Instructiune Cheltuieli Deplasare Vers 2 021 02.06.2014

Departamentul Financiar Contabii tate
Decontare cheltuieli deplasare

IL HO/ST 021/ 02.06.2014 Versiunea 2
Autor: Ceban Victoria Versiune aprobata

Page 1 of 29


Page 2 of 29


Instruciune de Lucru METRO C&C MD

IL HO/ST 021/02.06.2014


Page 3 of 29

Cuprins

0.1 Departamente sau persoane impli cate 4
0.2 Istoricul proceduri i/ instruciunii 4
0.3 Modi ficri nregistrate 4
0.4 Documentaie relaionat 4
0.5 Simboluri utilizate 5
0.6 Confidenialitate 5
1 INTRODUCERE 6
1.1 Scop 6
1.2 Responsabiliti 7
1.3 Regulil e generale 9
2 ETAPELE PROCESULUI 10
2.1 Autorizarea deplasrii 10
2.2 Rezervare bilete avi on 12
2.3 Rezervare cazare 13
2.3.1 Rezervri efectuate de gazda invitaiei 13
2.3.2 Rezervri efectuate personal 13
2.4 Ridicare avans Casieri a Centrala 14
2.4.1 Avans cazare 14
2.4.2 Avans diurna 15
2.4.3 Avans carburant pentru transport auto companie/ personal 16
2.5 Decontare cheltuieli la ntoarcere 17
2.5.1 Decontare diurna 18
2.5.2 Decontare cheltuieli cazare 19
2.5.3 Decontare cheltuieli transport 20
2.5.4 Decontare alte cheltuieli 21
2.5.5 Decontare cheltuieli prot ocol 21
3 ANEXE 22
3.1 Anexa1: Ordin de Depl asare 22
3.2 Anexa 2: Formular Decont 23
3.3 Anexa 3: Normele diurnelor si plafoanele de cazare 25

Page 4 of 29

0.1 Departamente sau persoane impl icate

0.2 Istoricul proceduri i/ i nstruci uni i
Nr. Versi une/
modificare
Data aprobrii/
publicrii
Intranet
nlocuiete
(versi une/
modificarea)
Redactata de Revizuita de
1 17.01.2014 Ceban Victoria
2 02.06.2014 1 Ceban Victoria

0.3 Modificri nregistrate
Nr Modificri & Comentarii Pagina
1 0.4 Documenta[ie rela[ionat 4
2 1.1 deplasare in interes de serviciu 6
3 1.3 Reguli generale 9
4 2.4.2 Avans diurna 15
5 2.4.3 Avans carburant pentru transport auto companie/ personal 16

0.4 Documentaie rel aionat
Nr
Nr. Identifi care
procedura/ instruciune/
document normativ
Denumire procedura/ instruciune/ document normati v
1
HG 10/ 05.01.2012,
publicat 13.01.2012 MO
nr. 7-12, art. nr. 30
pentru aprobarea Regulamentului cu privire la delegarea
salaria[ilor entit[ilor din Republica Moldova
2
HG 305/ 29.04.20414,
publicat 06.05.2014 MO
nr. 104-109, art. nr. 332
pentru modificarea si completarea anexei nr.1 la HG nr. 10
din 5 ianuarie 2012

Centrala Magazin
To[i angaja[ii METRO CC MOLDOVA To[i angaja[ii METRO CC MOLDOVA

Page 5 of 29

0.5 Simboluri utilizate

Simbol Expli caie

Informaie
Acest simbol indica o informa[ie importanta, care l va ajuta pe
utilizator sa n|eleag mai bine procesul descris. In plus, va ofer
sfaturi sau experien[e utile.

Exemple / Exerciii
Acest simbol indica ex. imagini ale screen-urilor sau exemple
descrise.

Instruciune de lucru
Descrie pasii specifici unui proces, pentru a evita neglijenta,
superficialitatea sau abordarea gresita.

Masuri de control
Acest simbol descrie rezultatul unui proces in amnunt, deoarece
apare riscul ca procesele urmtoare sa nu se poat realiza sau sa
aib rezultate nedorite.

ntrebri & rspunsuri
Se utilizeaz pentru a oferi rspunsuri la ntrebrile care apar de
obicei, in contextul descris.

0.6 Confi deniali tate
Toate drepturile sunt rezervate. Nici o parte a acestei publica[ii nu poate fi reprodus,
utilizat sau transmis sub nici o forma si n nici un scop, fr permisiunea METRO CC
Moldova.


Page 6 of 29

1 Introducere
1.1 Scop

Aceasta instruc[iune se aplica tuturor angaja[ilor Metro CC Moldova, att din Centrala cat si
din magazine.
Prezenta instruc[iune are rolul de a defini drepturile bnesti ale angaja[ilor care se
deplaseaz in interes de serviciu in tara si strintate, obliga[iile legate de deplasare,
cheltuielile pe care acestia le pot angaja pe durata deplasrii, precum si cheltuielile diverse
efectuate pentru nevoile firmei.
Procedura defineste si:
- regulile de acordare a avansurilor de deplasare si a altor tipuri de avansuri pentru
cheltuieli efectuate pentru nevoile firmei si decontarea acestora pe baza
documentelor primare justificative indicate mai jos;
- persoanele care autorizeaz acordarea avansurilor si realizarea cheltuielilor;
- modul de decontare al cheltuielilor;
- documentele interne de evidenta a banilor avansa[i si cheltui[i in scopul deplasrii si
pentru nevoile firmei.

Se definesc urmtoarele no[iuni:
- deplasare in interes de serviciu delegarea salariatului, conform ordinului (dispozi[iei,
deciziei, hotrrii) angajatorului, pe un anumit termen, pentru executarea obliga|iilor
de munc n afara locului de munc permanent.
- diurna indemniza[ie zilnica, in moneda na|ional sau in valuta strina, acordata in
scopul compensrii cheltuielilor suportate suplimentar de salariat in timpul delegrii,
pentru hrana, diferite servicii, inclusiv costul transportului pe teritoriul localit[ii in care
a fost delegat si alte cheltuieli;
- plafon de cazare (pentru fiecare 24 de ore) suma zilnica, in moneda na[ional sau
in valuta strina, in limita creia salariatul delegat trebuie sa-si acopere cheltuielile de
loca[iune, inclusiv serviciile hoteliere obligatorii si cheltuielile pentru rezervarea
locurilor in hoteluri;
- documente de ctorie pasaportul, biletele de cltorie sau alte documente care
determina zilele aflrii efective in deplasare.


