1. Analiza sistemului informaional (SIF) existent.

1. Necesitatea i fazele analizei SIF Analiza sistemului informaional existent reprezint prima etap a ciclului de via a unui sistem informatic. Aceast etap este realizat, de regul, de ctre o echip constituit din analiti de sisteme i beneficiari (utilizatori). Obiectivul de baz al etapei de analiz a S ! existent presupune efectuarea unui studiu complex asupra activitii informaionale a unitii beneficiare ("#), a resurselor informaionale de care dispune unitatea, precum i a fluxurilor informaionale existente. Analiza este necesar pentru a scoate $n eviden, at%t aspectele negative ale S ! existent, c%t i cele pozitive $n vederea realizrii unui nou S care s satisfac cerinele informaionale ale "# i, implicit, s sporeasc performanele acesteia. &ealizarea, $n timp, a etapei de analiz implic c%teva faze ' 1. !reliminar ( nvestigaia iniial) presupune urmtoarele activiti: pregtirea condiiilor necesare analizei S !( constituirea colectivului pentru analiza S !( elaborarea programului de realizare. ". #e baz $ (realizarea propriu zise a analizei S !) include' documentarea pentru analiza S !( alegerea procedeelor de analiz a S !( studiul componentelor S ! existent( evaluarea critic a S ! existent( elaborarea variantelor de realizare a S ( %. Final , include' definitivarea documentaiei analizei S !( avizarea analizei S ! de ctre conducerea "#( &emarc : n continuare, vom face referin la fiecare dintre aceste faze, fcnd o caracteristic detaliat a activitilor pe care le include. n concluzie, etapa de analiz a S ! existent reprezint o etap critic $n ciclul de via al unui S , deoarece etapele ce vor urma implic cheltuieli apreciabile de resurse' financiare, umane, materiale, pentru o perioad lung de timp, i, prin urmare, necesit i luarea unei decizii $n vederea acceptrii unui asemenea proiect.

". Faza 'reliminar de analiz a SIF !aza 'reliminar sub$nelege o investigare iniial pentru a putea )ustifica necesitatea elaborrii uni nou sistem informatic. Astfel, la aceast faz sunt
*

identificate cerinele necesare modificrilor ce se impun in organizarea i funcionarea S ! $n viziunea conceperii i realizrii unui nou S . Aceste cerine pot aprea $n urma schimbrilor ma)ore tehnologice, sau datorit necesitii de rezolvare a unei anumite probleme, ori necesitii de extindere a sistemului existent. nvestigaia iniial are la baz ()ererea de realizare a SI* (+ota de comand) i +)ontractul de execuie*. ,ererea este $naintat de unitatea beneficiar prin care se precizeaz motivul pentru care se impune schimbarea, sunt concretizate obiectivele urmrite, precum i beneficiile i costurile anticipate. -,ontractul de execuie* pentru analiza S ! se $ncheie $ntre "# i unitatea de proiectare a noului sistem. .aloarea contractului se determin in baza unui deviz $n care se prevd' timpul preconizat pentru efectuarea analizei, personalul implicat, tarifele de realizare, termenele de execuie, inclusiv obligaiile prilor contractate i modul de achitare a lucrrii. Constituirea colectivului pentru analiza S !, presupune / variante de realizare. Acest colectiv poate include' a. personal propriu al "#( b. personalul unei uniti specializate $n proiectarea S (institut pentru conducere i informatic, societi comerciale profilate pe S , instituii de $nvm%nt superior, etc.)( c. personalul "# i al unitii de proiectare( Prima variant reprezint avanta)ul cunoaterii temeinice a S ! de ctre colectivul de analiz, asigur%nd calitatea realizrii analizei $ntr0un timp relativ scurt. 1ezavanta)ul este c membrii colectivului nu pot sesiza toate deficienele i limitele reale ale S !, deoarece sunt familiarizai cu structura i funcionarea S !, prin urmare ei pot fi lipsii de obiectivitate. Varianta a doua prezint avanta)ul c membrii colectivului de analiz s$nt specializai $n realizarea unor astfel de probleme, cunosc deficienele i limitele altor S ! similare cu cel analizat, dar sunt $n dezavanta) privind timpul de realizare a analizei S ! existent, fiind mai $ndelungat, deoarece se impune o cunoatere detaliat a unor anumite pri cu caracter specific al S !. Varianta a treia este cea mai utilizat datorit maximizrii avanta)elor i minimizrii dezavanta)elor celor 2 variante menionate anterior. 1e reinut c, indiferent de variant, din componena colectivului trebuie s fac parte conductorii compartimentelor funcionale supuse analizei, specialiti care cunosc activitile desfurate $n S !, inclusiv analiti de S !0le (pentru informaii utile, eliminarea celor de prisos, sesizarea nea)unsurilor, formularea cerinelor informaionale pentru viitorul sistem). +umrul membrilor colectivului depinde de obiectivele analizei, sfera de cuprindere, complexitatea S ! i particularitile sale, inclusiv termenele de realizare. 1esfurarea activitii de analiz a S ! se efectueaz pe baza unui program de realizare prin care se urmrete folosirea raional a personalului, termenele intermediare i finale, precum i procedurile de control i avizare a realizrii analizei S ! al "#.
2

