MANAGEMENTUL PROIECTELOR

EDUCATIONALE SI SOCIALE
(Ghid de seminar - Partea intai)

IOLANDA FELICIA BELDIANU

Obiectivele Cursului:

Scop: La finalul cursului participantii isi vor

construi un nou stil de abordare al
managementului de proiect prin utilizarea
unor instrumente specifice, precum si prin
dezvoltarea unor abilitati in conducerea
echipelor
 Obiectivele Cursului:
 Clarifica elementele specifice managementului de
proiect (proiect, obiective, activitati, rezultate
asteptate, buget, matrice cadru logic)
 Construi ciclul de viata al unui proiect
 Cunoaste factorii definitorii in managementul
timpului
 Analiza situatiile de risc in managementul
proiectului
 Cunoaste importanta rolurilor in echipa de proiect
 Exersa informatiile si abilitatile dezvoltate pe baza
unui proiect concret
Ce este o organizatie?
Managementul Organizational

ORGANIZAŢIA – este o colectivitate

de oameni care lucreaza impreuna

intr-un proces ce are la baza diviziunea

muncii, pentru a atinge un scop comun.
CARACTERISTICILE UNEI
ORGANIZATII

Organizaţia este un sistem social.

O organizatie implica si utilizeaza in primul
rand oameni, iar performanta organizatiei
depinde major de eforturile lor.
CARACTERISTICILE UNEI
ORGANIZATII

Organizatia este un sistem deschis.

O organizatie este in permanenta in stransa
relatie cu mediul in care actioneaza.
Organizatia preia din mediu resurse umane si
fizice si le utilizeaza pentru a reda mediului
produse si servicii pe care le consuma.
CARACTERISTICILE UNEI
ORGANIZATII

Organizatia are
un scop comun tuturor membrilor ei.
A avea un scop comun este crucial pentru
identitatea si performanta organizatiei.
CARACTERISTICILE UNEI
ORGANIZATII

Diviziunea muncii reprezinta procesul de

rupere a muncii de indeplinit în componente
mici care servesc scopul organizatiei si care
sunt indeplinite de indivizi şi grupuri.
Esenta oricarei organizatii este efortul uman.
CARACTERISTICILE UNEI
ORGANIZATII

Ierarhia autoritatii
Cand organizatiile impart munca in componente
mai mici, trebuie facut ceva pentru a asigura
coordonarea eforturilor individuale si
combinarea lor corespunzatoare pentru
indeplinirea scopului organizatiei.
CARACTERISTICILE UNEI
ORGANIZATII

Sinergia
Organizarea eforturilor individuale
si ale diverselor echipe intr-un
mod care le directioneaza spre
atingerea scopului organizatiei.
PRINCIPALELE FUNCTII ALE UNEI
ORGANIZATII

Realizarea scopului si a obiectivelor sale

Auto-mentinerea - asigurarea propriei
“supravietuiri”. Aceasta include managementul
eficient al organizatiei, asigurarea indeplinirii
tuturor cerintelor legale, satisfacerea nevoilor
membrilor echipelor de lucru, comunicarea
interna eficienta
Adaptarea la mediul inconjurator – o
organizatie nu este o masina care merge
indiferent de ceea ce se intampla in jur.
Exercitiu

Se impart participantii in 2 sau 3

grupe de lucru.
Fiecare participant va prezenta
organizatia din care face parte
insistand asupra scopului
organizatiei din care fac parte.
La final fiecare grupa prezinta
concluziile discutiilor.
 CULTURA ORGANIZATIONALA

 Reprezinta stilul sau personalitatea unei organizatii.

