9.

Auditul proiectelor

9.1. Introducere

Termenul de audit are originea în verbul “audio”, care în limba latină înseamnă
“a asculta”. Acest verb, în evul mediu, capătă sensul de a asculta părţile implicate într-
un proces, iar mai târziu primeşte o largă extindere în ţările anglo-saxone şi în Franţa, în
domeniul reviziilor contabile, inclusiv al Curţii de Conturi. În dicţionarul anglo-francez
Hachett, din anul 1934, termenul “audit” este definit ca reprezentând “verificarea
conturilor de către experţi”.
Potrivit Webster’s Encyclopedic, prin audit se înţelege “examinarea oficială sau
verificarea conturilor şi înregistrărilor, în special a conturilor financiare”. Aceeaşi
semnificaţie este atribuită termenului de audit în dicţionarele apărute în ţara noastră:
“audit -verificare, revizie a conturilor, bilanţ, a verifica conturile”; “audit -revizie
(contabilă)”.
Un sens mai larg dau acestui termen enciclopediile britanice, potrivit cărora prin audit se
înţelege “o examinare“ a unei situaţii, într-un anumit sector.
Auditul este o activitate ce presupune examinarea unei anumite informaţii, în mod
profesionist, în vederea exprimării unei opinii responsabile și independente. Pentru
exprimarea opiniei sale, auditorul trebuie să se raporteze la o anumită normă sau criteriu
stabilit.
Auditul proiectelor/programelor este considerat un instrument esențial în realizarea
obiectivului proiectului/programului.
Scopul principal al auditului proiectului este de a evalua neajunsurile/iregularitățile/
neconformităţile în raport cu reglementările în vigoare şi de a concepe acţiuni corective
necesare pentru eliminarea acestora.
Astfel, auditul proiectului presupune examinarea în detaliu a unui proiect, privind
metodologia şi procedurile implementate, elementele specifice proiectului, bugetul şi
managementul proiectului, din perspectiva gradului de realizare a obiectivelor stabilite,
scopul fiind de a depista riscurile de nerealizare a acestora şi a livrabilelor aferente.

9.2. Clasificarea şi domeniile de aplicare ale auditului

Tipologiile de audit existente sunt rezultatul clasificării în funcţie de mai multe

criterii, cum ar fi aria de aplicare, respectiv domeniul de activitate.
Tipuri de audit care pot fi derulate în cadrul proiectelor/programelor:
a) auditul de sistem - reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi
control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi
eficient, pentru identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea
acestora;
b) auditul performanţei - examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea
obiectivelor şi sarcinilor proiectului sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază
dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;
c) auditul de regularitate - reprezintă examinarea acţiunilor asupra efectelor financiare,
sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale şi metodologice
care le sunt aplicabile.
d) auditul ad-hoc - reprezintă misiuni de audit neplanificate din timp, dar iniţiate, de la
caz la caz, ca răspuns la cereri manifestate sau la informaţii ce ajung la auditori şi care
pot justifica iniţierea unei misiuni.

9.3. Auditurile – instrumente pentru pentru asigurarea calității în cadrul

proiectului/programului

Auditul calităţii proiectului reprezintă o examinare sistematică şi independentă a

