Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Instructiuni Creatori Arhiva PDF
Instructiuni Creatori Arhiva PDF
CAPITOLUL I
Dispoziii generale
CAPITOLUL II
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
A. Evidena documentelor
Art. 8. - Creatorii de documente sunt obligai s nregistreze toate documentele intrate, ieite ori
ntocmite pentru uz intern
Art. 9. - nregistrarea documentelor se face la registratura general, fie ntr-un singur registru de
intrare-ieire, fie, concomitent, n mai multe, fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se
repete.
Cnd creatorul de documente primete, emite i ntocmete pentru uz intern un numr mare de
documente, nregistrarea acestora se poate face i la fiecare compartiment de munc In aceast situaie, la
registratura general se nscrie numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea
compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor.
nregistrarea documentelor ncepe de la l ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale fiecrui an.
La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele clemente: numrul de nregistrare, data
nregistrrii, numrul i data documentului date de emitent, numrul filelor documentului, numrul
anexelor, emitentul, coninutul documentului n rezumat, compartimentul cruia i s-a repartizat, data
expedierii, modul rezolvrii, destinatarul, numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i
indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea
documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n
dreptul fiecrui document conexat se trece, n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al
documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i
documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate.
In cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.
Art. 11. - Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele
proprii, dup modelul din anexa nr. 1.
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc,
categoriile de documente grupate pe probleme i termene de pstrare.
In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n
care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.
2
In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere
majuscule.
In rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar
numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr. l la fiecare compartiment de munc.
In nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului. Acesta poate fi format
numai din litera majuscul i cifra arab sau numai din cifra arab, dac creatorul are ca pri
componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau nici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la
rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
In rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Stabilirea lui se face inndu-
se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n
mod deosebit, de importan tiinific a informaiilor pe care !e conin documentele.
In dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent"
(prescurtat P"), iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor
ct se pstreaz (l, 3, 5, K) etc.). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi
stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun
c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de
pstrare temporar se menioneaz C.S." (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare,
aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare
sau reinute permanent.
Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare.
In cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu, termene
de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate,
pentru fiecare termen de pstrare.
Art. 12. - Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri
n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni,
nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. In cazul
compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de
documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare.
Art. 13. - eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizeaz de eful
compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.
Art. 14. - Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de documente i se
confirm, la nivel central, de Arhivele Naionale i, la nivel local, de direciile judeene ale Arhivelor
Naionale.
Art. 15. - Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea
aplicrii lui.
b) Constituirea dosarelor
Art. 16. - Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se
predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire.
Art. 17. - In vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urmtoarele
operaiuni:
documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau, n cazuri speciale, dup alte
criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele
mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesubt;
se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se asigure citirea
complet a textului, datelor i rezoluiilor;
dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file; n cazul depirii acestui numr, se
constituie mai multe volume ale aceluiai dosar;
filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru; n cazul dosarelor
compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul l pentru fiecare volum;
3
pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a compartimentului creator, numrul de
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput i de sfrit, numrul de file,
volumul i termenul de pstrare;
pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagin nescris a registrelor i
condicilor, lucrtorul de Ia compartimentul creator al dosarului face urmtoarea certificare: Prezentul
dosar (registru, condic) conine ... file", n cifre i , ntre paranteze, n litere, dup care semneaz i pune
data certificrii.
4
Art. 27. - Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre
alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute.
Art. 28. - Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte. dup caz.:
proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5);
proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6);
proces-verbal de " constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei
acestora.
Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare,
aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.
D. Selecionarea documentelor
Art. 29. - In cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective.
Ari. 30. - Comisia de selecionare este compus din preedinte, secretar i un numr impar de
membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente creatoare de
arhiv.
eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.
Art. 31. - Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele convoac
comisia de selecionare.
Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate.
In aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere respectarea
termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul dosarelor, acordnd o atenie
deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S.".
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare
sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare
termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv.
La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul-verbal model anexa nr. 5, care se nainteaz
spre aprobare conducerii unitii.
Art. 32. - Comisia efectueaz selecionarea att a documentelor create de unitatea respectiv, ct i
a celor create de alte uniti i pstrate n depozitul unitii.
