Nesecret

MINISTERUL _____________________________ București,

Nr. ________
DIRECȚIA ACHIZIȚII din __.__.2023
Exemplar unic

PROCEDURĂ DE SISTEM
privind elaborarea Programului Anual al Achizițiilor Publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Elemente
privind Grad, nume şi
Funcţia Data Semnătura
responsabilii/ prenume
operaţiunea

APROBAT Director

AVIZAT Director adjunct

Președintele comisiei
AVIZAT
de monitorizare

VERIFICAT Șef serviciu

ELABORAT STUPARU Damian Șef birou

Ediția 1
Revizia 0
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Prezentul document este proprietatea Direcției Achiziții, folosirea completă sau parțială se face cu
aprobarea Șefului Direcției Achiziții

CUPRINS
1. SCOPUL PROCEDURII:.............................................................................................2
2. DOMENIUL DE APLICARE AL PROCEDURII:....................................................2
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ................................................................................3
4. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAȚI ÎN
PROCEDURĂ:...................................................................................................................3
5. DESCRIEREA PROCEDURII:...................................................................................5
6. RESPONSABILITĂŢI:...............................................................................................10
7. DISPOZIŢII FINALE................................................................................................11
8. ANEXE ȘI FORMULARE..........................................................................................12

1. Scopul procedurii:
1.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele
implicate.
1.2. Procedura dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării
activităţii.
1.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv in condiţii de fluctuaţie a personalului.
1.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate in acţiuni de auditare şi/sau
control.

2. Domeniul de aplicare al procedurii:

2.1. Prezenta procedură se aplică de către personalul din cadrul
compartimentelor interne specializate în domeniul achizițiilor publice (Serviciul
Achiziții/Biroul Achiziții/Compartimentul Marketing și Achiziții din cadrul structurilor
teritoriale) in vederea elaborării Programului Anual al Achizițiilor Publice (PAAP).
2.2. Prezenta procedură de sistem se aplică de către toate structurile din cadrul
________________________.
2.3. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de
activităţi desfășurate de entitatea publică
- autoritatea contractantă are obligaţia de a elabora programul anual al achiziţiilor
publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea şi monitorizarea
Pag. 2 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea

resurselor necesare derulării proceselor şi pentru verificarea modului de îndeplinire a
obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare, acolo unde este
aplicabil.
- programul anual al achiziţiilor publice se elaborează, în forma iniţială, în trimestrul
IV al anului anterior, pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele
autorităţii contractante, şi cuprinde totalitatea contractelor de achiziţie
publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie în
decursul anului următor.
2.4. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de
activitatea procedurată:
- aprobarea bugetului anual de venituri şi cheltuieli al instituției;
- identificarea la nivel de compartimente a necesarului de produse, servicii şi lucrări;
- realizarea achizițiilor publice.

3. Documente de referință
3.1. Legislaţie primară
 Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările
ulterioare;

3.2. Legislaţie secundară

 H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea normelor metodologice a prevederilor
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din
Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările
ulterioare;
 Ordinul A.N.A.P. nr. 281/2016, privind stabilirea formularelor standard ale
Programului anual al achiziţiilor publice şi Programului anual al achiziţiilor
sectoriale, cu modificările și completările ulterioare.
 REGULAMENT nr. 2195/2002 al Parlamentului European şi al Consiliului
privind Vocabularul comun privind achiziţiile publice (CPV) şi a Directivelor
2004/17/CE şi 2004/18/CE ale Parlamentului European şi ale Consiliului în ceea
ce priveşte procedurile de achiziţii publice, în ceea ce priveşte revizuirea CPV, cu
modificările și completările ulterioare

4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedură:

4.1. Definiții ale termenilor:
Nr.
Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
Crt.
Instrument managerial utilizat pentru planificarea şi monitorizarea
Programul anual portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate contractantă,
1 al achiziţiilor pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor şi pentru
publice verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia
locală/regională/naţională de dezvoltare, acolo unde este aplicabil.
Pag. 3 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Sistemul Desemnează sistemul informatic de utilitate publică, accesibil prin

