Sunteți pe pagina 1din 949

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI

Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul proiectului
„Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

STUDIU PRIVIND INTRODUCEREA UNUI SISTEM UNITAR ACTUALIZAT DE


PROCEDURI OPERAȚIONALE ÎN VEDEREA EFICIENTIZĂRII
MANAGEMENTULUI LA NIVELUL C.N.P.P. ȘI AL INSTITUȚIILOR DIN
SUBORDINE

MANUAL DE PROCEDURI AL SISTEMULUI DE PENSII PUBLICE DEZVOLTAT ÎN CADRUL


C.N.P.P. ȘI INSTITUȚIILE SUBORDONATE

- CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE -

- Volumul 2, Partea IV -
2014

               
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PROCEDURI DE LUCRU
DIRECȚIA ECONOMICĂ ȘI EXECUȚIE BUGETARĂ

             
2141/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

             
2142/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 01 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ACTIVITATEA DE ORGANIZARE SI EXERCITARE


A VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

             
2143/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea un set unitar de reguli cu caracter general cu privire la desfășurarea activității de exercitare a
controlului financiar preventiv propriu;
b) Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și/sau persoanele implicate;
c) Asigură urmărirea și controlul activității;
d) Asigura continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;
e) Sprijină activitatea de audit intern, alte organisme abilitate în acțiuni de auditare/control, precum și
conducerea instituției în procesul managerial.

2. DOMENIU
Fac obiectul controlului financiar preventiv proiectele de operaţiuni care vizează, în principal:
 angajamente legale şi credite bugetare sau credite de angajament, după caz;
 deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;
 modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni ale clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv
prin virari de credite;
 ordonanţarea cheltuielilor;
 efectuarea de încasări în numerar;
 constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi a stabilirii titlurilor de încasare;
 reducerea, eşalonarea sau anularea titlurilor de încasare;
 constituirea resurselor proprii ale bugetului Uniunii Europene, reprezentând contribuţia viitoare a României
la acest organism;
 recuperarea sumelor avansate şi care ulterior au devenit necuvenite;
 vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unităţilor
administrativ-teritoriale;
 concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităţilor administrativ-
teritoriale;
 alte tipuri de operaţiuni, stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice.

Principalele sub-activităţi:
a) Organizarea controlului financiar preventiv propriu.
b) Exercitarea controlului financiar preventiv propriu.

             
2144/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Principiile care guvernează activitatea:
 Competenţa profesională;
 Independenţa decizională în condiţiile separarii atribuţiilor;
 Obiectivitate;
 Conduita morală;
 Confidenţialitate;
 Incompatibilitate.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Compartimentele emitente ale proiectelor de operațiuni;
 Compartimentele cu atribuții în punerea în aplicare a proiectelor devenite documente.

Procedura se aplică de către:


 persoanele desemnate să exercite activitatea de control financiar preventiv propriu;

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

3.2 Legislație primară:


 Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu completările și modificările ulterioare;
 Legea nr. 69 din 16 aprilie 2010 privind responsabilitatea fiscal-bugetară, cu completările și modificările
ulterioare;
 Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilităţii, republicată la 18 iunie 2008, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordonanța nr. 92 din 24 decembrie 2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 188 din 8 decembrie 1999 privind Statutul funcţionarilor publici, cu modificările şi completările
ulterioare;

             
2145/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
 Ordonanţa de Urgență nr. 146 din 31 octombrie 2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 94 din 8 septembrie 1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 234/2010 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern şi controlul financiar preventiv;
 Legea nr. 284/2010, privind salarizarea unitara a personalului plătit din fonduri publice;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 94/2011 privind organizarea şi funcționarea inspecției economico-financiare;
 Ordonanța de Urgență nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată 2003;
 Legile bugetare anuale;
 Legile speciale în baza cărora se acordă drepturi unor categorii de persoane.

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 257 din 20 martie 2011 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii
nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar – preventiv - actualizat;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența
și raportarea angajamentelor bugetare și legale;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea si conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru
instituțiile publice și instrucţiunile de aplicare a acestuia cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 616 din 19 mai 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea, semnarea,
depunerea, componenţa şi modul de completare a situaţiilor financiare trimestriale ale instituţiilor publice în
anul 2006, precum şi modelele acestora;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice referitoare la
controlul financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 privind aprobarea „Codului controlului intern”, cu
modificările şi completările ulterioare;

             
2146/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
 Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Cadrul general al operațiunilor supuse vizei de control financiar preventiv propriu aprobat prin Decizie;
 Fișele de post;
 Listele de verificare (check/list) anexe la Decizie;
 Alte decizii/documente emise de organul ierarhic superior;
 Bugetul anual al instituției, defalcat pe trimestre (fila de plan);
 Programul anual de achiziții publice.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiții:
Procedură operațională = Prezentarea formalizata, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de
lucru stabilite și a regulilor de aplicat, în vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual;
Ediție a unei proceduri operaționale = Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaționale,
aprobată și difuzată;
Revizuirea în cadrul unei ediții = Acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau alte asemenea, după caz,
a uneia sau a mai multor componente ale unei ediții a procedurii operaționale, acțiuni care au fost aprobate și
difuzate;
Angajament legal = Orice act cu efect juridic, din care rezultă sau ar putea rezulta o obligație pe seama
fondurilor publice sau a patrimoniului public;
Control financiar-preventiv = Activitatea prin care se verifică legalitatea și regularitatea operațiunilor efectuate
pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, înainte de aprobarea acestora;
Credit bugetar = Suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se pot ordonanța și
efectua plați în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate;
Legalitate = Caracteristica unei operațiuni de a respecta toate prevederile legale care îi sunt aplicabile, în vigoare
la data efectuării acesteia;
Regularitate = Caracteristica unei operațiuni de a respecta sub toate aspectele ansamblul principiilor și regulilor
procedurale și metodologice care sunt aplicabile categoriei de operațiuni din care face parte;
Operațiune = Orice acțiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, indiferent
de natura acesteia;

             
2147/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Ordonator de credite = Persoana împuternicită prin lege sau prin delegare potrivit legii, să dispună și să aprobe
operațiuni;
Persoana desemnată să exercite viza de control financiar-preventiv = Persoana numita de conducătorul
entității publice pentru exercitarea controlului financiar preventiv propriu;
Proiect de operațiune = Orice document prin care se urmărește efectuarea unei operațiuni, în forma pregătită
în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă, potrivit legii;
Raport trimestrial = Document obligatoriu întocmit de entitatea publică și care cuprinde situația statistică a
operațiunilor supuse vizei de control financiar preventiv și sinteza motivațiilor pe care s-au întemeiat refuzurile
de viză.

Abrevieri:
CFPP = Control financiar-preventiv propriu;
VCFPP = Acordarea vizei;
RCFPP = Refuzul de acordare a vizei;
OC = Ordonator de credite;
FP = Buget-fila de plan;
CB = Credit bugetar;
REG = Registrul privind operațiunile prezentate la viza de control financiar preventiv;
S = Sigiliu;
L = Legalitate;
R = Regularitate;
PCFPP = Persoana desemnată să exercite controlul financiar-preventiv propriu;
CS = Compartiment de specialitate (funcțional);
O = Operațiune;
PO = Proiect de operațiune;
V = Verificare;
CGO = Cadrul general al operațiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu;
CKL = Check/list-liste de verificare;
I = Întocmire;
A = Aprobare
SCF = Șeful compartimentului funcțional sau persoana desemnată să exercite viza de legalitate și regularitate;
PD = Persoana desemnată;
DEEB = Direcția Economică și Execuție Bugetară;

             
2148/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
AP = Aplicare;
RT = Raport trimestrial.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Procedura își propune să surprindă acele aspecte generale ale activității de control financiar-preventiv propriu.
Pentru tratarea aspectelor specifice este obligatorie studierea în detaliu și însușirea legislației specifice.
Potrivit art. 23 din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, controlul financiar preventiv se exercită asupra
tuturor operaţiunilor care afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public.

Controlul financiar preventiv se exercită asupra documentelor în care sunt consemnate operaţiunile
patrimoniale, înainte ca acestea să devină acte juridice, prin aprobarea lor de către directorul executiv în calitate
de ordonator de credite sau de persoană delegată de către acesta conform legii. Nu intră în sfera controlului
financiar preventiv analiza şi certificarea situaţiilor financiare şi/sau patrimoniale, precum şi verificarea
operaţiunilor deja efectuate.

Controlul financiar preventiv constă în verificarea sistematică a operaţiunilor care fac obiectul acestuia, din punct
de vedere al:
 respectării tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor
(control de legalitate);
 îndeplinirii sub toate aspectele a principiilor şi a regulilor procedurale şi metodologice care sunt
aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac parte operaţiunile supuse controlului (control de
regularitate);
 încadrării în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz (control bugetar).

Controlul financiar preventiv al operaţiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative
certificate în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate
emitente sau de coordonatorii de compartimente.

Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial entitatea publică se supun controlului
financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabila.

             
2149/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Conducătorii compartimentelor de specialitate răspund pentru realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunilor
ale căror acte si/sau documente justificative le-au certificat sau avizat. Obţinerea vizei de control financiar
preventiv pentru operaţiuni care au la bază acte şi/sau documente justificative certificate sau avizate, care se
dovedesc ulterior nereale, inexacte sau nelegale, nu exonerează de răspundere şefii compartimentelor de
specialitate sau alte persoane competente din cadrul acestora.

Condiţiile necesare a fi îndeplinite de persoanele ce se numesc în activitatea de control financiar preventiv


propriu:
Pot fi numite, în vederea exercitării controlului financiar preventiv propriu, persoanele care sunt angajate ale
entităţii publice sau, după caz, au capacitatea legală de a încheia un contract pentru îndeplinirea acestei atribuţii
şi care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:
 au cetăţenie română şi domiciliul în România;
 cunosc limba romana, scris şi vorbit;
 au capacitate deplina de exerciţiu;
 au o stare de sănătate corespunzătoare, atestata pe baza de examen medical de specialitate;
 au studii superioare economice sau juridice. Prin excepţie, când nu exista persoane cu pregătire
superioară care sa îndeplinească prezentele condiţii, pot fi numite pentru exercitarea controlului
financiar preventiv propriu şi persoane cu studii medii de specialitate economică;
 au o vechime efectivă în domeniul finanţelor publice de minimum 3 ani, în cazul instituţiilor publice, şi
de minimum 3 ani în domeniul financiar-contabil, în cazul celorlalte entităţi publice;
 nu au fost condamnate pentru săvârşirea unei infracţiuni care le-ar face incompatibile cu exercitarea
acestei activităţi;
 prezintă minimum două scrisori de recomandare.

Persoanele sunt altele decât cele care efectuează operaţiunea supusă vizei.

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Cadrul general al operațiunilor supuse controlului financiar-preventiv propriu
 este un document obligatoriu, înregistrat și aprobat de conducătorul instituției;
 cuprinde toate proiectele de operațiuni care trebuie supuse vizei de control financiar-
preventiv, persoana desemnată pentru acea categorie de operațiuni, cadrul legal,

             
2150/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
documentele justificative obligatorii care trebuie avute în vedere în cadrul operațiunii
respective precum și obiectivele urmărite;
 se întocmește de către o persoana desemnată de conducătorul instituției, pe baza
propunerilor compartimentelor funcționale;
 se întocmește sub forma unui tabel în care se înscriu:
- operațiunea / documentul supus vizei de control financiar preventiv propriu;
- persoana desemnată să exercite viza CFPP;
- cadrul legal;
- documente justificative;
- obiectivele și conținutul controlului financiar preventiv propriu.
 circulă la persoanele desemnate să exercite viza de control financiar-preventiv, la
compartimentul audit și la compartimentele funcționale;
 se arhivează la DEEB.

Listele de verificare
 sunt documente de detaliu ale obiectivelor verificării, pentru fiecare operațiune cuprinsă în
cadrul general;
 constituie un ghid în exercitarea controlului financiar preventiv de către persoanele
desemnate, aceste persoane având totodată și obligația de a formula propuneri de
perfecționare a listelor de verificare;
 sunt întocmite de persoana desemnată de conducătorul instituției, pe baza propunerilor
compartimentelor funcționale și ale persoanelor desemnate să exercite viza de control
financiar preventiv;
 se aprobă de conducătorul instituției;
 circulă la persoanele desemnate să exercite viza de control financiar preventiv propriu
pentru aplicare;
 se arhivează la DEEB.

Registrul operațiunilor supuse vizei de control financiar preventiv


 este un document obligatoriu de evidență a operațiunilor supuse controlului financiar
preventiv propriu;
 are o structură stabilită prin act normativ (anexa nr.3 la OMFP nr.522/2003);

             
2151/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
 se întocmește de către persoanele desemnate să exercite viza de control financiar-
preventiv;
 nu circulă, fiind un document de evidență;
 se arhivează la DEEB.

Proiect de operațiune
 orice document prin care se urmărește efectuarea unei operațiuni, în forma pregătită în
vederea aprobării sale de către autoritatea competentă, potrivit legii;
 se întocmește de către compartimentele funcționale cu atribuțiuni în respectiva activitate;
 circulă la:
- șeful de compartiment sau persoana desemnată pentru viza de legalitate și
regularitate;
- persoana desemnată să exercite viza de controlul financiar preventiv pentru viză;
- ordonatorul de credite pentru aprobare;
 se arhivează la compartimentul care a inițiat proiectul de operațiune.

Raport trimestrial cu privire la activitatea de control financiar preventiv propriu


 cuprinde situația statistică a operațiunilor supuse controlului financiar-preventiv;
 cuprinde sinteza motivațiilor pe care s-au întemeiat refuzurile de viză;
 se întocmește de persoana desemnată;
 circulă la conducătorul instituției pentru aprobare;
 se depune la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta;
 se arhivează la compartimentul financiar-contabilitate.

5.2.2.Circuitul documentelor
Nr.crt Document PD CF SCF PCFPP OC
1 Cadrul general I AP AP A
2 Liste de verificare I AP A
3 Registrul operațiunilor I
4 Proiect de operațiune I L-R VCFPP sau RCFPP A
5 Raport trimestrial I A

             
2152/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
5.3. Resurse necesare
5.3.1.Resurse materiale
 birou de lucru;
 mobilier adecvat pentru păstrarea documentelor preluate spre verificare;
 imprimat-tipizat – registrul operațiunilor supuse vizei de control financiar preventiv sau aplicație
informatică specială, în acest caz dotarea cu imprimantă și calculator fiind implicită;
 sigiliu special cu inscripția prevăzută de lege;
 legislație primară, secundară și alte reglementări precum și acces la aplicația informatică „legis”;
 rechizite necesare în mod curent;
 climat ambiental adecvat ( temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 funcționari publici desemnați să exercite viza de control financiar-preventiv; pentru buna desfășurare
a activității este necesară asigurarea unui număr corespunzător de persoane pentru aceste activități
precum și înlocuitori pentru perioadele în care titularii lipsesc.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile aferente funcţionarilor publici/personalului contractual încadrat;
 sume aferente sporului prevăzut la art. 9, alin.(7) din OG 119/1999-actualizata;
 cheltuieli administrative.

6. MODUL DE LUCRU
Orice proiect de operațiune, după avizarea din punct de vedere al legalității și regularității trebuie supus
controlului financiar-preventiv, înainte de aprobarea lui de către ordonatorul de credite sau persoana delegată
cu asemenea competențe.

Acțiuni pregătitoare
a) Întocmirea cadrului general al operațiunilor supuse controlului financiar-preventiv propriu; persoana
desemnată de către conducătorul instituției publice să întocmească proiectul de cadru general al
operațiunilor supuse vizei de control financiar-preventiv trebuie să aibă în vedere următoarele activități
sau etape:

             
2153/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
 studierea atentă a legislației primare, punând accent inclusiv pe Anexa nr.1 la OMFP
nr.522/2003;
 cunoașterea în detaliu a activității instituției;
 identificarea prealabilă, cu ajutorul persoanelor responsabile, a tuturor operațiunilor (documente
sau acțiuni prin care pot fi afectate fonduri publice sau patrimoniul public);
 însușirea legislației de specialitate din punct de vedere al respectivelor operațiuni (existența
documentelor justificative, autorizare legală, autorizare bugetară, termene, condiții, etc);
 întocmirea proiectului de cadru general al operațiunilor supuse vizei de control financiar-
preventiv, pe activități, în funcție de operațiuni, persoane desemnate și limitele de competențe
ale acestora);
 transmiterea proiectului persoanelor competente spre analizare ti eventual completare;
 transmiterea spre aprobare.

b) Întocmirea listelor de verificare (check/list)


Persoana desemnată de conducătorul instituției să întocmească listele de verificare (recomandat este
să fie aceeași persoană care a întocmit și proiectul cadrului general) parcurge următoarele etape:
 preluarea fiecărui proiect de operațiune cuprins în cadrul general al operațiunilor supuse vizei
de control financiar-preventiv;
 analiza proiectului din punct de vedere al:
- documentelor justificative care sunt obligatorii a însoți respectivul proiect de operațiune;
- existenței vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz;
- încadrării sumei în anumite limite (credite bugetare, plafoane, baremuri, etc).
- formei documentului: emitent, număr, dată, temei legal, etc.

Activitatea de control financiar preventiv propriu


Comportă cel puțin următoarele etape și activități:
a) Documentele care privesc operațiuni asupra cărora este obligatorie exercitarea vizei de control financiar
preventiv (proiecte de operațiuni) se întocmesc de către compartimentele de specialitate care inițiază
respectiva operațiune, în forma și la temenele prevăzute de lege.
b) Se înaintează apoi conducătorului respectivului compartiment sau persoanei desemnate pentru
exercitarea avizului de legalitate și regularitate.

             
2154/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
c) După avizarea din punct de vedere al legalității și regularității (și a altor avize, dacă reglementările legale
o impun), proiectele de operațiuni, însoțite de documentele justificative obligatorii, sunt înaintate, sub
semnătură, pentru exercitarea controlului financiar-preventiv, persoanelor desemnate.
d) În exercitarea controlului financiar preventiv de către persoana desemnată, parcurgerea precizărilor din
cadrul general, precum și parcurgerea listei de verificare specifică operațiunii primite la viză este
obligatorie, dar nu și limitativă. Persoana respectivă poate extinde verificările ori de câte ori este necesar.
e) Dacă prin parcurgerea listei de verificare cel puțin unul din elementele verificării formale - completarea
documentelor în concordanță cu conținutul acestora, existența semnăturilor persoanelor autorizate din
cadrul compartimentelor de specialitate, existența actelor justificative specifice operațiunii prezentate la
viză - nu este îndeplinit, atunci operațiunea nu poate fi autorizată.
f) Pentru simplificarea și accelerarea circuitului administrativ, în astfel de situații nu se face consemnarea
refuzului de viză, procedându-se la restituirea documentelor către compartimentul care a inițiat
operațiunea, indicându-se în scris motivele restituirii.
g) După efectuarea controlului formal, persoanele desemnate să exercite controlul financiar-preventiv
înregistrează documentele în Registrul privind operațiunile prezentate la viza de control financiar-
preventiv și efectuează, de asemenea, prin parcurgerea listei de verificare, controlul operațiunii din punct
de vedere al legalității, regularității și după caz, al încadrării în limitele și destinația creditelor bugetare
sau în baremuri, limite, etc.
h) Dacă necesitățile o impun, în vederea exercitării unui control financiar-preventiv cât mai complet, se pot
solicita și alte acte justificative, precum și avizul de specialitate al compartimentului juridic.
i) Întârzierea sau refuzul furnizării actelor justificative ori avizelor solicitate va fi comunicat conducătorului
instituției, pentru a dispune măsurile legale.
j) Dacă în urma verificării de fond operațiunea îndeplinește condițiile de legalitate, regularitate și, după caz,
încadrarea în limitele și destinația creditelor bugetare sau în alte limite sau baremuri, se acordă viza prin
aplicarea sigiliului și a semnăturii pe exemplarul documentului care se arhivează la instituție.
k) Prin acordarea vizei se certifică implicit și îndeplinirea condițiilor menționate în listele de verificare.
l) Documentele vizate și actele justificative ce le-au însoțit sunt restituite, sub semnătura, compartimentului
de specialitate emitent, în vederea continuării circuitului acestora, consemnându-se acest fapt în
Registrul operațiunilor prezentate la viza de control financiar preventiv propriu.
m) Dacă în urma controlului se constată că cel puțin un element de fond cuprins în lista de verificare nu
este îndeplinit, în mod normal, operațiunea nu îndeplinește condițiile de legalitate, regularitate sau, după
caz, de încadrare în limitele și destinația creditelor bugetare sau în alte limite și baremuri. În aceste
cazuri, persoanele desemnate să exercite controlul financiar-preventiv vor refuza, motivat, în scris

             
2155/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
acordarea vizei, consemnând acest fapt în Registrul privind operațiunile prezentate la viza de control
financiar preventiv.
n) Refuzul de viză argumentat și însoțit de actele justificative semnificative vor fi înaintate conducătorului
instituției, iar celelalte documente vor fi restituite, sub semnătura, compartimentelor de specialitate care
au inițiat operațiunea.
o) Conducătorul instituției publice poate decide, pe propria răspundere, continuarea operațiunii, chiar și în
condițiile refuzului de viză, cu excepția cazului în care viza s-a refuzat din cauza depășirii creditelor
bugetare.
p) Efectuarea pe propria răspundere a operațiunii refuzate la viza de control financiar-preventiv se face
printr-un act de decizie intern emis de conducătorul instituției.
q) O copie a acestui act va fi transmisă persoanei care a refuzat viza precum și compartimentului de audit
public intern.
r) Persoana desemnată să exercite controlul financiar-preventiv care a refuzat respectiva viză va informa
Curtea de Conturi, Ministerul Finanțelor Publice și CNPP despre continuarea operațiunii pe propria
răspundere.
s) Informarea CNPP se face de îndată ce continuarea operațiunii a fost dispusă, prin transmiterea unei
copii de pe actul de decizie intern și de pe motivația refuzului de viză.
t) Dacă prin operațiunea refuzată la viză, dar continuată pe propria răspundere de către conductorul
instituției se prejudiciază patrimonial instituția și daca conducerea CNPP nu a dispus măsurile legale, va
fi sesizat Ministerul Finanțelor Publice.
u) Informarea Curții de Conturi se face cu ocazia efectuării controalelor de descărcare de gestiune sau a
altor controale ce intră în competența sa.
v) La sfârșitul fiecărui trimestru, instituția publică, prin persoana desemnată, care este una din persoanele
care exercită controlul financiar-preventiv întocmește un raport trimestrial privind activitatea de control
financiar-preventiv. Acest document (model anexa nr.7 la OMFP nr.522/2003) cuprinde situația statistică
a operațiunilor supuse controlului financiar-preventiv propriu, precum și sinteza motivațiilor pe care s-au
întemeiat refuzurile de viză (dacă este cazul) pentru perioada respectivă. Raportul se aprobă de către
conducătorul instituției și se înaintează CNPP la termenele stabilite de aceasta.

Rezultate urmărite:
 limitarea riscurilor astfel încât operaţiunile cu efect asupra fondurilor şi/sau patrimoniului public să fie dispuse
de conducătorul instituției cu respectarea condiţiilor de legalitate, regularitate şi încadrare în limitele şi
destinaţia creditelor bugetare disponibile.

             
2156/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
7. RESPONSABILITĂȚI

Compartimentele de specialitate:
 Întocmesc proiectele de operațiuni în limitele de competență pe care le au;
 Șeful compartimentului poartă responsabilitatea pentru semnătura de legalitate și regularitate.

Persoana desemnată să exercite controlul financiar-preventiv:


 Efectuează control preliminar (de formă);
 Restituie proiectul de operațiune în situația în care se constată vicii de formă;
 Efectuează controlul de fond;
 Acordă sau refuză viza, în funcție de rezultatele controlului;
 Înregistrează operațiunea în registrul operațiunilor supuse controlului financiar-preventiv;
 Informează Ministerul Finanțelor Publice și Curtea de Conturi cu privire la operațiunile care au fost refuzate
la viză, dar au fost totuși efectuate pe răspunderea ordonatorului de credite;
 Întocmește raportul trimestrial privind activitatea de control financiar-preventiv.

Ordonatorul de credite:
 Numește persoanele care vor exercita activitatea de control financiar preventiv, cu aprobarea organului
ierarhic superior;
 Aprobă proiectele de operațiuni doar după ce acestea au primit viza de control financiar-preventiv;
 Decide dacă să continue pe propria răspundere operațiunile care au primit refuz de viză la controlul financiar-
preventiv;
 Evaluează persoanele care sunt desemnate să exercite controlul financiar-preventiv din punct de vedere al
activității desfășurate.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.

             
2157/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii
e) Anexa 5 - Cadrul general al operațiunilor supuse controlului financiar-preventiv
f) Anexa 6 - Liste de verificare (check/list)
g) Anexa 7 - Registrul operațiunilor supuse vizei de control financiar preventiv
h) Anexa 8 - Raportul trimestrial privind activitatea de control financiar preventiv propriu

             
2158/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2159/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3 

Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind activitatea de organizare și exercitare a vizei de control financiar preventiv propriu
(PO – 01 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2160/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Documentație proiect Primire documentație – proiect


financiar financiar de la compartimentele de
specialitate

Solicită completări

Documentație NU
completă?

DA

Verificare aviz de legalitate și


regularitate (și alte vize conform
reglementări legale)

Aviz de specialitate juridic


Exercitare control financiar – preventiv, sau alte acte justificative,
de către persoanele desemnate după caz

DA NU
Proiect legal?

Acordare viză, prin aplicarea sigiliului Registrul privind operațiunile


și a semnăturii pe exemplarul prezentate la viza de control Refuzare viză cu argumentare
documentului financiar preventiv

Transmitere documente la
conducătorul instituției

Transmitere răspuns și documente la


NU
Acorda viză
compartimentul de specialitate emitent conducator

DA
Stop

                2161/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 01 – DEEB
Ediția 3 

Informează Curtea de Conturi,


Ministerul Finanțelor Publice și CNPP
despre continuarea operațiunii pe
propria răspundere

Urmărire proiect

NU
Aplicare Sesizează Ministerul
corectă? Finanțelor Publice

DA

Stop

                2162/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
1. Întocmirea documentaţiilor care privesc operaţiuni
financiare care angajează cheltuieli sau constată obligaţii
15 00 15 00 5 00
patrimoniale şi pentru efectuarea sau asumarea cărora
este obligatorie viza de control financiar preventiv
2. Predarea documentaţiilor întocmite persoanelor
desemnate să exercite controlul financiar preventiv sau, 1 00 1 00 1 00
după caz, compartimentului cu astfel de atribuţii
3. Preluarea documentaţiilor supuse controlului financiar
1 00 1 00 1 00
preventiv şi care, potrivit legii, necesită viza specifică
4. Verificarea sumară a documentaţiilor financiare cu privire
la corectitudinea şi completa lor întocmire, în concordanţă 2 00 2 00 2 00
cu scopul şi destinaţia lor finală

                2163/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
5. Restituirea documentaţiilor financiare întocmite incorect,
incomplet sau neînsoţite de acte, documente sau 1 00 1 00 1 00
informaţii justificative
6. Reprimirea documentaţiilor financiare restituite, după
corectarea, completarea sau justificarea temeinică a 1 00 1 00 1 00
proiectului financiar supus controlului
7. Înregistrarea documentaţiilor financiare în Registrul privind
operaţiunile prezentate la viza de control financiar 1 00 1 00 1 00
preventiv
8. Verificarea amănunţită, de fond, a documentaţiilor
financiare, urmărindu-se legalitatea, regularitatea,
oportunitatea, eficienţa şi încadrarea în creditele bugetare 8 00 8 00 8 00
aprobate, precum şi respectarea destinaţiilor creditelor, a
obligaţiilor asumate prin proiectul financiar respectiv
9. Solicitarea de documente justificative suplimentare a căror
2 00 2 00 2 00
necesitate a rezultat în urma verificării

                2164/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
10. Primirea documentelor justificative suplimentare solicitate
şi conexarea lor la documentaţia financiară supusă 1 00 1 00 1 00
controlului financiar preventiv
11. Acordarea vizei de control financiar preventiv prin
aplicarea sigiliului personal al persoanei care a efectuat
1 00 1 00 1 00
verificările sau menţionarea, în scris, a refuzului acordării
vizei
12. Operarea în Registrul privind operaţiunile prezentate la
viza de control financiar preventiv a modalităţii în care s-a 1 00 1 00 1 00
soluționat acordarea vizei
13. Motivarea refuzului acordării vizei de control financiar
preventiv, în scris, prin arătarea temeiului de drept şi de 2 00 2 00 2 00
fapt care a dus la refuzul vizei
14. Aducerea la cunoştinţa conducătorului instituției a faptului
refuzării vizei de control financiar preventiv şi a motivelor 2 00 2 00 2 00
refuzului
15. Informarea Curţii de Conturi, a Ministerului Finanţelor
5 00 5 00 5 00
Publice sau, după caz, a Casei Naţionale de Pensii

                2165/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Publice, despre situaţiile în care conducătorul instituției, pe
propria răspundere, a aprobat efectuarea de operaţiuni
financiare pentru care s-a refuzat viza de control financiar
respectiv

                2166/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Anexa 5 - Cadrul general al operațiunilor supuse controlului financiar-preventiv

CADRUL GENERAL AL OPERAȚIUNILOR


SUPUSE CONTROLULUI FINACIAR-PREVENTIV

Obiectivele si
Operațiunea/Documentul Persoana conținutul
Documente
Nr.crt. supus controlului desemnată să Cadrul legal controlului
justificative
financiar-preventiv exercite CFPP financiar preventiv
propriu
0 1 2 3 4 5

                2167/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Anexa 6 - Liste de verificare (check/list)

LISTĂ DE VERIFICARE

Nr.crt Obiectivele verificării


1 Existența actelor justificative
1.1….
2 Existența vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru:
2.1….
3 Încadrarea sumei în:
3.1….
4 Documentul (cerințe de formă…)
4.1….

                2168/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Anexa 7 - Registrul operațiunilor supuse vizei de control financiar preventiv

REGISTRUL OPERATIUNILOR SUPUSE VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

Conținutul Valoarea Valoarea Data restituirii


Denumirea Data prezentării
Nr. operațiunilor Compartimentul operațiunilor operațiunilor documentelor
documentului nr. la viză a Observații
Crt. înscrise în emitent pentru care s-a pentru care s-a justificative-
și data emiterii documentului
documente acordat viză refuzat viză Semnătura
0 1 2 3 4 5 6 7 8

              2169/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 01 – DEEB
Ediția 3
Anexa 8 - Raportul trimestrial privind activitatea de control financiar preventiv propriu

RAPORTUL TRIMESTRIAL PRIVIND ACTIVITATEA DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU

Operațiuni supuse vizei de control financiar preventiv propriu


Corespondența Din acestea neefectuate ca
Operațiuni cu efect Total Operațiuni Supuse Din care refuzat
operațiunilor din Col.1 cu urmare a refuzului
Nr. financiar asupra fondurilor Vizei de CFPP la viză
documentele supuse la viză
Crt publice sau a patrimoniului
CFPP înscrise in col.1 din Număr Valoarea Număr Valoarea Număr Valoarea
public
Cadrul General Operațiuni - lei- Operațiuni - lei- Operațiuni - lei-
0 1 2 3 4 5 6 7 8

Sinteza motivațiilor pe care s-au întemeiat refuzurile de viză


Motivele pe care s-au întemeiat
Valoarea
Nr. Conținutul operațiunii refuzurile de viză
Refuzată la viză
Crt. refuzate la viză Nerespectarea Neîndeplinirea Neîncadrarea în limitele și
-lei-
Prevederilor legale Condițiilor de regularitate destinația creditelor
0 1 2 3 4 5

              2170/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 02 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ACHIZIȚII PUBLICE DE PRODUSE, SERVICII SAU LUCRĂRI


PRIN ACHIZIȚIE DIRECTĂ

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2171/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli cu privire la desfǎşurarea activitǎţilor de achiziţie publicǎ prin metoda
„achiziție directă”;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.

2. DOMENIU
Achiziţia de produse, servicii şi lucrari necesare desfaşurării în bune condiţii a activităţii Casei Naţionale de Pensii
Publice şi îndrumarea metodologică privind achiziţiile publice a Caselor Teritoriale de Pensii.

Principiile care guvernează activitatea de achiziţii publice:


 legalitate;
 nediscriminare;
 recunoaştere reciprocă;
 transparenţă;
 oportunitate;
 proporţionalitate;
 eficienţa utilizării fondurilor publice;
 tratament egal în faţa legii;
 responsabilitate;
 deontologie profesională.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Direcţia Economică și Execuţie Bugetarǎ:
- Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte;
- Serviciul Financiar Contabilitate şi Execuţie Bugetarǎ.

Procedura se aplică de către:


 persoanele încadrate în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte, Serviciul Financiar
Contabilitate şi Execuţie Bugetarǎ din cadrul Direcţiei Economice și Execuţie Bugetarǎ.

              2172/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al
achiziţiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002.

3.2 Legislație primară:


 Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de Urgenţă nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind
atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor
de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 30 din 12 aprilie 2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente
procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi
a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 500/2002 privind Finanţele Publice, cu modificările şi completările ulterioare;

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 118/2012 privind Statutul Casei Naţionale de Pensii Publice, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Hotărârea Guvernului nr. 925 din 19 iulie 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a
contractelor de concesiune de servicii;
 Hotărârea Guvernului nr. 1.660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgentă
a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de
lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Norme din 22 noiembrie 2006 de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie
publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea

              2173/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de
concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul nr. 155 din 2 octombrie 2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie
publică;
 Ordinul nr. 1792 din 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea
angajamentelor bugetare si legale;
 Instrucțiuni și ordine ANRMAP;
 Instrucțiuni și ordine UCVAP;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fişele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiţii:
Activitatea de achiziții publice = Activitatea prin care se asigură eficient mijloacele materiale, bunurile, serviciile
şi lucrările necesare activităţii instituţiei.
Procedura de atribuire = Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de către candidaţi/ofertanţi
pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul de achiziţie publică să fie considerat valabil; procedurile
de atribuire sunt: licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte,
concursul de soluţii;
Vocabularul comun al achiziţiilor publice - CPV - Desemnează nomenclatorul de referinţa aplicabil
contractelor de achiziţie publică, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al
Consiliului privind vocabularul comun al achiziţiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L
340 din 16 decembrie 2002, asigurând corespondenta cu alte nomenclatoare existente.

Abrevieri:
A = Aprobare;
Ah = Arhivare;
CE = Comisie de evaluare;
CS = Compartiment de specialitate;

              2174/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
E = Evaluare;
PVD = Proces Verbal de deschiderea a ofertelor;
RP = Raport Procedură;
Ctr. = Contract;
AP = Anunţ participare;
AA = Anunţ atribuire;
PO = Procedura operaţionalǎ;
V = Verificare;
PC = Procedurǎ cadru;
DEEB = Direcţia Economică şi Execuţie Bugetară;
D = Direcţia;
SAPUDC = Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte;
SG = Secretar General;
SJC = Serviciul Juridic și Contecios;
CFPP = Control financiar preventiv propriu;
CFD MFP = Controlor financiar delegat Ministerul Finanțelor Publice;
OPC = Ordonator Principal de Credite;
SEAP = Sistemul Electronic de Achiziţii Publice;
ANRMAP = Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice;
UCVAP = Unitatea pentru Coordonarea și Verificarea Achizițiilor Publice.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Achiziţiile publice de produse, servicii şi lucrări în conformitate cu prevederile Ordonanţei de Urgenţă a
Guvernului nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare. Componenta este dependentǎ, în mod direct,
de necesităţile concrete in care se desfǎşoarǎ activitatea CNPP, de modul de organizare, de gradul de
subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregǎtirea
profesionalǎ a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar
si control.
În conformitate cu prevederile art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă
are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea achiziţiei, estimată
conform prevederilor secţiunii a 2-a a capitolului 2 din acelaşi act normativ, nu depăşeşte echivalentul în lei a

              2175/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
30.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse, servicii sau lucrări. Fiecare achiziţie directă se realizează pe
bază de document justificativ, autoritatea contractantă având obligaţia de a obţine şi păstra aceste documente.

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Referat de necesitate / Nota de fundamentare a necesităţii şi oportunităţii – este întocmită de CS
si aprobată de OPC.
Cuprinde informaţii privind:
 denumirea produselor, serviciilor, lucrărilor necesare autorității contractante, pentru a-şi
îndeplini rolul;
 argumentarea necesităţii, accentuându-se efectele ce se doresc a fi obţinute;
 data la care se doreşte obţinerea produselor, serviciilor şi lucrărilor necesare;
 preţul estimat, care se determină prin realizarea analizei/studiului de piață, pentru identificarea
prețurilor practicate în mod curent, pentru respectivele produse/servicii/lucrări.

Nota justificativă pentru stabilirea procedurii de achiziţie publică – este vizată de CJ şi aprobată
de OPC.
Conține următoarele secțiuni:
 Prevederi bugetare aprobate;
 Explicatii cu privire la rezultatul estimarii conf. Cap II sectiunea a – 2-a din O.U.G 34/2006;
 Valoare contract;
 Procedura propusă de atribuire a contractului.

Nota privind volumul estimat şi valoarea estimată – este întocmită de D/CS.


Cuprinde informaţii privind:
 denumirea produselor, serviciilor, lucrărilor necesare autorității contractante, pentru a-şi
îndeplini rolul;
 volumul / cantitatea estimată;
 valoarea estimată, care se determină prin realizarea analizei/studiului de piață, pentru
identificarea prețurilor practicate în mod curent, pentru respectivele produse/servicii/lucrări.

Caietul de sarcini – este întocmită de D/CS.

              2176/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
Conține cerințe, prescripții, caracteristici de natura tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau
lucrare sa fie descris, in mod obiectiv, în așa maniera încât sa corespunda necesitații autorității
contractante;

Contract / Comandă – este întocmit/ă de DEEB.


Contractul, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, care include şi categoria contractului sectorial,
astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din OUG nr. 34/2006, cu titlu oneros, încheiat în scris între
una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi unul ori mai mulţi operatori economici, pe
de altă parte, având ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii.

5.2.2.Circuitul documentelor
Nr. CFD
Document SAPUDC DEEB D/CS OPC CE SG SJC CFPP
crt. MFP
Nota de
fundamentare a
1. Ah V I A PA V V
necesității și
oportunității
2. Caietul de sarcini Ah I A
Nota privind
3. volumul estimat și Ah I
valoarea estimată
Nota justificativă
pentru stabilirea
4. I V A PA V
procedurii de
achiziţie publică
5. Contract/Comandă I S S S S

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birouri de lucru;
 calculatoare conectate la internet;
 imprimante, copiator, telefon;
 rechizite necesare în mod curent;

              2177/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
 climat ambiental adecvat (temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 Funcţionari publici, încadraţi în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmarire Derulare Contracte din cadrul
Direcţiei Economice şi Execuţie Bugetară; pentru buna desfǎşurare a activitǎţii de achiziții publice
este necesarǎ asigurarea unui numǎr corespunzǎtor de persoane.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile aferente funcţionarilor publici încadraţi în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmarire
Derulare Contracte din cadrul Direcţiei Economice şi Execuţie Bugetară;
 cheltuieli administrative.

6. MODUL DE LUCRU

Etape
Identificarea necesităților și a fondurilor necesare
a) Întocmirea și urmărirea Programului anual al achiziţiilor publice.
DEEB întocmește, urmărește Programul anual al achiziţiilor publice și verifică ca achiziția să fie inclusă
și să respecte mențiunile din program.

b) Întocmirea referatului de necesitate


DS întocmește referatul de necesitate. Referatul de necesitate este vizat de DEEB – viza CFPP
(controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul DEEB şi aprobat de OCP.

c) Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget


DEEB verifică existenţa surselor de finanţare din Fila de buget.