Art. 33. - Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de
procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul documentelor permanente create n
perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar)
se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor
centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale
Art. 34. - Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare,
chiar dac. potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
Art. 35. - Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de
control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Matricele sigilare (sigilii,
tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz, n ordinea
drii lor n folosin, ntr-un registru, dup modelul prezentai n anexa nr. 6.
Art. 36. - Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de
selecionare, pe baz de proces-verbal nsoit de inventar, cu confirmarea Arhivelor Naionale.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul
acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele i nscrisul din cmpul
sigilar, valoarea artistic, frecvena s.a.
In cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi
al dosarului, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.
Art. 41. - In carul n care documentele nu sunt constituite n dosare (foi volante), fondarea se
efectueaz dup criteriile amintite mai sus. Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic,
iar apoi se grupeaz pe probleme, n dosare. Constituirea dosarelor se va face conform art. 17:
inventarierea dosarelor, registrelor etc. se ntocmete pe ani, indiferent de termenul de
pstrare;
selecionarea se efectueaz de ctre comisia de selecionare pe baza inventarului. Comisia de
selecionare cerceteaz dosarele, poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele
care se rein, acestea prezentnd importan tiinific i practic.
Pentru unitile arhivistice care se propun a fi eliminate se ntocmete un proces-verbal n care se
menioneaz anul crerii documentului i numrul curent al unitii arhivistice din inventar.
Art. 42. - Pe parcursul ordonrii documentelor fr evidene, aflate n depozitul de arhiv, se
separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1 - 5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj,
condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de
pstrare. Inventarele vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n
metri lineari sau uniti arhivistice), poziia din nomenclator i termenul de pstrare.
G. Folosirea documentelor
Art. 43. - Documentele din Fondul Arhivistic Naional pot fi folosite pentru cercetare tiinific,
rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri, eliberarea unor copii, extrase, certificate.
Documentele din Fondul Arhivistic Naional pot fi consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i
strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen,
cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Art. 44. - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein,
6
chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe
solicitant, cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.
Art. 45. - Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezultate din
documente, care sunt n direct legtur cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente, fr s
se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente. Perioadele pentru care lipsesc documente sau
nu se gsete nscris numele solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a certificatului. In
certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii
certificatului i, apoi, datele cuprinse n aceste documente
In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu coninutul
documentelor cercetate.
In certificat datele se expun n ordinea cronologic.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneal, ntocmit, datat i
semnat de persoana care a fcut cercetarea.
Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate
(anul i numrul din inventar).
Art. 46. - In cazul n care, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare
sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat,
menionndu-se ca l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a
precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din
certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.
Art. 47. - In cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceasta situaie
se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor ce fac obiectul
cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se i solicitantului
acest lucru.
In textul certificatului nu sunt admise tersturi sau completri printre rnduri. Persoana care a
ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra exactitii datelor comunicate.
Copiile sau extrasele se certific sau, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le elibereaz.
Certificatele, copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal
sau se expediaz prin pot.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate n
dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul
arhivei.
Evidena cererilor se ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va
cuprinde: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de nregistrare a cererii. Fisele se
ordoneaz alfabetic. In cazul n care dotarea permite, s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de
eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.
Art. 48. - Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare, se consemneaz ntr-
un registru de depozit, conform anexei nr. 8. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce n
raft o fi de control, conform anexei nr. 9; fia se va anula la rearhivarea dosarului.
7
Art. 52. - O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru
crearea unei uniti arhivistice, noiune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o
problem dat i se constituie ca unitate de pstrare.
Art. 53. - Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri,
laboratoare etc.) se predau Ia arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul
tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat.
Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3) i inventare (anexa nr. 2).
Art. 54. - Intrrile, ca i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden
curent, ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 4.
Art. 55. - Lucrtorii de arhiv au rspundere civil i penal pentru documentele pe care le au n
gestiune.
