Sunteți pe pagina 1din 401

B1.6.

Raport final de diagnoz B1 privind


capacitatea de implementare a
SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL
INTERN
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

B1.6 Raport final de diagnoz B1 privind


capacitatea de implementare a SISTEMELUI
DE CONTROL MANAGERIAL INTERN

- Varianta final-

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea


sistemului de control managerial intern (SCMI) Cod proiect SMIS 37635

1
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

CUPRINS:
Rezumat ....................................................................................................................................... 7
A. DESCRIEREA STUDIULUI ..................................................................................................................................................................... 7
B. PRINCIPALELE CONSTATRI ............................................................................................................................................................ 11
C. IMPLICAII LA NIVELUL DIRECIILOR DE DEZVOLTARE A SCMI ...................................................................................................... 15

PARTEA I. Analiza documentar din perspectiv evolutiv a cadrului legislativ i managerial


existent ....................................................................................................................................... 18
CAPITOLUL 1. Stabilirea cadrului teoretic i legislativ privind sistemele de control
intern/managerial ...................................................................................................................... 18
1. CONTEXTUL INTERNAIONAL .......................................................................................................................................................... 18
2. CONTROLUL INTERN N SECTORUL PRIVAT VS. SECTORUL PUBLIC ................................................................................................. 22
3. STANDARDELE DE CONTROL INTERN PENTRU SECTORUL PUBLIC (INTOSAI) .............................................................................. 24
4. AUDITUL INTERN N GUVERN.......................................................................................................................................................... 25
5. SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL INTERN N DIVERSE STATE EUROPENE ............................................................................... 27

CAPITOLUL 2. Analiza documentar din perspectiv evolutiv a cadrului legislativ i


managerial existent .................................................................................................................... 34
1. ANALIZA CONTEXTULUI NAIONAL ................................................................................................................................................. 34
1.1. Cadrul de desfurare a controlului intern. Principalii responsabili ...................................................... 35
1.2. Etapele n implementarea SCIM la nivelul instituiilor publice (inclusiv MEN) ................................. 38
1.3. Raportarea anual a activitii de audit intern .............................................................................................. 39
1.4. Problemele identificate n implementarea controlului intern/managerial ......................................... 41
2. GHIDUL LEGISLATIV SCMI ............................................................................................................................................................. 43
3. REFORMA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN ................................................................................................................................. 49
4. ETAPE N EVALUAREA SCMI .......................................................................................................................................................... 55

CAPITOLUL 3. Obligaiile instituiilor publice privind SCMI. Standardele SCMI ........................ 58


1. MEDIUL DE CONTROL ..................................................................................................................................................................... 62
2. PERFORMANE I MANAGEMENTUL RISCULUI ............................................................................................................................. 65
3. INFORMAREA I COMUNICAREA .................................................................................................................................................... 68
4. ACTIVITI DE CONTROL ................................................................................................................................................................ 70
5. AUDITAREA I EVALUAREA ............................................................................................................................................................. 75

CAPITOLUL 4. Interogaii cheie n evaluarea SCMI .................................................................... 76


CAPITOLUL 5. Sistemul de management i asigurare a calitii i sistemul controlului
managerial intern n nvmntul preuniversitar. Studiu comparativ ..................................... 81
1. CONCEPTUL DE CALITATE. SISTEME DE ASIGURARE A CALITII.................................................................................................... 81
1.1. Scurt descriere a procedurilor documentate cerute de ISO 9001:2008 .............................................. 85
1.2. Sistemul de management al calitii ................................................................................................................... 88
1.3. Sisteme de control managerial ............................................................................................................................... 92
1.4. Strategii i metode de mbuntire a calitii ................................................................................................ 94

2
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

1.5. Cerine referitoare la documentaie..................................................................................................................... 98


1.5.1. Generaliti .......................................................................................................................................................................................98
1.5.2. Manualul Calitii ........................................................................................................................................................................ 100
1.5.3. Controlul documentelor .......................................................................................................................................................... 104
1.5.4. Controlul nregistrrilor .......................................................................................................................................................... 105
1.6. Structura unei proceduri documentate ............................................................................................................ 105
2. CONCEPTE, PRINCIPII I REGLEMENTRI PRIVIND STANDARDELE I STANDARDIZAREA ............................................................. 106
2.1. Definiia i tipologia standardului ...................................................................................................................... 106
2.2. Standardizarea naional n Romnia ............................................................................................................. 108
2.3. Standardizarea sectorial n Romnia ............................................................................................................. 109
2.4. Principii de realizare i funcionare a standardelor din Romnia......................................................... 109
2.4.1. Tipuri de standarde ........................................................................................................................................................................... 110
2.4.2. Structura comun a standardelor i a standardelor de referin (cuprinde domeniile, criteriile,
subdomeniile i indicatorii)....................................................................................................................................................................... 111
3. SISTEMUL NAIONAL DE MANAGEMENT I ASIGURARE A CALITII ........................................................................................... 115
3.1. Aspecte legislative ..................................................................................................................................................... 115
3.2. Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii. Organizare i atribuii......................................... 120
3.3. Procesele prin care se asigur calitatea educaiei ....................................................................................... 122
3.4. Strategia de evaluare intern a calitii .......................................................................................................... 123
3.5. Realizarea activitilor de evaluare intern a calitii .............................................................................. 125
4. SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL INTERN. ROLUL SU N MBUNTIREA CALITII N NVMNTUL PREUNIVERSITAR
127
4.1. Actorii implicai i principalele lor responsabiliti .................................................................................... 127
5. SISTEMUL DE EVALUARE I ASIGURARE CALITII VS. SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL INTERN. O ANALIZA
COMPARATIV ......................................................................................................................................................................................... 132
5.1. Noiunea de calitate n sistemele de educaie ................................................................................................ 132
5.2. Sistemul de management al calitii i cel de control intern ................................................................... 134
CAPITOLUL 6. Analiza documentar a implementrii SCMI la nivelul MEN ............................ 153
1. EVALUAREA MEDIULUI DE CONTROL INTERN .............................................................................................................................. 153
1.1. Stadiul implementrii Sistemului de Control Intern/Managerial la 31/12/2012 .......................... 154
1.2. Concluziile evalurii. Recomandri pentru MEN .......................................................................................... 159
2. ANALIZA DIAGNOSTIC A IMPLEMENTRII SCMI LA NIVELUL MEN I A STRUCTURILOR SUBORDONATE ................................. 160
2.1. Analiza calitativ a rapoartelor din teritoriu ................................................................................................ 162
2.2. Limitri n eficientizarea Sistemului de Control Managerial Intern Argumente ......................... 163
2.3. nelegerea problemelor curente ale unitilor subordonate MEN ....................................................... 165
2.4. nelegerea noiunii de riscla nivel instituional ........................................................................................ 165
2.5. Aspecte transversale generate de conflictul dintre status quo si noua cultur
organizaional determinat de implementarea SCMI ............................................................................................... 167
2.6. Aciuni recomandate ................................................................................................................................................ 170
2.7. Concluziile analizei diagnostic ............................................................................................................................. 171
3. CONCLUZII I RECOMANDRI DE MBUNTIRE PRIVIND IMPLEMENTAREA SCMI LA NIVELUL MEN ................................... 173
Blocaje i riscuri n implementarea SCMI aa cum reies din analiza documentar ......................................... 173
Recomandri pentru implementarea sistemelor de control managerial intern. Exemple de bune practici
n domeniul SCMI ......................................................................................................................................................................... 178
CAPITOLUL 7. Studii de caz....................................................................................................... 180
BULGARIA ............................................................................................................................................................................................... 180
1. Aspecte introductive ....................................................................................................................................................... 180
2. Mediul de control ............................................................................................................................................................. 181

3
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

3. Instituii implicate n controlul i auditul intern ................................................................................................ 183


4. Controlul intern n Ministerul Educaiei din Bulgaria ...................................................................................... 186
Auditul intern ................................................................................................................................................................................................... 186
Sistemul de management al riscului ...................................................................................................................................................... 187
Concluzii: ........................................................................................................................................................................................ 189
FRANA ................................................................................................................................................................................................... 192
1. Controlul intern n instituiile publice din Frana .............................................................................................. 192
1.1. Aspecte introductive ................................................................................................................................................................. 192
1.2. Organizarea sistemului de control intern. O abordare de parteneriat interministerial .......................... 194
1.3. Funcionarea sistemului. Un mecanism bazat pe un proces aflat n mbuntire continu ................. 196
Concluzii:............................................................................................................................................................................................................. 201
2. Deficienele controlul intern (CI) n administraia public ............................................................................ 202
Privire de ansamblu asupra situaiei .................................................................................................................................................... 203
Lipsa unei abordri globale ....................................................................................................................................................................... 204
O abordare pe termen scurt....................................................................................................................................................................... 205
Nivelul organizaional .................................................................................................................................................................................. 205
Un caz special: DGFiP .................................................................................................................................................................................... 206
Concluzii: ........................................................................................................................................................................................ 207
POLONIA ................................................................................................................................................................................................. 209
1. Aspecte introductive ....................................................................................................................................................... 209
2. Controlul intern versus managementul controlului .......................................................................................... 210
3. Natura i forma Managementului Controlului (MC) ......................................................................................... 215
4. Standardele Managementului Controlului ............................................................................................................ 220
5. Stabilirea obiectivelor unitii i analiza riscurilor ........................................................................................... 224
6. Provocri n implementarea managementului controlului ............................................................................ 227
Concluzii .......................................................................................................................................................................................... 230
SLOVENIA ................................................................................................................................................................................................ 232
1. Controlul intern n instituiile publice din Slovenia ........................................................................................... 232
2. Aspecte legislative i practice ale implementrii controlului intern n colile din Slovenia ............. 234
2.1. Cadrul legislativ ........................................................................................................................................................................... 234
2.2. Controlul intern n colile publice ...................................................................................................................................... 235
2.3. Managementul riscului ............................................................................................................................................................ 237
2.4. Auditul intern ............................................................................................................................................................................... 238
2.5. Planificarea i Raportarea ...................................................................................................................................................... 238
3. O analiz a implementrii controlului intern n colile din Slovenia .......................................................... 240
3.1. Ghidul pentru pregtirea Registrului de Riscuri ......................................................................................................... 241
CONCLUZII ..................................................................................................................................................................................... 243
CAPITOLUL 8. Principalele concluzii i recomandri. Bune practici ......................................... 245
1. CE ESTE CONTROLUL INTERN? ..................................................................................................................................................... 245
2. COMPILAREA DE BUNE PRACTICI DIN DIVERSE GUVERNE N IMPLEMENTAREA CONTROLULUI INTERN ..................................... 256
3. PROPUNERI N VEDEREA IMPLEMENTRII EFICIENTE A SCMI LA NIVELUL MEN ...................................................................... 260
RECOMANDRI PRIVIND IMPLEMENTAREA SCMI.................................................................................................................................. 264

PARTEA II. Analiza ex-ante a percepiei sistemului de control managerial intern .................. 266
CAPITOLUL 1. Contextul analizei ex-ante a percepiei asupra SCMI ....................................... 266
CAPITOTUL 2. Obiective i Metodologie .................................................................................. 268
1. SCOPUL I OBIECTIVELE CERCETRII ............................................................................................................................................ 268
2. DIMENSIUNI I INDICATORI ......................................................................................................................................................... 268

4
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

3. METODOLOGIA CERCETRII......................................................................................................................................................... 270

CAPITOLUL 3. Scurt rezumat al analizei ex-ante a percepiei SISTEMULUI DE CONTROL


MANAGERIAL INTERN (SCMI)................................................................................................... 272
1. ASPECTE GENERALE ..................................................................................................................................................................... 272
2. MODUL DE FUNCIONARE A SCMI ............................................................................................................................................ 274
3. IMPACTUL SCMI ASUPRA ACTIVITII INSTITUIILOR. EVALUAREA SCMI ............................................................................... 275
4. NEVOIA DE INFORMARE I INSTRUIRE ......................................................................................................................................... 277
5. RECOMANDRI DE MBUNTIRE A IMPLEMENTRII SCMI .................................................................................................... 278

CAPITOLUL 4. Percepia SCMI. Prezentare sintetic a rezultatelor ......................................... 279


1. RAPORT SINTETIC CERCETARE CANTITATIV ............................................................................................................................... 279
1.1. Percepia SCMI n rndul personalului didactic i auxiliar ....................................................................... 279
1.2. Implementarea SCMI. Standarde ........................................................................................................................ 287
Mediul de control .................................................................................................................................................................................. 287
Performana i managementul riscului .................................................................................................................................. 288
Informarea i comunicarea............................................................................................................................................................. 289
Activiti de control ............................................................................................................................................................................. 290
Auditarea i evaluarea ....................................................................................................................................................................... 291
1.3. Evaluarea SCMI .......................................................................................................................................................... 291
2. RAPORT SINTETIC CERCETARE CALITATIV .................................................................................................................................. 292
2.1. Introducere ................................................................................................................................................................... 292
2.2. Aspecte generale ........................................................................................................................................................ 293
2.3. Modul de funcionare a SCMI ................................................................................................................................ 295
2.4. Impactul SCMI asupra activitii instituiei .................................................................................................... 298
2.5. Evaluarea sistemului de control intern ............................................................................................................. 301
2.6. Nevoia de informare i instruire .......................................................................................................................... 303
2.8. Recomandri de mbuntire ....................................................................................................................................... 305
2.9. Rezumat .................................................................................................................................................................................. 307
3. PERCEPIA SCMI LA NIVELUL MEN ........................................................................................................................................... 311
3.1. Introducere ................................................................................................................................................................... 311
3.2. Aspecte generale ........................................................................................................................................................ 311
3.3. Grad de informare i interes .................................................................................................................................. 313
3.4. Surse de informare .................................................................................................................................................... 313
3.5. Modul de funcionare a sistemului de control managerial intern.......................................................... 314
3.6. Probleme privind implementarea SCMI ............................................................................................................ 315
3.7. Impactul implementrii SCMI asupra activitii MEN ............................................................................... 316
3.8. Impactul implementrii SCMI asupra actului educaional ....................................................................... 316
3.9. Relaia cu instituiile din coordonare ................................................................................................................ 317
3.10. Evaluarea SCMI .......................................................................................................................................................... 318
3.11. Nevoia de informare i instruire .......................................................................................................................... 318
3.12. Recomandri de mbuntire ............................................................................................................................. 319
4. PERCEPIA SCMI LA NIVELUL ISJ ............................................................................................................................................... 320
4.1. Introducere ................................................................................................................................................................... 320
4.2. Aspecte generale ........................................................................................................................................................ 321
4.3. Gradul de informare i interes .............................................................................................................................. 322
4.4. Surse de informare .................................................................................................................................................... 323
4.5. Modul de funcionare a SCMI ................................................................................................................................ 323
4.6. Impactul SCMI asupra activitii instituiei .................................................................................................... 325
4.7. Evaluarea sistemului de control intern ............................................................................................................. 326
5
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

4.8. Relaia cu instituiile din coordonare ................................................................................................................ 329


4.9. Nevoia de informare i instruire ............................................................................................................................ 330
4.10. Recomandri de mbuntire ............................................................................................................................. 331
4.11. Rezumat ......................................................................................................................................................................... 332
CAPITOLUL 5. Concluzii i recomandri ale analizei ex-ante ................................................... 336
PARTEA III. Analiza raportului intermediar de evaluare a capacitaii de implementare a SCMI i
formularea de propuneri de mbuntire .............................................................................. 341
CAPITOLUL 1. Precizri metodologice ...................................................................................... 341
CAPITOLUL 2. Constatri i concluzii ........................................................................................ 344
1. ANALIZA DOCUMENTAR ......................................................................................................................................................... 344
2. ANALIZA EX-ANTE A PERCEPIEI ASUPRA SCMI ................................................................................................................. 348
2.1. Aspecte generale privind implementarea SCMI ...................................................................................................... 350
2.2. Gradul de implementare a SCMI ................................................................................................................................... 351
2.3. Probleme implicate n implementarea SCMI ............................................................................................................ 352
2.4. Impactul SCMI asupra educaiei ................................................................................................................................... 354
2.5. Nevoile de informare i instruire n domeniul SCMI .............................................................................................. 355
2.6. Evaluarea SCMI. Puncte tari sv. puncte slabe .......................................................................................................... 356
CAPITOLUL 3. Principalele recomandri privind mbuntirea implementrii SCMI ............. 358
1. RECOMANDRI PRIVIND FACTORII CHEIE CARE INFLUENEAZ IMPLEMENTAREA CONTROLULUI INTERN ............... 358
2. RECOMANDRI PRIVIND CADRUL DE IMPLEMENTARE A SCMI ......................................................................................... 358
3. RECOMANDRI PRIVIND ROLUL MEN N IMPLEMENTAREA SCMI................................................................................... 361
4. BUNE PRACTICI CARE AR PUTEA FI IMPLEMENTATE PENTRU MBUNTIREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN . 363
PARTEA IV. Concluzii i recomandri rezultate n urma dezbaterilor raportului intermediar cu
personalul implicat n activiti specifice SCMI ....................................................................... 366
1. ASPECTE METODOLOGICE ........................................................................................................................................................ 366
2. RECOMANDRI STRATEGICE.................................................................................................................................................... 367
3. PREZENTARE SINTETIC A RECOMANDRILOR CONSEMNATE N FORMULARELE DISTRIBUITE N CADRUL
DEZBATERILOR ...................................................................................................................................................................................... 370

Anexe........................................................................................................................................ 378
ANEXA 1. NORME PRIVIND MODUL DE NOMINALIZARE A MEMBRILOR COMITETULUI PENTRU AUDIT PUBLIC INTERN. CONFORM
HOTRRII 235/2003 ........................................................................................................................................................................... 378
ANEXA 2. CODUL PRIVIND CONDUITA ETIC A AUDITORULUI INTERN. CONFORM OMFP 252/2004............................................. 381
ANEXA 3. STANDARDELE DE CONTROL INTERN/ MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE. CONFORM OMFP NR. 946/2005 ............ 386
ANEXA 4. LISTA PROCEDURILOR NTLNITE N ORGANIZAIILE FURNIZOARE DE EDUCAIE DIN PERSPECTIVA SISTEMULUI PRIVIND
CONTROLUL MANAGERIAL INTERN .......................................................................................................................................................... 388
ANEXA 5. PREZENTAREA SUCCINT A CADRULUI DE ORGANIZARE I FUNCIONARE AL ENTITII PUBLICE EVALUATE ....................... 390
ANEXA 6. ANALIZA COMPARATIV A SCMI ROMNIA SI STATELE UE................................................................................................. 394

Bibliografie: .............................................................................................................................. 395

6
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Rezumat

A. Descrierea studiului

Acest studiu este parte a proiectul SMIS 37635, intitulat mbuntirea eficacitii
organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control
managerial intern, derulat i finanat prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii
Administrative i a avut drept scop realizarea unei diagnoze privind capacitatea de
implementare a sistemelor de control managerial intern.
Prin OMFP nr. 946/2005 s-au pus bazele sistemului de control intern managerial care
este general definit ca un ansamblu al formelor de control exercitate la nivelul entitii
publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordanta cu obiectivele acesteia
si cu reglementrile legale, in vederea asigurrii administrrii fondurilor in mod economic,
eficient si eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si
procedurile.
Stabilirea sistemelor de control intr n responsabilitatea managementului fiecrei
entiti publice i trebuie s aib la baz standardele elaborate de Ministerul Finanelor
Publice. Sistemele de control managerial trebuie dezvoltate innd cont de specificul legal,
organizaional, de personal, de finanare etc., al fiecrei entiti publice in parte.
MEN trebuie sa transmit trimestrial un raport ctre Unitatea Centrala de Armonizare
a Sistemelor de Management Financiar si Control din cadrul Ministerului Finanelor Publice,
care trebuie sa cuprind situaia centralizata a modului de implementare a sistemului de
control managerial (SCMI) de la nivelul tuturor entitilor aflate in subordinea si/sau
coordonarea sa. n plus, MEN nu dispune de un instrument adecvat pentru colectarea
informaiilor privind stadiul implementrii legislaiei in vigoare cu privire la sistemul de
control managerial intern de la instituiile aflate in subordinea sa. In prezent, raportarea se
face prin intermediul unor formulare transmise in format fizic (tiprit pe hrtie) sau prin
mijloace electronice. S-a remarcat faptul ca de multe ori aceste formulare nu sunt completate
n mod corespunztor (erori de completare, lipsa unor informaii etc.) si, prin urmare, MEN
ntmpin o serie de probleme in centralizarea si prelucrarea acestora. Aceast situaie are la
baza capacitatea sczuta de implementare a sistemelor de control managerial intern de ctre
instituiile din subordinea ministerului. Aadar, se impune intervenia MEN in scopul sprijinirii

7
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

creterii capacitii acestor instituii de a realiza si implementa sistem proprii de control


managerial intern.
n acest context, proiectul iniiat de MEN i-a propus mbuntirea durabil a
capacitaii administrative a MEN i a instituiilor aflate n subordonarea sa prin dezvoltarea
sistemului de control managerial intern (SCMI). Specific, obiectivele proiectului au urmrit:
1. Identificarea problemelor specifice activitilor de control managerial intern impuse
de legislaia in vigoare, prin realizarea unui studiu exhaustiv;
2. mbuntirea capacitaii de dezvoltare si implementare a sistemelor de control
managerial intern a MEN si a instituiilor subordonate;
3. Generarea unui cadru procedural nou prin dezvoltarea unor instrumente moderne de
sprijinire a activitilor de control managerial intern;
4. Creterea competentelor personalului, prin activiti de instruire specifica, pentru
utilizarea sistemului dezvoltat prin prezentul proiect.

n vederea atingerii scopului i a obiectivelor formulate, proiectul i-a propus


ndeplinirea urmtoarelor activiti principale:
1. Realizarea unei diagnoze privind capacitatea de implementare a sistemelor de control
managerial intern.
2. Realizarea de documente pentru susinerea activitilor de realizare i implementare a
sistemelor de control managerial intern la nivelul MEN i al instituiilor.
3. Instruirea personalului din cadrul MEN si al instituiilor subordonate in ceea ce
privete ghidul metodologic dezvoltat in cadrul proiectului si integritatea in sistemul
educaional.
4. Asigurarea infrastructurii necesare implementrii unei aplicaii informatice pentru
susinerea sistemului de control managerial intern.
5. Dezvoltarea si implementarea unui sistem informatic modern pentru susinerea
activitilor specifice de control managerial intern din cadrul MEN si instituiile
subordonate.
6. Instruirea personalului din cadrul MEN si al instituiilor subordonate pentru utilizarea
corespunztoare a sistemului informatic realizat in cadrul proiectului.
7. Evaluarea i monitorizarea impactului sistemului de control managerial din cadrul
MEN

Studiul de fa este rezultat al activitii prin care s-a vizat realizarea unei diagnoze
privind capacitatea de implementare a sistemelor de control managerial intern i este

8
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

mprit n patru pri care corespund sub-activitilor propuse. Aadar, materialul este
structurat astfel:
n Partea I - Analiza documentar din perspectiv evolutiv a cadrului legislativ i
managerial existent, pe parcursul a 7 capitole s-a realizat o analiza documentar din
perspectiv evolutiv, a cadrului legislativ i managerial existent. Concret, a fost analizat
cadrul teoretic i legislativ existent, sistemul de control managerial intern n diverse state
europene, contextul naional, obligaiile instituiilor publice privind SCMI, standardele
sistemului, au fost stabilite interogaiile cheie n evaluarea SCMI s-a realizat un studiu
comparativ privind SCMI vs. sistemul de management al calitii, o analiz documentar a
implementrii SCMI la nivelul MEN. Patru studii de caz privind implementarea SCMI n diverse
state EU (Polonia, Slovenia, Frana, Bulgaria) au completat analiza documentar i au oferit
exemple de bune practici. Aceast prim parte a studiului se ncheie cu un capitol de concluzii
i recomandri privind implementarea eficient a SCMI la nivelul MEN.
n Partea a II-a Analiza ex-ante a percepiei sistemului de control managerial intern,
s-a urmrit evaluarea ex-ante a percepiei asupra sistemului de control managerial intern,
astfel nct s se asigure identificarea vulnerabilitilor i a riscurilor privind implementarea
SCMI n cadrul MEN i a instituiilor subordonate. Pentru acest studiu a fost realizat o
metodologie de cercetare integrat, cantitativ i calitativ:
1. Componenta cantitativ a constat n efectuarea unui sondaj de opinie face-to-face n
rndul cadrelor didactice i a personalului auxiliar, reprezentativ la nivel naional, cu un
volum de 1200 de respondeni. Unitile de eantionare au fost unitile de nvmnt
preuniversitar de stat, respectiv uniti didactice auxiliare (precum Inspectorate colare
Judeene, Casa Corpului Didactic, Palatul copiilor, Cluburi Sportive, Cluburi pentru copii i
elevi etc.). Persoanele intervievate au fost din rndul personalului didactic format din
cadre didactice si personal didactic auxiliar (secretar, contabil, bibliotecar, documentarist,
laborant, analist - specialist IT etc.). S-a inut cont n construcia eantionului de ponderea
categoriilor de personal n cadrul eantionului.
2. Componenta calitativ a fost structurat astfel: 24 de interviuri semi-structurate cu
persoane cu funcii de conducere din cadrul MEN; 42 de interviuri semi-structurate
inspectori colari generali sau adjunci (cte unul din fiecare jude plus Bucureti); 32 de
focus grupuri cu personalul didactic (4 /regiune, din care 2 in mediul rural, 2 in mediul
urban). Pentru focus grupuri, publicul int vizat a fost: personalul didactic i personalul
auxiliar (secretar, contabil, bibliotecar, administrator financiar, tehnician, laborant,
specialist IT etc.).

9
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Obiectivele specifice care au fost urmrite n cadrul acestei cercetri au fost:

Evaluarea modului de implementare a activitilor de control managerial intern


impuse de legislaia n vigoare;
Determinarea atitudinilor, percepiilor i reprezentrilor angajailor MEN cu privire la
sistemul de control managerial intern;
Evaluarea gradului de cunoatere a metodelor, procedurilor i standardelor de control
managerial intern;
Identificarea unor posibile soluii de mbuntire a capacitaii de dezvoltare si
implementare a sistemelor de control managerial intern a MEN i a instituiilor
subordonate;
Evaluarea nevoilor de instruire specific a personalului n vederea implementrii SCMI;
Furnizarea unor date valide i a unor indicatori care s fie utilizai n realizarea unei
documentaii i a unor instrumente moderne de sprijinire a activitilor de control
managerial intern;
Culegerea datelor a avut loc n perioada octombrie-decembrie 2014.
Partea a II-a a studiului se ncheie cu un capitol de concluzii i recomandri care a fost
propus spre analiz i validare experilor din cadrul MEN, implicai n implementarea
proiectului.
Partea a III-a, Analiza raportului intermediar de evaluare a capacitii de
implementare a SCMI si formularea propunerilor de mbuntire, este rezultatul analizei de
ctre experii n SCMI ai MECS a tuturor datelor, informaiilor existente (datele culese i
analizate n Partea I i Partea a II-a). Acest material cuprinde urmtoarele dimensiuni:
1. Constatrile analizei documentare din perspectiv evolutiv a cadrului legislativ i
managerial existent;
2. Rezultatele analizei ex-ante a percepiei SCMI;
3. Recomandri de mbuntire a implementrii SCMI.
Partea a IV-a Concluzii i recomandri de mbuntire a implementrii SCMI
rezultate n urma dezbaterilor, este rezultatul a patru dezbateri organizate n Cluj, Craiova,
Constana, Iai cu personalul implicat n activiti specifice controlului managerial intern pe
tema raportului intermediar al acestui studiu. In aceast parte sunt inventariate bunele
practici preluate de la specialitii implicai in implementarea sistemelor de control managerial
intern, precum i propunerile fcute de ctre acetia n vederea mbuntirii implementrii
SCMI.

10
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

B. Principalele constatri

1. Analiza documentar:

a) Blocaje n implementarea SCMI


La nivelul capacitii administrative a MEN, n anul 2014, au putut fi identificate
urmtoarele probleme :
Misiunea i Valorile organizaiei. Direciile nu sunt implicate de manier regulat i
consistent n procesul de stabilire a obiectivelor sau n sesiuni de consultare privind
analiza obiectivelor MEN (asemenea ntlniri formalizate nu reprezint o cutum
organizaional n MEN).
Managementul organizaional. Blocarea posturilor la nivelul MEN determin o ncrcare
prea mare cu sarcini a personalului existent (insuficiena personalului); bugete prea mici;
lipsa stimulentelor (extrinseci) pentru performan (problema salariilor mici); absena
unei forme instituionalizate de comunicare inter-departamental a problemelor i
identificare a potenialelor soluii; cooperare inter-departamental deficitar; inexistena
unei uniti de analiz/cercetare care s furnizeze suportul tiinific necesar activitii
direciilor.
Resursele organizaionale: deficit de personal; deficit n actualizarea informaiilor cu care
se lucreaz; deficit n formarea personalului.
Evaluarea i monitorizarea: Necesitatea introducerii de criterii de evaluare potrivit
performanei organizaionale. Lipsa unor proceduri clare de cuantificare a livrabilelor
organizaionale poate genera ineficien, iar blocajele generate de fluctuaia forei de
munc i necalificarea acesteia accentueaz lipsa de performan.
Comunicarea i coordonarea organizaional: La nivelul MEN, nu exist o practic a
comunicrii formale ori informale inter-departamentale i nici o form instituionalizat
de coordonare interdepartamental. Existena a dou niveluri de management
educaional (central i judeean) crete gradul de eec al coordonrii n lipsa unor
mecanisme clare, neunivoce de comunicare.
Imaginea instituional: La nivelul MEN apar rar i neregulat, sesiuni de diseminare
(intern i extern) a activitilor de succes, a bunelor practici.

11
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

b) Aspecte transversale generate de conflictul dintre statusquo i noua cultur


organizaional determinat de implementarea SCMI
Probleme cheie identificate n procesul de schimbare a STRUCTURII organizaionale
sunt: lipsa de viziune n alinierea sistemelor organizaionale la schimbrile cerute de
prevederile OMFP 946/ 2005, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
resursele limitate.
Probleme cheie identificate n schimbarea CULTURII organizaionale: planificarea
carierei; estimarea performanelor; dezvoltarea programelor de formare i nvare
continu; managementul recompenselor ( compensri i beneficii); promovarea i
delegarea; separarea atribuiilor.
Probleme cheie identificate n procesul de schimbare organizaional prin NVARE:
- Pentru managementul de top: Necunoaterea principiilor schimbrii/ modernizrii
instituionale implicite prin implementarea SCMI; ignorarea problemelor angajailor;
lipsa programelor de formare n problematica SCMI.
- Pentru angajai: sentimentul lipsei de control asupra situaiilor, al lipsei de direcie;
incertitudine, responsabiliti mari vs. timp disponibil, preferina pentru status-quo.
Probleme identificate referitor la componenta STRATEGIE: strategiile organizaionale
elaborate nu prevd sisteme coerente de evaluare i monitorizare a rezultatelor; lipsa
unei viziuni unitare att la nivel central ct i la nivelul structurilor subordonate.
Probleme identificate referitor la componenta SISTEM: infrastructura i resursele din
sistemul de nvmnt sunt de slab calitate; resursa uman din sistemul de nvmnt
mbtrnete ngrijortor.
Probleme identificate referitor la componenta STAKEHOLDERI (factori implicai):
absena unor evaluri ex-ante; implicare sczut n dezvoltarea unui sistem de
monitorizare i evaluare; slaba eficien a mecanismelor de asigurare a rspunderii ( cine
este responsabil, pentru ce i n faa cui); schimbarea rolurilor vechi cu cele noi conduc fie
spre goluri, fie spre suprapuneri, inclusiv la nivelul sistemului educaional.
Probleme identificate referitor la componenta ABILITI DOBNDITE: insuficiena
resurselor umane calificate n implementarea SCMI; insuficiena resurselor calificate
pentru consiliere; lipsa unei stimulri adecvate n ceea ce privete participarea la
programe de formare pe tematica SCMI a personalului din structurile subordonate MEN;
insuficienta promovare a culturii manageriale n nvmntul preuniversitar; lipsa de
direcie strategic la nivelul managementului de top n nvmntul preuniversitar;
incoeren n implementare.

12
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Probleme identificate referitor la componenta IMPLEMENTARE DE POLITICI NAIONALE:


delegarea de autoritate la nivel local a fost realizat naintea pregtirii adecvate a
personalului pentru asumarea noilor responsabiliti ce fac obiectul OMFP 946/ 2005,
republicat; lipsa de stimulente i de rspundere pentru introducerea msurilor de reforma
i pentru implementarea standardelor de control intern/ managerial, implicit: aceasta
situaie este perceput ca o ncrcare suplimentar pentru care nu exist stimulente i
recompense; sistemul de comunicare a datelor n interiorul sistemului educaional este n
continuare deficitar, nu exista o strategie de comunicare a informaiilor la nivel inter-
instituional; creterea decalajelor ntre regiuni i judee cu consecine n ceea ce privete
implementarea uniform a SCMI; construirea bugetelor locale nu este nici transparent i
nici predictibil, ceea ce limiteaz capacitatea administraiei locale de a-i asuma
responsabiliti manageriale i de proiectare strategic.

2. Analiza ex-ante a percepiei asupra SCMI

Studiul calitativ asupra percepiilor diverilor actori (profesori, inspectori, personal de


auxiliar, etc.) relev c deficienele implementrii SCMI n sistemul de nvmnt
preuniversitar sunt sunt n principal structurale, avnd n vedere factorii luai n considerare:
- Percepia conceptelor iar, ca i consecin, domeniul limitat de dezvoltare a
controlului. Noiunile-cheie de: managementului riscului, performanei, procese,
calitate, proceduri, funcii sensibile sunt nelese i asumate de ctre actorii n moduri
foarte diferite. Nenelegere reciproc a conceptelor i aplicarea lor a dus la utilizarea
controlului intern n zonele financiare restrnse, n loc de a-l transforma ntr-un
instrument de management rspndit pe scar larg.
- Factorul cultural. Nu putem vorbi de o cultur a managementului, a gestionrii
riscurilor, a muncii conform unor proceduri. Conceptul formelor fr fond este
potrivit n descrierea implementrii SCMI n coli.
- Resursele umane. Lipsa efectiv de personal sau fluctuaiile de oameni pot conduce n
timp la o schem eterogen de conducere a controlului intern, cu roluri funcionale i
ierarhice complexe. O consecina major este aceea c gestionarea funciilor sensibile
nu este realizabil.
- Obiectivele pe termen scurt ale managementului. efii de instituii urmresc
realizarea obiectivelor unui an colar i sunt mai puin dispui s investeasc ntr-o
abordare cuprinztoare pe termen mediu. Prin urmare, ei sunt axai pe reducerea

13
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

expunerii colii la un raport critic (de reacie) n loc s construiasc o viziune integrat
a controlului intern (pro-aciune).

Analiznd n detaliu datele calitative putem spune c a existat o lips de resurse


umane calificate pentru testarea, implementarea sistemului i gestionarea auditului de
proces, dar i deficiene n stabilirea structurilor i instrumentelor adecvate sistemului de
nvmnt.
Dei s-au menionat mbuntiri incontestabile n eficientizarea instituional,
respondenii subliniaz faptul c formalizarea necesar procesului i extinderea cmpului de
aplicabilitate al controlului intern, nu este nc suficient de clar. n primul rnd, este de
notat faptul c abordrile controlului intern (legate de contabilitate, bugete, salarii etc.) sunt
fragmentate, chiar dac, prin definiie, abordarea trebuie s fie comprehensiv. Potenialul de
valorificare i adaptarea controlului intern la condiiile specifice ale fiecrui departament
depinde de bunvoina i viziunea actorilor responsabili care sunt constrni de managerii lor
care decid modul de punere n practic. Nu putem vorbi de o abordare instituional unitar,
iar coordonarea ntre ministere, departamente, uniti teritoriale (ISJ, coli) este rar.
Numrul i diversitatea cerinelor emise de ctre autoriti ajut la perpetuarea
nenelegerii rolului sistemului de ctre cadrele didactice i, n special, de ctre conducere.
Unii responsabilii cu implementarea controlului intern scot n eviden rolul ambiguu
al acestuia i spun c acesta este pus n aplicare pur i simplu pentru a satisface cerinele
legale. Prin urmare, exist o disonan ntre realitatea de pe teren i situaia dorit, care este
n detrimentul eficienei i viabilitii procesului.
Aproape n unanimitate, intervievaii au subliniat faptul c punerea n aplicare a
controlului intern, a determinat departamentele s-i formalizeze activitile prin
identificarea proceselor i a responsabilitilor. Acest lucru a avut consecine semnificative,
i a pus, decidenii, s reflecteze profund la organizarea lor funcional i la metodele de
lucru. Controlul intern a jucat un rol important n declanarea acestei re-gndiri. Cu toate
acestea, impactul procesului a fost pn acum limitat, nu toate activitile au fost clar
identificate, centralizate sau formalizate ntr-un mod consistent.
Aadar, introducerea soluiilor de management al controlului ntr-o coal implic o
serie de provocri. Prima dintre acestea este asociat cu nelegerea i aplicarea cerinelor
legislative n vigoare. A doua provocare major este legat de stabilirea de sarcinilor,
obiectivelor i indicatorilor care ilustreaz funcionarea colii. Din pcate, aceste aciuni sunt
efectuate n contextul legislaiei confuze n vigoare. Acest lucru face ca deciziile s nu fie pe

14
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

deplin conforme cu cerinele i ideea de management al controlului, dar se potrivete bine


ntr-un sistem birocratic ca cel al unei instituii publice.
O alt provocare important n implementarea de soluii referitoare la managementul
controlului este formarea personalului. Apoi, este important varianta n care se raporteaz
angajaii la managementului controlului. Nu numai formarea persoanelor responsabile de
ndeplinirea sarcinilor relevante n managementul controlului, este important, ci i
sensibilizarea tuturor angajailor n aceast privin.

C. Implicaii la nivelul direciilor de dezvoltare a SCMI

n lumina acestor constatri au fost identificate urmtoarele direcii generale de


dezvoltare a SCMI:

a) Direcii generale de mbuntire la nivel strategic:


Managementul controlului trebuie considerat o parte a reformei sistemului de educaie,
inclusiv descentralizarea sistemului;
Mijloace legale necesare pentru punerea n aplicare a managementului controlului public
trebuie s fie coordonate n mod adecvat cu toate celelalte legi relevante (referire la
legislaia ARACIP).
Dezvoltarea managementului controlului nu intr doar n sarcina MEN, ci trebui s existe
o cooperare strns cu alte instituii implicate n procesul de reform public.
Legea este doar un prim pas n reforma sistemului de educaie, ar trebui s existe o
strategie naional pentru punerea n aplicare i meninerea acesteia.

b) Direcii generale de mbuntire la nivel de coordonare:


Viziune: Este necesar o viziune i o bun comunicare cu privire la managementul
controlului.
Control: nelegerea c managementul controlului nu este un tip nou de activiti de
control, ci un sistem de management care s implice toate nivelurile de management i
personal.
Monitorizare: s nu se concentreze pe existena unor procese birocratice, ci s
promoveze un nou stil de management bazat pe planificare, managementul riscului i pe
msurarea realizrii obiectivelor.
Program: Asigurarea timpului i sprijinului necesar directorilor de coli pentru construirea
de noi abordri n cadrul instituiilor.
15
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

c) Direcii generale de mbuntire la nivel operaional:


Creterea gradului de contientizare al managementului i profesionalism prin:
- furnizarea de seminarii, conferine i instruiri profesionale; ateliere tematice;
- mprtirea/diseminarea de bune practici.
Crearea de instrumente de management:
- standarde, ghiduri, metodologii;
- implementarea unor sisteme informatice de culegere, stocare i raportare a
datelor necesare controlului intern;
- serviciu de audit intern profesional;
- instrumente de auto-evaluare, etc.

d) Direcii de mbuntire a eficienei operaiunilor, fiabilitii raportrii financiare i


conformitii cu normele i reglementrile aplicabile:

Sensibilizarea ministerului / departamentelor cu privire la necesitatea unui sistem de


control intern i de gestionare a riscurilor care s fie ncorporate n activitile zilnice ale
organelor de conducere pentru a reduce decalajul dintre retorica bunei guvernri i a
practicilor actuale ale acestora;
Construirea unui cadru de control intern i de gestionare a riscurilor pe baza standardelor
/ orientrile, celor mai bune practici recunoscute pe plan internaional care pot fi folosite
ca referin pentru dezvoltarea unui cadru de control intern/ de gestionare a riscurilor din
cadrul diferitelor sectoare i activiti; i
Iniierea de msuri de dezvoltare a abilitilor pentru punerea n aplicare efectiv a
acestora.
Un leadership decisiv care s fie responsabil pentru proiectarea, implementarea,
supervizarea, meninerea i documentarea sistemului intern de control;
Personal implicat i responsabilizat n propria munc i care s-i exercite funciile n
acord cu politicile instituionale asumate oficial, cu procedurile, reglementrile i codul
etic.

e) Recomandri strategice rezultate n urma dezbaterii raportului de ceretare

n urma celor patru dezbateri cu personalul implicat n activiti specifice controlului


managerial intern organizate n Cluj, Craiova, Constana, Iai pe tema raportului intermediar

16
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

al acestui studiu au rezultat urmtoarele propuneri strategice n vederea mbuntirii


implementrii SCMI:
1. Dezvoltarea unei platforme informatice interactive care s aib un rol,
preponderent, de informare i suport i s permit raportrarea unic pe suport
informatic a datelor SCMI. De asemenea, ar fi util reunificarea platformelor de
raportare a datelor existente n sistemul educaional i extragerea indicatorilor n
funcie de problematica ARACIS, SCMI etc.
2. Elaborarea i diseminarea unui Ghid de implementare a SCMI care s explice
legislaia i s cuprind modele de proceduri, rapoarte i ale instrumente specifice
SCMI.
3. Adaptarea legislaiei specifie sistemului de nvmnt preuniversitar la legislaia
SCMI.
4. Informarea i instruirea tuturor celor implicai n problematica SCMI prin cursuri
gratuite de instruire privind SCMI.
5. Motivarea financiar a personalului cu atribuii SCMI (normarea personalului
contractual care este responsabilizat n cadrul SCMI).
6. Simplificarea procedurilor operaionale, adaptarea acestora la specificul sistemului
de nvtmnt, pe nivele educaionale.
7. Bunele practici ar putea fi diseminate prin instituiile de tip resurs (cei care tiu) pe
niveluri educaionale (gradini, gimnaziu, liceu etc.).

Ca o concluzie general, putem afirma c punerea n aplicare a managementului


controlului n sectorul educaional este astzi o necesitate, mai ales ca urmare a modificrilor
aduse de utilizarea sporit a tehnologiei, globalizare, implicarea sectorului privat n
administraia public i a cererii publicului pentru o mai mare responsabilitate i transparen
n operaiunilor guvernamentale.
Dezvoltarea managementului controlului este un proces interactiv care implic
mbuntirea continu a performanei i a managementului colar. Sistemul de management
existent trebuie s fie structurat, formalizat i mbuntit, n conformitate cu nevoile
identificate i n funcie de costuri.

17
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

PARTEA I. Analiza documentar din perspectiv evolutiv a


cadrului legislativ i managerial existent

CAPITOLUL 1. Stabilirea cadrului teoretic i legislativ privind


sistemele de control intern/managerial

1. Contextul internaional

Etimologia cuvntului control provine din expresia din limba latin contra rolus,
ceea ce nseamn verificarea unui act duplicat realizat dup unul original.
Controlul n accepiunea lui semantic este o analiz permanent sau periodic a unei
activiti, a unei situaii, pentru a urmri mersul ei i pentru a lua msuri de mbuntire. n
literatura de specialitate exist ns mai multe accepiuni pentru control:
- n cea francofon, controlul reprezint o verificare, o inspecie atent a corectitudinii
unui act;
- n accepiunea anglosaxon, controlul este aciunea de supraveghere a cuiva, a ceva, o
examinare minuioas cu scopul de a cunoate sau de a reglementa funcionalitatea
unui mecanism.
n legislaia din Romnia, controlul intern este definit ca reprezentnd ansamblul
formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea
asigurrii administrrii fondurilor publice n mod economic, eficient i eficace; acesta include
de asemenea structurile organizatorice, metodele i procedurile.
Potrivit Standardelor Internaionale de Audit, emise de Consiliul pentru Standarde
Internaionale de Audit i Asigurare (IAASB) al Federaiei Internaionale a Contabililor (IFAC),
controlul intern este definit ca fiind Procesul conceput, implementat i meninut de ctre
18
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

persoanele nsrcinate cu guvernana, conducere i alte categorii de personal cu scopul de a


furniza o asigurare rezonabil privind ndeplinirea obiectivelor unei entiti cu privire la
credibilitatea raportrii financiare, eficiena i eficacitatea operaiunilor i conformitatea cu
legile i reglementrile aplicabile. Termenul de controale face referire la orice aspecte ale
uneia sau mai multor componente ale controlului intern.[1,2].
n contextul principiilor generale de bun practic care compun acquis-ul comunitar,
controlului i se asociaz o accepiune mult mai larg, acesta fiind privit ca o funcie
managerial, i nu ca o operaiune de verificare. Prin funcia de control, managementul
constat abaterile rezultatelor de la obiective, analizeaz cauzele care le-au determinat i
dispune msurile corective sau preventive ce se impun.
Acquis-ul comunitar n domeniul controlului intern este alctuit, n mare msur, din
principii generale de bun practic, acceptate pe plan internaional i n Uniunea European.
Modalitatea n care aceste principii se transpun n sistemele de management/control intern
este specific fiecrei ri, innd cont de condiiile constituionale, administrative, legislative,
culturale etc.
Controlul intern reprezint ansamblul politicilor i procedurilor concepute i
implementate de ctre managementul i personalul entitii publice, n vederea furnizrii
unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice ntr-un mod
economic, eficient i eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i regulilor
managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea fraudelor i
greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i producerea n timp util de informaii de
ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management.
Alte definiii acceptate:
INTOSAI Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o
asigurarea rezonabil c obiectivele managementului sunt ndeplinite [3].
COSO - Controlul intern este un proces implementat de managementul entitii publice,
care intenioneaz s furnizeze o asigurare rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor,
grupate n urmtoarele categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiilor
financiare; respectarea legilor i regulamentelor [4].
Comitetul Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway COSO SUA, a fost
organizat n 1985, ca o iniiativ a sectorului privat independent care a studiat factorii cauzali
care pot duce la o raportare financiar frauduloas. Acesta a dezvoltat, de asemenea,
recomandri pentru companii publice i auditorii lor independente, pentru SEC i alte
organisme de reglementare, precum i pentru instituiile de nvmnt. Cele cinci asociaii
profesionale majore cu sediul n Statele Unite ale Americii care au fondat Comitetul Entitilor

19
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway COSO SUA sunt Asociaia American de


Contabilitate (American Accounting Association - AAA), Institutul American de Contabili
Publici (the American Institute of Certified Public Accountants - AICPA), Directorii Financiari
Internaionali (Financial Executives International - FEI), Institutul Auditorilor Interni (The
Institute of Internal Auditors - IIA) i Asociaia Naional a Contabililor ,n prezent Institutul
de Management Contabil, (the Institute of Management Accountants - IMA). n ntregime
independent de fiecare dintre organizaiile afiliate, Comisia a inclus reprezentani ai
industriei, de contabilitate public, ntreprinderile de investiii, i New York Stock Exchange.
Controlul intern este un proces condus, n general, de biroul de directori (board of
directors), direcia de management, precum i de restul personalului unei organizaii, cu
scopul de a oferi asigurri legate de ndeplinirea obiectivelor n urmtoarele aspecte:
Eficient i eficacitatea operaiunilor;
ncredere n raportarea financiar;
Respectarea regulilor i a legilor aplicabile.
COSO identific urmtoarele concepte cheie ale controlului intern:
Controlul intern este un proces. Asta nseamn c este o unealt, nu un scop n sine.
Controlul intern este realizat de oameni. Nu este doar un manual de politic i
regulamente, ci reprezint oameni la fiecare nivel al unei organizaii.
Controlul intern poate oferi conducerii doar o asigurare rezonabil, nu una absolut.
CoCo - Controlul intern este ansamblul elementelor unei organizaii (inclusiv resursele,
sistemele, procesele, cultura, structura i sarcinile) care, n mod colectiv, i ajut pe oameni s
realizeze obiectivele entitii publice, grupate n trei categorii: eficacitatea i eficiena
funcionrii; fiabilitatea informaiei externe i interne; respectarea legilor regulamentelor i
politicilor interne. (Institutul Canadian al Cotabililor Autorizai Criteria of Control CoCo).
Institutul Canadian al Contabililor (CICA) a fost nfiinat de ctre Asociaia Contabililor
din Dominion (Canada) printr-o lege a Parlamentului Canadei n 1902 *5+. Aceast legea fost
modificat ultima dat n 1990 pentru a reflecta mandatul i competenele actuale CICA [6].
CICA susine stabilirea de standarde de contabilitate, de audit i de asigurare de afaceri,
pentru organizaii non-profit i guvernamentale, i dezvolt i ofer programe de educaie.
Aceasta ofer, de asemenea, o serie de servicii n domeniul cercetrii i dezvoltrii proprietii
intelectuale, de ndrumare privind managementul riscului i de guvernare, favorizeaz relaiile
cu principalele pri interesate la nivel naional i internaional.

20
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Institutul Auditorilor Interni1 definete controlul intern astfel: ...un proces n cadrul
unei organizaii prin care aceasta ofer asigurri rezonabile legat de urmtoarele obiective
corporatiste: integritatea i siguran informaiei; respectarea politicilor, planurilor,
procedurilor, legilor i regulamentelor, pstrarea n siguran a bunurilor, folosirea economic
i eficient a resurselor, atingerea obiectivelor stabilite.
Din definiiile menionate mai sus, se poate afirma c prin funcia de control,
managementul constat abaterile rezultatelor de la obiective, analizeaz cauzele care le-au
determinat i dispune msurile corective sau preventive ce se impun.
n contextul principiilor generale de bun practic care compun acquis-ul comunitar,
controlului i se asociaz o accepiune mult mai larga, acesta fiind privit ca o funcie
manageriala, i nu ca o operaiune de verificare, conform definiiei adoptat n acest sens de
ctre Comisia European, conform creia Controlul intern reprezint ansamblul politicilor i
procedurilor concepute i implementate de ctre managementul i personalul entitii publice,
n vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru atingerea obiectivelor entitii publice
ntr-un mod economic, eficient i eficace, respectarea regulilor externe i a politicilor i
regulilor managementului, protejarea bunurilor i a informaiilor, prevenirea i depistarea
fraudelor i greelilor, calitatea documentelor de contabilitate i producerea n timp util de
informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management.
n concluzie, acquis-ul comunitar n domeniul controlului intern se transpune n sisteme
de management/control intern specifice fiecrui stat membru, n funcie de condiiile
constituionale, administrative, legislative, culturale etc. Prin funcia de control,
managementul constat abaterile rezultatelor de la obiective, analizeaz cauzele care le-au
determinat i dispune msurile corective sau preventive ce se impun.
Standardele de control intern definesc un minimum de reguli de management, pe care
toate instituiile publice trebuie s le urmeze. Stabilirea sistemelor de control intr n
responsabilitatea managementului fiecrei entiti publice pe baza standardelor, elaborate de
Ministerul Finanelor Publice. Formularea ct mai general a standardelor a fost necesar
pentru a da posibilitatea managerilor s le aplice, n pofida deosebirilor semnificative ntre
diferitele entiti publice. Standardele de control managerial constituie un sistem de
referin, n raport cu care se evalueaz sistemele de control intern i se identific zonele i
direciile de schimbare ale instituiei.
Aplicarea sistemului de control managerial ine cont de specificul legal, organizaional,
de personal, de finanare etc., al fiecrei entiti publice n parte. Prin activarea acestui sistem

1 www.theiia.org
21
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

de standarde, top - managementul instituional constat abaterile rezultatelor de la obiective,


analizeaz cauzele care le-au determinat i dispune msurile corective.

2. Controlul intern n sectorul privat vs. sectorul public

Intre sectorul privat i cel public, exist nite diferene fundamentale. Ministerele nu
au, n general, Consilii Directoare, iar legile i regulamentele dup care funcioneaz sunt
stabilite la nivel guvernamental sau parlamentar, nefiind n mod necesar produsul
autoreglementrii. Mai mult dect att, entitile guvernamentale, rareori sau aproape
niciodat, nu falimenteaz din cauza nereuitelor legate de controlul intern i nu au
responsabilitatea de a raporta unor acionari. Suplimentarea sau creterea taxelor
compenseaz deficitul de competen managerial n sectorul public, pe cnd n sectorul
privat un astfel de deficit poate duce la faliment.
n entitatea public, obiectivele generale se descompun n obiective derivate, care, la
rndul lor, se descompun n obiective specifice (individuale), formnd un ansamblu coerent.
Formularea obiectivelor poate fi calitativ sau cantitativ, ns, n orice caz, trebuie definii
indicatori de rezultate, pe ct posibil comensurabili.
Pentru realizarea obiectivelor, n cadrul entitii publice se deruleaz activiti specifice,
crora este necesar s li se aloce resurse financiare. Valoarea resurselor alocate este cuprins
n buget, care reprezint planul financiar al entitii publice. Obiectivele, activitile ealonate
n timp i resursele alocate acestora constituie planul de management. Planificarea constituie
un element fundamental al sistemului de control managerial, deoarece, prin plan, se
stabilete baza de referin n raport cu care aceasta se exercit.
Controlul managerial nu poate opera n afara unui plan i a unei structuri organizatorice
adecvate. Activitile transpuse n sarcini, atribuiuni i funciuni sunt atribuite, spre
efectuare, compartimentelor/serviciilor/direciilor/direciilor generale ale entitii publice.
Realizarea obiectivelor entitii publice poate fi afectat de riscuri/disfuncionaliti
care trebuie identificate. Managerul are obligaia de a identifica riscurile/disfuncionalitile i
de a lua acele msuri care plaseaz i menin riscurile n limite acceptabile. Trebuie meninut
un echilibru ntre nivelul acceptabil al riscurilor i costurile pe care le implic aceste aciuni.
Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini, competen i
responsabiliti. Pentru orice activitate desfurat pentru ndeplinirea obiectivelor trebuie s
se realizeze o procedur. Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai (algoritmul) n
realizarea sarcinilor, exercitarea competenelor i angajarea responsabilitilor.
22
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

n acest context, se afirm, despre controlul intern, c:


- este integrat n sistemul de management al fiecrei componente structurale a
entitii publice;
- intr n grija personalului de la toate nivelurile;
- ofer o asigurare rezonabil a atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i
terminnd cu cele generale.
Controlul este prezent pe toate palierele entitii publice i se manifest sub forma
autocontrolului, controlului n lan (pe faze ale procesului) i a controlului ierarhic. Din punct
de vedere al momentului n care se exercit, controlul este concomitent (operativ), ex-ante
(feed-forward) i ex-post (feed-back). Printre activitile de control curente se regsesc:
observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza,
autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea funciunilor i monitorizarea. n afara
activitilor de control integrate n linia de management, pot fi organizate controale
specializate, efectuate de componente structurale anume constituite (comisii, compartimente
de control etc.), a cror activitate se desfoar n baza unui plan conceput prin luarea n
considerare a riscurilor.
Ce nseamn controlul intern n contextul guvernamental?
Un minister are o serie de responsabiliti: gestionarea bugetului, recrutarea de
personal, instruirea personalului, achiziii publice de bunuri i servicii, aprobarea i verificarea
legalitii activitilor, nregistrarea, arhivarea aciunilor, controlul eficacitii i eficienei
politicilor publice, precum i de control, supraveghere i raportare privind punerea n aplicare
a politicilor. n cazul n care aceste responsabiliti sunt ndeplinite n mod corespunztor,
rezultatul va fi un control eficient asupra resurselor, deciziilor i activitilor, ducnd la
ndeplinirea obiectivelor ministerului. n caz contrar, eficienta i eficacitatea vor avea de
suferit.
Unele ministere sunt bine controlate, altele mai puin. Cteva elemente importante n
starea de sntate a controalelor interne sunt: calitatea managerilor, familiarizarea lor cu
sistemele de control intern i abilitatea lor de a face distincia ntre "respectarea
reglementrilor" i "conducerea entitii". Reglementrile guvernamentale nu ofer
ntotdeauna un cadrul complet de control periodic extern pentru fiecare entitate. Msura i
calitatea conformitii la standard pot varia de la o entitate la alta. Prin urmare, este logic ca
ministerele i alte agenii guvernamentale s aib propriile lor sisteme de control intern i s
le trateze ca un mijloc important de realizare a obiectivelor lor.
Necesitatea unor sisteme de control intern n entitile publice i o scurt list de
verificare pentru manageri sunt oferite ntr-o publicaie recent INTOSAI (a se vedea mai jos).
23
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

O modalitate de a nelege necesitatea unor sisteme guvernamentale de control intern


este s ne gndim la entiti guvernamentale ca la persoane juridice, care ncearc s se
inspire din modul n care sistemele de control sunt utilizate n entitile mari din sectorul
privat, pentru a adopta mbuntiri la nivel de management. Paralela dintre guvern i mediul
de afaceri nu este ntotdeauna perfect, dar cele dou sfere au multe elemente n comun.
Practic, ar trebui s se porneasc de la 2 principii:
Organele de conducere ale entitilor din sectorul public trebuie s se asigure c un
cadru de control este stabilit i funcioneaz n practic i c o declaraie cu privire la
eficacitatea sa este inclus n raportul anual al entitii.
Organele de conducere ale entitilor din sectorul public trebuie s se asigure c
sisteme eficiente de gestionare a riscurilor sunt stabilite ca parte integrat a
controlului intern.