 Ea este un adevarat mod de viata pentru membrii organizatiei.
ELEMENTE CARE COMPUN
CULTURA ORGANIZATIONALA

 Valori
 Eroi
 Simbolurile organizatiei
 Ritualuri
ELEMENTE CARE COMPUN
CULTURA ORGANIZATIONALA

VALORILE

 Principii generale si abstracte despre ce este

important si ce pretuim in viata.
 Aprecieri (in termeni de bun-rau, drept-nedrept,
urat-frumos etc.) cu privire la situatii, evenimente,
persoane.
ELEMENTE CARE COMPUN
CULTURA ORGANIZATIONALA

EROII

Sunt acele persoane care sunt identificate cu valorile

organizatiei si care devin modele pentru ceilalti
membrii ai organizatiei.
ELEMENTE CARE COMPUN
CULTURA ORGANIZATIONALA

SIMBOLURILE

 Sunt obiecte, actiuni sau evenimente carora oamenii le

asociaza anumite intelesuri.
 Logo-ul unei companii, steagurile sau numele firmei sunt
simboluri care vin in sprijinul imaginii firmei.
ELEMENTE CARE COMPUN
CULTURA ORGANIZATIONALA

RITUALURILE

Un ceremonial, un eveniment care conduce la

reafirmarea normelor şi valorilor si care se repeta in
mod constant.
Exercitiu

Valori

Fiecare participant va trebui sa-si stabileasca

cinci valori importante pentru sine si 3 valori
ale organizatiei din care face parte.
Se impart participantii in 2 grupe - fiecare
grupa va trebui sa aleaga trei valori
reprezentative grupului din care fac parte
Exercitiu

Elemente care compun cultura

organizationala

Se impart participantii in 2 grupe

Fiecare grupa va trebui sa identifice
elementele ce compun cultura
organizatiei din care fac parte:
valori, eroi, simboluri, ritualuri
ETAPELE CONSTITUIRII
CULTURII ORGANIZATIONALE

 recrutarea de personal
 stabilirea normelor de grup
 declararea valorilor organizatiei
 declararea misiunii
 Misiunea organizatiei

 Misiunea este ratiunea de a exista a organizatiei.

 Actioneaza ca o lanterna, ca o ancora si ca o constiinta a organizatiei.

 Functiile Managementului

planificare

control coordonare organizare

implementare
Planificarea

Procesul anticipativ prin care se stabilesc:

 scopul

 obiectivele

 activitatile

 desfasurarea in timp a activitatilor

 resursele necesare (inclusiv bugetul)

 rezultatele asteptate
Organizarea

 divizarea activitatii in subactivitati

 divizarea muncii in sarcini in functie de specializare

si de necesitatea motivarii oamenilor

 alocarea sarcinilor pe grupe / echipe

 conceperea mecanismului de comunicare si
coordonare
 conceperea mecanismului de control
 conceperea mecanismului de evaluare
Implementarea

 Procesul prin care se asigura realizarea in

paralel a diferitelor sarcini de catre persoane si
/ sau grupuri, astfel incat sa se obtina
rezultatele intermediare si finale la momentele
si in parametrii asteptati.

 Punerea in practica a celor planificate

Controlul

 defineste rezultatul dorit

 defineste indicatorii de realizare
 defineste valorile asteptate ale indicatorilor
 concepe mecanismul de culegere si prelucrare a
informatiilor
 culege si prelucreaza informatiile
 decide si aplica masurile corective
Coordonarea

 identificarea problemelor

 luarea deciziilor

 aplicarea deciziilor
Funcţiile Managementului

ATENTIE:
 planificarea este inutila fara obiective clare
 un lucru neplanificat nu poate fi realizat
 implementarea devine o simpla executie
aleatorie fara planificare si organizare, nu se
poate aplica decat in sens negativ si nu
incurajeaza progresul
 iar conducerea devine doar o manifestare
lipsita de obiect al puterii.
Ce este managementul de proiect?
Managementul de proiect

Este procesul de organizare si supraveghere a proiectului pentru

a asigura ca acesta se realizeaza conform programarii, in limitele
bugetului si conform specificatiilor
 CONCEPTE FOLOSITE IN
MANAGEMENTUL DE PROIECT

 PROIECT
 PROGRAM
 BENEFICIARII PROIECTULUI
 RESURSE
PROIECT

Un grup de activitati intercorelate, grupate intr-o succesiune logica, intr-

un interval de timp definit si utilizand resurse limitate, pentru a atinge
rezultate clar definite, in vederea indeplinirii unor obiective clare.
PROGRAM

O serie de proiecte intercorelate ale caror

obiective contribuie impreuna la indeplinirea
unui obiectiv comun general.
De obicei fara un termen de incheiere precis
delimitat, cu un aspect dinamic, care
constituie o abordare integrata pentru
indeplinirea misiunii si a obiectivelor
organizatiei.
 PROGRAM#PROIECT

