GUVERNUL ROMNIEI

SC ........................... SRL

Nr. ________/ ______. 09. 2011 From: SC ....................... SRL Ctre: _________________________________ Sub.: Servicii de auditare proiect Modernizare cabinet de stomatologie

Stimai Domni si Doamne

SC ................. SRL avnd sediul social n ............, Str. ................, BL............., SC..........., AP ..........., Jud. .......... , J..../ ....../ .............., CUI ............, reprezentata legal de ................, imp eme!tea"# $!cep%!d cu data de 1& Apri ie 2011, proiectu 'Modernizare cabinet de stomatologie(, cod S)IS 21**+, proiect ,i!a!-at de c#tre )i!i.teru /e"vo t#rii Re0io!a e .i 1uri.mu ui, $! cadru Pro0ramu ui 2pera-io!a Re0io!a 200+32014 5 A6a prioritar# * 7Spri8i!irea de"vo t#rii mediu ui de a,aceri re0io!a 9i oca (, /ome!iu de i!terve!-ie *.4 7Spri8i!irea de"vo t#rii micro$!trepri!deri or(. I! vederea atri:uirii contractului de auditare a acestui !roiect, va .o icitam 5 daca .u!te-i i!tere.a-i, ca i! terme! de " zile de a pre"e!ta, .a tra!.mite-i 5 mpreuna cu confirmarea de primire a acestei invitaii, o o#erta #erma cu !reul !restaiei ;i! ei ,ara 1<A= .i durata lucrrilor, direct, pri! po.ta e ectro!ica ;..........................= .au a !um#ru de #a$: .................., -i!%!d co!t de urm#toare e e eme!te> 1. Durata contractului propus: max. 30 Zile 2. Bugetul maxim alocat acestei prestaii: .............. lei (fara TVA 3. Serviciile de audit sunt contractate pentru realizarea unui audit final (raportul final privind constat!rile factuale, ce va nsoi "ererea de rambursare finala a beneficiarului 4. Prestaii minimale solicitate: conf. AN !A " 5. #orma raportului de audit: conf. AN !A $ 6. #orma contractului: %odelul standard al contractelor de prest&ri servicii '()* 3+,$00-%& A!e6e e 1 .i 2 ,ac parte i!te0ra!ta di! co!tract 7. .ontractul de servicii de audit se re/ilia/& unilateral de c&tre 0eneficiar in cazul in care pe durata prest!rii serviciilor, auditorului financiar independent i s#a retras aceasta calitate de c!tre "A$%. 8. .riterii de calificare , selecie a auditorului financiar independent: - a procedura au dreptu .a participe !umai o,erta!ti 3 per.oa!e ,i"ice .i 8uridice inscrise in Registrul auditorilor #inanciari acti'i i!tocmit de Camera Auditori or ?i!a!ciari di! Roma!ia ;CA?R=, i!re0i.trata ,i.ca i! Roma!ia .i care detine 'iza de membru acti' a CA?R pe a!u cure!t. - Auditoru ,i!a!ciar i!depe!de!t nu a #ost sanctionat in ultimii " ani de catre /epartame!tu de mo!itori"are .i compete!ta pro,e.io!a a a CA?R. Pe!tru veri,icarea i!dep i!irii de catre Auditoru ,i!a!ciar i!depe!de!t o,erta!t a criterii or de .e ectie me!tio!ate a!terior, o,erta!tii au obligati'itatea de a !rezenta urmatoarele documente doveditoare> a) "ertificat de atestare a calitatii de auditor financiar eliberat de "A$% # copie &conf. cu originalul' b) "arnet de membru al "A$%, vizat cu mentiunea (Activ( pentru anul in curs # copie c) "ertificat fiscal eliberat de Administratia financiara teritoriala la care este arondat sediul ofertantului # original d) )eclaratia pe propria raspundere, din care sa rezulte ca nu a fost sanctionat in ultimii * ani de catre )epartamentul de monitorizare si competenta profesionala al "A$%. Criteriul de atribuire> +retul cel mai scazut@ a o,erte ,i!a!ciare e0a e, .e dec ara ca.ti0atoare oferta cu durata de realizare mai mica. /eta ii .up ime!tare .e pot o:-i!e de a ............................ 5 )a!a0er de proiect, a adre.a> ................................... .i pe .ite3u > ,ttp:--....inforegio.ro "u sperana ca vei da curs invitaiei noastre, a/teptam cu interes ofertele )#voastra (ca durata si pre . "u stima, Administrator 0" ........................ 0%1,

