Programul de Vecintate al Uniunii Europene pentru Moldova

Ministerul Finanelor al Republicii Moldova

Manual de Management Financiar i Control

Noiembrie, 2012

Publicaia finanat de Uniunea European

Proiect implementat de consoriul condus de GFA

Manual de Management Financiar i Control

Ediia I

Noiembrie 2012

Index
Not introductiv ................................................................................................................................... 3 Lista abrevierilor ................................................................................................................................... 4 Introducere .............................................................................................................................................. 5 1. Scopul manualului ............................................................................................................................................ 5 2. Utilizatorii manualului ................................................................................................................................... 5 3. Structura manualului...................................................................................................................................... 5 Capitolul I. Conceptul de Control financiar public intern .......................................................... 7 1.1. Managerii sunt responsabili ..................................................................................................................... 8 1.2. Activitatea de audit intern ca suport .................................................................................................... 8 1.3. Responsabilitate managerial i activitate de audit intern armonizat .............................. 8 Capitolul II. Rspunderea managerial .......................................................................................... 9 Capitolul III. Organizarea sistemului de management financiar i control ...................... 14 Concluzie ................................................................................................................................................. 19 Top zece sfaturi privind MFC pentru un manager ..................................................................... 20 Ghid pentru crearea mediului de control ..................................................................................... 21 Ghid metodologic pentru stabilirea obiectivelor ....................................................................... 26 Ghid metodologic pentru implementarea managementului riscurilor .............................. 30 Ghid privind activitile de control................................................................................................. 47 Ghid metodologic pentru identificarea i descrierea proceselor .......................................... 53 Anexa 1. Planul de aciuni pentru implementarea MFC........................................................... 63 Anexa 2. Chestionar pentru evaluarea sistemului curent de MFC i identificarea lacunelor ................................................................................................................... 66 Anexa 3. Legea privind controlul financiar public intern........................................................ 74 Anexa 4. Ordin cu privire la aprobarea Standardelor naionale de control intern n sectorul public ..................................................................................................................... 85 Anexa 5. Regulamentul privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare. ................................................................................................................................ 110

Not introductiv
Pentru managerii din administraia public! Suntei preocupai de realizarea obiectivelor, gestionarea riscurilor sau eficacitatea proceselor? Un sistem clar de management financiar i control v va permite s v ndeplinii responsabilitile manageriale aferente funciei publice i ncrederii pe care o presupune aceasta. Prezentul manual este destinat managerilor i persoanelor care s-au angajat s-i susin n implementarea managementului financiar i controlului. Manualul abordeaz aspecte precum sunt: stabilirea obiectivelor, documentarea proceselor, managementul riscurilor, activitile de control i alte aspecte importante pentru o gestionare econom, eficient i transparent, n conformitate cu legislaia i reglementrile n vigoare. Prezentul manual ofer suport pentru implementarea MFC n administraia public n conformitate cu Ordinul cu privire la aprobarea Standardelor naionale de control intern n sectorul public. Ghidurile prezentate n manual constituie o bun practic la nivelul cunoscut n prezent, ns nu exclud posibilitatea unei dezvoltri continue a acestei practici. Cadrul legislativ i normativ prevede responsabilitatea i ncrederea acordat managerilor pentru instituirea sistemelor MFC, fapt ce va permite elaborarea unor soluii personalizate pentru fiecare situaie n parte. Manualul cuprinde un capitol teoretic i cteva ghiduri ce detaliaz capitolele generale prin sfaturi practice. Ghidurile pentru crearea mediului de control, stabilirea obiectivelor, identificarea i descrierea proceselor, implementarea managementului riscurilor i activitilor de control constituie un suport metodologic pentru implementarea componentelor MFC i permit o mai bun nelegere a interconexiunilor dintre pri. Ghidurile metodologice ajut managerul s instituie nivelul posibil de MFC. Pentru o nelegere mai bun, sunt prezentate exemple practice. Ghidurile reprezint un instrument de ajutor, ns sunt insuficiente fr implicarea deplin i participarea activ a managerului. Scopul rezid ntr-un control mai bun, i nu mai mult! Chiinu, noiembrie 2012

Lista abrevierilor
CFPI Control Financiar Public Intern; MFC Management Financiar i Control; AI Audit Intern; UCA Unitatea Central de Armonizare; UAI Unitate de Audit Intern;

Introducere
Scopul manualului Acest manual are drept scop explicarea esenei sistemului MFC i a componentelor acestuia. Este un document care ofer suport metodologic pentru implementarea i meninerea unui sistem adecvat de MFC, n entitile publice, n conformitate cu prevederile Legii privind controlul financiar public intern nr. 229 din 23 septembrie 2010 (Monitorul Oficial nr. 231234/730 din 26 noiembrie 2010) i cerinele Standardelor naionale de control intern n sectorul public, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanelor nr. 51 din 23 iunie 2009 (Monitorul Oficial nr.107-109/485 din 03 iulie 2009), cu modificrile i completrile ulterioare. Utilizatorii manualului n conformitate cu prevederile art.2 al Legii privind controlul financiar public intern nr.229, din 23 septembrie 2010, autoritile administraiei publice centrale i locale, instituiile publice, precum i autoritile/instituiile autonome, care gestioneaz mijloace ale bugetului public naional, implementeaz sistemul MFC. Astfel, prezentul manual este destinat: managerului entitii publice, care este prim-responsabil de organizarea sistemului MFC n entitatea public; managerilor operaionali, care sunt responsabili n faa conducerii ierarhic superioare pentru organizarea sistemului MFC n subdiviziunile pe care le administreaz; managerilor operaionali, responsabili de procesele financiar-economice i bugetare din cadrul entitii publice; fiecrui angajat din cadrul entitii publice, care contribuie la organizarea sistemului MFC, deinnd responsabiliti i sarcini stabilite de managerul entitii publice; auditorilor interni din cadrul entitilor publice.

Structura manualului Prezentul manual reprezint un ghid metodologic general cu caracter recomandabil, entitile publice fiind libere s elaboreze propriile metodologii de MFC n conformitate cu prevederile Legii privind controlul financiar public intern nr. 229 din 23 septembrie 2010, cu avizarea prealabil a Ministerului Finanelor. Manualul cuprinde: Introducerea, care relev scopul, beneficiarii i structura acestuia; Capitolul I Conceptul de control financiar public intern care descrie componentele fundamentale ale sistemului MFC, AI i coordonare / armonizare centralizat; Capitolul II Rspundere managerial care prezint sistemul MFC integrat n procesele operaionale i de suport din cadrul entitii publice; Capitolul III Organizarea sistemului de management financiar i control care descrie i prezint un Plan de aciuni pentru implementarea unui sistem adecvat de MFC n entitatea public.

Manualul, de asemenea, cuprinde o serie de ghiduri i anexe menite s asigure facilitarea implementrii MFC. Acesta ar putea fi actualizat n funcie de utilizarea i evoluia sistemului de management financiar i control. Pentru o mai bun nelegere a ghidurilor este important de a nelege relaia acestora cu alte ghiduri care formeaz cadrul pentru controlul intern (mediul de control intern, evaluarea riscurilor, activitile de control, informare i comunicare, monitorizare). Ghidurile, n primul rnd, stabilesc esena metodologic i caracteristicile componentei de control intern al acestora. Atunci cnd sunt descrise exemple instructive, utile i bune practici de activiti de control concrete, acest fapt ajut utilizatorul ghidului s aplice componenta de control intern. Prezentul manual va fi actualizat n funcie de evoluia n timp a sistemelor de management financiar i control, precum i a cerinelor cadrului normativ n domeniu. Astfel, partea cu ghiduri i anexe poate fi modificat i / sau suplimentat.

Capitolul I. Conceptul de Control financiar public intern

1.1 Responsabilitile managerilor Toi managerii care i desfoar activitatea n sectorul public trebuie s fie responsabili pentru exercitarea activitilor pentru care le-au fost delegate atribuii. Aceast responsabilitate se extinde dincolo de politicile, deciziile i activitile operaionale pentru a cuprinde politicile, activitile i deciziile de management financiar i control. Primul nivel de control trebuie s fie cel de manager / cheltuitor, persoana cea mai apropiat de punctul de prestare a serviciilor. Acest lucru necesit ca toi managerii din sectorul public s-i asume responsabilitatea pentru stabilirea i meninerea unui sistem MFC adecvat. n absena unui astfel de sistem, este extrem de dificil, pentru un manager de entitate, s fie responsabil pentru asemenea atribuii, ca: planificarea, programarea, elaborarea bugetului, contabilitatea, controlul, raportarea, arhivarea i monitorizarea activitii i obiectivelor care i-au fost atribuite. Un astfel de sistem const din delegarea autoritii i responsabilitii ctre manageri i personal, diviziunea muncii ntre entiti i manageri, contientizarea proceselor, activitilor, evaluarea i abordarea riscurilor pentru aceste procese, controlul acestora i tot ceea ce formeaz responsabilitatea managerial. Responsabilitatea managerial rezid n rspundere pentru realizarea obiectivului general prin economicitate, eficien a activitilor n conformitate cu legea i reglementrile interne, transparen a informaiei / raportrii i siguran a activelor i pasivelor. 1.2. Activitatea de audit intern ca suport Activitatea de audit intern constituie un ansamblu de aciuni efectuate n scopul asigurrii i consilierii independente i obiective destinat s adauge valoare i s amelioreze operaiunile entitii. Activitatea de audit intern ajut managerul entitii s-i ating obiectivele prin elaborarea i introducerea unei abordri strategice sistematice, standardizate i disciplinate, utilizat pentru evaluarea independent i raportarea privind eficacitatea sistemului MFC, inclusiv a managementului riscurilor, cu scopul mbuntirii generale a proceselor de guvernare. O activitate eficace de audit intern va avea o contribuie semnificativ la reducerea nivelului de risc financiar, care este inerent tuturor entitilor, indiferent de domeniul, locaia sau dimensiunea acestora. Pentru a fi eficace n ntregime, a aduga valoare i raporta liber, este fundamental ca tuturor UAI s le fie acordat, conform legii, un statut funcional i politic independent. n absena acestor principii fundamentale, este puin probabil ca activitile de audit intern s aib un impact optim. 1.3. Audit intern i Management financiar i control armonizat Avnd n vedere durata de timp necesar pentru implementarea deplin a sistemului MFC i scopul armonizrii unei noi abordri la toate nivelurile de guvernare, este important ca o entitate s dein atribuia de dezvoltare i implementare a reformelor printr-o abordare succesiv, logic i standardizat. Aceasta este armonizarea centralizat a MFC i activitii de audit intern UCA. Este necesar elaborarea unor metodologii i ghiduri coerente i standarde pentru implementarea efectiv a reformelor n domeniul MFC i AI n ntregul sector public. Asigurarea calitii, de asemenea, se realizeaz prin monitorizare continu i raportare privind evoluiile n domeniul MFC i AI, cu elaborarea a cel puin unui raport anual. Aceast cerin esenial necesit suportul unei UCA, care este instituionalizat n cadrul Ministerului Finanelor. UCA este deja ferm instituit i poate fi recunoscut ca fiind o precondiie fundamental pentru introducerea cu succes, dezvoltarea i durabilitatea rspunderii manageriale. 8

Capitolul II. Rspunderea managerial

Legea privind controlul financiar public intern i Standardele naionale de control intern n sectorul public explic n linii generale esena principiului de baz al CFPI de responsabilitate managerial pentru resursele, operaiunile i rezultatele entitii publice. n Legea privind CFPI i n Standardele Naionale de Control Intern sunt elucidate ntrebrile de ce i ce este (obiectul) responsabilitatea managerial. ntrebarea de ce se refer la urmtoarele: prin intermediul MFC conducerea entitii publice trebuie s ofere asigurri rezonabile cu privire la atingerea obiectivelor entitii prin: o economicitatea i eficiena operaiunilor; o conformitatea cu cadrul normativ i reglementrile interne; o sigurana i optimizarea activelor i pasivelor; o sigurana i integritatea informaiei. ntrebarea ce, obiectul, se refer la toate activitile i procesele entitii publice, inclusiv elaborarea i executarea bugetului, elaborarea programelor, evidena contabil, raportarea i monitorizarea.

Manualul abordeaz modul de realizare a obiectivelor i obiectelor CFPI, n general, i responsabilitatea managerial n special. Procesele entitii publice care urmeaz s fie gestionate i controlate au un domeniu larg de aplicare: procesele operaionale / prestarea serviciilor (cu accent pe performana politicii) i procesele de suport, pe lng managementul financiar-fiscal, procesul bugetar, managementul financiar, managementul activelor i pasivelor financiare i managementul resurselor umane, achiziiile, materiale / echipament, infrastructura oficiului, tehnologia informaiilor i comunicrii, comunicarea etc. Managementul proceselor entitii publice poate s difere de la unul complet centralizat la unul ct mai descentralizat posibil. n filosofia CFPI, deciziile de management trebuie s fie luate la nivelul corespunztor avnd n vedere complexitatea sarcinilor, competenele disponibile, responsabilitile, riscurile i cunoaterea domeniului i a mediului. Nivelul de descentralizare al managementului depinde i de mrimea entitii. Chiar i ntr-un sistem descentralizat pot fi necesare anumite controale ex-ante centralizate (de exemplu, controlul zilnic efectuat de trezorerie). ntr-un sistem de management descentralizat, un sistem de delegare bine pus la punct i funcional este indispensabil pentru conceptul rspunderii manageriale. Prezentul capitol explic mai detaliat cum trebuie s fie organizat i aplicat n practic responsabilitatea managerial. Urmtoarele msuri i activiti denot condiiile (preliminare) pentru realizarea i aplicarea responsabilitii manageriale, i anume: divizarea sarcinilor i responsabilitilor ntre diferite niveluri i subdiviziuni ale entitii pentru urmtoarele procese: o procesul bugetar; o procesele financiare; delegarea mputernicirilor;

o procesele operaionale i de suport;

instituirea unui mecanism de planificare i control la nivelul ntregii organizaii.

Divizarea sarcinilor i responsabilitilor ntre diferite niveluri i subdiviziuni ale entitii

10

Structura organizaional, mpreun cu un mecanism de planificare i control al unei entiti reprezint: atribuirea autoritii i responsabilitii; mputernicirea i rspunderea; ierarhia adecvat de raportare.

Structura organizaional definete domeniile-cheie de autoritate i responsabilitate ale entitii. mputernicirea i rspunderea se refer la modul n care aceast autoritate i responsabilitate sunt delegate n cadrul entitii. Nu poate s existe mputernicire sau rspundere fr o form de raportare. Prin urmare, este necesar definirea ierarhiei corespunztoare de raportare. n circumstane excepionale, trebuie s existe o alt ierarhie de raportare dect cele obinuite, cum ar fi n cazurile suspiciunii de fraud sau de lips de integritate. Structura organizaional ar trebui s includ o UAI care este independent de management i care raporteaz direct la cel mai nalt nivel de autoritate din cadrul entitii (managerul top). Pentru desfurarea operaiunilor n mod econom, eficient, exercitarea atribuiilor, responsabilitilor i programelor, managerul entitii publice elaboreaz i menine o structur organizaional adecvat. Nu exist o prescripie sau teorie general privind structurile organizaionale. Fiecare entitate i definete propria sa structur, care, n mare parte, depinde de mrimea, caracterul i complexitatea sarcinilor i responsabilitilor. Structura organizaional nu are valoare sau are puin valoare, dac aceasta nu este corelat cu o divizare n paralel a mputernicirilor, autoritii i responsabilitilor. Prin intermediul actelor interne se repartizeaz sarcinile i responsabilitile ntre diferite niveluri i diviziuni ale entitii i, mpreun cu aceasta, prin intermediul acelorai acte interne, se vor delega i subdelega mputerniciri i responsabiliti. Managerii entitilor din sectorul public i asum responsabilitatea n ntregime pentru stabilirea i meninerea unui management financiar adecvat i altor sisteme de control n entitile lor. Primul nivel de management i control, n cadrul entitii, ar trebui s fie la nivel de manager / cheltuitor, persoana cea mai apropiat de punctul de prestare a serviciilor. n absena unui astfel de sistem, este extrem de dificil pentru manageri s fie responsabili pentru atribuii precum: planificarea, programarea, elaborarea bugetului, contabilitatea, controlul, raportarea, arhivarea i monitorizarea. Delegarea mputernicirilor Un sistem de delegare i subdelegare desemneaz mputerniciri managerilor din entitile publice, n special, mputernicirea de a cheltui bugetele stabilite de Parlament n numele minitrilor i altor executori de buget desemnai legal sau oficial, n cadrul unor condiii generale i, uneori, specifice. Un sistem de delegare i subdelegare const din: delegarea i asumarea atribuiilor generale i specifice (semnarea), descrieri clare i limitele delegrii, nscrierea n registrul funciilor delegate. Actul de delegare nu scutete managerul de responsabilitatea delegat. Pentru delegarea general sau specific n implementarea MFC, managerul entitii va emite o decizie n scris, explicit i, ulterior, comunicat. n baza acestei decizii, persoana mputernicit, la rndul ei, poate transfera o parte sau toate mputernicirile sale. Decizia de delegare a mputernicirilor poate conine instruciuni privind modul de aplicare a mputernicirii i modul de furnizare a informaiei la exercitarea mputernicirii delegate. 11

n afar de delegare, mputernicirea poate fi realizat prin delegarea unor sarcini specifice i obligaii unei funcii sau persoane. De exemplu, executarea unui proiect sau a unei activiti poate fi delegat. Divizarea autoritii i responsabilitii pentru procesul bugetar Elaborarea bugetului este un proces care combin directive de sus n jos i de jos n sus. Pentru responsabilitate i rspundere managerial, este important ca implicarea managerilor operaionali n procesul de elaborare a propunerilor de buget s corespund atribuiilor, mputernicirilor i responsabilitilor care le sunt delegate prin intermediul sistemului de delegare i, n fiecare an, ajustate i specificate n procesul de planificare i control. Un manager, care se simte cu adevrat implicat i particip la procesul de elaborare a bugetului, este mult mai nclinat i motivat s gestioneze programele / activitile ntr-un mod econom i eficace. El se simte un proprietar al bugetului. n special, pentru un management de performan corespunztor este important ca, la nivel operaional, atribuiile privind bugetul i politica s fie interconectate, astfel, managerii operaionali fiind implicai activ i complet (n funcie de domeniul de responsabilitate) n activitile de elaborare a bugetului gestionate de subdiviziunea responsabil de economie i finane din cadrul entitii publice. Procesul de elaborare a bugetelor pe programe (de performan) ofer aceast posibilitate. Divizarea autoritii i responsabilitii n procesele financiare Autoritatea i responsabilitatea de contractare a obligaiilor financiare, efectuarea plilor i colectarea veniturilor ar trebui s fie delegate ct mai eficient i, pe ct este posibil, la nivel de management operaional care este responsabil de executarea sarcinilor i programelor. Totui, abordarea curent de management al finanelor publice se bazeaz pe existena unei subdiviziuni responsabile de economie i finane, care gestioneaz toate procesele financiare, ntre care le menionm pe cele de baz fiind: procurarea de bunuri i servicii; efectuarea plilor; comercializarea bunurilor i serviciilor; colectarea veniturilor; managementul numerarului i angajamentelor; salarizarea; gestionarea i protejarea activelor; evidena contabil i raportarea financiar.

Structura, organizarea i funcionarea proceselor financiare deriv din procesele primare ale entitii, depinznd de complexitatea i mrimea acestora. Funciile deinute de subdiviziunea responsabil de economie i finane, respectiv, procesele financiare trebuie s fie organizate eficient, econom i eficace, i s revin unor responsabili direci separai, asigurndu-se cel puin o divizare minim a sarcinilor (principiul celor dou perechi de ochi). De asemenea, orice proces financiar necesit s integreze activiti de control ex-ante, curente i ex-post, eficacitatea acestora fiind periodic evaluat i revizuit. Suplimentar, n cadrul Trezoreriei de Stat exist un sistem adecvat de control financiar ex-ante integral centralizat pentru toate plile efectuate de entitile publice. Astfel, controalele (interne) duble trebuie s fie evitate, dac acest lucru nu este strict necesar, deoarece controlul dublu nu este cost-eficient. Pe lng activitile de control integrate n procesele financiare, managementul financiar mai presupune evaluarea i controlul performanelor financiare, gestionarea riscurilor financiare, ntrunirea cerinelor de politic bugetar-fiscal.

12

Este primordial ca responsabilii de procesele bugetare i financiare s asigure integrarea suficient a activitilor de planificare i de management financiar, i anume, c bugetul se potrivete cu planul operaional al entitii. Divizarea autoritii i responsabilitii pentru procesele operaionale i de suport Procesele operaionale sunt procesele prin intermediul crora sunt executate atribuiile, programele i cerinele de politici. Astfel de procese, ca tehnologia informaiilor i comunicrii, infrastructura, documentarea i consilierea juridic ofer suport acestor procese primare. Aceste procese primare constituie activitile principale ale entitii i subdiviziunilor ei. Un sistem performant de management presupune delegarea autoritii i responsabilitii nivelelor organizatorice i subdiviziunilor n cadrul crora operaiunile sunt desfurate i cel mai bine executate. Acest lucru ar trebui s fac parte din sistemul de delegare. Pentru sarcini speciale, cum ar fi proiectele, care nu sunt activiti zilnice, mputernicirea poate fi realizat prin delegare specific. Procesele operaionale nu sunt izolate de alte procese din cadrul entitii (bugetare, financiare i de suport) i viceversa. n mod ideal, exist o strns i echilibrat legtur dintre divizarea autoritii i responsabilitii pentru fiecare din aceste procese; la fiecare nivel n entitate i ntre diferite niveluri de organizare. Instituirea unui mecanism integral de planificare i control Actele interne repartizeaz, ntr-un mod structurat i general, sarcinile, atribuiile, autoritile i responsabilitile ntre diviziunile organizaiei. n plus, sarcinile i responsabilitile, care provin din bugetele i programele anuale aprobate, trebuie s fie distribuite (delegate) prilor i subdiviziunilor din cadrul entitii prin intermediul mecanismului de planificare i control, astfel ca fiecare parte i subdiviziune a entitii s cunoasc exact ce trebuie s realizeze i s livreze ca rezultat pe parcursul unui an. Repartizarea sarcinilor, responsabilitilor i resurselor exacte ctre diferite niveluri i subdiviziuni pot fi scrise sau orale. Acest ciclu de planificare i control ar trebui s fie organizat i instituit ntr-un mecanism integral anual, la nivelul ntregii entiti. Integral, presupune c planificarea bugetului, programelor, operaiunilor i suportul nu trebuie s fie activiti separate, fr nicio legtur, ci un sistem unde planificarea acestor activiti este strns corelat i coordonat. Organizarea i instituirea unui astfel de mecanism revin n responsabilitatea conducerii entitii. Planificarea i controlul fiecrui nivel i uniti n organizaie ar trebui s fie coordonate i ajustate cu nivelele superioare i inferioare ale entitii. Ca procesul bugetar, procesul de planificare i control integral este un proces condus prin directive i instruciuni de sus, i asigurat cu informaii, contribuii i solicitri de jos. Un set fix de instruciuni, schimbul de informaii i rapoarte, ntruniri cu conducerea de vrf sunt elemente indispensabile pentru un sistem de planificare i control viabil.

13

Capitolul III. Organizarea sistemului MFC

14

Condiii de organizare n cadrul entitii, trebuie s existe sau s fie create condiii pentru organizarea unui sistem funcional de MFC. Aceste condiii se refer la sporirea gradului de contientizare i instruire. Sporirea gradului de contientizare Contientizarea privind importana MFC necesit s fie consolidat n toate entitile, i n special, aceasta este important pentru manageri. Mesele rotunde, conferinele, comunicarea sunt instrumente pentru sporirea gradului de contientizare. Aceste activiti trebuie s fie sprijinite de ctre Unitatea Central de Armonizare din cadrul Ministerului Finanelor. Instruirea Instruirea privind implementarea MFC ar putea include urmtoarele: - conceptul i principiile fundamentale ale MFC, - rolul i responsabilitile persoanelor implicate n MFC, - stabilirea obiectivelor (strategice i operaionale) i indicatorilor de performan (rezultat), - managementul riscurilor i organizarea activitilor de control, - documentarea proceselor, - beneficiile i rolul activitii de audit intern. Procesul de instruire trebuie s fie bazat pe o analiz a necesitilor de instruire adecvat i s fie coordonat cu programele i planurile elaborate de Ministerul Finanelor. Organizarea MFC Modul de organizare i funcionare al MFC, n cadrul unei entiti ,trebuie s fie ajustat n funcie de propriile necesiti specifice i circumstane. Totui, se identific urmtoarele dou faze: Etapa de pregtire Organizarea MFC ncepe cu urmtoarele activiti de pregtire: desemnarea unui Coordonator al MFC; instituirea unui Grup de lucru, condus de Coordonatorul MFC, responsabil de organizarea i implementarea iniial a MFC; elaborarea, de ctre Grupul de lucru, a unui Plan de aciuni pentru implementarea MFC. Etapa de implementare Avnd realizate condiiile de organizare i paii de pregtire, procesul de organizare a MFC continu cu urmtoarele activiti: evaluarea sistemului curent de MFC i identificarea lacunelor; stabilirea misiunii, obiectivelor strategice i operaionale; implementarea managementului riscurilor; evaluarea activitilor de control; documentarea proceselor de baz; instituirea unui sistem de informare, comunicare i documentare intern.

Aceste activiti nu trebuie privite separat, dar ca activiti interconectate. Nu este indispensabil ca toate s fie parte component a Planului de aciuni, unele dintre acestea pot s existe deja n cadrul entitii i s dispun de o funcionalitate adecvat. Aceste aspecte / factori trebuie s fie considerai de Grupul de lucru n timpul elaborrii Planului de aciuni pentru implementarea MFC.

15

Organizarea MFC n mai multe detalii Etapele de pregtire Coordonatorul MFC este responsabil de organizarea, coordonarea, suportul, supravegherea i raportarea activitilor iniiale de implementare a MFC n cadrul entitii, astfel, realiznd conducerea aciunilor Grupului de lucru pentru implementarea MFC. n calitate de Coordonator al MFC este recomandabil desemnarea unuia dintre managerii operaionali sau adjunci ai managerului entitii, care cunoate bine activitile, procesele, angajaii i obiectivele entitii. Grupul de lucru este responsabil, iniial, pentru elaborarea Planului de aciuni, ulterior, de asigurarea realizrii acestuia. Unele dintre sarcinile suplimentare ale acestuia ar fi acordarea de asisten sau instruirea n vederea executrii activitilor din Planul de aciuni de ctre ali angajai ai entitii. Este benefic ca membrii Grupului de lucru, de preferin manageri operaionali, s fie experi cu cunotine i experien vast n activitatea entitii, de asemenea, s dispun de autoritate n luarea deciziilor n ceea ce ine de activitatea Grupului de lucru, ct i specifice domeniilor de responsabilitate ce le dein. Grupul de lucru trebuie s includ reprezentani att ai proceselor operaionale (specifice domeniului de activitate a entitii), ct i de suport (resurse umane, economie i finane, dezvoltare strategic, tehnologii informaionale .a.). Pentru a obine angajamentul i implicarea managementului operaional n realizarea Planului de aciuni, este extrem de important ca Grupul de lucru s conin reprezentani ai acestui nivel de conducere. n componena Grupului de lucru, poate fi inclus i un auditor intern (dac entitatea dispune de UAI), n calitate de membru cu rol de suport, ghidare i consiliere. Aceasta reprezint una dintre cele mai importante etape, deoarece formeaz baza pentru paii urmtori. Coordonatorul MFC, de comun acord cu Grupul de lucru, este responsabil de elaborarea Planului de aciuni pentru implementarea MFC. Planul de aciuni va stipula (n format text, sub form de paragrafe) necesitatea implementrii MFC, obiectivele, domeniul de aplicare, obiectele (procesele i activitile), autoritatea i responsabilitile i, nu n ultimul rnd, modificrile organizatorice necesare. De asemenea, Planul de aciuni va oferi indicaii privind resursele (buget, resurse umane, instruire, tehnologii informaionale) i perioada de timp necesar. Un sistem MFC nu se organizeaz peste noapte. Este o reform care, n funcie de entitate, dureaz aproximativ doi-trei ani. Planul de aciuni trebuie s includ (sub form de tabel) toate activitile necesare pentru perfecionarea sistemului MFC, termene de implementare a acestora, responsabili de implementarea activitilor, indicatori de rezultat i precondiii pentru implementare. Activitile trebuie s acopere, eventual, toate domeniile enumerate la etapa de implementare. Urmtoarele paragrafe descriu, n linii generale, aceste domenii. Att Coordonatorul MFC, Grupul de lucru, ct i Planul de aciuni este desemnat / aprobat prin ordin (decizie) al managerului entitii i comunicate ctre toi angajaii. Un exemplu de Plan de aciuni pentru implementarea MFC este prezentat n Anexa 1, care este parte integrant a prezentului manual. 16 o elaborarea Planului de aciuni o instituirea unui Grup de lucru pentru implementarea MFC o desemnarea unui Coordonator al MFC

Etapele de implementare Analiza la nivel nalt a lacunelor este unul din primii pai recomandai de Comisia European n reforma actualelor sisteme MFC. Aceast analiz este creat pentru efectuarea unui studiudiagnostic al mediului de control din cadrul entitii. Rezultatul acestui diagnostic ar trebui s conste n identificarea oportunitilor de mrire a eficienei n procesul de management. De asemenea, modelul de control intern integrat COSO prevede drept cerin autoevaluarea iniial a aranjamentelor curente de control cu identificarea lacunelor, ulterior, dup finalizarea cu succes a acestei etape, este facilitat trecerea la celelalte componente ale MFC. Evaluarea sistemului curent i identificarea lacunelor urmeaz s fie realizate prin completarea i analiza rspunsurilor la ntrebrile din chestionarul anexat la prezentul manual. Acest chestionar este o variant simplificat a Anexei nr.1 a Regulamentului privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare, care este parte a prezentului manual. Metodologia, care urmeaz s fie aplicat la completarea acestui chestionar, va necesita o combinaie de interviuri, edine ale Grupului de lucru, ntruniri mai largi; o analiz a actelor legislative i normative care reglementeaz activitatea entitii, precum i a altor instruciuni i regulamente interne; un studiu al planurilor strategice i operaionale; i, posibil, dispunerea de suficiente probe pentru a susine rspunsurile date n chestionar. Dispunerea de probe este foarte important n cazul n care rspunsul oferit este da. n astfel de situaii, n coloana Note a chestionarului trebuie fcut referin la probele ce confirm rspunsul. n baza rspunsurilor din chestionar, se vor identifica domeniile problematice lacunele, care vor servi drept obiect al Planului de aciuni. Anume, pentru nlturarea lacunelor (decalajelor), se elaboreaz i pune n practic Planul de aciuni pentru implementarea MFC. Entitatea public trebuie s declare misiunea acesteia, care stabilete, n termeni generali, mobilul (obiectivul) pe care entitatea are ca scop major s-l ating. n baza acesteia, top-managementul stabilete obiectivele strategice, obiectivele operaionale i definete un plan de aciuni. n timp ce misiunea i obiectivele strategice ale entitii sunt, n general, stabile, obiectivele operaionale i planul de aciuni aferent sunt mult mai dinamice n timp i trebuie s fie ajustate la condiiile interne i externe n continu schimbare. Este prioritar ca planul de aciuni s derive din obiectivele strategice i operaionale, i s conin indicatori de performan i riscuri asociate obiectivelor. ntru facilitarea procesului de stabilire / revizuire a obiectivelor entitii, vezi anexat Ghidul metodologic pentru stabilirea obiectivelor, care este parte a prezentului manual. Managerul entitii i managerii operaionali trebuie s identifice, evalueze, nregistreze i monitorizeze sistematic riscurile ce pot afecta atingerea obiectivelor planificate i s elaboreze msuri de diminuare a probabilitii i/sau impactului riscurilor. ntruct circumstanele externe i interne sunt n continu schimbare, procesul de management al riscurilor trebuie s fie unul continuu i repetat, astfel, managementul riscurilor fiind un pilon de baz al sistemului MFC, care trebuie s evolueze i s abordeze riscurile n continu schimbare. Pentru facilitarea instituirii sistemului de management al riscurilor n entitate, vezi anexat Ghidul metodologic pentru implementarea managementului riscurilor, care este parte a prezentului manual. 17 o implementarea managementului riscurilor o stabilirea misiunii, obiectivelor strategice i operaionale o evaluarea sistemului curent de MFC i identificarea lacunelor

Activitile de control reprezint politicile i procedurile care contribuie la asigurarea faptului c riscurile gestionate n mod corespunztor i oportun, i obiectivele entitii sunt atinse. Activitile de control sunt de tip ex-ante, curente i ex-post, i dispun de funcii de prevenire, depistare i corectare. ntru facilitarea examinrii activitilor de control instituite n cadrul entitii, vezi anexat Ghidul metodologic pentru evaluarea activitilor de control, care este parte a prezentului manual. Cartografierea proceselor de baz presupune ca managerii operaionali s identifice i s elaboreze descrieri narative sau grafice ale proceselor de care sunt responsabili. Pentru facilitarea identificrii i descrierii proceselor, se impune utilizarea Ghidului metodologic pentru identificarea i descrierea proceselor, care este parte a prezentului manual. Stabilirea unui sistem de informare i comunicare (raportare intern) este vital pentru dezvoltarea MFC n cadrul entitii. Sistemul de raportare intern este necesar pentru monitorizarea progreselor atinse i este parte a procesului de evaluare a MFC. Procesul de documentare trebuie s fie organizat pentru domenii ca managementul riscurilor, revizuirea activitilor de control, identificarea i descrierea proceselor, evaluarea i monitorizarea sistemului MFC. Tipul, cantitatea i modalitatea documentrii sunt determinate de ctre fiecare entitate n parte, n funcie de propriile necesiti. Documentarea trebuie s fie suficient de detaliat pentru a permite revizuirea, monitorizarea i raportarea eficace a implementrii sistemului MFC. o instituirea unui sistem de informare, comunicare i documentare intern o documentarea proceselor de baz

o evaluarea activitilor de control

18

Concluzie
Acest Manual MFC ofer punctele de reper de baz, care conduc la instituirea unui sistem eficace i adecvat de MFC. MFC este definit n sens larg i nu se limiteaz la controale contabile i / sau limitate restrictiv la raportarea financiar. Sistemul MFC trebuie s fie integrat cu activitile operaionale, astfel nct reacia prompt la situaiile n schimbare s fie posibil i deciziile s poat fi mbuntite. MFC constituie responsabilitatea conducerii i, pentru a fi eficace, necesit participarea tuturor angajailor. Responsabilitile manageriale acoper ntregul proces de gestionare, de la stabilirea obiectivelor pn la obinerea rezultatelor scontate. Acest fapt include asigurarea legalitii, regularitii i eficienei deciziilor luate. n termeni simpli, sistemul MFC trebuie s ajute managerii s-i ating obiectivele respectnd, n acelai timp, toate normele, reglementrile i procedurile relevante. Cadrul de control trebuie s fie strns legat de obiectivele entitii i este suficient de flexibil pentru a fi adaptat. Finalmente, putem aminti c MFC: este integrat n sistemul de management; preocup personalul i procesele la toate nivelurile; ofer o asigurare rezonabil, dar nu absolut. n cele din urm, abordarea de control a entitii depinde de apetitul acesteia pentru risc, atitudinea sa i filosofia corporativ.

19

Top zece sfaturi privind MFC pentru un manager

1. Respect regulile. Sistemele i procesele din entitatea public sunt concepute astfel, nct s includ controale interne de conformitate puternice. Cere sfaturi ori de cte ori nu eti sigur cu privire la aplicarea acestora.

2.

nelege stilul tu propriu de management i modul n care acesta afecteaz pe cei care lucreaz cu tine. Dac i asumi riscuri inutile i nu i pas de activitile de control, subalternii ti vor face la fel. Poi s i amenini sau s le trimii notie cu privire la sanciuni disciplinare, totui, ei vor ncerca s urmeze aceleai standarde ca i tine. 3. Construiete un plan de aciuni (pe performane) puternic pentru subdiviziunea ta. Acesta este primul pas esenial n stabilirea obiectivelor i a activitilor conexe. Utilizeaz aceasta ca pe o oportunitate de a implica angajaii n procesul de planificare. 4. Niciodat nu stabili vreun obiectiv, fr a atribui responsabilitatea i un termen pentru atingerea acestuia. Obiectivele neatribuite nu au nicio ans de succes. 5. Apreciaz-i semntura. Vei induce un sentiment clar c procesul de control este mult mai important dect dovada controlului (semntura). 6. Ai grij atunci cnd delegi vreo mputernicire. n procesul delegrii, eti responsabil s te asiguri c persoana respectiv are competena i aptitudinile necesare pentru a ndeplini eficient sarcina. Oricum, eti responsabil de eficacitatea executrii sarcinii delegate. 7. Amintete-i c calitatea MFC este puternic influenat de modul n care angajaii sunt organizai i condui. 8. Concentreaz-te pe activiti de control de nivel nalt ori de cte ori este posibil, cum ar fi: indicatorii de performan, raportarea pe excepii. Controalele care funcioneaz peste mai multe operaiuni sunt mai utile pentru tine i sunt mai cost-eficiente. 9. Menine echilibrul corect ntre supraveghere i micro-management. Gndete-te cum poate fi delegat o responsabilitate sau sarcin i de care informaii ai nevoie pentru monitorizarea executrii acesteia. Stabilete norme clare privind erorile, eecurile i excepiile care trebuie s-i fie raportate. 10. Amintete-i c scopul MFC este de a oferi asigurare rezonabil c procesele funcioneaz la fel de bine precum se dorete. Atunci cnd un control eueaz, de multe ori trebuie mbuntit modul n care funcioneaz acest control, i nu de adugat alte controale.