întregului proiect sau al unei părţi din proiect în scopul de a determina dacă activităţile
referitoare la calitate şi rezultatele aferente satisfac dispoziţii prestabilite (standarde,
reglementări), precum şi dacă aceste dispoziţii sunt implementate efectiv şi sunt
corespunzătoare pentru realizarea obiectivelor.
Auditul proiectului reprezintă o evaluare independentă a situaţiei actuale şi a progresului
înregistrat şi permite identificarea problemelor şi a modalităţilor de îmbunătăţire a
calităţii.
Un audit de proiect răspunde la următoarele categorii de întrebări:
- Proiectul corespunde obiectivelor iniţiale?
- Proiectul este ţinut sub control în raport cu scopul, bugetul, planificarea
calendaristică?
- Managerul de proiect urmează procesele cuprinse şi aprobate în managementul
de proiect?
Criterii generale referitoare la calitate ale auditului proiectelor/programelor vizează
următoarele aspecte:
- Misiunea de audit are ca rezultat un impact pozitiv asupra derulării -
proiectelor/programelor;
- Există o comunicare bună între auditor şi entitate auditată;
 - Perspectiva şi nevoile entităţii auditate sunt încorporate în procesul de audit;
- Obiectivele, aria de cuprindere şi procedurile auditului sunt re-evaluate în mod
constant pentru a se asigura folosirea eficientă a resurselor de audit;
- Obiectivele auditului sunt atinse într-o manieră eficientă şi la timp;
- Activitatea de audit este documentată în mod corespunzător;
- Entitatea auditată are oportunitatea de a revizui constatările, concluziile şi
recomandările în efortul de a se ajunge la o înţelegere reciprocă.
Auditul se focalizează pe eficacitatea derulării proceselor de management de
proiect și pe cât de bine progresează proiectul în raport cu planul său. Auditul de proiect
se concentrează pe asigurarea calităţii punându-se întrebări despre procesele folosite
pentru obținerea livrabilelor. Auditul poate fi constituit conform metodologiei „TenSteps”
din următorii paşi:
- Anunţarea părţilor. Auditorul îi comunică managerului de proiect despre
intenţia de a derula un audit şi programează locul şi data la care acesta va avea
loc şi persoanele participante.
- Pregătirea pentru audit. Auditorul poate solicita dinainte unele informaţii şi
îi poate de asemenea solicita managerului de proiect să se pregătească pentru
a discuta diverse aspecte ale proiectului. Toate acestea contribuie la pregătirea
unei intâlniri productive.
- Intâlnirea iniţială. In timpul primei intâlniri, auditorul pune întrebările
potrivite pentru a se asigura că proiectul progresează conform aşteptărilor.
Dacă sunt aspecte a căror evoluţie nu este favorabilă, auditorul le
consemnează.
- Analiza ulterioară (opțional). In multe proiecte, auditul se poate finaliza
după prima întâlnire. Dacă este vorba de un proiect de anvergură sau foarte
complex, auditorul poate avea nevoie de o analiza ulterioară. Aceasta poate
include intâlniri cu membrii echipei şi cu clientul, precum și revizuirea unor
documente ale proiectului.
- Documentarea. Auditorul documentează situaţia şi procesele utilizate în
proiect, în raport cu practicile agreate. Dacă organizaţia are standarde şi
politici pentru managementul proiectelor, auditorul determină în ce masură
acestea sunt respectate în proiect, identificând lipsurile. Auditorul poate să
facă recomandări asupra aspectelor care pot fi îmbunătăţite, pentru a se
practica un management mai eficace şi proactiv al proiectului.
- Revizuirea raportului de audit. Auditorul şi managerul proiectului se vor
intâlni din nou pentru a trece in revistă constatările auditului. Auditorul descrie
deficiențele constatate în managementul proiectului şi recomandările pentru
îmbunătăţiri. Revizuirea este o bună ocazie pentru managerul proiectului să
respingă unele observaţii. In multe cazuri, constatările iniţiale ale auditorului
se pot modifica pe baza feedback-ului specific primit de la managerul de
proiect.
- Publicarea raportului final. Auditorul publică raportul final care conţine
constatările şi recomandările. Managerul de proiect poate să răspundă oficial,
acceptând observaţiile şi discutând planurile de îmbunătăţire. Managerul de
 proiect poate de asemenea să-şi exprime dezacordul cu anumite aspecte ale
raportului, explicând motivele.

9.4. Auditul proiectelor- Particularități. Metodologie. Documentație.

O diferenţiere clară trebuie făcută între monitorizare şi control, evaluare şi audit.

