______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Aplicaii economice

Contabilitate bugetar

- Manual de Utilizare -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Cuprins
Denumire 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 3.A 3.A.1 3.A.2 3.A.3 3.B 3.B.1 3.B.2 3.B.3 3.B.4 3.B.5 3.B.6 3.B.7 3.B.8 3.B.9 3.B.10 3.B.11 3.B.12 3.B.13 3.C 3.C.1 3.C.2 3.C.3 3.C.4 3.C.5 3.C.6 3.C.7 3.C.8 3.C.9 3.C.10 3.C.11 3.C.12 3.C.13 3.C.14 3.C.15 3.D 3.D.1 3.D.2 3.D.3 3.D.4 Descrierea aplicaiei Instalare i lansare aplicaie Cerine sistem Instalare server Instalarea aplicaiei Pornirea aplicaiei Prezentare meniuri i machete- mod de operare Fisier Fisier - Setari Fisier Setare imprimanta Fisier Export note Date generale Date generale Unitati Date generale Parteneri Date generale Conturi Date generale Balanta Date generale Nomenclator jurnale Date generale Nomenclator note contabile Date generale Conturi de TVA Date generale Centre de cheltuieli Date generale Conturi de plata (Cont de executie) Date generale Conturi de cheltuieli (Cont de executie) Date generale Conturi de inchidere venituri cheltuieli Date generale Grupe (Subgrupe) conturi Date generale Preluare inchidere Actualizari Actualizari Jurnale analitice Actualizari Jurnal general Actualizari Executie bugetara Actualizari Registrul de casa Actualizari Parteneri solduri initiale Actualizari Inchidere conturi TVA Actualizari Inchidere conturi venituri cheltuieli Actualizari Actualizare formulare speciale Actualizari Generator note Actualizari Facturi Actualizari Transfer inregistrari din luna necorespunzatoare Actualizari Transfer de pe un cont pe altul Actualizari Transfer jurnal inregistrari din jurnal general in jurnal analitic Actualizari Inchidere conturi venituri cheltuieli (fara clasificatie) Actualizari Plati / Cheltiueli la inceput de perioada Date generale Date generale Fisa note Date generale Fisa contului Date generale Fisa contului (valuta) Date generale Situatia zilnica -1Pagina 3 3 3 3 4 4 5 6 6 9 9 9 9 10 11 12 14 15 16 16 17 17 17 18 18 19 20 22 23 24 26 28 28 28 29 29 29 30 30 30 31 31 32 32 33 33

3.D.5 3.D.6 3.D.7 3.D.8 3.D.9 3.D.10 3.D.11 3.D.12 3.E 3.E.1 3.E.2 3.E.3 3.E.4 3.E.5 3.E.6 3.E.7 3.E.8 3.E.9 3.E.10 3.E.11 3.E.12 3.E.13 3.E.14 4

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarDate generale Situatia zilnica (valuta) 33 Date generale Registru de casa 33 Date generale Situatia pe parteneri 34 Date generale - Vizualizare balanta 35 Date generale Jurnal cumparari 36 Date generale Jurnal vanzari 36 Date generale Modificari jurnale analitice 37 Date generale Jurnal cumparari (pt. TVA inreg. manual) 37 Listari 38 Listari Listare jurnale (de la nota la nota) 38 Listari Listare jurnale (pe perioada) 39 Listari Listare jurnale analitice 39 Listari Listare note contabile 40 Listari Centralizator balanta 40 Listari Listare fisa client 41 Listari Ordine de plata 41 Listari Listare carte mare 42 Listari Listare carte mare SAH 42 Listari Situatia pe parteneri (/cont/desfasurat) 43 Listari Listare jurnale pe perioada/utilizatori 43 Listari Contul de executie 43 Listari Contul de executie (independent de tipul contului (A, P)) 44 Listari Contul de executie (detalii inregistrari) 44 Gid de operare 44

-2-

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

1. DESCRIEREA APLICAIEI
Aplicaia se adreseaz unitilor bugetare i se recomand ca un instrument util n activitatea serviciilor de contabilitate. Programul face parte dintr-un pachet de programe, putnd funciona att ndependent ct i n legatur cu unul, dou sau mai multe programe din pachet. El rezolv trei probleme importante i anume : a. nregistrarea n ordine cronologic a documentelor n contabilitate b. Calcularea notelor contabile i calculul balanei c. Generarea de rapoarte i situaii utile n gestionarea informaiilor contabile Aplicaia functioneaz att monopost ct i n reea. La funcionarea n retea numarul utilizatorilor este limitat de achizitia licenei pentru SQL server i anume pana la cinci utilizatori nu sunt necesare cheltuieli suplimentare, dar peste cinci utilizatori este nevoie de licent pentru SQL .

2. INSTALAREA I LANSAREA APLICAIEI

2.1. Cerine sistem Calculatorul pe care se va instala MSDE trebuie sa aib urmatoarea configuraie minim: procesor la frecvena de 700 MHz , memorie 128 Mb, rezoluia minim de 1024X768. Pentru lucru in reea este nevoie pentru calculatoare s fie echipate cu plac de reea i calculatoarele s fie conectate intr-o reea. Protocolul care este foloit de aplicaie este TCP/IP. Aplicaia se poate instala pe urmatoarele isteme de operare: a) Microsoft Windows 98 b) Microsoft Windows Millennium Edition c) Microsoft Windows 2000 d) Microsoft Windows XP Home Edition e) Microsoft Windows XP Profesional f) Microsoft Windows 2000 Server g) Microsoft Windows 2003 Server 2.2. Instalare server Serverul MSDE se instaleaz prin rularea setup.exe din kitul de instalare. Implicit acesta pentru utilizatorul sa nu va avea parola, aceasta putnd fi setat ulterior. Pornirea serverului se va face automat la restartul de dupa instalarea MSDE pentru toate sistemele de operare pe platform NT , iar pentru cele pe platform 9X aceast opiune trebuie configurat. Opiunea de auto-start pentru sistemele de operare pe platform 9X se face dup restartul efectuat n urma instalrii MSDE , cnd n system tray (n colul dreapta jos lng ceas) apare o iconit ca i aceasta , facei dublu click pe ea i se va deschide fereastra de mai jos.

Fig. 2.1 -3-

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarunde trebuie s apsai sgeata verde , opiunea Start/Continue , pentru a porni serverul i s bifai opiune Auto-start service when OS starts pentru ca la urmatoarea pornire a calculatorului serverul s porneasc automat. 2.3. Instalarea aplicaiei Aceasta se realizeaz prin lansarea setup.exe pe de kitul de instalarea a programului. 2.4. Pornirea aplicaiei La lansarea programului va aparea urmatoarea fereastr:

Fig. 2.2 unde la Utilizator vom trece sa, la Parola nu vom trece nimic pentru ca pentru utilizatorul sa nu am setat parol la instalarea MSDE . Dac apsm butonul opiuni va aparea urmatoarea ferestr :

Fig. 2.3 unde la opiune Driver vom completa SQL Server, la opiunea Server vom completa local , daca aplicaia se folosete monopost, iar dac aplicaia se folosete n reea vom trece adresa de IP a calculatorului unde sa instalat MSDE, la opiunea Port nu vom completa nimic, la opiunea Database vom completa numele bazei de date de contabilitate respectiv contab_2006. Pentru a porni aplicaia dup ce am fcut toate setarile apsm butonul Confirmare.