20

Ghid pentru crearea mediului de control

21

Introducere Mediul de control reprezint temelia ntregului sistem de control intern. El constituie baza tuturor celorlalte componente ale controlului intern. El stabilete tonul organizaiei. El asigur disciplina i climatul care influeneaz calitatea general a controlului intern. Mediul de control are influene asupra modului de instituire a strategiei i obiectivelor i a modului de structurare a activitilor de control. Mediul de control formeaz baza pentru crearea unei viziuni i reacii la riscuri i controale din partea personalului unei organizaii. Esena oricrei afaceri const n oamenii din spatele ei atribuiile lor individuale, inclusiv integritatea, valorile etice i competena i mediul n care acetia activeaz. Managementul i controlul se refer la abilitile persoanelor de a nelege i ndeplini atribuiile lor. Responsabilitatea conducerii pentru activiti rezid n utilizarea bun a acestei abiliti. Un mediu de control eficace este esenial pentru a permite altor componente MFC, de exemplu, managementului riscurilor i activitilor de control s funcioneze adecvat. Stabilirea unui mediu de control viabil necesit ca conducerea s dispun de o procedur de stabilire a obiectivelor, i ca obiectivele selectate s sprijine i s fie n conformitate cu misiunea entitii. Obiectivele trebuie s existe nainte ca conducerea s identifice riscurile poteniale care ar afecta atingerea acestora. Ca urmare a obiectivelor stabilite i evalurii riscurilor, mediul de control al entitii se poate schimba. De exemplu, strategia poate fi ajustat la oportunitile care au aprut n timpul evalurii riscurilor sau n alte cazuri. Modificrile legislative i ale altor condiii externe, precum tehnologiile informaionale noi, sunt alte exemple ale mediului de control n continu schimbare. La nceputul implementrii unui sistem MFC n conformitate cu Standardele naionale de control intern n sectorul public, o evaluare bine desfurat a mediului de control existent este indispensabil. Aceast evaluare trebuie s se axeze pe acele aspecte care au un impact real asupra stabilirii i realizrii obiectivelor instituiei i cazurile n care pot aprea riscuri eseniale componentele mediului de control. De ce angajaii nu fac ceea ce trebuie s fac? Deoarece majoritatea sistemelor i proceselor administraiei, inclusiv sistemul MFC, sunt executate de oameni, o preocupare major a managerilor este de a se asigura c subalternii lor execut anume ceea ce trebuie s execute. Este, astfel, util de a nelege unele dintre motivele din care angajaii nu efectueaz ceea ce ateapt superiorii lor de la ei (cu excepia cazurilor intenionate de fraud i corupie). Tabelul anexat la prezentul ghid ofer o list a celor mai frecvente motive, cauzele lor i aciunile ce pot fi ntreprinse n acest sens. Componentele mediului de control Valorile etice i integritatea Valorile etice ale conducerii i personalului i integritatea personal i profesional au o influen asupra standardelor de comportament. Att managerii, ct i executorii trebuie s aib o atitudine de susinere a MFC n ntreaga entitate. Fiecare persoan implicat n organizaie att conducerea, ct i personalul trebuie s menin i s demonstreze integritate personal i profesional i valori etice i trebuie s respecte codurile de comportament aplicabile. Acest aspect poate include dezvluirea intereselor financiare personale, a darurilor obinute, raportarea conflictelor de interese etc. Structura organizaional Structura organizatoric a unei entiti trebuie s asigure cel puin: atribuirea autoritii i responsabilitii; delegarea mputernicirilor i rspunderea; linii adecvate de raportare. 22

Tonul de vrf Filosofia i stilul de activitate ale conducerii trebuie s reflecte o atitudine de sprijin a sistemului MFC n specific, i profesionalism i competen n general. Managerul entitii trebuie s conduc prin exemplu personal. Atitudinea stabilit de conducerea superioar este reflectat n toate aspectele msurilor manageriale. Angajamentul, implicarea i sprijinirea funcionarilor superiori din entitate n instituirea tonului de vrf sunt eseniale pentru meninerea unei atitudini pozitive, de sprijin a MFC n cadrul unei entiti. Atunci cnd conducerea superioar crede n importana MFC, tot personalul entitii va simi acest lucru i va rspunde prin respectarea contient a activitilor de control instituite. Pe de alt parte, cnd personalul entitii simte c sistemul MFC nu reprezint o preocupare important a conducerii top, i c acesta este doar formal i nu este sprijinit real, este aproape sigur c obiectivele MFC nu vor fi efectiv atinse. Angajamentul pentru competen Conducerea i personalul trebuie s menin un nivel de competen care s le permit (i) s neleag importana crerii, implementrii i meninerii unor controale interne bune i (ii) s ndeplineasc sarcinile cuvenite n vederea atingerii obiectivelor entitii. O entitate trebuie s asigure ca personalul su s cunoasc bine obiectivele sale i trebuie s dezvolte abilitile i experiena personalului su. Politicile i practicile de resurse umane Personalul reprezint un aspect important al MFC. Personalul competent i de ncredere este necesar pentru asigurarea unui control eficient. De aceea, metodele prin care personalul este angajat, instruit, evaluat, rspltit i promovat constituie o parte important a mediului de control. Deciziile de angajare i ncadrare cu personal trebuie s conin asigurarea c persoanele au integritatea, educaia i experiena necesare pentru a-i desfura activitatea i c este asigurat instruirea oficial, la locul de munc i etic necesar. Managerii i angajaii, care au o bun nelegere a activitilor de control i doresc s-i asume responsabilitatea, prezint o importan vital pentru un MFC eficient. Guvernana mediu de control Guvernana este influena asupra unei entiti exercitat de managementul top care o guverneaz / conduce. Responsabilitile conducerii sunt, de obicei, fondate n constituie, legi, hotrri, regulamente i alte documente similare. Leadershipul, aciunile i tonul stabilit i practicat de ctre conducerea de vrf poate avea un impact profund asupra faptului cum angajaii entitii i exercit responsabilitile lor, care, la rndul lor, afecteaz atingerea misiunii entitii. Printre domeniile influenate critic de conducere, care reprezint cheia succesului spre un mediu de control adecvat, sunt: aprobarea i monitorizarea atingerii misiunii entitii i realizrii planului strategic; stabilirea, practicarea i monitorizarea valorilor i codului etic; supravegherea deciziilor i aciunilor managerilor operaionali; stabilirea unei politici de nivel nalt i structurii organizaionale; asigurarea rspunderii fa de beneficiari; stabilirea stilului de conducere, filosofiei i tonului de vrf; direcionarea monitorizrii de ctre managerii operaionali a proceselor de baz i celor mai importante riscuri. Pentru domenii ca stabilirea obiectivelor, managementul riscurilor i identificarea i descrierea proceselor sunt elaborate ghiduri separate, ca parte a prezentului manual, dar care trebuie tratate n strns legtur cu componenta mediul de control al sistemului MFC. 23

Anex
De ce angajaii nu fac ceea ce trebuie s fac? Motiv Ei nu tiu ce ar trebui s fac Cauze Managerii cred c ei sugrum creativitatea dac definesc n detalii ce trebuie s execute angajaii. Nu este deloc cazul. Ce trebuie de fcut? S se elaboreze descrieri clare ale postului / sarcinii i s se asigure c acestea sunt deplin nelese. S se explice motivele pentru care procesele de control sunt importante i, cnd sunt parte a unui sistem mai larg, cum acestea sunt intercorelate.

Ei nu tiu de ce ar trebui Aciunile unui colaborator nu sunt clar s fac legate de impactul final al lucrului lor, astfel c el nu nelege de ce lucrul lui este important. Este totdeauna important s se tie de ce trebuie fcut ceva, dar este crucial n cadrul sistemului MFC, care, deseori, conine muli pai ai unui proces de control. Ei nu tiu cum s fac A spune cuiva ce trebuie s fac nu este identic cu a explica cum ar trebui s o fac. Manuale i ghiduri pot fi necesare pentru a explica cum trebuie fcut, dar acestea pot fi inaccesibile pentru angajai. O activitate de control implementat prost din cauza lipsei de capaciti / cunotine este puin probabil s fie cost-efectiv. Cnd sunt atribuite multe sarcini, nu este clar prioritatea executrii acestora. Aciunile-cheie ale controlului nu sunt efectuate cnd trebuie. O problem deseori ntlnit este evaluarea performanei personalului, aceasta nefiind obiectiv executat. Cnd fiecare membru al echipei este evaluat ca fiind remarcabil, atunci pentru ce trebuie de lucrat mai mult?

S asigure instruire adiional sau s se monitorizeze cum controalele opereaz. S fie accesibile pentru angajai ghidurile, manualele sau alte surse de informaii online. S se identifice unde este nevoie de instruire / ghidare, ulterior, de planificare i livrare a unor astfel de activiti. S se asigure faptul c importana i prioritile fiecrui obiectiv sunt cunoscute i activitile sunt prioritizate. S se acorde permanent atenie performanei, dar s nu se atepte procesul de evaluare a performanelor individuale pentru a luda sau critica angajaii. S nu se reacioneze exagerat cu privire la erorile comise. S se mulumeasc permanent pentru rezultate, chiar dac acestea necesit implicare ulterioar. S se identifice cile de recunoatere sau rspltire a performanelor nalte. S se manifeste realism n procesul de stabilire a obiectivelor i atribuire a sarcinilor, acestea fiind n concordan cu autoritatea i resursele disponibile angajatului.

Ei cred c altceva este mai important

Nu este vreo consecin pozitiv pentru ei

Nimeni nu ar putea!

De exemplu, un angajat nu dispune de autoritatea de a implica ntr-o edin de lucru oficialii de rang nalt.

24

Ghid metodologic pentru stabilirea obiectivelor

25

Introducere Ghidul de fa relev principalele categorii de obiective, metoda de stabilire a acestora, precum i responsabilitile aferente. Prezentul Ghid reprezint un instrument metodologic care ofer managerilor suport n stabilirea obiectivelor pentru planificarea activitilor entitii publice, cu atribuirea responsabilitilor corespunztoare angajailor, n vederea obinerii celor mai bune rezultate, n funcie de resursele alocate. Stabilirea obiectivelor constituie un proces de analiz i luare a deciziilor prin derivarea scopurilor i misiunii generale n obiective strategice i obiective operaionale. Standardul naional de control intern, n sectorul public nr.7 Stabilirea obiectivelor, definete dou tipuri de obiective: obiective strategice, care reprezint scopurile de baz, pe care entitatea le urmrete pentru a-i ndeplini misiunea fixat; de obicei, se stabilesc pentru un termen mediu sau lung (de la 3 ani) i deriv din politicile guvernamentale din domeniu; obiective operaionale, care constituie obiectivele aferente activitii operaionale a entitii, necesare pentru atingerea obiectivelor strategice ale acesteia; de obicei, se stabilesc pentru termen scurt (de pn la 1 an).

Obiectivele strategice rezid n mai multe obiective operaionale repartizate nivelurilor secundare ale entitii publice pn la obiective individuale, care const n contribuii i responsabiliti individuale. Obiectivele strategice se stabilesc la momentul planificrii strategice, n timpul creia entitatea public i definete strategia i ia decizii cu privire la alocarea resurselor (inclusiv resurse financiare i umane) pentru a sprijini implementarea strategiei. n concordan cu planificarea strategic, obiectivele strategice sunt stabilite n timpul exerciiului de planificare operaional. Planificarea operaional presupune elaborarea unor planuri de aciuni pe termen scurt la nivelul entitii publice i subdiviziunilor sale structurale. Obiectivul operaional ine de aspectele operaionale ale entitii publice i reflect performana unui proces. n entitile publice, obiectivele operaionale se stabilesc innd cont de: bugetul i resursele disponibile; produsele / serviciile similare; eficiena utilizrii resurselor publice.

Exprimarea obiectivelor este suficient de concis, specific, ncadrat n timp i msurabil pentru a facilita evaluarea permanent i final a acestora. Obiectivele se stabilesc: la nceputul exerciiului bugetar (iniial); la revizuirea bugetului entitii publice (intermediar); la sfritul exerciiului bugetar (evaluare final).

Metoda SMART de stabilire a obiectivelor Metoda SMART este cea mai cunoscut modalitate de stabilire a obiectivelor. SMART este un acronim care semnific: specific, msurabil, abordabil / de atins, realist / relevant, ncadrat n timp.

26

Specific denot c obiectivul este concret, detaliat, focalizat i bine definit, indic exact ceea ce se dorete a se obine, este clar exprimat, nu presupune nicio ndoial, este direct, pune accentul pe aciuni i rezultatul scontat. Obiectivul nu trebuie s ofere prea multe detalii, dar trebuie s fie suficient pentru a comunica angajailor o cerin clar a ceea ce trebuie s se efectueze, fr a admite interpretri greite. Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu specific, se recomand utilizarea urmtoarelor ntrebri de diagnosticare, precum: Ce se va face mai exact, cu cine sau pentru cine? Ce strategii se vor utiliza? Este, oare, obiectivul bine neles de ctre angajai? Este obiectivul formulat utiliznd verbe active? Este clar cine este implicat n realizarea lui? Este clar rezultatul scontat?

Msurabil prezum c obiectivul poate fi cuantificat, n termeni cantitativi i/sau calitativi. Un obiectiv msurabil permite managerilor stabilirea cu exactitate a faptului dac acesta a fost atins sau nu, msura n care a fost atins, precum i compararea obiectivului ntre diferite perioade de referin. Un obiectiv msurabil permite monitorizarea progresului. Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu msurabil, se recomand utilizarea urmtoarelor ntrebri de diagnosticare: Cum se va aprecia dac a intervenit vreo schimbare? Poate fi msurat obiectivul? Ct de mult / muli particip la atingerea obiectivului? Conform cror standarde poate fi msurat obiectivul?

Abordabil / de atins prezum c obiectivul poate fi atins, innd cont de aptitudinile, capacitile, resursele, timpul disponibil i constrngerile externe care pot surveni. Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu posibil de atins, se recomand utilizarea urmtoarelor ntrebri de diagnosticare: Este realizabil acest obiectiv n cadrul de timp propus? Se cunosc limitrile i constrngerile acestui obiectiv? Este realizabil acest obiectiv cu resursele disponibile?

Realist / relevant denot c obiectivul este orientat spre atingerea unui rezultat relevant pentru entitatea public i reflect contextul i mediul n care activeaz aceasta. Un obiectiv realist presupune, n acelai timp, existena resurselor, capacitilor, aptitudinilor etc. Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu realist, se recomand utilizarea urmtoarelor ntrebri de diagnosticare: Acest obiectiv corespunde prioritilor? Conduce acest obiectiv la rezultatul scontat?

ncadrat n timp semnific faptul c obiectivul conine un termen de realizare. La determinarea obiectivelor ncadrate n timp, se stabilesc termene-limit realiste sau perioade pentru atingerea acestora. Termenul-limit creeaz importana i motivarea necesar pentru executarea sarcinilor. Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu ncadrat n timp, se recomand utilizarea urmtoarelor ntrebri de diagnosticare: 27

Exist o perioad pentru a realiza acest obiectiv? Exist un termen-limit pentru a realiza acest obiectiv?

Exemplu de stabilire a obiectivelor Se prezint misiunea, unele obiective strategice i obiective operaionale ale ONG Prosper. Misiunea: reducerea substanial a incidenei i efectului virusului imuno-deficitar n Republica Moldova. sporirea contientizrii, de ctre instituiile medicale, a ceea ce reprezint virusul imuno-deficitar; instituirea unui sistem de prevenire a infectrii cu virusul imuno-deficitar. organizarea, pe parcursul semestrului I al anului curent, a patru zile de studiu-pilot asupra virusului imuno-deficitar pentru personalul medical din mun. Bli; elaborarea, pe parcursul lunii iunie a anului curent, a unui buletin informativ intitulat Consecinele infectrii cu virusul imuno-deficitar pentru 500 de lucrtori medicali din mun. Bli; desfurarea, pe parcursul semestrului II al anului curent, a zece seminare de mediatizare, n cadrul colilor din mun. Bli, a efectului negativ provocat de virusul imuno-deficitar; elaborarea, n decursul lunii decembrie a anului curent, a 10 000 de foi volante pentru adolesceni cu privire la msurile de prevenire a infectrii cu virusul imunodeficitar.

Obiective strategice: -

Obiective operaionale derivate din primul obiectiv strategic:

Responsabiliti n stabilirea obiectivelor Planificarea strategic se realizeaz la cel mai nalt nivel de conducere al entitii publice. Managerul entitii publice stabilete obiective strategice i poate delega managerilor operaionali realizarea acestora. Managerii operaionali sunt implicai n planificarea operaional, stabilind obiective operaionale (i individuale) n baza obiectivelor strategice. Procesul de stabilire a obiectivelor (strategice i operaionale) se desfoar n comun, aptitudinile de lucru n echip fiind primordiale. Obiectivele sunt relaional interdependente i corelate cu toi factorii implicai. n funcie de competena profesional / experien, n procesul de stabilire a obiectivelor, este implicat i personalul de rnd. Participarea angajailor la stabilirea obiectivelor faciliteaz procesul de evaluare a performanelor profesionale individuale ale acestora. Stabilirea obiectivelor incumb responsabilitate pentru atingerea obiectivelor desemnate de nivelul superior i delegarea acestor responsabiliti, dac este cazul, ctre subordonai. Constrngeri n stabilirea obiectivelor Limitrile de resurse i riscurile, care pot afecta realizarea obiectivelor, sunt principalele constrngeri care necesit s fie luate n considerare n procesul de stabilire a obiectivelor. 28

Managerul ine cont de resursele disponibile n procesul de stabilire a obiectivelor. n procesul de stabilire a obiectivelor, managerul ia n calcul riscurile identificate care pot afecta atingerea obiectivelor. n acest sens, se evalueaz probabilitatea i impactul riscurilor asupra atingerii obiectivelor (vezi Ghidul metodologic pentru implementarea managementului riscurilor). Pentru a diminua efectul potenial al riscurilor, obiectivele sunt supuse revizuirii. Monitorizarea i revizuirea obiectivelor Managerii care stabilesc obiective monitorizeaz atingerea acestora, analiznd i observnd orice abatere, ntrziere sau deviere. La momentul evalurii performanelor, se determin msura n care au fost realizate obiectivele i se estimeaz restanele, dac acestea exist. Aceste restane pot deveni noi obiective, innd cont de riscul aferent i dimensiunea redus a realizrii obiectivelor. Concomitent, la etapa evalurii performanelor, se identific factorii care au contribuit la atingerea obiectivelor doar n msura respectiv i se determin tendinele, care vor indica direciile de revizuire a acestora.

29

Ghid metodologic pentru implementarea managementului riscurilor

30

I. Contextul Introducerea abordrii managementului riscurilor este condiionat de momentul n care entitile publice de pretutindeni funcioneaz ntr-un mediu economic, social i politic n continu schimbare. n aceste circumstane, este vital ca entitile publice s rspund i s se adapteze, n mod flexibil i rapid, la situaiile n schimbare. Conducerea fiecrei entiti trebuie s fie pregtit pentru schimbrile posibile, care pot fi necesare n direcia n care o ia entitatea i/sau pentru schimbarea prioritilor i principalelor aspecte. Toate entitile din sectorul public se confrunt cu riscuri ce pot mpiedica realizarea sarcinilor, care sunt parte a misiunii lor, precum i a obiectivelor permanente i/sau temporare atribuite lor de nivelurile politice mai nalte. Fr un proces eficient de gestionare a riscurilor, entitile pot eua sau pot ajunge n situaia de a cheltui sume semnificative de bani publici pentru a elimina consecinele. Prezentul Ghid constituie managerilor o descriere comprehensiv a abordrii managementului riscurilor n sectorul public. Scopul Ghidului Acest Ghid este un instrument metodologic care prezint o imagine de ansamblu a managementului riscurilor i stabilete doar cerinele minime pentru implementarea acestuia n entitatea public. Capitolul II prezint termenii utilizai pentru definirea aspectelor de management al riscurilor i sugerai pentru utilizare. Capitolele III i IV ale instruciunii relev materializarea conceptului de management al riscurilor, i anume, ciclul managementului riscurilor, care include urmtoarele etape succesive: a. Identificarea riscurilor; b. Evaluarea riscurilor; c. Reacia la riscuri; d. Monitorizarea / raportarea riscurilor. Urmtorul capitol acord o atenie special structurii funcionale i organizatorice a managementului riscurilor, care urmeaz a fi instituit pentru implementarea acestuia. Implementarea unei structuri funcionale nu necesit recrutarea unor persoane suplimentare sau modificarea statului de personal al entitii. Avantajele implementrii managementului riscurilor Managementul riscurilor reprezint un instrument ce ajut managerii n anticiparea i reacionarea la diferite evenimente. El completeaz viziunea viitorului pe termen mediu i lung cu o mai bun capacitate de anticipare la timp a factorilor care ar putea preveni sau afecta realizarea obiectivelor strategice i operaionale. Un management eficace al riscurilor contribuie la: a) asigurarea calitii ofer asigurri rezonabile cu privire la faptul c obiectivele entitii vor fi realizate; b) anticiparea i optimizarea mijloacelor de control: permit identificarea principalelor riscuri cu care se confrunt entitatea; mobilizeaz resursele disponibile pentru abordarea riscurilor n mod corespunztor; c) eficien sporit: 31

 acceptnd abordarea bazat pe riscuri, entitatea poate decide pe marginea mbuntirii sistemului, alocrii resurselor i atingerii unui echilibru ntre nivelul riscurilor i costul activitilor de control ntru prevenirea acestora; d) ncredere sporit n sistemul managerial: managementul riscurilor reprezint o parte esenial a mediului managerial i de control n cadrul fiecrei entiti. Acesta mbuntete planificarea prin accentuarea proceselorcheie i contribuie la asigurarea continuitii n prestarea serviciilor; e) introducerea conceptului de rspundere n ntreaga entitate: fiecare manager este rspunztor pentru identificarea i gestiunea eficace a riscurilor n domeniul su de responsabilitate; angajaii i ntreaga entitate neleg scopul i rolurile cu privire la managementul riscurilor. De asemenea, managementul riscurilor ofer top-managementului un mecanism eficace pentru a se asigura c managerii operaionali, aflai n responsabilitatea lor, se concentreaz asupra prioritilor corecte. II. Noiuni Riscul Riscul este definit drept un eveniment posibil, care poate avea impact negativ n privina atingerii obiectivelor entitii publice. n legtur cu noiunea de risc, este esenial clarificarea anumitor puncte, pentru a evita principalele greeli: riscul cuprinde tot ceea ce poate mpiedica atingerea obiectivelor, din punct de vedere al costurilor resurselor, timpului etc., riscul este considerat o ameninare obiectiv, dar care nu se va manifesta neaprat. Este important s se reitereze definirea ctorva noiuni: risc inerent: riscul cu care se confrunt entitatea public naintea de efectuarea vreunei activiti de control. Acest risc este generat de context, de tipul activitilor desfurate. risc controlat: riscul pentru care, n caz de necesitate, aciunile sunt gata s fie ntreprinse sau au fost deja implementate activiti de control. risc rezidual: riscul cu care entitatea public nc se confrunt n ciuda implementrii activitilor de control. Riscul rezidual se monitorizeaz cu ajutorul indicatorilor care permit anticiparea manifestrii acestuia. toleran fa de risc (apetitul pentru risc): pragul stabilit de conducere ca fiind limita acceptabilitii unui anumit risc, tratat n mod rezonabil, pentru care unele msuri suplimentare de diminuare ar genera costuri excesive. Risc inerent Risc controlat = Risc rezidual Risc rezidual Tolerana fa de risc expunere la risc (valoarea riscului, importana riscului): pericolul potenial pentru entitatea public, reprezentat de evenimentele cu impact negativ. 32

 registrul riscurilor: totalitatea riscurilor nregistrate i monitorizate n prezent de ctre entitatea public. Un model de registru al riscurilor este oferit n Anexa nr.1. Managementul riscurilor Procesul de management al riscurilor include identificarea, evaluarea, diminuarea / tratarea, monitorizarea i raportarea riscurilor, precum i ntreprinderea unor aciuni corective, n special prin modificarea sistemului de management financiar i control. n esen, procesul de management al riscurilor este dinamic i ntrunete, de fapt, mai multe procese ntr-un singur ciclu. Condiiile externe, precum i cele interne, se pot schimba, i astfel de schimbri pot influena obiectivele i/sau necesita modificarea obiectivelor nsei. Este un proces care trebuie desfurat la toate nivelurile entitii, nu doar limitat la nivelul conducerii de vrf. III. Conceptul Conform Standardelor naionale de control intern n sectorul public, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanelor nr.51 din 23 iunie 2009, cu modificrile i completrile ulterioare, Entitatea public evalueaz expunerea general a acesteia la riscuri, generat de posibile evenimente viitoare i determin nivelul acceptabil al riscurilor reziduale. Managerii asigur identificarea, evaluarea, nregistrarea i monitorizarea sistematic a riscurilor. Astfel, managerii din entitile publice stabilesc un proces de identificare a evenimentelor semnificative viitoare care pot avea un impact favorabil sau nefavorabil asupra atingerii obiectivelor strategice i operaionale. Ulterior, riscurile sunt evaluate n baza impactului lor i probabilitii producerii acestora (frecvenei). n acest sens, managerii: evalueaz riscurile inerente i nivelul general de expunere la riscuri n raport cu obiectivele entitii, evalueaz toate tipurile de riscuri care pot afecta continuitatea activitii, evalueaz msura n care riscurile sunt controlate de activitile de control existente. Pentru orice risc evaluat ca fiind mai sus de nivelul potrivit de toleran la riscuri, managerii entitii publice stabilesc o reacie de rspuns potenial sau anticipat la riscul respectiv, prin implementarea procedurilor de control intern, diminund impactul i/sau probabilitatea. Managerul entitii publice stabilete un sistem de raportare i monitorizare a riscurilor, care va asigura gestionarea corespunztoare a nivelului de toleran la riscuri la toate nivelurile entitii aceasta va include analiza costurilor i beneficiilor procedurilor de control intern. IV. Ciclul managementului riscurilor Principalele etape ale ciclului managementului riscurilor sunt: a) stabilirea obiectivelor b) identificarea riscurilor, c) evaluarea riscurilor, d) atitudinea fa de riscuri / reacia la riscuri, e) monitorizarea, revizuirea i raportarea riscurilor.

33

a. Stabilirea obiectivelor Stabilirea obiectivelor este primordial, dat fiind faptul c managementul riscurilor este relevant doar dac obiectivele sunt clare i bine cunoscute n cadrul entitii publice. Principalele elemente care in de stabilirea obiectivelor n cadrul entitii publice sunt prezentate n Ghidul metodologic pentru stabilirea obiectivelor. b. Identificarea riscurilor Este necesar ca managerii din sectorul public s gestioneze n mod activ nesigurana ce caracterizeaz evenimentele viitoare, care ar putea mpiedica realizarea scopurilor / obiectivelor lor. Managerii nu mai sunt observatori pasivi ai evenimentelor care le-ar putea afecta activitatea. Identificarea riscurilor se efectueaz iniial: la fondarea entitii, la momentul demarrii unui proiect, a unei noi activiti sau unui nou proces, la iniierea perfecionrii sistemului curent de management financiar i control, deci, la implementarea managementului riscurilor. Ulterior, identificarea riscurilor capt un caracter permanent / continuu. Identificarea riscurilor se efectueaz prin: ntocmirea unor liste care cuprind sursele / categoriile poteniale de risc; analiza documentelor / informaiilor / rapoartelor disponibile; organizarea edinelor de lucru formale utiliznd experiena personalului implicat n activitile curente; analiza factorilor / mediului extern care ar genera riscuri exogene. Alt abordare, fiind n acelai timp compatibil cu cea anterioar, este identificarea riscurilor, bazndu-ne pe: obiective; scenarii; istoric; verificarea riscurilor comune (obinuite); cartografiere (ca o combinaie a metodelor de mai sus). n procesul de identificare a riscurilor, se ine cont de urmtoarele particulariti: riscul este o incertitudine, riscul prezint impact asupra obiectivului, nu se identific riscurile care nu afecteaz obiectivele, situaiile dificile anterioare pot genera riscuri, nu se identific drept riscuri situaiile, care vor aprea cu siguran, identificarea riscurilor nu este ntotdeauna o operaiune strict obiectiv, ci mai mult o problem de percepie. n Anexa nr.2, este prezentat un exemplu de clasificare a riscurilor ntr-o entitate public. c. Evaluarea riscurilor Ulterior identificrii riscurilor, urmeaz etapa de evaluare, care are drept scop final stabilirea ierarhiei riscurilor, prioritizarea acestora n funcie de tolerana la risc. 34

Evaluarea riscurilor const n: a. existena unui proces structurat de evaluare a probabilitii i impactului pentru fiecare risc n scopul: b. c. determinrii probabilitii (i/sau frecvenei) probabilitatea se refer la eventualitatea / posibilitatea producerii (frecvena se refer la ct de des se poate produce); determinrii impactului impactul se refer la toate efectele posibile generate de manifestarea acestuia; ca un produs dintre probabilitate i impact.

calcularea expunerii la risc (valorii riscului): diferenierea clar a (i) riscurilor inerente de riscurile reziduale i a (ii) expunerii la risc de tolerana la risc: contientizarea faptului c diferena dintre acestea este materializat prin activitile sau instrumentele de control care sunt luate vis--vis de riscurile inerente pentru ca aceste riscuri s fie reduse pn la riscuri reziduale. clasificarea riscurilor n ordinea prioritilor pentru fiecare obiectiv sau activitate la care se refer.

d.

prioritizarea riscurilor:

Evaluarea riscurilor se efectueaz ntr-un mod menit s faciliteze monitorizarea i identificarea ordinii de prioriti n privina riscurilor. Evaluarea riscurilor se bazeaz pe dovezi obiective i cuprinde toate aspectele afectate de riscul respectiv. Tabelul de mai jos prezint cel mai simplu mod de evaluare a riscurilor indiferent de importana obiectivelor crora le aparin.

Monitorizare / Diminuare

nalt 3

Diminuare

Diminuare Diminuare

Impactul

Mediu 2

Tolerare

Monitorizare / Diminuare

Nivelul toleranei la risc

Sczut 1

Tolerare

Tolerare

Monitorizare / Diminuare nalt 3

Mic 1

Medie 2 Probabilitatea

Exemplu de tabel de evaluare a riscurilor 35

O clasificare pe cele trei nivele nalt / mediu / sczut, a fiecrui risc este suficient i reprezint un nivel minim de clasificare; rezultatul este o matrice 3x3. Fiecare risc aparine unei celule a tabelului, n funcie de impactul potenial i probabilitate. Managerii determin limitele fiecreia dintre cele trei posibiliti: ce reprezint probabilitate mic 1 sau nalt 3, impact sczut 1 sau nalt 3. Astfel, valoarea riscului este cuprins ntre 1 i 9 (produsul impactului i probabilitii). Valoarea parametric acordat (mic 1, mediu 2 sau nalt 3) este un rezultat al raionamentului managerial. Nu exist un standard absolut pentru matricea / tabelul de evaluare a riscurilor entitatea public ajunge la o concluzie privind nivelul de analiz adecvat, care se potrivete cel mai bine propriilor circumstane. n plus, tabelul prezint zona n galben ca fiind tolerana la riscuri n general, linia albastr reprezentnd limita maxim a toleranei. Relevana managementului riscurilor const n a dispune de: msuri adecvate pentru pstrarea riscurilor n zona verde; comunicare i msuri de reducere corespunztoare a impactului n cazul riscurilor situate n zona roie i care pot fi atenuate. Prioritizarea riscurilor n dependen de obiective Clasificarea riscurilor ia n considerare prioritile la nivel de obiective, crora le aparin riscurile identificate i evaluate. Riscurile se prioritizeaz n dependen de importana obiectivelor pe care, potenial, le pot afecta. De exemplu, acelai risc nu poate fi clasificat la acelai nivel cnd se refer la un obiectiv foarte important sau cnd se refer la unul cu o importan mai sczut. Acest element este luat n considerare n momentul evalurii impactului. Parametrii stabilii pentru impact vor combina importana daunelor poteniale cu importana obiectivului afectat de ctre risc. De exemplu, impactul asupra obiectivelor strategice este mai mare dect cel asupra obiectivelor operaionale. Risc acceptabil Un risc este acceptabil cnd se afl n zona verde dup ntreprinderea msurilor de diminuare sau implementarea activitilor de control. Cu toate acestea, tolerana la risc este cea care determin mrimea zonei verzi i galbene. O entitate cu o toleran sczut fa de risc poate avea o zon verde i galben foarte mic i o zon roie mai mare. Este situaia similar la momentul demarrii managementului riscurilor. Impactul este primul element, care trebuie luat n considerare n cazul activitilor din sectorul public. n sectorul public, entitile dispun de o toleran la riscuri mic, dat fiind faptul c nu pot permite ca unele riscuri s se soldeze cu grave efecte negative la nivel politic. n acest caz, managerii elaboreaz o ierarhie de clasificare / prioritizare a manifestrilor poteniale negative ale riscurilor pentru a putea activa ntru reducerea impactului acestora. Impactul riscului capt importan doar prin compararea acestuia cu efectul / rezultatul planificat al activitii, de exemplu, impactul pierderilor omeneti n timpul unei aciuni armate este considerat de ctre opinia public a fi ridicat. Reacia la riscuri Atitudinea fa de riscuri sau scopul acesteia este transformarea incertitudinii ntr-un avantaj pentru entitate i limitarea nivelului ameninrilor i a impactului potenial al acestora. Orice msur luat de entitatea public n scopul unei reacii la riscuri se integreaz n acest sistem cunoscut drept managementul riscurilor.

36

Exist patru mari tipuri de atitudine fa de / reacie la riscuri: tolerarea / acceptarea riscurilor; diminuarea / minimizarea / atenuarea / tratarea riscurilor: o limitarea impactului, o limitarea probabilitii,

eliminarea / evitarea / terminarea riscurilor; transferarea / externalizarea / mprtirea riscurilor. Tolerarea riscurilor Expunerea sau riscul poate fi tolerat fr a fi nevoie de luarea vreunei msuri sau implementarea vreunei activiti de control. Riscurile sunt evident asumate, entitatea public continundu-i activitatea fr a ntreprinde vreo aciune. Totui, uneori, exist situaii cnd, chiar dac riscul nu este tolerabil / acceptabil, posibilitatea sau abilitatea de a face ceva n privina unor riscuri este limitat sau costul respectivelor msuri poate fi disproporionat fa de beneficiul de pe urma acestora. Aceast opiune poate fi evident completat de un plan pentru situaii neprevzute care s abordeze impactul n cazul materializrii riscurilor. Diminuarea riscurilor Reacia sau atitudinea fa de riscuri va lua forma minimizrii / tratrii, n cele mai dese cazuri, i fa de cele mai multe riscuri. Scopul tratrii este ca, n timp ce entitatea public va continua s desfoare activitatea care a generat riscul, este luat o msur o activitate de control, pentru a menine riscul n limitele acceptabile zona verde a tabelului de evaluare a riscurilor. Astfel de activiti sau instrumente de control pot fi, n continuare, subdivizate / dezvoltate n conformitate cu scopurile lor specifice. Limitarea probabilitii Limitarea probabilitii se utilizeaz de ctre manageri n cazul cnd acetia pot influena riscurile din poziia lor, cu ajutorul mijloacelor de care dispun. De obicei, aceast metod se folosete pentru riscurile endogene, fiindc acestea i au originea n cadrul entitii publice. n cazul unui risc exogen, nu se ntreprind aciuni pentru influenarea probabilitii materializrii acestuia. Astfel, managerii vor ntreprinde aciuni doar ntru limitarea impactului riscului. Limitarea probabilitii se efectueaz prin msuri preventive i directive. Msurile preventive includ instrumente menite s limiteze posibilitatea de materializare a unui rezultat nedorit. Exemple de astfel de instrumente includ separarea sarcinilor, accesul la resurse i altele. Msurile directive includ instrumente concepute s asigure realizarea unui anumit rezultat. Sunt foarte importante atunci cnd este esenial ca un eveniment nedorit s nu aib loc i, n mod tipic, sunt asociate domeniului de sntate, securitate i altele. Exemplu de astfel de instrument poate fi considerat echipamentul de protecie ce trebuie purtat n timpul unei activiti periculoase. Limitarea impactului Limitarea impactului se utilizeaz de ctre manageri, n cele mai dese cazuri, i const n diminuarea efectului negativ pn la sau dup producerea riscului n sine.