Prelucrarea arhivistic
Art. 56. - ntreaga activitate desfurat asupra documentelor tehnice i de nregistrare se
realizeaz cu respectarea principiilor generale - unitatea fondurilor", respectul fa de creatorul de fond
i sistemul su de organizare" i drepturile comunitilor locale asupra documentelor proprii" - precum
i a celor specifice arhivelor tehnice i de nregistrare: compatibilitatea sistemelor" i prioritatea
conservrii asupra tuturor celorlalte principii, criterii, modaliti.
In acest sens, toate documentele create de o societate, instituie, familie sau persoan fizic
(fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se
pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare (principiul unitii fondurilor).
In acelai timp, este necesar s se respecte succesiunea unitilor arhivistice n fond (sau colecie),
potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa de creator).
Totodat, fondurile i coleciile arhivistice se impun a fi pstrate n zona geografic n care au fost
create (principiul dreptului comunitilor locale).
Pe de alt parte, avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint n cele mai dese
cazuri pe supori de diferite naturi i care din aceast cauz impun condiii de pstrare specifice
(principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure
compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).
Art. 57. - Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic
sau pot constitui fonduri i colecii integrale.
a) Ordonarea
Art. 60. - Ordonarea documentelor tehnice i de nregistrare se face conform structurii
organizatorice a creatorului de fond, dup natura suportului i n cadrul acesteia, pe baza criteriilor:
cronologic;
zona geografic sau grad geografic;
categorie de document;
alfabetic;
tematic;
8
form;
format;
scara;
faza de proiect;
alte criterii.
Art. 61. - Criteriile de ordonare se pot combina n cursul aciunii, n funcie de natura informaiei,
solicitarea vitezei de acces, conservarea documentelor.
Astfel, documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic - dup data lansrii temei de
cercetare - i n cadrul cronologiei, alfabetic sau tematic, ori tematic i n interiorul tematicii, cronologic
i/sau alfabetic; documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic, dup form - n parte
scris i parte desenat, eventual nregistrrile experimentale - iar partea desenat, mai ales dup format,
scar; documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T.M.) i n cadrul acesteia,
alfabetic, pe staii i apoi cronologic; documentele cartografice geologice, pe zon geografic - sau grad -
apoi pe scar de proporii, n sfrit cronologic ele.
Art. 62. - Succesiunea criteriilor de ordonare se stabilete de ctre creatori ntr-un sistem logic,
meninut consecvent n ntreaga prelucrare a fondului. Ea se menioneaz fie ntr-un plan metodic de
lucru - n cadrul fondurilor nchise, aflate la diveri deintori, fie n regulamentul de funcionare a
arhivei, n cadrul fondurilor deschise aflate la creatori.
Art. 63. - Aciunea de ordonare propriuzis const n aezarea unitilor arhivistice, pe rafturi sau
n alt mobilier specific, n ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul
menionat la articolul precedent.
c) Selecionarea
Art. 67. - Documentele tehnice i de nregistrare, la mplinirea termenului de pstrare prevzut n
nomenclatorul de arhiv al instituiei creatoare sau deintoare, ntocmit conform art. 11, se pot
seleciona, cu respectarea prevederilor legale n vigoare.
9
Art. 68. - Avnd n vedere att valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice i de
nregistrare, ct i cea juridic ( probatorie, mai ales a celor din proiectare-dezvoltare), dar i cea istoric,
pentru aceast categorie de documente procedura de selecionare se prevede n prezentele instruciuni
(art. 29 - 35).
Termenele de pstrare ale documentelor tehnice cuprinse n nomenclatoare se vor pune n
concordan cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existenei i funcionrii
acestuia.
Comisiile de selecionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni specialiti n
domeniul n care lucreaz n sistemul organizatoric al creatorului i vor cuprinde n mod obligatoriu
consilierul juridic al instituiei.
In cazul n care creatorii are n organizare o comisie (consiliu) tiinific, aceasta trebuie s-i dea
avizul pentru selecionarea arhivelor tehnice i de nregistrare; n cazul instituiilor care nu au un
asemenea consiliu, avizul se d de ctre consiliul de administraie.