Pe scurt, diferenţele dintre monitorizare, evaluare, audit şi control sunt prezentate în
tabelul următor:
Tabelul 9.1.
Monitorizare şi control, evaluare şi audit-elemente de diferenţiere

Monitorizare şi
Evaluare Audit
control

Auditori autorizaţi,
Managementul intern – la
De regulă evaluatori externi (există şi audit
Cine? toate nivelele de
externi intern, control financiar
management
preventiv)

• periodic;
Ex-ante (control
• la mijlocul
Continuu, pe toată durata proiectului; preventiv);
Când?
proiectului/programului • la finalul etapelor Post (după bilanţul
de proiect; financiar).
• final.
Asigurarea transparenţei,
▪ Verificarea progresului, Organizaţia care
responsabilităţii faţă de
feed-back; învaţă: învăţarea din
factorii
▪ Adaptarea la schimbări; propriile succese sau
De ce se ▪ Actualizarea interesaţi/implicaţi
eşecuri în scopul
face? planului/strategiei; Furnizarea de
îmbunătăţirii
▪ Adoptarea de măsuri recomandări pentru
proceselor şi
preventive, corective sau îmbunătăţirea proiectelor
obţinerea livrabilelor
stimulative. viitoare

Auditarea proiectelor reprezintă o examinare detaliată a managementului

proiectelor, procedurilor şi metodologiei utilizate, bugetelor şi gradului de atingere al
obiectivelor.
Deoarece cel mai adesea auditarea este percepută în sens financiar, trebuie
sesizate câteva deosebiri între auditul financiar şi cel al proiectelor. O primă diferenţă este
scopul limitat al auditului financiar – se concentrează doar asupra utilizării şi păstrării
activelor organizaţiei. Auditul proiectelor are o arie de interes mult mai largă - se referă
la diferitele aspecte şi componente implicate in proiect.
Tabelul.9.2.
Auditul financiar Auditul proiectelor

Statut Confirmă statutul afacerii în raport Creează o bază și apoi confirmă

cu standardele acceptate statutul fiecărui proiect

Predicţii Starea sănătoasă din punct de Situaţia viitoare a proiectului

vedere economic

Indicatori, In special în termeni financiari Financiari, de urmărire a termenelor,

rezultate a utilizării resurselor, de îndeplinire
a obiectivelor

Sistem de Dictat prin regulamente formale şi Nu există un format impus, se

înregistrare standarde profesionale utilizează sistemul agreat sau
specificat prin contract

Sistemul Este necesar un minim de In general nu există o bază de date,

informaţional informaţii pentru a începe ci trebuie alcătuită şi utilizată pentru
auditarea a începe auditarea

Recomandări Puţine, adesea restrânse doar la Acoperă toate aspectele proiectului

sistemul contabil al firmei

Există mai multi factori care limitează auditarea unui proiect. Resursele financiare
şi de timp reprezintă doi dintre cei mai frecvenţi şi evidenţi factori, care limitează
profunzimea investigaţiei şi nivelul de detaliere al prezentării în raportul de auditare. Un
alt factor îl constituie anxietatea provocată de orice investigaţie, în general, şi care
determină persoanele implicate să aibă o atitudine defensivă. Dacă raportul nu este scris
într-un ton constructiv, moralul echipei va avea de suferit. Adesea, auditul aspectelor
tehnice nu poate fi foarte profund, deoarece persoana care investighează nu are
cunoştinţele tehnice necesare. In acest caz, este necesar un audit tehnic.
Momentele în care se desfaşoară auditarea sunt diferite. In general, cu cât este mai
târziu făcută, cu atât mai mică va fi valoarea sa imediată, pentru proiect, însă va avea o
valoare mai mare pentru organizaţie.
Ciclul de viaţă al auditării include de obicei următoarele etape:
- iniţiere: definirea scopului auditării, strângerea informaţiilor pentru a
determina metodologia ce va fi utilizată;
- definirea standardelor: pentru a avea o bază de comparaţie pentru
performanţele reale ale proiectului;
- stabilirea unei baze de date a auditării: informaţiile pot varia de la cele
tehnice la cele privind comportamentul echipei proiectului;
 - analiza preliminară a proiectului: deşi judecăţile şi interpretările sunt
prerogativa managementului de vârf, datele trebuie analizate şi interpretate de
către echipa de auditori, pentru a putea fi prezentate într-o formă uşor de
înţeles şi cu explicaţiile corespunzătoare;
- pregătirea raportului: va fi inclus şi un set de recomandări; dacă acestea sunt
în afara practicilor proiectului, va fi nevoie de suportul susţinut al
managementului de vârf;
- încheiere: trecerea în revistă a procesului şi formularea de măsurilor de
îmbunătăţire pentru viitoarele auditări.
Pentru o auditare eficientă, echipa de auditori trebuie să fie credibilă, să aibă acces la
suficiente informaţii şi la resursa umană implicată în proiect.
Aplicând metodologia de audit (faze/etape/activităţi/operaţiuni) rezultă o serie de
documente specifice auditului. Se vor prezenta în continuare documentele care se
realizeză în faza iniţială a auditului şi care reflectă particularitățile întregului proces de
audit în cadrul proiectelor.
Metodologia auditului
Procesul de audit este similar pentru majoritatea angajamentelor şi în mod normal constă
în 4 faze generale care pot cuprinde mai multe etape:
- Pregătirea și inițierea misiunii de audit
- Intervenţia la faţa locului (munca de teren)
- Intocmirea Raportului de audit
- Urmărirea recomandărilor
Fig. 9.1. Metodologia auditului- faze, etape şi documente
Denumirea Etape/Activităţi/ operaţiuni Proce- Documente elaborate Model
misiunii duri
Faze
Inițierea auditului