 Spre deosebire de proiect, un program:

• vizeaza mai multe schimbari concomitente sau succesive;

• nu este in mod obligatoriu delimitat precis in timp;
• are o durata de desfasurare in timp in general mai mare;
• un program poate include unul sau mai multe proiecte
 BENEFICIARII PROIECTULUI

Beneficiarii proiectului reprezinta persoanele sau categoria de

persoane care vor avea de castigat de pe urma proiectului, in viziunea
initiatorilor acestuia.
RESURSE

Pentru a realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispozitie

anumite resurse: resurse umane, resurse materiale, resurse informationale,
resurse financiare, resurse de timp.
 Caracteristicile proiectelor
 Proiectele au un scop – proiectele au scopuri bine definite si sunt facute
pentru a produce rezultate masurabile, clare.

 Proiectele sunt realiste – obiectivele stabilite ar trebui sa fie realizabile

tinand seama atat de cerintele pietei cat si de disponibilitatile umane si
fianciare existente.
 Caracteristicile proiectelor

 Proiectele sunt limitate in timp si spatiu – au inceput si sfarsit bine

determinat in timp si se desfasoara intr-un loc concret.

 Proiectele sunt complexe – implica abilitati variate de planificare si

implementare si diversi parteneri sau sustinatori.
 Caracteristicile proiectelor

 Proiectele sunt colective – sunt produsele unei munci colective ale

unei echipe de proiect.

 Proiectele sunt unice – se nasc din idei noi, contin o solutie specifica
la o problema specifica intr-un anumit context;
Caracteristicile proiectelor

 Proiectele sunt o aventura – fiecare proiect este diferit, implica riscuri

si incertitudini.
 Proiectele pot fi evaluate – contin obiective masurabile care pot fi
evaluate; astfel se poate aprecia daca am facut ce ne-am propus la
calitatea dorita.
Ciclul de viata al unui proiect

INITIERE SI
DEFINIRE

FINAL SI PLANIFICARE
IDENTIFICAREA
DEZVOLTARILOR
NOI

ORGANIZARE SI
EXECUTIE
 Structurarea proiectelor

Capitole importante Intrebari

Definirea problemei, a  In ce context va fi

obiectivelor, a grupurilor acest proiect?

tinta  Ce schimbari va

produce?
 Ce rezultate am
obtine?
 Pentru cine este acest

proiect?
 Structurarea proiectelor

Capitole importante Intrebari

Continut  Care ar fi
metodologia, abordarea
aleasa?
 Ce activitati sunt
necesare?
 De ce avem nevoie

pentru ca proiectul sa
mearga?
 Structurarea proiectelor

Capitole importante Intrebari

Unde, cand?  Unde va fi implementat?
Cat va dura?

Cand va incepe si cand

se va termina?
Aspecte practice Ce logistica este
necesara?
 Structurarea proiectelor

Capitole importante Intrebari

Buget  Care este costul total?

 Structurarea proiectelor

Capitole importante Intrebari

Parteneri  Am nevoie de
parteneri?
 Cine sunt?

 Care este rolul lor?

 Ce trebuie facut
pentru coordonarea lor?
 Structurarea proiectelor

Capitole importante Intrebari

Mijloace de actiune  Proiectul are nevoie

de asistenta tehnica?
 De alt sprijin

financiar?
 Putem folosi facilitatile

existente?
 Structurarea proiectelor
Capitole Intrebari
importante
Comunicare  COMUNICARE INTERNA -
Cum va circula informatia in
cadrul echipei de proiect?
 COMUNICARE EXTERNA –
cu potentialii parteneri
 Structurarea proiectelor

Capitole Intrebari
importante
Evaluare si  Cand si cum va fi evaluat?
continuare  Ce aspecte vor fi evaluate?

De ce?
 Ce continuare va avea

proiectul?
Ce este o problema?

Situatie sau complex de situatii care

afecteaza anumiti oameni, anumite
grupuri sau intreaga societate la un
moment dat si intr-un anumit loc
Ce este o problema?

