Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MANUAL
EXPERT IMPLEMENTARE
FONDURI STRUCTURALE
2015
CUPRINS
Capitolul 1. Procese i instrumente de Management de proiect ................................................ 7
1.1
1.2
1.3
Fazele implementrii unui proiect finanat din fonduri structurale i de coeziune. ................................ 22
1.4
2.2
echip
................................................................................................................................................................ 69
2.4
3.1.1.
3.1.2.
3.2.
Managementul achiziiilor...................................................................................................................... 94
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.
3.2.5.
3.2.6.
3.3.
Situaiile din implementarea proiectelor care pot genera conflict de interese, incompatibilitate, neregul
3.3.2.
Prevederi din OUG 34/2006 I HG 925/2006 privind conflictul de interese, incompatibilitatea, neregula
Prevederi din OUG 66/2011 privind conflictul de interese, incompatibilitatea, neregula si frauda ..... 115
3.3.4.
3.3.5.
3.3.6.
3.3.7.
3.4.
3.4.2
3.4.3
4.1.1
Fluxul fondurilor UE i de la bugetul de stat, reglementri relevante europene i naionale .............. 150
4.1.2
Prezentare general asupra aspectelor importante/principiilor de baz ale managementului financiar 163
4.1.3
4.1.4
Erori frecvente ntlnite n ntocmirea unei Cereri de Rambursare (CR) ............................................. 171
4.2
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.3.
Controlul intern asigurarea unui control intern eficient si adecvat .................................................... 193
4.3.1.
4.3.2.
4.3.3.
Conceptul de control public Intern n statele membre ale uniunii Europene ........................................ 196
4.3.4.
4.3.5.
4.3.6.
4.4
4.4.1.
4.4.2.
Abordrile Total Quality Management (TQM), ISO 9001:2008, instrumentele i ciclul de mbuntire a
calitii ..................................................................................................................................................................214
4.4.3.
5.1.2.
5.1.3.
5.2
Proceduri specifice de monitorizare: vizite la faa locului i verificri suplimentare. Asistena post-
contractare. Verificarea, controlul i auditul proiectului. Pstrarea i arhivarea documentelor .......................... 240
5.2.1.
5.2.2.
Proceduri specifice de monitorizare: vizite la fata locului i verificri suplimentare ............................ 241
5.2.3.
5.2.4.
5.2.5.
5.3
Lecii nvate i bune practici n implementarea proiectelor n perioada 2007 2013 n Romnia.
5.3.1.
Greeli frecvente ale beneficiarilor i probleme identificate n implementarea proiectelor .................. 257
5.3.2.
Lecii nvate din implementarea proiectelor n perioada 2007-2013 n Romnia .............................. 274
5.3.3. Bune practici n implementarea proiectelor, n perioada 2007-2013, n Romnia ................................. 277
Anexa 1 - Scurt prezentare a Programelor Operaionale .................................................................................. 281
Anexa 2 Chestionar evaluare mediu de control intern .................................................................................... 294
Anexa 3 Recomandri Control Intern ............................................................................................................. 295
Anexa 4 Exemple constatri audit la nivelul beneficiarilor de proiecte .......................................................... 297
Anexa 5 - Lista procedurilor pe domenii de activitate ...................................................................................... 298
Anexa 6 - Managementul Calitii in Proiecte .................................................................................................. 299
ABREVIERI
AA
Autoritate de audit
ACP
ADI
AM
Autoritatea de Management
ANAF
ANI
Axa Prioritar
AS
Activitate specific
AT
Asisten Tehnic
BF
Beneficiar final
BS
Buget de Stat
CC
Curtea de conturi
C&D
Cercetare&Dezvoltare
CI
Control intern
CDI
CES
CP
Cerere de prefinanare
CSNR
CTE
CLLD
CR
Cerere de rambursare
DA
Documentaie de atribuire
DLAF
FESI
FEDR
FIT
FSE
FC
Fondul de Coeziune
FEADR
FEPAM
FEAD
FLAG
GAL
GECT
HG
Hotrre de Guvern
HCL
IMM
ITI
IGSU
IT
Tehnologia Informaiilor
JOUE
Jurnalul oficial al UE
LVCR
LLL
NUTS
NEET
OT
Obiectiv Tematic
OI
Organism Intermediar
OIR
OS
Obiectiv Specific
ONG
Organizaie Non-Guvernamental
OLAF
P&L
Profit&Pierdere
PNDR
PI1..n
Prioritate de investiii
PO
Program Operaional
POC
POR
POCA
PODCA
POSCC
E
POSDR
U
POIM
POCU
POAT
POP
PIB
PCM
PIN
PT
Proiect tehnic
SCMI
SEAP
SF
Studiu de fezabilitate
SMIS
SNCDI
SNA
SPO
TEN-T
TIC
TQM
UCVAP
VET
anumit obiectiv/pentru a obine anumite rezultate ntr-o perioad de timp bine delimitat;
activitile din cadrul proiectului nceteaz n momentul n care obiectivul respectiv a fost
atins2.
Declerck, definete proiectul ca fiind:un set de aciuni limitate n timp i spaiu, n
interiorul unui mediu politic, social i economic, dar i n direct interaciune cu el, a cror
int este un scop unic, redefinit progresiv de raionamentul dintre gndire (planul proiectului)
i realitate3
Conform ISO21500 PROIECT proiectul set unic de procese constnd din activiti
coordonate si controlate, cu date de nceput si sfrsit, desfsurat pentru a ndeplini un obiectiv.
ndeplinirea obiectivului necesit livrabile n conformitate cu cerinte
specifice, incluznd
2Project
3
are un scop clar definit - Scopul unui proiect este, n primul rnd, de a rezolva o
problem, de a modifica, n sens pozitiv, situaia actual care este una ce afecteaz
n mod negativ grupul int, beneficiarii proiectului;
are obiective generale i specifice - Obiectivele trebuie s fie SMART - Specifice,
Msurabile, posibil de Atins, Realiste i ncadrate n Timp, care pot fi evaluate,
astfel putnd-se aprecia dac s-a fcut ce s-a propus, la calitatea dorit. Definirea
clar a obiectivelor constituie cea mai important premis a unui proiect i a
desfurrii managementului proiectului;
se adreseaz unui grup int bine definit - Grupul int al proiectului este alctuit
din persoanele crora i se adreseaz proiectul i care au n comun aceeai nevoie sau
problem. Grupul int reprezint entitatea care va fi afectat n mod pozitiv de
implementarea proiectului, pentru i cu care se lucreaz ndeaproape n cadrul
proiectului. Grupul int trebuie s fie cuantificat, localizat, definit ca structur,
identificat dup nevoile comune;
are un termen de nceput i un termen de finalizare clar definite;
are un set de activiti interdependente, intercondiionate - Activitile sunt
mijloacele de obinere a rezultatelor proiectului;
are un anume plan riguros dup care se desfoar ntregul proiect, metod de a
prezenta activitile unui proiect n succesiune logic i cu toate dependenele care
exist ntre ele (nimic nu este lsat la voia ntmplrii, totul trebuie analizat,
prevzut i planificat n detaliu);
are rezultate msurabile, concrete - Rezultatele sunt produsele activitilor
desfurate n perioada de implementare a proiectului, iar realizarea lor conduce la
ndeplinirea obiectivelor specifice i a obiectivului general. Rezultatele sunt active
tangibile sau intangibile create de proiect i pot fi reprezentate modele, sisteme i
produse de diferite tipuri. Ele pot fi reprezentate i de procese operaionale,
schimbri organizaionale, etc. Relaia activitate resurse - rezultat - obiectiv
este cheia logicii proiectului;
are indicatori Indicatorii sunt instrumente ce msoar performana, modul n care
au fost ndeplinite obiectivele (generale i specifice) i dac au fost obinute
rezultatele, att pe parcursul, ct i la finalul proiectului. Indicatorii sunt cantitativi
i calitativi;
Proiecte
Activiti curente
Au caracter permanent
Sunt unice
Au un caracter repetitiv
10
Proiecte
Sunt temporare
Activiti curente
Sunt permanente
Managementul este orientat spre atingerea unor Managementul este orientat spre ndeplinirea
obiective
unui rol
Sunt
caracterizate
printr-un
sentiment
de
stabilitate
Aadar, un proiect se caracterizeaz prin unicitate, prin obiective specifice care trebuie
atinse conform unui plan, n limita resurselor i a unui buget disponibil. 'UNICITATEA'
const n faptul ca produsul sau serviciul este diferit ntr-un mod distinct de alte produse sau
servicii, pentru multe organizaii proiectele fiind mijlocul de rspuns la cerinele/solicitrile
care nu se pot adresa n cadrul limitelor operaionale normale ale organizaiei.
Tipuri de proiecte
Proiectele pot fi clasificate dup mai multe criterii. Dac ne raportm la tipul obiective, de
activiti i finalitatea lor, o posibil clasificare, nelimitativ, ar fi:
Proiecte sociale vizeaz ameliorarea unei situaii de risc n care se afl grupurile
sociale marginalizate (ex: proiect destinat rromilor, victimelor violenei domestice);
Proiecte de investiii vizeaz , n special, dezvoltarea de infrastructur fizic (proiect
pentru construcia unei autostrzi, pentru construcii, reabilitri, modernizri etc);
Proiecte de cercetare demers stiinific care urmreste validarea unor ipoteze de
cercetare prin realizarea de cercetri secundare i primare;
Proiecte de informatice - - realizarea de sisteme informatice, programe IT, Dac ne
raportm la amploarea obiectivelor, proiectele pot fi: organizaionale, locale,
regionale, naionale, internaionale.
Dac ne raportm la amploarea obiectivelor, proiectele pot fi: organizaionale, locale,
regionale, naionale, internaionale.
Dup domeniul de activitate: proiecte pentru nvmnt, pentru sntate, pentru
administraia public, turism, agricultur etc.
O alt clasificare a proiectelor poate fi fcut dup sursa de finanare: proiecte cu
finanare public (naional sau extern), cu finanare privat sau mixte.
Un proiect se poate descompune mai departe n subproiecte, grupuri de activiti i aciuni.
11
Un proiect poate fi finanat n cadrul unor programe, fie dezvoltate la nivel naional, cu
finanare de la bugetul de stat, fie co-finanate de ctre Comisia European, fie din diverse alte
surse (ex. grant norvegian, elveian. etc).
unui proiect
I. Programarea
I. Iniierea
II. Identificarea
II. Planificare
III. Formularea
III. Execuia
IV. Finanarea
V. Implementarea
V. ncheierea
VI. Evaluarea
Pentru a face un proiect fezabil i de dorit se pun ntrebri diverse :
Beneficiile la care se ajunge sunt mai mari dect costurile estimate s fie pltite?
Merit efortul?
12
Iniiere
- identificarea
nevoilor
-analiza problemelor
- analiza soluiilor
- elaborarea
strategiei
- analiza capacitii
organizaionale
- identificarea
interesului i
suportului pentru
proiect
- identificarea
rezultatelor
Planificare
- stabilirea
obiectivelor
- definirea
activitilor necesare
- descrierea etapelor
tehnice de derulare
- planificarea
proiectului
- analiza resurselor
- realizarea planului
proiectului
alocare
responsabiliti
aranjamente
logistice
Execuie/
Monitorizare i
Control
- mobilizarea
resurselor necesare
- desfurarea
activitilor
- monitorizare/
control
- raportare
Finalizare
- msurarea
rezultatelor
- realizarea
evalurii
- lecii pentru viitor
- identificare de noi
proiecte
Etapa de iniiere are rolul de a determina dac proiectul este fezabil, exist resursele necesare,
exist interesul (cererea) pentru rezultatele acestui proiect.
Etapa de planificare este cea n care proiectul este scris, n care se hotrte cine ce face, cu
ce resurse, care vor fi activitile i sarcinile din cadrul proiectului, cum se va implementa, cum
se vor gestiona riscurile.
Etapa de implementare corespunde realizrii efective a proiectului, atingerii obiectivelor
propuse i obinerii rezultatelor dorite (n msura n care acest lucru este posibil).
Etapa de monitorizare i control se realizeaz controlul periodic pentru a identifica abaterile
de la plan i corecturile care trebuie efectuate, astfel nct s se ating inta propus i se aduc,
acolo unde este cazul corecturi.
Etapa de finalizare analizeaz dac proiectul i-a atins obiectivele i s-a ncadrat n bugetul i
timpul alocat.
De la proiect la managementul de proiect
Pornind de la definiia proiectului, managementul de proiect nseamn coordonarea
eforturilor oamenilor de a realiza deziderate utiliznd eficace i eficient resursele disponibile.
Managementul proiectelor a aprut n SUA i a fost preluat rapid i n Europa, primele
ncercri de standardizare a practicilor n domeniu datnd din 1979 i aparinnd unui institut
13
din Marea Britanie The Chartered Institute of Building. Acesta a devenit, alturi de alte
organizaii cu preocupri n domeniu, cum ar fi The Project Management Institute (PMIInstitutul pentru Managementul Proiectelor), un organism care certific att managerii de
proiect, ct i programele de instruire n domeniu din ntreaga lume. De asemenea, la nivel
european s-au elaborat proceduri privind calitatea n domeniul managementului proiectelor,
proceduri nscrise n standardele Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform PMBOK (Project Management Body of Knowledge Guide5, Managementul
proiectelor reprezint utilizarea unui set de cunotine, competene, deprinderi, instrumente, i
tehnici specifice n vederea ndeplinirii cerinelor proiectului.
Managementul proiectului este, n fapt, arta de a conduce i coordona resursele de-a lungul
vieii unui proiect utiliznd tehnici moderne de conducere pentru atingerea obiectivelor
predeterminate de scop, cost, timp, calitate i satisfacerea beneficiarilor.
Managementul proiectelor este un proces dinamic, desfurat n mod tiinific, prin
care resursele necesare sunt utilizate i organizate ntr-o asemenea manier astfel nct s
conduc la ndeplinirea obiectivele proiectului. n managementul proiectelor o parte din
personalul pentru implementarea proiectelor poate fi angajat temporar, n calitate de
consultani, lipsind astfel permanena rolurilor.
Din literatura de specialitate, publicat de-a lungul timpului, se pot desprinde cteva
caracteristici ale proiectelor i ale managementului proiectelor:
Proiectele reprezint eforturi ad-hoc i au un ciclu de via definit;
Proiectele reprezint baza n realizarea i executarea strategiilor organizaionale;
Proiectele ofer o nou filozofie i strategie pentru managementul schimbrii ntr-o
organizaie;
Managementul proiectelor presupune ntreptrunderea granielor managementului
funcional cu cel organizaional. Managementul proiectelor nu poate fi complet separat
de funciile de management organizaional sau de sarcinile tehnice specifice proiectrii
i dezvoltrii.
Funciile
tradiionale
ale
managementului
(planificare,
organizare,
motivare,
The Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge - PMBOK Guide, the5th edition
14
structurilor
suport
ale
organizaiei,
managerilor/reprezentailor
ntrebrile cele mai frecvente la care managementul proiectelor trebuie s ofere rspuns
sunt urmtoarele:
Ct va dura proiectul?
ntrzierea unei anumite activiti/a unui set de activiti va provoca ntrzierea ntregului
proiect?
Resursele puse la dispoziie sunt suficiente pentru a putea respecta planificarea iniial?
Standardele de calitate i cele de natur tehnic pot fi respectate n contextul
constrngerilor financiare i de timp?
15
Orice activitate modern este privit ca un proiect modern, cu un caracter complex, care
impune o viziune nou ncepnd cu analiza necesitilor proiectului i terminnd cu reutilizarea
eficient a rezultatelor proiectului.
16
17
Iniiere
Planificare
Monotoriza
re i control
Execuie
Inchidere
Procesele din fiecare grup reprezint detalierea aciunilor pe fiecare arie de cunotine
relevante pentru acel grup de procese. Cele cinci grupe de proces sunt:
1.
Grupul proceselor de iniiere - urmresc definirea unui nou proiect sau a unei noi etape
a unui proiect existent prin obinerea autorizaiei de ncepere a unui proiect sau a unei faze
dintr-un proiect - Dezvoltarea cartei proiectului
Conine un singur proces: Iniierea.
2.
Grupul proceselor de planificare - Aceste procese sunt necesare pentru a stabili scopul
18
Planificarea resurselor (identificarea resurselor - umane, tehnologice, materiale care trebuie utilizate n proiect precum i cantitile necesare din fiecare);
Planificarea
achiziiei
(determinarea
tipurilor
de
achiziii
momentul
achiziionrii);
19
3.
Grupul proceselor de execuie - Aceste procese sunt efectuate pentru execuia planului
Diseminarea
informaiei
(punerea
informaiilor
necesare
la
dispoziia
4.
Grupul proceselor de control - Aceste procese sunt necesare pentru a urmri i revizui
20
5.
Grupul proceselor de nchidere - nchiderea formal a proiectului sau a unei faze din
proiect Aceste procese sunt efectuate pentru a finaliza toate activitile derulate de-a lungul
grupurilor de proces pentru a nchide oficial proiectul sau faza unui proiect.
Procesele coninute n acest grup sunt:
Analiza ex-post derulrii proiectelor este o component care capt o importan din ce
n ce mai mare. Aceasta se datoreaz faptului c experiena acumulat pe parcursul realizrii
unui proiect va conduce la evitarea unor greeli din trecut pentru noile proiecte.
Procesele de proiect sunt efectuate de ctre echipa de proiect n interaciune cu prile
interesate.
Procesele managementului de proiect sunt legate ntre ele, prin faptul c rezultatele
unora devin intrri pentru altele. Astfel, fiecare proces poate fi descris prin 3 elemente de baz:
intrri elemente dup care are loc execuia;
instrumente i tehnici mecanisme aplicate intrrilor pentru obinerea ieirilor;
ieiri
rezultatele
procesului.
21
1.3 Fazele implementrii unui proiect finanat din fonduri structurale i de coeziune.
Conform PCM (Project Cycle Management) sunt 6 ase faze importante legate de
managementul proiectelor: programare, identificare, formulare, finanare (contractare),
implementare, evaluare.
Figura 1. 2. Modelul Project Cycle Management (PCM)
Finanarea presupune:
Evaluarea propunerii de proiect de ctre finanator;
Evaluarea documentelor de sprijin;
Semnarea contractului de finanare.
Dup ce ai fost ntiinai c ai primit finanarea, este necesar parcurgerea
unei etape de analiz a cererii de finanare aprobat pentru cunoaterea
premiselor de la care se pornete n implementare, ceea ce presupune identificarea
problemei, a nevoilor, a grupului int, a stakeholder-ilor (factorilor interesai), a
activitilor planificate, a resurselor prevzute n proiect, precum i
nelegerea
22
planificarea
activitilor
(WBS-
structura
descompus
n aceast etap, se impune reunirea partenerilor realizarea planului real al proiectului cu termene i responsabiliti clare, precum i repartizarea sarcinilor ntre prile implicate.
Astfel, pornind de la obiectivele incluse i aprobate n cererea de finanare i a planului de
activiti care decurge din acestea, va trebui s se realizeze o serie de planificri, astfel nct
s v asigurai c distribuirea resurselor i metodele de implementare pe care le alegei sunt
cele mai adecvate pentru atingerea indicatorilor. Implementarea unui proiect presupune
utilizarea
de
resurse
financiare,
materiale,
umane,
tehnologice
prevzute
pentru
23
conducerea
echipei
de
management
de
proiect,
asigurarea
evoluia acestora este monitorizat (se urmrete progresul proiectului) i, dup caz, se propun
ajustri impuse de schimbarea condiiilor iniiale. n paralel cu acestea, trebuie s se
desfoare monitorizarea i controlul proiectului, evaluarea proiectului i raportarea n cadrul
acestuia. Aceast etap implic numeroase achiziii, contractri i raportri, aspecte ce vor fi
dezbtute pe larg n cadrul celorlalte capitole. n cele ce urmeaz vor fi prezentate, schematic,
activitile ce se desfoar n etapa de implementare a proiectelor cu finanare european:
Activitile au fost identificate prin consultarea clauzelor unor modele de Contracte de finanare, a prevederilor unor
Manuale Operaionale de Implementare pentru Beneficiari, elaborate de ctre Autoritile de Management a Programelor
Operaionale din Romnia i procedurile corespunztoare utilizate n implementarea proiectelor.Documentele de referin
consultate au fosti sunt utilizate n perioada de programare 2007 2013. Modificrile care pot aprea dup lansarea cererilor
de proiecte, corespunztoare perioadei de programare 2014 2020, nu sunt de natur de a modifica substanial acest seturi de
activiti, fiind ntlnite n practica fireasc a implementrii de proiecte finanate de ctre Uniunea European.
24
Figura 1.3. Activitile generale desfurate n etapa de implementare a proiectelor cu finanare extern
Managementul calitii
i riscurilor
Conducerea
echipei
Procesul de
comunicare
Activiti
i jaloane
Scopul i mangementul
integrat
ntocmirea Planului de
calitate i de configuraie a
rezultatelor
Stabilirea activitilor,
planificarea i repartizarea
sarcinilor
Identificarea i stabilirea
cerinelor de comunicare
Definirea detaliat a
activitilor din proiect
Aplicarea procedurilor
pentru t. planificarea,
asigurarea i controlul
calitii
Coordonarea i ndrumarea
echipei
Adaptarea sistemului i a
procedurilor de comunicare
Stabilirea scopului,
obiectivelor i a rezultatelor
Utilizarea instrumentelor
i tehnicilor pentru
planificare i control
Alocarea resurselor i
asigurarea condiiilor pt.
desfurarea activitilor
Colectarea datelor,
analizarea i procesarea
Identificarea relaiilor i
dependenelor dintre activiti
Identificarea riscurilor
care pot afecta
implementarea
Monitorizarea ndeplinirii
sarcinilor, controlarea i
evaluarea performanelor
Meninerea relaiei cu
grupul int i factorii
interesai
Identificarea constrngerilor de
programare a termenelor de
timp i a resurselor
Conceperea Registrului
riscurilor i a Planului de
gestionare a riscurilor
Raportarea realizrilor i
susinerea prezentrilor
Ordonarea activitilor i
trasarea graficului de execuie
i fundamentarea acestora
25
Figura 1.4. Activitile specifice desfurate n etapa de implementare a fondurilor cu finanare extern
Cadrul
administrativ
Relaia cu
Autoritatea de
Management
Activitile
proiectului
Achiziiile
publice
Executarea
contractelor
Management
financiar
Asigurarea
respectrii
regulilor de
eligibilitate a
cheltuielilor
Realizarea
Formularea de
Elaborarea
Stabilirea
Emiterea
eventualelor
modificri
rspunsuri
oricrei
Planului
detaliat de
Planului de
achiziii publice,
Ordinelor
Administrative
impuse de
solicitri a
AM/OI
implementare
a proiectului
specifice
proiectului
pentru
nceperea
finanator i
Semnarea
Contractului de
finanare de
ctre Beneficiar
contractelor
Gestionarea
contractului de
Monitorizare
evaluare i
raportare
Monitorizarea
respectrii
Contractului de
finanare i a
Graficului de
implementare
Teme
orizontale
i
asigurarea
vizibilitii
ndeplinirea
aspectelor
legate de
temele
orizontale
Finalizare i
sustenabilita
te
Asigurarea
pstrrii
documentelor
finanare
i AM
Stabilirea
Respectarea
Actualizarea
Organizarea
Monitorizarea
Echipei de
proiect conform
prevederilor
Manualului de
procedurilor de
management
procedurilor de
achiziie public
periodic a
ndeplinirii
Cererii de
Implementare
finanare
contractelor
Respectarea i
promovarea
temelor
orizontale
Organizarea
pentru
furnizarea
documentelor n
monitorizarea
cadrul
verificrilor ex-
evoluiei
post
26
Emiterea
Elaborarea
Instruirea
Participarea la
Analizarea
ntocmirea
actelor
administrative
Actelor
Adiionale
echipei cu
privire la
elaborarea
Documentaiei
oportunitii
modificrii
Cererilor de
rambursare, a
pentru numirea
Echipei de
i/sau
Notificrilor
proceduri i
cerine AM/OI
de atribuire
contractelor,
pentru
Rapoartelor
financiare i
optimizarea
implementrii
documentelor
justificative
proiect
Transmiterea
Organizarea n
Derularea
Asistarea
Verificarea
Solicitarea
Notei interne de
informare cu
bune condiii a
procedurilor
tuturor
activitilor
compartimentul
ui n formularea
rapoartelor de
progres, a
rambursrii
cheltuielilor i
privire la
semnarea
speciale de
monitorizare
proiectului,
conform
de clarificri,
puncte de
cantitilor
furnizate i a
monitorizarea
sumelor
Contractului
vedere,
facturilor
validate
de finanare
contestaii
emise
contractului
ntocmirea
Asigurarea
Asigurarea
Asigurarea
Recepia
Realizarea
fielor de post
pentru fiecare
respectrii
recomandrilor
trasabilitii
activitilor
atribuirii
Contractelor de
rezultatelor i
eliberarea
Raportului de
audit al
membru al
i aplicrii
desfurate
furnizare,
Certificatelor
activitilor,
Echipei de
proiect
aciunilor
corective
servicii i de
lucrri i
constatatoare
de ndeplinire
nregistrrilor
i contului
semnarea
acestora
a obligaiilor
proiectului
Realizarea de
analize a
timpului i a
costurilor pt
activitile
programate i
realizate
Conceperea
unui Plan de
promovare a
proiectului
Documentarea
leciilor nvate
i a bunelor
practici
Evaluarea
gradului de
ndeplinire a
scopului i
rezultatelor
proiectului
Respectarea
prevederilor
din
Manualul de
Identitate
Vizual
Dezvoltarea
Asigurarea
colectrii,
pstrrii i
arhivrii
documentelor
Pregtirea i
publicarea
comunicatel
or i
organizarea
evenimentel
or de
promovare
Transferul know
implementarea
unui plan de
msuri pentru
asigurarea
sustenabilitii
how-ului,
echipamentelor i
rezultatelor
proiectului
27
3. Procesul de
Procedur de implementare
comunicare
edine i rapoarte
5. Mang. calitii
i riscurilor
28
2. Relaia cu
Autoritarea de
Management
3. Relaia cu
Partenerii
4. Activitile
proiectului
5. Achiziiile publice
6. Executarea
contractelor
7. Monitorizare,
evaluare i
raportare
8. Management
financiar
9. Teme orizontale,
informare i
publicitate
10. Finalizare i
sustenabilitate
Contract de finanare
Act adiional, Not explicativ
Notificare
Acord de parteneriat
Coresponden ntre parteneri
ntlniri ale partenerilor
Plan detaliat de implementare a proiectului
Rapoarte membri echip de proiect, Fie de pontaj
Formular identificare grup int
Plan de achiziii publice, Caiet de sarcini, Graficul de execuie
Documentaie de atribuire
Contract de furnizare, de servicii i de lucrri
Plan de monitorizare periodic a contractului
Notificare ctre furnizor, Act adiional la Contract
Proces verbal de recepie, Document constatator
Sistem de monitorizare, raportare i evaluare
29
30
ndeplinirii
activitilor proiectului, analiznd performanele pe termen scurt prin comparaie cu ceea ce sa planificat, n urma evalurii pot fi furnizate informaii credibile i utile, care permit
ncorporarea de lecii nvate i bune practici n procesul de luare a deciziilor i totodat,
comparnd coerena rezultatelor proiectului cu obiectivele propuse, se poate lua decizia de a
continua, a revizui sau a sista un proiect.