3. Standardele de control intern pentru sectorul public (INTOSAI)

Organizaia Internaional a Instituiilor de Audit Supreme sau INTOSAI2, este o


afiliaie de entiti guvernamentale din toata lumea ai cror membri sunt experi n audit din
fiecare ar. INTOSAI a definit o serie de standarde de control intern pentru sectorul public.
Standarde generale:
Asigurare rezonabil: structurile de control intern exist pentru a oferi o asigurare
rezonabil c obiectivele generale ale entitii vor fi realizate.
Atitudine ncurajatoare: Managerii i angajaii trebuie s demonstreze o atitudine
pozitiv i de susinere fa de controalele interne, n orice moment.
Integritate i competen: Managerii i angajaii trebuie s demonstreze integritate
personal i profesional i s menin un nivel de competen care le permite s
neleag importana de elaborare i implementare controalelor interne bune pentru a
ndeplini obiectivele generale ale controalelor interne.
Obiective de control: Obiectivele specifice de control trebuie s fie identificate sau
dezvoltate pentru fiecare activitate a organizaiei i trebuie s fie adecvate,
cuprinztoare, rezonabile i integrate n obiectivele organizaionale globale.

2 INTOSAI Guidlines for Internal Control, Chapter III, p. 16

24
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Controale de monitorizare: Managerii trebuie s monitorizeze continuu activitatea i


s ia msuri prompte, s fie receptivi la toate constatrile legat de operaiuni
neregulamentare, neeconomice sau ineficiente.
Standardele detaliate:
Documentaie: Structura de control intern i toate tranzaciile i evenimentele
semnificative trebuie s fie documentate n mod clar, iar documentaia trebuie s fie
disponibil pentru examinare.
nregistrarea prompt i corect a tranzaciilor i evenimentelor: tranzaciile i
evenimentele semnificative vor fi nregistrate cu promptitudine i clasificate n mod
corespunztor.
Autorizarea i execuia de tranzacii i evenimente: tranzaciile i evenimentele
importante sunt autorizate i efectuate numai de ctre persoane care acioneaz n
domeniul de aplicare a acestora.
Separarea sarcinilor: drepturile i responsabilitile-cheie n autorizare, prelucrare,
nregistrare i revizuirea tranzaciilor i evenimentelor ar trebui s fie separate ntre
indivizi.
Supraveghere: supravegherea competent se realizeaz pentru a se asigura c
obiectivele de control intern sunt atinse.
Accesul autorizat i responsabilitate pentru informaiile stocate: accesul la resurse i
nregistrri trebuie s fie limitat la persoane autorizate care sunt responsabile pentru
utilizarea lor. Pentru a asigura responsabilitatea, resursele vor fi comparate periodic
cu sumele nregistrate pentru a determina dac acestea coincid. Gradul de risc al
activitii ar trebui s determine frecvena verificrilor.

4. Auditul intern n guvern

Institutul Auditorilor Interni definete auditul intern ca fiind o funcie de evaluare


independent ce deservete o organizaie, analiznd i evalund activitile instituionale.
Obiectivul auditului intern este de a ajuta organizaia, n special pe managerii i membrii
consiliului de administraie, n a-i ndeplini responsabilitile. n acest scop, auditul intern le
furnizeaz analize, aprecieri, recomandri, sfaturi i informaii privind activitile revizuite.
Obiectivul auditului include promovarea unui control eficace la un cost rezonabil. Acesta

25
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

poate fi, de asemenea, considerat ca fiind mijlocul prin care conducerea nva dac sistemele
de control intern sunt proiectate corespunztor i dac funcioneaz.
Auditul intern este esenial pentru a asigura funcionarea n mod adecvat a
controalelor. Dei este esenial pentru un bun management, auditul intern este adesea
neglijat mai ales n sectorul public n rile n curs de dezvoltare.
O abordare dogmatic cu privire la responsabilitile auditorilor interni nu este
recomandat, deoarece aceasta vor varia foarte mult ntre guverne i entiti i chiar de-a
lungul timpului n aceleai guverne i entiti. Aceste responsabiliti ar putea include:
Revizuirea cadrului de funcionare n conformitate cu reglementrile financiare,
instruciunile, procedurile existente;
Evaluarea eficienei controalelor interne;
Evaluarea eficienei i eficacitii cu care sunt utilizate resursele;
Revizuirea fiabilitii i integritii n eviden i raportare;
Verificarea modului de gestionare a bunurilor, cheltuielilor, veniturilor etc.
Investigarea neregulilor;
Asigurarea c veniturile sunt colectate, depozitate i corect contabilizate;
Verificarea nregistrrilor de inventar i relaia lor cu inventarul fizic.
Cele mai importante probleme cu care se confrunt auditorii interni sunt:
Percepia conducerii c auditorii interni au prea puin de oferit;
Statutul auditorilor interni (birocrai de rnd);
Auditorii interni sunt folosii att n rol de contabili, cat i de auditori;
Lipsa de uniti de audit intern la nivelul ministerelor; uniti de audit intern aflate n
subordinea Ministerul Finanelor, nu a conducerii instituiilor;
Lipsa de evaluare a riscurilor, ca baz pentru planificarea auditrilor i pentru alegerea
subiectelor de audit;
Auditorii interni care se afla sub controlul unui singur manager de top (ceea ce duce la
un conflict ntre ndeplinirea responsabilitilor profesionale i pstrarea locului de
munc).

26
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

5. Sistemul de control managerial intern n diverse state europene

n interiorul Uniunii Europene3, sistemul CIP4 difer de la o ara la alt, ntruct acesta
este remodelat n funcie de viziunea fiecrui guvern, parlament sau instituie suprem de
audit. Se poate face aici o distincie ntre responsabilitate legal pentru respectarea regulilor
i responsabilitatea managerial pentru folosirea resurselor publice pentru atingerea
scopurilor. Sistemul de control intern poate fi structurat pe dou paliere:
Modelul centralizat de control intern. Unele ri precum Luxemburg i Spania l
descriu c pe un ntreg sistem de control n cadrul administraiei publice i ca sum a tuturor
instituiilor implicate n controlarea fondurilor publice (intern n acest caz nseamn din
interiorul executivului, prin opoziie cu extern adic sub exerciiul parlamentului). Aceste ri
au corpuri de control speciale, cum ar fi Intervencion General de la Administracion del Estado
(IGAE) n Spania, sau Inspection Generale des Finances (IGF) n Luxembrug, care sunt
independente de autoritile i entitile pe care le controleaz.
Modelul descentralizat al controlului intern. Alte ri cum ar fi Danemarca, Olanda,
Suedia, Regatul Unit i celelalte 12 membre UE, inclusiv Romania, definesc sistemul CIP c
fiind o metod armonizat a Guvernului de a se asigura c toate entitile publice i menin i
monitorizeaz procesele de management. n aceste ri, controlul intern are rolul de a
preveni riscurile i de a asigura c obiectivele generale sunt atinse. Aceste obiective
nseamn: integritate, operaiuni economice, eficiente; ndeplinirea obligaiilor privind
responsabilitatea; respectarea regulilor i legilor n vigoare; protejarea resurselor mpotriva
pierderilor. Interesant de notat este c n ri precum Frana i Portugalia, unde existau
instituii puternice de control, acestea au nceput s descentralizeze mai ales controlul ex-
ante i s mreasc responsabilitatea managerilor publici.

Baza legal

Multe dintre aceste ri cu un sistem de control descentralizat au nevoie ca sistemul


de control intern stabilit n cadrul entitilor publice s fie cuprins clar n baza legal a

3 http://www.eca.europa.eu/lists/ecadocuments/coop_publi006/coop_publi006_en.pdf
4Control public intern

27
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

acestora, prin legi specifice (vezi Grecia, Slovacia), ori incluse n mod explicit n alte
regulamente financiare (exemplu: n Finlanda - definiia i responsabilitile de control intern
sunt cuprinse n Actul Bugetar; n Ungaria - n Actul Finanelor Publice i n regulamentele
guvernamentale, manuale; n Estonia - controlul intern este menionat n diferite acte
legislative cum ar fi hotrri de Guvern).
n alte ri, controlul intern nu este menionat explicit, ci inclus n cadrul
regulamentelor i legilor deja existene (de exemplu, n Danemarca, plecnd de la Ordinul
Responsabilitii Publice/ Ghid pentru Responsabilitate n Management). Multe ri au inclus
n legislaia, managementul lor financiar i practicile lor de control, componentele dezvoltate
n modelul COSO, precum i ghidurile pentru standarde de control intern n sectorul public
dezvoltate de INTOSAI (vezi capitolul de mai sus). Este mai ales cazul n noile state membre
UE, cum ar fi Romania, Bulgaria, Croaia, dar i pentru alte ri precum Finlanda, Olanda,
Regatul Unit.

Responsabilitatea pentru raportarea controlului intern

Crearea, monitorizarea i raportarea legate de funcionarea sistemelor de control


interni n entitile publice face parte din responsabilitile echipei de management, n mod
deosebit n rile cu un sistem descentralizat. Raportarea asupra SCMI este de regul inclus
n raportarea anual sau n cea financiar. n Lituania, anual fiecare manager al unei entiti
publice prezint un raport asupra situaiei de control financiar al instituiei sale. n Polonia,
minitrii raporteaz anual asupra execuiei planului de activitate pentru ntregul sector pentru
care sunt responsabili i prezint un raport asupra stadiului de control managerial pentru anul
precedent. n Finlanda, raportarea asupra operaiunii, inclus n contul final al biroului de
contabilitate, trebuie s conin i o evaluare asupra adecvrii controlului intern i
managementului riscului.
n Regatul Unit, funcionarul contabil semneaz un document anual asupra controlului
intern, descriind strategiile implementate legate de managementul riscului, controlului intern
i de guvernan corporativ.

Managementul riscului

Pentru majoritatea rilor cu un sistem descentralizat explicit, managementul riscului


este o cerin obligatorie pentru managementul public. n Estonia de exemplu, cadrul
guvernamental asupra planificrii strategice stipuleaz c fiecare autoritate naional are

28
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

obligaia de a prezena un rezumat coninnd analiza riscului i o analiz a mediului de


activitate. n Suedia, majoritatea ageniilor trebuie s presteze o analiz a riscurilor cu scopul
de a identifica circumstanele care ar putea afecta entitatea n capacitatea acesteia de a-i
atinge obiectivele conform cerinelor stabilite de guvern. Dac este necesar, msurile trebuie
luate pentru a reduce riscurile identificate. n alte ri precum Irlanda, nu exist strategii
formale de management al riscurilor, dar acestea sunt practicate informal de ctre anumite
departamente. n puine alte ri, managementul riscului nu este deloc menionat n legislaia
controlului intern (Germania, Italia, Luxemburg, Spania).

Auditul Intern

Dintre cele 28 de ri membre ale UE, majoritatea stipuleaz existena unei funcii de
audit intern. Trei ri au n momentul prezent alte reglementri, dar i propun s introduc
auditul intern n sectorul public. Luxemburg-ul i propune, fie introducerea unui audit intern
la nivel de minister, fie a unui audit intern ataat Ministerului de Finane. Grecia a adoptat o
lege pentru stabilirea auditului intern care depinde de un decret prezidenial.
n Italia, o comisie a fost stabilit cu responsabilitatea de a crea o baz legal minima
pentru auditul intern. n sistemul spaniol, unde se pune pre n mod deosebit pe importanta
controlului ex-ante, numit control preliminar, s-au pus bazele unui sistem de audit intern
inclus n instituia central IGAE.
ri precum Frana i Portugalia au trecut n ultimii zece ani prin serii de reforme ale
sectorului public, care vizeaz o tranziie de la sistemul legal tradiional orientat spre intrri,
ctre un sistem care este mai orientat pe performan, rezultate. Auditul intern exist acum
n toate ministerele i n mod ideal se concentreaz pe eficiena sistemelor controlului intern.
Scopul inspeciilor financiare n Portugalia a fost mutat de la tranzacii/operaiuni ctre zonele
considerate ca prezentnd un risc financiar ridicat.
n majoritatea rilor care au audit intern, acesta prezint o baz legal. n Regatul
Unit, auditul intern nu este o cerina legal, dar este stabilit ca o parte obligatorie a guvernrii
i se practica n orice instituie. Nici n Germania nu exist o baz legal, dar se pare c toate
departamentele i ministerele urmresc recomandrile Ministerului Federal Intern n acest
sens.
n optsprezece ri, auditul intern este bazat pe standarde specifice. Este clar c
Institutul Auditorilor Interni, prin Standardele de Practic Profesional a Auditului Intern, a
jucat un rol important n acest sens, aa cum COSO i INTOSAI au influenat crearea

29
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

standardelor de control intern. Se observ crearea unor standarde internaionale de bun


practic.

Sfera de cuprindere a auditului intern


Majoritatea sistemelor de audit intern nu acoper toate prile sectorului public, sau
pe toate n aceeai msur i sunt diferite de la o ara la alt. Lituania are planuri de a
amenda actele legislative existene, cu scopul de a elabora i un cadru de audit intern n
municipaliti. n Estonia, se muncete pentru implementarea sistemelor de audit intern la
nivel de instituie central, dar i a unei funcii de control la nivel de guvern local. n ambele
ri exist o necesitate i o ambiie de a asigura existena informaiei coerente i comparabile
cu priire la activitile din sectorul public. Se dorete un mediu responsabil i transparent.
n Romnia s-au elaborat structuri de audit intern la nivelul fiecrei entiti publice cu
sarcini identice. Ministerul Finanelor Publice a jucat aici un rol central. Romnia are un
sistem care dorete extinderea auditului i la nivel de administraie local, nu numai la nivel
central. S-a stabilit un sistem care permite primriilor s coopereze n a crea o asociaie cu
servicii de audit intern comun. Un alt pas este de a oferi primriilor posibilitatea de a crea
parteneriate, astfel crend un mod mai eficient de a asigura serviciul de audit intern.
n Suedia, numai puinele agenii care conduc operaiuni complexe i sensibile, care
posed bunuri semnificative sau care transfera fonduri mari, sunt obligate s aib audit
intern. Regulamentul Belgian permite activiti de audit s fie fcut n trei feluri: un sistem
permanent de audit, un sistem permanent dar comun ntre mai multe instituii, sau audit
extern. Aceste opiuni vor fi adoptate curnd i de alte ri ca Danemarca, Estonia, Olanda i
Slovenia.
Noi tipuri de audit
Coninutul programului de audit s-a dezvoltat considerabil n ultimii ani. Astzi auditul
urmrete mult mai mult dect dac entitatea verificat respect legislaia i regulamentul
financiar. O component principal a programului de audit este de a verific informaia
financiar i calitatea managementului financiar, pentru a putea asigura managementul sau
conducerea entitii c sistemele de control intern i procedurile existene funcioneaz.
Aceast asigurare duce deseori la obligaia conducerii de a semna o declaraie legat de
funcionarea sistemelor de control intern ale entitii.
Se observa o cretere a cerinelor pentru audit intern, stimulate de introducerea
gestionrii bugetului bazat pe performan, a evalurii managementului riscului. Pe pia se
constat o cerere crescut pentru expertiza de auditare mai variat, pentru mai multe servicii
30
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

de consultan i o calitate a serviciilor ridicat. Estonia este singur ara din UE unde se
constat un declin n cererea pentru servicii de consultan.
Extensia scopului serviciilor de audit intern este reflectat n diversele tipuri de audit
care se practic n Uniune i care sunt cerute n prezent n diversele state europene:
inventariat, financiar, asigurare financiar, management operaional, sisteme i IT, precum i
securitate, securitatea informaiei, audit de performan.
Relaia dintre audit intern i extern
n rile Uniunii Europene, exist o relaie profesional continu i elaborat ntre
sistemele de audit intern i extern. Aceast relaie s-a dezvoltat de-a lungul timpului i n
unele ri exist regulamente formale n acest sens.
n Malta, spre exemplu, sistemele de audit extern au acces i pot folosi munca
prestata de auditul intern pentru scopuri de evaluare a eficienei acestora din urm. Cu toate
acestea, auditul extern i asum responsabilitate deplin pentru concluziile pe care le ia pe
baza documentaiei folosite. Auditul intern ofer celui extern un plan anual de audit, iar
conducerile celor dou instituii comunic. Aceasta este situaia n majoritatea rilor
europene, mai mult sau mai puin, n unele ri fiind necesar ca cele dou sisteme de auditare
s coopereze asupra aspectelor metodologice, sau pentru auditul extern s aib posibilitatea
de observator i de a participa la ntlnirile echipei de audit intern (vezi Austria, Bulgaria,
Cipru, Ungaria, Letonia, Olanda, Polonia, Regatul Unit).
Folosirea birourilor sau comisiilor de audit
Nu toate rile Uniunii Europene au decis s foloseasc unui birou sau comisie de
audit pentru a mbunti guvernarea la nivel instituional. Acolo unde exist, aceste birouri i
comisii joac roluri foarte diferite de la o ar la alta, au mandate i responsabiliti diferite.
Observam c acestea sunt mai comune la nivel de guvern central dect la nivel de
administraie public.
n principiu exist o distincie ntre cel puin dou categorii de birouri sau comisii de
audit intern. O categorie este plasat central i are o funcie de consultan pentru guvern
sau pri ale acestuia legat de aspecte ale controlului intern public. Acest tip se gsete n
Ungaria, Comitetul Inter-ministerial pentru Controlul Financiar Intern, sau n Finlanda, Biroul
de ndrumare pentru Control Intern i Managementul Riscului. Aceste instituii ofer sfaturi i
elaboreaz msuri comune pentru diferite sectoare guvernamentale.
A doua categorie este direct implicat n funciile existente ale auditului intern i
acoper doar anumite pri ale guvernului. Polonia are 17 comitete de audit care corespund
celor 17 ministere, toate create n 2010. Letonia are patru comitete de audit, formate din
31
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

manageri guvernamentali de top. Se pare c numrul unor astfel de comitetele n structurile


descentralizare sau n administraiile locale i regionale crete foarte lent. n Bulgaria i Cehia
s-a pus problema relevanei acestui tip de comitete, percepute adesea ca nimic mai mult
dect o greutate birocratic i economic fr beneficii clare aduse sectorului public.
Creterea competenei i certificrii auditorilor publici interni
Considerabile resurse publice au fost i sunt investite anual n construirea
competenelor managerilor i angajailor unitilor de audit intern. S-a investit extensiv i n
reele profesionale, seminarii i conferine pentru auditorii interni i externi din sectorul
public i privat. n jumtate din rile europene exist o cerina pentru fiecare auditor intern
s se dezvolte profesional n mod constant. Au fost dezvoltate programe de training n acest
sens i sunt organizate de ctre entitile responsabile cu coordonarea i armonizarea
auditului intern, n colaborare cu experii naionali n audit, membri ai sectorului privat;
cursuri online de e-training, sau certificri din instituiile de educaie.
n Bulgaria, Olanda, Ungaria i Slovenia, un auditor intern trebuie nregistrat, autorizat
i certificat pentru a ocupa un post oficial de audit. n Danemarca exist o Schema de
Certificare a Auditului Public, iar Estonia i Lituania au introdus recent o certificare naional.
Coordonarea i armonizarea controlului intern i a auditului
Mai mult de jumtate din rile UE, inclusiv Romnia, au creat uniti speciale cu
scopul coordonri i armonizrii. Modalitatea de a asigura coordonarea politicilor de control
intern variaz de la recomandrile propuse, la stabilirea unei reele profesionale ntre
controlorii financiari i auditorii interni sau externi, pn la stabilirea unor uniti de
armonizare central.
O entitate de armonizare - Finlanda, Lituania, Olanda, Portugalia, Slovenia - are rolul
de a propune regulamente, de a armoniza standardele pe diversele componente de control
intern, de a monitoriza calitatea general i performana i de a stabili i coordona activitile
de instruire. n majoritatea cazurilor, aceste entiti fac parte din Ministerul de Finane i
uneori sunt susinute de comitete sau birouri consultative independente.
Anumite ri nu au niciun cadru de armonizare specific. Cu toate acestea, exist forme
organizaionale care ofer astfel o coordonare i armonizare la nivel naional (Austria, Cipru,
Danemarca, Germania, Letonia). n Republica Ceh, unitatea de armonizare central a fost
desfiinat recent din motive de ineficien. Alte ri, Frana, Ungaria, Portugalia, Regatul
Unit, au subliniat necesitatea unei asemenea structuri, mai ales pentru a asigura aranjamente
de cooperare eficient ntre manageri, entiti publice i auditori financiari. Portugalia

32
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

consider c o structur de armonizare i coordonare eficient i practic are un rol


important n a promova reformele profunde i exhaustive ale structurilor de administraie.

33
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

CAPITOLUL 2. Analiza documentar din perspectiv evolutiv


a cadrului legislativ i managerial existent

1. Analiza contextului naional

n procesul Romniei de creare a unui stat modern, democratic, european, exist o


tradiie lung de reform a administraiei publice. n acest sens, Romania a beneficiat de
ajutor din partea instituiilor Europene i de expertiza absolvenilor colii de finane publice.
ncepnd cu ani 90, tranziia Romniei ctre o economie de pia i eforturile rii de a adera
la UE, au inclus aciuni cu scopul reformei managementului public i a creterii performanei,
bazat pe valori i folosind unelte din managementul privat n sfera administraiei publice.
n Romnia organizarea administraiei publice pe baza principiilor care stau la baza
conceptului de astzi a unui sistem de control public intern (PIC) are o tradiie ndelungat.
coala finanelor publice romneti a avut o contribuie important la crearea statului
modern i a produs personaliti remarcabile care au contribuit la elaborarea legislaiei, cu un
impact puternic asupra economiei, n general, i asupra finanelor publice, n special *7+.
Romnia a implementat un sistem de control intern n mod progresiv. Procesul a
nceput nainte de aderarea la UE, Romnia a integrat n totalitate acquis-ul EU referitor la
Capitolul 28 (despre Controlul Financiar), a armonizat legislaia naional cu cea a UE i a
dezvoltat infrastructura instituional necesar pentru implementare. Ministerul Finanelor
Publice (MFP) i-a asumat sarcina de a integra reformele relevante ariei controlului intern.
n acest context, CIP a fost tratat dintr-o perspectiv pragmatic; n cadrul unor
principii de practic general bun care constituie acquis-ul european, CIP este asociat nu
doar cu operaiuni de verificare, ci i cu o funcie managerial. Implementnd CIP,
managementul i asum responsabilitatea de a identifica orice deviaii de la obiectivele
planificate, de a analiza cauzele acestora i de a putea lua msuri preventive i corective.
n domeniul administraiei publice, MFP a implementat componentele controlului
intern public, adic auditul intern, controlul managerial, responsabilitatea i rspunderea
managerial, precum i standardele management-ului/control-ului intern. Statul a renunat la
o parte din responsabilitile sale de control, care au fost transferate la entitile de
management public, a concentrat formele de control exercitate n instituiile publice i

34
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

structurile independente i a hotrt s se concentreze pe sisteme de management, audit


intern i aciuni care s asigure eficiena serviciilor publice.

1.1. Cadrul de desfurare a controlului intern. Principalii responsabili

Controlul intern de baz al entitilor publice, cuprinde ansamblul tuturor tipologiilor


de control intern care pot s funcioneze n cadrul unei organizaii. Conform recomandrilor
Comisiei Europene, UCASMFC a elaborat un model general de control intern n baza
modelului COSO, reglementat prin OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului
Intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial. Acest model reprezint totodat i criteriile n
funcie de care se evalueaz/autoevalueaz calitatea sistemelor de control intern din cadrul
entitilor publice, se identific zonele de risc i direciile de schimbare necesare.
Activitile de audit intern n sectorul public sunt realizate n sistem descentralizat,
ceea ce presupune c entitile publice care ndeplinesc cerinele legale sunt obligate s-i
organizeze compartimente proprii de audit intern, conform cadrului normativ de
reglementare. Acestea reprezint veriga de baz n cadrul arhitecturii sistemului
descentralizat de audit intern fiind, de fapt, structurile n cadrul crora se desfoar
activitatea propriu-zis de audit intern, cu scopul de a furniza managementului entitilor din
care fac parte o asigurare rezonabil i obiectiv asupra eficienei i eficacitii sistemului de
conducere, bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare.
Activitatea de audit public intern se realizeaz n baza unui cadru metodologic i
procedural, care a fost elaborat n conformitate cu Standardele internaionale de audit intern
i care definete cadrul de referin pentru evaluarea activitii de audit intern.
Eforturile Romniei de a adera la Uniunea European au presupus i aciuni care au
vizat reformarea managementului public i creterea performanelor acestuia prin
introducerea i adoptarea unor instrumente de lucru de management care in de domeniul
privat n domeniul administraiei publice.
n acest context, sistemul de control public intern a fost asociat nu numai cu
operaiunile de verificare/control, dar i cu funcia de conducere.
Componentele controlului public intern sunt legate de:
auditul intern;
controlul managerial;
responsabilitatea de conducere i rspundere;
standardele de control intern/managerial.
35
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Managerul este responsabil pentru identificarea oricror abateri de la obiectivele


planificate, pentru analiza cauzelor care duc la aceste abateri precum i pentru luarea de
msuri preventive i corective necesare.
Responsabilitatea managerial, conform prevederilor legalele n vigoare, reprezint un
proces n care managerii de la toate nivelurile din entitatea public sunt responsabili pentru
deciziile luate i aciunile ntreprinse n vederea atingerii obiectivelor entitii publice. Acest
fapt implic o responsabilitate a managerilor pentru o bun guvernare financiar a fonduri
publice utilizate precum i o gestionare corect a activelor publice. Responsabilitatea
managerial la nivelul entitii publice presupune i responsabilitatea pentru nendeplinirea
obligaiilor manageriale, n funcie de tipul lor de responsabilitate juridic.
Elaborarea cadrului propriu de desfurare a activitii de audit intern. Pentru a
asigura realizarea activitii de audit intern n condiii de legalitate, eficien i eficacitate,
compartimentele de audit public intern i elaboreaz, n conformitate cu Normele generale
privind exercitarea activitii de audit intern i Codul controlului intern, cadrul metodologic
specific, respectiv:
Norme metodologice specifice privind exercitarea activitii de audit intern;
Manuale de audit, ghiduri practice i alte instrumente de lucru, care definesc ntr-o
manier precis cadrul de lucru, fiind utilizate ca sisteme de referin, n evaluarea i
pregtirea profesional a auditorilor interni;
Proceduri operaionale, care descriu modul de realizare a activitilor realizate de
compartimentul de audit public intern, subdiviziunile sale organizatorice i persoanele
implicate n aceste activiti.
Metodologia de audit intern. Controlul intern reprezint ansamblul formelor de control
exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n
concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii
administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea,
structurile organizatorice, metodele i procedurile (art.2 lit.d din Ordonana Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat).
Caracteristicile controlului intern:
reprezint totalitatea politicilor i procedurilor concepute i implementate de ctre
managementul i personalul entitii publice;
furnizeaz o asigurare rezonabil n legtur cu:
Atingerea obiectivelor ntr-un mod economic, eficient i eficace;
Respectarea regulilor interne i externe;

36
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635


Protejarea bunurilor i informaiilor;

Prevenirea i depistarea fraudelor i erorilor;

Respectarea standardelor n ceea ce privete calitatea documentelor;

Producerea n timp util de informaii de ncredere referitoare la segmentul
financiar i de management;
Creterea performanei organizaionale.
Responsabilii cu implementarea SCMI. Conform prevederilor legale (OUG 119/1999 i OMFP
946/2005), responsabilii cu implementarea SCIM sunt:
Conductorul entitii publice;
Membrii Comisiei de implementare SCIM;
Preedintele Comisiei de implementare SCIM;
Conductorii compartimentelor componente ale entitii publice;
Restul salariailor.
Constituirea Comisiei de implementare a SCMI:
responsabilitatea revine conductorului entitii /managerului general;
particip efii de compartimente/managementul de linie i specialiti recunoscui din
cadrul acestora;
se constituie prin ordin sau decizie a managementului general;
este o comisie de lucru i monitorizare a activitilor specifice implementrii
sistemului de control managerial SCIM;
este o comisie constituit temporar, nu un compartiment (birou, serviciu);
autoevaluarea membrilor grupului de lucru pentru a stabili nivelul de cunoatere a
prevederilor OMFP nr. 946/2005, republicat.
Modul de lucru:
se elaboreaz Programul de dezvoltare a SCIM, care conine activitile, respectiv
etapele de implementare a SCIM, responsabilitile compartimentelor i termenele de
realizare;
asigur ndrumarea metodologic a procesului de implementare a SCIM i
monitorizarea progreselor nregistrate;
analizeaz i centralizeaz rezultatele din etapele procesului de implementare n
vederea asigurrii raportrilor periodice i stabilirii n continuare a msurilor care se
impun.

37
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Planificarea activitii de audit intern:


Planificarea activitii de audit intern reprezint procesul prin care sunt stabilite
domeniile i activitile audiabile, obiectivele misiunilor i sfera de intervenie a auditului
intern. Rolul planificrii este de a asigura realizarea activitii de audit intern n condiii de
eficacitate, prin concentrarea resurselor de audit pe zonele cu riscuri ridicate.
Procesul de fundamentare a deciziilor de planificare:
Deciziile privind includerea n planul de audit intern a misiunilor de asigurare, evaluare
i consiliere sunt fundamentate pe baza unui proces de analiz. Acest proces se finalizeaz cu
elaborarea unui Referat de justificare, instrument care descrie n mod obiectiv i raional
modul de selecie al misiunilor incluse n planurile de audit intern i nsoete aceste planuri n
procesul de aprobare.

1.2. Etapele n implementarea SCIM la nivelul instituiilor publice (inclusiv MEN)

Etapa 1: Elaborarea Regulamentului de organizare i funcionare al Comisiei de monitorizare,


coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern/managerial;
Etapa 2: Elaborarea Regulamentului privind autoevaluarea sistemului de control
intern/managerial i ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de
control intern/managerial;
Etapa 3: Aplicarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor
de control intern/managerial;
Etapa 4: Elaborarea Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii;
Etapa 5: Elaborarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial.
Etape n dezvoltarea sistemului de control managerial n instituiile publice (inclusiv MEN):
Etapa 1: Stabilirea obiectivelor instituiilor publice;
Etapa 2: Identificarea activitilor/aciunilor necesare ndeplinirii obiectivelor stabilite;
Etapa 3: Descrierea sistemului actual de control managerial, prin raportare la standardele din
Codul controlului intern;
Etapa 4: Identificarea, descrierea i evaluarea riscurilor/disfuncionalitilor care afecteaz
derularea activitilor;
Etapa 5: Stabilirea unor msuri de prevenire/control a riscurilor;
Etapa 6: Elaborarea procedurilor documentate pentru activitile identificate;

38
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Etapa 7: Inventarierea documentelor i a fluxurilor de informaii care intr/ies din instituia


public, procesrile care au loc, destinaia documentelor, comunicarea ntre direcii i cu
nivelele ierarhic superioare de management i cu alte entiti publice;
Etapa 8: Realizarea unui sistem de monitorizare/evaluare a desfurrii aciunilor i
activitilor instituiilor publice, sistem care se reflect n indicatorii de rezultat i/sau de
performan identificai;
Etapa 9: Realizarea monitorizrii periodice semestriale;
Etapa 10: Realizarea autoevalurii anuale;
Etapa 11: Actualizarea procedurilor documentate;
Etapa 12: Realizarea unui Program de pregtire profesional, n domeniul controlului
managerial.

1.3. Raportarea anual a activitii de audit intern

Raportarea anual const n comunicarea rezultatelor activitii desfurate de


structurile de audit intern, n decursul unui an calendaristic, prin elaborarea unui raport care
este destinat:
conducerii instituiilor publice, n vederea analizrii i evalurii modului de desfurare a
activitii de audit intern, contribuiei auditului la ndeplinirea obiectivelor instituiei
publice i stabilirii direciilor de aciune ce trebuie urmate pentru a asigura creterea
eficacitii structurii de audit intern;
UCAAPI, n vederea centralizrii i valorificrii informaiilor cu privire la conformitatea i
eficacitatea organizrii i funcionrii activitii de audit intern n sectorul public i
stabilirea direciilor de aciune ce trebuie urmate pentru a asigura consolidarea auditului
public intern;
DGFP judeene, n vederea asigurrii atribuiei delegate de coordonare a sistemului de
raportare a rezultatelor activitii de audit public intern desfurate la nivelul ordonatorilor
principali de credite care funcioneaz la nivel teritorial, n scopul centralizrii informaiilor
i transmiterii la UCAAPI;
Curii de Conturi, n vederea evalurii externe a activitii de audit intern.
Scopul principal al raportului anual elaborat de Ministerul de Finane Publice l
constituie prezentarea stadiului implementrii auditului intern n administraia public, a
contribuiei acestuia la mbuntirea activitii entitilor publice i a principalelor direcii de
aciune pentru creterea calitii activitii de audit intern.
Raportul anual este elaborat de Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public
Intern, n baza art. 8, lit. g) din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, republicat i a
39
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de
audit public intern, cu modificrile i completrile ulterioare. La elaborarea Raportului anual
privind activitatea de audit intern din sectorul public se au n vedere rapoartele de activitate
ale instituiilor publice centrale i locale i rapoartele misiunilor de audit intern realizate de
UCAAPI.
Raportul anual este elaborat n baza instruciunilor i structurii minimale de raportare
stabilite de UCAAPI, cerine care sunt comunicate structurilor de audit la finele anului pentru
care se raporteaz.
n administraia public local, structurile teritoriale ale MFP, care au ca atribuie
delegat coordonarea sistemului de raportare, au elaborat pentru fiecare jude un raport de
activitate pe baza informaiilor transmise de unitile administrativ-teritoriale i unitile
subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora, precum i cele transmise de
structurile asociative care funcioneaz n cadrul judeului.
Raportul a constatat neconcordane ntre informaiile privind numrul unitilor
subordonate, aflate n coordonarea sau subordonarea MEN. De asemenea, raportul
menioneaz situaii n care nu s-a asigurat realizarea activitii de raportare anual n condiii
de conformitate i eficacitate, precum:
rapoartele anuale au fost transmise numai electronic, fr s fie aprobate de ctre
conductorul entitii publice;
transmiterea cu ntrziere a rapoartelor anuale de activitate la UCAAPI, cauzele principale
menionate au fost analizate, precum i semnarea cu ntrziere a raportului de ctre
conducerea ministerului i primirea cu ntrziere a rapoartelor de activitate de la unitile
subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate;
nerespectarea structurii raportului anual, ceea ce a condus la transmiterea unor informaii
insuficiente despre modul de organizare a activitii de audit intern i evaluarea activitii
de audit intern (AEP, CSA, CSSPP, SR, SPP).
La nivelul Ministerului Educaiei Naionale exist aprobat, prin ordin de ministru, o
Comisie de monitorizare i ndrumare metodologic cu privire la sistemul de control
intern/managerial. Comisia a elaborat i implementat un program i un plan de implementare
a sistemului de control intern/managerial la nivelul ministerului, precum i la nivelul
instituiilor/unitilor de nvmnt subordonate/coordonate.
Periodic se ntocmesc Situaii centralizatoare privind implementarea sistemului de
control intern/managerial la nivelul ministerului i al structurilor subordonate, precum i
anual un Raport asupra sistemului de control intern/managerial.

40
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Conform Situaiei Sintetice a rezultatelor autoevalurii, la data de 31 decembrie 2013


sistemul de control intern/managerial al Ministerului Educaiei Naionale este parial conform
cu standardele cuprinse n Codul controlului intern/managerial.
Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise
ordonatorului principal de credite de ctre ordonatorii secundari i/sau teriari de credite,
direct subordonai, rezult c:
27 entiti au sisteme conforme;
197 entiti au sisteme parial conforme;
5 entiti au sisteme neconforme.

1.4. Problemele identificate n implementarea controlului intern/managerial

Cele mai frecvente problemele identificate n urma efecturii misiunilor de consiliere


cu privire la implementarea controlului intern/managerial au fost urmtoarele:
1. conducerea unitilor/instituiilor de nvmnt nu a asigurat organizarea i
funcionarea unei structuri/comisii cu responsabiliti n monitorizarea, coordonarea i
ndrumarea metodologic n vederea implementrii controlului intern/managerial;
2. nu exist o corelare a informaiilor prezentate n documentele formale de organizare,
respectiv: ROF-ul nu este corelat cu organigrama i fiele posturilor;
3. ROF ul nu este aprobat de conducerea entitii i nu exist dovada c este cunoscut
de salariai;
4. controlul managerial implementat la nivelul unitilor/instituiilor de nvmnt nu a
fost organizat n conformitate cu prevederile OMFP nr. 946/2005, republicat;
5. programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial elaborat la nivelul
unitilor/instituiilor de nvmnt nu acoper toate aspectele privind activitile
care se desfoar n cadrul acestora;
6. nu au fost elaborate proceduri de sistem i operaionale pentru toate activitile care
se deruleaz n cadrul unitilor/instituiilor de nvmnt.
Recomandrile formulate pentru disfunciile constatate s-au referit, n general, la
constituirea prin decizie intern a conductorului entitii, a structurii cu atribuii i
responsabiliti n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic a implementrii
sistemului de control intern/managerial, identificarea tuturor activitilor derulate la nivelul
entitii i elaborarea procedurilor operaionale de lucru, elaborarea programelor de
dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, organizarea controlului intern n

41
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

conformitate cu standardele de control intern/managerial, implementarea unui sistem de


management al riscurilor la nivelul entitii publice.
Conform raportului realizat n anul 2012, la nivelul administraiei publice nu exist o
cultur organizaional n domeniul managementului riscurilor suficient de dezvoltat pentru
a permite auditorilor s abordeze acest proces cu ocazia fiecrei misiuni de audit intern.
n general, procesul de management al riscurilor nu a fcut obiectul fiecrei misiuni de
audit realizate, practica curent fiind de a evalua distinct acest proces. Cu ocazia misiunii de
evaluare a stadiului de implementare a sistemelor de control intern/managerial, solicitat de
UCAAPI n anul 2011, auditul intern a realizat o evaluare a stadiului implementrii
Standardului 11 Managementul riscului, examinnd dac sunt identificate, evaluate i
stabilite msuri de gestionare pentru principalele riscuri, proprii activitilor desfurate n
cadrul entitilor, precum i dac se asigur completarea i actualizarea Registrului riscurilor.
Concluziile acestei evaluri au evideniat faptul c la majoritatea entitilor publice procesul
de management al riscurilor este n faza de debut i c exist o nelegere diferit a cerinelor
Standardului 11 Managementul riscului .
Prghia principal cu ajutorul creia activitatea de audit intern n sectorul public s-a
mbuntit i consolidat a reprezentat-o dezvoltarea sistemului de control intern/managerial
la nivelul entitilor publice centrale i al unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau
sub autoritatea acestora. Acesta s-a realizat att ca urmare a efecturii misiunii de audit
privind evaluarea stadiului implementrii sistemului de control intern/managerial la nivelul
administraiei publice centrale, ct i ca urmare a aciunilor de contientizare promovate de
Ministerul Finanelor Publice prin Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public
Intern.
Direciile de aciune pentru consolidarea auditului intern n sectorul public cuprind:
1. Dezvoltarea cadrului normativ privind auditul public intern;
2. Dezvoltarea de instrumente metodologice i ghiduri practice;
3. Asigurarea independenei auditului intern n cadrul entitilor publice;
4. Dezvoltarea sistemului de pregtire profesional a auditorilor interni;
5. Creterea contribuiei auditului la buna gestionare a resurselor financiare publice;
6. Dezvoltarea activitii de evaluare a funciei de audit intern.

Raportul asupra sistemului de control intern/managerial:


Raportul constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale de ctre
conductorul entitii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial.
42
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Construirea unui bun sistem de control intern este un proces de durat, ce presupune
importante eforturi colective i individuale. Desfurarea acestui proces se poate finaliza cu
realizarea scopului propus, dac sunt respectate urmtoarele principii generale ale
controlului intern:
a) este adaptat dimensiunii, complexitii i mediului specific entitii publice;
b) vizeaz toate nivelurile de conducere i toate activitile/operaiunile care se
deruleaz n entitatea public:
c) este construit cu acelai instrumentar n oricare entitate public;
d) finalitatea sa const n asigurarea rezonabil c obiectivele vor fi atinse;
e) costurile aplicrii controlului intern nu trebuie s depeasc beneficiile rezultate din
acesta;
f) este guvernat de regulile minimale de management, cuprinse n standardele de
control intern.

2. Ghidul legislativ SCMI

Ordinul Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul


financiar preventiv, republicat n temeiul art. III din Legea nr. 84/2003. Legea a intrat n
vigoare de la 1 ianuarie 2000.
Conform art. 3, se menioneaz urmtoarele obiective generale ale controlului intern:
- realizarea, la un nivel corespunztor de calitate, a atribuiilor instituiilor publice,
stabilite n concordan cu propria lor misiune, n condiii de regularitate, eficacitate,
economicitate i eficien;
- protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau
fraudei;
- respectarea legii, a reglementrilor i deciziilor conducerii;
- dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare i
difuzare a datelor i informaiilor financiare i de conducere, precum i a unor sisteme
i proceduri de informare public adecvat prin rapoarte periodice.
Art. 4 definete obligaiile conductorului instituiei publice n domeniul controlului
intern. Conductorul instituiei publice trebuie s asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea i
perfecionarea structurilor organizatorice, reglementrilor metodologice, procedurilor i
criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinele generale i specifice de control intern.
Conform Art. 4, cerinele generale i specifice de control intern sunt urmtoarele:
a) cerine generale:

43
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- asigurarea ndeplinirii obiectivelor generale prevzute la art. 3 prin evaluarea


sistematic i meninerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate
structurilor, programelor, proiectelor sau operaiunilor;
- asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere i de execuie, acesta
avnd obligaia s rspund n orice moment solicitrilor conducerii i s sprijine efectiv
controlul intern;
- asigurarea integritii i competenei personalului de conducere i de execuie, a
cunoaterii i nelegerii de ctre acesta a importanei i rolului controlului intern;
- stabilirea obiectivelor specifice ale controlului intern, astfel nct acestea s fie
adecvate, cuprinztoare, rezonabile i integrate misiunii instituiei i obiectivelor de
ansamblu ale acesteia;
- supravegherea continu de ctre personalul de conducere a tuturor activitilor i
ndeplinirea de ctre personalul de conducere a obligaiei de a aciona corectiv, prompt
i responsabil ori de cate ori se constat nclcri ale legalitii i regularitii n
efectuarea unor operaiuni sau n realizarea unor activiti n mod neeconomic,
ineficace sau ineficient;
b) cerine specifice:
- reflectarea n documente scrise a organizrii controlului intern, a tuturor operaiunilor
instituiei i a tuturor evenimentelor semnificative, precum i nregistrarea i pstrarea
n mod adecvat a documentelor, astfel nct acestea s fie disponibile cu
promptitudine pentru a fi examinate de ctre cei n drept;
- nregistrarea de ndat i n mod corect a tuturor operaiunilor i evenimentelor
semnificative;
- asigurarea aprobrii i efecturii operaiunilor exclusiv de ctre persoane special
mputernicite n acest sens;
- separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel nct
atribuiile de aprobare, control i nregistrare s fie, ntr-o msur adecvata,
ncredinate unor persoane diferite;
- asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;
- accesarea resurselor i documentelor numai de ctre persoane ndreptite i
responsabile n legtura cu utilizarea i pstrarea lor.
Legea stipuleaz i alte responsabiliti legate de buna gestionare financiar a
fondurilor i patrimoniului public, dispoziii privind controlul financiar preventiv, organizarea
controlului financiar preventiv, separarea atribuiilor, incompatibiliti, delegare, contravenii
i sanciuni etc.

44
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Prin OMFP nr. 1649/2011 privind modificarea i completarea Ordinului ministrului


finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, ministerul
Educaiei Naionale a iniiat elaborarea i implementarea n anul 2005 a sistemului propriu de
control managerial. Ministerul Educaiei Naionale este confruntat cu necesitatea
implementrii metodologiilor i procedurilor sistemului de control intern, care genereaz un
efort sporit pentru managementul activitilor de urmrire i evaluare a performanelor i a
documentelor implicate.
Legea 672/2002, legea privind auditul public intern, republicat n 2011 n Monitorul
Oficial, Partea I nr. 856 din 5 decembrie 2011, a propus urmtoarele definiii:
Controlul intern este totalitatea politicilor i procedurilor elaborate i implementate de
managementul entitii publice pentru a asigura: atingerea obiectivelor entitii ntr-un mod
economic, eficient i eficace; respectarea regulilor specifice domeniului, a politicilor i
deciziilor managementului; protejarea bunurilor i informaiilor, prevenirea i depistarea
fraudelor i erorilor; calitatea documentelor contabile, precum i furnizarea n timp util de
informaii de ncredere pentru management.
Auditul intern n entitile publice este o activitate independent funcional i obiectiv,
care susine i consiliaz personalul administrativ n scopul unui bun management al
veniturilor i costurilor publice, mbuntind activitile entitii publice; aceasta ajut
entitatea public s i ating obiectivele n mod sistematic, evalund i mbuntind
eficienta i eficacitatea sistemului managerial bazat pe managementul riscului, al controlului
i al proceselor administrative.
Carta auditului public intern este un document oficial care definete scopul, obiectivele,
organizarea, competentele, responsabilitile i autoritatea structurii de audit n cadrul
entitii publice, sfera de aplicare, natura serviciilor de asigurare i consiliere, metodologia de
lucru, regulile de conduit a auditorilor interni i stabilete necesitatea accesului la
documente, bunuri i informaii, cu ocazia misiunilor de audit desfurate.
Pista de audit reprezint stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i
responsabilitilor referitoare la acestea, precum i a modului de arhivare a documentaiei
justificative complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit,
totodat, reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers.
Prin aceast lege s-a nfiinat Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) pe lng
Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI). CAPI este un
organism cu caracter consultativ, ce acioneaz n vederea definirii strategiei i a mbuntirii
activitii de audit public intern n sectorul public. CAPI este organizat astfel:
a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);

45
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

b) Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);


c) comitetele de audit intern;
d) compartimentele de audit public intern din entitile publice.
Hotrrea Nr. 235 din 4 martie 2003 pentru aprobarea normelor privind modul de
nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern (Anexa 1), definete
Comitetul pentru Audit Public Intern ca fiind un organism cu caracter consultativ, care
funcioneaz pe lng Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern din
Ministerul Finanelor Publice.
Comitetul pentru Audit Public Intern este format din:
preedintele Camerei Auditorilor Financiari din Romania;
2 profesori universitari cu specialitate n domeniul auditului public intern;
3 specialiti cu nalt calificare n domeniul auditului public intern;
2 experi n contabilitate public;
1 expert n domeniul juridic;
1 expert n sisteme informatice;
directorul general al Unitarii Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern.
Membrii Comitetului pentru Audit Public Intern, cu excepia preedintelui Camerei
Auditorilor Financiari din Romania i a directorului general al Unitii Centrale de Armonizare
pentru Auditul Public Intern, sunt selectai n baza propunerilor formulate de ministere i
instituii publice, ca urmare a scrisorilor de intenie adresate n acest scop de ctre ministrul
finanelor publice.
Ordinului Ministerului Finanelor Publice nr. 252/2004 a aprobat Codul privind
conduita etic a auditorului intern (Anexa 2). Acesta reprezint un ansamblu de principii i
reguli de conduit care trebuie s guverneze activitatea auditorilor interni. Prevederile sale se
aplic salariailor care ocup funcia de auditor intern n cadrul entitilor publice care au
obligaia de a organiza structuri de audit public intern conform prevederilor Legii nr.
672/2002 privind auditul public intern. Conform acestei legi, Codul de Etic are ca scop
crearea cadrului etic necesar desfurrii profesiei de auditor intern. Legea menioneaz
urmtoarele obiective:
a) performana - profesia de auditor intern presupune desfurarea unei activiti la
cei mai ridicai parametri, n scopul ndeplinirii cerinelor interesului public, n condiii
de economicitate, eficacitate i eficien;
b) profesionalismul - profesia de auditor intern presupune existena unor capaciti
intelectuale i experiene dobndite prin pregtire i educaie i printr-un cod de
valori i conduit comun tuturor auditorilor interni;

46
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

c) calitatea serviciilor - const n competena auditorilor interni de a-i realiza sarcinile


care le revin cu obiectivitate, responsabilitate, srguin i onestitate;
d) ncrederea - n ndeplinirea sarcinilor de serviciu, auditorii interni trebuie s
promoveze cooperarea i bunele relaii cu ceilali auditori interni i n cadrul
profesiunii, iar sprijinul i cooperarea profesional, echilibrul i corectitudinea sunt
elemente eseniale ale profesiei de auditor intern, deoarece ncrederea public i
respectul de care se bucur un auditor intern reprezint rezultatul realizrilor
cumulative ale tuturor auditorilor interni;
e) conduita - auditorii interni trebuie s aib o conduit ireproabil att pe plan
profesional, ct i personal;
f) credibilitatea - informaiile furnizate de rapoartele i opiniile auditorilor interni
trebuie s fie fidele realitii i de ncredere.

Ordinului Ministerului Finanelor Publice 946/2005 (actualizat pana la data de 12


septembrie 2006) cuprinde standardele de management/control intern la entitile publice
pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. (Anexa 3). La elaborarea standardelor
interne s-a inut cont de experiena n domeniu a Comisiei Europene, INTOSAI, Comitetului
Entitilor publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway, Institutului Canadian al Contabililor
Autorizai.
Acquis-ul comunitar n domeniul controlului intern este alctuit, n mare msur, din
principii generale de buna practic, acceptate pe plan internaional i n Uniunea European.
n contextul principiilor generale de bun practic care compun acquis-ul comunitar,
controlului i se asociaz o accepiune mult mai larg, acesta fiind privit ca o funcie
managerial, i nu ca o operaiune de verificare. Prin funcia de control, managementul
constat abaterile rezultatelor de la obiective, analizeaz cauzele care le-au determinat i
dispune msurile corective sau preventive care se impun.
Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr. 1649/2011 a adus modificri i completri
OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern, cuprinznd standardele de
management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial. Legea a adus completri legate de responsabilitile conductorul entitii
publice astfel:
Dispune msurile necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea sistemului de control
intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activiti.

47
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Constituie, prin act de decizie intern, o structur cu atribuii n vederea monitorizrii,


coordonrii i ndrumrii metodologice a implementrii i/sau dezvoltrii sistemului de
control intern/managerial.
Este responsabil pentru ntocmirea de situaii trimestriale/anuale, care se transmit
entitilor publice superioare ierarhic, legate de stadiul implementrii i dezvoltrii
sistemelor de control intern/managerial la nivelul entitilor publice, precum i situaiile
deosebite, constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic.
n program se evideniaz aciunile de perfecionare profesional pentru persoanele cu
funcii de conducere i pentru cele de execuie, prin cursuri organizate de ctre coala de
Finane Publice i Vam, Agenia Naional a Funcionarilor Publici sau alte organisme
abilitate. Se ofer instruciuni privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului anual al
conductorului entitii publice asupra sistemului de control intern/managerial.
Ordinul Ministerului Educaiei Naionale nr. 5144/26.09.2013 stipuleaz strategii
mpotriva corupiei n educaie. Subcapitolul 3:4.3 despre consolidarea mecanismelor de
control administrativ i a cooperrii interinstituionale n domeniul prevenirii i combaterii
corupiei n educaie, propune urmtoarele msuri:
evaluarea impactului sistemului sanciunilor administrative la nivelul sistemului
educaional;
consolidarea autonomiei operaionale a structurilor de control i audit din cadrul
MEN;
implementarea i dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial la nivelul MEN
i la nivelul structurilor aflate n subordinea/coordonarea MEN, respectiv al
structurilor subordonate acestora ai cror conductori au calitatea de ordonatori de
credite, pentru sprijinirea activitilor de prevenire a corupiei;
publicarea anual a unui raport privind sanciunile disciplinare aplicate la nivelul
sectorului educaional legate de fapte de corupie;
introducerea n competena organelor de control a obligaiei de a rspunde ntr-un
mod mai elaborat la ntrebrile adresate de ctre cetean i de a oferi ndrumri
adecvate care s depeasc nivelul rspunsurilor-tip sau al sintagmelor-ablon;
operaionalizarea Comisiei Naionale de Prevenire a Actelor de Corupie n Educaie.
Scopul principal al acestor masuri este ntrirea rolului structurilor de control, audit i
de promovare a integritii din cadrul MEN i monitorizarea activitii acestora. In al doilea
rnd, MEN i propune intensificarea cooperrii n domeniul combaterii corupiei cu
instituiile competente. n acest sens, propune urmtoarele msuri:

48
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

ncheierea de protocoale de colaborare i comunicare ntre MEN i instituii furnizoare


de date din teritoriu (inspectorate colare judeene, consilii locale, uniti de
nvmnt), n vederea operaionalizrii bazei de date cu proceduri i instrumente de
monitorizare a factorilor vulnerabili din domeniul educaiei, susceptibili de a genera
fapte de corupie n rndul personalului din structura MEN i structurile subordonate
(inspectorate), precum i din coli i consiliile locale - reprezentani n Consiliul de
Administraie al colii;
intensificarea cooperrii cu organele judiciare prin valorificarea rezultatelor
activitilor de audit i control.
Conform legii, responsabilii pentru implementarea acestor masuri sunt: MEN - Comisia
Naional de Prevenire a Actelor de Corupie n Educaie, Corpul de control al ministrului
educaiei naionale, Serviciul de audit, ISJ/ISMB, uniti de nvmnt.

