FUNCȚIUNEA „INFORMAȚIONALĂ” A ÎNTREPRINDERII – suport de curs

Cuvinte cheie:
 ...
TEMA NR. 1: întocmiți lista cuvintelor cheie din acest suport de curs!
În enumerarea clasică a funcțiunilor întreprinderii nu se regăsește „funcțiunea
informațională”.
Regăsim „subsistemul informațional” în cadrul subsistemelor care compun „funcțiunea
managerială” a întreprinderii.
Eu am considerat că, dat fiind importanța covârșitoare a sistemului informațional în cadrul
întreprinderii, putem să considerăm că tot ceea ce este legat de informație poate constitui o
funcțiune în sine.
Orice există în Cosmos și orice se întâmplă este, pe lângă materie, și informație. Fără a
pătrunde în teoria informației menționez doar că simpla existență/inexistență fizică a ceva este
informație. Deci informația face parte intrinsecă din existența a orice din Cosmos (pomenesc
de Cosmos deoarece în accepțiunea mea Cosmosul este infinit în spațiu și este alcătuit dintr-o
infinitate de Universuri).
Spre deosebire de existența fizică statică, timpul este o noțiune creată de om pentru a aduce
informații despre mișcarea corpurilor fizice. Deci timpul este strict legat de mișcarea
obiectelor fizice din Cosmos. Dacă totul ar fi nemișcat în Cosmos, încremenit, nu ar avea sens
să discutăm despre timp.
Informația şi comunicarea sunt elemente vitale pentru gestionarea activității întreprinderii.
Așa cum am văzut mai sus informația există în orice doar că, pentru a desfășura activități
coerente, este necesar ca toate informațiile legate de întreprindere (când spun „legate de ...”
mă refer la faptul că includ atât informațiile generate în întreprindere cât și pe acelea care vin
din mediul extern întreprinderii și pe acelea care ies către mediul extern).
Prezint mai jos un colaj de materiale care să vă dea o imagine despre sistemul informațional și
sistemul informatic.
INFORMAŢIA este acea entitate care înlătură total sau parţial starea de nedeterminare
(necunoaștere), numită  entropie, pe baza unui mesaj adresat de un emițător unui receptor.
Cantitatea de informaţie conținută într-un mesaj se calculează cu formula lui Shanon ca o
funcţie descrescătoare de probabilitatea ca receptorul să fi putut cunoaşte mesajul apriori.
H(p) = -log p.
Modurile de reprezentare ale acestei formule, precum şi problemele legate de ea, constituie o
ramură de studiu a matematicii, mai exact a teoriei probabilităţilor, numită „Teoria
informaţiei”.
Există şi alte puncte de vedere legate de informaţie, de exemplu cel în care informaţia este
privită ca o "creştere a cunoştinţelor" ce pot fi extrase din date. Acest punct de vedere este
echivalent însă cu cel precedent, deoarece dacă volumul de cunoştinţe crește, scade gradul de
nedeterminare şi invers.
Informaţia are trei aspecte esenţiale şi anume:

1
  aspectul sintactic;
 aspectul semantic;
 aspectul pragmatic.
(a). Primul aspect, sintactic, se referă la sistemul de semne şi regulile de reunire a acestora în
construcţii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaţiei în procesul culegerii,
transmiterii şi prelucrării acesteia.
Acestui nivel îi corespunde conceptul de dată al cărui mod de definire poate fi exprimat în
notaţia formală:
<dată>=<identificator><atribute><valoare>
Deci, noţiunea de dată în informatică cuprinde şi noţiunea de valoare, dar presupune în plus
elementul de reprezentare şi manipulare, adică o modalitate simbolică de exprimare şi un
sistem de reguli de transformare a acesteia, prin care se pot obţine noi date.
Apare clară distincţia dintre informaţie şi dată, ca fiind deosebirea dintre obiect şi modelul
său.
