Termeni utilizai n Excel

Workbook

Worksheet (Sinonim cu Spreadsheet = foaie de calcul)

Un fisier Excel
O foaie dintr-un fiier pe care se pot calcula, procesa, i analiza

date (numerice & text)

Excel, n mod implicit, deschide un fiier cu trei worksheet-uri, dar se pot adug mai
multe, pana la un total de 255 foi de calcul per fiier

Coloana

Seciunea verticala a unei foi de calcul; este etichetata prin litere la

partea superioara

Linia Seciunea

orizontala

foii

de

calcul;

este etichetata prin numere n stnga

Celula - Intersecia dintre o linie i o coloana; este csua n care se introduc

datele (unitatea de baza a unei foi de calcul)

Domeniu O serie de doua sau mai multe celule adiacente

Text Date introduse intr-o foaie de calcul sub forma de cuvinte sau numere ce
nu sunt destinate efecturii de calcule aliniament implicit la stnga

Value (numere)Date introduse n foaia de calcul cu scopul de a efectua calcule

aliniament implicit la dreapta

Formula - O secvena care produce o noua valoare dintr-o valoare existenta;

ncepe totdeauna cu semnul egal (=)

Funcia - O formula pre-existenta care preia o valoare sau mai multe valori, le
utilizeaz ca sa execute o operaie i returneaz un rezultat n celula activa;
funciile simple sunt desemnate printr-un cuvnt abreviat scris dup semnul egal,
urmat de nite parametri cuprini intre paranteze (de regula un domeniu).

Bara de formule - O linie n partea de sus a ferestrei Excel care este utilizata
pentru introducerea sau editarea valorilor i formulelor din celule sau grafice. Ea
afieaz valoarea constantei sau formula coninut n celula activa

Caseta de nume (Name Box) O fereastra text la partea superioara a ferestrei

Excel care indica adresa celulei active din foaia de calcul

Formulele se refer la celule, nu la numere

Cnd se lucreaz cu formule, inei minte c:

O formul cu referine la celule (cum ar fi B6*B7) va efectua calculele indicate n

formul indiferent de numerele aflate n acele celule. Putei schimba numerele din
celule, dar formula va efectua aceeai sarcin pe care i-ai repartizat-o.

Putei s creai i o formul care conine numere, nu referine la celule. Totui

formulele, cu multe numere n ele, necesita reluri pentru a face ajustrile de
rigoare; nu se poate modifica pur i simplu, numrul din celul.

Multe formule sunt un amestec de referine la celule i numere fixe. Datele care se
pot schimba sunt cele din celule, n timp ce o valoare fix poate fi inserat direct
ntr-o formul ca un numr.

Utilizarea de referine relative, absolute i mixte

Referinele relative variaz n funcie de locul n care este copiat formula

(exemplu A15)

O referina absolut, pe de alt parte, se refer ntotdeauna la aceeai celul,

indiferent unde este copiat formula pe foaia de calcul.

O referin mixt este, aa cum indic i numele, n parte relativ i n parte

absolut.

Se pot crea trei tipuri de referine mixte:

Referine mixte care indic spre o coloan specific i un rnd relativ (cum ar fi
$A1)

Referine mixte care indic spre un rnd specific i o coloan relativ (cum ar fi
A$1)

Referine mixte care indic spre o foaie de calcul specific i spre un rnd sau o
coloan relative (cum ar fi Sheet2: A$1)

Pentru a schimba tipul de referin, se plaseaz punctul de inserie n interiorul sau

lng celula respectiv i se apas F4.

Lucrul cu formule
Formulele sunt utilizate pentru a aduna, a scdea, a nmuli sau a mpri numerele pe
foile de calcul. Ele sunt alctuite din dou pri:
Celulele pe care se dorete s le includei n formul.
Operatorii aritmetici, care i spun programului Excel ce calcul se dorete s se
efectueze.
Formulele Excel ncep ntotdeauna cu un semn egal (=), ceea ce indic programului
Excel c se dorete crearea unei formule. Aa c o formul simpl va arta cam aa:
=B3-B2
Pentru a vedea toate formulele din foaia de ca1cu1, se alege Options din meniul Tools,
se selecteaz pagina View din caseta de dialog Options, apoi n caseta de validare,
Formulas sau CTRL i tasta ~.

