Cod: TEL20.

35
Procedura operationala privind
inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
Pag: 1/14
cadrul Companiei
Nationale
de Transport al
Energiei
Electrice al Energiei
Compania
Naional
de
Transport
TRANSELECTRICA SA
Electrice TRANSELECTRICARev.
SA0 1 2 3 4 5

Nr. 20454/ 28.05.2015

SE APROB,
DIRECTORAT

Director General Executiv

Ion-Toni TEAU

Membru Directorat

Membru Directorat

Constantin VDUVA

Octavian LOHAN

PROCEDUR OPERATIONAL
Inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in cadrul Companiei Nationale de
AUDITU
Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Aviz CTES nr. 119/2015

COD: TEL 20.35
Revizia: 0

Vizat

Maria IONESCU

Director Economic

Marin STEFAN

Inspector Sef DMI

Verificat

Veronica CRISU

Manager Departament
Contabilitate

ntocmit

Gabriela-Maria DUMITRU

Sef serviciu fiscalitate, proceduri,

metodologii

Drept de proprietate:
Prezenta procedur este proprietatea Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice Transelectrica S.A. Multiplicarea
si utilizarea partial sau total a acestui document este permis numai cu acordul scris al conducerii Transelectrica S.A.

- Mai 2015 -

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 2/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR

Documentul actualizat:
1. Procedura operationala: Inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice TRANSELECTRICA
SA
2. Cod: TEL 20.35 - revizia 0

Nr.
rev.
0

Coninutul reviziei
Elaborarea initiala a procedurii

Autorul reviziei
Nume i prenume
Semnatura / Data
Gabriela-Maria Dumitru

Mai 2015

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 3/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

1. SCOP
1.1. Procedura de fata stabileste modul unitar de inregistrare si urmarire a facturilor primite de la
furnizori in cadrul CNTEE Transelectrica SA.

2. DOMENIUL DE APLICARE
2.1. Prezenta procedur se aplica de catre angajatii companiei care au ca responsabilitate
gestionarea facturilor primite de la furnizori pentru achizitii de bunuri sau prestari de servicii;
2.2. Facturile aferente achizitiei de bunuri sau prestarilor de servicii sunt primite de la furnizori pe
baza angajamentelor legale.
3. DEFINIII I PRESCURTRI
3.1. Definiii
3.1.1. Angajament legal orice act cu efect juridic (contract/comanda/referat/etc), prin care
Compania are calitatea de cumparator (beneficiar) iar vanzatorul are calitatea de furnizor (prestator) de
bunuri si servicii prestate catre Companie, din care rezulta sau ar putea rezulta o obligatie de plata
consemnata intr-o factura primita;
3.1.2. Angajat al Companiei - persoana care are incheiat CIM cu Compania;
3.1.3. Achizitia de bunuri transferul dreptului de proprietate asupra bunurilor, ca urmare a unui
angajament legal;
3.1.4. Bunuri bunuri mobile si bunuri imobile;
3.1.5. Companie - Compania Naionala de Transport al Energiei Electrice Transelectrica S.A.
(Executiv i Sucursalele de Transport);
3.1.6. Derulatori de angajamente legale persoana (angajat) din cadrul entitatilor organizatorice
care are atributii (conform fisei de post) de urmarire a derularii angajamentelor legale, din care rezulta sau
ar putea rezulta o obligatie de plata consemnata intr-o factura primita;
3.1.7. Dobanda penalizatoare sume datorate de companie pentru nendeplinirea obligaiilor de
plat la scaden, a bunurilor aprovizionate, serviciilor prestate de furnizori, i se calculeaz pentru fiecare
zi de ntrziere, ncepnd cu ziua imediat urmtoare termenului de scaden i pn la data stingerii sumei
datorate inclusiv;
3.1.8. Entitate organizatorica structura organizatorica din cadrul executivului Companiei
respectiv din cadrul Sucursalei de transport, care desfasoara activitati privind derularea angajamentelor
legale;
3.1.9. Executiv - ansamblul entitatilor organizatorice responsabile de activitati aflate in
subordonarea Directoratului Companiei, cu exceptia sucursalelor de transport si a Filialelor;
3.1.10. Factura primita document primit de la furnizori prin care o persoana juridic comunica
altei persoane juridice obligaiile de plata rezultate n urma unei nelegeri comerciale. Factura primita de
la furnizori poate fi si factura de avans, factura de penalitati, factura de regularizare, etc.
3.1.11. Gestionarea facturilor primite urmarirea facturilor primite pentru activitatile prevazute
la pct.2.2. de la data intrarii in companie si pana la data stingerii obligatiei de plata;
3.1.12. Persoanele care certifica prin Bun de plata persoane desemnate prin Decizia
Directoratului/Director sucursala emisa in conformitate cu prevederile Procedurii operationale cod TEL
20.01 privind Organizarea si exercitarea Controlului Financiar Preventiv propriu, in cadrul CNTEE