Figura 1.7. Evaluarea i monitorizarea
EVALUARE
MONITORIZARE
31
Evaluare
Audit
Definiie
Analiza permanant a
progresului unui proiect n
relaie cu rezultatele
ateptate
Evaluarea calitiii
proiectelor
Evaluarea legalitii i
eficienei veniturilor i
cheltuielilor
Scopul
procesului
mbuntirea procesului
de luare a deciziilor
mbuntirea politicilor
i programelor viitoare
pe baza leciilor nvate.
Asigurarea
corectitudinii i a
rspunderii
Cine
realizeaz
procesul
Managementul proiectului
Evaluatori externi
proiectului i partenerilor
de proiect
Auditori externi
proiectului certificai
Cnd se
realizeaz
procesul
Continuu pe parcursul
desfurrii proiectului
Ex-ante i ex-post
32
ce anume informaii i date au fost colectate i cum au fost ele colectate i analizate;
ce noi necesiti, din care ar rezulta noi obiective au aprut pe parcursul proiectului i
ce anume i propune instituia sa ntreprind n legtur cu ele;
33
Art 9 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 AL Parlamentului European i al Consiliului din 17 decembrie 2013
34
Fondurile ESI sunt instrumentele financiare prin care Uniunea European acioneaz
pentru reducerea disparitilor economice i sociale ntre regiuni i anume:
Fondul de coeziune - FC
Fondul european de dezvoltare regional - FEDR
Fondul social european - FSE
Fondul european pentru pescuit i afaceri maritime - FEPAM
Fondul european agricol pentru dezvoltare rural FEADR
35
FC
POIM
FEDR
POR
FSE
FEADR FEPAM
PNDR
POPAM
FEAD
36
2007-2013
2014-2020
37
Fond Coeziune
FEDR
POS
POS
Infrastructura
Competitivitate
FSE
POR
Mare
PO
POS
Asisten
Tehnic
Capital Uman
FEAD
PNDR
PO
Capacitate
FEDR
PO
AM
AM
Ministerul
Fondurilor
Ministerul
Fondurilor
Europene
Europene
OI- Transport
OI-
AM
Ministerul
Dezvoltrii
Regionale i
Administraiei
Publice
Cercetare/
Dezvoltare/
Industrie
OI-
Regionale/
AM
i Afaceri
Fondurilor
Ministerul
Fondurilor
Europene
Europene
Ministerul
AM
Ministerul
Dezvoltrii
Regionale i
Administraiei
Publice
OI- Educaie
PO
pentru Pescuit
Administrativ
Maritime
Ajutorarea
AM
FEPAM
AM
Ministerul
Fondurilor
Europene
AM
AM
Ministerul
Agriculturii i
Dezvoltrii
Ministerul
Agriculturii i
Rurale
Dezvoltrii
Rurale
OI- APDRP
Competitivitate/
IMM-uri
OI- Autostrzi
OIOI-
Mediu
Digital
Agenda
OI- Ocupare i
Incluziune
Social
OI- Energie ME
38
Programul
Operaional
Regional,
Programul
Operaional
Capacitate
39
40
regional, Fondul social european, Fondul de coeziune i Fondul european pentru pescuit
i afaceri maritime i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului;
41
42
Reglementrile naionale n ceea ce privete fondurile cu finanare nerambursabil Legislaie general privind gestionarea asistenei comunitare nerambursabile i cadrul
financiar general
OUG nr.99/2009 pentru modificarea unor acte normative n domeniul alocrii fondurilor
n agricultur;
Legea nr.188/2011 privind taxele colectate n cadrul aplicrii politicii agricole commune
i care fac parte din sistemul de finanare al fondurilor europene pentru agricultur;
43
OUG nr.47/2013 privind unele msuri care privesc beneficiarii direci finanai din
fonduri externe nerambursabile;
HG nr. 1076/2014 pentru aprobarea Strategiei privind mai buna reglementare 2014
2020;
44
45
46
pentru aprobarea normelor de aplicare a OG nr. 14/2013 privind reglementarea unor masuri
fiscal bugetare - suportarea de la bugetul de stat a sumelor aferente coreciilor financiare
aplicate pentru abaterile de la conformitatea cu legislaia din domeniul achiziiilor publice.
47
Prezentul capitol face referire la aspecte relevante ale implementrii proiectului, pornind
de la etapa de precontractare i semnare a contractului de finanare i pan la identificarea i
analiza riscurilor care pot apare pe parcursul derulrii proiectului. Elementele de constituire i
funcionare a echipelor de proiect, cu rolurile i responsabilitile clare sunt deopotriv
importante n implementarea proiectului i vor fi descrise n cadrul acestui capitol. Tehnicile i
metodele utilizate n cadrul comunicrii interne a echipei de proiect vor fi prezentate n capitolul
ce urmeaz i vor fi aprofundate n cadrul sesiunilor de curs prin intermediul exerciiilor.
48
prtile semnatare
obiectul contractului
durata
valoarea
modalittile de ncheiere.
49
Cu ct mai putin complex este obiectul contractului, cu att mai redus n prevederi este
contractul. Gradul de complexitate a contractului trebuie privit prin prisma obiectului
contractului (proiectul) i prin cea a numrului i cerintelor contributorilor financiari.
Fie c privim Proiectul ca o serie de activitti sau ca un set unic de procese sau ca
realizarea unor activitti finalizate cu rezultate este clar c vorbim despre mai multe
activitti pentru care se impun prevederi specifice (de ex. de monitorizare i raportare, de
informare i publicitate etc.)
Finanrile nerambursabile prin instrumente financiare ale Comisiei Europene nu fac
obiectul unor contracte simple. Finantrile prin Programele operationale sunt rezultatul efortului
financiar a cel putin dou entiti, Comisia European i Guvernul Romniei, la care se adaug
finantarea proprie a Beneficiarului finantrii nerambursabile. n aceste condiii contractul nu
poate fi simplu deoarece trebuie s reflecte dorinele, dar i condiiile i principiile de lucru a
dou entiti cu rol de autoriti publice.
n aceste circumstane, Contractul de finantare reprezint documentul cadru n care sunt
cuprinse toate cerinele (obligaii, termene, proceduri) impuse de finanator precum i condiiile
de acordare i mentinere a finantrii. O parte dintre cerinele finantatorilor, transpuse n
prevederi contractuale, sunt foarte strict legate de proiect, iar o alt parte, cea mai consistent,
const din prevederi comune, generale ca principiu sau abordare la nivel de instrument de
finanare sau finanator.
Prima parte a contractului include prevederile referitoare la: prti, obiectul contractului,
durata, valoarea proiectului i sursele de finantare, iar acestea sunt i datele personalizate ale
proiectului. n ceea ce privete durata contractului atenia ar trebui ndreptat spre cele dou
precizri i mai ales spre diferena dintre acestea, respectiv durata contractului i durata de
implementare. Durata de implementare este acea perioad n care se vor desfura activitile
prevzute n proiect i totodat cea care se ia n considerare atunci cnd se ntocmesc raportrile,
att cele de progres ct i cele financiare.
De regul, valoarea proiectului este dat n lei. n cazul proiectelor finanate prin
intermediul proiectelor de cooperare teritorial, valoarea proiectelor este n euro. Pentru
implementarea activitilor pe teritoriul Romniei se va folosi cursul mediu de schimb valutar
inforeuro.
Valoarea total a proiectului se compune din valoare eligibil i valoare neeligibil.
Detalierea valorii contractului pe surse de finanare este i ea o informaie deosebit de util n
50
contextul n care planificarea, consumarea i raportarea bugetului se fac respectnd nite limite,
valorice i procentuale.
Trebuie tiut c pe parcursul derulrii proiectului valoarea total poate fi majorat, ns
acest lucru se ntmpl doar prin modificarea contribuiei proprii, valoarea finanrii
nerambursabile va rmne neschimbat. Contractul reprezint documentul de cpti care
stabilete modul n care trebuie pus n practic proiectul de ctre toate prtile implicate. Lectura
lui i a anexelor are fac parte integrant din acesta, trebuie s constituie primul pas din etapa de
debut a proiectului. Este recomandat ca echipa de proiect s dedice o ntlnire special acestui
scop, ocazie cu care coordonatorul / managerul de proiect s fac o prezentare a prevederilor
contractului, punctnd astfel responsabilittile membrilor echipei n ndeplinirea acestor
prevederi. Contractul de finantare este un document complex i dens, iar elemente proiectului
sunt reflectate n prevederi ce trebuie corelate, ceea ce nseamn o lectur atent a capitolelor,
seciunilor i anexelor. Pentru ca implementarea proiectului s se fac n conditiile contractului,
este necesar prelucrarea informaiilor cuprinse n acesta din urm i proiectarea de instrumente
ct mai simple cu putin, care s permit ntregii echipe s se asigure de corectitudinea i
eficiena activittii lor. Beneficiarul implementeaz Proiectul pe propria rspundere, respectiv va
rspunde pentru modul de aplicare sau nerespectare a reglementrilor cu privire la Contractul de
finanare (instruciuni/legislaie comunitar/legislaie naional), precum i pentru prejudiciile
cauzate terilor din culpa sa n perioada de implementare (respectiv pentru prejudiciile cauzate
altor persoane cu intenie, din neglijen sau din impruden n timpul Proiectului).
Valoarea contractului poate fi redus oricnd total/parial, dac apar dificulti n cadrul
bugetului de stat, precum i n cazul n care indicatorii tehnici prevzui nu sunt ndeplinii.
De regul durata de implementare proiectelor poate varia ntre 12 i 36 de luni n funcie de
timpul acestora. De asemenea, doar n anumite cazuri specifice, perioada de implementare poate
fi prelungit (cu aprobarea Comisiei Europene).
Contractul se poate modifica prin acordul prilor: prin aprobarea unei notificri sau prin
ncheierea unui act adiional. Contractul se poate modifica automat n situaia apariiei unor
modificri determinate de schimbri n legislaia naional i/sau european care vor intra n
vigoare la data menionat n actul normativ respectiv. Contractul se reziliaz n cazul n care nu
a nceput implementarea Proiectului n termen de 3 luni de la data prevzut pentru nceperea
perioadei de implementare.
Beneficiarul nu poate s transfere Contractul, obligaiile i/sau drepturile contractuale
ctre o alt entitate. Proprietatea, titlurile i drepturile de proprietate intelectual i industrial
51
52
BENEFICIARUL
Prin Beneficiar se nelege persoana juridic public sau privat cu care AM ncheie un
contract de finanare i care este responsabil de implementarea corect, legal a
proiectului n conformitate cu contractul de finanare
are obligaia s respecte toate prevederile contractului de finanare i prevederile
legislaiei naionale i comunitare n vigoare.
asigur implementarea proiectului cu maximum de profesionalism i eficien.
are obligaia de a lua toate msurile i de a respecta recomandrile primite din partea
AM/OI, astfel nct s identifice riscurile i s asigure corectitudinea utilizrii fondurilor
europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora
are dreptul s primeasc sumele reprezentnd finanarea, n termenii i condiiile stabilite
n prezentul contract de finanare, pe care declar c le cunoate i le accept
utilizeaz finanarea numai n scopul realizrii proiectului supus evalurii AM/OI, pentru
care s-a ncheiat contractul
53
54
55
56
57
Echipele pe contract
Aceste echipe sunt aduse din afara companiei, n baza unui contract, pentru a executa anumite
lucrri n cadrul proiectului, responsabilitatea pentru realizarea lucrrilor fiind asumat n mod
clar de managerul de proiect. Activitatea acestor tipuri de echipe este mai dificil de controlat
direct de beneficiarul proiectului. Dar pentru c beneficiarul este cel care evalueaz n final
succesul proiectului, managerul de proiect trebuie s fie n permanen atent la prestaia acelor
angajai adui din afara organizaiei ca s execute diferite pri ale activitii.
Avantaje i dezavantaje ale unei echipe
Fiecare tip de echip are avantajele i dezavantajele ei, fiecare dintre ele poate fi sau nu potrivit
pentru anumite proiecte sau chiar pentru anumite sarcini n cadrul unui proiect.Nu este deloc
neobinuit ca echipele de proiect s fie mixte. Astfel, putem gsi ntr-o echip care execut un
proiect att persoane care lucreaz cu norm ntreag i se
subordoneaz n ntregime
58
Este bine ca un manager s tie s recunoasc aceste etape i s ncerce s le aloce timpul
necesar. Nu exist scurtturi n viaa unui grup. Grbirea procesului sau srirea peste etape
nu pot aduce nimic bun.
59
Atenie!
Succesul unui proiect depinde, n opinia noastr, n primul rnd de uniformitatea i gradul
de coagulare a echipei, nu de vrfurile, de talentele acesteia. Proiectul reprezint, aa
cum am relevat n repetate rnduri, un efort concertat, coordonat, depus pentru atingerea
unui obiectiv asumat de ctre fiecare membru al echipei n parte. Dac exist inegaliti
marcante ntre membrii echipei sau inegaliti pronuntae ntre performanele aceleiai
persoane n momente de timp diferite, derularea proiectului are de suferit.
Indiferent ct de mare este presiunea sub care lucrai, gsii-v timp pentru a anuna n mod
oficial proiectul la nivelul organizaiei. n felul acesta, eforturile dumneavoastra devin
cunoscute i dobndii sprijinul de care avei nevoie la nivel organizaional. n plus, dac
proiectul este sprijinit, acceptat la nivel organizaional, membrii echipei sunt mult mai
motivai n activitatea de derulare.
60
Atunci cnd alegem resusele umane pentru echipa de proiect ne putem pune urmtoarele
ntrebri:
cine sunt acestea?
ce pregtire profesional trebuie s aib?
la ce activiti vor fi folosite?
ct timp vor fi folosite n proiect?
Echipa de implementare a proiectului este format din dou grupe distincte de personal:
Echipa de management de proiect, care trebuie s cuprind obligatoriu minim trei
categorii de personal:
un manager de proiect;
un responsabil financiar;
un consilier juridic.
Echipa Tehnic, care este format din toi ceilali specialiti/ experi care intervin la un
moment dat n implementarea proiectului: formatori, consultani, mediatori, etc.
Experii responsabili pentru realizarea activitilor tehnice specifice, care pot fi:
experi pe termen lung (minim 6 luni consecutive);
experi pe termen scurt (pn la 6 luni consecutive).
Managerul de proiect - roluri i responsabiliti
Managerul de proiect are responsabilitatea de coordonare i integrare a activitilor de-a
lungul a multiple linii funcionale. Pentru a ndeplini sarcinile profesionale ce-i revin din
responsabiliti, managerul de proiect trebuie s aib aptitudini de comunicare interpersonal
puternice, s fie familiarizat cu activitile din fiecare departament/secie i trebuie s posede
cunotine generale despre tehnologia utilizat cu excepia cazului n care proiectul este din
domeniul cercetrii-dezvoltrii n care cunoaterea tehnologiei trebuie s fie peste nivelul de
nelegere general. Oricare ar fi situaia, managerul de proiect nu trebuie s se implice direct
n activitile tehnice, deoarece nceteaz de a mai fi manager, devenind un alt tehnician.
n mediul proiectului, totul pare s graviteze n jurul managerului de proiect, care trebuie
sa realizeze interfaa ntre organizaia proiectului i organizaia mam, colabornd cu
managementul superior, managementul funcional, clienii i multe alte grupuri.
61
62
rspunde de fapt de proiect. n acest caz "managerul" proiectului este doar punctul central de
comunicare n cadrul proiectului. Pe de alt parte, managerul de proiect poate fi investit cu un
oarecare grad de autoritate asupra colaboratorilor sa, dar atunci va trebui clarificat i formal
limitele autoritii sale, care s fie respectate i de ctre conducerea funcional (de exemplu,
conductorul unui anume departament nu poate modifica programul unui angajat din acel
departament care lucreaz i pentru proiect, n cazul n care aceasta interfer cu sarcinile din
proiect ale angajatului, fr tirea managerului de proiect).
Agend:
R responsabil
P particip
C consultat
I - informat
63
Planul poate fi prezentat detaliat sau foarte pe scurt, formal sau informal, n funcie de
necesitile proiectului.
denumirea postului;
departamentul;
data elaborrii;
sarcinile de executat;
Rapoarte de activitate
Rapoartele de activitate sunt formate standard, specifice fiecrui program de finanare i se
ntocmesc lunar de ctre toi membrii echipei de proiect, i de toi cei care sunt pltii prin
proiect. Ele curprind date referitoare la : programul de finanare, proiectul aflat n implementare,
informatii cu privire la tipurile de activiti pe realizate de persoana respectiv n luna de
64
Tipuri de conflicte
Criteriile pe baza crora putem clasifica conflictele sunt numeroase. n cele ce urmeaz, vom
prezenta cteva dintre ele, care reprezint tot attea perspective din care conflictele pot fi privite.
a) din punct de vedere al nivelului de apariie:
conflict individual interior apare atunci cnd individului nu i este clar direcia n care
trebuie s se ndrepte, primete sarcini contradictorii sau atunci cnd ceea ce trebuie s
fac contravine posibilitilor, intereselor sau valorilor sale. n general, o astfel de stare
conflictual interioar poteneaz cu timpul toate celelalte tipuri de conflict;
conflictul dintre indivizi (aparinnd aceluiai grup, la grupuri diferite sau chiar
organizaii diferite) apar, de regul, din cauza diferenelor de personalitate.
65
conflictul ntre organizaii n mod frecvent acest tip de conflict se manifest sub forma
competiiei pentru lansarea unui produs, serviciu etc. Un asemenea conflict se poate nate
i n urma competiiei pentru resurse. Ca i n cazul precedent, acest tip de conflict poate
uneori s fie precedat de conflicte interpersonale.
conflicte distructive sunt cele n care resursele personale i/sau cele organizaionale se
consum n condiii de ostilitate, fr beneficii mari, existnd o permanent stare de
nemulumire. Asemenea conflicte se pot solda cu destrmarea organizaiilor, pierderea
unor membri, acte de violen etc.
conflicte la nivelul strategiilor apar atunci cnd exist diferene de opinie n ceea ce
privete modul n care trebuie abordat o problem sau situaie.
66
conflicte la nivelul scopurilor apar atunci cnd exist diferene de opinie privind
aciunile care trebuie intreprinse.
conflicte la nivel de valori dac primele 4 nivele de conflict pot fi soluionate prin
obinere /oferire de informaii, comunicare i negocierea unei soluii, acest tip de conflict
este mai dificil de abordat. Oamenii reacioneaz de obicei violent atunci cnd le sunt
clcate n picioare valorile. De multe ori, asemenea conflicte nu pot fi rezolvate dect
dac protagonitii cad de acord c nu pot fi de acord.
Cauzele conflictelor
Cnd sunt cutate sursele unui conflict, este important s se in cont de faptul c nimeni nu
deine adevrul absolut. Aspecte care par absolut clare dintr-o perspectiv, devin mai puin clare
dac sunt luate n considerare alte puncte de vedere. Persoanele implicate n rezolvarea
conflictelor trebuie s fie dispuse s asculte i s ia n serios toate punctele de vedere, chiar dac
ele sunt neplcute sau dificile.
Principalele cauze care genereaz conflicte:
comunicarea defectuoas;
oferirea de informaii insuficiente sau incomplete, folosirea de mijloace sau canale de
comunicare inadecvate, folosirea unui limbaj neadecvat interlocutorului (fie el ca forma
ori continut), sunt exemple de poteniale cauze de conflict.
sistemele de valori diferite; dezacordurile pot viza aspecte etice, limitele i modalitile n
care trebuie exercitat puterea, limitele ntre care aciunile pot fi considerate morale sau
corecte etc.
existena unor scopuri diferite
incoerena sistemului managerial, inconsecvena msurilor luate, necunoaterea i
nerespectarea ierarhiei, neparticiparea tuturor nivelelor la luarea deciziilor (n aceiai
msura ca delegarea absoluta i necontrolat), inexistena unui sistem coerent de
apreciere a performanei i de motivare sunt toate posibile cauze de conflict.
resurse limitate; limitarea oricarei resurse poate da natere la conflict: timpul, banii,
resursele materiale, cele umane i informaia.
diferene intergrup de statut social; faptul c membrii unui grup au un statut profesional
considerat n exterior mai bun fa de cel al membrilor (de acelasi nivel socioprofesional) din alt grup, constituie o important cauz de conflict.
67
Ci de rezolvare a conflictelor
Alegerea cii de abordare a unui conflict depinde de context, complexitatea situaiei,
priceperea prilor, vechimea i virulena conflictului, costurile fiecrui procedeu etc.
Principalele ci de rezolvare a unui conflict sunt prezentate n cele ce urmeaz.
Negocierea. Const n discuii nemijlocite, purtate n scopul de a ajunge la o nelegere, la
ncheierea unei tranzacii sau la rezolvarea unei probleme. nelegerea se stabilete atunci cnd
este acceptat de toate prile: ea trebuie deci s satisfac nevoile tuturor prilor implicate. Att
modul n care decurge procesul de negociere, ct i coninutul discuiilor i a acordurilor finale
depind exclusiv de negociatori.
Medierea. Uneori, mai ales atunci cnd prile sunt numeroase sau problema foarte
complex, se ntmpin greuti n stabilirea i respectarea regulilor i procedurilor. n acest caz,
exist riscul ca negocierile s devin haotice i s se termine ntr-un eec. O soluie este folosirea
unuia sau mai multor facilitatori, persoane impariale i neutre, care au n sarcin modul de
desfurare a discutiilor. Continutul discutiilor ramane sub controlul exclusiv al partilor
implicate.
Arbitrajul. Atunci cand partile nu reusesc sa gaseasca mpreuna soluia unei probleme, pot
alege alternativa arbitrajului. Acest lucru se ntampla de obicei cand partile nu se simt
competente sa judece situaia, cand ntre ele exista diferente ireconciliabile sau cand
comunicarea este profund alterata. Partile trebuie sa se oblige sa respecte decizia arbitrului,
indiferent care va fi ea. Arbitrul este un expert independent care analizeaza i interpreteaza
aspectele diferendului i propune o soluie. Participantii au influenta numai n alegerea arbitrului.
Judecata. Oamenii prefera adesea procedurile juridice deoarece acceptiunea generala este ca
ele sunt cele mai legitime i definitive. Litigiile sunt analizate pe baza unui sistem de legi n
vigoare, care nu sunt altceva decat un sistem de norme oficial. Demersul juridic constituie un
procedeu care nu necesit acordul celeilalte pri.Sarcinile de negociere ale prilor sunt adeseori
preluate de avocai. Prile au influena asupra alegerii avocailor restul intr sub controlul
acestora, al judecatorului, al codului de legi.
Delegarea ca mijloc eficient de lucru n echip. Delegarea reprezint, pentru un manager
de proiect, o aptitudine esenial. Managerul unui proiect trebuie s fac uz de capacitatea sa de
68
influen pentru a-i atrage sprijinul echipei n realizarea acestora. Prin delegare, sunt clarificate
astfel rolurile membrilor echipei. Structura de alocare a lucrarilor (WBS) mpreun cu matricea
locrii sarcinilor (RAM) ajut amangerul de proiect s identifice sarcinile ce trebuie realizate. De
regul ntr-un proiect, deciziile privind persoanele care trebuie s ndeplineasca fiecare sarcina
nu pun probleme, pentru c nsai apartenena cuiva la echipa de proiect este determinat de
calificarea specifica pe care o are.
Pentru reuita delegrii unei sarcini v recomandm :
delegarea unui subproiect, faza, etapa sau activitate trebuie s fie neaparat nsoit de
atribuirea, ctre persoana respectiv, a autoritii asupra resurselor necesare acelui
subproiect, faza, etapa sau activitate. O responsabilitate far autoritatea corespunzatoare
nseamna o pozitie extrem de ingrat, care poate duce la frustrri i genera alte tipuri de
probleme
delegai, dar evitai apoi s v amestecai prea mult n ceea ce face persoana respectiv. n
practic, delegarea nseamn s discutai cu persoana vizat abordarile pe care aceasta ar
putea sa le adopte dar, dupa ce discuiile s-au icheiat, trebuie s fii n stare s acceptati
eventualele greeli far iritare i reprouri.
Oamenii invat din greelile pe care le fac - de aceea, trebuie s aib libertatea s le fac. Ei pot
trage rapid concluzii din erorile comise i, dac sunt lasi s i le corecteze singuri far s li se
reproseze, ei pot catiga ncrederea de a adopta mai trziu abordri noi i inovative. Desigur c
dac un membru al echipei care rspunde de o anumit etap a proiectului este pe cale sa fac o
greeal serioas, managerul de proiect nu poate sta de-o parte, lsnd lucrurile s se agraveze.
2.2. Managementul comunicrii n cadrul proiectului. Proceduri de comunicare.
Disfunciile lucrului n echip
Indiferent de forma pe care o imbraca, orice process de comunicare are cateva elemente
structurale caracteristice:
existenta a cel putin doi parteneri emitator i receptor. Emitatorul este cel care initiaza
mesajul, iar receptorul este cel care il primeste.
capacitatea partenerilor de a emite i recepta semnale intr-un anumit cod, cunoscut de ambii
parteneri
existenta unui canal de transmitere a mesajului adica drumul, calea urmata de mesaj.
69
Exist canale de comunicare formale, stabilite ierarhic i canale neformale, stabilite prin
relaii de prietenie, preferinte, interes personal . Mijloacele de comunicare sunt toate canalele de
comunicare care au un suport tehnic, pentru a sprijini un process de comunicare telefon, fax,
calculator, mijloacele audio-video. Mesajul reprezint informaia care se transmite ntre
partenerii comunicrii. Feed-back-ul este un mesaj specific, prin care emitorul primete de la
receptor un anumit rspuns cu privire la mesajul comunicatMediul comunicrii este influenat de
mijloacele de comunicare exist mediu oral, mediu scris, mediu visual. Barierele de
comunicare reprezint perturbaiile ce pot intervenii n procesul de comunicare. Perturbarea
poate fi att de intens, nct ntre mesajul transmis i mesajul receptat s existe diferene majore.
Perturbaiile pot fi: 1) de natur intern factori fiziologici ca i o anumit durere fizic, sau un
anumit defect de vorbire sau de auz, 2) de natur interpersonal o anumit istorie de relaionare
sau 3) de natur extern (zgomot mare, ntreruperi repetate etc). Managementul n patru direcii
este un concept prezentat de David Body i David Buchanon n cartea Preluai conducerea,
concept care prezint responsabilitile managerului de proiect, precum i instrumentele prin care
poate s-i asigure suportul stakeholderi-lor, toate acestea privite prin prisma comunicrii.
