Sunteți pe pagina 1din 11

DOCUMENTATIA DE ATRIBUIRE

n vederea parcurgerii mai facile a informaiilor de ctre operatorii economici interesai s


participe la o procedur, documentaia de atribuire se structureaz pe cinci seciuni, astfel:
1.
2.
3.
4.
5.

Caietul de sarcini sau documentaia descriptiv


Clauzele contractuale obligatorii
Fia de date a achiziiei
Formulare i modele
Alte informaii cu privire la impozitare, protecia mediului, protecia muncii.

Primul pas n elaborarea documentaiei de atribuire l constituie ntocmirea caietului de


sarcini, ce cuprinde totalitatea cerinelor pe baza crora O.E. i vor elabora propunerile tehnice
ale ofertelor, lucru ce va influena, implicit, propunerile financiare ale acestora, evideniind
totodat obiectul viitorului contract i cantitile necesare de produse, servicii sau lucrri,
termenele i locul de achiziionare, i orice alte aspecte considerate necesare de ctre A.C.,
relevante pentru contractul n cauz.
Se ntocmete de ctre A.C. pentru trei dintre procedurile de achiziie public, respectiv,
licitaia deschis, licitaia restrns, cerere de ofert, avnd la baz solicitrile menionate n
referatele de necesitate ntocmite de ctre verigile structurii organizatorice, cu privire la
justificarea necesitilor acestora, caracteristicile tehnice i de performan ale produselor,
serviciilor, lucrrilor i estimarea costurilor. Compartimentul intern de achiziii sau specialitii
(consultani) angajai n acest scop elaboreaz caietul de sarcini n vederea unei descrieri ct mai
exacte a ceea ce urmeaz a se achiziiona.
Pentru dialogul competitiv i negociere se ntocmete un alt document, echivalent al caietului,
de sarcini, denumit documentaia descriptiv.
Specificaiile tehnice (termenul folosit, prevzut de legislaie) sunt, n general, acele
cerine, prescripii, caracteristici tehnice care definesc, dup caz:
-

caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan,

cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor,

sigurana n exploatare,

dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare,


marcare i instruciuni de folosire a produsului, tehnologii i metode de producie,

sisteme de asigurare a calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standardele


relevante.

n cazul contractelor de lucrri, specificaiile tehnice pot face referire i la alte aspecte dect
cele menionate, cum ar fi:
-

prescripii de proiectare i calcul al costurilor,

verificarea, inspecia i condiiile de recepie a lucrrilor,

verificarea, inspecia i condiiile de recepie a tehnicilor, procedeelor i metodelor de


execuie,

orice alte condiii cu carater tehnic pe care A.C. este capabil s le descrie.
Totodat specificaiile tehnice trebuie s cuprind i s detalieze cerinele minime pe care

ar trebui s le ndeplineasc ofertele pentru a merge n etapa de evaluare a ofertelor, n urma


creia se va alege oferta ctigtoare i, de asemenea, condiiile de calitate conformitate pe care
trebuie s le respecte obiectul contractului n cauz.
Putem face o scurt i general clasificare a specificaiilor tehnice:
specificaii funcionale (ex. tensiune, umiditate, frecven de alimentare, putere
consumat, grad de protecie, gaz detectat, etc.);
sepecificaii ale performanelor (durata de via, corespunztor standardului SR EN
50194-2:2007, etc.). Specificaiile tehnice bazate pe performane permit o mare
creativitate a pieei, n unele cazuri putnd genera dezvoltarea unor soluii noi, a unor
soluii inovatoare;
specificaii ale descrierii tehnice propriu-zise (ex. dimensiuni, greutate, garanie, etc.).
Specificaiile tehnice trebuie elaborate cu respectarea principiilor achiziiilor publice
(nediscriminrii, tratamentului egal, proporionalitii) i evitndu-se a se folosi termeni generali,
care s nu poat duce la o cuantificare exact a condiiilor de calitate (ex. cea mai nalt
calitate), inadecvai sau vagi, care ulterior ar putea da natere unor neconcordane sau chiar
dispute. De asemenea trebuie evitat solicitarea unor caracteristici peste sau sub necesitile
A.C., a unor condiii tehnice care s duc la diminuarea concurenei sau discrimonarea sau,
dimpotriv, favorizarea anumitor O.E.
Dup cum se va vedea n continuare, anumite informaii pot fi cuprinse n mai multe
dintre seciunile (documentele) documentaiei de atribuire, drept pentru care trebuie avut grij ca
acestea s fie identice, de exemplu, s nu existe discrepane ntre specificaiie tehnice prevzute
n caietul de sarcini i alte seciuni (de ex. clauzele contractuale obligatorii). Este strict interzi a