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 4/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

Transelectrica SA. Persoanele care certifica prin Bun de plata pot fi si derulatori de angajamente legale;
3.1.13. Persoane responsabile cu introducerea facturilor primite in MIS persoane din cadrul
entitatilor organizatorice ale Companiei care au ca atributii intoducerea in sistemul MIS a facturilor
primite de la furnizori, conform fisei postului;
3.1.14. Prestare de servicii orice operatiune care nu constituie achizitie de bunuri;
3.1.15. Termen scadent data la care expira termenul de achitare a unei datorii (obligatie de
plata).
3.2. Prescurtari

3.2.1. CEOEX - Conducatorii entitatilor organizatorice din cadrul executivului Companiei

3.2.2. CEOST - Conducatorii entitatilor organizatorice din cadrul Sucursalei de transport
3.2.3. CF Codul fiscal
3.2.4. CFP Control Financiar Preventiv propri
3.2.5. CJ Consilier juridic din cadrul sucursalei
3.2.6. DE Directia economica
3.2.7. DJC Directia juridica si Contencios
3.2.8. MIS Management Informational System
3.2.9. SBFC Serviciul buget, finante, contabilitate din cadrul sucursalei de transport
3.2.10. SCI Serviciul contabilitate investitii din cadrul Directiei economice - Departamentului
finantari investitii
3.2.11. SCFG Serviciul contabilitate financiara si de gestiune
3.2.12. SF Serviciul financiar din cadrul executivului Companiei
3.2.13. SFI Serviciul finantari investitii din cadrul Directiei economice - Departamentului
finantari investitii

4. DOCUMENTE DE REFERINTA
4.1. Acte normative
4.1.1. Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
4.1.1. Legea nr. 571/2003, privind Codul Fiscal, republicat, cu modificarile si completarile
ulterioare;
4.1.2. HGR nr. 44/2004, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.
571/2003, republicat, privind Codul Fiscal cu modificarile si completarile ulterioare;
4.1.3. OMFP nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar contabile de ctre
persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificarile si
completarile ulterioare;
4.1.4. OMFP nr.1286/2012 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu Standardele
Internationale de Raportare Financiara, aplicabile societatilor comerciale ale caror valori mobiliare sunt
admise la tranzactionare pe o piata reglementata;
4.1.5. Procedura operationala cod TEL 20.01 privind Organizarea si exercitarea Controlului
Financiar Preventiv propriu, in cadrul CNTEE Transelectrica SA

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 5/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

5. RESPONSABILITI LA NIVEL DE EXECUTIV COMPANIE/LA NIVEL DE

SUCURSALA DE TRANSPORT
5.1. Directorat/Director sucursala
5.1.1. Repartizeaza corespondenta privind facturile primite, cu rezolutia corespunzatoare, catre
CEOEX/CEOST;
5.1.2. Participa sau desemneaza angajatii din cadrul Companiei la sedinte de concilieri intre
Companie si furnizori;
5.1.3. Aproba stingerea obligatiilor reciproce si a altor datorii intre Companie si furnizori/clienti
prin intermediul unui act de compensare/compensarea unei creante prin datoria sa catre furnizor prin
intermediul unui act de compensare;
5.1.4. Decide cu privire la masurile care vor fi intreprinse in vederea achitarii valorii facturilor
primite de la furnizori si neachitate la scadenta;
5.1.5. Decide in vederea rezolvarii solicitarilor primite de la CEOEX/CEOST in vederea
solutionarii facturilor de penalitati intervenite din alte cauze decat cele prevazute in angajamentele legale;
5.1.6. Semneaza documentele intocmite de DJC/CJ cu privire la actionarea in instanta a
furnizorilor, pentru nerespectarea prevederilor clauzelor contractuale;
5.1.7. Aproba/Avizeaza Nota privind scoaterea din evidenta contabila a datoriilor prescrise.
5.2. Conducatorii entitatilor organizatorice din cadrul executivului Companiei / Conducatorii
entitatilor organizatorice din cadrul Sucursalei de transport
5.2.1. Repartizeaza, dupa caz, facturile primite de la furnizori, derulatorilor de angajamente legale/
persoanelor care certifica prin Bun de plata, din zona proprie de responsabilitate;
5.2.2. Repartizeaza corespondenta primita de la furnizori sau de la entitatile organizatorice din
cadrul Companiei, aferenta zonei proprii de responsabilitate, derulatorilor de angajamente
legale/persoanelor care certifica prin Bun de plata si semneaza corespondenta intocmita de acestia;
5.2.3. Semneaza documentele solicitate de DJC/CJ cu privire la actionarea in instanta a furnizorilor,
pentru nerespectarea prevederilor clauzelor contractuale din angajamentele legale derulate in zona proprie
de responsabilitate;
5.2.4. Informeaza Directoratul si solicita sprijin in vederea solutionarii facturilor de penalitati
intervenite din alte cauze decat cele prevazute in angajamentele legale, aferente zonei proprii de
responsabilitate.
5.3. Derulatori de angajamente legale
5.3.1. Primesc, dupa caz, de la CEOEX/CEOST, facturile pentru angajamentele legale pe care le au
in derulare;
5.3.2. Verifica daca facturile primite pentru bunurile achizitionate sau serviciile prestate au la baza
un angajament legal si numar de intrare alocat de Registratura/Secretariat din cadrul executivului
companiei/sucursala;
5.3.3. Verifica daca datele de identificare inscrise pe factura primita de la furnizorul de
bunuri/prestari servicii, corespund cu datele de identificare inscrise in angajamentele legale;
5.3.4. Verifica realitatea, regularitatea i legalitatea operaiunilor inscrise pe facturile primite
aferente livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii, pe baza documentelor justificative anexate, care
atesta realitatea si exactitatea operatiunilor inscrise pe facturile primite;
5.3.5. In cazul in care constata ca datele de identificare si continutul facturii nu corespund cu cele
din angajamentul legal, derulatorii de angajamente legale vor instiinta in scris furnizorul, in vederea