Page 7 of 29

1.2 Responsabiliti

Angajatul care se deplaseaz in interes de serviciu in tara si strintate:
- La primirea invita|iei, angajatul informeaz Seful ierarhic superior.
- In caz de accept, angajatul face forward la mail (cu invita[ia) tre Director General/
Comercial/ Magazin si in copie Departament Resurse Umane - Personal Magazin.
- Completeaz Ordinul de deplasare (in 2 exemplare).
- l transmite pentru aprobare ctre Seful ierarhic superior, Director General/
Comercial/ Magazin
- Dup aprobare merge la Personal Magazin pentru nregistrare in registrul
Departamentului RU
- In cazul deplasrilor cu avionul - transmite mail tre Asistenta Director General/
Comercial (pentru rezervrile de avion, asigurare medicala, roaming), in copie cu
Casieria Centrala Magazin si Ciobanu Natalia;
- In cazul deplasrilor cu masina de serviciu - transmite mail tre Asistenta Director
General (pentru procura deplasare cu auto companiei, asigurare medicala, roaming),
Coordonator Parc Auto (pentru asigurarea Carte Verde), in copie cu Casieria
Centrala Magazin;
- In cazul deplasrilor cu masina personala - transmite mail tre Casieria Centrala
Magazin, Coordonator Parc Auto (pentru asigurarea Carte Verde), in copie cu
Asistenta Director General (asigurare medicala, roaming)
- In cazul deplasrilor cu autobus, tren - transmite mail tre Casieria Centrala
Magazin; in copie cu Asistenta Director General (asigurare medicala, roaming)
- Cu cel pu[in 3 zile lucrtoare nainte, se prezint la Casieria Centrala cu: Ordinul
semnat, invita[ia, rezervarea hotel, rezervarea biletelor avion/ procura deplasare auto
s.a.
- La max. 3 zile lucrtoare de la ntoarcere, se prezint la Casieria Centrala cu: biletele
avion/ bilete tren/ bilete autobus, factura hotel, copie pasaport cu stampilele Politiei
de Frontiera de iesire si intrare tara; bonuri fiscale pentru benzina (deplasare auto
companie), s.a.

Seful ierarhic superior (Sef Departament):
- i da acceptul pentru plecarea subordonatului in delega[ie
- Semneaz Ordinul de deplasare

Director General/ Comercial/ Magazin:
- Autorizeaz si semneaz Ordinul de deplasare.
- Autorizeaz si semneaz Formularul Decont (partea 1 Aprobare Avans), privind
avansul acordat angaja[ilor nainte de deplasare
- Autorizeaz si semneaz Formularul Decont (partea 2 Decontare Cheltuieli), privind
reglarea diferen[elor de primit/ restituit la ntoarcere

Page 8 of 29

- Autorizeaz si semneaz formularul Dispozi[ie de Plata, pentru cazurile cnd
angajatul mai trebuie sa primeasc mijloace bnesti
- Semneaz procura pentru deplasrile cu autoturismul companiei

Resurse Umane Magazin:
- nregistreaz Ordinul privind deplasarea de serviciu in registru, noteaz numrul de
nregistrare si semneaz.
- Monitorizeaz si verifica e-mail-urile de la angaja[ii care pleac in delega[ie,
rezervare bilete avion, s.a.

Sef Birou Finane Contabilitate:
- Autorizeaz si semneaz Formularul Decont (partea 1 Aprobare Avans), privind
avansul acordat angaja[ilor nainte de deplasare
- Autorizeaz si semneaz Formularul Decont (partea 2 Decontare Cheltuieli), privind
reglarea diferen[elor de primit/ restituit la ntoarcere
- Autorizeaz si semneaz formularul Dispozi[ie de Plata, pentru cazurile cnd
angajatul mai trebuie sa primeasc mijloace bnesti
- Autorizeaz si semneaz formularul Dispozi[ie ncasare, pentru cazurile cnd
angajatul mai trebuie sa restituie ctre companie mijloace bnesti
- Autorizeaz plata biletelor pentru avion, prin mail ctre Economist Trezorerie

Asistenta Director General/ Comercial:
- Efectueaz rezervarea biletelor de avion in baza e-mail-ul primit de la solicitant,
avnd ataat invita|ia cu indicarea perioadei de deplasare; e-mail trebuie fie in copie
Personal Chisinu 1, Ciobanu Natalia, Casierie Chisinu 1.
- Emite procura pentru deplasrile cu autoturismul companiei (pentru angaja[i
Centrala)
- Gestioneaz procesul privind asigurarea medicala de calatorii in strintate
- Solicita activarea roaming-ului

Coordonator Parc Auto:
- Gestioneaz procesul privind asigurarea Carte Verde a masinilor companie, pentru
delegri in strintate


Page 9 of 29

1.3 Regulil e generale

- Ordinul de deplasare trebuie completat, de ctre angajatul care pleac in deplasare
in interes de serviciu, la toate rubricile cerute de formular si autorizat corespunztor
(semnat de Director General/ Comercial/ Magazin).
- Pe Ordinul de deplasare se va trece explicit scopul deplasrii si toate informa[iile
necesare stabilirii si verificrii diurnei.
- Nu se accepta stersturi/ corecturi sau modificri pe Ordinul de deplasare.
- Valoarea diurnei trebuie sa fie corect calculat si pltit conform informa[iilor
completate in decont si/ sau men[ionate in documentele justificative anexate (bilet
avion, tren, etc.).
- Cheltuielile se accepta la decontare numai daca sunt efectuate in scopul afacerii si
corespunztor legisla[iei in vigoare.
- Cheltuielile care nu sunt insolite de documente justificative nu se deconteaz.
- Nu sunt permise cheltuieli de protocol fr autorizare prealabila.
- Daca angajatul primeste diurna, nu va solicita si decontarea altor cheltuieli cu masa
sau de natura mrunt, (exemplu: apa minerala, McDonalds), cu excep[ia cheltuielilor
de protocol confirmate de ctre superiori.
- In cazul deplasrilor succesive in tari diferite, se va completa un Ordin de Deplasare
pentru ambele calatorii, se va ridica un singur avans, cu diurne corespunztoare
pentru fiecare tara in parte.
- La nchiderea fiecrei luni, Casieria Centrala va informa angaja[ii a cror avansuri
sunt nedecontate/ restante.
- In cazul in care Director General/ Comercial/ Magazin nu este prezent pentru a
semna Ordinul de Deplasare, atunci:
mputerniceste o persoana sa aprobe Ordinul sau
poate sa-si dea acordul pe mail, care va fi anexat la Ordin, urmnd semnarea
Ordinului de Deplasare la ntoarcere (persoana care pleac in deplasare este
responsabila de ob[inerea ulterioara a semnturilor).
- Deplasarea n interes de serviciu se limiteaz la 60 de zile calendaristice in
conformitate cu Codul Muncii al R. Moldova.
- Dac durata deplasrii peste hotarele Republicii Moldova depete 30 de zile
calendaristice, cuantumul diurnei se reduce cu 20 % pentru fiecare zi suplimentar.

