Mențiune: Materialul reprezintă versiunea sintetizată a celui dezvoltat de către Agenția

Națională pentru Achiziții Publice cu sprijinul Băncii Europene de Investiții în cadrul proiectului
SIPOCA 625 ”Sprijin în implementarea SNAP prin consolidarea capacității administrative a
ANAP și a autorităților contractante”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate
Administrativă 2014-2020.

Îndrumare privind adecvarea solicitărilor de sesiuni

demonstrative/demo-uri ca parte din propunerea tehnică în cadrul
contractelor pentru achiziția de sisteme IT

Pagina 1 din 17
CUPRINS

ABREVIERI ............................................................................................................ 3
LISTA TABELELOR ............................................................................................. 4
1 OBIECTIVUL ÎNDRUMĂRII............................................................................ 5
2 Practici ale autorităților contractante ................................................................ 5
2.1 ANALIZA PRACTICILOR AUTORITĂȚILOR CONTRACTANTE DIN ROMÂNIA........................... 5
2.2 ANALIZA PRACTICILOR AUTORITĂȚILOR CONTRACTANTE DIN UNIUNEA EUROPEANĂ ....... 5
3 Concluzii................................................................................................................5

4 Recomandări.........................................................................................................8

5 Bibliografie cheie..........................................................................................13

ANEXĂ - ASPECTE LEGISLATIVE ................................................................ 14

Pagina 2 din 17
Abrevieri

Art. Articol
ANIS Asociația Patronală a Industriei de Software și Servicii
CNSC Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor
COTS Commercial Off The Shelf / produs sau aplicație gata să fie utilizate imediat
după achiziție
HG Hotărâre a Guvernului
L Lege
Lit. Litera
SEAP Sistemul Electronic al Achizițiilor Publice
SMART Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Timely/ Specific,
Măsurabil, Accesibil/Realizabil, Relevant/Realist, Temporal
URL Uniform Resource Locator – adresa unică a unei resurse de pe web

Pagina 3 din 17
Lista tabelelor

Tabel 1 – Perspectivă comparativă asupra consumului de resurse de timp și de bani pentru diferite tipuri
de sesiuni demonstrative.............................................................................................................................. 10
Tabel 2 - Exemplu de cheltuieli ocazionate de susținerea unei sesiuni demonstrative pentru un ofertant .. 10
Tabel 3 - Riscurile asociate solicitării unei sesiuni demonstrative .............................................................. 12

Pagina 4 din 17
1 Obiectivul îndrumării
Obiectivul general al acestui material este de a crește gradul de conștientizare al autorităților
și entităților contractante cu privire la impactul solicitării de sesiuni demonstrative/demo-uri
(denumite în continuare sesiuni demonstrative) în cadrul procedurilor de achiziție de sisteme
IT&C ca parte din propunerea tehnică și prezentarea unor recomandări privind condițiile în
care o astfel de solicitare este adecvată, respectiv când o astfel de solicitare este restrictivă.
2 Practici ale autorităților contractante
2.1 Analiza practicilor autorităților contractante din România
Din analiza unor documentații de atribuire în domeniul IT și a unei decizii a CNSC au fost
identificate o serie de practici de evitat din punct de vedere al solicitării de sesiuni demonstrative
în cadrul procedurilor de achiziție de sisteme IT&C ca parte din propunerea tehnică:
 evaluarea tehnică a ofertelor bazată exclusiv pe sesiunea demonstrativă, fără niciun alt
criteriu tehnic;
 criterii de evaluare a sesiunii demonstrative neclare și lipsite de transparență;
 disproporția cerințelor sesiunii demonstrative față de scopul contractului.
2.2 Analiza practicilor autorităților contractante din Uniunea Europeană
Analiza practicilor autorităților contractante din Uniunea Europeană a vizat identificarea și analiză
unor documentații de atribuire în domeniul IT&C lansate prin intermediul mai multor web-siteuri
de specialitate.
Nu a fost găsită nicio documentație de atribuire care să conțină solicitarea prezentării unei sesiuni
demonstrative pentru achiziția de sisteme IT.
În plus, este de observat că în Ghidul privind achizițiile IT1 emis de Comisia Europeană în anul
2015 nu se menționează sesiunile demonstrative ca fiind practici recomandate pentru aceste tipuri
de achiziții / termenul nu există.

3 Concluzii
Din analiza realizată se desprind următoarele concluzii:
1. Sesiunea demonstrativă (identificată și sub denumirea de ”demo” în cadrul contractelor
pentru achiziția de sisteme IT) este un instrument care permite unui operator economic să
prezinte clientului său părți ale produsului IT pe care îl vinde sau versiunea integrală a
produsului respectiv. Aplicația software pentru care se derulează sesiunea demonstrativă se
poate instala fie pe resursele hardware ale operatorului economic sau fie pe cele ale
autorității contractante.
2. Pentru a înțelege utilitatea unei sesiuni demonstrative în cadrul unei proceduri de atribuire
trebuie înțeles mai întâi tipul de aplicație informatică pe care autoritatea contractantă urmează
să îl achiziționeze ținând cont de una dintre cele trei opțiuni:

1
Guidelines on procuring IT solutions. European Commisison, 2015.
https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/document/2015-03/guideline_on_procuring_it_solutions_-_v1_00.pdf
Pagina 5 din 17
 a. o aplicație informatică 2 existentă care necesită doar instalare (de tip COTS -
Commercial Of The Shelf3);
b. o aplicație informatică existentă care necesită adaptări/personalizări la specificul
activității autorității contractante (COTS personalizat) sau
c. o aplicație informatică complet nouă (la comadă).
3. Înainte de luarea unei decizii privitoare la tipul de aplicație informatică/software care va fi
achiziționată, autoritatea contractantă trebuie să realizeze o cercetare de piață care să
fundamenteze decizia de achiziție din perspective multiple (existența pe piață a unei aplicații
similare și capabilitățile acesteia, existența unei concurențe suficiente, prețul probabil,
suportul tehnic pe durata de viață a produsului care se dă în mod obișnuit etc.), inclusiv
decizia de a solicita în documentația de atribuire o sesiune demonstrativă. Studiul de piață
trebuie continuat cu o analiză care să determine scopul, rezultatele așteptate și avantajele
evidente aduse autorității contractante prin solicitarea unei sesiuni demonstrative,
modalitatea de verificare/punctare a sesiunii demonstrative, locul sesiunii demonstrative și
alte modalități practice de organizare a acesteia.
4. Drept practică generală, autoritățile contractante solicită sesiunea demonstrativă ca parte a
propunerii tehnice utilizând trei tipuri de justificări:
d. pentru verificarea conformității produsului IT care urmează să fie achiziționat față
de cerințele din caietul de sarcini (inclusiv din perspectiva compatibilității acestuia
cu un sistem IT existent la nivelul autorității contractante). În acest caz toate
cerințele supuse sesiunii demonstrative trebuie îndeplinite la standardul de
performanță solicitat. Neîndeplinirea unei cerințe sau îndeplinirea acesteia parțial
conduce la considerarea ofertei ca neconformă (evaluare de tip pass/fail);
e. pentru verificarea capacității ofertanților de a livra produsul IT respectiv conform
cerințelor din caietul de sarcini. Această justificare nu se suprapune în totalitate cu
cea de la punctul a) pentru că apare mai ales atunci când autoritatea contractantă
cere sesiune demonstrativă doar pentru anumite părți dintr-un produs IT care
urmează să fie dezvoltat în viitor;
f. pentru a puncta suplimentar ofertele care prezintă produse IT de o mai bună calitate,
în acest din urmă caz sesiunea demonstrativă fiind factor de evaluare în cadrul
criteriului de atribuire. Se face, deci, demonstrarea avantajelor suplimentare, caz în
care cerințele supuse sesiunii demonstrative vor fi evaluate individual pe o scară de
măsură prestabilită și vor primi un punctaj corespunzător grilei factorilor de
evaluare.
5. În ceea ce privește situația legislativă în domeniul achizițiilor publice, trebuie spus că acest
concept de sesiune demonstrativă nu se regăsește explicit în legislația națională sau
europeană. Singurele analogii în sensul în care poate fi indicat ca propunerea tehnică să
includă și anumite elemente de ”demonstrație” sau ”testare/vizualizare” preliminară a unor
produse viitoare de complexitate ridicată le putem face cu prevederile concursului de soluții
sau ale dialogului competitiv, deși nici în acest context nu se reglementează posibilitatea sau
obligația solicitării unei sesiuni demonstrative. Astfel, în cazul concursului de soluții
legislația națională prevede prezentarea unui plan ori a unui proiect selectat de un juriu pe
baze concurenţiale.

