Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CORESPONDENTEI
documente netipizate.
h) dup natura i destinaia exemplarelor:
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii
originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a
eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are
puterea originalului;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie
copie, locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :
copia certificat are confirmarea c este valabil; se folosete pentru
pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii
care pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul,
pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntur i tampil;
copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea
exact a coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox, precum i
ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial.
Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de
dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
1..2. Circulaia corespondenei
Circulaiei corespondenei, att n interiorul unei instituii, ct i n afara ei, i
se acord o atenie deosebit, tocmai datorit importanei pe care o
reprezint scrisorile pentru orice instituie. Scrisoarea poate circula astfel:
n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;
transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat personal.
Nu este sigilat n plic (se exclud din aceast categoriile scrisorile cu regim
special de confidenialitate);
10
- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru
a se putea constata dac vina este a potei sau a expeditorului;
- dac o anex lipsete;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este
un punct de plecare sau pentru care exist o dat limit;
- dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea
rspunsului, n cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere.
sortarea corespondenei;
nregistrarea i datarea corespondenei;
ntocmirea unei condici interne de distribuie;
predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt
predate secretarei (asistentei manager).
La primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de expediie,
verific corespondena, o sorteaz (scrisori care necesit atenia conducerii i
scrisori care necesit atenia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, n
ordinea urgenei, n mapa de coresponden pentru conducere. Conducerea
va nota pe fiecare document o rezoluie (persoana sau departamentul care l
va primi spre rezolvare, termenul i eventual modalitatea de rezolvare). Dup
ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia pe ea), secretara o
nregistreaz ntr-un caiet (condic) i o va repartiza apoi persoanelor sau
departamentelor pe baz de semntur.
Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce necesit
atenia mai multor departamente sau persoane, se va proceda n aa fel nct
fiecare departament /persoan s fie pus la curent cu problema ce l
privete. Exist cteva modaliti de a face acest lucru :
se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate
departamentele interesate i apoi scrisoarea este trimis pe rnd la toate
acestea; pe msur ce fiecare din ele i ndeplinete sarcina, i bifeaz
numele pe noti i o trimite mai departe;
scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de majoritatea
problemelor cuprinse n ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai
departe celorlalte departamente;
11
13
14
16
17
18
19
20
22
23
26
27
29
31
32
35
36
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu
i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng
funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor
centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal,
ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n
cazul corespondenei cu partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul.
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la
contul bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu, pentru
corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii, pentru felicitri, se
recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual
numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul
vorbitor de limb englez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu
cea care se cere n Romnia din punct de vedere potal (este important ca
potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden
(un cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a
aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur,
sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de
politee: Domnul sau Doamna.
37
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan.
Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a
rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un
ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din
acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al
doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002).
Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n
alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua
i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti
luna i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul,
luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul
emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ
de numele localitii prin virgul. Numele locului de expediie este, de obicei,
numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile
se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste
condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.
38
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu
data, n partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul
identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a
redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include
iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine
emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei
expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul
identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n
partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul
(pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de
cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet.
Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum
i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu:
Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A.
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul
unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast
indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai
jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului
Import Export;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.
39
40
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic
i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate
coleg (Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie
de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de
politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de
feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea
ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia).
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi
Stimai Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c
sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este
Domnilor urmat de :.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de
cuvintele Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint
problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare
i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este
obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este
prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu
deosebit atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu
fa de distana dintre rnduri la care este scris textul.
41
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l
conine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri,
documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu
trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie
de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru
Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
s v atragem atenia n legtur cu
2) Pentru scrisorile de rspuns :
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoastr din
Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
42
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri,
cereri, anunarea promovrii),
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.).
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de
convingere sau conine elemente ce vin n contradicie cu interesele
destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei
convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune
pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n
funcie de importana care se d motivrii; dac este nevoie de o
documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar
dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de
vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei
promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare
cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele
probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
V rugm s primii/acceptai scuzele noastre
Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea
fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna
noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la
documentele care se anexeaz:
Anexm acestei scrisori
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.
44
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de
salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele
distinse/celor mai bune sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i
formula de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre
virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.
V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.
V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea
ntregii noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la
egal sau pe o scar ierarhic superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de
ncheiere/salut pot fi omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este
obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea
exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale
semnatarului.