37

Dat fiind faptul c rezultatul preconizat al unei entiti publice se soldeaz ntotdeauna cu un efect, este mai eficient s se identifice msurile de reducere a impactului negativ produs asupra efectului. De exemplu, este mai productiv s se identifice modaliti pentru a oferi asisten ntreprinderilor mici i mijlocii, dect ncercarea de a evita criza economic. Limitarea impactului ulterior producerii riscului se efectueaz prin msuri corective. Aceste instrumente sunt concepute s corecteze rezultatele nedorite care s-au materializat deja. Ele ofer calea de a recupera ceva n cazul pierderilor sau daunelor. Un exemplu l poate constitui includerea ntr-un contract a unor prevederi care permit recuperarea supraplilor. Planurile de aciuni pentru situaii neprevzute reprezint un element important al managementului riscurilor, pentru c sunt un mijloc prin care entitile publice i planific i-i asigur continuitatea activitii / revenirea la activitate n cazul apariiei unor evenimente pe care nu le pot controla. Eliminarea riscurilor Anumite riscuri pot fi tratate sau meninute n anumite limite doar ncetnd respectiva activitate. Trebuie menionat c opiunea ncetrii activitii este semnificativ redus n sectorul public fa de sectorul privat; un anumit numr de activiti este derulat n sectorul public pentru c riscurile asociate sunt att de mari, nct nu exist alt mod de obinere a rezultatelor sau realizrilor necesare publicului larg. Aceast opiune poate prezenta o importan deosebit n gestionarea proiectelor, dac devine clar faptul c relaia previzionat cost / beneficiu este n pericol. Astfel, la etape iniiale de demarare a unui proiect sau iniiere a unei activiti noi de ctre o entitate public, cnd se evalueaz riscurile de implementare, acestea pot fi eliminate / terminate doar prin ncetarea aciunilor de demarare sau iniiere, n caz c riscurile de implementare sunt considerate a fi prea mari sau potenial afecteaz considerabil atingerea obiectivelor stabilite. Transferarea riscurilor Pentru anumite riscuri, cea mai bun metod este transferarea lor. Acest lucru poate fi fcut prin intermediul unui contract de asigurare obinuit sau prin plata unei tere pri, care i asum riscul n alt mod. Aceast opiune este benefic mai ales n cazul reducerii riscurilor financiare sau patrimoniale. Transferul riscurilor poate constitui o soluie fie pentru a reduce expunerea la riscuri a entitii publice, fie pentru c o alt entitate este mai capabil s gestioneze n mod eficace riscul respectiv. Anumite riscuri nu sunt (integral) transferabile. n general, nu este posibil s se transfere riscurile legate de reputaie, chiar i n cazul n care prestarea serviciilor este contractat la extern. Relaiile cu o ter parte, ctre care riscul este transferat, trebuie gestionate cu mare atenie pentru a se asigura succesul transferului riscului. Monitorizarea, revizuirea i raportarea riscurilor Managementul riscurilor se revizuiete i se raporteaz din dou motive: monitorizarea modificrilor riscurilor; obinerea asigurrii privind eficacitatea managementului riscurilor i identificarea nevoii de a lua msuri viitoare.

38

Monitorizarea riscurilor Procesele de monitorizare se pun n aplicare: pentru a analiza dac riscurile nc persist, dac au aprut riscuri noi, dac impactul i probabilitatea riscurilor au suferit modificri, pentru a raporta schimbrile majore survenite i care modific prioritile, pentru a furniza asigurarea privind eficacitatea activitilor de control curente. Deseori, riscurile sunt complexe i trebuie divizate n mai multe riscuri elementare mai uor de observat. De exemplu, riscul reducerilor de buget poate fi mprit n mai multe componente ale riscului, care pot fi monitorizate independent: credibilitatea informaiilor colectate n momentul planificrii bugetului; alocaiile ntrziate, care pot rezulta n costuri i/sau cheltuieli suplimentare; inflaia. Aici, putem observa c unele componente ale riscului pot fi monitorizate din cadrul entitii (endogene), pe cnd altele depind de contextul economic sau de procesele specifice administrate de ctre Ministerul Finanelor (exogene). Riscurile considerate a fi prioriti primare de ctre managementul de nivel superior al entitii publice devin eligibile pentru cercetare i monitorizare continu. De obicei, monitorizarea se efectueaz pentru riscurile cu probabilitate mic i impact semnificativ. Primul efect al monitorizrii riscurilor const n faptul c activitile sau procesele respective sunt inute sub control sau observaie. Aceasta, de obicei, contribuie la mbuntirea lor. Suplimentar, procesul general de management al riscurilor trebuie supus unor examinri periodice pentru a se asigura funcionalitatea lui corect i eficace. Revizuirea riscurilor Aceast etap este una esenial, responsabil de ea fiind managementul de nivel superior. Astfel, acesta poate decide s nu se mai aloce resurse pentru un anumit risc, care nu mai este important i, eventual, s se identifice un alt risc ca fiind prioritar. Managementul de nivel superior trebuie s verifice n permanen: dac toate riscurile sunt aferente obiectivelor, dac toate obiectivele au fost luate n considerare la identificarea sau actualizarea riscurilor. Astfel de schimbri periodice asigur eficacitatea procesului de management al riscurilor. Aceast etap trebuie coordonat cu cea de identificare a riscurilor, dat fiind c adaug sau exclude riscuri din inventarul / lista acestora. Revizuirea riscurilor i revizuirea a nsui sistemului de management al riscurilor sunt dou aspecte distincte i nu se pot substitui unul pe altul. Procesul de actualizare / revizuire, n general, trebuie: s ofere asigurri c riscurile i aspectele procesului de management al riscurilor sunt supuse revizuirii cu o frecven corespunztoare; s prevad necesitatea realizrii cu regularitate de ctre managementul superior a unor proprii analize ale sistemului de management al riscurilor; 39

 s prevad efectuarea unor analize / audite interne a sistemului de management al riscurilor, evalund periodic eficiena acestuia i oferind managementului superior o asigurare rezonabil cu privire la inerea riscurilor sub control. Raportarea riscurilor Este necesar ca managerii de la diverse nivele ale entitii publice s raporteze nivelului superior (de regul, cel puin o dat pe an, la finalul exerciiului financiar, i de cele mai multe ori trimestrial sau semestrial). Obiect al raportrii este activitatea pe care au desfurat-o pentru a actualiza activitile de control fa de riscuri i a le menine la un nivel corespunztor n propria arie de responsabilitate. n acest sens, este necesar stabilirea unor mecanisme de alertare a nivelelor ierarhice superioare n privina noilor riscuri, autoevalurii acestora sau schimbrilor aprute la riscurile deja identificate, astfel nct aceste schimbri s fie abordate corespunztor de ctre managementul de vrf abilitat cu competenele respective. Este necesar, de asemenea, s se in cont de latura subiectiv a procesului de autoevaluare i, ulterior, raportare. V. Structura funcional i organizatoric Implementarea managementului riscurilor necesit mult mai mult dect cunoaterea bun a punctelor slabe ale entitii publice i a ameninrilor obinuite care ar putea influena realizarea misiunii, obiectivelor strategice i obiectivelor operaionale ale acesteia. Scopul managementului riscurilor const n anticiparea modificrii mediului, n mbuntirea corespunztoare a activitilor entitii i-n evaluarea riscurilor ce pot surveni n activitatea zilnic, pentru a putea lua deciziile manageriale corecte. Acest lucru trebuie fcut n mod profesionist adic n mod documentat i prin utilizarea metodelor adecvate i bine cunoscute. Structura managementului riscurilor cuprinde un: Consiliu (comitet) de management al riscurilor, Registru al riscurilor. Este important s nelegem c structura pentru managementul riscurilor nu este o structur organizaional suplimentar obligatorie. Aceast structur este permanent, ns nu necesit un volum suplimentar de munc zilnic. Managementul riscurilor are sens doar atunci cnd nu este influenat de structura ierarhic. Este o structur condus de competen, i nu de postul deinut n cadrul entitii publice. Consiliul de management al riscurilor Consiliul de management al riscurilor este, de fapt, similar edinei sptmnale obinuite a managerilor i ntrunete la un loc aceiai membri ai conducerii. Acest tip de edin trebuie s aib loc de cel puin dou ori pe an (pn la sfritul lunii ianuarie i sfritul lunii iulie), precum i ori de cte ori este necesar (n cazul unei evoluii deosebite a unuia dintre riscurile identificate, la apariia unui nou risc semnificativ sau la cererea oricrui membru al acestuia). n componena Consiliului de management al riscurilor se va include un secretar, responsabil de inerea efectiv a Registrului riscurilor. Responsabilitile Consiliului de management al riscurilor sunt: aprobarea listei riscurilor care trebuie urmrite; monitorizarea evoluiei riscurilor prin intermediul observrii acestora; 40

 aprobarea listei msurilor de tratare; adoptarea deciziilor necesare. Registrul riscurilor n Anexa nr.1, este prezentat un model de Registru al riscurilor, ca document integrator al managementului riscurilor 1. Astfel, inerea Registrului riscurilor are scopul (i permite): nscrierii tuturor riscurilor identificate; evalurii riscurilor i stabilirii expunerii entitii la riscuri (valorii riscurilor); actualizrii listei riscurilor la care se expune entitatea; nscrierii i urmririi aciunilor ntreprinse n vederea inerii riscurilor sub control; urmririi ulterioare, monitorizrii i raportrii riscurilor. Responsabili de inerea Registrului riscurilor, persoanele cu drept de actualizare, modificare i luare a deciziilor pe marginea aciunilor din registru sunt membrii echipei de management a entitii publice, anume acele persoane care se ntrunesc n cadrul edinelor Consiliului de management al riscurilor, astfel Registrul riscurilor fiind inut pe ansamblul entitii. Registrul riscurilor, completat corect i actualizat, devine documentul prin care se atest c, n entitate, s-a introdus un sistem de management al riscurilor i c acesta funcioneaz. De asemenea, Registrul riscurilor reprezint documentul de la care pornete orice auditor, intern sau extern, atunci cnd se face o evaluare independent a sistemului de management al riscurilor din cadrul entitii. Cronologia implementrii Implementarea Managementului riscurilor va lua n considerare toate elementele prezentate mai sus i, de asemenea, n Manualul MFC, care vor fi asamblate cronologic, precum urmeaz: stabilirea mediului pentru managementul riscurilor: o creterea gradului de contientizare, o instruirea. implementarea managementului riscurilor prin: o identificarea riscurilor aferente proceselor i a riscurilor care afecteaz continuitatea activitii entitii; o evaluarea riscurilor identificate; o elaborarea msurilor de diminuare / atenuare a riscurilor. Creterea gradului de contientizare n acest sens, se va participa la diferite evenimente i seminare de mediatizare organizate de ctre Ministerul Finanelor, se va acorda atenia cuvenit instruciunilor, ndrumarelor i ghidurilor emise de ctre Unitatea Central de Armonizare din cadrul Ministerului Finanelor, se vor desemna persoanele relevante pentru participarea la astfel de sesiuni.
Modelul Registrului riscurilor prezentat n Anexa nr.1 este minimal i comport un caracter recomandabil. Entitile pot dezvolta acest model pentru a reflecta i alte informaii considerate relevante.
1

41

Instruirea Astfel, se vor organiza i desfura aciuni de informare i seminare de instruire pentru managerii de toate nivelele pe marginea instruciunilor, ndrumarelor i ghidurilor emise de Unitatea Central de Armonizare din cadrul Ministerului Finanelor, precum i a Strategiei de management al riscurilor, din momentul n care aceasta este disponibil. De asemenea, este necesar asigurarea transparenei prin acces liber pentru toi angajaii entitii la Strategia de management al riscurilor. Identificarea riscurilor Aici, se cere menionat faptul c trebuie considerate n paralel dou aspecte: o identificarea riscurilor care, potenial, pot afecta procesele deja identificate i descrise, o identificarea riscurilor care afecteaz continuitatea activitii entitii n ansamblu. A doua abordare este mult mai dificil, deoarece se refer la riscuri externe care pot mpiedica realizarea corect a misiunii entitii. Continuitatea activitii a aprut odat cu noiunea de satisfacere a cetenilor, care sunt echivalai cu clienii unei companii private. Contribuabilii ateapt servicii de un anumit nivel al calitii i este extrem de important s anticipm posibilul eec temporar n ndeplinirea acestei obligaii, astfel, nct acest lucru s fie evitat sau ca impactul eecului s fie atenuat prin toate mijloacele posibile. Evaluarea riscurilor Evaluarea riscurilor constituie cel mai sensibil punct, avnd n vedere c presupune stabilirea prioritilor la nivelul riscurilor i alocarea diferitelor cantiti de resurse. Este responsabilitatea managerilor de a decide dac un anumit risc este mai mult sau mai puin important dect altul i de a acorda o atenie relativ mai mare sau mai mic acestuia. Evaluarea i pstrarea tuturor riscurilor la nivel mediu ar anula utilitatea exerciiului i ar crea o situaie clar pentru care nicio aciune specific nu este, ntr-adevr, ntreprins. n acest caz, managementul riscurilor ar deveni un exerciiu formal. Ca un exemplu, majoritatea riscurilor ar trebuie s se situeze n zona verde dup implementarea msurilor corespunztoare i numai cteva riscuri ar trebui s rmn n zona galben. Riscurile din zona roie necesit ntreprinderea imediat a unor aciuni asupra impactului i asupra toleranei fa de risc la nivel instituional. Propunerea msurilor de tratare / diminuare a riscurilor Dac este necesar, se formeaz grupuri de lucru n acest scop. Obiectivul acestei etape rezid n a avea msuri de rspuns pentru fiecare dintre riscurile identificate. Astfel de msuri vor consta n: o aciuni pentru a reduce probabilitatea i impactul cnd riscul este endogen, o aciuni pentru a reduce impactul atunci cnd riscul este exogen, o activiti de control n cazul n care riscul este uor de gestionat de ctre entitate, o planuri de intervenie atunci cnd continuitatea activitii este potenial afectat. Primul an de implementare ncepe cu prima edin a Consiliului de management al riscurilor (n luna ianuarie). Consiliul de management al riscurilor va dedica prima ntlnire discutrii pe marginea activitilor desfurate de managerii implicai n pregtirea sarcinilor descrise mai sus. n primul an de implementare a managementului riscurilor, este normal ca multe ajustri s fie necesare. De aceea, este recomandat organizarea unor ntlniri trimestriale ale Consiliului de 42

management al riscurilor n decursul acestui prim an. Sarcinile vor deveni mai simple din momentul n care managementul riscurilor va deveni parte din organizare i parte a fiecrui proces de luare a deciziilor. VI. Auditul intern Auditorii interni au un rol important n managementul riscurilor. Auditorii interni acord managerilor sprijin n implementare, participnd la identificarea i evaluarea riscurilor. n mod ideal, acetia ar trebui s-i limiteze asistena la partea metodologic, pentru a nu fi implicai n deciziile manageriale pe care le presupune evaluarea riscurilor. Cu toate acestea, multe din aciunile preliminare ale managementului riscurilor se realizeaz n strns cooperare cu auditorii interni. A doua responsabilitate a auditorilor interni const n evaluarea eficienei i funcionalitii sistemului de management al riscurilor, dat fiind faptul c este un proces din entitate care consum unele resurse. n acest sens, este recomandat efectuarea unei misiuni de audit intern viznd eficiena procesului de management al riscurilor. Misiunea de audit intern se va concentra asupra consecvenei integrrii managementului riscurilor n entitatea public. Un sistem eficient de management al riscurilor presupune: o identificarea riscurilor semnificative, care mpiedic realizarea obiectivelor, o evaluarea impactului potenial i probabilitii materializrii acestor riscuri, o convenirea asupra unor aciuni de controlare / gestiune a riscurilor respective, o asigurarea inerii unui Registru al riscurilor, inclusiv nscrierea n acesta a aciunilor necesare i a persoanelor responsabile, o analizarea i actualizarea, cel puin o dat pe an, a activitilor de control ce au scopul de a minimiza riscurile, o monitorizarea continu a riscurilor, ca parte a activitilor de management de zi cu zi; o revizuirea cu regularitate a nsuit sistemului de management al riscurilor.

43

Anexa nr.1

Registrul riscurilor

MODEL Reacia la risc Aciunea Responsabil de aciune 8 Persoana responsabil de obiectiv, activitate i, n consecin, responsabil de executarea aciunii 9 Perioada de implementare a aciunii Note / Observaii 10

Obiectivul

Riscul

Valoarea riscului

1 Ce scop urmeaz s fie atins / realizat?

2 Ce poate s mpiedice ca obiectivul s fie atins?

I P VR 3 4 5=3x4 Gravitatea / importana riscului (impactul nmulit cu probabilitatea) 6 Cum urmeaz s fie abordat riscul? acceptat minimizat eliminat mprtit 7 Aciunea care decurge din reacia la risc nscris n col.6

44

Anexa nr.2

Exemplu de (clasificare) riscuri ntr-o entitate

Nr. crt. 1. Externe decurg din mediul extern i nu pot fi controlate n totalitate de organizaie, dar pot fi ntreprinse anumite msuri pentru a le trata i, anume, a minimiza impactul potenial al acestora 1.1. Politice schimbarea Guvernului, decizii politice radicale, schimbri ale mecanismului guvernamental 1.2. Economice abilitatea de a atrage i pstra populaia pe piaa forei de munc, ratele de schimb care afecteaz costurile tranzaciilor internaionale, efectul economiei globale asupra economiei naionale 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Socio-culturale Tehnologice Juridice / legale De mediu modificrile demografice care afecteaz cererea de servicii, modificarea ateptrilor factorilor interesai uzura moral a sistemelor existente, costul procurrii celor mai bune tehnologii disponibile cerine ale Uniunii Europene, acte care impun reglementri noi cldirile trebuie s respecte standardele n schimbare, deversarea gunoaielor, echipamentul trebuie s respecte noile standarde 2. Operaionale legate de operaiunile curente att modul curent de desfurare a activitii, dar i construirea i meninerea capacitii 2.1. 2.1.1. 2.1.2 2.2. 2.2.1. Desfurarea activitii Imposibilitatea de a furniza un produs / serviciu Derularea proiectelor Capacitatea Resurse financiare (fonduri insuficiente, proast gestiune bugetar, fraud), incapacitatea de a presta un serviciu ctre beneficiar n conformitate cu condiiile stabilite n prealabil incapacitatea de a finaliza un proiect la timp / n limitele bugetului / conform specificaiilor Risc Descriere

umane (capacitatea / abilitatea personalului, recrutare i reinere), informaionale (securitatea informaiei, acces neautorizat, caracter confidenial), active (pierdere / distrugere / furt) 2.2.2. Relaii parteneri (ameninri la adresa angajamentelor de colaborare / claritatea rolurilor), clieni / utilizatorii serviciilor (satisfacia privind serviciul prestat), rspundere (n special, n faa Parlamentului i cetenilor) 2.2.3. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. Operaiuni capacitatea general de obinere a rezultatelor

Modul i capacitatea managementului riscurilor Guvernana Explorare Flexibilitate i adaptabilitate regularitate i corectitudine, respectarea cerinelor relevante / etice incapacitatea de a identifica ameninri i oportuniti capacitatea sistemelor / sediului / sistemului tehnologiilor informaionale de a face fa unor atacuri i crize (inclusiv rzboi i atacuri teroriste), planificare nereuit pentru situaii neprevzute securitatea i sigurana activelor, pasivelor i informaiei

2.3.4. 3.

Securitatea De schimbare

riscurile create de deciziile de urmrire a unor noi iniiative care depesc capacitatea actual 3.1. 3.2. 3.3. Programele de schimbare Noile proiecte Noile politici programele de schimbare a organizrii i culturii curente luarea de decizii incorecte de investiii, stabilirea de prioriti greite ntre proiecte noi deciziile politice genereaz ateptri noi

46

Ghid privind activitile de control

47

Introducere Pentru o mai bun nelegere a prezentului ghid, este important de a avea o idee clar despre relaia acestuia cu celelalte ghiduri, care formeaz cadrul de control. Acest ghid stabilete, n primul rnd, esena metodologic i caracteristicile componentei respective a MFC. Atunci cnd sunt descrise exemple instructive, utile i bune practici de activiti de control, aceasta ajut utilizatorul n aplicare. Activitile de control sunt politici i proceduri stabilite pentru abordarea riscurilor i atingerea obiectivelor entitii. Pentru a fi eficiente, activitile de control trebuie s fie adecvate i s funcioneze n mod constant. Acestea ar trebui s fie uor de neles i aplicat, eficiente din punct de vedere al costului i s se refere direct la cele patru obiective ale MFC eficien, conformitate, securitate a informaiei i siguran a activelor. Activitile de control se desfoar n ntreaga entitate la toate nivelurile i n toate procesele acesteia. Activitile de control i riscurile n cadrul unui sistem MFC eficace, este important ca activitatea de control instituit s fie proporional cu riscul abordat. Fiecare activitate de control are un cost asociat i trebuie s ofere valoare pentru acest cost n raport cu riscul pe care aceasta l abordeaz. Managementul riscurilor trateaz activitile de control ca o parte important a acestuia, prin care, implicit, o entitate tinde s i ating propriile obiective. Activitile de control nu se desfoar, pur i simplu, de dragul lor sau fiindc se pare c este cel mai corect i bun lucru de fcut. Revizuirea activitilor de control trebuie s ia n considerare gradul adecvat de abordare a obiectivelor i riscurilor asociate. Deoarece fiecare entitate (sau proces n cadrul entitii) are propriile obiective, vor fi diferene n legtur cu reacia la risc i tipurile activitilor de control. Chiar dac dou entiti au acelai gen de activitate sau obiective, activitile de control pot fi diferite. Acest lucru se datoreaz faptului c echipe diferite de management vor avea nivele de toleran a riscului diferite. Funciile activitilor de control n contextul gestionrii riscului, distingem trei mari categorii de activiti de control. Toate aceste categorii de controale pot fi ntlnite n marea lor varietate a proceselor din cadrul unei entiti. Un exemplu din fiecare dintre ele explic clar ce reprezint acestea. Controalele preventive Acestea sunt proiectate s limiteze posibilitatea realizrii unui risc matur i a unor rezultate nedorite. Cu ct este mai mare impactul riscului asupra capacitii de realizare a obiectivelor entitii, cu att mai important devine implementarea controalelor preventive adecvate. Un exemplu de control preventiv, din multe altele, este cel de verificare ex-ante a cererii de acordare a unui grant sau altui tip de sprijin guvernamental nainte de a ncepe procesarea cererii. Declaraiile fiscale sunt, de asemenea, supuse verificrii ex-ante nainte ca acestea s fie expediate ctre sistemele de procesare i departamentele administraiei fiscale. Controale de detectare Acestea sunt proiectate pentru a se depista dac au aprut rezultate nedorite dup eveniment. Oricum, prezena unor controale de detectare corespunztoare pot micora riscul apariiei unor rezultate nedorite prin crearea unui efect de descurajare/mpiedicare. Un exemplu de control de detectare este cel de verificare a documentelor perfectate, cum ar fi paapoartele i licenele, nainte ca acestea s fie emise. 48

Controalele de corectare Acestea sunt proiectate s corecteze rezultatele nedorite ce au fost realizate (n pofida controalelor preventive i de detectare). Ele pot aciona, de asemenea, pentru recuperarea unor fonduri sau protejarea mpotriva pierderii i a deteriorrilor. Un exemplu, dintre multe altele, este retragerea documentelor emise cu defecte i nlocuirea acestora cu documente valabile. Momentul activitilor de control Activitile de control pot fi instituite, examinate i clasificate i din punct de vedere al timpului cnd acestea sunt realizate. Ex-ante Sunt controalele efectuate nainte ca vreo aciune / tranzacie s fie realizat (preventive). Curente Sunt controalele efectuate n timpul operaiunii. Ex-post Sunt controalele efectuate dup realizarea aciunii / tranzaciei (de detectare). Tipuri de activiti de control Lista activitilor de control menionat ulterior nu este exhaustiv, ea include, ns, cele mai obinuite activiti de control. O entitate trebuie s ating un echilibru adecvat ntre activitile de control preventive i de depistare. Deseori, o combinare de controale este utilizat pentru a compensa dezavantajele particulare ale controalelor individuale. Nu este necesar clasificarea activitilor de control n diferite categorii, ns aceasta ajut de a nelege limitele controalelor (ce pot face i ce nu pot face ele). Dup implementarea unei activiti de control, este esenial s se obin asigurarea cu privire la eficiena acesteia. n consecin, msurile corective constituie o complementarizare (completare) necesar a activitilor de control. n plus, trebuie s fie clar c activitile de control reprezint numai o component a MFC. Integrarea acestora cu celelalte patru componente reprezint sistemul MFC. Activitile de control includ o serie de politici i proceduri diverse, precum: Autorizarea / aprobarea Autorizarea, ulterior, executarea tranzaciilor i evenimentelor se realizeaz numai de persoane care acioneaz n sfera autoritii lor. Autorizarea reprezint principalul mijloc de asigurare c numai tranzaciile i evenimentele valabile, dorite de conducere sunt iniiate. Procedurile de autorizare, care trebuie s fie documentate i comunicate clar managerilor i angajailor, includ condiiile i termenii specifici n care se face autorizarea. Conformitatea cu termenii unei autorizaii nseamn c angajaii acioneaz n conformitate cu directivele i n limitele stabilite de conducere sau legislaie. Autorizarea ca control comport un caracter preventiv. Pentru procesele vulnerabile la fraud, pot fi utilizate proceduri cu dubl autorizare. Divizarea responsabilitilor i sarcinilor Pentru a reduce riscurile de erori, pierderi sau acte ilegale i, inclusiv, riscul de a nu depista astfel de probleme, nici o persoan sau nici o echip nu trebuie s controleze singur toate fazele principale ale unei tranzacii sau ale unui eveniment. n schimb, responsabilitile i sarcinile trebuie atribuite sistematic unui numr de persoane pentru a asigura existena unor verificri i bilanuri eficiente. Sarcinile principale includ autorizarea i nregistrarea tranzaciilor, procesarea i revizuirea sau auditarea tranzaciilor. ns, nelegerile secrete pot reduce sau anula eficiena acestei activiti de control. O entitate mic poate avea prea puini angajai pentru a implementa integral aceast tehnic. n astfel de cazuri, conducerea trebuie s fie contient de aceste riscuri i s le gestioneze prin 49

alte activiti de control. Rotaia angajailor poate contribui la asigurarea c nu o singur persoan se ocup de toate aspectele principale ale unei tranzacii sau eveniment pentru o perioad de timp. De asemenea, ncurajarea sau solicitarea concediilor anuale poate contribui la reducerea riscurilor prin realizarea unei rotiri temporare a responsabilitilor. Supervizare O supervizare competent asigur atingerea obiectivelor. Atribuirea activitii unui angajat include: comunicare clar a sarcinilor, responsabilitilor i mputernicirilor atribuite; asigurarea competenei angajailor pentru realizarea sarcinilor; analizarea sistematic a activitii fiecrui individ.

Delegarea activitii supervizorului nu trebuie s diminueze rspunderea acestuia pentru responsabilitile i sarcinile de supervizare. Supervizorii asigur, totodat, pentru angajai, ndrumarea i instruirea necesare pentru asigurarea reducerii la minimum a erorilor, pierderilor i actelor ilegale i nelegerea i realizarea directivelor manageriale. Raportarea excepiilor Exist activiti de control care presupun raportarea excepiilor de la procedurile standard, pentru a fi examinate n mod special de ctre superiori. Accesul la resurse i nregistrri Accesul la resurse i date de eviden trebuie s fie limitat la persoanele autorizate care rspund de utilizarea resurselor. Rspunderea este dovedit prin existena unor chitane, inventare, sau alte nregistrri. Restricionarea accesului la resurse reduce riscul de utilizare neautorizat sau pierdere pentru entitate. Gradul de restricionare depinde de vulnerabilitatea resursei i de riscul perceput de pierdere sau utilizare neadecvat i acesta trebuie revizuit periodic. La stabilirea vulnerabilitii unui activ, trebuie considerat costul acestuia i posibilitatea deplasrii / schimbrii lui. Accesul const, de obicei, n alegerea nivelului necesar pentru ndeplinirea sarcinii: citire sau vizualizare; nregistrare sau modificare.

Verificri Tranzaciile i evenimentele semnificative sunt verificate nainte i dup procesare, de exemplu, la livrarea produselor: tipul, numrul i condiia bunurilor livrate sunt verificate cu nregistrrile bunurilor comandate. Ulterior, numrul bunurilor facturate este confruntat (verificat) cu numrul bunurilor primite. Inventarul este verificat i prin efectuarea de inventarieri. Reconcilieri nregistrrile sunt reconciliate cu documentele respective cu regularitate. De exemplu, sumele din conturile contabile, aferente mijloacelor bneti din conturile bancare, sunt reconciliate cu extrasele din conturile bancare respective. Eficacitatea activitilor de control Eficacitatea activitilor de control are dou componente: eficacitatea proiectrii; eficacitatea operaional.

Eficacitatea proiectrii se refer la faptul dac activitile de control sunt instituite n mod adecvat pentru a diminua riscul i atinge obiectivul de control. Eficacitatea operaional se refer la faptul dac activitile de control funcioneaz, n mod constant, conform normelor i ateptrilor. 50

Anex Exemplu de activiti de control Evalund riscurile pentru un proiect de construcie, o entitate ar putea considera implementarea urmtoarelor activiti de control: Riscul ntrziere n primirea permisiunii de planificare Rspunsul / reacia la risc A reduce A accepta Oferte de la antreprenori / contractani n construcii care depesc estimrile A reduce Activitatea de control Directorul proiectului trebuie s se asigure c toate cerinele sunt respectate nainte de depunerea cererii (= preventiv). Riscul de ntrziere va trebui acceptat de ctre autoritile de planificare la momentul procesrii cererii. 1. Invitaia de participare la licitaie s fie promovat pe scar larg sau s fie solicitate oferte de la companii care nu se cunosc reciproc. 2. S se stabileasc preul maxim pentru lucrri. Inspectarea i aprobarea terenului, nainte de nceperea lucrrilor, de ctre experii independeni. Entitile pot face foarte puin pentru a influena piaa forei de munc. 1. S se preconizeze ntrzierile cauzate de condiiile climaterice n programul proiectului. 2. Programul include lucrri n timpul sezonului rece / umed. 1. S se includ n contract o descriere detaliat a materialelor (= preventiv). 2. Inspectarea continu efectuat de ctre personalul calificat (= preventiv i de corectare). 1. n programul de lucru detaliat, s se indice tipul i cantitatea de materiale necesare pn la o anumit dat. 2. S se stipuleze termenele de livrare pentru toate materialele. 3. S se considere situaiile neprevzute n timpul comenzii materialelor. 1. Punerea n aplicare a procedurilor fixe de acceptare a supracheltuielilor. 2. S se identifice economii pentru a face fa creterii costurilor. nainte de semnarea contractului, contractantului i se solicit s ofere garanii financiare. 51

Condiii nepotrivite ale terenului pentru construcii Dificultate n recrutarea personalului n construcii suficient de calificat Condiii climaterice nefavorabile care provoac ntrzierea lucrrilor Antreprenorul / contractantul utilizeaz materiale care nu corespund standardelor stabilite Materialele nu sunt disponibile atunci cnd sunt necesare

A reduce A accepta A reduce

A reduce

A reduce

Alte eforturi neprevzute rezid n creterea costurilor Antreprenorul / contractantul se confrunt cu probleme financiare

A reduce

A reduce

Disputele cu contractantul nu sunt rezolvate n timp util

A reduce

Lucrrile finalizate nu satisfac standardele de calitate

A reduce

1. Se convine asupra procedurii de soluionare a disputelor i stipularea acesteia n clauzele contractului. 2. Procedurile impun ca disputele / litigiile s fie soluionate ntr-un interval de timp specificat din momentul apariiei acestora. Contractul trebuie s prevad reinerea sumei plii pn la corespunderea / certificarea conform standardelor de calitate.

n exemplul de mai sus, conducerea trebuie s ia msuri pentru a se asigura c lucrrile de construcie sunt finalizate la timp, n limitele bugetului, i conform specificaiilor convenite. Activitile de control servesc ca mecanisme de gestionare n vederea realizrii acestui obiectiv. n selectarea activitilor de control, conducerea ia n considerare modul n care activitile de control sunt coordonate una cu alta. n unele cazuri, o singur activitate de control ar putea aborda mai multe riscuri specifice. n alte cazuri, pentru abordarea unui risc ar putea fi necesare mai multe activiti de control. i, n alte cazuri, conducerea ar putea constata c activitile de control existente sunt suficiente pentru a asigura c riscurile sunt gestionate n mod corespunztor. Deoarece instituiile se confrunt cu diverse riscuri din cauza diferenelor de mrime, complexitate, sarcini, de urgen, obiective, activiti, produse i mediu extern, numrul i tipurile controalelor aplicabile i necesare variaz n funcie de aceste diferene.

52

Ghid metodologic pentru identificarea i descrierea proceselor

53

Introducere Pentru ca un sistem de management financiar i control s fie eficace, toate procesele de baz din cadrul entitii se evalueaz sistematic pentru asigurarea faptului c acestea: corespund necesitilor entitii i obiectivelor stabilite; funcioneaz ntr-un mod eficient; asigur nivelul de control necesar pentru a gestiona riscurile. Prezentul Ghid efectueaz o descriere comprehensiv a modalitii de descriere a proceselor, identificrii sistemelor, proceselor, activitilor i activitilor de control, precum i definete principalele noiuni utilizate. Conceptul Conform Standardelor naionale de control intern n sectorul public, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanelor nr.51 din 23 iunie 2009, cu modificrile i completrile ulterioare, entitile publice ntocmesc descrieri grafice i narative ale proceselor operaionale, pentru a determina cel mai econom i eficient mod de a gestiona riscurile identificate i de a atinge obiectivele stabilite. Documentarea asigur planificarea, operarea i inerea sub control a proceselor. Documentarea proceselor operaionale include: a) identificarea proceselor; b) descrierea proceselor de baz; c) analiza i evaluarea proceselor; d) revizuirea descrierii proceselor. Identificarea proceselor Identificarea proceselor semnific stabilirea tuturor activitilor care se desfoar ntr-o entitate i include stabilirea, pentru fiecare proces, a: obiectivului; datelor de intrare / resurse; activitilor executate; datelor de ieire / rezultat. Pentru facilitarea identificrii i descrierii proceselor, ulterior, se definesc unele noiuni. Activitate Activitatea reprezint aciunea sau pasul ntreprins pentru transformarea intrrilor / resurselor unui proces n ieiri / produse. La etapa de identificare a procesului, se elaboreaz o list de activiti consecutive, care, ulterior, poate fi extins. Lista de activiti trebuie s fie suficient de explicit.