2
Aplicație informatică – reprezintă implementarea unui algoritm într-un cod sursă, scris într-un anumit limbaj de
programare, pentru comanda și controlul unui dispozitiv electronic. Aplicațiile informatice pot fi libere sau proprietare.
3
Aplicațiile client (aplicații client și C2) sau aplicații la comandă – sunt acele aplicații software specifice organizației.
Acestea pot fi de tip COTS (Comercial Of The Shelf), personalizat pentru organizația în discuție sau aplicații special
construite pentru o organizație în baza unor cerințe specifice detaliate care asigură servicii funcţionale (utilizator),
specifice diverselor componente orgnizatorice
Pagina 6 din 17
 Pentru celelalte metode de achiziție nu există referințe specifice în legislația națională sau
europeană (obligații sau interdicții) privitoare la solicitări ale autorităților contractante pentru
sesiuni demonstrative în cadrul contractelor pentru achiziția de sisteme IT&C. Prin urmare,
chestiunea adecvării solicitării unei sesiuni demonstrative ca parte din propunerea tehnică
trebuie analizată într-un context mai larg legat de ce este o propunere tehnică, ce reprezintă
factorii de evaluare, ce rol au criteriile de calificare, ce măsuri contractuale își poate lua
autoritatea contractantă pentru a se asigura că primește ceea ce dorește, ce poate fi o
cerință restrictivă care să limiteze concurența dar și de aplicarea principiilor
reglementate de legislația achizițiilor publice.
6. Nu au fost identificate la nivelul Comisiei Europene recomandări privind utilizarea sesiunilor
demonstrative în cadrul achizițiilor publice de produse IT. În Ghidul privind achizițiile IT4
emis de Comisia Europeană în anul 2015 nu se menționează sesiunile demonstrative ca fiind
practici recomandate pentru aceste tipuri de achiziții / termenul nu există.
7. Solicitarea unei sesiuni demonstrative în cadrul contractelor pentru achiziția de sisteme IT ar
trebui să fie o soluție excepțională atât timp cât există metode alternative de verificare a
capacității tehnice a unui ofertant (criterii de calificare referitoare la experiența similară prin
care se pot solicita referințe, recomandări, documentații și print-sreen-uri, URL-uri etc.) și de
evaluare a capacității/abordării tehnice (cerințe pentru propunerea tehnică constând în
asigurarea unui anumit nivel de pregătire și experiență profesională experților implicați sau
în impunerea unei anumite abordări tehnice, factori de evaluare care să puncteze suplimentar
experții mai bine pregătiți sau abordările tehnice de înaltă calitate). Mai mult, clauze
contractuale obișnuite (referitoare la garanția de bună execuție, penalități pentru întârzieri
sau pentru livrabile parțial corespunzătoare, rezilierea sau rezoluțiunea contractului, daune-
interese pentru prejudiciile cauzate de livrare întârziată și/sau defectoasă, înlocuirea
experților a căror activitate este necorespunzătoare) se adaugă constelației de măsuri pe
care o autoritate contractantă le poate lua pentru a se asigura că selectează cea mai
bună ofertă, cu suficiente asigurări rezonabile legate de implementarea viitoare a
contractului și fără solicitarea unei sesiuni demonstrative. Nu trebuie omis că unui contractant
care nu livrează sau livrează necorespunzător în cadrul uneui contract de achiziție publică i
se poate interzice accesul la alte proceduri de achiziții publice în viitor.
Prin urmare, autoritatea contractantă trebuie să justifice solicitarea unei sesiuni
demonstrative din perspectiva oportunității și necesității în ciuda disponibilității
instrumentelor amintite în paragraful anterior, inclusiv prin raportare la oportunitatea
resurselor de timp și de bani care ar urma să fie consumate de către ofertanți și
impactul probabil al acestora asupra nivelului de concurență.
8. Pregătirea unei sesiuni demonstrative este de natura de a aduce costuri medii spre
semnificative ofertanților, costurile crescând cu cât cerințele pentru sesiunea
demonstrativă vizează aplicații software care nu sunt disponibile deja pe piață sau
funcționalități care nu există deja la aplicații disponibile pe piață (aplicația respectivă nu
este de tip COTS - Commercial Of The Shelf). Aceste costuri nu pot fi recuperate decât de
ofertantul câștigător. Impunerea unor astfel de costuri ofertanților este împotriva tendinței
ultimilor ani de la nivel european și național de a simplifica procesul de achiziție publică
și de a reduce costurile administrative legate de acesta (deci inclusiv legate de ofertare și
verificarea/evaluarea ofertelor) atât de partea ofertanților cât și de partea autorității
contractante. De asemenea, pregătirea unei sesiuni demonstrative necesită timp
suplimentar pentru etapa de ofertare față de termenele obișnuite minime pentru
depunerea ofertelor așa cum sunt reglementate – în mod evident, solicitarea unor sesiuni
demonstrative pentru produse IT COTS personalizat sau la comandă conduce la prelungirea
procesului de achiziție publică, cu impact asupra termenelor sale generale, din nou contra

4
Guidelines on procuring IT solutions. European Commisison, 2015.
https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/document/2015-03/guideline_on_procuring_it_solutions_-_v1_00.pdf
Pagina 7 din 17
 dezideratelor de politică publică în domeniul achizițiilor publice de scurtare a duratei
procedurilor de achiziții publice.
9. În plus, solicitarea unei sesiuni demonstrative pentru aplicații de tip COTS personalizat sau
la comandă (chiar și pentru părți din acestea) echivalează cu solicitarea către ofertanți de
a executa total sau parțial viitorul contract de manieră anticipată la nivelul ofertei. O
astfel de situație este excesivă și contra înțelesului comun care poate fi atribuit diferenței
dintre, de o parte, procesul de ofertare și ce înseamnă propunerea tehnică și, pe de altă
parte, procesul de execuție a contractului ca atare. De asemenea, este de natură a limita
în mod direct numărul operatorilor economici interesați de transmiterea unei oferte la cei
care sunt dispuși să își asume, în plus față de costurile administrative obișnuite ale ofertării,
și pe cele medii spre mari ale pregătirii unei aplicații software sau funcționalități la o
aplicație software de la ”0” sau la cei care s-au pregătit anticipat pentru aplicația
software respectivă (astfel de solicitări însoțite de concurență foarte scăzută sau chiar o o
unică ofertă pot indica existența unor acțiuni de distorsionare a concurenței).
10. În analiza gradului de adecvare a solicitării unei sesiuni demonstrative autoritatea
contractantă trebuie să țină cont de respectarea prevederilor legale legate de
proporționalitatea și relevanța unor astfel de cerințe. Este de reținut din acest punct de vedere
că legislația în domeniul achizițiilor publice impune ca verificarea capacității tehnice
ale unui ofertant de a realiza viitorul contract să se facă prin cerințe de calificare legate
de acest aspect rezultând că nu se poate invoca de către autoritățile contractante nevoia de a
verifica suplimentar capacitatea tehnică a unui ofertant prin alte cerințe care nu sunt cerințe
de calificare. În plus, autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza factori de evaluare
care să conducă la o libertate de apreciere nelimitată și trebuie să asigure o concurenţă
reală între operatorii economici.

4 Recomandări:
Ținând cont de următoarele raționamente/aspecte cheie:
a. distincția logică dar și legală dintre conceptul de ofertă și cel de contract de
achiziție publică și, în subsidiar dintre procesul de achiziție publică și cel de
implementare a contractului de achiziție publică prin prestarea serviciilor
contractate;
b. costurile medii spre semnificative pe care le generează pentru un ofertant
pregătirea unei sesiuni demonstrative pentru produse IT COTS personalizat
sau la comandă și efectul de creștere a costurilor/sarcinilor administrative ale
procesului de achiziții publice contra principiilor enunțate de directivele europene
în materie și politica adoptată la nivel guvernamental în România de simplificare a
procedurilor de achiziții publice și reducere a costurilor administrative;
c. timpul suplimentar care ar trebui acordat etapei de pregătire a ofertelor în
cazul solicitărilor de astfel de sesiuni și impactul asupra duratei procesului de
achiziție publică;
d. multitudinea de pârghii pe care o autoritate contractantă le are pentru a se
asigura că selectează cea mai bună ofertă și, în același timp, poate ține ofertantul
obligat la respectarea angajamentelor asumate și fără să fie nevoită să ceară sesiune
demonstrativă;
e. respectarea principiului proporționalității și a imperativelor legate de
nerestricționarea abuzivă a concurenței în cadrul procedurilor de atribuire și, în
acest context, în cazul procedurilor de atribuire din domeniul IT;

Pagina 8 din 17
 f. lipsa unor indicații ca solicitarea de sesiuni demonstrative ar fi o practică
încurajată de Comisia Europeană sau de industria de software din România;
recomandăm următoarele reguli de interpretare/tratare a solicitărilor privind sesiunile
demonstrative:
 Sesiunile demonstrative pot fi solicitate doar în cazul produselor IT de tip COTS
pentru că în acest caz solicitarea nu ar aduce costuri relevante ofertanților având în
vedere că produsele respective există deja pe piață și în portofoliul lor. În plus,
pregătirea sesiunii demonstrative nu ar fi de natură să consume resurse importante de
timp care să facă necesară prelungirea în mod relevant peste termenele minime a
perioadei de depunere a ofertelor.
 Chiar dacă sesiunea demonstrativă ar fi pentru un produs COTS, autoritatea
contractantă tot trebuie să justifice alegerea acestui instrument prin raportare la
întrebări precum:
o Care este scopul sesiunii demonstrative? Urmează, de exemplu, să fie folosită
pentru verificarea conformității propunerii tehnice sau pentru punctarea
acesteia ca factor de evaluare?
o De ce este necesară o sesiune demonstrativă în ciuda existenței altor
mecanisme la nivelul documentației de atribuire care asigură selectarea celei
mai bune oferte și garanții legate de execuția contractului? A se vedea diverse
criterii de calificare privind capacitatea tehnică, solicitări pentru experți și/sau
pentru pregătirea abordării tehnice în cadrul propunerii tehnce, clauze
contractuale care întăresc răspunderea contractuală a contractantului.
o Cum se va verifica/evalua sesiunea demonstrativă?
o Poate autoritatea contractantă înțelege la un nivel rezonabil de informații
despre cum arată/funcționează aplicația COTS și fără sesiune demonstrativă,
solicitând, de exemplu, descrieri, fotografii, referințe/recomandări?
o Ce trebuie să acopere sesiunea demonstrativă? De exemplu, poate fi suficient
ca autoritatea contractantă să solicite sesiune demonstrativă doar pentru
anumite cerințe/funcționalități5, nu pentru întreaga aplicație software.
 Sesiuni demonstrative nu pot fi cerute pentru aplicații software COTS
personalizat (pentru funcționalitățile care ar urma să fie personalizate în timpul
execuției contractului) sau software la comandă pentru că ar echivala cu o obligație
oneroasă pentru ofertanți, egală cu execuția totală sau parțială a viitorului contract și
conduce la creșterea costurilor administrative și a duratei procesului de achiziție
publică. În plus, este de reținut că dezvoltarea unor aplicații software COTS
personalizat sau la comandă presupune parcurgerea sistematică și documentată a
tuturor etapelor de realizare a unui sistem IT, activitate care nu se poate realiza
anticipat de către ofertant fără să beneficieze de interacțiunea de lucru cu autoritatea

5
Tipuri de cerințe:
Cerințe funcționale – ”reprezintă facilitățile sau funcțiile pe care sistemul trebuie să le realizeze. Cu alte cuvinte, ceea
ce trebuie sa faca sistemul”5 (exemple de cerințe funcționale: evidența informațiilor, capacitatea de stocare, căutare,
ordonare și regasire a informațiilor, exportul, importul și printarea unei înregistrări);
Cerințe nefuncționale – ”exprimă cerințe despre cum trebuie să funcționeze sistemul, respectiv cerințe care nu țin
neapărat de funcționalitate. Dacă identificarea cerințelor funcționale este relativ naturală și intuitivă, cerințele
nefuncționale sunt caracteristici ale sistemului care nu sunt la fel de evidente” 5 (de exemplu cerințe de accesibilitate,
audit, conformitate, disponibilitate, garanție etc.).
Cerințe de securitate – acele cerințe care reglementează confidențialitatea, autentificarea și disponibilitatea
activelor de rețea (software, hardware, date, servicii), parte a cerințelor nefuncționale.
Pagina 9 din 17
 contractantă și obișnuitul proces iterativ între cele două părți în definirea clară, de
detaliu a nevoilor/așteptărilor.
Tabelul de mai jos rezumă diferențele de costuri și timp între sesiunile demonstrative
pentru cele trei tipuri de aplicații software în discuție în acest material:

Tabel 1 – Perspectivă comparativă asupra consumului de resurse de timp și de bani pentru diferite tipuri
de sesiuni demonstrative

Consum de timp
Consum de resurse Consum de timp pentru autoritatea
Nr. Tip aplicație financiare pentru pentru ofertant cu contractantă cu
crt. informatică ofertant cu pregătirea pregătirea sesiunii verificarea/evaluarea
sesiunii demonstrative demonstrative sesiunii demonstrative
1 COTS mic mic mic
2 COST personalizat mediu* mediu* mediu*
3 La comanda mediu-mare* mare* mediu-mare*

*Costurile cresc cu cât aplicația cerută pentru sesiunea demonstrativă este mai
complexă/cu cât se cere demonstrarea a cât mai multe funcționalități. De exemplu, pentru
pregătirea și derularea unei sesiuni demonstrative în cazul unei aplicații informatice de
complexitate și valoare medie de tip COTS personalizat sau la comandă, o companie cu sediul
în România ar putea angaja minim următoarele resurse suplimentare pentru pregătirea ofertei
(costuri estimate):
Tabel 2 - Exemplu de cheltuieli ocazionate de susținerea unei sesiuni demonstrative pentru un ofertant

Cost unitar
Nr.crt. Denumire Cantitate Cost total (euro)
(euro) / zi
Pregătire sesiune demonstrativă (3
1 240 21 5040
programatori x 7 zile)

Prezentare sesiune demonstrativă (2

2 240 2 480
specialiști x 1 zi)
Total directe6 5520
3 Cheltuieli indirecte (10%) 10% 584
Total general 6104

În condițiile în care, în medie, se prezintă 5 ofertanți, rezultă un cost administrativ

suplimentar celui obișnuit, generat de pregătirea ofertei descriptive, pentru grupul de
ofertanți de aproximativ 25.500 euro/licitație.
 Indiferent dacă sesiunea demonstrativă este folosită fie în scop de verificare a
conformității propunerii tehnice, fie în scop de punctare suplimentară a unor
funcționalități care depășesc nivelul minim cerut prin caietul de sarcini, în
documentația de atribuire trebuie să fie clar specificate cerințele de prezentare a
sesiunii și algoritmul obiectiv de verificare/evaluare (de tip SMART).
 De asemenea, pentru asigurarea unui proces calitativ de evaluare cu privire la aspectele
tehnice de IT (acuratețe, coerență), comisia de evaluare trebuie să includă cel puțin:

6
Nu au mai fost evidențiate costurile cu transportul, cazarea și diurna specialiștilor implicați în susținerea sesiunilor
demonstrative din partea ofertanților.
Pagina 10 din 17
  specialiști din domeniul de bază pentru care aplicația IT va fi utilizată, care vor
urmări corectidudinea funcționării sesiunii demonstrative în concordanță cu
scopul aplicației software;
 specialiști IT care vor urmări aspectele tehnice ale aplicației informatice
(tehnologie, portabilitate, scalabilitate etc.).
 Dacă sesiunea demonstrativă este folosită drept factor de evaluare, ponderea alocată
în cadrul punctajului total al propunerii tehnice nu ar trebui să fie excesivă, în
defavoarea altor factori importanți legați de experți, planul de lucru/abordarea
tehnică de implementare a contractului, cerințe legate de transferul de cunoștințe în
operarea aplicației software/actualizarea acesteia etc. De exemplu, punctajul acordat
sesiunii demonstrative nu trebuie să depășească 10% din punctajul total acordat
ofertanților atunci când prețul reprezintă 70% din criteriul de atribuire și mai sunt
utilizați cel puțin incă încă doi factori de evaluare legați de experți sau alte aspecte
contractuale (ceilalți factori împărțind restul de 20% din punctajul total).
 Totodată, algoritmul de punctare a sesiunii demonstrative când este utilizată drept
factor de evaluare trebuie să arate creșterea punctajului acordat în funcție de
măsura în care aplicația demonstrează depășirea unor cerințe minime din caietul
de sarcini. Deci, nu se pot acorda puncte doar pentru îndeplinirea cerințelor tehnice
minime, respectiv nu se poate ”puncta conformitatea”, dar aceasta se poate verifica
pentru a se putea concluziona dacă propunerea respectă cerințele minime sau nu. Pe de
altă parte, neprezentarea sesiunii demonstrative, atunci când este solicitată, conduce la
declararea ofertei ca neconformă.
Din perspectiva managementului riscurilor asociate solicitării unei sesiuni demonstrative
informațiile cheie se pot sintetiza în tabelul de mai jos.

Pagina 11 din 17
 Tabel 3 - Riscurile asociate solicitării unei sesiuni demonstrative

Denumire Factori de risc

Nr.crt. Impact Măsura de tratare
risc Amenințare Vulnerabilitate
1 Limitare a Solicitarea unui - Timp insuficient de - Prezentarea unui număr redus de Minimizare
competiției număr excesiv de pregătire a sesiunii ofertanți la procedura de - Proporționalitatea solicitării sesiunii
cerințe demonstrative achiziție. demonstrative cu scopul și întinderea
- Costuri ridicate pentru proiectului.
ofertant - Includerea sesiunii demonstrative în
factorii de evaluare tehnici punctându-se
doar avantajele suplimentare ofertate.
2 Denaturare a Denaturare a - Lipsa unor factori de - Avantajarea unui ofertant în Minimizare
competiției competiției evaluare de tip SMART dauna altuia prin încălcarea - Introducerea unor factori de evaluare
- Ponderea neadecvată a principiului tratamentului egal. obiectivi de tip SMART.
sesiunii demonstarative în - Limitarea ponderii sesiunii
cadrul evaluării tehnice demonstrative la maxim 10% din
(prea mare) punctajul total al ofertei.
- Subiectivismul - Prevederea unei perioade de timp
evaluatorilor suficientă pentru pregătirea sesiunii
- Timpul scurt la dispoziția demonstrative în concordanță cu scopul
ofertanților pentru acesteia.
pregătirea ofertei
3 Consum de Creșterea cheltuielilor - Lipsa din piață a unor - N-1 ofertanți vor consuma Minimizare
resurse excesiv ofertanților și aplicații software pentru resurse semnificative (timp și - Proporționalitatea solicitării sesiunii
raportat la autorității orice/toate nevoile bani) fără a le recupera. demonstrative cu scopul și întinderea
avantajele contractante autorităților contractante - Consum de resurse (timp și proiectului.
obținute bani/salarii) pentru autoritatea
contractantă pentru evaluarea
sesiunii demonstrative și pentru
ofertanți pentru pregătirea și
susținerea sesiunii
demonstrative.

Pagina 12 din 17
Riscurile de mai sus se pot evita prin eliminarea solicitării unei sesiuni demonstrative și creșterea
accentului pus în cadrul documentației de atribuire asupra cerințelor de calificare, a altor factori de
evaluare și a clauzelor contractuale.

5 Bibliografie cheie
Legislația națională – achiziții publice și achiziții sectoriale
 Hotărârea Guvernului nr. 394/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului-cadru din Legea nr.
99/2016 privind achizițiile sectoriale, cu completările si modificările ulterioare (denumită
în continuare și HG 394/2016);
 Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/ acordului-cadru din
Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu completările si modificările ulterioare
(denumită în continuare și HG 395/2016);
 Instrucțiunea nr. 1/2017 din 4 ianuarie 2017 emisă în aplicarea prevederilor art. 179 lit. G)
şi art. 187 alin. (8) lit. A) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, respectiv a art.
192 lit. G) şi a art. 209 alin. (8) din Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale;
 Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare
(denumită în continuare și L98/2016);
 Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale, cu modificările și completările ulterioare
(denumită în continuare L99/2016);
 Ordin nr. 1894 din 08.07.2019 privind aprobarea listelor de verificare aferente exercitării
controlului de calitate şi regularitate al procesului de atribuire a contractelor/acordurilor-
cadru de achiziție publică/sectorială și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune
de servicii.

Legislația europeană
 Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului privind achizițiile publice
și de abrogare a Directivei 2004/18/CE;
 Directiva 2014/25 a Parlamentului European și a Consiliului privind achizițiile efectuate
de entitățile care își desfășoară activitatea în sectoarele apei, energiei, transporturilor și
serviciilor poștale și de abrogare a Directivei 2004/17/CΕ.

Alte surse
 Modelele de documentații de atribuire standardizate și listele de verificare ex-ante,
publicate pe web-site-ul ANAP.
 Ghid privind achizițiile IT. Comisia Europeană. 2015.
https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/document/2015-
03/guideline_on_procuring_it_solutions_-_v1_00.pdf

Pagina 13 din 17
Anexă - Aspecte legislative
În cadrul acestui capitol au fost extrase principalele prevederi legislative cu incidență, de relevanță
față de concluziile anterior arătate, organizate pe mai multe dimensiuni de analiză.
Existența unor prevederi legislative explicite privind sesiunile demonstrative
Conceptul de sesiune demonstrativă nu se regăsește explicit în legislația națională sau europeană.
Singurele analogii în sensul în care poate fi indicat ca propunerea tehnică să includă și anumite
elemente de ”demonstrație” sau ”testare 7 /vizualizare” preliminară a unor produse viitoare de
complexitate ridicată le putem face cu prevederile concursului de soluții sau ale dialogului
competitiv/negocierii competitive, deși nici în acest context nu se reglementează posibilitatea
sau obligația solicitării unei sesiuni demonstrative. Astfel, în cazul concursului de soluții
legislația națională prevede prezentarea unui plan ori a unui proiect selectat de un juriu pe baze
concurenţiale: L 98/2016 art. 3, alin.(1), lit. j) ”concursuri de soluţii - procedurile care permit
autorităţii contractante să achiziţioneze, în special în domeniul amenajării teritoriului şi
urbanismului, al arhitecturii şi ingineriei sau al prelucrării datelor, un plan ori un proiect selectat
de un juriu pe baze concurenţiale, cu sau fără acordarea de premii”.
În cazul negocierii competitive sau dialogului competitiv prevederile relevante sunt: L 98/2016,
art. 70, alin.(1) ”Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere
competitivă sau procedura de dialog competitiv în cazul achiziţionării de lucrări, produse sau
servicii, dacă se îndeplineşte cel puţin unul dintre următoarele criterii: a) necesităţile autorităţii
contractante nu pot fi asigurate fără adaptarea soluţiilor disponibile în mod rapid pe piaţă; b)
lucrările, produsele sau serviciile includ soluţii de proiectare sau soluţii inovatoare;
c) contractul nu poate fi atribuit fără negocieri prealabile din cauza unor circumstanţe specifice
legate de natura ori complexitatea sa sau de structura juridică şi financiară ori din cauza riscurilor
legate de acestea; d) specificaţiile tehnice nu pot fi definite cu suficientă precizie de către
autoritatea contractantă prin trimitere la un standard, o evaluare tehnică europeană, o specificaţie
tehnică comună sau o referinţă tehnică.”
Scopul cerințelor de calificare privind capacitatea tehnică și profesională
Relevante analizei noastre sunt următoarele prevederi din L98/2016:
Art. 172.
”(1) Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica în cadrul procedurii de atribuire numai criterii
de capacitate referitoare la: a) capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; b) situaţia
economică şi financiară; c) capacitatea tehnică şi profesională. (2) Autoritatea contractantă nu are
dreptul de a impune operatorilor economici alte cerinţe de capacitate privind participarea la
procedura de atribuire faţă de cele prevăzute la alin. (1).”
Art. 178.
”(1) Autoritatea contractantă are dreptul de a stabili prin documentele achiziţiei cerinţe privind
capacitatea tehnică şi profesională care sunt necesare şi adecvate pentru a se asigura că operatorii
economici deţin resursele umane şi tehnice şi experienţa necesare pentru a executa contractul de
achiziţie publică/acordul-cadru la un standard de calitate corespunzător. (2) Cerinţele privind
capacitatea tehnică şi profesională stabilite de autoritatea contractantă pot viza în special existenţa
unui nivel corespunzător de experienţă, prin raportare la contractele executate în trecut.”
Art. 179.
”Operatorul economic face dovada îndeplinirii cerinţelor privind capacitatea tehnică şi
profesională prin prezentarea, după caz, a unora sau mai multora dintre următoarele informaţii şi
documente: (…) b) lista principalelor livrări de produse efectuate sau a principalelor servicii
7