45
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d
autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a
efului compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text
funcia semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru
semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care
va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe
locul marcat cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i
acestea se scriu sub numele expeditorului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite
prin linie de fracie (bar).
3.4. SCRISOAREA N MEDIUL INTERNAIONAL
O cantitate tot mai mare de coresponden, n special corespondena
privitoare la managementul afacerilor i de business, ncepe s fie destinat
strintii. n zilele noastre limba englez este limba afacerilor internaionale;
tot mai muli europeni vorbesc limba englez, aceasta lund locul limbii
franceze i germane. ,,Engleza este destinat s devin limb universal n
urmtoarele secole, cu o rspndire mai mare dect a latinei n trecut sau
dect a francezei astzi aceste cuvinte, rostite n 1780 de unul din
ntemeietorii Statelor Unite ale Americii, s-au adeverit. Engleza a devenit
limb universal. Ea depete, datorit noilor tehnici de comunicare, noi
granie. n rile scandinave engleza este limba strin principal, la fel i la
germani. n Asia i Africa engleza este limba oficial folosit n activiti
formale. Corporaiile multinaionale folosesc limba englez ca limb oficial.
Numeroi termeni n domenii dezvoltate preponderent n SUA sau Anglia, ca
de exemplu cel al informaticii, sunt preluai ca atare n toate limbile.
46
48
49
50
51
52
n caseta de dialog SAVE AS, n casta text File Name, se tasteaz numele
ablonului;
n caseta de dialog SAVE AS TYPE, se selecteaz Document Template.
Se selecteaz folder-ul n care se dorete realizat salvarea;
se tasteaz butonul SAVE. Din acest moment documentul este salvat cu un
ablon.
Utilizarea ablonului Fax Wizard
Una din facilitile oferite de calculator este c putem trimite un fax fr a ne
ridica de la birou, dar pentru aceasta trebuie s avem un modem conectat la
calculator i o linie de telefon.
Pentru a deschide Fax Wizard alegem: File-New-Letter&Faxes-Fax Wizard
(Fig. 2). n acest moment numele ablonului va aprea n caseta de dialog.
Se clicheaz de dou ori pe numele ablonului. Pe ecran va aprea un nou
document, coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon. Se
completeaz documentul tastnd restul informaiilor. Se selecteaz apoi din
meniu: FILE-SAVE i se salveaz documentul ca un fiier separat.
Dac deja am completat documentul pe care vrem s-l trimitem putem
deschide fereastra Fax Wizard prin alegerea comenzii File-Send To-Fax
Recipient (Fig. 3).
53
56
57
s v informm despre
s v anunm c
s v comunicm ..
- Prin prezenta:
v informm c. ..
v comunicm c . ;
v aducem la cunotin c
v spunem c
- Avem plcerea:
de a v informa c
de a v aduce la cunotin c.
c am primit.
s fim n posesia scrisorii dv din ..
59
60
61
63
64
65
66
OFERTA
Oferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin
care ofertantul face cunoscut unor poteniali clieni (persoane fizice sau
juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii.
Oferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de
ofert este foarte frecvent n relaiile interne i externe.
n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei
comerciale prin pres, radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale
telefonic (dac n prealabil se realizeaz o nelegere pe baza unor discuii
ntre delegai, este bine s fie confirmat letric).
Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n
realitate, ofertarea unui produs sau serviciu, poate avea nfiri dintre cele
mai neateptate.
Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public
reprezint un mod de a face o ofert. Oricrui trector i se ofer un produs
bine determinat n schimbul unei anumite sume de bani. Dac trectorul
introduce n automat suma precizat, el este n drept s primeasc exact
produsul descris, n cantitatea menionat. La fel, orice chioc care pune n
vnzare bilete pentru mijloacele de transport n comun, face ceea ce se
cheam o ofert: pentru fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va
asigura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele existente.
Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis
formulate, cu att obligaiile pe care i le asum ofertantul sunt mai
numeroase i mai stricte. n rile occidentale, nici nu este nevoie de o
descriere n cele mai mici amnunte a produsului sau serviciului oferit, pentru
c acolo exist standarde minime de calitate i reguli de comer consacrate,
exist legi pentru protecia consumatorului etc. n Romnia, legislaia este
nc slab reprezentat n aceast privin.
