Business și Turism an III, 2020-2021, Managementul Calității

Topic: Abordarea procesuală. Schema unui proces: Diagrama flux (flowchart) a unui proces

Studiul de caz 11
Construirea unei diagrame flux: Programarea unei ședințe

Daniela a citit că chiar și cele mai obișnuite sarcini pot fi organizate și că atunci când sunt, diagrama
flux poate dezvălui o complexitate care este atât surprinzătoare cât și inutilă. A crezut că va testa
acest lucru prin diagrama de flux a unui proces care părea a fi cel mai utilizat în organizația sa,
programând o ședință. Ea a convocat o ședință cu subordonații săi direcți și împreună au enumerat
pașii implicați în programarea unei ședințe. Acum sunt gata să dezvolte graficul și pentru alte
procese..

Activități studenți:

Răspundeți la următoarele întrebări:

1. Tu ești facilitatorul. Conduceți-i prin procesul de construire a diagramei de proces pentru procesul
de programare ședință. (Desenați diagrama flux utilizând simbolurile prezentate în acest fișier).

Etape în programarea unei ședințe Diagrama Flux

1. Selectarea subiectului
2. Selectarea participanților
3. Selectarea datei
4. Selectarea orei
5. Selectarea locului
6. Pregătirea draftului agendei
7. Distribuirea draftului pentru comentarii
8. Analiza comentariilor (și luarea în
considerare, după caz)
9. Pregătirea locului ședinței
10. Desfășurarea ședinței
Concepte teoretice, simboluri și exemple pentru construirea unei diagrame a procesului

a) Etape în construirea unei diagrame a procesului:

 identificarea începutului și sfârșitului procesului;
 observarea procesului, în ansamblul său;
 stabilirea exactă a etapelor procesului ( intrări, ieșiri, activități, decizii);
 construirea unui proiect de diagramă a procesului;
 analiza proiectului cu ajutorul personalului implicat în procesul respectiv;
 îmbunătățirea proiectului, pe baza analizei efectuate;
 verificarea diagramei în raport cu procesul actual.

b) Simboluri utilizate pentru construirea unei diagrame de proces.

Simbol Descriere utilizare simbol

Început / Sfârșit

O activitate în proces. Activitatea este notată în interiorul

dreptunghiului. De obicei, din dreptunghi iese o singură
săgeată.
Bloc decizional - decizie bazată pe o întrebare. Întrebarea este
scrisă în romb. Mai multe săgeți ies din romb, fiecare indicând
direcția pe care o ia procesul pentru un răspuns dat la întrebare.
(Adesea răspunsurile sunt „da” și „nu”).

Document

Conector către o altă pagină sau o altă diagramă de flux.

Același simbol din cealaltă pagină indică faptul că fluxul
continuă acolo

Întârziere sau așteptare

Date de intrare sau ieșire

Direcția fluxului de la o activitate sau decizie la alta.

c) Exemple diagrame de proces
c1. Diagramă proces pentru procesarea comenzilor
c2. Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaționale
C3. Diagrama procesului de măsurare