La cltoriile in strintate, se recomanda ca angaja[ii delega[i, sa ncheie
asigurare medicala pentru ctoriile in strintate pe toata perioada
delegrii (inclusiv zilele de plecare si de sosire), asigurare care este decontata
de companie.

Page 10 of 29

2 Etapele procesului
2.1 Autorizarea deplasrii

Autorizrile/ aprobrile deplasrilor in interes de serviciu sunt date de:
- Directorul de Magazin, pentru angaja[ii Magazinelor
- Director General/ Comercial in func[ie de subordonare - pentru angaja[ii din
Administra[ie (cu excep[ia Membrilor de Board)
La primirea invita|iei pentru deplasarea in strintate avnd ca obiect: training, organizare
ntlnire, sedin[e anuale, sedin[e furnizori etc. angajatul va efectua urmtorii pasi, exact in
ordinea specificata.
1. Informeaz, privind invita[ia primita, Seful ierarhic superior (in caz ca exista - altul
dect Director General/ Comercial/ Magazin).
2. In caz de accept, transmite mail (forward invitaie) tre Director General/ Comercial/
Magazin, in copie cu Departament Resurse Umane - Personal Magazin.
3. Completeaz Ordinul de Deplasare in 2 exemplare (Anexa 1).
4. Transmite Ordinul de Deplasare ctre Seful ierarhic superior, apoi ctre Director
General/ Comercial/ Magazin care vor autoriza deplasarea prin semntur (ambele
exemplare).
5. Cu ambele exemplare ale Ordinului semnate, merge la Departament Resurse Umane -
Personal Magazin, pentru ca acesta sa fie nregistrat in registrul Departamentului
Resurse Umane:
- angajat Resurse Umane verifica invita[ia (perioada desfurrii evenimentului,
orele s.a.) si corectitudinea completrii formularului/ corespondenta cu invita[ia;
- angajat Resurse Umane noteaz pe ambele exemplare data, numrul de
nregistrare din Registru si semneaz;
- angajat Resurse Umane pstreaz un exemplar pentru arhivare
- cellalt exemplar rmne la angajat, care ulterior va fi depus la Casieria Centrala.
6. Imediat dup nregistrarea la Resurse Umane a Ordinului, angajatul transmite mail
avnd in atasament invita[ia pentru deplasare:
- In cazul deplasrilor cu avionul - tre Asistenta Director General/ Comercial
(pentru rezervrile de avion, asigurare medicala, roaming), in copie cu Casieria
Centrala Magazin si Ciobanu Natalia;
- In cazul deplasrilor cu masina de serviciu - tre Asistenta Director General
(pentru procura deplasare cu auto companiei, asigurare medicala, roaming),
Coordonator Parc Auto (pentru asigurarea Carte Verde), in copie cu Casieria
Centrala Magazin;
- In cazul deplasrilor cu masina personala - transmite mail tre Casieria
Centrala Magazin, Coordonator Parc Auto (pentru asigurarea Carte Verde); in
copie cu Asistenta Director General (pentru asigurarea medicala, roaming);
- In cazul deplasrilor cu autobus, tren - transmite mail tre Casieria Centrala
Magazin, in copie cu Asistenta Director General (pentru asigurarea medicala,
roaming);

Page 11 of 29

Deplasrile in strintate care necesita transport cu avionul, trebuie
autorizate imediat dup primirea invita|iei, datorita posibilit[ii economiei
mijloacelor financiare:
- Pre[ul biletelor de avion este cu att mai mic, cu cat rezervrile biletelor de
avion sunt fcute cu o perioada mai mare de timp nainte.
- Respectiv, biletele de avion au cel mai mare pre[, daca rezervrile sunt fcute
imediat naintea zborului.


Page 12 of 29

2.2 Rezervare bil ete avion

Asistenta Director General/ Comercial este responsabila de rezervrile biletelor de avion.
Toate rezervrile se vor face la clasa economic (Economy).
Biletele de avion vor fi rezervate lund in considerare varianta cost saving; daca exista mai
multe op[iuni pentru o destina[ie de cltorie, se va alege varianta cea mai ieftina.
Asistenta Director General/ Comercial va ini[ia procesul de plata a biletelor de avion, numai
dup confirmarea deplasrii pe mail a angajatului ce pleac in deplasare.
Confirmarea pe mail trebuie transmisa pana la data limita de emitere a biletelor avia,
men[ionate in rezervare (TL date).


Page 13 of 29

2.3 Rezervare cazare

2.3.1 Rezervri efectuate de gazda invitaiei
De regula invita[ia este nso|it de informa[ii privind rezervarea hotelului pentru evenimentul
respectiv, urmnd ca angajatul sa confirme personal rezervarea prin prisma transportului,
orelor venire (check in), plecare (check out) s.a.
In cazul in care invita[ia nu este nso|it de informa[ii privind cazarea, angajatul poate solicita
persoanei de contact la acel eveniment, sa fac o rezervare la un hotel recomandat in numele
lui, si s transmit pe mail rezervarea.