-4-

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3. PREZENTARE MENIURI Meniul principal (figura 3.1) are n componena opiuni care deschid submeniuri. Apelare lor se poate face cu mouse-ul sau prin scurtturi (combinaie de taste) i anume ALT i litera subliniat din denumirea opiunii. Astfel pentru a apela opiunea Fisier din meniu cu ajutorul tastelor vom ine apasat tasta ALT i vom apasa tasta F. Aceasta regula se pastreaza pe tot parcursul aplicaiei, astfel peste tot unde o opiune n meniu sau un buton are o litera subliniat nseamn c poate fi apelat prin tastatura. Acest lucra ajuta n multe situaii pe parcursul operrii cnd masa este plin de documente i nu avem mouse-ul la ndemana.

Fig. 3.1 Submeniurile sunt grupate pe funciuni ale aplicaiei. n general s-a ncercat s se pstreze o ordine secvenial a pailor care trebuie parcuri n realizarea scopului aplicaiei, aceea de calcul a balane contabile. Astfel cu opiunea Fiier ne pregtim frontul de lucru, aici putem face setrile pentru o sesiune de lucru, n sensul c ne putem stabili subunitatea cu care lucrm, luna pe care lucrm, transfer de date ctre sau de la alte aplicaii. Tot n acest submeniu avem i opiunea de ieire din aplicaie, asta n momentul n care am terminat tot ce am avut de fcut pe ziua respectiv. n Date generale ne vom introduce unitile pentru care vom lucra. Vom actualiza planul de conturi, balana, vom completa nomenclatorul de parteneri existent la momentul implementrii aplicaiei i vom defini jurnalele analitice cu care vom lucra,conturile de nchidere venituri i cheltuieli, conturile de TVA. Submeniul Actualizari este opiunea n care vom lucra cel mai frecvent, n machetele apelate de aceast opiune vom ntroduce datele zilnice pe baza carora la sfarit de lun se va calcula balana. Rezultatul activitaii depuse il vom regasi n opiunea Situatii i Listri. Pentru a uura apelarea opiunilor mai frecvent utilizate, pe ecran n partea stang sunt scurtturi care apeleaz opiunile din submeniuri cu aceeai denumire, indiferent de unde se apeleaz opiunea, rezultatul este acelai. Pentru opiunile care sunt folosite cel mai des s-au creat o serie de butoane direct din ecranul principal, prezentat n figura 3.2

Fig. 3.2 -5-

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarAceasta ar fi o scurt prezentare a submeniurilor din meniul principal, n continuare urmnd a prezenta mai detaliat fiecare opiune. 3.A - Fisier Submeniul prezentat n figura 3.A.1 are n componen urmtoarele opiuni :

Fig. 3.A.1

3.A.1 Setari Cu ajutorul acestei opiuni selectm n primul rnd unitatea cu care dorim s lucrm iar pentru unitatea selectat, luna i anul pe care vom lucra. 3.A.1.1 Generale Aplicaia permite utilizatorului s lucreze evidena contabil pentru una sau mai multe unitai independent. Principiul de lucru este urmatorul : utilizatorul ii selecteaz unitatea cu care vrea sa lucreze iar pentru unitatea selectat trebuie s specifice luna i anul pentru care vrea sa lucreze. Toate operaiile care le va face n continuare se vor referii la luna i anul care au fost selectate. Daca se introduce nregistrrile contabile aferente unui document care este datat n luna precedent, aplicaia va genera un mesaj de avertizare prin care utilizatorul va fi nformat ca data documentului nu corespunde lunii pe care este setat programul. Deci atenie, aplicaia afiseaz pe ecran tot timpul, unitatea cu care se lucreaza, luna i anul pentru care se opereaza datele (figura 3.A.1.1).

Fig. 3.A.1.1

-6-

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.A.1.2 Macheta pentru setare ( figura 3.A.1.2 ) are un combo pentru selecia luni curente i un combo pentru selecia unitaii cu care se lucreaz. n momentul n care se d clic pe butonul Ieire, datele care au fost selectate n machet ramn ca date de identificare a sesiunii de lucru. Tot n cadrul acestei machete se vor face o serie de setri. n continuare le vom prezenta pe rnd: - Listeaza data curenta pe toate rapoartele - d posibilitatea de a imprima pe toate rapoartele data la care au fost listate acestea - verificare note da posibilitatea utilizatorului de a verifica dac nota contabil este corect. Verificarea se va face pe baza unui nomenclator de note contabile actualizat n prelabil de catre utilizator. - ajutor note contabile ofer posibilitatea de a selecta nota contabil, selecia se va face din acelai nomneclator pe baza caruia se face verificarea notelor contabile - centre de cheltuieli ofer posibilitatea operarii nregistrarilor contabile pe unul sau mai multe centre de cheltuiala i apoi realizarea unor situaii i listri pe acest criteriu - TVA - da posibilitatea unitilor pltitoare de TVA sa fac nregistrarile documentelor care conin TVA i apoi s listeze rapoartele specifice acestor nregistrari. - mesaj de avertizare avertizeaz utilizatorul n cazul n care a introdus unele date incorect i acestea nu vor putea fi procesate de ctre program - scadent d posibilitatea introduceri datelor scadente pentru documentele intrate sau ieite din unitate pentru a putea face apoi o urmrire a scadenelor de plata sau de ncasat - clasificatie bugetara pe inreg. - d posibilitatea completrii clasificaie bugetare pentru fiecare nregistrare realizat. Aceast opiune nu este recomandat a fi utilizat deoarece conturile care trebuie s conin clasificaie bugetar conform normelor contabile n vigoare vor fi definite din start n cadrul analiticelor corespunzatoare pe clasificaie bugetar. - afisare denumire capitol, articol n cazul seleciei din clasificaia bugetar s afieze denumirea clasificaiei bugetare.

-7-

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.A.1.2. Inchise

Fig.3.A.1.2.1 Macheta (figura 3.A.1.2.1) d posibilitateaa de a nchide una sau mai multe luni de lucru. n urma realizarii acestei operaiuni utilizatorul va putea vizualiza datele introduse, far posibilitatea de a le modifica. 3.A.1.3 Operatii

Fig. 3.A.1.3.1 n cazul n care unitatea are una sau mai multe subunitati exista posibilitateaa realizarii importului de date. Aceasta opiune este valabil numai n cazul introducerii unei parole, pe care utilizatorul o va primi de la implementatorul programului.

-8-

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.A.2 Setare imprimanta n cazul n care dispunem de dou sau mai multe imprimante conectate n reea, aceast opiune ne permite selecia imprimantei la care dorim sa listm. Dac nu se foloseste selecia, aplicaia listeaz la imprimanta implicit. 3.A.3 Export note realizeaz exportul notelor contabile adic a jurnalelor analitice cu datele existente n acestea. Modul de operare este urmatorul: - se va selecta locaia unde se dorete salvarea datelor (se va creea un director cu numele lunii din care se face exportul), selecia caii de salvare se va face cu ajutorul butonului i se va apasa butonul Export. Aplicaia va salva doua fiiere : jan_2007_1.dbf este fiierul n care se gasesc nregistrarile contabile, n cazul acesta vor fi nregistrarile din anul 2007 luna 1 (ianuarie) i janindex_2007_1.dbf este fiierul care conine nomenclatorul de jurnale creat de ctre utilizator.

