pentru a preveni modificarea, mutarea sau tergerea datelor importante n mod intenionat sau neintenionat de ctre ali utilizatori, exist posibilitatea de a proteja anumite elemente din foaia de lucru sau registrul de lucru, cu sau fr parol.10

6 7

http://office.microsoft.com/ro-ro/excel-help/protejarea-elementelor-foilor-sau-registrelor-de-lucru-HP010078580.aspx, idem 8 idem 9 http://www.cultura.tubefun4.com/curs/word/word22.pdf 10 http://office.microsoft.com/ro-ro/excel-help/protejarea-elementelor-foilor-sau-registrelor-de-lucruHP010078580.aspx,

Protejarea elementelor din foile i registrele de lucru nu trebuie confundat cu securitatea prin parol la nivel de registru de lucru. Protejarea elementelor nu protejeaz un registru de lucru mpotriva utilizatorilor ru intenionai.11 Acest lucru se poate realiza la rndul su prin mai multe metode: prin restrngerea accesului i acordarea de drepturi de acces doar utilizatorilor autorizai; prin instituirea de filtre n perimetru n puncte care conecteaz sistemul informatic cu lumea exterioar (un firewall poate terge ataamentele trimise pe e-mail, iar extensii la sistemul de management cu Active Directory pot interzice unui utilizator s copieze documente pe un memory stick care nu a fost autorizat n prealabil, toate aceste msuri fiind instituite sub forma de politici de companie i implementate administrativ);12 prin criptare astfel coninutul documentului nu poate fi accesat dect n prezena unei parole.

Protecia prin criptare se poate implementa n dou moduri: 1. prin criptarea substratului care conine informaia(atunci cnd se stocheaz un document pe hard disk exist posibilitatea s se cripteze fiierul respectiv, asigurndu-se n acest fel c nimeni altcineva nu are acces la acea informaie, iar dac documentul trebuie scos n afara perimetrului protejat, de exemplu, trebuie copiat pe un memory stick pentru a fi utilizat i acas, exist o gam larg de utilitare care pot cripta coninutul unui memory stick), 2. prin criptarea conteiner-ului care conine informaia (criptarea efectiv a informaiei propriuzise din interiorul coninutului nu poate fi obinut dect cu sistemul dDRM, n acest mod, documentul cltorete ntotdeauna criptat, indiferent de suportul informaional pe care se afl, singurul moment al existenei sale n clar fiind momentul ncrcrii n memorie de ctre programul de editare a sa, de exemplu Word sau Excel).13 Uniunea European a artat o preocupare constant n ceea ce privete responsabilitatea sectorului public european pentru a asigura fr restricii acces la informaiile sale. ncepnd cu anul 2004, Pan-European eGovernment Services Committee (PEGSCO), prin intermediul grupului su tehnic, a cerut companiei Microsoft s ia n considerare avantajele de a folosi formatele XML i a subliniat necesitatea existenei unui standard unic pentru documentele electronice. ntr-un raport actualizat din 2007, Comitetul PEGSCO pune accent pe faptul c sectorul public trebuie s evite s impun partenerilor si de comunicare (ceteni, ntreprinderi,etc) utilizarea unor produse software specifice, lasandu-e libertatea de alegere. Raportul analizeaz, de asemenea, strategiile adoptate de ctre statele membre ale UE de utilizare de standarde deschise i tehnologii deschise.14

11

http://office.microsoft.com/ro-ro/excel-help/protejarea-elementelor-foilor-sau-registrelor-de-lucru-HP010078580.aspx http://www.slideshare.net/alexfiliuta/tipuri-de-protectie-in-documente-word , 13 idem 14 Dorin IRIMESCU, Deployment of Open Standards in the Public Administration, Universitatea Politehnic Bucureti, Romnia, publicat n Revista Informatica Economic, nr. 3(47)/2008, p. 68
12

3. N LOC DE CONCLUZII
Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei meniona, ntr-un raport din 2005, cerina de adoptare a standardelor deschise n administraia public i necesitatea de a asigura independena fa de unii furnizori de tehnologii. Ceea ce nc lipsete sunt o serie de msuri decisive n aceast direcie.15 Totui, s ne imaginm cum s-ar pune n practic acest lucru, la primria unui ora de circa 10.000 locuitori unde se dorete ntocmirea unei Strategii de Dezvoltare Local. Sunt delgai 5 responsabili cu adunarea de informaii i gruparea lor n Strategia de Dezvoltare. Primarul dorete adoptarea standardelor unice pentru documentele electronice i impune cerina de tehnoredactare a Strategiei n format unic i munca s se desfoare colaborativ, astfel, fiecare lucreaz pe propriul PC conectat la server, munca fiecrui fiind salvat direct n fiierul Strategiei aflat pe serverul primriei. Primul pas const n contractare serviciilor unei firme de consultan n managementul documentelor pentru a coordona si audita implementarea serverului i activitatea de nvare a personalului nsrcinat cu realizarea Strategiei. Un curs de formare i informare este necesar deoarece pune bazele iniierii acestor instrumente disponibile in Word, care pn acum au fost privite cu susceptibilitate de ctre angajai, deoarece nu se tia la ce folosesc. Mai departe, totul depinde de implicarea angajailor, urmarea pailor menionai mai sus i punerea n practic a cunotinelor acumulate, n virtutea ideeii practice makes it perfect.

15

Dorin IRIMESCU, Deployment of Open Standards in the Public Administration, Universitatea Politehnic Bucureti, Romnia, publicat n Revista Informatica Economic, nr. 3(47)/2008, p. 69

BIBLIOGRAFIE
1. http://www.ecomunitate.ro/upload/instruire/pdf/Modul%209%20Business %20Development.pdf, 19 aprilie 2012 2. http://www.slideshare.net/alexfiliuta/tipuri-de-protectie-in-documente-word, 10 Aprilie 2012; 3. http://www.cultura.tubefun4.com/curs/word/word22.pdf, 10 Aprilie 2012; 4. http://office.microsoft.com/ro-ro/word-help/activarea-sau-dezactivarea-urmaririimodificarilor-HA010370561.aspx?CTT=5&origin=HA101830016, 10 Aprilie 2012; 5. http://office.microsoft.com/ro-ro/excel-help/protejarea-elementelor-foilor-sauregistrelor-de-lucru-HP010078580.aspx, 10 Aprilie 2012; 6. http://www.scribd.com/doc/55608461/7/Sistemele-de-lucru-colaborativ, 10 Aprilie 2012; 7. https://www.docstoc.com/pass?doc_id=57603993, 10 Aprilie 2012; 8. http://consilr.info.uaic.ro/uploads_lt4el/resources/pdfromMS_Word_partajare_docume nte.pdf, 10 Aprilie 2012; 9. http://blog.it-asistenta.ro/2011/07/urmarirea-modificarilor-track-changes-in-officeword-2003/,10 Aprilie 2012; 10. http://www.ttonline.ro/sectiuni/cad/cam/cae/pdm/plm/erp/articole/editarea-sipartajarea-documentelor-varianta-pe-echipa-825, 26 aprilie 2012; 11. Dorin IRIMESCU, Deployment of Open Standards in the Public Administration, Universitatea Politehnic Bucureti, Romnia, publicat n Revista Informatica Economic, nr. 3(47)/2008, http://revistaie.ase.ro/content/47/12Irimescu.pdf, 26 aprilie 2012.