2.3.2 Rezervri efectuate personal
In cazul in care:
- invita[ia nu este nso|it de rezervare la hotel sau
- persoana de contact nu este abilitata sa efectueze rezervri sau
- exista men[iune ca loca[iunea este in sarcina invitatului
atunci angajatul trebuie sa-si fac singur rezervrile.
Fiecare angajat i-si va efectua personal rezervrile prioritar prin intermediul site-ului:
http://www.hrs.com/web3/showSessionTimeout.do;jsessionid=80ACE1D48327973485FC4581119CEA
B2.57-3?activity=showSessionError&bookingWaitingReloadCounter=0&cid=48-
3&clientId=ZW5fX01FVFJ P&bookingConfirmationWait=true
Pe aceasta pagina vor aprea hotelurile care sunt agreate Metro Group.
Rezervarea se va efectua la hotelurile cu cel mai mic pre[, in func[ie de disponibilitatea
camerelor libere in hotel pentru perioada necesara.
In cazul in care toate hotelurile sunt ocupate, nu exista locuri disponibile, se va ncerca
rezervarea loca[iunii si in alte hoteluri.
La cererea angaja[ilor se pot efectua si rezervri/ emiteri de bilete sau cazri pentru so[/ so[ie,
pe costurile angajatului (ex. in cazul in care angajatul mparte o camera cu so|ul/ so[ia,
compania va plti doar contravaloarea unei camere single, iar diferen[a de la single la duble o
achita angajatul personal ctre furnizor).
Pentru rezervrile de hotel din Romania, se va transmite mail ctre Asistenta Director
General/ Comercial, care le va efectua in colaborare cu colegii din Romania.


Page 14 of 29

2.4 Ridi care avans Casi eria Central a

Cu 3 zile lucrtoare nainte de deplasare, angajatul se va prezenta la Casieria Centrala cu
urmtoarele documente justificative, in vederea calculrii si ridicrii avansului:
- Ordinul de Deplasare, nregistrat la Resurse Umane si semnat de ctre Director
General/ Comercial/ Magazin
- Invita[ia printata
- Rezervarea hotel
- Rezervarea avion, daca e cazul
- Procura companie (deplasare auto companie)
Casieria Centrala completeaz formularul DECONT partea1 APROBARE AVANS, conform
Ordinului de Deplasare si documenta[iei primite.
Avansul se acorda in moneda na[ionala potrivit cursului BNM la data acordrii avansului.
La eliberarea numerarului din Casierie, Angajat Casieria Centrala trebuie sa verifice daca
angajatul are nchis avansul precedent, iar daca aceeasi persoana solicita din nou bani pentru
decontare ulterioara, va trebui mai nti sa deconteze sumele ridicate nainte, chiar daca
termenul de decontare nu a fost atins (3 zile lucrtoare de la ntoarcere).
Daca persoana care are obliga[ia decontrii ulterioare are de napoiat o suma de bani (ca
rezultat al decontrii), ea va plti aceasta suma cash, chiar si atunci cnd urmeaz sa ridice
imediat o alta suma pentru decontare ulterioara.

Pentru ridicarea mijloacelor financiare (avans), angajatul trebuie sa ob|in toate
semnturile necesare, la partea1 APROBARE AVANS, respectiv a Sef Birou
Finan[e Contabilitate si Director General/ Comercial/ Magazin.
ncasarea avansului se face conform Decontului de cheltuieli semnat prin
intermediul Dispozi[iei de plata.
Angajatul nu are dreptul sa primeasc un avans nou, pana nu l va justifica/
restitui pe cel precedent.
Nu este permisa transmiterea avansului de la titular la o alta persoana

2.4.1 Avans cazare

Avansul pentru cazare se calculeaz in baza rezervrii la hotel, si se calculeaz la cursul BNM
din ziua acordrii avansului.


Page 15 of 29

2.4.2 Avans diurna

Diurna indemniza[ie zilnica, in moneda na[ionala sau in valuta strin, acordata
in scopul compensrii cheltuielilor suportate suplimentar de salariat in timpul
delegrii, pentru hrana, diferite servicii, inclusiv costul transportului pe teritoriul
localit[ii in care a fost delegat si alte cheltuieli;

Cuantumul diurnelor pentru fiecare zi de aflare in deplasare a salariatului sunt prevzute in
anexa nr. 2 al Regulamentului cu privire la delegarea salaria[ilor entit[ilor din Republica
Moldova aprobat prin HG nr. 10/ 05.01.2012.

Pentru zilele de plecare si sosire diurnele se pltesc in mrime de 100% din
normele stabilite.
Ziua plecrii in deplasare se considera ziua plecrii cu trenul, transportul aerian,
auto sau alt mijloc de transport din locul permanent de lucru al delegatului, iar
ziua sosirii ziua sosirii mijlocului de transport men[ionat la locul permanent de
lucru.
In cazul plecrii mijlocului de transport pn la ora 24 inclusiv, ziua plecrii in
deplasare se considera ziua curenta, iar de la ora 0 (zero) si mai trziu ziua
urmtoare. In acelasi mod se determina si ziua sosirii salariatului la locul
permanent de munca.
Daca gara, debarcaderul, aerogara se afla in afara localit[ii, se ia in considerare
timpul necesar pentru cltoria pn la gara, debarcader, aerogara.
La delegarea in strintate, data trecerii hotarelor se determina potrivit
stampilelor aplicate in pasaport la punctele de trecere si control la frontiera.

n cazul n care organizatorul acord delegatului mijloace financiare sub form de diurn,
burse, alte pl|i pentru compensarea cheltuielilor curente, entitatea care l-a delegat nu achit
acestuia diurna stabilit.
Dac mijloacele financiare acordate de organizator pentru o zi sunt mai mici dect normele
pentru diurn stabilite prin Regulament (Anexa 3), entitatea care a delegat va compensa
diferen|a la prezentarea documentelor confirmative - demers oficial al organizatorului.

n cazul delegrii pentru o singur zi n teritoriul Republicii Moldova, diurnele nu
se pltesc.
In cazul delegrii pentru o singura zi in strintate, diurnele se pltesc in mrime
de 50 % din norma stabilita.