%. &ealizarea 'ro'riu,zis a analizei SIF (faza de baz ) %.1. #ocumentarea 'entru analiza SIF Analiza propriu0zis a S ! existent este un proces de obinere a informaiilor (de documentare) despre fenomenele i procesele economice care au loc $n "# i are trei obiective ma)ore' 3nelegerea complet a sistemului existent, $n special a modului de funcionare( Stabilirea unei relaii de lucru cu beneficiarii, pentru a obine acceptul i spri)inul acestora $n realizarea noului S ( ,olectarea datelor necesare pentru identificarea necesitilor beneficiarului, stabilirea cerinelor fa de viitorul sistem i formularea recomandrilor echipei de conducere. &ealizarea acestor obiective presupune un proces de documentare asupra S ! existent care include' studiul unor probleme de organizare a "S4, particularitilor procesului tehnologic de prelucrare a datelor, fluxurilor informaionale, activitilor desfurate, precum i cadrului legislativ0normativ impus funcionrii S !. n acest context, se studiaz modul de organizare i de conducere a "S4, obiectul activitii de baz, particularitile procesului tehnologic de fabricaie, strategia i tactica conducerii $n realizarea sarcinilor de producie, principalele aciuni pentru dezvoltarea unitii, activitile desfurate, documentele folosite, compartimentele implicate, frecvenele i termenii de realizare a documentelor utilizate, sistemul existent de codificare a datelor etc. n paralel, se studiaz dotarea existent cu calculatoare i posibilitatea de asimilare a acesteia $n condiiile unui nou S . 1e asemenea, se studiaz legile, hotr%rile, decretele, normativele, instruciunile care reglementeaz activitatea fiecrui compartiment al "#, modul cum sunt respectate cadrul legislativ i propriile decizii de funcionare efectiv a S ! al unitii analizate. 1ocumentarea trebuie s in seama i de cele mai noi realizri ale organizrii i funcionrii S !0le, precum i de experiena pozitiv existent $n unitile care fac parte din aceeai ramur cu unitatea studiat. 5rocesul de documentare poate fi realizat doar $n baza unor surse de informaii (date) care pot fi at%t de ordin intern, c%t i de ordin extern "#. 5rintre principalele surse interne pot fi numite' anga)aii "# (este cea mai important surs, deoarece cunosc toate subtilitile sistemului), compartimentele organizatorice ale unitii, precum i alte subsisteme informatice ale unitii. Sursele externe de informaii includ diverse uniti care au implementate sisteme asemntoare sau unitile ce le comercializeaz, consultanii i experii $n domeniu, surse guvernamentale, etc. "nul dintre principale avanta)e ale acestor surse (fa de prima categorie) este c ele furnizeaz idei noi, concepte, tehnici sau experiene inexistente $n "#. 3ns, dezavanta)ul const $n costurile implicate i timpul necesar obinerii informaiilor, care este mult mai mare, dec%t $n primul caz.