Crearea formulelor
Exemplu pentru o formul care va scdea numrul coninut n celula B3 din numrul
coninut n celul i care s pun rezultatul n celula B4. (Aceast formul este artat n
figura 4.4.)
1. Punei numerele n celulele B2 i B3. n celula B2 punei un numr mai mare
dect cel din celula B3.
2. Mutai cursorul n celula B4 i tastai semnul egal (=).
3. Dai clic n bara de formule.
4. Dai clic pe celula B2. Celula B2 este nconjurat de un marcaj ce indicnd c
este selectat. Adresa celulei apare n bara de formule.
5. Asigurai-v c nc mai avei cursorul n bara de formule i tastai la dreapta
referinei B2, semnul minus (-).
6. Poziionai cursorul pe celula B3 i dai clic. Din nou, adresa celulei apare n
bara de formule.
7. Apsai ENTER pentru a termina formula. Dac ai introdus valori n celulele B2
i B3. valoarea coninut n B3 este sczut din valoarea din B2, iar diferena
apare n celula B4.

Figura 4.4
Formulele se refer la celule, nu la numere
Cnd lucrai cu formule, inei minte c:
O formul cu referine la celule (cum ar fi B6*B7) va efectua calculele indicate n
formul indiferent de numerele aflate n acele celule. Putei schimba numerele din
celule, dar formula va efectua aceeai sarcin pe care i-ai repartizat-o.
Putei s creai i o formul care conine numere, nu referine la celule. Totui
formulele, cu multe numere n ele, vor necesita s v rentoarcei de multe ori la ele,
pentru a face ajustrile de rigoare; nu vei putea modifica pur i simplu, numrul din
celul.
Multe formule sunt un amestec de referine la celule i numere fixe. Date1e care se pot
schimba sunt cele din celule, n timp ce o valoare fix poate fi inserat direct ntr-o
formul ca un numr.
Ordinea operaiunilor n formule.
1. Parantezele care conin operaiuni.
2. Ridicarea la putere.
3. nmulirea i mprirea
4. Adunarea i scderea.

Aplicarea de formule la noi celule

Se pot copia formulele dintr-o celul n alta. De exemplu, dac creai o ecuaie pentru a
aduna toate numerele din coloana D, se poate utiliza o formul similar pentru coloanele
E i F. Fiecare dintre urmtoarele metode de copiere ale formulelor produce rezultate
diferite:

 Pentru a aplica o formul pe care ai creat-o ntr-o coloan i pentru a o muta la

alte coloane, selectai colul din dreapta al celulei-formul i tragei orizontal,
peste coloanele int (figura 4.5). Acest proces copiaz formula n fiecare
coloan, i, de fiecare dat, formula se schimb pentru a se referi la celulele din
noua sa coloan. Aceasta se numete o referin relativ ia celule (spre
deosebire de o referin absolut).
Pentru a muta o formul ntr-o nou celul, laolalt cu referinele sale, dai clic,
pe celula-formul, cu sgeata mausului (dai clic pe marginea celulei) i tragei-o
ntr-un alt loc. Dac cursorul nu este exact peste marginea celulei, el nu va arta
ca o sgeat.
Dac se dorete ca s mutai formula dumneavoastr ntr-o nou celul (nu s o
copiai) i ca formula s se refere la celulele din coloana de unde ai mutat-o,
inei apsat tasta CTRL n timp ce tragei formula.

Formula a fost
creat aici

Aceste celule conin formula

copiat dar cu referire la
propria coloan

A fost aplicat dnd clic i

trgnd de marginea din
dreapta jos a celulei

Figura 4.5: Se trage formula pe creat n celula B5, n celulele C5 E5. Formulele
copiate vor efectua acum calcule pentru noile lor coloane, nu pentru coloana B.

Mutarea simultan a formulelor

Pentru a muta sau a copia un grup de formule, inei apsat tasta SHIFT n timp ce
selectai formulele, eliberai tasta SHIFT, iar apoi mutai-le. Cnd tragei formule grupate
ntr-o nou locaie, formulele se vor referi la setul iniial de celule.
Dac inei apsat tasta CTRL, formulele care vor fi copiate se vor referi la celulele
din noua coloan.