54

Procedura Procedura reprezint o totalitate a activitilor ce trebuie urmate, metodelor de lucru stabilite i regulilor de aplicat, n vederea executrii unei atribuii sau sarcini. Procedura este reglementat prin acte normative (lege, cod, cart, hotrre, norm metodologic, instruciune, circular, regulament, standard etc.). Activitatea de control n total, activitile de control reprezint un set de politici i proceduri stabilite care ajut la asigurarea executrii directivelor conducerii, abordrii riscurilor i atingerii obiectivelor entitii. n alte cuvinte, o activitate de control reprezint o aciune pentru a minimiza un risc. n cazul n care este identificat un risc mare pentru atingerea unui obiectiv, o activitate de control corespunztoare trebuie s fie determinat i instituit. Procesul Procesul reprezint o succesiune de activiti logic structurate, care utilizeaz anumite resurse, adugndu-le valoare, ofer un produs i sunt organizate n scopul atingerii unor obiective definite. Procesul este constituit din elemente de intrare, activiti i elemente de ieire. O entitate gestioneaz o multitudine de procese, de cele mai multe ori, corelate i interacionate ntre ele. Adesea, elementele de ieire dintr-un proces constituie direct elementele de intrare pentru alt proces. Poate exista unul sau mai multe procese, din care rezult produse ce contribuie la realizarea unui obiectiv. Procesele de baz sunt acele procese care creeaz plusvaloare pentru entitate i au o influen direct asupra rezultatelor, produselor, serviciilor acesteia. Procesele de baz includ, de obicei, procesele operaionale. Procesele unei entiti pot fi divizate n urmtoarele categorii: manageriale, includ toate acele procese de asigurare a resurselor necesare pentru execuie, pentru administrarea unei entiti, asigur contextul i direcia de activitate pentru entitate. De exemplu, procesul planificrii strategice; operaionale, care in de activitile de baz ale entitii, includ toate procesele care asigur obinerea rezultatelor dorite, produselor i serviciilor. n orice entitate, procesele operaionale dein un rol esenial n realizarea obiectivelor; de suport, acestea posed aceeai natur n majoritatea entitilor i denot, de exemplu, managementul resurselor umane, achiziiile publice, serviciile tehnologiilor informaionale, serviciile juridice etc. Etapele descrierii proceselor Descrierea procesului elucideaz modalitatea de funcionare a acestuia, oferind managerilor un instrument de evaluare i revizuire a modului n care este efectuat activitatea subdiviziunilor structurale de care sunt responsabili. Descrierea proceselor permite managerilor s determine: dac activitile de control existente sunt funcionale; dac exist activiti de control mai eficiente, care ar putea fi implementate; dac exist suficiente activiti de control sau dac acestea sunt n exces; dac procedurile de control intern existente funcioneaz pentru atingerea obiectivelor stabilite. 55

Descrierea procesului reflect activitile real desfurate n cadrul unui proces, i nu doar ceea ce este expus n legi, acte normative, reglementri interne, manuale etc., punndu-se accentul pe nregistrarea activitilor de control efectiv existente. Pentru facilitarea descrierii proceselor, managerul subdiviziunii structurale ntreprinde urmtoarele aciuni: a. Organizeaz i desfoar o edin cu angajaii subdiviziunii structurale, pentru a le explica necesitatea descrierii proceselor, etapele de executare a acestei sarcini; b. Numete un angajat responsabil de organizarea i coordonarea activitii. n cazul subdiviziunilor mai mici, responsabil este managerul nsui, n subdiviziunile mai mari eful-adjunct sau un alt angajat; c. Identific toate procesele, de care este responsabil subdiviziunea structural. Aceast etap este realizat prin implicarea nemijlocit a angajailor, care realizeaz activitile din cadrul procesului; d. Elaboreaz o prim versiune a descrierii proceselor de baz. Angajaii sunt informai i implicai n aceast activitate, contribuind la elaborarea unei descrieri ct mai exacte; e. Remite prima versiune a descrierii proceselor de baz tuturor angajailor implicai n proces i solicit opinii (comentarii) cu privire la exactitatea i plenitudinea acesteia, dac este necesar, organizeaz i desfoar o edin n acest sens; f. Finalizeaz descrierea proceselor de baz i remite angajailor versiunea final a acesteia. Modaliti de nregistrare a descrierii procesului Descrierea proceselor se realizeaz prin intermediul diagramelor i descrierilor narative. Elaborarea diagramelor Diagramele constituie o modalitate de nregistrare i descriere a procesului prin metoda grafic. Ele prezint circulaia documentelor sau informaiilor ntr-un proces i evideniaz activitile (inclusiv activitile de control) existente n cadrul acestuia. Diagramele se elaboreaz utiliznd simboluri specifice i linii de legtur. Fiecare simbol conine o informaie explicativ succint. Simbolurile standard utilizate la pregtirea diagramelor sunt prezentate n Anexa 1. Tabelul 1 prezint unele avantaje i dezavantaje ale utilizrii diagramelor. Avantaje - faciliteaz comunicarea i asimilarea informaiei; - evideniaz relaia ntre diferite pri ale procesului; - contribuie la identificarea divizrii sarcinilor i dublrii funciilor; - ofer o metod consecvent de nregistrare; - ofer o nelegere bun a procesului; - faciliteaz identificarea domeniilor problematice Dezavantaje - pot consuma foarte mult timp pentru a le elabora; - necesit nsuirea i practicarea unor noi tehnici i reguli; - nu reflect clar distribuirea responsabilitilor manageriale; - dac sunt prea complexe, pot fi dificil de neles Tabelul 1

56

Elaborarea descrierilor narative Descrierea narativ prezint tabloul detaliat al procesului. Descrierea narativ include detalii despre relaiile i conexiunile cu alte procese i mediul n care funcioneaz procesul. Descrierea narativ precizeaz cine i de ce este responsabil. Tabelul 2 prezint unele avantaje i dezavantaje ale utilizrii descrierilor narative. Tabelul 2 Avantaje - poate fi elaborat fr vreo experien anterioar; - ofer un spectru mai larg pentru explicaii detaliate, dac este cazul; - sunt considerate mai uor de neles; - se elaboreaz relativ repede; - pot ncuraja angajaii s identifice soluii mai simple Dezavantaje - problemele, lacunele i domeniile de interes pot fi mai greu de identificat; - nu elucideaz circulaia informaiilor sau documentelor de la nceputul pn la sfritul procesului; - este voluminoas

n funcie de natura, extinderea i complexitatea procesului, managerul subdiviziunii structurale decide elaborarea diagramelor i descrierilor narative n mod combinat sau separat. Anexele 2, 3 i 4 conin exemple de diagrame i descrieri narative (combinate i separate). Analiza i evaluarea proceselor Managerul operaional examineaz descrierile finale ale proceselor pentru a determina dac: a) c) activitile de control existente sunt corecte; sarcinile curente ar putea fi executate ntr-un mod mai eficient. b) activitile de control existente sunt cost-eficiente; Managerul operaional discut schimbrile poteniale cu angajaii i elaboreaz un plan de aciuni pentru implementarea acestora, coordonat cu managerul entitii. Revizuirea descrierii proceselor Descrierea procesului se revizuiete ori de cte ori este necesar, cel puin o dat pe an. Descrierea procesului se actualizeaz pentru a reflecta schimbrile n metodele i practicile de lucru. n cazul apariiei, pe parcursul anului, a unor schimbri majore n proces, descrierea procesului se supune unei revizuiri detaliate i este modificat integral. Exemple de proces i activiti Structura procesului Fluxul numerarului Procesul de eviden a fluxului numerarului cuprinde: a) date de intrare: ncasarea numerarului. ntocmirea dispoziiei de ncasare / plat; nregistrarea dispoziiei de ncasare / plat n Registrul de cas; determinarea numrului total de dispoziii de ncasare / plat ntocmite de ctre casier; 57 b) activiti realizate:

c)

verificarea corespunderii sumelor din dispoziiile de ncasare / plat cu totalul nregistrat n Registrul de cas; verificarea numerarului deinut cu totalul din Registrul de cas; depunerea numerarului pe contul bancar.

date de ieire: numerar nregistrat pe contul bancar. List complet de activiti identificate - elaborarea anunului privind desfurarea tenderului de selectare a organizaiei / formatorilor; - desfurarea interviului cu potenialii formatori; - elaborarea materialelor de instruire; - revizuirea materialelor de instruire; - redactarea versiunii finale a materialelor de instruire; - contactarea participanilor; - identificarea spaiului de desfurare a seminarului de instruire; - procurarea mrfurilor de birotic; - desfurarea seminarului de instruire; - desfurarea sesiunii de evaluare a seminarului de instruire; - ntocmirea raportului privind desfurarea seminarului de instruire.

Activiti realizate n cadrul procesului Instruirea formatorilor List incomplet de activiti identificate selectarea formatorilor; elaborarea materialelor de instruire; pregtirea logisticii; desfurarea seminarului de instruire; evaluarea seminarului de instruire.

58

Anexa 1. Simboluri utilizate la elaborarea diagramelor

Simbolul Utilizare i semnificaie Simbolul start / terminus este utilizat pentru marcarea

nceputului sau sfritului unui proces Simbolul activitii reprezint orice aciune sau operaiune. Poate include semnarea unui document, nregistrarea unei facturi, elaborarea Caietului de sarcini, efectuarea unei licitaii etc. Simbolul introducerii manuale este utilizat pentru distingerea intrrilor manuale de cele automatizate, de exemplu, introducerea manual a unor date ntr-o aplicaie computerizat Simbolul de intrare / ieire date reprezint datele disponibile pentru intrare sau ieire n / dintr-o aplicaie computerizat, de exemplu, nregistrarea clienilor ntr-o baz de date Simbolul documentului este utilizat pentru a reprezenta orice tip de document, de exemplu, contract, factur, act de decontare etc. Simbolul documentelor multiple este utilizat pentru reprezentarea unui set de documente, de exemplu, ordine de plat, extrase din contul bancar, cereri etc. Simbolul decizional este o jonciune unde trebuie luat o decizie, spre exemplu: da sau nu; aprobare sau respingere Simbolul de conectare reprezint pe aceeai diagram conexiunea cu un alt proces Simbolul conectrii cu pagina urmtoare este utilizat pentru a indica continuarea diagramei pe pagina urmtoare. n acest simbol, se insereaz numrul paginii pentru a facilita referina

59

Anexa 2. Diagrama i descrierea narativ combinat a procesului Procurarea resurselor materiale

60

Anexa 3. Diagrama procesului Procurarea resurselor materiale

61

Anexa 4. Descrierea narativ a procesului Procurarea resurselor materiale

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Procedurile ntocmirea listei necesarului de materiale Lista necesarului de materiale Verificarea necesarului cu necesitile. Se compar necesitile reale ale instituiei cu lista necesarului Transferul mijloacelor bneti Eliberarea materialelor. Materialele sunt eliberate de ctre agentul economic efului subdiviziunii Factura. Conine lista bunurilor materiale procurate de ctre persoana responsabil din entitate, inclusiv conine cantitatea mrfii, preul i suma total. Este semnat de ctre persoanele responsabile Verificarea materialelor cu factura. Se verific: - lista mrfurilor, - cantitatea indicat n factur cu marf procurat i distribuit n depozitul subdiviziunii. Primirea materialelor la depozit. Bunurile materiale procurate de la agentul economic sunt luate n eviden intern a subdiviziunii prin nregistrarea n registrul intern al bunurilor materiale. nregistrarea n evidena contabil. Valorile materiale se reflect n registrele contabile conform valorii lor efective prin formule contabile la conturile respective Registrul contabil de eviden a materialelor. Baza pentru reflectarea nscrierilor n registru constituie documentele primare (factur, act de achiziie etc.). Conine descifrarea bunurilor materiale, pe tipuri, pe conturi analitice, n expresie valoric etc. Persoana responsabil efii subdiviziunilor efii subdiviziunilor Contabilitatea Contabilitatea Agentul economic Agentul economic Factura Document Lista necesarului

7.

ef subdiviziunii, comisia intern a subdiviziunii ef de gospodrie Contabilitatea Registrul Contabilitatea

8.

9.

10.

62

Anexa 1: Planul de aciuni pentru implementarea MFC

63

Prezentul Plan de aciuni reprezint un exemplu de bune practici, care poate fi adaptat la propriile necesiti ale entitii i la circumstanele n care aceasta activeaz. Acesta ofer structura necesar i asist entitatea la adoptarea deciziilor privind domeniul de aplicare i amploarea nivelului de consolidare a MFC, prin abordarea celor mai importante aspecte. n final, fiecare entitate decide, n mod independent, cum va arta structura planului, ce subiecte vor fi tratate acolo i n ce mod. Introducere Deoarece acest Plan de aciuni va servi i ca instrument de mediatizare i instruire n cadrul entitii, este necesar, iniial, s se fac referin, sub form de text, la: Legea privind controlul financiar public intern nr.229 din 23.09.2012 i la obligativitatea consolidrii sistematice a sistemului MFC; obiectivele generale ale MFC, i anume: o o o o eficacitatea operaiunilor, conformitatea cu cadrul normativ i reglementrile interne, sigurana i optimizarea activelor i pasivelor, sigurana i integritatea informaiilor.

obiectul sistemului MFC, i anume, toate procesele din cadrul entitii, inclusiv: elaborarea i executarea bugetului, planificarea i realizarea programelor / obiectivelor, evidena contabil, monitorizarea i raportarea; componentele cadrului de control, i anume: o o o o o mediul de control, managementul performanelor i al riscurilor, activitile de control, informaia i comunicarea, monitorizarea i evaluarea.

planul de dezvoltare strategic al entitii i obiectivele de dezvoltare referitoare la mediul de control / MFC al entitii; beneficiile scontate n urma implementrii Planului de aciuni, precum i riscurile de neimplementare a Planului (precondiii nerealizate); importana asigurrii continuitii activitilor i durabilitii rezultatelor obinute; resursele necesare.

Planul de aciuni Planul de aciuni trebuie s dispun de urmtoarea structur: 1. Obiectiv / aciune, 2. Termen-limit, 3. Indicator de rezultat, 4. Responsabil, 5. Precondiii / riscuri. Bunele practici evideniaz urmtoarele obiective i aciuni care decurg din acestea i constituie pai n implementarea MFC: 64

1. Organizarea implementrii 1.1. Desemnarea Coordonatorului MFC 1.2. Desemnarea Grupului de lucru 2. Instruirea Grupului de lucru 3. Autoevaluarea sistemului curent i identificarea lacunelor 4. Elaborarea i aprobarea Planului de aciuni (n baza deficienelor depistate) 5. Revizuirea mediului de control 6. Stabilirea / revizuirea misiunii, obiectivelor strategice i operaionale 6.1. Revizuirea planurilor operaionale (inclusiv a indicatorilor de performan) 7. Implementarea managementului riscurilor 7.1. Identificarea riscurilor 7.2. Evaluarea i prioritizarea riscurilor 7.3. Evaluarea i revizuirea activitilor de control 7.4. Elaborarea / revizuirea Registrului riscurilor 8. Documentarea proceselor de baz 8.1. Identificarea proceselor operaionale 8.2. Descrierea proceselor operaionale de baz 8.3. Revizuirea proceselor operaionale 9. Monitorizarea i raportarea realizrii aciunilor

65

Anexa 2: Chestionar pentru evaluarea sistemului curent de MFC i identificarea lacunelor

66

Structura i scopul chestionarului Acest chestionar servete pentru o revizuire de nivel nalt a funcionalitii sistemului MFC i este structurat dup cum urmeaz: Seciunea I: organizarea componentelor MFC pe Standarde naionale de control intern Aceast seciune urmeaz s fie completat de ctre Coordonatorul MFC i Grupul de lucru cu sfaturi i asisten din partea UCA. Obiectivul acestei seciuni const n identificarea rspunsurilor i explicaiilor la aceste ntrebri i, n consecin, etalarea unei priviri generale de nivel nalt asupra decalajelor de control atunci cnd comparm MFC existent cu prevederile SNCI. Al doilea obiectiv rezid n identificarea oportunitilor de a mri eficiena sistemului. Seciunea II: finane, conturi i tranzacii Obiectivul cutrii de rspunsuri i explicaii la aceste ntrebri l reprezint obinerea unei imagini (priviri) generale asupra evidenei contabile, achiziiilor i altor funcii financiare din cadrul entitii. Aceast seciune a chestionarului constituie responsabilitatea Coordonatorului MFC, Grupului de lucru, cu accent special pe contribuia reprezentantului Direciei de economie i finane, care trebuie s fac parte din Grupul de lucru. Seciunea III: cadrul legislativ Cerinele legislative privind MFC ofer un cadru de reglementare, care, pe de o parte, asigur existena controalelor necesare pentru a oferi asigurare rezonabil, precum c finanele i patrimoniul public sunt bine gestionate. Pe de alt parte, cadrul legislativ nu trebuie s fie prea complex, ntr-att nct s devin un obstacol n calea eficienei mediului de control i obiectivelor entitii. Aceast seciune a chestionarului intenioneaz s stabileasc procesele cerute de instrumentele legislative: primare, secundare sau teriare. n continuare, dup aceast inventariere, pot fi trase concluzii privind faptul dac raportul sau echilibrul dintre cele trei categorii duce la operaiuni financiare i de control eficiente. Aceast seciune a chestionarului constituie responsabilitatea Coordonatorului MFC i a Grupului de lucru din cadrul organizaiei. UCA poate acorda consiliere, dup necesiti. Seciunea IV: tehnologii informaionale Aproape toate entitile dispun de procese controlate i reglementate prin intermediul utilizrii aplicaiilor electronice ale tehnologiei informaionale. n timp ce aceste aplicaii pot oferi entitii posibilitatea de a introduce procese de activitate raionalizate i mai eficiente, ele pot, de asemenea, prezenta provocri ce vor avea un impact negativ asupra eficienei organizaionale n ansamblu. Obiectivul acestei seciuni a chestionarului l reprezint crearea unui registru al tuturor aplicaiilor de baz i descrierea controalelor i msurilor de securitate ncorporate n aplicaiile respective.

67

Aceast seciune a chestionarului constituie responsabilitatea Coordonatorului MFC i a Grupului de lucru MFC. Un specialist n domeniul tehnologiilor informaionale va oferi consiliere, dup necesiti. Seciunea V: alte organe publice de control Obiectivul de baz al acestei seciuni const n determinarea faptului dac sunt desfurate alte activiti de control financiar sau de inspecie financiar n cadrul entitii sau de ctre pri tere. Al doilea obiectiv rezid n formularea concluziilor cu privire la faptul dac aceste activiti suplimentare de control complementarizeaz (adaug) valoarea procesrii eficiente a tranzaciilor financiare i raportrii sau dubleaz unele activiti de control deja existente. n multe ri, activitile de control i inspecie financiar au fost evaluate ca avnd un impact negativ asupra eficienei organizaiei din cauza dublrii i supracontrolului. Aceast seciune a chestionarului constituie responsabilitatea Coordonatorului MFC i a Grupului de lucru. UCA va acorda consiliere, dup necesiti.

68

Prezentul Chestionar poate fi supus modificrii n sensul majorrii numrului de ntrebri sau domeniului de aplicare. I. Organizarea componentelor MFC vs SNCI SNCI 1: Etica i integritatea Entitatea dumneavoastr a expediat tuturor angajailor standardele de conduit? Entitatea dumneavoastr dispune de mecanisme corespunztoare pentru raportarea confidenial de ctre angajai a unor suspiciuni de fraud i neregulariti? SNCI 2: Funcii, atribuii i sarcini Toi angajaii entitii au fie de post, n care sunt stabilite obiectivele, rolurile i responsabilitile fiecrui angajat? Entitatea dumneavoastr dispune de un regulament care prevede misiunea, funciile, obligaiile i sarcinile organizaiei i, dac acesta exist, el a fost nmnat tuturor angajailor? SNCI 3: Angajamentul fa de competen Entitatea dumneavoastr dispune de politici i practici de resurse umane, care s asigure corespunderea competenelor profesionale cu funciile deinute? Entitatea dumneavoastr dispune de o politic clar i o implementeaz pentru a asigura dezvoltarea profesional continu a personalului? Angajaii sunt instruii n mod adecvat pentru ndeplinirea responsabilitilor ce le-au fost atribuite? Performana individual este evaluat periodic vis--vis de obiectivele ce au fost convenite i revizuite cu angajatul? SNCI 4: Abordarea i stilul de operare al conducerii Conducerea entitii dumneavoastr promoveaz i contribuie la dezvoltarea sistemului MFC, inclusiv prin corectarea deficienelor majore ale sistemului actual? Managerii din entitatea dumneavoastr sunt responsabili pentru stabilirea i managementul mecanismelor de control? SNCI 5: Structura organizaional Structura organizaional actual corespunde resurselor, responsabilitilor i obiectivelor entitii? Entitatea dispune de o structur organizaional clar definit i actualizat? Entitatea dumneavoastr a comunicat clar tuturor angajailor i altor pri interesate care este structura ei, precum i obligaiile de raportare interne i externe? SNCI 6: mputerniciri delegate Managerii din cadrul entitii dumneavoastr deleag obligaii i sarcini funcionale? Managerii din cadrul entitii dumneavoastr asigur delegarea sarcinilor doar ctre angajaii care sunt suficient de competeni pentru a face fa acestor sarcini? SNCI 7: Stabilirea obiectivelor Entitatea dumneavoastr are o declaraie de misiune, viziune i obiective strategice clare? Da Nu Note

69

Aceste obiective strategice sunt specifice, msurabile, realizabile, realiste i ncadrate n timp? Entitatea dumneavoastr a comunicat tuturor prilor interesate interne i externe misiunea i obiectivele sale strategice i operaionale? Entitatea dumneavoastr a atribuit lucrtorilor responsabiliti de realizare a obiectivelor organizaionale strategice i operaionale? SNCI 8: Planificarea, monitorizarea i raportarea performanelor Entitatea dumneavoastr dispune de planuri de aciuni strategice i anuale, iar acestea includ obiective clare, indicatori de performan i riscuri pentru realizarea obiectivelor? Entitatea dumneavoastr actualizeaz sistematic planurile de aciuni? Entitatea dumneavoastr monitorizeaz i raporteaz progresul n implementarea planurilor de aciuni? SNCI 9: Identificarea evenimentelor care pot genera riscuri i oportuniti Entitatea dumneavoastr dispune de un mecanism de identificare a riscurilor? SNCI 10: Managementul riscurilor Este stabilit o legtur ntre riscuri i impactul lor asupra obiectivelor i probabilitii lor de a se ntmpla ntr-adevr? Riscurile identificate sunt stabilite n ordinea prioritilor i, dac da, sunt utilizate criterii bine definite n acest sens? Entitatea dumneavoastr nregistreaz toate riscurile principale ntr-un registru, iar registrul reflect msurile de control existente pentru a preveni sau detecta riscurile? SNCI 11: Tipurile activitilor de control Entitatea dumneavoastr dispune de activiti de control pentru toate procesele operaionale principale i, dac da, ele sunt documentate? Entitatea dumneavoastr dispune de proceduri de control care s permit raportarea excepiilor/erorilor ctre manageri? Entitatea dumneavoastr dispune de controale excesive care adaug puin valoare sau nimic n realizarea eficient a obiectivelor organizaionale? SNCI 12: Documentarea proceselor operaionale Entitatea dumneavoastr a identificat i documentat integral toate procesele operaionale principale? Entitatea dumneavoastr revizuiete sistematic procesele sale operaionale pentru a asigura realizarea eficient i efectiv a obiectivelor operaionale? SNCI 13: Divizarea obligaiilor i responsabilitilor Entitatea dumneavoastr dispune de o schem documentat a segregrii obligaiilor pentru a controla procesele financiare cheie? SNCI 14: Informaia Exist spaiu pentru perfecionarea sistemelor informaionale din cadrul entitii dumneavoastr? Entitatea dumneavoastr asigur faptul c tuturor angajailor

Da

Nu

Note

70

le este oferit ndrumarea tehnic sau de alt gen, de care ei au nevoie pentru a-i ndeplini sarcinile n mod eficient? Entitatea dumneavoastr dispune de reguli documentate privind frecvena i destinaia rapoartelor? SNCI 15: Comunicarea Entitatea dumneavoastr dispune de o politic i strategie de comunicare cuprinztoare, care s includ toate aspectele de comunicare intern i extern? Entitatea dumneavoastr dispune de un set de proceduri documentate privind raportarea suspiciunilor referitoare la neregulariti, fraud i corupie? SNCI 16: Monitorizarea continu Entitatea dumneavoastr dispune de un sistem documentat de monitorizare i raportare sistematic a eficacitii sistemului su de management financiar i control? Entitatea dumneavoastr implementeaz recomandrile din rapoartele de audit intern? II. Finane, conturi i tranzacii Funcia financiar Entitatea dumneavoastr are un departament financiar? Entitatea dumneavoastr are un coordonator MFC i un grup de lucru pentru MFC? Departamentul finane are responsabilitatea primar pentru elaborarea bugetului, reglementarea cadrului de control financiar, gestionarea executrii bugetului i inerea evidenei contabile i a raportrii financiare? Procesul bugetar Entitatea dumneavoastr deine responsabilitate pentru planificarea bugetului anual? Entitatea dumneavoastr are autoritate delegat pentru executarea bugetului? Entitatea dumneavoastr utilizeaz controlul calitii i monitorizeaz executarea bugetului? Entitatea dumneavoastr deine responsabilitatea de eviden contabil i raportare a bugetului? Bugetul a fost elaborat la timp? Bugetul a reflectat necesitile de servicii? Bugetul este aprobat de ctre conductorul entitii? Alocrile bugetare reflect cu exactitate responsabilitatea managementului? Sunt elaborate la timp rapoartele de monitorizare a bugetului? Aceste rapoarte sunt suficient de detaliate? Ministerul Finanelor efectueaz contrapunerea rapoartelor financiare ale entitii? Diferenele semnificative dintre cifrele reale i cele planificate n buget sunt raportate conducerii? Achiziii Achiziiile sunt reglementate de o lege separat privind

Da

Nu

Note

Da

Nu

Note

71

achiziiile publice? Entitatea respect cu strictee cerinele acestei legi? Entitatea dispune de proceduri scrise privind aciunile ce trebuie ntreprinse n cazul n care furnizorii nu corespund prevederilor contractului de achiziii? Remunerarea muncii Entitatea dispune de controale documentate menite s asigure segregarea nregistrrii datelor cu caracter personal i celor privind salariul? Modificrile privind remunerarea muncii sunt autorizate de ctre conductorii superiori? Entitatea dispune de instruciuni scrise pentru a asigura faptul c toi angajaii sunt pltii la timp i suma salariului este corect? Toate plile suplimentare ctre angajai se bazeaz pe criterii transparente i sunt autorizate de ctre nivelul corespunztor al conducerii? Entitatea dumneavoastr efectueaz sistematic contrapuneri ntre persoanele de pe listele salariale i nregistrrile fizice privind personalul? ncasarea veniturilor Procesul de ncasare, nregistrare i transfer bancar al tuturor veniturilor este documentat integral i funcioneaz eficient? Exist o suficient segregare a obligaiilor n procesele de cas, ncasare, nregistrare i transfer bancar? Sunt efectuate contrapuneri lunare independente cu banca, iar constatrile sunt raportate conducerii de vrf? Managementul patrimoniului Entitatea dumneavoastr ine un registru actualizat al patrimoniului i l contrapune cu activele, ntr-adevr, existente cel puin o dat pe an? Entitatea dumneavoastr are o politic documentat, care s defineasc criteriile de atribuire a unui bun la categoria de mijloace fixe? Entitatea dumneavoastr dispune de o politic privind amortizarea / uzura i, dac da, aceasta este aplicat integral? Entitatea dumneavoastr dispune de o politic clar, scris pentru casarea bunurilor nvechite sau uzate? Angajamente i pli Entitatea dumneavoastr dispune de proceduri integral documentate pentru gestionarea i controlul proceselor de comand a bunurilor, serviciilor, angajamentelor i plilor? Entitatea dumneavoastr are o segregare documentat a obligaiilor pentru comanda, asumarea unui angajament, primirea, nregistrarea i plata pentru bunuri i servicii? Evidena contabil i raportarea Pentru toate procesele, entitatea dumneavoastr dispune de proceduri integral documentate pentru ndeplinirea cerinelor de eviden contabil i raportare financiar? Aceste cerine permit o procesare eficient sau, din contra,

Da

Nu

Note

72

acioneaz ca o barier n calea procesrii eficiente? III. Cadrul legislativ Entitatea dispune de un cadru legislativ i eficient, care reglementeaz activitatea? Entitatea dispune de un cadru legislativ eficace, care reglementeaz managementul financiar i mediul de control? Raportul dintre legislaia primar, secundar i teriar este suficient de echilibrat pentru a permite funcionarea eficient a activitilor de control? IV. Tehnologii informaionale

Da

Nu

Note

Da

Nu

Note

Da Entitatea dumneavoastr utilizeaz IT pentru facilitarea atingerii obiectivelor sale? Entitatea dumneavoastr folosete IT n msur suficient pentru a permite nregistrarea i raportarea tuturor veniturilor i cheltuielilor? Entitatea dispune de regulamente pentru asigurarea securitii i integritii aplicaiilor / programelor IT? Entitatea are planuri s instaleze aplicaiile sau programele IT noi? V. Alte organe publice de control sau inspecie Da Exist alte entiti n sectorul public, a cror activitate de control sau de inspecie ar putea avea vreun impact asupra proceselor existente de MFC? Rolul acestor organe de control sau de inspecie este clar definit? Activitile de control sau de inspecie creeaz suprapunere sau dublare a proceselor MFC?

Nu

Note

Nu

Note

73

Anexa 3: Legea privind controlul financiar public intern

74

LEGEA privind controlul financiar public intern nr. 229 din 23.09.2010
Monitorul Oficial nr.231-234/730 din 26.11.2010 CUPRINS Capitolul I DISPOZIII GENERALE Articolul 1. Obiectul reglementrii i scopul legii Articolul 2. Domeniul de aplicare Articolul 3. Noiuni de baz Articolul 4. Principiile bunei guvernri Articolul 5. Componentele controlului financiar public intern Capitolul II MANAGEMENT FINANCIAR I CONTROL Articolul 6. Scopul managementului financiar i controlului Articolul 7. Obiectul managementului financiar i controlului Articolul 8. Implementarea sistemului de management financiar i control Articolul 9. Mediul de control Articolul 10. Managementul performanelor i al riscurilor Articolul 11. Activiti de control Articolul 12. Informarea i comunicarea Articolul 13. Monitorizarea i evaluarea Articolul 14. Modaliti de organizare a sistemului de management financiar i control Articolul 15. Responsabiliti n organizarea sistemului de management financiar i control Articolul 16. Raportarea sistemului de management financiar i control Capitolul III AUDIT INTERN Articolul 17. Scopul i obiectul auditului intern Articolul 18. Principiile fundamentale ale activitii de audit intern Articolul 19. Organizarea auditului intern Articolul 20. Tipurile de audit intern Articolul 21. Etapele activitii de audit intern Articolul 22. Drepturile i obligaiile conductorului unitii de audit intern Articolul 23. Drepturile i obligaiile personalului unitii de audit intern Articolul 24. Drepturile i obligaiile managerului unitii auditate Articolul 25. Drepturile i obligaiile managerului entitii publice Articolul 26. Conflictul de interese Articolul 27. Restricii Articolul 28. Raportarea activitii de audit intern Capitolul IV COORDONARE I ARMONIZARE CENTRALIZAT Articolul 29. Coordonarea controlului financiar public intern Articolul 30. Consiliul controlului financiar public intern Articolul 31. Interaciunea cu auditul public extern Capitolul V DISPOZIII FINALE I TRANZITORII Articolul 32. Intrarea n vigoare Articolul 33. Organizarea executrii legii Articolul 34. Abrogarea unor reglementri

***

75

Parlamentul adopt prezenta lege organic. Capitolul I DISPOZIII GENERALE Articolul 1. Obiectul reglementrii i scopul legii (1) Prezenta lege stabilete cadrul juridic al controlului financiar public intern. (2) Scopul legii este consolidarea rspunderii manageriale pentru gestionarea optim a resurselor conform obiectivelor entitii publice, pe baza principiilor bunei guvernri, prin implementarea sistemului de management financiar i control i a activitii de audit intern n sectorul public. Articolul 2. Domeniul de aplicare Prevederile legii se aplic autoritilor administraiei publice centrale i locale, instituiilor publice, precum i autoritilor/instituiilor autonome care gestioneaz mijloace ale bugetului public naional. Articolul 3. Noiuni de baz n sensul prezentei legi, se definesc urmtoarele noiuni: activiti de control politici i proceduri stabilite pentru abordarea riscurilor i atingerea obiectivelor entitii publice; audit intern - activitate independent i obiectiv care le ofer managerilor asigurare i consultan, desfurat pentru a mbunti activitatea entitii publice. Aceasta are menirea s ajute entitatea public n atingerea obiectivelor sale, evalund printr-o abordare sistematic i metodic sistemul de management financiar i control i oferind recomandri pentru consolidarea eficacitii acestuia; buna guvernare mod de a guverna prin care se asigur atingerea obiectivelor cu respectarea principiilor de transparen i rspundere, economicitate, eficien i eficacitate, legalitate i echitate, etic i integritate; cart de audit intern regulament intern al unitii de audit intern care definete misiunea, competenele, responsabilitile i aria de aplicabilitate a activitii de audit intern, stabilete poziia auditului intern n cadrul entitii publice, autorizeaz accesul la documentele, bunurile i persoanele relevante pentru ndeplinirea corespunztoare a misiunii de audit intern; control intern sistem organizat de managerul entitii publice i personalul acesteia, incluznd auditul intern, n scopul asigurrii bunei guvernri, care cuprinde totalitatea politicilor, procedurilor, regulilor interne, proceselor i activitilor realizate n cadrul entitii publice pentru a gestiona riscurile i a oferi o asigurare rezonabil privind atingerea obiectivelor i rezultatelor planificate; control financiar public intern sistem general i consolidat instituit n sectorul public, avnd scopul de a promova gestionarea entitilor publice conform principiilor bunei guvernri; economicitate minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activiti, cu meninerea calitii corespunztoare a acestor rezultate; eficien raportul dintre rezultatele obinute i resursele utilizate pentru obinerea acestora; eficacitate gradul de ndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii respective; entitate public autoritate a administraiei publice centrale sau locale, instituie public sau autoritate/instituie autonom care gestioneaz mijloace ale bugetului public naional; fraud act ilegal caracterizat prin neltorie, disimulare sau trdare a ncrederii, comis de o persoan sau entitate public n scopul obinerii de mijloace bneti, bunuri/valori sau servicii ori al eschivrii de la efectuarea plilor, pentru a-i asigura un avantaj personal ori n afaceri; neregularitate nclcare a cadrului normativ i a reglementrilor interne relevante ale entitii publice, ce const ntr-o activitate sau o omisiune neintenionat care afecteaz sau poate afecta negativ activitatea entitii publice; 76

manager al entitii publice conductor al celui mai nalt nivel ierarhic al entitii publice; manager operaional conductor responsabil de gestionarea unitii organizaionale la fiecare nivel ierarhic al entitii publice, exceptnd managerul entitii publice; management financiar i control sistem implementat i realizat de persoanele responsabile de guvernare, administrare i de alt personal n conformitate cu cadrul normativ i reglementrile interne, pentru a oferi o asigurare rezonabil c fondurile publice snt utilizate de ctre entitatea public n mod legal, etic, transparent, economic, eficient i eficace; management al riscurilor proces sistematic de identificare, evaluare, gestionare, monitorizare i control al riscurilor, organizat i efectuat n scopul asigurrii rezonabile privind atingerea obiectivelor entitii publice; mediu de control atitudine i aciuni ale managerului entitii publice privind importana controlului intern n cadrul entitii publice, atmosfera, disciplina i condiiile necesare realizrii obiectivelor acesteia; misiune de audit intern activitate de evaluare, autorizat prin ordin i delimitat n timp, cu o arie de aplicabilitate bine determinat, care se finalizeaz prin emiterea unui raport de audit; rspundere managerial contientizare i asumare de ctre managerul entitii publice a responsabilitii pentru aciunile, deciziile i politicile promovate, inclusiv pentru maximizarea rezultatelor prin optimizarea resurselor, pe baza principiilor bunei guvernri, precum i obligaia de a raporta despre obiectivele i rezultatele atinse; risc eveniment posibil care poate avea impact negativ n ceea ce privete atingerea obiectivelor entitii publice; unitate de audit intern subdiviziune organizaional, funcional independent, din cadrul entitii publice abilitat s efectueze auditul intern; unitate auditat subdiviziune organizaional ori structural sau proces supus evalurii de ctre unitatea de audit intern. Articolul 4. Principiile bunei guvernri (1) Principiile bunei guvernri snt transparen i rspundere, economicitate, eficien i eficacitate, legalitate i echitate, etic i integritate n activitatea entitii publice. (2) Managerului entitii publice i se atribuie rspunderea managerial pentru asigurarea principiilor bunei guvernri. Articolul 5. Componentele controlului financiar public intern (1) Pentru promovarea unei bune guvernri a entitilor publice, se implementeaz controlul financiar public intern, care include: a) managementul financiar i controlul; b) auditul intern; c) coordonarea i armonizarea centralizat. (2) Responsabil pentru asigurarea prevederilor menionate la alin.(1) lit.a) i b) este managerul entitii publice, iar pentru executarea prevederii de la alin.(1) lit.c) Ministerul Finanelor. Capitolul II MANAGEMENT FINANCIAR I CONTROL Articolul 6. Scopul managementului financiar i controlului Managerul entitii publice organizeaz sistemul de management financiar i control pentru a asigura atingerea obiectivelor entitii publice prin: a) eficacitatea i eficiena operaiunilor; b) conformitatea cu cadrul normativ i cu reglementrile interne; c) sigurana i optimizarea activelor i a pasivelor; d) sigurana i integritatea informaiei. 77

Articolul 7. Obiectul managementului financiar i controlului Obiecte ale managementului financiar i controlului snt toate activitile i procesele din cadrul entitii publice, inclusiv elaborarea i executarea bugetelor, elaborarea programelor, evidena contabil, raportarea i monitorizarea. Articolul 8. Implementarea sistemului de management financiar i control Managerul entitii publice implementeaz sistemul de management financiar i control conform Standardelor naionale de control intern n sectorul public, innd cont de complexitatea i domeniul de activitate al entitii publice, n baza urmtoarelor componente: a) mediul de control; b) managementul performanelor i al riscurilor; c) activitile de control; d) informarea i comunicarea; e) monitorizarea i evaluarea. Articolul 9. Mediul de control Managerul entitii publice menine un mediu de control favorabil funcionrii sistemului de management financiar i control prin: a) integritatea personal, profesional i etica conducerii i personalului; b) stilul de conducere; c) structura organizaional; d) divizarea obligaiilor i responsabilitilor; e) politici i practici privind resursele umane; f) competena personalului. Articolul 10. Managementul performanelor i al riscurilor (1) Managerul entitii publice i managerii operaionali stabilesc obiective i indicatori de performan pentru activitatea entitii publice, fiind responsabili de realizarea acestora. (2) Managerul entitii publice i managerii operaionali identific, evalueaz, nregistreaz i monitorizeaz sistematic riscurile ce pot afecta ndeplinirea obiectivelor i realizarea performanelor planificate i elaboreaz msuri de diminuare a probabilitii riscurilor i/sau a impactului acestora. Articolul 11. Activiti de control (1) Activitile de control se organizeaz i se realizeaz n toate procesele operaionale i la toate nivelurile entitii publice. (2) Personalul entitii publice, inclusiv managerul acesteia i managerii operaionali, efectueaz activiti de control care includ proceduri de autorizare i aprobare, divizarea sarcinilor, verificri, supravegheri, reconcilieri, controale privind accesul la resurse, fr a se limita la acestea. (3) n cadrul proceselor operaionale se realizeaz activiti de control eficiente din punctul de vedere al costului, care pot fi, n funcie de momentul efecturii: a) controale ex-ante (preventive), care se organizeaz pn la realizarea unei operaiuni, prin proceduri de control intern, pentru prevenirea erorilor, neregularitilor, precum i a activitilor ineficiente sau necorespunztoare; b) controale curente, care se organizeaz n timpul unei operaiuni pentru detectarea i excluderea erorilor sau neregularitilor; c) controale ex-post (ulterioare), care se organizeaz dup realizarea unei operaiuni. Articolul 12. Informarea i comunicarea (1) Managerul entitii publice i managerii operaionali stabilesc principalele surse de informaii necesare ndeplinirii atribuiilor, precum i cantitatea, calitatea, periodicitatea i destinatarii informaiilor. 78