Alegerea procedurii de achiziție directă


d) Întocmirea Notei privind volumul estimat și valoarea estimată
SAPUDC întocmește Nota privind volumul estimat și valoarea estimată, prin care se evidenţiază
valoarea contractului exprimată în lei fără TVA, în euro și volumul/cantitatea estimat/ă.

e) Întocmirea Notei justificative pentru stabilirea procedurii de achiziţie publică

              2178/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
SAPUDC întocmește Nota justificativă pentru stabilirea procedurii de achiziţie publică şi încadrarea în
pragurile specifice legislaţiei în vigoare.

f) Verificarea catalogului din SEAP


După aprobarea referatului de necesitate, se va efectua o prospectare a pieţei, în scopul adoptării solutiei
celei mai eficiente şi avantajoase pentru unitate. Prospectarea se va efectua utilizând urmatoarele
metode:
 consultarea catalogului electronic SEAP;
 consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri;
 consultarea catalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici;
 contactarea potentialilor furnizori.
În urma prospectării pieţei se propune operatorul economic de la care se va face achiziţia.

Achiziția directă
a) Derularea achiziției directe
SAPUDC, împreună cu DEEB, derulează achiziția propriu-zisă.
După efectuarea prospectării pieţei, SAPUDC va întocmi nota privind evaluarea ofertelor pentru
achiziţionarea directă a produsului, serviciului sau lucrării. La Nota privind evaluarea ofertelor pentru
achiziţionarea directă se vor anexa: nota internă, referatul de necesitate aprobat şi ofertele:
* În Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă a produsului, serviciului sau lucrării se
va propune aprobarea efectuării achiziției directe de la operatorul economic a cărei ofertă este mai
avantajoasă d.p.d.v. al preţului și care corespunde cerințelor tehnice. Aceasta va fi semnată de
reprezentantul SAPUDC, avizată de către SJC şi aprobată de OPC.
După aprobarea notei privind evaluarea ofertelor pentru achiziționarea directă a produsului, serviciului
sau lucrării, după caz:
 se va efectua achiziţia propriu-zisă pe baza facturii (fiscale) ce va fi înregistrată în cadrul
Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară;
 se va transmite comanda scrisă către operatorul economic selecţionat.

Achiziția se poate efectua în funcție de natura acesteia și pe baza unui contract încheiat cu operatorul
economic selecționat. (în special pentru servicii și lucrări)
Referatul de necesitate, nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziționarea directa, anexele, factura
în original/ contractul de achiziție publică în fotocopie, înregistrate în ordinea cronologică a întocmirii lor,
vor fi predate Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară.

              2179/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
Fotocopii după referatul de necesitate, nota de evaluare și după caz a facturii/ contractului etc. se vor
păstra la SAPUDC.

Rezultate urmărite:
 asigurarea necesarului de mijloace materiale şi servicii cu utilizarea legală, oportună şi eficientă a fondurilor
publice;

7. RESPONSABILITĂȚI

Direcția de specialitate:
 Întocmește Referatul de necesitate.

Direcţia Economică şi Execuţie Bugetară și Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte:
 Întocmesc Fila de buget/ aprobare obținere credit;
 Întocmesc Programul anual al achiziţiilor publice și verifică ca achiziția să fie inclusă și să respecte mențiunile
din acesta;
 Întocmesc Nota privind volumul estimat și valoarea estimată;
 Întocmesc și urmăresc Programul anual al achizițiilor publice;
 Întocmesc Nota justificativă pentru stabilirea procedurii de achiziţie publică;
 Verifică catalogul din SEAP;
 Derulează achiziția propriu-zisă.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

              2180/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3
9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2181/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 02 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2182/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 02 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind achiziții publice de produse, servicii sau lucrări prin achiziție directă
(PO – 02 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2183/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 02 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Identificare necesități și a fonduri Referat de necesitate


necesare

Fila de buget/ aprobare


obținere credit
Întocmire documente necesare

Programul anual al
achiziţiilor publice

Referat de necesitate care


conține estimarea valorii
achiziției

Alegere procedurii de achiziție directă Poziție în programul anual


al achizițiilor publice

Nota justificativă privind


Verificare catalog SEAP aplicarea procedurii de
achiziție directă

Realizare Comandă în SEAP Contract / Comandă

Nota de fundamentare a
necesităţii şi oportunităţii

Caietul de sarcini Realizare achiziție, pe baza


documentelor reglementate legal

Nota privind volumul şi


valoarea estimată

Contract / Comanda

Stop

                2184/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 02 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Întocmirea și urmărirea Programului anual al achiziţiilor
1. 5 00 5 00 5 00
publice
2. Întocmirea referatului de necesitate 10 00 10 00 10 00
Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de
3. 10 00 10 00 10 00
buget
Întocmirea Notei privind volumul estimat și valoarea
4. 60 00 120 00 90 00
estimată
Întocmirea Notei justificative pentru stabilirea procedurii
5. 10 00 10 00 10 00
de achiziţie publică
6. Verificarea catalogului din SEAP 30 00 60 00 45 00
7. Derularea achiziției directe 60 00 480 00 270 00

              2185/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 02 – DEEB
Ediția 3

              2186/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3

Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 03 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND PRIVIND PARCURGEREA FAZELOR ALOP

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2187/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) să descrie procedurile privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor bugetare;
b) să descrie conturile contabile pentru evidențierea angajamentelor bugetare și legale;
c) să stabilească modul de raportare a angajamentelor bugetare și legale.

2. DOMENIU
Principalele sub-activități:
a) Angajarea cheltuielilor numai în condiţiile existenţei unui act juridic din care rezultă, sau ar putea rezulta, o
obligaţie pe seama fondurilor publice.
b) Lichidarea cheltuielilor numai după verificarea existenţei angajamentelor, determinarea şi verificarea
realităţii sumelor datorate, verificarea condiţiilor de exigibilitate ale angajamentului legal, pe baza
documentelor justificative care atestă operaţiunile respective.
c) Ordonanţarea cheltuielilor numai după confirmarea efectuării prestaţiei sau verificarea creanţei şi a legalităţii
plăţilor de efectuat.
d) Plata cheltuielilor legal datorate şi stingerea obligaţiei instituţiei faţă de terţii creditori.

Principiile care guvernează activitatea:


 separarea atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care
efectuează verificări şi conduc evidenţele contabile;
 anualitate;
 specializare bugetară;
 legalitate;
 profesionalism;
 confidenţialitate;
 operativitate.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Direcţia Economică și Execuţie Bugetarǎ: Serviciul Financiar Contabilitate și Executie Bugetara.

Procedura se aplică de către:


 persoanele desemnate să întocmească documentația necesară privind angajarea, ordonanțarea și plata
cheltuielilor bugetare, precum și ținerea evidenței angajamentelor bugetare și legale;

              2188/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 persoanele desemnate să conducă evidența angajamentelor bugetare și legale.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

3.2 Legislație primară:


 Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu completările și modificările ulterioare;
 Legea nr. 69 din 16 aprilie 2010 privind responsabilitatea fiscal-bugetară, cu completările și modificările
ulterioare;
 Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilităţii, republicată la 18 iunie 2008, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordonanța nr. 92 din 24 decembrie 2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 188 din 8 decembrie 1999 privind Statutul funcţionarilor publici, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Ordonanţa de Urgență nr. 146 din 31 octombrie 2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 94 din 8 septembrie 1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 234/2010 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern şi controlul financiar preventiv;
 Legea nr. 284/2010, privind salarizarea unitara a personalului plătit din fonduri publice;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 94/2011 privind organizarea şi funcționarea inspecției economico-financiare;
 Ordonanța de Urgență nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată 2003;
 Legile bugetare anuale;
 Legile speciale în baza cărora se acordă drepturi unor categorii de persoane.

              2189/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
3.3 Legislație secundară:
 Hotărârea Guvernului nr. 257 din 20 martie 2011 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii
nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar – preventiv - actualizat;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența
și raportarea angajamentelor bugetare și legale;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea si conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru
instituțiile publice și instrucţiunile de aplicare a acestuia cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 616 din 19 mai 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea, semnarea,
depunerea, componenţa şi modul de completare a situaţiilor financiare trimestriale ale instituţiilor publice în
anul 2006, precum şi modelele acestora;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice referitoare la
controlul financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 privind aprobarea „Codului controlului intern”, cu
modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Cadrul general al operațiunilor supuse vizei de control financiar preventiv propriu aprobat prin Decizie;
 Fișele de post;
 Listele de verificare (check/list) anexe la Decizie;
 Alte decizii/documente emise de organul ierarhic superior;
 Bugetul anual al instituției, defalcat pe trimestre (fila de plan);
 Programul anual de achiziții publice.

              2190/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiții:
Activitatea de angajare, lichidare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor = Activitatea prin care se efectuează
cheltuielile bugetare, cu respectarea strictă a fazelor execuţiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea,
ordonanţarea şi plata acestora.
Angajarea cheltuielilor = reprezintă utilizarea creditelor bugetare numai în limita prevederilor şi potrivit
destinațiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de activitatea CTP şi cu respectarea dispoziţiilor legale.
Creditul bugetar este suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se pot ordonanţa şi
efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din
exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale, respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru
celelalte acţiuni.
Creditul de angajament = reprezintă limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul exerciţiului bugetar,
în limitele aprobate.
Acţiunile multianuale = reprezintă programe, proiecte şi altele asemenea care se desfăşoară pe o perioadă
mai mare de un an şi dau naştere la credite de angajament şi credite bugetare.
Angajamentul legal = orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor
publice;
Angajamentul bugetar = orice act prin care se rezervă fonduri publice unor anumite desținăţi, în limita creditelor
bugetare aprobate.
Angajamentul bugetar individual = este un angajament specific unei singure operaţiuni noi care urmează să
se efectueze;
Angajamentul bugetar global = este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu.
Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli = acele documente justificative care atestă realitatea
bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrărilor executate;
Ordonanţarea de plată = documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie compartimentul
financiar contabilitate să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor;

Abrevieri:
CNPP = Casa Națională de Pensii Publice;
Î = Întocmire;
A = Aprobare;
T = Transmitere;
P = Primire;

              2191/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
S = Semnare;
ÎR = Înregistrare;
C = Completare;
V = Vizare;
O = Operare;
P SFC = Persoana cu atribuții în fișa postului din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate;
P CF = Persoana cu atribuții în fișa postului din cadrul Compartimentelor funcționale;
OC = Ordonatorul de credite;
P CFPP = Persoana desemnata cu exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu;
PDLC = Persoana desemnată cu lichidarea cheltuielilor.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Execuţia bugetară se bazează pe principiul separării atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de
credite de atribuţiile persoanelor care au calitatea de contabil.
Ordonatorul de credite a bugetelor asigurărilor sociale de stat, respective a bugetului de stat este autorizat să
angajeze, să lichideze şi să ordonanțeze cheltuieli pe parcursul exercițiului bugetar, în limita creditelor bugetare
aprobate, iar plata cheltuielilor se efectuează de persoanele autorizate care, potrivit legii, poartă denumirea
generică de contabil.

Operațiunile specifice angajării, lichidării şi ordonanțării cheltuielilor sunt în competenta ordonatorului de credite
şi se efectuează pe baza propunerilor compartimentelor de specialitate ale instituției publice.
Ordonatorul de credite poate delega aceasta calitate înlocuitorilor de drept, secretarului general sau altor
persoane împuternicite în acest scop.
Actele de delegare a atribuțiilor desemnează persoanele împuternicite din cadrul CNPP să semneze pentru şi în
numele ordonatorului de credite.
In actul de delegare trebuie să se specifice limitele şi condițiile delegării, respectiv atribuțiile persoanelor delegate
să semneze documentele de angajare, lichidare şi ordonanțare a cheltuielilor, precum şi subdiviziunile
clasificației bugetului aprobat pentru care au fost împuternicite să efectueze aceste operațiuni şi termenul de
valabilitate al împuternicirii.

Actele de delegare, însoțite de specimenele de semnături ale persoanelor care au fost împuternicite, trebuie
comunicate:

              2192/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 persoanelor împuternicite;
 conducătorului direcției economice si execuție bugetara respectiv șefului serviciului financiar-contabil
care nu poate efectua nici o plată ordonanțată de o persoana care nu a fost împuternicită în acest sens;
 persoanei desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu prin Decizia Președintelui CNPP.

Actele de încetare a delegării se comunică peroanelor de mai sus.


Persoanele desemnate să întocmească documentația necesară privind angajarea, ordonanțarea și plata
cheltuielilor bugetare, precum și ținerea evidenței angajamentelor bugetare și legale sunt desemnate prin fișa
postului.

Fazele execuției unei cheltuieli bugetare sunt:


 Angajarea;
 Lichidarea;
 Ordonanțarea;
 Plata.

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
1) Angajarea
Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidențe contabile potrivit prevederilor
legale sunt:
a) proiectul de angajament legal individual (proiect de contract de achiziție publică, comandă,
contract de muncă, acord de împrumut);
b) proiect de angajament legal provizoriu (buget previzional);
c) propunere de angajare a unei cheltuieli in limita creditelor de angajament sau propunere de
angajare a unei cheltuieli in limita creditelor bugetare;
d) angajament bugetar individual / global.

Angajamentul bugetar îmbracă două forme:


a) angajamentul bugetar individual – este un angajament specific unei singure operațiuni noi care
urmează să se efectueze;
b) angajamentul bugetar global – este un angajament bugetar aferent angajamentului legal
provizoriu.
Angajamentul bugetar precede întotdeauna angajamentul legal.

              2193/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3

Proiectul de angajament legal individual (proiect de contract de achiziţie publică, comandă,


contract de muncă, acord de împrumut etc.):
 este întocmit de serviciul achiziții publice, urmărire și derulare contracte din cadrul
Direcției Economice și Execuție Bugetară, cu respectarea prevederilor legale, în baza
„Referatului de necesitate” întocmit de direcţiile, serviciile, compartimentele din CNPP
prin care se solicită angajarea cheltuielilor.
 pe baza „proiectului de angajament legal individual” se întocmesc formularele
„Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament Bugetar Individual” de către
persoanele desemnate din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție
Bugetară.

Propunerea de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor de angajament sau propunerea


de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor bugetare:
 însoțește proiectul angajamentului legal (contract de achiziție publică, note de
comandă, referate de necesitate, convenție, acte de control, acord de împrumut).
 se întocmește numai dacă există credite bugetare disponibile şi numai pentru
rezervarea acestora.
 se întocmește de către persoana desemnata să întocmească și să țină evidența ALOP,
persoană care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi care
semnează la compartimentul de contabilitate.

Formularul conține următoarele secțiuni:


 Scop;
 Beneficiarul;
 Calculul disponibilului de credite bugetare;
 Subdiviziunea clasificaţiei bugetului aprobat;
 Credite bugetare angajate;
 Credite bugetare aprobate;
 Disponibil de credite ce mai poate fi angajat;
 Suma angajată;
 Disponibil de credit rămas de angajat;
 Viza CFPP;

              2194/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 Viza CFPD;
 Semnături compartiment financiar contabilitate;
 Aprobare Ordonator de credite.

Angajament bugetar individual / global:


 este documentul prin care se afectează fonduri publice unor anumite desținății, în limita
creditelor bugetare aprobate.
 angajamentul bugetar individual însoțește şi se supune avizării împreună cu proiectul
angajamentului legal individual (contract, comandă, referat de necesitate, contract de
muncă, acte de control, acord de împrumut, etc).
 se întocmește de către persoana desemnata să întocmească și să țină evidența ALOP,
persoană care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi care
semnează la compartimentul de contabilitate.

Formularul conține următoarele secțiuni:


 Data emiterii și numărul;
 Compartimentul de specialitate;
 Beneficiarul;
 Înregistrarea bugetară;
 Suma și suma totală;
 Tipul angajamentului: individual (global);
 Viza CFPP;
 Viza CFPD;
 Aprobare Ordonator de credite.

Aceste formulare vor fi datate si semnate la :


 rubrica “compartiment de specialitate ” (compartimentul care inițiază operațiunea) de
către persoanele care răspund de realitatea, regularitatea și legalitatea operațiunilor
ale căror acte și/sau documente justificative le-au certificat sau avizat;
 rubrica “compartiment de contabilitate” de către persoanele desemnate să întocmească
și să țină evidența ALOP, persoane care răspund pentru realitatea datelor înscrise în
document;

              2195/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 rubrica “control financiar preventiv propriu“ de către persoanele desemnate prin decizie
a Președintelui CNPP;
 rubrica “control financiar preventiv delegat” de către persoana desemnată din partea
direcției de specialitate din cadrul Ministerului Finanțelor Publice numai pentru
operațiuni care depășesc o anumită limită valorică.
 de către ordonatorul de credite sau de orice alta persoana împuternicită de acesta.

2) Lichidarea
Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente justificative care
atestă realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrărilor executate, urmărind:
 livrarea bunurilor ;
 prestarea serviciului;
 efectuarea lucrării;
 existenţa unui titlu executoriu;
 existenţa unui acord de împrumut, acord de grant, etc.

Salariile şi indemnizațiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de Serviciul
Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară, cu excepția cazurilor în care este necesară lichidarea
individuală.
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt factura
fiscală sau alte formulare ori documente cu regim special (proces-verbal de recepţie, proces
verbal de punere în funcțiune, în cazul mijloacelor fixe, nota de recepţie şi constatare de diferenţe,
în cazul bunurilor de natura stocurilor etc.), aprobate potrivit legii, prezentate în original şi
completate cu toate datele cerute de formular.
Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la baza înregistrării în
contabilitatea patrimonială a CNPP pentru reflectarea serviciului efectuat și a obligației de plată
către creditori.

3) Ordonanțarea
Ordonanțarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziție
conducătorului Direcției Economice și Executie Bugetară să întocmească instrumentele de plată a
cheltuielilor.
Ordonanțarea de plată, ca și angajamentele bugetare și propunerile de angajare a unei cheltuieli
bugetare, va fi întocmită de către persoanele desemnate să întocmească și să țină evidența ALOP,

              2196/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
persoane care răspund pentru realitatea datelor înscrise în document și pentru obținerea tuturor
avizelor persoanelor autorizate.

Ordonanțarea de plata trebuie să conțină date cu privire la:


 Exercițiul bugetar în care se înregistrează plata;
 Subdiviziunea bugetară la care se înregistrează plata;
 Suma de plata (în cifre şi litere) exprimată în moneda națională sau în moneda străină,
după caz;
 Datele de identificare a beneficiarului plății;
 Natura cheltuielilor;
 Modalitatea de plată.

La înscrierea informațiilor în coloana 1 «Disponibil înaintea efectuării plății» din formularul


«Ordonanțare de plată» se va ține cont de angajamentele bugetare evidențiate în contul 8066
«Angajamente bugetare», precum şi de plățile efectuate din contul 770 «Finanţarea de la buget»
sau din alte conturi de disponibilități, după caz, dar şi de cheltuielile care au fost angajate, lichidate
şi ordonanţate anterior şi care nu au apărut decontate în extrasul de cont la momentul întocmirii
formularului «Ordonanţare de plată».

Aceste formulare vor fi datate și semnate la:


 rubrica “compartiment de specialitate” (care inițiază operațiunea) de către persoanele
desemnate să confirme corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepționarea
bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existența unui alt titlu care să
justifice plata;
 rubrica “compartiment de contabilitate” de către persoanele desemnate să întocmească
și să țină evidența ALOP, persoane care răspund pentru realitatea datelor înscrise în
document;
 rubrica “ control financiar preventiv propriu “ de către peroanele desemnate prin decizie
a Președintelui CNPP;
 rubrica “ control financiar preventiv delegat” de către persoana desemnată din partea
direcției de specialitate din cadrul Ministerului Finanțelor Publice numai pentru
operațiuni care depășesc o anumită limită valorică;
 de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuții.

              2197/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3

4) Plata
Instrumentele de plata utilizate de instituţiile publice, respectiv cecul de numerar şi ordinul de plata
pentru trezoreria statului (OPHT), se semnează de două persoane autorizate în acest sens, dintre
care prima semnătură este cea a conducătorului compartimentului financiar (financiar-contabil), iar
a doua, a persoanei cu atribuţii în efectuarea plăţii.

Ordinele de plată
 Se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul
rezervat obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata.
 Se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic, începând cu numărul
1 în ordine crescătoare pentru fiecare ordonator de credite şi pentru fiecare exerciţiu
bugetar.
 Un ordin de plata nu poate cuprinde plăți referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului
aprobat.
 Se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se achite
integral sau parţial o datorie contractată şi justificată. Se exceptează de la această regulă
ordinele de plata ce se emit pentru plata de avansuri. Acţiunile şi categoriile de cheltuieli
pentru care se pot acorda plăți în avans din fonduri publice sunt cele stabilite prin hotărâri
ale Guvernului.

Ordin de plată bancar - include următoarele elemente obligatorii:


 identificarea ca ordin de plată;
 identificarea plătitorului, prin nume/denumire şi cont (codul IBAN al contului acestuia
deschis
 la instituţia iniţiatoare, codul IBAN atribuit centralei ori unităţii teritoriale a instituţiei
iniţiatoare sau, după caz, codul BIC) ori doar prin nume/denumire, în cazul în care
plătitorul nu are cont deschis la instituţia iniţiatoare;
 identificarea beneficiarului, prin nume/denumire şi cont (codul IBAN al contului acestuia
deschis la instituţia desținătară, codul IBAN atribuit centralei ori unităţii teritoriale a
instituţiei desținătare sau, după caz, codul BIC) ori prin nume/denumire şi adresă, în cazul
în care beneficiarul nu are cont deschis la instituţia desținătară;
 identificarea instituţiei iniţiatoare, prin denumirea centralei sau, după caz, a unităţii
teritoriale şi/sau codul BIC, în cazul în care plătitorul diferă de instituţia iniţiatoare;

              2198/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 identificarea instituţiei receptoare, prin denumirea centralei sau, după caz, a unităţii
teritoriale şi/sau codul BIC, în cazul în care beneficiarul diferă de instituţia receptoare;
 suma şi denominarea sumei;
 data emiterii ordinului de plată, care trebuie să fie unică, posibilă şi certă;
 elementul sau elementele care să permită verificarea autenticităţii ordinului de plată de
către
 instituţia iniţiatoare.

Ordin de plată pentru Trezorerie – include, în plus față de cel bancar, următoarele elemente
obligatorii:
 codul de identificare fiscală al plătitorului;
 codul de identificare fiscală al beneficiarului;
 numărul de evidenţă a plăţii, alocat de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală;
 numărul ordinului de plată dat de plătitor;
 referinţe privind conţinutul economic al operaţiunii;
 data debitării contului plătitorului de către instituţia iniţiatoare (care se va completa de
către instituţia iniţiatoare).

Fila de cec – conține următoarele rubrici:


 elementele de identificare a instituţiei de credit trase;
 denumirea şi/sau sigla instituţiei de credit trase;
 adresa sediului instituţiei de credit trase;
 Plătiţi în schimbul acestui CEC;
 emis în localitatea;
 la data;
 suma de;
 moneda;
 suma în litere;
 stipulat;
 plătibil la;
 denumire trăgător;
 lui/la ordinul;
 cod și IBAN trăgător;

              2199/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 girat de către;
 la data;
 IBAN posesor;
 semnătură girant;
 semnătură trăgător.

Dispoziţia de plata - încasare către casierie


 In vederea efectuării de plăți în numerar pentru deplasări sau achiziționarea de bunuri,
executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar
persoanelor desemnate pe baza "Dispoziției de plată - încasare către casierie", semnată
de conducătorul compartimentului financiar (financiar-contabil) şi de persoanele cu
atribuţii în efectuarea plăţilor în numerar.
 Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza documentelor justificative
eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale,
facturi, chitanţe, bon de comandă-chitanţa sau alte formulare ori documente privind
activitatea financiară şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii.

Dispoziţiei de plata - încasare către casierie - Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al


formularului este următorul:
 denumirea unităţii;
 denumire formular: plată / încasare;
 numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
 numele şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează suma;
 suma încasată (în cifre şi în litere);
 scopul încasării;
 semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartimentul
financiar-contabil;
 date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi
semnătura;
 casier;
 suma încasată;
 data şi semnătura.

              2200/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
5.2.2.Circuitul documentelor
Propunerea de angajare a unei cheltuieli circulă la:
 Compartimentul de specialitate pentru avizare;
 La persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu;
 La controlorul delegat desemnat să acorde viza de control financiar preventiv de la limita
valorică stabilită;
 La ordonatorul principal/secundar de credite spre aprobare;
 La Serviciul Financiar Contabilitate și Executie Bugetară pentru arhivare.

Proiectul de angajament legal individual:


 După semnarea angajamentului legal de către ordonatorul de credite, o copie a acestuia se
transmite serviciului financiar contabilitate și execuție bugetară pentru înregistrarea în evidență
a cheltuielilor angajate;
 Propunerile de angajamente se înaintează din timp persoanei desemnate cu exercitarea
controlului financiar preventiv propriu, pentru a da posibilitate acesteia să îşi exercite atribuțiile
conform legii;
 Avizarea constă în semnarea de către persoana desemnată să exercite controlul financiar
preventiv propriu a propunerii de angajare a unei cheltuieli şi a angajamentului bugetar, care
vor fi ștampilate şi datate;
 După avizarea angajamentului bugetar individual sau global, după caz, de către persoana
desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu, acesta se semnează de
ordonatorul de credite şi se transmite serviciului financiar contabilitate și execuție bugetară
pentru înregistrarea în evidențe a cheltuielilor angajate.

Angajamentul bugetar circulă împreună cu propunerea de angajare a unei cheltuieli:


 La compartimentul de specialitate pentru avizare;
 La persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu;
 La controlorul delegat desemnat să acorde viza de control financiar preventiv delegat de la
limita valorică stabilită;
 La ordonatorul principal/secundar spre aprobare;
 La Serviciul Financiar Contabilitate și Execuție Bugetara pentru arhivare.

              2201/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
Factura fiscală:
 Determinarea sau verificarea existenței sumei datorate creditorului se efectuează de către
persoana împuternicită de ordonatorul de credite care au solicitat angajarea cheltuielilor, pe
baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită
potrivit legii (Proces-verbal de recepție, proces verbal de punere în funcțiune, în cazul
mijloacelor fixe, Nota de recepție şi constatare de diferențe, în cazul bunurilor de natura
stocurilor, și alte documente prevăzute de lege).
 Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care
reies obligații de plată certe se vizează pentru "Bun de plată" de către persoane imputernicite
de ordonatorul de credite.

Ordonanţarea de plată:
 Înainte de a fi transmisă compartimentului financiar (financiar-contabil) pentru plată,
ordonanțarea de plată se transmite pentru avizare persoanei desemnate să exercite controlul
financiar preventiv propriu;
 Nici o ordonanțare de plată nu poate fi prezentată spre semnare ordonatorului de credite decât
după ce persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu a acordat viza.
 După aprobare, ordonanțarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original
se înaintează conducătorului direcției/compartimentului financiar (financiar-contabil) pentru
plată.

Ordinele de plată, cecul de numerar:


 Instrumentele de plata utilizate de instituţiile publice, respectiv cecul de numerar şi ordinul de
plată pentru trezoreria statului (OPHT), se semnează de două persoane autorizate în acest
sens, dintre care prima semnătură este cea a conducătorului compartimentului financiar
(financiar-contabil), iar a doua, a persoanei cu atribuţii în efectuarea plăţii.

Dispoziţia de plată - încasare către casierie:


 semnată de conducătorul compartimentului financiar (financiar-contabil) şi de persoanele cu
atribuţii în efectuarea plăţilor în numerar.

              2202/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3

Nr.
Document P CF PDLC P SFC P CFPP OC
Crt.
Propunerea de angajare a
1. Î/T P/T P/V/T P/A/T
unei cheltuieli
Proiectului angajamentului Î / T / ÎR
2. P P/V/T P/A/T
legal /O
Angajamentul bugetar Î / T / ÎR
3. P/V/T P/A/T
individual sau global /O
Documentele supuse fazei
4. P/V T
de lichidare a cheltuielilor
P/A/T
5. Ordonanțarea de plată Î/T P/V/T
/ ÎR
Instrumentul de plată (ordin
6. de plată, filă cec, dispoziția Î / S / ÎR
de plată-încasare etc.)

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birouri de lucru
 calculatoare conectate la internet;
 imprimante, copiator, telefon;
 rechizite necesare în mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 persoanele desemnate să întocmească documentația necesara privind angajarea, ordonanțarea și
plata cheltuielilor bugetare, precum și ținerea evidenței angajamentelor bugetare și legale;
 persoanele desemnate să conducă evidența angajamentelor bugetare și legale.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile;
 cheltuieli administrative.

              2203/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
6. MODUL DE LUCRU

Etape

a) Angajarea
Angajarea cheltuielilor reprezintă utilizarea creditelor bugetare numai în limita prevederilor şi potrivit desținăţiilor
aprobate pentru cheltuieli strict legate de activitatea CNPP şi cu respectarea dispoziţiilor legale.

Angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu care priveşte
cheltuielile curente de funcționare de natura administrativă, cum ar fi:
 cheltuieli de deplasare;
 cheltuieli de personal;
 cheltuieli de protocol;
 cheltuieli de întreţinere şi gospodărie (încălzit, iluminat, apa, canal, salubritate, posta, telefon, radio,
furnituri de birou etc.);
 cheltuieli cu asigurările;
 cheltuieli cu chiriile;
 cheltuieli cu abonamentele la reviste, buletine lunare etc.;
 cheltuieli cu dobanzile.

Angajamentul bugetar individual se prezintă la viza persoanei desemnate sa exercite controlul financiar preventiv
propriu în acelaşi timp cu proiectul angajamentului legal individual.
Pentru acţiunile multianuale se înscriu distinct, în buget, creditele de angajament şi creditele bugetare.
Pentru acţiunile multianuale ordonatorul de credite încheie angajamente legale în limita creditelor de angajament
aprobate în buget pentru exerciţiul bugetar respectiv.
Cheltuielile de investiţii se angajează individual în cadrul angajamentelor multianuale care reprezintă limita
superioară de angajare.
Toate angajamentele legale din care rezulta o cheltuiala pentru investiţii publice sau alte cheltuieli asimilate
investiţiilor, cofinanţate de o instituţie internaţionala, se vor efectua în conformitate cu prevederile acordului de
finanţare.
Creditele bugetare aferente acţiunilor multianuale reprezintă limita superioară a cheltuielilor care urmează a fi
ordonanţate şi plătite în cursul exerciţiului bugetar. Plăţile respective sunt aferente angajamentelor legale
efectuate în limita creditelor de angajament aprobate în exerciţiul bugetar curent sau în exerciţiile bugetare
anterioare.

              2204/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
Angajarea cheltuielilor bugetare, altele decât cele care privesc acţiuni multianuale, se face numai în limita
creditelor bugetare aprobate.
Angajarea şi ordonanţarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv
propriu, potrivit dispoziţiilor legale si a a controlului financiar preventiv delegat de la limita valorica stabilita.

Angajamentul legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezulta sau ar
putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice.
Angajamentul legal trebuie sa se prezinte sub forma scrisă şi sa fie semnat de ordonatorul de credite.
Angajamentul legal ia forma unui contract de achiziţie publica, comandă, convenţie, contract de munca, acte de
control, acord de împrumut etc.
In toate actele juridice prin care se contractează o datorie a statului rezultată din contractarea unor împrumuturi
interne sau externe sau o datorie rezultată dintr-un contract, comanda etc. trebuie sa se facă menţiuni cu privire
la instituția care are prevăzute în buget creditele aferente angajamentului respectiv şi subdiviziunea bugetară la
care sunt prevăzute acestea şi de la care urmează sa se facă plata. Sarcina înscrierii datelor respective revine
compartimentelor de specialitate care elaborează proiectele angajamentelor legale.
Înainte de a angaja şi a utiliza creditele bugetare, respectiv înainte de a lua orice măsura care ar produce o
cheltuială, ordonatorul de credite trebuie să se asigure că măsura luată respectă principiile unei bune gestiuni
financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficientei cheltuielilor.
In acest scop utilizarea creditelor bugetare trebuie sa fie precedată de o evaluare care sa asigure faptul ca
rezultatele obținute sunt corespunzătoare resurselor utilizate.

Proiectele angajamentelor legale reprezintă decizii de principiu luate de ordonatorul de credite, care implica o
obligație de efectuare a unei cheltuieli față de terțe persoane.
Aceste proiecte de angajamente legale nu pot fi aprobate de către ordonatorul de credite decât dacă au primit
în prealabil viza de control financiar preventiv propriu în condițiile legii si a controlorului financiar preventiv delegat
de la limita valorică stabilită.

Proiectul de angajament legal individual este întocmit de serviciul achiziții publice, urmărire si derulare contracte
din cadrul Direcţiei Economice si Executie Bugetara, cu respectarea prevederilor legale, în baza „Referatului de
necesitate” întocmit de direcţiile, serviciile, compartimentele din CNPP prin care se solicită angajarea
cheltuielilor.
Pe baza „proiectului de angajament legal individual” se întocmesc formularele „Propunere de angajare a unei
cheltuieli” şi de „Angajament Bugetar Individual” de către persoanele desemnate din cadrul Serviciului Financiar
contabilitate și Executie Bugetară.

              2205/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
După semnarea angajamentului legal de către ordonatorul de credite, o copie a acestuia se transmite serviciului
financiar contabilitate si executie bugetara pentru înregistrare în evidenta cheltuielilor angajate.

Angajamentele bugetare se realizează prin emiterea unui document scris privind angajamentul bugetar individual
şi angajamentul bugetar global, prin care se certifica existenta unor credite bugetare disponibile şi se pun în
rezerva (se blochează) creditele aferente unei cheltuieli, potrivit desținăţiei prevăzute în buget.
Propunerile de angajamente se înaintează din timp persoanei desemnate cu exercitarea controlului financiar
preventiv propriu, pentru a da posibilitate acesteia sa îşi exercite atribuţiile conform legii.
Propunerile de angajare a cheltuielilor trebuie însoţite de toate documentele justificative aferente si, dacă este
cazul, de orice alte documente şi informaţii solicitate de către persoana desemnată să exercite controlul financiar
preventiv propriu.

La finele anului persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu analizează modul de
realizare a cheltuielilor care au făcut obiectul angajamentelor bugetare globale, precum şi dacă totalul
angajamentelor legale individuale aferente acestora este la nivelul angajamentelor legale provizorii.
In cazul în care nu există diferenţe semnificative între cheltuielile previzionate şi cele definitive, persoana
desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu avizează angajamentul bugetar global care devine
definitiv.
Dacă persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu constată diferenţe semnificative,
atunci poate hotărî asupra includerii în viitor a cheltuielilor de natura celor care au făcut obiectul angajamentelor
bugetare globale în categoria angajamentelor bugetare individuale.

Avizarea constă în semnarea de către persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu a
propunerii de angajare a unei cheltuieli şi a angajamentului bugetar, care vor fi stampilate şi datate.
Avizarea proiectelor de angajamente legale se poate face după îndeplinirea următoarelor condiţii:
 proiectul de angajament legal a fost prezentat în conformitate cu prezentele norme metodologice;
 existenta creditelor bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat;
 proiectul de angajament legal se încadrează în limitele angajamentului bugetar, stabilite potrivit legii;
 proiectul de angajament legal respecta toate prevederile legale care ii sunt aplicabile, în vigoare la data
efectuării sale (controlul de legalitate);
 proiectul de angajament legal respecta sub toate aspectele ansamblul principiilor şi regulilor procedurale
şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de cheltuieli din care fac parte (controlul de regularitate).

              2206/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
După avizarea angajamentului bugetar individual sau global, după caz, de către persoana desemnată să exercite
controlul financiar preventiv propriu, acesta se semnează de ordonatorul de credite şi se transmite serviciului
financiar contabilitate si executie bugetara pentru înregistrare în evidenta cheltuielilor angajate.
Creditele bugetare neangajate, precum şi creditele bugetare angajate şi neutilizate pana la finele exerciţiului
bugetar sunt anulate de drept.
Orice cheltuiala angajata şi neplătită pana la data de 31 decembrie a exercițiului bugetar curent se va plăti în
contul bugetului pe anul următor din creditele bugetare aprobate în acest scop.
Aceasta cheltuială trebuie sa se raporteze la finele anului curent pe baza datelor din contabilitatea cheltuielilor
angajate.
In angajamentele legale individuale şi cele provizorii, precum şi în angajamentele bugetare individuale sau
globale se precizează subdiviziunile bugetul aprobat.
Salariile personalului cuprins în statele de funcții anexate bugetului aprobat şi obligațiile aferente acestora,
pensiile şi ajutoarele sociale stabilite conform legilor în vigoare, precum şi cheltuielile cu dobânzile şi alte
cheltuieli aferente datoriei publice se considera angajamente legale şi bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecărui
an cu întreaga suma a creditelor bugetare aprobate.
In situaţia în care se impune majorarea sau diminuarea unor angajamente legale, este necesară elaborarea unor
propuneri de modificare a angajamentelor legale şi bugetare iniţiale, însoţite de memorii justificative.

Propunerea de angajare a unei cheltuieli in limita creditelor de angajament sau propunerea de angajare a unei
cheltuieli in limita creditelor bugetare:
 însoțește proiectul angajamentului legal (contract de achiziție publică, note de comandă, referate de
necesitate, convenție, acte de control, acord de împrumut ).
 se întocmește numai dacă există credite bugetare disponibile şi numai pentru
 rezervarea acestora.
 se întocmește de către persoana desemnata sa întocmească și sa țină evidenta ALOP, persoană care
răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi care semnează la compartimentul de
contabilitate.

Angajament bugetar individual / global:


 este documentul prin care se afectează fonduri publice unor anumite desținăţii, în limita creditelor
bugetare aprobate.
 angajamentul bugetar individual însoţeşte şi se supune avizării împreună cu proiectul angajamentului
legal individual ( contract, comandă, referat de
 necesitate, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut, etc, ).

              2207/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 se întocmește de către persoana desemnata sa întocmească si sa țină evidenta ALOP, persoană care
răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi care semnează la compartimentul de
contabilitate.

b) Lichidarea
Este faza în procesul execuţiei bugetare prin care se verifica si urmăreşte:
 existenţa angajamentelor;
 realitatea sumei datorate;
 condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste
operaţiile respective.

Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente justificative care atestă realitatea
bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrărilor executate, urmărind:
 livrarea bunurilor;
 prestarea serviciului;
 efectuarea lucrării;
 existenţa unui titlu executoriu;
 existenţa unui acord de împrumut, acord de grant, etc.

Salariile şi indemnizațiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de serviciul financiar
contabilitate si execuție bugetara , cu excepția cazurilor în care este necesară lichidarea individuală.
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt factura fiscală sau alte
formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii, prezentate în original şi completate cu toate
datele cerute de formular.

Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana
împuternicită de ordonatorul de credite care au solicitat angajarea cheltuielilor, pe baza datelor înscrise în factură
şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie, proces
verbal de punere in funcțiune ,în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul
bunurilor de natura stocurilor, si alte documente prevăzute de lege).
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligații de
plată certe se vizează pentru "Bun de plată" de către persoane împuternicite de ordonatorul de credite.

Prin acordarea vizei “ Bun de plata” se confirmă că:

              2208/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 bunurile furnizate au fost recepționate, cu specificarea datei şi a locului primirii;
 lucrările au fost executate şi serviciile prestate;
 bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate, cu specificarea gestiunii şi a notei
contabile de înregistrare;
 condiţiile cu privire la legalitatea efectuării rambursărilor de rate sau a plăţilor de dobânzi la credite ori
împrumuturi contractate/garantate sunt îndeplinite;
 alte condiţii prevăzute de lege sunt îndeplinite.

Prin acordarea semnăturii şi menţiunii "Bun de plata" pe factura, se atesta ca serviciul a fost efectuat
corespunzător de către furnizor şi ca toate poziţiile din factura au fost verificate.
Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele legale, care trebuie
să cuprindă şi date cu privire la termenele de plată a obligaţiei.
Persoanele împuternicite sa efectueze lichidarea cheltuielilor care acordă “viza bun de plata”, verifică personal
documentele justificative şi confirma pe propria răspundere ca aceasta verificare a fost realizată.
Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la baza înregistrării în contabilitatea
patrimonială a CNPP pentru reflectarea serviciului efectuat si a obligației de plată către creditori.

c) Ordonanțarea
Este faza în procesul execuției bugetare în care se confirma ca livrările de bunuri au fost efectuate sau alte
creanţe au fost verificate şi ca plata poate fi realizată.
Persoana desemnată de ordonatorul de credite confirma ca exista o obligație certă şi o suma datorată, exigibilă
la o anumită data, şi în acest caz ordonatorul de credite bugetare poate emite "Ordonanțarea de plată" pentru
efectuarea plăţii.

Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite da dispoziţie conducătorului
direcției economice si execuție bugetara sa întocmească instrumentele de plata a cheltuielilor.
Ordonanțarea de plată, ca si angajamentele bugetare si propunerile de angajare a unei cheltuieli bugetare, va fi
întocmită de către persoanele desemnate sa întocmească si sa țină evidenta ALOP , persoane care răspund
pentru realitatea datelor înscrise în document si pentru obținerea tuturor avizelor persoanelor autorizate.
Ordonanțarea de plata va fi însoțită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate
din compartimentele de specialitate, care sa confirme corectitudinea sumelor de plata, livrarea şi recepționarea
bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenta unui alt titlu care sa justifice plata, precum si,
după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituției şi în contabilitatea acesteia.

              2209/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor vor purta obligatoriu numărul, data
notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor.

In cazuri excepționale, când nu este posibilă prezentarea documentelor justificative în original, vor fi acceptate
şi copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de către ordonatorul de credite
sau de persoana delegată cu aceste atribuţii.

In situaţia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se efectueze plata în rate a bunurilor
livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor prestate, se vor avea în vedere următoarele:
 prima ordonanțare de plată va fi însoțită de documentele justificative care dovedesc obligația către
creditor pentru plata ratei respective;
 ordonanțările de plată ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise
conducătorului compartimentului financiar (financiar-contabil).

La emiterea ordonanțării de plata finale ordonatorul de credite confirma ca operațiunea s-a finalizat.
Înainte de a fi transmisă compartimentului financiar (financiar-contabil) pentru plata, ordonanțarea de plată se
transmite pentru avizare persoanei desemnate sa exercite controlul financiar preventiv propriu.

Scopul avizării controlului financiar preventiv este de a stabili că:


 ordonanțarea de plată a fost emisă corect;
 ordonanțarea de plată corespunde cu cheltuielile angajate şi suma respectivă este exactă;
 cheltuiala este înscrisă la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat;
 exista credite bugetare disponibile;
 documentele justificative sunt în conformitate cu reglementările în vigoare;
 numele şi datele de identificare ale creditorului sunt corecte.

Nici o ordonanțare de plata nu poate fi prezentată spre semnare ordonatorului de credite decât după ce persoana
desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu a acordat viza.
Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu se asigura ca ordonanțările supuse vizei
se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi ca sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor.
Ordonanțările de plata nevizate de persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu sunt
nule şi fără valoare pentru conducătorul compartimentului financiar (financiar-contabil) care urmează sa facă
plata, dacă nu sunt autorizate în condițiile prevăzute de lege.

              2210/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
După aprobare ordonanțarea de plata împreună cu toate documentele justificative în original se înaintează
conducătorului direcției/compartimentului financiar (financiar-contabil) pentru plata.
Primele trei faze ale procesului execuţiei bugetare a cheltuielilor se realizează în cadrul instituţiei publice,
răspunderea pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor revenindu-i ordonatorului de credite
bugetare sau persoanelor împuternicite sa exercite aceasta calitate prin delegare, potrivit legii.

d) Plata
Plata cheltuielilor este faza finală a execuției bugetare prin care CNPP este eliberată de obligaţiile sale față de
terţii-creditori.
Plata cheltuielilor se efectuează de persoanele autorizate care, potrivit legii, poarta denumirea generica de
contabil, în limita creditelor bugetare şi destinațiilor aprobate în condițiile dispoziţiilor legale, prin unităţile de
trezorerie şi contabilitate publica la care îşi au conturile deschise, cu excepţia plăţilor în valuta, care se
efectuează prin bănci, sau a altor plăți prevăzute de lege sa se efectueze prin bănci.
Plata cheltuielilor este asigurata de șeful compartimentului financiar (financiar-contabil) în limita creditelor
bugetare deschise şi neutilizate sau a disponibilităților aflate în conturi, după caz.
Instrumentele de plata utilizate de instituțiile publice, respectiv cecul de numerar şi ordinul de plata pentru
trezoreria statului (OPHT), se semnează de doua persoane autorizate în acest sens, dintre care prima semnătura
este cea a conducătorului compartimentului financiar (financiar-contabil), iar a doua, a persoanei cu atribuţii în
efectuarea plății.

Plata se efectuează de conducătorul compartimentului financiar (financiar-contabil) numai dacă sunt îndeplinite
următoarele condiții:
 cheltuielile care urmează sa fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanțate;
 exista credite bugetare deschise/repartizate sau disponibilități în conturi de disponibil;
 subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corecta şi corespunde naturii
cheltuielilor respective;
 exista toate documentele justificative care sa justifice plata;
 semnăturile de pe documentele justificative aparţin ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate
de acesta sa exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii;
 beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atesta serviciul efectuat;
 suma datorată beneficiarului este corecta;
 documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular;
 alte condiţii prevăzute de lege.

              2211/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
Nu se poate efectua plata:
 în cazul în care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilitățile sunt insuficiente;
 când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru "Bun de plata";
 când beneficiarul nu este cel fata de care instituția are obligații;
 când nu exista viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanțarea de plata şi nici autorizarea
prevăzută de lege.

In cazul constatării unei erori în legătura cu plata ce urmează sa fie efectuată, conducătorul compartimentului
financiar (financiar-contabil) suspenda plata.
Motivele deciziei de suspendare a plății se prezintă într-o declarație scrisă care se trimite ordonatorului de credite
si, spre informare, persoanei desemnate sa exercite controlul financiar preventiv propriu.
Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere efectuarea plăţilor.
In vederea efectuării cheltuielilor, CNPP are obligaţia de a prezenta unităţilor de trezorerie şi contabilitate publica
la care are conturile deschise bugetul de cheltuieli aprobat şi repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de
Ministerul Finanţelor Publice.
Pentru efectuarea cheltuielilor de capital, CNPP va prezenta unităţilor de trezorerie şi contabilitate publica şi
programul de investiţii aprobat în condiţiile legii.

Dreptul de administrare şi dispoziţie asupra conturilor de cheltuieli bugetare sau de disponibil, deschise la
unităţile de trezorerie şi contabilitate publica şi bănci, se exercita de către CNPP pe seama cărora au fost
deschise, prin persoanele special împuternicite în acest sens, după comunicarea către trezorerie sau banca a
împuternicirilor şi a fişelor cu specimenele de semnături ale persoanelor abilitate sa efectueze plata, împreună
cu amprenta ştampilei.
Ordinele de plata se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul rezervat
obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata.
Ordinele de plata se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic, începând cu numărul 1
în ordine crescătoare pentru fiecare ordonator de credite şi pentru fiecare exercițiu bugetar.
Un ordin de plata nu poate cuprinde plăți referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat.
Ordinele de plata se emit pe baza documentelor justificative din care sa reiasă ca urmează sa se achite integral
sau parțial o datorie contractată şi justificată.
Se exceptează de la aceasta regula ordinele de plata ce se emit pentru plata de avansuri.
Acţiunile şi categoriile de cheltuieli pentru care se pot acorda plăți în avans din fonduri publice sunt cele stabilite
prin hotărâri ale Guvernului.

              2212/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
Sumele reprezentând plăți în avans nejustificate prin bunuri livrate, lucrări executate şi servicii prestate pana la
sfârșitul anului se recuperează de către instituția publica care a acordat avansurile şi se vor restitui bugetului din
care au fost acordate, cu perceperea dobânzilor şi penalităților de întârziere aferente, potrivit legii.
Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilități, după caz, instituțiile publice pot ridica, pe baza de cecuri
pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plăților de salarii, premii, deplasări, precum şi pentru
alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi: drepturi cu caracter social, burse pentru elevi şi
studenți, ajutoare etc.
In fila de cec se menționează şi natura cheltuielilor care urmează sa se efectueze din numerarul ridicat.
Sumele ridicate în numerar se păstrează în casieria instituției publice în condiţii de siguranţa.
In vederea efectuării de plati în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri, executarea de lucrări sau
prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziţiei de plata -
încasare către casierie", semnată de conducătorul compartimentului financiar (financiar-contabil) şi de
persoanele cu atribuţii în efectuarea plăţilor în numerar. Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în
baza documentelor justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi
fiscale, facturi, chitanţe, bon de comanda-chitanţa sau alte formulare ori documente privind activitatea financiară
şi contabila cu regim special, aprobate potrivit legii.

e) Organizarea, evidența şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale


Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale se tine în cadrul Serviciului Financiar – Contabilitate.
Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru
fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la alocaţiile bugetare
consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine alocaţiile bugetare disponibile care pot fi angajate
în viitor.
Scopul organizării evidenţei angajamentelor legale este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare
subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau
multianuale aprobate de ordonatorul de credite.
Evidenţa creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin buget se ţine cu ajutorul contului 8060
"Credite bugetare aprobate".
Contabilitatea analitică a alocaţiilor aprobate se ţine pe titluri, articole şi alineate, în cadrul fiecărui subcapitol sau
capitol al bugetului aprobat.
Evidenţa angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate în vederea efectuării unor cheltuieli bugetare,
în limita alocaţiilor bugetare aprobate, se ţine cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare".
Contabilitatea analitică a angajamentelor bugetare se ţine pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol
sau capitol al bugetului aprobat.

              2213/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
Evidenţa angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite în limita alocaţiilor bugetare aprobate se ţine
cu ajutorul contului 8067 "Angajamente legale".
Contabilitatea analitică a angajamentelor legale se ține pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol
sau capitol al bugetului aprobat.
Compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" şi 8066 "Angajamente bugetare" este
necesară pentru determinarea alocațiilor bugetare disponibile care pot fi angajate.

f) Raportarea cheltuielilor angajate


Scopul raportării cheltuielilor angajate este :
 să ofere informații cu privire la creditele bugetare care mai pot fi angajate;
 să ofere informații cu privire la angajamentele legale ramase neachitate.

Raportarea cheltuielilor angajate se face trimestrial și anual în documentul “Contul de execuție a bugetului
instituțiilor publice-cheltuieli din Situațiile financiare.

Cheltuielile angajate se raportează:


 ordonatorului de credite bugetare;
 Ministerului Finanțelor Publice;
 compartimentelor de specialitate - la cerere;
 persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv - la cerere.

Rezultate urmărite:
 aplicarea unitară a prevederilor Legii privind finanțele publice nr.500/2002 cu privire la procedurile privind
angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor bugetare;
 stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activității de angajare, lichidare, ordonanțare şi plata
cheltuielilor;
 stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor aferente acestei
activități;
 preîntâmpinarea aplicării de către organele abilitate de lege a prevederilor art. 71 din Legea nr.500/2002

              2214/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3

7. RESPONSABILITĂȚI

Personalul Compartimentele funcționale:


 Întocmește propunerea de angajare a unei cheltuieli și o transmite către P SFC;
 Întocmește proiectul angajamentului legal care poate lua forma unui contract, comandă, stat de funcţii,
convenţii, filă de plan și îl transmite P CFPP.

Personalul Direcției Economice și Execuție Bugetară și a Serviciului Financiar Contabilitate:


 Primește propunerea de angajare a unei cheltuieli, o completează cu informaţiile referitoare la
subdiviziunea clasificaţiei bugetare, credite bugetare aprobate, credite bugetare angajate, credite
bugetare disponibile și o transmit P CFPP;
 Întocmește angajamentul bugetar individual sau global și îl transmite P CFPP;
 Înregistrează angajamentul bugetar individual sau global și îl operează în contul extrabugetar
corespondent;
 Înregistrează angajamentul legal, îl operează în contul extrabugetar corespondent și îl transmite către
PDLC;
 Întocmește ordonanțarea de plată, confirmă existența obligaţiei certe şi a sumei datorate, exigibilă la o
anumită dată și o transmite către P CFPP;
 Întocmește instrumentul de plată (ordin de plată, filă cec etc.) și îl înregistrează în registrul dedicat;
 Semnează instrumentul de plată (ordin de plată, filă cec etc.).

Persoana desemnată să exercite viza de control financiar preventiv propriu:


 Acordă viza de CFPP propunerii de angajare a unei cheltuieli și o transmite către OC în vederea
aprobării;
 Acordă viza CFPP angajamentului bugetar individual sau global și îl transmite către OC în vederea
aprobării;
 Acordă viza CFPP angajamentului legal și îl transmite către OC în vederea aprobării;
 Acordă viza CFPP ordonanțării de plată și o transmite către OC în vederea aprobării.

Ordonatorul de credite:
 Aprobă propunerea de angajare a unei cheltuieli;
 Aprobă angajamentul bugetar individual sau global;

              2215/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
 Aprobă angajamentul legal;
 Aprobă și înregistrează ordonanțarea de plată.

Persoanele desemnate să țină evidența angajamentelor bugetare și legale:


 Țin evidența creditelor bugetare aprobate (ct.8060);
 Țin evidența angajamentelor bugetare (ct.8066);
 Compară datele din ct.8060 si ct.8066 si sa determine creditele bugetare disponibile care mai pot fi
angajate;
 Țin evidența angajamentelor legale (ct. 8067);
 La finele lunii, fac reevaluarea angajamentelor legale exprimate în devize și majorarea / diminuarea
valorii înscrise în ct.8066 si ct.8067;
 La finele anului, înregistrează în ct.8067 plățile efectuate și determină angajamentele legale neplătite;
 Întocmesc raportări privind angajamentele legale și bugetare.

Persoana desemnată cu lichidarea cheltuielilor:


 Primește angajamentele și le confruntă cu documentele justificative, verificând sau determinând
realitatea sumei datorate;
 Acordă viza “Bun de plată” pe documentele supuse fazei de lichidare a cheltuielilor (state de plată
centralizatoare, factura fiscală sau alte formulare ori documente cu regim special, proces-verbal de
recepție, proces verbal de punere în funcțiune, în cazul mijloacelor fixe, nota de recepție şi constatare
de diferențe, în cazul bunurilor de natura stocurilor etc.) și le transmite către P SFC.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

              2216/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3
9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2217/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 03 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2218/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 03 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind parcurgerea fazelor ALOP
(PO – 03 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2219/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 03 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start
Proiect de angajament legal individual
Demarare angajare cheltuieli bugetare
Proiect de angajament legal provizoriu

Intocmire documente necesare


Propunere de angajare a unei
(funcție de tipul angajamentului) cheltuieli în limita creditelor de
angajament sau bugetare
Avizare control financiar preventiv
propriu - persoana desemnată
Angajament bugetar individual / global

Avizare control financiar preventiv


delegat - persoana desemnată

Aprobare documente de către


ordonatorul principal/secundar

Lichidare cheltuieli bugetare-


verifică si urmăreşte: existenţa
angajamentelor; realitatea sumei
datorate; condiţiile de exigibilitate

“Bun de Plată” – acordare viză pe


Ordonanțare cheltuieli bugetare documente

Avizare control financiar preventiv


propriu - persoana desemnată

Aprobare documente de către


ordonatorul principal/secundar Ordine de plată

Realizare plată cheltuieli bugetare –


Registru distinct - ordine de plată
șef compartiment financiar

Raportare angajamente bugetare şi Raportări angajamente


legale

Stop

                2220/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 03 – DEEB
Ediția 2
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
1 Întocmirea propunerii de angajare a unei cheltuieli 15 00 15 00 15 00
Completarea propunerii de angajare a unei cheltuieli cu
informaţiile referitoare la subdiviziunea clasificaţiei bugetare,
2 10 00 10 00 10 00
credite bugetare aprobate, credite bugetare angajate, credite
bugetare disponibile
Acordarea vizei de control financiar preventiv propriu
3 10 00 10 00 10 00
propunerii angajării unei cheltuieli
Aprobarea propunerii angajării unei cheltuieli de către
4 5 00 5 00 5 00
ordonatorul de credite
5 Întocmirea angajamentului bugetar individual sau global 10 00 10 00 10 00
Acordarea vizei de control financiar preventiv propriu
6 10 00 10 00 10 00
angajamentului bugetar

              2221/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 03 – DEEB
Ediția 2
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Aprobarea angajamentului bugetar vizat pentru control
7 5 00 5 00 5 00
financiar preventiv propriu
Înregistrarea angajamentului bugetar şi operarea în contul
8 5 00 5 00 5 00
extrabugetar corespondent
Întocmirea proiectului angajamentului legal care poate lua
9 forma unui contract, comandă, stat de funcţii, convenţii, filă 5 00 5 00 5 00
de plan
Acordarea vizei de control financiar preventiv propriu
10 5 00 5 00 5 00
angajamentului legal
Aprobarea angajamentului legal vizat pentru controlul
11 5 00 5 00 5 00
financiar preventiv propriu
Înregistrarea angajamentului legal şi operarea în contul
12 5 00 5 00 5 00
extrabugetar corespondent
Primirea angajamentelor, verificarea sau determinarea
13 realităţii sumei datorate prin analizarea documentelor 10 00 10 00 10 00
justificative

              2222/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 03 – DEEB
Ediția 2
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Acordarea vizei “Bun de plată” pe documentele supuse fazei
14 5 00 5 00 5 00
de lichidare a cheltuielilor
Întocmirea ordonanţării de plată şi confirmarea existenţei
15 obligaţiei certe şi a sumei datorate, exigibilă la o anumită 10 00 10 00 10 00
dată
Acordarea vizei de controlul financiar preventiv propriu
16 10 00 10 00 10 00
ordonanţării de plată
Aprobarea și înregistrarea ordonanţării de plată vizată de
17 5 00 5 00 5 00
controlul financiar preventiv propriu
Întocmirea instrumentului de plată şi înregistrarea acestuia
18 5 00 5 00 5 00
în registrul dedicat
Semnarea instrumentului de plată de către persoanele
19 5 00 5 00 5 00
desemnate în acest scop

              2223/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 03 – DEEB
Ediția 2

              2224/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 04 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 2
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ACHIZIȚII PUBLICE DE PRODUSE, SERVICII SAU LUCRĂRI


PRIN CERERE DE OFERTA

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2225/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli cu privire la desfǎşurarea activitǎţilor de achiziţie publicǎ prin metoda
„cerere de ofertă”;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.

2. DOMENIU
Achiziţia de produse, servicii şi lucrari necesare desfaşurării în bune condiţii a activităţii Casei Naţionale de Pensii
Publice şi îndrumarea metodologică privind achiziţiile publice a Caselor Teritoriale de Pensii.

Principiile care guvernează activitatea de achiziţii publice:


 legalitate;
 nediscriminare;
 recunoaştere reciprocă;
 transparenţă;
 oportunitate;
 proporţionalitate;
 eficienţa utilizării fondurilor publice;
 tratament egal în faţa legii;
 responsabilitate;
 deontologie profesională.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Direcţia Economică si Execuţie Bugetarǎ:
- Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte;
- Serviciul Financiar Contabilitate şi Execuţie Bugetarǎ.

Procedura se aplică de către:


 persoanele încadrate în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte, Serviciul Financiar
Contabilitate şi Execuţie Bugetarǎ din cadrul Direcţiei Economice și Execuţie Bugetarǎ.

              2226/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al
achiziţiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002.

3.2 Legislație primară:


 Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de Urgenţă nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind
atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor
de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 30 din 12 aprilie 2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente
procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi
a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 500/2002 privind Finanţele Publice, cu modificările şi completările ulterioare;

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 118/2012 privind Statutul Casei Naţionale de Pensii Publice, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Hotărârea Guvernului nr. 925 din 19 iulie 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a
contractelor de concesiune de servicii;
 Hotărârea Guvernului nr. 1.660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgentă
a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de
lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Norme din 22 noiembrie 2006 de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie
publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea

              2227/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de
concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul nr. 155 din 2 octombrie 2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie
publică;
 Ordinul nr. 1792 din 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea
angajamentelor bugetare si legale;
 Instrucțiuni și ordine ANRMAP;
 Instrucțiuni și ordine UCVAP;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fişele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiţii:
Activitatea de achiziții publice = Activitatea prin care se asigură eficient mijloacele materiale, bunurile, serviciile
şi lucrările necesare activităţii instituţiei.
Procedura de atribuire = Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de către candidaţi/ofertanţi
pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul de achiziţie publică să fie considerat valabil; procedurile
de atribuire sunt: licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte,
concursul de soluţii;
Vocabularul comun al achiziţiilor publice - CPV - Desemnează nomenclatorul de referinţa aplicabil
contractelor de achiziţie publică, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al
Consiliului privind vocabularul comun al achiziţiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L
340 din 16 decembrie 2002, asigurând corespondenta cu alte nomenclatoare existente.

Abrevieri:
A = Aprobare;
Ah = Arhivare;
CE = Comisie de evaluare;
CS = Compartiment de specialitate;

              2228/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
E = Evaluare;
PVD = Proces Verbal de deschiderea a ofertelor;
RP = Raport Procedură;
Ctr. = Contract;
AP = Anunţ participare;
AA = Anunţ atribuire;
PO = Procedura operaţionalǎ;
V = Verificare;
PC = Procedurǎ cadru;
DEEB = Direcţia Economică şi Execuţie Bugetară;
D = Direcţia;
SAPUDC = Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte;
SG = Secretar General;
SJC = Serviciul Juridic și Contecios;
CFPP = Control financiar preventiv propriu;
CFD MFP = Controlor financiar delegat Ministerul Finanțelor Publice;
OPC = Ordonator Principal de Credite;
SEAP = Sistemul Electronic de Achiziţii Publice;
ANRMAP = Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice;
UCVAP = Unitatea pentru Coordonarea și Verificarea Achizițiilor Publice.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Achiziţiile publice de produse, servicii şi lucrari în conformitate cu prevederile Ordonanţei de Urgenţă a
Guvernului nr. 34-2006 cu modificările şi completările ulterioare. Componenta este dependentǎ, în mod direct,
de necesităţile concrete in care se desfǎşoarǎ activitatea Casei Naţionale de Pensii Publice, de modul de
organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de
calitatea şi pregǎtirea profesionalǎ a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de
management financiar si control.

              2229/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
5.2. Documente utilizate
5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Referatul de necesitate pentru achiziţia de bunuri, servicii, lucrări / Nota de fundamentare a
necesităţii şi oportunităţii – cuprinde informaţii privind:
 denumirea produselor, serviciilor, lucrărilor necesare autorității contractante, pentru a-şi
îndeplini rolul;
 argumentarea necesităţii, accentuându-se efectele ce se doresc a fi obţinute;
 data la care se doreşte obţinerea produselor, serviciilor şi lucrărilor necesare;
 preţul estimat, care se determină prin realizarea analizei/studiului de piață, pentru identificarea
prețurilor practicate în mod curent, pentru respectivele produse/servicii/lucrări.

Nota privind volumul estimat şi valoarea estimată – este întocmită de D/CS.


Cuprinde informaţii privind:
 denumirea produselor, serviciilor, lucrărilor necesare autorității contractante, pentru a-şi
îndeplini rolul;
 volumul / cantitatea estimată;
 valoarea estimată, care se determină prin realizarea analizei/studiului de piață, pentru
identificarea prețurilor practicate în mod curent, pentru respectivele produse/servicii/lucrări.

Nota justificativă pentru stabilirea procedurii de achiziţie publică – conține următoarele secțiuni:
 Prevederi bugetare aprobate;
 Explicatii cu privire la rezultatul estimarii conf. Cap II sectiunea a – 2-a din O.U.G 34/2006;
 Valoare contract;
 Procedura propusă de atribuire a contractului.

Decizia de numire a componenţei comisiilor de evaluare a ofertelor şi de soluţionare a


contestaţiilor – conține nominalizarea membrilor din comisiile de evaluare a ofertelor şi de soluţionare
a contestaţiilor;

Caietul de sarcini – Conține cerinte, prescriptii, caracteristici de natura tehnica ce permit fiecarui
produs, serviciu sau lucrare sa fie descris, in mod obiectiv, in asa maniera incat sa corespunda
necesitatii autoritatii contractante;

              2230/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
Documentaţia de atribuire - Documentatia ce cuprinde toate informatiile legate de obiectul
contractului de achizitie publica si de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau,
dupa caz, documentatia descriptiva;

Fișa de date - Document al documentaţiei de atribuire ce cuprinde informaţii generale privind


autoritatea contractantă, în special cu privire la adresă - inclusiv telefon, fax, e-mail, persoane de
contact, mijloace de comunicare, formalităţi care trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la
procedura de atribuire, dacă sunt solicitate de autoritatea contractantă, toate cerinţele minime de
calificare, precum şi toate documentele care urmează să fie prezentate de ofertanţi/candidaţi pentru
dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecţie, instrucţiuni privind modul de elaborare şi de
prezentare a propunerii tehnice şi financiare, informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire
aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare, instrucţiuni privind căile de atac prevăzute de lege, precum
şi orice alte informaţii prevăzute de legislaţia în domeniu;

Invitația de participare publicată în SEAP - cuprinde cel puţin următoarele informaţii:


 data limită stabilită pentru primirea ofertelor;
 adresa la care se transmit ofertele;
 limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta;
 dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora;
 o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit;
 modul de obţinere a documentaţiei de atribuire.

Ordinul de numire a comisiei de evaluare - Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii
titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul
compartimentului de specialitate şi al SAPUDC.

Declarații de confidențialitate și conflictul de interese – asigură confidențialitatea din partea


membrilor comisiei de evaluare și evitarea conflictului de interese.

Dosarul achiziției publice – cuprinde:


 nota privind determinarea valorii estimate;
 anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul;
 anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare şi/sau, după caz, invitaţia
de participare;

              2231/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
 erata, dacă este cazul;
 documentaţia de atribuire;
 nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a
fost alta decât licitaţia deschisă sau licitaţia restrânsă;
 nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul;
 procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor;
 formularele de ofertă depuse în cadrul procedurii de atribuire;
 solicitările de clarificări, precum şi clarificările transmise/primite de autoritatea contractantă;
 raportul procedurii de atribuire;
 dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii;
 contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate;
 anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;
 dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, însoţite de deciziile
motivate pronunţate de Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;
 documentele referitoare la funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului
de atribuire a contractelor de achiziţie publică, dacă este cazul;
 documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor
contractuale de către contractant;

Oferta - Actul juridic prin care operatorul economic isi manifesta vointa de a se angaja din punct de
vedere juridic intr-un contract de achizitie publica; oferta cuprinde propunerea financiara si propunerea
tehnica;

Procesul verbal de deschidere a ofertelor – conține data, informații despre membrii CE, denumirea/
numele candidaţilor/ ofertanţilor, denumirea operatorilor respinși și motivele, prețul și durata ofertelor,
documentele de calificare depuse, semnături;

Raportul privind procedura de atribuire a achiziţiilor publice – cuprinde cel puţin următoarele
elemente:
a) denumirea si sediul autoritatii contractante;
b) obiectul contractului de achizitie publica/acordului-cadru sau sistemului de achizitie dinamic;
c) daca este cazul, denumirea/numele candidatilor participanti la procedura;

              2232/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
d) daca este cazul, denumirea/numele candidatilor selectati si neselectati, precum si motivele care au
stat la baza selectarii sau neselectarii respectivilor candidati;
e) denumirea/numele ofertantilor participanti la procedura;
f) denumirea/numele ofertantilor respinsi si motivele care au stat la baza acestei decizii;
g) daca este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca
urmare a considerarii preturilor prezentate ca fiind neobisnuit de scazute;
h) denumirea/numele ofertantului/ofertantilor a carui/caror oferta a fost declarata castigatoare si
motivele care au stat la baza acestei decizii;
i) in cazul ofertantului/ofertantilor castigatori, partea din contract pe care acesta/acestia au declarat ca
o subcontracteaza, impreuna cu denumirea/numele subcontractantilor;
j) daca este cazul, justificarea hotararii de anulare a procedurii de atribuire.

Contestaţii – conțin obiecții cu privire la rezultatul procesului de evaluare;

Comunicări stabilire ofertant câștigător – Comunicarea se realizează în scris în termen de cel mult
3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective. Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin
mijloace electronice în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective. Dacă
aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea
semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare.

Proiectul de contract - contractul, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, care include şi categoria
contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din OUG nr. 34/2006, cu titlu oneros,
încheiat în scris între una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi unul ori mai mulţi
operatori economici, pe de altă parte, având ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau
prestarea de servicii.

              2233/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
5.2.2.Circuitul documentelor
Nr. CFD
Document SAPUDC DEEB D/CS OPC CE SG SJC CFPP
crt. MFP
Nota de fundamentare
1. a necesității și Ah V I A PA V V
oportunității
2. Caietul de sarcini Ah I A
Nota privind volumul
3. estimat și valoarea Ah I
estimată
Nota de fundamentare
4. privind procedura I V A PA V
aleasă
Documentația de
5. I/V V V A
atribuire
Anunțul de participare
6. I
publicat în SEAP
Ordinul de numire a
7. I V V A V
comisiei de evaluare
Declarații de
8. confidențialitate si I
conflictul de interese
Proces verbal de
9. I
deschidere a ofertelor
10 Raportul procedurii A I
Comunicări stabilire
11. I V
ofertant câștigător
12. Contract I S S S S S

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birouri de lucru;
 calculatoare conectate la internet;

              2234/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
 imprimante, copiator, telefon;
 rechizite necesare în mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 Funcţionari publici, încadraţi în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmarire Derulare Contracte din cadrul
Direcţiei Economice şi Execuţie Bugetară; pentru buna desfǎşurare a activitǎţii de achizitii publice
este necesarǎ asigurarea unui numǎr corespunzǎtor de persoane.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile aferente funcţionarilor publici încadraţi în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire
Derulare Contracte din cadrul Direcţiei Economice şi Execuţie Bugetară;
 cheltuieli administrative.

6. MODUL DE LUCRU

a) Identificarea necesitatilor si a fondurilor necesare


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Referat de necesitate Directia de specialitate
2 Fila de buget/ aprobare obtinere credit DEEB
3 Programul anual al achiziţiilor publice DEEB

b) Alegerea procedurii de cerere de oferte


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Referat de necesitate care contine estimarea valorii achizitiei Directia de specialitate
2 Pozitie in programul anual al achizitiilor publice DEEB
3 Nota justificativa privind aplicarea procedurii de cerere de oferte DEEB

              2235/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
c) Obtinerea aprobarii de aplicare a procedurii de cerere de oferte
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Nota justificativa privind aplicarea procedurii de cerere de oferte DEEB

d) Elaborarea documentatiei de atribuire


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
Caietul de sarcini – pe baza referatului de necesitate întocmit de DEEB
1
direcţia de specialitate
Clauze contractuale - Direcţia de specialitate stabileşte condiţiile Direcţia de specialitate
2 tehnice/profesionale şi DEEB stabileşte condiţiile economico- şi DEEB
financiare
Nota justificativa pentru stabilirea cerintelor minime de calificare DEEB sau, la capacitatea
3 referitoare la situatia economica si financiara tehnica si/sau profesionala,
Direcţia de specialitate
4 Nota justificativa pentru stabilirea criteriului de atribuire DEEB
5 Fisa de date a achizitiei (finalizare) DEEB
6 Documentatia de atribuire aprobata DEEB

e) Transmiterea invitatiei de participare si a documentatiei de atribuire


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Invitatiile de participare DEEB

f) Numirea comisiei de evaluare


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Decizia de numire a comisiei de evaluare DEEB
Nota justificativa privind cooptarea de experti externi, daca este Direcţia de specialitate
2
cazul

              2236/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
g) Perioada de asteptare - primire solicitari clarificari si transmiterea raspunsurilor, elaborare oferte, primire
contestatii, daca este cazul; punerea la dispoziţia CNSC a dosarului achiziţiei la solicitare, suspendarea
procedurii pâna la solutionare, depunere oferte, completarea declaratiilor privind confidentialitatea si conflictul
de interese
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Adresele privind solicitarile de clarificari inregistrate DEEB
2 Adresele privind raspunsurile la solicitarile de clarificari Direcţia de specialitate + DEEB
3 Contestatia depusa, cu numar de inregistrare DEEB
4 Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa Direcţia de specialitate + DEEB
Lista cu ofertantii, numarul de inregistrare al ofertelor, data si ora
5 DEEB
inregistrarii
Declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare si de catre
6 DEEB
expertii externi cooptati

h) In cazul aparitiei conflictului de interese, se ia decizia modificarii comisiei de evaluare si se modifica


actul juridic de numire a acesteia
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare DEEB
2 Decizia modificata de numire a comisiei de evaluare DEEB

i) Desfasurarea sedintei de deschidere - Intocmirea procesului verbal de deschidere a ofertelor


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Procesul verbal de deschidere a ofertelor Comisia de evaluare

j) Examinare si evaluare oferte - Verificare conditii de: Eligibilitate, Calificare, Corespondenta tehnica si
financiara; Solicitare de clarificari privind oferta, daca este cazul; Aplicare criteriu de atribuire; stabilirea ofertei
castigatoare; elaborare raport si aprobarea acestuia
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Daca este cazul, procesul-verbal intermediar de evaluare Comisia de evaluare

              2237/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
2 Raportul de evaluare a ofertelor Comisia de evaluare

k) Transmiterea comunicarii privind rezultatul procedurii de atribuire


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
Comunicarile catre ofertanti, daca au fost invitati sa participe mai
1 DEEB
multi

l) Perioada de asteptare - primire contestatii, daca este cazul; punerea la dispoziţia CNSC a dosarului achiziţiei
la solicitare; suspendarea procedurii pâna la solutionare, după caz
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Contestatia depusa, cu numar de inregistrare DEEB
2 Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa Direcţia de specialitate + DEEB

m) Semnare contract
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Propunere şi angajament bugetar Intocmire - responsabil ALOP
Semnare - Compartiment
specialitate, Contabilitate, viza
CFP, viza Controlor delegat MEF
Contractul semnat, in original şi vizat dacă este cazul de
2 DEEB
Controlorul delegat

n) Transmitere spre publicare a anuntului de atribuire


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Cererea de publicare a anuntului DEEB
2 Extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat DEEB

              2238/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
Rezultate urmărite:
 asigurarea necesarului de mijloace materiale şi servicii cu utilizarea legală, oportună şi eficientă a fondurilor
publice;

7. RESPONSABILITĂȚI

Direcţia Economică şi Execuţie Bugetară și Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte:
 Verifică Fila de buget/ aprobare obtinere credit;
 Verifică Programul anual al achiziţiilor publice;
 Verifică pozitia in programul anual al achizitiilor publice;
 Întocmește Nota justificativă privind aplicarea procedurii de cerere de oferte;
 Întocmește Caietul de sarcini – pe baza referatului de necesitate întocmit de direcţia de specialitate;
 Întocmește Clauzele contractuale - stabileşte condiţiile economico-financiare;
 Întocmește Nota justificativa pentru stabilirea cerintelor minime de calificare referitoare la situatia economica
si financiara;
 Întocmește Nota justificativa pentru stabilirea criteriului de atribuire;
 Întocmește fisa de date a achizitiei;
 Aprobă Documentatia de atribuire;
 Întocmește și transmite invitatiile de participare;
 Întocmește Decizia de numire a comisiei de evaluare;
 Primește adresele privind solicitarile de clarificari inregistrate;
 Întocmește adresele privind raspunsurile la solicitarile de clarificari;
 Primește Contestatia depusa, cu numar de inregistrare;
 Întocmește rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa;
 Întocmește lista cu ofertantii, numarul de inregistrare al ofertelor, data si ora inregistrarii;
 Întocmește declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare si de catre expertii externi cooptati;
 Întocmește Decizia modificata de numire a comisiei de evaluare;
 Întocmește comunicarile catre ofertanti, daca au fost invitati sa participe mai multi;
 Primește Contestatia depusa, cu numar de inregistrare;
 Întocmește rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa;
 Întocmește, avizează și aprobă contractul, in original şi obține viza dacă, este cazul, Controlorului delegat;
 Întocmește Cererea de publicare a anuntului;
 Ia un extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat.

              2239/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2

Direcţia de specialitate:
 Întocmește Referatul de necesitate;
 Întocmește Referatul de necesitate care contine estimarea valorii achizitiei;
 Elaborează clauzele contractuale - stabileşte condiţiile tehnice/profesionale;
 Întocmește Nota justificativa pentru stabilirea cerintelor minime de calificare - capacitatea tehnica si/sau
profesionala;
 Întocmește Nota justificativa privind cooptarea de experti externi, daca este cazul;
 Întocmește Adresele privind raspunsurile la solicitarile de clarificari;
 Întocmește Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa;
 Întocmește Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa. 

Comisia de evaluare:
 Întocmește Procesul verbal de deschidere a ofertelor;
 Întocmește, daca este cazul, procesul-verbal intermediar de evaluare;
 Întocmește Raportul de evaluare a ofertelor.

Responsabil ALOP:
 Întocmește propunerea şi angajamentul bugetar.

Responsabil CFPP:
 Vizează propunerea şi angajamentul bugetar.

Controlor delegat MFP:


 Vizează propunerea şi angajamentul bugetar.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.

              2240/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2241/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 04 – DEEB
Ediția 2 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2242/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 04 – DEEB
Ediția 2 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind achiziții publice de produse, servicii sau lucrări prin cerere de ofertă
(PO – 04 – DEEB Ediția 2)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2243/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Identificarea necesităților și a Referat de necesitate


fondurilor necesare

Fila de buget/ aprobare


obtinere credit
Intocmire documente necesare

Programul anual al
achiziţiilor publice

Referat de necesitate care


conține estimarea valorii
contractului

Alegerea procedurii de cerere de


oferte Poziție in programul anual
al achizițiilor publice

Obtinerea aprobării de aplicare a Nota justificativă privind


procedurii de cerere de oferte aplicarea procedurii de
cerere de oferte

Elaborarea documentației de atribuire


(caietului de sarcini, clauze
contractuale, cerințelor minime de Documentație atribuire
calificare, criteriului de atribuire, fișei
de date a achiziției)

Transmiterea invitației de participare Invitații de participare


și a documentației de atribuire

Decizia de numire a
comisie de evaluare
Numirea comisiei de evaluare
Nota justificativă experti
externi (daca este cazul)

                2244/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 04 – DEEB
Ediția 2 

Primire solicitări de clarificări și Adrese răspunsuri


transmiterea răspunsurilor

Depunere contestații

Soluționare contestații/ suspendare


procedură

Desfașurarea sedinței de deschidere Proces verbal de


Intocmirea procesului verbal de deschidere a ofertelor
deschidere a ofertelor

Examinare si evaluare oferte Raport de evaluare oferte

Transmiterea comunicării privind


rezultatul procedurii de atribuire

Depunere contestații

Soluționare contestații/ suspendare


procedură

Semnare contract Contract

Transmitere spre publicare a anunțului Cererea de publicare a


de atribuire anunțului

Stop

                2245/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 04 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Întocmirea referatului de necesitate pentru achiziţia de
1 5 00 5 00 5 00
bunuri, servicii, lucrări
Aplicarea pe referatul de necesitate a vizei din punct de
2 vedere al existenţei prevederilor bugetare şi a creditelor 5 00 5 00 5 00
disponibile
Aplicarea pe referat a vizei din punct de vedere al necesităţii
3 5 00 5 00 5 00
şi oportunităţii
Aprobarea de către conducătorul instituţiei a referatului de
4 5 00 5 00 5 00
necesitate
Determinarea valorii estimate în funcţie de noile condiţii
5 existente pe piaţă şi întocmirea notei justificative privind 30 00 30 00 30 00
valoarea estimativă

              2246/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 04 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Refacerea valorii estimate pe cod CPV dacă noua valoare
6 obţinută este diferită de valoarea estimată prin programul 30 00 30 00 30 00
anual
Stabilirea procedurii de achiziţie publică în funcţie de noua
7 valoare obţinută pe cod CPV prin compararea cu pragurile 5 00 5 00 5 00
valorice prevăzute de lege
Întocmirea notei justificative pentru stabilirea procedurii de
8 5 00 5 00 5 00
achiziţie publică
Numirea prin decizie a componenţei comisiilor de evaluare a
9 10 00 10 00 10 00
ofertelor şi de soluţionare a contestaţiilor
10 Întocmirea caietului de sarcini / invitației de participare după caz după caz după caz
Întocmirea documentaţiei de atribuire şi a fişei de date a
11 după caz după caz după caz
achiziţiei publice
Lansarea procedurii de achiziţie publică prin introducerea
12 10 00 10 00 10 00
datelor în sistemul electronic
13 Primirea şi înregistrarea ofertelor după caz după caz după caz

              2247/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 04 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Deschiderea ofertelor, întocmirea procesului verbal de
14 30 00 30 00 30 00
deschidere a ofertelor
15 Evaluarea ofertelor de către comisia de evaluare a ofertelor după caz după caz după caz
16 Stabilirea ofertei câştigătoare 60 00 60 00 60 00
Întocmirea raportului privind procedura de atribuire a
17 după caz după caz după caz
achiziţiilor publice
18 Comunicarea rezultatelor operatorilor economici 60 00 60 00 60 00
Înregistrarea eventualelor contestaţii de către comisia
19 10 00 10 00 10 00
desemnată în acest scop
Soluţionarea eventualelor contestaţii de către comisia
20 după caz după caz după caz
desemnată în acest scop
Finalizarea procedurii de achiziţii publice, întocmirea
21 după caz după caz după caz
proiectului de contract specific
22 Vizarea proiectului de contract de către SJC 60 00 60 00 60 00
Vizarea pentru control financiar preventiv a proiectului de
23 30 00 30 00 30 00
contract
24 Semnarea şi înregistrarea contractului 30 00 30 00 30 00

              2248/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 04 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Realizarea obiectului contractului de achiziţii publice prin:
 livrarea bunurilor
 prestarea serviciilor
25 după caz după caz după caz
 executarea lucrărilor
 recepţia
 constituirea şi eliberarea garanţiei de bună execuţie
26 Întocmirea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea acestuia 20 00 20 00 20 00
Analiza procesului achiziţiei publice prin determinarea
27 după caz după caz după caz
punctelor tari şi a punctelor slabe; propuneri de îmbunătăţire

              2249/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 04 – DEEB
Ediția 3

              2250/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 05 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND DECONTAREA BILETELOR DE TRATAMENT

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2251/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de decontare către furnizori a facturilor
privind serviciile de tratament balnear;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.