Orice proiect are drept scop o

schimbare in bine a situatiei
beneficiarilor proiectului
Orice proiect incepe deoarece s-a
identificat o problema ce trebuie
inlaturata sau atenuata
 Problema

 Motivul pentru care scriem un proiect

 Trebuie sa fie bine gandita si argumentata
 Sa fie logica si clara
 Sa fie furnizate date comparative
 Sa fie folosite propozitii scurte si clare in enuntarea ei
Intrebari folosite in
identificarea si analizarea
problemei
 Cand apare problema?
 Cine? Unde?
 Ce?
 De ce apare problema?
 Dovezi ale problemei
 Consecinte
 Care sunt consecintele nerezolvarii
problemei?
IDENTIFICAREA SI ANALIZAREA
PROBLEMEI
 Exercitiu

 Identificarea unor
probleme
 Prioritizarea problemelor
enuntate
 Analiza problemei aleasa
drept cea mai importanta
 Recomandari utile:

 Nu umpleti componenta problemei cu presupuneri sau declaratii

nedocumentate prezentate ca realitate.
 Nu folositi informatii neclare sau care va contrazic argumentele.
 Nu faceti ca problema sa apara prea globala
Arborele problemei
Discutati si identificati o problema

Scrieti in centrul unei coli de flipchart

problema identificata

Identificati cauzele si efectele acestei

probleme.
SCRIETI CAUZELE DEASUPRA SI
EFECTELE SUB PROBLEMA

Raspundeti la intrebarea:
CE S-A FACUT DEJA IN LEGATURA CU
ACEASTA PROBLEMA
SWOT – analiza competentei organizatiei
de a rezolva problema identificata

SWOT - este un instrument de analiza

strategica flexibil si usor de aplicat,
pe care o organizatie sau o echipa de
proiect il foloseste pentru a identifica
cele mai potrivite directii de actiune
SWOT – analiza competentei organizatiei
de a rezolva problema identificata

Scop: realizarea unui plan strategic sau

gasirea unor solutii la o problema luand in
considerare factori interni si externi ai
unei echipe sau ai unei organizatii.
 SWOT – analiza competentei organizatiei de a
rezolva problema identificata

Pozitiv Negativ
Intern Puncte tari Puncte slabe

Extern Oportunitati Amenintari

SWOT – analiza competentei organizatiei
de a rezolva problema identificata

Factori interni - Propria noastra organizatie -

avem capacitatea si disponibilitatea?
 Resursele umane, financiare, tehnice;
 Luarea deciziilor (cine şi ce);
 Cultura organizaţionala;
 Alte proiecte;
 Strategie, compatibilitate cu misiunea
organizaţiei.
 SWOT – analiza competentei organizatiei
de a rezolva problema identificata

Factori externi:

Micro-mediul - este “vecinatatea” noastra

 Posibili finantatori sau clienti
 Contacte
 Informatii

Macro-mediul - care ar fi consideratiile de ordin general?

 Social
 Politic
 Economic
 Juridic
 SWOT – analiza competentei organizatiei de a
rezolva problema identificata

Premisele strategiei:

Folosirea punctelor tari

Eliminarea sau reducerea punctelor slabe
Fructificarea oportunitatilor
Evitarea pericolelor (amenintarilor)
 SWOT – analiza competetentei organizatiei
de a rezolva problema identificata

 SO - valorificarea punctelor tari in atingerea

oportunitatilor;
 ST - valorificarea punctelor tari in
contracararea amenintarilor;
 WO - eliminarea punctelor slabe pentru
valorificarea oportunitatilor;
 WT- eliminarea punctelor slabe pentru
contracararea amenintarilor.
Aceste strategii generice, combinate conduc la
strategia complexa a organizatiei.
Exercitiu ?
SCOP

Scopul proiectului este ceea ce dorim sa realizam,

adica starea la care vrem sa ajungem.

UNDE VREM SA AJUNGEM?