70
Proceduri de comunicare
Un manager de proiect trebuie s gndeasc nc din faza de nceput a formrii unei echipe la
modul n care va comunica cu fiecare membru al echipei, fie c este vorba de ntlniri
(individuale sau n grup), prin telefon, n scris, e-mail sau combinaii ale acestora. n faza de
planificare, aceste aspecte pot fi incluse n strategia de comunicare .Dac vei utiliza
comunicarea n scris trebuie s definii ce trebuie s se comunice, nivelul de detaliere i formatul
comunicrii. Trebuie s inei cont c formatul s fie creat n aa fel nct s poat fi utilizat de
oricare membru al echipei indiferent de nivelul lui de instruire. Indiferent de metoda adoptat
important este ca managerul de proiect s se gndeasc la ct de des este nevoie s comunice cu
echipa. Unii membri ai echipei au nevoie sau doresc s comunice mai des dect alii. De aceea,
existena unui document privind modul de comunicare i a unui plan formal al ntlnirilor
echipei de proiect, v va scuti de consumul inutil de resurse i timp. n crearea unui plan de
comunicare eficient se recomad:
dezvoltarea unei strategii prin care s v asigurai c informaia ajunge la fiecare membru al
echipei fr ntrzieri, lipsuri sau cu neclariti.
nainte de edin
- revizuii agenda i conluziile edinei precedente, pentru a vedea ce s-a discutat atunci i ce
sarcini erau de ndeplinit sau ce msuri de pus n practic n intervalul care s-a scurs;
- redactai o agend pentru edina care urmeaz, n care s figureze nu numai subiectele, ci
i momentele n care fiecare membru trebuie s intervin cu o eventual prezentare sau
precizare i trimitei-o din timp tuturor membrilor echipei;
- cerei propuneri de comletare a agendei i atunci cnd ocnsiderai propunerile ca fiind
binevenite, operai modificrile de rigoare;
71
- dac exist modificri de substan, distribuii forma final a agendei, nainte de ntlnire.
n timpul edinei
- revizuii agenda, mpreun cu toi participanii;
- stabilii cine anume urmeaz s ia notii cu privire la ce se discut;
- ncepei discuiile prin invitaia adresat fiecrui participant de a-i informa pe ceilali cu
privire la stadiul sarcinilor de care este responsabil;
- informai participanii la edin cu privire la mersul proiectului;
- ncurajai pe toat lumea s ia cuvntul;
- nu permitei devierile de la subiect;
- nu v grbii s luai anumite decizii sau s el supunei la vot pn nu se epuizeaz toate
argumentele pro i contra;
- pentru fiecare decizie care se adopt, stabilii cine este responsabilul de punerea ei n
practic i termenul pn la care acest lucru trebuie s se ntmple;
- la sfritul edinei, revizuii mpreun cu participanii deciziile care au fost adoptate i ce
anume are fiecare de fcut n perioada imediat urmtoare;
dup edin
- redactai o list cu toate sarcinile care trebuie ndeplinite, ca urmare a deciziilor adoptate, cu
responsabilul i termenul pentru fiecare sarcin i trimitei-o fiecrui membru al echipei de
proiect;
- urmrii modul n care fiecare i ndeplinete sarcinile.
72
73
ntregii echipe, ct mai des cu putin (fr ns, ca acest lucru s mpiedice derularea
activitilor proiectului
g. Dominarea
Persoanele care, n general au tendina de a adopta un comportament dominator sunt cele din
vrful ierarhiei i veteranii.
h. Conflictele
Conflictele reprezint unul din cei mai importani i des ntlnii factori care duneaz
lucrului n echip. Acest material cuprinde un sub-capitol special dedicat acestora.
i. Lipsa de ncredere
Adesea, oamenii nu au ncredere unii n ceilali n privina abilitii de luare a deciziilor sau
rezolvrii de probleme. De multe ori ns, avem de-a face cu lipsa de ncredere n propriile
abiliti. Soluia poate consta n sesiunile de supervizare, n instruire periodic i susinere, n
asigurarea unui climat n care greelile nu sunt condamnate n mod brutal.
j. Teama de implicare
Unora pur i simplu le este team c ar putea lua o hotrre greit care ar putea duce la un
eec. n astfel de cazuri, managerul trebuie s adopte o atitudine meni a nltur astfel de temeri.
Oamenii vor fi mai dispui s-i asume riscuri ntr-o atmosfer n care domin ncrederea i
convingerea c din greeli se nva.
k. Lipsa finalizrii
Pentru fiecare decizie adoptat trebuie s existe una sau mai multe persoane responsabile
de punerea ei n practic. Dac deciziile adoptate nu sunt puse n practic, n timp, membrii
echipei vor ajunge s nu mai acorde nici un fel de importan actului decizional.Msura
eliminrii cauzelor care pot duce la ngreunarea lucrului n echip nu este nici ea suficient ns,
dect pe termen scurt. i asta deoarece, n timp, n cadrul echipei poate s apar una dintre cele
mai dificile probleme, din punctul de vedere al posibilitilor de rezolvare pierderea, de ctre
membrii echipei, a motivaiei de a munci la randament maxim.
74
se scurge mai mult timp ntre momentul n care ai pregtit planul proiectului i
momentul cnd ncepei lucrul la proiect;
75
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Descoperii riscurile poteniale la care se expune proiectul prin:
identificarea condiiilor sau situaiilor care pot duce la riscuri;
determinarea riscurilor specifice asociate cu aceste condiii sau situaii.
Recunoaterea factorilor de risc
Factor de risc este o situaie care poate conduce spre unul sau mai multe riscuri pentru
proiect. Factorul de risc nu mpiedic obinerea rezultatului, ncadrarea n program sau n resurse
ci crete ansele s se ntmple. Faptul c nu ai mai realizat proiecte similare cu cel actual este
un posibil factor de risc. Pentru c nu avei experien direct, putei omite anumite activiti
obligatorii sau putei subestima timpul sau resursele necesare pentru anumite activiti. Dar
faptul c nu avei experien direct nu nseamn neaprat c vor interveni aceste probleme ci
doar cresc ansele ca ele s se ntmple. Identificai factorii de risc posibili revizuind materialele
scrise i chestionnd oamenii care cunosc aceti factori sau au fost implicai n dezvoltarea
proiectului. n special luai n considerare:
cum au fost conduse diferitele faze ale proiectului;
informaia produs n fiecare faz.
Concepere
76
Planificare
Organizare
Realizare
Finalizare
77
78
Controlul riscurilor
A recunoate c unele riscuri reprezint o potenial ameninare pentru realizarea cu succes a
proiectului nu este dect primul pas spre controlul riscurilor.
Alegerea riscurilor pe care dorii s le controlai
Prin definiie, toate riscurile identificate pot afecta proiectul dac se manifest. Uneori
concluzionai c dect s anticipai i s evitai o problem posibil dac riscul se manifest, este
mai bine s rezolvai problema n sine cnd se manifest. Primii pai pentru dezvoltarea unei
strategii de control al riscurilor este alegerea riscurilor pe care dorii s le controlai adic:
o avei n vedere att probabilitatea de manifestare a riscului ct i impactul potenial asupra
proiectului. Dac impactul asupra proiectului este mare iar ansele de manifestare sunt
ridicate, dorii s facei un plan de control al riscurilor. Dac dimpotriv, impactul asupra
proiectului este mic iar ansele de manifestare sunt reduse, decidei c nu este cazul s v
facei griji. Cnd fie impactul este ridicat dar probabilitatea este redus fie invers, analizai
situaia mai atent. Luai n considerare efectul combinat al probabilitii de manifestare i
impactul potenial pentru a defini valoarea ateptat a riscului:
Valoarea ateptat a riscului = (msura cantitativ a impactului dac survine riscul) x
(probabilitatea de manifestare)
79
Uneori, o consecin potenial este inacceptabil i chiar dac are o probabilitate mic de
manifestare, vrei s fii sigur. n astfel de situaii, dezvoltai un plan de control al riscurilor.
Poate dorii s punei nc o dat ntrebarea dac vrei s realizai proiectul.
80
81
evitarea riscului - nlaturarea total a riscului din cadrul proiectului care trebuie executat,
ceea ce presupune renunarea la activitatea de care este legat riscul (nu exist activitate
cu grad de risc 0); uneori acest lucru poate nsemna chiar renunarea la executarea
proiectului, dac riscurile majore vizeaz un element cheie al acestuia;
reducerea gradului de risc, fie prin reducerea probabilitii de a se produce, fie prin
reducerea impactului pe care l-ar produce - n cele mai multe situaii, reducerea gradului
de risc este rentabil dac se compar cu costurile pe care le-ar cauza riscurile dac s-ar
materializa.
transferul riscului prin ncheierea unei polie de asigurare, ceea ce reprezint un mijloc
de transferare a impactului financiar pe care l-ar produce materializarea unui risc;
82
Descrierea
Factorul de risc
Riscurile
Analiza
Strategia
83
Elementul de plan
Descrierea
Factorul de risc
84
contractelor de finanare i a
85
86
- orice condiie prealabil care trebuie satisfcut pentru ca activitatea s poat demara la
timpul stabilit n planul general al proiectului;
- riscurile existente care pot mpiedica realizarea activitii, precum i msurile care trebuie
luate pentru a gestiona acestor riscuri.
Elaborarea i implementarea procedurilor reprezint o parte integrat a unui sistem al
calitii de succes, deoarece confer manager-ului de proiect informaii utile pentru activitatea
zilnic i faciliteaz realizarea obiectivelor.
n funcie de amploarea activitii pentru care se ntocmete procedura ntlnim:
- procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfoar
la nivelul tuturor birourilor/compartimentelor/departamentelor, numite i proceduri generale.
- procedura operaional = procedura care descrie o activitate sau un proces care se
desfoar la nivelul unuia sau mai multor birourilor/compartimentelor/departamentelor. Mai
sunt cunoscute i sub denumirile de proceduri specifice, proceduri de proces, proceduri
formalizate etc.
Pentru ca procedurile s reprezinte instrumente eficiente, trebuie s ndeplineasc un
numr de condiii eseniale: S fie:
- scrise i formalizate pentru fiecare activitate principal n parte;
- simple i specifice;
- actualizate n mod permanent;
- aduse la cunotina executanilor, disponibile i accesibile managerului, salariailor,
precum i terilor;
- bine nelese i bine aplicate;
- s nu fie redundante.
n forma cea mai simpl o procedur este alctuit din trei pri:
partea text:
- este reprezentat de textul documentului n cauz
- aceasta parte prezint criteriile (i uneori metodele) de operare si control a
procesului/activitii care face subiectul procedurii documentate
partea scheme:
- este reprezentat din grafice sau desene
- are ca principal scop clarificarea n mod succint a unei probleme
are rol informativ, de intelegere a unui subiect legat de sistemul de management
partea formulare:
87
3.1.1.
88
Modificarea contractului prin act adiional este o activitate care consum timp. De aceea
este bine ca actul adiional s fie iniiat cu cel puin 30 de zile nainte de data la care modificarea
pe care o solicitai trebuie s i produc efectele.
Situaii frecvente care conduc la modificarea contractului:
- solicitarea utilizrii sumei alocate pentru rezerva de contingen, pentru suma care
depete limita a 15% ntre capitolele bugetare;
- schimbare: sediul social / reprezentant legal Beneficiar / cont proiect /auditor;
- modificri: echipa de management/exepri termen lung/plan activiti;
- decalarea nceperii perioadei de implemetare;
- corectarea erorilor de redactare/introducere a cifrelor n sistemul informatic, fac obiectul
unei propuneri de act adiional la contractul de finanare, justificate corespunztor.
- modificarea indicatorilor. n situaii bine justificate, atunci cnd exist dificulti n
respectarea indicatorilor, aa cum a fost specificat n cadrul cererii de finanare, beneficiarul
va putea solicita prin act adiional o modificare sau reducere a indicatorilor propui, doar n
limitele i n conformitate cu prevederile contractului de finanare. Reducerea indicatorilor
va determina i o reducere corespunztoare a valorii totale eligibile a proiectului. Aceast
modificare trebuie nsoit de o justificare temeinic.
Toate solicitrile de modificri contractuale trebuie fcute cu respectarea principiilor:
- orice modificare a contractului trebuie s aib n vedere atingerea obiectivelor
proiectului;
- un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care
ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau ar fi contrare
principiului tratamentului egal al beneficiarilor;
- modificrile contractului pot fi realizate numai n perioada de execuie a contractului/
perioada de implementare a proiectului i nu vor avea efecte retroactive. Niciun fel de
modificare nu este posibil dup finalizarea duratei de implementare a contractului;
- valoarea maxim a finanrii nerambursabile aa cum este ea stipulat n contract nu
poate fi majorat;
- durata de implementare a unui proiect nu poate fi extins peste durata maxim de
implementare stabilit n Ghidurile Solicitantului pentru schema de finanare aferent;
- scopul actului adiional trebuie s urmreasc natura i obiectivele iniiale ale
contractului. Orice act adiional privind modificarea bugetului trebuie s includ toate
modificrile propuse, precum i o anex Bugetul proiectului, datat, semnat i
tampilat.
89
dovedirea
eligibilitii
succesorului
conform
prevederilor
Ghidului
Solicitantului aplicabil.
Modificarea acordului de parteneriat, anex la contractul de finanare, se poate realiza
prin prezentarea unei forme actualizate a acordului de parteneriat, cuprinznd toate modificrile
necesare, semnat i tampilat de toi partenerii. Beneficiarul are obligaia de a prezenta
documentul original cu propunerea de modificare, precum i o copie a ultimei variante aprobat
de AM/OI responsabil. n cazul n care modificarea acordului de parteneriat intervine ca urmare
a nlocuirii unui partener, liderul de parteneriat va respecta n alegerea partenerului, prevederile
legislaiei n vigoare, cu modificrile i completrile ulterioare.
90
instituiei pe care o reprezint se afl i activitatea/activitile din cadrul proiectului pentru care
au rol de parteneri.
n cazul semnrii Acordului de parteneriat, trebuie respectate urmtoarele principii:
- Durata Acordului de parteneriat trebuie s acopere cel puin perioada de implementare a
proiectului;
- Acordul de Parteneriat trebuie completat n limba romn, semnat att de ctre
reprezentantul mandatat de solicitant/beneficiar ct i de reprezentanii mandatai ai
partenerilor i stampilat att de solicitant/beneficiar ct i de ctre parteneri. Indiferent de
numrul partenerilor implicai n implementarea unui proiect, va fi semnat un singur Acord
de parteneriat, n mai multe exemplare, cte unul pentru fiecare parte i unul pentru AM /OI
delegat;
- legea aplicabil Acordului de parteneriat este legea romn;
- Acordul de parteneriat constituie Anexa obligatorie a Cererii de finanare i trebuie
transmis prin pot sau servicii de curierat ctre AM mpreuna cu declaraiile finale, cerute
conform Ghidului Solicitantului;
- Acordul de parteneriat nsoete Cererea de finanare, detaliile acesteia fiind legate n
mod direct de obiectul parteneriatului. Astfel, partenerii vor trebui s implementeze
proiectul n conformitate cu metodologia, termenele i alte specificaii prevzute n cererea
de finanare;
- urmare a semnrii unui contract de finanare ntre Beneficiar i AM/OI , clauzele
acestuia vor fi aplicabile i partenerilor. Drept consecin, partenerilor li se vor aplica att
prevederile contractului de finanare, ct i cele ale Acordului de Parteneriat;
- contribuia proprie a organizaiilor partenere se realizeaz sub forma financiar
(contribuia n natur nu este eligibil);
- achiziiile n cadrul proiectului pot fi fcute de ctre beneficiar sau partenerul/partenerii
acestuia conform acordului prilor;
- partenerii particip n realizarea i implementarea operaiunii, iar respectivele costuri
sunt eligibile n aceeai msur cu cele ale beneficiarului grantului;
- Beneficiarul sau partenerul/partenerii acestuia au opiunea de a subcontracta.
Subcontractorii nu sunt considerai nici parteneri, nici asociai, aplicndu-li-se dispoziiile
achiziiilor publice conform OUG 34/2006;
Partenerii trebuie s fie implicai n cel puin dou din urmtoarele aspecte ale proiectului:
91
92
persoanele impozabile9 care efectueaz livrri de bunuri sau prestri de servicii, altele decat
livrrile/prestrile fr drept de deducere a taxei, conform art.141 alin. (1) i (2) sunt obligate la
ntocmirea facturii ca document doveditor al tranzaciei efectuate. Pentru restul operatorilor
economici/persoanelor neimpozabile, care nu ndeplinesc cumulativ condiiile mai sus
menionate nu exist obligativitatea ntocmirii facturii.
Totodat, trebuie inut cont de faptul c Legea 571/2003 privind Codul Fiscal prevede
excepii de la regulile generale permind pentru anumite operaiuni (nchiriere, nvmnt, etc)
scutirea de la taxa pe valoarea adaugat i pe cale de consecin scutirea de la facturare.
n conformitate cu prevederile art. 127 alin. (4) din Codul Fiscal coroborat cu punctul 3
din Normele de Aplicare ale Codului Fiscal, instituiile publice i organizaiile fr scop
patrimonial nu sunt persoane impozabile atta timp ct natura activitilor prestate rmne una
non-economic, dup cum urmeaz:
- instituiile publice nu sunt persoane impozabile pentru activitile care sunt desfurate
n calitate de autoriti publice. (art. 127 (4) Codul Fiscal)
- organizaiile fr scop patrimonial sunt persoane neimpozabile dac bunurile sau
serviciile sunt acordate n mod gratuit. (punctul 3, alin. (2) Norme Metodologice).
Aadar, taxarea transferurilor ntre Parteneri depinde n primul rnd de natura juridic a
contractului ncheiat ntre pri, de activitatea ntreprins n cadrul proiectului (prestarea de
servicii, vnzare de active, etc) i nu in ultimul rnd de ncadrarea partenerilor ca persoane
impozabile sau neimpozabile din punct de vedere al taxei pe valoarea adugat.
Prin persoan impozabil, conform art. 127 alin. (1) i (2) din Codul Fiscal, se inelege orice persoan care desfoar, de o
manier independent i indiferent de loc, activiti economice de natura celor prevzute la alin. (2), oricare ar fi scopul sau
rezultatul acestei activiti. Activitile economice cuprind activitile productorilor, comercianilor sau prestatorilor de
servicii, inclusiv activitile extractive, agricole i activitile profesiilor libere sau asimilate acestora. De asemenea,
constituie activitate economic exploatarea bunurilor corporale sau necorporale n scopul obinerii de venituri cu caracter de
continuitate.
93
94
95
Program
anual AP
Anun de
intenie
Existen
finanare
Anun de
participare
(avizare DA)
DA
Punerea la
dispoziie a DA
Comisie
evaluare
Rspuns la
clarificri
Semnare
contract
Depunere
oferte
Anun de
atribuire
Deschidere
oferte
Elaborarea
dosar AP
Evaluare
oferte
Derulare
contract
Comunicare
rezultat
Finalizare
contract
96
contractante.
Atribuiile comisiei de evaluare sunt urmtoarele :
a) deschiderea ofertelor i, dup caz, a altor documente care nsoesc oferta (modelul
procesului verbal de deschidere este conform Ordinului ANRMAP 302/2011, Anexa 1) ;
97
care acestea corespund cerinelor minime din caietul de sarcini sau din documentaia
descriptiv;
g) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertani, din punct de vedere al
ncadrrii n fondurile care pot fi disponibilizate pentru ndeplinirea contractului de achiziie
public respectiv precum i, dac este cazul, din punct de vedere al ncadrrii acestora n
situaia prevzut la art. 202 din ordonana de urgen ;
h) stabilirea ofertelor inacceptabile sau neconforme i a motivelor care stau la baza
ncadrrii ofertelor respective n aceast categorie;
i)
j)
98
verbal de recepie.
Seciunea II: Descriere, Cantitatea sau Domeniul contractului, Durata contractului sau
termen de finalizare, Ajustarea preului contractului;
Autoritatea contractant are dreptul de a aplica (n cadrul fiei de date) criterii de calificare i
selecie referitoare numai la:
a) situaia personal a candidatului sau ofertantului;
b) capacitatea de exercitare a activitii profesionale;
99
Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (cu factori de evaluare
ponderai i algoritmi de calcul).
Factorii de evaluare a ofertei, pot fi, alturi de pre: caracteristici privind nivelul calitativ,
tehnic sau funcional, caracteristici de mediu, costuri de funcionare, raportul cost/eficien,
servicii post-vnzare i asisten tehnic, termen de livrare sau de execuie, alte elemente
considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor.
Dup intrarea n vigoare a Directivei nr. 24/2014 a UE, criteriile de atribuire vor fi:
-
100
b) fie prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale solicitate, care trebuie s
fie suficient de precis descrise nct s permit ofertanilor s determine obiectul contractului
de achiziie public, iar autoritii contractante s atribuie contractul respectiv;
c) fie att prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale solicitate, astfel cum
sunt acestea prevzute la lit. b), ct i prin referirea la standardele, omologrile tehnice,
specificaiile tehnice comune, prevzute la lit. a), ca mijloc de prezumie a conformitii cu
nivelul de performan i cu cerinele funcionale respective;
d) fie prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale solicitate, astfel cum sunt
acestea prevzute la lit. b), pentru anumite caracteristici, i prin referirea la standardele sau
omologrile tehnice, prevzute la lit. a), pentru alte caracteristici
n cazul n care autoritatea contractant definete specificaiile tehnice din caietul de sarcini
prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale solicitate, atunci nici o ofert nu
poate fi respins dac ofertantul demonstreaz prin orice mijloc adecvat c produsele, serviciile
sau lucrrile oferite asigur ndeplinirea performanelor sau cerinelor funcionale solicitate
deoarece sunt conforme cu :
a) un standard naional care adopt un standard european:
b) omologare tehnic european;
c) specificaie tehnic comun utilizat n Comunitatea European;
d) un standard internaional;
e) alte reglementri tehnice elaborate de organisme de standardizare europene.
Se interzice definirea n caietul de sarcini a unor specificaii tehnice care indic o anumit
origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de
invenie, o licen de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori
economici sau a anumitor produse.
Prin derogare se admite o astfel de indicaie, dar numai n mod excepional, n situaia n care o
descriere suficient de precis i inteligibil a obiectului contractului nu este posibil i numai
nsoit de meniunea sau echivalent.
Documentaia descriptiv cuprinde:
- Obiectivele care le dorete autoritatea contractant a le realiza;
- Nevoile autoritii contractante (cunotine pentru elaborarea documentaiei de atribuire,
mod distribuie a riscurilor proiectului, etc.);
- Constrngerile autoritii contractante (lipsa finanrii, lipsa cunotinelor pentru montaje
financiare i juridice, lipsa cunotinelor pentru recuperarea bunului public, etc.)
101
102
103
mare al contractului, operatorului / operatorilor economici capabili din punct de vedere tehnic, al
capacitii profesionale i financiare s duc la ndeplinire contractul.
Atunci cnd n executarea contractelor apar abateri, se va avea ca referin caietul de sarcini
i oferta ctigtorului licitaiei (documente ce fac parte integrant din contract).
104
C.N.S.C.
Curtea de
Conturi
C.A.
SEAP
.C.C.J.
AUTORITATEA
CONTRACTANTA
OPERATORI
ECONOMICI
Verificare
procedural
ANRMAP
UCVAP
ANI
10
D.N.A.
Parchetele
Proceduri
de atribuire
Contract de
Achiziie public
D.L.A.F.
O.L.A.F.
Auditul
105
verificare a acestor instituii i dac constat abateri propun corecii financiare la rambursarea
sumelor solicitate n cererile de rambursare.
106
EVALUARE OFERTE
n cazul procedurilor de licitaie deschis, licitaie restrns sau cerere de oferte, nu au
fost aduse modificri ale ofertei declarate ctigtoare pe parcursul evalurii ofertelor,
cu excepia corectrii eventualelor vicii de form/abateri tehnice minore/erori aritmetice
(n conformitate cu prevederile legale n domeniu)?
n evaluarea ofertelor au fost aplicate criteriile de calificare i selecie prevzute la
nivelul anunului/invitaiei de participare?
107
Metoda de calcul pentru evaluarea ofertelor (inclusiv stabilirea scorului final) este
prezentat n mod clar i complet n fia de date i utilizat corespunztor n evaluare?
n evaluarea ofertelor au fost aplicai factorii de evaluare prevzui la nivelul
invitaiei/anunului de participare?
Oferta ctigtoare a fost stabilit pe baza aplicrii criteriului de atribuire prevzut la
nivelul invitaiei/anunului de participare?
Raportul procedurii de atribuire a contractului de achiziie public respect modelul
standard aprobat i conine informaiile relevante pe baza crora s-a stabilit oferta
ctigtoare?
COMUNICARE REZULTAT PROCEDUR
Operatorii economici implicai n procedura de atribuire au fost informai cu privire la
rezultatul seleciei, la rezultatul procedurii de atribuire a contractului de achiziie
public sau de ncheiere a acordului-cadru, la admiterea ntr-un sistem de achiziie
dinamic, la rezultatul concursului de soluii ori, dup caz, la anularea procedurii de
atribuire i eventual iniiere ulterioar a unei noi proceduri, n termenul legal prevzut
de OUG nr. 34/2006?
Comunicrile transmise conin informaiile prevzute de OUG nr. 34/2006?
CONTRACT
Contractul de achiziie public a fost semnat pe baza propunerilor tehnice i financiare
cuprinse n oferta ctigtoare?
Contractul de achiziie public a fost semnat cu respectarea termenelor de ateptare
prevzute de OUG nr. 34/2006?
Contractul de achiziie public este nsoit de Contractul de asociere/subcontractare
(dac este cazul)? Respect aceste contracte condiiile din Contractul de achiziie
public/Ofert?
ACTE ADIIONALE LA CONTRACUL DE ACHIZIIE
Prin semnarea actului adiional nu a fost afectat avantajul obinut prin desemnarea
ofertei ctigtoare n cadrul procedurii iniiale? Contractul/actele adiionale nu
modific prin implementare prevederi ale documentaiei de atribuire ?
ncheierea Actului adiional s-a realizat cu respectarea prevederilor legale n materie de
achiziii publice?
108
3.3. Situaiile din implementarea proiectelor care pot genera conflict de interese,
incompatibilitate, neregul sau fraud. Corecii, puncte critice i strategii de evitare
3.3.1. Definiii
Neregul orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile
naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal
ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a
autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate
prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile
publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit;
Raportarea neregulilor toate activitile care conduc la informarea Comisiei Europene
Oficiul European de Lupt Antifraud (OLAF) sau a donatorilor publici internaionali, conform
109
obligaiilor asumate de Romnia n calitate de stat membru al Uniunii Europene ori de parte a
unui acord/memorandum semnat de Romnia cu un donator.
Nereguli cu caracter sistemic/de sistem nereguli generate de modul n care sunt
ndeplinite cerinele-cheie ale sistemelor de management i control care se produc ca urmare a
unor deficiene de proiectare a procedurilor de management i control, a unor erori sistematice de
aplicare a procedurilor de management i control sau din necorelarea prevederilor legislaiei
naionale cu reglementrile comunitare.
Aplicare de corecii financiare msurile administrative luate de autoritile competente, n
conformitate cu prevederile prezentei ordonane de urgen, care constau n excluderea de la
finanarea din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora a cheltuielilor
pentru care a fost constatat o neregul;
Fraud infraciunea svrit n legtur cu obinerea ori utilizarea fondurilor europene
i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, ncriminat de Codul penal ori de alte legi
speciale;
Conflict de interes - presupune existena unui conflict ntre ndatoririle publice i interesele
private ale unui funcionar public, interesele private ale funcionarului putnd influena n mod
necuvenit exercitarea ndatoririlor i a responsabilitilor sale oficiale.
Un conflict de interese real presupune existena unui conflict ntre ndatoririle publice i
interesele private ale unui funcionar public, interesele private ale funcionarului putnd
influena n mod necuvenit exercitarea ndatoririlor i a responsabilitilor sale oficiale.
