Numirea /angajarea unui Coordonator de Voluntari De ce este nevoie de un Coordonator de Voluntari?

n primul rnd pentru c sarcina de coordonare a voluntarilor este una complex i multidimensional. Aceast sarcin are anumite particulariti importante, aspectele unice care fac ca ea s fie substanial diferit de orice alt sarcin din organizaie/instituie. Realizarea ei necesit antrenarea unei persoane pregtite, a unui manager, a unui coordonator care: are responsabiliti att n exteriorul organizaiei/instituiei (contact constant i activ cu publicul pentru a recruta noi voluntari), ct i n interiorul ei (munca zi de zi n interiorul organizaiei/instituiei cu voluntarii i angajaii); are o tripl sarcin (sprijin scopul organizaiei per ansamblu, ine seama i se ngrijete de nevoile beneficiarilor i al voluntarilor); coordoneaz cel mai mare i cel mai divers numr de persoane din ntreaga organizaie/instituie (intervieveaz, evalueaz, orienteaz i plaseaz fiecare voluntar n parte innd cont de programul, nevoile i interese lui aparte); este n permanent contact cu ntregul personal al organizaiei/instituiei (identific potenialele sarcini de atribuit voluntarilor i ofer supervizare att angajailor ct i vol untarilor); ine seama de tot ce se ntmpl n ntreaga organizaie/instituie (este la curent cu activitile derulate n toate departamentele i cu toate potenialele nevoi de asisten ale voluntarilor); instruiete personalul angajat (despre rolul voluntarilor i modul n care pot s i ajute i s i recompenseze, despre solicitrile adecvate/inadecvate fa de voluntari); are un program de lucru neregulat (seara sau chiar n week-end-uri pentru a se adapta perioadelor n care grupurile int i potenialii aplicani sunt disponibili). n al doilea rnd pentru c managementul voluntarilor implic alte aspecte de coordonare fa de celelalte departamente din organizaie/instituie, este mult mai dificil i necesit efort i consideraie special din cauz c de cele mai multe ori voluntarii nu constituie un departament distinct, ci sunt distribuii pe sarcini aferente departamentelor/programelor din organizaie/instituie. n al treilea rnd pentru c este nevoie de lucrul unei persoane care s posede cunotine, abiliti i deprinderi pentru a putea realiza o sarcin dubl, i anume nu doar s fie atent ca necesitatea de voluntari a organizaiei/instituiei s fie satisfcut corespunztor, dar i ca motivele, nevoile, aspiraiile, cerinele, abilitile speciale i unice, pentru care fiecare persoan a optat s devin voluntar, s fie satisfcute. i nu n ultimul rnd, pentru a oferi sarcini atractive i interesante pentru a atrage i menine resursele umane reprezentate de cei mai potrivii oameni (compatibili cu organizaia/instituia), dornici s ajute fr a fi remunerai, i de ai plasa n funcie de necesitile lor i ale organizaiei/instituiei pentru ca acetia s se simt apreciai, s aib succese n activitate i s lucreze ntr -un mediu plcut. Toate acestea conduc la concluzia c, n cadrul organizaiei/instituiei, Coordonatorul de Voluntari, ca i manager al programului de voluntariat, este o resurs indispensabil foarte important.

Cum trebuie s fie Coordonatorul de Voluntari?

Coordonatorul de Voluntari trebuie s fie plin de entuziasm i energie, s cunoasc organizaia/instituia i s posede abiliti de comunicare, trebuie s aib o bun nelegere asupra fenomenului de expansiune a sferei voluntariatului i asupra diversificrii resurselor comunitare, precum i o perspectiva larg n ceea ce privete posibilitile de implicare a voluntarilor, ct i asupra a ceea ce poate organizaia s obin din aceast colaborare. Pentru a face fa cu succes multitudinii de responsabiliti referitoare la angajai, administrative i de gestionare a voluntarilor, Coordonatorul de Voluntari trebuie s ntruneasc urmtoarele cerine: - s aib cunotine de managementul voluntarilor;