Mutarea unei formule n sus sau n jos ntr-o coloan nu afecteaz celulele la care se
refer.

Operatorii din formulele Excel

Pentru a fi explicai mai uor, operatorii programului Excel pot fi mprii n patru
categorii generale: aritmetici, de comparaie, de text i de referin. n majoritatea
cazurilor vei utiliza operatori aritmetici. Ceilali sunt utili pentru proiecte mai complexe.

Operatorii aritmetici
Ai lucrat deja cu operatorii aritmetici: de exemlp1u, semnul plus (+) i semnul minus
(-). Iat care este colecia standard de operatori aritmetici:
Operator

Efectueaz

Adunare

Scdere

Inmulire

Imprire

Procentaj

Ridicare 1a putere

Exemple:
=B5*10% calculeaz 10 la sut din coninutul celulei B5.
=B5^2 calculeaz ptratul coninutului celulei B5.

Operatori de comparaie
Operatorii de comparaie v permit s inspectai dou valori i s ajungei la o concluzie
n privina valorilor lor relative. Ei sunt de obicei cuplai cu funciile logice din Excel
Iat operatorii de comparaie:
Operator

Semnificaie

Egal cu

>

Mai mare dect

>=

Mai mare sau egal cu

<

Mai puin dect

<=

Mai puin sau egal

<>

Diferit de

Operator de text
Singurul operator de text al programului Excel este semnul &. Acesta este utilizat
pentru a combina textul. De exemplu, dac avei cuvntul cow n celula C7 i cuvntul
boy n C8, formula =C7&C8 va crea iru1 de text cowboy.

Operatori de referin
Excel ofer i operatori de referin. Cea mai obinuit referin este la un domeniu de
celule. De exemplu, expresia B1:C3 se refer la celulele B 1, C3 i la toate celulele dintre
ele. Operatorul de referin este semnul : . Adic vei folosi dou puncte pentru a separa
prima i ultima celul dintr-un domeniu.
Referirea la celule n formule
Cnd tastai numele unei celule ntr-o formul, ai creat o referin. Ea ofer formulei o
legtur cu acea celul. S examinm diferena dintre formulele care se refer la o
singur celul i formulele care lucreaz cu mai multe celule deodat.
Unele formule efectueaz un calcul cu referire la o anumit celul. Aceasta este o
referin la o singur celul. Dac se dorete ca formula s se refere la o celul, dai clic
pe celula respectiv sau tastai adresa celulei n bara de formule. Iat un exemplu de
referin la o singur celul:

=(B3/8)*115%
Aceast formul mparte coninutul celulei B3 la 8 i apoi nmulete rezultatul cu
115%. Unele formule calculeaz un ntreg domeniu de celule. n urmtorul exemplu,
celulele

de la B3 pn la B5 reprezint domeniul de referin asupra cruia va aciona formula.

(8*SUM(B3:B5)*115%)
n acest exemplu, formula nmulete suma celulelor de la B3 la B5 i apoi nmulete
produsul cu 115%. Aa cum putei vedea, pentru a specifica un domeniu de celule,
inserai dou puncte ntre dou adrese de celule. Formula va examina apoi automat toate
celulele dintre ele, inclusiv cele dou celule.
Observaie: n loc s introducei un domeniu de celule ntr-o formul, dai clic i
tragei peste toate celulele pe care dorii s le includei, iar Excel va insera automat
domeniul n formul.