se face referire la anumite origini, surse, producie, procedeu special, marc de fabric sau de
comer, brevet de invenie, licen de fabricaie. Ne-am putea confrunta cu situaia ca o A.C. s
nu poat descrie suficient de precis i tangibil ceea ce urmeaz s se achiziioneze i, n caest
caz, este permis acesteia s indice o anumit marc, origine, procedeu, brevet, licen de
fabricaie, dar numai dac aceasta este nsoit de meniune expres sau echivalent.
Secificaiile tehnice se definesc:
fie prin referire, de regul, n urmtoarea ordine, la:
1. standarde naionale care adopt standarde europene
2. omologri tehnice europene
3. standarde internaionale
4. alte referine de natur tehnic elaborate de organisme de standardizare europene
5. alte standarde, omologri sau reglementri tehnice naionale privind utilizarea
produselor sau proiectarea, calculul i execuia lucrrilor
fie prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale, care pot include i
caracteristici de mediu
fie prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale, susinute prin
referirea la standarde, omologri tehnice, specificaii tehnice comune, ca mijloc
de prezumie a conformitii cu nivelul de performan i/sau cerinele funcionale
solicitate

fie combinat, respectiv, pentru anumite caracteristici, prin precizarea


performanelor i/sau cerinelor funcionale, i pentru alte caracteristici, prin
referirea la standarde sau omologri tehnice.
Se impune definirea ctorva dintre termenii menionai anterior i a altor termeni folosii
n acest domeniu. Astfel:
Standard = document, stabilit prin consens i aprobat de un organism recunoscut, care
furnizeaz, pentru utilizri comune i repetate, reguli, linii directoare sau caracteristici pentru
activiti sau rezultatele lor, n scopul obinerii unui grad optim de ordine ntr-un context dat;
Standard naional = standard care este adoptat de un organism naional de standardizare i care
este pus la dispoziia publicului. Standardul naional romn se identific prin existena iniialelor
SR la nceputul indicativului standardului, iniiale care semnific standard romn. (Colecia
naional de standarde originale romne cuprinde standarde mai vechi, care au iniialele STAS );

Standard european = standard care este adoptat de o organizaie european cu activitate de


standardizare i care este pus la dispoziia publicului;
Standard internaional = standard care este adoptat de o organizaie internaional cu activitate
de standardizare i care este pus la dispoziia publicului;
Indicativ standard = sigla i numrul de referin (de exemplu SR 13526:2008, SR EN 30-21:2001, SR EN ISO 9001:2008);
Referin nedatat = trimitere la un standard sau un alt document de standardizare format
numai din indicativul standardului sau al documentului de standardizare, fr precizarea anului
publicrii (de exemplu SR EN ISO 9001). (Dac o referin nedatat se refer la toate prile
unui standard, numrul publicaiei este urmat de indicaia toate prile, de exemplu SR EN 71
(toate prile). Dac o referin nedatat se refer doar la o parte a unui standard, aceasta este
precizat n indicativ, de exemplu SR EN 71-2.);
Referin datat = trimitere la un standard sau un alt document de standardizare format din
indicativul standardului sau al documentului de standardizare urmat de anul publicrii
documentului, separate prin semnul : (dou puncte) (de exemplu SR EN ISO 9001:2008).
(Pentru referine datate se aplic numai ediia citat. Pentru referine nedatate se aplic ultima
ediie a documentului de referin (inclusiv amendamentele));
Alte documente de standardizare (Legislaia naionala utilizeaz sintagma referine de natura
tehnica pentru identificarea acestor documente ) = documente cu caracter tehnic, altele dect
standardele, elaborate n cadrul organismelor de standardizare, cum ar fi: specificaie tehnic
(TS), specificaie disponibil publicului (PAS), raport tehnic (TR), ghid, acord internaional de
grup de lucru (IWA).
Standardele sunt instrumente tehnice recunoscute care vizeaz creterea competitivitii
economice i sprijinirea implementrii reglementrilor, ele corespunznd stadiului actual al
tehnicii i fiind aprobate de comun acord.