%.". Ale-erea 'rocedeelor de analiza a SIF. &ealizarea documentrii, indiferent de surs, implic folosirea anumitelor procedee de analiz a S !. 4le se utilizeaz $n funcie de complexitatea i particularitile S !, aria de cuprindere a acestuia, condiiile concrete de lucru i experiena personalului care realizeaz analiza S !. 1in multitudinea de procedee de analiz a S ! pot fi menionate' a) observarea direct a activitilor desfurate $n S ! este realizat prin deplasarea membrilor colectivului $n compartimente funcionale pentru a surprinde sfera i particularitilor activitilor desfurate $n fiecare compartiment. 5rocesul prezint avanta)ul c este uor de realizat, dar nu este folosit ca procedeu de baz $n analiza S !, pentru c nu presupune relaii directe $ntre echipa de analiz i personalul implicat. b) studierea documentaiei existente (elaborat de colectivul propriu al $ntreprinderii) cu privire la diferite propuneri de $mbuntire. 5rocedeul se folosete in combinaie cu observarea direct, deoarece permite colectivului de analiz s $ntre operativ $n posesia unor date de)a culese. 1ezavanta)ul 0 absena unui dialog cu personalul din compartimentele implicate, ceea ce ar fr%na analiza, ar face imposibil surprinderea tuturor aspectelor pentru buna funcionare a S !. c) participarea la executarea activitilor din S ! (in paralel cu personalul "#). Avanta)ul' permite obinerea unei imagini complete asupra desfurrii activitilor sub toate aspectele. 1ezavanta)ul' necesit un timp $ndelungat i un personal de analiz cunosctor al activitilor studiate. d) inventarierea documentelor utilizate in S !, presupune identificarea i descrierea tuturor documentelor din S ! care vor fi consemnate cu a)utorul unor fie unde vor fi incluse toate datele despre fiecare document analizat (denumirea, cine0l $ntocmete, $n c%te exemplare, mi)loacele de calcul folosite, unde circul fiecare exemplar, cine verific i cum se certific veridicitatea coninutului de informaie din documente). 5rin acest procedeu se poate verifica gradul de utilizare a coninutului de informaie din documente, rezult%nd anumite propuneri de promovare $n continuare sau de eliminare, de raionalizare i perfecionare a fluxurilor informaionale, acesta fiind avanta)ul. 1ezavanta)ul' complexitatea surprinderii tuturor aspectelor privind utilizarea documentelor, ceea ce presupune obligatoriu, soluia colaborrii dintre echipa de analiz i personalul implicat. e) chestionarul 6 are la baz o list de $ntrebri adresate personalului din "#. Avanta)ul este c permite culegerea de informaie $ntr0un timp scurt, simultan $n mai multe compartimente, cu un colectiv restr%ns. 1ezavanta)ul 6 limiteaz analiza la semnificaia $ntrebrilor pe care le conine ( *7 6 28 $ntrebri ), unele rspunsuri pot fi incomplete, fapt ce necesit folosirea i a altor procedee. f) interviul 6 studiul S ! prin dialog direct $ntre membrii colectivului de analiz i personalul din compartimentele implicate. Adic, schimbul de informaii se face 9fa-n fa, deci, este cea mai potrivit tehnic disponibil analitilor. Avanta)ul 6 deosebit de eficient, asigur obinerea tuturor informaiilor necesare (aspecte
:

pozitive, negative a S ! analizat) pentru evaluarea critic a sistemului existent $n vederea $nlocuirii acestuia cu un S . 1ezavanta)e' perioad mare de timp, costul i un colectiv de analiz iniiat $n utilizarea interviului. "tilizarea interviului, ca procedeu de baz $n analiza S !, presupune parcurgerea unor faze' pregtirea interviului ( documentarea prealabil asupra S !, se stabilesc obiectivele interviului, interlocutorii, problematica, etc. )( desfurarea propriu0zis a interviului( finalizarea interviului ( o discuie de sintez asupra problemelor abordate i consemnarea msurilor de perfecionare a activitii studiate). n concluzie, alegerea procedeelor de analiz a S ! asigur condiiile necesare realizrii studiului concret al sistemului de ctre echipa de analiz $n scopul evalurii critice a S ! existent.

%.%. Studiul com'onentelor SIF existent Studiul componentelor S ! existent presupune' *. Studiul activitilor U , vizeaz natura i specificul activitilor desfurate, documentele $n care sunt concretizate fiecare activitate. Activitile au fost examinate anterior (planificarea tehnico0economic, previziune, programarea, lansarea i urmrirea produciei, financiar0contabil, personal etc. )( 2. Studiul structurii organizatorice a U care vizeaz urmtoarele aspecte' cunoaterea cadrului )uridic de funcionare( cunoaterea operaiilor tehnologice, a fluxului de producie i a tipului de fabricaie (comand, serie, mas )( urmrirea dinamicii anumitor indicatori tehnico0economici pe o perioad de cel puin 7 ani ( capacitatea de producie, gradul de folosire a utila)ului, costurilor de producie, etc.)( determinarea modului de ierarhizare a sectoarelor de producie (secii, ateliere, puncte de lucru etc.) i a compartimentelor funcionale (previziune, financiar, contabilitate, producie, aprovizionare etc.) prin intermediul organizrii structurii organizatorice a "#( referirea la metoda de previziune, forma de contabilitate, metoda de eviden a .; i cea de calculaie a costurilor etc.( determinarea relaiilor informaionale dintre "# i organele ierarhic superioare ( minister, alte organe ) i inferioare (uniti subordonate antiere, puncte de lucru, secii i ateliere dispersate geografic). /. Studiul deciziilor economico!"inanciare urmrete modul cum sunt fundamentate aceste decizii, documentele existente i informaiile de baz.
7

4ventualele neconcordane dintre numrul i coninutul documentelor utilizate $n "# i prevederile actelor normative sau cerinele informaionale care trebuie semnalate pentru eliminarea documentelor neprevzute de cadrul legislativ sau nesolicitate de "#. Aceste msuri se impun pentru raionalizarea prompt a S ! i pentru a ine cont i de actele normative la proiectarea noului S. :. Studiul dotrii cu #$ permite analiza dotrii existente cu <, a "4, modul $n care aceasta corespunde cerinelor actuale i de perspectiv din punct de vedere a integrrii acesteia $n configuraia de calcul a noului sistem. n situaia $n care unitatea analizat dispune de un compartiment de informatic, se verific msura $n care acesta asigur funcionalitatea sistemelor informatice pentru anumite activiti, dar i posibilitile de asigurare a funcionrii i exploatrii $n perspectiv a unui nou S . 7. Studiul "luxurilor in"ormaionale asigur identificarea circuitului documentelor $n cadrul fiecrui compartiment sau $ntre acestea, rezult%nd' descrierea fluxurilor informaionale prin intermediul unei organigrame, prin care se precizeaz activitile desfurate, compartimentele funcionale implicate, operaiile i circuitele documentelor $n cadrul fiecrui compartiment i $ntre compartimente. Simbolurile folosite sunt prezentate $n figura *. evidenierea fluxurilor informaionale paralele, inutile i neraionale, care urmeaz a fi eliminate din S !( identificarea documentelor folosite inutil, care nu corespunde cadrului legislativ sau s$nt completate $ntr0un numr de exemplare, care nu corespund cerinelor reale ale sistemului( determinarea gradului de utilizare a documentelor tipizate, eliminarea celor netipizate( verificarea oportunitii informaiilor din documentele utilizate $n vederea precizrii informaiei neutilizate sau informaiei neincluse $n coninutul documentelor( integrarea S ! specific unitii cu alte S ! externe. =. Studiul volumului datelor din S%& urmrete determinarea numrului de documente utilizate $n S ! actual i a estimrii numrului mediu de documente pentru noul sistem, cantitii relative de date ce vor fi prelucrate $n sistem. ,oncomitent cu descrierea documentelor, se urmresc i sistemele de coduri utilizate de "#, pentru a fi preluate $n viitorul S , deoarece activitatea de codificare necesit mult efort, pe de o parte, iar pe de alt parte, personalul unitii este de)a familiarizat cu modul de utilizare a sistemelor de coduri. n rezultatul studiului volumului de date pot fi formulate (de ctre echipa de analiz ) recomandri privind configuraia sistemului, precum i necesarul de resurse tehnice. 1e asemenea, informaiile respective pot fi folosite la evaluarea critic a S ! studiat.