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 6/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

efectuarii corectarii facturii conform pct. 6.1.3;

5.3.6. Intocmesc, dupa caz, formularele prevazute prin PO cod TEL 20.01 privind incadrarea
obligatiei de plata de pe factura, in angajamentul legal;
5.3.7. Consemneaza, sub semnatura, dupa caz, pe factura primita, ca au efectuat verificarea acesteia
si o transmit persoanei care este desemnata sa certifice prin Bun de plata;
5.3.8. Transmit, dupa caz, (a se intelege ca facturile primite sunt introduse in MIS si de catre
derulatorii de angajamente legale sau de catre persoanele care certifica prin Bun de plata ) facturile
primite de la furnizori, entitatii organizatorice din cadrul Companiei care are ca atributii introducerea
(operarea) facturilor primite in sistemul informatic MIS, dupa ce acestea au fost certificate cu Bun de
plata;
5.3.9. In cazul in care derulatorii de angajamente legale au si responsabilitatea de introducere a
facturilor primite in MIS, au si responsabilitatile stabilite la pct.5.6 din prezenta procedura;
5.3.10. Transmit, dupa caz, (a se intelege ca pot fi transmise si de persoanele care certifica prin
Bun de plata sau persoanele responsabile cu introducerea facturilor in MIS) facturile primite, persoanei
responsabila cu acordarea vizei de CFP, dupa ce facturile primite de la furnizori au fost certificate cu
Bun de plata. Facturile vor fi insotite de documentele justificative care atesta achizitia de
bunuri/prestari de sevicii si de formularele prevazute prin PO cod TEL 20.01. Transmiterea facturilor la
CFP se efectueaza dupa ce au fost introduse in sistemul MIS;
5.3.11. Autofactureaza bunuri/servicii prestate prin emiterea de facturi daca in derularea
angajamentului legal se afla in situatia de la pct.6.2.20 si 6.2.21. In cadrul entitatatilor organizatorice din
cadrul Companiei exista personal cu responsabilitati privind emiterea facturilor, desemnat prin decizia
Directoratului/Director sucursala, conform PO cod TEL 20.24 privind Stabilirea si alocarea de numere
pentru generarea urmatoarelor formulare: factura, aviz de insotire marfa, chitanta;
5.3.12. Urmaresc in sistemul MIS derularea angajamentelor legale in scopul prezentei proceduri, de
la primirea primei facturi si pana la ultima factura care atesta incheierea angajamentelor legale;
5.3.13. Intocmesc situatii privind facturile primite aferente angajamentelor legale in derulare (stadiul
de executie) sau incheiate, prin utilizarea sistemului MIS, ori de cate ori primesc solicitari de la
CEOEX/CEOST;
5.3.14. Raspund de calcularea penalitatilor aferente angajamentelor legale, in situatia nerespectarii
clauzelor contractuale, pentru aria proprie de responsabilitate;
5.3.15. Urmaresc emiterea facturilor de penalitati aferente angajamentelor legale, pentru aria proprie
de responsabilitate;
5.3.16. In cazul nerespectarii prevederilor clauzelor din angajamentele legale, solicita DJC/CJ
actionarea in instanta a furnizorilor de bunuri/prestari de servicii;
5.3.17. Transmit documentele solicitate de DJC/CJ, in vederea actionarii in instanta a furnizorilor;
5.3.18. Derulatorii de angajamente legale aferente activitatii de investitii derulata la nivelul
executivului Companiei, transmit la SCDCCI, facturile primite dupa obtinerea vizei pentru incadrarea in
Programul anual de investitii.
5.4. Persoanele care certifica prin Bun de plata
5.4.1. Primesc facturile primite de la furnizori dupa ce au fost verificate de catre derulatorii de
angajamente legale, dupa caz (a se intelege ca persoanele care certifica prin Bun de plata pot avea si
calitatea de derulator de angajamente legale);
5.4.2. Verifica si certifica prin Bun de plata, facturile primite de la furnizori, aferente achizitiei de
bunuri/prestari de servicii. Prin aceasta certificare raspund pentru realitatea, regularitatea i legalitatea
operaiunilor inscrise pe facturile primite aferente achizitiei de bunuri sau prestarilor de servicii;
5.4.3. Persoanele care certifica prin Bun de plata facturile primite de la furnizori au obligatia de a

