MANAGEMENTUL PROIECTELOR

LOGISTICE

MANAGEMENTUL CALITĂłII ŞI AL SCHIMBĂRII

Monitorizarea calitatii. Închiderea proiectului

Monitorizarea calitatii
Calitatea este monitorizata prin analizarea si testarea a ceea ce s-a
produs.

Analiza calitatii este o metoda de verificare a calitatii unei anumite parti

din activitatea depusa.

Metode mai putin formale sunt verificarile prin circularea produsului si

inspectiile.

În cazul circularii produsului, cel care face produsul (care poate fi un

desen tehnic, un cod de program etc.) trimite exemplare ale acestuia la
mai multi analisti, pentru familiarizare, iar apoi îi invita pe acestia sa-l
analizeze într-o maniera informala. Analistii fac comentarii privind
eventualele erori sau probleme pe care le descopera în cursul verificarii
si le transmit autorului produsului. Aceste comentarii sunt apoi
discutate în grup.

Într-o inspectie, unul sau mai multi dintre colegii autorului inspecteaza
produsul în detaliu, iar apoi trimit acestuia direct comentariile lor.
Auditarea unui proiect

Scopul principal al auditarii este reducerea incertitudinii

Auditul este o forma de examinare oficiala.

În activitatea de proiect, avem cel mai adesea de-a face cu doua categorii
de audit: un audit general de proiect, pentru determinarea starii
proiectului, si un audit de calitate, prin care se arata cât de
îndeaproape sunt respectate standardele în procesele de productie si
cât de mult respecta produsul cerintele utilizatorului.

Auditul de proiect, este o evaluare a starii tehnice a proiectului în

totalitate sau a unei anumite parti a acestuia si se desfasoara de cele
mai multe ori în timpul proiectului, nu la sfârsitul lui.
Auditarea unui proiect

Auditul calitatii este examinarea planificata a întregului proiect sau numai

a unei parti a lui, cu urmatoarele scopuri:
pentru a se stabili daca metodele de lucru sunt conforme cu
standardele specificate;
pentru a face o analiza critica a produsului finit al proiectului.
El difera de auditul de proiect prin aceea ca se concentreaza asupra
respectarii standardelor si a aspectelor legate de controlul calitatii din
proiect.
CINE DESFASOARA AUDITUL?

 Auditorii trebuie sa fie independenti de grupul supus auditarii si din

afara lui, astfel încât sa nu existe nici o acuzatie de partinire.

 Auditorii trebuie sa fie persoane mature, care nu se lasa convinse

decât de lucruri palpabile, sustinute cu dovezi. Dar ei trebuie sa fie
sensibili si la sentimentele celor din domeniul auditat.
 Cerinte pentru cei ce urmeaza sa intre în echipele de audit

candidatii pot fi specialisti sau generalisti (o echipa de audit trebuie sa aiba

o compozitie echilibrata);
ei trebuie sa se bucure de recunoastere profesionala la toate nivelurile;
sa aiba o anumita competenta tehnica în domeniile specializate;

sa aiba o minte analitica, sa stie sa-si exprime opiniile si sa aiba o

personalitate care impune;
sa se exprime bine în scris;
sa stie sa asculte;
sa fie maturi si sa se adapteze usor;
sa aiba experienta ca supervizori de linie sau de personal;
sa nu aiba nici o legatura cu proiectul – pentru mai multa obiectivitate;
sa manifeste interes pentru sarcina primita si sa caute ca aceasta sa se
desfasoare cu succes.
Cum se fac auditarile?

Auditurile sunt formale si sistematice.

Auditarea trebuie sa se concentreze asupra unui subiect precis (un

proces, o procedura sau un produs).
Criteriile dupa care se efectueaza auditarea trebuie bine identificate.
Echipele de auditare trebuie sa aiba la dispozitie suficient timp si
resurse pentru a produce rapoarte întocmite corespunzator, dar aceste
rapoarte trebuie sa respecte anumite termene stabilite dinainte.
Conducerea organizatiei nu trebuie sa dea nici o indicatie privind
rezultatele la care s-ar astepta în urma auditarii.
Raportul echipei de auditare trebuie analizat împreuna cu managerii
responsabili de domeniile vizate (managerii de proiect, managerii
generali, managerii de calitate).
Toate obiectiile trebuie înregistrate în raport sau, daca acestea sunt
rezultatul unor erori, raportul însusi trebuie modificat.
Cum se fac auditarile?