?peraie efectuat

1ocument $ntocmit $n mai multe exemplare

1ocumentul utilizat

Arhivarea documentelor

1ocument provenit din alte sisteme

Sensul circulaiei documentelor

!igura *. Simboluri utilizate $n descrierea fluxurilor informaionale

Studiul costurilor de "uncionare a S%& existent, se determin categoriile de cheltuieli ale "# pentru $ntreinerea S ! existent. Aceste cheltuieli pot fi' cheltuieli cu salariile personalului implicat $n funcionarea S !( cheltuieli cu amortizarea si $ntreinerea echipamentului de calcul( cota parte din amortizarea cldirilor $n care au loc procesele informaionale( cheltuieli cu materialele consumate ( h%rtie, supori tehnici, etc. )( alte cheltuieli necesare S ! existent. Acest studiu este folosit $n calculul indicatorilor de eficien determinai la etapa de implementare conform cruia se compar cheltuielile S ! existent cu cele ale noului S proiectat.
>.

%... /valuarea critica a SIF existent ?biectivul urmrit prin evaluarea critic a S ! existent este de a evidenia performanele i limitele acestuia $n raport cu cerinele informaionale ale "#, precum i formularea direciilor principale privind calitatea funcionrii sistemului. Astfel, evaluarea critic a S ! existent cuprinde urmtoarele aspecte' 'biectivele sistemului, care permite determinarea modului $n care sunt rezolvate cerinele informaionale ale conducerii. 1e asemenea, aceast evaluare evideniaz msura $n care informaiile solicitate lipsesc sau sunt necorespunztoare sub aspectul preciziei, operativitii i frecvenei de difuzare. 3n acelai context se evideniaz i modul de coordonare a funcionrii $ntregului S ! prin studiul comparativ al procedurilor de prelucrare executate $n diverse
>

compartimente. 4valuarea critic a obiectivelor evideniaz concordana dintre nivelurile structurii organizatorice i categoriile de informaii necesare fiecrui compartiment implicat. ,antitatea de informaie folosit $n cadrul fiecrui compartiment poate asigura o execuie oportun a activitilor sau o lips de operativitate. Acest aspect al evalurii trebuie s indice informaiile care vor fi utilizate $n viitorul sistem sau cele care se dovedesc a fi inutile sau sunt $n contradicie cu cadrul legal i care urmeaz a fi eliminare. (i)loacele *i metodele "olosite +n procesul tehnologic de prelucrare a datelor ,P#P-), presupune evidenierea gradului de dotare a "# cu calculatoare pentru a decide oportunitatea folosirii calculatoarelor din dotare $n sistemul nou sau achiziionarea de noi echipamente de calcul. <ot $n aceast faz se pot face evaluri asupra gradului de uzur fizic sau moral a echipamentelor de calcul i a msurii $n care "# va dispune de fondurile financiare necesare achiziionrii unor noi tipuri de calculatoare. 1e asemenea, se verific gradul de integrare informatic a "# $n cadrul specific economiei de pia, de cooperare $n producie, de studiul pieei etc. Personalul, prin care se determin gradul de utilizare a timpului de lucru pe compartimente i gradul de $ncrcare a personalului, $n vederea formulrii propunerilor de $mbuntire a activitii personalului i a modului $n care acesta este pregtit pentru implementarea unui S . costurile de "uncionare, presupun evidenierea msurilor pentru reducerea tuturor cheltuielilor ocazionate de funcionarea S !. 3n concluzie' 4valuarea critic a $ntregului S ! determin direciile de perfecionare a S ! existent i oportunitatea proiectrii i realizrii unui nou S .