Page 16 of 29

2.4.3 Avans carburant pentru transport auto companie/ personal

In cazul deplasrii cu auto personal sau al companiei in strintate, angajatul poate solicita
avans pentru cheltuielile pentru carburan[i.
Angajat Casieria Centrala va verifica distanta cea mai mica intre doua loca[ii prin
www.distanta.ro .
Pentru transport auto companie, se accepta avans pentru 50% din carburantul necesar
pentru un sens.

Ruta Chisinu Bucuresti (un sens) - 431 km;
Consum mediu la 100 km 9 litri, pre[ mediu carburant 17/ litru
Consum mediu carburant: 431/9 49 litri
Avans acceptat pentru combustibil (49 * 50%) * 17 417

Pentru transport auto personal, se accepta avans pentru 50% din carburantul necesar pentru
dus-ntors.

Ruta Chisinu Bucuresti Chisinu (dus-ntors) - 862 km;
Consum mediu la 100 km 9 litri, pre[ mediu carburant 17/ litru
Consum mediu carburant: 862/9 96 litri
Avans acceptat pentru combustibil (96 * 50%) * 17 816

Indiferent de tipul transportului auto (companie/ personal), decontarea cheltuielilor pentru
combustibil la ntoarcerea din deplasare, se va face obligatoriu in baza documentelor
justificative prezentate de angajat (bonuri benzina, chitan[e, cecuri), lundu-se in considerare
avansul pentru carburan[i primit anterior.

Pentru deplasrile cu auto companie, alimentarea cu carburan[i pe teritoriul R.
Moldova se va face exclusiv prin intermediul cardului corporativ.
Nu se accepta bonuri/ facturi emise pe teritoriul R. Moldova pentru decontarea
carburan[ilor.


Page 17 of 29

2.5 Decontare cheltui eli la ntoarcere

Compensarea cheltuielilor de deplasare se efectueaz in baza men[iunilor din
Ordinul de Deplasare, anexnd toate documentele justificative care stau la baza
efecturii lor, conform prevederilor legale.
In baza datelor de mai sus Casieria Centrala va completa partea 2 a formularului
DECONT- DECONTARE CHELTUIELI, va calcula diurna si cheltuielile efectuate
in moneda na[ionala, respectiv, diferen[a de primit de angajat / de restituit ctre
angajat.
Decontarea cheltuielilor trebuie de asemenea aprobate prin semntur de ctre
Sef Birou Finan[e Contabilitate si Director General/ Comercial/ Magazin.
Dup aprobare, angajatul va incasa prin dispozi[ie de plata diferen[a de primit,
sau va depune la Casieria Centrala prin dispozi[ie de ncasare diferen[a de
restituit.

In termen de maxim 3 (trei) zile lucrtoare de la ntoarcerea din deplasare, angajatul trebuie
sa depun documentele justificative la Casieria Centrala, adic sa-i nchid avansul primit,
prin decontarea/ justificarea cheltuielilor efectuate.
Prin calcul va rezulta diferen[a dintre totalul de bani primi[i in avans si cel cheltui[i efectiv,
adic: fie numerar de returnat in Casierie, fie numerar de primit de ctre angajat.
Decontarea avansului se face imediat prin plata/ ncasarea diferen[ei.
Salaria[ii trebuie sa restituie sumele ramase necheltuite in maxim 5 (cinci) zile lucrtoare de
la ntoarcerea din deplasare; in caz contrar, vor plti penaliti de ntrziere in suma de 0.5%
din suma nerestituita pentru fiecare zi de ntrziere. Diferen[a de restituit, mpreun cu
penalit[ile, se poate retine din salariul persoanei delegate.
Salaria[ii care nu depun, documenta[ia pentru justificarea avansului, in termen de maxim 5
(cinci) zile lucrtoare de la ntoarcerea din deplasare, vor plti penaliti de ntrziere in
suma de 0.5% din suma avansului primit pentru fiecare zi de ntrziere. Valoarea totala a
avansului primit, mpreun cu penalit[ile, se poate retine din salariul persoanei delegate.
Angajatul Casieria Centrala va calcula penalit[ile de ntrziere:
pana in ziua returnrii sumelor - in cazul in care suma s fost returnata pana la sfrsitul
lunii calendaristice -, si se vor incasa pe baza DECONT- DECONTARE CHELTUIELI
de unde reiese suma rmas necheltuita si penalit[ile calculate
pana in ultima zi a lunii calendaristice - in cazul nereturnrii sumelor necheltuite/
avansului -, caz in care va trimite mail ctre Ana Punga, cu valoarea de recuperat din
salariu (sume nerestituite +penalit|i ntrziere).
Cheltuielile de deplasare vor fi nregistrate de ctre Casieria Centrala pe centrul de cost al
angajatului care pleac in deplasare.
In formularul DECONT- DECONTARE CHELTUIELI se indica cheltuielile de deplasare,
efectuate in moneda tarii de destina[ie, conform documentelor primare si cu recalcularea in
moneda na[ionala.
Recalcularea se efectueaz, potrivit cursului oficial al leului moldovenesc valabil la data
eliberrii avansului iar in caz de neacordare a avansului la ziua precedenta delegrii.

Page 18 of 29

Cheltuielile de loca[iune pe perioada delegrii in interes de serviciu suportate de salariatul
delegat peste plafoanele stabilite se restituie, la decizia conductorului, in baza documentelor
primare prezentate.

2.5.1 Decontare diurna

Pentru reinerea nemotivata in drum, diurna nu se plteste si cheltuielile de
loca[iune nu se compenseaz.
Acelasi principiu se aplica pentru zilele de sedere in strintate in scop personal -
cu acordul Director.
In cazurile in care salariatul plecat in delega[ie in strintate este asigurat gratuit cu hrana
(men[ionat in invita[ie, factura hotel cu masa inclusa), plata diurnei se efectueaz in mrime
de 30 % din norma diurnei.
Daca salariatului i se pune la dispozi[ie doar o masa sau doua pe zi (factura hotel), in func[ie
de posibilit[ile financiare ale entit[ii si la decizia conductorului, acestuia i se poate plti,
suplimentar la sumele prevzute in alineatul anterior, diferen[a dintre cotele diurnelor,
preconizate pentru hrana (70 % din diurna) si hrana pusa la dispozi[ie, reiesind din calculele:
15 % dejunul, 50 % prnzul si 35 % cina.