3. Reforma sistemului de control intern

Reforma sistemului de control intern nseamn de fapt reforma sistemului de


management public. Acest sub-capitol prezint o elaborare a principalelor elemente
modernizate prin reforma legislativ implementat de-a lungul anilor n Romania.
Bugetul general consolidat. Este documentul care conine costurile i ctigurile
instituionale. Legea nr. 500/2002 despre finane publice, amendat de legea nr. 69/2010
despre taxe i responsabilitate bugetar introduce n construcia bugetar noiunea de buget
general consolidat, care reprezint un ansamblu de bugete compunnd un sistem bugetar
agregat i consolidat.
Auditul extern. Este fcut de ctre Curtea de Audit (CdeA), care auditeaz constituia,
managementul resurselor de stat i din sectorul public. Funcia de audit a CdeA se exerseaz
prin proceduri de audit extern public descrise n standarde de audit scrise n concordan cu
standardele de audit internaionale. CdeA se ocup cu anumite activiti n toate entitile
publice, controlul i auditul public extern. Auditul public extern const n audit financiar i de
performan. Mai mult, CdeA are scopul de a se auto-controla.
Romnia a creat i o autoritate de audit care funcioneaz pentru fonduri ne-
rambursabile pre- i post- aderare la UE, fonduri europene pentru Romnia.
Curtea de Audit public un raport public anual care este prezentat Parlamentului i
care include: observaii legate de implementri de buget, concluzii bazate pe controale
ordonate de Camer Deputailor sau de ctre Senat sau realizate de ctre companii

49
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

autonome, de stat sau alte persoane juridice sub controlul Curii de Audit; ilegaliti
identificate i msuri luate n acest sens i alte aspecte.
Lupta mpotriva fraudei i iregularitilor. Oficiul European Anti-frauda OLAF
coopereaz cu instituiile naionale din toate statele membre UE. n Romnia, punctul de
control este Departamentul pentru Lupt Antifraud (DLAF), o entitate fr statut legal care
este subordonat primului ministru. DLAF are rolul de a proteja interesele financiare ale
Uniunii Europene n Romnia, coordoneaz activiti anti-fraud la nivel naional, organizeaz
controale asupra proiectelor finanate cu fonduri europene i coordoneaz instituiile
naionale care se ocup de activiti anti-fraud, coopereaz cu OLAF.
Controlul intern public n Romnia. CIPF (controlul intern public financiar) a fost
implementat n sectorul public cu scopul de a asigur o bun guvernan. Acesta include:
sistemul de control managerial intern, auditul intern, coordonarea i armonizarea centralizat
a celor dou componente de mai sus.
Responsabilitatea managerial. Legislaia n vigoare descrie responsabilitatea
manageriala ca un proces prin care managerii de la toate nivelele sunt responsabili pentru
deciziile luate cu scopul de a atinge obiectivele instituiei pe care o deservesc. Aceasta include
posibilitatea de tragere la rspundere a managerilor pentru deciziile luate n aria finanelor i
a managementului fondurilor publice.
Responsabilitatea este o obligaie esenial a managerilor din sectorul public i este
regulat prin acte legislative. Responsabilitatea bugetar fiscal regulat prin legea nr.69/2010,
are scopul de a asigura i menine disciplina fiscal bugetar, transparena i sustenabilitatea
finanelor publice pe termen mediu i lung; de a stabili un cadru de principii i reguli pe baz
crora guvernul asigur implementarea politicilor fiscal bugetare ducnd la un bun
management financiar al resurselor; de a gestiona fonduri publice n mod eficient pentru a
servi interesul public pe termen lung.
Aceast legislaie stabilete responsabilitile n cadrul guvernului, ale Ministerului de
Finane Publice, i a coordonatorilor principali de credite. Astfel, legea introduce n practica
guvernamental un raport de responsabilizare care certific corectitudinea i legalitatea
informaiilor asupra strategiei fiscal-bugetare, i observarea principiilor de responsabilitate
fiscal. Raportul de responsabilizare este prezentat parlamentului mpreun cu strategia
fiscal- bugetar i propunerile legislative. Aceast lege introduce i un raport de conformare,
semnat de Prim-Ministru i de Ministerul Finanelor Publice, care confirm conformarea cu
construcia bugetar i cu regulile i intele strategiei bugetar-fiscale. Acest raport este
prezentat Parlamentului mpreun cu bugetul anual. Un actor important n procesul bugetar
este Consiliul Fiscal, o autoritate independent care se ocup cu a oferi suport guvernului i

50
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

parlamentului n dezvoltarea politicilor fiscal-bugetare, i care rspunde Parlamentului pentru


corectitudinea analizelor/ studiilor/ recomandrilor elaborate alturi de responsabiliti.
Anual, MFP iniiaz o legislaie pentru limite i indicatori specificai n cadrul fiscal
bugetar, care nsoesc strategia fiscal bugetar pentru urmtorii trei ani: limita pentru balana
bugetului general consolidat, exprimat c procentaj din PIB i limita pentru costurile de
personal n bugetul general consolidat, exprimat tot n procentaj din PIB. Aceti indicator
sunt fundamentali pentru controlul managerial al finanelor publice fcute de guvern prin
MFP.
Categoriile de ordonatori de credite, rolurile i responsabilitile lor sunt definite prin
legea nr 500/2002 asupra finanelor publice. Legea stipuleaz c ofierii autorizai au
posibilitatea de a-i delega competenele unor delegai potrivii sau altor persoane autorizare
pentru aceste scopuri. Sub Ordonana Guvernamental nr 119/1999 asupra controlului intern
i controlului financiar preventiv, MFP este responsabil pentru elaborarea i implementarea.

Auditul intern public

Auditul intern public n Romnia este organizat astfel:


Comitetul de Audit Public Intern (CAPI);
Unitatea Central de Armonizare pentru Auditului Public Intern (UCAAPI)5;
Structuri de audit public intern n cadrul entitilor publice.
Structurile de audit intern public i departamentele sunt stabilite n cadrul fiecrei
instituii publice i sunt direct subordonate managerului/direciei de management. Rolul lor,
conform legislaiei n vigoare, este de a analiza sistemele de management al riscului, de
control i de guvernan, i de a analiza nivelul de transparen, conformare cu legea,
regularitate, eficien i eficacitatea regulilor.
Pentru entiti publice locale care nu sunt subordonate alor entiti publice i care au
un buget anual de pn n EUR 100 000, auditul intern se limiteaz la auditul regulamentar,
nfptuit de birouri teritoriale ale MFP.
Independena structurilor de audit intern este asigurat de: organizarea distinct
departamentului de audit intern, sub coordonarea direct a managerului entitii publice; ne-
implicarea auditorilor interni n activiti de control/inspecie; alegerea/concedierea efului
structurii de audit intern de ctre conducerea entitii publice numai cu acordul UCAAPI.

5http://www.mfinante.ro/ucaapi.html?pagina=domenii

51
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Conform legislaiei n vigoare, departamentul de audit intern nu va fi implicat n alte


operaiuni/procese/sisteme care ar putea fi subiect al auditrii. Conform Ordinului MFP nr
1.702/2005, pe lng angajamente de asigurare, auditorii interni au i datorii deconsiliere, la
cererea conducerii.
Carta de Audit Intern reguleaz rolul i obiectivele auditului intern, statutul
departamentului de audit intern i principiile aplicabile departamentului i membrilor
acestuia, precum i metodologia, regulile care guverneaz activitatea de audit intern. Pe baz
acestor documente, orice structura de audit intern elaboreaz reguli specifice entitii lor,
precum i propria Cart de Audit Intern.
Conform cadrului legislativ curent, auditorii interni au responsabilitatea de a se
perfeciona profesional n mod continuu; eful departamentului de audit intern sau
managerul entitii publice are responsabilitatea de a oferi condiiile necesare n acest sens.
Perioad alocat acestui scop este de cincisprezece zile pe an. Sistemul naional de certificare
a auditorilor interni, administrat de UCAAPI. Conform unei legi din 2011, auditorii interni au
obligaia de a obine o certificare naional.
Rezultatele misiunilor de audit intern i recomandrile prezentate de ctre auditorii
interni sunt materializare n rapoarte de audit intern care sunt trimise conducerii entitilor
publice. Structurile de audit intern din cadrul entitilor publice trimit un raport anual ctre
UCAAPI, despre activitatea n ntregul sistem public. Pe baza acestor rapoarte, UCAAPI
dezvolt un raport anual al activitii, pe care l trimite guvernului i Curii de Audit. Acest
raport, mpreun cu raportul anual de control intern este trimis i Comisiei Europene.

Implementarea recomandrilor de audit

Pe baza rapoartelor de audit intern susinute de conducerea entitii publice


structurile de audit care realizeaz un Plan de Aciune. Acolo unde managementul entitii
publice nu i asum n parte sau n totalitate recomandrile de audit, legea n vigoare
stipuleaz c structura de audit intern trebuie s semnaleze UCAAPI sau o instituia ierarhic
superioar.
Acolo unde n timpul misiunilor de audit, auditorii interni identific neregulariti,
acetia trebuie s semnaleze imediat managementului entitii publice i structurii de control
intern autorizate, ntruct nu au autorizaia de a le investiga. Apoi auditorii interni urmresc
felul n care autoritile competene investigheaz neregularitile, analizeaz cauzele i
rezultatele acestor iregulariti.

52
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Relaia ntre auditul intern i cel extern

Unul din rolurile UCAAPI, conform legii nr 672/2002 este de a coopera cu Curtea de
Audit i cu alte autoriti dintre corpurile de control public financiar din Romania i de peste
hotare, inclusiv din cadrul Comisiei Europene. Curtea de Audit se ocup de evaluarea extern
a activitilor de audit intern public a persoanelor juridice verificate. Un protocol ntre MFP i
CdeA reguleaz relaia dintre cele dou instituii conform principiilor complementaritii,
avnd scopul de a crete eficiena activitii de audit, de a alinia metodologic, de a facilita
schimb de informaii i de a asigura c auditorii au expertiza profesional necesar. n acelai
timp, cele dou instituii menin independena i obiectivitatea auditului public intern i a
celui extern.

Comitetele de audit

n Romnia, CAPI opereaz conform legii nr. 672/2002, ca un corp consultativ


organizat de UCAAPI care funcioneaz pentru a dezvolta strategii i a mbunti activitile
auditului intern public n sectorul public. CAPI are scopul de a susine direciile de dezvoltare
strategic a auditului intern public n sectorul public; de a susine legislaia n aria auditului
intern; de a raporta anual guvernului asupra activitilor de audit; de a oferi o opinie asupra
rapoartelor misiunilor de analiz a activitilor de audit intern, i a rapoartelor inter-sectoriale
a misiunilor de audit care sunt semnificative la nivel naional; de a analiza consecinele ne-
implementrii recomandrilor care nu sunt asumate de directiva entitilor publice etc.
Noua lege prevede c la nivelul instituiilor publice centrale care au un buget mai
mare de RON 2.000.000.000, este obligatorie existenta unui comitet de audit format din trei
pn la apte membrii, cu ndatoriri similare celor pe care CAPI le are n cadrul MFP. 6
Din 2010 Romnia a nceput s introduc funcia de audit intern la nivelul
administraiei locale (primarii i zone rurale) pe baz unor parteneriate de audit. Prima form
de parteneriat a fost ntre membrii Asociaiei Romne a Comunelor (ARC). n practic, asta
nseamn c un numr de primarii care sunt membrii RAC au decis s creeze o structur de
audit intern care s i deserveasc.

6http://www.dreptonline.ro/legislatie/legea_auditului_intern.php

53
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Coordonarea sistemului de control intern public

Managerul entitii publice are rolul de a asigur elaborarea i dezvoltarea unui sistem
de control intern/managerial, precum i a asigur o structur de audit intern independena i
funcional. Coordonarea i armonizarea este responsabilitatea MFP prin cele dou structuri
specializare, Unitatea Central de Armonizare a Managementului Financiar i a Sistemelor de
Control 7i UCAAPI.
Prin crearea UCAAPI, MFP definete o strategie unitar n aria managementului
financiar i a controlului intern; elaboreaz standarde de control intern; armonizeaz regulile
de implementare cu implicaii financiare prin ncorporarea procedurilor de control, pentru a
asigur un management bun al fondurilor publice; coordoneaz sistemul de training
profesional al specialitilor angajai n control intern; dezvolt un sistem de raportare a
rezultatelor activitilor de control intern.
Managementul entitilor publice ia msurile necesare pentru elaborarea i
dezvoltarea unui sistem de control intern/managerial n interiorul entitilor respective. Astfel
de msuri constau n: elaborarea/modernizarea programei de dezvoltare a sistemului de
control al entitii; crearea unei structuri de monitorizare, coordonare i ghidare
metodologic legat de controlul intern; elaborarea i modernizarea unor proceduri
formalizate pentru activiti; urmreasc implementarea msurilor incluse n programul de
dezvoltare; s fac analiz asupra dezvoltrii sistemului de control intern.
Stadiul implementrii i dezvoltrii SCMI, precum i a situaiilor speciale identificate n
timpul monitorizrii, coordonrii i a instructajului metodologic, sunt raportate n anunuri
anuale i semestriale, comunicate entitilor publice superioare. n cazul instituiilor
principale, rapoartele sunt trimise la UCAAPI.
Din 2011, fiecare entitate public elaboreaz un raport anual asupra SCMI, descriind
stadiul de conformitate cu standardele de control. MFP via UCAAPI trimite guvernului un
raport anual naional asupra controlului intern, care reflect progresul asupra implementrii
SCMI n instituiile publice. Acest raport, alturi de cele anuale asupra activitii de audit, sunt
trimise la Comisia European.
Pentru scopuri de regularizare, coordonare i monitorizare n aria auditului public
intern n sistemul public, UCAAPI a fost creat n cadrul MFP c o structur direct subordonat
ministerului. UCAAPI este responsabil pentru elaborarea managementul i aplicarea unei
strategii unitare n sfer auditului intern public i a monitorizrii naionale; pentru dezvoltarea

7http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/rof2013/4_7_673_2013.pdf

54
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

unui cadru legislativ n sfer auditului intern public; dezvoltarea i implementarea unor
proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standarde de audit intern internaionale;
dezvoltarea unui sistem de raportare a rezultatelor activitilor auditului intern public;
elaborarea unui raport anual asupra activitilor auditului intern public; organizarea unor
misiuni de audit de interes naional; analiz nivelului de respectare a regulilor, instruciilor i a
Codului de Activitate a Auditorilor Interni de ctre structurile de audit din instituiile publice;
coordonarea recrutrii i a sistemului de training profesional din sfer auditului public intern;
susinerea alegerii sau concedierea efilor structurilor de audit intern; cooperarea cu Curtea
de Audit i alte instituii publice din Romnia i de peste hotare. PIAC opereaz sub
ndrumarea UCAAPI, care opereaz n cadrul MFP.

Verificarea SCMI

Verificarea activitilor CIP este responsabilitatea UCAAPI. Verificarea reprezint o


surs obiectiv de informaie asupra stadiului implementrii auditului public intern la nivel
naional i formeaz baz pentru implementarea activitilor de audit intern. Verificarea
legat de respectarea regulilor de audit i a codului de comportament pentru Auditori Interni
se face pe baz Ghidului General pentru Analiz Activitilor de Audit Public Intern, publicat
de UCAAPI. Verificarea se face de ctre UCAAPI conform unui program, bazat pe un ciclu de 5
ani, pentru instituiile din administraia public local. Rezultatele acestor verificare,
compilate la nivel naional, sunt publicate n raportul anual asupra activitii de audit intern
public.
Auditul intern public acoper toate activitile unei entiti publice n scopul de a-i
atinge obiectivele i include verificarea SCMI. Auditul intern public organizeaz verificri
adnci n SCMI pentru a stabili dac funcioneaz n mod economic, eficient i eficace, i
pentru a face recomandri legat de aspecte ce pot fi mbuntite.

4. Etape n evaluarea SCMI

Auditul public extern are ca scop prioritar investigarea Controlului Public Intern pentru
a determina dac managerii instituiilor publice aplic n practic prevederile legale ale
sistemului de control intern/managerial. Astfel, auditorii au obligaia i dreptul:
de a cunoate procedurile ntregul sistem de control intern managerial;

55
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

de a investiga contextului instituional n care se desfoar activitatea entitii


(identificarea legilor i regulamentelor aplicabile entitii verificate i a aspectelor
semnificative privind mediul i condiiile n care acestea funcioneaz);
de a obine acte legate de organizarea entitii publice (organigramei, regulamentului
de organizare i funcionare, fie ale posturilor, procedurile scrise ale entitii audiate,
diverse manuale sau ghiduri elaborate conform cerinelor controlului intern);
s obin lista personalului responsabil cu sarcinile de control atribuite;
s identifice circuitului documentelor din cadrul entitii;
s acceseze procese verbale ale edinelor organelor de conducere, precum i
documentaii de proiect/program;
s acceseze rapoarte anterioare de audit intern i extern;alte rapoarte, documente ale
unor instituii i organizaii abilitate.
n procesul de evaluare a conceperii i funcionrii controlului intern managerial,
auditorul trebuie s in cont de urmtoarele:
obiectivul unei activiti de control/proceduri de control;
importana acelei activitii/proceduri de control n cadrul ntregului sistem de control
intern al entitii;
riscul pe care l diminueaz respectiva activitate de control;
modul n care este desfurat activitatea de control;
ct de frecvent este aceasta aplicat (zilnic, lunar, trimestrial);
perioada n care a funcionat corespunztor activitatea de control;
amploarea i tipul proceselor pentru care se aplic activitatea de control;
dac aceasta este stabilit prin documente de ctre managerul entitii;
cunotinele, experiena persoanei care aplic activitatea de control (cine aplic acel
control are abilitile necesare?);
dac respectiva activitate de control intern are o component IT.
Pentru analizarea conceperii i implementrii mecanismelor de control intern
managerial se pot folosi urmtoarele proceduri8:
Actualizarea i utilizarea experienei anterioare la entitatea n cauz. Cu excepia auditurilor
iniiale, auditorul ncepe auditul raportndu-se la informaiile privind controlul intern
acumulate n misiunile precedente, realizate la entitatea respectiv i documentate n
rapoartele de audit din anii precedeni. Aceste informaii pot fi actualizate i preluate ca
punct de plecare a auditului n curs.

8http://controlinternmanagerial.ro/category/scim/

56
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Chestionarea angajailor entitii. Aceast procedur se poate utiliza prin completarea unor
chestionare de ctre unii angajai ai entitii auditate care ocup poziii cheie, att la nivel de
execuie, ct i la nivel de management.
Consultarea manualelor de proceduri. Examinarea documentelor justificative i a evidenelor
contabile ajut auditorul s neleag coninutul manualelor de proceduri prin faptul c prin
acestea se concretizeaz informaiile din manuale. n acelai timp, examinarea documentelor
i evidenelor ofer probe asupra faptului c mecanismele de control intern au fost puse n
aplicare. Auditorul poate observa personalul entitii, att n timpul ntocmirii documentelor
i evidenelor, ct i pe parcursul derulrii operaiunilor contabile sau de control.
Documentarea/ntocmirea documentelor aferent nelegerii controlului intern poate fi
fcut prin una din urmtoarele metode:
prezentarea narativ o descriere scris a mecanismelor de control intern;
diagrama secvenial o reprezentare grafic a documentelor i circuitului acestora n
cadrul entitii;
chestionarele de control intern conin ntrebri formulate de auditori pentru
clarificarea unor aspecte care ar putea fi necorespunztoare n aplicarea mecanismelor
de control.
Prin utilizarea chestionarelor auditorul poate face o analiza riguroas i rapid a fiecrui
domeniu verificat, ns acestea nu ofer o imagine de ansamblu a sistemelor de control ci
doar asupra unor pri componente ale acestuia. Rspunsurile la chestionare nu pot nlocui
ns, aprecierea direct a auditorului, efectuat prin constatri la faa locului, sub form de
interviuri, consultarea documentaiei care prezint relevan, precum i verificarea datelor i
informaiilor.
Probele de audit pentru nelegerea activitii entitii verificate i cele pentru
evaluarea sistemului de control intern al acesteia se obin din informaiile, actele,
documentele, rspunsurile la chestionare i declaraia conducerii entitii auditate, furnizate
auditorului public extern la nceputul misiunii de verificare, urmare solicitrii lor prin adresa
de notificare, precum i pe parcursul ntregii derulri a misiunii de audit/control.

57
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

CAPITOLUL 3. Obligaiile instituiilor publice privind SCMI.


Standardele SCMI

Instituiile publice au obligaia de a implementa programe de dezvoltare a sistemului de


control managerial cu scopul de a incorpora legislaia SCMI, armonizat cu specificul
organizaional. Acest capitol conine un sumar al obligaiilor instituiilor publice legat de
implementarea SCMI.
Obiectivele generale:
realizarea atribuiilor stabilite n concordan cu misiunea instituiei, n condiii de
regularitate, eficacitate, economicitate i eficien;
protejarea bunurilor, informaiilor i fondurilor publice mpotriva pierderilor
datorate erorii, abuzului sau fraudei;
respectarea legii, a regulamentelor interne i a deciziilor conducerii;
dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare,
actualizare i difuzare a datelor i informaiilor financiare i de conducere, precum
i a unor sisteme i proceduri de informare public adecvat prin rapoarte
periodice.
Obiectivele specifice:
reflectarea n documente scrise a organizrii controlului intern, a tuturor
operaiunilor instituiei i a elementelor specifice, nregistrarea i pstrarea n mod
adecvat a documentelor;
nregistrarea n mod cronologic i corect a tuturor operaiunilor;
asigurarea aprobrilor i efecturii operaiunilor exclusiv de persoane special
mputernicite n acest sens;
separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel nct
atribuiile de aprobare, control i nregistrare s fie ncredinate unor persoane
diferite;
asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;
accesarea resurselor i documentelor numai de ctre persoane ndreptite i
responsabile n legtur cu utilizarea i pstrarea lor.

58
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

n legislaia din Romnia (OMFP nr. 946/2005) au fost preluate cele 5 elemente ale
controlului intern i s-au dezvoltat n baza lor un numr de 25 de standarde de
management/control intern aplicabile n entitile publice, dup cum urmeaz:

Mediul de control
Standardul 1 ETICA, INTEGRITATEA
Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Standardul 3 COMPETENA, PERFORMANA
Standardul 4 FUNCII SENSIBILE
Standardul 5 DELEGAREA
Standardul 6 STRUCTURA ORGANIZATORIC
Performane i managementul riscului (COSO i INTOSAI GOV Evaluarea riscului)
Standardul 7 OBIECTIVE
Standardul 8 PLANIFICAREA
Standardul 9 COORDONAREA
Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANTELOR
Standardul 11 MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 15 IPOTEZE, REEVALUARI
Informarea i comunicarea
Standardul 12 INFORMAREA
Standardul 13 COMUNICAREA
Standardul 14 CORESPONDENA
Standardul 16 SEMNALAREA NEREGULARITILOR
Activiti de control
Standardul 17 PROCEDURI
Standardul 18 SEPARAREA ATRIBUIILOR
Standardul 19 SUPRAVEGHEREA
Standardul 20 GESTIONAREA ABATERILOR
Standardul 21 CONTINUITATEA ACTIVITII
Standardul 22 STRATEGII DE CONTROL
Standardul 23 ACCESUL LA RESURSE
Auditarea i evaluarea (COSO i INTOSAI GOV Monitorizarea)
Standardul 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI
Standardul 25 AUDITUL INTERN
Conform aceluiai document:
59
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Titlul standardului precizeaz domeniul de management la care se refer


standardul.
Descrierea standardului prezint politica entitii n domeniul la care se refer
standardul.
Cerinele generale enun direciile determinante n care trebuie acionat, n
vederea respectrii standardului.
Referine principale prezint actele normative reprezentative, care cuprind
prevederi aplicabile standardului.
Acest act normativ are o semnificaie deosebit pentru cultura managerial a entitilor
publice din Romnia ntruct prin respectivele standarde s-a realizat alinierea la bunele
practici i la sistemul de valori european n materie de control financiar public intern. La fel
cum se menioneaz i n reglementrile internaionale, aceste standarde de control intern
fac referire la o abordare managerial a controlului intern. Dei controlul intern vizeaz toate
activitile unei entiti, funciile financiare sunt totui, cele primordiale.
De menionat c, n entitile mici (primrii comunale, uniti teritoriale ale unor
ministere) nu se pot implementa toate aceste standarde de control intern. Acest lucru ar
presupune introducerea unui sistem ideal, care ar necesita costuri prea mari, comparativ cu
beneficiile rezultate n urma implementrii unui sistem de control riguros (angajai cu studii
superioare vs. angajai cu studii medii). De exemplu, nu este rezonabil s se solicite conducerii
unei entiti mici s angajeze suplimentar civa oameni pentru a aduce mici mbuntiri n
fiabilitatea datelor contabile.
Ca i cele stabilite de INTOSAI GOV 9100, conform legislaiei interne n vigoare,
obiectivele de baz ale oricrei entiti publice pot fi grupate n trei categorii:
Eficiena i eficacitatea funcionrii cuprinde obiectivele legate de
scopurile/misiunea entitii publice i de utilizarea eficient a resurselor materiale financiare
i umane. De asemenea, tot aici sunt incluse i obiectivele privind protejarea resurselor
entitii de utilizare inadecvat sau de pierderi datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei, ca
i identificarea i gestionarea pasivelor;
Fiabilitatea informaiilor interne i externe include obiectivele legate de inerea
unei contabiliti adecvate, ca i de fiabilitatea informaiilor utilizate n entitatea public sau
difuzate ctre teri. n acest sens, se face referire la dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme
de colectare, stocare, prelucrare, actualizare i difuzare a datelor i informaiilor financiare i
de conducere, precum i a unor sisteme i proceduri de informare public prin rapoarte
periodice.

60
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne - cuprinde obiective


legate de asigurarea faptului c activitile entitii publice se desfoar n conformitate cu
obligaiile impuse de lege i de regulamente, precum i cu respectarea politicilor interne i
deciziilor conducerii.
n baza prevederilor legale n vigoare, managerii entitii (ordonatorii de credite) i
asum responsabilitatea pentru stabilirea obiectivelor la toate nivelele i pentru planificarea
bugetului n concordan cu bugetul alocat. Stabilirea obiectivelor constituie un proces
echilibrat, de sus n jos i de jos n sus, n cadrul cruia managerii reflect prioritile
Guvernului, dar acetia au i flexibilitatea de a identifica propriile obiective i cile cele mai
eficiente de atingere a acestora, cu respectarea plafoanelor bugetare aprobate.
n consecin, sistemul de control intern/managerial vizeaz:

Obiectivele generale se particularizeaz de ctre conductorul entitii, n concordan


cu activitatea i atribuiile specifice ale acesteia i se includ ntr-un document de
politic i strategie, aprobat i comunicat ntregului personal.
Mijloacele reprezint ansamblul resurselor umane, financiare, materiale i
informaionale, privite n strns legtur cu obiectivele entitii.
Sistemul informaional totalitatea operaiilor de culegere, prelucrare, sistematizare,
valorificare i transmitere a informaiilor i datelor. Acesta cuprinde att sistemul
informatic ct i procesul de comunicare i informare;
Organizarea funcia managerial ce se refer la un ansamblu de msuri, metode,
tehnici i operaiuni prin care conducerea entitii stabilete componentele procesuale
i structurale ale entitii n vederea realizrii obiectivelor propuse i n conformitate cu
anumite principii, reguli, norme i criterii. n cadrul acestei componente se evideniaz
procedurile care reprezint totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru i
a regulilor de aplicat, n vederea executrii activitilor, atribuiilor sau sarcinilor.
Procedurile pot fi operaionale (privesc aspectul procesual), decizionale (se refer la
exercitarea competenei) jurisdicionale (vizeaz angajarea rspunderii). Procedurile
trebuie s fie definite pentru fiecare activitate din entitate, integrate n componentele
sistemului de organizare al entitii, precizate n documente scrise, simple, complete,
precise i adaptate obiectivului specific, actualizate n mod regulat, aduse la cunotina
personalului implicat, bine nelese i bine aplicate. Pentru exemplificare prezentm n
anexa nr. 9 un model de procedur operaional;
Controlul const n compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care
determin abaterile constatate, luarea msurilor necesare cu caracter corectiv sau
preventiv.
61
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Concluzionnd, controlul intern este un proces desfurat de toi angajaii entitii i


este coordonat de responsabilii tuturor compartimentelor din cadrul unei entiti, prin
procedurile operaionale de lucru, i se afl n rspunderea managementului
general/ordonatorului de credite, care trebuie s l implementeze i s l monitorizeze.
Instituiile publice de nvmnt au responsabiliti legate de fiecare dintre cele 25 de
standarde de control/intern managerial, aa cum sunt elaborate mai jos, mprite n cele 5
categorii operaionale, de la Mediul de Control, la Auditare i Evaluare.

1. Mediul de Control

Standardul 1. Etic, integritate

Aciunea de cunoatere de ctre angajai a reglementrilor care guverneaz


comportamentul acestora la locul de munc, prevenirea i raportarea fraudelor i neregulilor.
Cerine generale:
managerul i salariaii trebuie s aib un nivel corespunztor de integritate profesional i
personal i s fie contieni de importana activitii pe care o desfoar;
managerul, prin deciziile sale i exemplul personal, sprijin i promoveaz valorile etice i
integritatea profesional i personal a salariailor. Deciziile i exemplul personal trebuie
s reflecte:
valorificarea transparenei i probitii n activitate;
valorificarea competenei profesionale;
iniiativa prin exemplu;
conformitatea cu legile, regulamentele, regulile i politicile specifice;
respectarea confidenialitii informaiilor;
tratamentul echitabil i respectarea indivizilor;
relaiile loiale cu colaboratorii;
caracterul complet i exact al operaiilor i documentaiilor;
modul profesional de abordare a informaiilor financiare.
salariaii manifest acel comportament i dezvolt acele aciuni percepute ca etice n
entitatea public;
managerul i salariaii au o abordare pozitiv fa de controlul financiar, a crui
funcionare o sprijin.

62
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Standardul 2. Atribuii, funcii, sarcini

Aciunea de ntocmire, actualizare i transmitere ctre angajai a regulamentelor


interne i fielor de post.
Cerine generale:
atribuiile entitii publice pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salariai i acetia
acioneaz concertat;
fiecare salariat are un rol bine definit n entitatea public, stabilit prin fia postului;
sarcinile sunt ncredinate i rezultatele sunt comunicate numai n raportul manager -
salariat - manager (ef-subaltern-ef);
managerii trebuie s identifice sarcinile n realizarea crora salariaii pot fi expui unor
situaii dificile i care influeneaz n mod negativ managementul entitii;
managementul trebuie s susin salariatul n ndeplinirea sarcinilor sale.

Standardul 3. Competena, Performana

Aciunea de asigurare a ocuprii posturilor de ctre persoane competente, crora li se


ncredineaz sarcini potrivit competenelor i asigurarea condiiilor pentru dezvoltarea
capacitii profesionale a salariatului.
Cerine generale:
managerul i salariaii au acele cunotine, abiliti i experiena care fac posibil
ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor;
competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru permanent,
stabil. Aciuni pentru asigurarea acestuia:
definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc;
conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;
identificarea planului de pregtire de baz a noului angajat, nc din timpul
procesului de recrutare;
revederea necesitilor de pregtire, n contextul evalurii anuale a angajailor i
urmrirea evoluiei carierei;
asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute;
dezvoltarea capacitii interne de pregtire, complementar formelor de pregtire
externe entitii publice;
definirea politicii de pregtire/mobilitate;

63
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

performanele angajailor se evalueaz cel puin o dat pe an i sunt discutate cu acetia


de ctre realizatorul raportului;
competena i performana trebuiesc susinute de instrumente adecvate, care includ
tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc.;
nivelul de competen necesar este cel care constituie premisa performanei.

Standardul 4. Funcii sensibile

Aciunea de identificare a funciilor sensibile i stabilirea unei politici adecvate de


rotire a salariailor care ocup astfel de funcii.
Cerine generale:
n entitatea public se ntocmesc:
inventarul funciilor sensibile;
lista cu salariaii care ocup funcii sensibile;
planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funciile sensibile, astfel nct un
salariat s nu activeze ntr-o astfel de funcie, de regul, mai mult de 5 ani;
n inventarul funciilor sensibile sunt reflectate, de regul, acele funcii care prezint risc
semnificativ n raport cu obiectivele;
rotaia personalului se face cu efect minim asupra activitii entitii publice i a
salariailor.

Standardul 5. Delegarea

Aciunea de stabilire a modalitilor de delegare de competen i a limitelor i


responsabilitilor pe care le deleag.
Cerine generale:
delegarea de competen se face innd cont de imparialitatea deciziilor ce urmeaz a fi
luate de persoanele delegate i de riscurile asociate acestor decizii;
salariatul delegat trebuie s aib cunotina, experiena i capacitatea necesar efecturii
actului de autoritate ncredinat;
asumarea responsabilitii, de ctre salariatul delegat, se confirm prin semntur;
subdelegarea este posibil cu acordul managerului;

64
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Standardul 6. Structura organizatoric

Aciunea de stabilire a competenelor, responsabilitilor, sarcinilor i a obligaiei de a


raporta pentru fiecare component structural a instituiei.
Cerine generale:
competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute asociate
postului; acestea trebuie s fie clare, coerente i s reflecte elementele avute n vedere
pentru realizarea obiectivelor entitii publice;
competena constituie capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea
activitilor specifice postului;
responsabilitatea reprezint obligaia de a ndeplini sarcinile i se nscrie n limitele ariei
de competen;
raportarea reprezint obligaia de a informa asupra ndeplinirii sarcinilor.

2. Performane i Managementul Riscului

Standardul 7. Obiective

Aciunea de definire a obiectivelor determinante, legate de scopurile UCV, precum i


cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile,
regulamentele i politicile interne i comunicarea obiectivelor definite tuturor salariailor i
terilor interesai.

Cerine generale:
obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitii publice;
entitatea public transpune obiectivele generale n obiective specifice i n rezultate
ateptate pentru fiecare activitate i le comunic personalului;
obiectivele trebuie astfel definite astfel nct s rspund pachetului de cerine
S.M.A.R.T.;
fixarea obiectivelor reprezint atributul managementului, iar responsabilitatea realizrii
acestora revine att managementului, ct i salariailor;
multitudinea i complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de
grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitilor, rspunderilor, de a
asigura operativitate n cunoaterea rezultatelor etc.

65
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Standardul 8. Planificarea

Aciunea de ntocmire a planurilor prin care se pun n concordan activitile


programate cu resursele financiare maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile de a nu
realiza obiectivele s fie minime.
Cerine generale:
planificarea este una din funciile eseniale ale managementului;
planificarea se refer la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru
realizarea obiectivelor. Avnd n vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea
acestora necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;
planificarea este un proces continuu, ceea ce imprim planului un caracter dinamic.
Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare
impune actualizarea planului;
gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaz n
funcie de diveri factori, precum: mrimea entitii publice, structura decizional a
acesteia, necesitatea aprobrii formale a unor activiti etc.;
dup orizontul de timp la care se refer, n general, se elaboreaz:
planuri anuale;
planuri multianuale;
specific planificrii multianuale este stabilirea unei succesiuni de msuri ce trebuiesc luate
pentru atingerea obiectivelor.

Standardul 9. Coordonarea

Aciunea de coordonare a deciziilor i aciunilor componentelor structurale pentru


atingerea obiectivelor, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora.
Cerine generale:
managementul asigur coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor structurale
ale entitii publice;
atunci cnd necesitile o impun, se pot organiza structuri specializate, care s sprijine
managementul n activitatea de coordonare;
coordonarea influeneaz decisiv rezultatele interaciunii dintre salariai n cadrul
raporturilor profesionale;
salariaii trebuie s in cont de consecinele deciziilor lor i ale aciunilor lor asupra
ntregii entiti publice;

66
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

coordonarea eficient presupune consultri prealabile, att n cadrul structurilor unei


entiti publice, ct i ntre structurile respective.

Standardul 10. Monitorizarea Performanelor

Aciunea de monitorizare a performanelor pentru fiecare activitate, utiliznd


indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la economicitate, eficien i
eficacitate.
Cerine generale:
managementul trebuie s primeasc sistematic raportri asupra desfurrii activitii
entitii publice;
managementul evalueaz performanele, constatnd eventualele abateri de la obiective,
n scopul lurii msurilor corective ce se impun;
sistemul de monitorizare a performanei este influenat de mrimea i natura entitii
publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a indicatorilor, de modul de acces
al salariailor la informaii.

Standardul 11. Managementul riscului

Aciunea de analiz cel puin o dat pe an a riscurilor legate de desfurarea


activitilor sale principale, elaborarea de planuri corespunztoare n direcia limitrii
posibilelor consecine ale acestor riscuri i numirea de salariai responsabili n aplicarea
planurilor respective.
Cerine generale:
orice aciune sau inaciune prezint un risc de nerealizare a obiectivelor;
riscurile sunt acceptabile, dac msurile care vizeaz evitarea acestora nu se justific n
plan financiar;
riscurile semnificative apar i se dezvolt n special ca urmare a:
managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea public i mediile n
care aceasta acioneaz;
unor sisteme de conducere centralizate excesiv;
un sistem de control intern eficient presupune implementarea n entitatea public a
managementului riscurilor;
managerul are obligaia crerii i meninerii unui sistem de control intern sntos, n
principal, prin:

67
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea i eficiena operaiunilor,


respectarea regulilor i regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare i de
management intern i extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea
fraudelor;
definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
evaluarea probabilitii ca riscul s se materializeze i a mrimii impactului
acestuia;
monitorizarea i evaluarea riscurilor i a gradului de adecvare a controalelor
interne la gestionarea riscurilor;

Standardul 15. Ipoteze, Re-evaluri

Aciunea de reevaluare a obiectivelor n contextul transformrii mediului.


Cerine generale:
ipotezele se formuleaz n legtur cu obiectivele ce urmeaz a fi realizate i stau la baza
fixrii acestora;
salariaii implicai n realizarea unui obiectiv trebuie s fie contieni de ipotezele
formulate i acceptate n legtur cu obiectivul n cauz;
ipotezele de care salariaii nu sunt contieni reprezint un obstacol n capacitatea de
adaptare;
reevaluri ale nevoilor de informare concretizate n schimbri n ceea ce privete
informaiile necesar a fi colectate, n modul de colectare, n coninutul rapoartelor sau
sistemelor de informaii conexe trebuiesc efectuate dac se modific ipotezele ce au
stat la baza obiectivelor.

3. Informarea i Comunicarea

Standardul 12. Informarea

Aciunea de stabilire a tipurilor de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i


destinatarii acestora, astfel nct rectorul i salariaii, prin primirea i transmiterea
informaiilor, s-i poat ndeplini sarcinile.
Cerine generale:
informaia este indispensabil unui management sntos, unei monitorizri eficace,
identificrii situaiilor de risc n faze anterioare ale manifestrii acestora;

68
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

cultura entitii publice are o inciden major asupra cantitii, naturii i fiabilitii
informaiilor, ca i n ceea ce privete lrgimea gamei acestora n domeniul valorilor etice,
politicii, puterii, responsabilitilor i obligaiilor de raportare, obiectivelor entitii
publice, planurilor etc.;
informaia trebuie s fie corect, credibil, clar, complet, oportun, util, uor de
neles i receptat;
managerul i salariaii trebuie s primeasc i s transmit informaiile necesare pentru
ndeplinirea sarcinilor;
informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n toate sensurile, inclusiv n i din
exterior.

Standardul 13. Comunicarea

Aciunea de dezvoltare a unui sistem eficient al comunicrii interne i externe, care s


asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung
complete i la timp la utilizatori.
Cerine generale:
managerul asigur funcionarea unui sistem eficient de comunicare;
prin componentele sale, sistemul de comunicare servete scopurilor utilizatorilor;
sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid, att n interiorul entitii publice, ct
i ntre aceasta i mediul extern;
procesul de comunicare trebuie s fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, n ceea ce
privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n materie de
comunicare.

Standardul 14. Corespondena i Arhivarea

Aciunea de organizare a primirii i expedierii, nregistrrii i arhivrii corespondenei,


astfel nct sistemul s fie accesibil rectorului, angajailor i terilor interesai cu abilitare n
domeniu.
Cerine generale:
corespondena trebuie s fie purttoarea unor informaii utile n interiorul i n exteriorul
entitii publice;
corespondena utilizeaz purttori diferii ai informaiei (hrtie, benzi magnetice, floppy,
CD etc.) i se realizeaz prin mijloace diferite (curierul, pota, pota electronic, fax etc.);

69
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

ponderea n care entitatea public utilizeaz unul sau altul dintre purttori i apeleaz la
unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenei este determinat de o serie
de factori, cum ar fi: gradul de dotare intern i/sau al terilor, nivelul de pregtire al
salariailor, urgena, distana, costul, sigurana, restriciile din reglementri etc.;
n funcie de tipul de purttor i mijlocul de realizare utilizat cu privire la coresponden,
operaiunile de intrare, ieire, nregistrare i stocare trebuiesc adaptate corespunztor, pe
baza unor planuri elaborate n acest sens, astfel nct, pentru fiecare caz, s poat fi
reflectate cerinele majore privind:
asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenei;
confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenei;
stocarea (arhivarea) corespondenei;
accesul la corespondena realizat.

Standardul 16. Semnalarea neregularitilor

Aciunea de realizare a posibilitii de semnalare a neregularitilor pe baza unor


proceduri distincte, fr ca astfel de semnalri s atrag un tratament inechitabil sau
discriminatoriu fa de salariatul care se conformeaz unor astfel de proceduri.
Cerine generale:
managerii trebuie s stabileasc i s comunice salariailor procedurile corespunztoare,
aplicabile n cazul semnalrii unor neregulariti;
managerii au obligaia s ntreprind cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor
semnalate i, dac este cazul, s ia msurile ce se impun;
salariaii care semnaleaz, conform procedurilor, neregulariti, de care, direct sau
indirect, au cunotin, vor fi protejai mpotriva oricror discriminri;
semnalarea neregularitilor trebuie s aib un caracter transparent pentru eliminarea
suspiciunii de delaiune;
managerul trebuie s promoveze respectul fa de lege i spiritul de ncredere.

4. Activiti de Control
Standardul 17. Proceduri

Aciunea de elaborare a procedurilor scrise de fiecare structur din cadrul instituiei,


pentru toate activitile derulate n cadrul acestora i comunicarea acestora salariailor
implicai.
70
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Cerine generale:
entitatea public trebuie s se asigure c, pentru orice aciune i/sau eveniment
semnificativ, exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n
documente;
documentaia trebuie s fie complet, precis i s corespund structurilor i politicilor
entitii publice;
documentaia cuprinde politici administrative, manuale, instruciuni operaionale, liste de
verificare sau alte forme de prezentare a procedurilor;
documentaia trebuie s fie actualizat, util, precis, uor de examinat, disponibil i
accesibil managerului, salariailor, precum i terilor, dac este cazul;
documentaia asigur continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal;
lipsa documentaiei, caracterul incomplet sau/i neactualizarea acesteia constituie riscuri
n realizarea obiectivelor;
ntocmirea i urmrirea executrii graficului de circulaie a documentelor la fiecare nivel
de responsabilitate din entitatea public.

Standardul 18. Separarea atribuiilor

Aciunea de separare a funciilor de iniiere i verificare, astfel nct elementele


operaionale i financiare ale fiecrei aciuni s fie efectuate de persoane independente una
fa de cealalt.
Cerine generale:
separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin care se
reduce riscul de eroare, frauda, nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea
detecta aceste probleme;
prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nici o persoan sau compartiment s
nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment;
separarea atribuiilor i responsabilitilor ntre mai multe persoane creeaz premisele
unui echilibru eficace al puterilor;
managerii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz
posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor, trebuie s fie
contieni de riscuri i s compenseze aceast limitare prin alte msuri.

71
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Standardul 19. Supravegherea

Aciunea de asigurare a msurilor de supraveghere adecvate a operaiunilor, pe baza


unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post (ulterior), n scopul realizrii n mod
eficace a acestora.
Cerine generale:
managerul trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se
asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv continuu;
controalele de supraveghere implic revizuiri n ceea ce privete munca depus de
salariai, rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care
confirm respectarea procedurilor;
managerul verific i aprob munca salariailor, d instruciunile necesare pentru a
minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaia i pentru a veghea asupra
nelegerii i aplicrii instruciunilor;
supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care:
fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de
competen atribuite;
se evalueaz sistematic munca fiecrui salariat;
se aprob rezultatele muncii obinute n diverse etape ale realizrii operaiunii.

Standardul 20. Gestionarea abaterilor

Aciunea de asigurare c, pentru toate situaiile n care, datorit unor circumstane


deosebite, apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente
adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor.
Cerine generale:
n derularea aciunilor pot aprea circumstane deosebite, care nu au putut fi anticipate i
care induc abateri ce nu permit derularea tranzaciilor prin procedurile existente;
abaterile de la procedurile existente trebuie s fie documentate i justificate, n vederea
prezentrii spre aprobare;
este necesar analiza periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate
aciunile, n vederea deprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor, ce urmeaz
a fi formalizate.

72
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Standardul 21. Continuitatea activitii

Aciunea de asigurare a msurilor corespunztoare pentru ca activitatea instituiei s


poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate planurile, cu deosebire n
cel economico-financiar.
Cerine generale:
entitatea public este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze continuu, prin
structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia afecteaz atingerea
obiectivelor propuse;
situaii diferite, care afecteaz continuitatea activitii: mobilitatea salariailor; defeciuni
ale echipamentelor din dotare; disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii;
schimbri de proceduri etc.;
pentru fiecare din situaiile care apar, entitatea public trebuie s acioneze n vederea
asigurrii continuitii, prin diverse msuri, de exemplu:
angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din
alte considerente;
delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.);
contracte de service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare;
contracte de achiziii pentru nlocuirea unor echipamente din dotare;
existena inventarului situaiilor care pot conduce la discontinuiti n activitate i a
msurilor care s previn apariia lor.

Standardul 22. Strategii de control

Aciunea de construire a unor politici adecvate strategiilor de control i programelor


concepute pentru atingerea obiectivelor i meninerea n echilibru a acestor strategii.
Cerine generale:
exist un raport de interdependen ntre strategiile, politicile i programele elaborate
pentru atingerea obiectivelor i strategiilor de control. Fr o strategie de control
adecvat, crete riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica i programele
entitii publice i, deci, al nerealizrii obiectivelor la nivelul exigenelor preconizate;
strategiile de control sunt cu att mai complexe i mai laborioase cu ct fundamentarea i
realizarea obiectivelor entitii publice sunt mai complexe i mai dificile;

73
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

strategiile de control se supun conceptului de strategie, n general, acestea necesitnd


studii, n vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregtirii
personalului de control, a mbuntirii metodelor i procedurilor de control, a modului de
evaluare a controalelor etc.;
strategiile de control se refer i la tipurile de control aplicabile situaiei. n paleta larg a
modalitilor de control i a criteriilor de clasificare a acestora, regsim:
activiti de control: observaia, compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor;
coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea;
monitorizarea etc.;
clasificarea controlului n funcie de modul de cuprindere a obiectivelor: control
total; control selectiv (prin sondaj);
clasificarea controlului n funcie de scopul urmrit: control de conformitate;
control de perfecionare; control de adaptare etc.;
clasificarea controlului n funcie de apartenena organelor de control: control
propriu; control exterior;
clasificarea controlului n funcie de executani: autocontrol; control mutual;
control ierarhic; control de specialitate;
clasificarea controlului n funcie de modul de execuie: control direct; control
indirect; control ncruciat;
clasificarea controlului n funcie de baza normativ: control normativ; control
practic; control teoretic;
clasificarea controlului n funcie de interesul entitii: control pentru sine; control
pentru alii;
clasificarea controlului n funcie de orientarea sa: control tematic; control
nedirijat;
clasificarea controlului n funcie de momentul efecturii acestuia: control ex-ante;
control concomitent; control ex-post, etc.

Standardul 23. Accesul la resurse

Aciunea de stabilire de ctre rector prin emiterea de documente de autorizare, a


persoanelor care au acces la resursele materiale, financiare i informaionale ale instituiei i
numirea persoanelor responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor resurse.
Cerine generale:
restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora;

74
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

severitatea restriciei depinde de vulnerabilitatea tipului de resurs i de riscul pierderilor


poteniale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitii bunurilor i
valorilor se au n vedere costul, riscul potenial de pierdere sau utilizare inadecvat;
ntre resurse i sumele nregistrate n evidene se fac comparaii periodice (inventare).
Vulnerabilitatea bunurilor i valorilor determin frecvena acestor verificri.

5. Auditarea i Evaluarea

Standardul 24. Verificarea i Evaluarea Controlului

Aciunea de elaborare a unor politici, planuri i programe de evaluare a controlului


intern.
Cerine generale:
managerul trebuie s asigure verificarea i evaluarea n mod continuu a funcionrii
sistemului de control intern i a elementelor sale. Disfuncionalitile sau alte probleme
identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin msuri corective;
verificarea operaiunilor garanteaz contribuia controalelor interne la realizarea
obiectivelor;
evaluarea eficacitii controlului se poate referi, n funcie de cerine specifice i/sau
conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitii publice, fie la unele dintre acestea,
opiune care revine managerului;
managerul stabilete modul de realizare a evalurii eficacitii controlului.

Standardul 25. Auditul intern

Aciunea de asigurare a desfurrii activitii de audit, pe baza unor programe


ntocmite pornind de la evaluarea riscurilor.
Cerine generale:
auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern al
entitii publice;
auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele
slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora;
managerul dispune msurile necesare, avnd n vedere recomandrile din rapoartele de
audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.
75
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

CAPITOLUL 4. Interogaii cheie n evaluarea SCMI

n procesul de analiz a stadiului de implementare SCMI n instituiile Ministerului


Educaiei, echipa ARES a structurat proiectul de cercetare innd cont de ndatoririle
menionate mai sus. Plecnd de la legislaia SCMI n Romania (vezi Capitolul 2), indicatorii de
importan n proiectul de cercetare sunt bazai pe standardele de calitate ale SCMI.
Auditorii publici externi, n evaluarea activitii unei entiti, trebuie s analizeze dac
sunt respectate cerinele controlului intern, respectiv dac managerii/persoanele care
gestioneaz fonduri publice sau patrimoniul public realizeaz o bun gestiune financiar prin
asigurarea legalitii, regularitii, economicitii, eficienei i eficacitii n utilizarea
fondurilor publice i n administrarea patrimoniului public (ex. se supun aprobrii
ordonatorului de credite numai proiectele de operaiuni11 care respect ntru totul cerinele
de legalitate, regularitate, economicitate etc.).
n acest sens, trebuie analizate urmtoarele aspecte9:
n ce msur/grad, entitatea public a realizat dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de
colectare, stocare, prelucrare, actualizare i diseminare a datelor i informaiilor
financiare i de conducere, precum i a unor sisteme i proceduri de informare public
adecvat prin realizarea unor rapoarte periodice.
Dac managerul entitii i-a ndeplinit obligaia legal de a asigura elaborarea,
aprobarea, aplicarea i perfecionarea structurilor organizatorice, reglementrilor
metodologice, procedurilor i criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinele generale
i specifice de control intern. (Se verific dac au fost numii responsabili cu elaborarea
acestor reglementri precum i termenele de ndeplinire a acestora).
Dac managerii entitii au asigurat ndeplinirea obiectivelor generale prin evaluarea
sistematic i meninerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate
structurilor, programelor, proiectelor sau operaiunilor.
Dac managerul entitii a realizat asigurarea unei atitudini de cooperare a personalului
de conducere i de execuie, care are sarcina de a rspunde n orice moment solicitrilor
managerului i dac a sprijinit efectiv controlul intern prin instruirea personalului n
vederea asigurrii acestei atitudini.

9http://controlinternmanagerial.ro/category/scim/

76
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Dac managerul entitii a ndeplinit cerina legal de asigurare a integritii i


competenei personalului de conducere i de execuie, a cunoaterii i nelegerii de ctre
acesta a importanei i rolului controlului intern, inclusiv prin instruirea personalului n
acest sens.
Dac personalul de conducere exercit o supraveghere continu a tuturor activitilor i
dac, ori de cte ori se constat nclcri ale legalitii i a regularitii n efectuarea unor
operaiuni sau n realizarea unor activiti n mod neeconomic, ineficace, sau ineficient,
acioneaz corectiv, prompt i responsabil (instruirea personalului n vederea desfurrii
aciunilor corective).
Dac au fost stabilite de ctre conductorul instituiei publice, obiectivele specifice ale
controlului intern, astfel nct acestea s fie adecvate, cuprinztoare, rezonabile i
integrate misiunii entitii (obiective SMART12) i obiectivele de ansamblu ale acesteia
(care sunt integrate n strategia instituiei i care se regsesc n actul de constituire al
entitii, respectiv managerul trebuie s integreze obiectivele specifice de control intern
n obiectivele de ansamblu ale entitii).
Dac managerul entitii publice a respectat obligaiile prevzute de cerinele controlului
intern cu privire la obiectivele specifice ale controlului intern, respectiv:
nregistrarea de ndat i n mod corect a tuturor operaiunilor i evenimentelor
semnificative;
asigurarea aprobrii i efecturii operaiunilor exclusiv de ctre persoane special
mputernicite n acest sens;
separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel
nct atribuiile de aprobare, control i nregistrare s fie, ntr-o msur
adecvat, ncredinate unor persoane diferite;
asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile entitii (a
direciilor/departamentelor/compartimentelor);
accesarea resurselor i documentelor numai de ctre persoane ndreptite i
responsabile n legtur cu utilizarea i pstrarea lor.
Dac managerul entitii publice a ndeplinit obligaia legal de reflectare n documente
scrise a organizrii controlului intern, astfel nct acestea s fie disponibile cu
promptitudine pentru a fi examinate de ctre cei n drept.
Dac prin controlul financiar preventiv s-a efectuat o verificare sistematic a proiectelor
de operaiuni din punct de vedere al legalitii, regularitii i ncadrrii n limitele
creditelor bugetare sau creditelor de angajament, dup caz, stabilite potrivit legii.

77
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Dac managerul entitii publice, (mpreun cu directorul economic, eful contabil, eful
compartimentului de audit intern i controlorul financiar preventiv) a ndeplinit obligaia
de a organiza i exercita controlul financiar preventiv, respectiv dac a ndeplinit sarcina
legal de stabilire a proiectelor de operaiuni supuse controlului financiar preventiv cu
respectarea dispoziiilor legale (auditorii publici externi trebuie s aib n vedere faptul c
respectarea dispoziiilor legale impune ca nainte de prezentarea proiectelor de
operaiuni pentru viza de control financiar, n cadrul entitii publice trebuie s fie
stabilite strategia, din care s reias obiectivele SMART pe fiecare compartiment/direcie,
serviciu, birou, s existe manuale de proceduri de lucru pe activiti, s fie ntocmit un
registru de riscuri, s fie implementate standardele minimale obligatorii i indicatorii de
rezultate i de eficien i c se precizeaz aciunile, costurile asociate i obiectivele
urmrite).
Dac operaiunile, nainte de a fi avizate de ctre efii compartimentelor de specialitate,
de a se primi viza de control financiar preventiv i de a fi aprobate de ctre conductorul
instituiei publice, au ndeplinit prevederile legislaiei n domeniu (OG nr. 119/1999, OMFP
nr. 946/2005, OMFP nr. 1389/2006, Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, Legea
nr. 273/2006 privind finanele publice locale). Auditorii publici externi trebuie s aib n
vedere faptul c efii compartimentelor de specialitate rspund pentru realitatea,
regularitatea i legalitatea operaiunilor ale cror documente justificative le-au certificat.
Ei trebuie s prezinte pentru viz numai acele proiecte de operaiuni certificate n privina
legalitii i sub semntura lor.
Dac structura de specialitate juridic a pus viza juridic pe documente respectnd n
totalitate prevederile legislative n domeniu. Controlul intern organizat la nivelul instituiei
publice, include i avizul de legalitate acordat de ctre consilierul juridic asupra actelor cu
caracter juridic, nainte de aprobarea acestora de ctre conductorul instituiei publice.
Solicitarea acestui aviz este obligatorie, dar nu implic obligativitatea conformrii din
partea titularului competenei de aprobare. n cazul n care titularul competenei nu se
conformeaz avizului, atunci operaiunea se efectueaz pe rspunderea acestuia.
Dac managerul entitii publice, directorul economic, eful contabil au elaborat proiectul
de buget n baza programelor care se fundamenteaz pe obiective precise i indicatori de
rezultate i de eficien.
Dac pe parcursul derulrii proiectelor de operaiuni s-a evitat riscul de blocare a
fondurilor bugetare, de ctre organisme abilitate, precum i alte riscuri majore
identificate i tratate prin implementarea sistemului de control intern.

78
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Dac managerul entitii a dispus msurile necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea
sistemelor de control intern inclusiv a documentelor pentru procedurile activitilor.
Dac managerul entitii a introdus n programele de dezvoltare a sistemelor de control
managerial obiectivele, aciunile, responsabilitile i termenele de aplicare.
Dac managerul entitii publice prin act de decizie intern a constituit structuri cu
atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic cu privire la sistemele
proprii de control managerial.
Dac managerul entitii publice a raportat progresele nregistrate cu privire la
dezvoltarea sistemelor de control managerial, precum i situaiile deosebite observate n
aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic derulate de structurile
cu aceste atribuii, celor n drept, aa cum se solicit n legislaia privind controlul intern.