Pentru o şi mai bună înţelegere a diferenţei dintre dată şi informaţie, să considerăm o carte de
medicină tradiţională chinezească. Aceasta conţine un număr mare de semne, schiţe etc., toate
acestea fiind considerate date. Pentru ca ele să constituie informaţii, cel care citeşte cartea
trebuie să aibă noţiuni de limba chineză şi de medicină.
Într-o altă formulare, materia primă din care se obţin informaţiile o constituie datele. După
cum s-a văzut din exemplul anterior, acestea din urmă nu conţin informaţii decât dacă
reprezintă aport de cunoaștere pentru cel care le utilizează.
Pentru ilustrarea acestei din urmă afirmaţii să considerăm următorul exemplu: un magazin în
care casele de marcat sunt legate pe un calculator. Când o persoană cumpără ceva, de
exemplu, un litru de lapte, casiera înregistrează suma plătită. Aceasta este o dată. Această
dată, agregată cu alte date legate de vânzarea produselor lactate, constituie o informaţie pentru
şeful raionului de lactate, informaţie din care el poate trage o serie de concluzii legate de
nivelul vânzărilor, necesităţi de aprovizionare etc.
(b). Sub aspect semantic, informaţia poate fi caracterizată ca semnificaţia intimă a datelor.
Sensul informaţiei la acest nivel este corespondenţa dintre o dată şi obiectul real sau situaţia
pe care o reprezintă această dată.
(c). Aspectul cel mai concret al informaţiei este însă cel pragmatic, singurul care raportează
informaţia la scopurile observatorului.
Obiectul pragmaticii include, într-o anumită măsură, problemele de conducere. Procesul de
conducere este procesul prin care informaţiile se transpun în acţiune prin intermediul deciziei.
Ca atare, conţinutul conducerii este determinat în mare măsură de sistemul de informare, care
constituie baza pentru luarea deciziilor.
De dată mai recentă, nivelul dată-informaţie este considerat un prim nivel în informatica
economică şi de afaceri. Acestui nivel i se adaugă un al doilea şi anume, acela al informaţiilor
derivate din alte informaţii pe bază de raţionament, nivel considerat a fi nivelul cunoştinţelor.
În acest sens cunoştinţele se pot defini astfel:

2
"CUNOŞTINŢA include capacitatea de a evalua informaţia într-un anumit sens sau scop. A
avea cunoştinţe sau abilitatea de a efectua sarcini complexe, presupune mai mult decât a
avea o listă de instrucţiuni sau informaţii necesare; se cere abilitatea manipulării
informaţiilor sau sarcinilor".
Trebuie subliniat că nu orice dată sau informaţie creează cunoştinţe. Astfel, unele informaţii
sunt deja între cunoştinţele receptorului şi deci nu generează informaţii noi. De exemplu, dacă
o persoană este expert în domeniul reprezentării informaţiilor şi datelor, s-ar putea că acest
paragraf nu-i va crea prea multe cunoştinţe noi. Pe de altă parte, unele informaţii s-ar putea să
nu aibă semnificaţie pentru receptor, în sensul că nu se integrează între cunoştinţele lui. De
exemplu, pentru o persoană care nu este interesată de domeniul informaticii economice şi
consideră că poate să-şi conducă afacerile fără astfel de cunoştinţe, informaţiile din prezentul
text nu au relevanţă şi deci nu se integrează în sistemul de cunoştinţe al receptorului,
neconstituindu-se în cunoştinţe.
Cunoştinţele reprezintă, deci, totalitatea informaţiilor dobândite anterior cu privire la obiectul
considerat. Pentru desemnarea mulţimii acestor cunoştinţe se foloseşte termenul de tezaur, la
care trebuie raportat rezultatul oricărui proces de informare. După cum s-a văzut, la limită,
este posibil ca rezultatul unui proces de informare să fie nul, dacă informaţia respectivă face
deja parte din tezaurul observatorului, adică a devenit o cunoştinţă. La cealaltă extremă,
variaţia potenţială a tezaurului observatorului (receptorului) este maximă dacă intersecţia între
conţinutul tezaurului şi cel al unei date (comunicări) este vid.
