[CHECKLIST PRACTIC]

Circuitul documentar conform Legislației muncii

Acte premergătoare angajării:

1 Organigrama

2 Ordin cu privire la aprobarea Statelor de personal

3 Ordin cu privire la crearea/rezervarea 5% din locurile de muncă

destinate persoanelor cu dizabilități; informarea AOFM despre locurile
create/rezervate pentru angajarea persoanelor cu dizabilități;

4 Contract colectiv de muncă (opțional);

5 Evaluarea riscurilor la locurile de muncă;

6 Regulament intern;

7 Alte acte normative recomandate pentru unitate:

– Regulament de premiere și salarizare;
– Regulament de evaluare a performanțelor salariaților;
– Regulament privind modul de utilizare a transportului auto de
serviciu;
– Regulament privind măsurile de protecție contra intrărilor
neautorizate a persoanelor pe teritoriul sau in sediul intreprinderii;
– Regulament privind accesarea unor anumite servicii la unitate
(telefonie mobilă, sunete internaționale, Internet etc.);
– Politica internă privind securitatea și sănătatea în muncă (SSM);
– Politica internă privind protecția mediului;

8 Acte ce vizează datele cu caracter personal:

– Regulament cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal
(dcp) ale salariaților (RU, la general) (obligatoriu);
– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de evidență
contabilă;
– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de
 supraveghere video;
– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de pontare
electronică;
– Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul foto/video în
cadrul evenimentelor organizate de unitate;
– Politica internă privind securitatea datelor personale.

Acte privind executarea și modificarea raporturilor de muncă

1 Acorduri de modificare CIM, vizând:
– durata contractului;
– specificul muncii;
– cuantumul retribuirii muncii;
– regimul de muncă şi de odihnă;
– specialitatea, profesia, calificarea, funcţia;
– caracterul înlesnirilor şi modul lor de acordare;

2 Acorduri de suspendare CIM;

3 Acord rechemare din concediul de odihnă anual;

4 Contract de ucenicie;

5 Contract de formare profesională continuă;

6 Contract de formare tehnică;

7 Control medical periodic (obligatoriu pentru anumite funcții);

8 Control medical periodic (obligatoriu pentru salariații care au prestat cel puţin
120 de ore de muncă de noapte).

Actele pentru perfectarea raporturilor de muncă privind

salariații:
1 Oferta de angajare (opțional)

2 Cerere de angajare (opțional);

3 Acte ce confirmă calificările speciale (diplome, certificate de atestare,

permis de conducere anumite categorii etc. conform art. 57 al CM al RM );

4 Control medical la angajare (obligatoriu pentru anumite funcții)

5 Contract individual de muncă (CIM);

6 Contract de răspundere materială deplină (pentru categoriile de salariati

prevăzuți în Hotărârea Guvernului nr.449 din 2004);

7 Fișa postului;

8 Contract de confidențialitate (opțional);

9 Declarații de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp:

– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU,
general);
– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul de evidență contabilă;
– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul de supraveghere video;
– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul de pontare electronică;
– Declarație de consimtământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în
sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate;

1 Fișa personală (MR -2);

2 Permis nominal de acces la locul de muncă;

3 Contrasemnarea în Registrul de evidență a eliberării permiselor nominale

de acces la locul de muncă;

4 Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la

întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia
(opțional);

5 Cerere privind transferul salariului la cont bancar;

6 Proces-verbal privind predarea-primirea bunuri (notebook, telefon mobil

etc.);

7 Manualul salariatului (opțional);

8 Ordin de angajare ;

9 Carnet de muncă (doar prezentarea acestuia benevolă sau copia pentru

 informarea despre ultimele locuri de muncă)

Ce ordine pot fi întocmite:

1 Numirea persoanei responsabile de implementarea şi monitorizarea
respectării prevederilor Regulamentului privind protecţia dateloc cu
caracter personal (dcp) ale salariaţilor;