Pornind de la cele de mai sus, principalele dimensiuni propuse pentru investigarea


percepiei SCMI n Ministerul Educaiei Naionale i n structurile subordonate sunt:
A. Evaluarea percepiei sistemului de control managerial intern
evaluarea impactului derulrii activitii dup reguli i proceduri n instituie
avantajele respectrii regulilor i procedurilor
evaluarea respectrii regulilor i procedurilor n instituie
necesitatea unui control al respectrii regulilor
controlul inter versus controlul extern
responsabilitatea efecturii controlului
notorietate i grad de informare privind sistemul de control managerial
notorietate i grad de informare privind controlul extern ARACIP
utilitatea SCMI vs. ARACIP pentru activitatea instituiei
surse de informare utilizate pentru implementarea SCMI
experiena participrii la sesiuni de training SCMI
utilitatea potenial a unor sesiuni de training pe tema SCMI
dificultile implementrii SCMI
utilitatea informatizrii, a ghidului SCMI etc.
puncte tari, puncte slabe n implementarea SCMI
recomandri de mbuntire
B. Evaluarea sistemului de control intern conform standardelor de calitate din legislaia
n vigoare

79
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

A. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA
Standardul 2 - ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI
Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA
Standardul 4 - FUNCTII SENSIBILE
Standardul 5 - DELEGAREA
Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICA
B. PERFORMANTE i MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 7 - OBIECTIVE
Standardul 8 - PLANIFICAREA
Standardul 9 - COORDONAREA
Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANTELOR
Standardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 15 - IPOTEZE, REEVALUARI
C. INFORMAREA i COMUNICAREA
Standardul 12 - INFORMAREA
Standardul 13 - COMUNICAREA
Standardul 14 - CORESPONDENTA
Standardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITAILOR
D. ACTIVITATI DE CONTROL
Standardul 17 - PROCEDURI
Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUTIILOR
Standardul 19 - SUPRAVEGHEREA
Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR
Standardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITATII
Standardul 22 - STRATEGII DE CONTROL
Standardul 23 - ACCESUL LA RESURSE
E. AUDITAREA i EVALUAREA
Standardul 24 - VERIFICAREA i EVALUAREA CONTROLULUI
Standardul 25 - AUDITUL INTERN

80
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

CAPITOLUL 5. Sistemul de management i asigurare a calitii


i sistemul controlului managerial intern n nvmntul
preuniversitar. Studiu comparativ

1. Conceptul de calitate. Sisteme de asigurare a calitii

Calitatea se manifest ca un fenomen, un proces, un stil de via care nsoete omul


att n activitatea sa personal, familial, ct i n activitatea sa social economic desfurat
ntr-un mediu organizat, precum o instituie economic. n viaa de zi cu zi, putem identifica
forme variate de manifestare a calitii. Acest fenomen poate fi perceput ntr-o mare
diversitate de forme, motiv pentru care exemplele de manifestare a calitii pot continua.
Conceptul de calitate a nvmntului nu figura printre opiunile politice ale statului
comunist, nainte de 1989, ci doar de cel de calitate pentru produsele industriale. Calitatea n
nvmnt fiind perceput doar ca supunere politic i aderare necondiionat la tezele
statului totalitar.
O astfel de concepie, puternic ancorat n mentalul colectiv a fost greu de
dezrdcinat. Introducerea primelor elemente de calitate a nvmntului imediat dup anul
2000 i apariia legii calitii n anul 2005 a fost considerat drept o plac turnant n evoluia
sistemului educaional romnesc. Pentru a asigura cadrul specific, au fost nfiinate dou
agenii independente ARACIP pentru nvmntul preuniversitar i ARACIS pentru
nvmntul universitar. Ambele instituii au realizat, imediat, un amplu proces de
contientizare a necesitii introducerii conceptului de calitate n educaie, dar i evaluri
externe ale calitii.
Comportamentul instituiilor i al decidenilor, n general, n domeniul managementului
educaional, pe lng faptul c este determinat de legislaia n vigoare, actele normative i de
acordurile interne sau externe ale instituiilor publice, mai este determinat ntr-o proporie
semnificativ i de cultura organizaional.
Cultura organizaional reprezint unul dintre factorii determinani ai competitivitii la
nivelul unitilor i instituiilor din domeniul educaiei i, n consecin, conduce la o analiza
realist a legturii dintre aceste dou elemente, legtur ce poate furniza informaii

81
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

relevante pentru optimizarea ei i, implicit, maximizarea performanelor sistemului


educaional.
n acest moment, situaia din unitile i instituiile de nvmnt din Romnia ofer un
teren extrem de fertil pentru cercetarea legturii dintre cele dou elemente menionate, n
sensul evidenierii factorilor determinani, a posibilitilor de cuantificare a legturii i de
maximizare a efectelor ei.
Interesul acordat culturii organizaionale i existenei unei corelaii ntre diferitele
tipologii de culturi organizaionale i performanele nregistrate de unele uniti i instituii
din domeniul educaiei motiveaz demararea unor cercetri n vederea identificrii
standardelor de calitate, ce au drept finalitate stabilirea unor repere la nivel naional.
Instrumentele recomandate sunt chestionarele distribuite n rndul managerilor unitilor de
nvmnt, observarea direct i studierea unor materiale relevante ale unitilor incluse n
studiu, metode statistico-matematice i de modelare.
Cultura organizaional, prin natura sa, are mai multe faete. Unele dintre acestea sunt
mai bine explorate i apreciate prin metode calitative, iar altele prin metode cantitative. Prin
urmare, aplicarea ambelor tipuri de metode asigur o mai bun nelegere a obiectului cutat.
Studiile arat c valorile culturale prezente n unitile de nalt performan sunt
urmtoarele:
Orientarea spre munca n echip
Sinceritate
mputernicirea angajailor
Respectul pentru individ
Orientarea ctre elev
Spiritul competitiv i dorin de a nvinge
Asumarea rspunderii personale
nvarea pe tot parcursul vieii
Studiul culturii organizaionale constituie o modalitate de a evalua personalul fr a
face apel la utilizarea unor modele psihologice sau sociale sofisticate. Cultura permite
observarea comportamentului uman, mbinarea i motivarea acestuia prin descrierea
simbolurilor, a valorilor i concepiilor existente n cadrul unitii de nvmnt.
Pentru a susine un grad nalt de performan a unitii de nvmnt pe termen lung,
cultura organizaional trebuie s ndeplineasc simultan trei condiii fundamentale:
s fie puternic prin intermediul unui sistem de valori coerent i riguros, comunicat
ntregului personal din unitatea de nvmnt de ctre director i mprtit
unanim;

82
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

s fie adecvat strategic;


s fie adaptiv.
Dintre indicatorii posibili pentru reflectarea culturii organizaionale, cei desemnai n
scopul determinrii influenei acesteia asupra competitivitii, performanelor nregistrate de
unitatea de nvmnt sunt urmtorii:

numrul orelor de formare profesional/angajat;


gradul de stabilitate a personalului;
nivelul mediu de calificare a personalului;
implicarea n aciunile de responsabilitate social.
Astfel, gradul de satisfacie a elevilor, cadrelor didactice, personalului didactic auxiliar i
nedidactic, optimizarea relaiilor din cadrul unitii de nvmnt, capacitatea de inovare i
structurile organizaionale flexibile sunt elemente ale competitivitii i definesc elementele
de construciei ale prestigiului unitii n mediul social.
Prestigiul unitii de nvmnt este determinat de calitate i competitivitate, ca
rezultat al aciunii sinergice a managementului, resurselor materiale i umane implicate, care
sunt factori asupra crora trebuie s se acioneze prin inovare i perfecionare.
Calitatea n educaie este ansamblul de caracteristici ale unui program de studii i ale
furnizorului acestuia prin care sunt ndeplinite ateptrile beneficiarilor i standardele de
calitate. Calitatea n educaie reprezint ansamblul de caracteristici ale furnizorului unui
program de studii, precum i ale programului de studii prin care sunt ndeplinite ateptrile
beneficiarilor, dar i cerinele standardelor de calitate.
Standardele sunt principii de realizare i funcionare, standardele de acreditare, standardele
de referin (de calitate), structur, tablou numeric, aplicabilitate.
Prin Declaraia de principii a ARACIP din noiembrie 2006, a fost enunat i asumat un set
de principii care a orientat ntregul sistem de management i asigurare a calitii n
nvmntul preuniversitar din Romnia.
Legislaia existent din Romnia definete Standardele de autorizare a colilor din
Romnia n HG nr. 21/2007 privind aprobarea Standardelor de funcionare provizorie a
unitilor de nvmnt preuniversitar, iar Standardele de acreditare i evaluare periodic a
unitilor de nvmnt preuniversitar sunt definite n HG nr. 1534/2008 privind aprobarea
Standardelor de referin i a indicatorilor de performan pentru evaluarea i asigurarea
calitii n nvmntul preuniversitar.
Educaia de calitate presupune:
1. abordarea n mod sistemic a procesului educaional;

83
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

2. inovaie i diversificare;
3. dialog i parteneriat cu actorii implicai n procesul educaional;
4. promovarea de ctre liderii educaionali;
5. respectarea autonomiei individuale i a autonomiei instituionale;
6. obinerea de rezultate calitativ superioare;
7. instituii de nvmnt responsabile;
8. centrarea pe clienii i beneficiarii serviciilor educaionale;
9. mbuntirea continu a performanelor;
Conform standardelor asumate n Romnia, nivelurile de realizare a calitii n coal
sunt:
I. Nesatisfctor - nu sunt ndeplinite toate standardele obligatorii, care stabilesc
un minim de calitate;
II. Satisfctor - sunt ndeplinite toate standardele obligatorii, care stabilesc
minimul de calitate;
III. Bine - este ndeplinit cel puin o cerin a standardelor de referin (de
calitate);
IV. Foarte bine - sunt ndeplinite toate standardele de referin (de calitate);
V. Excelent - unitatea de nvmnt a depit nivelul jalonat de standardele de
referin (de calitate), i-a stabilit propriile standarde, este creatoare,
inoveaz.
Interpretarea nivelului de realizare se face, att la autoevaluare, ct i la evaluare
extern, pentru fiecare indicator n parte.
Sistemul de calitate n nvmntul preuniversitar pornete de la analiza a trei domenii
majore:
capacitate instituional,
eficacitate educaional,
managementul calitii.
Toate acestea sunt structurate pe subdomenii, fiecare subdomeniu are un set de
indicatori de performan, indicatorii de performan coninnd descriptori.
La nivel instituional cel mai utilizat instrument de evaluare a calitii este auditul.
Obiectivele generale ale controlului intern la nivelul entitii publice, trebuie s fie:
- respectarea legii, a reglementrilor i a deciziilor conducerii;
- realizarea atribuiilor entitii i atingerea obiectivelor prestabilite, n condiii de
economicitate, eficien, eficacitate i randament;

84
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, risipei, fraudei, sau
abuzului;
- dezvoltarea, ntreinerea i funcionarea unor sisteme de colectare, stocare,
prelucrare, actualizare i transmitere a datelor i informaiilor financiare i de
management, precum i a unor sisteme de proceduri de utilizare, informare i
raportare a datelor.
Controlul intern trebuie s acioneze permanent. Conform bazei legale trebuie
realizat o separare net ntre controlul intern i auditul intern. Auditul intern, pe baza
procedurilor standardizate, evalueaz controlul intern i consiliaz managementul.

1.1. Scurt descriere a procedurilor documentate cerute de ISO 9001:2008

Procedurile documentate cerute n mod explicit de ISO 9001:2008. Concepte utilizate:


procedur = modul cum se desfoar i se controleaz un proces (o procedur
poate fi scris, sau nescris - se aplic sub forma unor cutume).
proces = ansamblul de aciuni/activiti prin intermediul crora se ajunge la un
rezultat ateptat, prin transformarea elementelor de intrare n elemente de ieire
(de exemplu: un angajat care nu cunoate o anumit procedur ajunge prin procesul
de "instruire" angajat calificat/instruit n raport cu acea procedur).
sistemul de management al calitii = un mod prin care sunt administrate/gestionate
diversele procese/activiti astfel nct instituia/organizaia este capabil s realizeze
produse/s efectueze servicii care aduc satisfacii (calitate) celor interesai.
ISO 9001:2008 este un standard care conine cerine referitoare la managementul
organizaiei. Prin respectarea cerinelor ISO 9001 se configureaz n organizaie un aa numit
sistem de management al calitii - un mod prin care sunt administrate/gestionate diversele
activiti din organizaie astfel nct aceasta s fie capabil s ofere satisfacii (calitate) celor
interesai de rezultatele ei.
Sistemul de management al calitii este reprezentat de ansamblul activitilor
organizaiei prin intermediul crora aceasta obine calitatea dorit i ateptat (cei interesai
de organizaie obin satisfacii n raport cu cerinele i ateptrile lor), poate fi evideniat prin
examinarea (auditarea) cadrului normativ oficial (documentat), precum i a dovezile de bun
practic rezultate din aplicarea normelor stabilite. Se poate configura un sistem de
management al calitii conform cu standardul ISO 9001:2008 dac se respect cerinele
standardelor din familia ISO 9000, standarde referitoare la management (se poate

85
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

certifica/confirma existena sistemului de management urmrind modul cum cerinele


standardului ISO 9001:2008 sunt respectate n organizaie).
Una din cerinele ISO 9001:2008 se refer la necesitatea existenei n organizaie a
unei documentaii care s prezinte modul cum sunt operate i controlate diversele procese
din organizaie. Printre documentele cerute n mod expres de standardul ISO 9001:2008 sunt
aa numitele proceduri documentate. Procedurile documentate cerute de ISO 9001:2008
prezint modul cum se planific, realizeaz, controleaz i se corecteaz/mbuntesc
urmtoarele procese: controlul documentelor; controlul nregistrrilor; auditul intern al
calitii; controlul produsului neconform; aciunile corective; aciuni preventive.
Procedurile documentate cerute de ISO 9001:2008 pot purta diverse denumiri:
proceduri generale, proceduri de sistem, proceduri de calitate, proceduri de lucru, etc.
Titlul procedurilor documentate de cele mai multe ori sunt similare cu denumirea procesului
pe care l prezint. Astfel, frecvent, vom gsi n organizaie procedurile documentate:
Controlul documentelor - prezint modul cum se ine sub control documentaia care
conine cerine.
Controlul nregistrrilor - prezint modul cum se ine sub control documentaia
documente doveditoare prin intermediul creia se confirm c procesele se
desfoar i se controleaz n mod eficace.
Auditul intern al calitii - prezint modul cum se desfoar i controleaz procesul
prin care se examineaz msura n care normele stabilite n organizaie sunt conforme
cu cerinele ISO 9001:2008 i se examineaz msura n care aceste norme sunt
respectate.
Control produsului neconform - prezint modul cum se desfoar i controleaz
procesul prin care se transform un produs neconform n produs conform (se prezint
modul cum se identific/izoleaz un produs neconform, modul cum se identific i
planific coreciile necesare, modul cum se apreciaz eficacitatea aciunilor
ntreprinse).
Aciuni corective - prezint modul cum se desfoar i controleaz procesul prin care
identific cauzele care au determinat produse neconforme, precum i totalitatea
aciunilor prin care cauzele identificate sunt eliminate.
Aciuni preventive - prezint modul cum se desfoar i controleaz procesul prin
care identific cauzele care ar putea determina produse neconforme, precum i
totalitatea aciunilor prin care cauzele identificate sunt eliminate.

86
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Familia de standarde ISO 9000 reprezentat mai jos a fost elaborat pentru a ajuta
organizaiile de orice tip sau mrime, s implementeze i s conduc eficace sistemele de
management al calitii.
ISO 9000 descrie principiile fundamentale ale sistemelor de management al calitii i
specific terminologia pentru sistemele de management al calitii.
ISO 9001 specific cerine pentru un sistem de management al calitii atunci cnd o
organizaie are nevoie s-i demonstreze abilitatea de a furniza produse care
ndeplinesc cerinele clientului i de reglementare.
ISO 9004 furnizeaz linii directoare care iau n considerare att eficacitatea, ct i
eficiena sistemului de management al calitii. Scopul acestui standard este de a
mbuntii performana organizaiei i satisfacia clienilor precum i a altor pri
interesante.
ISO 19011 furnizeaz informaii i ndrumri referitoare la auditarea sistemelor de
management al calitii i al mediului.
mpreun acestea formeaz un ansamblu coerent de standarde pentru sistemul de
management al calitii care faciliteaz nelegerea mutual n toate domeniile de activitate
intern i internaional. Adoptarea unui sistem de management al calitii ar trebui s fie o
decizie strategic a unei organizaii. Proiectarea i implementarea unui sistem de
management al calitii al unei organizaii sunt influenate de necesiti diferite, de obiective
specifice, de produsele pe care le furnizeaz, de procesele utilizate i de mrimea i structura
organizaiei. Prin acest Standard Internaional nu se intenioneaz impunerea unei
uniformizri a structurii sistemelor de management al calitii sau uniformizarea
documentaiei. Cerinele sistemului de management al calitii specificate n acest Standard
Internaional sunt complementare cerinelor pentru produse. Acest Standard Internaional
poate fi utilizat pentru a evalua capabilitatea organizaiei de a satisface cerinele clientului, de
reglementare sau ale organizaiei nsi.
Principiile managementului calitii prezentate n ISO 9000 i ISO 9004 au fost luate n
considerare pe parcursul elaborrii acestui Standard Internaional. Acest Standard
Internaional promoveaz adoptarea unei abordri bazate pe proces n dezvoltarea,
implementarea i mbuntirea eficacitii sistemului de management al calitii, n scopul
creterii satisfaciei clientului prin ndeplinirea cerinelor acestuia.
Pentru ca o organizaie s funcioneze eficace aceasta trebuie s identifice i s
conduc numeroase activiti corelate. O activitate care utilizeaz resurse condus astfel
nct s permit transformarea elementelor de intrare n elemente de ieire poate fi

87
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

considerat un proces. Adesea elementele de ieire dintr-un proces constituie, n mod direct,
elementele de intrare n procesul urmtor.

1.2. Sistemul de management al calitii

Organizaia trebuie s stabileasc, s documenteze, s implementeze i s menin un


sistem de management al calitii i s mbunteasc continuu eficacitatea acestuia n
conformitate cu cerinele acestui Standard Internaional. Pentru implementare unui Sistem
de Management al Calitii, SMC, conform acestui standard, trebuie respectai urmtorii pai:
1. identifice procesele necesare sistemului de management al caliti i aplicarea
acestora n ntreaga organizaie.
2. determine succesiunea i interaciunea acestor procese.
3. determine criteriile i metodele necesare pentru a se asigura c att operarea ct i
controlul acestor procese sunt eficace.
4. se asigure disponibilitatea resurselor i informaiilor necesare pentru a susine
operarea i monitorizarea acestor procese.
5. monitorizeze i s analizeze aceste procese i s implementeze aciuni necesare
pentru a realiza rezultate planificate i mbuntirea continu a acestor procese.
Atunci cnd o organizaie decide s utilizeze procese din afara ei, procese care
influeneaz conformitatea produsului cu cerinele, organizaia trebuie s se asigure de
controlul asupra unor astfel de procese. Controlul asupra unor asemenea procese externe
trebuie s fie identificat n cadrul sistemului de management al calitii. Managementul ar
trebui s defineasc documentaia, inclusiv nregistrrile relevante necesare pentru a stabili,
implementa i menine sistemul de management al calitii i pentru a susine operarea
efectiv i eficient a proceselor organizaiei.
Natura i amploarea documentaiei ar trebui s satisfac cerinele contractuale, de
reglementare i legale precum i necesitile i ateptrile clienilor i a altor pri interesante
i ar trebui s fie adecvat pentru organizaie. Documentaia poate fi sub orice form i pe
orice mediu suport adecvat pentru necesitile organizaiei. n scopul furnizrii de
documentaie care s satisfac necesitile i ateptrile prilor interesate managementului
ar trebui s ia n considerare:
cerinele contractuale provenite de la clieni i alte pri interesate,
acceptarea standardelor internaionale, naionale, regionale i ale sectoarelor
industriale,
cerinele relevante legale i reglementate,
deciziile organizaiei,
88
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

sursele de informare extern relevante pentru dezvoltarea competenelor


organizaiei,
informaiile referitoare la necesitile i ateptrile prilor interesate.
Generarea, utilizarea i controlul documentelor ar trebui evaluate n ceea ce privete
criterii de eficacitate i de eficiena cum ar fi:
funcionalitate,
utilizare prietenoas,
resursele necesare,
politici i obiective,
cerine actuale i viitoare referitoare la gestionarea cunotinelor,
benchmarking-ul sistemelor de documentaie,
interfeele utilizate de clienii organizaiei i furnizorii i de alte pri interesate.
Accesul la documentaie ar trebui asigurat pentru personalul organizaiei i pentru alte
pri interesate, bazate pe politica de comunicare a organizaiei. Documentaia sistemului de
management al calitii trebuie s includ:
1. declaraii documentate ale politicii n domeniul calitii i ale obiectivelor calitii;
2. un manual al calitii;
3. proceduri documentate cerute n prezentul Standard Internaional;
4. documentele necesare organizaiei pentru a se asigura de planificarea, operarea i
controlul eficace ale proceselor sale i nregistrri cerute de prezentul Standard
Internaional .
Documentaia sistemului de management al calitii depinde de:
mrimea organizaiei i tipul activitilor.
complexitatea proceselor i interaciunea acestora
competena personalului.
Documentele cerute de sistemul de management al calitii trebuie controlate.
nregistrrile sunt un tip special de documente i trebuie controlate conform cerinelor.
Trebuie stabilit o procedur documentat care sa defineasc controlul necesar
pentru:
a) a aproba documentele, nainte de emitere, n ceea ce privete adecvarea acestora,
b) a analiza, a actualiza, daca este cazul i a reaproba documentele,
c) a se asigura c sunt identificate modificrile i stadiul revizuirii curente ale
documentelor,
d) a se asigura c versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la
puncte de utilizare,

89
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

e) a se asigura c documentele rmn lizibile i identificabile cu uurina,


f) a se asigura c documentele de provenien extern sunt identificate i distribuia lor
este controlat,
g) a preveni utilizarea neintenionat a documentelor perimate si a le aplica o
identificare adecvata daca sunt pstrate indiferent in ce scop.
nregistrrile trebuie stabilite i meninute pentru a furniza dovezi ale neconformitii
cu cerinele i a funcionrii eficace a sistemului de management al calitii. nregistrrile
trebuie s rmn lizibile, identificabile i regsibile cu uurin. Trebuie stabilit o procedur
documentat care s defineasc controlul necesar pentru identificarea, depozitarea,
protejarea, regsirea, durata de pstrare i eliminarea nregistrrilor.
Managementul de la cel mai nalt nivel trebuie s prezinte dovezi privind
angajamentul su pentru dezvoltarea i implementarea sistemului de management al calitii
i mbuntirea continu a eficacitii sale prin:
a) comunicarea n cadrul organizaiei a importanei satisfacerii cerinelor clienilor, a
cerinelor legale i a celor de reglementare;
b) stabilirea politicii n domeniul calitii;
c) asigurarea faptului c sunt stabilite obiectivele calitii;
d) conducerea analizelor efectuate de management;
e) asigurarea disponibilitii resurselor.
Managementul de la cel mai nalt nivel trebuie s se asigure ca cerinele clientului sunt
identificate i satisfcute n scopul creterii satisfaciei acestuia.
Managementul de la cel mai nalt nivel trebuie s se asigure c politica referitoare la
calitate respect urmtoarele cerine:
a) este adecvat scopului organizaiei;
b) include un angajament pentru satisfacerea cerinelor i pentru mbuntirea continu
a eficacitii sistemului de management al calitii;
c) asigur un cadru pentru stabilirea i analizarea obiectivelor calitii;
d) este comunicat i neleas n cadrul organizaiei;
e) este analizat pentru adecvarea ei continu;
Planificarea i politica strategic i politica referitoare la calitate ale organizaiei
furnizeaz un cadru pentru stabilirea obiectivele calitii. Managementul de la cel mai nalt
nivel ar trebui s stabileasc aceste obiective pentru a conduce la mbuntirea
performanelor organizaiei. Ar trebui ca aceste obiective s fie msurabile pentru a facilita o
analiz eficace i eficient efectuat de management. Atunci cnd se stabilesc aceste
obiective managementul ar trebui de asemenea s ia n considerare:

90
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

necesitile curente i viitoare ale organizaiei i ale pieei deservite,


constatrile relevante ale analizelor efectuate de management,
performanelor actuale ale proceselor i produselor curente,
nivelul de satisfacie al prilor interesate,
rezultatelor autoevalurilor,
benchmarking, analiza competitorilor, oportunitile de mbuntire,
resursele necesare pentru satisfacerea obiectivelor.
Obiectivele calitii ar trebui comunicate personalului astfel nct acesta s poat
contribui la ndeplinirea lor. Responsabilitile pentru aplicarea obiectivelor ar trebui definite.
Obiectivele ar trebui analizate sistematic i revizuite ori de cte ori este necesar.
Managementul ar trebui s-i asume responsabilitatea planificrii calitii n cadrul
organizaiei. Aceast planificare ar trebui s se focalizeze pe definirea proceselor necesare
realizrii eficace i eficiente a obiectivelor n domeniul calitii i cerinelor referitoare la
calitate n conformitate cu strategia organizaiei.
Elementele de intrare pentru o planificare eficace i eficient includ:
strategiile organizaiei,
obiectivele definite ale organizaiei,
necesitile i ateptrile definite ale clienilor i ale altor pri interesate,
evaluarea cerinelor legale i reglementate,
evaluarea datelor referitoare la performana produselor,
evaluarea datelor referitoare la performana proceselor,
nvminte rezultate din experiene anterioare,
oportunitile indicate pentru mbuntire,
datele evalurii referitoare la evaluare i reducerea riscurilor,
Elementele de ieire ale planificrii referitoare la organizaie ar trebui s defineasc
realizarea produsului i procesele suport necesare n termeni cum ar fi:
necesarul de abiliti i cunotine ale organizaiei
responsabilitatea i autoritatea pentru implementarea planurilor de mbuntire a
proceselor,
resursele necesare, cum ar fi cele financiare i infrastructura,
metricele pentru evaluarea realizrii mbuntirii performanei,
necesitile pentru mbuntire, inclusiv metode i instrumente,
necesitile de documentare, inclusiv nregistrri.
Managementul ar trebui s analizeze sistematic elementele de ieire pentru a se
asigura de eficacitatea i eficiena proceselor organizaiei.

91
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

1.3. Sisteme de control managerial

n vederea aplicrii Ordinului MFP nr. 946 / 04.07.2005, la nivelul oricrei organizaii
trebuie s se constituie o structur format din persoanele nominalizate prin decizie, care are
rolul de a elabora standardele de management i control intern.
Prin control se constat abaterile rezultatelor de la obiectivele propuse, se analizeaz
cauzele care le-au determinat i se dispun msuri corective sau preventive. Acesta
instrumenteaz o abatere, neregul, disfuncionalitate aprut pe parcursul desfurrii unei
activiti prin verificarea respectrii prevederilor legale, a cadrului normativ procedural aflat
n vigoare.
Principiile generale care guverneaz viziunea referitoare la controlul intern n cadrul
unei instituii de nvmnt, sunt urmtoarele:
s fie adaptat dimensiunii, complexitii i mediului (intern i extern) specific entitii
publice;
s vizeze toate nivelurile de conducere i toate activitile / operaiunile derulate la
nivelul instituiei;
s fie construit cu instrumentarul aplicabil oricrei entiti publice;
s aib ca finalitate asigurarea cu un grad de ncredere satisfctor, c obiectivele
propuse vor fi atinse;
s nu presupun costuri, sau acestea s nu depeasc beneficiile rezultate din
funcionarea sa ca sistem;
s fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse n standardele de
control intern elaborate i aprobate prin O.M.F.P. nr. 946/04.07.2005.
Scopul elaborrii standardelor de management i control intern este de a crea un
instrument n care s se cunoasc evoluia controlului intern asupra utilizrii fondurilor
instituiei.
Obiectivele standardelor de management i control intern presupun:
A. Obiective generale:
realizarea atribuiilor stabilite n concordan cu misiunea inspectoratului, n condiii
de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien;
protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau
fraudei;
respectarea legii, a regulamentelor, precum i a deciziilor conducerii;

92
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare


i difuzare a datelor i informaiilor financiare i de conducere, precum i a unor
sisteme i proceduri de informare public adecvat prin rapoarte periodice.
B. Obiective specifice:
reflectarea n documente scrise a organizrii controlului intern, tuturor operaiunilor
instituiei i a elementelor specifice, nregistrarea i pstrarea n mod adecvat a
documentelor; nregistrarea n mod cronologic i corect a operaiunilor; asigurarea
aprobrilor i efecturii operaiunilor, exclusiv de persoane special mputernicite n
acest sens;
separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel nct
atribuiile de aprobare, control i nregistrare s fie ncredinate unor persoane
diferite;
asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;
accesarea resurselor i documentelor numai de ctre persoane ndreptite i
responsabile n legtur cu utilizarea i pstrarea lor.
Standardele de bun practic n domeniu precizeaz c fiecare angajat rspunde de
propriul control intern n cadrul organizaiei din care face parte. n acest sens, controlul intern
se regsete n structura fiecrei funcii a managementului, a fiecrei activiti i este n
responsabilitatea fiecrui angajat, de aceea nu se recomand s se organizeze ca un
compartiment distinct n cadrul entitii .
Sistemul de control intern dintr-o entitate este format din mai multe activiti de
control:
selfcontrol sau autocontrolul;
controlul ierarhic;
controlul prin delegare de competene;
controlul de calitate
controlul financiar preventiv;
controlul financiar de gestiune;
controlul privind inventarierea patrimoniului;
controlul contabil;
controlul financiar, etc..
Sistemul de control intern prezint o serie de caracteristici definitorii. Activitile de
control enumerate mai sus nu se organizeaz n compartimente de sine stttoare ci sunt
disipate pe fluxul operaiilor unui lan procedural, exercitat la fiecare post de lucru, la fiecare

93
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

nivel de responsabilitate sau prin delegare de competen ataate activitilor curente


desfurate n cadrul organizaiei.
Controlul intern prezint o serie de obiective stabilite prin planul anual de control
aprobat de management cu scopul realizrii unui control de asigurare. n funcie de
necesitile managementului organizaiei se stabilete domeniul de aplicare a controlului
intern.
Activitile de control, n funcie de natura i particularitile activitii controlate se
desfoar cu tehnici i instrumente de control diferite. Rezultatele activitii de control se
finalizeaz cu o not de control sau raport de control n care sunt trecute toate constatrile i
concluziile controlorului, dimensiunea abaterilor constatate precum i persoanele
rspunztoare pentru svrirea acestora. Constatrile i concluziile controlorului pot fi
contestate sau nu, n acest caz rmnnd definitive. n funcie de constatrile i concluziile
controlului intern, managerul va elabora n perspectiv un plan de msuri care s
mbunteasc activitatea respectiv n care va ine seama de evoluia riscurilor i va
actualiza sistematic procedurile operaionale de lucru.
Sistemul de control intern SCI nu are raiunea de a fi, dect dac se suprapune
activitilor derulate n cadrul organizaiei, pentru atingerea obiectivelor acesteia, pe care
aceasta i le-a propus i de aceea se mai numete i sistem de control managerial SCM.
Standardele privind implementarea sistemului de management i control intern,
conform prevederilor Comisiei Europene, recomand diminuarea continu a controlului
extern exercitat de instituiile reglementate n activitatea de control ale statului i
implementarea componentelor de control managerial prin elaborarea de proceduri
operaionale de lucru pentru activitile desfurate de organizaii. Cum elaborarea unor
astfel de proceduri presupune utilizarea unui numr ridicat de documente, materiale de
lucru, etc. este necesar s se realizeze un management eficient al documentelor conform cu
cele artate n capitolele anterioare ale acestui curs.

1.4. Strategii i metode de mbuntire a calitii

Dintre funciile managementului i asigurrii calitii , mbuntirea calitii are un rol


dominant n reducerea costurilor. Noiunea de mbuntire a calitii are semnificaia unui
ansamblu de aciuni ntreprinse n ntreaga organizaie, pentru creterea eficacitii i
eficienei activitilor i proceselor, n scopul asigurri avantajelor sporite att pentru
organizaie ct i pentru clienii acesteia (cf. standard SR ISO 8402:1995).
Pentru a crea o ambian favorabil mbuntirii calitii, trebuie s se aib n vedere:
94
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

ncurajarea i susinerea unui stil de conducere care s sprijine aciunea;


promovarea valorilor, atitudinilor i comportamentelor care stimuleaz mbuntirea
calitii;
stabilirea unor obiective clare de mbuntire a calitii;
ncurajarea comunicrii eficace i lucrul n echip;
recunoaterea succeselor i realizrilor;
educarea i instruirea pentru mbuntirea calitii.
Paii care trebuie parcuri pentru mbuntirea calitii sunt urmtorii:
dovedirea necesitii mbuntirii prin evidenierea beneficiilor posibile datorit
implementrii unui program de mbuntire;
identificarea propunerilor de mbuntire i selecionarea propunerilor n funcie de
avantajele specifice pe care le pot aduce, exprimate att n economii bneti, ct i n
termeni tehnologici;
organizarea echipelor de lucru pentru fiecare proiect de mbuntire a calitii;
diagnosticarea cauzelor apariiei defectelor n proiectare, fabricaie etc.;
stabilirea remediilor necesare pentru eliminarea cauzelor defectelor i justificarea
eficienei aplicrii acestor remedii;
aplicarea opiunilor de mbuntire i controlul noilor proceduri de lucru, cu scopul ca
beneficiile obinute n urma mbuntirii s continue n viitor.
n Japonia a fost inventat i aplicat *Masaaki Imai+, o strategie de mbuntire
continu, care este denumit n limba japonez KAIZEN (KAI = schimbare; ZEN = pentru mai
bine). Strategia KAIZEN se bazeaz pe principiul mbuntirii graduale i continue, cu pai
mici, spre deosebire de mbuntirea obinut prin inovare tehnologic (prin introducerea
de noi maini, noi procese, noi tehnologii etc.), denumit n limba japonez KAIRYO , care se
bazeaz pe salturi mari, pe demontarea a ceea ce este vechi i construirea noului prin
investiii necesare pentru noile procese tehnologice i noile invenii.
Strategia Kaizen se bazeaz pe eforturile individuale ale ntregului personal al
ntreprinderii, presupune o mare implicare uman ns investiii limitate, pe cnd strategia
Kairyo necesit investiii substaniale i presupune implicarea unei elite restrnse, a
managerilor de vrf, care determin introducerea inovrilor radicale, tehnologice sau
organizatorice.
Aplicarea unui sistem de procese n cadrul unei organizaii, mpreun cu identificarea
i interaciunile acestor procese, precum i conducerea lor, poate fi considerat abordare
bazat pe proces.

95
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Un avantaj al abordrii bazate pe proces este controlul permanent pe care aceasta l


asigur, att asupra legturii dintre procesele individuale n cadrul sistemului de procese, ct
i asupra combinrii i interaciunii acestora.
Utilizarea n cadrul unui sistem de management al calitii, a unei astfel de abordri
presupune:
nelegerea i satisfacerea cerinelor;
Considerarea proceselor n funcie de valoarea adugat;
Obinerea de rezultate n ceea ce privete performana i eficacitatea procesului;
mbuntirea continu a proceselor pe baza msurrilor obiective;
O metod (sau proces) de mbuntire a calitii a fost conceput i reprezentat
grafic de W. E. Deming sub forma ciclului PDCA (PlanDoCheck-Act), denumit i ciclul lui
Deming, (PlanificEfectueazVerificAcioneaz). Cele patru faze ale ciclului sunt
urmtoarele:
Faza de planificare (PLAN). Aceast faz const din recunoaterea i definirea
necesitii mbuntirii. Deoarece satisfacerea cerinelor clienilor este punctul
central, se analizeaz deosebirile dintre necesitile clienilor (obinute prin cercetarea
pieei) i performanele proceselor (obinute ca informaii feedback). n aceast faz
trebuie s fie luate decizii asupra obiectivelor de realizat, a schimbrilor care sunt
necesare, tipurilor de msurare a performanelor care vor fi utilizate, precum i cine
va fi responsabil i pentru ce anume. Pentru observarea i analiza cauzelor principale
ale problemelor de calitate n vederea elaborrii planului de mbuntire, se pot
aplica instrumente i tehnici statistice cum sunt: fie de control, histograme, diagrame
Pareto, diagrame de corelaie
Faza de executare (DO). Se aplic pe scar mic, n scopul testrii, planul de
mbuntire, elaborat n faza de planificare, cu implicarea tuturor angajailor. Aceasta
va include instruirea n metodele tiinifice, examinarea informaiilor feedback
obinute de la clieni cu privire la ateptrile acestora, colectarea informaiilor
statistice din procese, nelegerea controlului i variaiilor proceselor, formarea
echipelor de lucru pentru proiectele de mbuntire i comunicarea succeselor
rezultate. n aceast faz va avea loc implementarea pe scar mic a oricrei schimbri
sau oricrui test planificat i vor fi colectate datele rezultate.
Faza de verificare (CHECK). n faza de verificare sunt investigate rezultatele
implementrii pe scar mic a planului de mbuntire. Aceast verificare implic
msurarea i observarea efectelor oricrei schimbri sau oricrui test, efectuate n
faza de executare, analiza rezultatelor precum i analiza msurii n care diferenele

96
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

dintre necesitile clienilor i performanele proceselor au fost micorate prin


adoptarea planului. n analiza rezultatelor vor fi utile metodele statistice cum sunt: fie
de control, histograme, diagrame Pareto. Rezultatele verificrii pot confirma sau nu c
proiectul de mbuntire este corect.
Faza de aciune (ACT). n aceast faz se ia decizia asupra implementrii planului:
schimbrile vor fi adoptate sau abandonate n funcie de rezultatele fazei precedente.
Se va obine feedback-ul din procese i de la clieni dup implementarea pe scar
mare a planului. Astfel de informaii vor oferi o evaluare real a succesului planului.
Metodologia PDCA trebuie aplicat n fiecare dintre cele patru faze care compun acest
ciclu. Aadar, faza PLAN se realizeaz prin aplicarea PDCA, faza DO de asemenea, .a.m.d.
Procesul de mbuntire continu a calitii poate fi considerat ca o serie de rotaii ale PDCA,
efectuate n continuare de toate persoanele care lucreaz n ntreprindere. ntreaga strategie
KAIZEN se bazeaz pe gestiunea continu a metodei PDCA pentru orice proces din
ntreprindere.
ISO 9001 si ISO 9004 au fost elaborate ca o pereche unitar de standarde ale
sistemului de management al calitii, destinate s se completeze unul pe cellalt, dar care s
poat fi de asemenea utilizate independent. Dei cele dou standarde internaionale au
domenii de aplicare diferite, ele au o structur similar cu scopul de a facilita utilizarea lor ca
o pereche unitar.
ISO 9001 specific cerinele unui sistem de management al calitii care poate fi
utilizat de organizaii pentru aplicarea n scopuri interne, pentru certificare, sau pentru
scopuri contractuale. Standardul se concentreaz asupra eficacitii sistemului de
management al calitii n satisfacerea cerinelor clientului.
ISO 9004 furnizeaz ndrumri ntr-un domeniu mai larg de obiective ale unui sistem
de management al calitii dect ISO 9001. ndeosebi pentru mbuntirea continu a
performanelor i eficienei globale a unei organizaii, precum i a eficacitii acesteia. ISO
9004 este recomandat ca un ghid pentru organizaiile al cror management de la cel mai nalt
nivel dorete s depeasc nivelul cerinelor din ISO 9001, n scopul mbuntirii continue a
performanei. Totui, acesta nu este destinat s fie utilizat pentru certificare sau n scopuri
contractuale.
Standardul Internaional este aliniat cu standardul ISO 14001: 1996 pentru a mri
compatibilitatea celor doua standarde n beneficiul comunitii de utilizatori. Acest Standard
Internaional nu include cerine specifice altor sisteme de management cum ar fi cele
specifice pentru managementul mediului, managementul sntii i securitii ocupaionale,
pentru managementul financiar sau pentru managementul riscului. Totui, acest Standard

97
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Internaional permite unei organizaii s-i alinieze sau s-i integreze propriul sistem de
management al calitii cu cerinele sistemului de management cu care este corelat.
O organizaie poate s-i adapteze sistemul (sistemele) de management existent (existente)
pentru a-i stabili un sistem de management al calitii care s satisfac cerinele acestui
Standard Internaional.

1.5. Cerine referitoare la documentaie

1.5.1. Generaliti

Scopul comunicrii manageriale este de a asigura un flux informaional corect,


eficient, att pe orizontal ct i pe verticala structurii organizatorice, n vederea realizrii
obiectivelor strategice i operaionale stabilite. Acest fapt presupune c ntr-o organizaie nu
se poate realiza o comunicare eficient conjunctural ci este necesar s se realizeze proceduri
de comunicare care s asigure funcionarea, n termeni de performan, a instituiei.
Comunicarea managerial/organizaional este un proces intenionat, interpersonal
de transfer de informaie i senzaii ntre indivizi, grupuri sau subcomponente organizaionale
i organizaie. Din analiza procesului managerial reiese n mod evident rolul fundamental al
comunicrii ca i instrument n cadrul sistemul managerial al oricrei organizaii prin care
managerul, n scopul realizrii obiectivelor propuse, i exercit funciile manageriale: de
planificare, de organizare, de motivare i antrenare, de coordonare, de control i evaluare.
n contextul aplicrii reformei n educaie, pornind de la ideea promovrii unor
manageri lideri i nu doar a unor manageri administratori se remarc un aspect esenial;
comunicarea managerial intern nu este doar un INSTRUMENT ci i o FOR dinamic,
independent i inovatoare care se manifest n special n relaiile cu subordonaii,
concretizndu-se prin ceea ce realizeaz managerul dincolo de atribuiile sale de
administrator.
Modul de comunicare al managerului competent, participativ - reformator, cu un stil
de conducere situaional bazat pe comportamentul de susinere, i atrage pe angajai i le d
energie n scopul aderrii la o viziune. Alinierea la criteriile impuse sistemului de nvmnt,
de politicile europene n domeniul educaiei reclam existena n cultura organizaional, a
conceptelor de calitate i performan, de devotament i dragoste fa de munc.
Marcnd contientizarea importanei deosebite pe care informaia o are pentru dezvoltarea
instituiei, funcia de comunicare realizeaz unitatea tuturor funciilor manageriale,
permind, n acelai timp, sistemului managerial o eficien superioar.

98
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Uneori comunicarea managerial este deficitar realizat datorit unui sistem de


comunicare rigid. Sistemul de comunicare trebuie conceput ca un organism dinamic, capabil
n orice moment s se adapteze nevoilor de informare i de reacie ale angajailor din
instituie. Realizarea unei proceduri este o munc laborioas de echip. Este obligatoriu ca
persoanele care particip la redactarea unei proceduri s aib experien bogat n
coordonarea procesului managerial, o viziune de ansamblu asupra interdependenelor
existente ntre diferite aciuni, s cunoasc prevederile legislative n domeniu i cerinele
managementului calitii. Documentaia realizat iniial, trebuie s fie actualizat permanent,
s fie util, precis, uor de examinat, disponibil i accesibil managerului, salariailor i
terelor persoane (auditori). Acest fapt este determinat i un alt rol pe care l are o procedur:
acela de a asigura continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal.
Modelul de procedur, realizat ca aplicaie practic n cadrul lucrrii, poate constitui
un suport util de lucru pentru conductorii instituiilor de nvmnt preuniversitar, n
intenia acestora de a realiza un management de calitate.
Documentele sistemului de management al calitii, SMC, structurate ierarhic, includ:
Manualul calitii,
Proceduri (generale i operaionale),
Instruciuni de lucru,
Documentaie suport,
nregistrri.
Manualul calitii este utilizat pentru demonstrarea aplicrii politicii referitoare la
calitate, pentru prezentarea unitii de nvmnt i a SMC adoptat, pentru a furniza date n
vederea auditrii SMC, ca document de lucru al conducerii n ceea ce privete calitatea.
Procedurile generale descriu procesele manageriale necesare funcionrii SMC n
unitatea de nvmnt, conform SR EN ISO 9001:2001.
Procedurile operaionale se refer la procesele de baz (de derulare a procesului de
nvmnt) i procesele suport (resurse umane, aprovizionare, bibliotec etc.). Sunt
documente sintetice care descriu modul de efectuare a unor activiti, prin identificarea clar
a aciunilor componente (Ce se face) cu precizarea locului de desfurare (Unde se face),
responsabilitilor (Cine face) i a termenului de realizare pentru fiecare n parte.
Instruciunile de lucru documenteaz modul n care se execut o activitate specific i
reprezint documente de lucru pentru personalul executiv. Acestea presupun o descriere
detailat a modului de realizare a unor activiti specifice sau a unor aciuni dintr-un proces
(Cum se face).

99
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Documentaia suport cuprinde documentele referitoare la structuri i reguli de


funcionare aplicate n unitatea de nvmnt ( Regulamente de ordine interioar,
Statute de funcionare, etc.) i alte documente de provenien intern i extern.
nregistrrile, completate pe formularele incluse n proceduri i instruciuni, demonstreaz c
procesele s-au desfurat i prezint rezultatele obinute.
Documentele SMC, pe lng rolul lor de a oferi un cadru organizatoric i metodologic
aciunilor, proceselor i interfeelor dintre zonele de activitate, asigur:
coerena documentaiei de referin cu procesele de msurare, analiz i
mbuntire,
definirea criteriilor de acceptare pentru toate etapele proceselor,
evidena pstrrii nregistrrilor calitii.
Procedura Controlul documentelor, cod PG 4.2-01, reglementeaz aciunile i
responsabilitile pentru elaborarea ca form, coninut i codificare a documentelor aferente
SMC din unitatea de nvmnt.

1.5.2. Manualul Calitii

Manualul Calitii este organizat pe structura standardului SR EN ISO 9001:2001 i este


inut sub control conform cerinelor descrise n procedura general Controlul documentelor,
cod PG 4.2-01.
n Manualul Calitii sunt trecute toate dovezile cuprinztoare pentru toi clienii,
furnizorii i angajaii, n legtur cu modalitile de inere sub control specifice implementate
pentru a asigura calitatea activitilor prestate. n manual sunt trecute toate documentele
referitoare la calitate. n acesta se regsesc toate procedurile, instruciunile de lucru,
formulare utilizate precum i cu nregistrrile calitii, create pentru toate activitile
desfurate n instituia respectiv, didactice i nedidactice. Prin acest manual se urmrete
ca instituia respectiv s poat demonstra c activitile desfurate sunt conforme cu
prevederile standardelor n vigoare.
Manualul Calitii va servi att ca referin pentru implementarea, meninerea i
mbuntirea permanent a sistemului de management al calitii, ct i ca mijloc de
prezentare a sistemului implementat n relaia cu clienii sau cu organismele de reglementare.
Manualul Calitii este constituit din 8 capitole, subcapitole, anexe, proceduri, instruciuni de
lucru i formulare, conform ISO 9001:2001:

100
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

1. Introducere
1.1. Generaliti
1.2. Declaraia de politic n domeniul calitii
1.3. Obiect i domeniu de aplicare
1.4. Excluderi
2. Referine
2.1. Documente de referin
2.2. Terminologie i abrevieri
3. Prezentarea organizaiei
3.1. Date despre organizaie
3.1.1. Istoricul i statutul juridic al instituiei.
3.1.2. Misiunea instituiei
3.1.3. Obiectivele instituiei
3.2. Structura organizatoric a instituiei.
4. Sistemul de management al calitii
4.1. Generaliti
4.2. Documentaia sistemului de management al calitii
4.2.1. Generaliti
4.2.1.1. Documentaia sistemului de management al calitii din instituie (manualul
calitii, procedurile generale, procedurile operaionale, instruciunile de lucru, formulare,
nregistrrile calitii)
4.2.2. Manualul Calitii
4.2.3. Controlul documentelor
4.2.4. Controlul nregistrrilor
5. Responsabilitatea managementului
5.1. Angajamentul managementului
5.2. Orientarea ctre client
5.3. Politica n domeniul calitii
5.4. Planificare
5.4.1. Obiectivele calitii
5.4.2. Planificarea sistemului de management al calitii
5.5. Responsabilitate, autoritate i comunicare
5.5.1. Responsabilitate i autoritate
5.5.2. Reprezentantul managementului (responsabilul CEAC sau persoana desemnat de
conducerea instituiei)

101
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

5.5.3. Comunicarea intern


5.6. Analiza efectuat de management
5.6.1. Generaliti
5.6.2. Elemente de intrare ale analizei
5.6.3. Elemente de ieire ale analizei
6. Managementul resurselor
6.1. Asigurarea resurselor
6.2. Resurse umane
6.2.1. Generaliti
6.2.2. Competen, contientizare i instruire
6.3. Infrastructur
6.4. Mediu de lucru
7. Prestarea activitilor
7.1. Planificarea prestrilor activitilor
7.2. Procese referitoare la relaia cu clientul
7.2.1. Determinarea cerinelor la activiti i rezultate
7.2.2. Analiza cerinelor referitoare la activiti i rezultate
7.2.3. Comunicarea cu clientul
7.3. Proiectare (planului de nvmnt)
7.3.1. Generaliti
7.3.2. Planificarea proiectrii Interferene organizatorice i tehnice
7.3.3. Elemente de intrare ale proiectrii
7.3.4. Elemente de ieire ale proiectrii
7.3.5. Analiza proiectrii
7.3.6. Verificarea proiectului
7.3.7. Validarea proiectului
7.3.8. Controlul modificrilor n proiectare i dezvoltare
7.4. Aprovizionare (se refer la selecia de elevi, oferta educaional, schimburi de
elevi, interne sau internaionale)
7.5. Prestarea activitilor
7.6. Controlul mijloacelor de msurare i monitorizare
8. Monitorizare i msurare
8.1. Generaliti
8.2. Monitorizare i msurare
8.2.1. Satisfacia clientului

102
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

8.2.2. Audit intern


8.2.3. Monitorizarea i msurarea proceselor
8.2.4. Monitorizarea i msurarea activitilor i rezultatelor
8.3. Controlul activitilor i rezultatelor neconforme
8.4. Analiza datelor
8.5. mbuntire
8.5.1. mbuntirea continu
8.5.2. Aciune corectiv
8.5.3. Aciune preventiv
Anexele din Manualul Calitii trebuie s cuprind :
Organigrama instituiei
Succesiunea i interaciunea proceselor sistemului de management al calitii
Centralizatorul de documente
Manualul Calitii este revizuit periodic. Revizia este consemnat prin nscrierea
numrului de ordine a reviziei, la rubrica corespunztoare Revizie de pe foaia de
prezentare. Modificrile sunt inute sub control prin nscrierea modificrii pe Lista de control
a ediiilor/reviziilor, formular cod F03-PG 4.2-01, conform procedurii Controlul documentelor,
cod PG 4.2-01. Fiecare exemplar va avea nscris un numr de ordine n dreptul rubricii
Exemplar.
Multiplicarea Manualului Calitii se face cu acordul conductorului instituiei.
Arhivarea se face de ctre responsabilul din CEAC i se consemneaz n Registrul de eviden
documente, cod R-DOC.
Difuzarea se face pe baz de List de difuzare. Exemplarele n eviden sunt difuzate
n mod controlat n interiorul i exteriorul unitii de nvmnt, persoanelor cu
responsabiliti deosebite privind sistemul de management al calitii i sunt actualizate cu
prilejul oricrei schimbri aduse sistemului.
Deintorul unui exemplar n eviden rspunde de pstrarea sa n siguran i trebuie
s-l poat pune oricnd la dispoziia CEAC pentru actualizare sau revizie. Fiecare exemplar
controlat va fi marcat cite cu numrul exemplarului n dreptul rubricii Exemplar.
Manualul calitii poate fi difuzat i n regim informativ, cu evideniere n lista de
difuzare. n acest caz se marcheaz cite meniunea Informativ n dreptul rubricii
Exemplar. Aceste exemplare nu se actualizeaz. Exemplarele informative au regim
confidenial. Modificrile au acelai regim de avizare i aprobare ca i documentul original.
Descrierea sumar a modificrilor se regsete n pe Lista de control a ediiilor/reviziilor,

103
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

formular cod F03-PG 4.2-01. Orice modificare atrage dup sine o nou revizie. Numrul de
revizii este limitat la maxim 4.
O nou ediie a manualului calitii se va elabora atunci cnd se fac modificri majore
a coninutului manualului sau dup 4 revizii.

1.5.3. Controlul documentelor

Procesul de inere sub control al documentelor SMC este reglementat n procedura


general Controlul documentelor, cod PG 4.2-01. Procedura stabilete responsabilitile i
modul de lucru pentru controlul i verificarea activitilor privind pregtirea, avizarea,
aprobarea, difuzarea, nregistrarea, modificarea i retragerea documentelor cerute de
sistemul de management al calitii.
Unitatea de nvmnt efectueaz controlul asupra urmtoarelor documente:
A. Documente interne:
Manualul calitii,
Proceduri documentate (generale i operaionale),
Instruciunile de lucru,
nregistrri.
B. Documente externe:
Documente privind cadrul legal de desfurare a activitii n nvmntul
preuniversitar, ca: Legi, Hotrri de guvern, Ordonane, Ordonane de urgen, Ordine
emise de minister, comunicri ISJ, etc.
Instruciuni i reglementri naionale i internaionale aplicabile.
Procesul de control al documentelor externe ale SMQ este documentat n procedura
general Controlul documentelor, cod PG 4.2-01 i se realizeaz prin inerea sub control a
documentelor din Inventarul documentelor SMC. Toate documentele externe sunt inute sub
control de secretariatul unitii de nvmnt/oficiul juridic din cadrul instituiei de
nvmnt superior, care rspunde de actualizarea i arhivarea lor.
Procedura de organizare Elaborarea documentelor SMQ, cod PO5.01, reglementeaz
aciunile i responsabilitile pentru elaborarea ca form i coninut a documentelor interne
aferente SMC din unitate. Pentru identificarea i regsirea uoar a documentelor SMC
procedura stabilete un sistem de codificare a documentelor. Sistemul de codificare nu se
aplic documentelor externe. Modificarea unui document se efectueaz numai dup analiz
i aprobare, urmnd acelai regim ca i documentul original. Documentele perimate se retrag
din punctele de lucru de ctre personalul elaborator. Retragerea n arhiv a documentelor
SMC se face de ctre personal specializat din CEAC.
104
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

1.5.4. Controlul nregistrrilor

Procesul de inere sub control a nregistrrilor, ca dovezi ale conformitii cu cerinele


i ale funcionrii eficace a sistemului de management al calitii, este reglementat n
procedura general Controlul nregistrrilor, cod PG 4.2-02. Procedura stabilete
responsabilitile i modul n care se realizeaz identificarea, colectarea, ndosarierea,
arhivarea i distrugerea nregistrrilor calitii. nregistrrile calitii efectuate n cadrul
proceselor SMC se regsesc pe/n:
Formulare tipizate,
Registre,
Procese verbale, rapoarte, analize etc.
Toate nregistrrile au o identitate unic. Lista formularelor SMQ n vigoare se
pstreaz la CEAC, care gestioneaz i formularele n original. nregistrrile trebuie s rmn
lizibile i regsibile cu uurin i s fie pstrate n condiii care s asigure integritatea lor.
Procedura stabilete modul de acces la date i reglementeaz modul i durata de pstrare a
acestora.

1.6. Structura unei proceduri documentate

O procedur documentat, care s rspund cerinelor ISO 9001, ISO 14001, ISO
22000, poate fi alctuit din trei pri: text, scheme si formulare. O procedur documentat
specific prezint modul de operare i de control a unei activiti/proces.
n acest subcapitol, ncercm s venim n ntmpinarea dvs. dac dorii s tii care
este structura unei proceduri documentate solicitate de diversele standarde n domeniul
managementului (ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 22000, etc.).
O procedur documentat este un document care specific modul de operare i de
control a unei activiti/proces. O procedura documentat poate fi alctuit din trei pri:
text, scheme i formulare.
Partea de text a procedurilor reprezint textul documentului n cauz, cuprinznd
criteriile de operare i control a procesului/activitii care face subiectul procedurii
documentate i uneori i metodele prin care se realizeaz operarea i controlul
procesului sau activitii;
Partea de scheme a procedurilor are ca scop lmurirea concentrat i n acelai timp
simplificat a unei probleme, avnd doar rol informativ, de nelegere a unui subiect
legat de sistemul de management;

105
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Partea de formulare a procedurilor este reprezentata prin diverse tipizate (tabele),


care prin completarea acestora duc la nregistrri prin care se confirm operarea
i/sau controlul procesului descris n procedura documentat.
Partea text a unei proceduri documentate poate avea urmtoarele seciuni:
Scopul i domeniul de aplicare: presupune scopul pentru care a fost alctuit
procedura (de ce a fost ntocmit acea procedur documentat) i domeniul pentru
care aceasta este valabil.
Definiii, prescurtri, simboluri: sunt prezentate concret acele elemente care concur
la nelegerea procedurii.
Documente de referin: documentele in raport cu care s-a alctuit procedura
documentata sau acele documente la care se face referire in textul acesteia.
Procedura sau operarea i controlul procesului: modul n care se desfoar i se
controleaz activitatea/procesul descris n procedura documentat.
Responsabiliti: responsabilul pentru planificarea, organizarea, coordonarea,
efectuarea, controlarea i evaluarea activitilor prezentate n procedur.
nregistrri: tipizatele (tabelele) care stau la baza nregistrrilor, modul cum se
realizeaz nregistrrile care confirm desfurarea activitii/procesului conform cu
cerinele stabilite, precum i modul cum sunt inute nregistrrile sub control.
Anexe: schemele i formularele procedurii documentate.

2. Concepte, principii i reglementri privind standardele i standardizarea

2.1. Definiia i tipologia standardului

Standardul este, prin definiie un document stabilit prin consens i aprobat de un


organism recunoscut, care furnizeaz pentru utilizri comune i repetate reguli, linii
directoare i caracteristici referitoare la activiti i rezultatele acestora, n scopul obinerii
unui grad optim de ordine ntr-un context dat, Ordonana Guvernului OG nr. 39/1998 privind
activitatea de standardizare naional n Romnia aprobat prin Legea nr.355/2002).
Conform unei recomandri din documentul internaional mai sus menionat, orice
standard trebuie s se bazeze pe rezultatele conjugate ale tiinei, tehnicii i experienei i s
aib drept scop promovarea avantajelor optime ale comunitii.
Standardul reprezint un REFERENIAL ce este deosebit de util n procesul de evaluare
a conformitii caracteristicilor unui proces/ produs/ serviciu sau organizaii/ persoane, etc.