În concluzie putem spune că aceeaşi comunicare (dată) poate avea utilităţi diferite pentru
observatori diferiţi, depinzând de gradul cunoaşterii anterioare ca şi de poziţia observatorului
în raport cu obiectul. Altfel spus, informaţia prezintă interes doar dacă poate fi utilizată.
Măsura în care informaţia poate fi utilizată depinde printre alţi factori şi de gradul ei de
utilitate.
O informaţie devine utilă, dacă este:
 consistentă, adică să fie suficient de cuprinzătoare încât să poată furniza cât mai multe
cunoştinţe;
 relevantă, adică să poată furniza cunoştinţe care ne lipsesc pentru luarea deciziei. O
informaţie spunem că este relevantă dacă:
a). dezvoltă cunoştinţele;
b). reduce nedeterminarea;
c). este utilizabilă pentru scopul propus.
Este evident că în multe situaţii este dificil să se spună dacă o informaţie este sau nu
relevantă;
 exactă; dacă informaţia este exactă atunci conţinutul ei reflectă situaţia reală a
fenomenului, influenţând astfel luarea deciziei. Această caracteristică se mai numeşte
şi acurateţea informaţiei;
 oportună, adică să existe un decalaj corespunzător între momentul primirii
informaţiei şi cel în care se impune luarea deciziei;
 accesibilă, adică poate fi utilizată în momentul în care este necesară. Modul de
prezentare a informaţiei are o importanţă deosebită;
3
  completă, adică trebuie să provină din sursă suficient de apropiată fenomenului sau
organizaţiei şi trebuie să acopere aria dorită de cel care ia decizii;
 concisă, adică trebuie să aibă nivelul de agregare necesar procesului de luare a
deciziilor.
În ce priveşte clasificarea informaţiilor, există un număr însemnat de criterii de clasificare.
Astfel, avem clasificări după:
 surse: interne, externe, primare, guvernamentale etc.;
 natură: cantitative, calitative, formale etc.;
 nivel: strategic, tactic, operaţional;
 timp: trecut, prezent, viitor;
 frecvenţă: continuu (în timp real), anuale, lunare, zilnice, la nivel de oră;
 utilizare: planificare, control, luare de decizii etc.;
 formă: scrisă, orală, vizuală, senzorială tec.;
 modul de apariţie: la intervale planificate, ocazionale, la cerere etc.;
 tip: sumare, delicate, agregate, abstractizate etc.

4
5
Un sistem economic complex cuprinde:
 Subsistemul de conducere (management) format din ansamblul de specialişti care cu
ajutorul unor metode şi tehnici specifice prognozează, planifică, decid, organizează,
coordonează, urmăresc şi controlează funcţionarea sistemului condus în scopul
îndeplinirii obiectivelor stabilite.
 Subsistemul condus (de bază, operaţional) este ansamblul de resurse materiale, umane,
financiare şi ansamblul organizatoric, tehnic şi funcţional care realizează efectiv
obiectivele stabilite prin decizii.
 Subsistemul informaţional este ansamblul informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor
informaţionale, precum şi totalitatea mijloacelor, metodelor şi tehnicilor prin care se
asigură prelucrarea informaţiilor necesare sistemului de conducere şi decizie.

6
Sistemul informaţional asigură gestiunea tuturor informaţiilor din cadrul unui sistem
economic, folosind toate metodele şi procedeele de care dispune. Informaţiile sunt sesizate şi
înregistrate în cadrul unui sistem economic la nivelul unor verigi organizatorice şi funcţionale
care se numesc posturi de lucru. O secvenţă de mai multe posturi de lucru, logic înlănţuite,
formează un circuit informaţional.
