ELEMENTE STRUCTURALE

ALE SCRISORII OFICIALE

Scrisoarea, ca tip de text are particularităţi evidente datorate situaţiei şi canalului de

comunicare specifice.
În prezent, scrisoarea îmbracǎ forme noi, cu ajutorul mediilor electronice. Limbajul
administrativ îşi confirmă autonomia prin formulele şi tiparele sale fixe. Astfel se
recomandă evitarea unui vocabular conservator, rigid, limitat şi cu frazeologie clişeizată
specific stilului excesiv birocratic .
Modificările nu au apărut atât în lexic, cât în unele aspecte globale de construcţie a textului:
 prin impersonalizare extremă,
 prin reducerea formulelor de politeţe
 prin punerea în evidenţă oarecum „brutală“ a actului de cerere, ofertă, refuz etc.
În asemenea condiţii, relaţiile publice stabilite îşi pierd orice flexibilitate, rămânând invariabil
formale.
Textul său are toate atributele formale ale unei scrisori oficiale: antet, număr de
înregistrare, formulă de adresare impersonală („Către Primarul...“).
Uneori în corespondenţa oficială a fost suprimată adresarea
personalizată. Au fost utilizate formule de adresare de genul „Către
IMPSCB“.

În ultimele decenii, majoritatea

corespondenţei propriu-zise
recurgea la formula de precizare
restrictivă (şi tot impersonală) „În
atenţia...“.
Corespondenţa comercială
începe să se adreseze personal
pentru că a fost asumată de angajaţi
individualizaţi, care vor să convingă
şi să menţină parteneri.

Scrisorile trebuie să fie adresate direct şi personal („D-sale d-lui

primar al municipiului Z.../ Domnule primar, ...“ )
În cuprinsul scrisorilor oficiale frapantă este reducerea la
minimum a formulelor de politeţe. Mulţumiri pot fi adresate şi
persoanelor care cer sfaturi, referinţe, mostre sau chiar cuiva care
face reclamaţii .
Se recomandă pentru a îmbunătăţii exprimarea politicoasă ,
folosirea unor formule de tipul: „Am onoarea a vă informa...“; „Ne luăm
libertatea de a vă preveni...“; „Mă veţi îndatora foarte mult dacă veţi avea
amabilitatea să...“ etc.
În corespondenţa oficială impusă după 1950, formula de
adresare este impersonală, aceasta se referă la instituţie, enunţurile
fiind: „vă informăm că...“, „vă remitem...“, „vă solicităm... “. Scrisoarea de
răspuns începe, pe un ton neutru, în mod rigid: „Ca răspuns la...“; „Ca
urmare la...”.,”n considerarea adresei dvs.“ etc. Singura marcă de politeţe
întrebuinţatǎ adesea, rămâne obişnuitul „vă rog“.
Se recomandă evitarea oscilării între singularul şi pluralul
persoanei I, între tonul de rugăminte personală şi cel de adresă
oficială, prin care se trimit indicaţii şi dispoziţii
Finalul scrisorii oficiale,
administrative ori comerciale s-ar
putea formula firesc printr-o formulă de
tipul „Cu stimă“, „Cu consideraţie, ...“.O
formulă de încheiere răspîndită, dar nu
foarte potrivită în orice situaţie este şi
„Vă mulţumesc pentru sprijinul
acordat“. Bazată pe anticiparea reacţiei
favorabile,aceastǎ formulǎ, folosită
destul de des pentru situaţii cînd
răspunsul ar putea să nu fie favorabil,
pare mai puţin politicoasă decât altele
de tipul „Sper că veţi examina cu
bunăvoinţă cererea mea“) .
În fine, nu e lipsită de semnificaţie nici simpla semnătură: funcţia precede
numele (DIRECTOR – şi, dedesubt, Ion Vasile) de cea în care numele
apare pe primul loc .

REȚINETI!

Se recomandă evitarea a două din marile defecte ale

corespondenţei oficiale româneşti din „perioada de tranziţie“: confuzia
situaţiilor şi totala ignorare a caracteristicii de a fi convingǎtoare (şi,
implicit, a unei politeţi mai clar marcate).