(2) Managerul entitii publice organizeaz sisteme de informare i comunicare intern i extern, care asigur circulaia rapid, complet i n timp util a informaiilor. Articolul 13. Monitorizarea i evaluarea (1) Managerul entitii publice organizeaz monitorizarea n vederea evalurii, actualizrii oportune a sistemului de management financiar i control, precum i n vederea realizrii activitilor necesare pentru nregistrarea i corectarea neregularitilor constatate. (2) Monitorizarea i evaluarea se realizeaz prin supraveghere continu, autoevaluare i audit intern. Articolul 14. Modaliti de organizare a sistemului de management financiar i control (1) Pentru implementarea sistemului de management financiar i control, managerul entitii publice constituie, prin ordin, un grup de lucru format din manageri operaionali. Coordonarea activitii grupului de lucru poate fi delegat adjunctului managerului entitii publice. (2) Managerul entitii publice asigur instruirea persoanelor implicate n procesul implementrii sistemului de management financiar i control. (3) Sistemul de management financiar i control se organizeaz prin: a) stabilirea obiectivelor, indicatorilor de performan i elaborarea planurilor anuale i strategice; b) managementul riscurilor asociate atingerii obiectivelor i realizrii performanelor planificate; c) planificarea, administrarea i raportarea privind realizarea obiectivelor i performanelor n raport cu resursele; d) managementul eficient al resurselor umane i asigurarea competenelor necesare ndeplinirii sarcinilor; e) elaborarea i aprobarea structurii organizaionale corespunztoare atingerii obiectivelor i realizrii performanelor; f) delegarea responsabilitilor ce in de luarea deciziilor, control i implementare; g) documentarea i descrierea proceselor operaionale de baz, operaiunilor i procedurilor de lucru; h) asigurarea eticii, integritii i transparenei n cadrul entitii publice; i) divizarea obligaiilor i responsabilitilor; j) ntreprinderea msurilor adecvate de prevenire, depistare i corectare a neregularitilor, fraudelor i de recuperare a pagubelor produse de acestea; k) proceduri anticorupie; l) elaborarea reglementrilor interne privind managementul financiar i controlul, innd cont de specificul activitii entitii publice. Articolul 15. Responsabiliti n organizarea sistemului de management financiar i control (1) Managerul entitii publice este responsabil de organizarea sistemului de management financiar i control n entitatea public. (2) Managerii operaionali snt responsabili n faa conducerii ierarhic superioare pentru organizarea sistemului de management financiar i control n subdiviziunile pe care le administreaz. (3) Fiecare angajat din cadrul entitii publice contribuie la organizarea sistemului de management financiar i control, deinnd responsabiliti i sarcini stabilite de managerul entitii publice. Articolul 16. Raportarea sistemului de management financiar i control (1) Managerul entitii publice, n rezultatul autoevalurii, apreciaz organizarea sistemului de management financiar i control i emite anual, pentru anul precedent, o declaraie privind buna guvernare. 79

(2) Ministerul Finanelor reglementeaz modul de raportare privind organizarea i funcionarea sistemului de management financiar i control, precum i modul de auto-evaluare i ntocmire a declaraiei privind buna guvernare. Capitolul III AUDIT INTERN Articolul 17. Scopul i obiectul auditului intern (1) Scopul auditului intern este acordarea consultanei i asigurarea obiectiv privind eficacitatea sistemului de management financiar i control, oferind recomandri pentru perfecionarea acestuia i contribuind la mbuntirea activitii entitii publice. (2) Obiectul auditului intern cuprinde toate activitile i procesele operaionale ale entitii publice. Articolul 18. Principiile fundamentale ale activitii de audit intern (1) Activitatea de audit intern se bazeaz pe urmtoarele principii: a) independen; b) integritate; c) obiectivitate; d) competen profesional; e) confidenialitate; f) respectarea standardelor profesionale. (2) Principiile fundamentale ale activitii de audit intern se aplic n conformitate cu Codul etic al auditorului intern i cu Standardele naionale de audit intern. Articolul 19. Organizarea auditului intern (1) Managerul entitii publice organizeaz funcia de audit intern instituind o unitate de audit intern n structura organizaional a entitii publice, dac aceasta este organ central de specialitate al administraiei publice sau autoritate a administraiei publice locale de nivelul doi sau a municipiului Bli. (2) Entitile publice care nu cad sub incidena alin.(1) au dreptul s-i creeze unitate de audit intern conform prevederilor alin.(4), (5) i (6). (3) Entitile publice subordonate autoritii administraiei publice centrale sau locale au dreptul s-i creeze unitate de audit intern cu acordul organului ierarhic superior, conform prevederilor alin.(4), (5) i (6). (4) Unitatea de audit intern se instituie n subordinea direct a managerului entitii publice i i raporteaz n mod direct acestuia. (5) Unitatea de audit intern se creeaz n limita statelor de personal al entitii publice. (6) Managerul entitii publice informeaz n scris Ministerul Finanelor despre crearea n cadrul entitii publice a unitii de audit intern. (7) Unitile de audit intern ale autoritilor administraiei publice centrale i locale au dreptul s efectueze auditul intern i n entitile publice subordonate. Articolul 20. Tipurile de audit intern n cadrul activitii de audit intern se desfoar urmtoarele tipuri de audit: a) auditul de sistem, care examineaz sistemul de management financiar i control pentru a evalua eficiena funcionrii acestuia; b) auditul de conformitate, care verific respectarea cadrului normativ, a politicilor i a procedurilor aplicate i, dup caz, necesitatea mbuntirii procedurilor de control intern utilizate pentru a asigura respectarea legislaiei; c) auditul financiar, care evalueaz funcionarea adecvat i eficient a procedurilor de control intern aferente sistemelor financiare; d) auditul performanei, care examineaz utilizarea resurselor n cadrul unui program, funcii, operaiuni sau sistem de management pentru a determina dac resursele snt utilizate n cel mai economic, eficient i eficace mod pentru ndeplinirea obiectivelor entitii publice; 80

e) auditul tehnologiilor informaionale, care examineaz eficacitatea managementului financiar i controlului sistemelor informaionale. Articolul 21. Etapele activitii de audit intern Organizarea activitii de audit intern include urmtoarele etape: a) planificarea strategic i anual; b) realizarea misiunii de audit intern; c) raportarea; d) supravegherea implementrii recomandrilor. Articolul 22. Drepturile i obligaiile conductorului unitii de audit intern (1) Conductorul unitii de audit intern are urmtoarele drepturi: a) s dispun de acces liber la bunurile, persoanele, informaiile, inclusiv n format electronic, necesare pentru atingerea scopului i obiectivelor misiunii de audit intern; b) s informeze managerul entitii publice despre cele mai recente tendine i practici de succes n domeniul auditului intern i s propun msuri de aliniere la acestea n scopul atingerii unui nivel nalt de performan a entitii publice; c) s elaboreze, n caz de necesitate, instruciuni proprii de aplicare a Normelor metodologice pentru implementarea auditului intern n sectorul public, specifice sectorului de activitate; d) s propun soluii de optimizare a activitii unitii de audit intern. (2) Conductorul unitii de audit intern are urmtoarele obligaii: a) s elaboreze i s nainteze spre aprobare managerului entitii publice carta de audit intern; b) s elaboreze i s nainteze spre aprobare managerului entitii publice planul strategic i planul anual al activitii de audit intern; c) s monitorizeze implementarea planului anual al activitii de audit intern; d) s organizeze i s coordoneze activitile de audit intern i s supravegheze realizarea acestora; e) s prezinte managerului entitii publice rapoarte ale misiunilor de audit intern, precum i raportul anual al activitii de audit intern; f) s informeze periodic, cel puin trimestrial, managerul entitii publice despre rezultatele activitii de audit intern; g) s monitorizeze procesul implementrii recomandrilor de audit; h) s asigure ncadrarea auditorilor interni care au suficiente cunotine i aptitudini, conform Standardelor naionale de audit intern; i) s informeze n scris managerul entitii publice i managerul unitii auditate n cazul descoperirii unor indicii de poteniale fraude n cursul misiunii de audit intern; j) s remit Ministerului Finanelor spre avizare proiectul cartei de audit intern i al instruciunilor proprii de aplicare a Normelor metodologice pentru implementarea auditului intern n sectorul public; k) s remit Ministerului Finanelor copia cartei de audit intern, copia planului strategic al activitii de audit intern, copia planului anual al activitii de audit intern, instruciunile proprii de aplicare a Normelor metodologice pentru implementarea auditului intern n sectorul public, precum i raportul anual al activitii de audit intern; l) s pstreze confidenialitatea informaiei acumulate n legtur cu efectuarea auditului intern. Articolul 23. Drepturile i obligaiile personalului unitii de audit intern (1) Personalul unitii de audit intern are urmtoarele drepturi: a) s dispun de acces liber n ncperile entitii publice; b) s primeasc i s examineze documentele i datele relevante n format electronic, s solicite copiile i extrasele documentelor menionate i s ridice documentele n original, elibernd, pentru fiecare, o copie i o not de recepionare; 81

c) s solicite i s primeasc informaii i explicaii verbale sau scrise de la angajaii i managerul unitii auditate; d) s obin suportul necesar din partea personalului unitii auditate. (2) Personalul unitii de audit intern are urmtoarele obligaii: a) s activeze n conformitate cu cadrul normativ i principiile fundamentale ale activitii de audit intern; b) s ntocmeasc o declaraie de interese nainte de nceperea fiecrei misiuni de audit intern, conform legislaiei n vigoare; c) s-i mbunteasc cunotinele, priceperea i alte competene necesare printr-o pregtire profesional continu; d) s informeze imediat n scris conductorul unitii de audit intern n cazul descoperirii unor indicii de poteniale fraude n cursul misiunii de audit intern; e) s pstreze confidenialitatea informaiei acumulate n legtur cu efectuarea auditului intern. Articolul 24. Drepturile i obligaiile managerului unitii auditate (1) Managerul unitii auditate are urmtoarele drepturi: a) s solicite i s primeasc explicaii privind constatrile i recomandrile expuse n proiectul raportului de audit; b) s-i exprime n scris dezacordul privind constatrile i recomandrile expuse n proiectul raportului de audit i s ofere explicaiile relevante; c) s primeasc un exemplar al raportului de audit. (2) Managerul i personalul unitii auditate au urmtoarele obligaii: a) s ofere suport i s coopereze cu personalul unitii de audit intern; b) s ofere informaii verbale i scrise, precum i explicaiile solicitate de personalul unitii de audit intern; c) s prezinte documentele solicitate de personalul unitii de audit intern i copiile acestora; d) s elaboreze planul de aciuni privind implementarea recomandrilor expuse n proiectul raportului de audit; e) s asigure implementarea recomandrilor conform planului de aciuni; f) s informeze managerul entitii publice i conductorul unitii de audit intern despre implementarea recomandrilor conform planului de aciuni; g) s asigure condiii adecvate de lucru pentru personalul unitii de audit intern. Articolul 25. Drepturile i obligaiile managerului entitii publice (1) Managerul entitii publice are urmtoarele drepturi: a) s organizeze funcia de audit intern conform art.19; b) s solicite i s primeasc de la unitatea de audit intern informaii privind activitatea de audit intern desfurat n cadrul entitii publice. (2) Managerul entitii publice are urmtoarele obligaii: a) s organizeze auditul intern i s asigure resursele necesare pentru ca acesta s fie eficient; b) s ofere independen organizaional i funcional unitii de audit intern, inclusiv prin subordonarea direct a acesteia fa de managerul entitii publice; c) s asigure independena unitii de audit intern n realizarea i raportarea activitilor de audit intern; d) s autorizeze personalul unitii de audit intern printr-un ordin privind efectuarea misiunii de audit intern; e) s solicite, n scris, de la persoane tere informaia necesar pentru efectuarea auditului intern, la cererea conductorului unitii de audit intern; f) s aprobe carta de audit intern, planul strategic i planul anual al activitii de audit intern. 82

Articolul 26. Conflictul de interese Personalul unitii de audit intern va informa conductorul acesteia despre existena unui conflict de interese n urmtoarele cazuri: a) pe parcursul ultimului an, auditorul intern a fost angajat n unitatea auditat; b) pe parcursul ultimului an, soul/soia sau rudele de pn la al doilea grad ale auditorului intern au deinut funcii de conducere n unitatea auditat; c) n alte circumstane ce genereaz conflicte de interese. Articolul 27. Restricii (1) Se interzice imixtiunea n activitatea de audit intern n ceea ce privete definirea ariei sale de aplicabilitate, realizarea activitii i comunicarea rezultatelor. (2) Conductorul i personalul unitii de audit intern nu au dreptul: a) s realizeze sarcini operaionale ale entitii publice, cum ar fi: avizarea angajamentelor, aprobarea tranzaciilor i a operaiunilor contabile sau elaborarea procedurilor de control intern; b) s dirijeze activitatea personalului entitii publice, exceptnd cazurile de participare a acestuia la realizarea misiunii de audit intern; c) s efectueze inspecii (revizii) financiare; d) s investigheze fraude. Articolul 28. Raportarea activitii de audit intern Unitatea de audit intern prezint Ministerului Finanelor rapoarte cu privire la activitatea de audit intern n forma i termenele stabilite de minister. Capitolul IV COORDONARE I ARMONIZARE CENTRALIZAT Articolul 29. Coordonarea controlului financiar public intern Ministerul Finanelor este responsabil de elaborarea i monitorizarea politicii n domeniul controlului financiar public intern i ndeplinete urmtoarele atribuii: a) elaboreaz, promoveaz i monitorizeaz politicile n domeniul controlului financiar public intern; b) elaboreaz i actualizeaz cadrul normativ n domeniul controlului financiar public intern; c) monitorizeaz i evalueaz calitatea activitii unitilor de audit intern; d) monitorizeaz i evalueaz calitatea sistemului de management financiar i control; e) prezint Guvernului, pn la data de 1 iunie a fiecrui an, raportul anual consolidat privind controlul financiar public intern pe anul precedent; f) coordoneaz i/sau organizeaz instruirea n domeniul managementului financiar i controlului, precum i instruirea auditorilor interni din sectorul public; g) elaboreaz i dezvolt mecanismele de certificare a auditorilor interni; h) avizeaz cartele de audit intern, instruciunile de aplicare a Normelor metodologice pentru implementarea auditului intern n sectorul public i reglementrile interne privind managementul financiar i controlul, specifice sectoarelor de activitate; i) armonizeaz cadrul normativ n domeniul controlului financiar public intern cu bunele practici internaionale; j) colaboreaz cu organismele internaionale i instituiile de specialitate din domeniul controlului financiar public intern. Articolul 30. Consiliul controlului financiar public intern (1) n scopul monitorizrii controlului financiar public intern, se instituie Consiliul controlului financiar public intern ca organ consultativ pe lng Ministerul Finanelor, cu urmtoarele atribuii de baz: a) avizarea proiectelor de acte normative n domeniul controlului financiar public intern; 83

b) avizarea raportului anual consolidat privind controlul financiar public intern; c) examinarea aspectelor problematice privind funcionarea sistemului de control financiar public intern i naintarea propunerilor pentru remedierea acestora. (2) Din Consiliu fac parte reprezentani ai Ministerului Finanelor, ai unitilor de audit intern ale entitilor publice, cadre didactice cu titluri tiinifice i ali specialiti din domeniu. (3) Regulamentul de funcionare i componena nominal a Consiliului se aprob prin ordinul ministrului finanelor. Sursele de finanare a Consiliului snt prevzute distinct n planul de finanare al Ministerului Finanelor. Articolul 31. Interaciunea cu auditul public extern n scopul informrii adecvate a auditului public extern, unitile de audit intern colaboreaz cu Curtea de Conturi i remit acesteia: a) copia planului anual al activitii de audit intern; b) copia raportului anual al activitii de audit intern. Capitolul V DISPOZIII FINALE I TRANZITORII Articolul 32. Intrarea n vigoare Prezenta lege intr n vigoare la 12 luni de la data publicrii. Articolul 33. Organizarea executrii legii Guvernul, n termen de 12 luni de la data publicrii prezentei legi: a) va prezenta Parlamentului propuneri pentru aducerea legislaiei n vigoare n concordan cu prezenta lege; b) va aduce actele sale normative n concordan cu prezenta lege. Articolul 34. Abrogarea unor reglementri La data intrrii n vigoare a prezentei legi, se abrog: a) noiunile de Bun guvernare i Managementul riscurilor din art.1 i titlul IX1 din Legea nr.847-XIII din 24 mai 1996 privind sistemul bugetar i procesul bugetar (republicat n Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2005, ediie special), cu modificrile ulterioare; b) noiunea de audit intern din art.1 i capitolul XIII din Legea nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administraia public local (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, nr.3235, art.116), cu modificrile ulterioare.
PREEDINTELE PARLAMENTULUI Chiinu, 23 septembrie 2010. Nr.229.
__________ Legile Republicii Moldova 229/23.09.2010 Lege privind controlul financiar public intern //Monitorul Oficial 231-234/730, 26.11.2010

Mihai GHIMPU

84

Anexa 4: Standardele naionale de control intern n sectorul public

85

ORDIN cu privire la aprobarea Standardelor naionale de control intern n sectorul public nr. 51 din 23.06.2009
Monitorul Oficial nr.107-109/485 din 03.07.2009

*** ntru realizarea prevederilor punctului 42 din Planul de Aciuni Republica Moldova Uniunea European, punctului 5.2 din Concepia controlului financiar public intern, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.1143 din 4 octombrie 2006, Planului de aciuni privind implementarea Strategiei de dezvoltare a controlului financiar public intern, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.74 din 29 ianuarie 2008, ORDON: 1. Se aprob Standardele naionale de control intern n sectorul public (se anexeaz). 2. Prezentul ordin intr n vigoare din data publicrii.
MINISTRUL FINANELOR Chiinu, 23 iunie 2009. Nr.51. Mariana DURLETEANU

STANDARDE NAIONALE DE CONTROL INTERN N SECTORUL PUBLIC

[Capitolul I n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

I. PREFA 1.1 Concept 1. Controlul Intern este un sistem organizat de managerul entitii publice i personalul acesteia, incluznd auditul intern, care cuprinde totalitatea politicilor, procedurilor, regulilor interne, proceselor i activitilor realizate n cadrul entitii publice pentru a gestiona riscurile i a oferi o asigurare rezonabil privind atingerea obiectivelor i rezultatelor planificate. 2. Conform conceptului de Control Financiar Public Intern (n continuare CFPI), promovat de ctre Uniunea European, Auditul Intern este o parte component a Controlului Intern n calitate de instrument de evaluare a sistemului de Management Financiar i Control (n continuare MFC). Avnd funcie de raportare direct managerului entitii publice, auditul intern are un rol determinant n examinarea i raportarea eficacitii sistemului MFC. 3. MFC este un sistem implementat i realizat de persoanele responsabile de guvernare, administrare i de alt personal n conformitate cu cadrul normativ i reglementrile interne, pentru a oferi o asigurare rezonabil precum c fondurile publice snt utilizate de ctre entitatea public n mod legal, etic, transparent, economic, eficient i eficace. Control Financiar Public Intern = Audit Intern + Management Financiar i Control + Unitatea Central de Armonizare Control Intern = Audit Intern + Management Financiar i Control 4. Sistemul MFC are urmtoarele obiective generale: a) eficacitatea i eficiena operaiunilor; b) conformitatea cu cadrul normativ i reglementrile interne; c) sigurana i optimizarea activelor i a pasivelor; d) sigurana i integritatea informaiei. Prima categorie se refer la obiectivele de baz ale unei entiti publice, inclusiv obiectivele de performan. Cea de-a doua categorie se refer la respectarea cadrului normativ i regulamentelor, ce reglementeaz activitatea entitii publice. Cea de-a treia categorie se 86

refer la protejarea resurselor mpotriva pierderii, ntrebuinrii greite i a prejudiciilor, cauzate prin irosire, abuz, administrare neadecvat, erori, fraude i iregulariti. Cea de-a patra categorie se refer la ntocmirea unor rapoarte financiare i alte informaii financiare veridice. Aceste categorii distincte, dar care coincid parial, permit axarea direcionat pentru satisfacerea diferitor necesiti. 1.2 Aplicabilitate 5. Sistemul MFC se implementeaz prin aplicarea prevederilor prezentelor Standarde naionale de control intern n sectorul public (n continuare SNCI). 6. SNCI stabilesc domeniile principale, care necesit anumite aciuni pentru implementarea sistemului MFC n cadrul ntregului sector public. 7. SNCI snt utilizate att de ctre managerii entitii publice drept un exemplu al unui cadru sau sistem MFC solid, ct i pot fi utilizate de ctre auditorii interni ca un instrument de evaluare a acestui sistem. ns, aceste standarde nu substituie Standardele Naionale de Audit Intern. 8. SNCI reprezint o codificare a unor principii general acceptate, ce se refer la stabilirea unui sistem eficient de MFC. Standardele ofer un cadru relevant pentru dezvoltarea unor sisteme eficiente de MFC, inclusiv pentru elaborarea unor instruciuni suplimentare de aplicare a acestora. 9. SNCI snt aplicabile tuturor entitilor din sectorul public, care gestioneaz mijloacele bugetului public naional. 1.3 Componentele principale ale MFC 10. MFC include urmtoarele cinci componente corelate ntre ele: 1) mediul de control; 2) managementul performanelor i al riscurilor; 3) activitile de control; 4) informaia i comunicarea; 5) monitorizarea i evaluarea. Aceste componente deriv din modul n care managerul gestioneaz o activitate i snt integrate n procesul managerial. Dei componentele enumerate se aplic tuturor entitilor publice, entitile mici i mijlocii le pot implementa ntr-un mod distinct celui entitilor mari. Chiar dac activitile de control ale unei entiti mici pot fi mai puin oficiale i structurate, aceasta poate avea totui un sistem MFC eficient. 11. Mediul de control ofer tonul unei entiti publice, influennd contiina angajailor acesteia privind MFC. Acesta st la baza tuturor celorlalte componente ale MFC, asigurnd disciplina i structura. Factorii mediului de control includ integritatea, valorile etice i competena angajailor entitii publice; filozofia i stilul de activitate al conducerii; modul n care conducerea atribuie autoritatea i responsabilitatea, politici i practici privind resursele umane. 12. Managementul performanelor i al riscurilor prevede necesitatea de stabilire a obiectivelor pentru sistemele operaionale i identificare, evaluare i control al riscurilor, care pot influena atingerea acestora. Fiecare entitate public se confrunt cu o varietate de riscuri, care provin din surse externe i interne. O cerin prealabil pentru evaluarea riscurilor este stabilirea obiectivelor, care se refer la diferite niveluri i snt consecvente n interior. Evaluarea riscurilor reprezint analiza riscurilor relevante pentru atingerea obiectivelor, formnd o baz pentru determinarea modului de gestionare a riscurilor. 13. Activitile de control reprezint politicile i procedurile, care ajut la asigurarea realizrii directivelor ce vin din partea conducerii. De asemenea, ele contribuie la asigurarea desfurrii aciunilor necesare pentru abordarea riscurilor relevante n scopul atingerii obiectivelor entitii publice. Activitile de control se realizeaz n ntreaga entitate public, la toate nivelurile, i n toate subdiviziunile. Acestea includ o serie de activiti diverse, cum ar fi aprobrile, autorizrile, verificrile, reconcilierile, revizuirile performanei existente, securitatea 87

activelor i divizarea sarcinilor. SNCI explic modul n care managerii trebuie s documenteze i s evalueze eficacitatea activitilor de control specifice. 14. Informaia i comunicarea se refer la faptul c informaia trebuie identificat, colectat i comunicat ntr-o manier i n termene, care permit angajailor s-i ndeplineasc responsabilitile. Sistemele informaionale genereaz rapoarte ce conin informaii operaionale, financiare i de conformitate, care permit gestionarea i controlul activitii. Aceste informaii includ nu doar informaii generate din interior, ci i informaii despre evenimentele, activitile i condiiile externe, necesare pentru a putea lua decizii n cunotin de cauz, precum i pentru raportarea extern. Comunicarea eficient trebuie s aib loc ntr-un sens mai larg, realizndu-se att pe orizontal, ct i pe vertical n toat entitatea public. Toi angajaii trebuie s primeasc un mesaj clar din partea managerilor, precum c responsabilitile ce in de MFC trebuie tratate cu seriozitate. Angajaii trebuie s neleag rolul pe care l au n sistemul MFC, precum i legtura ntre activitile lor i activitile celorlali angajai. Angajaii trebuie s aib un mijloc de comunicare a informaiilor semnificative superiorilor. De asemenea, este necesar o comunicare eficient cu prile externe, cum ar fi clienii, furnizorii, organele de reglementare i alte pri interesate. 15. Monitorizarea i evaluarea cuprinde procesul de evaluare a calitii performanei sistemului MFC n timp. Acest lucru este efectuat prin activiti de monitorizare continu sau supraveghere, autoevaluare i audit intern. Monitorizarea continu se efectueaz pe parcursul operaiunilor. Aceasta include activiti obinuite de supraveghere i management, precum i alte aciuni pe care angajaii le efectueaz ntru ndeplinirea sarcinilor sale. Sfera de aplicare i frecvena evalurilor separate (autoevaluare i audit intern) va depinde n primul rnd de o evaluare a riscurilor i eficacitatea procedurilor de monitorizare continu. 16. Exist o relaie direct ntre cele patru categorii de obiective (punctul 4), care reprezint ceea ce o entitate public se strduie s obin, i cele cinci componente (punctul 10), care reprezint necesarul pentru a atinge obiectivele. Toate componentele snt relevante pentru fiecare categorie de obiective. Spre exemplu, ct privete eficacitatea i eficiena operaiunilor, toate cele cinci componente trebuie s fie prezente i s funcioneze eficient pentru a concluziona c controlul asupra operaiunilor este unul eficient. 1.4 Limitri ale sistemului MFC 17. MFC este un proces, care ofer asigurri rezonabile privind atingerea obiectivelor. Cu toate acestea, limitrile acestuia deseori nu snt nelese pe deplin. MFC ofer o asigurare rezonabil precum c o entitate public i atinge obiectivele, produce informaii financiare i de performan veridice, i acioneaz n conformitate cu legislaia relevant. Totui, MFC nu poate schimba un manager mai puin bun n unul bun, nici nu poate influena realizarea de schimbri n politicile Guvernului sau situaia economic de baz, care influeneaz performanele entitii publice. 18. Atingerea obiectivelor va fi influenat de limitri inerente n toate sistemele entitii publice. Acestea includ astfel de realiti, cum ar fi faptul c raionamentele efectuate n procesul de luare a deciziilor pot fi imperfecte i c eecurile pot avea loc din cauza unei simple erori sau greeli. n plus, activitile de control pot fi periclitate de nelegerile secrete a dou sau mai multe persoane, precum i de faptul c managerii nu doresc s respecte procedurile. Un alt factor de limitare este c structura unui sistem MFC trebuie s reflecte faptul c resursele snt limitate i c beneficiile activitilor de control trebuie luate n considerare n funcie de costurile acestora. Prin urmare, nu este de dorit i nici posibil, ca sistemul MFC s ofere asigurri absolute cu privire la atingerea obiectivelor entitii publice. 1.5 Responsabilitatea pentru implementarea SNCI 19. Responsabilitatea primar pentru implementarea SNCI revine managerului entitii publice. Mai mult dect oricare alt persoan, managerul entitii ofer tonul de vrf, fapt ce 88

influeneaz integritatea, etica i ali factori ai unui mediu de control pozitiv. ntr-o entitate public mare, managerul ndeplinete aceast sarcin, oferind abiliti de conducere i direcionare managerilor operaionali i revizuind modul n care acetia monitorizeaz i verific activitatea. Managerii operaionali, la rndul lor, atribuie responsabilitatea pentru stabilirea unor politici i activiti de control mai specifice angajailor. ntr-o entitate mai mic, influena managerului este, de obicei, mai direct. n orice caz, ntr-o responsabilitate de tip cascad, un manager este de fapt conductorul executiv al sferei sale de responsabilitate. 20. MFC, ntr-o oarecare msur, este responsabilitatea fiecrui angajat dintr-o entitate public i, prin urmare, trebuie s constituie o parte explicit sau implicit a fiei postului a fiecrei persoane. Practic toi angajaii genereaz informaii, care snt utilizate n cadrul sistemului MFC, sau ntreprind alte aciuni necesare pentru a realiza activitile de control. De asemenea, toi angajaii trebuie s fie responsabili de informarea superiorilor despre problemele aferente operaiunilor, cazurile de nerespectare a Codului etic, alte nclcri ale politicilor sau aciuni ilegale. 1.6 Structura SNCI 21. Cele 17 SNCI se bazeaz pe bunele practici internaionale i includ aceleai cinci domenii vaste: - Mediul intern SNCI 1. Etica i integritatea; SNCI 2. Funcii, atribuii i sarcini; SNCI 3. Angajamentul fa de competen; SNCI 4. Abordarea i stilul de operare al conducerii; SNCI 5. Structura organizaional; SNCI 6. mputerniciri delegate. - Managementul performanelor i al riscurilor SNCI 7. Stabilirea obiectivelor; SNCI 8. Planificarea, monitorizarea i raportarea privind performanele; SNCI 9. Identificarea evenimentelor, care pot genera riscuri i oportuniti; SNCI 10. Managementul riscurilor. - Activitile de control SNCI 11. Tipurile activitilor de control; SNCI 12. Divizarea obligaiilor i responsabilitilor; SNCI 13. Documentarea proceselor operaionale. - Informaia i comunicarea SNCI 14. Informaia; SNCI 15. Comunicarea. - Monitorizarea i evaluarea SNCI 16. Monitorizarea continu; SNCI 17. Evaluarea separat. 22. SNCI constau din trei seciuni: 1) coninutul standardului; 2) note explicative, care ofer informaii suplimentare necesare pentru nelegerea standardului i a modului de aplicare al acestuia; 3) referine relevante la cadrul legal aferent standardului1. ____________________
1

Seciunea a treia a fiecrui standard va fi supus actualizrii continue, avnd n vedere modificarea cadrului legal existent.

23. Unitatea Central de Armonizare din cadrul Ministerului Finanelor va acorda suportul metodologic necesar entitilor publice n aplicarea practic a SNCI.
[Capitolul I n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

89

Not: Pe parcursul textului capitolului II sintagma proceduri de control intern se substituie prin activiti de control, iar cuvntul obligaiuni se substituie prin obligaii, cu declinarea de rigoare, conform Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011

II. STANDARDELE NAIONALE DE CONTROL INTERN N SECTORUL PUBLIC Coninutul Entitatea public asigur faptul c angajaii acesteia cunosc standardele corespunztoare de comportament etic al funcionarilor publici, inclusiv regulamentele cu privire la prevenirea fraudelor i corupiei, precum i raportarea fraudelor i neregularitilor. Entitatea emite recomandri suplimentare cu referire la problemele de ordin etic, care ar putea fi generate de activitatea specific a entitii. Note explicative Etica i integritatea snt dou concepte distincte, care trebuie nelese clar. Etica ine de codificarea unor standarde care stabilesc normele de conduit moral, ce trebuie s fie aplicate att n general, ct i n relaie cu activitile specifice ale entitii publice. Integritatea presupune comportamentul n ansamblu al tuturor angajailor din cadrul unei entiti atunci cnd acetia desfoar anumite activiti specifice sau n procesul lurii deciziilor, n conformitate cu standardele etice stabilite. Angajaii nu pot avea un comportament integru dac nu cunosc clar standardele etice ce trebuie aplicate. Managerii i angajaii entitii trebuie s dein un nivel corespunztor de integritate personal i profesional i s contientizeze importana activitii pe care o desfoar. Cu toate acestea, simpla elaborare a standardelor etice nu asigur faptul c personalul i va desfura activitatea n mod integru. Integritatea este puternic influenat de tonul stabilit de ctre managerul entitii publice (vezi SNCI 4). Cadrul legal 1. Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, Monitorul Oficial nr.230-232/840 din 23.12.2008; 2. Legea nr.25-XVI din 22.02.2008 privind Codul de conduit a funcionarului public, Monitorul Oficial nr.74-75/243 din 11.04.2008; 3. Legea nr.271-XVI din 18.12.2008 privind verificarea titularilor i a candidailor la funcii publice, Monitorul Oficial nr.41-44/118 din 24.02.2009; 4. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 5. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea i combaterea corupiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008; 6. Legea nr.16-XVI din 15.02.2008 cu privire la conflictul de interese, Monitorul Oficial nr.94-96/351 din 30.05.2008; 7. Legea nr.1264-XV din 19.07.2002 privind declararea i controlul veniturilor i al proprietii demnitarilor de stat, judectorilor, procurorilor, funcionarilor publici i a unor persoane cu funcie de conducere, Monitorul Oficial nr.124-125/991 din 05.09.2002; 8. Legea serviciului n organele vamale nr.1150-XIV din 20.07.2000, Monitorul Oficial nr.106-108/765 din 24.08.2000; 9. Legea nr.1104-XV din 06.06.2002 cu privire la Centrul pentru Combaterea Crimelor Economice i Corupiei, Monitorul Oficial nr.91-94/668 din 27.06.2002; 10. Legea Curii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Monitorul Oficial nr.237240/864 din 31.12.2008; 90 SNCI 1. Etica i integritatea

11. Hotrrea Parlamentului nr.1227-XV din 18.07.2002 pentru aprobarea Concepiei cu privire la politica de personal n serviciul public, Monitorul Oficial nr.122-123/985 din 29.08.2002; 12. Hotrrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 privind punerea n aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, Monitorul Oficial nr.55-56/249 din 17.03.2009; 14. Hotrrea Guvernului nr.597 din 02.07.2010 cu privire la aprobarea programului de dezvoltare a controlului financiar public intern, Monitorul Oficial nr.117-118/677 din 09.07.2010;
[Pct.14 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Pct.13 exclus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

15. Hotrrea Guvernului nr.481 din 10.05.2006 cu privire la aprobarea Codului de etic i deontologie al poliistului, Monitorul Oficial nr.75-78/527 din 19.05.2006; 16. Hotrrea Curii de Conturi nr.46 din 15.07.2008 cu privire la aprobarea Codului deontologic al angajatului cu atribuii de audit al Curii de Conturi i a Regulamentului Comisiei de disciplin, Monitorul Oficial nr.193-194/42 din 28.10.2008; 17. Ordinul ministrului finanelor nr.139 din 20.10.2010 cu privire la aprobarea Codului etic al auditorului intern i Cartei de Audit Intern (Regulament - model de funcionare a unitii de audit intern), Monitorul Oficial nr.221-222/782 din 09.11.2010.
[Pct.17 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Pct.16 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

SNCI 2. Funcii, atribuii i sarcini Coninutul Entitatea public ofer angajailor si o descriere clar a atribuiilor i sarcinilor funcionale ale entitii. Entitatea elaboreaz regulamente interne i fie de post, cu indicarea obiectivelor, rolurilor i responsabilitilor fiecrui angajat din entitate. Note explicative Angajaii entitii publice trebuie s cunoasc misiunea entitii. Entitatea elaboreaz Regulamentul de organizare i funcionare a entitii, la care au acces toi angajaii. Funciile, atribuiile i sarcinile snt atribuite i comunicate angajailor din cadrul entitii. Angajaii entitii publice trebuie s dein fie de post n form scris, care stipuleaz n mod clar sarcinile de baz, atribuiile de serviciu, responsabilitile i mputernicirile. Cadrul legal 1. Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, Monitorul Oficial nr.230-232/840 din 23.12.2008; 2. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 3. Legea nr.64-XII din 31.05.90 cu privire la Guvern, Republicat: Monitorul Oficial nr.131-133/1018 din 26.09.2002; 4. Legea nr.435-XVI din 28.12.2006 privind descentralizarea administrativ, Monitorul Oficial nr.29-31/91 din 02.03.2007; 5. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraia public local, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007; 6. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003; 7. Legea nr.489-XIV din 08.07.1999 privind sistemul public de asigurri sociale, Monitorul Oficial nr.1-4/2 din 06.01.2000; 8. Legea nr.1585-XIII din 27.02.98 cu privire la asigurarea obligatorie de asisten medical, Monitorul Oficial nr.38-39/280 din 30.04.1998; 91