 Un post de lucru se individualizează prin următoarele elemente:
 Date de intrare
 Timp de staţionare
 Operaţii de prelucrare
 Date de ieşire
Ansamblul informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării unei anumite activităţi sau operaţii
care se transmit între două posturi de lucru, formează un flux informaţional.
Între circuitul informaţional şi fluxul informaţional există o strânsă interdependenţă în sensul
că circuitul informaţional reflectă traseul şi mijlocul care asigură circulaţia unei informaţii de
la generarea ei şi până la arhivare, iar fluxul informaţional reflectă ansamblul informaţiilor
vehiculate (cantitatea de informații), necesare unei anumite activităţi. Vehicularea acestora se
realizează pe traseele definite de circuitele informaţionale. Sistemul informaţional, cuprinde
într-o concepţie unitară, circuitele informaţionale şi fluxurile informaţionale, la care se adaugă
metodele şi tehnicile de prelucrare a acestora.
Sistemul informatic este o componentă a sistemului informaţional şi anume, acea parte a
acestuia care preia şi rezolvă sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere şi stocare a datelor,

7
cu ajutorul sistemelor de calcul. Pentru a-şi îndeplini rolul în cadrul unui sistem informaţional
sistemul informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, metodelor şi tehnicilor, prin care se
asigură prelucrarea automată a datelor. Aceste resurse sunt:
 Ansamblul de echipamente (HARDWARE)
 Sistemul de programe (SOFTWARE)
 Baza de date
 Ansamblul de personal şi cadrul organizatoric
Procesul de prelucrare automată a datelor, în cadrul unui sistem informaţional, reprezintă
procesul prin care datele sunt supuse operaţiilor de culegere, prelucrare, transmitere şi stocare
cu ajutorul echipamentelor de calcul.
o Culegerea datelor constă în sesizarea acestora la locurile unde sunt generate,
şi transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrării automate. La acest
moment datele se numesc date primare.
o Prelucrarea datelor constă în transformarea acestora din date primare în date
finale, în urma parcurgerii unei succesiuni de operaţii impuse de cerinţele
utilizatorilor şi specificul echipamentelor de calcul şi a tehnologiei de
prelucrare.
o Transmiterea datelor asigură vehicularea atât a datelor primare de la sursele
generatoare, către sistemele de prelucrare automată cât şi a rezultatelor
prelucrărilor către beneficiari.
o Stocarea datelor constă în memorarea şi păstrarea (arhivarea) acestora, pe
suporturi de memorie specifice, în scopul unor consultări şi prelucrări
ulterioare.
În cadrul întreprinderii, majoritatea departamentelor sunt supuse informatizării, însă penru o
eficienţă maximă trebuie ca toate să fie înglobate într-un sistem informatic integrat de
gestiune economică, la nivelul întregii firmei.
Informatizarea activităţilor conduce nu numai la creşterea calităţii şi productivităţii muncii, ci
şi la efecte economice şi sociale ca:
o eliminarea sau diminuarea efortului fizic;
o eliminarea sau diminuarea efortului intelectual solicitat de prelucrarea manuală
a informaţiilor;
o reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiilor
în activităţi administrative;
o creşterea exactităţii proceselor informaţionale şi a vitezei de regăsire a
informaţiilor;
o scăderea considerabilă a costului informaţiei şi implicit a deciziei managerului.
Datorită amplificării rapide a fenomenului de globalizare economiile naţionale devin
interdependente, integrându-se într-un spaţiu economic mondial. Astfel, agenţii economici
naţionali sunt legaţi tot mai mult de agenţii economici din străinătate. Este evident că o firmă
nu va rezista pe acestă piaţă mondială fără să investească în tehnologiile informaţionale.
8
Aspectul managerial al sistemelor bazate pe cunoştinţe, constituie primul obiectiv al firmei
moderne, tocmai datorită faptului că, organizaţiile în viitor, vor fi tot mai mult orientate pe
informaţii şi bazate pe cunoaştere, din neceitatea de a opera la nivel global.
Tehnologiile informaţionale au astăzi un impact major, nu doar în cadrul firmelor, ci în toate
domeniile vieţii economice şi sociale. Abordarea sistemului informaţional este diferită de la o
ţară la alta. În ţările cu tranziţie în economie, lucrurile sunt cu atât mai grave, cu cât şi nivelul
investiţiilor în tehnologia informaţiei şi comunicaţiei este mai scăzut.
Datorită limitărilor tehnologice, firmele nu au fost capabile până acum, să împartă date şi
informaţii între ele, în cadrul circuitului economico-financiar. Odată cu apariţia INTERNET-
ului aceste bariere au căzut, iar firmele au posibilitatea de a beneficia la maximum de pe urma
colaborării virtuale cu partenerii lor de afaceri.
Eficienţa utilizării sistemelor suport de decizie în activitatea decizională trebuie analizată atât
prin prisma influenţei asupra calităţii proceselor decizionale şi a deciziilor adoptate, cât şi prin
prisma costurilor pe care le presupun şi a oportunităţii acestor sisteme, în asistarea deciziilor.

Concluzii:
 sistemul informațional al întreprinderii cuprinde totalitatea informațiilor vehiculate în
mediul intern al întreprinderii dar și a celor dinspre și către mediul extern, necesare
pentru asigurarea unor decizii corecte privind atingerea obiectivelor întreprinderii;
 sistemul informatic este o componentă a sistemului informațional care asigură
prelucrarea automată a informațiilor cu ajutorul tehnicii de calcul;
 sistemul informatic integrat este reprezentat de totalitatea echipamentelor de calcul și
a aplicațiilor utilizate în întreprindere prin care se asigură o prelucrare eficace și
eficientă a informațiilor care constă în:
o editarea informației de evidență primară, o singură dată, la locul și momentul
producerii fenomenului economic; exemplu: un NIR se editează pe calculator
la gestiunea în care estre recepționată materia primă, la momentul sosirii ei;
o includerea informațiilor primare în baze de date de unde pot fi extrase pentru
prelucrare oricând și oriunde este necesar în întreprindere; redundanța
informațiilor este permisă doar pentru situații de securitate a bazelor de date
care să asigure integritatea acestora; Exemplu: NIR-ul editat anterior poate fi
vizualizat concomitent atât de către gestionarul care l-a editat cât și de către
contabilitate care ține evidența cantitativ-valorică, dar și de către persoana care
se ocupă de achiziții pentru a ține legătura cu furnizorul;
o pentru a evita deprecierea, intenționată sau nu, a informației de către alte
persoane decât aceea care este responsabilă cu editarea documentului de
evidență primară, tuturor celorlalte persoane li se dă drept de acces la baza de
date doar în vizualizare (pot doar vedea NIR-ul nu îl și pot modifica);
o agregarea informațiilor în vederea prezentării lor în formă sintetică necesară
diverselor nivele de management se realizează cu o singură aplicație
informatică (soft integrat) care să asigure coerența și calitatea informațiilor
necesare factorilor de decizie; informațiile conținute în NIR pot apare în „Fișa
de magazie” pentru gestionar, în „Jurnalul de cumpărări”, pentru contabilitate
în „Situația realizării contractelor pentru furnizorul ....” pentru persoana

9
 responsabilă cu achizițiile, în „Situația stocurilor de materii prime” pentru
persoana care se ocupă de programarea producției și altele;
 în fișele de post ale fiecărui angajat trebuie menționate în mod expres documentele de
evidență primară de care sunt responsabili; de asemenea trebuie menționate și
rapoartele pe care trebuie să le editeze, periodicitatea acestora și destinatarii; toate
rapoartele editate prin aplicația integrată fac parte din sistemul de tablouri de bord al
întreprinderii.
În materialul anexat „Tablou de bord -Ion Veboncu” am extras detalii teoretice și practice
legate de întocmirea și utilizarea tablourilor de bord.