ANEXE AUDIT SC .. SRL

.................................. 22222222222222222222222

Anexa 1

Termeni de referina pentru erifi!area !"e#tuie#i#$r unui C$ntra!t de %inanare finantat prin &r$'ramu# Operai$na# Re'i$na# ())*+()1,
1.1. Su-ie!tu# an'a.amentu#ui/ Subiectul angajamentului este Cererea de ram-ur0are fina#a la Contractul de Finanare, pentru perioada 11111111111111 pana la _________________. Auditorui va verifica daca cheltuielile prezentate de Beneficiar in Cererea de rambursare s-au facut in interesul proiectului si ca acestea sunt corecte si eligibile 1.(. Termenii 0i C$nditii#e C$ntra!tu#ui de %inantare Auditorui verifica daca! fondurile au fost cheltuite in conformitate cu termenii si conditiile Contractului de Finantare art.1, alin. (2) cheltuielile solicitate la plata sunt reale, exacte si eligibile. 1.,. &#anifi!area2 pr$!eduri#e2 d$!umentatia 0i d$ e3i#e de audit Auditorui isi va planifica activitatea astfel incat verificarea cheltuielilor sa fie realizata efectiv, sa respecte procedurile prevazute in anexa nr. 1 si va utiliza dovezile "materialele# obtinute la elaborarea raportului $e asemenea auditorui va mentiona in raport ca acesta a fost intocmit cu respectarea termenilor de referinta si in conformitate cu Standardele %nternationale ale Serviciilor Cone&e "%S'S# (()) 1.4. Rap$rtarea 'aportul privind constatarile factuale pentru verificarea cheltuielilor efectuate in cadrul unui contract finantat prin *+' trebuie sa descrie scopul si procedurile agreate ale angajamentului, suficient de detaliat incat sa permita Beneficiarului si Autoritatii de ,anagement sa inteleaga natura si aria de cuprindere a auditului si opinia de audit Uti#i3area m$de#u#ui de Rap$rt pre3entat in anexa nr. ( e0te $-#i'at$rie. 1.5 S!$pu# #u!rarii + &r$!eduri de ap#i!at Auditorul va obtine, pe baza verificarilor, dovezi suficiente in vederea e&primarii unei opinii asupra realitatii, legalitatii si conformitatii cheltuielilor efectuate de Beneficiar %n acest scop, Auditorul poate utiliza %ndrumarile Standardului de Audit -)) .*robele de Audit., folosindu-se in special de acele paragrafe privind /suficiente dovezi de audit corespunzatoare. Auditorul va mentiona in cuprinsul 'aportului constatarilor factuale daca a avut acces nelimitat la informatii si documente si daca probele de audit obtinute sunt suficiente si adecvate pentru emiterea opiniei de audit 0ista indicativa a tipurilor si naturii dovezilor1probelor de audit pe care auditorul le poate cu ocazia verificarii cheltuielilor include! Registrele contabile prevazute le egea contabilitatii nr. !2"1##1, cu modificarile si completarile ulterioare (in format eletronic si"sau hartie) $ugetul propriu al beneficiarului pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate. $alante de verificare analitice si sintetice (in format eletronic si" sau hartie) Fise de cont pentru operatiuni diverse (in format eletronic si"sau hartie) %ote de contabilitate (in format eletronic si"sau hartie) &osarele achizitiilor publice constituite conform prevederilor '() nr. *+"2,,-, in functie de tipul procedurilor de achizitie publica derulate de catre $eneficiar
2