106
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

cu cerinele unui anumit standard, n scopul determinrii calitii procesului/ produsului/


serviciului respectiv, sau organizaiei/ persoanei respective.
Evaluarea conformitii se poate face fie n scopul acceptrii/ respingerii unui produs/
serviciu (inspecie) - cu sau fr atestarea n scris a conformitii acelui produs/ serviciu cu
standardul avut n vedere (certificare) fie n scopul atestrii n scris a conformitii unei
organizaii cu un anumit standard (acreditare).
Scopul Standardelor este:
1. S contureze principiile de baza care reprezint practica de audit intern aa cum trebuie
ea sa fie.
2. S furnizeze un cadru general de realizare si susinere a unei game largi de activiti de
audit intern care genereaz o valoare adugat.
3. S funcioneze ca un cadru de referina pe baza cruia se evalueaz rezultatele auditului
intern.
4. S stimuleze mbuntirea proceselor si operaiunilor organizaiei.
Standardele cuprind Standarde de Calificare, Standarde de Performanta si Standarde
de Implementare.
Standardizarea este o activitate specific i complex care are ca scop final,
elaborarea i aprobarea sau adoptarea, dup caz, de standarde. Standardele Romne SR fac
obiectul standardizrii naionale, standardele profesionale al standardizrii sectoriale iar
standardele de firm al standardizrii interne (n cadrul unei organizaii).
De remarcat c, dei standardele profesionale i standardele de firm de asemenea
voluntare au fost eliminate din noua lege a standardizrii (pentru ca Romnia s se
conformeze practicilor existente n statele membre ale UE, ntruct elaborarea i utilizarea lor
rmne exclusiv la latitudinea agenilor economici interesai, statul neavnd dect, eventual,
un rol de parte interesat), aceast situaie nu nsemn c standardele profesionale i
standardele de firm nu ar mai exista n Romnia. Dar, din pcate, n Romnia, standardizarea
sectorial i standardizarea intern sunt nc sub-dezvoltate...
Standardizarea este voluntar i, indiferent de obiectul i amploarea ei, procesul de
standardizare trebuie s fie ntotdeauna transparent i bazat pe consensul majoritii prilor
interesate, n sensul realizrii standardizrii de ctre i pentru aceste pri interesate.
Actualmente, n Romnia, aplicarea standardelor nu mai este obligatorie, ntruct
toate Standardele Romne sunt facultative dar aplicarea unui standard naional poate
deveni obligatorie, n totalitate sau n parte, pe ntreg teritoriul, pe plan zonal sau pe plan
local, numai conform prevederilor unei reglementri tehnice adoptate n cazul n care

107
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

considerente de ordin public (...) fac necesar o asemenea msur (art.6), prin decizia unei
autoriti naionale.

2.2. Standardizarea naional n Romnia

Standardizarea naional prezint urmtoarele avantaje principale (conf.art.2 al


Ordonanei Guvernului OG nr. 39/1998 privind activitatea de standardizare naional n
Romnia aprobat prin Legea nr.355/2002):
mbuntirea calitii vieii,
obinerea unor economii de resurse,
asigurarea inter-comparabilitii produselor/ serviciilor/ proceselor prin stabilirea unui
sistem unitar de cerine pentru certificarea conformitii,
recunoaterea internaional a produselor i serviciilor realizate n Romnia,
promovarea rezultatelor consolidate ale tiinei i tehnologiei, innd seama de gradul
de dezvoltare a economiei naionale
Cele mai importante principii ale standardizrii naionale includ (conf.art.4 al
Ordonanei Guvernului OG nr. 39/1998 privind activitatea de standardizare naional n
Romnia aprobat prin Legea nr.355/2002):
a) elaborarea i aprobarea standardelor naionale pe baza consens-ului prilor
interesate;
b) transparen i disponibilitate public;
c) reprezentarea intereselor publice;
d) caracterul voluntar al participrii la activitile de standardizare naional i al aplicrii
standardelor naionale;
e) accesul liber la elaborarea standardelor naionale pentru toate prile interesate;
f) independen fa de orice posibil interes specific predominant ;
g) respectarea regulilor standardizrii europene i internaionale ;
h) dezvoltarea standardizrii naional n corelare cu evoluia legislaiei.
Conform noii legislaii n domeniul standardizrii, standardele naionale Standardele
Romne sunt elaborate i aprobate exclusiv de ASRO, Asociaia de Standardizare din
Romnia (www.asro.ro), o asociaie - persoan juridic romn de drept privat, de interes
public, fr scop lucrativ, neguvernamental i apolitic ce a fost constituit ca organism
naional de standardizare n baza prevederilor OG 39/ 1998 i ale Legii nr.355/2002. ASRO a
preluat n 1998 responsabilitile fostului Institut Romn de Standardizare (IRS) desfiinat,
conform prevederilor Legii nr. 35/ 2002.

108
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

2.3. Standardizarea sectorial n Romnia

Standardizarea sectorial are ca scop elaborarea i aprobarea de standarde


profesionale, specifice anumitor sectoare/ domenii de activitate. Aceste standarde corespund
fostelor norme interne departamentale (NID) sau norme interne de ramur (NIR)
existente n Romnia nainte de 1992. Dup 1992 au aprut i s-au dezvoltat n Romnia
anumite organizaii - de regul de tip asociaie profesional, autoritate naional, institut de
cercetare, etc. - care au elaborat standarde profesionale n anumite domenii/ sectoare de
activitate. Dar, evident, standardele elaborate de ele nu se numesc standarde profesionale
(pentru c nu mai exist o reglementare care s le introduc n uz ca atare) ci, de exemplu:
norme, specificaii, proceduri, instruciuni, regulamente, planuri, programe, etc. Ele ar putea
fi utilizate ca referenial pentru ceea ce se face i/ sau cum se face, ntr-un anumit
domeniu/ sector de activitate deci ar putea fi considerate ca fiind standarde doar n
msura n care aceste documente au fost elaborate prin consensul tuturor prilor interesate
i au fost aprobate de un organism recunoscut.
Elaborarea standardelor profesionale se face exclusiv din iniiativa i cu participarea
tuturor prilor interesate, prin consens-ul lor; ele reprezint astfel un numitor comun
acceptabil i posibil al cerinelor rezultate din necesitatea satisfacerii intereselor tuturor
prilor interesate ce acioneaz n sectorul/ domeniul respectiv.

2.4. Principii de realizare i funcionare a standardelor din Romnia

n sistemul educaional se identific urmtoarele standarde:


naionale;
cele cu caracter general;
identice pentru subsistemul public i particular;
unice pentru evaluarea intern (autoevaluare) i evaluarea extern;
comune pentru toate autoritile educaionale cu rol de evaluare,
monitorizare, control.

Nivelurile de realizare a calitii n unitile de nvmnt preuniversitar sunt jalonate


prin standarde, n modul urmtor:
Satisfctor: standardele de acreditare, cu descriptori evaluabili binar (da/nu);
obligatorii; reprezint minimul de calitate;

109
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Foarte bine: standardele de referin (de calitate), cu descriptori ilustrativi ai calitii ca


progres, valoare adugat; reprezint nivelul optimal, pe baza bunelor practici
(benchmarks) naionale i internaionale.
Standardele normative i de excelen:
O coal excelent ndeplinete toate standardele obligatorii (de acreditare), atinge toi
descriptorii ilustrativi din standardele de referin (de calitate) i inoveaz cel puin ntr-una
din cele 43 de zone msurate de indicatorii de performan, crendu-i propriul standard.
Standardele de evaluare: standardele de acreditare i de referin (de calitate)

2.4.1. Tipuri de standarde

Standardele de acreditare: standarde de autorizare, standarde de acreditare i de


evaluare periodic;
Standardele de referin (de calitate).
Standardele au o structur comun, fiind realizate n mod unitar i n continuitate,
evideniindu-se, pentru fiecare domeniu, criteriu, subdomeniu i indicator, un progres clar de
la descriptorii pentru autorizare, la cei pentru acreditare i la aceia din standardele de
referin.
Domeniile (3) i criteriile (15) prevzute de lege sunt generale i, ca urmare, ele sunt
operaionalizate n subdomenii, n conformitate cu bunele practici existente i cu structura
modelelor de calitate aplicate la ora actual. Pentru fiecare subdomeniu, sunt precizai
indicatori corespunztori (43), pentru a evalua gradul de realizare a unei activiti
desfurate de o organizaie furnizoare de educaie. Indicatorul de performan reprezint
un instrument de msurare a gradului de realizare a unei activiti desfurate de o
organizaie furnizoare de educaie prin raportare la standarde, respectiv la standarde de
referin.
Pentru fiecare indicator, sunt formulai descriptori. Diferenierea ntre standarde (de
autorizare i de acreditare) i standardele de referin este realizat prin modul de definire a
descriptorilor specifici:
Pentru standard (de autorizare i acreditare) ca descriere a cerinelor, formulate n
termen de reguli sau rezultate, care definesc nivelul minim obligatoriu de realizare a unei
activiti n educaie.
Pentru standardul de referin, ca descriere a cerinelor care definesc un nivel optimal
de realizare a unei activiti de ctre o organizaie furnizoare de educaie, pe baza bunelor
practici existente la nivel naional, european sau mondial.
110
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

n concluzie, standardele cuprind:


Domeniile (3) i criteriile (15) prevzute n art. 10 din Ordonana de Urgen a
Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei, aprobat cu
completri i modificri prin Legea nr. 87/2006;
subdomeniile corespunztoare domeniilor i criteriilor respective; un numr de
indicatori (43);
un numr variabil de descriptori care s arate, pentru fiecare indicator, regula
care trebuie respectat sau rezultatul care trebuie obinut - pentru standardele
de funcionare (de autorizare, de acreditare / de evaluare periodic) sau cerinele
care indic nivelul optimal de realizare pentru standardele de calitate (de
referin).

Descriptorii sunt formulai n termeni cantitativi (numr, procente etc.) i calitativi


(concordan, adecvare, progres etc.), astfel nct ndeplinirea cerinelor s poat fi dovedit
n mod obiectiv, pe baza unor dovezi clare.
Pentru fiecare standard, ARACIP a elaborat fie sintetice care indic i tipul de dovezi
necesare dovedirii ndeplinirii standardului, pentru fiecare descriptor.
Structura comun a standardelor i a standardelor de referin (care cuprinde
domeniile, criteriile, subdomeniile i indicatorii) este urmtoarea:
Standardele sunt principii de realizare i funcionare; standardele de acreditare;
standardele de referin (de calitate); structur; tablou numeric; aplicabilitate.

2.4.2. Structura comun a standardelor i a standardelor de referin (cuprinde domeniile,


criteriile, subdomeniile i indicatorii)

A) Capacitate instituional
a) structurile instituionale, administrative i manageriale
1. Management strategic
1.1. Existena, structura i coninutul documentelor proiective (proiectul de dezvoltare
i planul de implementare);
1.2. Organizarea intern a unitii de nvmnt;
1.3. Existena i funcionarea sistemului de comunicare intern i extern.
2. Management operaional

111
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

2.1. Funcionarea curent a unitii de nvmnt;


2.2. Sistemul de gestionare a informaiei (nregistrarea, prelucrarea i utilizarea
datelor i informaiilor);
2.3. Asigurarea serviciilor medicale pentru elevi;
2.4. Asigurarea securitii tuturor celor implicai n activitatea colar, n timpul
desfurrii programului;
2.5. Asigurarea serviciilor de orientare i consiliere pentru elevi.
b) baza material
1. Spaii colare
1.2. Dotarea spaiilor colare;
1.3. Accesibilitatea spaiilor colare;
1.4. Utilizarea spaiilor colare.
2. Spaii administrative
2.1.Existena, caracteristicile i funcionalitatea spaiilor administrative.
3. Spaii auxiliare
3.1. Existena, caracteristicile i funcionalitatea spaiilor auxiliare;
3.2. Accesibilitatea spaiilor auxiliare;
3.3. Utilizarea spaiilor auxiliare.
4. Materialele i mijloacele de nvmnt, auxiliarele curriculare
4.1. Dotarea cu mijloacele de nvmnt i cu auxiliare curriculare;
4.2. Existena i dezvoltarea fondului bibliotecii colare/centrului de informare i
documentare;
4.3. Dotarea cu tehnologie informatic i de comunicare;
4.4. Accesibilitatea echipamentelor, materialelor, mijloacelor de nvmnt i
auxiliarelor curriculare
5. Documente colare
5.1. Procurarea i utilizarea documentelor colare i a actelor de studii.
c) resursele umane
1. Managementul personalului
1.1. Managementul personalului didactic i de conducere;

112
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

1.2. Managementul personalului didactic auxiliar i personalului nedidactic.

B) Eficacitate educaional
a) coninutul programelor de studiu
1. Oferta educaional
1.1. Definirea i promovarea ofertei educaionale;
1.2. Existena parteneriatelor cu reprezentani ai comunitii.
2. Curriculum
2.1.Proiectarea curriculum-ului;
2.2.Realizarea curriculum-ului.
b) rezultatele nvrii
1. Performanele colare
1.1.Evaluarea rezultatelor colare.
2. Performanele extracolare
2.1. Evaluarea rezultatelor la activitile extra-curriculare (extra-clas i extracolare).
c) activitatea de cercetare tiinific sau metodic, dup caz
1. Activitatea tiinific i metodic
1.1.Activitatea tiinific;
1.2.Activitatea metodic a cadrelor didactice.
d) activitatea financiar a organizaiei
1. Activitatea financiar
1.1. Constituirea bugetului colii;
1.2. Execuia bugetar.

C) Managementul calitii
a) strategii i proceduri pentru asigurarea calitii
1.Autoevaluarea instituional
1.1. Existena i aplicarea procedurilor de autoevaluare instituional.
113
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

2.Managementul calitii la nivelul organizaiei


2.1.Existena i aplicarea procedurile interne de asigurare a calitii;
2.2.Dezvoltarea profesional a personalului.
b) proceduri privind iniierea, monitorizarea i revizuirea periodic a programelor i
activitilor desfurate
1. Revizuirea periodic a ofertei colare
1.1. Revizuirea ofertei educaionale i a proiectului de dezvoltare.
c) proceduri obiective i transparente de evaluare a nvrii
1. Optimizarea procedurilor de evaluare a nvrii
1.1.Existena i aplicarea procedurilor de optimizare a evalurii nvrii.
d) proceduri de evaluare periodic a calitii corpului profesoral
1. Evaluarea corpului profesoral
1.1.Evaluarea calitii activitii corpului profesoral.
e) accesibilitatea resurselor adecvate nvrii
1. Optimizarea accesului la resursele educaionale
1.1.Optimizarea accesului la resursele educaionale.
f) baza de date actualizat sistematic, referitoare la asigurarea intern a calitii
1. Constituirea i actualizarea bazei de date a organizaiei
1.1.Constituirea bazei de date a unitii de nvmnt.
g) transparena informaiilor de interes public cu privire la programele de studii i, dup
caz, certificatele, diplomele i calificrile oferite
1. Asigurarea accesului la informaie al persoanelor i instituiilor interesate
1.1. Asigurarea accesului la oferta educaional a colii.
h)funcionalitatea structurilor de asigurare a calitii educaiei, conform legii nr.1/2011.
1. Funcionarea structurilor responsabile cu evaluarea intern a calitii
1.1.Constituirea i funcionarea structurilor responsabile cu evaluarea intern a calitii.

114
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Diferenierea standardelor i a standardelor de referin se realizeaz prin modul de


formulare a cerinelor n cadrul descriptorilor (n termeni de regul sau rezultat, respectiv
n termeni de nivel optimal de realizare a unei activiti), dar i prin numrul de descriptori
ataai.

3. Sistemul naional de management i asigurare a calitii

3.1. Aspecte legislative

Sistemul naional de management i asigurare a calitii reprezint totalitatea


structurilor instituionale, normelor, procedurilor i activitilor concrete de proiectare,
implementare, evaluare i revizuire/mbuntire a calitii la nivelul sistemului de
nvmnt, al subsistemelor i al unitilor colare.
Sistemul naional de management i asigurare a calitii cuprinde:
Structuri instituionale ARACIP la nivel naional, CEAC la nivel local, alte structuri
care vor fi stabilite la nivel naional, judeean i local (la decizia autoritilor centrale i
locale).
Documente normative stabilite la nivel naional, judeean i local legi, hotrri de
guvern, ordine de ministru, metodologii, regulamente, decizii etc.
Documente reglatoare - ghiduri, manuale i proceduri, strategii, proiecte, programe i
planuri, analize i rapoarte etc.
Instrumente de evaluare chestionare, ghiduri de interviu, fie de observare a
activitii, fie de evaluare, liste de verificare, fie de analiz a documentelor etc.
Activiti specifice reuniuni, asistene la activiti educaionale, interviuri individuale
i de grup, etc.
Cadrul legislativ al Romniei n domeniul calitii n educaie are ca reper central
O.U.G. nr. 75/2005 privind asigurarea calitii n educaie care a fost aprobat cu modificri i
completri prin Legea nr. 87/2006. Acesteia i se adaug Hotrrea nr. 1258 din 18 octombrie
2005 privind aprobarea Regulamentului de Organizare i Funcionare al Ageniei Romne de
Asigurare a Calitii n nvmntul Preuniversitar (ARACIP), care fost modificat prin H.G. nr.
252/22.02.2006.
Ordinul nr. 5337/11.10.2006 privind aprobarea Codului de etic profesional al
experilor n evaluare i acreditare ai ARACIP i Ordinul nr. 5338/11.10.2006 privind aprobarea
Metodologiei privind criteriile de selecie i de formare a experilor nscrii n Registrul ARACIP
al experilor n evaluare i acreditare, au permis selecia experilor care s poat demara
115
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

activitatea de evaluare extern a unitilor de nvmnt preuniversitar. n anul 2007 au fost


emise HG nr.21/10.01.2007 privind aprobarea Standardelor de autorizare de funcionare
provizorie a unitilor de nvmnt preuniversitar, precum i a Standardelor de acreditare i
de evaluare periodic a unitilor de nvmnt preuniversitar i HG nr. 22/25.01.2007
pentru aprobarea Metodologiei de evaluare instituional n vederea autorizrii, acreditrii i
evalurii periodice a organizaiilor furnizoare de educaie, iar n anul 2008 prin HG nr. 1534 s-
au aprobat Standardele de referin i indicatori de performan pentru evaluarea i
asigurarea calitii n nvmntul preuniversitar.
n educaia din Romnia exist, n momentul actual (2014), un sistem complet de
standarde de evaluare instituional pentru nvmntul preuniversitar: standardele de
acreditare i standardele de referin (de calitate). Acestea sunt rodul voinei politice,
contiente c descentralizarea i autonomia colar implic o cretere substanial a
controlului i a rspunderii publice.
Sistemul naional de management i asigurare a calitii se constituie pe baza actelor
normative menionate anterior i a valorilor fundamentale ale educaiei din Romnia i din
Europa:
Pluralismul educaional
Respectarea tradiiei i identitii naionale
Tolerana
Libertatea de opinie
Demnitatea
Patriotismul
Independena gndirii
Respectarea celorlali
Cinste i respect pentru justiie i pentru drepturile celorlali
Respectarea modurilor de via, opiniilor i ideilor diferite de cele proprii, dac
acestea le respect, la rndul lor, pe ale altora
Decen
Angajament n promovarea proceselor democratice
Preocupare pentru bunstarea proprie, a altor persoane i a societi
Sistemul naional de management i asigurare a calitii se bazeaz pe urmtoarele
principii ale educaiei de calitate (cf. Declaraiei de principii a ARACIP, lansat n noiembrie
2005). Educaia de calitate:
Este centrat pe clienii i beneficiarii serviciilor educaionale
Este oferit de instituii responsabile
116
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Este orientat pe rezultate


Respect autonomia individual i are la baz autonomia instituional
Este promovat de lideri educaionali
Asigur participarea actorilor educaionali i valorizarea resursei umane
Se realizeaz n dialog i prin parteneriat
Se bazeaz pe inovaie i pe diversificare
Abordeaz procesul educaional unitar, n mod sistemic
Are ca obiectiv mbuntirea continu a performanelor
nelege interdependena ntre furnizorii i beneficiarii implicai n oferta de educaie.
La nivel de organizaie furnizoare de educaie i la nivel de sistem educaional
identificm urmtoarele obiective principale:
mbuntirea calitii educaiei prin stabilirea i implementarea de mecanisme
instituionale i procedurale de evaluare, asigurare, control i mbuntire a calitii;
producerea i diseminarea de informaii sistematice, coerente i credibile, public
accesibile despre calitatea educaiei, oferite de diferitele organizaii prezente pe piaa
educaional din Romnia;
protecia beneficiarilor de educaie;
crearea unei culturi a calitii la nivelul organizaiei furnizoare de educaie;
fundamentarea politicilor i strategiilor sectoriale n domeniul educaiei.
Sistemul naional de management i de asigurare a calitii are ca scop esenial
mbuntirea calitii educaiei, definit ca ansamblul de caracteristici ale unui program de
studiu i ale furnizorului acestuia, prin care sunt ndeplinite ateptrile beneficiarilor, precum
i standardele de calitate. Principiile calitii sunt:
Managementul calitii
Responsabilitile managementului
Managementul resurselor (fizice i umane)
Proiectarea, dezvoltarea i revizuirea programelor de nvare
Predarea, instruirea practic i nvarea
Evaluarea i certificarea nvrii
Evaluarea i mbuntirea calitii
ncepnd cu februarie 2011, a intrat n vigoare Legea Educaiei Naionale nr. 1/2011
care a introdus o serie de elementele de noutate n sistemul educaional romnesc
preuniversitar, cum ar fi:
compatibilizarea ciclurilor de nvmnt cu cerinele unei educaii moderne i cu
Cadrul European al Calificrilor,
117
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

modernizarea i descongestionarea curriculumului,


reorganizarea sistemului de evaluare a elevilor,
asigurarea unui grad sporit de descentralizare,
responsabilizare i finanare n sistem, asigurarea de anse egale la educaie pentru
grupurile dezavantajate,
revalorizarea nvmntului profesional i tehnic,
reformarea politicilor n domeniul resursei umane,
stimularea nvrii pe tot parcursul vieii.
Conform art. 3 al Legii Educaiei Naionale nr. 1/2011, cu modificrile i completrile
ulterioare, printre principiile care guverneaz nvmntul preuniversitar se pot enumera:
Principiul calitii - n baza cruia activitile de nvmnt se raporteaz la standarde
de referin i la bune practici naionale i internaionale;
Principiul eficienei - n baza cruia se urmrete obinerea de rezultate educaionale
maxime, prin gestionarea resurselor existente;
Principiul rspunderii publice - n baza cruia unitile i instituiile de nvmnt
rspund public de performanele lor;
Principiul transparenei - concretizat n asigurarea vizibilitii totale a deciziei i a
rezultatelor, prin comunicarea periodic i adecvat a acestora;
Principiul centrrii educaiei pe beneficiarii acesteia.
Conform art. 5 din OUG nr. 75/2005 privind asigurarea calitii n educaie, aprobat
cu modificri i completri prin Legea nr. 87/2006 Calitatea educaiei reprezint o prioritate
permanent pentru orice organizaie furnizoare de educaie, precum i pentru angajaii
acesteia, reprezentnd un criteriu fundamental de finanare din surse publice a educaiei. La
alin. 3 se prevede c Furnizorii de educaie trebuie s funcioneze astfel nct prin calitatea
activitii lor s satisfac ncrederea public, iar nvmntul s se afirme ca bun public.
Domeniile i criteriile (Art. 10 din OUG nr. 75/2005) la care se raporteaz asigurarea
calitii educaiei sunt:
A. Capacitatea instituional, care rezult din organizarea intern, din infrastructura
disponibil, definit prin urmtoarele criterii:
a) structurile instituionale, administrative i manageriale;
b) baza material i optimizarea utilizrii bazei materiale;
c) resursele umane i capacitatea instituiei de atragere a resurselor umane externe
instituiei i din afara rii, n condiiile legii;
B. Eficacitatea educaional, care const n mobilizarea de resurse cu scopul de a se obine
rezultatele ateptate ale nvrii, concretizat prin urmtoarele criterii:
118
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

a) coninutul programelor de studiu;


b) rezultatele nvrii;
c) implicare;
d) activitatea financiar a organizaiei;
C. Managementul calitii, care se concretizeaz prin urmtoarele criterii:
a) strategii i proceduri pentru asigurarea calitii;
b) proceduri privind iniierea, monitorizarea i revizuirea periodic a programelor i
activitilor desfurate;
c) proceduri obiective i transparente de evaluare a rezultatelor nvrii, inclusiv de
ctre studeni;
d) proceduri de evaluare periodic a calitii corpului profesoral;
e) accesibilitatea resurselor adecvate nvrii;
f) baza de date actualizat sistematic, referitoare la asigurarea intern a calitii;
g) transparena informaiilor de interes public, inclusiv cele privitoare la programele
de studii i, dup caz, certificatele, diplomele i calificrile oferite;
h) funcionalitatea structurilor de asigurare a calitii educaiei, conform legii.
i) acurateea raportrilor prevzute de legislaia n vigoare.
Aceste domenii i criterii le gsim detaliate n standardele de acreditare i evaluare
periodic a unitilor de nvmnt preuniversitar, anexate la HG nr. 21/10.01.2007.
Aplicarea corect i monitorizarea implementrii acestor prevederi legale n instituiile de
nvmnt poate conduce la asigurarea calitii n sistemul educaional preuniversitar.
Standardul reprezint descrierea cerinelor formulate n termeni de reguli sau
rezultate, care definesc nivelul minim obligatoriu de realizare a unei activiti de educaie.
Standardele de acreditare sunt standarde naionale, care se aplic nvmntului
preuniversitar de stat i particular i se refer la domeniile prevzute de art. 10 din O.U.G. nr.
75/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 87/2006. Domeniile (3) i criteriile (15)
prevzute de lege sunt generale i, ca urmare, ele sunt operaionalizate n subdomenii, n
conformitate cu bunele practici existente i cu structura modelelor de calitate aplicate la ora
actual. Pentru fiecare domeniu (3) sunt definite subdomenii (23), pentru fiecare
subdomeniu sunt formulai indicatori (43), iar la fiecare indicator sunt definii descriptori.
Indicatorul de performan reprezint un instrument de msurare a gradului de
realizare a unei activiti desfurate de o organizaie. Descriptorii sunt enunuri care
stabilesc, n mod concret i observabil, cerinele minime pe care organizaia furnizoare de
educaie trebuie s le ndeplineasc, pentru fiecare indicator, n vederea acreditrii.
Descriptorii sunt formulai n termeni cantitativi (numr, procente etc.) i calitativi

119
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

(concordan, adecvare, progres etc.), astfel nct ndeplinirea cerinelor s poat fi dovedit
n mod obiectiv, pe baza unor dovezi clare. Pentru fiecare standard ARACIP a elaborat fie
sintetice care indic i tipul de dovezi necesare dovedirii ndeplinirii standardului, pentru
fiecare descriptor.

3.2. Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii. Organizare i atribuii

La nivelul fiecrei organizaii furnizoare de educaie din Romnia se nfiineaz Comisia


pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii (CEAC). Organizaia furnizoare de educaie elaboreaz
i adopt strategia i regulamentul de funcionare a comisiei. Conducerea operativ a comisiei
este asigurat de conductorul organizaiei sau de un coordonator desemnat de acesta.
Conductorul organizaiei este direct responsabil de calitatea educaiei furnizate.
Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii n unitile din nvmntul
preuniversitar cuprinde:
1-3 reprezentani ai corpului profesoral, alei prin vot secret de consiliul profesoral;
un reprezentant al sindicatului reprezentativ, desemnat de acesta;
un reprezentant al prinilor, n cazul nvmntului precolar, primar, gimnazial sau
liceal;
un reprezentant al elevilor, n cazul nvmntului profesional, liceal i postliceal;
un reprezentant al consiliului local;
un reprezentant al minoritilor naionale, dup caz, provenind din corpul profesoral,
reprezentanii prinilor sau ai elevilor
Pentru orice organizaie furnizoare de educaie, alta dect o instituie de nvmnt,
Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii cuprinde urmtoarele categorii:
1-3 reprezentani ai furnizorului;
1-3 reprezentani ai beneficiarilor direci;
1-3 reprezentani ai angajatorilor.
Membrii comisiei nu pot ndeplini funcii de conducere n instituia de nvmnt
sau n organizaia respectiv, cu excepia persoanei care asigur conducerea operativ a
acesteia.
Comisia are ca principal obiectiv evaluarea calitii educaiei oferite de unitatea de
nvmnt i, prin activitile desfurate i msurile propuse, urmrete s asigure condiiile
optime pentru realizarea acesteia.
Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii are urmtoarele atribuii:

120
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

coordoneaz aplicarea procedurilor i activitilor de evaluare i asigurare a calitii,


aprobate de conducerea organizaiei furnizoare de educaie, conform domeniilor i
criteriilor prevzute la art. 10 din OUG 75/2005 actualizat.
elaboreaz anual un raport de evaluare intern privind calitatea educaiei n
organizaia respectiv. Raportul este adus la cunotin tuturor beneficiarilor prin
afiare sau publicare;
formuleaz propuneri de mbuntire a calitii educaiei.

La nivelul unitilor de nvmnt Comisia urmrete:


s defineasc, n mod explicit, valorile, principiile i indicatorii calitii, tuturor celor
interesai de asigurarea calitii n educaie;
s construiasc, prin participare i dezbatere, consensul tuturor ,,purttorilor de
interese (elevi, prini, cadre didactice, angajatori, administraie local, ali
reprezentani ai comunitii) n privina valorilor, principiilor, indicatorilor de calitate;
s urmreasc respectarea, n toate procedurile curente de funcionare i dezvoltare,
a valorilor, principiilor i indicatorilor convenii;
s evalueze impactul tuturor proceselor (inclusiv i mai ales al procesului de
nvmnt) i al activitilor desfurate n coal asupra calitii educaiei oferite i
s raporteze n faa autoritilor i a comunitii, asupra modului n care a fost
asigurat calitatea;
s propun msuri de optimizare/cretere/dezvoltare a calitii educaiei oferite de
unitatea de nvmnt la nivelul standardelor privind calitatea dar i al procedurilor
curente care privesc funcionarea i dezvoltarea colii.
s preia, spre operaionalizare i aplicare, Regulamentul de funcionare a CEAC i
Strategia de evaluare intern a calitii (ambele documente elaborate de Consiliul de
Administraie al colii);
s verifice preliminar documentele colii la nceputul anului colar i s formuleze un
plan de mbuntire pe care l nainteaz spre aprobare Consiliului de Administraie;
s elaboreze un plan operaional anual derivat din strategia aprobat, cuprinznd
proceduri i activiti de evaluare i mbuntire a calitii, plan operaional pe care l
nainteaz Consiliului de Administraie spre aprobare;
s realizeze activitile stabilite pentru evaluarea i mbuntirea calitii conform
planificrii, monitorizeaz i evalueaz modul de realizare a acestor activiti;
s realizeze Raportul anual de evaluare intern a calitii pentru anul colar pn la
data de 10 octombrie i l nainteaz spre aprobare Consiliului de Administraie, care
121
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

revizuiete, dac este cazul, documentele programatice i strategiile de dezvoltare


(inclusiv strategia de evaluare intern a calitii);
s fac public Partea a III-a din Raportul anual de evaluare intern a calitii astfel:
este adus la cunotina prinilor, cadrelor didactice n luna octombrie, prin publicarea
pe site-ul propriu, prin discutarea lui n Consiliul profesoral, n cadrul edinelor cu
prinii pe coal, prin afiare etc.
Comisia i raporteaz activitatea Consiliului de Administraie al unitii de
nvmnt, Inspectoratului colar Judeean/ISMB i ARACIP, dup caz. n cadrul unitii de
nvmnt, CEAC are obligaia de a informa, lunar sau ori de cte ori este nevoie, Consiliul de
Administraie i managementul asupra procedurilor urmrite i a activitilor de evaluare
efectuate, precum i a rezultatelor acestora. CEAC trebuie s informeze periodic personalul
colii i celelalte pri interesate asupra procedurilor urmrite i a activitilor de evaluare
efectuate, precum i a rezultatelor acestora.
CEAC realizeaz Raportul anual de evaluare intern a calitii pentru anul colar pn
la data de 10 octombrie i l nainteaz spre aprobare Consiliului de Administraie, care
revizuiete, dac este cazul, documentele programatice i strategiile de dezvoltare (inclusiv
strategia de evaluare intern a calitii). Totodat formuleaz i un plan de mbuntire pe
care l nainteaz, spre aprobare, Consiliului de Administraie.
Activitatea membrilor CEAC poate fi evaluat de ctre Consiliul de Administraie al
unitii de nvmnt, reprezentanii ISJ/ISMB sau ARACIP, prin analiza Planului operaional
propus, analiza documentelor coninute de dosarul comisiei, analiza raportului de evaluare
intern a calitii, sau prin discuii directe cu membrii comisiei etc.

3.3. Procesele prin care se asigur calitatea educaiei

Calitatea educaiei este asigurat prin procese interne i procese externe deopotriv:
A. Procesele interne:
1. Planificarea i realizarea efectiv a rezultatelor ateptate ale nvrii - se realizeaz prin
elaborarea, aplicarea, monitorizarea, evaluarea i revizuirea documentelor proiective i prin
derularea activitii n conformitate cu planificarea.
Activitile sunt realizate, att la nceputul ciclului de proiectare i al anului colar
(planificarea rezultatelor ateptate ale nvrii), ct i permanent, pe parcursul anului colar
(obinerea efectiv a rezultatelor ateptate) de ctre:

122
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Cadrele didactice mpreun cu elevii i cu implicarea, acolo unde este cazul, a


prinilor, a autoritilor locale, a inspectoratelor i a altor pri interesate;
Responsabilii comisiilor metodice;
Conducerea unitii de nvmnt.
2. Monitorizarea rezultatelor - se desfoar permanent pe parcursul anului colar i este
realizat pe baza unor proceduri comune, cunoscute, aplicate de ctre:
Cadrele didactice, elevii, prinii i, dac este cazul, alte pri interesate;
Responsabilii comisiilor metodice;
Comisia pentru evaluare i asigurarea calitii din coal;
Conducerea colii.
3. Evaluarea intern a rezultatelor (autoevaluarea) i aplicarea msurilor reglatoare /
corective dac este cazul - se realizeaz permanent, pe parcursul anului colar (evaluarea de
parcurs a rezultatelor obinute); la sfritul anului colar i al ciclului de proiectare (evaluarea
sugativ a rezultatelor obinute i revizuirea documentelor programatice: proiectul de
dezvoltare, programe, planuri operaionale etc., dac este cazul). Evaluarea intern se
realizeaz cu fie i alte instrumente de evaluare intern, realizate pe baza descriptorilor din
standarde i standarde de referin (v. site ARACIP, http://aracip.edu.ro ) de ctre:
fiecare cadru didactic n parte;
fiecare comisie metodic;
Comisia pentru evaluare i asigurarea calitii.

B. Procesele externe. Evaluarea extern a rezultatelor poate fi realizat de Agenia Romn


de Asigurare a Calitii n nvmntul Preuniversitar, ca instituie public de evaluare
extern i alte agenii private, nfiinate legal i recunoscute de MEN. Evaluarea se realizeaz
cel puin o dat la 3 ani, pentru unitile de nvmnt acreditate pe baza procedurii de
evaluare extern, conform metodologiei n vigoare.

3.4. Strategia de evaluare intern a calitii

Strategia de evaluare intern a calitii va avea acelai orizont temporal ca i proiectul


de dezvoltare instituional (PDI / PAS / PDS) i va rezulta din acesta. Dac intele strategice
din PDI / PAS / PDS sunt formulate n termeni de cretere a calitii, n mod firesc, ele vor
deveni i inte ale Strategiei. Pentru elaborarea acestei strategii, se recomand respectarea
etapei din cercul lui Deming, utilizat i n Cadrul Comun European de Asigurare a Calitii n
nvmntul profesional i tehnic (CQAF).

123
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Planificare
Planificare

Revizuire Implementar
e

Evaluare

Consiliul de Administraie al unitii de nvmnt elaboreaz i adopt Strategia de


evaluare intern a calitii la nivelul unitii colare care cuprinde:
Motivaia fundamentat pe analiza mediului intern i extern realizat n
documentele programatice ale unitii colare (PDI / PDS / PAS, planuri operaionale,
manageriale, programe i proiecte etc.). Diagnoza poate fi preluat, ca atare sau
adaptat, din celelalte documente programatice.
Proiectarea i planificarea activitii de evaluare a calitii:
- intele strategice ale evalurii calitii rezultate din diagnoza menionat mai
sus i din intele dezvoltrii instituionale;
- abordrile strategice cele mai eficiente modaliti de cretere a calitii; se vor
argumenta opiunile pentru: dezvoltarea profesional, achiziia de echipamente i
materiale, relaiile cu comunitatea, cu angajatorii, cu autoritatea local, inovarea
curricular etc. ;
- termenele de aplicare (nceput, sfrit, etape eseniale), rolurile i
responsabilitile diferitelor persoane i grupuri;
- avantajele opiunii pentru anumite inte strategice i ci de aciune fa de altele
posibile (respectarea unor cerine sociale, economia de resurse, posibilitatea
implicrii unor grupuri semnificative de interes etc.)
Modalitile de implementare a strategiei de evaluare a calitii: cadrul normativ
general i intern, documente reglatoare, structuri implicate, instrumente de evaluare
i activiti specifice) cu specificarea rolului CEAC, programe i activiti.
Instrumente i proceduri de evaluarea intern (autoevaluare) a calitii.

124
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Modaliti i proceduri de mbuntire a calitii ca urmare a aplicrii


instrumentelor i procedurilor de evaluare intern.

3.5. Realizarea activitilor de evaluare intern a calitii

Dup constituirea CEAC, aceasta trece la planificarea, realizarea, evaluarea i


revizuirea activitilor specifice de evaluare i mbuntire a calitii. Etapele urmrite sunt:
elaboreaz un Plan operaional anual (derivat din strategia aprobat), cuprinznd
proceduri i activiti de evaluare i mbuntire a calitii. Planul va respecta
structura: activiti, obiective, resurse, termene, responsabiliti i indicatori de
realizare - de performan);
Consiliul de Administraie aprob planul operaional propus de CEAC;
realizarea activitilor stabilite de evaluare i mbuntire a calitii, conform
planificrii;
monitorizarea i evaluarea, de ctre membrii CEAC, n funcie de responsabilitile
specifice, a modului de realizare a activitilor de evaluare i mbuntire a calitii;
realizarea de ctre CEAC a raportului anual de evaluare intern a calitii;
Consiliul de Administraie aprob raportul anual de evaluare intern a calitii propus
de CEAC;
Consiliul de Administraie revizuiete, dac este cazul, documentele programatice i
strategiile de dezvoltare (inclusiv strategia de evaluare intern a calitii);
raportul anual de evaluare intern a calitii este fcut public i este trimis ctre
inspectoratele colare i, la cerere, ctre ARACIP.

Demersul de autoevaluare n scopul mbuntirii continue, cu accent pe


mbuntirea rezultatelor elevilor cuprinde urmtoarele etape:
Se selecteaz domeniul i criteriul/criteriile avute n vedere, cf. Standardelor de
acreditare i de evaluare periodic (vezi H.G.21/18.01.2007 sau art. 10 din O.U.G.
nr.75/12.07.2005 aprobat cu completri i modificri prin LEGEA nr. 87/2006) :
Anexa 1(HOTRRE de GUVERN nr. 21/10.01.2007 privind aprobarea Standardelor de
autorizare de funcionare provizorie a unitilor de nvmnt preuniversitar, precum
i a Standardelor de acreditare i de evaluare periodic a unitilor de nvmnt
preuniversitar.)
Se urmrete ndeplinirea indicatorilor de performan i se realizeaz o diagnoz a
nivelului de realizare
125
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Judecarea nivelului de realizare. Nivelurile de realizare sunt: Nesatisfctor,


Satisfctor, Bine, Foarte Bine, Excelent, stabilite dup cum urmeaz:
- Nesatisfctor, dac unul sau mai muli descriptori din standardele de acreditare
i evaluare periodic nu sunt ndeplinii;
- Satisfctor, dac toi aceti descriptori sunt ndeplinii;
- Bine, dac, pe lng aceti descriptori obligatorii, se ndeplinete cel puin o
cerin din standardele de referin);
- Foarte bine, dac, pe lng descriptorii obligatorii, se ndeplinesc toate cerinele
din standardele de referin;
- Excelent, dac unitatea de nvmnt a depit nivelul de realizare a cerinelor
din standardele de referin, demonstrndu-i capacitatea creatoare i inovativ.
Identificarea punctelor tari, a slbiciunilor i a intelor pentru interveniile de
remediere/dezvoltare
Crearea unui grup de lucru pentru aplicarea msurilor de mbuntire. Evaluarea
intern este coordonat i realizat de ctre CEAC. Pentru zonele de mbuntire se
poate constitui o alt echip, se pot stabili responsabili, n funcie de rolul ndeplinit n
organizaie (profesor de specialitate, responsabil de comisie metodic, de arie
curricular etc.) care s aplice programul de mbuntire.
Modificarea / optimizarea / completarea proiectului de dezvoltare instituional i a
planurilor operaionale. Not: Documentele de planificare vor fi modificate numai
dac este necesar. Toate modificrile vor fi aduse la cunotina tuturor actorilor
implicai.
Desfurarea propriu-zis activitilor de dezvoltare/ optimizarea/ remediere pentru
domeniul selectat.
Reaplicarea instrumentului de evaluare. n funcie de strategia comisiei, se poate
evalua din nou dup finalizarea programului de mbuntire (de exemplu, la 3 luni).
Se vor reaplica instrumentele de evaluare alese pentru pasul 2 i se va urmri efectul
activitilor n privina mbuntirii calitii, prin raportarea la indicatorii stabilii prin
standarde i standardele de referin.

126
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

4. Sistemul de control managerial intern. Rolul su n mbuntirea


calitii n nvmntul preuniversitar

Pentru a face fa permanentelor schimbri care au loc n sistemul de nvmnt


preuniversitar, conductorul instituiei colare trebuie s aib n vedere realizarea unui
management ct mai eficient. Controlul managerial intern are rolul de a permite managerului
s constate abaterile rezultatelor de la obiective stabilite, s analizeze cauzele i s aplice
msurilor corective ce se impun. nelegerea i exercitarea corect a controlului managerial
intern n instituiile de nvmnt, poate s conduc la mbuntirea calitii activitii
instituiei.
O analiz detaliat a SCMI n context internaional i naional a fost prezentat n
capitolele anterioare, n continuare vom descrie responsabilitile pe care le au principalii
actori n realizarea controlului managerial intern n instituiile din nvmntul
preuniversitar.

4.1. Actorii implicai i principalele lor responsabiliti

Un rol determinant revine Comisiei de Control Managerial Intern n identificarea


riscurilor care pot afecta eficiena i eficacitatea operaiunilor, respectarea legilor, regulilor i
a regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare, protejarea bunurilor, prevenirea i
descoperirea fraudelor. Aceast Comisie are urmtoarea componen:
preedinte membru al conducerii, desemnat de Consiliul de Administraie;
membri persoane cu funcii de conducere n structurile departamentale ale
organizaiei i eful comisiei CEAC;
secretariatul tehnic al Comisiei, contribuie efectiv la organizarea i
implementarea/dezvoltarea sistemului integrat de control i se afl n subordinea
direct a conductorului instituiei. Specificul activitii biroului presupune interaciuni
profesionale cu toi conductorii structurilor/ microstructurilor organizaiei i
implicarea n ntocmirea i transmiterea Raportului anual, aprobat de conductorul
instituiei, asupra sistemului de control intern/ managerial al instituiei se transmite la
Serviciul de Politici Publice din cadrul Ministerului Educaiei Naionale.
auditorul intern i consilierul juridic, la lucrrile Comisiei au statut de invitai
permaneni. n cadrul edinei, auditorul intern poate aduce la cunotin membrilor
comisiei recomandrile sale neimplementate , care pot constitui poteniale riscuri.

127
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Atribuiile Comisiei sunt urmtoarele:


a) elaboreaz programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al instituiei,
program care cuprinde obiective, aciuni, responsabiliti, termene precum i alte msuri
necesare dezvoltrii acestuia cum ar fi elaborarea i aplicarea procedurilor de sistem i a celor
specifice pe activiti, perfecionarea profesional etc. Elaborarea programului ine seam de
regulile minimale de management coninute de standardele de control intern aprobate prin
Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 946/2005, cu modificrile i completrile ulterioare,
particularitile organizatorice, funcionale i de atribuii ale instituiei, personalul i structura
acestuia, alte reglementri i condiii specifice;
b) supune spre aprobare Consiliului de Administraie programul de dezvoltare a sistemului de
control managerial;
c) asigur actualizarea programului de dezvoltare a SCM al instituiei;
d) identific i ierarhizeaz periodic obiectivele generale ale instituiei;
e) monitorizeaz trimestrial i evalueaz anual realizarea obiectivelor generale;
f) primete de la structurile instituiei informri referitoare la progresele nregistrate cu
privire la dezvoltarea sistemelor de control managerial, n raport cu programele adoptate,
precum i referiri la situaiile deosebite i la aciunile de monitorizare, coordonare i
ndrumare, ntreprinse;
g) ndrum structurile din instituie n activitile legate de controlul managerial;
h) prezint Consiliului de Administraie, ori de cte ori consider necesar, dar cel puin o dat
pe semestru, informri referitoare la progresele nregistrate cu privire la dezvoltarea
sistemului de control managerial, n raport cu programul adoptat, la aciunile de
monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic ntreprinse, precum i la alte probleme
aprute n legtur cu acest domeniu;
i) asigur armonizarea procedurilor utilizate n sistemul de control managerial, la nivelul
structurilor din instituiei, n situaia operaiunilor/activitilor comune acestor structuri;
j) identific, analizeaz, evalueaz i ierarhizeaz riscurile care pot afecta atingerea
obiectivelor generale i funcionarea de ansamblu n vederea lurii unei decizii;
k) stabilete msurile de organizare i efectuare a operaiunii de autoevaluare a sistemului de
control intern/managerial al instituiei;
l) ntocmete Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii, prevzut n anexa nr. 4.2 la
instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de
control intern/managerial, aprobate prin OMFP nr. 946/2005;

128
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

m) apreciaz gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial al instituiei cu


standardele de control intern/managerial, potrivit prevederilor pct. 1.11 lit. d) din anexa nr. 4
la OMFP nr. 946/2005;
n) elaboreaz proiectul de Raport asupra sistemului de control intern/ managerial la data de
31 decembrie 20...., utiliznd formularul de raport prevzut n anexa nr. 4.3 la Instruciunile
privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de control
intern/managerial.

Preedintele Comisiei are urmtoarele atribuii:


(1) Asigur desfurarea lucrrilor Comisiei de monitorizare i ale Secretariatului acesteia n
bune condiii;
(2) Monitorizeaz, coordoneaz i ndrum metodologic dezvoltarea sistemului de control
managerial intern;
(3) Aprob i asigur transmiterea n termenele stabilite a informrilor/ raportrilor ntocmite
n cadrul Comisiei de monitorizare ctre Ministerul Educaiei Naionale, alte structuri
desemnate.
(4) Urmrete respectarea termenelor decise de ctre Comisia de monitorizare i decide
asupra msurilor ce se impun pentru respectarea lor.
(5) Propune subiectele i conduce edinele Comisiei de monitorizare.
(6) Decide asupra participrii la edinele Comisiei de monitorizare i a altor reprezentani din
direciile/serviciile/compartimentele instituiei, a cror participare este necesar pentru
clarificarea i soluionarea unor probleme specifice.
(7) Decide asupra constituirii de grupuri de lucru pentru desfurarea de activiti cu specific
n cadrul Comisiei de monitorizare.

Conductorii de structuri, n privina sistemului de control managerial, n exercitarea


atribuiilor ce le revin, fr a se limita la acestea, au urmtoarele atribuii:
a) identific obiectivele specifice ale structurilor pe care le reprezint i obiectivele derivate
din obiectivele generale ale instituiei;
b) identific aciunile i activitile pentru realizarea obiectivelor specifice;
c) identific, evalueaz i ierarhizeaz riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor specifice
i ntreprind aciuni care s menin riscurile n limite acceptabile;
d) inventariaz documentele i fluxurile de informaii care intr/ies din structuri, respectiv din
instituie, procesrile care au loc, fluxurile de comunicare ntre structurile din instituie, cu
nivele ierarhic superioare de management i cu alte entiti publice;

129
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

e) monitorizeaz realizarea obiectivelor specifice, analiznd activitile ce se desfoar n


cadrul structurii (msoar i nregistreaz rezultatele, le compar cu obiectivele, identific
abaterile, aplic msuri corective etc.);
f) ntocmesc situaia trimestrial privind stadiul implementrii sistemului de control
intern/managerial la nivel de structur, conform OMFP nr. 946/2005 Anexa 3, Capitolul I,
pct. 7, pct. 9, pct. 11, pct. 13, pct. 15 i pct. 17, pe care o transmit Comisiei de monitorizare, la
termenele stabilite de aceasta;
g) efectueaz operaiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial
existent la nivelul compartimentului pe care l conduc, prin completarea chestionarului de
autoevaluare prevzut n anexa 4.1 la instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i
prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, aprobate prin OMFP
nr. 946/2005, pe care l transmit Comisiei de monitorizare, la termenele stabilite de aceasta;
h) iau msuri pentru mbuntirea sistemului de control managerial din cadrul structurilor pe
care le coordoneaz;
i) particip la edinele Comisiei de monitorizare sau grupurilor de lucru constituite n cadrul
acesteia, la data, ora i locul unde acestea au fost stabilite.
j) n caz de indisponibilitate, acesta desemneaz o alt persoan din cadrul structurii pe care o
conduce pentru participarea la edine;
k) asigur aprobarea i transmiterea le termenele stabilite a informrilor/rapoartelor
referitoare la progresele nregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control
managerial, n raport cu programul adoptat la nivelul instituiei.

Secretariatul Comisiei are urmtoarele atribuii:


a) organizeaz desfurarea edinelor Comisiei de monitorizare la solicitarea preedintelui
acesteia, ntocmete procesele verbale ale ntlnirilor, minute sau alte documente specific;
b) ntocmete, centralizeaz i distribuie documentele necesare bunei desfurri a edinelor
Comisiei de monitorizare;
c) realizeaz toate raportrile solicitate de minister sau alte organe abilitate i le supune spre
aprobare Comisiei i avizare Preedintelui;
d) centralizeaz situaiile trimestriale/anuale i chestionarele de autoevaluare privind stadiul
implementrii sistemului de control intern/managerial la nivel structurilor, conform OMFP nr.
946/2005 Anexa 3, Capitolul I, pct. 7, pct. 9, pct. 11, pct. 13, pct. 15 i pct. 17 i le transmite
Comisiei pentru analiz i avizare;
e) servete drept punct de contact n vederea bunei comunicri dintre
direciile/serviciile/compartimentele instituiei pe de o parte i Comisie, pe de alt parte;

130
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

f) organizeaz Registrul general al riscurilor identificate n cadrul instituiei;


g) organizeaz evidena procedurilor i regulamentelor din instituiei ntr-un registru special.

131
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

5. Sistemul de Evaluare i Asigurare Calitii vs. Sistemul de Control


Managerial Intern. O analiza comparativ

5.1. Noiunea de calitate n sistemele de educaie

Scott (1994)10 a susinut ca exist o multiplicitate de factori care au impact asupra


calitii, subliniind c tocmai factorii care au fcut din tema asigurrii calitii o preocupare
cheie n sistemul de educaie au determinat imposibilitatea definirii calitii intre-un concept
unic, exhaustiv. De aceea au fost formulate 5 semnificaii ale conceptului de calitate :
Calitatea ca "excelen". Scott a subliniat o serie de dezavantaje ale acestei
semnificaii. n primul rnd, definiia calitii devine neproblematic, iar aceast
semnificaie a calitii este dificil de susinut ntr-un sistem de masa.
Calitatea ca "audit". Aceast abordare a calitii se concentreaz pe "procedurile
folosite de ctre instituiile de nvmnt pentru a pentru a proteja i menine
calitatea.
Calitatea ca "rezultat; Scott a subliniat c accentul pe rezultate nu se refer la ieiri la
intrri, i, astfel, "neglijeaz problemele de" valoare adugat care sunt o msur
important a eficacitii nvmntului.
Calitatea ca "misiune". Aceast interpretare a calitii subliniaz necesitatea a aprecia
calitatea n contextul misiunii. De exemplu, "un colegiu mic nu ar trebui s fie judecat
dup aceleai standarde ca i o mare universitate sau o universitate de cercetare.
Aceast abordare a calitii nu are n vedere principiul proporionalitii si adecvarea
criteriilor de evaluare la specificul instituiilor de nvmnt.
Calitatea ca i "cultur". O alt abordare a calitii subliniaz "necesitatea de a
construi o "cultur de calitate", care strbate ntreaga instituie prin introducerea unor
standarde de evaluare.
Scott a sugerat de asemenea c exist un numr de alte modele de calitate, care pot
fi descrise astfel... Moduri informale i formale ... profesional orientate spre (de sus n jos) i
cele care sunt determinate de pia (de jos n sus), ntre sistemele proiectate pentru a

10CHENICHERI SID NAIR, LEONARD WEBSTER. PATRICIE MERTOVA, Leadership and Management of
Quality in Higher Education, Chandos Publishing, 2010
132
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

monitoriza procesul i cele care msoar substanial rezultatele, ntre benchmarking si


clasament, ntre sistemele holistice, care evalueaz instituiile ntregi i sisteme reducioniste
care examineaz unitile operaionale. De asemenea, el a subliniat c aceste modele diferite
nu se exclud reciproc i c acestea pot fi mixate i pot fi compatibile.
Green (1994), de asemenea, a remarcat faptul c preocuparea pentru calitate i
standard a fost permanent, cel puin n sistemul de educaie britanic. Dezbaterea a devenit
mai vizibil ncepnd cu anii 1980, pentru c a fost externalizat.
Green a subliniat, de asemenea, multi-dimensionalitatea conceptului de calitate. A
sugerat c termenul de calitate este evaziv, i c, toate semnificaiile au o nelegere
instinctiv a ceea ce nseamn, dar este dificil de articulat ntr-un termen unic i integrat,
oricum calitatea este un concept subiectiv asociat cu ceea ce este bun i util.
n plus, definirea conceptului de calitate, Harvey, Green i Burrows(1993) au indicat
faptul c exist un numr diferit de modaliti de a defini calitatea : ase noiuni diferite de
calitate.
Prima se refer la ceea ce ei au numit conceptul tradiional de calitate. Calitatea
asociate conceptul cu o idee de standarde extrem de ridicate.
A doua semnificaie percepe calitatea n termeni de coeren, deoarece se
concentreaz asupra procesului i stabilete calitatea ca fiind punctul zero, fr
defecte
A treia abordare este apreciat n funcie de gradul n care un produs sau serviciu
ndeplinete scopul su declarat
4a semnificaie a calitii se refera la o raportul cost beneficiu i, prin urmare, se
refer la responsabilitate i la presiunile care exist pe serviciu public, inclusiv pe
sistemul de educaie.
A cincea semnificaie a conceptului de calitate se percepe ca un proces de
transformare, o transformare n curs de desfurare dintre participani.
Un alt concept de calitate este definit de o abordare pragmatic. Conceptul
recunoate faptul c o instituie poate fi apreciat ca fiind de calitate, dac este
apreciat dintr-o perspectiv, dar de calitate inferioar n raport cu un alt aspect.
Harvey, Green i Burrows (1993) au subliniat de asemenea, c termenul de calitate
este relativ in funcie de "prile interesate", iar cea mai bun definiie trebuie sa aib n
vedere i definirea grupului de interese.
Pentru a rezuma, exist un numr mare de modaliti de a defini calitatea iar
mecanismele existente pentru a mbunti calitatea se refer la benchmarking-ul naional i
internaional, crearea de reele i cercetare de pia i schimbul de bune practici pentru a

133
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

obine informaii cu privire la tendinele actuale i evoluiile, n conformitate cu performana,


indicatori i standard pentru managementul resurselor umane. Printre alte mecanisme
propuse pentru a crete calitatea, mai sunt menionate sondaje i alte instrumente de
evaluare pentru a obine feedback-ul cu privire la ateptri i niveluri de satisfacie de prile
interesate interne i externe. Alte mecanisme citate mai sunt evaluarea/consultarea colegial,
feedback i consultan de specialitate, managementul participativ, caracterizat prin
delegarea de responsabilitate, consultarea periodic i deschis i discuii.

5.2. Sistemul de management al calitii i cel de control intern

Sistemul de management al calitii i cel de control intern se deosebesc prin


obiectivele urmrite, personal implicat, rezultate, raportare i control. Sintez comparativ
este prezentat n tabelul de mai jos.