2. DOMENIU

Principiile care guvernează activitatea:


 separarea atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care
efectuează verificări şi conduc evidenţele contabile;
 anualitate;
 specializare bugetară;
 legalitate;
 profesionalism;
 confidenţialitate;
 operativitate.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Compartimentul Registratură;
 Serviciul Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară.

Procedura se aplică de către:


 Personalul Compartimentului Registratură;
 Persoana care efectuează înregistrarea în contabilitate;
 Persoana desemnată cu lichidarea cheltuielilor;
 Persoana desemnată să întocmească ordonanțarea;
 Persoana desemnată să exercite viza de control financiar preventiv propriu;
 Ordonatorul de credite.

              2252/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

3.2 Legislație primară:


 Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu completările și modificările ulterioare;
 Legea nr. 69 din 16 aprilie 2010 privind responsabilitatea fiscal-bugetară, cu completările și modificările
ulterioare;
 Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilităţii, republicată la 18 iunie 2008, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordonanța nr. 92 din 24 decembrie 2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 188 din 8 decembrie 1999 privind Statutul funcţionarilor publici, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Ordonanţa de Urgență nr. 146 din 31 octombrie 2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 94 din 8 septembrie 1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 234/2010 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern şi controlul financiar preventiv;
 Legea nr. 284/2010, privind salarizarea unitara a personalului plătit din fonduri publice;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 94/2011 privind organizarea şi funcționarea inspecției economico-financiare;
 Ordonanța de Urgență nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată 2003;
 Legile bugetare anuale;
 Legea nr. 84/18.03.2003 pentru modificarea și completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/ 1999;
 Legile speciale în baza cărora se acordă drepturi unor categorii de persoane.

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 257 din 20 martie 2011 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii
nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice.

              2253/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar – preventiv - actualizat;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 912/15.06.2004 pentru modificare Ordinului Ministrului Finanțelor
Publice nr. 522/16.04.2003;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența
și raportarea angajamentelor bugetare și legale;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea si conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru
instituțiile publice și instrucţiunile de aplicare a acestuia cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 616 din 19 mai 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea, semnarea,
depunerea, componenţa şi modul de completare a situaţiilor financiare trimestriale ale instituţiilor publice în
anul 2006, precum şi modelele acestora;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice referitoare la
controlul financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 privind aprobarea „Codului controlului intern”, cu
modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fișele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiții:
Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli = acele documente justificative care atestă realitatea
bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrărilor executate;
Ordonanţarea de plată = documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie compartimentul
financiar contabilitate să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor;

Abrevieri:
CNPP = Casa Națională de Pensii Publice;

              2254/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
Î = Întocmire;
A = Aprobare;
T = Transmitere;
P = Primire;
S = Semnare;
ÎR = Înregistrare;
V = Verificare;
ÎRC = Înregistrare în contabilitate;
N = Înscriere număr notă contabilă;
D = Înscriere dată notă contabilă;
VBP = Viza bun de plată;
VCFPP = Viza de control financiar preventiv propriu;
Ex = Executare;
P CR = Persoana cu atribuții în fișa postului din cadrul Compartimentului Registratură;
PEÎC = Persoana care efectuează înregistrarea în contabilitate;
PDÎO = Persoana desemnată să întocmească ordonanțarea;
PDLC = Persoana desemnată cu lichidarea cheltuielilor;
P CFPP = Persoana desemnata cu exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu;
OC = Ordonatorul de credite.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Procedura reglementează modul de decontare a biletelor de tratament, achiziționate de CNPP în urma unei
proceduri de licitație publică, derulată pe bază de norme proprii.

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Factură - conține următoarele secțiuni:
 numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
 data emiterii facturii;
 data la care au fost livrate bunurile/ prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura
în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

              2255/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
 denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de
identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
 denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a
desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare
în scopuri de TVA ale reprezentantului fiscal;
 denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de
înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta
este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
 denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un
reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale
reprezentantului fiscal;
 denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestat;
 baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare
cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile,
remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul
unitar.

Ordonanțarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziție
conducătorului Direcției Economice și Execuție Bugetară să întocmească instrumentele de plată a
cheltuielilor.
Ordonanțarea de plată, ca și angajamentele bugetare și propunerile de angajare a unei cheltuieli
bugetare, va fi întocmită de către persoanele desemnate să întocmească și să țină evidența ALOP,
persoane care răspund pentru realitatea datelor înscrise în document și pentru obținerea tuturor
avizelor persoanelor autorizate.

Ordonanțarea de plata trebuie să conțină date cu privire la:


 Exercițiul bugetar în care se înregistrează plata;
 Subdiviziunea bugetară la care se înregistrează plata;
 Suma de plata (în cifre şi litere) exprimată în moneda națională sau în moneda străină,
după caz;
 Datele de identificare a beneficiarului plății;
 Natura cheltuielilor;
 Modalitatea de plată.

              2256/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
La înscrierea informațiilor în coloana 1 «Disponibil înaintea efectuării plății» din formularul
«Ordonanțare de plată» se va ține cont de angajamentele bugetare evidențiate în contul 8066
«Angajamente bugetare», precum şi de plățile efectuate din contul 770 «Finanţarea de la buget»
sau din alte conturi de disponibilități, după caz, dar şi de cheltuielile care au fost angajate, lichidate
şi ordonanţate anterior şi care nu au apărut decontate în extrasul de cont la momentul întocmirii
formularului «Ordonanţare de plată».

Ordin de plată bancar - include următoarele elemente obligatorii:


 identificarea ca ordin de plată;
 identificarea plătitorului, prin nume/denumire şi cont (codul IBAN al contului acestuia
deschis
 la instituția inițiatoare, codul IBAN atribuit centralei ori unităţii teritoriale a instituţiei
inițiatoare sau, după caz, codul BIC) ori doar prin nume/denumire, în cazul în care
plătitorul nu are cont deschis la instituţia inițiatoare;
 identificarea beneficiarului, prin nume/denumire şi cont (codul IBAN al contului acestuia
deschis la instituţia destinatară, codul IBAN atribuit centralei ori unității teritoriale a
instituţiei destinatare sau, după caz, codul BIC) ori prin nume/denumire şi adresă, în cazul
în care beneficiarul nu are cont deschis la instituţia destinatară;
 identificarea instituţiei inițiatoare, prin denumirea centralei sau, după caz, a unităţii
teritoriale şi/sau codul BIC, în cazul în care plătitorul diferă de instituţia inițiatoare;
 identificarea instituţiei receptoare, prin denumirea centralei sau, după caz, a unităţii
teritoriale şi/sau codul BIC, în cazul în care beneficiarul diferă de instituția receptoare;
 suma şi denominarea sumei;
 data emiterii ordinului de plată, care trebuie să fie unică, posibilă şi certă;
 elementul sau elementele care să permită verificarea autenticității ordinului de plată de
către
 instituţia iniţiatoare.

Ordin de plată pentru Trezorerie – include, în plus față de cel bancar, următoarele elemente
obligatorii:
 codul de identificare fiscală al plătitorului;
 codul de identificare fiscală al beneficiarului;
 numărul de evidenţă a plăţii, alocat de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală;

              2257/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
 numărul ordinului de plată dat de plătitor;
 referinţe privind conţinutul economic al operaţiunii;
 data debitării contului plătitorului de către instituţia iniţiatoare (care se va completa de
către instituţia iniţiatoare).

Borderou de plată a facturilor fiscale - conține următoarele secțiuni:


 număr document;
 emitentul;
 denumirea documentului;
 data;
 contul contabil;
 plăți;
 opțiune TVA;
 cota TVA;
 valoarea TVA;
 valoarea fără TVA;
 total plăţi.

5.2.2.Circuitul documentelor
Nr.
Document P CR PEÎC PDLC PDÎO P CFPP OC
Crt.
P / ÎRC
P/V/
1. Factura P / ÎR / T /N/D/ P/T P/T P/T
VBP / T
S/T
P/
P/A/
2. Ordonanțarea de plată P Î/T VCFPP
T
/T
Î/S/
3. Ordinul de plată
Ex
Borderou de plată a
4. Î/T/P P/T P/T P/T
facturilor fiscale

              2258/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
5.3. Resurse necesare
5.3.1.Resurse materiale
 Birou de lucru;
 Calculator conectat la internet;
 Imprimantă, copiator, telefon;
 Rechizite necesare în mod curent;
 Climat ambiental adecvat (temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 Persoanele desemnate conform fișei postului cu executarea acestor activități, din cadrul Serviciului
Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile aferente funcţionarilor publici/personalului contractual încadrat;
 cheltuieli administrative.

6. MODUL DE LUCRU

Etape
a) În baza contractelor încheiate cu furnizorii de bilete de tratament balnear, serviciile sunt prestate conform
clauzelor contractuale. După terminarea sejurului, furnizorii întocmesc facturile privind decontarea serviciilor
de tratament balnear, pe care le înaintează CNPP în vederea decontării, la termenele stabilite in contract.
Facturile sunt însoțite de documentele justificative, care stau la baza întocmirii acestora (biletele de tratament
pentru care s-au efectuat serviciile respective, anexele privind efectuarea parțială a zilelor de tratament
balnear și borderoul privind categoriile de beneficiari);
b) Facturile fiscale se înregistrează la Registratura Direcției Economice și Execuție Bugetară din cadrul CNPP,
după care se înaintează persoanei care efectuează înregistrarea în contabilitate a obligației de plată către
furnizori;
c) Documentele de mai sus stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială a instituției, pentru reflectarea
serviciului efectuat și a obligației de plată față de furnizori;
d) Pe facturile în original, întocmite în vederea plății cheltuielilor, se trece numărul și data notei contabile și
semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor;

              2259/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
e) După înregistrarea acestora, ele se transmit persoanelor din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și
Execuție Bugetară care se ocupă de decontarea biletelor de tratament balnear, în vederea verificării și
acordării vizei “ Bun de plata”;
f) Persoanele împuternicite să acorde viza “ Bun de plată”, desemnate prin Ordin al Președintelui CNPP,
verifică atât exactitatea și realitatea datelor înscrise în biletele de tratament (stațiune, serie, nume/prenume
beneficiar, categoria de beneficiar, etc.), cât și realitatea sumei datorate beneficiarului, pe baza datelor
înscrise în factura fiscală (denumire furnizor, data prezentării în stațiune, număr bilete, preț, etc);
g) După verificarea documentelor justificative, persoanele împuternicite să efectueze lichidarea cheltuielilor,
confirmă pe proprie răspundere, că această verificare a fost realizată, semnează și acordă viza “Bun de
plată“ pe facturile fiscale. Prin acordarea semnăturii și mențiunii “Bun de plată“ pe facturi, se atestă că
serviciile au fost efectuate corespunzător de către furnizori și că toate pozițiile din factură au fost verificate;
h) După ce persoanele împuternicite confirmă că serviciile au fost efectuate și că plata poate fi realizată,
acestea întocmesc un borderou centralizator al acestora, pe care îl transmit, împreună cu facturile fiscale și
anexele la acestea, persoanei desemnate prin Ordin al Președintelui CNPP să întocmească ordonanțarea
de plată a acestora;
i) Ordonanțarea de plată se întocmește conform formularului din O.M.F.P nr.1792/2002 actualizat, pentru
fiecare furnizor de prestări servicii de bilete de tratament și va fi semnată de către:
 compartimentul de specialitate, care atestă ca serviciile au fost efectuate; numele persoanelor care
acordă această viza sunt stabilite prin Ordin al Președintelui CNPP;
 compartimentul de contabilitate, care răspunde de datele înscrise în col.1 “ Disponibil înaintea
efectuării plății din angajamentele bugetare”; numele persoanelor care acordă această viză sunt
stabilite prin Ordin al Președintelui CNPP;
 viza de control financiar preventiv propriu;
 viza de control financiar preventiv delegat;
 ordonator principal de credite.
j) La acordarea vizei de control financiar preventiv propriu, de către persoanele stabilite prin Ordin al
Președintelui, se verifică:
 dacă documentele justificative sunt cele prevăzute de normele legale în vigoare;
 dacă facturile au viza “Bun de plată”;
 dacă există concordanță între cheltuielile lichidate și suma ordonanțată la plată, precum și
încadrarea acesteia în angajamentul legal;
 dacă suma ordonanțată la plată se încadrează în subdiviziunea corespunzătoare a clasificației
bugetare pentru care există angajament bugetar individual;

              2260/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
 dacă ordonanțarea a fost emisă corect;
 dacă numele și datele de identificare ale furnizorului sunt corecte.
k) După aprobarea de către ordonatorul principal de credite, ordonanțarea de plată împreună cu toate
documentele justificative în original se înaintează persoanei din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și
Execuție Bugetară pentru efectuarea plății;
l) Plata se efectuează prin întocmirea ordinelor de plată pe fiecare furnizor, se semnează de persoanele cu
drept de semnătură și se aplică amprenta ștampilei.

Rezultate urmărite:
 Decontarea facturilor de tratament balnear.

7. RESPONSABILITĂȚI

Personalul Compartimentului Registratură:


 Primește și înregistrează facturile și documentele justificative depuse / transmise de furnizorii de servicii;
 Transmite facturile și documentele justificative către P EÎC.

Persoana care efectuează înregistrarea în contabilitate:


 Primește facturile și documentele justificative și înregistrează în contabilitate obligația de plată către
furnizori;
 Înscrie, pe facturile în original, numărul și data notei contabile și le semnează;
 Transmite facturile și documentele justificative persoanelor din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate
și Execuție Bugetară care se ocupă de decontarea biletelor de tratament balnear.

Persoana desemnată cu lichidarea cheltuielilor:


 Primește documentele și verifică, atât exactitatea și realitatea datelor înscrise în biletele de tratament
(stațiune, serie, nume/prenume beneficiar, categoria de beneficiar, etc.), cât și realitatea sumei datorate
beneficiarului, pe baza datelor înscrise în factura fiscală (denumire furnizor, data prezentării în stațiune,
număr bilete, preț, etc);
 Confirmă pe proprie răspundere, că această verificare a fost realizată, semnează și acordă viza “Bun de
plată“ pe facturile fiscale;

              2261/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
 Întocmește un borderou centralizator al facturilor, pe care îl transmite, împreună cu facturile fiscale și
anexele la acestea, persoanei desemnate prin Ordin al Președintelui CNPP să întocmească
ordonanțarea de plată a acestora;
 Primește documentele (factura, documentele justificative, ordonanțarea de plată) de la OC și întocmește
ordinele de plată pe fiecare furnizor;
 Semnează ordinele de plată și efectuează plata.

Persoana desemnată să întocmească ordonanțarea:


 Primește facturile, documentele justificative și borderoul centralizator și întocmește ordonanțarea de
plată, o semnează și le transmite către persoana desemnată să exercite viza de control financiar
preventiv propriu.

Persoana desemnată să exercite viza de control financiar preventiv propriu:


 Primește documentele și le verifică;
 Acordă viza CFPP ordonanțării de plată și o transmite către OC în vederea aprobării.

Ordonatorul de credite:
 Primește documentele, aprobă ordonanțarea de plată și le transmite către P DLC.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

              2262/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3
9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2263/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 05 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2264/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 05 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind decontarea biletelor de tratament
(PO – 05 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2265/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Documente justificative:
biletele de tratament , Primire facturi de la furnizorii de
anexele privind efectuarea servicii, împreună cu documentele
parțială a zilelor de justificative
tratament, borderoul
privind categoriile de
beneficiari
Efectuare înregistrare în contabilitate
a obligației de plată către furnizori

Inscriere pe facturile în original


întocmite în vederea plății cheltuielilor
a numărului / datei notei contabile și
semnarea de către persoana care a
înregistrat în contabilitate lichidarea
cheltuielilor

Verificare si acordare viză “Bun de


plată” și semnare de către persoana
cu atribuții

Întocmire borderou centralizator și


transmitere facturi fiscale și anexele la Borderou centralizator
acestea, persoanei desemnate prin
Ordin al Președintelui CNPP

Formular de ordonanțare
Întocmire formular de ordonanțare de de plată (O.M.F.P
plată nr.1792/2002)

Acordare de semnături și vize de


control financiar preventiv propriu și
delegat, de către persoanele cu
atribuții

Aprobarea ordonatorului principal de


credite a ordonanțării de plată (cu
toate documentele justificative în
original )

                2266/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 05 – DEEB
Ediția 3 

Întocmire borderou de plată, semnare Borderou de plată


și ștampilare

Efectuare plată (efectuarea unei


singure tranșe de plăți în trezorerie
pentru toți furnizorii)

Stop

                2267/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 05 – DEEB
Ediția 2
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
1. Primirea și înregistrarea facturilor și a documentelor
5 00 5 00 5 00
justificative depuse / transmise de furnizorii de servicii
2. Transmiterea facturilor și a documentelor justificative către P
2 00 2 00 2 00
EÎC
3. Primirea facturilor și a documentelor justificative și
înregistrarea în contabilitate a obligației de plată către 5 00 10 00 7 30
furnizori
4. Înscrierea, pe facturile în original, a numărului și a datei notei
1 00 1 00 1 00
contabile și semnarea
5. Transmiterea facturilor și documentelor justificative
1 00 1 00 1 00
persoanelor din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și

          2268/3534
   
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 05 – DEEB
Ediția 2
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Execuție Bugetară care se ocupă de decontarea biletelor de
tratament balnear
6. Primirea documentelor și verificarea, atât a exactității și
realității datelor înscrise în biletele de tratament (stațiune,
serie, nume/prenume beneficiar, categoria de beneficiar,
10 00 10 00 10 00
etc.), cât și a realității sumei datorate beneficiarului, pe baza
datelor înscrise în factura fiscală (denumire furnizor, data
prezentării în stațiune, număr bilete, preț, etc)
7. Confirmarea pe proprie răspundere, că această verificare a
fost realizată, semnarea și acordarea vizei “Bun de plată“ pe 1 00 1 00 1 00
facturile fiscale;
8. Întocmirea unui borderou centralizator al facturilor și
transmiterea, împreună cu facturile fiscale și anexele la
10 00 10 00 10 00
acestea, persoanei desemnate prin Ordin al Președintelui
CNPP să întocmească ordonanțarea de plată a acestora
9. Primirea facturilor, a documentelor justificative și a
10 00 10 00 10 00
borderoului centralizator și întocmirea ordonanțării de plată;

          2269/3534
   
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 05 – DEEB
Ediția 2
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Semnarea și transmiterea către persoana desemnată să
exercite viza de control financiar preventiv propriu
10. Primirea documentelor și verificarea lor 15 00 15 00 15 00
11. Acordarea vizei CFPP ordonanțării de plată și transmiterea
2 00 2 00 2 00
către OC în vederea aprobării
12. Primirea documentelor, aprobarea ordonanțării de plată și
10 00 10 00 10 00
transmiterea acestora către P DLC
13. Primirea documentelor (factura, documentele justificative,
ordonanțarea de plată) de la OC și întocmirea ordinelor de 10 00 20 00 15 00
plată pe fiecare furnizor
14. Semnarea ordinelor de plată și efectuarea plății 5 00 5 00 5 00

          2270/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 06 – DEEB


Direcția Economică si Execuție Bugetară Ediția 2
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ACHIZIȚII PUBLICE DE PRODUSE, SERVICII SAU LUCRĂRI


PRIN LICITATIE DESCHISA

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

          2271/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli cu privire la desfǎşurarea activitǎţilor de achiziţie publicǎ prin metoda
„Licitaţie deschisǎ”;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.

2. DOMENIU
Achiziţia de produse, servicii şi lucrari necesare desfaşurării în bune condiţii a activităţii Casei Naţionale de Pensii
Publice şi îndrumarea metodologică privind achiziţiile publice a Caselor Teritoriale de Pensii.

Principiile care guvernează activitatea de achiziţii publice:


 legalitate;
 nediscriminare;
 recunoaştere reciprocă;
 transparenţă;
 oportunitate;
 proporţionalitate;
 eficienţa utilizării fondurilor publice;
 tratament egal în faţa legii;
 responsabilitate;
 deontologie profesională.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Direcţia Economică si Execuţie Bugetarǎ:
- Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte;
- Serviciul Financiar Contabilitate şi Execuţie Bugetarǎ.

Procedura se aplică de către:


 persoanele încadrate în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte, Serviciul Financiar
Contabilitate şi Execuţie Bugetarǎ din cadrul Direcţiei Economice și Execuţie Bugetarǎ.

          2272/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al
achiziţiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002.

3.2 Legislație primară:


 Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de Urgenţă nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind
atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor
de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 30 din 12 aprilie 2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente
procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi
a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 500/2002 privind Finanţele Publice, cu modificările şi completările ulterioare;

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 118/2012 privind Statutul Casei Naţionale de Pensii Publice, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Hotărârea Guvernului nr. 925 din 19 iulie 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a
contractelor de concesiune de servicii;
 Hotărârea Guvernului nr. 1.660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgentă
a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de
lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Norme din 22 noiembrie 2006 de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie
publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea

          2273/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de
concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul nr. 155 din 2 octombrie 2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie
publică;
 Ordinul nr. 1792 din 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea
angajamentelor bugetare si legale;
 Instrucțiuni și ordine ANRMAP;
 Instrucțiuni și ordine UCVAP;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fişele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiţii:
Activitatea de achiziții publice = Activitatea prin care se asigură eficient mijloacele materiale, bunurile, serviciile
şi lucrările necesare activităţii instituţiei.
Procedura de atribuire = Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de către candidaţi/ofertanţi
pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul de achiziţie publică să fie considerat valabil; procedurile
de atribuire sunt: licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte,
concursul de soluţii;
Vocabularul comun al achiziţiilor publice - CPV - Desemnează nomenclatorul de referinţa aplicabil
contractelor de achiziţie publică, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al
Consiliului privind vocabularul comun al achiziţiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L
340 din 16 decembrie 2002, asigurând corespondenta cu alte nomenclatoare existente.

Abrevieri:
A = Aprobare;
Ah = Arhivare;
CE = Comisie de evaluare;
CS = Compartiment de specialitate;

          2274/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
E = Evaluare;
PVD = Proces Verbal de deschiderea a ofertelor;
RP = Raport Procedură;
Ctr. = Contract;
AP = Anunţ participare;
AA = Anunţ atribuire;
PO = Procedura operaţionalǎ;
V = Verificare;
PC = Procedurǎ cadru;
DEEB = Direcţia Economică şi Execuţie Bugetară;
D = Direcţia;
SAPUDC = Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte;
SG = Secretar General;
SJC = Serviciul Juridic și Contecios;
CFPP = Control financiar preventiv propriu;
CFD MFP = Controlor financiar delegat Ministerul Finanțelor Publice;
OPC = Ordonator Principal de Credite;
SEAP = Sistemul Electronic de Achiziţii Publice;
ANRMAP = Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice;
UCVAP = Unitatea pentru Coordonarea și Verificarea Achizițiilor Publice.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Achiziţiile publice de produse, servicii şi lucrari în conformitate cu prevederile Ordonanţei de Urgenţă a
Guvernului nr. 34-2006 cu modificările şi completările ulterioare. Componenta este dependentǎ, în mod direct,
de necesităţile concrete in care se desfǎşoarǎ activitatea Casei Naţionale de Pensii Publice, de modul de
organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de
calitatea şi pregǎtirea profesionalǎ a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de
management financiar si control.

          2275/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
5.2. Documente utilizate
5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Referatul de necesitate pentru achiziţia de bunuri, servicii, lucrări / Nota de fundamentare a
necesităţii şi oportunităţii – cuprinde informaţii privind:
 denumirea produselor, serviciilor, lucrărilor necesare autorității contractante, pentru a-şi
îndeplini rolul;
 argumentarea necesităţii, accentuându-se efectele ce se doresc a fi obţinute;
 data la care se doreşte obţinerea produselor, serviciilor şi lucrărilor necesare;
 preţul estimat, care se determină prin realizarea analizei/studiului de piață, pentru identificarea
prețurilor practicate în mod curent, pentru respectivele produse/servicii/lucrări.

Nota privind volumul estimat şi valoarea estimată – este întocmită de D/CS.


Cuprinde informaţii privind:
 denumirea produselor, serviciilor, lucrărilor necesare autorității contractante, pentru a-şi
îndeplini rolul;
 volumul / cantitatea estimată;
 valoarea estimată, care se determină prin realizarea analizei/studiului de piață, pentru
identificarea prețurilor practicate în mod curent, pentru respectivele produse/servicii/lucrări.

Nota justificativă pentru stabilirea procedurii de achiziţie publică – conține următoarele secțiuni:
 Prevederi bugetare aprobate;
 Explicatii cu privire la rezultatul estimarii conf. Cap II sectiunea a – 2-a din O.U.G 34/2006;
 Valoare contract;
 Procedura propusă de atribuire a contractului.

Decizia de numire a componenţei comisiilor de evaluare a ofertelor şi de soluţionare a


contestaţiilor – conține nominalizarea membrilor din comisiile de evaluare a ofertelor şi de soluţionare
a contestaţiilor;

Caietul de sarcini – Conține cerinte, prescriptii, caracteristici de natura tehnica ce permit fiecarui
produs, serviciu sau lucrare sa fie descris, in mod obiectiv, in asa maniera incat sa corespunda
necesitatii autoritatii contractante;

          2276/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
Documentaţia de atribuire - Documentatia ce cuprinde toate informatiile legate de obiectul
contractului de achizitie publica si de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau,
dupa caz, documentatia descriptiva;

Fișa de date - Document al documentaţiei de atribuire ce cuprinde informaţii generale privind


autoritatea contractantă, în special cu privire la adresă - inclusiv telefon, fax, e-mail, persoane de
contact, mijloace de comunicare, formalităţi care trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la
procedura de atribuire, dacă sunt solicitate de autoritatea contractantă, toate cerinţele minime de
calificare, precum şi toate documentele care urmează să fie prezentate de ofertanţi/candidaţi pentru
dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecţie, instrucţiuni privind modul de elaborare şi de
prezentare a propunerii tehnice şi financiare, informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire
aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare, instrucţiuni privind căile de atac prevăzute de lege, precum
şi orice alte informaţii prevăzute de legislaţia în domeniu;

Anunțul de participare publicat în SEAP - cuprinde cel puţin următoarele informaţii:


 data limită stabilită pentru primirea ofertelor;
 adresa la care se transmit ofertele;
 limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta;
 dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora;
 o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit;
 modul de obţinere a documentaţiei de atribuire.

Ordinul de numire a comisiei de evaluare - Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii
titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul
compartimentului de specialitate şi al SAPUDC.

Declarații de confidențialitate și conflictul de interese – asigură confidențialitatea din partea


membrilor comisiei de evaluare și evitarea conflictului de interese.

Dosarul achiziției publice – cuprinde:


 nota privind determinarea valorii estimate;
 anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul;
 anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare şi/sau, după caz, invitaţia
de participare;

          2277/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
 erata, dacă este cazul;
 documentaţia de atribuire;
 nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a
fost alta decât licitaţia deschisă sau licitaţia restrânsă;
 nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul;
 procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor;
 formularele de ofertă depuse în cadrul procedurii de atribuire;
 solicitările de clarificări, precum şi clarificările transmise/primite de autoritatea contractantă;
 raportul procedurii de atribuire;
 dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii;
 contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate;
 anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;
 dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, însoţite de deciziile
motivate pronunţate de Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;
 documentele referitoare la funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului
de atribuire a contractelor de achiziţie publică, dacă este cazul;
 documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor
contractuale de către contractant;

Oferta - Actul juridic prin care operatorul economic isi manifesta vointa de a se angaja din punct de
vedere juridic intr-un contract de achizitie publica; oferta cuprinde propunerea financiara si propunerea
tehnica;

Procesul verbal de deschidere a ofertelor – conține data, informații despre membrii CE, denumirea/
numele candidaţilor/ ofertanţilor, denumirea operatorilor respinși și motivele, prețul și durata ofertelor,
documentele de calificare depuse, semnături;

Raportul privind procedura de atribuire a achiziţiilor publice – cuprinde cel puţin următoarele
elemente:
a) denumirea si sediul autoritatii contractante;
b) obiectul contractului de achizitie publica/acordului-cadru sau sistemului de achizitie dinamic;
c) daca este cazul, denumirea/numele candidatilor participanti la procedura;

          2278/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
d) daca este cazul, denumirea/numele candidatilor selectati si neselectati, precum si motivele care au
stat la baza selectarii sau neselectarii respectivilor candidati;
e) denumirea/numele ofertantilor participanti la procedura;
f) denumirea/numele ofertantilor respinsi si motivele care au stat la baza acestei decizii;
g) daca este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca
urmare a considerarii preturilor prezentate ca fiind neobisnuit de scazute;
h) denumirea/numele ofertantului/ofertantilor a carui/caror oferta a fost declarata castigatoare si
motivele care au stat la baza acestei decizii;
i) in cazul ofertantului/ofertantilor castigatori, partea din contract pe care acesta/acestia au declarat ca
o subcontracteaza, impreuna cu denumirea/numele subcontractantilor;
j) daca este cazul, justificarea hotararii de anulare a procedurii de atribuire.

Contestaţii – conțin obiecții cu privire la rezultatul procesului de evaluare;

Comunicări stabilire ofertant câștigător – Comunicarea se realizează în scris în termen de cel mult
3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective. Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin
mijloace electronice în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective. Dacă
aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea
semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare.

Proiectul de contract - contractul, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, care include şi categoria
contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din OUG nr. 34/2006, cu titlu oneros,
încheiat în scris între una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi unul ori mai mulţi
operatori economici, pe de altă parte, având ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau
prestarea de servicii.

          2279/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
5.2.2.Circuitul documentelor
Nr. CFD
Document SAPUDC DEEB D/CS OPC CE SG SJC CFPP
crt. MFP
Nota de fundamentare
1. a necesității și Ah V I A PA V V
oportunității
2. Caietul de sarcini Ah I A
Nota privind volumul
3. estimat și valoarea Ah I
estimată
Nota de fundamentare
4. privind procedura I V A PA V
aleasă
Documentația de
5. I/V V V A
atribuire
Anunțul de participare
6. I
publicat în SEAP
Ordinul de numire a
7. I V V A V
comisiei de evaluare
Declarații de
8. confidențialitate si I
conflictul de interese
Proces verbal de
9. I
deschidere a ofertelor
10 Raportul procedurii A I
Comunicări stabilire
11. I V
ofertant câștigător
12. Contract I S S S S S

          2280/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
5.3. Resurse necesare
5.3.1.Resurse materiale
 birouri de lucru;
 calculatoare conectate la internet;
 imprimante, copiator, telefon;
 rechizite necesare în mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 Funcţionari publici, încadraţi în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmarire Derulare Contracte din cadrul
Direcţiei Economice şi Execuţie Bugetară; pentru buna desfǎşurare a activitǎţii de achizitii publice
este necesarǎ asigurarea unui numǎr corespunzǎtor de persoane.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile aferente funcţionarilor publici încadraţi în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmarire
Derulare Contracte din cadrul Direcţiei Economice şi Execuţie Bugetară;
 cheltuieli administrative.

6. MODUL DE LUCRU

a) Identificarea necesitatilor si a fondurilor necesare


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Referat de necesitate Directia de specialitate
2 Fila de buget/ aprobare obtinere credit DEEB
3 Programul anual al achiziţiilor publice DEEB

b) Alegerea procedurii de licitatie deschisa


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Referat de necesitate care contine estimarea valorii achizitiei Directia de specialitate
2 Pozitie in programul anual al achizitiilor publice DEEB

          2281/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
c) Transmiterea spre publicare a anuntului de intentie (dacă est cazul)
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Cererea de publicare a anuntului DEEB
2 Extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat DEEB

d) Elaborarea documentatiei de atribuire - elaborarea caietului de sarcini, clauze contractuale, stabilirea


cerintelor minime de calificare referitoare la situatia economica si financiara sau la capacitatea tehnica si/sau
profesionala si elaborarea notei justificative, stabilirea criteriului de atribuire si elaborarea notei justificative cu
privire la acesta, finalizarea fisei de date a achizitiei
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
Caietului de sarcini – pe baza referatului de necesitate întocmit de DEEB
1
direcţia de specialitate
Elaborare clauze contractuale - Direcţia de specialitate stabileşte Direcţia de specialitate
2 condiţiile tehnice/profesionale şi DEEB stabileşte condiţiile şi DEEB
economico-financiare
Nota justificativa pentru stabilirea cerintelor minime de calificare DEEB
3 referitoare la situatia economica si financiara (DEEB) sau la sau Direcţia de specialitate
capacitatea tehnica si/sau profesionala (Direcţia de specialitate)
4 Nota justificativa pentru stabilirea criteriului de atribuire DEEB
5 Fisa de date a achizitiei finalizată DEEB
6 Documentatia de atribuire aprobată DEEB

e) Transmiterea spre publicare a anuntului de participare


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Cererea de publicare a anuntului DEEB
2 Extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat DEEB

f) Numirea comisiei de evaluare


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.

          2282/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
1 Decizia / Ordin de numire a comisiei de evaluare DEEB si Direcţia de specialitate
Nota justificativa privind cooptarea de experti externi, daca este Direcţia de specialitate
2
cazul

g) Punerea la dispozitia operatorilor economici a documentatiei de atribuire (DEEB)

h) Perioada de asteptare - primire solicitari clarificari si transmiterea raspunsurilor, elaborare oferte, primire
contestatii, daca este cazul; depunere oferte, completarea declaratiilor privind confidentialitatea si conflictul de
interese
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Adresele privind solicitarile de clarificari inregistrate DEEB
2 Adresele privind raspunsurile la solicitarile de clarificari Direcţia de specialitate + DEEB
3 Contestatia depusa, cu numar de inregistrare DEEB
4 Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa Direcţia Juridică + DEEB
Lista cu ofertantii, numarul de inregistrare al ofertelor, data si ora
5 DEEB
inregistrarii
Declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare si de catre
6 DEEB
expertii externi cooptati

i) In cazul aparitiei conflictului de interese, se ia decizia modificarii comisiei de evaluare si se modifica


actul juridic de numire a acesteia
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare DEEB
2 Decizia modificata de numire a comisiei de evaluare DEEB

j) Desfasurarea sedintei de deschidere - Intocmirea procesului verbal de deschidere a ofertelor


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Procesul verbal de deschidere a ofertelor Comisia de evaluare

          2283/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
k) Examinare si evaluare oferte - verificare conditii de: eligibilitate, calificare, corespondenta tehnica si financiara;
solicitare de clarificari privind oferta, daca este cazul; aplicare criteriu de atribuire; stabilirea ofertei castigatoare;
elaborare raport si aprobarea acestuia
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Daca este cazul, procesul-verbal intermediar de evaluare Comisia de evaluare
2 Raportul de evaluare a ofertelor Comisia de evaluare

l) Transmiterea comunicarii privind rezultatul procedurii de atribuire


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Comunicarile catre ofertanti DEEB

m) Perioada de asteptare - primire contestatii, daca este cazul; punerea la dispoziţia CNSC a dosarului achiziţiei
la solicitare; suspendarea procedurii pâna la solutionare, după caz
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Contestatia depusa, cu numar de inregistrare DEEB
Comisia de evaluare,
2 Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa Direcţia de specialitate,
Direcţia Juridică

n) Semnare contract
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Propunere şi angajament bugetar Intocmire - responsabil ALOP
Semnare - Compartiment
specialitate, Contabilitate, viza
CFP, viza Controlor delegat MEF
Contractul semnat, in original şi vizat dacă este cazul de
2 DEEB, Controlorul delegat MEF
Controlorul delegat

          2284/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
o) Transmitere spre publicare a anuntului de atribuire
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Cererea de publicare a anuntului DEEB
2 Extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat DEEB

Rezultate urmărite:
 asigurarea necesarului de mijloace materiale şi servicii cu utilizarea legală, oportună şi eficientă a fondurilor
publice;

7. RESPONSABILITĂȚI

Direcţia Economică şi Execuţie Bugetară și Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte:
 Verifică Fila de buget/ aprobare obtinere credit;
 Verifică Programul anual al achiziţiilor publice;
 Verifică pozitia in programul anual al achizitiilor publice;
 Întocmește Cererea de publicare a anuntului;
 Ia un extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat;
 Întocmește Caietul de sarcini – pe baza referatului de necesitate întocmit de direcţia de specialitate;
 Întocmește Clauzele contractuale - stabileşte condiţiile economico-financiare;
 Întocmește Nota justificativa pentru stabilirea cerintelor minime de calificare referitoare la situatia economica
si financiara;
 Întocmește Nota justificativa pentru stabilirea criteriului de atribuire;
 Întocmește fisa de date a achizitiei;
 Aprobă Documentatia de atribuire;
 Întocmește Cererea de publicare a anuntului;
 Ia extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat;
 Întocmește Decizia / ordinul de numire a comisiei de evaluare;
 Primește adresele privind solicitarile de clarificari inregistrate;
 Întocmește adresele privind raspunsurile la solicitarile de clarificari;
 Primește Contestatia depusa, cu numar de inregistrare;
 Întocmește rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa;
 Întocmește lista cu ofertantii, numarul de inregistrare al ofertelor, data si ora inregistrarii;

          2285/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2
 Întocmește declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare si de catre expertii externi cooptati;
 Întocmește Decizia modificata de numire a comisiei de evaluare;
 Întocmește comunicarile catre ofertanti;
 Primește Contestatia depusa, cu numar de inregistrare;
 Întocmește rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa;
 Întocmește, avizează și aprobă contractul, in original şi obține viza dacă, este cazul, Controlorului delegat;
 Întocmește Cererea de publicare a anuntului;
 Ia un extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat.

Direcţia de specialitate:
 Întocmește Referatul de necesitate;
 Întocmește Referatul de necesitate care contine estimarea valorii achizitiei;
 Elaborează clauzele contractuale - stabileşte condiţiile tehnice/profesionale;
 Întocmește Nota justificativa pentru stabilirea cerintelor minime de calificare - capacitatea tehnica si/sau
profesionala;
 Întocmește Decizia / ordinul de numire a comisiei de evaluare;
 Întocmește adresele privind raspunsurile la solicitarile de clarificari;
 Întocmește rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa.

Serviciul Juridic și Contecios:


 Întocmește rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa.

Comisia de evaluare:
 Întocmește Procesul verbal de deschidere a ofertelor;
 Întocmește, daca este cazul, procesul-verbal intermediar de evaluare;
 Întocmește Raportul de evaluare a ofertelor;
 Întocmește rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa.

