Sunteți pe pagina 1din 46

Microsoft Office

Project Professional
2007
Software pentru managementul proiectelor - II
Prof. dr. Constanta Bodea

Curs masterat Managementul proiectelor, 2011


Utilizarea view-urilor si filtrelor
•Pe langa schimbarea tabelei in cadrul view-ului, pentru view-urile care afiseaza sectiunea Details
(cum ar fi Task Usage View) , se poate schimba informatia care apare in aceasta sectiune Details.

 Pentru schimbarea informatiilor din sectiunea Details: Selectati meniul Format, Optiunea Details
(pentru anumite view-uri nu este activa) si apoi optiunea ce reprezinta informatiile pe care le doriti
afisate.
 Pentru adaugarea de informatii suplimentare in sectiunea Details: Selectati meniul Format,
optiunea Detail Style si din tab-ul Usage Details stabiliti ce alte informatii doriti sa adaugati.
Utilizarea view-urilor si filtrelor
• Indicators (indicatorii) sunt icon-uri care apar in coloana Indicators si arata informatii
suplimentare despre linia in care apar.

 Pentru a identifica scopul unui indicator, puneti cursorul pe icon-ul acestuia. Project va afisa ce
reprezinta acel indicator sau informatii suplimentare pentru a reaminti detalii importante.
Utilizarea view-urilor si filtrelor

 Inserarea unei noi coloane intr-un view:


 In meniul Insert, selectati optiunea Column. In casuta de dialog Column Definition, la Field
Name selectati din lista disponibila informatia ce doriti sa fie afisata sub forma unei noi
coloane. SAU
 Click dreapta pe coloana care doriti sa fie in dreapta noii coloane inserate. Selectati Insert
Column si alegeti coloana ce se va afisa in stanga coloanei selectate.
 Ascunderea unei coloane: click dreapta pe capul de coloana si selectati optiunea Hide Column
Utilizarea view-urilor si filtrelor
•Ordonarea task-urilor intr-un view

 Sortarea task-urilor:
 De ex. in view-ul Gantt Chart, MS Project sorteaza automat task-urile dupa ID. Dar acestea
pot fi sortate si dupa alte criterii cum ar fi: data de start, data de sfarsit, prioritate, cost etc.
Pentru sortare: In meniul project, selectati optiunea Sort
 Se poate realiza o sortare mai complexa utilizand optiunea Sort By…
Utilizarea view-urilor si filtrelor
•Ordonarea task-urilor intr-un view

 Pentru afisarea codurilor WBS (arata relatia ierarhica a task-urilor in proiect): se va afisa coloana
cu acest nume (Insert->Column->selectati WBS din lista).
 Sistemul de numerotare din imagine este cel implicit. Utilizatorul poate crea si un alt sistem de
numerotare pentru codurile WBS: In meniul Project, selectati WBS si apoi optiunea Define Code
(optiunea este utila atunci cand se lucreaza cu organizatii care au propria schema de numerotare
pentru WBS)
 Pentru renumerotarea codurilor WBS ale task-urilor: In meniul Project, selectati WBS si optiunea
Renumber
Utilizarea view-urilor si filtrelor
 Aplicarea de filtru unui view se foloseste pentru a limita informatia afisata in scopul
de a ne concentra pe anumite aspecte
 Filtrele sunt de doua tipuri:
 Task filters (permit vizualizarea de aspecte specifice ale task-urilor)
 Resource filters (permit vizualizarea de aspecte specifice ale resurselor)

 Pentru aplicarea filtrului: In meniul Project selectati Filtered for si apoi filtrul dorit (ex. critical:
afiseaza toate task –urile de pe drumul critic)
 Deoarece MS Project permite aplicarea de task filters doar task view-urilor si aplicarea de
resource filters doar resource view-urilor, meniul Filtered for arata fie All Tasks fie All Resources in
functie de view-ul in care suntem cand vrem sa aplicam filtrul
 Pentru a renunta la filtru: In meniul Project, optiunea Filtered for, selectati All Tasks
Utilizarea view-urilor si filtrelor