Tabel 1. Sistemul de management al calitii vs. Sistemul de control managerial intern


Sistemul naional de management i Sistemul controlului managerial intern
asigurare a calitii
Principalele obiective ale organizaiei: Obiective generale:
mbuntirea calitii educaiei prin realizarea, la un nivel corespunztor de
stabilirea i implementarea de mecanisme calitate, a atribuiilor instituiilor publice,
instituionale i procedurale de evaluare, stabilite n concordan cu propria lor
asigurare, control i mbuntire a calitii; misiune, n condiii de regularitate,
producerea i diseminarea de informaii eficacitate, economicitate i eficien;
sistematice, coerente i credibile, public protejarea fondurilor publice mpotriva
accesibile despre calitatea educaiei, pierderilor datorate erorii, risipei,
oferite de diferitele organizaii prezente pe abuzului sau fraudei;
piaa educaional din Romnia; respectarea legii, a reglementarilor i
protecia beneficiarilor de educaie; deciziilor conducerii;
crearea unei culturi a calitii la nivelul dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme
organizaiei furnizoare de educaie; de colectare, stocare, prelucrare,
fundamentarea politicilor i strategiilor actualizare i difuzare a datelor i
sectoriale n domeniul educaiei. informaiilor financiare i de conducere,
precum i a unor sisteme i proceduri de
informare public adecvat prin rapoarte

134
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

periodice.
Componena Comisiei pentru Evaluarea i Componena Comisiei de Monitorizare,
Asigurarea Calitii: Coordonare i ndrumare Metodologic
n unitile din nvmntul preuniversitar preedinte membru al conducerii,
cuprinde: desemnat de Consiliul de Administraie
1-3 reprezentani ai corpului profesoral, membri persoane cu funcii de
alei prin vot secret de Consiliul Profesoral; conducere n structurile departamentale
un reprezentant al sindicatului ale organizaiei i eful comisiei CEAC
reprezentativ, desemnat de acesta; secretariatul tehnic al Comisiei
un reprezentant al prinilor, n cazul contribuie efectiv la organizarea i
nvmntului precolar, primar, gimnazial implementarea/dezvoltarea sistemului
sau liceal; integrat de control i se afl n
un reprezentant al elevilor, n cazul subordinea direct a conductorului
nvmntului profesional, liceal i instituiei. Specificul activitii biroului
postliceal; presupune interaciuni profesionale cu
un reprezentant al consiliului local; toi conductorii structurilor/
un reprezentant al minoritilor naionale, microstructurilor organizaiei i
dup caz, provenind din corpul profesoral, implicarea n ntocmirea i transmiterea
reprezentanii prinilor sau ai elevilor. Raportului anual, aprobat conductorul
instituiei, asupra sistemului de control
Pentru orice organizaie furnizoare de intern/ managerial al instituiei care se
educaie, alta dect o instituie de transmite la serviciul Politici Publice din
nvmnt, Comisia pentru evaluarea i cadrul Ministerului Educaiei Naionale
asigurarea calitii cuprinde urmtoarele auditorul intern i consilierul juridic, la
categorii: lucrrile Comisiei au statut de invitai
1-3 reprezentani ai furnizorului; permaneni. n cadrul edinei, auditorul
1-3 reprezentani ai beneficiarilor intern poate aduce la cunotin
direci; membrilor comisiei recomandrile sale
1-3 reprezentani ai angajatorilor. neimplementate, care pot constitui
poteniale riscuri.
Rezultate obinute: Rezultate obinute:
Proceduri privind: iniierea, monitorizarea i Registrul riscurilor
revizuirea periodic a programelor i Proceduri operaionale
activitilor desfurate; evaluarea Chestionare pentru autoevaluarea
rezultatelor nvrii; evaluarea periodic a membrilor organizaiei, cu scopul evalurii
135
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

calitii corpului profesoral. nivelului de cunoatere a prevederilor


Raportul anual de evaluare interna a OMFP nr. 946/2005
calitii RAEI pentru anul colar precedent Programul de dezvoltare a SCMI
pn la data de 1 septembrie i l nainteaz Situaii centralizatoare ale situaiilor
spre aprobare Consiliului de Administraie, semestriale/anuale, prevzute la alin. (2),
care revizuiete, dac este cazul, ntocmite pe formatul-model prezentat n
documentele programatice i strategiile de anexa nr. 3, pn la data de 25 a lunii
dezvoltare (inclusiv strategia de evaluare urmtoare fiecrui semestru ncheiat,
intern a calitii). Rezultatele sunt respectiv pn la 20 februarie a anului
exprimate n cunotine, competene, valori urmtor, pentru anul precedent inclusiv
i atitudini, care se obin prin parcurgerea i situaiile deosebite, constatate n
finalizarea unui nivel de nvmnt sau aciunile de monitorizare, coordonare i
program de studii. ndrumare metodologic.
Plan de mbuntire a calitii pe care l Raportul anual al conductorului entitii
nainteaz, spre aprobare Consiliului de publice asupra sistemului de control
Administraie. intern/managerial (anexa nr. 4), care va
cuprinde analiza activitii de control
financiar preventiv i a stadiului
implementrii sistemelor de control
intern/managerial la nivelul instituiilor
publice la care se exercit funcia de
ordonator principal de credite al bugetului
de stat, bugetului asigurrilor sociale de
stat sau al bugetului oricrui fond special.
Raportare/Informare Raportare:
Comisia i raporteaz activitatea Consiliului Programele elaborate, actualizate i
de Administraie al unitii de nvmnt, actele administrative de constituire i
Inspectoratului colar Judeean/ISMB i modificare a Comisiei se transmit pentru
ARACIP, dup caz. informare i armonizare la OIS (ordonator
Completarea i transmiterea formularului principal de credite), la termenele stabilite,
de monitorizare intern la dar nu mai trziu de 15 martie a anului n
ISJ/ISMB.TERMEN: 1.01., 1.03., 1.05. curs, cf. art. 4.
Elaborarea raportului de auto-evaluare i Stadiul implementrii i dezvoltrii SCMI
transmiterea lui la ISJ/ ISMB.TERMEN: la nivelul entitilor publice, precum i
15.06. situaiile deosebite constatate n

136
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Elaborarea planului de mbuntire a funcionarea Comisiei, fac obiectul


calitii i transmiterea lui la ISJ/ informrii OIS (la entitile publice ierarhic
ISMB.TERMEN: 1.09. superioare), prin transmiterea Situaiilor
n cadrul unitii de nvmnt, CEAC are trimestriale/anuale pentru evaluarea
obligaia de a informa, lunar sau ori de cte stadiului implementrii SCMI, la termenele
ori este nevoie, Consiliul de Administraie i stabilite, cf. art. 4 (2).
managementului asupra procedurilor Instituiile publice n care se exercit
urmrite i a activitilor de evaluare funcia de OPC ai bugetului de stat i a
efectuate, precum i a rezultatelor celorlalte bugete, transmit la MFP
acestora. Unitatea Central de Armonizare a
CEAC trebuie s informeze periodic Sistemelor de Management Financiar i
personalul colii i celelalte pri interesate Control (UCASMFC), prin controlorii
asupra procedurilor urmrite i a delegai, numii de ctre ministrul
activitilor de evaluare efectuate, precum finanelor publice:
i a rezultatelor acestora. - Situaiile centralizatoare
trimestriale/anuale, la termenele
stabilite;
- Raportul asupra stadiului
implementrii SCMI la data de
31.12.2012, pe baza modelului din
Anexa 4.3 din OMFP nr. 946/2005,
republicat, pn la data de 25
februarie a anului urmtor, pentru
anul precedent, conform art. 4 (3)
Control Control
Controlul calitii n nvmntul Ministerul Finanelor Publice asigur i
preuniversitar se exercit prin monitorizeaz buna funcionare a
Inspectoratele colare i Direciile de Resort sistemelor de management i control
din Ministerul Educaiei i Cercetrii, pe intern.
baza unor metodologii specifice, aprobate Curtea de Conturi controleaz dac
prin ordin al ministrului educaiei i fondurile publice au fost utilizate n
cercetrii. conformitate cu principiile legalitii,
Activitatea membrilor CEAC poate fi regularitii, economicitii, eficienei i
evaluat de ctre Consiliul de Administraie eficacitii.
al unitii de nvmnt, reprezentanii Autoritatea de audit - Evalueaz

137
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

ISJ/ISMB sau ARACIP, prin analiza Planului conformitatea sistemelor de management


operaional propus, prin analiza i control pentru programele operaionale
documentelor coninute de dosarul comisiei, cu prevederile legale comunitare;
prin analiza raportului de evaluare intern a Curtea de Conturi European controleaz
calitii, prin discuii directe cu membrii dac fondurile publice au fost utilizate n
comisiei etc. conformitate cu principiile legalitii,
regularitii, economicitii, eficienei i
eficacitii.

Din analiza tabelului de mai sus se constat c ntr-o unitate de nvmnt sistemul
de management i asigurare a calitii n nvmntul preuniversitar este complementar
sistemului privind controlul managerial intern, n vederea atingerii obiectivelor sale specifice.
Din perspectiva sistemului privind controlul managerial intern, n orice entitate
public, obiectivele generale se descompun n obiective derivate, care, la rndul lor, se
descompun n obiective specifice (individuale), formnd un ansamblu coerent. La nivel de
organizaie furnizoare de educaie i la nivel de sistem educaional, obiectivele principale pot
fi integrate n obiectivele generale ale sistemului privind controlul managerial intern.
Formularea obiectivelor poate fi calitativ sau cantitativ, nsa, n orice caz, trebuie definii
indicatori de rezultate, pe ct posibil comensurabili. Pentru a se realiza obiectivele, se
desfoar activiti adecvate, crora este necesar s li se aloce resurse.
Conductorii de compartimente mpreun cu cei implicai n desfurarea activitilor
inventariaz resursele necesare ndeplinirii obiectivelor ce revin compartimentelor i care
sunt aferente activitii/activitilor. Caracteristica resurselor este ca acestea s fie
disponibile celui responsabil cu implementarea misiunii. Expresia valoric a resurselor se
reflect n buget, care reprezint planul financiar. Din acest motiv este important, ca n
implementarea sistemului de management i asigurare a calitii n nvmntul
preuniversitar, s pornim de jos, de pe teren, s identificam punctual rnile educaionale, n
manuale, n relaia profesor elev/student, n ateptrile beneficiarilor indireci ai educaiei
(angajatorii, angajaii, familiile beneficiarilor direci si, ntr-un sens larg, ntreaga societate), s
le discutm i s le tratam. Este important ca obiectul educaiei s fie adecvat formulat, iar
coninutul manualelor s nu mai fie o form fr fond. Educaia ar trebui s rspund nevoilor
elevului, iar prezentarea informaiilor trebuie s fie interesant pentru acesta. n privina
managementului calitii cele dou sisteme i propun s-i realizeze la un nivel ct mai nalt
de calitate, a atribuiilor instituiilor publice, stabilite n concordan cu propria lor misiune, n
condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien.

138
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Comisia privind Asigurarea Calitii nu prevede reprezentani din partea angajatorilor


n cazul nvmntului profesional i tehnic din organizaiile furnizoare de educaie
ordonatoare de credite, ceea ce constituie un mare dezavantaj. Acest fapt mpiedic
participarea angajatorilor la elaborarea programelor colare i la mbuntirea procesului de
ridicare a nivelului de calitate n rezultatele elevilor.
Din structura Comisiei de Monitorizare, Coordonare i ndrumare Metodologic pentru
Implementarea i/sau Dezvoltarea SCMI, fac parte toate persoanele cu funcii de conducere
n structurile departamentale i eful comisiei CEAC. Putem considera Comisia CEAC ca fiind o
subcomisie a celei privind monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic pentru
implementarea i/sau dezvoltarea SCMI. Conducerea operativ a comisiei CEAC este asigurat
de conductorul organizaiei sau de un coordonator desemnat de acesta. Membrii comisiei
pentru evaluarea i asigurarea calitii nu pot ndeplini funcii de conducere n instituia
respectiv, cu excepia persoanei care asigura conducerea ei operativ.
Se observ ca element comun pentru cele dou sisteme n privina rezultatelor
obinute, realizarea procedurilor.
Standardele privind implementarea sistemului de management i control intern,
conform prevederilor Comisiei Europene, recomand diminuarea continu a controlului
extern exercitat de instituiile reglementate n activitatea de control a statului i
implementarea componentelor de control managerial prin elaborarea de proceduri
operaionale de lucru pentru activitile desfurate de organizaii. Cum elaborarea unor
astfel de proceduri presupune utilizarea unui numr ridicat de documente, materiale de lucru
etc., este necesar s se realizeze un management eficient al documentelor. Realizarea unei
proceduri fiind o munc laborioas de echip, este obligatoriu ca persoanele care particip la
redactarea unei proceduri s aib experien bogat n coordonarea procesului managerial, o
viziune de ansamblu asupra interdependenelor existente ntre diferite aciuni, s cunoasc
prevederile legislative n domeniu i cerinele managementului calitii.
Documentaia realizat iniial, trebuie s fie actualizat permanent, s fie util,
precis, uor de examinat, disponibil i accesibil managerului, salariailor i terelor
persoane (auditori). Acest fapt este determinant i evideniaz un alt rol pe care l are o
procedur: acela de a asigura continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal.
Documentele sistemului de management al calitii, SMCI, structurate ierarhic, includ:
manualul calitii, proceduri (generale i operaionale); instruciuni de lucru, documentaie
suport; nregistrri.
Manualul calitii este utilizat pentru demonstrarea aplicrii politicii referitoare la
calitate, pentru prezentarea unitii de nvmnt i a SMC (Sistem de Management al

139
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Calitii) adoptat, pentru a furniza date n vederea auditrii SMCI, ca document de lucru al
conducerii n ceea ce privete calitatea. Procedurile de sistem descriu procesele manageriale
necesare funcionrii SMCI n unitatea de nvmnt, conform SR EN ISO 9001:2001.
Procedurile operaionale se refer la procesele de baz (de derulare a procesului de
nvmnt) i procesele suport (resurse umane, aprovizionare, bibliotec etc.). Sunt
documente sintetice care descriu modul de efectuare a unor activiti, prin identificarea clar
a aciunilor componente (Ce se face?) cu precizarea locului de desfurare (Unde se face?), a
responsabilitilor (Cine face?) i a termenului de realizare pentru fiecare n parte.
Manualul Calitii este organizat pe structura standardului SR EN ISO 9001:2001 i
sunt trecute toate dovezile cuprinztoare pentru toi clienii, furnizorii/partenerii interesai i
angajaii, n legtur cu modalitile de inere sub control specifice, implementate pentru a
asigura calitatea activitilor prestate. De asemenea, apar toate documentele referitoare la
calitate, se regsesc toate procedurile, instruciunile de lucru, formulare utilizate precum i cu
nregistrrile calitii, create pentru toate activitile desfurate n instituia respectiv,
didactice i nedidactice. Prin acest manual se urmrete ca instituia respectiv s poat
demonstra c activitile desfurate sunt conforme cu prevederile standardelor n vigoare.
Manualul Calitii va servi, att ca referin pentru implementarea, meninerea i
mbuntirea permanent a sistemului de management al calitii, ct i ca mijloc de
prezentare a sistemului implementat n relaia cu clienii sau cu organismele de reglementare.
Standardele ISO 9000 includ i cerinele unui sistem de management al calitii fr de
care managementul calitii nu poate exista n vreo organizaie. Standardele ISO 9000 se
adreseaz nu numai mediului de afaceri ci i altor medii, educaional, sntate, administraie
public, etc. Avem nevoie de implementarea unui sistem de management al calitii adecvat
posibilitilor i cerinelor fiecrei coli/ universiti, n care trebuie s definim foarte clar ce
mbuntim. (V. Anexe, Tabel 1).
La nivel de organizaie furnizoare de educaie raportrile sunt efectuate ctre
ordonatorul superior de credite - autoritile locale (primrie), ARACIP, ISJ/ISMB sau direct
ctre Ministerul Educaiei Naionale. Transmiterea Situaiilor trimestriale/anuale pentru
evaluarea stadiului implementrii SCMI, la termenele stabilite (cf. art. 4.2) are loc direct ctre
MFP Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar i Control
(UCASMFC) sau pentru ordonatorii secundari i teriari de credite ctre ordonatorul superior
de credite.
Controlul calitii n nvmntul preuniversitar se exercit prin ARACIP,
Inspectoratele colare i Direciile de resort din Ministerul Educaiei i Cercetrii, pe baza
unor metodologii specifice, aprobate prin ordin al ministrului educaiei i cercetrii. n

140
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

vederea obinerii autorizaiilor de funcionare, Autorizaia sanitar de funcionare, Aviz PSI ,


Autorizaia de funcionare din punct de vedere al sntii i securitii n munc,organizaiile
furnizoare de educaie vor fi controlate i de alte organisme cu atribuii n acest sens.
Rapoartele de inspecie vor cuprinde referiri la nivelul de realizare a standardelor
naionale pentru domeniile, criteriile, subdomeniile i /sau indicatorii stabilii ca inte
prioritare. Aceste domenii i criterii le gsim detaliate n standardele de acreditare i evaluare
periodic a unitilor de nvmnt preuniversitar, anexate la HG nr. 21/10.01.2007. Potrivit
liniilor directoare INTOSAI privind standardele de control intern n sectorul public, controlul
intern este format din cinci componente interdependente. Pe ansamblu, standardele i
referinele principale asociate constituie Codul controlului intern/managerial, care
guverneaz obiectivele, organizarea i funcionarea sistemelor de management financiar i
control (control intern/managerial) la entitile publice (cf. OMFP nr. 946 din 2005).
Prin compararea domeniilor i a criteriilor la care se raporteaz asigurarea calitii cu
cele 5 componente ale controlului intern/managerial, putem observa c cele dou sisteme au
elemente comune n ceea ce privete capacitatea instituional i managementul calitii, iar
n domeniul Eficacitatea educaional se regsesc elementele comune legate doar de
componenta referitoare la activitatea financiar a organizaiei. (v. Tabelul de mai jos)

Domeniile i criteriile (Art. 10 din OUG nr. Cele 5 componente ale controlului
75/2005 ) la care se raporteaz asigurarea intern/managerial n sectorul public (OMFP
calitii educaiei: nr. 946 (r1) din 04/07/2005):
Domeniul Componente
A. Capacitatea instituional Mediul de control.
Performanta i managementul riscurilor.
Informarea i comunicarea
Activiti de control.
Auditarea i evaluarea.
B. Eficacitatea educaional Activiti de control.
Auditarea i evaluarea.
C. Managementul calitii Activiti de control.
Auditarea i evaluarea.
Mediul de control.
Informarea i comunicarea
Performanta i managementul riscurilor.
A. Capacitatea instituional, care rezult din A. Mediul de control - grupeaz problemele

141
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

organizarea intern din infrastructura legate de organizare, managementul


disponibil, definit prin urmtoarele criterii: resurselor umane, etica, deontologie i
a) structurile instituionale, administrative i integritate.
manageriale;
b) baza material i optimizarea utilizrii B. Performanta i managementul riscurilor -
bazei materiale; subsumeaz problematica managementului
c) resursele umane i capacitatea instituiei legat de fixarea obiectivelor, planificare
de atragere a resurselor umane externe (planificarea multianual), programare
instituiei i din afara rii, n condiiile legii; (planul de management) i performanta
(monitorizarea performantei).
B. Eficacitatea educaional, care const n
mobilizarea de resurse cu scopul de a se C. Informarea i comunicarea - grupeaz
obine rezultatele ateptate ale nvrii, problemele ce in de crearea unui sistem
concretizat prin urmtoarele criterii: informaional adecvat i a unui sistem de
a) coninutul programelor de studiu; rapoarte privind execuia planului de
b) rezultatele nvrii; management,a bugetului, a utilizrii
c) implicare; resurselor, semnalarea abaterilor. De
d) activitatea financiar a organizaiei; asemenea, conservarea i arhivarea
documentelor trebuie avut n vedere.
C. Managementul calitii, care se
concretizeaz prin urmtoarele criterii: D. Activiti de control. Standardele
a) strategii i proceduri pentru asigurarea subsumate acestui element-cheie al
calitii; controlului managerial se focalizeaz asupra:
b) proceduri privind iniierea, monitorizarea documentrii procedurilor; continuitii
i revizuirea periodic a programelor i operaiunilor; nregistrrii excepiilor
activitilor desfurate; (abaterilor de proceduri); separrii
c) proceduri obiective i transparente de atribuiilor; supravegherii (monitorizrii) etc.
evaluare a rezultatelor nvrii, inclusiv de
ctre studeni; E. Auditarea i evaluarea. Problematica
d) proceduri de evaluare periodic a calitii vizat de aceast grup de standarde privete
corpului profesoral; dezvoltarea capacitii de evaluare a
e) accesibilitatea resurselor adecvate controlului managerial, n scopul asigurrii
nvrii; continuitii procesului de perfecionare a
acestuia.

142
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Se poate afirma despre controlul intern/managerial c este prezent pe toate palierele


entitii publice, fiind un proces disipat n ntreaga entitate i se manifesta sub forma
autocontrolului, controlului n lan (pe faze ale procesului) i a controlului ierarhic. Cele doua
componente ale sistemul privind controlul managerial intern denumite Activiti de control
i Auditarea i evaluarea sunt ntlnite n toate domeniile sistemului privind evaluarea i
asigurarea calitii.
Se observ c la implementarea i dezvoltarea sistemului de control intern/managerial
se pornete de la identificarea riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor n vederea
elaborrii Registrelor de Riscuri (RR) i constituirea echipei de gestionare a acestora (EGR).
Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri ce trebuiesc
identificate. Managementul are obligaia de a identifica riscurile i de a ntreprinde acele
aciuni care plaseaz i menin riscurile n limite acceptabile. Trebuie meninut un echilibru
ntre nivelul acceptabil al riscurilor i costurile pe care le implic aceste aciuni. Din aceast
perspectiv este benefic pentru o organizaie furnizoare de educaie, ca sistemul de evaluare
i asigurare a calitii s porneasc n realizarea autoevalurii, n scopul mbuntirii
continue, de la identificarea riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor. Acest standard
internaional permite unei organizaii s-i alinieze sau s-i integreze propriul sistem de
management al calitii cu cerinele sistemului de management cu care este corelat.
Greutatea cu care se implementeaz i se dezvolt sistemul de control
intern/managerial n unitile de nvmnt are drept cauz principal lipsa de pregtire a
managerilor i a efilor de catedre/departamente n domeniul managementului riscului. O
alt piedic o constituie lipsa compartimentului de audit i a consilierului juridic. Avnd n
vedere dimensiunea relativ redus a unitilor de nvmnt ordonatoare de credite, aceste
posturi nu se pot justifica, dar pot fi compensate aceste lipsuri prin sprijinul oferit de
autoritile locale, autoriti ce sunt ordonatori principali de credite n raport cu acestea.
n privina managementului calitii cele dou sisteme i propun s-i realizeze la un
nivel ct mai nalt de calitate atribuiile, stabilite n concordan cu propria lor misiune, n
condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien.
O comparaie se poate face i la nivel de standarde de evaluare prevzut de legea
calitii i sistemul de control intern. (v. tabelul de ai jos)
Pentru a clarifica aspectele referitoare la cele dou categorii de standarde cu care se
opereaz la nivelul sistemului educaional din Romnia, s-a constat c, pentru eficacitatea
realizrii documentelor specifice n domeniu, se impune realizarea unui studiu comparativ.
Prin urmare, am luat n considerare domeniile/criteriile de evaluare, subdomeniile, indicatorii
de evaluare din Legea calitii i standardele SCMI corespunztoare.

143
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Domenii /Criterii Subdomenii Indicatori de evaluare Standarde SCMI


de evaluare
CAPACITATE 1. Management 1.1. Existena, structura i Standardul 2 -
INSTITUIONAL strategic coninutul documentelor ATRIBUII, FUNCII,
proiective (proiectul de SARCINI
a)structurile dezvoltare i planul de Standardul 3 -
instituionale, implementare); COMPETENA,
administrative i 1.2. Organizarea intern a unitii PERFORMANA
manageriale; de nvmnt; Standardul 6 -
1.3. Existena i funcionarea STRUCTURA
sistemului de comunicare intern ORGANIZATORIC
i extern. Standardul 8 -
PLANIFICAREA
2. Management 2.1. Funcionarea curent a Standardul 9 -
operaional unitii de nvmnt; COORDONAREA
2.2. Sistemul de gestionare a Standardul 11 -
informaiei (nregistrarea, MANAGEMENTUL
prelucrarea i utilizarea datelor i RISCULUI
informaiilor); Standardul 12 -
2.3. Asigurarea serviciilor INFORMAREA
medicale pentru elevi; Standardul 13 -
2.4. Asigurarea securitii tuturor COMUNICAREA
celor implicai n activitatea Standardul 14 -
colar, n timpul desfurrii CORESPONDENA
programului;
2.5. Asigurarea serviciilor de
orientare i consiliere pentru
elevi.
b) baza material 1. Spaii colare 1.1. Existena i caracteristicile Standardul 6 -
spaiilor colare; STRUCTURA
1.2. Dotarea spaiilor colare; Standardul 11 -
1.3. Accesibilitatea spaiilor MANAGEMENTUL
colare; RISCULUI
1.4. Utilizarea spaiilor colare. Standardul 23 -
ACCESUL LA RESURSE

144
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

2.Spatii
administrative 2.1.Existena, caracteristicile i
funcionalitatea spaiilor
administrative

3. Spaii 3.1. Existena, caracteristicile i


auxiliare funcionalitatea spaiilor
auxiliare;
3.2. Accesibilitatea spaiilor
auxiliare;
3.3. Utilizarea spaiilor auxiliare.

4. Materialele i 4.1. Dotarea cu mijloacele de


mijloacele de nvmnt i cu auxiliare
nvmnt, curriculare;
auxiliarele 4.2. Existena i dezvoltarea
curriculare fondului bibliotecii colare/
centrului de informare i
documentare;
4.3. Dotarea cu tehnologie
informatic i de comunicare;
4.4. Accesibilitatea
echipamentelor, materialelor,
mijloacelor de nvmnt i
auxiliarelor curriculare
5. Documente 5.1. Procurarea i utilizarea Standardul 2 -
colare documentelor colare i a actelor ATRIBUII, FUNCII,
de studii. c) resursele umane SARCINI
Standardul 3 -
COMPETENA,
PERFORMANA
Standardul 7 -
OBIECTIVE
Standardul 8 -
PLANIFICAREA
Standardul 9 -
COORDONAREA
Standardul 10 -

145
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

MONITORIZAREA
PERFORMANELOR
Standardul 11 -
MANAGEMENTUL
RISCULUI
c) Resursele 1. 1.1. Managementul personalului Standardul 1 - ETICA,
umane Managementul didactic i de conducere; INTEGRITATEA
personalului 1.2. Managementul personalului Standardul 2 -
didactic auxiliar i personalului ATRIBUII, FUNCII,
nedidactic. SARCINI
Standardul 3 -
COMPETENA,
PERFORMANA
Standardul 4 -
FUNCII SENSIBILE
Standardul 5 -
DELEGAREA
Standardul 6 -
STRUCTURA
ORGANIZATORIC
Standardul 10 -
MONITORIZAREA
PERFORMANELOR
Standardul 11 -
MANAGEMENTUL
RISCULUI
Standardul 16 -
SEMNALAREA
NEREGULARITILOR
Standardul 18 -
SEPARAREA
ATRIBUIILOR
Standardul 19 -
SUPRAVEGHEREA
Standardul 20 -
GESTIONAREA
ABATERILOR
Standardul 21 -

146
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

CONTINUITATEA
ACTIVITII
Standardul 22 -
STRATEGII DE
CONTROL
EFICACITATE 1. Oferta Standardul 3 -
EDUCAIONAL educaional 1.1. Definirea i promovarea COMPETENA,
ofertei educaionale; PERFORMANA
a) coninutul 1.2. Existena parteneriatelor cu Standardul 7 -
programelor de reprezentani ai comunitii. OBIECTIVE
studiu Standardul 15 -
IPOTEZE, REEVALURI
2. Curriculum 2.1.Proiectarea curriculum-ului; Standardul 22 -
b) rezultatele 2.2.Realizarea curriculum-ului. STRATEGII DE
nvrii CONTROL

Performanele 1.1.Evaluarea rezultatelor Standardul 4 -


colare colare. FUNCII SENSIBILE
Standardul 10 -
MONITORIZAREA
PERFORMANELOR
2. Performanele 2.1. Evaluarea rezultatelor la
extracolare activitile extra-curriculare
(extra-clas i extracolare).
c) activitatea de 1. Activitatea Standardul 1 - ETICA,
cercetare tiinific i 1.1.Activitatea tiinific; INTEGRITATEA
tiinific sau metodic 1.2.Activitatea metodic a Standardul 2 -
metodic, dup cadrelor didactice. ATRIBUII, FUNCII,
caz SARCINI
Standardul 3 -
COMPETENA,
PERFORMANA
Standardul 22 -
STRATEGII DE
CONTROL
d) activitatea Activitatea 1.1. Constituirea bugetului colii; Standardul 4 -
financiar a financiar 1.2. Execuia bugetar. FUNCII SENSIBILE
organizaiei Standardul 11 -

147
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

MANAGEMENTUL
RISCULUI
Standardul 15 -
IPOTEZE, REEVALURI
Standardul 12 -
INFORMAREA
Standardul 13 -
COMUNICAREA
Standardul 14 -
CORESPONDENA
Standardul 16 -
SEMNALAREA
NEREGULARITILOR
Standardul 19 -
SUPRAVEGHEREA
Standardul 22 -
STRATEGII DE
CONTROL
Standardul 23 -
ACCESUL LA RESURSE
Standardul 24 -
VERIFICAREA I
EVALUAREA
CONTROLULUI
Standardul 25 -
AUDITUL INTERN
MANAGEMENTUL Autoevaluarea 1.1. Existena i aplicarea Standardul 8 -
CALITII instituional procedurilor de autoevaluare PLANIFICAREA
instituional Standardul 9 -
a) strategii i COORDONAREA
proceduri pentru Standardul 15 -
asigurarea calitii IPOTEZE, REEVALURI
Standardul 17 -
Managementul 2.1.Existena i aplicarea PROCEDURI
calitii la nivelul procedurile interne de asigurare Standardul 24 -
organizaiei a calitii; VERIFICAREA I
2.2.Dezvoltarea profesional a EVALUAREA
personalului CONTROLULUI

148
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Standardul 25 -
AUDITUL INTERN

b) proceduri Revizuirea 1.1. Revizuirea ofertei


privind iniierea, periodic a educaionale i a proiectului de
monitorizarea i ofertei colare dezvoltare.
revizuirea c) proceduri obiective i
periodic a transparente de evaluare a
programelor i nvrii
activitilor
desfurate
Optimizarea 1.1.Existena i aplicarea
procedurilor de procedurilor de optimizare a
evaluare a evalurii nvrii.
nvrii
d) proceduri de 1. Evaluarea 1.1.Evaluarea calitii activitii STANDARDUL 1 -
evaluare corpului corpului profesoral. ETICA, INTEGRITATEA
periodic a profesoral e)accesibilitatea resurselor STANDARDUL 4 -
calitii corpului adecvate nvrii FUNCII SENSIBILE
profesoral Standardul 10 -
MONITORIZAREA
PERFORMANELOR
Standardul 16 -
SEMNALAREA
NEREGULARITILOR
STANDARDUL 19 -
SUPRAVEGHEREA
Standardul 22 -
STRATEGII DE
CONTROL
Standardul 24 -
VERIFICAREA I
EVALUAREA
CONTROLULUI
Accesibilitatea 1. Optimizarea 1.1.Optimizarea accesului la Standardul 23 -
resurselor accesului la resursele educaionale ACCESUL LA RESURSE
adecvate nvrii resursele

149
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

educaionale
f).baza de date 1. Constituirea i 1.1.Constituirea bazei de date a Standardul 12 -
actualizat actualizarea unitii de nvmnt. INFORMAREA
sistematic, bazei de date a Standardul 13 -
referitoare la organizaiei COMUNICAREA
asigurarea intern Standardul 14 -
a calitii CORESPONDENA
Standardul 16 -
g).transparena Asigurarea 1.1.Asigurarea accesului la oferta SEMNALAREA
informaiilor de accesului la educaional a colii. NEREGULARITILOR
interes public cu informaie al
privire la persoanelor i
programele de instituiilor
studii i, dup caz, interesate
certificatele,
diplomele i
calificrile oferite

h)funcionalitatea Funcionarea 1.1.Constituirea i funcionarea Standardul 5 -


structurilor de structurilor structurilor responsabile cu DELEGAREA
asigurare a responsabile cu evaluarea intern a calitii. Standardul 6 -
calitii educaiei, evaluarea STRUCTURA
conform legii intern a calitii ORGANIZATORIC
STANDARDUL 10 -
MONITORIZAREA
PERFORMANELOR
STANDARDUL 11 -
MANAGEMENTUL
RISCULUI
Standardul 12 -
INFORMAREA
Standardul 13 -
COMUNICAREA
Standardul 14 -
CORESPONDENA
STANDARDUL 15 -
IPOTEZE, REEVALURI
Standardul 16 -

150
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

SEMNALAREA
NEREGULARITILOR
Standardul 17 -
PROCEDURI
Standardul 18 -
SEPARAREA
ATRIBUIILOR
Standardul 21 -
CONTINUITATEA
ACTIVITII
Standardul 22 -
STRATEGII DE
CONTROL
Standardul 23 -
ACCESUL LA RESURSE
Standardul 24 -
VERIFICAREA I
EVALUAREA
CONTROLULUI
Standardul 25 -
AUDITUL INTERN

Aadar, un sistem este un ansamblu de funcii sau activiti derulate n cadrul unei
organizaii, cu converg ctre atingerea obiectivelor acesteia. Misiunea sistemului de control
intern/ managerial este de a optimiza capacitatea administrativ, modalitatea de atingere a
rezultatelor constnd n cooperarea tuturor factorilor implicai, de la conducere pn la
simplul angajat; implementarea acestuia, ca proces cu intrri i ieiri, depinznd de coeficieni
aleatorii de influenare. Reducerea acestor variabile atrage dup sine mbuntirea calitii
procesului, acest fapt depinznd, n ntregime, de decizia de management a conducerii
organizaiei/ instituiei publice. La nivel operaional accentul cade pe conformarea la
specificaiile standardelor de control intern/ managerial sau la cele de calitate. Prin
comparaie, se observ urmtoarele:
- Standardele de control intern au un caracter general, cu aplicabilitate pe procese, fiind
instrumentul de lucru al managerului/ conducerii instituiei;
- Standardele de calitate au un caracter specific, aplicabil activitilor cu caracter
specific, reprezint obligativitatea oricrui angajat;

151
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Standardele de calitate i cele de control intern/ managerial nu se suprapun, nu se


nlocuiesc reciproc, ci sunt complementare, viziunea managerial fiind responsabil de
aplicarea armonioas a acestora;
- Singura unitate de msur a performanei este costul calitii, opusul fiind reprezentat
de costul neconformrii la standard.

152
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

CAPITOLUL 6. Analiza documentar a implementrii SCMI la


nivelul MEN

1. Evaluarea mediului de control intern

n ceea ce privete evoluia i starea actual a mediului de control intern la M.E.N. s-a
constatat c:
noua structur organizatoric a M.E.N. a fost aprobat prin H.G. nr. 185/16.04.2013,
privind organizarea i funcionarea Ministerului Educaiei Naionale, cu modificrile i
completrile ulterioare.
Regulamentul de organizare i funcionare n vigoare al acestei instituii publice a fost
aprobat prin Ordinul nr. nr. 5650/10 octombrie 2011. El trebuie s fie actualizat.
n activitatea de control financiar preventiv propriu din cadrul M.E.N. continu s se
nregistreze unele deficiene, din cauza insuficientei coordonri i monitorizri a acestei
activiti la nivelul entitii, a nerespectrii n totalitate a cadrului metodologic i
procedural, precum i nerespectarea n totalitate a procedurii de control, aspect
evideniat i de interveniile controlului financiar preventiv delegat asupra unor proiecte
de operaiuni, pentru care, n prealabil, controlul financiar preventiv propriu a acordat
viz.
funcia de audit intern are creat cadrul metodologic i procedural, necesar, dar fa de
precedenta misiune de evaluare se constat un regres n procesul de alctuire a
configuraiei sistemului de audit intern la nivelul ministerului, att la nivelul aparatului
central, ct i la structurile aflate n subordine, precum i o asigurare insuficient a
resurselor pentru acoperirea corespunztoare a nevoilor de audit ale ministerului.
n cadrul prezentei misiuni echipa de auditori a U.C.A.A.P.I. a analizat modul de aplicare a
prevederilor O.M.F.P. nr. 946/2005 privind elaborarea Sistemelor de control/intern managerial,
n cadrul M.E.N.

153
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

n urma verificrii modului de constituire a structurii cu atribuii de monitorizare,


coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i dezvoltrii Sistemului de control
intern/managerial (SCI/M), au rezultat urmtoarele:
prin Ordinul ministrului educaiei naionale nr. 6411/28.11.2011, a fost constituit
Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii Sistemului
de control managerial al Ministerului Educaiei Naionale, fiind totodat stabilit
componena acesteia;
prin acelai ordin a fost aprobat i Regulamentul de organizare i funcionare a Comisiei,
precum i Programul de dezvoltare a Sistemului de control intern/managerial;
Acestea sunt actualizate periodic, astfel, ultima actualizare a componentei Comisiei, R.O.F.-
ului Comisiei s-a realizat prin Ordinul Ministrului nr. 4115/08.07.2013.
Scopul activitilor Comisiei l constituie crearea i implementarea unui Sistem de control
intern/managerial integrat n cadrul Ministerului Educaiei Naionale.
A fost elaborat i aprobat (prin Ordinul ministrului nr. 6411/28.11.2011) Programul de
dezvoltare a Sistemului de control intern/managerial pe anul 2011. Acesta cuprinde cele cinci
elemente cheie ale controlului intern/managerial (Mediul de control, Performana i
managementul riscului, Informarea i comunicarea, Activiti de control i Auditarea i
evaluarea).
Pornind de la aceste elemente, prin Program au fost stabilite un numr de 12 etape de
parcurs, aciunile propriu-zise, au fost stabilii responsabili, ct i termenele de realizare.

1.1. Stadiul implementrii Sistemului de Control Intern/Managerial la 31/12/2012

Stadiul implementrii i dezvoltrii Sistemului de control intern/ managerial la M.E.N. a fost


raportat de ctre M.E.N. prin situaii trimestriale/semestriale i anuale, n conformitate
dispoziiile O.M.F.P. 946/2005, republicat.
n urma autoevalurii la nivelul aparatului central al M.E.N. a rezultat c n anul 2012, cele
25 de Standarde de control intern/managerial se aflau n diferite stadii de implementare, SCMI
fiind parial conform. n perioada 2012 - 2013, Comisia s-a ntrunit ntr-o singur edin de lucru,
dei n R.O.F. - ul acesteia este menionat ntlnirea lunar a membrilor.
Pe baza rezultatelor autoevalurilor transmise de ctre ordonatorii secundari i teriari de
credite direct subordonai i din analiza Rapoartelor asupra sistemului de control
154
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

intern/managerial transmise ordonatorului principal de credite, rezult c la nivelul M.E.N., la


sfritul anului 2012, situaia era urmtoarea:
- n 13 entiti existau sisteme conforme;
- n 12 entiti existau sisteme parial conforme.
Cu prilejul interveniei la faa locului n cadrul misiunii de evaluare s-a analizat stadiul
implementrii Standardelor cuprinse n Anexa 1 (Codul Controlului Intern/Managerial) la
O.M.F.P. 946/2005, republicat.
Astfel, a rezultat c la sfritul anului 2012, la nivelul aparatului central al M.E.N., erau
implementate (n diferite stadii) toate cele 25 de standarde de control intern/managerial.
n cadrul prezentei misiuni a fost examinat modul i stadiul implementrii standardelor 7;
8; 11 i 17.
Standardul 7 - Obiective
Au fost stabilite obiectivele generale derivate ntr-un numr de 15 obiective specifice
M.E.N. Obiectivele, aciunile, responsabilitile, termenele, precum i alte componente ale
msurilor respective au fost cuprinse n Programe de dezvoltare a sistemelor de control
managerial, elaborate la toate nivelurile.
Standardul 8 - Planificarea
La nivelul aparatului central, pentru a pune n concordan activitile necesare atingerii
obiectivelor, la nivelul fiecrei structuri, a fost ntocmit un Plan de implementare. Sunt stabilite
aciunile planificate n vederea realizrii obiectivelor, au fost desemnai responsabili, precum i
termenele de realizare. La elaborarea acestui plan s-a inut cont i de riscurile aferente fiecrei
aciuni, fiind realizat i o estimare a riscurilor asociate fiecrei activiti n parte.
Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere este destul de complex,
avnd n vedere mrimea ministerului, ct i complexitatea i diversitatea activitilor.
Standardul 11 - Managementul riscului
La nivelul aparatului central al M.E.N., a fost efectuat o analiz a riscurilor, fiind
identificate un numr important de riscuri n urma inventarierii activitilor realizate la nivelul
fiecrei direcii n parte.
Gestionarea riscurilor la nivelul instituiei este realizat prin nscrierea acestora n Registrul
riscurilor.

155
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

La M.E.N. a fost elaborat o list a riscurilor identificate pentru fiecare activitate, pe fiecare
direcie/serviciu n parte. Au fost desemnate persoane responsabile cu gestionarea riscurilor la
fiecare nivel, aceste persoane fiind doar nominalizate, neexistnd un act oficial de numire a lor.
n cadrul Ministerului Educaiei Naionale a avut loc o evaluare a riscurilor la fenomenele
anticorupie. Ulterior, n colaborare cu experi ai Ministerului Administraiei i Internelor, a fost
realizat i o activitate de formare a personalului ministerului (cte un reprezentant al fiecrei
direcii) n etapele de identificare a riscurilor.
Riscuri de corupie identificate:
1. nedetectarea actelor/faptelor de corupie n cadrul misiunilor de audit public intern
desfurate la nivelul MEN i al unitilor aflate n subordinea /coordonarea/ sub
autoritatea MEN;
2. neactualizarea n termenul legal a procedurilor ce reglementeaz activitatea de audit
public intern;
3. neasigurarea pentru toi salariaii din cadrul SAI a pregtirii profesionale n domeniul
prevenirii i combaterii corupiei;
4. activitatea de control in teritoriu - "cumprarea" inteligenei;
5. organizarea de concursuri colare - forme de "favoritism" n organizare - accesul la
subiecte, selectarea comisiilor etc.;
6. selectarea profesorilor pentru comisiile naionale de specialitate sau grupurile de lucru;
7. traficul de influen privitor la elevi sau cadre didactice - transfer, promovare, corigene,
meditaii, ncadrare, detaare etc.;
8. nereguli neintenionate - erori, nereguli intenionate fraude;
9. luarea de decizii n afara deontologiei profesionale i a cadrului funcionarilor publici;
10. primirea de foloase necuvenite;
11. necunoaterea i/sau neinformarea angajailor cu privire la activitile specifice
desfurate n cadrul MEN, a unitilor/instituiilor de nvmnt i a organismelor aflate
n subordonarea, coordonarea sau sub autoritatea MEN;
12. interpretarea prtinitoare n cadrul activitii de soluionare a petiiilor, datorit
neaplicrii adecvate a legislaiei ca urmare a relaiilor personale ce s-au creat n timp, ori a
legturilor de rudenie sau afinitate care pot influena obiectivitatea n ceea ce privete
consemnarea constatrilor, a concluziilor, precum i a msurilor propuse sau a
rspunsului ntocmit ca urmare a soluionrii petiiilor, ducnd la lezarea

156
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

drepturilor/intereselor petentului/angajailor unitilor/instituiilor de nvmnt i a


organismelor aflate n subordonare, coordonarea sau sub autoritatea MEN;
13. ntocmirea incomplet/eronat a rspunsurilor la petiii din cauza suprasolicitrii
angajailor ca urmare a barierelor impuse de lipsa timpului necesar pentru soluionarea
unor cazuri, inclusiv cazul n care trebuie rezolvate cu celeritate petiii cu un nivel ridicat
de complexitate;
14. sosirea cu ntrziere sau nepunerea la dispoziie n termenul solicitat a punctelor de
vedere i/sau a documentelor specifice, solicitate direciilor generale/direciilor
specializate din MEN;
15. evaluarea profesional prtinitoare a performanelor angajailor;
16. emiterea de aprecieri neautorizate n legtur cu litigiile aflate n curs de soluionare;
17. dezvluirea de informaii care nu au caracter public, n alte condiii dect cele prevzute
de lege;
18. dezvluirea de informaii la care au acces n exercitarea funciei publice, dac aceast
dezvluire este de natur s atrag avantaje necuvenite ori s prejudicieze imaginea sau
drepturile instituiei ori ale unor funcionari publici, precum i ale persoanelor fizice sau
juridice.
19. lipsa resursei umane calificate, vorbitoare n limba minoritilor i greutatea pstrrii
acesteia, ceea ce duce la coordonarea dificil a unor activiti specifice cum ar fi lucrul la
programele colare, la elaborarea i traducerea subiectelor pentru examenele naionale.
Asociat acestui risc s-ar putea declana fapte de corupie, care in de pstrarea secretului
subiectelor traduse sau elaborate;
20. slaba comunicare ntre direciile MEN i luarea unor decizii fr consultarea sau fr
informarea prealabil a direciilor;
21. necunoaterea i/sau neinformarea angajailor Corpului de Control cu privire la
activitile specifice desfurate n cadrul MEN, a unitilor/instituiilor de nvmnt i a
organismelor aflate n subordonarea, coordonarea sau sub autoritatea MEN;
22. interpretarea prtinitoare n cadrul activitilor de control desfurate la uniti/instituii
de nvmnt i la organismele aflate n subordonare, coordonarea sau sub autoritatea
MEN sau n cadrul activitii de soluionare a petiiilor,datorit neaplicrii adecvate a
legislaiei ca urmare a relaiilor personale ce s-au creat n timp,ori a legturilor de rudenie
sau afinitate care pot influena obiectivitatea n ceea ce privete consemnarea

157
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

constatrilor, a concluziilor, precum i a msurilor propuse sau a rspunsului ntocmit ca


urmare a soluionrii petiiilor,ducnd la lezarea drepturilor/intereselor
petentului/angajailor unitilor/instituiilor de nvmnt i a organismelor aflate n
subordonare, coordonarea sau sub autoritatea MEN;
23. ntocmirea incomplet/eronat a rapoartelor/rspunsurilor la petiii din urmtoarele
cauze: suprasolicitarea membrilor echipelor de control/angajailor Corpului de Control ca
urmare a barierelor impuse de lipsa timpului necesar pentru soluionarea unor cazuri care
necesit deplasarea rapid a salariailor Corpului de Control la distante mari fa de locul
de munc, inclusiv cazul n care trebuie rezolvate cu celeritate petiii cu un nivel ridicat de
complexitate, inclusiv cele care presupun i implicarea altor structuri ale statului: Curtea
de Conturi, Inspecia Muncii, Poliia, Parchetul etc.;
24. evitarea cu bun tiin a includerii n planul anual de control a unor uniti/instituii de
nvmnt,organisme aflate n subordonare, coordonarea sau sub autoritatea MEN;
25. prestabilirea unei perioade de rotaie a atribuiilor, ale angajailor Corpului de Control
aflai n funcii sensibile, suficient de mare care s permit apariia unor relaii personale
cu angajaii unitilor/instituiilor de nvmnt i a organismelor aflate n subordonare,
coordonarea sau sub autoritatea MEN care pot influena activitatea desfurat de ctre
Corpul de Control;
26. sosirea cu ntrziere sau nepunerea la dispoziie n termenul solicitata punctelor de
vedere i/sau a documentelor specifice, solicitate direciilor generale/direciilor
specializate din MEN.
Standardul 17 - Proceduri
Pentru elaborarea procedurilor pe activiti Comisia SCI/M a aprobat macheta Proceduri
conform modelului din Anexa 2 la O.M.F.P. 946/2005 cu modificrile i completrile ulterioare.
Nu au fost elaborate i aprobate Procedurile de sistem, prin care s fie descrise activitile sau
procesele care se desfoar ia nivelul tuturor structurilor din minister.
De asemenea, n timpul interveniei la faa locului n cadrul acestei misiuni de evaluare,
echipei de auditori din U.C.A.A.P.I. nu i-au fost prezentate documentele de eviden analizate
privind inventarul activitilor procedurale i activitile formalizate n proceduri operaionale.
Din aceast cauz, echipa de auditori interni din U.C.A.A.P.I. nu poate formula apreciere
privind stadiul implementrii Standardului 17 - proceduri n sistemul M.E.N.

158
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

1.2. Concluziile evalurii. Recomandri pentru MEN

Msurile privind constituirea Comisiei de monitorizarea, elaborarea i actualizarea


Programului de dezvoltare a S.C.I.M. n sistemul M.E.N., au fost realizate cu mare ntrziere fa
de momentul adoptrii O.M.F.P. nr 946/2005, iar evoluia acestui proces continu s nregistreze
ntrzieri importante.
Activitatea Comisiei de monitorizare constituit nu este sistematic i nu se manifest
suficient preocupare pentru ndeplinirea atribuiilor care sunt stabilite prin R.O.F. - ul acestei
Comisii.
Recomandri pentru MEN:
I. Actualizarea n regim de urgen a Programului de dezvoltare a SCMI la nivelul M.E.N.,
precum i Programelor entitilor i structurilor din sistemul M.E.N.;
II. Conducerea M.E.N. va dispune msurile necesare pentru ca activitatea Comisiei de
monitorizare s devin sistematic, prin exercitarea efectiv a atribuiilor ce i-au fost
stabilite din R.O.F.;
III. Asigurnd o bun coordonare i monitorizare a procesului de dezvoltare a SCMI n
sistemul M.E.N.;
IV. Serviciul de Audit public intern din M.E.N. va cuprinde n Planul de audit intern pe anul
2014 o misiune de evaluare a stadiului implementrii SCMI la nivelul M.E.N., verificnd
ndeosebi realitatea i pertinena rezultatelor aciunii de autoevaluare a stadiului de
implementare a SCI/M cu scopul de a oferi conductorului instituiei o asigurare obiectiv
privind acest proces, de a identifica aspectele de mbuntit i de a formula n acest sens
recomandri pertinente;
V. Controlorul financiar preventiv delegat la M.E.N. va intensifica activitatea de consiliere,
oferit din proprie iniiativ pe problemele procesului de implementare a Standardelor de
control intern/managerial n M.E.N.

159
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

2. Analiza diagnostic a implementrii SCMI la nivelul MEN i a structurilor


subordonate

Analiza de fa cuprinde evaluarea stadiului de implementare a sistemului de control


intern/ managerial ncepnd cu anul 2010 i pn n prezent, la nivelul Ministerului Educaiei
Naionale, pe baza aspectelor relevante rezultate din activitatea de monitorizare a controlului
intern din unitile subordonate sau aflate n coordonarea MEN, precum i alte structuri
subordonate prevzute de HG. Nr. 81/ 5.02.2010 i H.G. nr. 185/ 16. 04. 2013 privind organizarea
i funcionarea Ministerului Educaiei Naionale cu modificrile i completrile ulterioare.
Avnd n vedere strategia de integrare a controlului n responsabilitatea managerial,
analiza de fa a avut drept scop determinarea gradului n care au fost implementate structurile
instituionale cu atribuii de monitorizare a Sistemului de Control Intern (SCMI), au fost
dezvoltate i actualizate Programele de Dezvoltare a SCMI, modul n care s-au identificat riscurile
poteniale i au fost adoptate msurile menite s elimine aceste riscuri, att n ceea ce privete
gestiunea patrimoniului i a fondurilor publice ct i eficientizarea managementului instituiilor
publice vizate.
Pornind de la prevederile Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, Ministerul Educaiei Naionale, la momentul
respectiv MECTS, prin adresa cu nr. 826/04.08.2010, a solicitat din partea tuturor unitilor
subordonate, n baza H.G. 81/ 2010, prima situaie detaliat referitoare la stadiul de dezvoltare a
controlului intern/ managerial al acestor instituii i elementele specifice acestui proces de
implementare, dup cum urmeaz:
- Actul de numire a structurii cu atribuii de monitorizare a SCMI ( denumire, nr.);
- Existena/ actualizarea programului de dezvoltare a SCMI;
- Actul administrativ de aprobare a programului de dezvoltare ( denumire, nr.);
- Numrul de proceduri elaborate;
- Numrul factorilor de risc identificai;
- Existena colectivelor de autoevaluare;
- Numrul de aciuni de analiz a modului de risc;
- Numrul aciunilor de acoperire a riscurilor;
- Numele persoanelor cu responsabiliti n analiza riscurilor;

160
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Alte elemente ce pot contribui la o apreciere corect/ realist a controlului


intern/managerial desfurat n cadrul instituiei.
Scopul acestui proces de monitorizare este definit la pct. 12.2 din Normele metodologice
generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul
ministrului finanelor publice nr. 522/2003, i vizeaz: evaluarea capacitii administrative a
instituiilor publice de a utiliza fondurile publice, precum i de a administra patrimoniul public n
condiii de legalitate, regularitate, economicitate i eficien, identificarea i evaluarea riscurilor
asociate actelor de gestiune ale ordonatorilor. Totodat, prin reglementrile Codului intern
cuprinznd Standardele de management/ control intern la entitile publice, Ministerul
Finanelor publice/ 2005, se extinde conceptul de control existent la un cadru conceptual nou,
format din principii generale de bun practic general acceptate pe plan internaional i n
Uniunea European, prin care se dorete crearea unui model de control managerial uniform i
coerent.
Pentru atingerea acestui scop s-au ntocmit proceduri operaionale specifice acestor
activiti, n conformitate cu prevederile legale n vigoare la data respectiv, stabilirea sistemelor
de control intrnd n responsabilitatea managementului fiecrei uniti publice i avnd la baz
standardele elaborate de Ministerul Finanelor Publice. n acest context, SCMI se dezvolt innd
cont de specificul legal, organizaional, de personal, de finanare, etc. al fiecrei entiti publice
n parte.
innd cont de aceste aspecte, monitorizarea din partea MEN a tuturor unitilor aflate n
subordine a urmrit dac entitile publice vizate au respectat obligaia actualizrii permanente a
listei actelor normative reprezentative cuprinse n componenta referine principale a fiecrui
standard, dar i modul n care i autoevalueaz mediul intern, odat cu identificarea zonelor de
aciune i a direciilor de schimbare. Prin exercitarea funciei de control i prin mijloacele de
control intern aplicate, managerii instituiilor subordonate constat abaterile de la ndeplinirea
obiectivelor, cauzele care le-au determinat i dispun msurile ce se impun pentru ndeplinirea
obiectivelor i nlturarea riscurilor.
Prin raportrile periodice, trimestriale iniial, apoi semestriale i anuale, Ministerul
Educaiei Naionale verific i gradul de conformare a acestora n raport cu prevederile Ordinului
nr. 946/ 2005, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare. n baza acestor prevederi,
controlul managerial intern are drept obiective:
- Realizarea atribuiilor la nivelul fiecrei structuri n mod economic, eficient i eficace;

161
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Protejarea fondurilor publice;


- Respectarea legilor, normelor, standardelor i reglementrilor n vigoare;
- Dezvoltarea unor sisteme de colectare, stocare, actualizare i difuzare a datelor i
informaiilor financiare i de conducere.

2.1. Analiza calitativ a rapoartelor din teritoriu

n urma centralizrii la nivelul MEN a datelor din rapoartele transmise periodic de


unitile subordonate la solicitarea ministerului, se evideniaz urmtoarele aspecte:
- Principalele aspecte negative cu care se confrunt inspectoratele colare in de ntrzieri
n rezolvarea solicitrilor de ctre persoanele autorizate, arhivarea necorespunztoare,
existnd riscul deteriorrii i al distrugerii documentelor, ca i finanarea insuficient
pentru continuarea investiiilor.
- O mare problem o constituie reducerea numrului de posturi din aparatul propriu i
blocarea acestora prin acte normative, fapt care determin nendeplinirea
corespunztoare a sarcinilor la nivel instituional din cauza personalului insuficient.
- Toate ISJ-urile au dezvoltat diferite proceduri operaionale, listele variaz de la o instituie
la alta; multe dintre procedurile deja elaborate au fost actualizate sau vor fi supuse
actualizrii.
- Aproximativ 25% dintre instituiile care au raportat fac confuzie ntre activitatea de audit,
managementul calitii i standardele de control intern/ managerial introduse prin
Ordinul nr. 946/ 2005, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Majoritatea instituiilor realizeaz activitatea de audit n baza OG nr. 119/ 1999,
actualiznd anual procedurile n conformitate cu OMFP 946/ 2005, republicat;
- Documentele de raportare demonstreaz c, la nivelul acestor instituii sunt n
implementare proceduri din sisteme diferite: standarde conforme OMFP 946/2005,
aspecte de asigurare a managementului calitii conform unor standarde internaionale i
activiti de audit;
- Un sfert dintre instituii au demarat procesul de implementare a SCMI n anul 2010, n
urma adresei MECTS, nsa majoritatea ISJ-urilor au constituit relativ recent structuri de
monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a sistemelor proprii de control
intern/ managerial, precum i programe de dezvoltare a SCMI;

162
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Majoritatea raportrilor demonstreaz c procedurile i registrele de riscuri nu au fost


elaborate n deplin conformitate cu prevederile OMFP 946/ 2005, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Pentru o apreciere corect/ realist a controlului intern/managerial, instituiile
subordonate au subliniat importana necesitii revizuirii permanente a procedurilor i a
pregtirii continue a personalului.