electronic de internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace
2
achiziţii publice electronice a procedurilor de atribuire şi în scopul publicării anunţurilor la
(SEAP) nivel naţional;
Document intern emis de fiecare compartiment din cadrul autorităţii contractante în
ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor, care cuprinde necesităţile de
Referat de produse, servicii şi lucrări identificate, precum şi preţul unitar/total al necesităţilor.(în
3
necesitate cazul în care necesitatea nu este previzibilă sau nu poate fi identificată în ultimul
trimestru al anului în curs pentru anul următor, referatele de necesitate pot fi elaborate la
momentul indentificării necesității.
Contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului administrativ,
Contract de încheiat în scris între unul sau mai mulţi operatori economici şi una ori
4
achiziţie publică mai multe autorităţi contractante, care are ca obiect execuţia de lucrări,
furnizarea de produse sau prestarea de servicii.
Acordul încheiat în formă scrisă între una sau mai multe autorităţi
contractante şi unul ori mai mulţi operatori economici care are ca obiect
5 Acord-cadru stabilirea termenilor şi condiţiilor care guvernează contractele de achiziţie
publică ce urmează a fi atribuite într-o anumită perioadă, în special în
ceea ce priveşte preţul şi, după caz, cantităţile avute în vedere
Orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau
grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piaţă
Operator
6 executarea de lucrări şi/sau a unei construcţii, furnizarea de produse ori
economic
prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară formată între două
ori mai multe dintre aceste entităţi.
Anul financiar pentru care se aproba bugetul; anul calendaristic care
7 An bugetar
începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie
Autoritatea toate structurile teritoriale ordonatori de credite, care au calitatea de
8
contractantă autoritate contractantă în condiţiile Legii 98/2016.
Compartimentul Structura responsabilă cu desfăşurarea tuturor achiziţiilor de
9
Intern Specializat produse/servicii/lucrări la nivelul autorităţii contractante.
Procedură de Descrie un proces sau o activitate care se desfășoară la nivelul entității
sistem. publice aplicabil/aplicabilă majorității sau tuturor compartimentelor dintr-
10.
(procedură o entitate publică.
generală)
Forma actuală a unei proceduri; ediția unei proceduri se modifică atunci
când au fost deja realizate 3 revizii ale respectivei proceduri sau atunci
11. Ediție procedură.
când modificările din structura procedurii depășesc 50% din conținutul
reviziei anterioare.
Acțiunea de modificare, respectiv, adăugare sau eliminare a unor
Revizie
12. informații, date, componente ale unei ediții a unei proceduri, modificări ce
procedură.
implică, de regulă, sub 50% din conținutul procedurii.
Diagramă de Schemă logică cu forme grafice care reprezintă etapele și pașii realizării
13.
proces. unui proces sau a unei activități.
Compartiment din cadrul autorității contractante, altul decât
Compartiment compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice, care
14.
de specialitate. are obligația de a sprijini activitatea compartimentului intern specializat în
domeniul achizițiilor publice conform prevederilor legale.
15. Responsabil de Persoana desemnată de ordonatorul de credite să administreze și să
credite. certifice proiectele de operațiuni în privința realității, regularității,
legalității și încadrării bugetare. Pentru achizițiile efectuate în cadrul
Pag. 4 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

proiectelor finanțate din fonduri externe nerambursabile sau alte

instrumente de finanțare, responsabilul de credite este managerul de
proiect/coordonatorul de proiect/ șeful unității de implementare a
proiectului.

4.2. Abrevieri ale termenilor:

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
Crt.
1 CPV Vocabularul comun al achizițiilor publice
2 PAAP Programul anual al achizițiilor publice
3 SEAP Sistemul electronic de achiziții publice
5. Descrierea procedurii:
5.1. Generalităţi
Autoritatea contractantă are obligaţia de a elabora programul anual al achiziţiilor
publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea şi monitorizarea
portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea
resurselor necesare derulării proceselor şi pentru verificarea modului de îndeplinire a
obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare, acolo unde este
aplicabil.
5.2. Documente utilizate
a.) Programul anual al achizițiilor publice, sau, după caz, Programul achizițiilor
publice pe proiect, întocmit conform Ordinului A.N.A.P. nr. 281/2016, privind stabilirea
formularelor standard ale Programului anual al achiziţiilor publice şi Programului
anual al achiziţiilor sectoriale, cu modificările și completările ulterioare., cu
modificările și completările ulterioare – Anexa nr. 2 la procedură.
b.)Anexa privind achizițiile directe la programul anual al achizițiilor publice,
actualizată, sau, după caz, Anexa privind achizițiile directe la programul achizițiilor
publice pe proiect, întocmite conform Ordinului A.N.A.P. nr. 281/2016, privind
stabilirea formularelor standard ale Programului anual al achiziţiilor publice şi
Programului anual al achiziţiilor sectoriale, cu modificările și completările ulterioare –
Anexa nr. 2 la procedură.
c.) Referatul de necesitate al achiziției - Anexa nr. 3 la procedură:
-întocmit de persoana desemnată din cadrul compartimentului de
specialitate; se verifică, de șeful compartimenului de specialitate/responsabil de credite1 și
se avizează de șeful nemijlocit sau de către adjunctul inspectorului șef;
sau
-întocmit de persoana desemnată din cadrul echipei de proiect, se verifică și
se avizează de către managerul / coordonatorul de proiect.
5.3. Resurse necesare:
5.3.l. Resurse materiale
- birotică, papetărie;
- staţii de lucru cu acces la internet;
1
* în situația în care Şeful compartimentului de specialitate nu este responsabilul de credite;
Pag. 5 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

- copiator, imprimantă;
- telefon şi fax.
5.3.2.Resurse umane
-personalul Compartimentului Intern Specializat în domeniul Achizițiilor Publice;
-membrii echipelor de proiect;
-șefii compartimentelor de specialitate;
-responsabilii de credite;
-persoanele desemnate din cadrul compartimentelor de specialitate;
-persoanele desemnate să avizeze și să aprobe documentele.
5.3.3. Resurse financiare
- conform bugetului aprobat pentru anul in curs.

5.4. Modul de lucru

Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează la nivelul Compartimentului
Intern Specializat în forma iniţială, în trimestrul IV al anului anterior, pe baza
referatelor de necesitate transmise de compartimentele autorităţilor contractante, şi
cuprinde totalitatea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea
contractantă intenţionează să le atribuie în decursul anului următor.
Atunci când stabileşte forma iniţială a programului anual al achiziţiilor publice,
autoritatea contractantă are obligaţia de a ţine cont de:
a) necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări;
b) gradul de prioritate a necesităţilor;
c) anticipările cu privire la sursele de finanţare ce urmează a fi identificate.
După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi
actualiza programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate.
Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă cel puţin informaţii
referitoare la:
a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;
b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);
c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca
rezultat al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;
d) sursa de finanţare;
e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;
f) data estimată pentru iniţierea procedurii;
g) data estimată pentru atribuirea contractului;
h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.
i) codul unic de identificare a fiecărui obiect de contract pentru care se derulează o
procedură de atribuire inclusă în programul anual al achiziţiilor publice.
După definitivarea programului anual al achiziţiilor publice, Compartimentul Intern
Specializat va publica semestrial în SEAP extrase din acesta, precum şi orice modificări
asupra acestora, în termen de 5 zile lucrătoare, extrase care se referă la:

Pag. 6 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

a) contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau servicii a căror valoare estimată

este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) din Legea 98/2016;
b) contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau
egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5) din Legea 98/2016.

În cazul în care autoritatea contractantă implementează proiecte finanţate din

fonduri nerambursabile şi/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, se va elabora distinct
pentru fiecare proiect în parte un program al achiziţiilor publice aferent proiectului
respectiv.
Compartimentul Intern Specializat în domeniul achizițiilor publice, are obligaţia de a
ţine evidenţa achiziţiilor directe de produse, servicii şi lucrări, ca anexă la programul
anual al achiziţiilor publice.

Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare

în cadrul programului anual al achiziţiilor publice, cu condiţia identificării surselor de
finanţare.

Întocmirea Programului Anual al Achizițiilor Publice

a) Identificarea necesităţilor
- Identificarea necesităţilor se realizează prin centralizarea referatelor de necesitate
transmise de fiecare compartiment al autorităţii contractante.
- În cursul ultimului trimestru al fiecărui an calendaristic, Compartimentul Intern
Specializat solicită şefilor compartimentelor de specialitate să estimeze care vor fi
necesităţile pentru anul calendaristic următor. În funcţie de necesităţile identificate,
persoanele desemnate din cadrul compartimentelor de specialitate vor elabora referatele
de necesitate (Anexa nr. 3 la procedură) pentru anul următor, cuprinzând necesităţile de
produse, servicii şi lucrări, valoarea estimată a acestora, precum şi informaţiile de care
dispun, potrivit competenţelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a
respectivelor contracte/acorduri-cadru. Compartimentele de specialitate pot actualiza
referatele de necesitate pe parcursul anului.

Referatele de necesitate vor cuprinde, obligatoriu, următoarele capitole:

-Cap.A–Temei legal;
-Cap.B–Descrierea produselor/serviciilor/lucrărilor care urmează să
fie achiziționate;
-Cap.C–Fundamentarea necesității;
-Cap.D–Necesitatea în contextul legislației în achiziții publice;
-Cap.E–Valoarea estimată a produselor/serviciilor/lucrărilor care
urmează să fie achiziţionate;
-Cap.F–Data (luna) estimată pentru inițierea procedurii;Termen
maxim de livrare;

Pag. 7 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

-Cap.G–Perspectiva pe termen scurt: fondurile alocate pentru

satisfacerea necesităţii şi poziţia bugetară a acestora;
-Cap.H–Criteriul de atribuire propus;
-Cap.I–Tipul angajamentului legal contract/comandă;
-Cap.J–Responsabil de contract;
-Cap.K–Anexe. (Caiet de sarcini/Documentaţia descriptivă/specificații
tehnice;Caracteristici pentru produse/lucrări/servicii; Informații cu privire la prețul
unitar/total actualizat al respectivelor necesități obținute în urma unei cercetări a pieței
sau pe bază istorică.).

În cazul în care necesitatea nu este previzibilă sau nu poate fi identificată în ultimul

trimestru al anului în curs pentru anul următor, referatele de necesitate pot fi elaborate la
momentul identificării necesităţii.
Ori de câte ori este necesar, referatul de necesitate poate fi modificat, cu următoarele
condiţii:
- modificarea să se realizeze înainte de iniţierea procedurii de atribuire, cu luarea în
considerare, dacă este cazul, a timpului necesar modificării programului anual al
achiziţiilor publice şi aprobării acestuia;
- compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor publice să fie notificat în
timp util cu privire la modificarea respectivă, astfel încât să poată întreprinde toate
diligenţele necesare realizării achiziţiei.

b) Punerea în corespondenţă cu CPV

- produsele, serviciile şi lucrările ce fac obiectul achiziţiei publice se pun în
corespondenţă cu codul/codurile CPV care îl descriu cât mai exact, relevantă în acest
context fiind activitatea ce caracterizează scopul principal al contractului;
- utilizarea codurilor CPV este strâns legată de depășirea barierelor lingvistice dintre
autoritatea contractanta si ofertanți, astfel încât informația privind obiectul contractului sa
fie accesibilă şi precisă pentru toţi operatorii economici din spaţiul comunitar.

c) Estimarea valorii
Valoarea estimată se calculează având în vedere valoarea totală de plată pentru
respectivele produse, servicii sau lucrări, fără TVA, luând în considerare orice eventuale
forme de opţiuni şi prelungiri ale contractului menţionate în mod explicit în documentele
achiziţiei.
Autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza metode de calcul al valorii
estimate a achiziţiei cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire prevăzute de
Legea 98/2016 privind achiziţiile publice cu modificările și completările ulterioare.
Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziţie publică în
mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul
care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziţie publică, cu
Pag. 8 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire reglementate de Legea 98/2016

privind achiziţiile publice cu modificările și completările ulterioare.
Valoarea estimată a achiziţiei se determină înainte de iniţierea procedurii de atribuire
şi trebuie să fie valabilă la momentul iniţierii procedurii de atribuire.

d) Selectarea procedurii de atribuire

Compartimentului Intern Specializat alege procedura de atribuire în funcţie de
următoarele aspecte:
- valoarea estimată a achiziţiei;
- complexitatea contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit;
- îndeplinirea condiţiilor specifice de aplicare a anumitor proceduri de atribuire.
Autoritatea contractantă are obligaţia ca, la alegerea procedurii de atribuire, să se
raporteze la valoarea estimată a produselor, serviciilor şi lucrărilor care sunt considerate
similare.
În cazul în care autoritatea contractantă implementează proiecte finanţate din
fonduri nerambursabile şi/sau având ca obiect cercetarea-dezvoltarea, stabilirea
procedurii de atribuire se va face prin raportare la întreaga durată a contractului de
finanţare/proiect.
Pentru contractele de achiziţie publică de lucrări sau de servicii al căror obiect
vizează realizarea obiectivelor de investiţii publice noi sau a lucrărilor de intervenţie
asupra celor existente, autoritatea contractantă alege procedura de atribuire în funcţie de
următoarele considerente:
- valoarea estimată a contractului având ca obiect prestare a serviciilor de elaborare a
studiului de fezabilitate pentru fiecare obiectiv de investiţii în parte, dacă contractul
prevede o clauză privind cedarea drepturilor patrimoniale de autor;
- valoarea estimată a contractului având ca obiect prestarea serviciilor de proiectare
tehnică şi asistenţă din partea proiectantului pentru fiecare obiectiv de investiţii în parte,
cumulată cu cea a lucrărilor aferente obiectivului de investiţii, indiferent dacă acestea fac
obiectul aceluiaşi contract sau se atribuie contracte diferite;
- pentru serviciile specifice aferente unei lucrări cum ar fi verificare proiecte, expertiză,
audit energetic, studiu de impact asupra mediului, scenariu la incendiu, consultanţă,
asistenţă tehnică şi altele, care necesită specialişti certificaţi/atestaţi pentru realizarea
acestora, se va stabili valoarea estimată a fiecărui serviciu pentru fiecare obiectiv de
investiţii în parte şi în funcţie de valoarea obţinută, pentru fiecare serviciu, se va stabili
modalitatea de achiziţie corespunzătoare.
e) Identificarea fondurilor.
Identificarea fondurilor reprezintă ansamblul de operațiuni prin care se urmărește
asigurarea finanțării necesare îndeplinirii contractului de achiziție publică.
În măsura în care autoritatea contractantă identifică fondurile necesare în vederea
îndeplinirii contractului de achiziție publică ce se doreşte a fi atribuit, aceasta poate iniţia
procedura de atribuire potrivit legislației în vigoare.

Pag. 9 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Anterior inițierii unei achiziții, Compartimentului Intern Specializat va verifica

dacă aceasta este introdusă în PAAP. În cazul în care, achiziția nu este introdusă în
PAAP, se va proceda la actualizarea acestuia prin introducerea achiziției.

Notă: În cazul în care, autoritatea contractantă nu intenţionează să atribuie în decursul

anului următor contracte/acorduri-cadru a căror valoare estimată este mai mare sau
egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) sau art. 7 alin. (5) din Legea nr. 98/2016
privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, se va elabora
programul anual al achiziţiilor publice la care se va anexa evidenţa achiziţiilor directe
de produse, servicii şi lucrări.

6. Responsabilităţi:
Persoana Şeful
Structura/ Şef comp desemnată compartimen Adjunct /
Compartimentul
Nr. A intern din cadrul tului de Contabil Coordonator Ordonator de
Intern
crt. cțiunea specializat compartimen specialitate/ şef proiect credite
Specializat
docu achiziții tului de Responsabil
mentul specialitate de credite
Referatul de
1 întocmire verificare avizare
necesitate
Programul
anual al
2 întocmire verificare avizare avizare aprobare
achiziţiilor
publice
Identificarea
poziției
bugetare și a
3 identificare
fondurilor
necesare
achiziţiei
Desemnarea
persoanei/
persoanelor
4 desemnare
responsabile cu
realizarea
achiziției
Verificarea
existenţei
prod./serv./lucr.
5 în Programul verificare
anual al
achiziţiilor
publice
Stabilirea
6 stabilire
valorii estimate
Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii:
a) Administratorul de credite/Șeful compartimentului beneficiar al achiziției:
- identifică necesitățile compartimentului;
- în cursul ultimului trimestru al fiecărui an calendaristic, în funcţie de necesităţile
identificate pentru anul următor, urmărește să fie întocmite și transmise către

Pag. 10 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice, referatele de

necesitate, cuprinzând necesităţile de produse, servicii şi lucrări, valoarea estimată a
acestora, precum şi informaţiile de care dispune, potrivit competenţelor. Referatele de
necesitate pot fi întocmite si pe parcursul anului, în cazul identificării unei noi necesităţi;
- respectă termenul de întocmire și transmitere a referatelor de necesitate.
b) Șeful compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice:
- desemnează o persoană din cadrul compartimentului intern specializat precum
și un înlocuitor pentru aceasta, responsabilă cu întocmirea, completarea și/sau
modificarea Programului Anual al Achizițiilor Publice, ori de câte ori situația o
impune;
- verifică respectarea termenului legal de întocmirea PAAP;
- verifică actualizarea PAAP după aprobarea bugetului;
- verifică publicarea semestrială în SEAP a extraselor din PAAP;
- verifică evidența achizițiilor directe de produse, servicii și lucrări.
c) Celelalte compartimente ale autorității contractante au obligația de a sprijini
activitatea compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor, conform art. 2,
alin. (4) și (5) din H.G. nr. 395/2016 cu modificările și completările ulterioare;
d) Adjunctul ordonatorului de credite avizează Programul Anual al Achizițiilor
Publice, precum și orice altă modificare/completare a acestuia.
e) Contabilul șef avizează Programul Anual al Achizițiilor Publice, precum și
orice altă modificare/completare a acestuia.
f) Coordonatorul de proiect avizează Programul Anual al Achizițiilor Publice,
precum și orice altă modificare/completare a acestuia (pentru achizițiile care se realizează
din fonduri externe).
g) Șefii compartimentelor verifică respectarea prezentei proceduri și a
variantei/variantelor revizuite ale acesteia, în cadrul compartimentelor pe care le
conduc/coordonează.
h) Persoanele care utilizează această procedură: aplică ediția în vigoare a procedurii.
i) Graficul de circulație a PAAP, la fiecare nivel de responsabilitate:
Compartimentul Intern Specializat – Direcția Fonduri Externe Nerambursabile
(dacă este cazul) – Contabilul șef – Adjunctul ordonatorului de credite (Inspectorului
General/Inspectorului Şef/Directorului General/Comandantului)– Ordonator de credite
– Compartimentul Intern Specializat.
7. Dispoziţii Finale
(l)Prezenta procedură se implementează direct la nivelul tuturor compartimentelor;
(2)Pe perioada absenţei de la serviciu a persoanelor care utilizează prezenta
procedură, aplicarea acesteia se va realiza de către înlocuitorii de drept ai acestor
persoane;
(3)Anexele și formularele fac parte integrantă din prezenta procedură;

(4)Prezenta procedură, anexele și formularele în original se păstrează la Serviciul

Achiziții, ca structură iniţiatoare.
Pag. 11 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

(5)Conducătorii unităților care utilizează prezenta procedură sunt responsabili cu

aducerea prevederilor acesteia la cunoștința personalului subordonat, inclusiv a celui
detașat/ delegat, prin completarea unei Liste de difuzare (Anexa nr. 4 la procedură) și
care după completare se păstrează la Secretariatul Tehnic al Comisiei de monitorizare.
(6) Această procedură intră în vigoare la data aprobării acesteia.
8. Anexe Și Formulare
(1)Anexa nr. 1 la PS-MAI-DS-208– Diagrama de proces;
(2)Anexa nr. 2 la PS-MAI-DS-208– Model Program anual al achizițiilor publice/Anexa
privind achizițiile directe la programul anual al achizițiilor publice;
(3)Anexa nr. 3 la PS-MAI-DS-208– Model Referatul de necesitate al achiziției;
(4) Anexa nr. 4 la PS-MAI-DS-208– Formular Listă de difuzare;
(5)F.1 – Formular de evidenţă a modificărilor;
(6)F.2 - Formular de analiză a procedurii;
(7)F.3 – Formular de difuzare.

Pag. 12 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Anexa nr. 1 la PS-MAI-DS-208

DIAGRAMĂ DE PROCES
privind elaborarea Programului Anual al Achizițiilor Publice

TRANSMITEREA ADRESEI DE Persoana desemnată responsabilă cu întocmirea, completarea și/sau

SOLICITARE A modificarea Programului Anual al Achizițiilor Publice transmite
REFERATELOR DE adresa de solicitare a Referatelor de necesitate către şefii
NECESITATE compartimentelor de speciliatate.

Persoana desemnată din cadrul compartimentului de specialitate

ELABORAREA estimează care vor fi necesităţile pentru anul calendaristic următor,
REFERATULUI DE elaborează Referatele de necesitate și le transmite către
NECESITATE Compartimentul Intern Specializat în domeniul achizițiilor publice.

Persoana desemnată responsabilă cu întocmirea, completarea și/sau

CENTRALIZAREA modificarea Programului Anual al Achizițiilor Publice centralizează
REFERATELOR DE Referatele de necesitate transmise de către compartimentele de
NECESITATE specialitate.

Persoana desemnată responsabilă cu întocmirea, completarea și/sau

ÎNTOCMIREA
modificarea Programului Anual al Achizițiilor Publice întocmește,
PROGRAMULUI ANUAL AL
pe baza Referatelor de necesitate transmise de către compartimentele
ACHIZIȚIILOR PUBLICE
de speciliatitate, Programul Anual al Achizițiilor Publice.

PUBLICAREA Compartimentul Intern Specializat va publica, după obținerea

PAAP aprobărilor, în SEAP extrase din PAAP, precum şi orice modificări
ÎN SEAP asupra acestuia, în termen de 5 zile lucrătoare.

Persoana desemnată responsabilă cu întocmirea, completarea și/sau

TRANSMITEREA EXTRASELOR DIN modificarea Programului Anual al Achizițiilor Publice, va transmite
PAAP compartimentelor de specialitate extrase din PAAP.

Persoana desemnată din cadrul compartimentului de specialitate,

RETRANSMITEREA REFERATELOR după aprobarea bugetului propriu, retransmite Referatele de
DE NECESITATE necesitate.

Persoana desemnată responsabilă cu întocmirea, completarea și/sau

ACTUALIZAREA modificarea Programului Anual al Achizițiilor Publice, după
PAAP aprobarea bugetului propriu, actualizează programul anual al
achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate.

Persoana desemnată responsabilă cu întocmirea, completarea și/sau

TRANSMITEREA EXTRASELOR DIN modificarea Programului Anual al Achizițiilor Publice, după
PAAP ACTUALIZAT actualizarea PAAP-ului va transmite compartimentelor de
specialitate extrase din acesta.

Pag. 13 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Anexa nr. 2 la PS-MAI-DS-208

PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIȚIILOR PUBLICE

(Model)

ROMÂNIA NESECRET
MINISTERUL ___________________ Localitatea
Nr. _______
din
Entitatea publică Exemplar unic
Structura emitentă

APROB
Ordonator de credite
(Gradul) _________________
(Numele și prenumele) ___________
___________________________
(Semnătura)

AVIZAT AVIZAT
Adjunct Șef nemijlocit Contabil șef
(Funcția)______________ (Gradul) _________________
(Gradul) _________________ (Numele și prenumele) ___________
(Numele și prenumele) ___________ ___________________________
___________________________ (Semnătura)
(Semnătura)

PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIȚIILOR PUBLICE

Versiunea nr. __
Valoarea Data (luna)
estimată a Procedura
Tipul și estimată Modalitatea
contractului stabilită/
obiectul Data (luna) pentru de derulare a Persoana
de achiziție instrumente
Cod unic contractului de estimată atribuirea procedurii de responsabilă cu
Nr. Cod publică/ Sursa de specifice
de achiziție pentru contractului atribuire aplicarea
crt. CPV acordului- finanțare pentru
identificare publică/ inițierea de achiziție procedurii de
cadru derularea
acordului- procedurii publică/ atribuire
procesului de
cadru Lei, fără acordului-
achiziție online/offline
TVA cadru
...

MODEL
Pag. 14 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Anexă privind achizițiile directe

Anexa 1 la PAAP nr. ____din______

APROB
Ordonator de credite
(Gradul) _________________
(Numele și prenumele) ___________
___________________________
(Semnătura)

AVIZAT AVIZAT
Adjunct Contabil șef
Șef nemijlocit (Gradul) _________________
(Funcția)______________ (Numele și prenumele) ___________
(Gradul) _________________ ___________________________
(Semnătura)
(Numele și prenumele) ___________
___________________________
(Semnătura)

Anexă privind achizițiile directe

Valoarea
Obiectul
Nr. Cod estimată Sursa de Data estimată Data estimată
achiziției
crt. CPV finanțare pentru inițiere pentru finalizare
directe Lei, fără TVA

...

Verificat

ŞEF SERVICIU/BIROU/COMPARTIMENT
ACHIZIŢII
(Gradul) _______________
(Numele și prenumele) ____________
_____________________________
(Semnătura)

ÎNTOCMIT
PERSOANA DESEMNATĂ
(Funcția)______________
(Gradul) _________________
(Numele și prenumele) ___________

___________________________
(Semnătura)

Pag. 15 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Anexa nr. 3 la PS-MAI-DS-208

Referat de necessitate
(Model)

ROMÂNIA NESECRET
MINISTERUL ______________________ Localitatea
Nr. _______
din
Entitatea publică Exemplar unic
Structura emitentă

REFERAT DE NECESITATE
privind achiziția de _________________________________________________

AVIZAT Adjunct /Șeful nemijlocit

VERIFICAT* Şeful compartimentului de specialitate/Responsabil de credite
ÎNTOCMIT Persoana desemnată din cadrul compartimentului de specialitate
* în situația în care Şeful compartimentului de specialitate nu este responsabilul de credite;

A. Temei legal:
1. Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
2. Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de
achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice aprobate
prin Hotărârea de Guvern nr. 395/2016 cu modificările şi completările ulterioare.
3. __________________________________________________________________________
4. ___________________________________________________________________________
5. ___________________________________________________________________________

B. Descrierea produselor/serviciilor/lucrărilor care urmează să fie achiziționate

Introduceţi achiziția care face [Produse/servicii/lucrări – astfel cum sunt acestea identificate
obiectul acestui Referat de la nivel de compartiment de specialitate beneficiar al
necesitate achiziţiei]

C. Fundamentarea necesităţii
(Fără a se face rabat, se vor descrie pe larg şi explicit motivele necesităţii achiziţiei precum şi
oportunitatea realizării acesteia precum şi, dacă este cazul, motivele obiective privind urgenţa efectuării
achiziţiei).

(În situația în care achiziția de produse/servicii/lucrări se realizează din fonduri europene nerambursabile
se vor menționa și toate informațiile necesare referitoare la proiectul respectiv):
Pag. 16 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

D. Necesitatea în contextul legislației în achiziții publice

[În această secţiune trebuie să precizaţi ce contracte pentru achiziţia de produse/servicii/lucrări
pot fi atribuite pentru satisfacerea necesităţii.
Obiectul achiziției:
Descrierea obiectului contractului [Introduceţi obiectul contractului:
şi precizarea stadiului în care Exemple:
trebuie să fie rezultatul lucrărilor 1. furnizarea __________ la sediul autorităţii contractante/la una
la sfârşitul contractului/ stării în din unitățile/structurile naţionale/regionale/locale care aparţin
care trebuie să fie produsele la de autoritatea contractantă;
sfârşitul contractului/ rezultatelor 2. întocmirea studiului de fezabilitate pentru obiectivul “…”.]
serviciilor la sfârşitul contractului 3. instalarea şi punerea în funcţiune
________________________
Cantitatea, unitatea de măsură [Introduceţi cantitatea, unitatea de măsură corespunzătoare și
corespunzătoare și codul CPV codul CPV]
Achiziția este/nu este inclusă în
Programul Anual al Achizițiilor [Introduceți poziția și numărul]
Publice
E. Valoarea estimată a produselor/serviciilor/lucrărilor care urmează să fie achiziţionate
(Se va menționa, în mod detaliat, modalitatea de calcul al prețului unitar estimat. Pot fi folosite
în calculul valorii estimate una din modalitățile de mai jos:
 preţuri de catalog, utilizând cataloage adresate publicului larg pentru produse vândute în
cantităţi substanţiale;
 preţuri de piaţă, acesta fiind un preţ curent stabilit în cursul obişnuit sau normal de afaceri
între cumpărători şi vânzători pe piaţa liberă;
 prin comparaţie cu valoarea contractelor atribuite de alte autorităţi contractante pentru
achiziţia de bunuri/servicii similare;
 valori din achiziţiile din anii anteriori și actualizate cu factorii de inflaţie.
Se vor lua în calcul orice forme de opțiuni și prelungiri ale contractului, dacă este cazul.
Calculul valorii estimate a achiziției se realizează potrivit prevederilor Capitolului 1, Paragrafului
3, art. 9–25 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Se vor atașa prezentului Referat, documente justificative privind modalitatea de calcul a valorii.
Ex.: print screen-uri ale prețurilor de catalog/prețurilor de piață etc.)
a) Preț unitar estimat fără T.V.A.:
Prețul unitar estimat al fiecărui produs
care urmează să fie achiziționat de pe piață
[Introduceţi valoarea şi moneda.]
și care constituie, ca atare, obiectul
achiziției
[Introduceţi sursele de date utilizate pentru
Documentele suport/informaţiile care au
stabilirea preţurilor unitare şi totale ale
fost consultate/utilizate la stabilirea valorii
necesităţilor şi modalitatea în care acestea au
estimate
fost utilizate în stabilirea valorii estimate.]
b) Valoarea totală estimată fără T.V.A.:
Valoarea totală estimată a produselor care urmează să
[Introduceţi
fie achiziționate de pe piață și care constituie, ca atare,
valoarea şi moneda.]
obiectul achiziției