9. Legea nr.1593-XV din 26.12.2002 cu privire la mrimea, modul i termenele de achitare a primelor de asigurare obligatorie de asisten medical, Monitorul Oficial nr.1819/57 din 08.02.2003; 10. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea i combaterea corupiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008; 11. Legea nr.16-XVI din 15.02.2008 cu privire la conflictul de interese, Monitorul Oficial nr.94-96/351 din 30.05.2008; 12. Legea serviciului n organele vamale nr.1150-XIV din 20.07.2000, Monitorul Oficial nr.106-108/765 din 24.08.2000; 13. Legea nr.1104-XV din 06.06.2002 cu privire la Centrul pentru Combaterea Crimelor Economice i Corupiei, Monitorul Oficial nr.91-94/668 din 27.06.2002; 14. Legea Curii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Monitorul Oficial nr.237240/864 din 31.12.2008; 15. Legea nr.25-XVI din 22.02.2008 privind Codul de conduit a funcionarului public, Monitorul Oficial nr.74-75/243 din 11.04.2008; 16. Hotrrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 privind punerea n aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, Monitorul Oficial nr.55-56/249 din 17.03.2009; 17. Hotrrea Guvernului nr.1310 din 14.11.2006 cu privire la aprobarea structurii-tip a regulamentelor privind organizarea i funcionarea organului central de specialitate al administraiei publice i autoritii administrative din subordinea acestuia, Monitorul Oficial nr.181-183/1407 din 24.11.2006; 18. Hotrrea Guvernului nr.597 din 2.07.2010 cu privire la aprobarea Programului de dezvoltare a controlului financiar public intern, Monitorul Oficial nr.117-118/667 din 09.07.2010;
[Pct.18 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Pct.17 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Pct.15 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

19. Actul normativ privind organizarea i funcionarea entitii publice. SNCI 3. Angajamentul fa de competen Coninutul Entitatea public implementeaz politici i practici de resurse umane, care asigur faptul c managerii atribuie personalului competena necesar pentru realizarea sarcinilor atribuite acestora. Aceste politici trebuie, de asemenea, s promoveze dezvoltarea continu a capacitilor personalului entitii. Note explicative Managerii i angajaii trebuie s dein cunotinele, abilitile i experiena necesar pentru a realiza sarcinile atribuite n vederea atingerii obiectivelor stabilite. Aciunile necesare pentru a realiza acest fapt includ: definirea cunotinelor i capacitilor necesare pentru fiecare post (o specificare detaliat a persoanei); definirea sarcinilor de baz, atribuiilor de serviciu, responsabilitilor i mputernicirilor necesare pentru fiecare post (o specificare detaliat a funciei); un program de recrutare, promovare/renumire n funcie a personalului, care asigur faptul c angajailor cu abiliti adecvate le snt atribuite sarcini pe care acetia le pot realiza; un program definit de instruire iniial pentru toi angajaii noi ntr-un anumit tip de activitate; instruire continu i un program de informare pentru toi angajaii din cadrul unei subdiviziuni sau structuri organizaionale; aciuni de evaluare a necesitilor de instruire a angajailor; oferirea instruirilor, care satisfac necesitile identificate; 92

o evaluare sistematic a msurii n care instruirea i necesitile de dezvoltare a angajailor snt efectuate. Performanele reale ale angajailor vor depinde n mod direct de claritatea cu care obiectivele au fost stabilite i comunicate persoanelor i calitatea instruciunilor, manualelor i altor recomandri disponibile cu privire la sarcinile ce urmeaz a fi ndeplinite. Cadrul legal 1. Codul muncii al Republicii Moldova nr.154-XV din 28.03.2003, Monitorul Oficial nr.159-162/648 din 29.07.2003; 2. Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, Monitorul Oficial nr.230-232/840 din 23.12.2008; 3. Legea nr.271-XVI din 18.12.2008 privind verificarea titularilor i a candidailor la funcii publice, Monitorul Oficial nr.41-44/118 din 24.02.2009; 4. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 5. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea i combaterea corupiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008; 6. Legea nr.16-XVI din 15.02.2008 cu privire la conflictul de interese, Monitorul Oficial nr.94-96/351 din 30.05.2008; 7. Legea serviciului n organele vamale nr.1150-XIV din 20.07.2000, Monitorul Oficial nr.106-108/765 din 24.08.2000; 8. Legea Curii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Monitorul Oficial nr.237-240/864 din 31.12.2008; 9. Hotrrea Parlamentului nr.1227-XV din 18.07.2002 pentru aprobarea Concepiei cu privire la politica de personal n serviciul public, Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.122-123/985 din 29.08.2002; 10. Hotrrea Curii de Conturi nr.46 din 15.07.2008 cu privire la aprobarea Codului deontologic al angajatului cu atribuii de audit al Curii de Conturi i a Regulamentului Comisiei de disciplin, Monitorul Oficial nr.193-194/42 din 28.10.2008; 11. Hotrrea Guvernului nr.31 din 11.01.2007 cu privire la aprobarea Strategiei naionale de instruire a funcionarilor publici i aleilor locali, pentru anii 2007-2010, Monitorul Oficial nr.10-13/60 din 26.01.2007; 12. Hotrrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 privind punerea n aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, Monitorul Oficial nr.55-56/249 din 17.03.2009; 14. Hotrrea Guvernului nr.845 din 26.07.2004 cu privire la perfecionarea profesional a funcionarilor publici, Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.132-137/1043 din 06.08.2004. Coninutul Managerii entitilor publice snt responsabili pentru promovarea unei culturi de control n cadrul entitilor, pe care le conduc. Ei trebuie s demonstreze prin stilul lor de activitate c neleg importana dezvoltrii unor sisteme de control intern eficiente. Note explicative Standardele internaionale recunosc faptul, c tonul oferit de managerii superiori este un factor important n stabilirea unui mediu de control favorabil, care s contribuie la implementarea unui sistem de control intern eficient. Dac managerii superiori nu respect ei nii regulile i regulamentele, ce reglementeaz aciunile lor, este puin probabil respectarea 93 SNCI 4. Abordarea i stilul de operare al conducerii
[Pct.13 exclus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Pct.10 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

acestora de ctre angajaii subordonai lor. Aciunile lor vor promova o cultur, n care este foarte dificil de a avea un control intern eficient. Dimpotriv, managerii care stabilesc obiective clare, acord atenie activitii de prevenire a riscurilor i manifest interes personal n monitorizarea i dezvoltarea unor sisteme de control intern eficiente vor promova o cultur n care este mult mai probabil ca activitile de control s funcioneze n mod corespunztor. Managerii entitilor publice trebuie s recunoasc faptul, c responsabilii pentru implementarea unor sisteme de control intern eficiente snt ei nii.
[Seciunea Note explicative modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 2. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003; 3. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea i combaterea corupiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008; 4. Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice. SNCI 5. Structura organizaional Coninutul Entitatea public definete propria sa structur organizaional, competenele, responsabilitile, sarcinile i obligaiile de raportare ale fiecrei componente structurale a entitii. Structura organizaional i obligaiile de raportare trebuie s fie definite clar, n scris, i comunicate tuturor angajailor i prilor tere interesate. Structura organizaional trebuie s funcioneze avnd n vedere resursele disponibile ale entitii. Note explicative O cerin prealabil pentru conceptul de rspundere este ca fiecare manager s dispun de flexibilitate n organizarea i utilizarea resurselor umane3, care s le fie acordat pentru ca acetia s-i ating obiectivele n cel mai eficient i eficace mod. ________________
3

Not: Un management responsabil mai presupune i o flexibilitate similar cu privire la utilizarea altor tipuri de resurse acordate managerilor i, n cazul ideal, oportunitatea de a alege ntre utilizarea resurselor umane i altor tipuri de resurse.

Prin urmare, fiecare entitate public trebuie s-i defineasc structura organizaional, lund n considerare att resursele bugetare, ct i alte resurse disponibile acestora ntr-un mod, care faciliteaz atingerea obiectivelor strategice. Competena, responsabilitatea i raportarea snt definite dup cum urmeaz: competena constituie capacitatea de a lua decizii n limite definite, cu scopul de a atinge obiectivele specifice funciei deinute n cadrul structurii organizaionale; responsabilitatea reprezint obligaia de realizare a obiectivelor i activitilor aferente atribuite funciei; raportarea reprezint sarcina de a informa managerul, care atribuie responsabilitile, cu privire la msura n care obiectivele stabilite au fost atinse, mpreun cu informaii suplimentare, dac este cazul, referitoare la sarcinile i activitile realizate, precum i resursele utilizate. Cadrul legal 1. Legea nr.64-XII din 31.05.90 cu privire la Guvern, Republicat: Monitorul Oficial nr.131-133/1018 din 26.09.2002; 2. Legea nr.435-XVI din 28.12.2006 privind descentralizarea administrativ, Monitorul Oficial nr.29-31/91 din 02.03.2007; 94

3. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraia public local, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007; 4. Hotrrea Guvernului nr.1310 din 14.11.2006 cu privire la aprobarea structurii-tip a regulamentelor privind organizarea i funcionarea organului central de specialitate al administraiei publice i autoritii administrative din subordinea acestuia, Monitorul Oficial nr.181-183/1407 din 24.11.2006; 5. Hotrrea Guvernului nr.1130 din 15.12.2010 cu privire la aprobarea completrilor ce se opereaz n Hotrrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009, Monitorul Oficial nr.254256/1283 din 24.12.2010; 6. Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice; 7. Actul normativ cu privire la reorganizarea instituiilor publice; 8. Ordinul ministrului finanelor nr.109 din 21.12.2007 cu privire la aprobarea formularului-tip al schemelor de ncadrare, Monitorul Oficial nr.5-7/8 din 11.01.2008. SNCI 6. mputerniciri delegate Coninutul Managerii din cadrul entitilor publice deleag mputerniciri pentru realizarea atribuiilor i sarcinilor funcionale ale entitii. Managerii snt responsabili pentru delegare i trebuie s asigure faptul, c mputernicirile snt delegate doar angajailor cu competena necesar, ct i faptul c pentru realizarea sarcinilor delegate snt stabilite nivele de subordonare corespunztoare. Note explicative Entitile publice vor activa mai eficient dac vor exista direcii clare de mputerniciri delegate, care permit managerilor mai inferiori s ia decizii necesare n vederea atingerii obiectivelor. Managerii snt responsabili de modul n care snt delegate mputernicirile. Astfel, managerii vor delega mputerniciri angajailor, care posed cunotinele, experiena i abilitatea necesar pentru realizarea sarcinilor delegate. Managerii snt impariali n luarea deciziilor de delegare a mputernicirilor. Managerii nregistreaz n scris toate mputernicirile delegate. Acest fapt se confirm prin semntura delegatarului i semntura persoanei delegate. Pentru a facilita evidena i monitorizarea mputernicirilor delegate, managerii ntocmesc un tabel de eviden a funciilor delegate. O mputernicire delegat poate fi subdelegat cu aprobarea managerului, care a efectuat delegarea iniial, dar nu l scutete pe acesta din urm de responsabilitatea realizrii sarcinilor ce rezult din delegarea mputernicirii. Cadrul legal 1. Legea nr.64-XII din 31.05.90 cu privire la Guvern, Republicat: Monitorul Oficial nr.131-133/1018 din 26.09.2002; 2. Legea nr.435-XVI din 28.12.2006 privind descentralizarea administrativ, Monitorul Oficial nr.29-31/91 din 02.03.2007; 3. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraia public local, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007; 4. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 5. Legea bugetar anual; 6. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003; 7. Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice. 95
[Pct.5 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Pct.4 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Coninutul Entitatea public stabilete misiunea, obiectivele strategice i operaionale i atribuie responsabilitile corespunztoare angajailor n vederea atingerii acestora.
[Seciunea Coninutul n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

SNCI 7. Stabilirea obiectivelor

Note explicative Misiunea este o enunare formal i scurt a scopului general al entitii publice. Misiunea ghideaz aciunile, ofer o direcie i un cadru pentru formularea strategiilor entitii publice. Misiunea entitii conine adesea urmtoarele: - scopul de baz al entitii publice; - prile primare interesate; - responsabiliti; - servicii prestate. Un sistem MFC nu poate fi eficient, dac nu snt stabilite obiective clare n legtur cu ceea ce trebuie s realizeze entitatea public. Prin urmare, sistemul MFC ncepe cu stabilirea misiunii, obiectivelor strategice i obiectivelor operaionale clare; - obiectivele strategice reprezint scopurile de baz, pe care entitatea le urmrete pentru a-i atinge misiunea fixat; de obicei, se stabilesc pentru termen mediu sau lung (de la 3 ani) i deriv din politicile guvernamentale din domeniu; - obiectivele operaionale snt obiectivele aferente activitii operaionale a entitii, necesare pentru atingerea obiectivelor strategice ale acesteia; de obicei, se stabilesc pentru termen scurt (pn la 1 an). Managerii snt responsabili de stabilirea obiectivelor, iar asigurarea realizrii aciunilor necesare n vederea atingerii acestora revine att managerilor, ct i angajailor. Prin urmare, managerii trebuie s stabileasc aranjamente corespunztoare pentru monitorizarea i raportarea cu privire la realizarea planurilor entitii publice (vezi SNCI 8). Trebuie s se fac o difereniere ntre obiectivele i activitile necesare pentru realizarea acestora. Obiectivele operaionale trebuie definite astfel nct s ntruneasc urmtoarele caracteristici: - s fie enunate n mod clar i s fie specifice; - s fie msurabile; - s fie realizabile; - s fie realiste i relevante; - s se ncadreze ntr-o perioad de timp definit, n limitele creia obiectivele trebuie s fie atinse.
[Seciunea Note explicative n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Cadrul legal 1. Legea bugetar anual; 2. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 3. Legea nr.295-XVI din 21.12.2007 pentru aprobarea Strategiei naionale de dezvoltare pe anii 2008-2011, Monitorul Oficial nr.18-20/57 din 29.01.2008; 31. Cadrul bugetar pe termen mediu; 4. Legea Curii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Monitorul Oficial nr.237-240/864 din 31.12.2008; 5. Hotrrea Guvernului nr.288 din 15.03.2005 cu privire la aprobarea Obiectivelor de Dezvoltare ale Mileniului n Republica Moldova pn n 2015 i a Primului Raport Naional Obiectivele de Dezvoltare ale Mileniului n Republica Moldova, Monitorul Oficial nr.4650/340 din 25.03.2005; 96
[Pct.31 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

6. Dispoziia Guvernului nr.2-d din 23.01.2008 cu privire la aprobarea Metodologiei de elaborare a planurilor de dezvoltare instituional a autoritilor administraiei publice centrale, Monitorul Oficial nr.18-20/107 din 29.01.2008; 7. Programe de activitate a Guvernului; 8. Strategii sectoriale de dezvoltare; 81. Ordinul ministrului finanelor nr.19 din 16.02.2008 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de elaborare, monitorizare i raportare a bugetelor pe programe, Monitorul Oficial nr.4546/107 din 04.03.2008;
[Pct.81 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

9. Planuri de dezvoltare instituional n autoritile administraiei publice centrale; 10. Planul de activitate al entitii publice. SNCI 8. Planificarea, monitorizarea i raportarea privind performanele Coninutul Entitatea public instituie sisteme eficiente pentru planificarea procesului de realizare a misiunii, obiectivelor strategice i operaionale. Entitatea public elaboreaz planuri strategice i planuri anuale de activitate, care includ obiective strategice/operaionale, indicatori de performan i riscuri asociate obiectivelor. Procesul de planificare prevede raportarea sistematic cu privire la realizarea planurilor i atingerea indicatorilor de performan ale entitii publice.
[Seciunea Coninutul n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Note explicative Planificarea constituie un rol fundamental al managementului, scopul creia este de a ajusta obiectivele strategice i operaionale la resursele disponibile prin ntocmirea unui plan de aciuni, stabilind termene realiste. Planificarea este un proces, nu un rezultat. Prin urmare, o planificare reuit necesit revizuirea, actualizarea sistematic i coordonarea planurilor convenite pentru a reflecta: modificarea obiectivelor, evenimentelor semnificative (riscurilor i oportunitilor implicite), care nu au fost anticipate n momentul ntocmirii planului de aciuni; modificarea volumului resurselor alocate entitii, i altele. Nivelul de detaliere a planurilor entitilor va varia n dependen de complexitatea entitii respective. Entitile mici cu obiective explicite, puini angajai i un volum mic de alte resurse vor elabora planuri de viitor simple. Entitile mai mari pot necesita procese de planificare mai complexe. Managerul trebuie s primeasc n mod sistematic rapoarte asupra desfurrii activitii entitii i atingerii obiectivelor. Managerul evalueaz performanele, constatnd eventualele abateri de la obiectivele stabilite, n scopul lurii msurilor corective care se impun.
[Seciunea Note explicative modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 11. Cadrul bugetar pe termen mediu; 12. Hotrrea Guvernului nr.82 din 24.01.2006 cu privire la elaborarea Cadrului de cheltuieli pe termen mediu i a proiectului de buget, Monitorul Oficial nr.21-24/123 din 03.02.2006; 2. Legea bugetar anual; 3. Legea contabilitii nr.113-XVI din 27.04.2007, Monitorul Oficial nr.90-93/399 din 29.06.2007; 97
[Pct.12 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Pct.11 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

4. Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997 pentru aprobarea Codului fiscal, Monitorul Oficial, ediie special, 08.02.2007; 5. Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcia public i statutul funcionarului public, Monitorul Oficial nr.230-232/840 din 23.12.2008; 6. Legea nr.295-XVI din 21.12.2007 pentru aprobarea Strategiei naionale de dezvoltare pe anii 2008-2011, Monitorul Oficial nr.18-20/57 din 29.01.2008; 7. Legea nr.419-XVI din 22.12.2006 cu privire la datoria public, garaniile de stat i recreditarea de stat, Monitorul Oficial nr.32-35/114 din 09.03.2007; 8. Hotrrea Guvernului nr.33 din 11.01.2007 cu privire la regulile de elaborare i cerinele unificate fa de documentele de politici, Monitorul Oficial nr.6-9/44 din 19.01.2007; 9. Dispoziia Guvernului nr.2-d din 23.01.2008 cu privire la aprobarea Metodologiei de elaborare a planurilor de dezvoltare instituional a autoritilor administraiei publice centrale, Monitorul Oficial nr.18-20/107 din 29.01.2008; 10. Ordinul ministrului finanelor nr.117 din 29.12.2007 referitor la Regulamentul cu privire la devizele de cheltuieli ale instituiilor publice i repartizarea pe luni a bugetelor unitilor administrativ-teritoriale, Monitorul Oficial nr.72-73/196 din 08.04.2008; 11. Ordinul ministrului finanelor nr.19 din 16.02.2008 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de elaborare, monitorizare i raportare a bugetelor pe programe, Monitorul Oficial nr.45-46/107 din 04.03.2008.

SNCI 9. Identificarea evenimentelor care pot genera riscuri i oportuniti Coninutul Entitile publice stabilesc un proces de identificare a evenimentelor semnificative viitoare care pot avea un impact favorabil sau nefavorabil asupra atingerii obiectivelor strategice i operaionale. Note explicative Entitile publice trebuie s gestioneze incertitudinea ce ine de evenimentele viitoare, care ar putea influena atingerea obiectivelor strategice i operaionale. Acest proces este denumit managementul riscurilor. Nu poate exista un management eficient al riscurilor dac entitile din sectorul public nu au obiective strategice i operaionale bine definite (vezi SNCI 7). Managerii trebuie s anticipeze evenimentele viitoare i s aprecieze dac acestea vor afecta pozitiv sau negativ atingerea obiectivelor. Evenimentele viitoare cu impact pozitiv snt numite oportuniti, de care trebuie s se beneficieze ori de cte ori este posibil i raional de fcut acest lucru. Evenimentele viitoare cu un impact negativ snt numite riscuri, i n astfel de cazuri pot fi necesare aciuni pentru atenuarea impactului potenial. Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 2. Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997 pentru aprobarea Codului fiscal, Monitorul Oficial, ediie special, 08.02.2007; 3. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea i combaterea corupiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008; 4. Legea nr.295-XVI din 21.12.2007 pentru aprobarea Strategiei naionale de dezvoltare pe anii 2008-2011, Monitorul Oficial nr.18-20/57 din 29.01.2008; 5. Legea nr.112-XVI din 22.05.2008 pentru aprobarea Concepiei securitii naionale a Republicii Moldova, Monitorul Oficial nr.97-98/357 din 03.06.2008; 98

6. Legea contabilitii nr.113-XVI din 27.04.2007, Monitorul Oficial nr.90-93/399 din 29.06.2007; 7. Hotrrea Guvernului nr.1144 din 03.11.2005 cu privire la aprobarea Concepiei sistemului de administrare a riscurilor n Serviciul Vamal, Monitorul Oficial nr.151-153/1231 din 11.11.2005; 8. Hotrrea Guvernului nr.906 din 28.07.2008 cu privire la aprobarea Metodologiei de evaluare a riscurilor de corupie n instituiile publice, Monitorul Oficial nr.152-153/935 din 12.08.2008.
[Denumirea standardului n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] Not: Pe parcursul textului SNCI 10 sintagma identificarea, evaluarea, nregistrarea i monitorizarea se substituie prin identificarea, nregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea i raportarea conform Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011

SNCI 10. Managementul riscurilor

Coninutul Entitatea public evalueaz expunerea general a acesteia la riscuri, generat de posibile evenimente viitoare i determin nivelul acceptabil al riscurilor reziduale. Managerii asigur identificarea, nregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea i raportarea sistematic a riscurilor. Note explicative Termenii utilizai pentru a defini aspectele de management a riscurilor variaz. Definiiile de mai jos ofer managerilor entitilor publice terminologia sugerat pentru utilizare. Risc inerent riscul, care exist n legtur cu obiectivele activitii analizate sau este inerent acestora. Termenul de risc inerent poate descrie riscul, care exist ntr-un element al activitilor entitii. Acest termen poate fi utilizat pentru a descrie nivelul total al riscurilor n cadrul unei entiti. Riscul inerent este riscul, care exist nainte de a ntreprinde anumite activiti de control; Expunere la riscuri (gravitatea riscurilor, importana riscurilor) evaluarea pericolului potenial pentru entitate, reprezentat de evenimentele cu impact negativ n comparaie cu oportunitile ce pot fi generate de astfel de evenimente. Aceast evaluare combin n general o evaluare att a impactului asupra entitii, ct i probabilitatea materializrii riscului; Risc controlat risc, pentru care entitatea a implementat activiti de control de atenuare a expunerii la riscuri acestea vor include aciuni destinate s maximizeze oportunitile oferite de acest risc; Tolerana la riscuri (apetitul pentru risc) limite i hotare autorizate n mod adecvat de ctre management, care ofer fiecrui nivel de subordonare al entitii o direcie clar cu privire la nivelul i limitele de riscuri, pe care acetia pot s i le asume; Risc rezidual expunerea la risc, rmas dup implementarea activitilor de control; Dup determinarea obiectivelor, managerii de toate nivelurile trebuie s: evalueze riscurile inerente i nivelul general de expunere la riscuri n raport cu obiectivele entitii; evalueze msura n care riscurile snt controlate de activitile de control existente. Managerul entitii publice trebuie s: determine nivelul potrivit de toleran la riscuri; stabileasc un sistem de raportare i monitorizare a riscurilor, care va asigura gestionarea corespunztoare a nivelului de toleran la riscuri la toate nivelurile entitii aceasta va include analiza costurilor i beneficiilor activitilor de control; revizuiasc sistematic nivelul general al riscurilor reziduale n ntreaga entitate, cu ntreprinderea msurilor corespunztoare. Managerii elaboreaz un mecanism adecvat de management al riscurilor n cadrul entitii publice, n dependen de complexitatea i mrimea acestora. Acesta poate include una sau toate elementele specificate ulterior: 99

desemnarea unui sau mai multor angajai, responsabili de identificarea, nregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea i raportarea riscurilor; instituirea unui Comitet pentru riscuri (grup de lucru), responsabil de identificarea, nregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea i raportarea riscurilor; elaborarea Registrului riscurilor, care presupune identificarea, nregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea i raportarea riscurilor.

[Seciunea Note explicative modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 2. Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997 pentru aprobarea Codului fiscal, Monitorul Oficial, ediie special, 08.02.2007; 3. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea i combaterea corupiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008; 4. Legea nr.295-XVI din 21.12.2007 pentru aprobarea Strategiei naionale de dezvoltare pe anii 2008-2011, Monitorul Oficial nr.18-20/57 din 29.01.2008; 5. Legea nr.112-XVI din 22.05.2008 pentru aprobarea Concepiei securitii naionale a Republicii Moldova, Monitorul Oficial nr.97-98/357 din 03.06.2008; 6. Legea contabilitii nr.113-XVI din 27.04.2007, Monitorul Oficial nr.90-93/399 din 29.06.2007; 7. Hotrrea Guvernului nr.1144 din 03.11.2005cu privire la aprobarea Concepiei sistemului de administrare a riscurilor n Serviciul Vamal, Monitorul Oficial nr.151-153/1231 din 11.11.2005; 8. Hotrrea Guvernului nr.906 din 28.07.2008 cu privire la aprobarea Metodologiei de evaluare a riscurilor de corupie n instituiile publice, Monitorul Oficial nr.152-153/935 din 12.08.2008.
[Standardul SNCI 13 renumerotat n SNCI 11 prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

SNCI 11. Tipurile activitilor de control

Coninutul Entitile publice iniiaz activiti de control ce echilibreaz costul controlului cu riscurile implicate. Activitile de control se organizeaz i se realizeaz n toate procesele operaionale la toate nivelurile entitii. Personalul entitii, inclusiv managerul entitii i managerii operaionali, efectueaz activiti de control, care includ proceduri de autorizare i aprobare, segregare a sarcinilor, verificri, supravegheri, documentare i descriere a proceselor, fr a se limita la acestea. Ele reprezint att activiti de control ex-ante, curente ct i ex-post.
[Seciunea Coninutul modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Note explicative Pentru ca entitile publice s evalueze eficacitatea sistemului de control intern din punct de vedere al costurilor, ele trebuie s neleag: gama de activiti de control existente i ce obiective de control trebuie s fie atinse; modurile diferite de utilizare i beneficiile controalelor ex-ante, curente i ex-post. Gama activitilor de control (a) Controale generale reprezint cele mai rspndite forme de control, ce pot fi identificate n majoritatea sistemelor de control intern. Autorizare i aprobare cea mai rspndit form de control este aciunea de aprobare/autorizare a aciunilor sau tranzaciilor i verificrile ulterioare ntr-un sistem, precum c o asemenea aprobare sau autorizare a avut loc. Aceste controale caut s ating obiectivele 100

tipice de control, cum ar fi Toate tranzaciile procesate snt aprobate; Tranzaciile snt autorizate n mod corespunztor i n conformitate cu mputernicirile delegate stabilite; Divizarea sarcinilor vezi SNCI 13. Supravegherea controalele manageriale de baz aplicate la supravegherea activitii subordonailor. Supravegherea depinde de: - stabilirea obligaiilor i responsabilitilor angajailor n scris, n manuale de proceduri, instruciuni i fiele postului; - asigurarea faptului c personalul este competent n ndeplinirea sarcinilor ncredinate i/sau oferirea instruirii la locul de munc, precum i suportului adiional pentru garantarea acestui lucru; - verificri periodice pentru a evalua dac lucrul este executat n modul planificat. Controalele de supraveghere snt relevante pentru obiectivele de control ce solicit ca personalul s neleag importana i relevana aciunilor sale. Raportarea excepiilor controale ce prevd raportarea excepiilor de la procedurile standard, pentru a fi examinate n mod special de ctre conducere. Ele includ rapoartele emise de sisteme computerizate ce resping tranzaciile suspecte sau atipice din procedura obinuit de procesare i care necesit intervenie manual separat, precum i alte raportri ale personalului privind semnalarea unor neregulariti. Controalele bune de raportare a excepiilor i neregularitilor permit managerilor s defineasc acele aciuni sau tranzacii ce implic cel mai mare risc i, prin urmare, snt acelea pe care managerii vor s le examineze personal. nsi rapoartele privind excepiile i neregularitile mai ofer probe directe, precum c activitile de control funcioneaz dei aciunea de urmrire ulterioar din partea managerului este totui necesar pentru a lua msurile ce se impun. (b) Controale ale aplicaiilor controale ce apar n sisteme care genereaz un volum mare de date sau vizeaz activele fizice, cum ar fi inventarul. Acestea includ: Accesul la resurse controale, care tind s limiteze accesul persoanelor la: - domenii de introducere a datelor; - funciile de procesare electronic; - nregistrri electronice; - stocuri de obiecte de mic valoare i scurt durat. Controalele de acces includ att bariere fizice, ct i electronice. Verificri controale ce compar validitatea unei tranzacii sau a unui grup de tranzacii cu informaia din afara sistemului de control intern. Spre exemplu, controalele prin verificarea fizic (vizualizarea) a activelor ce asigur faptul c, activele enumerate ntr-un registru de inventar (cum ar fi computerele) exist de fapt, de exemplu, inventarierea activelor. Reconcilieri controale ce compar dou seturi independente de date, pentru a determina plenitudinea tranzaciilor procesate. Reconcilierile snt cel mai des utilizate la verificarea obiectivului de control, precum c sumele incluse n registrele i nregistrrile unei entiti corespund cu sumele achitate sau ncasate de banc. Entitile trebuie s fie contiente de controalele false de reconciliere, ce pot aprea cnd dou rapoarte diferite snt comparate din punct de vedere al corectitudinii, dar de fapt provin din acelai set de date originale i vor corespunde ntotdeauna. (c) Controale specifice entitii controale aferente domeniului specific de activitate a entitii. De exemplu, o entitate responsabil de gestionarea materialelor periculoase poate avea un ir de activiti suplimentare de control ce in de depozitarea i utilizarea acestor materiale. Controale ex-ante, curente i ex-post Controalele pot fi clasificate i examinate din perspectiva timpului cnd activitatea de control este realizat de fapt: Controalele ex-ante controale aplicate nainte de ntreprinderea unei aciuni de ctre manageri (achitarea unei facturi, ncheierea unui contract etc.). Astfel de controale snt orientate spre prevenirea greelilor, erorilor i neregularitilor i n felul acesta, snt numite adesea controale de prevenire. 101

Controalele curente controale care se organizeaz n timpul unei operaiuni pentru detectarea i excluderea erorilor sau neregularitilor; Controalele ex-post controale efectuate dup ntreprinderea unei aciuni de ctre manageri i au ca scop detectarea n retrospectiv a faptului dac au fost comise greeli, erori sau neregulariti. Astfel, ele adesea snt numite controale de detectare. O trstur de baz a controalelor ex-post este c, acestea, de asemenea, ofer probe asupra faptului dac controalele de prevenire i curente din cadrul unui sistem au funcionat n mod eficient.5 ________________
Exemple de controale ex-post (de detectare): inventarierea anual a activelor; reconcilierile bancare lunare, verificarea nregistrrilor contabile de ctre management, verificarea inopinat a disponibilitilor de numerar etc.
5

Un sistem MFC, menit s previn toate erorile i neregularitile, inevitabil, va trebui s aib mai multe niveluri de control i prin urmare, un volum semnificativ de activiti de control similare, care n 99% din cazuri vor fi inutile. Acesta, n consecin, va fi foarte costisitor de implementat.

Entitile trebuie s asigure un echilibru potrivit al activitii de control ntre controalele menite s previn erorile ce apar i controalele menite s verifice ex-post nivelul de corectitudine i conformitate atins n realitate.6 ________________
6

Deciziile privind echilibrul ntre controalele ex-ante i ex-post, de obicei, vor fi luate, innd cont de: natura i semnificaia riscului ce trebuie inut sub control; cost-eficacitatea diferitor opiuni disponibile. Activitile de control n sine dispun de un obiectiv de control realizarea cruia diminueaz un risc de control. obiectivul de control obiectivul activitii de control, menite s mitigheze un risc, instituite pentru a asigura faptul c entitatea public atinge obiectivele sale operaionale i strategice i previne principalele riscuri, care ar putea mpiedica atingerea acestora; risc de control probabilitatea de euare a unei activiti de control, majornd nivelul riscului rezidual. Procedurile, care nu snt susinute de o activitate de control, nu ofer nici o valoare adugat privind realizarea obiectivelor de control. Totui, ar putea exista un efect de descurajare, deoarece se presupune c persoana, care realizeaz o procedur, ndeplinete o aciune de control. Este posibil ca o activitate de control s funcioneze eficace printr-o anumit form de examinare selectiv sau aleatorie a documentelor/datelor supuse controlului. Pentru a respecta cerinele standardelor nu este necesar de a verifica fiecare document sau date, n cazul n care riscul de eroare sau greeal este evaluat ca fiind redus.
[Seciunea Note explicative modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 2. Legea contabilitii nr.113-XVI din 27.04.2007, Monitorul Oficial nr.90-93/399 din 29.06.2007; 3. Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997 pentru aprobarea Codului fiscal, Monitorul Oficial, ediie special, 08.02.2007; 4. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraia public local, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007; 5. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003; 102

6. Ordinul ministrului finanelor nr.98 din 28.11.2005 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind executarea de cas a mijloacelor bugetului public naional prin Trezoreria de Stat a Ministerului Finanelor, Monitorul Oficial nr.13-15/39 din 24.01.2006; 7. Regulamentele de organizare i funcionare ale entitii publice/subdiviziunii entitii publice.
[Standardul SNCI 11 renumerotat n SNCI 12 prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

[Denumirea standardului n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

SNCI 12. Documentarea proceselor operaionale

Coninutul Entitile publice ntocmesc descrieri grafice i narative a proceselor operaionale, pentru a determina cel mai econom i eficient mod de a gestiona riscurile identificate i de a atinge obiectivele stabilite. Note explicative Documentarea proceselor este o activitate, prin intermediul creia managerii determin cel mai eficient mod din punct de vedere al costurilor de prevenire a riscurilor pentru activitile operaionale ale acestora. Aceast activitate ncepe cu pregtirea unei descrieri a procesului n cauz, care trebuie s fie suficient de detaliat pentru a identifica principalele riscuri i obiectivele de control ce vor fi utilizate pentru a preveni aceste riscuri. Folosind aceast descriere, personalul entitii publice ulterior identific i nregistreaz principalul flux de documente/date i activiti de control ntreprinse n cadrul ntregului proces pentru a realiza obiectivele de control definite. Documentarea sistemelor asigur continuitatea activitii, indiferent de fluxul de personal. Documentarea este actualizat permanent. Lipsa, incompletitudinea sau neactualizarea acesteia influeneaz gradul de atingere a obiectivelor entitii. n aceast documentaie trebuie determinat diferena dintre procedurile i procesele din cadrul entitii publice. Pentru a stabili claritatea n SNCI, aceste concepte importante snt definite n felul urmtor: procedur un ansamblu de reguli i/sau o aciune ntreprins de o persoan pentru a oferi probe, precum c o aciune legal sau normativ a fost realizat, de exemplu semntura oficial a unui angajat desemnat pe un document ce permite efectuarea unei pli; proces o succesiune de activiti, logic structurat ntr-o anumit perioad, care utilizeaz anumite resurse, adugndu-le valoare, ofer un produs i ating un obiectiv definit. Timpul dedicat documentrii proceselor din cadrul entitii publice trebuie s reflecte importana sistemului MFC. Procesele majore trebuie documentate pe deplin utiliznd descrierea activitii, pentru a genera o serie de piste de audit, care vor fi utilizate la evaluarea eficacitii sistemului MFC. Procesele minore i de o importan doar periferic trebuie evaluate utiliznd descrieri succinte.
[Seciunea Note explicative modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 2. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraia public local, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007; 3. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003; 103

4. Legea nr.317-XV din 18.07.2003 privind actele normative ale Guvernului i ale altor autoriti ale administraiei publice centrale i locale, Monitorul Oficial nr.208-210/783 din 03.10.2003; 5. Legea nr.780-XV din 27.12.2001 privind actele legislative, Monitorul Oficial nr.3638/210 din 14.03.2002; 6. Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziiile publice, Monitorul Oficial nr.107111/470 din 27.07.2007; 7. Ordinul ministrului finanelor nr.2 din 03.01.2007 cu privire la aprobarea Regulamentului privind statutul, drepturile i obligaiile executorilor de buget, Monitorul Oficial nr.21-24/97 din 16.02.2007; 8. Ordinul ministrului finanelor nr.146 din 08.11.2010 cu privire la modul de primire, nregistrare i coordonare la Ministerul Finanelor a planurilor de finanare, Monitorul Oficial nr.241-246/945 din 10.12.2010; 9. Ordinul ministrului finanelor nr.154 din 01.12.2010 cu privire la aprobarea Regulamentului privind repartizarea pe luni a veniturilor, cheltuielilor i surselor de finanare ale bugetului de stat, Monitorul Oficial nr.241-241/946 din 10.12.2010.
[Pct.9 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Standardul SNCI 12 renumerotat n SNCI 13 prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011] [Pct.8 n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