Fig.3.A.3.1 3.B Date generale

Fig. 3.B.1

3.B.1. Unitati actualizeaz nomenclatorul de uniti pentru care programul permite operarea evidenei contabile. Macheta folosit n acest caz ( figura 3.B.1.1 ) permite adaugarea, modificarea sau tergerea unitilor din list. -9-

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.B.1.1 n momentul n care am nscris un cod unic de nregistrare n casua din stnga sus a machetei i am tastat <Enter>, aplicaia verific dac exist acel cod n lista, caz n care ne permite sa modificam nformatiile din restul machetei sau daca nu, cere operatorului confirmarea pentru adugarea n lista a codului respectiv. Pentru a terge o unitate, vom selecta linia respectiv din lista i apoi vom da un clic pe butonul Sterge din coltul dreapta sus a machetei. Selecia o putem realiza fie printr-un clic pe linia unitaii, fie nscriind codul n casua de sus stnga i apoi tastnd <Enter>. Dac dorim s nscriem un cod nou n list, tergem codul nscris n casu, nscriem codul nou i apoi tastm <Enter>. nchiderea machetei se face prin clic pe butonul <Iesire> din colul dreapta sus. 3.B.2. Parteneri actualizeaza nomenclatorul de parteneri. Majoritatea documentelor sunt personalizate, n sensul c sunt emise de ctre/ctre o entitate (persoane fizic sau juridic) pe care trebuie sa o identificm printr-un cod. n machetele i rapoartele din aplicaie se folosete termenul de partener. Pentru codificare recomandm folosirea codului fiscal care este unic pentru persoanele juridice i codul numeric personal pentru persoanele fizice. nregistrarea n nomenclator se face o singur dat, ulterior avnd posibilitateaa de a selecta informaia din list.

- 10 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.B.2.1 n partea de jos a machetei avem 5 butoane, care ne indic tipul aciunii pe care o execut programul, respectiv Adauga insereaz o poziie nou, Cautare permite cautarea dup oricare din cmpurile aflate n grid, sau Modificare permite modificarea datelor pentru o poziie existent, Stergere permite tergerea unui partener existent iar Iesire ofer posibilitatea nchiderii acestei machete. n momentul n care este activat un buton ( clic sau combinaie de taste ) se dezactiveaz automat butonul selectat anterior. Butonul selectat este mai nchis la culoare. Cheia de identificare a partenerului este codul unic sau personal, combinat cu tipul partenerului. persoana fizic sau juridic. Tipul este dat de unul din cele dou butoane din stnga cmpului, respectiv Cod numeric personal i Cod fiscal. Sub denumirea partenerului avem combo-uri pentru selecia adresei (jude, localitate, strad, numr, bloc, apartament). Este indicat a se folosi nomenclatorul de adrese, unde este posibil, pentru rapoartele statistice. n cazul n care nu se folosete nomenclatorul de adrese se poate scrie adresa n clar n campul situat sub nomenclatoarele de adrese. 3.B.3. Conturi actualizeaza nomenclatorul de conturi Aceast opiune permite actualizarea planului general de conturi. n momentul n care se instaleaz aplicaia, utilizatorul are deja actualizat nomenclatorul de conturi. n cazul n care utilizeaz i alte conturi decat cele de care dispune n nomenclator, poate sa completeze lista cu noile conturi sau poate sa elimine conturi care nu se mai folosesc. Nu este necesar a se elimina conturile cu care nu se lucreaz, aceast list este o lista consultativ, aplicaia consult aceast list n timpul operrii cnd utilizatorul folosete n nregistrrile contabile un cont pe care nu la folosit pn n acel moment. Pentru a evita ntroducerea din greal a unui simbol de cont care nu este cuprins n planul general de conturi, programul face aceast validare cu nomenclatorul de conturi naintea introducerii acelui simbol n balan, avertiznd utilizatorul c acel simbol nu face parte din planul general de conturi.

- 11 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.B.3.1 Pentru armonizarea aplicaie cu normele contabile n vigoare s-a structurat planul de conturi astfel ncat conturile de venituri, plati i cheltuieli s poat fi dezvoltate n analitic conform clasificatiei bugetare. Se va observa c avem patru moduri de a defini un cont n funcie de tipurile de analitice pe care le va suporta n momentul introducerii nregistrarilor contabile. Aceste cazuri vor fi detailate n continuare: - Venituri aceste conturi se vor dezvolta n analitic pe clasificaie bugetar de venituri. Analiticul lor va fi codul de venit corespunzator. - Plati este contul 770 Finanare de la bugetul . Acest cont se va dezvolta n analitic conform clasificaiei economice. Acest cont va avea att analitic de gradul 1 cat i de gradul 2. analiticul de gradul 1 va fi capitolul bugetar iar cel de gradul 2 va fi articolul bugetar. - Cheltuieli aceste conturi se vor dezvolta n analitic identic cu cele de Plati - Altfel - sunt acele conturi care conform normelor contabile nu necesit dezvoltarea lor n analitice pe clasificaie bugetar. Dac se dorete dezvoltarea lor n analitice pe clasificatie bugetar se va selecta unul din tipurile de analitice anterior prezentate i se va dezvolta identic cu modul prezentat pentru tipul selectat. 3.B.4. Balanta actualizeazare balan Dup instalarea programului i efectuarea setrilor iniiale, prima sesiune de lucru o vom ncepe prin actualizarea balanei, aceasta nseamn c vom introduce conturile cu rulajele aferente n noul program. n cazul n care la un cont avem unul sau mai multe analitice contul sintetic nu se introduce, aplicaia va calcula automat contul sintetic n momentul n care se listeaz balana. Aceeiai regul se aplic i n cazul n care avem subanalitice, contul analitic este calculat de aplicaie.

- 12 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.B.4.1 Procedura de actualizare a conturilor n balan este uramatoarea: 1. se va bifa casua Toate conturile moment n care aplicaia va afia ntregul plan de conturi. 2. n casua cautare sau cu ajutorul tastelor SUS/JOS pozitionandu-ne pe contul dorit 3. se va apasa butonul Analitice din partea de sus a machetei, moment n care se va deschide macheta din figura 3.B.4.2

- 13 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.B.4.2 4. se va apsa butonul adaug moment n care se va activa casua Analitice i utilizatorul va avea posibilitateaa sa introduc analiticul dorit. n partea de jos a machetei avem totalurile pentru cele patru coloane de date, n momentul n care debitul nu este egal cu creditul culoarea celor doua totaluri ( debit, credit ) difera, ele vor avea aceeai culoare (albastru) n momentul n care vor fi egale. 3.B.5. Nomenclator jurnale actualizeaza lista jurnalelor analitice