Responsabil ALOP:
 Întocmește propunerea şi angajamentul bugetar.

Responsabil CFPP:
 Vizează propunerea şi angajamentul bugetar.

          2286/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2

Controlor delegat MFP:


 Vizează propunerea şi angajamentul bugetar;
 Vizează contractul.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

          2287/3534
   
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 06 – DEEB
Ediția 2 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2288/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 06 – DEEB
Ediția 2 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind achiziții publice de produse, servicii sau lucrări prin LICITATIE DESCHISA
(PO – 06 – DEEB Ediția 2)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2289/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Identificarea necesităților și a Referat de necesitate


fondurilor necesare

Fila de buget/ aprobare


obtinere credit
Intocmire documente necesare

Programul anual al
achiziţiilor publice

Referat de necesitate care


conține estimarea valorii
Alegerea procedurii de licitație contractului
deschisă

Poziție in programul anual


Obtinerea aprobării de aplicare a al achizițiilor publice
procedurii de de licitație deschisă

Nota justificativă privind


Cererea de publicare a Transmiterea spre publicare a aplicarea procedurii de
anuntului anuntului de intentie (dacă este cazul) licitație deschisă

Elaborarea documentației de atribuire


(caietului de sarcini, clauze
contractuale, cerințelor minime de Documentație atribuire
calificare, criteriului de atribuire, fișei
de date a achiziției)

Transmiterea spre publicare a Cererea de publicare a


anuntului de participare anuntului

Decizia de numire a
Numirea comisiei de evaluare comisie de evaluare

Nota justificativă experti


Punerea la dispozitia operatorilor externi (daca este cazul)
economici a documentatiei de
atribuire

                2290/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 06 – DEEB
Ediția 2 

Primire solicitări de clarificări și Adrese răspunsuri


transmiterea răspunsurilor

Depunere contestații

Soluționare contestații/ suspendare


procedură

Decizia modificarii comisiei de


evaluare (cazul conflict de interese)

Desfașurarea sedinței de deschidere Proces verbal de


Intocmirea procesului verbal de deschidere a ofertelor
deschidere a ofertelor

Examinare si evaluare oferte Raport de evaluare oferte

Transmitere comunicare privind


rezultatul procedurii de atribuire

Depunere contestații

Soluționare contestații/ suspendare


procedură

Semnare contract Contract

Transmitere spre publicare a anunțului Cererea de publicare a


de atribuire anunțului

Stop

                2291/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 06 – DEEB
Ediția 2
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Întocmirea referatului de necesitate pentru achiziţia de
1 5 00 5 00 5 00
bunuri, servicii, lucrări
Aplicarea pe referatul de necesitate a vizei din punct de
2 vedere al existenţei prevederilor bugetare şi a creditelor 5 00 5 00 5 00
disponibile
Aplicarea pe referat a vizei din punct de vedere al necesităţii
3 5 00 5 00 5 00
şi oportunităţii
Aprobarea de către conducătorul instituţiei a referatului de
4 5 00 5 00 5 00
necesitate
Determinarea valorii estimate în funcţie de noile condiţii
5 existente pe piaţă şi întocmirea notei justificative privind 30 00 30 00 30 00
valoarea estimativă

              2292/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 06 – DEEB
Ediția 2
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Refacerea valorii estimate pe cod CPV dacă noua valoare
6 obţinută este diferită de valoarea estimată prin programul 30 00 30 00 30 00
anual
Stabilirea procedurii de achiziţie publică în funcţie de noua
7 valoare obţinută pe cod CPV prin compararea cu pragurile 5 00 5 00 5 00
valorice prevăzute de lege
Întocmirea notei justificative pentru stabilirea procedurii de
8 5 00 5 00 5 00
achiziţie publică
Numirea prin decizie a componenţei comisiilor de evaluare a
9 10 00 10 00 10 00
ofertelor şi de soluţionare a contestaţiilor
10 Întocmirea caietului de sarcini / anunțului de participare după caz după caz după caz
Întocmirea documentaţiei de atribuire şi a fişei de date a
11 după caz după caz după caz
achiziţiei publice
Lansarea procedurii de achiziţie publică prin introducerea
12 10 00 10 00 10 00
datelor în sistemul electronic
13 Primirea şi înregistrarea ofertelor după caz după caz după caz

              2293/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 06 – DEEB
Ediția 2
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Deschiderea ofertelor, întocmirea procesului verbal de
14 30 00 30 00 30 00
deschidere a ofertelor
15 Evaluarea ofertelor de către comisia de evaluare a ofertelor după caz după caz după caz
16 Stabilirea ofertei câştigătoare 60 00 60 00 60 00
Întocmirea raportului privind procedura de atribuire a
17 după caz după caz după caz
achiziţiilor publice
18 Comunicarea rezultatelor operatorilor economici 60 00 60 00 60 00
Înregistrarea eventualelor contestaţii de către comisia
19 10 00 10 00 10 00
desemnată în acest scop
Soluţionarea eventualelor contestaţii de către comisia
20 după caz după caz după caz
desemnată în acest scop
Finalizarea procedurii de achiziţii publice, întocmirea
21 după caz după caz după caz
proiectului de contract specific
22 Vizarea proiectului de contract de către SJC 60 00 60 00 60 00
Vizarea pentru control financiar preventiv a proiectului de
23 30 00 30 00 30 00
contract
24 Semnarea şi înregistrarea contractului 30 00 30 00 30 00

              2294/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 06 – DEEB
Ediția 2
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Realizarea obiectului contractului de achiziţii publice prin:
 livrarea bunurilor
 prestarea serviciilor
25 după caz după caz după caz
 executarea lucrărilor
 recepţia
 constituirea şi eliberarea garanţiei de bună execuţie
26 Întocmirea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea acestuia 20 00 20 00 20 00
Analiza procesului achiziţiei publice prin determinarea
27 după caz după caz după caz
punctelor tari şi a punctelor slabe; propuneri de îmbunătăţire

              2295/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 06 – DEEB
Ediția 2

              2296/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 07 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 2
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ACHIZIȚII PUBLICE DE PRODUSE, SERVICII SAU LUCRĂRI


PRIN NEGOCIERE FĂRĂ PUBLICAREA UNUI ANUNȚ

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2297/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli cu privire la desfǎşurarea activitǎţilor de achiziţie publicǎ prin metoda
„negociere fără publicarea unui anunț”;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.

2. DOMENIU
Achiziţia de produse, servicii şi lucrari necesare desfaşurării în bune condiţii a activităţii Casei Naţionale de Pensii
Publice şi îndrumarea metodologică privind achiziţiile publice a Caselor Teritoriale de Pensii.

Principiile care guvernează activitatea de achiziţii publice:


 legalitate;
 nediscriminare;
 recunoaştere reciprocă;
 transparenţă;
 oportunitate;
 proporţionalitate;
 eficienţa utilizării fondurilor publice;
 tratament egal în faţa legii;
 responsabilitate;
 deontologie profesională.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Direcţia Economică si Execuţie Bugetarǎ:
- Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte;
- Serviciul Financiar Contabilitate şi Execuţie Bugetarǎ.

Procedura se aplică de către:


 persoanele încadrate în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte, Serviciul Financiar
Contabilitate şi Execuţie Bugetarǎ din cadrul Direcţiei Economice și Execuţie Bugetarǎ.

              2298/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al
achiziţiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002.

3.2 Legislație primară:


 Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de Urgenţă nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind
atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor
de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 30 din 12 aprilie 2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente
procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi
a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 500/2002 privind Finanţele Publice, cu modificările şi completările ulterioare;

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 118/2012 privind Statutul Casei Naţionale de Pensii Publice, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Hotărârea Guvernului nr. 925 din 19 iulie 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a
contractelor de concesiune de servicii;
 Hotărârea Guvernului nr. 1.660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgentă
a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de
lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
 Norme din 22 noiembrie 2006 de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie
publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea

              2299/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de
concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul nr. 155 din 2 octombrie 2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie
publică;
 Ordinul nr. 1792 din 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea
angajamentelor bugetare si legale;
 Instrucțiuni și ordine ANRMAP;
 Instrucțiuni și ordine UCVAP;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fişele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiţii:
Activitatea de achiziții publice = Activitatea prin care se asigură eficient mijloacele materiale, bunurile, serviciile
şi lucrările necesare activităţii instituţiei.
Procedura de atribuire = Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de către candidaţi/ofertanţi
pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul de achiziţie publică să fie considerat valabil; procedurile
de atribuire sunt: licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte,
concursul de soluţii;
Vocabularul comun al achiziţiilor publice - CPV - Desemnează nomenclatorul de referinţa aplicabil
contractelor de achiziţie publică, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al
Consiliului privind vocabularul comun al achiziţiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L
340 din 16 decembrie 2002, asigurând corespondenta cu alte nomenclatoare existente.

Abrevieri:
A = Aprobare;
Ah = Arhivare;
CE = Comisie de evaluare;
CS = Compartiment de specialitate;

              2300/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
E = Evaluare;
PVD = Proces Verbal de deschiderea a ofertelor;
RP = Raport Procedură;
Ctr. = Contract;
AP = Anunţ participare;
AA = Anunţ atribuire;
PO = Procedura operaţionalǎ;
V = Verificare;
PC = Procedurǎ cadru;
DEEB = Direcţia Economică şi Execuţie Bugetară;
D = Direcţia;
SAPUDC = Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte;
SG = Secretar General;
SJC = Serviciul Juridic și Contecios;
CFPP = Control financiar preventiv propriu;
CFD MFP = Controlor financiar delegat Ministerul Finanțelor Publice;
OPC = Ordonator Principal de Credite;
SEAP = Sistemul Electronic de Achiziţii Publice;
ANRMAP = Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice;
UCVAP = Unitatea pentru Coordonarea și Verificarea Achizițiilor Publice.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Achiziţiile publice de produse, servicii şi lucrari în conformitate cu prevederile Ordonanţei de Urgenţă a
Guvernului nr. 34-2006 cu modificările şi completările ulterioare. Componenta este dependentǎ, în mod direct,
de necesităţile concrete in care se desfǎşoarǎ activitatea Casei Naţionale de Pensii Publice, de modul de
organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de
calitatea şi pregǎtirea profesionalǎ a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de
management financiar si control.

              2301/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
5.2. Documente utilizate
5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Referatul de necesitate pentru achiziţia de bunuri, servicii, lucrări / Nota de fundamentare a
necesităţii şi oportunităţii – cuprinde informaţii privind:
 denumirea produselor, serviciilor, lucrărilor necesare autorității contractante, pentru a-şi
îndeplini rolul;
 argumentarea necesităţii, accentuându-se efectele ce se doresc a fi obţinute;
 data la care se doreşte obţinerea produselor, serviciilor şi lucrărilor necesare;
 preţul estimat, care se determină prin realizarea analizei/studiului de piață, pentru identificarea
prețurilor practicate în mod curent, pentru respectivele produse/servicii/lucrări.

Nota privind volumul estimat şi valoarea estimată – este întocmită de D/CS.


Cuprinde informaţii privind:
 denumirea produselor, serviciilor, lucrărilor necesare autorității contractante, pentru a-şi
îndeplini rolul;
 volumul / cantitatea estimată;
 valoarea estimată, care se determină prin realizarea analizei/studiului de piață, pentru
identificarea prețurilor practicate în mod curent, pentru respectivele produse/servicii/lucrări.

Nota justificativă pentru stabilirea procedurii de achiziţie publică – conține următoarele secțiuni:
 Prevederi bugetare aprobate;
 Explicatii cu privire la rezultatul estimarii conf. Cap II sectiunea a – 2-a din O.U.G 34/2006;
 Valoare contract;
 Procedura propusă de atribuire a contractului.

Decizia de numire a componenţei comisiilor de evaluare a ofertelor şi de soluţionare a


contestaţiilor – conține nominalizarea membrilor din comisiile de evaluare a ofertelor şi de soluţionare
a contestaţiilor;

Caietul de sarcini – Conține cerinte, prescriptii, caracteristici de natura tehnica ce permit fiecarui
produs, serviciu sau lucrare sa fie descris, in mod obiectiv, in asa maniera incat sa corespunda
necesitatii autoritatii contractante;

              2302/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
Documentaţia de atribuire - Documentatia ce cuprinde toate informatiile legate de obiectul
contractului de achizitie publica si de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau,
dupa caz, documentatia descriptiva;

Fișa de date - Document al documentaţiei de atribuire ce cuprinde informaţii generale privind


autoritatea contractantă, în special cu privire la adresă - inclusiv telefon, fax, e-mail, persoane de
contact, mijloace de comunicare, formalităţi care trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la
procedura de atribuire, dacă sunt solicitate de autoritatea contractantă, toate cerinţele minime de
calificare, precum şi toate documentele care urmează să fie prezentate de ofertanţi/candidaţi pentru
dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecţie, instrucţiuni privind modul de elaborare şi de
prezentare a propunerii tehnice şi financiare, informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire
aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare, instrucţiuni privind căile de atac prevăzute de lege, precum
şi orice alte informaţii prevăzute de legislaţia în domeniu;

Anunțul de participare publicat în SEAP - cuprinde cel puţin următoarele informaţii:


 data limită stabilită pentru primirea ofertelor;
 adresa la care se transmit ofertele;
 limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta;
 dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora;
 o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit;
 modul de obţinere a documentaţiei de atribuire.

Ordinul de numire a comisiei de evaluare - Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii
titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul
compartimentului de specialitate şi al SAPUDC.

Declarații de confidențialitate și conflictul de interese – asigură confidențialitatea din partea


membrilor comisiei de evaluare și evitarea conflictului de interese.

Dosarul achiziției publice – cuprinde:


 nota privind determinarea valorii estimate;
 anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul;
 anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare şi/sau, după caz, invitaţia
de participare;

              2303/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
 erata, dacă este cazul;
 documentaţia de atribuire;
 nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a
fost alta decât licitaţia deschisă sau licitaţia restrânsă;
 nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul;
 procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor;
 formularele de ofertă depuse în cadrul procedurii de atribuire;
 solicitările de clarificări, precum şi clarificările transmise/primite de autoritatea contractantă;
 raportul procedurii de atribuire;
 dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii;
 contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate;
 anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;
 dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, însoţite de deciziile
motivate pronunţate de Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;
 documentele referitoare la funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului
de atribuire a contractelor de achiziţie publică, dacă este cazul;
 documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor
contractuale de către contractant;

Oferta - Actul juridic prin care operatorul economic isi manifesta vointa de a se angaja din punct de
vedere juridic intr-un contract de achizitie publica; oferta cuprinde propunerea financiara si propunerea
tehnica;

Procesul verbal de deschidere a ofertelor – conține data, informații despre membrii CE, denumirea/
numele candidaţilor/ ofertanţilor, denumirea operatorilor respinși și motivele, prețul și durata ofertelor,
documentele de calificare depuse, semnături;

Raportul privind procedura de atribuire a achiziţiilor publice – cuprinde cel puţin următoarele
elemente:
a) denumirea si sediul autoritatii contractante;
b) obiectul contractului de achizitie publica/acordului-cadru sau sistemului de achizitie dinamic;
c) daca este cazul, denumirea/numele candidatilor participanti la procedura;

              2304/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
d) daca este cazul, denumirea/numele candidatilor selectati si neselectati, precum si motivele care au
stat la baza selectarii sau neselectarii respectivilor candidati;
e) denumirea/numele ofertantilor participanti la procedura;
f) denumirea/numele ofertantilor respinsi si motivele care au stat la baza acestei decizii;
g) daca este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca
urmare a considerarii preturilor prezentate ca fiind neobisnuit de scazute;
h) denumirea/numele ofertantului/ofertantilor a carui/caror oferta a fost declarata castigatoare si
motivele care au stat la baza acestei decizii;
i) in cazul ofertantului/ofertantilor castigatori, partea din contract pe care acesta/acestia au declarat ca
o subcontracteaza, impreuna cu denumirea/numele subcontractantilor;
j) daca este cazul, justificarea hotararii de anulare a procedurii de atribuire.

Contestaţii – conțin obiecții cu privire la rezultatul procesului de evaluare;

Comunicări stabilire ofertant câștigător – Comunicarea se realizează în scris în termen de cel mult
3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective. Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin
mijloace electronice în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective. Dacă
aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea
semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare.

Proiectul de contract - contractul, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, care include şi categoria
contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din OUG nr. 34/2006, cu titlu oneros,
încheiat în scris între una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi unul ori mai mulţi
operatori economici, pe de altă parte, având ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau
prestarea de servicii.

              2305/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
5.2.2.Circuitul documentelor
Nr. CFD
Document SAPUDC DEEB D/CS OPC CE SG SJC CFPP
crt. MFP
Nota de fundamentare
1. a necesității și Ah V I A PA V V
oportunității
2. Caietul de sarcini Ah I A
Nota privind volumul
3. estimat și valoarea Ah I
estimată
Nota de
4. fundamentare privind I V A PA V
procedura aleasă
Documentația de
5. I/V V V A
atribuire
Anunțul de participare
6. I
publicat în SEAP
Ordinul de numire a
7. I V V A V
comisiei de evaluare
Declarații de
8. confidențialitate si I
conflictul de interese
Proces verbal de
9. I
deschidere a ofertelor
10 Raportul procedurii A I
Comunicări stabilire
11. I V
ofertant câștigător
12. Contract I S S S S S

              2306/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
5.3. Resurse necesare
5.3.1.Resurse materiale
 birouri de lucru;
 calculatoare conectate la internet;
 imprimante, copiator, telefon;
 rechizite necesare în mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 Funcţionari publici, încadraţi în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmarire Derulare Contracte din cadrul
Direcţiei Economice şi Execuţie Bugetară; pentru buna desfǎşurare a activitǎţii de achizitii publice
este necesarǎ asigurarea unui numǎr corespunzǎtor de persoane.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile aferente funcţionarilor publici încadraţi în Serviciul Achiziţii Publice şi Urmarire
Derulare Contracte din cadrul Direcţiei Economice şi Execuţie Bugetară;
 cheltuieli administrative.

6. MODUL DE LUCRU

a) Identificarea necesitatilor si a fondurilor necesare


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Referat de necesitate Directia de specialitate
2 Fila de buget/ aprobare obtinere credit DEEB
3 Programul anual al achiziţiilor publice DEEB

b) Alegerea procedurii de negociere fara publicare prealabila a unui anunt de participare si obtinerea
aprobarii de aplicare a procedurii de negociere fara publicare prealabila a anuntului de participare
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Referat de necesitate care contine estimarea valorii contractului Directia de specialitate
2 Pozitie in programul anual al achizitiilor publice DEEB

              2307/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
Nota justificativa privind aplicarea procedurii de negociere fara DEEB
3 publicarea prealabila a unui anunt de participare (elaborare si
aprobare)

c) Elaborarea documentatiei de atribuire - elaborarea documentatiei descriptive, elaborarea clauzelor


contractuale, stabilirea criteriului de atribuire si elaborarea notei justificative cu privire la acesta, finalizarea fisei
de date a achizitiei
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
Documentatia de atribuire care contine documentatia descriptiva – DEEB
1
pe baza referatului de necesitate întocmit de direcţia de specialitate
Clauze contractuale - Direcţia de specialitate stabileşte condiţiile Direcţia de specialitate
2 tehnice/profesionale şi DEEB stabileşte condiţiile economico- şi DEEB
financiare
3 Nota justificativa pentru stabilirea criteriului de atribuire DEEB
5 Fisa de date a achizitiei finalizată DEEB
6 Documentatia de atribuire aprobată DEEB

d) Transmiterea invitatiei de participare catre unul sau mai multi operatori economici, precum si
documentatia descriptiva
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Invitatia/Invitatiile de participare transmise DEEB

e) Numirea comisiei de evaluare


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Decizia / Ordin de numire a comisiei de evaluare DEEB
Nota justificativa privind cooptarea de experti externi, daca este Direcţia de specialitate
2
cazul

f) Perioada de asteptare - depunere oferte preliminare, completarea declaratiilor privind confidentialitatea si


conflictul de interese de catre membrii comisiei de evaluare, inclusiv a expertiilor cooptati

              2308/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
Lista cu ofertantii, numarul de inregistrare al ofertelor preliminare,
1 DEEB
data si ora inregistrarii
Declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare si de catre
2 DEEB
expertii externi cooptati

g) In cazul aparitiei conflictului de interese, se ia decizia modificarii comisiei de evaluare si se modifica


actul juridic de numire a acesteia
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare DEEB
2 Decizia modificata de numire a comisiei de evaluare DEEB

h) Examinarea ofertelor preliminare - verificarea corespondentei cu documentatia descriptiva, solicitare clarificari


privind ofertele preliminare depuse, derularea negocierilor cu fiecare candidat in parte pana cand acesta declara
sau autoritatea contractanta constata ca oferta nu mai poate fi imbunatatita substantial (la sfârşitul fiecărei
întâlniri comisia de evaluare consemneaza problemele discutate şi aspectele convenite într-un proces-verbal de
şedinţă), stabilirea intalnirii finale si depunerea ofertelor finale, aplicare factori de evaluare a ofertelor, stabilirea
ofertei castigatoare, elaborare raport si aprobarea acestuia
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Procesele –verbale ale sedintelor de negociere Comisia de negociere
2 Procesul-verbal al intalnirii finale Comisia de negociere
3 Raportul de evaluare a ofertelor Comisia de negociere

i) Transmiterea comunicarii privind rezultatul procedurii de atribuire


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Comunicarile catre ofertanti DEEB

j) Perioada de asteptare - primire contestatii, daca este cazul; punerea la dispoziţia CNSC a dosarului achiziţiei
la solicitare; suspendarea procedurii pâna la solutionare, după caz

              2309/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Contestatia depusa, cu numar de inregistrare DEEB
Comisia de negociere,
2 Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa
Direcţia Juridică

k) Semnare contract
Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Propunere şi angajament bugetar Intocmire - responsabil ALOP
Semnare - Compartiment
specialitate, Contabilitate, viza
CFP, viza Controlor delegat MEF
Contractul semnat, in original şi vizat dacă este cazul de
2 DEEB, Controlorul delegat MEF
Controlorul delegat

l) Transmitere spre publicare a anuntului de atribuire


Nr.
Documente intocmite Directia raspunzatoare
Crt.
1 Cererea de publicare a anuntului DEEB
2 Extras din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat DEEB

Rezultate urmărite:
 asigurarea necesarului de mijloace materiale şi servicii cu utilizarea legală, oportună şi eficientă a fondurilor
publice;

7. RESPONSABILITĂȚI

Direcţia Economică şi Execuţie Bugetară și Serviciul Achiziţii Publice şi Urmărire Derulare Contracte:
 Verifică Fila de buget/ aprobare obtinere credit;
 Verifică Programul anual al achiziţiilor publice;

              2310/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2
 Verifică pozitia in programul anual al achizitiilor publice;
 Întocmește Nota justificativa privind aplicarea procedurii de negociere fara publicarea prealabila a unui anunt
de participare;
 Întocmește Documentatia de atribuire care contine documentatia descriptiva – pe baza referatului de
necesitate întocmit de direcţia de specialitate;
 Întocmește Clauzele contractuale - stabileşte condiţiile economico-financiare;
 Întocmește Nota justificativa pentru stabilirea criteriului de atribuire;
 Întocmește Fisa de date a achizitiei;
 Aprobă Documentatia de atribuire;
 Întocmește și transmite Invitatia/Invitatiile de participare;
 Întocmește Decizia / Ordinul de numire a comisiei de evaluare;
 Întocmește Lista cu ofertantii, numarul de inregistrare al ofertelor preliminare, data si ora inregistrarii;
 Întocmește Declaratiile completate de membrii comisiei de evaluare si de catre expertii externi cooptati;
 Întocmește Decizia modificata de numire a comisiei de evaluare;
 Întocmește Comunicarile catre ofertanti;
 Primește Contestatia depusa, cu numar de inregistrare;
 Întocmește Cererea de publicare a anuntului;
 Ia Extrasul din M. Of./ SEAP/ JOUE cu anuntul publicat.

Direcţia de specialitate:
 Întocmește Referatul de necesitate;
 Întocmește Referatul de necesitate care contine estimarea valorii contractului;
 Întocmește Clauzele contractuale - stabileşte condiţiile tehnice/profesionale;
 Întocmește Nota justificativa privind cooptarea de experti externi, daca este cazul. 

Serviciul Juridic și Contecios:


 Întocmește Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa.

Comisia de negociere/evaluare:
 Întocmește Procesele – verbale ale sedintelor de negociere;
 Întocmește Procesul-verbal al intalnirii finale;
 Întocmește Raportul de evaluare a ofertelor;
 Întocmește Rezolutia motivata a autoritatii contractante la contestatia depusa.

              2311/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2

Responsabil ALOP:
 Întocmește propunerea şi angajamentul bugetar.

Responsabil CFPP:
 Vizează propunerea şi angajamentul bugetar.

Controlor delegat MFP:


 Vizează propunerea şi angajamentul bugetar;
 Vizează contractul.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2312/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 07 – DEEB
Ediția 2 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2313/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 07 – DEEB
Ediția 2 

Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind achiziții publice de produse, servicii sau lucrări prin NEGOCIERE FARA PUBLICAREA UNUI ANUNT
(PO – 07 – DEEB Ediția 2)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2314/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Identificare necesități și a fonduri Referat de necesitate


necesare

Fila de buget/ aprobare


obtinere credit
Întocmire documente necesare

Programul anual al
achiziţiilor publice

Referat de necesitate care


conține estimarea valorii
contractului
Alegere procedură de negociere fara
publicare prealabila a unui anunt de
participare Poziție in programul anual
al achizițiilor publice

Obtinere aprobare de aplicare a Nota justificativă aplicarea


procedurii procedurii de negociere
fara publicarea prealabila a
unui anunt de participare
Elaborare documentație de atribuire
care conține si documentația
descriptivă (documentația descriptivă,
clauze contractuale, cerințelor minime Documentație atribuire
de calificare, criteriului de atribuire,
fișei de date a achiziției)

Transmitere invitație de participare


către unul sau mai mulți operatori Invitații de participare
economici, precum si documentația
descriptivă
Decizia de numire a
comisie de evaluare
Numire comisie de evaluare
Nota justificativă experti
externi (daca este cazul)

                2315/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 07 – DEEB
Ediția 2 

Depunere oferte preliminare Lista cu ofertanti

Completare declarații privind


confidențtialitatea si conflictul de
interese membrii comisiei de evaluare

Decizia modificarii comisiei de


evaluare si se modifica actul juridic de
numire a acesteia, (cazul apariției
conflictului de interese)

Examinare oferte preliminare


(verificare documentație descriptivă, Procese verbale ale
sedințelor de negociere
solicitare clarificări), derularea
negocierilor, scriere precese verbale

Depunere oferte finale


Proces-verbal al intalnirii
finale
Intalnirea finala – stabilirea ofertei
castigatoare Raportul de evaluare a
ofertelor
Comunicare privind rezultatul
procedurii de atribuire Comunicarile catre
ofertanți

Depunere contestații (daca este cazul)

Soluționare contestații/ suspendare


procedură

Semnare contract Contract

Transmitere spre publicare a anunțului Cerere de publicare a


de atribuire anunțului

Stop

                2316/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 07 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
1. Identificarea necesitatilor si a fondurilor necesare 30 00 30 00 30 00
Alegerea procedurii de negociere fara publicare
prealabila a unui anunt de participare si obtinerea
2. 60 00 60 00 60 00
aprobarii de aplicare a procedurii de negociere fara
publicare prealabila a anuntului de participare
Elaborarea documentatiei de atribuire - elaborarea
documentatiei descriptive, elaborarea clauzelor
3. contractuale, stabilirea criteriului de atribuire si după caz după caz după caz
elaborarea notei justificative cu privire la acesta,
finalizarea fisei de date a achizitiei

              2317/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 07 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Transmiterea invitatiei de participare catre unul sau mai
4. multi operatori economici, precum si documentatia 10 00 10 00 10 00
descriptiva
5. Numirea comisiei de evaluare / negociere 10 00 10 00 10 00
Perioada de asteptare - depunere oferte preliminare,
completarea declaratiilor privind confidentialitatea si
6. după caz după caz după caz
conflictul de interese de catre membrii comisiei de
evaluare, inclusiv a expertiilor cooptati
In cazul aparitiei conflictului de interese, se ia decizia
7. modificarii comisiei de evaluare si se modifica actul juridic 20 00 20 00 20 00
de numire a acesteia
Examinarea ofertelor preliminare - verificarea
corespondentei cu documentatia descriptiva, solicitare
clarificari privind ofertele preliminare depuse, derularea
8. după caz după caz după caz
negocierilor cu fiecare candidat in parte pana cand
acesta declara sau autoritatea contractanta constata ca
oferta nu mai poate fi imbunatatita substantial (la sfârşitul

              2318/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 07 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
fiecărei întâlniri comisia de evaluare consemneaza
problemele discutate şi aspectele convenite într-un
proces-verbal de şedinţă), stabilirea intalnirii finale si
depunerea ofertelor finale, aplicare factori de evaluare a
ofertelor, stabilirea ofertei castigatoare, elaborare raport
si aprobarea acestuia
Transmiterea comunicarii privind rezultatul procedurii de
9. 60 00 60 00 60 00
atribuire
Perioada de asteptare - primire contestatii, daca este
cazul; punerea la dispoziţia CNSC a dosarului achiziţiei
10. după caz după caz după caz
la solicitare; suspendarea procedurii pâna la solutionare,
după caz
11. Semnare contract 30 00 30 00 30 00
12. Transmitere spre publicare a anuntului de atribuire 30 00 30 00 30 00

              2319/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 07 – DEEB
Ediția 3

              2320/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 08 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ACTIVITATEA DE CASARE, DECLASARE, SCOATERE DIN


FUNCȚIUNE SI VALORIFICARE A BUNURILOR SAU MATERIALELOR REZULTATE

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2321/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) stabilirea un set unitar de reguli cu caracter general cu privire la desfășurarea activității de casare, declasare,
scoatere din funcțiune și valorificare a bunurilor care nu mai pot fi folosite sau a materialelor rezultate în urma
casării.
b) stabilirea modului de realizare a activității, a compartimentelor și/sau a persoanelor implicate;
c) asigurarea urmăririi și controlului activității;
d) asigurarea continuității activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;
e) sprijinirea activității de audit public intern, și a altor organisme abilitate în acțiuni de auditare/control;
f) sprijinirea conducerii instituției în procesul managerial.

2. DOMENIU
Prezenta procedură descrie activitățile ce trebuie îndeplinite în vederea transmiterii fără plată sau de valorificare a
bunurilor aparținând CNPP, bunuri care și-au îndeplinit durata normală de funcționare din punct de vedere legal, sunt
uzate încât nu mai pot fi folosite în scopul pentru care ele au fost achiziționate sau care, potrivit normelor legale în
vigoare, nu mai pot fi folosite de instituția publică.

Principiile care guvernează activitatea:


 separarea atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care
efectuează verificări şi conduc evidenţele contabile;
 anualitate;
 specializare bugetară;
 legalitate;
 profesionalism;
 confidenţialitate;
 operativitate.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Direcțiile / Serviciile / Compartimentele CNPP.

Procedura se aplică de către:


 persoanele desemnate să gestioneze și să țină evidența bunurilor respective;
 compartimentele emitente ale proiectelor de operațiuni;

              2322/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
 persoanele desemnate să facă parte din comisiile prevăzute în prezenta procedură.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

3.2 Legislație primară:


 Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu completările și modificările ulterioare;
 Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 Ordonanța nr. 92 din 24 decembrie 2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 82/1991 - Legea contabilităţii;
 Ordonanţa Guvernului nr.112 din 31 august 2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funcţiune,
casare şi valorificare a activelor corporale care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor
administrativ-teritoriale, publicată în Monitorul Oficial al României partea I nr. 425 din 1 septembrie 2000;

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 257 din 20 martie 2011 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii
nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice.
 Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plata şi de valorificare a bunurilor
aparţinând instituţiilor publice, publicată în Monitorul Oficial al României partea I nr. 253 din 7 noiembrie
1995, modificata si completata prin Hotărârea Guvernului nr. 966/1998 publicată în Monitorul Oficial al
României partea I nr. 525 din 31 decembrie 1998;
 Hotărârea Guvernului nr. 2139/30 Noiembrie 2004, pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea şi
duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe, publicată în Monitorul Oficial partea I nr.46 din 13 Ianuarie
2005;
 Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, republicată,
publicată în Monitorul Oficial al României partea I nr. 242 din 31.05.1999, modificata si completata prin
Ordonanţa Guvernului nr. 54/1997 publicată în Monitorul Oficial al României partea I nr. 225 din 30 august
1997;

              2323/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
 Normele Metodologice de aplicare a Legii nr. 15/1994, aprobate prin HG 909/1997 şi publicată în Monitorul
Oficial nr. 4/08.01.1998.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 3512/2008 privind registrele şi formularele financiar contabile;
 Ordin nr. 1.917 din 12 decembrie 2005 (*actualizat*) pentru aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea si conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si
instrucţiunile de aplicare a acestuia;
 Regulamentul de organizare şi funcţionare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fişele de post;
 Liste de inventariere de bunuri propuse pentru casare.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiţii:
Procedura operaţională = Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de
lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
Ediţie a unei proceduri operaţionale = Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale,
aprobată şi difuzată.
Revizia în cadrul unei ediţii = Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a
uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi
difuzate.
Bun = Orice mijloc fix sau obiect de inventar aflat în gestiunea instituției.
Disponibilizare = Operațiunea prin care un bun aflat în gestiunea instituției este considerat ca nu mai poate
îndeplini funcțiunea pentru care el a fost achiziționat fie din cauza uzurii fizice sau morale fie din cauză că
prevederile legale nu mai permit folosirea lui în continuare.
Declasare, casare = Operațiunea prin care un bun disponibilizat este scos din evidenta instituției.
Legalitate = Caracteristica unei operațiuni de a respecta toate prevederile legale care ii sunt aplicabile, in vigoare
la data efectuării acesteia.
Regularitate = Caracteristica unei operațiuni de a respecta sub toate aspectele ansamblul principiilor si regulilor
procedurale si metodologice care sunt aplicabile categoriei de operațiuni din care face parte.
Transmitere fără plată = Operațiunea prin care un bun disponibilizat aparținând unei instituții publice este
transferat cu titlu gratuit unei alte instituții publice care îl poate folosi în continuare, în condițiile legii.

              2324/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
Ordonator de credite = Persoana împuternicită prin lege sau prin delegare potrivit legii, să dispună și să aprobe
operațiuni.
Licitație cu strigare = Forma de valorificare a bunurilor disponibilizate în care ofertele de preț se fac prin
„strigare”, cu respectarea salturilor valorice prestabilite.
Referat de disponibilizare = Document obligatoriu prin care compartimentul de specialitate descrie bunurile
care urmează a fi disponibilizate, menționând toate caracteristicile tehnice ale acestora ( marca, anul fabricației,
data dării în folosință, valoarea de inventar, etc.)
Comisia de evaluare = Structură constituită prin decizia conducătorului instituției, cu o componentă obligatorie,
în parte și care are ca obiect de activitate evaluarea bunurilor disponibilizate, ținând cont de anumite elemente
obligatorii.
Raport de evaluare = Document obligatoriu întocmit de comisia de evaluare în care sunt consemnate bunurile
disponibilizate, prețul inițial de pornire al licitației cu strigare, prețul diminuat pentru licitațiile ulterioare, dacă este
cazul.
Comisia de licitații = Structură constituită prin decizia conducătorului instituției, cu o componentă obligatorie, în
parte și care are ca obiect de activitate organizarea și desfășurarea licitațiilor cu strigare în vederea valorificării
bunurilor disponibilizate și a materialelor rezultate.
Proces verbal de constatare = Document obligatoriu întocmit de comisia de licitație în situația în care nu au
fost îndeplinite condițiile legale pentru ținerea sau adjudecarea acesteia.
Salt valoric = Prag valoric stabilit de comisia de licitație pentru majorarea ofertelor de preț.
Participant la licitație = Orice persoană fizică sau juridică, care a depus documentele solicitate pentru
participarea la licitație.
Preț inițial = Prețul stabilit de comisia de evaluare și aprobat de ordonatorul de credite, de la care se începe
licitația.
Preț diminuat = Cota parte din prețul inițial care se stabilește ca preț de pornire pentru eventualele licitații
ulterioare.
Prețul adjudecat = Valoarea finală la care un bun se consideră adjudecat.
Procesul verbal al licitației = Document obligatoriu întocmit de comisia de licitație în urma adjudecării acesteia.
Contract de vânzare-cumpărare = Act juridic încheiat între instituția organizatoare a licitației și ofertantul al
cărui preț a fost adjudecat prin care se transferă toate drepturile asupra bunului de la vânzător la cumpărător.

Abrevieri:
BD = Bun disponibilizat;
RE = Raport de evaluare;
CE = Comisie de evaluare;

              2325/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
PE = Preț inițial;
CL = Comisia de licitație;
CS = Compartiment de specialitate;
PVC = Proces verbal de constare;
PD = Preț diminuat;
L = Legalitate;
R = Regularitate;
PA = Preț adjudecat;
SV = Salt valoric;
D = Document;
PVL = Proces verbal al licitației;
V = Verificare;
CVC = Contract de vânzare-cumpărare;
PDCCFP = Persoana desemnată să exercite viza de CFPP;
I = Întocmire;
A = Aprobare;
PCL = Președintele comisiei de licitație;
PD = Persoana desemnată;
DEEB = Direcția Economică și Execuție Bugetară;
AP = Aplicare;
OIS = Organ ierarhic superior;
OC = Ordonator de credite;
OPC = Ordonator principal de credite;
VI = Vizare;
AP = Aplicare;
AR = Arhivare;
DCAS = Director coordonator adjunct de specialitate;
CJ = Compartiment juridic.

              2326/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Procedura își propune să surprindă acele aspecte generale ale activității de disponibilizare, declasare, casare
și de transmitere fără plată sau de valorificare a bunurilor instituțiilor publice. Pentru tratarea aspectelor specifice
este obligatorie studierea în detaliu și însușirea legislației specifice.

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Referatul de disponibilizare
 este un document obligatoriu, înregistrat și aprobat de conducătorul instituției;
 descrie bunul (bunurile) care urmează a fi disponibilizate, menționând toate caracteristicile tehnice
ale acestora ( marca, anul fabricației, data dării în folosință, durata de folosință, valoarea de inventar,
starea în care se găsește, motivul disponibilizării, etc);
 se întocmește de către compartimentul de specialitate, sub forma unui tabel în care se înscrie, pe
feluri de bunuri (mijloace fixe și obiecte de inventar):
- Denumirea bunului;
- Numărul de inventar;
- Prețul de înregistrare in contabilitate (de inventar);
- Cantitatea;
- Valoarea;
- Observații (starea tehnica, motivul disponibilizării).
 circulă la ordonatorul de credite pentru avizare, la organul ierarhic superior pentru aprobare și la
compartimentele funcționale;
 se arhivează la DEEB.

Decizia de numire a comisiei de evaluare


 este un document obligatoriu prin care este desemnată componența comisiei de evaluare și sunt
trasate principalele obiective ale acestei comisii;
 este întocmit de directorul coordonator adjunct de specialitate (economic) - proiect;
 se vizează pentru legalitate de către compartimentul juridic și se emite (aprobă) de conducătorul
instituției;
 circulă la persoanele desemnate să facă parte din comisie și la compartimentele de specialitate
(administrativ si financiar-contabilitate);

              2327/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
 se arhivează la DEEB.

Raport de evaluare
 este un document obligatoriu prin care se stabilește prețul inițial de pornire a licitației cu strigare;
 se întocmește de către comisia de evaluare;
 se aprobă de către conducătorul instituției;
 circulă la compartimentul financiar contabil și la comisia de licitație;
 se arhivează la DEEB;

Decizie de numire a comisiei de licitație


 este un document obligatoriu prin care este desemnată componența comisiei de licitație și sunt
trasate principalele obiective ale acestei comisii;
 este întocmit de directorul coordonator adjunct de specialitate (economic) - proiect;
 se vizează pentru legalitate de către compartimentul juridic și se emite (aprobă) de conducătorul
instituției;
 circulă la persoanele desemnate să facă parte din comisie și la compartimentele de specialitate
(administrativ și financiar-contabilitate);
 se arhivează la DEEB.