 Pentru aplicarea altor filtre decat cele afisate, alegeti optiunea More Filters din meniul Project-
>Filtered for, apoi selectati filtrul dorit din lista afisata. La selectarea optiunii Apply se vor afisa
doar task-urile care respecta conditia de filtrare. La selectarea optiunii Highlight, se vor afisa toate
task-urile, dar cele care respecta conditia de filtrare vor avea o alta culoare (exemplul din
imagine).
 Utilizand optinea New se pot crea noi view-uri definite de utilizator
Utilizarea view-urilor si filtrelor
•AutoFilter

 Implicit optiunea AutoFilter este off, dar se poate activa, accesand butonul AutoFilter de pe
toolbar-ul Formatting. La activarea acestei optiuni, in partea dreapta a fiecarui cap de coloana va
aparea o sageata care la accesare prezinta optiunile de filtrare pentru coloana respectiva.
 Optiunea se dezactiveaza printr-o noua accesare a butonului AutoFilter
Utilizarea view-urilor si filtrelor
 Grouping se foloseste pentru a vedea informatia grupata dupa un numitor comun
 MS Project Permite gruparea task-urilor doar din task view-uri si gruparea resurselor doar din
resource view-uri
 MS Project contine o serie de grupuri predefinite

 Pentru realizarea gruparii task-urilor: In meniul Project, selectati optiunea Group by si din lista
aparuta alegeti un criteriu de grupare.
 Pentru definirea unor noi criterii de grupare selectati optiunea More Groups si optiunea New sau
unul dintre grupurile existente si alegeti Edit sau Copy (de preferat Copy pentru a se face o copie
a grupului existent pe baza careia se va crea noul grup, astfel incat grupul initial sa ramana
nemodificat)
 Pentru a renunta la criteriul de grupare selectati optiunea No Group
Realizarea de export si import de date
 Export
 Se poate salva proiectul ca XML, se pot trimite date in Excel, sau sub forma tab
delimited or comma delimited text
 In aceasta versiune nu se mai poate salva in format .mdb, .mpd sau .mpx

 Ex: export de date in Excel


 Deschideti un fisier Project care contine informatia pe care doriti sa o exportati
 Selectati File->Save As pentru a deschide casuta de dialog Save As
 Editati un nume pentru fisierul de export in campul File name
 Din list box-ul Save As Type selectati Microsoft Excel Workbook sau Microsoft
Excel PivotTable
 Selectati Save. Va aparea wizard-ul Export Wizard.
 Selectati Next si apoi selectati New Map (mapare noua) sau Existing Map (se
foloseste o mapare deja existenta)
 Presupunem ca selectati New Map
 Din Export Wizard - Map Options selectati datele pe care doriti sa le exportati
 Va aparea o fereastra cu optiuni de mapare (fig. din slide-ul urmator)
 Dupa definirea modului in care se va face map-area, puteti alege daca doriti sa
salvati aceasta mapare sau nu
Realizarea de export si import de date
 Export

 Pe masura ce adaugati campuri in fereastra Task Mapping, in partea de jos a acesteia se


realizeaza un Preview al excel-ului creat prin export
 Daca ati ales si resurse sau asignari la accesarea buton-ului next vor aparea ferestre similare
pentru stabilirea optiunilor de mapare
Realizarea de export si import de date
 Import
 Se pot aduce informatii in Project din diverse surse: alt fisier Project, din Excel, Access, fisiere cu
extensia .txt sau .csv etc. Cand se importa un fisier Project se consolideaza de fapt doua proiecte
si cand se importa fisiere non-Project se foloseste un import/export map pentru a defini datele
care se vor importa.