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 7/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

corela data certificarii Bunului de plata cu prevederile din angajamentele legale si cu termenul de
acordare a CFP, termen stabilit prin Decizia Directoratului privind organizarea si exercitarea CFP si cu
termenul scadent pentru plata facturii;
5.4.4. Certifica prin Bun de plata facturile primite de la furnizori, aferente penalitatilor de
intarziere la plata, din cauza lipsei de disponibilitati in conturile curente pe baza adresei SF/SFI/SBFC, si
a verficarilor efectuate de derulatorii de angajamente legale. In situatia in care factura de penalitate a
intervenit din alte cauze, solicita sprijinul altor entitati din cadrul companiei in vederea solutionarii
cauzei, si informeaza CEOEX/CEOST;
5.4.5. Transmit derulatorilor de angajamente legale sau entitatii organizatorice din cadrul Companiei
care are personal responsabil cu introducerea (operarea) facturilor primite in sistemul informatic MIS,
dupa caz, facturile primite si certificate prin Bun de plata, in vederea introducerii in sistemul MIS;
5.4.6. Pentru activitatea de investitii derulata la nivelul executivului Companiei facturile primite se
certifica prin Bun de plata, dupa ce au fost verificate din punct de vedere comercial de catre SCDCCI.
5.4.7. In cazul in care persoanele care certifica facturile primite prin Bun de plata au si calitatea de
derulatori de angajamente legale, aceste persoane au si responsabilitatile stabilite prin prezenta procedura
la pct.5.3.
5.5. Serviciul contractare si derulare contracte comerciale de investitii
5.5.1. Primeste facturile aferente activitatii de investitii derulata la nivelul executivului Companiei
de la derulatorii de angajamente legale cu viza serviciului investitii pentru incadrarea in Programul anual
de investitii;
5.5.2. Verifica din punct de vedere comercial facturile primite aferenta angajamentelor legale
finantate din fonduri de investitii si le restituie derulatorilor de angajamente legale in vederea certificarii
prin Bun de plata;
5.5.3. Transmit la SFI facturile primite, certificate cu Bun de plata si introduse in sistemul MIS.
5.6. Persoane responsabile cu introducerea facturilor in MIS
5.6.1.Primesc facturile de la derulatorii de angajamente legale, pe baza de adresa de inaintare, dupa
caz;
5.6.2. Verifica daca facturile primite sunt certificate prin Bun de plata, iar in cazul in care facturile
primite nu au aplicata aceasta viza, se restituie derulatorilor de angajamente legale;
5.6.3. Introduc (opereaza) facturile primite de la furnizori in MIS, pe baza manualelor de utilizare a
sistemului informatic. Ordinea de introducere a facturilor in MIS o stabilesc in corelatie cu data scadentei
facturii (inscrisa prin Bun de plata) si cu termenul de acordare a CFP, termen stabilit prin Decizia
Directoratului privind organizarea si exercitarea CFP;
5.6.3. Transmit persoanei responsabila cu acordarea vizei CFP, facturile primite si certificate cu viza
Bun de plata, insotite de documentele prin care se certifica realitatea faptelor si anexele prevazute prin
PO cod TEL 20.01 privind Organizarea si exercitarea Controlului Financiar Preventiv propriu, in cadrul
CNTEE Transelectrica SA.
5.7. Responsabili acordare viza CFP
5.7.1. Responsabilitatile persoanelor imputernicite cu acordarea vizei de CFP sunt prevazute in
Procedura operationala cod TEL 20.01 privind Organizarea si exercitarea Controlului Financiar Preventiv
propriu, in cadrul CNTEE Transelectrica SA.
5.8. Serviciul contabilitate financiara si de gestiune si Serviciul contabilitate investitii/Serviciul
buget, finante, contabilitate (SCFG/SCI/SBFC)