Prin standarde toi factorii implicai i exprim

acordul asupra unui nicel optim de ordine, calitate i siguran privind produse, metode sau
activiti.
Standardele europene au un rol determinant n armonizarea condiiilor tehnice pe
pieele naionale ale statelor membre ale UE, n vederea consolidrii Pieei Unice, ele fiind
adoptate ca standarde naionale n 31 de state europene, concomitent cu anularea standardelor

naionale conflictuale, ceea ce permite nlturarea barierelor tehnice i facilitarea liberei circulaii
a produselor i a serviciilor pe ntreg spaiul european.
Standardele europene, redactate, de regul, n cele trei limbi de lucru oficiale (englez, francez
i german), sunt elaborate de ctre cele trei organisme de standardizare
CEN (Comitetul European de Standardizare),
CENELEC (Comitetul European de Standardizare pentru Electrotehnic) i
ETSI (Institutul European de Standardizare pentru Telecomunicaii).
Menionm c Asociaia de Standardizare din Romnia (ASRO), Organismul Naional de
Standardizare este membru al CEN/CENELEC, reprezentnd Romnia, ncepnd cu 01.01.2006
Adoptarea unui standard european ca standard romn se poate face prin una din metodele
urmtoare:
- publicarea versiunii romne;
- publicarea prin reproducere a unei versiuni oficiale (englez, francez sau german).
De cele mai multe ori, pentru standardele europene adoptate ca standarde romne prin
reproducerea unei versiuni oficiale, este publicat ulterior i versiunea n limba romn (potrivit
art. 16 din OG nr. 39/1998 aprobat cu modificri prin Legea nr. 355/2001 i art. 3(2) din OG nr.
20/2010, autoritile competente asigur finanarea elaborrii versiunii romne a standardelor i a
altor documente de standardizare, n limita fondurilor disponibile).
Standardele internaionale sunt documente tehnice cu o recunoatere internaional,
elaborate i publicate sub egida ISO (Organizaia Internaional de Standardizare) i/sau CEI
(Comisia Internaional pentru Electrotehnic). O parte semnificativ a standardelor
internaionale sunt adoptate ca standarde europene (i ulterior ca standarde naionale ale rilor
membre ale UE) sau sunt elaborate mpreun cu organismele europene de standardizare CEN i
CENELEC.
Aceast modalitate de definire a specificaiilor tehnice prin referire la standarde asigur,
o dat n plus, respectarea principiilor transparenei i nediscriminrii n vederea utilizrii
fondurilor publice n mod eficient, deoarece dac produsele, serviciile i lucrrile se nscriu n
nite parametrii acceptai, recunoscui, din punct de vedere al calitii, ceea ce nseamn c ele
vor putea satisface corespunztor nevoile A.C. desigur c O.E. vor trebui s fac dovada
conformitii produselor, serviciilor i lucrrilor oferite de ei, cu standardele specificate, sau a
ndeplinirii echivalente a nivelului de performan stabilit de aceste standarde. Pentru dovada
conformitii cu specificaiile tehnice solicitate O.E. pot folosi mijloace adecvate cum ar fi

dosarul tehnic al productorului sau un raport de ncercare/testare

emis de un organism

recunoscut (un laborator neutru de ncercri i calibrare, un organism de certificare i inspecie


care asigur respectarea standardelor europene aplicabile). Certificatele emise n oricare dintre
statele membre ale Uniunii Europene este obligatoriu a fi acceptate de ctre A.C.
Utilizarea standardelor prezint o serie de avantaje care justific folosirea lor:

Specificaiile sunt clare, nediscriminatorii, consensuale,


Unele standarde prevd caracteristici de mediu ale produselor i serviciilor, ceea ce
contribuie la producerea de servicii i produse mai eficiente, mai sigure, mai
protectoare fa de mediu, protejnd, n acelai timp, i consumatorii i dndu-le mai

mult ncredere n utilizarea acestora,


Promoveaz competiia i previne favorizarea vreunui O.E,
Garanteaz compatibilitatea cu structura existent,
Contribuie la cheltuirea banilor cu economie.