 Ex. import de date din Excel


 Din fisier-ul Project selectati File, optiunea Open
 In sectiunea Files of Type selectati Microsoft Excel Workbooks
 Selectati Excel-ul dorit si apoi Open
 Va aparea wizard-ul Import Wizard
 Selectati Next si alegeti New Map sau Existing Map
 Presupunem ca ati ales optiunea New Map
 Selectati cum doriti sa fie importat acest fisiser
 Presupunem ca ati ales New Project
 Selectati datele care doriti sa fie importate
 Definiti modalitatea de mapare a datelor
 La final puteti alege sa salvati maparea definita
Realizarea de export si import de date
 Realizarea de Visual Reports
 La selectarea unui raport vizual se genereaza un cub OLAP pe baza datelor din Project. Se lanseaza apoi
aplicatia Office Excel sau Visio in functie de tipul de raport selectat si se genereaza un grafic in Excel sau o
diagrama in Visio.
 Rapoartele in Excel utilizeaza PivotTable si PivotChart iar rapoartele in Visio utilizeaza PivotDiagrams
(facilitate introdusa in Visio2007, folosita in special pentru date ierarhice)
 Pentru rapoartele in Excel este nevoie de Excel 2003 sau orice versiune ulterioara, iar pentru rapoartele in
Visio este nevoie de Visio 2007.

 Ex de Visual Report in Excel:


 In meniul Report selectati Visual Reports

 Aceasta fereastra de dialog grupeaza rapoartele vizuale in mai multe moduri: toate rapoartele, doar rapoarte Excel
sau Visio si task-uri, resurse, asignari (impartite in summary si usage)
 Selectati tab-ul Task Usage
 Selectati Cash Flow Report si apoi selectati View
Realizarea de export si import de date

 Project genereaza datele solicitate in raport, lanseaza Excel si creaza graficul Cash Flow
 Setarile din pivot table se pot modifica dupa preferinte
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri

 Crearea de calendar pentru task

 Crearea unui task calendar: in meniul Tools, selectati optiunea Change Working Time, apoi
optiunea New din fereastra ce apare. Bifati optiunea Create New Calendar si tastati in
campul Name un nume pentru calendar-ul pe care doriti sa il creati.
 Acest calendar de baza se poate aplica unui task astfel: click dreapta pe task-ul dorit,
selectati optiunea Task Information si in tab-ul Advanced la optiunea Calendar selectati
calendarul dorit a fi calendar-ul task-ului respectiv.
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri
 Ajustarea relatiilor dintre task-uri: pentru legaturile ce se pot stabili intre task-uri se poate
introduce un avans sau o intarziere fata de task-ul predecesor
 Overlap=lead time (avans): de ex. intr-o relatie de tip FS, lead time-ul face ca task-ul
succesor sa inceapa inainte de sfarsitul predecesorului
 Delay=lag time (intarziere): de ex. intr-o relatie FS, lag time-ul face ca task-ul succesor sa
inceapa cu ceva timp dupa ce se incheie predecesorul sau.

 lead lime-ul se introduce ca lag negativ


 Se pot itroduce unitati de timp sau procent din durata task-ului predecesor (ex din imagine: lag-ul
este de -50%, adica este lead time)
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri
 Task Type: tipul task-ului determina ce element al formulei work=duration x units ramane
neschimbat daca celelalte doua se schimba
 Tipul task-ului (task type) implicit este fixed units

 Sursa: www.microsoft.com

 Folositi acest tabel pentru a vedea cum afecteaza fiecare setare a task type-ului, celelalte doua
variabile din formula de programare
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri
 Task Type

 Diferenta intre task type si effort driven:


 Effort driven afecteaza programarea (scheduling) doar cand se asigneaza sau dezasigneaza
resurse la task-uri
 Schimbarea tipului task-ului afecteaza doar resursele curente asignate task-ului si determina
ce se intampla cu doua din cele 3 variabile din formula de programare
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri
 Split Task = intreruperea lucrului la un task (exista o intrerupere anticipata a lucrului la un task )

 In Gantt Chart, tabela Entry selectati task-ul pe care doriti sa il intrerupeti


 Selectati butonul Split Task de pe toolbar-ul Standard
 Dati click atunci cand apare data de la care vreti sa faceti intreruperea si mutati cursorul pe
diagrama Gantt a task-ului selectat pana cand ajungeti la data de la care vreti sa reinceapa task-
ul
 Eliberati butonul mouse-ului; MS Project va insera o intrerupere in task, marcata pe diagrama
Gantt sub forma unei linii intrerupte.
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri
 Recurring Task = un task ce se repeta la intervale stabilite