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 8/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

5.8.1. Inregistreaza in evidentele contabile facturile primite pe fiecare furnizor prin efectuarea
operatiunii de contabilizare a facturilor primite si introduse in MIS, dupa efectuarea verificarilor
prevazute de legislatia aplicabila;
5.8.2. Verifica daca facturile primite contin informatiile obligatorii prevazute de legislatia
aplicabila;
5.8.3. Verifica daca facturile primite sunt certificate prin Bun de plata de catre derulatorii de
angajamente legale si daca valoarea inscrisa in bunul de plata este in limita valoarii inscrisa pe factura;
5.8.4. Verifica daca facturile primite sunt vizate cu viza CFP;
5.8.6. Asigura prin verificarea rapoartelor din MIS, ca toate facturile primite au fost contabilizate;
5.8.7. Verifica daca valoarea facturilor primite din raportul Balanta analitica a furnizorilor este
egala cu valoarea acestora din conturile sintetice de furnizori din cadrul raportului Balanta de verificare
sintetica;
5.8.8. Transmite furnizorilor Extrasul de cont cu ocazia inventarierii anuale in vederea
confirmarii de catre acestia a soldurilor creditoare cu care figureaza fiecare factura/document de
decontare in evidenta contabila si urmaresc primirea confirmarilor de sold de la acestia;
5.8.9. Confirma extrasele de cont primite de la furnizori, corespunzator evidentei contabile;
5.8.10. Intocmesc adrese de revenire catre furnizorii care nu au confirmat/au confirmat partial
extrasele de cont cu ocazia inventarierii anuale sau ori de cate ori se impune;
5.8.11. Initiaza, stingerea obligatiilor reciproce si a altor datorii intre Companie si furnizori/clienti.
Data efectuarii stingerii datoriilor si a creantelor este cea a ordinului de compensare/ proces-verbal de
stingere a datoriilor reciproce;
5.8.12. Confirma valoarea datoriei/creantei in vederea initierii circuitelor de compensare de catre
furnizori si clienti;
5.8.13. Consulta registrul firmelor declarate inactive de ANAF pe site-ul instituiei in vederea
aplicarii tratamentului fiscal la momentul inregistrarii facturilor primite in evidentele contabile.
5.8.14. Consulta registrul persoanelor impozabile a caror inregistrare in scopuri TVA a fost anulata
de ANAF pe site-ul instituiei in vederea aplicarii tratamentului fiscal la momentul inregistrarii facturilor
primite in evidentele contabile.
5.8.15. Consulta registrul persoanelor impozabile care aplica sistemul TVA la incasare inregistrate
de ANAF pe site-ul instituiei in vederea aplicarii tratamentului fiscal la momentul inregistrarii facturilor
primite in evidentele contabile
5.8.16. Transmite fisa de cont analitic si orice informatie detinuta (extrase de cont, ordine de
compensare etc) pe furnizor, derulatorilor de angajamente legale si DJC/CJ la solicitarea acestora;
5.8.17. Informeaza CEOEX/CEOST cu privire la facturile aflate in sold cu o vechime mai mare de
3 luni de la data scadentei si solicita informatii privind demersurile intreprinse pentru plata facturilor;
5.8.18. Informeaza Directia strategie financiara si trezorerie cu privire la facturile aflate in sold cu
o vechime mai mare de 3 luni de la data scadentei si solicita informatii cu privire la neachitarea acestor
facturi;
5.8.19. Inregistreaza in evidenta contabila , in baza Notei aprobata de directorat, trecerea datoriilor
prescrise la venituri.
5.9. Serviciul financiar si Serviciul finantari investitii/ Serviciul buget, finante, contabilitate
5.9.1. Raspund de efectuarea operatiunilor de plati aferente facturilor primite pentru achizitionarea
de bunuri si servicii. Platile facturilor primite de la furnizori se efectueaza pe baza raportului Scadentar
plati facturi la data;
5.9.2. Inregistreaza in evidentele contabile platile efectuate pe furnizor si in cadrul acestuia pe
fiecare factura primita;

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 9/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

5.9.3. Transmit la SCFG/SCI/SBFC informatiile solicitate de acestea privind cauzele neachitatii la

termen a facturilor aflate in sold cu o vechime mai mare de 3 luni de la data scadentei;
5.9.4. Transmit documentele solicitate de DJC/CJ, in vederea actionarii in instanta a furnizorilor
care nu au respectat clauzele angajamentelor legale;
5.9.5. Serviciul finantari investitii verifica sursele de finantare si modalitatile de plata aferente
fiecarui angajament legal din aria proprie de responsabilitate.
5.10. Directia juridica si contencios/Consilier juridic sucursala
5.10.1. Reprezinta compania in litigiile cu furnizorii;
5.10.2. Solicita de la derulatorii de angajamente legale, SCFG/SCI/SF/SFI documentele necesare
in vederea intocmirii dosarului de actionare in instanta a furnizorilor care nu au respectat clauzele
angajamentelor legale.