[Denumirea standardului n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

SNCI 13. Divizarea obligaiilor i responsabilitilor

Coninutul Entitatea public asigur faptul c funciile de iniiere a unei tranzacii cu consecine financiare i de verificare a validitii tranzaciei finale snt separate pe ct este posibil. Note explicative Un concept fundamental al sistemului de control intern este ca obligaiile i responsabilitile din cadrul unei entiti s fie organizate n aa mod, nct nu doar o singur persoan s poat supraveghea toate aspectele procesrii unei tranzacii individuale, astfel ca s existe o divizare adecvat a obligaiilor. n acest fel, se reduce considerabil riscul de eroare, fraud sau nclcare. Divizarea obligaiilor i responsabilitilor presupune, n primul rnd, existena unor persoane sau uniti separate responsabile de: autorizarea plilor pentru bunuri i servicii; efectuarea plilor necesare n conformitate cu documentaia corespunztoare (de exemplu, un contract semnat). Nu exist limite pentru numrul de responsabili de autorizare sau certificare n cadrul unei entiti. Conceptul a dou perechi de ochi este n realitate un nivel minim de divizare a obligaiilor preconizate n entitile publice. ns, majoritatea entitilor vor dispune de ali angajai i uniti structurale implicate n procesarea tranzaciilor financiare (de exemplu, subdiviziuni structurale de achiziii implicate n emiterea contractelor, subdiviziuni separate pentru efectuarea ncasrilor bancare i reconcilierilor dintre conturile bancare etc.). Nivelul de divizare adecvat a obligaiilor va varia n dependen de dimensiunea i complexitatea entitii. n entitile mici ar putea fi imposibil de a diviza aceste sarcini cheie.4 n entitile mai mari acest lucru este mult mai uor de realizat. ________________
Totui, asemenea entiti snt adesea executori de buget de nivel inferior, responsabili de raportarea performanelor ctre o entitate bugetar de nivel superior, care ar putea institui o form oarecare de control general asupra aciunilor de la nivelul de mai jos.
4

[Seciunea Coninutul n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

104

Divizarea obligaiilor poate fi, de asemenea, realizat i prin implicarea unor entiti separate n procesarea diferitor pri ale tranzaciei (de exemplu, funcia centralizat de efectuare a plilor prin sistemul trezorerial al Ministerului Finanelor).
[Seciunea Note explicative modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 2. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003; 3. Legea nr.489-XIV din 08.07.1999 privind sistemul public de asigurri sociale, Monitorul Oficial nr.1-4/2 din 06.01.2000; 4. Legea nr.1585-XIII din 27.02.98 cu privire la asigurarea obligatorie de asisten medical, Monitorul Oficial nr.38-39/280 din 30.04.1998; 5. Legea nr.1593-XV din 26.12.2002 cu privire la mrimea, modul i termenele de achitare a primelor de asigurare obligatorie de asisten medical, Monitorul Oficial nr.1819/57 din 08.02.2003; 6. Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziiile publice, Monitorul Oficial nr.107111/470 din 27.07.2007; 7. Ordinul ministrului finanelor nr.98 din 28.11.2005 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind executarea de cas a mijloacelor bugetului public naional prin Trezoreria de Stat a Ministerului Finanelor, Monitorul Oficial nr.13-15/39 din 24.01.2006; 8. Regulament de organizare i funcionare a entitii publice /subdiviziunii entitii publice; 9. Ordine interne ale conducerii entitii publice.
[Denumirea standardului n redacia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

SNCI 14. Informaia

Coninutul Entitile publice stabilesc principalele surse de informaii necesare managerilor i angajailor pentru ndeplinirea atribuiilor, precum i cantitatea, calitatea, periodicitatea, sursa i destinatarii informaiilor, aciunile necesare pentru producerea, transmiterea i primirea operativ a informaiilor respective. Note explicative Un sistem de control intern eficace necesit colectarea i utilizarea informaiilor din diferite surse i trebuie, printre altele, s evalueze riscurile, s monitorizeze eficacitatea activitilor de control i, n final, s evalueze dac entitatea i realizeaz obiectivele. Entitile trebuie s determine informaiile de care au nevoie pentru a corespunde cerinelor sistemului MFC i sistemele informaionale ce vor produce informaiile operaionale, financiare i referitoare la conformitate, care permit gestionarea i controlul entitii. Entitile trebuie, de asemenea, s colecteze informaii despre evenimentele, activitile i condiiile externe necesare pentru informarea procesului de luare a deciziilor (n special, cu privire la riscuri), precum i raportarea extern a performanelor entitii. Managerii trebuie s examineze cu atenie urmtoarele aspecte ale informaiilor necesare: Calitatea dac informaiile corespund standardelor preconizate din punctul de vedere al corectitudinii i plenitudinii, precum i dac sursa i fiabilitatea informaiei este perceput. Cantitatea dac volumul de informaii oferit este relevant pentru persoana care trebuie s le utilizeze. n timp ce personalul operaional poate necesita rapoarte detaliate, managerii operaionali trebuie n mod normal s dispun de informaii n form agregat, perceput i utilizat cu uurin. 105

Periodicitatea ct de frecvent managerii i personalul au nevoie de informaii pentru a lua deciziile sau a ntreprinde aciunile necesare. Colectarea i diseminarea informaiilor cost i acest cost trebuie echilibrat cu utilitatea acesteia. De exemplu, ntr-un sistem ce proceseaz pli n fiecare zi informaiile, ce in de excepiile care necesit intervenie sau aprobare manual, de obicei, vor fi necesare zilnic. Totui, informaiile pentru managerii operaionali despre numrul total de excepii procesate pot fi puse la dispoziie, probabil, o dat pe lun. Productor i destinatar cine va elabora i cine va primi informaiile necesare. Informaia trebuie s fie corect, clar, complet, util i uor de neles i totodat trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, inclusiv din exterior.
[Seciunea Note explicative modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Cadrul legal 1. Legea nr.239-XVI din 13.11.2008 privind transparena n procesul decizional, Monitorul Oficial nr.215-217/798 din 05.12.2008; 2. Legea nr.982-XIV din 11.05.2000 privind accesul la informaie, Monitorul Oficial nr.88-90/664 din 28.07.2000; 3. Legea Presei nr.243-XIII din 26.10.1994, Monitorul Oficial nr.2/12 din 12.01.1995; 4. Legea nr.467-XV din 21.11.2003 cu privire la informatizare i la resursele informaionale de stat, Monitorul Oficial nr.6-12/44 din 01.01.2004; 5. Legea nr.539-XV din 12.10.2001 cu privire la combaterea terorismului, Monitorul Oficial nr.147-149/1163 din 06.12.2001; 6. Hotrrea Guvernului nr.1524 din 29.12.2007 pentru aprobarea Strategiei de comunicare cu privire la integrarea european a Republicii Moldova, Monitorul Oficial nr.1112/66 din 18.01.2008; 7. Legea bugetar anual; 8. Hotrrea Guvernului nr.632 din 08.06.2004 despre aprobarea Politicii de edificare a societii informaionale n Republica Moldova, Monitorul Oficial nr.96-99/789 din 18.06.2004; 9. Hotrrea Guvernului nr.255 din 09.03.2005 privind Strategia Naional de edificare a societii informaionale Moldova electronic, Monitorul Oficial nr.46-50/336 din 25.03.2005; 10. Hotrrea Guvernului nr.668 din 19.06.2006 privind paginile oficiale ale autoritilor administraiei publice n reeaua Internet, Monitorul Oficial nr.98-101/726 din 30.06.2006; 11. Hotrrea Guvernului nr.618 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie i instruciunii-tip cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n organele administraiei publice centrale de specialitate i ale autoadministrrii locale ale Republicii Moldova;
[Pct.11 completat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

12. Hotrrea Guvernului nr.721 din 23.07.2007 cu privire la aprobarea Regulamentului cadru cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n autoritile publice centrale i locale i instituiile din subordinea acestora; 13. Hotrrea Guvernului nr.1013 din 12.09.2007 pentru aprobarea Planului de msuri privind asigurarea respectrii dreptului la petiionare, informaie i acces la justiie, Monitorul Oficial nr.149-152/1063 din 21.09.2007; 14. Ordine interne ale conducerii entitii publice; 15. Pagina web a entitii publice.
Not: Pe parcursul textului SNCI 15 sintagma control intern se substituie prin MFC cu declinarea de rigoare, conform Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011

SNCI 15. Comunicarea

106

Coninutul Entitile publice creeaz un sistem eficient i eficace de comunicare intern i extern, care asigur o circulaie rapid, complet i n termen a informaiilor, att pe orizontal, ct i pe vertical, i invers pentru exercitarea de ctre angajai a atribuiilor de serviciu. Note explicative Informaia este fora motrice a unui sistem eficace MFC. Prin urmare, entitile trebuie s se asigure c nu exist bariere ce mpiedic oferirea de informaii personalului, pentru ca acetia s-i poat ndeplini atribuiile. Comunicarea eficient ntr-o entitate trebuie realizat ntr-un sens larg: att pe orizontal, ct i pe vertical (de sus n jos i invers). Managerii entitii transmit un mesaj clar tuturor angajailor precum c responsabilitile ce in de MFC trebuie abordate cu seriozitate. Angajaii trebuie s neleag rolul pe care-l au n sistemul MFC, precum i legtura ntre activitile lor i activitile celorlali. Angajaii trebuie s dispun de mijloace de comunicare a informaiilor semnificative ctre manageri. Trebuie s existe o comunicare eficace i cu prile externe, cum ar fi de exemplu beneficiarii bunurilor i serviciilor publice. Cadrul legal 1. Legea nr.239-XVI din 13.11.2008 privind transparena n procesul decizional, Monitorul Oficial nr.215-217/798 din 05.12.2008; 2. Legea nr.982-XIV din 11.05.2000 privind accesul la informaie, Monitorul Oficial nr.88-90/664 din 28.07.2000; 3. Legea Presei nr.243-XIII din 26.10.1994, Monitorul Oficial nr.2/12 din 12.01.1995; 4. Legea nr.467-XV din 21.11.2003 cu privire la informatizare i la resursele informaionale de stat, Monitorul Oficial nr.6-12/44 din 01.01.2004; 5. Legea nr.539-XV din 12.10.2001 cu privire la combaterea terorismului, Monitorul Oficial nr.147-149/1163 din 06.12.2001; 6. Hotrrea Guvernului nr.1524 din 29.12.2007 pentru aprobarea Strategiei de comunicare cu privire la integrarea european a Republicii Moldova, Monitorul Oficial nr.1112/66 din 18.01.2008; 7. Hotrrea Guvernului nr.632 din 08.06.2004 despre aprobarea Politicii de edificare a societii informaionale n Republica Moldova, Monitorul Oficial nr.96-99/789 din 18.06.2004; 8. Hotrrea Guvernului nr.255 din 09.03.2005 privind Strategia Naional de edificare a societii informaionale Moldova electronic, Monitorul Oficial nr.46-50/336 din 25.03.2005; 9. Hotrrea Guvernului nr. 668 din 19.06.2006 privind paginile oficiale ale autoritilor administraiei publice n reeaua Internet, Monitorul Oficial nr.98-101/726 din 30.06.2006; 10. Hotrrea Guvernului nr.618 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de ntocmire a documentelor organizatorice i de dispoziie i instruciunii-tip cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n organele administraiei publice centrale de specialitate i autoadministrrii locale ale Republicii Moldova; 11. Hotrrea Guvernului nr.721 din 23.07.2007 cu privire la aprobarea Regulamentului cadru cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n autoritile publice centrale i locale i instituiile din subordinea acestora; 12. Hotrrea Guvernului nr.1013 din 12.09.2007 pentru aprobarea Planului de msuri privind asigurarea respectrii dreptului la petiionare, informaie i acces la justiie, Monitorul Oficial nr.149-152/1063 din 21.09.2007; 13. Ordine interne ale conducerii entitii publice; 14. Pagina web a entitii publice. 107

Not: Pe parcursul textului SNCI 16 sintagma control intern se substituie prin MFC cu declinarea de rigoare, conform Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011

SNCI 16. Monitorizarea continu

Coninutul Entitile publice monitorizeaz continuu realizarea efectiv a activitilor de control i msura n care acestea corespund obiectivelor de control stabilite. Note explicative Monitorizarea continu se efectueaz pe parcursul operaiunilor. Aceasta include activiti adecvate de supraveghere i management, precum i alte aciuni pe care personalul le execut n ndeplinirea sarcinilor. Monitorizarea este necesar pentru a asigura funcionarea eficace a sistemului MFC i constituie principalul mijloc de a garanta calitatea activitilor de control realizate. Monitorizarea presupune supravegherea sistematic a activitilor de control. Nivelul de supraveghere trebuie s varieze n dependen de competena personalului ce efectueaz controalele7, importana controlului pentru eficacitatea sistemului8 i natura riscurilor abordate de obiectivele de control. ________________
Spre exemplu, un angajat pentru care o anumit activitate de control este nou trebuie s fie supravegheat mai mult dect altul ce deine experien n realizarea MFC. 8 Majoritatea activitilor de control includ multe verificri, unele (adesea numite controale cheie) vor fi mai importante dect altele i necesit un nivel mai nalt de supraveghere.
7

n afar de supravegherea sistematic, managerii ar putea efectua verificri inopinate ale modului n care funcioneaz un sistem, ca mijloc de asigurare a faptului c activitile respective snt supravegheate n mod efectiv. Un rol important de monitorizare ine de verificrile realizate pentru asigurarea faptului c angajaii dispun de manuale, instruciuni i ndrumri actualizate pentru a se ghida n procesul de efectuare a MFC. Un angajat fr instruciuni sigure nu va efectua un MFC n modul n care acesta a fost planificat. Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 2. Hotrrea Guvernului nr.33 din 11.01.2007 cu privire la regulile de elaborare i cerinele unificate fa de documentele de politici, Monitorul Oficial nr.6-9/44 din 19.01.2007; 3. Acte normative de creare a grupurilor/comitetelor de monitorizare; 4. Regulament de organizare i funcionare a entitii publice/subdiviziunii entitii publice; 5. Ordine interne ale conducerii entitii publice. SNCI 17. Evaluarea separat Coninutul Entitile publice efectueaz evaluri periodice ale eficacitii sistemului MFC. Aceste evaluri ar putea fi realizate prin intermediul auditului intern, organizat n mod corespunztor.
[Seciunea Coninutul modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

Note explicative Sistemul MFC necesit revizuiri fundamentale pentru a verifica dac trebuie actualizat, de exemplu: pentru a aborda riscurile identificate recent; pentru a reflecta modificarea obiectivelor operaionale i a activitilor aferente; 108

[Seciunea Note explicative modificat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, n vigoare 10.06.2011]

pentru a reconfirma presupunerile iniiale ale controlului. Astfel de evaluri separate trebuie efectuate o dat la 2-3 ani pentru ntreg sistemul MFC.

Cadrul legal 1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar i procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediie special, 2005; 2. Ordinul ministrului finanelor nr.118 din 29.12.2008 cu privire la aprobarea Normelor metodologice pentru implementarea auditului intern n sectorul public, Monitorul Oficial nr.12-15/49 din 27.01.2009.
__________ Ministerul Finanelor Ordin nr.51 din 23.06.2009 cu privire la aprobarea Standardelor naionale de control intern n sectorul public

//Monitorul Oficial 107-109/485, 03.07.2009

109

Anexa 5: Regulament privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare

110

ORDIN cu privire la aprobarea Regulamentului privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare nr. 49 din 26.04.2012
Monitorul Oficial nr.135-141/803 din 06.07.2012

***

NREGISTRAT: Ministerul Justiiei al Republicii Moldova nr.880 din 19 iunie 2012 Ministru ________ Oleg EFRIM

ntru realizarea prevederilor art.16 alineatul (2) al Legii nr.229 din 23 septembrie 2010 privind controlul financiar public intern (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2010, nr.231-234, art.730), ORDON: 1. Se aprob Regulamentul privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare (anex). 2. Prezentul ordin intr n vigoare din data publicrii.
MINISTRUL FINANELOR Chiinu, 26 aprilie 2012. Nr.49. Veaceslav NEGRUA

Anex la Ordinul ministrului finanelor nr.49 din 26 aprilie 2012 REGULAMENT privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare I. INTRODUCERE 1. Regulamentul privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare (n continuare, Regulament) este elaborat ntru realizarea prevederilor art.16 alineatul (2) din Legea nr.229 din 23 septembrie 2010 privind controlul financiar public intern (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2010, nr.231-234, art.730). 2. Regulamentul stabilete modul de autoevaluare a sistemului de management financiar i control, modul de raportare privind organizarea i funcionarea sistemului de management financiar i control, precum i modul de ntocmire a Declaraiei privind buna guvernare. II. OBIECTIVUL 3. Obiectivul prezentului Regulament const n creterea gradului de rspundere a managerilor din cadrul sectorului public prin evaluarea i raportarea sistemului de management financiar i control.

111

III. DOMENIUL DE APLICARE 4. Prevederile prezentului Regulament se aplic autoritilor administraiei publice centrale i locale, instituiilor publice, precum i autoritilor/instituiilor autonome care gestioneaz mijloace ale bugetului public naional (n continuare, entiti publice). IV. AUTOEVALUAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR I CONTROL 5. Entitatea public efectueaz autoevaluarea n scopul determinrii funcionalitii sistemului de management financiar i control, aprecierii gradului de conformitate a acestuia cu cadrul normativ n domeniu, elaborrii Raportului, precum i emiterii Declaraiei privind buna guvernare. 6. Responsabil de procesul de autoevaluare a sistemului de management financiar i control este managerul entitii publice. 7. Managerul entitii publice, n funcie de sfera de activitate, complexitatea i mrimea entitii publice, instituie prin act administrativ un grup de lucru sau desemneaz o persoan/subdiviziune structural responsabil de coordonarea procesului de autoevaluare a sistemului de management financiar i control. 8. Responsabilul de coordonarea autoevalurii (persoana responsabil/grupul de lucru/subdiviziunea structural) repartizeaz anual, pn la 15 ianuarie, ctre managerii operaionali i/sau angajaii entitii publice Formularul de autoevaluare a sistemului de management financiar i control pentru completare (n continuare, Formular de autoevaluare), care este expus n anexa nr.1 la prezentul Regulament. 9. Formularul de autoevaluare include ase capitole: 1. mediul de control, care are ca scop de a evalua mediul de control al entitii prin prisma integritii personale i profesionale, eticii conducerii i angajailor, stilului de conducere, structurii organizaionale, divizrii obligaiilor i responsabilitilor, politicilor i practicilor privind resursele umane, precum i competenei angajailor; 2. managementul performanelor i al riscurilor, care are ca scop de a evalua dac entitatea public i-a stabilit misiunea, obiectivele strategice i operaionale, dac planurile de aciuni includ indicatori de performan, obiective operaionale/strategice, riscuri asociate obiectivelor, dac entitatea public identific, evalueaz, monitorizeaz, raporteaz i reacioneaz la riscurile asociate atingerii obiectivelor; 3. activiti de control, care are ca scop de a evalua politicile i procedurile care ajut la asigurarea executrii directivelor conducerii, managementului riscurilor i atingerii obiectivelor ntr-o manier econom, eficace i eficient; 4. informaia i comunicarea, care are ca scop de a evalua sistemele de informare i comunicare intern i extern, precum i cantitatea, calitatea, periodicitatea i sursele informaiei; 5. monitorizarea, care are ca scop de a evalua sistemul propriu de supraveghere a activitilor de control; 6. conturi, tranzacii i tehnologii informaionale, care are ca scop de a evalua propriile activiti de control pentru principalele conturi, categorii de tranzacii i tehnologii informaionale. 10. Formularul de autoevaluare poate fi suplimentat cu alte ntrebri/capitole, care se consider a fi supuse autoevalurii, n funcie de specificul activitii i complexitii proceselor din cadrul entitii publice. 11. Responsabilul de coordonarea autoevalurii prestabilete responsabilii pentru completarea anumitor componente/standarde naional de control intern. 12. Formularul de autoevaluare se completeaz reieind din domeniul de activitate/responsabilitate, cu excepia ntrebrilor general aplicabile (SNCI 4, SNCI 6, SNCI 9, SNCI 10, SNCI 11, SNCI 12, SNCI 14, SNCI 15 i SNCI 16), care se completeaz obligatoriu. 13. Coloana Not se completeaz cu alte informaii relevante ntru argumentarea/susinerea rspunsului la ntrebarea din Formularul de autoevaluare. 112

14. Responsabilul de coordonarea autoevalurii acord asistena necesar n completarea Formularului de autoevaluare de ctre angajaii entitii publice. 15. Responsabilul de coordonarea autoevalurii colecteaz Formularele de autoevaluare completate, anual, pn la 31 ianuarie. 16. Formularele de autoevaluare se pstreaz ntr-un dosar separat n cadrul entitii publice. n acest dosar se pstreaz orice alt informaie relevant cu privire la procesul i rezultatele autoevalurii. V. RAPORTUL PRIVIND ORGANIZAREA I FUNCIONAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR I CONTROL 17. Responsabilul de coordonarea autoevalurii totalizeaz rspunsurile, pentru fiecare ntrebare, din totalul Formularelor de autoevaluare recepionate. 18. Responsabilul de coordonarea autoevalurii calculeaz ponderea rspunsurilor pentru fiecare ntrebare (pe ansamblul entitii publice) conform urmtoarei metode:
Suma Rspunsurilor DA Ponderea Rspunsurile DA = 100% Suma Rspunsurilor DA + Suma Rspunsurile NU

- dac Ponderea Rspunsurilor DA este mai mare sau egal cu 51%, atunci Rspunsul general pentru fiecare ntrebare se consider DA; - dac Ponderea Rspunsurilor DA este mai mic ca 51%, atunci Rspunsul general pentru fiecare ntrebare se consider NU. 19. n baza tuturor rspunsurilor generale la setul de ntrebri pentru fiecare component/standard naional de control intern, responsabilul de coordonarea autoevalurii determin Criteriile de apreciere ale sistemului de management financiar i control satisfcute de fiecare component/standard i atribuie scorul aferent: A, B, C sau D (n continuare, Criterii), care snt expuse n anexa nr.2 la prezentul Regulament. 20. Responsabilul de coordonarea autoevalurii elaboreaz Raportul privind organizarea i funcionarea sistemului de management financiar i control (n continuare, Raport), conform anexei nr.3 i Sumarul Raportului privind organizarea i funcionarea sistemului de management financiar i control (n continuare, Sumarul Raportului), conform anexei nr.4, n baza Criteriilor i scorurilor aferente atribuite fiecrui component/standard naional de control intern. 21. Responsabilul de coordonarea autoevalurii introduce n Raport, suplimentar la Criterii, orice alt informaie (concluzii, opinii din rapoartele organelor de control de stat, audit extern/intern .a.), ntru fundamentarea scorului stabilit. 22. Raportul i Sumarul Raportului se ntocmesc anual, pn la 15 februarie, la situaia din 31 decembrie a anului precedent. 23. Raportul i Sumarul Raportului se ntocmesc n limba de stat n form electronic i se imprim pe suport de hrtie. Fiecare punct din Raport i Sumarul Raportului se completeaz n mod obligatoriu. 24. Raportul i Sumarul Raportului snt semnate de ctre responsabilul de coordonarea autoevalurii i aprobate de ctre managerul entitii publice. 25. Raportul i Sumarul Raportului se pstreaz ntr-un dosar separat n cadrul entitii publice. 26. O copie a Raportului aprobat i a Sumarului Raportului aprobat, anexate la scrisoarea de nsoire imprimat pe blanchet cu antet al entitii publice, se transmit anual, pn la data de 1 martie, de ctre organele centrale de specialitate ale administraiei publice pe adresa Ministerului Finanelor, inclusiv, n format electronic, la urmtoarea adres electronic: raport.mfc@mf.gov.md. ntru confirmarea datelor din Raport, Ministerul Finanelor solicit, la necesitate, informaii adiionale. 113

VI. DECLARAIA PRIVIND BUNA GUVERNARE 27. Managerul entitii publice, n rezultatul autoevalurii, apreciaz organizarea sistemului de management financiar i control i emite anual, pn la 31 martie, pentru anul precedent, o Declaraie privind buna guvernare (conform modelului din anexa nr.5). 28. Managerul entitii publice, n termen de 10 zile de la data emiterii, face public/plaseaz pe pagina web a entitii publice Declaraia privind buna guvernare.
Anexa nr.1 la Regulamentul privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare FORMULARUL DE AUTOEVALUARE A SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR I CONTROL I. MEDIUL DE CONTROL N/o Standard naional de control intern n sectorul public Rspuns Not Da Nu

SNCI 1 Etica i integritatea 1. Standardele de comportament etic sunt comunicate tuturor angajailor entitii publice? 2. Managerii i angajaii entitii publice respect standardele de comportament etic (nu exist cazuri de nerespectare a acestora)? 3. Reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei sunt comunicate tuturor angajailor entitii publice? 4. Managerii i angajaii entitii publice respect reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei (nu exist cazuri de nerespectare a acestora)? SNCI 2 Funcii, atribuii i sarcini 5. Entitatea public dispune de un Regulament de organizare i funcionare, care include misiunea, funciile, atribuiile i sarcinile entitii? 6. Regulamentul de organizare i funcionare este comunicat tuturor angajailor entitii publice? 7. Angajaii entitii publice dispun de fie ale postului care s cuprind sarcinile de baz, atribuiile, responsabilitile i mputernicirile fiecrui angajat? 8. Fia postului este comunicat fiecrui angajat al entitii publice? SNCI 3 Angajamentul fa de competen 9. Entitatea public a definit cunotinele i competenele profesionale pentru fiecare post? 10. Dispune entitatea public de un program de recrutare, promovare/ numire n funcie a angajailor? 11. Programul de recrutare, promovare/ numire n funcie a angajailor garanteaz faptul c persoanelor cu calificare corespunztoare sunt atribuite sarcini pe care acestea sunt capabile s le execute? 12. Dispune entitatea public de un program de formare iniial pentru toi angajaii noi? 13. Evalueaz entitatea public necesitile de instruire i dezvoltare profesional a angajailor? 14. Dispune entitatea public de un program de instruire continu i informare pentru toi angajaii? 15. Sunt angajaii instruii corespunztor pentru a face fa responsabilitilor care le-au fost desemnate? 16. Exist proceduri stabilite pentru monitorizarea i documentarea instruirilor? 17. Entitatea public dispune de un mecanism de evaluare a performanelor angajailor n raport cu obiectivele individuale stabilite? 18. Este performana individual evaluat periodic i revizuit mpreun cu angajatul? SNCI 4 Abordarea i stilul de operare al conducerii 19. n cadrul entitii publice, este promovat i neleas importana dezvoltrii unui mediu de control adecvat? 20. Este stilul de operare al conducerii (modul n care managerul entitii publice desemneaz autoritatea i responsabilitatea i n care organizeaz i instruiete angajaii) mprtit n mod general de ctre toi angajaii? 21. Managerul entitii publice promoveaz i contribuie la dezvoltarea sistemului de management financiar i control, inclusiv la nlturarea deficienelor majore ale acestuia? 22. Entitatea public dispune de proceduri de urmrire a petiiilor/ adresrilor din partea cetenilor?

114

SNCI 5 Structura organizaional 23. Entitatea public a definit i a actualizat structura sa organizaional? 24. Entitatea public a definit clar competenele, drepturile, responsabilitile, sarcinile, obiectivele i liniile de raportare ale fiecrei subdiviziuni structurale? 25. Entitatea public a comunicat structura sa organizaional ctre angajai/ alte pri interesate? 26. Entitatea public a comunicat competenele, drepturile, responsabilitile, sarcinile, obiectivele i liniile de raportare ale fiecrei subdiviziuni (uniti) structurale ctre angajai/ alte pri interesate? 27. Structura organizaional curent corespunde resurselor, responsabilitilor i obiectivelor entitii publice? SNCI 6 mputerniciri delegate 28. Managerii de toate nivelurile din cadrul entitii publice deleag mputerniciri pentru realizarea atribuiilor i sarcinilor entitii publice? 29. Managerii de toate nivelurile din cadrul entitii publice i asum responsabilitatea pentru mputernicirile delegate? 30. Managerii de toate nivelurile din cadrul entitii publice asigur delegarea mputernicirilor doar angajailor care dispun de competena necesar? 31. Managerii de toate nivelurile din cadrul entitii publice au stabilit care sunt nivelurile de subordonare pentru realizarea sarcinilor delegate? 32. Entitatea public pstreaz n scris informaiile privind mputernicirile delegate, confirmate prin semntura delegatarului i delegatului?

II. MANAGEMENTUL PERFORMANELOR I AL RISCURILOR N/o Standard naional de control intern n sectorul public SNCI 7 Stabilirea obiectivelor 33. Entitatea public i-a stabilit misiunea? 34. Entitatea public i-a stabilit obiective strategice? 35. Entitatea public i-a stabilit obiective operaionale specifice, msurabile, relevante, realiste i definite n timp? 36. Obiectivele operaionale ale entitii sunt coerente cu obiectivele strategice ale acesteia? 37. Entitatea public a comunicat ctre angajai / alte pri interesate misiunea, obiectivele strategice i obiectivele operaionale ale acesteia? 38. Entitatea public a atribuit responsabiliti angajailor pentru atingerea misiunii, obiectivelor strategice i obiectivelor operaionale ale acesteia? SNCI 8 Planificarea, monitorizarea i raportarea privind performanele 39. Entitatea public dispune de planuri de aciuni strategice? 40. Entitatea public dispune de planuri de aciuni anuale? 41. Planurile de aciuni includ obiective strategice/ operaionale? 42. Planurile de aciuni includ indicatori de performan? 43. Planurile de aciuni includ riscuri asociate obiectivelor? 44. Entitatea public revizuiete i actualizeaz n mod sistematic planurile sale de aciuni? 45. Gradul de atingere a obiectivelor/ indicatorilor de performan se evalueaz, monitorizeaz, revizuiete i raporteaz sistematic? 46. Entitatea public dispune de proceduri detaliate scrise pentru elaborarea, executarea i raportarea bugetului anual? 47. Entitatea public evalueaz, monitorizeaz i revizuiete performana financiar (n baza indicatorilor bugetului anual)? SNCI 9 Identificarea evenimentelor care pot genera riscuri i oportuniti 48. Entitatea public identific viitoarele evenimente care pot avea un impact nefavorabil asupra atingerii obiectivelor strategice i operaionale? 49. Entitatea public ine cont de sursele externe de risc? 50. Entitatea public ine cont de sursele interne de risc? 51. Entitatea public identific riscurile legate de principalele domenii de activitate? SNCI 10 Managementul riscurilor 52. Entitatea public identific i evalueaz impactul i probabilitatea riscurilor n dependen de obiectivele stabilite? Rspuns Not Da Nu

115

53. 54. 55. 56. 57.

Entitatea public prioritizeaz riscurile evaluate? Entitatea public determin nivelurile adecvate de toleran la riscuri? Entitatea public ine sub control riscurile identificate i evaluate? Entitatea public dispune de un mecanism de monitorizare i raportare a riscurilor? Entitatea public a desemnat responsabili pentru identificarea, evaluarea, nregistrarea, monitorizarea i raportarea riscurilor? 58. Entitatea public documenteaz managementul riscurilor?

III. ACTIVITI DE CONTROL N/o Standard naional de control intern n sectorul public Rspuns Not Da Nu

SNCI 11 Tipurile activitilor de control 59. Entitatea public organizeaz i realizeaz activiti de control la toate nivelurile entitii i n toate procesele operaionale? 60. Entitatea public dispune de politici i proceduri scrise pentru fiecare proces operaional? 61. Entitatea public dispune de proceduri de autorizare i aprobare a aciunilor sau tranzaciilor? 62. Entitatea public dispune de proceduri de supraveghere a activitii subordonailor? 63. Entitatea public dispune de proceduri de control care prevd raportarea excepiilor/ erorilor ctre managerii superiori? 64. Entitatea public dispune de proceduri de control al accesului (fizic sau electronic) la resurse, valori materiale, mijloace financiare, programe, baze de date, etc.? 65. Entitatea public dispune de proceduri de verificare a validitii unei tranzacii/ unui grup de date? 66. Entitatea public dispune de proceduri de reconciliere a tranzaciilor/ grupurilor de date? SNCI 12 Documentarea proceselor operaionale 67. Entitatea public a identificat toate procesele operaionale? 68. Entitatea public dispune de o descriere narativ/ grafic a proceselor operaionale de baz? 69. Entitatea public revizuiete procesele operaionale pentru a determina cel mai eficient i econom mod de a gestiona riscurile? SNCI 13 Divizarea obligaiilor i responsabilitilor 70. Entitatea public a separat, pe ct este posibil, funciile de iniiere a unei tranzacii cu consecine financiare i de verificare a validitii acesteia? 71. Persoanele care ocup posturi sensibile* sunt periodic evaluate sau verificate? 72. Se solicit persoanelor, care ocup posturi sensibile, s semneze acorduri de confidenialitate/ siguran? Not: * Un post este considerat ca fiind sensibil acela care, de regul, prezint riscuri semnificative de delapidare/ fraud. IV. INFORMAIA I COMUNICAREA N/o Standard naional de control intern n sectorul public SNCI 14 Informaia Entitatea public asigur managerii i angajaii cu informaiile necesare pentru ndeplinirea atribuiilor n mod eficient i eficace? Entitatea public a stabilit cantitatea, calitatea i periodicitatea informaiilor necesare? Entitatea public a stabilit sursele i destinatarii informaiilor? Entitatea public produce, transmite i primete (din interior i exterior) informaii corecte, clare, utile i complete, necesare atingerii obiectivelor? Sistemele informaionale din cadrul entitii publice faciliteaz atingerea obiectivelor? SNCI 15 Comunicarea n entitatea public exist sisteme eficiente i eficace de comunicare intern i extern? Entitatea public asigur o circulaie rapid, complet i n termen a informaiilor? n entitatea public exist comunicare att pe orizontal, ct i pe vertical? Rspuns Not Da Nu

73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80.

116

81. Entitatea public dispune de politici i proceduri scrise privind comunicarea pe orizontal i pe vertical? 82. Managerii entitii publice comunic angajailor sarcinile i responsabilitile de control? 83. Exist mijloace de comunicare i proceduri stabilite pentru raportarea neregulilor, fraudelor sau actelor de corupie suspectate? 84. Entitatea public monitorizeaz circulaia informaiei primite din partea altor organe/ pri externe? V. MONITORIZAREA N/o SNCI 16 Monitorizarea continu Rspuns Not Da Nu

85. Entitatea public studiaz mediul intern i extern n vederea identificrii unor schimbri? 86. Entitatea public dispune de informaia necesar pentru a evalua funcionalitatea sistemului de management financiar i control? 87. Entitatea public monitorizeaz i perfecioneaz continuu sistemul de management financiar i control? 88. Entitatea public monitorizeaz activitile de control? 89. Reclamaiile din partea cetenilor sunt utilizate ca mijloace pentru a identifica i corecta deficienele de control? 90. Recomandrile auditorilor externi (interni) sunt implementate totalmente?

N/o

VI. CONTURI, TRANZACII I TEHNOLOGII INFORMAIONALE

Rspuns Not Da Nu

Numerar 91. ncasrile n numerar sunt numerotate/ nregistrate independent nainte de a fi transmise ctre casier? 92. Lista ncasrilor n numerar este verificat cu dispoziiile de ncasare de ctre o persoan independent? 93. Este funcia de semnare a dispoziiilor de plat independent de cea de achiziie, contabilizare a numerarului i elaborare a dispoziiilor de plat? 94. Persoanele care semneaz dispoziiile de plat sunt autorizate de ctre managerul entitii publice? 95. Dispoziiile de ncasare i dispoziiile de plat se nregistreaz prompt i detaliat ntr-un registru separat? 96. Accesul casierului la nregistrrile extraselor din conturile bancare/ trezoreriale este restricionat? 97. Conturile bancare/ trezoreriale sunt reconciliate lunar de ctre o persoan independent de funciile aferente numerarului? Mijloace fixe 98. Metoda de calcul a uzurii mijloacelor fixe este clar definit i aprobat de ctre managerul entitii publice? 99. Sunt pstrate nregistrri detaliate ale mijloacelor fixe i includ acestea descrierea activului, numrul de identificare, costul, data achiziiei, metoda de calcul a uzurii, uzura aferent, durata de funcionare util, numrul sub care a fost achiziionat, locaia, cine deine titlul, starea actual? 100. Toate mijloacele fixe sunt examinate fizic periodic i comparate cu nregistrrile detaliate, cel puin anual? 101. Sunt respectate instruciunile i procedurile scrise pentru verificarea inventarului mijloacelor fixe i este verificat conformitatea cu acestea? 102. Procesul de inventariere asigur c starea actual a mijloacelor fixe este nregistrat i actualizat? 103. Modificrile mijloacelor fixe sunt documentate i aprobate de ctre managerul entitii publice? 104. Entitatea public dispune de proceduri scrise pentru cedarea/ vnzarea mijloacelor fixe? 105. Cedarea/ vnzarea mijloacelor fixe este aprobat de ctre managerul entitii publice? 106. Entitatea public dispune de proceduri scrise care asigur eliminarea din nregistrrile contabile a mijloacelor fixe ieite fizic, precum i contabilizarea ncasrilor (dac este cazul)? Achiziii publice 107. Entitatea public specific, n procesul de achiziie, descrierea articolului, cantitatea, preul, condiiile i datele de livrare? 108. Entitatea public evalueaz capacitatea furnizorului de a-i ndeplini cu succes angajamentul nainte de ncheierea contractului? 109. Entitatea public dispune i utilizeaz proceduri de selecie scrise pentru fiecare tip de achiziie, inclusiv proceduri pentru evaluarea aspectelor tehnice ale unei achiziii? 110. Procedurile de achiziie ale entitii publice prevd pstrarea documentaiei pentru fiecare achiziie? 111. Criteriile de decizie i rezultatele selectrii furnizorului sunt documentate? 112. Entitatea public dispune de proceduri scrise pentru a evalua modificrile propuse de ctre furnizor?