 In tabela Entry selectati task-ul deasupra caruia doriti sa inserati un task recurent
 Din meniul Insert selectati Recurring Task
 In casuta de dialog Task Information a task-ului recurent, selectati optiunile dorite
 Se poate ca task-ul sa se repete de un anumit numar de ori, sau sa serepete pana la o anumita
data
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri

 Introducerea de cost fix (fixed cost): acest cost fix presupune ca indiferent cat timp sau effort
sunt alocate unui task, costul de realizare a task-ul ramane acelasi. Acest cost este independent
de durata task-ului sau de costul resurselor asignate task-ului
 Pentru a introduce costuri fixe task-urilor: In Gantt Chart selectati tabela Cost. In coloana
Fixed Cost introduceti costul per task acolo unde task-ul are un cost fix

 Setarea de constrangeri pentru task


 Constrangerile sunt de trei feluri:
 Flexibile: As soon as possible, As late as possible
 Semi-flexibile: Start no earlier than, Start no later than, Finish no earlier than, Finish no
later than
 Inflexibile: Must Start On, Must Finish On

 Introducerea unui deadline


 Deadline=o data introdusa pentru un task ce indica faptul ca pana la acea data task-ul
trebuie finalizat. Diferenta intre deadline si constrangere este ca deadline-ul doar avertizeaza
daca task-ul nu s-a incheiat pana la data respectiva, si nu il constrange sa se incheie la data
respectiva.
Rafinarea si livrarea planului proiectului

 Rafinare detalii task-uri

 Introducerea unei constrangeri:


 Click dreapta pe numele task-ului, selectati Task Information, apoi tab-ul Advanced
 Din listbox-ul Constraint type selectati constrangerea dorita
 Daca constrangerea este semi flexibila sau inflexibila selectati si data in campul Constraint date
 Implicit MS Project pune constrangerea As Soon As Possible

 Pentru deadline: se va introduce data in campul Deadline (data se selecteaza din calendarul ce
apare la accesarea sagetii)
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri
 Free Slack = perioada de timp cu care un task poate fi intarziat fara sa determine intarzierea altui
task
 Total Slack= perioada de timp cu care un task poate fi intarziat fara sa determine intarzierea
finalului proiectului

 Vizualizarea drumului critic:


 In View Bar selectati More Views, apoi Detail Gantt
 Veti obsera colorate cu rosu task-urile critice iar cu albastru pe cele noncritice
 Slack-ul apare ca o linie subtire colorata ce continua bara Gantt
 Valoarea numerica ce apare in dreptul barelor este Free Slack-ul
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii resurse

 Modificarea calendarului unei resurse

 Modificare calendar resursa: In view-ul Resource Sheet, click dreapta pe resursa al carei
caledar doriti sa il modificati, selectati Resource Information si apoi butonul Change Working Time
din fereastra ce s-a deschis
 Modificati orele de lucru sau non-lucru in calendarul afisat, sau adaugati exceptii daca este cazul
 Dati Ok pentru a salva modificarile
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii resurse

 Setarea disponibilitatii unei resurse pe diferite intervale (Max Units)

 Setare disponibilitate resurse: In Resource Information, tab-ul General stabiliti intervalele pentru
care aveti disponibilitati diferite
 Chiar daca Max Units difera pe intervale diferite de timp, la un moment dat va fi afisat doar o
valoare cea corespunzatoare intervalului de timp in care se regaseste data curenta (data de
computer)
 NA= not applicable (ex: NA 16.03.2006 inseamna ca incepand cu orice data anterioara
16.03.2006 resursa e disponibila 50%; 05.07.2006 NA inseamna ca incepand cu 05.07.2006 pana
la orice data ulterioara resursa va fi disponibila 50%)
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii resurse