Art. 69. - Dup aprobarea lucrrii de selecionare de ctre Arhivele Naionale, n inventare, la
rubrica observaii, se va meniona: .Selecionat conform aprobrii Arhivelor Naionale cu nr. ...";
totodat, n registrul de eviden curent se va nscrie ieirea unitii arhivistice i cantitatea de arhiv
selecionat.
Art. 70. - Scoaterea din eviden a unor documente propuse spre selecionare, dar neaprobate de
ctre comisia de selecionare a Arhivelor Naionale, se consider fapt penal i se sancioneaz n
consecin.
In aceeai categorie se nscrie orice distrugere de documente tehnice i de nregistrare, indiferent
de forma de proprietate.
K. Rspunderi i sanciuni
Art. 113. - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes
naional, crora statul le acord protecie special, pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integritii
Fondului Arhivistic Naional sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor
documente conform Legii Arhivelor Naionale.
Art. 114. - Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform
prevederilor Codului penal.
Art. 115. - Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de ctre mputerniciii
Arhivelor Naionale sau ai direciilor judeene ale Arhivelor Naionale.
mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se pot face plngeri, n termen de 15 zile
de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia.
13
Anexa Nr. 1
Aprob
Preedintele consiliului de Administraie, Se confirm
(director) Directorul general al Arhivelor Naionale
(Directorul Direciei Judeene...............
a Arhivelor Naionale)
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .. din ...
Anexa Nr. 2
Prezentul inventar format din ........ file coninute ........... dosare, registre, condici,
cartoteci etc.
Dosarele de la nr. crt. ..........., au fost lsate la...................., nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .................................
Astzi, ...... s-au preluat ............ dosare.
Am predat. Am primit.
14
Anexa nr. 3
Instituia_________________
( regie autonom, societate comercial)
PROCES-VERBAL
de predare primire a documentelor
Astzi, ................., subsemnaii ..............................., delegai ai compartimentului.........................., i
.........................., arhivarul instituiei ....................... am procedat primul la predarea i al doilea la
preluarea documentelor create n perioada .................... de ctre serviciul menionat, n cantitate de
................ dosare.
Predarea - primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............. pagini dactilografiate,
conform dispoziiilor legale.
Am predat, Am primit,
Anexa nr. 4
REGISTRU DE EVIDENT
a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
Intrri Ieiri
Nr. Data Denumirea Date Nr. Nr. Nr. Data Unde Denumirea Total
Crt. intrrii comparti- extreme dos. dos. dos. ieirii s-au actului de dosare
mentului ale dup primite rmase predat predare, ieite
docu- inv. efectiv la nr.,
mentelor comp. data
Anexa nr.5
Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. ... din ......, selecionnd n edinele din
..... documentele din anii*) ............... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie
nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.
15
Anexa nr. 6
PROCES-VERBAL
Predare - preluare din ___________________________________
(lanul, luna, ziua)
Subsemnaii____________________________ din partea_________________________________________
i_____________________________________ din partea_________________________________________
am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea___________________________________________
ani extremi_____________________nsumnd_____________________u.a. i ________m.l.
Totodat s-au predat i preluat________________________________________________________________
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele____________________________________ u.a.
Prezentul poces-verbal cuprinde ________file i s-a ncheiat n dou exemplare.
Am predat, Am preluat
Anexa nr.7
Inventar al coleciei de matrice sigilare
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nr. Data prelurii Materialul Forma Dimensiunea Descrierea Legenda Anul Obs.
de i denumirea organizaiei/ cmpului confecionrii
inv. persoanei de la care s-a
preluat matricea
Anexa nr. 8
_____________________________________________
(Denumirea creatorului sau deintorului)
REGISTRU DE DEPOZIT
1 2 3 4 5 6 7 8
Nr. Denumirea Cota Scopul Numele Data soaterii u.a., Data restituirii Obs.
crt. fondului/ dosar scoaterii din solicitantului, semntura u.a.,
compartimentului depozit funcia, serviciul arhivarului semntura
arhivarului
Anexa nr. 9
FI DE CONTROL
FONDUL/COLECIA______________________________________________________________
COMPARTIMENTUL______________________________________________________________
NR. INVENTAR___________________________________________________________________
ANUL____________________________________________________________________________
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________
DATA____________________________________________________________________________
16