Diurna 45 EUR
Cazul 1: Gazda asigura 3 mese/ zi
30% diurna fr masa: 45*30% =13.5
Total pltit angajatului: 13.5 EUR
Cazul 2: Gazda asigura dej unul, prnzul si cina sunt suportate de angajat:
30% diurna fr masa : 45*30% =13.5
Cota preconizata Hrana: 45*70% =31.5
Calcul cota dejun: 31.5*15% =4.7 sau
Calcul cote prnz si cina: 31.5* 85% =26.8
Total pltit angajatului: 13.5 + (31.5 - 4.7) = 40.3 EUR sau
13.5 + 26.8 = 40.3 EUR

Calculul de mai sus (cazul 2) se aplica in cazul in care valoarea micului dejun
este specificata separat in factura eliberata de hotel (ex. cazare 70 EUR, dejun
10 EUR).
Daca valoarea micului dejun nu este specificata separat in factura eliberata de
hotel (ex. cazare inclusiv dejun 80 EUR), valoarea dejunului se considera parte
componenta a cheltuielilor de loca[iune, nu este parte componenta a diurnei.

Page 19 of 29

In cazul in care valoarea dejunului din factura mai mare dect cota dejunului din
diurna (ex. de mai sus, 10 EUR >4.7 EUR), atunci diferen[a (5.2 EUR) este
decontata de companie, cu acordul Sef Birou Finan[e Contabilitate si Director
General/ Comercial/ Magazin.

2.5.2 Decontare cheltuieli cazare

Decontarea se efectueaz in baza facturii/ facturilor emise de hotelul in care a
fost cazat angajatul.
Factura poate fi emisa direct pe numele angajatului sau daca factura este emisa
pe numele companiei trebuie se fie precizat numele angajatului.
In factura trebuie sa fie men|ionat perioada cazrii.
In cazul delegrii mai multor angaja[i (rezervri multiple), in care se factureaz
cumulativ pentru mai multe persoane pe aceeasi factura, aceasta trebuie sa aib
anexa explicativa pentru fiecare angajat in parte.
Pentru facturile achitate cash se cere Bon fiscal/ chitan[a document care
confirma plata facturii si/sau chitan[a POS in cazul in care plata se face cu card
personal sau business.

Cheltuielile pentru hrana si alte servicii personale (splatul, clcatul, frizeria,
bar, telefon personal, internet, fitness, wellness, pay-tv, etc.), incluse in conturile
pentru loca[iune, se achita din contul diurnelor si nu sunt supuse compensrii.

In cazul in care nu sunt prezentate documentele primare a cheltuielilor de loca[iune, aceste
cheltuieli se compenseaz salariatului la delegarea peste hotare in mrime de 10 % din
norma - limita a cheltuielilor de loca[iune pentru fiecare noapte aflata in deplasare,
excluzndu-se timpul aflrii in drum.
Cheltuielile de loca[iune pe perioada delegrii in interes de serviciu suportate de salariatul
delegat peste plafoanele stabilite se restituie, la decizia conductorului, in baza documentelor
primare prezentate.


Page 20 of 29

2.5.3 Decontare cheltuieli transport

Decontarea cheltuielilor de transport, se efectueaz in baza documentelor
primare pentru transportul dus spre destina[ie si ntors: aerian, feroviar, naval,
transportul auto public.

Salariatului i se achita si cheltuielile pentru cltoria in transportul public pn la
gara, aerogara, debarcader si retur, in cazul in care ele nu sunt amplasate in
raza localit[ii unde a fost delegat.
Taxi este decontat (deductibil fiscal) in cazul in care ora sosirii sau plecrii nu
corespunde cu orarul de timp al transportului public (22.00-07.00), conform
actelor de cltorie prezentate.
La delegarea in strintate, salariatului i se achita cheltuielile pentru deplasarea
tur-retur pe distanta dintre aeroport, gara sau debarcader si locul de cazare cu
transportul public.
Taxi este decontat (deductibil fiscal) in cazul in care ora sosirii sau plecrii nu
corespunde cu orarul de timp al transportului public din tara respectiva (22.00-
07.00).

In caz de utilizare de ctre salariatul delegat a transportului auto companie sau
a transportului auto personal, acestuia i se compenseaz cheltuielile pentru
combustibil, in conformitate cu ruta si kilometrajul aprobate de conductorul
entit[ii, precum si alte cheltuieli ocazionate, daca sunt prezentate documentele
(chitan[ele, cecurile) eliberate de sta[iile de alimentare cu combustibil, care
confirma cheltuielile men[ionate.

Documente primare de prezentat:
- In cazul in care Biletul de avion este achitat cu numerar/ card de ctre angajatul
delegat (nu se poate face transfer bancar din HO), trebuie prezentat att biletul de
avion dus-ntors, chitan[a pentru numerar sau chitan[a POS in cazul in care plata se
face cu card personal sau business.
- Pentru deplasri cu trenul sau autobus - Bilet de tren/ autobus dus-ntors
- Pentru deplasri auto companie bonuri alimentare carburan[i, avnd stampila unit|ii
emitente, asigurare carte Verde s.a.
- Pentru deplasri auto personal - bonuri alimentare carburan[i, avnd stampila unit|ii
emitente, asigurare carte Verde s.a.
Tabelul cu distanta cea mai mica intre doua loca[ii se acceseaz la: www.distanta.ro
Bon fiscal taxi

Compania deconteaz angajatului, numai pentru strintate, cheltuielile
pentru taxi de la aeroport pana la hotel la sosire, si de la hotel la aeroport
la plecare (in afara intervalului menionat mai sus), prin nregistrarea la
cheltuieli nedeductibile fiscal.