ANEXE AUDIT SC .. SRL

Contracte si formulare de comanda Facturi .ituatii de lucrari si situatii de plata /rocese verbale de receptie finale si partiale /rocese verbale de punere in functiune %ote de receptie si constatare de diferente 0xtrase de cont si ordine de plata Contracte de munca incheiat intre beneficiar si anga1at2 &ecizia prin care anga1atul este desemnat sa faca parte din echipa de implementare si atributiile ce ii revin in cadrul proiectului2 &ecizia interna prin care se desemneaza un alt anga1at al $eneficiarului sa efectueze munca anterior efectuata de anga1atul in pro1ect2 3ime4sheet4uri cu timpul efectiv lucrat in cadrul proiectului (inclusiv pentru contractele de munca part4time) avizate de managerul de pro1ect2 .tate de salarii2 5lte documente6 bonuri de consum, foi de parcurs, bilete de transport, bonuri cantitati fixe carburant auto, ordine de deplasare, liste de inventar, fisa mi1locuiui fix, etc.

1.6 O-tinerea unei 0ufi!iente inte#e'eri a pr$ie!tu#ui 0i a termeni#$r 0i !$nditii#$r C$ntra!tu#ui de %inantare Auditorul are obligatia sa dobandeasca o intelegere suficienta a termenilor si conditiilor Contractului de Finantare prin analiza acestuia si a ane&elor sale, precum si a celorlalte informatii relevante si prin verificari la Beneficiar Auditorul se va asigura ca va obtine o copie completa a Contractului de Finantate, a ane&elor sale si a actelor aditionale "semnate de catre Beneficiar si de catre Autoritatea de ,anagement si +rganismul %ntermediar# Auditorul va obtine si va verifica copii ale 'apoartelor de *rogres trimestriale 1finale $e asemenea, daca este cazul, auditorul va acorda o atentie deosebita regulilor privind subcontractarea $aca Auditorul considera ca termenii si conditiile verificate nu sunt suficient de clare, acesta este obligat sa solicite clarificari Autoritatii de ,anagement1 +rganismului %ntermediar1 Beneficiarului (. &r$!edura de erifi!are a e#i'i-i#itatii !"e#tuie#i#$r 0$#i!itate de !atre 7enefi!iar

(.1. &r$!edura 'enera#a %n aceasta etapa Auditorul va verifica daca! cererea de rambursare este conforms cu conditiile contractului de finantare beneficiarul tine o evidenta contabila folosind conturi analitice distincte pentru *roiect, iar sistemul contabil utilizat este in conformitate cu legislatia nationala in vigoare este posibila evaluarea eficienta si eficace a cheltuielilor cuprinse in Cererea de rambursare intermediara 1finala %nformatiile cuprinse in cererea de rambursare se reconciliaza cu sistemul de contabilitate si inregistrarile Beneficiarului "e& Balanta de verificare, inregistrari din conturile analitice si sintetice# (.(. C$nf$rmitatea !"e#tuie#i#$r !u -u'etu# pr$ie!tu#ui Auditorul efectueaza o verificare analitica a categoriilor de cheltuieli cuprinse Cererea de rambursare intermediara1finala si va analiza daca! categoriile de cheltuieli din Cererea de rambursare corespund cu categoriile de cheltuieli din bugetul proiectului prevazut in anexa nr. V la contractul de finantare cheltuieiile efectuate au fost prevazute in bugetul proiectului cheltuielile au fost efectuate in conformitate prevederile Contractului de finantare cheltuielile efectuate sunt conforme cu legislatia nationala si comunitara suma totala solicitata la plata de catre Beneficiar nu depaseste finantarea nerambursabila
3

ANEXE AUDIT SC .. SRL

prevazuta in Contractul de finantare au fost efectuate modificari ale Bugetul proiectului prin transferuri intre liniile din cadrul aceluiasi capitol bugetar de cheltuieli eligibile, si daca acestea au afectat scopul principal al proiectului1 au modificat valoarea totala eligibila a *roiectului realocarile de fonduri s-au efectuat in limita unui procentului de 2)3 din suma inscrisa initial "sau aprobata ca urmare a unui act aditional# in cadrul liniei bugetare din care s-a facut realocarea beneficiarul a efectuat modificari asupra liniilor bugetare care au limite ma&ime impuse de prevederile regulamentelor comunitare sau nationale sau de regulile de eligibilitate stabilite de A, *+'