Un conflict de interese aparent se poate spune c exist n cazul n care se constat c
interesele private ale unui funcionar public ar putea influena n mod necuvenit exercitarea
atribuiilor sale, dar acest lucru nu se ntmpl de fapt.
Un conflict de interese potenial apare atunci cnd un funcionar public are interese private
care sunt de aa natur nct un conflict de interese ar putea aprea n cazul n care funcionarul
respectiv ar asuma n viitor responsabiliti oficiale de o anumit natur (adic potenial
conflictuale).
110
Soul/soia unui funcionar din cadrul unei autoriti contractante care este responsabil de
monitorizarea unei proceduri de achiziii lucreaz pentru unul dintre ofertani.
Un funcionar din cadrul unei autoriti contractante i directorul general al uneia dintre
firmele ofertante au responsabiliti n acelai partid politic.
Semnal de alert este un indicator al unui caz posibil de fraud sau de corupie. Este un
element sau un set de elemente care este neobinuit prin natura sa sau nu se ncadreaz n
activitatea normal. Este un semnal c ceva este altfel dect n mod obinuit i trebuie examinat
mai ndeaproape.
Persoane cu funcii de decizie - conductorul autoritii contractante, membrii organelor
decizionale ale autoritii contractante ce au legtur cu procedura de atribuire, precum i orice
alte persoane din cadrul autoritii contractante ce pot influena coninutul documentaiei de
atribuire i/sau procedura de atribuire (art. 3, lit. s2 din OUG 34/2006);
111
Persoana fizic sau juridic care a participat la ntocmirea documentaiei de atribuire, are dreptul
de a fi ofertant, ofertant asociat sau subcontractant, dar numai n cazul n care implicarea sa n
elaborarea documentaiei de atribuire nu este de natur s distorsioneze concurena (art. 67, OUG
34/2006) .
Persoanele fizice sau juridice care sunt implicate direct n procesul de verificare/evaluare
a candidaturilor/ofertelor, nu au dreptul de a fi candidat, ofertant, ofertant asociat sau
subcontractant, sub sanciunea excluderii din procedura de atribuire (art. 68, OUG 34/2006) .
Nu au dreptul s fie implicai n procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor
urmtoarele persoane (art. 69, OUG 34/2006) :
a) persoane care dein pri sociale, pri de interes, aciuni din capitalul subscris al unuia
dintre
ofertani/candidai
sau
persoane
care
fac
parte
din
consiliul
de
112
dein funcii de decizie n cadrul autoritii contractante. Acest document nu are caracter de
document public. (art. 331 alin. 4, OUG 34 / 2006).
Prin datele de identificare ale persoanelor ce dein funcii de decizie n cadrul autoritii
contractante, care se regsesc n declaraia prevzut la art. 331, alin. (4) din ordonana de
urgen, se nelege ( art. 2, alin. 32, HG 925 / 19.07.2006):
a) numele i prenumele;
b) data i locul naterii;
c) domiciliul actual;
d) codul numeric personal;
e) funcia pe care o deine n cadrul autoritii contractante prin raportare la
implicarea n procesul de achiziie public.
Autoritatea contractant public n SEAP denumirea i datele de identificare ale
ofertantului/candidatului/ofertantului asociat/subcontractantului/terului susintor, n termen de
maximum 5 zile de la expirarea termenului-limit de depunere a candidaturilor/ofertelor, cu
excepia persoanelor fizice, pentru care se public numai numele. (art. 692 , alin.2, OUG
34/2006)
Contractantul nu are dreptul de a angaja, n scopul ndeplinirii contractului de achiziie
public, persoane fizice sau juridice care au fost implicate in procesul de verificare/evaluare a
candidaturilor/ofertelor depuse n cadrul aplicrii unei proceduri de atribuire, pe parcursul unei
perioade de cel puin 12 luni de la ncheierea contractului, sub sanciunea nulitii contractului
respectiv pentru cauza imoral. (art. 70, OUG 34/2006)
Pentru ndeplinirea obligaiei prevzute la art. 66 din ordonana de urgen, autoritatea
contractant solicit ofertantului/ candidatului/ofertantului asociat/subcontractantului/ terului
susintorului o declaraie pe propria rspundere cu privire la nencadrarea n prevederile art. 691
din ordonana de urgen. ( art. 2, alin. 31, HG 925 / 19.07.2006)
Pe parcursul aplicrii procedurii de atribuire, autoritatea contractant are obligaia de a
lua toate msurile necesare pentru a evita situaiile de natur s determine apariia unui conflict
de interese i/sau manifestarea concurenei neloiale (art. 66, din OUG 34/2006)
Organismele cu competene n verificarea apariiei conflictului de interese au acces la
declaraia prevzut la art. 331 alin. (4) din ordonana de urgen, n condiiile legii. ( art. 2, alin.
33, HG 925 / 19.07.2006)
n ndeplinirea funciei de verificare, Ministerul Finanelor Publice, prin Unitatea pentru
Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice/Compartimentele pentru verificarea achiziiilor
publice, are acces la declaraia prevzut la art. 331 alin. (4) din ordonana de urgen, n vederea
113
prevenirii apariiei situaiei prevzute la art. 691 din ordonana de urgen. ( art. 2, alin. 34, HG
925 / 19.07.2006)
Autoritatea contractant este responsabil pentru modul de atribuire a contractului de
achiziie public/acordului-cadru, cu respectarea tuturor dispoziiilor legale aplicabile
( art. 2,
114
115
116
Sunt solicitate dou sau mai multe studii pregtitoare pe aceeai tem, ntocmite de
societi externe, i se exercit presiuni asupra personalului s se bazeze pe unul dintre
aceste studii pentru elaborarea documentelor aferente procedurii de ofertare.
Dou sau mai multe contracte pentru articole identice sunt lansate, fr niciun motiv
evident, n decursul unei perioade scurte de timp, ceea ce face ca metoda de achiziii
utilizat s fie mai puin competitiv.
Normele privind furnizarea de bunuri sau servicii sunt prea stricte, permind astfel
participarea la procedura de achiziii a unei singure societi.
Un angajat al autoritii contractante are rude care lucreaz pentru o ntreprindere care
poate depune oferte.
117
Comportamentul neobinuit al unui angajat care face presiuni pentru a obine informaii
cu privire la procedura de achiziii, dei acesta nu este responsabil de derularea
procedurii respective.
Un angajat al autoritii contractante are rude care lucreaz pentru o ntreprindere care
poate depune oferte.
Adresa ofertantului ctigtor este incomplet, de exemplu, este indicat doar o csu
potal, nu este furnizat un numr de telefon i nici o adres potal (ar putea fi vorba de
societi fictive).
118
119
120
Oferte discrepante
- oferta pentru anumite activiti pare a fi nejustificat de sczut;
- dup atribuirea contractului au loc modificri sau eliminri ale cerinelor privind activitile;
- activitile pentru care se primesc oferte sunt diferite fata de contractul propriu-zis;
- ofertantul are legturi apropiate cu personalul responsabil cu achiziiile sau a participat la
121
redactarea specificaiilor.
Manipularea specificaiilor
- doar un singur ofertant sau foarte puini ofertani rspund la cererile de oferte;
- exist similitudini ntre specificaii i produsele sau serviciile contractantului ctigtor;
- se primesc reclamaii din partea celorlali ofertani;
- specificaiile sunt semnificativ mai restrnse sau acoper o sfer mai larg dect n cazul
cererilor de oferte anterioare;
- specificaii neobinuite sau nerezonabile;
- acordarea unui numr ridicat de contracte avantajoase unui singur furnizor;
- socializare sau contacte personale ntre personalul responsabil cu contractarea i ofertani pe
durata procedurii de atribuire;
- cumprtorul definete un articol folosind denumirea unei mrci comerciale n locul unei
descrieri generice fr sa foloseasc sintagma sau echivalent sau fr s justifice necesitatea
prin prisma unei incompatibiliti tehnice.
Manipularea ofertelor
o reclamaii din partea ofertanilor;
o metode de control deficiente i proceduri de licitaie inadecvate;
o indicii privind modificarea ofertelor dup recepie (pot proveni i din observarea
recepiei unor produse inferioare din punct de vedere calitativ prin raportare la oferta
depus n cadrul procedurii i n lipsa unui act adiional);
122
Fragmentarea achiziiilor
- doua sau mai multe achiziii consecutive i asemntoare de la acelai contractant, situate
imediat sub plafoanele de acordare concurenial sau sub limita de la care se efectueaz
investigaii de ctre cadrele de conducere;
- separarea nejustificata a achiziiilor, de exemplu contracte separate pentru manopera si
materiale, fiecare avnd o valoare inferioara plafoanelor de ofertare;
- achiziii consecutive la valori situate imediat sub plafoane.
123
Manipularea preturilor
- contractantul refuza, amn sau nu poate furniza documente justificative privind costurile;
- contractantul furnizeaz documente incorecte sau incomplete;
- informaiile privind preul nu mai sunt valabile;
- preturi ridicate comparativ cu contracte similare, liste de preturi sau medii la nivel de industrie.
124
Substituia produsului
- ambalaje neobinuite sau generice: ambalajul, culorile sau forma difer de norme;
- discrepane ntre aspectul ateptat i cel real;
- numerele de identificare a produsului difer de numerele publicate sau cele de catalog ori de
sistemul de numerotare;
- numr de defeciuni nregistrat n cadrul testelor sau n utilizare peste medie, nlocuiri
anticipate ori costuri ridicate de ntreinere i de reparaie;
- certificatele de conformitate sunt semnate de persoane necalificate sau neautorizate;
- diferene semnificative intre costurile estimate si cele reale ale materialelor;
- contractantul nu a respectat graficul lucrrilor, dar recupereaz ntrzierile cu rapiditate;
- numere de serie atipice sau terse; numerele de serie nu corespund sistemului de numerotare al
productorului autentic;
- numerele sau descrierile facturii sau ale obiectelor de inventar nu corespund datelor din ordinul
de achiziie.
125
Servicii de consultanta/profesionale
- nu exista acorduri sau contracte ncheiate oficial; cu toate acestea, se pltesc sume mari pentru
servicii prestate, pe baza unor facturi coninnd date insuficiente;
- exist acorduri sau contracte oficiale, dar acestea sunt vagi n ceea ce privete serviciile care
urmeaz a fi prestate, i nu exist facturi detaliate, rapoarte de cltorie sau studii care sa
justifice cheltuielile;
- serviciile pltite au fost utilizate pentru obinerea, distribuirea sau utilizarea unor informaii ori
date protejate prin legi sau regulamente;
- serviciile pltite aveau scopul de a influena n mod ilegal coninutul unei cereri, evaluarea unei
propuneri sau estimri de pre, selecia de surse pentru atribuirea de contracte ori negocierea
unui contract, a unei modificri sau a unei revendicri. Nu este important daca atribuirea se face
de ctre contractantul principal ori un subcontractant de la orice nivel;
- serviciile pltite au fost obinute sau efectuate prin nclcarea unui statut ori a unui regulament
care interzice practicile antreprenoriale neloiale sau conflictele de interese.
126
- facturarea fiecrui serviciu se face constant la nivelul maxim stabilit in contract. Specificarea n
contract/comand a numrului de ore care trebuie facturate reprezint o excepie;
- anumite persoane propuse ca angajai-cheie nu lucreaz n cadrul contractului;
- personalul propus nu corespunde forei de munc existente. Este necesara angajarea unui
numr considerabil de persoane. Numrul persoanelor nou-angajate este semnificativ mai redus
dect n propunerile iniiale;
- competentele angajailor nu satisfac cerinele specifice pentru categoria de fora de munc sau
cerinele contractuale;
- timpul de lucru al angajailor este nregistrat ca indirect de ctre societate, dar este nregistrat ca
direct n scopul contractului;
- sumele percepute pentru timpul de lucru al partenerilor, funcionarilor, supraveghetorilor i al
altor angajai nu respect termenii contractuali sau politicile si procedurile contabile ale
societii.
3.3.6.
127
- Un membru al comisiei de evaluare poate ncerca s induc n eroare sau s exercite presiuni
asupra celorlali membri pentru a influena decizia final, de exemplu dnd o interpretare eronat
normelor.
Executarea i modificarea contractelor de achiziii publice
- Contractul nu este redactat n conformitate cu normele i/sau specificaiile tehnice i cu
documentele aferente procedurii de ofertare.
- Executarea contractului este nesatisfctoare.
- Monitorizarea contractului este nesatisfctoare.
- Sunt acceptate certificate false.
128
129
130
131
nsoit de textul: Pentru informaii detaliate despre celelalte programe cofinanate de Uniunea
European, v invitm s vizitai www.fonduri-ue.ro. (textul reprezentnd un link la adresa web
(URL): http://www.fonduri-ue.ro).
Toate website-urile realizate n cadrul proiectelor cu finanare din Instrumentele
Structurale vor afia citatul: Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia
oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei ntr-un loc vizibil, pe pagina principal.
132
133
134
135
136
137
138
Numele fondului din care se acorda cofinanarea (ex. Fondul European de Dezvoltare
Regional, Fondul Social European, Fondul de Coeziune);
Titlul proiectului/investiiei;
139
Egalitatea de anse (equal opportunities) conceptul conform cruia toate fiinele umane sunt libere s-si dezvolte capacitile
personale i s aleag fr limitri impuse de roluri stricte; faptul c diferitele comportamente, aspiraii i necesiti ale femeilor
140
Diferenele de gen - se refer la diferenele psihologice, sociale i culturale dintre femei i brbai. Genul este un instrument
conceptual cu ajutorul cruia sunt analizate rolurile, responsabilitile, constrngerile, ansele i nevoile brbailor i femeilor n
orice context. Rolurile i nevoile de gen sunt influenate de clas, vrst, ras i etnie, cultur i religie i de mediul geografic,
economic i politic. n orice context social, rolurile de gen pot fi flexibile sau rigide, asemntoare sau diferite, complementare
sau n conflict. Pe lng diferenele dintre femei i brbai, mai pot exista diferene n cadrul aceleiai categorii n ceea ce privete
nivelul socioeconomic, puterea de decizie i vrst.
Termenul de gen nu l nlocuiete pe cel de sex care se refer doar la diferenele biologice (de exemplu, datele statistice sunt
difereniate pe sexe).
13
141
b) Dezvoltarea durabil
Tratatul Uniunii Europene prevede integrarea dezvoltrii durabile n toate politicile europene,
astfel nct acestea s contribuie de o manier integrat la ndeplinirea obiectivelor economice,
sociale i de mediu.
Pentru a respecta cerinele legislaiei comunitare, statele membre ale Uniunii Europene
trebuie s abordeze conceptul dezvoltrii durabile n cadrul tuturor proiectelor i programelor
finanate din fonduri structurale, pentru a contribui la realizarea unei economii europene
echilibrate, durabile i inovative.
Este binecunoscut faptul c proiectele care integreaz dezvoltarea durabil din stadii
timpurii de via aduc valoare adugat att pentru organizaiile promotoare, ct i pentru
grupurile int vizate. Importana acestei teme trebuie s fie recunoscut n dezvoltarea
proiectelor, n rndul factorilor de decizie i pe tot parcursul implementrii proiectelor.
Dezvoltarea durabil se deruleaz pe fondul unor principii majore ce o caracterizeaz:
- preocuparea pentru echitate i corectitudine ntre ri i ntre generaii;
- viziunea de lung durat asupra procesului dezvoltrii;
- gndirea sistemic, interconexiunea ntre economie, societate i mediu.
Astfel, n implementarea proiectelor pot fi abordate una sau mai multe din cele trei
dimensiuni ale conceptului dezvoltrii durabile i anume:
- dimensiunea ecologic, privete consumul i producia durabil, conservarea i
managementul resurselor naturale, schimbrile climatice i energia curate;
- dimensiunea economic, se refer la dezvoltarea socio-economic (prosperitate
economic) i transportul durabil;
- dimensiunea social, vizeaz incluziunea social, schimbrile demografice i sntatea
public.
Msuri minime ce trebuie respectate de ctre solicitani:
- msuri corespunztoare la nivelul managementului de proiect (ex: utilizarea raional a
resurselor prin alegerea unei logistici adecvate, utilizarea experienei anterioare n dezvoltarea i
implementarea de proiecte ce promoveaz tema dezvoltrii durabile, etc.);
142
- includerea n proiect a unor msuri de sensibilizare pe tema dezvoltrii durabile (ex: inserarea
unui mesaj special pe materialele de curs i n corespondena electronic, care s atrag atenia
asupra problemelor de mediu i s ndemne la protecia acestuia, logo-uri/sloganuri pe
materialele furnizate, afie vizibile la locul de desfurare a activitilor din proiect, etc.).
14
Ministerul pentru Societatea Informaional - Strategia Naional privind Agenda Digital pentru Romnia, Bucureti,
septembrie 2014, www.mcsi.ro/.../Proiecte.../Strategia-Nationala-Agenda-Digitala
143
d) mbtrnirea activ
Avnd n vedere apariia fenomenului de mbtrnire demografic, este necesar iniierea de
modaliti eficiente de promovare a mbtrnirii active.
mbtrnirirea activ poate fi susinut prin:
- asigurarea de oportuniti de munc pentru vrstnici,
- crearea de condiii adecvate de munc,
- mbuntirea sntii la locul de munc,
- facilitarea accesului la formare profesional i oferirea de stimulente pentru continuarea
rolului activ pe piaa muncii a vrstnicilor i descurajarea pensionrii anticipate.
Promovarea si susinerea acestui obiectiv orizontal prezint beneficii pentru angajatori,
prin: implicarea n echipe mixte a persoanelor cu vrste diferite, care combin avantajele
competenelor diferitelor grupe de vrst, avnd n vedere studiile de caz care indic o crestere a
bunstrii, atitudini mai pozitive privind munca i creterea capacitii de ocupare a persoanelor
vrstnice. n plus, exist un impact pozitiv asupra tuturor angajailor n ceea ce priveste relaiile
dintre generaii, i asupra cunoaterii i atitudinilor fa de colegii mai vrstnici.
De asemenea, pentru pstrarea unui climat inovativ i generator de valoare adugat n
cadrul organizaiilor n care lucreaz echipe mixte de generaii, o serie de condiii trebuie
ndeplinite: crearea unui climat cu o orientare spre cunoatere, n care s se faciliteze dezvoltarea
de noi perspective i n care este posibil combinarea viziunilor noi cu cele vechi,
transparena organizaional, structuri manageriale cooperative i participative i meninerea unei
culturi bazat pe ncredere i deschidere.
Beneficiarii fondurilor europene vor raporta ctre Am/OI:
- modul n care activitile proiectului au contribuit/contribuie la prelungirea rolului activ
pe piaa muncii a persoanelor vrstnice, precum i la dezvoltarea carierei profesionale;
- msurile adoptate pentru crearea unui mediu de lucru sntos i pentru reconcilierea
relaiilor de munc dintre persoanele aparinnd diferitelor categorii de vrst.
e) Abordare transnaional
Iniiativele transnaionale contribuie la transferul de cunotine din statele membre ale
Uniunii Europene care au deja experien n abordarea diverselor probleme din sfera incluziunii
sociale, educaiei, formrii sau ocuprii. Abordarea transnaional poate contribui la accelerarea
identificrii unor soluii eficiente pentru situaiile existente la nivel local, regional, naional sau
sectorial. Schimbul de informaii, experien, rezultate i bune practici ntre diferite state membre
ale Uniunii Europene poate fi benefic pentru toate prile. Finanarea aciunilor transnaionale
contribuie la promovarea i susinerea inovrii prin schimbul de experiene n ceea ce privete
144
ocuparea, identificarea i implementarea celor mai bune practici privind crearea unor locuri de
munc mai multe i mai bune, consolidarea politicilor i practicilor n ceea ce privete ocuparea
i dezvoltarea reelelor la nivel european, precum i consolidarea capacitii organizaiilor de a se
implica activ n promovarea ocuprii i incluziunii sociale.
Beneficiarii fondurilor europene au obligaia de a meniona modul n care activitile
transnaionale contribuie la valoarea adugat a proiectului.
f) Abordare interregional
Schimbul de informaii, experien, rezultate i bune practici, precum i dezvoltarea unei
abordri complementare sau a unor aciuni coordonate sau comune interregionale contribuie la
implementarea cu succes a proiectelor i ajut la multiplicarea rapid a rezultatelor pozitive i n
alte regiuni de dezvoltare.
Aciunile interegionale contribuie la promovarea i susinerea inovrii prin schimbul de
experiene n ceea ce priveste ocuparea, identificarea i implementarea celor mai bune practici
privind crearea unor locuri de munc mai multe i mai bune, consolidarea politicilor i practicilor
n ceea ce priveste ocuparea, precum i consolidarea capacitii organizaiilor de a se implica
activ n promovarea ocuprii i incluziunii sociale.
Beneficiarii fondurilor europene au obligaia de a meniona modul n care activitile
interregionale contribuie la valoarea adugat a proiectului.
3.4.3
accepiunea
Comisiei
Europene
sustenabilitatea
reprezentnd:
capacitatea
15
Sursa: http://www.fonduri-ue.ro/poat/upload/fis_docs/manual_formare.pdf
145
146
147
Documentele care sunt ntocmite i/sau cu care se lucreaz ntr-un proiect i care trebuie
colectate pentru a atesta desfurarea activitilor asumate prin cererea de finanare n funcie de
complexitatea sau de domeniul de implementare au o structur diferit:
-
documente tehnice - documente care justific activiti i rezultate ale proiectului, de ex.
autorizaia pentru un curs de formare, organigrama unei firme de exerciiu; sau privind
managementul proiectului, de ex. planul de monitorizare interna al unui proiect;
documente realizate anterior desfurrii activitii (de ex, agenda unei ntlniri,
proceduri);
documente realizate n timpul unei activiti (de ex. lista de prezen la un curs, minuta
unei ntlniri de management);
documente realizate dup o activitate (de exemplu un raport de activitate al unui expert);
sau
documente de proces (care atest desfaurarea unei activiti, de ex. o list de prezen, un
timesheet, fotografii la un eveniment de informare);
148
149
n acest capitol vom aborda temele de interes privind managementul financiar al fondurilor
structurale, eligibilitate, control intern, audit i standarde. O sesiune va fi dedicat
managementului calitii.
4.1
Managementul financiar
4.1.1
D EFINIII
Act juridic bilateral ncheiat ntre Autoritatea de Management i
Organismul Intermediar, care reglementeaz responsabilitile i
Acord de delegare
Autoritatea de
Management / AM
Ax Prioritar
Ajutor de Stat
Beneficiar/BF
150
AL
PARLAMENTULUI
EUROPEAN
AL
Cerere de
Rambursare
Cheltuieli eligibile
Cheltuieli publice
Contract de
finanare
Neregula
151
Intermediar
Perioada de
implementare a
proiectului
Prefinanare
Sistem Unic
Informatizat de
Management SMIS
152
153
154
Autoritatea de Management
Confirm c cererile de rambursare
includ doar cheltuielile:
- care au fost efectuate pentru
activitile care au fost selectate
pentru finanare
- msurilor pentru care a ajutorul de
stat a fost aprobat.
Trimite Declaraiile de cheltuieli la ACP
Se asigur c la nivelele inferioare se fac
controalele adecvate
Autoritatea
Management
Face plati
catre
beneficiari
Cadrul legislativ european privind perioada de finanaare 2014 2020 este dat de
urmtoarele regulamente principale:
155
156
Un act normativ similar HG nr. 759/2007 trebuie aprobat i pentru cheltuielile eligibile n
cadrul perioadei de programare 2014-2020. Un astfel de act normativ trebuie:
Ulterior acestui HG, la nivelul fiecrui program operaional/ax prioritar (dup caz), se vor
aproba ordinele comune de cheltuieli eligibile, care vor detalia eligibilitatea n funcie de tipul
specific de activiti finanate.
157
158
Avnd n vedere c aceste acte normative au un caracter orizontal, aplicabil nu doar fondurillor
structurale i de coeziune, ci i celorlalte fonduri externe nerambusrabile (fondurile pentru
agricultur i dezvoltare rural, fondurile pentru pescuit, fondurile eleveiene i norvegiene .a.),
regulile din acest act normativ pot fi meninute i pentru perioada de programare 2014-2020,
eventualele modificri punctuale putnd fi introduse prin act normativ de modificare.
C. Legislaie
complementar
cu
rol
susinerea
implementrii
OUG nr. 127/2007 privind Gruparea European de Cooperare Teritorial, act normativ
ce ar trebui amendat cu elementele introduse de noul regulament european n domeniu
159
OUG nr.57/2010 pentru completarea unor acte normative din domeniul finanelor
publice i Hotrrea 874/2010 pentru modificarea i completarea HG nr. 264/2003
privind stabilirea aciunilor i categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor i
limitelor pentru efectuarea de pli n avans din fonduri publice. Prin aceste acte
normative se introduc excepii privind utilizarea i justificarea avansurilor acordate n
cadrul contractelor de lucrri servicii derulate n cadrul unor proiecte cu finanare
extern nerambursabil. ntruct acest act normativ nu are aplicabilitate limitat
la perioada de programare 2007-2013, rmne valabil i n perioada 2014-2020.
OMFP nr. 673 din 13/04/2009 pentru modificarea Ordinului ministrului finanelor
publice nr. 752/2006 privind aprobarea procedurii de eliberare a certificatului de
atestare fiscal pentru persoane juridice i fizice, a certificatului de obligaii
bugetare, precum i a modelului i coninutului acestora (Monitorul Oficial nr. 355
din 27 mai 2009) i Ordin comun MAI/MFP nr. 75/767 din 30/04/2009 privind
aprobarea unor formulare tipizate pentru activitatea de colectare a impozitelor i
taxelor locale, desfurat de ctre organele fiscale locale. ntruct acest act
normativ nu are aplicabilitate limitat la perioada de programare 2007-2013,
rmne valabil i n perioada 2014-2020.
160
Ordin MFE nr. 543/2013 pentru aprobarea Ghidului privind principalele riscuri
identificate n domeniul achiziiilor publice i recomandrile Comisiei Europene ce
trebuie urmate de autoritile de management i organismele intermediare n procesul
de verificare a procedurilor de achiziii publice. ntruct acest act normativ nu are
aplicabilitate limitat la perioada de programare 2007-2013, rmne valabil i n
perioada 2014-2020.
161
HG nr. 28/2008 privind aprobarea coninutului-cadru al documentaiei tehnicoeconomice aferente investiiilor publice, precum i a structurii i metodologiei de
elaborare a devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii
HG nr. 445/2009 privind evaluarea impactului anumitor proiecte publice i private asupra
mediului i Ordinul comun al Ministrului Mediului i Pdurilor, Ministrului
Administraiei i Internelor, Ministrului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, Ministrului
Dezvoltrii Regionale i Turismului nr.135/76/84/1284/2010 privind aprobarea
metodologiei de aplicare a evalurii impactului asupra mediului pentru proiecte publice i
private
Acest act normativ este specific perioadei de programare 2007-2013 i are menirea de a
soluiona o problem punctual aprut pe parcursul implementrii POR 2007-2013. Pentru
perioada 2014-2020, astfel de acte normative vor fi emise doar n situaii excepionale, similare
celei menionat mai sus pentru POR 2007-2013.
162
Ajutorul de Stat
Achiziiile Publice
Protecia Mediului
Egalitatea de anse
CONTURI BANCARE
Beneficiarii i partenerii acestuia au obligaia s deschid conturi dedicate pentru
primirea sumelor aferente prefinanrii, precum i conturi pentru rambursarea cheltuielilor
efectuate n cadrul Proiectului.