PREGĂTIREA Elaborarea Ordinului de serviciu Ordinul de serviciu M A-01

SI INIȚIEREA
MISIUNII P-01
DE AUDIT Repartizarea auditorilor- Întocmirea P-02 Declaraţia de independenţă M A-02
Declaraţiei de independenţă
Întocmirea Notificării declanşării P-03 Notificarea M B-01
misiunii de audit Lista anexă
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor preliminare
Analiza riscurilor
Elaborarea programului de audit

Analiza preliminară care are ca P-06/ Programul de Audit (Agendei de Audit) M A-03
obiective: identificarea obiectelor P -04 Chestionar de auto-evaluare transmis
auditabile şi a ariei de cuprindere ale structurii auditate. Lista dev erificare
misiunii de audit; elaborarea Memorandumul de verificare M A-04
Programului de Audit (Agendei de preliminară
Audit)
 Colectarea şi prelucrarea
informaţiilor preliminare
 Identificarea obiectelor P-05 Lista centralizatoare a obiectelor M C-01
auditabile auditabile, M C-
 Analiza riscurilor Matricea riscurilor 01.1
 Analiza aspectelor pozitive şi Model de evaluare a sistemului de
negative control intern a activităţii de audit M C-02
Tabelul puncte tari - puncte slabe,

Pregătirea intevenției la fața locului Modele orientative utilizate în practica

 Determinarea internaţională la stabilirea
eşantioanelor eşantioanelor
reprezentative pentru Lista entităţilor la care se vor face
realizarea intervenţiei la P-06 intervenţia la faţa locului
faţa locului

 Elaborarea programului Programul de evaluare

de evaluare Programul intervenţiilor la faţa locului

Deschiderea ședinței
Şedinţa de deschidere P-07 Minuta şedinţei de deschidere M B-02
Notificarea intervenţiei la faţa locului Notificarea intervenţiei la faţa locului

INTERVENŢIA Colectarea dovezilor

LA FAŢA
Colectarea dovezilor şi utilizarea P-08 Chestionare . Teste. Foi de lucru. M A-04
LOCULUI
instrumentelor aplicabile Liste de verificare

Constatarea și raportarea iregularităților

Elaborarea Fişelor de Identificare şi P-09 Fişa de Identificare şi Analiză a M A-05

Analiză a Problemelor Problemelor (FIAP).
Constatarea iregularităţilor Formularul de constatare şi raportare a
iregularităţilor (FCRI).
Revizuirea documentelor de lucru
 Revizuirea documentelor de lucru P-10 Rezumatul informative. Listă de M C-
constatări semnificative. Nota 01.2
centralizatoare a documentelor de
lucru. Fişa de analiză a documentelor
de lucru.
Inchiderea ședinței
Şedinţa de închidere P-11 Minuta şedinţei de închidere M B-05
RAPORTUL Elaborarea proiectului de Raport de audit. Transmiterea proiectului. Reuniunea de conciliere
DE
AUDIT Elaborarea Raportului de audit P-12 Raport de evaluare a activitatii de audit M A-06
(proiect). P-13 la …… (proiect)
Revizuirea proiectului de Raport de Fişa de revizuire a proiectului de
audit Raport de audit
Transmiterea proiectului Raportului de P-14 Adresă de transmitere
audit
Reuniunea de conciliere P-15 Minuta reuniunii de conciliere
Realizare Raport final. Difuzare Raport final.