Fig. 3.B.5.1 - 14 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarPrincipiul de lucru al aplicaiei este urmatorul : nregistrarile contabile aferente fiecarui document se introduc n jurnale analitice, pe tipuri de documente ( documente de banc, documente de cas, cheltuieli etc. ) pentru fiecare jurnal analitic aplicaia genereaz nota contabil n registrul general iar pe baza registrului general se calculeaz balana. Utilizatorul are posibilitatea de a deschide oricate jurnale analitice dupa specificul i dupa cum ii organizeaza activitatea. Cu alte cuvinte rolul jurnalelor este acela de a grupa aceliai documente dup un anumit criteriu, facnd astfel i cutarea unui document mai simpl n cazul unei greeli. Utilizatorul va introduce denumirea jurnalului analitic, dac este gsit se face poziionarea pe acea poziie, dac nu utilizatorul este ntrebat dac dorete s adauge poziie nou cu denumirea nscris. Pentru poziia nou introdus utilizatorul opional poate s introduc un cont urmrit ( contul jurnalului ) i articolul bugetar pentru jurnalul respectiv. Aceste informaii sunt utile n procedura de introducere a documentelor n jurnalele analitice. 3.B.6 Nomenclator note contabile Nomenclatorul de note contabile ofer posibilitateaa predefinirii nregistrrilor contabile pe care utilizatorul le va utiliza n momentul nregistrrii documentelor primare. Acesat opiune este n corelare cu o serie de setri prealabile realizate n meniul Fisier-> Setari. Aceste setari sunt: - verificare note contabile va realiza o verificare a notelor contabile introduse de catre utilizator, dac acestea sunt n concordan cu nomenclatorul notelor contabile - ajutor note contabile - ofer posibilitatea de a selecta o nregistrare contabil existent n nomenclator

Fig. 3.B.6.1 Modul de completare a nomenclatorului de note contabile este urmatorul: - se va apasa butonul Adaugare, moment n care aplicaia va genera o nregistrare goala - se va selecta Cont debit, Cont credit i se va ntroduce explicaia notei contabile introduse. Conturile contabile care formeaz nota contabil trebuiesc actualizate n prealabil n balan. - 15 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.B.7. Conturi de TVA Aplicaia ofer posibilitatea nregistrrii documentelor care conin TVA, n cazul n care unitatea este pltitoare de TVA. n acest nomenclator utilizatorul va predefini att conturile de TVA corespunzatoare fiecarei cote (figura 3.B.7.1) n parte pentru cumprri i pentru vnzri, ct i conturile de TVA de plat i rambursat.

Fig. 3.B.7.1 Modul de operare este urmatorul: - n casua TVA se va introduce cota de TVA corespunztoare - se va selecta contul de TVA cumprri corespuzator cotei introduse - se va selecta contul de TVA vnzri corespunzator cotei introduse - se vor selecta conturile pentru TVA-ul de plat i rambursat Conturile de TVA necesare vor fi actualizate n prealabil n balan, n acest machet ele vor fi doar selectate. Aplicaia ofer posibilitatea de a lucra cu doua cote de TVA. Modul de introducere a celei de a doua cote i a conturilor corespunzatoare este identic cu cea prezentat mai sus. Pentru utilizarea opiunii de TVA n momentul introducerii documentelor, utilizatorul va face urmtoarea setare: n meniul Fisier -> submeniul Setari-> se va bifa opiunea TVA. 3.B.8. Centre de cheltuieli Nomenclatorul centre de cheltuieli (figura 3.B.8.1) d posibilitatea utilizatorului de a defini centre de cheltuial, adic dac unitatea bugetar are subuniti prin centrele de cheltuial definite pentru fiecare subunitate se pot urmrii cheltuielile pe fiecare subunitate.

Fig. 3.B.8.1 - 16 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.B.9. Conturi de plata (cont de executie) Acest nomenclator (figura 3.B.9.1) este obligatoriu de complectat, n cazul n care se dorete listarea Contului de execuie. Conturile introduse n acest nomenclator vor fi considerate conturi de pli iar sumele aflate n cadrul nregistrarilor care conin aceste conturi vor fi afisate n raport. Pentru a ntroduce un cont se va completa contul dorit n casuta Denumire i se va apasa tasta <Enter>, n acest moment utilizatorul va selecta opiunea Adaug. Se va repeta procedura pentru fiecare cont.

Fig. 3.B.9.1 3.B.10. Conturi de cheltuieli (cont de executie) Nomenclatorul (figura 3.B.10.1) funcioneaz identic cu cel prezentat la punctual 3.B.9. , diferena fiind c n acest caz nu se vor introduce un cont ci clasa de cheltuieli, adica 6.

Fig. 3.B.10.1 3.B.11. Conturi inchidere venituri/cheltuieli n acest nomenclator (figura 3.B.11.1) vom defini conturile prin care se vor nchide conturile de venituri i cheltuieli corespunztoare fiecrui tip de buget. n cazul bugetului local (tip buget=02), conturile de cheltuieli i finanare se vor nchide prin contul 121.01.02, aceast precizare fiind facut n Ordinul 556 din 07/04/2006, iar pentru restul bugetelor se vor folosi conturile corespunztoare acelui tip de buget. - 17 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.B.11.1

3.B.12. Grupe (subgrupe) conturi n acest nomenclator (figura 3.B.12.1) se definesc grupele de conturi pentru care se dorete totaluri n balan.

Fig. 3.B.12.1 3.B.13. Preluare inchidere Acest opiune (figura 3.B.13.1) d posibilitatea unitilor bugetare care au subuniti finanate din bugetul local s centralizeze cheltuielile pentru a obine balana centralizat a consiliului local, conform Ordinul 556 din 07/04/2006. - 18 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.B.13.1

3.C. - Actualizari Submeniul prezentat n figura 3.C.1 are n componen urmtoarele opiuni :

Fig. 3.C.1

- 19 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.C.1. Jurnale analitice operare documente n jurnale analitice