Nicio ofert nu poate fi respins pe baza specificaiilor tehnice, dac ofertantul


demonstreaz c propunerea sa tehnic satisface ntr-o manier echivalent cerinele A.C., sau
dac demonstreaz c propunerea sa tehnic asigur ndeplinirea performanelor sau cerinelor
solicitate, deoarece sunt conforme cu: un standard naional care adopt un standard european, o
omologare tehnic european, o specificaie tehnic comun utilizat n Comunitatea European,
un standard internaional, alte reglementri tehnice elaborate de organisme de standardizare
europene.
Caietul de sarcini poate conine i precizarea c produsele care dein o anumit etichet
ecologic (floarea european este simbolul etichetei ecologice comunitare) sunt apreciate c
ndeplinesc implicit specificaiile tehnice solicitate, fr s se considere c se ncalc vreun
principiu al achiziiilor publice, fr a se restriciona accesul celor care nu o dein dac se face
dovada ndeplinirii specificaiilor solicitate, dat fiind c etichetarea ecologic este o aciune
voluntar.
Este foarte important s se formuleze ntr-un mod corect, adecvat i nu restrictiv
specificaiile tehnice pentru a nu descuraja O.E. s participe la procedur, pentru ca ofertele
depuse s fie acceptabile din punct de vedere financiar, pentru a evita dificultile de evaluare
prin imposibilitatea comparrii soluiilor tehnice, pentru a obine eficiena utilizrii fondurilor
publice, pentru a evita costuri suplimentare pe parcursul derulrii procesului i nu n ultimul rnd
pentru a nu crea o imagine negativ a A.C.

Documentaia descriptiv este document al documentaiei de atribuire care ine locul


caietului de sarcini n cazul procedurilor dialog competitiv i negociere cu publicarea unui
anun prealabil de participare i se elaboreaz deoarece A.C. fie nu poate s defineasc precis,
obiectiv, corect, pe msura necesitilor sale, specificaiile tehnice, fie nu poate stabili montajul
financiar i cadrul juridic al viitorului contract.
Documentaia descriptiv poate cuprinde informaii referitoare la:
-

descrierea necesitilor, obiectivelor i constrngerilor A.C. (performane tehnice dorite,


condiii legale, contractuale, administrative, economice-financiare, etc.),

orice alte informaii pe baza crora se va derula dialogul pentru identificarea soluiilor
viabile,

primele care se vor acorda participanilor la dialog,

posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea n runde succesive, cu scopul de a


reduce numrul de soluii discutate sau propuneri de oferte,

o descriere a modului concret de aplicare a fctorilor de evaluare.


n caietul de sarcini, pe lng specificaiile tehnice se vor preciza i date despre

cantitile ce fac obiectul contractului, pentru respectarea transparenei i tratamentului egal,


cantiti care pot fi ferme, cu opiunea de achiziionare de cantiti suplimentare, i estimate,
stabilindu-se o cantitate minim i maxim care ar putea fi achiziionat. De asemenea se vor
regsi n caietul de sarcini i informaii referitoare la termenele de ndeplinire a contractului,
lundu-se n considerare, n acest sens, respectarea principiilor i satisfacerea necesitilor A.C
dar i natura i complexitatea obiectului contractului, astfel ca termenele precizate s fie unele
fezabile.
Pot fi incluse n caietul de sarcini orice alte informaii pe care A.C. le apreciaz ca fiind
necesare O.E. n vederea elaborrii de ctre acetia a unor oferte ct mai pertinente, cum ar fi:

cerinele considerate minimale, n funcie de criteriul de atribuire ales


instituiile competente de la care O.E. pot obine informaii privind reglementrile

obligatorii cu privire la protecia muncii, prevenirea incendiilor, protecia mediului


studiul de fezabilitate pe care l va avea la baz caietul de sarcini n cazul contractelor de
proiectare a lucrrilor de construcii, etc.
Clauzele contractuale obligatorii

Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, n cel puin dou exemplare, n
urma aplicrii unei proceduri de atribuire sau n baza unui acord-cadru, fiind instrumentul juridic
care formalizeaz relaia dintre un O.E. i o A.C.. Dac O.E. ctigtor refuz semnarea acestui
document procedura se va anula i se va relua.
Contractul de achiziie public nceteaz de drept la expirarea perioadei pentru care a fost
ncheiat, cu posibilitatea legal de prelungire fr modificarea condiiilor iniiale dar cu
acceptarea stabilirii de ctre pria altor clauze de ncetare a contractului, fr aducerea vreunei
atingeri a clauzelor obligatorii.
Clauzele contractului sunt stabilite n cea mai mare parte de ctre A.C., datorit
raporturilor de putere existente n cadrul relaiei dintre A.C. i O.E. i ele trebuie s fie n
concordan cu specificaiile tehnice din caietul de sarcini. nainte ns de aceast operaie,
A.C. trebuie s stabileasc tipul contractului, n funcie de obiectul preponderent ca valoare, dup
cum se tie (contract de furnizare, de servicii, de lucrri).
Orice contract de achiziie public cuprinde trei pri principale:
preambul - reprezint partea introductiv a contractului i conine informaii referitoare la
temeiul legal de semnare a contrctului de achiziie public, denumirile prilor
contractante, definiii aplicabile i interpretarea acestora;
clauze contractuale obligatorii;
clauze contractuale specifice;
Clauzele contractuale care trebuie s fie clare i complete se clasific, n funcie de
caracterul lor astfel:

clauze obligatorii care sunt acele prevederi care se regsesc obligatoriu n orice contract

i se refer la:
- obiectul principal al contractului
- pre i modalitile de plat
- durata contractului
- sanciuni pentru neexecutarea culpabil a obligaiilor
- documentele contractului
- obligaiile principale ale prilor
clauze specifice care sunt acele clauze propuse att de A.C. ct i de O.E., dac acest
lucru a fost specificat n documentaia de atribuire, decise de ambele pri, specifice
fiecrui contract, i pot face referire la:
- subcontractani
- garania de bun execuie
- garania de calitate

modalitatea de ajustare a preului


termene de executare a obligaiilor prilor
recepie, inspecii, teste
ambalare, marcare, transport
asigurri
alte condiii de executare a contractului, etc.

Clauzele specifice nu trebuie s anihileze vreuna dintre clauzele obligatorii, ntruct dac se
ntmpl acest lucru, clauzele specifice nu mai produc efecte (se anuleaz).
Att cele obligatorii ct i cele specifice pot fi:
-

ajustabile,
imperative.

Clauzele imperative nu pot fi ajustate iar cele ajustabile pot fi adaptate n funcie de tipul
contractului i de oferta declarat ctigtoare Iar A.C. trebuie s precizeze care dintre acestea
sunt obligatorii i care pot fi ajustate.
Prin act adiional la un contract se pot modifica prevederile referitoare la denumirea
prilor, adresa, timpul de suspendare a executrii obligaiilor, fr a fi afectate prevederile
referitoare la pre. Pentru respectarea transparenei, se va preciza att n documentaia de
atribuire ct i n contract, prin clauze speciale, n acest sens, posibilitatea de ajustare a preului
i modul concret de ajustare, preciznd indicii ce se vor folosi i sursa de provenien a acestora.
Vom furniza la anexe modele de contracte care au ns un caracter orientativ, A.C. avnd dreptul
de a le completa, modifica, actualiza i adapta la condiiile de realizare a fiecrui tip de contract.
Fia de date a achiziiei este un formular i cuprinde informaii referitoare la regulile
specifice stabilite de ctre A.C. pentru aplicarea i derularea corespunztoare a procedurii de
achiziie, fiind destinat O.E. interesai, detaliind i completnd informaiile cuprinse n anunul
de participare (sau invitaiei de participare dac procedura este cerera de oferte). Aceste
informaii se refer la:
-

date de identificare a A.C.

adresa de unde se poate achiziiona, descrca documentaia de atribuire

activitatea A.C.