c) Până la data prezentului referat nu s-au mai achiziționat/s-au mai achiziționat

produse/servicii/lucrări similare, în valoare de ________ lei.

Pag. 17 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

F. Data (luna) estimată pentru inițierea procedurii: ________

Termen maxim de livrare: ___________________________________________
(Se va justifica, detaliat, de ce este necesară livrarea la data respectivă).
G. Perspectiva pe termen scurt: fondurile alocate pentru satisfacerea necesităţii şi poziţia
bugetară a acestora
Fondurile alocate pentru satisfacerea necesităţii Se înscrie valoarea cu T.V.A.
Sursa de finanţare și, după caz, poziţia în
buget/propunerea de buget (Titlul, art. bug.)
H. Criteriul de atribuire propus: ___________________
o prețul cel mai scăzut;
o costul cel mai scăzut;
o cel mai bun raport calitate–preț;
o cel mai bun raport calitate–cost;
[Se va alege un singur criteriu de atribuire din cele menționate mai sus.
În cazul în care criteriul de atribuire ales este cel mai bun raport calitate–preț sau cel mai bun
raport calitate–cost se vor determina factorii de evaluare, potrivit prevederilor art. 187 și 188 din
Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, respectiv, art. 32 din Normele metodologice de
aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-
cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice aprobate prin Hotărârea de Guvern nr.
395/2016, cărora li se vor atribui ponderi relative sau se va stabili un algoritm de calcul.
În cazul în care criteriul de atribuire ales este costul cel mai scăzut, acesta se va determina
potrivit art. 191 și 192 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, respectiv, art. 33 din
Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de
achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016].
I. Tipul angajamentului legal: contract/comandă (se va alege un singur tip de
angajament)___________________
Încheierea angajamentului legal (comanda/contract) cu ofertantul a cărui ofertă a fost declarată
conformă din punct de vedere tehnic, iar valoarea acesteia pentru toate produsele ofertate s-a clasat pe
primul loc în urma aplicării criteriului de atribuire‚ având în vedere valoarea estimată a produselor care
fac obiectul achiziției.
J. Responsabil de contract (din cadrul compartimentului de specialitate):
_________________________
K. Anexe:
[după caz] La Referatul de necesitate se anexează:
1. Caiet de sarcini/Documentaţia descriptivă/specificații tehnice;
2. Caracteristici pentru produse/lucrări/servicii;
3. Informații cu privire la prețul unitar/total actualizat al respectivelor necesități obținute în urma unei
cercetări a pieței sau pe bază istorică.

Anexa nr. 4 la PS-MAI-DS-208

LISTĂ DE DIFUZARE
Pag. 18 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

la nivelul_____________________________
a procedurii cod:________________________
Ediția______Revizia__________
Nr. Dată difuzare
Grad, nume, prenume Semnătura Obs.
crt. (încunoștiințării)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

DATA ______________ ȘEF COMPARTIMENT________________

F.1- PS-MAI-DS-208
F.1 - Formular de evidenţă a modificărilor
Pag. 19 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Nr. Semnătura
Revizi
crt Ediția Data ediției Data reviziei Pag. Descriere modificare conducătorului
a
. compartimentului

F.3- PS-MAI-DS-208
F.3 - Formular de difuzare

Pag. 20 din 21
 Ministerul _______________________________ Nesecret
PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția 1
DIRECȚIA ACHIZIȚII privind elaborarea Programului anual Revizia 0
al achizițiilor publice
Cod: PS-MAI-DS-208

Ex. Data postării/

Structura Obs.
nr. comunicării
1. Direcția Achiziţii
2. Direcţia
3. Direcţia
4. Direcția
5. Direcţia
6. Direcţia

Pag. 21 din 21