Fig. 3.C.1.1 Pe prima linie din macheta (figura 3.C.1.1) avem un combo care conine lista jurnalelor introduse conform paragrafului anterior. n momentul n care se selecteaz un jurnal analitic, pe aceeai linie este afisat contul jurnalului ( daca a fost completat ). n continuare, sub aceasta linie sunt patru linii de detaliu document, unde se ntroduc informaiile aferente fiecrui document n parte. Sub detaliu este un tabel cu documentele nregistrate, iar n partea de jos sunt nformaii aferente contului urmrit, i anume soldul la nceputul lunii, rulaj debit credit aferent documentelor nscrise n acest jurnal i soldul final. Dac avem nregistrri aferente acestui cont i n alte jurnale analitice, acestea nu vor fi luate n considerare, aceste informaii se refer stric la jurnalul selectat. Pentru fiecare nregistrare contabil vom avea un numar de ordine care este gestionat de aplicatie, nregistrarea propriu-zis, suma i date referitoare la document. Numarul curent poate fi folosit i la selecia unui rnd, tastnd numarul randului pe care dorim s-l consultm aplicaia selecteaz automat acel rnd completnd n partea de detaliu informaiile care au fost ntroduse la acel document. Utilizatorul poate s completeze informaiile sau s modifice informaia introdus. Dac la nscrierea nregistrrii contabile nu se specific nici un cont pe debit sau pe credit ci se tasteaz <Enter> aplicaia va genera un mesaj de avertizare. Pe parcursul operrii detaliilor pentru un document, dup ce am introdus nregistrarea contabil i suma, i nu mai dorim s completm alte date legate de acel document, pentru a trece la nregistrarea documentului urmator este de ajus apasarea tastei <Enter> sau <Tab> pentru ca programul s incrementeze numrul curent s insereze o poziie nou i operatorul s poat s introduc o nou nregistrare contabil. Aceast facilitate mrete viteza de lucru a utilizatorului. n cazul n care am introdus multe nregistrri contabile i la un moment dat vrem s gsim un document anume, aplicaia ne pune la dispozitie un mod de cutare. Criteriile de cautare sunt : cont debit, cont credit, suma, numr document extern i numr document intern, aceste criterii vor putea fi combinate, spre exemplu se va putea introduce un criteriu cobmbinat din cont debit i sum. - 20 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarn partea dreapta sus avem dou butoane pentru adaugare rnd i stergere rnd i un buton pentru ieire din machet. Butonul Inserez adaug un rnd nou imediat dup nregistrarea curent, dac suntem pozitionai pe nregistrarea 2 i acionm butonul Inserez aplicaia va transfera nregistrarile de la poziia 3 n jos cu o poziie i va elibera pozitia 3. Butonul Sterge va terge poziia curent i va renumerota poziiile rmase. Tot n partea de jos a machetei exist o serie de opiuni, care vor putea fi acionate prin apasarea tastei corespunzatoare opiunii dorite. Aceste opiuni sunt: F1 opiuni blocare aceasta d posibilitatea blocrii unor campuri din machete Jurnale analitice, oferind posibilitateaa de a nu mai introduce acele cmpuri care pentru o serie de nregistrri sunt identice. Apasand tasta F1 se va deschide macheta din figura 3.C.1.2 care conine opiunile de blocare. Odat bifate opiunile dorite se va apasa butonul Continu.

Fig. 3.C.1.2 F2 opiunile selectate anterior vor fi blocate doar n urma apasrii tastei F2. n urma apasrii tastei F2 se observ c denumirea din partea de jos s-a modificat n Deblocare. Blocarea va fi activ pn la urmatoarea apsare a tastei F2. nchiderea machetei jurnale analitice sau selectarea unui alt jurnal atrage dup sine deblocarea opiunilor. F11 total sume pe document acest opiune d posibilitatea de a realiza un total pe un document dac acest document are mai multe nregistrri. La apsarea tastei va aprea un mesaj pe ecran ca i cel prezentat n figura 3.C.1.3

Fig. 3.C.1.3 F9 config. Conturi de TVA acest opiune apleleaz macheta de configurare a conturilor de TVA (figura 3.B.7.1) F8 pt cautare document cu sold acest opiune folosete de obicei pentru uurarea introducerii plilor efectuate de clienii unitii bugetare. n momentul cnd nregistrarea ajunge pe cmpul Nr. Document: Extern: se apas tasta F8 i va aprea o machet ca i cea din figura 3.C.1.4 unde vor fi afiate o list a documentelor cu sold de la partenerul respectv se selecteaz - 21 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertardocumentul dorit i numrul documentului se va completa automat n cmpul Nr. Document: Extern:.

Fig. 3.C.1.4 3.C.2. Jurnale general operare documente n jurnalul general

Fig. 3.C.2.1 Modul de operare este similar cu cel descris n paragraful anterior cu deosebirea c n acest caz nu avem detalii document (figura 3.C.2.1). n acest jurnal sunt generate automat notele contabile aferente jurnalelor analitice. De cate ori deschidem aceast machet se lanseaz automat procedura de calcul a notelor contabile corespunzatoare nregistrarilor contabile din jurnalele - 22 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertaranalitice. Utilizatorul are posibilitatea de a introduce nregistrri noi n completare la nregistrarile existente, nregistrari legate de nchiderea de lun sau exercitiu financiar. Nu este recomandat a se modifica sau sterge nregistrarile generate de aplicaie, acestea vor fi generate din nou la urmatoarea intrare n machet. nregistrarile generate au la explicaie completat specificaia Centr.jurnal i n continuare denumirea jurnalului analitic de care aparine. Calculul balanei se face pe baza nregistrarilor contabile din acest jurnal, deci dac utilizatorul nu activeaz aceast machet naintea calculului de balan, sumele din jurnalele analitice nu se vor regasi n rulajele din balan. n cazul n care ai adaugat o nregistrare contabil ntr-un jurnal analitic dup care ai intrat n vizualizare balan, nregistrarea introdus nu se regsete n rulajele curente, dar dac activai macheta pentru jurnalul general, aplicaia genereaz cu suprascriere noile note contabile (terge ce a fost generat anterior i rescrie) , i apoi vizualizai balana, nregistrarea efectuat n jurnalul analitic se reflect n balan. 3.C.3. Executie bugetara mod de operare Aceast opiune permite utilizatorului preluarea documentelor primare nregistrate n execuia bugetar, n fazele de lichidare i plat, contarea lor i transferul ntr-un jurnal analitic. Avantajul acestei proceduri const n faptul ca informaiile care identific documentul sunt introduse o singur dat ( partener, numr document, data document,valoare i explicaie ) ceea ce garanteaz unicitatea informaiei i elimin posibilitile de eroare n operare.

Fig. 3.C.3.1 Pentru a importa documentele din execuia bugetar, n primul rnd va trebui sa selectm bugetul la care dorim s facem referire. Aplicaia ne va propune de fiecare dat ultima rectificare activat, dar dac utilizatorul are restane documente aferente rectificrilor anterioare sau dorete verificarea trimestrelor anterioare, are posibilitateaa de a selecta din combo din partea stang sus a machetei, bugetul la care dorete s fac referire. n continuare va selecta, tot din combouri, capitolul i articolul la care dorete s lucreze. n acest moment n tabela de sub combouri vor fi afiate toate documentele nregistrate n procesul de execuie bugetar pentru capitolul-articolul selectate i care au fost operate pentru rectificarea de buget selectat. Implicit vor fi afiate documentele aferente operaiei de lichidare, dac utilizatorul dorete s vad documentele aferente plilor, va da un clic pe opiunea plati din partea stang jos a machetei i tabelul va fi completat automat cu documentele care au nsoit plata aferent lichidrilor. n continuare utilizatorul va selecta documentul pe care doreste sa-l nregistreze n contabilitate, acesta trebuie s fie un rnd alb (dac rndul este colorat mov inseamn c documentul - 23 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertara fost nregistrat n contabilitate i la apsarea butoonului Import va aparea un mesaj cu jurnalul i linia unde a fost generat, figura 3.C.3.2) i va actiona butonul Import ( clic sau Alt-I ) din partea dreapt sus a machetei (figura 2.C.3.1), moment n care se deschide o nou macheta ( figura 3.C.3.3). n aceast machet avem completate toate nformatiile legate de documentul respectiv ( informaii care au fost completate n aplicaia de buget ) mai puin nregistrarea contabil, pe care operatorul o poate introduce direct n tabela din partea de sus a machetei. n cazul n care pentru un document avem mai multe nregistrari contabile i suma trebuie imparit respectiv pe nregistrri, operatorul va nscrie prima nregistrare contabil, va nscrie suma care corespunde acelei nregistrri iar n momentul n care va tasta <Enter> aplicaia va genera automat o noua linie n tabel pe care va trece diferena ntre suma iniial i suma rezervat primei nregistrari. Idem se petrec lucrurile dac utilizatorul modifica din nou suma ramas. Cnd s-a repartizat ntreaga sum, se selecteaz jurnalul analitic n care se transfer nregistrrile i se acioneaza butonul Adauga, buton care va transfera nregistrarile n jurnalul analitic, va nchide macheta pentru completarea nregistrarilor contabile i va colora randul respectiv n mov.