modul de obinere de clarificri i alte informaii

soluionarea litigiilor

Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor, inclusiv adresa, tel., fax, mail

date de descriere a obiectului contractului

modul n care se va finaliza procedura

existena loturilor i modul de abordare

acceptarea/neacceptarea de oferte alternative

codul CPV

cantitatea produselor

garanii

termen de valabilitate a ofertei

procedura aplicat i dac aceasta are ca etap final licitaia electronic

cerinele minime de calificare i documentele ce urmeaz a fi prezentate

data limit de depunere i ce alte formaliti trebuie ndeplinite n legtur cu participarea


la procedura de atribuire

informaii privind modul de elaborare i prezentare a propunerii tehnice i financiare

informaii privind modul de elaborare i prezentare a ofertei

informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire.


n fia de date a achiziiei pot fi prevzute garanii, ce se solicit de ctre A.C.

operatorilor economici care particip la procedur, aa numita garanie de participare, sau O.E. a
cror ofert este ctigtoare, respectiv, garania de bun execuie (despre care vom discuta la
final). Ambele garanii se constiuie ca o protecie a A.C. fa de o eventual nerespectare a
regulilor, o nendeplinire corespunztoare a obligaiilor sau un comportament neadecvat al O.E.
participani sau ctigtori ai unei proceduri.
Garania de participare se constituie doar dac A.C. a solicitat prin documentaia de
atribuire, fiind recomandat a se solicita n cazul contractelor relativ complexe sau ori de cte ori
se poate anticipa un comportament neadecvat al O.E. participani la o procedur.
Garania de participare se stabilete:
n sum fix,
n cuantum de cel mult 2% din valoarea estimat a contractului de achiziie public.
Perioada de valabilitate a garaniei de participare va fi cel puin egal cu perioada minim
de valabilitate a ofertei iar aceasta se constituie prin virament bancar sau printr-un instrument de
garantare emis n condiiile legii de o societate bancar sau de o societate de asigurri, i, prin
excepie, prin depunerea la casieria A.C. a unui ordin de plat sau fil CEC sau a unei sume n
numerar (pentru o valoare redus).

Garania de participare se restituie n mod normal tuturor O.E., ns, ea poate fi i reinut
de ctre A.C., ca o sanciune aplicat O.E. care are un comportament necorespunztor fa de
aceasta.
Garania de participare se restituie:
ofertantului ctigtor, n cel mult 3 zile de la data constituirii garaniei de bun execuie
sau dup ncheierea acordului-cadru;
ofertanilor nectigtori, dup semnarea contractului sau ncheierea acordului-cadru, dar
nu mai trziu de 3 zile de la expirrii data perioadei de valabilitate a ofertei.
Ofertantului i se reine garania de participare dac:
i retrage oferta n perioada sa de valabilitate;
nu constituie garania de bun execuie n perioada de valabilitate a ofertei i nu mai
trziu de termenul legal (15 zile de la semnarea contractului), dac oferta sa a fost
desemnat ctigtoare;
refuz s semneze contractul n perioada de valabilitate a ofertei, dei oferta sa a fost
declarat ctigtoare.
Formularele i modelele sunt stabilite de ctre autoritatea contractant i fac parte din
documentaia de atribuire, avnd ns, spre deosebire de celelalte elemente ale acesteia, caracter
de recomandare. Rolul lor este de a facilita elaborarea i prezentarea ofertei de ctre O.E. dar, n
acelai timp, i procesul de evaluare, garantnd respectarea principiilor nediscriminrii i
tratamentului egal. O.E. au obligaia de a prezenta formularele solicitate de ctre A.C. prin
documentaia de atribuire, completate adecvat i semnate, tampilate, etc.
A.C. pot stabili n seciunea destinat formularelor i modelelor diverse formulare, cum
ar fi:
-

fia de date a achiziiei,

formularul de ofert,

formularul de contract,

formularul de scrisoare de garanie, dac se solicit,

formularul privind declaraii, etc.


Coninutul modelelor poate fi adaptat i modificat de A.C. n funcie de specificul i

complexitatea obiectului contractelor ct i de procedura de achiziie public selectat.