(.,. Se#e!tarea !"e#tuie#i#$r pentru erifi!are 4 5 2 Categorii si tipuri de cheltuieli Categoriile de cheltuieli solicitate de beneficiar in Cererea de rambursare trebuie sa corespunda cu cele din bugetul proiectului, iar cele tip F6$' sunt evidentiate distinct Categoriile de cheltuieli pot fi, in principiu, defalcate in tipuri de cheltuieli individuate sau tipuri pe clase de cheltuieli cu aceleasi caracteristici sau caracteristici asemanatoare Forma si natura probei suport "de e&. ' plata, un contract, o factura, etc # si modul in care cheltuiala este inregistrata "nota contabila, registrele de contabilitate#, variaza in functie de tipul si natura cheltuielilor si actiunilor sau tranzactiilor de baza %n toate cazurile, tipurile de cheltuieli reflecta valoarea contabila"sau financiara# actiunilor sau tranzactiilor de baza, indiferent de tipul si natura actiunii sau tranzactiei in cauza 4 5 4 Selectarea cheltuielilor Auditorul va verifica toate categoriile si tipurile de cheltuieli prezentate in Cererea de rambursare intermediara 1finala, iar in cadrul acestora vor fi selectate numai acele cheltuieli care prezinta un nivel ridicat al riscului, determinat pe baza metodei proprii de analiza de risc a auditorului independent, e&ceptie facand verificarea achizitiiior publice care se va realiza in procent de 2))3 (.4. Verifi!area !"e#tuie#i#$r Auditorul verifica cheltuielile si prezinta in 'aport toate e&ceptiile care rezulta din aceasta verificare 6&ceptiile verificarii reprezinta toate abaterile de la reglementarile cuprinse in termenii de referinta descoperite pe parcursul realizarii procedurilor prevazute in prezenta ane&a %n toate cazurile, auditorul va evalua impactul financiar "estimat# al e&ceptiilor, in termeni de cheltuieli neeligibile Auditorul va verifica daca pentru cheltuielile selectate se respecta criteriile specificate mai jos! 4 ( 2 6ligibilitatea cheltuielilor-conditii generate Ca regula generala, Auditorul va analiza daca cheltuielile efectuate de catre beneficiarii proiectelor sunt justificate prin facturi si ordine de plata aferente sau alte documente contabile cu valoare justificativa echivalenta 6ligibilitatea cheltuielilor va fi stabilita inclusiv prin verificarea sistemului de contabilitate a beneficiarilor *entru a fi considerate eligibile, in conte&tul proiectului, costurile trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii generale! sa fie necesare pentru realizarea proiectului, sa fie prevazute in contractul incheiat cu beneficiarul proiectului si sa fie in conformitate cu principiile unui management financiar sanatos, respectiv utilizarea eficienta a fondurilor, si un raport optim cost1beneficiu7 sa fie efectuate si platite de beneficiar sau partenerii sai pana la termenul de depunere a cererii de rambursare finale, dupa cum este definit in cadrul contractului de finantare7 sa fie inregistrate in contabilitatea beneficiarului1 partenerului avand la baza documente justificative, sa fie identificabile si verificabile, sa fie dovedite prin documente originale $ocumentele originale trebuie sa aiba inscris codul proiectului si mentiunea 8*roiect finantat din *+'9 Beneficiarul va aplica mentiunea 8Conform cu originalul9 pe copiile documentelor suport1justificative ce :nsotesc cererea de rambursare
4