 Introducerea de mai multe tarife pentru o singura resursa

 In Resource Information, tab-ul Costs selectati ca tabela de cost, tabela B. Aici puteti defini un alt
tarif decat cel specificat anterior. Cand se asigneaza o resursa la un task, implicit se foloseste
tabela A, dar daca dorim, aceasta se poate inlocui cu orice tabela (B, C, D sau E) in care definim
alt tarif. In imaginea de mai sus, tabela B reprezinta tariful orar in cazul in care se merge in
deplasare si se primeste diurna.
 In cadrul unei tabele putem de asemenea sa definim tarife diferite pe intervale diferite; limitele
intervalelor se scriu in campul Effective Date
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii resurse
 Examinarea supraalocarilor de resurse

 Pentru a vedea ce resurse sunt supraalocate: Selectati Resource Usage View (veti vedea
asignarile grupate pe resurse), totalul de ore munca asignat unei resurse, si detaliat pe task-uri
 Grupul Unassigned (primul de sus) se refera la task-urile care nu au inca nici o resursa asignata
 Orele scrise cu rosu reprezinta supraalocari ale resursei pe task-ul si intervalele respective
 Semnul de exclamare (ca si cel din Resource Sheet) reprezinta acelasi lucru: resursa este
supraalocata
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii resurse
 Nivelarea pentru resursele supraalocate

 Nivelarea resurselor = procesul de amanare a muncii unei resurse la un task, pentru rezolvarea
unei supraalocari
 Nivelarea poate sa determine:
 Intarzierea datei de start a unei asignari
 Intarzierea intregului task
 Intreruperea lucrului la un task si continuarea acestuia la o data ulterioara

 In meniul Tools selectati Resource Leveling


 Selectia Automatic face ca MS Project sa aplice nivelarea in mod constant, imediat ce o resursa este supraalocata
 Selectia Manual permite rezolvarea supraalocarilor de catre utilizator
 Se poate face nivelare pentru intregul proiect sau pentru un anumit interval (aceasta optiune este utila dupa ce s-a
inceput executia proiectului si se doreste nivelarea pentru asignarile ramase).
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii asignari
 Inlocuirea unei resurse asignate
 Se va folosi butonul Replace din fereastra de dialog Assign Resource, in loc de a scoate o
resursa si a o dauga pe cea care o inlocuieste pentru un task.
 Aplicarea de tabele de cost diferite decat cea implicit utilizata (tabela A)

 Pentru aplicarea altei tabele: Selectati Resource Usage View, tabela Cost. Dublu click pe unul
dintre task-urile la care este asignata o resursa. In tab-ul General, la Cost Rate table selectati
tabela dorita (pe care ati defint-o anterior)
 Tot din aceasta fereastra (ce se deschide si astfel: Task Usage, dublu click pe resursa asignata
unui task) se poate intarzia asignarea resursei la task prin selectarea unei alte date in campul
Start.
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii asignari
 Asignarea unei resurse materiale si stabilirea ratei de consum
 Assignarea se face la fel ca si pentru resursele de tip work
 La momentul asignarii resursei materiale putem stabili o rata de consum fixa sau variabila
 Pentru rata de consum fixa, in campul Units introduceti cantitatea de material ce va fi consumata
cu task-ul respectiv
 Pentru rata de consum variabila, in campul Units introduceti cantitatea de material ce se consuma
pe operioada de timp ex: 1/h (daca utilizam materialul benzina si stim ca la un task se consuma 1l
de benzina pe ora)
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Formatarea si printarea planului
 Formatarea diagramei Gantt se poate face utilizand: Bar Styles, Gantt Chart Wizard
de pe toolbar-ul Formatting sau din meniul Format, sau pentru fiecare bara
in parte (cu dublu click pe bara respectiva sau meniul Format optiunea Bar)

 Formatarea utilizand Bar Styles:


 In meniul Format selectati optiunea Bar Styles
 In tab-ul Bars puteti schimba forma si culoarea simbolurilor utilizate in diagrame
 In tab-ul Text puteti schimba/adauga informatia/e ce se afiseaza pe diagrama
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Formatarea si printarea planului

 Formatarea view-urilor Network Diagram sau Calendar


 Selectati unul dintre aceste view-uri si din meniul Format selectati Layout dupa care alegeti
optiunile de formatare dorite