O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre
oferte scrise sau verbale, ca i de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite
pot constitui, n anumite condiii, i mesajele publicitare lansate pe canalele
mass-media. Exist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat
cum s deosebim o reclam de o ofert. Astfel, atunci cnd un productor de
automobile, prezint un nou model ntr-un spot publicitar televizat, fr
indicaii de pre sau alte precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de
o ofert n sens juridic. Atunci cnd un distribuitor de computere menioneaz
ntr-o scrisoare de reclam date precise legate de pre, condiii de livrare, de
67
69
ambalajul;
data ntocmirii ofertei;
semntura mputernicitului firmei.
72
73
2) Formule de ncheiere
Suntem convini c oferta noastr va satisface cerinele dumneavoastr/va
prezenta interes pentru dumneavoastr.
Sperm / suntem convini c:
- vei accepta oferta noastr
- ne vei transmite comanda dumneavoastr
Ateptm comanda dumneavoastr
Deoarece executm comenzi n ordinea primirii, v sugerm s ne
transmitei comanda dumneavoastr ct mai curnd posibil
Acceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal, explicit sau
implicit (tacit), ntr-o form din care s decurg consimmntul n raport cu
oferta.
Acceptarea explicit constituie comunicarea n scris sau verbal, a unei
confirmri adresate ofertantului, fcndu-se referire global la oferta care nea parvenit prin adresa dumneavoastr numrul din data de sau punct
cu punct, menionndu-se aceleai date de identificare a ofertei.
Acceptarea implicit este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, n
termenii propui de acesta.
Refuzul la ofert
Orice ofert primit prin pot sau fax, merit s fie citit. Dac oferta nu
intereseaz, nerspunznd la ea, implicit nseamn refuzul. A nu rspunde
este modalitatea cea mai comod de a refuza o ofert, dar uneori merit s
ne facem timp pentru a scrie un refuz. A rspunde unei oferte n situaia de
refuz este un act de politee. El nu este costisitor, mai ales cnd exist deja
un rspuns tip n calculator. Dac o ofert este refuzat prin telefon, de multe
ori ofertantul nu poate s ofere direct condiii mai bune; el trebuie s-i
calculeze n linite ctigul. Exist n afaceri cel puin dou situaii n care se
recomand a se formula un rspuns n scris, i anume:
1) atunci cnd oferta intereseaz, dar nu convin preurile i exist
posibilitatea ca ofertantul s revin cu o nou ofert mai convenabil;
2) atunci cnd se consider c ofertantul este o firm interesant i este
posibil ca n viitor, ofertele lui s ne fie de folos.
74
Refuzul n scris are, nainte de toate, scopul de a ine deschis ,,ua pentru
afaceri viitoare.
Structura scrisorii de refuz
1) Referina conine numrul ofertei i data ofertei numai aa refuzul
poate fi clar localizat.
Oferta dumneavoastr numrul din
2) Introducere se mulumete ofertantului pentru ofert.
V mulumim c ne-ai trimis oferta dumneavoastr, pentru c faiana este
un produs care ne intereseaz.
3) Respingerea. Motivarea de ce nu este acceptat oferta (un pre prea
mare, termen de livrare inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc.
Din pcate, condiiile nu sunt convenabile:
a) preuri prea mari,
b) intervalul de timp prea mare ntre comand i livrare.
4) ansa pentru o comand ulterioar.
,,n trimestrul al IV-lea al anului 2003 vom avea nevoie de o cantitate mare
de faian. n aceste condiii, v rugm s revenii cu o nou ofert care s
in seama de obieciile noastre.
5) ncheierea asigurarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte.
Am dori cu plcere s colaborm cu dumneavoastr i v ateptm cu noua
ofert care trebuie s ne parvin pn cel mai trziu 2 septembrie a. c.
6) Formula de ncheiere i salut.
7) Semntura.
Comanda
n urma analizei ofertei, (acceptrii ei) cumprtorul transmite ofertantului
comanda de mrfuri sau servicii, sau dup ncheierea contractului, de regul
prin:
75
76
furnizorul este de acord s execute comanda integral (nu are nici un fel de
modificri asupra coninutului comenzii);
furnizorul nu accept integral comanda;
furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului.
Confirmarea comenzii trebuie:
s se transmit imediat ce se primete comanda;
s exprime mulumiri pentru comand;
s specifice data sau /i numrul comenzii;
s repete elementele eseniale ale comenzii, pentru a evita orice
nenelegere;
s asigure cumprtorul de respectarea tuturor indicaiilor sale cu privire la
derularea comenzii i s specifice data expedierii.