Fig. 3.C.3.2

Fig. 3.C.3.3 Operaia se poate relua pentru fiecare rnd n parte pn cnd toate randurile vor fi mov, moment n care operatorul este sigur c toate documentele din execuia bugetar sunt nregistrate n contabilitate. n cazul n care operatorul constata c a greit o nregistrare contabil, va intra n jurnale analitice, va sterge nregistrrile efectuate la acel document i apoi va relua transferul din execuia bugetar, sau poate corecta direct n jurnalul analitic eventuala greal. 3.C.4. Registrul de casa mod de operare Aceast opiune face legatura ntre aplicaia de registru de cas i contabilitate, respectiv preia toate operaiile prin cas efectuate ntr-o anumit zi i permite operatorului s nscrie nregistrarile contabile aferente fiecrei operaii (figura 3.C.4.1). - 24 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.C.4.1 La trasferarea n contabilitate exist dou posibiliti i anume: de a transfera nregistrare cu nregistrare , cu ajutorul butonului de Import, unde va aprea o machet ca i cea din figura 3.C.4.2 unde se va selecta jurnalul i se va verifica formula contabil.

Fig. 3.C.4.2 de a transfera toate nregistrarile din ziua respectiv, cu ajutorul butonului Transfer, unde va aprea o machet ca i cea din figura 3.C.4.3 unde se va selecta numai jurnalul unde vor fi transferate operaiile

Fig. 3.C.4.3 - 25 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarn cazul n care unul dintre conturile nregistrrilor contabile care urmeaz s fie transferate nu exist n balan va aprea un mesaj de avertizare n care ne este precizat contul sau lista de conturi care nu exist n balan, figura 3.C.4.4.

Fig. 3.C.4.4 Iar pentru cazul n care se ncerc s se transfere operaii care deja au fost transferate n contabilitate, aplicaia va genera un mesaj cu jurnalul unde aceasta a fost transferat, figura 3.C.4.5.

Fig. 3.C.4.5 3.C.5. Parteneri solduri initiale mod de operare Cnd ncepem exploaterea acestei aplicaii, trebuie s actualizam componena soldurilor la debitori i creditori, acolo unde este cazul i utilizatorul dispune de o astfel de eviden analitic. Pentru aceasta utilizatorul va activa opiunea Parteneri solduri initiale i utiliznd macheta din figura 3.C.5.1 va actualiza analiticul la conturile dorite.

Fig. 3.C.5.1 - 26 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarCa principiu de lucru aplicaia gestioneaz analiticul pentru fiecare cont utiliznd ca i cheie de identificare, pe lng contul contabil, codul unic de nregistrare a partenerului i numarul de document. De aceea este foarte important ca utilizatorul s respecte cateva reguli de baza n procesul de exploatare a aplicaiei. Aceste reguli se aplic numai la conturile pentru care se doreste pastrarea unei evidene analitice stricte. Pentru toate documentele este obligatoriu folosirea codului unic de nregistrare al partenerului i numrul documentului, elemente care se vor specifica pentru toate operaiunile care decurg din nregistrarea acelui document. De exemplu dac la o achiziie de materiale am nregistrat la cod partener codul unic al furnizorului i la numar document extern am nscris numrul facturii, n momentul n care nregistrm plata facturii vom nscrie aceleai date, nu vom nscrie la numrul de document numarul ordinului de plat, pentru ca n acest caz aplicaia nu poate identifica documentul care s-a achitat, iar n situaia analitic a contului va figura n continuare factura neachitat dar va figura i o plat far obligaie, pe total este bine dar situaia analitic nu este elocvent. n primul rnd, cand ncepem s operm situaia soldurilor la apsarea butonului Adauga va aprea o machet ca i cea din figura 3.C.5.2, unde vom alege contul pentru care dorim s actualizm soldurile iniiale, pentru aceasta operatorul va folosi comboul din partea stng-sus a machetei. Contul trebuie s fie n prealabil actualizat n balan, altfel nu va gasi contul specificat n list. Este indicat ca n momentul n care se actualizeaz soldurile iniiale, s fie actualizate i rulajele n balan, pentru c aplicaia face tot timpul comparaie ntre soldul din balan i soldul din situaia analitic iar n momentul n care sunt egale, soldul din macheta are aceeai culoare cu total obligatii i pli, operatorul tie c n acel moment cele doua solduri corespund. Pentru contul selectat, operatorul va ntroduce pe rnd documentele care compun soldul din balan, respectnd regulile prezentate mai sus. Dup operarea fiecarui document, aplicaia totalizeaz obligaiile i plile, calculeaz soldul i afieaz rezultatele n partea de jos a machetei. Pentru tergerea unui document nregistrat greit se selecteaz rndul din tabel ( clic pe rnd ) sau se nscrie numrul de ordine n casua Nr.crt. din partea de sus a machetei i apoi se activeaz butonul de tergere, linia dispare instantaneu.

Fig. 3.C.5.2 Butonul Reinitilizare solduri initiale se folosete la trecerea de la un an la altul pentru transferarea din anul precedent a documentelor cu sold. La apsarea lui va aprea o machet ca i cea din figura 3.C.5.3 unde vom selecta conturile pentru care dorim transferarea soldurilor.

Fig. 3.C.5.3 - 27 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.C.6. Inchidere conturi TVA Acest opiune d posibilitatea operatorului de a nchide conturile de TVA automat n funie de configurarea facut de utilizator (paragraful 3.B.7) 3.C.7. Inchidere conturi venituri-cheltuieli Acest opiune d posibilitatea operatorului de a nchide conturile de venituri i cheltuieli automat n funcie de configurarea facut de utilizator (paragraful 3.B.11) 3.C.8. Actualizare formulare specializate Formularul Actualizare formulare specializate din meniul Actualizari este folosit pentru a introduce i crea algoritmi de generare care vor fi folosii n formularul Generator Note din meniul Actualizari. Un algoritm de generare presupune introducerea unui cod, a unei denumiri sugestive (pentru a putea fi regasit ulterior), denumirile coloanelor (maxim 8). Un exemplu de algoritm este descris mai jos : - Cod jurnal : 1 - Denumire jurnal specializat : APROVIZIONARI MARFA 19 % - Coloana 1 : TOTAL FACTURI - Coloana 2 : TOTAL VINZARI. - Coloanele 3,4,5,6,7,8 : vor fi necompletate - Detalierea jurnalului va contine urmatoarele inregistrari : Cont debit
371 4426 371 371

Cont credit
401 401 378 4428

Expresie
INT(C1*100/119+0.5) INT(C1*19/119+0.5) C2-INT(C1*100/119+0.5)-INT(C2*19/119+0.5) INT(C2*19/119+0.5)

Legenda : C1 : reprezinta suma de la coloana 1 din formularul Actualizare formulare specializate C2 : reprezinta suma de la coloana 2 din formularul Actualizare formulare specializate

Fig. 3.C.8.1 - 28 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.C.9 Generator note Acest opiune folosete algoritmii configurai n paragraful anterior. Din comboul Selectie algoritm se selecteaz algoritmul dorit, n grid se introduc datele facturii ce urmeaz a fi contabilizat, se selecteaz jurnalul unde vor fi generate notele i se apas butonul Generare note in jurnalul analitic.