6. MODUL DE LUCRU
6.1. Aspecte generale
6.1.1 Conform Codului Fiscal, sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie
ori in format electronic care contin in mod obligatoriu urmatoarele informatii:
- numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
- data emiterii facturii;
- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in
care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
- denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de
identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
- denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat
un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA,
conform art. 153 Cod Fiscal, ale reprezentantului fiscal;
- denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de
inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o
persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
- denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un
reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 Cod
Fiscal ale reprezentantului fiscal;
- denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile
prevazute la art. 125^1 alin. (3) Cod Fiscal in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de
mijloace de transport noi;
- baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota,
scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si
alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
- indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele
taxei;
- in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea
"autofactura";
- in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, sa existe mentiunea din care sa rezulte ca livrarea
de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
- in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea "taxare inversa";

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 10/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

- in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea "regimul marjei agentii de turism";
- in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a
livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea "TVA la incasare";
- o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori
documente pentru aceeasi operatiune.
6.1.2. Facturile pot fi emise si in sistem simplificat si trebuie sa contina cel putin urmatoarele
informatii:
- data emiterii;
- identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
- identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
- suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
- in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura, o referire specifica si clara la factura
initiala si la detaliile specifice care se modifica.
6.1.3. Corectarea documentelor
Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se
efectueaza astfel: in cazul in care documentul a fost transmis Companiei, fie se emite un nou document
care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din documentul initial, numarul si data documentului
corectat, valorile cu semnul minus, iar pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite un nou
document continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite un document cu valorile cu
semnul minus in care se inscriu numarul si data documentului corectat.
6.1.4. Prestarile de servicii achizitionate de Companie cuprind:
6.1.4.1. Serviciile prestate pentru companie de catre furnizorii de pe piata de energie electrica;
6.1.4.2. Alte prestari de servicii, cum sunt:
- servicii privind executarea lucrarilor de investitii, indiferent de sursa de finantare;
- servicii de mentenanta;
- servicii cu studii si cercetari;
- servicii privind paza si securitatea instalatiilor;
- certificari, autorizari/atestari profesionale;
- instruire, formare si perfectionare profesionala;
- congrese, conferinte, mese rotunde;
- servicii de asigurari, consultanta, evaluari, inchirieri, protectia mediului, protocol,
reclama si publicitate, sanatate si securitate in munca etc.
6.2. MOD DE LUCRU
6.2.1. Derulatorii de angajamente legale primesc facturile pentru angajamentele legale pe care le au
in derulare, de la CEOEX/CEOST, dupa caz;
6.2.2. La primirea facturilor, Derulatorii de angajamente legale verifica daca factura contine
urmatoarele informatii:
6.2.2.1. Numarul de inregistrare prin care se identifica intrarea (inregistrarea) facturii in Companie;
in cazul in care factura primita nu a fost inregistrata cu numar de intrare in Companie, acesta are mai
intai obligatia de a inregistra factura cu numar de intrare in Companie, dupa care efectueaza celelalte
operatiuni in vederea acceptarii la plata a acesteia.
6.2.2.2. Verifica daca datele inscrise in factura conform prevedrilor de la pct.6.1.1, dupa caz, sunt
conforme cu datele inscrise in angajamentele legale.
6.2.2.3. In cazul in care constata ca datele de identificare si continutul facturii nu corespund cu cele
din angajamentul legal, derulatorii de angajamente legale vor instiinta in scris furnizorul, in vederea

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 11/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

efectuarii corectarii facturii conform pct.6.1.3;