Dac comanda clientului necesit lmuriri suplimentare, n scrisoarea de
rspuns a furnizorului se vor solicita acele lmuriri, dei n acest caz
furnizorul este n situaia de a ntrzia efectuarea livrrii i de a crete
costurile cu corespondena, dar nu din vina sa.
Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lmuriri trebuie s fie amabil:
V mulumim pentru comanda dumneavoastr numrul din data de.. .
n scopul onorrii comenzii, v rugm s precizai culorile i mrimile pentru
tricotajele comandate. Termenul de livrare va fi amnat n funcie de data
primirii rspunsului dv..
Contractul
Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane, stabilit
n condiii legale. Acordul produce efecte juridice, constnd n drepturi i
obligaii contractuale ale prilor. Ca form, contractul se prezint ca o
succesiune de clauze ntr-o ordine asupra creia prile semnatare au
convenit. Este de preferat ca aceast succesiune s urmreasc derularea n
practic a operaiunilor comerciale.
Pentru ca un contract s fie valabil i s poat produce efecte juridice
(drepturi i obligaii) ntre pri, el trebuie s ndeplineasc o serie de condiii,
i anume:
77
78
80
culpa(vina) vnztorului;
vina cumprtorului;
vina ambelor pri;
vina unei tere persoane (cnd transportul este realizat de o ter
persoana);
cauze de for major.
Reclamaiile cumprtorului pot avea urmtoarele cauze: deficiene cu privire
la marf: cantitate, calitate, deficiene n serviciile prestate de vnztor,
ntrzieri n livrare, ambalaj defectuos sau necorespunztor, mrfuri avariate,
documente cu erori, nerespectarea indicaiilor cumprtorului n ceea ce
privete transportul, ambalajul, marcajul, depozitarea etc.
Reclamaiile vnztorului pot avea urmtoarele cauze: nerespectarea de
ctre cumprtor a condiiilor de plat, ntrzierea plii, neplata contravalorii
mrfurilor, nedeschiderea acreditivului conform prevederilor contractuale,
nepunerea mijlocului de transport la dispoziia vnztorului (dac acest lucru
a fost prevzut n contract).
n general, toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu excepia
cauzelor de for major.
De asemenea, reclamaiile pot fi reale sau false, ntemeiate sau
nentemeiate.
Rspunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton ct mai
calm i politicos. Rspunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaiei.
Rspunsul de acceptarea a reclamaiei trebuie:
s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului, s exprime
regretul pentru cauza care a generat reclamaia;
s prezinte o scurt explicaie n legtura cu apariia cauzei reclamaiei i
s solicite timp pentru studierea reclamaiei, atunci cnd este cazul;
s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei, s specifice
compensaia oferit;
s se ncheie cu o expresie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea
restabilirii bunelor relaii cu partenerul.
81
82
83
85
86
87
88
89
acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau
fizice.
n practic aceast difereniere are efect asupra modului de abordare a
fiecrui tip de coresponden (intern sau extern), precum i a modului de
nregistrare a circulaiei ei.
Notele de informare reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe
orizontal sau pe vertical, caz n care se pot asimila rapoartelor. Exist
posibilitatea folosirii notelor de informare i n exteriorul unei autoriti publice
numai atunci cnd ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Coninutul lor
const n prezentarea unei singure situaii concrete sau a unei sinteze a
operaiunilor sau faptelor administrative ntreprinse. Coninutul mai poate viza
i sesizarea unor situaii materiale care afecteaz, determin sau sprijin
desfurarea curent a activitii. Tot n categoria notelor de informare intr i
notele verbale, care prezint aceeai form, ns coninutul se refer la
rezultatul unor convorbiri sau aciuni premergtoare contactelor oficiale ale
unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de ctre directorul su
de cabinet privind contactarea i intenia unor investitori de a demara activiti
n domeniul su de competen. Aceast informare este necesar la
stabilirea unor ntrevederi.
Puncte de vedere sau acorduri de principiu
Acest tip al corespondenei interne are un caracter prealabil deciziei
administrative, ori realizrii faptelor de competen material i este prezent
cnd, ntr-o aciune, sunt implicate mai multe compartimente.
Punctul de vedere este ntlnit n situaia n care un compartiment de
specialitate i exprim poziia n legtur cu oportunitatea unei decizii
administrative ca element de valabilitate, alturi de legalitate.
Acordul de principiu este necesar n cazul demarrii unei proceduri de
achiziie public de ctre un compartiment specializat (ex.: pentru Direcia
Sisteme Informatice, este necesar acordul de principiu al Direciei de Buget,
care confirm existena surselor financiare i alocarea n fila de buget).
Ca element al corespondenei interne, acordul de principiu nu are o form
specific, el putndu-se manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat
supus aprobrii sau ca atare, printr-un act distinct, care va purta titlul de
,,acord de principiu, ori ca adres n care obligatoriu se ntlnete fraza ,,ne
exprimm acordul de principiu fa de ... Exist situaii n care acordul de
principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea unei
decizii.
90
94
95
titlu
,,Raport
privind
desfurarea
calitativ... ,,Referat de necesitate;
activitii
de
recepie
numrul i data;
numele i calitatea celui care ntocmete actul; n cazul raportului, actul
normativ pe baza cruia a fost efectuat controlul, numele i calitatea
persoanei care l-a semnat;
constatrile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, n
alineate separate i numerotate;
96
propunerile;
formula de ncheiere (n cazul raportului ,,drept pentru care a fost ncheiat
prezentul raport);
semnturile, precedate de calitatea sau funcia persoanelor care au
efectuat controlul.
Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza
activitii unei uniti, ntr-o anumit etap. Darea de seam este prezentat
de conducere n faa colectivului de salariai sau de acionari n adunarea
general, n edina de analiz a muncii, edin care poate avea loc lunar,
trimestrial sau anual. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate
prezentate de compartimentele subordonate i a informaiilor organelor de
conducere. Prezentarea activitii se face n spirit critic i autocritic,
confruntndu-se sarcinile prevzute n planul de activitate cu datele concrete
ale realizrilor obinute. Se analizeaz atent lipsurile i cauzele acestora,
precum i greutile ntmpinate i se fixeaz sarcini precise pentru etapa
urmtoare.
n adunarea general, dup citirea drii de seam, se fac completri. De
asemenea, se discut problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotrri.
Darea de seam se alctuiete n mod obinuit dup un plan i cuprinde:
titlul ,,Dare de seam i se specific a cui activitate se prezint);
perioada pentru care se prezint darea de seam;
introducerea (se fac consideraii asupra condiiilor n care se desfoar
activitatea);
obiectivele desprinse din planul de activitate;
analiza activitii pe perioada dat;
realizrile;
lipsurile i cauzele lor;
greutile ntmpinate;
concluziile i propunerile.
97
98
100
102
103
tipizat, i anume, pentru plile fcute unor organe de stat (chitana de plat a
impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)
5.6. CORESPONDENA JURIDIC
n cadrul corespondenei oficiale un loc important l ocup scrisorile cu
coninut juridic, fie c este vorba de apariia, stingerea sau modificri de
obligaii juridice. n desfurarea activitii lor, agenii economici intr, n mod
inevitabil, n relaii cu organele de justiie (judectorii, tribunale etc) .
Principala coresponden ce are loc cu organele de justiie const n: scrisori
(cereri) de acionare n judecat, ntmpinri, cereri de recurs naintate de
reclamani sau de pri i citaii emise de organele judectoreti.
Cererea de acionare n justiie se formuleaz de reclamant i se nainteaz
organului de justiie n vederea recuperrii unor drepturi ce i se cuvin din
relaiile contractuale cu ali ageni economici, din imputaii sau din alte
operaii.
Desigur c se acioneaz n judecat numai dup ce au fost epuizate toate
posibilitile de rezolvare a litigiului pe cale amiabil.
Cererea de acionare n judecat trebuie s cuprind, n principal
urmtoarele: date de identificare a reclamantului i a prtului, solicitarea de
a rezolva litigiul n favoarea reclamantului, valoarea litigiului, motivele pentru
acionarea n justiie, meniuni din care s rezulte c au fost epuizate toate
posibilitile de rezolvare a diferendului prin nelegere ntre pri.
De regul, cererii i se anexeaz i diverse documente care pot s probeze n
justiie cele relatate.
n cazul n care aciunea a fost respins prin sentina instanei de fond,
reclamantul are dreptul ca n termen legal s formuleze cererea de recurs, n
care pe lng datele generale sunt menionate i motivele pe care se sprijin
cererea.
Cererea de recurs poate fi formulat, de asemenea, i de ctre prt n
situaia n care instana a admis aciunea reclamantului, iar prtul este
nemulumit de hotrrea pronunat.
Fa de cererea de acionare n judecat i de recurs, prtul poate s
formuleze ,,ntmpinare, pe care o depune la organul judectoresc, n care
menioneaz motivele pentru care nu este de acord cu cererea formulat de
reclamant. Aceast scrisoare are o form tip i cuprinde: destinatarul
104
105
106
107
Pentru Primul-Ministru
I. Domnul (numele) Primul-Ministru al Guvernului (sau numele rii);
II. Domnule Prim-Ministru,
III. V rog s agreai, Domnule Prim-Ministru, expresia naltei mele
consideraii.
Pentru un ministru
I. Domnul (numele) Ministru al (numele ministerului);
II. Domnule Ministru,
III. V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
Pentru un deputat
I. Domnul (numele) Deputat de (numele circumscripiei)
II. Domnule Deputat,
III. V rog s agreai, Domnule Deputat, expresia..
Pentru un primar
I. Domnul (numele) Primar al (numele oraului);
II. Domnule Primar,
III. V rog s agreai/primii, Domnule Primar,.
108
Pentru un ambasador
I. Excelena Sa Domnul (numele), Ambasador al (numele rii);
II. Domnule Ambasador;
III. V rog s agreai, Domnule Ambasador, expresia
Sau
O rog pe Excelena Voastr s agreeze expresia naltei mele consideraii.
109
110
111
112
113
115
116
117
119
120
121
122
124
126
Introducerea textului
Pe ecran vor aprea, de fapt, doi indicatori: punctul de inserare (cursorul
obinuit), care arat locul unde va fi introdus textul i indicatorul mouse-ului,
care permite folosirea comenzilor editorului.
nainte de introducerea textului, trebuie s inem cont de faptul c exist
anumii parametri definii ce caracterizeaz documentul, pentru c, dup
instalare, editorul Word definete o serie de parametri implicii. De fiecare
dat cnd ncepem lucrul cu un document nou, parametrii implicii sunt
considerai ca fiind cei stabilii de editor. Aceti parametri pot fi modificai i
salvai ca fiind parametri implicii.
Textul poate fi introdus ntr-un fiier nou sau ntr-unul deja existent. Dac se
dorete introducerea textului ntr-un fiier nou, vom lucra n fiierul gol, numit
Document 1, pe care Word l deschide automat. Crearea unui nou document
se poate realiza, n condiiile n care lucrm n momentul respectiv la un altul,
prin folosirea comenzii New din meniul File sau din bara cu instrumente
standard.
Dac textul urmeaz a fi introdus ntr-un fiier deja existent, executm clic pe
opiunea Open a meniului File sau pe butonul Open din bara cu instrumente
standard. Va fi afiat o caset de dialog (Fig. 19) din care vom selecta
unitatea de disc i directorul n care se afl salvat respectivul fiier (n caseta
Look in).
127
128
129
FORMATAREA TEXTULUI
Formatarea se refer la schimbrile care se fac n aspectul documentului.
Sublinierea cuvintelor, alinierea paragrafelor, crearea unei liste numerotate,
setarea marginilor paginii etc, reprezint formatri ale documentului.
Pentru a modifica un cuvnt sau o poriune de text, acesta trebuie mai nti
selectat. Pentru selectare, putem alege una din urmtoarele variante:
1) Selectarea unui cuvnt
se plaseaz indicatorul mouse-ului pe cuvntul respectiv i se execut
dublu clic folosind butonul stng al mouse-ului;
se poziioneaz cursorul n faa cuvntului pe care dorim s-l selectm,
inerea tastei Shift apsat i apsarea succesiv a tastei direcionale
orientate spre dreapta, pn cnd cuvntul respectiv va fi marcat n
ntregime.
2) Selectarea unui rnd
- se plaseaz indicatorul mouse-ului n stnga ferestrei documentului, n
dreptul rndului respectiv, i se execut dublu clic folosind butonul stng al
mouse-ului;
- se aduce cursorul n prima poziie din stnga rndului, se ine tasta Shift
apsat i se apas tasta direcional orientat n jos o singur dat.
3) Selectarea mai multor rnduri
- se plaseaz indicatorul mouse-ului n stnga ferestrei documentului, n
dreptul primului rnd de selectat, se apas butonul stng al mouse-ului, se
deplaseaz indicatorul pn n dreptul ultimului rnd de selectat i apoi se
elibereaz butonul mouse-ului;
- se aduce cursorul n prima poziie din stnga primului rnd al textului ce se
selecteaz, se apas continuu tasta Shift i i se aps succesiv tasta
direcional orientat n jos, fiecare apsare fiind echivalent cu selectarea
unui rnd.