2 Ordin privind numirea persoanei responsabile de politica de securitate a

prelucrării dcp;

3 Ordin privind efectuarea instruirii anuale privind responsabilităţile şi

obligaţiile în cazul executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la
incidentele de securitate a dcp;

4 Aprobare a Graficului de acordare a concediilor de odihnă anuale;

5 Cereri de acordare a concediilor;

6 Cereri de divizare a concediului de odihnă anual în părți;

7 Aprobare a Graficului muncii în schimburi;

8 Ordine legate de specificul activității unității (munca în schimburi, munca în

zile de sărbătoare nelucrătoare, munca suplimentară, munca în zilele de
repaus, munca sezonieră, șomajul tehnic și modul de determinare a
disciplinei de muncă pe durata șomajului tehnic);

9 Tabel de pontaj;

1 Numire a persoanei responsabile de completarea carnetelor de muncă;

0

1 Notificare privind oferirea concediului de odihnă anual;

1

1 Acordare a concediilor de odihnă anuale;

2

1 Rechemare din concediul de odihnă anual

3

1 Acordare a concediului neplătit;

4

1 Acordare a concediului de studii;

5

1 Acordare a concediului de maternitate;

6

1 Acordare a concediului de îngrijire a copilului pînă la vârsta de 3 ani;

7

1 Acordare a concediului suplimentar neplătit pentru îngrijirea copilului cu

8 vârsta de la 3 la 6 ani;

1 Acordare a concediului suplimentar neplătit cu durata de 14 zile

9 calendaristice – unuia din părinții care are 2 şi mai mulţi copii în vârstă de
până la 14 ani (sau un copil invalid), părinţilor singuri necăsătoriţi care au
un copil de aceeaşi vârstă;

2 Acordare a concediului suplimentar plătit cu durata de 4 zile calendaristice

0 – unuia dintre părinţii care au 2 şi mai mulţi copii în vârstă de până la 14
ani (sau un copil invalid);

2 Acordare a concediului paternal cu durata de 3 zile calendaristice – tatălui

1 copilului nou-născut;

2 Stabilirea suplimentelor la salarii;

2

2 Aplicarea stimulărilor;
3

2 Dispoziție cu privire la solicitarea explicațiilor salariatului;

4

2 Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei pentru constatarea

5 abaterii disciplinare;

2 Act privind refuzul de a da explicații;

6

2 Act privind refuzul de a semna Ordinul;

7

2 Aplicare sancțiune disciplinară;

8

2 Informarea Inspectoratului de Stat al Muncii despre producerea

9 accidentului;

3 Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei cu privire la cercetarea

0 circumstanțelor producerii accidentului;

3 Procesul verbal al ședinței comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor

1 producerii accidentului;

3 Dispoziție cu privire la numirea membrilor comisiei cu privire la cercetarea

2 circumstanțelor producerii prejudiciului material;

3 Procesul verbal al ședinței comisiei cu privire la cercetarea circumstanțelor

3 producerii prejudiciului material;

3 Dispoziție de încasare a prejudiciului material;

4

3 Transfer;
5

3 Transfer cu menținerea salariului precedent pentru o lună de zile în cazul

6 transferului la o muncă mai puțin plătită;

3 Modificare a contractului individual de muncă (CIM);

7

3 Suspendare a CIM;
8

3 Stabilire timp de muncă parțial;

9

4 Acordare muncă la domiciliu;

0

4 Delegarea în deplasare;
1

4 Legitimația de deplasare;
2

4 Sistare a activității întreprinderii;

3

4 Stabilirea regimului flexibil de muncă;

4

4 Stabilirea duratei reduse a timpului de muncă (salariați minori, salariați

5 care îmbină munca cu studiile în instituțiile de învățământ superior și
mediu de specilitate, salariații care activează în condiții de muncă
vătămătoare, salariații a căror muncă implică un efort intelectual și psiho-
emoțional sporit);