Proces verbal de constatare


 document obligatoriu prin care se constată neîndeplinirea condițiilor legale pentru ținerea sau
adjudecarea licitației;
 se întocmește de comisia de licitație;
 circulă la conducătorul instituției pentru aprobare;
 se arhivează la DEEB in dosarul licitației.

Proces verbal al licitației


 document obligatoriu în care se constată adjudecarea licitației;
 este întocmit de secretarul comisiei de licitație;
 se semnează de către toți membrii comisiei de licitație și de către toți participanții admiși;
 circulă la conducătorul instituției pentru aprobare și la compartimentele administrativ și financiar
contabilitate pentru punerea în aplicare;
 se arhivează la DEEB, în dosarul licitației.

              2328/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3

Contract de vânzare-cumpărare
 document obligatoriu încheiat între vânzător si câștigătorul licitației;
 circulă la compartimentul juridic pentru viza de legalitate, la persoana desemnată să exercite viza
de control financiar preventiv, la conducătorul instituției pentru semnare și la compartimentele
administrativ și financiar contabilitate pentru punerea în aplicare;
 este un act juridic care transferă dreptul de proprietate de la vânzător la cumpărător;
 se arhivează la DEEB, in dosarul licitației;

Proces verbal de predare-preluare


 document obligatoriu care se încheie între instituția publica, care a disponibilizat bunul respectiv și
instituția publică, care a acceptat să-i fie transmis bunul;
 se întocmește de către compartimentul de specialitate;
 circulă la conducătorul instituției care predă pentru semnare, la ordonatorul principal de credite al
instituției care primește bunul, pentru aprobare și la compartimentele funcționale din ambele instituții,
pentru punerea în aplicare.

5.2.2.Circuitul documentelor

Nr.
Document PD DCAS CJ CFP OC OIS CE CL CS DEEB
crt.

Referat de
1. I VI VI A AP AR
disponibilizare

Decizia de
numire a
2. I L A AP AP AR
comisiei de
evaluare

Raport de
3. VI L A I AP AP AR
evaluare

Decizia de
4. I L A AP AP AR
numire a

              2329/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
comisiei de
licitații

Proces verbal de
5. VI L A I AP AR
constatare

Proces verbal de
6. VI L A I AP AR
licitație

Contract de
7. vânzare- I VI L VI A AP AR
cumpărare

Proces verbal de
8. I VI L VI A AP AR
predare-preluare

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birou de lucru;
 mobilier adecvat pentru păstrarea documentelor;
 spații necesare pentru depozitarea bunurilor și pentru ca acestea să poată fi văzute de potențialii
ofertanți;
 spațiu adecvat pentru ținerea licitației;
 legislație primară, secundară și alte reglementări, acces la aplicația informatică „legis” precum și la
internet;
 rechizite necesare în mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 Persoanele din aparatul administrativ și financiar contabil care au în gestiune și evidență bunurile
instituției publice (salariați de specialitate cu foarte bună pregătire în domeniu și cu probitate morală
recunoscută).

              2330/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile;
 cheltuieli administrative;
 cheltuieli necesare organizării și desfășurării licitației precum și a eventualelor dezmembrări.

6. MODUL DE LUCRU

Etape
a) Întocmirea referatului de disponibilizare
Persoana din compartimentul de specialitate care are, prin fisa postului, sarcina gestionarii bunurilor
instituției întocmește referatul de disponibilizare:
 urmărirea si aprecierea stării fizice a bunurilor;
 identificarea bunurilor care nu mai corespund din punct de vedere al uzurii fizice sau morale
scopului pentru care au fost achiziționate sau legea nu mai permite folosirea lor;
 verificarea acestor bunuri din punct de vedere al elementelor de identificare ( nr. de inventar,
data punerii in folosință, durata normala de funcționare, valoarea de înregistrare in contabilitate;
 însușirea legislației de specialitate din punct de vedere al achiziționării, folosirii, disponibilizării,
declasării si casării bunurilor;
 întocmirea referatului de disponibilizare;
 transmiterea referatului de disponibilizare spre avizare compartimentului financiar-contabilitate
și conducătorului instituției;
 transmiterea spre aprobare ordonatorului de credite;

b) Transmitere fără plată, valorificare, declasare și casare a bunurilor disponibilizate


 Se identifică instituțiile publice care ar putea sa preia, prin transmitere fără plată respectivele
bunuri. In acest sens, compartimentul de specialitate financiar-contabil – va întocmi adrese către
aceste instituții, în care se vor preciza bunurile disponibilizate, caracteristicile lor, locul unde pot
fi văzute, termenul de răspuns, adresa de corespondență, persoane de contact;
 In cazul în care una sau mai multe dintre instituțiile notificate este de acord cu preluarea bunului
(bunurilor) respective se procedează la predarea-preluarea respectivă. Astfel, se va întocmi
Procesul verbal de predare-preluare, document ce va trebui semnat de părți și aprobat de
ordonatorul principal de credite al instituției care primește bunul.

              2331/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
c) Evaluarea bunurilor disponibilizate sau a materialelor rezultate din dezmembrare
 In condițiile în care, în termen de 30 de zile, nici o instituție nu solicită preluarea bunului
(bunurilor), se va trece la următoarea etapă - evaluarea.
 Conducătorul constituie, prin decizie, comisia de evaluare – CE. Această comisie este formată
din 3-5 membri din care, obligatoriu fac parte: conducătorul economic al instituției, câte un
reprezentant din compartimentele administrativ și financiar-contabilitate, alți specialiști.
 Comisia va întocmi un Raport de evaluare a bunurilor disponibilizate sau a materialelor rezultate
din dezmembrare. La evaluarea bunurilor se vor avea în vedere următoarele elemente: prețul
pieței, valoarea de înregistrare în contabilitate, perioada de folosire, gradul de uzură.
 Raportul, care trebuie să conțină prețul inițial si prețurile diminuate (valabile în condițiile repetării
licitației) va fi înaintat spre aprobare, conducătorului instituției.

d) Desfășurarea licitației
 Conducătorul instituției numește prin decizie, comisia de licitație – CL - formata din minim 3
persoane. Președintele si secretarul comisiei sunt obligatoriu din partea instituției publice. Ca
membri, pot fi numiți alți reprezentanți, persoane cu pregătire profesională si probitate morala.
Pot fi solicitați, in anumite cazuri si specialiști de la organul ierarhic superior.
 Nu pot face parte din comisia de licitații: membri comisiei de evaluare.
 Se va întocmi apoi un anunț de vânzare prin licitație care va fi prezentat, înainte de publicare ,
comisiei de licitații. Pentru bunurile al căror preț inițial de vânzare este de peste 1000 de lei,
anunțul de vânzare va fi publicat într-o publicație de nivel național, cu cel puțin 15 zile înainte de
data stabilita pentru licitație. La aceeași data, anunțul se va afișa atât la sediul propriu cat si la
sediul primăriei. Pentru bunurile al căror preț inițial de vânzare este mai mic de 1000 de lei,
anunțul se afișează doar la sediul propriu si la sediul primăriei.
 Conținutul anunțului de vânzare prin licitație:
- denumirea instituției publice;
- locul unde pot fi văzute bunurile sau materialele rezultate;
- data până la care pot fi trimise adresele instituțiilor publice in vederea transmiterii fără plata
( cel mai târziu cu 5 zile anterioare tinerii licitației);
- adresa, data si ora tinerii licitației si datele de desfășurare a următoarelor licitații, in caz de
neadjudecare;
- numărul de telefon la care se pot obține informații suplimentare;
- prețul de pornire a licitației;
- cota de cheltuieli de participare.

              2332/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
 Documentele de participare la licitație se depun cu cel mult 5 zile înainte de data ținerii licitației.
 Condiții de participare la licitație:
La licitație poate participa orice persoana fizica sau juridica, care prezinta până la data tinerii
licitației, următoarele documente:
- documentul de achitare a cotei părți din cheltuielile de participare la licitație;
- copia certificatului de înmatriculare sau după caz, a actului de identitate.

Nu pot participa la licitație:


- membri comisiei de evaluare;
- membri comisiei de licitație;
- soțul (soția), frații, copii si părinții acestora.
 Comisia de licitație va analiza documentele prezentate si va întocmi lista cu ofertanții acceptați,
excluzând de la participare pe toți cei care nu au prezentat in totalitate, până la deschiderea
licitației, documentele solicitate.
 Desfășurarea licitației propriu zise:
- Ședința de deschidere este condusa de președintele comisiei de licitație;
- In ziua si la ora stabilita, in condițiile in care exista cel puțin 2 participanți, anunța obiectul
licitației;
- Face prezentarea participanților la licitație;
- Constată daca sunt îndeplinite condițiile legale de desfășurare (inclusiv cele de publicitate);
- Anunța prețul inițial de vânzare de la care se pornește licitația;
- Anunța „salturile de supralicitare” care sunt stabilite de comisie;
- In condițiile in care nu s-au prezentat minim 2 ofertanți sau nu a fost oferit cel puțin prețul de
pornire, licitația se va repeta, încheind-se proces verbal de constatare;
- Repetarea licitației va avea loc in cel puțin 5 zile de la data precedentei, iar prețul inițial va
fi diminuat cu până la 20 %. Daca nici de acesta data nu se îndeplinesc condițiile de
participare sau de preț, licitația se reia după cel puțin 5 zile, iar prețul va fi diminuat cu până
la 40 % fata de prima licitație.
- Daca nici de aceasta data nu a fost oferit cel puțin prețul de pornire al licitației, instituția
publica întocmește documentele de scoatere din funcțiune, declasare si casare a bunurilor.
- In condițiile in care sunt îndeplinite condițiile de participare si preț, are loc licitația deschisa
cu strigare.
- Participanții la licitație vor prezenta oferta de preț prin „strigări”, cu respectarea condițiilor de
salt precizate la deschiderea ședinței.

              2333/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
- Președintele de ședința anunța tare si clar suma oferita de licitant.
- Daca la a treia strigare a ultimei oferte nu se striga o suma mai mare, președintele comisiei
anunța adjudecarea licitației in favoarea participantului care a oferit ultima suma.
- După anunțarea câștigătorului, se declara închisa licitația, se întocmește procesul verbal
care se semnează de către comisia de licitație si de către toți participanții la licitație.
- Procesul verbal împreuna cu documentele privind organizarea si desfășurarea licitației se
arhivează la sediul instituției vânzătoare.
- Eventualele contestații formulate de participanți pot fi depuse la sediul instituției care a
organizat licitația, in termen de 24 de ore de la închiderea acesteia.
- Soluționarea contestației se face in termen de 5 zile de la depunerea acesteia.
- Câștigătorul licitației este obligat sa semneze contractul de vânzare-cumpărare si sa achite
prețul adjudecat in termen de 10 zile de la data licitației.
- Bunurile care nu au fost vândute prin licitație pot fi valorificate nedezmembrate sau
nedemolate , cu aprobarea ordonatorului de credite, prin agenți economici care au ca obiect
de activitate achiziționarea de materiale refolosibile, prin oferte de preț negociabil.
- In cazul in care s-au desfășurat negocierile de preț, acestea se vor consemna într-un proces
verbal de negociere.
- Bunurile, materialele sau piesele care nu au putut fi valorificate potrivit procedurii de mai
sus, pot fi declasate si casate in condițiile legii, ordonatorul de credite fiind direct răspunzător
pentru organizarea operațiunilor respective, astfel încât sa nu existe posibilitatea sustragerii.
- Sumele rezultate din vânzarea bunurilor sau a materialelor rezultate se fac venit la bugetul
asigurărilor sociale de stat.
- Cota de cheltuieli de participare la licitație se va determina astfel încât sa nu depășească
cheltuielile ocazionate de organizarea si desfășurarea licitației.

Rezultate urmărite:
 Furnizează informaţii privind operaţiunile de casă, în scopul fundamentării deciziilor.
 Controlează și verifică derularea operaţiunilor de casă care reprezintă un obiectiv de control ex-ante şi post
ante pentru diferite structuri de control.

7. RESPONSABILITĂȚI

Compartimentul de specialitate:
 Întocmește referatul de disponibilizare;

              2334/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
 Verifică și vizează referatul de disponibilizare ;
 Întocmește adresele către instituțiile publice potențial interesate;
 Întocmește anunțurile de organizare a licitației;
 Participă cu cel puțin o persoană la comisia de evaluare.

Comisia de evaluare:
 Stabilește prețurile inițiale de vânzare, precum și prețurile diminuate;
 Întocmește raportul de evaluare;

Ordonatorul de credite:
 Vizează referatul de disponibilizare;
 Numește prin decizie, comisia de evaluare;
 Aprobă prețurile inițiale și prețurile diminuate;
 Desemnează, prin decizie, comisia de licitație;
 Aprobă valorificarea bunurilor nevândute prin agenți economici specializați;
 Ia masuri pentru organizarea activității de declasare și casare a bunurilor nevalorificate, în vederea evitării
sustragerilor sau înlocuirilor.

Comisia de licitație:
 Avizează anunțul de vânzare;
 Primește și analizează documentațiile de participare;
 Întocmește lista cu ofertanții acceptați;
 Desfășoară licitația propriu zisă;
 Întocmește procesul verbal de constatare sau de licitație, după caz.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.

              2335/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2336/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 08 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2337/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 08 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind activitatea de casare, declasare, scoatere din funcțiune și valorificare
a bunurilor sau materialelor rezultate
(PO – 08 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2338/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Urmărește și apreciază starea fizică a


bunurilor

Identifică bunurilor în vederea casării

Verifică aceste bunuri din punct de


vedere al elementelor de identificare

Întocmește referatul de Referat de disponibilizare


disponibilizare

Transmite referatul de disponibilizare


spre avizare compartimentului
financiar-contabilitate și
conducătorului instituției

Transmite spre aprobare ordonatorului


de credite
Întocmire și aprobare
Referat de disponibilizare

Identifică instituțiile publice care ar


putea prelua bunurile

Întocmește adrese către aceste Adrese


instituții

                2339/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3 

NU
Acord de
preluare?

DA

Proces verbal de predare -


Predare primire bunuri primire

Semnare proces verbal de


ambele părți

Semnare proces verbal de


către ordonatorul principal de
credite al instituției care
primește bunul

Stop

Constituire Comisie de Evaluare-CE,


prin decizie conducător instituție

Întocmire Raport de evaluare-RE al


bunurilor disponibilizate sau a Raport de evaluare
materialelor rezultate din
dezmembrare

Constituire Comisie de Licitație-CL,


prin decizie conducător instituție

                2340/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 08 – DEEB
Ediția 3 

Întocmire anunț de vânzare prin Anunț vânzare la licitație


licitație

Desfășurarea licitației

NU
Întrunire
condiții?

DA

Întocmește procesul verbal licitației - Procesul verbal de licitației


PVL

Semnare PVL de către comisie și toți


participanții la licitație

Întocmire Contract de vânzare - Contractul de vânzare -


cumpărare – CVC și semnare de către cumpărare
câștigătorul licitației

Valorificare nedezmembrate sau


nedemolate (bunurile nevândute la Proces verbal de negociere
licitație)

Declasare și casare bunuri (bunurile Proces verbal de casare


care nu au putut fi valorificate)

Stop

                2341/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 08 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
1. Întocmirea referatului de disponibilizare 20 00 20 00 20 00
Transmitere fără plată, valorificare, declasare și casare a
2. după caz după caz după caz
bunurilor disponibilizate
Evaluarea bunurilor disponibilizate sau a materialelor
3. după caz după caz după caz
rezultate din dezmembrare
4. Desfășurarea licitației după caz după caz după caz

              2342/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 09 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ARHIVAREA, PĂSTRAREA


ȘI RECONSTITUIREA DOCUMENTELOR

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2343/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli și proceduri pentru arhivarea, păstrarea și reconstituirea documentelor.
b) Stabilirea responsabilităților privind arhivarea, păstrarea și reconstituirea documentelor.

2. DOMENIU
Principiile care guvernează activitatea:
 legalitate;
 profesionalism;
 operativitate;
 ritmicitate.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Serviciul Administrativ din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară.

Procedura se aplică de către:


 persoanele din cadrul Serviciului Administrativ din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

3.2 Legislație primară:


 Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr.188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările şi completările ulterioar.

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 118/2012 privind Statutul Casei Naţionale de Pensii Publice, cu modificările şi
completările ulterioare.

              2344/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 2005 privind aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice si Planul de conturi pentru institutiile publice si
instructiunile de aplicare ale acestuia;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 556 din 2006 pentru modificarea si completarea Normelor
metodologice aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 2005;
 Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Regulamentul de aplicare a Legii contabilității aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 704/1993, cu
modificările şi completările ulterioare;
 Fişele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiții:
Activitatea de arhivă = Activitatea de evidenţă, inventariere, selecţionare, păstrare şi folosire a documentelor,
în condiţiile prevederilor legale în vigoare;
Fond arhivistic = Totalitatea documentelor create în decursul activităţii şi deţinute de DEEB;
Nomenclator arhivistic = un tabel în care se înscriu, pe fiecare compartiment de muncă, toate categoriile de
documente create sau deţinute, grupate pe probleme şi termene de păstrare conform Model Anexa 3;
Documente ce alcătuiesc fondul arhivistic = acte oficiale, cele întocmite în regim intern, planuri, schițe,
înregistrări informatice etc., cu valoare documentar- științifică, ce sunt create şi deținute de DEEB;
Indicativul dosarului – Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului (ex.I/A/8);
Clasare – Scoaterea documentelor din circuitul activ și trecerea acestora în circuitul de arhivare, prin depozitarea
în dosare, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatoarele arhivistice în vederea
arhivării;
Responsabil = Persoana desemnată, responsabilă cu coordonarea și monitorizarea activităţii de arhivare.

Abrevieri:
CNPP = Casa Națională de Pensii Publice;
DEEB = Direcția Economică și Execuție Bugetară;
SA = Serviciul Administrativ din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară;

              2345/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
S = Semnare;
C = Creare;
Î = Întocmire;
U = Utilizare;
ÎN = Înscriere;
N = Numerotare;
Pr = Predare;
T = Transmitere;
Com = Completare;
V = Verificare;
D DEEB = Directorul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
P DEEB = Persoana cu atribuții în fișa postului din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
Ș SA = Șeful Serviciului Administrativ al DEEB;
P SA = Persoana cu atribuții în fișa postului din cadrul Serviciului Administrativ al DEEB.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
 asigurarea respectării prevederilor legale cu privire la păstrarea documentelor intrate sau create în instituţie.

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Nomenclatorul arhivistic – tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categoriile de
documente grupate pe probleme şi termene de păstrare. În prima rubrică a nomenclatorului se trec
denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în schema de organizare a
instituţiei şi se numerotează cu cifre romane. În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor
de muncă şi se numerotează cu litere majuscule. În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul
documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. l la
fiecare compartiment de muncă. In nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte
materiale preconstituite.
Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului. Acesta poate fi format
numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă instituţia are ca părţi
componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau nici compartimente de muncă.

              2346/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieşire, la rubrica
rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face ţinându-se
seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi, în
mod deosebit, de importanţă ştiinţifică a informaţiilor pe care le conţin documentele;

Dosarele de arhivă – conține documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de


păstrare, grupate cronologic;

Inventarul pentru predarea documentelor la arhivă – document justificativ de predare a dosarelor


pentru arhivare;

Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice – conține evidenţa intrǎrilor/ieşirilor


de dosare din Compartimentul Arhivă.

Pentru fiecare inventar se notează:


 numărul de ordine al inventarului:
 data preluării documentelor din inventarul respectiv;
 denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
 datele extreme ale documentelor;
 totalul dosarelor din inventar;
 totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv;
 numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior.

La capitolul „Ieşiri" se trec:


 data ieşirii dosarelor din evidenţă:
 unde s-a predat;
 denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă;
 totalul dosarelor ieşite.

              2347/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
5.2.2.Circuitul documentelor
Nr.
Document P DEEB P SA Ș SA D DEEB
Crt.
1. Nomenclatorul arhivistic U U U U
Dosarele de arhivă C/N/S/
2. C / N / S / ÎN Pr
ÎN
Inventarul pentru predarea Î/S/T/
3. P/V/T P/S/T
documentelor la arhivă Pr
Registrul de evidenţă a intrărilor-
4. Com
ieşirilor unităţilor arhivistice

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birou de lucru;
 mobilier adecvat pentru păstrarea documentelor;
 spații necesare pentru depozitarea documentelor;
 rechizite necesare în mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatură, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 persoanele din cadrul Serviciului Administrativ din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile;
 cheltuieli administrative;
 cheltuieli necesare pentru procurarea instrumentelor, mijloacelor și recipientelor necesare.

6. MODUL DE LUCRU

Etape
a) Pregătirea documentelor în vederea arhivării
Gruparea documentelor se face astfel:
 în dosare, în funcție de: conținutul economic al documentelor justificative si de termenul de păstrare:

              2348/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
o dosare care se păstrează timp de 50 ani: situații financiare, state de plată;
o dosare care se păstrează timp de 10 ani: contracte de prestări servicii, situații lunare,
inventarierea anuală, corespondenta, fișele conturilor, note contabile și documente justificative,
proiect de buget și bugete aprobate, procese verbale etc.
 Documentele se vor aranja în dosare în ordinea cronologică producerii sau înregistrării în contabilitate.

b) Întocmirea dosarelor pentru arhivare


 Personalul care îşi desfăşoară activitatea în cadrul DEEB, sub îndrumarea şefilor nemijlociți, au obligaţia
de a grupa în fiecare an documentele create şi deţinute, în dosare, pe baza Nomenclatorului arhivistic,
a problematicii şi termenelor de păstrare (5 ani, 10 ani şi permanent); Termenele de păstrare stabilite în
nomenclator sunt minime şi nu pot fi modificate decât de Comisia de Selecţionare şi confirmate de
Arhivele Naţionale;
 În luna ianuarie a anului următor desfăşurării activităţii, personalul din cadrul DEEB, sub îndrumarea
şefilor nemijlociți pregăteşte dosarele pentru arhivare;
 Documentele referitoare la probleme administrativ - gospodăreşti se vor arhiva separat;
 În cazul depășirii termenului de finalizare (sfârșitul lunii ianuarie) a arhivării, șefii nemijlociți trebuie să
anunțe și să justifice motivul întîrzierii conducătorului instituției.

c) Arhivarea efectivă a documentelor (legarea documentelor în dosar)


 Documentele ce alcătuiesc un dosar se ordonează cronologic, ţinându-se cont de data actelor de bază
sau în cazuri speciale alfabetic, geografic etc. Dosarul va începe cu actele cele mai vechi şi se va termina
cu cele mai noi. Răspunsurile se aşează imediat după actele de bază, iar anexele se alătură actelor la
care fac referire.
 Statele de plată a salariilor se grupează separat de actele justificative (ordine de plată, de personal,
certificate, baze de calcul etc.), pe structuri, iar în cadrul acestora, cronologic, pe luni, trimestre sau ani,
după caz;
 Documentele de format mare se păstrează în mape sau tuburi. Dacă sunt însoţite de corespondenţă,
aceasta poate fi cusută într-un dosar, menţionându-se, pe fiecare act, locul unde se păstrează
documentele de bază, iar pe mapă sau tub se notează cota dosarului unde se află înscrisă
corespondenţa;
 În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade diferite de timp şi cu termene de păstrare
diferite (planuri de muncă, dări de seamă, bilanţuri lunare, trimestriale sau anuale), se constituie dosare
separate, pentru fiecare termen în parte (atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în
nomenclator pentru structura respectivă);

              2349/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
 La constituirea dosarelor se îndepărtează filele nescrise sau dubletele, iar pentru a preveni distrugerea
documentelor prin oxidarea obiectelor metalice, la coaserea dosarelor se îndepărtează accesoriile
metalice;
 Personalul va prezenta şefilor nemijlociţi pentru întocmirea inventarelor Model Anexa 5, numai dosare
cu coperţi cartonate, speciale pentru arhivare, astfel încât să se asigure posibilitatea citirii integrale a
textului;
 Dosarele trebuie să conţină maxim 300 de file, iar în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai
multe volume ale aceluiaşi dosar.

d) Numerotarea filelor din dosar și aplicarea semnăturii pentru confirmarea exactității numărului de file
 După constituire, filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus cu creion negru. În cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează separat, începând cu cifra 1, pentru
fiecare volum. Copertele dosarului şi fila de certificare nu se numerotează;
 Documentele preconstituite (registrele de evidenţă a documentelor, de intrare-ieşire a corespondenţei,
condicile, carnetele de borderouri etc.), care potrivit normelor legale se încheie anual, nu se îndosariază.

e) Înscrierea pe coperta dosarului a următoarelor informații: denumirea în clar a structurii, denumirea


compartimentului care a creat dosarul, numărul de dosar din inventar, indicativul din nomenclator, conținutul
pe scurt al dosarului, datele de început si de sfârșit, numărul de file, termenul de păstrare
 Pe coperta dosarului conform Anexei nr. 6 se înscriu, fără prescurtări, următoarele elemente de cotă:
denumirea în clar a structurii, denumirea compartimentului care a creat dosarul, numărul de dosar din
inventar, indicativul din Nomenclator şi cuprinsul dosarului cu datele de început şi de sfârşit, numărul
filelor şi al volumului, unde e cazul, precum şi termenul de păstrare al documentelor;
 La încheierea dosarului, capetele şnurului se aplică în interior pe spate, lipindu-se peste ele o hârtie de
marcaj de siguranţă;
 Pe o filă nescrisă, adaugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a documentelor
preconstituite, se trece, sub semnatura în clar a persoanei care a întocmit dosarul, următoarea
certificare: „Prezentul dosar (registru, condică etc.) conţine..... file ( în cifre şi litere)”, după care se înscrie
data (ziua, luna, anul) în care s-a certificat dosarul.

f) Întocmirea inventarelor
 După ce dosarele au fost pregătite pentru arhivare, Șeful Serviciului Administrativ întocmește un inventar
Model Anexa 6 (3 exemplare pentru dosare cu termen de păstrare temporar şi 4 exemplare pentru
dosare cu termen de păstrare permanent);

              2350/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
 Șeful Serviciului Administrativ, înmânează inventarele, responsabilului din cadrul Serviciului
Administrativ;
 Responsabilul analizează modul de întocmire a inventarelor şi le supune revizuirii șefilor de
compartimente, după caz, după care le prezintă directorului DEEB pentru a fi semnate;
 După semnare, acelaşi responsabil restituie inventarele persoanelor de la care le-a primit.

g) Predarea dosarelor pe baza inventarului la arhiva unității


 Șeful Serviciului Administrativ predă dosarele la arhiva CNPP, pe baza inventarelor întocmite anterior
(un exemplar al inventarelor rămâne la compartimentul care predă documentele, iar restul exemplarelor
se predau persoanei care răspunde de arhivă);
 Depunerea în depozitul de arhivă se face în al doilea an de la crearea lor. În situații justificate (motivate
prin solicitări scrise), se poate proroga acest termen;
 Constituirea dosarelor, a inventarelor și predarea acestora persoanei responsabile din cadrul SA, este o
obligație a șefilor compartimentelor (sau a persoanelor desemnate de aceștia) care le crează;
 Responsabilul va ţine evidenţa inventarelor şi a mişcării dosarelor intrate în arhivă în decursul timpului
într-un “Registru de evidenţă curentă a intrărilor – ieşirilor unităţilor arhivistice“, Model Anexa 8.

h) Informațiile în format electronic vor fi stocate si pe dischete si CD-uri și vor avea aceleași termene de păstrare
ca și cele pe suport de hârtie

Rezultate urmărite:
 respectarea cerințelor legale cu privire la evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea şi folosirea
documentelor;

7. RESPONSABILITĂȚI

Directorul Direcției Economice și Execuție Bugetară:


 Coordonează întreaga activitate privind îndosarierea lucrărilor aferente structurii pe care-o conduc şi
pregătirea dosarelor pentru arhivare.

Personalul Direcției Economice și Execuție Bugetară:


 Grupează în fiecare an documentele create şi deţinute, în dosare, pe baza Nomenclatorului arhivistic, a
problematicii şi termenelor de păstrare

              2351/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
 Pregătesc dosarele pentru arhivare;
 Arhivează documentele (leagă documentele în dosar);
 Numerotează filele din dosar și aplică semnătura pentru confirmarea exactității numărului de file;
 Înscrie pe coperta dosarului următoarele informații: denumirea în clar a structurii, denumirea
compartimentului care a creat dosarul, numărul de dosar din inventar, indicativul din nomenclator, conținutul
pe scurt al dosarului, datele de început si de sfârșit, numărul de file, termenul de păstrare.

Șeful Serviciului Administrativ:


 Întocmește inventarele pentru dosarele ce urmează a fi predate la arhiva direcției de către personalul
Serviciului Administrativ;
 Asigură predarea dosarelor la arhiva CNPP însoțite de 3 sau 4 exemplare din inventarele aferente acestor
dosare

Personalul Serviciului Administrativ:


 Grupează în fiecare an documentele create şi deţinute, în dosare, pe baza Nomenclatorului arhivistic, a
problematicii şi termenelor de păstrare
 Pregătesc dosarele pentru arhivare;
 Arhivează documentele (leagă documentele în dosar);
 Numerotează filele din dosar și aplică semnătura pentru confirmarea exactității numărului de file;
 Înscrie pe coperta dosarului următoarele informații: denumirea în clar a structurii, denumirea
compartimentului care a creat dosarul, numărul de dosar din inventar, indicativul din nomenclator, conținutul
pe scurt al dosarului, datele de început si de sfârșit, numărul de file, termenul de păstrare;
 Analizează modul de întocmire a inventarelor şi le supune revizuirii șefilor de compartimente, după caz, după
care le prezintă directorului DEEB pentru a fi semnate
 Ţine evidenţa dosarelor şi inventarelor din arhiva direcţiei;
 Predă periodic dosarele şi inventarele aferente arhiva CNPP.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.

              2352/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii
e) Anexa 5 – Model nomenclator arhivistic
f) Anexa 6 – Inventar pentru arhivare
g) Anexa 7 – Copertă dosar
h) Anexa 8 – Registrul de evidență curentă a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice
i) Anexa 9 – Opis

              2353/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 09 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2354/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 09 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind arhivarea, păstrarea și reconstituirea documentelor
(PO – 09 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2355/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Pregătire / selecție documente în


vederea arhivării

Grupare documente în funcție de


conținut și termene de păstrare

Aranjare documente în dosare în


ordinea cronologică producerii sau
înregistrării în contabilitate

Arhivarea efectivă a documentelor


(legarea documentelor în dosar).

Numerotare file din dosar și aplicarea


semnăturii pentru confirmarea
exactității numărului de file

Completare date pe coperta dosarului

Întocmirea inventarelor

Predare dosare pe baza inventarului


la arhiva unității

Stop

                2356/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 09 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
1. Pregătirea documentelor în vederea arhivării după caz după caz după caz
2. Întocmirea dosarelor pentru arhivare după caz după caz după caz
Arhivarea efectivă a documentelor (legarea
3. după caz după caz după caz
documentelor în dosar)
Numerotarea filelor din dosar si aplicarea semnăturii
4. după caz după caz după caz
pentru confirmarea exactității numărului de file
Înscrierea pe coperta dosarului a următoarelor informații:
denumirea în clar a structurii, denumirea
compartimentului care a creat dosarul, numărul de dosar
5. după caz după caz după caz
din inventar, indicativul din nomenclator, conținutul pe
scurt al dosarului, datele de început si de sfârșit, numărul
de file, termenul de păstrare
6. Întocmirea inventarelor după caz după caz după caz

                2357/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 09 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
7. Predarea dosarelor pe baza inventarului la arhiva unității după caz după caz după caz
Informațiile în format electronic vor fi stocate si pe
8. dischete si CD-uri și vor avea aceleași termene de după caz după caz după caz
păstrare ca și cele pe suport de hârtie

                2358/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 09 – DEEB
Ediția 3
Anexa 5 – Model nomenclator arhivistic

Serviciul / Compartimentul /
Direcția Denumirea dosarului Termenul de păstrare Observații
Biroul

               
 
2359/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 09 – DEEB
Ediția 3
Anexa 6 – Inventar pentru arhivare
DIRECȚIA ECONOMICĂ ȘI
EXECUȚIE BUGETARĂ
...........................................................1
...........................................................2
APROB
ȘEFUL STRUCTURII

INVENTAR PE ANUL ......................................................................................................................


Pentru documentele care se păstrează .............................................................................................. ani

Conținutul pe
Nr. Indicativul dosarului după scurt al
Datele externe Nr. filelor Observații
crt. nomenclator dosarului,
registrului etc.
0 1 2 3 4 5

Prezentul inventar format din ............ file conține .................. dosare, registre etc.
Numerele .................................... au fost lăsate la .............................................. nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. ................................................................
Astăzi ................................................ s-au preluat ................................. dosare.

Am predat, Am preluat,

1
Denumirea structurii (unității) creatoare.
2
Denumirea compartimentului.

               
 
2360/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 09 – DEEB
Ediția 3
Anexa 7 – Copertă dosar

DIRECȚIA ECONOMICĂ ȘI
EXECUȚIE BUGETARĂ
...........................................................3
...........................................................4

DOSAR Nr............................. / .................................................5

Referitor la ...............................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................

Data începerii ...................................


Data încheierii ..................................
File ..................................

VOL .............................................
Indicativul dosarelor ...............................

Termen de păstrare .............................................. ani

3
Denumirea structurii (unității).
4
Denumirea compartimentului.
5 Se menționează cota documentului (nr. curent din inventar și anul creării).

               
2361/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 09 – DEEB
Ediția 3
Anexa 8 – Registrul de evidență curentă a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice
DIRECȚIA ECONOMICĂ ȘI
EXECUȚIE BUGETARĂ

REGISTRU DE EVIDENȚĂ CURENTĂ


A INTRĂRILOR-IEȘIRILOR UNITĂȚILOR ARHIVISTICE

Nr. dosare Ieșiri din Denumirea, nr. și


Datele
Nr. Data preluării Denumirea unității arhivă Data Unde s-au data doc. Pe baza
externe ale După Primite Obs.
inv. și nr. actului (compartimentului) (totalul doc. ieșirii predat căruia s-a făcut
doc. inventar efectiv
ieșite) predarea
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

               
 
2362/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3
Anexa 9 – Opis
DIRECȚIA ECONOMICĂ ȘI
EXECUȚIE BUGETARĂ
...........................................................6
...........................................................7
APROB
ȘEFUL STRUCTURII

OPIS PENTRU DOSARUL ............. DIN ANUL .............................................................................


Pentru documentele care se păstrează .............................................................................................. ani

Conținutul pe
Nr. Indicativul dosarului după scurt al
Datele externe Nr. filelor Observații
crt. nomenclator dosarului,
registrului etc.
0 1 2 3 4 5

Prezentul dosar este format din ............ file și conține .................. dosare, registre etc.
Numerele .................................... au fost lăsate la .........................................nefiind încheiate.
La preluare au lipsit documentele de la nr. ................................................................
Astăzi ................................................ s-au preluat ................................. documente.

Am predat, Am preluat,

6
Denumirea structurii (unității) creatoare.
7
Denumirea compartimentului.

              2363/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 09 – DEEB
Ediția 3

              2364/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 10 – DEEB


Direcția Economică si Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII


BUNURILOR MATERIALE

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2365/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Circulația uniformă și rațională a documentelor justificative întocmite în CNPP care stau la baza înregistrărilor
în evidența contabilă cantitativ-valorică a bunurilor materiale;
b) Stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor justificative care au ca
finalitate înregistrarea în contabilitate a operațiunilor economice consemnate în acestea.

2. DOMENIU
Principiile care guvernează activitatea:
 legalitate;
 profesionalism;
 operativitate;
 ritmicitate.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Direcții, servicii, compartimente din cadrul CNPP;
 Direcția Economică și Execuție Bugetară;
 Serviciul Administrativ;
 Serviciul Financiar Contabilitate.

Procedura se aplică de către:


 Directorul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
 Personalul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
 Șeful Serviciului Administrativ;
 Gestionar;
 Personalul Serviciului Financiar Contabilitate.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

              2366/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
3.2 Legislație primară:
 Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu completările și modificările ulterioare;
 Legea nr. 69 din 16 aprilie 2010 privind responsabilitatea fiscal-bugetară, cu completările și modificările
ulterioare;
 Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilităţii, republicată la 18 iunie 2008, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordonanța nr. 92 din 24 decembrie 2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 188 din 8 decembrie 1999 privind Statutul funcţionarilor publici, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Ordonanţa de Urgență nr. 146 din 31 octombrie 2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 94 din 8 septembrie 1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 234/2010 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern şi controlul financiar preventiv;
 Legea nr. 284/2010, privind salarizarea unitara a personalului plătit din fonduri publice;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 94/2011 privind organizarea şi funcționarea inspecției economico-financiare;
 Ordonanța de Urgență nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată 2003;
 Legile bugetare anuale;
 Legea nr. 84/18.03.2003 pentru modificarea și completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/ 1999;
 Legile speciale în baza cărora se acordă drepturi unor categorii de persoane.

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 257 din 20 martie 2011 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii
nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar – preventiv - actualizat;

              2367/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 912/15.06.2004 pentru modificare Ordinului Ministrului Finanțelor
Publice nr. 522/16.04.2003;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența
și raportarea angajamentelor bugetare și legale;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea si conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru
instituțiile publice și instrucţiunile de aplicare a acestuia cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 616 din 19 mai 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea, semnarea,
depunerea, componenţa şi modul de completare a situaţiilor financiare trimestriale ale instituţiilor publice în
anul 2006, precum şi modelele acestora;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice referitoare la
controlul financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 privind aprobarea „Codului controlului intern”, cu
modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fișele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiții:
Aviz de însoțire a mărfii = avizul este reglementat drept un document cu regim special intern de tipărire și
numerotare;
NIR (notă de intrare recepție) = document pentru recepția bunurilor aprovizionate și în același timp este un
document justificativ pentru încărcarea în gestiune;
Fișa de magazie = document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor şi stocurilor bunurilor, cu una
sau cu două unități de măsură, după caz și document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-
contabile (pe solduri);
Nota contabilă = servește ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică și analitică.

              2368/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
Abrevieri:
CNPP = Casa Națională de Pensii Publice;
DEEB = Direcția Economică și Execuție Bugetară;
SA = Serviciul Administrativ din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
P = Primire;
Pr = Predare;
T = Transmitere;
Î = Întocmire;
V = Verificare;
BP = Bun de plată;
S = Semnare;
O = Operare;
D DEEB = Directorul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
CS = Compartiment de specialitate din cadrul CNPP;
Ș SA = Șeful Serviciului Administrativ al DEEB;
P SFC = Persoana cu atribuții în fișa postului din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate al DEEB.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Instituţiile publice consemnează operațiunile economico-financiare in momentul efectuării lor in documente
justificative pe baza cărora se fac înregistrări in jurnale, fise si alte documente contabile după caz.
Documentele care stau la baza înregistrărilor in contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai
în condițiile in care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale in vigoare.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor in contabilitate angajează răspunderea persoanelor
care le-au întocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au înregistrat in contabilitate, după caz.
Documentele justificative trebuie sa cuprindă, următoarele elemente principale:
 denumirea documentului;
 denumirea si, după caz, sediul unităţii care întocmește documentul;
 numărul documentului si data întocmirii acestuia;
 menționarea părților care participa la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);
 conţinutul operaţiunii economico-financiare si, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării
acesteia;
 datele cantitative si valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;

              2369/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
 numele si prenumele, precum si semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii
economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv si ale persoanelor in
drept sa aprobe operaţiunile respective, după caz;
 alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operaţiunilor efectuate.
Înregistrările în contabilitate se efectuează cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data
de întocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice.

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Factura – conține următoarele secțiuni:
 numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
 data emiterii facturii;
 data la care au fost livrate bunurile/ prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura
în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
 denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de
identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
 denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a
desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare
în scopuri de TVA ale reprezentantului fiscal;
 denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de
înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta
este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
 denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un
reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale
reprezentantului fiscal;
 denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
 baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare
cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile,
remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul
unitar.