Fig. 3.C.9.1 3.C.10 Facturi Acest opiune d posibilitatea de a lista o factur i n acelai timp de a nregistra nota contabil aferent ei. Datele aferente facturii se culeg direct n grid , pentru listarea facturii se apas butonul de Listare A5 sau Listare A4 n funie de modelul facturii, iar pentru transmiterea notei contabile n junalul analitic se apas butonul Generare in jurnal.

Fig. 3.C.10.1

- 29 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.C.11 Transfer inregistrari introduse in luna necorespunzatoare Acest opiune d posibilitatea transferrii notelor contabile nregistrate intr-o lun greit n luna corespunztoare. (figura 3.C.11.1)

Fig. 3.C.11.1 3.C.12 Transfer de pe un cont pe altul Acest opiune d posibilitatea transferrii de pe un cont pe altul pentru nregistrrile deja existente. De exemplu dac n cursul lunii dorii ca la un cont s creai analitice i iniial ai efectuat nregitrri pe sintetic, acest opiune d posibilitatea de a transfera nregistrrile de pe sintetic pe analitic. (figura 3.C.12.1)

Fig. 3.C.12.1 3.C.13 Transfer jurnal inregistrari din jurnal general in jurnal analitic Acest opiune d posibilitatea de a transfera datele din jurnalul general ntr-un jurnal analitic. ( fugura 3.C.12.1)

Fig. 3.C.12.1 3.C.14 Inchidere conturi venituri/cheltuieli (fara clasificatie bugetara) Acest opiune d posiblitatea de a inchide conturile de venituri i cheltuieli n cazul n care nu s-au folosit analitice din clasificaia bugetar pentru conturile din clasa 6 i 7. n macheta prezentat n figura 3.C.13.1 este un combo de unde selectm contul prin care se face nchiderea.

Fig. 3.C.13.1

- 30 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.C.15 Plati/Cheltuieli la inceput de perioada Acest opiune d posibilitatea, pentru cei care ncep lucu pe aplicaie n cursul anului, de a determina plaile i cheltuielile efectuate pn la nceperea lucrului pe ficare capitol i articol din clasificaia bugetar.Acest lucru este necesar pentru calcularea corect a contului de execuie din contabilitate.

Fig. 3.C.14.1 3.D. Date generale - Submeniul prezentat n figura 3.D.1 are n componen urmtoarele opiuni :

Fig. 3.D.1 - 31 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.D.1. Fisa note

Fig. 3.D.1.1 Acest opiune d posiblitatea vizualizrii tuturor operaiilor efectuate pentru o anumit formul contabil, ntr-o anumit period aleas.

3.D.2. Fisa contului mod de operare

Fig. 3.D.2.1 Aceast opiune prezint utilizatorului toate nregistrarile care s-au efectuat pe un anumit cont ntr-o perioad specificat. Utilizatorul va selecta contul dorit, apoi perioada ( din luna pn n luna ) iar aplicaia automat selecteaz nregistrarile i le afiseaz n tabel. n partea de jos a machetei sunt afiate i totalurile pentru debit, credit i soldul contului respectiv. Sumele sunt afiate - 32 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarpe coloana de debit sau credit dup cum contul selectat figureaz n nregistrarea contabil pe debit sau credit. Implicit aplicaia afieaz nregistrrile din jurnalele analitice, opional utilizatorul poate obine ituaia contului i pe baza jurnalului general, caz n care nu va avea sumele defalcate pe documentele primare ci totalul cuprins n nota contabil. 3.D.3. Fisa contului (valuta) Acest opiune este identic cu Fisa contului, cu diferena c este n valut. 3.D.4. Situatia zilnica mod de operare

Fig. 3.D.4.1 n principal este tot o situatie a contului cu deosebirea ca are subtotaluri pentru fiecare zi n care sunt efectuate nregistrari contabile pentru contul respectiv. Modul de operare este identic. 3.D.5. Situatia zilnica (valuta) Acest opiune este identic cu Situatia zilnica, cu diferena c este n valut. 3.D.6. Registru de casa Acest opiune nlocuiete modulul Registru de casa pentru clienii care nu l folosesc. Se comport exact ca i Situatia zilnica cu diferena c la listare raportul are formatul registrului de cas. - 33 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

3.D.7. Situatia pe parteneri mod de operare

Fig. 3.49 Aceast macheta extrage situaia analitic pentru un cont specificat i un partener selectat din list. Macheta conine trei tabele, Prima (din stnga ) va conine toi partenerii care au avut documente nregistrate n contabilitate pe contul selectat.Opional se poate obine lista numai pentru cei care au sold la documentele nregistrate. n momentul n care selectm un partener din lista (clic pe linia din tabel) n tabela a doua ( dreapta sus ) vom vedea toate documentele partenerului selectat cu total obligaii, total achitat i total sold pe fiecare document n parte iar n tabela a treia vom vedea detalii despre unul din documentele din lista a doua, respectiv nregistrrile contabile efectuate pentru documentul respectiv. n partea de jos a machetei avem totalurile pentru toi partenerii ( totaluri care trebuie s corespund cu coloana total sume din balan respectiv sold ) i cinci butoane pentru listarea situaiei soldurilor pe parteneri n mai multe variante.

- 34 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.D.8. Vizualizare balanta mod de operare

Fig. 3.D.8.1 Balana este organizat pe sase egaliti, prima pereche de coloane cuprinde soldurile la nceput de an, a doua rulajele cumulate pn la finele lunii precedente, n continuare avem rulajele lunii curente urmate de totalul rulajelor, pe a cincia pereche sunt total sume ( total rulaje + solduri nitiale ) iar la sfarit avem soldurile finale. Datorit spatiului limitat al ecranului nu vom putea vedea ntreaga balan simultan, att pe orizontal cat i pe vertical, motiv pentru care utilizatorul va folosii bara pentru deplasare n gridul afiat att pe orizontal ct i pe vertical. n cazul n care utilizatorul dorete sa blocheze una sau mai multe coloane ( exemplu cont i denumire cont ) va pozitiona mouse-ul pe liniua neagr din partea stanga-jos a tabelului i cu clic apasat va deplasa liniua n dreapta att cat are nevoie. Regula este c acele coloane care sunt pozitionate n stnga liniuei rmn fixe, se deplaseaz numai coloanele din dreapta, astfel utilizatorul poate vedea att contul ct i soldul final. n partea de jos a machetei sunt totalurile pentru cele ase egaliti, iar n partea dreap sus avem butoane pentru listarea balanei analitice i sintetice. Pentru listarea analitic avem posibilitatea de a configura totalurile pe care dorim s le avem n balana listat pentru conturile cu analitice din clasificaia bugetar (figura 3.D.8.2).