ANEXE AUDIT SC .. SRL

Beneficiarul va tine contabilitatea proiectului separat, folosind conturi analitice distincte pentru inregistrarea operatiunilor legate de realizarea proiectului7 Atribuirea contractelor de achizitii sa se faca in conformitate cu prevederile + ; < nr 5(1 4))= privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare7 Beneficiarii vor derula fondurile aferente pre-finantarii proiectelor prin conturi separate deschise special pentru project 4 ( 4 6&actitate si inregistrare Auditorul verifica! daca cheltuielile pentru o tranzactie1operatiune au fost inregistrate cronologic, atat in sistemul contabil al Beneficiarului cat si in Cererea de rambursare si sistematic in conturile analitice distincte ale proiectului, in conformitate prevederile contractului de finantare daca cheltuielile pentru o tranzactie1operatiune au fost incadrate corect in capitolul 1subcapitolul de cheltuieli din bugetul proiectului daca cheltuielile efectuate sunt conforme cu bugetul proiectului si sunt sustinute prin documente justificative corespunzatoare daca au fost utilizate corect ratele de schimb valutar, conform prevederilor contractului de finantare %n realizarea verificarilor Auditorul va avea in vedere prevederile ordinelor comune ,$0*01 ,6F pentru aprobarea categoriilor de cheltuieli eligibile pentru fiecare domeniu major de interventie din cadrul *rogramului +perational 'egional 4))>-4)25 4 ( 5 'ealitatea cheltuielilor %n aceasta etapa Auditorul va verifica! daca bunurile furnizate au fost receptionate, cu specificarea datei si a locului primirii si au fost inregistrate in gestiune si in contabilitate, cu specificarea gestiunii si a notei contabile de inregistrare daca lucrarile au fost e&ecutate si serviciile prestate7 e&istenta documentelor care atesta ca bunurile au fost livrate, lucrarile e&ecutate si serviciile prestate "factura fiscala si factura# 4 ( ( ?erificarea achizitiilor publice Auditorul va verifica daca atribuirea contractelor de furnizare, servicii, lucrari s-a facut in conformitate cu prevederile legislatiei nationale si europene in vigoare, inclusiv prin aplicarea unei proceduri specifice "in cazul beneficiarilor de drept privat# stabilita de catre Autoritatea de ,anagement - privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii si daca atribuirea contractelor de achizitii necesare implementarii proiectului s-a realizat cu respectarea urmatoarelor principii! nediscriminarea tratamentul egal recunoasterea reciproca transparenta proportionalitatea eficienta utilizarii fondurilor publice asumarea raspunderii 0a analiza conformitatii achizitiilor publice desfasurate de Beneficiar cu legislatia aplicabiia in domeniul achizitiilor publice, auditorul va avea in vedere urmatoarele etape si operatiuni, in functie de procedura de achizitie publica derulata de Beneficiar!

ANEXE AUDIT SC .. SRL

6 *

In!"eierea d$0aru#ui de a!"i3itie pu-#i!a 8eru#area !$ntra!tu#ui 0au a!$rdu#ui+!adru

- transmiterea spre publicare a unui anunt de atribuire7 - definitivarea dosarului de achizitie7 daca este cazul, constituirea garantiei de buna e&ecutie7 intrarea in efectivitate7 %ndeplinirea obligatiilor asumate si receptii partiale7 receptia finala7 daca este cazui, eliberarea garantiei de buna e&ecutie7

%ina#i3area !$ntra!tu#ui

Auditorul va mentiona in raportul de audit daca a identificat cazuri de neconformitate cu procedurile de achizitii iar cheituielile aferente platii bunurilor1 serviciilor1 lucrarilor astfel achizitionate vor fi considerate neeligibile
6

ANEXE AUDIT SC .. SRL

(.4.5. C$0turi indire!te Auditorul va verifica in ce masura aceste cheltuieli se incadreaza in procentele ratelor forfetare stabilite de A,*+' prin Contractul de finantare

