FLOW CHART/DIAGRAMĂ DE FLUX/DIAGRAMA DE PROCES/LOGIGRAMA

PROCESULUI (PROIECTULUI)

Ce este o diagramă de flux

O diagramă de flux/proces este o reprezentare grafică simplă, sugestivă a etapelor

succesive și a deciziilor necesare pentru desfășurarea unui proces.

Este un instrument foarte eficient în planificarea proiectelor și permite oricui să

urmărească logica proiectului de la lansare până la finalizare.

De asemenea, diagrama de flux, dacă este construită corect și reflectă procesul așa
cum se desfășoară acesta în realitate, permite să se analizeze cauzele apariției unor
eventuale probleme și să se examineze impactul soluțiilor propuse.

Fiecare etapă este inserată în diagramă printr-o casetă/element grafic. Casetele

sunt legate între ele prin linii de conectare și săgeți unidirecționale care indică
direcția de parcurgere a etapelor.

Simboluri utilizate

Sunt câteva zeci de simboluri utilizate în construcția diagramelor de flux și este

important de știut, înainte de a le utiliza, care este semnificația acestora, tocmai
pentru a transmite un mesaj corect.

Tipul diagramei dictează simbolurile care vor fi folosite. De exemplu, o diagramă de

flux de date poate conține simboluri de tip Input/Output, care nu vor apărea însă
într-o diagramă de proces.

În tabelul următor sunt prezentate simbolurile de bază, cu care pot fi construite

majoritatea diagramelor.

Tabel 1
Simbol Denumire Semnificație
Simbolul pentru începutul
Start sau Finish/Stop și sfârșitul procesului

Sunt utilizate pentru a

reprezenta succesiunea
Linii de flux etapelor. Săgeţile indică
direcţia de desfăşurare a
procesului.
Indică faptul că
procesul/fluxul continuă
Conector
acolo unde simbolul ce
conține aceeași literă
1
 (înscrisă în interiorul
cercului) apare din nou.
Reprezintă un material sau
o informație care intră sau
Intrare/Ieșire iese din sistem, cum ar fi o
Input/Output comandă a unui client
(input) sau un produs
(output)
Simbolul indică o etapă a
procesului sau chiar un
sub-proces dintr-un proces
Activitate/etapă mai amplu. În interiorul
dreptunghiului se descrie
succint activitatea/sub-
procesul.
Rombul este simbolul
pentru decizie sau punct de
ramificație. Decizia este
formulată în interiorul
simbolului, de regulă sub
Decizie
forma unei întrebări. Din
colțurile rombului pot porni
până la trei ramuri/linii ce
corespund la tot atâtea
decizii diferite
Simbolul document
reprezintă informația
scrisă, relevantă pentru
Document printat/raport
proces. În interior se
notează denumirea sau
descrierea documentului

Documente multiple

Indică o întârziere în
Întârziere proces.

2
Exemple de realizare a unei diagrame de flux/proces

Fig. 1. Diagramă de bază

Fig. 2. Flowchart pentru lansarea unei comenzi

3
Fig. 3. Flowchart pentru un proces angajare – exemplu 1

4
 Recruitment Process

No Continue Running Ad
Recruiting

Hiring Manager Gets Job Description Create Ad Placement to Receive and Send Suitable
Personnel Request Received from Hiring Post on Website and Job Resumes to Hiring Candidate
Approved Manager Portals Manager for Review Found?

Yes

No

If Applicant Passes
Coordinate Applicant Coordinate Additional Applicant
Screening, Create Offer
Interview Process Screening if Necessary Accepts Offer?
Letter / Determine Start Date

Yes On-Boarding

Fig. 4. Flowchart pentru un proces angajare – exemplu 2

Cum se construiește o diagramă de flux/proces

Inițial, diagramele de proces au fost create manual, cu hârtie și creion, utilizând,

eventual, șabloane.

5
În decursul anilor, pe măsură ce tehnologia a evoluat, s-a renunțat la unele dintre
aceste simboluri care fuseseră utilizate în trecut pentru a reprezenta cartele
perforate (punched cards) sau bandă perforată (punched tape).

În momentul de față, aceste diagrame se construiesc cu ajutorul computerului,

utilizând softuri specializate (diagramming software), cum ar fi Smartdraw1 și Visio.

Recomandări pentru construcție diagramei de flux

Când se concepe și se construiește o diagramă de flux, se are în vedere faptul că

aceasta trebuie să fie ușor de înțeles de oricine o privește. În cele ce urmează se
prezintă câteva recomandări/idei care vă pot ajuta să realizați o diagramă de flux
ușor de citit, de înțeles și de utilizat.

1. Fiți consecvenți în utilizarea elementelor grafice (simboluri, text)

Așa cum se observă în exemplul de mai jos, au fost utilizate simboluri consacrate
pentru început/sfârșit, pentru etapa de decizie și pentru activități. Toate formele
sunt de aceeași mărime, același tip de contur și păstrează aceeași distanță între ele.
În felul acesta, se evită distragerea atenției și fluxul de date/fluxul de lucru este mult
mai ușor de urmărit.
Uneori utilizarea de culori diferite poate face fluxul/procesul mai clar. Anumite
etape importante, cum ar fi deciziile (Fig. 1 - Fig. 4), ar putea fi evidențiate prin
utilizarea unei alte culori față de cea în care sunt afișate activitățile.
Sunt situații în care este acceptat sau chiar recomandat să se utilizeze și alte
simboluri diferite de cele obișnuite, clasice (Tabel 1), cum ar fi fotografiile (Fig. 5).
Astfel, diagrama poate fi inserată într-o prezentare pentru a o face mai interesantă
sau mai ușor de înțeles de o audiență multilingvă.