163
PLANIFICARE BUGETAR
Bugetul exprim resursele financiare, detaliate pe surse de provenien, care vor fi
utilizate pentru diferite destinaii, astfel nct s se realizeze scopurile propuse.
Bugetul unui proiect prezint totalitatea resurselor financiare prevzute pentru
realizarea obiectivelor acestuia, provenite din finanare de la autoritatea contractant
(finanator), de la beneficiar i partenerii de contract.
bugetul de capital (al investiiilor), care exprim angajmentele pe termen scurt privind
proiectele de investiii prevzute n cadrul proiectului;
164
planificare - un buget este necesar pentru a planifica un nou proiect, astfel nct decidenii
s-i fac o idee complet despre costurile proiectului. n luarea deciziei de a ncepe proiectul
conteaz disponibilitatea fondurilor i eficiena cu care vor fi folosite;
prin Notificare
165
166
167
168
Toate cheltuielile declarate n CR sunt eligibile. n acest caz plata este aprobat pentru
aceeai sum solicitat spre rambursare prin CR
2.
3.
Cheltuielile sunt parial eligibile. n acest caz se specific sum aprobat la plat, precum i
suma respins. Motivele care au dus la respingere sunt prezentate pe scurt. Suma aritmetic
pentru plata aprobat i plata respins va fi egal cu suma solicitat spre rambursare prin CR
4.
n cazul n care
169
Beneficiarul nu
re-transmite CR
n termen
Beneficiarul nainteaz
CR ctre AM/OI
Beneficiarul retransmite CR n
termen
AM/OI nregistreaz CR
NU
CR corect
ntocmit
DA
NU
Beneficiarul transmite
date/documente
/clarificari n termen
Sunt sume
suspendate la
plat?
AM/OI cere
date/documente/
clarificri
Beneficiarul nu
transmite
date/documente/
clarificari n termen
Beneficiarul transmite
date/documente/ clarificari
n termen
Beneficiarul nu transmite
date/documente/ clarificari
n termen
DA
NU
CVCR-OI cere
date/documente/
clarificri
CR
este
vizat Bun
de plat
170
4.1.4 Erori frecvente ntlnite n ntocmirea unei Cereri de Rambursare (CR), lecii
nvate:
1. Completarea necorespunztoare a formularului CR:
Cererea de rambursare trebuie semnat i parafat de persoanele autorizate pe fiecare
pagina
Se menioneaz alt cont dect cel specificat n contractul de finanare sau nu este trecut
contul pentru anii precedeni
ncadrarea incorect a cheltuielilor conform cererii de finanare i a contractului de
finanare (nerespectarea ordinelor de cheltuieli eligibile ncadrarea eronat a cheltuielii
declarate n categoriile de cheltuieli menionate n ordinele de cheltuieli, nerespectarea
plafoanelor impuse pentru anumite tipuri de cheltuieli etc.)
In formularul CR este obligatoriu a fi precizate toate ordinele de plata, extrasele de cont
care au stat la baza plii
Confuzie ntre valoarea din factur i valoarea eligibil din factur
Lista Anexe - va conine documentele efectiv ataate cererii de rambursare n cauza
(aceste documente trebuie sa figureze si in OPIS)
Pentru completarea - Cheltuieli cu salarii se va ine cont de prevederile ART. 3 Alin
(20) din ORDINUL nr. 2.116 din 19 noiembrie 2007 cu toate completrile i modificrile
ulterioare. Astfel, Venitul aferent timpului efectiv lucrat obinut de personalul din echipa
de proiect se va calcula prin eliminarea zilelor de concediu de odihn/medical.
Formularele privind activitatea derulat n cadrul proiectului pentru lunile din CR
aferente echipei de proiect nu sunt corect completate
Formularele privind activitile derulate n cadrul proiectului trebuie completate n mod
unitar pentru ntreaga echip de proiect se va completa linia aferent zilelor libere
conform legii cu numrul de ore lucrate ca recuperare
Cheltuielile declarate n CR nu corespund cu cele prevzute n bugetul proiectului din
Cererea de Finanare
2. Ordinele de plata nu menioneaz n clar facturile pentru care se face plata
3. Copiile trebuie s fie:
semnate
tampilate
certificate conform cu originalul de ctre reprezentantului legal al beneficiarului
numerotate
incluse in lista de anexe din formularul Cererii de Rambursare
171
incluse in OPIS
4. Realizarea de cheltuieli n afara perioadei de implementare prevzute n
contractul de finanare
5. Necorelare ntre gradul de ndeplinire a unei activiti / indicator de realizare i
suma solicitat la rambursare pentru activitatea respectiv
6. Erori n evidenele contabile ale proiectului:
nregistrri eronate n contabilitate ale sumelor solicitate la rambursare exemplu: se solicita la rambursare o anumit suma dintr-o factura de utiliti i
se nregistreaz n contul analitic aferent proiectului o alt sum;
172
173
174
Consecine
Situaiile prezentate anterior pot determina urmtoarele :
-
aplicarea unor corecii financiare procentuale pentru anumite cheltuieli eligibile sau
ineligibilitatea integral a cheltuielilor respective;
175
finanarea unor operaiuni financiare ale comunitii europene. De altfel in cadrul obiectivului
Cooperare Teritorial European, o proporie limitat din cheltuieli a putut fi efectuat n
afara zonelor eligibile.
Noile regulamente europene pentru noua perioada de programare financiara 2014-2020
se bazeaz pe mecanisme similare. Putem afirma fr sa greim ca eligibilitatea geografica,
aa cum fusese definita prin Regulamentul 1083/2006 este nlocuita de o eligibilitate in baza
unei modelari statistice multicriteriale in noile regulamente europene.
Deoarece responsabilitatea coordonrii programelor cofinanate de Uniunea Europeana
este mprita ntre Comisie i Statul Membru,
utilizarea fondurilor provin
naional.20. In ceea ce privete prevederile naionale acestea nu pot fi niciodat mai permisive
dect regulile Comunitii.
16
http://dexonline.ro/definitie/eligibilitate
http://dexonline.ro/definitie/eligibil
18 http://dexonline.ro/definitie/eligibil
19
http://dexonline.ro/definitie/neeligibil
20
Trebuie menionat faptul ca in cazul statelor membre legislaia naionala este armonizata cu legislaia europeana. Se poate
ntmpla ns, ca anumite domenii specifice, legislaia naionala sa fie mai severa dect legislaia europeana caz in care
legislaia naionala va prevala.
17
176
Vom prezenta, mai jos, cteva din principalele dimensiuni21 ale eligibilitii:
o Localizarea geografic doar anumite zone sunt eligibile pentru anumite programe sau
activiti;
o Scopul interveniei22 exist restricii cu privire la tipurile de activiti ce pot fi
cofinanate din diferitele categorii de fonduri;
o Activitile finanate - respect regulile i principiile legislaiei comunitare i
naionale n domeniul ajutorului de stat, achiziiilor publice, mediului i egalitii de
anse.
o Tipologia costurilor doar anumite costuri pot fi finanate prin intervenia comunitar
n timp ce altele sunt excluse;
o Costurile - sunt angajate exclusiv n perioada de implementare definit de ctre
Programul Operaional.
o Beneficiarii proiectelor - pot furniza dovada cheltuielilor efectuate (facturi sau
documente echivalente) i conformitatea acestora cu regulile de eligibilitate definite
prin PO.
o Beneficiarii proiectelor - pstreaz n conformitate cu prevederile contractuale,
documentele suport precum i evidena/ dovada cheltuielilor efectuate.
o Investiiile realizate - respect principiul sustenabilitii i sunt meninute operaionale
n conformitate cu regulile diferitelor Programe Operaionale.
A. Eligibilitatea aplicanilor
Din experiena dobndita cunoatem existenta unor criterii obligatorii ce se aplica
beneficiarilor/ solicitanilor de cofinanare din fonduri publice. De cele mai multe ori acestea
sunt criterii de natur instituional, legal i financiar conform prevederilor din Ghidurile
21
Formare continu a personalului implicat n gestionarea Fondurilor Structurale i de Coeziune, Proiect cofinanat din
Fondul European de Dezvoltare Regional prin Programul Operaional Asisten Tehnic 2007-2013, Publicat de: WYG
International
22
Anumite domenii nu vor fi eligibile pentru finanare din FEDER de exemplu, producerea, prelucrarea i comercializarea
tutunului i a produselor din tutun sau dezafectarea centralelor nucleare.
177
Formulri de tipul23:
[]<denumirea organizaiei> nu se afl n nici una din situaiile de mai jos:
a) [UAT/APL24] este n stare de insolven, conform prevederilor Legii nr. 273/2006 privind
finanele publice locale, art. 75, cu modificrile i completrile ulterioare / [ADI] este n stare
de insolven, conform prevederilor Legii nr. 85/2006 privind procedura insolvenei, cu
modificrile i completrile ulterioare;
b) [UAT/APL/ADI] face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa n una din situaiile
prevzute la lit. a)
c)
nu i-a ndeplinit obligaiile cu privire la plata contribuiilor la bugetul asigurrilor sociale sau
la plata taxelor n conformitate cu prevederile legislaiei romneti i comunitare aplicabile
d) n urma altei proceduri de achiziie public sau n urma unei proceduri de acordare a unei
finanri nerambursabile, din bugetul comunitar, i-au fost aplicate, de ctre o autoritate
contractant, penaliti administrative constnd n excluderea sa din procedurile de atribuire a
contractelor de achiziii publice sau de acordare de finanare nerambursabil, pentru o
perioad de maxim 10 ani, perioad care nu a expirat la data depunerii cererii de finanare
e)
a suferit condamnri definitive, printr-o hotrre cu putere de res judicata (i.e. mpotriva
creia nu se poate face recurs) a unei instane judectoreti, pentru orice acte sau fapte care au
adus atingere eticii profesionale
f)
a fost condamnat, printr-o hotrre cu putere de res judicata a unei instane judectoreti,
pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale sau pentru orice alte activiti
ilegale, n detrimentul intereselor financiare ale Uniunii Europene
g) s-a fcut vinovat de abateri profesionale grave, abateri constatate de autoritile competente n
conformitate cu prevederile legale n vigoare la nivel naional i/sau comunitar
h) [pentru solicitanii care depun cereri de finanare pentru proiecte din categoria b) de operaiuni
eligibile, respectiv proiecte privind dezvoltarea durabil a mediului de afaceri]a fost subiectul
unui ordin de recuperare a unui ajutor de stat ca urmare a unei decizii a Consiliului
Concurenei i acest ordin nu a fost deja executat
i)
[pentru solicitanii care depun cereri de finanare pentru proiecte din categoria b) de operaiuni
eligibile, respectiv proiecte privind dezvoltarea durabil a mediului de afaceri] este n
dificultate, n conformitate cu Liniile Directoare Comunitare cu privire la ajutorul de stat pentru
salvarea i restructurarea ntreprinderilor n dificultate, publicate n Jurnalul Oficial al
Comunitilor Europene nr. C 244/01.10.2004
dreptul de proprietate asupra / darea n administrare a imobilului (infrastructur i/sau teren) care face
obiectul proiectului propus prin prezenta Cerere de finanare, a fost acordat / dobndit prin <denumirea
i datele de identificare complete ale documentului / documentelor care atest existenta dreptului de
proprietate al solicitantului asupra imobilului>
23
Programul Operaional Regional 2007-2013, Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de
cretere, Domeniul de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban, Sub-domeniul: Centre urbane
24 [UAT/APL] Situaia este valabil pentru solicitant unitate administrativ-teritorial. [ADI] - Situaia este valabil pentru
solicitant asociaie de dezvoltare intercomunitar. n declaraie se va menine opiunea aplicabil.
178
nu fac obiectul unor litigii n curs de soluionare la instanele judectoreti cu privire la situaia
juridic
nu fac obiectul revendicrilor potrivit unor legi speciale n materie sau dreptului comun
Subsemnatul declar c vom informa imediat Autoritatea de Management i Organismul Intermediar pentru
Programul Operaional Regional cu privire la orice modificare survenit n circumstanele sus-menionate pe
parcursul procedurii de evaluare i selecie a cererii de finanare, precum i pe parcursul derulrii contractului
de finanare n cazul n care proiectul propus va fi acceptat.
Subsemnatul declar c informaiile furnizate sunt complete i corecte n fiecare detaliu i neleg c Autoritatea de
Management i Organismul Intermediar pentru Programul Operaional Regional au dreptul de a solicita, n
scopul verificrii i confirmrii declaraiilor, situaiilor i documentelor care nsoesc cererea de finanare, orice
informaii suplimentare privind eligibilitatea noastr, precum i experiena, competenta i resursele de care
dispunem.
[]
[]
b)
c)
proiectul propus n prezenta cerere de finanare nu a mai beneficiat de finanare public, sau dup caz
surse private, n ultimii 5 ani nainte de data depunerii Cererii de finanare pentru acelai tip de activiti
(construire/ reabilitare/ modernizare/ amenajare) realizate asupra aceleiai infrastructuri turistice/
aceluiai segment de infrastructur turistic i nu beneficiaz de fonduri publice din alte surse de finanare
sau, dup caz, fonduri private
25
Programul Operaional Regional 2007-2013, Axa prioritar 5 Dezvoltarea durabil i promovarea turismului, Domeniul de
intervenie 5.2 Crearea, dezvoltarea, modernizarea infrastructurii de turism pentru valorificarea resurselor naturale i creterea
calitii serviciilor turistice
179
d)
<< aplicantul/ solicitantul >> nu se ncadreaz, din punct de vedere al obligaiilor de plat restante la
bugetele publice, ntr-una din situaiile de mai jos:
1.
obligaiile de plat nete depesc 1/12 din totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni,
conform certificatului de atestare fiscal emis de Agentia Naional de Administrare
Fiscal;
2.
obligaiile de plat depesc 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru,
conform certificatului de atestare fiscal emis de autoritile publice locale;
se afl n stare de faliment/ insolven sau fac obiectul unei proceduri de lichidare sau de
administrare judiciar, au ncheiat acorduri cu creditorii, i-a suspendat activitatea
economic sau fac obiectul unei proceduri n urma acestor situaii sau se afl n situaii
similare n urma unei proceduri de aceeai natur prevzute de legislaia sau de
reglementrile naionale;
2.
n urma unei proceduri de acordare a unei finanri nerambursabile, din fonduri publice
comunitare i/sau naionale, a fost gsit vinovat, printr-o hotrre judectoreasc
definitiv i irevocabil, de nclcarea contractului din cauza nerespectrii obligaiilor
contractuale;26
3.
a fost subiectul unui ordin de recuperare a unui ajutor de stat ca urmare a unei decizii a
Consiliului Concurenei i acest ordin nu a fost deja executat;
4.
este subiectul unei proceduri de recuperare a unor ajutoare de stat declarate ilegale i
incompatibile sau utilizate abuziv, cu excepia cazului n care acestea au fost restituite n
integralitate, mpreun cu dobnzile aferente;
5.
[]
specifice entitilor de drept privat27, trec in revista principalele condiii de eligibilitate impuse
aplicailor/ solicitanilor28. Este uor de remarcat ca dei condiiile impuse sunt diferite si
specifice caracterului public sau privat al aplicatului/ solicitantului, sunt urmrite in principiu
elemente comune care sa garanteze ca operaiunea propus spre evaluare si cofinanare este in
acord cu prioritile avute in vedere de Statul membru si cu principiile Uniunii Europene.
27
Atunci cnd se evalueaz eligibilitatea unui ONG, vor fi solicitate informaii privind scopul acestuia, actul normativ in baza
cruia s-a realizat asocierea, etc.
28 Ceea ce dorim sa accentuam este faptul ca in cazul parteneriatelor/ asocierilor condiiile de eligibilitate impuse entitii
aplicant/ solicitant se aplica individual fiecruia dintre parteneri.
180
C. Eligibilitatea cheltuielilor
Criteriile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate de ctre beneficiarii proiectelor finanate
prin intermediul fondurilor structurale i de coeziune sunt definite riguros n legislaia
comunitar i naional. Prevederile naionale se aplic n contextul n care regulile comunitare
lipsesc, respectiv acolo unde prevederile statului membru/ partener (n cazul programelor
finanate prin intermediul Instrumentului European de Vecintate30) sunt mai restrictive dect
legislaia european n domeniu.
Astfel, la nivel comunitar, criteriile de eligibilitate pot fi consultate n cadrul
Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European i al Consiliului din 17
decembrie 2013 precum i n regulamentele31 specifice privind FEDR, FSE i Fondul de
coeziune, FEADR, FEPAM respectiv n cadrul regulamentelor privind obiectivul de cooperare
teritorial european i Gruparea european de cooperare teritorial (GECT).
Detalierea celor mai importante criterii privind eligibilitatea cheltuielilor
Cheltuielile sunt
29
181
efectuate pe
parcursul perioadei
de implementare
Cheltuielile sunt
indicate n bugetul
proiectului
Cheltuielile sunt
necesare pentru
implementare
proiectului
Cheltuielile sunt
identificabile i
verificabile
182
Dac exist modificri n graficul de rambursare, este necesara notificarea AM/OI cu cel
puin 30 zile nainte de termenul de depunere a cererii de rambursare.
o Dac cererea de rambursare nu este depusa la sediul AM/OI la data menionat n graficul
de rambursare din contract i nu sunt justificate n scris, pn la aceast dat, motivele
nerespectrii acesteia, AM/ OI are dreptul de a rezilia contractul.
o Autoritatea de Management/Organismul Intermediar au dreptul de a solicita documente
suplimentare pentru nelegerea eventualelor neclariti.
o
183
o Pentru evitarea dublei finanri, toate facturile vor fi inscripionate pe fa, sub semntura
reprezentantului legal al beneficiarului, cu PO., Axa prioritar[.....] denumirea
proiectului, codul SMIS - CSNR i numrul contractului de finanare.
o n cazul nerespectrii prevederilor contractuale Organismul Intermediar/Autoritatea de
Management poate suspenda, aproba parial sau respinge la plat cererea de rambursare.
184
ale
publicaiilor
care
au
aprut
anunurile
publicitare,
"un
print-
screen"
care
dovedeasc
elaborarea
corect
OI/ AM i rezerv dreptul de a solicita pe parcursul procesului de implementare orice alte clarificri
185
Specificaii Documente
Facturile emise
Documentele de plat
33
Potrivit Contractului de finanare, raportul de progres poate fi prezentat: a.) nsoit de cererea de rambursare; b.)fr cererea
de rambursare.
34
Rapoartele mai sus menionate trebuie ntocmite corect, complet i n conformitate cu modelul convenit n contractul de
finanare.
186
Specificaii Documente
Extrasele de cont
Autorizaia de
construire (inclusiv
Autorizaia de
construire pentru
lucrrile cu caracter
provizoriu)
Certificatele de
calitate/conformitate
Declaraiile vamale
Ordinul de ncepere al
lucrrilor
Procesul verbal de
predare al
amplasamentului i
planul de amplasare al
investiiei coninnd
poziiile bornelor
topografice
Programul de
urmrire i control al
calitii lucrrilor
Procesele verbale de
recepie calitativ,
pentru lucrri ascunse
i faze determinate
Procesele verbale de
predare- primire, de
recepie i de punere
n funciune a
bunurilor
achiziionate
187
Specificaii Documente
trebuie semnate cu numele menionat n clar, tampilate i datate de
reprezentantul legal, de dirigintele/inspector de antier (pentru care s-a
prezentat certificatul de atestare) i de executantul lucrrii.
Situaii de plat
pentru lucrri i
centralizatoarele
situaiilor de plat
Devizele financiare
Standard comunitar
Astfel:
Reguli si Documente justificative
(documentele vor fi naintate ctre AM/OI n copie conform cu originalul")
Achiziia de bunuri
Execuia de lucrri
188
n situaia n care pe
parcursul execuiei
lucrrilor se impun
modificri ale soluiei
din Proiectul Tehnic se
vor ntocmi i prezenta
urmtoarele documente:
Cheltuielile diverse i
neprevzute se pot
utiliza doar pentru
modificarea cantitilor
de lucrri n condiiile
prevzute de HG nr. 28/
2008
Prestri servicii
ISC;
autorizaia de construire;
garania de bun execuie;
procese verbale de recepie calitative;
procesul verbal de predare-primire a amplasamentului i a bornelor de
repere;
procese verbale de recepie la terminarea lucrrilor;
buletine de analiz ncorporate, certificatele de calitate/ conformitate a
materialelor folosite la lucrri/ buletinele de ncercri i argumentele tehnice;
situaii de plat pentru lucrri i centralizatoarele situaiilor de plat;
autorizaia dirigintelui de antier;
dispoziia de antier pentru execuia lucrrilor ntocmit de proiectant i semnat
de inspectorul de antier, beneficiar i constructor; aceast dispoziie de antier este
nsoit de memoriul justificativ ntocmit de proiectant i verificat de verificatorul de
proiect, acolo unde este cazul;
liste de cantiti pentru lucrrile la care se renun ntocmite de proiectant;
listele de cantiti pentru lucrri suplimentare ntocmite de proiectant;
nota de renunare;
nota de comand suplimentar care trebuie s fie semnat i stampilat de
reprezentantul legal al proiectului, de dirigintele de antier, de proiectant;
situaiile de plat aferente notelor de comand suplimentar trebuie s fie semnate
de ctre constructor, dirigintele de antier i beneficiar.
actul adiional ncheiat ntre beneficiar i constructor n care s se precizeze suma
suplimentar pentru realizarea lucrrilor care va fi solicitat la plat n limita sumei
disponibile n bugetul proiectului pentru "Cheltuieli diverse i neprevzute";
actul adiional ncheiat ntre beneficiar i proiectant, dac pentru reproiectare sunt
necesare sume suplimentare care vor fi solicitate la plat n limita sumei disponibile
n bugetul proiectului pentru "Cheltuieli diverse i neprevzute";
anexa la Proiectul tehnic cu partea reproiectat (unde este cazul) - anexa trebuie
verificat de un verificator atestat pentru categoria i clasa de important a lucrrii
respective care aplic tampila pe acest document. De asemenea, anexa va fi nsoit
de referatul de verificare;
dispoziia de antier pentru execuia lucrrilor diverse i neprevzute ntocmit de
proiectant i semnat de inspectorul de antier, beneficiar i constructor; aceast
dispoziie de antier este nsoit de memoriu justificativ ntocmit de proiectant i
verificat de verificatorul de proiect, acolo unde este cazul;
antemsurtoarea i listele de cantiti pentru lucrri suplimentare/ ntocmite de
proiectant;
nota de comand pentru lucrri suplimentare care trebuie s fie semnat i
stampilat de reprezentantul legal al proiectului, de dirigintele de antier, de
proiectant;
situaiile de plat distincte pentru lucrrile diverse i neprevzute executate care
trebuie s fie semnate de ctre constructor, dirigintele de antier i beneficiar;
s apar distinct pe factura de lucrri meniunea referitoare la "cheltuielile diverse
i neprevzute";
procesul verbal de negociere conform OUG nr. 34/2006 art. 122 lit. i.
189
Achiziia de teren/
Achiziia de cldiri
Cheltuieli de personal
Salarii i alte
cheltuieli asimilate
acestora
Onorarii
Contribuii sociale
aferente cheltuielilor
salariale
Documente justificative
(documentele vor fi naintate ctre AM/OI n copie conform cu originalul")
190
Cheltuieli cu transport,
cazare, diurn
Autoturism propriu
Autoturism de serviciu
Documente justificative
(documentele vor fi naintate ctre AM/OI n copie conform cu originalul")
ordinul de deplasare;
Cazare
Documente justificative
Asisten tehnic
Prime de asigurare
191
Training
Training
Documente justificative
(documentele vor fi naintate ctre AM/OI n copie conform cu originalul")
Amortizare active
Rate de leasing
192
35
Lipsa acestei separri pentru cele patru funciuni fundamentale creeaz posibilitatea de fraud
193
P RINCIPIUL
AUTOCONTROLULUI
P RINCIPIUL
PERMANENEI
contextul n care este eliminat rigiditatea i este asigurat adaptarea la schimbrile interne i
externe aprute. Principiul permanenei permite delimitarea:
permanente.
P RINCIPIUL
INFORMRII
de control intern s ndeplineasc dou caliti: s fie verificabil i s fie util. O informaie
este verificabil dac i se pot identifica sursele, documentele de unde rezult, adic poate fi
justificat i autentificat. Acest lucru este asigurat printr-o conservare adecvat a informaiei
care implic:
O informaie este considerat a fi util dac este obinut de la surs, este lipsit de redundan,
iar costul obinerii ei este inferior avantajelor pe care le genereaz.
Competena profesional implic o politic coerenta si adecvat ce vizeaz toate activitile ncepnd cu recrutarea
personalului, continund cu formarea profesional permanent, motivarea prin remuneraie i fixarea de obiective
profesionale.
194
Detaliile extensive privind activitatea de audit pot fi consultate n capitolul 5, seciunea 5.2.4.
195
specifice de control i audit extern cu privire la toate entitile publice (n special audit
financiar i al performanei).
Pentru a ndeplini obligaiile Romniei care decurg din calitatea de Stat Membru al UE,
a fost nfiinat Autoritatea de Audit (AA) care vizeaz fondurile europene pre i post
aderare acordate Romniei de ctre UE. n conformitate cu legislaia naional i
internaional, Autoritatea de audit este singura autoritate naional cu responsabiliti
de audit public extern a fondurilor nerambursabile acordate Romniei de ctre Uniunea
European.
n domeniul luptei mpotriva fraudei i/ sau a neregulilor, instituia naional este
Departamentul pentru Lupta Antifraud (DLAF), organism care coopereaz cu Oficiul
European Antifraud (OLAF). Departamentul pentru Lupt Antifraud asigur protecia
intereselor financiare ale Uniunii n Romnia, coopereaz cu OLAF, coordoneaz
activitile antifraud la nivel naional respectiv efectueaz controlul la faa locului
pentru proiectele finanate din fonduri europene.
Auditul n Uniunea European
n majoritatea statelor Uniunii Europene exist o funcie de audit intern, ns aceasta nu
acoper n mod necesar toate zonele instituionale. Obiectivele principale ale auditului vizeaz
atingerea unui nivel relevant de coordonare i armonizare. Conformarea tradiional i
auditurile financiare sunt suplimentate din ce n ce mai mult de serviciile de consultan i
auditul performanelor care implic existena un personal de audit intern profesionist i bine
instruit.
Referitor la auditul extern, n statele membre UE exist o relaie de lucru permanent i
complex ntre entitile care desfoar auditul public intern i cele care se ocup de auditul
extern. Aceast relaie s-a dezvoltat n timp, n unele ri ea este oficial i prevzut n legi i
regulamente, ns n toate cazurile are la baz chiar iniiativa organizaiilor de audit cu scopul
evitrii dublrii muncii i facilitrii procesului din perspectiva entitilor auditate.
4.3.3. Conceptul de control public Intern n statele membre ale uniunii Europene
Sistemele de control public intern (CPI) difer de la un stat la altul ca urmare a faptului
c CPI se conformeaz sistemului i principiilor de guvernan stabilite cu fiecare dintre
organismele constituionale guvern, parlament i instituia suprem de audit. De asemenea,
diferenele provin i din aranjamente structurale i operaionale care exist ntre aceste
instituii. CPI din statele membre UE difer i n funcie de modul n care se aplic rspundere
legal n raport cu respectarea regulilor i reglementrilor n vigoare i rspunderea
196
197
(4) Raportare
deficiene
198
DA
Nu
N/A
Comentarii
199
i de raportare a neregulilor ctre Comisia European sau ctre ali donatori internaionali.