ANEXE AUDIT SC .. SRL

Anexa. nr. (

Rap$rtu# pri ind !$n0tatari#e fa!tua#e !u pri ire #a erifi!area !"e#tuie#i#$r efe!tuate in !adru# unui C$ntra!t de finantare finantat prin &OR
1. O-ie!ti u# rap$rtu#ui Angajamentul nostru a fost de a realiza procedurile agreate cu privire la verificarea cheltuielilor efectuate in cadrul contractului de finantare semnat intre SC 1111111111111111 .................... si Autoritatea de ,anagement pentru *+' Acest lucru a implicat realizarea anumitor proceduri specifice, ale caror rezultate vor folosi A,*+' pentru a putea formula conluzii proprii pe baza procedurilor e&ecutate de noi +biectul acestui angajament este verificarea de catre auditor a faptului ca sumele "cheltuielile# solicitate de Beneficiar in Cererea de rambursare pentru actiunile finantate prin contractul de finantare au fost efectuate "@realitatatea desfasurarii.#, sunt e&acte "@e&actitate.# si eligibile si transmiterea catre Beneficiar a 'aportului cu privire la realizarea procedurilor agreate (. S!$pu# #u!rarii Angajamentul nostru s-a realizat in conformitate cu! :ermenii de referinta din anexa nr. 1 a acestui raport, Standardul %nternational privind serviciile cone&e "/%S'S.# (()) 5nga1amente pentru realizarea procedurilor agreate privind informatiile financiare emis de catre federatia %ntemationala a Contabililor "@%FAC.# si adoptat de catre CAF' Codul etic emis de %FAC $esi %S'S prevede ca independenta nu este o cerinta pentru angajamentele privind procedurile agreate, A,*+' solicita ca auditorul sa respecte cerintele de independenta prevazute de Codul etic Asa cum s-a solicitat, noi am realizat doar procedurile stabilite in termenii de referinta si am raportat constatarile noastre factuale in Capitolul 4 al acestui 'aport Scopul acestor proceduri agreate a fost stabilit de catre Autoritatea de ,anagement si au fost realizate pentru a evalua daca cheltuielile solicitate de Beneficiar in Cererea de rambursare au fost realizate efectiv, sunt e&acte si eligibile ,. Sur0e#e inf$rmatii#$r 'aportul cuprinde informatii furnizate de managementul Beneficiarului in legatura cu intrebarile specifice sau care au fost obtinute sau e&trase din sistemele informatice si contabilitatea Beneficiarului 4. C$n0tatari fa!tua#e Cheltuielile totale care reprezinta subiectul acestor verificari se ridica la 0uma de .............. #ei. Aceasta suma este egala cu suma totala a cheltueililor raportate de Beneficiar in Cererea de rambursare "prezentata in anexa nr #, iar suma solicitata de Beneficiar spre rambursare, "dupa deducerea din suma totala a prefinantarii - unde este cazul# conform contractului de finantare se ridica la ...........#ei, asa cum rezulta din cererea de rambursare *e baza verificarilor pe care le-am realizat, am descoperit ca 0uma de.........#ei nu reprezinta cheltuieli eligibile $etaliile constatarilor noastre factuale, inclusiv Situatia cheltuielilor neeligibile, sunt prezentate in Capit$#u# II al acestui 'aport 8eta#ii#e rap$rtu#ui Capit$#u# I Inf$rmatii !u pri ire #a !$ntra!tu# de finantare 0i a!ti itatea 7enefi!iaru#ui Acest punct va include o descriere sumara a contractului de finantare si a activitatilor derulate de SC S'0, in baza acestuia Auditorul va prezenta, de asemenea, un tabel sintetic cu privire la obiectul verificarilor Capit$#u# II &r$!eduri rea#i3ate 0i !$n0tatari fa!tua#e Acest punct va include o scurta descriere a verificarilor efectuate, a procedurilor urmate si a informatiilor utilizate in acest scop $e asemenea, va cuprinde descrierea detaliata a rezultatelor acestor verificari, cu utilizarea de
8

ANEXE AUDIT SC .. SRL

tabele 1grafice 1dovezi de audit, ca ane&a la raport, daca sunt necesare1utile, precum si descrierea, daca este cazul, a oricaror e&ceptii1n econformitati, potrivit urmatoarelor sectiuni! 1. O-tinerea unei 0ufi!iente inte#e'eri a pr$ie!tu#ui 0i a termeni#$r 0i !$nditii#$r C$ntra!tu#ui de %inantare (. &r$!edura de erifi!are a e#i'i-i#itatii !"e#tuie#i#$r 0$#i!itate de !atre 7enefi!iar (.1 &r$!edure 'enera#a (.( C$nf$rmitatea !"e#tuie#i#$r efe!ti e !u -u'etui pr$ie!tu#ui , ane&a nr ? la contractul de finantare7 (., Se#e!tarea !"e#tuie#i#$r pentru erifi!are, 4 5 2 Categorii si tipuri de cheltuieli 4 5 4 Selectarea cheltuielilor (.4 Verifi!area !"e#tuie#i#$r 4 ( 2 6ligibilitatea cheltuielilor - conditii generale 4 ( 4 6&actitate si inregistrare 4 ( 5 'ealitatea cheltuielilor 4 ( ( ?erificarea achizitiilor publice 4 ( - Costuri indirecte Anexe