 Se pot desena sau insera obiecte grafice pe diferite portiuni ale diagramei Gantt ( in meniul View,
selectati Toolbars si apoi Drawing; utilizati instrumentele aparute pentru inserarea elementelor
dorite). Acestea se pot atasa unui task sau unui anumit moment pe scara de timp (click dreapta
pe obiectul creat si selectati Properties apoi Size&Position).
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Formatarea si printarea planului

 Formatarea unui text se poate face in 2 feluri:


 Formatarea unei categorii de text utilizand optiunea Text Styles din meniul Format.
Aceasta formatare se va aplica tuturor textelor din view-ul curent ce se incadreaza in
categoria (ex: milestone-uri, summary task-uri) selectata la optiunea Item to Change din
fereastra de dialog Text Styles.
 Formatarea directa a selectiilor de text utilizand optiunea Font din meniul Format.
Selectati textul dorit, alegeti optiunea Font si aplicati formatarea dorita. Aceasta formatare
are efect doar asupra text-ului selectat din view-ul curent
Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Formatarea si printarea planului

 Printarea view-urilor: printarea se face ca in orice aplicatie Microsoft si se pot utiliza optiunile
Print Preview si Page Setup. Se poate printa orice view cu doua exceptii:
 Nu se pot printa form view-urile (ex. Task Forms)
 Daca aveti doua view-uri afisate, doar view-ul activ se va printa

 Printarea unui raport predefinit: In meniul Report selectati optiunea Reports. In fereastra de
dialog aparuta selectati categoria de rapoarte dorita si apoi accesati butonul Select. Selectati
raportul dorit si accesati din nou butonul Select. Utilizati optiunea Print Preview inainte de printare.
 Editarea unui raport predefinit: In meniul Report selectati optiunea Reports. In fereastra de
dialog aparuta selectati categoria de rapoarte dorita si apoi accesati butonul Select. Selectati
raportul dorit si accesati butonul Edit. Din fereastra de dialog aparuta selectati optiunile dorite.
 Crearea unui raport Custom: In meniul Report selectati optiunea Reports. In fereastra de dialog
aparuta selectati optiunea Custom si apoi accesati butonul Select. In fereastra de dialog aparuta
selectati butonul New. In fereastra de dialog Define New Report selectati tipul raportului (Report
Type) si dati OK. Creati raportul dorit pe baza optiunilor din fereastra aparuta.
Realizarea tracking-ului proiectului
 Setarea unui baseline
 Baseline-ul reprezinta salvarea planului initial pentru a putea face comparatie pe parcursul
proiectului intre ceea ce s-a realizat si ceea ce s-a planificat. Baseline-ul include datele planificate
de start si final ale task-urilor, asignarile si costurile corespunzatoare. Se pot salva maxim 11
baseline-uri

 Setare baseline: In meniul Tools selectati optiunea Tracking iar apoi Set baseline
 Vizualizarea informatiilor din Baseline:
 Centralizat: Meniul Project, optiunea Project Information, tab-ul Statistics
 Pentru task-uri: selectati view-ul Task Sheet si tabela Work
 Pentru resurse: selectati view-ul Resource Sheet si tabela Work
 Pentru asignari: selectati view-ul Task Usage si tabela Usage iar in meniul Format selectati
Details si optiunea Baseline Work
Realizarea tracking-ului proiectului
 Dupa lansarea in executie a proiectului, pe masura ce acesta se desfasoara, detaliile despre
proiect (ce munca s-a realizat, cu ce costuri, cand s-au realizat de fapt task-urile) se numesc
valori actuale (si pot fi diferite de cele planificate) .
 Introducerea progresului se poate face in mai multe moduri:
 Cand progresul se realizeaza conform planului pana la o anumita data: In meniul Tools,
selectati optiunea Tracking si apoi Update Project. In fereastra de dialog aparuta, in campul
Update Work As Complete Through selectati data pana la care doriti sa inregistrati valorile
actuale. Selectati OK

 Introducerea procentului de realizare a task-ului din toolbar-ul Tracking: Selectati task-ul


pentru care doriti sa evidentiati progresul si selectati unul din butoanele 0%, 25%, 50%, 75%,
100% aflate pe toolbar-ul Tracking
Realizarea tracking-ului proiectului
 Introducerea progresului
 Introducerea procentului de realizare a task-ului din Task Information: dati dublu click pe task
si in tab-ul General, in casuta percent Complete introduceti procentul dorit.

