1. Analiza sistemului informaional (SIF) existent.

1. Necesitatea i fazele analizei SIF

Analiza sistemului informaional existent reprezint prima etap a ciclului de
via a unui sistem informatic. Aceast etap este realizat, de regul, de ctre o
echip constituit din analiti de sisteme i beneficiari (utilizatori).
Obiectivul de baz al etapei de analiz a SIF existent presupune efectuarea
unui studiu complex asupra activitii informaionale a unitii beneficiare (UB), a
resurselor informaionale de care dispune unitatea, precum i a fluxurilor
informaionale existente. Analiza este necesar pentru a scoate n eviden, att
aspectele negative ale SIF existent, ct i cele pozitive n vederea realizrii unui
nou SI care s satisfac cerinele informaionale ale UB i, implicit, s sporeasc
performanele acesteia.
Realizarea, n timp, a etapei de analiz implic cteva faze :
1. Preliminar (Investigaia iniial) presupune urmtoarele activiti:
pregtirea condiiilor necesare analizei SIF;
constituirea colectivului pentru analiza SIF;
elaborarea programului de realizare.
2. De baz, (realizarea propriu zise a analizei SIF) include:
documentarea pentru analiza SIF;
alegerea procedeelor de analiz a SIF;
studiul componentelor SIF existent;
evaluarea critic a SIF existent;
elaborarea variantelor de realizare a SI;
3. Final, include:
definitivarea documentaiei analizei SIF;
avizarea analizei SIF de ctre conducerea UB;
Remarc: n continuare, vom face referin la fiecare dintre aceste faze,
fcnd o caracteristic detaliat a activitilor pe care le include.
n concluzie, etapa de analiz a SIF existent reprezint o etap critic n
ciclul de via al unui SI, deoarece etapele ce vor urma implic cheltuieli
apreciabile de resurse: financiare, umane, materiale, pentru o perioad lung de
timp, i, prin urmare, necesit i luarea unei decizii n vederea acceptrii unui
asemenea proiect.

2. Faza preliminar de analiz a SIF

Faza preliminar subnelege o investigare iniial pentru a putea justifica
necesitatea elaborrii uni nou sistem informatic. Astfel, la aceast faz sunt
1

identificate cerinele necesare modificrilor ce se impun in organizarea i

funcionarea SIF n viziunea conceperii i realizrii unui nou SI. Aceste cerine pot
aprea n urma schimbrilor majore tehnologice, sau datorit necesitii de
rezolvare a unei anumite probleme, ori necesitii de extindere a sistemului
existent.
Investigaia iniial are la baz Cererea de realizare a SI (Nota de
comand) i Contractul de execuie. Cererea este naintat de unitatea
beneficiar prin care se precizeaz motivul pentru care se impune schimbarea, sunt
concretizate obiectivele urmrite, precum i beneficiile i costurile anticipate.
Contractul de execuie pentru analiza SIF se ncheie ntre UB i unitatea de
proiectare a noului sistem. Valoarea contractului se determin in baza unui deviz n
care se prevd: timpul preconizat pentru efectuarea analizei, personalul implicat,
tarifele de realizare, termenele de execuie, inclusiv obligaiile prilor contractate
i modul de achitare a lucrrii.
Constituirea colectivului pentru analiza SIF, presupune 3 variante de realizare.
Acest colectiv poate include:
a. personal propriu al UB;
b. personalul unei uniti specializate n proiectarea SI (institut pentru
conducere i informatic, societi comerciale profilate pe SI, instituii de
nvmnt superior, etc.);
c. personalul UB i al unitii de proiectare;
Prima variant reprezint avantajul cunoaterii temeinice a SIF de ctre
colectivul de analiz, asigurnd calitatea realizrii analizei ntr-un timp relativ
scurt. Dezavantajul este c membrii colectivului nu pot sesiza toate deficienele i
limitele reale ale SIF, deoarece sunt familiarizai cu structura i funcionarea SIF,
prin urmare ei pot fi lipsii de obiectivitate.
Varianta a doua prezint avantajul c membrii colectivului de analiz snt
specializai n realizarea unor astfel de probleme, cunosc deficienele i limitele
altor SIF similare cu cel analizat, dar sunt n dezavantaj privind timpul de realizare
a analizei SIF existent, fiind mai ndelungat, deoarece se impune o cunoatere
detaliat a unor anumite pri cu caracter specific al SIF.
Varianta a treia este cea mai utilizat datorit maximizrii avantajelor i
minimizrii dezavantajelor celor 2 variante menionate anterior.
De reinut c, indiferent de variant, din componena colectivului trebuie s fac
parte conductorii compartimentelor funcionale supuse analizei, specialiti care
cunosc activitile desfurate n SIF, inclusiv analiti de SIF-le (pentru informaii
utile, eliminarea celor de prisos, sesizarea neajunsurilor, formularea cerinelor
informaionale pentru viitorul sistem).
Numrul membrilor colectivului depinde de obiectivele analizei, sfera de
cuprindere, complexitatea SIF i particularitile sale, inclusiv termenele de
realizare.
Desfurarea activitii de analiz a SIF se efectueaz pe baza unui program de
realizare prin care se urmrete folosirea raional a personalului, termenele
intermediare i finale, precum i procedurile de control i avizare a realizrii
analizei SIF al UB.
2

3. Realizarea propriu-zis a analizei SIF (faza de baz)

3.1. Documentarea pentru analiza SIF
Analiza propriu-zis a SIF existent este un proces de obinere a informaiilor
(de documentare) despre fenomenele i procesele economice care au loc n UB i
are trei obiective majore:
nelegerea complet a sistemului existent, n special a modului de
funcionare;
Stabilirea unei relaii de lucru cu beneficiarii, pentru a obine acceptul i
sprijinul acestora n realizarea noului SI;
Colectarea datelor necesare pentru
identificarea necesitilor
beneficiarului, stabilirea cerinelor fa de viitorul sistem i formularea
recomandrilor echipei de conducere.
Realizarea acestor obiective presupune un proces de documentare asupra
SIF existent care include: studiul unor probleme de organizare a USE,
particularitilor procesului tehnologic de prelucrare a datelor, fluxurilor
informaionale, activitilor desfurate, precum i cadrului legislativ-normativ
impus funcionrii SIF. In acest context, se studiaz modul de organizare i de
conducere a USE, obiectul activitii de baz, particularitile procesului
tehnologic de fabricaie, strategia i tactica conducerii n realizarea sarcinilor de
producie, principalele aciuni pentru dezvoltarea unitii, activitile desfurate,
documentele folosite, compartimentele implicate, frecvenele i termenii de
realizare a documentelor utilizate, sistemul existent de codificare a datelor etc.
In paralel, se studiaz dotarea existent cu calculatoare i posibilitatea de
asimilare a acesteia n condiiile unui nou SI.
De asemenea, se studiaz legile, hotrrile, decretele, normativele, instruciunile
care reglementeaz activitatea fiecrui compartiment al UB, modul cum sunt
respectate cadrul legislativ i propriile decizii de funcionare efectiv a SIF al
unitii analizate. Documentarea trebuie s in seama i de cele mai noi realizri
ale organizrii i funcionrii SIF-le, precum i de experiena pozitiv existent n
unitile care fac parte din aceeai ramur cu unitatea studiat.
Procesul de documentare poate fi realizat doar n baza unor surse de
informaii (date) care pot fi att de ordin intern, ct i de ordin extern UB. Printre
principalele surse interne pot fi numite: angajaii UB (este cea mai important
surs, deoarece cunosc toate subtilitile sistemului), compartimentele
organizatorice ale unitii, precum i alte subsisteme informatice ale unitii.
Sursele externe de informaii includ diverse uniti care au implementate
sisteme asemntoare sau unitile ce le comercializeaz, consultanii i experii n
domeniu, surse guvernamentale, etc. Unul dintre principale avantaje ale acestor
surse (fa de prima categorie) este c ele furnizeaz idei noi, concepte, tehnici sau
experiene inexistente n UB. ns, dezavantajul const n costurile implicate i
timpul necesar obinerii informaiilor, care este mult mai mare, dect n primul caz.

3.2. Alegerea procedeelor de analiza a SIF.

Realizarea documentrii, indiferent de surs, implic folosirea anumitelor
procedee de analiz a SIF. Ele se utilizeaz n funcie de complexitatea i
particularitile SIF, aria de cuprindere a acestuia, condiiile concrete de lucru i
experiena personalului care realizeaz analiza SIF.
Din multitudinea de procedee de analiz a SIF pot fi menionate:
a) observarea direct a activitilor desfurate n SIF este realizat prin
deplasarea membrilor colectivului n compartimente funcionale pentru a surprinde
sfera i particularitilor activitilor desfurate n fiecare compartiment.
Procesul prezint avantajul c este uor de realizat, dar nu este folosit ca
procedeu de baz n analiza SIF, pentru c nu presupune relaii directe ntre echipa
de analiz i personalul implicat.
b) studierea documentaiei existente (elaborat de colectivul propriu al
ntreprinderii) cu privire la diferite propuneri de mbuntire. Procedeul se
folosete in combinaie cu observarea direct, deoarece permite colectivului de
analiz s ntre operativ n posesia unor date deja culese. Dezavantajul - absena
unui dialog cu personalul din compartimentele implicate, ceea ce ar frna analiza,
ar face imposibil surprinderea tuturor aspectelor pentru buna funcionare a SIF.
c) participarea la executarea activitilor din SIF (in paralel cu personalul UB).
Avantajul: permite obinerea unei imagini complete asupra desfurrii activitilor
sub toate aspectele. Dezavantajul: necesit un timp ndelungat i un personal de
analiz cunosctor al activitilor studiate.
d) inventarierea documentelor utilizate in SIF, presupune identificarea i
descrierea tuturor documentelor din SIF care vor fi consemnate cu ajutorul unor
fie unde vor fi incluse toate datele despre fiecare document analizat (denumirea,
cine-l ntocmete, n cte exemplare, mijloacele de calcul folosite, unde circul
fiecare exemplar, cine verific i cum se certific veridicitatea coninutului de
informaie din documente). Prin acest procedeu se poate verifica gradul de utilizare
a coninutului de informaie din documente, rezultnd anumite propuneri de
promovare n continuare sau de eliminare, de raionalizare i perfecionare a
fluxurilor informaionale, acesta fiind avantajul. Dezavantajul: complexitatea
surprinderii tuturor aspectelor privind utilizarea documentelor, ceea ce presupune
obligatoriu, soluia colaborrii dintre echipa de analiz i personalul implicat.
e) chestionarul are la baz o list de ntrebri adresate personalului din UB.
Avantajul este c permite culegerea de informaie ntr-un timp scurt, simultan n
mai multe compartimente, cu un colectiv restrns. Dezavantajul limiteaz analiza
la semnificaia ntrebrilor pe care le conine ( 15 20 ntrebri ), unele rspunsuri
pot fi incomplete, fapt ce necesit folosirea i a altor procedee.
f) interviul studiul SIF prin dialog direct ntre membrii colectivului de analiz
i personalul din compartimentele implicate. Adic, schimbul de informaii se face
fa-n fa, deci, este cea mai potrivit tehnic disponibil analitilor. Avantajul
deosebit de eficient, asigur obinerea tuturor informaiilor necesare (aspecte
4

pozitive, negative a SIF analizat) pentru evaluarea critic a sistemului existent n

vederea nlocuirii acestuia cu un SI.
Dezavantaje: perioad mare de timp, costul i un colectiv de analiz iniiat n
utilizarea interviului.
Utilizarea interviului, ca procedeu de baz n analiza SIF, presupune parcurgerea
unor faze:
pregtirea interviului ( documentarea prealabil asupra SIF, se stabilesc
obiectivele interviului, interlocutorii, problematica, etc. );
desfurarea propriu-zis a interviului;
finalizarea interviului ( o discuie de sintez asupra problemelor abordate i
consemnarea msurilor de perfecionare a activitii studiate).
n concluzie, alegerea procedeelor de analiz a SIF asigur condiiile necesare
realizrii studiului concret al sistemului de ctre echipa de analiz n scopul
evalurii critice a SIF existent.

3.3. Studiul componentelor SIF existent

Studiul componentelor SIF existent presupune:
1. Studiul activitilor UB, vizeaz natura i specificul activitilor desfurate,
documentele n care sunt concretizate fiecare activitate. Activitile au fost
examinate anterior (planificarea tehnico-economic, previziune, programarea,
lansarea i urmrirea produciei, financiar-contabil, personal etc. );
2. Studiul structurii organizatorice a UB care vizeaz urmtoarele aspecte:
cunoaterea cadrului juridic de funcionare;
cunoaterea operaiilor tehnologice, a fluxului de producie i a tipului
de fabricaie (comand, serie, mas );
urmrirea dinamicii anumitor indicatori tehnico-economici pe o
perioad de cel puin 5 ani ( capacitatea de producie, gradul de
folosire a utilajului, costurilor de producie, etc.);
determinarea modului de ierarhizare a sectoarelor de producie (secii,
ateliere, puncte de lucru etc.) i a compartimentelor funcionale
(previziune, financiar, contabilitate, producie, aprovizionare etc.) prin
intermediul organizrii structurii organizatorice a UB;
referirea la metoda de previziune, forma de contabilitate, metoda de
eviden a VM i cea de calculaie a costurilor etc.;
determinarea relaiilor informaionale dintre UB i organele ierarhic
superioare ( minister, alte organe ) i inferioare (uniti subordonate
antiere, puncte de lucru, secii i ateliere dispersate geografic).
3. Studiul deciziilor economico-financiare urmrete modul cum sunt
fundamentate aceste decizii, documentele existente i informaiile de baz.
5

Eventualele neconcordane dintre numrul i coninutul documentelor utilizate

n UB i prevederile actelor normative sau cerinele informaionale care
trebuie semnalate pentru eliminarea documentelor neprevzute de cadrul
legislativ sau nesolicitate de UB. Aceste msuri se impun pentru raionalizarea
prompt a SIF i pentru a ine cont i de actele normative la proiectarea noului
SI.
4. Studiul dotrii cu TC permite analiza dotrii existente cu TC a UE, modul n
care aceasta corespunde cerinelor actuale i de perspectiv din punct de
vedere a integrrii acesteia n configuraia de calcul a noului sistem. In situaia
n care unitatea analizat dispune de un compartiment de informatic, se
verific msura n care acesta asigur funcionalitatea sistemelor informatice
pentru anumite activiti, dar i posibilitile de asigurare a funcionrii i
exploatrii n perspectiv a unui nou SI.
5. Studiul fluxurilor informaionale asigur identificarea circuitului
documentelor n cadrul fiecrui compartiment sau ntre acestea, rezultnd:
descrierea fluxurilor informaionale prin intermediul unei organigrame,
prin care se precizeaz activitile desfurate, compartimentele
funcionale implicate, operaiile i circuitele documentelor n cadrul
fiecrui compartiment i ntre compartimente. Simbolurile folosite sunt
prezentate n figura 1.
evidenierea fluxurilor informaionale paralele, inutile i neraionale, care
urmeaz a fi eliminate din SIF;
identificarea documentelor folosite inutil, care nu corespunde cadrului
legislativ sau snt completate ntr-un numr de exemplare, care nu
corespund cerinelor reale ale sistemului;
determinarea gradului de utilizare a documentelor tipizate, eliminarea
celor netipizate;
verificarea oportunitii informaiilor din documentele utilizate n
vederea precizrii informaiei neutilizate sau informaiei neincluse n
coninutul documentelor;
integrarea SIF specific unitii cu alte SIF externe.
6. Studiul volumului datelor din SIF urmrete determinarea numrului de
documente utilizate n SIF actual i a estimrii numrului mediu de
documente pentru noul sistem, cantitii relative de date ce vor fi prelucrate n
sistem.
Concomitent cu descrierea documentelor, se urmresc i sistemele de coduri
utilizate de UB, pentru a fi preluate n viitorul SI, deoarece activitatea de codificare
necesit mult efort, pe de o parte, iar pe de alt parte, personalul unitii este deja
familiarizat cu modul de utilizare a sistemelor de coduri. In rezultatul studiului
volumului de date pot fi formulate (de ctre echipa de analiz ) recomandri
privind configuraia sistemului, precum i necesarul de resurse tehnice. De
asemenea, informaiile respective pot fi folosite la evaluarea critic a SIF studiat.

Operaie
efectuat

Documentul
utilizat

Document
provenit din
alte sisteme

Document
ntocmit n mai
multe exemplare

Arhivarea
documentelor

Sensul
circulaiei
documentelor

Figura 1. Simboluri utilizate n descrierea fluxurilor informaionale

Studiul costurilor de funcionare a SIF existent, se determin

categoriile de cheltuieli ale UB pentru ntreinerea SIF existent. Aceste
cheltuieli pot fi:
cheltuieli cu salariile personalului implicat n funcionarea SIF;
cheltuieli cu amortizarea si ntreinerea echipamentului de calcul;
cota parte din amortizarea cldirilor n care au loc procesele informaionale;
cheltuieli cu materialele consumate ( hrtie, supori tehnici, etc. );
alte cheltuieli necesare SIF existent.
Acest studiu este folosit n calculul indicatorilor de eficien determinai la
etapa de implementare conform cruia se compar cheltuielile SIF existent cu cele
ale noului SI proiectat.
7.

3.4. Evaluarea critica a SIF existent

Obiectivul urmrit prin evaluarea critic a SIF existent este de a evidenia
performanele i limitele acestuia n raport cu cerinele informaionale ale UB,
precum i formularea direciilor principale privind calitatea funcionrii sistemului.
Astfel, evaluarea critic a SIF existent cuprinde urmtoarele aspecte:

Obiectivele sistemului, care

permite determinarea modului n care
sunt rezolvate cerinele informaionale ale conducerii. De asemenea, aceast
evaluare evideniaz msura n care informaiile solicitate lipsesc sau sunt
necorespunztoare sub aspectul preciziei, operativitii i frecvenei de difuzare. n
acelai context se evideniaz i modul de coordonare a funcionrii ntregului SIF
prin studiul comparativ al procedurilor de prelucrare executate n diverse
7

compartimente. Evaluarea critic a obiectivelor evideniaz concordana dintre

nivelurile structurii organizatorice i categoriile de informaii necesare fiecrui
compartiment implicat. Cantitatea de informaie folosit n cadrul fiecrui
compartiment poate asigura o execuie oportun a activitilor sau o lips de
operativitate. Acest aspect al evalurii trebuie s indice informaiile care vor fi
utilizate n viitorul sistem sau cele care se dovedesc a fi inutile sau sunt n
contradicie cu cadrul legal i care urmeaz a fi eliminare.
Mijloacele i metodele folosite n procesul tehnologic de prelucrare a
datelor (PTPD), presupune evidenierea gradului de dotare a UB cu calculatoare
pentru a decide oportunitatea folosirii calculatoarelor din dotare n sistemul nou
sau achiziionarea de noi echipamente de calcul. Tot n aceast faz se pot face
evaluri asupra gradului de uzur fizic sau moral a echipamentelor de calcul i a
msurii n care UB va dispune de fondurile financiare necesare achiziionrii unor
noi tipuri de calculatoare. De asemenea, se verific gradul de integrare informatic
a UB n cadrul specific economiei de pia, de cooperare n producie, de studiul
pieei etc.
Personalul, prin care se determin gradul de utilizare a timpului de
lucru pe compartimente i gradul de ncrcare a personalului, n vederea formulrii
propunerilor de mbuntire a activitii personalului i a modului n care acesta
este pregtit pentru implementarea unui SI.
costurile de funcionare, presupun evidenierea msurilor pentru
reducerea tuturor cheltuielilor ocazionate de funcionarea SIF.
n concluzie: Evaluarea critic a ntregului SIF determin direciile de
perfecionare a SIF existent i oportunitatea proiectrii i realizrii unui nou SI.

3.5. Elaborarea variantelor de realizare a SIF

Elaborarea variantelor de realizare a SIF include urmtoarele faze:
stabilirea funciilor, cerinelor i restriciilor viitorului SI se bazeaz pe
evaluarea critic a SIF, obiectivele generale cerinele, condiiile UB. De asemenea,
presupune determinarea ariei de cuprindere a viitorului SI (evidene, luarea
deciziilor, optimizarea activitilor de baz i auxiliare etc.). Precizarea cerinelor
generale a viitorului SI se face n raport cu concluziile analizei SIF existent.
Restriciile generale ale noului SI se stabilesc n concordan cu cadrul legislativ
cu nivelul resurselor materiale, financiare i umane de care dispune UB i cu
durata de timp propus pentru conceperea i realizarea noului sistem.
definirea soluiei generale de principiu pentru SI, se refer la funciile,
cerinele i restriciile anterior delimitate pentru a defini una sau mai multe definiii
de organizare a prelucrrii datelor pentru viitorul SI. Pentru fiecare variant de
realizare se stabilete numrul activitilor i gradul de informatizare a acestora
(prin delimitarea procedurilor automate i manuale). De asemenea, vor fi precizate
8

modificrile n structura i atribuiile preluate de ctre noul sistem n raport cu cele

care vor rmne n exclusivitate n sarcina comparaiilor funcionale.
n dependen de aceste opiuni cu caracter funcional se studiaz soluiile
tehnice de principiu cum ar fi:
Posibilitile financiare ale UB de a dispune de echipamente de culegere,
transmitere i de prelucrare a datelor;
Tipul calculatoarelor folosite i modul de exploatare:
Tipuri de sisteme de operare (WINDOUS, UNIX, etc.);
Tipul produselor program utilizate (specifice, generalizabile);
Tipul suporturilor de date folosite;
Modul de organizare a datelor (fiiere, baze de date, baze de cunotine);
Tipul de prelucrare a datelor (centralizat, distribuit, interactiv, n loturi).
evaluarea costurilor fiecrei variante de realizare a noului sistem
urmrete definitivarea informaiilor referitoare la costurile implicate i efectele
economice ateptate pentru fiecare variant. Prin comparare UB selecteaz varianta
mai eficient pe care se va baza proiectarea general, proiectarea de detaliu i se va
implementa SI.
4. Finalizarea analizei SIF
Etapa de analiz a SIF existent este finalizat cu definitivarea
documentaiei i ntocmirea unui Raport de analiz n care sunt consemnate,
ntr-o form general (sintetizat), rezultatele analizei efectuate i care include
urmtoarele elemente:
Scopul, domeniul i restriciile proiectului;
Legtura proiectului cu planul strategic al ntregului SIF;
Aprecierile critice fa de sistem;
Recomandri privind mbuntirea SIF existent i pentru proiectarea
unui nou SI;
Descrierea informaiilor necesare lurii deciziilor ulterioare, etc.
Raportul, mpreun cu un exemplar de documentaii (descrierea activitilor,
organigrama structurii organizatorice a USE, organigrama fluxului informaional,
descrierea i analiza documentelor, descrierea codurilor utilizate) sunt utilizate de
proiectanii de sistem, drept elemente de baz, n etapele ce vor urma.