Aviz de însoțire a mărfii – are următoarea structură minimală:


 seria și numărul intern de identificare a avizului;

              2370/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
 data emiterii;
 datele de identificare ale furnizorului: denumire, adresa, cod de identificare fiscală;
 datele de identificare ale cumpărătorului: denumire, adresa, cod de identificare fiscală;
 denumirea și cantitatea bunurilor livrate;
 prețul și valoarea, daca este cazul;
 date privind expediția: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul
mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;
 semnătura expeditorului;
 data primirii în gestiune și semnătura gestionarului primitor.

NIR (notă de intrare recepție) – are următoarea structură minimală:


 denumirea unității;
 denumirea, numărul și data întocmirii formularului;
 numărul și seria facturii/avizului de însoțire a mărfii recepționate;
 nr. curent;
 denumirea bunurilor recepționate;
 U/M;
 cantitatea conform documentelor însoțitoare;
 cantitatea recepționată;
 prețul de achiziție al cantității recepționate;
 adaosul comercial unitar și total;
 prețul de achiziție unitar plus adaosul comercial;
 valoarea la preț de vânzare, inclusiv tva;
 numele, prenumele și semnătura celor care fac recepția.

Solicitare de bunuri de la magazie – conține datele de identificare ale solicitantului și bunurile pe


care le solicită, împreună cu cantitățile.

Bon de consum – are următoarea structură minimală:


 denumirea unității;
 denumirea formularului;
 produs/lucrare (comanda);
 norma;

              2371/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
 bucăți lansate;
 numărul documentului;
 data eliberării (ziua, luna, anul);
 numărul comenzii;
 denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea);
 cantitatea necesară;
 U/M;
 cantitatea eliberată;
 prețul unitar;
 valoarea;
 data și semnătura gestionarului și a primitorului.

Fișa de magazie – are următoarea structură minimală:


 denumirea formularului, numărul paginii;
 denumirea unității, magazia, materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul,
dimensiunea;
 U/M, prețul unitar, după caz;
 data (ziua, luna, anul), numărul și felul documentului, intrări, ieșiri, stoc;
 data și semnătura de control.

Raport privind situația intrărilor, ieșirilor și stocurilor – conține informații cu privire la situația
intrărilor, ieșirilor și stocurilor.

Nota contabilă – are următoarea structură minimală:


 denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
 denumirea unității;
 explicații;
 simbolul contului debitor/creditor;
 suma;
 semnături: întocmit, verificat.

              2372/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
5.2.2.Circuitul documentelor
Nr.
Document Gestionar CS D DEEB Ș SA P SFC
Crt.
Factura P / V / BP /
1.
Pr
Aviz de însoțire a mărfii P / V / BP /
2.
Pr
NIR (notă de intrare
3. Î/T P
recepție)
Solicitare de bunuri de la
4. Î/T P/V
magazie
Bon de consum Î/S/T/P/
5. P/S/T P
T
6. Fișa de magazie O
Raport privind situația
7. Î/T/P/T P/S/T P
intrărilor, ieșirilor și stocurilor
8. Nota contabilă Î

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birou de lucru;
 mobilier adecvat;
 rechizite necesare in mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatura, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 Directorul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
 Personalul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
 Șeful Serviciului Administrativ;
 Gestionar;
 Personalul Serviciului Financiar Contabilitate.

              2373/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile;
 cheltuieli administrative;
 cheltuieli necesare pentru procurarea instrumentelor, mijloacelor si recipientelor necesare.

6. MODUL DE LUCRU

Etape
Orice bun se achiziționează conform procedurilor de achiziție publice în vigoare.

INTRĂRI
a) Intrarea bunului în magazie
După achiziționare, gestionarul introduce bunul în magazie, însoțit de factură și de avizul de însoțire al
mărfii.

b) Întocmirea NIR-ului
Gestionarul întocmește NIR-ul (nota de intrare recepție).

c) Verificarea facturii și certificarea cu „bun de plată”


Gestionarul verifică factura pentru a stabili dacă aceasta este conformă din punct de vedere cantitativ,
calitativ cu bunurile livrate și urmărește corectitudinea datelor de identificare ale furnizorului și
beneficiarului. Gestionarul certifică factura cu „bun de plată”.

d) Predarea facturii și a documentelor justificative la Serviciul Financiar Contabilitate


Gestionarul predă factura și documentele justificative la Serviciul Financiar Contabilitate în vederea
înregistrării și efectuării plăților.

IEȘIRI
e) Solicitarea de bunuri
Fiecare direcție, serviciu, compartiment din cadrul CNPP face o solicitare scrisă, aprobată de
conducătorul direcției, serviciului, compartimentului pe care o transmite directorului DEEB.

f) Verificarea magaziei
Directorul DEEB verifică magazia pentru a stabili dacă bunurile solicitate există și sunt disponibile.

              2374/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3

g) Întocmirea bonului de consum


În cazul în care bunurile solicitate există Gestionarul întocmește bonul de consum și îl semnează, după
care îl înaintează spre semnare șefului Serviciului Administrativ. Șeful Serviciului Administrativ
semnează bonul de consum.

h) Operarea intrărilor și ieșirilor în fișa de magazie


Gestionarul operează intrările și ieșirile în fișa de magazie a bunului respectiv. Toate aceste date există
atât în format fizic, cât și electronic în aplicația Balans, submodulul Magnum.

i) Eliberarea bunurilor solicitantului


Gestionarul eliberează respectivele bunuri solicitantului.

ACTIVITĂȚI SUPORT
j) Transmiterea periodică a NIR-urilor și bonurilor de consum Serviciului Financiar Contabilitate
Periodic, pe parcursul unei luni, Gestionarul transmite NIR-urile și bonurile de consum Serviciului
Financiar Contabilitate în vederea realizării contabilității analitice în aplicația informatică specifică.

k) Generarea Raportului cu privire la situația intrărilor, ieșirilor și stocurilor


La sfârșitul fiecărei luni, Gestionarul generează Raportul cu privire la situația intrărilor, ieșirilor și
stocurilor, iar șeful Serviciului Administrativ îl semnează. Gestionarul transmite Raportul semnat la
Serviciul Financiar Contabilitate pentru întocmirea notelor contabile.

Rezultate urmărite:
 Asigurarea necesarului de bunuri pentru desfășurarea activității în condiții optime;
 Gestionarea bunurilor intrate și ieșite în/din Magazie.

7. RESPONSABILITĂȚI

Direcții, servicii, compartimente din cadrul CNPP:


 Fac o solicitare scrisă pentru bunurile necesare, aprobată de conducătorul direcției, serviciului,
compartimentului pe care o transmite directorului DEEB.

              2375/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
Directorul Direcției Economice și Execuție Bugetară:
 Verifică magazia pentru a stabili dacă bunurile solicitate există și sunt disponibile.

Personalul Direcției Economice și Execuție Bugetară:


 Aplică prezenta procedură.

Șeful Serviciului Administrativ:


 Semnează bonul de consum;
 Semnează Raportul cu privire la situația intrărilor, ieșirilor și stocurilor.

Gestionarul:
 După achiziționare, introduce bunul în magazie, însoțit de factură și de avizul de însoțire al mărfii;
 Întocmește NIR-ul (nota de intrare recepție);
 Verifică factura pentru a stabili dacă aceasta este conformă din punct de vedere cantitativ, calitativ cu
bunurile livrate și urmărește corectitudinea datelor de identificare ale furnizorului și beneficiarului;
 Certifică factura cu „bun de plată”;
 Predă factura și documentele justificative la Serviciul Financiar Contabilitate în vederea înregistrării și
efectuării plăților;
 În cazul în care bunurile solicitate există, întocmește bonul de consum și îl semnează, după care îl înaintează
spre semnare șefului Serviciului Administrativ;
 Operează intrările și ieșirile în fișa de magazie a bunului respectiv;
 Eliberează respectivele bunuri solicitantului;
 Periodic, pe parcursul unei luni, transmite NIR-urile și bonurile de consum Serviciului Financiar Contabilitate
în vederea realizării contabilității analitice în aplicația informatică specifică;
 La sfârșitul fiecărei luni, generează Raportul cu privire la situația intrărilor, ieșirilor și stocurilor;
 Transmite Raportul semnat la Serviciul Financiar Contabilitate pentru întocmirea notelor contabile.

Personalul Serviciului Financiar Contabilitate:


 Înregistrează facturile în contabilitate și efectuează plata;
 Realizează contabilitatea analitică în aplicația informatică specifică;
 Întocmește notele contabile.

              2376/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3
8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2377/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 10 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2378/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 10 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind organizarea contabilității bunurilor materiale
(PO – 10 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2379/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Intrări
Start

Achiziție bunuri materiale


(cf. procedurii în vigoare)

Aviz de însoțire marfă


Intrare în magazie, pe bază de aviz
sau NIR
NIR

Verificare factură (cantitativ și calitativ)


și “Bun de plată” pe factura

Transmitere factură și documente


justificative la Contabilitate

Înregistrare date la nivelul


Contabilității

Procedura de plată

Stop

                2380/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 10 – DEEB
Ediția 3 

Ieșiri
Start

Solicitare scrisă pentru bunuri, primită


de la fiecare direcție CNPP

Aprobare în functie de stocul Bon de consum


disponibil și transmiterea serviciului
administrativ pentru întocmire “Bon de Bon de transfer
consum”

Semnarea de către gestionar și sef


serviciu administrativ

Actualizare “fișă de magazie” și Fișa de magazie


introducere în aplicația informatică

Eliberare materiale, cu confirmare Document primire


semnătură de primire bunuri bunuri

Prelucrare documente în contabilitate

Generare rapoarte

Stop

                2381/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 10 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
1. Intrarea bunului în magazie după caz după caz după caz
2. Întocmirea NIR-ului 10 00 10 00 10 00
3. Verificarea facturii și certificarea cu „bun de plată” 60 00 60 00 60 00
Predarea facturii și a documentelor justificative la
4. 2 00 2 00 2 00
Serviciul Financiar Contabilitate
5. Solicitarea de bunuri 10 00 10 00 10 00
6. Verificarea magaziei 10 00 10 00 10 00
7. Întocmirea bonului de consum 2 00 10 00 6 00
8. Operarea intrărilor și ieșirilor în fișa de magazie 2 00 2 00 2 00
9. Eliberarea bunurilor solicitantului 5 00 15 00 10 00
Transmiterea periodică a NIR-urilor și bonurilor de
10. 2400 00 2400 00 2400 00
consum Serviciului Financiar Contabilitate

              2382/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 10 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Generarea Raportului cu privire la situația intrărilor,
11. 5 00 5 00 5 00
ieșirilor și stocurilor

              2383/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 10 – DEEB
Ediția 3

              2384/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 11 – DEEB


Direcția Economică si Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ÎNCASĂRILE / PLĂTILE


EFECTUATE PRIN CASIERIA UNITĂȚII

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2385/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea încasărilor efectuate prin casieria unităţii;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.

2. DOMENIU
Principiile care guvernează activitatea casieriei:
 legalitate;
 profesionalism;
 operativitate;
 confidenţialitate;
 gratuitate;
 integritate.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Serviciul Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară.

Procedura se aplică de către:


 persoana din cadrul compartimentului financiar încadrată pe poziția (casier) din statul de organizare a unității.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

3.2 Legislație primară:


 Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu completările și modificările ulterioare;
 Legea nr. 69 din 16 aprilie 2010 privind responsabilitatea fiscal-bugetară, cu completările și modificările
ulterioare;
 Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilităţii, republicată la 18 iunie 2008, cu modificările și
completările ulterioare;

              2386/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
 Ordonanța nr. 92 din 24 decembrie 2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 188 din 8 decembrie 1999 privind Statutul funcţionarilor publici, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Ordonanţa de Urgență nr. 146 din 31 octombrie 2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 94 din 8 septembrie 1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 234/2010 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern şi controlul financiar preventiv;
 Legea nr. 284/2010, privind salarizarea unitara a personalului plătit din fonduri publice;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 94/2011 privind organizarea şi funcționarea inspecției economico-financiare;
 Ordonanța de Urgență nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată 2003;
 Legile bugetare anuale;
 Legea nr. 84/18.03.2003 pentru modificarea si completarea Ordonanței de Urgență nr. 119/ 1999;
 Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea regulamentului operaţiilor de casă;
 Legile speciale în baza cărora se acordă drepturi unor categorii de persoane.

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 257 din 20 martie 2011 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii
nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar – preventiv - actualizat;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 912/15.06.2004 pentru modificare Ordinului Ministrului Finanțelor
Publice nr. 522/16.04.2003;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența
și raportarea angajamentelor bugetare și legale;

              2387/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea si conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru
instituțiile publice și instrucţiunile de aplicare a acestuia cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 616 din 19 mai 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea, semnarea,
depunerea, componenţa şi modul de completare a situaţiilor financiare trimestriale ale instituţiilor publice în
anul 2006, precum şi modelele acestora;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 privind aprobarea „Codului controlului intern”, cu
modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fișele de post;
 Alte decizii/documente emise de organul ierarhic superior.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiții:
Activitatea casieriei = Activitatea de încasare a obligațiilor de plată a asiguraților şi pensionarilor sistemului
public, precum şi cea de plată a unor drepturi care se stabilesc de către CNPP.

Abrevieri:
CNPP = Casa Națională de Pensii Publice;
Î = Întocmire;
P = Primire;
Pr = Predare;
S = Semnare;
O = Operare.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
 asigurarea încasării veniturilor şi plăţii cheltuielilor la bugetul asigurărilor sociale de stat, conform legii;

              2388/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
5.2. Documente utilizate
5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Dispoziţiei de plata - încasare către casierie - Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al
formularului este următorul:
 denumirea unităţii;
 denumire formular: plată / încasare;
 numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
 numele şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează suma;
 suma încasată (în cifre şi în litere);
 scopul încasării;
 semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartimentul
financiar-contabil;
 date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi
semnătura;
 casier; suma încasată;
 data şi semnătura.

Chitanța – conține următoarele secțiuni:


 denumirea unităţii;
 codul de identificare fiscală;
 numele şi prenumele persoanei fizice care depune sume şi ce reprezintă acestea sau,
 suma in cifre şi litere;
 semnătura casierului.

Registru de casă – conține următoarele secțiuni:


 Nume instituție;
 Data;
 Coloana nr.act casa;
 Coloana explicații;
 Coloana încasări;
 Coloana plăți
 Report/Sold ziua precedentă;
 De reportat pagina/Total;

              2389/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
 Sold final zi;
 Semnătura.

Foaie de vărsământ – conține următoarele secțiuni:


 data și număr;
 identificarea ca foaie de vărsământ;
 identificarea plătitorului, prin nume/denumire, cod de identificare fiscală și adresă;
 identificarea beneficiarului, prin nume/denumire, cod de identificare fiscală, adresă şi cont;
 identificarea instituţiei iniţiatoare, prin denumirea centralei sau, după caz, a unităţii teritoriale
şi/sau codul BIC, în cazul în care plătitorul diferă de instituţia iniţiatoare;
 suma şi denominarea sumei;
 data emiterii ordinului de plată, care trebuie să fie unică, posibilă şi certă;
 referinţe privind conţinutul economic al operaţiunii.

Fila de cec – conține următoarele rubrici:


 elementele de identificare a instituţiei de credit trase;
 denumirea şi/sau sigla instituţiei de credit trase;
 adresa sediului instituţiei de credit trase;
 Plătiţi în schimbul acestui CEC;
 emis în localitatea;
 la data;
 suma de;
 moneda;
 suma în litere;
 stipulat;
 plătibil la;
 denumire trăgător;
 lui/la ordinul;
 cod și IBAN trăgător;
 girat de către;
 la data;
 IBAN posesor;
 semnătură girant;

              2390/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
 semnătură trăgător.

5.2.2.Circuitul documentelor
Nr. Crt. Document Casierul

1. Dispoziţiei de plata - încasare către casierie P/O

2. Chitanța Î / S / Pr

3. Registru de casă Î / S / Pr

4. Foaie de vărsământ Î / S / Pr

5. Fila de cec Î / S / Pr

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birou de lucru;
 mobilier adecvat;
 rechizite necesare in mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatura, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 persoana din cadrul compartimentului financiar încadrată pe poziţia (casier).

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile;
 cheltuieli administrative.

6. MODUL DE LUCRU
Încasările din casieria unităţii provin din: ridicările de numerar din conturile de disponibil deschise la trezorerie,
din încasările de la personalul unităţii și din încasările de la persoane fizice sau juridice din afara unităţii.

a) În cazul ridicărilor de numerar în conturile de disponibil, casierul:


 Întocmește cecul prin înscrierea sumelor necesare a conturilor din care urmează a se ridica sumele,
detalierea acestora pe verso cec-ului;

              2391/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
 Prezintă cecul la viza persoanelor împuternicite să semneze (se confrunta cu fisa specimenelor de
semnături vizată de trezorerie);
 Se prezintă cu cecul la persoana din cadrul trezoreriei responsabilă cu verificarea conturilor unităţii;
 Ridică numerarul de la casieria trezorerie.

b) În cazul încasărilor de numerar de la personalul unităţii, casierul:


 Verifică existenţa documentelor justificative (decont de cheltuieli prezentat de titularul de avans,
decizia de imputaţie sau alte acte din care rezultă obligaţii de plată în sarcina unor persoane);
 Verifică existenţa vizei de control financiar preventiv;
 Verifică dacă suma trecută în dispoziţia de încasare către casierie este aceeasi cu cea din
documentul justificativ;
 Verifică modul de calcul a sumei ce urmează a fi încasată;
 Verifică existenţa aprobării ordonatorului de credite pe decontul de cheltuieli;
 Întocmeste chitanţa si predă originalul persoanei de la care a încasat banii;
 Pentru decontul de cheltuieli privind justificarea avansului acordat pentru deplasări în ţară sau pentru
achiziţii prin cumpărare directă se verifică dacă documentele au fost prezentate în termenul legal, în
caz contrar, dacă au fost calculate penalităţi de întarziere;
 Verifică dacă dispoziţia de încasare către casierie cuprinde denumirea unităţii, numărul si data
întocmirii formularului, numele si prenumele precum si funcţia (calitatea) persoanei care restituie
banii, suma încasată în cifre si litere, scopul încasării, semnatura conducătorului unitaţii, viza de
control financiar preventiv completează numele său, suma încasată, data si semnatura.

c) În cazul încasarilor de numerar de la persoane fizice sau juridice din afara unităţii, casierul:
 Verifică dacă dispoziţia de încasare către casierie este vizată de control financiar preventiv;
 Verifică existenţa documentelor justificative (factura privind serviciile prestate de unitate, factura
privind bunurile vândute din patrimoniul unitaţii sau alte acte din care rezultă obligaţii de plată în
sarcina unor persoane;
 Întocmeste chitanţa si preda originalul persoanei de la care a încasat banii.

d) După efectuarea operaţiunilor prezentate mai sus casierul întocmeste registrul de casă pe fiecare sursa de
finanţare (buget si extrabugetar) efectuând urmatoarele operaţiuni:
 Completează datele de identificare ale unităţii si data întocmirii (ziua, luna, anul);
 Înscrie reportul zilei precedente;

              2392/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
 Înscrie numărul curent, numărul actului de casă, numărul anexelor, explicaţii;
 Înscrie sumele în coloana de încasări;
 Calculează rulajul pe încasări si plăţi;
 Calculează total intrări = sold precedent + total încasări;
 Calculează soldul de inchidere = total intrări – total plăţi;
 Semnează registrul de casă si preda exemplarul 1 la sfârsitul zilei compartimentului financiar-
contabil;
 Verifică ca sumele rămase în casieria unităţii la sfârsitul zilei să nu depăsească plafonul de casă
stabilit cu trezoreria (se pot păstra peste limita de casă sumele reprezentând drepturi de personal,
sumele ridicate pentru plata despăgubirilor de orice natură, sumele reţinute din drepturile de
personal cu titlul de garanţii, pensii de întreţinere sau cu alt titlu potrivit dispoziţiilor legale, sumele
încasate după ora fixată pentru efectuarea vărsămintelor în numerar la trezorerie, cu condiţia sa fie
depuse sau utilizate în ziua următoare).

Rezultate urmărite:
 încasarea unor obligaţii către bugetul asigurărilor sociale de stat şi plata unor drepturi din bugetul asigurărilor
sociale de stat.

7. RESPONSABILITĂȚI

Casierul:
 Numerotează, sigilează registrul de casă și carnetul chitanțier și le prezintă contabilului șef pentru certificare;
 Întocmește zilnic registrul de casă, în două exemplare;
 Înainte de începerea activității zilnice, e obligat să verifice integritatea sigiliilor și încuietorilor de la casa de
bani;
 Întocmește cecul prin înscrierea sumelor necesare a conturilor din care urmează a se ridica sumele,
detalierea acestora pe verso cec-ului;
 Prezintă cecul la viza persoanelor împuternicite să semneze (se confruntă cu fișa specimenelor de semnături
vizată de trezorerie);
 Se prezintă cu cecul la persoana din cadrul trezoreriei responsabilă cu verificarea conturilor unității;
 Ridică numerarul de la casieria trezorerie;
 Verifică existenţa documentelor justificative (decont de cheltuieli prezentat de titularul de avans, decizia de
imputaţie sau alte acte din care rezultă obligaţii de plată în sarcina unor persoane);

              2393/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
 Verifică existenţa vizei de control financiar preventiv;
 Verifică dacă suma trecută în dispoziția de încasare către casierie este aceeași cu cea din documentul
justificativ;
 Verifică modul de calcul a sumei ce urmează a fi încasată;
 Verifică existenţa aprobării ordonatorului de credite pe decontul de cheltuieli;
 Pentru decontul de cheltuieli privind justificarea avansului acordat pentru deplasări în ţară sau pentru achiziții
prin cumpărare directă se verifică dacă documentele au fost prezentate în termenul legal, în caz contrar,
dacă au fost calculate penalități de întârziere;
 Verifică dacă dispoziția de încasare către casierie cuprinde denumirea unității, numărul si data întocmirii
formularului, numele si prenumele precum si funcția (calitatea) persoanei care restituie banii, suma încasată
în cifre si litere, scopul încasării, semnătura conducătorului unității, viza de control financiar preventiv
completează numele său, suma încasată, data si semnătura.
 Verifică dacă dispoziția de încasare către casierie este vizată de control financiar preventiv;
 Verifică existența documentelor justificative (factura privind serviciile prestate de unitate, factura privind
bunurile vândute din patrimoniul unității sau alte acte din care rezultă obligații de plată în sarcina unor
persoane;
 Întocmește chitanța și preda originalul persoanei de la care a încasat banii;
 Întocmește registrul de casă pe fiecare sursa de finanțare (buget și extrabugetar);
 Îi este interzis să țină în casierie sume în numerar și acte de valoare fără a fi numărate, înregistrate și
controlate, precum și numerar sau alte valori care nu aparțin unității.

Șeful Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară:


 Verifică și vizează pentru control financiar preventiv toate documentele justificative predate la casierie;
 Verifică inopinat casieria cel puțin odată pe lună;
 Urmărește respectarea întocmai a prezentei proceduri.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.

              2394/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2395/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 11 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2396/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 11 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind incasările / plățile efectuate prin casieria unităţii
(PO – 11 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2397/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 11 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Realizează operațiuni de ridicare /


încasare de numerar

Întocmește cec-ul pentru ridicare Verifică existenţa documentelor


numerar justificative pentru încasare numerar

Prezintă cec-ul la viza persoanelor Verifică existenţa vizei de control


împuternicite să semneze financiar preventiv

Prezintă cec-ul la persoana din cadrul Verifică dacă suma trecută în


trezoreriei responsabilă cu verificarea dispoziţia de încasare este aceeași cu
conturilor unităţii cea din documentul justificativ

Ridică numerarul de la casieria Verifică modul de calcul a sumei ce


trezorerie urmează a fi încasată

Verifică existenţa aprobării


ordonatorului de credite pe decontul
de cheltuieli

Întocmește chitanţa și predă originalul


persoanei de la care a încasat banii

Realizează verificări ale dispoziţiei de


încasare

Casierul întocmește registrul de casă


pe fiecare sursa de finanţare

Stop

                2398/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 11 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
Întocmirea cec-ului prin înscrierea sumelor necesare a
1. conturilor din care urmează a se ridica sumele, detalierea 5 00 5 00 5 00
acestora pe verso cec-ului
Prezentarea cec-ului la viza persoanelor împuternicite să
2. semneze (se confrunta cu fisa specimenelor de 5 00 5 00 5 00
semnături vizată de trezorerie)
Prezentarea cec-ului la persoana din cadrul trezoreriei
3. 120 00 120 00 120 00
responsabilă cu verificarea conturilor unităţii
Verificarea existenţei documentelor justificative (decont
de cheltuieli prezentat de titularul de avans, decizia de
4. 1 00 1 00 1 00
imputaţie sau alte acte din care rezultă obligaţii de plată
în sarcina unor persoane)

              2399/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 11 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
5. Verificarea existenţei vizei de control financiar preventiv 00 30 00 30 00 30
Verificarea dacă suma trecută în dispoziţia de încasare
6. către casierie este aceeasi cu cea din documentul 00 30 00 30 00 30
justificativ
Verificarea modului de calcul a sumei ce urmează a fi
7. 00 30 00 30 00 30
încasată
Verificarea existenţei aprobării ordonatorului de credite
8. 00 30 00 30 00 30
pe decontul de cheltuieli
Pentru decontul de cheltuieli privind justificarea avansului
acordat pentru deplasări în ţară sau pentru achiziţii prin
9. cumpărare directă se verifică dacă documentele au fost 00 30 00 30 00 30
prezentate în termenul legal, în caz contrar, dacă au fost
calculate penalităţi de întarziere
Verificarea dacă dispoziţia de încasare către casierie
cuprinde denumirea unităţii, numărul si data întocmirii
10. 00 30 00 30 00 30
formularului, numele si prenumele precum si funcţia
(calitatea) persoanei care restituie banii, suma încasată

              2400/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 11 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
în cifre si litere, scopul încasării, semnatura
conducătorului unitaţii, viza de control financiar preventiv
completează numele său, suma încasată, data și
semnatura
Verificarea dacă dispoziţia de încasare către casierie
11. 00 30 00 30 00 30
este vizată de control financiar preventiv
Verificarea existenţei documentelor justificative (factura
privind serviciile prestate de unitate, factura privind
12. 00 30 00 30 00 30
bunurile vândute din patrimoniul unitaţii sau alte acte din
care rezultă obligaţii de plată în sarcina unor persoane
Întocmirea chitanţei și predarea originalului persoanei de
13. 2 00 2 00 2 00
la care a încasat banii
Întocmirea registrului de casă pe fiecare sursa de
14. 15 00 60 00 37 30
finanţare (buget si extrabugetar)

              2401/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 11 – DEEB
Ediția 3

              2402/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 12 – DEEB


Direcția Economică și Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND ÎNREGISTRĂRILE ÎN CONTABILITATE


A ORDINELOR DE PLATĂ

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2403/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli și proceduri pentru înregistrarea în contabilitate a ordinelor de plată;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind înregistrarea în contabilitate a ordinelor de plată.

2. DOMENIU
Principiile care guvernează activitatea:
 separarea atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care
efectuează verificări şi conduc evidenţele contabile;
 anualitate;
 specializare bugetară;
 legalitate;
 profesionalism;
 confidenţialitate;
 operativitate.

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Serviciul Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară.

Procedura se aplică de către:


 persoanele care efectuează înregistrarea în evidența contabilă a tuturor operațiunilor financiare, din cadrul
Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

3.2 Legislație primară:


 Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu completările și modificările ulterioare;
 Legea nr. 69 din 16 aprilie 2010 privind responsabilitatea fiscal-bugetară, cu completările și modificările
ulterioare;

              2404/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
 Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilităţii, republicată la 18 iunie 2008, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordonanța nr. 92 din 24 decembrie 2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 188 din 8 decembrie 1999 privind Statutul funcţionarilor publici, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Ordonanţa de Urgență nr. 146 din 31 octombrie 2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 94 din 8 septembrie 1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Legea nr. 234/2010 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern şi controlul financiar preventiv;
 Legea nr. 284/2010, privind salarizarea unitara a personalului plătit din fonduri publice;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 94/2011 privind organizarea şi funcționarea inspecției economico-financiare;
 Ordonanța de Urgență nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată 2003;
 Legile bugetare anuale;
 Legile speciale în baza cărora se acordă drepturi unor categorii de persoane.

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 257 din 20 martie 2011 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii
nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice.

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar – preventiv - actualizat;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența
și raportarea angajamentelor bugetare și legale;

              2405/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea si conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru
instituțiile publice și instrucţiunile de aplicare a acestuia cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul nr. 616 din 19 mai 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea, semnarea,
depunerea, componenţa şi modul de completare a situaţiilor financiare trimestriale ale instituţiilor publice în
anul 2006, precum şi modelele acestora;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 privind aprobarea „Codului controlului intern”, cu
modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 556/2006 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice
aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917/2005;
 Regulamentul nr. 704 din 22 decembrie 1993 de aplicare a Legii contabilității nr. 82/1991;
 Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Tabelul de transpunere a clasificației indicatorilor privind finanțele publice;
 Fișele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiții:
Aplicarea prevederilor legislative referitoare la întocmirea şi circuitul instrumentelor de plată =
Modalitatea de plată în cadrul relaţiilor economice înseamnă tehnica, mecanismul, procedura prin care o sumă
de bani reprezentând plata unor produse, servicii, lucrări, se poate transmite de la plătitor la beneficiar prin
circuitul unor documente denumite instrumente de plată, prin intermediul unor societăţi bancare. Suportul
instrumentelor de plată poate fi de hârtie, magnetic, electronic.
Procedura operaţională = Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de
lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
Ediţie a unei proceduri operaţionale = Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale,
aprobată şi difuzată.
Revizia în cadrul unei ediţii = Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a
uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi
difuzate.

              2406/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3

Abrevieri:
CNPP = Casa Națională de Pensii Publice;
DEEB = Direcția Economică și Execuție Bugetară;
SFCEB = Serviciul Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară;
OTP = Ordin de plată pentru Trezoreria Statului;
E = Elaborare;
V = Verificare;
A = Aprobare;
Ap. = Aplicare;
C = Casierul;
PDP = Persoana desemnată cu plăţile prestaţiilor sociale.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
Operaţiunile de decontare derulate în procesul decontărilor interbancare au la bază instrumentele de plată fără
numerar, emise şi prezentate băncii.
Pentru a efectua plăţi fără numerar se utilizează instrumente şi mijloace de plată emise pe suport de hârtie,
magnetic, electronic.
Instrumentele de plată utilizate sunt:
 Ordinul de plată;
 CEC-ul.

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Ordinul de plată are rol de dispoziţie necondiţionată dată de către emitent unei societăţi bancare
receptoare de a pune la dispoziţia unui beneficiar o anumită sumă de bani, la o anumită dată și conține:
 numele emitentului;
 suma în cifre şi litere;
 specificaţia plăţii;
 numele băncii emitente;
 numărul contului emitentului;

              2407/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
 numărul contului şi banca beneficiarului;
 numele beneficiarului;
 data la care să se facă plata;
 data emiterii;
 semnătura 1 şi a emitentului;
 număr angajament;
 cod angajament.
Ordinul de plată se întocmeşte în cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară în baza
ordonanţării la plată a ordonatorului de credite.

CEC-ul are rol de instrucţiune scrisă dată trezoreriei de a plăti unei terţe persoane sau chiar instituţiei,
suma de bani menţionată în acea instrucţiune și conține:
 numele şi adresa trăgătorului;
 felul CEC- ului;
 numărul filei de CEC;
 localitatea şi data emiterii;
 suma în cifre;
 suma în litere;
 numele şi adresa băncii trase;
 numărul contului trăgătorului;
 numele beneficiarului;
 semnătura şi ştampila trăgătorului.
CEC-ul este emis în cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară (trăgător) în baza
disponibilităţilor băneşti de la trezorerie (tras).

Anexa nr. 3 la Ordinul 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor
instituţiilor publice este documentul prin care ordonatorul de credite dă dispoziţii directorului DEEB
să efectueze o plată.

Ordonanțarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie
conducătorului Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară să întocmească instrumentele
de plată a cheltuielilor. Acest documente conține date cu privire la:

              2408/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
 exerciţiul bugetar în care se înregistrează plata;
 subdiviziunea bugetară la care se înregistrează plata;
 suma de plată (în cifre şi litere) exprimată în moneda națională sau în monedă straină, după
caz;
 datele de identificare a beneficiarului plăţii;
 natura cheltuielilor;
 modalitatea de plată (virament sau numerar);
 data şi semnatură ordonatorului de credite sau a persoanei delegate cu aceste atribuţii;
 viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care confirmă
corectitudinea sumelor de plată, livrarea și recepţionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi
prestarea serviciilor, existenţa unui alt titlu care justifică plata, precum şi, după caz,
înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia.

Documente justificative (facturi, chitanţe fiscale, borderouri e.t.c.) se întocmesc de către frnizorii
de produse, servicii, lucrări în vederea stingerii obligaţiei pe care instituţia o are către aceştia.

Factura fiscală este document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a bunurilor
livrate și a serviciilor prestate lucrărilor executate și conține:
 seria și numărul intern de identificare a formularului;
 data emiterii formularului;
 datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
 datele de identificare ale cumpărătorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
 denumirea și cantitatea bunurilor livrate;
 date privind expeditța: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul
mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;
 semnătura expeditorului.

Recapitulaţia (borderoul) prestaţiilor sociale este un document justificativ în baza căruia se


întocmesc instrumentele de plată și care conține:
 denumirea documentului;
 emitentul;
 luna şi anul la care se referă documentul;

              2409/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
 tipul de prestaţie socială;
 total drepturi restante;
 total reţineri;
 suma ordonanţată;
 total taxe poştale;
 total plăţi;
 total număr borderouri.

Tabel cu specimenele de semnături se întocmeşte de către Serviciul Financiar Contabilitate și


Execuție Bugetară spre Trezorerie.

5.2.2.Circuitul documentelor

Circuitul intern:
 ordinul de plată
Personalul SFCEB Personalul SFCEB Personalul SFCEB

 CEC-ul

Personalul SFCEB - primirea ordonanţării de Director SFCEB- Director DEEB-


plată având anexat documentul justificativ cu pentru verificare pentru aprobare
avizul de „bun de plată”, întocmirea CEC-ului şi semnare

Circuitul extern:
 ordinul de plată
Obligaţie financiară
Plătitor Operator economic
Emite ordin de

Creditarea contului beneficiarului


plată

Trezoreria Banca operatorului


economic
Emite ordin de plată

              2410/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3

 CEC-ul
(2) Obligaţie financiară
Plătitor Operator economic-

(4) Remiterea cecului beneficiar

(5) Prezentarea cecului la banca


carnetului CEC
(1) Eliberarea

(3) Emiterea cecului beneficiarului

Banca operatorului
Trezoreria
(6) Pezentarea cecului de plată
economic

(7) Achitarea cecului

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birou de lucru;
 mobilier adecvat;
 rechizite necesare in mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatura, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

5.3.2.Resurse umane
 persoanele care efectuează înregistrarea în evidența contabilă a tuturor operațiunilor financiare, din
cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară din cadrul Direcției Economice și
Execuție Bugetară.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile;
 cheltuieli administrative.

              2411/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
6. MODUL DE LUCRU

Etape
a) Respectarea cadrului legal referitor la tehnicile de plată
Această etapă se realizează permanent, în scopul respectării legislaţiei aplicabile tehnicilor de plată şi
întocmirii instrumentelor de plată. Este realizată de directorul DEEB, directorul SFCEB, personalul
SFCEB, persoana desemnată cu activitatea de control financiar preventiv, persoana desemnată cu plăţile
prestaţiilor sociale, persoanele desemnate cu semnătura 1 şi 2 și cuprinde următoarele acțiuni:
 Semnarea instrumentelor de plată de către persoanele abilitate de lege, aprobate prin specimene de
semnături de către ordonatorii de credite, la care se anexează copii ale actelor de numire în funcţie
a acestora;
 Prezentarea la unităţile trezoreriei statului a bugetului de venituri şi cheltuieli, aprobat şi repartizat pe
trimestre;
 Înainte de întocmirea instrumentelor de plată se are în vederea parcurgerea fazelor de angajare,
lichidare, ordonanţare a cheltuielilor;
 OTP se poate utiliza pentru declararea obligaţiilor bugetare, în situaţia în care, pentru fiecarea
obligaţie bugetară sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:
- În perioada de raportare rezultă sume de plată;
- În perioada de raportare suma datorată este egală cu suma de plată, nefiind influenţată de sume
deductibile pentru care există obligaţie de declarare;
- Suma de plată pentru perioada de raportare se achită integral şi până la termenul de plată
prevăzut de lege.
 Plata obligaţiilor aferente drepturilor salariale, până pe data de 25 a lunii următoare celei la care se
referă drepturile salariale;
 În situaţii deosebite pot fi efectuate plăţi, cu aprobarea ordonatorului de credite, pentru cheltuieli de
volum redus, aferente bunurilor achiziţionate, serviciilor prestate sau lucrărilor executate de persoane
fizice, şi care nu au conturi deschise în bancă. Ridicarea de numerar în aceste situaţii se face pe
bază de notă justificativă. 
 
b) Respectarea normelor procedurale de întocmire a instrumentelor de plată
Această etapă se realizează permanent, în scopul respectării legislaţiei aplicabile tehnicilor de plată şi
întocmirii instrumentelor de plată. Este realizată de directorul DEEB, directorul SFCEB, personalul

              2412/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
SFCEB, persoana desemnată cu activitatea de control financiar preventiv, persoana desemnată cu plăţile
prestaţiilor sociale, persoanele desemnate cu semnătura 1 şi 2 și cuprinde următoarele acțiuni:
 OTP se completează de către plătitori pentru fiecare obligaţie bugetară sau prin cumul a acestor
obligaţii conform prevederilor legale aplicabile;
 OTP pot fi completate de către plătitori pe suport de hârtie (în două exemplare, din care exemplarul
nr. 2 rămâne la plătitor iar exemplarul nr. 1 se depune la instituţia iniţiatoare, care poate fi instituţie
de credit sau unitate a trezoreriei statului) sau pe suport electronic, în funcţie de termenii şi condiţiile
contractuale convenite cu instituţia iniţiatoare;
 În cazul ordinelor de plată pentru trezoreria statului întocmite pe suport de hârtie, exemplarul nr. 2
reţinut de plătitor constituie document justificativ pentru înregistrarea operaţiunii în contabilitate,
numai împreună cu extrasul de cont eliberat de instituţia bancară sau unitatea trezoreriei statului
iniţiatoare.

c) Întocmirea OPT
Această etapă se realizează în termen de 24 de ore de la emiterea ordonanţării la plată, în scopul
respectării legislaţiei aplicabile tehnicilor de plată şi întocmirii instrumentelor de plată. Este realizată de
personalul SFCEB, persoana desemnată cu plăţile prestaţiilor sociale și cuprinde următoarele acțiuni:
 Se deschide programul de asistenţă pus la dispoziţie de Ministerul Finanţelor Publice; La deschiderea
programului se generează automat rubricile: „PLĂTITOR”, „Cod de identificare fiscală” şi „ADRESA”;
 Se completează rubricile „NR” (numărul ordinului de plată atribuit ), „PLĂTIŢI” ( suma în cifre), „Cod
IBAN plătitor”;
 Rubrica „Beneficiar” se completează astfel:
- pentru obligaţiile bugetare se înscrie buget de stat, buget asigurări sociale de stat etc.
- pentru obligaţii bugetare achitate la bugetele locale, se înscrie denumirea unităţii administrativ-
teritoriale în contul căreia se achită suma;
- pentru obligaţii de plată către instituţii publice, se înscrie denumirea instituţiei publice beneficiare;
- pentru impozitul pe venituri din salarii se înscrie denumirea unităţii pentru care se achită impozitul;
- pentru amenzi datorate bugetului local, denumirea unităţii administrativ teritoriale în contul căreia
se achită suma;
- pentru amenzi datorate bugetului de stat se înscrie denumirea unităţii din care face parte agentul
constatator care a aplicat amenda dacă în PV de constatare a contravenţiei s-a consemnat codul
fiscal al acestuia sau buget de stat în situaţia în care nu s-a consemnat codul fiscal;
- pentru plata bunurilor, serviciilor, lucrărilor se va înscrie beneficiarul sumei;

              2413/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
 Rubrica „Reprezentând” se completează după cum urmează:
- pentru obligaţiile bugetare: denumirea completă a obligaţiei bugetare achitate, perioada la care
se referă;
- pentru celelalte categorii de plăţi se înscrie natura economică a plăţii, numărul documentului
justificativ, contul analitic al operaţiunii;
 Rubricile: „LEI, adică”, „De la”, „La”sunt generate automat de către programul de editare a ordinului
de plată.
 Data emiterii se completează prin alegerea datei din calendarul ataşat aplicaţiei informatice.
 Numărul de evidenţă a plăţii este generat automat. Structura numărului de evidenţă a plăţii:
- cod document fiscal: 2 caractere
- cod obligaţie bugetară: 3 caractere;
- categorie fiscală: 2 caractere;
- perioada de raportare: 4 caractere;
- scadenţa (zi, lună, an): 6 caractere;
- tip document: 1 caracter şi anume 1 pentru ordin de plată cu valoare de declaraţie şi 0 pentru
restul situaţiilor.
- secvenţa: 3 caractere;
- cifre de control: 2 caractere.

d) Întocmirea cecului
Această etapă se realizează în termen de 24 de ore de la emiterea ordonanţării la plată, în scopul
respectării legislaţiei aplicabile și cuprinde următoarea acțiune:
 Se completează rubricile cerute de formular fără ştersături sau corecturi avându-se în vedere ca suma
să reprezinte număr întreg.
 
a) Verificarea corectitudinii actelor ce urmează a fi înregistrate
Acestea trebuie să cuprindă în mod obligatoriu urmatoarele elemente:
 denumirea documentelor;
 denumirea si, după caz, sediul unităţii care întocmeste documentul;
 numărul documentului si data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare;

              2414/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
 conţinutul operaţiunii economico-financiare si, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuarii
acesteia;
 datele cantitative si valorice aferente operaţiunilor economico-financiare efectuate;
 numele si prenumele, pecum si semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunilor
economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv si ale persoanelor în
drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
 alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
 
e) Inregistrarea ordinelor de plată
În această etapă are loc verificarea corectitudinii actelor ce urmează a fi înregistrate. Ordinele de plată
trebuie să conțină, în mod obligatoriu, următoarele elemente:
 denumirea documentelor;
 denumirea si, după caz, sediul unităţii care întocmeste documentul;
 numărul documentului si data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare;
 conţinutul operaţiunii economico-financiare si, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuarii
acesteia;
 datele cantitative si valorice aferente operaţiunilor economico-financiare efectuate;
 numele si prenumele, pecum si semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunilor
economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv si ale persoanelor în
drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
 documentele înregistrate să fie în volum complet;
 Exemplu: ordinul de plată trebuie să fie însoţit de: propunere de angajare a unei cheltuieli; angajament
bugetar; ordonantare de plata; factura; NIR sau process verbal de recepţie a lucrării, comanda,
proces verbal de testare a pieţii, etc.
 alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate. 

f) Întocmirea notei contabile în programul informatic cu înregistrările ce urmează să se facă

g) Verificarea corectitudinii efectuării înregistrărilor prin confruntarea rulajelor din evidenţa contabilă cu cele
din extrasul de cont

              2415/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
Documentele înregistrate trebuie să fie în volum complet. Exemplu: ordinul de plată trebuie să fie însoţit
de: propunere de angajare a unei cheltuieli; angajament bugetar; ordonantare de plata; factura; NIR sau
process verbal de recepţie a lucrării, comanda, proces verbal de testare a pieţii, etc.