Pagina 14 din 17
prestate în cursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 3 ani, cu indicarea valorilor, datelor
şi a beneficiarilor publici sau privaţi (...); g) calificările educaţionale şi profesionale ale
operatorului economic care prestează servicii ori execută lucrări sau ale personalului de conducere
al operatorului economic, dacă acestea nu constituie factori de evaluare; l) eşantioane, descrieri
sau fotografii ale produselor care urmează a fi livrate, a căror autenticitate trebuie certificată la
solicitarea autorităţii contractante. ”
Articolele invocate și părțile subliniate sunt importante pentru a evoca faptul că prin criterii de
calificare se verifică capacitatea de execuție a viitorului contract de către ofertant și nu pot fi
create alte criterii de verificare a acestei capacități care nu se pot subscrie categoriei de
criterii de calificare pentru capacitatea tehnică și profesională (aspect de reținut față de
practica unor autorități contractante de a argumenta necesitatea sesiunii demonstrative drept
metodă de a verifica capacitatea tehnică a ofertantului).
Scopul factorilor de evaluare
Sunt de reținut următoarele articole din L98/2016:
Art. 187.
”(5) Factorii de evaluare (...) pot viza, printre altele: a) calitatea, inclusiv avantajele tehnice,
caracteristicile estetice şi funcţionale, accesibilitatea, conceptul de proiectare pentru toţi
utilizatorii, caracteristicile sociale, de mediu şi inovatoare şi comercializarea şi condiţiile acesteia;”
Art. 188.
”(1) Factorii de evaluare prevăzuţi la art. 187 alin. (4) au legătură directă cu obiectul contractului
de achiziţie publică/acordului-cadru atunci când se referă în orice mod la produsele, serviciile sau
lucrările care urmează a fi furnizate/prestate/executate în temeiul contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru şi în orice stadiu al ciclului lor de viaţă (...). (2) În sensul dispoziţiilor alin.
(1), autoritatea contractantă poate avea în vedere factori de evaluare în legătură cu: a) procesul
specific de producţie, furnizare sau comercializare a lucrărilor, produselor sau serviciilor; b) un
proces specific pentru un alt stadiu al ciclului de viaţă a lucrărilor, produselor sau serviciilor.”
Art. 189.
”(1) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza factori de evaluare care să conducă la o
libertate de apreciere nelimitată. (2) În sensul alin. (1), factorii de evaluare utilizaţi de autoritatea
contractantă trebuie să asigure o concurenţă reală între operatorii economici şi să fie însoţiţi de
prevederi care să permită verificarea efectivă a informaţiilor furnizate de către ofertanţi, în scopul
aplicării factorilor de evaluare.”
Din HG395/2016 este de reținut:
Art. 32.
”(1) În cazul în care criteriul utilizat este criteriul "cel mai bun raport calitate-preţ" sau "cel mai
bun raport calitate-cost", astfel cum este prevăzut la art. 187 alin. (3) lit. c) şi d) din Lege, stabilirea
ofertei câştigătoare se realizează prin aplicarea unui sistem de factori de evaluare pentru care se
stabilesc ponderi relative sau un algoritm specific de calcul. (2) Factorii de evaluare a ofertelor,
precum şi algoritmul de punctare prevăzut la alin. (1) se precizează în mod clar şi detaliat în cadrul
documentaţiei de atribuire şi vor reflecta metodologia de punctare a avantajelor care vor rezulta
din propunerile tehnice şi financiare prezentate de ofertanţi şi trebuie să aducă un avantaj real, să
nu fie formali şi să poată fi urmăriţi în cadrul procesului de evaluare a ofertelor şi aplicare a
criteriului de atribuire.”
În plus față de selecția legislativă de mai sus este relevantă și Instrucțiunea nr. 1/2017 din 4
ianuarie 2017 emisă în aplicarea prevederilor art. 179 lit. G) şi art. 187 alin. (8) lit. A) din
Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, respectiv a art. 192 lit. G) şi a art. 209 alin. (8)
din Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale. Aceasta întărește semnificația care trebuie