4 Demisie;
6

4 Acord de încetare a CIM

7
4 Demers de solicitare către alt angajator de concediere a salariatului
8 acestuia în legătură cu transferul, în scopul angajării ulterioare a
salariatului la propria unitate;

4 Demers de solicitare a acordului și modelul acordului de angajare a unui

9 salariat care activează la alt angajator;

5 Concediere;
0

5 Preavizare a expirării CIM încheiat pe termen determinat;

1

5 Încetarea raporturilor de muncă ale salariatului în legătură cu expirarea

2 CIM încheiat pe termen determinat;

5 Desfacerea CIM;
3

5 Preavizarea reducerea statelor/numărului de personal;

4

5 Reducerea statelor/numărului de personal;

5

5 Informarea AOFM despre disponibilizarea în masă, disponibilizarea

6 salariaților minori;

5 Preavizare privind lichidarea unității;

7

5 Lichidare a unității.
8

Securitatea și sănătatea în muncă

1 Instrucțiunea privind obligațiile funcţionale în domeniul securității şi sănătății
în muncă pentru funcția concretă (în dependență de specificul muncii
prestate, după caz – de ex., stagiari în anumite profesii);

2 Instrucţiunea privind acordarea primului ajutor medical accidentatului;

3 Instrucţiunea SSM – instructaj introductiv general

4 Instrucțiunea SSM pentru asigurarea securității antiincendiare;

5 Instrucțiunile SSM pentru instrumentele, utilajul, obiectele etc. folosite de

lucrători;
6 Contrasemnare în Registrul de evidență a eliberării echipamentului
individual de protecție (după caz);

7 Procesul – verbal privind verificarea cunoştinţelor în domeniul SSM.

Registre de evidență
1 Evidență a contractelor individuale de muncă;

2 Evidenţă a cererilor și a documentelor anexate la acestea ale persoanelor

cu dizabilităţi care s-au adresat pentru a fi angajate în muncă la unitate;

3 Evidență a ordinelor;

4 Evidență a documentației de intrare;

5 Evidență a documentației de ieșire;

6 Evidență a instruirilor cu privire la responsabilităţile şi obligaţiile în cazul

executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la incidentele de securitate
dcp;

7 Evidență a scoaterii şi introducerii mijloacelor de prelucrare a datelor cu

caracter personal din/în perimetrul de securitate;

Actele necesare în cazul stagiarilor sau altor categorii de

persoane care prestează servicii:
1 Contract de prestări servicii;

2 Contract de efectuare a stagiului practic în producție;

3 Contract de confidențialitate;

4 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului intern;

5 Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de securitate și sănătate a

muncii (SSM)

6 Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de mediu;

7 Confirmarea aducerii la cunoștință a Politicii de protecție a dcp;

8 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la

 prelucrarea dcp ale salariaților (RU, la general);

9 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la

prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă;

1 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la

0 prelucrarea dcp în sistemul de supraveghere video;

1 Confirmarea aducerii la cunoștință a Regulamentului cu privire la

1 prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică;

1 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU,

2 general);

1 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în

3 sistemul de evidență contabilă;

1 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în

4 sistemul de supraveghere video

1 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în

5 sistemul de pontare electronică;

1 Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în

6 sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate;

1 Confirmarea aducerii la cunoștință a altor acte normative la nivel de

7 unitate ce au tangență cu munca prestată;

1 Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la

8 întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia
(după caz);

1 Proces-verbal privind predarea-primirea a anumitor bunuri ce vor fi folosite

9 de către persoana respectivă.

*** HR Legal Support poate să vă ajute în:

- Auditul circuitului documentar conform legislației muncii

- Elaborarea și implementarea procedurii de administrare a personalului
- Elaborarea actelor necesare în raporturile de muncă
- Gestionarea dosarelor de personal
- Rezolvarea problemelor și identificarea celor mai optime soluții pentru încheierea, menținerea
sau încetarea raporturilor de muncă