2.2. Limitri n eficientizarea Sistemului de Control Managerial Intern Argumente

Cadrul controlului managerial intern este reprezentat printr-un set de politici


instituionale i de proceduri care urmresc s asigure: disponibilitatea bazelor de date,
protejarea resurselor materiale, promovarea eficienei operaionale, precum i monitorizarea
aderrii la politici i direcii de aciune. Din definiia funcional a controlului intern rezult
aciuni precum: supervizarea managementului, asigurarea c exist nivelul adecvat de finanare
pentru furnizarea serviciilor publice, realizarea tranzaciilor n spiritul i n limita cadrului
legislativ, practici solide cu practici asumate, obiective instituionale i criterii de performan.
Controlul managerial intern devine astfel un sistem n care toate aciunile sunt
monitorizate proactiv, erorile sunt corectate i deficienele sunt raportate managementului de
top. In acord cu INTOSAI ( Organizaia Internaional a Instituiilor Supreme de Control al
Finanelor Publice), nu este vorba doar despre un eveniment sau circumstan, ci de o serie de
aciuni care se interconecteaz cu misiunea instituiei publice. Aceste aciuni apar n timpul
operaiunilor instituionale rulate continuu.
Lipsa acestor politici instituionale i a procedurilor anume a SCMI- poate genera
probleme precum: 1) operaiuni imorale, neeconomice, ineficiente i ineficace, 2)
deresponsabilizare; 3) activiti ilegale; management defectuos, erori, fraude i neregulariti.

Situaia actual:
Legislaie deficitar;
Nevoia mbuntirii metodologiei de evaluare a implementrii SCMI;
Lipsa unei platforme care s faciliteze schimbul de bune practici n ceea ce privete
implementarea SCMI la nivelul instituiilor;
Nivele diferite de implementare la nivelul structurilor subordonate.

163
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Scopul conceptual al SCMI este de a asigura instituia public de faptul c resursele sunt
gestionate eficient i ca responsabilitatea este meninut. n acest cadru conceptual,
instrumentele pe care managementul le poate implica, variaz n mod larg de la controlul ex ante
pn la verificri de rutin, controale de inventar, pstrarea registrelor, raportarea i
monitorizarea. Totui, noul control managerial este mai mult dect un simplu set de controale
financiare ex ante i de rutin. Se bazeaz pe un sistem de management al informaiei, pe
reglementri financiare i proceduri administrative privind evaluarea procesului de luare a
deciziei, eficacitatea investiiilor, contabilitatea i managementul resurselor umane. Implic o
varietate de instrumente pentru asigurarea c politicile i procedurile sunt conforme cadrului
legislativ, precum i asigurarea eficienei i eficacitii serviciului public.
Apreciem, n urma analizei datelor furnizate n rapoartele instituiilor subordonate, c
urmtoarele aspecte ale SCMI sunt importante pentru eficiena instituional:
1) Un leadership decisiv care s fie responsabil pentru proiectarea, implementarea,
supervizarea, meninerea i documentarea sistemului intern de control;
2) Un design al controlului intern managerial foarte bine gndit i aliniat la obiectivele
instituiei;
3) Personal implicat i responsabilizat n propria munc i care s-i exercite funciile n
acord cu politicile instituionale asumate oficial, cu procedurile, reglementrile i codul
etic;
4) Identificarea eficient a riscurilor i a mecanismelor sistemului de monitorizare;
5) Prezena unui audit intern i auditori independeni ca parte a sistemului de control intern
care ar trebui s furnizeze un set de proceduri foarte sigure.
Controlul intern i auditul intern sunt profund legate i utilizeaz un set de termeni
ngemnai care, cel mai adesea, sunt inter-schimbabili. Cu toate acestea, exist diferene
funcionale i operaionale ntre controlul intern managerial i auditul intern care nu au fost
remarcate (voit sau nu) de majoritatea instituiilor implicate n raportare. Instituiile care au
raportat periodic au manifestat o repetat confuzie conceptual ntre cerinele impuse de
activitatea de audit intern i cerinele impuse de OMEFP 946/ 2005, dei, n urma sesizrilor din
partea MECTS - MEN, ncepnd cu februarie 2010, un sfert dintre acestea a demarat procesul de
implementare a sistemului de control managerial/ intern.
Un sistem de control managerial ar trebui s fie compus att din controale financiare i
non-financiare aplicabile fiecrei faze a procesului de luare a deciziei. n cadrul instituional,

164
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

devine responsabilitatea echipei de top management ( conducerea instituiei) s proiecteze un


modus operandi pentru sistemul de control. Echipa de management ar trebui s prevad
funcionarea SCMI i s se asigure c informaia este transmis echitabil ntre actorii principali, n
special n raportul dintre conducerea ministerului, auditorii interni i auditorii externi.

2.3. nelegerea problemelor curente ale unitilor subordonate MEN

Instituiile publice supuse raportrii, cu unele excepii, ar trebui s-i revizuiasc sistemul
de control actual. O analiz detaliat a ceea ce funcioneaz i ceea ce nu funcioneaz n
procesele administrativ financiare ( bugetare i contabile) ar putea oferi indicii folositoare
pentru paii care ar trebui urmai.
Pe scurt, unele dintre problemele tipice cu care se confrunt structurile subordonate i/
sau aflate n coordonarea ministerului sunt:
(1) Lipsa obiectivelor specifice i a obiectivelor generale care s creeze premiza pentru
eficacitatea realizrilor organizaionale;
(2) Ambiguitatea cadrului legislativ care guverneaz structurile de control;
(3) Lipsa unor reguli de etic a muncii i a persoanelor specializate n implementarea SCMI;
(4) O ineficient delegare a responsabilitii pe vertical, ct i pe orizontal;
(5) ntrzierile procedurale care determin ntrzieri n realizarea sarcinilor de lucru;
(6) Ineria i lipsa motivrii.
Identificarea riscurilor i monitorizarea procedurilor la nivel intern instituional sunt, de
asemenea, aspecte care nu pot fi evitate n aceast analiz. O astfel de activitate complex ar
trebui realizat de consultani profesioniti care s fie, n mod normal, contractai de structurile
administrative menionate.

2.4. nelegerea noiunii de riscla nivel instituional

Un control intern eficient este un proces dinamic n care managementul instituiei ar


trebui alertat n mod continuu n legtur cu riscurile care apar n diversele etape ale sale i cu
msurile de acoperire a acestora. Evaluarea riscurilor este de aceea esenial n SCMI, deoarece
mputernicete managementul de top s identifice i s elimine riscurile poteniale. Fr
recunoaterea potenialului distructiv al riscurilor, sistemul de management financiar al
instituiilor subordonate MEN ar putea rmne vulnerabil att la circumstanele externe (ex:

165
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

ocuri economice, devaluare monetar, inflaie crescut, modificarea politicilor guvernamentale


privind taxarea), ct i la circumstanele interne (ex: deficit bugetar, neregulariti n alocarea
fondurilor sau excesul de cheltuieli n proiectele capitale).
Riscurile identificate i enumerate de structurile subordonate sau aflate n coordonarea
MEN variaz de la o instituie la alta, precum i de la un set de circumstane la altul. Cu toate
acestea, exist riscuri general acceptate care apar n orice tip de instituie fie aceasta
universitate, club sportiv, inspectorat colar general sau bibliotec central universitar cum ar
fi corupia, aplicarea greit sau incorect a unor msuri, erori sistemice sau individuale,
management defectuos, aplicarea ineficient a bugetului i a delegrii de responsabilitate,
viziune managerial mrginit, monitorizare insuficient, precum i variate eecuri n exercitarea
puterii bugetare sau n generarea unor informaii credibile.
Un rspuns foarte precis pentru acoperirea efectelor negative ale riscurilor identificate la
nivelul instituiilor vizate ar fi dezvoltarea la nivel instituional a unui sistem foarte sigur de
evaluare a riscurilor. Rspunsul variaz de la eliminarea riscurilor i a cauzelor acestora pn la
tratarea riscurilor sau chiar tolerarea lor pn la un anumit grad. n concluzie, este
responsabilitatea conducerii instituiilor publice care fac obiectul acestei analize s determine:
1) Severitatea riscurilor;
2) Dorina real a instituiei de a se confrunta cu riscurile identificate;
3) Magnitudinea rspunsului;
4) Rezultatele ateptate n procesul de acoperire/prevenire a viitoarelor riscuri.
Odat cu implementarea controlului managerial, din analiza riscurilor asociate fiecrei
activiti s-ar putea descoperi ab initio eventualele distorsiuni, anomalii, disfuncii. Acest lucru ar
permite luarea msurilor rectificative din timp, evitndu-se astfel agravarea unor stri de lucru
negative. Prin descoperirea i tratarea cauzelor naintea tratrii efectelor, s-ar putea elimina
condiiile care sunt propice apariiei sau favorizrii prejudiciilor, pagubelor, fraudelor.
Nu este suficient ca persoanele care ocup o funcie de conducere n cadrul instituiilor, la
orice nivel s-ar afla, s neleag bine n ce const controlul managerial i instrumentarul cu care
opereaz acesta. Ele trebuie s tie cum s acioneze pentru a-l proiecta i reproiecta mereu i
pentru a-l implementa. Exist, n acest scop, o metod verificat care poate fi urmat. Metoda
este, n esen, o abordare n funcie de riscuri, care se aseamn cu metodologia de
management a riscului, dar nu se identific cu aceasta. Ex: Fiecare unitate n parte care
intenioneaz s ating anumite obiective, i stabilete activitile i metodele care conduc la

166
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

realizarea scopurilor propuse i n acelai timp caut s identifice ct mai multe dintre
ameninrile care ar putea mpiedica realizarea dezideratului, pentru a putea lua din timp
msurile necesare. Conform acestei abordri, riscul reprezint incertitudinea n atingerea
obiectivelor dorite i trebuie privit ca o combinaie ntre probabilitate i impact. Aadar, aceast
perspectiv propune o analiz a tuturor activitilor n funcie de riscuri.

2.5. Aspecte transversale generate de conflictul dintre status quo si noua cultur
organizaional determinat de implementarea SCMI

I) Probleme cheie identificate n procesul de schimbare a STRUCTURII organizaionale:


Lipsa de viziune in alinierea sistemelor organizaionale la schimbrile necesitate de
prevederile OMFP 946/ 2005, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Resurse limitate.
II) Probleme cheie identificate n schimbarea CULTURII organizaionale:
Planificarea carierei;
Estimarea performanelor;
Dezvoltarea programelor de formare i nvare continu;
Managementul recompenselor ( compensri i beneficii);
Promovare i delegare;
Separarea atribuiilor.
III) Probleme cheie identificate n procesul de schimbare organizaional prin NVARE:
Pentru managementul de top:
Necunoaterea principiilor schimbrii/ modernizrii instituionale implicite prin
implementarea SCMI;
Apelarea la soluiile rapide;
Neaprecierea importantei leadership-ului;
Ignorarea problemelor angajailor;
Lipsa programelor de formare n problematica SCMI
Lipsa credibilitii n formatori.
Pentru angajai:
Sentimentul lipsei de control asupra situaiilor;

167
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Sentimentul lipsei de direcie;


Responsabiliti mari versus timp disponibil;
Incertitudine;
Mari ateptri pentru sine;
Preferina pentru status-quo.
IV) Probleme identificate referitor la componenta STRATEGIE:
Strategiile organizaionale elaborate nu prevd sisteme coerente de evaluare i
monitorizare a rezultatelor;
Lipsa unei viziuni unitare att la nivel central ct i la nivelul structurilor subordonate;
Necesitatea dezvoltrii unui sistem unitar de criterii, indicatori i proceduri printr-o
riguroas colectare a datelor, astfel nct SCMI s fie transparent iar msurile de
corijare/ adaptare s fie optimizate.
V) Probleme identificate referitor la componenta SISTEM:
Infrastructura i resursele din sistemul de nvmnt sunt de slab calitate;
Resursa uman din sistemul de nvmnt mbtrnete ngrijortor;
Necesitatea de a consolida capacitatea managerial a Ministerului Educaiei
Naionale, a inspectoratelor colare i a unitilor conexe;
Necesitatea implementrii unui sistem informatizat de management al informaiei.
VI) Probleme identificate referitor la componenta STAKEHOLDERI ( factori implicai):
Necesitatea dezvoltrii unui parteneriat instituional la nivel naional;
Absena unor evaluri ex-ante
Implicare sczut n dezvoltarea unui sistem de monitorizare i evaluare;
Slaba eficien a mecanismelor de asigurare a rspunderii ( cine este responsabil,
pentru ce i n faa cui);
Schimbarea rolurilor vechi cu cele noi conduc fie spre goluri, fie spre suprapuneri,
inclusiv la nivelul sistemului educaional.
VII) Probleme identificate referitor la componenta ABILITI CPTATE:
Insuficiena resurselor umane calificate n implementarea SCMI;
Insuficiena resurselor calificate pentru consilierea;
Lipsa unei stimulri adecvate n ceea ce privete participarea la programe de formare
pe tematica SCMI a personalului din structurile subordonate MEN;
Insuficienta promovare a culturii manageriale n nvmntul preuniversitar;
168
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Lipsa de direcie strategic la nivelul managementului de top n nvmntul


preuniversitar;
Iniiativ sczut n derularea unor programe de reconversie profesional adecvate
tipului de intervenie structural;
Lipsa capacitii manageriale ( capacitate de planificare, responsabilitatea alocrilor,
etc.);
Dificulti n trecerea de la proiectare a SCMI la implementare;
Incoeren n implementare;
Prea mult teoretizare i prea puin practic n implementare.
VIII) Probleme identificate referitor la componenta Implementare de politici naionale:
n sistemul de nvmnt a avut loc o deconcentrare ( delegare a autoritii de
decizie la nivelurile ierarhice inferioare inspectorate i uniti colare) i nu o
descentralizare care presupune o relaie mult mai consistent cu comunitatea local i
care s favorizeze o implementare eficient a prevederilor OMFP 946/ 2005,
republicat;
Delegarea de autoritate la nivel local a fost realizat naintea pregtirii adecvate a
personalului pentru asumarea noilor responsabiliti ce fac obiectul OMFP 946/ 2005,
republicat;
Lipsa de stimulente i de rspundere pentru introducerea msurilor de reforma i
pentru implementarea standardelor de control intern/ managerial, implicit: aceasta
situaie este perceput ca o ncrcare suplimentar pentru care nu exist stimulente i
recompense;
Sistemul de comunicare a datelor n interiorul sistemului educaional este n
continuare deficitar, nu exista o strategie de comunicare a informaiilor la nivel inter
instituional.
Dependena ISJ-urilor de situaia economic a judeelor;
Creterea decalajelor ntre regiuni i judee cu consecine n ceea ce privete
implementarea uniform a SCMI;
Construirea bugetelor locale nu este nici transparent i nici predictibil, ceea ce
limiteaz capacitatea administraiei locale de a-i asuma responsabiliti manageriale
i de proiectare strategic.

169
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

2.6. Aciuni recomandate

Realizarea unei analize a mediului extern (PEST) i evaluarea impactului acestuia asupra
instituiei;
Identificarea viziunii, misiunii instituionale i a principiilor cluzitoare;
Identificarea obiectivelor strategice i a rezultatelor ateptate;
Consultarea tuturor factorilor de decizie (stakeholderi) relevani;
Analizarea impactului legislaiei asupra instituiei;
Identificarea celor mai potrivite planuri, politici i practici care s susin realizarea
obiectivelor strategice ale instituiei;
Identificarea celor mai bune practici n folosirea eficienta a resursei umane;
Realizarea unei revizuiri a sistemului de recrutare i selecie;
Determinarea structurii instituionale potrivite pentru susinerea obiectivelor strategice care
vizeaz modernizarea;
Analizarea structurii posturilor ( competene, abiliti, responsabiliti i activiti) n baza
activitilor cheie;
Dezvoltarea unei planificri a RU cerute de procesul de modernizare instituional;
Compilarea profilurilor, desemnarea grupurilor de lucru, inventarierea competenelor
curente i a celor necesitate, identificarea lipsurilor n stabilirea noilor responsabiliti;
Evaluarea practicilor de recrutare i selecie n lumina obiectivelor strategice care vizeaz
modernizarea instituional;
Dezvoltarea i implementarea unui cadru de competene comprehensiv (cu o analiz
amnunit a nevoii de formare);
Implementarea unei strategii de leadership;
Adoptarea sau clarificarea nivelurilor ocupaionale sau categoriilor de clasificri;
Planificarea carierei;
Estimarea performanelor;
Dezvoltarea programelor de formare i nvare continu;
Managementul recompenselor ( compensri i beneficii);
Promovare i delegare;
Separarea atribuiilor.
170
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

2.7. Concluziile analizei diagnostic

Nu toate instituiile publice subordonate direct sau aflate n coordonarea Ministerului


Educaiei Naionale au capacitatea i personalul format din punct de vedere profesional s-i
asume noile responsabiliti asociate cu SCMI. Multe dintre instituiile vizate se lupt s fac fa
proceselor bugetare ineficiente odat cu tehnicile perimate de contabilitate i de planificare.
Diferenele de capacitate administrativ a instituiilor din teritoriu determin diverse obstacole
n ncercarea de a implementa sisteme de control managerial intern eficiente. De exemplu, ISJ-
urile din oraele mari par a fi mai pregtite s se implice n practicile i procedurile de control
managerial intern din moment ce au un mai mare acces la surse de venit ( ex. parteneriate public
privat, fonduri structurale atrase prin proiecte) i o capacitate administrativ mai puternic.
Instituiile din oraele mai mici (considernd capacitatea financiar total i populaia) se
confrunt n mod continuu cu probleme de baz precum deficite bugetare, disponibilizri, lipsa
personalului calificat sau numrul redus de angajai fa de necesitile instituionale, etc.
Avnd n vedere tocmai structurile administrative mici (ex: unitile conexe ale ISJ-urilor)
care nu sunt n stare s-i proiecteze i s-i dezvolte sisteme de control managerial eficiente, ar
trebui prevzute soluii alternative ca, de exemplu:
ntrirea i clarificarea atribuiilor structurilor responsabile de coordonarea i sprijinirea
metodologic a implementrii SCMI;
Responsabilizarea managementului de la toate nivelurile instituiilor publice prin
asumarea direct a obiectivelor i aciunilor cerute de implementarea SCMI n cadrul unor
documente de tip declaraie de conformitate;
Optimizarea circuitelor i fluxurilor informaionale din interiorul unitilor subordonate
MEN, ierarhizarea competenelor de decizie, reducerea numrului i volumului
documentelor, standardizarea acestora;
ntrirea furnizrii de expertiz, de a sprijini i pregti structurile interne ale instituiilor
publice, de a contracta servicii externe acolo unde este cazul, de a asigura coerena i
interoperabilitatea ntregului sistem, precum i de a verifica i oferi recomandri
instituiilor publice;
Modificarea OMFP 946/ 2005, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Clarificarea componentei de monitorizare i evaluare;

171
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

mbuntirea comunicrii dintre secretariatele SCMI prin crearea unei platforme


electronice de discuii.
Anexe:
Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control
intern/managerial
Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii
Raportul asupra sistemului de control intern/managerial
Raportare SCMI sem I 2009
Implementarea SCMI la nivelul subordonatelor 2010
Not informativ MECI 2010
Plan de implementare a SCMI la nivelul MECTS
Programul reactualizat de dezvoltare a SCMI la nivelul MECTS
Raport SCMI trim. I 2010
Situaii SCMI trim. IV 2010
OMECTS 6411-28.11.2011 i planuri
Ordin pentru aprobarea Comisiei de monitorizare i ndrumare metodologic nr. 3910 din
2011
Precizri bun practic 2011
Raportri structuri subordonate 2011
Situaie raportri teritoriu iulie 2011
Situaie centralizatoare, trimestrial iulie 2011
Autoevaluare SCMI doc final 2012
Aviz consultativ 2012
Raportare SCMI trim. 1 2012
Situaie centralizatoare, trimestrial 25 iulie 2012
001 Obiectivul General MECTS

172
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

3. Concluzii i recomandri de mbuntire privind implementarea SCMI la


nivelul MEN
Blocaje i riscuri n implementarea SCMI aa cum reies din analiza documentar

A) Probleme la nivelul capacitii administrative a MEN


La nivelul MEN, n anul 2014, au putut fi identificate urmtoarele probleme:
1) Misiunea i Valorile organizaiei:
a) Direciile nu sunt implicate de manier regulat i consistent n procesul de stabilire a
obiectivelor MEN.
b) Direciile nu sunt implicate n sesiuni de consultare privind analiza obiectivelor MEN
(asemenea ntlniri formalizate nu reprezint o cutum organizaional n MEN).
2) Managementul organizaional:
a) Blocarea posturilor la nivelul MEN determin o ncrcare prea mare cu sarcini a
personalului existent (insuficiena personalului);
b) Bugete prea mici;
c) Lipsa stimulentelor (extrinseci) pentru performan (problema salariilor mici) ;
d) Absena unei forme instituionalizate de comunicare inter-departamental a problemelor
i identificare a potenialelor soluii;
e) Cooperare inter-departamental deficitar;
f) Inexistena unei uniti de analiz/cercetare care s furnizeze suportul tiinific necesar
activitii direciilor.
3) Resursele organizaionale:
a) Deficit de personal;
b) Deficit n actualizarea informaiilor cu care se lucreaz;
c) Deficit n formarea personalului. Sunt necesare cursuri specifice si transversale;
d) Necesitatea introducerii unor stimulente extrinseci precum bonusurile de performan;
e) Limitarea politizrii n angajare.
4) Evaluarea i monitorizarea:
Necesitatea introducerii de criterii de evaluare potrivit performanei organizaionale.
Lipsa unor proceduri clare de cuantificare a livrabilelor organizaionale poate genera ineficien,

173
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

iar blocajele generate de fluctuaia forei de munc i necalificarea acesteia accentueaz starea
de lips de performan.
5) Comunicarea i coordonarea organizaional:
La nivelul MEN, nu exist o practic a comunicrii formale ori informale inter-
departamentale i nici o form instituionalizat de coordonare interdepartamental. Existena a
dou niveluri de management educaional (central i judeean) crete gradul de eec al
coordonrii n lipsa unor mecanisme clare, neunivoce de comunicare.
6) Imaginea instituional:
a) La nivelul MEN apar rar i neregulat, sesiuni de diseminare (intern i extern) a
activitilor de succes.
b) La nivelul MEN, sesiunile de diseminare (intern i extern) a bunelor practici sunt
organizate foarte rar i neregulat.
c) Realizarea de elemente de identificare vizual pentru MEN i campanii de promovare a
rezultatelor MEN sunt considerate activiti necesare creterii impactului social al MEN i
indirect, motivrii personalului MEN.
Avnd n vedere problemele identificate, proiectul de Strategie de modernizare a MEN11
identific ca principale puncte slabe la nivelul instituiei:
absena unei abordri manageriale orientate spre rezultate, un proces de ierarhizare i
stabilire a obiectivelor instituionale defectuos
comunicare interdepartamental deficitar,
dificulti de coordonare a politicilor sectoriale
managementul procesului de training
fragmentare a structurii i suprapuneri de atribuii ntre departamente.
B) Riscuri identificate la nivelul departamentelor MEN:

- Nedetectarea actelor/ faptelor de corupie n cadrul misiunilor de audit public intern


desfurate la nivelul MEN i al unitilor aflate n subordinea / coordonarea/ sub autoritatea
MEN;

11 Strategia de modernizare i consolidare a capacitii adminsitrative a Ministerului Educaiei Naionale versiune septembrie
2014
174
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Neactualizarea n termenul legal a procedurilor ce reglementeaz activitatea de audit public


intern;
- Neasigurarea pentru toi salariaii din cadrul SAI a pregtirii profesionale n domeniul
prevenirii i combaterii corupiei;
- Activitatea de control n teritoriu - "cumprarea" inteligenei;
- Organizarea de concursuri colare - forme de "favoritism" n organizare - accesul la subiecte,
selectarea comisiilor etc.;
- Selectarea profesorilor pentru comisiile naionale de specialitate sau grupurile de lucru;
- Traficul de influen referitor la elevi sau cadre didactice - transfer, promovare, corigene,
meditaii, ncadrare, detaare etc.;
- Nereguli neintenionate - erori, nereguli intenionate fraude;
- Luarea de decizii n afara deontologiei profesionale i a cadrului funcionarilor publici primirea
de foloase necuvenite;
- Necunoaterea i/sau neinformarea angajailor DGMRUR cu privire la activitile specifice
desfurate n cadrul MEN, a unitilor/instituiilor de nvmnt i a organismelor aflate n
subordonarea, coordonarea sau sub autoritatea MEN;
- Interpretarea prtinitoare n cadrul activitii de soluionare a petiiilor, din cauza neaplicrii
adecvate a legislaiei ca urmare a relaiilor personale ce s-au creat n timp, ori a legturilor de
rudenie sau afinitate care pot influena obiectivitatea n ceea ce privete consemnarea
constatrilor, a concluziilor, precum i a msurilor propuse sau a rspunsului ntocmit ca
urmare a soluionrii petiiilor, ducnd la lezarea drepturilor/intereselor petentului/angajailor
unitilor/instituiilor de nvmnt i a organismelor aflate n subordonare, coordonarea sau
sub autoritatea MEN ;
- ntocmirea incomplet/eronat a rspunsurilor la petiii din cauza suprasolicitrii angajailor
ca urmare a barierelor impuse de lipsa timpului necesar pentru soluionarea unor cazuri,
inclusiv cazul n care trebuie rezolvate cu celeritate petiii cu un nivel ridicat de complexitate;
- Sosirea cu ntrziere sau nepunerea la dispoziie n termenul solicitat a punctelor de vedere
i/sau a documentelor specifice, solicitate direciilor generale/direciilor specializate din MEN ;
- Evaluarea profesional prtinitoare a performanelor angajailor DGMRUR;
- Emiterea de aprecieri neautorizate n legtur cu litigiile aflate n curs de soluionare;
- Dezvluirea de informaii care nu au caracter public, n alte condiii dect cele prevzute de
lege ;

175
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Dezvluirea de informaii la care au acces n exercitarea funciei publice, dac aceast


dezvluire este de natur s atrag avantaje necuvenite ori s prejudicieze imaginea sau
drepturile instituiei ori ale unor funcionari publici, precum i ale persoanelor fizice sau
juridice;
- In cadrul direciei am identificat riscul privind lipsa resursei umane calificate, vorbitoare n
limba minoritilor i imposibilitatea pstrrii acesteia, ceea ce duce la coordonarea dificil a
unor activiti specifice, cum ar fi lucrul la programele colare, la elaborarea i traducerea
subiectelor pentru examenele naionale. Asociat acestui risc s-ar putea declana fapte de
corupie, care in de pstrarea secretului subiectelor traduse sau elaborate. CNEE a elaborat o
serie de proceduri n acest sens;
- Un alt risc identificat este cel legat de slaba comunicare ntre direciile MEN i luarea unor
decizii fr consultarea sau fr informarea prealabil a direciei;
- Necunoaterea i/sau neinformarea angajailor CCM cu privire la activitile specifice
desfurate n cadrul MEN, a unitilor/instituiilor de nvmnt i a organismelor aflate n
subordonarea, coordonarea sau sub autoritatea MEN;
- Interpretarea prtinitoare n cadrul activitilor de control desfurate la uniti/instituii de
nvmnt i la organismele aflate n subordonare, coordonarea sau sub autoritatea MEN sau
n cadrul activitii de soluionare a petiiilor, din cauza neaplicrii adecvate a legislaiei ca
urmare a relaiilor personale ce s-au creat n timp, ori a legturilor de rudenie sau afinitate
care pot influena obiectivitatea n ceea ce privete consemnarea constatrilor, a concluziilor,
precum i a msurilor propuse sau a rspunsului ntocmit ca urmare a soluionrii petiiilor,
ducnd la lezarea drepturilor/intereselor petentului/angajailor unitilor/instituiilor de
nvmnt i a organismelor aflate n subordonare, coordonarea sau sub autoritatea MEN;
- ntocmirea incomplet/eronat a rapoartelor/rspunsurilor la petiii din urmtoarele cauze:
suprasolicitarea membrilor echipelor de control/angajailor CCM ca urmare a barierelor
impuse de lipsa timpului necesar pentru soluionarea unor cazuri care necesit deplasarea
rapid a salariailor CCM la distante mari fa de locul de munc, inclusiv cazul n care trebuie
rezolvate cu celeritate petiii cu un nivel ridicat de complexitate, inclusiv cele care presupun i
implicarea altor structuri ale statului: Curtea de Conturi, Inspecia Muncii, Poliia, Parchetul
etc.;
- Evitarea cu bun tiin a includerii n planul anual de controla unor uniti/instituii de
nvmnt, organisme aflate n subordonare, coordonarea sau sub autoritatea MEN;

176
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Prestabilirea unei perioade de rotaie a atribuiilor, ale angajailor CCM aflai n funcii
sensibile, suficient de mare care s permit apariia unor relaii personale cu angajaii
unitilor/instituiilor de nvmnt i a organismelor aflate n subordonare, coordonarea sau
sub autoritatea MEN care pot influena activitatea desfurat de ctre CCM;
- Sosirea cu ntrziere sau nepunerea la dispoziie n termenul solicitata punctelor de vedere
i/sau a documentelor specifice, solicitate direciilor generale/direciilor specializate din MEN ;
- Evaluarea profesional prtinitoare a performanelor angajailor CCM;
- Emiterea de aprecieri neautorizate n legtur cu litigiile aflate n curs de soluionare;
- Dezvluirea de informaii care nu au caracter public, n alte condiii dect cele prevzute de
lege.

Mediul de control reprezint temelia ntregului sistem de control intern. El asigur


disciplina i structura din cadrul organizaiei, precum i climatul care influeneaz calitatea
general a controlului intern. El are influene majore asupra modului de instituire a strategiei, a
obiectivelor i a felului n care se structureaz activitile ce se vor desfura ulterior. Dei este
un element principal care determin aplicarea celorlalte componente ale sistemului de control
intern/managerial, n cadrul aciunilor desfurate, totui exist probleme n implementare.
Cele mai multe dintre abateri au fost cele de la standardul Funcii sensibile, mai ales c
exist reticen n a identifica funciile sensibile chiar n entitile din administraia public
central, datorit interpretrii proprii a obligativitii de instituire a unui plan de rotaie a
personalului.
Controlul intern/managerial vizeaz n esena lui progresele nregistrate de entitate n
ndeplinirea obiectivelor sale i nu doar executarea unor inspecii sau controale, care reprezint
doar o parte a acestuia. Controlul intern presupune deci, o evoluie continu, n funcie de
obiectivele entitii, fiind caracterizat de etapele de proiectare, implementare i dezvoltare.
Reiese astfel faptul c entitile publice trebuie s stabileasc un set de obiective pe care
i propun s le ndeplineasc. Ca i la nivelul ntregii administraii, i la nivelul MEN nu s-a realizat
nc o legtura coerent ntre misiune, strategia de modernizare, stabilirea obiectivelor generale,
a obiectivelor specifice, a activitilor, a atribuiilor i responsabilitilor din fia postului,
elaborarea indicatorilor de performan pentru msurarea gradului de realizare a obiectivelor ce
trebuie ndeplinite. Acest fapt duce de la bun nceput la o percepie greit a implementrii
sistemului de control intern/managerial, care are ca scop principal evaluarea riscurilor n

177
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

ndeplinirea acestor obiective i introducerea acelor activiti de control care pot conduce la
diminuarea sau eliminarea acestora. De asemenea, obiectivele stabilite nu au fost definite n
totalitatea lor n mod exact/specific, msurabile, necesare/de atins, realiste i cu termene de
ndeplinire/realizare precise (SMART).
Unul dintre cele mai importante standarde pe care auditorii publici externi l evalueaz
sub aspectul implementrii n entitatea verificat este Managementul riscului. Dac riscurile
din entitate s-ar regsi i ar fi definite corect n documentul Registrul riscurilor, atunci
activitatea proprie de verificare s-ar desfura ntr-un mod mult mai rapid. In general, sistemul
de management al riscurilor existent n diferite entiti nu contribuie la mbuntirea eficienei
i eficacitii activitilor i nu furnizeaz o abordare sistematic care s permit conducerii s-i
concentreze atenia i resursele de care dispune asupra anumitor arii de risc semnificative pentru
operaiunile pe care le desfoar. La nivelul MEN s-a reuit inventarierea riscurilor privind
corupia, dei nu acesta este unul dintre cele mai importante riscuri ce pot aprea n cadrul
activitilor vulnerabile desfurate.

Recomandri pentru implementarea sistemelor de control managerial intern.


Exemple de bune practici n domeniul SCMI

De ce avem nevoie de control intern?

Controlul intern permite atingerea obiectivelor instituiei si responsabilizarea personalului


(accountability). Controlul intern este o component integrant a managementului organizaiei,
prin care se asigur c urmtoarele obiective sunt atinse n mod rezonabil:
Eficiena i eficacitatea operaiunilor;
Autenticitatea raportrilor financiare;
Conformitate cu legi i regulamente.
Exista cinci standarde ale controlului intern aplicabile n departamentele i ageniile federale din
SUA:
Mediul de control
Evaluarea riscurilor
Activiti de control

178
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Informare i comunicare
Monitorizare
Standardele revizuite ale Comisiei Europene - au intrat n vigoare ncepnd cu 01.01.2008:
Standardele s-au redus de la 24 la 16 pentru:
a ntri efectivitatea demersurilor privind controlul intern;
a simplifica demersul i a face mai accesibil personalului ;
a crete calitatea mediului de control intern.
Standardele revizuite ale Comisiei Europene - 6 blocuri de standarde:
Misiune i valori (2)
Resurse umane (2)
Planificare i managementul riscurilor (2)
Operaiuni i activiti de control (5)
Informare i raportri financiare (2)
Evaluare i audit (3)
ntocmirea a cte o fi pentru fiecare standard dup modelul CE:
1. Rezultatul standardului
2. Cerine
3. ntrebri de verificare a implementrii standardului
ntruct pentru direcii nu toate standardele sunt la fel de importante, se poate face o
ierarhizare ale acestora dup modelul CE:
Analiza situaiei actuale (pe baza ntrebrilor de verificare - 3)
Fia de standard (cerine - 2)
To Do List (Obiective -> Activiti).
Raportarea de realizri pentru a atinge standardele ar trebui s aib la baz ntrebrile de
verificare (3) i confruntarea situaiei existente cu cerinele standardului (2). Exist practica
internaional a semnrii unei declaraii de conformitate cu standardele controlului intern la
sfritul anului de ctre fiecare director. Declaraia de conformitate ar trebui s includ
realizrile, neconformitile i cauzele acestora, precum i un plan de aciune pentru nlturarea
deficienelor.

179
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

CAPITOLUL 7. Studii de caz

BULGARIA
1. Aspecte introductive

Republica Bulgaria are tradiie n domeniul controlului. Precum Romania, nainte de


aderarea la UE, Bulgaria a fost nevoit s i asume angajamentele stipulate n Capitolul 28 legat
de acquis-ul European.
Actul de control financiar intern a intrat n vigoare la 1 ianuarie 2001, impunnd
contabilitatea managerial i auditului intern n entitile publice. Legea a impus un model
centralizat de Control Financiar Public Intern (CFPI) i a pus bazele Ageniei de Control Public
Financiar Intern. n anul 2002 a fost stabilit Consiliului privind CFPI, care a avut responsabilitatea
pentru controlul i coordonarea tuturor msurilor legate de CFPI. Dup nchiderea capitolului 28 -
"Control financiar"- n 2002, s-au fcut modificri considerabile n domeniul managementului
financiar, a controlului i auditului intern, ncorpornd standarde internaionale. Echipa de
gestionare, responsabil pentru CFPI n Republica Bulgaria, a trecut printr-o dezvoltare a viziunii
n ceea ce privete elementele de CFPI, printr-un dialog constructiv cu instituiile Comisiei
Europene i cu SIGMA. Noile proiecte de reglementare privind fondurile structurale i de
coeziune, care rezult din aceste modificri n domeniul financiar de gestionare i control a
determinat, de asemenea, reconsiderarea abordrii cu privire la sistem de CFPI.
Direcia de Control Intern recunoate c trecerea la un sistem de control intern a fost
dificil. Guvernul Bulgariei a luat msuri adecvate, organiznd ntlniri periodice cu efii unitilor
interne de audit din cadrul ministerelor pentru furnizarea de informaii valoroase i crearea unui
sentiment de proprietate n rndul comunitii de audit intern. Toate acestea au implicat un efort
substanial de pregtire.

180
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Conform OECD12, reformele de contabilitate i de audit intern sunt bine concepute;


provocarea st n punerea lor n aplicare. Este nevoie de timp pn cnd clienii i profesionitii
de audit intern vor cpta experien i i vor nelege rolurile respective. Colaborarea continu
ntre Oficiul Naional de Audit i auditorii interni ar trebui s conduc la mbuntirea serviciilor
publice n Bulgaria. Mai mult dect att, consolidarea culturii de management din cadrul
ministerelor de resort este esenial pentru o mai mare responsabilizare a personalului legat de
performana entitii n care opereaz. Experii OECD consider c accentul trebuie pus pe
remunerarea n funcie de performan.
OECD conclude c executarea bugetului n Bulgaria rmne concentrat, n primul rnd,
pe legalitatea i corectitudinea de intrri bugetare. Cultura birocraiei nu a mbriat nc ideea
de management asupra performanei programului i a rezultatelor. Ca bugetul programului sa fie
pus n aplicare, ar trebui luate msuri pentru a transfera i descentraliza o mai mare
responsabilitate bugetar, pentru a instrui managerii, i pentru a reduce controlul centralizat.
Raportarea bugetara ar trebui s pun accent pe rezultatele programului ntr-o mai mare
msur dect se ntmpl n prezent.

2. Mediul de control

Reforma legislativ n domeniul managementului intern a fost promovat de ctre


Ministerul Finanelor. Acesta este i preedintele Consiliului pentru Reform Administrativ.
Agenia Public de Inspecie Financiar, Agenia Executiv de Audit a Fondurilor UE, Direcia de
Buget, Direcia de Trezorerie i Direcia de Cheltuieli ale Statului raporteaz tot Ministrului
Finanelor.
Schimbri legislative: Legea Administraiei modificat n decembrie 2010, Clasificarea
Unificat a Funciilor n cadrul Administraiei i Legea privind Procedurile Bugetului de Stat,
modificat ultima dat n 2008. Consiliul de Minitri a emis un decret n august 2009 prin care a
nfiinat Consiliul pentru Reform Administrativ drept organism consultativ al Consiliului de
Minitri, care urma s coordoneze politica guvernamental privind managementul administraiei
publice generale.

12 http://www.oecd.org/countries/bulgaria/46051594.pdf
181
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

n 2006, Adunarea Naional a adoptat Legea privind Managementul i Controlul


Financiar n Sectorul Public (LMCFSP), Legea privind Auditul Intern n Sectorul Public (LAISP) i
Legea privind Inspecia Financiar Public (LIFP). Se difereniaz astfel responsabilitile privind
controlul, ale managerilor organizaiilor publice de cele ale auditorilor interni i ale inspectorilor
financiari publici. Conform acestei legislaii, managerii organizaiilor publice sunt responsabili
pentru ndeplinirea obiectivelor organizaiilor prin gestionarea fondurilor publice ntr-o manier
legal, economic, eficient i eficace. n acest scop, ei trebuie s asigure funcia de audit intern.
i alte forme de legislaie, cum ar fi Legea privind Procedurile Bugetului de Stat, Legea
privind Bugetele Municipale i Legea privind Banca Naional Bulgar, identific responsabilitatea
unitii economice de a stabili i opera sisteme de management i control financiar, precum i de
a actualiza i raporta situaia acestora. Procedura bugetar ncepnd din 2007 include elaborarea
de proiecte de buget n format de program. Acest lucru implic formularea de politici, programe,
obiective i activiti i face parte din implementarea responsabilitii manageriale de a stabili
obiectivele organizaiilor publice.
Modelul CFPI n Republica Bulgaria trebuie s fie dezvoltat13 n trei direcii majore:
Consolidarea gestiunii financiare i controlul de ctre un normativ care reglementeaz
rspunderea managerial n sectorul public.
De instituire a unui audit intern independent din cheltuielile organizaiilor fondurilor publice,
care prevd o evaluare obiectiv cu privire la CFPI i face recomandri de mbuntire.
Stabilirea unei Uniti Centrale de Armonizare a Ministrului de Finane, acesta coordoneaz
i armonizarea managementul financiar i sistemele de control i ale auditului intern n
sectorul public.
Pentru a ndeplini aceste cerine, guvernul Bulgariei a luat iniiativa de a face modificri
legislative, a elaborat i transmis ctre Adunarea Naional a Republica Bulgaria trei noi proiecte
de acte n vederea adoptrii:
1. Actul de Management Financiar i Control
2. Actul de audit intern n sectorul public
3. Legea Inspecia Finanelor Publice.

13 http://www.minfin.bg/document/1931:1
182
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

3. Instituii implicate n controlul i auditul intern

Mai jos este prezentat organizarea Ministerului de Finane al Bulgariei14.

Direcia de Control Intern15


Face parte din Ministerul de Finane, iar scopul principal al Direciei este de a sprijini
Ministrul Finanelor n coordonarea, armonizarea, gestiunea financiar, controlul i auditul intern
n organizaiile din sectorul public. Direcia conduce, coordoneaz i controleaz politica de stat
n domeniul managementului financiar, controlului i auditului intern i asigur legtura cu
Comisia European n acest domeniu.
Principalele sarcini ale Direciei de Control Intern sunt de a elabora, actualiza i de a
mbunti metodologia n domeniul managementului financiar i control i audit intern n
conformitate cu standardele acceptate la nivel internaional i cele mai bune practici ale Uniunii
Europene. Acesta este responsabil pentru elaborarea unui raport anual consolidat privind
situaia controlului intern n sectorul public, care sintetizeaz rapoartele anuale privind

14 http://www.oecd.org/countries/bulgaria/46051594.pdf
15 http://www.minfin.bg/en/page/48
183
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

managementul, controlul financiar i auditul intern. Raportul trebuie s fie livrat la ministrul de
Finane n fiecare an, pn la 31 mai.
Direcia asigur legtura i colaboreaz cu structuri similare din strintate i cu
organizaiile publice din ar, care se ocup cu controlul intern i promovarea profesiei de
auditor intern. Direcia susine Ministrul de Finane n exercitarea atribuiilor sale prevzute de
managementul financiar i controlul n Legea sectorului public i Legea de audit intern din
sectorul public.
Unitatea Central de Armonizare a managementului i controlului financiar:
Elaboreaz standarde, manuale i metodologii n legtur cu construcia, ntreinerea i
actualizarea sistemelor de management i de control financiar, n conformitate cu
standardele acceptate la nivel internaional pentru controlul intern;
Ofer asisten metodologic managerilor n dezvoltarea de politici de gestionare a
riscurilor i modele standard, ofer activiti adecvate i eficiente de control, gestionarea
sistemelor de informare i comunicare, precum i o monitorizare adecvat i durabil a
sistemelor de raportare;
Efectueaz monitorizarea i analiza sistemelor de gestiune i de control financiar n
organizaiile din sectorul public i pregtete un raport anual cu privire la statutul lor.
Coordoneaz i sprijin furnizarea de formare profesional n domeniul managementului
financiar i control i responsabilitatea managerial.
Unitatea Central de Armonizarea a auditului intern:
Elaboreaz o metodologie unic de audit intern n organizaiile din sectorul public;
Sprijin activitile unitilor de audit intern prin elaborarea unor orientri pentru
planificarea anual, precum i formularele de raportare standard de audit;
Menine o baz de date a unitilor de audit intern, inclusiv a statutului lor;
Stabilete i menine un registru al auditorilor certificai i a auditorilor, care au trecut cu
succes examenul de auditor intern n sectorul public;
Monitorizeaz punerea n aplicare a standardelor internaionale de audit intern i Codul
de etic al auditorilor interni din organizaii;
Coordoneaz i sprijin furnizarea de formare profesional a managerilor de audit intern
i a auditorilor interni n organizaiile din sectorul public.

184
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Dezvoltarea CFPI depinde de activitile celor trei instituii: Inspecia Financiar Public,
Agenia Executiv de Audit al Fondurilor UE (AA) i Oficiul Naional de Audit.
Agenia Executiv de Audit al Fondurilor UE
ndeplinete rolul de organism de audit pentru programe cofinanate din Fondurile
Structurale, Fondul de Coeziune i Fondul European pentru Pescuit. Aceasta efectueaz audituri
de sistem i audituri pe baz de eantion i emite declaraii de nchidere cu privire la proiecte n
cadrul Instrumentului pentru Politici Structurale de Pre-aderare (Fondul de Coeziune),
instrumentul Schengen, Fondului European de Returnare, Fondul pentru Frontierele Externe,
mecanismului financiar ZEE i altor programe UE. Agenia ndeplinete rolul unei autoriti de
certificare pentru certificarea anual a conturilor n cadrul programului Saphard. ndeplinete i
funcii legate de implementarea de programe de cooperare transfrontalier.
Oficiul Naional de Audit
Controleaz implementarea bugetului i a altor fonduri publice i activiti, n
conformitate cu Legea privind Oficiul Naional de Audit i cu standardele de audit recunoscute la
nivel internaional. Principala sarcin a Oficiului Naional de Audit este de a controla exactitatea
i autenticitatea declaraiilor financiare ale organizaiilor finanate de la buget i legalitatea,
eficiena, eficacitatea i managementul economic al fondurilor i activitilor publice, precum i
de a oferi Adunrii Naionale informaii de ncredere cu privire la aceste elemente. Oficiul
Naional de Audit i ndeplinete operaiunile n mod independent i raporteaz ctre Adunarea
Naional.
Inspecia Financiar Public
Este un organism administrativ subordonat Ministerului Finanelor. Principala sarcin a
Inspeciei Financiare Publice este de a proteja interesele financiare publice prin efectuarea de
inspecii ex-post asupra reglementrii activitilor bugetare, financiare, economice; identificarea
nclcrilor reglementrilor privind activitile bugetare, financiare, economice sau de raportare
a indiciilor de fraud; identificarea violrilor reglementrilor privind achiziiile publice; detectarea
daunelor provocate; identificarea fraudelor/a neregulilor care afecteaz interesele Comunitilor
Europene; urmrirea rspunderii administrativ-penale i financiare a prilor vinovate n cazurile
prevzute de lege. Inspeciile financiare sunt efectuate la cerere, n baza unor reclamaii sau
rapoarte privind nclcri din partea autoritilor publice, a persoanelor fizice sau juridice.

185
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

4. Controlul intern n Ministerul Educaiei din Bulgaria


Auditul intern

Biroul de Audit Intern rspunde direct de Ministrului Educaiei. Aparatul funcioneaz pe


un audit intern al tuturor structurilor, programe, activiti i procese n minister, inclusiv
ordonatorii de credite ai Uniunii Europene i ordonatorii de credite cu grad inferior ministrului.
Unitatea de Audit Intern din cadrul Ministerului Educaiei 16 are urmtoarele
responsabiliti:
planific, execut i s raporteaz cu privire la activitile de audit intern, n conformitate
cu cerinele LIAPS, standardele de audit intern, Codului etic al Auditorilor Interni, i a
aprobrilor Ministrul de Finane legate de metodologia auditrii interne n sectorul public;
ntocmete, pe baza evalurii riscurilor, un plan strategic pe trei ani, precum i un plan
anual de activitate, aprobate prin Ordinul ministrului;
pregtete un plan de audit pentru fiecare misiune de audit, referitor la tipul de
controale, obiectivele, calendarul i alocarea resurselor pentru punerea n aplicare a
angajamentului de audit;
ofer ministrului o evaluare independent i obiectiv a situaiei auditrii i a
managementului financiar;
evalueaz procesele pentru a identifica, evalua i gestiona riscul;
examineaz i evalueaz: conformitatea activitilor cu putere de lege i a contractelor;
fiabilitatea i integritatea informaiilor financiare i operaionale; organizaie pentru
protecia activelor i a informaiilor stabilite; eficacitatea, eficien i economia
operaiunilor; executarea de sarcini, contracte, angajamentele i realizarea obiectivelor;
ofer recomandri ministrului, la cererea acestuia, acord consultan i exprim
punctele de vedere i opiniile, cu scopul de a mbunti procesele de management i
control al riscurilor;
raporteaz i discut cu ministrul i efii structurilor, rezultatele auditate ale fiecrui
angajament de audit i prezint un raport de audit;

16 http://www.mon.bg/?go=page&pageId=5&subpageId=38
186
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

face recomandri n rapoartele de audit pentru a mbunti gradul de adecvare i


eficacitatea gestiunii financiare i a controlului, asist Ministrul n elaborarea planului de
aciune i efectueaz inspecii pentru a monitoriza punerea n aplicare a recomandrilor;
elaboreaz i prezint ministrului un raport anual privind activitatea de audit intern;
ofer cursuri de formare auditorilor interni i ine legtura cu alte uniti de audit intern
ale organizaiilor din sectorul public, n scopul de a face schimb de experien.

Sistemul de management al riscului

Conform unui studiului Challendes before Bulgarian State Universitie for Development of
Financial Management and Control Systems n Spending Public Funds (Staykov T. i Hdzhieva P.,
2014).17, este foarte important ca fiecare entitate public s i creeze un sistem care s
deserveasc nevoile specifice i regulile acesteia. Folosirea metodei copy-paste ntre instituii
este ineficient i limiteaz capacitatea de a atinge scopurile manageriale.
O concluzie importanta a studiului este c cea mai mare provocare pentru instituiile de
nvmnt, este s i dezvolte un sistem de management al riscului, prin care s identifice
pericolele poteniale, i s gseasc soluii viabile pentru a le evita sau reduce. Conform Actului
asupra Managementului Financiar i de Control n Sectorul Public (2006), conductorii entitilor
publice sunt obligai s fac o analiz de risc utiliznd metodologia dezvoltata de Ministerul de
Finane al Bulgariei. Cu toate acestea, metodele specifice de identificare a riscurilor i rspunsul
acestora, sunt determinate de fiecare lider n parte. Exist o relaie strns ntre hotrrea
obiectivelor de dezvoltare ale instituiei i managementul riscurilor implicite. Riscul este un
eveniment care are potenialul de a ntrerupe activitatea de dezvoltare a instituiei. Orice risc
este analizat pe doua dimensiuni: impactul i probabilitatea. Msurarea acestor dou dimensiuni
este cheie n prevenirea riscurilor.
Principiile de management al riscului urmrite n instituiile educaionale ale Bulgariei:
legalitate i respectarea regulilor;
eficiena procesului de management al riscului;

17http://www.iises.net/proceedings/11th-international-academic-conference-reykjavik/table-of-
content?cid=3&iid=51&rid=1950
187
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

eficiena metodelor aplicate n procesul de management al riscului care au scopul de a


reduce impactul negativ al riscului i a probabilitii existenei acestuia;
costurile implementrii controlului riscului nu trebuie s depeasc beneficiile reducerii
acestuia;
o conturare clar a drepturilor, ndatoririlor i responsabilitilor participanilor n
procesul de management al riscului.
In sectorul public, riscurile nu sunt doar financiare i operaionale, pot include riscuri
sociale i politice. Conform Global Risk Management Survey (Aaon, 2011) cele mai importante
riscuri n educaia superioara sunt:
schimbrile legislative,
ncetinirea creterii economice,
prejudicierea reputaiei brand-ului
Fiecare instituie educaional bulgar trebuie s i dezvolte o strategie pentru
managementul riscului pe trei ani. O greeala comun tuturor organizaiilor educaionale este de
a-i stabili strategii de management al riscului nainte de a-i defini obiectivele de dezvoltare
instituional. Astfel, acestea se concentreaz asupra unor riscuri care, dei importante, nu pot fi
de fapt controlate de o instituie educaional, o coal sau o universitate, cum ar fi ncetinirea
creterii economice, sau schimbri legislative.
Mai jos avem un model de nregistrare a riscurilor de la Universitatea de Stat Prof. Dr.
Assen Zlatarov din Burgas:
Universitatea de Stat Prof. Dr. Assen Zlatarov din Burgas
Unitatea: Redactat:
Data:
Obiectiv strategic:
Obiectiv operaional:
Risc inerent
Nr. Risc identificat Evaluarea identificrii
Influen Probabilitate

Adoptarea urmtoarei scale de evaluare a probabilitii de apariie a riscului


1 = probabilitate sczut/ oportunitate rar de a se ntmpla
2 = probabilitate medie / este posibil s se ntmple
3 = ans ridicat

188
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Absena documentaiei asupra managementului intern al riscului este un alt obstacol.


Instituiile educaionale au tendina de a nu documenta procesele de identificare i adresare a
riscurilor. Aceasta tendin va ncetini oportunitile de dezvoltare a sistemelor de control intern.
Eficiena i transparena sunt foarte importante n procesul de management. Revizuirea
periodic i mbuntirea registrelor de riscuri sunt eseniale n managementul riscului, nu exist
un tabel oficial.
Un proces foarte important legat de managementul riscului instituional este crearea
unor reguli pentru analiza riscurilor identificate i angajarea unor persoane diferite pe o perioad
de timp pentru a ndeplini aceste analize. Astfel se poate evita subiectivitatea i se reduce
probabilitatea unei erori.

Concluzii:

Studiul prezentat anterior conclude ca premisele unui management al riscului adecvat


pot fi sintetizate astfel:
stabilirea unor obiective strategice pentru instituie;
un plan operaional cu obiective operaionale (pentru a atinge obiectivele strategice
menionate mai sus);
un plan strategic pe o perioada de minim 3 ani;
stabilirea activitilor, termenelor limit, rezultatelor dorite i a indicatorilor de
performan;
mprirea responsabilitilor ntre participanii la proces;
inventarierea resurselor necesare pentru a ndeplini obligaiile legate de managementul
riscului;
aducerea la cunotina angajailor aspect legate de importana i relevana
managementului riscului.
Managementul riscului nu se rezum doar la identificarea, analiza i control, ci i la o
monitorizare sistematic i o raportare minuioas. Conform Ministerului de Finane (2013)
exist o ntrziere n adoptarea i implementarea managementului riscului, care a devenit una
din principalele probleme ale sistemelor de control intern n sectorul public bulgar. Problema nu
poate fi rezolvat dect prin educarea i instruirea managerilor instituiilor publice, ci prin

189
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

eforturi de a sincroniza determinarea obiectivelor de dezvoltare cu identificarea riscurilor


aferente.
Legat de Actul asupra Managementului Financiar i Controlul n Sectorul Public (2006),
managerii instituiilor au responsabilitatea de a implementa activiti de control. Activitile
minime sunt:
proceduri de a obine permisiunea;
delimitarea obligaiilor n aa fel nct s se evite suprapunerea activitilor ntre membrii
organizaiei;
un sistem decizional dual, astfel nct angajamentele financiare s nu se poat lua fr
anunarea conductorilor instituiei i a celor responsabili cu contabilitatea;
drepturile de acces la informaie i bunuri;
control ex-ante asupra legalitii, care sa fie exersat de persoane specializate, numite de
conductorul instituiei;
proceduri complete i potrivite pentru toate operaiunile;
raportarea i verificarea tuturor activitilor; evaluarea eficienei operaionale;
monitorizarea procedurilor;
reguli pentru managementul resurselor umane;
reguli legate de documentarea tranzaciilor i activitilor operaionale ale instituiei.
Fiecare activitate este asociat cu un alt element al sistemului integrat de management
financiar i control intern. Conform studiului menionat, implementarea sistemului de control
este o provocare enorm pentru managerii instituiilor educaionale din Bulgaria. Dificultile
sunt legate, n mod principal, de abilitatea de a distinge ntre diferitele elemente de control dintr-
un sistem integrat (incluse n cele cinci elemente: mediul de control, managementul riscului,
activitile de control, informare i comunicare, monitorizare).
n plus, muli conductori ai instituiilor educaionale nu au fost instruii n legtur cu
importana sistemelor de control, considerndu-le doar o alt form de birocraie. Deseori,
proceduri prea complicate afecteaz eficiena activitilor. Nevoia de prea multe semnturi sau
documente fac procesul de control intern foarte lent i de neneles pentru profesori i ali
angajai.
In procesul de dezvoltare a unui sistem de control intern n instituiile educaionale este
important s existe o proporionalitate ntre controale i riscuri. Exceptnd cazurile extreme, de
regul este suficient s se creeze controale care ofer asigurri rezonabile mpotriva pierderilor i

190
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

astfel costurile proceselor de control i investiia n resurse umane n acest sens, s fie meninute
la minimum.