117

Datorii 113. Entitatea public dispune de proceduri scrise pentru procesarea tranzaciilor n conturile de datorii? 114. Entitatea public dispune de un registru pentru nregistrarea tuturor bunurilor/ serviciilor primite? 115. n momentul primirii bunurilor/ serviciilor i nainte de nregistrarea datoriei, exist o persoan independent care s verifice condiiile de achiziie cu privire la descriere, cantitate, stare, pre? 116. Sunt funciile de achiziie i primire separate de funciile de procesare a facturilor, datoriilor i Crii mari? 117. Sunt verificate facturile furnizorilor cu privire la pre, cantitate, calitate, cheltuieli de transport, termen de plat? 118. nainte ca facturile s fie nregistrate, se verific coincidena informaiilor din facturile furnizorilor, rapoartele de primire i contractul de achiziie? 119. Entitatea public dispune de proceduri scrise care s asigure c facturile au fost nregistrate nainte de efectuarea plii, pentru a evita efectuarea plii de dou ori? 120. Datoriile nregistrate sunt revizuite i reconciliate periodic cu extrasele furnizorilor? 121. Modificrile n conturile de datorii (de ex., anularea soldurilor debitoare) sunt aprobate de ctre managerul entitii publice? Salarizarea 122. Exist o segregare suficient ntre funciile de nregistrare a datelor cu caracter personal i funciile de eviden a datelor cu privire la salariu pentru fiecare angajat? 123. Entitatea public dispune de proceduri scrise care s asigure c salariile sunt pltite fr a omite vreun angajat sau sum? 124. Schimbrile realizate n informaiile cu privire la salarizare sunt revizuite i aprobate de ctre managerul entitii publice? 125. Grilele de salariu sunt aprobate de ctre managerul entitii publice i/sau stabilite prin contract colectiv de munc? 126. Premiile, adaosurile i orele suplimentare sunt aprobate de ctre managerul entitii publice? 127. nregistrrile contabile cu privire la salarizare sunt verificate periodic cu statul de personal i schemele de ncadrare? 128. Calculul salariilor presupune verificarea numelui i prenumelui angajailor, orelor lucrate efectiv, grilelor de salariu .a.? Tehnologii informaionale 129. n cadrul entitii publice exist o segregare clar a sarcinilor ntre programatori i utilizatori de programe i aplicaii? 130. i este interzis personalului IT s iniieze tranzacii i s fac schimbri la fiierele de referin? 131. Sunt cerute parole unice i confideniale pentru accesarea sistemelor IT, programelor i aplicaiilor? 132. Sunt parolele schimbate la intervale regulate de timp i anulate pentru angajaii care nu mai activeaz n cadrul entitii publice? 133. Angajaii au acces numai la acele programe, aplicaii sau fiiere care sunt necesare n vederea ndeplinirii sarcinilor? 134. Se fac periodic copii de rezerv ale fiierelor de date n locaii diferite de cele originale?

118

Anexa nr.2 la Regulamentul privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare CRITERII DE APRECIERE ALE SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR I CONTROL Component/ Standard naional de control intern SNCI 1. Etica i integritatea Scor mediu A Standardele de comportament etic i Reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei sunt comunicate ctre toi angajaii. Managerii i angajaii entitii publice respect standardele de comportament etic i Reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei (nu exist cazuri de nerespectare a acestora) SNCI 2. Funcii, atribuii i sarcini B I. Mediul de control Standardele de comportament etic i Reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei sunt comunicate ctre toi angajaii. Managerii i angajaii entitii publice respect Reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei (nu exist cazuri de nerespectare a acestora) C Standardele de comportament etic i Reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei sunt comunicate ctre toi angajaii. Managerii i angajaii entitii publice respect standardele de comportament etic (nu exist cazuri de nerespectare a acestora) D Standardele de comportament etic i Reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei nu sunt comunicate ctre toi angajaii.

Managerii i angajaii entitii publice nu respect standardele de comportament etic i Reglementrile privind prevenirea fraudei i corupiei (exist cazuri de nerespectare a acestora) Entitatea public dispune Entitatea public dispune Entitatea public dispune Entitatea public nu de un Regulament de de un Regulament de de un Regulament de dispune de Regulament organizare i funcionare, organizare i funcionare, organizare i de organizare i funcionare, care include funcionare, precum i care include funcii, care include funcii, funcii, atribuii i sarcini de fie ale postului atribuii i sarcini ale atribuii i sarcini ale entitii, precum i de fie entitii, precum i de fie ale entitii ale postului, care includ ale postului, care includ sarcinile de baz, sarcinile de baz, atribuiile, atribuiile, responsabilitile i responsabilitile i mputernicirile fiecrui mputernicirile fiecrui angajat. angajat Regulamentul de organizare i funcionare, precum i fiele postului sunt comunicate ctre toi angajaii Entitatea public a definit cunotinele i competenele profesionale pentru fiecare post. Entitatea public dispune de un program de recrutare, promovare/ numire n funcie a angajailor, de un program de instruire iniial i continu a angajailor.

SNCI 3. Angajamentul fa de competen

Entitatea public a definit cunotinele i competenele profesionale pentru fiecare post. Entitatea public evalueaz necesitile de instruire i dezvoltare profesional, desfoar corespunztor, monitorizeaz i documenteaz instruirea angajailor.

Entitatea public a definit cunotinele i competenele profesionale pentru fiecare post. Entitatea public evalueaz necesitile de instruire i dezvoltare profesional, desfoar corespunztor, monitorizeaz i documenteaz instruirea angajailor

Entitatea public nu a definit cunotinele i competenele profesionale pentru fiecare post. Entitatea public nu dispune de program de recrutare, promovare/ numire n funcie a angajailor, de program de instruire iniial i continu a angajailor.

119

Programul de recrutare, promovare/ numire n funcie a angajailor garanteaz faptul c persoanelor cu calificare corespunztoare sunt atribuite sarcini pe care acestea sunt capabile s le execute. Entitatea public evalueaz necesitile de instruire i dezvoltare profesional, desfoar corespunztor, monitorizeaz i documenteaz instruirea angajailor. Entitatea public dispune de un mecanism de evaluare a performanelor angajailor i desfoar periodic evaluarea i revizuirea performanelor individuale ale acestora SNCI 4. Abordarea Conducerea entitii i stilul de operare publice promoveaz i al conducerii contribuie la dezvoltarea sistemului de management financiar i control, precum i la corectarea deficienelor acestuia. n cadrul entitii publice este promovat i neleas importana mediului de control i stilul de operare al conducerii este mprtit de ctre angajai.

Entitatea public desfoar evaluarea performanelor individuale ale angajailor

Entitatea public nu evalueaz necesitile de instruire i dezvoltare profesional, nu desfoar instruirea angajailor. Entitatea public nu desfoar evaluarea performanelor individuale ale angajailor

Conducerea entitii publice promoveaz i contribuie la dezvoltarea sistemului de management financiar i control, precum i la corectarea deficienelor acestuia. Entitatea public dispune de proceduri de urmrire a petiiilor/ adresrilor parvenite de la ceteni

Conducerea entitii publice promoveaz i contribuie la dezvoltarea sistemului de management financiar i control, precum i la corectarea deficienelor acestuia

Conducerea entitii publice nu promoveaz i nu contribuie la dezvoltarea sistemului de management financiar i control, precum i la corectarea deficienelor acestuia. n cadrul entitii publice nu este promovat i neleas importana mediului de control.

SNCI 5. Structura organizaional

Entitatea public nu dispune de proceduri de urmrire a petiiilor/ adresrilor parvenite de la ceteni Entitatea public a definit Entitatea public a Entitatea public nu a i actualizat structura definit structura definit structura organizaional, precum i organizaional, precum organizaional, precum competenele, drepturile, i competenele, i competenele, responsabilitile, drepturile, drepturile, sarcinile, obiectivele i responsabilitile, responsabilitile, liniile de raportare ale sarcinile, obiectivele i sarcinile, obiectivele i fiecrei subdiviziuni liniile de raportare ale liniile de raportare ale structurale. fiecrei subdiviziuni fiecrei subdiviziuni structurale structurale Structura organizaional, precum i competenele, drepturile, responsabilitile, sarcinile, obiectivele i Structura organizaional, liniile de raportare ale precum i competenele, fiecrei subdiviziuni Entitatea public dispune de proceduri de urmrire a petiiilor/ adresrilor parvenite de la ceteni Entitatea public a definit i actualizat structura organizaional (care este corespunztoare resurselor, responsabilitii i obiectivelor entitii), precum i competenele, drepturile, responsabilitile, sarcinile, obiectivele i liniile de raportare ale fiecrei subdiviziuni structurale.

120

SNCI 6. mputerniciri delegate

drepturile, responsabilitile, sarcinile, obiectivele i liniile de raportare ale fiecrei subdiviziuni structurale sunt comunicate angajailor Managerii din cadrul entitii publice deleag mputernicirile, sunt responsabili pentru mputernicirile delegate, au stabilit nivelurile de subordonare pentru realizarea sarcinilor delegate, ct i asigur delegarea mputernicirilor doar angajailor care dispun de competena necesar.

structurale sunt comunicate angajailor

Managerii din cadrul entitii publice deleag mputernicirile, sunt responsabili pentru mputernicirile delegate, au stabilit nivelurile de subordonare pentru realizarea sarcinilor delegate, ct i asigur delegarea mputernicirilor doar angajailor care dispun de competena necesar

Managerii din cadrul Managerii din cadrul entitii publice deleag entitii publice nu mputernicirile, sunt deleag mputerniciri responsabili pentru mputernicirile delegate, ct i au stabilit nivelurile de subordonare pentru realizarea sarcinilor delegate

SNCI 7. Stabilirea obiectivelor

SNCI 8. Planificarea, monitorizarea i raportarea privind performanele

Entitatea public nregistreaz, pstreaz n scris i prin semntur mputernicirile delegate II. Managementul performanelor i al riscurilor Entitatea public dispune Entitatea public dispune Entitatea public dispune de misiune, obiective de misiune, obiective de misiune, obiective strategice i obiective strategice i obiective strategice i obiective operaionale (coerente cu operaionale. operaionale obiectivele strategice) specifice, msurabile, Misiunea, obiectivele relevante, realiste i strategice i obiectivele definite n timp. operaionale ale entitii publice sunt comunicate Misiunea, obiectivele ctre toi angajaii. strategice i obiectivele operaionale ale entitii Entitatea public a publice sunt comunicate atribuit responsabiliti ctre toi angajaii. angajailor pentru atingerea obiectivelor Entitatea public a atribuit responsabiliti angajailor pentru atingerea obiectivelor Entitatea public dispune Entitatea public dispune Entitatea public dispune de planuri de aciuni de planuri de aciuni de planuri de aciuni strategice i anuale, care strategice i anuale, care strategice i anuale. includ obiective strategice/ includ indicatori de operaionale, riscuri performan. Entitatea public asociate obiectivelor i revizuiete i indicatori de performan. Entitatea public actualizeaz n mod revizuiete i actualizeaz sistematic planurile de Entitatea public n mod sistematic aciuni. revizuiete i actualizeaz planurile de aciuni. Entitatea public dispune n mod sistematic planurile de aciuni. Entitatea public dispune de proceduri detaliate scrise pentru elaborarea, de proceduri detaliate Entitatea public dispune scrise pentru elaborarea, executarea i raportarea de proceduri detaliate executarea i raportarea bugetului anual scrise pentru elaborarea, bugetului anual. executarea i raportarea

Entitatea public nu dispune de misiune, obiective strategice i obiective operaionale

Entitatea public nu dispune de planuri de aciuni. Entitatea public nu dispune de proceduri detaliate scrise pentru elaborarea, executarea i raportarea bugetului anual

121

Entitatea public evalueaz, monitorizeaz, Entitatea public revizuiete i raporteaz evalueaz, monitorizeaz, gradul de atingere a revizuiete i raporteaz obiectivelor/ indicatorilor gradul de atingere a de performan obiectivelor/ indicatorilor de performan, precum i performana financiar SNCI 9. Entitatea public Entitatea public Identificarea identific viitoarele identific viitoarele evenimentelor, care evenimente care pot avea evenimente care pot avea pot genera riscuri i un impact nefavorabil un impact nefavorabil oportuniti asupra atingerii asupra atingerii obiectivelor, innd cont de obiectivelor, innd cont de sursele interne i externe sursele interne i externe ale acestora. ale acestora Entitatea public identific riscurile asociate principalelor domenii de activitate Entitatea public evalueaz impactul i probabilitatea riscurilor, precum i prioritizeaz riscurile evaluate. Entitatea public determin nivelul toleranei la riscuri. Entitatea public ine sub control riscurile identificate i evaluate, precum i dispune de un mecanism de monitorizare i raportare a riscurilor. Entitatea public a desemnat responsabili pentru identificarea, evaluarea, nregistrarea, monitorizarea i raportarea riscurilor. Entitatea public documenteaz managementul riscurilor SNCI 11. Tipurile activitilor de control Entitatea public a instituit activiti de control la toate nivelurile i n toate procesele. Entitatea public dispune de politici i proceduri scrise pentru fiecare proces operaional. Entitatea public a instituit proceduri de autorizare/ aprobare, de

bugetului anual.

Entitatea public identific viitoarele evenimente care pot avea un impact nefavorabil asupra atingerii obiectivelor

Entitatea public nu identific viitoarele evenimente care pot avea un impact nefavorabil asupra atingerii obiectivelor

SNCI 10. Managementul riscurilor

Entitatea public evalueaz impactul i probabilitatea riscurilor, precum i prioritizeaz riscurile evaluate. Entitatea public documenteaz managementul riscurilor

Entitatea public identific i evalueaz riscurile

Entitatea public nu identific i nu evalueaz riscurile

III. Activiti de control Entitatea public a Entitatea public a Entitatea public nu a instituit activiti de instituit proceduri de instituit activiti de control la toate nivelurile autorizare/ aprobare, de control i n toate procesele. supraveghere a subordonailor, de Entitatea public a raportare a excepiilor, de control al accesului la instituit proceduri de autorizare/ aprobare, de date i valori, de verificare a validitii supraveghere a datelor/ tranzaciilor i subordonailor, de raportare a excepiilor, de de reconciliere a control al accesului la acestora date i valori, de verificare

122

SNCI 12. Documentarea proceselor operaionale

supraveghere a subordonailor, de raportare a excepiilor, de control al accesului la date i valori, de verificare a validitii datelor/ tranzaciilor i de reconciliere a acestora Entitatea public a identificat toate procesele operaionale i dispune de o descriere narativ/ grafic a proceselor operaionale de baz.

a validitii datelor/ tranzaciilor i de reconciliere a acestora

Entitatea public a Entitatea public a Entitatea public nu a identificat toate procesele identificat unele procese identificat nici un proces operaionale i dispune de operaionale de baz o descriere narativ/ grafic a proceselor operaionale de baz

Entitatea public revizuiete procesele operaionale pentru a determina cel mai eficient i econom mod de a gestiona riscurile SNCI 13. Divizarea Entitatea public a obligaiilor i separat pe ct este posibil responsabilitilor funciile de iniiere a unei tranzacii cu consecine financiare i de verificare a validitii acesteia. Persoanele care ocup posturi sensibile sunt periodic evaluate sau verificate i semneaz cte un acord de confidenialitate / siguran SNCI 14. Informaia

Entitatea public a separat pe ct este posibil funciile de iniiere a unei tranzacii cu consecine financiare i de verificare a validitii acesteia. Persoanele care ocup posturi sensibile sunt periodic evaluate sau verificate

Entitatea public a separat pe ct este posibil funciile de iniiere a unei tranzacii cu consecine financiare i de verificare a validitii acesteia

Entitatea public nu a separat funciile de iniiere a unei tranzacii cu consecine financiare i de verificare a validitii acesteia

IV. Informaia i comunicarea Entitatea public asigur Entitatea public asigur Entitatea public asigur managerii i angajaii cu managerii i angajaii cu managerii i angajaii cu informaiile necesare informaiile necesare informaiile necesare pentru ndeplinirea pentru ndeplinirea pentru ndeplinirea atribuiilor n mod eficient atribuiilor n mod eficient atribuiilor n mod eficient i eficace. i eficace. i eficace. Entitatea public a stabilit cantitatea, calitatea i periodicitatea, precum i sursele i destinatarii informaiilor. Entitatea public a stabilit cantitatea, calitatea i periodicitatea, precum i sursele i destinatarii informaiilor. Entitatea public produce, transmite i primete informaiile necesare.

Entitatea public nu asigur managerii i angajaii cu informaiile necesare pentru ndeplinirea atribuiilor. Entitatea public nu a stabilit cantitatea, calitatea i periodicitatea, precum i sursele i destinatarii informaiilor. Entitatea public nu produce, nu transmite i nu primete informaii corecte, clare, utile i complete.

Sistemele informaionale Entitatea public produce, Entitatea public produce, faciliteaz atingerea transmite i primete transmite i primete obiectivelor informaii corecte, clare, informaiile necesare. utile i complete. Sistemele informaionale Sistemele informaionale faciliteaz atingerea faciliteaz atingerea obiectivelor obiectivelor SNCI 15. Comunicarea

Sistemele informaionale nu faciliteaz atingerea obiectivelor Entitatea public a Entitatea public a Entitatea public a Entitatea public nu instituit sisteme eficiente i instituit sisteme eficiente i instituit sisteme eficiente dispune de sisteme de eficace de comunicare eficace de comunicare i eficace de comunicare comunicare intern i intern i extern care intern i extern care intern i extern care extern.

123

asigur o circulaie rapid, complet i n termen a informaiei. n entitatea public se comunic att pe orizontal, ct i pe vertical, conform unor politici i proceduri scrise.

asigur o circulaie rapid, complet i n termen a informaiei. n entitatea public se comunic att pe orizontal, ct i pe vertical, conform unor politici i proceduri scrise.

asigur o circulaie rapid, complet i n termen a informaiei. n entitatea public se comunic att pe orizontal, ct i pe vertical. Entitatea public monitorizeaz circulaia informaiei din partea altor organe/ pri externe

n entitatea public nu se comunic nici pe orizontal i nici pe vertical

Managerii entitii publice comunic sarcinile i Entitatea public responsabilitile de monitorizeaz circulaia control ctre angajai. informaiei din partea altor organe/ pri externe Entitatea public dispune de proceduri i mijloace de comunicare a neregulilor, fraudelor sau actelor de corupie. Entitatea public monitorizeaz circulaia informaiei din partea altor organe/ pri externe SNCI 16. Monitorizarea continu V. Monitorizarea Entitatea public studiaz Entitatea public studiaz mediul extern i intern n mediul extern i intern n vederea identificrii unor vederea identificrii unor schimbri. schimbri. Entitatea public dispune de informaia necesar pentru evaluarea sistemului su de management financiar i control, precum i l monitorizeaz i perfecioneaz continuu. Entitatea public monitorizeaz activitile de control. Reclamaiile cetenilor sunt utilizate pentru identificarea i corectarea deficienelor de control. Entitatea public dispune de informaia necesar pentru evaluarea sistemului su de management financiar i control. Entitatea public monitorizeaz activitile de control. Reclamaiile cetenilor sunt utilizate pentru identificarea i corectarea deficienelor de control

Entitatea public studiaz mediul extern i intern n vederea identificrii unor schimbri.

Entitatea public nu studiaz mediul extern i intern. Entitatea public nu monitorizeaz activitile de control.

Entitatea public monitorizeaz activitile Reclamaiile cetenilor de control nu sunt utilizate pentru identificarea i corectarea deficienelor de control Recomandrile auditorilor externi (interni) nu sunt implementate

Numerar

Recomandrile auditorilor externi (interni) sunt implementate totalmente VI. Conturi, tranzacii i tehnologii informaionale ncasrile n numerar sunt ncasrile n numerar sunt ncasrile n numerar numerotate/ nregistrate numerotate/ nregistrate sunt numerotate/ independent nainte de a fi independent nainte de a fi nregistrate independent transmise ctre casier i transmise ctre casier i nainte de a fi transmise sunt verificate cu sunt verificate cu ctre casier i sunt dispoziiile de ncasare de dispoziiile de ncasare de verificate cu dispoziiile ctre o persoan ctre o persoan de ncasare de ctre o independent. independent. persoan independent. Persoanele care semneaz Persoanele care semneaz Persoanele care dispoziiile de plat sunt

ncasrile n numerar nu sunt numerotate/ nregistrate independent nainte de a fi transmise ctre casier i nu sunt verificate cu dispoziiile de ncasare de ctre o persoan independent. Persoanele care

124

autorizate de ctre managerul entitii publice, iar funcia de semnare este independent de funcia de achiziie, contabilizare a numerarului i elaborare a dispoziiilor de plat. Dispoziiile de ncasare i dispoziiile de plat sunt nregistrate prompt i detaliat ntr-un registru separat. Accesul casierului la nregistrrile extraselor din conturile bancare/ trezoreriale este restricionat. Conturile bancare/ trezoreriale sunt reconciliate lunar de ctre o persoan independent de funciile aferente numerarului Metoda de calcul a uzurii mijloacelor fixe este clar definit i aprobat de ctre managerul entitii publice.

dispoziiile de plat sunt autorizate de ctre managerul entitii publice, iar funcia de semnare este independent de funcia de achiziie, contabilizare a numerarului i elaborare a dispoziiilor de plat. Dispoziiile de ncasare i dispoziiile de plat sunt nregistrate prompt i detaliat ntr-un registru separat

semneaz dispoziiile de plat sunt autorizate de ctre managerul entitii publice. Dispoziiile de ncasare i dispoziiile de plat sunt nregistrate ntr-un registru separat

semneaz dispoziiile de plat nu sunt autorizate de ctre managerul entitii publice, iar funcia de semnare nu este independent de funcia de achiziie, contabilizare a numerarului i elaborare a dispoziiilor de plat. Dispoziiile de ncasare i dispoziiile de plat nu sunt nregistrate ntr-un registru separat. Accesul casierului la nregistrrile extraselor din conturile bancare/ trezoreriale nu este restricionat. Conturile bancare/ trezoreriale nu sunt reconciliate lunar

Mijloace fixe

Metoda de calcul a uzurii mijloacelor fixe este clar definit. Mijloacele fixe sunt nregistrate detaliat, iar modificrile acestora sunt documentate.

Metoda de calcul a uzurii Metoda de calcul a mijloacelor fixe este clar uzurii mijloacelor fixe nu definit. este definit. Mijloacele fixe sunt nregistrate detaliat, iar modificrile acestora sunt documentate. Mijloacele fixe nu sunt nregistrate detaliat. Mijloacele fixe nu sunt examinate fizic. Entitatea public nu dispune de proceduri scrise pentru ieirea mijloacelor fixe

Mijloacele fixe sunt nregistrate detaliat, iar modificrile acestora sunt documentate i aprobate Mijloacele fixe sunt Mijloacele fixe sunt de ctre managerul examinate fizic periodic examinate fizic periodic entitii publice. (cel puin anual), cu Mijloacele fixe sunt respectarea instruciunilor i procedurilor scrise, examinate fizic periodic asigurndu-se c starea (cel puin anual), cu respectarea instruciunilor actual a mijloacelor fixe i procedurilor scrise, este nregistrat i asigurndu-se c starea actualizat. actual a mijloacelor fixe este nregistrat i Entitatea public dispune actualizat. de proceduri scrise pentru ieirea mijloacelor fixe Entitatea public dispune care asigur c cedarea/ de proceduri scrise pentru vnzarea acestora este ieirea mijloacelor fixe contabilizat care asigur c cedarea/ vnzarea acestora este contabilizat. Cedarea/ vnzarea mijloacelor fixe se aprob de ctre managerul entitii publice n procesul de achiziie sunt specificate descrierea articolului, cantitatea, preul, condiiile i datele de livrare.

Achiziii publice

n procesul de achiziie sunt specificate descrierea articolului, cantitatea, preul, condiiile i datele de livrare.

n procesul de achiziie sunt specificate descrierea articolului, cantitatea, preul, condiiile i datele de

n procesul de achiziie nu sunt specificate descrierea articolului, cantitatea, preul, condiiile i datele de

125

Entitatea public dispune i utilizeaz proceduri scrise pentru selectarea furnizorului fiecrui tip de achiziie, evaluarea aspectelor tehnice i pentru pstrarea i documentarea criteriilor de decizie, rezultatelor selectrii i altor informaii. Entitatea public evalueaz capacitatea furnizorului de a executa contractul, precum i evalueaz modificrile propuse de acesta Entitatea public dispune de proceduri scrise cu privire la conturile de datorii, modificarea crora este aprobat de ctre managerul entitii publice.

Entitatea public dispune de proceduri scrise pentru selectarea furnizorului fiecrui tip de achiziie, evaluarea aspectelor tehnice i pentru pstrarea i documentarea criteriilor de decizie, rezultatelor selectrii i altor informaii. Entitatea public evalueaz capacitatea furnizorului de a executa contractul

livrare. Entitatea public dispune de proceduri scrise pentru selectarea furnizorului fiecrui tip de achiziie i pentru pstrarea i documentarea criteriilor de decizie, rezultatelor selectrii i altor informaii

livrare. Entitatea public nu dispune de proceduri scrise pentru selectarea furnizorului fiecrui tip de achiziie, evaluarea aspectelor tehnice i pentru pstrarea i documentarea criteriilor de decizie, rezultatelor selectrii i altor informaii.

Datorii

Entitatea public dispune de proceduri scrise cu privire la conturile de datorii.

Entitatea public nu evalueaz capacitatea furnizorului de a executa contractul, precum i nu evalueaz modificrile propuse de acesta Entitatea public dispune Entitatea public nu de proceduri scrise cu dispune de proceduri privire la conturile de scrise cu privire la datorii. conturile de datorii. Primirea bunurilor/ serviciilor este verificat cu privire la descrierea, cantitatea, starea, preul acestora. Facturile furnizorilor sunt verificate cu rapoartele de primire i contractul de achiziie, cu privire la pre, cantitate, calitate, cheltuieli de transport, termen de plat. Primirea bunurilor/ serviciilor nu este verificat cu privire la descrierea, cantitatea, starea, preul acestora. Facturile furnizorilor nu sunt verificate cu rapoartele de primire i contractul de achiziie. Funciile de achiziie i primire nu sunt separate de funciile de procesare a facturilor, datoriilor i Crii mari.

Primirea bunurilor/ serviciilor este verificat cu privire la descrierea, Primirea bunurilor/ cantitatea, starea, preul serviciilor este verificat acestora nainte de a fi de ctre o persoan nregistrate ntr-un independent cu privire la registru separat. descrierea, cantitatea, starea, preul acestora Facturile furnizorilor sunt nainte de a fi nregistrate verificate cu rapoartele de ntr-un registru separat. primire i contractul de Facturile furnizorilor sunt verificate cu rapoartele de primire i contractul de achiziie, cu privire la pre, cantitate, calitate, cheltuieli de transport, termen de plat i sunt achitate doar dup ce au fost nregistrate. Funciile de achiziie i primire sunt separate de funciile de procesare a facturilor, datoriilor i Crii mari. achiziie, cu privire la pre, cantitate, calitate, cheltuieli de transport, termen de plat i sunt achitate doar dup ce au fost nregistrate. Funciile de achiziie i primire sunt separate de funciile de procesare a facturilor, datoriilor i Crii mari.

Funciile de achiziie i primire sunt separate de funciile de procesare a Datoriile nregistrate nu facturilor, datoriilor i sunt revizuite i Crii mari reconciliate cu extrasele furnizorilor

Salarizarea

Datoriile nregistrate sunt revizuite i reconciliate cu Datoriile nregistrate sunt extrasele furnizorilor revizuite i reconciliate cu extrasele furnizorilor Funcia de nregistrare a Funcia de nregistrare a datelor cu caracter datelor cu caracter personal este segregat de personal este segregat funcia de eviden a suficient de funcia de datelor cu privire la eviden a datelor cu salariu. privire la salariu. Entitatea public dispune de proceduri scrise care Salariile angajailor sunt pltite fr a omite vreun

Salariile angajailor sunt Funcia de nregistrare a pltite fr a omite vreun datelor cu caracter angajat sau sum. personal nu este segregat de funcia de Grilele de salariu, eviden a datelor cu premiile, adaosurile, privire la salariu. orele suplimentare, Salariile angajailor sunt precum i schimbrile informaiilor cu privire pltite cu omisiuni a

126

Tehnologii informaionale

asigur c salariile angajat sau sum. angajailor sunt pltite fr a omite vreun angajat Grilele de salariu, sau sum. premiile, adaosurile, orele suplimentare, precum i schimbrile informaiilor Grilele de salariu, premiile, adaosurile, orele cu privire la salarizare suplimentare, precum i sunt revizuite i aprobate schimbrile informaiilor de ctre managerul cu privire la salarizare entitii publice. sunt revizuite i aprobate de ctre managerul nregistrrile contabile cu entitii publice. privire la salarizare sunt verificate periodic cu nregistrrile contabile cu statul de personal i privire la salarizare sunt schema de ncadrare. verificate periodic cu statul de personal i La calculul salariilor se schema de ncadrare. verific numele i prenumele angajailor, La calculul salariilor se orele lucrate efectiv, verific numele i grilele de salariu prenumele angajailor, orele lucrate efectiv, grilele de salariu n cadrul entitii publice n cadrul entitii publice exist o segregare clar a exist o segregare a sarcinilor ntre sarcinilor ntre programatori i utilizatori programatori i utilizatori de programe i aplicaii. de programe i aplicaii. Personalului IT i este interzis s iniieze operaiuni / tranzacii i s fac modificri la fiierele de referin. Personalului IT i este interzis s iniieze operaiuni / tranzacii.

la salarizare sunt unor angajai sau sume. revizuite i aprobate de ctre managerul entitii Grilele de salariu, publice. premiile, adaosurile, orele suplimentare, La calculul salariilor se precum i schimbrile verific numele i informaiilor cu privire prenumele angajailor, la salarizare nu sunt orele lucrate efectiv, revizuite i nu sunt grilele de salariu aprobate de ctre managerul entitii publice. nregistrrile contabile cu privire la salarizare nu sunt verificate cu statul de personal i schema de ncadrare. La calculul salariilor nu se verific numele i prenumele angajailor, orele lucrate efectiv, grilele de salariu n cadrul entitii publice exist o segregare a sarcinilor ntre programatori i utilizatori de programe i aplicaii. Personalului IT i este interzis s iniieze operaiuni / tranzacii. Periodic sunt fcute copii de rezerv ale fiierelor de date n locaii diferite de cele originale n cadrul entitii publice nu exist o segregare a sarcinilor ntre programatori i utilizatori de programe i aplicaii. Personalul IT poate iniia operaiuni / tranzacii i modifica fiierele de referin. Accesul la programe i aplicaii nu este restricionat. Nu sunt fcute copii de rezerv ale fiierelor de date

Accesul la programe i aplicaii este restricionat Accesul la programe i prin parole unice aplicaii este restricionat (schimbate la intervale prin parole unice stabilite de timp), se ofer (schimbate la intervale doar la acele programe/ stabilite de timp), se ofer aplicaii necesare doar la acele programe/ ndeplinirii sarcinilor i aplicaii necesare este interzis persoanelor ndeplinirii sarcinilor i care nu mai activeaz n este interzis persoanelor cadrul entitii publice. care nu mai activeaz n cadrul entitii publice. Periodic sunt fcute copii de rezerv ale fiierelor de Periodic sunt fcute copii date n locaii diferite de de rezerv ale fiierelor de cele originale date n locaii diferite de cele originale

127

Anexa nr.3 la Regulamentul privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare APROBAT _________________________________
(numele, prenumele managerului entitii publice)

____ ____________ 20____ RAPORTUL PRIVIND ORGANIZAREA I FUNCIONAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR I CONTROL Entitatea public _____________________________ Component/ Standard naional de control intern SNCI 1. Etica i integritatea I. Mediul de control SNCI 2. Funcii, atribuii i sarcini SNCI 3. Angajamentul fa de competen SNCI 4. Abordarea i stilul de operare al conducerii SNCI 5. Structura organizaional SNCI 6. mputerniciri delegate II. Managementul performanelor i al SNCI 7. Stabilirea obiectivelor riscurilor SNCI 8. Planificarea, monitorizarea i raportarea privind performanele SNCI 9. Identificarea evenimentelor, care pot genera riscuri i oportuniti SNCI 10. Managementul riscurilor SNCI 11. Tipurile activitilor de control III. Activiti de control SNCI 12. Documentarea proceselor operaionale SNCI 13. Divizarea obligaiilor i responsabilitilor SNCI 14. Informaia IV. Informaia i comunicarea SNCI 15. Comunicarea SNCI 16. Monitorizarea continu V. Monitorizarea Numerar VI. Conturi, tranzacii i tehnologii informaionale Mijloace fixe Achiziii publice Datorii Salarizarea Tehnologii informaionale Nume, prenume/ Funcia/ Semntura __________________________________________ Scor Argumentare

128

Anexa nr.4 la Regulamentul privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare APROBAT __________________________________
(numele, prenumele managerului entitii publice)

____ ____________ 20____ SUMARUL RAPORTULUI PRIVIND ORGANIZAREA I FUNCIONAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR I CONTROL Entitatea public _____________________________ Component/ Standard naional de control intern I. Mediul de control SNCI 1. Etica i integritatea SNCI 2. Funcii, atribuii i sarcini SNCI 3. Angajamentul fa de competen SNCI 4. Abordarea i stilul de operare al conducerii SNCI 5. Structura organizaional SNCI 6. mputerniciri delegate II. Managementul performanelor i al riscurilor SNCI 7. Stabilirea obiectivelor SNCI 8. Planificarea, monitorizarea i raportarea privind performanele SNCI 9. Identificarea evenimentelor, care pot genera riscuri i oportuniti SNCI 10. Managementul riscurilor III. Activiti de control SNCI 11. Tipurile activitilor de control SNCI 12. Documentarea proceselor operaionale SNCI 13. Divizarea obligaiilor i responsabilitilor IV. Informaia i comunicarea SNCI 14. Informaia SNCI 15. Comunicarea V. Monitorizarea SNCI 16. Monitorizarea continu VI. Conturi, tranzacii i tehnologii informaionale Numerar Mijloace fixe Achiziii publice Datorii Salarizarea Tehnologii informaionale Scor anul N-2 Scor anul N-1 Scor anul N

Nume, prenume/ Funcia/ Semntura __________________________________________

129

Anexa nr.5 la Regulamentul privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare DECLARAIA PRIVIND BUNA GUVERNARE n temeiul prevederilor art.16, alin.(1) din Legea nr.229 din 23.09.2010 privind controlul financiar public intern, subsemnatul, ______________________________________________________________________________________ , n calitate de ______________________________________________________________________________________ , declar c _____________________________________________________________________________ , dispune de un
(denumirea entitii publice) (denumirea funciei) (numele, prenumele)

sistem de management financiar i control a crui organizare i funcionare ____________________________________

(permite integral/ permite/ permite parial/ nu permite)

furnizarea unei asigurri rezonabile precum c fondurile publice alocate n scopul atingerii obiectivelor strategice i operaionale au fost utilizate n condiii de transparen, economicitate, eficien, eficacitate, legalitate, etic i integritate. Sistemul de management financiar i control ________________________________________________________
(cuprinde integral/ cuprinde/ cuprinde parial/ nu cuprinde)

mecanisme de autocontrol, iar msurile privind creterea eficacitii acestuia ____________ la baz evaluarea riscurilor. Pe baza rezultatelor autoevalurii, apreciez c la data de 31 decembrie ____________, sistemul de management financiar i control al _____________________________________________________________________________ este
(denumirea entitii publice) (anul) (au/ nu au)

_________________________________________________ cu Standardele naionale de control intern n sectorul public.

(conform completamente/ conform/ parial conform/ neconform)

Aceast declaraie se ntemeiaz pe o apreciere realist, corect i complet a sistemului de management financiar i control al entitii i este emis prin asumarea rspunderii manageriale i are drept temei date, informaii i constatri consemnate n documentele aferente autoevalurii, precum i n rapoartele de audit intern i extern. Data ______________________ _________________________Semntura ______________________
__________ Ministerul Finanelor Ordin nr.49 din 26.04.2012 cu privire la aprobarea Regulamentului privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar i control i emiterea declaraiei privind buna guvernare //Monitorul Oficial 135-141/803,

06.07.2012

130

Ministerul Finanelor al Republicii Moldova

str.Cosmonauilor, 7 mun. Chiinu, MD-2005 Republica Moldova Tel.: (+373 22) 226629 Fax: (+373 22)240055 e-mail: cancelaria@minfin.moldova.md

Delegaia Uniunii Europene n Republica Moldova

str. Koglniceanu, 12 MD 2001 Chiinu, Republica Moldova Tel : (+373 22) 50 52 10 Fax: (+373 22) 27 26 22 E-mail: Delegation-Moldova@eeas.europa.eu

Aceast publicaie nu reflect opinia Comisiei Europene.

Publicaia a fost elaborat cu ajutorul: Proiectului de Asisten Tehnic al UE pentru Suportul Bugetar Sectorial Stimularea Economic n Zonele Rurale bd. tefan cel Mare, 180 oficiu 1318 MD-2004, Chiinu Republica Moldova Tel: +(373 22) 292 211; 292 233; 293 327 Fax: +(373 22) 293 307 E-mail: info@gfa-esra.md Web-site: gfa-esra.md

Proiect finanat de Uniunea European

Proiect implementat de consoriul condus de GFA