Pagina 15 din 17
dată factorilor de evaluare atacând în mod specific subiectul punctării experților, exprimând însă
idei valabile pentru orice factor de evaluare.
ART. 12
”Atunci când stabileşte factorii de evaluare privind calificarea, experienţa profesională şi/sau
modul de organizare a experţilor-cheie, autoritatea/entitatea contractantă se asigură că: a) factorii
de evaluare sunt asociaţi unei/unor extinderi a cerinţei/cerinţelor minime obligatorii stabilite prin
caietul de sarcini, avantajul urmărit fiind în corelaţie cu valori superioare ale nivelurilor de
calificare şi/sau experienţă profesională prezentate de experţii-cheie, ce fac obiectul factorilor de
evaluare, faţă de nivelul minim ce trebuie îndeplinit pentru ca propunerea tehnică să fie declarată
conformă; b) factorii de evaluare sunt relevanţi şi reflectă avantajele economice/financiare
rezultate din cadrul ofertelor depuse (...). d) există argumente care să arate că ponderile stabilite
pentru factorii de evaluare nu conduc la distorsionarea rezultatului aplicării procedurii şi reflectă
importanţa caracteristicii calitative/tehnice/funcţionale, considerate a reprezenta un avantaj
competitiv, aspecte descrise prin strategia de contractare.”
Rezultă din aceste prevederi coroborate că prin intermediul factorilor de evaluare trebuie să se
puncteze avantajele aduse de aplicația software respectivă dincolo de cerințele minime
transpuse în caietul de sarcini, așa cum sunt reliefate prin sesiunea demonstrativă și ansamblul
propunerii tehnice. Nu se poate puncta doar existența sau nu a sesiunii demonstrative pentru
că această abordare nu ar reprezenta un avantaj real adus autorității contractante în implementarea
ulterioară a contractului.
Diferența dintre ofertă și contract
L98/2016 definește clar, întărind înțelegerea comună, ceea ce este este oferta în cadrul procedurilor
de achiziție publică și ceea ce este contractul.
Art. 3 (1)
”hh) ofertă - actul juridic prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa de a se angaja din
punct de vedere juridic într-un contract de achiziţie publică. Oferta cuprinde propunerea financiară,
propunerea tehnică, precum şi alte documente stabilite prin documentaţia de atribuire”.
”l) contract de achiziţie publică - contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului
administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulţi operatori economici şi una ori mai multe
autorităţi contractante, care are ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea
de servicii.”
Astfel, prin intermediul ofertei nu se poate solicita ofertanților execuția unor părți din
viitorul contract (așa cum s-ar face în cazul solicitării de sesiuni demonstrative pentru aplicații
COTS personalizat sau la comandă) și, în niciun caz execuția integrală anticipată a viitorului
contract la care doar unul dintre ofertanți va avea acces în final. În acest sens, propunerea tehnică
trebuie să se axeze pe descrierea modalității de abordare tehnică a dezvoltărilor IT necesare
și pe planul de organizare al activităților de lucru în acest sens, așa cum acestea sunt ”propuse” de
către fiecare ofertant în parte.
Sarcini/costuri administrative pentru pregătirea ofertelor
În cele ce urmează sunt extrase cu titlu exemplificativ câteva idei din preambulul Directivei
2014/24/UE A Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind
achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18/CE care reliefează importanța acordată
ideilor legate de simplificarea proceselor de achiziții publice, inclusiv legate de reducerea
costurilor administrative de participare pentru ofertanți, costuri care cresc chiar și semnificativ
atunci când se solicită prin documentația de atribuire derularea unei sesiuni demonstrative.
Punctul 80
”Pentru a eficientiza și accelera procedurile, termenele pentru participarea la procedurile de
achiziții ar trebui să fie cât mai scurte cu putință, fără a crea bariere nejustificate în calea accesului
Pagina 16 din 17
agenților economici din întreaga piață internă și în special a IMM-urilor. Prin urmare, ar trebui să
se ia în considerare faptul că, în cazul în care stabilesc termenele de primire a ofertelor și a cererilor
de participare, autoritățile contractante ar trebui să țină seama în special de complexitatea
contractului și de timpul necesar pentru elaborarea ofertelor, chiar dacă aceasta presupune
stabilirea unor termene mai lungi decât termenele minime prevăzute în prezenta directivă.”
Punctul 84
”Numeroși operatori economici, și cu precădere IMM-urile, constată că un obstacol major în calea
participării lor la achizițiile publice îl reprezintă sarcinile administrative care decurg din necesitatea
de a produce un număr semnificativ de certificate sau alte documente legate de criteriile de
excludere și de selecție.”
Punctul 114
”În acest sens, statele membre ar trebui să urmărească totodată obiectivele simplificării și reducerii
sarcinii administrative pentru autoritățile contractante și operatorii economici”.
Punctul 126
”Pentru a se evita sarcini administrative ori de câte ori este posibil, ar trebui să se permită ca
raportul de achiziție să se refere la informațiile deja prevăzute în anunțul relevant de atribuire a
contractului.”.

Pagina 17 din 17