Tabelul sintetic al activității firmei într-o perioadă de gestiune îl constituie „Bilanțul contabil
pe anul ...” (am anexat un model la unul din cursurile anterioare. În acest document găsiți
informații sintetice despre întreaga activitate a întreprinderii într-un an calendaristic: solduri și
stocuri (exprimate valoric) la începutul și sfârșitul perioadei, rulajele perioadei precum și
profitabilitatea întreprinderii.
La baza întocmirii bilanțului contabil stă un document intitulat „Balanța de verificare ...”
care este atât la nivel sintetic (conturile sintetice din planul de conturi), cât și analitic (pentru
conturile care au evidență analitică (de exemplu, furnizori, clienți, bănci etc.).
Un alt document din tabloul de bord este cash-flow-ul (am trimis model la un curs anterior și
aveți și în materialul menționat mai sus!). Acest document prezintă evoluția soldurilor
resurselor bănești ale întreprinderii vehiculate prin casieria proprie (numerarul) și conturile
bancare (de disponibilități și de credite). O informație esențială care rezultă din acest
document este aceea legată de necesarul de finanțare („golul de mijloace circulate” în termeni
neacademici).
Un alt document important al tabloului de bord general despre care nu am pomenit până acum
este „Bugetul de venituri și cheltuieli” (BVC). Este un document de planificare (dar și de
urmărire a realizărilor) foarte important care poate fi realizat pe modelul capitolului de
venituri și cheltuieli din bilanțul contabil dar trebuie detaliat pentru fiecare categorie de
produse și chiar pentru fiecare produs în parte. Este completat cu capitolul referitor la profit
din bilanț. Aveți în materialul menționat mai sus un model de buget de venituri și cheltuieli.
În sistemul informatic, această parte a tabloului de bord este realizată de secțiunea ERP
(Entreprise Resurse Planing). De regulă orice aplicație creată pe un SGBD (sistem de
gestiune a bazelor de date distribuite) ar trebui să aibă posibilitatea implementării unei astfel
de aplicații conectată la baza de date. Partea de „realizat” din BVC ar trebui să se obțină din
balanța de verificare și documentele de evidență primară privind achizițiile, consumurile și
vânzările.
Un alt tabel din tabloul de bord absolut necesar este acela al costurilor realizate pe unitatea de
produs. Un astfel de tabel se obține din componenta „postcalcul” a aplicației informatice
integrate (acolo unde există! SAGA nu are!). Pe baza acestor costuri unitare și a prețurilor de
vânzare planificate și realizate se determină profitabilitatea pe produse și profitabilitatea pe
client informații esențiale pentru menținerea, dezvoltarea sau renunțarea la anumite
produse/servicii și/sau clienți dar și informații privind deciziile de achiziții, organizarea
proceselor tehnologice (consumuri normate=cheltuieli variabile) și/sau achiziția/renunțarea la
diferite tehnologii etc.
De asemenea SII (Sistemul Informatic Integrat) trebuie să asigure informații despre achiziții și
vânzări prin componenta CRM (Costumer Relationship Management) care conține informații

10
despre contractele încheiate cu furnizorii și clienții, istoricul relațiilor cu aceștia și legătura cu
ERP și programele de producție (ca parte a ERP sau ca aplicații distincte.
TEMA NR. 2: întocmiți (dacă nu ați făcut-o până acum!) tabelele din tabloul de bord
general descrise succint mai sus: Bilanțul contabil, balanța de verificare, cash-flow-ul,
Bugetul de venituri și cheltuieli, Programul de producție, Programul de achiziții și
Programul de vânzări pe anul 2021. Țineți cont de rubricile: planificat, realizat, diferențe, %
de realizare cauze ale diferențelor și completați cu decizii pe care le luați pentru BVC-ul
anului 2022!
Tema nr. 2 face parte din proiect!

11