- s aib cunotine solide n domeniul n care lucreaz; - s dea senzaia c este puternic(), dar abordabil() n acelai timp; - s aib capacitatea de a lucra n condiii de stres / sub presiune; - s fie capabil() s ia decizii i s acioneze n consecin; - s tie s se automotiveze i s i motiveze pe alii; - s aib ncredere n sine; - s dea un exemplu bun prin ceea ce face; - s pun accent pe aspectele pozitive ale lucrurilor; - s fie empatic i s tie cum s reacioneze n diferite situaii; - s dea dovad de suficient sensibilitate; - s fie dispus() s sar n ajutorul celor cu care lucreaz; - s participe alturi de ceilali la munc; - s abordeze problemele cu diplomaie; - s tie s i asculte pe ceilali; - s comunice uor cu cei din jur; - s ofere feedback constructiv formal i informal; - s fie o prezen cald; - s fie sincer() i natural(); - s i aprecieze pe cei din jur; - s fie de ncredere i s respecte principiile etice; - s fie creativ i s nu fie rigid; - s fie flexibil i capabil s se adapteze rapid la situaii noi; - s nu se mulumeasc cu puin deci s aib dorina de a se ameliora pe sine i programul de voluntariat n mod continuu; - s tie cum s i instruiasc pe ceilali; - s tie s integreze elemente de joc i distracie att n activitile profesionale ct i n sfera nvrii (n sesiunile de instruire); - s fie bine organizat() i s tie care i sunt prioritile; - s tie s stabileasc obiective clare pentru munca echipei; - s fie capabil() s delege sarcinile; - s fie corect() n luarea deciziilor; - s i plac s rite, dar nu prea mult; - s aib abilitatea de a duce la bun sfrit lucrurile ncepute i de a se concentra asupra esenialului; - munca sa s dea rezultate n cea mai mare parte a timpului; 16

- s aib capacitatea de a vedea ansamblul fr a pierde din vedere detaliile; - s fie dornic() s se perfecioneze i s nvee mereu etc. Principalele abiliti pe care trebuie s le posede acesta sunt: abilitatea de a identifica poteniale resurse umane din comunitate; abiliti de relaionare interpersonal: - de a vorbi liber i de a face prezentri n public ntr-un mod degajat; - de a exprima un punct de vedere pozitiv asupra voluntariatului; - de a cultiva i a avea relaii cu un mare numr de persoane. bune abiliti manageriale: - de a analiza i a diviza munca n sarcini suficient de mici pentru a fi distribuite voluntarilor; - de a gestiona i de a lucra cu detaliile (de genul ajustrii or arelor de lucru neregulate ale voluntarilor etc.); - de a lucra prin intermediul altor persoane. abilitatea de a prelua si adapta idei noi din alte contexte la necesitile speciale ale organizaiei/instituiei.

Principalele sarcini/responsabiliti ale Coordonatorului de Voluntari

Un bun Coordonator de Voluntari trebuie s lucreze la fel de mult alturi de voluntari pe ct lucreaz alturi de angajai. El trebuie s i ajute pe angajai s i formeze i apoi s foloseasc strategii de eficientizare a muncii voluntarilor. Treaba Coordonatorului de Voluntari nu este s ndeplineasc el nsui diferitele sarcini, ci s se asigure c cineva le-a realizat n mod corect i n timp util. Sau, cu alte cuvinte, misiunea lui este s ntreprind msuri care i capaciteaz pe ceilali s realizeze munca. Nimeni nu trebuie s accepte acest post fr s neleag exact ct de complex este acesta. Pentru a nelege ct de complex este acest post, vom trece n revist principalele sarcini/responsabiliti ale Coor donatorului de Voluntari, i anume: - Planificarea i administrarea programului de voluntariat; - Recrutarea voluntarilor; - Selecia voluntarilor; - Orientarea i instruirea voluntarilor; - Supervizarea voluntarilor; - Evaluarea voluntarilor i a programelor de voluntariat; - Motivarea i recunoaterea meritelor voluntarilor; - nregistrarea i pstrarea datelor n activitatea de voluntariat; - Elaborarea rapoartelor privind activitatea de voluntariat; - Alte sarcini/responsabiliti.