Auditurile pot fi constituite din urmatoarele sase faze:

Faza 1: initiere si planificare – convenirea scopului, a limitarilor, a termenilor de
referinta.

Faza 2: stabilirea elementelor de referinta pentru proiect – ce trebuia facut pâna

la momentul respectiv conform contractului si tuturor schimbarilor convenite.

Faza 3: investigarea – colectarea de date concrete si înregistrarea lor, cu

specificarea provenientei.

Faza 4: analiza – în care se încearca sa se traga concluzii pe baza acestor date.

Faza 5: întocmirea raportului si prezentarea concluziilor – concluziile sunt

raportate celui care a solicitat auditul si celorlalte parti interesate, conform
întelegerii încheiate initial.

Faza 6: finalizarea – evaluarea auditului.

Controlul schimbarii

 Exista doua tipuri de schimbari: cele cu un impact extern evident si cele

care par interne, tinând de proiect. Schimbarile pot fi considerate
externe atunci când afecteaza direct contactul cu clientul: nevoia
controlarii lor este cât se poate de evidenta. Schimbarile interne
afecteaza relatiile de munca dintre membrii echipei de proiect.

 Schimbarile externe sunt generate adeseori de faptul ca proiectantii si

clientii nu înteleg pe deplin cerintele care stau la baza proiectului decât
dupa ce se elaboreaza cea mai mare parte a produselor.
Sistemele de control al schimbarilor trebuie sa cuprinda urmatoarele
elemente:
o baza, care sa defineasca starea curenta a obiectului afectat de
schimbare;
o modalitate de prezentare a propunerilor de schimbare;
un mecanism pentru evaluarea impactului schimbarilor asupra
costurilor si timpului, precum si pentru stabilirea efectelor schimbarilor
asupra mediului de lucru;
un factor de decizie care sa aprobe sau sa respinga schimbarile;
o metoda de consemnare a schimbarilor aprobate (sau respinse);
o metode de publicare a schimbarilor;
o modalitate de monitorizare a implementarii schimbarilor.
Închiderea proiectului

 Înca de la începutul lucrarilor, managerul responsabil trebuie sa se

concentreze asupra urmatoarei tinte: închiderea cu bine a proiectului.
Proiectul va avea o durata finita, iar managerul de proiect trebuie sa se
asigure nu numai ca produsul finit este de buna calitate din punct de
vedere tehnic, ca se încadreaza în buget si respecta termenul de
predare, ci si ca activitatea ce urmeaza dupa terminarea proiectului are
toate conditiile sa se desfasoare optim. Planul de închidere al
proiectului trebuie pus la punct din faza de desfasurare a lucrarilor.
Acest plan este numit uneori plan de dezangajare.

 Exista mai multi factori pe care managerul trebuie sa-i aiba în vedere:
 • ce se va întâmpla în viitor cu personalul angajat în proiect;
 • predarea proiectului si serviciile de întretinere;
 • documentatia;
 • închiderea contractului;
 • contabilitatea financiara;
 • analiza proiectului.
Probleme legate de închiderea unui proiect:

 1.Probleme emotionale ale:

 a. personalului
 - teama de a nu mai avea de lucru;
 - pierderea interesului pentru sarcinile ramase;
 - pierderea motivatiei date de proiect;
 - pierderea identitatii echipei;
 - selectarea personalului pentru alte însarcinari;
 - metodologia noii repartizari;
 - devierea efortului.
 b. clientului
 - schimbare de atitudine;
 - pierderea interesului pentru proiect;
 - schimbarea personalului care se ocupa de proiect;
 - criza de specialisti capabili.
 2. Probleme intelectuale
 a. interne:
 - identificarea produselor care mai trebuie livrate;
 - necesitatile de certificare;
 - identificarea angajamentelor pendinte;
 - controlul schimbarilor efectuate la proiect;
 - eliminarea activitatilor în curs, dar inutile;
 - închiderea comenzilor de lucru si a pachetelor de activitati;
 - identificarea spatiilor fizice repartizate proiectului;
 - identificarea personalului de proiect;
 - acumularea si structurarea datelor de evidenta istorica;
 - eliminarea resturilor de materiale.
 b. externe
 - discutarea cu clientul în legatura cu produse nelivrate înca;
 - obtinerea certificarilor necesare;
 - discutarea cu furnizorii în legatura cu angajamentele înca neonorate;