 Introducerea duratei actuale: Selectati task-ul pentru care doriti sa introduceti durata actuala. In
meniul Tools selectati Tracking apoi Update Tasks (sau butonul Update Tasks de pe toolbar-ul
Tracking). In fereastra de dialog introduceti durata actuala si durata ramasa, iar MS Project va
calcula procentul de realizare a task-ului in functie de ceea ce ati introdus.
 Ex: daca un task a fost planificat sa dureze 5 zile si suntem la sfarsitul celei de a treia zi de
lucru la task-ul respectiv, dar mai sunt totusi de lucru inca 4 zile la task, MS project va
interpreta acest lucru astfel: durata reala a task-ului este de 7 zile (si nu 5 zile cum a fost
planificat). Din cele 7 zile cat dureaza task-ul, s-au muncit 3 zile deci s-a realizat un procent
de 43% din task.
Realizarea tracking-ului proiectului
 Introducerea orelor actuale de munca per task sau asignare

 Selectati Task Usage View si in meniul Format selectati optiunea Details, apoi Actual Work
 Selectati un task, sau o resursa asignata acestuia si in campul actual work din partea dreapta
introduceti valoarea actuala.
Realizarea tracking-ului proiectului
 Costurile actuale (actual costs) implicit se calculeaza de MS Project si nu se permite editarea
manuala a acestora. In cele mai multe cazuri aceasta este varianta recomandata. Daca se
doreste totusi introducerea manuala a acestor costuri trebuie debifata optiunea Actual Costs are
always calculated by Microsoft Office Project din tab-ul Calculation, optiunea Options, meniul
Tools.
 Setarea unui Interim Plan
 Planul intermediar retine datele de inceput si sfarsit ale task-urilor pentru realizarea de comparatii
ulterioare. Intr-un astfel de plan nu se salveaza informatii referitoare la resurse sau asignari. Se
pot seta pana la 10 planuri intermediare.

 In meniul Tools selectati optiunea Tracking si apoi Set Baseline. Selectati Set Interim Plan
 Acest plan intermediar se seteaza de obicei la sfarsitul unor faze, la anumite intervale de lucru
(ex. Saptamana, luna) etc.
Rapoarte de executie
 Utilizarea view-ului Tracking Gantt pentru a compara datele de inceput si sfarsit ale task-urilor cu
cele actuale.

 Selectati view-ul Tracking Gantt. Veti observa colorate cu gri barele ce reprezinta baseline-ul, cu
albastru si rosu barele ce reprezinta task-urile din graficul actual (noncritice si critice). Se poate
vedea cat din task-uri s-a realizat sub forma unor bare solide albastre sau rosii.
 Tot pentru a vedea care sunt task-urile ce nu au respectat programarea (planificarea):
 Se poate utiliza raportul Slipping Tasks (meniul View, optiunea Reports, selectati Current
Activities si apoi Slipping Tasks)
 Se pot aplica filtrele Slipped/Late Progress sau Slipping Tasks
 In unul din view-urile de tip Task aplicati tabela Variance
Rapoarte de executie
 Identificarea task-urilor si resurselor care au depasit bugetul planificat: se face prin evaluarea
variatiilor de cost pentru task-uri si resurse
 Pentru task-uri: selectati view-ul Task Sheet si tabela Cost
 Pentru resurse: selectati view-ul Resource Sheet si tabela Cost
 Se mai pot folosi si rapoartele predefinite Overbudget Task si Overbudget Resources (meniul
View, optiunea Reports, selectati Cost si alegeti unul dintre cele doua rapoarte)