191
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

FRANA
1. Controlul intern n instituiile publice din Frana

1.1. Aspecte introductive

n 2006, intrarea n vigoare a statutului constituional privind legile bugetare (La loi
organique relative aux lois de finances - LOLF) a oferit ocazia de a regndi managementul
cheltuielilor publice i a fost nsoit de o evoluie a rolului principalilor actori implicai n controlul
i managementul finanelor publice ale statului.
Principiile cheie ale LOLF au urmrit:
O nou structur a bugetului de stat: planificarea bugetar n conformitate cu politicile
publice.
n baza LOLF, bugetul nu mai este prezentat n conformitate cu natura cheltuielilor
(operaionale, de investiii, de intervenie, etc.), ci n conformitate cu politicile publice
(securitate, cultur, sntate, justiie, etc.). Parlamentul i ceteanul sunt astfel capabili s
evalueze resursele globale folosite pentru implementarea fiecrei politici de stat.
O nou abordare a managementului public: management orientat pe obiective.
Una dintre problemele majore ale reformei managementului public a fost de a face statul
s treac de la o cultur bazat pe mijloace, la o cultur bazat pe rezultate, astfel nct fiecare
euro s poat fi cheltuit ct mai util i mai eficient. Astfel, performana, adic abilitatea de a
atinge rezultatele ateptate, se afl n centrul noului cadru bugetar. n consecin, dezbaterile
parlamentare, att cu privire la buget ct i cu privire la analiza implementrii bugetare, nu se
mai refer doar la credite i la justificarea acestora, ci i la strategiile i obiectivele politicilor
publice. A fost stabilit astfel un lan de responsabiliti n cadrul administraiei, n care ofierii
publici de autorizare joac un rol important.
O nou perspectiv asupra conturilor statului: contul general al statului
LOLF a introdus o reform major a conturilor, care sunt stabilite din acest moment
conform noilor standarde contabile, ce se pliaz n mare msur pe practica societilor private.

192
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

ncepnd din 2006, a fost fcut un pas major n modernizarea contabilitii de stat. Conturile sunt
mai cuprinztoare i mai clare; acestea ofer o evaluare mai bun a activelor i permit statului s
ofere un raport mai bun cu privire la aciunile sale.
Sistemul de control intern a fost dezvoltat n baza funciilor contabile i financiare.
Certificarea conturilor statului cerute de LOLF a servit drept catalizator pentru dezvoltarea i
implementarea unui sistem eficient de control intern i audit care pune accentul pe contabilitate
i are scopul de a garanta calitatea conturilor statului. Treptat, sistemul de control intern a fost
extins ctre zona bugetar. Administraia de stat a implementat o reform al crei scop este de a
controla riscurile legate de managementul politicilor publice aflate n responsabilitatea
ministerelor. Aceast reform a fost proiectat pentru a extinde aria de acoperire a controlului
intern, de a cuprinde toate afacerile i funciile din cadrul tuturor ministerelor i a stabili o
politic de audit intern eficient n cadrul administraiei statului.
Organismul naional de evaluare i control suprem este Curtea de Conturi a Franei (la
Cour des Comptes). nc din 2006 ea fost responsabil pentru certificarea conturilor naionale,
cnd i-a fost administrat acest rol, ca urmare a reformelor de stat majore din ultimele decenii. De
atunci, ea a subliniat n mod constant deficienele sistemelor ministeriale de control intern (CI).
Curtea de Conturi, n cadrul misiunii sale de asisten, contribuie la controlul parlamentar
al implementrii legilor financiare, adic la controlul privind conformitatea cu autorizarea
bugetar votat de cele dou Adunri. Ca atare, ea prezint Parlamentului:
- un raport preliminar privind rezultatele implementrii din anul anterior privind finanele
publice;
- un raport privind rezultatele anului financiar anterior i managementul bugetar, ataat
proiectului privind reglarea conturilor i raportului de gestiune;
- un raport explicativ ctre Parlament cnd Guvernul efectueaz micri de credite, care
trebuie s fie ratificat de urmtoarea lege financiar (decret n avans).
ncepnd din anul 2002, Curtea de Conturi a fost obligat s rspund la orice solicitri de
asisten din partea preedintelui i a raportorului general al comitetelor financiare ale fiecrei
Adunri. Mai mult, are obligaia de a efectua, la cererea acestora, orice investigaii privind
managementul serviciilor i de a prezenta constatrile sale n termen de opt luni.
Pornind de la acest cadru general, vom structura prezentarea sistemului de control intern n
Frana pe urmtoarele dimensiuni:
1. Organizarea sistemului de control intern: o abordare de parteneriat interministerial

193
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635


Consolidarea aspectelor cu privire la controlul intern pentru toi actorii cu funcii
contabile;
Un proiect interministerial realizat n parteneriat;
Un sistem recent structurat.
2. Funcionarea sistemului: un mecanism bazat pe un proces aflat n mbuntire continu
Un mecanism aliniat la obiectivele cadrelor de referin internaionale, dar axat pe
calitatea contabilitii;
Privire de ansamblu asupra mecanismului;
Cei trei pai cheie ai mecanismului.

1.2. Organizarea sistemului de control intern. O abordare de parteneriat


interministerial

Gestionarea strict a riscurilor la nivel inter-ministerial

Figura 1. Reforma contabilitii privind gestionarea strict a riscurilor la nivel inter-ministerial

Obiectivele de Noii actori au alocat


calitate n managerilor un rol
contabilitate contabil
prevzute de legi semnificativ

Creterea
cerinelor de
control intern Sistem
Procese contabile informatic
mai numeroase i restructurat
mai complexe
Expectanele
autoritii de
certificare
Sursa: Alain Caumeil, 2007

194
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Toi actorii cu funcii contabile sunt implicai n gestionarea riscului contabil: un rol mai activ
pentru contabili
n conformitate cu legea organic privind actele bugetare (LOLF) contabilului i se cere s
garanteze calitatea conturilor. Contabilii publici - care n Frana sunt n subordinea Ministerului
de Finane trebuie s:
- asigure respectarea principiilor i regulilor contabile,
- se asigure c toate conturile sunt corecte, exacte i conforme cu procedurile n
vigoare.
n conformitate cu legea organic privind actele bugetare (LOLF) contabilului i se cere s
garanteze calitatea conturilor care necesit ajustarea funciilor sale:
- Audituri bazate pe documente orientate mai ndeaproape pe operaiunile contabile cu
risc ridicat;
- Punerea n aplicare a unui audit contabil pentru a mbunti nelegerea riscurilor
legate de tranzaciile operaionale;
- Responsabilitatea pentru standardizarea controlului contabil intern, care i vizeaz pe
toi actorii cu funcii contabile.

Toi actorii cu funcii contabile sunt implicai n gestionarea riscului contabil: mprirea
responsabilitilor

Ministerul de Finane este responsabil de standardizare, iar asta nu scutete alte ministere
de responsabilitatea de a gestiona riscurile n activitile de zi cu zi.
- Ministerul de Finane motiveaz i sprijin actorii de control intern cu expertiz i
evaluri;
- Ministerele rmn responsabile de organizarea i gestionarea riscurilor.

abordarea n parteneriat a acestui proiect inter-ministerial

Disponibilitatea unui cadru metodologic comun


- Un cadru conceptual comun, bazat pe standarde i mprtirea referinelor comune;
- Un cadru organizatoric pentru a structura actorii de control intern: structuri naionale i
descentralizate de supraveghere i de gestionare a riscurilor;

195
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Un set de instrumente comune: o hart proces, o hart de risc, planuri de aciune,


diagramele funcionale, manuale de proceduri contabile, etc.
O serie de servicii suport:
- Iniiative de cretere a gradului de contientizare la cel mai nalt nivel n toate ministerele;
- Un sistem de instruire/formare;
- Servicii pentru a ajuta contabilii publici s implementeze mecanismul la nivel operaional;
- Recomandri privind auditul financiar contabil.
Monitorizare permanent:
- O reea de utilizatori tip releu pentru a valorifica experiena de baz i de a pune n
comun bunele practici;
- Un buletin informativ publicat n mod regulat privind calitatea contabil.

1.3. Funcionarea sistemului. Un mecanism bazat pe un proces aflat n


mbuntire continu

Implementarea inter-ministerial a sistemului de control intern (CI)

Uniti de supraveghere i conducere n fiecare minister pentru a monitoriza i implementa


sistemul de CI, cu sprijinul Direciei Generale de Finane Publice (DGFiP). Implementarea
unei arhitecturi adecvate, concepute pentru a oferi responsabiliti fiecrui actor. (v. Figura
2)

DGFiP, o direcie din Ministerul Finanelor, se afl n centrul operaiunilor publice. n aria
sa de competene (execuia veniturilor i cheltuielilor, pstrarea evidenelor pentru comunitile
locale i instituiile lor publice, servicii de expertiz economic i financiar, management de
teren, etc.), DGFiP este responsabil pentru plata cheltuielilor de stat i pentru contabilitatea de
stat. Ca atare, DGFiP este operatorul contabil i financiar al statului. De fapt, DGFiP coordoneaz
funcia contabil a statului prin reeaua sa de contabili publici. Aceast organizare ntr-o reea
contabil confer un grad semnificativ de unitate funcionrii i practicii contabile i financiare,
care este caracteristic organizrii administrative franceze.

196
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Figura 2. Sistemul de implementare interministerial a controlului intern (CI)

Comitetul
Director Definirea planului de
Buget Ministerial i Control Contabil aciune ministerial
Organizarea tipic a unui minister

"Promotor"
utilizator (prezentate n fiecare an la
releu Oficiul de Audit de Stat)
Corespondenii ministerului DGFiP

DGFiP DBCM

Responsabil pentru
Utilizator tehnic coordonarea
tip releu la nivel implementrii
ministerial

Responsabil pentru
definirea aciunilor i
adaptarea instrumentelor
Direcia tehnic a
Calitii n Contabilitate

utilizatorilor tip releu


Echipa de Control a

Responsabil pentru
implementarea
sistemului de CI la nivelul
Nivel local

departamentelor
Utilizator tehnic tip releu la nivel local
descentralizate ale
(la nivelul reelei ministeriale)
ministerului

Sursa: Alain Caumeil, 2007

Sistemul de implementarea controlului intern este un mecanism aliniat la obiectivele


cadrelor de referin internaionale, dar axat pe calitatea contabilitii
Obiective care sunt n deplin concordan cu COSO i axate pe calitatea conturilor, au drept
scop:
Garantarea calitii nregistrrilor financiare: controlarea informaiilor financiare
Protejarea activelor: evitarea riscului de eroare i fraud
Asigurarea respectrii reglementrilor: consolidarea securitii juridice
Creterea eficacitii structurii: contribuie la rezultate prin mbuntirea organizrii i
aplicarea procedurilor.
197
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Cei trei pai cheie ai sistemului

Sistemul de control intern este un proces de mbuntire continu mprit n trei faze
succesive i permanente (v. Figura 3)
Figura 3. Faze ale sistemului de control intern (Alain Caumeil, 2007)

Faze Materiale

Obiectiv general privind


calitatea contabilitii i
criteriile operaionale
Harta riscurilor

Analiza de risc:
Audit
inventariere, evaluare i
ierarhizarea riscurilor

Planul de aciune Planul de aciune

Raportare
Planul controlului
intern

Sistemul de control Cadrul de referin al


intern contabil controlului intern

Manualul de proceduri

198
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

1. Procesul de mbuntire continu pornete de la analiza de risc i ajunge n pasul al doilea,


la cartografierea riscurilor
Se concentreaz pe analiza privind riscurile contabile. Riscurile sunt evaluate n raport cu
obiectivele generale de calitate n contabilitate, prezentate n conformitate cu criteriile
operaionale: actuale, exhaustive, corecte, precise, evidente i raionale, de ncrcare. Analiza de
risc este vzut ca parte a unei abordri orientate pe un proces funcional ncruciat:
- Analize ale tuturor actorilor cu funcii n contabilitate, de la data operativ la data
recunoaterii n contabilitate;
- O metod de analiz n conformitate cu care riscurile sunt defalcate n funcie de
proces i fiecare pas al procesului. Astfel, analizele activitilor statului se mpart n:
7 cicluri de contabilitate: situaii financiare, datorii, angajamente i dispoziii,
situaia numerarului, active fixe i stocuri, taxe, venituri.
74 de procese de contabilitate i sub-procese.
Harta de risc identific gradul de control asupra fiecrui proces i prioritatea riscurilor n
funcie de frecvena acestora i sumele implicate.
2. Procesul de mbuntire continu trece de la cartografierea riscurilor i ajunge n pasul al
treilea la aciuni destinate s controleze riscurile
Procesele cu cel mai mare risc n harta riscurilor sunt acoperite n planuri de aciune
ministeriale, care includ msuri de prevenire, identificare i corectare.
Planurile de aciune utilizeaz trei tipuri de prghii de control al riscurilor:
- Organizare
organizarea sarcinilor de la nivelul departamentelor operaionale
separarea sarcinilor pentru procesele sensibile
organizarea controalelor-cheie, etc.
- Documentare
documentarea procedurile nencorporate
documentarea controalelor lipsa, etc.
- Trasabilitate
pstrarea unei liste de actori i tranzacii
pstrarea nregistrrilor oficiale de control, etc.

199
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

3. Procesul de mbuntire continu trece n pasul al treilea, de la msurile din planul de


aciune la evaluarea eficienei acestora.
Evaluarea continu a sistemului de ctre actorii de control intern:
Pentru toi actorii cu funcii contabile
- La nivel operaional (primul nivel de control intern), manageri i contabili
efectueaz diagnoze (auto-evaluare), pentru a evalua soliditatea sistemului;
- Cadrele de referin ale controlului intern orientate pe proces sunt utilizate n
scopuri diagnostice i de nregistrare (funcia de raportare).
Exist controale interne de nivelul doi pentru anumii manageri (Ministerul Aprrii),
precum i pentru contabilii, care prevede:
- teste coroborate pentru a verifica eficiena controlului la primul nivel
- i, mai general, supravegherea i sprijinul pentru departamentele operaionale.
Faptul c organizarea contabil este foarte dezvoltat necesit punerea n aplicare a unui
al treilea nivel naional, al sistemului de control intern responsabil de consolidare a
rapoartelor.
- Rapoartele de calitate necesit controale identificabile (Chorus, sistemul IT -
pachet software integrat de management, bazat pe tehnologia SAP).
Evaluare periodic pe baza auditurilor:
Auditul intern: evaluare pe baza auditului contabil i financiar
- Un cadru de referin al auditului bazat pe cadre de referin internaionale
- Evaluarea conformitii normative i coerenei sistemului de control intern i
recomandri pentru mbuntirea acestuia.
Audit independent: evaluare de ctre autoritatea de certificare
- Certificarea legalitii, corectitudinii i acurateei conturilor de stat de ctre Curtea
de Conturi;
- Recomandri pe baza auditului efectuat de ctre Curtea de Conturi.
Evaluare face posibil actualizarea hrii de risc, a planurilor de aciune i astfel,
alimenteaz o spiral de cretere a mbuntii continue (v. Figura 4).

200
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Figura 4. Spirala de mbuntire a controlului intern n cadrul Serviciului de Calitate n


Contabilitate

Auditul sistemului de
control intern de mbuntirea
calitii
contabilitate contabilitii

Proces orientat pe
Monitorizare detalierea
a planurilor activitilor
mbuntiri
de aciune acumulate

Dezvoltarea Harta riscurilor


planurilor de contabile
aciune

Ajustare Evaluarea
prghiilor de riscurilor
control intern contabile
Sursa: Alain Caumeil, 2007

Concluzii:

Ca i n sfera afacerilor private, DGFiP produce un raport de control intern anual.


Raportul su este transmis Parlamentului pentru a oferi sprijin pentru conturile de stat.
Coninutul acestui raport arat iniiativele de reform contabil n perspectiv.
- Raportul explic problemele de control intern legate de angajamentele contabile,

201
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- descrie procesul inter-ministerial


- i progresele realizate n cursul anului.

2. Deficienele controlul intern (CI) n administraia public

n acest capitol vom prezenta o analiz succint a dificultilor aprute n implementarea


sistemului de control intern n administraia public francez, realizat n anul 2011 de ctre Gael
Sandrin i Franck Guarnieri. (Setting up internal control in French state administration:
deficiencies and prospects for a performance instrument, 33rd Annual Conference of the
European Group for Public Administration of IIAS, Sep 2012, Bucarest, Romania)
Aceast analiz s-a bazat pe documente oficiale (cadre juridice, legile bugetare i
documente conexe, rapoarte administrative ale Curii de Conturi, etc.) i pe mai mult de doi ani
de observare n practica profesional a celor doi autori. Rezultatul principal este destul de clar:
caza cel mai des citat, ineria administrativ, nu este singura explicaie pentru lipsa de
eficacitate a CI; aceste deficiene sunt n principal structurale. A fost realizat i un studiu calitativ
asupra percepiilor diverilor actori (consilieri, inspectori, personal de operativ etc.) care susine
aceast observaie. Principalii factori luai n considerare au fost:
- Percepia conceptelor iar, ca i consecin, domeniul limitat de dezvoltare IC. Noiunile-
cheie de: managementului riscului, performanei, procese i CI sunt nelese i asumate
de ctre actorii n moduri foarte diferite. Nenelegere reciproc a conceptelor i aplicarea
lor a dus la utilizarea CI n zonele financiare restrnse, n loc de a-l transforma ntr-un
instrument rspndit pe scara larga.
- Schema de guvernare. Perimetrul limitat de aplicare CI este, de asemenea, legat de
problemele administrative cu privire la responsabiliti i putere. Sfere adnc nrdcinate
de influen i concurena potenial pot fi, de asemenea, factori de limitare pentru CI.
Acest lucru conduce la o schem eterogen de conducere a CI, cu roluri funcionale i
ierarhice complexe. Consecina major este c problema nu este pe deplin luat n
considerare de ctre nivelurile operaionale-cheie ale administraiei.
- Obiectivele pe termen scurt ale managementului. Mai mult, majoritatea ofierilor cheie
administrativi (cum ar fi funcionari publici de rang nalt etc.) sunt concentrai pe
obiective pe termen scurt. Finalizarea obiectivelor anuale este mai important pentru ei

202
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

dect s investeasc ntr-o abordare cuprinztoare pe termen mediu. Prin urmare, ele
sunt axai pe reducerea expunerii ministeriale la un raport critic (de reacie) n loc s
construiasc o viziune integrat a CI (pro-aciune).
Aceast analiz global a autorilor conduce la o constatare major ceea ce face posibil
crearea unei prime reprezentri asupra managementului riscului structural i funcional.
Abordarea sistemic (n aceast etap, nu este exhaustiv) ofer o imagine coerent a
structurilor, funciilor i interdependenelor (att slabe i puternice). Este subliniat rolul special al
Departamentului Finanelor Publice (Direcie Gnrale des Finances Publiques, DGFiP), n acest
sistem.

Privire de ansamblu asupra situaiei

Analiza rapoartelor Curii de Conturi privind conturile naionale arat c starea actual a
controlului intern, n mod evident, nu satisface cerinele i, n plus, nu servete scopul propus.
Aadar, acest lucru nseamn c CI nu a avut nici un efect asupra entitilor administraiei publice
n care a fost implementat?
n primul rnd, este clar c n cele mai multe departamente CI este vzut, n principal, ca
un control financiar-contabil. Acest lucru este parial legat de modul n care CI a fost istoric
vizualizat n sectorul public. n Frana, au fost contabilii care la sfritul anilor 1990 au fost
interesai n primul rnd de mbuntirea calitii conturilor i de a reduce frauda (aceeai
gndire care a condus la elaborarea Raportului Coso n 1992).
n consecin, obiectivele de protejare global a cheltuielilor i de colectare a impozitelor
la nivel guvernamental pot fi nc vzute n mod clar i astzi n structurile de conducere ale CI.
Responsabilitatea trans-ministerial pentru CI a fost asumat de ctre Direcia General a
Finanelor Publice (Directiongnrale des finances publiques; DGFiP), prin Oficiul pentru Politica
de Conturi i de Control Intern de Conturi (Mission Doctrine comptable et contrle interne
comptable, MDCCIC). DGFiP produce cadrul de control intern contabil naional i coordoneaz
oficialii departamentali. Cu toate acestea, autoritatea acesteia este limitat strict la calitatea
contabilitii.
ncepnd cu anul 2004 punerea n aplicare a CI n ministere a fost limitat la activitile de
contabilitate i a implicat doar un numr mic de departamente ministeriale. Acest lucru a condus
la nelegerea IC ca un dispozitiv tehnic, axat pe control i mai puin la dezvoltarea unei arii de
nelegere mai larg, mai cuprinztoare a conceptului. Drept rezultat, riscul nu este considerat o
203
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

problem de baz, ci mai degrab ca un suport pentru controlul operaional. n plus, este neclar
eficacitatea CI, iar legitimitatea abordrii a fost pus n discuie. n acelai timp, se preconizeaz
totui extinderea acestuia i la alte domenii ale activitii administrative.
Rolul pe care CI l-a jucat n activitile contabile a condus treptat la alte iniiative,
n special de control intern bugetar (n uz din 2010 de ctre departamentul de buget). Alte
iniiative includ sistemul de salarizare n sectorul public i sistemele informatice de gestionare a
resurselor umane.
n timp ce CI ar trebui s fie o abordare comprehensiv, ritmul su de implementare difuz
i lent a dus la tendina de a limita ctigurile preconizate n materie de eficien i eficacitate,
aa cum a fost observat de ctre Curtea de Conturi.
Se pune ntrebarea: Care este situaia actual n departamentele guvernamentale, care
sunt n cele din urm responsabilii pentru adaptarea i punerea n aplicare a abordrii n propriul
context specific? n cazul n care Curtea de Conturi crede c a existat o lips de resurse umane
pentru testarea sistemului i gestionarea auditului de proces, mai degrab dect un eec n
stabilirea structurilor i instrumentelor.
Dei a menionat o mbuntire incontestabil n calitate contabilitii (dei aceasta este
o concentrare ngust), Curtea subliniaz faptul c formalizarea necesar procesului i extinderea
cmpului de aplicabilitate al CI, nu este nc suficient de clar. Analiza Curii de Conturi este
susinut i completat de un studiu empiric18 care scoate n eviden cteva suplimentare.

Lipsa unei abordri globale

n primul rnd, este de notat faptul c abordrile CI (legate de contabilitate, bugete,


salarii etc.) sunt fragmentate, chiar dac, prin definiie, abordarea trebuie s fie comprehensiv.
Acest lucru nu nseamn c ar trebui s fie uniform, mai degrab, c organizaie trebuie
abordat ca un ntreg. Cu toate acestea, observaiile empirice ale situaiei arat exact opusul.
Diferitele domenii de aplicare se suprapun parial, i mai important, departamentele le folosesc
n scop propriu, fr nici o coordonare clar. Abordrile tind s funcioneze ermetic i n paralel,
ceea ce disipeaz eforturile celor responsabili.

18Aceast analiz calitativ a fost realizat de autori n perioada martie-iunie 2011, folosind
interviuri semi-directive cu specialiti tehnici din ministere, DGFiP i funcionari
parlamentari.
204
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Potenialul de valorificare i adaptarea IC la condiiile specifice ale fiecrui departament


depinde de bunvoina i viziunea actorilor ministeriali care sunt constrni de managerii lor (de
multe ori secretarul general), care decide cum ar trebui s realizat proiectul. Coordonarea ntre
ministere i existena unei abordri corporative unitare este rar.
De exemplu, unele departamente consider c este imperios necesar s aib o abordare
cuprinztoare a contabilitii interne i controlului bugetar, n timp ce alii susin c exist limite
legale ntre cele dou domenii. n acest caz, semnificaia procesului de CI se pierde. Numrul tot
mai mare de autoriti n msur s emit recomandri ajuta la perpetuarea nenelegerii
dispozitivului de ctre funcionarii publici i, n special, de ctre conducere, care nu sunt
interesai n mod special de problema. Aceast situaie este cu att mai mult o problem atunci
cnd CI a fost deja stabilit, att n teorie ct i n practic, iar angajamentul conducerii de nivel
nalt este un element cheie pentru succes.

O abordare pe termen scurt

Unii actori guvernamentali se grbesc s scoat n eviden efectul ambiguu al


reticenelor formulate de ctre Curtea de Conturi. Sub presiunea Curii, responsabilii de
executarea modificrilor constrng, n mod semnificativ, modul n care CI este implementat, mai
degrab dect s ncerce s controleze riscurile inerente activitilor. CI este pus n aplicare pur i
simplu pentru a satisface cerinele Curii.
n acest moment CI este vzut doar ca un mijloc de a respecta ordinea de zi a auditului i
exercitarea certificrii conturilor conduse de ctre Curte. Prin urmare, exist o prpastie ntre
realitatea de pe teren i situaia dorit, care este n detrimentul eficienei i viabilitii procesului.
Un sistem de control intern ar trebui s fie construit treptat, o dat cu capacitatea organizaiei de
a nelege i de a-i formaliza afacerile i de riscurile de crete. O abordare pe termen scurt este
profund antitetic cu obiectivele procesului.

Nivelul organizaional

Efectele secundare ale implementrii IC, i anume capacitatea sa de a difuza axiomele


Noului Management Public (NPM, New Public Management), sunt mult mai sensibile dect
rezultatele ateptate. Aproape n unanimitate, actori operaionali subliniaz faptul c punerea n
aplicare a CI, a determinat departamentele s-i formalizeze activitile prin identificarea
205
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

proceselor i a responsabilitilor. Acest lucru a avut consecine semnificative, i a pus, de fapt,


autoritile, s reflecteze profund la organizarea lor funcional i la metodele de lucru.
Controlul intern a jucat un rol important n declanarea acestei re-gndiri. Cu toate
acestea, impactul procesului a fost pn acum limitat; un fapt care nu a scpat din atenia Curii
de Conturi, care a constatat faptul c activitile nu au fost clar identificate, centralizate sau
formalizate ntr-un mod consistent. Mai mult dect att, formalizarea nu a fost realizat de ctre
toate departamentele guvernamentale majore. Totui, utilizarea n cretere a CI n cteva
departamente demonstreaz c au folosit procedeul pentru a consolida relaiile interne i de a
susine poziia lor funcional n raport cu entiti ierarhice. Un exemplu bun este Direciei
Afacerilor Financiare a Ministerului Aprrii, care a remarcat c CI a constituit baza pentru noi
relaii de lucru ntre mai multe autoriti din cadrul ministerului.
CI nu pare att de departe de a fi dat roade n ceea ce privete gestionarea activitilor. O
parte a problemei este c nu exist nici o modalitate sigur de a msura efectele sale direct, fie
din cauza lipsei de mijloace de msurare sau pentru c cifrele sunt prea recente pentru a fi
semnificative. Cu toate acestea, CI a ajutat la declanarea unor reflecii profunde cu privire la
natura metodelor i mijloacelor de activitate, care sunt n concordan cu obiectivele curente ale
reformelor de stat.

Un caz special: DGFiP

Pentru a vedea situaia n perspectiv, este important de menionat un caz special, cel al
DGFiP. DGFiP iniiat trecerea la CI, i a fcut mult mai multe progrese n punerea sa n aplicare
dect alte cancelarii administrative. Departamentul este pe deplin contient de necesitatea
stringent de a formaliza procesele i rolurile complementare jucate de CI i de audit.
n prezent, este singura entitate administrativ care a abandonat treptat CI ca atare, i
care l-a transformat ntr-o component a politicii de gestionare a riscurilor, introducnd n mod
clar conceptul n centrul practicilor sale de management. Crearea Biroului Naional de
Management al Riscului (Mission Nationale de Maitrise des Risques; MNMR), susinut de Oficiul
Naional de Audit (Mission Nationale dAudit; MNA) a iniiat un cerc virtuos de mbuntire
operaional continu. ns, aceste acorduri sunt recente i nu exist nc un indicator fiabil al
eficienei.
Cei trei factori-cheie pentru punerea n aplicare a abordrii au fost:

206
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Factorul cultural. Actorii DGFiP au lucrat n mod tradiional n cadrul unei culturi a
riscului. Ca urmare, conceptele de CI i, mai important, de gestionare a riscurilor erau deja
familiare pentru actori.
- Fuziunea. Abordarea a fost pus n aplicare atunci cnd departamentul conturilor
publice (DGCP) i departamentul de impozitare (DGI) au fuzionat. Includerea gestionarii a
riscurilor n revizuirea complet a direciei a facilitat acceptarea sa de ctre actori ca i cum ar fi
fost parte a unei noi organizaii administrative, i nu ca un pas n plus, grefat pe o structur
existent.
- Nu n ultimul rnd, schimbarea a fost pe deplin susinut de directorul general i
ministrul responsabil, ceea ce a dus la gestionarea riscurilor ca o parte asumat de politici
publice, spre deosebire de CI care este considerat, nc, a fi un dispozitiv tehnic.

Concluzii:

Controlul intern este un instrument de gestionare a riscurilor, care trebuie s funcioneze


n combinaie cu alte dispozitive organizaionale, cum ar fi control de gestiune sau auditul. Aceste
componente, atunci cnd sunt puse mpreun, ca parte a unui sistem complet de gestionare a
riscurilor, sunt elementul strategic al organizaiei.
O examinare a definiiei CI i implementarea sa n administraia de stat francez ridic
multe probleme. CI are mult mai mult de oferit dect ar putea prea. Dincolo de o abordare pur
tehnic sau managerial, este un mediu pentru o reform semnificativ a statului ntr-un mod
care pare s extind domeniul de aplicare al acestor reforme.
Cu toate acestea, cu foarte puine excepii, punerea sa n aplicare este dificil. Un punct
de vedere transversal asupra activitilor, care este n dezacord cu modelul ierarhic weberian al
actorilor, este limitarea cvasi-cognitiv n punerea n aplicare a acestor schimbri administrative.
Este demn de remarcat faptul c ceea ce este adevrat pentru CI este valabil i pentru punerea n
aplicare a sistemelor de informaii pe scar larg; obiect al unei alte rezerve a Curii.
Decretul din 28 iunie 2011 privind auditul intern este un fapt recent n cadrul de
reglementare, care pare s confirme existena acestei politici publice din umbr, care conduce
tot mai mult la o autentic abordare privind gestionarea riscurilor n managementul sectorului
public. Aceste aspecte reprezint o adevrat provocare pentru guvernul francez.

207
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Dup mai mult de patru ani de studiu i de eroare n stabilirea unor sisteme eficiente de
CI, axat pe contabilitate sau problemele financiare, administraia este n micare, aproape
insidios, spre o abordare cuprinztoare privind gestionarea riscurilor. O problem important, n
momentul de fa, este capacitatea de a mobiliza administraia care pare s depind n mare
msur de conducerea politic, ceea ar putea, avnd n vedere experiena de pn acum, re-
politiza i slbi procesul.

208
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

POLONIA
1. Aspecte introductive

Sistemul de Controlul Public Intern (CPI) a fost introdus n Polonia n conformitate cu


amendamentul Legii din 26 noiembrie 1998 privind Finanele Publice adoptat la data de 27 iulie
2001, care a intrat n vigoare la data de 1 ianuarie 2002, drept urmare a procesului de negociere
pre-aderare. Legea s-a bazat pe Principiile pentru introducerea sistemului de CFPI (Controlul
Intern Financiar Public) n cadrul administraiei publice poloneze (document de strategie)
aprobate de Comitetul pentru Integrare European n decembrie 2001. Obiectivul sistemului de
CFPI a fost de a asigura adecvarea i eficiena colectrii i cheltuirii mijloacelor publice.
Rolul cheie n implementarea i coordonarea sistemului a fost acordat Ministrului
Finanelor, care a ndeplinit sarcinile corespunztoare cu ajutorul Auditorului Intern General i al
Departamentului de Coordonare a Controlului Financiar i Auditului Intern din cadrul Ministerului
Finanelor.
Pe baza legii finanelor publice valabil pn la sfritul anului 2009, unitile din sectorul
finanelor publice care operau n Polonia au fost obligate s efectueze controlul financiar.
Controlul financiar a vizat procesele legate, att de colectare i distribuire a fondurilor publice ct
i de administrare a proprietilor.
Ministrul Finanelor, n conformitate cu legea menionat mai sus, a stabilit i a propagat
standardele de control financiar i pe cele de audit intern, a colectat i analizat informaii, inclusiv
planuri i rapoarte din partea auditului intern, a cooperat cu instituii strine i a efectuat o
evaluare a auditului intern i controlului financiar n cadrul entitilor din sectorul finanelor
publice. Pentru a asigura un personal de audit intern de calitate nalt, Ministrul Finanelor a
numit consiliul de verificare pentru un mandat de patru ani. Membrii consiliului de verificare au
fost recrutai din rndul angajailor Ministerului Finanelor, ai academicienilor i oamenilor de
tiin relevani i reprezentanilor asociaiilor private de audit intern.
ncepnd din anul 2002, Legea privind Finanele Publice referitoare la CFPI a fost
actualizat de trei ori (2005, 2006 i 2009). Legea curent a intrat n vigoare n ianuarie 2010.

209
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Noua lege a finanelor publice (Legea din 2009), care a intrat n vigoare de la 1 ianuarie
2010, a nlocuit controlul financiar cu managementul controlului (management control), care
include toate activitile ntreprinse n scopul de a asigura realiza obiectivele i sarcinile: efectiv,
economic, n timp util i n concordan cu legea. Actorii publici s-au confruntat cu necesitatea de
a dezvolta soluiile necesare i de punere n aplicare a managementului controlului. Aceast lege,
de asemenea, a eliminat dispoziiile existente anterior privind controlul financiar.

2. Controlul intern versus managementul controlului

Legiuitorul, prin definirea termenului managementul controlului i a funciilor sale a


intenionat s mbunteasc managementul n ntregul sector public, bazat pe ambele soluii
teoretice i practice din cadrul sectorului privat. n acest sens, managementul controlului poate
sprijini managerii de uniti pentru o conducere eficient. De asemenea, este important ca
managementul controlului s fie asociat cu instrumente ale sarcinilor bugetare. De aceea,
standardele de management al controlului iau n considerare instruciuni n ceea ce privete
stabilirea obiectivelor, sarcinilor i msurile de ajutor n sprijinirea bugetului.
De ce funcionarea managementului controlului este important i ct de diferit este
acesta de control intern vom prezenta n continuare.
Controlul i managementul controlului sunt noiuni diferite din punct de vedere al
scopului, funciilor i timpului de aplicare a sarcinilor. n timp ce controlul se concentreaz
asupra sarcinilor din trecut, managementul controlului este axat pe viitor, dar se concentreaz i
asupra sarcinilor din trecut. Intenia de a introduce managementul controlului n sectorul public
are drept scop crearea unui anumit tip de sistem de control, care va include n domeniul su,
ambele aciuni post factum i cele legate de aspectele strategice n ceea ce privete viitorul. n
tabelul de mai jos este prezentat o comparaie ntre control i managementul controlului.

210
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Tabel 1. Control intern vs. managementul controlului. (Sursa: Edyta Bielioska-Dusza, 2011)
Criterii de
Controlul intern Managementul Controlului
comparaie
Procesul de diagnosticare i reglementare sau Procesul de diagnosticare i
managementul funciei reglementare sau managementul
funciei
Poate avea forma de: Esena managementului controlului
1. Controlul n sens restrns (denumit n sunt activitile n asigurarea realizrii
continuare controlul instituional sau obiectivelor i sarcinilor ntr-un mod
revizuire), care const n realizarea de proiecte compatibil cu legea, efectiv, economic
Esena
de diagnostic. i n timp util.
2. Controlul n sens larg (denumit control
funcional sau supraveghere), care const n
punerea n aplicare a deciziilor de
reglementare.
Constat nereguli, avertizeaz,
Constat nereguli. mbuntete.
Face cunoscute nereguli i erori, indic moduri Sprijinirea conducerii n procesul de
de a elimina fenomenele negative sau de management din punct de vedere al
protecie mpotriva lor (dimensiunea de realizrii obiectivelor, dezvluirea
Obiective
diagnostic) i iniiaz activiti de conducere a neregulilor i indicarea modalitilor
unui sistem n condiii asumate (dimensiunea de a le elimina.
de reglementare).
Orizontul de Aciuni axate pe trecut. Aciuni axate pe trecut i pe viitor.
timp
Parial. Sistemic.
Caracterul
aciunilor Aciuni de reacie post-factum la simptomele Previne fenomenele nefavorabile.
nefavorabile fenomenului.
Aciunile se concentreaz pe identificarea Aciunile s-au concentrat pe
autorului neregulilor; constat defectele i coordonare, precum i pe
Tipuri de propune remedierea lor. identificarea neregulilor; constatarea
aciuni Sarcinile ndeplinite de controlul instituional greelilor i propunerea remedierii lor.
sunt independente una de alta i n cazul n
care acestea sunt legate de uniti Sarcinile sunt centralizate ntr-o
211
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

organizaionale diferite au nevoie de acorduri unitate organizaional


de la nivel mai nalt ale ierarhiei instituiei. interdisciplinar.
Aria sarcinile ndeplinite de controlul Acestea includ aciuni legate de
instituional nu acoper total sfera punerea n aplicare a obiectivelor i
Aria sarcinilor operaiunilor instituiei. Sarcinile se aplic funciilor operaionale ale companiei,
funciilor selectate (de exemplu, calitatea, ajustate la nevoile unei uniti date.
control economic).
Relaie instituional. Relaie instituional.

Control instituional este implementat de Organizat n uniti instituionale


ctre diferite uniti organizaionale ale unei permanente sau n funcie de soluia
companii, de obicei, nu au legtur una cu de organizare adoptat. Constituie un
alta, nici n ceea ce privete ierarhia i nici mod coerent de organizare.
funcia (de exemplu, organizarea i Funcioneaz n cadrul unitilor
departamentul de control, departamentul de organizaionale existente pentru
control al calitii, departamentul de control controlul sau audit sau instituie o
economic). Ele funcioneaz independent una unitate organizaional separat,
Soluie de cealalt i nu sunt organizate ntr-un ntreg subordonat efului companiei.
structural coerent.
Control instituional necesit stabilirea unei
uniti organizaionale separate, situate la
diferite niveluri din ierarhie i n diferite
seciuni de organizare.
Persoana responsabil - managerul
Persoana responsabil - manager de unitate unei uniti organizaionale, director
organizaional. de unitate.
Controlul funcional este pus n aplicare de
ctre toi managerii unitilor organizatorice
ale unei companii.
Flexibilitatea
Sczut Ridicat
aciunilor
n cadrul controlului instituional, sunt Neregulile identificate sunt formulate
Caracterul formulate concluzii de tip diagnostic i sunt ca i concluzii de diagnostic post-
concluziilor ntocmite direcii de mbuntire. control i eliminate prin luarea unor
decizii de reglementare.

212
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

n scopul de a observa o schimbare n nelegerea modului de funcionare a unitilor din


sectorul finanelor publice, vom compara standardele de control financiar i cele de
management al controlului.

Tabel 2. Arii ale standardelor de control financiar i managementul controlului n unitile publice
din Polonia
Control financiar Managementul Controlului

A. Mediul intern A. Mediul intern


Onestitate i alte valori etice Mediul intern
Competene profesionale Aderarea la valorile etice
Structura organizatoric Competene profesionale
Identificarea sarcinilor sensibile Structura organizatoric
Delegare de competene Cesiune / atribuire de autoritate
B. Managementul Riscului B. Obiective i Managementul
riscurilor
Monitorizarea sarcinilor Misiune
Identificarea scopurilor i obiectivelor,
monitorizarea i evaluarea punerii n aplicare a
Identificarea riscurilor acestora
Analiza de risc Identificarea riscurilor
Luarea de msuri de remediere Analiza de risc
Managementul schimbrii Rspunsul la risc
C. Mecanisme de control C. Controale
Eficacitatea mecanismelor de control Documentarea sistemului de control
Documentarea sistemului de control financiar managerial
Documentarea i nregistrarea tranzaciilor Supraveghere
financiare i economice Continuitatea afacerii
Aprobarea tranzaciilor financiare
Protecia resurselor
Separarea sarcinilor
Controale specifice de operaiuni referitoare
Verificri
la aspecte financiar-economice
Supraveghere
nregistrarea excepiilor
213
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Continuitatea afacerii
Limitarea accesului la resurse

Din care: Mecanisme de sisteme informatice


Controlul Accesului
Controlul sistemului software
Controlul crerii i modificrii aplicaiilor
Separarea sarcinilor
Continuitatea funcionrii
Controalele de aplicare
D. Informaie i Comunicare D. Informaie i Comunicare
Informaii curente Informaii curente
Comunicarea intern Comunicarea intern
Comunicare extern Comunicare extern
E. Monitorizare i evaluare E. Monitorizare i evaluare
Monitorizarea sistemului de control financiar Sistemul de monitorizare a managementului
Evaluarea sistemului de control financiar controlului
Auto-evaluare
Audit intern
Asigurarea managementului controlului
Sursa: Marcin Komaoda, 2011, Puchacz, 2010
Din analiza acestui tabel, constatm c n ambele cazuri se pstreaz unele linii directoare
n ceea ce privete standardele. Cu toate acestea, la o analiz mai amnunit, putem spune c
managementul controlului este un concept care include problematica de controlului financiar.
Explicaiile Ministrului de Finane cu privire la standardele de control financiar, sunt detaliate i
se refer, n principal, la aspecte financiare (direct sau indirect). De aceea, implementarea n
trecut a controlului financiar a constat n primul rnd, n asigurarea desfurrii corecte a
operaiunilor financiare n uniti din sectorul finanelor publice, respectarea normelor i a
principiilor de contabilitate financiar i minimizarea evenimentelor adverse n acest domeniu.
n cazul managementului controlului Ministrul de Finane Polonez a clarificat standardele
stabilite ntr-un mod mult mai general. De fapt, el pur i simplu descrie principiile generale
referitoare la respectarea normelor specifice ntr-un anumit domeniu de uniti funcionale.
Acest lucru se datoreaz faptului c managementul controlului este legat de toate procedurile i
standardele existente i implementate n uniti din sectorul finanelor publice. Mai mult,
214
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

managementul controlului direcioneaz toate activitile sale, pentru punerea n aplicare a


obiectivelor unitii.

3. Natura i forma Managementului Controlului (MC)

Managementul Controlului este un sistem complex de control intern descentralizat pus n


aplicare de ctre i sub responsabilitatea efilor de uniti publice bugetare pentru de a furniza
asigurri rezonabile c bugetul i alte resurse vor fi folosite ntr-un mod normal, etic, economic,
eficace i eficient n scopul atingerii obiectivelor. (v. Figura 1 )
Figura 1. Ce aduce nou Managementul Controlului?

Managementul
Controlului
Cheltuirea
resurselor n mod
eficient i eficace
pentru a atinge
obiectivele

Sistemele
tradiionale de
control financiar
respectarea
bugetului , legilor
i regulamentelor

Managementul Controlului:
- impune un alt stil de administraie public, cu accent pe "management"
- integrarea financiar cu managementul i realizarea obiectivelor
- influeneaz dispoziiile legale i organizaionale
- mbuntete modului n care sunt folosii banii publici - n sens real de "eficien i
eficacitate"
Controlul intern are dou nivele:
- Centralizat: ntreg sistemul de control mpreun cu sectorul finanelor publice i toate
instituiile implicate n controlul fondurilor publice.
215
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Descentralizat: Abordarea Guvernului de a se asigura c managerii din toate entitile


publice stabilesc, menin i monitorizeaz procesele de management.
Trebuie subliniat faptul c legiuitorul a definit responsabilitatea pentru procesul de
implementare a managementului controlului. Aceast responsabilitate este determinat de
anumite valori. Pe de alt parte, managerul poart responsabilitate n cadrul unitii
administrate.

Obiectivele managementului controlului trebuie s asigure:

Conformitatea
operaiunilor cu
reglementrile Eficiena i
legale i eficacitatea
Managementul procedurile activitilor
riscului interne

Eficiena i
eficacitatea Credibilitatea
fluxului de rapoartelor
informai,
Respectarea i
promovarea Protecia
principiilor de resurselor
comportament
etic

Sursa: Monika Kos, 2014


Noi responsabiliti date de managementul controlului:
- Dezvoltarea i publicarea pe site-ul web: Planul anual de activitate - de la sfritul lunii
noiembrie a fiecrui an
- Raport referitor la executarea planului i Declaraia privind situaia managementului
controlului - pn la sfritul lunii aprilie a fiecrui an
- Responsabil este Ministrul de ramura - obligatoriu;
- Entiti supravegheate - pn la decizia ministrului;
- Administraia local - pn la o decizie a efului de entitate sau un organism de
supraveghere.

216
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Actori cheie n stabilirea controlului managerial financiar:


Ministerul Finanelor:
- Unitatea Central de Armonizare;
- Direcia de politic bugetar;
- Trezoreria.
Ministerul (sau alt instituie) responsabil de reforma administraiei publice;
Entiti din sectorul finanelor publice:
- ef de entitate
- Manageri operaionali
- Ofier financiar
- Furnizori de asigurri/garantare (ex. Audit intern)
eful unitii este responsabil pentru asigurarea, stabilirea i meninerea normelor adecvate
pentru ndeplinirea sarcinilor:
- planificare,
- programare,
- bugetare,
- contabilitate,
- de control,
- de raportare,
- arhivare,
- de monitorizare.
Impactul MC asupra rolului ofierului financiar
- Rolul ofierului financiar este de a sprijini managerul i de a semnala dac resursele
nu sunt utilizate n mod eficient i eficace.
- Ofierul financiar devine un consilier de nivel superior al managementului - la toate
nivelurile.
Sarcinile ofierului financiar:
- Ofer managerului (la orice nivel) informaiile financiare pentru a-i permite acestuia
s asigure eficien i eficacitate;

217
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

- Se asigur c standardele de control financiar intern sunt ndeplinite n mod


corespunztor n ntreaga organizaie;
- Elaboreaz planuri financiare strategice pentru organizaie;
- Menine legtura cu managerii operaionali pentru a pregti rapoarte bugetare;
- Se asigur c managerii acord o atenie deplin managementului riscului legat de
procesul cheltuielilor bugetare.
Cooperare ntre:
- Cancelaria Primului-ministru
- Serviciile de Trezorerie
- Ministerul Administraiei i Informatizrii
- Unitatea Central de Armonizare (CHU)
- Oficiul Suprem de Audit
- Asociaii ale Auditoriilor Interni
- Experi independeni
Elemente ale controlului intern financiar (Sursa: Monika Kos, 2014):

Auditul
Managementul intern i
Stabilirea extern
Riscului
obiectivelor
Bugetul i
Baza legal baza pentru
contabilitate

Raspunderea managerial

Responsabilitatea / rspunderea managerial se refer la faptul c:


- Managerii de la toate nivelurile entitilor din sectorul finanelor publice trebuie s fie
responsabili pentru activitile pe care le desfoar n politicile operaionale, inclusiv
gestiunea financiar i politicile de control.
- Managerul este responsabil pentru atingerea obiectivelor n cadrul unitii, la timp,
eficient i eficace.
218
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Cerine pentru exercitarea responsabilitii manageriale:

- Autoritate pentru eful de entitate public care ia decizii,


- Informaii de bun calitate,
- Structur de conducere n cadrul organizaiei i delegarea autoritii managerilor
individuali,
- Obiectivele stabilite pentru fiecare manager, stabilirea de comun acord a resurselor,
termenelor, modalitilor de control, limitelor responsabilitii managerilor,
- Msuri care trebuie luate atunci cnd managementul eueaz.
Responsabilitatea managerial acoper:
- Raportarea
- Monitorizarea continu a sistemului de management i actualizarea acestuia n timp util
- Efecte financiare care decurg din astfel de operaiuni
- Riscurile asociate cu astfel de operaiuni.
- Activiti de control care urmeaz s fie puse n aplicare i aplicate.
- Modul n care operaiunile sunt gestionate
Auditul intern se refer la:
- indicarea riscurilor materiale;
- indicarea slbiciunilor materiale n controlul managementului ramurii i propunerea
- de msuri pentru mbuntirea acestuia;
- stabilirea prioritilor pentru planurile de audit intern anuale i strategice;
- revizuirea rezultatelor materiale ale activitii de audit intern i monitorizarea
implementrii acestora;
- revizuirea declaraiilor privind executarea planului de audit intern i evaluarea
controlului de management;
- monitorizarea eficienei auditului intern, inclusiv revizuirea rezultatelor evalurilor
interne i externe ale activitii de audit intern;
- oferirea permisiunii de a rezilia contractele de munc i pentru orice modificare a
salariului i condiiilor de angajare ale principalilor funcionari din cadrul auditului
intern din organizaii din cadrul ramurii.

219
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Rolul auditului intern este de a susine eful unitii n atingerea obiectivelor.

Managementul Controlului ar trebui s ajute entitile publice s:

ndrume mbunteasc
asigure utilizarea
operaiunile calitatea
optim a
resurselor, pentru atingerea serviciilor i a
obiectivelor, produselor,

minimizeze stabileasc
abaterile i responsabiliti i
motiveze angajaii
riscurile de s faciliteze
nereguli, delegarea,

faciliteze asigure creterea


coordonarea i ncrederii i
asigure creterea
fluxul de mbuntirea
eficienei,
informaii ntre imaginii sectorului
departamente, public.

Sursa: Monika Kos, 2014

4. Standardele Managementului Controlului

Aria managementului controlului a fost dezbtut n Standardele de Control de


Management publicate i include urmtoarele elemente (anunul ... 2009):
mediul intern care se aplic la nivelul unitii sistemului de management, organizrii sale n
ansamblu i acoper elemente ca: onestitate i alte valori etice, management i competene
profesionale ale angajailor (nivel de cunotine, competene i experien), scop i sarcini,
drepturile i responsabilitile fiecrei uniti organizatorice, identificarea aa-numitelor
sarcini sensibile (i anume cele n care decizia luat este strns legat de directa apreciere a
funcionarului),

220
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

managementul riscurilor, utilizat pentru a crete probabilitatea de realizare a obiectivelor


unitii prin: stabilirea i monitorizarea punerii n aplicare a sarcinilor, identificarea riscurilor,
analiza de risc, reacia la risc i remedierea aciuni; aceasta nseamn, prin urmare, s se
concentreze pe identificarea i msurarea oportunitilor i a ameninrilor legate de
planurile operaionale ale unitii, pe obiectivele msurabile definite ca documente
strategice, activiti legate de buget,
mecanisme de control care constituie un rspuns la un risc specific pe care unitatea
intenioneaz s-l reduc prin:
- documentarea sistemului de control: documentarea, nregistrarea i aprobarea
(autorizare) operaiunilor de afaceri, mprirea obligaiilor cheie, verificarea
operaiunile de afaceri nainte i dup punerea n aplicare i, de asemenea,
supravegherea n ierarhia afacerii, nregistrarea abaterilor de la proceduri,
instruciuni sau ghiduri, continuitatea operaiunilor, accesul selectiv i controlat al
oamenilor la informaii, resurse materiale i financiare (resurse de protecie);
- mecanisme informatice de control ale sistemului, cum ar fi controlul accesului la IT i
resursele software, controlul n crearea i modificarea aplicaiilor, controlul accesului
la anumite aplicaii, mprirea obligaiilor care s permit detectarea i corectarea
erorilor, asigurnd continuitatea funcionrii sistemului informatic;
informare i comunicare cu privire la angajaii unitii, cu acces la informaiile necesare
pentru ca acetia s i ndeplineasc ndatoririle i s asigure unui sistem eficient de
comunicare intern i extern - asigurarea fluxului de informaii i nelegere adecvat ctre
beneficiari;
monitorizarea i evaluarea sistemului de control din punctul de vedere al evalurii prezente
a eficacitii sistemului de control i a elementelor sale specifice, rezolvarea oricror
probleme care apar din partea tuturor angajailor n funcie de competenele lor, inclusiv prin
auto-evaluare i audit intern.

Aciunile propuse pentru implementarea acestor standarde sunt prezentate n tabelul de mai jos:

221
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Tabel 3. Aciuni propuse pentru implementarea standardelor managementului controlului


Standard Aciuni propuse

A. Mediul intern
Aderarea la valorile etice Introducerea unui cod de etic, de formare n managementul
controlului, pentru a preveni conflictele de interese;
Instruire, planificarea formrii n legtur cu obiectivele unitii;
Competene profesionale
sisteme de stimulare; recrutarea de personal nou; evaluarea periodic a
angajailor.
Reguli de organizare; regulamente ale diferitelor uniti
Structura organizatoric
organizaionale; evaluarea eficienei i funcionalitii structurii unitii.
Cesiune / atribuire de Sistemul de mandate i autoritate competent; sistemul de nregistrare
autoritate a mandatelor eliberate.

Obiective i Managementul riscurilor


Misiunea i identificarea
Sistem de obiective i indicatori de planificare; un sistem de evaluare a
scopurilor i obiectivelor.
realizrii indicatorilor metrici stabilii; raportarea cu privire la atingerea
Monitorizarea i evaluarea
obiectivelor.
punerii n aplicare a acestora
Sistemul de identificare a msurilor de risc prin folosirea semnalelor din
afara i din interiorul unitii; mecanismele de determinare a ariilor
Identificarea riscurilor cheie cu privire la responsabilitatea pentru risc; un sistem care include
procesul de verificare i rezultatele personalului lipsit de experien la
locul de munc.
Mecanisme pentru determinare domeniilor cheie de responsabiliti
Analiza de risc pentru risc: identific-stabilete un nivel acceptabil, analizeaz -
rspunde -monitorizeaz.
Conectarea la identificarea analizei de audit i de risc; introducerea
Rspunsul la risc principiilor de identificare periodic a riscurilor i de analiz a tuturor
elementelor de management al controlului.

Controale
Documentarea sistemului de nregistreaz normele existente; baze de date; sistem de nregistrare a
control managerial opiniilor angajailor.

222
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

Sistemul de verificare a muncii angajailor din subordine; elaborarea


Supraveghere unor reguli i termene pentru raportare cu privire la rezultatele
activitii n domeniile-cheie ale unitii.
Indicaii privind substituiile, transferul de autorizaii, securitate IT,
Continuitatea afacerii
sistem de stocare a datelor.
Responsabilitatea financiar a personalului pentru proprietatea
Protecia resurselor ncredinat; Sisteme de protecie mpotriva incendiilor; Ghid de
inventar.
Controale specifice referitoare Instruciuni privind circulaia i controlul documentelor; politica n
la operaiunile financiare i contabilitate; registru de instruciuni; sfera activiti; lista de semnturi
economice ale persoanelor autorizate s aprobe operaiunile.
Controale specifice de
Aplicaii i soluii pentru a preveni accesul neautorizat la resursele din
operaiuni referitoare la
reea de calculatoare; protejarea datelor de pierdere.
aspecte financiar-economice

Informaie i Comunicare
Informaii curente i Instruciuni de circulaie i control al documentelor; piste ale fluxului de
comunicarea intern documente n anumite zone ale unitii.
Comunicare extern Instruciuni de circulaie i control al documentelor.

Monitorizare i Evaluare
Monitorizarea sistemului de Se face n cadrul monitorizrii unitii; obinerea de informaii din
management al controlului cadrul ntlnirilor cu angajaii.
Introducerea unor mecanisme i proceduri pentru verificarea i
Auto-evaluare
monitorizarea funcionrii altor mecanisme i control.
Evaluarea adecvrii, eficienei i eficacitii managementului controlului
Audit intern
n unitate.
Asigurarea managementului Rapoarte privind funcionarea planului de afaceri, o declaraie cu
controlului privire la situaia managementului controlului.
Sursa: Puchacz, 2010, apud Marcin Komaoda, 2011

Setul de aciuni propuse mai sus, ca rspuns la standardele de management al controlului


n unitile din sectorul finanelor publice, arat c aceasta este ntr-adevr o colecie de
activiti legate de funcionarea unitii i de activiti privind stabilirea obiectivelor, punerea lor
n aplicare i analiza de risc.
223
UNIUNEA EUROPEAN GUVERNUL ROMNIEI
Instrumente Structurale
Fondul Social European Ministerul Dezvoltrii Regionale
2007-2013
i Administraiei Publice

mbuntirea eficacitii organizaionale a MEN i a instituiilor subordonate prin dezvoltarea sistemului de control managerial intern (SCMI)
Proiect cofinanat din Fondul Social European, prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
SMIS 37635

5. Stabilirea obiectivelor unitii i analiza riscurilor

Obligaia de a identifica obiectivele urmrite de unitate, activitile care s permit s


ndeplinirea acestora, indicatorii i valorile dorite, ridic o serie de probleme persoanelor
responsabile de punerea n aplicare a managementului controlului. Una dintre ele este legat de
faptul c definirea obiectivelor se face n legtur cu misiunea unitii. Foarte des, n aceste
uniti sistemul de management al calitii definete misiunea. n acelai timp, aceast misiune
este de foarte multe ori formulat ntr-un stil specific - de exemplu, nu precizeaz motivul
existenei unitii, ci enumer o serie de domenii de funcionare. Se pare c acest lucru se
datoreaz, n primul rnd, circumstanelor legate de mediul juridic care reglementeaz o entitate
din sectorul public. Diferitele reglementri care impun diverse sarcini unitilor determin o
incapacitate de a pune ntr-un plan comun sarcinile atribuite .
Prin urmare, ariile obiectivelor i atribuiilor acestor uniti sunt de multe ori sinonime cu
departamentele organizatorice ale acestor uniti. Aceasta este practica de definire a
obiectivelor i stabilirea rolurilor diferitelor elemente al