4) Selectarea unui paragraf
- se plaseaz indicatorul mouse-ului n interiorul paragrafului i se apas de 3
ori butonul stng al mouse-ului.
130
131
- Ctrl+C Copy;
- Ctrl+X Cut;
- Ctrl+V paste;
- Ctrl+Z i Ctrl+Y anuleaz i reia ultima operaie;
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U ngroa, scrie cursiv, subliniaz textul
selectat;
- Ctrl+N deschide un nou document.
132
133
Indentri i spaiere
Dac dorim s aliniem unele paragrafe altfel dect restul textului, putem face
acest lucru folosind tastele Space and Tab. Prin apsarea succesiv a tastei
Space se creeaz attea spaii cte sunt necesare. La apsarea tastei Tab,
134
paragraful pe care dorim s-l indentm sau selectm mai multe paragrafe, i
apoi apsm butonul Decrease Indent (Micorare indent) pentru a reduce
indentarea la stnga. Apsm butonul Increase Indent (Mrire indent) pentru
a extinde indentarea la dreapta.
Dar o formatare mai complet se realizeaz schimbnd valorile parametrilor
din caseta Indents and Spacing. Ca i la formatarea fonturilor, fereastra
Paragraph conine o caset Previw n care poate fi vzut rezultatul
modificrilor fcute, nainte de a le aplica ntregului text.
Indentarea unui text const n definirea locului n care va fi amplasat textul
respectiv, n funcie de marginea din stnga i din dreapta.
Word ofer trei modaliti de accesare a comenzilor de indentare a
paragrafelor: bara de instrumente, rigla i caseta de dialog Paragraph de pe
bara de meniu (Format).
n caseta Indentation (indentare) pot fi selectate urmtoarele opiuni:
Left (stnga) definete indentarea n funcie de marginea din stnga (se
specific distana la care dorim s fie lsat textul respectiv fa de marginea
din stnga).
Right (dreapta) definete indentarea n funcie de marginea din dreapta (se
specific distana la care dorim s fie plasat textul respectiv fa de marginea
din dreapta).
Special pune la dispoziie mai multe indentri speciale (se refer numai la
indentarea la stnga):
- (none) toate rndurile paragrafului sunt aliniate la aceeai distan fa de
marginea din stnga (distana deja stabilit n caseta Left);
- first line (primul rnd) primul rnd este indentat la distana specificat n
caseta Size. Aceast valoare se adun la valoarea din caseta Left;
- hanging (suspendat) face ca toate rndurile unui paragraf, cu excepia
primului rnd, s fie indentate cu valoarea din caseta Size. Acest tip de
formatare este foarte util la enumerarea caracteristicilor unui obiect, atunci
cnd fiecare caracteristic este nsoit de o scurt descriere.
Left i Right sunt opiuni de precizie.
136
137
138
Comanda Cut, taie textul selectat i l mut din locaia lui curent
i l copiaz n Clipboard. Comanda este disponibil numai dup
selectarea textului.
139
140
141
142
Fig. 29
- se clicheaz pe not de subsol i se va deschide fereastr (Fig. 30) cu
dou subferestre: Insert (Inserare) pentru Footnote (Note de subsol) i
Endnote (Not de sfrit) i Numbering (Numerotare) cu cele dou opiuni
(numerotare automat i marcaj particularizat) i care ne permite alegerea
modului de numerotare a notelor.
143
144
145
146
147
148
150
- Pages per sheet (Pagini per foaie) permite selectarea numrului de pagini
care vor fi tiprite pe fiecare foaie de hrtie;
- Scale to paper size (Scalare la dimensiunea hrtiei) permite selectarea
dimensiunii hrtiei pe care se va tipri.
Butonul de comand Options (Opiuni) permite selectarea opiunilor adiionale
de tiprire.
nchiderea documentului
Dac am terminat lucrul la un text, avem dou posibiliti, n funcie de dorina
de a mai folosi editorul dup aceea sau nu. Dac am terminat lucrul la textul
curent i nu mai dorim s deschidem altul alegem opiunea Exit din meniul
File. Documentul va fi nchis i vom prsi editorul. Dac am terminat lucrul
la documentul curent, dar dorim s deschidem altul, alegem opiunea Close
din meniul File. Documentul va fi nchis, dar nu vom putea iei din editor.
151