 Se pot utiliza rapoartele predefinite sau se pot crea rapoarte customizate de utilizator. Rapoartele
predefinite sunt grupate pe categorii.
Masurarea performantei prin analiza earned value
 Pentru a realiza o analiza earned value trebuie sa aveti:
 Un baseline salvat pentru proiect
 Introduse valori actuale ale muncii pe task-uri si asignari
 Stabilita Status Date (data status-ului) pentru a se putea masura performanta pana la un anumit
moment in timp (In meniul Project, Project Information)
 Analiza earned value foloseste urmatoarele trei valori cheie pentru a genera toti indicatorii de schedule si
cost:
 BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled)=valoarea muncii programate a se realiza pana la data status-
ului
 ACWP (Actual Cost of Work Performed)=costul actual (real) care a fost necesar pentru a realiza munca
pana la data status-ului
 BCWP (Budgeted Cost of Work Performed)=earned value=este partea de cost bugetat (planificat) care ar
fi fost cheltuita pentru realizarea muncii actuale (reale) (nu planificate) pana la momentul status-ului.
Aceasta valoare se numeste earned value deoarece reprezinta valoarea castigata de munca depusa.
 Vizualizarea indicatorilor Earned Value Schedule
 In meniul View, Table, selectati More Tables si alegeti Earned Value Schedule Indicators. Selectati
Apply
 Veti putea vedea valorile BCWS, BCWP, SV (schedule variance, diferenta intre BCWP si BCWS),
SV% (acceasi variatie exprimata procentual)
Masurarea performantei prin analiza earned value
 Vizualizarea indicatorilor Earned Value Cost
 In meniul View, Table, selectati More Tables si alegeti Earned Value Cost Indicators
 Selectati Apply. Deoarece BCWS si BCWP sunt valori cheie pentru ambii indicatori,
acestia apar in ambele tabele (Earned Value Schedule Indicators si Earned Value Cost
Indicators)
 Veti putea vedea si valorile CV (cost variance, diferenta intre BCWP si BCWS), CV%
(acceasi variatie exprimata procentual)
 CPI (cost performance index)
 BAC (budget at completion) – costul total din baseline al unui task, faza sau proiect
 EAC (estimate at completion) – reprezinta costul previzionat pentru finalizarea task-
ului, fazei sau proiectului bazat pe performantele realizate pana la data status-ului.
 VAC (variance at completion) – diferenta dintre BAC si EAC si reprezinta variatia
previzionata la finalizarea unui task, faze sau proiect, bazata pe performantele realizate
pana la data status-ului
 TCPI (to complete performance index) – valoarea indicatorului arata raportul dintre
munca ramasa si bugetul ramas (de la data status-ului)

 Crearea unui Visual Report Earned Value:


 In meniul report selectati Visual Reports, tab-ul Assignment Usage, click Earned Value
Over Time Report.
Configurarea clientului pentru lucrul cu serverul
 Crearea unui cont de logon (ex. pt user-ul stud)

 In meniul Tools, selectati optiunea Enterprise Options si apoi Microsoft Project Server Accounts.
 Selectati butonul Add. Completati datele din aceasta fereastra introducand un nume pentru cont,
adresa server-ului, tipul conexiunii utilizate in organizatia dvs. si user name-ul.
 Daca doriti sa creati mai multe conturi si doriti ca acesta sa fie cel default, bifati optiunea Set as
default account.
 Selectati modalitatea de conexiune si apoi OK
Configurarea clientului pentru lucrul cu serverul

Pentru a utiliza facilitatile de colaborare project managerul trebuie sa :

 Revizuiasca optiunile proiectului pentru a utiliza interfata Web


In timp ce sunteti conectat la server:
 Selectati meniul Collaborate optiunea Collaboration Options
 Selectati daca resursele pot delega task-uri Project Web Access
 Dati Ok pentru a salva setarile

 Publice informatia pe Project Server


 Selectati File si optiunea Publish
 La publicare se poate alege sa se creeze un workspace pentru proiect in Sharepoint pentru managementul
documentelor si riscurilor asociate proiectului

Bibliografie

 Microsoft Office Project 2007 Step by Step, Microsoft Press


 Microsoft Office Project 2007 Bible, Elaine Marmel, Wiley Publishing
 www.microsoft.com/training
 http://technet2.microsoft.com/Office