Folosirea tabelelor de cutare

Tabelele de cutare sunt matrice speciale (domenii de celule) create astfel nct
o funcie de cutare s poat folosi datele.
Exemplu:

Tabelul de cutare const din domeniul de celule A3:B5. Celulele A3 pn la A5 conin

cantiti, n timp ce celulele B3 la B5 conin preurile.
In exemplul de mai sus, cantitatea pe care o introducei n coloana A (de exemplu, 10,
25 sau 50) face ca un pre special al materialelor s apar n coloana B. Tabelul de
cutare a fost creat pentru a oferi cele mai sczute preuri ($7.75, coloana B) pentru
cumprarea celei mai mari cantiti (50 sau mai mult, coloana A). Cumprarea unui
volum mai mic de materiale (s zicem 10 sau mai puin), face ca celula adiacent din

coloana B s afieze un pre mai mare pentru un bilet. Scopul unui tabel de cutare este,
deci, acela de a permite specificarea unui domeniu de numere introduse ntr-o anumit
coloan va declana un anumit rezultat ntr-o alt coloan. Aa cum se vede din acest
exemplu, celula B 10 conine o formul a unui tabel de cutare i afieaz rezultatele
unei formule aplicabile.
Uneori, se pot utiliza tabele de cutare care s cuprind att text, ct i numere. n
exemplul urmtor, Excel insereaz diferite cuvinte n funcie de cantitile comandate.
Coninutul celulelor din B3, B4 i B5 a fost nlocuit cu text.

Tehnici avansate de lucru cu formule

Exist formule care declaneaz aciuni bazate pe anumite criterii, cum ar fi prezena
unei anumite fraze de text, a unui numr sau a unei date.
Aceast formul spune c dac celula
G7 conine IS atunci nmulete B19
cu 1.08, altfel afieaz mesajul N/A

Formula urmrete
aceast celul
Dac textul este prezent, atunci
totalul este nmulit cu 1.08

Figura 4.6: Formula supravegheaz celula G7 pentru prezena textului IS.

Celula B 19 arat suma tuturor achiziiilor (cantitatea comenzilor) care sunt listate n
coloana B. Pentru a crea o formul care adaug numerele din coloana B i care afieaz
rezultatele n B:19, trebuie s se tasteze:
Pentru a crea suma achiziii lor, se fac urmtorii pai:
1. Se selecteaz locul n care se dorete s apar suma achiziiilor (n acest
exemplu, suma apare n celula B19).
2. Se d clic pe semnul egal din bara de formule.
3. Se tasteaz formula Sum(B11:B15) (Excel adaug automat semnul egal). Pentru
a termina formula, se apas Enter sau clic din nou pe semnul egal.

Pentru a face ca o foaie de calcul s aleag ntre dou aciuni, trebuie s i se ordone s
supravegheze ndeplinirea unei anumite condiii.

Construirea unei formule

Foaia de calcul din figura 4.6 are un cmp referitor la stat, iar funcia, Ori de cte ori
cmpul Jude conine IS, adaug TVA la totalul cumprturilor.
Cmpul Stat este celula G7.
Suma cumprturilor se af1 n celula B19.
Aceast formul va aprea ntr-un cmp etichetat Total General, care va conine
suma dintre totalul cumprturilor i taxa pe valoare adugat. Celula B20 va fi
celula-formul care va conine att formula, ct i totalul general afiat.
Formula ESTE:
=IF(G7=IS,B19*1.08,N/A)
Interpretare: Dac celula 07 conine CA, atunci nmu1ete celula B 19 cu 108 la
sut. Altfel, afieaz N/A.
Stabilirea unei condiii cu ajutorul funciei if
1. Se d clic pe celula n care se dorete s apar formula i apoi pe semnul egal de
pe bara de formule.
2. Se d clic pe sgeata cu vrful n jos af1at n stnga barei de unelte i se
deruleaz n jos. Se selecteaz funcia IF din lista derulant. Apare o caset de
dialog, figura 4.8.

Fig 4.8: Caseta de dialog a formulei IF.

Caseta de dialog are trei linii n care pot fi introduse diferite pri ale formulei.
Logical_test Specificai condiia a crei ndeplinire trebuie s o verifice formula. n
acest exemplu, i vom spune formulei s caute textul IS n celula pe care o
definim ca fiind celula Stat. Aceast celul este 07.
Value_if_true Specificai ce se va ntmpla dac se ndeplinete condiia (True). n
acest exemplu, dac textul IS apare n celula Stat, atunci taxa pe valoare
adugat ar trebui adunat cu suma achiziiilor.
Value_if_false Specificai ce ar trebui s se ntmple dac textul IS nu apare
n celula State. n acest caz, n coloana taxei pe valoare adugat va aprea un
simplu N/A (non aplicabil).