6.2.3. Derulatorii de angajamente legale transmit facturile primite si verificate Persoanelor care
certifica prin Bun de plata facturile primite;
6.2.4. Certificarea prin Bun de plata privind realitatea, regularitatea i legalitatea operaiunilor
inscrise pe facturile primite aferente achizitiei de bunuri sau prestarilor de servicii, se efectueaza de catre
Persoanele care certifica prin Bun de plata prin aplicarea vizei Bun de plata, avand in vedere ca :
6.2.4.1. Certificarea realitatii faptelor si exactitatea sumei datorate prin Bun de plata inseamna
(exprima, reprezinta) ca bunurile au fost efectiv livrate sau serviciile au fost efectiv prestate.
Justificarea ca bunurile au fost efectiv livrate se efectueaza prin documentele mentionate in
angajamentele legale, procese-verbale de recepie (pentru active), Nota de receptie si constatare de
diferente (pentru stocuri), cu respectarea procedurilor operationale interne aplicabile;
Justificarea prestrii efective a serviciilor se efectueaz cu situaiile de lucrri, procesele-verbale de
recepie, rapoartele de lucru, studiile de fezabilitate, de piaa, notele de informare pentru decontari privind
tranzactiile pe piata de energie electrica sau cu orice alte asemenea documente, solicitate prin
angajamentele legale, cu respectarea procedurilor operationale interne aplicabile;
6.2.4.2. Certificarea regularitatii inseamna indeplinirea sub toate aspectele a principiilor i a
regulilor procedurale i metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaiuni privind achizitia de
bunuri sau prestarea de servicii;
6.2.4.3. Certificarea legalitatii inseamna respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt
aplicabile, n vigoare la data efecturii operaiunilor privind achizitia de bunuri sau prestarea de servicii.
Aceasta presupune ca c nici o cheltuial nu poate fi angajat i efectuat, dac nu exist baza legal
pentru respectiva cheltuial. Baza legal este constituit din angajamentul legal, din care rezult direct sau
indirect obligaii de plat. Baza legal constituie autorizarea legal a cheltuielii;
6.2.5. Persoanele care certifica prin Bun de plata facturile primite de la furnizori au obligatia de a
corela data de acordare a Bunului de plata cu prevederile din angajamentele legale si cu teremenul de
acordare a CFP, termen stabilit prin Decizia Directoratului privind organizarea si exercitarea CFP;
6.2.6. Dupa certificarea prin Bun de plata, derulatorii de angajamente legale se adreseaza, dupa
caz, entitatii organizatorice din cadrul Companiei care are ca atributii introducerea (operarea) facturilor
primite in sistemul informatic MIS in corelare cu angajamentul legal aflat in derulare.
6.2.7. Persoanele responsabile cu introducerea facturilor primite in MIS introduc facturile in MIS
stabilind ordinea de introducere in MIS in corelatie cu data scadentei facturii (inscrisa prin Bunul de
plata) si cu teremenul de acordare a CFP, termen stabilit prin Decizia Directoratului privind organizarea si
exercitarea CFP;
6.2.8. Dupa operarea facturilor primite in sistemul informatic MIS, derulatorii de angajamente
legale/ Persoanele responsabile cu introducerea facturilor primite in MIS, prezinta persoanei responsabila
cu acordarea vizei CFP, facturile primite si certificate cu viza Bun de plata, insotie de documentele prin
care se certifica realitatea faptelor si anexele prevazute prin PO cod TEL 20.01 privind Organizarea si
exercitarea Controlului Financiar Preventiv propriu, in cadrul CNTEE Transelectrica SA;
6.2.9. Persoana responsabila cu acordarea vizei CFP verifica operatiunile supuse vizei CFP conform
prevederilor PO cod TEL 20.01 privind Organizarea si exercitarea Controlului Financiar Preventiv
propriu, in cadrul CNTEE Transelectrica SA;
6.2.10. Dupa acordarea vizei CFP pe facturile primite aferente achizitiilor de bunuri sau prestarilor
de servicii, persoana responsabila cu acordarea vizei CFP le transmite sub semnatura de primire,
persoanelor responsabile cu inregistrarea facturilor primite in evidenta contabila;
6.2.11. Persoanele responsabile cu inregistrarea facturilor primite in evidenta contabila din cadrul
SCFG/SCI/SBFC, verifica facturile primite conform prevederilor legale aplicabile, si le inregistreaza in
evidenta contabila analitica si sintetica, conform ariei proprii de responsabilitate (fisa postului);

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 12/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