Fig. 5. Flowchart pentru încălzirea unei cești de cafea

1
https://www.smartdraw.com/flowchart/
6
 2. Plasați toate elementele diagramei pe aceeași pagină
Se recomandă ca diagrama de flux să se încadreze pe o singură pagină și în același
timp textul să rămână lizibil. Atunci când diagrama devine prea mare este
recomandabil ca aceasta să se dividă în mai multe diagrame conectate între ele prin
hyperlink-uri.

În cele ce urmează, sunt prezentate câteva soluții pentru a păstra diagrama pe o

singură pagină:
- dacă diagrama este doar puțin prea mare, încercați să o reduceți, la scară; rețineți
că fontul pe care îl utilizați se va reduce în aceeași măsură; de exemplu, dacă se
utilizează un font de 10 pt și se reduce diagrama la 60% din dimensiunea originală,
fontul redus va fi de 6 pt; un sfat ar fi să folosiți un font mai mare care să
compenseze reducerea scării; folosirea unui font mai mare va mări, probabil,
dimensiunile simbolurilor, deci este posibil să fie nevoie să faceți câteva ajustări
pentru a obține aspectul potrivit;
- în funcție de numărul de etape/acțiuni, diagrama poate fi aranjată de la stânga la
dreapta, pe mai multe rânduri, așa cum este exemplificat în figura 6.

Fig. 6. Flowchart pe mai multe rânduri

- o altă modalitate de a lucra cu o diagramă mare este divizarea ei în mai multe

diagrame mai mici; se începe cu o diagramă generală, de nivel superior, care oferă
un rezumat al tuturor etapelor din procesul complet; în cadrul acestei diagrame
sunt inserate hyperlink-uri către alte diagrame separate care oferă detalii pentru
fiecare etapă/acțiune/subproces în parte (Fig. 7);

7
 Fig. 7. Flowchart divizat, cu hyperlink-uri

3. Fluxul de informație trebuie urmărit de la stânga la dreapta

Structurarea unei diagrame de la stânga la dreapta face ca informațiile să fie mai
ușor de citit și de înțeles.
4. Utilizați ramificații în loc de simbolul/blocul de decizie
Diagramele de flux tradiționale folosesc simbolul de decizie ceea ce poate duce la
apariția următoarelor probleme: a) simbolul de decizie ( ) introduce automat
două direcții pentru fluxul de informații, nerespectând regula de construcție a
diagramei de la stânga la dreapta; diagrama devine astfel mai greu de urmărit; b)
mulți dintre utilizatori nu înțeleg semnificația simbolurilor, introducerea blocului de
decizie putând distrage; c) de asemenea, mulți dintre creatorii de diagrame de
flux/de proces nu sunt suficient de familiarizați cu simbolurile convenționale,
utilizarea lor la întâmplare generând confuzie. În figura 8 este prezentat același
proces utilizând o ramificație, respectiv un simbol de decizie; este evident faptul că
diagrama este mai ușor de urmărit, de interpretat în cel de-al doilea caz, fără fi
necesar să se ofere informații suplimentare.

8
 Fig. 8. Flowchart ce utilizează ramificație, respectiv simbol de decizie

5. Plasează liniile de conectare prin care se revine la o etapă anterioară

sub diagramă

Citim textul de sus în jos, de aceea este logic să plasăm sub diagramă liniile de
flux/liniile de conectare prin care se revine la o etapă anterioară; dacă sunt mai
multe astfel de linii, ele nu trebuie să se intersecteze (Fig. 9)

Fig. 9. Flowchart cu revenire la etape anterioare

Diagrama/ flowchart-ul are totuși un dezavantaj major: îi lipsește unul dintre cele
mai importante elemente ale planificării, și anume timpul. Activitatea în cadrul unui

9
proiect trebuie să fie programată și fiecare etapă trebuie să fie efectuată până la un
anumit termen limită (deadline). Când se lucrează la proiecte mici, care pot fi
finalizate în câteva zile, o diagramă de tip flowchart este suficientă. În cazul
proiectelor mai mari este recomandat să se schițeze/evidențieze etapele procesului
printr-o diagramă de proces înainte de a utiliza diagrama Gantt pentru a intra în
detalii (termene, resurse umane implicare)

Bibliografie

https://www.smartdraw.com/flowchart/how-to-make-a-flowchart.htm

https://support.office.com/ro-ro/article/diagramele-de-proces-%C3%AEn-visio-
f064cd25-d7d5-47b8-87e1-ecb3c39cc165#bm1

https://support.office.com/en-us/article/create-a-basic-flowchart-e207d975-
4a51-4bfa-a356-eeec314bd276

10