Elaborarea liniei logical_test

Trebuie s stabilii condiia pe care se dorete ca formula s o supravegheze.
1.Se d clic pe butonul Range Selector af1at la dreapta primei linii, i caseta
principal de dialog a formulei este nlocuit cu o singur linie af1at n partea
de sus a ecranului.

2. Aceast parte a formulei ncepe cu o referin la celul. n loc s se tasteze adresa

celulei, se d clic pe celul (n acest caz, G7), iar referina la celul va aprea n
formul.
3. Se tasteaz =IS (inclusiv ghilimelele) pentru a stabili condiia pe care o va
cuta formula. (orice text introdus, trebuie s fie tastat n celula G7, pentru ca
formula s funcioneze). Se revine la caseta de dialog a formulei IF
4. Se d clic din nou pe butonul Range Selector (af1at n dreapta) i caseta de
dialog a formulei IF se va extinde, permind introducerea restului formulei.

Verificarea rezultatelor
Pentru a verifica o formul, se fac urmtoarele:
1.Se tasteaz IS n celula G7, i celula Total General va aduga TVA la valoarea din
celula Total (figura 4.9).
2.Se tasteaz orice alt abreviere a unui stat n celula G7, i Totalul General va
repeta pur i simplu ceea ce apare n celula Total.
3.Pentru a testa mai n profunzime funcionalitatea formulei, se tasteaz noi achiziii
n oricare din celulele de la nceputul coloanei B i celula Total se schimb,
fcnd ca i celula Total General s se modifice la rndul ei.

Figura 4.9: Testarea formula IF tastnd IS n celula Jude,

nlocuind-o apoi cu un alt jude.

Calcule instantanee
Unele calcule importante pot fi fcute fr a mai implica direct o formul.
Adunarea rapid a numerelor
Pentru a aduna un rnd sau o coloan de cifre, se utilizeaz facilitatea AutoSum. Se
selecteaz ntregul rnd sau ntreaga coloan de cifre care se doresc a fi adunate i se d
clic pe butonul AutoSum.
Linia aflat imediat sub, sau la dreapta grupului de numere selectat, va afia suma
acestor numere.
AutoSum genereaz de fapt o formul care este localizat n celula ce conine suma. Se
poate muta celula-formul i ea se va referi tot la acelai grup de celule. Aceast libertate
de micare poate fi important dac lista de numere crete i este nevoie de spaiu pentru
a aduga altele.

Efectuarea de calcule obinuite pentru a extrage informaii din celulele selectate

Cnd este nevoie de informaii din anumite celule, se pot face rapid calcule obinuite fr
a mai apela la formule. Pur i simplu se selecteaz celulele, se d clic cu butonul drept
oriunde pe bara de stare din Excel (aflat n partea de jos a ecranului) i se selecteaz
funcia adecvat. Se poate utiliza aceast metod pentru a obine rapid suma unui rnd
sau a unei coloane, sau chiar pentru a totaliza celulele aflate n diferite pri ale foii de
calcul. Se poate face i media unui grup de numere, localiza valoarea minim sau
maxim, sau calcula numrul de celule completate dintr-o selecie. Totui, nu se poate
copia rezultatul n clipboard, sau muta acest rezultat ntr-o celul diferit. Aceast
facilitate este pur informativ.

Figura 4.10: Selectai celulele, iar suma

lor va aprea n partea de jos a
ecranului Excel. Clic cu butonul drept
pe bara de stare pentru a vedea
rezultatul altor calcule

Proiectarea datelor fr ajutorul unei formule

Nu toate coleciile de date necesit o formul. Se pot face proiecii bazate pe o serie de
numere, care s indice care vor fi valorile urmtoare. Excel utilizeaz relaiile ntre
numerele dintr-un grup de celule selectate i ofer urmtoarea secven logic de numere
n celulele vecine.
Aceast facilitate este util, cnd se dorete s se determine care va fi evoluia unor
parametri n urmtoarele luni, bazat pe valorilor din lunile precedente (figura 4.1 l).