Analiza punctelor de vedere pentru P-16 Raport de audit (proiect actualizat) M A-07
proiectul de raport
Difuzarea Raportului de audit P-17 Adresă de înaintare la conducătorul
entităţii evaluate
URMĂRIREA Urmărirea stadiului implementării P-18 Fişă de urmărire a recomandărilor M B-03
RECOMANDĂ recomandărilor Raportul privind stadiul implementării
RILOR ȘI recomandărilor auditului
SUPERVIZA- Feed-back –ul din partea structurii Fişa de evaluare a
REA MISIUNII auditate performanţei auditului
Supervizarea misiunii Fişă de evidenta a operatiunilor de
supervizare

Fig.9.2. Ghid procedural şi formulare utilizate în derularea misiunii de audit

Redactarea şi utilizarea unui raport de auditare
Nu există o formă standard pentru rapoartele de auditare, însă trebuie respectate câteva
recomandări:
- termeni simpli şi direcţi;
- evidenţierea clară a principalelor probleme;
- evitarea comentariilor negative asupra indivizilor sau grupurilor implicate în proiect;
- stil clar, profesional, nesentimental;
Raportul trebuie să se rezume la problemele relevante pentru proiect însă trebuie totuşi să
furnizeze un minim de informaţii.
Conţinutul său poate fi sistematizat în următoarele capitole:
- introducere: descrierea succintă a proiectului, cu obiectivele clar specificate; dacă
acestea sunt complexe, câteva explicaţii vor însoţi enunţul lor;
- starea actuală: în momentul auditării; informaţiile se vor referi la costuri, cu precizarea
clară a duratelor corespunzătoare, etapele parcurse, resursele utilizate, calitatea rezultatelor;
Activităţile deja derulate sunt în măsură să asigure atingerea nivelului planificat al
obiectivelor?
- starea viitoare a proiectului: concluzii privind derularea viitoare şi recomandările
pentru eventuale schimbări tehnice, a termenelor, a bugetelor;
Trebuie schimbate termenele existente (deja stabilite) ?
- probleme critice ale managementului: precizarea aspectelor care necesită monitorizarea
strictă din partea managementului de vârf; legătura între aceste probleme şi îndeplinirea
obiectivelor;
Ce progrese s-au înregistrat în activităţile care pot determina succesul sau eşecul proiectului?
- analiza riscurilor: evidenţierea factorilor care pot afecta proiectul şi impactul lor în
termeni de cost /timp /performanţă; se specifică soluţii alternative care ar diminua şansele de
apariţie a acestor riscuri;
Care sunt şansele ca proiectul să eşueze sau să fie înregistrate depăşiri ale bugetului?
- limite şi presupuneri sub care s-a desfăşurat auditarea: această secţiune poate fi plasată
la sfârşit sau poate fi inclusă în introducere; auditorul este responsabil pentru acurateţea
raportului, însă managerii sunt responsabili pentru interpretările date diferitelor informaţii şi
deciziilor luate pe baza lor; din această cauză, trebuie clar specificate limitele investigaţiei.
Ce premise sau limite afectează auditarea?
Ce recomandări desprinse din derularea acestui proiect pot fi făcute altor proiecte iniţiate?
Pentru un proiect de dimensiuni reduse, o singură persoană poate realiza auditarea;
pentru un proiect complex însă, echipa trebuie să conţină membri din cadrul proiectului, a
departamentului de control (sau contabil), domeniilor tehnice speciale, din partea clientului,
departamentului marketing, personal, managementului de vârf. Este importantă
“independenţa” echipei de auditare şi păstrarea confidenţialităţii datelor până la raportul final.