Fig. 3.D.8.2 - 35 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.D.9. Jurnal cumparari Acest opiune d posibilitatea pentru utilizatorii care lucreaz cu conturile de TVA de a calcula i lista jurnalul de cumprri.

Fig. 3.D.9.1 3.D.10. Jurnal vanzari Acest opiune d posibilitatea pentru utilizatorii care lucreaz cu conturile de TVA de a calcula i lista jurnalul de vnzri.

Fig. 3.D.10.1

- 36 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.D.11. Modificari jurnale analitice Acest opiune d posibilitatea de a vizualiza modificrile aduse notelor contabile sau cine a introdus o not contabil ntr-un anumit jurnal analitic intr-o anumit perioad.

Fig. 3.D.11.1 3.D.12. Junal cumparari (pt. TVA inreg. manual) Acest opiune este folosit de ctre utilizatorii care nu folosesc pentru nregistrarea documentelor care conin TVA automatismele oferite de aplicaie pentru calcularea TVA-ului i a inregitrarii lui n contabilitate.

Fig. 3.D.12.1 - 37 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.E. Listare - Submeniul prezentat n figura 3.E.1 are n componen urmtoarele opiuni :

Fig. 3.E.1 3.E.1. Listare jurnale (de la nota la nota) Acest opiune d posibilitatea de a lista o not contabil care conine o singur nregistrare sau mai multe, avnd posibilitatea de a specifica de la ce numr de nregistrare la ce numr de nregistrare, din cadrul unui jurnal analitic.

Fig. 3.E.1.1 - 38 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.E.2. Listare jurnale (pe perioada) Acest opiune d posibilitatea de a lista notele contabile , din cardul unui sau a tuturor junalelor ntr-o anumit perioad (figura 3.E.2.1).

Fig. 3.E.2.1

3.E.3. Listare jurnale analitice mod de operare Aceast opiune permite utilizatorului s listeze jurnalele analitice. Macheta care se deschide ne permite s selectm unu, doua sau mai multe jurnale pe care dorim s le listm.

Fig. 3.E.3.1 - 39 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertarSelecia jurnalelor se poate face prin bifarea jurnalului dorit din coloana Sel, operaie care se poate face pentru cte jurnale se dorete listarea sau printr-o bif la opiunea Selectez / deselectez toate, caz n care selecteaz toate jurnalele. Prin acionarea butonului Listez jurnalele vor fi listate la imprimant. Dac lista jurnalelor este foarte mare avem posibilitatea de a cuta un anumit jurnal introducnd numele acestiua n cmpul Denumire dup care apasand tasta <Enter> cursorul se poziioneaz pe jurnalul cautat. 3.E.4. Listare note contabile mod de operare

Fig. 3.E.4.1 Modul de operare este identic cu cel prezentat la paragraful anterior. 3.E.5. Centralizator balanta Acest opiune d posibilitatea de a lista o balan centralizat pe toate unitiile create n modulul de contabilitate. Selecia unitilor se face prin bifarea unitilor din list, dac sunt mai multe selectarea sau deselectarea tuturor se poate realiza prin bifarea sau debifarea csuei prezente n coltul din stnga sus a machetei (figura 3.E.5.1).

Fig. 3.E.5.1 - 40 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.E.6. Listare fisa client Acest opiune permite listarea tuturor notelor contabile pe un partener ntr-o anumit perioad (figura 3.E.6.1).

Fig. 3.E.6.1 3.E.7. Ordine de plata Acest opiune calculez totalurile pentru un ordin de plat din care s-au achitat mai multe facturi, sau pentru care exit mai multe note contabile. n macheta prezentat n figura 3.E.7.1 avem posibilitatea de a selecta contul , partenerul, perioada i centrul de cheltuial pentru care dorim lista. Tot n machet se realizeaz un total pentru fiecare ordin de plat (numrul ordinului de plat este nscris n cmpul numr document intern) i un total general pentru toate operaiile cuprinse n list.

Fig. 3.E.7.1 - 41 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.E.8. Listare carte mare Acest opiune permite calcularea i listarea raportului carte mare, macheta este prezentat n figura 3.E.8.1, unde se bifeaz contul dorit sau dac lista este foarte mare n csua aflat deasupra gridului se introduce contul dorit se bifeaz opiunea Marcheaza i contul este automat selectat din lista aflat n grid.

Fig. 3.E.8.1 3.E.9. Listare carte mare SAH Modul de operare este identic ca i la Listare carte mare, cu diferena c n macheta prezentat n figura 3.E.9.1 au aprut dou opiuni n plus, de a lista numai operaile unde contul se afl pe debit sau credit.

Fig. 3.E.9.1

- 42 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar3.E.10. Situatia pe parteneri (/cont/desfasurat) Acest opiune permite listarea mai detaliat pe un anumit pertener pe un anumit cont. Pentru a lista situaia se selectez partenerul din comboul aflat pe machet (figura 3.E.10.1), se bifeaz contul dorit dup care se apas butonul Listez.

Fig. 3.E.10.1 3.E.11. Listare jurnale pe perioada/utilizatori Opiunea d posibilitatea listrii unui jurnal ntr-o anumit perioad, unde va fi indicat i persoana care a introdus operaia respectiv.

Fig. 3.E.11.1 3.E.12. Contul de executie Acest opiune permite calcularea contului de execuie bugetar ntr-o anumit perioad i n funie de setrile alese n machet (figura 3.E.12.1) pe un anumit buget, capitol din cadrul bugetului selectat, articol din cadrul capitolului selectat.

- 43 -

______________________Manual utilizare Contabilitate bugertar-

Fig. 3.E.12.1 3.E.13. Contul de executie (independent de tipul contului (A,P)) Acest opiune permite calcularea contului de execuie far s in seama de funiunea contului din care se face plata (activ sau pasiv). Modul de operare este identic cu cel prezentat n paragraful 3.E.12 .

3.E.14 Contul de executie (detalii inregistrari) Acest opiune calculeaz contul de execuie i n plus afieaz i nregistrarile contabile aferente articolului bugetar respectiv. 4. GHID DE OPERARE 4.1. Operaii la prima lansare nscriere date de identificare pentru unitatea pentru care vom lucra - 3.B.1. Selectare unitate, lun i an de pornire 3.A.1. Actualizare balan ( ntroducere solduri balan din luna precedent) 3.B.4. Actualizare nomenclator jurnale analitice 3.B.5. Actualizare nomenclator de parteneri 3.B.2. Actualizare analitic la conturile de furnizori 3.C.5.

4.2. Operaii curente Import documente din execuia bugetar 3.C.3. Import nregistrari contabile din registrul de casa ( dac este cazul ) 3.C.4. Actualizare jurnale analitice 3.C.1. Actualizare registru general 3.C.2. Vizualizare balan 3.D.8. Verificari solduri pe conturi 3.D.1. , 3.D.2., 3.D.3. , 3.D.4., 3.D.5. Listri 3.D.1. , 3.D.7. , 3.D.8. , 3.E.3. , 3.E.4. , 3.D.8., 3.E.12.. - 44 -