Figura 4.11: Selectnd cifrele din ianuarie i februarie i apoi trgnd

la dreapta, se pot proiecta evoluiile pentru urmtoarele luni.

Proiectarea instantanee a datelor viitoare

Pentru ca Excel s analizeze relaia dintre un set de numere i apoi s determine care
numere vor urma n mod logic, se parcurg urmtoarele etape:
1.Se selecteaz numerele de la care pornete proiecia. Se d clic pe primul numr
din serie, innd apsat tasta SHIFT i apoi dnd clic pe ultimul numr din
aceast serie, sau dnd clic i trgnd de la primul la ultimul numr.
2. Se plaseaz mausul peste colul din dreapta-jos al seleciei (un ptrat mic, negru)
i sgeata mausului se va transforma ntr-o cruciuli. Se d clic i se trage n jos,
selectnd cte celule se dorete. Noile celule continu conform modelului stabilit
de celulele selectate mai nainte. Noile celule sunt umplute cu text sau date
numerice, nu cu formule.

Proiectarea valorilor ntre anumite numere date

Dac foaia de calcul are valori de nceput i de sfrit, Excel poate umple celulele
dintre cele dou valori cu o suit de numere. Utilizai aceast facilitate atunci cnd
trebuie s aflai ce anume s-a ntmplat ntre dou rezultate. Pentru a proiecta valorile
dintre dou numere, facei urmtoarele:
1.

Selectai numrul iniial i numrul int, apsnd tasta SHIFT n timp ce se d clic
pe fiecare numr (sau selectai domeniul dintre cele dou numere dnd clic i
trgnd).

2.

Dup ce ai selectat domeniul, selectai Fill din meniul Edit i alegei Series. Va
aprea caseta de dialog Series.

3.

Pe panoul n din Series se d clic pe Columns. Se verific daca este selectat

opiunea Linear i se d clic OK. Excel va umple celulele dintre celula de
pornire i cea int.

Figura 4.12: Se utilizeaz comanda Series pentru a completa numerele dintre cele
dou valori existente la cele dou capete ale rndului sau coloanei.

Facilitatea de recalculare automat din Excel

n mod normal, Excel recalculeaz de fiecare dat cnd se schimb vreun numr pe o
foaie de calcul. n afara cazului n care se comand ceva contrar, Excel recalculeaz
ntotdeauna nainte de a salva. Dac se dorete s se dezactiveze opiunea de recalculare
automat, se selecteaz Options din meniul Tools i se d clic pe pagina Calculation. Sub
setrile Calculation, se d opiunea Manual. De acum ncolo, pentru a recalcula manual o
foaie de calcul, se aps F9.
Utilizarea de referine relative, absolute i mixte
Referinele relative, absolute i mixte sunt foarte utile atunci cnd se dorete s se
copieze sau s se lipeasc celule i s se mute pe foaia de calcul. O referin variabil va
varia n funcie de locul n care este copiat formula. De exemplu, s presupunem c o
formul din celula A15 se refer la celula A1. Dac se copiaz formula din A15 i se
lipete n celula B15, referina relativ va indica apoi spre celula B1. Toate referinele
sunt relative n afara cazului n care se specific a fi absolute.
O referin absolut, pe de alt parte, se refer ntotdeauna la aceeai celul, indiferent
unde este copiat i lipit formula pe foaia de calcul. De exemplu, dac o formul lin
celula A l5 se refer la celula A1, atunci ea se va referi ntotdeauna la celula A1, chiar
dac se copie i se lipete n alte celule.
O referin mixt este, aa cum indic i numele, n parte relativ i n parte absolut.
Se pot crea trei tipuri de referine mixte:
Referine mixte care indic spre o coloan specific i un rnd relativ (cum ar fi
$A1)

Referine mixte care indic spre un rnd specific i o coloan relativ (cum ar fi

A$1)
Referine mixte care indic spre o foaie de calcul specific i spre un rnd sau o
coloan relative (cum ar fi Sheet2: $A$1)
Pentru a schimba tipul de referin, se parcurg paii urmtori:
1. Plasai punctul de inserie n interiorul sau lng celula respectiv.
2. Apsai F4.