METODA PRIN CARE ENUNTAM
SCOPUL

 Cea mai simpla metoda de a scrie un scop este

pozitivarea problemei
SCOPUL TREBUIE SA CONTINA:

 Enunt clar si concis

 Rezolvarea problemei
 Un verb la forma conjuctiva: sa realizeze…..sau un
substantiv verbal: realizarea………
SCOPUL NU TREBUIE SA CONTINA:

 Elemente masurabile
 Conjunctia “si” – desparte 2 propozitii
 Conjunctia “prin” – descrie metoda
Intrebari de verificare a
scopului
 Reiese schimbarea pe termen lung din formularea scopului?
 E clar? Poate fi inteles de cineva care nu cunoaste proiectul?
EXERCITIU

 Enunt scop
OBIECTIVE

 Daca scopul este destinatia la care dorim sa ajungem,

obiectivele sunt pasii necesari pentru atigerea scopului.

 Obiectivul trebuie sa fie in mod logic legat de problema

si scop
CONDITII

 Obiectivele sunt consecinte (rezultate) masurabile si legate de

termeni temporali.
 Sunt indeplinite in perioada derularii proiectului.
 Cum trebuie sa fie
obiectivele?
 Obiectivele trebuie sa fie SMART:
Specifice (Ce schimbam? Pentru cine?)
Masurabile (gradul schimbarii)
de Atins (rezultatul poate fi atins cu
resursele de care dispunem?)
Realiste (in realitate poate sa existe
rezultatul pe care ni l-am propus?)
definite in Timp. (Este specificat intervalul de timp
de care avem nevoie sa obtinem rezultatul?)
 Cum trebuie sa fie
obiectivele?
inseamna ca un obiectiv indica exact
Specifice –

ceea ce se doreste a se obtine

Un obiectiv specific este foarte clar exprimat,
nu lasa loc de indoieli
Ex. Obiectiv general: organizarea unui training
pentru angajatii organizatiei X
Ex. Obiectiv specific: organizarea unui training
pe tema managementului de proiect pentru
angajatii Departamentului ….
 Cum trebuie sa fie
obiectivele?

inseamna ca un obiectiv poate fi

Masurabile –

cuantificat
Ex. Obiectiv general: organizarea unui training
pentru angajatii organizatiei X
Ex. Obiectiv specific: organizarea unui training
pe tema managementului de proiect pentru
cei 4 angajati ai Departamentului ….
 Cum trebuie sa fie
obiectivele?

inseamna ca un obiectiv poate fi

de Atins –
indeplinit
Ex. Obiectiv de atins: organizarea unui
training pe tema managementului de proiect
pentru cei 4 angajati ai Departamentului ….
Ex. Obiectiv nerealizabil: organizarea unui
training de 1 ora pe tema managementului de
proiect pentru cei 4 angajati ai
Departamentului…
 Cum trebuie sa fie
obiectivele?

inseamna ca rezultatele stabilite la

Realist –

nivel de obiective pot fi indeplinite

Definite in timp – precizeaza in cat timp
trebuie realizat
 Elaborarea obiectivelor
 Pentru a expune un obiectiv, raspundeti la
urmatoarele cinci intrebari:
 Care este (sunt) zona (zonele) cheie pe care vreti sa
le schimbati?
 Ce segment al populatiei va fi implicat in schimbare?
 Care este directia schimbarii (crestere sau
imbunatatire sau descrestere sau reducere) pe care o
cautati?
 Care este gradul sau proportia schimbarii pe care o
cautati?
 Care este termenul pentru atingerea gradului de
schimbare?
 Recomandari utile

 Nu va fixati mai mult de cinci obiective.

 Nu expuneti obiectivele fara un enunt clar al
problemei.
 Rezervati mai mult timp; lucrurile cer mai mult timp
decat indica planul.
 Obiectivele nu descriu metodele / activitatile
 Obiectivele trebuie sa fie masurabile pentru a putea
determina schimbarile aparute in timpul derularii
proiectului
 Un obiectiv – mai multe activitati
Zona de schimbare – ce vreau sa schimb, imbunatatesc, dezvolt, modific,
ameliorez
Populatia – cine, ce numar sau ce procent din..
Directia schimbarii – ce anume vreau sa fac: sa schimb, sa imbunatatesc, sa
elimin, sa cresc
Gradul schimbarii – in ce masura, cu cat
Cadrul timp – in cat timp

Schema enuntului unui obiectiv

Directia schimbarii + Zona de schimbare + Populatia studiata + Gradul
schimbarii + Cadrul timp

Obiectivul in forma standard

Exercitiu ?
Copacul solutiilor
In locul problemei formulati scopul
pe care il propuneti
In locul cauzelor propuneti solutii
pentru fiecare
In locul efectelor posibile formulati
rezultatele ce se vor obtine prin
atingerea scopului

Discutati pentru fiecare dintre solutii:

CUM POATE FI IMPLEMENTATA
ACEASTA SOLUTIE?
DE CATRE CINE SI CE RESURSE AR FI
NECESARE?
Activitatile reprezinta mijloacele prin care atingem un obiectiv.

Activitatile
Ce trebuie sa facem pentru a atinge obiectivul? (actiunile)
Ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei actiuni? (sub-activitatile)
Ce resurse sunt necesare?
Cum planificam actiunile in timp – data de incepere si data de finalizare
Cum recrutam echipa de proiect?

Elaborarea activitatilor
 O buna coordonare a activitatilor in cadrul proiectului face ca acesta sa
fie finalizat:
- in cel mai scurt timp
- la cel mai scazut cost
- cu cele mai mici riscuri

Elaborarea activitatilor
Criterii pe care le avem in vedere:
- Responsabilitatile curente
- Expertiza in domeniul respectiv Performanta obtinuta in trecut in
indeplinirea unor sarcini similare
- Disponibilitatea de timp
- Capacitatea de a asimila noi cunostinte
- Personalitatea

Impartirea sarcinilor
Cand repartizam unui membru al echipei o sarcina este bine sa-i
solicitam parerea cu privire la timpul necesar realizarii ei

Impartirea sarcinilor
 Graficul Gantt
 Planificarea evenimentelor cheie

Instrumente de planificare
Graficul de desfasurare a
activitatilor

 Gantt Chart

 Simboluri utilizate
 activitate
 eveniment
Graficul Gantt

Timp 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Activitate sau
eveniment

START
111
112
113
FINAL
Exercitiu ? (grafic Gantt)
 LOGFRAME
MATRICEA LOGICA A
PROIECTULUI
Logframe - Obiectivul general - formulare

 sa fie o directie de dezvoltare reala, eventual prioritara

 sa fie atractiv pentru stakeholder-ii majori
 sa poata fi influentat direct si semnificativ de realizarea
obiectivului specific
 sa justifice suficient existenta proiectului
 sa fie exprimat ca stare, nu ca proces / mijloc
 sa nu contina mai multe obiective legate cauzal
 sa fie verificabil / masurabil prin indicatori
 Logframe - Definitii
Obiectiv general
= directie de dezvoltare la realizarea careia proiectul contribuie
si care justifica existenta proiectului

Obiectiv specific
= efectul pozitiv asupra grupului sau zonei tinta la care proiectul
trebuie sa contribuie hotarator

Rezultate
= beneficii directe aduse de catre proiect grupului tinta
 Logframe - Definitii
Activitati
= actiuni intreprinse in cadrul proiectului pentru transformarea
resurselor in rezultate
Resurse
= mijloace materiale, financiare, umane, informationale sau de
alta natura, utilizate pentru realizarea activitatilor. Sunt, de
obicei, cuantificabile in bani (sau -intermediar- in timp)
Factori externi
= conditii de care depinde realizarea proiectului, aflate inafara
controlului echipei de proiect, sicare nu este sigur ca se vor
produce
 Logframe - Activitatile

 se includ toate activitatile necesare pentru atingerea

obiectivelor si obtinerea rezultatelor, dar ...
 ... numai cele care se desfasoara in cadrul proiectului
 sub controlul managementului de proiect
 pe baza resurselor proiectului
 formulate ca procese, nu ca stari
 formulare care sa reflecte limitarea in timp
 Logframe – Exemplu de scop si
activitati
Scop: crearea unei rezerve de apa a unei comunitati:
Activitati:
1. Realizarea design-ului
2. Stabilirea comitetului ce va folosi apa si a procedurilor de
intretinere a rezervei
3. Pregatirea locatiei
4. Colectarea de materiale din zona
5. Construirea rezervorului si realizarea rezervei de tevi
6. Saparea Puturilor
 Logframe - Rezultatele - formulare

 decurg din activitatile proiectului

 fiecare rezultat poate fi generat de una sau mai multe
activitati
 contribuie la atingerea obiectivului specific
 se limiteaza la cadrul proiectului
 Logframe - Rezultatele - formulare

 EXEMPLE:
Rezerva de apa in functiune
Sistem de irigare construit
5 Zone de pamant plantat
111 Copii vaccinati
5 Km de drum comunal asfaltat
Campanie de promovare realizata
 Logframe - Resursele

 corelate direct cu activitatile

 sa fie conditii necesare si suficiente pentru realizarea
activitatilor
 sa fie definite precis si verificabile
 Logframe - Resursele

 EXEMPLE:
Personal
Echipamente
Mobilier
Cheltuieli cu sediul
 Logframe – Indicatori

 Indicatori:
Nivelul de (satisfactie, implicare, prezenta….)
Procentul de……..
Nr de ………
 Logframe – Surse de verificare
Surse de verificare
 Sursele din care vor fi colectate informatiile cu
privire la indicatori
 culegerea informatiilor este o activitate care trebuie
planificata inclusiv din punct de vedere al resurselor
Exemple:
baza de date, chestionare aplicate, interviuri, cereri,
studii, certificate de calificare etc
 Logframe - Factorii externi

 favorabili sau nefavorabili: fie oportunitati, fie riscuri

 se includ cei cu impact semnificativ asupra proiectului
 se includ cei cu o probabilitate semnificativa de
producere
 sa fie monitorizabili (preferabil)
 Monitorizarea si controlul
proiectului

Ce urmarim?
 Respectarea planului de activitati
 Respectarea termenelor
 Respectarea bugetului
 Monitorizarea si controlul
proiectului
Cerinte ce trebuie respectate in faza de control:
 Folositi planul de proiect ca principal ghid in
coordonarea si controlul acestuia
 Monitorizati in permanenta proiectul si actualizati planul
- un plan trebuie sa reflecte stadiul in care se afla
proiectul si sa evidentieze schimbarile care se impun
 Comunicati membrilor echipei schimbarile ce urmeaza a
fi operate, acesta reprezentand un element cheie in
asigurarea unui control eficient
 Aspecte ale monitorizarii

 Derularea activitatilor, prin comparatie cu planul

 Volumul de munca
 Calitatea muncii
 Cheltuielile realizate in comparatie cu costurile estimate
 Cooperarea la nivelul echipei de proiect
 Aspecte ale monitorizarii

Monitorizarea serveste la realizarea anumitor necesitati:

 Comunicarea catre membrii echipei a stadiului in care se afla
proiectul si a schimbarilor care se impun
 Informarea conducerii organizatiei si a clientilor despre
stadiul in care se afla proiectul
 Justificarea “ajustarilor” realizate ‘din mers”
 Asigurarea unei documentatii constand in comparatia dintre
planul curent al proiectului si planul original
 Aspecte ale activitatii de control

 Redactarea unor rapoarte interne – intocmite de membrii

echipei de proiect (ajuta la identificarea problemelor dar si a
progreselor inregistrate)
Coordonatorul proiectului are sarcina de a-i responsabiliza
pe membrii echipei sale cu privire la intocmirea corecta a
rapoartelor Asigurarea unei documentatii constand in
comparatia dintre planul curent al proiectului si planul
original
 Aspecte ale activitatii de control

 Organizarea unor sedinte periodice ale echipei de proiect

reprezinta o componenta indispensabila in controlul
proiectului
Se discuta stadiul in care se afla proiectul, problemele care
au aparut in desfasurarea sa.
 Urmarirea unor aspecte privind derularea proiectului de
catre coordonatorul de proiect – folosirea propriilor
observatii precum si comunicarea directa cu fiecare membru
al echipei in evaluarea progreselor inregistrate in cadrul
proiectului
 Aspecte ale activitatii de control

 Folosirea informatiilor din surse externe ale organizatiei

– parerea clientului poate reprezenta un indicator in
evaluarea progresului proiectului
 Compararea planului initial cu ceea ce se intampla in
realitate – o evidenta pe doua coloane; intr-o coloana trasam
activitatile planificate si in cealalta coloana activitatile in
felul in care se desfasoara in realitate
 Faza de incheiere a proiectului

Sarcini ce trebuie realizate:

 Organizarea unei intalniri la care sa participe conducerea
organizatiei, echipa de proiect, beneficiarii
 Finalizarea tuturor contractelor cu furnizorii de echipament,
servicii, dar si cu clientii
 Transfer de responsabilitati – acolo unde este cazul –
rezultatele unui proiect pot constitui puncte de inceput pentru
alte proiecte, coordonate de alte persoane
 Realocarea resurselor umane
 Faza de incheiere a proiectului

Sarcini ce trebuie realizate:

 Redistribuirea resurselor, altele decat cele umane –
echipament, materiale, Sali) astfel incat sa poata fi utilizate
in alte activitati
 Incheierea evidentelor contabile
 Strangerea tuturor documentelor referitoare la rezultatele
proiectului – includerea lor intr-un document si emiterea de
recomandari pentru viitor.
 DEFINITIA RISCULUI

“Riscul este o posibilă barieră către succes – toate lucrurile

care pot merge prost”
“O problemă este o întrebare la care nu s-a răspuns încă.
Ea ar putea deveni un risc dacă nu capătă răspuns.”
 REGISTRUL DE RISC

Nr Proprietar Descrierea Probabilitatea Impactul* Măsuri Poziţie

Risc riscului * suplimentare Curentă#
1 RP Materialele nu vor fi Ridicată Ridicat Se reprogramează Mort
pregătite la cursul Mort
timp Se confirmă datele Viu
întocmirii
fiecărui draft
2

etc
TEHNICI DE MANAGEMENT AL
RISCULUI
MASURI DE PREGATIRE PENTRU RISC
Acceptă riscul (probabilitate de apariţie mică, impact redus, de exemplu
probleme cu transportul în acea zi)

Transferă riscul ( impact ridicat, probabilitate mică, de exemplu asigurarea

clădirii să nu se prăbuşească)

Măsuri suplimentare (introducerea măsurilor pentru a se reduce nivelul

riscului)

Evenimente aleatoare (acţiuni planificate pentru când riscul se întâmplă)

Flexibilitate (când impactul este inacceptabil de ridicat, de exemplu

consecinţele distrugerii unui sistem datorită unui accident aviatic. În acest caz
sisteme de rezervă sunt create pentru ca dacă pică un sistem există altul care
îi poate lua locul)
 CIRCUMSTANTELE IN CARE
RISCUL ESTE RIDICAT
Circumstante in care riscul are probabilitate
mare:
• Când ceva se face pentru prima dată (nu există
experienţă practică)
• Când se foloseşte tehnologie de ultimă oră (ea
nu este testată sau cunoscută)
• Când scopul proiectului nu este foarte clar
• Când există mai mulţi furnizori ai proiectului
• Când lanţul de aprovizionare este lung
• Când nu există un finanţator sigur sau o
structură managerială
EVALUARE

 O unealta de apreciere
 Masoara in mod global, rezultatele, obiectivele si
impactul proiectului
 Asigura date pentru proiecte similare in viitor
 Se poate face la finalul proiectului sau se pot face si
evaluari intermediare
RAPORT DE EVALUARE

 CE SE EVALUEAZA?
proces – cum?
produs – ce?
 CUM SE EVALUEAZA? Metode
Cine? Evaluator intern si/sau externi
Criterii de evaluare: indicatori cantitativi si
calitativi
Metode de colectare: interviu, chestionare etc
De ce evaluam?

Cauze interne
 pentru a vedea daca facem ceea ce
trebuie;
 pentru a obtine informatii si reactii
privind ceea ce facem
 pentru aprecierea performantei
echipei in raport cu standardele de
performanta interne, in scopul
imbunatatirii performantei acestora
 ne ajuta sa invatam din greseli si
astfel sa pregatim succesele viitoare
De ce evaluam?

Cauze externe:
 pentru ca finantatorii doresc sa se asigure de
faptul ca institutia cheltuieste banii asa cum
a prevazut in cererea de finantare;
 pentru ca institutia doreste sa dovedeasca
faptul ca deruleaza proiecte si asigura servicii
de care au nevoie beneficiarii si e capabila sa
faca ceea ce afirma ca poate face
 pentru a arata eficienta prin prisma
cost/beneficiu;
 pentru aprecierea performantei institutiei in
raport cu standardele de performanta externe