200
implica
supervizarea
controalelor
interne
de
ctre
management,
supervizarea din partea altor membri externi procesului (auditori interni, organisme de
monitorizare, etc), sau aplicarea unor metodologii independente de tipul procedurilor sau
chestionarelor standard completate de angajaii din cadrul procesului de control intern.
201
Procesele care au la baza proceduri sunt n general mai bine structurate, exist proceduri
standard care se adapteaz la particularitile instituiei, iar aceste proceduri intesc
ctre cele mai bune practici existente pe pia.
Prin procedurarea unui proces, acesta poate fi optimizat mai uor deoarece se pot
identifica paii redundani, interdependentele, activitile care nu aduc valoare,
blocajele din proces.
Procesul poate fi verificat mai uor cu rezultate mai bune att de ctre management ct
si de ctre auditori
Angajaii neleg mai bine procesul si paii care rbuiesc urmai astfel scade
probabilitatea de a face greeli dintr-o nelegere inadecvat
202
Informarea i comunicare
Standarde:
12. Informarea
13. Comunicarea
14. Corespondena
16. Semnalarea neregularitilor
Activiti de control
Standarde:
17. Proceduri
18. Separarea atribuiilor
19. Supravegherea
20. Gestionarea abaterilor
21. Continuitatea activitii
22. Strategii de control
23. Accesul la resurse
Auditarea i evaluarea
Standarde:
24. Verificarea i evaluarea controlului
25. Auditul intern
203
Descrierea standardului:
Entitatea public ntocmete planuri prin care se pun n concordan activitile necesare pentru
atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile de a nu realiza
obiectivele s fie minime.
2. Cerinele legale ale standardului:
Planificarea este una din funciile eseniale ale managementului unei instituii /
beneficiar
Specific planificrii multianuale este stabilirea unei succesiuni de msuri care trebuie
luate pentru atingerea obiectivelor
38
Au fost selectate cele mai relevante standarde pentru PCM. Standardele sunt prezentate cu titlu de exemplu, lista complet a
standardelor precum i descrierea acestora poate fi consultat n Ordinul ministrului finanelor publice nr.946/2005,
republicat
204
limitrii posibilelor
205
Standardul 13 Comunicarea
1. Descrierea standardului:
Entitatea public trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern i extern, care s
asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung
complete i la timp la utilizatori.
2. Cerinele legale ale standardului:
Sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid, att n interiorul entitii cnd i
ntre aceasta i mediul extern
206
Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele
slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora
207
39
Dei n literatura de specialitate managementul calitii n proiecte este concentrat pe obinerea unor rezultate de calitate i pe
controlul produciei livrabilelor, n practica real a implementrii proiectelor FSC, aceast disciplin este deosebit de util
n vederea identificrii i controlului proceselor corespondente obligaiilor impuse de relaia cu Autoritilor de
Management: desfurarea a achiziiilor publice i urmrirea derulrii contractelor, ntocmirea cererilor de rambursare i
monitorizarea proiectelor. n acest mod, cnd procesele interne de management de proiect devin stabile, scad riscurile
asociate implementrii i crete nivelul de maturitate n management al structurii.
40
Principale riscuri care pot interveni n etapa de implementare a proiectului sunt: nerespectarea graficului de implementare a
proiectului, nerespectarea graficului cererilor de rambursare, declararea unor cheltuieli drept neeligibile, nendeplinirea
indicatorilor de realizare i de rezultate ai proiectului, realizarea unor modificri substaniale la proiect.
41
Conform Ghidul cunotinelor n managementul proiectelor (Ghidul PMBOK), Ediia a 4-a, publicat n 2010;
42 Succesiune prezentat este conceput de autor cu integrarea principalelor cerine corespondente etapelor de planificare,
asigurare i control a calitii n managementul proiectelor.
208
43
Definiiile calitii acoper urmtoarele perspective. Calitatea nseamn potrivire cu utilizarea dorit, respectiv adecvare la
scop. (Juran, J.) Calitatea nseamn atingerea specificaiilor . (Crosby, Ph.) Prin calitate nu trebuie s se neleag cel mai
bun produs/serviciu n sens absolut, ci cel mai bun produs/serviciu n condiiile impuse de client, condiii izvorte din modul de
utilizare i preul de vnzare . (Feighenbam, A.)
44
Conform SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular
45 Calitatea reprezint totalitatea trsturilor i caracteristicilor unui produs sau serviciu, care genereaz acestuia posibilitatea
de a satisface nevoile date, cunoscute, exprimate de ctre clieni, precum i nevoile implicite, poteniale. (SR ISO 8402: 1986)
209
46
S-a optat pentru analizarea calitii serviciilor, deoarece activitile de management de proiect pot fi ncadrate n aria de
servicii profesionale i de consultan.
47
Serviciul reprezint conform SR ISO 9004-2:1994 (Conducerea calitii i elemente ale sistemului calitii. Partea 2: Ghid
pentru servicii) rezultatul general pentru satisfacerea necesitilor clientului, prin activiti desfurate la interfaa dintre
furnizor i client precum i prin activiti interne ale furnizorului. Furnizorul reprezint o organizaie care furnizeaz un produs
sau presteaz un serviciu unui cumprtor. Prestarea serviciului este reprezentat de acele activiti ale furnizorului necesare
pentru prestarea serviciului.
48 Percepiile clienilor cu privire la calitatea serviciilor de la un prestator de la care nu au accesat servicii pn n acel moment
se ntemeiaz pe ateptrile acestora. Clienii i pot revizui succesiv percepiile cu privire la calitatea serviciilor oferite
datorit informaiilor obinute n timp de la prestatorul de servicii. Clienii i revizuiesc sau consolideaz percepiile cu
privire la calitatea serviciilor oferite cu fiecare informaie nou obinut de la prestatorul de servicii.
49 Conform SR ISO 9004-2:1994
210
50
Procesul de marketing (comunicare), urmrete determinare i suscitarea necesitii i a cererii pentru un anumit serviciu.
Procesul de proiectare, se refer la transpunerea specificaiei preliminare a serviciului n specificaii clare referitoare la serviciu,
la prestarea i la controlul acestuia, referindu-se i opiunile organizaiei n termeni de obiective, politici i costuri. Procesul de
prestare de servicii, vizeaz la respectarea specificaiilor stabilite referitoare la prestarea serviciului i a celor referitoare la
serviciu i reglarea procesului n condiiile apariiei unor abateri.
211
privire la serviciul solicitat i percepia acestora n urma percepiei efective a acestuia. Calitatea
serviciului se concentreaz asupra unor atitudini cumulative a clientului fa de prestator i se
formeaz prin expunerea repetat la un anumit numr de experiene de succes sau insucces.
Figura 4.4.1.3. Modelul conceptul al calitii serviciilor52
Existena oricruia dintre aceste decalaje are ca rezultat o nepotrivire ntre ateptri i
percepii, prin urmare este important ca managerii s ia msuri pentru a impiedica apariia
decalajelor de calitate. n implementarea proiectelor sunt ntlnite decalajele menionate mai
sus la mai multe nivele de interaciune:
51
Obiectivul unei organizaii prestatoare de servicii urmrete reducerea acestui decalaj ct mai mult posibil. nainte de
iniierea strategiilor pentru reducerea acestui decalaj, trebuie abordare celelalte 4 decalaje menionate mai sus.
52 Adaptare dup A conceptual model o service quality and its implications for service quality research, Parasuraman, A,
Zeithaml, V i Berry, L.
212
n plus rezultatele maprii acestor procese i definirii sub forma de proceduri interne de
lucru pot fi aplicate i n alte proiecte finanate prin acelai PO sau chiar i la cele finanate prin
alte PO, deoarece tipurile de procese caracteristice implementrii de proiecte FSC sunt similare.
Astfel prin revizuiri succesive se vor integra leciile nvate din proiectele anterioare i
echipele de management din ntreaga organizaie vor putea utiliza bunele practici i
documentaie util n implementarea proiectelor. Dei activitatea de management al calitii nu
se bucur de o vizibilitate foarte mare, n momentele de stres cauzate de gruparea mai multor
termene limit sau momente cheie din implementarea proiectelor, se vor identifica atunci clar
beneficiile pe care aduce, ajutnd echipele de management s ctige timp i s evite
probleme, prin utilizarea unor procese i documente, pregtite din timp, revizuite n baza
experienei i adaptate specificulului activitii.
Costurile calitii54, sau non-calitii, dup unii specialiti, sunt activitile organizaiei
care influeneaz calitatea serviciului sau produsului. Gruparea n costurile de calitate permite
managerului gestionarea i relaionarea, mai uoar, a activititilor i resurselor, referitoare la
calitate. Costurile calitii se aplic la orice activitate efectuat de ctre o organizaie.
n managementul proiectelor nelegerea distribuia costurilor calitii are rolul de a asista
managerul de proiect n identificarea tuturor activitilor necesare a fi ntreprinse de membrii
echipei de proiect i implicit n calcularea real a efortului uman asociat. De asemenea poate
ndruma managerul de proiect n utilizarea unor instrumente pentru evitarea erorilor interne i
externe care pot genera corecii i probleme de ordin administrativ, legal i financiar: conflicte
de interese, indicatori de fraud, etc.
53
Acest aspect se va repeta aproape la fiecare proiect pe care organizaia l va implementa iar contextul administrativ general
care reglementeaz implementarea proiectelor va fi n continuare n curs de modificare. Dei la prima vedere paleta
opiunilor de abordare a problemei rmne limitat, exist posibilitatea alocrii timpului necesar n perioadele mai puin
ncrcate, de ex: ntre depunerea rapoartelor de progres i a cererilor de rambursare; sau n intervalele de la depunerea unor
cereri de finanare i pn la semnarea contractelor.
54 Tipologia costurilor este insear n Anexa 1. Caseta 1. Clasificarea costurilor referitoare la calitate sunt descrise costurile
de prevenire, evaluare, eroare intern i eroare extern.
213
Calitatea este rezultatul unui mediu cultural construit cu foarte mult grij , Crosby, citat de Creech B. n lucrarea The
five pillars of TQM. How to make Total Quality Management work for you
56 Principiile care definesc o organizaie caracterizat de aplicarea paradigmei TQM, adaptate, sunt prezenate n Anexa 1.
Caseta 2. Principiile TQM (Total Quality Management).
57
SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular
58 n Anexa 1. Tabelul 1. Corespondena principiilor ISO 9000 cu managementul de proiecte FSC este prezentat definiia
acestora i aplicarea efectiv n activitatea de management al proiectulelor.
59
Exemplu de aplicare a principiului n MP: Proiectele trebuie s se concentreze pe abordarea nevoilor grupurilor int crora li
se adreseaz; dei identificarea nevoilor se realizeaz la momentul elaborrii cererii de finanare, echipa de management
trebuie s aib n vedere, n mod constant, urmrirea i adecvarea proiectului la acestea.
214
215
Efectueaz
Verific
Dintre instrumentele utilizate n managementul calitii, vom prezenta pe scurt cele apte
instrumente de baz61, concepute n principal pentru tratarea datelor numerice stabilite, pornind
de la fapte vizibile i msurabile; acestea se bazeaz pe controlul statistic.
61
Metoda PDCA este recunoscut ca o metod universal de management, ciclul de baz al oricrei aciuni de mbunire a
calitii i/sau de rezolvare a unor probleme din activitate. Cele 4 faze permit poziionarea utilizrii celor apte intrumente
clasice ale calitii, dup cum urmeaz, n Anexa 4.1, Figura 2. Distribuia instrumentele clasice pe ciclul de mbuntire a
calitii.
216
INSTRUMENTUL
Diagrama flux
Lista de control
Fia de urmrire /
verificare
Histograme
Diagrama Pareto
Diagrama de dispersie
Grafice de control
Alte grafice
APLICAII
Reprezint etapele principale i acivitile unui proces, precum i
interaciunea dintre acestea;
Se pot asocia informaii relevante n funcie de scopul desenrii;
Strnge date pentru a obine o imagine clar asupra problemei;
Prezint tiparul variaiei datelor;
Demonstreaz vizual comportamentul unui proces;
Indic rezultatul unui proces n raport cu cerinele fixate;
Semnaleaz contribuia diferit asupra rezultatului total a unui ansamblu de
factori;
Acord prioritate oportunitilor de mbuntire;
Ajut la determinarea relaiilor ntre problema i posibilele sale cauze;
Permite soluionarea unei probleme plecnd de la simptome;
Clasific datele disponibile pe grupe avnd caracteristici similare;
Izoleaz cauza unei probleme identificnd gradul de influen a anumitor
factori;
Studiaz relaia ntre dou ansambluri de date;
Examineaz stabilitatea unui proces;
Indic cnd un proces trebuie s fie ajustat;
Evalueaz mbuntirile unui proces;
Evalueaz mbuntirile unui proces;
217
Aceste procese interacioneaz ntre ele i cu procesele din ale domenii de cunotine.
Fiecare proces poate implica efortul uneia sau mai multor persoane sau grupuri n funcie de
cerinele proiectului. Dei procesele sunt prezentate sub form de elemente individuale cu
interfee bine definite, n practic aceste se pot suprapune i interaciona. Managementul
calitii n proiecte62 vizeaz managementul proiectului i produsele acestuia. Se aplic pentru
toate proiectele, indiferent de natura produselor acestora. Msura i tehnicile referitoare la
calitatea produsului sunt specifice tipului de produs realizat de proiect.
n orice proiect nendeplinirea cerinelor referitoare la calitatea produsului sau proiectului poate avea consecine negative
severe pentru prile interesate de proiect. De exemplu, ndeplinirea cerinelor clientului prin supraaglomerarea echipei de
proiect poate genera solicitarea excesiv a angajailor, erori sau refacerea produsului. Sau, ndeplinirea obiectivelor de timp ale
proiectului prin grbirea inspeciilor planificate de control al calitii poate genera erori nedetectate.
218
AS
AS1
AS2
Activitatea specific de
implementare FSC
Organizeaz cadrul
administrativ pentru
demararea proiectului i
semnarea Contractului de
finanare
Gestioneaz relaia
contractual cu Autoritatea de
Management
AS3
Gestioneaz relaia cu
partenerii, conform Acordului
de Parteneriat i prevederilor
Contractului de finanare
AS4
Deruleaz activitile
proiectului, aa cum sunt
prevzute n cererea de
finanare i reglementate de
contractul de finanare
AS5
Organizeaz procedurile de
achiziie public specifice
proiectului, conform
prevederilor legale n vigoare
AS6
Urmrete executarea
contractelor ncheiate n urma
desfurrii procedurilor de
achiziie
AS7
Monitorizeaz, evalueaz i
raporteaz activitile
219
AS
Activitatea specific de
implementare FSC
proiectului
AS8
Asigur managementul
financiar al proiectului
AS9
AS10
63
220
66 Cadrul de calitate poate fi aplicat att n mod independent, dar i dezvoltat prin cu asocierea unei scale de msur pentru
fiecare criteriu cheie i standard. Utilizarea unei scale de msur este un instrument eficient pentru a putea realiza comparaii
ntre proiecte, sau cu intenia de a obine o perspectiv asupra nivelului de calitate al unui portofoliu amplu de de proiecte, ntro perioad determinat de timp.
67 Menionai n Manualul Managementul Ciclului de Proiect conceput de ctre Comisia European, adaptat i publicat de
ctre Institutul European din Romnia, Bucureti, 2003
68 n Anexa 1, Caseta 3. Factorii calitii n proiecte este prezentat descrierea fiecrui factor menionai mai sus. Pornind de la
factori generali, echipa de management poate adapta descrierea la specificul proiectului propriu i asigura integrarea acestora n
etapa de implementare a proiectului.
69 Suportul politic se refer la sprijinul oferit de ctre structurile administrative locale n vederea asigurrii continuitii
politicilor publice iniiate prin proiect.
221
70
Benchmarkingul benchmark (cot de nivel, termen ntrebuinat iniial n topografie, ca punct de referin pentru a
determina o poziie sau altitudine curent n sondajele topografice i observrile mareelor, utilizat n prezent ca msur, de
obicei numeric prin care este exprimat performana unei funcii, operaiuni sau activiti). Dei benchmark-urile pot reflecta
diferene semnificative ntre organizaii n ce priveste sistemele i procedurile utilizate, nu ajuta la mbuntirea performanei
organizaiei, acesta fiind rolul procesului de benchmarking, care presupune investigarea, adaptarea, nvarea i implementarea
celor mai bune practici.
71
Adaptare dup Benchmarking for best practices. Winning through innovative adaptation, Bogan, C.E., English M.J.
72 Procesul continuu de msurare a produselor, serviciilor i practicilor organizaiei prin raportare la concurenii cei mai duri
sau la companiile recunoscute a fi lideri n industria respectiv ( Davin Kearns, ex- CEO Xerox). Un standard de excelen
sau o realizare fa de care pot fi comparate sau analizate lucruri similare (Sam Bookhart, Dupont Fibers Benchmarking
Manager). Un proces riguros de msurare a performanei organizaiei, prin compare cu cele mai bune companii din domeniu
i de utilizare a acesti analize pentru a ajunge la nivelul acestora i a le depi (Standardul Best-in-class).
73
Adapare dup Performance management. A business process benchmarking approach, Rolstadas, A.
74
n Anexa 1, Tabelul 4. Detalierea etapelor unui proces de benchmarking sunt prezentate informaii suplimentare cu privire
la desfurarea acestui proces.
222
Lrgirea orizontului de cunoatere prin familiarizarea cu anumite bune practici care pot
fi de un real sprijin n implementarea propriilor proiecte sau pot inspira organizaia n
generarea unor noi idei de proiecte;
223
Nivel de competen
Incomplet (0)
(Incomplete)
Realizat (1)
(Defined)
Gestionat (2)
(Managed)
Definit (3)
(Defined)
Gestionat cantitativ (4)
(Quantitatively managed)
Optimizat (5)
(Optimizing)
Descriere
Un proces incomplet este un proces care nu se realizeaz sau se realizeaz
parial.
Un proces realizat are ca rezultat producerea de produse/servicii.
mbuntirile obinute la acest nivel pot fi pierdute n timp dac nu sunt
ncorporate n activitatea curent prin procedurile corespunztoare.
Un proces gestionat este un proces realizat care este planificat i executat
conform unei proceduri, este monitorizat, controlat i reevaluat, corespunde
cu descrierea sa. Acest timp de disciplin asigur conservarea practicilor n
situaii de criz.
Un proces definit este un proces controlat, desprins din setul de procese
standard ale organizaiei i adaptat nevoilor specifice; are o descriere bine
documentat.
Un proces gestionat cantitativ este un proces definit (nivelul 2), control cu
utilizarea unor metode cantitative de management. La acest nivel,
organizaia stabilete obiective msurabile de calitate i le utilizeaz n
managementul proceselor
Un proces aflat n optimizare este un proces gestionat cantitativ, care este
mbuntit pe baza unei analize a cauzelor varianie sale. Nivelul 5 de
maturitate se concentreaz pe mbuntirea continu a proceselor i
utilizeaz inovaia.
75
Maturitatea se refert la o etapele de dezvoltare i acumulare de experien i know-how a unei organizaii. Evoluia
organizaiei poate fi urmrit, analizat i evaluat prin utilizarea unor modele de maturitate. Un model de maturitate este un
cadru de referin, folosit pentru a compara procesele unei organizaiei; include caracteristici i competene care pot fi msurate
n mod obiectiv, stabilindu-se nivelul de maturitate al proceselor evaluate, pe baza dovezilor existente.
76
224
77
n anul 2011 s-a desfurat o analiz cu privire la determinarea nivelului de maturitate al ntreprinderilor mijlocii cu privire la
managementul proiectelor. Rezultatele cercetrii au fost publicate n lucrarea Managementul proiectelor: adevr sau
provocare: managementul proiectelor n ntreprinderile mijlocii, Simona Bonghez. O cercetare similar la nivelul
administraiei publice ar putea reprezenta tema de cercetarea a unui nou proiect.
225
78
Structura chestionarului, precum i elemente din coninutul acestuia au fost preluate din instrumentul dezvoltat n cercetarea
desfurat menionat n referina anterioar, a crei rezultate au fost publicate n lucrarea Managementul proiectelor:
adevr sau provocare: managementul proiectelor n ntreprinderile mijlocii, Simona Bonghez.
79 n Anexa 1, este inclus Tabelul 5. Chestionar pentru evaluarea maturitii n managementul proiectelor.
226
227
228
229
230
TIP RAPORT
FRECVEN
OBS.
PROGRAMUL
OPERAIONAL
REGIONAL
Trimestrial
Ori de cte ori AM POR/ OI solicit
Anual, pe durata de sustenabilitate a proiectului
La finalizarea proiectului
Pr.de
investiii
PROGRAMUL
OPERAIONAL
SECTORIAL
CRETEREA
COMPETITIVITII
ECONOMICE
Trimestrial
Anual, pe durata de sustenabilitate a proiectului (3/5
ani)
La finalizarea proiectului
Ori de cte ori este necesar la solicitarea AM/OI
Raport de inceput
PROGRAMUL
OPERAIONAL
SECTORIAL MEDIU
PROGRAMUL
OPERAIONAL
DEZVOLTAREA
CAPACITII
ADMINISTRATIVE
PROGRAMUL
OPERAIONAL
SECTORIAL
DEZVOLTAREA
RESURSELOR
UMANE
PROGRAMUL
OPERAIONAL
ASISTEN
TEHNIC
PROGRAMUL
OPERAIONAL
Raport de progres
Raport de progres cheltuieli de
personal
Raport final
Raport de progres
Raport final
Pr.de
investiii
231
PROGRAM
OPERAIONAL
SECTORIAL DE
TRANSPORT
PROGRAME DE
COOPERARE
TERITORIAL
TIP RAPORT
FRECVEN
La cca. 4 luni
Prevederi contractuale
Dup finalizarea proiectului
Pe perioada de sustenabilitate a proiectului - 5 ani
OBS.
Dup cum se observ din tabel, ntlnim frecvent urmtoarele tipuri de rapoarte :
1. Raport de nceput
Raportul de nceput este solicitat pentru proiectele implementate n cadrul PO Mediu i
este ntocmit anterior Cererii de Prefinanare, dar nu mai trziu de 30 zile de la data semnrii
Contractului de Finanare.
Raportul de nceput are rolul de a demonstra capacitatea Beneficiarului de a atinge obiectivele
Proiectului n termenul i condiiile stipulate n Cererea de Finanare i trebuie s conin cel
puin informaiile cerute de Contract pentru cererea de prefinanare, ntocmit conform
modelului din Anexa a-II-a la Contractul de Finanare.
2. Raport lunar de activitate
Informaiile din cadrul acestui formular au ca scop urmrirea direct la un interval de
timp scurt a tuturor factorilor propui n Cererea de finanare.
Raportul lunar de activitate ntocmit de ctre beneficiar trebuie s conin urmtoarele
elemente:
stadiul de implementare al activitilor;
stadiul de ndeplinire al indicatorilor cuantificabili;
fia/planul de activitate al personalului angajat n cadrul proiectului;
raport de activitate lunar;
Raportul lunar se transmite de ctre beneficiar la Autoritatea Contractant cu
respectarea termenelor prevzute n contractul de finanare (de regul pn la data de 5/10 a
lunii urmtoare).
Acest raport va fi transmis i n variant electronic scanat pentru a crete operativitatea de
lucru.
3. Raportul de progres trimestrial
Acest tip de raport este necesar n vederea prevenirii i identificrii din timp a oricror
dificulti i/sau probleme ce ar putea aprea pe perioada de implementare a proiectului, pentru
a contribui astfel la gestionarea eficient a activitilor prevzute n contract i la evitarea
eventualelor nereguli. De asemenea, raportul este necesar n vederea colectrii, nregistrrii i
232
Cnd se depune ?
Raportul de progres trimestrial va fi trimis n termen de 5/10 zile lucrtoare de la sfritul
fiecrui trimestru calendaristic i va fi completat cu activitile derulate i cu cele aflate n curs
de desfurare, precum i cu indicatorii pentru activitile finalizate n trimestrul precedent.
Trimestrele calendaristice sunt:
I. ianuarie martie
II. aprilie iunie
III. iulie septembrie
IV. octombrie decembrie.
De exemplu, dac proiectul va ncepe pe 15 august, primul raport trimestrial se va referi
la perioada august septembrie.
In dreptul rubricilor unde nu au fost efectuate activiti sau nu exist date / informaii de
raportat, Raportul va fi completat de ctre Beneficiar cu NU.
Raportul de progres trimestrial va fi depus de ctre Beneficiar chiar i n cazul n
care perioada de raportare se suprapune cu depunerea rapoartelor tehnice aferente
rambursrii sau raportului final.
Macheta i modul de completare al raportului trimestrial de progres sunt detaliate de
fiecare AM/OI n ghiduri sau instruciuni, avnd elemente specifice funcie de programul
operaional respectiv.
233
234
235
transmise de
Cnd se depune ?
Raportul final, mpreun cu documentele justificative i rapoartele aferente, va fi transmis
de ctre Beneficiar, n termenul maxim de zile calendaristice de la finalizarea perioadei
de implementare a proiectului stabilit de finanator i va nsoi ultima cerere de
rambursare.
Ce documente nsoesc Raportul?
Raportul final va fi nsoit de:
Cererea de rambursare ;
Raportul financiar ;
Raportul de audit extern al activitilor, nregistrrilor i conturilor proiectului,
realizat cu respectarea standardelor de audit n vigoare de ctre un auditor;
documentele justificative detaliate n Anexe la contractual de finanare, instruciuni sau
ghiduri de implementare (trimise n copie avnd pe fiecare pagin semntura
managerului de proiect, tampila i meniunea conform cu originalul).
236
Informaii statistice centralizate privind grupul int (pentru proiectele finanate prin
FSE) pe toat durata de implementare a proiectului, conform cerinelor i modelelor
finanatorului.
Cum i unde se transmite Raportul ?
Raportul tehnic de progres, cererea de rambursare i raportul financiar sunt completate
electronic, listate, semnate i tampilate i transmise n numrul de exemplare solicitat direct
sau prin pot la sediul AM/OI care gestioneaz contractul.
7. Raport privind viabilitatea investiiei
Este specific POR, POCCE, POMediu iar scopul verificrii durabilitii investiiei este de a
se asigura c pentru o perioad de min. 3/5 ani dup finalizarea proiectului (funcie de categoria
beneficiarului), nu au aprut modificri substaniale :
(a) care s le afecteze natura sau condiiile de aplicare sau s confere un avantaj inadecvat
unei ntreprinderi sau unui organism public; i
(b) care rezult dintr-o schimbare n natura proprietii unui element de infrastructur sau
din ncetarea unei activiti de producie.
Beneficiarii au obligaia de a informa anual si de a transmite la AM/OI informaii cu privire
la orice modificare substanial aprut n sensul art. 57 din Regulamentul CE nr. 1083/2006
prin completarea Raportului privind durabilitatea investiiei.
8. Raport de follow-up
Se depune
237
238
DOCUMENTE SUPORT
Documentele care nsoesc rapoartele de progres difer de la un Program Operaional la
altul, precum i n funcie de perioada de raportare ( intermediar sau final).