%.0. /laborarea variantelor de realizare a SIF 4laborarea variantelor de realizare a S ! include urmtoarele faze' stabilirea "unciilor, cerinelor *i restriciilor viitorului S% se bazeaz pe evaluarea critic a S !, obiectivele generale cerinele, condiiile "#. 1e asemenea, presupune determinarea ariei de cuprindere a viitorului S (evidene, luarea deciziilor, optimizarea activitilor de baz i auxiliare etc.). 5recizarea cerinelor generale a viitorului S se face $n raport cu concluziile analizei S ! existent. &estriciile generale ale noului S se stabilesc $n concordan cu cadrul legislativ cu nivelul resurselor materiale, financiare i umane de care dispune "# i cu durata de timp propus pentru conceperea i realizarea noului sistem. de"inirea soluiei generale de principiu pentru S%, se refer la funciile, cerinele i restriciile anterior delimitate pentru a defini una sau mai multe definiii de organizare a prelucrrii datelor pentru viitorul S . 5entru fiecare variant de realizare se stabilete numrul activitilor i gradul de informatizare a acestora (prin delimitarea procedurilor automate i manuale). 1e asemenea, vor fi precizate
@

modificrile $n structura i atribuiile preluate de ctre noul sistem $n raport cu cele care vor rm%ne $n exclusivitate $n sarcina comparaiilor funcionale. 3n dependen de aceste opiuni cu caracter funcional se studiaz soluiile tehnice de principiu cum ar fi' 5osibilitile financiare ale "# de a dispune de echipamente de culegere, transmitere i de prelucrare a datelor( <ipul calculatoarelor folosite i modul de exploatare' <ipuri de sisteme de operare (A +1?"S, "+ B, etc.)( <ipul produselor program utilizate (specifice, generalizabile)( <ipul suporturilor de date folosite( ;odul de organizare a datelor (fiiere, baze de date, baze de cunotine)( <ipul de prelucrare a datelor (centralizat, distribuit, interactiv, $n loturi). evaluarea costurilor "iecrei variante de realizare a noului sistem urmrete definitivarea informaiilor referitoare la costurile implicate i efectele economice ateptate pentru fiecare variant. 5rin comparare "# selecteaz varianta mai eficient pe care se va baza proiectarea general, proiectarea de detaliu i se va implementa S . .. Finalizarea analizei SIF 4tapa de analiz a S ! existent este finalizat cu de"initivarea documentaiei i $ntocmirea unui ./aport de analiz0 $n care sunt consemnate, $ntr0o form general (sintetizat), rezultatele analizei efectuate i care include urmtoarele elemente' Scopul, domeniul i restriciile proiectului( Cegtura proiectului cu planul strategic al $ntregului S !( Aprecierile critice fa de sistem( &ecomandri privind $mbuntirea S ! existent i pentru proiectarea unui nou S ( 1escrierea informaiilor necesare lurii deciziilor ulterioare, etc. &aportul, $mpreun cu un exemplar de documentaii (descrierea activitilor, organigrama structurii organizatorice a "S4, organigrama fluxului informaional, descrierea i analiza documentelor, descrierea codurilor utilizate) sunt utilizate de proiectanii de sistem, drept elemente de baz, $n etapele ce vor urma.