6.2.12. SF/SBFC/SFI efectueaza plata facturilor primite de la furnizori in cadrul Companiei, pe baza
raportului Scadentar plati facturi la data rezultat din sistemul informatic MIS;
6.2.13. SF/SFI/SBFC inregistreaza in evidenta contabila platile efectuate pe fiecare factura si
furnizor;
6.2.14. SCFG/SCI/SBFC intocmeste lunar balanta analitica pe feluri de furnizori;
6.2.15. SCFG/SCI/SBFC/ verifica daca valoarea facturilor primite din raportul Balanta analitica a
furnizorilor este egala cu valoarea acestora din conturile sintetice de furnizori din cadrul raportului
Balanta de verificare sintetica;
6.2.16. SBFC transmite la SCFG confirmari pentru compensare in vederea stingerii datoriilor
reciproce si a altor datorii intre sucursala si furnizori cu incadrarea in prevederile cuprinse in viza Bun de
plata;
6.2.17. SCFG initiaza stingerea obligatiilor reciproce si a altor datorii intre Companie si
furnizori/clienti. Data efectuarii stingerii datoriilor si a creantelor este cea a ordinului de compensare/
proces-verbal de stingere a datoriilor reciproce;
6.2.18. SCFG/SCI/SBFC transmit furnizorilor Extrasele de cont cu ocazia inventarierii anuale si
urmaresc primirea confirmarii de sold de la acestia. Neprimirea confirmarii nu inseamna accept tacit.
SCFG/SCI au obligatia de a intocmi corespondenta cu furnizorii pana cand acestia confirma soldul.
6.2.19. In situatia in care nu primesc confirmarile de sold pana la incheierea exercitiului financiar
SCFG/SCI/SBFC, intocmesc adresa catre autoritatile statului abilitate sa verifice obigatia de inregistrare a
documentelor in evidenta contabila;
6.2.20. Derulatorii de angajamente legale sunt obligati sa autofactureze in situatia in care bunurile
sunt livrate, serviciile prestate si nefacturate de catre furnizor pana cel mai tarziu in a 15- a zi a lunii
urmatoare celei in care au fost livrate, in cazul in care nu sunt in posesia facturii emise de furnizor;
6.2.21. Derulatorii de angajamente legale sunt obligati sa autofactureze suma avansurilor platite in
legatura cu operatiunile de la pct.6.2.20. in situatia avansurilor platite cel mai tarziu in a 15- a zi a lunii
urmatoare celei in care a platit avansurile, in cazul in care nu sunt in posesia facturii emise de furnizor;
6.2.22. Autofactura se emite din sistemul informatic MIS, de catre persoanele nominalizate prin
decizia Directoratului, in situatia in care Derulatorii de angajamente legale nu sunt prevazuti in anexa la
aceasta Decizie si se emite numai in scopuri de taxa pe valoare adaugata;
6.2.23. Derulatorii de contracte au obligatia ca la primirea facturii privind operatiunile prevazute la
pct.6.2.20 si 6.2.21 sa inscrie pe factura o referire la autofactura, iar pe autofactura o referire la factura;
6.2.24. Derulatorii de angajamente legale privind achizitia de bunurile de mic valoare (cadouri)
acordate gratuit n cadrul aciunilor de protocol sunt obligati sa autofactureze in cazul in care fiecare
cadou individual depaseste plafonul stabilit prin Codul Fiscal;
6.2.25. SF/SFI/SBFC tine evidenta facturilor primite de la furnizori si neachitate la scadenta;
6.2.26. Persoanele care certifica prin Bun de plata facturile primite de la furnizori, aferente
penalitatilor de intarziere la plata, procedeaza astfel:
6.2.26.1. In situatia in care factura de penalitate a intervenit ca urmare a platii cu intarziere a
facturilor primite din cauza lipsei de disponibilitati in conturile curente, certifica prin Bun de plata pe
baza adresei SF/SFI/SBFC, si a verficarilor efectuate de derulatorii de angajamente legale, dupa caz;
6.2.26.2. In situatia in care factura de penalitate a intervenit din alte cauze decat cea de la
pct.6.2.26.1, solicita sprijinul altor entitati din cadrul companiei in vederea solutionarii cauzei.
6.2.27. Derulatorii de angajamente legale au obligatia sa urmareasca in sistemul informatic MIS
stadiul angajamentelor legale pe perioada de valabilitate a acestora.
6.2.28. In cazul in care termenul de plata a facturilor primite (datorii) este prescris, se va proceda la
scoaterea din evidenta a acestora prin trecerea pe venituri, dar nu inainte de a se obtine toate documentele
necesare pentru a sustine ca au fost intreprinse toate demersurile legale, pentru decontarea acestora.

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 13/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

6.2.29. Scoaterea din evidenta a datoriilor prescrise se efectueaza de catre SCFG/SCI/SBFC, pe

baza Notei privind scoaterea din evidenta contabila a datoriilor prescrise, aprobata de
Directorat/Director sucursala, conform limitelor de competenta.
7. NREGISTRRI
7.1. Facturile primite in Companie certificate prin Bun de plata si vizate CFP;
7.2. Autofactura;
7.3. Scadentar plati facturi la data.

8. ANEXE
8.1. Diagrama de proces privind inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in cadrul
Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice Transelectrica SA - Anexa nr. 1.

Procedura operationala privind

inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in
cadrul Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice
TRANSELECTRICA SA

Cod: TEL20.35
Pag: 14/14
Rev. 0 1 2 3 4 5

Anexa nr. 1

Diagrama de proces privind inregistrarea si urmarirea facturilor primite de la furnizori in cadrul

Companiei Nationale de Transport al Energiei Electrice Transelectrica SA