Lista documentelor justificative nu este una exhaustiv, putnd fi completat i cu alte
documente justificative n funcie de specificitatea i decizia fiecrui organism intermediar.
Natura i numrul documentelor justificative care se solicit beneficiarului vor fi stabilite de
ctre OI/AM prin formatul standard de contract, funcie de specificul proiectului aprobat spre
finanare, de prevederile privind eligibilitatea cheltuielilor i/sau a proiectului cuprinse n
ordinele de cheltuieli eligibile i /sau schemele de ajutor de stat/de minimis aferente operaiunii
din care face parte proiectul finanat.
Documentele justificative vor fi menionate n contractele de finanare i/sau vor fi
notificate beneficiarului, prin lista complet a documentelor justificative.
ATENIE!
Toate documentele justificative transmise mpreun cu cererile de rambursare
trebuie s fie ndosariate n bibliorafturi, avnd pe cotor menionat codul SMIS al
proiectului, numele Beneficiarului i numrul cererii de rambursare depuse (de exemplu:
cod SMIS 1326, Ministerul Justiiei, cererea de rambursare nr. 2).
REINEI
Rolul rapoartelor de progres este unul proactiv. Ele sunt focusate pe planul de activiti
al proiectului.
n conformitate cu prevederile asumate prin contract, beneficiarul are obligaia s
depun la
Organismul Intermediar/ Autoritatea de Management urmtoarele documente:
Rapoarte de progres trimestriale - pe toat durata de implementare a proiectului;
Raportul final al proiectului nsoit de cererea de rambursare;
Rapoarte anuale privind durabilitatea investiiei, timp de 3 ani / 5 ani (dup caz) dup
finalizarea proiectului.
Potrivit Contractului de finantare, raportul de progres poate fi prezentat:
nsoit de cererea de rambursare;
fr cererea de rambursare.
OI/AM i rezerv dreptul de a solicita pe parcursul procesului de implementare orice alte
documente pe care le consider necesare.
239
240
241
242
Vizitele de monitorizare sunt iniiate de ctre AM/OI i pot fi de mai multe tipuri:
a) planificate / periodice;
b) ad-hoc (anunate i neanunate).
Vizitele de monitorizare planificate efectuate de AM/OI au ca obiectiv verificarea
aspectelor tehnice privind implementarea proiectelor. Beneficiarul va fi ntiinat n scris
nainte de efectuarea vizitei, n vederea asigurrii condiiilor necesare efecturii vizitei i a
disponibilitii personalului implicat n proiect precum i a documentelor justificative. Urmare
ntiinrii primite de la AM/OI, beneficiarul are obligaia de a asigura disponibilitatea
persoanelor din echipa de implementare a proiectului i de a pregti documentaia i logistica
necesare vizitei.
Vizitele de monitorizare ad-hoc pot avea loc de fiecare dat cnd se consider
necesar verificarea realitii activitilor aflate n derulare i/sau dac apar probleme deosebite
n implementarea proiectului care trebuie constatate la locul de implementare (de exemplu
nerespectarea termenelor de transmitere al clarificrilor solicitate, verificarea unei activiti a
proiectului n timpul derulrii acesteia, etc).
Vizitele de monitorizare ad-hoc vizeaz n mod special urmtoarele elemente :
autenticitatea proiectului, respectarea termenului prevzut pentru executarea activitilor,
furnizarea bunurilor/serviciilor, gradul de executare al proiectului, respectarea regulilor
comunitare cu privire la publicitate, respectarea temelor orizontale asumate n cadrul
proiectului.
Vizita de monitorizare ad-hoc anunat se desfoar la sediul beneficiarului/locul de
implementare al proiectului/locul de desfurare al activitilor pentru a verifica conformitatea
ntre situaia descris n rapoarte/documente i situaia real de la locul implementrii
proiectului.
Vizitele de monitorizare se finalizeaz cu ntocmirea unui raport al vizitei de
monitorizare, document oficial, ntocmit de ctre reprezentanii AM/OI, pe baza observaiilor
directe, a discuiilor cu reprezentanii beneficiarilor i a documentelor prezentate i verificate i
propune beneficiarului msuri corective ce trebuie adoptate n vederea unei bune implementri.
Raportul de vizit cuprinde o prezentare a stadiului implementrii proiectului la momentul
vizitei, justificri pentru abaterile/ntrzierile de la calendarul i/sau condiiile contractului de
finanare i concluziile vizitelor de monitorizare cu eventuale recomandri i termene de
ndeplinire a acestora.
Problemele identificate n timpul vizitelor de monitorizare sunt nregistrate i expuse n
Raportul de vizit, conform unui model standard, stabilindu-se metodele de corectare-prevenire
243
244
desfurrii proiectului (cnd se mai pot corecta) i ca mod de a mprti cele mai bune
practici ntre OI/AM i beneficiari.
ATENIE !
245
Monitorizarea se face prin vizite periodice la faa locului de ctre reprezentani ai AM/OI
pentru a observa i a evalua modul n care sunt respectate angajamentele contractuale ale
beneficiarilor. Dintre aceste angajamente, cele mai importante vizeaz meninerea proprietii
asupra bunurilor achiziionate prin proiect, meninerea destinaiei de folosin a acestora sau
atingerea unor indicatori de performan care au fost declarai la ntocmirea cererii de
finanare. Exemple de cei mai des ntlnii indicatori monitorizai post-implementare :
cifra de afaceri / numrul de angajai / amplasarea investiiei (dac au fost punctate la
evaluare)
domeniul de activitate finanat
proprietatea asupra bunurilor finanate.
Nerespectarea anumitor clauze ale contractului de finanare de ctre beneficiar poate duce
pn la recuperarea integral a ajutorului financiar de ctre AM.
La nivelul fiecrui Program Operaional exist un sistem de monitorizare i raportare.
Referitor la PO aprobate de CE pentru perioada de programare 2014-2020
de exemplu, n perioada 2014-2020, msurile de reducere a sarcinilor administrative
pentru beneficiarii PO CA vor viza, printre altele, intensificarea vizitelor de
monitorizare.
246
247
248
249
250
251
corespunztoare (nu a fost sanctionat pentru abateri disciplinare n ultimii 3 ani i a urmat
cursurile organizate n comun de ctre MFE i CAFR i au obinut certificatul de absolvire a
cursurilor pentru auditarea operaiunilor finanate din fonduri europene).
AM are dreptul de a efectua aciuni de control n cazurile n care exist indicii i/sau
sesizri provenite din interiorul i exteriorul autoritii, inclusiv a celor cuprinse n rapoartele
de audit, cu privire la gestiunea financiar defectuoas sau frauduloas a fondurilor provenite
din asistena financiar extern nerambursabil, precum i din cofinanarea naional aferent.
252
253
254
255
a) pe format de hrtie, n dosare speciale de arhiv. Fiecare dosar are un opis pe care
este nscris fiecare document coninut de dosar, numrul de pagini precum i timpul de
arhivare. Dosarul proiectului cuprinde, pe lng documentele originale, i fotocopii ale
documentelor care trebuie trimise n original la AM. Aceste fotocopii trebuie semnate i
certificate conform cu originalul de persoana cu atribuii n acest sens din cadrul
instituiei Beneficiarului.
Dosarele se in ntr-un spaiu special amenajat pentru aceasta, dotat cu mijloace
adecvate de pstrare i protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme
de prevenire i stingere a incendiilor.
b) n format electronic, Beneficiarul asigurndu-se c sunt ndeplinite toate condiiile
de securitate cerute i acceptate de standardele de securitate n vigoare. Arhivarea pe
suport electronic se face pe CD-uri sau pe memorii externe, care, de asemenea,
ndeplinesc condiiile standard de securitate a informaiei.
Arhivarea documentelor trebuie asigurat corespunztor (nomenclator dosare, condiiile
de pstrare, arhivare i depozitare). Arhivarea este important att n perioada implementrii ct
i dup finalizarea proiectului, perioad n care pot interveni verificri suplimentare din partea
autoritilor.
Trebuie arhivate toate produsele proiectului, inclusiv materiale informative, publicaii.
Accesul la arhiva i fiierele informatice ale proiectului se face controlat.
Trebuie verificat periodic starea arhivei proiectului.
ATENIE!
Managementul documentelor reprezint un aspect important ce trebuie avut n
vedere pentru o monitorizare eficient!
Printre aspectele urmrite cu ocazia verificrilor ex-post este i cel al arhivrii
documentelor.
RECOMANDRI
Pstrarea i arhivarea documentelor aferente unui proiect s se fac separat de alte
documente ale organizaiei beneficiarului, n condiii n care se asigur securitatea
documentelor, precum i accesul controlat la acestea.
Dosarele i locurile de pstrare / arhivare a documentelor proiectului s fie identificate
prin etichete care conin elemente de identificare a proiectului / contractului de finanare (cod
SMIS, denumire etc).
256
257
Etap / Document
Completarea
incorect a
RAPORTULUI
1
TEHNIC DE
PROGRES R2
Completarea
incorect a
2
FORMULARULUI
CERERII DE
RAMBURSARE
Completarea
3
incorect a
RAPORTULUI
FINANCIAR
Activiti
- Nu se transmite raportul R2 n formatul actual, fapt ce demonstreaz c beneficiarii
nu consult Manualul de implementare;
- La sectiunea activitti nu sunt completate toate activitile aferente perioadei de
raportare, nu sunt completate data de nceput i de sfrit a activitilor, conform
graficului Gantt i nici stadiul real al derulrii acestor activiti;
- La seciunea indicatori nu sunt completai indicatorii afereni DMI-ului
corespunztor proiectului i nici cei suplimentari din cererea de finanare;
- La seciunile informare i publicitate, dezvoltare durabil i egalitate de anse nu se
face corelarea cu meniunile din proiect;
- Nu sunt transmise toate documentele justificative pentru activitatile desfurate,
documentele nu sunt transmise n format electronic, aa cum prevede Manualul de
implementare, iar cele transmise nu sunt corect denumite, fiind greu de identificat pe
CD.
- Necorelare ntre perioadele de referin din cererea de rambursare, raportul financiar
si raportul tehnic de progres corespunztor;
- Nerespectarea procentelor stabilite prin contractele de finantare;
- Nu se transpun corect sumele din raportul financiar n cererea de rambursare
(respectiv aa cum acestea sunt defalcate pe anul anterior/curent);
- Nu se deduce corect prefinanarea, astfel nct aceasta s fie recuperat integral
nainte de ultima cerere de rambursare;
- Nu sunt specificate corect conturile n care se va face rambursarea cheltuielilor
eligibile;
- Nu se transmite cererea de rambursare pe formatul actualizat;
- Nu sunt actualizate graficele estimative de depunere a cererilor de rambursare i nu
se transmit odat cu cererile de rambursare.
- Confuzie ntre valoarea facturii (coloana 6 a raportului financiar) i valoarea
eligibil solicitat la rambursare (coloanele 9 i 11 ale raportului financiar;
- n coloanele 10 i 12 din raportul financiar sunt completate eronat TVA aferent
facturii, n loc de TVA aplicat cheltuielilor eligibile solicitate la rambursare;
- Nu sunt completate datele n coloana 7 a raportului financiar, respectiv numrul
contractului/referatului de necesitate sau alte documente justificative care au stat la
baza achiziiei;
- Algoritmul dup care se calculeaz cheltuielile generale de administraie nu este
corect aplicat;
- ncadrarea incorect a cheltuielilor solicitate la rambursare fa de categoriile de
cheltuieli din bugetul aprobat prin contractul de finanare, ceea ce duce chiar i la
depirea bugetului alocat acestora. Exemplu:obiectele de inventar sunt solicitate la
categoria de consumabile iar cheltuielile privind mijloacele fixe sunt ncadrate la
categoria de mobilier i alte obiecte de inventar i invers;
- Greeli de calcul frecvente la subtotalurile pe categorii de cheltuieli precum i la
totalurile generale, sume care se reflect eronat n cererea de rambursare;
- Defalcarea eronat a cheltuielilor eligibile solicitate la rambursare de tva-ul aferent
acestora (de exemplu, la bonurile de benzin, la valoarea cheltuielii eligibile se nscrie
suma solicitat integral, incluznd tva -ul);
- Cumularea eronat a valorilor documentelor justificative solicitate la rambursare
Exemplu: dac se solicit la rambursare contravaloarea mai multor facturi de
consumabile, nu se detaliaz numrul fiecrei facturi precum i suma solicitat
258
Nr.
crt.
Etap / Document
DOCUMENTELE
JUSTIFICATIVE
FINANCIARE CARE
4
NSOESC
CEREREA DE
RAMBURSARE
Deficiene/ nereguli
5
constatate ca urmare
a verificrii
DOSARELOR DE
Activiti
aferent.
- Neconcordane ntre datele de identificare ale beneficiarului din contractul de
finanare i datele de identificare care apar pe cererea de rambursare/ facturi i alte
documente justificative;
- Nu sunt ataate toate documentele justificative specifice fiecrei categorii de
cheltuial, semnate i tampilate conform cu originalul;
- Documentele justificative i de plat nu sunt prezentate n corelare direct cu
enumerarea categoriilor de cheltuieli din raportul financiar (de exemplu, aferent
categoriei de cheltuial de consultan i expertiz, documentele justificative nu sunt
prezentate n urmtoarea ordine: factur, contractul de prestare servicii, proces verbal
de recepie, ordin de plat/propunere de angajare a unei cheltuieli, angajament bugetar,
ordonanare de plat, extras de cont, nregistrarea contabil);
- Solicitarea la rambursare a unei cheltuieli pltite n perioada de referin, aferent
unei activiti neefectuate (prezentarea spre rambursare a contravalorii unui contract de
achiziie pentru un numr de 10 carnete de bonuri valorice de benzin n condiiile n
care au fost utilizate pn la data cererii doar un numr de 3 bonuri valorice) ;
- Lipsa extraselor de banc;
- n cazul beneficiarilor autoriti publice, nu sunt prezentate toate documentele
premergtoare efecturii plii (propunere de angajare, angajament bugetar,
ordonanare) i nu toate documentele prezentate au semntura i sigiliul pentru cfp;
- Lipsa anexelor contractelor de prestare servicii/furnizare bunuri, ncheiate de
beneficiari cu diveri operatori economici;
- Facturile nu prezint, n interiorul formatului, meniunile solicitate (bun de
plat,certificarea realitii, regularitii i legalitii precum i remis spre
rambursare pentru proiectul avnd codul smis;
- n cazul n care se solicit la rambursare o sum mai mic dect cea facturat, nu se
mentioneaz pe factur remis spre rambursare pentru proiectul avand codul smis,
pentru suma de.;
- Documente incomplete i incorect completate (spre exemplu: ordine de deplasare
nesemnate, netampilate la destinaie, nu se trec orele de plecare/sosire n vederea
calculrii diurnei corespunztoare, bonuri de benzin ilizibile i pe care nu s-a
menionat numrul mainii cu care s-a fcut deplasarea, etc);
- Facturile aferente cazrii/transportului unui grup de persoane, nu sunt nsoite de
centralizatorul cu persoanele cazate/transportate, semnat i tampilat de unitatea de
cazare/firma de transport;
- Pentru plata cheltuielilor generale de administraie nu sunt ataate actul
administrativ prin care se aprob metodologia de calcul i cota parte (procent) de
cheltuieli alocate pentru implementarea proiectului (nr. de telefon alocate, utilizarea
spaiului pentru managementul proiectului,etc.), n conformitate cu metotologia de
calcul stabilit de Autoritatea de Management;
- n cazul plilor n numerar nu sunt ataate i copie a registrului de cas, dispoziiei
de plat, respectiv a decontului de cheltuieli;
- Lipsa menionrii n documentele de recepie ( not de recepie i constatare
diferene, fia mijlocului fix) a componentelor care formeaz mpreun un mijloc fix;
- Neconcordane ntre copiile unor documente depuse n cererea de rambursare i
originalele acestor documente verificate la faa locului n cadrul misiunilor de control;
- Realizarea de cheltuieli n afara perioadei de implementare prevzute n contractul
de finanare;
- Pe facturi nu se menioneaz detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat (nu se face
precizarea conform contract nr../) ;
- Solicitarea la rambursare a unor cheltuieli neeligibile (penaliti, dobnzi,
comisioane, timbre verde, etc.) incluse pe facturi care conin i cheltuieli eligibile ;
- Documentele sunt transmise nendosariate n bibliorafturi.
- Documente justificative incomplete, nesemnate, nenregistrate i fr data
ntocmirii. Exemplu: nu exist registre de intrare-ieire n care s poat fi nregistrate i
identificate documentele transmise/emise pentru uz intern sau primite; referate
justificative i note justificative nenregistrate/neavizate; rapoarte de proceduri
neavizate de ordonatorul de credite/conductorul entitaii verificate;
- Contractele de achiziie nu conin anexele menionate n contract. Exemplu: nu
259
Nr.
crt.
Etap / Document
Activiti
ACHIZIII
PUBLICE
Etapa/Document
MONITORIZARE
Activiti
- Nerealizarea corespunztoare a indicatorilor stabilii n cererea de finanare;
- Necunoaterea prevederilor Contractului de finanare i a legislaiei aplicabile;
- Furnizarea unor rspunsuri evazive la solicitrile de clarificri transmise odat cu
depunerea cererilor de rambursare de ctre beneficiari;
- Nerespectarea 100% a termenelor de livrare, precum i a termenelor de plat
prevzute n contractele de lucrri/ furnizare/servicii ataate dosarelor de cereri de
rambursare;
- Erori n aplicarea prevederilor din cererile de finanare, precum: termene prevzute
pentru desfurarea de activiti, pentru ndeplinirea indicatorilor asumai prin
proiect, pentru msurile de informare i publicitate, ntrzieri nejustificate n
organizarea procedurilor de achiziii publice;
- Depunerea cu ntrziere a solicitrii de act adiional n termen, respectiv cu minim
30 zile nainte de data de expirare a contractului (ex.: transmiterea cu ntrziere a
unei cereri de prelungire a duratei de implementare, poate duce la neaprobarea
acesteia pe motiv c este tardiv i poate prejudicia grav proiectul, ducnd la
nefinalizarea acestuia);
- Neactualizarea datelor/ omiterea aplicrii modificrilor legislative (ex. omiterea
unor instruciuni date de ctre MDRT), intervenite pe parcursul implementrii;
- Completarea eronat a anumitor formulare (ex. Anexa III a Grafic de depunere a
cererilor de rambursare);
- Nerespectarea prevederilor contractului de finanare n ceea ce privete depunerea
cererilor de rambursare i a termenelor de modificare a Anexei III a Graficul de
depunere a cererilor de rambursare. Astfel, dac un beneficiar constat c nu poate
depune cererea de rambursare conform graficului, este obligat s transmit, pn n
data de 15 a lunii respective, un grafic revizuit. Este foarte important, ntruct aceste
grafice sunt centralizate i comunicate Autoritii de Management n vederea
stabilirii plafonului necesar plilor respective;
- Necorelarea dintre activitile propuse i bugetul estimat;
- Necorelarea valorii estimate n studiul de fezabilitate cu cea din Proiectul Tehnic;
- Lipsa capacitii financiare a beneficiarului de a derula investiia;
260
Nr.
crt.
Etapa/Document
ACHIZIII
FINANCIAR
Activiti
- Nesusinerea, prin documente justificative, a cererilor solicitanilor (ex.: se solicit
modificarea valorii echipamentelor, dar nu se anexeaz un studiu de pia efectuat n
acest sens i oferte care reflect o cretere a preurilor la echipamente);
- Confuzia dintre indicatorul de rezultat imediat i indicatorul de rezultat, astfel c,
frecvent, este lsat necompletat rubrica rezervat indicatorului de rezultat;
- Omiterea transmiterii notificrii beneficiarului cu privire la luna n care se
estimeaz depunerea cererii de prefinaare, ceea ce duce la lipsa previzionrii din
cash-flow-ul centralizat al lunii care se transmite la AM POR i, implicit, la lipsa
disponibilului la nivelul AM POR pentru a efectua plata prefinanrii;
- Lipsa rapoartelor dirigintelui de antier sau prezentarea lor neconform (ex.: nu
sunt detaliate activitile prestate i/ sau verificrile efectuate);
- Lipsa unor/ tuturor documentelor justificative pentru activitile declarate n
raportul de progres ca fiind ndeplinite; se consider suficient ataarea documentelor
justificative doar pentru plile cerute spre decontare;
- Nencadrarea n perioada de implementare prevzut;
- Nealocarea de resurse financiare suficiente n implementarea proiectului;
- Nerespectarea calendarului activitilor, planului de achiziii i a graficului
cererilor de rambursare;
- Nerespectarea termenelor pentru depunerea raportrilor trimestriale;
- Implicarea beneficiarilor n implementarea proiectelor, fr a deine competenele
necesare.
- Comiterea de greeli n desfurarea procedurilor de achiziii publice: dosare de
achiziie incomplete, nerespectarea tuturor termenelor impuse prin legislaie,
ntocmirea fielor de date i a caietelor de sarcini ntr-un mod neclar, n ceea ce
privete respectarea principiilor care reglementeaz procedurile de atribuire a
contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a
contractelor de concesiune de servicii;
- Nerespectarea prevederilor referitoare la modalitile de efectuare a plilor,
respectiv prin transfer bancar. Aceasta duce la considerarea respectivelor cheltuieli
ca fiind neeligibile;
- Lipsa tampilei de conformitate cu originalul, precum i a specificaiilor pe facturi
cu privire la finanarea proiectului, n momentul ntocmirii dosarului cererii de
rambursare;
- Nerespectarea prevederilor privind evidena contabil; beneficiarii sunt obligai s
in eviden contabil strict separat pentru proiect;
- Nedeschiderea unor conturi analitice pentru furnizori i a unor conturi n banc, n
ceea ce privete balana de verificare.
261
Greeli frecvente ale beneficiarilor n implementarea proiectelor finanate prin POS DRU
Nr.
crt.
Etap / Document
MONITORIZARE:
Rapoarte Tehnico
Financiare
ACHIZIII
PUBLICE
FINANCIAR
Activiti
- Transmiterea Rapoartelor tehnico-financiare ntr-o alt form dect cea
standard;
- Transmiterea Rapoartelor tehnico-financiare nesemnate, netampilate sau
semnate de ctre o alt person dect reprezentantul legal, fr s existe o
mputernicire scris, expres n acest sens;
- Lipsa formularelor de nregistrare a grupului int sau completarea acestora n
mod necorespunztor (exemple: n RTF se declar o anumit valoare realizat a
grupului int, dar este ataat un numr mai mic sau mai mare de formulare,
includerea unor persoane n grupul int care nu sunt eligibile);
- Lipsa declaraiilor de consimmnt cu privire la utilizarea datelor cu caracter
personal pentru membrii din grupul int sau necorelri ntre acestea i
formularele de nregistrare a grupului int (existena unui numr mai mare sau
mai mic de declaraii fa de valoarea raportat a grupului int);
- Completarea defectuoas a Rapoartelor tehnico financiare sub aspectul
indicatorilor realizai, activiti desfurate i rezultate atinse (exemplu: se declar
o valoare realizat a grupului int, din descrierea activitilor rezult o valore
diferit, iar n descrierea rezultatelor o alt valoare);
- Descrierea sumar i neconcludent a activitilor desfurate; - Necompletarea
sau completarea defectuas a Rapoartelor tehnico financiare sub aspectul
rezultatelor atinse pe perioada de raportare coroborat cu activitile desfurate
(lipsa rezultatelor cuantificabile);
- Abateri de la graficul de implementare aprobat cu privire la activitile
implementate n perioada raportat, fr ca OI/AM POSDRU s fie notificat n
acest sens;
- Lipsa documentelor suport care s ateste raporturile juridice de implicare a
resurselor umane n desfurarea activitilor din proiect;
- Includerea unor persoane n echipa de implementare a proiectului fr ca OI/AM
POSDRU s fie notificat n acest sens i/sau fr respectarea condiiilor
contractuale cu privire la notificarea acestora;
- Informaii contradictorii n documentele transmise (exemplu: n pontaje se
declar un anumit numr de ore, iar din rapoartele de activitate rezult un alt
numr);
- Completarea necorespunztoare a raportului financiar din cadrul RTF (exemplu:
solicitarea spre rambursare a unor cheltuieli cu participanii, dei valorea realizat
cu privire la grupul int este 0, iar din descrierea activitilor nu rezult ca au fost
desfurate activiti cu participanii);
- Necompletarea sau completarea necorespunztoare a Raportului tehnico
financiar sub aspectul obiectivelor orizontale asumate n Cererea de Finanare
prin prisma activitilor desfurate.
- Erori in procesul de achiziie public efectuat de beneficiari;
- Netrimiterea listelor de achiziii de ctre Beneficiari i imposibilitatea calculrii
riscului pe criteriul achiziii publice.
- Cererea de rambursare nu era semnat, tampilat, calculele au fost nscrise
eronat - a fost necesar redepunere;
- Cererile de rambursare nu sunt nsoite de Delaraia pe propria rspundere a
auditorului financiar din care s rezulte c acesta are calitatea de auditor financiar
recunoscut de CAFR;
- Anexa Evidena Cheltuielilor nu respect formatul standard i nu este semnat i
tampilat de expertul contabil;
- Nu este respectat Ordinul comun nr. MMFPS/MFP 1117/2170/2010, privind
ncadrarea corect a categoriilor de cheltuieli eligibile n anexa Evidena
262
Nr.
crt.
Etap / Document
Activiti
Cheltuielilor;
- Nu sunt evideniate cheltuielile conform modelului de buget prezentat n Ghid
(clasificaia pe categorii de cheltuieli);
- Lipsesc contractele de prestri servicii/furnizare;
- Nu este prezentat notificarea privind desemnarea/delegarea/nominalizarea
auditorului financiar ce va presta serviciile de audit financiar independent i a
expertului contabil;
- Nu prezint toate documentele justificative, n special:
a. Contractele individuale de munc pe perioad/ actele adiionale la
contractele de munc/contractele de prestri servicii ncheiate pentru
echipa de implementare a proiectului;
b. Contractele de prestri servicii (contabilitate, consultan expert
financiar, nchiriere auto .a.), ncheiate ntre beneficiar i furnizorii de
servicii, persoane fizice autorizate i/sau persoane juridice;
c. Nota justificativ cu privire la modul de calcul al cuantumului
cheltuielilor generale de administraie;
d. Facturi, notele de recepie, bonurile de consum, registrul obiectelor de
inventar, .a., pentru achiziii.
- Lipsesc fiele de post pentru personalul angajat n cadrul proiectului;
- Lipsesc centralizatoare, tate de plat i centralizatoare contribuii salarii pentru
persoanele pltite pe proiect;
- tampila Conform cu originalul nu este nsoit de semntur;
- tampila Solicitat rambursare FSE POSDRU ID nu este aplicat pe toate
documentele justificative.
263
Greeli frecvente ale beneficiarilor n implementarea proiectelor finanate prin POS CCE
Nr.
crt.
Etap / Document
Activiti
-
Completarea
incorect a
formularului cererii
de rambursare
Documentaia care
nsoete cererea de
rambursare este
incomplet
Semnarea
documentelor
aferente cererii de
rambursare de alte
persoane dect cele
mputernicite
confuzie ntre valoarea din factur i valoarea eligibil din factur, ceea ce
duce la completare eronat n coloanele 5 i 10 din tabelul 6A;
n coloana 11 din tabelul 6A se completeaz eronat TVA aferent finanrii
nerambursabile, n loc de TVA aplicat cheltuielilor eligibile, respectiv celor
din coloana 5;
nu se detaliaz achiziiile conform categoriilor/cheltuielilor din bugetul
proiectului n tabelul 6B;
ncadrarea incorect a cheltuielilor conform cererii de finanare i contractului
de finanare (nerespectarea ordinelor de cheltuieli eligibile ncadrarea eronat
a cheltuielii declarate n categoriile de cheltuieli menionate n ordinele de
cheltuieli, nerespectarea plafoanelor impuse pentru anumite tipuri de cheltuieli
etc.)
nerespectarea termenelor pentru modificarea graficului cererilor de rambursare
i depunerea modificrilor odat cu depunerea cererilor de rambursare.
nu sunt ataate toate documentele de plat specificate n contract sau acestea
nu conin elemente de autentificare a bncii;
notele contabile, fiele de cont i balanele analitice de verificare nu conin
acronimele POS CCE i numrul contractului de finanare;
lipsa documentelor de plat sau documente de plat incomplete/ilizibile, n
cazul cheltuielilor salariale exemplu: nu se ataeaz dovada virrii sumelor
n conturile angajailor;
n cazul achiziiilor de aplicatii informatice care conin i o component de
instruire pentru personal, nu se ataeaza la cerea de rambursare documente
care ateste realizarea instruirii i procese verbale de acceptare a beneficiarului
privind serviciile prestate;
n cazul plilor n numerar nu se ataeaz i copie a Registrului de
casa/Dispoziiei de plat/Decontului de cheltuieli;
n cazul plilor efectuate pe baza unor facturi proforma, nu se ataeaza i copii
ale acestor facturi alturi de factura fiscal, astfel nct informaiile din cererea
de rambursare s fie corelate cu documentele ataate;
pentru contractele de prestri servicii:
lipsa certificatului de nregistrare / certificat constatator, care face dovada
posibilitii de executare legal a serviciului respectiv de ctre prestator;
furnizorii de servicii de internet, semntur electronic nu sunt autorizai:
n cazul serviciilor de certificare ISO, lipsa certificatelor de acreditare a
prestatorului de servicii de ctre instituia specializat n acreditarea
acestora;
documentele justificative nu respect continutul minimal obligatoriu (format
standard) prevzut n OMEF 3512/2008 privind documentele financiar
contabile;
lipsa menionrii n documentele de recepie (NIR, fia mijlocului fix) a
componentelor care formeaz mpreuna un mijloc fix exemplu: centrala
telefonic, staii de lucru;
unele contracte de achiziie nu conin anexele menionate n contract
exemplu: graficul de prestare a serviciilor, graficul de pli etc.;
pentru operaiunile n cadrul crora cheltuielile cu salariile sunt eligibile, unele
state de plat nu menioneaz perioada pontat, numrul de ore lucrate sau
conin greeli de calcul exemplu: nu se respect calculul (Salariul brut lunar :
numrul de ore din lun) x numrul de ore pontate pe proiect, nu este egal cu
suma menionat n statul de plat.
nu exist documente din care s reias mputernicirea persoanei semnatare
264
Nr.
crt.
Etap / Document
-
Realizarea de
cheltuieli n afara
perioadei de
implementare
prevzute n
contractul de
finanare
Necorelare ntre
gradul de
ndeplinire a unei
activiti i suma
solicitat la
rambursare
Activiti
Erori n evidenele
contabile ale
proiectului
Nerespectarea /
respectarea parial
a msurilor de
informare i
publicitate
Nerespectarea
prevederilor privind
achiziiile att de
ctre beneficiarii
publici ct i de
ctre beneficiarii
privai
265
Etap / Document
Activiti
-
1.
ACHIZIII
PUBLICE
-
MONITORIZARE
2.
-
266
Nr.
Crt.
Etap / Document
Activiti
-
3.
Completare
CERERI DE
RAMBURSARE
267
Pregtirea proiectelor
Una din prioritile factorilor de interes a constituit-o pregtirea proiectelor care s
asigure o accesare rapid a fondurilor imediat dup aprobarea i lansarea programelor.
Capacitatea relativ limitat a autoritilor publice n ceea ce privete identificarea, prioritizarea
i pregtirea proiectelor de investiii a reprezentat un impediment semnificativ n realizarea
acestui demers, ceea ce s-a reflectat deseori ntr-o calitate a proiectelor sub nivelul solicitat.
n unele domenii, constituirea cu ntrziere a asociaiilor de dezvoltare intercomunitar
(ADI) ca o precondiie instituional pentru finanarea anumitor proiecte (n sectorul de ap i
ap uzat, managementul deeurilor sau dotri cu echipamente ale bazelor operaionale pentru
intervenii n situaii de urgen) a constituit o alt cauz major de ntrziere n procesul de
pregtire i depunere a proiectelor.
Dificultile ntmpinate n identificarea terenurilor necesare pentru construirea unor
obiective majore de investiii (ex. pentru staiile de tratare-eliminare a deeurilor) rmne, o
provocare major ce trebuie depit n procesul de pregtire a proiectelor. Pentru a minimiza
efectele acestei probleme, autoritile de management au informat din timp potenialii
beneficiari cu privire la condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc terenurile, precum i
asupra necesitii realizrii unui proces de informare i consultare adecvat a publicului
interesat. De asemenea, au fost realizate modificri legislative care s permit exproprierea
terenurilor la nivelul stadiului de fezabilitate pentru proiectele de infrastructur rutier de
interes naional.
268
269
reglementrile naionale specifice, dar i cele rezultate din transpuneri ale acquis-ului
comunitar, impun intervenii multiple asupra proiectului din partea unor instituii externe
sistemului de gestionare a instrumentelor structurale sub forma emiterii de avize, acorduri,
aprobri. Aceste intervenii pot ntrzia, uneori nejustificat, att pregtirea, ct i
implementarea proiectelor.
270
Bariere legislative
Barierele legislative pot interveni n toate etapele de implementare a programelor
operaionale, de la cele de definire a strategiilor sectoriale, la cele de pregtire a ghidurilor
solicitanilor, n contractarea proiectelor, i ulterior n implementarea acestora.
Cele mai importante deficiene legislative cu caracter orizontal deriv din legislaia
bugetar, care conine o serie de prevederi restrictive de natur s afecteze implementarea
eficient i rapid a proiectelor finanate din fondurile structurale i de coeziune. O parte dintre
deficiene au fost soluionate prin aprobarea OUG nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a
instrumentelor structurale.
Alte probleme de natur bugetar urmeaz a fi soluionate prin aprobarea legislaiei
naionale privind cadrul bugetar multianual, ceea ce va facilita implementarea proiectelor de
investiii multianuale.
Din categoria reglementrilor privind managementul fondurilor publice care
ngreuneaz implementarea proiectelor fac parte i prevederile Legii finanelor publice, Legii
finanelor publice locale i HG nr. 264/2003, referitoare la condiiile de acordare i recuperare a
avansurilor ctre contractori de ctre beneficiarii din rndul autoritilor locale sau operatorilor
regionali. Plile n avans ctre contractori i nejustificate pn la sfritul anului prin bunuri
livrate, lucrri executate sau servicii prestate, trebuie recuperate de instituiile publice. n aceste
condiii, n ultimele luni ale fiecrui an beneficiarii instituii publice evit s mai acorde
271
avansuri contractorilor ntruct la sfritul anului vor trebui s recupereze mare parte din
sumele avansate.
Probleme instituionale
Una dintre problemele majore cu care se confrunt sistemul de management al
instrumentelor structurale o reprezint resursele umane insuficiente, slab motivate financiar la
nivelul autoritilor de management/organismelor intermediare. Volumul mare de munc i
gradul ridicat de responsabilitate al activitilor desfurate de personalul din AM/OI conduce
la o fluctuaie a personalului instruit n gestionarea acestor fonduri.
Dintre efectele deja vizibile ale acestei situaii pot fi menionate: ntrzieri n elaborarea
ghidurilor pentru solicitani i n contractarea de asisten tehnic; ntrzieri n finalizarea
pregtirii proiectelor majore i n aprobarea acestora de ctre CE; ntrzieri n implementarea
proiectelor, cu impact direct asupra gradului de absorbie i a nendeplinirii unor angajamente
asumate.
Deficienele privind personalul specializat i motivat se regsesc i la nivelul
beneficiarilor din administraia central i local, probleme la nivelul beneficiarilor viznd:
absena unei reglementri legale privind stabilirea unui mecanism unitar de salarizare, stimulare
a funcionarilor publici din administraia central angajai n echipele de proiect; neclaritile
privind componena echipelor de proiect i regimul angajailor contractuali, la nivelul
beneficiarilor din administraia central i local, n condiiile legislaiei muncii i a funciei
publice.
O alt problem este reprezentat de capacitatea administrativ relativ limitat a
UCVAP de a-i ndeplini eficient rolul de verificare ex-ante a procedurilor de achiziie public,
conform prevederilor din cadrul Protocoalelor tripartite ncheiate ntre fiecare Autoritate de
Management, ANRMAP i UCVAP. Protocolul de colaborare este important n condiiile n
care nu se prevede n nici un alt document verificarea ex-ante i avizul asupra documentaiilor
de achiziie public lansate de beneficiarii proiectelor.
Evaluarea, selecia i contractarea proiectelor
O problem major care se regsete la nivelul tuturor programelor operaionale este
durata relativ mare de evaluare i selecie a proiectelor, de la depunerea unui proiect i pn
la notificarea beneficiarului cu privire la rezultatul evalurii. Potrivit procedurilor de evaluare i
272
selecie aplicabile pentru diferite programe operaionale, durata acestui proces varia ntre 25 i
50 de zile lucrtoare, fr a lua n calcul perioada de soluionare a eventualelor clarificri
solicitate beneficiarilor.
Principalele cauze identificate de ctre autoritile de management vizeaz: numrul
insuficient de evaluatori raportat la numrul de proiecte primite i/sau ntrzierile n
contractarea unor evaluatori externi independeni (acestea din urm fiind generate de dificulti
n procesul de lansare i derulare a achiziiilor publice aferente); lansarea simultan a mai
multor operaiuni din cadrul aceleiai axe prioritare, ceea ce a impus o programare a activitii
de evaluare pe apeluri, astfel nct unele proiecte au intrat cu ntrziere n evaluare; lipsa de
experien n ntocmirea de proiecte a solicitanilor (n special autoriti locale din oraele mici
i mijlocii) corelat cu documentaia complex solicitat la depunerea cererilor de finanare, fapt
care a condus la necesitatea solicitrilor de clarificri, prelungind astfel procesul de evaluare i
selecie.
Pe lng durata procesului de evaluare i selecie, la nivelul acestui proces au fost
remarcate i alte tipuri de probleme care se reflect n final asupra procesului de absorbie:
nregistrarea unui numr mare de proiecte n ultimele zile dinaintea termenului limit de
depunere, ceea ce a condus la ntrzierea procesului de evaluare i selecie a proiectelor depuse;
respingerea unui numr relativ mare de proiecte (cca. 35% din totalul proiectelor depuse) n
urma verificrii administrative i a eligibilitii, ca urmare a nentocmirii corespunztoare a
proiectelor; neanticiparea corect a numrului de proiecte depuse i implicit subaprecierea
volumului necesar de activiti de evaluare; asigurarea cu ntrziere a evaluatorilor externi din
cauza nelansrii din timp a procedurilor de achiziie aferente sau a contestrii acestora; condiii
specifice de eligibilitate foarte stricte pentru anumite categorii de proiecte, referitoare la
infrastructur (cldire, teren) sau finanarea activitilor corespunztoare; pregtirea deficitar
de ctre unele AM/OI a lansrii cererilor de proiecte; prevederi prea generale sau neclare din
ghidurile pentru solicitani care au condus la dificulti de interpretare. .
Odat proiectele aprobate la nivelul autoritilor de management / organismelor
intermediare, unele dificulti i ntrzieri persist s apar i la ncheierea contractelor de
finanare, din motive precum: nerespectarea termenelor de ctre beneficiari n ceea ce privete
transmiterea documentelor suplimentare (bilan, CV-urile experilor pe termen lung) necesare
procesului de contractare; transmiterea de ctre beneficiari a unor documente incomplete sau
incorect completate; indisponibilitatea reprezentanilor legali al beneficiarilor .a.
273
274
275
276
o Realocarea fondurilor dinspre domeniile neatractive ctre acele domenii unde au existat
solicitrii suplimentare alocrilor iniiale(ex: realocarea fondurilor neutilizate aferente
Axei prioritare 4 Sprijinirea dezvoltrii mediului de afaceri regional i local Domeniului major de intervenie 4.2 Reabilitarea siturilor industriale poluate i
neutilizate i pregtirea pentru noi activiti, n valoare de 173 milioane euro fonduri
FEDR, ctre alte domenii majore de intervenie, realocare aprobat i de Comisia
European prin Decizia 5989 din 12.08.2011)
o Organizarea de edine de coordonare ntre prile implicate pentru corelarea diferitelor
intervenii;
o Crearea unui mecanism privind decontarea cererilor de plat pentru asigurarea
fluxurilor financiare necesare implementrii proiectelor cu beneficiari publici
277
Integrat (CEECAI), promovat n cadrul POS CCE, prin care se urmrete creterea capacitii
de cercetare a ntreprinderii n vederea creterii nivelului de inovare i a competitivitii pe
pia i crearea de noi locuri de munc pentru cercetare-dezvoltare, n domeniul sistemelor de
securitate, ingineriei traficului i al automatizrilor industriale din Romnia. Atingerea acestui
obiectiv este realizat prin promovarea unor investiii n valoare de cca. 27 mil. lei (6 mil.
Euro) pentru crearea a 10 laboratoare moderne de cercetare-dezvoltare n domeniul sistemelor
de securitate aviatic, securitatea transporturilor, securizarea frontierelor, precum i din
domeniul ingineriei traficului i al automatizrilor industriale, considerate componente ale
securizrii infrastructurilor critice. Investiia include i capaciti aferente pentru realizarea de
modele funcionale, prototipuri i simulatoare, precum i toate echipamentele, aparatele,
instrumentele i dotarea necesar pentru realizarea activitilor propuse.
Creterea inclusiv, crearea unor locuri de munc mai multe i mai bune
n vederea creterii adaptabilitii lucrtorilor i ntreprinderilor, unul dintre domeniile
de intervenie finanate din FSE vizeaz dezvoltarea parteneriatelor i ncurajarea iniiativelor
pentru partenerii sociali i societatea civil.
Pentru sprijinirea unor astfel de iniiative, n cadrul POS DRU au fost promovate
proiecte viznd nfiinarea unor secretariate tehnice permanente pentru Pactele Regionale
pentru Ocupare i Incluziune Social, avnd rolul de a ndeplini la nivel regional activiti
privind gestionarea, revizuirea i actualizarea Planurilor Regionale de Aciune pentru Ocupare,
implementarea msurilor prevzute de aceste planuri i promovarea acestora. Astfel, pentru
exemplul prezentat viznd Regiunea Centru, obiectivul general al proiectului const n
sprijinirea partenerilor sociali i a ONG-urilor din cadrul Pactului Regional pentru Incluziune
Social i Ocupare din Regiunea Centru n vederea asigurrii operaionalitii pactelor la nivel
regional i naional i a oferirii de asisten tehnic pentru creterea investiiei n capitalul
uman, crearea de parteneriate adaptate noilor caracteristici ale pieei muncii flexibile i
incluzive. Printre rezultatele urmrite prin implementarea proiectului se numr nfiinarea
Secretariatului Tehnic al Pactului i dezvoltarea Planului de Lucru 2008-2013 pentru
Implementarea Planului de Aciune Regional pentru Ocupare i Incluziune Social, precum i
alte aciuni de promovare specifice.
278
279
280
281
282
OS 3.3.
283
prematur coala, prin extinderea programelor de tip a doua ans, inclusiv prin
asigurarea accesului la programe de calificare profesional.
OS 6.6 Creterea accesului i participrii la nvmntul teriar, n special pentru
persoane cu oportuniti reduse (categorii netradiionale de studeni, persoane
din mediul rural, persoane cu CES, persoane de etnie rom, persoane provenite
din medii socio-economice defavorizate etc.)
OS 6.7 mbuntirea calitii nvmntului teriar la nivel de sistem i instituii de
nvmnt n concordan cu cerinele pieei muncii
OS 6.8 Consolidarea capacitii sistemului de educaie i formare profesional n vederea
asigurrii calitii i relevanei programelor de FPI i FPC pentru piaa muncii
OS 6.9 Consolidarea capacitii furnizorilor de educaie i formare pentru a dezvolta i
implementa programe de calitate, relevante pentru piaa muncii, n special prin
stimularea parteneriatelor cu mediul de afaceri pentru sectoarele prioritare
identificate prin SNC
OS 6.10 mbuntirea eficienei nvmntului teriar la nivel de sistem i instituii de
nvmnt n concordan cu cerinele pieei muncii, n special n sectoare
economice cu potenial de cretere prin consolidarea parteneriatelor dintre
universiti i mediul academic i de cercetare i companii
OS 6.11 Creterea accesului i participrii la programele de PV, n special n rndul
persoanelor necalificate, cu un nivel sczut de educaie i calificare, inclusiv din
categorii dezavantajate, care s ofere inclusiv oportunitatea recunoaterii i
certificrii rezultatelor nvrii
AP 7: Asisten Tehnic
mbuntirea capacitii Autoritii de Management, Organismelor Intermediare i a
beneficiarilor PO CU de a gestiona i implementa n mod eficient i eficace PO CU.
Programul Operaional de Asisten Tehnic (PO AT)
Alocare financiar: 0,212 miliarde euro
Programul Operaional Asisten Tehnic (PO AT) 2014-2020 are drept scop asigurarea unui
proces de implementare eficient i eficace a Fondurilor ESI n Romnia n conformitate cu
principiile i regulile de parteneriat, programare, evaluare, comunicare, management, inclusiv
management financiar, monitorizare i control, pe baza responsabilitilor mprite ntre
Statele Membre i Comisia European.
AP1: ntrirea capacitii beneficiarilor de a pregti i implementa proiecte finanate din
fondurile ESI i diseminarea informaiilor privind aceste fonduri
284
285
286
287
288
289
290
291
292
293
Nr
Crt.
1
2
ntrebri
10
11
12
294
Acolo unde este cazul, simplificarea/ mbuntirea procedurilor interne (att de sistem
ct i operaionale)
La nivelul proiectului:
-
295
Sprijin, acolo unde este necesar, furnizat partenerilor de ctre liderul de proiect
296
297
DOMENIU
EXEMPLU PROCEDURI
Crt.
Procedura privind managementul riscului
1
2
Audit
contencios
administrativ
Procedura privind acordarea avizului de legalitate
Resurse Umane
10
11
12
Securitate
13
Intern
14
Relaii cu
publicul
15
16
17
IT
18
19
Parc auto
298
299
Costurile de eroare intern sunt asociate cu erorile i defeciunile care se rezolv n interiorul
organizaiei dar care provoac perturbaii. Se refer la:
Costurile de eroare extern sunt asociate cu o eroare sau defeciune care ajunge la client. Se
refer la:
300
Realizarea lucrurilor bine de prima dat80, adic proiectarea din start a calitii, mai
degrab dect includerea ei n urma inspectrii;
Orientarea activitii fiecrui angajat spre produs, nu n special doar pe postul pe care l
ocup i concentrarea managementului pe output;
Utilizarea celor mai bune metode aplicate de alte organizaii i adaptarea lor la
condiiile interne.
80
Se mut accentul de pe o abordare reactiv (ateptndu-se s se ntmple ceva nedorit) pe una proactiv (fcnd ceva nainte
s se ntmple acel lucru nedorit); modificarea de optic a aprut odat cu deplasarea dinspre inspecia calitii spre
proiectarea din start a acesteia.
301
Leadership
Liderii stabilesc unitatea dintre scopul i
orientarea organizaiei. Acetia ar trebui s creeze
i s menin mediul intern n care personalul
poate deveni implicat n realizarea obiectivelor
organizaiei
Implicarea personalului
Personalul de la toate nivelurile este esena unei
organizaii i implicarea lui total permite ca
abilitile sale s fie utilizate n beneficiul
organizaiei
302
81
82
De exemplu, sincronizrile necesare ntre producerea rapoartelor de progres i depunerea cererilor de rambursare.
Se refer la sistemul de monitorizare, evaluare i control al proiectului.
303
Diagrama flux
Fi de urmrire i List de control
Fi de inspecie i
Legend:
grafice de control
Histogram
Diagrama Pareto
Analiza Cauz-efect
Diagrama de
dispersie.
304
RELEVANT
REALIZABIL
EFICACE I BINE
CONDUS
Proiectul se adreseaz
nevoilor
prioritare
majore i justificate
Proiectul
este
bine
conceput i va genera
beneficii
sustenabile
grupurilor int
n conformitate cu, i 6
sprijinind politicile de
dezvoltare i cooperare ale
Comisiei Europene
Scopul,
obiectivele, 12 Proiectul
se
menine
rezultatele i programul de
relevant i realizabil
activiti sunt stabilite n
mod clar i logic, i se
adreseaz
nevoilor
identificate
n conformitate cu, i 7
sprijinind
politicile
Guvernelor i programele
sectoriale relevante
Mecanismele
de 14 Proiectul este bine condus
coordonare, management i
de
ctre
echipa
finanare sunt clar stabilite,
responsabil
de
sprijin
consolidarea
implementarea acestuia
capacitii instituionale i
asumarea proprietii locale
Leciile
nvate
din 10
experienele anteriore i
conexiunile cu alte proiecte
n curs de desfurare /
planificate au fost analizate
i ncorporate n strategia
selectat
11
Proiectul
obinerea
anticipate
condus
conduce
la
beneficiilor
i este bine
305
RELEVANT
Proiectul se adreseaz
nevoilor
prioritare
majore i justificate
REALIZABIL
Proiectul
este
bine
conceput i va genera
beneficii
sustenabile
grupurilor int
EFICACE I BINE
CONDUS
Proiectul
obinerea
anticipate
condus
conduce
la
beneficiilor
i este bine
12.
12.1.
12.2.
13.
13.1.
Rezultatele sunt obinute conform planificrii, sunt de bun calitate i grupul int le apreciaz ca
fiind relevante pentru nevoile acestora.
13.2.
13.3
14.
14.1.
14.2.
306
14.3.
Informaiile relevante cu privire la rezultatele proiectului sunt colectate i utilizate de ctre echipa
de proiect, iar acestea sunt accesibile factorilor interesani ntr-un format adecvat.
14.4.
Planurile operaionale i bugetele sunt revizuite i actualizate n mod regulat (inclusiv planul de
management al riscurilor) i ncorporeaz leciile nvate din experiena curent.
14.5.
15.
15.1.
15.2.
Tehnologia utilizat i promovat de ctre proiect este adecvat i poate fi utilizat n continuare.
15.3.
15.4.
15.5.
Exist conceput un plan pentru continuarea activitii dup finalizarea asistenei financiare i de
transfer al responsabilitilor de management necesare.
16.
16.1.
Caietele de sarcini pentru activitile finanate din fondurile nerambursabile sunt clare,
cuprinztoare i nelese de ctre echipa de implementare.
16.2.
Proiectul este evaluat n mod corespunztor de-a lungulul ciclului de management de proiect, cu
utilizarea unui proces i a criteriilor corespondente de analiz a nivelului de calitate.
16.3.
16.4.
16.5
Contractele sunt gestionate n mod eficace, ncorpornd generarea unei documentaii de contract
307
308
309
ETAPA 1. DE PLANIFICARE
Alctuirea echipei de benchmarking;
Selectarea procesului ce va constitui obiectul studiului de benchmarking;
nelegerea i documentarea procesului ce va constitui obiectul studiului de benchmarking;
ntocmirea diagramelor de proces, care s descrie situaia real a procesului respectiv;
Stabilirea msurilor de performan pentru procesul respectiv.
ETAPA 2. DE CUTARE
ntocmirea unei liste de criterii care trebuie satisfcute de partenerul de benchmarking;
Identificare partenerilor poteniali;
Selectarea partenerului;
Stabilirea contactului cu partenerul/partenerii selectat.
ETAPA 3. DE OBSERVARE
Observarea nivelului de performan al organizatiei partenere;
Observarea modului de organizare i desfurare a proceselor, implicate n atingerea
nivelului de performan studiat;
Urmrirea generatorilor, respectiv a condiiilor din organizaie sau din imiediata apropiere a
proceselor care permit atingerea nivelului de performan studiat: echipamente, training,
sisteme informatice, procese suport.
ETAPA 4. DE ANALIZ
Procesarea datelor sub o form comun de exprimare care s poat permite compararea
unor date;
Identificare decalajelor de performan prin compararea nivelului propriu cu cel al
organizaie partener;
Identificarea cauzelor decalajelor.
ETAPA 5. DE ADAPTARE
Selectarea elementelor critice estimate a putea genera impactul cel mai mare i stabilirea
obiectivelor de mbuntire integrate i coordonate cu obiectivele generale ale organizaiei
proprii;
Dezvoltarea planului de implementare a celor mai bune practici ;
Implementarea planului de mbuntire stabilit;
Monitorizarea progresului pentru a asigura o implementare eficace, ndeplinirea
obiectivelor stabilite i respectarea constrngerilor de timp, calitate i cost;
Raportarea final a procesului de benchmarking.
310
Planificarea proiectului
n ce msur utilizai planurile de proiect, n mod formal i documentat, ca instrumente de
coordonare n proiectele realizate de instituia reprezentat de dvs.?
1
n ce msur se aplic, n mod formal i documentat, orice alt metod n afara celor
menionate mai sus n proiectele realizate de instituia reprezentat de dvs.?
1
Structura chestionarului, precum i elemente din coninutul acestuia au fost preluate din instrumentul dezvoltat n cercetarea
desfurat n anul 2011 cu privire la determinarea nivelului de maturitate al ntreprinderilor mijlocii cu privire la
managementul proiectelor. Rezultatele cercetrii au fost publicate n lucrarea Managementul proiectelor: adevr sau
provocare: managementul proiectelor n ntreprinderile mijlocii, Simona Bonghez.
311
Finalizarea proiectului
n ce msur se evalueaz, n mod formal i documentat, proiectele de instituia reprezentat de
dvs. ?
1
n ce msur rapoartele finale de progres, includ, n mod formal i documentat, lecii nvate i
recomandri de bune practici n proiectele realizate de instituia reprezentat de dvs. ?
1
312
B IBLIOGRAFIE
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
19)
20)
21)
22)
23)
24)
313
25)
26)
27)
41)
42)
43)
44)
45)
46)
47)
48)
314
49)
50)
51)
52)
53)
54)
55)
56)
Surse web:
1) www.fonduri-ue.ro
2) www.inforegio.ro
3) www.posmediu.ro
4) www.fonduriadministratie.ro
5) www.fonduri-ue.ro/posdru/
6) www.fonduri-ue.ro/poscce/
7) www.poat.ro
8) www.anfp.gov.ro
9) www.curteadeconturi.ro
10) www.coso.org/
11) http://ceccar.ro/ro/wp-content/uploads/2013/06/Cadrul-general-revizuit-al-COSO-RO20.06.2013.pdf
315