Page 21 of 29

2.5.4 Decontare alte cheltuieli

- ob[inerea pasaportului strin si a vizei (in cazul in care ob[inerea acestuia este
obligatorie pentru deplasarea angajatului), precum si a vizei de resedin[ in pasaport si
alte taxe aferente ob[inerii acestora;
- comisioanele si taxele bancare pentru schimbarea valutei strine, la utilizarea cardului
bancar sau a cecului de numerar in banca in moneda corespunztoare;
- faxuri, internet, convorbiri interurbane de serviciu cu entitatea care l-a delegat sau cu
alte entit|i, ce [in de scopul delegrii si care se compenseaz conform ordinului
conductorului;
- asigurarea medicala pentru calatorii in strintate;
- taxele rutiere si alte cheltuieli specifice la plecarea salariatului cu transportul auto
companie/ personal, care nu sunt de uz public (parcare, taxe drum, trecere pod,
vignete s.a.);
- transportul bagajelor;
- spezele pentru asistenta medicala in condi[iile si in cazurile stabilite de Ministerul
Snt|ii, cum ar fi vaccinarea si procurarea medicamentelor specifice tarilor si
localit[ilor cu o clima greu de suportat, spitalizarea si interven[iile chirurgicale, in caz
de necesitate acuta (pentru zilele de spitalizare diurna nu se acorda);
- cheltuielile in legtur cu decesul salariatului in strintate si transportarea lui in patrie.

2.5.5 Decontare cheltuieli protocol

Aceste cheltuieli sunt permise numai cu aprobarea prealabila a unui Membru de Board.
Cheltuieli protocol cu partenerii de afaceri:
cina, prnzul
cadouri de mica valoare cu ocazia unor evenimente sau circumstan[e speciale
Aceste cheltuieli pot fi decontate in baza: bon fiscal restaurant cu detalierea consumului
mpreun cu chitan[a POS care atesta plata sumei respective, factura+chitan[a pentru cadouri.


Page 22 of 29

3 Anexe
3.1 Anexa1: Ordin de Deplasare


Page 23 of 29

3.2 Anexa 2: Formular Decont


Page 24 of 29


Page 25 of 29

3.3 Anexa 3: Normel e diurnel or si plafoanel e de cazare
pe categorii a persoanelor delegate

Nr.
d/o
Denumirea tarii Moneda
Normel e de di urne
Plafoane-
limita de cazare
I II A B
1 2 3 4 5 6 7
I. Republica Moldova
1
Mun. Chisinu lei 100 100 315 420
2
Mun. Bl|i, Tiraspol lei 90 90 295 330
3 Alte municipii si orase lei 75 75 210 295
4 Localit[ile rurale lei 75 75 150 210
II. Tarile si oraele C. S. l.
Federaia Rusa
5 Orasele Moscova si Sankt Petersburg euro 40 50 220 250
6 Extremul Nord si Extremul Orient* euro 40 50 150 160
7
Celelalte localit|i euro 35 40 150 160
Al te tari C.S.I.
8 Ucraina euro 35 40 140 150
9 Azerbaidjan euro 30 40 200 230
10
Belarus euro 30 40 120 150
11
Armenia euro 30 40 90 100
12 Kazahstan euro 35 40 130 160
13 Krgzstan euro 30 40 90 100
14
Tadjikistan euro 30 40 90 100
15
Turkmenistan euro 30 40 90 100
16 Uzbekistan euro 30 40 90 100
III. Alte tari si orae
17
Afganistan dolari SUA 40 50 70 90
18
Africa Centrala euro 25 35 70 90
19 Africa de Sud euro 25 35 70 90
20 Albania euro 35 50 80 100
21
Algeria dolari SUA 35 40 70 90
22
Andora euro 25 40 110 130
23 Angola dolari SUA 25 30 80 100
24 Antigua si Barbuda dolari SUA 25 30 75 100
25
Insulele Antile euro 30 40 75 100
26
Arabia Saudita euro 35 45 150 160
27 Argentina dolari SUA 30 45 90 100
28 Australia dolari SUA 50 65 130 180
29
Austria euro 45 60 150 200
30
Bahamas dolari SUA 25 30 65 90
31 Bahrain euro 25 35 75 90
32 Bangladesh dolari SUA 20 25 80 90
33
Barbados dolari SUA 25 30 35 75
34
Belgia euro 45 50 200 250

Page 26 of 29

35
Belize dolari SUA 25 35 50 70
36 Benin dolari SUA 25 30 50 70
37 Bolivia dolari SUA 25 35 40 50
38
Bosnia si Her[egovina euro 35 45 80 100
39
Botswana dolari SUA 30 30 75 90
40 Brazilia dolari SUA 25 50 110 135
41 Brunei dolari SUA 35 35 60 75
42
Bulgaria euro 35 45 160 180
43
Burundi dolari SUA 25 30 50 70
44 Burkina Faso dolari SUA 25 30 80 90
45 Camerun dolari SUA 25 30 80 90
46
Cambodgia dolari SUA 25 30 80 90
47
Canada dolari SUA 50 70 150 180
48 Republica Capului Verde dolari SUA 25 30 75 90
49 Cehia euro 40 50 160 180
50
Cili dolari SUA 25 35 80 100
51
China dolari SUA 30 40 120 150
52 Ciad dolari SUA 25 35 50 70
53 Cipru euro 40 50 80 100
54
Columbia dolari SUA 25 35 45 70
55
Congo dolari SUA 25 30 65 85
56 Republica Populara Democrata Coreeana dolari SUA 25 35 75 95
57 Republica Coreea dolari SUA 35 40 100 120
58
Cote dIvoire euro 25 35 70 90
59
Costa Rica dolari SUA 25 30 50 70
60 Croa[ia euro 40 50 80 110
61 Cuba dolari SUA 25 35 65 105
62
Danemarca euro 45 50 150 160
63
Djibouti dolari SUA 25 35 70 80
64 Republica Dominicana dolari SUA 25 35 60 80
65 Ecuador dolari SUA 25 35 60 80
66
Egipt euro 30 40 150 160
67
Elve[ia euro 80 100 260 300
68 Emiratele Arabe Unite euro 40 50 130 150
69 Estonia euro 30 40 100 140
70
Etiopia dolari SUA 25 35 60 80
71
Fiji dolari SUA 25 30 50 70
72 Filipine dolari SUA 25 35 70 90
73 Finlanda euro 40 45 200 220
74
Fran[a euro 60 70 180 230
75
Paris euro 60 70 200 230
76 Gabon dolari SUA 25 30 80 100
77 Gambia dolari SUA 25 30 50 70
78
Georgia euro 30 40 100 120
79
Germania euro 45 55 160 180

Page 27 of 29

80
Gibraltar dolari SUA 25 35 65 75
81 Ghana dolari SUA 25 30 70 85
82 Grecia euro 40 50 140 160
83
Grenada dolari SUA 25 30 70 80
84
Groenlanda dolari SUA 30 35 70 90
85 Guadelupa euro 25 30 60 75
86 Guatemala dolari SUA 25 35 65 75
87
Guineea dolari SUA 25 35 65 85
88
Guineea-Bissau dolari SUA 25 30 50 70
89 Guineea Ecuatoriala dolari SUA 25 30 50 70
90 Guyana dolari SUA 25 30 50 70
91
Haiti dolari SUA 25 30 65 75
92
Honduras dolari SUA 25 30 50 70
93 Hong Kong dolari SUA 25 30 70 90
94 J amaica dolari SUA 25 30 60 75
95
India dolari SUA 25 30 200 220
96
Indonezia dolari SUA 25 35 65 90
97 Insulele Comore dolari SUA 25 35 45 60
98 Iordania dolari SUA 25 35 45 65
99
Irak dolari SUA 25 35 60 75
100
Iran dolari SUA 25 35 110 140
101 Irlanda euro 40 50 110 150
102 Islanda euro 35 45 90 110
103
Israel euro 40 50 120 160
104
Italia euro 40 50 180 190
105 J aponia dolari SUA 120 140 300 350
106 Kenya dolari SUA 25 30 75 90
107
Kuwait euro 30 35 150 170
108
Laos dolari SUA 25 30 60 70
109 Letonia euro 35 40 150 180
110 Lesotho dolari SUA 25 35 60 75
111
Liban euro 25 35 55 70
112
Liberia euro 25 35 60 75
113 Libia euro 25 35 60 75
114 Lituania euro 35 40 80 110
115
Liechtenstein euro 45 50 65 75
116
Luxemburg euro 40 50 170 190
117 Macco dolari SUA 25 30 65 75
118 Macedonia euro 35 45 75 90
119
Madagascar dolari SUA 25 35 65 75
120
Malawi dolari SUA 25 35 65 75
121 Malaysia dolari SUA 25 35 95 115
122 Maldive dolari SUA 20 25 60 70
123
Mali dolari SUA 20 25 60 75
124
Malta euro 40 45 160 190

Page 28 of 29

125
Marea Britanie euro 50 60 200 220
126 Maroc dolari SUA 25 35 65 75
127 Mauritania dolari SUA 25 35 60 75
128
Mauritius dolari SUA 25 35 60 75
129
Mexic dolari SUA 25 35 75 90
130 Monaco euro 35 40 100 120
131 Mongolia dolari SUA 25 30 75 90
132
Mozambic dolari SUA 25 35 60 80
133
Muntenegru euro 40 50 100 120
134 Myanmar dolari SUA 25 35 65 75
135 Namibia dolari SUA 30 35 80 100
136
Nepal dolari SUA 25 35 60 75
137
Nicaragua dolari SUA 25 35 60 75
138 Niger dolari SUA 25 30 60 75
139 Nigeria dolari SUA 25 35 90 110
140
Norvegia euro 50 60 280 300
141
Noua Zeelanda dolari SUA 35 50 90 110
142 Olanda euro 40 50 120 150
143 Oman euro 25 35 70 90
144
Pakistan dolari SUA 25 30 65 90
145
Palau dolari SUA 25 35 50 70
146 Panama dolari SUA 25 35 60 75
147 Papua Noua Guinee dolari SUA 25 35 55 75
148
Paraguay dolari SUA 25 35 60 75
149
Peru dolari SUA 30 35 60 75
150 Polonia euro 35 40 110 120
151 Portugalia euro 35 40 130 150
152
Puerto Rico dolari SUA 25 30 65 75
153
Qatar euro 30 35 90 110
154 Romania euro 30 40 120 140
155 Rwanda dolari SUA 25 35 60 75
156
Sfnta Lucia dolari SUA 25 35 50 75
157
Sfntul Cristofor si Nevis dolari SUA 30 35 95 115
158 Sfntul Vincentiu si Grenadine dolari SUA 30 35 80 100
159 Salvador dolari SUA 25 35 50 75
160
Samoa de Vest dolari SUA 25 30 60 70
161
San Marino dolari SUA 25 35 75 100
162 Sao Tome si Principe dolari SUA 25 35 55 75
163 Senegal dolari SUA 25 35 70 90
164
Serbia euro 40 50 90 110
165
Seychelles euro 35 40 100 130
166 Sierra Leone dolari SUA 25 35 60 70
167 Singapore dolari SUA 40 50 120 150
168
Siria dolari SUA 30 35 50 75
169
Republica Slovacia euro 30 40 100 120

Page 29 of 29

170
Republica Slovenia euro 40 45 120 150
171 Somalia dolari SUA 25 30 50 70
172 Spania euro 40 50 140 160
173
Sri Lanka dolari SUA 25 35 60 85
174
Statele Unite ale Americii dolari SUA 80 90 250 300
175 New York, Washington dolari SUA 100 120 300 350
176 Sudan dolari SUA 30 45 100 120
177
Surinam dolari SUA 25 35 65 75
178
Swaziland dolari SUA 25 30 55 70
179 Suedia euro 40 50 240 250
180 Tanzania dolari SUA 25 30 55 70
181
Thailanda dolari SUA 25 35 60 80
182
Togo dolari SUA 25 30 55 70
183 Tonga dolari SUA 25 30 55 70
184 Trinidad-Tobago dolari SUA 25 35 65 75
185
Tunisia dolari SUA 25 30 40 60
186
Turcia euro 35 40 140 160
187 Uganda dolari SUA 25 35 65 75
188 Ungaria euro 40 50 140 160
189
Uruguay dolari SUA 25 35 55 65
190
Vatican euro 40 50 90 120
191 Venezuela dolari SUA 30 35 45 65
192 Vietnam dolari SUA 25 35 45 75
193
Yemen dolari SUA 25 35 60 75
194
Zair dolari SUA 25 35 65 75
195 Zambia dolari SUA 25 35 55 80
196 Zimbabwe dolari SUA 25 35 65 75

Instructiune Cheltuieli Deplasare Vers 2 021 02.06.2014

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Instructiune Cheltuieli Deplasare Vers 2 021 02.06.2014

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Departamentul Financiar Contabii tate

Decontare cheltuieli deplasare

S-ar putea să vă placă și