Înregistrarile în contabilitate se vor efectua cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după
data de întocmire sau intrare a acestora în unitate si sistematic, în conturi sintetice si analitice, în
conformitate cu regulile stabilite pentru forma de înregistrare în contabilitate.

Rezultate urmărite:
 furnizează informaţii cuprinse în instrumentele de plată, în scopul fundamentării deciziilor;
 controlează și verifică întocmirea şi circuitul instrumentelor de plată reprezintă obiectiv de control ex-ante şi
post ante pentru diferite structuri de control.

7. RESPONSABILITĂȚI

Directorul Direcției Economice și Execuție Bugetară:


 Aprobă semnarea instrumentelor de plată de către persoanele abilitate de lege, aprobate prin specimene de
semnături de către ordonatorii de credite, la care se anexează copii ale actelor de numire în funcţie a
acestora;
 Verifică fazele de angajare, lichidare, ordonanţare a cheltuielilor, înainte de întocmirea instrumentelor de
plată;
 Aprobă respectarea normelor procedurale de întocmire a instrumentelor de plată;
 Aprobă întocmirea cec-ului.

Directorul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară:


 Verifică semnarea instrumentelor de plată de către persoanele abilitate de lege, aprobate prin specimene de
semnături de către ordonatorii de credite, la care se anexează copii ale actelor de numire în funcţie a
acestora;
 Aplică prezentarea la unităţile trezoreriei statului a bugetului de venituri şi cheltuieli, aprobat şi repartizat pe
trimestre;
 Aplică fazele de angajare, lichidare, ordonanţare a cheltuielilor, înainte de întocmirea instrumentelor de plată;
 Verifică respectarea normelor procedurale de întocmire a instrumentelor de plată;

              2416/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
 Verifică întocmirea cec-ului.

Personalul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară:


 Respectă cadrul legal referitor la tehnicile de plată;
 Respectă normele procedurale de întocmire a instrumentelor de plată;
 Întocmește OPT;
 Întocmește CEC-ului;
 Înregistrează ordinele de plată;
 Întocmește nota contabilă în programul informatic cu înregistrarile ce urmează să se facă;
 Verifică corectitudinea efectuării înregistrărilor prin confruntarea rulajelor din evidenţa contabilă cu cele din
extrasul de cont.

Persoana desemnată cu activitatea de control financiar preventiv propriu:


 Verifică documentele întocmite și acordă viza de control financiar propriu.

8. DISPOZIȚII FINALE

a) Procedura va fi difuzată în sistem controlat prin intermediul Listei de difuzare (Anexa 1) la structurile / persoanele
implicate în procesul activității procedurate. Aceasta se păstrează la emitent si se poate actualiza independent de
procesul de revizuire a procedurii.
b) Procedura va fi revizuită ori de câte ori se consideră necesar (când apar modificări organizatorice sau ale
reglementărilor legale cu caracter general si intern etc.). Lista modificărilor (Anexa 2) va însoți procedura inițială
în procesul de avizare / aprobare, respectiv ediția nouă în procesul de difuzare.
c) Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta procedură în vigoare, aplicarea acesteia
se va realiza de înlocuitorii de drept ai acestor persoane.
d) Procedura se aplică începând cu data de 21.03.2014.

9. ANEXE

a) Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii


b) Anexa 2 - Lista modificărilor
c) Anexa 3 – Schema logică a procedurii
d) Anexa 4 – Normarea procedurii

              2417/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii
LI S T A
de difuzare a procedurii operaționale (PO)

Nr. Funcția / poziția Gradul profesional Data luării la


Semnătura
Crt. din statul de organizare Numele și prenumele cunoștință
1.
2.

              2418/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 2 - Lista modificărilor

LISTA MODIFICĂRILOR
la Procedura privind înregistrările în contabilitate a ordinelor de plată
(PO – 12 – DEEB Ediția 3)

Observații
Nr.
Modificarea Cauza modificării (eventuale implicații în
Crt.
aplicarea unei ediții)
1. Conținutul procedurii Actualizarea procedurii în conformitate cu
prevederile OMFP nr. 946 / 2005.
2. Modul de lucru Actualizarea modului de lucru
3. Normarea procedurii Completarea timpilor de lucru

              2419/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

 
PO – 12 – DEEB
Ediția 3 
Anexa 3 - Schema logică
SCHEMA LOGICĂ
a procedurii operaționale (PO)

Start

Respectarea cadrului legal


referitor la tehnicile de plată

Respectarea normelor procedurale de


întocmire a instrumentelor de plată

Întocmirea OPT

Întocmirea cecului Cec

Verificarea corectitudinii actelor ce urmează a fi înregistrate

Înregistrarea ordinelor de plată


Ordin de plată

Întocmirea notei contabile cu Notă contabilă


înregistrarile ce urmează să se facă

Verificarea corectitudinii efectuării înregistrărilor


prin confruntarea rulajelor din evidenţa contabilă
cu cele din extrasul de cont

Stop

                2420/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
Anexa 4 – Normare

NORMAREA
procedurii operaționale (PO)

Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
1. Respectarea cadrului legal referitor la tehnicile de plată după caz după caz după caz
2. Respectarea normelor procedurale de întocmire a
după caz după caz după caz
instrumentelor de plată
3. Întocmirea OPT 5 00 5 00 5 00
4. Întocmirea cecului 5 00 5 00 5 00
5. Verificarea corectitudinii actelor ce urmează a fi
3 00 3 00 3 00
înregistrate
6. Inregistrarea ordinelor de plată 5 00 5 00 5 00
7. Întocmirea notei contabile în programul informatic cu
1 00 1 00 1 00
înregistrarile ce urmează să se facă

              2421/3534
 

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 12 – DEEB
Ediția 3
Nr. Timpul minim necesar Timpul maxim necesar Timpul mediu necesar
Denumirea activității
Crt. (minute/secunde) (minute/secunde) (minute/secunde)
8. Verificarea corectitudinii efectuării înregistrărilor prin
confruntarea rulajelor din evidenţa contabilă cu cele 1 00 1 00 1 00
din extrasul de cont

              2422/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
Proiect cofinanțat din FSE prin Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative 2007 – 2013
Axa prioritară 2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare
Domeniul major de intervenție 2.2: Îmbunătățirea calității și eficienței furnizării serviciilor
Titlul proiectului: Servicii de realizare a Studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri
operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine în cadrul
proiectului „Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate”
Nr. Contract finanțare: 346/08.10.2012, COD SMIS 26933
Beneficiar: CASA NAȚIONALĂ DE PENSII PUBLICE

Structura emitentă Codul de individualizare PO – 13 – DEEB


Direcția Economică si Execuție Bugetară Ediția 3
Data intrării în vigoare: 21.03.2014

PROCEDURĂ PRIVIND SITUAȚIILE FINANCIARE TRIMESTRIALE ȘI ANUALE


LA NIVELUL CNPP

APROBAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

AVIZAT FUNCȚIA
NUME ȘI PRENUME

ÎNTOCMIT BDD STRATEGY CONSULTING S.R.L.

              2423/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru întocmirea „Situațiilor financiare”, document oficial de prezentare a
situației patrimoniului aflat în administrare si a execuției bugetului de venituri si cheltuieli.

2. DOMENIU
Principiile care guvernează activitatea de întocmire a situațiilor financiare anuale:
 legalitate;
 profesionalism;
 operativitate;
 dubla înregistrare;
 contabilității pe baza de angajamente;
 continuității activității;
 permanenței metodelor;
 prudenței;
 evaluării separate a elementelor de activ și de datorii;
 necompensării;
 comparabilității informațiilor;
 materialității (pragului de semnificație);
 intangibilității;
 prevalenței economicului asupra juridicului (realității asupra aparenței).

Activitatea se desfășoară în cadrul următoarelor entități:


 Serviciul Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară din cadrul Direcției Economice și Execuție Bugetară.

Procedura se aplică de către:


 persoanele din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară din Direcția Economică și
Execuție Bugetară.

              2424/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

3.1 Reglementări internaționale:


 Nu este cazul.

3.2 Legislație primară:


 Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu completările și modificările ulterioare;
 Legea nr. 69 din 16 aprilie 2010 privind responsabilitatea fiscal-bugetară, cu completările și modificările
ulterioare;
 Legea finanțelor publice nr. 500/2002, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilității, republicată la 18 iunie 2008, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordonanța nr. 92 din 24 decembrie 2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și completările
ulterioare;
 Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 188 din 8 decembrie 1999 privind Statutul funcționarilor publici, cu modificările și completările
ulterioare;
 Ordonanța de Urgență nr. 146 din 31 octombrie 2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 94 din 8 septembrie 1992 privind organizarea și funcționarea Curții de Conturi, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată, cu
modificările și completările ulterioare;
 Legile bugetare anuale;
 Legile speciale în baza cărora se acordă drepturi unor categorii de persoane.

3.3 Legislație secundară:


 Hotărârea Guvernului nr. 257 din 20 martie 2011 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii
nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice;
 Normele metodologice privind închiderea conturilor contabile, întocmirea și depunerea situațiilor financiare
ale instituțiilor publice la 31 decembrie 2006, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 40/2007;

              2425/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
 Normele metodologice privind întocmirea și depunerea situațiilor financiare ale instituțiilor publice la 31
decembrie 2007, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 116/2008;
 Normele metodologice privind întocmirea și depunerea situațiilor financiare ale instituțiilor publice la 31
decembrie 2008, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 3769/2008;

3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:


 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența
și raportarea angajamentelor bugetare și legale;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea si conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru
instituțiile publice si instrucțiunile de aplicare a acestuia cu modificările și completările ulterioare;
 Ordinul nr. 616 din 19 mai 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea, semnarea,
depunerea, componenta și modul de completare a situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice în
anul 2006, precum și modelele acestora;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice referitoare la
controlul financiar preventiv, cu modificările și completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 privind aprobarea „Codului controlului intern”, cu
modificările și completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificației indicatorilor privind
finanțele publice;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 3387/2009 privind închiderea conturilor contabile, întocmirea si
depunerea situațiilor financiare ale instituțiilor publice la 31 decembrie 2009;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 629/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
întocmirea și depunerea situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice precum și a unor raportări
financiare lunare în anul 2009;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2290/2009 pentru modificarea și completarea Normelor
metodologice privind întocmirea și depunerea situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice
precum și a unor raportări financiare lunare în anul 2009, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice
nr. 629/2009;
 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2941/2009 pentru modificarea și completarea Ordinului ministrului
finanțelor publice nr. 629/2009, pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea și depunerea

              2426/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice precum și a unor raportări financiare lunare în anul
2009, cu modificările și completările ulterioare, adaptate structurii indicatorilor aprobați în Legea bugetului
de stat pe anul 2009 nr.15/2009, cu modificările si completările ulterioare și a altor reglementari în vigoare;
 Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile;
 Regulamentul de organizare și funcționare al CNPP;
 Organigrama CNPP;
 Fișele de post.

4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

Definiții:
Activitatea de înregistrare în contabilitate și întocmirea situațiilor financiare trimestriale / anuale =
Activitatea de înregistrare cronologică și sistematică a operațiunilor cuprinse în documentele justificative, de
măsurare, evaluare, cunoaștere, gestiune și control a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii precum și a
rezultatelor obținute.
Angajarea cheltuielilor = reprezintă utilizarea creditelor bugetare numai în limita prevederilor și potrivit
destinațiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de activitatea CTP și cu respectarea dispozițiilor legale.
Conturi generale = Pentru reflectarea încasării veniturilor și plății cheltuielilor și determinarea rezultatului
execuției bugetare (excedent sau deficit bugetar). Contabilitatea veniturilor și cheltuielilor bugetare, se realizează
cu ajutorul unor conturi speciale, deschise pe structura clasificației bugetare în vigoare. Aceste conturi asigură
înregistrarea veniturilor încasate și a cheltuielilor plătite, potrivit bugetului aprobat și furnizează informațiile
necesare întocmirii contului de execuție bugetară și stabilirii rezultatului execuției bugetare;
Conturi bugetare = Pentru reflectarea activelor și pasivelor instituției, a cheltuielilor și veniturilor aferente
exercițiului, indiferent dacă veniturile au fost încasate iar cheltuielile plătite, pentru determinarea rezultatului
patrimonial (excedent sau deficit patrimonial);
Balanța de verificare = Document contabil utilizat pentru verificarea exactității înregistrărilor contabile și
controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică, precum și principalul instrument pe baza
căruia se întocmesc situațiile financiare;
Bilanț = Document contabil de sinteză prin care se prezintă elementele de activ, datorii si capital propriu ale
unității la sfârșitul perioadei de raportare.
Contul de execuție bugetară = Documentul care cuprinde toate operațiunile financiare din timpul exercițiului
financiar cu privire la veniturile încasate și plățile efectuate, în structura în care a fost aprobat bugetul.

              2427/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
Registrul-inventar = Document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ și de
pasiv, grupate în funcție de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii;

Abrevieri:
CNPP = Casa Națională de Pensii Publice;
Î = Întocmire;
A = Analizare;
T = Transmitere;
P = Primire;
S = Semnare;
V = Verificare;
OB = Obținere viză;
D DEEB = Directorul Direcției Economice și Execuție Bugetară;
Ș SCFEB = Șeful Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară;
P SCFEB = Persoana cu atribuții în fișa postului din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție
Bugetară.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalități
 asigurarea întocmirii situaţiilor financiare anuale cu respectarea principiilor contabilităţii generale şi ale
contabilităţii de angajamente;
 asigurarea transpunerii datelor din situaţiile financiare lunare în situaţii financiare periodice, în vederea
cunoaşterii elementelor de activ, datoriilor şi capitalurilor proprii precum şi a rezultatelor execuţiei bugetare;

5.2. Documente utilizate


5.2.1.Conținutul și rolul documentelor
Conform legislaţiei in vigoare, situaţiile financiare se compun din:
1) Bilanț – este document contabil de sinteză prin care se prezintă elementele de activ, datorii si
capital propriu ale unității la sfârșitul perioadei de raportare;
2) Contul de rezultat patrimonial – prezintă situația veniturilor, finanțărilor si cheltuielilor din cursul
exercițiului curent, exprimând performanta financiară a unității (excedent sau deficit) pe fiecare
sursă de finanțare în parte;

              2428/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
3) Situația Fluxurilor de trezorerie - prezinta existenta si mișcările de numerar aflate in conturile de
disponibilități din trezoreria statului, bănci comerciale si casieria instituțiilor publice;
4) Contul de execuție a bugetului instituției publice – întocmit pe baza datelor preluate din
soldurile debitoare si creditoare ale conturilor de finanțare bugetara si de disponibil ,înainte de
închiderea lor, care trebuie sa corespunda cu cele din conturile deschise in trezorerie;
5) Disponibil din mijloace cu destinație specială;
6) Plăti restante - se completează pentru fiecare sursă de finanțare în parte pentru datorii care au
depășit termenul legal de plată;
7) Situația modificărilor în structura activelor nete/capitaluri - se completează cu sumele preluate
din balanța de verificare pentru fiecare cont;
8) Situația activelor fixe amortizabile - se întocmește pentru activele fixe necorporale si corporale
amortizabile existente în stoc la sfârșitul anului;
9) Situația activelor fixe neamortizabile - se întocmește pentru activele fixe necorporale si
corporale neamortizabile existente în stoc la sfârșitul anului;
10) Situația activelor și datoriilor instituțiilor publice;
11) Balanța de verificare a conturilor sintetice si analitice;
12) Balanța de verificare a conturilor în afara bilanțului: reflectă datoriile si obligațiile, precum si
unele bunuri care nu pot fi înregistrate în activele si pasivele unității, conform prevederilor Ordinului
ministrului finanțelor publice nr. 1917/2005;
13) Politici contabile - setul de politici stabilit trebuie să respecte principiile de bază ale contabilității;
14) Note explicative (situația activelor fixe corporale, situația stocurilor, situația creanțelor, situația
datoriilor)
15) Situația creditelor deschise si a plăților de casă efectuate prin unitățile de trezorerie a
statului – se întocmește pe baza ultimelor extrase de cont vizate de trezorerie, pe capitole si titluri
de finanțare;
16) Situația soldurilor de disponibil aflate la unitățile de trezorerie a statului si bănci comerciale
– se întocmește pentru fiecare cont de disponibil, pe baza ultimelor extrase, pe trezorerii si bănci
comerciale;
17) Raport explicativ;
18) Declarație scrisă a conducătorului instituției publice si conducătorul compartimentului
financiar contabil, conform Ordinului ministrului finanțelor publice nr.40/2007.

              2429/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
Balanţa de verificare - cuprinde pentru toate conturile instituţiei următoarele elemente: simbolul şi
denumirea conturilor, în ordinea înscrisă în planul de conturi, soldurile iniţiale sau totalul sumelor
debitoare şi creditoare ale lunii precedente după caz, rulajele curente debitoare şi creditoare, totalul
sumelor debitoare şi creditoare, soldurile finale debitoare şi creditoare;

Registrul – inventar – conține următoarea structură:


 În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică,
de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii;
 În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de
pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni;
 În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate;
 În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de
membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de
inventariere);
 În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare de înregistrat, calculate ca diferenţă între valoarea
contabilă şi valoarea de inventar;
 În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezasortări etc.).

Contul de execuție bugetară - cuprinde toate operaţiunile financiare din timpul exerciţiului financiar
cu privire la veniturile încasate şi plăţile efectuate, în structura în care a fost aprobat bugetul, şi trebuie
să conţină:
 informaţii privind veniturile:
- prevederi bugetare iniţiale, prevederi bugetare definitive;
- drepturi constatate;
- încasări realizate;
- drepturi constatate de încasat.
 informaţii privind cheltuielile:
- credite bugetare iniţiale, credite bugetare definitive;
- angajamente bugetare;
- angajamente legale;
- plăţi efectuate;
- angajamente legale de plătit.
- cheltuieli efective (costuri, consumuri de resurse).

              2430/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
 informaţii privind rezultatul execuţiei bugetare (încasari realizate minus plăţi efectuate).

Documente contabile (jurnale, fișe etc.) - trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
 felul, numărul și data documentului justificativ;
 sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;
 conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;
 semnăturile pentru întocmire și verificare, după caz.

Bilanţul - document contabil de sinteză prin care se prezintă elementele de activ, datorii şi capital
propriu ale instituţiei publice la sfârşitul perioadei de raportare, precum şi în alte situaţii prevăzute de
lege. Pentru fiecare element de bilanţ trebuie prezentată valoarea aferentă ele-mentului respectiv
pentru exerciţiul financiar precedent.

Anexe la bilanț:
 Anexa 2 - Contul de rezultat patrimonial – prezintă totalitatea veniturilor realizate și a
finanţărilor, precum și a cheltuielilor efectuate grupate pe activităţi: operaţionale, financiare și
extraordinare;
 Anexa 3 - Situaţia fluxurilor de trezorerie – pentru CTP se completează doar secțiunile Fluxuri
de trezorerie din activitatea operațională și Fluxuri de trezorerie din activitatea de investiții;
 Anexa 4 - Situaţia fluxurilor de trezorerie – pentru CTP se completează doar secțiunile Fluxuri
de trezorerie din activitatea operațională;
 Anexa 5 - Contul de execuție – Venituri;
 Anexa 6 - Contul de execuție – Cheltuieli;
 Anexa 14a - Disponibil din mijloace cu destinaţie specială;
 Anexa 30 - Plăţi restante;
 Anexa 34 - Situaţia modificărilor în structura activelor nete/capitaluri;
 Anexa 35a - Situaţia activelor fixe amortizabile;
 Anexa 35b - Situaţia activelor fixe neamortizabile;
 Anexa 40a - Situaţia activelor și datoriilor instituţiilor publice;

Notă explicativă – conține următoarele secțiuni:

              2431/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
 Situaţia activelor fixe corporale – prezintă pentru fiecare grupă de active corporale valorile
brute, deprecierile și patrimoniile în care se încadrează;
 Situaţia stocurilor – prezintă o comparaţie între valoarea soldului iniţial si valoare soldului final
pentru fiecare cont sintetic;
 Situaţia creanţelor – furnizează informaţii în legătură cu termenul de lichidare al acestor
categorii de active: sub 1 an sau peste 1 an;
 Situaţia datoriilor – oferă informaţii cu privire la termenele exigibilitate, această situaţie
prezentând toate datoriile pe care la are o unitate la finele trimestrului (inclusiv obligaţiile la
bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale, bugetul asigurărilor de somaj etc. rezultate în urma
înregistrării statelor de salarii).

5.2.2.Circuitul documentelor
Ș SCFEB / D
Nr. Crt. Document P SCFEB
DEEB

1. Balanța de verificare V

2. Documente contabile (jurnale, fișe etc.) V

3. Registrul – inventar V

Bilanțul Î / V / A / OB / S /
4. S/T
T
Anexe bilanț Î / V / A / OB / S /
5. S/T
T

6. Notă explicativă Î/S/T S/T

5.3. Resurse necesare


5.3.1.Resurse materiale
 birou de lucru;
 mobilier adecvat;
 rechizite necesare in mod curent;
 climat ambiental adecvat (temperatura, umiditate, luminozitate, nivel de zgomot acceptabil).

              2432/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
5.3.2.Resurse umane
 persoanele din cadrul Serviciului Financiar Contabilitate și Execuție Bugetară din Direcția Economică
și Execuție Bugetară.

5.3.3.Resurse financiare
 cheltuieli cu salariile;
 cheltuieli administrative.

6. MODUL DE LUCRU

SITUAŢIILE FINANCIARE:
 se întocmesc în lei (fără subdiviziunile leului);
 se semnează de ordonatorul de credite și contabilul șef sau alte persoane împuternicite să îndeplinească
aceste funcții;
 trebuie să poarte viza trezoreriei statului.

In conformitate cu prevederile art. 30 din Legea contabilității nr. 82/1991 republicată, cu modificări și completări
situațiile financiare anuale vor fi însoțite de o declarație scrisă a persoanelor desemnate, prin care își asumă
răspunderea pentru întocmirea situațiilor financiare anuale și confirmă că:
 politicile contabile utilizate la întocmirea situațiilor financiare anuale sunt în conformitate cu
reglementările contabile aplicabile;
 situațiile financiare anuale oferă o imagine fidelă a poziției financiare, performanței financiare și a
celorlalte informații referitoare la activitatea desfășurată;
 persoana juridica își desfășoară activitatea în condiții de continuitate.

INTOCMIREA SITUATIILOR FINANCIARE

CNPP, în baza actelor normative proprii, emite norme proprii de întocmire a situațiilor financiare trimestriale și
anuale, care sunt transmise instituțiilor subordonate. Formularele ce trebuie întocmite în aceste situații sunt
elaborate și în format electronic (Excel).
CNPP centralizează toate situațiile financiare depuse / transmise de instituțiile subordonate și le depune la
termenele stabilite la Ministerul Finanțelor Publice, atât pe suport hârtie, cât și informatic.

              2433/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
1. Întocmirea Bilanțului – (Anexa 1)
a) este document contabil de sinteză prin care se prezintă elementele de activ, datorii si capital propriu ale
unității la sfârșitul perioadei de raportare.
b) se întocmește pe baza ultimei balanțe de verificare a conturilor sintetice (închisă), după operarea tuturor
documentelor în care au fost consemnate operațiunile economice-financiare aferente perioadei
raportate.
c) La întocmirea acestuia, se va avea in vedere:
 înregistrarea cronologică și sistematică a operațiunilor consemnate în documente justificative, în
conformitate cu prevederile normelor metodologice privind organizarea și conducerea contabilității
instituțiilor publice, Planul de conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia
aprobate Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1917/2005 cu modificări și completări ulterioare;
 analiza soldurilor conturilor contabile astfel încât acestea să reflecte operațiuni patrimoniale ale
instituției publice și să corespundă funcțiunii stabilite în planul de conturi;
 analiza sumelor ce trebuie încasate de la debitori sau clienți din anii precedenți, care, potrivit legii,
se virează la bugetul asigurărilor sociale de stat la subcapitolul 85 "Plăti efectuate in anii precedenți
si recuperate in anul curent";
 clarificarea sumelor ce se mențin nejustificat în conturile: 401 "Furnizori", 404 „Furnizori de active
fixe”, 411 „Clienți”, 4281 „Alte datorii în legătură cu personalul”, 4282 „Alte creanțe în legătură cu
personalul”, 461”Debitori”, 462 „Creditori”, 473 "Decontări din operațiuni în curs de clarificare” etc.,
urmărindu-se achitarea obligațiilor și încasarea creanțelor în lei și în valută, după caz;
 în situația în care operațiunile își extind efectele pe mai mulți ani, iar veniturile și cheltuielile trebuie
să fie atribuite anului în care au fost realizate se impune utilizarea conturilor 471 „Cheltuieli în avans”
sau 472 „Venituri în avans”, după caz.
 înregistrarea dobânzilor de primit aferente disponibilităților pentru care trezoreria statului sau
instituțiile de credit acordă dobânzi, potrivit legii ( 5187 = 448 sau 5187 = 766 după caz). Pentru
dobânzile datorate de trezoreria statului se utilizează documentul “Fișa de calcul a dobânzii” eliberat
de unitățile de trezorerie a statului.
 soldul contului 481 "Decontări între instituția superioară și instituțiile subordonate" și al contului 482
"Decontări între instituții subordonate", care evidențiază valoarea neamortizată a activelor fixe sau a
stocurilor transferate cu titlu gratuit, se închide atât la nivelul CNPP care a efectuat transferul, cât și
la nivelul CJP care a primit bunurile, după amortizarea integrală a activului fix sau consumul
stocurilor, prin contul 117 "Rezultatul reportat";

              2434/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
 eliminarea conturilor 481 "Decontări între instituția superioară și instituțiile subordonate" și 482
"Decontări între instituții subordonate" din activul și pasivul bilanțului centralizat la nivelul CNPP
pentru instituțiile subordonate, astfel încât soldul acestora la consolidare sa fie zero.

2. Întocmirea Contului de rezultat patrimonial – (Anexa 2)


a) prezintă situația veniturilor, finanțărilor si cheltuielilor din cursul exercițiului curent, exprimând
performanta financiară a unității (excedent sau deficit) pe fiecare sursă de finanțare în parte.
b) prezintă totalitatea veniturilor realizate si a finanțărilor, precum si a cheltuielilor efectuate grupate pe
activități: operaționale, financiare si extraordinare.
c) datele se preiau din soldurile conturilor de venituri si finanțări din soldurile conturilor de cheltuieli,
cumulate de la începutul anului, înainte de închidere.
d) cheltuieli efective preluate din conturile de cheltuieli din clasa 6 prezentate în Anexa 2 “Contul de rezultat
patrimonial” trebuie să corespundă cu cele prezentate în “Contul de execuție a bugetului asigurărilor
sociale de stat – Cheltuieli” - coloana 11 “Cheltuieli efective”, atât la nivel de total , cat si pe capitole.

3. Întocmirea Situației fluxurilor de trezorerie – (Anexa 3 si 4)


a) Situația Fluxurilor de trezorerie prezinta existenta si mișcările de numerar aflate in conturile de
disponibilități din trezoreria statului, bănci comerciale si casieria instituțiilor publice prezentate in
următoarea structura:
 Fluxuri de trezorerie din activitatea operaționala, care prezinta mișcările de numerar (încasări si plăti)
rezultate din activitatea curenta Fluxurile de trezorerie din activitatea operaționala se corelează cu
codurile din clasificația bugetara a veniturilor si cheltuielilor, altele decât cele menționate pentru
activitatea de investiții si activitatea de finanțare.
 Fluxuri de trezorerie din activitatea de investiții, care prezinta mișcările de numerar (încasări si
plăti) rezultate din achizițiile ori vânzările de active fixe, in corelație cu codul 71” Active nefinanciare”
si 72” Active financiare”;
 Fluxuri de trezorerie din activitatea de finanțare, care prezinta mișcările de numerar (încasări si plăti)
rezultate din împrumuturi primite si rambursate, ori alte surse financiare, in corelație cu codul 80”
Împrumuturi”, 81” Rambursări de credite “ si 30” Dobânzi”;
b) Formularul se întocmește distinct pentru conturile de disponibil deschise in trezoreria statului si pentru
contul “Casa in lei” (cod 03), precum si pentru conturile de disponibil deschise la băncile comerciale in
lei si valuta si pentru contul “Casa in valuta” (cod 04).

              2435/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
c) Formularul se completează cu informațiile privind încasările si plăti efectuate, preluate din rulajele
fiecărui cont de numerar.
d) In formularul “Situația fluxurilor de trezorerie” (cod 03) coloanele se completează astfel:
 Coloana 1 se completează cu totalul numerarului in lei aflat in casieria instituției ( ct.5311) si in
conturile de disponibilități deschise la trezoreria statului( ct.5251, 5253,552) ;
 Coloana 2 se completează cu numerarul aflat in casieria instituției evidențiat in contul 5311 “Casa in
lei”, unde încasările se preiau din rulajul debitor al contului 5311, iar plățile se preiau din rulajul
creditor al contului.
 Coloana 3 se completează cu numerarul aflat in conturile de disponibil deschise la trezoreria statului
evidențiat in contul 5251 “Disponibil al bugetului asigurărilor sociale de stat”, unde încasările se
preiau din rulajul debitor al contului 5251, iar plățile se preiau din rulajul creditor al contului, din
balanța sintetica de după închiderea conturilor.
 Coloana 4 se completează cu numerarul aflat in conturile de excedent/deficit din anii precedenți
deschis la trezoreria statului evidențiat in contul 5253 “Rezultatul execuției bugetare din anii
precedenți”, unde încasările se preiau din rulajul debitor al contului 5253, iar plățile se preiau din
rulajul creditor al contului.
 Coloana 5 se completează cu numerarul aflat in conturile de disponibil deschise la trezoreria statului
evidențiat in contul 552 “Disponibil pentru sume in mandate si sume in depozit”, unde încasările se
preiau din rulajul debitor al contului 552, iar plățile se preiau din rulajul creditor al contului.
 Coloana 6 se completează pentru fiecare cont de finanțare bugetara (cat. 7701, 7703), unde
încasările se preiau din rulajul debitor al contului, iar plățile din rulajul creditor al contului. Conturile
de finanțare bugetara nu intra in total. Soldul pentru aceste conturi se stabilește ca diferența intre
plăti si încasări.
 Coloana 7 se completează cu numerarul aflat in conturile de disponibil deschise la trezoreria statului
evidențiat in contul 5251 “Disponibil al bugetului asigurărilor sociale de stat”, unde încasările se
preiau din rulajul debitor al contului 5251, iar plățile se preiau din rulajul creditor al contului, din
balanța sintetica înainte închiderea conturilor.
 Coloana 8 totalizează numerarul in lei aflat in conturile de disponibilități deschise la trezoreria
statului (ct.5251, 5253,552) preluate din balanța sintetica de după închiderea conturilor.
e) La rd. 15 se raportează plățile nete de casa, precum si soldul fiecărui cont de disponibil care trebuie sa
coincidă cu soldurile conturilor deschise in trezorerie.
f) Instituțiile publice au obligația sa prezinte la unitățile de trezorerie a statului la care au deschise conturile,
“Situația fluxurilor de trezorerie” (cod 03) pentru obținerea vizei privind exactitatea plaților de casa, a

              2436/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
soldurilor conturilor de disponibilități, după caz, pentru asigurarea concordantei datelor din contabilitatea
instituției publice cu cele din contabilitatea unităților de trezorerie a statului.
g) Viza trezoreriei statului se acorda pentru datele înscrise pe rândurile 14 si 15 coloana 3.
h) La nivelul caselor teritoriale de pensii, a casei de pensii a Mun. București si a Institutului național de
expertiza medicala si recuperare a capacitații de muncii, rulajele creditoare si debitoare ale conturilor de
disponibil si de finanțare se vor completa numai la rubricile:
 Fluxuri de trezorerie din activitatea operaționala;
 Fluxuri de trezorerie din activitatea de investiții.
i) La nivel de C.N.P.P, rulajele creditoare si debitoare ale conturilor de disponibil si de finanțare se vor
completa numai la rubricile:
 Fluxuri de trezorerie din activitatea operaționala;
 Fluxuri de trezorerie din activitatea de investiții;
 Fluxuri de trezorerie din activitatea de finanțare.
j) In formularul “Situația fluxurilor de trezorerie” (cod 04) coloanele se completează astfel:
 Coloana 1 se completează cu totalul numerarului in valuta aflat in casieria instituției ( ct.5314) si
conturile de disponibilități in lei si in valuta deschise la banca( ct.5122,5124,550).
 Coloana 2 se completează cu contravaloarea numerarului in valuta aflat in casieria instituției
evidențiat in contul 5314” Casa in valuta”, unde încasările se preiau din rulajul debitor al contului, iar
plățile din rulajul creditor al contului.
 Coloana 3 se completează cu contravaloarea numerarului in lei aflat la băncile comerciale evidențiat
in contul 5121” Conturi la bănci in lei”, unde încasările se preiau din rulajul debitor al contului, iar
plățile din rulajul creditor al contului.
 Coloana 4 se completează cu contravaloarea numerarului in valuta aflat la băncile comerciale
evidențiat in contul 5124” Conturi la bănci in valuta”, unde încasările se preiau din rulajul debitor al
contului, iar plățile din rulajul creditor al contului
 Coloana 5 se completează cu numerarul aflat in conturile de disponibil deschise la băncile
comerciale evidențiat in contul 550 “Disponibil din fonduri cu destinație speciala”, unde încasările se
preiau din rulajul debitor al contului 550, iar plățile se preiau din rulajul creditor al contului.
 Coloana 8 totalizează numerarul in valuta aflat conturile de disponibilități in lei si in valuta deschise
la banca( ct.5122,5124,550).

              2437/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI
Instrumente
Fondul Social European Ministerul Dezvoltării Regionale și Structurale
Administrației Publice 2007-2013

PO – 13 – DEEB
Ediția 3
k) La nivelul caselor teritoriale de pensii, a casei de pensii a Mun. București, a Institutului național de
expertiza medicala si recuperare a capacitații de muncii si la nivel C.N.P.P, rulajele creditoare si
debitoare ale conturilor de disponibil si de finanțare se vor completa numai la rubricile:
 Fluxuri de trezorerie din activitatea operaționala;
l) În “Situația fluxurilor de trezorerie“ (Anexa 4), la rândurile 15 și 16 se înscriu numai diferențele de
curs valutar avortabile/nefavorabile rezultate din reevaluarea soldurilor conturilor de numerar și
echivalent de numerar la sfârșitul perioadei de raportare.
m) Soldurile creditoare sau debitoare a conturilor, care se completează in formularele “Situația fluxurilor de
trezorerie “ cod 03 si cod 04 se preiau din balanțele de verificare sintetice si analitice înainte de
închiderea conturilor de disponibil si de finanțare.

4. Întocmirea Conturilor de execuție a bugetului instituției publice


Potrivit prevederilor Legii nr. 500/2002 privind finanțele publice cu modificările și completările ulterioare și Legii
nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare, întocmirea și raportarea
conturilor anuale de execuție a bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat si bugetului de stat se
efectuează pe structura bugetelor aprobate în baza prevederilor Legii bugetului asigurărilor sociale de stat si a
legii bugetului de stat pe anul in curs.
Conturile de execuție bugetara se întocmesc pe baza datelor preluate din soldurile debitoare si creditoare ale
conturilor de finanțare bugetara si de disponibil, înainte de închiderea lor, care trebuie sa corespunda cu cele din
conturile deschise in trezorerie.
a) La instituțiile publice finanțate din bugetul de stat, plățile se preiau din soldul creditor al contului 7701
”Finanțarea de la bugetul de stat” – reprezentând plăti nete de casa, pe structura bugetului aprobat, care
trebuie sa corespunda cu cele din contul de trezorerie 23 “Cheltuielile bugetului de stat”;
b) La instituțiile publice finanțate integral din bugetul asigurărilor sociale de stat, respectiv sistemul de
asigurare pentru accidente de munca si boli profesionale, in coloana 6 din Anexa nr.5, veniturile
încasate se preiau din soldul contul 5251 ”Disponibil al bugetului asigurărilor sociale de stat”, pe structura
bugetului aprobat, la care se adaugă si sumele deduse de către angajator din contribuția de asigurări
sociale de stat ( ajutorul de deces) si din contribuția de asigurare pentru accidente de munca si boli
profesionale .
c) In coloana 9 din Anexa nr. 6, Plățile efectuate se preiau din soldul creditor al contului 7703 ”Finanțarea
de la bugetul asigurărilor sociale de stat” pe structura bugetului aprobat, la care se adaugă si sumele
deduse de către angajator din contribuția de asigurări sociale de stat ( ajutorul de deces) si din contribuția
de asigurare pentru accidente de munca si boli profesionale.

              2438/3534
UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMANIEI